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篇1

學(xué)校檔案管理工作是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，是學(xué)校各項評估工作的重要內(nèi)容。目前，中職學(xué)校正面臨著重大的變革，作為中職學(xué)校工作重要組成部分的檔案工作也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，那么，如何適應(yīng)新形勢，加快中職學(xué)校檔案工作發(fā)展的步伐呢？筆者根據(jù)《檔案法》的要求，結(jié)合自身的學(xué)習(xí)和工作體會，就如何做好中職學(xué)校的檔案管理工作探討如下。

1.中等專業(yè)學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀分析

1.1領(lǐng)導(dǎo)不夠重視

就目前的學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀來看，大部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的認(rèn)識較為膚淺，對加強檔案管理的重要性認(rèn)識不足，沒有意識到檔案對教育事業(yè)的促進作用，認(rèn)為學(xué)校不是什么政府職能部門，檔案管理沒必要也不可能要求得那么嚴(yán)格。

1.2檔案管理人員缺乏，素質(zhì)較低

專業(yè)的檔案管理人員缺乏，現(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低下是中等專業(yè)學(xué)校普遍存在的問題。有的中專學(xué)校的檔案管理人員只有一個人，而且是臨時配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身的或者不經(jīng)過培訓(xùn)就上崗，不具備最基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，專（兼）職檔案員缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，對檔案工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握，很難使檔案工作走上規(guī)范化。

1.3檔案信息載體結(jié)構(gòu)單一

目前中等專業(yè)學(xué)校檔案館（室）的管理方式陳舊落后，有些還是手工作業(yè)，文件立卷歸檔后，檔案工作人員還需對其進行加工，如調(diào)整與編目。這種機械的手工抄寫，不僅重復(fù)性勞動工作量大、時間長、速度慢，同時也極大地限制了檔案的處理速度。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價值的檔案資料進行有效地開發(fā)利用，查閱檔案也因管理方式落后，案卷調(diào)動頻繁，而造成磨損嚴(yán)重，且檢索速度慢，查找準(zhǔn)確率低、查全率低。

1.4收集資料不夠完整

外出參加會議的人員不會主動把會議文件交給檔案人員歸檔，而檔案人員對學(xué)校外派人員參加會議的情況不了解造成了會議文件未能及時歸檔。某些教師對教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度，認(rèn)為教案、自編講義等材料是自己在教學(xué)過程中取得的成果，屬于私有財產(chǎn)，若經(jīng)檔案部門歸檔后就會成為公有財產(chǎn)，容易抹殺個人的成績，并且再利用時借用手續(xù)繁瑣，還是自己保管放心、方便。

1.5硬件設(shè)施不達標(biāo)

有的不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。檔案保管設(shè)備不齊全，大部分學(xué)校檔案保管箱是20世紀(jì)七八十年代購置的，個別學(xué)校仍用木頭箱，很不規(guī)范，影響保管使用效果。

2．加強中等專業(yè)學(xué)校檔案管理工作的對策

2.1提高認(rèn)識，加強領(lǐng)導(dǎo)，強化檔案管理意識，建立和完善科學(xué)的檔案管理機制提高和增強學(xué)校全體員工對檔案工作重要性的認(rèn)識，是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深入進行檔案法律知識的學(xué)習(xí)和宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識到學(xué)校檔案工作的重要意義，樹立和增強全民的檔案意識，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為。扎扎實實地搞好學(xué)校檔案工作，建立起嚴(yán)密并切實可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次要加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實際問題，促使學(xué)校檔案工作跟上當(dāng)今新形勢教育教學(xué)改革的步伐。要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會計、學(xué)籍、團隊等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應(yīng)確定一名兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)收集和職能管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學(xué)校的各種資料齊全完整。

2.2加強人員配備，搞好檔案實施建設(shè)

為了不使那些奠基性材料缺失，學(xué)校教學(xué)檔案要實行統(tǒng)一保存和科學(xué)管理，首先要配備一名思想好、責(zé)任心強、熟悉學(xué)校工作、懂得職教辦學(xué)規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強業(yè)務(wù)能力的同志來負(fù)責(zé)，健全工作人員崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報關(guān)保密制度，嚴(yán)格按規(guī)章辦事。其次，硬件建設(shè)是提高檔案水平的基礎(chǔ)，同時也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門設(shè)立檔案室，教學(xué)檔案按文書類、教學(xué)類、學(xué)籍類、聲類分別設(shè)櫥，配備六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬）實施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。2.3加強檔案信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平

檔案信息化建設(shè)是社會信息化發(fā)展不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。首先觀念現(xiàn)代化，即要正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次在具體管理上要與時俱進，要正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案管理的理念，制訂一整套科學(xué)嚴(yán)密的與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運行機制。第三，檔案管理中實現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，即采用計算機、傳真機和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。

2.4加強檔案的收集和整理

學(xué)校檔案工作應(yīng)堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，著重收集本單位形成的文件材料，上級針對本單位制發(fā)的文件材料，本單位公務(wù)活動形成的重要會議材料、協(xié)議書、勞動工資等方面的材料。文件材料收集齊全后，要根據(jù)不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。

建立健全學(xué)校檔案，實行檔案管理，有利于對學(xué)校的正確評估，有利于對教師和學(xué)生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學(xué)校進行科學(xué)管理，有利于提高教育教學(xué)質(zhì)量，只要努力把學(xué)校檔案建好、管好、用好，就一定能把學(xué)校辦出成績，辦出特色，辦出水平。

參考文獻：

[1]王莉.談高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)[J]鎮(zhèn)江高專學(xué)報2003,16(4).

[2]劉索珍.中職學(xué)校教學(xué)檔案管理工作初探[J]衛(wèi)生職業(yè)教育2005（17）.

篇2

在許多中專學(xué)校中，學(xué)校的普遍意識是把學(xué)生的學(xué)習(xí)情況放在首位，這么做的結(jié)果往往是會忽略檔案管理這樣的輔助式教學(xué)，盡管對于學(xué)生來說，檔案管理往往不會對他們的學(xué)習(xí)和生活起到太大的影響，但是如果一個學(xué)校對于學(xué)生的檔案管理得好的話，就會從根本上保障學(xué)生的權(quán)益，從而使學(xué)生在一個安全穩(wěn)定的環(huán)境下學(xué)習(xí)。

（二）學(xué)校往往沒有應(yīng)用先進的檔案管理設(shè)備

在一些中專學(xué)校中，學(xué)校往往沒有很多的資金來對檔案管理方面的設(shè)備進行一個系統(tǒng)性質(zhì)的更換，對于進行檔案管理的方法只是采用以前那種文本的形式，通過筆錄的過程來進行存檔，這樣做會大大增加管理人員的工作量，同時也會大大增加檔案存放的空間位置。與此同時，還會出現(xiàn)由于年份久遠(yuǎn)，造成檔案流失的情況出現(xiàn)，使學(xué)校的利益受到損傷。

二、對于上述存在的問題進行具體措施的說明

（一）對在職的管理人員進行專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，擴招專業(yè)的管理人員

從目前的管理人員的專業(yè)能力上來看，學(xué)校應(yīng)該在外面聘請具有專業(yè)知識的檔案管理教師，來到學(xué)校對學(xué)校在職的管理人員進行一個短期而又系統(tǒng)的培訓(xùn)，讓他們能夠用更加專業(yè)的眼光來看待以后的檔案管理工作，同時還要對現(xiàn)在在職的管理人員進行相關(guān)的知識考核，保證他們都能認(rèn)識到專業(yè)知識的重要性。同時學(xué)校還應(yīng)該擴招相對應(yīng)的具有專業(yè)知識的畢業(yè)學(xué)生，讓整個管理隊伍更加充滿活力，避免檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)在所面臨的青黃不接的現(xiàn)象，保障隊伍的不斷壯大。

（二）學(xué)校加強對檔案管理工作的重視性

學(xué)校在進行整體改革時，要注重對學(xué)校的整個教學(xué)系統(tǒng)的全面改革，不要僅僅把目光放在對學(xué)生的教學(xué)工作上。學(xué)生的教學(xué)工作固然很重要，但是如果沒有像檔案管理這樣的陪襯來進行輔佐，也是不可能達到事半功倍的效果的。所以說，學(xué)校要加強對于學(xué)校檔案的管理力度，要增大人力和資金來對此進行改革，保障后續(xù)教學(xué)工作的合理展開，這是在為學(xué)生及教師日后的教學(xué)成果和學(xué)術(shù)科研成就打下穩(wěn)定的后勤保障基礎(chǔ)。為此，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)要為學(xué)校的檔案管理增加人員上的配置，如增加安保人員，防止重要檔案資料的流失，同時還應(yīng)該增加檔案文本資料管理方面的人員，保證文本性質(zhì)的檔案不會隨著時間的流逝而漸漸地老化發(fā)黃。對于一些相對重要的文件，學(xué)校應(yīng)該及時派人錄入電腦，防止不慎將其遺失或者損壞。綜上所有步驟的簡述，直接說明了學(xué)校對檔案管理的重視，也間接說明了檔案管理是關(guān)乎學(xué)校整體核心的工作，保障了學(xué)校的正常發(fā)展。

篇3

新時期中職院校發(fā)展規(guī)模的不斷擴大，中職院校的各種活動也越來越豐富，為此學(xué)校的檔案管理工作的內(nèi)容也就越來越繁重，繁重的檔案管理工作現(xiàn)狀折射出許多中職院校檔案管理工作過程所存在的問題，比如用于支撐檔案管理工作的硬件設(shè)備不完善、檔案管理工作的服務(wù)內(nèi)容單一等等，造成這些問題的原因主要是因為中職院校的管理者忽視檔案管理工作的重要性，沒有將檔案管理作為學(xué)校管理工作的重點項目，而是將更多的精力放在了學(xué)校的教學(xué)活動中。

1.2檔案管理人員的素質(zhì)和職業(yè)技能不高，增加了檔案管理工作的難度

新時期中職院校具有專業(yè)檔案管理資質(zhì)的教師人員非常少，很多檔案管理人員由學(xué)校承擔(dān)教學(xué)任務(wù)的教師兼任或者是由學(xué)校的行政管理人員從半路轉(zhuǎn)移到檔案管理崗位中，參差不齊的檔案管理隊伍必然影響學(xué)校檔案管理工作的順利開展；同時檔案管理人員在工作中所表現(xiàn)出來的工作態(tài)度也嚴(yán)重影響著學(xué)校的檔案管理工作，檔案管理人員在工作中不認(rèn)真負(fù)責(zé)，常常出現(xiàn)因為自己的粗心大意而導(dǎo)致一些重要檔案丟失的現(xiàn)象。

2提升學(xué)校檔案管理工作的有效對策

基于當(dāng)前學(xué)校檔案工作所面臨的問題與挑戰(zhàn)，筆者根據(jù)多年的工作經(jīng)驗，現(xiàn)提出提升學(xué)校檔案管理工作的有效對策：

2.1完善學(xué)校檔案管理規(guī)范制度，指導(dǎo)學(xué)校檔案管理工作

隨著近些年國家對職業(yè)教育支持力度的加大，全國各個省市都相繼制定了促進中職教育的具體規(guī)劃，同時也加強了對中職教育的要求，在此形勢下中職院校的檔案管理工作需要面對這些變化及時地做出相應(yīng)的調(diào)整，但是事實上中職學(xué)校卻并沒有對現(xiàn)有的檔案管理工作做出調(diào)整，尤其是在規(guī)章制度方面，因此為了明確中職院校檔案管理工作的內(nèi)容、目的等，必須要建立完善的規(guī)章制度：首先要在國家層面出臺管理中職學(xué)校的檔案管理規(guī)章制度；其次要明確中職學(xué)校檔案管理工作的具體內(nèi)容，建立與中職教育相適應(yīng)的檔案管理特色。

2.2學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，為檔案工作提供組織保障

首先學(xué)校的管理者要意識到檔案管理工作的重要性，檔案管理工作是學(xué)校從事一切活動的基礎(chǔ)，是制定各項決策的客觀依據(jù)；其次學(xué)校的管理者要加強對檔案管理工作的支持力度，要增加對檔案管理工作的資金投入，提高檔案工作環(huán)境，提升檔案管理人員的薪酬福利，尤其是要提高對檔案人員技能培訓(xùn)的支持力度，在技能培訓(xùn)方面要投入更多的資金，只有這樣才能實現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作的全面發(fā)展；最后加強學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的檢查監(jiān)督，通過強化對檔案工作的監(jiān)督檢查提升學(xué)校檔案管理人員對檔案工作的重視程度。

2.3提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技能

檔案管理工作是學(xué)校管理工作的核心，而檔案管理人員決定著檔案管理水平，因此只有不斷提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技能，才能提高學(xué)校檔案管理工作的水平。一是中職院校要建立崗位責(zé)任制，以崗選人、以崗用人，嚴(yán)格按照工作崗位的要求選擇經(jīng)過專門培訓(xùn)的人員從事學(xué)校的檔案管理工作；二是學(xué)校要定期組織檔案管理人員參加技能培訓(xùn)，提高他們檔案管理專業(yè)技能；三是要增強對檔案管理人員的思想道德素質(zhì)教育，樹立較高的職業(yè)道德素質(zhì)。當(dāng)然除了上述幾種措施之外，我們還要通過加強檔案宣傳、嚴(yán)把檔案材料質(zhì)量關(guān)以及提高檔案管理評級體系等措施提升檔案管理工作水平。

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檔案管理工作的健全，是實際操作中，最有效的辦法是自上而下推動檔案管理的建設(shè)，首先是意識上的轉(zhuǎn)變，學(xué)校內(nèi)部的管理層要重視此項工作，做好預(yù)算，引導(dǎo)和宣傳檔案管理工作的重要性，進而激發(fā)社會對此項工作的重視，畢竟檔案價值的利用有利于社會醫(yī)學(xué)建設(shè)。因此，學(xué)校各級負(fù)責(zé)人認(rèn)真對待檔案管理工作，在預(yù)算計劃下，加強必要的投入，增強責(zé)任心，能夠建立檔案體系，并利用檔案價值提高學(xué)校的培養(yǎng)人才的效率。政府和企業(yè)加強與學(xué)校的合作，通過共同建設(shè)和相互利用醫(yī)學(xué)檔案價值資源，提高資源利用成果的運用效果，相互合作促進檔案管理的工作。

2.建立專門管理機構(gòu)，培養(yǎng)專業(yè)人才

檔案管理工作需要有較強的責(zé)任心和認(rèn)識提高，在此基礎(chǔ)上，需要醫(yī)學(xué)院校付出實際行動，首先需要建立檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)有利于扭轉(zhuǎn)檔案管理混亂的狀況，通過檔案管理系統(tǒng)的平臺來統(tǒng)籌醫(yī)學(xué)院的檔案管理工作。其次，利用檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)化管理系統(tǒng)的操作，建立檔案管理機構(gòu)，該機構(gòu)充分規(guī)范檔案管理工作的操作內(nèi)容和步驟，加大檔案管理工作的規(guī)范性。最后，通過專業(yè)人才的加入，優(yōu)化檔案管理工作，提高效率和醫(yī)學(xué)檔案資料價值利用的有效性。檔案管理人才的培養(yǎng)需要建立在檔案管理系統(tǒng)之上，學(xué)校通過吸引人才計劃，提高檔案管理部門的地位，充分利用檔案管理系統(tǒng)服務(wù)學(xué)校人才培養(yǎng)和科研實驗的作用價值。保證各類先進文明理念從檔案管理資料價值體現(xiàn)出來。

3.做好檔案收集工作

3.1定期集中收集。檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格制定年度立卷歸檔時間期限，督促指導(dǎo)各單位集中將在工作活動中形成的各類檔案材料按照歸檔要求收集整理歸檔，確保各類檔案資料的完整、系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范，并按期向?qū)W校向檔案部門移交。要做好檔案資料的定期集中收集，還需要有完整配套的實施措施，檔案管理部門應(yīng)制定和及時調(diào)整適應(yīng)本校檔案管理的歸檔范圍、相關(guān)制度以及歸檔質(zhì)量要求，建立健全學(xué)校檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)，使學(xué)校檔案收集工作形成一個網(wǎng)絡(luò)化管理體制。只有在全校專(兼)職檔案人員相互配合，密切協(xié)作下，才能為學(xué)校檔案收集工作提供可靠的保證。

3.2普遍收集與重點收集相結(jié)合。由于高校各部門產(chǎn)生和形成的文件材料種類很多，為保證學(xué)校各類檔案資料收集齊全完整，應(yīng)采取普遍收集與重點收集相結(jié)合的方法全面收集，防止遺漏。在普遍收集的基礎(chǔ)上，還必須突出重點，進行收集。采取現(xiàn)場跟蹤，加強對重點部門、重點事件、重大課題、重要人物等各類檔案材料的收集，對于應(yīng)歸檔的文件材料，應(yīng)及時進行歸檔并簽字驗收，有效地防止醫(yī)學(xué)院校重要檔案材料的丟失和遺漏，保證文件材料的齊全完整。

3.3加快檔案信息化建設(shè)進程。檔案管理系統(tǒng)不僅僅包含了檔案目錄級別的開發(fā)，還需要增強檔案全文掃描的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，通過掃描檔案使用率較高的（統(tǒng)計數(shù)據(jù)可實現(xiàn)），易破損或老化的檔案資料，此類資料的優(yōu)先入庫，網(wǎng)上可以直接全文檢索，有利于檔案價值得到更好地利用和開發(fā)。高?；ブ脚_的建立也是未來檔案信息化建設(shè)的重要步驟和趨勢之一，通過各個醫(yī)學(xué)院之間的平臺對接，實現(xiàn)資源相互利用，有利于提高醫(yī)學(xué)檔案價值使用率，共享的價值大于相互孤立的檔案管理平臺。

3.4開展網(wǎng)上查詢服務(wù)。在學(xué)校的網(wǎng)站提供“檔案檢索查詢”和“網(wǎng)上咨詢”功能，或者通過微信平臺、微博平臺來增強互動，從而有效提高檔案信息的利用和共建全面性、系統(tǒng)性的檔案管理工作。

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學(xué)校檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。因此，檔案人員要有埋頭苦干、默默奉獻的精神，同時應(yīng)當(dāng)多一些敏捷和睿智，多一些果斷，從基本上轉(zhuǎn)變觀念，要主動自己聯(lián)系市場，使檔案工作產(chǎn)生一定的經(jīng)濟效益，提高檔案工作的自身價值。

檔案是承上啟下的橋梁，是繼往開來的紐帶。服務(wù)于現(xiàn)實是檔案的一個重要功能，切實抓好檔案管理工作可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供借鑒，為學(xué)校工作提供保障。

檔案管理也是學(xué)校管理的重要組成部分，加強學(xué)校管理可以有效地促進學(xué)校工作。檔案工作要發(fā)揮其對日常教學(xué)工作的檢驗監(jiān)督作用。

學(xué)校檔案一般分為文書檔案、教學(xué)檔案、業(yè)務(wù)考核檔案、學(xué)生檔案、基礎(chǔ)設(shè)備檔案、聲像檔案、財會檔案、人事檔案，但主要是文書檔案和教學(xué)檔案兩大類。

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【論文關(guān)鍵詞】教學(xué)檔案規(guī)范化管理

高等學(xué)校教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實踐中形成的對學(xué)校有保存價值的文字、圖表、聲像等材料,其內(nèi)容非常豐富。高校的教學(xué)檔案從一定程度上來講它是反映學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的一個重要標(biāo)志。是學(xué)校教學(xué)工作的真實記錄,高等學(xué)校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理是提高高校教學(xué)質(zhì)量的重要保障,故加強高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理勢在必行。

1系部教學(xué)檔案的內(nèi)容

(1)綜合類:主要有上級教育主管部門下達的有關(guān)文件;學(xué)院規(guī)劃實施計劃、教學(xué)要點、教學(xué)工作會議的記錄、簡報等材料;學(xué)院制定的各種教學(xué)制度、規(guī)定、辦法、條例以及教學(xué)工作的文件;教改項目的立項報告;教學(xué)工作的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析資料;每學(xué)期評教評學(xué)的相關(guān)材料及教學(xué)檢查的記錄、總結(jié)。

(2)教學(xué)管理類:教師教學(xué)有關(guān)規(guī)程、教學(xué)工作檢查、評估有關(guān)材料;教師教學(xué)任務(wù)安排及開課有關(guān)資料、教師教學(xué)情況調(diào)查表、教學(xué)質(zhì)量檢查、師資建設(shè)規(guī)劃、實施情況,教師進修培訓(xùn)材料;學(xué)籍管理材料;學(xué)籍變更材料;課程安排表、學(xué)年校歷。

(3)教學(xué)業(yè)務(wù)類:重點課程及一般課程建設(shè)的規(guī)劃、實施方案、總結(jié)等有關(guān)材料;培養(yǎng)方案、課程標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)進度計劃、教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)日志等有關(guān)資料;教材建設(shè)、教師自編或主編教材及使用教材的目錄;教師制作的CAI課件等資料;優(yōu)秀教師講課的典型教案、教學(xué)模型、標(biāo)本,青年教師教學(xué)比武材料;教學(xué)實習(xí)有關(guān)材料;各種考試試卷及試卷分析材料;學(xué)生的畢業(yè)論文及評審意見;學(xué)生在校期間發(fā)表的論文和獲獎有關(guān)資料,考研相關(guān)材料;教師業(yè)務(wù)檔案;教學(xué)儀器設(shè)備材料等。

(4)教學(xué)研究類:各類教改項目及科研課題的立項申請書、實施計劃、成果及總結(jié)以及獲獎的申報材料和獎狀;獲院級以上的教學(xué)成果類的申報材料及獎狀;教師發(fā)表的教學(xué)研究論文目錄。

2教學(xué)檔案的特點

教學(xué)檔案是教學(xué)活動的客觀反映和總結(jié),故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點:

(1)內(nèi)容廣泛:一方面學(xué)校辦學(xué)規(guī)模越來越大,招生形式越來越多樣化,辦學(xué)領(lǐng)域不斷拓寬,新學(xué)科、新專業(yè)不斷涌現(xiàn),使得教學(xué)檔案的內(nèi)容也越來越廣泛;另,教學(xué)內(nèi)容越來越豐富,高校除了設(shè)置相應(yīng)的德、智、體幾方面的課程外,隨著專業(yè)的增多,多學(xué)科互相滲透、交差不斷加強,使的教學(xué)內(nèi)容多學(xué)科性越來越明顯,與之相適應(yīng),檔案材料也越來越豐富。

(2)材料來源較分散:高校教學(xué)檔案來源于上級主管部門和學(xué)校兩級教務(wù)教學(xué)活動,即有上級和學(xué)校下發(fā)的有關(guān)教育教學(xué)的有關(guān)文件,又有主管教學(xué)的教務(wù)部門形成的關(guān)于教學(xué)改革、培養(yǎng)方案、培養(yǎng)目標(biāo)、學(xué)科設(shè)置、課程安排等方面的材料,同時還有系部在日常教學(xué)中形成的教學(xué)檔案。

(3)歸檔時間不同:文書檔案是按年度歸檔,而教學(xué)檔案是按學(xué)年度進行歸檔的,歸檔時間從上一年的9月1日到當(dāng)年的8月31日。

(4)高校的教學(xué)檔案統(tǒng)一按國家教委辦公廳的《高等學(xué)校檔案實體分類法》進行。

3教學(xué)檔案管理中存在的問題

(1)材料收集較困難:因部分教學(xué)人員對檔案管理工作的認(rèn)識不足,認(rèn)為教學(xué)科研成果是自己在教學(xué)過程中取得的,應(yīng)該由自己來管理,擔(dān)心材料會遺失,或擔(dān)心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對上交檔案材料有抵觸情緒,使的收集起來,有一定困難。

(2)系一級的管理困難:由于系部無專門的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學(xué)秘書兼著,由于有些教師不配合,就會造成資料的不完整和檔案材料的不延續(xù)性。加上有些系部認(rèn)為系部的主要工作是教學(xué),對檔案材料只要用時有就可以了,無須按什么規(guī)則整理歸檔,導(dǎo)致教學(xué)檔案整理、分類缺乏統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),使得教學(xué)檔案整理、分類缺乏系統(tǒng)性與關(guān)聯(lián)性。

(3)資金緊缺:系部收集到的材料并不能馬上移交,因經(jīng)費不足有些系部連一個像樣的檔案柜都沒有,故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時間無處可放,容易遺失而選成檔案材料的遺失。

(4)人員緊缺:一般高校系部都無專職檔案管理員,由教學(xué)秘書兼任,而教學(xué)秘書的主要精力在教學(xué)上,加上大部分沒有受過檔案專業(yè)培訓(xùn),因而少有精力去將教學(xué)檔案收集整理完整,這樣將造成教學(xué)檔案整理分類缺乏系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性,致使移交到檔案館的材料不規(guī)范,給今后的利用工作帶來極大的不便。

4加強教學(xué)檔案的規(guī)范化管理

(1)從系部教學(xué)檔案管理方面存在的問題出發(fā),各系部由于檔案工作規(guī)范化程度低,管理不到位,系、教研室兩級檔案管理、存檔部門職責(zé)不明,歸檔機制不健全,導(dǎo)致文件材料重復(fù)歸檔、不歸檔、漏歸檔現(xiàn)象較為普遍,亟需在科學(xué)劃分系部檔案類目的基礎(chǔ)上,明確系、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責(zé),加強對系、教研室檔案工作的指導(dǎo)和對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),定期開展對系部、教研室檔案工作的指導(dǎo)與業(yè)務(wù)培訓(xùn),定期開展對系部檔案工作的督查,提高信息服務(wù)的針對性與實用性,加速高校檔案信息化建設(shè)。

(2)檔案材料應(yīng)當(dāng)隨時收集、隨時整理檔案工作應(yīng)當(dāng)形成一種周期性的自查、自評、整改和自建的長效機制,以此為檔案管理日常運作機制提供質(zhì)量上的監(jiān)控與保證,避免把問題都積壓到一件中心工作來臨前倉促解決。

(3)完善檔案制度建設(shè),據(jù)《高等學(xué)校檔案實體分類法》和本校的具體情況制定統(tǒng)一的檔案管理辦法和分類體系,使檔案分類走上統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化。

(4)歸檔要求:凡需歸檔的教學(xué)文件材料,必須遵循教學(xué)文件材料的自然形成規(guī)律,保持歸檔材料之間的聯(lián)系,據(jù)便于保管和利用的原則進行系統(tǒng)整理;盡量采用原件,規(guī)格相對統(tǒng)一;一般用計算機打印,不能打印的則要求用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫,字跡要工整,圖文清晰,并裝訂成冊,以利長期保存;教學(xué)檔案材料一般要求長期保存。教學(xué)日歷、教學(xué)任務(wù)書、課程安排表、學(xué)生實習(xí)有關(guān)材料、教學(xué)檢查座談記錄、聽課記錄、學(xué)生畢業(yè)論文(設(shè)計)、各種考試試卷、實驗報告等則要求保存五年以上;教學(xué)檔案管理人員應(yīng)于每學(xué)期期末對本單位的教學(xué)檔案進行及時的清理與歸檔。立卷人應(yīng)按文件材料自然形成的規(guī)律和便于利用的要求,進行系統(tǒng)整理、組卷、并編頁號、卷號(盒號),填寫卷內(nèi)目錄、備考表,擬定案卷標(biāo)題,注明密級和保管期限,并于每學(xué)年度結(jié)束后對所有教學(xué)檔案進行匯總,裝訂后,按學(xué)年度排列進柜管理存檔。

(5)收集工作必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則,遵循教學(xué)檔案的自然形成規(guī)律,按歸檔范圍分類收集;必須保證歸檔教學(xué)文件材料收集的完整性、準(zhǔn)確性、真實性、系統(tǒng)性;所收集的教學(xué)文件材料按各大類的分別積累,進行預(yù)立卷,并按時間先后順序排列。

(6)利用現(xiàn)代辦公技術(shù),實現(xiàn)教學(xué)檔案現(xiàn)代化的管理。隨著高校教育體制改革的深入,教學(xué)管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長期沿襲的手工方式去處理日常教務(wù)工作和管理教學(xué)檔案,就不可能從繁雜的事務(wù)中解脫出來。故利用現(xiàn)代辦公手段,實現(xiàn)教務(wù)檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理,有利于減輕工作人員勞動強度,縮短勞動時間,提高檔案管理的工作效率。

參考文獻

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2.管理體制雜亂，相關(guān)人才短缺。雖然2008年8月20日出臺的《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確指出學(xué)生檔案成為高校檔案管理工作的一個分支，但目前為止，國家方面并沒有下達使學(xué)生檔案管理體制具備可操作性的明文條例，這種情況下必然出現(xiàn)學(xué)生檔案管理部門雜錯、各行其是的歸口不統(tǒng)一局面。由于各高校自身的特點，檔案館、人事處、招生部門均有可能成為學(xué)生檔案管理部門，其中較為常見的是在粗放式管理下由各院系輔導(dǎo)員和專職檔案管理人員協(xié)同辦公。另外，人員配置方面也不到位，相關(guān)人才十分短缺。

3.管理制度缺位。國家雖然制定并頒布了不少法規(guī)條令，但就高校學(xué)生檔案管理這一項工作卻并未提及，導(dǎo)致科學(xué)規(guī)高校學(xué)生檔案信息化管理初探文/盛磊代磊張琦范的學(xué)生檔案管理制度嚴(yán)重缺位。尤其是多個校區(qū)分散的綜合性高校，學(xué)生檔案的建立、收集、整理、歸檔、借閱以及轉(zhuǎn)遞等流程缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，出現(xiàn)填寫時間不一致、歸檔材料不齊全、審核把關(guān)不嚴(yán)格、移交手續(xù)不規(guī)范等問題，甚至造成學(xué)生檔案丟失甚至失真，從而無法發(fā)揮高校學(xué)生檔案的原始憑證作用。

4.高校學(xué)生檔案的管理手段滯后?，F(xiàn)如今，由于種種原因，絕大多數(shù)高校的學(xué)生檔案工作還僅停滯在手工處理、單機歸檔、紙質(zhì)為主的進程中，未加以計算機和互聯(lián)網(wǎng)的輔助，造成管理手段滯后，嚴(yán)重制約了開發(fā)與利用學(xué)生檔案的信息資源。

二、高校學(xué)生檔案信息化管理對策分析

傳統(tǒng)的高校學(xué)生檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)階段的工作需求，在科技飛速發(fā)展、社會多元化的今天，高校學(xué)生檔案管理工作應(yīng)立足信息化背景從技術(shù)、制度、管理和服務(wù)等多種角度探求高校學(xué)生檔案信息化管理的新模式。

1.從思想根源著手，轉(zhuǎn)變態(tài)度，加強認(rèn)識。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變對待學(xué)生檔案工作的思想誤區(qū)，提高重要性認(rèn)識，貫徹實施學(xué)生檔案有利于學(xué)生工作開展、教育質(zhì)量提高、人才全面發(fā)展的教育理念。與此同時，借助校園網(wǎng)、廣播站等媒介大力宣揚檔案的重要性，強化廣大師生的檔案意識。在信息化方面，必須摒棄認(rèn)為利用幾臺計算機簡單存儲一些電子數(shù)據(jù)就是實現(xiàn)檔案管理信息化的錯誤理解。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極帶領(lǐng)檔案管理工作人員認(rèn)真研習(xí)有關(guān)檔案管理信息化的政策方針，并針對發(fā)現(xiàn)的問題組織開展專題討論，使各院系輔導(dǎo)員和專職檔案管理人員就檔案管理信息化工作在思想上達成重要性和必要性的共識，為實現(xiàn)檔案管理工作智能數(shù)字化的健康持久發(fā)展美好愿景打下堅實基礎(chǔ)。

2.改革學(xué)生檔案管理體制，合理配置檔案工作人員。為避免上述管理部門雜亂的情況，高校學(xué)生檔案應(yīng)統(tǒng)一歸校檔案館管理并專職負(fù)責(zé)，同時要協(xié)調(diào)處理好檔案館與學(xué)生檔案形成的各相關(guān)部門如教務(wù)辦、學(xué)生工作部以及學(xué)院等之間的合作關(guān)系，結(jié)合高校自身實際情況，建立以各學(xué)院為基點向校檔案館過渡的科學(xué)系統(tǒng)的學(xué)生檔案管理體制，實行集中統(tǒng)蘭臺縱橫一管理。新生入學(xué)檔案、在校期間形成的文件資料、畢業(yè)生檔案信息等先經(jīng)輔導(dǎo)員整理，之后提交到學(xué)校檔案館，由專業(yè)的檔案管理人員檢查，各部門之間相互配合、密切合作，全程跟蹤收集歸檔大學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的成長資料，保證為有關(guān)部門單位呈現(xiàn)最真實可靠的原始學(xué)生檔案。

3.建立檔案管理制度。高校學(xué)生檔案由于具有連續(xù)性和周期性的特點，因此各高校應(yīng)根據(jù)自身實際情況并結(jié)合人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定，在檔案的收集、歸檔范圍、整理、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，建立一套適合自身檔案管理特點的、比較完善的檔案管理制度來保障各個部門之間的工作銜接。建立紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的雙套制管理模式，是當(dāng)今高校學(xué)生檔案管理工作的趨勢所在，是實現(xiàn)電子信息化的安全措施。因為信息網(wǎng)絡(luò)時代的到來，雖然顯著提高了錄入、查詢及利用學(xué)生檔案的工作效率，但在涉及轉(zhuǎn)遞檔案、出具檔案證明文件等關(guān)乎法律方面的重要活動時，仍要以紙質(zhì)檔案作為基準(zhǔn)。管理制度的建立應(yīng)從以下收集歸檔、查閱借閱、轉(zhuǎn)遞等三方面具體開展：在學(xué)生檔案收集歸檔過程中，明確各部門檔案材料的歸檔時間和歸檔手續(xù)，輔導(dǎo)員也應(yīng)積極主動地與其他形成檔案材料的部門溝通、合作，做到隨著檔案形成及時歸檔并錄入信息系統(tǒng)，使學(xué)生檔案盡量處于完整連貫和最新狀態(tài)，從而避免畢業(yè)時集中突擊整理，同時做到歸檔標(biāo)準(zhǔn)制度嚴(yán)格統(tǒng)一，推動學(xué)生檔案工作的規(guī)范化進程；在內(nèi)容收集上，也應(yīng)按照素質(zhì)教育的人才培養(yǎng)方向，合理擴大范圍，將誠信檔案、心理檔案、科技創(chuàng)新參與情況等一并納入學(xué)生檔案。查閱、借閱檔案方面，要改變以往視檔案為“廢紙”的現(xiàn)象，積極鼓勵師生及有關(guān)單位查閱檔案。高校應(yīng)建立查閱、借閱制度，檔案管理者要嚴(yán)格監(jiān)督借閱人員辦理登記手續(xù)，同時借閱者也應(yīng)提高自身素質(zhì)，做到遵守保密制度，堅決杜絕隨意復(fù)印、拍攝甚至在檔案文件上胡亂批注、損毀檔案材料等現(xiàn)象。轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)需要建立更為完善周詳?shù)霓D(zhuǎn)遞制度，以確保檔案在遞交過程中萬無一失。學(xué)生檔案在畢業(yè)時會面臨時間緊迫、數(shù)量繁重、辦公人員較多的情況，因此在遞交環(huán)節(jié)、方式和手續(xù)上嚴(yán)格轉(zhuǎn)遞制度勢在必行，從而消除安全隱患。

4.信息化系統(tǒng)開發(fā)。高校實施數(shù)字化檔案管理體系的前提是要投入專項資金，加強軟件、硬件建設(shè)，如購買電子計算機、引進開發(fā)數(shù)據(jù)庫等，在配套設(shè)施齊全的基礎(chǔ)上建立一套完善的有本校管理工作特點的學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)?；谏鲜鎏岬降母咝W(xué)生檔案由檔案館集中統(tǒng)一管理這一特點，并充分發(fā)揮校園局域網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，我們決定實施一套以Web為平臺的高校學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)。安裝應(yīng)用非常便捷的Browser/Server架構(gòu)，即支持多種操作系統(tǒng)的Web瀏覽器與運轉(zhuǎn)效率極高的ASP服務(wù)器客戶端協(xié)同工作，加以適應(yīng)性超強的MSSQLServer數(shù)據(jù)庫進行數(shù)據(jù)交互，使得這套學(xué)生檔案管理系統(tǒng)在遵循實用、可靠、安全的理念下變得游刃有余。系統(tǒng)模塊分為檔案館、教務(wù)處、學(xué)院以及學(xué)生四大類，按類型分配權(quán)限，不易出錯，解決了高校學(xué)生檔案材料來源廣、部門多帶來的工作繁瑣，實現(xiàn)了學(xué)生檔案在建立、收集、整理、轉(zhuǎn)遞以及查詢等環(huán)節(jié)真正意義上的信息化與數(shù)字化。

篇8

檔案載體大體經(jīng)歷了從甲骨、金石、竹簡到紙張等多次變革，從東漢時期改進造紙術(shù)到今天，紙張作為信息的主要載體已有兩千多年的歷史。高校檔案，尤其是二級學(xué)院的檔案室的檔案基本上都是以紙質(zhì)、實物為主要載體。紙質(zhì)和實物載體檔案，直接決定了檔案保存的時間受到很大限制，不能長期保存。另外，也降低了檔案信息的利用率。二級學(xué)院作為高校教學(xué)單位，決定了從屬于二級學(xué)院的檔案室主要為教學(xué)服務(wù)，同時兼顧科研、管理服務(wù)。具體而言，在檔案材料方面，主要以學(xué)生的學(xué)業(yè)考試材料的存檔管理為主，同時包括教師科研及管理材料。而學(xué)生的學(xué)業(yè)考試材料又占所存檔案材料的絕大多數(shù)，包括學(xué)生每個學(xué)期末的考試材料和學(xué)生在第四學(xué)年的學(xué)位論文和實習(xí)材料。學(xué)生在學(xué)期末的考試材料存檔主要以教學(xué)班為單位，一個教學(xué)班一個檔案盒，如果材料太多一個檔案盒放不下，要兩個檔案盒存放。而一個教學(xué)班的單門科目的考試存檔材料主要包括存檔標(biāo)示、存檔脊背、考試考核方案、試題（試卷）材料、審查表、原始成績報告單、原始成績分析報告、學(xué)業(yè)成績報告單、平時成績材料（支撐材料一般保存5-10份）。學(xué)生的學(xué)位論文存檔材料一般包括論文、過程指導(dǎo)表格等。過程指導(dǎo)表格又包括本科畢業(yè)論文（設(shè)計）備選題目審批表（教師用表）、本科畢業(yè)論文（設(shè)計）工作記錄封面、本科畢業(yè)論文（設(shè)計）選題申請表（學(xué)生用表）、本科畢業(yè)論文（設(shè)計）任務(wù)下達書、本科畢業(yè)論文（設(shè)計）文獻綜述（學(xué)生用表）、本科畢業(yè)論文（設(shè)計）開題報告書（學(xué)生用表）、本科畢業(yè)論文（設(shè)計）選題變更審批表（教師用表）、畢業(yè)論文（設(shè)計）選題落實情況統(tǒng)計表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計）中期檢查及指導(dǎo)記錄表（教師用表）、畢業(yè)論文（設(shè)計）書面成績評分參考標(biāo)準(zhǔn)（教師用表）、本科畢業(yè)論文（設(shè)計）指導(dǎo)教師評分表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計）評閱人評分表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計）答辯記錄表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計）答辯成績標(biāo)準(zhǔn)、本科畢業(yè)論文（設(shè)計）答辯成績評分表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計）成績評定書、本科畢業(yè)論文（設(shè)計）成績匯總表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計）公開發(fā)表情況統(tǒng)計表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計）質(zhì)量評估標(biāo)準(zhǔn)、本科畢業(yè)論文（設(shè)計）管理工作評價表等：（個表格，每個學(xué)生平均：,頁左右。在以上這些材料中，絕大多數(shù)二級學(xué)院觀念陳舊，以紙質(zhì)材料存檔為主，以電子信息存檔的占極少數(shù)。紙質(zhì)材料存檔有諸多弊端。首先，紙質(zhì)材料不易長時保存，保存時間一般8至10年，超過10年的都要銷毀。其次紙質(zhì)材料查閱困難，利用效率低；再次，紙質(zhì)材料檔案占用空間極大，存放困難。高校二級學(xué)院一般都是臨時把一些空房間利用起來作為檔案室，空間有限。再加上紙質(zhì)材料檔案占有一定空間，且每個學(xué)期都要新存入大量的學(xué)生學(xué)業(yè)考試材料，所以一般檔案室只存放近兩至三年的檔案材料，其余的都堆放在其他地方。這些都決定了傳統(tǒng)以紙質(zhì)材料管理檔案的方式落后了，必須用更先進的方式來代替它。

（二）資金相對短缺，硬件建設(shè)不夠，信息化程度低

高校二級學(xué)院的檔案室建設(shè)，大都面臨著資金相對短缺的困難。場所大都是由學(xué)院提供，一兩臺計算機，計算機的作用主要是用來打印，其他硬件建設(shè)根本談不上，更不要談什么信息化了。這也是二級檔案室主要以紙質(zhì)檔案材料為主的主要原因所在。不難看出，要加快檔案信息化發(fā)展，困難是資金。只有資金充裕，才能加強檔案的信息化建設(shè)，才能購置計算機、路由器、掃描儀、縮微設(shè)備等，開通內(nèi)部局域網(wǎng)，連接外部網(wǎng)絡(luò)，進行信息安全防護等。有了這些設(shè)備，才能把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息檔案，進一步促進二級學(xué)院檔案管理的信息化發(fā)展。

（三）管理人員復(fù)雜，檔案管理規(guī)范化程度不夠

高校檔案管理的信息化對檔案管理人員要求比較高，不僅需要有專門而系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識，而且還要有信息化方面的技能。而現(xiàn)下高校普遍缺乏高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人員，就更不要說什么二級學(xué)院了。這些二級學(xué)院的檔案室管理員大都是半路出家，或者直接從專任教師轉(zhuǎn)來，或者是由一些教學(xué)水平排后的教師轉(zhuǎn)來，亦或者是由課時較少的教師臨時借調(diào)兼任，情況比較復(fù)雜。二級學(xué)院檔案室管理人員專業(yè)素養(yǎng)低，直接導(dǎo)致了檔案管理規(guī)范化程度不夠。就紙質(zhì)檔案材料而言，首先是體式不一，有的是手寫體，有的是打印體。其次，紙張大小不一。這具體體現(xiàn)在學(xué)生的平時成績支撐材料上，紙張大小不一，非常不美觀，不整齊。就電子檔案來說，沒有進行分類保管，到處亂存，更談不上什么保密措施了。

二、信息化背景下高校二級學(xué)院檔案管理的新舉措

（一）從手工到現(xiàn)代，從紙質(zhì)到數(shù)字化

首先，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)工作的改變，真正做到從手工到現(xiàn)代的轉(zhuǎn)變。二級學(xué)院傳統(tǒng)的材料立卷歸檔，大多是手工和打印紙質(zhì)稿相結(jié)合，一些材料必須要打印紙質(zhì)稿，然后再手工簽字蓋章。在完成這些后，再立卷、歸檔，勞動強度比較大，且周期長。必須改變這種手工與打印紙質(zhì)稿相結(jié)合的現(xiàn)狀，真正實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的現(xiàn)代化處理。具體而言，就是利用網(wǎng)絡(luò)，將相關(guān)電子信息檔案輸入到計算機中，針對檔案信息的保密程度的不同，為不同人群設(shè)置一定的權(quán)限（絕對保密性的檔案信息設(shè)置為禁止查閱，一般保密性的檔案信息設(shè)置為驗證查閱，可以公開的檔案信息不設(shè)置查閱權(quán)限，對大眾公開查閱），這樣，可以方便不同的部門及人員查閱相關(guān)檔案文件信息。其次，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式的改變，真正做到從紙質(zhì)到數(shù)字化的轉(zhuǎn)變。檔案信息的數(shù)字化就是指利用當(dāng)前先進的數(shù)字化技術(shù)將紙質(zhì)形式等載體方式存儲的信息轉(zhuǎn)化為可直接被計算機利用識別的形式，從而實現(xiàn)對數(shù)字化信息的合理有效的管理和利用。傳統(tǒng)的檔案工作是對實體檔案進行管理，而在數(shù)字化檔案管理中，檔案的管理完全虛擬化。信息的存取，按照設(shè)立的軟件程序進行整理、排序，然后輸出。具體而言，對于二級學(xué)院的學(xué)生考試材料，學(xué)生考試試卷直接通過掃描的形式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式，而其他的相關(guān)材料只需要收集電子稿就可以了，然后再分門別類以學(xué)年、學(xué)期、科目等逐漸縮小的目錄文件保存并上傳就可以了。而對于學(xué)生的畢業(yè)論文和實習(xí)材料，把打印紙質(zhì)稿的過程直接省略，只保存電子稿就可以了。也可以把紙質(zhì)版的材料保存份，如果上級檢查，可以把這,)份給他們。當(dāng)然，檢查人員也可以直接到網(wǎng)上查閱。這樣，既節(jié)約了紙張等打印的辦公經(jīng)費，也節(jié)約了存放紙質(zhì)材料檔案的空間，可謂一舉兩得。

（二）大力加強二級學(xué)院的軟硬件和數(shù)據(jù)庫建設(shè)

首先，加大資金投入，加快軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。軟件基礎(chǔ)設(shè)施是指必須開通網(wǎng)絡(luò)，即開通內(nèi)部局域網(wǎng)，連接外部互聯(lián)網(wǎng)。硬件基礎(chǔ)設(shè)施是指必須購置先進的數(shù)字化的技術(shù)設(shè)備，像圖文影像掃描儀，數(shù)字化的音像制作系統(tǒng)、服務(wù)器、存儲設(shè)備等，這是提高檔案信息化的必要工具。其次，加強二級學(xué)院的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)。對于作為高校檔案館的組成部分、為教學(xué)單位服務(wù)的定位而言，二級學(xué)院檔案室可以直接利用高校檔案館的數(shù)據(jù)庫，成為學(xué)校數(shù)據(jù)庫的一個分支和組成部分，這就對高校檔案館的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)提出了更高的要求。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)，加強檔案管理規(guī)范化建設(shè)

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隨著以計算機技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展，以及學(xué)校運用計算機技術(shù)解決管理問題的迫切需要，將使得學(xué)校利用計算機技術(shù)輔助各類工作過程成為必然與可能。如今，絕大多數(shù)學(xué)校都是采用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來管理本校的各類信息資源，因此產(chǎn)生的大量的電子文件。在對待電子檔案的管理上我們還需要進一步的加強學(xué)習(xí)和探討，如何對這些電子文件進行整理、歸檔和保護？我將在本文中談?wù)勛约旱囊恍┙?jīng)驗和看法。

一、電子文件的整理

1、基建、設(shè)備等電子文件的事理。

基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質(zhì)文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。而對于設(shè)備檔案的管理，在引進設(shè)備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項。

2、財務(wù)電子文件的整理

（1）工資單。工資以光盤形式歸檔時，應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等，同時還應(yīng)附移交清單，作為財務(wù)和檔案部門雙方交接時的憑證。

（2）賬簿。學(xué)校會計賬簿內(nèi)容一般已進入計算機管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統(tǒng)一，其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期，負(fù)責(zé)人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。

3、學(xué)校其它電子文件的整理

現(xiàn)在的學(xué)校一般都建有計算機信息管理系統(tǒng)，如行政信息管理系統(tǒng)，包括教學(xué)、科研、人事管理等內(nèi)容；教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊中心、財務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊、選課、排課、課表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費信息的傳遞；教務(wù)處與研究生院負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。對這些電子文件該如何進行整理呢？計算機與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，應(yīng)進行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

二、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：

(一)借助計算機信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文件，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強的軟件，如：DBF、DOC、TXT、EXE等文件，然后檔案人員根據(jù)檔案的密級和保管期限，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，錄入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢，則可通過各個網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進行查詢。

(二)選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動化工作發(fā)展的需要，各院校都設(shè)立了計算機與信息管理中心，由他們利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校信息管理系統(tǒng)。計算機與信息管理中心成為了電子文件信息的匯集點，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件，由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無疑是最佳歸檔途徑之一。

無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤。

三、完善電子文件歸檔制度

1、電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計算機技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文件歸檔工作。

2、“兩套制”歸檔的必要性

由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)

與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。

四、電子檔案的保護

由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件是用光盤保存，因此，對當(dāng)前歸檔電子文件載體要制定保護措施。

1、規(guī)范排放和使用。

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1.1有利于檔案的收集錄入

傳統(tǒng)的檔案收集管理工作往往是采用人工錄入、紙質(zhì)管理的模式，其工作量非常大而且錯誤率比較高，同時由于時間的推進，檔案的積累會占用大量的空間，使得管理工作難度越來越大。而在計算機技術(shù)的支持下，如果能夠為中小學(xué)建立合理有效的電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理工作數(shù)字化，能夠為其信息錄入、檔案校對、檔案存儲等環(huán)節(jié)的工作都帶來極大的便利，并且整個檔案都由數(shù)據(jù)系統(tǒng)庫存儲，占用空間小，管理方便。而對于必要的紙質(zhì)檔案，在計算機技術(shù)的幫助下，管理者可以建立電子目錄，一方面使檔案的歸類管理更加便捷，另一方面也規(guī)范了檔案的目錄形式。

1.2有利于提高檔案管理工作的效率

由于中小學(xué)涉及的日常事務(wù)多，工作節(jié)奏快，檔案管理的工作內(nèi)容一直非常多，因此很多時候檔案管理工作很難與日常工作的開展完全同步。而如果采用計算機技術(shù)支持檔案管理工作，則在日常工作的開展過程中，也可以同步開展檔案的管理工作。一方面檔案管理人員可以初步的編譯檔案的大綱或者模型，在后期進行常規(guī)的讀寫或者修改，并在工作結(jié)束后進行校對存檔。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作相比，其便捷化錄入方式和修改方式可以大幅度提高整個檔案管理工作的效率。另一方面，在日常工作的開展中，有了電子檔案目錄或者檔案管理系統(tǒng)的支持，可以大幅度縮短整個檔案查詢、調(diào)取工作的時間，提高工作效率。

1.3有利于減輕檔案管理的工作量節(jié)省人力成本

在計算機技術(shù)的支持下，中小學(xué)通過電子檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)檔案錄入、采集、存檔、查閱等工作的便捷化，因此，原本需要多人進行匯總的檔案現(xiàn)在只需要一位工作人員加上計算機的支持就可以完成。從這方面看，計算機技術(shù)同時又促進了中小學(xué)檔案管理工作量的減化以及人力成本的節(jié)約。

2計算機技術(shù)在中小學(xué)檔案管理中的實際運用

計算機技術(shù)與中小學(xué)檔案管理工作的結(jié)合改革了檔案管理的內(nèi)容，提高了檔案管理的效率，使整個校園的檔案管理工作獲得了進一步的完善。因此，針對計算機技術(shù)對于中小學(xué)檔案管理工作的作用，在此著重探討計算機技術(shù)在中小學(xué)檔案管理中的實際運用，以探索計算機技術(shù)在實際工作中運用的可行性。

2.1對檔案管理工作內(nèi)容開展數(shù)字化模式變革

由于中小學(xué)在日常的管理工作中普遍會涉及非常多的紙質(zhì)文件，因此開展檔案管理工作時往往會忽視數(shù)字化檔案的建立工作。而隨著現(xiàn)代化管理模式的開展，日常管理工作中產(chǎn)生的很多檔案都可以采用數(shù)字化模式規(guī)范、整潔的保存下來，例如學(xué)校發(fā)展歷史的記錄、學(xué)生管理工作的記錄、教師科研成果、學(xué)生學(xué)習(xí)成果等等。同時檔案管理的目錄也可以在計算機技術(shù)的幫助下由原來的紙質(zhì)目錄變革為電子目錄，或者由客戶端直接進行管理。完成這些工作的跟進才能使中小學(xué)檔案管理工作真正實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化。

2.2自動化管理系統(tǒng)的引入

計算機技術(shù)對于檔案管理工作的支持，是通過相關(guān)管理軟件的使用獲得的。因此，要想在檔案管理工作的開展中發(fā)揮好計算機技術(shù)的作用，中小學(xué)管理部門必須根據(jù)自己的需求，聘請專業(yè)的團隊為自己設(shè)計合理的信息管理系統(tǒng)，來保障檔案管理工作獲得軟件方面的支持。雖然自動化管理系統(tǒng)的引入會造成學(xué)校管理成本暫時性的提高，但是數(shù)字化工作開展后，人力成本長期性的節(jié)約以及工作效率長期性的提高都會給學(xué)校帶來巨大的補償。

2.3規(guī)范計算機技術(shù)在檔案管理工作中的每一步內(nèi)容

計算機技術(shù)的應(yīng)用可以融入整個檔案管理工作，因此在資料搜集、檔案錄入、檔案修改與存檔、檔案查閱等工作中，學(xué)校都可以通過計算機進行便捷化的操作。但是在實際使用過程中，學(xué)校要注意技術(shù)使用的規(guī)范以及相關(guān)權(quán)限的設(shè)置。由于計算機技術(shù)的便捷化，檔案管理相關(guān)人員在數(shù)據(jù)錄入等工作過程中，往往為了簡便，省略了部分內(nèi)容或者忽視了格式的設(shè)置。因此，辦公系統(tǒng)中要設(shè)置相關(guān)的系統(tǒng)規(guī)則，規(guī)范電子檔案數(shù)據(jù)的錄入。同時在數(shù)字化的技術(shù)支持下，檔案修改與查閱工作更加便捷化，學(xué)校要明確各方面的權(quán)利，通過客戶端的管理將實際的權(quán)限設(shè)置于電子化的管理中，保持檔案管理工作的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。

2.4定期開展技術(shù)培訓(xùn)與系統(tǒng)維護

計算機技術(shù)給檔案管理工作帶來了極大的便利性，但是在實際的檔案管理操作中，很多工作都需要特殊的技術(shù)來支持。因此在引進計算機技術(shù)的同時，學(xué)校應(yīng)加強對于檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，尤其是在信息系統(tǒng)操作方面的技術(shù)指導(dǎo)。由于傳統(tǒng)檔案管理工作的復(fù)雜性和枯燥性，很多檔案管理工作都是由年紀(jì)偏大的人員負(fù)責(zé)，或者由部分教師兼職。在開展技術(shù)培訓(xùn)時，往往由于部分人員沒有計算機基礎(chǔ)，造成整個培訓(xùn)工作很難順利開展。因此，學(xué)校要適時調(diào)整工作人員的崗位，為現(xiàn)代化的檔案管理工作提供人力資源和技術(shù)支持。學(xué)校也應(yīng)當(dāng)高度重視軟件的維護與更新。檔案管理工作不同于日常的行政管理工作，關(guān)系到學(xué)校歷史的記錄以及相關(guān)工作證據(jù)的保存，因此檔案數(shù)據(jù)庫以及操作系統(tǒng)的維護工作至關(guān)重要。學(xué)校要與相關(guān)企業(yè)建立緊密的合作關(guān)系，通過企業(yè)的技術(shù)支持定期對整個電子檔案管理系統(tǒng)進行維護，保障檔案管理工作的有效開展。

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1.1目前學(xué)報檔案管理中存在的問題

高校學(xué)報檔案的信息網(wǎng)絡(luò)化管理是當(dāng)前發(fā)展的必然趨勢，但如何做好這一工作，如何將信息技術(shù)與本校的學(xué)報檔案管理模式結(jié)合起來，利用互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、計算機、掃描儀、數(shù)碼產(chǎn)品等實現(xiàn)對檔案資源的收集、存儲、檢索和管理，是擺在學(xué)報管理人員面前的一大難題。針對現(xiàn)狀分析，目前的學(xué)報檔案管理中還存在如下問題以及不足之處：

1.1.1管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待于進一步提高

一方面，學(xué)報編輯部的主要工作是編輯、出版、發(fā)行，因此也大多數(shù)編輯人員把精力重點到學(xué)報質(zhì)量上，對“存檔”工作意識較為淡薄，認(rèn)為不是“正事”只要做好編輯校對工作就行了。長此以往，造成了管理人員對學(xué)報檔案管理規(guī)范不了解，工作不積極的現(xiàn)狀。這一狀態(tài)在很大程度上使學(xué)報檔案工作成了整個編輯出版工作中最薄弱的環(huán)節(jié)。另一方面，學(xué)校檔案管理部門作為一個教學(xué)輔助單位，長期得不到學(xué)校的充分重視，往往由非專業(yè)人員構(gòu)成，因而在工作難免存在不少問題。首先，這個部門的工作人員常常不是學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)的人員，對這一領(lǐng)域的專業(yè)知識掌握不足，在這一崗位上也不能及時得到相應(yīng)的正規(guī)培訓(xùn)，大多都只能做做收集原始資料、整理檔案等初步的工作，對學(xué)報檔案簡單地進行整理分類、建檔保存的基本操作，缺乏進一步對其進行綜合開發(fā)利用的專業(yè)素養(yǎng)。其次，由于服從學(xué)校的人事安排等原因，高校的學(xué)報檔案管理普遍存在管理人員變更頻繁、長期不固定等弊端，這樣往往會導(dǎo)致學(xué)報檔案的資料管理工作缺乏一致性，學(xué)報檔案殘缺不全、時間上缺乏連續(xù)性等，最終的結(jié)果就是等到要調(diào)用數(shù)據(jù)時難以找到原始資料，無從查證。

1.1.2管理人員的思想觀念亟待轉(zhuǎn)變

由于高校的主要任務(wù)在于教學(xué)和科研，因此學(xué)報檔案管理人員往往會認(rèn)為自己是教輔人員，工作即使再努力，也不會得到領(lǐng)導(dǎo)重視。這種思想觀念的存在也很大程度上影響了相關(guān)工作人員的工作熱情，經(jīng)常出現(xiàn)人員“在崗并不愛崗，在職并不盡職”的現(xiàn)象。這種情況常常會導(dǎo)致兩方面的問題：其一，相關(guān)人員難以安心本職工作，忽視本職工作的重要性，容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠情緒。其二，在崗人員缺乏上進心，因而也就缺乏鉆研業(yè)務(wù)的精神動力，學(xué)習(xí)新知識的動力不足，難以適應(yīng)日新月異的知識更新。這一職能部門的主要工作是將學(xué)報檔案整理歸類并編寫卷綜等存儲備查，可以說，人員觀念的陳舊保守和不思進取是高校學(xué)報檔案管理存在的最大問題，在思想上習(xí)慣于傳統(tǒng)的簡單管理模式，業(yè)務(wù)上依賴于手工操作方法，對信息化管理認(rèn)識不足。由于許多人員還沒有充分認(rèn)識到檔案管理信息化的重要性，收集到的檔案資料長期束之高閣，很少有人問津，既沒有很好地分檔歸類，信息化處理文本信息、學(xué)報檔案信息更是無從談及，難以充分發(fā)揮檔案資料的價值。就現(xiàn)狀來看，許多高校學(xué)報檔案管理工作囿于種種原因，大多仍然停留在收集、分類、歸檔、保管等基礎(chǔ)層面上，無論是檔案管理計算機軟件的開發(fā)應(yīng)用以及從業(yè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)方面都存在巨大的發(fā)展空間，同時也具有較大的難度，有待進一步提升?？梢哉f，提高學(xué)報管理的整體水平已經(jīng)是當(dāng)前高校管理工作的當(dāng)務(wù)之急，不容忽視。

1.2信息化學(xué)報檔案管理的優(yōu)勢

學(xué)報檔案的信息化管理，有助于宏觀信息的掌握及領(lǐng)導(dǎo)階層的決策分析。只有正確的數(shù)據(jù)資料才能導(dǎo)向科學(xué)合理的決策。隨著國家對高?？蒲谐晒倪M一步重視，學(xué)報檔案的重要性也得到近一步體現(xiàn)。學(xué)報檔案是學(xué)報發(fā)展歷史演變軌跡的一種定格；所以，學(xué)報管理工作要得到不斷的改進與完善，就少不了檔案作為支撐材料和參考依據(jù)。學(xué)報資料都有作為檔案保存的價值。從學(xué)報檔案的性質(zhì)來分析，信息化管理具有重要的優(yōu)勢。（1）學(xué)報檔案具有一次性建立、長期使用的價值。學(xué)報管理部門為學(xué)校建起信息化的學(xué)報檔案，學(xué)校即可多次、長期使用。（2）學(xué)報檔案的信息化管理更有利于科學(xué)管理。數(shù)字化和信息化的檔案資源的在存儲和調(diào)用方面的優(yōu)勢是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文本所無法比擬的。（3）系統(tǒng)完善的檔案也便于數(shù)據(jù)分析，在需要時，可以為校方及更高層領(lǐng)導(dǎo)決策層提供更為全面真實、準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)資料。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展的大數(shù)據(jù)時代，高?？梢岳酶咝W(xué)報資源與當(dāng)?shù)卣?、企業(yè)加強聯(lián)系，積極拓寬融資渠道。例如，幫助地方政府、企業(yè)出?？?為學(xué)校的信息化建設(shè)尋求足夠的資金來源。這一切，都依賴于學(xué)報檔案的信息化管理。由此看來，運用信息技術(shù)來處理、保存學(xué)報檔案已經(jīng)是一種勢在必行的發(fā)展趨勢，這一舉措有利于提高檔案資源的利用效率，使學(xué)報檔案管理的整體水平得到明顯提高。

2信息化學(xué)報檔案管理策略分析

2.1建立健全機制促進人員素質(zhì)的提高

信息化的學(xué)報檔案管理模式，首要的是提高相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)能力。從建立相應(yīng)的創(chuàng)新激勵機制入手，從進人用人制度、工資分配制度、獎金獎懲制度等入手，將個人業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高作為考核職工的重要指標(biāo)，有效激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)造性，使其充分發(fā)揮潛能。管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是信息化檔案管理效率高低的關(guān)鍵，也是起決定作用的因素。只有轉(zhuǎn)變觀念，摒棄那種認(rèn)為檔案管理部門就是一個消化、安排閑置人員的部門的觀念，從引進人才的業(yè)務(wù)能力開始作出明確要求，并加強在崗人員的培訓(xùn)，不斷提高人員的檔案管理知識、信息資源的處理能力，使其掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，具備相關(guān)崗位需要的專業(yè)技能。

其次，學(xué)報檔案信息化也是社會進步發(fā)展的客觀要求，順應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的總體趨勢，忽視不斷學(xué)習(xí)就無法適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的要求。就學(xué)校的檔案管理人員而言，要想適應(yīng)新時期對這一工作的要求，就不能安于現(xiàn)狀，需要正視個人在知識結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)能力等方面的不足，抓住時機，不斷充實自己的檔案學(xué)專業(yè)知識和網(wǎng)絡(luò)化管理知識，提高檔案管理的能力，才能更好地適應(yīng)本職工作。應(yīng)注重將計算機網(wǎng)絡(luò)與檔案管理相結(jié)合，提高個人對專業(yè)軟件的應(yīng)用能力，注重學(xué)報檔案信息資源的收集、存儲、處理、調(diào)用、分析等綜合能力的培養(yǎng)，條件具備的人員還應(yīng)該積極參與學(xué)報檔案系統(tǒng)管理軟件的開發(fā)、調(diào)試，建立稿件數(shù)據(jù)庫、作者數(shù)據(jù)庫、審稿專家數(shù)據(jù)庫等，提供準(zhǔn)確、快捷數(shù)據(jù)資料，給學(xué)校管理部門，檔案的信息服務(wù)作用得以充分發(fā)揮。

最后，做好高校學(xué)報檔案的信息化管理，尤其要重視管理制度建設(shè)。完善的管理制度是做好工作的基本前提和有效保障，作為約束人們行為的有效準(zhǔn)則，健全有效的規(guī)章制度保障了我們相關(guān)工作的順利開展。因此建立一套完整的工作制度可以規(guī)范各方面的行為，例如學(xué)報檔案原始數(shù)據(jù)的收集、制作、整理、歸檔、保管等，電子登記簿登記內(nèi)容的規(guī)范性及統(tǒng)一性等。有些問題在傳統(tǒng)的檔案管理過程中已經(jīng)積累了豐富的經(jīng)驗，然而有一些問題卻是隨著信息化的過程逐步產(chǎn)生的，都需要相關(guān)工作人員的及時處理，因而有效的制度保障至關(guān)重要。

2.2利用信息技術(shù)完善學(xué)報檔案信息

高校學(xué)報檔案的信息化管理，首先重視信息的標(biāo)準(zhǔn)化。關(guān)于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，李杰在相關(guān)論文中指出：“是指在實現(xiàn)檔案實體管理逐步轉(zhuǎn)向信息管理的過程中所必須依賴的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。其內(nèi)容歸納主要有以下五個方面：（1）檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)化；（2）檔案信息存儲標(biāo)準(zhǔn)化；（3）檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化；（4）檔案信息網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)化；（5）檔案信息管理軟件標(biāo)準(zhǔn)化。”這五個方面是學(xué)報檔案信息化管理的前提和基礎(chǔ)。與以往的歷史檔案不同的是，隨著高校學(xué)報的發(fā)展，高校的學(xué)報檔案也呈現(xiàn)了不少新的特征，主要表現(xiàn)為：在使用過程中，很多檔案數(shù)據(jù)資料需要及時更新和增加是高校學(xué)報檔案的一個特點。這就要求相應(yīng)的學(xué)報檔案數(shù)據(jù)庫的管理要實現(xiàn)保證學(xué)報檔案信息的實效性，檔案信息與學(xué)報期刊發(fā)行同時更新，同時，還要利用計算機強大的檢索功能，將期刊發(fā)行時間、卷數(shù)、期數(shù)等檔案管理中的各個要素都作為檢索條件，來編制有效的檢索工具，最終實現(xiàn)提供高效、便捷的查詢服務(wù)的目標(biāo)。如果在管理上不采用信息化的手段，傳統(tǒng)的手工編制的文本信息很難做到同步調(diào)整、更新，更無從談及及時的資源共享。這就要求學(xué)校學(xué)報檔案管理人員學(xué)會使用各種現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，及時收集各類檔案資料，及時錄入，及時更新數(shù)據(jù)，才能保證資料的時效性和使用價值。

高校學(xué)報檔案要實現(xiàn)真正意義上的信息化管理，還需要注重數(shù)據(jù)信息的及時性。一方面在于信息的采集，要求利用掃描儀、數(shù)碼相機等將原始資料轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案資料，數(shù)字化存儲是檔案信息化的基礎(chǔ)，要使檔案信息能夠及時實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換，這就要求學(xué)報檔案的管理人員能夠熟練操作各種現(xiàn)代化的設(shè)備、儀器，及時采集各種檔案資料，制作并錄入電腦中，形成數(shù)字化學(xué)報檔案。只有這樣，才便于利用計算機進行分類、檢索、分析，建立起完整、準(zhǔn)確的檔案數(shù)據(jù)庫。另一方面要注意信息的維護和及時更新，檔案管理的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫資料要隨著學(xué)報狀況的變動而同步更新，最終達到通過互聯(lián)網(wǎng)及校園局域網(wǎng)等實現(xiàn)對學(xué)報信息的統(tǒng)一管理。

原始檔案經(jīng)信息化處理之后，再利用計算機建立數(shù)據(jù)庫，利用校園網(wǎng)來實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的傳遞與共享，這就要求必須建立完整的學(xué)報檔案的電子數(shù)據(jù)，便于專業(yè)人員能夠?qū)@些數(shù)據(jù)進行加工、整理、運算、分析，運用現(xiàn)代信息技術(shù)來管理，最大限度地提高學(xué)報檔案的利用效率。學(xué)報檔案信息要為高校的管理者提供科學(xué)的決策依據(jù)，以便決策者能夠從多角度對相關(guān)數(shù)據(jù)進行分析，以便相關(guān)職能部門能夠及時獲取信息、準(zhǔn)確把握科研和教學(xué)的發(fā)展成果，為管理部門的科學(xué)決策提供資料。

2.3利用校園網(wǎng)真正實現(xiàn)信息一體化

隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展和計算機網(wǎng)絡(luò)的普及，網(wǎng)絡(luò)資源日益朝著豐富和多樣化的方向發(fā)展，“信息集成自動化程度將迅速提高，電子化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是未來全球信息服務(wù)發(fā)展的基本標(biāo)志。”網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及也使高校辦公自動化得以現(xiàn)實，因此在高校學(xué)報檔案管理工作中，有必要利用先進的數(shù)據(jù)庫以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)高校學(xué)報檔案信息的資源共享，利用數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)區(qū)域內(nèi)的信息共享和數(shù)字化輸入輸出，在保障信息安全和資料保密的前提下，實現(xiàn)和國家主管機關(guān)、各院校之間的信息自由交流、查詢、下載，這將是高校學(xué)報檔案管理發(fā)展的必然趨勢。要真正實現(xiàn)這一目標(biāo)，高校學(xué)報檔案的管理就必須要注重兩個方面的問題：其一是要遵循國家標(biāo)準(zhǔn)，并借鑒社會上相關(guān)行業(yè)的管理標(biāo)準(zhǔn)和經(jīng)驗，不能因為自己是高校，就忽視了行業(yè)內(nèi)信息化的發(fā)展；其二則是要借用學(xué)校其他部門的技術(shù)力量，辦公自動化要與檔案信息化建設(shè)同步進行，檔案部門自身的力量難以解決信息技術(shù)問題，因此，搞學(xué)報檔案管理不能閉封自守，要打破高校檔案工作的僵化封閉局面，尤其是注重利用現(xiàn)代化的設(shè)備和信息傳輸技術(shù)，實現(xiàn)檔案資源共享。在充分滿足學(xué)報檔案管理基本要求的前提下，在校園網(wǎng)上及時公開學(xué)校期刊出版、發(fā)行情況，這一做法，有利于全校師生對本校學(xué)報資源的關(guān)心和了解，也有利于增強師生各方對學(xué)?？蒲泻徒虒W(xué)成果的關(guān)注和關(guān)心，對于構(gòu)建和諧校園、促進關(guān)愛學(xué)校等校園文化的建設(shè)，將起到不可估量的作用。