時(shí)間：2022-09-04 09:06:04
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檔案是知識(shí)的寶庫(kù)與歷史的見證，是人們?cè)陂L(zhǎng)期的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中積累形成的寶貴歷史材料，記錄社會(huì)不同時(shí)期、不同階段的發(fā)展歷程，對(duì)了解歷史、查考現(xiàn)實(shí)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、制定政策規(guī)劃、教人育人，具有極其重要的作用。如一個(gè)單位在制定各項(xiàng)改革方案、描繪未來發(fā)展藍(lán)圖時(shí)，都要參考檔案資料;又如學(xué)校、單位、企業(yè)，通過檔案編寫史料、舉辦展覽、電教宣傳等方式來教育人、感染人，增加職工的責(zé)任感、榮譽(yù)感、歸屬感等等。
一、傳統(tǒng)人事檔案管理中的弊端
（一）主觀隨意性強(qiáng)
傳統(tǒng)人事檔案中有“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規(guī)定。這一規(guī)定源自干部人事檔案制度，并應(yīng)用到其他人事檔案規(guī)定中。對(duì)當(dāng)事人保密的目的一般認(rèn)為是安全的需要以及方便組織管理，但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實(shí)性和可靠性，因?yàn)樾畔艛喽埂敖M織意見”主觀隨意性增強(qiáng)。
（二）弄虛作假,以檔謀私
在傳統(tǒng)管理方式控制下，“以檔謀私”現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。欲從行政部門、國(guó)有企事業(yè)單位跳槽的人受到單位扣留檔案不放人的“人質(zhì)檔案”現(xiàn)象并不鮮見。部分“棄檔族”在進(jìn)入需要人事檔案的單位就業(yè)辦理調(diào)轉(zhuǎn)、報(bào)考公務(wù)員、考研等時(shí)候，也徒嘆“檔到用時(shí)方恨無”。現(xiàn)實(shí)中有個(gè)別人通過在檔案中偽造干部履歷、入黨材料和專業(yè)證書，靠弄虛作假，平步青云走較高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)崗位;也有單位個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)通過檔案打擊報(bào)復(fù)，給職工帶來極大的傷害。不同形式的虛假檔案,“以檔謀私”現(xiàn)象的屢屢出現(xiàn),使檔案制度的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性、惟一性屢受挑戰(zhàn)。由于傳統(tǒng)的人事檔案管理無法適應(yīng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，而新的人事檔案管理方式尚未建立完善，當(dāng)前的檔案管理工作出現(xiàn)一些新情況和新問題。
（三）社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)進(jìn)程中呈現(xiàn)“棄檔族”
過去個(gè)人只能對(duì)人事檔案所決定的命運(yùn)無條件接受，而在現(xiàn)在這一轉(zhuǎn)軌時(shí)期，大量新階層與流動(dòng)人員在很大程度上擺脫了它的影響。根據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，全國(guó)各級(jí)人才流動(dòng)中心為15.4萬個(gè)國(guó)有和非國(guó)有單位代為管理保存的三四百萬份人事檔案中，至少有60多萬份與主人失去聯(lián)系。作為60多萬“棄檔族”中很多人是“漂”到大城市就業(yè)，檔案現(xiàn)在對(duì)他們來講沒有什么用;有人甚至長(zhǎng)期拖欠人才流動(dòng)服務(wù)中心檔案托管費(fèi)，且未作補(bǔ)交的打算。調(diào)查顯示:有68%的被訪者認(rèn)為檔案在他們求職及職業(yè)發(fā)展中不重要或作用不大，而且越是年輕人和非黨員，越是不重視檔案。對(duì)于流動(dòng)人員而言，調(diào)整檔案工資、進(jìn)行職稱評(píng)審、提供合同鑒證、辦理社會(huì)保險(xiǎn)和出國(guó)政審等人事項(xiàng)目實(shí)際上也并不需要。流動(dòng)人員并不在國(guó)有單位，按照黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的工資制度給他們定級(jí)、晉資可謂是畫蛇添足。
（四）在非公企業(yè)，不關(guān)心員工人事檔案
與部分人自動(dòng)拋棄檔案相應(yīng)的是許多非公企業(yè)在招聘員工時(shí)也并不關(guān)心人事檔案。企業(yè)經(jīng)理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式評(píng)價(jià)聘用員工。某咨詢公司的一項(xiàng)調(diào)查表明，不關(guān)心員工人事檔案的企業(yè)占了調(diào)查總數(shù)的80%。在政府機(jī)關(guān)或國(guó)有企事業(yè)單位，情況就不一樣了,人事檔案在提干過程中“還是相當(dāng)重要的?！比缃瘢髽I(yè)必須在市場(chǎng)上尋找最優(yōu)秀的人才，以應(yīng)對(duì)激烈的競(jìng)爭(zhēng)。但現(xiàn)有的人事檔案，在很大程度上已經(jīng)不能夠幫助他們正確判斷某個(gè)人的真實(shí)才能和準(zhǔn)確的客觀背景，有些甚至提供了與實(shí)際情況截然相反的結(jié)論。因此，它已越來越成為用人單位的一塊“雞肋”:“食之無味，棄之可惜”。三是對(duì)人事檔案處于越來越忽略的狀態(tài)。目前，眾多跨國(guó)公司、民營(yíng)企業(yè)、上市公司越來越多地轉(zhuǎn)向去做人才的背景調(diào)查，而對(duì)人事檔案基本上都處于越來越忽略的狀態(tài)。用人單位在忽略舊的人事檔案的同時(shí)，卻又發(fā)現(xiàn)或多或少需要建立每個(gè)人員的新“人事檔案”，只不過這份“人事檔案”現(xiàn)在有著更多不同的形式:有的企業(yè)是建立在人事信息管理系統(tǒng)之中，有的企業(yè)干脆自己建立在人才中心保管的人事檔案之外的“第二人事檔案”;然而這些都處于各自為政的狀況，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和各種所有制市場(chǎng)參與者的大量涌現(xiàn)，具有社會(huì)公信力的集人才信息與信用的人事檔案管理制度又確實(shí)有其存在的價(jià)值，現(xiàn)行的人事檔案管理制度乃“棄之可惜”。
（五）人事檔案管理改革難以推進(jìn)的原因
人事檔案雖小，但關(guān)系到千百萬勞動(dòng)者的切身利益，關(guān)系到我國(guó)人事制度改革進(jìn)程的進(jìn)一步深入，關(guān)系到依法治國(guó)和人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的具體實(shí)施。由于傳統(tǒng)體制下人事檔案管理牽涉到組織、人事、勞動(dòng)、檔案等多個(gè)主管部門，檔案的功能則延伸到民政、公安、教育等其他有關(guān)部門，特別是由于檔案收費(fèi)管理為政府所屬人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)、職業(yè)介紹機(jī)構(gòu)帶來巨大收益，致使目前人事檔案制度改革舉步維艱，大大落后于干部人事制度改革的整體進(jìn)程。
二、對(duì)新型人事檔案管理制度的設(shè)想
（一）明確流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)
在組織人事部門成立人才交流機(jī)構(gòu)之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門集中統(tǒng)一管理的，在性質(zhì)上屬于公共服務(wù)，而且?guī)в泻軓?qiáng)的政治性。出于深化機(jī)構(gòu)改革和機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)變職能的需要，黨委組織部門和政府人事部門在成立人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)后，把流動(dòng)人員檔案管理這類比較具體的事務(wù)性工作委托或授權(quán)給人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，但這并未改變流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)。所以應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步明確流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)的性質(zhì)，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性,完善流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)體系和人才流動(dòng)社會(huì)化服務(wù)體系（二）建立人事檔案管理相互分離的管理制度
從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，我國(guó)的人事檔案制度改革必須明確所有社會(huì)組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權(quán)利和責(zé)任，不管公共部門或三資、民營(yíng)企業(yè)都應(yīng)在法律規(guī)定的制度和原則下享有人事檔案的管理權(quán)。為保障流動(dòng)人員權(quán)益和各單位的專有知識(shí)信息，非公單位的人事檔案應(yīng)以單位為中心建立，主要用于企業(yè)日常管理，不得作為個(gè)人身份證明隨個(gè)人在不同單位之間調(diào)動(dòng)。個(gè)人到新的單位供職服務(wù)，則新的服務(wù)單位應(yīng)重新為其建立檔案。個(gè)人離職后原單位應(yīng)在若干年內(nèi)保留其人事檔案。
個(gè)人求職或服務(wù)的新單位欲了解查閱其原單位的人事檔案由本人書面授權(quán)，原單位應(yīng)無償提供。非經(jīng)個(gè)人授權(quán)，任何單位和個(gè)人不得以任何理由扣留、公開、披露個(gè)人檔案信息。
（三）發(fā)揮好人事檔案管理工作服務(wù)作用
檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務(wù)內(nèi)容。比如《人事檔案管理暫行規(guī)定》第七條明確:“人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)認(rèn)真做好流動(dòng)人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作，認(rèn)真做好與流動(dòng)人員人事檔案管理有關(guān)的流動(dòng)人員身份認(rèn)定、檔案工資記載、出國(guó)(出境)政審工作，經(jīng)授權(quán)做好相關(guān)的職稱資格考評(píng)、合同鑒證、社會(huì)保險(xiǎn)等社會(huì)化服務(wù)工作?！睘榱诉m應(yīng)服務(wù)人事工作的需要,《規(guī)定》還要求“做好流動(dòng)人員檔案材料的收集工作，不斷充實(shí)流動(dòng)人員人事檔案的內(nèi)容?！边@些服務(wù)內(nèi)容是今后人事檔案管理的很重要內(nèi)容,也是發(fā)揮檔案作用，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的有效途徑。
(四)執(zhí)行“收支兩條線”
為了保證規(guī)定落到實(shí)處，應(yīng)當(dāng)收取少量服務(wù)費(fèi)，必須嚴(yán)格執(zhí)行物價(jià)部門批準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)，并接受群眾監(jiān)督。但是要堅(jiān)決執(zhí)行“收支兩條線”，收取的服務(wù)費(fèi)要如數(shù)上繳政府財(cái)政部門，不得私自截留。“收支兩條線”是對(duì)行政事業(yè)費(fèi)的管理措施，對(duì)企業(yè)則無法執(zhí)行，這也從另一個(gè)側(cè)面說明了企業(yè)是不能管理流動(dòng)人員人事檔案的,因?yàn)槟菢右粊恚瑢?shí)際就把這項(xiàng)公共服務(wù)變成了企業(yè)行為。
總之，只有以“以人為本”和“以民為本”來進(jìn)行人事檔案管理制度的合理改革，才能使人事檔案成為一個(gè)透明、適度開放的個(gè)人社會(huì)公信平臺(tái)，才能充分保障人事檔案當(dāng)事人的合法權(quán)利得到保障，才能解除就業(yè)者的后顧之憂，讓人們安居樂業(yè)，使現(xiàn)有制度的既得利益者在公共平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)共贏，促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
[1]胡偉.淺談人事檔案的特點(diǎn)和作用[J].科技，2004,(10).
1.記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長(zhǎng)歷史及思想發(fā)展變化進(jìn)程的履歷，自傳材料;
2.員工以往工作或?qū)W習(xí)單位對(duì)員工本人優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行的鑒別和評(píng)價(jià)，對(duì)其學(xué)歷、專長(zhǎng)、業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的評(píng)定和考核材料;
3.對(duì)員工的有關(guān)歷史問題進(jìn)行審查、甄別與復(fù)查的人事材料;
4.記錄關(guān)于員工在所工作或?qū)W習(xí)單位內(nèi)加入黨派組織的材料;
5.記載員工違反組織紀(jì)律或觸犯國(guó)家法律而受到處分及受到各級(jí)各類表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的人事材料。
第二條人事檔案保密規(guī)定。
公司人事部對(duì)接收員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的人事檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴(yán)格保密，不得擅自向外擴(kuò)散。
第三條員工個(gè)人情況變更規(guī)定。
1.員工進(jìn)入公司后，由員工本人填寫《員工登記表》，其內(nèi)容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯(lián)系電話、家庭情況、個(gè)人興趣愛好、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、特長(zhǎng)及專業(yè)技能、獎(jiǎng)懲記錄等項(xiàng)目。
目前在一些單位中檔案管理部門對(duì)人事檔案管理的制度及模式還存有一些不足之處，這些管理問題在一定程度上限制了管理工作的開展，影響了人事檔案在單位中所起到的效用。目前我國(guó)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)處于轉(zhuǎn)型及調(diào)整時(shí)期，這對(duì)單位人員調(diào)動(dòng)有著非常大的影響，人事檔案的作用所起到的效果也愈加突出，為此對(duì)其管理制度與模式進(jìn)行創(chuàng)新需要在單位需求及社會(huì)發(fā)展的基礎(chǔ)上進(jìn)行。
一、創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的必要性
目前我國(guó)許多單位中對(duì)人事檔案的管理依舊沿用傳統(tǒng)的管理制度，這些制度及模式多數(shù)是在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期制定的，在現(xiàn)有的經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式下及時(shí)代的發(fā)展變化中，其在現(xiàn)今的人事檔案管理工作中已經(jīng)無法發(fā)揮出應(yīng)有的效果，無法滿足單位用人對(duì)人事檔案使用的要求。創(chuàng)新和完善人事檔案管理制度與模式不僅僅是增強(qiáng)單位核心競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵，也是轉(zhuǎn)變和利用人才發(fā)展戰(zhàn)略的重要前提，更是規(guī)范我國(guó)人才市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，重視人才培養(yǎng)的關(guān)鍵因素。
二、人事檔案管理的功能與科學(xué)內(nèi)涵分析
人事檔案在實(shí)際的管理中具有一定的復(fù)雜性，主要是由于其所展現(xiàn)出的功能具有多樣性的特征，為此以下主要從及方面將其功能及內(nèi)容進(jìn)行徹底剖析。
第一，人事檔案中是對(duì)單位員工在各個(gè)階段工作、晉升、嘉獎(jiǎng)、懲罰情況的具體記錄，由單位進(jìn)行制定，具有一定的權(quán)威性，因此需要加蓋單位的公章，并且具有一定的法律效力，人事檔案的記錄與制作必須以客觀的角度對(duì)單位員工在工作的各個(gè)階段的表現(xiàn)進(jìn)行公正評(píng)價(jià)，在不得逾越國(guó)家法律規(guī)范的前提下，充分保障和尊重員工的人身權(quán)利。
第二，人事檔案會(huì)對(duì)工作人員在實(shí)際工作中的具體表現(xiàn)進(jìn)行記錄，其中不只包含著人員所作出的貢獻(xiàn)，還有一部分屬于工作人員的失誤情況記錄，同時(shí)這些內(nèi)容還可以反映出工作人員的思想狀態(tài)及心理狀態(tài)。
第三，個(gè)人信用情況是人事檔案記錄中的重要部分，其主要是由監(jiān)察機(jī)關(guān)等相關(guān)部門對(duì)其個(gè)人資信情況的一個(gè)記錄，例如資產(chǎn)、個(gè)人銀行等部分的信用情況制定的檔案，這些信息數(shù)據(jù)可以為單位人員調(diào)配提供準(zhǔn)確的依據(jù)。
三、當(dāng)前人事檔案管理過程中存在的問題分析
根據(jù)現(xiàn)有的人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)可以發(fā)現(xiàn)，其所存在的問題主要集中在管理權(quán)限、內(nèi)容、程序等方面，以下根據(jù)這三點(diǎn)內(nèi)容對(duì)其問題進(jìn)行分析。
第一，當(dāng)前人事檔案管理方面存在較為嚴(yán)重的“空擋、死檔”等情況，對(duì)檔案管理權(quán)限不明確，需要對(duì)人事檔案管理權(quán)限進(jìn)行確定。
第二，人事檔案管理中所涉及的管理內(nèi)容比較陳舊，無法滿足現(xiàn)代單位對(duì)于人才的基本管理需求，也無法切實(shí)適應(yīng)于現(xiàn)代單位檔案管理的需要，尤其是人事檔案中對(duì)于個(gè)人家庭成分、海外關(guān)系等情況的等級(jí)已經(jīng)沒有必要，而對(duì)于個(gè)人參加各類培訓(xùn)，獲得技能證書情況等又缺乏相應(yīng)的記錄格式。另一方面，很多撾壞ノ歡雜諶聳碌蛋傅募鍬即嬖旒儷煞鄭由于個(gè)人關(guān)系等主觀情況導(dǎo)致人事檔案中出現(xiàn)很多虛假的記錄，這就使得人事檔案管理失去真正的意義，無法充分反映個(gè)人的真實(shí)情況。
四、當(dāng)前人事檔案管理制度創(chuàng)新
由于人事管理在單位發(fā)展過程中具有不可替代的重要作用，因此需要就當(dāng)前人事管理過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行解決和分析，人事檔案管理必須符合當(dāng)前單位以及社會(huì)對(duì)于人才管理的需求，為人才管理與使用創(chuàng)造便利條件，從而推進(jìn)人事檔案管理制度的創(chuàng)新，唯有這樣，才能適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展規(guī)律。要加大政策創(chuàng)新力度。在大力推進(jìn)檔案管理社會(huì)化進(jìn)程的同時(shí)，必須抓緊進(jìn)行政策創(chuàng)新。為此，需要做好下面的工作。
第一，要加強(qiáng)隊(duì)伍的自身建設(shè)，按照相關(guān)的要求，配備好檔案管理人員，解決單位缺少檔案管理專員的情況。
第二，嚴(yán)格把好隊(duì)伍的進(jìn)口關(guān)，實(shí)施執(zhí)業(yè)資格證書制度，經(jīng)過相關(guān)的考試考核，合格的才能頒發(fā)相關(guān)的證書，允許上崗。
第三，還需要對(duì)單位人事檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，特別是加強(qiáng)人事檔案管理工作者業(yè)務(wù)技能，提升其業(yè)務(wù)素質(zhì)，培訓(xùn)可以采用多媒體網(wǎng)絡(luò)教學(xué)方法，將現(xiàn)代化辦公集成方法向人事檔案管理人員進(jìn)行傳授。
第四，要對(duì)人事檔案管理進(jìn)行嚴(yán)格的內(nèi)部制度管理，對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的上崗考核，并且以相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度約束管理者，充分調(diào)動(dòng)人事檔案管理者的工作創(chuàng)新能力。
五、人事檔案管理模式創(chuàng)新
人事檔案管理工作模式的創(chuàng)新需要建立在單位與社會(huì)共同需求的基礎(chǔ)上，將單位與社會(huì)對(duì)于人才需求的信息通過人事檔案管理的形式進(jìn)行表現(xiàn)，形成開放化和集成化的新型人事檔案管理模式。在當(dāng)前社會(huì)，國(guó)家的發(fā)展與單位的發(fā)展都離不開人才，無法脫離人才的創(chuàng)新，只有將人才用好，使之“各盡其才”才能發(fā)揮出人才的凸出優(yōu)勢(shì)。當(dāng)前對(duì)于人事檔案管理模式的創(chuàng)新主要在建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)資源共享方面，將準(zhǔn)確的人事信息通過數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)時(shí)更新的方法進(jìn)行資料動(dòng)態(tài)化管理，還可以隨時(shí)查詢諸如日常工作、學(xué)習(xí)、生活等方面的聲音和影像資料，了解個(gè)人全方位的信息，并可以對(duì)這些信息資料進(jìn)行綜合且全面的分析，在較短時(shí)間內(nèi)為各部門、單位和個(gè)人提供全方位的服務(wù)。未來的社會(huì)將會(huì)是一個(gè)更加開放的社會(huì)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢(shì)將越來越明顯，人才流動(dòng)的數(shù)量與質(zhì)量會(huì)逐步增強(qiáng)，在更大范圍內(nèi)實(shí)行社會(huì)化開放式人事檔案管理模式將不可逆轉(zhuǎn)。
對(duì)于人事檔案管理工作來說，要想適應(yīng)單位的發(fā)展及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)變就需要突破原有管理模式的局限，通過時(shí)代的角度去探索及創(chuàng)新管理制度，根據(jù)人事檔案的作用及要求對(duì)其制度及模式進(jìn)行科學(xué)合理的改進(jìn)。上文的內(nèi)容主要指出人事檔案應(yīng)具有一定的隱私性，并在實(shí)際中受法律的保護(hù)，在尊重員工的同時(shí)，建立公開、透明、公正的高效的人事檔案管理體系，利用創(chuàng)新的角度對(duì)人事檔案進(jìn)行有效管理。
我國(guó)雖然曾經(jīng)頒布過人事檔案管理方面的法律也制定過相應(yīng)的規(guī)章制度，但就目前而言，我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀依舊不容樂觀?？偨Y(jié)起來我國(guó)人事檔案管理制度共存在一下幾點(diǎn)問題。
1.1管理意識(shí)薄弱
人事檔案管理意識(shí)薄弱是我國(guó)企事業(yè)單位人事檔案管理所面臨的首要問題，許多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)在思想上沒有意識(shí)到檔案管理的重要性，認(rèn)為人事檔案管理是可有可無的部分，只要有人在進(jìn)行檔案管理就行了。這就導(dǎo)致了事業(yè)單位職工對(duì)人事檔案管理沒有清晰的認(rèn)識(shí)，沒有很好的進(jìn)行檔案管理工作。
1.2檔案管理人員素質(zhì)不夠
目前在很多企事業(yè)單位中，進(jìn)行人事檔案管理一般屬于“閑差”，而進(jìn)行檔案管理的工作人員普遍沒有進(jìn)行過專業(yè)的檔案管理方面的培訓(xùn)，在整理檔案時(shí)只能一邊實(shí)踐一邊進(jìn)行學(xué)習(xí)，因此管理檔案時(shí)也不夠?qū)I(yè)。另外，有些檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案管理的過程中，利用職務(wù)之便修改他人檔案，進(jìn)而為自己謀取利益，這樣也給人事檔案管理的過程中帶來了很大的困難。
1.3管理方式存在弊端
隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的廣泛普及，我國(guó)現(xiàn)已逐步進(jìn)入信息化社會(huì)。然而現(xiàn)如今我國(guó)企事業(yè)單位的人事檔案管理還是以手工操作紙質(zhì)版材料為主。而紙質(zhì)版的材料不僅不易存儲(chǔ)、已損壞，易丟失。另外，進(jìn)行人工操作進(jìn)行檔案管理時(shí)需要記錄大量的數(shù)據(jù)信息，這項(xiàng)工作繁瑣復(fù)雜，十分容易出錯(cuò)，并且需要耗費(fèi)大量的人力進(jìn)行整理，也給檔案管理工作帶來了很大的難度。
很多企事業(yè)單位的檔案管理人員對(duì)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行人事檔案管理的安全性和全面性存在懷疑，這就在很大程度上限制了人事檔案管理電子化的迅速實(shí)現(xiàn)。既便是有些事業(yè)單位利用到了電子化的人事檔案管理系統(tǒng)，也只是簡(jiǎn)單的將檔案目錄以及個(gè)人信息存放在電腦里以方便查閱，具體檔案的檢索和最終的出借都依然是憑借檔案管理人員手工操作。
2.優(yōu)化人事檔案管理制度的舉措
在深入了解到事業(yè)單位進(jìn)項(xiàng)人事檔案管理所面臨種種問題后如何對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化亟待我們思考。事業(yè)單位自身提高檔案管理意識(shí)，逐步培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，在管理意識(shí)上做到與時(shí)俱進(jìn)、建立信息化人事管理檔案，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行監(jiān)管，這樣才能幫助事業(yè)單位更好地開展檔案管理工作。以下便對(duì)這幾方面進(jìn)行展開分析。
2.1加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，做好檔案管理的宣傳工作
要想進(jìn)行人事檔案管理制度的優(yōu)化改革首先就需要企事業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)要從自身做起，深刻的了解人事檔案管理的重要性，正確、嚴(yán)肅的對(duì)待人事檔案管理工作，給下屬樹立一個(gè)好榜樣。另外，進(jìn)行人事檔案管理的工作人員也要擺正自己的觀點(diǎn)，積極對(duì)待自己的工作，在進(jìn)行檔案的收集工作時(shí)主動(dòng)向職工宣傳人事檔案管理的重要性以及對(duì)個(gè)人發(fā)展的影響，鼓勵(lì)職工主動(dòng)上報(bào)真實(shí)、可靠、全面的檔案材料，并且準(zhǔn)確讓職工了解到及時(shí)歸還檔案對(duì)自身的益處，力求做到檔案的真實(shí)可靠、無遺漏。
2.2培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)
人事檔案的管理人員需要熟知檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)以及相關(guān)的法律法規(guī)，才能更加合理有效的進(jìn)行檔案的整理分析。因此就需要各大企事業(yè)單位主動(dòng)對(duì)專業(yè)素質(zhì)較差檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)檔案管理工作人員自身也要積極主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，切實(shí)掌握整理檔案的技巧，以提升專業(yè)素質(zhì)。另外，人事檔案管理工作人員還要清楚自身職責(zé)，嚴(yán)格遵守職業(yè)道德，切實(shí)維護(hù)所管轄人員的檔案利益。而事業(yè)單位的管理者還要定期聽取匯報(bào)，在年度的總結(jié)報(bào)告中切實(shí)了解本機(jī)構(gòu)檔案管理工作的成績(jī)和不足，以促進(jìn)解決檔案管理中的問題，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的繼續(xù)教育，并且有側(cè)重性地對(duì)檔案管理人員工作業(yè)績(jī)突出的人員給予積極評(píng)價(jià)或獎(jiǎng)勵(lì)。
2.3采取檔案管理新方式，建立信息化檔案
要想更好地進(jìn)行人事檔案管理的工作還需要事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)具有與時(shí)俱進(jìn)的思想，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并且聘請(qǐng)相應(yīng)的電腦工作人員，盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化，以提高人事檔案管理的工作效率，通過使用各種終端設(shè)備，根據(jù)利用者不同的需要給予相應(yīng)的權(quán)限，提供自動(dòng)化服務(wù)。在時(shí)機(jī)和技術(shù)成熟時(shí)，可以提供更多遠(yuǎn)程數(shù)字化服務(wù)。這樣不僅可以提高檔案管理人員的工作效率，更是極大方便相關(guān)人員的借閱，使檔案在更多地方發(fā)揮更大的作用。
2.4建立有效的檔案監(jiān)管機(jī)制
位-個(gè)人”的社會(huì)管理模式向“國(guó)家-社會(huì)中間層-個(gè)人”的社會(huì)管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，這一現(xiàn)狀使我國(guó)的人事檔案管理制度進(jìn)入全面改革，以適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下大量社會(huì)人口的自由流動(dòng)。
關(guān)鍵詞：流動(dòng)人口 人事檔案管理制度 改革
我國(guó)社會(huì)中的流動(dòng)人員主要由自由擇業(yè)人員、自主就業(yè)人員以及自由流動(dòng)人員等組成，其人員的個(gè)人素質(zhì)成分可以涵蓋我國(guó)社會(huì)的所有人群，這也是我國(guó)非公有制經(jīng)濟(jì)體系下的必然產(chǎn)物，對(duì)促進(jìn)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)在新時(shí)期的高速發(fā)展有著重要意義。本文從流動(dòng)人員定位的角度對(duì)人事檔案管理制度改革進(jìn)行深入研究，并簡(jiǎn)要分析了現(xiàn)存流動(dòng)人員人事檔案管理制度在實(shí)行過程中存在的問題，對(duì)導(dǎo)致這些問題的主要原因進(jìn)行深入反思，以便于我國(guó)人事檔案管理制度改革可以滿足社會(huì)發(fā)展需求。
1 現(xiàn)存流動(dòng)人員人事檔案管理制度存在的問題
我國(guó)現(xiàn)行的流動(dòng)人員人事檔案管理制度是為了滿足市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制需求而建立，雖然這一人事檔案管理制度在很大程度上滿足了社會(huì)人口的流動(dòng)需求，但是在新時(shí)期已成為我國(guó)經(jīng)濟(jì)改革、體制改革的絆腳石，已無法滿足新時(shí)期的社會(huì)人口流動(dòng)需求。我國(guó)人事管理制度只是為了彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理模式出現(xiàn)的管理真空，而管理模式的管理真空是社會(huì)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)改變而導(dǎo)致的，在我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制建設(shè)不斷完善的同時(shí)，社會(huì)人口流動(dòng)正在不斷面臨更加自由、頻繁的趨勢(shì)，這也就意味著流動(dòng)人員人事檔案管理制度改革已成為國(guó)家人事檔案制度改革中的主要內(nèi)容。雖然當(dāng)前我國(guó)推行的人事檔案管理制度漸進(jìn)式改革有利于社會(huì)的穩(wěn)定，在很大程度上降低了社會(huì)劇烈變動(dòng)對(duì)國(guó)家事業(yè)產(chǎn)生的巨大影響，但是由于流動(dòng)人員人事檔案管理制度中雙套價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的存在，導(dǎo)致新舊體制之間的矛盾和沖突變得日愈加劇，而且這一問題在短期內(nèi)無法得到有效解決。新經(jīng)濟(jì)體制下我國(guó)政府開始強(qiáng)調(diào)強(qiáng)化國(guó)家的服務(wù)功能，以“國(guó)家-社會(huì)中間層-個(gè)人”的社會(huì)管理模式在不斷建設(shè)與完善，由社會(huì)中間層作為我國(guó)社會(huì)事物的主要管理者已成為主要趨勢(shì)，這意味著我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理制度改革面臨著新的挑戰(zhàn)，即在新形勢(shì)下以及新經(jīng)濟(jì)體制的大背景下如何定位和改革人事檔案管理制度，從而建立出符合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制和社會(huì)人口流動(dòng)需求的人事檔案管理制度。
2 對(duì)國(guó)家人事檔案管理制度改革提出的幾點(diǎn)建議
2.1 明確定位人事檔案管理的作用和內(nèi)容 市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下公民從單位管理開始轉(zhuǎn)向社會(huì)管理，而人事檔案管理制度應(yīng)以公共服務(wù)和社會(huì)管理等功能為主，而不是對(duì)公民施行身份限制和單位控制等功能，這要求我國(guó)政府及有關(guān)部門在新時(shí)期要重新定位人事檔案管理的作用和內(nèi)容，將突出其公共服務(wù)和社會(huì)管理等功能作為制度改革中的重點(diǎn)內(nèi)容。新形勢(shì)下的人事檔案管理制度應(yīng)該要求其只記載個(gè)人的基本信息、工作經(jīng)歷、工作業(yè)績(jī)以及工作表現(xiàn)等，不應(yīng)該把組織意見強(qiáng)硬性的夾雜到個(gè)人的基本人事檔案信息中，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制中公民已成為單獨(dú)的利益主體而存在，國(guó)家在人事檔案管理制度上要最大程度的予以對(duì)公民應(yīng)有的尊重。
2.2 保證流動(dòng)人員人事檔案管理工作的公開化 我國(guó)傳統(tǒng)的人事檔案管理制度強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的機(jī)密性，其要求人事檔案中的組織意見和整個(gè)人事檔案必須是封閉的，人事檔案的當(dāng)事人沒有權(quán)力介入到檔案管理工作中，但是這種人事檔案管理制度已無法滿足流動(dòng)人員的頻繁流動(dòng)趨勢(shì)要求，這便要求人事檔案管理制度改革中要將流動(dòng)人員人事檔案公開化作為主要改革內(nèi)容。流動(dòng)人員人事檔案管理工作的公開化可以減少認(rèn)為的流動(dòng)障礙，在這方面的建設(shè)上我國(guó)可以借鑒西方國(guó)家的相應(yīng)經(jīng)驗(yàn)，例如，美國(guó)和加拿大等國(guó)每個(gè)公民都有一個(gè)單獨(dú)的社會(huì)保險(xiǎn)號(hào)碼，這個(gè)社會(huì)保險(xiǎn)號(hào)碼中包含公民個(gè)人的信用記錄、駕駛記錄以及司法記錄等信息。
2.3 確立流動(dòng)人員人事檔案管理的檔案信息權(quán) 個(gè)人檔案信息權(quán)是指?jìng)€(gè)人在信息資料收集、處理和利用整個(gè)過程中，檔案信息本人對(duì)信息資料所享有的支配權(quán)和控制權(quán)，包含了個(gè)人對(duì)相應(yīng)信息的決定權(quán)、保密權(quán)、查詢權(quán)、更正權(quán)、封鎖權(quán)以及刪除權(quán)等，這樣才能最大程度的滿足新時(shí)期公民對(duì)人事檔案管理制度的需求。權(quán)利的行使是保障公民權(quán)利最好的方法與途徑，同時(shí)也是公民對(duì)抗管理機(jī)構(gòu)濫用權(quán)力的有效方式與策略之一，所以通過人事檔案管理制度改革來確立檔案信息權(quán)，可以保障流動(dòng)人員人事檔案內(nèi)容被公正的記載，這一改革內(nèi)容需要從我國(guó)民事、行政以及刑事等多方面出發(fā)，這樣才能真正的保障流動(dòng)人員人事檔案管理制度中檔案信息權(quán)的實(shí)現(xiàn)，最大程度滿足社會(huì)人口流動(dòng)對(duì)人事檔案管理制度的需求。
3 結(jié)束語(yǔ)
社會(huì)人口流動(dòng)的趨勢(shì)是會(huì)隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制完善而加劇，這便要求我國(guó)人事檔案管理制度要深入到新一次改革中，重新定位人事檔案管理制度的作用和內(nèi)容，并將其公開化建設(shè)和檔案信息權(quán)建設(shè)作為改革的主要內(nèi)容，這樣才能徹底消除我國(guó)人事檔案管理制度中存在的問題，可以滿足新形勢(shì)下社會(huì)人口的大規(guī)模流動(dòng)趨勢(shì)要求。
參考文獻(xiàn)：
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隨著我國(guó)高等教育中人事制度的改革，高校的人事檔案管理工作也受到了一定的挑戰(zhàn)。我國(guó)高校中人事制度的改革，有利于為高校的教學(xué)和科研工作選拔優(yōu)秀的人才，使各個(gè)工作崗位上的工作人員都能夠人盡其才，對(duì)于高校人力資源的優(yōu)化配置有著重要的意義。高校人事制度的改革，突出了高校人才資源優(yōu)化的迫切性。只有將人事工作上升到一定的高度，才能使高校獲得更好的發(fā)展。而在人事制度改革中，人事檔案的管理工作有著一定的特殊意義。人事檔案的管理可以使人事機(jī)構(gòu)充分的了解人才的個(gè)人信息，對(duì)于規(guī)范人才的使用有著不可忽視的影響。在高校當(dāng)前的人事制度改革中，我們應(yīng)該積極做好高校的人事檔案管理工作，為人才的利用提供良好的信息保障。
一、實(shí)現(xiàn)高校人事檔案創(chuàng)新管理的必要性
1.高校人事制度改革對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作造成沖擊。
隨著高等教育體制的改革，高校的人事制度也發(fā)生了一定改變，這種改變對(duì)舊有的人事檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。只有在目前的人事檔案的基礎(chǔ)上實(shí)施一定的創(chuàng)新管理，才能不斷適應(yīng)當(dāng)前日益深化的人事制度改革措施。高校人事制度的改革，為高校人員的管理提出了一個(gè)新的思路，等同于對(duì)人才的重新分類。這樣的制度改革對(duì)于傳統(tǒng)的人事檔案管理也造成了一定的沖擊。舊有的人事檔案僅把員工分為干部和工人兩種角色，而目前高校的人事管理工作中全員聘用制的啟動(dòng)，由過去的身份管理逐漸轉(zhuǎn)向了目前的崗位管理。因此，我們要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行一定的改變，才能不斷適應(yīng)人事工作的制度改革。
2.高校人事檔案管理工作的改革是科學(xué)發(fā)展觀的體現(xiàn)。
在高校人事檔案的管理工作中，我們應(yīng)該堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展的主要指導(dǎo)方向，僅僅抓住以人為本這一基本理念去進(jìn)行人事檔案的管理工作。高校的人事工作的調(diào)動(dòng)以人事制度為主要依據(jù)，而人事檔案的管理為人事的調(diào)動(dòng)提供基本的信息資料。為了適應(yīng)人事制度的改革，我們應(yīng)該充分抓住當(dāng)前人事檔案管理改革機(jī)遇，對(duì)不能適應(yīng)時(shí)展的落后管理方案進(jìn)行一定的變革。使人事檔案管理成為相關(guān)的人事機(jī)構(gòu)選拔培訓(xùn)人才的后臺(tái)信息保障，為高校的人才選拔工作提供切實(shí)的服務(wù)。
3.高校的人事檔案創(chuàng)新管理也是自身發(fā)展的需要。
隨著我國(guó)高等教育的快速發(fā)展，高校的規(guī)模也在不斷的擴(kuò)大，這樣就導(dǎo)致高校對(duì)于人才的需求提高。高校的大規(guī)模的擴(kuò)招必然會(huì)引起不同相關(guān)領(lǐng)域的人才的流動(dòng)，人才的流動(dòng)必然會(huì)帶來人事管理檔案上的種種管理問題，只有做好相關(guān)的人事檔案的管理工作，才能對(duì)人才的流動(dòng)實(shí)現(xiàn)一定的控制。如果高校在發(fā)展的過程中仍然沿用舊的管理思路，那么很可能不能適應(yīng)目前的人才流動(dòng)的趨勢(shì)。嚴(yán)重的情況甚至?xí)?dǎo)致人才的檔案的丟失或者重新建檔，給人事的管理帶來很多的不便。只有加快人事檔案的管理工作，才能跟上時(shí)代的發(fā)展需要，為高校的人事管理工作提供新的出發(fā)點(diǎn)，也可以更好的發(fā)揮人事檔案管理工作的人事參謀功能。
二、我國(guó)高校人事檔案管理中存在的不足
1.高校人事檔案的完整性不能滿足現(xiàn)有人事管理要求。
人事檔案的管理涉及到高校人事調(diào)動(dòng)的重要問題，因此，我們應(yīng)該加強(qiáng)人事檔案的完整性和真實(shí)性。人事檔案所包含的內(nèi)容應(yīng)該對(duì)職工的基本狀態(tài)和品德、出勤、績(jī)效進(jìn)行一定程度的記載，以使人事管理部門充分了解職工的基本工作面貌。人事檔案的記載必須具備一定的真實(shí)性和完整性，在文字?jǐn)⑹錾闲枰邆湟欢ǖ臈l理性，檔案的形成日期也需要一定程度的記錄。然而，在目前高校的人事檔案管理中，存在著一定的問題。一些檔案的內(nèi)容缺乏一定的真實(shí)性和完整性；一些職工為了人事調(diào)動(dòng)上的方便，將一些虛假內(nèi)容摻雜進(jìn)檔案中；還有的檔案記錄中前后基本情況存在著一定的區(qū)別等，這些問題都影響了高校人事檔案的正常管理。
2.人事檔案制度不能完全得到有效的執(zhí)行。
在高校的人事管理中，由于聘用制的存在，導(dǎo)致人事檔案的管理崗位具有較大的流動(dòng)性。人員的頻繁更換不僅需要繁瑣的經(jīng)辦手續(xù)，還造成了對(duì)人事檔案管理制度的執(zhí)行不力。高校的人事檔案管理工作屬于專業(yè)性較強(qiáng)的工作，需要有一定工作經(jīng)驗(yàn)和工作責(zé)任心的人員來負(fù)責(zé)。然而，由于人員的流動(dòng)性，往往造成參加崗位的職工不能馬上熟悉人事檔案管理的工作，更不要說對(duì)人事檔案制度進(jìn)行有效的執(zhí)行。在人事檔案的歸檔中，還存在著一定的檔案材料單一的狀況，人事檔案應(yīng)是一個(gè)員工方方面面信息的體現(xiàn)。目前人事檔案的歸檔內(nèi)容不足以支撐高校內(nèi)人事制度的改革工作，不能滿足高校職工保險(xiǎn)工作的展開。
3.對(duì)人事檔案的管理缺乏數(shù)字信息化的開發(fā)。
當(dāng)今信息科技的發(fā)展對(duì)于檔案管理工作提出了更高的要求。數(shù)字化人事檔案的出現(xiàn)，給傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了一定的挑戰(zhàn)。使用數(shù)字化信息化的工作方式去進(jìn)行人事檔案的管理，可以有效的提高認(rèn)識(shí)檔案管理工作的工作效率。然而，在目前的高校的人事檔案的管理過程中，往往缺乏對(duì)于數(shù)字化人事檔案管理的開發(fā)意識(shí)。這在一定程度上阻礙了高校人事檔案管理工作的進(jìn)展，阻礙了先進(jìn)技術(shù)在高校人事檔案管理活動(dòng)中的應(yīng)用。
三、人事制度改革下高校人事檔案管理的創(chuàng)新路徑
1.規(guī)范高校人事檔案的管理制度。
在高校人事檔案管理的實(shí)踐中，我們應(yīng)該不斷的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，建立一套科學(xué)的高校人事檔案的管理制度，使高校人事檔案的管理工作更加規(guī)范化。只有不斷開拓創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，才能不斷適應(yīng)當(dāng)前高校內(nèi)進(jìn)行的人事制度改革。要建立合理科學(xué)的人事檔案管理制度，就需要進(jìn)行一定的規(guī)范化管理。人事檔案的管理必須要具有一定的嚴(yán)謹(jǐn)性，使人事檔案成為考察審核職工的基本資料，以發(fā)揮其應(yīng)有的作用。人事檔案的管理工作也需要和人事管理工作進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，實(shí)施完善的借閱、保密制度，才能更加有利于檔案的保存和管理。管理技術(shù)手段的落后是制約我國(guó)人事檔案管理工作的客觀因素。
2.加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)提高。
人事檔案管理工作能否做好，關(guān)鍵因素在于人。在選拔人事檔案管理的工作人員時(shí)，要注意考察應(yīng)聘人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作責(zé)任心，只有具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能做好高校的人事檔案管理工作。隨著高校的人事制度的變革，高校內(nèi)身份的觀念也在進(jìn)一步的淡化。高校的檔案管理人員的培訓(xùn)也應(yīng)該緊跟人事制度的發(fā)展，努力建設(shè)成為具有現(xiàn)代化檔案管理理念的檔案從業(yè)人員。在隊(duì)伍建設(shè)中需要著重加強(qiáng)工作人員的崗位意識(shí)和服務(wù)意識(shí)的培養(yǎng)，并且提高管理人員在管理理念上的創(chuàng)新。只有在工作過程中對(duì)檔案管理工作予以一定的重視和尊重，才能更好的完成上級(jí)交付的檔案管理的工作任務(wù)。
3.加強(qiáng)人事檔案的完善整理工作。
人事檔案的管理需要一定的負(fù)責(zé)態(tài)度。在人事制度的改革當(dāng)中，人事檔案具有一定的資料價(jià)值。這種價(jià)值性的提高在于人事檔案的真實(shí)性和完整性，只有人事檔案能反映職工的真實(shí)情況，其才具有指導(dǎo)人事管理工作的意義。因此，檔案管理人員在進(jìn)行檔案的管理，調(diào)配工作中，要注意人事檔案的完善工作。加強(qiáng)人事檔案管理與制度改革的耦合性，使檔案管理工作更好的為組織的人事安排服務(wù)。檔案管理工作還應(yīng)該進(jìn)行一定的分類，將職工的業(yè)績(jī)檔案和保險(xiǎn)檔案等分別對(duì)待。這樣在職工的工作安排調(diào)動(dòng)中，就可以很方便查閱其過往的資料，從而利于組織的合理安排。
四、結(jié)語(yǔ)
總之，人事檔案是高校人才信息的載體，其真實(shí)性和完整性能否得到保障，關(guān)系著人事管理工作能否順利的開展。在當(dāng)前高校人事改革的背景下，我們的人事檔案管理工作面臨著一定的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。我們應(yīng)該抓住機(jī)遇，加快工作模式的改變，實(shí)現(xiàn)一定的創(chuàng)新管理，以不斷應(yīng)對(duì)將要到來的挑戰(zhàn)。
參考文獻(xiàn)
[1]席杰.新制度下高校人事檔案管理與發(fā)展[J].檔案管理,2014(02)
關(guān)鍵詞 人事制度改革；人事檔案管理；影響
隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的改革，我國(guó)的人才需求量急劇增加，用人單位進(jìn)行了大量的人員招聘活動(dòng)，相比而言，以往的人事管理制度已經(jīng)無法滿足現(xiàn)有的需求，人事制度改革的步伐也逐步加強(qiáng)，人事制度的改革使得人事檔案管理產(chǎn)生了一些與之相關(guān)的問題。
一、人事制度改革前人事檔案管理的主要特點(diǎn)
（一）人事檔案是員工身份的象征。人事檔案是通過各種人事活動(dòng)記錄個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的過程，這些檔案是以個(gè)人為單位的備考查的文件資料，它記錄了從人員的選拔、使用過程中的一系列過程——個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀態(tài)及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄。在現(xiàn)有的經(jīng)濟(jì)制度下，根據(jù)身份的不同人事檔案可分為工人檔案和干部檔案，部分城鎮(zhèn)居民因?yàn)闆]有工作或工作不穩(wěn)定等問題，往往是沒有人事檔案的。在過去，人事檔案決定個(gè)人的社會(huì)身份，人事檔案所記錄的內(nèi)容決定個(gè)人的晉升、調(diào)動(dòng)工作、招工、公費(fèi)醫(yī)療、加薪、福利待遇及退休等情況。人事檔案也間接關(guān)系到員工子女工作等問題，人事檔案不僅是個(gè)人身份的象征，還極大程度的與個(gè)人切身利益相關(guān)。
（二）人事檔案是控制員工的重要工具。人事檔案不是由個(gè)人進(jìn)行保管的，它由用人單位進(jìn)行管理，一般來說，能調(diào)動(dòng)人事檔案的只有用人單位，檔案本人是無權(quán)調(diào)用的。我國(guó)的檔案管理制度是“人檔合一，人走檔隨”，檔案是根據(jù)個(gè)人的生活、學(xué)習(xí)、工作地點(diǎn)而改變的，如果人事檔案不能遷移的話，個(gè)人所呆的地理位置就很難改變，這是極其不利于個(gè)人發(fā)展的。人事檔案如此重要，卻由用人單位進(jìn)行管理，個(gè)人的去留也不得不服從于單位，這限制了人員的流動(dòng)，使得用人單位和人員的關(guān)系比較僵化，不利于企業(yè)人事管理，企業(yè)的發(fā)展都是以人為本的，人員與企業(yè)管理存在矛盾會(huì)阻礙企業(yè)的正常平穩(wěn)發(fā)展。
二、人事檔案管理制度隨社會(huì)發(fā)展出現(xiàn)的新特征
（一） 國(guó)有企業(yè)員工可以“無檔生存”。隨著人事管理制度的改革和發(fā)展，過去那種終身聘任制度已經(jīng)不再適宜，員工對(duì)企業(yè)的依附感也逐步降低，那些下崗工有無人事檔案已經(jīng)不再完全影響他們另謀出路，人事檔案存在的價(jià)值已經(jīng)不如計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代那么強(qiáng)烈。
（二）個(gè)人可根據(jù)實(shí)際情況選擇“無檔擇業(yè)”。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)在逐步發(fā)展，對(duì)人才的量和人才的質(zhì)有了巨大的變化，新的用人機(jī)制也由此產(chǎn)生，企業(yè)的用人需求也變成注重員工的能力和素養(yǎng)，合同的形式建立起了契約關(guān)系，為員工與用人單位所采用，過去那樣綁死在人事檔案上的情況開始變少，這不僅促進(jìn)了社會(huì)人才的流動(dòng)，也使得人員的工作更加自由民主。
三、 人事檔案管理的相關(guān)問題
（一）人事檔案信息反映問題。原有的人事檔案中非常注重個(gè)人的政治行為，個(gè)人的政治歷史、組織鑒定、社會(huì)關(guān)系等內(nèi)容的收集非常具體詳盡，而個(gè)人的現(xiàn)實(shí)情況，個(gè)人具體專業(yè)能力、特長(zhǎng)特點(diǎn)、業(yè)務(wù)業(yè)績(jī)等卻缺少足夠的整理歸納，描述一個(gè)人的全貌在人事檔案中無法體現(xiàn)，有效的信息無法從部分使用者或有針對(duì)性的使用者中體現(xiàn)，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)制度下對(duì)相關(guān)人才的需求無法滿足，人事檔案的使用效率無法體現(xiàn)。
（二）人事制度與法律相互影響。人事檔案制度規(guī)定有些違背了公民的知情權(quán)，比如：任何人不得查閱或是借閱自己或直系親屬的檔案，這與憲法中公民享有知情權(quán)的權(quán)利不相符合。封閉式的人事檔案管理沒有具體的處理辦法，健全建立相關(guān)制度是現(xiàn)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制和發(fā)展模式下必須加強(qiáng)的任務(wù)之一。
（三）服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，缺乏進(jìn)取精神。人事檔案工作要涉及的內(nèi)容非常多，現(xiàn)在各級(jí)檔案管理水平不足，檔案管理?xiàng)l件差異較大，防盜、防火、防潮等措施在檔案管理中不夠完善，存放保管人事檔案的環(huán)境有較大隱患。同時(shí)，落后的人事檔案管理制度也是非常影響人事檔案管理發(fā)展的。雖然現(xiàn)代化信息技術(shù)迅猛發(fā)展，解決了非常多的人事管理工作，給生活帶來了便利，但由于人事檔案沒有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化信息管理，信息并不能得到全面的交流和共享，加之人事檔案管理人員的要求無法有具體規(guī)定，專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能水平不到位，人事檔案管理工作量大、整理繁瑣不便，使得工作人員缺乏足夠的熱情，檔案信息的利用效果取決于檔案服務(wù)人員的態(tài)度，工作人員態(tài)度消極怠慢，缺乏開拓進(jìn)取的精神使得人事檔案管理工作效率低下，工作進(jìn)程緩慢。
（四）傳統(tǒng)人事檔案管理制度的弊端。國(guó)企事業(yè)單位中聚集了大量的高素質(zhì)、高水平人才，這是人力資源中最寶貴的財(cái)富和資源。一些人因?qū)W習(xí)、生活或工作興趣等緣故需要進(jìn)行工作調(diào)動(dòng)時(shí)，用人單位常常通過強(qiáng)壓個(gè)人人事檔案來阻礙人員流動(dòng)，這種現(xiàn)象非常不可取，不僅限制了人才的發(fā)展，而且企業(yè)的聲譽(yù)和地位會(huì)受到一些不良影響。同時(shí)，這也制約了社會(huì)人才的合理流動(dòng)和優(yōu)化配置。用人單位在對(duì)人才進(jìn)行評(píng)定時(shí)，缺乏科學(xué)合理的評(píng)價(jià)體系，大部分是依據(jù)人事檔案中記錄的內(nèi)容，這是非常片面的舉措，員工的專業(yè)技能、貢獻(xiàn)情況、業(yè)績(jī)水平并沒有得到具體體現(xiàn)，從而使得員工在待遇和晉升方面產(chǎn)生了極大的不公平，這種不客觀的評(píng)定打擊了員工的工作積極性，阻礙了員工工作能力的正常發(fā)揮。
（五）社會(huì)轉(zhuǎn)型期造成人員管理制度混亂。現(xiàn)在社會(huì)對(duì)人才的重視程度越來越高，很多用人單位通過大量的手段和優(yōu)惠政策來吸引人才的參與加盟。許多單位不愿放走那些高層次的人才，限制人員的流動(dòng)是通過截留人事檔案的方式進(jìn)行的。企業(yè)采取三不要政策（遷移戶口、人事檔案、調(diào)離手續(xù)）的辦法來吸引人才，太過急于求成，造成了很多優(yōu)質(zhì)人才出現(xiàn)“棄檔”現(xiàn)象，人才市場(chǎng)管理的隱患由此產(chǎn)生。在一定程度上，這些現(xiàn)象，造成了人才市場(chǎng)的混亂，產(chǎn)生了部分欺詐行為，許多人員不與原單位解除勞動(dòng)合同就另謀其他職位，分內(nèi)工作并沒有交接到位，給原單位經(jīng)濟(jì)效益和工作的正常開展造成了不良后果。而有部分人，為了獲得更好的就業(yè)機(jī)會(huì)，不惜出賣原單位的商業(yè)機(jī)密，這些可恥行為就是因?yàn)槿耸聶n案管理制度不規(guī)范不健全造成的。
四、人事檔案管理的改革措施
現(xiàn)在，社會(huì)各方都在尋求好的辦法來解決傳統(tǒng)人事檔案管理制度中的弊端。比較好的理念有兩種，一種是建立公開的人事檔案社會(huì)化管理制度，就是進(jìn)行社會(huì)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，將人事檔案、戶籍檔案、人事制度協(xié)調(diào)進(jìn)行，這種方法比較靈活方便。另一種方法是從社會(huì)外部解決，提出科學(xué)合理的人事制度改革，在兩種理念的結(jié)合下，開展良好和諧的人事管理制度。
（一） 減低人事檔案對(duì)人的制約限制。現(xiàn)行的人事制度中比較普遍的實(shí)施措施是合同契約制度，傳統(tǒng)的人事檔案對(duì)人才的束縛已經(jīng)逐漸消退，市場(chǎng)作用下對(duì)人才的優(yōu)化配置非常重要，這不僅可以打破傳統(tǒng)的社會(huì)身份階級(jí)觀念，減少過去用人機(jī)制的終身聘任制，讓員工有充分的時(shí)間和空間選擇自己真正擅長(zhǎng)的領(lǐng)域進(jìn)行研究，最大限度發(fā)揮人才的優(yōu)勢(shì)。
（二）身份象征由此破除。傳統(tǒng)的人事檔案對(duì)個(gè)人身份劃定太過具體，人員的身份享受不同的待遇。這是非常不公平、不科學(xué)的分類，現(xiàn)在制度下強(qiáng)制打破原有機(jī)制非常有利于現(xiàn)有人事檔案的管理，因人制宜、因崗制宜是現(xiàn)在人事制度最明確的體現(xiàn)。
（三）人事檔案信息的完善。人事檔案的信息公開程度在社會(huì)發(fā)展的推動(dòng)下越發(fā)強(qiáng)烈，在此情況下，人事檔案管理應(yīng)該順勢(shì)發(fā)展，及時(shí)收集個(gè)人有效人事檔案信息，避免信息重復(fù)或陳舊，在記錄過程中做到真實(shí)、準(zhǔn)確、精細(xì)，反映個(gè)人全貌需要全面具體真實(shí)，不造假。
（四）人事檔案管理機(jī)構(gòu)需要建立。社會(huì)人員流動(dòng)在當(dāng)代社會(huì)發(fā)展中越來越快，原有的人事檔案管理無法保證正常的人員檔案管理?？梢钥紤]新成立專門的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，由專業(yè)的人員進(jìn)行負(fù)責(zé)管理，加強(qiáng)檔案的監(jiān)督體制，有利于提高檔案管理的工作效率，從而解決檔案管理中不公平不科學(xué)的一系列問題。
參考文獻(xiàn)：
從九八年第九屆人大常委通過《中華人民共和國(guó)高等教育法》以來，中國(guó)各高校開始實(shí)行教師的聘用制。聘用制旨在于實(shí)現(xiàn)教師和學(xué)校的平等，實(shí)行雙向選擇，教師與高校簽訂相關(guān)的合同，在合同中規(guī)定教師享受的權(quán)利和要履行的義務(wù)。教師的聘用制讓教師間的競(jìng)爭(zhēng)加強(qiáng)，使各高校的綜合競(jìng)爭(zhēng)力增強(qiáng)。由于改革的深化，高校之間的變動(dòng)加大，不僅僅是各高校的合并，還有專升本的一些內(nèi)容，都造成了教師的調(diào)動(dòng)、升職、辭退等增多，這些內(nèi)容都增加了人事檔案管理的難度，造成如今高校人事檔案管理的混亂，很難憑借檔案正確估量教職工的個(gè)人能力及素質(zhì)等。其次，各高校在進(jìn)行相關(guān)的招聘時(shí)，首先會(huì)調(diào)用應(yīng)聘人員的檔案進(jìn)行詳細(xì)的閱讀和檢查，一旦其入職進(jìn)行學(xué)校，則人事部會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的記錄，記錄教師在任教期間的思想等各方面的表現(xiàn)，但由于改革的加深，教師的調(diào)動(dòng)頻率越來越大，因此對(duì)教職工的檔案記錄更新不及時(shí)，不可避免的就造成了檔案的不完善，導(dǎo)致各高校在進(jìn)行人才儲(chǔ)備時(shí)，沒有客觀的檔案作為判斷標(biāo)準(zhǔn)。第三，由于人事檔案與個(gè)人的升職，加薪等有關(guān)，很大程度上關(guān)系到了相關(guān)人的經(jīng)濟(jì)利益，因此在實(shí)際的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)了很多的虛假信息，比如年齡越填越少，工齡越算越長(zhǎng)。
二、高校人事檔案管理的改進(jìn)策略
由于改革背景下高校人事檔案的管理的發(fā)展?fàn)顩r不容樂觀，存在著很多的問題，為了健全高校人事檔案管理，因此提出了一些措施來解決目前人事檔案管理中遇到的問題。主要的策略有完善人事檔案管理細(xì)則，強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，及時(shí)更新和填充檔案。
1.完善人事管理制度
要想解決檔案管理中最關(guān)鍵的問題，首先要進(jìn)行的就是制度的健全。人事管理制度是用來規(guī)范人事檔案，保證檔案的真實(shí)完整和為高校的人才儲(chǔ)備進(jìn)行相關(guān)的參考。對(duì)于藝術(shù)類院校來說，教職工的人事檔案中不僅僅要包括教師的學(xué)歷等內(nèi)容，同時(shí)也要對(duì)教師的作品進(jìn)行相關(guān)的收錄。人事管理制度對(duì)檔案管理有很強(qiáng)的約束力，在一定程度上可以規(guī)范人事部門的行為。就現(xiàn)在而言，各高校，尤其是藝術(shù)類院校的人事檔案管理制度相當(dāng)不完善，甚至出現(xiàn)了很多虛假的內(nèi)容。因此在實(shí)際的管理中，相關(guān)部門要進(jìn)行詳細(xì)的制度制定，在制度的規(guī)范下進(jìn)行人事檔案管理，制度要做到詳細(xì)完善，確保人事檔案的真實(shí)性和可靠性，確保各高校能通過人事管理檔案對(duì)教師進(jìn)行正確的招聘。另外，想要完善人事管理制度，要借助于科技的幫助，藝校應(yīng)充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的功能，檔案要進(jìn)行電子版存檔，以防檔案丟失的現(xiàn)象出現(xiàn)。
2.強(qiáng)化檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)
檔案的管理人員是進(jìn)行檔案管理的執(zhí)行者，對(duì)檔案的管理工作至關(guān)重要。如果檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)不高的話，就算制度足夠健全，更新足夠及時(shí)也很難保證檔案的準(zhǔn)確性。檔案管理工作是相當(dāng)枯燥的，對(duì)于工作人員來說，要有足夠的責(zé)任心和耐心，如果一個(gè)沒有耐心的人去做這份工作是很難勝任的?？梢哉f耐心和責(zé)任心是檔案管理人員首先要有的職業(yè)素養(yǎng)。其次，檔案管理的工作不是一件機(jī)械的工作，還需要有相關(guān)的知識(shí)儲(chǔ)備，和對(duì)檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，因此，相關(guān)的工作人員應(yīng)定期在單位接收技能培訓(xùn)和基礎(chǔ)知識(shí)的學(xué)習(xí)，與此同時(shí)，在培訓(xùn)中應(yīng)培養(yǎng)從業(yè)人員與時(shí)俱進(jìn)的觀念，要求其能熟練的運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的管理。另外，從業(yè)人員要有較高的素質(zhì)，做到不弄虛作假，不收受賄賂，隨意幫人更改檔案。
二、人事制度改革對(duì)人事檔案管理的影響
在以前很長(zhǎng)的一段時(shí)間以來，人事制度還沒有進(jìn)行改革，還是沿用以前的傳統(tǒng)管理方式的情況下，一般都是個(gè)人走到哪里，自身的人事檔案就要跟著帶到哪里。然而隨著近年來我國(guó)人事制度的不斷改革和創(chuàng)新，人事檔案管理也開始逐漸放寬了對(duì)人事制度的依賴，顯得越來越靈活。
（一）人事制度改革，導(dǎo)致人事檔案的作用日益弱化
隨著我國(guó)政府各部門以及企事業(yè)單位內(nèi)部人事制度的不斷變革，導(dǎo)致人事檔案的地位日益受到動(dòng)搖，人事檔案的作用日益弱化。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是國(guó)有企業(yè)實(shí)施改革以后，打破了傳統(tǒng)意義上“鐵飯碗”的概念，下崗職工可以沒有檔案，也可以不再依附單位對(duì)職工的人事檔案的管理。在沒有人事檔案的情況下，下崗職工依然可以自由選擇自己喜歡和適合自己的工作，對(duì)自身的生存依然不會(huì)有任何實(shí)質(zhì)性的影響?，F(xiàn)在社會(huì)上的很多正規(guī)公司的正式工作，對(duì)員工個(gè)人的人事檔案都沒有進(jìn)行強(qiáng)制性的要求。不管員工是否可以提供自己在之前企業(yè)的工作過程中形成的人事檔案，公司都可以予以辦理員工的正式入職，因此極大地削弱了原有人事檔案對(duì)各人的束縛和影響。
（二）人事制度改革，導(dǎo)致人事檔案的管理形式更加靈活
隨著非國(guó)有企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下如雨后春筍般的快速蓬勃發(fā)展，無形當(dāng)中給社會(huì)提供了很多不同的就業(yè)機(jī)會(huì)。由于企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人事的招聘也要能夠適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，因此給企業(yè)創(chuàng)造了全新的用人機(jī)制，致使企業(yè)在實(shí)際的招聘過程中，不再像以往一樣去關(guān)注以前其人事檔案上記錄的信息，包括員工身份、地位、學(xué)歷、家庭背景、任職企業(yè)的名稱等外在的形式化的東西，轉(zhuǎn)而重視更加實(shí)在的員工本身的個(gè)人能力。而且對(duì)于員工的人事檔案的建立可以從員工入職的時(shí)候重新管理，雙方簽訂用人協(xié)議和合同等，員工只要能履行合同或者協(xié)議上的相應(yīng)條款，認(rèn)真努力地開展工作，那么自身的人事檔案甚至可以有沒有都沒有關(guān)系，員工的合法權(quán)益同樣是會(huì)受到相應(yīng)的保護(hù)。因此，人事制度的改革，在一定程度上促進(jìn)了人事檔案管理形式上的創(chuàng)新和靈活。
（三）人事制度改革，促進(jìn)人事檔案管理的科學(xué)性和合理性
以往的公職部門和用人單位，都過分關(guān)注人事檔案里面記錄的信息，而忽略了對(duì)員工自身能力的重視，導(dǎo)致人才選拔過程中的有失公平的現(xiàn)象的發(fā)生。例如很多人事檔案都可以通過一定人為的手段來弄虛作假，更可能導(dǎo)致假的學(xué)歷證明、錯(cuò)的年齡、一些作假的優(yōu)秀材料、一些對(duì)當(dāng)事人進(jìn)行褒獎(jiǎng)的空洞溢美之詞等，由于具有一定的虛假性，因此在實(shí)際的人才選拔過程中常常無法提供真實(shí)有效的信息。而人事制度的改革，不再看重人事檔案信息，而是給每個(gè)人平等、公平的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì)，即便是以前沒有人事檔案的無業(yè)游民或者農(nóng)民，只要能滿足人才選拔的要求，順利通過國(guó)家統(tǒng)一的考試都可以順利上崗。這一巨大的改變也從側(cè)面反映了我國(guó)公共管理制度的完善，促進(jìn)了人事檔案管理的科學(xué)性和合理性。
二、實(shí)行科學(xué)管理，檔案庫(kù)房?jī)?nèi)櫥具、設(shè)備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理系統(tǒng)，編號(hào)科學(xué)規(guī)范、查找方便。
三、定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、修復(fù)、整理，保持整潔完好。
四、檔案的接收和移出都必須手續(xù)完備，室藏檔案必須賬物相符。
檔案借閱制度
一、查閱檔案時(shí)，首先由借閱人認(rèn)真填寫查閱檔案登記簿。
二、查閱檔案只限于有關(guān)內(nèi)容，任何人不得擅自將檔案、資料帶出室外。
三、如因工作需要借出檔案時(shí)，要辦理借閱手續(xù)，用完后按期歸還，不得轉(zhuǎn)借他人使用。對(duì)所借的檔案妥善保管，不得私自拆毀、涂改和對(duì)外傳播。如需復(fù)制，要經(jīng)檔案室同意，重要內(nèi)容須經(jīng)院辦公室主任批準(zhǔn)。在借閱期間發(fā)生的一切問題，一律由借閱人負(fù)責(zé)。
四、醫(yī)院檔案主要供本院利用，院外單位或個(gè)人需查閱時(shí)，應(yīng)持介紹信，重要內(nèi)容的材料需經(jīng)院辦公室主任批準(zhǔn)后，方可查閱。
檔案立卷歸檔制度
一、凡記錄反映本院職能活動(dòng)情況、具有日后查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、材料，均列為歸檔范圍。
二、各部門兼職檔案員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍將材料收集齊全，按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查后，再編排頁(yè)號(hào)，填寫卷內(nèi)目錄，擬出案卷標(biāo)題，裝訂。
三、編號(hào)抄目要嚴(yán)肅認(rèn)真，案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明扼要，正確反映卷內(nèi)內(nèi)容，由檔案室統(tǒng)一書寫。
四、凡立卷材料必須紙質(zhì)優(yōu)良，規(guī)格統(tǒng)一，書寫規(guī)范，字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書寫，也不能用復(fù)寫紙復(fù)寫。對(duì)不符合要求的要返工重制。
五、每年6月份以前必須完成上年度的檔案立卷歸檔任務(wù)。
檔案鑒定與銷毀制度
一、對(duì)檔案要認(rèn)真進(jìn)行鑒定，確無保存價(jià)值或保管期滿的檔案，可確定銷毀。
二、檔案的鑒定、銷毀工作必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進(jìn)行。在院辦公室主任的主持下，由綜合檔案室和有關(guān)立卷單位人員組成檔案鑒定、銷毀小組，負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作。
三、經(jīng)過鑒定，需要銷毀的檔案，必須編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)院有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。
四、銷毀檔案時(shí)，必須由二人以上在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員必須在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并注明銷毀方式和日期。
五、銷毀檔案清冊(cè)要妥善保管，并將所銷毀檔案在目錄中注銷。
檔案庫(kù)房管理制度
一、檔案庫(kù)房門窗牢固，及時(shí)關(guān)閉上鎖。鑰匙要專櫥保管，不準(zhǔn)隨身攜帶。
二、非本室工作人員不得擅入庫(kù)房，因工作需要進(jìn)入庫(kù)房時(shí)，必須有本室人員陪同。
一、目的
為了更有效的的員工人事檔案進(jìn)行妥善管理，有效的保守機(jī)密；同時(shí)為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、檔案管理內(nèi)容
1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。
2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。
3、績(jī)效管理檔案：將員工績(jī)效考核相關(guān)資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。
三、檔案相關(guān)規(guī)定
1、基礎(chǔ)管理
1.1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
1.2員工入職前,人力資源部對(duì)人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。
1.3對(duì)人事檔案按入職時(shí)間分類歸檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時(shí)登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁(yè)填寫各種人事資料的名稱及對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，人事檔案原則上是永久保存。
1.4當(dāng)在職員工的基本資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等），應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)。
1.5調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報(bào)到新崗位前，對(duì)調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)登記。
1.6對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲形成的材料要及時(shí)收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1.9檔案應(yīng)分類編號(hào)存放，一個(gè)員工一個(gè)編號(hào)，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級(jí)檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。
2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級(jí)員工不得查、借閱上級(jí)員工的人事檔案。
2.3公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有經(jīng)過批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長(zhǎng)），對(duì)借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。
2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意事項(xiàng)
3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。
4、檔案的銷毀
4.1公司任何個(gè)人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷毀期時(shí)，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。
4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實(shí)施
