時間：2022-07-26 13:32:26
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2對策及措施
2.1加快信息化建設規(guī)章制度的制定及推行檔案信息化建設能否正常發(fā)揮其功能離不開檔案管理部門規(guī)章制度的建立。制定出符合檔案信息化運行的具體措施和辦法,明確檔案信息化建設的任務和重點,指導高校檔案管理規(guī)范的建設、運行、管理及維護工作,使高校檔案信息化建設有規(guī)可守,有章可循,保障高校檔案信息化建設朝著制度化、標準化和規(guī)范化的方向發(fā)展。檔案信息化建設的制度一般包括:保密制度、查閱利用制度、網絡安全管理制度、操作管理制度、以及具體工作人員的崗位目標責任制等。各項規(guī)章制度隨著工作實踐不斷完善,以保證檔案規(guī)章制度的權威性。
2.2增加資金投入,加強軟硬件基礎設施高校檔案業(yè)務要正常運行需要配置計算機、網絡軟硬件、復印機及掃描儀等設備,這是一項投入大,累積長、見效晚的工作。爭取領導重視和支持,加大資金投入力度,是實現、加速檔案信息化建設的基本保證。首先,教育主管部門要依法增加高校教育經費投入,使高校有可靠的資金投入檔案信息化建設中。其次,高校自身要多方籌措資金,加大檔案信息化建設方面的投入力度,以此提高檔案信息化軟硬件設備。最后,檔案管理部門自身也可以通過合理的渠道增加收入,堅持爭取財政支持與積極自籌相結合,使高校數據庫資源能夠發(fā)揮其應有的作用。
（二）從基礎做起，加強日常會計檔案管理工作。
會計檔案因存儲量大，可以通過計算機硬盤或刻錄光盤等將會計數據儲存。但電子的會計檔案資料易復制、易更改。而紙質的會計檔案數據，字跡容易鑒定，有直觀可視性，這就決定了信息化會計檔案管理的要求遠比紙質會計檔案要提升許多。同時，會計檔案有別于其他文書類檔案，具有法律憑證的性質，是單位整個經濟活動的全部真實記錄。因此，會計檔案的完整性尤為重要。首先，對電子設備和防病毒軟件時時進行更新與維護。隨著信息網絡技術的不斷更新與進步，計算機網絡病毒的攻擊力也越來越強，使得會計信息的重要數據容易被破壞。其次，定期對會計電子檔案進行備份。建議對數據進行雙重備份，并存放在不同的地點，以防止意外災害給整個財務信息化系統(tǒng)造成無法挽回的后果。最后，注意電子檔案的存放方式。由于會計電子檔案對周圍環(huán)境要求苛刻，采用磁性介質保存的會計檔案要防水、防火、防塵、防磁，這就體現了電子檔案管理的脆弱性。如果存放不當，就有可能造成會計檔案信息的銷磁或者數據的丟失，所以應遠離磁場，嚴密保管。
電子文件信息就是多媒體信息的本質含義，是指通過文本、圖像、聲音、視頻等方式展現出來的信息。計算機系統(tǒng)中包含兩種及以上的多媒體信息時，我們稱之為多媒體系統(tǒng)。多媒體技術包含媒介和媒體兩種要素，可以改變檔案信息管理的陳舊性，實現完全的、開放性的計算機管理。
（二）多媒體技術與檔案信息化建設的關系
當前，檔案建設面臨著巨大的機遇和挑戰(zhàn)。隨著經濟建設的腳步不斷加快，檔案種類和類型的增加，傳統(tǒng)的檔案管理技術方法以及傳播形式與途徑已經呈現落后的狀態(tài)，不能滿足社會發(fā)展需要。而多媒體技術擁有信息儲存量大、形象直觀以及傳播渠道廣等優(yōu)點，可以為檔案信息化的建設帶來很大的便利，為檔案信息化的管理與建設提供先進的技術和科學的手段，發(fā)揮檔案信息的最大價值，對于提高檔案信息化管理的水平和質量有著推波助瀾的作用。
二、多媒體技術在檔案信息化管理中的難題
（一）檔案信息傳輸中的知識產權
實現檔案信息數字化，以及網絡資源的共享是檔案建設的最終目的。然而，網絡傳輸這種新的信息傳播技術雖然打破了傳統(tǒng)的信息傳輸格局，超越了時間和空間的限制。同時，也為數字化產品帶來了侵權的風險。檔案是知識產權的表現形式之一，是受到版權保護的。社會的發(fā)展讓人們逐漸開始重視知識產權，所以檔案信息化管理工作務必要注重對著作權的保護。在實際工作中，確定館藏檔案的著作權和所有權人，作品在網絡上進行傳播之前必須取得著作人的授權，否則未經著作權所有人同意任意使用檔案便屬于侵權行為。
（二）檔案規(guī)范化管理的原則
只有制定和實施檔案管理的工作規(guī)范和標準才能切實的提高檔案管理工作的質量與效率，也是實現檔案信息數字化目的的現實需要。實現檔案信息數字化，必須堅持管理規(guī)范化的原則，按照相關的標準對檔案進行保管、傳送、使用等工作。加強人員的素質建設，實現部門、崗位與個人之間的權責關系明確，避免出現檔案保管不完整、不規(guī)范及其價值被浪費的情況。
（三）檔案信息安全保障體系的建立
安全保障體系對于檔案信息化的建設有著關鍵作用。目前，我國的檔案信息安全保障體系不完善，相關的法律規(guī)范以及制度不健全。在管理工作中出現缺乏有效的安全技術，健全的管理體制等，給檔案信息化建設帶來不便。而隨著設備和技術軟件的發(fā)展，從事黑客等網絡不法事業(yè)的相關組織技術也在進步，檔案的安全受到極大威脅。檔案信息化管理的概念是動態(tài)的，不能以絕對的目光來看待檔案的安全性，應該時刻保持警醒，不斷的升級網絡技術、完善管理體制、更新管理辦法以及提高管理人員的素質，以確保信息數據的安全、保證檔案信息化建設穩(wěn)定的前行。
三、多媒體技術在檔案信息化建設中的應用
（一）建立檔案信息庫
以現有館藏為基礎，通過計算機網絡技術建立數字化的檔案信息庫，對信息和數據進行存儲和管理。在建立檔案信息庫之前，必須要做好相關準備：構建一個檔案管理的多媒體平臺。建設子系統(tǒng)、數據存儲子系統(tǒng)以及數字化處理和數字化信息輸出子系統(tǒng)，完善檔案信息數字化管理系統(tǒng)。使檔案的加工、傳輸和利用等流程成為一個完整的體系，不再獨立分散；對于媒體之間工作時間進行控制，需要同步的媒體工作進行同步控制。系統(tǒng)應該滿足操作界面的生成、數據庫的管理以及添加交互功能的要求，并支持不同應用系統(tǒng)和軟件的運行，提供安全的運行環(huán)境。還需要對數字化信息系統(tǒng)中的數據進行分類，不同的檔案需要采取不同的處理方式、不一樣的管理措施，避免一體化帶來的資源浪費，提高數據庫存儲和處理信息數據的工作效率，滿足不同用戶的不同要求。
（二）信息系統(tǒng)的檢索程序編制
檔案信息數字化的首要要求就是目錄信息的數字化，檔案目錄數據庫能夠實現檔案資源在數據庫中的條理性，是整個數據庫建設的基本。首先，要建設一個目錄信息的倉庫，完善相關的目錄數據、專題目錄數據以及各類資料文獻的目錄數據的輸入、媒體制作和檢索體系，實現準確快速的查找信息數據。其次，建立檔案的著錄標引和機讀目錄系統(tǒng)。其中檔案的著錄標引檢索自動化是檔案自動化管理的核心，對于檔案信息資源的要求很高。要實現檔案的著錄標引檢索自動化，首先要輸入大量的數據，以檔案著錄表現出相關信息數據的主旨和參考價值，注明檔案的出處與來源，保管現狀等。同時對檔案的特性做出分類、選擇和登入，為管理人員帶來工作便利的同時使用戶的查找也更加輕松。建立機讀目錄可以實現用戶在計算機上的檢索。將著錄的條目信息按照規(guī)范標準錄入到系統(tǒng)數據庫當中，以特定的模型為連線將它們組織串聯(lián)起來，形成一個個的集合，為檔案目錄的數據管理提供相關技術基礎。
1、檔案信息化的定義和內涵
1.1定義
所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。
1.2內涵
檔案信息化可以從以下幾個方面來理解：第一，要實現檔案信息的數字化和網絡化；第二，要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；第三，要實現檔案信息高度共享；第四，要引發(fā)檔案管理模式的變革。
2、檔案信息化管理的必要性
由于檔案需長期保存，為提高存儲環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失耽憂。由于檔案需反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。信息化是當今世界經濟和社會發(fā)展的大趨勢。無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術兀不顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代牛活不可缺少的工具。可以說，現代信息技術成為實現科學開發(fā)檔案信息資源的關鍵條件。
3、加強檔案信息化管理的措施
《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》又把信息化建設列為戰(zhàn)略重點之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務。歸納其主要內容有：制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網絡，建立全國檔案信息網絡，并人國家信息網。實現館藏檔案數字化、傳輸網絡化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。
3.1加強基礎設施建設
電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統(tǒng)計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高各類檔案館、檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設和完善局域網。使各項工作都網絡化，加強檔案的利用。3.2檔案信息資源建設
3.2.1檔案的電子化
所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，以便于查找利用。
3.2.2加強檔案目錄數據庫建設
我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網絡建設形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求，需要加強檔案目錄數據庫建設，開發(fā)標準化的檔案管理系統(tǒng)，加強檔案目錄的輸入，保存。
3.3檔案信息化人才的培養(yǎng)
從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息化了，因此，信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新更科學、更先進的管理方法，因此必須通過各種途徑加強檔案業(yè)務人員培訓工作。提高檔案業(yè)務人員的管理水平。
1學科技檔案的基本特征
醫(yī)院的科技檔案主要包括五個部分:公開發(fā)表的科技論文、論著及其原始資料的收集;研究生的畢業(yè)論文及其相關實驗原始資料的收集;科學基金資助課題從立題至結題期間，所有相關資料的收集;協(xié)作項目的協(xié)議書，技術轉讓或申請專利的有關證明等的收集;通過鑒定后的科研成果資料的收集。這五個重要組成部分均具有以下兩個特點：
1.1源廣泛
醫(yī)學本身是一個多專業(yè)的龐大科學體系，涵蓋了醫(yī)、藥、衛(wèi)生、微生物、職業(yè)病、生化等。其分科的細致與多樣性決定了醫(yī)學科技檔案的來源相當廣泛性和分散性。而這些科技檔案均自然形成于每一個科研機構和有科研能力的單位及個人的研究工作中，因此無論從內容上還是形式上都十分散亂。此外，醫(yī)學科技檔案的載體材料和形式也頗為多樣化：載體材料包括紙質載體、磁盤記錄載體、光盤記錄載體等;檔案形式包括文字材料，獎狀、獎杯、證書等實物，這樣導致科技檔案管理工作量巨大，加之漫長的科研過程和周期，無疑加大了科技檔案收集工作的難度。
1.2利用價值高
醫(yī)學科技檔案不僅具有憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。其內容包含了豐富的醫(yī)學知識、先進的科研思路、方法及大量有價值的國內外科研資料，包括成功或失敗的經驗，都可為今后科研開展提供參考，并對避免科研工作低水平重復或為科研而科研等，都有極高的利用價值。
2充分利用醫(yī)院內部互聯(lián)網，創(chuàng)建和完善醫(yī)院科技檔案管理系統(tǒng)。
根據醫(yī)院科技檔案的兩個基本特征，如何在醫(yī)院科技檔案管理中采取信息化管理的思路和模式，最大限度地發(fā)揮醫(yī)院科技檔案的作用，成為醫(yī)院建設中的重點問題之一。本文認為由于醫(yī)院科技檔案來源廣泛，而檔案管理人員人數、人力有限，醫(yī)院可充分利用醫(yī)院內部互聯(lián)網，按照科技檔案的管理要求，建立高效的科技檔案管理系統(tǒng)，可促進充分發(fā)揮醫(yī)院科技檔案的作用。
醫(yī)院科技檔案管理系統(tǒng)可就以下幾個方面進行創(chuàng)建和完善：
2.1醫(yī)技人員個人信息管理
以科室為單位，將醫(yī)院醫(yī)技人員的個人科技檔案信息輸入醫(yī)院科技檔案管理系統(tǒng)。此系統(tǒng)可提供各類科技檔案，如各年度科研項目執(zhí)行匯報表、各項科研經費報銷登記與結果反饋、論文投稿登記情況表、學術會議審批及學術成果統(tǒng)計表，外出培訓以及涉及到個人的科研教學信息等。
民政檔案的管理過程中，信息化管理目標的實現比較關鍵，這也是民政檔案管理發(fā)展的重要趨勢。信息化檔案管理服務水平的提高，是當前民政檔案管理發(fā)展的重要課題，通過從理論層面加強對民政檔案信息化服務的研究，對實際發(fā)展就能起到積極促進作用。
一、民政檔案信息化的服務特征以及存在的問題分析
（一）民政檔案信息化的服務特征體現分析。民政檔案的信息化管理過程中，在服務方面已經有了新的特征體現，在民政檔案管理信息化服務對象的大眾化的特征上比較突出。當前的檔案管理信息化人才比較緊缺，只有充分注重信息化服務人才的應用，才能提升檔案信息的服務水平，在檔案信息的大眾化服務目標方面才能實現。再有就是在民政檔案信息化服務的需求熱點生活化的特征上有著體現，在社會保障的信息以及房屋產權和動拆遷政策的信息方面是比較重要的信息內容。注重民政檔案信息化服務的內容，才能真正有利于檔案管理的水平提高。（二）民政檔案信息化的服務問題分析。民政檔案信息化服務的發(fā)展過程中，由于受到多方面因素的影響，還存在著一些問題有待解決，這些問題主要體現在對民政檔案信息化服務的宣傳工作沒有加強。一些民政檔案信息的完整性方面沒有得到有效保證，對檔案信息的收集存在著一定困難等。這些都是由于在相應的宣傳工作上沒有得到加強，從而就對民政檔案的信息化服務方面產生了很大的阻力。民政檔案的信息化服務發(fā)展過程中，對一些基礎設施的建設方面還沒有加強，在相應的檔案信息網站的建設上存在著不足。例如檔案信息化服務中的基礎設備，掃描儀以及打印機等，都是必要的基礎設施。從實際的民政檔案信息化建設的情況來看，在這些設備方面還沒有具備，有的是存在故障沒有及時維修等，這些方面都會對民政檔案信息化服務的水平提高產生阻礙。另外，民政檔案的信息化服務過程中的方式比較單一化，在人性化的服務目標方面還沒有實現。我們要對這些層面的問題進行詳細的分析，然后找到針對性的措施進行應對，保障民政檔案信息化服務水平的提高。
二、民政檔案信息化服務提升的策略探究
為促進民政檔案信息化服務水平的提高，就要注重科學措施的實施。筆者結合實際對民政檔案信息化服務水平提升的方法進行了探究，在這些方法的應用下，就能對民政檔案信息化服務質量的提升起到保障作用。（一）基礎設施建設要完善。民政檔案信息化服務水平的提高，需要相應的基礎設施的支持，所以在這一基礎層面要能滿足實際要求。民政部門的領導要對民政檔案管理的工作有充分的認識，能夠和時展的要求相結合，對民政檔案事業(yè)的發(fā)展重要性能得以重視。在檔案服務的業(yè)務質量層面進行提高也要有相應設備支持，所以在資金的投入上要充足，注重數字化技術以及網絡化技術的科學應用，在新的設備應用方面加強培訓等。只有在基礎設施的建設工作上得到了加強，才能真正有利于檔案服務水平的提高。（二）做好宣傳工作。在對信息化民政檔案服務的加強過程中，對大眾媒體要充分的利用，做好宣傳工作，將電視以及網絡和微信、微博等媒體綜合性的應用，加強民政檔案服務的重要性宣傳工作。在有條件的援助服務開展方面也比較重要，通過加強宣傳，就能讓檔案管理服務人員的責任意識得以強化，在實際工作中提升工作效率。（三）民政檔案信息化服務水平的提高，在咨詢服務方面要積極的拓寬，在計算機的檢索工作目標上要能得以有效實現。檔案咨詢服務工作的實施，主要是將檔案作為依據，然后對個別問題的解答向需求者提供服務的方式，在咨詢服務水平的提高方面，就要注重方式的選擇。通過QQ以及微信平臺或網絡平臺的應用等，都比較有利。只有在服務水平上得到了提高，才能進一步的加強民政檔案信息化的良好發(fā)展。（四）民政檔案信息化服務水平的提高，要注重相應制度的完善建立。在制度上進行建立就要和實際情況結合，在制度的制定中要充分考慮制度的可行性，以及在信息服務的安全性方面得以保障。注重檔案信息的完整性校驗以及安全審計和入侵監(jiān)控等，只有在這些安全方面得到了保障，才能有利于民政信息化檔案服務水平的提高。
三、結語
總而言之，民政檔案服務水平的提高，要注重信息化技術的科學應用，在信息技術的應用上提高檔案服務的水平。面對新的發(fā)展環(huán)境，民政檔案信息化服務的要求會不斷提高，相關的領導就要能從多方面詳細分析，注重檔案信息化服務的精細化，這樣才能有助于服務目標的實現，呈現良好的服務品牌。
作者:袁振 單位:洮南市民政局
【參考文獻】
隨著檔案信息化建設的發(fā)展，國家逐步出臺了《中華人民共和國電子簽名法》《保密條例》《中華人民共和國檔案法》《電子檔案管理辦法》和《電子檔案管理規(guī)范》等法律法規(guī)，這一系列舉措說明了信息化建設已成為國家工作、國民經濟和社會發(fā)展中不可或缺的必要步驟。
1.2是檔案傳統(tǒng)式管理的發(fā)展趨勢
中國最早的檔案工作可能要追溯到原始社會的結繩記事，甲骨文、金文、竹簡、羊皮卷、帛書等都是曾經檔案的記錄載體，發(fā)展到以紙張作為檔案的主要載體后，檔案管理逐漸制度化、系統(tǒng)化，但傳統(tǒng)式管理有自身難以克服的缺點。一是由于檔案需長期保存，紙張極易受潮、蟲蛀及火災等災害的毀壞。二是需要投入大量的保管經費，檔案被反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，導致檔案工作人員為無備份而每年不得不有的文檔損失擔憂。三是檔案傳統(tǒng)管理特點決定了檔案的交互性弱，不利于不同部門、不同地方和不同級別單位的使用。
2現代農業(yè)科研發(fā)展中檔案信息化建設的作用
2.1優(yōu)化保存
中國是一個農業(yè)大國，科學技術在農業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著不可估量的作用。農業(yè)科研檔案主要是農業(yè)科技工作者在科研活動過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表聲像、載體材料的總稱，其主要包括課題從立項、申報、總結、成果鑒定等一系列過程中形成的各種檔案材料，如科研檔案課題立項的申請書、合同書、實驗調查記錄、科研過程中的照片以及科研人員在該項研究中撰寫的論文等，既是生產資料，也是體現現代科學技術的載體。檔案信息化建設以現代計算機技術為支撐，利用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層級的加工，加強了對農業(yè)科研檔案的保存優(yōu)化率，是第二次農業(yè)科研創(chuàng)新，既擴大了檔案保存的范圍，又加深了檔案管理的深度，有利于各種檔案長期有序的保存。
2.2發(fā)展農業(yè)技術
農業(yè)在過去幾千年作為主要產業(yè)，現在被稱為關系國計民生的第一產業(yè)經歷了漫長的發(fā)展。如何有效傳承農業(yè)技術？除了身傳言教，我國還出現了農業(yè)著作和一些有關農業(yè)生產的記錄，如北魏時期賈思勰的《齊民要術》、明朝徐光啟的《農政全書》，而沈括在《夢溪筆談》中創(chuàng)造的十二氣歷對農業(yè)影響頗深。言傳身教和過去的農業(yè)書籍具有很大的局限性，極易失傳，印刷技術的落后和文言文的使用極大地限制了農業(yè)技術的推廣和傳承。20世紀的第三次科技革命以計算機技術的廣泛使用為標志，檔案信息化管理也被國內外應用于農業(yè)。檔案信息化、電子化的特點是易傳送、易分享、易再次加工，這使得先進的技術、理論、手段管理模式和經營方式能被更多人和更多地方學習、使用，進而有益補充，更帶動農業(yè)科學向縱深發(fā)展。
2.3經濟效益
1節(jié)約了檔案管理成本。農業(yè)科研檔案管理作為一門系統(tǒng)而專業(yè)的工作，既有農業(yè)科研工作的特性，又有科研檔案管理的普遍性。傳統(tǒng)式的檔案管理需要長期耗費大量的人力、物力和財力，與之相比較，有賴于現代信息技術發(fā)展，檔案信息化管理一旦建成就能減少投入，節(jié)約資源。2創(chuàng)造新的經濟價值?？萍际谴龠M現代農業(yè)發(fā)展的巨大助力，農業(yè)科研檔案是系統(tǒng)的科學技術的載體，蘊含著巨大的經濟價值。從最近幾十年檔案信息化管理發(fā)展歷程中我們可以得出這樣的結論：檔案信息化管理當然也包括農業(yè)科研行業(yè)可以創(chuàng)造新的經濟價值，對信息、計算機系統(tǒng)和人之間流動的良性管理可以帶動廣告收入、知識產權相關收入和農業(yè)增收等方面的提高。如果忽視了檔案信息化建設帶來的經濟效益，那無疑在很大程度上否定了檔案信息化的重要性和發(fā)展趨勢。
3在農業(yè)發(fā)展中的現狀和困境
3.1農業(yè)科研檔案信息化管理軟件缺乏統(tǒng)一性
我國農業(yè)科研單位的信息化管理發(fā)展水平不一致，不僅表現在技術水平，也表現在硬件和軟件方面缺乏統(tǒng)一性。使用的電腦系統(tǒng)不兼容，運行的軟件各自不能互用，全國又沒有共用一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，這些技術問題制約了檔案信息化、電子化的進程，不利于工作人員利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果。3.2制約檔案信息化建設水平和進程的起因由于我國事業(yè)單位的招聘機制分為管理崗位和專業(yè)技術崗位，使得各個農業(yè)科研機構出現了一個怪圈，懂技術的不懂檔案信息化管理，精于檔案管理的又不熟悉農業(yè)科技領域。一些單位在發(fā)展檔案信息化過程中沒有配備具有檔案管理專業(yè)素養(yǎng)的人員，“抓壯丁”轉去負責農業(yè)科研檔案管理工作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，檔案、信息處理和農業(yè)技術復合型人才就更奇缺，大部分人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象，盡管引進了現代設備，仍不能充分發(fā)揮作用，更是阻礙了檔案信息化管理現代化。
4對農業(yè)科研檔案信息化建設的思考
農業(yè)科研檔案信息化建設順應了全球信息技術發(fā)展趨勢，對當前檔案管理提出了嚴峻的考驗，對農業(yè)科研發(fā)展提出了更高的要求。改變檔案傳統(tǒng)管理模式，打破檔案信息化建設制約瓶頸，力爭在農業(yè)科研檔案信息化建設中脫穎而出，這就迫使我們要正視檔案信息化建設，對照農業(yè)科研檔案信息化建設的困境，積極地尋找今后農業(yè)科研信息化建設的應對之策。農業(yè)科研檔案信息化建設是農業(yè)科研和檔案管理兩大專業(yè)領域的有機結合，要實現其長期的良性發(fā)展就要求從以下三方面采取措施，彌補短板，鞏固長板，形成合力。
4.1建立全國農業(yè)科研檔案信息化建設統(tǒng)一體系
個體的發(fā)展離不開集體的有力支持，要實現檔案信息化建設，必須建立全國農業(yè)科研檔案信息建設統(tǒng)一體系，體系要對檔案管理中涉及的硬件、軟件和法律法規(guī)有一個統(tǒng)一而明確的規(guī)定，讓一切檔案信息化建設有章可循，有規(guī)可依。
4.2高標準培養(yǎng)復合型人才
做好農業(yè)科研檔案信息化工作離不開復合型人才的作用，要制定一個長期復合型人才培養(yǎng)計劃，使其在檔案、信息化和農業(yè)方面精而專，既能投入農業(yè)科研實踐，又能做好農業(yè)科研檔案工作，更能實現兩者的有機結合，開發(fā)好農業(yè)科研檔案信息的價值，創(chuàng)新農業(yè)科研檔案信息化管理水平、管理方法。
在當前迅猛發(fā)展的信息社會下，檔案信息化和檔案信息化建設已經成為檔案事業(yè)應對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇。從黨和國家明確提出的“已信息化帶動工業(yè)化”的要求，到國家檔案局提出的“已檔案信息化促進檔案事業(yè)發(fā)展的目標”要求，檔案信息化和檔案信息化建設已經成為檔案信息服務社會的最佳技術手段和實現途徑。傳統(tǒng)的檔案實體管理體制已經開始徹底改變，檔案信息化和信息化建設勢在必行。自2000年全國檔案工作會議上正式提出了檔案信息化的概念后檔案信息化建設在全國各類檔案館（室）中蓬勃開展起來。對于檔案信息化及檔案信息化建設以前我是知之甚少的，在這幾年的工作實踐及學習中逐步有了一些認識，現將我的一些拙識淺見拿來與大家一起探討。
一、究竟什么是檔案信息化？什么是檔案信息化建設？檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。在這樣的轉變過程中要實現檔案信息的數字化和網絡化；要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；要實現檔案信息高度共享，而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案信息化建設是指是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結構的檔案信息庫。
檔案信息化和檔案信息化建設各遵循什么原則呢？
檔案信息化應遵循以下三個原則：
1、規(guī)范性原則：制定和實施檔案工作標準和規(guī)范，是檔案工作現代化的需要，是提高工作質量和效率的需要。實現館（室）藏檔案信息化，一方面可以將館（室）藏的檔案通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進館，但不管是通過館（室）藏檔案數字化還是接收電子文件，都應該堅持規(guī)范性原則，制定相應的標準、規(guī)范和法規(guī)，如：字符內部編碼標準、數據處理格式標準、信息輸出標準（包括信息的顯示、打印、傳遞等直接面向網絡用戶的服務格式）及數據交換標準。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質檔案數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規(guī)范化，避免出現各自為政，互不兼容，重復建設等現象發(fā)生。
2、安全性原則：隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來。因此，我們必須加強網絡安全技術的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采取：物理安全策略；訪問控制策略；（如入網訪問控制、網絡的權限控制、目錄級安全控制、屬性安全控制、網絡服務器安全控制、網絡監(jiān)測和鎖定控制、網絡端口和節(jié)點的安全控制、防火墻控制等。）信息加密策略；網絡安全管理策略等。
3、效益性原則：由于檔案信息數字化建設是一項巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當的人力、物力、財力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益，要根據自身的能力，根據館（室）藏基礎，分析用戶需求，研究館（室）藏體系還要考慮館（室）藏檔案的利用率。選擇數字化的內容要“經典”，主題要與社會利用“熱點”相結合，把重要的，利用率較高的檔案進行數字化，把那些利用率較高且利用后能產生較大經濟效益和社會效益的檔案數字化，可以帶來巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無需數字化，否則浪費大量的人力、物力和財力。還可以根據館（室）藏檔案的特色選擇這些檔案進行數字化，提供獨具優(yōu)勢的服務。因為從某種意義上說，特色就是優(yōu)勢，特色館藏信息和特色服務往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價值的關鍵所在。在進行數字化建設時，要以用戶的需求為導向，做到按“需”數字化。
以我單位為例：我單位現保管著管理類檔案、產品檔案、科學技術研究檔案、基本建設檔案、實物檔案、照片檔案、地質檔案等多種類別的檔案。但其中以地質檔案的利用率最高。地質檔案中詳細的記錄著每一口油水井的動、靜態(tài)資料以及每口井從投產到目前的生產數據，油水井演變過程，能給我們提供初始條件下地下儲層的情況，是原油生產建設的主要依據，是科學決策的基礎條件。有效利用地質檔案為油田的高效開發(fā)和穩(wěn)產提供了強有力的保障。因此我室就將地質檔案做為檔案數字化工作的重點，集中投入大量的人力、物力、財力率先對二十一萬余份地質檔案進行了檔案信息數字化工作。
那么檔案信息化建設又需要遵循什么原則呢？在進行檔案信息化建設時，應遵循的基本原則是：
1、文檔一體化，是檔案信息化建設的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進行。同時，也要求檔案人員積極介入此項工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求。
2、歸檔雙軌制，是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。據專家預計，在較長的時期內，紙質文件和電子文件還會繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。檔案信息化建設是檔案工作在網絡時代的必由之路，是深化檔案社會化服務的必然要求。它是一項耗資大、要求技術含量高的業(yè)務建設。作為企業(yè)內部的檔案館（室）要想在信息化建設中有所建樹，使檔案工作適應社會和時展的需要，并能將檔案信息化建設落到實處還應該堅持前瞻、協(xié)作、實用、人才儲備四項原則。
1、前瞻原則：檔案信息化建設的終極目標是建立數字化檔案館，將檔案資源和檔案各項管理通過信息系統(tǒng)加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案信息的合理配置與開發(fā)利用，最大限度地實現信息資源的社會共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進行，是一項耗資巨大、復雜的系統(tǒng)工程。建設所需的各類硬件及網絡設施、軟件開發(fā)以及進行數字化的投入，都需要高昂的費用。因此，在信息化實施過程中，作為企業(yè)內部的檔案館（室）在極其有限的財力前提下，一定要審時度勢，深入調查，科學論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發(fā)標準和網絡結構等在各實施階段的一致性，將有限的財力用在信息化建設的關鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應當前信息業(yè)的特點和要求，還能符合今后發(fā)展和應用的趨勢，盡可能避免資源的浪費。
2、協(xié)作原則：檔案信息化建設包括基礎設施、管理規(guī)范、數據庫等方面的建設，在資金、技術、設備、人才等方面都有很高的要求。對于人力、財力有限的企業(yè)內部的檔案館（室）來說，獨立完成這些項目存在相當大的難度，這也是制約檔案信息資源建設的一大難題。因此，只有堅持協(xié)作的原則，加強與企業(yè)內各個部門的溝通、協(xié)調與配合，主動爭取各級領導的支持和各部門的配合。才能保證這項工作在各階段的順利實施。
3、實用原則：檔案信息化建設不僅在量，更在于質，在檔案信息化建設中，檔案館應堅持實用的原則。不僅要對館藏檔案目錄進行數字化處理，更應有選擇地對館藏檔案進行全文數字化，在信息服務的特色內容和獨特形式上做文章。用自己的特色信息服務滿足社會需求，使自己的信息具備"惟一性"，從而讓利用者面對龐大的信息體系，而選擇點擊你的網址；根據利用者的需求，將館藏信息資源加工成系統(tǒng)的、專題的、有序的信息，有機地將它們連接成一個整體，為利用者提供優(yōu)質、高效的服務。
4、人才儲備原則：由于電子檔案信息內容的數字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能滿足社會發(fā)展對檔案工作的需求。
檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。信息化是當今世界和社會發(fā)展的大趨勢，檔案館（室）只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應社會和時展的需要，更好地服務社會。
參考文獻：
第一，采用信息化手段實現科技檔案的自動編目、檢索、立卷和標引等工作。對科技檔案實施自動編目和自動檢索是應用信息化手段管理科技檔案的基本要求，其中自動編目是將收集到的科技檔案相關信息制成檔案機讀目錄數據庫，在不同要求下編制出不同的檔案檢索工具，包括全宗目錄、分類目錄、案卷目錄、專題目錄、作者目錄等各種目錄和索引，充分發(fā)揮信息化編目速度快、項目全等優(yōu)勢。自動檢索是通過查找檔案目錄并利用檔號、題名、責任者、分類號、關鍵詞等檢索標志，迅速、準確地查找出滿足要求的檔案資料，與手工檢索相比，自動檢索速度快、線索形式多樣，檢全率和檢準率高，能最大限度地滿足利用者要求。計算機自動立卷是計算機以科技檔案目錄中每份文件的有關存錄項為依據將某方面具有共同點和聯(lián)系密切的文件綜合在一起組成案卷，并自動對同一卷的卷內文件進行排列和編號等工作，極大地提高了立卷速度和立卷質量，改善了效率?？萍紮n案自動標引是計算機通過對科技檔案題名或全文信息進行字詞切分、對內容特征進行分析，提取及給出正式主題詞或分類號的過程，科技檔案自動標引能夠顯著提高工作效率和加快科技檔案目錄數據庫的建設。
第二，采用信息化手段實現科技檔案的借閱、統(tǒng)計、編研及保管環(huán)境的自動控制。科技檔案的借閱管理和統(tǒng)計工作復雜而繁瑣，而通過采用信息化手段進行自動借閱管理和統(tǒng)計，對科技檔案的利用登記、審批、檢索、調卷、歸檔、利用情況統(tǒng)計等進行自動管理，不但能夠有效完善科技檔案的借閱管理制度，還極大地提高了工作效率。采用信息化手段實現科技檔案的借閱管理，重點涉及內容包括以下幾個方面：用戶的借閱資格驗證、借閱情況登記、歸還登記和自動統(tǒng)計。通過利用計算機技術，還能夠有效實現對科技檔案資料的自動編輯處理，不但能夠提供對科技檔案原文信息的檢索和分類，還能夠對科技檔案資料進行文字編輯處理和排版印刷等工作，實現科技檔案資料的自動編研。另外，在科技檔案的管理環(huán)節(jié)中，對檔案保管環(huán)境的自動控制非常重要，應用計算機技術對檔案排架進行自動管理，能夠結合科技檔案登記數據庫的信息，給出檔案庫房架位的分配圖，實現架位的自動分配，為新進科技檔案合理分配架位，提高架位的利用率，還可以實現對科技檔案保管環(huán)境的溫、濕度以及防火防盜等進行自動監(jiān)測和管理。
第三，加強培育科技檔案管理的信息化人才。對科技檔案實施信息化管理以及使信息化管理模式不斷深入的關鍵是信息化人才，信息化人才是使用信息化手段進行科技檔案管理的主體，也是實現科技檔案信息資源增值的主體，更是不斷將科技檔案管理向信息化方向不斷推進的中堅力量，因此需要加強科技檔案信息化人才培訓，使科技檔案管理的信息化活動能順利開展，并實現可持續(xù)發(fā)展。
（一）醫(yī)院運用現代化技術進行檔案管理
這里所指的的現代化技術指的是計算機信息技術。醫(yī)院運用現代化技術進行檔案管理，指的就是醫(yī)院將各種先進的計算機信息技術運用到檔案的記錄、存貯、整理、加工查找、交流等各個方面。同時，根據計算機信息技術的特點對當前的檔案管理工作進行改進，以便能夠與計算機信息技術進行更好的結合。醫(yī)院利用先進的計算機技術完成檔案管理工作，從而達到實現醫(yī)院檔案管理現代化的目的。
（二）醫(yī)院的檔案管理工作人員需要掌握現代科技知識
檔案管理現代化必然會引起檔案管理領域中的一系列的變化，例如技術革命或技術變革等等。同時，由于各種先進的現代化技術的應用，也使得醫(yī)院的檔案管理工作人員變得更加難以適應。因此，要推進醫(yī)院檔案管理現代化建設，其中一個重要的要素就是讓醫(yī)院的檔案管理工作人員掌握先進的現代科技知識。檔案管理工作人員首先應該掌握的就是計算機技術。如今技算計技術已經成為了檔案管理現代化的基礎，醫(yī)院的檔案管理人員只有掌握了計算機技術，才能夠更好的利用計算機進行檔案的現代化管理。同時醫(yī)院還必須要對檔案管理人員的檔案管理基礎知識進行及時的更新。
（三）實現檔案資源數字化
在21世紀，將各種資源與信息進行數字化已經成為了現代化建設的主要核心。檔案管理現代化，就必須要是實現檔案資源的數字化，只有這樣才能夠讓醫(yī)院的檔案管理工作與時俱進。要實現檔案資源的數字化就必須要建立起相應的規(guī)范與標準，同時還需建立起相應的信息平臺，只有這樣才能夠促進檔案信息資源的共享與利用，推進醫(yī)院檔案管理的現代化進程。
（四）需要建立起科學的管理機制
要實現檔案管理現代化，就必須有科學管理作保證。科學管理是檔案信息化管理的基本保證,沒有先進的管理就不會有管理工作的現代化，因此必須要建立起科學的管理機制。醫(yī)院的檔案管理部門要建立自動化工作的組織機構或配備必要的人員，對檔案管理現代化建設有關的問題進行深入地研究和論證。
二、進行檔案信息化建設的建議
（一）新時期，需要對檔案管理觀念進行更新
在這個信息時代，檔案管理信息化已經是不可避免的發(fā)展趨勢，而要推進檔案管理信息化建設，首先就必須要從思想觀念上進行重視。作為醫(yī)院的檔案管理人員，就必須要在更新自己的知識時，樹立起良好的服務觀念以及開發(fā)檔案的新觀念。如今，很多行業(yè)所競爭的不僅僅是產品的質量，同時也在競爭服務。醫(yī)院的檔案管理如今也必須要樹立起良好的服務意識，不能在停留在原來的思想上。為此，醫(yī)院檔案室必須要對醫(yī)護人員對知識以及信息的需求進行調查了解，并根據調查的情況加大相關知識、信息的收集、整理等工作力度，積極的為醫(yī)院的發(fā)展貢獻自己的力量。同時還必須讓檔案管理人員逐步的從傳統(tǒng)的工作模式過渡到檔案信息中心的工作模式上來，并在此過程中提高檔案管理人員的現代化意識，促進醫(yī)院檔案事業(yè)的現代化發(fā)展。
（二）重視對硬件設施建設的投入
如今，各行各業(yè)都在推行無紙化辦公，進行無紙化辦公其最基本的就是需要各種硬件設施作為支撐。檔案信息化管理，從某種意義上來說就是實現檔案管理的無紙化辦公。那么在檔案管理信息化建設的過程中，醫(yī)院就必須要建設各種電子計算機、縮微復制設備以及各種先進的信息化庫房管理設備，這些都是檔案管理信息化建設的基本條件。目前，這些先進的設備只有在一些大中型城市中的醫(yī)院檔案室有配置。但是檔案信息化管理還要涉及到將各種檔案資源在網絡上進行共享，這就使得僅僅在幾個城市、地區(qū)擁有這樣的硬件設施還無法滿足要求。要實現真正意義上的檔案管理信息化就需要全國的醫(yī)院檔案室都能夠實現硬件設施上的同步與完善，最后實現網絡檔案資源進行共享。
（三）加大投資款項，滿足檔案信息化建設
信息化加快，促使醫(yī)院檔案軟件需要時刻更新。鑒于醫(yī)院檔案需要以信息化的手段對醫(yī)院各項檔案的物、事、人進行全程記錄。為此可基于檔案生命周期進行相對加大投資款項，使檔案管理信息化生命周期保持在最佳勢頭，如引入信息化軟件、使用各種軟件管理工具、周期查看當前硬軟件情況，建立信息化檔案運營機制等，如此一來就保證了醫(yī)院檔案管理信息化的進程，隨時為醫(yī)院服務。
（四）提高各種現代化管理技術以及方法的應用水平
隨著社會的發(fā)展，各種信息量的產生速度已經不是以前的時代可以比擬的。而信息量的大量增加也為醫(yī)院的檔案工作帶來了新的特點與新的要求。如今醫(yī)院的檔案數量急劇增加，檔案的種類也越來越繁多，檔案的利用也發(fā)生了巨大的改變，不僅利用的數量、范圍、深度發(fā)生了巨大的變化，其時效性的要求也越來越高。這些變化都是傳統(tǒng)的檔案管理方法以及技術所無法適應的。因此，要積極地提高各種現代化管理技術以及方法的應用水平。
為此，必須要進行以下幾方面的工作：首先，醫(yī)院必須要實現檔案管理的標準化以及規(guī)范化。要推進檔案管理的信息化建設，就必須要做好檔案管理的標準化以及規(guī)范化管理，讓這兩者之間能夠相輔相成、互相促進。其次，是要醫(yī)院能夠積極地應用現代化管理方法，讓檔案管理更加的科學、高效和系統(tǒng)，能夠為醫(yī)院領導或醫(yī)護人員的決策以及科學研究等提供更加準確的、有效的服務。最后，是要醫(yī)院積極地將計算機與檔案管理工作進行有機的結合。因為計算機的應用是檔案管理信息化建設的重要物質基礎。
（五）加強檔案信息化人才培養(yǎng)
檔案人才是知識管理型人才。檔案信息所具備的知識性與檔案管理工作本身的專業(yè)性決定了檔案管理人員所從事的工作是一種知識性的勞動。檔案工作人員的素質會直接的影響到檔案信息化建設。醫(yī)院的檔案管理信息化建設具有很強的技術性，這就要求檔案管理人員重新審視自己的知識結構，認清自己是否具備運用各種先進的檔案管理工具、高效并準確獲取各種醫(yī)護檔案信息以及其他的相關的檔案管理所需要的的能力。
經濟的競爭和技術的競爭終歸到底是人才的競爭，是在企業(yè)內部受重視的人才的數量和人才的質量，對于整體的檔案建設中不僅僅是要加強檔案管理的技術性人才的培養(yǎng)和利用，還是要對人才的信息檔案的人才的基本型控制，因此，加強企業(yè)的檔案管理的人才信息檔案的培養(yǎng)，例如：整體的企業(yè)發(fā)展中的專長、教育背景等。
在企業(yè)的技術創(chuàng)新中，企業(yè)的檔案管理不僅僅是需要調控整體的技術性設施的信息資源管理，針對檔案管理的信息資源的開發(fā)與傳播進行綜合性控制，這樣在調控資源建設中最大限度的為企業(yè)的發(fā)展提供準確、超前的資料信息，這樣在調控檔案信息的服務體系中進行管理與控制，這樣在調控中從而提升管理層面的控制，提高企業(yè)的現代化的管理水平。
企業(yè)技術創(chuàng)新中的檔案信息服務的發(fā)展方向
檔案信息化的建設服務是為了在特定的信息化管理中進行的檔案信息化控制的服務措施性建設，在檔案信息化服務當中，不僅需要調控企業(yè)發(fā)展的各個途徑的服務性建設，還能為企業(yè)的發(fā)展檔案管理提供系統(tǒng)化的信息管理，這樣提供系統(tǒng)化的信息服務。檔案的信息化管理不僅僅需要在調控資源建設中運用信息化的管理渠道，還能充分整合信息資源渠道，調控信息資源建設，增強服務手段，并進而開拓服務領域，增強服務水平，提高整體的服務質量，為技術創(chuàng)新的服務體系創(chuàng)造有效地服務支撐，把握檔案管理的信息化服務方向。
1檔案信息數據庫開發(fā)服務。在企業(yè)的文獻管理檔案服務工作中，檔案的信息化調控不僅僅是擁有了服務的信息資源，還可以根據企業(yè)的整體性建設進行綜合性的調整，這樣建立有系統(tǒng)、完整的專題的數據庫，在信息資源建設中設立一定的平臺，為用戶提供特色的服務管理。在檔案管理中將有價值的檔案信息進行管理，這樣在檔案建設中不僅僅需要加強對信息資源的檢索控制，更重要的是企業(yè)的信息提供一個平臺，能使非檔案管理的部門也能查詢到檔案信息。
2檔案信息咨詢分析與情報研究服務。在檔案信息資源的管理中不僅僅需要科技信息的服務管理模式，還需要對企業(yè)的檔案管理建設進行有效的技術性調控，這樣在基礎性情報管理中結合自身的發(fā)展情況，進行不同層次的進行研究與開發(fā)，對基礎性的調控進行項目的跟蹤研究、聘雇研究或者發(fā)展研究等，提出相應的對策，參與到企業(yè)管理隊伍里來。
3為檔案管理提供培訓服務。在檔案管理信息化建設中加強檔案的技術創(chuàng)新能力，作為企業(yè)整體的檔案服務部門，不僅可以定期的舉行一定的培訓工作，還能利用電子定期的為企業(yè)提供一定的信息技術或者信息理論等方面的培訓工作，進而提高檔案培訓人員的素質水平。這樣不僅使其了解檔案信息資源的種類進行調控，還能掌握一定的社會地位、作用以及影響，這樣利用檔案管理進行科學性的研究，保證資源的合理利用，從而在人才資源的管理上提高創(chuàng)新地位的控制，保證整體的檔案信息化管理工作，為企業(yè)自主創(chuàng)新和實施品牌的傳略服務。
