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21世紀以來，科學技術(shù)發(fā)展迅猛，高等院校的科研水平得到了進一步提高。據(jù)不完全統(tǒng)計，全國兩院院士的37%以上集中在高校, 全國重大科技成果的1 /3出自高校[2]。科研檔案作為高?？蒲泄ぷ鞯难苌罚鎸嵱涗浟烁咝？蒲谢顒拥娜^程。不過，目前的高校科研檔案管理工作仍然存在著管理模式陳舊、檔案意識薄弱、管理人員素質(zhì)低下等問題，制約了高?？蒲泄ぷ?。如何破解科研檔案管理中的難題，提高科研檔案的效益，這是很多學者關(guān)注的一個重要話題。
一、高校科研檔案管理的特點
據(jù)國家檔案局的規(guī)定：“科研檔案是指在科學技術(shù)研究過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文字材料?！盵3]高校科研檔案作為高?？蒲泄ぷ鞯难苌?，是凝結(jié)廣大高?？蒲泄ぷ髡咧橇趧拥慕Y(jié)晶，具備著一定的學術(shù)價值，具備以下特點4:
1、歷史階段性與成套性的矛盾統(tǒng)一
高?？蒲袡n案作為高校廣大師生從事科研活動的原始證據(jù)，它記錄和表達了當時的科研工作狀況。與其他類型的教學檔案一樣，科研檔案起到了承上啟下的作用，具有一定的歷史價值。它真實、準確、完整地再現(xiàn)了高?？蒲泄ぷ鞯钠位蛘麄€過程、發(fā)展軌跡?？蒲袡n案管理，可以體現(xiàn)出一個學校的學術(shù)研究水平。與此同時，科研檔案是圍繞著某個科研項目的開展的，這樣自然而然地形成了一系列相關(guān)的科研文件，它們之間既以不同的工作階段相區(qū)別，又依靠總體的科研程序和科研內(nèi)容緊密銜接，構(gòu)成了一個反映該項科研活動的文件整體。
2、現(xiàn)行性與保密性的矛盾統(tǒng)一
有學者指出所有檔案都與原單位有密切聯(lián)系階段，具有現(xiàn)行性的特點，所以說，科研檔案在進入檔案部門保存后，其承載的科技信息在較長時間內(nèi)仍然具有很強的現(xiàn)實效用。而與此同時，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息日益成為一種重要的戰(zhàn)略資源，有的科研檔案直接影響到科研部門的專利權(quán)和相關(guān)利益。在市場經(jīng)濟條件下，某些科研檔案還具有一定的保密性?？傊蒲袡n案，是現(xiàn)行性和保密性的統(tǒng)一，對于高校檔案管理工作提出了更高的要求。
3、科研檔案專業(yè)性與管理人員知識單一性的矛盾統(tǒng)一
科研檔案管理就具體的高校和科研部門而言，都有特定的范圍、業(yè)務(wù)內(nèi)容和職責，具有很強的專業(yè)性。我國高等學?？蒲虚T類多、學科多、覆蓋廣，同時各專業(yè)載體和媒介具有一定獨特性。正所謂隔行如隔山，不同的科研工作對相應(yīng)的科技檔案工作內(nèi)容，在搜集、保管環(huán)節(jié)均提出了不同的要求。而我國的科研檔案管理人員自身知識結(jié)構(gòu)存在缺陷：第一種是文科出身，具有較扎實的檔案管理技能，卻缺乏行業(yè)專業(yè)知識；第二種是理工科出身，他們具有較強的專業(yè)知識和實踐經(jīng)驗，但他們不了解檔案管理知識和技能。
二、高?？蒲袡n案管理存在的問題5
根據(jù)筆者了解和掌握的情況，結(jié)合杭州市多所本科院校調(diào)研的基礎(chǔ)上，高?？蒲袡n案管理還存在以下問題:
第一，歸檔范圍界定不到位，歸檔難。高校科研檔案歸檔范圍的界定的原則不明確，沒有保證成果性和記錄性并舉。檔案材料不能保證其成果性、記錄性、完整性、憑證性，這樣直接影響高校科學技術(shù)研究的效果。多數(shù)科研人員在科研過程中，重視結(jié)果輕過程，重得獎輕積累，他們認為科研檔案管理是檔案部門的事，與自己無關(guān)。個別科研工作者私心較重，尋找各種理由拒絕歸檔，將核心技術(shù)檔案據(jù)為己有，造成檔案歸檔難。
第二，重視程度不夠，歸檔意識淡漠。6多數(shù)高校的科研檔案工作并沒有得到應(yīng)有重視，檔案管理人員的歸檔意識較差，不能及時準確地把材料歸檔，在科研實際工作中沒有明確歸檔內(nèi)容、范圍，各種規(guī)章制度形同虛設(shè)，沒有落到實處。
第三，管理機構(gòu)不完善，管理人員不穩(wěn)定。我國大多數(shù)高校都設(shè)立檔案館等管理結(jié)構(gòu)，卻主要是針對文書檔案而言?？蒲袡n案管理目前處于起步階段，各管理部門多頭管理，分工不清晰，檔案管理出現(xiàn)問題互相推諉責任。檔案管理人員有的出生文科，卻缺乏行業(yè)專業(yè)知識；大部分出生理工科，多數(shù)是兼職，檔案專業(yè)知識和技能欠缺，也沒有充分的時間和精力從事科研檔案管理工作。
第三，檔案保管條件差，管理設(shè)備陳舊。我國高校的科研檔案單獨設(shè)立科研檔案室的較少，在實際檔案管理中，紙質(zhì)檔案多電子檔案少，傳統(tǒng)設(shè)備多現(xiàn)代化管理工具少。多數(shù)高?？蒲袡n案并沒有進行嚴格規(guī)范化管理，普遍存在管理混亂、隨意堆放現(xiàn)象，既不利于后期查詢，還存在一些安全隱患。
第四，科研檔案利用率不高，開發(fā)效益低。目前不少高?？萍紮n案管理存在重建設(shè)輕利用、重管理輕開發(fā)的問題。大部分高校的科研檔案不向廣大師生開放，很多珍貴科研文獻資料堆放在檔案室中漸漸陳舊?？蒲袡n案本身具備著經(jīng)濟效益和社會效益，而目前高?？蒲袡n案的利用處于真空狀態(tài)。
三、加強高?？蒲袡n案管理的對策
上述科研檔案管理的現(xiàn)狀和問題，需要高校管理者統(tǒng)籌兼顧，合理地處理其中存在的矛盾，采取有效的措施。借鑒國外科研檔案管理的先進經(jīng)驗，筆者認為加強科研檔案管理，提高科研檔案的效益，可以從以下幾個方面入手：
一、增強檔案意識，建立健全檔案管理制度
首先，應(yīng)該要得到學校領(lǐng)導(dǎo)的支持重視，增強科研檔案意識，把科研檔案工作納入學院工作的議事日程，加強《檔案法》的學習與宣傳，使科研工作者增強檔案意識，形成良好的科研檔案管理氛圍。
其次，應(yīng)當建立健全科研檔案管理制度，高校必須制定行之有效的管理制度，如科研檔案歸檔、保存、借閱、開發(fā)制度等。制定規(guī)范化的科研檔案管理流程，使科研檔案管理人員有法可依，消除目前檔案管理無序現(xiàn)狀，予以有力制度保證。
再次要明確科研檔案管理內(nèi)容，采取最優(yōu)管理模式。應(yīng)采取多元化視角和文件連續(xù)體模式，保證科研檔案的多樣化來源模式，以保持科研檔案的真實性、完整性、可靠性、長久可用性為主要目標，實現(xiàn)科研檔案的社會價值。7
二、加強隊伍建設(shè)，提高檔案工作人員素質(zhì)
在信息化、數(shù)字化背景下，檔案管理者將要扮演多重角色，承擔多重任務(wù)，既是科研證據(jù)的收集者保管者、社會記憶的形成者，又 是科研檔案信息和知識的構(gòu)建者?？蒲袡n案工作人員要加強學習，成為復(fù)合型管理人才，有必要掌握一些相關(guān)法律知識，如專利法、合同法等等。同時，還要學會利用網(wǎng)絡(luò)化手段，實現(xiàn)檔案資料查詢和檢索的數(shù)字信息化，切實提高檔案管理水平和工作效率。
三、轉(zhuǎn)變工作思路，提高科研檔案的社會效益
在信息共享時代，高?？蒲袡n案工作應(yīng)該擴大社會服務(wù)職能，體現(xiàn)科研檔案的社會價值，發(fā)揮科研檔案的作用和價值。高?？蒲袡n案管理者必須轉(zhuǎn)變思想觀念，站在情報信息管理的高度，來重現(xiàn)認識和構(gòu)建高?？蒲袡n案工作。應(yīng)該借鑒國外檔案管理的方法，吸納客戶關(guān)系管理理念，采用基于客戶服務(wù)的科研文件管理思想，積極開發(fā)和利用科研檔案的經(jīng)濟效益和社會效益。
四、積極主動上門，加強科研檔案的動態(tài)管理
科研檔案管理應(yīng)該建立在動態(tài)的全員參與基礎(chǔ)上，而非純粹的靜態(tài)控制。檔案管理部門要注重科研檔案成果開發(fā)，加強校內(nèi)外科研技術(shù)合作，邊保存邊開發(fā)，使高?？蒲袡n案管理工作在良性循環(huán)的模式下運行。
參考文獻：
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[4] 王曉東.淺析高校科研檔案的管理與利用［J］.檔案天地，2012,(02)
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1 本文是杭州師范大學中青年培育項目“脫髓鞘小鼠研究模型的建立”（2011XJPY10）的階段性研究成果
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4 林光斌.從辯證思維角度分析高?？萍紮n案工作「D].成都理工大學碩士學位論文.2011,5
科研檔案是指一些科研部門、科研人員在從事科研活動中通過各種形式和各種載體記載下的原始記錄材料，是一項重要的信息資源。隨著科技的不斷發(fā)展以及檔案法的頒布和實施，為檔案信息資源的共享和傳播流通提供了便利的條件，同時，科研檔案管理的體制得到了健全和發(fā)展，科研檔案的收集、管理、整理以及歸檔等工作逐漸被完善，改變了傳統(tǒng)科研檔案管理的被動。但是，在社會主義市場經(jīng)濟環(huán)境下，科研檔案的材料不夠完整、系統(tǒng)，特別是缺少關(guān)于技術(shù)開發(fā)使用的檔案，在此情況下，有關(guān)人員要從科研活動的各個環(huán)節(jié)入手，對科研成果、課題研究、人才器械、科研統(tǒng)計等方面加強檔案管理，實現(xiàn)科研檔案管理的系統(tǒng)化、科學化、信息化和專業(yè)化，提升科研工作效率。新時期科研檔案管理的關(guān)鍵在于創(chuàng)新，因此，有關(guān)人員要加強科研檔案的管理創(chuàng)新。
1．科研檔案的特點
1.1系統(tǒng)成套性
科研活動具有一定的規(guī)律性，它的進行是一個環(huán)節(jié)接著一個環(huán)節(jié)，因此，其形成的科研材料不是一些沒有聯(lián)系的文件材料，而是具有系統(tǒng)聯(lián)系的文件組合?？蒲袡n案其中包括科研計劃、依照科研計劃制定出的具有依據(jù)性材料、論證材料以及課題成果的總結(jié)鑒定材料。
1.2專業(yè)性
科研項目涉及的范圍和內(nèi)容廣泛，既包含自然科學，也包含人文科學?？蒲胁牧现邪瞬煌茖W的內(nèi)容，對各種物質(zhì)和現(xiàn)象的規(guī)律、特點進行了總結(jié)，具有很強的科學性?？蒲袡n案材料要對這些科學規(guī)律進行準確的反映，因此就要求其具有一定的專業(yè)性。
1.3階段性
不同學科之間形成的科研檔案材料不同，但是都會隨著發(fā)展顯示出不同的階段特征，都會經(jīng)歷從準備、實驗、總結(jié)到應(yīng)用的階段，因此，科研檔案的歸檔工作具有階段性的特點。
2.科研檔案管理存在的問題
2.1對科研檔案材料的重視程度不同，科研檔案管理不完整
科研檔案材料主要分為成果性材料、過程性材料和原始性材料?，F(xiàn)階段的科研檔案管理對這三種材料的重視程度不同，大多比較重視成果性材料，輕視原始性和過程性材料。科研檔案系統(tǒng)中對總結(jié)性、鑒定性、成果性材料的涉及內(nèi)容比較多，而對一些原始材料記錄、具體的計算數(shù)據(jù)、設(shè)計文稿等方面的材料涉及較少，使得科研檔案管理不具有完整性和系統(tǒng)性。
2.2科研檔案中涉及的一般性材料多，技術(shù)性材料少
科研成果獲得的關(guān)鍵材料應(yīng)該是技術(shù)性材料，技術(shù)性材料是科研人員解決科研問題、進行科技創(chuàng)新的重要材料，集中了科研人員的創(chuàng)新思想和創(chuàng)新方法，它的歸檔有著重要的現(xiàn)實意義，但現(xiàn)階段的科研檔案歸檔材料多是一些一般性材料，缺乏一定的技術(shù)性材料。
2.3科研檔案中涉及的紙質(zhì)材料多，其他形式的材料少
科研工作中對于一些物理現(xiàn)象的記錄不能采用紙張完成，會使用到一些磁帶、硬盤、照片等，但是，現(xiàn)階段的科研檔案歸檔材料中大多是紙質(zhì)材料，缺乏對其他形式材料的歸檔。
2.4科研檔案中歸檔材料記錄不規(guī)范
現(xiàn)階段科研檔案中的一些工作人員不具備專業(yè)的檔案歸檔意識，常用三色筆進行檔案的書寫，對檔案書寫的紙張沒有統(tǒng)一的規(guī)格，對于檔案的音頻文件處理不夠清晰明確。另外，由于一些檔案原件的份數(shù)有限，在檔案的調(diào)動方面只能進行復(fù)印處理，在復(fù)印的過程中對原檔案材料帶來了損壞，減少了檔案的使用壽命。
3.科研檔案的管理創(chuàng)新
3.1意識創(chuàng)新
隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，科研檔案的管理發(fā)生了改變，這就需要相關(guān)人員加快轉(zhuǎn)變自身的管理觀念，不斷更新管理思維，增強管理的現(xiàn)代化意識，實現(xiàn)意識創(chuàng)新。意識創(chuàng)新的實現(xiàn)需要加強三個方面的意識。
3.1.1加強創(chuàng)新意識
加強創(chuàng)新意識需要科研檔案管理人員更新管理觀念，形成科研檔案管理的現(xiàn)代化管理理念，解放思想，實事求是，科學思想指導(dǎo)下實現(xiàn)對不合時展觀念、做法的摒棄。同時，要加強對科技的認識，實現(xiàn)現(xiàn)代科技在科研檔案管理中的應(yīng)用，通過實踐不斷總結(jié)新的經(jīng)驗和方法，實現(xiàn)科研檔案管理工作在制度、理論、技術(shù)等方面的創(chuàng)新。另外，要加強管理意識，建立科研檔案管理的長期實行機制，增強管理人員的責任心和熱情。
3.1.2加強服務(wù)意識
服務(wù)意識是科研檔案管理的一個重要方面，因為，科研檔案的管理是為科研人員服務(wù)的，服務(wù)質(zhì)量的好壞對科研人員的工作有著直接的影響，因此，科研檔案的管理人員要樹立檔案管理的服務(wù)意識。首先，科研檔案管理的工作人員要通過對新形勢下科研檔案管理規(guī)律、特點、要求的分析，充分發(fā)揮科研檔案管理工作的信息和資源優(yōu)勢，從而實現(xiàn)科研檔案管理對經(jīng)濟和社會發(fā)展的服務(wù)。其次，科研檔案管理的工作人員要不斷更新服務(wù)理念，加強服務(wù)的積極主動性，改變原有單一、被動的服務(wù)形式，形成主動、多樣的服務(wù)形式。最后，科研檔案管理的工作人員要不斷開拓檔案管理的服務(wù)領(lǐng)域、深度以及廣度，順應(yīng)社會的發(fā)展，實現(xiàn)多元化的服務(wù)趨勢。
3.1.3加強利用趨勢
科研檔案的建立和管理就是為了被人們利用，因此，實現(xiàn)科研檔案的利用率是科研檔案管理工作的目標之一，要不斷加強檔案的利用，從而實現(xiàn)科研檔案的經(jīng)濟、社會等效益。首先，要實現(xiàn)檔案的創(chuàng)新化利用，將靜態(tài)的檔案利用轉(zhuǎn)化為動態(tài)的檔案利用。其次，要加強科研檔案的信息開發(fā)，將科研檔案信息開發(fā)和市場經(jīng)濟發(fā)展需求結(jié)合，實現(xiàn)科研信息資源的大眾化，充分發(fā)揮科研檔案信息在社會、企業(yè)、人才之中的利用。最后，通過一定的編研形式，并在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下實現(xiàn)科研檔案信息資源的共享。
3.2科技創(chuàng)新
隨著社會的發(fā)展和科技的進步，科研檔案的數(shù)量逐漸增多，社會各界對其需求也逐漸增加。而傳統(tǒng)的科研檔案管理手段和方法已經(jīng)不能對現(xiàn)階段出現(xiàn)的問題進行解決，因此，要加強科研檔案管理的科技創(chuàng)新。科技創(chuàng)新主要體現(xiàn)在以下幾個方面:
3.2.1實現(xiàn)科研檔案管理的現(xiàn)代化
主要是利用現(xiàn)代科技理論、技術(shù)、方法來處理科研檔案管理中的問題，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和技術(shù)化。同時，計算機的應(yīng)用還能提升管理工作的效率、增強系統(tǒng)性的管理技術(shù)、實現(xiàn)科研檔案信息的共享。
3.2.2實現(xiàn)科學化的科研檔案工作管理
實現(xiàn)科學化的科研檔案工作管理首先要實現(xiàn)科研檔案管理的數(shù)字化和規(guī)范化建設(shè)，為科研檔案額科學管理制定不同時期的規(guī)劃，加強現(xiàn)階段科研檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)。其次，更新科研檔案管理的手段，實現(xiàn)科研檔案管理由傳統(tǒng)哈向現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變，提升科研檔案管理的效率和水平，減少科研檔案管理人員不必要的煩勞工作。最后。形成科研檔案管理的局域互聯(lián)網(wǎng)，從而為科研檔案管理的數(shù)字化和規(guī)模化提供保障。
3.3機制創(chuàng)新
隨著改革開放的進行以及社會主義市場經(jīng)濟體制的建立，我國的法律制度逐漸完善，因此科研檔案的管理要加強其法律機制的創(chuàng)新，逐漸將檔案管理中的法規(guī)和體系滲透在我國法律建設(shè)中，實現(xiàn)科研檔案的法制化管理。同時，要求有關(guān)科研檔案管理者要知法、懂法、用法，真正將法律應(yīng)用到科研檔案管理中，不斷加強科研管理工作的法律約束力?？蒲袡n案管理工作具有系統(tǒng)性、規(guī)范性、完整性和實效性等特點，伴隨信息化、網(wǎng)絡(luò)化時代的到來，為了更好的發(fā)揮出科研檔案管理工作的特點，有關(guān)人員和部門要加強機制的創(chuàng)新。因為，科研檔案管理的規(guī)范化和標準化等特點是科研管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化的保障，也是管理工作順利進行的基礎(chǔ)和前提。因此，有關(guān)人員和部門要在充分進行調(diào)查和分析的基礎(chǔ)上，通過符合科研檔案管理工作規(guī)律和標準制度的建立來實現(xiàn)科研檔案標準化管理，保障一切人員按照一定的管理標準來進行工作，對科研檔案管理工作的技術(shù)、方法、原則第二個進行科學規(guī)范，及時在工作中實現(xiàn)分類、記錄、復(fù)制，從而為科研檔案的現(xiàn)代化科學管理進行有效保證。
3.4人才創(chuàng)新
人是一切管理活動的主體，對科研檔案管理發(fā)揮著重要的作用，因此，要加強科研檔案管理人才的積極性和主動性，提升科研檔案管理人才的能力。同時，隨著科技進步以及其在科研檔案管理中的應(yīng)用，科研檔案管理實現(xiàn)了管理設(shè)備的現(xiàn)代化、管理手段的多樣化以及管理載體的改革。因此，對科研檔案管理人員的素質(zhì)提出了更多的要求，要求科研檔案管理人員的能力和素質(zhì)都要進一步提高，并要建立一支具有現(xiàn)代科技知識技術(shù)以及業(yè)務(wù)知識、富有創(chuàng)新精神、與時俱進的科研檔案管理隊伍?；诤芏嗫蒲袡n案管理人員素質(zhì)較低、缺乏對現(xiàn)代化科研檔案管理認識、管理專業(yè)技術(shù)差不重視科研檔案管理工作、科研檔案管理人員身兼數(shù)職等問題，需要加強科研檔案管理人員的素質(zhì)來實現(xiàn)科研檔案管理的科學化、現(xiàn)代化發(fā)展，從而提升管理效率和水平，促進我國科研檔案管理工作的發(fā)展。新時代科研檔案管理事業(yè)的發(fā)展，要求科研檔案管理工作者不僅要掌握專業(yè)的檔案管理知識和簡單的計算機操作，還要通過建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來實現(xiàn)科研檔案管理的資源共享。這就需要科研檔案管理員工要熟悉掌握現(xiàn)代通訊技術(shù)、辦公室自動化、計算機網(wǎng)絡(luò)知識等，并要會使用復(fù)印、光盤儲存、計算機檢索、多媒體課件制作等有關(guān)技術(shù)，實現(xiàn)現(xiàn)代化手段的科研檔案管理。另外，在人才培養(yǎng)上，基于科研檔案管理工作的專業(yè)化、現(xiàn)代化發(fā)展特點，要求培養(yǎng)具有多學科技術(shù)綜合能力的人才，要求他們了解現(xiàn)代化的科研檔案管理技術(shù)和手段，不斷加深自我的知識和技能學習能力。除了培養(yǎng)人才現(xiàn)代化的科研管理理念，還要不斷更新科研管理人員的知識體系，建立一種以需求為導(dǎo)向的培訓(xùn)機制，從而不斷打造具有現(xiàn)代化管理能力的科研檔案管理隊伍。
4.總結(jié)
科研檔案管理工作的創(chuàng)新是一個不斷探索的過程，需要有關(guān)管理人員在思想上充分重視，在行動上積極主動，在實踐中開拓創(chuàng)新，從而實現(xiàn)科研檔案管理工作的與時俱進，適應(yīng)新經(jīng)濟形勢發(fā)展需求，實現(xiàn)其在傳承的基礎(chǔ)上的創(chuàng)新發(fā)展，不斷開創(chuàng)科研檔案管理工作的新局面。
【參考文獻】
農(nóng)業(yè)科學研究的范圍很廣，包括農(nóng)、林、牧、副、漁等各個方面，研究的對象包括動物、植物、微生物及其生存與生態(tài)環(huán)境等。以畜物業(yè)生產(chǎn)為例，農(nóng)業(yè)科研既要研究畜禽的良種、飼料飼草、高產(chǎn)優(yōu)質(zhì)、病蟲害防治等一些生長發(fā)育所遇到的問題，又要研究畜禽產(chǎn)品加工、畜禽生存環(huán)境、畜禽糞便利用等問題，還要研究國內(nèi)外總體發(fā)展和適于本地區(qū)特色的結(jié)構(gòu)調(diào)整、戰(zhàn)略規(guī)劃等。另一方面，農(nóng)業(yè)科研涉及到的多為動物、植物、微生物等具有典型自身各種生命要素及環(huán)境要素的動態(tài)變化的對象。因此，這種農(nóng)業(yè)科研工作的特殊性決定了作為記錄科研活動的農(nóng)業(yè)科研檔案的信息量的豐富性。往往一個很小的農(nóng)業(yè)科研項目，從計劃到實施過程的記錄再到形成成果的檔案信息量遠遠超過了其它行業(yè)。
1.2連續(xù)性強
如前所述，農(nóng)業(yè)生產(chǎn)本身是一個連續(xù)的過程，因此其科研信息的獲取也必然是連續(xù)的，周期性的，而且這種周期往往較長。一個農(nóng)業(yè)生產(chǎn)過程，由于受自然條件影響較大，常常需要重復(fù)多個試驗才能研究出結(jié)果，因此農(nóng)業(yè)科技檔案的收集往往需要幾個生產(chǎn)過程或周期。如林木及畜禽的研究，僅一個生長周期就要幾年甚至幾十年，可想而知農(nóng)業(yè)科研檔案管理的連續(xù)性的重要意義了。另一方面，農(nóng)業(yè)科研成果本身也具有連續(xù)性。以育種為例，一個新品種的研究成功，作為一項科研成果已經(jīng)結(jié)題，但是，下一個品種的選育往往是在該品種的基礎(chǔ)上進行改良，因此這也需要連續(xù)性的收集和管理農(nóng)業(yè)科研檔案。
1.3社會化程度低
長期以來，農(nóng)業(yè)科研多局限于成果的形成，而忽視成果的轉(zhuǎn)化，農(nóng)業(yè)科研的社會化程度較低，市場的參與意識不強。農(nóng)業(yè)科研檔案管理僅僅成為一種公益性的工作，在促進農(nóng)業(yè)科技成果轉(zhuǎn)化方面做的還很不夠，應(yīng)是急待改進之處。
2.信息農(nóng)業(yè)對農(nóng)業(yè)科研檔案管理的要求
隨著信息技術(shù)在我國農(nóng)業(yè)的廣泛應(yīng)用，一方面農(nóng)業(yè)科研檔案管理必須適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的大趨勢，在檔案管理上向現(xiàn)代化方向發(fā)展;另一方面，農(nóng)業(yè)信息化研究，如精確農(nóng)業(yè)、專家支持系統(tǒng)、模型模擬、數(shù)據(jù)庫管理等諸多方面的研究也對農(nóng)業(yè)科研檔案的管理提出了更高的要求。這主要體現(xiàn)在以下幾個方面。
2.1農(nóng)業(yè)科研管理信息系統(tǒng)需要農(nóng)業(yè)科研檔案提供信息
管理信息系統(tǒng)(MIS)是收集和加工系統(tǒng)管理過程中有關(guān)的信息，為管理決策過程中提供幫助的一種信息處理系統(tǒng)。農(nóng)業(yè)科研管理信息系統(tǒng)是隨著農(nóng)業(yè)科技管理逐步向科學化、制度化、規(guī)范化和信息化方向推進而產(chǎn)生的。農(nóng)業(yè)科研涉及的信息量大，且連續(xù)性強，農(nóng)業(yè)科研項目的管理過程歸納起來，大致包括選題立項、開題論證、實施管理和結(jié)題驗收四個階段。對農(nóng)業(yè)科研項目實現(xiàn)計算機評價和動態(tài)管理，必須有農(nóng)業(yè)科研檔案做后盾，適時提供農(nóng)業(yè)科研管理系統(tǒng)所需要的信息。
2.2農(nóng)業(yè)科研檔案是精確農(nóng)業(yè)的基礎(chǔ)
信息農(nóng)業(yè)，即為信息化的農(nóng)業(yè)，是將各種信息技術(shù)應(yīng)用于農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、管理及服務(wù)的各個環(huán)節(jié)，使農(nóng)業(yè)以數(shù)字化、精確化等形式進行，而精確農(nóng)業(yè)是信息農(nóng)業(yè)的主要表現(xiàn)形式。精確農(nóng)業(yè)的簡單定義為“在準確的時空內(nèi)，實施精確的農(nóng)業(yè)管理”(DavidJ.Mulla)，而“準確”的時空與“精確”的管理無一不與農(nóng)業(yè)科研檔案管理有關(guān)。
2.2.1“準確”的時空，需要一些主要圖件與數(shù)據(jù)，如衛(wèi)星遙感影像圖、地形地貌圖、土壤調(diào)查圖、地形測量解剖圖、產(chǎn)量圖、數(shù)字海拔圖及有關(guān)的數(shù)據(jù)等。這些圖件和數(shù)據(jù)全部來自于農(nóng)業(yè)科研檔案。
2.2.2“精確”的管理，需要對土壤狀況(水分、養(yǎng)分等)、作物生長發(fā)育情況作出準確的判斷，采取適當?shù)霓r(nóng)業(yè)管理措施，這就要求運用各種較為成功的模型及有關(guān)的專家系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)等，而這些多以數(shù)據(jù)、材料、實物等形式存放于農(nóng)業(yè)科研檔案中。
2.2.3“準確”、“精確”的過程與實施，均需要大量的、可靠的試驗數(shù)據(jù)、科研文獻資料與成果等的支持，否則不可能做得到，而這些數(shù)據(jù)和資料都需要從農(nóng)業(yè)科研檔案中獲取。例如施肥，由于不同的地塊、地塊內(nèi)不同的部位施肥量不同，所以必須根據(jù)測得的數(shù)據(jù)，合理確定施肥量，而這些數(shù)據(jù)一般都保存在農(nóng)業(yè)科研檔案中。
2.3信息農(nóng)業(yè)中農(nóng)業(yè)科研檔案的信息加工
國家科技部將我國農(nóng)業(yè)科技活動分為六類:基礎(chǔ)研究、應(yīng)用研究、試驗發(fā)展、研究與試驗發(fā)展成果應(yīng)用、科技服務(wù)、生產(chǎn)性活動。前三類屬R&D活動，后三類是R&D活動階段產(chǎn)生的研究成果向規(guī)?；a(chǎn)業(yè)化和非商業(yè)性產(chǎn)品轉(zhuǎn)化的開發(fā)及推廣活動。農(nóng)業(yè)科研檔案按《中國檔案分類法》進行分類標引，是實現(xiàn)科技信息現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)。農(nóng)業(yè)科研檔案信息要進一步開發(fā)利用，與市場接軌，與農(nóng)業(yè)生產(chǎn)實際結(jié)合，就必須對農(nóng)業(yè)科研檔案信息在分類的基礎(chǔ)上進行二次加工，這種經(jīng)過加工后的信息，不同于一般的綜述，是對農(nóng)業(yè)科研數(shù)據(jù)及成果的“綜述”，是可以直接應(yīng)用于生產(chǎn)實際，并帶來直接經(jīng)濟效益的，也是促進成果轉(zhuǎn)化的主要手段。
3.討論與小結(jié)
科研檔案管理工作是醫(yī)院科研管理的重要組成部分，是科研活動的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。怎樣保管好科研成果，更好地發(fā)揮科研成果的功效，是擺在醫(yī)院科研檔案管理人員面前值得思考的現(xiàn)實問題，隨著醫(yī)學科研的不斷發(fā)展，以往“粗放”式的科研檔案管理模式，已不再適用于新形勢下的醫(yī)院科研檔案管理。本文擬從以下幾個方面就如何做好醫(yī)院科研檔案管理工作進行一些探索：
1、科研檔案的作用及意義
（1）科研檔案是開展醫(yī)學科學研究的基礎(chǔ)?？茖W技術(shù)研究檔案（簡稱科研檔案）是指在醫(yī)學科學技術(shù)研究過程中形成的、有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等多種形式載體的文件材料，是開展醫(yī)學科研活動的真實記載，是醫(yī)學醫(yī)學科技知識的重要載體。通過科研檔案了解過去和同期國內(nèi)外同行對某方向的研究情況，從而進行創(chuàng)新和發(fā)展，因此，科研檔案是醫(yī)院科研工作的重要基礎(chǔ)。
（2）科研檔案是提高科研質(zhì)量的重要保證。任何科技成果的取得，都是研究成果的積累；任何一項科技成果要轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，都必須有完整的科研檔案為依據(jù)。醫(yī)教研一體化發(fā)展是當今綜合性大醫(yī)院發(fā)展的必由之路，作為醫(yī)務(wù)人員，不僅自身要及時掌握了解本專業(yè)的最新前沿動向，還要不斷更新思路，通過利用科研檔案，將科研中取得的新技術(shù)、新經(jīng)驗完整記錄下來，從而提高科技創(chuàng)新質(zhì)量。
（3）科研檔案是檢驗醫(yī)學科研工作質(zhì)量、評價醫(yī)學科研成果、考核科研人員、衡量科研管理水平的重要依據(jù)。一所醫(yī)院科研工作開展得如何，從科研經(jīng)費、人員投入、科研成果的產(chǎn)出等各方面予以體現(xiàn)，而這些均可從科研檔案中找到依據(jù)，從而做出公正客觀的評價。
2、科研檔案管理中存在的問題
2.1 對科研檔案重視程度不夠
雖然科研檔案對于醫(yī)學科技創(chuàng)新作用巨大，但現(xiàn)實是往往很多單位的主管部門和科研人員對其實際效能認識不足。科研管理部門作為歸檔單位，往往收到什么材料就歸什么材料，只相當于扮演了一個“二傳手”。科研人員許多重要材料未能及時歸檔，造成科研檔案材料收集不齊全。
2.2 科研檔案管理制度不規(guī)范
隨著醫(yī)學科研工作的快速發(fā)展，老的科研檔案管理模式已不適應(yīng)現(xiàn)實需要。由于重視程度不夠，一些老的管理制度可能連續(xù)多年未經(jīng)修改，致使科研材料的整理不規(guī)范，給科研檔案材料的整理帶來一定麻煩。
2.3 科研檔案管理手段落后
長期以來，很多科研檔案管理部門沒有建立開放科研檔案目錄，仍采用手工的科研檔案管理模式，從而造成科研檔案信息資源查詢困難，長期被壓制在檔案室內(nèi)，而不能很好地發(fā)揮作用。
3、解決對策
3.1 轉(zhuǎn)變觀念，提高科研檔案管理意識
做好醫(yī)學科研檔案的管理工作首先要轉(zhuǎn)變管理觀念，切實轉(zhuǎn)變重研究、輕管理的思想，采取多種形式進行宣傳，使全院上下都了解管理科研檔案的意義和重要性，增進科研人員的歸檔意識，使科研人員從項目研究開始即了解科研檔案的有關(guān)要求，把檔案歸檔作為科研日常工作的一部分加以關(guān)注。開展科研檔案工作評優(yōu)活動，對科研檔案管理規(guī)范、工作表現(xiàn)突出的個人和科室進行表彰和獎勵，提高科室和檔案管理人員的工作積極性。
3.2 完善制度，規(guī)范科研檔案管理行為
國務(wù)院批準頒布的《科學技術(shù)檔案工作條例》第五章規(guī)定：“各單位都要按照集中統(tǒng)一管理檔案的基本原則，根據(jù)科技檔案必須完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求，建立健全科技檔案工作，建立必要的規(guī)章制度，實行科學管理”。因此，需制定和完善行之有效的醫(yī)院科研檔案各項規(guī)章和制度，明確課題、成果、論文等的歸檔范圍、保管期限、檔案的接收、整理、保管、借閱、統(tǒng)計、保密、鑒定、銷毀等制度，出臺科研檔案管理獎懲制度等，明確科研人員和管理部門在科研檔案完成中的職責。
3.3 加強培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)
國家檔案局《科學技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》于2020年頒布，科學技術(shù)研究檔案管理與工作對標國家科學技術(shù)研究檔案管理新規(guī)，還存在一定問題?？茖W技術(shù)研究檔案工作是國家檔案工作的重要組成部分，同時更是科學研究項目管理重要環(huán)節(jié)。因此，提高科學技術(shù)研究檔案管理的水平，需要增強科研檔案的管理意識，解決科研檔案管理存在的薄弱環(huán)節(jié)，為新形勢下科研檔案管理和科研管理提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和保障。
一、科學技術(shù)研究檔案管理工作存在的問題
《科學技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》提出科研檔案是指“在科研項目的規(guī)劃、立項、實施、評估、驗收等全過程中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料及標本、樣本等實物”，是科學研究的基礎(chǔ)，是科研實力的重要憑證，也是建設(shè)和發(fā)展的寶貴財富?？偨Y(jié)科研檔案存在問題如下：
1.材料收集方面——重點不明，認識不夠，歸檔材料數(shù)量不全
歸檔的科研檔案不齊全、不完整，其表現(xiàn)在：（1）科研成果、總結(jié)材料比較多，過程技術(shù)材料缺乏。判斷科研檔案是否完整，應(yīng)該看它是否是項目全過程真實、完整的反映，包括了科研研究準備、研究研究實驗、科研總結(jié)鑒定、科研成果申報以及應(yīng)用轉(zhuǎn)化等五個階段所形成的全部材料。從實際歸檔情況看，科研成果、技術(shù)總結(jié)材料較多，研究實驗過程階段形成的原始記錄包括實驗記錄、數(shù)據(jù)分析、設(shè)計文件、圖紙等過程核心材料極度缺乏。重成果、輕過程的做法大有人在，許多核心過程材料保留在科研人員手中，影響了科研檔案的齊全完整和邏輯性。（2）關(guān)鍵性技術(shù)材料缺乏。關(guān)鍵性技術(shù)材料是反映科研成果的核心材料，是解決難題，技術(shù)創(chuàng)新的資料。這些材料揭示了科研項目的創(chuàng)新點，這種材料歸檔價值和利用價值較高。然而歸檔材料中，關(guān)鍵性技術(shù)材料缺乏。（3）載體形式單一化?？蒲许椖繗w檔材料載體，除紙張外，還有硬盤、磁帶、光盤、照片、錄像等不同的形式。實際情況下歸檔材料紙質(zhì)載體偏多，載體形式比較單一。（4）科學數(shù)據(jù)歸檔管理幾乎為空白?？茖W數(shù)據(jù)是指科研活動產(chǎn)生的，包括野外考察、觀測實驗等原始記錄和數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)記錄通常是記錄在冊，目前科學數(shù)據(jù)多以電子文件存在，這部分數(shù)據(jù)往往價值大，歸檔情況不容樂觀，同時歸檔形式與格式有待進一步細化。
2.檔案管理方面——職責不清，條件不足，歸檔材料質(zhì)量不高
科研檔案管理工作主要涉及以項目負責人為主的科研項目組、科研管理部門和檔案管理部門。三者在科研檔案管理中職責不清晰、溝通不暢通造成了歸檔材料質(zhì)量不高。（1）科研檔案的形成主體，即承擔科研項目人員的精力主要在項目的研究工作上，往往忽視項目執(zhí)行過程中形成的文件材料的收集和積累?？蒲腥藛T重視科研論文的發(fā)表和科研成果的評獎，不重視科研項目過程文件材料的歸檔工作。他們在意識上沒有能夠把科研檔案工作作為科研的重要組成，只是將科研檔案手機收集整理作為是檔案部門的職責，這樣就會在項目材料初始生成階段就處于失控狀態(tài)。（2）科研管理部門對文件形成和過程管理力度不夠?？蒲许椖繄?zhí)行中，沒有真正的貫徹落實檔案工作的“三納入”和“四同步”的管理制度。有的雖然規(guī)章制度健全，但是缺乏監(jiān)督考核機制，使制度流于形式。（3）檔案管理部門對科研項目組的文件材料管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督比較滯后。檔案管理部門和科研管理部門溝通不暢，不能及時掌握科研項目立項情況；不能深入科研項目組及時了解科研工作進展情況。這樣致使檔案部門在科研檔案中的狀態(tài)基本處于“你交多少、我管多少”。科研人員、科研管理部門和檔案管理部門在歸檔中的職責缺乏相應(yīng)的制度和機制保障?？蒲袡n案重視度明顯不足，投入不足的現(xiàn)象較為普遍?？蒲袡n案專職管理人員編制不足，兼職管理人員配備不足。這些因素也造成了歸檔的科研檔案質(zhì)量不高，珍貴的科研材料流失。
3.檔案開發(fā)利用方面——思想保守，服務(wù)被動，科研檔案利用率低
科研檔案保管的最終目的是檔案信息資源的有效開發(fā)和利用。科研檔案只有通過利用，才能發(fā)揮作用，實現(xiàn)價值。目前科研檔案利用率低、利用效果不佳、利用目的單一?？蒲袡n案被束之高閣，不能很好地發(fā)揮利用價值。（1）利用主體的局限性。一個科研項目的檔案，其利用主體往往是承擔項目的成員。利用主體范圍小，人員少，使歸檔保存起來的科研檔案幾乎成了“死信息”。（2）利用材料的局限性。由于歸檔材料不能達到齊全完整，在科研檔案開發(fā)利用過程中，需要的材料在歸檔案卷中并不存在，客觀上阻礙了科研檔案的提供利用。（3）開發(fā)主體的局限性。檔案管理人員的社會意識不強，認為只要守好攤就行，“你查什么，我提供什么”被動地接受利用者的利用。有的檔案管理人員緣于業(yè)務(wù)能力和專業(yè)知識的局限性，不能很好地勝任科研檔案資源的開發(fā)。
二、提高科研檔案管理質(zhì)量的應(yīng)對措施
為了使科研檔案管理工作逐步走向規(guī)范化，以適應(yīng)科技發(fā)展需要，立足當前的實際情況，建議應(yīng)當采取以下的應(yīng)對措施：
1.增強科學研究檔案工作意識，明確科研材料歸檔范圍與管理職責
加強科學技術(shù)研究檔案工作，首先要加強對科研檔案重要性的認識，首先要提高科學研究檔案工作的意識。首先，要認識到科研檔案是科研管理工作的組成環(huán)節(jié)，也是國家科學研究項目管理的重要組成，加強認識，從根本上解決當前科學研究檔案工作中存在的薄弱環(huán)節(jié)。其次，要提高科研工作人員檔案意識?？蒲腥藛T是科研檔案形成者，檔案意識提高，科學研究檔案工作管理才能真正做到規(guī)范化。
2.實施全流程管理，提高科研檔案質(zhì)量
科研檔案產(chǎn)生于科研項目管理工作的全過程。要保證科研歸檔材料的質(zhì)量，應(yīng)當加強科研檔案工作的全程管理，要將檔案管理納入科研項目的管理工作中，與科研項目建設(shè)同步進行?？蒲许椖繌牧㈨椀浇Y(jié)題涉及科研項目組和科研、財務(wù)乃至設(shè)備等管理部門，這就要求科研檔案工作應(yīng)實施全方位和全過程的管理，也就是以項目組的科研人員為核心，以科研檔案歸檔范圍為依據(jù)，在科研人員、科研管理部門和檔案管理部門全方位參與下，實施事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關(guān)的全過程管理。第一，源頭抓起?？蒲许椖孔粤㈨楅_始，就要將檔案工作納入議事日程，納入領(lǐng)導(dǎo)責任制、納入科研項目管理計劃和工作程序中。第二，過程管理?？茖W技術(shù)研究文件材料的形成、積累和整理工作水平將直接影響到科研檔案的質(zhì)量高低?？蒲许椖繉嵤┻^程中科研管理部門和檔案部門要研究科研活動的規(guī)律，抓住科研項目的研究準備、研究實驗、總結(jié)鑒定、成果申報以及應(yīng)用轉(zhuǎn)化等階段和科研項目布置、檢查、總結(jié)和驗收項目科學研究這四個重要環(huán)節(jié)，應(yīng)當做到主動指導(dǎo)、定時檢查和嚴格把關(guān)。隨著國家檔案局新規(guī)的制定，在科研項目過程中的原始數(shù)據(jù)、科研過程實驗數(shù)據(jù)（電子形式）以及其他反映項目過程的重要文件材料，包括重要會議、相關(guān)評審視頻、照片等材料的重視程度和要求逐漸加大，要求基于科研項目全流程的文件材料管理，從制度上規(guī)避科研項目在結(jié)項后面臨的過程性文件材料遺漏或材料丟失等現(xiàn)象，確?？茖W技術(shù)研究項目歸檔文件材料的齊全完整、真實有效，從而保障科研項目成果的開放和提供利用。因此，科研項目檔案管理必須建立統(tǒng)一規(guī)范，采取有效的管控措施，在科研項目全生命周期的檔案管理基礎(chǔ)上，立足科研項目流程管理的實際情況，歸檔的要求從結(jié)果歸檔轉(zhuǎn)為過程歸檔，立項、中期檢查、年度檢查、結(jié)題等，重大節(jié)點設(shè)立資料節(jié)點，科研文件責任主體同時應(yīng)該歸檔的材料向檔案機構(gòu)移交。
3.完善管理制度，促進科研檔案依法治檔
針對科學技術(shù)檔案管理，國家經(jīng)委、建委、科委和國家檔案局頒布了《科學技術(shù)檔案工作條例》（1980年），科技部和國家檔案局了《科學技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》（國家檔案局科技部令15號，2020年），行業(yè)標準《科學技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》（DA/T2-1992）于1992年出臺。頒布的這些文件對科研檔案工作都做出了明確規(guī)定，這為提高科研檔案質(zhì)量、做好科研檔案工作提供了依據(jù)。應(yīng)結(jié)合實際，制定和完善自己的科研檔案管理制度。健全的制度可以使科研檔案管理有法可依，有章可循。同時，要保障制度有力的執(zhí)行，做到有法必依，違法必究。第一，結(jié)合實際情況，對科研檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管、利用等環(huán)節(jié)制定符合實際并切實可行的管理辦法和實施細則，明確科研檔案的管理原則、歸檔要求、歸檔程序以及管理職責等。第二，對科研檔案工作來說，落實“四同步”工作：下達科研項目計劃任務(wù)應(yīng)與提出科研文件材料的歸檔任務(wù)同步；檢查科研項目工作進度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗收、鑒定科研項目成果與驗收、鑒定科研歸檔文件材料同步；登記和評審獎勵科研項目成果與科研檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。第三，在科研項目工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)上，要設(shè)置“關(guān)卡”，納入制度。對于科研項目來說，項目完成后，在申請結(jié)題或獎勵之前，科研人員必須將該項目形成的文件資料按規(guī)定立卷歸檔，經(jīng)檔案管理部門驗收出具檔案驗收合格證明后，方可進入經(jīng)費決算、項目結(jié)題以及獎勵申報。對科研項目的文件資料歸檔不齊全、質(zhì)量不合格的，一律不予結(jié)題或參與評獎。
4.加大檔案開發(fā)力度，提高科研檔案的利用率
加強科研檔案開發(fā)，提供科研檔案信息資源，變潛在價值為現(xiàn)實價值，不僅是創(chuàng)新科研檔案管理的現(xiàn)實需要，也是服務(wù)科研發(fā)展的必然要求。第一，實現(xiàn)館藏科研檔案數(shù)字化，從科研檔案信息資源建設(shè)著手，形成特色科研數(shù)字檔案，通過科研檔案館藏數(shù)字化和新增檔案電子化，形成和建設(shè)科研檔案信息數(shù)據(jù)庫，打造科研檔案信息服務(wù)品牌。第二，進一步完善科研檔案管理業(yè)務(wù)流程，深入挖掘檔案資源，有針對性解決科研人員的痛點、難點，實現(xiàn)科研檔案電子化歸檔，完善查詢系統(tǒng),快速準確地檢索查詢科研檔案信息，最大限度地滿足科研人員對科研檔案的各類利用需求，并實現(xiàn)科研檔案信息資源的主動和增值服務(wù)。第三，建設(shè)面向知識服務(wù)創(chuàng)新的科研檔案管理系統(tǒng)。建立系統(tǒng)功能齊全、查詢方便便捷的檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)科研檔案信息資源共享和安全保管，實現(xiàn)科研檔案電子化歸檔、館藏盤點、檢索利用等過程的信息化管理。包括科研檔案知識服務(wù)平臺建設(shè)，實現(xiàn)專題服務(wù)、推送服務(wù)等。第四，建立科研檔案內(nèi)容、管理、利用系統(tǒng)，包括檔案檢索、在線閱讀、檔案編研、數(shù)據(jù)打包等，實現(xiàn)條件性自助式服務(wù)、即時性瀏覽式服務(wù)以及研究性推送式服務(wù)，提升服務(wù)體驗。積極開展科研檔案的編研工作，形成科研重大成果、學科發(fā)展與培育、科研團隊、科研平臺以及基礎(chǔ)研究等方面為主題形成系列編研產(chǎn)品重大成果專題檔案等系列電子書編研產(chǎn)品，實現(xiàn)全方面、大力度、多功能資源共享和安全保管。特別注意的是，由于部分科研檔案的保密和知識產(chǎn)權(quán)問題，在提供利用和開發(fā)科研檔案信息時，一定要嚴格遵守國家有關(guān)規(guī)定，防止科研成果的流失和擁有自主知識產(chǎn)權(quán)檔案管理的失控。既要堅持內(nèi)外有別，又不妨礙科研檔案信息交流。
5.在信息時代新背景下，逐步加強數(shù)字環(huán)境下科研項目檔案的管理
在當今新的信息化背景下，科研項目開展的方式發(fā)生了新的變化，逐漸由傳統(tǒng)的線下管理協(xié)作向線上協(xié)作轉(zhuǎn)變，新的電子設(shè)備、新的網(wǎng)絡(luò)信息傳遞方式和科研人員新的信息共享設(shè)施等在科研項目實施過程中正在行業(yè)內(nèi)大范圍地應(yīng)用和推廣。第一，在新的信息環(huán)境下，科學技術(shù)研究項目過程中產(chǎn)生了大批具有電子依賴性、載體、存儲不穩(wěn)定等特點的科研文件，尤其某些科學數(shù)據(jù)依賴于特定的軟件環(huán)境，這就在某些方面大大增加了科研項目文件材料收集、管理以存儲的難度。其次，新時代科研項目檔案管理關(guān)注的要點在于實現(xiàn)對海量科研項目檔案和科學數(shù)據(jù)的有效檢索。如何面向社會公眾提供他們感興趣的科研項目資料，如何做好新媒體網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，同時減少各科學的不間斷交流和最大程度地無障礙獲取，推動新的科學研究進一步開展，成為科學技術(shù)研究檔案工作的新任務(wù)。最后，科研檔案元數(shù)據(jù)標準制定、新環(huán)境下科研項目檔案永久保存策略研究、科學技術(shù)研究機構(gòu)知識庫標準設(shè)計以及科研大數(shù)據(jù)庫利用檢索工具的開發(fā)，這些順應(yīng)新的信息時代背景產(chǎn)生的新技術(shù)應(yīng)用，都會在不久的將來成為科研管理機構(gòu)與檔案部門不斷尋求進步和突破的關(guān)鍵點，以更好地為社會經(jīng)濟發(fā)展提供科研創(chuàng)新平臺。
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1 當前科研單位科研項目檔案管理中存在的主要問題
1.1 首先對科研項目檔案的重要性認識不夠
科研項目檔案管理是從項目申請、立項論證、組織實施、檢查評估、驗收鑒定、成果申報、科技推廣、檔案入庫的全程管理。多數(shù)科研單位普遍存在重科學研究輕檔案管理的現(xiàn)象，部分主管領(lǐng)導(dǎo)或項目執(zhí)行者，從項目立項之初就沒有及時通知檔案部門，在研制過程中，科研人員又非?？粗刈约旱目蒲谐晒?，出于保密或者其他原因的考慮，把自己的科研文件私自保管，不愿意放到檔案管理部門，沒有在部門內(nèi)部進行統(tǒng)一的存放和管理，容易丟失檔案，導(dǎo)致項目檔案的不完整。有的檔案即使交到相關(guān)的管理部門，由于管理人員缺乏認識，對檔案的價值和作用認識不足，拖延時間，降低資料的時效性，有損檔案的完整性。
1.2 其次科研項目檔案管理不規(guī)范，案卷質(zhì)量不高
科研項目檔案與普通的文書、基建等類檔案是有區(qū)別的，有它的獨特性。但有些科研單位一直沿用多年前檔案工作制度及標準，已經(jīng)不適宜現(xiàn)階段產(chǎn)生的項目檔案的歸檔要求，自然導(dǎo)致科研項目檔案許多方面管理的不規(guī)范?？陀^的降低了工作效率，造成大量信息資源的閑置，科研項目檔案的利用多數(shù)處于被動階段，很不規(guī)范。
1.3 科研項目檔案管理隊伍不穩(wěn)定，專業(yè)知識匱乏
項目檔案管理員大多由承擔項目的研究部門辦公室人員兼任，他們身兼多職，過重的工作任務(wù)使他們不能將檔案工作擺在首要位置。這些單位經(jīng)常是臨時抱佛腳，檔案工作有檢查任務(wù)時臨時抽調(diào)人員突擊，檢查過后，各回各位，人員很不穩(wěn)定。一些檔案專職管理者專業(yè)知識匱乏，缺乏熱情，甚至把檔案工作當成一塊跳板，一旦機會到來馬上跳槽，檔案人才流動頻繁、檔案保管條件落后，難以為單位發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
2 針對科研單位項目檔案管理的問題提出的解決對策
2.1 開展多種方式宣傳檔案工作，提高各級領(lǐng)導(dǎo)及項目管理者對項目檔案重要性的認識
我們除了日常工作中的檔案宣傳外，還采取了以下幾種潛移默化的宣傳方式，取得了好的效果。我院每年定期組織與項目有關(guān)的各級領(lǐng)導(dǎo)及參與項目檔案的管理專兼職人員學習檔案的法律、法規(guī)及檔案組卷基本知識，提高對檔案重要性的認識。針對我院重大項目的驗收在立項初組織臨時培訓(xùn)會。其次加強與項目管理者的工作接觸，在工作中融入有效的項目檔案內(nèi)容，讓其了解項目檔案的重要性。再次在檔案的利用過程中，通過查、借閱檔案，讓他們認識到項目檔案的利用價值。通過以上方式的開展，潛移默化的加強了檔案的宣傳，使大家體會到科研項目檔案的重要性。
2.2 規(guī)范管理，提高檔案質(zhì)量
2.2.1 規(guī)范健全項目檔案管理制度，正確掌握檔案收集、整理方法
建立規(guī)范的科研項目檔案工作制度，項目檔案工作才有章可循，因此，制定規(guī)范的歸檔材料收集制度是必須的，嚴格按照文件材料的分類方案、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定收集；要創(chuàng)新收集手段，運用事前監(jiān)控收發(fā)文件、登門尋求等形式，做到廣泛收集和重點收集相結(jié)合；要把握時間要求，遵循各類檔案的形成規(guī)律，適時收集；要豐富收集范圍，既要收集紙質(zhì)載體，又要收集照片、錄音帶、錄像帶、光盤等磁介質(zhì)載體以及各種具有保存價值的實物。
其次，制定規(guī)范的科研項目檔案的整理制度。要嚴格按照科研項目檔案管理要求進行整理，做到組卷合理、案卷（件）內(nèi)文件排列有序、案卷標題簡明、保管期限準確、案卷（件）封面、卷內(nèi)文件目錄、案卷（件）裝訂結(jié)實美觀。
2.2.2 嚴把項目檔案資料預(yù)驗收關(guān)
按照國家及集團相關(guān)規(guī)定在各自的職責范圍內(nèi)嚴把項目檔案資料的預(yù)驗收關(guān)。根據(jù)國家及集團規(guī)定“項目檔案驗收是科研項目竣工驗收的必備條件之一。未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的科研項目，不得進行或通過科研項目的竣工驗收。”本單位在項目竣工后，由科研管理部門組織，檔案部門參與對相關(guān)部門產(chǎn)生的科研項目檔案歸檔材料進行嚴格審查，預(yù)驗收結(jié)束后將存在的問題以書面形式反饋給相關(guān)歸檔單位，限期整改。按要求整改結(jié)束后，檔案人員再確認，待符合要求后，再行簽字，方能通過本單位的預(yù)驗收。隨后檔案部門向上級主管部門申請檔案專項驗收。
2.3 加強培訓(xùn)，提高科研項目檔案人員的專業(yè)素質(zhì)
為了使科研項目檔案管理人員掌握技能提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力，加大檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作開展的力度：一是；要積極參加上級和主管部門舉辦的專業(yè)培訓(xùn)班，新人進入要進行崗位培訓(xùn)。二是，派項目檔案管理員到檔案先進單位認真觀摩學習取長補短。三是，訂購檔案專業(yè)刊物，鼓勵專兼職檔案員開展自學活動。四是，實行崗位輪換制。項目組的檔案管理員，隨時到檔案館（室）學習檔案業(yè)務(wù)知識，檔案部門的項目管理員前往項目組進行監(jiān)督、指導(dǎo)歸檔立卷工作的同時，學習一些有關(guān)項目的相關(guān)知識。五是加大科研項目檔案工作規(guī)范化管理力度，把科研項目檔案管理納入綜合目標量化考核范圍內(nèi)進行考核?？蒲许椖繖n案管理人員的成績要與檔案工資掛鉤，能夠有效地促進科研項目檔案工作管理水平。
2.4 科研項目檔案實行現(xiàn)代化的信息管理
信息化是當今社會發(fā)展的趨勢，要想確實提高科研項目檔案的有效管理，就必須實現(xiàn)項目檔案的現(xiàn)代化管理，充分利用微機檢索技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息資源保護好原件，滿足不同利用者對項目檔案的需求，不斷擴大區(qū)域共享和合作，逐步實現(xiàn)信息的數(shù)字化、檢索自動化、利用網(wǎng)絡(luò)化、使用信息接收、存儲和提高利用一體化。科研單位要把科研項目檔案的資源開發(fā)和利用作為重點工作認真落實好，加大信息存儲量，發(fā)揮科研項目檔案的最大利用率。
3 結(jié)束語
科研項目檔案的記載是科研院所歷史發(fā)展的表現(xiàn)，可以直接傳承單位的文化，對單位的發(fā)展具有直接影響和重要作用。做好科研院所項目檔案的管理工作具有深遠意義。首先，可以發(fā)揮科研院所的科研實力，使先進的科學技術(shù)真正起到引領(lǐng)作用，實現(xiàn)科研院所的全面發(fā)展。其次，可以最大程度加快科研成果轉(zhuǎn)化的速度，促進社會生產(chǎn)力的發(fā)展，實現(xiàn)科學技術(shù)的價值，提高科研單位競爭力。
高?？蒲袡n案是科研活動的原始記錄，也是科研管理中不可或缺的一個重要環(huán)節(jié)?？蒲袡n案是人們在從事科學研究活動中形成的、并經(jīng)過一定整理的、具有保存價值的、歸檔保存的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的歷史紀錄?？蒲袡n案工作的主要任務(wù)是認真貫徹執(zhí)行國家和主管部門制定的有關(guān)方針、政策、條例、辦法，正確地組織科研材料的歸檔，科學地做好保護與管理工作，充分發(fā)揮科研檔案為教學服務(wù)，為科研服務(wù)的作用。
目前，高校科研檔案建立的主要內(nèi)容根據(jù)它為學校的發(fā)展研究和為科研工作者所提供的信息可分為三個方面，即從事科學研究的專家學者的人員信息資料；在各自的學科領(lǐng)域取得的科研成果的信息資料；各級各類有關(guān)科研的指令性文件和通知等信息資料。
1.提供科研人員信息資料，主要是歸整學校從事科學研究的專家、學者以及課題研究的整個研究梯隊的組成人員的個人資料，包括從事研究的學科以及在其研究領(lǐng)域取得的重大成果的介紹材料；
2.各類科研成果材料主要包括：一是學校和各級各類科研項目的歸檔，這是科研檔案管理的重中之重，從項目的申請，研究方案的設(shè)計論證，立項計劃下達的通知和文件，經(jīng)費的控制與使用進度，項目最終完成的科研咨詢報告和研究成果，結(jié)題報告和專家鑒定意見的原件和復(fù)印件，應(yīng)用類研究還要包括應(yīng)用技術(shù)成果和科技成果的轉(zhuǎn)化與推廣，存檔材料包括驗收證書，專利證書以及有關(guān)檢測證明和鑒定、驗收技術(shù)資料原件和復(fù)印件一套。二是科研人員和廣大教職工在正式發(fā)行的學術(shù)期刊發(fā)表的在學科領(lǐng)域有建樹、有影響的科研論文，正式出版的專著、編著、譯著、教材、工具書、參考書和作品等以及獲得各級各類獎勵的成果，全部按所在部門登記，按統(tǒng)一要求填寫相關(guān)表格并提供原始材料及復(fù)印件進行歸檔。三是整理、歸檔上級和學校下達的有關(guān)科研方面各類文件以及上報的各級各類科研統(tǒng)計報表，以便查閱上級部門的指示、指令、決定等意見和學校有關(guān)科學研究的政策和規(guī)定，了解學校發(fā)展狀況，把握方向，保證科研工作的順利開展。
二、新建本科院?？蒲袡n案管理存在的問題
新建本科院校由于師資力量和水平的限制，原有的科研技術(shù)薄弱，在組建初期，科研管理工作重點放在對全?？蒲械暮暧^管理和一系列規(guī)章制度的建立和完善，但對科研檔案的管理沒有引起足夠重視。大多沒有建立科研檔案的收集、立卷、保管等規(guī)章制度，科研檔案的管理幾乎處于空白狀態(tài)，即使在做的科研檔案的歸檔、管理工作僅局限于對學?？蒲许椖苛㈨?、獲獎科研成果、科研文件的收集保存，缺乏保存科學研究整個過程的原始記錄和材料，大多數(shù)都是在課題完成和成果獲獎后粗粗收集，便移交到學校綜合檔案館。新建本科院校科研檔案管理主要存在的問題有三個方面：
1.科研檔案缺乏完整性、系統(tǒng)性，普遍存在各種立項資助項目材料較多而教師自發(fā)科研項目材料較少的現(xiàn)象，有些立項資助項目檔案材料也殘缺不全。有的科研課題有開題報告，缺論證意見。有的科研課題材料的只有研究總結(jié)或成果論文，缺乏科研計劃、設(shè)計方案、技術(shù)報告、實驗記錄、數(shù)據(jù)分析、成果鑒定推廣等方面的資料，尤其缺少核心部分技術(shù)內(nèi)容和大量研制階段的材料。
2.科研檔案材料原件少，復(fù)印件多。課題在鑒定、報獎時上級部門需要提供原件，而原件的份數(shù)有限，所以出現(xiàn)科研人員只向檔案部門移交復(fù)印件的現(xiàn)象?？蒲袡n案作為科研活動的真實記錄，它是日后查考、研究和處理各種問題的憑證，如果歸檔文字性材料中復(fù)印件增多，必然使文件失去它應(yīng)有的價值。
3.科研檔案材料分散在各處。由于高?？蒲腥藛T肩負著教學與科研雙重任務(wù)，對高校教師的考核也是多方面的。因此，普遍存在一個科研課題的材料分散于各部門的現(xiàn)象，一部分材料在系里，一部分在業(yè)務(wù)檔案里，一部分在行政檔案里，一部分在科研檔案材料里。這些情況導(dǎo)致科研檔案材料的零散狀態(tài)，不利于科研檔案的綜合管理和利用。究其原因，主要是：（一）科研人員對科研檔案工作的重要性認識不足，由于當前許多研究人員沒有認識到科研工作檔案工作的重要性，把自己的研究成果視為個人私有財產(chǎn)，許多珍貴材料不愿意上交，一方面怕歸檔后得不到有效保存，另一方面則擔心以后要做進一步的研究時查閱不方便，或者會泄密、失控，這樣很難保證檔案材料的完整性、系統(tǒng)性。即便一定要歸檔，也只會將有關(guān)材料的復(fù)印件歸檔。（二）科研檔案管理缺乏有效的管理體制，由于新合并組建的院校，科研機構(gòu)重組，二級院系重新整合，不少科研人員的隸屬關(guān)系發(fā)生變化，科研檔案管理沒有得到理順，科研檔案的立卷、歸檔、編研、利用和計算機檔案管理系統(tǒng)等方面的業(yè)務(wù)工作沒有一個統(tǒng)一標準，各二級學院沒有設(shè)置檔案室或?qū)Ｂ殭n案員，管理松散，加上有些學校校區(qū)分散，更增加了科研檔案的管理難度。
三、加強新建本科院?？蒲袡n案管理的途徑
1.強化科研人員的檔案意識。通過多種形式宣傳《檔案法》、《科學技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》、《普通高等學校檔案管理辦法》等法律、法規(guī)及檔案知識，提高科研人員檔案法制觀念，認識科研檔案建設(shè)工作的重要意義，讓科研人員明確“負責科研文件材料的形成、積累、立卷、歸檔”是其應(yīng)盡的職責和義務(wù)，從而在思想上重視科研檔案工作，自覺承擔起積累科研檔案資料的義務(wù)，主動履行科研檔案歸檔的職責，增強科研管理人員自身的檔案意識。
2.建立、健全科研檔案建設(shè)與管理制度。按照《科學技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》的規(guī)定，建立符合高校實際的科研文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度，在日常工作中實行“三納入”，即將科研檔案工作納入科研管理制度，納入科研工作計劃，納入科研人員的工作職責范圍。同時做到四同步，即下達科研任務(wù)與提出科研文件材料的同步；檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成同步；驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案同步；上報登記和評審獎勵科研成果與檢查科研檔案歸檔情況同步。具體做法是：第一步，要在科研項目下達后，課題負責人主動到檔案室備案，領(lǐng)取“歸檔須知”、“科研記錄本”等；第二步，科研課題完成，或經(jīng)過鑒定、驗收后課題負責人將科研課題三個階段的材料全部收齊，移交檔案室，才算科研課題結(jié)束；第三步，課題結(jié)束經(jīng)費結(jié)算時，要有檔案部門歸檔合格簽字或蓋章后，科研管理部門才能同意財務(wù)部門結(jié)算；第四步，申報各類獎項時，必須由檔案部門驗收，加蓋驗收合格章后，科研管理部門才能辦理申報手續(xù)。
3.配備機構(gòu)和人員，提高科研檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平。在高校科研管理部門設(shè)立專門的科研檔案室，配備專職檔案員。校區(qū)分散的高校還可建立二級院系科研檔案室，并配備兼職檔案員，二級院系科研檔案室主要是對納入學校科研處管理的科研項目，負責指導(dǎo)、督促或參與其科研檔案的立卷和歸檔。對非納入科研處管理的科研項目，負責立卷和歸檔的全過程工作。建立本院系的此類檔案，并根據(jù)規(guī)定提供利用服務(wù)；參加學校組織的有關(guān)學科科研檔案的編研工作。要加強科研檔案管理人員隊伍建設(shè)，通過進修和培訓(xùn)，不斷提高科研檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平。還要建立獎勵懲罰機制，充分調(diào)動科研檔案管理人員的工作積極性，對工作表現(xiàn)突出的人員，除公開表彰獎勵外，在職稱評聘和職務(wù)晉升上，予以充分體現(xiàn)，從而激勵并促進檔案管理人員的整體業(yè)務(wù)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。
某些科研課題的周期特別長，經(jīng)歷選題、開題、評審、實施、驗收、鑒修等多個階段，而每個階段都必須建立科研檔案。但是，由于這些環(huán)節(jié)、階段并非來自同一部門，有時涉及多個高校部門、機構(gòu)，導(dǎo)致前來歸檔的機構(gòu)、單位非常多，且復(fù)雜，甚至歸檔儀員自身也難以了解檔案的歸屬問題。此時，就可能使得同一課題的檔案分散、缺少完整性。由于源頭眾多，單人甚至多人的科研檔案管理團隊都很難對這些檔案進行有效的管理，導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)差錯、漏項等不良清況。某些高?？蒲姓n題周期非常長，甚至能夠達到5一10年，同時涉及的單位、部門、機構(gòu)也眾多，人員更為復(fù)雜，而高校的檔案館不可能參與全校的科研課題中，因此，管理人員對于各項科研課題的復(fù)雜程度、進展程度都難以完全了解。經(jīng)常出現(xiàn)管理儀員已經(jīng)劉某課題進行結(jié)題歸檔，結(jié)果不久后技術(shù)人員又對該課題進行歸檔，對管理儀員造成大量的反復(fù)工作量，且容易出現(xiàn)分割檔案、漏檔的現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)張冠彗三戴等現(xiàn)象。
2檔案定級返工沒有約束
對于高校的科研檔案，一般都會對其進行定級，如省級課題、市級課題、校級課題、院級課題等。但是，有時候這些檔案定級并非一成不變。由于科研檔案的特殊性，優(yōu)秀的校級課題可能會申報為市級、省級課題，此時，就需要對檔案歸檔定級工作進行返。同時，由于課題申報定級后，仍然需要一段時間來對課題進行深化研究修改等工作，再次對課題進行歸檔時，可能距離課題申報高等級課題時間已經(jīng)過去數(shù)月，在統(tǒng)一管理模式下，科研檔案存在一定的滯后性。由于我國高校體制管理日不在缺陷、漏洞，科研檔案的管理沒有一定的約束力。根據(jù)我國已經(jīng)出臺的相關(guān)政策，凡是申報獎勵的課題必項進行歸檔工作。但是在實際操作過程中，科研檔案的歸檔工作經(jīng)常被人們忽視，沒有任何約束力，造成大量檔案遺失、流失等現(xiàn)象。
二、存在的問題
數(shù)十年以來，科研檔案的管理工作已經(jīng)有了初步的發(fā)展，無論是從技術(shù)管理上、儀員配備上、管理理念上都取得了很大的進步。但是，實行統(tǒng)一管理模式的高?？蒲袡n案管理僅是近幾年才興起的，在建立統(tǒng)一管理模式實踐時，由于缺乏相關(guān)的理論知識研究與實踐經(jīng)驗，劉科研檔案管〕蟹丈程中產(chǎn)生了許多無效管理，整洲莫式下存在一系列問題。例如，在統(tǒng)一管理模式下的管理理念，仍未擺脫傳統(tǒng)管理理念束縛，難以完全實現(xiàn)統(tǒng)一管理的優(yōu)勢;在重建的高?？蒲袡n案管理的統(tǒng)一機構(gòu)方面，由于工作職能分割太細，經(jīng)常出現(xiàn)部門機構(gòu)間的推誘扯皮等現(xiàn)象;由于統(tǒng)一管理模式是新型管理模式，科研檔案管理的技術(shù)人員學歷普遍較低，或者實踐技能仍然不熟練等現(xiàn)象，產(chǎn)生人才與管理互相矛盾的現(xiàn)象;相關(guān)的科研檔案的管理軟件未及時更新、升級、研發(fā)，導(dǎo)致技術(shù)水平與管理互才目矛盾的現(xiàn)象。
[DOI]1013939/jcnkizgsc201619098
1科技檔案的含義
科技檔案是科學技術(shù)檔案的簡稱，是在科學研究、生產(chǎn)技術(shù)、基礎(chǔ)建設(shè)等活動中形成的具有保存和追溯價值的科技文件資料?？萍紮n案對國家、社會、單位和個人都具有技術(shù)指導(dǎo)作用，是科研過程的歷史記錄，是科研技術(shù)活動的重要依據(jù)。科技檔案因其具有專業(yè)技術(shù)性強的特點，不同于一般檔案的管理。例如科技檔案的收集、整理、分類需根據(jù)不同的專業(yè)進行區(qū)分；科技檔案的保管也需設(shè)置獨立的科技檔案館；科技檔案的借閱和應(yīng)用主要是圍繞科技活動開展等。
科研單位相較于企業(yè)的科技檔案管理，在科技檔案內(nèi)容收集上更側(cè)重于科研項目、工藝技術(shù)、基礎(chǔ)研發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計定型、專利成果等活動資料的記錄和歸檔。科研單位在科技檔案的管理特點方面除了強調(diào)專業(yè)性特點外，更重視科技檔案管理的安全保密性。
2科技檔案管理的現(xiàn)狀及主要問題
1支持力度和重視程度不足
目前我國的企業(yè)普遍存在對科技檔案管理工作認識程度不深、支持力度不足的現(xiàn)象。往往將精力集中在新項目研究和技術(shù)開發(fā)的過程上，卻忽視在科研過程中形成的科技檔案信息數(shù)據(jù)的運用和管理。日常工作中不能發(fā)揮科技檔案的支撐和輔助作用，無法為科技檔案管理工作提供良好的環(huán)境，降低了科技檔案數(shù)據(jù)應(yīng)有的信息價值。隨著我國政治、經(jīng)濟、科技文化活動的日益增多和不斷發(fā)展，科技檔案管理工作的重要支撐作用日益凸顯?？萍紮n案管理工作也面臨著重要的轉(zhuǎn)型，需要加強管理人員的使命感和責任感，探索新的管理模式，迎接新的挑戰(zhàn)。
2安全保密系數(shù)低
首先，隨著現(xiàn)代化科技水平的不斷進步，傳統(tǒng)的科技檔案管理模式存在一定的漏洞，嚴重威脅著科技檔案管理工作的安全性和保密性?？萍紮n案涵蓋了科研單位眾多工作人員的科研成果和心血。而我國的科技檔案管理過程中，只是簡單的執(zhí)行國家檔案管理的相關(guān)制度和規(guī)定，并未有效地結(jié)合單位自身特點建立科技檔案保護制度和流程標準，對于科研單位自身科技檔案保密認定的范圍不明確、職責不清晰。其次，雖然現(xiàn)階段已有眾多的科研單位已經(jīng)開始利用信息系統(tǒng)管理科技檔案資料，但卻對管理系統(tǒng)的安全保密性要求不高。國際國內(nèi)發(fā)生的利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)或信息系統(tǒng)病毒竊取國家或企業(yè)核心數(shù)據(jù)的事件也是屢見不鮮。檔案保管人員缺乏安全意識、保密意識和憂患意識，無法有效地避免或杜絕科技檔案數(shù)據(jù)的缺失，直接或間接地造成的科技檔案資料發(fā)生泄密情況。
3工作缺乏亮點
由于傳統(tǒng)工作模式缺乏創(chuàng)新，科技檔案管理工作長期以來一直處于延續(xù)傳統(tǒng)工作模式的狀態(tài)之中，如簡單的數(shù)據(jù)收集、歸納、整理、錄入、你查我借、你問我答等，并沒有形成一種具有特色的科技檔案信息資源?？萍紮n案管理工作缺乏主動性、動態(tài)性和便捷性?？萍紮n案管理工作的最終目的是為了服務(wù)于科研工作，而傳統(tǒng)科技檔案管理工作的模式不能夠完全服務(wù)于科研工作并提升科研價值。因此科技檔案管理工作不能只是將科研成果保存起來，保證科技檔案數(shù)據(jù)不泄露、不損壞就可以了，更重要的是要發(fā)掘出科技檔案的真正價值。然而我國的科研單位在科技檔案管理工作中，卻未能認識到這一點。對科技檔案管理的工作還停留在原來的工作模式中，滿足于現(xiàn)狀，止步不前，不能做到結(jié)合工作實際創(chuàng)新管理模式，嚴重阻礙了科研單位科技檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，也影響了科技檔案發(fā)揮其應(yīng)有的價值作用。
3科研單位科技檔案管理的特性和應(yīng)用策略
1支撐性
科研人員、專家學者、技能技術(shù)人員是科研單位的主要人員構(gòu)成，其在科研過程中需要引用、推理、驗證大量的科技數(shù)據(jù)或信息，尤其是在原有項目、型號、產(chǎn)品或技術(shù)研發(fā)成果基礎(chǔ)之上的創(chuàng)新和推廣，原有的科技檔案資料是新開展的科研活動關(guān)鍵支撐。因此科研單位應(yīng)在日常的科技檔案管理工作中加強對科技檔案管理的重視，最大限度地圍繞科研項目、課題研究、重點工作系統(tǒng)全面的開展科技檔案收集、歸檔、調(diào)研、制度建設(shè)和支撐服務(wù)工作。務(wù)必保證科技檔案管理工作形成具有參考價值、指導(dǎo)意義、決策引導(dǎo)和成果裂變的管理體系。同時需根據(jù)社會發(fā)展趨勢和單位工作的實際情況，不斷在科研單位內(nèi)部宣傳科技檔案管理工作的重要意義，增強科研人員的重視程度，為科研、生產(chǎn)提供優(yōu)質(zhì)數(shù)據(jù)支撐，為單位的現(xiàn)實工作服務(wù)，為科研單位科技檔案的制度化、體系化、標準化和規(guī)范化提供管理基礎(chǔ)。
2安全保密性
安全保密性是科研單位開展科技檔案工作的第一要務(wù)?？蒲袉挝坏目萍紮n案資料的安全保密不僅關(guān)系
到眾多科研人員和科研單位的利益，甚至會嚴重威脅國家安全。因此這就要求科技檔案管理人員應(yīng)具備高度的保密安全意識和責任感，嚴格遵守國家保密管理規(guī)定，并不斷建立健全科研單位的科技檔案管理制度、流程和標準。除了嚴格貫徹和執(zhí)行科技檔案管理的國家安全、保密制度規(guī)定，保持高度的警惕性和保密意識，在科技檔案保管、借閱、利用過程中層層把關(guān)審批、記錄清晰、做到不失密不泄密外，還應(yīng)加強科研單位科技檔案管理的體系的創(chuàng)新性建設(shè)。首先，可建立多層次的科技檔案審核機制，不定期地開展不同層級、不同專業(yè)、不同類型人員的抽檢、校對工作。其次，在科研單位引進信息系統(tǒng)或設(shè)備監(jiān)控審批軟件，無論是查閱、打印、輸入、輸出或是銷戶科技檔案資料，均可在電腦中查詢到詳細的操作記錄，科技檔案管理人員可以實時便捷的管理與科技檔案相關(guān)的工作痕跡，及時處理異?；蜻`規(guī)操作現(xiàn)象。有力地保障了科研單位科技檔案工作的安全保密性，同時更好地為科研工作提供技術(shù)服務(wù)。
高?？蒲泄芾硎歉咝９芾砉ぷ鞯闹匾M成部分?？蒲袡n案是科研部門及科研工作人員,在科學研究過程中,經(jīng)過一定整理,具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。隨著高等院?？蒲兴降牟粩嗵岣吆涂茖W技術(shù)的飛速發(fā)展,高校科研檔案作為重要信息資源在教學、科研、管理和文化建設(shè)等方面發(fā)揮著越來越重要的作用,促進了學校教學和科研工作的可持續(xù)性發(fā)展,成為高校事業(yè)發(fā)展不可缺少的重要部分。因此,如何有效進行科研檔案管理成為學校管理工作的一個重要課題。
一、重新界定高?？蒲袡n案的歸檔范圍
借助于檔案,我們能夠更好地了解過去,把握現(xiàn)在,預(yù)見未來。因此,界定科研檔案的歸檔范圍就顯得尤為重要?？蒲袡n案具體可以包括:科研課題管理檔案、科研文書檔案、科研成果檔案等。在整理科研檔案中要堅持成果性和記錄性并舉,可用成果價值是保存它的重要原因和主要依據(jù),而記錄性則強調(diào)其完整性、憑證性。有些科研檔案或許沒有成果性和利用價值,但是它反映了學校科學技術(shù)研究發(fā)展的現(xiàn)狀和歷史,這些檔案也應(yīng)當妥善保存。在科技加速進步的進程中,檔案管理應(yīng)不斷豐富高科技實用信息,不斷拓寬檔案的利用范圍,集中各方面信息,加以利用整合,形成良性循環(huán)。因此,積極界定高校檔案工作范圍,以科學的態(tài)度管理該項工作,是十分緊迫的任務(wù)。
1.高?？蒲姓n題檔案
科研課題材料檔案是科學研究實踐活動的直接表述。主要包括:科研準備階段中的科研課題申請書、審批文件、任務(wù)下達書、項目計劃書、開題報告、調(diào)研報告、方案論證等材料,研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關(guān)文件材料,總結(jié)驗收階段中的工作總結(jié)、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果,獎勵申報材料及審批材料構(gòu)。后兩個階段中的材料是科研檔案存檔的主體。
2.高?？蒲形臅鴻n案
科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄,包括科研計劃、科研總結(jié)、學校制定上級管理部門下發(fā)的科研管理文件、各項科研管理制度,以及課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進行科學決策,并有計劃地、有順序地進行課題申報、成果評獎及科研管理經(jīng)驗總結(jié)的依據(jù),也是科研檔案的重要部分,對科研管理工作起到很好的指導(dǎo)作用。
3.高?？蒲谐晒麢n案
科研成果主要包括科研年度統(tǒng)計表、教師公開發(fā)表的學術(shù)論文、編寫的學術(shù)著作、獲獎成果和證書、專利和技術(shù)轉(zhuǎn)讓資料等?？蒲谐晒菣z驗高?？蒲袑嵙Φ囊罁?jù)之一,因此,科研成果檔案管理在科研管理中也占有重要的位置。
二、提高科研檔案管理人員的歸檔意識和服務(wù)意識
這就要求加強科研檔案管理人員的自身建設(shè),使其認識到科研檔案管理要開闊思路,著眼于由內(nèi)轉(zhuǎn)向外,擴大科研檔案資源共享,參與科研活動,及時了解和掌握科研第一手資料,確保科研檔案質(zhì)量。同時,還要增強工作責任感,以認真負責的敬業(yè)精神和良好的職業(yè)道德,面向本單位、社會,主動為學校、教師和科研人員提供有價值的最新的科研動態(tài)和信息,利用各種服務(wù)途徑傳遞科研檔案管理信息,為科研人員提供優(yōu)質(zhì)的、全方位的科研檔案服務(wù),為科研檔案工作開創(chuàng)新局面。
三、加強檔案信息化建設(shè),使科研檔案管理規(guī)范化
科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映,又不僅僅局限于某一項科研課題或者科研成果。它是課題及成果之間、學科與學科之間的綜合反映,因而就形成了科研檔案的四個特點:專業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性、階段性。為了規(guī)范科研檔案管理工作,必須遵循國務(wù)院的《科學技術(shù)檔案工作條例》規(guī)定的“完整、明確、系統(tǒng)、安全有效利用要求”歸檔,避免可能造成大量科研檔案材料零散在外的現(xiàn)象出現(xiàn)。為此,必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合起來,走實現(xiàn)科研工作與科研建檔兩者協(xié)調(diào)統(tǒng)一的發(fā)展道路,建立合理的歸檔程序,掌握科研檔案管理工作的規(guī)律,保證高校科研檔案的準確、完整、系統(tǒng),最終使高校科研檔案工作走上科學化、規(guī)范化的軌道,提高科研檔案歸檔的質(zhì)量和效率。
在現(xiàn)代科學技術(shù)快速發(fā)展的今天,檔案查閱仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上,游離于先進的信息技術(shù)之外,查閱起來既耽誤時間又浪費人力。盡管目前多數(shù)高校科研檔案已開始使用計算機等信息設(shè)備,但使用范圍仍局限于文檔目錄輸入,科研檔案規(guī)范化管理無紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高。這種檔案管理工作的滯后影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發(fā)揮檔案網(wǎng)站的作用,依托計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),實現(xiàn)科研檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化,將現(xiàn)代辦公技術(shù)與科研檔案管理相結(jié)合,運用計算機、光盤、復(fù)印機、多媒體等先進技術(shù)和設(shè)備參與到科研檔案的收集、整理及加工各種科研檔案資料的工作中,從而實現(xiàn)科研檔案管理的規(guī)范化、標準、系統(tǒng)化。
（一）科研項目材料檔案
科研項目檔案是探索科研規(guī)律的實踐活動的直接記錄，它記載和反映了科學研究活動的全過程和具體成果.這部分檔案是科研檔案的主體部分，主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務(wù)書、項目計劃書、委托書、開題報告、調(diào)研報告、方案論證和協(xié)議等文件；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關(guān)文件材料；總結(jié)鑒定驗收階段中的工作總結(jié)、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報資料及審批材料；推廣應(yīng)用階段中的推廣應(yīng)用方案、總結(jié)、轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書、生產(chǎn)鑒定材料，擴大試生產(chǎn)的設(shè)計方案，推廣應(yīng)用的經(jīng)濟效益和社會效益證明材料等.
（二）科研文書檔案
科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，它記載和反映科研管理活動的歷史過程和經(jīng)驗.包括科研發(fā)展、總結(jié)、學校制定和上級管理部門下發(fā)的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。其中，上級管理部門下發(fā)的科研文件在科研文書檔案中又占主要地位，包括各級各類的項目申報文件、各種項目立項文件和成果獲獎文件。另外，高校自己制定的有關(guān)科研工作的一些規(guī)章制度文件和每年一度的項目匯總等文件，這些都是平時使用和查閱頻率較高的文件，這部分檔案是進行科學決策、計劃、組織、控制等基本管理職能和有計劃、有目的、有條不紊進行項目申報、成果評獎及科研管理經(jīng)驗總結(jié)的依據(jù)，也是科研檔案的重要部分，對科研管理工作起到很好的指導(dǎo)作用。
（三）科研成果檔案
一所高?？蒲袑嵙Φ母叩椭苯尤Q于科研成果的數(shù)量，而且近年來高?？蒲袑嵙Φ脑鰪?，使其科研成果得到不斷增加，所以需要對這部分科研成果進行規(guī)范化的管理，避免由于管理不善而導(dǎo)致科研成果的缺失，為以后工作中查找和利用帶來諸多的不便。
二、高?？蒲袡n案管理創(chuàng)新的具體措施
（一）強化科研檔案的開放性
科研檔案開放性的實現(xiàn)，即需要加強對科研檔案的開發(fā)利用工作，這就需要高校科研檔案管理人員首先需要加強對科研檔案的認識，其次要做好科研工作者的工作，使其能夠及時轉(zhuǎn)變觀念，努力提升科研檔案的完整性。科研檔案的開發(fā)利用工作，需要檔案管理人員和每個科研工作者的共同參與與配合。
（二）強化科研檔案的可延續(xù)性
高校在校學生是我國科研工作潛在的力量，向高校學生開放科研檔案，不僅能及早地教育學生養(yǎng)成科研意識、科研檔案意識，而且能為他們在校期間及今后從事科研工作打下良好的基礎(chǔ)?？蒲袡n案來自教師在教學科研中的科研實踐，其內(nèi)容、方法與教師的教學內(nèi)容、研究方法、方向關(guān)系密切。學生在課堂上聽了教師對他的研究課題和主攻方向的介紹后，再從科研檔案中尋找教師的相關(guān)科研成果、科研實踐路徑，可以更好地理論聯(lián)系實踐，使他們較早地進入該領(lǐng)域該專業(yè)的學術(shù)前沿。
（三）強化科研檔案的輻射面
為了更好的提高科研檔案的價值和實際意義，需要進一步對科研檔案的輻射面進行拓展，這就需要高校科研檔案管理工作人員需要加強與國內(nèi)外其他高校的聯(lián)系，吸收和借鑒對方科研檔案管理中的成功經(jīng)驗。同時還要提供服務(wù)，增強國內(nèi)外其他高校對本?？蒲袡n案動態(tài)的了解。這樣使各高校之間建立了友好互術(shù)的關(guān)系，不僅可以有效的推動高校檔案管理水平的提升，而且也能夠更好的促進高校科研工作者的積極性，從而增強本校的科研實力。
（四）完善配套手段，提高科研檔案的科技含量
首先，科學完善地建立多種檢索工具，最大限度地揭示檔案信息資源?？蒲袡n案的檢索工具編制越完整、越科學，用戶查詢檔案所用時間就越短，查全率、查準率就越高，就能把信息及時、準確、系統(tǒng)地傳遞出去，方便用戶利用，適用于科研工作。
