時間：2022-05-05 17:42:58
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隨著現代社會信息化程度的提高，人們對信息的需求越來越大，信息網絡技術迅猛發(fā)展，信息化已成為各行各業(yè)發(fā)展的大趨勢。促進企業(yè)檔案的信息化建設，提升企業(yè)在市場經濟中的核心競爭力已成為各企業(yè)檔案工作發(fā)展的當務之急。
一、檔案信息化建設的必要性及存在的缺陷
（一）檔案信息建設的必要性
時代的進步和發(fā)展，要求檔案工作必須走信息化道路。信息化是當今世界經濟和社會發(fā)展的大趨勢。無論是從社會各個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術無不彰顯其獨特的魅力，也成為現代社會和現代生活不可缺少的工具。因此，企業(yè)檔案信息化建設是企業(yè)提高競爭力的必然選擇，對推動企業(yè)經濟社會繼續(xù)發(fā)展具有十分重要的作用?？梢?，信息化是當今世界經濟和社會發(fā)展的大趨勢。
（二）企業(yè)檔案信息化建設中存在的缺陷
（1）雖然近年來各級檔案部門對檔案信息化的認識有所提高，但總體來說有些檔案部門對檔案信息化的認識還不是很明確，再加上有些檔案部門檔案信息化建設的基礎設施差，使用的計算機陳舊，型號不一，規(guī)格各異，不能建立基本的信息化工作平臺，影響了檔案事業(yè)的改革與發(fā)展，使企業(yè)檔案信息化建設進程緩慢
（2）目前大多數企業(yè)檔案信息化建設還處在初級發(fā)展階段，在信息標準化和規(guī)范化管理方面相對較薄弱，雖然已有一些相關的標準規(guī)范出臺，但還不能滿足檔案信息化建設快速、有序地發(fā)展，缺乏檔案信息化建設的標準規(guī)范，信息化條件下檔案管理的標準制定也較缺乏，從而嚴重制約了高科技設備在檔案工作中的利用水平。
（3） 檔案工作的開展對網絡的依賴程度越來越高，網絡已經成為檔案工作正常運轉的重要載體。然而，信息時代在帶給我們方便的同時，也產生了一定的弊端。與一般信息相比，檔案信息材料對保密、安全等方面的要求更嚴格，在信息化網絡管理中，使得檔案信息泄密的渠道和風險不斷增加，除了常見的病毒、網絡黑客對計算機的入侵外，網絡系統(tǒng)的開放性、集成性、共享性等特點，也會使檔案信息的安全受到威脅
（4）隨著計算機技術的成熟和普及，數據標準化工作的完善以及辦公自動化設備的應用，過去那種坐、等、靠、要的管理體制已經行不通了。從目前檔案部門人員的素質來看，一是缺乏新的專業(yè)知識，知識結構出現斷層現象；二是缺乏現代信息網絡化知識；三是缺乏創(chuàng)新意識、尤其是計算機管理檔案的復合型人才嚴重短缺等。多種因素的存在，造成了檔案信息化建設的滯后。
二、加強檔案信息化的建設的策略
（一）加強檔案的信息化管理
檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個環(huán)節(jié)都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。制定檔案信息化管理的有關標準，推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯通各局域網絡，建立企業(yè)檔案信息網絡，實現企業(yè)館藏檔案數字化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。
（二）加強檔案部門的設施建設管理
電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統(tǒng)計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高企業(yè)檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建立和完善局域網。使各項工作網絡化，加強檔案的利用，以達到資源共享的目的。
（三）加強檔案電子化信息資源建設管理
所謂檔案信息電子化，是以館藏檔案資料紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化為二次文獻信息供人們利用。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。（可喜的是，電力系統(tǒng)已開發(fā)一套檔案管理平臺軟件正在推廣中）加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，以便于檢索利用。
（四）加強檔案目錄數據庫建設管理
好多企業(yè)至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網絡建設形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求，需要加強檔案目錄數據庫建設，開發(fā)標準化的檔案管理系統(tǒng)，加強檔案目錄的輸入，保存。
（五）加強檔案信息化人才隊伍建設管理
推進檔案信息自動化的關鍵是人才，加強信息技術人才的引進和檔案人員信息技術知識的培訓， 提高檔案人員運用信息技術的能力，引導檔案人員不斷滿足信息化要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能滿足社會發(fā)展對檔案工作的需求。
四、結束語
檔案信息化建設是一個全新的課題，是社會信息化發(fā)展對檔案工作提出的必然要求，也是檔案工作由手工操作向現代化方式轉變、由實體化管理向信息化管理發(fā)展的必然選擇。但新技術的發(fā)展又會帶來新的問題，所以檔案工作者應及時發(fā)現新問題，研究新情況，采取有效的對策，保證檔案信息化順利、健康地發(fā)展。
1.1 一體化的管理模式
在過去,企業(yè)檔案管理的實現是不同部門對其內部文件進行整理、分類并歸檔的過程。而信息化的檔案管理則改變了這一狀態(tài),信息化的管理模式可以將企業(yè)的文件,部門的基本文檔進行有機的結合,從而實現歸檔與管理的同步,將不同部門對于同一事務或者同一事務的不同角度的記錄歸入檔案數據庫中,實現檔案管理的一體化。通過對檔案管理自動化系統(tǒng)的應用,實現公文和業(yè)務性文件整理與歸檔工作在同一時間完成,既可以節(jié)省大量的時間,節(jié)省勞動力,而且提高了檔案管理的準確性。從事檔案管理的工作人員可以從繁雜的工作中抽離出來,從而獲得更多的學習時間,加強檔案管理信息資源的開發(fā)。與此同時,負責檔案管理工作的部門也能夠通過自動化系統(tǒng)對公文以及業(yè)務性文件的管理狀態(tài)進行隨時的掌控,以便盡快的做出指導,實現檔案管理的預見性。
1.2 方便存儲與查找
企業(yè)的行政部門與業(yè)務部門,可以通過對檔案管理自動化系統(tǒng)的應用,將已經形成的有查考利用價值的文件隨時存儲到服務器上。而檔案管理工作人員他也可以把原有檔案的掃描件存儲到服務器上。這樣,只需要通過身份驗證,用戶就可以通過企業(yè)內部的局域網查找所需要的檔案信息,即節(jié)省了時間,又節(jié)省了資源,真正實現了信息化檔案管理給企業(yè)的工作帶來的方便。
1.3 檔案業(yè)務管理自動化
企業(yè)檔案管理工作非常復雜,其全過程不僅包括統(tǒng)計、鑒定、借閱還包括了參考資料的編研工作,甚至是資料的銷毀,這都需要管理人員定期對檔案的情況進行分析,而且企業(yè)領導的決策提供參考資料。實現檔案信息化管理模式,可以對檔案進行隨時隨地的管理,例如各種數據的統(tǒng)計、各種報表的打印、借閱登記、催還提醒等,這樣可以便于領導或各部門通過電腦獲取所需要的資料和數據,避免了因為距離問題而造成的時間浪費。
2 企業(yè)檔案管理信息化存在的問題
2.1 檔案管理的信息化意識不足
實現企業(yè)檔案管理的信息化不是一項簡單的工作,需要大量的時間來逐步完成,而且投資較高。因此部分企業(yè)選擇繼續(xù)使用傳統(tǒng)的檔案管理模式,而將資金更多的用于例如設備改造、產品銷售等直接投資上,疏于對檔案的管理,忽視對檔案管理人員的業(yè)務培訓,導致管理人員缺乏經驗、缺乏服務意識,使得檔案管理水平一直處于落后的地位。然而,事實上雖然檔案管理信息化的應用不能直接為企業(yè)創(chuàng)造效益,但是通過對檔案的合理管理能夠為企業(yè)的發(fā)展提供可靠的支持,間接為企業(yè)創(chuàng)造價值。對檔案管理模式的忽視必然會阻礙企業(yè)的發(fā)展。
2.2 檔案管理信息載體的破損
在企業(yè)信息化的背景下,磁性載體的電子檔案成為繼紙質載體的圖文檔案之后的又一重要管理對象。通過對計算機網絡技術的應用,許多企業(yè)實現了工程設計、施工和產品研發(fā)中的二維繪圖、三維仿真模擬設計的圖文并茂的多媒體信息。在檔案管理信息化中常見的載體有膠片、磁帶以及光盤等,這些載體會因為各種原因而發(fā)生破損,例如自然老化、害蟲的侵害以及使用過程中的損傷等。這些都有可能嚴重影響文檔等信息的使用,嚴重的還會導致系統(tǒng)運行出現問題。
2.3 標準化建設不夠完善
檔案信息管理的標準化指的是在檔案實體管理向信息管理轉變過程中,必須有相關的規(guī)范與標準對其進行指導。信息化是一個非常嚴密的信息系統(tǒng),各個業(yè)務環(huán)節(jié)的相關信息為數據處理的準確性、及時性以及可靠性提供了保證。但是隨著檔案管理信息化的實現,為企業(yè)檔案管理信息化提供數據計算的標準卻難以滿足企業(yè)的需求,企業(yè)管理和業(yè)務流程以及工作程序標準、數據交換等標準都需要進一步的完善。否則這些原本是為企業(yè)發(fā)展提供支持的因素將給企業(yè)內部或企業(yè)之間的數據交換或資源共享造成諸多不便,甚至會嚴重制約企業(yè)獲得更多的經濟效益和社會效益。
3 改善企業(yè)檔案管理信息化建設的建議
通過對企業(yè)檔案管理信息化建設過程中出現的問題的分析,可以看出,只有在一定范圍內實現資源的優(yōu)化配置,完善檔案管理人員的培訓,才能徹底實現檔案管理的信息化,具體來說可以從以下幾個方面著手。
3.1 完善檔案管理制度
所有工作的順利展開與進行都離不開規(guī)范的要求和對標準的參考,企業(yè)檔案管理也不例外。實現檔案管理信息化的前提是健全的管理制度與明確的部門職責,而同時這也是檔案管理部門為企業(yè)提供更高級別的服務的先決條件。所以,為了在激烈的市場競爭中立于不敗之地,現代化的企業(yè)必須要建立健全檔案管理制度,尤其要制定檔案自動化管理制度,通過合理的制度規(guī)范檔案管理信息化的實現。
3.2 加強監(jiān)管工作
在企業(yè)建立局域網時,要有計劃的實施檔案一級管理,對于文件從形成到歸檔的全過程要實施監(jiān)管,尤其是從文件行程的最初階段,以保證文件的整個生命周期都能在可控范圍內,使整個過程都做到規(guī)范化、標準化并努力貫徹執(zhí)行。
3.3 理順工作流程
不同企業(yè)的工作流程不一樣,相應的檔案管理自動化程序也是不一樣的,所以要明確各部門工作的先后順序,例如檔案部門與文書,只有這樣才能保證檔案管理信息化過程中避免走彎路。檔案管理要與企業(yè)所講
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求的效應原則保持一致,盡量以最少的投入來保證企業(yè)對于信息資源需求的滿足。理順檔案管理工作的流程,首先要做好數據收集與資料庫的維護工作;另外要充分利用計算機的功能,根據企業(yè)發(fā)展的需求,及時編寫一些檔案文件匯編,并提供企業(yè)領導用于決策所需要的信息。
3.4 實現管理工具的信息化
0引言
在全國檔案工作“十一五”規(guī)劃中，檔案信息化建設已放到突出位置，得到高度重視，但按現狀看，檔案信息化建設至今仍未全面普及推廣，目前只限于政務公開、民生檔案建設等層面，中小型企業(yè)對檔案信息化建設工作的實際推廣實在太少，這種發(fā)展的不平衡現象眾所周知，不容忽視，現結合本單位（小型企業(yè)）的實際情況，淺析企業(yè)檔案信息化建設中存在的問題及對策：
1企業(yè)檔案信息化建設存在的問題
1.1領導重視不夠。每件事情要大力推廣，領導們的高度重視是離不開的，但目前大部分中小型企業(yè)的領導都沒有認識到檔案信息化建設的重要性，經費上不予以支持，使企業(yè)檔案信息化建設進程緩慢。
1.2軟件不適用。本企業(yè)也在推行“無紙化”辦公，設立OA平臺，把檔案的基本信息錄入電腦，通過搜索關鍵字查找所需文件。但由于本企業(yè)的OA系統(tǒng)較適用于文書檔案，對于科技檔案的查找并不便利，所以得不到充分利用，效果并不理想。
1.3存儲設備落后。本企業(yè)的檔案室是2001年建成，當時并未考慮對電子檔案進行管理，缺少專門的磁介質檔案存儲設備，而數字檔案對設備的依賴性是比較強的，這對電子檔案的管理帶來了一定困難。
1.4電子文檔管理不完善。本企業(yè)已使用局域網，電子文件可儲存在“資料庫”，全體員工根據各自權限讀取文件。本來這是一個很好的溝通渠道，但由于管理不夠完善電子文件存放的位置（路徑）沒有明確規(guī)定，甚至有部分員工把文件只存本機，造成檔案的不完整，查找不便利。
1.5人員素質未能適應需求。目前本企業(yè)的2名檔案工作者均為兼職，只通過市檔案局的上崗培訓，對電子檔案處理并無深入學習及參加市檔案局組織的培訓。檔案知識不夠專業(yè)，對新規(guī)定新要求了解不夠，信息接收不夠及時。這樣，不利于檔案信息化建設的實施。
2企業(yè)檔案信息化建設的對策。
2.1加強領導對檔案信息化建設的重視。企業(yè)領導應認識檔案信息化建設的重要性，其目的在于提高企業(yè)領導的決策和管理水平，并且應認識到建設一支檔案信息化人才隊伍是企業(yè)檔案自動化的客觀要求，同時，加大力度推廣檔案信息化建設，要求全體員工積極配合。
2.2選擇適用于本企業(yè)的檔案管理軟件。目前，市面上的檔案管理軟件種類繁多，有的偏重于文書檔案，有的偏重于科技檔案，應根據本企業(yè)的實際需要選擇，最好能與開發(fā)商協商，量身訂造合適的軟件。
2.3完善存儲設備。檔案的收集、保管、利用都是同等重要，缺一不可，因此，檔案裝具要齊備、充足，符合規(guī)范要求，各門類、不同載體的檔案存放科學、合理、有序，既方便日常查找，又能保證突發(fā)事件中的及時搶救。
1.1領導重視不足。許多企業(yè)管理人員對企業(yè)檔案管理信息化的重要性認識不足，許多檔案資料其實只是處于長期堆放的狀態(tài)，沒有及時整理歸檔，更談不上利用。一些領導管理觀念陳舊，而工作人員也并不習慣于在網上了解信息，不接受網絡辦公的方法，習慣用傳統(tǒng)的手工操作方式處理房產檔案信息。
1.2技術手段落后。目前，很多企業(yè)房產檔案管理部門的電腦應用仍然停留在文字處理、財務管理等數據處理上，無論信息化基礎設施建設、應用水平，還是對互聯網的認知度、參與度等都遠低于其他行業(yè)。大多數企業(yè)的房產管理部門管理介質仍為紙質檔案，光盤技術和機讀方式運用十分有限，數據庫的建設與當今信息傳輸的技術要求相差甚遠，檔案應發(fā)揮的作用遠遠未能有效挖掘出來。
1.3檔案管理人員專業(yè)素質不高。目前，企業(yè)的檔案管理人員專業(yè)素質水平差異比較大，缺乏協作精神。采用網絡化辦公以后，管理部門之間需要相互提供有用信息，才能達到方便、快捷的辦公目的。
2如何建立房產檔案管理的信息化建設
2.1提高對檔案管理信息化建設的認識。要建立完善的檔案信息化管理，首先，要充分認識加快房產檔案管理信息化建設的重要意義?？茖W技術不斷發(fā)展，檔案內容多樣化，檔案載體發(fā)生了很大的變化，隨著計算機、多媒體、光盤以及縮微技術等的廣泛應用，傳統(tǒng)的管理模式和管理手段已不適應時代的變革，運用現代信息處理技術手段來開發(fā)房產檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，使房產檔案管理的各個方面發(fā)生深刻變化，促進房產檔案管理整體水平明顯提高。
2.2完善房產檔案信息歸集、檢索系統(tǒng)。為了全面、準確地收集信息，一方面，房產檔案信息系統(tǒng)與房產交易系統(tǒng)有機地結合，將房屋產權信息自動歸入房產檔案信息系統(tǒng)，形成文本信息；另一方面，要利用掃描儀、數碼相機等先進設備，將有關資料以圖像信息方式歸入房產檔案信息系統(tǒng)。由于房產產權頻繁異動的特點，房產檔案的更新速度很快，因此，檔案數據庫的更新、管理、維護上要實現實時控制，保證房產檔案信息與房產產權狀況的同步變動，這是房產檔案管理的核心所在。由于房屋租賃、房產交易等不同業(yè)務的特點不同，對房產檔案信息要求也不相同，因此，必須建立一個多角度的檔案檢索系統(tǒng)。要充分利用計算機強大的檢索功能，將房屋坐落、產權人姓名、房屋面積、產權狀況等房屋產權管理中的每一要素都作為檢索點，編制各種檢索工具，形成計算機檢索與手工檢索互補的檔案信息檢索體系，實現萬能檢索，從而提供高效、便捷的查詢服務。
2.3建立準確的房地產檔案數據分析系統(tǒng)。房產檔案信息不僅要滿足產權人產權交易的需要，而且，也應該為企業(yè)職能部門進行宏觀調控提供科學的決策依據。通過數據分析系統(tǒng)，對房地產市場的現狀和發(fā)展趨勢作出準確的判斷，以便相關職能部門能夠及時運用相關調控手段，使企業(yè)房產需求保持基本平衡、結構基本合理，達到科學決策，回避風險的目的。
【中?D分類號】G271 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）05-0132-02
1 引言
檔案管理信息化是指在檔案管理過程中全面應用計算機等現代信息技術，對檔案信息資源的收集、整理、著錄、鑒定、利用等進行處置、管理，實現檔案管理現代化的進程。
2 企業(yè)檔案管理信息化的必要性
隨著社會信息化發(fā)展步伐的不斷加快，各種檔案資料的不斷增多，紙質檔案自然老化和人為損害、查找利用率低的問題日益突出，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經無法滿足檔案管理的現實需求，檔案管理模式應當由以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變。首先，檔案管理信息化可以省去人工整理檔案的時間，減少檔案管理所需的人力、物力 、財力，可以改進檔案管理工作，進一步提升檔案管理工作的效率。其次，檔案管理信息化能節(jié)約存儲空間，快捷傳輸，方便檢索，提高查詢速度和準確率，既可以節(jié)省空間，減少管理成本，又能節(jié)約資源，為企業(yè)管理決策提供可靠的信息，提高檔案的使用價值。再次，檔案管理信息化能實現檔案信息資源的實時性與動態(tài)性，隨著計算機技術和網絡技術的廣泛應用，有利于實現企業(yè)檔案信息資源共享，便于對信息資源的整理和加工，讓利用者以更快捷的方式獲取所需要的信息資料，提高服務的智能化和人性化水平。
3 如何實現檔案管理信息化
檔案管理信息化包括檔案資源數字化、管理科學化、信息安全化和利用網絡化。
3.1 檔案資源信息數字化
一是館存檔案資源數字化。隨著計算機技術和信息技術在檔案工作中的應用，檔案數字化已成為一種必然趨勢。檔案數字化指采用掃描技術、OCR技術、數字攝影技術、數據庫技術、多媒體技術對以紙質檔案、照片、錄音、錄像等為載體的各種檔案進行數字化加工，將其轉化為能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。根據2005年國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《關于加強檔案信息資源開發(fā)利用工作的意見》（檔發(fā)[2005]1號）、《全國檔案信息化建設實施綱要》（國檔發(fā)[2002]8號）等文件的要求，企業(yè)應將“加快現有檔案的數字化進程”列為主要任務，采用現代信息處理手段，本著統(tǒng)一規(guī)劃、分級建設、安全保密的方針，以文檔一體化為原則，推動現有庫房檔案的數字化進程，逐步完成館藏檔案數字化和著錄工作。為保障數字化進度和效率，企業(yè)要優(yōu)先開展開放檔案、珍貴檔案、易損檔案、高利用率檔案的數字化處理，待條件成熟后，再對剩余檔案進行數字化處理，逐步拓寬檔案數字化覆蓋面。在推進檔案數字化工作過程中，要嚴格遵守保密規(guī)定，遵循工作標準，做到流程規(guī)范、存儲格式統(tǒng)一、字段完整，保障檔案數字化的質量。實施數字化既減少了對檔案原件的損壞，節(jié)約了保管費用，降低了檔案原件丟失的風險，又推進了檔案信息化建設[1]。
二是電子檔案軟件管理化。是指將數字化后的檔案和現有的電子檔案利用檔案管理系統(tǒng)軟件進行系統(tǒng)整理、排列、著錄、統(tǒng)計和提供利用，實現電子文件和電子檔案的規(guī)范化管理，逐步建成檔案信息網絡，實現檔案利用網絡化，這樣省時省力，減輕了檔案人員的勞動強度，大大提高了工作效率，檔案人員有時間深入挖掘檔案信息，加強檔案編研工作，精心選題，打造一批有助于弘揚正確歷史觀，有助于豐富職工精神文化生活的企業(yè)檔案編研成果，在企業(yè)文化建設、職工教育等方面發(fā)揮積極作用。
3.2 檔案管理科學化
檔案信息化讓檔案管理煥發(fā)了新的生機，企業(yè)應運用科學的管理方法和制度，推動檔案管理的發(fā)展。第一，整章建制，實現管理規(guī)范化。首先要結合檔案數字化實際需要，制定檔案數字化標準、工作規(guī)范和流程，避免數據在檔案數字化及后期管理過程中出現流失泄密的情況。第二，要建立電子檔案接收應用系統(tǒng)，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》規(guī)范歸檔電子文件的收集、整理、存儲、備份、鑒定、遷移、利用等工作。第三，要不斷補充、修訂和完善各項檔案信息化管理制度，規(guī)范各部門的職責、權力和義務，推動檔案管理信息化工作制度化、科學化和規(guī)范化。第四，加大物力財力投入力度。要實現檔案管理信息化，首先需要配備計算機、掃描儀、服務器、光盤、網絡等現代化設備。其次需要開發(fā)檔案管理的相關軟件和系統(tǒng)，以實現檔案自動立卷、排列、編目、檢索、標引、文檔一體化、信息資源共享等檔案業(yè)務和管理工作。第五，需要配備既懂檔案專業(yè)知識又懂計算機信息技術和網絡技術的綜合型人才。因此企業(yè)要加大技術、資金、人員等方面的投資和支持力度，加快檔案數字化、檔案管理標準化、檔案服務網絡化進程。第六，加強和提高檔案人員信息化管理意識和水平。數字化的檔案、電子檔案需要與檔案管理信息系統(tǒng)軟件連接建成健全的電子檔案數據庫，在企業(yè)局域網、專網利用計算機完成收集、整理、著錄、統(tǒng)計和提供利用等工作。這就要求檔案管理人員不僅要懂得檔案專業(yè)知識，掌握編號、排列、編目、統(tǒng)計、鑒定和提供利用等工作流程，還要懂得計算機技術、信息技術、網絡技術，能對檔案進行數字化處理，做好資料編號及存儲工作，建立數據庫和索引目錄，方便對檔案信息的查詢。目前多數檔案管理人員計算機水平較低，因此，企業(yè)要加強對檔案管理人員進行計算機相關學科的培訓，為推進檔案管理信息化奠定良好基礎[2]。
3.3 信息安全化
隨著檔案管理信息化的實現，信息化之后檔案資料的安全問題就變得尤為突出，在企業(yè)局域網環(huán)境下，傳輸、存儲和提供利用電子檔案信息，可能造成檔案信息的泄露、失真等不安全情況，影響檔案信息資料的真實性與有效性。因此，要采取一定的措施確保檔案信息安全。第一，建立相關制度。首先應制定確保檔案在數字化過程中信息安全的制度，如嚴禁“一機兩網”，檔案數字化所用的計算機和網絡要與其他網絡物理隔離，嚴禁數字化加工人員帶有存儲功能的設備進入加工區(qū)等制度；其次應制定檔案信息與網絡連接和使用過程中安裝防病毒軟件、外接優(yōu)盤、移動硬盤等相關規(guī)章制度，以確保檔案信息安全。第二，設置訪問權限。根據不同崗位和級別，分別設置一般訪問者、特殊訪問者和管理者權限，只有當訪問者的身份通過檔案訪問權限驗證后，才可進入檔案查詢系統(tǒng)利用相對應的已開放的電子檔案，這樣可以有效預防不相關人員隨意查閱電子檔案，提高了電子檔案信息的安全性。第三，采取異地備份。首先是可以避免因當地自然災害、社會災害等造成的威脅檔案信息安全的風險；其次是可以避免因操作不當、病毒侵害等造成的電子檔案信息的丟失和損壞風險，從而最終確保電子檔案信息的完整性、準確性和可用性[3]。
3.4 利用網絡化
關鍵詞 檔案管理 檔案管理信息化系統(tǒng) 檔案工作人員
引言：這幾年來，大力倡導精細化管理的是國有煤炭企業(yè)。在邁向精細化管理的經過中，煤炭企業(yè)怎樣充足整合與運用企業(yè)內外部信息變得特別主要。加快煤炭企業(yè)檔案信息化建設，有利于改變全新的檔案管理模式，掌握檔案信息的數字化存儲并提供優(yōu)質服務，從而完成檔案管理網絡化。所以，只有加快煤炭企業(yè)檔案信息化建設，才可以推動煤炭企業(yè)的安全高效發(fā)展。
一、國有煤炭企業(yè)信息化現狀
（一）國有煤炭企業(yè)信息化的關鍵進展
為了把粗放的發(fā)展模式擺脫，這幾年來在信息化方面投入了大量資源的國有煤炭企業(yè)，并獲得了很大的進步。信息技術漸漸使用于煤礦開采加工、運輸與銷售、企業(yè)結構管理等幾個程序。詳細來看，不少的大型國有煤炭企業(yè)都建設了比較完善的信息網絡，在礦井綜合自動化體系在生產程序時使用比較多，在流通程序中運用了運輸管理信息體系，在銷售步驟中運用了國有煤炭企業(yè)信息化，在企業(yè)管理程序中運用了OA辦公體系、工程管理體系、財會體系和企業(yè)網站等幾種方式的現代信息技術。
（二）國有煤炭企業(yè)信息化存在的問題
首先，不高的國有煤炭企業(yè)信息化建設程度。就算國有煤炭企業(yè)對于信息技術發(fā)生了充分的注重，但是對于很多企業(yè)而言，對于信息技術的配置與運用依然處于初級階段。一方面，很多國有煤炭企業(yè)對于信息化建設的投入總體不足，讓信息化的全體水平不高；另一方面，很多國有煤炭企業(yè)的信息技術專業(yè)人員不夠配置，很難有效的運用與發(fā)揮目前的信息技術功能。其次，國有煤炭企業(yè)信息化建設缺少全體規(guī)劃。現在國有煤炭企業(yè)信息化建設的基本思路，是依據煤炭企業(yè)對信息技術的現實要求來配置對應的信息技術設備與人員。最后，國有煤炭企業(yè)信息化滯后的管理水平。對于很多國有煤炭企業(yè)而言，現在普遍只有財務體系與生產監(jiān)控體系可以完成集團統(tǒng)一的信息化管理，而生產經營中的其他職能部門對于信息的管理依然是割裂的。
二、加快煤炭企業(yè)檔案信息化建設的高效途徑
（一）檔案數據庫和檔案網絡要完善
這階段，檔案信息自動化體系還停留在由文件解決向信息管理體系的過渡階段，對數據庫的信息化建設導致嚴重阻礙。完成檔案信息化的關鍵前提在于完成高效的數據庫管理，加強檢索服務體系的時效性。經過運用計算機對檔案信息的解決技術，能靈活捕捉照片、紙張檔案材料，而且把全部的檔案信息轉換為數字方式，方便長期保存。
（二）完成優(yōu)化的專業(yè)結構，加強隊伍建設
檔案工作發(fā)展與日俱進，不斷提高對檔案工作人員專業(yè)水平的要求。所以，檔案工作人員一定要繼續(xù)更新知識構造，主動參加在職培訓等每一種方式的再教育活動，以適應新技術的發(fā)展要求。單一的檔案管理人員構造已經不能滿足檔案工作信息化的發(fā)展趨向，所以，一定要繼續(xù)加強信息技術、網絡技術等方面人才的培養(yǎng)和引進。
（三）優(yōu)化煤炭企業(yè)檔案數據庫系統(tǒng)，實現檔案全文數字化
為了完成檔案的數字化發(fā)展，一定要做好下面幾點的工作：首先，建設收藏檔案目錄數據庫。在企業(yè)檔案信息化建設中，依據單位每一類檔案狀況，經過著錄標引，在計算機中錄入單位收藏的文本類、圖形圖像類與影音類檔案型號等，從而建設基本數據庫。其次，建設基層報表數據庫。在建設煤炭企業(yè)檔案數字化管理體系經過中，繼續(xù)健全狀態(tài)數據庫和基層報表，同時，經過網絡體系把每一個部門需要報送的數據、反饋信息錄入建設的數據庫中，并實施適當的調整。
（四）以人為本，通過提升檔案工作者的素質來提升檔案管理信息化水平
檔案管理工作者第一要具備必須的語言文字能力和科學文化素養(yǎng)。只有站在對于每一種知識有所認識的前提下，依據本身的語言能力，才可以簡明扼要的對于每一種檔案實施分析與歸類，才可以第一在入庫的經過當中做到“去其糟粕取其精華”的結果。檔案管理的宗旨是提升各種信息資源的運用率，因此在面對較為龐大的信息檔案資料的時候，檔案人員一定要具備檔案的分析，檢索，篩選的功能才可以打好檔案信息化建設的基礎。在信息化管理當中，檔案工作人員的工作是很辛苦的，常常要付出很大的腦力勞動，因此必須要加強他們的責任感，充足發(fā)揮他們的主觀能動性，不然假如他們的主動性不高，在疲憊的狀態(tài)之下，也許會造成整個體系運行與更新的停滯，甚至還有安全的隱患。因此作為領導者，與他們實施主動溝通與交流是一定要的，讓他們意識到自己責任的同時，也必須要讓他們感覺得到自己在整個管理事務體系中的主要性。在實施培訓與學習的時候，必須要提升培訓的規(guī)范化程度。
三、結語
煤炭企業(yè)檔案信息化建設屬于一個長期的經過，牽涉的內容比較廣泛。它可以反映出一個企業(yè)的全體教學教育水平。假如在信息化的前提下對于檔案資源實施了充分高效的運用，有助于企業(yè)管理提高，對于更好的服務于廣大職工，有著巨大的推動作用。
信息化建設就是充分利用先進的企業(yè)思想以及先進的技術手段，對企業(yè)內部的生產經營以及管理活動進行有效的資源配置以及調控，使得企業(yè)的管理做到科學化、有效化，從而促進企業(yè)利潤的增加，不斷提高企業(yè)的核心競爭力。對于檔案管理工作來說也是如此，企業(yè)檔案管理信息化，可以極大地提高企業(yè)檔案管理的科學性以及有效性，實現對于企業(yè)檔案管理的網絡、信息化，通過檔案管理信息化以及數字化，實現企業(yè)檔案服務的高效化，從而實現企業(yè)檔案管理的資源共享，提高企業(yè)檔案管理的效率，為企業(yè)檔案管理的進一步發(fā)展提供便利。
二、企業(yè)檔案管理信息化存在問題
企業(yè)檔案管理信息化是一項復雜科學的工作，企業(yè)檔案管理信息化建設好壞直接影響著企業(yè)的檔案管理的健康穩(wěn)定發(fā)展，對于提高企業(yè)檔案管理科學性以及有效性至關重要。我國企業(yè)在檔案管理信息化建設方面經驗還不是很豐富，在實際的企業(yè)檔案管理信息化建設中存在著眾多的問題?？傮w來講，企業(yè)檔案管理信息化建設存在的問題主要由以下幾個方面，第一，檔案信息化建設發(fā)展不平衡。我國很多企業(yè)進行了檔案管理信息化建設，但是總體來講，檔案管理信息化建設水平與程度都存在著不平衡的現狀。規(guī)模大、效益好的企業(yè)可以實現檔案管理信息化建設高效化，但是對于那些規(guī)模小、效益差的企業(yè)，檔案管理信息化建設設置無從談起。第二，基礎條件薄弱，技術、資金不足。檔案管理信息化建設對于企業(yè)基礎條件、技術、資金的要求很高，很多企業(yè)尤其是中小型企業(yè)很難做到基礎條件、技術、資金的高水準，加上企業(yè)檔案管理信息化人才缺乏，甚至缺少相應的設備以及技術支持，導致企業(yè)對于企業(yè)檔案管理信息化建設深度以及力度不夠，給企業(yè)檔案管理帶來不便。第三，缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，盲目建設。目前我國企業(yè)在檔案管理信息化建設方面普遍存在著規(guī)劃以及組織建設，另外，加上企業(yè)在檔案管理信息化建設規(guī)章制度以及標準建設缺乏統(tǒng)一的規(guī)定，導致企業(yè)檔案管理信息化低效率、高重復建設建設問題嚴重。第四，與其他信息管理沒有實現有效銜接。企業(yè)檔案管理信息化建設并不是孤立的，是同企業(yè)其他管理以及建設項目相結合的，例如文書處理、生產活動等方面都與檔案管理信息化密切相關。由于我國企業(yè)在檔案管理信息化建設機制以及管理機制上存在問題，導致企業(yè)檔案管理信息化同其它管理環(huán)節(jié)以及生產環(huán)節(jié)缺乏必要的聯系，為能夠實現檔案管理信息化建設同其他信息化管理的有效結合。
三、企業(yè)檔案管理信息化策略探析
(一)加強檔案管理信息化人才培養(yǎng)
檔案管理信息化人才是企業(yè)做好檔案管理信息化的關鍵，畢竟信息化檔案管理工作是由檔案管理信息化人才來執(zhí)行的。為此，企業(yè)應該加強檔案管理信息化人才招聘以及培養(yǎng)。檔案管理信息化建設是一項極其科學。專業(yè)性強的工作，它對于檔案管理信息化人才的要求極高。檔案管理人員應該不斷增加檔案管理信息化管理基礎以及專業(yè)知識學習，包括信息技術、法律、管理學科以及計算機技術的學習。另一方面，檔案管理信息化人才還應該轉變思想觀念，樹立檔案管理市場意識，使得檔案管理信息化適應市場需求。另外，企業(yè)還應該加大對于新技術的引進，從資金、技術等各個方面做好檔案管理信息化建設，加強檔案管理信息化隊伍建設。
(二)加快檔案信息化標準規(guī)范制定
標準規(guī)范以及規(guī)章制度是企業(yè)進行檔案管理信息化建設的基礎，是企業(yè)進行檔案管理信息化建設的制度保障，只有在一定的標準規(guī)范以及規(guī)章制度約束下，才可以更好地做好檔案管理信息化建設。首先，企業(yè)應該建立檔案管理信息化管理機構，增強人員檔案管理信息化管理責任意識，強化檔案管理信息化管理機構管理職能。其次，建立健全檔案管理信息化管理制度體系建設，在基本信息化管理制度體系的基礎上，還應該加強信息化管理制度體系執(zhí)行力，使得企業(yè)檔案管理真正的做到有法可依、有規(guī)章制度可依，從而促進信息化檔案管理的科學化。
(三)企業(yè)檔案管理信息化建設注意原則
企業(yè)檔案管理信息化建設注意的問題有很多，總體來講，檔案管理信息化建設應該注意以下原則。第一，實用性原則。企業(yè)檔案管理信息化建設的目的在于促進企業(yè)檔案管理信息資源的共享，提高企業(yè)的社會效益以及經濟效益，促進企業(yè)檔案管理的科學化、有效化。第二，逐步推薦原則。企業(yè)檔案管理信息化建設并不是一朝一夕所能解決的，它需要企業(yè)投入大量的時間以及精力，企業(yè)應該抓住檔案管理信息化建設大好時機，實現企業(yè)管理與檔案管理信息化建設同步前進。第三，效益原則。企業(yè)進行檔案管理信息化建設的主要目的是為了獲得更多的利潤，一旦進行檔案管理信息化建設，企業(yè)應該將檔案管理信息化建設同企業(yè)的短期以及長期效益相結合。第四，全面協調發(fā)展。企業(yè)檔案管理信息化建設并不是孤立的，需要同其他部門其他人員進行相應的合作，必須與企業(yè)的信息化建設和經濟基礎相協調，必須與企業(yè)的信息需求相協調，必須與信息技術發(fā)展相協調，必須與全國信息化工程相協調。
隨著科學技術的不斷發(fā)展，我國企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理方法已經越來越不適應社會的發(fā)展，為了促進企業(yè)檔案管理的發(fā)展，提升檔案管理的工作效率，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經濟效益，企業(yè)必須要轉變思路，加快檔案管理信息化進程，推動企業(yè)更快、更好地發(fā)展。新形勢下，加強企業(yè)檔案管理信息化建設是企業(yè)進行檔案管理改革的重要內容，也是企業(yè)實現可持續(xù)發(fā)展的必然趨勢。
1 企業(yè)檔案管理信息化建設的必要性
1.1 是企業(yè)信息化發(fā)展的要求
檔案是企業(yè)重要的參考資料。當前，隨著辦公自動化的發(fā)展和網絡技術的普及，企業(yè)在生產經營活動中產生了大量的文件和數據，是企業(yè)進行各項生產和經營活動的基礎，為企業(yè)提供了重要的參考依據，具有長期的保存價值。
1.2 是現代企業(yè)檔案管理發(fā)展的需要
社會形勢的不斷發(fā)展和網絡技術的革新，促進了各行各業(yè)的進步。企業(yè)傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式已經越來越不適應企業(yè)現代化管理的需求，加強企業(yè)檔案管理工作對于提升企業(yè)的工作效率，實現企業(yè)辦公自動化具有重要的現實意義。檔案管理工作是企業(yè)日常工作的重要組成部分，因此要加快企業(yè)信息化管理，適應市場經濟的需求，滿足企業(yè)的發(fā)展。隨著各類信息系統(tǒng)在企業(yè)中的應用，企業(yè)的各類文件逐漸增加，給企業(yè)的資料查詢帶來了一定的困擾。為了促進企業(yè)檔案資源的利用率，必須要加大檔案信息化建設。另外，由于近年來，網絡技術的發(fā)展，信息技術已經滲透到企業(yè)發(fā)展的方方面面，所以必須要加強對檔案的數字化建設，提升企業(yè)檔案管理的軟硬件條件，促進企業(yè)檔案管理的現代化發(fā)展。
1.3 工作效率及工作成本的需要
加強檔案管理信息化建設，有效地提升了企業(yè)的工作效率，節(jié)省了企業(yè)的工作成本。我國企業(yè)傳統(tǒng)的紙質檔案資料在收集的過程中不僅需要大量的人力、物力、財力，在查詢過程中也會耗費大量的時間，因此阻礙了企業(yè)的發(fā)展。信息技術在企業(yè)檔案管理中應用以后，極大地提升了企業(yè)的辦事效率，為企業(yè)日后資料的查詢也提供了很大的方便。另外，由于企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，檔案的數量也在無形之中增長，這就要求企業(yè)擴大檔案儲存室面積和設備，增加檔案管理人員，給企業(yè)增加了很多成本支出。信息化在檔案管理中的普及，不僅減少了企業(yè)的成本，還方便了工作人員的查詢，實現了資源共享，提升了工作效率。
2 企業(yè)檔案管理信息化建設中存在的問題
2.1 檔案管理信息化制度不夠完善
檔案管理信息化制度的完善與否也在一定程度上制約了檔案管理工作的有效進行。長期以來，我國很多企業(yè)一直采用的是傳統(tǒng)的檔案管理方法，沒有將現代信息技術與檔案管理相結合，因此在信息技術日益發(fā)展的今天就會出現很多問題，使得檔案管理工作無法適應新時代的發(fā)展，檔案在企業(yè)發(fā)展過程中也沒有發(fā)揮其最大功效，甚至有些企業(yè)只是將檔案管理工作當作一種形式，影響了企業(yè)日常管理工作的有效進行。
2.2 檔案管理信息化建設缺乏資金支持
檔案管理信息化建設過程中由于缺乏資金支持，使得檔案管理信息化建設的效率不高。企業(yè)進行檔案管理的過程中需要大量的資金和設備作為支持。但是很多企業(yè)的檔案信息化建設由于缺少資金，使得信息化建設的步伐緩慢。另外，部分企業(yè)雖然也設置了相關的經費進行檔案管理信息化建設，但是這些經費遠遠不能滿足檔案管理信息化建設的要求，因此影響了檔案管理信息化工作的開展。
2.3 檔案管理人員的綜合能力有待加強
要提升企業(yè)檔案管理信息化建設的有效性，必須要提升檔案管理人員的綜合素質。這是因為檔案管理人員在檔案信息化建設過程中發(fā)揮著非常重要的作用。但是，在企業(yè)信息化建設過程中仍然存在一些問題影響了檔案管理信息化建設的效率。比如，檔案管理人員的專業(yè)素質不高，使得他們在實際的工作過程中會出現多種問題，如果這些問題得不到及時解決，就會影響檔案管理的效果。此外，由于檔案管理人員對計算機技術掌握不夠扎實，導致在使用辦公軟件的過程中就會出現一些問題，阻礙檔案管理信息化建設的有效進行。因此，企業(yè)必須要提升檔案管理人員綜合素質，讓檔案管理人員逐漸學習現代化信息技術，及時掌握一些最新的檔案管理技術，并將其應用到實際工作中來，這樣不僅能夠節(jié)省大量的時間，還能夠節(jié)約大量的人力和物力，最終還能取得較好的工作效果。
2.4 檔案管理信息化建設的技術缺失
檔案管理信息化建設的過程中，由于技術缺失使得檔案管理的效率得不到很快地提升。這是當前檔案管理信息化建設中面臨的一個非常重要的問題。在企業(yè)檔案管理信息化建設過程中，需要的技術比較專業(yè)，由于人員和設備配備不到位，導致企業(yè)信息化建設工作不能得到有效落實。另外，由于企業(yè)信息化建設技術指導和技術管理缺失，導致檔案管理信息化建設沒有完全發(fā)揮其作用。因此，我們說檔案管理信息化建設技術和管理缺失，影響了檔案管理信息化建設的進程。
3 加強企業(yè)檔案管理信息化建設的對策
3.1 建立完善的信息化檔案管理機制
完善的檔案信息化管理制度對于檔案管理工作效率的提升有著重要作用。為了建立完善的檔案管理信息化制度，可以從以下幾個方面做起：
第一，對原有紙質檔案資源進行妥善保管，另外，還要對一些硬盤中的信息資料進行管理，做好防火、防潮、防磁等工作；第二，要及時對檔案資料進行備份，防止由于計算機損壞帶來的損失；第三，建立健全的檔案管理信息化使用制度，在使用檔案資料的過程中要嚴格按照制度進行，對檔案資料的使用要做好審批和登記工作，使檔案資料保持完整性和安全性，減少由于疏忽帶來的損失。
3.2 加大對檔案管理信息化的資全投入
加大資金投入是企業(yè)進行檔案管理信息化的基礎。首先，企業(yè)要充分利用政府提供的資金支持，加快檔案管理信息化建設；其次，企業(yè)要利用現有的經費進行軟硬件設備的配備，使資金使用達到最大化。
3.3 提升檔案管理人員的綜合素質
檔案管理人員的綜合素質直接決定了檔案管理信息化建設的效率。首先要提升檔案管理人員的責任意識和職業(yè)道德觀念；其次，要加強對檔案管理人員信息化建設培訓，提升他們的檔案管理專業(yè)知識和實踐能力；再次，加強檔案管理人員計算機專業(yè)技能培訓，使其掌握最基本的檔案管理辦公軟件操作技能，保證檔案管理現代化建設的有效進行，進而才能促進企業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展。
3.4 加強對檔案管理信息化建設的技術指導
近幾年來，中國企業(yè)連續(xù)不斷地跨越了工業(yè)化、市場化，然后進入了信息化階段，而檔案信息化工作又是企業(yè)信息化建設的極其重要組成部分，且信息時代檔案事業(yè)的一個重要分支就是企業(yè)檔案信息化建設。數字化時代下的企業(yè)檔案信息具有三個特點：普遍性、集成性和動態(tài)性。為適應我國信息化社會的發(fā)展形勢，企業(yè)對企業(yè)檔案信息的管理工作越來越重視，信息技術為檔案信息化帶來了很多機遇，同時相隨而來的也有一大堆問題。
一、檔案的信息化進程中所產生問題的探究
1、標準化問題
數字化和信息化的檔案的前提是標準化的規(guī)則。數字化后的檔案信息在該行業(yè)中通行無阻則需要建立起來行業(yè)統(tǒng)一認證共同認可的規(guī)則。因此，需要在業(yè)務、技術和管理三個方面進行改進。
（1）業(yè)務流程規(guī)范化。業(yè)務流程規(guī)范化不僅可以大大地提高檔案信息系統(tǒng)的工作效率，而且對行業(yè)內處理事務的能力的提高也有極大的幫助。計算機作業(yè)，任務是多通道和多對象，這樣極大地提高了信息管理工作的效率，并且對于部門和多余人員進行精簡和整合。
（2）技術性的規(guī)范化。對于技術性的規(guī)范化要求，需要在檔案信息化過程中軟件和硬件兩面方面著手。軟件方面，包括系統(tǒng)和平臺的建設指標和相關的操作規(guī)范，軟件所需要達到的功能和軟件開發(fā)進展的規(guī)劃等信息。另外，檔案信息化過程中數據的精度、存儲格式及所建的檔案網站平臺的技術參數等等都需要進行詳細的規(guī)定。
（3）企業(yè)信息化管理應遵循“先搭臺子后唱戲”的法則。傳統(tǒng)檔案管理由于歷史局限存在許多問題，如傳統(tǒng)檔案收集整理需要大量的專業(yè)人才且還要大量的時間。另外，傳統(tǒng)檔案的保存不僅占據較大的空間，并且存量增長的需求得不到保證。還有一點，傳統(tǒng)檔案的安全性保障很低，那些紙質記錄時間久了會遭受蟲咬鼠啃、火情、雨情、盜情等一系列事情。因此，檔案資料進行信息化管理勢在必行。
2、檔案職能分類面對的處境分析
（1）類目層次過多，分類過細且職能分類給文件準確定位帶來困難。比如，某類文件數量很少，但也需要設一個數據庫，而這樣計算機的批量檢索效率就會大大降低。另外，由于現代企業(yè)職能分工越來越細化，因此有時候無法涵蓋一些新的職能活動。
（2）檔案職能分類法容易造成企業(yè)檔案與文件歸屬管理事實上的沖突，因此職能分類法有礙文檔的一體化管理。文件分類其實是按照文件傳閱、辦理對象來分的。對此，有兩種分類方法，一種是完全的組織機構分類法，另一種是組織機構與職能聯合分類法。在面臨分類困境時，要進行仔細考量，對這兩種方法擇優(yōu)而行。
3、檔案工作職能定位不準確
（1）檔案人員，尤其在企業(yè)，不少檔案工作人員是兼職的，很多時候由于不了解文件的使用價值屬性，因此無法準確判定文件保管期限，所以，檔案人員劃分單位文件的保管期限和密級，不科學，不合理。
（2）鑒定工作在極大的程度上還是盲區(qū)，鑒定工作客觀性和技術內涵有所欠缺。在分類過程中，對文件沒有開展價值的鑒定與分析，檔案人員無法從專業(yè)技術角度對文件進行全面、真實性的鑒定。
（3）檔案管理要求與專業(yè)領域規(guī)定脫節(jié)。例如財務報表的保存，一般月、季度報表，除財務分析報告外，財務部門的規(guī)定是三年，但是許多檔案管理卻要求一律規(guī)定為永久保存。
二、企業(yè)檔案信息化建設中存在的問題分析。
1、企業(yè)領導重視程度不夠，經費不到位
檔案信息化需要消耗大筆資金的硬件和軟件的支持，例如：信息化管、理技術的提升、檔案數據庫、管理系統(tǒng)及安全的防護等等，這些都離不開一定的經費的支撐。還有，檔案的信息化和數字化也需要一大批多媒體設施的配合。企業(yè)領導往往對此不加以重視，在檔案建設信息化建設中，減少經費或將一些經費投資在其他部門，而硬件設備以及軟件投入滯后則阻礙了企業(yè)檔案信息化建設。
2、企業(yè)檔案信息化建設處于弱勢
電子計算機和網絡技術的廣泛應用，產生了越來越多的電子文件。電子文件的產生不僅意味著一種新型載體檔案的誕生，而且也標志著人類記錄信息、承載信息、傳達信息、留存信息和開發(fā)信息的方式發(fā)生了深刻的革命。這場革命是紙張發(fā)明和近現代檔案學理論的產生，它直接影響著檔案工作的運作方式、基本理論及思維觀念。目前，不少企業(yè)對檔案人員配備不全，很多是兼職管理，這些企業(yè)檔案管理人員雖然在檔案信息化建設中做了大量工作，但可以說與信息時代計算機發(fā)展的驚人速度相比，仍處于弱勢。
3、信息安全有待提高
隨著信息化的快速發(fā)展，檔案信息的安全也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。在開放性的網絡環(huán)境下，家喻戶曉的病毒入侵、黑客入侵，造成了檔案信息的泄密以及相關資料信息損毀等后果。設備本身就要避免那些存在的安全漏洞，然后更加注意的是網絡環(huán)境和操作過程中的安全防范措施，這就要求一定的技術。
4、企業(yè)檔案信息化建設發(fā)展不平衡，相應的標準規(guī)范欠缺
對于一些中小企業(yè)的檔案信息化建設，在各種因素的影響下，檔案部門的生存和發(fā)展面臨著一系列威脅，檔案工作倍受冷落，比如企業(yè)的檔案部門受到企業(yè)的減員增效所波及。另外，我國的檔案信息的建設相應的標準規(guī)范欠缺。就我國現在情況，不遵守相應制度的行為已經對檔案信息的數字化進程產生了不小的障礙。因此，制定相應標準、規(guī)范、法規(guī)，館藏檔案數字化和電子文件接收，都應該堅持所制定的規(guī)范性原則。企業(yè)各個部門之間應加強交流協作的精神以及信息資源的共享手段。各個部門之間實現無成本的即時的信息交流，會大大加快企業(yè)檔案數字化的進程，提高管理軟件的通用性。
三、關于企業(yè)檔案信息化建設的建議。
1、企業(yè)要在信息化建設上加大投入，檔案信息化的軟硬件基礎設施建設是前提，尤其是對于對于開放型企業(yè)來說，它們生存發(fā)展的基礎就是檔案信息化建設。企業(yè)發(fā)展需要檔案支持，而企業(yè)規(guī)模和效益決定了其信息化水平。
2、檔案數據庫和檔案管理系統(tǒng)是實現檔案信息化的軟件保證，企業(yè)檔案主管部門要加強對企業(yè)檔案信息化建設的指導和協調。并且，企業(yè)應不定期地對檔案人員進行培訓，提升各種知識結構，掌握信息和網絡運用技能。
3、企業(yè)要把檔案信息化工作列入重要工作日程，強化檔案管理，實現檔案管理系統(tǒng)的信息化和檔案業(yè)務管理自動化。檔案信息化管理系統(tǒng)的目標是升級強化檔案管理。
4、改革檔案管理體制，充分發(fā)揮企業(yè)主體檔案的優(yōu)勢。企業(yè)檔案主管部門應該掌握主營業(yè)務知識人員的專家團隊。專家往來靈活機動，處理問題目的性強，效率高，十分有利于企業(yè)檔案信息化建設。
參考文獻
[1]范桂紅.知識管理視閾下的企業(yè)檔案信息管理研究[D].黑龍江大學2011
檔案信息的質量、建設標準會對信息化水平和質量產生影響，我國目前很多企業(yè)已經實現了辦公自動化，因此，應該提高檔案信息化的水平，促進基礎工作質量的進一步提高。
1.檔案信息化建設的現狀及存在問題
在檔案管理的過程中，存在著企業(yè)領導認識不完善，缺乏對人員配備、硬件配備、軟件配備等方面的綜合性考量，檔案管理人員多為兼職，無法有效集中精力，缺乏對知識的掌握水平，無法使用計算機知識，不能準確應用相關軟件進行管理，一些企業(yè)雖然開設了相關軟件的培訓講座，但是不僅沒有降低員工工作強度，還增加了工作負擔，最終導致對信息化檔案建設產生影響。
1.1檔案員對檔案的數據缺乏安全性和保密性意識
在一些企業(yè)檔案室中，存在著數量眾多的機讀目錄，但是沒有進行備份，很多員工甚至不了解備份的程序，檔案室之中的電腦任何人都能夠觸碰，只要輸入正確的口令，就可以對記錄進行修改、闡述和增添，存在著保密性和安全性較低的特征，很容易造成數據的泄密和丟失，很多檔案室的控制和開放目錄共同存在于數據庫之中，頻繁操作，具有較高的使用率，在機讀的過程中，很容易產生信息的泄漏，安全性很低，在一些有條件的企業(yè)中，應該將檔案室網絡和公眾網相連接，提高數據安全水平。
1.2數據錯誤較多
在一些企業(yè)的檔案室中，為了滿足檢查的需求，經常進行突擊錄入等工作，隨著機讀目錄的不斷增加，檔案管理人員在校對和檢查等方面的工作無法滿足實際工作的需求，會產生質量問題。
2.做好檔案室信息化建設的幾點建議
2.1加強檔案信息化人才隊伍的建設
隨著信息化水平的不斷增加，對管理人員的素質需求也不斷提高，管理人員應該了解管理知識、技術知識，對業(yè)務領域的新技術和新工藝進行實時了解，提高著錄格式的準確性和統(tǒng)一性。
2.2統(tǒng)一著錄格式標準
在工作之前了解工作規(guī)范，保證著錄格式的統(tǒng)一性，使檢索途徑不斷向多元化等方向發(fā)展，針對工作的實際水平選擇項目，使著錄格式滿足工作需求。
2.3加快檔案目錄數據庫建設的速度
檔案室保管檔案數量不多，應制定方案爭取在十五期間完成目錄的錄人工作，
2.4注重檔案數據的安全、保密
檔案室的工作人員應該重視安全性工作，關注相關領域的法律規(guī)范，重視對網絡和設備的管理，結合規(guī)定對檔案信息網絡進行隔絕，進行嚴密的防護，建設完善的質量監(jiān)管體系，及時糾正錯誤，不能夠直接使用未經檢查的數據。
2.5 樹立檔案信息化管理意識
意識的能動作用說明，強烈的社會意識會對社會發(fā)展起到較大的能動作用。樹立企業(yè)檔案信息化建設意識，有助于提高檔案信息化管理系統(tǒng)的建設效率和質量，也是企業(yè)檔案信息化建設的主要推動力量。所以，檔案信息化建設能夠在一定程度上理解為“意識信息化”。企業(yè)檔案信息化建設的實現，需要以檔案管理人員為基礎，檔案管理者需要在檔案信息化管理過程中發(fā)揮自身作用。
3.檔案信息化建設的意義
3.1對于職能部門的意義
3.1.1提高整個部門的工作效率
信息化水平提高之后，檔案室工作人員可以提高工作效率，降低工作強度，避免檔案室工作人員只進行保管和打字的工作，重視對搜集和編研工作的投入，提高部門職能。
3.1.2提高整個部門的技術水平
企業(yè)不斷向網絡化、數字化和信息化的方向發(fā)展，企業(yè)之中的每一個部門都應該不斷投入精力，提高檔案室信息水平，與公司的整體發(fā)展相適應，滿足社會環(huán)境的需求，提高企業(yè)的市場競爭力。
3.1.3有效的進行檔案的收集工作
搜集檔案具有較大的工作強度，在整編和分類檔案的時候需要投入大量的人力，因此，應該使用完善的管理工具，建設管理平臺，避免產生檔案不完整等現象。
3.1.4有效的為科研服務
檔案室信息化水平的提高，有助于實現網絡信息共享，技術人員通過網絡能夠及時查找資料，使工作效率大幅度提高，實現對資料的發(fā)開和使用，提高綜合競爭力和工作水平。
3.1.5有效的為決策服務
科技檔案是研究院最寶貴的無形資產，是研究院投人大量資金、經過科技人員辛勤勞動，由檔案管理人員分類、編目，最終成為研究院的核心競爭力是研究院領導決策的依據。而文書檔案通常是由院領導親自起草，親自下發(fā)的，是領導決策的具體體現。所以檔案的信息可以更好的對檔案進行利用，為決策提供依據。
3.2對于公司的意義
首先，能夠有效管理和收集檔案。檔案是一個立檔單位為適應職能活動需要而直接產生的依法歸檔的具有保存價值的文件與材料檔案是一種歷史活動的原始記錄.大型企、事業(yè)單位每年都要產生很多檔案資料，內容主要包含合同、科技和文檔等多方面的信息，能夠對企業(yè)發(fā)展史進行詳細記錄，為同行業(yè)企業(yè)提供借鑒，有助于對信息的搜集和管理。
第二，便于二次使用，提高使用效率。企業(yè)當年的檔案在下一年才能夠整理完成，但是在尚未整理完善之前，檔案已經開始使用，對其使用效率造成很大影響，同時，已有的檔案在使用過程中具有復雜性的特征，需要登記，在較多檔案中進行查找，會造成破壞。
第三，有助于解決丟失和破損等多種問題。以往在搜集和借閱檔案的過程中使用人工操作的方式，會導致破壞和丟失，使用計算機進行管理能夠避免產生上述危害。
第四，建立完善的信息網絡。傳統(tǒng)的檔案信息無法形成完善的信息網絡，在檔案借閱的時候十分不便，不利于進行交流、統(tǒng)計和管理等工作，使工作效率降低，因此，應該在企業(yè)內部形成信息網絡。
第五，建立信息資源體系。電子化管理能夠促進和國際的接軌，形成資源體系，有助于今后企業(yè)各項工作的展開。
第六，使工作人員的勞動強度降低?？萍紮n案具有較大的經濟價值，實現信息化之后，可以通過網絡實現檔案的瀏覽、借閱和查閱，避免繁瑣的工作，使工作人員的效率不斷增加。
4.企業(yè)檔案信息化建設的主要發(fā)展方向
企業(yè)檔案信息化管理的過程也就是其檔案建設的過程，這一過程是十分漫長且復雜的。各個部門要首先收集本部門的檔案資料并進行資料整理，這一工作貫穿于企業(yè)檔案管理的全過程之中，該情況能夠在一定程度上提高企業(yè)檔案管理的難度和復雜度，加強企業(yè)檔案信息化建設，能夠明顯提高企業(yè)檔案管理工作的效益和效率。
按照企業(yè)檔案信息化管理的實際情況，可采取高效的檔案信息化管理工具和軟件，從而實現檔案信息化管理系統(tǒng)的有效運行，提高企業(yè)檔案管理的信息化程度，打破傳統(tǒng)的地域和部門方面的界限，實現檔案信息化體制改革，制定和實施規(guī)范的規(guī)章管理制度，實現檔案信息化交換和高度共享性，并為員工檔案管理創(chuàng)造有利條件。建立和實施檔案管理者培訓和績效考評制度，逐漸提高檔案管理者的自身素質和工作能力。
在收集和整理企業(yè)檔案信息時，要對數據質量進行嚴格掌握，因為信息的質量會對計算機管理系統(tǒng)運行的有效率造成直接的影響，準確、全面地輸入檔案信息，能夠為檔案信息化管理系統(tǒng)的高效運行提供保證。
5.總結
綜上所述，通過使用現代化的計算機網絡技術和設備，充分利用計算機設備的作用，能夠大大提高企業(yè)檔案信息化管理的效率。提高檔案管理部門工作人員的網絡和計算機應用能力，有助于建立信息化的檔案管理系統(tǒng)，一方面能夠為企業(yè)檔案的信息化管理提供保證，另一方面，還能夠大大提高企業(yè)檔案管理工作的效率與質量。
中圖分類號：F279.23 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2013）35-165-01
隨著社會的進步，現代企業(yè)管理機制的不斷完善和規(guī)范，人力資源管理作為企業(yè)管理職能中的組成部分，已經成為關乎企業(yè)長遠發(fā)展的重要管理項目。加強企業(yè)人才隊伍管理，關鍵是要加強企業(yè)人事檔案管理。目前，在網絡科技日新月異、咨訊交流方便快捷的時代，加強企業(yè)人事檔案管理的重點就是實現人事檔案的信息化管理。
一、檔案信息化管理的現實意義
長期以來，人事檔案工作總是隱居于各項工作背后，以“機密”對待，很少與外界建立聯系。在管理方面重紙質檔案的收集和整理、輕電子檔案的建立，寶貴的信息資源埋藏在案卷里，影響了人力資源的開發(fā)，大大制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。企業(yè)人事檔案是企業(yè)選人、用人、開發(fā)人力資源的基礎，也是企業(yè)檔案信息資源的重要組成部分。21世紀是信息社會的時代，信息化管理滲透到社會的各行各業(yè)，社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網絡及時準確地獲得多種信息。人事檔案的信息化管理，其核心內容就是通過檔案信息資源的數字化和檔案管理過程的網絡化，對人事工作中產生的各類信息，特別是對人事工作中產生的豐富檔案信息，進行存儲、加工、檢索、傳輸，為企業(yè)人事檔案工作提供及時高效的服務，以實現檔案資源的共享，提高人事檔案管理和利用效率。
二、人事檔案信息化管理的優(yōu)勢
1、信息全面化
建立人事檔案管理系統(tǒng)，可以全面反映一個人各方面的情況。相對固定的一些基本情況，如姓名、性別、身份證號、家庭住址和聯系電話等，并動態(tài)管理學歷、工作簡歷、職務任免、工資、職稱、獎懲、保險等情況，將歷次變動情況隨時在信息系統(tǒng)里反映。在錄入信息時把好“入門關”和“更新關”，把記載在案卷里的紙質人事檔案信息一一分解，從而形成一份電子化的人事檔案。
2、查詢快速化
傳統(tǒng)的檔案查詢方式是由管理人員從一本一本的分類目錄中，找出所需檔案的索引編號，然后根據編號到庫房中查找，既費時又費力。檔案管理信息化后，檔案的檢索與查詢只需在計算機上輸入姓名、身份證號、檔案號等任一字段，便能立刻顯示出所需要的人事檔案信息，一目了然，無需翻開案卷逐頁查找。紙質檔案信息化，一方面能夠減少紙質案卷因調閱次數頻繁而造成的磨損，保護紙質檔案，達到長期保存使用的目的；另一方面提高了查詢速度，減輕了管理人員的工作量。
3、統(tǒng)計多樣化
統(tǒng)計分析工作是人力資源管理工作的重要組成部分，而統(tǒng)計的基本信息來源于人事檔案。按照傳統(tǒng)的工作方法完成一項統(tǒng)計工作，往往需要投入大量的人力、物力和時間，周期長，過程繁瑣，且準確性、時效性差。統(tǒng)計手段的落后直接影響了工作的成效。各種統(tǒng)計資料，用的時候出不來，出來的時候又用不上，制約了人力資源的開發(fā)。利用人事檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)計功能，能按照年齡、學歷、職稱、工作單位、政治面貌等多個字段逐個或者綜合統(tǒng)計，自動生成各類報表，并可轉化成各類圖表，提供給各級領導和用人單位分析和決策，提高了人力資源配置的合理性和有效性。
三、檔案信息化管理的關鍵問題
1、原始性問題
電子檔案的原始性不易判斷和確認。傳統(tǒng)紙質檔案的原始性人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。
2、真實性問題
電子檔案極易失真。將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程中稍有失誤即會導致檔案信息失實，電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統(tǒng)檔案，電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后不留痕跡。
3、完整性問題
電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障：電子文件經常處于流動狀態(tài)，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失；電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。
4、安全性問題
電子數據的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。
四、加強檔案信息化管理的方法
1、完善人事檔案管理制度是信息化的基礎
在人事檔案管理中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規(guī)章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區(qū)別，注意檔案安全；檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。只有維護了企業(yè)人事檔案的真實性、嚴肅性、有效性，才能更好地促進人才合理流動、合理配置和合理使用，為企業(yè)人力資源建設提供更好的服務，為企業(yè)人事檔案管理的信息化奠定基礎。
2、依托專業(yè)人才是信息化的有力保證
由傳統(tǒng)的檔案實體管理轉變?yōu)樾畔⒐芾恚豢空莆諅鹘y(tǒng)檔案管理技能的檔案人員是難以適應的。因此，要實現人事檔案的信息化管理，企業(yè)必須具有高素質的檔案管理人才。人事檔案管理信息化的最終決定因素是人。人事檔案管理人員必須由人事檔案實體管理者向信息管理員和者的角色轉換，要提高人事檔案管理人員的計算機應用能力，能用信息化、數字化管理手段來管理人事檔案信息。對專業(yè)人才的培訓主要分為兩個方面：一是基礎理論和業(yè)務技能培訓。檔案人員應具備扎實的檔案學基礎理論知識，還應懂得文件與檔案的管理原則，熟悉檔案工作的規(guī)律、分類方法及有關的技術；二是現代化信息技術培訓。培訓重點應放在數據的規(guī)范采集、軟件的正確運用及網絡知識的運用等方面。通過培訓使檔案人員能夠掌握計算機技術在檔案管理工作中的應用，掌握檔案管理應用軟件的各種功能，成為檔案信息化管理的行家里手，確保檔案管理系統(tǒng)平穩(wěn)、正常的運行。只有擁有相應素質的人才，才可能充分挖掘檔案信息化平臺的潛力，從而更為有效地實施檔案管理信息化工作，為企業(yè)服務。
3、建設人事檔案管理系統(tǒng)是信息化的重點
