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時(shí)間：2022-05-05 17:42:58
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隨著現(xiàn)代社會(huì)信息化程度的提高，人們對(duì)信息的需求越來(lái)越大，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展，信息化已成為各行各業(yè)發(fā)展的大趨勢(shì)。促進(jìn)企業(yè)檔案的信息化建設(shè)，提升企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的核心競(jìng)爭(zhēng)力已成為各企業(yè)檔案工作發(fā)展的當(dāng)務(wù)之急。
一、檔案信息化建設(shè)的必要性及存在的缺陷
（一）檔案信息建設(shè)的必要性
時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，要求檔案工作必須走信息化道路。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。無(wú)論是從社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)無(wú)不彰顯其獨(dú)特的魅力，也成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。因此，企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)提高競(jìng)爭(zhēng)力的必然選擇，對(duì)推動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)社會(huì)繼續(xù)發(fā)展具有十分重要的作用?？梢?jiàn)，信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。
（二）企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的缺陷
（1）雖然近年來(lái)各級(jí)檔案部門對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)有所提高，但總體來(lái)說(shuō)有些檔案部門對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)還不是很明確，再加上有些檔案部門檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施差，使用的計(jì)算機(jī)陳舊，型號(hào)不一，規(guī)格各異，不能建立基本的信息化工作平臺(tái)，影響了檔案事業(yè)的改革與發(fā)展，使企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢
（2）目前大多數(shù)企業(yè)檔案信息化建設(shè)還處在初級(jí)發(fā)展階段，在信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理方面相對(duì)較薄弱，雖然已有一些相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范出臺(tái)，但還不能滿足檔案信息化建設(shè)快速、有序地發(fā)展，缺乏檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，信息化條件下檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)制定也較缺乏，從而嚴(yán)重制約了高科技設(shè)備在檔案工作中的利用水平。
（3） 檔案工作的開(kāi)展對(duì)網(wǎng)絡(luò)的依賴程度越來(lái)越高，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為檔案工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要載體。然而，信息時(shí)代在帶給我們方便的同時(shí)，也產(chǎn)生了一定的弊端。與一般信息相比，檔案信息材料對(duì)保密、安全等方面的要求更嚴(yán)格，在信息化網(wǎng)絡(luò)管理中，使得檔案信息泄密的渠道和風(fēng)險(xiǎn)不斷增加，除了常見(jiàn)的病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客對(duì)計(jì)算機(jī)的入侵外，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開(kāi)放性、集成性、共享性等特點(diǎn)，也會(huì)使檔案信息的安全受到威脅
（4）隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的成熟和普及，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化工作的完善以及辦公自動(dòng)化設(shè)備的應(yīng)用，過(guò)去那種坐、等、靠、要的管理體制已經(jīng)行不通了。從目前檔案部門人員的素質(zhì)來(lái)看，一是缺乏新的專業(yè)知識(shí)，知識(shí)結(jié)構(gòu)出現(xiàn)斷層現(xiàn)象；二是缺乏現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)化知識(shí)；三是缺乏創(chuàng)新意識(shí)、尤其是計(jì)算機(jī)管理檔案的復(fù)合型人才嚴(yán)重短缺等。多種因素的存在，造成了檔案信息化建設(shè)的滯后。
二、加強(qiáng)檔案信息化的建設(shè)的策略
（一）加強(qiáng)檔案的信息化管理
檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各局域網(wǎng)絡(luò)，建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)館藏檔案數(shù)字化、資源共享化、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化。
（二）加強(qiáng)檔案部門的設(shè)施建設(shè)管理
電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫(kù)房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。因此首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)，提高企業(yè)檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建立和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用，以達(dá)到資源共享的目的。
（三）加強(qiáng)檔案電子化信息資源建設(shè)管理
所謂檔案信息電子化，是以館藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化為二次文獻(xiàn)信息供人們利用。檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。（可喜的是，電力系統(tǒng)已開(kāi)發(fā)一套檔案管理平臺(tái)軟件正在推廣中）加強(qiáng)電子文檔資料的歸檔工作，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于檢索利用。
（四）加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)管理
好多企業(yè)至今還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求，需要加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案目錄的輸入，保存。
（五）加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)管理
推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化的關(guān)鍵是人才，加強(qiáng)信息技術(shù)人才的引進(jìn)和檔案人員信息技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)， 提高檔案人員運(yùn)用信息技術(shù)的能力，引導(dǎo)檔案人員不斷滿足信息化要求。只有把人才問(wèn)題解決好了，才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向，才能滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案工作的需求。
四、結(jié)束語(yǔ)
檔案信息化建設(shè)是一個(gè)全新的課題，是社會(huì)信息化發(fā)展對(duì)檔案工作提出的必然要求，也是檔案工作由手工操作向現(xiàn)代化方式轉(zhuǎn)變、由實(shí)體化管理向信息化管理發(fā)展的必然選擇。但新技術(shù)的發(fā)展又會(huì)帶來(lái)新的問(wèn)題，所以檔案工作者應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)新問(wèn)題，研究新情況，采取有效的對(duì)策，保證檔案信息化順利、健康地發(fā)展。
1.1 一體化的管理模式
在過(guò)去,企業(yè)檔案管理的實(shí)現(xiàn)是不同部門對(duì)其內(nèi)部文件進(jìn)行整理、分類并歸檔的過(guò)程。而信息化的檔案管理則改變了這一狀態(tài),信息化的管理模式可以將企業(yè)的文件,部門的基本文檔進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合,從而實(shí)現(xiàn)歸檔與管理的同步,將不同部門對(duì)于同一事務(wù)或者同一事務(wù)的不同角度的記錄歸入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中,實(shí)現(xiàn)檔案管理的一體化。通過(guò)對(duì)檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用,實(shí)現(xiàn)公文和業(yè)務(wù)性文件整理與歸檔工作在同一時(shí)間完成,既可以節(jié)省大量的時(shí)間,節(jié)省勞動(dòng)力,而且提高了檔案管理的準(zhǔn)確性。從事檔案管理的工作人員可以從繁雜的工作中抽離出來(lái),從而獲得更多的學(xué)習(xí)時(shí)間,加強(qiáng)檔案管理信息資源的開(kāi)發(fā)。與此同時(shí),負(fù)責(zé)檔案管理工作的部門也能夠通過(guò)自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)公文以及業(yè)務(wù)性文件的管理狀態(tài)進(jìn)行隨時(shí)的掌控,以便盡快的做出指導(dǎo),實(shí)現(xiàn)檔案管理的預(yù)見(jiàn)性。
1.2 方便存儲(chǔ)與查找
企業(yè)的行政部門與業(yè)務(wù)部門,可以通過(guò)對(duì)檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用,將已經(jīng)形成的有查考利用價(jià)值的文件隨時(shí)存儲(chǔ)到服務(wù)器上。而檔案管理工作人員他也可以把原有檔案的掃描件存儲(chǔ)到服務(wù)器上。這樣,只需要通過(guò)身份驗(yàn)證,用戶就可以通過(guò)企業(yè)內(nèi)部的局域網(wǎng)查找所需要的檔案信息,即節(jié)省了時(shí)間,又節(jié)省了資源,真正實(shí)現(xiàn)了信息化檔案管理給企業(yè)的工作帶來(lái)的方便。
1.3 檔案業(yè)務(wù)管理自動(dòng)化
企業(yè)檔案管理工作非常復(fù)雜,其全過(guò)程不僅包括統(tǒng)計(jì)、鑒定、借閱還包括了參考資料的編研工作,甚至是資料的銷毀,這都需要管理人員定期對(duì)檔案的情況進(jìn)行分析,而且企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策提供參考資料。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理模式,可以對(duì)檔案進(jìn)行隨時(shí)隨地的管理,例如各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、各種報(bào)表的打印、借閱登記、催還提醒等,這樣可以便于領(lǐng)導(dǎo)或各部門通過(guò)電腦獲取所需要的資料和數(shù)據(jù),避免了因?yàn)榫嚯x問(wèn)題而造成的時(shí)間浪費(fèi)。
2 企業(yè)檔案管理信息化存在的問(wèn)題
2.1 檔案管理的信息化意識(shí)不足
實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作,需要大量的時(shí)間來(lái)逐步完成,而且投資較高。因此部分企業(yè)選擇繼續(xù)使用傳統(tǒng)的檔案管理模式,而將資金更多的用于例如設(shè)備改造、產(chǎn)品銷售等直接投資上,疏于對(duì)檔案的管理,忽視對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),導(dǎo)致管理人員缺乏經(jīng)驗(yàn)、缺乏服務(wù)意識(shí),使得檔案管理水平一直處于落后的地位。然而,事實(shí)上雖然檔案管理信息化的應(yīng)用不能直接為企業(yè)創(chuàng)造效益,但是通過(guò)對(duì)檔案的合理管理能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供可靠的支持,間接為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。對(duì)檔案管理模式的忽視必然會(huì)阻礙企業(yè)的發(fā)展。
2.2 檔案管理信息載體的破損
在企業(yè)信息化的背景下,磁性載體的電子檔案成為繼紙質(zhì)載體的圖文檔案之后的又一重要管理對(duì)象。通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用,許多企業(yè)實(shí)現(xiàn)了工程設(shè)計(jì)、施工和產(chǎn)品研發(fā)中的二維繪圖、三維仿真模擬設(shè)計(jì)的圖文并茂的多媒體信息。在檔案管理信息化中常見(jiàn)的載體有膠片、磁帶以及光盤(pán)等,這些載體會(huì)因?yàn)楦鞣N原因而發(fā)生破損,例如自然老化、害蟲(chóng)的侵害以及使用過(guò)程中的損傷等。這些都有可能嚴(yán)重影響文檔等信息的使用,嚴(yán)重的還會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行出現(xiàn)問(wèn)題。
2.3 標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不夠完善
檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化指的是在檔案實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變過(guò)程中,必須有相關(guān)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其進(jìn)行指導(dǎo)。信息化是一個(gè)非常嚴(yán)密的信息系統(tǒng),各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的相關(guān)信息為數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性、及時(shí)性以及可靠性提供了保證。但是隨著檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn),為企業(yè)檔案管理信息化提供數(shù)據(jù)計(jì)算的標(biāo)準(zhǔn)卻難以滿足企業(yè)的需求,企業(yè)管理和業(yè)務(wù)流程以及工作程序標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換等標(biāo)準(zhǔn)都需要進(jìn)一步的完善。否則這些原本是為企業(yè)發(fā)展提供支持的因素將給企業(yè)內(nèi)部或企業(yè)之間的數(shù)據(jù)交換或資源共享造成諸多不便,甚至?xí)?yán)重制約企業(yè)獲得更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
3 改善企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的建議
通過(guò)對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題的分析,可以看出,只有在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置,完善檔案管理人員的培訓(xùn),才能徹底實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化,具體來(lái)說(shuō)可以從以下幾個(gè)方面著手。
3.1 完善檔案管理制度
所有工作的順利展開(kāi)與進(jìn)行都離不開(kāi)規(guī)范的要求和對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的參考,企業(yè)檔案管理也不例外。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的前提是健全的管理制度與明確的部門職責(zé),而同時(shí)這也是檔案管理部門為企業(yè)提供更高級(jí)別的服務(wù)的先決條件。所以,為了在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地,現(xiàn)代化的企業(yè)必須要建立健全檔案管理制度,尤其要制定檔案自動(dòng)化管理制度,通過(guò)合理的制度規(guī)范檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)。
3.2 加強(qiáng)監(jiān)管工作
在企業(yè)建立局域網(wǎng)時(shí),要有計(jì)劃的實(shí)施檔案一級(jí)管理,對(duì)于文件從形成到歸檔的全過(guò)程要實(shí)施監(jiān)管,尤其是從文件行程的最初階段,以保證文件的整個(gè)生命周期都能在可控范圍內(nèi),使整個(gè)過(guò)程都做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化并努力貫徹執(zhí)行。
3.3 理順工作流程
不同企業(yè)的工作流程不一樣,相應(yīng)的檔案管理自動(dòng)化程序也是不一樣的,所以要明確各部門工作的先后順序,例如檔案部門與文書(shū),只有這樣才能保證檔案管理信息化過(guò)程中避免走彎路。檔案管理要與企業(yè)所講
轉(zhuǎn)貼于
求的效應(yīng)原則保持一致,盡量以最少的投入來(lái)保證企業(yè)對(duì)于信息資源需求的滿足。理順檔案管理工作的流程,首先要做好數(shù)據(jù)收集與資料庫(kù)的維護(hù)工作;另外要充分利用計(jì)算機(jī)的功能,根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需求,及時(shí)編寫(xiě)一些檔案文件匯編,并提供企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)用于決策所需要的信息。
3.4 實(shí)現(xiàn)管理工具的信息化
0引言
在全國(guó)檔案工作“十一五”規(guī)劃中，檔案信息化建設(shè)已放到突出位置，得到高度重視，但按現(xiàn)狀看，檔案信息化建設(shè)至今仍未全面普及推廣，目前只限于政務(wù)公開(kāi)、民生檔案建設(shè)等層面，中小型企業(yè)對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的實(shí)際推廣實(shí)在太少，這種發(fā)展的不平衡現(xiàn)象眾所周知，不容忽視，現(xiàn)結(jié)合本單位（小型企業(yè)）的實(shí)際情況，淺析企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題及對(duì)策：
1企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題
1.1領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。每件事情要大力推廣，領(lǐng)導(dǎo)們的高度重視是離不開(kāi)的，但目前大部分中小型企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)都沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，經(jīng)費(fèi)上不予以支持，使企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢。
1.2軟件不適用。本企業(yè)也在推行“無(wú)紙化”辦公，設(shè)立OA平臺(tái)，把檔案的基本信息錄入電腦，通過(guò)搜索關(guān)鍵字查找所需文件。但由于本企業(yè)的OA系統(tǒng)較適用于文書(shū)檔案，對(duì)于科技檔案的查找并不便利，所以得不到充分利用，效果并不理想。
1.3存儲(chǔ)設(shè)備落后。本企業(yè)的檔案室是2001年建成，當(dāng)時(shí)并未考慮對(duì)電子檔案進(jìn)行管理，缺少專門的磁介質(zhì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備，而數(shù)字檔案對(duì)設(shè)備的依賴性是比較強(qiáng)的，這對(duì)電子檔案的管理帶來(lái)了一定困難。
1.4電子文檔管理不完善。本企業(yè)已使用局域網(wǎng)，電子文件可儲(chǔ)存在“資料庫(kù)”，全體員工根據(jù)各自權(quán)限讀取文件。本來(lái)這是一個(gè)很好的溝通渠道，但由于管理不夠完善電子文件存放的位置（路徑）沒(méi)有明確規(guī)定，甚至有部分員工把文件只存本機(jī)，造成檔案的不完整，查找不便利。
1.5人員素質(zhì)未能適應(yīng)需求。目前本企業(yè)的2名檔案工作者均為兼職，只通過(guò)市檔案局的上崗培訓(xùn)，對(duì)電子檔案處理并無(wú)深入學(xué)習(xí)及參加市檔案局組織的培訓(xùn)。檔案知識(shí)不夠?qū)I(yè)，對(duì)新規(guī)定新要求了解不夠，信息接收不夠及時(shí)。這樣，不利于檔案信息化建設(shè)的實(shí)施。
2企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策。
2.1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要性，其目的在于提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理水平，并且應(yīng)認(rèn)識(shí)到建設(shè)一支檔案信息化人才隊(duì)伍是企業(yè)檔案自動(dòng)化的客觀要求，同時(shí)，加大力度推廣檔案信息化建設(shè)，要求全體員工積極配合。
2.2選擇適用于本企業(yè)的檔案管理軟件。目前，市面上的檔案管理軟件種類繁多，有的偏重于文書(shū)檔案，有的偏重于科技檔案，應(yīng)根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際需要選擇，最好能與開(kāi)發(fā)商協(xié)商，量身訂造合適的軟件。
2.3完善存儲(chǔ)設(shè)備。檔案的收集、保管、利用都是同等重要，缺一不可，因此，檔案裝具要齊備、充足，符合規(guī)范要求，各門類、不同載體的檔案存放科學(xué)、合理、有序，既方便日常查找，又能保證突發(fā)事件中的及時(shí)搶救。
1.1領(lǐng)導(dǎo)重視不足。許多企業(yè)管理人員對(duì)企業(yè)檔案管理信息化的重要性認(rèn)識(shí)不足，許多檔案資料其實(shí)只是處于長(zhǎng)期堆放的狀態(tài)，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，更談不上利用。一些領(lǐng)導(dǎo)管理觀念陳舊，而工作人員也并不習(xí)慣于在網(wǎng)上了解信息，不接受網(wǎng)絡(luò)辦公的方法，習(xí)慣用傳統(tǒng)的手工操作方式處理房產(chǎn)檔案信息。
1.2技術(shù)手段落后。目前，很多企業(yè)房產(chǎn)檔案管理部門的電腦應(yīng)用仍然停留在文字處理、財(cái)務(wù)管理等數(shù)據(jù)處理上，無(wú)論信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用水平，還是對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的認(rèn)知度、參與度等都遠(yuǎn)低于其他行業(yè)。大多數(shù)企業(yè)的房產(chǎn)管理部門管理介質(zhì)仍為紙質(zhì)檔案，光盤(pán)技術(shù)和機(jī)讀方式運(yùn)用十分有限，數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)與當(dāng)今信息傳輸?shù)募夹g(shù)要求相差甚遠(yuǎn)，檔案應(yīng)發(fā)揮的作用遠(yuǎn)遠(yuǎn)未能有效挖掘出來(lái)。
1.3檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。目前，企業(yè)的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平差異比較大，缺乏協(xié)作精神。采用網(wǎng)絡(luò)化辦公以后，管理部門之間需要相互提供有用信息，才能達(dá)到方便、快捷的辦公目的。
2如何建立房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)
2.1提高對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)。要建立完善的檔案信息化管理，首先，要充分認(rèn)識(shí)加快房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義?？茖W(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，檔案內(nèi)容多樣化，檔案載體發(fā)生了很大的變化，隨著計(jì)算機(jī)、多媒體、光盤(pán)以及縮微技術(shù)等的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的管理模式和管理手段已不適應(yīng)時(shí)代的變革，運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來(lái)開(kāi)發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開(kāi)發(fā)能力和利用效率，使房產(chǎn)檔案管理的各個(gè)方面發(fā)生深刻變化，促進(jìn)房產(chǎn)檔案管理整體水平明顯提高。
2.2完善房產(chǎn)檔案信息歸集、檢索系統(tǒng)。為了全面、準(zhǔn)確地收集信息，一方面，房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房產(chǎn)交易系統(tǒng)有機(jī)地結(jié)合，將房屋產(chǎn)權(quán)信息自動(dòng)歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，形成文本信息；另一方面，要利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等先進(jìn)設(shè)備，將有關(guān)資料以圖像信息方式歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)。由于房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)頻繁異動(dòng)的特點(diǎn)，房產(chǎn)檔案的更新速度很快，因此，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的更新、管理、維護(hù)上要實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)控制，保證房產(chǎn)檔案信息與房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)狀況的同步變動(dòng)，這是房產(chǎn)檔案管理的核心所在。由于房屋租賃、房產(chǎn)交易等不同業(yè)務(wù)的特點(diǎn)不同，對(duì)房產(chǎn)檔案信息要求也不相同，因此，必須建立一個(gè)多角度的檔案檢索系統(tǒng)。要充分利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的檢索功能，將房屋坐落、產(chǎn)權(quán)人姓名、房屋面積、產(chǎn)權(quán)狀況等房屋產(chǎn)權(quán)管理中的每一要素都作為檢索點(diǎn)，編制各種檢索工具，形成計(jì)算機(jī)檢索與手工檢索互補(bǔ)的檔案信息檢索體系，實(shí)現(xiàn)萬(wàn)能檢索，從而提供高效、便捷的查詢服務(wù)。
2.3建立準(zhǔn)確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)。房產(chǎn)檔案信息不僅要滿足產(chǎn)權(quán)人產(chǎn)權(quán)交易的需要，而且，也應(yīng)該為企業(yè)職能部門進(jìn)行宏觀調(diào)控提供科學(xué)的決策依據(jù)。通過(guò)數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，對(duì)房地產(chǎn)市場(chǎng)的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)作出準(zhǔn)確的判斷，以便相關(guān)職能部門能夠及時(shí)運(yùn)用相關(guān)調(diào)控手段，使企業(yè)房產(chǎn)需求保持基本平衡、結(jié)構(gòu)基本合理，達(dá)到科學(xué)決策，回避風(fēng)險(xiǎn)的目的。
【中?D分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2017）05-0132-02
1 引言
檔案管理信息化是指在檔案管理過(guò)程中全面應(yīng)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源的收集、整理、著錄、鑒定、利用等進(jìn)行處置、管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
2 企業(yè)檔案管理信息化的必要性
隨著社會(huì)信息化發(fā)展步伐的不斷加快，各種檔案資料的不斷增多，紙質(zhì)檔案自然老化和人為損害、查找利用率低的問(wèn)題日益突出，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求，檔案管理模式應(yīng)當(dāng)由以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變。首先，檔案管理信息化可以省去人工整理檔案的時(shí)間，減少檔案管理所需的人力、物力 、財(cái)力，可以改進(jìn)檔案管理工作，進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率。其次，檔案管理信息化能節(jié)約存儲(chǔ)空間，快捷傳輸，方便檢索，提高查詢速度和準(zhǔn)確率，既可以節(jié)省空間，減少管理成本，又能節(jié)約資源，為企業(yè)管理決策提供可靠的信息，提高檔案的使用價(jià)值。再次，檔案管理信息化能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的實(shí)時(shí)性與動(dòng)態(tài)性，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享，便于對(duì)信息資源的整理和加工，讓利用者以更快捷的方式獲取所需要的信息資料，提高服務(wù)的智能化和人性化水平。
3 如何實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化
檔案管理信息化包括檔案資源數(shù)字化、管理科學(xué)化、信息安全化和利用網(wǎng)絡(luò)化。
3.1 檔案資源信息數(shù)字化
一是館存檔案資源數(shù)字化。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，檔案數(shù)字化已成為一種必然趨勢(shì)。檔案數(shù)字化指采用掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)對(duì)以紙質(zhì)檔案、照片、錄音、錄像等為載體的各種檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程。根據(jù)2005年國(guó)家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的意見(jiàn)》（檔發(fā)[2005]1號(hào)）、《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》（國(guó)檔發(fā)[2002]8號(hào)）等文件的要求，企業(yè)應(yīng)將“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列為主要任務(wù)，采用現(xiàn)代信息處理手段，本著統(tǒng)一規(guī)劃、分級(jí)建設(shè)、安全保密的方針，以文檔一體化為原則，推動(dòng)現(xiàn)有庫(kù)房檔案的數(shù)字化進(jìn)程，逐步完成館藏檔案數(shù)字化和著錄工作。為保障數(shù)字化進(jìn)度和效率，企業(yè)要優(yōu)先開(kāi)展開(kāi)放檔案、珍貴檔案、易損檔案、高利用率檔案的數(shù)字化處理，待條件成熟后，再對(duì)剩余檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，逐步拓寬檔案數(shù)字化覆蓋面。在推進(jìn)檔案數(shù)字化工作過(guò)程中，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，遵循工作標(biāo)準(zhǔn)，做到流程規(guī)范、存儲(chǔ)格式統(tǒng)一、字段完整，保障檔案數(shù)字化的質(zhì)量。實(shí)施數(shù)字化既減少了對(duì)檔案原件的損壞，節(jié)約了保管費(fèi)用，降低了檔案原件丟失的風(fēng)險(xiǎn)，又推進(jìn)了檔案信息化建設(shè)[1]。
二是電子檔案軟件管理化。是指將數(shù)字化后的檔案和現(xiàn)有的電子檔案利用檔案管理系統(tǒng)軟件進(jìn)行系統(tǒng)整理、排列、著錄、統(tǒng)計(jì)和提供利用，實(shí)現(xiàn)電子文件和電子檔案的規(guī)范化管理，逐步建成檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案利用網(wǎng)絡(luò)化，這樣省時(shí)省力，減輕了檔案人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，大大提高了工作效率，檔案人員有時(shí)間深入挖掘檔案信息，加強(qiáng)檔案編研工作，精心選題，打造一批有助于弘揚(yáng)正確歷史觀，有助于豐富職工精神文化生活的企業(yè)檔案編研成果，在企業(yè)文化建設(shè)、職工教育等方面發(fā)揮積極作用。
3.2 檔案管理科學(xué)化
檔案信息化讓檔案管理煥發(fā)了新的生機(jī)，企業(yè)應(yīng)運(yùn)用科學(xué)的管理方法和制度，推動(dòng)檔案管理的發(fā)展。第一，整章建制，實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化。首先要結(jié)合檔案數(shù)字化實(shí)際需要，制定檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、工作規(guī)范和流程，避免數(shù)據(jù)在檔案數(shù)字化及后期管理過(guò)程中出現(xiàn)流失泄密的情況。第二，要建立電子檔案接收應(yīng)用系統(tǒng)，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》規(guī)范歸檔電子文件的收集、整理、存儲(chǔ)、備份、鑒定、遷移、利用等工作。第三，要不斷補(bǔ)充、修訂和完善各項(xiàng)檔案信息化管理制度，規(guī)范各部門的職責(zé)、權(quán)力和義務(wù)，推動(dòng)檔案管理信息化工作制度化、科學(xué)化和規(guī)范化。第四，加大物力財(cái)力投入力度。要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，首先需要配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器、光盤(pán)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化設(shè)備。其次需要開(kāi)發(fā)檔案管理的相關(guān)軟件和系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)立卷、排列、編目、檢索、標(biāo)引、文檔一體化、信息資源共享等檔案業(yè)務(wù)和管理工作。第五，需要配備既懂檔案專業(yè)知識(shí)又懂計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型人才。因此企業(yè)要加大技術(shù)、資金、人員等方面的投資和支持力度，加快檔案數(shù)字化、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。第六，加強(qiáng)和提高檔案人員信息化管理意識(shí)和水平。數(shù)字化的檔案、電子檔案需要與檔案管理信息系統(tǒng)軟件連接建成健全的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，在企業(yè)局域網(wǎng)、專網(wǎng)利用計(jì)算機(jī)完成收集、整理、著錄、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。這就要求檔案管理人員不僅要懂得檔案專業(yè)知識(shí)，掌握編號(hào)、排列、編目、統(tǒng)計(jì)、鑒定和提供利用等工作流程，還要懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，做好資料編號(hào)及存儲(chǔ)工作，建立數(shù)據(jù)庫(kù)和索引目錄，方便對(duì)檔案信息的查詢。目前多數(shù)檔案管理人員計(jì)算機(jī)水平較低，因此，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)相關(guān)學(xué)科的培訓(xùn)，為推進(jìn)檔案管理信息化奠定良好基礎(chǔ)[2]。
3.3 信息安全化
隨著檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，信息化之后檔案資料的安全問(wèn)題就變得尤為突出，在企業(yè)局域網(wǎng)環(huán)境下，傳輸、存儲(chǔ)和提供利用電子檔案信息，可能造成檔案信息的泄露、失真等不安全情況，影響檔案信息資料的真實(shí)性與有效性。因此，要采取一定的措施確保檔案信息安全。第一，建立相關(guān)制度。首先應(yīng)制定確保檔案在數(shù)字化過(guò)程中信息安全的制度，如嚴(yán)禁“一機(jī)兩網(wǎng)”，檔案數(shù)字化所用的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)要與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離，嚴(yán)禁數(shù)字化加工人員帶有存儲(chǔ)功能的設(shè)備進(jìn)入加工區(qū)等制度；其次應(yīng)制定檔案信息與網(wǎng)絡(luò)連接和使用過(guò)程中安裝防病毒軟件、外接優(yōu)盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等相關(guān)規(guī)章制度，以確保檔案信息安全。第二，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限。根據(jù)不同崗位和級(jí)別，分別設(shè)置一般訪問(wèn)者、特殊訪問(wèn)者和管理者權(quán)限，只有當(dāng)訪問(wèn)者的身份通過(guò)檔案訪問(wèn)權(quán)限驗(yàn)證后，才可進(jìn)入檔案查詢系統(tǒng)利用相對(duì)應(yīng)的已開(kāi)放的電子檔案，這樣可以有效預(yù)防不相關(guān)人員隨意查閱電子檔案，提高了電子檔案信息的安全性。第三，采取異地備份。首先是可以避免因當(dāng)?shù)刈匀粸?zāi)害、社會(huì)災(zāi)害等造成的威脅檔案信息安全的風(fēng)險(xiǎn)；其次是可以避免因操作不當(dāng)、病毒侵害等造成的電子檔案信息的丟失和損壞風(fēng)險(xiǎn)，從而最終確保電子檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和可用性[3]。
3.4 利用網(wǎng)絡(luò)化
關(guān)鍵詞 檔案管理 檔案管理信息化系統(tǒng) 檔案工作人員
引言：這幾年來(lái)，大力倡導(dǎo)精細(xì)化管理的是國(guó)有煤炭企業(yè)。在邁向精細(xì)化管理的經(jīng)過(guò)中，煤炭企業(yè)怎樣充足整合與運(yùn)用企業(yè)內(nèi)外部信息變得特別主要。加快煤炭企業(yè)檔案信息化建設(shè)，有利于改變?nèi)碌臋n案管理模式，掌握檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)并提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，從而完成檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。所以，只有加快煤炭企業(yè)檔案信息化建設(shè)，才可以推動(dòng)煤炭企業(yè)的安全高效發(fā)展。
一、國(guó)有煤炭企業(yè)信息化現(xiàn)狀
（一）國(guó)有煤炭企業(yè)信息化的關(guān)鍵進(jìn)展
為了把粗放的發(fā)展模式擺脫，這幾年來(lái)在信息化方面投入了大量資源的國(guó)有煤炭企業(yè)，并獲得了很大的進(jìn)步。信息技術(shù)漸漸使用于煤礦開(kāi)采加工、運(yùn)輸與銷售、企業(yè)結(jié)構(gòu)管理等幾個(gè)程序。詳細(xì)來(lái)看，不少的大型國(guó)有煤炭企業(yè)都建設(shè)了比較完善的信息網(wǎng)絡(luò)，在礦井綜合自動(dòng)化體系在生產(chǎn)程序時(shí)使用比較多，在流通程序中運(yùn)用了運(yùn)輸管理信息體系，在銷售步驟中運(yùn)用了國(guó)有煤炭企業(yè)信息化，在企業(yè)管理程序中運(yùn)用了OA辦公體系、工程管理體系、財(cái)會(huì)體系和企業(yè)網(wǎng)站等幾種方式的現(xiàn)代信息技術(shù)。
（二）國(guó)有煤炭企業(yè)信息化存在的問(wèn)題
首先，不高的國(guó)有煤炭企業(yè)信息化建設(shè)程度。就算國(guó)有煤炭企業(yè)對(duì)于信息技術(shù)發(fā)生了充分的注重，但是對(duì)于很多企業(yè)而言，對(duì)于信息技術(shù)的配置與運(yùn)用依然處于初級(jí)階段。一方面，很多國(guó)有煤炭企業(yè)對(duì)于信息化建設(shè)的投入總體不足，讓信息化的全體水平不高；另一方面，很多國(guó)有煤炭企業(yè)的信息技術(shù)專業(yè)人員不夠配置，很難有效的運(yùn)用與發(fā)揮目前的信息技術(shù)功能。其次，國(guó)有煤炭企業(yè)信息化建設(shè)缺少全體規(guī)劃。現(xiàn)在國(guó)有煤炭企業(yè)信息化建設(shè)的基本思路，是依據(jù)煤炭企業(yè)對(duì)信息技術(shù)的現(xiàn)實(shí)要求來(lái)配置對(duì)應(yīng)的信息技術(shù)設(shè)備與人員。最后，國(guó)有煤炭企業(yè)信息化滯后的管理水平。對(duì)于很多國(guó)有煤炭企業(yè)而言，現(xiàn)在普遍只有財(cái)務(wù)體系與生產(chǎn)監(jiān)控體系可以完成集團(tuán)統(tǒng)一的信息化管理，而生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的其他職能部門對(duì)于信息的管理依然是割裂的。
二、加快煤炭企業(yè)檔案信息化建設(shè)的高效途徑
（一）檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案網(wǎng)絡(luò)要完善
這階段，檔案信息自動(dòng)化體系還停留在由文件解決向信息管理體系的過(guò)渡階段，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的信息化建設(shè)導(dǎo)致嚴(yán)重阻礙。完成檔案信息化的關(guān)鍵前提在于完成高效的數(shù)據(jù)庫(kù)管理，加強(qiáng)檢索服務(wù)體系的時(shí)效性。經(jīng)過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息的解決技術(shù)，能靈活捕捉照片、紙張檔案材料，而且把全部的檔案信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字方式，方便長(zhǎng)期保存。
（二）完成優(yōu)化的專業(yè)結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)
檔案工作發(fā)展與日俱進(jìn)，不斷提高對(duì)檔案工作人員專業(yè)水平的要求。所以，檔案工作人員一定要繼續(xù)更新知識(shí)構(gòu)造，主動(dòng)參加在職培訓(xùn)等每一種方式的再教育活動(dòng)，以適應(yīng)新技術(shù)的發(fā)展要求。單一的檔案管理人員構(gòu)造已經(jīng)不能滿足檔案工作信息化的發(fā)展趨向，所以，一定要繼續(xù)加強(qiáng)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面人才的培養(yǎng)和引進(jìn)。
（三）優(yōu)化煤炭企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案全文數(shù)字化
為了完成檔案的數(shù)字化發(fā)展，一定要做好下面幾點(diǎn)的工作：首先，建設(shè)收藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中，依據(jù)單位每一類檔案狀況，經(jīng)過(guò)著錄標(biāo)引，在計(jì)算機(jī)中錄入單位收藏的文本類、圖形圖像類與影音類檔案型號(hào)等，從而建設(shè)基本數(shù)據(jù)庫(kù)。其次，建設(shè)基層報(bào)表數(shù)據(jù)庫(kù)。在建設(shè)煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化管理體系經(jīng)過(guò)中，繼續(xù)健全狀態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)和基層報(bào)表，同時(shí)，經(jīng)過(guò)網(wǎng)絡(luò)體系把每一個(gè)部門需要報(bào)送的數(shù)據(jù)、反饋信息錄入建設(shè)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，并實(shí)施適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。
（四）以人為本，通過(guò)提升檔案工作者的素質(zhì)來(lái)提升檔案管理信息化水平
檔案管理工作者第一要具備必須的語(yǔ)言文字能力和科學(xué)文化素養(yǎng)。只有站在對(duì)于每一種知識(shí)有所認(rèn)識(shí)的前提下，依據(jù)本身的語(yǔ)言能力，才可以簡(jiǎn)明扼要的對(duì)于每一種檔案實(shí)施分析與歸類，才可以第一在入庫(kù)的經(jīng)過(guò)當(dāng)中做到“去其糟粕取其精華”的結(jié)果。檔案管理的宗旨是提升各種信息資源的運(yùn)用率，因此在面對(duì)較為龐大的信息檔案資料的時(shí)候，檔案人員一定要具備檔案的分析，檢索，篩選的功能才可以打好檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。在信息化管理當(dāng)中，檔案工作人員的工作是很辛苦的，常常要付出很大的腦力勞動(dòng)，因此必須要加強(qiáng)他們的責(zé)任感，充足發(fā)揮他們的主觀能動(dòng)性，不然假如他們的主動(dòng)性不高，在疲憊的狀態(tài)之下，也許會(huì)造成整個(gè)體系運(yùn)行與更新的停滯，甚至還有安全的隱患。因此作為領(lǐng)導(dǎo)者，與他們實(shí)施主動(dòng)溝通與交流是一定要的，讓他們意識(shí)到自己責(zé)任的同時(shí)，也必須要讓他們感覺(jué)得到自己在整個(gè)管理事務(wù)體系中的主要性。在實(shí)施培訓(xùn)與學(xué)習(xí)的時(shí)候，必須要提升培訓(xùn)的規(guī)范化程度。
三、結(jié)語(yǔ)
煤炭企業(yè)檔案信息化建設(shè)屬于一個(gè)長(zhǎng)期的經(jīng)過(guò)，牽涉的內(nèi)容比較廣泛。它可以反映出一個(gè)企業(yè)的全體教學(xué)教育水平。假如在信息化的前提下對(duì)于檔案資源實(shí)施了充分高效的運(yùn)用，有助于企業(yè)管理提高，對(duì)于更好的服務(wù)于廣大職工，有著巨大的推動(dòng)作用。
信息化建設(shè)就是充分利用先進(jìn)的企業(yè)思想以及先進(jìn)的技術(shù)手段，對(duì)企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)以及管理活動(dòng)進(jìn)行有效的資源配置以及調(diào)控，使得企業(yè)的管理做到科學(xué)化、有效化，從而促進(jìn)企業(yè)利潤(rùn)的增加，不斷提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)也是如此，企業(yè)檔案管理信息化，可以極大地提高企業(yè)檔案管理的科學(xué)性以及有效性，實(shí)現(xiàn)對(duì)于企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)、信息化，通過(guò)檔案管理信息化以及數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案服務(wù)的高效化，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的資源共享，提高企業(yè)檔案管理的效率，為企業(yè)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展提供便利。
二、企業(yè)檔案管理信息化存在問(wèn)題
企業(yè)檔案管理信息化是一項(xiàng)復(fù)雜科學(xué)的工作，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)好壞直接影響著企業(yè)的檔案管理的健康穩(wěn)定發(fā)展，對(duì)于提高企業(yè)檔案管理科學(xué)性以及有效性至關(guān)重要。我國(guó)企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)方面經(jīng)驗(yàn)還不是很豐富，在實(shí)際的企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中存在著眾多的問(wèn)題?？傮w來(lái)講，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題主要由以下幾個(gè)方面，第一，檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡。我國(guó)很多企業(yè)進(jìn)行了檔案管理信息化建設(shè)，但是總體來(lái)講，檔案管理信息化建設(shè)水平與程度都存在著不平衡的現(xiàn)狀。規(guī)模大、效益好的企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)高效化，但是對(duì)于那些規(guī)模小、效益差的企業(yè)，檔案管理信息化建設(shè)設(shè)置無(wú)從談起。第二，基礎(chǔ)條件薄弱，技術(shù)、資金不足。檔案管理信息化建設(shè)對(duì)于企業(yè)基礎(chǔ)條件、技術(shù)、資金的要求很高，很多企業(yè)尤其是中小型企業(yè)很難做到基礎(chǔ)條件、技術(shù)、資金的高水準(zhǔn)，加上企業(yè)檔案管理信息化人才缺乏，甚至缺少相應(yīng)的設(shè)備以及技術(shù)支持，導(dǎo)致企業(yè)對(duì)于企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)深度以及力度不夠，給企業(yè)檔案管理帶來(lái)不便。第三，缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，盲目建設(shè)。目前我國(guó)企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)方面普遍存在著規(guī)劃以及組織建設(shè)，另外，加上企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)規(guī)章制度以及標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)缺乏統(tǒng)一的規(guī)定，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理信息化低效率、高重復(fù)建設(shè)建設(shè)問(wèn)題嚴(yán)重。第四，與其他信息管理沒(méi)有實(shí)現(xiàn)有效銜接。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)并不是孤立的，是同企業(yè)其他管理以及建設(shè)項(xiàng)目相結(jié)合的，例如文書(shū)處理、生產(chǎn)活動(dòng)等方面都與檔案管理信息化密切相關(guān)。由于我國(guó)企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)機(jī)制以及管理機(jī)制上存在問(wèn)題，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理信息化同其它管理環(huán)節(jié)以及生產(chǎn)環(huán)節(jié)缺乏必要的聯(lián)系，為能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)同其他信息化管理的有效結(jié)合。
三、企業(yè)檔案管理信息化策略探析
(一)加強(qiáng)檔案管理信息化人才培養(yǎng)
檔案管理信息化人才是企業(yè)做好檔案管理信息化的關(guān)鍵，畢竟信息化檔案管理工作是由檔案管理信息化人才來(lái)執(zhí)行的。為此，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理信息化人才招聘以及培養(yǎng)。檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)極其科學(xué)。專業(yè)性強(qiáng)的工作，它對(duì)于檔案管理信息化人才的要求極高。檔案管理人員應(yīng)該不斷增加檔案管理信息化管理基礎(chǔ)以及專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，包括信息技術(shù)、法律、管理學(xué)科以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)。另一方面，檔案管理信息化人才還應(yīng)該轉(zhuǎn)變思想觀念，樹(shù)立檔案管理市場(chǎng)意識(shí)，使得檔案管理信息化適應(yīng)市場(chǎng)需求。另外，企業(yè)還應(yīng)該加大對(duì)于新技術(shù)的引進(jìn)，從資金、技術(shù)等各個(gè)方面做好檔案管理信息化建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理信息化隊(duì)伍建設(shè)。
(二)加快檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定
標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及規(guī)章制度是企業(yè)進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是企業(yè)進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的制度保障，只有在一定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及規(guī)章制度約束下，才可以更好地做好檔案管理信息化建設(shè)。首先，企業(yè)應(yīng)該建立檔案管理信息化管理機(jī)構(gòu)，增強(qiáng)人員檔案管理信息化管理責(zé)任意識(shí)，強(qiáng)化檔案管理信息化管理機(jī)構(gòu)管理職能。其次，建立健全檔案管理信息化管理制度體系建設(shè)，在基本信息化管理制度體系的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該加強(qiáng)信息化管理制度體系執(zhí)行力，使得企業(yè)檔案管理真正的做到有法可依、有規(guī)章制度可依，從而促進(jìn)信息化檔案管理的科學(xué)化。
(三)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)注意原則
企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)注意的問(wèn)題有很多，總體來(lái)講，檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該注意以下原則。第一，實(shí)用性原則。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的目的在于促進(jìn)企業(yè)檔案管理信息資源的共享，提高企業(yè)的社會(huì)效益以及經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)檔案管理的科學(xué)化、有效化。第二，逐步推薦原則。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)并不是一朝一夕所能解決的，它需要企業(yè)投入大量的時(shí)間以及精力，企業(yè)應(yīng)該抓住檔案管理信息化建設(shè)大好時(shí)機(jī)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理與檔案管理信息化建設(shè)同步前進(jìn)。第三，效益原則。企業(yè)進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的主要目的是為了獲得更多的利潤(rùn)，一旦進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，企業(yè)應(yīng)該將檔案管理信息化建設(shè)同企業(yè)的短期以及長(zhǎng)期效益相結(jié)合。第四，全面協(xié)調(diào)發(fā)展。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)并不是孤立的，需要同其他部門其他人員進(jìn)行相應(yīng)的合作，必須與企業(yè)的信息化建設(shè)和經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)相協(xié)調(diào)，必須與企業(yè)的信息需求相協(xié)調(diào)，必須與信息技術(shù)發(fā)展相協(xié)調(diào)，必須與全國(guó)信息化工程相協(xié)調(diào)。
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)越來(lái)越不適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，為了促進(jìn)企業(yè)檔案管理的發(fā)展，提升檔案管理的工作效率，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益，企業(yè)必須要轉(zhuǎn)變思路，加快檔案管理信息化進(jìn)程，推動(dòng)企業(yè)更快、更好地發(fā)展。新形勢(shì)下，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是企業(yè)進(jìn)行檔案管理改革的重要內(nèi)容，也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必然趨勢(shì)。
1 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的必要性
1.1 是企業(yè)信息化發(fā)展的要求
檔案是企業(yè)重要的參考資料。當(dāng)前，隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生了大量的文件和數(shù)據(jù)，是企業(yè)進(jìn)行各項(xiàng)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的基礎(chǔ)，為企業(yè)提供了重要的參考依據(jù)，具有長(zhǎng)期的保存價(jià)值。
1.2 是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理發(fā)展的需要
社會(huì)形勢(shì)的不斷發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的革新，促進(jìn)了各行各業(yè)的進(jìn)步。企業(yè)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)越來(lái)越不適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化管理的需求，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作對(duì)于提升企業(yè)的工作效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公自動(dòng)化具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。檔案管理工作是企業(yè)日常工作的重要組成部分，因此要加快企業(yè)信息化管理，適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需求，滿足企業(yè)的發(fā)展。隨著各類信息系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用，企業(yè)的各類文件逐漸增加，給企業(yè)的資料查詢帶來(lái)了一定的困擾。為了促進(jìn)企業(yè)檔案資源的利用率，必須要加大檔案信息化建設(shè)。另外，由于近年來(lái)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到企業(yè)發(fā)展的方方面面，所以必須要加強(qiáng)對(duì)檔案的數(shù)字化建設(shè)，提升企業(yè)檔案管理的軟硬件條件，促進(jìn)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。
1.3 工作效率及工作成本的需要
加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，有效地提升了企業(yè)的工作效率，節(jié)省了企業(yè)的工作成本。我國(guó)企業(yè)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料在收集的過(guò)程中不僅需要大量的人力、物力、財(cái)力，在查詢過(guò)程中也會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間，因此阻礙了企業(yè)的發(fā)展。信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中應(yīng)用以后，極大地提升了企業(yè)的辦事效率，為企業(yè)日后資料的查詢也提供了很大的方便。另外，由于企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案的數(shù)量也在無(wú)形之中增長(zhǎng)，這就要求企業(yè)擴(kuò)大檔案儲(chǔ)存室面積和設(shè)備，增加檔案管理人員，給企業(yè)增加了很多成本支出。信息化在檔案管理中的普及，不僅減少了企業(yè)的成本，還方便了工作人員的查詢，實(shí)現(xiàn)了資源共享，提升了工作效率。
2 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題
2.1 檔案管理信息化制度不夠完善
檔案管理信息化制度的完善與否也在一定程度上制約了檔案管理工作的有效進(jìn)行。長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)很多企業(yè)一直采用的是傳統(tǒng)的檔案管理方法，沒(méi)有將現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，因此在信息技術(shù)日益發(fā)展的今天就會(huì)出現(xiàn)很多問(wèn)題，使得檔案管理工作無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，檔案在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中也沒(méi)有發(fā)揮其最大功效，甚至有些企業(yè)只是將檔案管理工作當(dāng)作一種形式，影響了企業(yè)日常管理工作的有效進(jìn)行。
2.2 檔案管理信息化建設(shè)缺乏資金支持
檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中由于缺乏資金支持，使得檔案管理信息化建設(shè)的效率不高。企業(yè)進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中需要大量的資金和設(shè)備作為支持。但是很多企業(yè)的檔案信息化建設(shè)由于缺少資金，使得信息化建設(shè)的步伐緩慢。另外，部分企業(yè)雖然也設(shè)置了相關(guān)的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，但是這些經(jīng)費(fèi)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足檔案管理信息化建設(shè)的要求，因此影響了檔案管理信息化工作的開(kāi)展。
2.3 檔案管理人員的綜合能力有待加強(qiáng)
要提升企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的有效性，必須要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。這是因?yàn)闄n案管理人員在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中發(fā)揮著非常重要的作用。但是，在企業(yè)信息化建設(shè)過(guò)程中仍然存在一些問(wèn)題影響了檔案管理信息化建設(shè)的效率。比如，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，使得他們?cè)趯?shí)際的工作過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)多種問(wèn)題，如果這些問(wèn)題得不到及時(shí)解決，就會(huì)影響檔案管理的效果。此外，由于檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)掌握不夠扎實(shí)，導(dǎo)致在使用辦公軟件的過(guò)程中就會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，阻礙檔案管理信息化建設(shè)的有效進(jìn)行。因此，企業(yè)必須要提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，讓檔案管理人員逐漸學(xué)習(xí)現(xiàn)代化信息技術(shù)，及時(shí)掌握一些最新的檔案管理技術(shù)，并將其應(yīng)用到實(shí)際工作中來(lái)，這樣不僅能夠節(jié)省大量的時(shí)間，還能夠節(jié)約大量的人力和物力，最終還能取得較好的工作效果。
2.4 檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)缺失
檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，由于技術(shù)缺失使得檔案管理的效率得不到很快地提升。這是當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)中面臨的一個(gè)非常重要的問(wèn)題。在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，需要的技術(shù)比較專業(yè)，由于人員和設(shè)備配備不到位，導(dǎo)致企業(yè)信息化建設(shè)工作不能得到有效落實(shí)。另外，由于企業(yè)信息化建設(shè)技術(shù)指導(dǎo)和技術(shù)管理缺失，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)沒(méi)有完全發(fā)揮其作用。因此，我們說(shuō)檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)和管理缺失，影響了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。
3 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策
3.1 建立完善的信息化檔案管理機(jī)制
完善的檔案信息化管理制度對(duì)于檔案管理工作效率的提升有著重要作用。為了建立完善的檔案管理信息化制度，可以從以下幾個(gè)方面做起：
第一，對(duì)原有紙質(zhì)檔案資源進(jìn)行妥善保管，另外，還要對(duì)一些硬盤(pán)中的信息資料進(jìn)行管理，做好防火、防潮、防磁等工作；第二，要及時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行備份，防止由于計(jì)算機(jī)損壞帶來(lái)的損失；第三，建立健全的檔案管理信息化使用制度，在使用檔案資料的過(guò)程中要嚴(yán)格按照制度進(jìn)行，對(duì)檔案資料的使用要做好審批和登記工作，使檔案資料保持完整性和安全性，減少由于疏忽帶來(lái)的損失。
3.2 加大對(duì)檔案管理信息化的資全投入
加大資金投入是企業(yè)進(jìn)行檔案管理信息化的基礎(chǔ)。首先，企業(yè)要充分利用政府提供的資金支持，加快檔案管理信息化建設(shè)；其次，企業(yè)要利用現(xiàn)有的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行軟硬件設(shè)備的配備，使資金使用達(dá)到最大化。
3.3 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接決定了檔案管理信息化建設(shè)的效率。首先要提升檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和職業(yè)道德觀念；其次，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員信息化建設(shè)培訓(xùn)，提升他們的檔案管理專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐能力；再次，加強(qiáng)檔案管理人員計(jì)算機(jī)專業(yè)技能培訓(xùn)，使其掌握最基本的檔案管理辦公軟件操作技能，保證檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的有效進(jìn)行，進(jìn)而才能促進(jìn)企業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展。
3.4 加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)指導(dǎo)
近幾年來(lái)，中國(guó)企業(yè)連續(xù)不斷地跨越了工業(yè)化、市場(chǎng)化，然后進(jìn)入了信息化階段，而檔案信息化工作又是企業(yè)信息化建設(shè)的極其重要組成部分，且信息時(shí)代檔案事業(yè)的一個(gè)重要分支就是企業(yè)檔案信息化建設(shè)。數(shù)字化時(shí)代下的企業(yè)檔案信息具有三個(gè)特點(diǎn)：普遍性、集成性和動(dòng)態(tài)性。為適應(yīng)我國(guó)信息化社會(huì)的發(fā)展形勢(shì)，企業(yè)對(duì)企業(yè)檔案信息的管理工作越來(lái)越重視，信息技術(shù)為檔案信息化帶來(lái)了很多機(jī)遇，同時(shí)相隨而來(lái)的也有一大堆問(wèn)題。
一、檔案的信息化進(jìn)程中所產(chǎn)生問(wèn)題的探究
1、標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題
數(shù)字化和信息化的檔案的前提是標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)則。數(shù)字化后的檔案信息在該行業(yè)中通行無(wú)阻則需要建立起來(lái)行業(yè)統(tǒng)一認(rèn)證共同認(rèn)可的規(guī)則。因此，需要在業(yè)務(wù)、技術(shù)和管理三個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)。
（1）業(yè)務(wù)流程規(guī)范化。業(yè)務(wù)流程規(guī)范化不僅可以大大地提高檔案信息系統(tǒng)的工作效率，而且對(duì)行業(yè)內(nèi)處理事務(wù)的能力的提高也有極大的幫助。計(jì)算機(jī)作業(yè)，任務(wù)是多通道和多對(duì)象，這樣極大地提高了信息管理工作的效率，并且對(duì)于部門和多余人員進(jìn)行精簡(jiǎn)和整合。
（2）技術(shù)性的規(guī)范化。對(duì)于技術(shù)性的規(guī)范化要求，需要在檔案信息化過(guò)程中軟件和硬件兩面方面著手。軟件方面，包括系統(tǒng)和平臺(tái)的建設(shè)指標(biāo)和相關(guān)的操作規(guī)范，軟件所需要達(dá)到的功能和軟件開(kāi)發(fā)進(jìn)展的規(guī)劃等信息。另外，檔案信息化過(guò)程中數(shù)據(jù)的精度、存儲(chǔ)格式及所建的檔案網(wǎng)站平臺(tái)的技術(shù)參數(shù)等等都需要進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定。
（3）企業(yè)信息化管理應(yīng)遵循“先搭臺(tái)子后唱戲”的法則。傳統(tǒng)檔案管理由于歷史局限存在許多問(wèn)題，如傳統(tǒng)檔案收集整理需要大量的專業(yè)人才且還要大量的時(shí)間。另外，傳統(tǒng)檔案的保存不僅占據(jù)較大的空間，并且存量增長(zhǎng)的需求得不到保證。還有一點(diǎn)，傳統(tǒng)檔案的安全性保障很低，那些紙質(zhì)記錄時(shí)間久了會(huì)遭受蟲(chóng)咬鼠啃、火情、雨情、盜情等一系列事情。因此，檔案資料進(jìn)行信息化管理勢(shì)在必行。
2、檔案職能分類面對(duì)的處境分析
（1）類目層次過(guò)多，分類過(guò)細(xì)且職能分類給文件準(zhǔn)確定位帶來(lái)困難。比如，某類文件數(shù)量很少，但也需要設(shè)一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，而這樣計(jì)算機(jī)的批量檢索效率就會(huì)大大降低。另外，由于現(xiàn)代企業(yè)職能分工越來(lái)越細(xì)化，因此有時(shí)候無(wú)法涵蓋一些新的職能活動(dòng)。
（2）檔案職能分類法容易造成企業(yè)檔案與文件歸屬管理事實(shí)上的沖突，因此職能分類法有礙文檔的一體化管理。文件分類其實(shí)是按照文件傳閱、辦理對(duì)象來(lái)分的。對(duì)此，有兩種分類方法，一種是完全的組織機(jī)構(gòu)分類法，另一種是組織機(jī)構(gòu)與職能聯(lián)合分類法。在面臨分類困境時(shí)，要進(jìn)行仔細(xì)考量，對(duì)這兩種方法擇優(yōu)而行。
3、檔案工作職能定位不準(zhǔn)確
（1）檔案人員，尤其在企業(yè)，不少檔案工作人員是兼職的，很多時(shí)候由于不了解文件的使用價(jià)值屬性，因此無(wú)法準(zhǔn)確判定文件保管期限，所以，檔案人員劃分單位文件的保管期限和密級(jí)，不科學(xué)，不合理。
（2）鑒定工作在極大的程度上還是盲區(qū)，鑒定工作客觀性和技術(shù)內(nèi)涵有所欠缺。在分類過(guò)程中，對(duì)文件沒(méi)有開(kāi)展價(jià)值的鑒定與分析，檔案人員無(wú)法從專業(yè)技術(shù)角度對(duì)文件進(jìn)行全面、真實(shí)性的鑒定。
（3）檔案管理要求與專業(yè)領(lǐng)域規(guī)定脫節(jié)。例如財(cái)務(wù)報(bào)表的保存，一般月、季度報(bào)表，除財(cái)務(wù)分析報(bào)告外，財(cái)務(wù)部門的規(guī)定是三年，但是許多檔案管理卻要求一律規(guī)定為永久保存。
二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題分析。
1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，經(jīng)費(fèi)不到位
檔案信息化需要消耗大筆資金的硬件和軟件的支持，例如：信息化管、理技術(shù)的提升、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、管理系統(tǒng)及安全的防護(hù)等等，這些都離不開(kāi)一定的經(jīng)費(fèi)的支撐。還有，檔案的信息化和數(shù)字化也需要一大批多媒體設(shè)施的配合。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)往往對(duì)此不加以重視，在檔案建設(shè)信息化建設(shè)中，減少經(jīng)費(fèi)或?qū)⒁恍┙?jīng)費(fèi)投資在其他部門，而硬件設(shè)備以及軟件投入滯后則阻礙了企業(yè)檔案信息化建設(shè)。
2、企業(yè)檔案信息化建設(shè)處于弱勢(shì)
電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了越來(lái)越多的電子文件。電子文件的產(chǎn)生不僅意味著一種新型載體檔案的誕生，而且也標(biāo)志著人類記錄信息、承載信息、傳達(dá)信息、留存信息和開(kāi)發(fā)信息的方式發(fā)生了深刻的革命。這場(chǎng)革命是紙張發(fā)明和近現(xiàn)代檔案學(xué)理論的產(chǎn)生，它直接影響著檔案工作的運(yùn)作方式、基本理論及思維觀念。目前，不少企業(yè)對(duì)檔案人員配備不全，很多是兼職管理，這些企業(yè)檔案管理人員雖然在檔案信息化建設(shè)中做了大量工作，但可以說(shuō)與信息時(shí)代計(jì)算機(jī)發(fā)展的驚人速度相比，仍處于弱勢(shì)。
3、信息安全有待提高
隨著信息化的快速發(fā)展，檔案信息的安全也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。在開(kāi)放性的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，家喻戶曉的病毒入侵、黑客入侵，造成了檔案信息的泄密以及相關(guān)資料信息損毀等后果。設(shè)備本身就要避免那些存在的安全漏洞，然后更加注意的是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和操作過(guò)程中的安全防范措施，這就要求一定的技術(shù)。
4、企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡，相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范欠缺
對(duì)于一些中小企業(yè)的檔案信息化建設(shè)，在各種因素的影響下，檔案部門的生存和發(fā)展面臨著一系列威脅，檔案工作倍受冷落，比如企業(yè)的檔案部門受到企業(yè)的減員增效所波及。另外，我國(guó)的檔案信息的建設(shè)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范欠缺。就我國(guó)現(xiàn)在情況，不遵守相應(yīng)制度的行為已經(jīng)對(duì)檔案信息的數(shù)字化進(jìn)程產(chǎn)生了不小的障礙。因此，制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、法規(guī)，館藏檔案數(shù)字化和電子文件接收，都應(yīng)該堅(jiān)持所制定的規(guī)范性原則。企業(yè)各個(gè)部門之間應(yīng)加強(qiáng)交流協(xié)作的精神以及信息資源的共享手段。各個(gè)部門之間實(shí)現(xiàn)無(wú)成本的即時(shí)的信息交流，會(huì)大大加快企業(yè)檔案數(shù)字化的進(jìn)程，提高管理軟件的通用性。
三、關(guān)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的建議。
1、企業(yè)要在信息化建設(shè)上加大投入，檔案信息化的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是前提，尤其是對(duì)于對(duì)于開(kāi)放型企業(yè)來(lái)說(shuō)，它們生存發(fā)展的基礎(chǔ)就是檔案信息化建設(shè)。企業(yè)發(fā)展需要檔案支持，而企業(yè)規(guī)模和效益決定了其信息化水平。
2、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的軟件保證，企業(yè)檔案主管部門要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)和協(xié)調(diào)。并且，企業(yè)應(yīng)不定期地對(duì)檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升各種知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用技能。
3、企業(yè)要把檔案信息化工作列入重要工作日程，強(qiáng)化檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的信息化和檔案業(yè)務(wù)管理自動(dòng)化。檔案信息化管理系統(tǒng)的目標(biāo)是升級(jí)強(qiáng)化檔案管理。
4、改革檔案管理體制，充分發(fā)揮企業(yè)主體檔案的優(yōu)勢(shì)。企業(yè)檔案主管部門應(yīng)該掌握主營(yíng)業(yè)務(wù)知識(shí)人員的專家團(tuán)隊(duì)。專家往來(lái)靈活機(jī)動(dòng)，處理問(wèn)題目的性強(qiáng)，效率高，十分有利于企業(yè)檔案信息化建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
[1]范桂紅.知識(shí)管理視閾下的企業(yè)檔案信息管理研究[D].黑龍江大學(xué)2011
檔案信息的質(zhì)量、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)會(huì)對(duì)信息化水平和質(zhì)量產(chǎn)生影響，我國(guó)目前很多企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，因此，應(yīng)該提高檔案信息化的水平，促進(jìn)基礎(chǔ)工作質(zhì)量的進(jìn)一步提高。
1.檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題
在檔案管理的過(guò)程中，存在著企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)不完善，缺乏對(duì)人員配備、硬件配備、軟件配備等方面的綜合性考量，檔案管理人員多為兼職，無(wú)法有效集中精力，缺乏對(duì)知識(shí)的掌握水平，無(wú)法使用計(jì)算機(jī)知識(shí)，不能準(zhǔn)確應(yīng)用相關(guān)軟件進(jìn)行管理，一些企業(yè)雖然開(kāi)設(shè)了相關(guān)軟件的培訓(xùn)講座，但是不僅沒(méi)有降低員工工作強(qiáng)度，還增加了工作負(fù)擔(dān)，最終導(dǎo)致對(duì)信息化檔案建設(shè)產(chǎn)生影響。
1.1檔案員對(duì)檔案的數(shù)據(jù)缺乏安全性和保密性意識(shí)
在一些企業(yè)檔案室中，存在著數(shù)量眾多的機(jī)讀目錄，但是沒(méi)有進(jìn)行備份，很多員工甚至不了解備份的程序，檔案室之中的電腦任何人都能夠觸碰，只要輸入正確的口令，就可以對(duì)記錄進(jìn)行修改、闡述和增添，存在著保密性和安全性較低的特征，很容易造成數(shù)據(jù)的泄密和丟失，很多檔案室的控制和開(kāi)放目錄共同存在于數(shù)據(jù)庫(kù)之中，頻繁操作，具有較高的使用率，在機(jī)讀的過(guò)程中，很容易產(chǎn)生信息的泄漏，安全性很低，在一些有條件的企業(yè)中，應(yīng)該將檔案室網(wǎng)絡(luò)和公眾網(wǎng)相連接，提高數(shù)據(jù)安全水平。
1.2數(shù)據(jù)錯(cuò)誤較多
在一些企業(yè)的檔案室中，為了滿足檢查的需求，經(jīng)常進(jìn)行突擊錄入等工作，隨著機(jī)讀目錄的不斷增加，檔案管理人員在校對(duì)和檢查等方面的工作無(wú)法滿足實(shí)際工作的需求，會(huì)產(chǎn)生質(zhì)量問(wèn)題。
2.做好檔案室信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議
2.1加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)
隨著信息化水平的不斷增加，對(duì)管理人員的素質(zhì)需求也不斷提高，管理人員應(yīng)該了解管理知識(shí)、技術(shù)知識(shí)，對(duì)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的新技術(shù)和新工藝進(jìn)行實(shí)時(shí)了解，提高著錄格式的準(zhǔn)確性和統(tǒng)一性。
2.2統(tǒng)一著錄格式標(biāo)準(zhǔn)
在工作之前了解工作規(guī)范，保證著錄格式的統(tǒng)一性，使檢索途徑不斷向多元化等方向發(fā)展，針對(duì)工作的實(shí)際水平選擇項(xiàng)目，使著錄格式滿足工作需求。
2.3加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的速度
檔案室保管檔案數(shù)量不多，應(yīng)制定方案爭(zhēng)取在十五期間完成目錄的錄人工作，
2.4注重檔案數(shù)據(jù)的安全、保密
檔案室的工作人員應(yīng)該重視安全性工作，關(guān)注相關(guān)領(lǐng)域的法律規(guī)范，重視對(duì)網(wǎng)絡(luò)和設(shè)備的管理，結(jié)合規(guī)定對(duì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行隔絕，進(jìn)行嚴(yán)密的防護(hù)，建設(shè)完善的質(zhì)量監(jiān)管體系，及時(shí)糾正錯(cuò)誤，不能夠直接使用未經(jīng)檢查的數(shù)據(jù)。
2.5 樹(shù)立檔案信息化管理意識(shí)
意識(shí)的能動(dòng)作用說(shuō)明，強(qiáng)烈的社會(huì)意識(shí)會(huì)對(duì)社會(huì)發(fā)展起到較大的能動(dòng)作用。樹(shù)立企業(yè)檔案信息化建設(shè)意識(shí)，有助于提高檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)效率和質(zhì)量，也是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的主要推動(dòng)力量。所以，檔案信息化建設(shè)能夠在一定程度上理解為“意識(shí)信息化”。企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)，需要以檔案管理人員為基礎(chǔ)，檔案管理者需要在檔案信息化管理過(guò)程中發(fā)揮自身作用。
3.檔案信息化建設(shè)的意義
3.1對(duì)于職能部門的意義
3.1.1提高整個(gè)部門的工作效率
信息化水平提高之后，檔案室工作人員可以提高工作效率，降低工作強(qiáng)度，避免檔案室工作人員只進(jìn)行保管和打字的工作，重視對(duì)搜集和編研工作的投入，提高部門職能。
3.1.2提高整個(gè)部門的技術(shù)水平
企業(yè)不斷向網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化和信息化的方向發(fā)展，企業(yè)之中的每一個(gè)部門都應(yīng)該不斷投入精力，提高檔案室信息水平，與公司的整體發(fā)展相適應(yīng)，滿足社會(huì)環(huán)境的需求，提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。
3.1.3有效的進(jìn)行檔案的收集工作
搜集檔案具有較大的工作強(qiáng)度，在整編和分類檔案的時(shí)候需要投入大量的人力，因此，應(yīng)該使用完善的管理工具，建設(shè)管理平臺(tái)，避免產(chǎn)生檔案不完整等現(xiàn)象。
3.1.4有效的為科研服務(wù)
檔案室信息化水平的提高，有助于實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息共享，技術(shù)人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)能夠及時(shí)查找資料，使工作效率大幅度提高，實(shí)現(xiàn)對(duì)資料的發(fā)開(kāi)和使用，提高綜合競(jìng)爭(zhēng)力和工作水平。
3.1.5有效的為決策服務(wù)
科技檔案是研究院最寶貴的無(wú)形資產(chǎn)，是研究院投人大量資金、經(jīng)過(guò)科技人員辛勤勞動(dòng)，由檔案管理人員分類、編目，最終成為研究院的核心競(jìng)爭(zhēng)力是研究院領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)。而文書(shū)檔案通常是由院領(lǐng)導(dǎo)親自起草，親自下發(fā)的，是領(lǐng)導(dǎo)決策的具體體現(xiàn)。所以檔案的信息可以更好的對(duì)檔案進(jìn)行利用，為決策提供依據(jù)。
3.2對(duì)于公司的意義
首先，能夠有效管理和收集檔案。檔案是一個(gè)立檔單位為適應(yīng)職能活動(dòng)需要而直接產(chǎn)生的依法歸檔的具有保存價(jià)值的文件與材料檔案是一種歷史活動(dòng)的原始記錄.大型企、事業(yè)單位每年都要產(chǎn)生很多檔案資料，內(nèi)容主要包含合同、科技和文檔等多方面的信息，能夠?qū)ζ髽I(yè)發(fā)展史進(jìn)行詳細(xì)記錄，為同行業(yè)企業(yè)提供借鑒，有助于對(duì)信息的搜集和管理。
第二，便于二次使用，提高使用效率。企業(yè)當(dāng)年的檔案在下一年才能夠整理完成，但是在尚未整理完善之前，檔案已經(jīng)開(kāi)始使用，對(duì)其使用效率造成很大影響，同時(shí)，已有的檔案在使用過(guò)程中具有復(fù)雜性的特征，需要登記，在較多檔案中進(jìn)行查找，會(huì)造成破壞。
第三，有助于解決丟失和破損等多種問(wèn)題。以往在搜集和借閱檔案的過(guò)程中使用人工操作的方式，會(huì)導(dǎo)致破壞和丟失，使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理能夠避免產(chǎn)生上述危害。
第四，建立完善的信息網(wǎng)絡(luò)。傳統(tǒng)的檔案信息無(wú)法形成完善的信息網(wǎng)絡(luò)，在檔案借閱的時(shí)候十分不便，不利于進(jìn)行交流、統(tǒng)計(jì)和管理等工作，使工作效率降低，因此，應(yīng)該在企業(yè)內(nèi)部形成信息網(wǎng)絡(luò)。
第五，建立信息資源體系。電子化管理能夠促進(jìn)和國(guó)際的接軌，形成資源體系，有助于今后企業(yè)各項(xiàng)工作的展開(kāi)。
第六，使工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度降低?？萍紮n案具有較大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，實(shí)現(xiàn)信息化之后，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案的瀏覽、借閱和查閱，避免繁瑣的工作，使工作人員的效率不斷增加。
4.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的主要發(fā)展方向
企業(yè)檔案信息化管理的過(guò)程也就是其檔案建設(shè)的過(guò)程，這一過(guò)程是十分漫長(zhǎng)且復(fù)雜的。各個(gè)部門要首先收集本部門的檔案資料并進(jìn)行資料整理，這一工作貫穿于企業(yè)檔案管理的全過(guò)程之中，該情況能夠在一定程度上提高企業(yè)檔案管理的難度和復(fù)雜度，加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，能夠明顯提高企業(yè)檔案管理工作的效益和效率。
按照企業(yè)檔案信息化管理的實(shí)際情況，可采取高效的檔案信息化管理工具和軟件，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理系統(tǒng)的有效運(yùn)行，提高企業(yè)檔案管理的信息化程度，打破傳統(tǒng)的地域和部門方面的界限，實(shí)現(xiàn)檔案信息化體制改革，制定和實(shí)施規(guī)范的規(guī)章管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案信息化交換和高度共享性，并為員工檔案管理創(chuàng)造有利條件。建立和實(shí)施檔案管理者培訓(xùn)和績(jī)效考評(píng)制度，逐漸提高檔案管理者的自身素質(zhì)和工作能力。
在收集和整理企業(yè)檔案信息時(shí)，要對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格掌握，因?yàn)樾畔⒌馁|(zhì)量會(huì)對(duì)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)運(yùn)行的有效率造成直接的影響，準(zhǔn)確、全面地輸入檔案信息，能夠?yàn)闄n案信息化管理系統(tǒng)的高效運(yùn)行提供保證。
5.總結(jié)
綜上所述，通過(guò)使用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和設(shè)備，充分利用計(jì)算機(jī)設(shè)備的作用，能夠大大提高企業(yè)檔案信息化管理的效率。提高檔案管理部門工作人員的網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，有助于建立信息化的檔案管理系統(tǒng)，一方面能夠?yàn)槠髽I(yè)檔案的信息化管理提供保證，另一方面，還能夠大大提高企業(yè)檔案管理工作的效率與質(zhì)量。
中圖分類號(hào)：F279.23 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2013）35-165-01
隨著社會(huì)的進(jìn)步，現(xiàn)代企業(yè)管理機(jī)制的不斷完善和規(guī)范，人力資源管理作為企業(yè)管理職能中的組成部分，已經(jīng)成為關(guān)乎企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要管理項(xiàng)目。加強(qiáng)企業(yè)人才隊(duì)伍管理，關(guān)鍵是要加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理。目前，在網(wǎng)絡(luò)科技日新月異、咨訊交流方便快捷的時(shí)代，加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的重點(diǎn)就是實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理。
一、檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)意義
長(zhǎng)期以來(lái)，人事檔案工作總是隱居于各項(xiàng)工作背后，以“機(jī)密”對(duì)待，很少與外界建立聯(lián)系。在管理方面重紙質(zhì)檔案的收集和整理、輕電子檔案的建立，寶貴的信息資源埋藏在案卷里，影響了人力資源的開(kāi)發(fā)，大大制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。企業(yè)人事檔案是企業(yè)選人、用人、開(kāi)發(fā)人力資源的基礎(chǔ)，也是企業(yè)檔案信息資源的重要組成部分。21世紀(jì)是信息社會(huì)的時(shí)代，信息化管理滲透到社會(huì)的各行各業(yè)，社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過(guò)信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。人事檔案的信息化管理，其核心內(nèi)容就是通過(guò)檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過(guò)程的網(wǎng)絡(luò)化，對(duì)人事工作中產(chǎn)生的各類信息，特別是對(duì)人事工作中產(chǎn)生的豐富檔案信息，進(jìn)行存儲(chǔ)、加工、檢索、傳輸，為企業(yè)人事檔案工作提供及時(shí)高效的服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，提高人事檔案管理和利用效率。
二、人事檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)
1、信息全面化
建立人事檔案管理系統(tǒng)，可以全面反映一個(gè)人各方面的情況。相對(duì)固定的一些基本情況，如姓名、性別、身份證號(hào)、家庭住址和聯(lián)系電話等，并動(dòng)態(tài)管理學(xué)歷、工作簡(jiǎn)歷、職務(wù)任免、工資、職稱、獎(jiǎng)懲、保險(xiǎn)等情況，將歷次變動(dòng)情況隨時(shí)在信息系統(tǒng)里反映。在錄入信息時(shí)把好“入門關(guān)”和“更新關(guān)”，把記載在案卷里的紙質(zhì)人事檔案信息一一分解，從而形成一份電子化的人事檔案。
2、查詢快速化
傳統(tǒng)的檔案查詢方式是由管理人員從一本一本的分類目錄中，找出所需檔案的索引編號(hào)，然后根據(jù)編號(hào)到庫(kù)房中查找，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。檔案管理信息化后，檔案的檢索與查詢只需在計(jì)算機(jī)上輸入姓名、身份證號(hào)、檔案號(hào)等任一字段，便能立刻顯示出所需要的人事檔案信息，一目了然，無(wú)需翻開(kāi)案卷逐頁(yè)查找。紙質(zhì)檔案信息化，一方面能夠減少紙質(zhì)案卷因調(diào)閱次數(shù)頻繁而造成的磨損，保護(hù)紙質(zhì)檔案，達(dá)到長(zhǎng)期保存使用的目的；另一方面提高了查詢速度，減輕了管理人員的工作量。
3、統(tǒng)計(jì)多樣化
統(tǒng)計(jì)分析工作是人力資源管理工作的重要組成部分，而統(tǒng)計(jì)的基本信息來(lái)源于人事檔案。按照傳統(tǒng)的工作方法完成一項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作，往往需要投入大量的人力、物力和時(shí)間，周期長(zhǎng)，過(guò)程繁瑣，且準(zhǔn)確性、時(shí)效性差。統(tǒng)計(jì)手段的落后直接影響了工作的成效。各種統(tǒng)計(jì)資料，用的時(shí)候出不來(lái)，出來(lái)的時(shí)候又用不上，制約了人力資源的開(kāi)發(fā)。利用人事檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)功能，能按照年齡、學(xué)歷、職稱、工作單位、政治面貌等多個(gè)字段逐個(gè)或者綜合統(tǒng)計(jì)，自動(dòng)生成各類報(bào)表，并可轉(zhuǎn)化成各類圖表，提供給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和用人單位分析和決策，提高了人力資源配置的合理性和有效性。
三、檔案信息化管理的關(guān)鍵問(wèn)題
1、原始性問(wèn)題
電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性人們可以通過(guò)字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對(duì)其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒(méi)有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說(shuō)既是原始的，又是復(fù)制的。
2、真實(shí)性問(wèn)題
電子檔案極易失真。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過(guò)程中稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí)，電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實(shí)性是一個(gè)不間斷的過(guò)程，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案，電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后不留痕跡。
3、完整性問(wèn)題
電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障：電子文件經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能會(huì)導(dǎo)致信息丟失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲(chǔ)存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過(guò)程不斷累加，而且形式多樣、存儲(chǔ)分散，極易丟失，往往致使電子文件來(lái)龍去脈不清。
4、安全性問(wèn)題
電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據(jù)利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會(huì)直接損害電子檔案的安全。
四、加強(qiáng)檔案信息化管理的方法
1、完善人事檔案管理制度是信息化的基礎(chǔ)
在人事檔案管理中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時(shí)、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”；檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)；檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對(duì)人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全；檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對(duì)檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充收集。只有維護(hù)了企業(yè)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性、有效性，才能更好地促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用，為企業(yè)人力資源建設(shè)提供更好的服務(wù)，為企業(yè)人事檔案管理的信息化奠定基礎(chǔ)。
2、依托專業(yè)人才是信息化的有力保證
由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾?，只靠掌握傳統(tǒng)檔案管理技能的檔案人員是難以適應(yīng)的。因此，要實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，企業(yè)必須具有高素質(zhì)的檔案管理人才。人事檔案管理信息化的最終決定因素是人。人事檔案管理人員必須由人事檔案實(shí)體管理者向信息管理員和者的角色轉(zhuǎn)換，要提高人事檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，能用信息化、數(shù)字化管理手段來(lái)管理人事檔案信息。對(duì)專業(yè)人才的培訓(xùn)主要分為兩個(gè)方面：一是基礎(chǔ)理論和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。檔案人員應(yīng)具備扎實(shí)的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)，還應(yīng)懂得文件與檔案的管理原則，熟悉檔案工作的規(guī)律、分類方法及有關(guān)的技術(shù)；二是現(xiàn)代化信息技術(shù)培訓(xùn)。培訓(xùn)重點(diǎn)應(yīng)放在數(shù)據(jù)的規(guī)范采集、軟件的正確運(yùn)用及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的運(yùn)用等方面。通過(guò)培訓(xùn)使檔案人員能夠掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，掌握檔案管理應(yīng)用軟件的各種功能，成為檔案信息化管理的行家里手，確保檔案管理系統(tǒng)平穩(wěn)、正常的運(yùn)行。只有擁有相應(yīng)素質(zhì)的人才，才可能充分挖掘檔案信息化平臺(tái)的潛力，從而更為有效地實(shí)施檔案管理信息化工作，為企業(yè)服務(wù)。
3、建設(shè)人事檔案管理系統(tǒng)是信息化的重點(diǎn)
