時(shí)間：2023-02-27 11:10:47
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1 高校電子檔案分析
當(dāng)今時(shí)代，科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，在信息化、現(xiàn)代化建設(shè)步伐加快的今天，辦公自動(dòng)化和電子政務(wù)已應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中。無紙化辦公掀開了電子文件與電子檔案管理工作的新篇章。目前各高校基本已普及運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，電子文件的產(chǎn)生已然是高校政務(wù)信息的主體，也是高校辦公過程中的主體。電子文件對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的大量取代，給高校檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。如何應(yīng)用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)，做好電子檔案的管理，成為我們面臨的新課題，亟待我們?cè)趯?shí)踐工作中不斷研究、探索和總結(jié)，本文就此做一探討。高校電子檔案是按照相關(guān)規(guī)范對(duì)憑證信息或是高校歷史背景等進(jìn)行把偶才能，利用電子形式對(duì)其進(jìn)行處理，生成電子文件。電子檔案與電子文件不同，電子文件在實(shí)際儲(chǔ)存的額過程中，可以完全代替紙質(zhì)的檔案，并且與電子檔案共存。
2 高校檔案管理中電子檔案管理問題分析
目前，高校檔案管理人員在應(yīng)用電子檔案管理技術(shù)的過程中，還存在較多難以解決的問題，無法提升電子檔案管理效率與質(zhì)量，難以提升高校檔案管理效果。具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：
第一，工作量較大。一是檔案工作人員需要對(duì)大量電子文件進(jìn)行鑒定，只保留有價(jià)值的文件進(jìn)行保存，在實(shí)際工作期間，會(huì)耗費(fèi)大量時(shí)間和精力；二是因缺乏相應(yīng)的電子檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)、服務(wù)器等設(shè)備，大部分高校的電子檔案管理沿用傳統(tǒng)的物理存儲(chǔ)方式，保管方式落后，整理強(qiáng)度大，不利于檢索利用。
第二，電子檔案管理信息化程度較低。我國(guó)高校檔案管理人員開展相關(guān)工作，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)電子檔案管理信息化程度低的現(xiàn)象，無法利用高效便捷的方式開展相關(guān)工作，導(dǎo)致電子檔案信息數(shù)據(jù)利用效率降低[1]。
第三，電子檔案標(biāo)準(zhǔn)程度不足。目前，部分檔案管理部門在開展電子檔案管理工作的過程中，還沒有制定完善的標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，不能積極應(yīng)用各類方式提升檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度，難以增強(qiáng)高校電子檔案管理效果，甚至?xí)霈F(xiàn)一些難以解決的問題。同時(shí)，在高校電子檔案管理期間，相關(guān)工作人員不重視電子檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，無法提升其工作效率與質(zhì)量。
第四，電子檔案遠(yuǎn)程傳輸頻繁，存在安全隱患。目前，高校大學(xué)生的入學(xué)量較大，并且信息量較多，在實(shí)際工作過程中，需要檔案管理人員做好就業(yè)與入學(xué)等檔案管理工作，這就需要檔案管理人員利用遠(yuǎn)距離傳輸?shù)姆绞教嵘涔ぷ餍剩欢?，在遠(yuǎn)程傳輸頻繁的情況下，高校檔案信息的流動(dòng)率逐漸提升，導(dǎo)致出現(xiàn)安全問題。
3 電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用措施
在高校?子檔案管理過程中，必須要制定完善的管理制度，保證可以提升高校電子檔案管理工作效率，增強(qiáng)其管理效果。
3.1 制定安全性管理制度
高校檔案管理人員在應(yīng)用電子檔案管理技術(shù)的過程中，必須要制定完善的安全管理制度，保證可以提升確保電子檔案的安全性。例如：定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)與檢查，無論是硬件設(shè)施還是軟件設(shè)備，都需要建設(shè)完善的網(wǎng)絡(luò)安全管理體系，保證可以增強(qiáng)其安全性。同時(shí)，還要建設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全管理人才隊(duì)伍，使其可以更好的對(duì)電子檔案安全性進(jìn)行管理[2]。其次，各高校要高度重視檔案管理人員思想政治建設(shè)工作，階段性的開展多種形式的檔案安全培訓(xùn)工作，讓檔案管理人員樹立牢固的安全意識(shí)。
3.2 樹立正確的管理觀念
高校檔案管理人員必須與時(shí)俱進(jìn)，要樹立正確的電子檔案管理觀念，保證可以提升檔案管理人員的思想素養(yǎng)，要有創(chuàng)新的觀念、改革的精神、發(fā)展的眼光看待電子管理工作中存在的問題與缺陷，在完善管理制度、改進(jìn)管理方式等方面作謀劃。利用電腦及現(xiàn)代信息技術(shù)建立電子檔案庫(kù)，利用網(wǎng)絡(luò)管理等方式和途徑，為電子檔案管理現(xiàn)代化鋪平道路。，逐漸提升其發(fā)展效率。首先，檔案管理人員利用電子檔案技術(shù)，保證可以提升電子檔案技術(shù)的應(yīng)用效率，增強(qiáng)其發(fā)展效果。其次，檔案管理人員必須要重視電子檔案思想政治建設(shè)工作，階段性的開展安全培訓(xùn)工作，利用各類方式為電子檔案管理人員樹立安全操作意識(shí)，使其可以在一定程度上，熟練掌握操作技巧，進(jìn)而達(dá)到預(yù)期的管理目的。
3.3 創(chuàng)新電子檔案服務(wù)手段
首先，通過各種學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使檔案管理人員能熟練掌握電子檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握電子檔案管理技術(shù)，進(jìn)一步提升電子檔案的應(yīng)用效率。其次，高校檔案管理人員在應(yīng)用電子檔案管理技術(shù)的過程中，必須要?jiǎng)?chuàng)新電子檔案服務(wù)手段，保證可以提升其工作效率與質(zhì)量。一方面，需要檔案管理人員做好電子檔案整理工作，對(duì)于不合格的電子檔案，需要予以重新加工處理。另一方面，檔案管理人員需要重視電子檔案應(yīng)用質(zhì)量，構(gòu)建媒體與信息整合的服務(wù)體系，進(jìn)而提升其工作效率與工作質(zhì)量[3]。
3.4 加大電子檔案的投入力度
高校電子檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)高效率的信息化管理，就必須加大檔案管理資金的投入力度，配備先進(jìn)的檔案管理軟件與硬件設(shè)施。硬件方面要配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備；軟件方面要配備先進(jìn)的檔案管理軟件與檔案信息利用平臺(tái)，切實(shí)滿足電子檔案管理工作的相關(guān)要求，實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的多元化發(fā)展，有效保障電子檔案管理工作的穩(wěn)定性與便捷性。
在公司的檔案管理過程中，很多單位均已實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公。工作人員間檔案信息輸入到相應(yīng)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，進(jìn)而制作出電子文件，工作人員則可以通過各種程序來對(duì)所有的檔案信息進(jìn)行管理。電子檔案管理使得檔案管理工作人員的工作變得更加輕松，同時(shí)信息的查找也會(huì)更加快捷，故很有必要在公司中構(gòu)建相應(yīng)的信息管理網(wǎng)絡(luò)。
一、公司檔案管理中電子檔案管理依然有所欠缺
1.電子檔案安全問題電子檔案是通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來完成的，其能夠收集、傳輸以及歸檔各種類型的檔案信息。相比于紙質(zhì)檔案，電子檔案的信息整理明顯更加高效，且信息的查找也會(huì)容易很多。然而，在電子檔案的實(shí)際運(yùn)用過程中，不可避免會(huì)遭遇到安全方面的難題。電子檔案在處理信息的過程中，可能會(huì)被他人通過各種方式盜取或者篡改檔案信息，進(jìn)而引發(fā)安全問題。2.檔案管理人員素質(zhì)仍有待提升在電子檔案運(yùn)用過后，其對(duì)公司檔案管理人員的要求變得愈加嚴(yán)格，管理人員不僅需要擁有一定的政治思想水平，而且應(yīng)該掌握好各種計(jì)算機(jī)知識(shí)以及相關(guān)技術(shù)，這樣才能更好的運(yùn)用好電子檔案。然而，當(dāng)前我國(guó)很多公司的檔案管理工作人員由于自身的工作強(qiáng)度比較大，使得他們的精力無法集中起來，從而無法認(rèn)真做好電子檔案管理工作，同時(shí)，該崗位人員的流動(dòng)比較頻繁，這對(duì)于檔案管理工作而言是極為不利的。3.電子檔案管理不夠規(guī)范在電子檔案管理中，管理人員并不知道怎樣保管好各種電子檔案的物質(zhì)載體，比如U盤等，使得這些工具并沒有如紙質(zhì)檔案一樣做好登記，放置明顯比較隨意。對(duì)于那些重要信息，由于沒有落實(shí)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，使得電子檔案?jìng)浞莨芾砉ぷ鳂O為混亂。
二、推進(jìn)公司管理中的電子檔案管理
1.制定電子檔案管理制度通過對(duì)電子檔案的特點(diǎn)分析，可以有針對(duì)性的對(duì)其進(jìn)行高效管理。電子檔案是通過網(wǎng)絡(luò)信息來構(gòu)成的，故不安穩(wěn)。電子檔案易受到諸多因素的威脅，故要想確保電子檔案能夠安全工作，則很有必要制定相應(yīng)的檔案管理制度，認(rèn)真管理好電子檔案，進(jìn)而避免信息的遺失。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員權(quán)限的管理，來確保電子檔案信息的安全性。除此之外，還要加強(qiáng)對(duì)公司內(nèi)部人員的監(jiān)管，普及《檔案法》等相關(guān)的法律法規(guī)條例，強(qiáng)化管理意識(shí)和安全保密意識(shí)，使得一切電子檔案管理工作可以有法可依，井井有條的進(jìn)行。2.促使檔案管理人員專業(yè)水平持續(xù)提升檔案管理人員的專業(yè)水平與電子檔案管理狀況是密不可分的。要想確保檔案管理人員具有較高的專業(yè)水平，則需管控好人員的流動(dòng)。由于電子檔案管理所涉及的內(nèi)容雜多，且專業(yè)性非常強(qiáng)，對(duì)于管理人員的經(jīng)驗(yàn)有著較高的要求，故人員的流動(dòng)不能過于頻繁。再者，管理人員還需主動(dòng)學(xué)習(xí)各方面的知識(shí)，確保自己能夠做好電子檔案管理工作。3.構(gòu)建安全保障體系在電子檔案運(yùn)用中，安全保障體系的制定顯得極為重要，其有助于提升電子檔案管理的質(zhì)量。公司電子檔案安全保障體系的構(gòu)建包括硬件設(shè)施安全保障、網(wǎng)絡(luò)安全保障以及應(yīng)用系統(tǒng)安全保障。在硬件設(shè)施安全保障中，公司需要把握好服務(wù)器的運(yùn)行狀況，定期更新相應(yīng)的檔案日志，同時(shí)還應(yīng)維護(hù)好機(jī)房的環(huán)境，及時(shí)更換那些無法正常運(yùn)行的設(shè)備，定期展開監(jiān)察。在網(wǎng)絡(luò)安全保障方面，相關(guān)工作人員則需每隔一段時(shí)間就核驗(yàn)全部的檔案信息文件，并制定相應(yīng)的瀏覽權(quán)限，以此來避免該系統(tǒng)被病毒所侵入。同時(shí)要通過對(duì)防火墻技術(shù)的利用來合理內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)，并在內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的連接方面制定嚴(yán)格的規(guī)則。
三、結(jié)束語(yǔ)
在公司發(fā)展中，檔案管理工作是不容輕忽的，要想檔案管理具備更高的效率，則公司需要運(yùn)用電子檔案來管理全體檔案信息，然而電子檔案依然存在著一些不足之處，公司仍需采取一系列措施來加以改進(jìn)。
參考文獻(xiàn)
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1 企業(yè)電子檔案管理的優(yōu)越性
在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，主要是以手工抄寫和整理的方式來完成的，工作效率十分低下，整理費(fèi)時(shí)、不易保存、查閱困難，不利于檔案的高效利用。為了有效的提高工作效率，將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，不僅降低了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，同時(shí)提高了工作效率和對(duì)檔案信息的利用。主要優(yōu)勢(shì)表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面。
1.1 信息處理速度快
電子檔案的工作方式主要是將相關(guān)的初始信息錄入到電腦中，以文字或者圖片掃描的方式都可，然后在計(jì)算機(jī)中應(yīng)用設(shè)置好的程序?qū)ζ溥M(jìn)行處理?？焖俚膶?shí)現(xiàn)了對(duì)檔案資料的整理、統(tǒng)計(jì)分析以及歸檔等工作。降低了人工操作的失誤，節(jié)省時(shí)間，提高工作效率。
1.2 查閱方便
將檔案信息錄入后，自動(dòng)生成目錄和文獻(xiàn)檢索，對(duì)檔案進(jìn)行自動(dòng)分類整理，完成編排工作。在查閱檔案信息時(shí)，只需要輸入關(guān)鍵詞，就可以快速的查閱到相關(guān)信息，省去了查找的時(shí)間。
1.3 存儲(chǔ)穩(wěn)定
傳統(tǒng)的檔案管理需要將大量的紙質(zhì)檔案進(jìn)行存放，不僅浪費(fèi)空間，還需要適宜的環(huán)境。電子檔案的存儲(chǔ)比較穩(wěn)定，只需要存儲(chǔ)在光盤、U盤或者存儲(chǔ)卡等載體中即可，受到外界環(huán)境的影響較小，存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)，具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性。
1.4 實(shí)現(xiàn)了信息的高效利用
在以往的檔案管理工作中，如果需要查閱檔案信息，需要提取紙質(zhì)檔案，不僅費(fèi)時(shí)，而且不利于檔案的保管。電子檔案的信息化，通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)信息共享。通過閱讀權(quán)限的開通，可以對(duì)檔案信息進(jìn)行遠(yuǎn)程操作，提高了檔案的利用效率，減少了查找和傳遞的繁瑣。
1.5 信息補(bǔ)錄方便
在檔案管理工作中，有些檔案信息需要不斷的完善和補(bǔ)充，在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，就需要將紙質(zhì)檔案拆卷后重新整理，不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且程序繁瑣。在數(shù)字?jǐn)?shù)電子檔案管理中，只需要輸入關(guān)鍵詞，查閱到對(duì)應(yīng)的檔案，然后對(duì)其進(jìn)行編輯即可，省時(shí)省力，提高了工作效率。
1.6 提高檔案工作者的工作效率
以往的檔案管理方式工作內(nèi)容繁瑣，任務(wù)量大，耗時(shí)耗力，檔案管理者根本沒有時(shí)間去學(xué)習(xí)新的業(yè)務(wù)知識(shí)，更沒有精力研究對(duì)檔案的利用。電子檔案的高效利用將工作人員從繁重的工作中解脫出來，提高了工作效率。工作人員就可以學(xué)習(xí)更多的專業(yè)知識(shí)，提高對(duì)檔案的利用效率。
2 當(dāng)前我國(guó)企業(yè)電子檔案管理的現(xiàn)狀
2.1 電子檔案管理普及率低
盡管計(jì)算機(jī)在國(guó)內(nèi)企業(yè)中運(yùn)用頻繁普及度廣，但大多是用在會(huì)議辦公，企業(yè)部門與部門之間的溝通或者會(huì)議通知事物等方面，在企業(yè)檔案管理方面運(yùn)用的很少。即使有些企業(yè)運(yùn)用了電子計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案，也僅僅限于檔案目錄管理很少深入應(yīng)用。
2.2 對(duì)電子檔案管理缺乏重視
很多企業(yè)的檔案管理人員，對(duì)制作好的文件、圖片打印復(fù)制完后很少想起電子保存，對(duì)文件、圖片多次備份更罕見。時(shí)長(zhǎng)日久，企業(yè)電腦中的信息不斷被刪除、覆蓋或者修改或者由于電腦的各種故障硬盤信息數(shù)據(jù)丟失，這樣檔案便不完整失去了整理管理的價(jià)值。
2.3 電子檔案自身存在缺陷
企業(yè)電子檔案的儲(chǔ)存方式一般是磁盤、磁性介質(zhì)等方式，這些儲(chǔ)存方式比較復(fù)雜，一旦儲(chǔ)存介質(zhì)發(fā)生損壞時(shí)很容易造成檔案信息丟失、覆蓋等現(xiàn)象。同時(shí)電子檔案的安全性比較低，大部分企業(yè)電子檔案沒有標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的存放位置導(dǎo)致企業(yè)檔案存放隨意，加上電子檔案的開放性，使電子檔案很容易被竊取、修改或者惡意刪除。
3 加強(qiáng)企業(yè)電子檔案管理的具體措施
3.1 構(gòu)建電子檔案管理體系的構(gòu)建
電子檔案管理若在企業(yè)檔案管理中普及，須企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)電子檔案的優(yōu)勢(shì)，對(duì)其給予高度重視并加快建立完善的企業(yè)電子檔案信息化規(guī)范體系。然后，在領(lǐng)導(dǎo)的高度重視下將企業(yè)電子檔案管理體系構(gòu)建落到實(shí)處，使之名副其實(shí)。加快建設(shè)企業(yè)的電子檔案管理，使企業(yè)檔案部門的管理數(shù)字化、電子化，使各項(xiàng)管理、技術(shù)規(guī)范嚴(yán)格，使電子檔案管理普及企業(yè)的各個(gè)角落。
3.2 加強(qiáng)電子檔案的控制和管理
首先，要進(jìn)行使用權(quán)限的審核。應(yīng)根據(jù)各種人員設(shè)置利用級(jí)別，進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊(cè)登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)依據(jù)使用者的需求，對(duì)其利用權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)后，再進(jìn)行拷貝制作。并應(yīng)盡量避免把載體上存儲(chǔ)的信息全部拷貝，應(yīng)采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再?gòu)?fù)制。最后，要加強(qiáng)電子檔案使用中的安全措施。對(duì)電子檔案的信息內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。系統(tǒng)要對(duì)利用的全過程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依據(jù)。
3.3 建立檔案安全保障體系
建立健全檔案安全保障體系是維護(hù)企業(yè)電子檔察安全的需要，檔案安全保障體系包括檔案載體安全、檔案信息安全、電子檔案載體安全、檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全等各個(gè)方面。隨著信息技術(shù)和辦公自動(dòng)化的不斷發(fā)展，維護(hù)電子檔案安全已成為企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容。為此，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔掌安全保障體系建沒，確保各項(xiàng)檔案安全管理措施落到實(shí)處。
3.4 提高企業(yè)檔案管理者的信息素質(zhì)
電子檔案是指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。電子檔案除了具備一般檔案的本源性、回溯性聯(lián)系性、社會(huì)特征外還具有其他的特點(diǎn)：對(duì)軟硬件系統(tǒng)的依賴性；文件類型的集成性；信息與載體之間的可分離性；時(shí)效性強(qiáng)，周期短；加工的標(biāo)準(zhǔn)化、信息的海量化和檢索的智能化。
2、醫(yī)院的電子檔案管理中存在的問題
（1）檔案管理職責(zé)不明確，管理線條多醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等。
（2）醫(yī)院電子檔案管理的意識(shí)和制度不健全
有些醫(yī)院雖然建立了檔案管理，但實(shí)際運(yùn)行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識(shí)較淡薄，一些人員經(jīng)常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時(shí)歸檔，導(dǎo)致檔案材料丟失或欠缺。
（3）電子檔案管理不規(guī)范，缺失、損壞現(xiàn)象較普遍
3、醫(yī)院電子檔案的管理和利用
（1）電子檔案的收集
收集范圍是醫(yī)院在各項(xiàng)工作中形成的具有查考利用價(jià)值的各類電子文件，均應(yīng)收集。主要包括以下幾種類型：文本文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、其他文件（圖形文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件、超媒體銜接文件等）。
（2）電子文件的整理與歸檔
醫(yī)院的檔案管理部門，要嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位具體情況制定檔案的基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)，包括案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、歸檔要求標(biāo)準(zhǔn)、全宗劃分標(biāo)準(zhǔn)、分類要求標(biāo)準(zhǔn)等，使檔案從立卷到歸檔等工作有序可循。
（3）電子檔案的利用
電子文件歸檔成為電子檔案，電子檔案在做好保管的前提下，其價(jià)值主要體現(xiàn)在利用上，為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。電子檔案的利用一般由三種方法：1）直接利用。2）網(wǎng)絡(luò)傳輸。3）提供拷貝。
4、醫(yī)院電子檔案的管理
（1）醫(yī)院電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的共存
目前由于電子文件的證據(jù)性、管理制度、管理技術(shù)與方法、管理設(shè)備、通訊設(shè)備等方面仍存在各種問題，在這些問題沒有得到有效解決之前，針對(duì)醫(yī)院科研的特點(diǎn)，為如實(shí)反應(yīng)醫(yī)院科研活動(dòng)及其成果，必須有針對(duì)性地實(shí)行紙質(zhì)和電子文件雙套歸檔。只有紙質(zhì)文件的，如試驗(yàn)記載、取樣調(diào)查、化驗(yàn)分析數(shù)據(jù)、會(huì)議資料等就只歸檔紙質(zhì)文件；即有紙質(zhì)文件，又有電子文件的，如上題論證報(bào)告、成果申報(bào)書、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等就即要保存紙質(zhì)文件，又要保存電子文件。
（2）醫(yī)院電子檔案的同步管理
醫(yī)院電子檔案管理要遵循同步管理要求，即電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步管理，實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔、同步鑒定、同步整理、同步著錄和同步利用。
（3）醫(yī)院電子檔案的提供利用
由于醫(yī)院科研成果均擁有知識(shí)產(chǎn)權(quán)，再加上電子檔案信息內(nèi)容的易改、易復(fù)制等特性，在網(wǎng)絡(luò)普及的今天，醫(yī)院電子檔案工作者在提供利用是應(yīng)采取適宜的保密、防范措施。
5、制定科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范
檔案管理中存在的很多問題都和不規(guī)范的工作標(biāo)準(zhǔn)和操作流程有關(guān)，因此，切實(shí)制定一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是提升電子檔案管理效率的有效途徑。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)針對(duì)需要管理的電子檔案類型及檔案的特點(diǎn)，制定一套完備的電子檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)，且監(jiān)督管理人員嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)流程來操作，這一方面能夠規(guī)范管理人員的行為，另一方面也能著實(shí)提升電子檔案的管理效率。對(duì)于工作標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行一定要落實(shí)到位，可以另外制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)的操作以及高效的工作表現(xiàn)要給與肯定與獎(jiǎng)賞，對(duì)于不合規(guī)與不符合標(biāo)準(zhǔn)的操作過程要給與相應(yīng)懲罰并且引以為戒，這樣，才能讓標(biāo)準(zhǔn)更深入的落實(shí)到每一個(gè)檔案管理人員的實(shí)際工作中，從而提升檔案管理的效率。
6、加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案管理和利用的具體措施
（1）電子檔案的有效收集。收集范圍是在醫(yī)院在各項(xiàng)工作中形成的具有查考利用價(jià)值的各類電子文件，均應(yīng)收集。如：圖像文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、其他文件（圖形文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件、超媒體銜接文件等）。
（2）電子文件的整理與歸檔。醫(yī)院的檔案管理部門，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位具體情況制定檔案的基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)，包括案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、歸檔要求標(biāo)準(zhǔn)、全宗劃分標(biāo)準(zhǔn)、分類要求標(biāo)準(zhǔn)等，使檔案從立卷歸檔等工作有序可循。
檔案以保存、提供利用為主要責(zé)任，面對(duì)收集、整理、鑒定、保管、檢索和利用等任務(wù)。當(dāng)前數(shù)字化高度發(fā)展的情況下，各行各業(yè)都面臨管理上的巨大挑戰(zhàn)，檔案行業(yè)也不例外。隨著我國(guó)信息化建設(shè)的快速發(fā)展和推進(jìn)，新型電子檔案產(chǎn)生并逐步完善，有取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的趨勢(shì)，無論是個(gè)人檔案或者集體檔案，檔案承擔(dān)著記載信息、傳承信息以及提供保存、檢索供社會(huì)利用的責(zé)任，落實(shí)好檔案管理工作十分重要，而在信息社會(huì)中如何把握機(jī)遇迎接挑戰(zhàn)，是檔案管理工作者面對(duì)的重要課題。
1 電子檔案的定義
電子檔案是隨著信息化社會(huì)的出現(xiàn)和發(fā)展應(yīng)運(yùn)而生的新生檔案類型，關(guān)于它的定義尚未形成絕對(duì)的統(tǒng)一，本文選取了幾個(gè)比較有代表性的定義來闡釋電子檔案的含義：
學(xué)者張雪香在論文《高校電子檔案管理》一文中指出，要避免簡(jiǎn)單的將電子檔案等同于電子文件，她認(rèn)為電子檔案比較確切的定義，是指“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中，于數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中直接形成以數(shù)碼形式記錄到磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)挠袡n案價(jià)值的文件”。即電子檔案是借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)生成、利用和保存的檔案文件。
學(xué)者孫笑一則通過特征來闡釋電子檔案的定義，他提到電子檔案具有實(shí)體的虛擬化，手段的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、多媒體化，時(shí)效性強(qiáng)、周期短，具有交互性和個(gè)性化，加工標(biāo)準(zhǔn)化、信息海量化和檢索的智能化等特征。
孫麗茹則采用了國(guó)家檔案局在《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)[2012]7號(hào)）中的定義，即電子檔案是指在處理公務(wù)過程中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。
綜上，本文認(rèn)為電子檔案對(duì)應(yīng)的是我們通常說的紙質(zhì)檔案，指可以通過計(jì)算機(jī)磁盤等載體進(jìn)行存儲(chǔ)的電子文件的集合。
2 電子檔案管理現(xiàn)狀
檔案管理電子化進(jìn)程必然是個(gè)長(zhǎng)期持續(xù)的過程，當(dāng)不可否認(rèn)這也是必然趨勢(shì)，電子檔案較之于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案優(yōu)勢(shì)明顯，但在轉(zhuǎn)型過程中也會(huì)出現(xiàn)一些必須要面對(duì)的問題，本章從電子檔案的優(yōu)勢(shì)劣勢(shì)和電子檔案管理目前可能存在的問題2方面談?wù)勎覈?guó)電子檔案管理現(xiàn)狀。
2.1 電子檔案管理優(yōu)勢(shì)
電子檔案相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在：1）降低人力成本，減輕人力負(fù)荷。電子檔案的載體是數(shù)字載體，信息采集和上傳也可以通過計(jì)算機(jī)軟硬件完成；2）更利于保存和檢索利用。紙質(zhì)檔案的保存對(duì)空間及空間條件要求很高，電子檔案更容易保存，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)也更容易檢索利用；3）管理方式更加靈活。電子檔案信息修改更加方便，為有序、數(shù)字化現(xiàn)代化管理提供了條件。
與此同時(shí)，不可否認(rèn)電子檔案在帶來諸多方便，使得檔案管理效率提高，但也存在一些不容忽視的短板。比如檔案文件的真實(shí)性和數(shù)據(jù)保存的安全性問題。電子檔案容易修改增刪，真實(shí)性的保障有賴互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的提高；電子檔案數(shù)據(jù)安全問題也不容小覷，互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)有可能遭遇病毒、黑客襲擊等，電子檔案存儲(chǔ)在終端也面臨這樣的隱患。
2.2 電子檔案管理存在的問題
電子檔案既有優(yōu)勢(shì)又有劣勢(shì)，但檔案管理電子化是不可逆轉(zhuǎn)的必然趨勢(shì)，在這種大形勢(shì)下，要明確電子檔案管理發(fā)展方向，有必要先對(duì)目前電子檔案管理存在的問題作一了解。
2.2.1對(duì)檔案管理重視程度不夠，意識(shí)淡薄
檔案管理屬于我們所說的冷門專業(yè)，崗位也屬于偏邊緣的崗位，目前我國(guó)很多有關(guān)部門對(duì)于檔案管理這一工作并不重視，甚至認(rèn)為可有可無，不需要花費(fèi)精力在這一項(xiàng)工作上，使得檔案管理工作人員也抱著隨意的態(tài)度對(duì)待工作，這是一個(gè)不良循環(huán)，而電子檔案管理需要運(yùn)用大量先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，意識(shí)問題和管理理念是根本對(duì)問題。
2.2.2綜合型專業(yè)人才匱乏
檔案工作者對(duì)檔案管理的專業(yè)性自不必說，但既懂檔案管理知識(shí)也懂信息技術(shù)，的綜合性專業(yè)人才匱乏，給電子檔案管理工作高效進(jìn)行帶來了挑戰(zhàn)。
2.2.3相關(guān)法律法規(guī)不完善
互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題還處于起步階段，電子檔案管理法律法規(guī)尚未形成體系，有關(guān)電子檔案管理的專門規(guī)則條例極少，統(tǒng)一適用性對(duì)法律較少。
3 電子檔案管理發(fā)展方向
當(dāng)今社會(huì)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展高速，時(shí)展日新月異，知識(shí)經(jīng)濟(jì)逐漸興起；大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來了海量的數(shù)據(jù)資源，革新了各行各業(yè)的常規(guī)模式，現(xiàn)代化技術(shù)手段強(qiáng)勢(shì)來襲。利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理的意義不言而喻，而隨著新技術(shù)的逐步滲透，人員管理、檔案管理側(cè)重點(diǎn)等都必須同步協(xié)調(diào)發(fā)展，本章將從3個(gè)方面談一談我國(guó)電子檔案管理的發(fā)展方向。
3.1 管理理念和管理意識(shí)向著現(xiàn)代化、電子化方向發(fā)展
隨著技術(shù)的不斷發(fā)展和信息社會(huì)的高速運(yùn)轉(zhuǎn)，電子檔案管理也將朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。變革的開始首先是理念的變革，正確認(rèn)識(shí)當(dāng)前檔案管理大環(huán)境，電子檔案管理的必要性和優(yōu)劣勢(shì)，樹立良好的管理理念，積極了解形勢(shì)、環(huán)境的變化，促進(jìn)電子檔案管理向著現(xiàn)代化方向發(fā)展。
3.2 電子檔案管人才向著專業(yè)化趨勢(shì)發(fā)展
電子檔案管理人員愈加專業(yè)化。檔案管理工作處于不斷的發(fā)展中以適應(yīng)新形勢(shì)需要，人員專業(yè)化很重要。電子檔案管理不僅涉及到檔案管理的專業(yè)化知識(shí)，對(duì)從業(yè)人員計(jì)算機(jī)知識(shí)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用、相關(guān)法律條文等方面的能力素質(zhì)也有很高的要求。電子檔案管理起步至今，到逐漸發(fā)展，慢慢取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案還有很長(zhǎng)的路要走，其中管理人才向著專業(yè)化發(fā)展是不可忽略的重要方向。
3.3 多機(jī)構(gòu)、跨部門合作，共同創(chuàng)造安全可靠的互聯(lián)網(wǎng)大環(huán)境
良好的互聯(lián)網(wǎng)大環(huán)境對(duì)提高電子檔案管理安全性很有幫助，這就需要多部門通力合作，構(gòu)建完善的檔案應(yīng)用機(jī)制，構(gòu)建完善的電子檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，充分考慮到潛在的一些安全性問題，采取相應(yīng)的措施。如正規(guī)殺毒，防范黑客攻擊；歸檔規(guī)范化，管理程序化；完善相應(yīng)的法律法規(guī)，借助法律機(jī)構(gòu)職能作用確保電子檔案的安全性。
4 總結(jié)
綜上所述，檔案管理工作不是簡(jiǎn)單的體力勞動(dòng)，需要專業(yè)的理論知識(shí)指導(dǎo)和與時(shí)俱進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)手段輔佐，不斷發(fā)展創(chuàng)新，探求更加高效、便于利用的管理方法，子檔案正是科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的產(chǎn)物，對(duì)管理及保護(hù)工作提出更高的要求，需要進(jìn)一步建立健全完善的電子檔案管理體系和安全保護(hù)機(jī)制，做好檔案管理工作從傳統(tǒng)向電子化進(jìn)程的轉(zhuǎn)變，做好電子檔案的維護(hù)工作，加強(qiáng)相關(guān)專業(yè)從業(yè)人員的技能培訓(xùn)，不斷提高電子檔案管理水平，保障電子檔案信息的安全。
參考文獻(xiàn)
[1]張雪香.大高校電子檔案管理研究[J]. 湖北師范學(xué)院學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版）2016，36（1）：81-83.
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（一）電子檔案信息管理是提升檔案責(zé)任意識(shí)的有效途徑。具備高度的責(zé)任意識(shí)才能勝任企業(yè)電子檔案管理工作，才能使檔案信息真正成為企業(yè)發(fā)展過程中的重要角色。因此，提升檔案責(zé)任意識(shí)首先要從檔案信息的真實(shí)性抓起，堅(jiān)決杜絕虛假檔案信息的出現(xiàn)。如此，才能使檔案管理人員牢記自己的工作職責(zé)，權(quán)衡好自身行為與工作的關(guān)系。一旦對(duì)虛假檔案信息進(jìn)行及時(shí)的治理，工作人員的責(zé)任意識(shí)必然得到有效提升。
（二）電子檔案信息管理是提升檔案工作質(zhì)量的強(qiáng)大動(dòng)力。檔案工作往往與企業(yè)的人事、財(cái)產(chǎn)、薪酬、文件等等發(fā)生密切的聯(lián)系。檔案管理人員的職業(yè)操守必須過硬，才能更好的保障工作質(zhì)量目標(biāo)。否則，他們?cè)诠ぷ髦斜畴x目標(biāo)，甚至形成不健康不正確的工作觀念，容易導(dǎo)致工作行為上的違法違紀(jì)?？梢?，高度重視檔案信息管理，能夠自很大程度上保障檔案工作質(zhì)量，使檔案工作更好的跟緊企業(yè)發(fā)展目標(biāo)，形成正確的工作方向。
（三）電子檔案信息管理是提升人員協(xié)作意識(shí)的綠色通道。企業(yè)各個(gè)部門工作人員的管理都需要檔案管理工作的保障。因此，科學(xué)高效的檔案信息管理可以有效避免很多部門的工作上的失誤。畢竟，在企業(yè)發(fā)展過程中，檔案管理部門不可能“關(guān)起門來過日子”，反而與其他部門會(huì)發(fā)生各種工作上的聯(lián)系。同時(shí)，檔案部門內(nèi)部工作也需要協(xié)作才能更好的完成工作目標(biāo)，從而提升整體工作的效率?？梢?，電子檔案信息管理能夠使其他部門更加信任檔案管理部門，也利于培養(yǎng)部門內(nèi)部的團(tuán)結(jié)協(xié)作意識(shí)。
二、電子檔案管理的原則
企業(yè)電子檔案管理不是意見容易的事情，而是關(guān)系到很多細(xì)節(jié)問題，因此，必須遵循一些原則，促使檔案管理具備一個(gè)正確的方向，從而在整體上保證檔案管理的效果和質(zhì)量。
（一）真實(shí)性原則。企業(yè)發(fā)展過程中形成的各種有益信息都應(yīng)當(dāng)以真實(shí)客觀的狀態(tài)加以保存，而不應(yīng)出現(xiàn)虛假信息，否則，會(huì)貽誤企業(yè)發(fā)展的進(jìn)程。因此，電子檔案信息一定要實(shí)現(xiàn)真實(shí)性，通過真實(shí)性的信息來反映企業(yè)的成長(zhǎng)、發(fā)展及工作效果?？梢?，信息的真實(shí)性是檔案管理的首要原則，缺乏了真實(shí)性，檔案管理便喪失了管理的基礎(chǔ)和意義。
（二）及時(shí)性原則。及時(shí)性原則主要針對(duì)檔案信息形成后的歸檔階段而言。一旦具有較高價(jià)值的檔案信息形成后，就要通過及時(shí)的歸檔加以保存，以備企業(yè)發(fā)展需要加以隨時(shí)的調(diào)取，為企業(yè)提供有益的參考。一旦歸檔不及時(shí)，信息形成后的流程就是就此擱淺，不利于檔案管理的整體效果，因此，我們必須對(duì)檔案管理的及時(shí)性加以重視。
三、企業(yè)電子檔案管理的有效措施
企業(yè)電子檔案管理意義重大，我們?cè)谧裱鄳?yīng)的原則基礎(chǔ)之上，還要針對(duì)電子檔案管理采取必要可行的措施，保障電子檔案信息的管理效果，使檔案信息的作用發(fā)揮的更加充分。
（一）嚴(yán)格把握歸檔關(guān)，確保檔案信息的真實(shí)性。檔案信息的歸檔是非常關(guān)鍵的階段，因此，一旦歸檔，檔案信息就會(huì)被保持起來，以備日后工作中隨時(shí)調(diào)取利用。因此，在歸檔階段，對(duì)于檔案信息的真實(shí)性、保存形式、電子文件格式、文件內(nèi)容等等方面東歐要進(jìn)行細(xì)致入微的檢查，避免因細(xì)節(jié)問題給檔案歸檔工作帶來不必要的困擾。同時(shí)，工作人員要對(duì)檔案信息的內(nèi)容加以閱讀，盡量加深印象，一旦需要通過內(nèi)容定位檔案信息時(shí)，可能會(huì)有較大的幫助。
（二）建立各種管理系統(tǒng)，保障檔案信息的利用價(jià)值1、要建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)體系。在現(xiàn)實(shí)工作中，可能存在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)無法實(shí)現(xiàn)兼容的現(xiàn)象，從而無法形成網(wǎng)絡(luò)體系，一些軟件的數(shù)據(jù)無法及時(shí)實(shí)現(xiàn)互相轉(zhuǎn)換，為文件歸檔造成麻煩。因此，建立統(tǒng)一的體系，強(qiáng)化信息提供者與接收者之間的協(xié)作意識(shí)，是信息符合傳輸要求，并強(qiáng)化工作人員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，使網(wǎng)絡(luò)體系逐步確立。2、建立完善檔案保密機(jī)制。這就要求，檔案管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，堅(jiān)決杜絕檔案信息泄漏的行為，一旦信息泄漏，就會(huì)被外界熟知或利用，企業(yè)的檔案信息成果就會(huì)變得毫無價(jià)值，很多工作的努力結(jié)果就會(huì)被浪費(fèi)。因此，管理人員要針對(duì)檔案信息的安全防護(hù)、密級(jí)設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)及及時(shí)維護(hù)等方面做足文章。
（三）及時(shí)更新硬件設(shè)備設(shè)施，為信息管理工作提供支持。單位要騰出一定的資金來為企業(yè)電子檔案信息管理工作提供硬件設(shè)備設(shè)施方面的保障。同時(shí)，在需要資金投入時(shí)，確保資金投入及時(shí)，力度到位。當(dāng)然，還要對(duì)資金運(yùn)行情況進(jìn)行全面的跟蹤核查，堅(jiān)決杜絕職務(wù)違法犯罪行為的出現(xiàn)。如此，硬件設(shè)備設(shè)施更新的資金有所保障，企業(yè)電子檔案信息管理工作才能朝向預(yù)期目標(biāo)推進(jìn)。
1、電子文件檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問限制級(jí)別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。
3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。
4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑?，可以達(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。
5、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。
二、法院電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析
從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題：
1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計(jì)算機(jī)上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經(jīng)常被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對(duì)電子文件沒有采取很好的保護(hù)措施，甚至隨意對(duì)其進(jìn)行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。
2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過計(jì)算機(jī)對(duì)處理完畢的有價(jià)值的文件進(jìn)行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項(xiàng)工作。但是，目前有相當(dāng)一部分單位對(duì)電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡(jiǎn)單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤存儲(chǔ)器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會(huì)遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。
3、歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e.電子文件的鑒定，是對(duì)其價(jià)值的斷定和對(duì)其真假進(jìn)行鑒定的一項(xiàng)工作。對(duì)于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現(xiàn)在有些單位對(duì)歸檔電子文件的真假與價(jià)值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計(jì)算機(jī)上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價(jià)值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。
4、人員素質(zhì)低，專業(yè)人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識(shí)，而且要有較好的計(jì)算機(jī)操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當(dāng)一部分素質(zhì)偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術(shù)人才，尤其是具備檔案管理和計(jì)算機(jī)信息處理的復(fù)合型人才。有些單位檔案部門雖然引進(jìn)了現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但因?qū)I(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用。
造成上述問題的原因主要有兩個(gè)方面
1、思想認(rèn)識(shí)問題。傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為主要工作對(duì)象，自從計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理后，電子文件以其自身獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)正在逐步地取代以往的紙質(zhì)文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應(yīng)去認(rèn)識(shí)它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的意義認(rèn)識(shí)不足，這些人觀念陳舊、意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案還是紙質(zhì)的妥當(dāng)，對(duì)電子文件的優(yōu)點(diǎn)視而不見，不接受新生事物，不參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不懂得計(jì)算機(jī)操作，總是按老的一套來對(duì)待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。
2、管理工作滯后問題。目前，計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)很快，五花八門，日新月異。然而，國(guó)家對(duì)電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規(guī)，許多單位對(duì)電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對(duì)紙質(zhì)文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對(duì)電子文件歸檔進(jìn)行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴(yán)重滯后于計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件的發(fā)展，這是影響電子文件歸檔的原因之
三、提高單位電子文件管理水平的對(duì)策
把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長(zhǎng)期保存，使人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄在電子時(shí)代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。如何提高單位電子檔案管理水平，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：
1、從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)工作入手
在紙質(zhì)檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，檔案收集工作如何，對(duì)后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因?yàn)?，如果?yīng)該收集歸檔的文件而沒有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發(fā)利用?！皩?duì)于電子檔案來說，電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)檔案。如對(duì)草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對(duì)正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)行全文信息自動(dòng)檢索要求時(shí)，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應(yīng)對(duì)其進(jìn)行收集和積累。對(duì)起輔助作用或正式作用的文件，則應(yīng)及時(shí)收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系，尤其是對(duì)無紙化系統(tǒng)生成的電子文件，應(yīng)當(dāng)有更嚴(yán)格的措施。必要時(shí)，應(yīng)在收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)電子文件信息丟失?！?/p>
2、嚴(yán)格電子文件的歸檔管理
電子文件歸檔，是將應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件，經(jīng)過整理確定檔案屬性后，從電子計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)器或其網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器上，拷貝或刻錄到可脫機(jī)的存儲(chǔ)載體上，以便長(zhǎng)期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)或記錄有歸檔的標(biāo)識(shí)即可完成歸檔任務(wù)。但以存儲(chǔ)載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認(rèn)證工作，要與相關(guān)的紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應(yīng)符合下列要求，首先從歸檔時(shí)間上看，文書檔案一般應(yīng)以一個(gè)年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲(chǔ)載體上，以利于今后的反復(fù)查閱和利用。對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文件，宜采用備份的方法，在網(wǎng)上進(jìn)行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺(tái)服務(wù)器上。其次，從歸檔電子文件的數(shù)量看，為確保電子文件的真實(shí)性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應(yīng)為通用標(biāo)準(zhǔn)，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數(shù)據(jù)文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔的同時(shí)，應(yīng)注意對(duì)電子文件的運(yùn)行環(huán)境、使用的操作平臺(tái)、設(shè)備要求等進(jìn)行說明，必要時(shí)運(yùn)行電子文件的原程序應(yīng)一并歸檔保管。
3、健全電子文件管理的檢查審核制度
2001年10月16日，國(guó)務(wù)院辦公廳下發(fā)的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強(qiáng)化，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期對(duì)文書、檔案部門進(jìn)行管理檢查，重點(diǎn)檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸?shù)囊蟮鹊取?/p>
4、規(guī)范公文制作和控制程序
對(duì)形成的新的公文檔案要指定一個(gè)終端（專人或部門），各方面的公文檔案經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)送，確保各種來源的檔案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結(jié)構(gòu)，便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴(yán)格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，對(duì)文件處理過程中的各類修改信息應(yīng)予以保留，不可任意進(jìn)行刪除處理。
5、加強(qiáng)電子文件軟、硬件設(shè)施管理
要積極開辟電子檔案存儲(chǔ)的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲(chǔ)。要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，搞好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問權(quán)限。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，溫度保持在17-20℃之間，相對(duì)濕度保持在35-40%之間，同時(shí)強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，有條件的應(yīng)及時(shí)升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。
6、重視和加快電子文件管理人員的培養(yǎng)
電子檔案管理是一個(gè)新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識(shí)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。因此，培養(yǎng)和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當(dāng)務(wù)之急。就目前各機(jī)關(guān)單位來說，一是要重視吸納專業(yè)型的人才充實(shí)到干部隊(duì)伍中來，如電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)、接受過大學(xué)教育的檔案管理專業(yè)人才，對(duì)此類人才可以經(jīng)過短期專業(yè)培訓(xùn)就基本能夠達(dá)到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調(diào)一批學(xué)歷達(dá)到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對(duì)他們系統(tǒng)的進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、電子計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)字通信技術(shù)進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識(shí)技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3198(2009)14-0038-02
1 電子檔案管理的現(xiàn)狀
1.1 對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)存在一定局限性
以往把檔案貼上封條放在檔案室里的做法嚴(yán)重阻礙了檔案信息公布于社會(huì)、服務(wù)于大眾，給想要使用檔案的人員帶來極大的不便，不能發(fā)揮檔案管理的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和商品經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們的價(jià)值觀念發(fā)生變化，意識(shí)到檔案在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用以及檔案信息資源所帶來的經(jīng)濟(jì)效益。然而，社會(huì)中也確實(shí)存在少數(shù)人的極端看法，認(rèn)為單位檔案是單位的私有財(cái)產(chǎn)，使檔案信息的開發(fā)處于封閉狀態(tài)，更談不上電子檔案的開放與上網(wǎng)了。
1.2 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)展緩慢制約電子文件的整理與歸檔
檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是對(duì)全系統(tǒng)實(shí)施計(jì)算機(jī)管理的前提與基礎(chǔ)。例如，國(guó)家檔案局頒發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》為機(jī)關(guān)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理指明了方向，然而，這項(xiàng)政策真正落實(shí)到各級(jí)機(jī)關(guān)實(shí)施過程中，就不容樂觀了。許多單位因?qū)嵤┈F(xiàn)行分類法有一定難度，前僅僅從微觀上考慮本單位的現(xiàn)狀，實(shí)施奉單位制定的分類方法，沒有從全局利益考慮檔案工作的規(guī)范化對(duì)未來檔案電子化的影響，出現(xiàn)了各自為政，各行其事的局面，使檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化難以實(shí)現(xiàn)。
1.3 計(jì)算機(jī)技術(shù)尚未大規(guī)模應(yīng)用于檔案管理
由于檔案管理部門的人力、物力有限，有些檔案部門至今仍沒有配備計(jì)算機(jī)，或者即使有了計(jì)算機(jī)，對(duì)一些重要的電子檔案也在傳遞、承辦之后，又輔以紙質(zhì)檔案加以保存，形成兩種類型文件共存共用的局面。因電子檔案的推廣仍處于初級(jí)階段，很多管理人員沒有受過關(guān)于使用和保存電子檔案的系統(tǒng)教育，檔案人員尚不能嫻熟使用電子檔案軟件，或者在選購(gòu)軟件時(shí)帶有一定的盲目性，從而不能充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的作用。
2 電子檔案管理中出現(xiàn)的問題
2.1 電子檔案管理過程中出現(xiàn)的漏洞
2.1.1 對(duì)電子文件原稿保存的忽視
目前，在計(jì)算機(jī)上起草和制作文件，已是辦公常事。往往一旦文件定稿打印后，作為草稿性的電子文件的保存就經(jīng)常被忽視。許多單位對(duì)電子文件沒有采取很好的保護(hù)措施。隨意對(duì)其進(jìn)行刪改，不是被清除就是被新文件覆蓋。使具有原始性的電子稿件面目全非。失去了歸檔保存的意義。
2.1.2 信息安全與保密問題
電子檔案存放位置的不固定性、載體的可轉(zhuǎn)換性、信息接受對(duì)象的開放性以及文件內(nèi)容的可分解性，造成電子檔案與載體的可分離，使電子檔案信息隨時(shí)有被修改、竊取、銷毀的危險(xiǎn)?；ヂ?lián)網(wǎng)的開放性。使電腦病毒和蓄意破壞的電腦“黑客”對(duì)檔案存放載體形成威脅，載體一旦被電腦病毒感染或被“黑客”闖入，就可能造成信息數(shù)據(jù)無法讀取或載體內(nèi)所存信息的丟失，甚至造成整個(gè)信息系統(tǒng)癱瘓。
2.1.3 電子檔案的接收格式問題
由于電子檔案的應(yīng)用尚沒有全國(guó)范圍內(nèi)普及，檔案文件在轉(zhuǎn)手移交過程中，會(huì)出現(xiàn)因兩部門存儲(chǔ)檔案方式不同，使用軟件不同，而使電子檔案在轉(zhuǎn)交過程中出現(xiàn)困難。
2.2 電子檔案自身的缺陷
2.2.1 電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性問題
對(duì)于紙質(zhì)文件來說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可見，內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e。人們可以借助形式的原始性來證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的真實(shí)性。紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，對(duì)于任何一項(xiàng)形式上的變化，人們都有理由對(duì)它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難對(duì)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性進(jìn)行認(rèn)定。
在真實(shí)性問題上，電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí)；電子檔案的真實(shí)性問題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實(shí)性是一個(gè)不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案。
電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能會(huì)導(dǎo)致信息丟失。電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲(chǔ)存方式多樣，容易造成信息的缺損。
2.2.2 電子檔案存儲(chǔ)栽體的特質(zhì)與缺陷
(1)溫度。高溫可加速各種有害化學(xué)雜質(zhì)對(duì)電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在10℃以上，每升高10℃，各種化學(xué)反應(yīng)會(huì)加快1―2倍。
(2)濕度。潮濕有利于檔案有害生物的生長(zhǎng)和繁殖。庫(kù)房潮濕還會(huì)促進(jìn)空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對(duì)電子文件保存載體的破壞作用。
(3)光。光向外輻射時(shí)會(huì)產(chǎn)生熱量，這種光輻射熱就會(huì)影響電子文件保存載體的耐久性。陽(yáng)光中的紫外線對(duì)電子檔案載體的影響很大，紫外線長(zhǎng)期照射能使磁性載體消磁或退磁，造成信息難以讀取。
(4)空氣污染?？諝庵械挠泻怏w(如二氧化硫、硫化氫、二氧化氮、氯氣)，在一定環(huán)境下會(huì)生成氧化性極強(qiáng)的原子氧，進(jìn)而產(chǎn)生臭氧等，導(dǎo)致電子檔案保存載體耐久性削弱。
(5)灰塵?；覊m會(huì)給電子文件保存載體帶來機(jī)械損傷。在整理、保存、利用過程中，會(huì)引起灰塵對(duì)電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性，有些灰塵本身就帶有酸、堿性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會(huì)帶來酸、堿性，對(duì)電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵還是微生物寄生與繁殖的良好場(chǎng)所。灰塵落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來霉變。
(6)有害生物。危害檔案的微生物主要是細(xì)菌和霉菌，尤其是霉菌，它可使電子文件保存載體變質(zhì)，生成霉斑，還會(huì)分解出有機(jī)酸，從而使物酸性急劇增加。
(7)磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)的影響。磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)就會(huì)造成載體磁粉脫落、磁性減退或消失，使記錄信號(hào)丟失，記錄信息被破壞，從而影響檔案數(shù)據(jù)的讀出效果，縮短電子檔案載體壽命。
2.2.3 電子檔案的長(zhǎng)期可讀性問題
當(dāng)人們使用技術(shù)和設(shè)備將信息內(nèi)容記錄在磁性材料和光盤載體上后，電子檔案就永遠(yuǎn)離不開這種技術(shù)和設(shè)備，人們只有采用這種記錄檔案信息內(nèi)容的技術(shù)和設(shè)備，才能識(shí)別它的信息內(nèi)容。因此，電子檔案在閱讀上的間接性和對(duì)生成環(huán)境的依賴性，決定了要處理、閱讀電子檔案必須借助于電子計(jì)算機(jī)將信息與載體結(jié)合在一起。隨著電子技術(shù)日新月異，計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代很快，常常只能隔代兼容，不同軟件、硬件環(huán)境形成的電子檔案載體互不兼容，難以互換，對(duì)
于需要長(zhǎng)期歸檔保存的電子檔案來說，若干年以后，很可能出現(xiàn)保管完好的電子檔案載體無法找到讀取設(shè)備。這是一個(gè)比檔案載體壽命更為重要的問題。
3 解決電子檔案管理中問題的對(duì)策
3.1 電子檔案管理的原則
3.1.1 規(guī)范性原則
規(guī)范性是開展檔案信息電子化最重要的原則，也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。它要求所有檔案信息的電子化必須按照規(guī)定的技術(shù)模式、文本格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，并盡可能采用國(guó)際通用標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息電子化的主要目的是利用網(wǎng)絡(luò)這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務(wù)。因此，對(duì)上網(wǎng)檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統(tǒng)一認(rèn)可的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。這樣不僅能夠減低因存儲(chǔ)格式和軟件平臺(tái)的不同而進(jìn)行轉(zhuǎn)換所造成的資源浪費(fèi)，提高信息存儲(chǔ)傳輸?shù)男剩矣兄谶x擇檔案信息電子化的最佳技術(shù)方案。
3.1.2 可靠性原則
人們對(duì)電子文件的證據(jù)性、可靠性問題尚存在很多疑慮。這個(gè)問題的解決需要多方面的努力。除了采取各種技術(shù)措施、國(guó)家制訂必要的認(rèn)定規(guī)范外，文件、檔案工作中相應(yīng)的制度保障也是十分重要。在電子檔案管理的全過程中，要嚴(yán)格制度、堵塞漏洞，不僅要確保歸檔文件和進(jìn)館檔案的真實(shí)有效，還要注意在整理、鑒定、復(fù)制、調(diào)閱等各個(gè)環(huán)節(jié)遵守操作規(guī)程，建立必要的備份等，以防止信息的丟失和失真，維護(hù)電子檔案的可靠性。
3.1.3 高效率原則
檔案信息的電子化工作量大、耗時(shí)耗財(cái)，必須十分講究工作的效率與效益。應(yīng)在充分分析研究的基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)化的檔案信息電子化方案和最高效、經(jīng)濟(jì)的電子化加工系統(tǒng)設(shè)施。合理的技術(shù)方案的確定，是整個(gè)電子化工程成敗和效率高低的關(guān)鍵；而優(yōu)良的電子化加工系統(tǒng)。是檔案信息電子化工程的助推器。
3.2 解決電子檔案管理過程中問題的對(duì)策
3.2.1 加強(qiáng)電子文件全過程管理
由于電子文件的特性決定了電子文件的收集、積累的方法和要求不同于紙質(zhì)文件。草稿文件由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果出于保留文件重要修改過程的目的，則應(yīng)對(duì)原稿進(jìn)行收集和積累。對(duì)起輔助作用或正式作用的文件，應(yīng)及時(shí)收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系。必要時(shí)應(yīng)在收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)電子文件信息丟失。
3.2.2 采取切實(shí)可行的信息保護(hù)措施
信息安全技術(shù)對(duì)于維護(hù)電子檔案數(shù)據(jù)的原始性和真實(shí)性至關(guān)重要。電子檔案上網(wǎng)后必須從人口、傳輸、使用三個(gè)方面采取安全保護(hù)措施。目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網(wǎng)絡(luò)“黑客”的進(jìn)入，常用的技術(shù)方法有簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、防寫、檔案?jìng)浞?、專機(jī)專用、設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術(shù)措施對(duì)于證實(shí)電子檔案內(nèi)容的真實(shí)、可靠，確保電子文件在存儲(chǔ)、傳輸過程中的安全、保密，防范對(duì)電子文件的非法訪問和隨意刪改，都具有很好的效果。應(yīng)當(dāng)不斷改進(jìn)現(xiàn)代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護(hù)水平。
3.2.3 重視和加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)
1 電子文件的定義及特點(diǎn)
所謂電子文件是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。
與紙質(zhì)文件比較電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn)：
1.1 電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代化設(shè)備才能閱讀利用；
1.2 電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；
1.3 電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響；
1.4 電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等的要求很高。
2 電子文件的鑒定與歸檔
電子文件在歸檔之前，要進(jìn)行認(rèn)真地鑒定。電子文件的鑒定，主要是區(qū)分文件價(jià)值。在本單位制作的所有電子文件之中，只有那些對(duì)本單位工作 查考利用價(jià)值或藝術(shù)保管價(jià)值的，才有必要作為電子檔案保存下來。其余的電子文件就可以在機(jī)內(nèi)刪除。
電子文件的鑒定，也存在著區(qū)別真?zhèn)螁栴}。檔案部門所保管的電子檔案，應(yīng)當(dāng)是電子文件的原件或真實(shí)的電子文件；否則，電子檔案就失去了憑證價(jià)值。歸檔的電子文件還應(yīng)當(dāng)區(qū)別出原件與復(fù)制件。文件制發(fā)單位必須將電子文件的原件歸檔，以保持該電子文件的原始性，以維護(hù)電子文件的憑證性和依據(jù)性。檔案部門應(yīng)當(dāng)將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔，以維護(hù)電子文件的權(quán)威性，并作為電子文件原始性、憑證性和依據(jù)性的基礎(chǔ)。歸檔的電子文件復(fù)制件應(yīng)注明原制發(fā)單位和復(fù)制人，使之與原件相區(qū)別。此外，還應(yīng)對(duì)電子文件的完整性進(jìn)行鑒定。主要包括電子文件內(nèi)容的完整性、文件制發(fā)法律手續(xù)的完整性、法律依據(jù)的完整性、文件辦理過程的完整性等等。
鑒定后需要?dú)w檔的電子文件均應(yīng)編制歸檔文件順序號(hào)，確定文件的保管期限，打印出文件移交目錄，以便辦理文件移交手續(xù)。電子文件的歸檔方式，有軟盤的歸檔和網(wǎng)絡(luò)中的置換歸檔兩種方式。軟盤歸檔主要是通過四通打字機(jī)的文件軟盤或未聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)文件軟盤。這些軟盤要進(jìn)行編號(hào)，以便于雙方查驗(yàn)。網(wǎng)絡(luò)之中的電子文件在移交前應(yīng)通知檔案部門做好文件接收的置換工作，然后由文件管理部門通知網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)向檔案部門傳送歸檔文件，并將文件管理權(quán)向檔案部門移交。網(wǎng)絡(luò)中的電子文件歸檔也應(yīng)打印出文件目錄以備交接查存，重要文件應(yīng)拷貝出軟盤備份。交接雙方按照規(guī)定辦理手續(xù)并在交接目錄上簽名，以示負(fù)責(zé)。
3 電子檔案的管理
3.1 電子文件對(duì)檔案管理工作的影響
傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。
由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行像紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。
由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。
3.2 檔案管理人員應(yīng)采取的對(duì)策
3.2.1 做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。
3.2.2 解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存，因此它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。
電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是兩者的基本原理共通，以傳統(tǒng)檔案管理原理為基礎(chǔ)，電子檔案采用信息化技術(shù)將之進(jìn)行了有效的整合與優(yōu)化，即使電子檔案管理的技術(shù)水平、管理質(zhì)量以及管理方式都明顯高于傳統(tǒng)檔案管理，但這并不排斥兩者在基本原理上的共通性，總的來說，電子檔案是傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展的成果；二是電子檔案的存在與傳統(tǒng)檔案不可分離，傳統(tǒng)檔案所管理的信息屬于社會(huì)實(shí)踐數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)具有極大的真實(shí)性，對(duì)電子檔案管理來說，同樣需要保障信息的可靠與真實(shí)，此時(shí)，傳統(tǒng)檔案資料就是其真實(shí)性的重要保證；三是電子檔案的出現(xiàn)使傳統(tǒng)檔案的信息量得以擴(kuò)大，建立在信息技術(shù)上的電子檔案具有大容量?jī)?yōu)勢(shì)，不僅可以存儲(chǔ)各種各樣的檔案信息，還可以實(shí)現(xiàn)資源共享，在進(jìn)行資料調(diào)用時(shí)具有更好的便利性，同時(shí)，如果想要查看實(shí)體的傳統(tǒng)檔案，還可以直接通過電子檔案的記錄將其調(diào)出，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)直接獲取。
（二）電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異
1.管理方式不同
電子檔案就其本質(zhì)特性來說有著很大的特殊性，它能夠?qū)崿F(xiàn)檔案一級(jí)管理，也就是說檔案管理人員在接收到文件后，可以及時(shí)的給檔案提供一個(gè)檔案號(hào)，這個(gè)檔案號(hào)具有唯一性，并且對(duì)檔案類型采用相應(yīng)的主題進(jìn)行標(biāo)注；傳統(tǒng)檔案管理的工作量相對(duì)較大，在管理過程中首先要填寫檔案日期、類型，之后才能給予一個(gè)位置進(jìn)行儲(chǔ)存。
2.保管方式不同
電子檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)的載體往往會(huì)老化，在現(xiàn)代技術(shù)與計(jì)算機(jī)的更新過程中，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進(jìn)而影響檔案的可靠性；傳統(tǒng)的檔案管理具有信息紙質(zhì)備份，通常不會(huì)出現(xiàn)檔案信息丟失情況，也不會(huì)面臨病毒入侵等網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。
3.歸檔方式不同
電子檔案具有可逆性與可重復(fù)性，管理人員進(jìn)行信息修改不會(huì)留下修改痕跡，這種特性的優(yōu)點(diǎn)在于消除了最初檔案歸類時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤的擔(dān)憂，還能將錯(cuò)誤信息進(jìn)行及時(shí)的更正，但是這也使得電子檔案內(nèi)容存在一定的失真性；傳統(tǒng)檔案管理在進(jìn)行歸檔時(shí)，通常是依照科學(xué)的順序進(jìn)行分類擺放，同類檔案之間存在相關(guān)的聯(lián)系，管理人員進(jìn)行歸檔時(shí)還必須根據(jù)相應(yīng)的程序進(jìn)行，留有操作痕跡，能有效彌補(bǔ)電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實(shí)性。
二、電子檔案管理的利與弊
（一）電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)
1.電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開展
電子檔案管理實(shí)行無紙化辦公模式，對(duì)紙質(zhì)文件的使用數(shù)量大大降低。紙張的節(jié)省不僅減少了資金的投入，還使樹木砍伐狀況得以改善，有利于森林資源的保護(hù)。同時(shí)，紙質(zhì)文件使用數(shù)量的降低，還使得曲別針、訂書釘、筆墨、印刷等工具的使用量減少。
2.電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率
檔案歸檔、檔案存儲(chǔ)、檔案查詢等方面的工作時(shí)間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數(shù)據(jù)傳輸方式進(jìn)行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時(shí)效性。
（二）電子檔案管理的弊端
1.電子檔案管理的信息載體面臨變質(zhì)與老化危機(jī)
如果長(zhǎng)期使用，可能出現(xiàn)資料無法讀取現(xiàn)象，因此，電子檔案管理模式下，應(yīng)該做好相關(guān)的安全備份工作，保護(hù)手段可以采用云技術(shù)等。
2.企事業(yè)單位在進(jìn)行電子檔案管理
由于其操作程序相對(duì)復(fù)雜，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)要求較高，因此，必須要配備以高技術(shù)人才，同時(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)管理人員技術(shù)培訓(xùn)，充分保證電子檔案可靠性。
3.電子檔案在進(jìn)行數(shù)據(jù)共享與傳輸時(shí)，面臨復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)
例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息安全管理，可以采取建立網(wǎng)絡(luò)防火墻、檔案加密的方式對(duì)電子檔案資料加以防護(hù)。
4.雖然我國(guó)的檔案管理水平得到了一定的提高
國(guó)家也出臺(tái)了相應(yīng)的電子檔案管理法規(guī)，但是對(duì)于一些具體的細(xì)則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關(guān)部門應(yīng)該退出相應(yīng)的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護(hù)航。
電子檔案的特性，決定了它在保存上不同于紙質(zhì)檔案。保存不善，或造成以磁盤、光盤等為介質(zhì)的存儲(chǔ)載體變形或損壞，致使存儲(chǔ)信息丟失或無法讀取，或由于違反操作程序造成存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中的電子文件遭到破壞或刪除。因此，電子檔案的保存主要是確保長(zhǎng)期可讀性、載體物理性能上的安全性及信息內(nèi)容的原始性。
1、電子檔案原始性。對(duì)于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形式進(jìn)行還原顯示?？刹捎?種方法來保存。首先是保存電子檔案相關(guān)支持的軟件，就是在保存電子檔案的同時(shí)，將與電子檔案相關(guān)的軟件及整個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)一并保存，并與電子檔案存儲(chǔ)在一起；其次是保存原始檔案的電子圖形；最后是保存電子檔案的打印輸出件或制成縮微品。
2、電子檔案安全性。這主要是對(duì)保存環(huán)境溫濕度的要求，在溫度過高或過低的條件下，磁盤的聚酯底基會(huì)膨脹或收縮變形；光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會(huì)彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)讀寫。因此，最適宜電子檔案長(zhǎng)期保存的溫度應(yīng)控制在17℃-25℃之間，相對(duì)濕度控制在35%-40%之間，每天溫度的變化不應(yīng)超過±2℃，濕度的變化不應(yīng)超過±5%。電子檔案最好放在設(shè)置自動(dòng)恒溫恒濕的空氣調(diào)節(jié)裝置的庫(kù)房?jī)?nèi)。此外，電子檔案存儲(chǔ)載體應(yīng)直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)和有害氣體等。
3、電子檔案可讀性。電子檔案必須依靠軟硬件配合才能讀取利用。如果沒有適當(dāng)?shù)能浻布菬o法解讀的。為了保證光盤信息的長(zhǎng)期可讀，需要逐步解決光盤存檔的問題，降低光盤存檔的風(fēng)險(xiǎn)。建立長(zhǎng)期可讀的保障機(jī)制，每年應(yīng)對(duì)電子檔案的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)擴(kuò)充應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新系統(tǒng)、新設(shè)備的兼容性。
二、電子檔案信息資源開發(fā)利用
對(duì)于檔案部門來說，電子檔案提供利用主要采取提供拷貝、網(wǎng)絡(luò)傳輸和在線查閱等方式，通過聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)，利用者可以經(jīng)獲權(quán)訪問檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)查詢，滿足利用者的異地利用需求，從而擺脫了時(shí)間和空間的制約，尤其是同一份電子檔案可以同時(shí)提供給更多的利用者利用，達(dá)到了資源共享的目的。因此，加強(qiáng)電子檔案的利用管理，就顯得特別重要。利用管理的內(nèi)涵很豐富，從信息安全的角度出發(fā)，主要有對(duì)用戶及提供利用者的管理、對(duì)提供利用載體的管理及利用中安全保密措施等。
