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時(shí)間：2023-02-27 11:10:53
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各級(jí)辦公室的職能是參與政務(wù)、辦好事務(wù)、搞好服務(wù)，只有持續(xù)不斷地開展創(chuàng)建學(xué)習(xí)型辦公室，才能提升參與政務(wù)的水平、辦事能力和服務(wù)質(zhì)量。目前，辦公室系統(tǒng)存在的問題：
一是秘書隊(duì)伍年齡偏大，青黃不接，急需加快培養(yǎng)后備秘書隊(duì)伍。全集團(tuán)秘書隊(duì)伍平均年齡已由1991年的31歲上升到目前的36歲，出現(xiàn)明顯的老化狀態(tài)。秘書崗位對(duì)文字的特殊要求以及企業(yè)多年不招工，已使各單位難以找到合適的秘書人才。秘書隊(duì)伍知識(shí)結(jié)構(gòu)、整體素質(zhì)已不能適應(yīng)企業(yè)新形勢下對(duì)參與政務(wù)能力的更高要求。一方面由于秘書人才更難尋找，秘書隊(duì)伍文字材料質(zhì)量出現(xiàn)整體下降趨勢。另一方面，企業(yè)創(chuàng)業(yè)發(fā)展、建立現(xiàn)代企業(yè)制度、適應(yīng)更加激烈的市場競爭，對(duì)秘書參與政務(wù)提出了更高的要求。目前還缺乏秘書隊(duì)伍鍛煉、培養(yǎng)、提高的有效途徑和形式。版權(quán)所有
二是文件、材料網(wǎng)上傳輸、網(wǎng)站維護(hù)、網(wǎng)頁更替、建立電子檔案等辦公手段的現(xiàn)代化需要辦公室人員熟練掌握信息技術(shù)。
三是隨著企業(yè)創(chuàng)業(yè)發(fā)展、做大做強(qiáng)，公關(guān)活動(dòng)、接待水平要提高到更高層。
四是辦公室系統(tǒng)還缺乏有效機(jī)制，內(nèi)生動(dòng)力不足。這都需要通過開展“創(chuàng)建學(xué)習(xí)型辦公室、爭當(dāng)知識(shí)型職工”來提高辦公室的學(xué)習(xí)力、創(chuàng)新力和整體工作水平。
二、創(chuàng)建學(xué)習(xí)型辦公室的目標(biāo)
建設(shè)一支高素質(zhì)的隊(duì)伍——知識(shí)型、創(chuàng)新型隊(duì)伍。領(lǐng)導(dǎo)和秘書人員應(yīng)保持本科層次，并有一定的研究生比例，三年內(nèi)管理人員大專以上文化水平占90％以上。
創(chuàng)造一個(gè)氛圍——團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)的氛圍
培養(yǎng)一種能力——辦公室的創(chuàng)新能力
爭取一個(gè)先進(jìn)——?jiǎng)?chuàng)建學(xué)習(xí)型先進(jìn)部室
建立一個(gè)機(jī)制——促學(xué)機(jī)制
三、基本途徑
關(guān)鍵詞：
檔案管理；信息技術(shù)；服務(wù)理念
一、樹立以用戶為中心的服務(wù)理念
在檔案管理工作中，服務(wù)理念是檔案信息服務(wù)的思想基礎(chǔ)和工作指導(dǎo)。新時(shí)期下，檔案管理工作要摒棄傳統(tǒng)的服務(wù)思想，從全局出發(fā)，確立以用戶利益為中心，以檔案管理信息化、科學(xué)化、數(shù)字化發(fā)展為導(dǎo)向的服務(wù)理念。檔案管理要將服務(wù)理念貫穿于實(shí)際工作中，認(rèn)真分析不同用戶的不同需求，提供多樣化的服務(wù)模式，并通過總結(jié)用戶對(duì)服務(wù)的反饋信息，改進(jìn)服務(wù)方式，不斷提升用戶對(duì)服務(wù)的滿意度。同時(shí)，檔案管理工作要始終堅(jiān)持主動(dòng)服務(wù)的理念，轉(zhuǎn)變過去“坐等上門”的服務(wù)模式，積極了解用戶對(duì)檔案信息的需求動(dòng)態(tài)，定期向用戶推送知識(shí)型檔案信息，拓展檔案信息服務(wù)功能和服務(wù)效率，以良好的服務(wù)態(tài)度改變當(dāng)前檔案信息服務(wù)滿意度不高的現(xiàn)狀。
二、加強(qiáng)檔案館數(shù)據(jù)資源庫建設(shè)
檔案管理工作要依托信息技術(shù)，建立起虛實(shí)結(jié)合的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，積極推進(jìn)檔案管理工作科學(xué)化建設(shè)，拓寬檔案信息服務(wù)渠道。首先，檔案管理部門要利用掃描、數(shù)據(jù)壓縮、光盤存儲(chǔ)等信息技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，建立檔案信息全文數(shù)據(jù)庫、新型多媒體數(shù)據(jù)庫、個(gè)性化需求數(shù)據(jù)庫等，提高檔案信息的利用效率。同時(shí)，檔案管理工作也可根據(jù)用戶需求，為客戶構(gòu)建“我的數(shù)字檔案館”，以便于用戶及時(shí)獲取個(gè)性化的服務(wù)。其次，檔案管理部門要深入挖掘檔案信息的利用價(jià)值，建設(shè)知識(shí)數(shù)據(jù)庫，使用戶能夠通過利用知識(shí)數(shù)據(jù)庫解決自身問題，拓展知識(shí)的獲取渠道。再次，檔案管理部門要與其他部門加強(qiáng)合作，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)合實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。為了拓展檔案數(shù)據(jù)庫的服務(wù)功能，檔案管理部門還可與圖書館、有關(guān)網(wǎng)站建立起合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)無縫連接，構(gòu)建起內(nèi)容豐富的聯(lián)合數(shù)據(jù)庫。
三、更新檔案管理設(shè)備與技術(shù)
檔案管理部門要配備齊全的硬件設(shè)施，包括計(jì)算機(jī)、檔案密集柜、掃描儀、復(fù)印機(jī)、空調(diào)等，為了確保檔案滿足長期安全保存的要求，還要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮濕等措施。同時(shí)，檔案管理部門要積極引入先進(jìn)的技術(shù)平臺(tái)作為有力支撐，提高服務(wù)效率。如，引入信息集成檢索技術(shù)，該技術(shù)可在多數(shù)據(jù)庫、聯(lián)合數(shù)據(jù)庫中檢索所需信息，并對(duì)信息進(jìn)行整合、加工，迅速地將最有價(jià)值、最符合用戶需求的信息提供給用戶。
四、實(shí)行用戶反饋與監(jiān)督機(jī)制
檔案管理工作要重視服務(wù)質(zhì)量的不斷提升，建立并實(shí)行用戶反饋與監(jiān)督機(jī)制，推動(dòng)檔案管理持續(xù)發(fā)展。檔案管理工作要充分發(fā)揮檔案用戶的外部監(jiān)督作用，簡化監(jiān)督流程，將用戶反饋的意見作為改進(jìn)檔案工作的依據(jù)。為此，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)構(gòu)建信息服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)體系，優(yōu)選量化的評(píng)價(jià)指標(biāo)，對(duì)服務(wù)時(shí)間、服務(wù)效果、用戶滿意度、信息利用度、服務(wù)系統(tǒng)操作響應(yīng)度、數(shù)據(jù)資源完整度等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)。檔案管理部門要將各項(xiàng)評(píng)價(jià)指標(biāo)進(jìn)行細(xì)化，以用戶滿意度評(píng)價(jià)為例，可分為以下四種評(píng)價(jià)方式，即非常滿意、滿意、不滿意、非常不滿意，并在各個(gè)評(píng)價(jià)結(jié)果下讓用戶提出合理性的建議，以便于檔案管理部門改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量。
五、建設(shè)高素質(zhì)檔案服務(wù)隊(duì)伍
檔案管理部門要建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案服務(wù)隊(duì)伍，確保檔案服務(wù)人員具備完善的知識(shí)結(jié)構(gòu)、專業(yè)的服務(wù)技能以及良好的道德素養(yǎng)，為檔案管理工作科學(xué)化建設(shè)奠定人才基礎(chǔ)。首先，檔案管理部門要著重于培養(yǎng)知識(shí)型檔案服務(wù)人員，定期組織檔案服務(wù)人員參加培訓(xùn)，學(xué)習(xí)與檔案管理相關(guān)學(xué)科領(lǐng)域的知識(shí)，擴(kuò)充其知識(shí)面，并要求其掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作技能，能夠熟練應(yīng)用各種信息化操作系統(tǒng)。其次，檔案管理部門要組建檔案信息服務(wù)專家隊(duì)伍，讓專家隊(duì)伍研究有關(guān)檔案管理信息化、科學(xué)化建設(shè)的相關(guān)問題，并為用戶提供解決問題的方案，提升檔案信息服務(wù)的專業(yè)化水平。再次，檔案管理部門要落實(shí)考核激勵(lì)機(jī)制，對(duì)從事檔案工作的人員進(jìn)行定期考核，考核內(nèi)容包括參與培訓(xùn)情況、業(yè)務(wù)技能、服務(wù)態(tài)度、工作成效等方面，將考核結(jié)果與人員職務(wù)升降、薪酬掛鉤，激勵(lì)人員不斷提高工作實(shí)績。
總而言之，新時(shí)期下檔案管理部門必須樹立起以用戶為中心的主動(dòng)式服務(wù)理念，通過依托先進(jìn)的信息技術(shù)，構(gòu)建起高效的檔案信息服務(wù)平臺(tái)，為用戶提供便捷、快速、個(gè)性化的檔案信息服務(wù)，不斷提高檔案管理工作成效。同時(shí)，檔案管理部門還要健全管理機(jī)制，重視服務(wù)反饋與監(jiān)督，將其作為推動(dòng)檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的有力保障。
作者：張德慧 單位：鹽源縣人力資源和社會(huì)保障局
參考文獻(xiàn)
當(dāng)前，無論是基層開放大學(xué)學(xué)籍管理人員，還是開放教育學(xué)生或用人單位，學(xué)籍檔案的個(gè)性化需求日趨旺盛。如:學(xué)校要求學(xué)籍管理人員提供某年各專業(yè)的畢業(yè)人數(shù)和畢業(yè)率、學(xué)生學(xué)籍檔案不見了或檔案袋拆開了需要補(bǔ)辦、用人單位需要學(xué)籍檔案中的某些材料等。學(xué)籍檔案一旦實(shí)現(xiàn)信息化，這些問題都將迎刃而解。實(shí)際上，基層開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理信息化，不僅能提高工作效率、降低出錯(cuò)率，而且有利于學(xué)校對(duì)教學(xué)各環(huán)節(jié)實(shí)行監(jiān)督、進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，為教學(xué)改革與教育評(píng)估等提供參考依據(jù);同時(shí)，也能為用人單位對(duì)人才的選拔、聘任、學(xué)歷鑒定及學(xué)生辦理出國留學(xué)等提供更好的服務(wù);并且，紙質(zhì)檔案的信息化處理能有效解決檔案備份問題。
一、番禺電大學(xué)籍檔案工作現(xiàn)狀
(一)學(xué)籍檔案管理沿用傳統(tǒng)模式。當(dāng)前，番禺電大學(xué)籍檔案管理工作沿用傳統(tǒng)的整理紙質(zhì)檔案手工管理方式，以“保存”或“保管”工作模式為主，工作效率較低且易出現(xiàn)錯(cuò)漏。檔案資料的收集、交接、歸檔、保密等流程執(zhí)行不夠嚴(yán)格，加上部分管理人員對(duì)檔案重視不夠，檔案偶會(huì)出現(xiàn)泄密、遺失等情況。多年的積累，紙質(zhì)檔案越積越多，給學(xué)校的保存與管理造成壓力。(二)學(xué)籍檔案信息化建設(shè)滯后。已有的國家開放大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)，可以處理日常的學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)，但沒有畢業(yè)生管理模塊，不能直接對(duì)畢業(yè)生數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，只能通過導(dǎo)出歷年數(shù)據(jù)篩選處理后再進(jìn)行人工統(tǒng)計(jì)。教務(wù)管理系統(tǒng)中只有使用該系統(tǒng)以來的學(xué)生數(shù)據(jù)，而沒有使用該系統(tǒng)之前的學(xué)生數(shù)據(jù)，導(dǎo)致使用該系統(tǒng)前的學(xué)生數(shù)據(jù)只能根據(jù)學(xué)校內(nèi)部保留的數(shù)據(jù)自行處理。中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)也未盡完善，在該網(wǎng)中可以查詢畢業(yè)生信息，包括學(xué)籍信息及畢業(yè)信息，但信息單一，沒有學(xué)生成績、學(xué)籍異動(dòng)等記錄。(三)學(xué)籍檔案管理制度欠缺、團(tuán)隊(duì)建設(shè)落后。學(xué)籍檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范和管理制度建設(shè)很不完善，對(duì)學(xué)籍檔案的收集、歸檔、整理、保管等的要求可能因人而異或因時(shí)而異。相關(guān)管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)落后，無專門的檔案管理人員，相應(yīng)工作主要由學(xué)籍管理人員和班主任承擔(dān)。學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案工作不太重視，管理人員從未參加檔案培訓(xùn)，也極少有學(xué)習(xí)檔案信息化等方面的機(jī)會(huì)。
二、番禺電大學(xué)籍檔案信息化的可行性分析
當(dāng)前，建立國家開放大學(xué)全系統(tǒng)統(tǒng)一的學(xué)籍檔案管理平臺(tái)條件還不成熟，而基層開放大學(xué)學(xué)籍檔案信息化相對(duì)容易。如何高效、準(zhǔn)確地將文字、圖片變成有效的數(shù)字化信息，提供快捷有效、安全性強(qiáng)的查詢等服務(wù)，是基層開放大學(xué)學(xué)籍檔案信息化建設(shè)工作的重點(diǎn)。這就需要購買高速掃描儀等設(shè)備、構(gòu)建學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)、建立和完善相關(guān)制度并對(duì)相關(guān)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)等。高速掃描儀價(jià)格不高、操作簡單便捷。要構(gòu)建的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)是在原有的校園網(wǎng)上運(yùn)行，有現(xiàn)成的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)可以借鑒，并且對(duì)服務(wù)器硬件要求不高，成本相對(duì)低廉;至于該系統(tǒng)軟件方面，可以組織計(jì)算機(jī)技術(shù)人員和學(xué)籍管理人員開發(fā)或者直接購買適合番禺電大的學(xué)籍檔案管理軟件。可見，學(xué)籍檔案信息化無論在技術(shù)上還是經(jīng)濟(jì)上都是可行的。隨著形勢的發(fā)展和現(xiàn)實(shí)的需要，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)將進(jìn)一步重視學(xué)籍檔案管理及其信息化，他們對(duì)系統(tǒng)軟硬件的采購、建立健全相關(guān)管理制度以及對(duì)學(xué)籍檔案管理人員的培訓(xùn)也將順勢而為。
三、番禺電大學(xué)籍檔案信息化建設(shè)展望
完善學(xué)籍檔案管理，要從多方面進(jìn)行改革與創(chuàng)新，包括學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)、管理制度建設(shè)和管理人員團(tuán)隊(duì)建設(shè)等。針對(duì)番禺電大學(xué)籍檔案管理中存在的問題，就其信息化建設(shè)做出如下展望。(一)構(gòu)建合適的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)。學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是學(xué)籍檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。將海量的學(xué)籍檔案信息(包括紙質(zhì)檔案和教務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)等)變成規(guī)范化的數(shù)字信息、將學(xué)籍檔案信息實(shí)行統(tǒng)一的數(shù)字化管理，是當(dāng)前信息化建設(shè)的首要問題。因此，一是要組織人力(主要是班主任)用高速掃描儀將應(yīng)屆畢業(yè)生的畢業(yè)證書、學(xué)位證書、畢業(yè)檔案材料(包括入學(xué)報(bào)名登記資料、畢業(yè)生登記表、學(xué)士學(xué)位申報(bào)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料等)及其他重要材料(如英語、計(jì)算機(jī)等級(jí)考試證書等)掃描成規(guī)范的圖片文件，并逐步將保留在學(xué)校的往屆生重要材料掃描成規(guī)范的圖片文件。二是學(xué)校計(jì)算機(jī)技術(shù)人員和學(xué)籍管理人員參與開發(fā)或購買適合當(dāng)前實(shí)際的學(xué)籍檔案管理軟件，該軟件系統(tǒng)能提供標(biāo)準(zhǔn)化的電子檔案和數(shù)據(jù)接口;管理人員充分利用校園網(wǎng)高效、便捷地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、共享、查詢、統(tǒng)計(jì)等服務(wù)。三是學(xué)籍管理人員要充分利用上級(jí)開放大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)或拓展系統(tǒng)收集各個(gè)時(shí)期各類學(xué)生、不同系統(tǒng)的學(xué)生基本信息、成績數(shù)據(jù)、學(xué)籍情況變化數(shù)據(jù)等，把這些數(shù)據(jù)和學(xué)生畢業(yè)檔案及其他重要材料的掃描數(shù)據(jù)等進(jìn)行處理并導(dǎo)入學(xué)籍檔案管理系統(tǒng);管理人員還要按時(shí)維護(hù)、更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性和與上級(jí)開放大學(xué)及學(xué)信網(wǎng)數(shù)據(jù)的一致性。另外，技術(shù)人員要設(shè)法加強(qiáng)校園網(wǎng)的安全，保證系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的安全性。(二)建立和完善管理制度，規(guī)范管理流程。制度決定行動(dòng)，學(xué)校應(yīng)根據(jù)有關(guān)法規(guī)并結(jié)合學(xué)校開放教育的實(shí)際情況，建立和完善學(xué)籍檔案管理制度和規(guī)范。如建立《開放教育學(xué)生學(xué)籍檔案管理辦法》《學(xué)籍檔案歸檔制度》《學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)信息更新制度》等，規(guī)范學(xué)籍檔案信息的采集、分類、保存、傳遞和查詢等管理流程，保證學(xué)籍檔案信息的有效性和安全性，從而明確管理人員崗位職責(zé)，強(qiáng)化管理人員責(zé)任意識(shí)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化和信息化，進(jìn)一步改善學(xué)籍檔案管理質(zhì)量。(三)打造一支高素質(zhì)的管理人員隊(duì)伍。推進(jìn)學(xué)籍檔案信息化就要加強(qiáng)管理人員團(tuán)隊(duì)建設(shè)。業(yè)務(wù)素質(zhì)水平是做好學(xué)籍檔案管理和保證服務(wù)質(zhì)量的決定性因素，故學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)提高自身的思想政治素質(zhì)，包括提升政治素質(zhì)、服務(wù)意識(shí)和法律意識(shí)等;也要提高自身的業(yè)務(wù)能力，熟悉檔案管理工作的流程。對(duì)學(xué)校來說，就應(yīng)大力提高檔案管理人員的信息化水平，對(duì)他們多加以業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓他們能充分利用信息技術(shù)與管理知識(shí)建立和完善學(xué)籍檔案信息化管理體系。隨著學(xué)籍檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高，他們就能提供更加多樣化的服務(wù)，如提供自動(dòng)化查詢服務(wù)等，從而使檔案資源服務(wù)信息化。
四、結(jié)語
構(gòu)建好學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)，就能實(shí)現(xiàn)以計(jì)算機(jī)為載體的學(xué)籍檔案信息管理和資源共享，從而提高工作效率和改善服務(wù)質(zhì)量。當(dāng)然，在信息化過程中，不僅要重視學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，也要重視信息安全和管理人員的信息化技能提升，還要研究如何實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息的利用價(jià)值?；鶎娱_放大學(xué)學(xué)籍檔案管理信息化不僅能滿足自身的實(shí)際需要，還可為國家開放大學(xué)將來開發(fā)全系統(tǒng)的學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)提供實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。
【參考文獻(xiàn)】
［1］張曉榮．高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化的研究［J］．中國市場，2018，32:115+121
［2］沈玲．高職院校學(xué)生檔案信息化建設(shè)探究［J］．資源信息與工程，2019，8:164～165，168
中圖分類號(hào)：TP911 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-8937（2015）35-0075-02
高校是把青年培養(yǎng)成為社會(huì)主義建設(shè)者和接班人的重要機(jī)構(gòu)，承載了國家富強(qiáng)和民族復(fù)興的重任。要想培養(yǎng)好學(xué)生，就必須建立良好和完善的學(xué)生管理制度，而其中學(xué)生檔案管理恰恰容易被大家忽略，甚至有些檔案管理人員自身就存在一些錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，從而實(shí)踐中會(huì)產(chǎn)生一些問題，最終影響了高校人才的社會(huì)輸送和人才的合理有效配置。所以，高校檔案管理是高校綜合管理的重要一環(huán)，是高校培養(yǎng)社會(huì)人才方式方法的重要體現(xiàn)，關(guān)系到每一個(gè)大學(xué)生的成長成才，需要高校從教育戰(zhàn)略的高度對(duì)學(xué)生的檔案管理進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，不斷推進(jìn)相關(guān)工作的信息化進(jìn)程。
1 檔案管理存在的問題
①規(guī)范性不足。高校學(xué)生檔案的建立是一個(gè)逐步形成的過程，所以每一個(gè)建檔和信息整理環(huán)節(jié)都要規(guī)范操作，比如基本信息的錄入、各種資格的審核、考試考核成績整理、畢業(yè)審核及相關(guān)資料報(bào)批和各種資料歸檔等。但是，實(shí)踐中由于學(xué)生檔案最初是比較零散的，加之工作人員對(duì)檔案資料的重要程度認(rèn)識(shí)的不足，檔案工作和歸檔內(nèi)容存在不規(guī)范不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臓顩r，有些檔案的保存方法也缺乏科學(xué)性，有的還存在表格前后不一、資料缺失和檔案資料五花八門等現(xiàn)象。
②環(huán)節(jié)安排不健全。檔案是學(xué)生在校園里生活和成長的記錄，是教師走進(jìn)學(xué)生生活和學(xué)習(xí)的重要方法，檔案只有實(shí)現(xiàn)了轉(zhuǎn)動(dòng)，教師才能通過借閱、查閱等方式實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生情況的把握。但實(shí)際上，許多高校檔案材料往往以散落的形式存在著，沒有科學(xué)合理地進(jìn)行整理和歸類，導(dǎo)致有些學(xué)生檔案看似挺厚實(shí)而實(shí)際上沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用，往往成為閑置的擺設(shè)物。這樣，就無法使檔案實(shí)現(xiàn)查閱、借閱、送達(dá)，教師通過檔案了解學(xué)生的途徑就會(huì)喪失。
③體制機(jī)制不健全。高校學(xué)生檔案管理看似一項(xiàng)單一的工作，但涉及的內(nèi)容龐雜，關(guān)系到的部門也多，關(guān)乎每一位學(xué)生的切身利益，因此，高校學(xué)生檔案管理應(yīng)該說是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，必須有完善的制度體系作保障。但是，目前許多高校缺乏完備的體制機(jī)制，有些高校甚至基本的管理制度都沒有建立起來，相關(guān)單位與檔案管理部門、教師與檔案管理人員等，相互之間溝通渠道不暢通，沒有合理的制度設(shè)計(jì)保障溝通的實(shí)現(xiàn)，缺少具體的原則、標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)定，從而使學(xué)生的檔案資料長時(shí)間里處于散亂狀態(tài)，往往導(dǎo)致學(xué)生信息資料不能及時(shí)歸檔，有的還會(huì)造成學(xué)生檔案遺失和遺漏等嚴(yán)重后果。
2 完善檔案管理的主要對(duì)策
①完善制度建設(shè)，整體提升檔案管理水平。對(duì)于高校學(xué)生檔案管理來說，制度建設(shè)是根本，一套行之有效的檔案管理制度是做好檔案管理工作的首要前提。完善高校學(xué)生檔案管理制度，就要從學(xué)校和學(xué)生實(shí)際出發(fā)，構(gòu)建一套包括信息資料收集、檔案交接、科學(xué)錄入、完整送達(dá)等在內(nèi)的制度體系。一是建立科學(xué)有效的信息資料收集制度。要本著對(duì)學(xué)生高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，制定具體可操作的制度，有利于收集學(xué)生入學(xué)、考核、測評(píng)、畢業(yè)等環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的相關(guān)資料。要保證資料的真實(shí)性完整性，決不能馬虎大意，粗制濫造，避免將來給學(xué)生造成傷害和損失。二是建立嚴(yán)格的檔案交接制度。檔案交接看似一個(gè)常規(guī)性動(dòng)作，但實(shí)際中卻很容易出現(xiàn)錯(cuò)交、漏交的現(xiàn)象。所以，必須建立檔案資料轉(zhuǎn)交制度，使檔案交接工作有章可循、有法可規(guī)，避免檔案交接工作因?yàn)闄n案管理人員的變動(dòng)而出現(xiàn)一系列問題，防止出現(xiàn)未對(duì)資料登記、分類、造冊(cè)就交接的情況;三是制定檔案錄入的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行按期錄入，是高校學(xué)生檔案管理工作的基本要求。比如對(duì)學(xué)生考試成績、實(shí)踐考核、獎(jiǎng)懲情況等信息的及時(shí)錄入，會(huì)涉及到學(xué)生的切身利益，必須予以重視。要建立規(guī)范的學(xué)生檔案信息按時(shí)錄入制度，形成責(zé)任追究，對(duì)不能按時(shí)錄入學(xué)生資料信息造成重大影響的進(jìn)行懲處。四是建立科學(xué)合理的送達(dá)制度。學(xué)生檔案的送達(dá)工作是一項(xiàng)及其重要的工作，做不好就會(huì)直接影響學(xué)生的就業(yè)等選擇，甚至造成不可挽回的損失。因此，必須建立一套完善的檔案管理送達(dá)制度，及時(shí)將學(xué)生檔案送達(dá)學(xué)生所在單位，或經(jīng)過學(xué)生同意，將檔案移送給人事部門。
②以問題為導(dǎo)向落實(shí)責(zé)任，扎實(shí)推進(jìn)管理工作邁向新臺(tái)階。責(zé)任無處不在，存在于每一個(gè)角色。高校學(xué)生檔案管理工作必須明確責(zé)任，使工作人員有責(zé)任擔(dān)當(dāng)，只有這樣才能真正做好學(xué)生檔案管理工作。落實(shí)責(zé)任就要以問題為導(dǎo)向，哪里有問題就解決哪里的問題，哪里有問題就落實(shí)哪里的責(zé)任。比如檔案管理中的制度有問題就要完善制度，就要針對(duì)制度完善把責(zé)任落實(shí)到具體人員，謀劃制度建設(shè)工作。要落實(shí)學(xué)生檔管理過程中的監(jiān)督和問責(zé)，明確每個(gè)工作人員的工作職責(zé)，使工作人員明晰權(quán)力義務(wù)，扎實(shí)推進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新，切實(shí)保證學(xué)生信息資料的歸檔和整理質(zhì)量。
③加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的能力。檔案管理既是一項(xiàng)體力工作，也是一項(xiàng)智力工作，不僅需要工作人員的耐心，更需要工作人員的工作能力。要通過集中或分散的方式不定期地對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，通過培訓(xùn)不斷提高工作人員的檔案管理意識(shí)和能力，增強(qiáng)他們的責(zé)任意識(shí)。同時(shí)，對(duì)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與學(xué)生溝通能力的培訓(xùn)，提高他們和學(xué)生聯(lián)系的技巧，獲得正確有效的信息資料，避免出現(xiàn)信息錯(cuò)誤。
④加強(qiáng)檔案管理宣傳，提高學(xué)生的檔案意識(shí)。檔案是學(xué)生的檔案，應(yīng)該是學(xué)生最為關(guān)心的。但是，絕大多數(shù)學(xué)生對(duì)自己的檔案材料沒有或是缺乏科學(xué)的認(rèn)識(shí)，往往導(dǎo)致一些數(shù)據(jù)的填寫出現(xiàn)錯(cuò)誤，損害了自身利益。所以，高校要與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變觀念，更新管理意識(shí)，勇于實(shí)踐，勇于創(chuàng)新，給學(xué)生宣傳一些檔案管理知識(shí)，或者是開辦一些檔案知識(shí)性的普及班，讓學(xué)生們了解認(rèn)識(shí)檔案的重要性，提高他們填寫信息的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。
3 高校學(xué)生檔案管理的信息化
3.1 高校學(xué)生檔案管理信息化的意義
高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代信息技術(shù)的使用越來越表明，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化在推進(jìn)教育教學(xué)資源的充分利用、提高高校學(xué)生日常管理的規(guī)范化、有針對(duì)性地解決教育中的問題、更有效地培養(yǎng)社會(huì)人才等方面發(fā)揮著越來越重要的作用，相對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式，顯示出了明顯的工作優(yōu)勢，不僅能夠方便快捷地實(shí)現(xiàn)校內(nèi)教育資源的傳送和配置，而且還可以實(shí)現(xiàn)與其他高校之間在信息方面的互聯(lián)互通，及時(shí)學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)學(xué)校工作水平和辦學(xué)水平全面提高。
3.2 高校學(xué)生檔案管理信息化的途徑
一是要確定高校學(xué)生檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)。高校必須要從學(xué)生和學(xué)校發(fā)展實(shí)際出發(fā)，站在有利于大學(xué)生身心發(fā)展和成長長材的高度，設(shè)定科學(xué)合理的可操作的實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化必須具備的條件和標(biāo)準(zhǔn)，這個(gè)條件要與信息技術(shù)發(fā)展保持同向變化。目前來說，高校應(yīng)該按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)購置配備技術(shù)設(shè)備，設(shè)置相應(yīng)的崗位，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的專職化。高校要開展有關(guān)信息化建設(shè)宣傳，在檔案管理人員中普及信息技術(shù)知識(shí)，使他們明確相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。要建立專門機(jī)構(gòu)，成立標(biāo)準(zhǔn)制定領(lǐng)導(dǎo)小組，實(shí)現(xiàn)各部門之間與檔案管理部門的協(xié)作。
二是建立和完善高校檔案管理數(shù)據(jù)庫。現(xiàn)在來看，許多高校的檔案管理信息化還是體現(xiàn)為一個(gè)起步狀態(tài)，有的高校雖然有些成效，但總體來說，檔案管理信息化程度偏低，究其原因的關(guān)鍵就是缺乏科學(xué)的數(shù)據(jù)庫。這種情況下，高校必須首先加快數(shù)據(jù)庫建設(shè)，從而才能把先進(jìn)的技術(shù)運(yùn)用到對(duì)檔案資料的管理中。
三是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。辦公自動(dòng)化是實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化的基本形式和內(nèi)容，因此，要真正提高高校檔案管理水平，就要從配置計(jì)算機(jī)開始做起，圍繞檔案管理相關(guān)內(nèi)容設(shè)置最優(yōu)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，切實(shí)提高高校檔案管理水平。
一、規(guī)定動(dòng)作要到位。第一階段的規(guī)定動(dòng)作主要是學(xué)習(xí)培訓(xùn)、調(diào)查研究、解放思想大討論、黨委（黨組）主要負(fù)責(zé)同志作輔導(dǎo)報(bào)告等。第二階段的規(guī)定動(dòng)作主要是召開領(lǐng)導(dǎo)班子專題民主生活會(huì)、撰寫領(lǐng)導(dǎo)班子分析檢查報(bào)告、組織群眾評(píng)議等。第一階段的規(guī)定動(dòng)作我市完成得比較好，剛才也說了，明方副書記、段部長也給予了較高評(píng)價(jià)。從我們實(shí)際看，也是扎實(shí)推進(jìn)的。第二階段規(guī)定動(dòng)作也要縱橫到邊、全面完成，不能打折扣，不能有漏項(xiàng)，不能走過場。
二、查擺問題要深入。不僅要查擺部門(地方)工作的問題，更要查擺自身存在的問題；不僅要查擺一般性的問題，更要查擺群眾反映強(qiáng)烈的突出問題；不僅要查擺共性的問題，更要查擺個(gè)性的問題。查擺問題要深入，不要怕亮丑，不要怕丟面子，不要將矛盾上交，也不要將問題下移，更不能推過攬功。查擺問題，要聯(lián)系實(shí)際，依靠群眾，不兜圈子，不繞彎子，直擊問題，找出不足，真刀真槍，不遮不掩。當(dāng)前，查擺問題最主要的就是各區(qū)縣、管委會(huì)和主要市直部門，要對(duì)照我在市紀(jì)委四屆四次全會(huì)和全市深入學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀活動(dòng)動(dòng)員大會(huì)講話中指出的“五個(gè)問題”，聯(lián)系自身進(jìn)行重點(diǎn)查擺。一般的問題要查，各區(qū)縣、管委會(huì)和主要市直部門重點(diǎn)在這“五個(gè)問題”上查擺，力求把這“五個(gè)問題”認(rèn)識(shí)透。
三、分析原因要透徹。光把問題找出來、把不足擺出來，不分析原因不行；分析原因，避實(shí)就虛，只從客觀上去找，不從主觀上、工作上去分析更不行。只有深入查找在世界觀、人生觀、價(jià)值觀、政績觀中與科學(xué)發(fā)展觀不相適應(yīng)的問題根源，只有從工作作風(fēng)、工作能力和工作方法等方面查找深層次問題和原因，才能夠真正做到認(rèn)識(shí)深、剖析透，才有可能拿出解決問題的具體措施并在今后的工作中自覺地加以改進(jìn)。
四、征求意見要誠懇。主要是對(duì)第二階段來說的，在征求意見的過程中，心要正，心要誠。要把廣泛征求意見看作是充分發(fā)揚(yáng)民主、堅(jiān)持走群眾路線的重要舉措，從另外一個(gè)角度也是錘煉自己，一種修養(yǎng)的過程，要擺正位置，放正心態(tài)，誠懇、誠心、誠意地聽取群眾意見。我講這么幾句話：聽到群眾贊揚(yáng)的話，要謹(jǐn)慎，不要飄飄然；聽到群眾反對(duì)的話，要清醒，不可簡單否定；聽到群眾批評(píng)的話，要虛心，不能無所謂；聽到群眾刺耳的話，要冷靜，不要沖動(dòng)爭吵。
一、信息管理服務(wù)一體化的特征
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)和信息數(shù)字化的普及,圖書、報(bào)刊、檔案的工作模式發(fā)生了較大的改變,其角色正在發(fā)生著深刻的變化。對(duì)于學(xué)校來說,也必須充分利用新的科學(xué)技術(shù)成就,主動(dòng)適應(yīng)現(xiàn)代教育條件下的教學(xué)需求,將學(xué)校的圖書、報(bào)刊、檔案等資源實(shí)行一體化管理和服務(wù),其主要特征有以下幾個(gè)方面:
1.文獻(xiàn)資料的集中管理
淡化出版物的類型、語種以及信息資源的載體,強(qiáng)化按科別進(jìn)行分類,使師生能夠按照科別分類系統(tǒng)高效查閱相關(guān)的信息,而不至于把有限的精力花費(fèi)在不同信息源之間的轉(zhuǎn)換或重復(fù)查閱上。
2.服務(wù)方式的多元化
對(duì)文獻(xiàn)信息的搜集、整理工作,目的是為了給師生提供系統(tǒng)的、連續(xù)的、完整的教育教學(xué)信息,服務(wù)于學(xué)校教學(xué)是學(xué)校圖書、報(bào)刊、檔案等文獻(xiàn)資源不變的主題,因此信息的管理與服務(wù)就必須根據(jù)現(xiàn)代教育理念下教育教學(xué)改革對(duì)教學(xué)信息的需求,運(yùn)用各種方法和手段,及時(shí)溝通各種信息渠道和網(wǎng)絡(luò)資源,利用所掌握的文獻(xiàn)信息資源及檢索工具,檢索、篩選、加工出師生所需要的專項(xiàng)教學(xué)信息。將單純提供文獻(xiàn)的淺層服務(wù)向提供綜合信息等多元化、深層次服務(wù)轉(zhuǎn)變,將單純的收藏、借出與還入向集收藏、借還、閱覽、咨詢、導(dǎo)讀等各種服務(wù)形式于一身的綜合轉(zhuǎn)變。
3.分類知識(shí)的網(wǎng)絡(luò)化和密集化
依托校園網(wǎng)和教育網(wǎng)或因特網(wǎng),將電子出版物、學(xué)科專業(yè)特色文獻(xiàn)以及分類收集的網(wǎng)絡(luò)資源有機(jī)地結(jié)合在一起,鏈接到校園網(wǎng)主頁下,實(shí)現(xiàn)電子出版物和網(wǎng)上資源的網(wǎng)絡(luò)化,資源的網(wǎng)絡(luò)化便于將相關(guān)信息進(jìn)行篩選、濃縮和密集,方便師生的查詢和信息的獲取,從而為他們提供更為有效的便捷化服務(wù)。
4.紙質(zhì)文獻(xiàn)與數(shù)字文獻(xiàn)的有效融合
從文獻(xiàn)資料構(gòu)成要素來看,紙質(zhì)文獻(xiàn)多是關(guān)注藏書、讀者、管理人員、技術(shù)和設(shè)備,而數(shù)字文獻(xiàn)則多是關(guān)注數(shù)字化資源、網(wǎng)絡(luò)連接、電子設(shè)備管理維護(hù)人員、技術(shù)和設(shè)備。由此看來,兩種文獻(xiàn)既有收藏、整理、傳遞文獻(xiàn)的共同屬性,從而有著不可分割的聯(lián)系,同時(shí)又因構(gòu)成因素、特征、功能、作用等方面的差異而形成了兩個(gè)相對(duì)獨(dú)立的體系。一般來說紙質(zhì)文獻(xiàn)提供的資料教學(xué)專業(yè)水平高,內(nèi)容分配和布局合理,而數(shù)字文獻(xiàn)在信息傳遞的速度和廣度上則更勝一籌,并使管理與服務(wù)向更深層次發(fā)展成為可能,所以兩者是相輔相成、互為補(bǔ)充的混合體,以紙質(zhì)文獻(xiàn)為依托,有效融合數(shù)字文獻(xiàn)應(yīng)是學(xué)校信息管理服務(wù)一體化的一個(gè)發(fā)展方向。
5.管理服務(wù)人員的一專多能
管理服務(wù)人員的一專多能是信息管理服務(wù)一體化的又一特征,文獻(xiàn)信息的多元化需要一專多能的管理服務(wù)人員,他們不僅要精通一個(gè)學(xué)科,對(duì)該學(xué)科師生的咨詢進(jìn)行解答,還需要具備對(duì)本學(xué)科檔案文獻(xiàn)進(jìn)行綜合利用,甚至是進(jìn)行二次開發(fā)的能力。
二、實(shí)現(xiàn)信息管理服務(wù)一體化的條件
學(xué)校書報(bào)刊及檔案實(shí)現(xiàn)一體化綜合服務(wù)的條件概括起來可以分為兩個(gè)大的方面。
1.相適應(yīng)的硬件建設(shè)
相應(yīng)館舍和配套設(shè)施的建設(shè),如書架、計(jì)算機(jī)、閱覽室等要落實(shí)到位,這是實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)一體化綜合服務(wù)的基礎(chǔ),沒有這些硬件的支持,一體化服務(wù)只能是一句空話。
學(xué)校自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化的工作環(huán)境是實(shí)現(xiàn)書報(bào)刊及檔案文獻(xiàn)一體化綜合服務(wù)的前提。學(xué)校圖書檔案沒有自動(dòng)化的管理系統(tǒng),沒有優(yōu)秀的學(xué)校圖書檔案管理系統(tǒng)軟件,實(shí)現(xiàn)不了書、刊、報(bào)等文獻(xiàn)資源的快捷檢索,也就談不上快捷的服務(wù);沒有網(wǎng)絡(luò)的連接、沒有局域網(wǎng)、教科網(wǎng)、公共網(wǎng)、因特網(wǎng)等的依托,也就談不上書報(bào)刊及檔案的檢索與利用,更談不上所有文獻(xiàn)的一體化綜合服務(wù)。
2.高素質(zhì)的管理服務(wù)隊(duì)伍
觀念的轉(zhuǎn)變是實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)一體化綜臺(tái)服務(wù)的動(dòng)力。書報(bào)刊及檔案服務(wù)方式的變革,要求學(xué)校圖書館的管理理念必須由重藏輕用到藏用并舉轉(zhuǎn)變,服務(wù)方式必須由分散服務(wù)向一體化服務(wù)的轉(zhuǎn)變。如果不能清醒地認(rèn)識(shí)到這種變化,必將導(dǎo)致學(xué)校圖書檔案管理服務(wù)的滯后,因此必須從思想上轉(zhuǎn)變觀念,并以此為動(dòng)力,切實(shí)提高自身的綜合素質(zhì)。
高素質(zhì)的服務(wù)隊(duì)伍是實(shí)現(xiàn)一體化綜合服務(wù)的關(guān)鍵。學(xué)校書報(bào)刊及檔案文獻(xiàn)一體化綜合服務(wù)需要集多種服務(wù)于一身,必然要求一崗多能的服務(wù)人員。傳統(tǒng)服務(wù)框架下,管理人員長期工作在單一的崗位上,技能單一,這已嚴(yán)重阻礙綜合服務(wù)的效率,因此必須大力進(jìn)行人才的引進(jìn)和自身員工的技能培訓(xùn),以適應(yīng)現(xiàn)代教育條件下工作的需要。
三、實(shí)現(xiàn)信息管理服務(wù)一體化的措施
1.人才保障
現(xiàn)代教育條件下的文獻(xiàn)信息管理服務(wù)需要掌握新技能的新人才,根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況,一般來說可采用針對(duì)性地引進(jìn)專業(yè)骨干人員和對(duì)現(xiàn)任工作人員開展繼續(xù)教育相結(jié)合的方法,通過崗位培訓(xùn)、短期培訓(xùn)、學(xué)術(shù)活動(dòng)等方式,使他們掌握?qǐng)D書、報(bào)刊、檔案的信息管理和信息服務(wù)知識(shí),掌握現(xiàn)代的信息技術(shù);使他們具有收集、篩選、整理網(wǎng)上信息的能力;具有較強(qiáng)的規(guī)劃能力和應(yīng)變能力,能較好地處理可能出現(xiàn)的意外問題;具有一定的外語基礎(chǔ),以便從網(wǎng)上收集調(diào)閱相關(guān)的教育教學(xué)信息。
2.宏觀上建立統(tǒng)一的書報(bào)刊及檔案信息中心
首先將原有的封閉管理和相對(duì)獨(dú)立的運(yùn)轉(zhuǎn)體系轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放性的服務(wù)機(jī)構(gòu),面對(duì)師生的信息服務(wù)形成統(tǒng)一的整體以達(dá)到資源合理配置,統(tǒng)一管理。嚴(yán)格按照國家統(tǒng)一的分類、著錄、標(biāo)識(shí)等規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行加工、整理、編目等,做好基礎(chǔ)工作。
3.微觀上進(jìn)行分門別類的收集與整理
比如可按學(xué)科分為文科類、理科類、綜合類,每類下面再按文獻(xiàn)的相關(guān)性設(shè)置相應(yīng)的分類,這樣對(duì)文獻(xiàn)基礎(chǔ)層面的管理工作可以做到各司其職,責(zé)任明確,為宏觀層面的一體化服務(wù)提供資源保障。
4.業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)重組與服務(wù)內(nèi)容延伸
從機(jī)構(gòu)上徹底改變傳統(tǒng)的書報(bào)刊及檔案分別管理、分別服務(wù)的模式,設(shè)置與圖書、報(bào)刊、檔案以及電子文獻(xiàn)一體化綜合服務(wù)的相應(yīng)機(jī)構(gòu),從現(xiàn)實(shí)情況出發(fā),機(jī)構(gòu)可設(shè)置為某一類文獻(xiàn)整理部和文獻(xiàn)服務(wù)部。
5.夯實(shí)常規(guī)管理與提高服務(wù)層次
從服務(wù)內(nèi)容上除了為師生提供信息咨詢、文獻(xiàn)查詢、新書導(dǎo)讀等傳統(tǒng)服務(wù)外,還應(yīng)開展新書通報(bào)、預(yù)約、教改查詢、學(xué)科導(dǎo)航、教科研選題等服務(wù)。另外還應(yīng)把文獻(xiàn)資源利用情況的調(diào)查分析作為一項(xiàng)日常性工作,以提高文獻(xiàn)資源服務(wù)的層次、服務(wù)的水平和服務(wù)的針對(duì)性。
綜上所述,建立學(xué)校書報(bào)刊及檔案一體化管理服務(wù)體系,是教育教學(xué)改革的需要,是現(xiàn)代信息化社會(huì)的要求,它需要先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和高素質(zhì)的管理服務(wù)人員作支撐,因此,在管理與服務(wù)的過程中,必須緊跟時(shí)代步伐,不斷提高人員素質(zhì),完善服務(wù)體系,以最大程度地發(fā)揮書報(bào)刊及檔案的資源效益,最大程度地服務(wù)于學(xué)校的教育教學(xué)工作。
參考文獻(xiàn)
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1引言
隨著我國在醫(yī)療領(lǐng)域逐年增加的各項(xiàng)綜合性的投入，醫(yī)院的基建工作也迅速發(fā)展起來。醫(yī)院檔案重要的組成部分就是醫(yī)院的基建檔案，所以為了醫(yī)療服務(wù)更好地創(chuàng)新，并滿足醫(yī)療改革的要求，對(duì)于基建檔案工作的建設(shè)就需要大型醫(yī)院投入大量的資源，并利用科學(xué)信息化技術(shù)進(jìn)行管理，對(duì)于大型醫(yī)院基建檔案信息資源的運(yùn)用要進(jìn)行加強(qiáng)。因此，本文就大型醫(yī)院基建工程檔案科學(xué)信息化管理進(jìn)行思考分析，進(jìn)而對(duì)于大型醫(yī)院基建工作的質(zhì)量進(jìn)行提高。
2大型醫(yī)院基建工程檔案科學(xué)信息化管理的概念及特點(diǎn)
2.1概念
國有資產(chǎn)的重要組成部分就是基建工程檔案，這也是基建工程項(xiàng)目的記錄以及法律的憑證，同時(shí)更是單位檔案中的組成部分之一[1]。大型醫(yī)院在基礎(chǔ)建設(shè)的工作領(lǐng)域內(nèi)的信息資源的集合體就是所謂的大型醫(yī)院基建工程檔案。在如今我國信息化技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的時(shí)期，對(duì)大型醫(yī)院的工作進(jìn)行信息化、創(chuàng)新化以及數(shù)據(jù)化改革已經(jīng)成為了一種新趨勢。而對(duì)于大型醫(yī)院基建檔案的管理工作來說，就是指利用檔案管理系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)終端等，基建工程檔案管理的人員對(duì)于醫(yī)院的基建檔案進(jìn)行技術(shù)性管理的一種新的形式。
2.2特點(diǎn)
2.2.1情況復(fù)雜，部門多
在醫(yī)院的基建檔案工程進(jìn)行建設(shè)的過程中，檔案整理和收集需要與多個(gè)部門合作，同時(shí)涉及到的人員也非常多，所以情況比較復(fù)雜，因?yàn)椴煌藛T和部門之間的檔案業(yè)務(wù)水平以及檔案意識(shí)都存在著差異，這樣就是使得收集的基建檔案發(fā)生材料缺失以及不完整的情況[2]。
2.2.2工程工期長
基建工程檔案和其他的檔案業(yè)務(wù)不同的地方在于，從提出基建工程方案，到工程的立項(xiàng)、勘查、施工及驗(yàn)收等，整個(gè)過程中所產(chǎn)生的重要資料都是屬于檔案要進(jìn)行收集的內(nèi)容和對(duì)象，所以整個(gè)工程的工期長，對(duì)其管理的難度比較大。
2.2.3專業(yè)性較強(qiáng)
對(duì)于大型醫(yī)院來說，基建工程檔案會(huì)涉及到工程、規(guī)劃以及設(shè)計(jì)等很多領(lǐng)域內(nèi)的專業(yè)知識(shí)，并且還要使用很多的專業(yè)術(shù)語，對(duì)于檔案材料來說，不僅有設(shè)計(jì)的圖紙，還有承包方投保書、預(yù)算的資金分析報(bào)表以及合同簽訂書等。如果從事基建檔案整理以及收集的人員沒有進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)和訓(xùn)練，這樣就很難熟練掌握工程的各個(gè)程序，在進(jìn)行檔案的整理和收集的過程當(dāng)中就很容易發(fā)生錯(cuò)誤，進(jìn)而使得一些重要的資料發(fā)生丟失，造成不能挽回的損失[3]。
3大型醫(yī)院基建工程檔案科學(xué)信息化管理的重要性
3.1與時(shí)代的發(fā)展需求相適應(yīng)
檔案管理領(lǐng)域在信息時(shí)展當(dāng)中的重要體現(xiàn)就是大型醫(yī)院基建檔案科學(xué)信息化管理，要想適應(yīng)時(shí)展的需求就必須要對(duì)醫(yī)院的基建檔案科學(xué)信息化管理工作進(jìn)行積極的推進(jìn)，政府也可以制定相關(guān)的政策，使得傳統(tǒng)管理模式逐漸轉(zhuǎn)向電子管理模式。
3.2滿足現(xiàn)實(shí)需求
傳統(tǒng)的檔案管理中，采取的是紙質(zhì)的檔案，這樣的管理模式會(huì)占據(jù)許多的儲(chǔ)存空間，并且對(duì)于基建檔案的利用、信息梳理以及管理等方面來說都是不利的。而進(jìn)行了基建工程檔案科學(xué)信息化管理之后，對(duì)于這些數(shù)據(jù)信息資料就可以直接儲(chǔ)存在硬盤或者光盤中，并且還可以和云儲(chǔ)存以及云計(jì)算等技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，將進(jìn)行了科學(xué)信息化管理的基建工程檔案儲(chǔ)存在專用的數(shù)據(jù)庫或者局域網(wǎng)內(nèi)[4]。這樣就可以使得檔案的存儲(chǔ)空間極大地減少，對(duì)于紙質(zhì)的檔案來說，也起到了非常好的保護(hù)作用，并且有利于基建工程檔案的后期查找。
3.3提高服務(wù)水平
利用檔案工作就是檔案存在的價(jià)值，對(duì)于大型醫(yī)院的基建檔案來說亦是如此。對(duì)于醫(yī)院基建工程檔案科學(xué)信息化管理之后，對(duì)于基建工程檔案所有信息的搜索、儲(chǔ)存以及查找都可以通過計(jì)算機(jī)的管理來進(jìn)行，并且可以在很短的時(shí)間里就完成所需要的檔案資料的查找，這樣不僅可以提高醫(yī)院基建工程建設(shè)的效率，還可以在很短的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行基建工程資料的快速收集，進(jìn)而使得投入的財(cái)力、人力以及物力減少，提高醫(yī)院的服務(wù)以及科學(xué)化水平。
4大型醫(yī)院基建工程檔案科學(xué)信息化管理中存在的問題
4.1信息技術(shù)應(yīng)用問題
對(duì)于大型醫(yī)院的基建工程檔案科學(xué)信息化管理來說，這是一項(xiàng)宏觀的工程，這個(gè)工程里不僅有通過檔案管理系統(tǒng)以及計(jì)算機(jī)對(duì)醫(yī)院的基建工程檔案進(jìn)行的管理，還含有利用云技術(shù)、區(qū)域鏈、人工智能以及大數(shù)據(jù)技術(shù)等進(jìn)行的多元基建工程檔案的管理[5]。就現(xiàn)在信息技術(shù)的運(yùn)用領(lǐng)域來說，對(duì)于信息化技術(shù)的應(yīng)用層次不夠深入，這也成為了對(duì)醫(yī)院基建工程檔案進(jìn)行科學(xué)信息化管理的主要制約因素。在進(jìn)行醫(yī)院的基建工程檔案管理的時(shí)候，部分大型醫(yī)院的管理人員只是使用檔案管理系統(tǒng)來進(jìn)行管理，這雖然可以使管理效能在一定程度上進(jìn)行提升，但是卻不能將信息資源的作用最大程度地發(fā)揮出來，使得醫(yī)院基建工程檔案信息化管理的科學(xué)性以及技術(shù)性很難體現(xiàn)出來。與此同時(shí)，對(duì)于信息化技術(shù)還有互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來說，一些大型醫(yī)院的管理人員并沒有對(duì)其進(jìn)行融合，所以對(duì)于信息資源的整理、收集以及歸檔等就不能高質(zhì)量的完成，對(duì)于大型醫(yī)院基建工程工作的后期開展就會(huì)造成影響。
4.2工作人員素質(zhì)問題
雖然很多大型醫(yī)院在辦公自動(dòng)化的背景之下，都組織了很多和信息技術(shù)有關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)，但有一些大型醫(yī)院的基建工程檔案管理的人員只是掌握了最基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，對(duì)于醫(yī)院基建工程檔案管理的機(jī)制以及模式并沒有進(jìn)行創(chuàng)新[6]，究其原因主要有以下幾個(gè)方面。
4.2.1缺少專業(yè)知識(shí)
對(duì)于專業(yè)知識(shí)的缺少使得一些醫(yī)院基建工程檔案管理的人員對(duì)于檔案的目錄編制還有數(shù)據(jù)化的處理工作的質(zhì)量以及效率并不高，所以無法對(duì)于醫(yī)院基建工程檔案進(jìn)行大范圍的目錄編制以及數(shù)據(jù)化處理。
4.2.2信息化技術(shù)了解不足
因?yàn)閷?duì)于信息技術(shù)缺少相關(guān)的了解和熟悉，所以使得醫(yī)院基建工程檔案的科學(xué)信息化管理工作缺少創(chuàng)新。同時(shí)，有一些大型醫(yī)院進(jìn)行基建工程檔案科學(xué)信息化管理工作時(shí)，只是單純參考其他單位或者醫(yī)院的模式進(jìn)行，不能從自身的實(shí)際情況出發(fā)，來進(jìn)行符合自身要求的工作模式設(shè)計(jì)。
4.2.3新老員工交替
目前，一些大型醫(yī)院的基建工程檔案管理方面出現(xiàn)了年齡斷層的問題，一些有基建工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)的老員工退休以后，新的員工對(duì)于醫(yī)院基建工程檔案管理的經(jīng)驗(yàn)缺乏，對(duì)于科學(xué)信息化管理的環(huán)境不能夠快速的適應(yīng)，這對(duì)于大型醫(yī)院基建工程檔案管理的工作來說，不利于其長遠(yuǎn)的發(fā)展[7]。
5提高大型醫(yī)院基建工程檔案科學(xué)信息化管理的策略
5.1加強(qiáng)信息化技術(shù)應(yīng)用
為了更好挖掘醫(yī)院基建工程檔案中的信息資源，并且對(duì)基建工程檔案信息資源進(jìn)行有效的使用，大型醫(yī)院必須加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院基建工程檔案的一站式服務(wù)和管理，延長醫(yī)院基建工程檔案保管的時(shí)限，并做好備份工作，對(duì)于檔案要進(jìn)行規(guī)范安全的管理，滿足醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)的需要。同時(shí)，要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院基建工程信息資源的互通互聯(lián)，對(duì)于基建工程信息資源的流通環(huán)節(jié)減少，這樣可以有效的避免重復(fù)勞動(dòng)。
5.2加強(qiáng)人員培訓(xùn)
對(duì)于基建工程檔案管理的人員來說，大型醫(yī)院應(yīng)該盡可能為其提供學(xué)習(xí)、交流以及培訓(xùn)的精準(zhǔn)、廣闊的平臺(tái)，使得管理人員不僅可以對(duì)于像計(jì)算機(jī)這樣的軟硬件設(shè)施進(jìn)行熟練的運(yùn)用，還可以對(duì)于檔案管理系統(tǒng)以及數(shù)字信息技術(shù)進(jìn)行熟練的掌握，進(jìn)而為醫(yī)院基建工程檔案科學(xué)信息化管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。大型醫(yī)院可以邀請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人士在醫(yī)院進(jìn)行相關(guān)方面的講座，提高管理人員的業(yè)務(wù)能力，還可以組織與其他醫(yī)院之間的合作和溝通，拓寬管理人員的工作思路[8]。與此同時(shí)，還要注意做好新老接替的工作，避免年齡斷層的問題出現(xiàn)，依據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，及時(shí)引進(jìn)人才，并且采用老帶新的辦法，對(duì)于新入職的員工來說，這樣可以快速提高其工作技能，進(jìn)而提升大型醫(yī)院基建工程檔案科學(xué)信息化管理的質(zhì)量。
6結(jié)語
綜上所述，社會(huì)以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展的關(guān)鍵動(dòng)力就是醫(yī)療服務(wù)，并且在人們生活中也起著重要的作用。隨著我國醫(yī)療系統(tǒng)的不斷建設(shè)，醫(yī)院基建工程檔案的管理工作的結(jié)構(gòu)也逐漸發(fā)生了變化，所以對(duì)于大型醫(yī)院來說，就需要對(duì)基建工程檔案管理的模式及技術(shù)等進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)大型醫(yī)院基建工程檔案科學(xué)信息化管理，重視發(fā)展中存在的問題，并及時(shí)解決，以保證管理的質(zhì)量，進(jìn)而提高醫(yī)院的服務(wù)水平，使大型醫(yī)院向更好的方向發(fā)展。
【參考文獻(xiàn)】
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中圖分類號(hào)： G642.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：1009-8631（2010）07-0168-02
隨著社會(huì)各領(lǐng)域的信息數(shù)字化不斷深入，社會(huì)信息數(shù)字化程度不斷提高，各種信息數(shù)字化技術(shù)層出不窮，信息技術(shù)在高校各領(lǐng)域管理中大量運(yùn)用，網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化使得校園資源得以充分共享，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然不能滿足信息網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化校園發(fā)展的需要，也必須快速適應(yīng)信息數(shù)字化的要求，加快檔案數(shù)字化建設(shè)。二級(jí)教學(xué)單位的檔案是高校檔案不可或缺的重要組成部分，其信息數(shù)字化程度的高低直接決定學(xué)校檔案為高校的發(fā)展、學(xué)生以及社會(huì)提供高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)高低。
一、檔案信息化建設(shè)在檔案工作中的作用
“高校檔案工作一般由檔案實(shí)體管理、檔案信息資源開發(fā)和檔案工作信息反饋三部分構(gòu)成。檔案實(shí)體管理和信息反饋為檔案信息資源開發(fā)儲(chǔ)備資源、提供信息，而檔案資源信息開發(fā)則會(huì)促進(jìn)檔案實(shí)體管理水平的提高，進(jìn)而達(dá)到更好地為利用者服務(wù)的目的?！保?］檔案信息這一原生信息源必將在社會(huì)和校園信息化建設(shè)過程中發(fā)揮重要的基礎(chǔ)性作用。同時(shí)，檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化也是社會(huì)和校園信息化建設(shè)的必然要求和重要內(nèi)容。因此，檔案信息化建設(shè)具有時(shí)代要求和重要的現(xiàn)實(shí)意義。
1. 檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為學(xué)院、師生的辦公自動(dòng)化提供日常工作所需的共享數(shù)據(jù)，以形成決策咨詢系統(tǒng)，對(duì)實(shí)現(xiàn)院系各項(xiàng)管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化和高效化起到重要推進(jìn)作用。不斷創(chuàng)新檔案工作模式，改進(jìn)檔案利用的方法和技術(shù)，電子文檔、檔案收集全程信息化管理進(jìn)入檔案管理領(lǐng)域，及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)地將檔案信息進(jìn)行有效的微縮、儲(chǔ)存，并使用文檔一體化技術(shù)，建立完整、高效、安全的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，以適應(yīng)紙質(zhì)文獻(xiàn)、電子文獻(xiàn)和網(wǎng)上信息的轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)最大程度的資源共享，更好地為教學(xué)科研服務(wù)。
2. 檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為充分利用和開發(fā)館藏檔案信息、及時(shí)收集現(xiàn)實(shí)檔案創(chuàng)造條件，將大大縮短檔案形成和利用的周期，擴(kuò)大檔案收集范圍，最大程度避免歸檔過程中不及時(shí)、不齊全等現(xiàn)象。同時(shí)，檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化有利于節(jié)省庫房空間和檔案裝具等實(shí)物空間，節(jié)約人力、財(cái)力、物力，提高檔案管理工作效率。
二、當(dāng)前高校二級(jí)教學(xué)單位院系的檔案管理現(xiàn)狀
在校園信息共享與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，高校檔案管理工作面臨更大的壓力和挑戰(zhàn)，所存在的諸多問題日益凸顯。二級(jí)教學(xué)單位院系檔案管理與利用是高校檔案管理工作的基礎(chǔ)，直接關(guān)系到學(xué)校檔案管理工作。院系檔案工作經(jīng)過數(shù)年建設(shè)，管理體系基本形成，檔案工作基本滿足需要。但是，與校園信息網(wǎng)絡(luò)化、共享化要求還存在巨大差距，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1. 思想認(rèn)識(shí)不足，重收集輕利用。由于部分院系工作人員對(duì)檔案工作存在思想上的偏差和認(rèn)識(shí)依然停留在低層面，認(rèn)為檔案工作就是收集、歸檔和必要時(shí)的開放。由于思想、認(rèn)識(shí)上的原因，加之缺乏現(xiàn)代信息處理設(shè)備和手段，院系檔案管理工作往往立卷歸檔一收了事，束之高閣，談不上對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)分析和必要的提煉。檔案管理工作始終停留在低層面的初級(jí)階段。其實(shí)不然，檔案管理的未來發(fā)展方向必是檔案信息的數(shù)字化，以及檔案信息的開發(fā)利用。一方面，教學(xué)、科研等檔案信息需要共享。另一方面，由于檔案是事物的客觀記載，如果對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的整理分析，提煉出有用的二次產(chǎn)品供學(xué)校管理層和社會(huì)利用，這樣才能體現(xiàn)檔案工作的價(jià)值之所在［2］。
2. 機(jī)構(gòu)設(shè)置不健全，管理體制不合理。建立與學(xué)校信息化整體發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu)是做好院系檔案工作的必要保證，是積極推進(jìn)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的基本要求。雖然院系都配置了兼職檔案員，建立了檔案室或資料室，但檔案管理職責(zé)不明確，績效考核管理機(jī)制缺位。正是這種機(jī)構(gòu)、管理體制的問題，導(dǎo)致檔案管理工作幾十年一成不變等局面。
3. 管理手段落后，缺乏工作創(chuàng)新模式。目前，多數(shù)高校的檔案數(shù)字化建設(shè)嚴(yán)重滯后于學(xué)校各方面信息化建設(shè)的整體水平，是毋庸置疑的客觀事實(shí)。作為二級(jí)教學(xué)單位院系的檔案工作更是仍然停留在傳統(tǒng)的手工層面上，遵循幾十年來的老一套管理手段。雖然現(xiàn)代化辦公設(shè)備一應(yīng)俱全，但使用范圍僅局限于文檔目錄著入，（這樣也只能夠）只做到檔案快速查尋。檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)進(jìn)展緩慢。
4. 檔案隊(duì)伍不穩(wěn)定，業(yè)務(wù)水平有待進(jìn)一步提高。 由于受到編制的限制，院系的檔案員大多由辦公室工作人員兼職。兼職檔案員的工作重心自然不在檔案工作上，再加之隊(duì)伍不穩(wěn)定和非專業(yè)人員等原因，造成檔案工作不如人意，更談不上檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等專業(yè)技術(shù)工作開展。
三、加強(qiáng)高校二級(jí)教學(xué)單位院系檔案信息化管理對(duì)策建議
1. 規(guī)范技術(shù)要求
1.1 檔案最顯著的特征就是唯一性和憑證性，檔案的本質(zhì)特征是原始性和記錄性的統(tǒng)一［3］。檔案數(shù)字化處理過程中必須做到信息的不遺漏，結(jié)果的不可變更。紙質(zhì)檔案信息處理須采用圖片掃描的方式，并做到對(duì)頁面內(nèi)容的不可修改；電子文檔要做到草稿、修改稿、發(fā)文稿和正文的一并歸檔；音像、圖片資料形式的檔案須做好備份工作。
1.2 檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)必須做到檢索、下載、復(fù)制的方便和快捷。檢索軟件支持各種分類檢索，如按時(shí)間、檔案號(hào)、文件標(biāo)題與時(shí)間分類檢索等；同時(shí)，檔案使用者可以下載、復(fù)制單頁文本文件中所需要的部分內(nèi)容，包括圖片式掃描的數(shù)字化文本文件。
1.3 檔案數(shù)據(jù)庫的安全管理是檔案信息數(shù)字化建設(shè)的必要條件。檔案安全管理的重要性是由檔案本身和檔案管理的性質(zhì)決定的，檔案數(shù)字化建設(shè)必須充分考慮安全問題，處理好方便、高效與安全的關(guān)系。
1.4 檔案數(shù)據(jù)庫的軟件開發(fā)與應(yīng)用需各職能部門使用的軟件具備兼容性。使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)和查詢系統(tǒng)，建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，這樣才能確保各職能部門應(yīng)歸檔數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)入檔案信息數(shù)據(jù)庫。使檔案數(shù)據(jù)庫成為單位信息化和現(xiàn)實(shí)工作共享信息的核心內(nèi)容，成為全面、統(tǒng)一、準(zhǔn)確的權(quán)威信息。
2. 加強(qiáng)檔案工作者業(yè)務(wù)培養(yǎng)
人才是事業(yè)成敗的關(guān)鍵，檔案數(shù)字化的建設(shè)要以高素質(zhì)人才隊(duì)伍為后盾。全面提高院系檔案工作者的工作技能和素質(zhì)，可著力從以下幾方面進(jìn)行：
2.1 嚴(yán)把院系檔案工作者入口。為提高人員素質(zhì)，在充實(shí)檔案隊(duì)伍過程中，要嚴(yán)格考察新增人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)技術(shù)能力，盡量招聘檔案專業(yè)并具備一定計(jì)算機(jī)技能的人員，杜絕人情崗位。
2.2 加強(qiáng)專業(yè)技能理論及現(xiàn)代信息技術(shù)學(xué)習(xí)。要立足于對(duì)現(xiàn)有院系檔案工作人員檔案的現(xiàn)代信息技術(shù)學(xué)習(xí)，學(xué)校檔案職能部門每年可組織舉辦專業(yè)性較強(qiáng)的專題短期培訓(xùn)班或研討會(huì)?！罢?qǐng)進(jìn)來，走出去”，定期或不定期邀請(qǐng)資深檔案工作者舉行專題講座。同時(shí)，組織到有先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的兄弟院?？疾旖涣鳎瑢W(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案運(yùn)行系統(tǒng)和檔案信息技術(shù)，造就一支既熟悉檔案業(yè)務(wù)又掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型院系檔案隊(duì)伍。
2.3 建章立制獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。為調(diào)動(dòng)院系檔案員的積極性，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，應(yīng)引入績效考核激勵(lì)機(jī)制。按照考核細(xì)則標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)其工作內(nèi)容、質(zhì)量要求、完成時(shí)間、評(píng)比標(biāo)準(zhǔn)、得分、扣分等具體項(xiàng)目按表操作，自我評(píng)分。在此基礎(chǔ)上，學(xué)校檔案職能部門對(duì)各院系檔案工作進(jìn)行總結(jié)評(píng)比，在學(xué)校檔案工作會(huì)上進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，形成程序化、制度化的長效管理機(jī)制。
參考文獻(xiàn)：
中圖分類號(hào) TP3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1674-6708（2016）172-0130-02
伴隨著當(dāng)前我國高校教育制度改革力度的持續(xù)深入、辦學(xué)規(guī)模逐漸擴(kuò)大、專業(yè)設(shè)置及學(xué)生數(shù)量也日漸增加，傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式已經(jīng)難以滿足于當(dāng)前高校的實(shí)際發(fā)展需求，因此，基于這一現(xiàn)狀情況之下，應(yīng)用最新的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，同時(shí)結(jié)合有關(guān)高校自身的實(shí)際情況來搭建起新型學(xué)籍檔案管理平臺(tái)，最終必將促使學(xué)籍檔案的管理工作能夠得以實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、高效化的管理目標(biāo)。
1 高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀分析
隨著信息化時(shí)代的到來，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展速度日新月異，國家教育部門對(duì)于學(xué)籍信息化管理的有關(guān)政策也逐漸出臺(tái)，同時(shí)，“中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)”以及“學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺(tái)”等有關(guān)學(xué)籍信息管理及查詢網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的功能性也逐漸得以完善，各大高校在對(duì)于學(xué)生的學(xué)籍信息自主管理模式已經(jīng)逐漸的轉(zhuǎn)變?yōu)榱私y(tǒng)一管理，從客觀層面來看目前我國絕大多數(shù)的高校學(xué)籍檔案信息化平臺(tái)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了全面性的整理與合并。然而需要注意的是，當(dāng)前對(duì)高校學(xué)生的學(xué)籍檔案管理平臺(tái)其功能性還有待完善，無法完全滿足高校對(duì)于學(xué)籍檔案管理當(dāng)中的學(xué)習(xí)成績、學(xué)分累積、畢業(yè)審核以及應(yīng)用在需要進(jìn)行重大決策之時(shí)的大規(guī)模報(bào)表統(tǒng)計(jì)需求。近幾年來部分高校已經(jīng)逐漸的開展了自主或是多校合作研發(fā)符合本校自身學(xué)籍檔案管理實(shí)際需求的綜合性教務(wù)管理系統(tǒng)，尤其是其中的學(xué)籍管理部分尤為關(guān)鍵。為了達(dá)到國家教育部門對(duì)于學(xué)籍檔案管理信息的具體要求，相關(guān)的管理人員不僅需要依據(jù)國家教育部門以及上級(jí)教育主管單位對(duì)于學(xué)籍檔案信息的管理要求，來針對(duì)本校的所有在校學(xué)生進(jìn)行學(xué)籍檔案信息的管理與維護(hù)工作；同時(shí)還要基于高校自身的學(xué)籍檔案管理實(shí)際需求來針對(duì)學(xué)籍檔案管理信息系統(tǒng)之中的數(shù)據(jù)信息采取管理及維護(hù)工作，因而這也就直接造成了學(xué)籍檔案管理人員工作勞動(dòng)強(qiáng)度的提高，對(duì)于工作效率也會(huì)產(chǎn)生十分不利的影響。同時(shí)絕大部分高校的學(xué)籍檔案管理人員往往僅對(duì)學(xué)籍檔案管理業(yè)務(wù)較為了解，但是對(duì)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合應(yīng)用能力卻較為有限。因此也就導(dǎo)致了在高校的綜合教務(wù)管理信息系統(tǒng)之中，對(duì)于學(xué)籍檔案管理部分的日常管理及維護(hù)工作普遍存在有功能缺失、同實(shí)際工作需求不相符、難以滿足于日常的教育教學(xué)需求、數(shù)據(jù)共享能力嚴(yán)重低下等多種問題，探究其深層次的原因主要是由于軟件系統(tǒng)的開發(fā)者對(duì)于高校學(xué)籍檔案管理工作的日常工作流程了解不足，以及學(xué)籍檔案管理人員對(duì)于軟件系統(tǒng)的主要功能未做到有效的掌握所共同導(dǎo)致的。因而，在開展學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)的過程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)于學(xué)籍檔案管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力水平的培養(yǎng)，大力鼓勵(lì)其能夠成為在檔案管理業(yè)務(wù)與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)兩方面均具有較高水平的復(fù)合型人才，以實(shí)現(xiàn)對(duì)高校學(xué)籍檔案管理工作信息化建設(shè)的有效推動(dòng)。
2 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于高校學(xué)籍檔案管理的優(yōu)點(diǎn)
當(dāng)前，進(jìn)行高校學(xué)籍檔案的開發(fā)工作僅憑一次軟件開發(fā)，依然存在有許多難以處理的問題，然而借助于對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的有效運(yùn)用，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)籍檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化必將成為主流趨勢。應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展高校學(xué)籍檔案管理工作具有以下幾個(gè)方面的顯著優(yōu)勢。
1）一次錄入多次應(yīng)用。利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)將招生部門所發(fā)送的學(xué)籍信息應(yīng)用軟件系統(tǒng)導(dǎo)入至學(xué)籍檔案管理數(shù)據(jù)庫，并對(duì)學(xué)籍檔案管理過程中所需要的各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息予以必要的補(bǔ)充，盡管采取一次錄入的方式單次工作量相對(duì)偏大，然而在錄入之后，即可隨時(shí)獲取應(yīng)用，應(yīng)用起來十分便捷高效。
2）檔案檢索高效便捷。在具備了基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)之后，系統(tǒng)能夠提供以多類的信息查詢服務(wù)，有關(guān)的管理人員還可實(shí)現(xiàn)自主查詢，并個(gè)性化的制定出查詢條件信息，利用網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)籍檔案管理數(shù)據(jù)庫的訪問及信息獲取，并進(jìn)一步將所獲取到的數(shù)據(jù)信息顯示于本地計(jì)算機(jī)當(dāng)中，同時(shí)還可實(shí)現(xiàn)查詢及打印服務(wù)。
3 在高校學(xué)籍檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的幾點(diǎn)思考
1）加強(qiáng)接口軟件研發(fā)。增強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案管理多個(gè)信息化平臺(tái)間的接口軟件開發(fā)力度。為了達(dá)到國家教育部門對(duì)學(xué)籍管理信息的實(shí)際要求以及高校自身實(shí)際管理需求，相關(guān)的管理人員不但要能夠依據(jù)國家教育部門和上級(jí)教育單位的具體要求，針對(duì)學(xué)校的在校學(xué)生學(xué)籍信息予以及時(shí)維護(hù)處理；并且還要能夠基于學(xué)校自身的實(shí)際管理需求，來針對(duì)學(xué)校的教學(xué)管理系統(tǒng)之中的學(xué)籍管理部分開展必要的數(shù)據(jù)信息維護(hù)工作。不斷增強(qiáng)學(xué)籍管理數(shù)個(gè)平臺(tái)間的數(shù)據(jù)合并，此舉將直接促使學(xué)籍管理的效率得以顯著提升。
2）依據(jù)實(shí)際需要，開發(fā)管理軟件。學(xué)籍檔案管理軟件的研發(fā)者同軟件的使用者之間應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合作，軟件研發(fā)者應(yīng)當(dāng)依據(jù)軟件使用者的實(shí)際工作需求做出一些針對(duì)性的設(shè)計(jì)，以增強(qiáng)軟件應(yīng)用的實(shí)效性，只有確保此兩者的合作無間，方可研發(fā)出能夠滿足于高校學(xué)籍檔案管理工作的實(shí)際需求，切實(shí)有效的實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的信息化建設(shè)目標(biāo)。
3）提升管理人員素質(zhì)水平。緊跟時(shí)代的發(fā)展潮流，打造出一支具備有較高綜合素質(zhì)水平的學(xué)籍檔案管理人才隊(duì)伍。對(duì)于學(xué)籍檔案管理工作的信息化建設(shè)工作所能夠取得的成績與效果，在很大程度上是取決于管理人員自身的水平素質(zhì)。為了能夠滿足于高校的實(shí)際發(fā)展需求及崗位標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)當(dāng)由學(xué)校的教務(wù)處、各院系當(dāng)中著力打造出一支思想上對(duì)學(xué)籍檔案管理工作足夠重視，在工作業(yè)務(wù)上能夠刻苦鉆研，不斷探索且具有較高的計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)綜合素質(zhì)過硬的檔案管理隊(duì)伍，以促使學(xué)籍檔案管理工作的信息化建設(shè)能夠?yàn)楦咝５娜粘＝虒W(xué)及管理工作做好基礎(chǔ)信息服務(wù)工作。
4）做好基礎(chǔ)安全防范措施。在顧及到學(xué)籍檔案管理信息系統(tǒng)的安全性以及數(shù)據(jù)信息的穩(wěn)定性時(shí)，在學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的前期設(shè)計(jì)分析階段便就應(yīng)考慮到有關(guān)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的安全性，并依據(jù)實(shí)際工作需求及軟件系統(tǒng)的應(yīng)用環(huán)境制定出詳盡的安全策略同時(shí)將之落到實(shí)處。需要引起重點(diǎn)關(guān)注的是對(duì)用戶權(quán)限的等級(jí)劃分、用戶密碼管理等均是最為關(guān)鍵的安全保障措施，對(duì)此必須要定期進(jìn)行監(jiān)督核查，及時(shí)查找安全隱患，以確保安全漏洞能夠被扼殺在萌芽狀態(tài)，最大程度的保障高校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的安全性。
4 結(jié)論
總而言之，當(dāng)前伴隨著高校招生人數(shù)的逐年增加，其均面臨著學(xué)籍檔案信息量不斷增加以及如何有效利用好學(xué)籍檔案的重大難題，而要想促使管理及服務(wù)工作的質(zhì)量水平能夠有效的提升，將學(xué)籍檔案的應(yīng)用價(jià)值有效的發(fā)揮出來，就必須要依賴于對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息化管理技術(shù)的綜合應(yīng)用，只有利用好計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高效化、自動(dòng)化以及多元化的特征，方可滿足于高校學(xué)籍檔案管理部分的日常工作需求，并更好地服務(wù)于高校的教學(xué)工作。
本文利用中國知網(wǎng)，在中國學(xué)術(shù)期刊網(wǎng)絡(luò)出版總庫中文獻(xiàn)檢索核心期刊《檔案學(xué)通訊》，統(tǒng)計(jì)了從2000至2011年國內(nèi)有關(guān)檔案信息化建設(shè)的學(xué)術(shù)文章。具體方法是：
（一）中國知網(wǎng)的檢索，百度到中國知網(wǎng)并點(diǎn)擊，即可打出中國知網(wǎng)的首頁。
（二）學(xué)術(shù)論文的檢索，在中國知網(wǎng)首頁上雙擊“中國學(xué)術(shù)期刊網(wǎng)絡(luò)出版總庫”，即可進(jìn)入，點(diǎn)擊標(biāo)準(zhǔn)檢索后：
1、輸入檢索控制條件：（1）期刊年期：從2000年至2011年；（2）來源期刊：檔案學(xué)通訊；（3）來源類別：全部期刊；（4）支持基金：空；（5）作者：有作者或第一作者
2、輸入內(nèi)容檢索條件：選中“主題”、“篇名”、“關(guān)鍵詞”、“摘要”、“全文”、“參考文獻(xiàn)”、“中國分類號(hào)”分別輸入相應(yīng)內(nèi)容并且可選擇“并且”、“或者”與“不包含”的關(guān)系進(jìn)行檢索。
3、根據(jù)檢索出來的內(nèi)容，選擇“全選”，再“保存”，在“簡單”、“詳細(xì)”、“引文”、“自定義”、“Refworks”、“ndnote”、“oteExpress”、“查新”、“同方知網(wǎng)pdl”中選擇“詳細(xì)”，將“序號(hào)”、“題名”、“作者”、“中文刊名”、“單位”、“摘要”的內(nèi)容全部選中復(fù)制到Excel電子表單中，再進(jìn)行數(shù)據(jù)格式變換，轉(zhuǎn)換成符合要求的Excel表單。
（三）檔案信息化建設(shè)學(xué)術(shù)論文的檢索，點(diǎn)擊標(biāo)準(zhǔn)檢索后：
1、輸入檢索控制條件：（1）期刊年期：從2000年至2011年；（2）來源期刊：檔案學(xué)通訊；（3）來源類別：全部期刊；（4）支持基金：空；（5）作者：分別輸入“空”、作者和第一作者為“北京”和“上海”、“天津”和“重慶”、“南京”和“杭州”、“廣州”和“深圳”、“西安”和“昆明”、“青島”，其關(guān)系為“或者”。
2、輸入內(nèi)容檢索條件：選中“全文”項(xiàng)輸入“信息化”、“數(shù)字化”的內(nèi)容并且選擇“或者”的關(guān)系分別進(jìn)行檢索，得到檢索信息為2000至2011年間的《檔案學(xué)通訊》上發(fā)表的檔案信息化建設(shè)學(xué)術(shù)文章為14條，其中北京2000至2011年間發(fā)表的檔案信息化建設(shè)學(xué)術(shù)文章為8條；上海2000至2011年間發(fā)表的檔案信息化建設(shè)學(xué)術(shù)文章為1條；天津2000至2011年間發(fā)表的檔案信息化建設(shè)學(xué)術(shù)文章為1條；深圳2000至2011年間發(fā)表的檔案信息化建設(shè)學(xué)術(shù)文章為3條；西安2000至2011年間發(fā)表的檔案信息化建設(shè)學(xué)術(shù)文章為1條；重慶、南京、杭州、廣州、昆明、青島2000至2011年間發(fā)表的檔案信息化建設(shè)學(xué)術(shù)文章為0條。
3、根據(jù)檢索出來的內(nèi)容，選擇“全選”，再“保存”，在“簡單”、“詳細(xì)”、“引文”、“自定義”、“Refworks”、“ndnote”、“oteExpress”、“查新”、“同方知網(wǎng)pdl”中選擇“詳細(xì)”，將“序號(hào)”、“題名”、“作者”、“中文刊名”、“單位”、“摘要”的內(nèi)容全部選中復(fù)制到Excel電子表單中，再進(jìn)行數(shù)據(jù)格式變換，轉(zhuǎn)換成符合要求的Excel表單。
二、學(xué)術(shù)文章數(shù)量分析
本文利用中國知網(wǎng)，在中國學(xué)術(shù)期刊網(wǎng)絡(luò)出版總庫中文獻(xiàn)檢索核心期刊《檔案學(xué)通訊》，統(tǒng)計(jì)了2000至2011年國內(nèi)北京、上海、天津、重慶、南京、杭州、廣州、深圳、青島、昆明有關(guān)檔案信息化建設(shè)的學(xué)術(shù)文章，在該數(shù)據(jù)庫中全文輸入“信息化”、“數(shù)字化”的內(nèi)容并且選擇“或者”的關(guān)系分別進(jìn)行檢索，得到2000至2011年間北京、上海、天津、重慶、南京、杭州、廣州、深圳、青島、昆明十家檔案局館發(fā)表檔案信息化建設(shè)學(xué)術(shù)文章14篇。
2001至2004這五年間，《檔案學(xué)通訊》上刊登關(guān)于檔案信息化建設(shè)的學(xué)術(shù)文章數(shù)量是這十一年中最多的，當(dāng)時(shí)檔案信息化建設(shè)處于剛起步階段，檔案界人對(duì)之進(jìn)行了深入的思考，從那時(shí)以后，辦公自動(dòng)化水平不斷提高，檔案信息化建設(shè)步入穩(wěn)步發(fā)展階段，而2005年以后，相關(guān)文章在《檔案學(xué)通訊》上的減少也證明了這點(diǎn)。
三、學(xué)術(shù)文章應(yīng)用的研究方法
方法是完成研究工作的工具或手段?？茖W(xué)的研究得出科學(xué)的研究結(jié)論，反之則可能得出錯(cuò)誤的結(jié)論。可以肯定地說，研究方法對(duì)檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量起著決定性作用。
學(xué)術(shù)文章所用的研究方法一般是下列六種方法之一，引文分析、實(shí)驗(yàn)設(shè)計(jì)法、理論分析法、調(diào)查研究法（隨機(jī)研究、通訊咨詢、面談），歷史分析法（包括傳記和文獻(xiàn)法）、其他方法。
大體而言，其中采用調(diào)查研究法的較多，歷史分析法較少，而理論分析法最少，這可能和檔案信息化建設(shè)是一門新的交叉學(xué)科有關(guān)。
據(jù)記者了解，CA創(chuàng)刊于1907年，被公認(rèn)為美國化學(xué)會(huì)成立100多年來對(duì)世界最大的貢獻(xiàn)，是目前世界上應(yīng)用最廣泛、最為重要的6大檢索工具之一。其學(xué)科范圍包括化學(xué)化工、生物、醫(yī)學(xué)、藥學(xué)、輕工、冶金、天體、物理等80個(gè)類目，與生物醫(yī)學(xué)相關(guān)的約30個(gè)，約占1/3，不僅收藏信息量大、收錄范圍廣、索引完備、檢索途徑多，而且對(duì)文獻(xiàn)的報(bào)道十分迅速，同時(shí)還是世界公認(rèn)的最有代表性和權(quán)威性的化學(xué)文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫。CA的文摘報(bào)道量大而全面，它共收錄了56種語言、18000多種期刊，收集的文獻(xiàn)占全世界化學(xué)文獻(xiàn)總量的98%，資料覆蓋面廣，內(nèi)容齊全，且有多種索引，因而使用起來十分方便。
另據(jù)了解，CA涵蓋的醫(yī)藥領(lǐng)域是其中的重要部分，無論是化合物（各種來源的原料藥）的制備、分析、制劑、生理活性研究，乃至設(shè)備儀器的信息，無不包含其中。
