時間：2023-02-28 15:55:43
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Abstract:Todaywhichmanagesintheimplementationscientificstylemicrocomputer,carriesonreasonablytherefinementoperationtothebirthcontrolfile,isthenowadaysrecordsmanagementworkurgentmatter.Articleunioncurrentpresentsituation,fromresponsibilitybright,thesystemrefinement,managesaspectsandsoonstrengtheningtoobtain,tohopethatcanmakethebeneficialdiscussionwitheverybody.
keyword:Birthcontrolfile;Recordsmanagement;Refinement;Legalsystemconsciousness;Restraint
計生檔案，縱掛橫聯(lián)，牽扯到千家萬戶。在實施科學化微機管理的今天，加強計生檔案的細化管理工作，對于有效地進行宏觀調(diào)控與微觀操作，處理好工作中的突發(fā)問題與遺留問題，都有著重要的不可或缺的導向作用與依據(jù)作用。
計生檔案的管理工作，也經(jīng)歷了由手工檔簿到微機管理的過程，即由原始的粗劣而簡單的手工報表到先進的具有科學化的電腦操作，這期間的些許酸楚與艱辛、迷惘與探索，筆者曾于二十世紀末期《中國人口報》上以《走科學化微機管理的道路》為題闡述過自己的拙見。而今，實施微機管理檔案的工作已有十個年頭，人們從茫然中走出迷惘，進行了大量的有益探索，逐漸地由不熟知、不適應(yīng)變?yōu)檎J識到位、得心應(yīng)手。各級部門領(lǐng)導，各個層面的工作人員也從思想的根本上認知了計生檔案工作在計劃生育中的重要性，把檔案管理工作作為一項重要的工作內(nèi)容。明確專人，落實責任，加強管理，實現(xiàn)了計生檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，有效地保證明人了工作的正常運轉(zhuǎn)。
然而，我們也不難看到，目前的計生檔案管理工作還存在著一些不盡人意的地方。諸如，在職責明化，制度細化，管理強化等方面還有不少值得探討的東西，下面就本人在幾年來的管理工作中所持的一些做法歸納幾點不成熟的見解，以與同行共同商榷與探索。
一、明確檔案管理工作的目的與任務(wù)。確保檔案的及時性完整性與安全性，是檔案管理人員的基本職責與任務(wù)，也是檔案管理工作的主要目的。在這方面我重點抓住了“四不”“三聯(lián)”“二要”“一保證”等逐一加以落實?！八牟弧奔创_保檔案不損壞，不丟失，不零散，不混亂；“三聯(lián)”即聯(lián)絡(luò)其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)，聯(lián)絡(luò)其他行業(yè)，聯(lián)絡(luò)村級基層組織，以防漏統(tǒng)漏報；“二要”即要工作經(jīng)常化，持之以恒，要規(guī)范計生網(wǎng)絡(luò)的基本體系；“一保證”即保證計生檔案萬無一失。
二、完善工作制度，加強規(guī)范約束。檔案管理工作，是人口計生工作的樞紐，建檔不易，管檔也十分繁雜。這就需要制定一套完善的工作制度，加以規(guī)范約束。
多年來的實踐告訴我們，要保證鎮(zhèn)處計生檔案的準確無誤，就要首先抓好包片計生干部與村級計生統(tǒng)計員等工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立起月考季評年累積的獎懲制度，堅持常抓不懈，緊而不松，從計生檔案的收集、上報、整理、入檔存檔都要做到統(tǒng)一要求，統(tǒng)一標準，操作規(guī)范，準確及時。同時，還要建立聯(lián)絡(luò)服務(wù)制度，暢通反饋渠道，鎮(zhèn)村級的計生檔案管理人員要定期與計生服務(wù)對象溝通，以取得準確的第一手計生狀況資料。另外，建立收集整理建檔卡的時間制度，確保每個單位當日的資料不漏收，月報之前統(tǒng)計好，做到上報及時，統(tǒng)計準確，只有這樣，計生檔案才能完整安全。
三、樹立法制意識，強化檔案管理。檔案管理人員須有“檔案重于泰山”、責任大于天的思想，在實際操作中，往往會出現(xiàn)一些個別抽檔、改檔乃至毀檔的現(xiàn)象，這就要求我們工作人員必須保持清醒的頭腦，從根底入手，明察暗訪，真抓實干，不徇情枉法，杜絕此類事情的發(fā)生，以保持計生檔案工作的純潔性，以達到檔案入檔、存檔的準確性，完整性與安全性。
總而言之，計生檔案的管理工作，不是件隨隨便便就可以做好的事情，來不得半點草率馬虎，只有將工作方向細而又細，認真對待每一點，每一步才會達到理想的效果。
學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發(fā)展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達到學識水平的信用憑證。學籍檔案主要包括：（1）學生學籍記錄表；（2）新生入學登記表及各年級學生花名冊；（3）學生在籍注冊表；（4）學生學習成績表；（5）學生轉(zhuǎn)學、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學、復學、留級、退學、出國等學籍變動情況登記表；（6）對學生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學籍管理條例的各種文件；（8）實結(jié)、畢業(yè)生論文；（9）學位申報審批表、畢業(yè)證書、學位證書及結(jié)業(yè)證書；（10）畢業(yè)生學員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報到證存根及領(lǐng)取證書的印刷編號及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。
學籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校學籍檔案質(zhì)量，切實抓好和不斷提高高校學籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。
一、學籍檔案管理中存在的問題
1．收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。
2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3．檔案轉(zhuǎn)遞的特點環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從學生本人--學校立卷各院系--就業(yè)指導辦（教務(wù)處）--機要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門等，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學習。
4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實等。
二、完善學籍檔案工作的管理建議
1．增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領(lǐng)導應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經(jīng)費、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。
2．建立健全收集與補充制度。明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規(guī)范化。要制定每項任務(wù)的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學籍管理制度統(tǒng)一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責等各項規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學籍管理工作逐步走向規(guī)范化。
3．加強隊伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業(yè)知識、學習檔案法規(guī)標準，還要懂得計算機管理檔案的技術(shù)和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴謹細致的工作作風，否則，會給學校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業(yè)道德。
4．大力開發(fā)利用學籍檔案信息資源，主動提供服務(wù)。學籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的高校可建立學籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業(yè)證書編號、學位證書編號及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計算機網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。如學歷、學位認證、出國留學等提供有效信息。
總之，學籍檔案與個人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級、考評、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學籍檔案。建立健全一整套高校學生學籍檔案管理體系，管理好學籍檔案至關(guān)重要。
【參考文獻】
Abstract:Todaywhichmanagesintheimplementationscientificstylemicrocomputer,carriesonreasonablytherefinementoperationtothebirthcontrolfile,isthenowadaysrecordsmanagementworkurgentmatter.Articleunioncurrentpresentsituation,fromresponsibilitybright,thesystemrefinement,managesaspectsandsoonstrengtheningtoobtain,tohopethatcanmakethebeneficialdiscussionwitheverybody.
keyword:Birthcontrolfile;Recordsmanagement;Refinement;Legalsystemconsciousness;Restraint
計生檔案，縱掛橫聯(lián)，牽扯到千家萬戶。在實施科學化微機管理的今天，加強計生檔案的細化管理工作，對于有效地進行宏觀調(diào)控與微觀操作，處理好工作中的突發(fā)問題與遺留問題，都有著重要的不可或缺的導向作用與依據(jù)作用。
計生檔案的管理工作，也經(jīng)歷了由手工檔簿到微機管理的過程，即由原始的粗劣而簡單的手工報表到先進的具有科學化的電腦操作，這期間的些許酸楚與艱辛、迷惘與探索，筆者曾于二十世紀末期《中國人口報》上以《走科學化微機管理的道路》為題闡述過自己的拙見。而今，實施微機管理檔案的工作已有十個年頭，人們從茫然中走出迷惘，進行了大量的有益探索，逐漸地由不熟知、不適應(yīng)變?yōu)檎J識到位、得心應(yīng)手。各級部門領(lǐng)導，各個層面的工作人員也從思想的根本上認知了計生檔案工作在計劃生育中的重要性，把檔案管理工作作為一項重要的工作內(nèi)容。明確專人，落實責任，加強管理，實現(xiàn)了計生檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，有效地保證明人了工作的正常運轉(zhuǎn)。
然而，我們也不難看到，目前的計生檔案管理工作還存在著一些不盡人意的地方。諸如，在職責明化，制度細化，管理強化等方面還有不少值得探討的東西，下面就本人在幾年來的管理工作中所持的一些做法歸納幾點不成熟的見解，以與同行共同商榷與探索。
一、明確檔案管理工作的目的與任務(wù)。確保檔案的及時性完整性與安全性，是檔案管理人員的基本職責與任務(wù)，也是檔案管理工作的主要目的。在這方面我重點抓住了“四不”“三聯(lián)”“二要”“一保證”等逐一加以落實?！八牟弧奔创_保檔案不損壞，不丟失，不零散，不混亂；“三聯(lián)”即聯(lián)絡(luò)其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)，聯(lián)絡(luò)其他行業(yè)，聯(lián)絡(luò)村級基層組織，以防漏統(tǒng)漏報；“二要”即要工作經(jīng)?；?，持之以恒，要規(guī)范計生網(wǎng)絡(luò)的基本體系；“一保證”即保證計生檔案萬無一失。
二、完善工作制度，加強規(guī)范約束。檔案管理工作，是人口計生工作的樞紐，建檔不易，管檔也十分繁雜。這就需要制定一套完善的工作制度，加以規(guī)范約束。
多年來的實踐告訴我們，要保證鎮(zhèn)處計生檔案的準確無誤，就要首先抓好包片計生干部與村級計生統(tǒng)計員等工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立起月考季評年累積的獎懲制度，堅持常抓不懈，緊而不松，從計生檔案的收集、上報、整理、入檔存檔都要做到統(tǒng)一要求，統(tǒng)一標準，操作規(guī)范，準確及時。同時，還要建立聯(lián)絡(luò)服務(wù)制度，暢通反饋渠道，鎮(zhèn)村級的計生檔案管理人員要定期與計生服務(wù)對象溝通，以取得準確的第一手計生狀況資料。另外，建立收集整理建檔卡的時間制度，確保每個單位當日的資料不漏收，月報之前統(tǒng)計好，做到上報及時，統(tǒng)計準確，只有這樣，計生檔案才能完整安全。
三、樹立法制意識，強化檔案管理。檔案管理人員須有“檔案重于泰山”、責任大于天的思想，在實際操作中，往往會出現(xiàn)一些個別抽檔、改檔乃至毀檔的現(xiàn)象，這就要求我們工作人員必須保持清醒的頭腦，從根底入手，明察暗訪，真抓實干，不徇情枉法，杜絕此類事情的發(fā)生，以保持計生檔案工作的純潔性，以達到檔案入檔、存檔的準確性，完整性與安全性。
總而言之，計生檔案的管理工作，不是件隨隨便便就可以做好的事情，來不得半點草率馬虎，只有將工作方向細而又細，認真對待每一點，每一步才會達到理想的效果。
Abstract:Todaywhichmanagesintheimplementationscientificstylemicrocomputer,carriesonreasonablytherefinementoperationtothebirthcontrolfile,isthenowadaysrecordsmanagementworkurgentmatter.Articleunioncurrentpresentsituation,fromresponsibilitybright,thesystemrefinement,managesaspectsandsoonstrengtheningtoobtain,tohopethatcanmakethebeneficialdiscussionwitheverybody.
keyword:Birthcontrolfile;Recordsmanagement;Refinement;Legalsystemconsciousness;Restraint
計生檔案，縱掛橫聯(lián)，牽扯到千家萬戶。在實施科學化微機管理的今天，加強計生檔案的細化管理工作，對于有效地進行宏觀調(diào)控與微觀操作，處理好工作中的突發(fā)問題與遺留問題，都有著重要的不可或缺的導向作用與依據(jù)作用。
計生檔案的管理工作，也經(jīng)歷了由手工檔簿到微機管理的過程，即由原始的粗劣而簡單的手工報表到先進的具有科學化的電腦操作，這期間的些許酸楚與艱辛、迷惘與探索，筆者曾于二十世紀末期《中國人口報》上以《走科學化微機管理的道路》為題闡述過自己的拙見。而今，實施微機管理檔案的工作已有十個年頭，人們從茫然中走出迷惘，進行了大量的有益探索，逐漸地由不熟知、不適應(yīng)變?yōu)檎J識到位、得心應(yīng)手。各級部門領(lǐng)導，各個層面的工作人員也從思想的根本上認知了計生檔案工作在計劃生育中的重要性，把檔案管理工作作為一項重要的工作內(nèi)容。明確專人，落實責任，加強管理，實現(xiàn)了計生檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，有效地保證明人了工作的正常運轉(zhuǎn)。
然而，我們也不難看到，目前的計生檔案管理工作還存在著一些不盡人意的地方。諸如，在職責明化，制度細化，管理強化等方面還有不少值得探討的東西，下面就本人在幾年來的管理工作中所持的一些做法歸納幾點不成熟的見解，以與同行共同商榷與探索。
一、明確檔案管理工作的目的與任務(wù)。確保檔案的及時性完整性與安全性，是檔案管理人員的基本職責與任務(wù)，也是檔案管理工作的主要目的。在這方面我重點抓住了“四不”“三聯(lián)”“二要”“一保證”等逐一加以落實。“四不”即確保檔案不損壞，不丟失，不零散，不混亂；“三聯(lián)”即聯(lián)絡(luò)其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)，聯(lián)絡(luò)其他行業(yè)，聯(lián)絡(luò)村級基層組織，以防漏統(tǒng)漏報；“二要”即要工作經(jīng)常化，持之以恒，要規(guī)范計生網(wǎng)絡(luò)的基本體系；“一保證”即保證計生檔案萬無一失。
二、完善工作制度，加強規(guī)范約束。檔案管理工作，是人口計生工作的樞紐，建檔不易，管檔也十分繁雜。這就需要制定一套完善的工作制度，加以規(guī)范約束。
多年來的實踐告訴我們，要保證鎮(zhèn)處計生檔案的準確無誤，就要首先抓好包片計生干部與村級計生統(tǒng)計員等工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立起月考季評年累積的獎懲制度，堅持常抓不懈，緊而不松，從計生檔案的收集、上報、整理、入檔存檔都要做到統(tǒng)一要求，統(tǒng)一標準，操作規(guī)范，準確及時。同時，還要建立聯(lián)絡(luò)服務(wù)制度，暢通反饋渠道，鎮(zhèn)村級的計生檔案管理人員要定期與計生服務(wù)對象溝通，以取得準確的第一手計生狀況資料。另外，建立收集整理建檔卡的時間制度，確保每個單位當日的資料不漏收，月報之前統(tǒng)計好，做到上報及時，統(tǒng)計準確，只有這樣，計生檔案才能完整安全。
三、樹立法制意識，強化檔案管理。檔案管理人員須有“檔案重于泰山”、責任大于天的思想，在實際操作中，往往會出現(xiàn)一些個別抽檔、改檔乃至毀檔的現(xiàn)象，這就要求我們工作人員必須保持清醒的頭腦，從根底入手，明察暗訪，真抓實干，不徇情枉法，杜絕此類事情的發(fā)生，以保持計生檔案工作的純潔性，以達到檔案入檔、存檔的準確性，完整性與安全性。
總而言之，計生檔案的管理工作，不是件隨隨便便就可以做好的事情，來不得半點草率馬虎，只有將工作方向細而又細，認真對待每一點，每一步才會達到理想的效果。
1實現(xiàn)電子學籍檔案的核對功能
學生在入學之后都會給新生進行學籍注冊。以前，學生的學籍信息都是經(jīng)過人工手寫的，信息在謄錄的過程中容易出現(xiàn)錯誤。實現(xiàn)電子學籍檔案的核對功能是學校信息化管理的一種途徑?，F(xiàn)在，學生在校園網(wǎng)上登錄自己的學號信息進行查看，便可核對自己的學籍注冊信息。這樣可以保證每個學生注冊信息的正確，能夠保障學生的權(quán)益，減少老師的校對工作量。實現(xiàn)電子學籍檔案的核對功能，是未來幾年學校的學籍檔案管理需要加強的工作。學生入學時注冊的信息數(shù)據(jù)不是一成不變的。隨著家庭、戶籍、父母單位的變動、電話的更改等多方面的變動，學生的學籍信息也應(yīng)該做到及時地調(diào)整更改。為了能夠及時掌握學校學生信息的變動情況，學校的學籍管理應(yīng)該實行期報制度:即各學校學籍管理部門要將前一階段學生變動情況生成數(shù)據(jù)庫信息，每學年的第一學期和第二學期的開學前，將學生的學籍信息重新核對檢查，并將新的注冊信息報送到教育局相關(guān)的部門，進行必要的數(shù)據(jù)更新和維護。不但方便了學生信息的查詢，也方便了學校對學生信息的及時了解。
2學校要建立健全信息化管理制度
學校的管理需做到依法管理，才能有序地實現(xiàn)學籍信息的準確性和真實性。在某些管理制度不健全的學校，會出現(xiàn)冒名頂替他人學籍信息的狀況，這會對被頂替的學生產(chǎn)生不公正的影響，甚至影響到他人今后的升學問題。在學生學籍檔案的信息化管理中，學校應(yīng)該堅持依法管理，規(guī)范管理?？芍贫ㄏ嚓P(guān)的制度來“有法可依”，有些學校已經(jīng)制定了《信息采集錄入制度》《學生信息查詢制度》《協(xié)調(diào)與保障制度》等。學校應(yīng)該讓專門的人來負責學籍管理的相關(guān)工作，建立健全學生學籍電子檔案的相關(guān)制度，對學生的學籍檔案應(yīng)該妥善保存甚至備份，不得擅自填寫、更改和公開學生的個人學籍信息。學校也不能隨意調(diào)整學籍管理人員。如果由于特殊情況確實需要調(diào)整工作人員，也應(yīng)該上報教育局的相關(guān)部門。學籍管理要制定相關(guān)的制度，并且要嚴格依法實施。這是對學校的要求，也是對學生和家長的要求。在學生辦理轉(zhuǎn)學、復學、升學等手續(xù)時，家長應(yīng)該按照學校的正常程序辦理學籍檔案的轉(zhuǎn)移。學校建立健全的信息化管理制度能夠保證學生學籍信息的安全性;能夠推進學校學籍管理工作的高效運轉(zhuǎn);能夠減少或避免學生學籍信息的遺漏等。
3設(shè)置專門的檔案信息管理人員
電子學籍檔案的信息化管理是一項實踐性極強的工作。每個同學的檔案都需要進行信息化管理，這是一項復雜的工程。所以，需要多人才可以完成。學校通過設(shè)置專門的學籍檔案信息管理人員，分工明確，各司其職，共同完成相關(guān)的檔案管理工作。學籍檔案的信息管理人員要經(jīng)過培訓，熟悉計算機電子技術(shù)，保證高效率地完成工作任務(wù)。要根據(jù)任務(wù)分配將學籍檔案的信息管理分配到相關(guān)崗位，具體的崗位負責不同的具體事務(wù)。針對學生的就學狀況，學籍管理人員應(yīng)及時地做好審核、轉(zhuǎn)檔、交接等相關(guān)工作?，F(xiàn)階段，中學生的學習往往隨著家庭的變動而變動。父母的工作一旦變動，學生就可能會出現(xiàn)轉(zhuǎn)學的狀況。關(guān)于學生的學籍檔案問題，在學生開學的時候，學校的相關(guān)人員應(yīng)該給學生作相關(guān)的介紹。而在很多學校，這種學籍知識應(yīng)該讓學生有所了解，以免在轉(zhuǎn)學、休學、復學的情況下不知所以。專門的學籍檔案信息管理人員在工作時應(yīng)該做到以下幾點:信息的管理人員要有責任心，學籍的錄入、整理和歸檔是一項復雜的工作，管理人員應(yīng)該認真、仔細、切不可馬虎;信息管理人員在經(jīng)過相關(guān)的培訓之后，能熟練操作計算機，保證工作的質(zhì)量;信息管理人員要對所有學生的學籍檔案進行分類，按照年級和學號進行標注，以便于查閱，必要時要備份信息;信息管理人員要對學校的學籍信息管理系統(tǒng)進行經(jīng)常的維護。
4結(jié)語
教育是國家大計，是關(guān)乎國家人才培養(yǎng)的最關(guān)鍵手段。學校的教學管理和信息化管理必須得到重視。學生的學籍管理制度在目前的中學中還并不是十分健全，針對信息化管理這一塊，學校和教育的相關(guān)部門還有很多工作要做。
作者:甘露 單位:重慶市酉陽第二中學校
高校學生戶籍檔案管理的工作作為高校保衛(wèi)工作的一個有機組成部分，是高校畢業(yè)生就業(yè)的一項重要構(gòu)成要素。同時，搞好高校學生戶籍檔案管理工作，還能為社會的安定團結(jié)作出一定的貢獻。如何做好高校學生戶籍檔案管理工作、如何改善高校學生戶籍檔案管理，以適應(yīng)社會發(fā)展的需要，成為目前必須面對的問題。
一.景德鎮(zhèn)陶瓷學院學生戶籍檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題
1958年，中國迄今為止唯一的一所陶瓷高等學府——景德鎮(zhèn)陶瓷學院就在這座千年古鎮(zhèn)誕生了，從而翻開了中國陶瓷高等教育的新篇章?，F(xiàn)在，學院設(shè)有材料科學與工程學院、陶瓷美術(shù)學院、設(shè)計藝術(shù)學院、機械電子工程學院、工商學院、信息工程學院、人文社科學院、成人教育學院、科技藝術(shù)學院和思想政治理論課教學科研部等10個院部近40個專業(yè)，有碩士、本科、高等職業(yè)技術(shù)教育等多層次的培養(yǎng)形式，并向海外招收攻讀學士學位和碩士學位的留學生。截止2012年3月，有在校本?？?、研究生、留學生共計15000多人，戶籍檔案在校的在1萬左右。
通過景德鎮(zhèn)陶瓷學院保衛(wèi)處全體人員的共同努力，學校的學生戶籍檔案管理工作從無到有、從簡單到細致、從單一到全面，逐步發(fā)展起來，取得了一定得成績。但是，與兄弟院校的學生戶籍檔案管理工作相比，還存在許多的不足和問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
1、缺少科學的管理方法
目前，景德鎮(zhèn)陶瓷學院的學生戶籍管理還處于比較初級的階段，雖然嚴格按照《檔案法》和公安部門有關(guān)戶籍本文由收集整理管理的法規(guī)來進行，但是管理方式、管理手段和管理技術(shù)都比較落后，學生的戶籍資料還是以戶籍卡片和簡單的excel電子表格的形式存管，至今沒有實現(xiàn)與景德鎮(zhèn)市新廠派出所管理系統(tǒng)的完全對接。導致在查詢和檢索學生戶籍檔案和信息時，如補辦身份證、查詢原始戶籍資料等，辦理人要先到學校新校區(qū)戶籍室查詢，沒有的話，還要到老校區(qū)進行查詢，如再無的話，則再到景德鎮(zhèn)市新廠派出所查詢手工檔案底存；即便是在學校新校區(qū)一次性查詢到，也仍需到老校區(qū)開具相關(guān)手續(xù)再到新廠派出所辦理最后的手續(xù)，整個辦理的過程十分繁瑣，且需要在多個地點往返和詢問，費時費力。
2、沒能適時完善管理制度
如今，學生戶籍檔案管理工作中不斷出現(xiàn)新的變化，首先，我國現(xiàn)行的大中專院校學生戶籍管理辦法規(guī)定與前幾年的已經(jīng)有了質(zhì)的變化，新生入學時，可以不在原籍辦理戶口遷移，上學期間，學生戶籍檔案不在學校，畢業(yè)時也無需再遷出；其次，景德鎮(zhèn)陶瓷學院的在校生規(guī)模與前幾年相比呈現(xiàn)倍數(shù)遞增的趨勢，相應(yīng)的戶籍檔案的管理工作量也大量增加；第三，由于各種原因轉(zhuǎn)學、退學、休學、開除的學生也逐年呈現(xiàn)上升態(tài)勢，其戶籍檔案的清退和保管工作有一定的難度；第四，許多的畢業(yè)生在戶籍檔案掛靠學校2年后沒有及時遷移，導致管理工作壓力增加等。以上情況都要求工作中的管理制度相應(yīng)作出調(diào)整，如在學生入學前，除了在入學通知中重點標注戶籍遷移實行自愿原則之外；將是否進行戶籍遷移對大學生將來畢業(yè)、就業(yè)、工作等的優(yōu)缺點進行對比列表；尤其是戶籍遷移后，大學生的城市戶籍身份是無法回轉(zhuǎn)為農(nóng)村戶籍身份，因而可能喪失很多惠農(nóng)政策的優(yōu)惠；以供學生和學生家長綜合考慮，這樣將在很大程度上扭轉(zhuǎn)農(nóng)村籍學生“跳龍門”的戶籍概念。而景德鎮(zhèn)陶瓷學院的學生戶籍檔案管理制度還是上個世紀制定的，沒有及時根據(jù)當前的工作環(huán)境的變化適時作出調(diào)整和完善。
3、全程化管理程度低淺
高校學生戶籍檔案的管理過程大致可以分為以下幾個環(huán)節(jié)：入學檢查，入戶審批，查詢、補辦、檢索等，畢業(yè)檢查派遣。在第一、二個環(huán)節(jié)上，景德鎮(zhèn)陶瓷學院的學生戶籍檔案管理已經(jīng)完全到位，而在學生戶籍檔案入戶的過程中以及在校期間的查詢等，尤其是畢業(yè)后的查詢、補辦等環(huán)節(jié)還處于比較低淺的水平階段，甚至有的環(huán)節(jié)還處于缺失狀態(tài)，不能更好的服務(wù)于在校生和畢業(yè)生。以往離校2年以上的學生需要調(diào)出個人戶籍檔案，由于學生個人不清楚自己離校時戶籍的去向，也不清楚應(yīng)該如何查詢和辦理。往往是先詢問之前的班主任或熟悉的老師，由其代為去學工處畢業(yè)分配辦公室和保衛(wèi)處戶籍管理詢問。而畢業(yè)2年以上學生的戶籍檔案在新校區(qū)是無法查詢，既無電子檔案又無紙質(zhì)檔案，故要回到老校區(qū)保衛(wèi)處；老校區(qū)主管該項工作的人員不是只承擔此項工作，若因其他事項外出，則使得查詢?nèi)嘶蜣k理人無法及時查詢和辦理。這樣的非全程化管理不僅不利于學生戶籍的日常管理，也不利于非正常未調(diào)離戶籍檔案的清理，導致戶籍檔案越壓越多，管理成本和問題增加。
4、不能及時創(chuàng)新管理
高校學生戶籍檔案的管理如何適應(yīng)當前大學生就學和就業(yè)的需要是景德鎮(zhèn)陶瓷學院還沒有全面思考的問題，因此在創(chuàng)新方面就更談不上。如新校區(qū)處于浮梁縣湘湖鎮(zhèn)，而戶籍管理又歸屬于珠山區(qū)新廠派出所，辦理相關(guān)工作需要先在新校區(qū)確認相關(guān)基本手續(xù)后，再到新廠派出所辦理后續(xù)的手續(xù)，給學生以及學校戶籍檔案管理工作人員帶來一定的麻煩。如能在管理屬地和權(quán)限上申請由新廠派出所托管至湘湖鎮(zhèn)派出所，則能有效的化解這一問題。又如景德鎮(zhèn)陶瓷學院的學生戶籍檔案管理科設(shè)在保衛(wèi)處，而學生人事檔案管理設(shè)在招生就業(yè)處，如能實現(xiàn)類似政府辦證大廳的辦公模式，將學生戶籍檔案和人事檔案的辦理設(shè)立聯(lián)合辦公室，將有效提高管理效率和辦事效率，也能更好的為廣大學生服務(wù)。
二.對景德鎮(zhèn)陶瓷學院學生戶籍檔案管理改革的思考
基于以上工作中存在的問題，借鑒兄弟院校的成功經(jīng)驗，結(jié)合景德鎮(zhèn)陶瓷學院學生戶籍檔案管理的情況，做出如下的思考：
1、加強高校學生戶籍檔案管理政策的宣傳
為了讓學生便于自己戶籍檔案的遷移和相關(guān)利益的維護，一定要通過各種形式來加大對其的政策宣傳，讓條件成熟的學生不用將戶籍檔案遷移到學校，這樣可以減少由于遷移過程的程序帶來的錯誤而影響其戶籍檔案的管理。所以，景德鎮(zhèn)陶瓷學院保衛(wèi)處戶籍管理科應(yīng)主動與招生畢業(yè)處直接聯(lián)系，在招生宣傳材料、新生報道須知、學生離校須知等材料上，通過紙質(zhì)和網(wǎng)絡(luò)等形式，對學生和學生家長宣傳高校學生戶籍檔案管理政策，告之學生及其家長在不同的情形下，遷移戶籍檔案到學校是否有利于學生的利益；遷移過程中的主要程序和辦理注意事項；在校期間遇到不同的情形需要戶籍檔案證明和查詢等，如何辦理；畢業(yè)時如何辦理戶籍檔案的掛靠和遷移等，讓學生及家長全面認識和了解我校對學生戶籍檔案的管理工作。
2、逐步運用信息化管理的方式方法
在依法嚴管的同時，一定講究科學管理?？茖W有效的管理，不但是高校學生戶籍檔案工作順利進行的必要條件，而且也是提高工作效率和服務(wù)水平的有效途徑?？芍鸩綄ΜF(xiàn)有的戶籍檔案管理工作實現(xiàn)電子化管理，將每年新進的學生戶籍檔案必須實現(xiàn)紙質(zhì)檔案掃描入檔，并借助學校信息工程學院的師資力量，開發(fā)自用性的學生戶籍檔案管理系統(tǒng)，將學生紙質(zhì)檔案的內(nèi)容進行實時的錄入，這樣可以保證紙質(zhì)戶籍、掃描戶籍、戶籍電子信息系統(tǒng)的三位一體，以提高工作效率。另外，在日常工作中，將之前積壓的戶籍檔案按照學生畢業(yè)的年份，逐年電子化，改變現(xiàn)有戶籍檔案案卷目錄和卡片目錄的單一化，逐步使學生戶籍檔案管理走上現(xiàn)代化的軌道。
3、建章立制，規(guī)范管理
（1）收集制度
新生在到校報到的過程中往往會出現(xiàn)材料不全或材料遺失等情況，當前還出現(xiàn)了冒名頂替入學、學生戶籍遷移證和身份證信息不一致等情況，這些都使得學生戶籍建檔工作遇到一定得難度。因而必須有嚴格的收集制度來保證所收集的學生檔案是真實可靠的，如果這第一步?jīng)]有做好，勢必影響到后面各個環(huán)節(jié)工作的正常開展。為此，諸如增加新生班主任作為兼職檔案管理員的制度，可以用以在收集環(huán)節(jié)來加強對檔案識別的力度。
（2）立檔和整檔制度
結(jié)合景德鎮(zhèn)陶瓷學院學生戶籍檔案管理工作的特點，可以以學年度來分階段實施相應(yīng)的立檔和整檔管理。學年初，對新生進行立檔，實行分學年度按院系分卷建檔制度，學年末，對本屆畢業(yè)生的畢業(yè)生分配名冊、戶口遷移證存根、常住人口登記表等整理歸檔。另外，每個學期期間，對中途退學、轉(zhuǎn)學者的戶籍檔案進行及時的整理，注明時間、去向以及原因，以備查考。
（3）使用制度
在具體的工作中還常遇到學生需要戶籍檔案辦理相關(guān)事宜的情況，甚至包括在校期間臨時要遷移戶籍檔案回原籍等情況，所以加強使用制度的建立非常必要。尤其是學生出國深造、畢業(yè)后需要結(jié)婚生子或是貸款買房、考公務(wù)員等的需要，學?？梢栽谑褂眠^程中開設(shè)“綠色通道”，為學生提供使用上的便利。
4、加強全程化管理
在入學檢查、入戶審批、畢業(yè)檢查派遣等環(huán)節(jié)之外，加強查詢、補辦、檢索等環(huán)節(jié)的工作，利用各種政策條件和技術(shù)手段，實現(xiàn)在景德鎮(zhèn)陶瓷學院新老校區(qū)內(nèi)，學生戶籍檔案辦理、查詢、辦理等的“一站式”管理，強化全程化管理。如在新校區(qū)戶籍管理科設(shè)置遠程身份證辦理系統(tǒng)，由學校戶籍管理人員對學生進行基本的確認和照片拍攝，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸照片和相關(guān)基本信息到新廠派出所的服務(wù)平臺，減少辦證學生來回辦理的時間，也減少辦理資料的丟失和錯誤的概率。
在高校，每一個學生都有自己的成績單，都要提交一份自己的畢業(yè)論文（少數(shù)專業(yè)學生沒有畢業(yè)論文要求）。學生課程成績與畢業(yè)論文是反映教學效果和質(zhì)量的重要檔案資料，兩類檔案資料的顯著共性特征是學生身份信息唯一和明確具體，體現(xiàn)在每位學生的學號具有唯一性。在教學進程中，這兩類檔案資料的時間屬性也很明確，學生課程成績每學期都有記載，畢業(yè)論文在本科學制最后一學期提交歸檔。此外，學生課程成績具有私密性、調(diào)用頻率高等特性；畢業(yè)論文屬于學生科研成果，成果歸屬權(quán)清晰，學校有對成果進行使用的權(quán)利，除保密論文外，一般畢業(yè)論文均具有開放性，可供其他人和機構(gòu)查詢。畢業(yè)論文還具有頁碼多、圖表字數(shù)多等特點，紙質(zhì)檔案占據(jù)較大的保存空間。歸納和理解學生課程成績和畢業(yè)論文檔案資料特點，是開展檔案管理和編研工作的基礎(chǔ)。
二、以身份信息為支點的檔案組卷及雙重管理
傳統(tǒng)的常用的成績檔案和畢業(yè)論文檔案組卷方法是采用入學年度與院系別（專業(yè)）相結(jié)合如組卷方法，或者采用以畢業(yè)年與院系別（專業(yè)）相結(jié)合的組卷方法。例如：××學校××級××院系（專業(yè)）學生成績冊（畢業(yè)論文），××學校××屆××院系（專業(yè)）學生成績冊（畢業(yè)論文）。由于受到院系、專業(yè)調(diào)整和更名的影響，受到辦學模式多樣化的影響，受到學分制和學籍異動等影響，這種組卷方法具有一定的弊端[4]。
就目前高校教學檔案管理的實際而言，學生成績和畢業(yè)論文一般都采用了紙質(zhì)檔案和電子檔案雙重管理，但這種雙重管理還存在不少問題。例如：學生成績電子檔案一般依托高校教務(wù)管理部門的教務(wù)管理信息系統(tǒng)，學校檔案館無權(quán)調(diào)閱；學生成績電子檔案雖然采用了學號查詢?nèi)肟?，系統(tǒng)也具有一般的統(tǒng)計匯總功能，但對學生課程成績的統(tǒng)計分析功能開發(fā)的軟件還遠遠不夠，難以滿足教學管理的較高級需求；畢業(yè)論文電子檔案一般是做成光盤，或者簡單存貯在院系教學管理工作者計算機硬盤中，不利于長期保存、擴充內(nèi)容和查詢?yōu)g覽。這說明，目前的所謂教學檔案雙重管理還僅僅是初步的、分離的檔案保存，不能充分體現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理各自的優(yōu)勢，不能滿足檔案管理的要求和用戶服務(wù)需求。
因此，建立以學生身份信息為支點的檔案組卷及雙重管理值得深入探索。朱惠鈺，劉美娟（2001）提出，在新生入學時候，教務(wù)管理部門可以建立一個學號姓名及身份證號對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)使用學號或身份證二選一的查詢方式。以學號為支點組織成績檔案，形成的案卷題名為：××學校學生成績總冊（學號范圍），把學號與檔號一起貼在案卷脊背上排架，一目了然，有利于快速準確調(diào)檔[4]。同時在教務(wù)管理信息系統(tǒng)中，建立以學號或身份證入口的查詢界面，在主字段學號目錄后面，添加更多的其他信息子目錄，例如：姓名、院系、專業(yè)、學期、班級、課程名稱、課程性質(zhì)、授課教師等，充分實現(xiàn)多維學生課程成績數(shù)據(jù)分析的功能，為做好檔案編研工作打下基礎(chǔ)。譚玲玲等（2009）把整個學生成績檔案信息化管理分為五大功能模塊，即成績錄入、成績查詢、成績修改、成績分析、成績輸出，每一個功能模塊下面又設(shè)立若干子模塊，共計11個子模塊[5]。在畢業(yè)論文電子檔案信息化管理過程中，楊煥海（2007）提出了基于web的高校畢業(yè)論文檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計方案，對系統(tǒng)分析與結(jié)構(gòu)、關(guān)鍵技術(shù)，以及系統(tǒng)實現(xiàn)進行了論述，提出的系統(tǒng)具有錄入、修改、查詢、瀏覽、編審、檢索和匯總等功能[6]，該畢業(yè)論文電子檔案管理信息系統(tǒng)也是基于學生學號關(guān)鍵身份識別信息而建立起來。以學生身份信息為支點，可以把紙質(zhì)檔案和電子檔案對應(yīng)聯(lián)系起來，實現(xiàn)雙重管理。同時，利用計算機網(wǎng)絡(luò)信息的強大技術(shù)，可以最大限度地體現(xiàn)教學檔案的價值。
三、學生成績與畢業(yè)論文檔案的編研要點
檔案編研工作是檔案部門以館藏檔案為主要對象，以滿足社會利用的需要為主要目的，在科學研究的基礎(chǔ)上，編輯史料，編寫參考資料，參加編史修志及撰寫專門著作的工作。它是一種主動提供或報道檔案信息，為學校和社會服務(wù)的形式。檔案編研工作是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，是充分開發(fā)檔案信息的有效手段。高校檔案編研工作應(yīng)立足于服務(wù)學校，做好選題規(guī)劃，體現(xiàn)學校特色[7]，對于反映教學效果和教學質(zhì)量的學生成績和畢業(yè)論文，學校和院系檔案管理工作者可充分利用紙質(zhì)檔案和信息化電子檔案，選擇一些關(guān)鍵選題，開展教學檔案編研工作，供教學管理者和教師參考，便于了解教學質(zhì)量狀態(tài)，進一步改進教學工作，加強高校內(nèi)部教學質(zhì)量監(jiān)控。例如：對于學生課程成績，可選擇的編研題目有全校公共課大學英語、高等數(shù)學、計算機基礎(chǔ)等課程的一次性考試通過率；英語四級六級通過率；班級大面積不及格課程分析；學生學籍異動警示分析等。對于學生畢業(yè)論文，可選擇的編研題目有結(jié)合教師科研和生產(chǎn)實際題目的比例；歷年選題的重復情況分析；不同職稱教師指導學生人數(shù)情況分析；本科畢業(yè)論文質(zhì)量分析等。
學生課程成績和畢業(yè)論文是重要的教學檔案資料，是學生學習歷史的記載。對其開展科學管理和編研工作，不僅有利于實現(xiàn)一般的快速查詢功能，還能實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和信息化的電子檔案優(yōu)勢互補，彌補檔案管理中存在的不足之處，充分挖掘和利用該類檔案的價值，便于為用戶提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)，為改進教學和教學管理，提高教學質(zhì)量提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。
參考文獻：
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