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時(shí)間：2022-08-01 06:42:23
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【論文關(guān)鍵詞】教學(xué)檔案規(guī)范化管理
高等學(xué)校教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐中形成的對(duì)學(xué)校有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等材料,其內(nèi)容非常豐富。高校的教學(xué)檔案從一定程度上來(lái)講它是反映學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)志。是學(xué)校教學(xué)工作的真實(shí)記錄,高等學(xué)校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理是提高高校教學(xué)質(zhì)量的重要保障,故加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理勢(shì)在必行。
1系部教學(xué)檔案的內(nèi)容
(1)綜合類:主要有上級(jí)教育主管部門下達(dá)的有關(guān)文件;學(xué)院規(guī)劃實(shí)施計(jì)劃、教學(xué)要點(diǎn)、教學(xué)工作會(huì)議的記錄、簡(jiǎn)報(bào)等材料;學(xué)院制定的各種教學(xué)制度、規(guī)定、辦法、條例以及教學(xué)工作的文件;教改項(xiàng)目的立項(xiàng)報(bào)告;教學(xué)工作的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析資料;每學(xué)期評(píng)教評(píng)學(xué)的相關(guān)材料及教學(xué)檢查的記錄、總結(jié)。
(2)教學(xué)管理類:教師教學(xué)有關(guān)規(guī)程、教學(xué)工作檢查、評(píng)估有關(guān)材料;教師教學(xué)任務(wù)安排及開(kāi)課有關(guān)資料、教師教學(xué)情況調(diào)查表、教學(xué)質(zhì)量檢查、師資建設(shè)規(guī)劃、實(shí)施情況,教師進(jìn)修培訓(xùn)材料;學(xué)籍管理材料;學(xué)籍變更材料;課程安排表、學(xué)年校歷。
(3)教學(xué)業(yè)務(wù)類:重點(diǎn)課程及一般課程建設(shè)的規(guī)劃、實(shí)施方案、總結(jié)等有關(guān)材料;培養(yǎng)方案、課程標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)進(jìn)度計(jì)劃、教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)日志等有關(guān)資料;教材建設(shè)、教師自編或主編教材及使用教材的目錄;教師制作的CAI課件等資料;優(yōu)秀教師講課的典型教案、教學(xué)模型、標(biāo)本,青年教師教學(xué)比武材料;教學(xué)實(shí)習(xí)有關(guān)材料;各種考試試卷及試卷分析材料;學(xué)生的畢業(yè)論文及評(píng)審意見(jiàn);學(xué)生在校期間發(fā)表的論文和獲獎(jiǎng)有關(guān)資料,考研相關(guān)材料;教師業(yè)務(wù)檔案;教學(xué)儀器設(shè)備材料等。
(4)教學(xué)研究類:各類教改項(xiàng)目及科研課題的立項(xiàng)申請(qǐng)書、實(shí)施計(jì)劃、成果及總結(jié)以及獲獎(jiǎng)的申報(bào)材料和獎(jiǎng)狀;獲院級(jí)以上的教學(xué)成果類的申報(bào)材料及獎(jiǎng)狀;教師發(fā)表的教學(xué)研究論文目錄。
2教學(xué)檔案的特點(diǎn)
教學(xué)檔案是教學(xué)活動(dòng)的客觀反映和總結(jié),故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點(diǎn):
(1)內(nèi)容廣泛:一方面學(xué)校辦學(xué)規(guī)模越來(lái)越大,招生形式越來(lái)越多樣化,辦學(xué)領(lǐng)域不斷拓寬,新學(xué)科、新專業(yè)不斷涌現(xiàn),使得教學(xué)檔案的內(nèi)容也越來(lái)越廣泛;另,教學(xué)內(nèi)容越來(lái)越豐富,高校除了設(shè)置相應(yīng)的德、智、體幾方面的課程外,隨著專業(yè)的增多,多學(xué)科互相滲透、交差不斷加強(qiáng),使的教學(xué)內(nèi)容多學(xué)科性越來(lái)越明顯,與之相適應(yīng),檔案材料也越來(lái)越豐富。
(2)材料來(lái)源較分散:高校教學(xué)檔案來(lái)源于上級(jí)主管部門和學(xué)校兩級(jí)教務(wù)教學(xué)活動(dòng),即有上級(jí)和學(xué)校下發(fā)的有關(guān)教育教學(xué)的有關(guān)文件,又有主管教學(xué)的教務(wù)部門形成的關(guān)于教學(xué)改革、培養(yǎng)方案、培養(yǎng)目標(biāo)、學(xué)科設(shè)置、課程安排等方面的材料,同時(shí)還有系部在日常教學(xué)中形成的教學(xué)檔案。
(3)歸檔時(shí)間不同:文書檔案是按年度歸檔,而教學(xué)檔案是按學(xué)年度進(jìn)行歸檔的,歸檔時(shí)間從上一年的9月1日到當(dāng)年的8月31日。
(4)高校的教學(xué)檔案統(tǒng)一按國(guó)家教委辦公廳的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》進(jìn)行。
3教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題
(1)材料收集較困難:因部分教學(xué)人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足,認(rèn)為教學(xué)科研成果是自己在教學(xué)過(guò)程中取得的,應(yīng)該由自己來(lái)管理,擔(dān)心材料會(huì)遺失,或擔(dān)心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對(duì)上交檔案材料有抵觸情緒,使的收集起來(lái),有一定困難。
(2)系一級(jí)的管理困難:由于系部無(wú)專門的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學(xué)秘書兼著,由于有些教師不配合,就會(huì)造成資料的不完整和檔案材料的不延續(xù)性。加上有些系部認(rèn)為系部的主要工作是教學(xué),對(duì)檔案材料只要用時(shí)有就可以了,無(wú)須按什么規(guī)則整理歸檔,導(dǎo)致教學(xué)檔案整理、分類缺乏統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),使得教學(xué)檔案整理、分類缺乏系統(tǒng)性與關(guān)聯(lián)性。
(3)資金緊缺:系部收集到的材料并不能馬上移交,因經(jīng)費(fèi)不足有些系部連一個(gè)像樣的檔案柜都沒(méi)有,故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時(shí)間無(wú)處可放,容易遺失而選成檔案材料的遺失。
(4)人員緊缺:一般高校系部都無(wú)專職檔案管理員,由教學(xué)秘書兼任,而教學(xué)秘書的主要精力在教學(xué)上,加上大部分沒(méi)有受過(guò)檔案專業(yè)培訓(xùn),因而少有精力去將教學(xué)檔案收集整理完整,這樣將造成教學(xué)檔案整理分類缺乏系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性,致使移交到檔案館的材料不規(guī)范,給今后的利用工作帶來(lái)極大的不便。
4加強(qiáng)教學(xué)檔案的規(guī)范化管理
(1)從系部教學(xué)檔案管理方面存在的問(wèn)題出發(fā),各系部由于檔案工作規(guī)范化程度低,管理不到位,系、教研室兩級(jí)檔案管理、存檔部門職責(zé)不明,歸檔機(jī)制不健全,導(dǎo)致文件材料重復(fù)歸檔、不歸檔、漏歸檔現(xiàn)象較為普遍,亟需在科學(xué)劃分系部檔案類目的基礎(chǔ)上,明確系、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責(zé),加強(qiáng)對(duì)系、教研室檔案工作的指導(dǎo)和對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),定期開(kāi)展對(duì)系部、教研室檔案工作的指導(dǎo)與業(yè)務(wù)培訓(xùn),定期開(kāi)展對(duì)系部檔案工作的督查,提高信息服務(wù)的針對(duì)性與實(shí)用性,加速高校檔案信息化建設(shè)。
(2)檔案材料應(yīng)當(dāng)隨時(shí)收集、隨時(shí)整理檔案工作應(yīng)當(dāng)形成一種周期性的自查、自評(píng)、整改和自建的長(zhǎng)效機(jī)制,以此為檔案管理日常運(yùn)作機(jī)制提供質(zhì)量上的監(jiān)控與保證,避免把問(wèn)題都積壓到一件中心工作來(lái)臨前倉(cāng)促解決。
(3)完善檔案制度建設(shè),據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和本校的具體情況制定統(tǒng)一的檔案管理辦法和分類體系,使檔案分類走上統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化。
(4)歸檔要求:凡需歸檔的教學(xué)文件材料,必須遵循教學(xué)文件材料的自然形成規(guī)律,保持歸檔材料之間的聯(lián)系,據(jù)便于保管和利用的原則進(jìn)行系統(tǒng)整理;盡量采用原件,規(guī)格相對(duì)統(tǒng)一;一般用計(jì)算機(jī)打印,不能打印的則要求用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫,字跡要工整,圖文清晰,并裝訂成冊(cè),以利長(zhǎng)期保存;教學(xué)檔案材料一般要求長(zhǎng)期保存。教學(xué)日歷、教學(xué)任務(wù)書、課程安排表、學(xué)生實(shí)習(xí)有關(guān)材料、教學(xué)檢查座談?dòng)涗?、?tīng)課記錄、學(xué)生畢業(yè)論文(設(shè)計(jì))、各種考試試卷、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等則要求保存五年以上;教學(xué)檔案管理人員應(yīng)于每學(xué)期期末對(duì)本單位的教學(xué)檔案進(jìn)行及時(shí)的清理與歸檔。立卷人應(yīng)按文件材料自然形成的規(guī)律和便于利用的要求,進(jìn)行系統(tǒng)整理、組卷、并編頁(yè)號(hào)、卷號(hào)(盒號(hào)),填寫卷內(nèi)目錄、備考表,擬定案卷標(biāo)題,注明密級(jí)和保管期限,并于每學(xué)年度結(jié)束后對(duì)所有教學(xué)檔案進(jìn)行匯總,裝訂后,按學(xué)年度排列進(jìn)柜管理存檔。
(5)收集工作必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則,遵循教學(xué)檔案的自然形成規(guī)律,按歸檔范圍分類收集;必須保證歸檔教學(xué)文件材料收集的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性、系統(tǒng)性;所收集的教學(xué)文件材料按各大類的分別積累,進(jìn)行預(yù)立卷,并按時(shí)間先后順序排列。
(6)利用現(xiàn)代辦公技術(shù),實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案現(xiàn)代化的管理。隨著高校教育體制改革的深入,教學(xué)管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長(zhǎng)期沿襲的手工方式去處理日常教務(wù)工作和管理教學(xué)檔案,就不可能從繁雜的事務(wù)中解脫出來(lái)。故利用現(xiàn)代辦公手段,實(shí)現(xiàn)教務(wù)檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理,有利于減輕工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度,縮短勞動(dòng)時(shí)間,提高檔案管理的工作效率。
參考文獻(xiàn)
一、醫(yī)學(xué)教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題
（一）檔案管理制度存在不足。在我國(guó)有很大多數(shù)醫(yī)學(xué)院在檔案管理制度上存在一定的問(wèn)題，特別是一些基層教育的檔案管理十分缺少有效的制約機(jī)制。比如一些醫(yī)學(xué)院未建立規(guī)范的立卷部門，很少有固定的人員負(fù)責(zé)歸檔工作，多數(shù)是臨時(shí)抽調(diào)出的老師來(lái)負(fù)責(zé)。檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題也沒(méi)有具體的人員予以負(fù)責(zé)，其在檔案管理制度構(gòu)建方面存在諸多問(wèn)題。（二）教學(xué)檔案質(zhì)量不高。教學(xué)檔案質(zhì)量直接影響到教學(xué)檔案所產(chǎn)生的價(jià)值和效果，而且和教學(xué)工作的開(kāi)展以及教學(xué)管理的水平都有著重要的關(guān)系。教學(xué)檔案的主要內(nèi)容大部分都是來(lái)自各種教學(xué)文件材料，因此，教學(xué)文件材料質(zhì)量是取決于教學(xué)檔案的質(zhì)量好壞。但是，依照當(dāng)前的情況來(lái)看，很多院校注重了教學(xué)質(zhì)量的提升，但是對(duì)于其檔案的形成并沒(méi)有予以高度重視，醫(yī)學(xué)教學(xué)中所形成的檔案資料或者沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)歸檔總結(jié)，或者沒(méi)有形成文字性資料，難以形成具體的檔案資料，造成很多教學(xué)檔案的質(zhì)量不高。（三）檔案信息化程度不高。依照我國(guó)社會(huì)發(fā)展的情況來(lái)看，信息化建設(shè)已經(jīng)日漸成為高校建設(shè)的重要支撐。而信息化建設(shè)的輻射范圍也應(yīng)當(dāng)包括醫(yī)學(xué)教學(xué)檔案的管理，只有對(duì)教學(xué)檔案的管理不斷推進(jìn)信息化進(jìn)程，才能夠保證其檔案管理的持久性。但是，更多的院校依然停留在原有的檔案管理方法上，其信息化建設(shè)開(kāi)展不足。即使部分院校已經(jīng)逐漸推進(jìn)信息化建設(shè)，也僅僅停留在基礎(chǔ)的檔案管理之中，水平不高。（四）服務(wù)水平有待提升。醫(yī)學(xué)教學(xué)檔案管理的最終目的應(yīng)當(dāng)是服務(wù)教學(xué)，堅(jiān)持以教學(xué)為根本。但是，在當(dāng)前的很多院校中檔案成為“保存”的象征，其利用率并不高，尤其在教學(xué)過(guò)程中，檔案的使用效能低下，檔案的服務(wù)性質(zhì)沒(méi)有得到體現(xiàn)，其在教學(xué)中的應(yīng)用還有很大提升空間。
二、加強(qiáng)醫(yī)學(xué)教學(xué)檔案管理的策略
（一）建立健全教學(xué)檔案管理制度。在進(jìn)行教學(xué)檔案管理制度構(gòu)建方面必須要結(jié)合本學(xué)院教育的實(shí)際情況，制定和完善教學(xué)檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度，細(xì)化教學(xué)檔案管理人員的相關(guān)責(zé)任。在此方面應(yīng)該由分管的校長(zhǎng)進(jìn)行負(fù)責(zé)，通過(guò)相關(guān)的專業(yè)人員制定出合理、有效的規(guī)范管理機(jī)制。另一方面，必須要?jiǎng)?chuàng)建適應(yīng)各個(gè)教學(xué)檔案管理的規(guī)章制度。一些醫(yī)學(xué)院起步較晚，缺少足夠的教學(xué)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，在制度構(gòu)建方面容易忽略，多數(shù)檔案可能沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行歸檔和收集，而且很少進(jìn)行系統(tǒng)的分類，很難真正滿足教學(xué)管理的需要。因此，院校必須要注重經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，不斷完善學(xué)校醫(yī)學(xué)教學(xué)檔案管理的工作規(guī)范，建立適應(yīng)各系教學(xué)檔案的規(guī)章制度，創(chuàng)建具體教學(xué)檔案管理工作職責(zé)，將責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人身上，確保檔案管理工作穩(wěn)定、有序地進(jìn)行。（二）提高教學(xué)檔案質(zhì)量。真正要提高教學(xué)檔案質(zhì)量，就必須重視教學(xué)文件材料的選取和管理工作。一方面要保證教學(xué)材料在內(nèi)容必須具有真實(shí)性，也就是說(shuō)其檔案的內(nèi)容必須真實(shí)的來(lái)自于教師教學(xué)工作的開(kāi)展，是教學(xué)工作的真實(shí)記錄。這就需要教師做好教學(xué)內(nèi)容的歸納總結(jié)，并對(duì)教學(xué)內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)記錄，讓開(kāi)展的教學(xué)工作以文字性或者電子文檔的形式予以落實(shí)和保存。另一方面，各類教學(xué)文件必須具有相關(guān)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，也就是所保存的檔案必須依照相應(yīng)的規(guī)范而進(jìn)行，通過(guò)具體、統(tǒng)一的要求保證其教學(xué)檔案的質(zhì)量可靠性。在載體的選擇上，格式和書寫上以及整理、立卷上都必須達(dá)到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化。此外，每一種教學(xué)文件材料必須要?dú)w檔完整，所保存的檔案應(yīng)當(dāng)貫穿教材、教案、教師講義、教師授課情況以及學(xué)生反饋等各個(gè)方面，只有保證檔案的全面性、完整性，所進(jìn)行的檔案管理才具有意義。（三）加快教學(xué)檔案信息化進(jìn)程。在教學(xué)檔案信息化的整個(gè)過(guò)程中，可以充分地利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)管理方法進(jìn)行檔案管理工作，這樣能夠提升檔案工作的管理水平，使得檔案工作效率得以提升，同時(shí)也是檔案事業(yè)未來(lái)發(fā)展上的必然趨勢(shì)。一方面，在紙質(zhì)載體的各種教學(xué)檔案上，必須實(shí)施案卷級(jí)、文件級(jí)的計(jì)算機(jī)錄入的保存和檢索，努力實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化，創(chuàng)建出比較完善的教學(xué)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，最終達(dá)到向數(shù)字化儲(chǔ)存利用的發(fā)展目標(biāo)。另外一方面，必須注重電子載體類教學(xué)檔案進(jìn)行歸檔工作，對(duì)于學(xué)校的多數(shù)教學(xué)檔案必須實(shí)行紙質(zhì)與電子檔案兩方面共同存儲(chǔ)的信息管理，把教學(xué)管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)相互結(jié)合實(shí)行教學(xué)檔案的雙向信息輸送，努力實(shí)現(xiàn)文檔管理的一體化。此外，在教學(xué)檔案管理的閱讀上完成全面的計(jì)算機(jī)檢索機(jī)制，使得教學(xué)檔案信息真正的公開(kāi)化，利用現(xiàn)今發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)完成教學(xué)檔案資源上的共享以及教學(xué)檔案信息內(nèi)容的遠(yuǎn)程終端服務(wù)。（四）做好檔案服務(wù)工作。將建立的教學(xué)檔案真正有效的利用起來(lái)，更好地開(kāi)展教學(xué)服務(wù)工作，這才是檔案存在最大價(jià)值的體現(xiàn)和最終的目的。在這個(gè)過(guò)程中必須滿足使用者對(duì)需要查閱的教學(xué)檔案信息的需求，這樣才能提升教學(xué)檔案的使用率，促使檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。在實(shí)際的情況下，為了提高教學(xué)檔案的利用率，相關(guān)的檔案管理工作人員必須要考慮到本校的具體實(shí)際情況，對(duì)各類的檢索工具進(jìn)行及時(shí)的編制，這里特別要注重的是對(duì)教學(xué)檔案的內(nèi)容上進(jìn)行充分的分析和研究，教學(xué)中重大事件，現(xiàn)有在校學(xué)生的統(tǒng)計(jì)等，在這方面檔案的編寫上，可以根據(jù)實(shí)際的情況由檔案部門自行編制或者與學(xué)校其他部門聯(lián)合編制。
二、創(chuàng)新學(xué)校檔案管理是提升現(xiàn)代學(xué)校檔案管理水平的必然選擇
學(xué)校檔案管理工作是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，是學(xué)校各項(xiàng)評(píng)估工作的重要內(nèi)容。目前，中職學(xué)校正面臨著重大的變革，作為中職學(xué)校工作重要組成部分的檔案工作也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，那么，如何適應(yīng)新形勢(shì)，加快中職學(xué)校檔案工作發(fā)展的步伐呢？筆者根據(jù)《檔案法》的要求，結(jié)合自身的學(xué)習(xí)和工作體會(huì)，就如何做好中職學(xué)校的檔案管理工作探討如下。
1.中等專業(yè)學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀分析
1.1領(lǐng)導(dǎo)不夠重視
就目前的學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，大部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)較為膚淺，對(duì)加強(qiáng)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有意識(shí)到檔案對(duì)教育事業(yè)的促進(jìn)作用，認(rèn)為學(xué)校不是什么政府職能部門，檔案管理沒(méi)必要也不可能要求得那么嚴(yán)格。
1.2檔案管理人員缺乏，素質(zhì)較低
專業(yè)的檔案管理人員缺乏，現(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低下是中等專業(yè)學(xué)校普遍存在的問(wèn)題。有的中專學(xué)校的檔案管理人員只有一個(gè)人，而且是臨時(shí)配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身的或者不經(jīng)過(guò)培訓(xùn)就上崗，不具備最基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，專（兼）職檔案員缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，對(duì)檔案工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握，很難使檔案工作走上規(guī)范化。
1.3檔案信息載體結(jié)構(gòu)單一
目前中等專業(yè)學(xué)校檔案館（室）的管理方式陳舊落后，有些還是手工作業(yè)，文件立卷歸檔后，檔案工作人員還需對(duì)其進(jìn)行加工，如調(diào)整與編目。這種機(jī)械的手工抄寫，不僅重復(fù)性勞動(dòng)工作量大、時(shí)間長(zhǎng)、速度慢，同時(shí)也極大地限制了檔案的處理速度。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無(wú)暇顧及對(duì)某些有價(jià)值的檔案資料進(jìn)行有效地開(kāi)發(fā)利用，查閱檔案也因管理方式落后，案卷調(diào)動(dòng)頻繁，而造成磨損嚴(yán)重，且檢索速度慢，查找準(zhǔn)確率低、查全率低。
1.4收集資料不夠完整
外出參加會(huì)議的人員不會(huì)主動(dòng)把會(huì)議文件交給檔案人員歸檔，而檔案人員對(duì)學(xué)校外派人員參加會(huì)議的情況不了解造成了會(huì)議文件未能及時(shí)歸檔。某些教師對(duì)教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度，認(rèn)為教案、自編講義等材料是自己在教學(xué)過(guò)程中取得的成果，屬于私有財(cái)產(chǎn)，若經(jīng)檔案部門歸檔后就會(huì)成為公有財(cái)產(chǎn)，容易抹殺個(gè)人的成績(jī)，并且再利用時(shí)借用手續(xù)繁瑣，還是自己保管放心、方便。
1.5硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)
有的不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。檔案保管設(shè)備不齊全，大部分學(xué)校檔案保管箱是20世紀(jì)七八十年代購(gòu)置的，個(gè)別學(xué)校仍用木頭箱，很不規(guī)范，影響保管使用效果。
2．加強(qiáng)中等專業(yè)學(xué)校檔案管理工作的對(duì)策
2.1提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，建立和完善科學(xué)的檔案管理機(jī)制提高和增強(qiáng)學(xué)校全體員工對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深入進(jìn)行檔案法律知識(shí)的學(xué)習(xí)和宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案工作的重要意義，樹(shù)立和增強(qiáng)全民的檔案意識(shí)，堅(jiān)決杜絕檔案工作“說(shuō)起來(lái)重要、做起來(lái)次要、忙起來(lái)不要”的實(shí)用主義短期行為。扎扎實(shí)實(shí)地搞好學(xué)校檔案工作，建立起嚴(yán)密并切實(shí)可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過(guò)問(wèn)檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實(shí)際問(wèn)題，促使學(xué)校檔案工作跟上當(dāng)今新形勢(shì)教育教學(xué)改革的步伐。要按上級(jí)檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機(jī)構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會(huì)計(jì)、學(xué)籍、團(tuán)隊(duì)等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應(yīng)確定一名兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)收集和職能管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學(xué)校的各種資料齊全完整。
2.2加強(qiáng)人員配備，搞好檔案實(shí)施建設(shè)
為了不使那些奠基性材料缺失，學(xué)校教學(xué)檔案要實(shí)行統(tǒng)一保存和科學(xué)管理，首先要配備一名思想好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉學(xué)校工作、懂得職教辦學(xué)規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的同志來(lái)負(fù)責(zé)，健全工作人員崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報(bào)關(guān)保密制度，嚴(yán)格按規(guī)章辦事。其次，硬件建設(shè)是提高檔案水平的基礎(chǔ)，同時(shí)也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門設(shè)立檔案室，教學(xué)檔案按文書類、教學(xué)類、學(xué)籍類、聲類分別設(shè)櫥，配備六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲(chóng)、防鼠咬）實(shí)施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。2.3加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平
檔案信息化建設(shè)是社會(huì)信息化發(fā)展不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。首先觀念現(xiàn)代化，即要正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次在具體管理上要與時(shí)俱進(jìn)，要正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案管理的理念，制訂一整套科學(xué)嚴(yán)密的與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運(yùn)行機(jī)制。第三，檔案管理中實(shí)現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，即采用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。
2.4加強(qiáng)檔案的收集和整理
學(xué)校檔案工作應(yīng)堅(jiān)持“以我為主”的立卷歸檔原則，著重收集本單位形成的文件材料，上級(jí)針對(duì)本單位制發(fā)的文件材料，本單位公務(wù)活動(dòng)形成的重要會(huì)議材料、協(xié)議書、勞動(dòng)工資等方面的材料。文件材料收集齊全后，要根據(jù)不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。
建立健全學(xué)校檔案，實(shí)行檔案管理，有利于對(duì)學(xué)校的正確評(píng)估，有利于對(duì)教師和學(xué)生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學(xué)校進(jìn)行科學(xué)管理，有利于提高教育教學(xué)質(zhì)量，只要努力把學(xué)校檔案建好、管好、用好，就一定能把學(xué)校辦出成績(jī)，辦出特色，辦出水平。
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二、善于學(xué)習(xí)新知識(shí)，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)
信息時(shí)代,學(xué)校檔案工作和整個(gè)社會(huì)發(fā)生著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系,新問(wèn)題、新情況不斷出現(xiàn)。因此,每一個(gè)檔案管理人員都要善于學(xué)習(xí)新知識(shí),不斷提高自己的科學(xué)文化和專業(yè)理論水平;不管學(xué)歷高低、資歷長(zhǎng)短,都應(yīng)不斷地“充電”,努力增長(zhǎng)新知識(shí)、新技能,不斷提高自身的綜合素質(zhì)。同時(shí)，檔案人員還應(yīng)積極主動(dòng)地爭(zhēng)取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，獲得多途徑、多形式的培訓(xùn)教育,在干中學(xué)，在學(xué)中干，不斷更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。另外，新時(shí)期學(xué)校檔案工作所呈現(xiàn)的新特點(diǎn)，需要檔案工作者掌握新的思維模式和管理模式。檔案人員既要尊重和借鑒前人的經(jīng)驗(yàn)和成果,又要敢于創(chuàng)新思維模式和管理模式,以新思維對(duì)待新事物,以新對(duì)策對(duì)待新問(wèn)題,才能不斷推進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的不斷向前發(fā)展。
學(xué)校檔案人員的創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。因此，檔案人員要有埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)的精神，同時(shí)應(yīng)當(dāng)多一些敏捷和睿智，多一些果斷，從基本上轉(zhuǎn)變觀念，要主動(dòng)自己聯(lián)系市場(chǎng)，使檔案工作產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案工作的自身價(jià)值。
檔案是承上啟下的橋梁，是繼往開(kāi)來(lái)的紐帶。服務(wù)于現(xiàn)實(shí)是檔案的一個(gè)重要功能，切實(shí)抓好檔案管理工作可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供借鑒，為學(xué)校工作提供保障。
檔案管理也是學(xué)校管理的重要組成部分，加強(qiáng)學(xué)校管理可以有效地促進(jìn)學(xué)校工作。檔案工作要發(fā)揮其對(duì)日常教學(xué)工作的檢驗(yàn)監(jiān)督作用。
學(xué)校檔案一般分為文書檔案、教學(xué)檔案、業(yè)務(wù)考核檔案、學(xué)生檔案、基礎(chǔ)設(shè)備檔案、聲像檔案、財(cái)會(huì)檔案、人事檔案，但主要是文書檔案和教學(xué)檔案兩大類。
2.單位人事檔案管理制度存在缺陷當(dāng)前我國(guó)單位人事檔案管理制度方面存在的問(wèn)題包括幾個(gè)方面。第一，企業(yè)的各個(gè)部門與檔案部門之間的聯(lián)系不夠，加上企業(yè)內(nèi)部對(duì)于檔案部門的管理制度制定的不是特別完善，沒(méi)有一套相對(duì)明確的管理制度，不能對(duì)工作人員進(jìn)行有效的分工，這些都對(duì)單位人事檔案管理水平產(chǎn)生了影響，比如人力資源管理部門與其他部門之間的聯(lián)系不夠，因此不能及時(shí)掌握其他部門在發(fā)展過(guò)程中的人力資源需求，也不能及時(shí)招聘更多的人員進(jìn)行人員隊(duì)伍的補(bǔ)充。第二，很多單位沒(méi)有完整的內(nèi)部控制制度，因此導(dǎo)致單位的人事資源的管理工作中在制度方面還存在一定的問(wèn)題。第三，單位人事檔案管理過(guò)程中各種信息不夠完善，使得單位人事檔案管理過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)的漏洞，最終導(dǎo)致單位人事檔案管理效率不高，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案泄露的問(wèn)題，使得單位的發(fā)展遭受影響。
3.單位人事檔案管理的責(zé)任體系不夠健全人事檔案管理責(zé)任體系不健全是影響單位人事檔案管理工作質(zhì)量的重要原因，責(zé)任體系的建立，是保證單位人事檔案管理工作能夠順利推進(jìn)的關(guān)鍵舉措，由于責(zé)任體系不健全，一旦出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)不能及時(shí)找到相應(yīng)責(zé)任人，最終導(dǎo)致單位人事檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題無(wú)法解決，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)導(dǎo)致單位的綜合管理系統(tǒng)和單位人事檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)癱瘓，最終導(dǎo)致單位的財(cái)務(wù)管理工作出現(xiàn)嚴(yán)重滯后現(xiàn)象，對(duì)單位今后的發(fā)展帶來(lái)影響。
二、以科學(xué)發(fā)展觀促進(jìn)單位人事檔案管理改革
1.在日常工作中不斷提高檔案工作人員的綜合能力素養(yǎng)人事檔案管理人員的綜合能力水平的高低是影響人事檔案管理工作效率的重要原因，工作人員不但是單位人事檔案管理的參與人員，同樣也是單位人事檔案管理的監(jiān)督人員，在單位發(fā)展中需要一支合格的檔案人員隊(duì)伍，單位人事檔案管理人員需要掌握專業(yè)的單位人事檔案管理知識(shí)和相應(yīng)的管理制度，能夠具有忠實(shí)的職業(yè)道德。在實(shí)際工作中應(yīng)該將單位人事檔案管理納入到單位管理的機(jī)制中，突出單位人事檔案管理的重要地位。作為單位的管理人員，要經(jīng)常組織開(kāi)展檔案人員專業(yè)化方面知識(shí)的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新型檔案信息化管理模式，把學(xué)到的知識(shí)和理念結(jié)合單位的實(shí)際進(jìn)行靈活應(yīng)用。同時(shí)，工作人員要加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)素質(zhì)的學(xué)習(xí)，不僅要具備各種單位人事檔案管理知識(shí)，職業(yè)道德，還應(yīng)該要具備法律意識(shí)，在復(fù)雜的業(yè)務(wù)中保持操作的謹(jǐn)慎性和規(guī)范性。
2.加強(qiáng)單位人事檔案管理部門與單位其他部門之間的聯(lián)系加強(qiáng)單位人事檔案管理部門與單位其他部門之間的聯(lián)系，不斷完善和健全單位的檔案制度，對(duì)傳統(tǒng)的管理理念進(jìn)行改革，是單位人事檔案管理水平不斷提升的關(guān)鍵。從單位的管理者到單位人事檔案管理的具體工作人員，都應(yīng)該具備新的管理理念，在單位內(nèi)部營(yíng)造一種規(guī)范的、科學(xué)的管理氛圍，為單位增加市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力提供一定的保障和支持。比如，在公主嶺市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局的發(fā)展過(guò)程中，應(yīng)該要加強(qiáng)單位的人事檔案管理部門與項(xiàng)目建設(shè)部門、質(zhì)監(jiān)部門等方面的聯(lián)系，不斷充實(shí)并且調(diào)動(dòng)各個(gè)部門的人力資源。
3.創(chuàng)新單位人事檔案管理責(zé)任體系首先，要明確領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。單位領(lǐng)導(dǎo)者需要對(duì)單位的人事檔案管理工作進(jìn)行負(fù)責(zé)，對(duì)單位的檔案部門、檔案人員以及其他相關(guān)人員實(shí)施管理行為的監(jiān)督，保證單位內(nèi)部單位人事檔案管理工作的順利開(kāi)展，保證單位的各種人力資源資料的真實(shí)性。其次，要明確單位人事檔案管理人員的責(zé)任，使得工作人員能夠本著責(zé)任心對(duì)單位發(fā)展過(guò)程中相關(guān)的各種人力資源數(shù)據(jù)進(jìn)行搜集整理，并且利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行資料的管理。第三，加強(qiáng)責(zé)任體系的創(chuàng)新。在單位人事檔案管理過(guò)程中加強(qiáng)單位人事檔案管理責(zé)任體系進(jìn)行創(chuàng)新，需要對(duì)單位人事檔案管理結(jié)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行分析，引入正確的體系設(shè)置方法、整改體制、對(duì)中間環(huán)節(jié)進(jìn)行精簡(jiǎn)等，將單位人事檔案管理的責(zé)任落到具體的人身上，保證單位人事檔案管理工作的順暢，一旦出現(xiàn)檔案問(wèn)題時(shí)能夠及時(shí)找到責(zé)任人，對(duì)相應(yīng)的問(wèn)題進(jìn)行處理。單位人事檔案管理的責(zé)任體系不夠嚴(yán)謹(jǐn)是當(dāng)前單位人事檔案管理工作中存在的一個(gè)重要的問(wèn)題，遇到各種問(wèn)題時(shí)不能將具體的責(zé)任落到實(shí)處，不利于單位人事檔案管理過(guò)程中各種問(wèn)題的解決。在單位人事檔案管理體制過(guò)程中，還需要對(duì)具體的責(zé)任進(jìn)行確定，一旦遇到檔案泄露、管理不規(guī)范等問(wèn)題，可以及時(shí)找到相應(yīng)的責(zé)任人，對(duì)具體的問(wèn)題進(jìn)行處理。
1．彰顯了“以人為本”和重視民生檔案的理念?？茖W(xué)發(fā)展觀的本質(zhì)是實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展，惠及民生，其核心是“以人為本”。這是我們黨在十六屆三中全會(huì)上明確提出來(lái)，并在黨的十上被確定為全黨的指導(dǎo)思想。國(guó)家檔案局依據(jù)所學(xué)發(fā)展觀，在十六屆三中全會(huì)后，提出了“人的檔案最重要，最有價(jià)值”的新理念。在高校中，占主體地位的是學(xué)生，而不是領(lǐng)導(dǎo)，更不是校長(zhǎng)，是學(xué)校主體中的重中之重，因此學(xué)生檔案最重要，最有價(jià)值。增設(shè)“學(xué)生類”檔案是對(duì)過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理觀念的徹底否定，它有利于學(xué)生對(duì)其個(gè)人檔案的查詢和利用，突出體現(xiàn)了“以人為本”的價(jià)值理念。眾所周知，在相當(dāng)長(zhǎng)的一個(gè)歷史時(shí)期內(nèi)，我國(guó)的人事檔案是處在一種極度封閉的狀態(tài)，過(guò)分強(qiáng)調(diào)保密，公民個(gè)人根本無(wú)權(quán)查看自己的檔案，在高校中，學(xué)生也無(wú)權(quán)查看自己的檔案，對(duì)于自己檔案中的內(nèi)容處于一無(wú)所知的狀態(tài)，一些學(xué)生檔案中的不實(shí)之詞致學(xué)生在走向社會(huì)后，得不到公正對(duì)待而貽誤發(fā)展前途，以致影響一生的情況多有發(fā)生，而本人并不知曉其原因?！掇k法》明確提出并列舉了學(xué)生檔案包括的一些基本內(nèi)容，并強(qiáng)調(diào)學(xué)生本人是檔案形成的主體。對(duì)自己的檔案享有知情權(quán)。符合現(xiàn)代社會(huì)人事檔案必須陽(yáng)光化的趨勢(shì)，從這個(gè)意義上來(lái)講，也彰顯了“以人為本”和重視民生檔案的理念，體現(xiàn)了科學(xué)發(fā)展觀的本質(zhì)特征。
2.有利于高校學(xué)生檔案管理體制的規(guī)范?！掇k法》實(shí)施五年來(lái)，縱觀各高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀，用一句話概括，仍呈比較混亂的狀態(tài)。從表面上看，有的高校學(xué)生檔案由各院（系）管理，有的是研究生檔案由研究生院管理，本科生檔案由學(xué)生處管理，有的由學(xué)校檔案部門管理。這種不統(tǒng)一性必然使學(xué)生檔案管理混亂，但這只是一種表象，而本質(zhì)問(wèn)題則是由于管理體制不規(guī)范而造成的。因此，《辦法》在分析了高校檔案管理混亂原因的基礎(chǔ)上，明確提出了高校學(xué)生檔案歸檔案館管理，這是既體理了學(xué)生檔案的本質(zhì)特征又符合檔案工作規(guī)律的。實(shí)行高校檔案館管理的體制有諸多優(yōu)勢(shì)，但主要有兩個(gè)方面，一是人才優(yōu)勢(shì)。學(xué)生檔案有其自身的特點(diǎn)，不僅需要專人管理，更需要有具備檔案專業(yè)知識(shí)的人去管理。而學(xué)校各院（系）、學(xué)生處的工作人員，一般都是兼職做檔案工作，平時(shí)事務(wù)性工作就比較多，很難有專門的時(shí)間和精力來(lái)管理學(xué)生檔案，突擊整理學(xué)生檔案是家常便飯，由于他們一段都不具備檔案專業(yè)知識(shí)，因此常常感到力不從心，從近年來(lái)社會(huì)用人單位對(duì)學(xué)生檔案利用反饋中提出的諸多問(wèn)題中可以看到這種管理形式帶來(lái)的各種負(fù)面后果，從這個(gè)角度上來(lái)講，只有高校檔案館的專門檔案人員才能真正勝任學(xué)生檔案管理工作。二是保管優(yōu)勢(shì)。檔案館以外的部門管理學(xué)生檔案，一般將檔案存放于普通的辦公用房中，檔案丟失、損毀時(shí)有發(fā)生，而高校檔案館有專門的庫(kù)房和保管設(shè)施，能夠從根本上保證學(xué)生檔案的完整與安全。此外，各部門管理學(xué)生檔案的做法，導(dǎo)致各部門之間責(zé)任互相推諉，造成學(xué)生檔案質(zhì)量差、可信度低，降低了學(xué)生檔案的利用質(zhì)量，不利于學(xué)生本人和社會(huì)各方面的查閱和利用。
3.有利于實(shí)現(xiàn)高校檔案館藏資源的集中統(tǒng)一管理。集中統(tǒng)一地管理黨和國(guó)家的全部檔案是我國(guó)檔案工作最重要、最根本的基本原則。高校檔案是國(guó)家檔案，而高校學(xué)生檔案是高校檔案的重要組成部分，因此，也是國(guó)家檔案，必須由檔案部門實(shí)行集中統(tǒng)一管理。近年來(lái)，隨著我國(guó)高等教育的發(fā)展辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，學(xué)生數(shù)量急劇增加，各高校逐步建立了檔案館或檔案信息中心，其目的就是實(shí)現(xiàn)對(duì)高校全部檔案信息資源的集中統(tǒng)一管理，維護(hù)高校檔案的完整與完全?！掇k法》在文件材料的歸檔范圍中，對(duì)學(xué)生類檔案的范圍做出了明確規(guī)定。主要包括高等教育學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育，學(xué)生的高中檔案入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。這些材料既包括了學(xué)生個(gè)人檔案中的大部分內(nèi)容，也包括了教學(xué)檔案歸檔范圍中的部分內(nèi)容、即學(xué)生的“入學(xué)登記表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄”等是比較完整的學(xué)生檔案材料。校檔案館或檔案信息中心以此為標(biāo)準(zhǔn)，可對(duì)學(xué)生檔案形成院、系、班級(jí)進(jìn)行指導(dǎo)，及時(shí)歸檔，保證學(xué)生檔案信息的完整，并與學(xué)校其他檔案信息共同構(gòu)筑館藏檔案信息資源體系，實(shí)現(xiàn)高校檔案館藏資源的集中統(tǒng)一。
二、高校學(xué)生檔案管理規(guī)范化的途徑
高校學(xué)生檔案要真正做到“檔如其人”，真實(shí)準(zhǔn)確地反映出大學(xué)生本人在校期間的成長(zhǎng)歷程，其根本途徑就是實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理規(guī)范化。
1.建立并不斷完善高校學(xué)生檔案規(guī)范化的制度體系。《辦法》對(duì)“學(xué)生類”檔案的一些主要和基本的內(nèi)容做了規(guī)定，這是十分必要的，有指導(dǎo)意義，但是，通過(guò)什么樣的方式和途徑去收集和保管，各高校的做法不盡相同。因此，非常有必要在制度層面上做文章，國(guó)家有關(guān)部門應(yīng)制定具有較強(qiáng)針對(duì)性和較強(qiáng)操作性的高校學(xué)生檔案管理辦法、實(shí)施細(xì)則和體系，提出明確的任務(wù)目標(biāo)和全面的歸檔范圍，對(duì)產(chǎn)生學(xué)生檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)的工作進(jìn)行細(xì)化和提出基本規(guī)范要求，從而確保學(xué)生檔案的連續(xù)性、完整性和安全性。雖然我國(guó)高校的規(guī)模、所有制千差萬(wàn)別，但各高校應(yīng)根據(jù)本校實(shí)際，明確由檔案部門牽頭，與各院系協(xié)同單位協(xié)作建立相應(yīng)的檔案工作制度去明確各自的職責(zé)。建立一個(gè)相對(duì)集中統(tǒng)一管理學(xué)生檔案的不同模式。并建立考核評(píng)價(jià)制度，定期開(kāi)展系統(tǒng)考核，強(qiáng)化過(guò)程管理和監(jiān)督。
2.充實(shí)檔案內(nèi)容，提高檔案質(zhì)量。《辦法》頒布以來(lái)，許多高校在學(xué)生檔案的內(nèi)容上，除保證基本的《辦法》所列舉的內(nèi)容外，結(jié)合自身的教育教學(xué)和人才培養(yǎng)的實(shí)際情況，沿著學(xué)生自身成長(zhǎng)的軌跡，根據(jù)社會(huì)對(duì)人才的需求，進(jìn)行豐富檔案內(nèi)容的各種有益嘗試，體現(xiàn)高校素質(zhì)教育的成果和學(xué)生自我發(fā)展的過(guò)程，從而實(shí)現(xiàn)“檔如其人”的目標(biāo)，這樣形成的學(xué)生檔案能夠涵蓋其全貌，為用人單位全面了解畢業(yè)生提供了準(zhǔn)確真實(shí)全面的信息，同時(shí)也為學(xué)生本人在日后的成長(zhǎng)發(fā)展提供了鑒借依據(jù)。各高校現(xiàn)階段對(duì)學(xué)生檔案的不斷充實(shí)基本集中在以下幾個(gè)方面：一是行為表現(xiàn)情況，反映學(xué)生思想道德素質(zhì)；二是身體健康情況，反映學(xué)生是否有一個(gè)健康的體魄。三是學(xué)生的心理素質(zhì)，反映學(xué)生的心理狀態(tài)，個(gè)性傾向和職業(yè)傾向。四是技能水平記錄情況，記錄學(xué)生參加各種技能水平的鑒定，能力水平考試等。五是社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)情況及效果，記錄學(xué)生在校任職情況及評(píng)價(jià)，參加大型活動(dòng)，科技活動(dòng)效果等，反映學(xué)生社會(huì)活動(dòng)及社交情況。六是信用情況，個(gè)人信用是人們關(guān)注的重要品德，是現(xiàn)代社會(huì)關(guān)心的基本要素。經(jīng)過(guò)不斷充實(shí)，使學(xué)生檔案更具個(gè)性特征，避免了“程式化”、“公式化”千人一面的檔案現(xiàn)狀。為了保證充實(shí)工作，高校應(yīng)建立學(xué)生檔案信息動(dòng)態(tài)跟蹤機(jī)制，及時(shí)收錄學(xué)生各種全面信息數(shù)據(jù)，動(dòng)態(tài)地記錄大學(xué)生的成長(zhǎng)歷程，豐富學(xué)生檔案信息資源。
3.運(yùn)用現(xiàn)代科技推進(jìn)學(xué)生檔案管理信息化。當(dāng)前，我國(guó)已進(jìn)入信息化時(shí)代，高校招生、就業(yè)都已基本實(shí)現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)管理，學(xué)生檔案在載體上已形成紙質(zhì)檔案和電子檔案并存。高校應(yīng)充分利用電子技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，整合各方面信息資源，開(kāi)發(fā)運(yùn)用學(xué)生檔案管理系統(tǒng)和電子檔案庫(kù)，依托互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)學(xué)生檔案管理與服務(wù)網(wǎng)站，為學(xué)生和社會(huì)提供各種學(xué)生檔案咨詢、查詢等服務(wù)，從而大大提高工作效率和優(yōu)勢(shì)。
1實(shí)現(xiàn)電子學(xué)籍檔案的核對(duì)功能
學(xué)生在入學(xué)之后都會(huì)給新生進(jìn)行學(xué)籍注冊(cè)。以前，學(xué)生的學(xué)籍信息都是經(jīng)過(guò)人工手寫的，信息在謄錄的過(guò)程中容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。實(shí)現(xiàn)電子學(xué)籍檔案的核對(duì)功能是學(xué)校信息化管理的一種途徑。現(xiàn)在，學(xué)生在校園網(wǎng)上登錄自己的學(xué)號(hào)信息進(jìn)行查看，便可核對(duì)自己的學(xué)籍注冊(cè)信息。這樣可以保證每個(gè)學(xué)生注冊(cè)信息的正確，能夠保障學(xué)生的權(quán)益，減少老師的校對(duì)工作量。實(shí)現(xiàn)電子學(xué)籍檔案的核對(duì)功能，是未來(lái)幾年學(xué)校的學(xué)籍檔案管理需要加強(qiáng)的工作。學(xué)生入學(xué)時(shí)注冊(cè)的信息數(shù)據(jù)不是一成不變的。隨著家庭、戶籍、父母單位的變動(dòng)、電話的更改等多方面的變動(dòng)，學(xué)生的學(xué)籍信息也應(yīng)該做到及時(shí)地調(diào)整更改。為了能夠及時(shí)掌握學(xué)校學(xué)生信息的變動(dòng)情況，學(xué)校的學(xué)籍管理應(yīng)該實(shí)行期報(bào)制度:即各學(xué)校學(xué)籍管理部門要將前一階段學(xué)生變動(dòng)情況生成數(shù)據(jù)庫(kù)信息，每學(xué)年的第一學(xué)期和第二學(xué)期的開(kāi)學(xué)前，將學(xué)生的學(xué)籍信息重新核對(duì)檢查，并將新的注冊(cè)信息報(bào)送到教育局相關(guān)的部門，進(jìn)行必要的數(shù)據(jù)更新和維護(hù)。不但方便了學(xué)生信息的查詢，也方便了學(xué)校對(duì)學(xué)生信息的及時(shí)了解。
2學(xué)校要建立健全信息化管理制度
學(xué)校的管理需做到依法管理，才能有序地實(shí)現(xiàn)學(xué)籍信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。在某些管理制度不健全的學(xué)校，會(huì)出現(xiàn)冒名頂替他人學(xué)籍信息的狀況，這會(huì)對(duì)被頂替的學(xué)生產(chǎn)生不公正的影響，甚至影響到他人今后的升學(xué)問(wèn)題。在學(xué)生學(xué)籍檔案的信息化管理中，學(xué)校應(yīng)該堅(jiān)持依法管理，規(guī)范管理?？芍贫ㄏ嚓P(guān)的制度來(lái)“有法可依”，有些學(xué)校已經(jīng)制定了《信息采集錄入制度》《學(xué)生信息查詢制度》《協(xié)調(diào)與保障制度》等。學(xué)校應(yīng)該讓專門的人來(lái)負(fù)責(zé)學(xué)籍管理的相關(guān)工作，建立健全學(xué)生學(xué)籍電子檔案的相關(guān)制度，對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案應(yīng)該妥善保存甚至備份，不得擅自填寫、更改和公開(kāi)學(xué)生的個(gè)人學(xué)籍信息。學(xué)校也不能隨意調(diào)整學(xué)籍管理人員。如果由于特殊情況確實(shí)需要調(diào)整工作人員，也應(yīng)該上報(bào)教育局的相關(guān)部門。學(xué)籍管理要制定相關(guān)的制度，并且要嚴(yán)格依法實(shí)施。這是對(duì)學(xué)校的要求，也是對(duì)學(xué)生和家長(zhǎng)的要求。在學(xué)生辦理轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)、升學(xué)等手續(xù)時(shí)，家長(zhǎng)應(yīng)該按照學(xué)校的正常程序辦理學(xué)籍檔案的轉(zhuǎn)移。學(xué)校建立健全的信息化管理制度能夠保證學(xué)生學(xué)籍信息的安全性;能夠推進(jìn)學(xué)校學(xué)籍管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn);能夠減少或避免學(xué)生學(xué)籍信息的遺漏等。
3設(shè)置專門的檔案信息管理人員
電子學(xué)籍檔案的信息化管理是一項(xiàng)實(shí)踐性極強(qiáng)的工作。每個(gè)同學(xué)的檔案都需要進(jìn)行信息化管理，這是一項(xiàng)復(fù)雜的工程。所以，需要多人才可以完成。學(xué)校通過(guò)設(shè)置專門的學(xué)籍檔案信息管理人員，分工明確，各司其職，共同完成相關(guān)的檔案管理工作。學(xué)籍檔案的信息管理人員要經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，熟悉計(jì)算機(jī)電子技術(shù)，保證高效率地完成工作任務(wù)。要根據(jù)任務(wù)分配將學(xué)籍檔案的信息管理分配到相關(guān)崗位，具體的崗位負(fù)責(zé)不同的具體事務(wù)。針對(duì)學(xué)生的就學(xué)狀況，學(xué)籍管理人員應(yīng)及時(shí)地做好審核、轉(zhuǎn)檔、交接等相關(guān)工作?，F(xiàn)階段，中學(xué)生的學(xué)習(xí)往往隨著家庭的變動(dòng)而變動(dòng)。父母的工作一旦變動(dòng)，學(xué)生就可能會(huì)出現(xiàn)轉(zhuǎn)學(xué)的狀況。關(guān)于學(xué)生的學(xué)籍檔案問(wèn)題，在學(xué)生開(kāi)學(xué)的時(shí)候，學(xué)校的相關(guān)人員應(yīng)該給學(xué)生作相關(guān)的介紹。而在很多學(xué)校，這種學(xué)籍知識(shí)應(yīng)該讓學(xué)生有所了解，以免在轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)的情況下不知所以。專門的學(xué)籍檔案信息管理人員在工作時(shí)應(yīng)該做到以下幾點(diǎn):信息的管理人員要有責(zé)任心，學(xué)籍的錄入、整理和歸檔是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，管理人員應(yīng)該認(rèn)真、仔細(xì)、切不可馬虎;信息管理人員在經(jīng)過(guò)相關(guān)的培訓(xùn)之后，能熟練操作計(jì)算機(jī)，保證工作的質(zhì)量;信息管理人員要對(duì)所有學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行分類，按照年級(jí)和學(xué)號(hào)進(jìn)行標(biāo)注，以便于查閱，必要時(shí)要備份信息;信息管理人員要對(duì)學(xué)校的學(xué)籍信息管理系統(tǒng)進(jìn)行經(jīng)常的維護(hù)。
4結(jié)語(yǔ)
教育是國(guó)家大計(jì)，是關(guān)乎國(guó)家人才培養(yǎng)的最關(guān)鍵手段。學(xué)校的教學(xué)管理和信息化管理必須得到重視。學(xué)生的學(xué)籍管理制度在目前的中學(xué)中還并不是十分健全，針對(duì)信息化管理這一塊，學(xué)校和教育的相關(guān)部門還有很多工作要做。
作者:甘露 單位:重慶市酉陽(yáng)第二中學(xué)校
0引言
文書與檔案是一種社會(huì)現(xiàn)象，是人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的產(chǎn)物。文書，“經(jīng)國(guó)之樞機(jī)”，“政事之先務(wù)”。文書的系統(tǒng)整理和保存，最終使檔案形成，有了檔案，人們就可以“疏通知遠(yuǎn)”，了解歷史。檔案，歷史的真實(shí)記錄，是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富。文書與檔案是人類社會(huì)本身發(fā)展的需要，文書是檔案的前身，檔案是文書的延續(xù)。
文書工作與檔案管理在秘書工作中具有重要的地位，文書工作與檔案管理是高校文秘、行政管理等專業(yè)的主干課程，是相關(guān)職業(yè)崗位群的關(guān)鍵技能模塊，具有很強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)性和操作性?，F(xiàn)代社會(huì)的文書工作與檔案管理課程的教學(xué)特征表現(xiàn)為：在理念上應(yīng)盡力適應(yīng)社會(huì)上相關(guān)職業(yè)崗位群對(duì)秘書人才知識(shí)和能力結(jié)構(gòu)的新要求；在教學(xué)內(nèi)容上要著力從學(xué)科體系建構(gòu)、理論知識(shí)完整向注重實(shí)用、知識(shí)精講、側(cè)重實(shí)務(wù)操作轉(zhuǎn)變；在教學(xué)方法上從學(xué)科式、授課型教學(xué)方法向技能型、訓(xùn)練式、體驗(yàn)式教學(xué)方法轉(zhuǎn)變。通過(guò)該課程的學(xué)習(xí)，重點(diǎn)培養(yǎng)學(xué)生建構(gòu)系統(tǒng)的學(xué)科體系，具備完整的理論知識(shí)，熟練掌握公務(wù)文書協(xié)作處理和檔案管理的能力，使學(xué)生畢業(yè)后走上工作崗位能盡快勝任文書工作與檔案管理工作。
然而當(dāng)前文書工作與檔案管理教學(xué)存在著以下問(wèn)題：教學(xué)工作往往立足教材，以闡述文書學(xué)與檔案管理工作的理論知識(shí)為主，課程內(nèi)容較為抽象，學(xué)生甚至沒(méi)有見(jiàn)過(guò)檔案柜、架、盒等實(shí)物，重視理論知識(shí)的傳授而輕視專業(yè)技術(shù)能力的實(shí)踐培訓(xùn)。一旦參加實(shí)習(xí)或工作之后接觸實(shí)際問(wèn)題，又要從頭學(xué)起，因此課程教學(xué)的目的難以達(dá)到，專業(yè)特色也無(wú)從體現(xiàn)。隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理工作面臨著越來(lái)越多的實(shí)際問(wèn)題，例如文件和檔案數(shù)量日益增加，給保管和提供利用帶來(lái)困難。傳統(tǒng)的管理方法直接影響了文件和檔案的質(zhì)量等。這些實(shí)際問(wèn)題要求在文書工作與檔案管理教學(xué)過(guò)程中深入開(kāi)展教學(xué)改革和創(chuàng)新，才能適應(yīng)社會(huì)不斷發(fā)展的需要。
1轉(zhuǎn)變教育觀念，完善課程體系
傳統(tǒng)的《文書工作與檔案管理》課程的教學(xué)理念的弊端是有目共睹的：“老師講，學(xué)生聽(tīng)，從理論到理論”。因此實(shí)現(xiàn)理論教學(xué)與實(shí)踐教學(xué)并重的首要前提是轉(zhuǎn)變教學(xué)觀念。要堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、注重實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)有所用、用有所長(zhǎng)的原則。從培養(yǎng)實(shí)用性文書工作與檔案管理人員入手，在講授檔案資源的利用、文檔一體化管理等基礎(chǔ)理論知識(shí)的講授前提下，加大實(shí)踐環(huán)節(jié)的力度。密切聯(lián)系文書工作與檔案管理領(lǐng)域最新的動(dòng)態(tài)、資料和國(guó)家有關(guān)的法律法規(guī)，以崗位需求設(shè)計(jì)專業(yè)培訓(xùn)能力模塊，在邊教學(xué)邊實(shí)踐的基礎(chǔ)上，安排理論知識(shí)學(xué)習(xí)后的集中實(shí)習(xí)周或?qū)嵙?xí)月，系統(tǒng)訓(xùn)練涉及該課程的所有操作技能，強(qiáng)化學(xué)生實(shí)際動(dòng)手操作能力的培養(yǎng)，為今后的實(shí)際工作奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。
2積極探索研究，改革教學(xué)方法
文書工作與檔案管理的課程設(shè)計(jì)從總體上講要以實(shí)用為原則，以必需和夠用為尺度構(gòu)建科學(xué)的教學(xué)體系。在教學(xué)方法上不局限于條條框框，強(qiáng)化針對(duì)性和實(shí)用性，將教、學(xué)、用三者有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，融傳授知識(shí)、培養(yǎng)能力和提高素質(zhì)為一體。在教學(xué)實(shí)踐過(guò)程中，我作了如下嘗試：
2.1編寫修訂教材教材是學(xué)科知識(shí)的基本載體，學(xué)科發(fā)展的程度、深度應(yīng)該在教材上體現(xiàn)出來(lái)。傳統(tǒng)的《文書檔案管理》教材，包括一部分針對(duì)高職院校編寫的高等職業(yè)教育規(guī)劃教材，大多是對(duì)本科教材或檔案專業(yè)教材的簡(jiǎn)單“改良”，只是泛泛地羅列一些理論知識(shí)，對(duì)于實(shí)踐環(huán)節(jié)和工作場(chǎng)景的模擬幾乎都沒(méi)有涉及到。針對(duì)這一現(xiàn)象，根據(jù)社會(huì)對(duì)文書檔案管理工作的需求特點(diǎn)，在傳統(tǒng)的教材基礎(chǔ)上，我主動(dòng)追蹤文書與檔案工作相關(guān)知識(shí)的發(fā)展前沿，結(jié)合新時(shí)期新形勢(shì)下出現(xiàn)的有關(guān)電子文件的形成、處理、鑒定、歸檔，新的檔案歸檔載體的使用和介紹等新興問(wèn)題，多方面整合知識(shí)資源，修訂編寫了順應(yīng)文秘專業(yè)特點(diǎn)、實(shí)用性較強(qiáng)的校本教材，這樣做不僅保證了知識(shí)的前瞻性，同時(shí)又拓展了學(xué)生的知識(shí)面，使學(xué)生學(xué)有所用，為學(xué)生提供職業(yè)環(huán)境所要求的知識(shí)和技能。事實(shí)告訴我們，科學(xué)知識(shí)并非一成不變，有些知識(shí)是隨著社會(huì)的發(fā)展而逐步被認(rèn)識(shí)和發(fā)展的，不能用靜止的眼光來(lái)看問(wèn)題。
2.2加強(qiáng)實(shí)踐教學(xué)在教學(xué)過(guò)程中，我按照科學(xué)規(guī)律加大了教學(xué)實(shí)踐過(guò)程中實(shí)踐訓(xùn)練的比重，以此來(lái)鞏固和提高學(xué)生的專業(yè)技能操作水平，并在課程中體現(xiàn)“用理論指導(dǎo)實(shí)踐，用實(shí)踐再認(rèn)識(shí)理論、發(fā)展理論”的基本思路。文書工作與檔案管理課程應(yīng)改革過(guò)去純理論教學(xué)的模式，在教學(xué)過(guò)程中強(qiáng)化實(shí)習(xí)實(shí)踐的教學(xué)力度，實(shí)訓(xùn)實(shí)踐課時(shí)數(shù)應(yīng)占40％以上，將平時(shí)的所有實(shí)訓(xùn)、實(shí)踐課都結(jié)合相應(yīng)理論教學(xué)，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)穿插在教學(xué)過(guò)程中；同時(shí)用一個(gè)學(xué)期左右的時(shí)間，讓學(xué)生深入到文書檔案的辦公現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行實(shí)習(xí)，實(shí)現(xiàn)理論在實(shí)踐中的升華。實(shí)習(xí)實(shí)踐的基本形式可以打破傳統(tǒng)，可以到學(xué)校的文書與檔案課程實(shí)驗(yàn)室、學(xué)校綜合檔案室或用人單位頂崗實(shí)習(xí)，強(qiáng)化學(xué)生對(duì)文書與檔案工作的直觀認(rèn)識(shí)與切身感受。除此以外，教師還要對(duì)課程以及相應(yīng)的實(shí)習(xí)實(shí)踐教學(xué)進(jìn)行課題分解，確定每個(gè)實(shí)習(xí)實(shí)踐課題的教學(xué)目的、教學(xué)內(nèi)容和所需課時(shí)，靈活設(shè)置相應(yīng)環(huán)節(jié)，從而調(diào)動(dòng)學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性和參與欲，提升實(shí)習(xí)實(shí)踐課程的教學(xué)效果。
2.3探索新型教學(xué)方法
2.3.1范本教學(xué)法俗話說(shuō)：“熟記唐詩(shī)三百首，不會(huì)作詩(shī)也會(huì)吟”。在文書工作與檔案管理課程的教學(xué)過(guò)程中，可以通過(guò)范本學(xué)習(xí)和借鑒他人的長(zhǎng)處。教師可以收集黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體等不同類型的文書范本和檔案范本，在此基礎(chǔ)上適當(dāng)加以修改和加工，作為案例以小組討論、分析答疑等形式，讓學(xué)生了解當(dāng)前文書工作與檔案管理工作領(lǐng)域最前沿的規(guī)定以及出現(xiàn)的新問(wèn)題，從而提高學(xué)生用理論去解決實(shí)際問(wèn)題的應(yīng)用能力。:
2.3.2情境教學(xué)法面對(duì)沒(méi)有實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)的學(xué)生，打破枯燥無(wú)味的教學(xué)桎梏，情境教學(xué)方法是行之有效的方法之一。教育家杜威說(shuō)：“教育即生活”，教育的目的就是為了更好的生活?，F(xiàn)代社會(huì)終身教育理念的提出，使教育與人的生活緊密相結(jié)合。在教學(xué)過(guò)程中，根據(jù)教學(xué)重點(diǎn)教師創(chuàng)設(shè)相關(guān)場(chǎng)景，模擬現(xiàn)實(shí)生活中的工作環(huán)境，使學(xué)生在模擬中體會(huì)知識(shí)，培養(yǎng)學(xué)生的動(dòng)手能力。例如，在講授“收文處理”這一知識(shí)點(diǎn)時(shí)，設(shè)置如下場(chǎng)景，讓學(xué)生分別扮演秘書、主管領(lǐng)導(dǎo)的角色，繪制收文登記簿和文件處理單，將收文處理的程序一一進(jìn)行演練；通過(guò)組織學(xué)生觀看指出其中的正確與不足之處；然后由教師作點(diǎn)評(píng)。通過(guò)情境模擬，使學(xué)生對(duì)收文處理工作有了直觀的認(rèn)識(shí)，掌握了收文處理工作的基本處理環(huán)節(jié)，與純理論式講授相比，情景教學(xué)法更能激發(fā)學(xué)生的參與意識(shí)，能收到意想不到的教學(xué)效果。
2.3.3實(shí)物演示法俗話說(shuō)：“百聞不如一見(jiàn)?！边@是人們認(rèn)識(shí)客觀事物的一條規(guī)律。運(yùn)用實(shí)物演示教學(xué)，正是從這一認(rèn)識(shí)規(guī)律出發(fā)的。文書與檔案教學(xué)中涉及的物體，對(duì)學(xué)生來(lái)說(shuō)是陌生的，一旦出示實(shí)物，學(xué)生便能豁然領(lǐng)悟。例如在講解“檔案保管的物質(zhì)條件”這一章節(jié)的內(nèi)容的時(shí)候，可以結(jié)合知識(shí)點(diǎn)給學(xué)生展示檔案盒、小型縫紉機(jī)、塑料螺釘、起訂器等專業(yè)工具，同時(shí)也可以充分挖掘網(wǎng)絡(luò)、報(bào)刊雜志等多種資源，為學(xué)生展示檔案庫(kù)房、縮微品閱讀復(fù)制設(shè)備、易耗低值物品等的相關(guān)圖片資料，把枯燥的理論介紹變成直觀生動(dòng)的形象演示，更加有利于教學(xué)效果的提高，為學(xué)生所接受。
2.3.4參觀學(xué)習(xí)法在課堂教學(xué)的基礎(chǔ)上，組織學(xué)生前往地區(qū)、縣市的檔案館參觀，將檔案館、檔案室變成我們的第二課堂，通過(guò)實(shí)地觀摩學(xué)習(xí)加深學(xué)生對(duì)檔案館的庫(kù)房建設(shè)、檢索工具建設(shè)、規(guī)章制度建設(shè)等基礎(chǔ)設(shè)施方面的切身了解。同時(shí)也可以學(xué)習(xí)現(xiàn)代數(shù)字化、科學(xué)化的現(xiàn)代檔案信息處理技術(shù)，如利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)為相關(guān)單位進(jìn)行檔案全文信息查詢業(yè)務(wù)等服務(wù)。除此之外，通過(guò)參觀也能使學(xué)生學(xué)習(xí)檔案工作人員吃苦耐勞，無(wú)私奉獻(xiàn)的精神以及對(duì)檔案工作高度的責(zé)任感和榮譽(yù)感，對(duì)于學(xué)生提高自身的素質(zhì)有著良好的促進(jìn)作用。
3加強(qiáng)“雙師型”教師隊(duì)伍建設(shè)
受到傳統(tǒng)觀念的影響，以往文書工作與檔案管理課程教學(xué)存在著片面性，例如重理論，輕技術(shù)，輕實(shí)踐；重知識(shí)傳授，輕能力培養(yǎng)和知識(shí)應(yīng)用；師資隊(duì)伍建設(shè)和評(píng)價(jià)偏重于理論水平等。為了彌補(bǔ)這些缺陷，促使理論教學(xué)和實(shí)踐教學(xué)的正確定位和有機(jī)結(jié)合，因此，“雙師型”教師隊(duì)伍建設(shè)是文書工作與檔案管理教學(xué)改革發(fā)展的必然要求。首先要加強(qiáng)宣傳，轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊挠^念，一是要轉(zhuǎn)變教育行政部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的觀念，使他們充分認(rèn)識(shí)到培養(yǎng)“雙師型”教師的重要性，將培養(yǎng)計(jì)劃納入議事日程，制定相關(guān)的政策，將培養(yǎng)工作落到實(shí)處。另一方面要轉(zhuǎn)變專業(yè)教師自身的觀念，樹(shù)立競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，增強(qiáng)危機(jī)感和緊迫感，自覺(jué)主動(dòng)地投入到不斷提高自身素質(zhì)的學(xué)習(xí)中去。對(duì)于從高校畢業(yè)直接進(jìn)入文秘專業(yè)的教師，可以定期組織教師到秘書崗位進(jìn)行專業(yè)實(shí)踐，在實(shí)踐中提高他們的職業(yè)技能，并為他們獲得文秘資格證書或?qū)I(yè)技術(shù)職稱提供實(shí)踐和機(jī)會(huì)；對(duì)于從行政轉(zhuǎn)行過(guò)來(lái)的教師，可以給予他們進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，引導(dǎo)鼓勵(lì)他們開(kāi)展學(xué)術(shù)研究，提升他們的教育理論水平。此外，還可以從有關(guān)單位引進(jìn)文書工作與檔案管理工作第一線的高素質(zhì)人才，尋找、鼓勵(lì)并幫助優(yōu)秀的文書工作與檔案管理人才到學(xué)校任教，通過(guò)他們把積累多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、操作技能以及行業(yè)發(fā)展的信息和新觀念帶入學(xué)校，幫助在校任職教師開(kāi)闊眼界，了解市場(chǎng)需求，從而提升教學(xué)改革的有效性，因此，積極引進(jìn)高素質(zhì)的文書工作與檔案管理工作人才也是提高“雙師型”文書工作與檔案管理教師隊(duì)伍質(zhì)量的有效方法之一。
將先進(jìn)的教學(xué)改革理念有機(jī)地融入到傳統(tǒng)的文書工作與檔案管理課程教學(xué)中去，使學(xué)生熟練掌握并運(yùn)用與時(shí)俱進(jìn)的專業(yè)技能，以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)對(duì)文書檔案管理人才的需要，是文書與檔案管理教學(xué)工作者的使命。隨著社會(huì)的發(fā)展，教學(xué)改革還將繼續(xù)深入開(kāi)展，我相信，只要我們善于思考，勇于探索，積極創(chuàng)新，教學(xué)改革之路必定會(huì)越走越寬。
參考文獻(xiàn)：
[1]王文亮.淺論高職教育秘書專業(yè)《檔案管理學(xué)》的教學(xué)改革[J].彭城職業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào).2001.
[2]張小玲.“雙師型”文秘教師隊(duì)伍的建設(shè)[J].秘書雜志.2005（12）.11-14.
1.1學(xué)生信息檔案數(shù)量巨大
學(xué)校的檔案大多數(shù)都是以紙質(zhì)形式進(jìn)行保存，而且即使有電子檔案也依舊以紙質(zhì)為準(zhǔn)。規(guī)模較大的中高等院校的檔案管理工作中，有很大一部分是學(xué)生、教職員工的人事檔案，另外則是各類資料、圖書。中等學(xué)校每三年就畢業(yè)一批學(xué)生，而高等院校與較大的中高職校動(dòng)輒就是數(shù)千人的在校生規(guī)模。因此，學(xué)校需要保存的學(xué)生檔案的數(shù)量巨大。綜合類的高校以及較大規(guī)模的高中等學(xué)校，基礎(chǔ)教育與專業(yè)教育對(duì)教育資源的需求量也十分巨大。
1.2檔案及文獻(xiàn)的重要程度高
規(guī)模較大的學(xué)校，比如一些高等院校保存的檔案的重要程度都很高，尤其涉及學(xué)歷檔案與科研資料。當(dāng)前雖然教育部也有電子數(shù)據(jù)可以查詢學(xué)歷信息，但是一旦學(xué)歷學(xué)位證書遺失，最終回到學(xué)校補(bǔ)辦時(shí)，還是要以學(xué)校存底的檔案信息為依據(jù)。而高等院校中還保存有大量重要的科研信息，包括碩博士的論文原本、科研項(xiàng)目資料、科研成果等，因此更是不容有失。
1.3重要文獻(xiàn)資料使用頻繁易破損
學(xué)校的文獻(xiàn)資料主要集中在圖書館，尤其是高等院校，其圖書館的藏書規(guī)模往往很大，老牌院校還保存著一部分?jǐn)?shù)十年甚至上百年歷史的珍貴文獻(xiàn)和圖書。當(dāng)前中學(xué)以下的學(xué)校圖書館基本是完全開(kāi)架，學(xué)生們能夠隨意借閱，不過(guò)多數(shù)都是較為常見(jiàn)的普通書籍。高等院校圖書館則采取開(kāi)閉架并行與研究層次權(quán)限分級(jí)的方式。不過(guò)，紙質(zhì)的重要文獻(xiàn)還是直接借閱，因此依舊容易使之破損。
1.4檔案與文獻(xiàn)查閱不便
由于檔案與文獻(xiàn)的數(shù)量巨大，為了有序保存與整理，往往需要一套復(fù)雜的分類與存放管理制度。因此在查閱時(shí)，往往需要耗費(fèi)較多的時(shí)間進(jìn)行查找。而直接借閱紙質(zhì)檔案與文獻(xiàn)，當(dāng)歸還時(shí)需要重新入庫(kù)，又需要逐冊(cè)進(jìn)行歸類，一去一回十分繁瑣，不僅查閱者不便，還需要檔案管理人員大量的精力。
2檔案與文獻(xiàn)信息化管理系統(tǒng)概述
國(guó)家在1997年召開(kāi)了全國(guó)第一次的信息化工作會(huì)議，并于2006年以后開(kāi)始全面大力推廣，其信息化管理體系主要是包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：
2.1檔案及檔案信息數(shù)字化
將借閱頻率高、信息量大、重要程度高的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化保存與借閱。主要還分為兩個(gè)方面，即人事方面的檔案信息和教育科研方面的文獻(xiàn)資料。人事檔案如教職工履歷信息、職稱信息、畢業(yè)學(xué)生的學(xué)歷、學(xué)位信息等；教育科研方面的文獻(xiàn)資料包括利用率極高的通識(shí)基礎(chǔ)教育書籍、專業(yè)書籍、科研資料、科研成果、論文等。數(shù)字化的形式有多種，常利用掃描技術(shù)、計(jì)算機(jī)圖形文字處理技術(shù)等將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案存儲(chǔ)。檔案資料進(jìn)行數(shù)字化后，還必須將檔案資料的信息進(jìn)行數(shù)字化，即建立目錄與索引，才能將體系完善。
2.2檔案文獻(xiàn)管理的自動(dòng)化
主要的方式是建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，方便人事檔案信息的查詢、傳輸、存儲(chǔ)?，F(xiàn)在已經(jīng)建立較完善信息化檔案管理系統(tǒng)的學(xué)校，一般是利用數(shù)字圖書館與檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的形式進(jìn)行自動(dòng)化管理實(shí)現(xiàn)查詢、借閱的自助化。數(shù)字圖書館一般只在校內(nèi)可用，為了防范社會(huì)上的破壞與惡意利用，一般配合權(quán)限、賬戶與登錄線路的限制。利用計(jì)算機(jī)搜索技術(shù)，實(shí)現(xiàn)快速查詢，利用VPN通道等實(shí)現(xiàn)安全下載與上傳，配置專門的服務(wù)器進(jìn)行數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)。
3當(dāng)前學(xué)校檔案文獻(xiàn)信息化管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策
3.1管理制度落后
當(dāng)前，有不少學(xué)校，即使已經(jīng)引入了信息化管理系統(tǒng)，仍然采用陳舊的管理系統(tǒng)，多數(shù)情況下還采取傳統(tǒng)模式與信息化體系并存的方式，尤其是借閱登記等管理，紙質(zhì)登記與電子記錄并存，常常發(fā)生兩者不符的現(xiàn)象。因此，應(yīng)該在管理制度上，將能夠信息化的手續(xù)實(shí)現(xiàn)信息化的管理。
3.2管理人員計(jì)算機(jī)技術(shù)水平較低
利用信息化系統(tǒng)進(jìn)行檔案的管理，要求具備一定的計(jì)算機(jī)技能，比如熟悉電腦數(shù)據(jù)庫(kù)軟件的操作，維護(hù)人員更要有信息安全與計(jì)算系統(tǒng)維護(hù)方面的專業(yè)技能。同時(shí)，他們還應(yīng)該具有較高的職業(yè)操守，對(duì)待檔案管理的工作能夠認(rèn)真細(xì)致、耐心謹(jǐn)慎。不過(guò)，當(dāng)前多數(shù)學(xué)校數(shù)字化圖書館與檔案數(shù)據(jù)庫(kù)依舊是原來(lái)管理傳統(tǒng)檔案的人員進(jìn)行管理，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)技能上普遍偏低，難以發(fā)揮信息化系統(tǒng)管理上的優(yōu)勢(shì)，而且在信息安全上存在一些漏洞。
