時(shí)間：2023-03-08 15:38:34
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規(guī)范化管理人事檔案是保證檔案得到充分利用及提高人事檔案利用工作質(zhì)量的關(guān)鍵，為了確保公路行業(yè)的人事檔案得到規(guī)范化管理，則在實(shí)際工作中可以采用以下措施：
（1）在收集好檔案材料后，應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容及用途
嚴(yán)格篩選及鑒別相關(guān)材料，及時(shí)對(duì)材料進(jìn)行歸檔處理。在對(duì)檔案進(jìn)行審核時(shí)要注意清理掉部分無(wú)用及重復(fù)的材料，及時(shí)補(bǔ)充缺少的檔案材料，發(fā)現(xiàn)檔案材料出現(xiàn)涂改或造假問(wèn)題時(shí)應(yīng)登記及上報(bào)。另一方面，要對(duì)各類檔案資料進(jìn)行準(zhǔn)確分類，保證人事檔案完整齊全。例如，黨團(tuán)材料應(yīng)包括入黨或入團(tuán)志愿書、申請(qǐng)書及組織推薦信等；學(xué)歷材料應(yīng)包括入學(xué)通知、學(xué)生信息登記表、成績(jī)表及畢業(yè)信息登記表等。
（2）為了方便查找及利用人事檔案，則應(yīng)做到嚴(yán)格排序及編目
在排序及編目時(shí)可以根據(jù)利用要求采用主次關(guān)系或時(shí)間順序等排序法，排序后及時(shí)編寫好目錄，保證檔案材料目錄與具體內(nèi)容相符。在整理人事檔案時(shí)，如發(fā)現(xiàn)材料存在載體變質(zhì)、文字不清及字跡模糊等問(wèn)題，則應(yīng)及時(shí)安排相關(guān)人員進(jìn)行復(fù)制、抄寫或打?。蝗绮牧弦?guī)格不符合統(tǒng)一裝裱標(biāo)準(zhǔn)，則采用加邊、裱糊、折疊或剪切等方法統(tǒng)一規(guī)格，以便使檔案材料變得整齊美觀，方便于裝訂、保管及利用。如檔案中有金屬制品，則拆除金屬制品后進(jìn)行歸檔，以避免檔案材料使用壽命受到影響。此外，在整理好檔案材料后應(yīng)裝訂成卷，將裝訂孔打在材料左側(cè)，采用統(tǒng)一的卷盒及卷皮，在卷盒上填寫相關(guān)信息，包括檔案號(hào)、檔案人姓名、出生年月及籍貫等，裝訂后進(jìn)行審核校對(duì)，無(wú)質(zhì)量問(wèn)題后方可入庫(kù)。
2做好信息化管理工作，提高人事檔案利用效率
加快人事檔案管理的信息化建設(shè)可以為檔案資源的傳遞及共享提供有利條件，同時(shí)還能夠使人事檔案的利用效率得到有效提高。
（1）應(yīng)積極強(qiáng)化公路行業(yè)人事檔案專用數(shù)據(jù)庫(kù)的研究及開(kāi)發(fā)工作
可以根據(jù)公路管理部門對(duì)于人事檔案的利用要求及國(guó)家對(duì)于人事檔案所提出的具體要求，積極研發(fā)公路行業(yè)人事檔案專用管理系統(tǒng)，并保證管理系統(tǒng)具有較強(qiáng)的可靠性、適用性、先進(jìn)性及通用性，避免因各級(jí)單位單獨(dú)設(shè)計(jì)而導(dǎo)致檔案資源無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效傳遞與共享。在建立專用管理系統(tǒng)時(shí)，要注意先將紙質(zhì)或其他載體的檔案材料輸入計(jì)算機(jī)中，以便形成電子檔案，電子檔案信息應(yīng)包括人員基本信息、誠(chéng)信記錄、學(xué)習(xí)與培訓(xùn)的基本情況、任免獎(jiǎng)勵(lì)、論文、專利及科研成果等，進(jìn)而將檔案材料信息庫(kù)與人才資源信息庫(kù)結(jié)合在一起，以便通過(guò)信息化管理為人才交流、檔案材料的綜合利用提供合理途徑。此外，要注意對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行更新與完善，保證管理系統(tǒng)具有良好的利用效能。
（2）在對(duì)公路行業(yè)的人事檔案實(shí)行信息化管理的過(guò)程中要注意做好分級(jí)管理工作
在研發(fā)及建設(shè)好信息管理系統(tǒng)后要注意強(qiáng)化系統(tǒng)分級(jí)管理，以保障檔案信息安全。應(yīng)根據(jù)公路行業(yè)人事檔案中各類信息的保密性與安全性要求，嚴(yán)格界定檔案資料的保密等級(jí)，對(duì)于不同的檔案利用人員、利用部門及利用單位應(yīng)在管理系統(tǒng)中設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限，使人事檔案利用人員僅能夠在被授權(quán)范圍內(nèi)查看檔案資料，從而保證人事檔案可以在公路管理局中的各個(gè)部門、上下級(jí)管理部門、各個(gè)公路管理處之間實(shí)現(xiàn)共享。
3完善利用服務(wù)工作，充分發(fā)揮人事檔案的作用
利用人事檔案的目的在于對(duì)檔案中信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)，為了有效開(kāi)發(fā)檔案資源，則必須注重完善檔案利用服務(wù)工作。
（1）應(yīng)明確檔案利用范圍及方式
例如，對(duì)于公路行業(yè)中的干部檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定，除各級(jí)組織調(diào)動(dòng)、任免或考察干部及干部個(gè)人入黨等特殊情況之外，一般不得擅自使用。在利用人事檔案時(shí)必須嚴(yán)格遵循查閱及借閱規(guī)定，保證利用過(guò)程的規(guī)范性。為了優(yōu)化人事檔案的利用方式，可以將被動(dòng)服務(wù)與主動(dòng)服務(wù)結(jié)合在一起，不但要做好檔案材料的查閱及使用工作，同時(shí)還應(yīng)定期對(duì)人事檔案的變動(dòng)情況進(jìn)行登記，在登記造冊(cè)的基礎(chǔ)上將變動(dòng)信息及時(shí)錄入系統(tǒng)，從而為檔案使用人員提供準(zhǔn)確的信息。
（2）要注重優(yōu)化人事檔案的利用環(huán)境
除了建立檔案利用信息系統(tǒng)之外，如條件允許，則可以建立人事檔案閱覽室，讓利用者可以在閱覽室中查閱相關(guān)的檔案資料。經(jīng)實(shí)踐證明，設(shè)置專門的人事檔案資料閱覽室不但能夠保證公路行業(yè)人事檔案處于安全狀態(tài)及保密狀態(tài)，避免出現(xiàn)損壞、丟失及泄密情況，同時(shí)還能夠提高檔案服務(wù)水平。例如，方便于管理人員有效監(jiān)督與檢查檔案的使用情況，同時(shí)也可以直接指導(dǎo)檔案利用人員查閱相關(guān)信息及答復(fù)咨詢者的問(wèn)題等。此外，要注意強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)為人力資源的開(kāi)發(fā)及利用工作提供必要的信息。
1人事檔案管理的現(xiàn)狀
人事檔案是一個(gè)組織在人事管理活動(dòng)中形成的人事文件組成的，其真實(shí)性、可靠性由該組織的領(lǐng)導(dǎo)及其人事管理部門負(fù)責(zé)。由于人事檔案本身不能直接帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，所以醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問(wèn)題。人事檔案管理工作是促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用，保證人才隊(duì)伍素質(zhì)的重要措施，是全面考察了解、正確評(píng)價(jià)和使用人才的重要依據(jù)。
1.1人事檔案管理制度相對(duì)落后隨著人事制度的
不斷改革發(fā)展，人才流動(dòng)，醫(yī)療衛(wèi)生單位選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡(jiǎn)化。由于人事檔案管理“終身”制，沒(méi)有得到及時(shí)補(bǔ)充和修正，阻礙了人才的流動(dòng)。2000年，我院引進(jìn)了數(shù)位高級(jí)專業(yè)技術(shù)人才，在整理人事檔案時(shí)，發(fā)現(xiàn)有兩名國(guó)外留學(xué)博士因缺少原始檔案材料，無(wú)法辦理正常調(diào)動(dòng)、派遣手續(xù)。之后通過(guò)人才服務(wù)中心辦理了人事，但也不能取得其在國(guó)外的人事資料。更由于人事管理制度的不完善(在原單位停薪留職出國(guó)留學(xué)而扣留了檔案)，他們的原始檔案至今沒(méi)有轉(zhuǎn)到我院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來(lái)不便。
1.2人事檔案管理方式和手段相對(duì)落后人事檔案
管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨(dú)存放。我院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數(shù)多，資料復(fù)雜，多年來(lái)檔案室一直和人事辦公室在一起。由于醫(yī)院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業(yè)人員管理。在檔案管理手段上，因?yàn)闆](méi)有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時(shí)歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。
2醫(yī)院人事檔案管理的設(shè)想
隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，分院和經(jīng)濟(jì)實(shí)體增加，人事制度改革和人員模式改變，給醫(yī)院帶來(lái)了人事眾多、管理多元化的特點(diǎn)，也給人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的醫(yī)院人力資源管理系統(tǒng)就體現(xiàn)了醫(yī)院人事管理(含檔案)的整體管理水平。
2.1增強(qiáng)對(duì)人事檔案管理目的和意義的認(rèn)識(shí)醫(yī)院
人事檔案管理應(yīng)該以充分開(kāi)發(fā)和利用人力資源信息為基礎(chǔ)，轉(zhuǎn)化醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。通過(guò)檔案深層次的開(kāi)發(fā)，提高檔案的使用價(jià)值，如人才信息軟件的開(kāi)發(fā)，人事信息的共享都能為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供必要的服務(wù)。同時(shí)檔案管理人員要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)開(kāi)發(fā)人力資源信息，變封閉式管理為開(kāi)放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時(shí)間傳遞給用人科室，為臨床、教學(xué)和科研工作服務(wù)。
2.2加強(qiáng)和完善人事檔案管理制度實(shí)行人事檔案的社會(huì)化管理制度，制定《醫(yī)院人事檔案管理?xiàng)l例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。
2.3加強(qiáng)干部人事檔案管理，有效利用人才資源
干部人事檔案真實(shí)地記載和反映著一個(gè)人的經(jīng)歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫(yī)療部門結(jié)構(gòu)調(diào)配方面都將發(fā)揮重要作用。所以加強(qiáng)干部人事檔案管理，實(shí)行干部人事檔案的社會(huì)化、開(kāi)放式管理模式，才能更有效利用人才資源。
2.3.1建立衛(wèi)生技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案建立衛(wèi)生技術(shù)
人員檔案，對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛(wèi)生技術(shù)人員檔案包括:①基礎(chǔ)材料:個(gè)人基本情況;學(xué)歷、學(xué)位證明;繼續(xù)教育及專業(yè)技術(shù)進(jìn)修證明、證書;專業(yè)技術(shù)工作總結(jié);參加支邊、支農(nóng)和衛(wèi)生下鄉(xiāng)等醫(yī)療、防疫工作。②專業(yè)技術(shù)資格任職材料:專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申請(qǐng)表、申報(bào)表、考核表和審批表;專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證書、聘任證書和聘任合同。③衛(wèi)生技術(shù)成果材料:著作專題研究報(bào)告，學(xué)術(shù)論文(分級(jí))，專業(yè)技術(shù)成果鑒定書，典型病歷、搶救成功的病案、手術(shù)分析等。④其它材料:“三基”、“三嚴(yán)”考核及醫(yī)德醫(yī)風(fēng)評(píng)價(jià)材料;參加專業(yè)學(xué)術(shù)會(huì)議的證書、證明;優(yōu)秀醫(yī)務(wù)工作者的材料、證書和獎(jiǎng)狀;專業(yè)技術(shù)失誤差錯(cuò)材料。衛(wèi)生技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案的建立，為專業(yè)技術(shù)人員提供了有效的服務(wù)，為醫(yī)院管理提供了準(zhǔn)確及時(shí)的信息。
2.3.2實(shí)行人事，促進(jìn)人事檔案的社會(huì)化開(kāi)放式
管理人事是在我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制建立過(guò)程中出現(xiàn)的新事物，是在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下產(chǎn)生的一種新型的人事管理方式，是與我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系完善相適應(yīng)、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事有利于促進(jìn)單位人事管理的社會(huì)化、專業(yè)化、規(guī)范化。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢(shì)將越來(lái)越明顯，人才的流動(dòng)數(shù)量和質(zhì)量會(huì)逐步增強(qiáng)。而隨著政治體制的改革與深化，人才將成為一種沒(méi)有任何政府色彩的產(chǎn)業(yè)，人事檔案社會(huì)化開(kāi)發(fā)式管理模式將成為一種通用的管理模式。自1999年起，我院開(kāi)始逐步實(shí)行大中專畢業(yè)生人事，將人事檔案托管給人才服務(wù)中心，促進(jìn)了人才流動(dòng)，促進(jìn)了人事檔案規(guī)范化、社會(huì)化、現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化管理。2.3.3建立以人力資源信息為基礎(chǔ)的醫(yī)院信息管理
系統(tǒng)建立有效的人力資源信息系統(tǒng)是實(shí)施醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院行政管理一體化川的根本條件。人力資源信息具有原始性和完整性，是保證信息準(zhǔn)確可靠的基礎(chǔ)，是有效服務(wù)的生命。人力資源信息的收集就是為了充分使用資源，達(dá)到一方收集，多方共享。以人事檔案信息系統(tǒng)為中心，建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分系統(tǒng)，如通過(guò)人事信息系統(tǒng)，完善財(cái)務(wù)工資系統(tǒng)，人事上的工資變動(dòng)可以直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳發(fā)給財(cái)務(wù)科發(fā)放，醫(yī)療保健系統(tǒng)可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，而其它的行政管理系統(tǒng)也可以直接從人事信息系統(tǒng)中收益，如院辦、黨辦、工會(huì)、計(jì)劃生育及后勤、醫(yī)務(wù)、科研和教學(xué)更能因此得到眾多的信息和幫助。
2.4提高檔案管理人員的素質(zhì)新形式下要提高檔
案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才。①檔案管理人員要有良好的敬業(yè)精神，努力學(xué)習(xí)、掌握檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù)，了解醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容。②倡導(dǎo)以人為本的管理模式，使用科學(xué)的管理方法，通過(guò)全面的人力資源開(kāi)發(fā)計(jì)劃和企業(yè)文化建設(shè)，充分調(diào)動(dòng)和發(fā)揮員工的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，從而提高工作效率，創(chuàng)造新的工作業(yè)績(jī)，為企業(yè)發(fā)展目標(biāo)做出最大的貢獻(xiàn)。③引人競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，通過(guò)擇優(yōu)錄用，競(jìng)聘上崗，把真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來(lái)。④醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納人醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，關(guān)心他們的職稱晉升和工作業(yè)績(jī)，使他們的辛勤勞動(dòng)得到公正回報(bào)。
2，5加強(qiáng)人事檔案管理的現(xiàn)代化手段圖增加資金
投人，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。提高檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫(kù)房，購(gòu)買空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦。設(shè)置防火、防盜的自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)。引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用，確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
人事檔案管理作為人事管理的一部分，我們也相應(yīng)制定了人事檔案管理平衡計(jì)分卡。通過(guò)愿景規(guī)劃和戰(zhàn)略目標(biāo)的設(shè)定，使我們認(rèn)識(shí)到自身工作的價(jià)值及業(yè)績(jī)?？傊?，平衡計(jì)分卡通過(guò)指標(biāo)分解讓職工參與管理指標(biāo)的設(shè)立，讓員工都了解醫(yī)院的戰(zhàn)略規(guī)劃，認(rèn)識(shí)到自身工作對(duì)醫(yī)院戰(zhàn)略及整體業(yè)績(jī)的作用，從而提升醫(yī)院的整體管理水平，增加醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
檔案是知識(shí)的寶庫(kù)與歷史的見(jiàn)證，是人們?cè)陂L(zhǎng)期的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中積累形成的寶貴歷史材料，記錄社會(huì)不同時(shí)期、不同階段的發(fā)展歷程，對(duì)了解歷史、查考現(xiàn)實(shí)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、制定政策規(guī)劃、教人育人，具有極其重要的作用。如一個(gè)單位在制定各項(xiàng)改革方案、描繪未來(lái)發(fā)展藍(lán)圖時(shí)，都要參考檔案資料;又如學(xué)校、單位、企業(yè)，通過(guò)檔案編寫史料、舉辦展覽、電教宣傳等方式來(lái)教育人、感染人，增加職工的責(zé)任感、榮譽(yù)感、歸屬感等等。
一、傳統(tǒng)人事檔案管理中的弊端
（一）主觀隨意性強(qiáng)
傳統(tǒng)人事檔案中有“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規(guī)定。這一規(guī)定源自干部人事檔案制度，并應(yīng)用到其他人事檔案規(guī)定中。對(duì)當(dāng)事人保密的目的一般認(rèn)為是安全的需要以及方便組織管理，但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實(shí)性和可靠性，因?yàn)樾畔艛喽埂敖M織意見(jiàn)”主觀隨意性增強(qiáng)。
（二）弄虛作假,以檔謀私
在傳統(tǒng)管理方式控制下，“以檔謀私”現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。欲從行政部門、國(guó)有企事業(yè)單位跳槽的人受到單位扣留檔案不放人的“人質(zhì)檔案”現(xiàn)象并不鮮見(jiàn)。部分“棄檔族”在進(jìn)入需要人事檔案的單位就業(yè)辦理調(diào)轉(zhuǎn)、報(bào)考公務(wù)員、考研等時(shí)候，也徒嘆“檔到用時(shí)方恨無(wú)”。現(xiàn)實(shí)中有個(gè)別人通過(guò)在檔案中偽造干部履歷、入黨材料和專業(yè)證書，靠弄虛作假，平步青云走較高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)崗位;也有單位個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)檔案打擊報(bào)復(fù)，給職工帶來(lái)極大的傷害。不同形式的虛假檔案,“以檔謀私”現(xiàn)象的屢屢出現(xiàn),使檔案制度的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性、惟一性屢受挑戰(zhàn)。由于傳統(tǒng)的人事檔案管理無(wú)法適應(yīng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，而新的人事檔案管理方式尚未建立完善，當(dāng)前的檔案管理工作出現(xiàn)一些新情況和新問(wèn)題。
（三）社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)進(jìn)程中呈現(xiàn)“棄檔族”
過(guò)去個(gè)人只能對(duì)人事檔案所決定的命運(yùn)無(wú)條件接受，而在現(xiàn)在這一轉(zhuǎn)軌時(shí)期，大量新階層與流動(dòng)人員在很大程度上擺脫了它的影響。根據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，全國(guó)各級(jí)人才流動(dòng)中心為15.4萬(wàn)個(gè)國(guó)有和非國(guó)有單位代為管理保存的三四百萬(wàn)份人事檔案中，至少有60多萬(wàn)份與主人失去聯(lián)系。作為60多萬(wàn)“棄檔族”中很多人是“漂”到大城市就業(yè)，檔案現(xiàn)在對(duì)他們來(lái)講沒(méi)有什么用;有人甚至長(zhǎng)期拖欠人才流動(dòng)服務(wù)中心檔案托管費(fèi)，且未作補(bǔ)交的打算。調(diào)查顯示:有68%的被訪者認(rèn)為檔案在他們求職及職業(yè)發(fā)展中不重要或作用不大，而且越是年輕人和非黨員，越是不重視檔案。對(duì)于流動(dòng)人員而言，調(diào)整檔案工資、進(jìn)行職稱評(píng)審、提供合同鑒證、辦理社會(huì)保險(xiǎn)和出國(guó)政審等人事項(xiàng)目實(shí)際上也并不需要。流動(dòng)人員并不在國(guó)有單位，按照黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的工資制度給他們定級(jí)、晉資可謂是畫蛇添足。
（四）在非公企業(yè)，不關(guān)心員工人事檔案
與部分人自動(dòng)拋棄檔案相應(yīng)的是許多非公企業(yè)在招聘員工時(shí)也并不關(guān)心人事檔案。企業(yè)經(jīng)理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式評(píng)價(jià)聘用員工。某咨詢公司的一項(xiàng)調(diào)查表明，不關(guān)心員工人事檔案的企業(yè)占了調(diào)查總數(shù)的80%。在政府機(jī)關(guān)或國(guó)有企事業(yè)單位，情況就不一樣了,人事檔案在提干過(guò)程中“還是相當(dāng)重要的?！比缃?，企業(yè)必須在市場(chǎng)上尋找最優(yōu)秀的人才，以應(yīng)對(duì)激烈的競(jìng)爭(zhēng)。但現(xiàn)有的人事檔案，在很大程度上已經(jīng)不能夠幫助他們正確判斷某個(gè)人的真實(shí)才能和準(zhǔn)確的客觀背景，有些甚至提供了與實(shí)際情況截然相反的結(jié)論。因此，它已越來(lái)越成為用人單位的一塊“雞肋”:“食之無(wú)味，棄之可惜”。三是對(duì)人事檔案處于越來(lái)越忽略的狀態(tài)。目前，眾多跨國(guó)公司、民營(yíng)企業(yè)、上市公司越來(lái)越多地轉(zhuǎn)向去做人才的背景調(diào)查，而對(duì)人事檔案基本上都處于越來(lái)越忽略的狀態(tài)。用人單位在忽略舊的人事檔案的同時(shí)，卻又發(fā)現(xiàn)或多或少需要建立每個(gè)人員的新“人事檔案”，只不過(guò)這份“人事檔案”現(xiàn)在有著更多不同的形式:有的企業(yè)是建立在人事信息管理系統(tǒng)之中，有的企業(yè)干脆自己建立在人才中心保管的人事檔案之外的“第二人事檔案”;然而這些都處于各自為政的狀況，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和各種所有制市場(chǎng)參與者的大量涌現(xiàn)，具有社會(huì)公信力的集人才信息與信用的人事檔案管理制度又確實(shí)有其存在的價(jià)值，現(xiàn)行的人事檔案管理制度乃“棄之可惜”。
（五）人事檔案管理改革難以推進(jìn)的原因
人事檔案雖小，但關(guān)系到千百萬(wàn)勞動(dòng)者的切身利益，關(guān)系到我國(guó)人事制度改革進(jìn)程的進(jìn)一步深入，關(guān)系到依法治國(guó)和人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的具體實(shí)施。由于傳統(tǒng)體制下人事檔案管理牽涉到組織、人事、勞動(dòng)、檔案等多個(gè)主管部門，檔案的功能則延伸到民政、公安、教育等其他有關(guān)部門，特別是由于檔案收費(fèi)管理為政府所屬人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)、職業(yè)介紹機(jī)構(gòu)帶來(lái)巨大收益，致使目前人事檔案制度改革舉步維艱，大大落后于干部人事制度改革的整體進(jìn)程。
二、對(duì)新型人事檔案管理制度的設(shè)想
（一）明確流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)
在組織人事部門成立人才交流機(jī)構(gòu)之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門集中統(tǒng)一管理的，在性質(zhì)上屬于公共服務(wù)，而且?guī)в泻軓?qiáng)的政治性。出于深化機(jī)構(gòu)改革和機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)變職能的需要，黨委組織部門和政府人事部門在成立人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)后，把流動(dòng)人員檔案管理這類比較具體的事務(wù)性工作委托或授權(quán)給人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，但這并未改變流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)。所以應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步明確流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)的性質(zhì)，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性,完善流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)體系和人才流動(dòng)社會(huì)化服務(wù)體系。（二）建立人事檔案管理相互分離的管理制度
從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，我國(guó)的人事檔案制度改革必須明確所有社會(huì)組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權(quán)利和責(zé)任，不管公共部門或三資、民營(yíng)企業(yè)都應(yīng)在法律規(guī)定的制度和原則下享有人事檔案的管理權(quán)。為保障流動(dòng)人員權(quán)益和各單位的專有知識(shí)信息，非公單位的人事檔案應(yīng)以單位為中心建立，主要用于企業(yè)日常管理，不得作為個(gè)人身份證明隨個(gè)人在不同單位之間調(diào)動(dòng)。個(gè)人到新的單位供職服務(wù)，則新的服務(wù)單位應(yīng)重新為其建立檔案。個(gè)人離職后原單位應(yīng)在若干年內(nèi)保留其人事檔案。
個(gè)人求職或服務(wù)的新單位欲了解查閱其原單位的人事檔案由本人書面授權(quán)，原單位應(yīng)無(wú)償提供。非經(jīng)個(gè)人授權(quán)，任何單位和個(gè)人不得以任何理由扣留、公開(kāi)、披露個(gè)人檔案信息。
（三）發(fā)揮好人事檔案管理工作服務(wù)作用
檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務(wù)內(nèi)容。比如《人事檔案管理暫行規(guī)定》第七條明確:“人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)認(rèn)真做好流動(dòng)人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作，認(rèn)真做好與流動(dòng)人員人事檔案管理有關(guān)的流動(dòng)人員身份認(rèn)定、檔案工資記載、出國(guó)(出境)政審工作，經(jīng)授權(quán)做好相關(guān)的職稱資格考評(píng)、合同鑒證、社會(huì)保險(xiǎn)等社會(huì)化服務(wù)工作?！睘榱诉m應(yīng)服務(wù)人事工作的需要,《規(guī)定》還要求“做好流動(dòng)人員檔案材料的收集工作，不斷充實(shí)流動(dòng)人員人事檔案的內(nèi)容。”這些服務(wù)內(nèi)容是今后人事檔案管理的很重要內(nèi)容,也是發(fā)揮檔案作用，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的有效途徑。
(四)執(zhí)行“收支兩條線”
為了保證規(guī)定落到實(shí)處，應(yīng)當(dāng)收取少量服務(wù)費(fèi)，必須嚴(yán)格執(zhí)行物價(jià)部門批準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)，并接受群眾監(jiān)督。但是要堅(jiān)決執(zhí)行“收支兩條線”，收取的服務(wù)費(fèi)要如數(shù)上繳政府財(cái)政部門，不得私自截留。“收支兩條線”是對(duì)行政事業(yè)費(fèi)的管理措施，對(duì)企業(yè)則無(wú)法執(zhí)行，這也從另一個(gè)側(cè)面說(shuō)明了企業(yè)是不能管理流動(dòng)人員人事檔案的,因?yàn)槟菢右粊?lái)，實(shí)際就把這項(xiàng)公共服務(wù)變成了企業(yè)行為。
總之，只有以“以人為本”和“以民為本”來(lái)進(jìn)行人事檔案管理制度的合理改革，才能使人事檔案成為一個(gè)透明、適度開(kāi)放的個(gè)人社會(huì)公信平臺(tái)，才能充分保障人事檔案當(dāng)事人的合法權(quán)利得到保障，才能解除就業(yè)者的后顧之憂，讓人們安居樂(lè)業(yè)，使現(xiàn)有制度的既得利益者在公共平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)共贏，促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
[1]胡偉.淺談人事檔案的特點(diǎn)和作用[J].科技，2004,(10).
1人事檔案管理的現(xiàn)狀
人事檔案是1個(gè)組織在人事管理活動(dòng)中形成的人事文件組成的，其真實(shí)性、可靠性由該組織的領(lǐng)導(dǎo)及其人事管理部門負(fù)責(zé)。由于人事檔案本身不能直接帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，所以醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問(wèn)題。人事檔案管理工作是促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用，保證人才隊(duì)伍素質(zhì)的重要措施，是全面考察了解、正確評(píng)價(jià)和使用人才的重要依據(jù)。
1.1人事檔案管理制度相對(duì)落后隨著人事制度的
不斷改革發(fā)展，人才流動(dòng)，醫(yī)療衛(wèi)生單位選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡(jiǎn)化。由于人事檔案管理“終身”制，沒(méi)有得到及時(shí)補(bǔ)充和修正，阻礙了人才的流動(dòng)。2000年，我院引進(jìn)了數(shù)位高級(jí)專業(yè)技術(shù)人才，在整理人事檔案時(shí)，發(fā)現(xiàn)有兩名國(guó)外留學(xué)博士因缺少原始檔案材料，無(wú)法辦理正常調(diào)動(dòng)、派遣手續(xù)。之后通過(guò)人才服務(wù)中心辦理了人事，但也不能取得其在國(guó)外的人事資料。更由于人事管理制度的不完善(在原單位停薪留職出國(guó)留學(xué)而扣留了檔案)，他們的原始檔案至今沒(méi)有轉(zhuǎn)到我院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來(lái)不便。
1.2人事檔案管理方式和手段相對(duì)落后人事檔案
管理是1項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨(dú)存放。我院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數(shù)多，資料復(fù)雜，多年來(lái)檔案室1直和人事辦公室在1起。由于醫(yī)院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業(yè)人員管理。在檔案管理手段上，因?yàn)闆](méi)有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，管理人員還1直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時(shí)歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。
2醫(yī)院人事檔案管理的設(shè)想
隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，分院和經(jīng)濟(jì)實(shí)體增加，人事制度改革和人員模式改變，給醫(yī)院帶來(lái)了人事眾多、管理多元化的特點(diǎn)，也給人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的醫(yī)院人力資源管理系統(tǒng)就體現(xiàn)了醫(yī)院人事管理(含檔案)的整體管理水平。
2.1增強(qiáng)對(duì)人事檔案管理目的和意義的認(rèn)識(shí)醫(yī)院
人事檔案管理應(yīng)該以充分開(kāi)發(fā)和利用人力資源信息為基礎(chǔ)，轉(zhuǎn)化醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。通過(guò)檔案深層次的開(kāi)發(fā)，提高檔案的使用價(jià)值，如人才信息軟件的開(kāi)發(fā)，人事信息的共享都能為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供必要的服務(wù)。同時(shí)檔案管理人員要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)開(kāi)發(fā)人力資源信息，變封閉式管理為開(kāi)放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時(shí)間傳遞給用人科室，為臨床、教學(xué)和科研工作服務(wù)。
2.2加強(qiáng)和完善人事檔案管理制度實(shí)行人事檔案的社會(huì)化管理制度，制定《醫(yī)院人事檔案管理?xiàng)l例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。
2.3加強(qiáng)干部人事檔案管理，有效利用人才資源
干部人事檔案真實(shí)地記載和反映著1個(gè)人的經(jīng)歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫(yī)療部門結(jié)構(gòu)調(diào)配方面都將發(fā)揮重要作用。所以加強(qiáng)干部人事檔案管理，實(shí)行干部人事檔案的社會(huì)化、開(kāi)放式管理模式，才能更有效利用人才資源。
2.3.1建立衛(wèi)生技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案建立衛(wèi)生技術(shù)
人員檔案，對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛(wèi)生技術(shù)人員檔案包括:①基礎(chǔ)材料:個(gè)人基本情況;學(xué)歷、學(xué)位證明;繼續(xù)教育及專業(yè)技術(shù)進(jìn)修證明、證書;專業(yè)技術(shù)工作總結(jié);參加支邊、支農(nóng)和衛(wèi)生下鄉(xiāng)等醫(yī)療、防疫工作。②專業(yè)技術(shù)資格任職材料:專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申請(qǐng)表、申報(bào)表、考核表和審批表;專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證書、聘任證書和聘任合同。③衛(wèi)生技術(shù)成果材料:著作專題研究報(bào)告，學(xué)術(shù)論文(分級(jí))，專業(yè)技術(shù)成果鑒定書，典型病歷、搶救成功的病案、手術(shù)分析等。④其它材料:“3基”、“3嚴(yán)”考核及醫(yī)德醫(yī)風(fēng)評(píng)價(jià)材料;參加專業(yè)學(xué)術(shù)會(huì)議的證書、證明;優(yōu)秀醫(yī)務(wù)工作者的材料、證書和獎(jiǎng)狀;專業(yè)技術(shù)失誤差錯(cuò)材料。衛(wèi)生技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案的建立，為專業(yè)技術(shù)人員提供了有效的服務(wù)，為醫(yī)院管理提供了準(zhǔn)確及時(shí)的信息。
2.3.2實(shí)行人事，促進(jìn)人事檔案的社會(huì)化開(kāi)放式
管理人事是在我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制建立過(guò)程中出現(xiàn)的新事物，是在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下產(chǎn)生的1種新型的人事管理方式，是與我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系完善相適應(yīng)、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事有利于促進(jìn)單位人事管理的社會(huì)化、專業(yè)化、規(guī)范化。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢(shì)將越來(lái)越明顯，人才的流動(dòng)數(shù)量和質(zhì)量會(huì)逐步增強(qiáng)。而隨著政治體制的改革與深化，人才將成為1種沒(méi)有任何政府色彩的產(chǎn)業(yè)，人事檔案社會(huì)化開(kāi)發(fā)式管理模式將成為1種通用的管理模式。自1999年起，我院開(kāi)始逐步實(shí)行大中專畢業(yè)生人事，將人事檔案托管給人才服務(wù)中心，促進(jìn)了人才流動(dòng)，促進(jìn)了人事檔案規(guī)范化、社會(huì)化、現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化管理。
2.3.3建立以人力資源信息為基礎(chǔ)的醫(yī)院信息管理
系統(tǒng)建立有效的人力資源信息系統(tǒng)是實(shí)施醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院行政管理1體化川的根本條件。人力資源信息具有原始性和完整性，是保證信息準(zhǔn)確可靠的基礎(chǔ)，是有效服務(wù)的生命。人力資源信息的收集就是為了充分使用資源，達(dá)到1方收集，多方共享。以人事檔案信息系統(tǒng)為中心，建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分系統(tǒng)，如通過(guò)人事信息系統(tǒng)，完善財(cái)務(wù)工資系統(tǒng)，人事上的工資變動(dòng)可以直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳發(fā)給財(cái)務(wù)科發(fā)放，醫(yī)療保健系統(tǒng)可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，而其它的行政管理系統(tǒng)也可以直接從人事信息系統(tǒng)中收益，如院辦、黨辦、工會(huì)、計(jì)劃生育及后勤、醫(yī)務(wù)、科研和教學(xué)更能因此得到眾多的信息和幫助。
2.4提高檔案管理人員的素質(zhì)新形式下要提高檔
案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才。①檔案管理人員要有良好的敬業(yè)精神，努力學(xué)習(xí)、掌握檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù)，了解醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容。②倡導(dǎo)以人為本的管理模式，使用科學(xué)的管理方法，通過(guò)全面的人力資源開(kāi)發(fā)計(jì)劃和企業(yè)文化建設(shè)，充分調(diào)動(dòng)和發(fā)揮員工的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，從而提高工作效率，創(chuàng)造新的工作業(yè)績(jī)，為企業(yè)發(fā)展目標(biāo)做出最大的貢獻(xiàn)。③引人競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，通過(guò)擇優(yōu)錄用，競(jìng)聘上崗，把真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來(lái)。④醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納人醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，關(guān)心他們的職稱晉升和工作業(yè)績(jī)，使他們的辛勤勞動(dòng)得到公正回報(bào)。
2，5加強(qiáng)人事檔案管理的現(xiàn)代化手段圖增加資金
投人，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。提高檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫(kù)房，購(gòu)買空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦。設(shè)置防火、防盜的自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)。引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用，確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
人事檔案管理作為人事管理的1部分，我們也相應(yīng)制定了人事檔案管理平衡計(jì)分卡。通過(guò)愿景規(guī)劃和戰(zhàn)略目標(biāo)的設(shè)定，使我們認(rèn)識(shí)到自身工作的價(jià)值及業(yè)績(jī)?？傊胶庥?jì)分卡通過(guò)指標(biāo)分解讓職工參與管理指標(biāo)的設(shè)立，讓員工都了解醫(yī)院的戰(zhàn)略規(guī)劃，認(rèn)識(shí)到自身工作對(duì)醫(yī)院戰(zhàn)略及整體業(yè)績(jī)的作用，從而提升醫(yī)院的整體管理水平，增加醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
1.2人事檔案管理內(nèi)容醫(yī)院人事檔案管理是一項(xiàng)極為復(fù)雜的系統(tǒng)工作，這些檔案材料是人事管理活動(dòng)中形成的原始記錄。人事檔案真實(shí)反映個(gè)人的成長(zhǎng)軌跡，涉及個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、職務(wù)變遷、職稱評(píng)聘、獎(jiǎng)勵(lì)處罰、工資狀況、政治面貌、家庭成員和社會(huì)關(guān)系等諸多方面。具體表現(xiàn)為:學(xué)歷學(xué)位、個(gè)人履歷、專業(yè)技術(shù)職稱、黨團(tuán)關(guān)系、獎(jiǎng)懲材料、職務(wù)任免、工作考核、工資待遇等等。這些檔案材料需要經(jīng)過(guò)相關(guān)人事部門進(jìn)行審核、簽字、蓋章，其使用價(jià)值和保存價(jià)值都非常高。
1.3人事檔案管理方法醫(yī)院人事檔案管理有紙質(zhì)檔案和電子信息檔案兩種存檔形式。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代人事檔案管理越來(lái)越注重信息化檔案建設(shè)。由于信息化檔案在信息儲(chǔ)存、查詢、統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)分析等方面顯示出更多優(yōu)勢(shì)，醫(yī)院人事檔案管理向信息化轉(zhuǎn)型已經(jīng)成為必然選擇。隨著醫(yī)院市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制的引入，人才資源已經(jīng)成為重要競(jìng)爭(zhēng)砝碼。醫(yī)院人事檔案管理，在很大程度上是強(qiáng)化對(duì)人才信息的管理，人力資源信息管理為醫(yī)院人才利用發(fā)揮更重要作用。人事檔案管理方法眾多，每一所醫(yī)院人事檔案管理又有個(gè)性化。我院為省級(jí)三級(jí)甲等醫(yī)院，人事檔案管理比較規(guī)范，根據(jù)醫(yī)院統(tǒng)一部署，結(jié)合我院實(shí)際，建立了一整套管理方案，在檔案信息搜集、整理、歸檔、錄入、儲(chǔ)存、查詢等方面，都有相關(guān)制度制約。在對(duì)學(xué)科人才信息管理方面，對(duì)博士生導(dǎo)師簡(jiǎn)況表、博士后工作登記表、被縣處級(jí)以上黨政機(jī)關(guān)評(píng)為專業(yè)拔尖人才的材料、科研工作和個(gè)人表現(xiàn)評(píng)定材料、創(chuàng)造發(fā)明科研成果鑒定材料、著作等材料，都要進(jìn)行細(xì)致科學(xué)管理。
2人事檔案在醫(yī)院人事制度改革中的作用
2.1為人才選拔提供信息參考我院為綜合性大型醫(yī)院，有雄厚的技術(shù)力量，為提升醫(yī)院整體管理經(jīng)營(yíng)水平，需要建立一支高素質(zhì)的干部隊(duì)伍。人事檔案管理可以為人員選拔提供較為完善的材料。有關(guān)人員的年齡狀況、知識(shí)結(jié)構(gòu)、學(xué)術(shù)水平、思想覺(jué)悟、主要工作經(jīng)歷和業(yè)務(wù)能力等相關(guān)檔案信息，都能夠成為干部任用的重要材料參考。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)非常重視人事檔案管理，讓人事檔案管理成為醫(yī)院市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)重要力量支撐。如醫(yī)院中層領(lǐng)導(dǎo)，在選聘時(shí)，需要查看檔案材料，部分中層干部還需要競(jìng)聘上崗，這都與檔案管理有一定關(guān)聯(lián)。
2.2為工資改革提供重要憑證醫(yī)院人事檔案管理還為工資改革提供重要憑證。國(guó)家事業(yè)單位工資分配改革制度頒布后，醫(yī)院根據(jù)上級(jí)安排，要為工資改革做好準(zhǔn)備。因?yàn)楣べY改革涉及每一個(gè)職工的切身利益，而工資核實(shí)主要參考依據(jù)來(lái)自檔案材料。醫(yī)院人事檔案管理可以提供每一個(gè)人的基本情況、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、技術(shù)職稱、工資演變、獎(jiǎng)懲考核等情況，為工資分配等級(jí)劃分提供重要依據(jù)。特別是學(xué)歷和年度考核等情況要與套改工資掛鉤，這對(duì)提升全體職工工作積極性有重要影響。
2.3為職稱評(píng)定提供信息支持醫(yī)院人事檔案管理為職工職稱評(píng)定提供重要信息支持。由于工資和專業(yè)技術(shù)職稱掛鉤，職稱對(duì)職工的重要性可想而知。在醫(yī)院職稱評(píng)聘過(guò)程中，需要人事檔案管理提供相關(guān)信息。專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)聘有一定比例限制。在技術(shù)崗位設(shè)置時(shí)，醫(yī)院本著對(duì)醫(yī)院發(fā)展有利的原則，結(jié)合人才戰(zhàn)略的實(shí)施，對(duì)人才資源開(kāi)發(fā)投入更多精力，積極推進(jìn)職稱工作的各項(xiàng)改革，建立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，實(shí)行按崗聘任。根據(jù)人事檔案提供相關(guān)信息，判斷個(gè)人實(shí)際能力競(jìng)聘上崗。特別強(qiáng)調(diào)了日?？己顺煽?jī)的重要性，細(xì)化考核內(nèi)容和考核標(biāo)準(zhǔn)，體現(xiàn)公平、公開(kāi)、公正原則。醫(yī)院在崗位競(jìng)聘中，人事檔案發(fā)揮重要作用。如人事檔案中的各種考核信息數(shù)據(jù)、學(xué)歷學(xué)位材料、業(yè)務(wù)成果等，都能夠形成相互映襯的效果，為職稱評(píng)定提供重要參考。一份完整的檔案材料，可以從不同角度展示一個(gè)人的實(shí)際能力和過(guò)往成績(jī)，為競(jìng)聘更高職稱崗位提供幫助。
2.4為用工制度改革架設(shè)橋梁人事檔案管理為醫(yī)院用工制度發(fā)揮重要連接作用。我院2010年就開(kāi)始了用工制度改革，在編職工的檔案材料都由醫(yī)院人事檔案室管理，流動(dòng)人員人事檔案由本市人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)管理。醫(yī)院現(xiàn)有人員的人事檔案材料生成呈現(xiàn)動(dòng)態(tài)性。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案材料是原始數(shù)據(jù)信息，這些檔案需要不斷更新，這就需要醫(yī)院人事檔案管理部門為其提供更新數(shù)據(jù)，不然，社會(huì)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)存放的人事檔案材料就會(huì)滯后。醫(yī)院在人員任用時(shí)，需要查閱其原始檔案材料，醫(yī)院人事檔案管理人員需要到社會(huì)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)去調(diào)取相關(guān)材料，這樣就讓醫(yī)院人事檔案管理和社會(huì)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)有更多業(yè)務(wù)合作與往來(lái)。在相互交換意見(jiàn)基礎(chǔ)上，取得一致意見(jiàn)，問(wèn)題就可以得以有效解決。醫(yī)院人事檔案管理部門和社會(huì)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的通力合作，也為醫(yī)院用工制度改革提供便利條件。
2.5為評(píng)先樹(shù)優(yōu)提供數(shù)據(jù)信息醫(yī)院人事檔案管理包含豐富信息，這也為醫(yī)院開(kāi)展評(píng)先樹(shù)優(yōu)活動(dòng)提供一定數(shù)據(jù)信息。醫(yī)院有激勵(lì)制度，每年都要開(kāi)展評(píng)先樹(shù)優(yōu)活動(dòng)，以此激發(fā)職工工作積極性，而相關(guān)評(píng)選數(shù)據(jù)自然由人事檔案管理幫助提供。如評(píng)選“市級(jí)先進(jìn)工作者”，醫(yī)院要制定相關(guān)評(píng)選標(biāo)準(zhǔn)，人事檔案管理部門要提供相關(guān)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行評(píng)選，參評(píng)人工作成績(jī)、學(xué)術(shù)研究成果、年度考核情況等，都應(yīng)該是重要參考條件。
論文摘要：企業(yè)人事制度改革的不斷推進(jìn)，企業(yè)人事檔案工作也逐漸成為大家的關(guān)注焦點(diǎn)之一。本文正是基于此，闡述了企業(yè)人事檔案工作在企業(yè)發(fā)展中的地位與作用。旨在為企業(yè)人事檔案工作的改革與發(fā)展探索新的道路，對(duì)于相關(guān)領(lǐng)域的研究也能提供一些借鑒和參考。
一、對(duì)企業(yè)的發(fā)展起到促進(jìn)的作用
現(xiàn)代人力資源管理是以人為中心來(lái)設(shè)計(jì)的，其宗旨是“以人為本”。人是關(guān)鍵要素，首先要服務(wù)好人，才能做好管理工作。“以人為本”是指管理的出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)都是“人”，承認(rèn)人是一種資源，一種特殊的和重要的資源，而且在現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和競(jìng)爭(zhēng)中是決定性的資源。通過(guò)開(kāi)發(fā)人的潛能使之發(fā)揮到最大限度，調(diào)動(dòng)人的積極性、創(chuàng)造性，這一理念將會(huì)貫穿人力資源開(kāi)發(fā)的整個(gè)過(guò)程。而加強(qiáng)企業(yè)人事檔案的管理工作，恰恰是將靜止的人事檔案變換為動(dòng)態(tài)的激勵(lì)手段，讓員工能夠感受到組織對(duì)他的關(guān)注、關(guān)心和承認(rèn)。
作為人才信息縮影的人事檔案，是各類人才在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績(jī)等方面的綜合反映。若對(duì)人事檔案重視，能認(rèn)真研究，注重科學(xué)管理，可以較全面地、歷史地再現(xiàn)各類人才的面貌、特點(diǎn)以及專長(zhǎng)，作為考察和了解人才的重要依據(jù)；有助于企業(yè)根據(jù)每個(gè)人才的不同特點(diǎn)，合理的使用人才；有助于從人事檔案中探索人才成長(zhǎng)規(guī)律，更好的發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和使用人才，開(kāi)發(fā)人才資源，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展對(duì)人才的廣泛需求；可以及時(shí)地為企業(yè)和部門推薦優(yōu)秀人才，調(diào)動(dòng)各類人才的積極性和創(chuàng)造性，使各種人才揚(yáng)長(zhǎng)避短，充分在企業(yè)發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮聰明才智，貢獻(xiàn)自己的力量。如果人事檔案不齊全，或者間斷甚至有片面性，那就不能反映某個(gè)人的真實(shí)情況，就會(huì)直接影響到人才的正確合理使用，影響人才在企業(yè)發(fā)展中的作用；如果對(duì)人事檔案不重視，不加強(qiáng)管理，致使人事檔案管理水平低，服務(wù)方式被動(dòng)單一，就不能使人才檔案信息得到及時(shí)使用，同樣會(huì)影響或阻礙企業(yè)的發(fā)展。因此，我們認(rèn)為企業(yè)人事檔案與企業(yè)發(fā)展的關(guān)系密切，在企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)發(fā)展中具有重要的促進(jìn)作用。
二、是企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)發(fā)展中人力資源管理的重要手段
社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，各級(jí)人才市場(chǎng)的誕生，使得各種層次、各種形式、各種渠道的人才交流日益增多，科技人員、高校教師、各類專業(yè)技術(shù)人才的流動(dòng)日益頻繁，為企業(yè)人才開(kāi)發(fā)創(chuàng)造了有利條件，人事檔案對(duì)于新單位領(lǐng)導(dǎo)掌握應(yīng)聘者的基本情況，正確使用新的人才將起到重要的作用。
人事檔案的建立，是人類走向文明與進(jìn)步的產(chǎn)物。一些資金雄厚、實(shí)力強(qiáng)大的名牌外企、合資企業(yè)人力資源部門在我國(guó)境內(nèi)招聘新的管理人才、技術(shù)人才時(shí)，非常重視人事檔案的利用。因?yàn)橐粋€(gè)跨越國(guó)界尋找經(jīng)濟(jì)合作，謀求最大經(jīng)濟(jì)效益的現(xiàn)代企業(yè)，深諳管理出效益的經(jīng)商之道，而人才又是管理的關(guān)鍵因素。對(duì)一名優(yōu)秀的企業(yè)人才的要求，不只局限于其工作能力上，其品行、背景、以往的工作實(shí)績(jī)諸要素，都是考察的條件。通過(guò)出示個(gè)人的人事檔案，就可以以此為憑，增加聘用企業(yè)對(duì)聘員的信任程度和認(rèn)可程度。而國(guó)內(nèi)大中型企業(yè)管理人員、技術(shù)人員的聘用，也是如此?，F(xiàn)代企業(yè)制度改革實(shí)施以來(lái)，企業(yè)實(shí)行專業(yè)技術(shù)人員、管理人員聘用制，使單位與個(gè)人在平等自愿的基礎(chǔ)上建立了聘用關(guān)系。一份翔實(shí)、完整的個(gè)人人事檔案，既是企業(yè)選用人才和人才日后晉升提拔的重要參證，也是擇業(yè)人員量己之才選擇行業(yè)、部門的“謀士”，雙方的“知己知彼”，能扼制某些企業(yè)和個(gè)人盲目選人、擇業(yè)的“自”，更利于“人才與用人單位是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下活動(dòng)的主體”這一社會(huì)功能的充分發(fā)揮。
同時(shí)，由于人事檔案能夠比較全面、準(zhǔn)確的反映人才各方面的情況，所以企業(yè)能夠從人事檔案中了解本單位人才的數(shù)量、文化程度、專業(yè)素質(zhì)等方面的數(shù)據(jù)，便于企業(yè)人力資源管理部門根據(jù)人事檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，進(jìn)而作出準(zhǔn)確的人才預(yù)測(cè)，制定出長(zhǎng)遠(yuǎn)的人才培養(yǎng)計(jì)劃。
1人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對(duì)象和服務(wù)對(duì)象具有較強(qiáng)的社會(huì)性
市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立，產(chǎn)生了多種經(jīng)濟(jì)組織形式，這有利于人才的吸納、流動(dòng)，但與舊的人事制度發(fā)生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事制應(yīng)運(yùn)而生，人事管理變成了一種社會(huì)化的活動(dòng)，因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會(huì)化的性質(zhì)。從管理機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，不像計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代僅有各單位內(nèi)部人事檔案管理機(jī)構(gòu)，只收集管理本單位人事檔案，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下已建立了具有較強(qiáng)社會(huì)性的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，如各省市人才市場(chǎng)建立的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，這種機(jī)構(gòu)不是管理本單位人事檔案的機(jī)構(gòu)，而是面向社會(huì)，其管理對(duì)象包括該社區(qū)范圍內(nèi)所有流動(dòng)人員的人事檔案，其服務(wù)對(duì)象更具有社會(huì)性，可以為整個(gè)社會(huì)提供人事檔案服務(wù)。
2人事檔案來(lái)源的廣泛性和內(nèi)容的復(fù)雜性
人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對(duì)象和服務(wù)對(duì)象的社會(huì)性，決定了人事檔案來(lái)源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內(nèi)部人事機(jī)構(gòu)行使，該機(jī)構(gòu)人事檔案來(lái)源單一，僅限于本機(jī)構(gòu)人員，內(nèi)容也較簡(jiǎn)單；而社會(huì)化的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，其來(lái)源要廣泛得多，可以來(lái)自該社區(qū)范圍內(nèi)各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來(lái)顯得人員復(fù)雜，其檔案內(nèi)容也非常豐富多樣。
3利用者對(duì)人事檔案需求的多樣性
市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展離不開(kāi)人才，無(wú)論是外資、合資、國(guó)有企業(yè)招聘新的管理人才、技術(shù)人才，選拔合格或優(yōu)秀人才，還是考核、任免、招聘國(guó)家公務(wù)員以及大中專畢業(yè)生社會(huì)就業(yè)，都不會(huì)忽略人事檔案的利用。利用者類型、利用用途的多樣性，導(dǎo)致對(duì)人事檔案內(nèi)容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性；也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，而且許多個(gè)人也需要，那些與個(gè)人生活和切身利益密切相關(guān)的人事檔案，經(jīng)常會(huì)被組織和個(gè)人查閱利用，但它們的要求不完全一樣，呈現(xiàn)出多種多樣的需求。
4人事檔案管理方式和服務(wù)方式的開(kāi)放性
市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立，減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時(shí)，信息技術(shù)和因特網(wǎng)的飛速發(fā)展，改變了人事檔案管理和服務(wù)方式?？梢圆捎矛F(xiàn)代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個(gè)人隱私內(nèi)容的人事檔案上網(wǎng)，采用網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變?yōu)殚_(kāi)放式的交流模式。
二、特點(diǎn)
1人事檔案社會(huì)化開(kāi)放式管理模式，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的一種新模式，是對(duì)人事檔案管理模式的補(bǔ)充，與傳統(tǒng)人事檔案管理模式處于并存發(fā)展階段
市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的新模式，與計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代傳統(tǒng)人事檔案管理模式有所不同。傳統(tǒng)模式中，人事檔案是由各單位內(nèi)部組織人事機(jī)構(gòu)分別管理，比較封閉和內(nèi)向，在過(guò)去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應(yīng)成為現(xiàn)代人事檔案管理中唯一的模式，而應(yīng)更新、改革舊的模式，建立新的模式，社會(huì)化開(kāi)放式人事檔案管理模式就是一種新的模式，是對(duì)現(xiàn)代人事檔案管理模式的補(bǔ)充。
這兩種管理模式處于并存發(fā)展階段，各有利弊。傳統(tǒng)人事檔案管理模式對(duì)人事檔案的保密、保護(hù)，方便本機(jī)構(gòu)使用具有優(yōu)勢(shì)，但過(guò)于封閉，利用面不廣，實(shí)行規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化管理難度較大；新的管理模式服務(wù)面廣，便于社會(huì)各種機(jī)構(gòu)和人員利用，易采用現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理方式，但存在易泄密、丟失等問(wèn)題。我們應(yīng)充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢(shì)，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實(shí)與完善。
2人事檔案社會(huì)化開(kāi)放式管理模式目前主要適用于流動(dòng)人員人事檔案管理
由于流動(dòng)人員是辭職、辭退、脫離原單位和沒(méi)有工作單位的科技人員、管理人員等，其檔案與一般人事檔案比較而言，具有一定特點(diǎn)，因而在管理模式與方法上也應(yīng)有所不同。
流動(dòng)人員一般沒(méi)有固定的單位、工作變動(dòng)較大，與原單位沒(méi)什么聯(lián)系，他們的人事檔案由縣級(jí)以上政府所屬的人才交流中心管理，這種機(jī)構(gòu)具有社會(huì)性、開(kāi)放性和市場(chǎng)性的特點(diǎn)，適用于社會(huì)化、開(kāi)放式檔案管理模式。但有的人才市場(chǎng)還不規(guī)范，在流動(dòng)人員人事檔案管理中還存在不少問(wèn)題，有待進(jìn)一步改進(jìn)。
3社會(huì)化開(kāi)放式管理模式預(yù)示著更大范圍內(nèi)人事檔案管理的一種方向和發(fā)展趨勢(shì)
即將到來(lái)的21世紀(jì)，是一個(gè)更加開(kāi)放的社會(huì)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢(shì)將越來(lái)越明顯，人才流動(dòng)的數(shù)量與質(zhì)量會(huì)逐步增強(qiáng)，在更大范圍內(nèi)實(shí)行社會(huì)化開(kāi)放式人事檔案管理模式將成為可能。
今后我國(guó)政府機(jī)構(gòu)改革的幅度和力度將進(jìn)一步加大，機(jī)構(gòu)龐雜臃腫、人浮于事的現(xiàn)狀將得到整治，精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)、合署辦公、聯(lián)合辦學(xué)的大口徑管理方式將被采用，每個(gè)小單位自行管理人事檔案的模式將被取代。同時(shí)，政治體制改革的深化，會(huì)使政府對(duì)人事管理逐漸淡化，人才將成為一種沒(méi)有任何政府色彩的產(chǎn)業(yè)，人事檔案社會(huì)化開(kāi)放式管理模式可能成為一種通用的管理模式。
企事業(yè)職工、科研人員及教師等類人事檔案的內(nèi)容大多是關(guān)于其業(yè)績(jī)、專長(zhǎng)、愛(ài)好等經(jīng)歷經(jīng)驗(yàn)的記載，值得保密的內(nèi)容不多；同時(shí)，這些人員“干部本位”思想逐漸淡化并趨于消失，政治身份級(jí)別看得并不重要，特別是企業(yè)破產(chǎn)、兼并出現(xiàn)之后，企業(yè)干部任用上出現(xiàn)招聘廠長(zhǎng)、經(jīng)理，企業(yè)干部自己可自由擇業(yè)，教師和科研人員可轉(zhuǎn)崗下崗，企事業(yè)單位的干部、職工、科研人員變動(dòng)日益頻繁，構(gòu)成逐漸復(fù)雜，不可能也不必要嚴(yán)格按照干部、職工等級(jí)由組織人事部門分開(kāi)管理，完全可以實(shí)行社會(huì)化開(kāi)放式管理模式。
三、意義
2高校人事檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題
2.1信息化管理的意識(shí)薄弱長(zhǎng)期以來(lái)我國(guó)的高校人事檔案管理工作主要采取的是手工操作模式，對(duì)于信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)程度不夠，其主要表現(xiàn)為：一是高校人事檔案的存在比較分散，結(jié)合筆者多年的工作經(jīng)驗(yàn)分析，高校的人事處、教務(wù)處以及學(xué)生處都存有相關(guān)的人事檔案，可以說(shuō)人事檔案存放的不統(tǒng)一，不利于檔案信息化的構(gòu)建。同時(shí)高校的人事信息收集情況也存在大量的問(wèn)題，由于當(dāng)前高?；緦?shí)施的二級(jí)院校獨(dú)立管理的模式，造成高校對(duì)二級(jí)院校的人事檔案信息了解不清楚，檔案信息收集的不及時(shí)對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的構(gòu)建會(huì)產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。二是高校的人事檔案管理工作仍然處于傳統(tǒng)的手工管理模式，并且以紙質(zhì)形式為主，沒(méi)有充分的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化。三是高校的人事檔案信息化硬件基礎(chǔ)相對(duì)比較匱乏。經(jīng)過(guò)筆者對(duì)多所高校的基礎(chǔ)設(shè)備調(diào)查發(fā)現(xiàn)，高校對(duì)信息化建設(shè)的重視程度還是比較高的，高校檔案管理人員配置了電腦、打印機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備，但是掃描儀、照相機(jī)的配置率不高，而這些設(shè)備的短缺必然會(huì)影響人事檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程。
2.2人事檔案信息管理系統(tǒng)功能性比較差信息技術(shù)的不斷發(fā)展為高校人事檔案信息系統(tǒng)發(fā)展提供了重要的平臺(tái)支撐，基于信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各個(gè)高校基本上都建立了人事檔案信息管理系統(tǒng)，但是就這些信息管理系統(tǒng)的運(yùn)行效果看，其還存在不少的問(wèn)題：一是高校檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)用的數(shù)據(jù)庫(kù)比較簡(jiǎn)單，造成不能及時(shí)的對(duì)一些數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，影響人事檔案的工作效率；二是人事檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用性比較差，很多院校的管理系統(tǒng)沒(méi)有建立開(kāi)放式鏈接功能，造成人事檔案管理系統(tǒng)的利用率比較差，比如信息管理系統(tǒng)應(yīng)用的程序比較滯后，其不能兼容原始檔案信息，造成人們不能利用信息管理系統(tǒng)查詢需要的信息；三是人事檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)存在滯后性，導(dǎo)致現(xiàn)有的信息管理系統(tǒng)無(wú)法兼容一些文件格式。
2.3信息安全保護(hù)措施不完善人事檔案在某種程度上講具有保密性，因?yàn)槿耸聶n案中記載了大量的個(gè)人信息，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理就需要面臨信息安全的問(wèn)題，通過(guò)采取一系列安全保護(hù)措施避免因網(wǎng)絡(luò)安全而出現(xiàn)個(gè)人信息泄露的事件。但是高校在人事檔案信息系統(tǒng)應(yīng)用中往往會(huì)忽視安全工作：一是高校的管理者對(duì)安全的重視程度不夠，意識(shí)不到人事信息的重要性，因此他們不愿意在安全防護(hù)方面投入更多的資金；二是對(duì)人事檔案信息管理系統(tǒng)的安全性能的檢測(cè)、維護(hù)等工作落實(shí)不到實(shí)處，很多計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全管理人員不嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)范對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行必要的安全檢測(cè)，比如不及時(shí)根據(jù)網(wǎng)絡(luò)安全漏洞進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)等。
3高校人事檔案信息化建設(shè)的具體對(duì)策
3.1強(qiáng)化高校人事檔案管理人員的信息化意識(shí)實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理信息化前提就是要強(qiáng)化人事檔案管理人員的信息化意識(shí)，提高他們對(duì)檔案工作的重視程度：一是高校的管理者要具有人事檔案信息化建設(shè)意識(shí)。信息技術(shù)的不斷發(fā)展，構(gòu)建信息管理模式是新型高校發(fā)展的基礎(chǔ)與主要趨勢(shì)，一所高校的信息化建設(shè)水平很大取決于高校管理者對(duì)人事檔案信息化的重視程度，如果高校的管理者具有信息化意識(shí)，那么他們就會(huì)增加對(duì)高校人事檔案管理信息化建設(shè)的資金投入、制度完善等工作。二是提高人事檔案管理人員的信息化意識(shí)。檔案管理人員是檔案工作的具體操作者和使用者，如果他們沒(méi)有較高的信息化意識(shí)，那么無(wú)論學(xué)校的信息化建設(shè)水平多高，高校的信息化工作都不能取得理想的效果。當(dāng)然高校的工作人員也要具有信息化意識(shí)，信息化建設(shè)離不開(kāi)檔案信息的支持，如果高校人員不注重對(duì)相關(guān)檔案信息的收集，那么信息化建設(shè)也不能取得理想的效果。
3.2建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，高?；旧蠈?shí)現(xiàn)了信息化管理模式，高校的網(wǎng)絡(luò)基本上覆蓋了高校的各個(gè)環(huán)節(jié)，高校網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)融入到日常的教學(xué)活動(dòng)中，因此穩(wěn)定、全面的網(wǎng)絡(luò)覆蓋率為高校人事檔案信息化建設(shè)提供了重要的物質(zhì)基礎(chǔ)，為檔案管理拓展了網(wǎng)絡(luò)資源共享平臺(tái)。首先高校要建立基于檔案信息的身份驗(yàn)證系統(tǒng)。高校人事檔案管理系統(tǒng)要根據(jù)用戶的需求建立基于開(kāi)放程度和開(kāi)發(fā)范圍的控制系統(tǒng)，根據(jù)級(jí)別不同對(duì)其授權(quán)的范圍也要不同，比如對(duì)于一般人員只允許其具有查閱相關(guān)資料信息的權(quán)利，而沒(méi)有修改、輸入相關(guān)信息的功能。其次要合理設(shè)計(jì)人事檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)要遵循以下原則：規(guī)范數(shù)據(jù)庫(kù)的命名、控制字段的引用、庫(kù)表重復(fù)控制以及頭文件處理等。并且要保證數(shù)據(jù)庫(kù)的容量要符合高校的發(fā)展規(guī)模。最后加強(qiáng)學(xué)校內(nèi)部不同院系之間的人事檔案信息共享程度，基于當(dāng)前高校實(shí)施二級(jí)院校獨(dú)立管理的模式，導(dǎo)致二級(jí)院校之間的人事檔案信息的共享程度不高，因此高校要充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的共享。
3.3做好人事檔案數(shù)據(jù)資料的保密工作高校實(shí)施人事檔案信息管理在給高校的人事檔案管理工作帶來(lái)便利條件的同時(shí)，也給高校的檔案信息安全產(chǎn)生巨大的威脅，首先系統(tǒng)軟件的升級(jí)可能造成人事檔案電子信息的兼容問(wèn)題，造成電子信息的不識(shí)別，影響用戶的正常使用，比如在傳統(tǒng)人事檔案信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)時(shí)，其轉(zhuǎn)化的格式與高校的信息管理程序不兼容，這就導(dǎo)致人事檔案信息不被系統(tǒng)所識(shí)別。二是加強(qiáng)對(duì)高校檔案信息管理系統(tǒng)的安全技術(shù)防護(hù)措施?；诰W(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜性，一些網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客等會(huì)侵犯高校的人事檔案信息系統(tǒng)，造成相關(guān)信息的泄漏或者丟失，為避免此種現(xiàn)象高校信息管理部門要通過(guò)設(shè)立防火墻、定期升級(jí)殺毒軟件以及做好加密技術(shù)等提高高校人事檔案信息管理系統(tǒng)的安全。三是做好人事檔案信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，高校的人事管理信息系統(tǒng)要杜絕與社會(huì)網(wǎng)絡(luò)相聯(lián)，從網(wǎng)絡(luò)源頭杜絕外來(lái)不良行為的入侵破壞。
二、人事檔案材料鑒別工作有待加強(qiáng)
目前，本人發(fā)現(xiàn)青海油田公司部分相關(guān)業(yè)務(wù)人員，在人事檔案材料的鑒別工作中存在著以下幾點(diǎn)問(wèn)題：①在鑒別的過(guò)程中，有把不屬于人事檔案歸檔范圍的相關(guān)材料移交的現(xiàn)象。②由于本公司實(shí)行的是集中統(tǒng)一的人事檔案管理模式，故存檔人員較多，出現(xiàn)有同名同姓的兩個(gè)人材料混淆的現(xiàn)象。③材料手續(xù)不完整的情況較多，如缺少個(gè)人簽名或單位蓋章，沒(méi)有材料形成時(shí)間等等情況，主要表現(xiàn)在冊(cè)員工，在職取得的學(xué)歷材料中。想要解決人事檔案材料鑒別工作存在的問(wèn)題，方法如下：首先，本公司應(yīng)加強(qiáng)人事信息管理崗人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，不斷提升業(yè)務(wù)水平，確保業(yè)務(wù)人員掌握材料鑒別的基本流程；其次，因公司每個(gè)員工的人員編號(hào)是固定的，在制作人事檔案料時(shí)建議增加“人員編號(hào)”，以防止人事檔案材料混檔現(xiàn)象的發(fā)生。第三，對(duì)于材料的鑒別，一定要認(rèn)真核查每個(gè)人員檔案的姓名、性別、籍貫和出生年月等，防止同名不同人現(xiàn)象的發(fā)生。第四，對(duì)于收集到的人事檔案材料是否處理完畢要進(jìn)行鑒別，防止手續(xù)不完整材料被接收歸檔。第五，在材料鑒別時(shí)要把握好上級(jí)部門和本公司有相的文件精神實(shí)質(zhì)，認(rèn)真逐份進(jìn)行審閱，保證鑒別工作質(zhì)量。
三、人事檔案材料收集工作
總之，想要做好人事檔案材料收集與鑒別工作，須公司人事檔案材料崗和各單位人事信息管理崗人員，嚴(yán)格按人事檔案管理規(guī)范進(jìn)行工作，做好材料的收集“全”，材料的鑒別“細(xì)”，并針對(duì)不同材料的具體問(wèn)題，具體分析，嚴(yán)格把好材料“入口關(guān)”。只有這樣才能保證檔案管理工作真正作用的發(fā)揮。
屬于靜態(tài)式管理，把工作重心放在了管理控制上，帶有嚴(yán)重的政治色彩，往往忽視了人事檔案的服務(wù)功能。要求教職工要無(wú)條件的服從檔案管理者的要求，即提供檔案材料和所需文件，但教職工如果需要查詢檔案資料或查看檔案信息時(shí)卻需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批示。只有少數(shù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以查看，成了領(lǐng)導(dǎo)管理下屬的工具，嚴(yán)重制約了人事檔案的服務(wù)功能。這就造成很多教職工對(duì)檔案不重視，覺(jué)得和自己工作學(xué)習(xí)沒(méi)關(guān)系，這是我們的人事檔案管理者不能很好的將人事檔案的“服務(wù)”功能發(fā)揮出來(lái)造成的。
1.2檔案材料單一。
傳統(tǒng)的人事檔案是以記載收錄個(gè)人政治面貌為主，家庭出生、社會(huì)關(guān)系等單一內(nèi)容為主。記載教職工平時(shí)工作表現(xiàn)、文化進(jìn)修程度、心理健康狀況、學(xué)生評(píng)分高低等方面的材料較少。
2創(chuàng)新人事檔案管理工作的措施
2.1充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作的重要性
我國(guó)自改革開(kāi)放以來(lái)，經(jīng)濟(jì)生活水平有了很大的提高。企事業(yè)單位的用人形式也發(fā)生了極大變化，人們就業(yè)的自由度和流動(dòng)頻率越來(lái)越快。越來(lái)越多的人由原來(lái)的“鐵飯碗，一端一輩子”變?yōu)榭勺杂蛇x擇單位高度自由的社會(huì)人。人事檔案的重要性也減弱了，對(duì)人才制約作用已失去效力。這就造成一些人對(duì)人事檔案產(chǎn)生錯(cuò)誤的看法。認(rèn)為檔案已經(jīng)起不到什么作用了，甚至可有可無(wú)的思想。這對(duì)人事檔案的發(fā)展及其不利，不能真正發(fā)揮人事檔案價(jià)值的實(shí)用性，我國(guó)教育制度改革不斷深化，使各學(xué)校間教師和學(xué)生的流動(dòng)性更強(qiáng)，同時(shí)也對(duì)人才信息需求更加急迫。人事檔案做為反映個(gè)人經(jīng)歷，德才表現(xiàn)及發(fā)展過(guò)程，是全面衡量一個(gè)人是否能勝任此工作的重要依據(jù)。因此我們必須提高對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)。
2.2改變以往的靜態(tài)式人事檔案管理，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)
學(xué)校的人事檔案是記錄學(xué)校教師在平時(shí)教學(xué)、科研、社會(huì)活動(dòng)中形成的完整反映教師個(gè)人的勞動(dòng)成果和智慧及獎(jiǎng)懲經(jīng)歷，也反映了學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量的水平、師資力量，是教師評(píng)職稱、考核等重要的依據(jù)。因此學(xué)校人事檔案管理方式要以人為本，做到為全體教職工服務(wù)的“人性化”服務(wù)理念，并為教職工德、育、體全面發(fā)展提供保障。建立教師成長(zhǎng)檔案。為每一位教師編制一份個(gè)人成長(zhǎng)檔案，檔案資料以學(xué)歷程度、所學(xué)專業(yè)、教學(xué)課程、論文獲獎(jiǎng)情況、學(xué)生對(duì)教師的滿意度、有無(wú)研究課題等為內(nèi)容。教師成長(zhǎng)目標(biāo)以鄰近相關(guān)學(xué)?；虮镜貐^(qū)教師發(fā)展水平作為參照物，制定相應(yīng)的目標(biāo)管理辦法。例如本校各教師的特長(zhǎng)、優(yōu)勢(shì)，那些是老師的斷角，那些是本學(xué)校大部分教師都欠缺的，并以動(dòng)態(tài)形式公示。這樣教師對(duì)自己的狀況十分清晰，能夠及時(shí)糾正自己的失誤和不足，做到早準(zhǔn)備、早修正。使人事檔案的管理切合不同類型專業(yè)技術(shù)人才的成長(zhǎng)、發(fā)展規(guī)律，滿足學(xué)校教職員工的專業(yè)發(fā)展需求。
2.3人事檔案應(yīng)轉(zhuǎn)變功能定位，實(shí)現(xiàn)“績(jī)效化”
傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)不能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展了，現(xiàn)在很多單位的人事檔案管理還是按以前計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案管理方式，在檔案功能定位上還是按照“政治化”的管理，是阻礙人事檔案發(fā)展的絆腳石，功能的單一性，使得人事檔案發(fā)揮不出應(yīng)有的“績(jī)效”作用。現(xiàn)在我國(guó)高中以下義務(wù)教育階段實(shí)行績(jī)效工資改革，績(jī)效改革涉及教師的崗位工資核定、績(jī)效的核算等。而這些改革的依據(jù)很大一部分是來(lái)自人事檔案的信息。因此我們?cè)谝院蟮臋n案工作中必須突出檔案的“績(jī)效”信息功能，更好地發(fā)揮檔案的實(shí)用性。
2.4強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)，發(fā)揮檔案功能的多樣性
國(guó)家教委6號(hào)令明確指出：“學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一”。人事檔案反映了學(xué)校教職工和領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人的成長(zhǎng)歷史和業(yè)績(jī)，是選撥人才的重要依據(jù)。所以，管好學(xué)校人事檔案對(duì)于人力資源開(kāi)發(fā)起著重要作用。但由于歷史、客觀原因，學(xué)校包括社會(huì)單位對(duì)于人事檔案缺乏理解與重視。認(rèn)為可有可無(wú)，只要有個(gè)人專門保管即可。沒(méi)有對(duì)人事檔案應(yīng)發(fā)揮的作用引起重視。要從“重藏輕用”向多元化的開(kāi)發(fā)利用轉(zhuǎn)變。人事檔案怎樣才能更好地為學(xué)校師生服務(wù)需要我們檔案管理者不斷探索和發(fā)現(xiàn)。由傳統(tǒng)的簡(jiǎn)單的收集整理，向多元化的開(kāi)發(fā)利用轉(zhuǎn)變。人事檔案的開(kāi)發(fā)主要包括：一是對(duì)人事檔案信息來(lái)源的發(fā)掘及人事信息的收集、整理。如擴(kuò)大對(duì)教師人事信息的收集范圍，對(duì)學(xué)校干部增加收集信息種類等。二是對(duì)手里的人事檔案信息進(jìn)行重組、甄別、篩選，增加人事檔案信息的時(shí)效性和利用價(jià)值，使得檔案信息在學(xué)校教學(xué)、科研、干部選撥等方面有廣闊的用途。三人事檔案信息化，建立電子人事檔案，并動(dòng)態(tài)化加工和重組，滿足現(xiàn)代化建設(shè)對(duì)人事檔案的要求，使檔案信息的收集添加更加方便快捷，對(duì)人事檔案形成信息化、集約化、動(dòng)態(tài)化管理。
2.5提高人事檔案管理方法，加強(qiáng)人事檔案信息化程度
隨著電腦及網(wǎng)絡(luò)的普及，網(wǎng)上教學(xué)、網(wǎng)上信息共享成為一種趨勢(shì)。信息化已貫穿我們生活的每個(gè)角落。我國(guó)把人事檔案信息化建設(shè)作為戰(zhàn)略重點(diǎn)在《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》提了出來(lái)。明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務(wù)和落實(shí)情況。人事檔案作為檔案事業(yè)的重要組成部分，在檔案信息化和教育信息化的新形勢(shì)下，人事檔案信息化必須進(jìn)快實(shí)施，并為教育信息化和檔案信息化服務(wù)。人事檔案信息化可實(shí)現(xiàn)干部、教師人事信息的“全文字檢索”擺脫以前傳統(tǒng)的庫(kù)房式管理模式。使檔案工作者從繁瑣的檔案收集、整理、保管、檢索等工作中擺脫出來(lái)。提高勞動(dòng)效率和工作質(zhì)量。增強(qiáng)了人事檔案工作的效率，因此人事檔案管理者要重視人事檔案信息化培訓(xùn)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能訓(xùn)練，提高自己的業(yè)務(wù)水平，使得人事檔案管理水平得到提高，更好地為學(xué)校、社會(huì)單位服務(wù)。
2.6健全人事檔案的管理制度
健全的、規(guī)范化的人事檔案制度是檔案工作人員工作的有效依據(jù)，是教職工做好本職工作的前提和保障。人事檔案管理工作質(zhì)量的高低直接對(duì)學(xué)校其他職位的穩(wěn)定產(chǎn)生影響。因此人事檔案的管理必須緊跟人事工作要求，實(shí)現(xiàn)管理制度的規(guī)范化。人事檔案管理工作比較繁瑣，涉及的事項(xiàng)較碎，所以要有一套嚴(yán)格的規(guī)章制度來(lái)制約，我們?nèi)耸聶n案管理者要依據(jù)《干部檔案工作要求》并根據(jù)本學(xué)校人事檔案管理中的實(shí)際情況，完善本單位的人事檔案管理制度，為學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展做貢獻(xiàn)。應(yīng)明確人事檔案的接收、保管、查閱等細(xì)節(jié)，建立電子人事檔案信息，實(shí)現(xiàn)人事檔案網(wǎng)絡(luò)共享，方便查閱，進(jìn)一步提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。
“路徑依賴”最早是由生物學(xué)家在理論分析中提出的。后來(lái)，North等經(jīng)濟(jì)學(xué)家引入新制度經(jīng)濟(jì)學(xué)和進(jìn)化經(jīng)濟(jì)學(xué)當(dāng)中。路徑依賴是指今天的選擇受歷史因素的影響，人們過(guò)去做出的選擇決定了其現(xiàn)在可能的選擇[1]，類似于物理學(xué)中的“慣性”。由于某種現(xiàn)象具有先動(dòng)優(yōu)勢(shì)，即使后來(lái)環(huán)境發(fā)生了改變，它也有可能繼續(xù)自我增強(qiáng)，最后“鎖定”在次優(yōu)的狀態(tài)。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展也是日新月異。而企業(yè)人事檔案是企業(yè)選人、用人、開(kāi)發(fā)人力資源的基礎(chǔ)，也是企業(yè)檔案信息資源的重要組成部分。因此，研究企業(yè)人事檔案管理中的路徑依賴問(wèn)題具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。
一、企業(yè)人事檔案管理中的路徑依賴
1.企業(yè)人事檔案管理管理制度不完善，手段落后。
企業(yè)以追求最大利潤(rùn)為價(jià)值取向，普遍存在檔案意識(shí)淡薄的情況。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)把精力和資金主要投向生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和產(chǎn)品銷售上，而對(duì)檔案基礎(chǔ)工作的投入不夠，甚至片面地認(rèn)為企業(yè)與員工是一種雇傭關(guān)系，沒(méi)必要把太多的精力用在人事檔案管理上。長(zhǎng)此以往，這種現(xiàn)象不斷自我強(qiáng)化，導(dǎo)致了企業(yè)人事檔案管理制度不健全、缺乏科學(xué)性、先進(jìn)性。加之現(xiàn)在還有很多企業(yè)的人事檔案管理仍停留在經(jīng)驗(yàn)管理和手工管理階段，這種方式制約人事檔案功能的發(fā)揮，越來(lái)越不能滿足現(xiàn)實(shí)工作的需要。
2.企業(yè)人事檔案內(nèi)容簡(jiǎn)單雷同，個(gè)人材料分散。
目前，仍有不少企業(yè)的人事檔案材料僅記錄了員工的姓名、年齡、性別等基本信息，這種計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下制定的企業(yè)人事檔案內(nèi)容顯然已不適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展。這種人事檔案不能為選人、用人提供參考，進(jìn)而影響到人員的正常晉升與輪換，挫傷了員工的創(chuàng)新熱情，失去了真正意義上的參考價(jià)值[2]。另外，長(zhǎng)期以來(lái)，人事檔案管理、利用形成了一種分散局面。人事組織部門主要掌握個(gè)人履歷、政治面貌、學(xué)歷、職務(wù)評(píng)聘、工資等方面的材料。而反映員工工作業(yè)績(jī)的材料在檔案中卻沒(méi)有收集，使人事檔案在使用中缺少員工工作能力評(píng)估這方面的相關(guān)信息。這種狀況不但造成管理成本增加，而且破壞了人事檔案內(nèi)容的完整統(tǒng)一，使之不能全方位地反映員工的真實(shí)面貌。
3.企業(yè)人事檔案管理不規(guī)范，利用率低。
有些民營(yíng)企業(yè)是從家庭小作坊發(fā)展起來(lái)的，管理本來(lái)就不是很規(guī)范，人事檔案管理更是不規(guī)范。有的員工職務(wù)升降、工資待遇隨意性很大，甚至還存在著企業(yè)主口頭上說(shuō)了就算的現(xiàn)象，使員工的工資級(jí)別、職務(wù)任免等材料根本無(wú)法形成。由于企業(yè)人事檔案管理的不規(guī)范，產(chǎn)生了不利的影響。一是有人利用檔案管理的漏洞，制造虛假材料。例如，將工作時(shí)間提前、把學(xué)歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現(xiàn)，使檔案材料喪失了真實(shí)性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性。而人事檔案材料的失真，使得人力資源計(jì)劃中的配備計(jì)劃、退休解聘計(jì)劃、補(bǔ)充計(jì)劃、使用計(jì)劃不能正確制定和正常執(zhí)行，對(duì)當(dāng)前配置以及未來(lái)人力資源的供求造成負(fù)面影響。二是有的檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)，操作程序不規(guī)范[3]。例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規(guī)定轉(zhuǎn)遞到新單位；有的企業(yè)違反規(guī)定，把人事檔案當(dāng)作普通郵件寄送，不作機(jī)要轉(zhuǎn)遞，這就容易造成檔案丟失；還有的企業(yè)在人事檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程中，不填寫轉(zhuǎn)遞單，不經(jīng)密封鈐印，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失檔案的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。這些原因相應(yīng)地造成了企業(yè)人事檔案價(jià)值不高，利用率降低。
二、企業(yè)人事檔案管理的路徑選擇
企業(yè)不同于其他組織的最大特點(diǎn)就是它是以追求利潤(rùn)為目標(biāo)的經(jīng)濟(jì)組織。企業(yè)是依法設(shè)立的以盈利為目的的從事生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的獨(dú)立核算的經(jīng)濟(jì)組織。企業(yè)的一切管理工作都是以是否有利于企業(yè)獲得利潤(rùn)為目標(biāo)的。企業(yè)檔案管理的存在和發(fā)展必須來(lái)自其內(nèi)在的、本質(zhì)的需要。如果企業(yè)的人事檔案管理能夠滿足企業(yè)的這種內(nèi)在需要，它就能生存和發(fā)展[4]。因此，針對(duì)企業(yè)的特點(diǎn)，應(yīng)突破傳統(tǒng)人事檔案管理的路徑依賴，選擇信息化、現(xiàn)代化的新路徑。信息化是從原始靜態(tài)檔案管理到動(dòng)態(tài)檔案信息化管理的革命，是人事檔案工作的深入，是工作方法的改變，也是人事檔案管理與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新的起點(diǎn)。這一路徑的選擇對(duì)企業(yè)人事檔案管理提出了新的要求。
1.完善人事檔案管理制度是信息化的基礎(chǔ)
在人事檔案管理中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時(shí)、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”；檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)；檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對(duì)人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全；檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對(duì)檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充收集。只有維護(hù)了企業(yè)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性、有效性，才能更好地促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用，為企業(yè)人力資源建設(shè)提供更好的服務(wù)，為企業(yè)人事檔案管理的信息化奠定基礎(chǔ)。
2.依托專業(yè)人才是信息化的有力保證
由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾?，只掌握傳統(tǒng)檔案管理職能的檔案人員是難以適應(yīng)的。因此，要實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，企業(yè)必須具有高素質(zhì)的檔案管理人才。人事檔案管理信息化的最終決定因素是人。人事檔案管理人員必須由人事檔案實(shí)體管理者向信息管理員和者的角色轉(zhuǎn)換，要提高人事檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，能用信息化、數(shù)字化管理手段來(lái)管理人事檔案信息。對(duì)專業(yè)人才的培訓(xùn)主要分為兩個(gè)方面：一是基礎(chǔ)理論和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，檔案人員應(yīng)具備扎實(shí)的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)，還應(yīng)懂得文件與檔案的管理原則，熟悉檔案工作的規(guī)律、分類方法及有關(guān)的技術(shù)；二是現(xiàn)代化信息技術(shù)培訓(xùn)，培訓(xùn)重點(diǎn)應(yīng)放在數(shù)據(jù)的規(guī)范采集、軟件的正確運(yùn)用及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的運(yùn)用等方面。通過(guò)培訓(xùn)使檔案人員能夠掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，掌握檔案管理應(yīng)用軟件的各種功能，成為檔案信息化管理的行家能手，確保檔案管理系統(tǒng)平穩(wěn)、正常的運(yùn)行。只有這些相應(yīng)人才素質(zhì)的擁有，才可能充分挖掘檔案信息化平臺(tái)的潛力，從而更為有效地實(shí)施檔案管理信息化工作，為企業(yè)服務(wù)。
3.建設(shè)人事檔案管理系統(tǒng)是信息化的重點(diǎn)
利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行信息儲(chǔ)存、查找，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，是當(dāng)前人事檔案管理信息化的重點(diǎn)。人事檔案管理系統(tǒng)的主要功能如下圖所示：
人事檔案管理系統(tǒng)
數(shù)據(jù)復(fù)制
文件傳輸
報(bào)表管理
員工管理
系統(tǒng)安全
一方面，通過(guò)該系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)文件檔案管理一體化。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文件、檔案一體化管理，要求重新設(shè)置合理的工作流程，將文件工作和檔案工作的需求一同嵌入管理文件系統(tǒng)中，記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切活動(dòng)過(guò)程和處理情況。檔案人員在網(wǎng)上接收、整理、鑒定并確定密級(jí)和保管期限，然后進(jìn)入正式文件庫(kù)。檔案管理部門也可以通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)隨時(shí)掌握文書，業(yè)務(wù)部門的管理動(dòng)態(tài)，及時(shí)進(jìn)行指導(dǎo)，從而實(shí)現(xiàn)檔案的超前性、預(yù)見(jiàn)性管理[5]。
另一方面，企業(yè)文書、業(yè)務(wù)部門可以隨時(shí)將形成的有查考利用價(jià)值的文件歸檔存儲(chǔ)到服務(wù)器上。檔案部門也可以將原有的檔案原件掃描后存儲(chǔ)到服務(wù)器上。當(dāng)用戶通過(guò)身份確定就可以在企業(yè)局域網(wǎng)的任何終端檢索、瀏覽到需要的檔案信息及其全文，不必到檔案部門也能查找到檔案信息。信息化的檔案管理為企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)提供了快捷、高質(zhì)量的服務(wù)。
三、路徑選擇中應(yīng)注意的問(wèn)題
1.信息化檔案管理面臨的經(jīng)費(fèi)問(wèn)題。
檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，管理服務(wù)的現(xiàn)代化，都需要不斷的更新設(shè)備和技術(shù)等。為此，企業(yè)在選擇進(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中，就得花大量的人力、物力、財(cái)力去解決這些問(wèn)題。這就制約了一部分企業(yè)，尤其是中小企業(yè)去選擇信息化的新路徑，而“鎖定”在傳統(tǒng)的人事檔案管理上。
2.檔案保密和檔案安全受到挑戰(zhàn)。
信息網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)不斷的深入到各個(gè)領(lǐng)域。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，影響檔案保密和安全的因素主要有：一是人為因素，檔案管理人員的檔案安全意識(shí)和保密意識(shí)不強(qiáng)，往往在自己的檔案網(wǎng)頁(yè)上隨意信息，對(duì)的信息缺少嚴(yán)格的審查和管理；二是技術(shù)問(wèn)題，當(dāng)前電腦病毒很多，并且黑客也很厲害，使得檔案信息的安全和保密受到威脅，這些勢(shì)必引起企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的高度重視，需加以研究解決。
總結(jié)
綜上所述，本文分析了我國(guó)企業(yè)現(xiàn)行人事檔案管理中的一些問(wèn)題及原因，認(rèn)為企業(yè)人事檔案管理應(yīng)走信息化、現(xiàn)代化的路徑，并提出了路徑選擇中應(yīng)注意的一些問(wèn)題。我們認(rèn)為，企業(yè)人事檔案管理，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為依托，以各種先進(jìn)技術(shù)為手段，最終目的是為了更好地利用檔案資源，發(fā)揮人事檔案的實(shí)際效能，為企業(yè)提供服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
[1]諾思.制度、制度變遷與經(jīng)濟(jì)績(jī)效[M].上海：三聯(lián)書店，1994
[2]劉琴.人事制度改革對(duì)人事檔案管理的影響[J].檔案學(xué)通訊，2005，5：10-12
