時(shí)間：2023-03-13 11:27:15
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近年來(lái)，隨著企業(yè)改制進(jìn)程的不斷深化，企業(yè)發(fā)展步伐的加快，特別是為落實(shí)省委、省政府關(guān)于煤炭資源整合和實(shí)施煤炭企業(yè)大集團(tuán)戰(zhàn)略指示精神，*煤業(yè)（集團(tuán)）公司依靠煤炭資源優(yōu)勢(shì)，引進(jìn)國(guó)內(nèi)外資本和戰(zhàn)略合作伙伴。*四礦以改擴(kuò)建為主要項(xiàng)目與泰國(guó)萬(wàn)浦集團(tuán)合資成立*中泰礦業(yè)有限公司；與美國(guó)新能源投資公司簽定戰(zhàn)略合作意向書(shū)和2×135MW綜合利用熱電項(xiàng)目意向書(shū)；出資參股了豫鶴同力水泥有限公司日產(chǎn)5000噸水泥熟料工程項(xiàng)目、*興鶴發(fā)電有限責(zé)任公司2×600MW火電廠項(xiàng)目。圍繞做強(qiáng)做大煤炭主業(yè)，加強(qiáng)外部煤炭資源整合。與香港富拉爾等四家公司合資成立“河南華安煤業(yè)有限責(zé)任公司，共同建設(shè)*煤電十一礦；整合了*市*鄉(xiāng)振興煤礦、*煤礦、*井等。這些工作，對(duì)公司礦井接替及煤炭主業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義，企業(yè)的資產(chǎn)結(jié)構(gòu)也逐漸形成了多元化格局。
2企業(yè)多元化發(fā)展格局對(duì)檔案工作產(chǎn)生的影響
2.1煤炭資源整合，需要對(duì)資源整合礦井進(jìn)行探礦權(quán)、采礦權(quán)的變更，需要進(jìn)行礦區(qū)勘查和礦井的擴(kuò)能技改。這就必然形成大量的地質(zhì)勘測(cè)資料和煤炭基本建設(shè)資料，如何管理好這些檔案資料，是我們當(dāng)前檔案管理工作的新課題。
2.2引進(jìn)外資及對(duì)外投資合作建設(shè)新項(xiàng)目，企業(yè)的資產(chǎn)結(jié)構(gòu)逐漸形成了多元化格局。企業(yè)資產(chǎn)結(jié)構(gòu)的多元化格局，帶來(lái)了企業(yè)檔案管理工作的多元化。企業(yè)檔案工作內(nèi)容、檔案管理體系均發(fā)生了新的變化。檔案工作如何適應(yīng)新形勢(shì)、新任務(wù)的要求，成為目前檔案工作者的當(dāng)務(wù)之急。
面對(duì)新形勢(shì)，我認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面予以關(guān)注和重點(diǎn)解決。
2.2.1煤炭資源整合后礦井的檔案管理問(wèn)題
由于煤炭資源整合的需要，*集團(tuán)要向新整合礦井委派大批礦井管理人員和技術(shù)人員，對(duì)整合礦井辦理探礦權(quán)、采礦權(quán)變更手續(xù)，對(duì)礦井進(jìn)行改擴(kuò)建。由于煤炭地下作業(yè)的特殊性以及五大自然災(zāi)害隱患（瓦斯、煤塵、頂板、水、火），決定了煤炭檔案對(duì)煤炭生產(chǎn)安全有著特別的重要性。所以，整合礦井檔案管理工作應(yīng)當(dāng)做在其他工作的前面，即從雙方開(kāi)始簽定合作協(xié)議之日起，就應(yīng)指定專(zhuān)門(mén)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，設(shè)立檔案室，配備檔案管理人員負(fù)責(zé)對(duì)檔案資料的收集整理。這樣，才能保證資料的齊全完整，科學(xué)規(guī)范，為今后礦井順利通過(guò)竣工驗(yàn)收打好基礎(chǔ)，為礦井投產(chǎn)后的安全生產(chǎn)和可持續(xù)發(fā)展提供有效的參考依據(jù)。
平頂山市湛河區(qū)程莊村
（2008年3月16日）[找文章到 ()一站在手，寫(xiě)作無(wú)憂!]
平頂山市湛河區(qū)程莊村成立于1995年，位于平頂山市的南大門(mén)，是出入市區(qū)的交通要道，咽喉部位，典型的城鄉(xiāng)結(jié)合村，地理位置非常重要，全村土地面積200畝，總戶數(shù)365戶，人口1060人。是我區(qū)新農(nóng)村建設(shè)試點(diǎn)村。
近年來(lái)隨著農(nóng)村產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整和農(nóng)村城市化進(jìn)程的加快，我村經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)由單一的種植業(yè)向商業(yè)、養(yǎng)殖業(yè)、加工業(yè)、服務(wù)業(yè)等多元化經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)化，村務(wù)工作大量增加，村級(jí)檔案管理工作亟待加強(qiáng)，從而為新農(nóng)村建設(shè)提供及時(shí)有力的服務(wù)。前些年，農(nóng)村檔案管理工作基礎(chǔ)比較薄弱，農(nóng)村干部檔案意識(shí)淡薄，不注意收集整理；經(jīng)費(fèi)投入不到位，沒(méi)有專(zhuān)房專(zhuān)柜專(zhuān)人保管，檔案資料存無(wú)定所，村干部誰(shuí)用誰(shuí)拿，致使檔案資料散放各家，損壞遺失比較嚴(yán)重，在一定程度上影響了村里的建設(shè)。比如有許多棘手的問(wèn)題困繞著村兩委班子，不僅牽扯了大量的精力，也阻礙了兩委班子工作的正常開(kāi)展。為盡快改變這種狀況，我們?cè)趨^(qū)檔案局的幫助指導(dǎo)下，于1998年開(kāi)始建立村級(jí)檔案，加強(qiáng)管理，發(fā)揮檔案在新農(nóng)村建設(shè)中的作用，有效地促進(jìn)了基層組織建設(shè)、村財(cái)務(wù)公開(kāi)、農(nóng)村社會(huì)穩(wěn)定、人口計(jì)劃生育等方面工作的開(kāi)展，提高了工作效率，使村里的全面建設(shè)躍上了一個(gè)新臺(tái)階。
一、轉(zhuǎn)變觀念，始終把檔案工作作為新農(nóng)村建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容來(lái)抓。
農(nóng)村和農(nóng)村檔案工作是農(nóng)業(yè)、農(nóng)村現(xiàn)代化建設(shè)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)，在社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)中具有積極的作用，特別是有利于促進(jìn)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)和社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展，提高農(nóng)民的生活水平，擴(kuò)大基層民主，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定，密切干群關(guān)系，我們必須轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識(shí)，積極主動(dòng)地做好村級(jí)檔案管理工作，為新農(nóng)村建設(shè)提供及時(shí)、便捷和有效的服務(wù)。但是，在以前由于我們認(rèn)識(shí)模糊，未顧及留下檔案是向歷史負(fù)責(zé)的表現(xiàn)，沒(méi)有安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理檔案。隨著農(nóng)村工作的全面展開(kāi)，農(nóng)村社會(huì)的不斷進(jìn)步，新農(nóng)村建設(shè)對(duì)檔案工作也提出了更高的要求。這引起了我們村兩委的高度重視，決心下工夫做好村級(jí)檔案的管理工作。1998年區(qū)委區(qū)政府根據(jù)工作實(shí)際制定關(guān)于切實(shí)加強(qiáng)村級(jí)檔案工作方案出臺(tái)后，我們村兩委領(lǐng)導(dǎo)非常重視，把檔案工作列入議事日程，專(zhuān)門(mén)成立了以村支部書(shū)記齊保有為組長(zhǎng)的程莊村檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。明確了專(zhuān)、兼職檔案員具體負(fù)責(zé)檔案管理工作。村兩委班子先后三次召開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議，現(xiàn)場(chǎng)辦公解決建檔工作中的具體困難和問(wèn)題。在當(dāng)時(shí)資金緊張的情況下擠出2萬(wàn)元購(gòu)置了檔案設(shè)備，完善基礎(chǔ)設(shè)施，達(dá)到了“五有六防一達(dá)標(biāo)”的要求，即：有組織、有房子、有牌子、有柜子、有制度。防盜、防火、防光、防蟲(chóng)、防鼠、防潮。案卷質(zhì)量達(dá)標(biāo)。還專(zhuān)門(mén)騰出一間辦公室作為綜合檔案室，懸掛了檔案室的標(biāo)牌，配備了鐵皮檔案柜、防盜門(mén)、滅火器和電腦等硬件設(shè)施。我們還經(jīng)常邀請(qǐng)區(qū)檔案局、辦事處業(yè)務(wù)人員來(lái)幫助指導(dǎo)村級(jí)建檔工作，為檔案工作的順利開(kāi)展打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，當(dāng)年就被區(qū)里評(píng)為一級(jí)檔案室，連續(xù)八年榮獲區(qū)級(jí)檔案管理先進(jìn)單位。
二、注重建設(shè)，始終把立卷歸檔作為村級(jí)檔案管理的關(guān)鍵來(lái)抓
檔案是歷史的真實(shí)記錄，農(nóng)村檔案是農(nóng)村工作的真實(shí)寫(xiě)照，是村級(jí)檔案管理工作的重頭戲。為此，我們?cè)谕晟苹A(chǔ)建設(shè)、建立健全各項(xiàng)制度（立卷歸檔制度、檔案收集整理制度、檔案人員崗位責(zé)任制、檔案借閱、利用制度、檔案庫(kù)房管理制度）的基礎(chǔ)上，還注重把好“三個(gè)關(guān)口”：一是把好材料形成關(guān)。變嘴上說(shuō)，腦子記為紙上寫(xiě)，本子記，規(guī)范農(nóng)村文件材料的形成關(guān)。二是把好文件材料的收集關(guān)。收集工作是檔案工作的基礎(chǔ)，明確我們收集范圍，特別是農(nóng)村經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，農(nóng)村檔案工作的領(lǐng)域不斷拓寬，在各類(lèi)事務(wù)中形成的文件材料不斷增多，要緊跟時(shí)代步伐，不斷擴(kuò)大收集范圍，確保檔案齊全完整。三是把好統(tǒng)一立卷關(guān)。一年一度的立卷歸檔工作是檔案工作的中心，檔案材料收集是否齊全，案卷質(zhì)量是否符合要求，將直接影響著檔案的利用。為此，每年的4—5月份我們都投入了大量的人力，集中時(shí)間進(jìn)行案卷整理歸檔。自1998年建檔以來(lái)，領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案員認(rèn)真負(fù)責(zé)，我村檔案室已規(guī)范建檔的有文書(shū)檔案、專(zhuān)門(mén)檔案、科技和聲像四大門(mén)類(lèi)檔案，共整理出文書(shū)檔案70卷，會(huì)計(jì)檔案159卷，照片檔案32張。實(shí)現(xiàn)了在文件材料以及門(mén)類(lèi)種類(lèi)收集上的齊全完整，案卷分類(lèi)準(zhǔn)確科學(xué)，案卷整理整齊規(guī)范，按時(shí)保質(zhì)地完成了每年的立卷歸檔工作，受到上級(jí)機(jī)關(guān)的好評(píng)。
三、健全隊(duì)伍，始終把提高管理人員的素質(zhì)作為基礎(chǔ)工作來(lái)抓
農(nóng)村檔案工作涉及面廣，專(zhuān)業(yè)性
強(qiáng)，技術(shù)要求高。檔案管理人員素質(zhì)的好壞，直接影響著檔案管理水平的高低，影響著檔案管理的效益。為此，村委會(huì)還專(zhuān)門(mén)配備了一名政治思想好，工作積極負(fù)責(zé)，組織觀念強(qiáng)，具有大專(zhuān)文化程度的大學(xué)生村干部時(shí)春麗為專(zhuān)職檔案員，村會(huì)計(jì)主任周春生主抓檔案工作，使檔案人員符合年輕化、知識(shí)化和專(zhuān)業(yè)化的要求。村里還非常重視對(duì)檔案員的教育培訓(xùn)，積極組織檔案人員參加區(qū)里的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助檔案員系統(tǒng)掌握文件材料的收集、整理、保管和存放的方法要領(lǐng)，確保檔案工作的正常開(kāi)展。我們村里的檔案員在2001年5月份區(qū)檔案局組織的檔案員上崗培訓(xùn)中順利通過(guò)了結(jié)業(yè)考試，年底還取得了由市檔案局頒發(fā)的檔案專(zhuān)業(yè)崗位資格證書(shū)。在日常工作中，村檔案管理人員不僅認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，還經(jīng)常為兩委班子提供必要的宣傳材料，如《中華人民共和國(guó)檔案法》、《河南省檔案管理?xiàng)l例》及《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作的通知》等組織兩委班子學(xué)習(xí)貫徹。此外，我們還通過(guò)多種形式大力宣傳《檔案法》和《河南省檔案管理規(guī)定》，使廣大村民對(duì)檔案工作有了更深刻的認(rèn)識(shí)，更加自覺(jué)地參與檔案管理和利用的工作中來(lái)，使檔案管理更加規(guī)范有序，更加深入人心，深入生活。
四、加強(qiáng)管理，始終把提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)作為檔案工作的重點(diǎn)來(lái)抓
開(kāi)展農(nóng)村檔案工作最終目的是要為“三農(nóng)”服務(wù)。管好用好檔案，對(duì)于農(nóng)業(yè)、農(nóng)村工作特別是新農(nóng)村建設(shè)具有積極的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。程莊村在認(rèn)真做好檔案保管，保證檔案材料完好無(wú)損的基礎(chǔ)上積極做好檔案的利用工作。我們村規(guī)范建檔后，農(nóng)村黨建、經(jīng)濟(jì)、計(jì)生、綜治等工作檔案的門(mén)類(lèi)齊全，內(nèi)容較為完整。幾年來(lái)，我村共接待查閱人員50余人次，查閱案卷100余卷次。
為人民群眾利用檔案，宣傳村務(wù)政務(wù)公開(kāi)，促進(jìn)村里的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)穩(wěn)定作出了積極的貢獻(xiàn)。比如有群眾向上級(jí)反映數(shù)年來(lái)的征地款去向不明，村兩委聯(lián)合審計(jì)部門(mén)，對(duì)村里1996年—1998年財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行審計(jì)，結(jié)果是征地款不但沒(méi)有絲毫損失，還辦了10多件好事實(shí)事，上了6個(gè)項(xiàng)目，令群眾心服口服，提高了兩委在群眾中的威信。又比如有部分群眾懷疑本村某一新發(fā)展黨員沒(méi)有嚴(yán)格按照程序進(jìn)行，反映到區(qū)里，區(qū)委組織部到該村檔案室找出有關(guān)材料查證落實(shí)，認(rèn)定發(fā)展程序合法，給了反映群眾一個(gè)滿意答復(fù)。還有我村一村民宋大有因土地糾紛引起官司，需要提供其宅基地面積，村檔案室及時(shí)為其查找到了原始證據(jù)，為打官司提供了有利的依據(jù)。轄區(qū)內(nèi)流動(dòng)人口較多，查閱育齡婦女的情況很不方便，自從我村育齡婦女檔案整理后，查閱起又快又準(zhǔn)，省去了許多麻煩。這些典型的事例使大家深深地認(rèn)識(shí)到了檔案工作是一項(xiàng)功在當(dāng)代，利在千秋的大好事。
我們村的檔案管理工作雖然取得一些成績(jī)，發(fā)揮了一定作用，但也存在許多薄弱環(huán)節(jié)，比如檔案管理工作還不全面、不深入、不平衡、與現(xiàn)代化檔案管理，特別是社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)的要求還有較大差距。我們決心在上級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)的精心指導(dǎo)下，加大工作力度，提高工作實(shí)效，更好地把村級(jí)檔案管理工作做實(shí)，不斷為新農(nóng)村建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，促進(jìn)農(nóng)村工作的發(fā)展進(jìn)步。
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強(qiáng)，技術(shù)要求高。檔案管理人員素質(zhì)的好壞，直接影響著檔案管理水平的高低，影響著檔案管理的效益。為此，村委會(huì)還專(zhuān)門(mén)配備了一名政治思想好，工作積極負(fù)責(zé)，組織觀念強(qiáng)，具有大專(zhuān)文化程度的大學(xué)生村干部時(shí)春麗為專(zhuān)職檔案員，村會(huì)計(jì)主任周春生主抓檔案工作，使檔案人員符合年輕化、知識(shí)化和專(zhuān)業(yè)化的要求。村里還非常重視對(duì)檔案員的教育培訓(xùn)，積極組織檔案人員參加區(qū)里的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助檔案員系統(tǒng)掌握文件材料的收集、整理、保管和存放的方法要領(lǐng)，確保檔案工作的正常開(kāi)展。我們村里的檔案員在2001年5月份區(qū)檔案局組織的檔案員上崗培訓(xùn)中順利通過(guò)了結(jié)業(yè)考試，年底還取得了由市檔案局頒發(fā)的檔案專(zhuān)業(yè)崗位資格證書(shū)。在日常工作中，村檔案管理人員不僅認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，還經(jīng)常為兩委班子提供必要的宣傳材料，如《中華人民共和國(guó)檔案法》、《河南省檔案管理?xiàng)l例》及《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作的通知》等組織兩委班子學(xué)習(xí)貫徹。此外，我們還通過(guò)多種形式大力宣傳《檔案法》和《河南省檔案管理規(guī)定》，使廣大村民對(duì)檔案工作有了更深刻的認(rèn)識(shí)，更加自覺(jué)地參與檔案管理和利用的工作中來(lái)，使檔案管理更加規(guī)范有序，更加深入人心，深入生活。
四、加強(qiáng)管理，始終把提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)作為檔案工作的重點(diǎn)來(lái)抓
開(kāi)展農(nóng)村檔案工作最終目的是要為“三農(nóng)”服務(wù)。管好用好檔案，對(duì)于農(nóng)業(yè)、農(nóng)村工作特別是新農(nóng)村建設(shè)具有積極的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。程莊村在認(rèn)真做好檔案保管，保證檔案材料完好無(wú)損的基礎(chǔ)上積極做好檔案的利用工作。我們村規(guī)范建檔后，農(nóng)村黨建、經(jīng)濟(jì)、計(jì)生、綜治等工作檔案的門(mén)類(lèi)齊全，內(nèi)容較為完整。幾年來(lái)，我村共接待查閱人員50余人次，查閱案卷100余卷次。
獨(dú)立學(xué)院已有十多年的辦學(xué)歷程，屬于民辦性質(zhì)，是高等教育的重要組成部分，其教職工采用聘用制的用人機(jī)制。按照國(guó)務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)民辦高校規(guī)范管理引導(dǎo)民辦高等教育健康發(fā)展的通知》（[2006]101號(hào)）：“各地政府人事部門(mén)所屬人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理民辦高校教師的人事檔案?！豹?dú)立學(xué)院教職工人事檔案絕大多數(shù)托管在學(xué)院所在地人才交流服務(wù)中心。獨(dú)立學(xué)院人事檔案工作雖然取得了很大的發(fā)展，但尚有許多不足的地方，這里面既有獨(dú)立學(xué)院自身存在的問(wèn)題，也有人才交流服務(wù)中心和社會(huì)環(huán)境方面的問(wèn)題。
為使人事檔案更好地為獨(dú)立學(xué)院規(guī)劃、預(yù)測(cè)和制定人才培養(yǎng)計(jì)劃提供準(zhǔn)確的信息，為考察、任用人才提供參考依據(jù)，同時(shí)也為維護(hù)和保障教職工的個(gè)人權(quán)利提供法律憑據(jù)，筆者根據(jù)多年在人事部門(mén)工作的經(jīng)歷，提出一些看法和措施。
一、獨(dú)立學(xué)院人事檔案中存在的問(wèn)題
1.人事檔案管理制度不夠完善
由于獨(dú)立學(xué)院普遍辦學(xué)歷史短，工作重點(diǎn)是學(xué)科建設(shè)、學(xué)風(fēng)建設(shè)等教學(xué)工作，教職工人事檔案建設(shè)目前還是處于邊緣化的地位，沒(méi)有引起學(xué)院足夠的重視，沒(méi)有把檔案工作放在應(yīng)有的位置，人員、經(jīng)費(fèi)、管理還不十分到位，檔案管理制度沒(méi)有做到規(guī)范化、制度化。獨(dú)立學(xué)院人事部門(mén)沒(méi)有完善的歸檔制度和章程，人才交流服務(wù)中心檔案部門(mén)又缺乏有效的控制和制約機(jī)制，使得人事檔案的收集、歸檔、保存等制度得不到落實(shí)，不能適應(yīng)獨(dú)立學(xué)院對(duì)人才隊(duì)伍的考察選拔、規(guī)劃預(yù)測(cè)、開(kāi)發(fā)利用等工作的需要。
2.人事檔案材料記載不連續(xù)、缺乏完整性
獨(dú)立學(xué)院聘用的大多數(shù)是青年教職工，有些教職工畢業(yè)后到外企、私企等沒(méi)有人事檔案管理權(quán)的單位工作了幾年，由于這些企業(yè)本身人事檔案意識(shí)就非常的薄弱，存在“人檔分離”的現(xiàn)象，沒(méi)有對(duì)職工相關(guān)材料進(jìn)行歸檔，造成了檔案里沒(méi)有對(duì)其畢業(yè)后工作的工齡、業(yè)績(jī)、職務(wù)、職稱(chēng)等經(jīng)歷進(jìn)行延續(xù)的記載，無(wú)法體現(xiàn)其工作業(yè)績(jī)和技能水平，致使其到學(xué)院工作后工資福利待遇、職務(wù)聘任或職稱(chēng)評(píng)定等人事管理工作受到影響。
3.人事部門(mén)對(duì)人事檔案收集、鑒定等日常管理不到位
獨(dú)立學(xué)院人事部門(mén)一般不配備專(zhuān)職的人事檔案管理人員。兼職的檔案管理人員對(duì)檔案工作精力投入不足，大多沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)人事檔案的鑒別特別是檔案價(jià)值的鑒別缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)，致使該歸檔的材料沒(méi)有歸檔，不該歸檔的卻歸檔，導(dǎo)致人事檔案比較混亂，材料缺失或不夠準(zhǔn)確。
獨(dú)立學(xué)院廣大教職工對(duì)人事檔案歸檔內(nèi)容、管理范圍更是缺乏了解，不會(huì)主動(dòng)向人事部門(mén)提供個(gè)人材料，導(dǎo)致符合歸檔范圍的人事檔案材料收集不全，常造成教職工在校工作期間形成諸如年度考核、職務(wù)提拔材料、取得專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)資格材料、工資調(diào)整材料、后續(xù)教育取得的學(xué)歷學(xué)位材料、入黨材料、科研成果、著作、論文、與用人單位簽訂的勞動(dòng)合同等體現(xiàn)個(gè)人經(jīng)歷和水平的重要人事信息檔案材料缺失。由于收集、歸檔工作不扎實(shí)，反映教職工教學(xué)工作、科研成就和個(gè)人專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)的原始材料不全或遺失，將導(dǎo)致教職工部分歷史經(jīng)歷產(chǎn)生空白的嚴(yán)重后果。
4.獨(dú)立學(xué)院（托管單位）與人才交流服務(wù)中心檔案管理部門(mén)（管理單位）之間的矛盾
獨(dú)立學(xué)院（托管單位）與人才交流服務(wù)中心檔案管理部門(mén)（管理單位）在空間上有一定的距離，空間上的距離使兩者之間產(chǎn)生了矛盾。
其一，獨(dú)立學(xué)院與人才交流服務(wù)中心檔案管理部門(mén)缺乏協(xié)調(diào)溝通。人才交流服務(wù)中心檔案管理部門(mén)是人事檔案的管理機(jī)構(gòu)，應(yīng)對(duì)獨(dú)立學(xué)院的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，但由于在空間上有一定的距離，單位之間的聯(lián)系非常少，缺乏協(xié)調(diào)溝通。人才交流服務(wù)中心檔案管理部門(mén)被動(dòng)地等待獨(dú)立學(xué)院上交檔案，由于沒(méi)有建立完善的檔案材料移交制度。獨(dú)立學(xué)院有許多應(yīng)當(dāng)及時(shí)歸檔的材料比如學(xué)歷的變化等，往往不能及時(shí)歸檔，甚至不能保證一年歸一次檔，不利于人事檔案的及時(shí)更新。
其二，檔案管理與利用產(chǎn)生矛盾。由于空間的距離和檔案管理技術(shù)的落后，人才交流服務(wù)中心檔案管理部門(mén)無(wú)法為獨(dú)立學(xué)院提供及時(shí)、方便的檔案利用。人事檔案的最終目的在于利用，而人才交流服務(wù)中心目前開(kāi)展人事檔案的服務(wù)只限于收集、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、開(kāi)具檔案證明等，并且是原始的手工管理，對(duì)信息的查詢(xún)依舊是人工查找檔案實(shí)體，沒(méi)有應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)管理，工作量大，效率低。獨(dú)立學(xué)院需要利用教職工檔案時(shí)，憑單位聯(lián)系函到人才交流服務(wù)中心檔案部門(mén)辦理，遠(yuǎn)距離的、頻繁的來(lái)回查詢(xún)，對(duì)學(xué)院來(lái)說(shuō)既低效又花太多的精力。人才交流服務(wù)中心檔案管理部門(mén)只是被動(dòng)的存檔管理，不能對(duì)委托的獨(dú)立學(xué)院提供主動(dòng)的、個(gè)性化的服務(wù)，在人才選拔、培養(yǎng)、開(kāi)發(fā)及預(yù)測(cè)上無(wú)法為獨(dú)立學(xué)院提供高質(zhì)量的服務(wù)。
二、改進(jìn)的意見(jiàn)和措施
1.獨(dú)立學(xué)院人事檔案科學(xué)化、制度化、規(guī)范化建設(shè)
獨(dú)立學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要重視人事檔案工作，人事檔案是人才開(kāi)發(fā)的重要資源，是個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、工作能力、職務(wù)、職稱(chēng)等方面的真實(shí)再現(xiàn)，是發(fā)現(xiàn)人才、選拔人才的重要依據(jù)，在獨(dú)立學(xué)院發(fā)展中處于基礎(chǔ)性的地位。
獨(dú)立學(xué)院要做好教職工人事檔案工作，可根據(jù)獨(dú)立學(xué)院自身的情況，以《中華人民共和國(guó)檔案法》、《干部檔案工作細(xì)則》、《關(guān)于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》及《關(guān)于加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的通知》等法律法規(guī)為依據(jù)，制定出適應(yīng)獨(dú)立學(xué)院特征的、具有可操作性的、科學(xué)合理的、規(guī)范的人事檔案管理制度，使檔案管理部門(mén)和管理人員的工作職責(zé)明確，這樣人事檔案的收集、鑒別、整理、保管、利用等工作就能做到有章可循、有規(guī)可依，既維護(hù)了檔案工作的真實(shí)性和嚴(yán)肅性，又讓獨(dú)立學(xué)院的人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的軌道。
2.加強(qiáng)人事檔案宣傳力度，提高教職工的檔案意識(shí)
獨(dú)立學(xué)院人事部門(mén)應(yīng)在每年的工作計(jì)劃中把加強(qiáng)檔案建設(shè)放在重要的位置，充分利用宣傳櫥窗、學(xué)院刊物、網(wǎng)站等多種媒體對(duì)教職工進(jìn)行檔案知識(shí)的宣傳，提高教職工的檔案意識(shí)，了解人事檔案制度及條例，了解哪些材料應(yīng)歸檔，使教職工自覺(jué)地配合人事部門(mén)及時(shí)做好檔案材料的收集、歸檔工作。
經(jīng)過(guò)不斷的宣傳教育，使檔案意識(shí)深入教職工心中，化為自覺(jué)的行為，為人事檔案工作打下堅(jiān)實(shí)的群眾基礎(chǔ)，使檔案工作走上良性發(fā)展軌道。
3.加強(qiáng)獨(dú)立學(xué)院與人才交流服務(wù)中心檔案管理部門(mén)的聯(lián)系與溝通
人事檔案工作需要依靠獨(dú)立學(xué)院與人才交流服務(wù)中心檔案管理部門(mén)共同協(xié)作才能做好。筆者從事多年的獨(dú)立學(xué)院人事檔案工作，人才交流服務(wù)中心檔案管理部門(mén)從來(lái)沒(méi)有聯(lián)系過(guò)獨(dú)立學(xué)院，沒(méi)有就檔案工作進(jìn)行過(guò)交流、討論，只是坐等獨(dú)立學(xué)院上交檔案。獨(dú)立學(xué)院與人才交流服務(wù)中心檔案管理部門(mén)每年應(yīng)定期聯(lián)系，召開(kāi)工作會(huì)議，就人事檔案工作中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行研究與探討，互相交流經(jīng)驗(yàn)，共同把檔案工作做好。
4.加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)
檔案管理人員的素質(zhì)，專(zhuān)業(yè)水平的高低，直接關(guān)系到獨(dú)立學(xué)院檔案事業(yè)的發(fā)展前景，因此，建立一支高水平的管理隊(duì)伍就顯得十分重要。
由于獨(dú)立學(xué)院的人事檔案托管在人才交流服務(wù)中心，所以檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)必須包括人才交流服務(wù)中心和獨(dú)立學(xué)院二支隊(duì)伍。
人才交流服務(wù)中心檔案管理專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍建設(shè)，必須高起點(diǎn)、高要求。這支隊(duì)伍應(yīng)具有較高的綜合素質(zhì)，精通檔案學(xué)知識(shí)，熟悉檔案管理的政策和法規(guī)，樹(shù)立全心全意為獨(dú)立學(xué)院檔案托管人員服務(wù)的思想。隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案管理人員必須加強(qiáng)信息技術(shù)的培訓(xùn)，使他們成為既掌握檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)又懂得信息技術(shù)的復(fù)合型檔案管理專(zhuān)業(yè)人員。
另一支隊(duì)伍建設(shè)是獨(dú)立學(xué)院人事部門(mén)檔案管理人員。首先，獨(dú)立學(xué)院應(yīng)充分重視這支隊(duì)伍的建設(shè)，在人員配備上，最好配有專(zhuān)職的檔案人員。即使是兼職的檔案管理人員，也應(yīng)保證他們有充足的精力放在檔案管理工作上。其次，應(yīng)加強(qiáng)檔案法律法規(guī)和檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)水平，才能保證檔案收集、整理的質(zhì)量。
這兩支隊(duì)伍的建設(shè)是相輔相成的，人才交流服務(wù)中心檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)地深入到各獨(dú)立學(xué)院檔案管理工作中去，做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，一方面使獨(dú)立學(xué)院檔案歸檔工作做到正確、完整、規(guī)范；另一方面，人才交流服務(wù)中心檔案管理人員在業(yè)務(wù)指導(dǎo)的過(guò)程中會(huì)發(fā)現(xiàn)新情況、新問(wèn)題，在解決問(wèn)題的過(guò)程中促使他們不斷地提高自己的業(yè)務(wù)水平；第三方面，這給雙方提供了一個(gè)思想溝通、工作協(xié)商、信息反饋的平臺(tái)，通過(guò)雙方的互動(dòng)協(xié)作把檔案工作做得更好。
5.加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)
獨(dú)立學(xué)院在人事管理工作中隨時(shí)需要查閱、利用教職工檔案信息，以便對(duì)教職工作出及時(shí)、正確的評(píng)價(jià)。若人才交流服務(wù)中心檔案管理部門(mén)仍然使用傳統(tǒng)的服務(wù)方式，需要獨(dú)立學(xué)院派人前來(lái)查閱檔案，則費(fèi)力費(fèi)時(shí)，很難滿足獨(dú)立學(xué)院人事管理的需要，這也使人事檔案的利用價(jià)值受到限制。檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，采用現(xiàn)代化的管理手段和技術(shù)，利用信息技術(shù)，把傳統(tǒng)紙質(zhì)的人事檔案，制作成數(shù)字化的人事檔案信息庫(kù)，使人才交流服務(wù)中心、獨(dú)立學(xué)院可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)人事檔案信息庫(kù)進(jìn)行及時(shí)更新、查閱，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離地對(duì)人事檔案信息庫(kù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理和維護(hù)，省時(shí)省力，這樣可極大提高人事檔案利用價(jià)值。因此，加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，開(kāi)發(fā)人事檔案管理軟件，建立人事檔案信息庫(kù)，將是獨(dú)立學(xué)院與人才交流服務(wù)中心檔案管理部門(mén)共同努力的方向和目標(biāo)。
參考文獻(xiàn)
[1]杜玉蘭.論人才流動(dòng)給人事檔案管理帶來(lái)的新問(wèn)題與對(duì)策[J].北京檔案，2012（6）：36-37
1人才交流中心人事檔案的檔案材料收集制度難以有效保障檔案的完整性
由于人事檔案是一個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷的真實(shí)反映［2］，隨著單位職工的經(jīng)歷不斷變化，其人事檔案的內(nèi)容也需要連續(xù)不斷地補(bǔ)充與更新，才能真實(shí)、全面地反映其人生經(jīng)歷。目前，因?yàn)槁毠と耸聶n案由人才交流中心管理，單位對(duì)存放在人才交流中心的職工人事檔案內(nèi)容缺乏了解，而人才交流中心檔案管理模式側(cè)重于被動(dòng)收接、保管、存放，對(duì)相關(guān)單位轉(zhuǎn)來(lái)的歸檔材料基本不進(jìn)行審核，平時(shí)也不會(huì)與用人單位進(jìn)行主動(dòng)溝通收集檔案和提供檔案利用。另外工資類(lèi)材料，鑒定、考核、考察類(lèi)材料，參加黨團(tuán)類(lèi)材料、違犯處罰類(lèi)材料等需要由相關(guān)部門(mén)轉(zhuǎn)交到人才交流中心，這個(gè)過(guò)程要經(jīng)過(guò)多道環(huán)節(jié)，也很難保證這些材料能完整歸入職工的人事檔案。如果人才交流中心的制度不完善、工作效率不高、信息反饋不及時(shí)，則用人單位對(duì)職工人事檔案情況就會(huì)一無(wú)所知［3］，就會(huì)導(dǎo)致許多歸檔范圍內(nèi)的材料流失，最終將造成職工人事檔案內(nèi)容不完整，在影響了檔案信息質(zhì)量的同時(shí)，也將可能會(huì)嚴(yán)重?fù)p害到職工個(gè)人切身利益。
2職工業(yè)務(wù)技術(shù)類(lèi)等資料難以納入人事檔案
人事部門(mén)規(guī)定，人事機(jī)構(gòu)受理的歸檔材料必須是正式、原件材料，復(fù)印件一般不可用［4］。這一規(guī)定造成職工業(yè)績(jī)論文類(lèi)資料，繼續(xù)教育類(lèi)資料，健康管理類(lèi)材料，職稱(chēng)、培訓(xùn)、學(xué)分等證書(shū)類(lèi)材料，獎(jiǎng)勵(lì)類(lèi)材料等難很歸入人才交流中心管理的人事檔案中，因?yàn)檫@些材料原件一般由職工個(gè)人保管，復(fù)印件又由于違反規(guī)定，很難歸入由人才交流中心管理的職工人事檔案中。而一個(gè)人的職業(yè)史、榮譽(yù)史是職工重要人事檔案組織部分，另外這些材料恰恰在疾控機(jī)構(gòu)的日常工作及職工的職稱(chēng)評(píng)審、崗位聘任等工作中利用率最高的，如果這些材料不能納入職工的人事檔案，則會(huì)對(duì)職工人事檔案完整性造成嚴(yán)重影響，也影響疾病預(yù)防控制日常工作有效開(kāi)展。
3檔案調(diào)閱利用不便，影響檔案的開(kāi)發(fā)利用
對(duì)于疾控機(jī)構(gòu)來(lái)講，由于日常工作及職稱(chēng)評(píng)審、崗位聘任等需要，要經(jīng)常調(diào)閱職工人事檔案，而在人事制度下，人事檔案的調(diào)閱要經(jīng)過(guò)多道手續(xù)，利用起來(lái)極不方便［5］，也增加了單位檔案管理人員的日常工作壓力。新形勢(shì)下人事檔案管理工作對(duì)策當(dāng)前，政府對(duì)疾控機(jī)構(gòu)的績(jī)效考核、疾控機(jī)構(gòu)計(jì)量認(rèn)證評(píng)審、職工個(gè)人職稱(chēng)評(píng)審、崗位聘任等工作，均需要及時(shí)調(diào)閱利用人事檔案。因此，筆者認(rèn)為在人事制度下，縣級(jí)疾控機(jī)構(gòu)的人事檔案管理工作不但不應(yīng)該放松，反而應(yīng)該加強(qiáng)。結(jié)合日常工作經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為縣級(jí)疾控機(jī)構(gòu)可以采取下列措施，加強(qiáng)人事檔案管理工作。
1.加強(qiáng)人事檔案管理工作重要性教育。明確應(yīng)歸檔的材料范圍，使每個(gè)職工知道其人事檔案應(yīng)歸檔的材料，引導(dǎo)職工及時(shí)將相關(guān)資料移交單位檔案室。
2.檔案室為每位職工建立備份人事檔案。將檔案內(nèi)容分為:履歷類(lèi)材料;錄用、鑒定、考核、考察、聘用類(lèi)材料;學(xué)歷、學(xué)位、職稱(chēng)、培訓(xùn)、學(xué)分等證書(shū)類(lèi)材料;業(yè)績(jī)、論文類(lèi)材料;健康管理類(lèi)材料;工資類(lèi)材料;獎(jiǎng)勵(lì)類(lèi)材料;違犯處罰類(lèi)材料;參加黨團(tuán)類(lèi)材料;其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料等10個(gè)方面內(nèi)容。本單位建立的人事檔案內(nèi)容側(cè)重于職工的職稱(chēng)、培訓(xùn)、學(xué)分等證書(shū)類(lèi)材料，業(yè)績(jī)、論文類(lèi)材料，健康管理類(lèi)材料，獎(jiǎng)勵(lì)類(lèi)材料。歸檔材料主要以復(fù)印件材料為主。
3.建立健全人事檔案應(yīng)歸檔材料的歸檔制度。建立包括外出學(xué)習(xí)登記制度、學(xué)分管理登記制度、論文版面費(fèi)報(bào)銷(xiāo)登記制度、獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)登記制度、職稱(chēng)證書(shū)登記制度、繼續(xù)教育學(xué)歷學(xué)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)登記制度等，這些制度具體交由辦公室檔案管理人員執(zhí)行，以確保這些應(yīng)歸檔材料及時(shí)歸檔;另外辦公室人事管理人員及時(shí)將工資類(lèi)材料、參加黨團(tuán)類(lèi)材料、違犯處罰類(lèi)材料、健康管理類(lèi)材料復(fù)印件或原件移交本科室檔案管理人員納入職工備份人事檔案。
1人才交流中心人事檔案的檔案材料收集制度難以有效保障檔案的完整性
由于人事檔案是一個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷的真實(shí)反映［2］，隨著單位職工的經(jīng)歷不斷變化，其人事檔案的內(nèi)容也需要連續(xù)不斷地補(bǔ)充與更新，才能真實(shí)、全面地反映其人生經(jīng)歷。目前，因?yàn)槁毠と耸聶n案由人才交流中心管理，單位對(duì)存放在人才交流中心的職工人事檔案內(nèi)容缺乏了解，而人才交流中心檔案管理模式側(cè)重于被動(dòng)收接、保管、存放，對(duì)相關(guān)單位轉(zhuǎn)來(lái)的歸檔材料基本不進(jìn)行審核，平時(shí)也不會(huì)與用人單位進(jìn)行主動(dòng)溝通收集檔案和提供檔案利用。另外工資類(lèi)材料，鑒定、考核、考察類(lèi)材料，參加黨團(tuán)類(lèi)材料、違犯處罰類(lèi)材料等需要由相關(guān)部門(mén)轉(zhuǎn)交到人才交流中心，這個(gè)過(guò)程要經(jīng)過(guò)多道環(huán)節(jié)，也很難保證這些材料能完整歸入職工的人事檔案。如果人才交流中心的制度不完善、工作效率不高、信息反饋不及時(shí)，則用人單位對(duì)職工人事檔案情況就會(huì)一無(wú)所知［3］，就會(huì)導(dǎo)致許多歸檔范圍內(nèi)的材料流失，最終將造成職工人事檔案內(nèi)容不完整，在影響了檔案信息質(zhì)量的同時(shí)，也將可能會(huì)嚴(yán)重?fù)p害到職工個(gè)人切身利益。
2職工業(yè)務(wù)技術(shù)類(lèi)等資料難以納入人事檔案
人事部門(mén)規(guī)定，人事機(jī)構(gòu)受理的歸檔材料必須是正式、原件材料，復(fù)印件一般不可用［4］。這一規(guī)定造成職工業(yè)績(jī)論文類(lèi)資料，繼續(xù)教育類(lèi)資料，健康管理類(lèi)材料，職稱(chēng)、培訓(xùn)、學(xué)分等證書(shū)類(lèi)材料，獎(jiǎng)勵(lì)類(lèi)材料等難很歸入人才交流中心管理的人事檔案中，因?yàn)檫@些材料原件一般由職工個(gè)人保管，復(fù)印件又由于違反規(guī)定，很難歸入由人才交流中心管理的職工人事檔案中。而一個(gè)人的職業(yè)史、榮譽(yù)史是職工重要人事檔案組織部分，另外這些材料恰恰在疾控機(jī)構(gòu)的日常工作及職工的職稱(chēng)評(píng)審、崗位聘任等工作中利用率最高的，如果這些材料不能納入職工的人事檔案，則會(huì)對(duì)職工人事檔案完整性造成嚴(yán)重影響，也影響疾病預(yù)防控制日常工作有效開(kāi)展。
3檔案調(diào)閱利用不便，影響檔案的開(kāi)發(fā)利用
對(duì)于疾控機(jī)構(gòu)來(lái)講，由于日常工作及職稱(chēng)評(píng)審、崗位聘任等需要，要經(jīng)常調(diào)閱職工人事檔案，而在人事制度下，人事檔案的調(diào)閱要經(jīng)過(guò)多道手續(xù)，利用起來(lái)極不方便［5］，也增加了單位檔案管理人員的日常工作壓力。新形勢(shì)下人事檔案管理工作對(duì)策當(dāng)前，政府對(duì)疾控機(jī)構(gòu)的績(jī)效考核、疾控機(jī)構(gòu)計(jì)量認(rèn)證評(píng)審、職工個(gè)人職稱(chēng)評(píng)審、崗位聘任等工作，均需要及時(shí)調(diào)閱利用人事檔案。因此，筆者認(rèn)為在人事制度下，縣級(jí)疾控機(jī)構(gòu)的人事檔案管理工作不但不應(yīng)該放松，反而應(yīng)該加強(qiáng)。結(jié)合日常工作經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為縣級(jí)疾控機(jī)構(gòu)可以采取下列措施，加強(qiáng)人事檔案管理工作。
1.加強(qiáng)人事檔案管理工作重要性教育。明確應(yīng)歸檔的材料范圍，使每個(gè)職工知道其人事檔案應(yīng)歸檔的材料，引導(dǎo)職工及時(shí)將相關(guān)資料移交單位檔案室。
2.檔案室為每位職工建立備份人事檔案。將檔案內(nèi)容分為:履歷類(lèi)材料;錄用、鑒定、考核、考察、聘用類(lèi)材料;學(xué)歷、學(xué)位、職稱(chēng)、培訓(xùn)、學(xué)分等證書(shū)類(lèi)材料;業(yè)績(jī)、論文類(lèi)材料;健康管理類(lèi)材料;工資類(lèi)材料;獎(jiǎng)勵(lì)類(lèi)材料;違犯處罰類(lèi)材料;參加黨團(tuán)類(lèi)材料;其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料等10個(gè)方面內(nèi)容。本單位建立的人事檔案內(nèi)容側(cè)重于職工的職稱(chēng)、培訓(xùn)、學(xué)分等證書(shū)類(lèi)材料，業(yè)績(jī)、論文類(lèi)材料，健康管理類(lèi)材料，獎(jiǎng)勵(lì)類(lèi)材料。歸檔材料主要以復(fù)印件材料為主。
3.建立健全人事檔案應(yīng)歸檔材料的歸檔制度。建立包括外出學(xué)習(xí)登記制度、學(xué)分管理登記制度、論文版面費(fèi)報(bào)銷(xiāo)登記制度、獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)登記制度、職稱(chēng)證書(shū)登記制度、繼續(xù)教育學(xué)歷學(xué)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)登記制度等，這些制度具體交由辦公室檔案管理人員執(zhí)行，以確保這些應(yīng)歸檔材料及時(shí)歸檔;另外辦公室人事管理人員及時(shí)將工資類(lèi)材料、參加黨團(tuán)類(lèi)材料、違犯處罰類(lèi)材料、健康管理類(lèi)材料復(fù)印件或原件移交本科室檔案管理人員納入職工備份人事檔案。
對(duì)于每個(gè)單位和部門(mén)來(lái)說(shuō)，檔案材料是其活動(dòng)的真實(shí)紀(jì)錄，具有重要的參考價(jià)值。在實(shí)際檔案管理過(guò)程中，它的保存形式比較多。在檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行日常工作時(shí)，首先要關(guān)注檔案的收集工作和整理工作，這是開(kāi)展檔案管理工作、發(fā)揮檔案管理作用的前提。各個(gè)檔案管理人員要和檔案的有關(guān)內(nèi)容和形式相結(jié)合，把檔案進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)，整理好檔案信息，降低檔案管理過(guò)程中的失誤。另外，有關(guān)單位和部門(mén)要進(jìn)一步降低檔案管理人員的工作量，推動(dòng)檔案機(jī)構(gòu)的工作高效開(kāi)展。
1 檔案收集整理概述
和其他的文件形式不一樣的是檔案收集管理工作要復(fù)雜的多。對(duì)于檔案收集來(lái)說(shuō)，其最終目標(biāo)是指導(dǎo)多種工作的開(kāi)展，進(jìn)一步查考?xì)v史事件。要想推動(dòng)檔案收集整理工作有效開(kāi)展，必須保障檔案材料的真實(shí)性、完整性。檔案收集工作就是把各個(gè)部門(mén)的有參考價(jià)值的檔案材料歸檔，檔案整理工作就是把歸檔的檔案材料分門(mén)別類(lèi)。檔案部門(mén)通過(guò)對(duì)檔案的形式和日期的把握，把檔案材料進(jìn)一步分類(lèi)、整理、歸檔，使其在以后的工作中發(fā)揮查考作用，有利于各個(gè)部門(mén)順利開(kāi)展工作。
2 檔案收集整理在檔案管理中的前提保障價(jià)值分析
2.1 提高檔案意識(shí)
我國(guó)現(xiàn)在的很多檔案管理人員缺乏足夠的檔案意識(shí)，在收集檔案時(shí)會(huì)出現(xiàn)檔案丟失現(xiàn)象和檔案不完整的現(xiàn)象，這樣一來(lái)，有關(guān)部門(mén)的工作開(kāi)展缺乏完整的檔案信息，不利于順利開(kāi)展工作。在管理檔案時(shí)，管理人員的檔案管理意識(shí)不足主要有以下幾個(gè)體現(xiàn)：第一，檔案管理人員在收集檔案和整理檔案時(shí)不夠完整，很多單位領(lǐng)導(dǎo)外出參加的會(huì)議紀(jì)錄和文件資料沒(méi)有及時(shí)收集，導(dǎo)致檔案材料的不完整性；第二，在日常工作時(shí)，很多部門(mén)重要的交流內(nèi)容沒(méi)有及時(shí)歸檔，導(dǎo)致檔案信息不完整性；第三，在有關(guān)部門(mén)開(kāi)展工作時(shí)，很多資料和證件收集不完整，導(dǎo)致出現(xiàn)了檔案管理的多種問(wèn)題。綜合來(lái)看，檔案管理人員必須樹(shù)立正確的檔案管理理念，提高個(gè)人檔案意識(shí)，通過(guò)共同努力，推動(dòng)檔案管理工作有效開(kāi)展。
2.2 完善檔案管理制度
檔案的收集和整理工作難度比較高，工作量大，有關(guān)部門(mén)和機(jī)構(gòu)要加大重視力度，向檔案管理人員宣傳檔案收集工作和檔案管理工作，進(jìn)一步提高檔案管理人員的檔案意識(shí)。另外，在日常檔案管理工作中，通過(guò)加大對(duì)檔案和文件的重視力度，了解其對(duì)單位和部門(mén)各項(xiàng)工作開(kāi)展的重要意義。而對(duì)于相關(guān)機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，充分和自身發(fā)展?fàn)顩r相結(jié)合，進(jìn)一步完善檔案管理制度，使檔案管理人員可以按照檔案具體內(nèi)容和形式合理整理檔案。對(duì)于相關(guān)機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，必須加大制度建設(shè)力度，進(jìn)一步完善相關(guān)的檔案管理制度，從制度的角度加強(qiáng)管理，使檔案管理人員可以按照制度來(lái)對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行區(qū)分，進(jìn)一步提高其質(zhì)量和效率，另外，通過(guò)完善檔案管理考核制度，進(jìn)一步把工作落實(shí)到個(gè)人，提高檔案收集整理的效率。
2.3 提高檔案收集效率
現(xiàn)階段的檔案形式和內(nèi)容比較復(fù)雜，呈現(xiàn)出多樣化趨勢(shì)，檔案的收集和整理工作也存在一定的難度，所以導(dǎo)致檔案管理工作難度增加。在這一背景下，各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)要充分重視檔案收集管理工作，督促各個(gè)部門(mén)進(jìn)行溝通，加強(qiáng)交流，以此推動(dòng)檔案收集和管理工作的順利開(kāi)展。因?yàn)槿狈侠淼臋n案管理標(biāo)準(zhǔn)，加上缺乏統(tǒng)一的管理模式，所以導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)混亂的局面。由于缺乏合理的管理機(jī)制約束檔案管理工作，導(dǎo)致檔案整合工作難以和標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，要充分了解自身工作義務(wù)，通過(guò)多種途徑收集檔案信息，加強(qiáng)和各個(gè)部門(mén)的溝通和交流，及時(shí)上交需要?dú)w檔的材料，對(duì)于一些配合不積極的部門(mén)要及時(shí)催促其上交檔案材料，保障檔案的完整性，為后續(xù)相關(guān)部門(mén)工作開(kāi)展提供參考依據(jù)。
2.4 優(yōu)化傳統(tǒng)服務(wù)模式
檔案管理人員要有一定的服務(wù)意識(shí)，通過(guò)多種途徑實(shí)現(xiàn)和檔案需要者的溝通交流。通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)線上和線下兩種服務(wù)方式的有機(jī)結(jié)合，而對(duì)于檔案人員來(lái)說(shuō)，要樹(shù)立真誠(chéng)的服務(wù)態(tài)度，掌握互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，為檔案信息需求者提供服務(wù)，提高資源共享率。通過(guò)不同檔案的狀況分析，整理檔案和篩選檔案內(nèi)容，意識(shí)到檔案的作用，發(fā)揮其重要價(jià)值。除此之外要按照檔案的整理保存狀況，編印相關(guān)的檔案參考資料，使人們的日常檔案查詢(xún)具有一定依據(jù)。總之，只有加大對(duì)檔案收集和整理工作的重視力度，才可以提供優(yōu)質(zhì)的環(huán)境，提高檔案服務(wù)水平。
2.5 提高檔案管理人員的從業(yè)水平
在我國(guó)的檔案管理人員中，高素質(zhì)的人員比重較少，這必然會(huì)導(dǎo)致檔案管理過(guò)程出現(xiàn)問(wèn)題。具體來(lái)看，有以下幾個(gè)方面的措施：第一，相關(guān)的檔案機(jī)構(gòu)要和檔案管理工作實(shí)際相結(jié)合，進(jìn)一步制定合理的規(guī)章秩序；第二，要及時(shí)約束檔案管理人員的不合理行為，培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德，提高個(gè)人專(zhuān)業(yè)技能；第三，通過(guò)加大培訓(xùn)力度，開(kāi)展相關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)，使檔案管理者樹(shù)立檔案管理理念，切實(shí)提高檔案管理工作效果；第四，通過(guò)和檔案管理過(guò)程相結(jié)合，制定檔案管理工作懲罰機(jī)制，鼓勵(lì)在n案管理工作中表現(xiàn)突出的檔案管理者，提高其工作積極性。
2.6 制定檔案職業(yè)道德規(guī)范，提高從業(yè)者的道德水準(zhǔn)
現(xiàn)代化的理性發(fā)展導(dǎo)致檔案從業(yè)人員必須提高自身水平，實(shí)現(xiàn)職業(yè)行為的規(guī)范化，所以必須建立行業(yè)的職業(yè)道德體系，對(duì)于檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，要通過(guò)制定規(guī)章制度和守則不斷落實(shí)從業(yè)者的職業(yè)道德，一方面要考慮檔案職業(yè)道德規(guī)范強(qiáng)制性的應(yīng)用，還要關(guān)注各個(gè)檔案管理人員的內(nèi)心世界，在他們的內(nèi)心深處并不希望過(guò)辦公室和檔案室兩點(diǎn)一線的生活，他們迫切希望和社會(huì)生活接軌，通過(guò)和社會(huì)各界的交流，充分實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值，增強(qiáng)個(gè)人的責(zé)任感和社會(huì)滿足感。另外，通過(guò)和社會(huì)生活的接軌，檔案管理人員可以意識(shí)到檔案管理行業(yè)的意義所在，有利于更好的搏一搏規(guī)章制度辦事，不斷落實(shí)檔案職業(yè)道德規(guī)范。
2.7 健全管理體制，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)價(jià)值的作用
通過(guò)和各個(gè)單位各個(gè)部門(mén)的管理體系相結(jié)合，設(shè)置合理的組織機(jī)構(gòu)。要想建成完整的檔案材料，首先要具備完整的管理體系，使各個(gè)層次都有人負(fù)責(zé)，實(shí)現(xiàn)從上到下結(jié)構(gòu)和同層次結(jié)構(gòu)的有機(jī)結(jié)合，有利于開(kāi)展檔案收集工作。另外，對(duì)于專(zhuān)職檔案管理者來(lái)說(shuō)，要加大和不同部門(mén)之間的溝通交流力度，使各個(gè)部門(mén)有專(zhuān)門(mén)的負(fù)責(zé)人控制檔案材料收集和上交工作，一方面可以拓寬檔案收集的范圍，另一方面也有利于檔案收集工作順利進(jìn)行。通過(guò)和自身單位的實(shí)際狀況相結(jié)合，建立完善的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)從上到下的完整的檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)，為檔案收集工作奠定基礎(chǔ)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)價(jià)值的作用，利用合理的網(wǎng)絡(luò)檔案的移交行為，為檔案收集管理工作奠定基礎(chǔ)。
3造詞 結(jié)語(yǔ)
由于我國(guó)社會(huì)水平不斷提高，管理理念不斷發(fā)展，政府和關(guān)部門(mén)要加大對(duì)檔案管理工作的重視力度才可以實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展。檔案管理人員要努力做好檔案收集工作，按照檔案的時(shí)間和類(lèi)型整理好檔案。通過(guò)和檔案管理實(shí)際狀況相結(jié)合，制定出有效的檔案管理方案，保障檔案管理的有效性，進(jìn)一步提高有關(guān)部門(mén)和單位的檔案管理水平，提高檔案信息利用率和共享率。
1.科研檔案的含義及作用
科研檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料。
高校的科研檔案，是高校知識(shí)產(chǎn)權(quán)的重要載體，凝結(jié)了高?？蒲腥藛T在實(shí)踐中創(chuàng)造的科技成果、經(jīng)驗(yàn)和思維，其中儲(chǔ)藏著大量的科學(xué)技術(shù)成果、發(fā)明創(chuàng)造、工藝方法等。因此認(rèn)真做好科研檔案管理，合理利用科研檔案，能大大提高科研工作水平，為知識(shí)創(chuàng)新、技術(shù)進(jìn)步發(fā)揮重要作用。
2.高等職業(yè)院?？蒲袡n案歸檔范圍
目前，依據(jù)高職院?？蒲谢顒?dòng)的內(nèi)容和特點(diǎn)將科研檔案大致分為科研項(xiàng)目檔案和科研綜合檔案。
2.1科研項(xiàng)目檔案歸檔內(nèi)容
2.1.1科研項(xiàng)目準(zhǔn)備階段
準(zhǔn)備階段收集的管理文件有：開(kāi)題報(bào)告與課題論證材料，科學(xué)基金及重大項(xiàng)目申請(qǐng)報(bào)告及批件，任務(wù)書(shū)、協(xié)議書(shū)、委托任務(wù)書(shū)、合同，課題研究計(jì)劃等。科技材料有：文獻(xiàn)調(diào)研、綜述報(bào)告，實(shí)驗(yàn)方案，應(yīng)用前景調(diào)研報(bào)告，市場(chǎng)預(yù)測(cè)、應(yīng)用前景分析報(bào)告，開(kāi)發(fā)工作方案等。
2.1.2研究實(shí)驗(yàn)階段
立項(xiàng)后的項(xiàng)目進(jìn)入實(shí)驗(yàn)階段，需要收集的管理文件有：課題研究計(jì)劃執(zhí)行情況表、進(jìn)展報(bào)告表，計(jì)劃調(diào)整與撤銷(xiāo)報(bào)告等。科技材料有：重要的實(shí)驗(yàn)、測(cè)試、原始記錄，數(shù)據(jù)處理材料，設(shè)計(jì)文件和圖紙、技術(shù)說(shuō)明、使用說(shuō)明，階段工作小結(jié)，重要的照片、底片、錄音、錄像帶等。
2.1.3項(xiàng)目驗(yàn)收階段
驗(yàn)收階段需要收集的管理文件有：工作總結(jié)，科研投資和經(jīng)費(fèi)決算材料，鑒定證書(shū)或視同鑒定證書(shū)，鑒定會(huì)材料、驗(yàn)收評(píng)價(jià)意見(jiàn)，使用意見(jiàn)，經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的證明材料等?？萍疾牧嫌校貉芯繄?bào)告、研制報(bào)告，論文和專(zhuān)著，工藝技術(shù)報(bào)告，技術(shù)訣竅報(bào)告等。
2.1.4成果推廣應(yīng)用階段
推廣應(yīng)用階段需要收繳的管理文件有：成果被引用情況材料，成果宣傳報(bào)到材料，轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書(shū)，生產(chǎn)定型鑒定材料，成果推廣投產(chǎn)后反饋意見(jiàn)，技術(shù)展覽會(huì)的材料等。科技材料有：國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)交流材料，開(kāi)發(fā)和推廣應(yīng)用方案及實(shí)施情況材料，擴(kuò)大生產(chǎn)的設(shè)計(jì)文件工藝文件，市場(chǎng)調(diào)查、分析報(bào)告等。
2.1.5成果申報(bào)和獎(jiǎng)勵(lì)階段
成果申報(bào)和獎(jiǎng)勵(lì)階段收集的管理文件有：科技成果登記表、報(bào)告表，科技成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)書(shū)及批件，獲獎(jiǎng)材料（獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)狀、證書(shū)），專(zhuān)利申請(qǐng)書(shū)和證書(shū)等。
2.2科研綜合檔案歸檔內(nèi)容
科研綜合檔案是學(xué)?？蒲械闹匾M成部分，主要包括：上級(jí)有關(guān)部門(mén)科研工作的文件及學(xué)院的上報(bào)材料，學(xué)院科研工作的規(guī)章制度，關(guān)于科研機(jī)構(gòu)設(shè)置的請(qǐng)示、批復(fù)，學(xué)院學(xué)術(shù)委員會(huì)成員名單，學(xué)院科研成果受獎(jiǎng)情況，上級(jí)下達(dá)的科研計(jì)劃、任務(wù)，學(xué)院上報(bào)的科研計(jì)劃、總結(jié)，學(xué)院科研成果登記表及重大科研項(xiàng)目執(zhí)行情況，學(xué)院評(píng)選先進(jìn)科技工作者的文件材料，學(xué)院召開(kāi)科研專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議的文件材料，學(xué)院組織開(kāi)展的科研經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)的文件材料，學(xué)院舉辦或承辦的課題研討活動(dòng)的文件材料，學(xué)院有關(guān)科研活動(dòng)的交往活動(dòng)、外事活動(dòng)的記錄材料，學(xué)院編印或出版的科研論文集以及反映學(xué)院科研動(dòng)態(tài)和成果的報(bào)紙、刊物等。
3.科研檔案管理工作存在的主要問(wèn)題及原因分析
3.1科研檔案材料收集不完整
科研人員在完成科研項(xiàng)目后，收集的材料主要是一些結(jié)果性和部分依據(jù)性材料，項(xiàng)目實(shí)施性材料歸檔較少，這使得科研成果檔案在為連續(xù)性研究提高參考和使用時(shí)，出現(xiàn)一些科研成果檔案材料不完整的缺陷。主要是因?yàn)榭蒲泄ぷ魅藛T檔案意識(shí)薄弱，在收集科研成果檔案時(shí)只注重科研項(xiàng)目的結(jié)果性材料，重點(diǎn)是收集科研項(xiàng)目中的研究成果，諸如論文、著作等，而在科研項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的材料，卻很少關(guān)注和收集。此外，科研人員將自己的科研成果視為個(gè)人私有財(cái)產(chǎn)，許多珍貴材料，如獲獎(jiǎng)證書(shū)、專(zhuān)利證書(shū)、論著等材料不愿意上交或推遲上交，有些科研人員則認(rèn)為自己的科研成果是專(zhuān)門(mén)用來(lái)申報(bào)專(zhuān)業(yè)職務(wù)所用，不愿意將原件歸檔。這些都導(dǎo)致了科研檔案不完整。
3.2科研檔案管理人員配備相對(duì)不足
科研檔案管理人員占主體力量的是兼職人員。一方面，大多沒(méi)有受過(guò)檔案工作的相關(guān)培訓(xùn)，對(duì)科研檔案管理缺乏規(guī)范性。另一方面，科研檔案管理人員兼作其他工作，沒(méi)有充足的時(shí)間和經(jīng)歷從事科研檔案管理。
3.3行之有效的科研檔案管理制度缺乏
科研檔案管理大多參照、借鑒常規(guī)性檔案管理辦法，缺乏相應(yīng)的科研檔案管理制度、辦法和實(shí)施細(xì)則。檔案管理人員只能在口頭上做一些說(shuō)明、解釋?zhuān)荒茏鲇残砸?，監(jiān)督力度非常小，這是因?yàn)闆](méi)有相應(yīng)的制約手段。
3.4科研檔案利用價(jià)值范圍比較窄
科研檔案歸檔后，檔案管理部門(mén)一般只將科研檔案向從事項(xiàng)目研究的科研人員提供參考，并未將成果應(yīng)用于教學(xué)等環(huán)節(jié)，使得科研成果利用價(jià)值范圍比較窄。
4.科研檔案管理的建議
4.1完善科研檔案管理制度
完善的科研檔案管理制度是檔案工作的基礎(chǔ)，是學(xué)院科研管理的重要部分。應(yīng)結(jié)合學(xué)院實(shí)際，制定和完善科研檔案管理制度，對(duì)科研檔案的收集、整理、利用、保管、鑒定等做出明確規(guī)定。真正做到科研檔案的形成、管理與科研項(xiàng)目的立項(xiàng)、中期檢查、結(jié)題驗(yàn)收的全部過(guò)程同步進(jìn)行，使科研檔案具有客觀性、真實(shí)性、系統(tǒng)性、連續(xù)性和完整性，確?？蒲袡n案的利用價(jià)值。
4.2強(qiáng)化科研檔案意識(shí)
學(xué)院可創(chuàng)造一系列的檔案培訓(xùn)、外出學(xué)習(xí)和經(jīng)驗(yàn)交流機(jī)會(huì)，加強(qiáng)科研檔案管理人員與科研人員的檔案意識(shí)。
4.3明確科研檔案分工
明確科研檔案管理部門(mén)的職責(zé)與分工，對(duì)相關(guān)人員，如科研管理部門(mén)（包括科研部門(mén)和系部管理人員）和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，分別建立科研檔案規(guī)定職責(zé)，制定科研檔案歸檔范圍，及時(shí)做好科研檔案收集、整理、歸檔，形成職責(zé)明確的科研檔案管理工作機(jī)制。
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一、當(dāng)前醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀分析
現(xiàn)階段，國(guó)內(nèi)各大醫(yī)院在醫(yī)療設(shè)備檔案管理過(guò)程中“重設(shè)備而輕檔案”的思想普遍存在。因此，在醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作中大量問(wèn)題浮現(xiàn)，主要有兩方面的問(wèn)題：一、醫(yī)療設(shè)備檔案管理的專(zhuān)業(yè)設(shè)施落后，檔案管理中材料的收集與歸檔的范圍不明確，且沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理隊(duì)伍；二、醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度不夠健全，對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案材料的收集、審核不及時(shí)，記錄不完整，檔案材料缺失現(xiàn)象嚴(yán)重，在整個(gè)檔案管理過(guò)程中，管理混亂現(xiàn)象嚴(yán)重。
二、當(dāng)前醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的難點(diǎn)分析
（一）醫(yī)療設(shè)備檔案管理不受重視，管理意識(shí)薄弱
醫(yī)療服務(wù)是醫(yī)院日常工作的重心，因此，多數(shù)醫(yī)務(wù)人員都將注意力放在醫(yī)療服務(wù)與提高醫(yī)療技術(shù)上，而對(duì)于醫(yī)療設(shè)備的檔案管理重視程度不夠，醫(yī)療設(shè)備檔案管理的意識(shí)較為薄弱，主要表現(xiàn)管理人員在收集檔案材料時(shí)就抱著應(yīng)付的心態(tài)，只重視文書(shū)檔案與病理檔案的收集；此外，醫(yī)療設(shè)備檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)檔案管理的過(guò)程，在醫(yī)療設(shè)備檔案管理中，對(duì)于前期設(shè)備驗(yàn)收與設(shè)備說(shuō)明書(shū)的材料收集較為齊全，然而在后期設(shè)備的運(yùn)用、維修等動(dòng)態(tài)情況的材料收集較缺乏。
（二）醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員前期參與少，管理難度大
醫(yī)療設(shè)備檔案的管理主要分三個(gè)階段：前期的設(shè)備購(gòu)置、使用過(guò)程中的設(shè)備維護(hù)以及后期的設(shè)備報(bào)損與轉(zhuǎn)讓?zhuān)且粋€(gè)貫穿始終的系統(tǒng)過(guò)程。若醫(yī)療設(shè)備管理部門(mén)在制作設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃時(shí)，檔案管理人員沒(méi)有參與其中，檔案部門(mén)沒(méi)有在制定計(jì)劃時(shí)參與前期檔案管理，致使整個(gè)管理過(guò)程嚴(yán)重脫節(jié)，增加了設(shè)備檔案管理的難度。
（三）設(shè)備檔案歸檔中材料收集缺乏完整性
1、收集周期長(zhǎng)。由于醫(yī)療設(shè)備檔案材料收集的周期比較長(zhǎng)，需要從醫(yī)療設(shè)備的購(gòu)置到完全報(bào)廢的整個(gè)環(huán)節(jié)中進(jìn)行設(shè)備檔案材料的收集整合，一旦其中任一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，就難以保證醫(yī)療設(shè)備檔案材料收集的完整性。
2、使用過(guò)程中，操作者流動(dòng)性比較大，容易造成醫(yī)療設(shè)備的使用說(shuō)明書(shū)、線路圖紙等材料的破損、丟失，造成醫(yī)院不必要經(jīng)濟(jì)損失。醫(yī)療設(shè)備的操作人員流動(dòng)性比較大，設(shè)備檔案使用涉及多個(gè)科室、操作人員多，特別是設(shè)備的性能介紹、使用說(shuō)明書(shū)、線路圖紙、故障維修記錄等材料，使用頻率高，造成醫(yī)院經(jīng)濟(jì)不必要的損失。如：2008年，我院彩色B超機(jī)發(fā)生故障，無(wú)法正常使用。供應(yīng)商對(duì)設(shè)備進(jìn)行了詳細(xì)的檢測(cè)，發(fā)現(xiàn)零件損壞需要更換，維修費(fèi)高達(dá)幾萬(wàn)元。醫(yī)院提出了質(zhì)疑，但無(wú)法提供有力證據(jù)，只能支付相關(guān)的維修費(fèi)。
3、設(shè)備種類(lèi)多，使用人員多。醫(yī)療設(shè)備種類(lèi)繁多，涉及病房護(hù)理設(shè)備、手術(shù)設(shè)備、放射治療設(shè)備、核醫(yī)學(xué)治療設(shè)備、理化設(shè)備、透析治療設(shè)備等多種不同功用的設(shè)備類(lèi)型，設(shè)備使用人員多不勝數(shù)，使醫(yī)療設(shè)備的檔案管理更是難上加難。
三、加強(qiáng)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的對(duì)策
（一）轉(zhuǎn)變醫(yī)療設(shè)備管理觀念，提高重視程度
醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的宣傳工作，強(qiáng)化醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識(shí)，引起對(duì)設(shè)備檔案管理的高度重視，將設(shè)備檔案管理中的前期靜態(tài)管理與后期動(dòng)態(tài)管理有效地結(jié)合起來(lái)，定期召開(kāi)醫(yī)療設(shè)備工作會(huì)議，定期向醫(yī)務(wù)人員報(bào)告醫(yī)療設(shè)備檔案材料的動(dòng)態(tài)收集情況，真實(shí)反映醫(yī)療設(shè)備的使用情況。
（二）建立健全醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度
醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度的建立要有質(zhì)量保證，如醫(yī)療設(shè)備檔案管理的預(yù)立制度、收集與歸檔制度、審核制度、借閱制度與銷(xiāo)毀制度等，從醫(yī)療設(shè)備的采購(gòu)、運(yùn)行、維修保養(yǎng)的整個(gè)過(guò)程中，都要建立相應(yīng)的設(shè)備檔案管理制度，并突出大型設(shè)備與重點(diǎn)設(shè)備的檔案管理制度，并做好明確的分工，指定專(zhuān)人跟蹤設(shè)備的使用情況，并做好記錄，這樣就建立了一個(gè)醫(yī)療設(shè)備檔案管理網(wǎng)絡(luò)，使管理工作做到有章可循。
（三）實(shí)行集中統(tǒng)一管理，保證醫(yī)療設(shè)備檔案材料的完整性
1、實(shí)行集中統(tǒng)一管理。設(shè)立專(zhuān)門(mén)科室，負(fù)責(zé)醫(yī)療設(shè)備的采購(gòu)、維護(hù)等工作。在醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案管理中，可以成立儀器設(shè)備檔案管理小組，建立過(guò)硬的領(lǐng)導(dǎo)集體，例如以醫(yī)院的醫(yī)學(xué)工程科為核心，實(shí)施集中統(tǒng)一管理；此外還可以成立專(zhuān)門(mén)的科室，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)儀器設(shè)備采購(gòu)與維護(hù)，并且將儀器設(shè)備檔案管理工作納入醫(yī)院對(duì)科室的考核，直接與相關(guān)管理人員的考評(píng)以及年終評(píng)優(yōu)掛鉤，成為醫(yī)院目標(biāo)責(zé)任管理的一部分。
2、建立健全歸檔制度。健全歸檔制度首先要明確設(shè)備檔案的管理范圍。結(jié)合醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理實(shí)際要求，對(duì)設(shè)備申購(gòu)過(guò)程中形成的各類(lèi)文件以及設(shè)備運(yùn)行到報(bào)廢過(guò)程中累積的文件均要建立檔案進(jìn)行檔案管理。此外，還要將相關(guān)檔案材料復(fù)制下發(fā)到各科室，使各科室的設(shè)備操作人員檔案歸檔的要求與內(nèi)容，各科室要全力配合醫(yī)院的資料歸檔工作。并對(duì)檔案資料采取定期與不定期的收交、整理、歸檔。
3、加強(qiáng)科室與科室之間溝通。醫(yī)療設(shè)備的檔案管理涉及醫(yī)院的各個(gè)科室，因此加強(qiáng)各科室間的溝通非常必要。各科室間加強(qiáng)溝通，是內(nèi)部溝通與外部溝通的有效統(tǒng)一。在各科室內(nèi)部，加強(qiáng)儀器設(shè)備使用人員與檔案管理人員之間的交流，對(duì)設(shè)備的運(yùn)行情況要及時(shí)了解；科室之間，特別是器械科要加強(qiáng)與其他科室如財(cái)務(wù)科、醫(yī)務(wù)科、信息科以及設(shè)備部等加強(qiáng)儀器設(shè)備管理知識(shí)的交流，以及設(shè)備的維護(hù)使用情況等的信息交流，不僅可以使檔案材料的收集更加齊全、完備，保證檔案收集與歸檔無(wú)積存現(xiàn)象，還可以提高設(shè)備檔案的利用率，從而為提高醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量服務(wù)。
醫(yī)療設(shè)備技術(shù)發(fā)展日新月異，醫(yī)院設(shè)備管理人員有義務(wù)醫(yī)療設(shè)備的發(fā)展動(dòng)態(tài)，積極主動(dòng)地參與到儀器設(shè)備檔案的管理工作中來(lái)。設(shè)備檔案歸檔完整，不僅可以延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命，而且減少了醫(yī)院因設(shè)備檔案的管理不當(dāng)而造成的經(jīng)濟(jì)損失。
參考文獻(xiàn)
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檔案袋不能拆開(kāi)，因?yàn)閭€(gè)人或無(wú)檔案管理權(quán)限單位嚴(yán)禁私自拆封、涂改檔案。
私自拆封，檔案材料作廢，需退回保管其檔案的原畢業(yè)院?；蛴袡n案管理權(quán)限的原管理單位重新審查、密封，再將檔案移交到人才交流中心。人才交流中心將根據(jù)畢業(yè)生檔案管理的有關(guān)規(guī)定，提供相應(yīng)的檔案管理和人事服務(wù)。
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1人事檔案管理意識(shí)薄弱
人事檔案管理意識(shí)薄弱主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：①領(lǐng)導(dǎo)不重視?，F(xiàn)在很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)注重短期的經(jīng)濟(jì)效益，認(rèn)為檔案管理工作耗費(fèi)大量人力、物力、財(cái)力反而不能快速實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益，大多沒(méi)有給檔案管理工作設(shè)置足夠的經(jīng)費(fèi)、配備先進(jìn)的檔案管理設(shè)備。②檔案管理部門(mén)責(zé)任意識(shí)差。檔案管理部門(mén)認(rèn)為自己所從事的工作對(duì)企業(yè)及社會(huì)的貢獻(xiàn)較小，對(duì)自己的責(zé)任性認(rèn)識(shí)。由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，許多民營(yíng)企業(yè)、中小企業(yè)沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，或者有但也是其他部門(mén)的員工兼職的，使人事檔案的權(quán)威性大大下降。③員工檔案意識(shí)差。員工對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)比較模糊，認(rèn)為是可有可無(wú)的東西。在填寫(xiě)自己的檔案時(shí)為了一些眼前的利益，弄虛作假。加之有些企業(yè)不重視檔案，公然宣稱(chēng)不需要檔案或承諾重新建檔，更加劇了人們檔案意識(shí)的淡化。
2封閉式的管理模式
封閉式的管理模式適合本企業(yè)內(nèi)部人事檔案來(lái)源比較單一的情況。雖然說(shuō)封閉式的檔案管理模式利于人事檔案的保密工作，但現(xiàn)在隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)類(lèi)型不斷發(fā)展，企業(yè)員工層次的多樣性不斷的發(fā)展，這種單一封閉性的檔案管理模式已經(jīng)不能與企業(yè)的發(fā)展、員工的發(fā)展、員工的多樣性相適應(yīng)了。另外，企業(yè)檔案保存在內(nèi)部企業(yè)人事部門(mén)，過(guò)分強(qiáng)調(diào)保密，一般不對(duì)外開(kāi)放，且手續(xù)十分復(fù)雜，不能實(shí)現(xiàn)各部門(mén)之間的人事信息交流，阻礙了人事檔案的利用。
3檔案內(nèi)容質(zhì)量不高
目前部分企業(yè)人事檔案存在以下問(wèn)題許多不規(guī)范的地方，使人事檔案價(jià)值大打折扣。一是檔案材料內(nèi)容不完備。很多企業(yè)人事檔案的內(nèi)容不符合國(guó)家檔案局的《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，能夠正確反映出一個(gè)人的個(gè)人經(jīng)歷、德才情況等內(nèi)容。二是檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高。企業(yè)的人事檔案材料多內(nèi)容空洞，反應(yīng)個(gè)人經(jīng)歷的多，而缺少細(xì)致的，講述員工道德品質(zhì)、能力專(zhuān)長(zhǎng)的少。人事檔案造假現(xiàn)象使得人事檔案在對(duì)人們職業(yè)信譽(yù)維持方面的作用大大降低。三是檔案材料用紙規(guī)格不符合要求，書(shū)寫(xiě)不規(guī)范，字跡不耐久。很多企業(yè)現(xiàn)存的人事檔案材料規(guī)格大小不一，材料用筆不規(guī)范，使得檔案材料不利于保存，有的檔案材料書(shū)寫(xiě)字跡潦草，難以辨認(rèn)，不利于檔案的利用。
4企業(yè)人事檔案管理人員素質(zhì)有待提高
良好的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力的管理人員是做好企業(yè)人事檔案工作的基礎(chǔ)和保證。由于檔案管理專(zhuān)業(yè)較冷門(mén)，全國(guó)高校設(shè)此專(zhuān)業(yè)較少，所以很多企業(yè)的檔案管理人員是“半路出家”，對(duì)檔案管理工作缺乏系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)，也沒(méi)有受過(guò)專(zhuān)業(yè)的訓(xùn)練，工作以后，參加檔案管理工作的學(xué)習(xí)交流機(jī)會(huì)少，再加之企業(yè)人事檔案管理工作人員很多位兼職，經(jīng)常變動(dòng)，造成了人事檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱，不利于檔案管理水平的提高，不能保證檔案管理的質(zhì)量。
完善企業(yè)人事檔案管理工作的對(duì)策建議
1加強(qiáng)檔案管理意識(shí)
檔案意識(shí)已成為制約企業(yè)人事檔案管理工作的關(guān)鍵，強(qiáng)化相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。加大資金投入、完善檔案管理設(shè)施、定期檢查指導(dǎo)檔案管理工作，正確認(rèn)識(shí)人事檔案工作的特點(diǎn)、地位和作用，只有領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)檔案意識(shí)，員工才能重視檔案管理工作。檔案管理部門(mén)要認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性，樹(shù)立責(zé)任感，及時(shí)、完整地收集檔案材料，把握好人事檔案的質(zhì)量。普通員工也要有良好的檔案意識(shí)，明白檔案與自身利益息息相關(guān)，自覺(jué)遵守檔案管理制度。
2建立社會(huì)化開(kāi)放式的企業(yè)檔案管理模式
傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，一定程度上降低了人力資源的開(kāi)發(fā)度，限制了人才的流動(dòng)。建立社會(huì)化開(kāi)放式的企業(yè)檔案管理模式應(yīng)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案的管理，建立健全人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)。應(yīng)該倡導(dǎo)人事檔案知情權(quán)，檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)檔案宣傳工作，使員工正確認(rèn)識(shí)自己的檔案，提高對(duì)自己檔案的關(guān)注度，使人事檔案工作向更高水平發(fā)展，提高檔案利用率，實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置。建立社會(huì)化開(kāi)放式的企業(yè)檔案管理模式，可以使各類(lèi)人才更清楚的認(rèn)識(shí)自身的價(jià)值，企業(yè)也能有機(jī)會(huì)獲得企業(yè)所需要的各類(lèi)人才，個(gè)人和企業(yè)之間實(shí)現(xiàn)雙贏，促進(jìn)企業(yè)的迅速發(fā)展。
3更新手段，完善內(nèi)容
企業(yè)人事檔案管理工作應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，引入科學(xué)的管理理念，采用新的管理手段，建立企業(yè)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高人事檔案管理工作的效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案科學(xué)管理。完善企業(yè)人事檔案的內(nèi)容，應(yīng)摒棄傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容單一重復(fù)、政治性強(qiáng)、不具有個(gè)性化記錄；應(yīng)有所側(cè)重地收集人事檔案的內(nèi)容材料，既要反映過(guò)去，更要說(shuō)明現(xiàn)在；應(yīng)遵循“適應(yīng)社會(huì)需要”和“精煉有效”的原則，擯除冗余內(nèi)容；應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，增加能真實(shí)反映人才的能力、特長(zhǎng)的內(nèi)容，體現(xiàn)個(gè)人信用記錄的內(nèi)容。
4提高人事檔案管理人員的素質(zhì)
人事檔案指的是現(xiàn)在及過(guò)去的各類(lèi)事件直接產(chǎn)生的對(duì)個(gè)人具有保存價(jià)值的物體，具體包括文字、圖片、錄像等不同記錄形式，可以詳細(xì)再現(xiàn)個(gè)人的發(fā)展與經(jīng)歷。一套科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)對(duì)于公立醫(yī)院的人才管理具有重要意義，但是目前大部分公立醫(yī)院仍然保持著傳統(tǒng)人事檔案管理模式的使用習(xí)慣，這已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)于公立醫(yī)院人事管理的要求了。
一、公立醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀
（一）檔案內(nèi)容陳舊
隨著我國(guó)改革開(kāi)放及人才化社會(huì)的不斷進(jìn)步與深化，計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代中典型的“單位人”慢慢被市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代中的“社會(huì)人”所代替，以預(yù)防員工自由流動(dòng)為核心的人事檔案管理制度也逐漸開(kāi)始松懈了。公立醫(yī)院中編內(nèi)員工的人事檔案管理制度雖然被納入傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)中，但其管理并不到位，很大程度上引起了檔案材料的流失，降低了完整性。與此同時(shí)，隨著公立醫(yī)院人員流動(dòng)性的與日俱增，其醫(yī)務(wù)人員的聘用流程也逐漸被簡(jiǎn)化，對(duì)其檔案審核的重點(diǎn)僅僅放在人員學(xué)歷及職稱(chēng)等方面，對(duì)于其他檔案內(nèi)容并不嚴(yán)格要求。因此，公立醫(yī)院中使用的傳統(tǒng)人事檔案管理方式并不能完全反應(yīng)員工的真實(shí)情況，人事部門(mén)也無(wú)法根據(jù)檔案內(nèi)容對(duì)員工做出客觀的評(píng)價(jià)。
（二）人事檔案管理混亂
以“終身制”為核心思想的傳統(tǒng)人事檔案管理模式，是我國(guó)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代中最具特色的人事管理管理方式之一，是提高公立醫(yī)院人員穩(wěn)定性的保障制度，并有利于人事檔案的完整性。但隨著這種“終身制”模式被打破之后，公立醫(yī)院逐漸出現(xiàn)了大批編外人員，人事管理的難度也日益增加，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)不能滿足復(fù)雜的人群管理需要，各種多樣化的人事檔案管理方式也層出不窮。在這種情況之下，正當(dāng)?shù)娜耸聶n案管理權(quán)并沒(méi)有得到有效地維護(hù)，其管理權(quán)也被非法分散，人事檔案管理陷入了混亂局面。
（三）人事檔案管理缺乏專(zhuān)業(yè)性，無(wú)法滿足信息化發(fā)展要求
人事檔案管理人員是檔案管理工作的主導(dǎo)者及操作者，其個(gè)人專(zhuān)業(yè)素質(zhì)及素養(yǎng)都會(huì)直接對(duì)人事檔案管理工作的質(zhì)量造成影響。然而目前在大部分公立醫(yī)院中，大部分醫(yī)院并沒(méi)有針對(duì)人事檔案管理崗位設(shè)置專(zhuān)門(mén)的人員，大部分都是由人事部門(mén)進(jìn)行兼任。有些公立醫(yī)院雖然設(shè)置了專(zhuān)門(mén)的崗位用于進(jìn)行人事檔案管理，但其管理人員往往是從其他部門(mén)調(diào)配過(guò)來(lái)的，并沒(méi)有接受過(guò)任何專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，嚴(yán)重影響了其專(zhuān)業(yè)性。與此同時(shí)，一些在人事檔案管理崗位從事管理工作且綜合素質(zhì)較高的人員，通常會(huì)認(rèn)為該崗位發(fā)展前景較小，從而選擇其他崗位，人員流動(dòng)較大，管理人員在短時(shí)間內(nèi)很難積累到相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)人事檔案管理工作也造成了一定影響。
二、完善公立醫(yī)院人事管理創(chuàng)新與發(fā)展的對(duì)策
（一）規(guī)范建檔制度，完善檔案內(nèi)容
強(qiáng)化公立醫(yī)院人事檔案的規(guī)范性，應(yīng)根據(jù)公立醫(yī)院不同人員類(lèi)型來(lái)進(jìn)行分類(lèi)管理。對(duì)于公立醫(yī)院來(lái)說(shuō)，編內(nèi)人員是目前最核心且最主要的群體，其穩(wěn)定性較高，流動(dòng)性較低。在對(duì)這類(lèi)人員進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家干部人事檔案管理的要求來(lái)進(jìn)行規(guī)范操作，并確保原始檔案材料的完整性及一致性，避免遺漏現(xiàn)象的發(fā)生。在對(duì)檔案材料進(jìn)行管理的過(guò)程中，一旦發(fā)現(xiàn)缺失的檔案材料應(yīng)及時(shí)想補(bǔ)充，擴(kuò)大檔案材料的覆蓋領(lǐng)域，將所有能夠反應(yīng)員工經(jīng)歷、個(gè)性、特長(zhǎng)及經(jīng)驗(yàn)的原始材料進(jìn)行存檔。當(dāng)然，公立醫(yī)院也不可忽視編外人員的人事檔案管理工作，在人才自由流動(dòng)的大環(huán)境中，公立醫(yī)院應(yīng)將自身位置擺正，嚴(yán)格按照國(guó)家人才管理的要求，對(duì)于已辭職人員的檔案進(jìn)歸檔、管理及交接。公立醫(yī)院在招聘大量人才的同時(shí)，首先應(yīng)使用正確的渠道來(lái)查找到該人員的人事檔案信息，并根據(jù)檔案中的具體內(nèi)容對(duì)該人員作出客觀評(píng)價(jià)，為醫(yī)院的人事決策提供合理的依據(jù)。成功聘用之后，人事檔案管理人員應(yīng)繼續(xù)按照相關(guān)規(guī)定，對(duì)該人員檔案材料缺失部分進(jìn)行補(bǔ)充，完善內(nèi)容。在檔案托管過(guò)程中，應(yīng)和托管機(jī)構(gòu)保持聯(lián)系，確保員工最新檔案材料的移交工作得到及時(shí)開(kāi)展。
（二）建立統(tǒng)一的社會(huì)化人事檔案管理體系
現(xiàn)階段我國(guó)公立醫(yī)院所使用的人事檔案管理模式沿用了內(nèi)外有別的管理體系，編內(nèi)人員對(duì)應(yīng)的人事檔案是由具備人事檔案管理特權(quán)的行政組織或者人事單位，按照國(guó)家規(guī)定的干部人事檔案管理要求，進(jìn)行統(tǒng)一、集中的分類(lèi)管理。縣 （區(qū)） 及以上 （含縣） 單位根據(jù)規(guī)定的人事檔案管理權(quán)限，分別設(shè)立檔案處、科、室等行政機(jī)構(gòu)對(duì)編內(nèi)人員的檔案實(shí)施統(tǒng)一化管理；縣 （區(qū)） 以下單位的人事檔案工作是由縣 （區(qū)）組織集中化管理，若不具有檔案報(bào)關(guān)權(quán)利或檔案較少的單位，其人事檔案都是由上級(jí)單位進(jìn)行統(tǒng)一管理的。公立醫(yī)院編外人員的檔案管理工作通常是由所在單位委托政府機(jī)構(gòu)或人才交流中心來(lái)進(jìn)行報(bào)關(guān)的。但筆者認(rèn)為公立醫(yī)院編外人員的人事檔案應(yīng)統(tǒng)一交由當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行倪M(jìn)行保管及歸檔，這種管理方式既可以充分發(fā)揮集中管理這一制度的優(yōu)勢(shì)，有可有效預(yù)防個(gè)別公立醫(yī)院通過(guò)各種非法手段扣留編外人員人事檔案，確保醫(yī)療人才人事檔案的自由流動(dòng)。當(dāng)公立醫(yī)院編內(nèi)人員由于某些個(gè)人原因需要放棄編內(nèi)工作時(shí)，其人事檔案可以通過(guò)一定的流程轉(zhuǎn)入人才交流中心。
參考文獻(xiàn)：
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