時間：2023-03-17 18:11:00
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗，特別為您篩選了11篇數(shù)字檔案論文范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識！
(1)集中管理模式。數(shù)字檔案館檔案信息資源建設(shè)的集中式管理式檔案工作域信息資源建設(shè)發(fā)展方面具有關(guān)鍵作用。一是通過集中管理模式能夠使得數(shù)字檔案館的信息資源建設(shè)具有一定的計劃性使檔案館檔案信息資源成為一種資源整體捉進(jìn)其合理利用與開發(fā)二是數(shù)字檔案館通過集中式管理模式能夠?qū)ζ湫畔①Y源建設(shè)進(jìn)行有效控制監(jiān)督檔案館各級信息資源建設(shè)的具體行為規(guī)范工作流程保證數(shù)字檔案館信息資源的可持續(xù)發(fā)展。但是集中式管理模式在一定程度上使得檔案信息資源建設(shè)缺乏一定的創(chuàng)新性。
(2)分散管理模式。數(shù)字檔案館檔案信息資源的分散管理模式具有較強的靈活性和適用性。通過分散管理模式能夠調(diào)動不同地區(qū)數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的積極性充分發(fā)揮自身優(yōu)勢加強檔案信息資源建設(shè)工作。同時數(shù)字檔案館采用分散管理模式為信息資源建設(shè)提供了個性化發(fā)展的渠道提高了檔案信息資源建設(shè)工作中的創(chuàng)新工作效力但是分散管理模式同樣有著信息資源分散、信息系統(tǒng)不兼容、共享交換不方便的問題。
2.微觀管理模式
(1)內(nèi)外結(jié)合模式。數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的內(nèi)外結(jié)合模式指的是數(shù)字檔案館根據(jù)其自身信息資源不足的現(xiàn)實情況積極尋找其他外部信息資源與其共同完成信息資源建設(shè)的一種模式。內(nèi)外結(jié)合管理模式的核心是數(shù)字檔案館通過整合內(nèi)部與外部的信息資源共同完成檔案信息資源建設(shè)工作。數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)采用內(nèi)外結(jié)合的管理模式不但能夠克服集中管理與分散管理的弊端還能夠取兩者長處使檔案信息資源的建設(shè)具有較強的適應(yīng)性。一是通過充分利用數(shù)字檔案館現(xiàn)有的信息資源使其人力資源、物品資源能夠得到良好利用提高檔案館信息資源建設(shè)的質(zhì)量;二是利用內(nèi)外結(jié)合的管理模式河以借鑒外部信息資源建設(shè)的信息技術(shù)、專業(yè)人才等，彌補數(shù)字檔案館在信息資源建設(shè)過程中的不足加強檔案館工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)加快信息資源建設(shè)步伐。
(2)專項建設(shè)模式。數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的專項建設(shè)模式指的是將其建設(shè)力量集中在某一個具體領(lǐng)域方面，由此集中力量解決數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)過程中遇到的棘手問題盡可能找到問題的突破口。因此專項建設(shè)模式更適用于數(shù)字檔案館信息建設(shè)的最初時期或者用于專業(yè)性較強的數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)中。
二、數(shù)字檔案館檔案信息資源建設(shè)管理流程
數(shù)字檔案館檔案信息資源建設(shè)是一項長期持續(xù)的工作包括總體分析、制訂計劃和一些具體業(yè)務(wù)共同構(gòu)成。為了能夠有效控制管理數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)工作必須對其進(jìn)行建設(shè)規(guī)劃役計建設(shè)流程。第一階段數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的前期準(zhǔn)備階段包括建設(shè)總體分析和建設(shè)整體規(guī)劃兩個方面。該階段主要是對數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的環(huán)境、條件等進(jìn)行系統(tǒng)分析提出可行性研究報告為數(shù)字檔案館的信息資源建設(shè)進(jìn)行整體規(guī)劃同時進(jìn)一步細(xì)化具體業(yè)務(wù)的建設(shè)計劃。第二階段數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的具體業(yè)務(wù)的實施管理包括信息需求分析、獲取數(shù)字信息資源、信息鑒定、信息組織、信息存儲、信息開發(fā)和信息維護(hù)更新等環(huán)節(jié)。該階段數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的最終目的是控制整個過程保證其信息資源的建設(shè)目標(biāo)能夠?qū)崿F(xiàn)。第三階段數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的總體評估和驗證階段包括數(shù)字檔案館建設(shè)績效評估和信息反饋兩個方面，該階段工作的最終目的是對其信息資源建設(shè)的實現(xiàn)流程、開發(fā)利用程度進(jìn)行有效評估臉證數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)工作是否已經(jīng)達(dá)到最初目標(biāo)總結(jié)建設(shè)過程中的經(jīng)驗與問題將信息資源建設(shè)過程中遇到的問題進(jìn)行反饋。
三、數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的策略構(gòu)建
1.深入開發(fā)檔案信息資源
第一加強科學(xué)合理的成本投入?？茖W(xué)合理的成本投入是保證數(shù)字檔案館檔案信息資源正常開放與利用的前提。檔案館信息資源的建設(shè)與應(yīng)用是需要一定的人力、物力和資金的投入加果沒有合理的成本投入數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)與開發(fā)就會受到各種阻礙，難以提高信息資源產(chǎn)品的品質(zhì)和檔次但是成本的投入也不能盲目增加而是要根據(jù)數(shù)字檔案館的實際建設(shè)情況而定。因此數(shù)字檔案館信息資源的建設(shè)與開發(fā)要保證有一定的成本投入同時避免資源浪費的問題出現(xiàn)。第二朋確信息產(chǎn)品特點。信息產(chǎn)品的特點與特色是數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)過程中的取勝關(guān)鍵。檔案信息產(chǎn)品在社會中具有較強的特性例如原始性、不可復(fù)制性等由此數(shù)字檔案館信息資源的建設(shè)與開發(fā)工作更應(yīng)該抓住這一特點朋確檔案信息產(chǎn)品的特色提高檔案信息產(chǎn)品的品質(zhì)與價值。第三實施聯(lián)合開發(fā)。數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)與開發(fā)工作是一個整體過程對于檔案信息產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、專業(yè)人員的配備與使用等方面都提出了較高要求。但是大部分?jǐn)?shù)字檔案館都無法滿足以上這些要求需要經(jīng)過多方機構(gòu)的整體協(xié)調(diào)加強檔案館之間、檔案部門與其他機構(gòu)之間的聯(lián)系實施聯(lián)合開發(fā)建設(shè)，以此提高數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的步伐。
2.不斷更新檔案信息資源
隨著檔案信息產(chǎn)生和冗余信息價值的消失以及信息技術(shù)和生產(chǎn)設(shè)備的不斷提高數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)仍然需要持續(xù)更新主要包括以下三個方面片是添加新的檔案信息主要是及時將最新的信息資源加入到數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)開發(fā)工作中這也是檔案信息資源的重新建設(shè)不斷添加檔案信息資源，能夠提高數(shù)字檔案館信息資源開發(fā)的適應(yīng)性和可用性。二是及時清除已經(jīng)失去利用價值的檔案信息由于數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)占用的存儲空間有限不能夠滿足隨時增加新的信息資源因此需要及時清除已經(jīng)失去價值的檔案信息。而且這些老化無效的檔案信息如果不能夠及時清除不但會影響數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的運行速度還阻礙了用戶使用系統(tǒng)查找信息資源的行為。但是清除失去價值的檔案信息需要經(jīng)過嚴(yán)格的審查和鑒定并對其進(jìn)行詳細(xì)記錄。三是數(shù)字檔案館信息資源管理系統(tǒng)的更新是隨著信息技術(shù)的發(fā)展而不斷進(jìn)行的肖數(shù)字檔案館原始的信息系統(tǒng)無法滿足實際工作需求時，就需要對信息資源管理系統(tǒng)進(jìn)行一次更新本質(zhì)上是將原始信息資源系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)換。
3.科學(xué)合理的存儲信息資源
檔案信息的合理存儲是數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)函待解決的問題，由于要充分考慮到檔案信息存儲與提取的便捷性和安全性，以及檔案信息長期有效存儲的問題，在數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)過程中要重點規(guī)劃信息存儲問題通過有效的信息技術(shù)手段和保障措施加強檔案信息的存儲效率。首先要制訂完善合理的信息資源存儲方案在數(shù)字檔案館信息資源存儲建設(shè)中其信息技術(shù)手段包括分布式管理、數(shù)據(jù)挖掘、模糊識別、信息檢索等由于信息技術(shù)的發(fā)展是持續(xù)的，因此，不可能建設(shè)一種完全合理的信息資源存儲方案。但是數(shù)字檔案館應(yīng)該充分考慮其建設(shè)環(huán)境和條件積極尋找科學(xué)合理的信息資源存儲方案，以最大限度滿足數(shù)字檔案館的現(xiàn)實需求這也是其信息資源建設(shè)過程中必須要綜合考慮的問題。其次要遵循數(shù)字檔案信息存儲的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。數(shù)字化建設(shè)提出以來信息領(lǐng)域?qū)τ跀?shù)字信息標(biāo)準(zhǔn)的研究方面也取得了一定進(jìn)展。因此數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)在對信息存儲進(jìn)行合理規(guī)劃時要充分考慮到數(shù)字檔案信息的存儲標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范為后期檔案信息資源的共享與交流提供有力的支持和保障。最后數(shù)字檔案館檔案信息存儲要選擇適當(dāng)?shù)拇鎯d體。載體是存儲檔案信息的實體。數(shù)字檔案信息與傳統(tǒng)檔案材料相同其存儲、保存、提取都與載體密不可分。數(shù)字檔案信息存儲的品質(zhì)與性能是影響檔案信息安全應(yīng)用的關(guān)鍵因素油此數(shù)字檔案館在信息資源建設(shè)過程中對于檔案信息的存儲要采用性能穩(wěn)定、安全可靠的信息載體。
【正文】
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展和大量電子文件的產(chǎn)生，數(shù)字檔案館的研究和建設(shè)成為我國檔案界關(guān)注的熱點。數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比，有著豐富的數(shù)字化資源、海量的存儲、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優(yōu)點，使傳統(tǒng)的檔案館望塵莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我們應(yīng)該清醒地認(rèn)識到數(shù)字檔案館存在的缺陷，數(shù)字檔案館的建設(shè)還存在著諸多的難點和問題亟待深入研究解決。如果對存在的問題視而不見，或掉以輕心，必將給未來的檔案事業(yè)留下巨大而無法彌補的遺憾。
1數(shù)字檔案的憑證價值問題
檔案的基本價值有兩方面，憑證價值和參考價值，而尤以憑證價值最為重要，雖然，“目前人們對數(shù)字化檔案具有參考價值這一點已無疑義，然而，由于一系列技術(shù)和立法問題還未解決，數(shù)字化檔案目前還不具備法律憑證效力”[1]這無疑使數(shù)字檔案的作用大打折扣。因此，確認(rèn)數(shù)字檔案的憑證價值就成為數(shù)字檔案館建設(shè)中無法回避的難題。目前，主要存在以下幾方面的問題：
1.1認(rèn)識上的問題。數(shù)字檔案不具備“白紙黑字”的直觀性，必須依賴特定的計算機設(shè)備加以解讀。數(shù)字檔案完全脫離了以往人人對檔案“原件”的認(rèn)識，從而引起人們對其原始性、可靠性的懷疑。而且，有些數(shù)字檔案即使載體保存完好，內(nèi)容亦可能在無形中丟失，它不像紙質(zhì)檔案那樣載體與內(nèi)容“一損俱損，一榮俱榮”。數(shù)字檔案與以往其他載體的檔案都不一樣，從甲骨檔案到簡牘檔案再到紙質(zhì)檔案，只是載體的耐久性有差別，并沒有改變其直觀性，而數(shù)字檔案的非人工識讀性與其他載體的檔案有著質(zhì)的區(qū)別。要確認(rèn)數(shù)字檔案的憑證價值，恐怕不僅僅是改變觀念的問題，要真正認(rèn)識數(shù)字檔案，確認(rèn)其憑證價值，可能還需要走很長的路。
1.2技術(shù)上的問題。數(shù)字檔案是高新技術(shù)的產(chǎn)物，它給人們帶來極大便利的同時，也給人們留下了困惑與難題。其一，數(shù)字檔案具有易復(fù)制、修改、刪除的特點，使得檔案“原件”的概念變得難以確認(rèn)。其二，計算機硬、軟件技術(shù)不斷更新?lián)Q代，迫使數(shù)字檔案必須不斷適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，不斷地變換載體、格式，因而無法通過載體、格式的鑒定來判定其原始性。其三，數(shù)字檔案不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將其輸出，傳統(tǒng)的字跡鑒定技術(shù)無法分辨數(shù)字檔案的原始性。其四，數(shù)字檔案對背景信息和元數(shù)據(jù)具有很強的依賴性?！半娮游募谋尘靶畔⒊３Ｅc文件內(nèi)容信息相分離保存，一旦失去背景信息，文件的內(nèi)容即便仍有意義，但也不再具有憑證價值。元數(shù)據(jù)是電子文件、電子檔案所特有的，“元數(shù)據(jù)由于其隱含性而易被忽視，而元數(shù)據(jù)一旦丟失或破壞，電子文件的原始性就會改變?！盵2]
1.3管理制度上的問題。“傳統(tǒng)檔案之所以具有憑證價值，在一定程度上取決于嚴(yán)格的管理制度”，而目前“從電子文件的生成到歸檔都缺乏十分規(guī)范的程序化管理，缺乏嚴(yán)格而科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)體系和業(yè)務(wù)管理制度，一些標(biāo)準(zhǔn)、制度雖已制定，但全面推行尚需時日”[3]而且也有一定的難度。
2數(shù)字檔案信息的長期存取問題
數(shù)字檔案信息的長期存取問題是數(shù)字檔案館建設(shè)的一個具體而又棘手的難題?！皳?jù)報道，美國航空航天局在20年前發(fā)射的‘海盜’號火星探測器上的計算機中，已經(jīng)有20%的數(shù)據(jù)完全丟失，還有大約4000卷的統(tǒng)計數(shù)據(jù)因存儲的格式模糊無法讀出，程序員也無法保證將其恢復(fù)”。[4]數(shù)字檔案信息長期存取所面臨的主要問題有：
2.1存儲的介質(zhì)材料?！艾F(xiàn)代介質(zhì)的存儲設(shè)備還不可能解決計算機數(shù)據(jù)存儲問題”。[5]一般說來，磁盤的壽命是3～5年，光盤也不過30年左右，與能保存千年以上的紙質(zhì)載體相比，其壽命相差甚遠(yuǎn)，而且它還要受到溫度、磁場、記錄存儲格式、硬件配置等多方面的影響，10年前還經(jīng)常使用的5.25英寸的軟盤，現(xiàn)在已經(jīng)沒有一臺普通電腦可以讀出來。
2.2機讀語言格式?！坝嬎銠C語言平均每三個月就會問世一種，而語言之間的互換大部分存在問題。很難想象，若干年以后，我們用現(xiàn)行的機器語言描述的數(shù)據(jù)，還能百分之百的還原”。[6]
2.3對設(shè)備的依賴。數(shù)字檔案必須依賴于計算機設(shè)備才能讀出，這個特征對其長期存取帶來很多問題：“如設(shè)備發(fā)生故障、系統(tǒng)癱瘓，電子文件就讀不出來；電子文件對其它設(shè)備環(huán)境的不兼容性，使其只能在某種設(shè)備上處理，而不能在其它設(shè)備上處理；不同軟件環(huán)境形成的電子文件存貯在載體上，有時難以互換；電子文件加密后，不解密就無法識別；技術(shù)設(shè)備更新時，不及時解決格式轉(zhuǎn)換問題，也無法讀取等等”。[7]
3數(shù)字檔案的失真問題
“檔案數(shù)字化工作的生命線在于其能夠保持檔案原貌”。[8]然而，“就目前的研究水平而言，還難以保質(zhì)保量地完成館藏檔案數(shù)字化的任務(wù)。如已研制出的OCR掃描輸入技術(shù)，其平均識別率是95%。這對于追求最大程度真實性的檔案來說無疑是致命弱點”。[9]數(shù)字化的主要方式是掃描加工，在這一過程中造成數(shù)字檔案失真的原因還有以下幾個方面：其一，技術(shù)參數(shù)選擇不當(dāng)。針對不同色調(diào)、紙質(zhì)和字跡，有時需調(diào)整不同的技術(shù)參數(shù)，如分辨率、明暗度、對比度等，選擇不當(dāng)會直接影響掃描的質(zhì)量，造成信息丟失、圖像模糊或產(chǎn)生額外信息，客觀上造成檔案原貌的改變。其二，工作失誤。檔案掃描是大量的重復(fù)勞動，難免有時失誤。如掃錯檔案或打錯順序，或存錯，或在建索引時鏈接錯誤等，如不及時發(fā)現(xiàn)，將直接導(dǎo)致數(shù)字化檔案失真。其三，轉(zhuǎn)換過程中的失真。在進(jìn)行數(shù)字檔案的遷移或在提供利用時，往往需要將掃描后形成的圖像文件轉(zhuǎn)換成另一種格式的文件，如果格式選擇不當(dāng)，同樣會導(dǎo)致數(shù)據(jù)發(fā)生變化。
4數(shù)字檔案信息的安全問題
安全問題是計算機網(wǎng)絡(luò)世界最為頭痛的難題，也是數(shù)字檔案館中的重大難題之一。數(shù)字檔案館雖然被稱之為“館”，但它的存在更仿佛是一個巨大的沒有警察的自由市場，給不法分子帶來可乘之機，主要表現(xiàn)為：其一，計算機病毒。網(wǎng)絡(luò)信息安全的最主要的敵人就是計算機病毒?！皣庥腥斯烙?，現(xiàn)在計算機病毒的傳染每兩個月增加1倍。網(wǎng)絡(luò)病毒的泛濫已對計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)成嚴(yán)重的威脅”。[10]其二，計算機黑客。由于網(wǎng)絡(luò)的加密性和匿名性，使入侵者難以被發(fā)現(xiàn)。黑客對信息資源的攻擊，不僅僅是好奇和自我挑戰(zhàn)，程序設(shè)計高手可以篡改系統(tǒng)控制參數(shù)。其三，有竊取行為的間諜活動，窺視其機密信息進(jìn)行復(fù)制或擴散。其四，有意破壞，摧毀系統(tǒng)的信息處理功能或破壞電子通訊裝置。其五，人為或偶然事故造成的威脅。如工作人員操作失誤而產(chǎn)生的不可預(yù)知的事件、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟件硬件的故障、電子系統(tǒng)故障引發(fā)的系統(tǒng)問題等，所有這些，都使數(shù)字檔案信息的安全變得十分“脆弱”。
5數(shù)字檔案館建設(shè)的諸多技術(shù)問題
數(shù)字檔案館完全是高新技術(shù)、電子設(shè)備和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支撐起來的產(chǎn)物，離開了高新技術(shù)的支撐，就沒有了數(shù)字檔案館。但是高新技術(shù)也給數(shù)字檔案館帶來了致命的弱點，真是“成也蕭何，敗也蕭何”。諸多的技術(shù)問題成為制約數(shù)字檔案館建設(shè)的難點。
5.1數(shù)字化設(shè)備技術(shù)條件。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的硬件技術(shù)之一是必須有足夠的帶寬，以保證快捷地傳輸文本、語音、圖像、影像檔案，以便實現(xiàn)多網(wǎng)互連、高速互訪，實現(xiàn)跨平臺、跨系統(tǒng)、跨語種的互相轉(zhuǎn)換和鏈接。毫無疑問，足夠的帶寬條件和用戶對網(wǎng)絡(luò)信息傳輸?shù)男枨髮⒁恢笔且粚γ荏w。
5.2技術(shù)難題。數(shù)字檔案館是以信息源、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)的，其相關(guān)技術(shù)是較復(fù)雜較先進(jìn)并且不斷發(fā)展的，它幾乎囊括了計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所需要解決的所有問題，技術(shù)密集。如數(shù)字化圖像的存儲與壓縮、數(shù)據(jù)組織技術(shù)、信息檢索技術(shù)、多語言平臺互換互訪技術(shù)、海量信息存儲與調(diào)配技術(shù)等，既是計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的難關(guān)，也是制約數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的難題。此外，“數(shù)字檔案館的建設(shè)和運行需要解決一些特殊問題，為此必須開發(fā)應(yīng)用一系列新技術(shù)，如：身份認(rèn)定、智能檢索、信息隱蔽、數(shù)字水印、電子簽章、操作跟蹤、信息加密等，其中有很多技術(shù)有創(chuàng)新性”。[11]這些技術(shù)也都是不容易解決的問題。
5.3技術(shù)過時問題。在飛速發(fā)展的IT業(yè)中，電腦硬件、操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件及存儲載體等不斷地被新產(chǎn)品所替代，IT產(chǎn)品是真正的“短命鬼”。雖然絕大多數(shù)新產(chǎn)品承諾向下兼容，但其兼容的“代”數(shù)在跨越若干年后，舊的數(shù)字信息就很難被新的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)讀出?！凹夹g(shù)過時”的陰影一直會籠罩著數(shù)字信息。專家們提出的解決方案是數(shù)據(jù)遷移，但遷移卻存在著一個致命弱點，就是每次遷移總會丟失一定的相關(guān)信息，這些丟失的信息積累起來會造成數(shù)字檔案信息無法準(zhǔn)確恢復(fù)原貌。
6數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化問題
數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是要使地區(qū)檔案館、全國檔案館乃至全世界的檔案館連成一個整體，以實現(xiàn)檔案信息資源共享。這個整體性的數(shù)字檔案館事實上是一種基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的數(shù)字化檔案信息資源共享的社會檔案館系統(tǒng)，是一個面向?qū)ο蟮姆植际降木W(wǎng)狀結(jié)構(gòu)模式，是由一個個相對獨立的數(shù)字檔案館實體組成的。要對這分散在各地的數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行組織控制，就必須要有彼此兼容的硬件環(huán)境，要有一致的文件格式、統(tǒng)一的著錄標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)描述標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、全文數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)等等，這些標(biāo)準(zhǔn)也僅僅是幾個主要的標(biāo)準(zhǔn)?！岸鴮嶋H上，在數(shù)字檔案館建設(shè)中，標(biāo)準(zhǔn)化是一個體系，是一個系統(tǒng)，因此對于我們來說，如何結(jié)合我國實際，迅速建立起一個適合我國數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化體系是擺在我們面前的一個迫切需要解決的新問題”。[12]然而，要解決這個問題并不容易，我們面臨著很多問題：其一，一個嚴(yán)峻的事實是我國檔案信息系統(tǒng)沒有相應(yīng)的具體標(biāo)準(zhǔn)可遵循；其二，有些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要超出檔案工作的范圍，如綜合數(shù)據(jù)處理格式就需滿足跨行業(yè)、跨部門的要求。如何統(tǒng)一是一個很麻煩的問題；其三，與整個檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)相銜接的問題；其四，與國際通用標(biāo)準(zhǔn)的接軌問題；其五，由于計算機技術(shù)更新速度非?？?，每次技術(shù)設(shè)備的更新，都會對原標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生相應(yīng)的影響，因而必須不斷適時修訂標(biāo)準(zhǔn)。
7數(shù)字檔案館建設(shè)的投入與產(chǎn)出問題
數(shù)字檔案館建設(shè)存在著投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的問題。如果我們把數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館作比較，會對這個問題看得更清楚。數(shù)字檔案館建設(shè)投入的費用是巨大的，而且它的建設(shè)費用要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于數(shù)字圖書館的建設(shè)費用。由于圖書有復(fù)本，許多圖書館保存的圖書都一樣。因而國家圖書館和省市圖書館的部分圖書數(shù)字化后，其他圖書館特別是中小型圖書館完全可以坐享其成，不必再花費資金重復(fù)建設(shè)。而檔案館則不行，全國各個檔案館保存的檔案幾乎都是孤本，因而檔案館在用于檔案數(shù)字化的費用上要比圖書館多，如，僅檔案館進(jìn)行數(shù)字化檔案目錄的“工作量約是圖書館的35倍”。[13]但是檔案館的利用人次與圖書館讀者的人數(shù)相比卻少得多，“以北京市檔案館和國家
圖書館（原北京圖書館）為例，前者年利用人次約四五千人，后者一年的讀者數(shù)不少于二百萬人”。[14]兩者相差400倍?！凹词挂弧⒍佛^和中央檔案館三個國家檔案館的年平均利用人次也不過5960人次”，[15]三個館加起來與國家圖書館相比仍相差100多倍。檔案館的利用長期處于低谷已是不爭的事實，就是建成數(shù)字檔案館后，這種情況也不會改變多少，因為檔案信息有保密和時效的限制，有利用者的限制，并不會增加太多的利用者，更不可能趕上數(shù)字圖書館的讀者人數(shù)。事實上，傳統(tǒng)檔案館本來就存在著投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的問題，只不過未引起人們的關(guān)注，但是，數(shù)字檔案館的建設(shè)卻拉大了這種不協(xié)調(diào)的距離，使這個問題凸現(xiàn)出來。它也成為擺在數(shù)字檔案館建設(shè)面前很難解決的問題。
8數(shù)字檔案中的經(jīng)濟問題
與其說數(shù)字檔案館是高新技術(shù)支撐起來的，不如更實際地說是由巨額資金支撐起來的，因為所有的高新技術(shù)和設(shè)備都將由資金來兌現(xiàn)。數(shù)字檔案館的建設(shè)與利用，不論對于檔案部門還是利用者，都有很重的經(jīng)濟負(fù)擔(dān)，經(jīng)濟問題可能是困擾數(shù)字檔案館建設(shè)的根本性難題之一。
8.1檔案部門方面的問題。
8.1.1數(shù)字檔案館建設(shè)的費用問題。數(shù)字檔案館的建設(shè)費用是巨大的，開發(fā)一個稍具規(guī)模的數(shù)字檔案館系統(tǒng)，不論是購買軟件和硬件，還是開發(fā)專用軟件，還是館藏檔案的數(shù)字化工作，都需要花費可觀的人力、財力和時間，這些都需要有強大的經(jīng)濟實力做后盾。而數(shù)字檔案館的建設(shè)說到底，仍是以政府投入為主。但國家的綜合國力不可能在短期內(nèi)發(fā)展到較高的水平。因此，資金短缺是建設(shè)數(shù)字檔案館的最不好解決的難題。檔案館是公益性和社會性的部門，也不能走“以文養(yǎng)文”、“以館建館”之路，即便是想走此路也走不通，正如上文所述的數(shù)字檔案館存在著投入與產(chǎn)出的巨大反差，即使對利用者收費，數(shù)字檔案館也根本不可能收回投資成本。數(shù)字檔案館建設(shè)的巨額費用對于本來就經(jīng)費緊張的檔案部門來說是有相當(dāng)難度的。而對中西部欠發(fā)達(dá)地區(qū)的大部分市、縣檔案館來說，連維持日常工作的經(jīng)費都成問題，建設(shè)數(shù)字檔案館恐怕在相當(dāng)長的時間內(nèi)都是可望而不可及的。
8.1.2數(shù)字檔案館的使用和維護(hù)費用問題。雖然數(shù)字檔案館的建設(shè)費用巨大，但它并不是一勞永逸的。它的維護(hù)和使用的費用并不少于初建的費用。數(shù)字檔案館就像一個“無底洞”，需要不斷地投入大量資金來維持其正常運轉(zhuǎn)。
8.1.2.1平時正常的使用和維護(hù)費用。數(shù)字檔案館是靠技術(shù)支撐起來的，平時正常的使用和維護(hù)也需要很大一筆資金才能維持，如通信費、數(shù)據(jù)使用費和設(shè)備維護(hù)費等都需要不斷地支出，且費用不低。
8.1.2.2設(shè)備更新費用?，F(xiàn)代信息處理技術(shù)發(fā)展迅猛，其軟硬件更新非常快，而在市場經(jīng)濟利益的強大動因驅(qū)使下，更加快了這種更新速度，“錄制、存貯信息的設(shè)備、方法及軟件隨著新產(chǎn)品、新方法的問世，正以5-9年的周期更新，新產(chǎn)品、新方法的不斷問世，必將導(dǎo)致原有設(shè)備及軟件的淘汰”[16]。數(shù)字檔案館要維持正常使用，也必須不斷地更新設(shè)備和軟件，但要更新設(shè)備和軟件，卻又要花費大量的資金，而且是每隔幾年就要又投入一次。
8.1.2.3數(shù)字檔案信息長期存取使用的費用。正如上文所述數(shù)字檔案信息長期存取是數(shù)字檔案館的一個具體而棘手的難題。而數(shù)字檔案館又必須使用數(shù)字檔案信息，專家們給出了一個不得已而為之的方案，就是不斷地使數(shù)字檔案信息遷移轉(zhuǎn)錄。但是遷移轉(zhuǎn)錄的費用是相當(dāng)可觀的和不可預(yù)知的。一般檔案館能否承受這不斷遷移轉(zhuǎn)錄所需的費用，也是一個既不可預(yù)見又不容易解決的難題。
8.1.3向利用者收取數(shù)字檔案信息利用費的問題。檔案法規(guī)規(guī)定檔案館向社會提供利用檔案，可以收取費用。數(shù)字檔案館建設(shè)投資大，收取一定的費用也是應(yīng)該的。但是，如何制定收取利用費的收費制度，如標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、繳納程序等，也是數(shù)字檔案館建設(shè)的難題之一。
8.2利用者方面的問題。利用者的經(jīng)濟承受能力，也是影響和制約.數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的問題之一。數(shù)字檔案館需上網(wǎng)閱覽，從目前我國上網(wǎng)所需資費來看，每小時的費用是發(fā)達(dá)國家的10多倍，而用戶的平均收入又低于發(fā)達(dá)國家的若干倍。我國80-90%的用戶認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)收費過高，通信費難以承受。再一點是下載檔案信息的打印費用，盡管并不是要將所有下載的檔案信息打印出來，就是部分打印也需要承受可觀的打印費。如果再加上數(shù)字檔案信息使用費，這些費用加在一起，將會相當(dāng)高。必將影響利用者對數(shù)字檔案館的使用，也將使數(shù)字檔案館的建設(shè)失去應(yīng)有的作用和意義；
9數(shù)字檔案館法律法規(guī)方面的問題
數(shù)字檔案館建設(shè)中會涉及到許多法律問題，而這些法律問題恰恰又是亟待解決而又難以一時解決的問題。
9.1檔案法規(guī)方面的問題。面對數(shù)字檔案館產(chǎn)生的新情況、新特點.檔案法規(guī)中的一些內(nèi)容已不適應(yīng)，而要解決起來仍有一定的難度。如對利用者的身份認(rèn)證問題，在網(wǎng)上進(jìn)行借閱限定和身份認(rèn)證不僅增加技術(shù)難度，而且還要增加開支。而對外國利用者來說，由于限制得更嚴(yán)格，在網(wǎng)上操作更加困難。數(shù)字檔案館是開放的，是不受國界限制的，數(shù)字檔案館建設(shè)的初衷就是實現(xiàn)檔案信息的社會共享。但如果取消身份認(rèn)證，那么就等于中外利用者都一樣沒有限制。因此，真要修改完善檔案法規(guī)，兼顧到方方面面，還是有相當(dāng)?shù)碾y度。
9.2著作權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的保護(hù)問題。在數(shù)字檔案館的環(huán)境下，由于檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，它極容易被獲取、被復(fù)制、被傳播，對利用者控制的難度加大。原來意義上的著作權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的保護(hù)方式對權(quán)利人已無法提供有效的保護(hù)，著作權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)很容易被侵犯。因此，如何對檔案著作權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)進(jìn)行有效保護(hù)成為數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的一大挑戰(zhàn)。從技術(shù)上說，真正切實可行的保護(hù)技術(shù)，目前尚屬于極其薄弱的環(huán)節(jié)。從完善相應(yīng)法律法規(guī)方面說，目前進(jìn)展緩慢，尚有許多難題不易解決。
9.3數(shù)字檔案的法律效用問題。對于數(shù)字檔案的法律效用問題，它是數(shù)字檔案館建設(shè)中一個不能回避的特殊難題。要想讓它得到法律的認(rèn)可，恐怕還需要相當(dāng)長的時間。而“如果電子檔案的法律憑證問題得不到解決，數(shù)字檔案館的數(shù)字化館藏也就失去了利用的價值、存在的意義”。[17]
10數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)理論問題
數(shù)字檔案館的建設(shè)必然要受到數(shù)字檔案館理論研究的影響和指導(dǎo)。目前，對數(shù)字檔案館的研究還處于起步階段，許多認(rèn)識不相同，統(tǒng)一尚需時日。而且有關(guān)數(shù)字檔案館的一些基礎(chǔ)理論問題，都是一些不易解決的難題。
10.1數(shù)字檔案館的概念問題。自從數(shù)字檔案館概念出現(xiàn)以來，“關(guān)于數(shù)字檔案館的認(rèn)識并不統(tǒng)一，其定義就有數(shù)十種之多，勢必會造成對數(shù)字檔案館建設(shè)方向把握上的不一致”。[18]觀點不一樣，建設(shè)的數(shù)字檔案館就不一樣，建設(shè)的難易程度、工作流程、服務(wù)功能、配套措施、系統(tǒng)邊界和社會影響等等也都會截然不同”。[19]而統(tǒng)一認(rèn)識或基本統(tǒng)一認(rèn)識都非一日之功。但這個問題不解決，將對數(shù)字檔案館的實踐產(chǎn)生不利影響。
10.2數(shù)字檔案館的系統(tǒng)邊界問題?！皵?shù)字檔案館支持以網(wǎng)絡(luò)連接的相關(guān)檔案部門的數(shù)字化館藏，能夠提供分布于不同地區(qū)的檔案信息。然而信息網(wǎng)絡(luò)的一個重要特征就是鏈接，這種在技術(shù)上可以無限鏈接的情況下，就涉及到了系統(tǒng)的邊界問題”。[20]數(shù)字檔案館系統(tǒng)邊界的界定決定著數(shù)字檔案館所擁有的功能特性。同時也決定著數(shù)字檔案信息在信息中的地位。然而，“在圖書館情報學(xué)界，人們討論數(shù)字化圖書館時有種傾向，認(rèn)為因特網(wǎng)就是一個數(shù)字圖書館，任何人都可以到這個無所不包的圖書館中查閱文獻(xiàn)、學(xué)習(xí)知識、合作交流甚至著書立說。這就把數(shù)字圖書館的地址空間和信息資源空間定位很廣，其系統(tǒng)邊界也無所不包。它不僅包括了書目文獻(xiàn)管理、信息網(wǎng)絡(luò)信息資源的組織與作用，甚至包括檔案館和博物館的信息內(nèi)容，因此建設(shè)規(guī)模異常龐大”。[21]數(shù)字圖書館的這種“擴張”，使本來就處于“弱勢”地位的檔案信息的地位更加岌岌可危，如果不對數(shù)字檔案館的系統(tǒng)邊界給以恰當(dāng)?shù)慕缍ǎ⒉扇∠鄳?yīng)的技術(shù)措施，那么，在不久的將來，數(shù)字檔案館將會消失在數(shù)字圖書館的海洋里，成為數(shù)字圖書館的一部分。
10.3數(shù)字檔案的概念問題。數(shù)字檔案是數(shù)字檔案館生存的基礎(chǔ)。但是目前對數(shù)字檔案概念的認(rèn)識卻并不統(tǒng)一和清晰。其一，對數(shù)字檔案概念的研究并未引起檔案界太多的關(guān)注；其二，一些對數(shù)字檔案概念的認(rèn)識，大部分都是以傳統(tǒng)的檔案概念為基礎(chǔ)的，仍舊把數(shù)字檔案當(dāng)作電子文件的轉(zhuǎn)化物來認(rèn)識，無非是傳統(tǒng)檔案概念在數(shù)字時代的翻版。這里暫不說傳統(tǒng)的以文件為屬概念的檔案概念本身就有許多可商榷的地方。單說在數(shù)字信息時代文件的概念、檔案概念和其他信息的概念都會受到影響而發(fā)生變化，它們之間有互相融合的趨勢。如何區(qū)分它們將變得越來越困難。在數(shù)字時代的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，數(shù)字文件、數(shù)字檔案、數(shù)字圖書、數(shù)字情報、數(shù)字資料、數(shù)字文獻(xiàn)籌有什么不同？如何區(qū)分它們？如果不能把數(shù)字檔案從這些其他數(shù)字信息中區(qū)分出來，那么數(shù)字檔案的概念的存在就將走向消亡，而在數(shù)字檔案概念基礎(chǔ)上建立起來的數(shù)字館大廈也將隨之傾覆。因此，必須把數(shù)字檔案概念從其他數(shù)字信息中區(qū)別出來，數(shù)字檔案館才能生存。但這是一道擺在我們面前的并不容易找到答案的難題。
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在社會信息化的大環(huán)境下，數(shù)字化建設(shè)已成為評價一個國家信息基礎(chǔ)水平的重要標(biāo)志。海洋檔案的管理作為社會信息資源系統(tǒng)的一個重要組成部分，也正面臨著數(shù)字化時代的挑戰(zhàn)。隨著電子文件的大量出現(xiàn)，檔案理論界對于電子文件是否應(yīng)該轉(zhuǎn)化為檔案材料也從爭論轉(zhuǎn)為接受，這一革新要求我們改變原有對文件檔案的理解，順應(yīng)技術(shù)發(fā)展趨勢，更好地進(jìn)行海洋檔案管理工作。
1海洋數(shù)字檔案的概念和特點
在1996年第十三屆國際檔案大會上，美國的《檔案與博物信息》編輯D.比爾曼以《虛擬檔案》為題，第一次提出了與物理檔案(Physicalarchive)和實態(tài)檔案庫(Physicalrepositoriesofarchives)相對應(yīng)的虛擬檔案(Virtualarchives)。國際檔案理事會對數(shù)字檔案的定義是:通常以代碼形式記錄于載體，如磁盤、磁帶或穿孔卡帶之上的文件檔案，它的內(nèi)容只能通過機器來利用，并根據(jù)來源原則來組織安排。以此類推，海洋數(shù)字檔案就是以代碼數(shù)字形式記錄于載體，如磁盤、磁帶或穿孔卡帶之上的海洋方面的文件檔案。數(shù)字檔案改變了傳統(tǒng)的檔案載體形式與檔案工作意識。數(shù)字檔案的載體與傳統(tǒng)檔案的載體有很大區(qū)別，包括存貯電子文件、信件、圖紙、報表所形成的軟盤、光盤、硬盤和磁帶等。數(shù)字檔案中的信息資料不以傳統(tǒng)的筆墨紙張等直觀的形象出現(xiàn)，而是通過二進(jìn)制代碼以數(shù)字形式存貯，成為肉眼不可直接識讀的記錄符號。檔案信息傳輸平臺數(shù)字化，當(dāng)檔案信息在完成數(shù)字化后以數(shù)字形式存在時，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就將成為其主要的傳輸平臺，為檔案信息的快速流動提供可能，通常是以網(wǎng)站方式提供相關(guān)檔案服務(wù)。海洋數(shù)字檔案也有著與其他數(shù)字檔案相同的特性。
2網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下海洋數(shù)字檔案的安全隱患
在數(shù)字化的過程中，由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存貯介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成海洋信息的丟失或刪改，卻不易被察覺。
海洋電子文件的信息共享帶來了一些不安全因素。以計算機為載體的電子文件，不同于以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，它可以不受時間、地點和人員的限制隨意閱讀，并且信息容量巨大，傳輸快捷，這種電子文件的共享性和易用性是其網(wǎng)絡(luò)化運作環(huán)境決定的，是一種進(jìn)步和發(fā)展。同時，也給海洋電子文件帶來了不安全和泄密因素。
目前的檔案保護(hù)規(guī)程主要針對紙質(zhì)載體制成材料的耐久性、保存環(huán)境等方面來進(jìn)行，缺乏對電子檔案長時間可靠保存的經(jīng)驗與技術(shù)。實踐證明紙質(zhì)載體的檔案在一定的保護(hù)條件下可保存達(dá)上千年，而電子文件的物理載體壽命卻遠(yuǎn)不如紙質(zhì)檔案，磁性載體檔案的壽命最多只有十多年，光盤載體的壽命也不超過I00年。另外，紙張的損壞很容易被發(fā)現(xiàn)，但電子文件載體的損壞只能由設(shè)備檢驗。此外，由于信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息保存的格式和載體都在發(fā)生變化，使得早期數(shù)字檔案難于“閱讀”，例如現(xiàn)在面對一個保存在5英寸軟盤上的Wordstar格式的文件，恐怕大多數(shù)讀者都會束手無策，而這只不過是20多年前主流格式與存儲載體。
由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)本身的安全隱患導(dǎo)致泄密。Internet/Intranet技術(shù)本身就不是一種很安全的信息傳輸方式，網(wǎng)絡(luò)上的任何信息都是經(jīng)過重重網(wǎng)站分段傳送至目的地，任何中介站點均可以攔截、讀取、破壞甚至篡改信息。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)攻擊手段也越來越多，攻擊工具的破壞力越來越強，而安全技術(shù)是一種在對抗中被動發(fā)展的技術(shù)，它總是滯后的，這樣就導(dǎo)致了網(wǎng)絡(luò)的脆弱性。此外，網(wǎng)絡(luò)硬件也是經(jīng)常被忽視的但風(fēng)險極大的泄密途徑，主要方式有電磁泄露、非法終端、搭線竊取·后門程序等。
管理人員不足，技術(shù)水平有限。據(jù)有關(guān)資料顯示，90%以上的檔案管理人員沒有受過正規(guī)的計算機安全培訓(xùn)，他們?nèi)狈τ嬎銠C與網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)知識，缺乏對檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全意識。
3網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實現(xiàn)海洋數(shù)字檔案安全的對策
如前所述，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，數(shù)字檔案及海洋數(shù)字檔案的安全保密問題日益突出，為嚴(yán)防密從網(wǎng)泄，確保電子文檔安全，應(yīng)在管理、網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全3方面采取有效的安全技術(shù)與措施。
3.1管理方面
加大人才培養(yǎng)力度，提高管理人員的技術(shù)水平。海洋檔案信息數(shù)字化是信息時展的必然趨勢，海洋檔案管理人員要充分認(rèn)識網(wǎng)絡(luò)中的檔案信息，不能認(rèn)為只要把電腦管好了，信息沒有丟失，就是做好保密工作了。海洋檔案管理人員自身要增強責(zé)任感、使命感和危機感，樹立高度自覺的檔案信息安全防范意識。海洋檔案管理人員要更新知識、技能，努力學(xué)習(xí)掌握檔案現(xiàn)代化管理、計算機和網(wǎng)絡(luò)安全等方面的技術(shù)，加快從傳統(tǒng)型檔案管理人員向現(xiàn)代化檔案管理人員的轉(zhuǎn)化。同時，海洋檔案行政管理部門要采取相應(yīng)措施，從政策、待遇等方面培養(yǎng)和激勵專業(yè)技術(shù)人才。要通過在職教育、短期培訓(xùn)和學(xué)歷教育等多種渠道和方式，提高和更新在職人員的知識水平和專業(yè)技能，充分調(diào)動海洋檔案管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性，為推進(jìn)海洋檔案信息化建設(shè)作貢獻(xiàn)。
制定安全管理制度。在海洋數(shù)字檔案安全管理中，除了采用相應(yīng)的安全技術(shù)措施之外，更重要的是海洋檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本單位實際，制定、完善一些制度。如，確定本單位檔案信息的安全管理等級和安全管理范圍，制定檔案網(wǎng)絡(luò)操作使用規(guī)程，用戶身份認(rèn)證制度，電子文件的接收、保管、檢索、查詢和網(wǎng)絡(luò)安全等制度，使安全管理具有可操作性，形成海洋數(shù)字檔案信息的安全保障體系。
3.2網(wǎng)絡(luò)安全方面
硬件設(shè)備安全。涉及海洋電子文檔的計算機應(yīng)做到專人專用，使用的移動儲存設(shè)備也應(yīng)做到專用，不可混用。對于網(wǎng)絡(luò)設(shè)備應(yīng)該盡量使用通過保密檢測的設(shè)備，不要盲目追求新產(chǎn)品、新技術(shù)，以減少泄密渠道。
操作系統(tǒng)安全。安全的操作系統(tǒng)是網(wǎng)絡(luò)安全的重要基礎(chǔ)，因為所有的基本應(yīng)用和安全措施(如病毒防治、人侵檢測、設(shè)置防火墻和安全島)都依賴操作系統(tǒng)提供的底層支持。充分考慮海洋數(shù)字檔案操作系統(tǒng)的安全性是我國的國情所決定的，因為許多核心技術(shù)我國并不掌握，無法保證國外操作系統(tǒng)產(chǎn)品不存在后門程序。在海洋數(shù)字檔案管理用操作系統(tǒng)方面要考慮以下兩點:①采用的產(chǎn)品要具有自主知識產(chǎn)權(quán)，且源代碼對政府公開;②定期利用漏洞掃描工具檢測系統(tǒng)漏洞和配置情況，以便及時發(fā)現(xiàn)問題。操作系統(tǒng)的安全主要通過增強身份標(biāo)志與驗證、細(xì)化自主訪問控制、用戶職責(zé)劃分、強制訪問控制、審計跟蹤和安全管理等方面的措施來實現(xiàn)，這些措施都可以對基本安全功能提供強有力的支持。
安裝殺毒軟件。防病毒必須從網(wǎng)絡(luò)整體考慮，主動防御，改變被動劣勢，要樹立“預(yù)防為主，防治結(jié)合”的觀念。從方便管理人員的工作著手，使其能夠管理網(wǎng)絡(luò)上的所有機器，如利用定時查毒功能，對客戶進(jìn)行掃描，檢查病毒情況;利用在線報警功能，監(jiān)測網(wǎng)絡(luò)上的每一臺機器，出現(xiàn)故障或病毒侵人時，網(wǎng)絡(luò)管理人員都能及時知道，并作出反應(yīng)。
內(nèi)外網(wǎng)隔離。在內(nèi)外部網(wǎng)之間，設(shè)置防火墻(包括分組過濾與應(yīng)用)實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離與訪問控制是保護(hù)內(nèi)部網(wǎng)安全最主要的同時也是最有效、最經(jīng)濟的措施之一。無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能:過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù);管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為;封堵某些禁止的業(yè)務(wù);記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動;對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。
在必須使用公眾網(wǎng)絡(luò)時采用虛擬專用網(wǎng)絡(luò)(VPN)技術(shù)。VPN能夠利用Internet或其他公共互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)設(shè)施為用戶創(chuàng)建隧道，并提供與專用網(wǎng)絡(luò)一樣的安全和功能保障。在互聯(lián)網(wǎng)上傳輸數(shù)據(jù)時，VPN可提供保密和數(shù)據(jù)加密。如果某機關(guān)檔案系統(tǒng)設(shè)有兩個或更多分支機構(gòu)，或者希望用戶遠(yuǎn)程訪問檔案網(wǎng)絡(luò)，這種方法尤其有用。
3.3信息安全方面
海洋數(shù)據(jù)備份恢復(fù)系統(tǒng)。備份數(shù)據(jù)可以防止磁盤驅(qū)動器出現(xiàn)故障、電源斷電、感染病毒和發(fā)生其他事故時丟失數(shù)據(jù)。一旦發(fā)生了數(shù)據(jù)丟失，如果按照備份規(guī)程進(jìn)行了備份，那么就可以恢復(fù)數(shù)據(jù)。海洋數(shù)據(jù)備份最可靠的辦法是完全備份和增量備份相結(jié)合，例如我們可以每周執(zhí)行一次完全備份，每天執(zhí)行一次增量備份。除此之外，還應(yīng)該選擇不同的數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)，并將備份介質(zhì)存放于不同的安全地點。
載體保護(hù)。海洋數(shù)字檔案的記錄載體由于它的磁性、光學(xué)性和磁光性，易受磁場、光線、溫度和濕度等環(huán)境影響。海洋數(shù)字檔案存儲介質(zhì)應(yīng)存放在無強磁場干擾、避光、防塵、無腐蝕性氣體的環(huán)境里，諸如溫濕度的控制，存放載體的柜、架及庫房應(yīng)達(dá)到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。加強工作人員責(zé)任心，提高操作能力避免不正確操作。例如，使用標(biāo)識筆作標(biāo)注時，會帶來盤面的污損拿取時手法不正確，留下指紋中的油脂、鹽分、微生物等長期依附其上，會腐蝕盤帶。
數(shù)字簽名技術(shù)。主要包括數(shù)字簽署技術(shù)和驗證技術(shù)，以解決偽造、抵賴和冒充等問題，在存儲和流通過程中，保證了數(shù)字檔案的原始性、真實性。目前常用的數(shù)字簽名技術(shù)有光筆簽名、電子簽名、電子印章、數(shù)字指紋、數(shù)字水印、數(shù)字時間截和數(shù)字證書等。
信息加密。加密技術(shù)可以確保電子文件內(nèi)容的非公開性，是保證電子文件機密性的重要方法，其目的是采取某種數(shù)字方法經(jīng)信息偽裝起來，使非法入侵者無法了解信息的真實含義。通常多采用“雙密鑰碼”法。加密通信者各擁有一對密鑰，任何發(fā)方可以使用收方的公開密鑰加密明文后向收方發(fā)文，收方只用自己知道的解密密鑰解密獲得明文。由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從截獲的密文中解出原文來，這對于傳輸中的電子文檔具有很好的保密和保護(hù)效果。
雙套歸檔制。實行“雙套制”保存海洋電子檔案，既在保存海洋電子檔案的同時也保存對應(yīng)的紙質(zhì)檔案，這也是在技術(shù)水平尚欠成熟的條件下解決海洋電子檔案原始性、真實性問題的一種可行辦法。
（二）需加強城建檔案工作的規(guī)范化程度以及標(biāo)準(zhǔn)化程度城建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化是檔案工作的數(shù)字化、高科技化的基礎(chǔ)。但是從實際情況來看，我國普遍存在各地的檔案業(yè)務(wù)能力以及發(fā)展程度不均衡，系統(tǒng)軟件缺乏移植性能，檔案著錄沒有相容性，案卷質(zhì)量、水平較低等問題。再加上現(xiàn)在仍舊沒有一個統(tǒng)一的城建檔案自動化管理的標(biāo)準(zhǔn)，同時已有的自動化管理規(guī)范只適用與個別城市建設(shè)檔案館，不能滿足所有城市建設(shè)檔案館的需求，所以該自動化管理規(guī)范得不到推廣以及應(yīng)用，這也就導(dǎo)致了城建檔案數(shù)字化的推廣以及應(yīng)用工作受阻。
（三）需提升相關(guān)工作者的素質(zhì)水平要想實現(xiàn)、加強城建檔案數(shù)字化程度，“人”的力量是必不可少的，所以城建檔案管理人員不僅要能掌握先進(jìn)技術(shù)，可熟練應(yīng)用專業(yè)知識，同時還能夠掌握一定的計算機技術(shù)。但是從實際情況來看，大部分城建檔案機構(gòu)的檔案人員并沒有專業(yè)的計算機技術(shù)知識，同時也沒有能熟練應(yīng)用計算機知識的人才，更沒有不僅能夠建檔，同時也可以對信息進(jìn)行處理的高級復(fù)合型人才。雖然部分城建檔案機構(gòu)引進(jìn)了現(xiàn)代化的機械、設(shè)備，但是由于沒有可以熟練應(yīng)用設(shè)備的人才，導(dǎo)致設(shè)備的作用得不到發(fā)揮，進(jìn)而導(dǎo)致城建檔案數(shù)字化發(fā)展受阻。
二、優(yōu)化提升城建檔案資料數(shù)字化應(yīng)用的辦法
（一）提升城建檔案信息資料數(shù)字化工作的標(biāo)準(zhǔn)性提升城建檔案信息資料數(shù)字化工作的完善程度，首先應(yīng)當(dāng)促使城建檔案信息資料數(shù)字化工作更為標(biāo)準(zhǔn)化。也就是說，城建檔案信息資料數(shù)字化工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是構(gòu)建數(shù)字化城建檔案信息資料的基本前提，是落實好城建檔案信息資料數(shù)字化應(yīng)用的必要前提，在這角度來看，城建檔案需具備統(tǒng)一、完善、規(guī)范以及具有可實施性的操作文件以及標(biāo)準(zhǔn)處理措施，需落實好城建檔案信息資料數(shù)字化的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作。我國當(dāng)前的城建檔案信息資料數(shù)字化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)一般可以分為兩部分，也就是數(shù)字化檔案管理以及信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。其中數(shù)字化檔案管理包含需建立檔案接收標(biāo)準(zhǔn)，與相應(yīng)的檔案管理以及具體落實細(xì)則等；信息化標(biāo)準(zhǔn)包含加強城建檔案信息資料采集、整理，對城建檔案信息資料進(jìn)行網(wǎng)站式的管理，數(shù)字化建檔需要的格式標(biāo)準(zhǔn)，與給予城建檔案信息資料更為全面的安全保障等等。只有在現(xiàn)有的城建檔案信息資料數(shù)字化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，不斷地基于實際對規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行不斷的完善，城建檔案信息資料數(shù)字化才能夠得以實現(xiàn)，才可以保證數(shù)字化應(yīng)用的接收、管理與信息資料資源共享順利完成。
（二）提升城建檔案信息資料數(shù)字化建設(shè)應(yīng)用隊伍的綜合水平城建檔案信息資料數(shù)字化建設(shè)應(yīng)用會涉及到很多的專業(yè)、實際問題以及理論知識，所以只有不斷提升檔案從業(yè)人員的理論專業(yè)知識水平以及實踐能力，建立起一支專門進(jìn)行城建檔案信息資料數(shù)字化建設(shè)應(yīng)用的隊伍，城建檔案信息資料數(shù)字化才能得以實現(xiàn)。對檔案從業(yè)人員進(jìn)行專業(yè)的教育培訓(xùn)，同時根據(jù)城建檔案信息資料數(shù)字化應(yīng)用的實際情況，幫助檔案從業(yè)人員不斷積累經(jīng)驗，以加強城建檔案工作者的檔案信息資料數(shù)字化實際應(yīng)用能力以及專業(yè)知識水平。另外城市建設(shè)機構(gòu)還需要不斷引進(jìn)專業(yè)的人才，引進(jìn)高校對口的專業(yè)畢業(yè)生，為城建檔案信息資料數(shù)字化管理注入新的血液，內(nèi)外結(jié)合快速提升整個建設(shè)應(yīng)用隊伍的綜合素質(zhì)水平。
（三）優(yōu)化城建檔案信息資料數(shù)字化技術(shù)的辦法城建檔案信息資料數(shù)字化工作由于涉及各種高新技術(shù)，而且也沒有案例、經(jīng)驗可以依靠，所以必須通過實踐積累經(jīng)驗，不斷完善管理系統(tǒng)以對數(shù)字化城建檔案信息資料技術(shù)進(jìn)行不斷的優(yōu)化。這點的實現(xiàn)需要城建檔案的相關(guān)工作人員提升城建檔案信息資料分析以及技術(shù)應(yīng)用等的實踐應(yīng)用以及相關(guān)知識理論探析，以不斷提升數(shù)字化城建檔案信息資料的技術(shù)水平。優(yōu)化提升數(shù)字化城建檔案信息資料工作的技術(shù)水平實質(zhì)上是對城建檔案進(jìn)行數(shù)字集成化管理控制，主要是通過對檔案資料轉(zhuǎn)變的所有流程進(jìn)行全過程監(jiān)控，以促進(jìn)各個技術(shù)之間更為協(xié)調(diào)。通過集成多種計算機技術(shù)，比如說計算機網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、數(shù)據(jù)交換技術(shù)、通訊技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的，對分散在不同區(qū)域以及載體的檔案資料進(jìn)行集成化管理，使得不同計算機技術(shù)的作用均可以在檔案資料的數(shù)字化應(yīng)用中綜合發(fā)揮出來。
首先我們充分認(rèn)識到檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性
1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2、形勢發(fā)展的需求
21世紀(jì)是信息化的時代，臨海市政府把數(shù)字臨海建設(shè)擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。數(shù)字檔案館是數(shù)字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數(shù)十萬卷檔案資料，數(shù)百萬件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實現(xiàn)信息共享，數(shù)字臨海就不是真正意義上的數(shù)字臨海。所以，要建設(shè)數(shù)字臨海，首先要建設(shè)數(shù)字檔案館。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數(shù)字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。
3、社會強烈需求
當(dāng)今，人們的時間意識越來越強，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農(nóng)村，尤其是僻遠(yuǎn)山區(qū)的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，特別是我們建立臨海市現(xiàn)行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。
二、檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容
1、推進(jìn)檔案數(shù)字化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平
目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認(rèn)為對這一問題取得共識是檔案數(shù)字化建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。
2、數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點應(yīng)是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個節(jié)點的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點，以取得值推廣的經(jīng)驗，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。
3、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)
目前，我們臨海檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過實踐我們認(rèn)為建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識，堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。
三、檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟
1、建立檔案數(shù)據(jù)庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數(shù)據(jù)庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準(zhǔn)備再用1-2年將全部完成。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機等設(shè)備，實現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實行數(shù)字化，才能確保原件的永久保存。從實踐看，檔案數(shù)據(jù)庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實行了數(shù)字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個工作日。利用者對我館的數(shù)字化建設(shè)十分滿意。
2、建立了檔案局（館）網(wǎng)站。并與市政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地兩個文明建設(shè)的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現(xiàn)政務(wù)公開，營造有利于當(dāng)?shù)厥薪?jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展的良好環(huán)境。3、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數(shù)字檔案最主要的來源。以前，進(jìn)館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在我們要求進(jìn)館單位實行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既推進(jìn)了機關(guān)檔案室的電子化進(jìn)程，又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫的工作量。
4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進(jìn)館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式，對案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性和有效性。
截止2005年5月，臨海市市鎮(zhèn)兩級機關(guān)和企事業(yè)單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統(tǒng)或其它綜合信息管理系統(tǒng)。今后，我們準(zhǔn)備加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度，對新達(dá)標(biāo)升級的單位要求全部安裝，對已達(dá)到各類標(biāo)準(zhǔn)的單位要求在1-2年內(nèi)全部安裝。另外依托市政府OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，做到文檔一體化，及時遷移電子文件。隨著系統(tǒng)設(shè)備更新、擴充，在不同系統(tǒng)之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作，確保電子文件的有效性。
檔案數(shù)字化建設(shè)是一項長期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續(xù)發(fā)展。
參考資料
信息技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，一方面提高了檔案工作的效率，擴大了檔案的社會影響力；另一方面也對檔案工作提出了新的要求，例如存儲介質(zhì)的不穩(wěn)定、技術(shù)過時、黑客入侵、電腦病毒破壞等都使得電子檔案信息的安全保護(hù)面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。
在2002年國家檔案局頒發(fā)的《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》和近期各省市的“十一五檔案信息化建設(shè)綱要”中都提出了“檔案信息安全保障體系建設(shè)”，但仍缺乏深入、系統(tǒng)的探討。電子檔案信息的安全管理是一個過程，而不是一個產(chǎn)品，我們不能期望通過一個安全產(chǎn)品就能把所有的安全問題都解決。對各檔案管理系統(tǒng)來說，解決電子檔案信息安全的首要問題就是要識別自身信息系統(tǒng)所面臨的風(fēng)險，包括這些風(fēng)險可能帶來的安全威脅與影響的程度，然后進(jìn)行最充分的分析與評價。只有采用科學(xué)有效的模型和方法進(jìn)行全面的安全評價，才能真正掌握內(nèi)部信息系統(tǒng)的整體安全狀況，分析各種存在的威脅，以便針對高風(fēng)險的威脅采取有效的安全措施，提高整體安全水平，逐步建成堅固的電子檔案信息安全管理體系。
二、電子檔案信息安全評價指標(biāo)體系的組成
電子檔案信息系統(tǒng)是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，既有硬件，又有軟件，既有外部影響，又有內(nèi)部因素，而且許多方面是相互制約的。因此，必須有一個規(guī)范的、統(tǒng)一的、客觀的標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)國內(nèi)外的電子檔案信息安全評估標(biāo)準(zhǔn)，國家對電子檔案信息和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)安全性的基本要求，結(jié)合電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)管理經(jīng)驗，綜合考慮影響電子檔案信息安全的各種因素，建立電子檔案信息安全評價指標(biāo)體系。該體系主要包括五個大項二十個小項的評價指標(biāo)。
1、物理安全評價指標(biāo)
物理安全是指存儲檔案信息的庫房、計算機設(shè)備及管理人員工作場所內(nèi)外的環(huán)境條件必須滿足檔案信息安全、計算機設(shè)備和管理人員的要求。對于各種災(zāi)害、故障要采取充分的預(yù)防措施，萬一發(fā)生災(zāi)害或故障，應(yīng)能采取應(yīng)急措施，將損失降到最低。物理安全包括環(huán)境安全、設(shè)備安全和載體安全三個方面。
(1)環(huán)境安全：主要指存儲檔案信息的庫房、計算機機房周圍環(huán)境是否符合管理要求和是否具備抵抗自然災(zāi)害的能力，如庫房是否建在電力、水源充足，自然環(huán)境清潔，通訊、交通運輸方便的地方；有無防火、防水措施；有無監(jiān)控系統(tǒng)；有無防雷措施等。
(2)設(shè)備安全：主要是指對電子檔案信息系統(tǒng)設(shè)備的安全保護(hù)，包括設(shè)備的防盜、防毀、防電磁信息輻射泄漏、防止線路截獲、抗電磁干擾及電源保護(hù)等。
(3)載體安全：保證設(shè)備安全的同時，也要保證載體安全，要對載體采取物理上的防盜、防毀、防霉等措施。
2、管理安全評價指標(biāo)
安全管理在電子檔案信息安全保障中起著規(guī)范和制約的作用，科學(xué)的管理理念加上嚴(yán)格的管理制度才能最終保證電子檔案信息的安全。電子檔案信息的管理安全評價指標(biāo)具體包括：
(1)專門的檔案信息安全組織機構(gòu)和專職的檔案信息安全管理人員：檔案信息安全組織機構(gòu)的成立與檔案信息安全管理人員的任命必須有相關(guān)單位的正式文件。
(2)規(guī)章制度：包括有無健全的電子檔案信息安全管理規(guī)章制度；檔案信息安全人員的配備、調(diào)離是否有嚴(yán)格的管理制度；設(shè)備與數(shù)據(jù)管理制度是否完備；是否有登記建檔制度；是否有完整的電子檔案信息安全培訓(xùn)計劃和培訓(xùn)制度；各類人員的安全職責(zé)是否明確，能否保障電子檔案信息的安全管理。
(3)是否有緊急事故處理預(yù)案：為減少電子檔案信息系統(tǒng)故障的影響，盡快恢復(fù)系統(tǒng)，應(yīng)制定故障的應(yīng)急措施和恢復(fù)規(guī)程以及自然災(zāi)害發(fā)生時的應(yīng)急預(yù)案，制成手冊，以備及時恢復(fù)系統(tǒng)運行。
3、網(wǎng)絡(luò)安全評價指標(biāo)
越來越多的電子檔案在網(wǎng)絡(luò)上傳輸，而網(wǎng)絡(luò)作為一種構(gòu)建在開放性技術(shù)協(xié)議基礎(chǔ)上的信息流通渠道，它的防衛(wèi)能力和抗攻擊能力較弱，可能會遭受到病毒、黑客的襲擊。為了保證電子檔案的安全必須保證其傳輸?shù)拿浇椤W(wǎng)絡(luò)的安全，網(wǎng)絡(luò)安全評價指標(biāo)包括以下幾個方面：
(1)是否有計算機病毒防范措施
(2)是否有防黑客入侵設(shè)施：主要是設(shè)置防火墻和入侵檢測等設(shè)施。
(3)是否有訪問控制措施：訪問控制是指控制訪問網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的用戶，當(dāng)用戶之間建立鏈接時，為了防止非法鏈接或被欺騙，就可實施身份確認(rèn)，以確保只有合法身份的用戶才能與之建立鏈接。
(4)是否有審計與監(jiān)控：審計與監(jiān)控是指應(yīng)使用網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控設(shè)備或?qū)崟r入侵檢測設(shè)備，以便對進(jìn)出各級局域網(wǎng)的常見操作進(jìn)行實時檢查、監(jiān)控、報警和阻斷，從而防止針對網(wǎng)絡(luò)的攻擊與犯罪行為。
4、信息安全評價指標(biāo)
在網(wǎng)絡(luò)能夠正常運行的基礎(chǔ)上，我們要保證在系統(tǒng)中傳輸、存貯的電子檔案信息是安全的，不被截取、篡改或盜用。
(1)是否采取加密措施：檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，而計算機和網(wǎng)絡(luò)的不穩(wěn)定性使得電子檔案信息的這一特性難以保證，而且有些電子檔案信息有密級限制，不能公開在網(wǎng)絡(luò)上傳輸，所以電子檔案信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸時必須通過加密來保證其安全。
(2)是否有數(shù)據(jù)完整性鑒別技術(shù)：網(wǎng)絡(luò)上的傳輸使得電子檔案信息的完整性無法保證，黑客的攻擊可以改變信息包內(nèi)部的內(nèi)容，所以應(yīng)采取有效的措施來進(jìn)行完整性控制，這對于電子檔案信息來說至關(guān)重要。
(3)是否確保信息數(shù)據(jù)庫的安全：一個組織最核心的信息通常以數(shù)據(jù)庫的形式保存和使用，保證數(shù)據(jù)庫安全對于電子檔案信息來說有重要的作用。
(4)是否有信息防泄漏措施：信息防泄漏包括信息審計系統(tǒng)和密級控制兩方面。信息審計系統(tǒng)能實時對進(jìn)出內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的信息進(jìn)行內(nèi)容審計，以防止或追查可能的泄密行為；另外，可以根據(jù)信息保密級別的高低劃分公開范圍，并對用戶劃分訪問權(quán)限，進(jìn)行分組管理。
(5)是否有防抵賴技術(shù)：防抵賴技術(shù)確保用戶不能否認(rèn)自己所做的行為，同時提供公證的手段來解決可能出現(xiàn)的爭議，它包括對數(shù)據(jù)源和目的地雙方的證明，常用方法是數(shù)字簽名。
5、系統(tǒng)安全評價指標(biāo)
這里的系統(tǒng)安全是指計算機整個運行體系的安全。在計算機上處理信息時，硬件、軟件出現(xiàn)故障或誤操作、突然斷電等都會使正在處理的信息丟失，造成無法彌補的損失。所以我們需要采取一系列措施保證系統(tǒng)的穩(wěn)定，確保信息的安全。計算機系統(tǒng)安全評價指標(biāo)有：
(1)是否有系統(tǒng)操作日志：系統(tǒng)操作日志詳細(xì)記錄了系統(tǒng)的操作狀況，以便事后分析和追查系統(tǒng)損壞的原因，為系統(tǒng)提供進(jìn)一步的安全保障。
(2)是否進(jìn)行系統(tǒng)安全檢測：運用系統(tǒng)安全檢測工具對計算機和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全檢測，可及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中存在的漏洞或惡意的攻擊，進(jìn)而采取有效的補救措施和安全策略，達(dá)到增強網(wǎng)絡(luò)安全性的目的。
(3)是否有操作系統(tǒng)防破壞措施：操作系統(tǒng)集中管理系統(tǒng)的資源，是計算機系統(tǒng)賴以正常運轉(zhuǎn)的中樞，它的安全性將直接影響到整個計算機系統(tǒng)的安全。操作系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)建立某些相對的鑒別標(biāo)準(zhǔn)，保護(hù)操作系統(tǒng)本身在內(nèi)的各個用戶，阻止有害功能的運行。
(4)是否進(jìn)行系統(tǒng)信息備份：日常備份制度是系統(tǒng)備份方案的具體實施細(xì)則，應(yīng)嚴(yán)格按照制度進(jìn)行日常備份，否則將無法達(dá)到備份方案的目標(biāo)。
(5)是否有災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)：當(dāng)系統(tǒng)因人為或自然因素受到破壞時，我們應(yīng)保證能夠盡快地恢復(fù)正常工作，把損失控制在最小范圍內(nèi)。
三、電子檔案信息安全評價指標(biāo)體系權(quán)重確定方法
用若干個指標(biāo)進(jìn)行綜合評價時，其對評價對象的作用，從評價目的來看，并不是同等重要的。指標(biāo)越重要，權(quán)的數(shù)值就越大；反之，數(shù)值小則可以說明其重要程度相對較低。
合理地確定和適當(dāng)?shù)卣{(diào)整指標(biāo)權(quán)重，體現(xiàn)了系統(tǒng)評價指標(biāo)中各因素之間的輕重有度、主次有別，更能增加評價因素的可比性。在安全評價中，具體確定權(quán)重的方法很多，如德爾菲法、主成分分析法、層次分析法、環(huán)比法等。其中，層次分析法比較適用于電子檔案信息安全的評價。
層次分析法的核心是對決策對象進(jìn)行評價和選擇，并對它們進(jìn)行優(yōu)劣排序，從而為決策者提供定量形式的決策依據(jù)。它充分利用人的分析、判斷和綜合能力，適用于結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜、決策準(zhǔn)則較多且不易量化的決策問題。它將定性分析和定量分析相結(jié)合，具有高度的簡明性、有效性、可靠性和廣泛的適用性。而電子檔案信息安全指標(biāo)體系因素多、主觀性強且決策結(jié)果難以直接準(zhǔn)確計量，因而可以用層次分析法來確定指標(biāo)體系的權(quán)重。層次分析法的基本步驟是：
1、將復(fù)雜問題概念化，找出研究對象所涉及的主要因素；2、分析各因素的關(guān)聯(lián)、隸屬關(guān)系，構(gòu)建有序的階梯層次結(jié)構(gòu)模型；3、對同一層次的各因素根據(jù)上一層次中某一準(zhǔn)則的相對重要性進(jìn)行兩兩比較，建立判斷矩陣；4、由判斷矩陣計算被比較因素對上一層準(zhǔn)則的相對權(quán)重，并進(jìn)行一致性檢驗；5、計算各層次相對于系統(tǒng)總目標(biāo)的合成權(quán)重，進(jìn)行層次總排序。
四、電子檔案信息安全評價指標(biāo)體系綜合評價方法
綜合評價是指對被評價對象進(jìn)行客觀、公正、合理的全局性、整體性評價?？梢杂米骶C合評價的數(shù)學(xué)方法很多，但是每種方法考慮問題的側(cè)重點各有不同。鑒于所選擇的方法不同，有可能導(dǎo)致評價結(jié)果的不同，因而在進(jìn)行多目標(biāo)綜合評價時，應(yīng)具體問題具體分析。根據(jù)被評價對象本身的特性，在遵循客觀性、可操作性和有效性原則的基礎(chǔ)上選擇合適的評價方法。在信息安全領(lǐng)域，目前存在的綜合評價方法有信息系統(tǒng)安全風(fēng)險的屬性評估方法、模糊綜合評價方法、基于灰色理論的評價方法、基于粗糙集理論的評價方法等。對于這些方法，目前還沒有評論認(rèn)為哪一種方法更適用于信息安全領(lǐng)域的綜合評價。鑒于此種情況，本指標(biāo)體系采用模糊綜合評價方法。
模糊綜合評價就是以模糊數(shù)學(xué)為基礎(chǔ)，應(yīng)用模糊關(guān)系合成的原理，將一些邊界不清、不易定量的因素定量化，進(jìn)行綜合評價的一種方法。從評價對象來看，用模糊綜合評價方法來評價信息安全系統(tǒng)是可行的。首先，對于信息的安全管理而言，“安全”與“危險”之間沒有明顯的分界線，即安全與危險之間存在著一種中間過渡的狀態(tài)，這種中間狀態(tài)具有亦此亦彼的性質(zhì)，也就是通常所說的模糊性。因此在安全的刻畫與描述上大多采用自然語言來表達(dá)，而自然語言最大的特點是它的模糊性。另外，電子檔案信息安全評價中，對一些評價要素的評價是具有模糊性的。如組織管理中的評價很難量化，一般只能用“好”、“一般”、“差”等等級概念來描述，具有較強的模糊性。而且一些評價要素受外界環(huán)境的影響較大，具有不確定性，如網(wǎng)絡(luò)攻擊、安全設(shè)施失效、人為失誤等偶然性較大，難以準(zhǔn)確評價。對于這些模糊的、不確定性的問題通常采用模糊數(shù)學(xué)來研究。模糊綜合評價方法就是在對多種因素影響的事物或現(xiàn)象進(jìn)行總的評價過程中涉及到模糊因素或模糊概念的一種評估方式，它通過運用模糊集合中隸屬度和隸屬度函數(shù)的理論來刻畫這種模糊性，以達(dá)到定量精確的目的。
總之，模糊綜合評價方法是一種適用于在信息安全管理方面進(jìn)行系統(tǒng)評價的可行方法，其基本步驟為⑦：
1、確定評價集。評價集是以評判者對被評價對象可能做出的各種總的評判結(jié)果為元素組成的集合，例如我們可以對電子檔案信息安全評價采用五個等級的評語集合(很好，好，較好，一般，差)。
2、建立因素集。因素集是以影響評判對象的各種因素為元素組成的集合，在本文的電子檔案信息安全評價體系中，主因素層的因素集有物理安全、管理安全、網(wǎng)絡(luò)安全、信息安全和系統(tǒng)安全五個指標(biāo)，其下層又有各自的影響因素集，由各自的具體影響指標(biāo)組成。
二、保護(hù)少數(shù)民族檔案策略
本文建議從以下幾方面來加強少數(shù)民族檔案的保護(hù)，首先國家檔案相關(guān)部門應(yīng)加強征集流失國外以及民間的檔案文獻(xiàn)工作，盡量使散落在各地的少數(shù)民族歷史檔案搜集在檔案館中，以便能夠進(jìn)行更好地保管。具體而言，可以定期組織宣傳，提高人們對于檔案重要性的認(rèn)識，鼓勵民間收藏者捐獻(xiàn)出收藏的檔案文獻(xiàn)。對少數(shù)民族宣傳我國的《檔案法》，使人們認(rèn)識到檔案的重要性，也可以通過各種宣傳來鼓勵相關(guān)人員捐獻(xiàn)檔案，并給予一些物質(zhì)以及精神上的獎勵。不斷加強搜集散落在國外的檔案文獻(xiàn)工作，在前文提到由于戰(zhàn)亂，導(dǎo)致我國的一些文獻(xiàn)流失到國外，國外的一些出版社有時候會將檔案文獻(xiàn)出版，我國的相關(guān)部門應(yīng)抓緊這個機會，搜集檔案文獻(xiàn)，爭取以購買等方式來獲取檔案，對于具有特殊意義的檔案文獻(xiàn)，可以考慮以外交的方式來進(jìn)行獲取，利用可以利用的所有機遇來搜集流落在外的檔案文獻(xiàn)。第二建立健全檔案保護(hù)法等的相關(guān)法律法規(guī)，對于從事歷史檔案文獻(xiàn)倒賣人員進(jìn)行嚴(yán)厲打擊。目前我國檔案法以及文物法中對相關(guān)販賣檔案文獻(xiàn)的處罰，公安以及一些執(zhí)法機關(guān)都應(yīng)嚴(yán)格依照法律對違法行為進(jìn)行嚴(yán)厲制裁，另外對于歷史檔案販賣活動也要進(jìn)行嚴(yán)格的排查，一旦發(fā)現(xiàn)不法行為，就要進(jìn)行嚴(yán)格的處罰。第三對于一些紙質(zhì)歷史檔案以及其他的一些特殊檔案，要做好保護(hù)工作。由于這類檔案文獻(xiàn)容易受到環(huán)境的影響而造成損壞，因此檔案管理人員一定要加強保護(hù)意識，對于這類檔案進(jìn)行一些技術(shù)性的保護(hù)，如對于保管的地方要能夠防火、防塵以及防高溫，紙質(zhì)檔案保存在溫度在14℃~18℃之間的環(huán)境中，相對濕度保持在50％~60％，若是紙質(zhì)檔案出現(xiàn)了破損以及粘連現(xiàn)象可以采取一定的古籍修補技術(shù)來進(jìn)行恢復(fù)。建立檔案管理管理體系與監(jiān)督體制，逐漸更新改造檔案館陳舊的設(shè)備等，如果遇到技術(shù)問題，一定要及時的求助一些技術(shù)人員，盡最大程度保證檔案的完整性。對于不易于保存在檔案館的少數(shù)民族檔案，如一些大型的不宜挪動的碑刻等，可以采取其他的一些手段來保護(hù)檔案，如可以采用拍攝等手段來記錄下檔案內(nèi)容，在石碑上涂一些有機硅材料來進(jìn)行防腐工作。
三、檔案數(shù)字化管理策略
除了以上幾種保護(hù)少數(shù)民族檔案的策略，我國也要盡快實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。要想加快少數(shù)民族檔案數(shù)字化管理建設(shè)，首先要做的就是提高工作人員對少數(shù)民族檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識?？梢哉f少數(shù)民族檔案信息化建設(shè)是一個比較長遠(yuǎn)的發(fā)展歷程，不可能一蹴而就，在建設(shè)過程中需要對少數(shù)民族檔案管理工作進(jìn)行深入的改革，檔案管理部門要認(rèn)清這一點，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)“重藏輕用”的觀念，使得服務(wù)模式變得更加的主動，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段來改變傳統(tǒng)的手工操作和查詢的方式，做好信息化建設(shè)的思想準(zhǔn)備，為檔案管理信息化創(chuàng)造良好的條件。盡快實現(xiàn)少數(shù)民族檔案信息化管理，實現(xiàn)常用少數(shù)民族檔案的數(shù)字化，檔案的數(shù)字化管理能為使用者提供更加明確的檔案類型，極大地提高少數(shù)民族檔案管理人員和利用者的工作效率。從長遠(yuǎn)考慮，加大資金投入，加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，主要硬件設(shè)施建設(shè)包括數(shù)據(jù)服務(wù)器、圖文影像掃描設(shè)備、數(shù)碼攝像機等，軟件設(shè)施包括規(guī)范化的檔案信息管理系統(tǒng)等都需要進(jìn)行完善，少數(shù)民族檔案管理軟件要涵蓋檔案信息的收集、處理、整理以及檢索、利用等的服務(wù)功能，同時還必須適應(yīng)多種平臺以及不同操作系統(tǒng)的運行，本身要具備較強的安全控制能力以及連接其他數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)并進(jìn)行交換數(shù)據(jù)的能力，保證各系統(tǒng)管理網(wǎng)絡(luò)順利進(jìn)行。在建設(shè)少數(shù)民族檔案信息化管理體系方面，首先就是建立一個比較新型的管理機構(gòu)，使得管理網(wǎng)絡(luò)能夠覆蓋到所有檔案，檔案管理各部門要根據(jù)具體情況建立雙向、開放的交互式檔案管理網(wǎng)絡(luò)。第二建立一套比較科學(xué)的少數(shù)民族檔案管理機制，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)要求，來制定比較詳細(xì)的管理辦法，提高檔案管理水平。少數(shù)民族檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵問題就是信息的安全性、真實性、完整性、可靠性以及其實用性能。為滿足這些問題，就需要制定相對統(tǒng)一的電子文檔歸檔管理制度，整體保管，加快檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺和信息安全基礎(chǔ)設(shè)施的統(tǒng)一化建設(shè)。另一方面也要注意少數(shù)民族檔案資料的質(zhì)量，多多加強網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、服務(wù)設(shè)施以及網(wǎng)上檔案資源開發(fā)等工作，制定一系列有實際約束力的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)來建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，使得檔案網(wǎng)絡(luò)更加的具有統(tǒng)一化，實現(xiàn)檔案信息的共享。少數(shù)民族檔案人員素質(zhì)將會影響到檔案利用的效率，現(xiàn)代的高效管理人員一定要具備現(xiàn)代化信息技術(shù)，能夠熟練的使用計算機來進(jìn)行信息化的辦公，否則無法滿足檔案信息化管理的要求，電子文件的收集和管理也就無從談起，檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的管理和服務(wù)也不可能完成，所以少數(shù)民族檔案管理部門一定要注意這一點，盡量為檔案管理工作配備計算機專業(yè)的人士，為檔案利用者提供技術(shù)上的支持，減少檔案利用者的麻煩，同時還要對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行在職培訓(xùn)，提高工作效率。
作為檔案信息化,我認(rèn)為就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃組織下,在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù),對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理、開發(fā)和提供利用服務(wù)的過程。據(jù)報道,保存大量珍貴檔案文獻(xiàn)的美國國會圖書館將館藏的“大事材料”轉(zhuǎn)換成了便于下載保存的圖像、文本等形式,通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行傳遞與交流,以滿足社會利用者的多樣化需求。而在我國,利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境開展的檔案信息服務(wù)方式仍然主要以館藏介紹、目錄查詢等為主;館藏檔案的全息上網(wǎng)、檔案信息的網(wǎng)絡(luò)利用在國內(nèi)較為鮮見。同國外一些國家相比,差距顯得尤為突出,這說明我國目前檔案信息服務(wù)的可獲得性水平還有待于提高。因此,《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》明確提出將檔案信息化建設(shè)作為今后較長時間內(nèi)檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略重點之一。
一、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的必備條件
實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程,必須具備一定的條件才能實現(xiàn)。其主要條件是,一要有儲存和傳輸信息把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案并傳輸上網(wǎng)的硬件設(shè)備;二要有檔案信息上網(wǎng)、利用、組織等系統(tǒng)的法律、法規(guī)和規(guī)章;三要有過硬的編輯和操作檔案信息的高技術(shù)人才?，F(xiàn)在就對這三個條件分析如下:
1.1檔案信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的配置。檔案信息上網(wǎng),一要有輸入、輸出的終端設(shè)備計算機;二要有儲存、管理檔案信息的中央處理器;三要有編輯檔案信息的管理軟件;四要有將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息的掃描輸入器。這是四個基本設(shè)備。這四個設(shè)備的配置,關(guān)鍵就是領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識、重視和資金的投入。實現(xiàn)計算機的普及,互聯(lián)網(wǎng)的開通,從大環(huán)境上講,這些條件容易實現(xiàn)。但對于檔案界這個小環(huán)境而言,還擺不上席位,檔案工作的資金完全來源于財政,一些黨政領(lǐng)導(dǎo)對這項工作還沒有足夠的重視,因此,在本來財政資金就困難的情況下,投入就更少,根本就無法購置現(xiàn)代化設(shè)備。人為的因素和資金的短缺制約了高科技在檔案管理和利用中的運用,所以許多檔案管理還處于手檢檔案的低級階段。
1.2制定統(tǒng)一的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理規(guī)范。第一,檔案信息是一個內(nèi)容十分豐富,形式極其復(fù)雜的信息源。要保證人們輕松、快捷的在網(wǎng)上查檔,就必須在全國范圍內(nèi)統(tǒng)一上網(wǎng)目錄標(biāo)準(zhǔn)。否則,形式各異的檢索目錄,就會影響利用者快速、準(zhǔn)確的查閱檔案。第二,檔案具有保密性,必須建立一個完整的管理體系,對文件的產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個生命周期應(yīng)進(jìn)行全程管理,涉及到文件的流程、管理規(guī)劃、管理方法以及質(zhì)量要求,對重要的、保密的程序和數(shù)據(jù)要加密并備份,隨時進(jìn)行病毒檢測、制定系統(tǒng)運行安全管理和電子文件管理制度,規(guī)范重要的場所(如機房、庫房等)的出入規(guī)則,制定保護(hù)政策、管理規(guī)劃、管理方法以及質(zhì)量要求,從而建立一個涵蓋檔案信息資源、計算機全部管理活動的目標(biāo)體系、程序體系和技術(shù)方法體系。第三,檔案信息資源保管單位利益的保護(hù),也應(yīng)有一定的規(guī)則。因此檔案信息的編輯、保管、轉(zhuǎn)載等都需要大量的人力和物力的投入。由于網(wǎng)上用檔、利用者與管理者不直接接觸,該收取的一切費用,就只好在網(wǎng)上進(jìn)行,這樣就應(yīng)該建立檔案信息利用收費網(wǎng)站。國家制定統(tǒng)一的收費標(biāo)準(zhǔn)和自動計費軟件。對每次的訪問收費,都必須有一個系統(tǒng)而詳細(xì)的規(guī)定。這樣才能保證利用和管理人雙方利益均等或不受損失。
1.3建立一支會計算機編輯、會操作計算機網(wǎng)絡(luò)的高技術(shù)管理人才隊伍。檔案信息化建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作,信息化的實現(xiàn)不是檔案館(室)某一部門的工作,也不是單靠幾個計算機技術(shù)人員就能實現(xiàn)的,它需要所有檔案人員的積極參與與配合,檔案隊伍素質(zhì)對檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用,因此,檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。
二、實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的對策
隨著網(wǎng)上辦公、網(wǎng)上用檔的普及,檔案部門還有許多工作要做,針對網(wǎng)上用檔的條件,我們還必須做好以下幾方面工作,為檔案實現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化奠定堅實的基礎(chǔ)。
1.加強網(wǎng)上用檔管理理論研究。為了更好地開展網(wǎng)上工作,保證提供系統(tǒng)、完整、真實的電子文件信息給利用者,我們必須加強歸檔電子文件的理論研究,其探討的理論主要包括:(1)用文字處理技術(shù)形成的電子文件,歸檔時應(yīng)有文字存儲格式、屬性和文字處理平臺的說明材料。(2)用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件,用計算機輔助設(shè)計或繪圖等獲得的圖形電子文件等如何歸檔的理論研究。(3)檔案信息上網(wǎng)后信息如何管理、利用的理論研究。(4)檔案信息源如何系統(tǒng)編輯上網(wǎng)的理論研究等等。
2.加強檔案部門網(wǎng)上辦公先進(jìn)設(shè)備的配置。現(xiàn)階段檔案部門設(shè)備十分落后,現(xiàn)代化程度不高。因此,我們要加強宣傳,爭取社會的支持,爭取政府加大對檔案事業(yè)的投入。再就是要把檔案事業(yè)推向市場,讓檔案體現(xiàn)其經(jīng)濟價值,把檔案信息作為一種特殊商品經(jīng)營,增加社會對檔案事業(yè)的投入?？傊?要采取多種方式來解決檔案資金的不足,以便檔案界配置先進(jìn)的管理設(shè)備。
3.加強檔案管理人才的培養(yǎng)。人才確定事業(yè)成敗,檔案事業(yè)發(fā)展與否,關(guān)鍵在人才。網(wǎng)絡(luò)時代,檔案管理人才必須重新更新自己的知識,爭做檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理軟件的編輯開發(fā)人才,爭做網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理人才,爭做網(wǎng)絡(luò)檔案信息源組織編研人才和其它載體形式的管理人才。
隨著數(shù)字化檔案的快速發(fā)展，數(shù)字化檔案信息的總體規(guī)模在逐漸擴大，其數(shù)量已經(jīng)達(dá)到甚至超過了紙質(zhì)檔案，為了對兩種檔案加以區(qū)別，并發(fā)揮最大的管理效益，需要在檔案管理中對紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案實行雙軌制的管理。但從目前的數(shù)字化檔案信息的管理情況來看，雙軌制管理的推行存在一定的阻力，雙軌制沒有真正得到落實和實行，沒有取得預(yù)期的效果。
（二）由于互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，數(shù)字化檔案信息資源面臨著一定的安全威脅
由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，為了發(fā)揮數(shù)字化檔案信息資源的作用，可以通過互聯(lián)網(wǎng)調(diào)取所需的數(shù)字化檔案。這種做法的好處在于可以使數(shù)字化檔案信息資源得到共享，提高其利用率，但是確定是對于有些機密的數(shù)字化檔案信息缺乏有效的保護(hù)手段，使得網(wǎng)絡(luò)黑客可以侵入檔案管理系統(tǒng)，竊取機密的數(shù)字化檔案信息資源，所以，對于數(shù)字化檔案信息資源面臨的安全威脅，必須著力解決。
二、解決數(shù)字化檔案信息資源管理存在問題的對策分析
考慮到當(dāng)前數(shù)字化檔案信息資源的重要性，我們必須采取相應(yīng)的對策解決目前數(shù)字化檔案信息資源管理中存在的問題，使數(shù)字化檔案信息資源管理取得預(yù)期目的，實現(xiàn)數(shù)字化檔案信息資源管理的最佳效益。隨著數(shù)字化檔案信息資源規(guī)模的擴大，在解決數(shù)字化檔案信息資源管理問題時，一定要考慮到其實際運行情況，做到優(yōu)化管理措施，創(chuàng)新管理手段，有效堵塞數(shù)字化檔案信息資源管理的漏洞。解決數(shù)字化檔案信息資源管理存在問題的對策，主要應(yīng)采取以下幾種措施：
（一）在檔案管理工作中，必須對數(shù)字化檔案信息資源管理有足夠的重視
在檔案管理中，數(shù)字化檔案信息資源的重要性日益突出，我們必須對其重要性引起足夠的重視，主要應(yīng)該采取概念宣貫和理念灌輸?shù)姆绞剑瑥母旧厦鞔_數(shù)字化檔案信息資源的重要性。從目前的檔案管理中可以看出，只有觀念上重視了，才能保證管理工作得到很好的開展。所以，必須對數(shù)字化檔案信息資源管理采取足夠的重視態(tài)度，從檔案管理理念上推動數(shù)字化檔案信息資源管理工作的開展。
（二）有效解決檔案管理工作中紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案信息資源雙軌制管理的難題
對待數(shù)字化檔案信息資源管理的有效做法是實行檔案雙軌制管理，逐步提高數(shù)字化檔案信息資源管理的力度。對于目前檔案管理工作中紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案信息資源雙軌制管理推進(jìn)速度慢，推進(jìn)效果不理想的問題，我們要制定具體的數(shù)字化檔案信息資源管理制度，并創(chuàng)新檔案管理手段，實現(xiàn)對數(shù)字化檔案信息資源與紙質(zhì)檔案的雙軌制管理，保證檔案雙軌制管理有效推進(jìn)。
（三）對關(guān)鍵的數(shù)字化檔案信息資源實行加密處理，保證數(shù)字檔案的安全性
在目前的數(shù)字化檔案信息資源中，為了預(yù)防關(guān)鍵檔案信息泄密，要采取信息加密措施，并升級數(shù)字化檔案信息資源管理系統(tǒng)，從根本上保證數(shù)字檔案的安全性。為了有效應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)黑客對關(guān)鍵數(shù)字化檔案信息資源的竊取，我們要完善并加強硬件網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，同時采取先進(jìn)的數(shù)學(xué)算法和加密手段，保證關(guān)鍵數(shù)字化檔案信息資源得到有效保護(hù)。通過實踐證明，這種加密手段是行之有效的。
三、提高數(shù)字化檔案信息資源管理效益的具體措施分析
上文分析了目前數(shù)字化檔案信息資源管理存在的問題，以及解決數(shù)字化檔案信息資源管理存在問題，從中可以看出，數(shù)字化檔案信息資源的重要性日益突出，必須采取可靠的手段不斷提高數(shù)字化檔案信息資源管理的效益，滿足數(shù)字化檔案信息資源管理的目標(biāo)。實踐證明，要想提高數(shù)字化檔案信息資源管理的效益，就應(yīng)該從以下幾個方面入手：
（一）將數(shù)字化檔案信息資源管理和紙質(zhì)檔案管理一起，納入到統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系中來
實踐證明，在檔案管理中，要想提高管理效益，就要建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，實行統(tǒng)一管理，發(fā)揮管理效益。對于數(shù)字化檔案信息資源管理而言，要和紙質(zhì)檔案一起，建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，完善檔案管理雙軌制。
（二）建立并完善數(shù)字化檔案信息資源管理數(shù)據(jù)庫，保證數(shù)字化檔案信息資源管理的有效開展
由于數(shù)字化檔案信息資源規(guī)模逐漸擴大，涉及種類多數(shù)據(jù)龐雜，為了實現(xiàn)有效管理，建立數(shù)據(jù)庫是未來發(fā)展的趨勢。所以，要建立并完善數(shù)字化檔案信息資源管理數(shù)據(jù)庫，有效開展數(shù)字化檔案信息的管理工作。
（三）統(tǒng)一數(shù)字化檔案信息資源存儲格式，便于數(shù)字化檔案信息資源的實際使用
為了提高數(shù)字化檔案信息資源在數(shù)據(jù)庫中的存儲效率，節(jié)省存儲空間，便于用戶實際調(diào)用，我們應(yīng)該統(tǒng)一數(shù)字化檔案信息資源存儲格式，保證在數(shù)據(jù)庫中以同一種格式出現(xiàn)，便于存儲和利用。
（四）加強數(shù)字化檔案信息資源的安全管理建設(shè)，保證信息安全
數(shù)字化檔案信息資源中包含一些機密的信息，所以我們必須加強安全管理建設(shè)，要提高安全管理登記，保證關(guān)鍵數(shù)字化檔案信息的安全，保證這些機密信息不發(fā)生泄漏。
文件是形成檔案的基本要素，而檔案是文件的精華，是文件的組成部分。但是，文件與檔案又有所不同，文件是指廣義的文件，即一切由文字、圖表和聲像等形式組合成的各種材料；檔案是在一定條件下由文件轉(zhuǎn)變而來的。檔案和文件是同一事物在不同價值階段的不同形態(tài)，兩者具有同源性和階段性，也具有實效、功用、離合等個性差異。從文件到檔案是一個批判繼承的辯證運動過程，從時效、價值和系統(tǒng)性上講，檔案是對文件的不斷揚棄，使整理完畢的文件具有保存價值。只有將分散狀態(tài)的文件按一定邏輯規(guī)律整理、集中保存起來，才能形成最后的檔案，而歸檔和集中保存是文件向檔案轉(zhuǎn)化的必要程序和條件。
1.2有效提高文檔一體化管理水平
文檔一體化是要從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，實現(xiàn)從文件生成、整理到檔案歸檔的全過程管理，以保證文件內(nèi)容的正確性、完整性和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性。在這過程中，主要包括文檔實體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化和文檔規(guī)范一體化。辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用使辦公活動呈現(xiàn)出了全新的局面。在過去的文書處理工作中，工作人員過多地依賴手工操作，在收集整理文件資料時，既要求資料要完整、齊全，又要書寫規(guī)范、清楚，既費時費力還容易出錯。而在辦公自動化平臺下，這些環(huán)節(jié)都是在系統(tǒng)設(shè)定的環(huán)境下操作的，整個過程方便、有序、簡單易行。
1.3使文件管理更加快捷、高效
檔案信息檢索一直是檔案手工管理的難題，而如何從浩如煙海的檔案文件中快速、準(zhǔn)確地查詢用戶所需要的信息，是傳統(tǒng)檔案管理的難點之一。將辦公自動化應(yīng)用于檔案管理工作中，能夠較好地解決了這一問題，它實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的一次性輸入和多次利用。當(dāng)文書處理人員在辦公自動化系統(tǒng)中完成了文件的流轉(zhuǎn)后，檔案管理員只需轉(zhuǎn)一下庫，就可以完成文件從辦公自動化系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換。文書人員就可以選擇所需要的文件歸檔，這樣做滿足了隨時歸檔的要求。在使用檔案時，只需按照指定的信息搜索，便能迅速、多方位地查詢到所需要的信息，并瀏覽訪問所需要的內(nèi)容。辦公自動化系統(tǒng)還可以提供更多種查詢檢索功能，比如信息按處室、項目、流轉(zhuǎn)過程分類等，使檔案檢索更加快捷、高效。
1.4有利于電子文件的保存
在辦公自動化中，形成的電子文件是記錄信息、傳達(dá)信息和留存信息的重要載體，它與紙質(zhì)檔案載體相比有體積小、壽命長、便于保存等優(yōu)點。工作人員根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，比如VCD、DVD和移動硬盤等。這些載體的特點都是存、讀方便快捷，便于備份，易于傳遞，并且貯存時間長，受外部環(huán)境的影響小，不易損壞，具有較強的穩(wěn)定性。
2對文書檔案管理工作提出的建議
2.1將檔案管理系統(tǒng)納入辦公自動化系統(tǒng)
在設(shè)計辦公自動化系統(tǒng)時，檔案部門要參與其設(shè)計規(guī)劃，避免辦公自動化系統(tǒng)中文件管理的設(shè)計功能與檔案管理系統(tǒng)的歸檔不銜接、不兼容。這時，就要求檔案管理人員必須提前介入，與系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)人員充分論證系統(tǒng)的功能和需求，做好流程和總體框架設(shè)計，加強辦公自動化系統(tǒng)中設(shè)計與檔案管理部門之間的聯(lián)系，使前期的文書處理與后期的歸檔管理這兩個不同階段、不同性質(zhì)的工作緊密結(jié)合起來，以提高文件傳遞的安全性、準(zhǔn)確性、可靠性和時效性。
2.2確保電子文件的安全
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子文件和檔案信息安全問題越來越重要。例如，在實際運用的過程中，經(jīng)常出現(xiàn)電子文件在運行過程中丟失數(shù)據(jù)，造成檔案保存不完整的情況；從安全方面看，如何保障網(wǎng)絡(luò)不受病毒或黑客的攻擊；在使用過程中，如何合理設(shè)置權(quán)限，避免人為因素對電子文件的篡改、刪除或下載，確保文件的安全等。因此，實行文檔一體化管理，必須以信息安全為前提。在保證電子文件的信息安全時，要做到以下幾點：①以系統(tǒng)完善的軟硬件功能設(shè)計為基礎(chǔ)，運用加密技術(shù)、防火墻技術(shù)和計算機病毒防治技術(shù)等，保證系統(tǒng)安全功能的完備性；②建立健全安全管理的規(guī)章制度，并以此為保障，建立由保密部門、文秘檔案人員和其他相關(guān)部門組成的檔案信息安全保密組織體系，切實落實安全責(zé)任制，必要時，要對系統(tǒng)所在的重點場所做防盜處理，為檔案信息網(wǎng)絡(luò)實施整體安全防護(hù)；③加強管理人員的安全意識，規(guī)范操作，精心維護(hù)，并建立身份認(rèn)證，設(shè)定用戶權(quán)限等；④定期進(jìn)行安全培訓(xùn)和教育，讓所有系統(tǒng)使用者都熟悉系統(tǒng)的使用和操作規(guī)程，正確使用。因此，在關(guān)注電子文件的信息安全問題上，既要注意技術(shù)因素，也要注意非技術(shù)即人為因素，建立全過程的安全防護(hù)體系。
2.3文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理
傳統(tǒng)文書檔案的歸檔主要是紙質(zhì)文件的立卷歸檔，立卷人根據(jù)自己的經(jīng)驗和理解組卷，很難完全統(tǒng)一立卷標(biāo)準(zhǔn)，這樣，就會影響到歸檔案卷的質(zhì)量。在辦公自動化系統(tǒng)環(huán)境下，文書檔案的歸檔管理工作包括電子文件的網(wǎng)絡(luò)歸檔和紙質(zhì)文件的歸檔兩部分，最主要的是電子文件的網(wǎng)絡(luò)歸檔。其中，所有的電子文件都在設(shè)定的系統(tǒng)下產(chǎn)生，要求文書檔案管理工作在文件登記、編號、掃描、上網(wǎng)、運轉(zhuǎn)和結(jié)束等各個環(huán)節(jié)的流程中，必須按照系統(tǒng)要求規(guī)范操作，以確保流轉(zhuǎn)文件信息的準(zhǔn)確性、完整性。與此同時，還要明確從電子文件轉(zhuǎn)入檔案庫、整理歸檔的流程和環(huán)節(jié)，統(tǒng)一著錄標(biāo)準(zhǔn)，明確各歸檔部門的歸檔職責(zé)、范圍和管理權(quán)限，以保證電子檔案的質(zhì)量。因此，在辦公自動化環(huán)境下，有效提高文檔一體化水平和工作效率是非常重要的。
2.4提高文檔和信息技術(shù)人員的綜合素質(zhì)
要想做好辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理工作，不僅需要文書管理人員、檔案管理人員和信息技術(shù)人員的共同參與和緊密配合，還需要不斷提高文檔和信息技術(shù)人員的綜合素質(zhì)。這就要求文書管理人員在公文收、發(fā)流程的各個環(huán)節(jié)中，要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)操作，確保檔案信息的正確、完整和規(guī)范；而檔案管理人員在掌握了相關(guān)專業(yè)知識的同時，還應(yīng)盡可能多地學(xué)習(xí)、掌握一些信息技術(shù)，能夠熟練操作辦公和檔案管理系統(tǒng)，并根據(jù)具體的操作情況，對系統(tǒng)的進(jìn)一步完善提出建設(shè)性的意見。同時，信息技術(shù)人員應(yīng)盡可能了解相關(guān)的文書檔案管理知識，掌握電子文件歸檔管理的流程和要求，加強與文書檔案人員之間的溝通。只有這樣，才能做好系統(tǒng)設(shè)計、應(yīng)用、維護(hù)和改進(jìn)等工作，通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)推動文檔一體化管理的順利實施。
【英文摘要】Thearticlethinksthatininformationera,double-setsarchivesmanagementhasnecessityandrationalitytoexist.However,itisconditional.Onlyimportantarchivesneeddouble-setssystemmanagement.Double-setssystemmanagementforallarchivesisnotonlyunnecessarybutalsoharmful.
【關(guān)鍵詞】數(shù)字化/檔案/雙套制
digitization/archive/double-setssystem
【正文】
中圖分類號：G272文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1001-5264(2003)06-0006-02
一、檔案雙套制問題產(chǎn)生的背景及研究現(xiàn)狀
關(guān)于檔案雙套制問題，并不是現(xiàn)在才提出的什么新問題，其實早在20世紀(jì)80年代末期檔案學(xué)界就開始對此進(jìn)行了討論。但是，我們現(xiàn)在所說的檔案雙套制問題，與早期所說的檔案雙套制問題是不完全相同的。那時，計算機的應(yīng)用尚不普及，電子文檔很少，人們所說的檔案雙套制，還主要是指對同一紙質(zhì)檔案的雙套歸檔保存。而90年代以來，隨著現(xiàn)代辦公自動化(OA)的興起、發(fā)展、普及，縮微技術(shù)的應(yīng)用，以及當(dāng)前在建設(shè)數(shù)字檔案館過程中對現(xiàn)有館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，便產(chǎn)生了大量電子檔案、膠質(zhì)縮微品檔案，這就出現(xiàn)了同一內(nèi)容而兩種不同載體的檔案文件是否都要同時保存的問題，這就是近年來檔案學(xué)界又在討論的檔案雙套制管理問題?？梢?，當(dāng)前，研究檔案的雙套制問題與過去研究檔案的雙套制問題所面臨的環(huán)境和條件已大不相同。
為了了解近年來對檔案雙套制管理問題研究的新情況、新進(jìn)展，筆者檢索了清華CNKI全文期刊數(shù)據(jù)庫。筆者按篇名輸入檢索詞“雙套制”，查到從1994年至2003年10月，有關(guān)檔案雙套制問題方面的文章僅為5篇（詳見參考文獻(xiàn)），因此，可以認(rèn)為，從1994年至今，檔案學(xué)界對檔案雙套制問題的研究不夠活躍，成果很少。但這并不等于說檔案雙套制問題不重要，不值得研究，恰恰相反，在信息化時代，特別是在當(dāng)前大力倡導(dǎo)建設(shè)數(shù)字化檔案館的時候，檔案雙套制問題的研究更有其必要性和特殊的意義。
在早期的研究中，主張紙質(zhì)檔案雙套保存，主要是基于檔案的安全和利用的方便這兩個基本目的，但這種內(nèi)容和載體完全相同的檔案雙套保存，是一種重復(fù)保存。少量特別重要檔案可以這樣做，但如果大部分檔案的歸檔保存也實行雙套制，勢必增加大量的人、財、物的投入，不符合我國的基本國情，弊大于利，不值得提倡。因此，在檔案只有單一載體的時代，對于檔案是否雙套保存問題，比較容易決斷。但在當(dāng)今檔案載體出現(xiàn)了多元化的時代，同一內(nèi)容但不同載體的兩種檔案由于其作用、特點不盡相同，實行雙套制，已不屬于重復(fù)保存，在這樣的背景下，進(jìn)一步討論檔案的雙套制問題顯得尤為必要和迫切。
二、檔案雙套制有其存在的必要性和合理性
在討論有無必要實行檔案雙套制之前，除了要明確雙套制的涵義外，還要進(jìn)一步界定所討論的雙套制的數(shù)量限度問題。因為在實現(xiàn)辦公自動化和檔案現(xiàn)代化管理的過程中，不管我們主觀上是否愿意實行檔案雙套制，其實在機關(guān)辦公室、檔案室和同級檔案館中，都必然會客觀存在或多或少的檔案既有紙質(zhì)載體又有其它非紙質(zhì)載體的情況，就這部分檔案而言，雖然也是雙套保存，但這種情況并不是我們所要討論的檔案雙套制。我們所說的雙套制是指在普遍意義上和大規(guī)模層面上需不需要搞檔案雙套制，如果離開了“度”和數(shù)量的限制，討論雙套制問題便會失去意義。
雙套制有沒有存在的必要性和合理性，關(guān)鍵要看兩種檔案是否完全相同，能否相互取代。如果兩套檔案從內(nèi)容到載體形式都完全相同，雙套制則是完全重復(fù)保存制，顯然是無此必要的，但如果兩套檔案只要在某方面存在差異，那雙套制就不算重復(fù)保存制，該不該實行雙套制就要做具體分析了。無論是電子檔案紙質(zhì)化還是紙質(zhì)檔案電子化后形成的兩套檔案，雖然兩者在內(nèi)容方面完全相同，但其載體形式和功能、效力卻有較大差異。主要表現(xiàn)在以下幾方面：
以磁盤或光盤等作為介質(zhì)的電子檔案，雖有體積小、信息量大、檢索迅捷的優(yōu)勢，但其局限性也很明顯，如不能有效防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中泄露；電子檔案中的文字無個人字跡特征、無書寫墨跡的新舊之別、無文件形成過程中的稿本特征，一旦被篡改，無法識別；電子檔案沒有“原稿”概念，沒有確定的法律地位；所支撐硬件系統(tǒng)和應(yīng)用軟件系統(tǒng)各不相同，對軟硬件依賴大；壽命短，其影像記錄的穩(wěn)定期限不長。紙質(zhì)檔案雖有真實性、可靠性、法律地位確定的優(yōu)勢，但有信息容量小、占據(jù)空間大、管理檢索不便的弱點?？s微品檔案也有局限性，它的設(shè)備成本高，縮微膠片保管條件非常嚴(yán)格，一般檔案部門難以達(dá)到其所要求的溫濕度標(biāo)準(zhǔn)，從實際應(yīng)用情況看，大多數(shù)縮微設(shè)備利用率普遍不高，操作技術(shù)較復(fù)雜，人員配備相對多，其存貯密度、信息容量、檢索速度等遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上光盤。
而雙套制正好融合了紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)勢，既可發(fā)揮高效存取檢索功能，又可保障檔案的憑證價值作用實現(xiàn)?？梢?，雙套制有其存在的必要性和合理性，對此不能簡單否定，在電子檔案的局限未得到根本克服之前，在電子檔案的法律地位未得到完全確認(rèn)之前，應(yīng)該實行雙套制，至少對重要檔案、珍貴檔案應(yīng)該實行雙套制。雙套制的存在，意味著今后檔案館館藏中電子檔案與紙質(zhì)檔案將，這將成為未來檔案館館藏結(jié)構(gòu)的一大特點。
三、檔案雙套制面臨的問題與對策
鑒于上述原因，當(dāng)前我們要討論的不是該不該實行檔案雙套制的問題，從所查到的全部文章來看，都一致主張實行雙套制，只是研究的側(cè)重點不一樣?，F(xiàn)在要解決的問題是怎樣實行檔案雙套制的問題，這恰恰是目前研究得很少的問題。
兩套檔案的來源，主要包括兩個方面：一是隨著當(dāng)前辦公自動化的應(yīng)用和普及所產(chǎn)生的大量電子文件和與之相伴的紙質(zhì)文件，按歸檔要求，需一并進(jìn)入檔案室并移交給檔案館；二是隨著數(shù)字檔案館的建設(shè)，現(xiàn)有檔案館藏紙質(zhì)檔案也將逐漸實行數(shù)字化，也會隨之產(chǎn)生大量電子檔案。此外，對某一機關(guān)而言，也不是機關(guān)的全部檔案都存在兩套的情況，而只有發(fā)文部分才會既有紙質(zhì)文件又有電子文件，收文卻只有紙質(zhì)文件，電子文件存放在對方發(fā)文機關(guān)。不過，當(dāng)全國所有機關(guān)間的辦公都實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化后，文件的傳輸和閱讀都在計算機上進(jìn)行時，就沒有這種區(qū)別了。但是，由于人們長期形成的閱讀紙質(zhì)文件的習(xí)慣，想必人們還會將機上文件下載轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件閱讀，這樣也將出現(xiàn)電子文件和紙質(zhì)文件并存的局面。
如果對實行檔案雙套制沒有什么異議的話，那么實行檔案雙套制面臨的最大難題，則是在多大程度上實行檔案雙套制，或者說哪些檔案該實行雙套制。雖然筆者主張實行檔案雙套制，但卻反對將所有檔案不加選擇地統(tǒng)統(tǒng)實行雙套制，這不僅是不必要的，而且也是有害的。
目前要明確而具體地劃定實行雙套制的檔案范圍是極其困難的，本文無力完成這一重任，這需要我國檔案學(xué)界對此做深入的調(diào)研，特別是國家檔案局要盡快出臺有關(guān)方面的法規(guī)和規(guī)章。目前我們可以首先制定實行雙套制的原則。筆者認(rèn)為，至少應(yīng)包括這幾方面：我國檔案部門在人力、物力和財力方面具有承受力，有利于檔案的安全保管和方便利用，所選檔案要有典型性和代表性。
根據(jù)以上原則，作為一種過渡性措施，筆者認(rèn)為，雙套制檔案范圍基本上可以以我國目前各類檔案的歸檔范圍及其保管期限表為依據(jù)。因為我國現(xiàn)行的檔案歸檔范圍及其保管期限表是經(jīng)過長期的調(diào)研和實踐而制定出來的，具有相當(dāng)?shù)目茖W(xué)性和可操作行，特別是保管期限表已考慮了檔案的重要程度和保存價值，這正是確定雙套制檔案范圍的重要依據(jù)，完全可以參照執(zhí)行，不必另搞一套。
機關(guān)檔案是檔案館檔案的主要來源，機關(guān)檔案雙套歸檔保存的范圍，就決定了檔案館雙套檔案的范圍，因此應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)。機關(guān)檔案部門作為雙套保存的檔案范圍，應(yīng)當(dāng)限定在具有永久保存價值的檔案部分，保管期限為長期的檔案不必搞雙套制。此外，在機關(guān)檔案部門，兩套不同載體檔案如何統(tǒng)一保管且便于檢索也很值得研究，要把電子檔案和紙質(zhì)檔案做有機的對應(yīng)，建立相互準(zhǔn)確可靠的標(biāo)識關(guān)系。
檔案館如何實行檔案雙套制呢？筆者認(rèn)為，檔案館除了接收機關(guān)檔案部門移交的符合要求的雙套檔案外，另一方面就是原有館藏檔案如何實行雙套制問題。目前我國各類檔案館館藏檔案基本上都是紙質(zhì)檔案，鑒于數(shù)字檔案館的發(fā)展是大勢所趨，因此今后現(xiàn)有館藏紙質(zhì)檔案將會逐步實施數(shù)字化，但由于我國現(xiàn)有館藏紙質(zhì)檔案數(shù)量巨大，有的大型綜合檔案館館藏量多達(dá)幾十萬甚至百萬卷冊以上，加之不少檔案又是歷史上形成的，若全部數(shù)字化，工作量實在太大，成本實在太高，實在無此必要。對檔案館現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案應(yīng)維持現(xiàn)狀，不必做過多的折騰，只需對其中具有永久保存價值的檔案和部分年代久遠(yuǎn)需搶救的珍貴檔案實施數(shù)字化，并實行雙套制保存?？傊?，現(xiàn)有檔案館既成的紙質(zhì)檔案不是雙套制的重點。
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