時(shí)間：2023-03-20 16:23:34
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眾所周知，任何一項(xiàng)建筑工程涉及到的檔案資料都非常復(fù)雜，尤其是在工程竣工驗(yàn)收后所要交付給業(yè)主的檔案資料非常多。在短時(shí)間內(nèi)如果沒有出現(xiàn)工程質(zhì)量問題，則可以成功交付工程，隨即施工隊(duì)伍就結(jié)束工程，但在短時(shí)間內(nèi)，沒能收集整理出全面的工程資料，這也給工程檔案管理帶來了困難。而在利用檔案時(shí)，工程檔案還需要借鑒一些竣工驗(yàn)收證書或者工程決算、竣工圖等資料，其他的工程檔案就會(huì)被忽略，這就直接導(dǎo)致工程檔案資料的利用率降低，從而不能確保完整、系統(tǒng)性的檔案資料管理。
1.2建筑工程檔案資料管理質(zhì)量低下
作為建筑工程管理的重要環(huán)節(jié)，包括施工前準(zhǔn)備階段的問卷資料和施工過程中形成的文件和竣工驗(yàn)收形成的文件資料都屬于工程檔案范圍。當(dāng)前，很多建筑企業(yè)對(duì)于建筑工程檔案只注重資料的數(shù)量接受和內(nèi)容分析，而缺少對(duì)資料的堅(jiān)定，嚴(yán)重忽視了歸檔工作，從而造成工程檔案中混入一些無保存價(jià)值的資料，進(jìn)而影響對(duì)檔案的優(yōu)化管理與長期利用。不僅如此，有的工程檔案資料在形成的過程中存在分量不足、保管丟失的情況，一些重要的文件和簽字等資料隨意性較強(qiáng)，最終導(dǎo)致工程檔案質(zhì)量不具真實(shí)性和有效性，建筑工程檔案資料管理質(zhì)量低下，嚴(yán)重影響工程檔案資料的有效利用。
1.3缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕ㄖこ虣n案資料管理體制
因施工企業(yè)和建筑企業(yè)的不重視，建筑工程的檔案管理意識(shí)薄弱，普遍存在“重建設(shè)輕管理”的現(xiàn)象。很多企業(yè)的管理人員認(rèn)為，檔案管理是可有可無的，不能為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益，所以不會(huì)對(duì)其投入人力、財(cái)力、物力等。甚至存在認(rèn)為檔案管理的不規(guī)范、不科學(xué)對(duì)于工程質(zhì)量的影響不大的思想，所以很多關(guān)于建筑工程檔案資料管理的體制也只是趨于形式化。除此之外，企業(yè)還缺乏相關(guān)的建立人員對(duì)工程檔案管理進(jìn)行監(jiān)管。施工監(jiān)理為建設(shè)方提供專業(yè)化、社會(huì)化的服務(wù)，以幫助建設(shè)單位對(duì)建筑工程的質(zhì)量、進(jìn)度、技術(shù)等方面進(jìn)行控制，因此，監(jiān)理方還要對(duì)工程檔案資料的管理負(fù)起責(zé)任。嚴(yán)把各個(gè)環(huán)節(jié)的資料收集、整理與最后的檔案形成、保管工作，全面保障工程檔案資料的完整性和有效性。
2加強(qiáng)建筑工程檔案資料管理的具體措施
2.1提高對(duì)建筑工程檔案資料管理的意識(shí)
當(dāng)前我國建筑工程檔案管理還存在很多的問題，其中最主要的就是建筑工程企業(yè)自身缺乏對(duì)于工程檔案管理的意識(shí)，這也是最嚴(yán)重的問題。首先，建立并加強(qiáng)建筑工程檔案管理必須提高有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)與認(rèn)識(shí)，糾正傳統(tǒng)的重建設(shè)、輕檔案的思想觀念，不管是項(xiàng)目法人還是技術(shù)人員、工程監(jiān)理人員、管理人員，亦或是檔案管理者，都應(yīng)有組織、有計(jì)劃地進(jìn)行檔案管理相關(guān)法律學(xué)習(xí)，使其充分掌握專業(yè)知識(shí)的情況下，進(jìn)一步統(tǒng)一其思想、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、工作要求，強(qiáng)調(diào)建設(shè)檔案管理的重要性。其次，將檔案工作責(zé)任落實(shí)到部門以及人，從而提高檔案工作的自覺性與責(zé)任意識(shí)，明確法人的職責(zé)，構(gòu)建職責(zé)明確，科學(xué)嚴(yán)密的檔案管理體系，形成分工明確，使其在實(shí)際工程項(xiàng)目中發(fā)揮作用。
2.2建立并完善檔案資料管理的相關(guān)機(jī)制
缺乏完善的檔案管理工作機(jī)制是很多建筑企業(yè)共同的問題，也是嚴(yán)重影響檔案工作開展的重要因素。首先，要求各級(jí)建領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視起建筑工程檔案建設(shè)工作，將工作計(jì)劃納入建筑企業(yè)的議事日程中，確保有專人負(fù)責(zé)。伴隨著建筑工程項(xiàng)目的步步延伸，逐漸形成工程檔案，這樣一來才能確保檔案的完整性。在實(shí)際的建筑工程施工中，必須確立負(fù)責(zé)人，并成立由建設(shè)單位、監(jiān)理單位以及施工單位組成的領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)工程檔案管理工作進(jìn)行全方位的考慮與統(tǒng)籌規(guī)劃，建立相關(guān)制度并落到實(shí)處，還要保證這些工作是貫穿建筑工程全過程的。完善建筑工程檔案不僅要從建立機(jī)制開始，還必須盡快完善工程建設(shè)中的各環(huán)節(jié)的檔案收集、保管工作。不斷鼓勵(lì)與引導(dǎo)建筑工程檔案組織機(jī)構(gòu)，根據(jù)市場(chǎng)的需求，建立開放、推廣、服務(wù)為一體的機(jī)制，進(jìn)一步開拓企業(yè)的服務(wù)領(lǐng)域。
2.3明確分工，協(xié)調(diào)相關(guān)業(yè)務(wù)
建筑工程檔案管理是一項(xiàng)涉及面廣、時(shí)間長且要求高的工作，檔案原件的收集、歸檔與管理工作難度相當(dāng)大，這些原件又與建筑工程有著密切的關(guān)系。因此，對(duì)于建筑工程檔案管理工作必須嚴(yán)格按照國家頒布的相關(guān)規(guī)定以及一系列的文件要求。建筑工程檔案管理人員必須進(jìn)行掌握與熟悉法律規(guī)定，自覺進(jìn)行相關(guān)法律的學(xué)習(xí)，提高依法制黨的自覺性，才能更好地制定企業(yè)的相關(guān)工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于形成周期較短、時(shí)間性要求高的工程檔案管理，可以通過明確劃分時(shí)間段收集的方式，避免造成混淆與遺漏。而移交工程階段，需要特別注意移交手續(xù)的完整性，明確移交的重要性，確保萬無一失。
2.4打造綜合素質(zhì)較高的工程檔案資料管理團(tuán)隊(duì)
建筑工程檔案管理工作離不開人，要做好檔案管理工作必須有業(yè)務(wù)能力強(qiáng)，綜合素質(zhì)高的檔案管理人員。由于檔案管理的多樣性與復(fù)雜性，這也給檔案管理人員的知識(shí)與能力方面提出了更高的要求。建筑企業(yè)應(yīng)為檔案管理人員提供提升與鍛煉的機(jī)會(huì)，定期聘請(qǐng)相關(guān)專業(yè)人士進(jìn)行培訓(xùn)，成立相關(guān)的檔案管理工作實(shí)施獎(jiǎng)懲措施，積極鼓勵(lì)員工進(jìn)行自我提升的同時(shí)制定相關(guān)的行為規(guī)范，對(duì)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)劃。
1、檔案信息服務(wù)的內(nèi)涵
信息,是物質(zhì)的一種屬性,是客觀事物存在形態(tài)與運(yùn)動(dòng)過程的表現(xiàn)和反映,信息存在于人類社會(huì)活動(dòng)的各個(gè)領(lǐng)域,是社會(huì)得以存在并不斷發(fā)展的基礎(chǔ)。而信息服務(wù),也就是以信息為內(nèi)容,以滿足社會(huì)組織和社會(huì)成員的信息需求為目的的社會(huì)服務(wù)業(yè)務(wù)。與其他社會(huì)化服務(wù)相比,信息服務(wù)是一項(xiàng)更具有普遍性和社會(huì)性的服務(wù),人類從來就沒有像今天這樣依賴信息,國家、社會(huì)、集團(tuán)和個(gè)人之間也從來沒有像今天這樣通過信息而緊密地聯(lián)系在一起①。社會(huì)信息需求的膨脹與增長,極大地刺激了社會(huì)信息服務(wù)業(yè)的發(fā)展,并呈現(xiàn)四個(gè)特點(diǎn):一是從單一形式的服務(wù)向綜合發(fā)展;二是從以部門為主體的信息服務(wù)向社會(huì)化信息服務(wù)模式轉(zhuǎn)變;三是各種專項(xiàng)信息服務(wù)和系統(tǒng)化信息保證服務(wù)將成信息服務(wù)業(yè)務(wù)發(fā)展的一大主流;四是信息服務(wù)向多元化和多樣化的方向發(fā)展②。檔案信息服務(wù),是指以檔案信息為服務(wù)內(nèi)容的社會(huì)信息服務(wù)。檔案信息資源是社會(huì)信息資源系統(tǒng)中的重要組成部分,檔案信息服務(wù)在整個(gè)社會(huì)信息服務(wù)體系中也有著十分特殊而重要的地位。
2、檔案信息服務(wù)的分類
檔案信息一般有廣義與狹義之分,狹義的檔案信息僅包括檔案的內(nèi)容及表達(dá)檔案內(nèi)容的文字、圖形、標(biāo)記、符號(hào)等信息與檔案形式、檔案載體方面的信息;而廣義的檔案信息還包括由檔案內(nèi)容信息與載體信息經(jīng)過轉(zhuǎn)移或加工之后的信息,亦即派生信息。因此,廣義的檔案信息用公式可以表示為:檔案信息=檔案內(nèi)容與載體的原生信息+檔案內(nèi)容與載體的派生信息③。
在現(xiàn)代社會(huì)中,檔案信息服務(wù)活動(dòng)十分頻繁,檔案信息服務(wù)的形式與模式也多種多樣,要區(qū)分目前檔案信息服務(wù)的模式,從不同的角度分析,有著不同的劃分方法。第一,從服務(wù)的方式來分,檔案信息服務(wù)可以分為傳統(tǒng)服務(wù)模式與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)模式;第二,從服務(wù)的性質(zhì)來分,檔案信息服務(wù)可以分為公益服務(wù)模式與產(chǎn)業(yè)服務(wù)模式;第三,從服務(wù)的層次來分,檔案信息服務(wù)可以分為機(jī)械服務(wù)模式與智力服務(wù)模式④。本文主要按第二種劃分方法研究公益型檔案信息服務(wù)和商業(yè)型檔案信息服務(wù)。公益性檔案信息主要包括:氣象、地震、水文、人口、自然資源等方面的內(nèi)容,這些內(nèi)容直接關(guān)系到人民的正常生活和社會(huì)發(fā)展,應(yīng)體現(xiàn)“社會(huì)效益”原則,一般無法或不能實(shí)現(xiàn)商品化,而只能作為公益型檔案信息服務(wù)。商業(yè)性檔案信息包括商貿(mào)、投資、金融、科技、人才、企業(yè)、經(jīng)濟(jì)、娛樂等方面的內(nèi)容,這類檔案信息在客觀上既具有商品的屬性,又可以不涉及信息的安全問題。⑤
二、檔案信息服務(wù)經(jīng)濟(jì)學(xué)分析
1、公益型檔案信息服務(wù)的公共物品屬性
薩繆爾森(Samuelson)在1954年發(fā)表的《公共開支的純理論》中給公共產(chǎn)品下了明確的定義,即“每個(gè)人的消費(fèi)不會(huì)減少任意其他人對(duì)這種物品的消費(fèi)”⑥。從這個(gè)定義中體現(xiàn)了公共產(chǎn)品的兩個(gè)基本特征:消費(fèi)上的非競(jìng)爭性和占有上的非排他性。所謂非競(jìng)爭性,是指一個(gè)人在消費(fèi)某物品時(shí),并不妨礙另一個(gè)人的消費(fèi),換句話說,這樣的物品一旦提供,增加一個(gè)人的消費(fèi)并不給任何人帶來成本;所謂非排他性,是指不需要支付成本也能夠從某物品的消費(fèi)中得到好處,或者是讓某個(gè)不付費(fèi)者不消費(fèi)這種物品是困難的。公共物品一般都具有外部性。所謂外部性,是某一經(jīng)濟(jì)主體不經(jīng)交易而對(duì)其他的經(jīng)濟(jì)主體施加利益或成本,即其行為是其他經(jīng)濟(jì)主體效用函數(shù)的因變量⑦。外部性是由于缺乏直接相關(guān)的交易或補(bǔ)償性支付所造成的。外部性的存在導(dǎo)致了“搭便車”心理。所謂的“搭便車”心理是指在公共產(chǎn)品的消費(fèi)中,消費(fèi)者源于自利行為而隱藏自己的真實(shí)偏好,希望別的消費(fèi)者為自己的消費(fèi)付費(fèi)的心理。在公益型檔案信息服務(wù)中,每個(gè)使用者都不愿意表達(dá)自己從中獲得的真實(shí)收益,那么私人不可能提供公共產(chǎn)品,而被認(rèn)為是政府的職能所在。正是因?yàn)闄n案信息使用中外部性和“搭便車”心理使檔案信息服務(wù)的邊際個(gè)人收益(MRP)小于邊際社會(huì)收益(MRS),從而導(dǎo)致檔案信息服務(wù)供給不足(見圖1,其中MCS為邊際社會(huì)成本,MCP為邊際個(gè)人成本),不能實(shí)現(xiàn)帕累托最優(yōu)狀態(tài)⑧。
圖1公益型檔案服務(wù)的正外部性導(dǎo)致供給不足(Q1﹤Q2)
因此,公益型檔案的信息服務(wù)就只能由國家財(cái)政投資,統(tǒng)一監(jiān)管,通過公益型檔案信息服務(wù)向公眾無償提供來實(shí)現(xiàn),以滿足社會(huì)公眾的政治、文化、休閑娛樂等各種需要。公益型檔案信息服務(wù)向社會(huì)公眾提供的是作為公共物品的公益性信息,有著其他檔案信息服務(wù)不可替代的社會(huì)地位與價(jià)值,也是整個(gè)檔案信息服務(wù)業(yè)的基礎(chǔ)。這類檔案信息服務(wù)屬于社會(huì)公共財(cái)產(chǎn),雖然在一定程度上可以實(shí)施排他性的措施,但不宜也不能參與市場(chǎng)買賣。
2、商業(yè)型檔案信息服務(wù)經(jīng)濟(jì)學(xué)分析
商業(yè)型檔案信息服務(wù)是相對(duì)于公益型檔案信息服務(wù)而言的,主要是指將檔案信息作為商品,參與市場(chǎng)流通的有償服務(wù)。商業(yè)型檔案信息服務(wù)是我國市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)與信息服務(wù)深化發(fā)展的結(jié)果,與傳統(tǒng)的公益型檔案信息服務(wù)相比,它主要有兩個(gè)特點(diǎn):第一,商業(yè)型檔案信息服務(wù)屬于有償服務(wù)。有償與無償服務(wù)是商業(yè)型檔案信息服務(wù)與公益型檔案信息服務(wù)的本質(zhì)區(qū)別,產(chǎn)業(yè)檔案信息服務(wù)通過市場(chǎng)的買賣和付費(fèi)而獲得直接補(bǔ)償。第二,商業(yè)型檔案信息服務(wù)提供檔案信息商品。在商業(yè)型檔案信息服務(wù)中,其向社會(huì)用戶提供的是一種具有價(jià)值與使用價(jià)值的信息商品,信息商品雖然并不完全具備物質(zhì)商品的特性,但也存在著市場(chǎng)定價(jià)、成本效益等一系列的問題。目前,對(duì)于信息商品的定價(jià),理論界主要提出了四種具有代表性的理論,即價(jià)值價(jià)格論、效用價(jià)格論、供求價(jià)格論和壟斷價(jià)格論。而商業(yè)型檔案信息一般來自于企業(yè)或者其他團(tuán)體,在信息不對(duì)稱的前提下,一般具有壟斷定價(jià)的特點(diǎn)。
因此,商業(yè)型檔案信息服務(wù)是在市場(chǎng)機(jī)制環(huán)境下由市場(chǎng)對(duì)資源配置發(fā)揮基礎(chǔ)性的調(diào)節(jié)作用,一般以企業(yè)或者私人商品的形式提供,其商品價(jià)值由市場(chǎng)價(jià)格反映。然而由于信息服務(wù)產(chǎn)品的特殊性,在市場(chǎng)不能發(fā)揮作用或存在市場(chǎng)缺陷和市場(chǎng)失靈的情況下,政府干預(yù)則是必要的而且是必須的,政府的干預(yù)能夠有效保障市場(chǎng)公正,消除市場(chǎng)缺陷和市場(chǎng)失靈,避免由于信息不對(duì)稱而造成的道德風(fēng)險(xiǎn)和逆向選擇行為⑨。
3、公益型和商業(yè)型檔案信息服務(wù)的比較分析
公益型檔案信息服務(wù)以無償為特征,從而可以有效地刺激社會(huì)公眾對(duì)檔案信息的需求,有利于國家的宏觀調(diào)控與整個(gè)社會(huì)檔案信息服務(wù)業(yè)的良性發(fā)展。但也存在著諸多的弊端,如經(jīng)費(fèi)使用上不計(jì)成本,工作不講效益;資料堆積;服務(wù)方式機(jī)械呆板,缺乏活力等等。與之相比,商業(yè)型檔案信息服務(wù)強(qiáng)調(diào)產(chǎn)出與效益,服務(wù)形式多樣靈活,內(nèi)容豐富,而且能很好地調(diào)動(dòng)工作人員的積極性,實(shí)施知識(shí)管理,因而運(yùn)作相對(duì)高效。但不容置疑,商業(yè)型檔案信息服務(wù)以盈利為直接目的,容易引起因追求短期的經(jīng)濟(jì)利益而不顧社會(huì)效益的問題,因而需要國家的宏觀調(diào)控。比較分析見表1。
三、檔案信息服務(wù)的建議
公益性檔案信息由于其具有公共物品的屬性,因此這類檔案信息服務(wù)只能由國家財(cái)政投資,統(tǒng)一監(jiān)管,通過公益型檔案信息服務(wù)向公眾提供來實(shí)現(xiàn)。這類信息一般需要依靠專業(yè)的機(jī)構(gòu)花費(fèi)一定的成本才能提供給社會(huì)大眾,在對(duì)檔案信息進(jìn)行加工整理的過程中,檔案工作者付出了大量艱辛的體力與智力勞動(dòng),由此而創(chuàng)造的派生性檔案信息產(chǎn)品應(yīng)該通過市場(chǎng)獲得一定的補(bǔ)償與報(bào)酬,如檔案館公開出版的檔案文獻(xiàn)編研成果等。這樣一方面可以提高檔案工作者的積極性,提高服務(wù)效率,同時(shí)可以加快檔案信息的不斷更新,內(nèi)容的不斷豐富,更好地履行公益服務(wù)的職責(zé)。此外,在收取一定的信息編制和管理費(fèi)的基礎(chǔ)上,國家和政府也應(yīng)給予特定的補(bǔ)貼。
對(duì)于集體和個(gè)人所有的檔案與檔案信息,如圖紙、信札、書稿、照片等,除了對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值或應(yīng)當(dāng)保密的只能向檔案館出售外,其余的在法律規(guī)定范圍內(nèi)可向社會(huì)公開出售,自由買賣,利用市場(chǎng)機(jī)制由市場(chǎng)對(duì)資源配置發(fā)揮基礎(chǔ)性的調(diào)節(jié)作用。與此同時(shí),政府要建立健全市場(chǎng)機(jī)制,完善知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)制度,建立統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu)和管理法規(guī),保證檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)的市場(chǎng)秩序,并建立檔案信息交換的平臺(tái),對(duì)檔案信息的定價(jià)和交易方式以及交易過程予以監(jiān)督,避免道德風(fēng)險(xiǎn)和逆向選擇的發(fā)生。兩種類型的服務(wù)各有特點(diǎn)和側(cè)重,因此只有把兩者有機(jī)地結(jié)合起來,揚(yáng)長避短,才能更好地促進(jìn)檔案信息服務(wù)的發(fā)展,圖2為檔案信息服務(wù)體系的基本框架。
注釋:
①周曉英:《檔案信息論》,北京:中國人民大學(xué)出版社,2000:13。
②王協(xié)舟、劉安福:《檔案信息服務(wù)與產(chǎn)業(yè)型檔案信息服務(wù)》,《圖書館》,2007(1):105-108。
③趙屹:《檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)》,北京:北京圖書館出版社,2003:33。
④張林龍:《試論我國的信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)》,《河北科技圖苑》,2000(1)。
⑤袁洪:《我國檔案信息市場(chǎng)運(yùn)作模式探析》,《檔案學(xué)通訊》,2004(1)。
2．檔案信息化，紙質(zhì)檔案數(shù)字化
我院采用的是科怡檔案軟件，檔案信息化就是把我院現(xiàn)有傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化為信息化檔案。檔案信息化其實(shí)質(zhì)是檔案管理模式和工作方式從傳統(tǒng)的以檔案實(shí)體保管為主向現(xiàn)代化的檔案信息數(shù)字化收集、存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)送，以信息化的形式為社會(huì)提供服務(wù)的轉(zhuǎn)變過程[2]。地質(zhì)資料檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期復(fù)雜的系統(tǒng)工程，行業(yè)不同，信息化管理模式也不同。面對(duì)信息化帶來的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，地質(zhì)單位與其它企業(yè)一樣面臨市場(chǎng)化和國際化競(jìng)爭的挑戰(zhàn)。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數(shù)據(jù)紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行收集、篩選、加工，使之轉(zhuǎn)化為微機(jī)軟件形式的二次文件信息電子文文件數(shù)據(jù)供利用的過程。把地質(zhì)資料數(shù)據(jù)文件歸檔電子化，充分利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化。例如在建立地質(zhì)檔案資料時(shí)，地質(zhì)檔案資料由分隊(duì)，普查組提交的原始地質(zhì)資料及復(fù)制成果地質(zhì)報(bào)告，經(jīng)大隊(duì)資料室嚴(yán)格檢查驗(yàn)收合格后，由檔案管理工作人員及時(shí)分類、編號(hào)、立卷、歸檔，經(jīng)過計(jì)算機(jī)數(shù)字化轉(zhuǎn)換處理[3]，建立科怡檔案查詢服務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案資料的數(shù)字化管理，其它檔案如工程勘察檔案、樁基基礎(chǔ)資料、基建檔案、測(cè)繪資料、文書檔案也都根據(jù)上述情形，將紙制檔案信息化，建立全文數(shù)據(jù)庫，既是地質(zhì)工作現(xiàn)實(shí)要求，也是檔案管理必然取向。因此地質(zhì)單位必須快速更新觀念，迅速實(shí)現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，為地質(zhì)找礦工作服務(wù)，推動(dòng)其它各項(xiàng)工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。
3．檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)
提高地質(zhì)檔案管理效率，加強(qiáng)地質(zhì)檔案管理的信息化建設(shè)，不但使地質(zhì)資料信息得到有效利用，而且可以使匱乏的資源得到開發(fā)，適應(yīng)較復(fù)雜的工作環(huán)境，體現(xiàn)出地質(zhì)資料管理帶來的經(jīng)濟(jì)效益。
3．1地質(zhì)資料檔案管理信息化，提高地質(zhì)檔案檢索效率。
傳統(tǒng)的地質(zhì)資料檔案管理方式，絕大多數(shù)數(shù)據(jù)的收集和管理都依靠人工進(jìn)行，收集數(shù)據(jù)相對(duì)麻煩、更新起來也比較繁瑣，在這種情況下，地質(zhì)資料檔案數(shù)據(jù)更新就慢。地質(zhì)部門采用人工管理檔案還會(huì)造成數(shù)據(jù)疏漏，首先從這方面來說信息化地質(zhì)檔案的管理方式就比傳統(tǒng)方式更為準(zhǔn)確。其次，在對(duì)數(shù)據(jù)查找時(shí)地質(zhì)資料檔案信息化管理方式也比傳統(tǒng)的方式更加快捷、方便。地質(zhì)檔案管理人員，可以利用該檢索系統(tǒng)，根據(jù)使用者的要求，可以輸入任意一項(xiàng)檢索詞，如類別、資料名稱、編著、礦種、勘查程度或幾項(xiàng)檢索詞的組合等，都可從科怡檔案數(shù)據(jù)庫中，檢索出相關(guān)的地質(zhì)檔案信息，節(jié)省了管理人員和使用者的時(shí)間，提高了檢索效率。
3．2地質(zhì)資料檔案管理信息化，提高地質(zhì)工作效率。
地質(zhì)資料檔案管理信息化為相關(guān)部門制定政策提供比較系統(tǒng)、詳細(xì)、及時(shí)的資料信息，為制定部門提供合理、適時(shí)的技術(shù)支持和數(shù)據(jù)。隨著新技術(shù)、新理論越來越多的在地質(zhì)檔案管理工作中得到應(yīng)用，在管理方式上對(duì)地質(zhì)檔案信息化管理不斷創(chuàng)新，地質(zhì)工作就會(huì)越來越簡單，越來越適應(yīng)社會(huì)環(huán)境和復(fù)雜的地理環(huán)境，越來越適應(yīng)新時(shí)代不斷發(fā)展的需要。
3．3地質(zhì)資料檔案管理信息化，有效地利用和開發(fā)了地質(zhì)資料。
公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。
四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1.公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3.凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。
4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。
5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、檔案的借閱
1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3.公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。
4.檔案借閱者必須做到：
①愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。
②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、檔案的銷毀
1.公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
現(xiàn)階段的工程建設(shè)過程中，很多建設(shè)單位都只重視管理工程項(xiàng)目的施工現(xiàn)場(chǎng)，往往忽視工程檔案資料的積累和整理工作。很多建設(shè)工程文件檔案都達(dá)不到規(guī)范，沒有一定的深度和廣度，文件缺損，不夠完備，有時(shí)候文件隨著個(gè)人的流動(dòng)而產(chǎn)生丟失和損壞等情況，給后期的查閱工作帶來了很大的麻煩，一旦工程出現(xiàn)問題，責(zé)任追究工作都無法進(jìn)行，不但給資料查閱者帶來麻煩，也給社會(huì)帶來巨大經(jīng)濟(jì)損失。
二、建設(shè)工程文件檔案資料概述
建設(shè)工程文件檔案由建設(shè)工程文件和檔案組成，建設(shè)工程文件檔案資料的概念可以分為以下三個(gè)方面來講述，第一是建設(shè)工程文件，第二是建設(shè)工程檔案，第三是建設(shè)工程文件檔案資料載體。以下是具體概述：
1.建設(shè)工程文件，又稱工程文件。建設(shè)工程文件的概念： 建設(shè)工程文件是指工程建設(shè)過程中所形成的信息記錄，涵蓋各種形式，具體包括以下五種文件：工程準(zhǔn)備階段產(chǎn)生的文件，施工記錄文件，監(jiān)理文件，工程竣工圖以及工程的竣工驗(yàn)收文件。以下分述這五種文件類型，工程準(zhǔn)備階段文件具體是指在工程建設(shè)正式動(dòng)工之前，在以下階段產(chǎn)生的文件資料：工程立項(xiàng)，工程審批，征地工作，勘察，項(xiàng)目設(shè)計(jì)，工程招投標(biāo)等多個(gè)階段。施工文件是施工單位在工程施工過程中產(chǎn)生的文件。監(jiān)理文件是指監(jiān)理單位在工程設(shè)計(jì)、施工等階段監(jiān)理過程中產(chǎn)生的文件?？⒐D是指工程竣工驗(yàn)收后， 真實(shí)反映建設(shè)工程項(xiàng)目施工結(jié)果的圖樣。竣工驗(yàn)收文件是指建設(shè)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收活動(dòng)中產(chǎn)生的文件。
2.建設(shè)工程檔案，又稱工程檔案。建設(shè)工程檔案的概念：是指在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形成的歷史記錄。
3.建設(shè)工程文件檔案資料載體。載體具體包含四種：第一種是紙質(zhì)載體，是指載體形式的基礎(chǔ)是紙張；第二種是縮微品載體，這種載體形式的基礎(chǔ)是膠片，保存方法是縮微技術(shù)；第三種是光盤載體，該載體形式的基礎(chǔ)是光盤，保存方法是計(jì)算機(jī)技術(shù)。第四種是以磁性記錄材料為基礎(chǔ)，對(duì)工程資料的電子文件、聲音、圖像進(jìn)行存儲(chǔ)的方式。
三、建設(shè)工程文件檔案資料特征
1.分散性和復(fù)雜性。一般的建設(shè)工程周期都比較長，整個(gè)生產(chǎn)過程中工藝復(fù)雜，所用到的建筑材料種類繁雜，尤其是現(xiàn)在的技術(shù)，更新?lián)Q代極快，建設(shè)工程因此變得相當(dāng)復(fù)雜，層次多，工程階段相互錯(cuò)雜，這也導(dǎo)致了建設(shè)工程文件檔案資料的分散性和復(fù)雜性。
2.繼承性和時(shí)效性。隨著時(shí)代的發(fā)展，建筑技術(shù)、施工工藝、新材料以及建筑企業(yè)管理水平也在不斷提高和發(fā)展，在這一過程中，文件檔案資料具有繼承性和時(shí)效性。繼承性體現(xiàn)在其可以記錄以往施工的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，給后面的施工提供指導(dǎo)；時(shí)效性體現(xiàn)在文件檔案資料的價(jià)值會(huì)隨著時(shí)間的推移而衰減。
3.全面性和真實(shí)性。建設(shè)工程文件檔案資料的全面性體現(xiàn)在對(duì)項(xiàng)目相關(guān)信息完整而全面的反映上，其真實(shí)性體現(xiàn)在資料必須真實(shí)反映工程情況上，真實(shí)性包括要反映項(xiàng)目過程中發(fā)生的事故和存在的隱患。
4隨機(jī)性。建設(shè)工程文件檔案資料的范圍涵蓋了整個(gè)建設(shè)工程的過程，許多資料都是產(chǎn)生于具體的工程事件中，所以，建設(shè)工程文件檔案資料是有很大隨機(jī)性的。
5.多專業(yè)性和綜合性。建設(shè)工程文件檔案資料的存在依賴于不同的專業(yè)對(duì)象，其載體種類也有很多，所以其多專業(yè)性體現(xiàn)在：涉及專業(yè)多樣，包括聲學(xué)、建筑、力學(xué)、市政、電子、公用、消防、保安、美學(xué)等，其綜合性體現(xiàn)在：綜合內(nèi)容包括合同、進(jìn)度、造價(jià)、質(zhì)量、組織協(xié)調(diào)等。
四、建設(shè)工程文件檔案的歸檔層次和歸檔范圍、要求
1.建設(shè)檔案的歸檔層次：第一，向本單位檔案管理部門移交的，包括在建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等工程建設(shè)過程中形成的文件；第二，向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交的，包括在勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等工程建設(shè)過程中形成的文件；第三，向地方城建檔案管理部門移交的，建設(shè)單位按照現(xiàn)行歸檔整理規(guī)范要求匯總的文件檔案。
2.建設(shè)工程文件歸檔范圍：“關(guān)于做好基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理工作的通知”中明確指出：“基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料是指在整個(gè)工程建設(shè)過程中形成的應(yīng)該歸檔保存的各種文件材料， 包括從建設(shè)項(xiàng)目的提出到竣工投產(chǎn)、交付使用的全部過程中形成的文字、材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、照片、錄音錄像磁帶等， 它是工程建設(shè)及竣工投產(chǎn)、交付使用的必備材料， 是對(duì)工程項(xiàng)目檢查、維修、管理、使用、改建、擴(kuò)建的依據(jù)和憑證?！钡谝唬c工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各種載體的文件；第二，具體歸檔范圍應(yīng)按照國家頒布的規(guī)范進(jìn)行歸檔管理。
3.建設(shè)工程文件歸檔的要求：第一，建設(shè)單位負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督和檢查各個(gè)單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作。第二，移交檔案時(shí)，雙方交接單位應(yīng)編制移交清單，交接時(shí)雙方要簽字、蓋章。第三，取得工程檔案認(rèn)可文件之后，城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具工程檔案認(rèn)可文件， 最后方可組織工程竣工驗(yàn)收。第四，工程文件檔案應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，各方的工程文件檔案均必須為原件。第五，工程文件檔案資料中的文字材料統(tǒng)一使用A4紙張，竣工圖要求加蓋竣工圖章。第六，工程文件檔案的保管期限一般分為永久、長期、短期三種。第七，停建、緩建建設(shè)工程的檔案，暫由建設(shè)單位保管。
五、工程項(xiàng)目檔案資料的管理
工程項(xiàng)目檔案資料管理的基本要求：標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化，便于檢索和整理。
1.工程項(xiàng)目檔案資料的搜集
項(xiàng)目建設(shè)階段， 必須建立檔案收搜集程序，避免不必要的損失，建立嚴(yán)格的檔案資料管理制度，在收集資料時(shí)，要注意找準(zhǔn)重點(diǎn)，去除重復(fù)，檢查有無錯(cuò)漏資料頁，保證資料的完整性和真實(shí)性。短期檔案資料應(yīng)在一定時(shí)期內(nèi)重新核定，無繼續(xù)保存價(jià)值的資料在辦理核銷手續(xù)后銷毀。
2.工程項(xiàng)目檔案資料的整理
引言
檔案作為具有一定利用價(jià)值的資料信息的一種歷史記錄形式，也是知識(shí)以及信息的重要載體，由于檔案資料中蘊(yùn)藏著大量的信息資源，通過合理利用檔案資料對(duì)于促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利開展具有重要的作用。在信息化以及網(wǎng)絡(luò)化飛速發(fā)展的新時(shí)期，如何在檔案管理中利用各種先進(jìn)的管理手段以及技術(shù)方式適應(yīng)檔案管理工作的新要求，已經(jīng)成為檔案管理工作改革的重點(diǎn)，對(duì)于提高檔案管理工作效率，延長檔案的使用壽命，也具有重要的意義。
1.新時(shí)期強(qiáng)化檔案管理工作的意義研究
1.1實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的革新完善有助于提高信息資源的利用效率。檔案作為一種重要的信息資料數(shù)據(jù)，由于具有較高的保存以及利用價(jià)值，才會(huì)單獨(dú)采取各種形式進(jìn)行記錄處理。因此，結(jié)合新時(shí)期新的管理理念以及技術(shù)方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新有助于進(jìn)一步提高信息資料的利用效率，充分發(fā)揮檔案資料應(yīng)有的價(jià)值。
1.2完善檔案管理工作有助于單位內(nèi)部管理層以及外界社會(huì)充分認(rèn)識(shí)單位的整體運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)。檔案管理工作的實(shí)質(zhì)就是對(duì)單位各類業(yè)務(wù)活動(dòng)以及人事管理等諸多方面的信息進(jìn)行科學(xué)合理的分類保存，因此可以為單位的管理部門了解單位狀況，調(diào)整發(fā)展經(jīng)營戰(zhàn)略提供合理的參考。同時(shí)，也可以為外部社會(huì)單位認(rèn)識(shí)了解單位的實(shí)際情況提供最為真實(shí)的資料。
2.新時(shí)期檔案管理工作發(fā)展趨勢(shì)
隨著檔案管理理念以檔案管理技術(shù)的不斷更新，檔案管理工作也呈現(xiàn)出了新的發(fā)展趨勢(shì)，主要表現(xiàn)在以下幾方面：
2.1檔案資料的高度數(shù)字化。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息資料的收集、整理，并以電子媒介以及紙質(zhì)資料等多重方式進(jìn)行歸檔保存，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化，已經(jīng)成為新時(shí)期檔案管理工作的一大特色，也是檔案管理工作需要不斷更新完善的重要內(nèi)容。
2.2檔案利用日益高效化。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步發(fā)展，對(duì)于檔案信息資料的使用需求日益增多，檔案資料的利用價(jià)值也不斷提高，檔案資料除了作為參考資料以及憑證外，在分析、籌劃以及教育宣傳等方面也得到較多的應(yīng)用。
2.3檔案管理服務(wù)方式多元化。隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案管理服務(wù)方式不斷增多，紙質(zhì)資料閱覽、網(wǎng)上檢索查詢以及檔案展覽等服務(wù)方式逐步完善，不僅有效的提高了檔案資料的利用價(jià)值，對(duì)推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化也具有重要的作用。
3.新時(shí)期檔案管理創(chuàng)新模式研究
3.1結(jié)合新時(shí)期檔案管理工作的特點(diǎn)，建立高效、專業(yè)完善的檔案管理機(jī)構(gòu)。單位內(nèi)部的檔案管理部門應(yīng)該通過交流學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，完善檔案管理機(jī)構(gòu)的內(nèi)部組織。同時(shí)強(qiáng)化針對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)教育，通過學(xué)習(xí)《檔案法》、《保密法》以及《國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》等法律法規(guī)，促使其充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性并提高自身的職業(yè)素質(zhì)修養(yǎng)。通過這些措施，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及科學(xué)化，實(shí)現(xiàn)新時(shí)期檔案管理工作水平的有效提高。
3.2建立信息化的檔案管理模式?，F(xiàn)階段信息化以及網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)在管理領(lǐng)域得到了廣泛的普及，對(duì)于檔案管理工作也同樣應(yīng)該借助信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案生成以及存儲(chǔ)管理的信息化，努力構(gòu)建數(shù)字化錄入以及系統(tǒng)化加工的檔案管理系統(tǒng)，盡可能地構(gòu)建具有檔案文本與電子檔案雙重保存管理的模式，從而提高檔案在生成、歸類以及保存輸出方面的效率。此外，由于檔案資料由于其信息的特殊性，通常在保密方面具有一定的要求，因此必須注意確保檔案信息化管理系統(tǒng)的安全，，通過設(shè)置相應(yīng)的查閱權(quán)限以及公開范圍，并利用各類安全技術(shù)軟件，避免檔案資料管理系統(tǒng)遭遇惡意侵入以及病毒威脅，充分實(shí)現(xiàn)電子檔案資料保存環(huán)境的安全可靠。
3.3結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理模式。解決檔案管理工作中存在的繁雜混亂的問題，必須注重針對(duì)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。為了確保檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的專業(yè)、科學(xué)以及效率最大化，必須結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)，并總結(jié)分析檔案管理專業(yè)的意見，制定切合實(shí)際、可實(shí)現(xiàn)性強(qiáng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，應(yīng)該嚴(yán)格要求檔案管理工作人員，按照相應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)規(guī)范，做好檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有序與規(guī)范化，提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量。
3.4強(qiáng)化立卷歸檔工作，為檔案管理工作提供良好的基礎(chǔ)。立卷歸檔作為檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的關(guān)鍵，因此必須對(duì)這一環(huán)節(jié)予以足夠的重視。首先應(yīng)該根據(jù)文檔資料的具體時(shí)效性以及文件管理所出的階段，決定是否開展立卷歸檔工作。對(duì)于需要立卷歸檔處理的文件，則應(yīng)該按照相應(yīng)的程序以及處理重點(diǎn)開展立卷歸檔整理，盡可能的避免文件重復(fù)以及信息冗余的發(fā)生。在歸檔管理中，則應(yīng)該重點(diǎn)保證檔案資料的完整性與簡潔實(shí)用性，為下一步檔案資料的保存、分類以及查閱提供良好的使用條件。
4.結(jié)語
新時(shí)期檔案管理工作模式以及檔案管理技術(shù)手段已經(jīng)發(fā)生了根本的變化，因此檔案管理工作也必須結(jié)合新形勢(shì)下的新要求來開展。革新完善檔案管理工作，首先必須制定明確完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，并進(jìn)一步完善檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置，提高檔案管理工作人員的能力水平，通過制度創(chuàng)新與管理創(chuàng)新，構(gòu)建信息化、現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的檔案管理體系，充分發(fā)揮檔案管理對(duì)推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的作用。
參考文獻(xiàn)：
中圖分類號(hào)：TU198 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
一．引言。
加強(qiáng)建筑工程檔案管理工作,建立完善的檔案管理制度是做好工程檔案工作的重要保證。隨著建筑工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工等過程的進(jìn)行，建設(shè)工程檔案就要實(shí)時(shí)記錄，在建設(shè)工程檔案的整理過程中涉及到了眾多部門和人員，對(duì)日后工程維修、改建、擴(kuò)建起著十分重要的作用，所以說做好建筑工程竣工檔案管理工作是十分重要的。
二. 工程檔案資料的主要作用。
1. 反映工程質(zhì)量和工作質(zhì)量的重要表現(xiàn)；
2. 工程施工過程的真實(shí)記錄；
3. 日后工程維修、擴(kuò)建、改造、更新的重要基礎(chǔ)資料；
4. 合理使用、保證結(jié)構(gòu)安全的重要依據(jù)；
5. 評(píng)定工程質(zhì)量等級(jí)，竣工驗(yàn)收的技術(shù)文件；
6. 工程決算、結(jié)帳的重要根據(jù)之一；
7. 是申報(bào)科技示范工程、優(yōu)質(zhì)工程必不可缺少的資料。
針對(duì)資料形成單位規(guī)定了“ 各負(fù)其責(zé)” 的原則， 即： 由一方單獨(dú)形成的資料， 由形成單位自己負(fù)責(zé)； 由兩方以上形成的資料， 按照“ 誰形成誰負(fù)責(zé)” 的原則， 由各方對(duì)自己簽署內(nèi)容的真實(shí)性、完整性、有效性負(fù)責(zé)。
三.建筑工程檔案資料的主要內(nèi)容。
1. 土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報(bào)告；圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗(yàn)資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗(yàn)報(bào)告；隱蔽工程驗(yàn)收記錄；沉降拉移、變形等觀測(cè)記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。
2. 竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強(qiáng)電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。
3. 綜合性文件資料。主要包括上級(jí)批準(zhǔn)文件；計(jì)劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報(bào)告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。
四．當(dāng)前檔案管理存在的問題。
1. 近年來，隨著建筑市場(chǎng)的不斷規(guī)范化，國務(wù)院、建設(shè)部分別頒發(fā)《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗(yàn)收備案管理暫行辦法》，旨在增強(qiáng)建設(shè)單位和施工單位對(duì)工程竣工檔案管理的重要性，但是由于我國建筑企業(yè)的水平參差不齊，部分單位的管理人員檔案管理意識(shí)比較淡薄，致使工程竣工時(shí)不能整理出完整的竣工檔案，造成了工程竣工檔案不能及時(shí)的向城建檔案館報(bào)送，如一些建設(shè)單位注重工程進(jìn)度、重資金管理，忽視編制工程竣工檔案管理體系，在工程驗(yàn)收完成時(shí)，工程竣工檔案都無法正常完成，造成建設(shè)工程檔案移交滯后。
2. 檔案材料填寫不真實(shí)。
建設(shè)工程檔案由于其本身的復(fù)雜性、特殊性與多樣性，決定了在收集整理的過程中難度大，容易出現(xiàn)失誤等問題，加上有些建設(shè)單位未建立工程竣工檔案管理體系，很容易造成管理不嚴(yán)，或?qū)こ淌┕がF(xiàn)場(chǎng)不了解，根據(jù)建設(shè)單位提供不完整的資料編寫竣工檔案，這樣的檔案只是為了應(yīng)付交檔而做的，不能做到與工程同步進(jìn)行，所以往往采用虛假數(shù)據(jù)，導(dǎo)致建筑工程竣工檔案與事實(shí)不符，竣工圖產(chǎn)生誤差，由于不能與工程進(jìn)度同步，造成了各種建材的質(zhì)保書和合格證不全，不能全面的反映工程的建設(shè)和質(zhì)量。
3. 竣工檔案移交不及時(shí)。
由于施工到了后期，大多的技術(shù)人員都撤離到了別的地方，加上很多施工單位沒有按照竣工檔案管理的要求在施工中整理必要的資料，造成工程竣工后不能按時(shí)完成工程竣工檔案，造成工程竣工檔案移交不及時(shí)；有些建設(shè)單位、施工單位及建材供應(yīng)單位之間存在工程款拖欠的情況，致使工期延長，造成檔案歸檔停滯，材料殘缺不全，嚴(yán)重影響了工程竣工檔案的編制；有些施工單位在施工期間進(jìn)行部門重組，檔案管理人員更換，致使材料分散、缺失，在工程驗(yàn)收后無法收齊，這些原因都會(huì)造成了施工檔案移交不及時(shí)。
五.措施。
1. 建立健全檔案管理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)。
為了加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)初期（從工程立項(xiàng)開始）就應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項(xiàng)開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護(hù)建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。
2. 嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量關(guān),使工程竣工驗(yàn)收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。
工程竣工驗(yàn)收時(shí),建設(shè)單位檔案管理人員要會(huì)同工程項(xiàng)目管理人員,按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求,對(duì)工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核,發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)解決,補(bǔ)缺補(bǔ)漏,務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、及時(shí),歸檔范圍符合要求,認(rèn)真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》和《工程竣工驗(yàn)收備案制》的有關(guān)條文,把好竣工驗(yàn)收關(guān),把竣工檔案的驗(yàn)收、移交作為整個(gè)工程驗(yàn)收的一個(gè)重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容,做到工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。
3. 加強(qiáng)施工管理，強(qiáng)化檔案材料編制工作。按照標(biāo)準(zhǔn)編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件。一個(gè)施工隊(duì)不會(huì)編制工程內(nèi)業(yè)材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制形成過程。施工單位應(yīng)明確自己的責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓(xùn)練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。開發(fā)公司要加強(qiáng)對(duì)施工的監(jiān)督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標(biāo)準(zhǔn)形成檔案材料，給后人留下寶貴的財(cái)富。
4. 及時(shí)做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時(shí)的對(duì)檔案的增減變動(dòng)及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時(shí)，有效檔案資料或信息。
5. 充分利用現(xiàn)代化手段,多角度、多層次開發(fā)建筑工程檔案信息資源,做好檔案信息統(tǒng)計(jì)工作。
六．結(jié)束語。
我們應(yīng)以積極學(xué)習(xí)和借鑒國外先進(jìn)建筑工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)的態(tài)度，充分發(fā)揚(yáng)我們已有的優(yōu)勢(shì)，重視加強(qiáng)建筑工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵(lì)機(jī)制的完善，不斷總結(jié)建筑工程檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，使建筑工程檔案更好地為我們的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和構(gòu)建和諧社會(huì)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
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文書檔案管理工作的重要性是不言而喻的。針對(duì)檔案管理工作中存在的主要不足，我認(rèn)為，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面進(jìn)行創(chuàng)新。
一、檔案管理工作創(chuàng)新
大部分檔案管理人員在長期從事單調(diào)、乏味的檔案管理工作中，逐漸失去了創(chuàng)新和不斷進(jìn)取的欲望，當(dāng)前檔案管理的工作仍沿用以往落后的管理模式。因此，要轉(zhuǎn)變檔案工作動(dòng)力不足、缺乏超前意識(shí)的近況畢業(yè)論文范文，努力從原有的檔案管理狀況中解脫出來，變成為社會(huì)發(fā)展服務(wù)的先行官和創(chuàng)造者，檔案管理工作由以往的事后資料搜集的管理方式，逐步向事前介入、事中參與和事后跟蹤的新的管理模式轉(zhuǎn)變。檔案管理工作只有隨著市場(chǎng)發(fā)展的角度思變、求新，才能贏得社會(huì)的認(rèn)可。在社會(huì)進(jìn)步和科技飛躍發(fā)展的今天，檔案是人類社會(huì)發(fā)展的重要的信息資源。因此，所有檔案管理人員都有責(zé)任，并且有義務(wù)將檔案的開發(fā)、管理和利用作為一項(xiàng)重要的工作來對(duì)待，使其更好的服務(wù)于革新開放和經(jīng)濟(jì)建設(shè)。
二、隊(duì)伍建設(shè)創(chuàng)新
目前，科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，檔案管理的模式也隨之不斷改善，朝著科學(xué)化、合理化的方向發(fā)展，即便如此，檔案管理也需要人的操作。所以，檔案工作者必須堅(jiān)持學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，不斷提升自身從業(yè)水平，通過先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)加強(qiáng)檔案的管理，促使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。
要把好人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識(shí)、有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。要注重現(xiàn)有人才的使用，大膽使用具有專業(yè)理論知識(shí)和專業(yè)技術(shù)特長的年輕干部。要穩(wěn)定檔案干部隊(duì)伍，解決他們的實(shí)際不足，使他們安心本職工作。另外，要建立健全必要的人員進(jìn)出管理制度，推動(dòng)論文范文檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。
三、檔案管理機(jī)制創(chuàng)新
負(fù)責(zé)檔案工作的有關(guān)部門必須從大局著眼，適時(shí)引入競(jìng)爭機(jī)制，創(chuàng)新工作策略畢業(yè)論文，徹底轉(zhuǎn)變以往檔案管理人員安于近況畢業(yè)論文范文的工作心態(tài)，強(qiáng)化其憂患意識(shí)，從根本上杜絕安逸作風(fēng)的存在。轉(zhuǎn)變以往的管理方式，適時(shí)引進(jìn)競(jìng)爭機(jī)制，秉承公平、公正的原則，平等的對(duì)待每一位檔案工作人員；當(dāng)然，根據(jù)崗位特點(diǎn)，選聘才華出眾、能力卓越、表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，利用這種優(yōu)勝劣汰的管理模式，使能者上庸者下，使檔案管理人員都能認(rèn)識(shí)到，他們自身能力的拓展和工作業(yè)績與其存活發(fā)展有密切的聯(lián)系；強(qiáng)化員工的危機(jī)意識(shí)，使其更加努力的工作，激發(fā)其工作熱情和個(gè)人潛力，使檔案工作充滿競(jìng)爭活力，盡量在檔案管理方式上實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新。此外，建立一整套完善的創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制，如通過合理的分配方式、獎(jiǎng)懲機(jī)制、職稱晉升制度等，鼓勵(lì)員工創(chuàng)新，并將創(chuàng)新思維或能力作為員工考核的基本標(biāo)準(zhǔn)，并將考核結(jié)果與員工的薪資待遇、職位晉升緊密聯(lián)系起來，在管理過程中為員工個(gè)的創(chuàng)新提供必要的條件和空間，促使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)。
四、檔案管理模式創(chuàng)新
文章編號(hào) 1009－6019－(2010)－07－02
收集整理地方病防治資料并按類別分卷歸檔，充分利用地方病防治第一手資料科學(xué)研究，出版研究文集，地方病防治論文專輯、地方病防治示范縣資料匯編、制訂地方病防治“十五”、“十一五”、“十二五”規(guī)劃，篡寫地方病防治簡史等有著重要意義。數(shù)十年來，為科學(xué)地、準(zhǔn)確地、真實(shí)地反映我市地方病防治起源、歷程，查閱了各年代防治方法、調(diào)查數(shù)據(jù)、各類專業(yè)期刊、專著、編著、培訓(xùn)班交流論文，各年度政府工作報(bào)告，統(tǒng)計(jì)局統(tǒng)計(jì)報(bào)表，人口數(shù)據(jù)等，整理利用。在整理歸檔過程中，我們的體會(huì)主要有以下方面。
1 保證檔案資料的完整性
由于歷史原因，有許多資料往往記錄不全，缺項(xiàng)較多，缺頁、缺行、缺角現(xiàn)象較多，也有一部分總結(jié)報(bào)告中修改、涂改、污損嚴(yán)重，遇到這些情況，要認(rèn)真、反復(fù)地前后對(duì)比，找回當(dāng)事人回憶，找佐證材料，尋找同一份報(bào)告，類同報(bào)告核實(shí)資料、數(shù)據(jù)，力爭在最大程度上保證資料完整性。
2 保證資料的科學(xué)性
各年代資料時(shí)間跨度長，所反映的東西也因目的不同，調(diào)查及檢查手段不同，結(jié)論差異也很大。例如，對(duì)某事件的調(diào)查，從時(shí)間上有公歷、農(nóng)歷之分，從年齡上有周歲、虛歲之分，從里程上有公里、華里之分，從度量衡上有公斤、市斤、16兩、10兩之分，從檢測(cè)方法上更有估計(jì)數(shù)，大約數(shù)、目測(cè)數(shù)、儀器測(cè)量數(shù)，各年代的檢測(cè)儀器也各不相同，七十、八十、九十年代的儀器大多為機(jī)械控制，2000年后大多為數(shù)控，計(jì)算機(jī)自控，所測(cè)定的數(shù)值精確度相差甚遠(yuǎn)，往往越是年代長久，與近代的測(cè)定數(shù)值可比性越小。所以既要保留資料原始準(zhǔn)確性，也要考慮可比性。
3 保證科學(xué)資料的可靠性
對(duì)某一事件的調(diào)查中，調(diào)查人員總指揮、參加人員專業(yè)技術(shù)水平、實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)、測(cè)量儀器的先進(jìn)性都對(duì)調(diào)查事件起著至關(guān)重要的作用。例如在我市1996年大骨節(jié)病全國監(jiān)測(cè)點(diǎn)調(diào)查，由衛(wèi)生部專家組、西安交大醫(yī)學(xué)院，省、市、縣專業(yè)人員組成，可靠性相對(duì)大些。近年的定邊縣動(dòng)物一號(hào)病，氟中毒、布魯氏菌病調(diào)查，由省、市、縣專業(yè)人員組成，調(diào)查的可靠性亦大些。
4 保證檔案資料的準(zhǔn)確性
從我們所收集整理的檔案資料中，大多數(shù)屬地方病的專項(xiàng)流行病學(xué)調(diào)查資料，根據(jù)資料年份不同，調(diào)查對(duì)象不同，調(diào)查方法不同，各年份結(jié)論也有差異，也有部分資料出現(xiàn)明顯的錯(cuò)誤。例如：某縣調(diào)查全縣碘缺乏病病情，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)調(diào)查結(jié)果匯總后，誤將各鄉(xiāng)鎮(zhèn)的患病率一欄相加的和64.2％作為全縣的患病率，實(shí)際患病率是2.36％，及時(shí)給予更正并注明。
5 保證檔案資料的連續(xù)性
地方病防治歷程遠(yuǎn)遠(yuǎn)流長，經(jīng)歷了幾十個(gè)年頭，為保證防治資料的連續(xù)性，我們努力使調(diào)查資料完整連續(xù)。例如：對(duì)歷史上一些撤縣，并縣，撤鄉(xiāng)，并鄉(xiāng)(鎮(zhèn))的資料力爭保持原貌，能歸類統(tǒng)一的盡力統(tǒng)一，有些資料按屬地該移交的移交，或者將復(fù)印件交至歸屬區(qū)域保管，使這些資料具備完整性、連續(xù)性、可比性，更好地為地方病防治服務(wù)。
引言
在編輯科技期刊過程中，會(huì)涉及到很多資料稿件，包括論文原稿、修改稿、抄正稿、介紹信、審稿單、作者與編輯往來信件等資料，在文章發(fā)表與推廣后處理的遺留稿外資料非常多。那么，如何有效整理、保存這些資料文件，并挑出沒有價(jià)值的資料，對(duì)期刊檔案進(jìn)行有效的管理和利用非常重要，也是保障期刊編排工作順利開展的前提條件。同時(shí)，規(guī)范的科技期刊檔案管理也為今后的查詢、參考和利用工作帶來了較大的便利性，做好科技期刊管理工作對(duì)促進(jìn)科技事業(yè)發(fā)展，社會(huì)進(jìn)步都具備十分重要的作用，應(yīng)該引起我們的重視。
一、科技期刊檔案內(nèi)容及類別分析
1.技期刊檔案應(yīng)收集的內(nèi)容科技期刊檔案內(nèi)容非常多且復(fù)雜，在整理和收錄過程中，主要包括以下幾方面內(nèi)容：①各種請(qǐng)示與批復(fù)文件，包括創(chuàng)刊、?？蛷?fù)刊等；②歷屆編輯委員會(huì)成員的名單資料；③制定的辦刊方針與章程；④廣告經(jīng)營許可證和期刊登記證等各類有效證件；⑤出版情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表等資料原件；⑥與其他刊社交換的期刊；⑦編輯委員會(huì)會(huì)議記錄及定稿會(huì)記錄；發(fā)行合同、印刷合同和發(fā)行計(jì)劃文件資料；⑧日常工作中的編輯部大事紀(jì)；⑨出版后的發(fā)排稿件、出版樣書、校對(duì)室校樣資料、作者校樣、每一期的稿外資料，包括原稿、介紹信、審稿單、退修信以及編者作者往來信件等。在復(fù)雜多類的科技期刊檔案資料中，工作量最大，最繁瑣的就是稿外資料的收集整理。但如果在每出版一期期刊就做好整理、歸檔管理工作，則能大大減少工作量，若一直積壓累計(jì)，那么在整理時(shí)就要面臨非常浩大的工程量。
2.科技期刊檔案常見類別科技期刊檔案不僅具備復(fù)雜、豐富的資料內(nèi)容，且期刊檔案的管理還需要涉及到期刊報(bào)社日常經(jīng)營管理、全面質(zhì)量管理的方方面面中。本文針對(duì)科技期刊檔案主要內(nèi)容，將其歸類整理為以下幾個(gè)常見的類別：①作者庫、審稿人庫以及編委會(huì)檔案；②各項(xiàng)政策法規(guī)、法律制度以及相關(guān)文件類檔案資料；③各主體之間的往來稿件資料檔案；④學(xué)術(shù)活動(dòng)類、學(xué)術(shù)研究以及人才資料檔；⑤編輯業(yè)務(wù)檔案；⑥財(cái)務(wù)檔案；⑦本刊出版物檔案，或者與他刊交換出版物檔案；⑧獲獎(jiǎng)資料檔案；⑨宣傳物、評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)類檔案等等。
二、科技期刊檔案管理的重要性
1.檔案管理是科技期刊發(fā)展的重要保障檔案管理是一種常見的文化現(xiàn)象，是對(duì)歷史資料、數(shù)據(jù)的原始記錄與儲(chǔ)存，其在文化層面上反映出經(jīng)濟(jì)物質(zhì)成分中的精神價(jià)值凝聚力，又反映著上層建筑觀念形態(tài)。而科技期刊檔案在辦刊過程中記錄了一切歷史數(shù)據(jù)，全面、真實(shí)的記錄并反映出科技期刊在辦刊、經(jīng)營、發(fā)展、管理過程中的具體情況?？萍计诳瘷n案的記錄蘊(yùn)含非常豐富、深層次的信息資料，在總結(jié)日常工作、辦刊經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的同時(shí)，還能成為其指導(dǎo)刊物，從而利用有效的資料數(shù)據(jù)，研究并開發(fā)出有利于自己的信息。同時(shí)，科技期刊檔案也可以作為衡量、評(píng)價(jià)辦刊質(zhì)量，刊社管理水平的重要指標(biāo)。此外，從信息資源層面分析，科技期刊檔案還能為刊物可持續(xù)發(fā)展提供有效借鑒，在保障刊物穩(wěn)定、長久發(fā)展的同時(shí)，其資料也具備一定的參考功能、評(píng)價(jià)功能、服務(wù)功能。
2.科技期刊資料是促進(jìn)科技發(fā)展的基礎(chǔ)科技期刊檔案還可作為個(gè)人成長歷史的見證資料。一個(gè)優(yōu)秀著名的科學(xué)家，個(gè)人的成長發(fā)展資料以及科技檔案資料必須完整無缺，他的檔案就是自己的真實(shí)寫照。珍貴的個(gè)人論文和資料還可以用于國內(nèi)外學(xué)術(shù)界引用和研究中，例如我國知名傳染病學(xué)家李賦京教授，他是國際上首先發(fā)現(xiàn)釘螺卵的專家，并在安徽省發(fā)現(xiàn)了新的釘螺物種，國內(nèi)外科學(xué)家將其定名為“李氏釘螺”。他的論文資料為國內(nèi)外學(xué)術(shù)研究提供了極大的借鑒和幫助作用，為我國消滅釘螺、消滅血吸蟲病做出了非常大的貢獻(xiàn)。此外，科技文獻(xiàn)資料也是促進(jìn)科技發(fā)展的基礎(chǔ)。國家發(fā)展科學(xué)，構(gòu)建科學(xué)大廈必須要依托堅(jiān)實(shí)的根基，科技期刊資料作為歷代著名科學(xué)家辛勤奮斗、累計(jì)的資料根基，任何科研工作都需要在根基的基礎(chǔ)上進(jìn)行深入研究和不斷前進(jìn)。若科學(xué)家和研究學(xué)者能有效利用科技文獻(xiàn)資料，不僅能極大促進(jìn)科技技術(shù)的飛速發(fā)展，也能為減少人力資源、研究資金和物力資源的浪費(fèi)發(fā)揮出自身的價(jià)值。對(duì)于科研單位來講，科技期刊資料是對(duì)干部任免、職工獎(jiǎng)懲、聘任以及出國留學(xué)等重要的科學(xué)依據(jù)。
三、科技期刊檔案管理的主要方式
檔案管理工作需要從多方面、多層次開展，而在時(shí)代不斷發(fā)展進(jìn)步的背景下，科技期刊檔案管理方式也必須朝著管理實(shí)效性、規(guī)范性和科學(xué)性方向前進(jìn)與發(fā)展，將傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)管理轉(zhuǎn)為科學(xué)、動(dòng)態(tài)管理。在對(duì)科技期刊檔案進(jìn)行日常管理過程中，編輯部首先就要做好檔案資料的整理、歸類和保存工作，管理內(nèi)容一般為日常的文件管理、往來稿件、審稿意見與修改內(nèi)容等與期刊相關(guān)的資料。該階段的科技期刊檔案管理常應(yīng)用分類管理、按年代管理方式開展，這也是日常稿件和文件的主要管理方式。分類管理則能有效歸類期刊檔案，并按照具體需求高效查找和利用文件資料?，F(xiàn)如今，在科技水平和數(shù)字化技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，刊社的編輯部門在整理、保存期刊檔案時(shí)，也要重視起紙質(zhì)版檔案資料與電子版檔案資料的協(xié)調(diào)、平行保存，這種管理方式正是當(dāng)前數(shù)字化時(shí)代背景下檔案管理方式的創(chuàng)新。2008年，國家檔案局聯(lián)合教育部門制定頒發(fā)了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，并在其中明確提出“高等學(xué)校必須對(duì)紙質(zhì)檔案資料以及電子檔案資料同時(shí)、平行歸檔，其出版物類型包括高等院校自行編輯出版的學(xué)報(bào)、本校出版社出版物的審稿單、原稿以及其他學(xué)術(shù)刊物、樣書出版發(fā)行的各項(xiàng)記錄等。在管理電子版檔案資料時(shí)，要重點(diǎn)關(guān)注檔案資料的安全、保密性，通過在儲(chǔ)存數(shù)據(jù)資料的計(jì)算機(jī)上安裝防護(hù)軟件和殺毒軟件，設(shè)置安全密碼等，并定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，從最大程度上保障檔案資料的完整、安全性。高校部門的科技期刊檔案管理除了要編輯部進(jìn)行基礎(chǔ)的整理保存外，還必須向?qū)W校檔案室、圖書館提交紙質(zhì)資料，并加以保存?？萍计诳瘷n案管理資料作為檔案管理基礎(chǔ)內(nèi)容，其必須積極配合學(xué)校檔案管理具體要求，制定科學(xué)的檔案管理制度，對(duì)其提出詳細(xì)、準(zhǔn)確的管理要求，以此保障科技期刊檔案管理整體質(zhì)量。
四、科技期刊檔案工作管理工作
1.對(duì)下發(fā)文件進(jìn)行歸檔科技期刊所采用的是審批制度，因此科技期刊是不能由個(gè)人隨意辦刊，科技期刊的辦刊人員主要是學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)等學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)所設(shè)立的期刊編輯部，科技期刊辦刊過程中需要嚴(yán)格遵守出版要求，同時(shí)也要嚴(yán)格遵從所屬單位的各項(xiàng)工作要求。科技期刊的負(fù)責(zé)人需要根據(jù)文件資料下發(fā)的年份、單位以及內(nèi)容進(jìn)行分類歸檔，對(duì)下發(fā)的重要文檔需要進(jìn)行備份存檔，避免由于留存時(shí)間過長出現(xiàn)文件破損問題。對(duì)于下發(fā)的行政文件需要細(xì)細(xì)瀏覽，在對(duì)其進(jìn)行全面閱讀了解后，再對(duì)文件進(jìn)行存儲(chǔ)分類。
2.對(duì)稿件相關(guān)資料進(jìn)行歸檔稿件相關(guān)資料為作者信息、手稿記錄、稿件查收記錄以及專家審稿意見等，對(duì)于科技期刊編輯人員而言需要將稿件相關(guān)資料進(jìn)行有效分類歸檔。由于現(xiàn)階段科技期刊主要采用網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)來進(jìn)行稿件收稿、外審以及退修等工作，因此能夠有效提升科技期刊編輯工作的工作靈活性，同時(shí)也便于稿件相關(guān)材料的存稿。管理人員不僅可以借助采編系統(tǒng)對(duì)稿件資料進(jìn)行檔案管理，同時(shí)也可借助專業(yè)的檔案管理軟件進(jìn)行材料管道。為了避免電子檔案由于多種因素造成稿件材料丟失，可配備不聯(lián)網(wǎng)的電腦對(duì)文件進(jìn)行備份保存，同時(shí)也可選用線上數(shù)據(jù)庫進(jìn)行保存。
3.對(duì)稿件財(cái)務(wù)工作資料進(jìn)行歸檔科技期刊中的稿件財(cái)務(wù)主要是指辦公經(jīng)費(fèi)、稿件相關(guān)經(jīng)費(fèi)及其他費(fèi)用。涉及到期刊經(jīng)費(fèi)的管理工作極為重要，為此需要做好稿件財(cái)務(wù)工作的歸檔工作?？萍计诳?fù)責(zé)財(cái)務(wù)工作的管理人員需要嚴(yán)格按照產(chǎn)業(yè)規(guī)定執(zhí)行財(cái)務(wù)紀(jì)律，對(duì)不同類型的經(jīng)費(fèi)材料進(jìn)行分類管理，對(duì)部分重要材料進(jìn)行備份留檔，在進(jìn)行工作交接過程中，需要在第三方監(jiān)督下完成交接工作。
五、科技期刊檔案有效利用的具體建議
1.增強(qiáng)檔案管理與利用意識(shí)規(guī)范、有效的意識(shí)是保障科技期刊檔案充分利用的基礎(chǔ)與前提，意識(shí)層面的作用不可忽視。無論是編輯部人員還是部門領(lǐng)導(dǎo)者，都必須不斷提升自身的檔案意識(shí)和情報(bào)意識(shí)，積極主動(dòng)、大力支持檔案資料收集，并參與進(jìn)去，發(fā)揮自身的作用。同時(shí)，提高檔案資料利用效率，最大程度開發(fā)科技期刊檔案資料信息價(jià)值?？傊?，在科技期刊檔案管理與應(yīng)用過程中，作為最基礎(chǔ)的因素，各個(gè)人員必須不斷增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)、主動(dòng)意識(shí)、發(fā)展意識(shí)和共享意識(shí)，為提高檔案資料管理與利用工作成效做出不懈的努力。
2.樹立“以人為本”理念，科學(xué)開展檔案管理與利用工作刊社編輯部在管理科技期刊檔案時(shí)，存在缺乏專門管理人員的問題。檔案人員配置缺失的情況下，編輯人員的壓力就變得非常大，并對(duì)他們自身的檔案管理水平提出了嚴(yán)格的要求。編輯人員不僅要具備充分的檔案管理意識(shí)，還需要在日常中學(xué)習(xí)各類先進(jìn)的檔案管理方法與有效利用技能。但由于編輯人員在從事檔案管理工作時(shí)大多都是“半路出家”，因此重視專門檔案人員的培養(yǎng)非常重要。將科技檔案管理工作責(zé)任到人，要求編輯部門的所有人員都必須樹立起“以人為本”的理念，深入掌握檔案管理工作具體要求、特點(diǎn)和規(guī)律，科學(xué)開展檔案管理與利用工作，不斷提高檔案管理工作效率。
3.建立完善的機(jī)制，創(chuàng)新科學(xué)方法開展檔案管理與利用工作科技期刊檔案的管理與利用應(yīng)形成一個(gè)系統(tǒng)的機(jī)制，并在不斷更新和完善中服務(wù)于日常工作?？缇庉嬋藛T和高校檔案管理人員必須積極創(chuàng)新新的管理方式，更新自己的知識(shí)內(nèi)容，自覺積累、利用檔案資料，探索信息資源獲取新渠道，將檔案的整理工作轉(zhuǎn)為二次開發(fā)利用，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。在創(chuàng)新檔案管理方式時(shí)，要將信息資源的收集、整理和優(yōu)化工序積極與先進(jìn)技術(shù)相結(jié)合，使其朝著先進(jìn)化、有序化前進(jìn)。例如，應(yīng)積極實(shí)現(xiàn)檔案資料信息化處理與信息化儲(chǔ)存、信息化采集、信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化等。
4.借助檔案積累科技期刊的辦刊經(jīng)驗(yàn)科技期刊檔案能夠?yàn)槠诳庉嫴刻峁└黜?xiàng)工作管理需求的檔案材料，同時(shí)也是科技期刊進(jìn)行年終總結(jié)以及評(píng)刊的重要參考材料?？萍计诳瘷n案作為記錄刊物發(fā)展歷程重要載體，能夠?yàn)榭锶粘９芾砉ぷ鞯拈_展提供有效保證，同時(shí)豐富科技刊物的管理人員的管理經(jīng)驗(yàn)。對(duì)數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行評(píng)價(jià)管理，能夠幫助科技期刊找出自身與同類刊物的差距，有效提升科技期刊的辦刊水平。借助數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)數(shù)據(jù)對(duì)其進(jìn)行同類刊物評(píng)價(jià)比較，借助橫向比較以及縱向比較，找出科技期刊與其他同類刊物的之間存在的變化，對(duì)影響科技期刊發(fā)展的有利因素以及不利因素進(jìn)行探究，并提出相應(yīng)的刊物整改措施。需要保證科技期刊檔案管理資料的完整性，為科技期刊評(píng)比材料的提供打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)?？萍计诳墨@獎(jiǎng)與選擇系統(tǒng)性材料有著極大的關(guān)聯(lián)性，為此科技期刊編輯部需要重視檔案的收集管理工作，通過對(duì)獲獎(jiǎng)資料以及宣傳物圖片檔案進(jìn)行大力宣傳，繼而有效提升科技期刊的知名度，為科技期刊辦刊方式的創(chuàng)新提供參考。辦刊協(xié)作單位以及廣告業(yè)務(wù)檔案是科技期刊經(jīng)營模式創(chuàng)新的重要信息來源，為了實(shí)現(xiàn)對(duì)刊物客戶資源的有效穩(wěn)定，編輯部門需要利用相關(guān)檔案與刊物內(nèi)的業(yè)務(wù)單位及時(shí)進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)，利用科技傳媒的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)為科技期刊發(fā)展提供保障。
（一）事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案歸檔內(nèi)容
事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案歸檔內(nèi)容包括員工的基本情況：1.基本情況，包括個(gè)人履歷、勞動(dòng)合同、入離職信息、工作變動(dòng)等；2.學(xué)歷及繼續(xù)教育情況，包括學(xué)歷、學(xué)位證書、繼續(xù)教育、專業(yè)培訓(xùn)證書等；3.專業(yè)技術(shù)材料，包括技能鑒定及考核材料、等級(jí)證書等；4.科研成果、著作材料，包括發(fā)表的論文、課題、專利、獲獎(jiǎng)情況等；5.工資情況；6.健康資料，包括體檢表、以往的工傷處理等信息。
（二）事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案特點(diǎn)
事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案有著以下特點(diǎn)，一是真實(shí)性，檔案要能真實(shí)體現(xiàn)技術(shù)人員的思想、能力、技能、經(jīng)歷等資料，為人力資源的配置和優(yōu)化提供參考。二是完整性，檔案要涵蓋技術(shù)人員的全部內(nèi)容，客觀全面的體現(xiàn)檔案管理人員的各種信息。三是動(dòng)態(tài)性，檔案要隨著人員情況的變化，進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，保證檔案材料的時(shí)效性。四是機(jī)密性，檔案是技術(shù)人員個(gè)人自身情況和人生軌跡的真實(shí)記載，不能隨意泄露。
二、事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案管理現(xiàn)況
（一）專業(yè)技術(shù)人員檔案管理意識(shí)較弱
目前事業(yè)單位在專業(yè)技術(shù)人員檔案管理方面，意識(shí)薄弱，重視度不足。領(lǐng)導(dǎo)沒有意識(shí)到專業(yè)技術(shù)人員檔案管理對(duì)單位人力資源配備的重要性，沒有明確的制度對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理進(jìn)行規(guī)范。檔案管理人員也沒有重視對(duì)檔案的管理，造成專業(yè)技術(shù)人員的檔案斷節(jié)、缺項(xiàng)、內(nèi)容凌亂、查閱不便等。對(duì)單位的日常人員管理造成了很大的不便。
（二）專業(yè)技術(shù)人員檔案收集范圍不全
部分事業(yè)單位雖然對(duì)專業(yè)技術(shù)人員建立了個(gè)人檔案，但是檔案收集內(nèi)容不夠全面。大部分只是收集了個(gè)人履歷、家庭及個(gè)人基本信息、學(xué)歷信息、工作變動(dòng)資料等，而沒有把專業(yè)技術(shù)人員的獲獎(jiǎng)情況、科研項(xiàng)目情況、、專利申請(qǐng)等內(nèi)容進(jìn)行歸檔。這部分資料對(duì)判斷專業(yè)技術(shù)人員的個(gè)人能力和職業(yè)資格有著非常重要的作用。
（三）專業(yè)技術(shù)人員檔案歸類不規(guī)范
在對(duì)專業(yè)就似乎人員的檔案歸類中，一些事業(yè)單位歸類方式不規(guī)范，沒有按照技術(shù)人員的個(gè)人進(jìn)行檔案歸類，而是將他們的檔案存放在多個(gè)地方，甚至多個(gè)部門里面。例如將基本情況、個(gè)人履歷等作為人事檔案歸檔在人事部；將獲獎(jiǎng)情況、培訓(xùn)進(jìn)修情況等未歸檔或歸檔在辦公室或者本部門，將科研和技術(shù)材料、專利獲得情況等歸檔在檔案室或者技術(shù)部門等等。一旦需要的時(shí)候，查找和整理非常不便，而且有可能導(dǎo)致檔案資料內(nèi)容的遺失。
三、事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案管理改善措施
（一）提高事業(yè)單位對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案的管理意識(shí)
要把事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理列入單位日常工作的重要議程，強(qiáng)化對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的創(chuàng)新和建設(shè)工作。落實(shí)檔案管理的人員和機(jī)構(gòu)，安排具備專業(yè)知識(shí)和技能的檔案管理人員，明確他們的責(zé)任和義務(wù)。建立健全專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，讓檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化。同時(shí)要讓專業(yè)技術(shù)人員認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，主動(dòng)配合參與開展自身檔案歸檔工作，將個(gè)人專業(yè)論文、獲獎(jiǎng)材料、科研項(xiàng)目等內(nèi)容進(jìn)行上交。
（二）對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)更新
要時(shí)刻關(guān)注單位專業(yè)技術(shù)人員變動(dòng)情況，及時(shí)進(jìn)行檔案資料的更新工作。每年度進(jìn)行檔案管理人員的檔案資料審核，按照制度將他們的各類信息，包括考核、評(píng)比、培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方面的資料進(jìn)行歸檔處理。也要與技術(shù)部門或者專業(yè)技術(shù)人員所在部門聯(lián)系，積極收集專業(yè)技術(shù)人員的各類檔案資料。還要利用職稱報(bào)考、年度考核的時(shí)機(jī)，收集他們的各類基本資料和技術(shù)資料。在年終進(jìn)行一次定期整理，審核個(gè)人人各種檔案的歸類情況，將其中不完整的部分進(jìn)行補(bǔ)充歸檔。
