時(shí)間：2023-03-22 17:47:34
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電子政務(wù)是指運(yùn)用信息及通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)打破行政機(jī)關(guān)的組織界限，優(yōu)化政府組織結(jié)構(gòu)和工作流程，形成新的政府管理形態(tài)，實(shí)現(xiàn)政府、非政府組織、企業(yè)和公民之間的良性互動(dòng)。電子政務(wù)系統(tǒng)實(shí)質(zhì)上是政府辦公自動(dòng)化在范圍和功能方面的延伸，從內(nèi)部辦公延伸到對(duì)外服務(wù)，它是面向社會(huì)的政府辦公自動(dòng)化。在電子政務(wù)系統(tǒng)中，公文的起草、審核、簽署、以及收文辦理等，都是在電子政務(wù)的操作平臺(tái)中進(jìn)行。這些在電子政務(wù)系統(tǒng)中運(yùn)行的公文，是機(jī)關(guān)職能活動(dòng)的歷史記錄，所以必須按照檔案管理的要求進(jìn)行歸檔和管理。但由于這些公文是通過電子政務(wù)公文處理平臺(tái)產(chǎn)生的，它的特點(diǎn)決定了其歸檔和管理的方式并不能簡單套用紙質(zhì)文件的歸檔和管理方法，而應(yīng)將電子文件的管理功能嵌入電子政務(wù)系統(tǒng)之中，實(shí)行文檔一體化管理與全過程管理等方式，并采取多種措施，以確保電子文件的真實(shí)性、完整性、可讀性和安全性。
傳統(tǒng)的文件與檔案管理，它們各自具有一套獨(dú)立的管理流程，兩個(gè)管理流程執(zhí)行各自主管機(jī)關(guān)制定的制度和標(biāo)準(zhǔn)，并且兩個(gè)流程之間是通過文件實(shí)體的交接而銜接的。而文檔一體化管理是按照文件生成與運(yùn)行規(guī)律，采取統(tǒng)一、嚴(yán)密的手段，高效地組織與管理文件。文檔一體化管理與傳統(tǒng)文件和檔案管理相比較，最大的區(qū)別是通過對(duì)文件和檔案管理流程的重組，達(dá)到兩者在管理上的無縫化和程序上的一體化，從而最大限度地消除組織機(jī)構(gòu)因素造成的兩者在銜接上的真空地帶和減少重復(fù)性作業(yè)。
1電子文件管理的原則
1.1“前端控制”原則
考慮到電子文件的易改性、易逝性等的特點(diǎn)，如果還是象過去那樣，按照文件的生成、積累、鑒定、立卷、歸檔，分類、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那么電子文件的真實(shí)性就難于保證了，電子文件的流失也是不可避免的，并且還會(huì)造成部分的重復(fù)勞動(dòng)。因?yàn)殡娮游募跉w檔之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或無意地刪除；有些在文件形成時(shí)已提取了主題詞，文件歸檔之后還要進(jìn)行標(biāo)引工作，這無疑是增加了勞動(dòng)量。因此，必須貫徹“前端控制”的原則，即要求將原來紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中后期階段需要控制的手段提到前端，也就是說檔案部門對(duì)于電子公文的管理工作的介入要向前延伸，從文件生命周期的“前端”就開始控制文件的歸檔活動(dòng)。具體來說，在文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，檔案人員就要參與設(shè)計(jì)、進(jìn)行指導(dǎo)；就應(yīng)該考慮歸檔與歸檔后文件管理的需求，將集中管理一份文件的所有相關(guān)信息作為一個(gè)整體歸檔。要把歸檔工作嵌入工作流程，以保證在每一個(gè)流程之后，將相關(guān)文件實(shí)時(shí)歸檔。并且要求用戶及時(shí)著錄和鑒定文件信息，并且把著錄、鑒定信息與電子文件之間建立聯(lián)系，以保證文件歸檔時(shí)，將該電子文件與相關(guān)信息一并移交或發(fā)送給檔案部門。
1.2“全程管理”原則
根據(jù)電子文件的特點(diǎn)，必須建立一個(gè)完整的管理體系，即對(duì)電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀進(jìn)行全過程和全方位的管理，以確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。
電子文件全程管理原則具體應(yīng)該體現(xiàn)在電子文件管理體制與模式的確定、管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與運(yùn)行、管理制度的內(nèi)容和執(zhí)行等方面。以電子文件管理系統(tǒng)對(duì)文件流程各階段的管理和監(jiān)控為例：設(shè)計(jì)的系統(tǒng)應(yīng)對(duì)產(chǎn)生于機(jī)構(gòu)內(nèi)部各部門及其應(yīng)用系統(tǒng)上的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一的歸口登記、分類、鑒定，同時(shí)監(jiān)控和記錄針對(duì)文件的一切操作，如文件的創(chuàng)立、登記、修改、審核、簽署、分發(fā)等。而且，對(duì)文件進(jìn)行的技術(shù)操作，包括操作平臺(tái)的轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)位置的改變等都應(yīng)該記錄下來。因?yàn)檫@種管理和跟蹤記錄，對(duì)于證明和保證電子文件的行政有效性和法律證據(jù)性都有著重要的作用。
2電子公文的真實(shí)性保障
判斷傳統(tǒng)文件的真實(shí)性，主要考察兩個(gè)方面：一是文件載體的原始性；二是文件形式的原始性，其主要是指具體的文件內(nèi)容、字體、字跡以及具有法定效用的簽署、印章等。只要其中的任何一項(xiàng)發(fā)生了變化，就可以對(duì)文件的真實(shí)性表示懷疑。但判斷傳統(tǒng)文件真實(shí)性的準(zhǔn)則并不適用于電子文件，因?yàn)橐皇请娮游募妮d體與其信息是可以分離的，載體的不固定性，使得電子文件不再具有傳統(tǒng)意義上的“原件”的概念；二是電子文件的更改可以不留痕跡，復(fù)制起來真假難辨，處理過程又具有隱蔽性。因而判斷電子文件的真實(shí)性必須更多地著眼于其內(nèi)容的真實(shí)性，主要是認(rèn)定文件是否就是當(dāng)時(shí)當(dāng)人當(dāng)事形成的，主要關(guān)注的是其本質(zhì)的要素保持不變。國際上的一般做法是采用法定程序?qū)﹄娮游募纳芷谶M(jìn)行全過程管理，并通過技術(shù)措施和管理制度，組成一個(gè)貫穿電子文件從生成、運(yùn)作到處置全過程的安全“通道”，以此來保證數(shù)字信息的真實(shí)可靠性。在目前的技術(shù)條件下，一般可采取的措施是：
2.1在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中設(shè)置安全防護(hù)技術(shù)措施
一是建立對(duì)電子文件操作者的身份識(shí)別與訪問權(quán)限的控制，防止非法侵入。
二是設(shè)置操作日志，自動(dòng)記錄實(shí)施操作的人員、時(shí)間、內(nèi)容等。
三是對(duì)電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。在國家立法機(jī)構(gòu)正式頒布有關(guān)電子簽章的法律實(shí)施之前，對(duì)只有簽章的電子文件，歸檔時(shí)應(yīng)附加有法律效力的非電子文件簽章。
2.2身份識(shí)別技術(shù)
身份識(shí)別技術(shù)主要用于正確識(shí)別通信用戶或終端的個(gè)人身份。最常用的方法是給每個(gè)合法用戶一個(gè)“通行字”，代表該用戶的身份。通行字一般由數(shù)字、字母或特定的符號(hào)組成、只有本人和所使用的計(jì)算機(jī)知道。當(dāng)合法用戶要求進(jìn)入系統(tǒng)訪問時(shí)，首先輸入自己的通行字，計(jì)算機(jī)會(huì)將這個(gè)通行字與存儲(chǔ)在系統(tǒng)內(nèi)有關(guān)該用戶的資料進(jìn)行比較驗(yàn)證。如果驗(yàn)明他為合法用戶，就可接受他對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行訪問；如果驗(yàn)證不合法，計(jì)算機(jī)就會(huì)拒絕該用戶對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行訪問。
2.3防寫技術(shù)
將數(shù)字信息文件設(shè)置為“只讀狀態(tài)”，在這種情況下，用戶只能從計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對(duì)其作任何修改，可以有效地防止用戶更改數(shù)字信息內(nèi)容，從而達(dá)到保護(hù)其真實(shí)性的目的。
3電子公文的完整性保障
傳統(tǒng)文件的完整性保障主要是通過鑒別文件最初形成的信息內(nèi)容和載體是否被破壞過，是否保持著作為證據(jù)所要求的各要素。而電子文件的顯示，卻隨著使用軟件的不同，其外觀可能不一樣，再加上電子文件的信息與其載體又是可以分離的，因而使得傳統(tǒng)文件完整性的判斷標(biāo)準(zhǔn)不再適用于電子文件。
目前比較一致的看法是，電子文件的完整性一是指電子文件和與之具有有機(jī)聯(lián)系的其他相關(guān)文件數(shù)量齊全；二是指每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒有缺損。為此，要求電子文件歸檔時(shí)，有關(guān)電子文件的支持軟件和軟件的支持文檔、以及有關(guān)的元數(shù)據(jù)都應(yīng)同時(shí)歸檔。在同一活動(dòng)中，有時(shí)除了形成電子文件之外，還可能形成一些紙質(zhì)文件，為保持這些文件之間的有機(jī)聯(lián)系，確保同一活動(dòng)中形成的檔案信息完整性，應(yīng)盡可能將這些紙質(zhì)文件作數(shù)字化處理，作為電子文件一并保存。對(duì)于在不同應(yīng)用系統(tǒng)中分散形成的、不同媒體的內(nèi)容相關(guān)的電子文件，如有關(guān)同一事件的電子文件一部分在電子郵箱中，一部分在電子表格或相關(guān)數(shù)據(jù)庫中，則應(yīng)收集齊全并保持有機(jī)聯(lián)系。在電子政務(wù)系統(tǒng)中按公文處理流程生成的公文，其構(gòu)成要素包括文件處理單、原文、附件、電子文件的紙質(zhì)拷貝件等，都應(yīng)納入歸檔的范圍。
4電子文件的可讀性保障
電子檔案來自各個(gè)方面，來自各立檔單位，往往是在不同的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上形成的。其內(nèi)容格式及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不盡相同。這種差異必然導(dǎo)致在利用過程輸出時(shí)所使用的技術(shù)與方法的不同。又由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子公文形成時(shí)所依賴的計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)不久就有可能過時(shí)，以致新的軟硬件無法讀取原先存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)，所以為保證數(shù)字信息檔案長期可存取性，建議采取以下幾種措施：4.1采用通用技術(shù)
目前，電子公文的形成方式多種多樣、很不統(tǒng)一，這將給今后利用工作帶來許多的困難。所以在電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)把屬于特殊格式的電子文件轉(zhuǎn)換成通用的文件格式；或?qū)㈦娮游募⒃谕ㄓ玫臄?shù)據(jù)平臺(tái)上，以消除由于技術(shù)不同或技術(shù)過時(shí)所帶來的影響。一般文字型電子文件以XML文檔和RTF、TXT為通用文件格式；圖像電子文件以JPEG、TIFF為通用格式；影像數(shù)據(jù)以MPEG、AVI為通用文件格式；音頻電子文件以WAV、MP3為通用文件格式；多媒體音像數(shù)據(jù)以MPEG、AVI為通用文件格式。
4.2打包保存法
打包保存法就是在保存電子文件的同時(shí)，將與電子文件相關(guān)的軟件及其應(yīng)用系統(tǒng)一并保存，并與電子文件存儲(chǔ)在一起。在使用該電子文件時(shí)，可運(yùn)用與該電子文件存儲(chǔ)在一起的這些軟件系統(tǒng)進(jìn)行讀取。此法一般是針對(duì)那些無法轉(zhuǎn)換為通用文件格式的電子文件，如用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)過計(jì)算機(jī)處理的動(dòng)態(tài)影像文件，應(yīng)注意收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。
4.3拷貝法
拷貝是在原來的技術(shù)環(huán)境下，適時(shí)重寫信息數(shù)據(jù)，防止由于存儲(chǔ)載體物化性能變化而引起的信息丟失，這也是電子文件長期保存的一種基本方法，此法目前已大量地應(yīng)用于磁盤、光盤、磁帶檔案信息的長期保存上，但它不能解決電子文件由于計(jì)算機(jī)軟硬件過時(shí)所引起的長期保存問題。
4.4再生性保存法
再生性保存法是指將技術(shù)過時(shí)的存儲(chǔ)在磁性載體或光盤上的電子檔案，適時(shí)地轉(zhuǎn)移到紙張上或縮微品上的方法。這樣利用時(shí)就不再使用計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)讀取，從而避免了計(jì)算機(jī)軟硬件過時(shí)所帶來的麻煩，并能很好地保證電子文件長久的可讀性。其不足之處是失去數(shù)字化信息可遠(yuǎn)距離傳輸、檢索方便、使用靈活等特點(diǎn)。而且，有些電子檔案信息，如聲音信息、視頻信息、超文本信息、多媒體信息等也無法轉(zhuǎn)移到紙上或縮微品上。
4.5遷移法
遷移法就是將數(shù)字信息從一種技術(shù)平臺(tái)轉(zhuǎn)換到另一種技術(shù)平臺(tái)上的復(fù)制方法，它是計(jì)算機(jī)軟硬件變化適時(shí)改變數(shù)字信息格式的一種處理過程。這一過程使得數(shù)字信息在將來也可以被讀取。遷移也意味著數(shù)據(jù)信息從一個(gè)存儲(chǔ)載體轉(zhuǎn)移到另一個(gè)存儲(chǔ)載體上，以進(jìn)行數(shù)字信息的長期保存與讀取。采用遷移法，通常是將對(duì)軟件依賴性強(qiáng)的格式遷移到對(duì)軟件依賴性低的通用格式上?；蛘邔?shù)字信息從品種繁多的格式遷移到易于管理的標(biāo)準(zhǔn)格式中。目前遷移技術(shù)被認(rèn)為是保護(hù)數(shù)字信息長期存取的必須和恰當(dāng)?shù)倪x擇。但遷移也不能“一勞永逸”，隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的升級(jí)，還應(yīng)適時(shí)再遷移，從而使數(shù)字信息隨技術(shù)更新而一代一代地向下流存。
以上介紹的幾種方法，一般地說，對(duì)于使用頻率很高、軟硬件技術(shù)未過時(shí)的、僅是存儲(chǔ)載體理化性能發(fā)生變化的，可采用拷貝法；對(duì)于使用頻率較高、軟硬件技術(shù)已快過時(shí)的，可采用遷移法；對(duì)于使用頻率較低、軟硬件技術(shù)已快過時(shí)的、并且確有長期保存價(jià)值的數(shù)字信息可用再生保存法。
5電子文件的安全性保障
建立健全科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，從每一個(gè)環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，這也是確保電子信息檔案真實(shí)可靠的重要措施。
5.1建立安全管理制度
電子文件是由人制作的，其管理和利用都要按人的意愿進(jìn)行。因此對(duì)參加電子文件制作和參與管理的人員必須加強(qiáng)管理，以防不測(cè)。必須制定一套人人都應(yīng)遵守的安全管理制度，以約束涉及電子文件與電子檔案人員的行為。實(shí)踐證明，良好的安全規(guī)范是保證數(shù)字信息安全的一項(xiàng)極為重要的措施。
5.2加強(qiáng)對(duì)電子文件制作和管理人員的管理和教育
在電子文件的安全管理過程中，僅靠制度是不夠的，還必須加強(qiáng)對(duì)涉及電子文件人員的管理和教育。通過宣傳教育或短期培訓(xùn)等途徑，提高他們對(duì)保證電子文件和檔案真實(shí)、可靠重要性的認(rèn)識(shí)，提高他們科學(xué)管理電子檔案的素質(zhì)，增強(qiáng)他們工作的責(zé)任感，并樹立一絲不茍的工作作風(fēng)。
5.3建立全過程的管理制度
電子文件從形成到電子檔案的開發(fā)利用，中間要經(jīng)過很多環(huán)節(jié)，哪一個(gè)環(huán)節(jié)出了問題，都會(huì)影響到電子文件的真實(shí)可靠性。因此，建立全過程的管理制度，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)要求，就顯得非常重要。如電子文件形成之后，要及時(shí)收集積累，以防分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失；電子文件歸檔時(shí)，要嚴(yán)格檢查相關(guān)文件是否收集齊全，否則就會(huì)給將來利用帶來困難和麻煩；遷移時(shí)，要認(rèn)真檢查是否發(fā)生信息丟失。任何環(huán)節(jié)的疏忽，都將對(duì)數(shù)字信息的真實(shí)性與可靠性造成危害。
綜上所述，要實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)環(huán)境下電子文件的科學(xué)管理，就必須貫徹“前端控制”和“全程管理”的原則；為保證電子公文的真實(shí)性、完整性、可讀性與安全性，就必須采取一系列相應(yīng)的技術(shù)措施和手段，以確保管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
1.1后端保護(hù)思想產(chǎn)生的根源
20世紀(jì)80-90年代是我國電子文件應(yīng)用的初期，主要應(yīng)用于辦公自動(dòng)化和計(jì)算機(jī)輔助檔案管理業(yè)務(wù)中，電子文件發(fā)揮的作用主要是紙質(zhì)文件的副本，所以電子文件安全還不是文檔工作的重點(diǎn)，即使開始關(guān)注電子文件安全，也是在文檔分離體制的框架內(nèi)進(jìn)行，因而對(duì)電子文件安全管理照搬傳統(tǒng)檔案保護(hù)的安全管理思想也是順理成章的。
1.2后端保護(hù)思想在實(shí)踐中的表現(xiàn)
后端保護(hù)思想的核心是以文件實(shí)體材料的安全為主要保護(hù)對(duì)象，在此思想的指導(dǎo)下，我國實(shí)行了一種權(quán)宜之計(jì)的“雙套制”管理模式，即采取一式兩樣的方式，紙質(zhì)版文件一套，電子版文件脫機(jī)備份一套。試圖通過這種“雙保險(xiǎn)”的方式既保障文件內(nèi)容的安全，又保留電子文件的特性。與此配套國家相繼出臺(tái)了《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》（GB/T13967-1992）、中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T15－1995）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）（下文簡稱《規(guī)范》）等標(biāo)準(zhǔn)，從這些標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容可以清晰的反映出電子文件的安全管理是被放在傳統(tǒng)保護(hù)框架內(nèi)進(jìn)行的。如《規(guī)范》中的“7.1歸檔要求文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上?！薄?.1歸檔電子文件的整理按DA/T22規(guī)定的要求進(jìn)行，8.2歸檔電子文件以件為單位整理”等，這些規(guī)定集中體現(xiàn)了對(duì)電子文件的管理是按照《規(guī)范》中所指的DA/T22，即《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）來實(shí)施。雖然在《規(guī)范》中的第3條對(duì)電子文件的術(shù)語和定義做了規(guī)定和說明，關(guān)注到電子文件與紙質(zhì)文件的不同特性，但管理方法上并沒有實(shí)質(zhì)性的調(diào)整。
1.3后端保護(hù)思想產(chǎn)生的影響
傳統(tǒng)檔案管理思想的束縛和固有管理模式的慣性使電子文件管理初期形態(tài)存在諸多問題，給電子文件全面的安全管理埋下很多隱患，主要表現(xiàn)在：在管理理念上，夸大了電子文件的不安全性對(duì)電子檔案代替紙質(zhì)檔案持懷疑甚至是否定態(tài)度，阻礙了對(duì)電子文件安全性問題的積極探索；在管理實(shí)踐上，“‘雙套制’的存在為電子文件（檔案）取得信任設(shè)了一道難過的坎?！币步o檔案管理帶來不少新的問題和挑戰(zhàn)。諸如電子文件的流失、制作及保管成本的大幅度增加、電子文件方便利用優(yōu)勢(shì)的喪失等等。2008年的一個(gè)調(diào)查顯示“在機(jī)構(gòu)大量生成和使用電子文件的前提下，有73.5%機(jī)構(gòu)認(rèn)為電子文件不可以代替文件獨(dú)立行使文件的職能”，這種情況至今沒有太大改觀。由于實(shí)體安全為主信息安全為輔的后端保護(hù)思想，不是從電子文件本身特性出發(fā)量身定制，因而它也不可能從根本上解決電子文件安全管理問題。所以，突破傳統(tǒng)觀念藩籬，建立符合電子文件安全管理的指導(dǎo)思想成為繼續(xù)探索的方向。
2前端控制與全程保護(hù)的風(fēng)險(xiǎn)管理思想階段
任何新事物本質(zhì)的發(fā)現(xiàn)，都需要一個(gè)從感性到理性，從現(xiàn)象到本質(zhì)的認(rèn)識(shí)過程。電子文件這一新形態(tài)文件的出現(xiàn)，同樣需要逐步了解和認(rèn)識(shí)的過程。20世紀(jì)90年代末到21世紀(jì)最初的幾年，檔案學(xué)界和業(yè)界對(duì)電子文件安全所進(jìn)行的理論研究和實(shí)踐摸索，基本上廓清了電子文件與紙質(zhì)等傳統(tǒng)文件（檔案）的不同，為找到真正適合電子文件安全管理的指導(dǎo)思想和恰當(dāng)?shù)膶?shí)踐方式提供了指引。由此我國的電子文件安全管理進(jìn)入了實(shí)體安全與信息安全并重的風(fēng)險(xiǎn)管理思想階段。
2.1信息安全是表征電子文件安全性的核心指標(biāo)
透過對(duì)電子文件產(chǎn)生和管理環(huán)境特點(diǎn)的研究，可知電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相區(qū)別的基本特征有兩個(gè)：一是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是電子文件生成和管理的必要環(huán)境；二是電子文件信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和存儲(chǔ)。這兩個(gè)基本特征應(yīng)該成為探尋電子文件安全管理指導(dǎo)思想的出發(fā)點(diǎn)和電子文件安全管理的重點(diǎn)。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是信息技術(shù)的核心產(chǎn)品，它具有升級(jí)換代快，個(gè)性化強(qiáng)（不同的用戶可按需定制軟硬件系統(tǒng)，造成格式多樣，信息不兼容等問題），安全漏洞高科技化（操作系統(tǒng)、信息流轉(zhuǎn)通道中存在后門、黑客、病毒等惡意破壞和竊取信息的操縱者等多種風(fēng)險(xiǎn)）等特點(diǎn)，這些特點(diǎn)決定了生存在其中的電子文件形態(tài)多樣且更新淘汰快，可操作性強(qiáng)，信息安全問題更加隱秘復(fù)雜，難以控制。照搬傳統(tǒng)檔案單一策略的后端的實(shí)體保護(hù)難以應(yīng)對(duì)電子文件在生成和管理環(huán)境中面臨的安全問題，只有將安全管理擴(kuò)展到文件生命周期的全過程中，通過全程保護(hù)才能滿足電子文件安全的需要。筆者認(rèn)為上文提到的《規(guī)范》中已經(jīng)界定了有關(guān)電子文件特性的內(nèi)容，可為探求電子文件安全本質(zhì)問題提供指導(dǎo)?！兑?guī)范》中術(shù)語部分有三個(gè)重要概念的界定，即“真實(shí)性（authenticity）指對(duì)電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時(shí)的原始狀況一致；完整性（integrity）指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損；有效性（util-ity）指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。”這三個(gè)術(shù)語揭示了電子文件生成環(huán)境和管理環(huán)境基本特性的內(nèi)涵，為確定電子文件安全管理目標(biāo)提供了方向。真實(shí)性、完整性和有效性三個(gè)指標(biāo)的管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，必須將電子文件生成系統(tǒng)的安全、文件信息內(nèi)容及流轉(zhuǎn)過程中的安全、存儲(chǔ)載體的安全等納入到一個(gè)完整管理系統(tǒng)中進(jìn)行全程動(dòng)態(tài)監(jiān)控和管理。所以，用真實(shí)性、完整性和有效性指標(biāo)表征的信息安全是電子文件安全的核心指標(biāo)。
2.2前端控制全程保護(hù)對(duì)電子文件安全管理的必要性
“電子文件的產(chǎn)生使得人們更有必要以比過去大得多的熱情關(guān)注文件運(yùn)動(dòng)的整體性，更積極的把文件‘從生到死’從頭到尾的整個(gè)運(yùn)動(dòng)過程全面而系統(tǒng)地管理起來。”國際檔案理事會(huì)也指出：“電子文件管理工作范圍的第一項(xiàng)原則是‘檔案館應(yīng)參與產(chǎn)生和保管具有檔案價(jià)值文件的電子系統(tǒng)的整個(gè)生命周期，以便文件真實(shí)可靠，且適合保存?！庇纱顺霭l(fā)，國際檔案理事會(huì)1997年頒發(fā)的《電子文件管理指南》把電子文件生命周期描述為概念階段、形成階段和維護(hù)階段。這種有別于傳統(tǒng)文件生命周期的描述是充分考慮了電子文件的特性，因而是符合電子文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律的。電子文件生命周期的概念（或曰設(shè)計(jì)）階段是至關(guān)重要的，它的質(zhì)量直接關(guān)系著電子文件生命周期全過程的有效監(jiān)控和各種管理功能的實(shí)現(xiàn)。文檔部門互相協(xié)作，科學(xué)指導(dǎo)是對(duì)概念階段質(zhì)量把控，滿足生命周期全程保護(hù)需求的重要保障。具體做法是：在電子文件管理系統(tǒng)方案設(shè)計(jì)時(shí)文檔部門要本著充分貫徹既瞻前又顧后的全局原則和可持續(xù)發(fā)展理念，指導(dǎo)管理系統(tǒng)具備為電子文件的生成、系統(tǒng)運(yùn)行的過程控制和升級(jí)換代的日常維護(hù)等一切生命過程提供安全保障的功能。實(shí)際上，無論對(duì)紙質(zhì)文件(檔案)的保護(hù)還是電子文件（檔案）安全管理，前端控制和全程保護(hù)都是必需的。根據(jù)文件生命周期理論可知，所有形態(tài)的文件與檔案都是同一內(nèi)容的不同價(jià)值形態(tài)，所以只有保障文件（檔案）從制作形成到壽命終結(jié)的每一個(gè)階段的持續(xù)保護(hù)，才能最大限度的保護(hù)文件（檔案）的真實(shí)性、完整性和有效性。
2.3風(fēng)險(xiǎn)管理在電子文件安全管理中的引入
前端控制全程保護(hù)與風(fēng)險(xiǎn)管理的理念高度契合，二者都是從防患于未然的角度來實(shí)施安全管理。風(fēng)險(xiǎn)管理作為安全管理的核心組成部分，不僅是一種安全管理指導(dǎo)理念，同時(shí)也是一種安全實(shí)踐方式。用風(fēng)險(xiǎn)管理的思路來研究和管理電子文件主要是通過防止不良后果的發(fā)生或減輕風(fēng)險(xiǎn)事故的危害而達(dá)到防患于未然的目的。在檔案界有關(guān)電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理研究的代表性成果主要是馮惠玲帶領(lǐng)的課題組出版的《電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理》（中國人民大學(xué)出版社，2008年）。該成果系統(tǒng)的闡釋了電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理的基本理論和管理對(duì)策。該成果指出：電子文件風(fēng)險(xiǎn)是指“電子文件質(zhì)量缺損及其引發(fā)其他損失的不確定性，是可能產(chǎn)生的預(yù)期結(jié)果與實(shí)際結(jié)果的負(fù)面差異”，通過對(duì)電子文件風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、成因的分析、風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估等系統(tǒng)的規(guī)劃，有效監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)，使電子文件更加安全。在電子文件安全管理中最能體現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)管理的重要性有兩個(gè)關(guān)鍵問題，一是關(guān)于電子文件管理系統(tǒng)功能的設(shè)計(jì)，二是對(duì)“元數(shù)據(jù)”功能的研究和管理。有關(guān)電子文件管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)在本文2.2已做了闡述，主要是通過前端控制來貫徹風(fēng)險(xiǎn)管理的思想。至于對(duì)“元數(shù)據(jù)”功能的研究和管理問題，檔案界經(jīng)歷了一個(gè)從忽視到重視的過程。元數(shù)據(jù)的重要性主要體現(xiàn)在：“元數(shù)據(jù)”是電子文件身份和內(nèi)容的證明和封裝，也可以表達(dá)為“元數(shù)據(jù)加上文件內(nèi)容就構(gòu)成了有證據(jù)作用的文件”。我國自電子文件產(chǎn)生以來，元數(shù)據(jù)的管理是比較最薄弱的環(huán)節(jié)。無論是“雙套制”，還是專門的文檔管理系統(tǒng)，一直存在“元數(shù)據(jù)”功能的殘缺和管理缺位的問題，這也是長期以來電子文件的安全性和檔案性不被信賴的重要原因。因而在電子文件安全管理過程中堅(jiān)持貫徹風(fēng)險(xiǎn)管理思想的指導(dǎo)和實(shí)踐的應(yīng)用是非常必要的。我國應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)管理指導(dǎo)思想比較明確和有成效的實(shí)踐是電子文件備份制度的建立和推廣。2009年國家檔案局局長楊冬權(quán)在全國檔案館工作會(huì)議上提出：“為確保國家檔案安全，各級(jí)國家檔案館要通過建立異地備份庫等形式，對(duì)本級(jí)重要檔案及電子文件實(shí)行異地備份，對(duì)重要的電子文件還要實(shí)行異質(zhì)備份，確保電子文件的長期可讀，確保檔案信息資源的絕對(duì)安全?！蓖瑫r(shí)要求這項(xiàng)工作要在2012年底前完成。備份的方式有兩種模式可供選擇：一種是主要針對(duì)政府和企事業(yè)單位的電子文件，通過建立專有網(wǎng)站或是開發(fā)應(yīng)用軟件對(duì)重要文件進(jìn)行集中保存和統(tǒng)一備份；另一種是館際互備，這是目前選擇備份的主要方式。據(jù)統(tǒng)計(jì)，截止到2012年全國已有47對(duì)副省級(jí)市以上國家檔案館達(dá)成協(xié)議，互為檔案異地備份館。此外浙江省根據(jù)國家要求，結(jié)合本省情況，在2013年頒發(fā)了《浙江省檔案登記備份工作規(guī)范》（浙檔發(fā)〔2013〕23號(hào)），包含了傳統(tǒng)和電子文件所有檔案的備份工作要求，把風(fēng)險(xiǎn)管理貫穿到所有形態(tài)檔案管理過程中。國家檔案局在2012年頒發(fā)了《電子檔案移交與接收辦法》，開始推進(jìn)電子檔案的集中保管。電子檔案移交的前提是電子文件必須完整安全的歸檔，所以隨著該辦法的實(shí)施，對(duì)電子文件安全性全面認(rèn)識(shí)和科學(xué)管理將起到實(shí)質(zhì)性的推動(dòng)作用，前端控制全程保護(hù)的風(fēng)險(xiǎn)管理指導(dǎo)思想的貫徹也將更加有效。
3納入國家信息安全戰(zhàn)略的安全管理思想階段
網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，乃至撲面而來的大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息安全已不斷上升為國家安全的重要組成部分。世界范圍的信息安全風(fēng)險(xiǎn)日益復(fù)雜，日益嚴(yán)峻，從國家整體和高度進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)的信息安全戰(zhàn)略成為當(dāng)今信息安全管理指導(dǎo)思想的主流。國家戰(zhàn)略的目的是從國家意志的高度出發(fā)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各個(gè)領(lǐng)域的安全問題，制定國家宏觀規(guī)劃和重大政策，不斷增強(qiáng)國家安全保障能力。電子文件是國家信息安全的核心資源，為了維護(hù)國家整體信息安全，尋求宏觀層面的政策、標(biāo)準(zhǔn)等管理力量的支持，將電子文件安全管理納入到國家信息安全戰(zhàn)略進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)和指導(dǎo)變得日益重要。
3.1國家信息安全戰(zhàn)略思想的提出及其內(nèi)涵
隨著電子文件實(shí)踐的深入，各種安全管理問題陸續(xù)展現(xiàn)。世界范圍內(nèi)對(duì)電子文件管理共性的認(rèn)識(shí)和管理策略不斷趨于一致，特別是一些信息化整體水平較高的國家，經(jīng)歷了由分布式管理到集中式管理的探索過程，在21世紀(jì)最初幾年“紛紛以戰(zhàn)略動(dòng)議、政策引導(dǎo)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等形式提出體現(xiàn)國家意志和利益的重大舉措，”進(jìn)入“以頂層設(shè)計(jì)帶動(dòng)總體規(guī)劃，以國家戰(zhàn)略帶動(dòng)全面發(fā)展”的時(shí)期。我國在2006年以馮惠玲為代表的理論界率先提出“加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，制定和實(shí)施我國電子文件管理的國家戰(zhàn)略已經(jīng)迫在眉睫。”隨后她帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行了比較系統(tǒng)的研究，其成果集中體現(xiàn)在《電子文件管理國家戰(zhàn)略》一書中?！半娮游募芾韲覒?zhàn)略，就是從國家層面和戰(zhàn)略視角對(duì)電子文件管理全局性、基本性、長期性問題所進(jìn)行的目標(biāo)定位、統(tǒng)籌規(guī)劃和基本制度安排。是一個(gè)國家對(duì)電子文件管理工作的基本態(tài)度和總體思路，其表現(xiàn)是法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)劃、項(xiàng)目等體現(xiàn)國家意志、帶有全局性的關(guān)于電子文件管理的國家行為?！庇捎谖覈鴮?shí)行的文檔分離管理模式，以及各自為政的電子文件分散管理現(xiàn)狀等，使得電子文件失真失控，信息孤島等問題嚴(yán)重。解決這些問題的關(guān)鍵在于引入系統(tǒng)論思想，將頂層設(shè)計(jì)思想應(yīng)用于電子文件安全管理中，“摒棄單一部門，單一技術(shù)方法的做法，從國家安全的高度認(rèn)識(shí)電子文件安全的重要性，協(xié)同多部門多途徑維護(hù)檔案的安全，”構(gòu)建起基于立體的檔案保護(hù)環(huán)境的檔案安全保障體系。
3.2國家信息安全戰(zhàn)略的推進(jìn)電子文件國家信息安全戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)的途徑主要從技術(shù)、國家政策、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等幾個(gè)方面進(jìn)行推進(jìn)。
3.2.1技術(shù)層面的國家戰(zhàn)略。信息安全關(guān)系到國家重大安全的關(guān)鍵因素，特別是隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，掌握先進(jìn)技術(shù)開發(fā)與應(yīng)用主動(dòng)權(quán)的發(fā)達(dá)國家，成為壟斷和控制發(fā)展中國家信息安全的最大威脅者。美國微軟公司對(duì)全球電腦操作系統(tǒng)的掌控，以及不斷爆出的信息竊密事件，諸如斯諾登事件等，不斷敲響信息安全的警鐘。信息安全領(lǐng)域中高科技的竊密手段無孔不入，上到國家，下至個(gè)人，無處不在的第三只眼睛的窺探，隱私難保，安全岌岌可危。主動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控、防范是必要的，但更有效的辦法是推動(dòng)國家信息技術(shù)自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)品的開發(fā)和應(yīng)用。“從國家安全的高度考慮，國家已開始建設(shè)‘自主、安全、可控的IT系統(tǒng)’，把信息安全掌握在自己手中，才能確保國家網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全?！彪娮游募墓芾韺?duì)信息技術(shù)具有高度的依賴性,由于技術(shù)原因造成的安全問題也是最為突出的。我國在2009年4月9日成立了版式聯(lián)盟,該聯(lián)盟由中國電子工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)協(xié)會(huì)發(fā)起，聯(lián)合我國版式技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域產(chǎn)品與服務(wù)的制造者、使用者、政府和中介組織版式技術(shù)等部門，對(duì)廣泛涉及檔案管理、數(shù)字出版、數(shù)字辦公、數(shù)字印刷、信息等領(lǐng)域的信息進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，為信息的真實(shí)性、完整性、長期可讀性提供良好的技術(shù)環(huán)境。
1．1水文測(cè)驗(yàn)、地形測(cè)繪和地質(zhì)勘探是水電站設(shè)計(jì)的“基礎(chǔ)”
水文資料數(shù)據(jù)、地形和地質(zhì)資料數(shù)據(jù)不僅是水電設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)，水電施工的指導(dǎo)，還是水電經(jīng)營運(yùn)行的依據(jù)。這些資料數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和科學(xué)性既影響到水電站建設(shè)的成敗，也影響到水電站建設(shè)的投資。因此，水電站的建設(shè)業(yè)主必須從這些基礎(chǔ)工作抓起，充分重視水文測(cè)驗(yàn)、地形測(cè)繪和地質(zhì)勘探，以避免不必要的投資風(fēng)險(xiǎn)。
1．2規(guī)劃是水電站設(shè)計(jì)的“龍頭”
一個(gè)流域上可以建設(shè)很多個(gè)水電站，如何開發(fā)，有多個(gè)選擇，這就要通過規(guī)劃設(shè)計(jì)這個(gè)“龍頭”來解決。河流規(guī)劃要從水能資源開發(fā)條件、綜合利用、水文、泥沙、地質(zhì)、動(dòng)能經(jīng)濟(jì)、水庫、環(huán)保等專業(yè)通過整體平衡綜合比較，選取多個(gè)梯級(jí)，推薦開發(fā)先后次序，從時(shí)空上選取經(jīng)濟(jì)合理的優(yōu)先開發(fā)點(diǎn)。例如：我院規(guī)劃設(shè)計(jì)的南椏河流域開發(fā)，規(guī)劃為“一庫六級(jí)”方案，實(shí)行流域梯級(jí)、滾動(dòng)、綜合開發(fā)，一期工程為冶勒和姚河壩兩個(gè)水電站，總裝機(jī)容量37．2萬kW，多年平均發(fā)電量12．98億kW·h。冶勒水電站為龍頭水庫電站，具有多年調(diào)節(jié)能力，使南椏河流域水電站成為具有調(diào)峰、調(diào)頻的優(yōu)質(zhì)電源點(diǎn)。這一規(guī)劃設(shè)計(jì)做出后，得到電網(wǎng)和業(yè)主的極大歡迎。目前，姚河壩水電站已并網(wǎng)發(fā)電，冶勒水電站主體工程已全面動(dòng)工，促進(jìn)了流域的全面開發(fā)。規(guī)劃這個(gè)“龍頭”不能一蹴而就，必須先投入足夠的人力、物力，通過科學(xué)的決策，踏實(shí)辛勤的工作才能達(dá)到目的，才能為投資決策提供可靠的依據(jù)。
1．3技術(shù)設(shè)計(jì)是水電站設(shè)計(jì)的“靈魂”
這里所談到的技術(shù)設(shè)計(jì)概念是泛指可行性設(shè)計(jì)（初步設(shè)計(jì)）和施工圖設(shè)計(jì)，是整個(gè)水電站設(shè)計(jì)的主體，這一階段是設(shè)計(jì)投入人力、物力最多的階段。這階段的設(shè)計(jì)是全方位的。大壩的選型和設(shè)計(jì)、引水建筑物的設(shè)計(jì)、廠房的設(shè)計(jì)、機(jī)電設(shè)備的選型和設(shè)計(jì)、施工組織設(shè)計(jì)、工程總投資的計(jì)算和經(jīng)濟(jì)評(píng)估等，不僅涉及到水電技術(shù)，還涉及到水電建設(shè)的社會(huì)環(huán)境條件、施工實(shí)現(xiàn)條件、投資條件和經(jīng)營運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)分析，因此是水電設(shè)計(jì)的“靈魂”，是水電建設(shè)成功的關(guān)鍵，是指導(dǎo)施工、規(guī)劃經(jīng)營的守則。它的每一張圖紙，每一條措施都影響到投資和效益。例如：二灘水電站在初步設(shè)計(jì)經(jīng)水電部批準(zhǔn)后，為了進(jìn)一步降低工程造價(jià)，縮短工期，提高投資效益，成都院及時(shí)組織優(yōu)秀設(shè)計(jì)人員，運(yùn)用最新科研成果，從單機(jī)容量、壩軸線、泄洪標(biāo)準(zhǔn)、泄洪建筑物、拱壩體型、地下廠房布置、建設(shè)工期七個(gè)方面進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)。通過優(yōu)化設(shè)計(jì)使土石方開挖量減少了80多萬立方米，混凝土澆筑量減少90多萬立方米，縮短建設(shè)工期一年，電站裝機(jī)容量從300萬kW調(diào)整為330萬kW，節(jié)約投資約15億元。效益是巨大的。水電建設(shè)業(yè)主和設(shè)計(jì)單位密切合作，優(yōu)化設(shè)計(jì)方案，細(xì)化設(shè)計(jì)項(xiàng)目，改善建設(shè)條件，控制工程概算，避免設(shè)計(jì)失誤，可為施工、管理、運(yùn)行提供可靠的、科學(xué)的、合理的依據(jù)。
2施工實(shí)施對(duì)投資的影響
一個(gè)水電樞紐要按設(shè)計(jì)圖紙文件進(jìn)行施工完建，即變?cè)O(shè)想為現(xiàn)實(shí)，是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。在這一過程中，如何將質(zhì)量、進(jìn)度、經(jīng)濟(jì)三者進(jìn)行有機(jī)的綜合的籌劃運(yùn)作，使整個(gè)工程按照經(jīng)過國家授權(quán)部門批準(zhǔn)的設(shè)計(jì)、相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)度、投資完成建設(shè)，其中施工的實(shí)施全過程，都對(duì)投資有著舉足輕重的影響。在施工全過程中執(zhí)行業(yè)主負(fù)責(zé)制、招投標(biāo)制、合同管理制、工程監(jiān)理制的“四制”管理，既是工程質(zhì)量和進(jìn)度控制的有效舉措，又是進(jìn)行投資控制的核心，使工程質(zhì)量、進(jìn)度、經(jīng)濟(jì)三者不是個(gè)別最好，而是達(dá)到整體最優(yōu)。
2．1業(yè)主負(fù)責(zé)制
實(shí)行業(yè)主負(fù)責(zé)制是我國改革開放以來對(duì)建設(shè)項(xiàng)目管理的重要舉措，業(yè)主要對(duì)工程建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)行、還本付息、經(jīng)營發(fā)展全面負(fù)責(zé)。由于業(yè)主對(duì)項(xiàng)目全面負(fù)責(zé)，就會(huì)對(duì)項(xiàng)目前期成本、建設(shè)成本、運(yùn)行成本、建設(shè)質(zhì)量、生產(chǎn)安全等進(jìn)行綜合控制，以減少各個(gè)環(huán)節(jié)的投資風(fēng)險(xiǎn)。
業(yè)主在水電項(xiàng)目建設(shè)中處于中心地位，是投資控制和回避風(fēng)險(xiǎn)的謀劃者、決策人，因此組建一個(gè)好的業(yè)主單位是極其重要的。首先，應(yīng)該按照現(xiàn)代企業(yè)制度、國家公司法建立高效運(yùn)營的現(xiàn)代公司。這個(gè)公司應(yīng)該以優(yōu)秀人才為根本，以服務(wù)社會(huì)為宗旨，以遵紀(jì)守法為原則，以為國家創(chuàng)造良好經(jīng)濟(jì)效益為目的；這個(gè)公司應(yīng)有完整的激勵(lì)機(jī)制，使每個(gè)人都能發(fā)揮其才能和積極性；這個(gè)公司應(yīng)有健全的監(jiān)督機(jī)制，使其成員做到廉潔奉公，工作勤奮；這個(gè)公司應(yīng)有完善的學(xué)習(xí)進(jìn)修條件，使職工的知識(shí)不斷更新，創(chuàng)造力能持續(xù)發(fā)揮，永葆企業(yè)知識(shí)的青春。創(chuàng)建好這樣的現(xiàn)代企業(yè)，才能合理控制建設(shè)投資。
2．2招投標(biāo)制
招投標(biāo)制是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下的必然產(chǎn)物，是隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)逐步發(fā)展而逐步完善的。通過招投標(biāo)，就能以較經(jīng)濟(jì)的價(jià)格選到較好的承包商（工程施工隊(duì)伍、設(shè)備制造廠家等），可以保證以較好的質(zhì)量、較短的工期、較低的價(jià)格完成項(xiàng)目建設(shè)，從而使工程項(xiàng)目整體達(dá)到最優(yōu)。需特別指出的是，在招投標(biāo)過程中，不能單一強(qiáng)調(diào)標(biāo)價(jià)越低越好，要強(qiáng)調(diào)按合理標(biāo)
價(jià)、工藝先進(jìn)、進(jìn)度質(zhì)量綜合條件選擇承包商，才會(huì)對(duì)項(xiàng)目的建設(shè)有利無弊。
招投標(biāo)工作必須執(zhí)行公正、公平、公開的原則，切忌暗箱操作，杜絕。為此，在每一項(xiàng)招投標(biāo)活動(dòng)中，都應(yīng)按國家制定的招投標(biāo)法規(guī)公開招標(biāo)，秘密評(píng)標(biāo)，集體定標(biāo)，請(qǐng)政府招標(biāo)站監(jiān)督，公證機(jī)關(guān)公證。這樣，才會(huì)選擇到較優(yōu)秀的承包商，才能順利完成工程建設(shè)任務(wù)，達(dá)到合理控制投資的目的。
2．3合同管理制
合同管理是招投標(biāo)的后續(xù)。招投標(biāo)是為了選擇好的承包商，也就是為業(yè)主選擇一個(gè)好的合作伙伴。合同是為工程項(xiàng)目的實(shí)施明確業(yè)主與承包商之間的法律責(zé)任，是在招投標(biāo)文件基礎(chǔ)上進(jìn)一步對(duì)雙方的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任做出規(guī)定。為了順利完成工程項(xiàng)目建設(shè)（或設(shè)備制造，或設(shè)備安裝，或技術(shù)服務(wù)等），在合同中應(yīng)有明確無誤的商務(wù)（經(jīng)濟(jì)）條款、進(jìn)度條款、技術(shù)條款、違約責(zé)任條款。雙方受合同規(guī)定的法律約束和保護(hù)，雙方的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任是有機(jī)聯(lián)系、相互制約、相輔相成的。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，要嚴(yán)格執(zhí)行合同，要反復(fù)熟悉合同，防止引起合同糾紛和無理索賠。有了合同管理制，在建設(shè)活動(dòng)中就可避免人為的扯皮，嚴(yán)格按市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)規(guī)律辦事，對(duì)保證工程項(xiàng)目的順利完建和控制投資是至關(guān)重要的。
2．3．1業(yè)主在合同管理中的主導(dǎo)地位
在業(yè)主負(fù)責(zé)制的條件下，業(yè)主的責(zé)任重大，肩負(fù)著工程建設(shè)的全部職責(zé)。與此相適應(yīng)，業(yè)主也被授予指揮管理工程建設(shè)的全部權(quán)利。因此，在合同管理中業(yè)主具有主導(dǎo)地位。在合同規(guī)定的質(zhì)量、進(jìn)度、變更、付款、檢驗(yàn)等各個(gè)環(huán)節(jié)中，均要求業(yè)主作出“決定”和“指示”（或授權(quán)給工程師作出某些“決定”和“指示”）。業(yè)主在合同管理中的主導(dǎo)地位是不容置疑的，只有這樣，才會(huì)有令則行，有禁則止，各種規(guī)定、制度、要求、措施才會(huì)得到有效的貫徹執(zhí)行，工程建設(shè)進(jìn)展才會(huì)順利進(jìn)行，投資才會(huì)得到合理控制。
2．3．2業(yè)主在合同管理中的服務(wù)責(zé)任
在業(yè)主對(duì)工程建設(shè)全面負(fù)責(zé)具有主導(dǎo)地位的同時(shí)，業(yè)主也應(yīng)義不容辭、責(zé)無旁貸地為工程建設(shè)做好服務(wù)工作，為工程建設(shè)提供各種條件。如辦好施工建設(shè)用地的征用手續(xù)；提供施工用電、用水、交通、通信的條件并辦好相關(guān)手續(xù)；及時(shí)提供按合同規(guī)定由業(yè)主采購的設(shè)備、材料；按時(shí)支付工程款和費(fèi)用；為施工建設(shè)創(chuàng)造安定的社會(huì)環(huán)境等等。
只有把工程建設(shè)的服務(wù)工作做好，才能為工程建設(shè)創(chuàng)造出有利條件，避免工程投資的額外增加。
2．3．3業(yè)主在合同管理中的協(xié)調(diào)作用
水電建設(shè)項(xiàng)目是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及到方方面面的技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)工作；要完成一個(gè)水電工程，需牽涉到幾十家承包商（供貨商），要簽訂幾十甚至幾百個(gè)施工、設(shè)備供應(yīng)、安裝、設(shè)計(jì)、咨詢等合同。這些合同和承包商都是工程建設(shè)組成部分，相互聯(lián)系，相互制約，相互依賴，相互促進(jìn)，形成有機(jī)的整體。只有業(yè)主才能了解全局，按照全局利益的原則，進(jìn)行協(xié)調(diào)，統(tǒng)籌安排，使各承包商有序地工作、各合同有計(jì)劃地執(zhí)行。在工程建設(shè)進(jìn)行中，隨著時(shí)空條件的變化，各種合同執(zhí)行時(shí)也會(huì)發(fā)生變化，有的需要趕工加速，有的需要延時(shí)讓路，有的需要齊頭并進(jìn)，有的造成相互干擾。這種復(fù)雜關(guān)系，只有業(yè)主才能協(xié)調(diào)。搞好各方面的協(xié)調(diào)工作，保證工程建設(shè)的順利完成，是控制工程投資的重要環(huán)節(jié)。
2．4工程監(jiān)理制
工程監(jiān)理是合同管理的重要環(huán)節(jié)。工程監(jiān)理是通過監(jiān)理工程師來實(shí)現(xiàn)的。業(yè)主對(duì)工程質(zhì)量、進(jìn)度、成本的綜合控制，主要是通過監(jiān)理工程師去執(zhí)行。業(yè)主通過競(jìng)爭性招投標(biāo)手段，聘請(qǐng)技術(shù)水平較高、職業(yè)道德良好、執(zhí)行合同公證的監(jiān)理工程師。只有這樣的監(jiān)理工程師，才能為業(yè)主所信任，為承包商所尊重，他的指令才能得到充分有效的貫徹執(zhí)行。監(jiān)理工程師要有綜合的協(xié)調(diào)能力，協(xié)調(diào)業(yè)主和承包商之間的利益，協(xié)調(diào)各個(gè)承包商之間的關(guān)系。業(yè)主通過監(jiān)理工程師把好質(zhì)量關(guān)、進(jìn)度關(guān)和計(jì)量關(guān)。計(jì)量準(zhǔn)確是把好成本控制的第一關(guān)。業(yè)主通過合同約束監(jiān)理工程師，使其公正、勤懇地工作，控制好工程成本，這是成本控制環(huán)節(jié)的靈魂。
3水庫征地移民
水庫是水電站的重要組成部分，建設(shè)具有調(diào)節(jié)性能的水電站，需要大型水庫，因此通常要淹沒大片土地，遷移眾多人口。其間有大量的征地移民工作，庫區(qū)廠礦企業(yè)搬遷工作，庫區(qū)交通、水利、電力、通信等設(shè)施恢復(fù)工作，這都要發(fā)生一定的費(fèi)用，通稱水庫補(bǔ)償費(fèi)。有的水電站水庫補(bǔ)償費(fèi)高達(dá)總投資的20％以上（如黃河小浪底水利工程、長江三峽水電站），對(duì)工程投資影響很大。
由于水庫補(bǔ)償費(fèi)涉及面廣，行業(yè)眾多，又是以實(shí)物為計(jì)算依據(jù)，因此事先必須進(jìn)行準(zhǔn)確的實(shí)物調(diào)查，在此基礎(chǔ)上做出的水庫補(bǔ)償費(fèi)才會(huì)公平合理。另外，水庫移民關(guān)系到廣大非自愿移民的生活安定，生產(chǎn)發(fā)展問題，務(wù)必重視。在遷移前業(yè)主必須配合政府部門，根據(jù)環(huán)境容量科學(xué)地（切忌主觀臆測(cè)）做好安置規(guī)劃，避免因安置不當(dāng)而引起二次搬遷，增加水庫補(bǔ)償費(fèi)。如B電站由于移民安置二次搬遷等問題，在電站建成后又追加了上億元的移民經(jīng)費(fèi)；E電站也是由于有二次搬遷問題，在電站建成后也將面臨追加移民經(jīng)費(fèi)的問題。
要控制好水庫補(bǔ)償費(fèi)，一是要做好實(shí)物調(diào)查，實(shí)事求是地按國家有關(guān)規(guī)定計(jì)算好水庫補(bǔ)償費(fèi)；二是要搞好安置規(guī)劃，做好搬遷工作，避免二次搬遷，以免增加額外費(fèi)用。
4工程保險(xiǎn)
水電建設(shè)是與江河鏖戰(zhàn)，是戰(zhàn)天斗地。項(xiàng)目建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)是同客觀環(huán)境和一定時(shí)空條件有關(guān)的客觀存在。它存在于項(xiàng)目建設(shè)周期的全過程，如設(shè)計(jì)方案、項(xiàng)目分標(biāo)、招標(biāo)與承包商的選擇，施工期社會(huì)、政策及經(jīng)濟(jì)環(huán)境，自然災(zāi)害，人的行為（失誤、疏忽等）。工程保險(xiǎn)主要是對(duì)自然災(zāi)害和人的行為進(jìn)行投保。天災(zāi)人禍無時(shí)無刻不危及到工程安全，因此對(duì)建設(shè)投資會(huì)產(chǎn)生較大的影響。在我國舊的基建體制下，因天災(zāi)人禍發(fā)生的投資損失，由國家核銷。而在業(yè)主負(fù)責(zé)制的新建設(shè)體制下，不能再找國家核銷，風(fēng)險(xiǎn)損失得由業(yè)主負(fù)責(zé)。業(yè)主除了對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的管理、識(shí)別和分析各種潛在的風(fēng)險(xiǎn)外，還應(yīng)估測(cè)實(shí)際發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)損失的后果，在一定時(shí)空范圍內(nèi)改變、消除或抑制風(fēng)險(xiǎn)存在和發(fā)生的條件，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率和損失幅度，確定風(fēng)險(xiǎn)分散、分擔(dān)和轉(zhuǎn)移機(jī)制。水電建設(shè)歷時(shí)較長，涉及面廣，空間跨度大，難免會(huì)遇到突發(fā)的天災(zāi)人禍。對(duì)于天災(zāi)人禍這類風(fēng)險(xiǎn)，向保險(xiǎn)公司投保是轉(zhuǎn)移、分散、分擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)的有效手段。一旦遇到大的天災(zāi)人禍，企業(yè)自身是難以承受的，進(jìn)行了工程保險(xiǎn)，就可以化險(xiǎn)為夷。例如，2001年廣西百色水電站在建設(shè)中遭遇到大洪水，損失巨大，若沒有投保，工程建設(shè)將會(huì)因資金難以解決而處于暫停狀態(tài)。由于投了保險(xiǎn)，保險(xiǎn)公司賠付了數(shù)千萬元，使工程損失得到了補(bǔ)償，工程建設(shè)得以繼續(xù)進(jìn)行。
5社會(huì)環(huán)境的影響
隨著信息化技術(shù)的進(jìn)步，電子文檔被廣泛的應(yīng)用在建筑工程的信息處理中，與此同時(shí)，由于我國建筑工程電子文件管理體系的不完備，導(dǎo)致建筑工程方面的電子文檔出現(xiàn)管理混亂、信息不全等不良現(xiàn)象，因此，我們必須加強(qiáng)建筑工程電子文件的檔案管理，建立健全檔案管理體系，從而保證建筑工程電子文件可以得到妥善的保存和管理。
1我國建筑工程電子文件的檔案管理現(xiàn)狀
我國建筑工程電子文檔與發(fā)達(dá)國家相比仍然存在一定的不足之處，這就導(dǎo)致建筑工程電子文檔的現(xiàn)狀存在著很多的問題，我們必須清楚的認(rèn)識(shí)到現(xiàn)有建筑工程電子文件檔案管理的現(xiàn)狀，從而尋求到正確的解決方法，提高建筑工程電子文件檔案管理效率。1.1電子文件歸檔不到位。采用信息化處理的建筑工程方面的電子文檔，具有很強(qiáng)的操作，因此對(duì)于相關(guān)文件管理人員的專業(yè)要求比較高，但是由于我國文件管理人員儲(chǔ)備不夠豐富，部分地區(qū)的文件管理人員專業(yè)技能不夠，無法完成復(fù)雜的文件檔案管理工作，這就導(dǎo)致很多地區(qū)存在電子文件歸檔不到位的情況。1.2電子文件檔案管理人員職責(zé)界定模糊。在我國，目前很多建筑工程場(chǎng)所對(duì)于電子文件檔案管理人員的職責(zé)界定十分模糊，大部分企業(yè)單位將電子文件檔案管理工作交由計(jì)算機(jī)技術(shù)人員負(fù)責(zé)，但計(jì)算機(jī)技術(shù)人員由于缺乏相關(guān)的檔案管理技能，在電子文件的處理及管理中常常會(huì)出現(xiàn)疏漏，導(dǎo)致建筑工程電子文件檔案管理產(chǎn)生混亂的情況。1.3電子文件的真實(shí)性、可讀性較差。在建筑工程電子文件的檔案管理中，存在比較嚴(yán)重的一個(gè)問題就是真實(shí)性和可讀性較差。一方面，建筑工程電子文件為了粉飾項(xiàng)目，有內(nèi)容造假的情況。另一方面很多單位檔案管理人員對(duì)工作敷衍了事，導(dǎo)致電子文件內(nèi)容可讀性很差。這些情況都使現(xiàn)有的建筑工程電子文件所提供的內(nèi)容可用性不強(qiáng)。1.4對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的更替工作不足。在很多地方，建筑工程單位仍存在很多傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，紙質(zhì)文檔在實(shí)際保管中十分容易出現(xiàn)丟失、破損等情況，造成工程信息的處理困難，因此我們需要廣泛的對(duì)紙質(zhì)的文件檔案進(jìn)行替換。對(duì)紙質(zhì)文檔的替換工作十分復(fù)雜，建筑工程方面的文檔內(nèi)容較多，落實(shí)電子文檔的替換工作存在的一定的難度。在另一方面，由于工作人員的專業(yè)性不足，很多紙質(zhì)文檔的替換都存在著不夠準(zhǔn)確完整的情況。
2實(shí)現(xiàn)建筑工程電子文件檔案管理的有效措施
針對(duì)我國建筑工程電子文件檔案管理中存在的一系列的問題，需要采取相應(yīng)的措施，來保證良好的文件管理，從而實(shí)現(xiàn)電子文件的普及，為建筑工程項(xiàng)目的有效落實(shí)奠定良好的基礎(chǔ)。2.1對(duì)建筑工程電子文件實(shí)行統(tǒng)一格式。建筑工程方面的電子文件較為復(fù)雜，如果沒有統(tǒng)一的格式，在文件查詢的時(shí)候十分的困難，因此，統(tǒng)一建筑工程電子文件的格式是一項(xiàng)重要的工作要求。統(tǒng)一格式可以對(duì)信息查詢提供有效的保證，同時(shí)有利于檔案的完善管理，方便日后查詢、糾錯(cuò)等。2.2明確檔案管理人員的職責(zé)。檔案管理人員是建筑工程電子文件的管理主體，因此，明確檔案管理人員的職責(zé)可以確保文件得到妥善的管理。一方面，建筑工程單位需要設(shè)立專門的檔案管理人員，對(duì)相關(guān)電子文件進(jìn)行管理，做到專人專職。另一方面，需要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)，提高工作專業(yè)性，增強(qiáng)電子文件檔案管理技能。2.3普及建筑工程電子文件檔案管理的意識(shí)。對(duì)于建筑工程單位來說，具有完善電子文件管理的意識(shí)是極為重要的，因此，相關(guān)的地方政府部門需要推行建筑工程電子文件檔案管理的工作，使電子文件檔案管理深入落實(shí)到各個(gè)建筑工程單位中，確保各地的工程電子文件可以完善、有效的保存和管理。2.4在工程項(xiàng)目的各個(gè)階段落實(shí)電子文件工作。對(duì)于電子文件的整理不能只在建筑工程項(xiàng)目完成后進(jìn)行整理，在工程項(xiàng)目進(jìn)行的各個(gè)階段都需要落實(shí)電子文件的整理工作。對(duì)于電子文件的整理工作，要保證具有完整性，對(duì)于以后的工作查詢來說，是十分重要的基礎(chǔ)性內(nèi)容。因此在電子文件的處理過程中，保證信息的真實(shí)性，防止企業(yè)人員為了粉飾項(xiàng)目而隨意篡改電子文件的內(nèi)容。2.5提高對(duì)于電子文件的鑒定技術(shù)。在建筑工程電子文件的整理方面，真實(shí)性和有效性是十分重要的，因此，必須要保證，電子文件可以反映相關(guān)項(xiàng)目的全部真實(shí)信息，同時(shí)能為查詢者提供有效的信息內(nèi)容?；谶@樣的要求，就需要提高對(duì)于電子文件的鑒定技術(shù)，確保建筑工程電子文件的真實(shí)性和有效性?？梢云赣脤I(yè)的鑒定人員，對(duì)電子文件的內(nèi)容進(jìn)行查詢，確保電子文件沒有相關(guān)內(nèi)容的遺漏以及篡改。2.6完善建筑工程電子文件檔案管理體系。建筑工程電子文件檔案的有效管理是建立在相關(guān)體系之上的，只有完善了建筑工程電子文件檔案管理體系，才能夠保證電子文件得到妥善的管理。一方面，我們對(duì)于電子文件的內(nèi)容需要進(jìn)行核實(shí)，另一方面，對(duì)于已經(jīng)歸檔的文件要合理的保存，防止網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵導(dǎo)致文件受損等情況的發(fā)生。同時(shí)要嚴(yán)防不法分子對(duì)于電子文件檔案的惡意竊取，確保建筑工程電子文件檔案能夠安全完備的保存。
建筑工程電子文件檔案管理的工作是建筑工程項(xiàng)目有效實(shí)施的基礎(chǔ)，因此，我們需要從各個(gè)方面提高文檔管理工作效率，從而及時(shí)準(zhǔn)確的記錄工程項(xiàng)目中的各項(xiàng)內(nèi)容。檔案管理工作者需要不斷的提高自身的工作能力，確保文檔準(zhǔn)確真實(shí)。只有實(shí)現(xiàn)建筑工程電子文件檔案管理的普及工作，才能夠使我國的建筑工程項(xiàng)目有更好的發(fā)展空間。
作者:李薇 單位:哈爾濱市國家投資項(xiàng)目評(píng)審中心
1.1質(zhì)量檢測(cè)工作及其質(zhì)量管理的定義
質(zhì)量檢測(cè)工作指的是，在參照有關(guān)部門制定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，對(duì)特定單位進(jìn)行的包括但不限于產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)、空氣質(zhì)量檢測(cè)、環(huán)境質(zhì)量檢測(cè)、工程質(zhì)量檢測(cè)等內(nèi)容的一種檢查和驗(yàn)證產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量是否符合有關(guān)規(guī)定的活動(dòng)。
1.2質(zhì)量檢測(cè)工作中存在的問題
質(zhì)量檢測(cè)工作中存在的問題大體可以分為技術(shù)問題和職責(zé)問題，以及管理機(jī)制三個(gè)方面。首先，在技術(shù)問題方面。由于質(zhì)量檢測(cè)工作本身就對(duì)技術(shù)水平有一定的專業(yè)要求，因此，負(fù)責(zé)質(zhì)量檢測(cè)工作人員的技術(shù)水平和檢測(cè)過程中的技術(shù)失誤都有可能造成質(zhì)量檢測(cè)結(jié)果的偏差。其次，在職責(zé)問題方面。由于進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)工作一方?jīng)]有認(rèn)真按照檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行監(jiān)測(cè)、與被檢測(cè)單位存在一定的利益關(guān)系、負(fù)責(zé)質(zhì)量管理的部門沒有真正發(fā)揮監(jiān)管作用、質(zhì)量問題出現(xiàn)后有關(guān)部門或機(jī)構(gòu)未能進(jìn)行有效的懲處等職責(zé)缺失原因，導(dǎo)致質(zhì)量檢測(cè)過程和結(jié)果出現(xiàn)問題。此外，質(zhì)量檢測(cè)工作質(zhì)量管理機(jī)制的不完善也是導(dǎo)致質(zhì)量檢測(cè)出現(xiàn)問題的重要原因之一。一方面，質(zhì)量檢測(cè)工作質(zhì)量管理機(jī)制范圍過于狹窄。質(zhì)量檢測(cè)部門不僅僅要對(duì)主動(dòng)申請(qǐng)質(zhì)檢的各企業(yè)產(chǎn)品進(jìn)行常規(guī)的質(zhì)檢工作，還應(yīng)該對(duì)市場(chǎng)中流通的產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)管，以及時(shí)發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品存在的質(zhì)量問題、找出相應(yīng)的解決辦法。另一方面，質(zhì)檢工作管理存在較強(qiáng)的滯后性。比如，2015年11月中央新聞報(bào)道，根據(jù)國家燈具質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)中心的消息顯示90%護(hù)眼燈存質(zhì)量問題。除此之外，電線電纜、電機(jī)、水泵等產(chǎn)品也存在不同程度的質(zhì)量檢測(cè)問題。從問題產(chǎn)品流通到質(zhì)量問題查出，經(jīng)歷了較長的質(zhì)檢管理空白期。這些產(chǎn)品質(zhì)量問題的頻繁產(chǎn)生與質(zhì)量檢測(cè)工作及其質(zhì)量管理的職責(zé)問題具有很大的關(guān)聯(lián)。
2．公正公信角度下質(zhì)量檢測(cè)工作質(zhì)量管理的對(duì)策
針對(duì)上述提出的質(zhì)量檢測(cè)問題，該部分將在公正公信的角度下，從有關(guān)部門質(zhì)量檢測(cè)職責(zé)履行和機(jī)制完善的方面提出改善質(zhì)量檢測(cè)工作現(xiàn)狀問題的方法或?qū)Σ摺?/p>
2.1加強(qiáng)質(zhì)量檢測(cè)工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高檢測(cè)人員的專業(yè)勝任水平
負(fù)責(zé)質(zhì)量檢測(cè)工作的人員是降低質(zhì)量檢測(cè)事件發(fā)生的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)。在質(zhì)量檢測(cè)單位聘請(qǐng)過程中，需要所在單位對(duì)應(yīng)聘人員進(jìn)行公正公信認(rèn)識(shí)的測(cè)評(píng)，并定期對(duì)質(zhì)量檢測(cè)工作人員進(jìn)行專業(yè)實(shí)踐培訓(xùn)以保證或提高質(zhì)檢的專業(yè)水平。同時(shí)，還要對(duì)質(zhì)量檢測(cè)工作人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行不定期的質(zhì)量核查，以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并就糾正其在質(zhì)量檢測(cè)工作中存在的問題。通過類似的方法來增強(qiáng)質(zhì)量檢測(cè)工作人員的責(zé)任意識(shí)，提高質(zhì)量檢測(cè)工作人員的專業(yè)勝任水平。
2.2加強(qiáng)對(duì)質(zhì)量檢測(cè)工作流程的監(jiān)督和管理，提高質(zhì)量檢測(cè)的質(zhì)量和水平
質(zhì)檢機(jī)構(gòu)的主要收入來源途徑是委托檢驗(yàn)，依照市場(chǎng)規(guī)律、提升企業(yè)服務(wù)質(zhì)量、做好委托檢驗(yàn)工作爭取更多的客戶群體，著力提高內(nèi)部工作效率和管理水平，完善內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)體系，與受檢方建立良好的服務(wù)關(guān)系，企業(yè)委托檢驗(yàn)的質(zhì)量檢測(cè)一般要經(jīng)過以下流程。企業(yè)按照在設(shè)計(jì)圖紙完成每一批產(chǎn)品生產(chǎn)后，需要生產(chǎn)企業(yè)下達(dá)或布置質(zhì)檢任務(wù)，隨后由負(fù)責(zé)質(zhì)量檢測(cè)工作的企業(yè)專員向當(dāng)?shù)貦?quán)威或合格質(zhì)檢機(jī)構(gòu)或部門提交質(zhì)檢委托單。待雙方簽訂合同后，由負(fù)責(zé)質(zhì)量檢測(cè)的機(jī)構(gòu)或部門工作人員開展具體的質(zhì)檢工作。質(zhì)檢工作的過程就是公正公信角度下質(zhì)量檢測(cè)工作質(zhì)量管理的重要階段。（1）在產(chǎn)品收樣環(huán)節(jié)。質(zhì)檢機(jī)構(gòu)或部門的業(yè)務(wù)接待人員要嚴(yán)格根據(jù)產(chǎn)品的類型和性質(zhì)確認(rèn)檢驗(yàn)方法，對(duì)樣本產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格則進(jìn)行樣本入庫；若樣品存在損壞、失效、樣品數(shù)量不足、樣品與要求不相符的問題則進(jìn)行重新送樣。期間不得因?yàn)槿魏慰陀^或主觀因素進(jìn)行虛假應(yīng)付收樣，若因上述環(huán)節(jié)不夠公正公信而導(dǎo)致不合格產(chǎn)品的流通及不良事件發(fā)生，相關(guān)檢測(cè)人員、部門及企業(yè)都要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。在這一方面質(zhì)檢機(jī)構(gòu)及有關(guān)部門要對(duì)質(zhì)檢部門員工工作進(jìn)行質(zhì)檢員工工作范圍的精準(zhǔn)界定，結(jié)合國家質(zhì)量檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定分工明確的內(nèi)部檢測(cè)流程，并對(duì)負(fù)責(zé)每項(xiàng)質(zhì)量檢測(cè)工作人員進(jìn)行指定，以便于對(duì)責(zé)任主體的落實(shí)。（2）在檢驗(yàn)和記錄環(huán)節(jié)。質(zhì)檢人員要嚴(yán)格秉持檢驗(yàn)的各個(gè)細(xì)節(jié)程序，做好檢驗(yàn)原始數(shù)據(jù)記錄、設(shè)備使用記錄和環(huán)境記錄，若發(fā)現(xiàn)某項(xiàng)數(shù)據(jù)存在異常（遠(yuǎn)低于或遠(yuǎn)高于檢測(cè)參考標(biāo)準(zhǔn)）則需要進(jìn)行復(fù)驗(yàn)，以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；不能受到外界因素的干擾，充分體現(xiàn)公正性、科學(xué)性，保證檢驗(yàn)結(jié)果的準(zhǔn)確無誤，其結(jié)論對(duì)于保證社會(huì)、企業(yè)和消費(fèi)者的利益具有至關(guān)重要的作用。對(duì)于出具產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告時(shí)要具有真實(shí)、完整、準(zhǔn)確和可靠原始數(shù)據(jù)記錄，對(duì)于涉及到的有效數(shù)字要按照修約方法進(jìn)行計(jì)算,這樣才能保證檢驗(yàn)報(bào)告的科學(xué)公正、準(zhǔn)確有效。運(yùn)用專業(yè)的技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)的處理和校對(duì)并編寫檢驗(yàn)報(bào)告，報(bào)告審核通過才可進(jìn)行批準(zhǔn)通過；然后將比準(zhǔn)通過的檢驗(yàn)報(bào)告交由業(yè)務(wù)部簽章，并向企業(yè)出具質(zhì)檢報(bào)告，期間，若企業(yè)提出異議則將樣品轉(zhuǎn)交到質(zhì)量保障部進(jìn)行相應(yīng)的處理，若無異議則結(jié)束質(zhì)檢，退回企業(yè)產(chǎn)品樣本。上述檢驗(yàn)步驟環(huán)環(huán)相扣，缺一不可,因此需要質(zhì)檢機(jī)構(gòu)及有關(guān)部門完善質(zhì)檢員申請(qǐng)機(jī)制和專家咨詢機(jī)制，當(dāng)憑借企業(yè)現(xiàn)有之間部門質(zhì)檢員專業(yè)能力無法確保質(zhì)量檢測(cè)合格或多數(shù)質(zhì)檢員就同意產(chǎn)品存在相同疑慮的情況下，可以向?qū)＜覍で髱椭?，以在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)潛在質(zhì)檢問題，并找出相應(yīng)的解決辦法。在機(jī)制得到完善后，需要匹配與機(jī)制相互銜接的公正公信教育，以鼓勵(lì)質(zhì)檢員和負(fù)責(zé)管控質(zhì)檢工作的人員能夠敢于質(zhì)疑、提出問題，從而避免因“外界壓力”（企業(yè)為獲取利益，避免經(jīng)濟(jì)損失而不允許質(zhì)檢員按實(shí)上報(bào)質(zhì)檢狀況）而造成的“隱瞞不報(bào)”、“報(bào)而不實(shí)”等不良現(xiàn)象的發(fā)生。
2.3健全司法機(jī)關(guān)公正公信的執(zhí)法意識(shí)，推進(jìn)質(zhì)檢事件的有效懲處進(jìn)程
當(dāng)出現(xiàn)質(zhì)量檢測(cè)事件時(shí)，各級(jí)法院、檢察院要堅(jiān)持以公正公信的原則進(jìn)行事件的訴訟、調(diào)查、審理和判決，避免“訴而不受”、“查而不嚴(yán)”、“審而不公”、“判而不信”等問題的出現(xiàn)。其次，對(duì)于堅(jiān)持以公正公信的態(tài)度指導(dǎo)實(shí)際行動(dòng)的工作人員要給予適度的表揚(yáng)和嘉獎(jiǎng)，對(duì)未按照公正公信原則履行崗位職責(zé)的工作人員要進(jìn)行嚴(yán)格的教育和懲處。從而實(shí)現(xiàn)質(zhì)檢事件處理的效率和效果，推進(jìn)質(zhì)檢工作質(zhì)量管理的進(jìn)程。
3.總結(jié)
筆者認(rèn)為，將公正公信作為質(zhì)量檢測(cè)工作管理的立足點(diǎn)具有一定的合理性。以質(zhì)量檢測(cè)工作中存在的技術(shù)問題和職責(zé)問題為切入點(diǎn)，對(duì)于公正公信角度下質(zhì)量檢測(cè)工作的質(zhì)量管理具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。
作者:李鈴 單位:福建省產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)研究院
參考文獻(xiàn)
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一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇
紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，利用磁盤，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會(huì)影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：
(一)借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文悠揚(yáng)，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
(二)選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，人們?cè)絹碓阶⒅匦畔⒐ぷ鞯南到y(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚(yáng)信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學(xué)計(jì)算機(jī)與信息管理中心計(jì)劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學(xué)、科研、人事管理三個(gè)子系統(tǒng)，正在籌建的教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊(cè)中心、財(cái)務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊(cè)中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊(cè)、選課、排課、考表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費(fèi)信息的傳遞；教務(wù)處與研究生院負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計(jì)劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計(jì)算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。
無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤，最好不用磁盤存貯。
二、依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。
紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過多年實(shí)踐，已形成相對(duì)穩(wěn)定的骨干隊(duì)伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門都設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人，負(fù)責(zé)督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊(duì)伍，承擔(dān)此項(xiàng)工作。由于大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對(duì)檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門多年合作，建立了相對(duì)穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達(dá)成共識(shí)。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計(jì)算機(jī)與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊(duì)伍更為現(xiàn)實(shí)。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊(duì)伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。
電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動(dòng)。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文悠揚(yáng)歸檔工作。
清華大學(xué)檔案館從1995年底開始抓電子文悠揚(yáng)歸檔工作，制定了《機(jī)讀(電子)文件歸檔工作暫行規(guī)定(試行)》，分別對(duì)歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規(guī)定，并設(shè)計(jì)了《機(jī)讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會(huì)議主要議題之一，會(huì)上，分管檔案工作的副校長和檔案館館長明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項(xiàng)重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會(huì)上，又提出加快電子文件歸檔進(jìn)程的具體要求。在對(duì)電子文悠揚(yáng)的來源進(jìn)行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強(qiáng)，含“金”量高的校長辦公室、黨委辦公室做為開展電子文件歸檔的重點(diǎn)和試點(diǎn)單位。先后三次與他們專門研究電子文悠揚(yáng)歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚(yáng)歸檔工作小組，由校辦副主任任組長，并參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細(xì)目。經(jīng)過努力，現(xiàn)已將部分電子文件歸檔。
與紙質(zhì)文悠揚(yáng)相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文悠揚(yáng)形成部門熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計(jì)算機(jī)與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門的職能應(yīng)相互滲透，揚(yáng)長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。
三、“兩套制”歸檔的必要性與適時(shí)簡化合一的可能性
由于印章和
一、職能鑒定法形成的四個(gè)原因
一檔案理論的思想基礎(chǔ)從國家模式到社會(huì)模式的轉(zhuǎn)化
有關(guān)鑒定的理論最早見于英國的希拉里·詹金遜于1922年寫成的《檔案管理手冊(cè)》。在這部書中，他提出“檔案是公共憑證的道德捍衛(wèi)，檔案工作人員的信條是憑證的神圣性不可侵犯?！毕＠铩ふ步疬d認(rèn)為，文件是行政活動(dòng)和事務(wù)處理的原始憑證。不能有非形成者的人為干預(yù)，否則會(huì)損害文件的原始憑證性，所以他提出，不應(yīng)由檔案人員鑒定文件，檔案人員的職責(zé)是保管檔案而非制造檔案，他提出應(yīng)由文件的形成者從事減少大量堆積文件的工作，只有行政官員才是選留和銷毀文件的唯一人。希拉里之后的許多檔案工作者都曾經(jīng)對(duì)他的有關(guān)鑒定執(zhí)行者的觀點(diǎn)提出過異議，由于給予行政人員較多的信任和權(quán)利，并且不存在某種監(jiān)督的措施，使得行政人員可能出于一己私利或小集團(tuán)的利益而故意銷毀或剔除那些對(duì)其不利的文件。有關(guān)學(xué)者認(rèn)為，這種觀點(diǎn)走入極端，會(huì)導(dǎo)致行政意志和國家意志塑造檔案。
二十世紀(jì)四、五十年代，面對(duì)激增的機(jī)關(guān)文件，美國的檔案工作者開始積極地尋找管理現(xiàn)代檔案的方法，其中T·R·謝倫伯格在《現(xiàn)代檔案——原則與方法》1956年中發(fā)展了美國當(dāng)時(shí)另幾位檔案工作者的觀點(diǎn)：檔案工作的重點(diǎn)已由保管文件轉(zhuǎn)變?yōu)樘暨x適合保管的文件，并提出了檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)。謝倫伯格認(rèn)為，檔案只是檔案人員從大量原始文件整體中選出的適于保存的極小部分，鑒定時(shí)主要應(yīng)關(guān)注檔案從屬價(jià)值中的情報(bào)價(jià)值。情報(bào)價(jià)值反映了研究者的利用需求，因此可以看出這一鑒定觀點(diǎn)也就意味著，以歷史學(xué)家的實(shí)際利用需求或預(yù)期利用需求，作為檔案鑒定的最重要的標(biāo)準(zhǔn)。這種鑒定理論也并未在檔案界達(dá)成共識(shí)，有的學(xué)者認(rèn)為這樣會(huì)使檔案館藏只能滿足狹隘的研究需要，無法廣泛地反映人類生活的方方面面。更嚴(yán)重的問題是，“利用決定論將破壞文件在其形成者業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的有機(jī)聯(lián)系”。
“形成者鑒定論”和“利用決定論”是檔案學(xué)鑒定理論發(fā)展中的兩個(gè)具有代表性的觀點(diǎn)。從中可以看到傳統(tǒng)檔案鑒定理論具有兩個(gè)鮮明的特點(diǎn)，其一是傳統(tǒng)鑒定理論著重于檔案價(jià)值的鑒定，即主要研究檔案有用性的鑒定；其二是傳統(tǒng)檔案鑒定理論和方法主要來源于對(duì)檔案價(jià)值主體的確認(rèn)。傳統(tǒng)檔案鑒定理論主要由三部分組成：鑒定標(biāo)準(zhǔn)、鑒定主體和鑒定方法，其中鑒定標(biāo)準(zhǔn)尤為重要，鑒定主體和鑒定方法的確立都圍繞著如何最優(yōu)地執(zhí)行這項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)而展開，而檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)取決于檔案價(jià)值主體的需求。從這一角度出發(fā)來觀察兩種傳統(tǒng)的鑒定理論，可以發(fā)現(xiàn)，他們所關(guān)注的與檔案這一客體發(fā)生關(guān)系的主體并不一樣。希拉里·詹金遜強(qiáng)調(diào)檔案對(duì)行政管理的憑證作用，因此他主張由行政官員制訂鑒定標(biāo)準(zhǔn)并執(zhí)行檔案的鑒定，而T·R·謝倫伯格強(qiáng)調(diào)檔案對(duì)歷史研究者的情報(bào)價(jià)值，主張檔案工作者依據(jù)研究者的利用需求來鑒定檔案的價(jià)值。希拉里和謝倫伯格的鑒定理論的本質(zhì)區(qū)別正在于價(jià)值主體的不同。那么這兩種價(jià)值主體就代表了檔案價(jià)值發(fā)揮的全部的潛在“市場(chǎng)”嗎隨著檔案學(xué)理論的不斷發(fā)展，回答自然是“不”。
正如T·庫克所言：“本世紀(jì)檔案論述的主題是，根據(jù)國家檔案概念建立起來的以司法——行政管理為基礎(chǔ)的檔案工作向建立在更廣泛的公共政策和利用基礎(chǔ)上的社會(huì)——文化檔案概念的變革?！彼酉聛碛肿髁烁鼮樯羁毯途唧w的闡述：“從荷蘭學(xué)者所處的時(shí)代到詹金遜、卡薩諾瓦時(shí)代，直至美國注重政府文件管理的時(shí)代，檔案事業(yè)在傳統(tǒng)上是由一個(gè)國家建立，為這個(gè)國家服務(wù)，作為該國政治結(jié)構(gòu)和機(jī)構(gòu)文件的組成部分。檔案理論因此在國家理論、模式和概念中建立了合法地位?，F(xiàn)在情況不同了，20世紀(jì)末期公眾對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，或至少對(duì)用納稅資金建立起來的檔案館的認(rèn)識(shí)已經(jīng)發(fā)生了根本變化，即檔案現(xiàn)在是‘屬于人民、為人民服務(wù)、甚至通常由人民管理’。在普通公民看來，檔案不僅要涉及政府的職責(zé)和保護(hù)公民的個(gè)人權(quán)益，而且更多的還應(yīng)該為他們提供根源感、身份感和集體記憶?！碑?dāng)前在西方發(fā)達(dá)國家檔案界普遍存在的這種“社會(huì)檔案”觀念是受五、六十年代以來的“后現(xiàn)代主義”的影響，“后現(xiàn)代主義”反對(duì)權(quán)威、否定中心的個(gè)性正是檔案理論思想基礎(chǔ)從國家模式到社會(huì)模式的變革的哲學(xué)根源。
檔案理論基礎(chǔ)的變化，全新地確認(rèn)了檔案價(jià)值主體——不再是機(jī)構(gòu)內(nèi)部的工作人員和歷史研究人員，而是社會(huì)中的全體公民。這種價(jià)值主體的改變毫無疑問會(huì)深刻地影響檔案價(jià)值鑒定理論，最初是德國的漢斯·布姆斯在60年代末期，開始強(qiáng)調(diào)社會(huì)應(yīng)確定自身的價(jià)值，檔案必須如實(shí)地反應(yīng)這些價(jià)值，檔案價(jià)值不應(yīng)該取決于詹金遜所說的行政官員，也不應(yīng)該取決于謝倫伯格所說的歷史學(xué)家，而是取決于人民大眾。他強(qiáng)調(diào)，“公眾和公眾輿論可以使檔案鑒定合法化，并且可以為檔案鑒定提供基本的準(zhǔn)則?！彼?hào)召檔案工作者通過歷史地研究公眾輿論來發(fā)現(xiàn)檔案的這種社會(huì)價(jià)值，并將這種價(jià)值用于文件鑒定。這是一個(gè)華麗而充滿魅力的口號(hào)，但很遺憾，它并不具有指導(dǎo)鑒定活動(dòng)所應(yīng)有的可操作性。1991年，布姆斯在經(jīng)過長期的思考和研究之后，提出“文件的社會(huì)價(jià)值最好不是直接通過對(duì)社會(huì)動(dòng)力和公眾輿論的研究確定，而應(yīng)間接地通過了解那些為實(shí)現(xiàn)社會(huì)需求和愿望的重要文件形成者的職能來判斷?！卑凑者@種新的方法，鑒定的標(biāo)準(zhǔn)從復(fù)雜的社會(huì)價(jià)值、問題或趨勢(shì)轉(zhuǎn)變?yōu)橛晌募纬烧呗毮茱@示出的文件來源。
二文件數(shù)量的激增
有關(guān)職能鑒定的提出，檔案學(xué)思想基礎(chǔ)的變化是重要的，然而不是唯一的?，F(xiàn)代管理機(jī)構(gòu)中日益形成的如‘雪崩’一般的文件漸漸使文件和檔案工作者招架不住了，我們已經(jīng)不可能逐件地去鑒定每一份文件、案卷，這樣的工作會(huì)象一個(gè)“黑洞”吞噬文件和檔案工作者全部的精力。因此，早在1957年德國的一次檔案年會(huì)上就有人建議，機(jī)構(gòu)應(yīng)該依據(jù)其職能的重要性而選擇保管他們產(chǎn)生的文件，劃分文件產(chǎn)生機(jī)構(gòu)職能的級(jí)別而非鑒定每一份文件的觀點(diǎn)形成了。當(dāng)時(shí)情況下有學(xué)者認(rèn)為，這是一種逃避的方法，因?yàn)檫@被認(rèn)為是面對(duì)大量文件感到無助時(shí)的對(duì)策。檔案工作者想通過決定文件形成者的重要程度，處置掉非重要機(jī)構(gòu)的文件，來減少紙張的數(shù)量。不論這種情況是否反映了檔案及文件工作中可能出現(xiàn)的被動(dòng)局面，它——文件數(shù)量的巨增，確實(shí)構(gòu)成了“職能鑒定理論和方法”產(chǎn)生的又一大驅(qū)動(dòng)力。
三越來越多的文件產(chǎn)生于機(jī)構(gòu)的協(xié)作活動(dòng)中
社會(huì)機(jī)構(gòu)的穩(wěn)定性日益削弱而且特定社會(huì)活動(dòng)中不同機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系也日益密切和復(fù)雜，職能鑒定的觀點(diǎn)也適應(yīng)了這樣一種狀況。從這一角度提出職能鑒定的代表人物是美國的海倫·塞穆爾斯，她早期從事大型科技項(xiàng)目文件的處理，這些項(xiàng)目形成的文件分散在政府部門、大學(xué)、企業(yè)和公司中，在這種情況下，以機(jī)構(gòu)為核心，以單份文件為對(duì)象的傳統(tǒng)鑒定法帶來的是四分五裂和不完善的檔案。因此，她設(shè)想通過“文獻(xiàn)戰(zhàn)略”，一種多機(jī)構(gòu)的，以研究為基礎(chǔ)的分析，將眾多檔案館的鑒定活動(dòng)結(jié)合在一起，使檔案文件反映社會(huì)的主要論題、問題、活動(dòng)或職能的方法來妥善解決現(xiàn)代復(fù)雜機(jī)構(gòu)的龐大文件的問題。
四電子文件的產(chǎn)生
如果說以上的三方面的原因驅(qū)動(dòng)我們采取一種與傳統(tǒng)鑒定理論完全不同的視角的話，那么，它們的功勞確實(shí)也只能描述到這種程度，沒有電子文件的出現(xiàn)和對(duì)其鑒定活動(dòng)的研究，“職能鑒定”方法可能只是在一種觀念層次上“徘徊”，電子文件使我們把問題看得更清楚，同時(shí)電子技術(shù)也賦予“職能鑒定”以更強(qiáng)的可實(shí)現(xiàn)性。
電子文件的性質(zhì)和數(shù)量對(duì)鑒定的影響表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1電子文件的數(shù)量是如此的龐大，比爾曼和海茲喬姆都認(rèn)為，審視100％的文件，只為了挑選其中不足3％的文件保存下來，效率不高。
2電子文件產(chǎn)生分散，一個(gè)龐大機(jī)構(gòu)內(nèi)部將會(huì)有多個(gè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，而且由于業(yè)務(wù)活動(dòng)彼此之間協(xié)作的頻繁，一份電子文件很可能是由不同系統(tǒng)之中的數(shù)據(jù)瞬間聯(lián)結(jié)而成的，這樣，不從更宏觀、更抽象的角度把握這些系統(tǒng)中產(chǎn)生的文件，而進(jìn)入每個(gè)系統(tǒng)中對(duì)具體的文件執(zhí)行“內(nèi)容審查”式的鑒定方法是不可行的。
3電子文件大多呈虛擬狀態(tài)，而且很多文件可能時(shí)刻與一個(gè)動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)庫相連，這種情況下，仍采用傳統(tǒng)的逐件鑒定的方法就會(huì)象一只永遠(yuǎn)在追趕自己尾巴的貓。
4也就是最重要的原因，電子文件的鑒定要求在文件產(chǎn)生之初就完成，我們面臨的更為嚴(yán)峻的問題可能不是害怕被巨量的文件淹沒，而是意識(shí)到可能根本不會(huì)有文件被送來鑒定?，F(xiàn)有的許多系統(tǒng)都具有動(dòng)態(tài)刪除和更新數(shù)據(jù)的功能，另外，對(duì)于許多通過瞬間邏輯聯(lián)結(jié)形成的虛擬文件，這些文件都是瞬間即逝的，如果不在系統(tǒng)設(shè)計(jì)之中就嵌入檔案管理的要求，不把鑒定的標(biāo)準(zhǔn)作為系統(tǒng)程序的一部分先行輸入計(jì)算機(jī)之中，那么電子文件即使曾經(jīng)存在過，也終會(huì)流失。電子文件管理研究的專家普遍認(rèn)為：“檔案保管系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段提供了保證鑒定決策最有效實(shí)施的最佳機(jī)會(huì)”。
電子計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用．促進(jìn)了辦公自動(dòng)化的迅速發(fā)展．隨之產(chǎn)生的電子文件與傳統(tǒng)紙介質(zhì)文件匯集成浩大的信息流．成為社會(huì)改革與發(fā)展的寶貴資源。同時(shí)，也給檔案工作者提出了新問題：如何建立一個(gè)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和電子文件管理相適應(yīng)．并與之同步發(fā)展的電子文件管理體系?
以我院為例．在辦公自動(dòng)化方面起步雖然較晚．但逐步實(shí)行和全面鋪開辦公自動(dòng)化是必然趨勢(shì)。現(xiàn)階段我院只部分使用各主管部門設(shè)計(jì)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，多個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)無法鏈接，也不能兼容；多數(shù)職能科室只是使用計(jì)算機(jī)單機(jī)辦公．對(duì)所形成的電子文件未進(jìn)行統(tǒng)一管理，主要存在以下問題。
1對(duì)電子文件的重要性認(rèn)識(shí)不足，未對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔及統(tǒng)一管理
電子文件是近幾年才出現(xiàn)的新生事物，對(duì)它的意義和作用，人們還未充分認(rèn)識(shí)，沒能引起足夠的重視。
使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的科室，僅是把電子文件存儲(chǔ)在硬盤、磁盤或光盤內(nèi)，沒有進(jìn)行規(guī)范整理、鑒定和歸檔。信息科作為計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理部門。也只是對(duì)全院的局域網(wǎng)進(jìn)行技術(shù)支持和指導(dǎo)，網(wǎng)絡(luò)升級(jí)和更新前后的備份電子文件沒進(jìn)行規(guī)范科學(xué)的整理和歸檔。這樣。即使不會(huì)造成電子文件丟失，日積月累，也會(huì)使電子文件堆積成災(zāi)，無法檢索和利用。
未使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的科室，僅用計(jì)算機(jī)進(jìn)行辦公和事務(wù)性管理。多數(shù)科室使用計(jì)算機(jī)起草文件，一旦打印出紙介質(zhì)正式文件，作為草稿性的電子文件絕大多數(shù)不作保留，不是因存儲(chǔ)載體用于其它信息的存儲(chǔ)而被清洗，就是被新起草的電子文件不斷覆蓋；一些部門在文件辦結(jié)之后，則把相同內(nèi)容的紙介質(zhì)文件和電子文件兩種類型的文件同時(shí)保存，造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。
2辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，給電子文件歸檔造成困難
我院使用的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)多是本單位或上級(jí)主管部門設(shè)計(jì)的軟件，而檔案室使用的檔案管理系統(tǒng)，是檔案行政管理部門為了使檔案管理達(dá)到現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化要求。實(shí)現(xiàn)資源共享而推廣的檔案計(jì)算機(jī)管理軟件。由于我院計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)單位不同，不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，難以進(jìn)行電子文件歸檔。
3電子文件的不安全性，影響了對(duì)它的歸檔管理和長期保存
電子文件具有復(fù)制和傳遞時(shí)的高保真性、設(shè)備的依賴性、載體的非直讀性、信息與載體的相分離性、信息的共享性、信息內(nèi)容的易改性等特點(diǎn)，這些特點(diǎn)給電子文件的安全保管和長期保存帶來了很大困難，也給檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)。
如果上述問題得不到解決，電子文件無法進(jìn)行規(guī)范管理和檢索利用而失去其共享的重要作用，阻礙了辦公自動(dòng)化的進(jìn)程。因此，對(duì)電子文件進(jìn)行規(guī)范科學(xué)的管理，這時(shí)時(shí)代賦予檔案工作者不可推卸的責(zé)任。電子文件歸檔及電子檔案管理都要依靠技術(shù)條件實(shí)現(xiàn)。電子檔案的保管期限是由電子檔案內(nèi)容來定，而實(shí)現(xiàn)電子檔案保管期限，取決于載體的壽命、電子計(jì)算機(jī)的軟硬件生存周期和載體所載檔案與電子計(jì)算機(jī)軟研件平臺(tái)的一致性等。實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的科學(xué)管理首先要做好以下幾方面工作：
3．1提高電子文件管理意識(shí)
電子文件與紙介質(zhì)文件一樣，涉及保密、安全、管理、歸檔、利用等問題，與紙介質(zhì)文件具有同等的法律憑證作用。醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要把對(duì)電子文件的管理擺上議事日程，把這項(xiàng)工作納入檔案管理范疇，通過各種方式和手段，大力宣傳電子文件的重要性，提高全院職工的電子文件管理意識(shí)。
3．2加強(qiáng)制度建設(shè)
目前電子文件管理不善，與沒有一套完善的電子文件管理制度有著重要關(guān)系。因此，做到依法管理電子文件，逐步形成一套完善的電子文件管理體制，建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度是電子文件管理的一個(gè)重要前提：一是醫(yī)院綜合檔案室應(yīng)會(huì)同有關(guān)部門聯(lián)合制定電子文件管理辦法。確定電子文件的歸檔和不歸檔范圍，依法管理電子文件。二是逐步制定和完善電子文件全過程管理制度，做到有章可循，使電子文件的管理達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。
3．3做好電子文件的收集
電子文件的收集范圍盡可能廣一些，將分為幾大類，為每一類文件確定收集范圍。為了確保電子檔案信息的“原始記錄性”，檔案工作者要參與制定電子文件生成和辦理的流程，對(duì)電子文件的形成、收集、積累、歸檔、管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行把關(guān)和交接，保證電子文件生成過程各環(huán)節(jié)的真實(shí)性、完整性和有效性。為電子文件的鑒定打好基礎(chǔ)。
3．4把好電子文件的鑒定、歸檔關(guān)
電子文件的鑒定工作除了包括紙介質(zhì)文件的密級(jí)、保管期限等內(nèi)容，還應(yīng)包括真實(shí)性、完整性和有效性的鑒定。其中，真實(shí)性鑒定是檢查電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息等是否與其形成的原始狀態(tài)一致；完整性鑒定是檢查電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息等相關(guān)信息是否完整無缺；有效性鑒定是檢查電子文件是否具有可讀性和可利用性。
3．5加強(qiáng)電子文件的管理和安全防護(hù)工作
由于傳統(tǒng)的電網(wǎng)企業(yè)具有自然壟斷經(jīng)營屬性,沒有完全擺脫計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期的管理模式,缺乏競(jìng)爭創(chuàng)新意識(shí)和機(jī)制,因此,其財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)及整體經(jīng)營環(huán)境的管理融通和銜接較弱,固定資產(chǎn)的管理還存在以下問題:
(一)固定資產(chǎn)管理部門職責(zé)分工不明確,執(zhí)行不到位。一方面,供電企業(yè)按部門管理固定資產(chǎn)不利于資產(chǎn)的到位管理,例如物資供應(yīng)中心對(duì)設(shè)備未能具體到臺(tái),只能采用批次的管理方式,從而難以形成統(tǒng)一高效的固定資產(chǎn)管理機(jī)制。另一方面,固定資產(chǎn)管理涉及的部門較多,而部門間溝通不暢和融合程度較小,從而加重了條塊分割的程度,更不利于建立全局統(tǒng)一的固定資產(chǎn)管理體系。
(二)固定資產(chǎn)的價(jià)值與實(shí)務(wù)管理相脫節(jié),實(shí)務(wù)管理職能有待完善。供電企業(yè)由財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一進(jìn)行價(jià)值管理,卻由計(jì)劃建設(shè)部、各供電所、市場(chǎng)營銷部和辦公室等諸多部門進(jìn)行實(shí)務(wù)管理,因此固定資產(chǎn)管理與技術(shù)設(shè)備管理的角度會(huì)因部門過多而產(chǎn)生偏差,從而導(dǎo)致各自記錄的內(nèi)容與總體要求不相一致,賬本與實(shí)務(wù)難以核對(duì),賬實(shí)不符。當(dāng)前我國許多供電部門或多或少存在只關(guān)注賬面管理而忽視實(shí)務(wù)管理的問題,相關(guān)單位在實(shí)際使用固定資產(chǎn)時(shí)會(huì)出現(xiàn)分工不明、工作失效的問題。例如,一些部門針對(duì)將要閑置報(bào)廢的資產(chǎn)作為非固定資產(chǎn)報(bào)廢處理,內(nèi)部各部門固定資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移未辦理相關(guān)的財(cái)務(wù)調(diào)撥手續(xù),從而造成賬實(shí)不符。
(三)固定資產(chǎn)賬、卡、物不相符,產(chǎn)權(quán)不明確。由于供電企業(yè)內(nèi)部制度流程的不完善,生產(chǎn)、使用、財(cái)務(wù)等各個(gè)部門的資產(chǎn)信息不對(duì)稱,相關(guān)工作無法銜接,造成當(dāng)資產(chǎn)實(shí)物發(fā)生變化時(shí),賬、卡卻沒有進(jìn)行相應(yīng)更新;部分固定資產(chǎn)卡片以批量而非以單項(xiàng)資產(chǎn)進(jìn)行登記,并且企業(yè)內(nèi)部沒有建立嚴(yán)格的固定資產(chǎn)定期盤點(diǎn)制度,從而導(dǎo)致賬卡物不相符。供電企業(yè)過去的用地多數(shù)是通過財(cái)政劃撥取得,導(dǎo)致企業(yè)存在很多土地使用權(quán)證、房產(chǎn)證等證照不全、產(chǎn)權(quán)不明確的問題。為了確保國有資產(chǎn)的安全完整,應(yīng)為這些資產(chǎn)及時(shí)補(bǔ)辦證照。一般來講,補(bǔ)辦證照要交付額外的稅費(fèi),使得企業(yè)背負(fù)更多的負(fù)擔(dān),所以一些電力企業(yè)不愿自主補(bǔ)辦證照,企業(yè)進(jìn)行股份改制后,固定資產(chǎn)會(huì)因被列入無產(chǎn)權(quán)一欄而無法入賬,從而形成供電企業(yè)帳外帳,最終造成國有資產(chǎn)流失。
(四)企業(yè)的預(yù)算管理和信息化水平有待改善。一方面,供電企業(yè)對(duì)固定資產(chǎn)的管理屬于事后管理,對(duì)資產(chǎn)的增減變動(dòng)、資本化開支、費(fèi)用化開支等都沒有進(jìn)行有效地預(yù)算管理,有些企業(yè)存在忽視使用過程的管理而只關(guān)注投運(yùn)和報(bào)廢管理,從而為暫估資產(chǎn)和預(yù)測(cè)折舊增加了難度。另一方面,當(dāng)前供電企業(yè)的信息化水平不能滿足固定資產(chǎn)的全生命周期管理要求,例如會(huì)計(jì)核算體系將每年用于固定資產(chǎn)運(yùn)行維護(hù)檢修的開支列入當(dāng)期費(fèi)用予以列支,而未能歸集至單項(xiàng)資產(chǎn),從而不能評(píng)價(jià)固定資產(chǎn)的整體使用效益。
供電企業(yè)固定資產(chǎn)的全生命周期管理
針對(duì)供電企業(yè)固定資產(chǎn)管理中存在的問題,筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)實(shí)行固定資產(chǎn)的全生命周期管理。通過對(duì)固定資產(chǎn)從購置到報(bào)廢整個(gè)生命周期的跟蹤管理和價(jià)值變化情況的記錄、對(duì)比和分析,以提高固定資產(chǎn)的科學(xué)管理,優(yōu)化資產(chǎn)結(jié)構(gòu),適時(shí)調(diào)整與企業(yè)經(jīng)營性質(zhì)不想適應(yīng)的結(jié)構(gòu)比例,從而促進(jìn)供電企業(yè)未來的可持續(xù)發(fā)展和效益的最大化。
(一)樹立固定資產(chǎn)全員參與、全方位管理的理念。一方面,供電企業(yè)執(zhí)行價(jià)值管理的財(cái)務(wù)人員應(yīng)充分了解固定資產(chǎn)的構(gòu)建、技術(shù)維修、報(bào)廢等方面的基礎(chǔ)知識(shí)及其特點(diǎn),從而能確定適當(dāng)?shù)墓潭ㄙY產(chǎn)折舊方式、估計(jì)固定資產(chǎn)的折舊年限和殘值,以準(zhǔn)確地進(jìn)行固定資產(chǎn)相關(guān)成本費(fèi)用的核算。另一方面,其他實(shí)物管理部門的相關(guān)人員要通過相關(guān)的培訓(xùn)了解固定資產(chǎn)核算、經(jīng)濟(jì)成本管理等方面的知識(shí),以強(qiáng)化基建、使用和運(yùn)行維護(hù)等各個(gè)部門的成本管理意識(shí)。同時(shí)各個(gè)部門在管理過程中應(yīng)從自己的專業(yè)視角提出固定資產(chǎn)管理的建議,通過上下聯(lián)動(dòng)、互相配合,使固定資產(chǎn)的價(jià)值管理與實(shí)物管理能夠真正地相互滲透,最終實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)的全方位綜合管理。
(二)加強(qiáng)固定資產(chǎn)生命周期中各個(gè)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制。固定資產(chǎn)全生命周期管理應(yīng)當(dāng)以優(yōu)化資產(chǎn)計(jì)劃、設(shè)計(jì)、購建、使用、維修、更新改造及其報(bào)廢等各個(gè)流程的管理為主線,并對(duì)各業(yè)務(wù)流程進(jìn)行關(guān)鍵控制點(diǎn)的分析,從而強(qiáng)化資產(chǎn)業(yè)務(wù)流程的控制,將固定資產(chǎn)全生命周期管理落到實(shí)處。例如,某供電企業(yè)與固定資產(chǎn)相關(guān)的業(yè)務(wù)流程有大修理費(fèi)用支出、采購與付款、工程項(xiàng)目建設(shè)、固定資產(chǎn)增減等,相關(guān)管理人員為每個(gè)流程繪制了流程圖,并編制了對(duì)應(yīng)的關(guān)鍵控制點(diǎn)表單,控制表中明確列出各狀態(tài)固定資產(chǎn)的關(guān)鍵控制點(diǎn)、控制要件、控制程序及措施和主要責(zé)任人等,從而明確了各部門在每個(gè)流程中的責(zé)任,確保資產(chǎn)在各個(gè)階段的職責(zé)分工。
(三)構(gòu)建固定資產(chǎn)、預(yù)算與工程管理系統(tǒng)有效集成的全新管理平臺(tái)。固定資產(chǎn)成本與運(yùn)營效益的管理應(yīng)與預(yù)算、工程管理相結(jié)合,財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)固定資產(chǎn)成本的構(gòu)成特點(diǎn)來設(shè)計(jì)資產(chǎn)采購、建造、修理、更新改造等預(yù)算表格的內(nèi)容。首先,在編制預(yù)算時(shí)應(yīng)對(duì)相應(yīng)的固定資產(chǎn)或在建工程進(jìn)行編號(hào),從而便于追蹤在修理和更新改造中使用所涉及固定資產(chǎn)的原編號(hào)信息。其次,財(cái)務(wù)部門可通過對(duì)比業(yè)務(wù)部門填制的預(yù)算信息與成本市場(chǎng)信息,以初步判斷固定資產(chǎn)預(yù)算成本的合理性,并依據(jù)預(yù)算中固定資產(chǎn)購入期和建設(shè)期合理安排資金,從而對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行有效地動(dòng)態(tài)追蹤。最后,在預(yù)算的執(zhí)行過程中,通過對(duì)實(shí)際與預(yù)算情況的比較分析,進(jìn)行有效地控制不合理的支出;同時(shí),對(duì)固定資產(chǎn)的購入時(shí)間和建設(shè)期推遲情況進(jìn)行調(diào)查,從而實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)管理的經(jīng)濟(jì)性與科學(xué)性。
中圖分類號(hào)： G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：1009-8631（2010）06-0187-01
近幾年，電子信息技術(shù)取得飛速發(fā)展。辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，政府部門使用辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)代替以往手續(xù)繁雜的辦公行文、來往函件，許多日常工作可以直接在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上辦結(jié)，文件從產(chǎn)生到處理結(jié)案幾乎可以不使用紙和筆。隨著先進(jìn)的技術(shù)和管理方式產(chǎn)生了大量的電子文件。
從電子文件形成的過程和特點(diǎn)看，電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。根據(jù)文件生命周期理論，電子文件的處置階段（歸檔）仍應(yīng)由檔案部門集中統(tǒng)一管理。這是《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定的要求，也是電子文件形成部門的必然選擇。
現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備，容量雖然很大，但面對(duì)呈幾何級(jí)數(shù)發(fā)展的電子文件，總有窮盡的時(shí)候。而且應(yīng)用軟件的更新很快，許多早期形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下不能讀取，即使同時(shí)期的電子文件也有應(yīng)用軟件不兼容的問題。每個(gè)文件形成部門為存儲(chǔ)檔案信息投入大量的精力，保留舊的設(shè)備和多種應(yīng)用軟件，顯然從人力和物力上都是一種浪費(fèi)。所以，電子文件歸檔工作要走社會(huì)化管理這條路，由專業(yè)的檔案部門去管理。
電子文件有別于傳統(tǒng)的檔案文件，它必須通過復(fù)雜的編碼和解碼過程，才能提供利用，與載體沒有必然的聯(lián)系，它可以復(fù)制并存儲(chǔ)于不同介質(zhì)之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時(shí)隨地調(diào)出查閱所需的檔案信息。面對(duì)全新的電子文件管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無法適應(yīng)，因此，適應(yīng)現(xiàn)代管理制度和信息社會(huì)的發(fā)展，加強(qiáng)電子文件歸檔工作，對(duì)電子文件實(shí)行檔案化管理成為一個(gè)可供選擇的出路。
一、電子文件檔案化管理
那什么是電子文件檔案化管理呢？電子文件檔案化管理，就是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和形式基礎(chǔ)上，結(jié)合電子文件自身的特點(diǎn)，采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有針對(duì)性的汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論，對(duì)電子檔案實(shí)行文件級(jí)的管理，對(duì)本部門、本地區(qū)形成的電子文件實(shí)行社會(huì)化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，從而實(shí)現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應(yīng)的成立地區(qū)性、部門性電子文件中心或電子文件檔案館，本著服務(wù)社會(huì)，回報(bào)社會(huì)的原則，發(fā)揮檔案部門的管理和技術(shù)優(yōu)勢(shì)，相對(duì)集中地保存和管理電子文件，為電子文件形成部門提供優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定、安全的存儲(chǔ)環(huán)境和空間，為社會(huì)提供真實(shí)、準(zhǔn)確、快捷的檔案信息服務(wù)。
電子文件檔案化管理模式應(yīng)采取先進(jìn)的技術(shù)和理念，以虛擬、開放、靈活的手段來管理電子文件檔案。專業(yè)檔案部門通過網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、圖文掃描、光盤存儲(chǔ)等先進(jìn)技術(shù)手段對(duì)各個(gè)單位產(chǎn)生的電子文件信息進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理，并保管、存儲(chǔ)符合電子文件形成部門要求的電子檔案，電子文件形成部門（全宗構(gòu)成者）以定期或不定期的方式，把日常產(chǎn)生的電子文件檔案信息，以標(biāo)準(zhǔn)化的格式通過網(wǎng)絡(luò)傳遞給檔案部門，由檔案部門進(jìn)行分類、整理、編目，分別存儲(chǔ)在檔案部門主服務(wù)器相應(yīng)的存儲(chǔ)空間里，在必要時(shí)檔案信息還可以脫機(jī)存儲(chǔ)到其它更安全的介質(zhì)上，并做多個(gè)備份，避免自然因素?fù)p壞和非法訪問。檔案部門對(duì)電子文件檔案信息采取維護(hù)電子文件產(chǎn)生原始性的原則進(jìn)行管理。檔案部門為信息存儲(chǔ)單位提供信息查詢功能，并進(jìn)行用戶確認(rèn)，以確保檔案的完整與安全。
因此，電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統(tǒng)一管理電子文件，對(duì)電子文件采取社會(huì)化、自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，它不由文件形成部門或其它非專業(yè)部門來管理電子文件，也和傳統(tǒng)的檔案管理方式有所區(qū)別。
二、電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別
首先，電子檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問限制級(jí)別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
其次，電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。
第三，電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。
[中圖分類號(hào)]G270 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]2095-3712（2014）13-0090-03[基金項(xiàng)目]陜西省教育科學(xué)“十二五”規(guī)劃課題“高校電子政務(wù)系統(tǒng)文件管理風(fēng)險(xiǎn)的防范與對(duì)策研究”（SGH13253）。
[作者簡介]韓卓泉（1972―），女，陜西彬縣人，碩士，寶雞文理學(xué)院體育系教師，研究方向：檔案管理。
在傳統(tǒng)文件管理的過程中，文件的生成、歸檔和最終處置三個(gè)環(huán)節(jié)將文件生命周期清晰地劃分為現(xiàn)行期、半現(xiàn)行期和非現(xiàn)行期，通過生成、采集、整理、鑒定、歸檔、移交或銷毀等相對(duì)獨(dú)立的管理環(huán)節(jié)完成文件管理。傳統(tǒng)的檔案管理思想與方法有許多可以為電子檔案管理所借鑒，但電子檔案管理不能完全模仿傳統(tǒng)文件的管理，否則將造成無可挽回的損失。電子文件的特點(diǎn)使得其整個(gè)生命周期的全程管理與一體化管理更應(yīng)得到重視。電子文件的現(xiàn)代化管理主要包括以下幾個(gè)方面：
一、電子文件生成階段的管理
電子文件的生成是指電子文件產(chǎn)生的過程，它是電子文件生命周期的開始。一般說來，電子文件來源于兩個(gè)方面：一是職能部門自身創(chuàng)建的；二是從工作網(wǎng)絡(luò)上采集的。無論文件以哪種方式產(chǎn)生，一旦產(chǎn)生后，為了固定下來并區(qū)別于其他文件，都需要對(duì)其命名。電子文件的命名與傳統(tǒng)文件的命名有相同處，也有不同點(diǎn)。電子文件的命名應(yīng)注意以下問題：第一，唯一性原則。電子文件命名在整個(gè)系統(tǒng)中應(yīng)具有唯一性。這個(gè)原則保證了文件檢索的高效和準(zhǔn)確，同時(shí)可避免在存儲(chǔ)過程中，后來存儲(chǔ)的文件取代前期存儲(chǔ)的同名文件以造成文件失的情況。第二，概括性原則。該文件名應(yīng)能高度概括被保存文件的主要內(nèi)容，即將文件的關(guān)鍵內(nèi)容納入文件名中，便于管理者從文件名可知曉文件的大概內(nèi)容。第三，關(guān)聯(lián)性原則。若該文件具有不同版本，則通過該文件名應(yīng)能辨析不同版本間的聯(lián)系。第四，規(guī)范性原則。若文件名需要用縮寫表示，應(yīng)采用約定俗成的通行縮寫形式。另外，對(duì)文件、文件夾命名時(shí)應(yīng)考慮以下三個(gè)問題：一是唯一性，即某一個(gè)文件夾的名稱應(yīng)是該系統(tǒng)中唯一的；二是主題性，即該文件夾名應(yīng)簡潔、明了地揭示該文件夾內(nèi)文件的主題，便于文件的分類整理；三是關(guān)聯(lián)性，即當(dāng)某份文件需要同時(shí)保存在不同的文件夾內(nèi)時(shí)，為了便于揭示主題的關(guān)聯(lián)性，應(yīng)對(duì)該文件進(jìn)行標(biāo)示或鏈接。
二、電子文件的采集
電子文件的采集應(yīng)當(dāng)由形成（制作）者或承辦者按照歸檔要求進(jìn)行。因?yàn)橹挥形募纬桑ㄖ谱鳎┱呋虺修k者才最清楚電子文件的內(nèi)容、價(jià)值及與其他文件之間的關(guān)系，由他們采集，能保證電子文件的歸檔質(zhì)量。電子文件的數(shù)據(jù)類型有文本文件、圖像文件、圖形文件、聲音文件、影像文件、多媒體文件、數(shù)據(jù)文件、計(jì)算機(jī)程序文件等，這些不同數(shù)據(jù)類型的文件給文件的完整采集增加了難度。電子文件采集的范圍除考慮文件的自身價(jià)值外，還應(yīng)考慮到以下因素，以保證被采集文件的完整性：第一，電子文件采集的內(nèi)容應(yīng)與內(nèi)容信息一樣，作為文件一個(gè)不可或缺的部分一并保存。任何只有內(nèi)容信息而不具備背景信息的電子文件都是不完整的，缺乏憑證性和理論研究意義。第二，精確定位系統(tǒng)內(nèi)文件的被保存位置，并支持文檔管理系統(tǒng)的各種管理功能。合理采集、維護(hù)并利用元數(shù)據(jù)，是確保信息完整、真實(shí)、可靠和長期可讀的有效措施。因此，在電子文件采集之初就要進(jìn)行元數(shù)據(jù)添加工作，將電子文件的背景信息、結(jié)構(gòu)信息植入到元數(shù)據(jù)中去，最大限度地保證文件的證據(jù)力。
三、電子文件的鑒定
電子文件的鑒定，是指鑒別電子文件的價(jià)值、確定其保管期限的過程。鑒定工作應(yīng)由文件形成部門與檔案部門合作完成。傳統(tǒng)文件的鑒定工作集中在內(nèi)容鑒定上，即通過非現(xiàn)行文件的內(nèi)容信息來識(shí)別文件的證據(jù)價(jià)值或信息價(jià)值，確定文件是否需要長期、永久地保留。電子文件的內(nèi)容鑒定，可以借鑒紙質(zhì)文件鑒定的原則、標(biāo)準(zhǔn)與方法；傳統(tǒng)的文件保存期限表對(duì)文件保存期限的規(guī)定，同樣適用于電子文件。技術(shù)鑒定是指對(duì)電子文件的各方面技術(shù)狀況進(jìn)行全面檢查，包括對(duì)信息的真實(shí)性、完整性與可讀性的認(rèn)定和對(duì)文件載體性能的檢測(cè)。電子文件的技術(shù)鑒定應(yīng)考慮以下幾個(gè)方面：第一，真實(shí)性。真實(shí)性鑒定可從對(duì)電子文件的版本的鑒別入手。非正式版本的文件不具有法定的證據(jù)價(jià)值。電子文件的版本不像紙質(zhì)文件的稿本那樣易于識(shí)別，可以借助計(jì)算機(jī)記錄下來的相關(guān)元數(shù)據(jù)（如生成日期、責(zé)任人等）進(jìn)行比較和鑒別。第二，完整性。完整性鑒定主要從文件的相關(guān)性分析入手，注意審查數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)與欄目是否吻合、結(jié)構(gòu)是否正確。第三，檢查程序文件的收集情況。如果一些特殊的計(jì)算機(jī)程序文件沒有收集進(jìn)文檔管理系統(tǒng)，就會(huì)造成相關(guān)電子文件的無法讀取。
四、電子文件的保管期限
確定電子文件保管期限的工作，需要檔案部門與文件管理部門協(xié)調(diào)進(jìn)行，由檔案部門制定詳細(xì)準(zhǔn)確的電子文件保管期限標(biāo)準(zhǔn)，由文件管理部門根據(jù)實(shí)際情況執(zhí)行。這是文檔一體化管理策略的重要體現(xiàn)。雖然機(jī)構(gòu)內(nèi)其他工作人員有義務(wù)在文件運(yùn)轉(zhuǎn)和使用過程中對(duì)其價(jià)值進(jìn)行評(píng)議，但只有文檔管理人員才最有資格確定電子文件的保管期限。文檔管理人員有責(zé)任將一系列既定的保管期限表存入系統(tǒng)，并依此定義系統(tǒng)的鑒定模塊。在文件的整個(gè)生命周期中，文件管理員也可以根據(jù)需要變更文件的保管期限。文件保管期限不應(yīng)當(dāng)是永久恒定的，文檔管理人員應(yīng)根據(jù)文件自身的變化、利用率的改變、特殊事件的反應(yīng)，對(duì)文件保存期限做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整與修正。在文檔管理系統(tǒng)中，任何文件都應(yīng)能夠利用保存期限表進(jìn)行鑒定。系統(tǒng)必須具有文件鑒定的自動(dòng)提示功能，文件初次被打開（或關(guān)閉）時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)提示工作人員根據(jù)文件保存期限表對(duì)文件的價(jià)值進(jìn)行鑒定。系統(tǒng)還必須具有自動(dòng)追蹤每份文件的保管過程的能力，一旦期限截止就開始執(zhí)行最終處置程序。對(duì)于特定的文件，如重要文件或保密文件等，文檔管理系統(tǒng)可設(shè)置提示和警告，允許在執(zhí)行最終處置程序之前，啟動(dòng)特殊的處理程序，由管理者或文件管理員對(duì)文件再次鑒別。
五、電子文件的歸檔
電子文件盡管有許多不同于紙質(zhì)文件的地方，但在歸檔原則上有許多方面是一致的，應(yīng)堅(jiān)持由形成電子文件的機(jī)構(gòu)向檔案部門歸檔。同時(shí)，應(yīng)貫徹優(yōu)化精練的歸檔原則，對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行鑒別、選擇和去粗存精，避免在經(jīng)濟(jì)上和管理上給檔案部門帶來不必要的負(fù)擔(dān)。電子文件的歸檔方式通常有兩種，即邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔是指檔案部門不接收實(shí)體電子文件，僅在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上接收歸檔的電子文件目錄，并通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行遠(yuǎn)程管理。邏輯歸檔方式不改變歸檔的電子文件的存儲(chǔ)位置和存儲(chǔ)方式，使之不脫離原機(jī)構(gòu)的文檔管理系統(tǒng)，始終保存在生成環(huán)境的系統(tǒng)中。這種管理方式既有利于電子文件的完整與真實(shí)，又可保持電子文件的長期可讀，也方便電子文件生成機(jī)構(gòu)對(duì)檔案信息頻繁的查考利用。電子文件經(jīng)邏輯歸檔后，其所有權(quán)發(fā)生了變化，不再僅屬于原機(jī)構(gòu)，檔案部門有權(quán)對(duì)歸檔的電子文件實(shí)行在線管理、信息加工與公共服務(wù)。物理歸檔是指移交時(shí)將電子檔案實(shí)體從原機(jī)構(gòu)的文檔管理系統(tǒng)中轉(zhuǎn)移至檔案部門的檔案管理系統(tǒng)中。至于是否要?jiǎng)h除本機(jī)構(gòu)系統(tǒng)內(nèi)已移交的電子文件，可視各機(jī)構(gòu)具體情況和文件價(jià)值而定，檔案部門一般不作強(qiáng)行規(guī)定。物理歸檔方式與傳統(tǒng)檔案管理模式類似，有章可循，操作性較強(qiáng)，有利于檔案部門對(duì)歸檔電子文件的直接管理，避免因機(jī)構(gòu)管理不善引起的信息流失，同時(shí)也減輕了電子文件形成機(jī)構(gòu)的文件管理負(fù)擔(dān)。物理歸檔主要有兩種方法：一是脫機(jī)移交，二是在線移交。脫機(jī)移交是指電子文件形成機(jī)構(gòu)按歸檔要求將電子文件進(jìn)行脫機(jī)處理，存儲(chǔ)到脫機(jī)數(shù)字媒體（如磁帶、磁盤、光盤）上，再向檔案部門移交。在線移交方式充分利用了網(wǎng)絡(luò)傳輸便捷的優(yōu)勢(shì)，還可以采取相應(yīng)的安全措施，確保數(shù)據(jù)完整。同時(shí)，由檔案部門進(jìn)行電子文件實(shí)體化工作，有利于統(tǒng)一歸檔文件的格式，便于電子檔案實(shí)體的管理。
六、電子文件的最終處置
對(duì)電子文件的最終處置一般包括三種：銷毀；在本機(jī)構(gòu)文檔管理系統(tǒng)內(nèi)長期保存；向檔案部門移交。后兩種處置方式中，經(jīng)過鑒定后被保存下來的電子文件，可稱為電子檔案。電子文件的銷毀，是指通過刪除文件、格式化或破壞載體等方式，使文件不可能再以電子方式重建，其內(nèi)容無法恢復(fù)與還原。不再具備保存價(jià)值的電子文件，在經(jīng)過鑒定確認(rèn)其已失去現(xiàn)行效用后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)銷毀。銷毀工作的執(zhí)行必須慎重仔細(xì)，以電子文件保管期限表為基本依據(jù)，并執(zhí)行嚴(yán)格的審批程序。在文檔管理系統(tǒng)中，應(yīng)通過保留相關(guān)元數(shù)據(jù)的方式記錄文件的銷毀情況，生成銷毀報(bào)告。文檔管理人員應(yīng)當(dāng)注意，將一份文件從磁盤上刪除并不等于銷毀文件。除非存儲(chǔ)載體被完全重新格式化，或者新產(chǎn)生的文件占據(jù)了原磁盤空間，并達(dá)到一定時(shí)限，否則無法保證該文件確實(shí)不可再建。有時(shí)即使文件已被刪除，也仍可利用軟件工具直接讀取磁盤驅(qū)動(dòng)器，通過某些方式使該文件重新恢復(fù)。因而，對(duì)于敏感性文件，要通過對(duì)其物理載體的破壞來確保文件被銷毀。當(dāng)文件存在多份拷貝時(shí)，文件管理員要注意同時(shí)銷毀這些拷貝。在文檔管理系統(tǒng)中，一份文件可以通過超鏈接的方式被多個(gè)文件夾同時(shí)收錄在內(nèi)。當(dāng)文件需要被銷毀的時(shí)候，應(yīng)特別重視對(duì)各個(gè)鏈接的檢測(cè)，看該文件在其他文件夾中是否仍有保留。
總之，電子文件的出現(xiàn)，是社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)和文化發(fā)展的客觀要求，也是人類文明發(fā)展的必然結(jié)果。同時(shí)，檔案事業(yè)的存在和發(fā)展有其特定的政治、經(jīng)濟(jì)和文化生態(tài)環(huán)境，為電子文件的產(chǎn)生和發(fā)展提供了必要的條件。隨著計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)的廣泛應(yīng)用，電子文件逐漸步入社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域。在信息網(wǎng)絡(luò)化迅速發(fā)展的推動(dòng)下，電子文件已經(jīng)成為信息化社會(huì)中不可或缺的管理和保存社會(huì)記憶的工具。
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