時間：2023-03-24 15:22:13
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檔案的整理
作者：魏小紅 單位：寧德市農(nóng)業(yè)科學研究所
農(nóng)業(yè)科技管理部門只有不斷對軟硬件進行更新，選擇質(zhì)量優(yōu)良的軟硬件產(chǎn)品才能保證檔案信息化管理的正常運行，跟上時展的腳步。同時，隨著信息化的應用，也產(chǎn)生了一系列網(wǎng)絡(luò)安全問題，而農(nóng)業(yè)科技檔案保存了許多重要內(nèi)容，具有稀缺性和不可再創(chuàng)造的特征，資源彌足珍貴，只有在保證安全的基礎(chǔ)上，才能發(fā)揮信息化管理的高效性。因此不僅從應用方面，而且從安全方面考慮也要對硬件設(shè)施和軟件進行及時的更新，以保障檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全和穩(wěn)定。
檔案服務(wù)人性化一要樹立服務(wù)理念。在信息化背景下，應改變傳統(tǒng)檔案管理“重保存、輕利用”的理念，樹立起為現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展服務(wù)的意識，在保證檔案管理專業(yè)性的前提下，更好的發(fā)揮其社會性，最終實現(xiàn)兩者的統(tǒng)一。二要創(chuàng)新服務(wù)手段。檔案館要通過互聯(lián)網(wǎng)廣泛開展服務(wù)，建立檔案網(wǎng)站，為檔案使用者實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上檢索提供方便，做好檔案資源庫建設(shè)，提供便捷的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，全面實現(xiàn)檔案管理自動化。在實踐中要對服務(wù)的方法不斷創(chuàng)新。例如：可以開展“一對一”農(nóng)民科技檔案服務(wù)，即為某些種養(yǎng)規(guī)模較大的農(nóng)民建立專門的檔案，把檔案管理部門主動為農(nóng)民搜集相關(guān)檔案信息，通過互聯(lián)網(wǎng)供農(nóng)民查閱，更好的促進農(nóng)民增產(chǎn)、增收，提高檔案的科技利用率。最終建立以現(xiàn)有檔案部門為基點，以服務(wù)“三農(nóng)”為核心職能的檔案信息體系。三要拓展服務(wù)領(lǐng)域。將傳統(tǒng)的農(nóng)業(yè)科技檔案主要為科研單位、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)企業(yè)服務(wù)，轉(zhuǎn)化為向全社會服務(wù)。在實踐中，可以針對科研部門、農(nóng)業(yè)行政管理部門、企業(yè)、農(nóng)民等部門服務(wù)，為其建立不同的檔案數(shù)據(jù)庫模塊，實現(xiàn)檔案管理的“精細化”，使農(nóng)業(yè)科技檔案部門成為農(nóng)業(yè)科技研發(fā)與應用的指揮部、智囊團、咨詢中心。四要利用信息化促進檔案管理中的交流與反饋，檔案管理部門要主動出擊，了解檔案使用者的現(xiàn)實需求，深層次研究開發(fā)檔案信息，提高檔案管理的合理性、快捷性、準確性。檔案管理部門可通過建立網(wǎng)絡(luò)論壇、微博等形式，征求各方意見，進行交流與溝通。檔案管理模式市場化農(nóng)業(yè)科技檔案館是農(nóng)業(yè)科技信息的聚集中心和交流中心。隨著我國事業(yè)單位改革的不斷深化，探索一部分事業(yè)單位市場化也是國家的要求。因此，有必要利用信息化的優(yōu)勢，創(chuàng)造性的探索科技檔案管理市場化運作模式，為農(nóng)業(yè)科技圖書館的發(fā)展提供更強大的活力。一方面，可以將傳統(tǒng)的科技檔案使用過程進行商業(yè)化運作。各地農(nóng)業(yè)科技檔案管理部門，可將一些農(nóng)業(yè)科技資料到互聯(lián)網(wǎng)，進行適當?shù)氖召M閱讀，提高農(nóng)業(yè)科技信息的利用率。同時，可以利用網(wǎng)絡(luò)開展檔案資料咨詢服務(wù)，擴展科技檔案管理咨詢業(yè)務(wù)，為檔案使用者提供相應的科技信息指導咨詢、科技資料檢索咨詢等服務(wù)。另一方面，可將檔案管理工作拓展到擴展到社會活動中實現(xiàn)商業(yè)運作。農(nóng)業(yè)科技檔案館要深入的進行市場挖掘，研究自身特色，把傳統(tǒng)的信息采集、編目、使用、咨詢等業(yè)務(wù)擴展到社會活動中來，通過一系列社會活動，增強科技檔案館的品牌知名度和群眾認可度。
檔案管理人才培養(yǎng)復合化檔案管理人員素質(zhì)的高低是實現(xiàn)檔案管理信息化的基本保障，在數(shù)字化條件下，農(nóng)業(yè)科技檔案館要樹立“人力興館”的意識，把既精通傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)又精通計算機、網(wǎng)絡(luò)的人才做為圖書館的重要資源，大力進行人力資源開發(fā)，培養(yǎng)能夠適應數(shù)字化檔案管理的復合型人才。一要建立學習型檔案館，形成濃厚的學習氛圍，對人才進行精細化培養(yǎng)，強化數(shù)字化應用的重點。要建立健全員工培訓的體制和機制，定期或不定期的進行培訓，使每一位檔案管理人員都能夠接受數(shù)字技能的培訓。二要建立文化型檔案館，不但要做好員工管理、技能上的培訓，更要做好人文觀念上的培訓，要豐富檔案館文化內(nèi)涵，使員工理解農(nóng)業(yè)科技檔案館的精神實質(zhì)，熱愛檔案管理工作，以最大的熱情投入到檔案館的發(fā)展中去。三要建立研究型檔案館，檔案館要利用資源優(yōu)勢大力開展各類農(nóng)業(yè)科技課題研究，提高管理人員檔案管理知識及農(nóng)業(yè)科技知識的運用水平，提升檔案編研能力，為數(shù)字化建設(shè)提供保證。總之，農(nóng)業(yè)科技檔案包括著農(nóng)業(yè)科技研究和應用中的各類文字、圖紙、數(shù)據(jù)、聲像等資料，囊括了農(nóng)業(yè)科技研究課題的“立項、申報、總結(jié)、成果鑒定”各個領(lǐng)域，是農(nóng)業(yè)科研活動的真實再現(xiàn)。檔案管理信息化提高了管理效率和質(zhì)量，為傳統(tǒng)檔案管理方式帶來了新的理念，更為檔案管理緊跟農(nóng)業(yè)科技發(fā)展步伐、服務(wù)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)提供了有力支撐。在未來的發(fā)展中，軟硬件更新實時化、檔案服務(wù)人性化、檔案管理模式市場化、檔案管理人才培養(yǎng)復合化將是農(nóng)業(yè)科技檔案館管理信息化的新途徑。
在當前時期，檔案資源的管理實現(xiàn)全面的信息化，既具備了可能性條件，又具有了必然性基礎(chǔ)，已經(jīng)成為時展推動下檔案工作的不可逆轉(zhuǎn)的趨勢。因此，檔案管理人員要努力地推動檔案資源的高效信息化管理的實現(xiàn)。本文下面具體地談?wù)搸c措施：
（一）健全信息化檔案管理的技術(shù)配備
國家各單位實施檔案資源的信息化管理，必須為信息化手段的應用提供必要的技術(shù)支撐，即保證各種軟件設(shè)備以及硬件設(shè)備的齊備以及同一性，為信息化的手段應用提供支撐，同時還要努力地做好對于安全保護措施的建設(shè)，以迎合信息化的管理趨勢，做好對于檔案資源的保護。
1.我國應當以國家、區(qū)域、行業(yè)、職業(yè)等為基礎(chǔ)，致力于推動檔案管理各項技術(shù)設(shè)備應用的統(tǒng)一化、專業(yè)性，以合理可行的規(guī)劃方案作為指引，努力健全相關(guān)的標準，以推動各個環(huán)節(jié)檔案管理工作在虛擬空間中的有效連接，從而保證檔案管理工作在更高水平上實現(xiàn)其資源的有效備份以及合理調(diào)用，使信息化管理在標準規(guī)范的基礎(chǔ)上，循序漸進地達到全方位的實現(xiàn)。
2.國家要致力于研發(fā)優(yōu)質(zhì)高效安全穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫軟件，并著重從資源整合、存儲、檢索等方面研究高效統(tǒng)一的技術(shù)途徑，以全面推動檔案資料全國范圍內(nèi)的一體化管理的實現(xiàn)。
3.國家要以各種傳播媒介來向檔案管理工作者傳播信息化檔案安全管理的理念，并推動網(wǎng)絡(luò)安全的防火墻技術(shù)、密鑰技術(shù)以及身份認證技術(shù)等保障措施的應用。
（二）積極提升檔案管理人員的素質(zhì)
國家要推動全國范圍內(nèi)檔案資源一體化信息管理目標的實現(xiàn)，就必須著力為檔案管理工作人員進行全方位的培訓與教育，并努力推動高素質(zhì)全新人才與深厚資歷的原有工作人員二者在檔案管理新形勢中對于工作的合作開展。
1.國家可以為檔案資源信息化管理健全制度及法律規(guī)定，以強制化的措施推動檔案的信息化管理理念對各工作人員意識的滲透，努力營造一種全國范圍內(nèi)的濃厚的信息化的檔案管理氛圍，通過培訓或教育切實地幫助原有工作人員實現(xiàn)工作的轉(zhuǎn)型。而對于那些具有較高資歷但難以順利接受信息化手段的管理老人，可以為其配備年輕的熟練掌握高科技手段及相關(guān)檔案管理知識的助手。
2.國家可以為各地區(qū)檔案管理部門撥發(fā)款項，引導全體檔案管理部門提升對于檔案管理人員的待遇，并分級展開面向全社會招聘具有優(yōu)秀的信息化管理工作能力的檔案管理人員，帶動教育工作對于檔案管理人員的培育，為國家未來的檔案信息化管理工作提供充足的人才支撐。
加大信息化管理的試點構(gòu)建
重點工程項目檔案資料的整理不夠規(guī)范，施工控制過程記錄(如測量文件、原始記錄)不齊全，原材料合格證、復合報告、材料(構(gòu)件、配件）質(zhì)量保證書資料不齊全。
監(jiān)理單位對重點工程項目檔案的過程監(jiān)理與工程報檢職責不明
各種隨工檢查記錄中缺少簽字，簽章手續(xù)不全，在工程報驗時，工程的相關(guān)資料不夠齊全、完整、準確。
總包單位責任落實不到位
總包單位管理措施不具體，責任不明晰，沒有認真履行對分包單位檔案的匯總、組織交付驗收等合同規(guī)定；沒有及時組織有資質(zhì)的單位進行工程總平面圖、工程管線竣工圖的編制、歸檔。工程項目檔案存在的問題如得不到有效解決與整治，重點工程項目檔案記錄的內(nèi)容就難以反映工程的真實情況，勢必會影響到工程的建設(shè)，乃至今后的投入使用、維護管理和改擴建。因此必須加強工程項目檔案的管理與規(guī)范操作，重點做好工程項目檔案歸檔工作，保證工程項目檔案的質(zhì)量。
加強工程項目監(jiān)控，保證工程項目檔案質(zhì)量
(一)健全規(guī)范標準來監(jiān)控
近年來，國家檔案與建設(shè)行政管理部門相繼制定了《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《重點建設(shè)項目檔案驗收辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等有關(guān)工程項目檔案管理的規(guī)范性文件和一般性質(zhì)量標準，使工程項目檔案工作有章可循。具體到每個工程項目，應當結(jié)合實際，根據(jù)工程項目文件形成、積累與歸檔各個環(huán)節(jié)的具體情況，針對不同部門分別提出具體標準與要求。不僅要明確歸檔范圍和要求，還要規(guī)范工程項目檔案材料形成的種類和質(zhì)量。如果僅僅滿足于歸檔范圍，而未對形成過程作出約束，歸檔就會成為無源之水，無本之木，工程項目檔案的齊全完整就成為一句空話。
由于時間緊急或場景特殊，工程建設(shè)者往往會忽略以下材料的收集和歸檔：
1.地基開挖后的情況記錄。驗基要對該工程地質(zhì)情況作出簡要描述，按規(guī)定該簽章的個人和單位要完善手續(xù)。
2.工程隱蔽記錄。凡是在工程施工中上道工序被下道工序所掩蓋的重要部位應做好隱蔽記錄。
3.質(zhì)量問題處理記錄。工程監(jiān)理單位對工程活動中發(fā)生的質(zhì)量問題及其處理措施、實施過程、處理后的檢測結(jié)果和鑒證情況要做好詳細記錄。
4.主要建材、構(gòu)配件試驗報告。主要建筑材料與構(gòu)件、配件，必須經(jīng)過質(zhì)量檢驗及技術(shù)參數(shù)測定，有的是供應廠商提供的試驗報告，有的是承建單位委托科研機構(gòu)進行檢測。送檢的建材、構(gòu)配件一定要形成書面檢測報告，供應廠商的試驗報告也要收集齊全。
5.工程建設(shè)情況報告。單項工程和整個工程竣工后，應當撰寫一個專題總結(jié)或情況報告，將該項工程建設(shè)情況及其基本情況，尤其是一些檔案材料中沒有記載而十分重要的材料，在總結(jié)中應加以說明，以備查考。
為確保這些重要檔案材料的形成，必須通過工作標準、操作規(guī)程等做出強制性規(guī)定，并且在收集、整理檔案材料的過程中認真加以甄別，鑒定文件材料的真?zhèn)?，使所有檔案材料能夠真實準確地反映建設(shè)活動。
(二)運用管理制度來監(jiān)控
嚴密、科學的管理制度，是確保工程項目檔案質(zhì)量的保證。建設(shè)單位在招標、投標以及與勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位簽訂合同時，要特別明確工程項目檔案管理的責任與義務(wù)?？辈臁⒃O(shè)計、施工、監(jiān)理等單位要認真收集和整理本單位所形成的工程檔案，及時向建設(shè)單位移交。工程監(jiān)理單位在對工程質(zhì)量監(jiān)理的同時，還應將工程檔案質(zhì)量納入監(jiān)理的范圍，要完成一項審理一項，使工程項目檔案質(zhì)量得到全程控制。
(三)采取跟蹤管理來監(jiān)控
跟蹤管理是國家對工程項目檔案管理的基本要求，其主要內(nèi)涵是檔案工作要與工程建設(shè)開始同步，與工程建設(shè)同步，與工程竣工驗收同步。實行同步跟蹤管理，便于將工程項目檔案質(zhì)量監(jiān)控機制貫穿于工程建設(shè)的全過程。
工程檔案的同步跟蹤管理要抓住以下關(guān)鍵環(huán)節(jié)，并明確相應的質(zhì)量要求：
1.文字材料登記。對進入現(xiàn)場指揮部的所有文字材料，要有專人登記管理，注明文字材料的名稱、編制單位、時間、來文單位、簽收人簽名等，發(fā)現(xiàn)來文不符合質(zhì)量要求的要及時處置。
2.藍圖清點鑒定。藍圖需要逐套清點、鑒定，發(fā)現(xiàn)問題，如有缺圖、漏項或不清晰、份數(shù)不夠的，及時向設(shè)計部門索取，確保每套圖紙的完整、準確。
3.變更設(shè)計歸類。對設(shè)計修改、補充的變更通知單一定要按不同的專業(yè)逐份進行分類登記?？蓪⒃O(shè)計變更依據(jù)性文件按其產(chǎn)生的來源分為三大類，即設(shè)計方編制的設(shè)計變更通知單，施工方申報經(jīng)設(shè)計部門確認生效的業(yè)務(wù)聯(lián)系單、技術(shù)核定單以及建設(shè)方產(chǎn)生經(jīng)各方確認的有效圖紙的會審、工程會議紀要等。這三大類文件一般經(jīng)過設(shè)計方簽章后即視為生效文件，一定要保證手續(xù)完備有效。
4.設(shè)備開箱技術(shù)文件收集。檔案人員必須參加重要設(shè)備的開箱，詳細填寫好“設(shè)備開箱資料驗收記錄表”，作為竣工交付驗收檔案的憑證。若發(fā)現(xiàn)開箱資料不齊全、不配套，要及時反映，向廠家、商家索取，索賠技術(shù)文件。
5.聲像、光(磁)盤歸檔。由于形成這些載體的渠道較多，經(jīng)手人員復雜，稍微疏忽就容易造成檔案散失。因此，檔案一經(jīng)形成就要立即收集、鑒定，妥善保管。
6.竣工圖編制質(zhì)量。目前，竣工圖的編制主要是以施工圖為基礎(chǔ)，通過將施工過程中的有效變更依據(jù)性文件在施工圖上予以充分、準確地反映和標記后形成的，保證了設(shè)計變更依據(jù)性文件在數(shù)量上的全面性與內(nèi)容上的準確性，同時保證了竣工圖的編制質(zhì)量。這些設(shè)計變更依據(jù)性文件既是施工變更的依據(jù)，也是編制竣工圖的依據(jù)。
實施工程項目檔案管理“三同步”，保證工程項目檔案質(zhì)量
在工程項目檔案管理工作中，必須做到“三同步”，即制定工程項目檔案收集計劃與工程立項同步，工程檔案收集與工程設(shè)計、施工同步，工程檔案驗收與工程竣工驗收同步。
(一)制定工程項目檔案收集計劃與工程立項同步這是做好檔案收集工作，保證工程項目檔案完整、齊全的重要環(huán)節(jié)。工程檔案包括從工程立項到竣工驗收期間產(chǎn)生的檔案材料，貫穿于工程建設(shè)的始終，從另一個角度來看，它又分別產(chǎn)生于建設(shè)單位、設(shè)計單位和施工單位，而對大的項目來說，設(shè)計單位和施工單位往往還不止一個。因此，工程項目產(chǎn)生的檔案情況相當復雜，如果沒有一個詳細的計劃，要想最終保證檔案的完整齊全是不可能的。因此，作為一個工程項目的所有者，同時也是工程項目檔案收集工作的總責任人——建設(shè)單位，必須在工程立項時就制定一個詳細的收集計劃，包括該項工程可能產(chǎn)生哪些檔案，分別產(chǎn)生于哪些部門，如何收集，以及質(zhì)量要求等；同時還應明確專職或兼職檔案人員的職責。
(二)工程項目檔案收集與工程設(shè)計、施工同步這一階段是工程建設(shè)的主要階段，工程項目檔案也主要產(chǎn)生于這一階段。檔案管理人員對于設(shè)計、施工過程中產(chǎn)生的工程項目檔案，應做到隨時收集，對較大的工程，還要對分階段收集來的檔案及時進行整理以防止散失遺漏；同時還要對有關(guān)部門進行監(jiān)督，防止弄虛作假，從而保證檔案的完整準確，確保其質(zhì)量。
(三)工程項目檔案驗收與工程竣工驗收同步以往，有關(guān)部門對這一環(huán)節(jié)最為重視，認為這是一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，把好這個關(guān)口，就能保證檔案的完整、齊全并確保其質(zhì)量。但事實上這樣做其實是本末倒置，因為正如同工程質(zhì)量在工程設(shè)計、施工階段就已經(jīng)確定了，竣工驗收只是“驗收”而已一樣，工程項目檔案的質(zhì)量，也是在產(chǎn)生的時候就已確定了，這時再抓，顯然是馬后炮。
當然，也不能否認對工程項目檔案進行驗收的重要性。對工程項目檔案進行驗收是將各階段、各部門產(chǎn)生的工程項目檔案進行匯總，并按照有關(guān)規(guī)定，盡快歸檔或報送有關(guān)部門，以防止散失在無關(guān)單位和個人手中，造成“人去檔空，不知所終”的結(jié)局?？傊?，工程項目檔案管理實行“三同步”有利于杜絕虛假檔案，有利于檔案行政管理部門職能的發(fā)揮，有利于工程項目檔案質(zhì)量的提高，是確保工程項目檔案質(zhì)量行之有效的方法。
加強固定資產(chǎn)投資項目檔案管理的措施
(一)強化責任意識，加強對工程項目檔案管理工作的組織領(lǐng)導建設(shè)單位要根據(jù)檔案法律、法規(guī)的要求，進一步強化責任意識，加強對檔案工作的領(lǐng)導，建立健全項目檔案工作領(lǐng)導責任制，將項目檔案管理納入部門職責和崗位責任制，與考核掛鉤。建立以檔案部門為核心，項目各參建部門共同配合的工程項目檔案工作管理體系，對工程項目檔案管理工作齊抓共管，確保工程項目檔案管理的質(zhì)量。
(二)強化全程受控，加強對工程項目檔案工作的計劃管理將工程項目檔案管理列入工程項目實施網(wǎng)絡(luò)計劃中，實現(xiàn)立項階段就制定歸檔計劃，確定工程項目檔案直接負責人，實行節(jié)點和全程控制，保證工程項目檔案管理工作與各項工作緊密結(jié)合，從而促使工程項目檔案的收集、積累與工程項目實施進度同步進行，使工程項目檔案文件材料全程受控。
(三)強化合同管理，提高工程項目檔案管理的法律約束力將工程項目檔案管理的相關(guān)要求納入合同管理，在工程項目委托招標與設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建各方簽訂合同、協(xié)議時，設(shè)立專門條款，明確對工程項目文件的編制責任、份(套)數(shù)、質(zhì)量、交付時間、違約罰則等內(nèi)容的規(guī)定；也可將有關(guān)標準與規(guī)范的內(nèi)容作為合同附件，實行檔案交付情況與結(jié)算掛鉤。
重慶市衛(wèi)生系統(tǒng)內(nèi)近年來以多媒體為載體而記錄重要事件的資料逐年增多，目前市衛(wèi)生局有400多盤DV磁帶，而且隨著時間的推移其中很多資料獨一無二、非常珍貴，但是以磁帶、光盤為介質(zhì)的素材保存、使用方式面臨許多問題。同時，作為全國五個衛(wèi)生信息化試點城市項目的深入推進，各級醫(yī)療單位將產(chǎn)生越來越多得電子表格、電子文檔、電子音視頻資料，現(xiàn)今對這些巨大量的數(shù)字資料管理存在以下幾方面的問題。
(1)安全性差儲存的安全性。一個是檔案資料的物理上的安全性，這也是最重要的，單個儲存介質(zhì)如電腦硬盤、服務(wù)器硬盤、磁帶、光盤壽命有限且安全性低，且由于重慶氣候原因，容易受潮造成磁粉脫落；由于儲存介質(zhì)的損壞造成資料的丟失，后果非常嚴重。資料保密的安全性。機關(guān)工作資料許多都是資料有其嚴格的保密等級、公開對象限制，隔離保存非常重要。
(2)存取檢索不方便以磁帶為載體的保存方式，由于沒有健全的編目檢索條件，資料的查找非常的復雜，同時傳統(tǒng)方式還有一個重大缺陷，就是很多不相關(guān)的資料保存在一盤光盤上，有人將這盤光盤借出后，別人將無法利這一盤光盤上所有的資料。城建檔案館目前就存在這種困難，如有某位領(lǐng)導想看一段歷史媒體資料，聲像科的技術(shù)人員需要在海量的光盤中找出保存的單個光盤，然后將這盤光盤從始至終的播放才能找到，浪費大量的人力物力。
(3)共享的困難假如有幾個人同時需要借用某一些資料，目前的管理方式無法實現(xiàn)。
(4)資料交換的困難目前衛(wèi)生系統(tǒng)內(nèi)各單位間的資料提交、交換都是由人工刻成光盤，在送給管理或使用部門。假如能在局域網(wǎng)內(nèi)用電腦完成提交，而不需人工，將會讓工作效率大大提高。
(5)遠程檢索查找的困難局內(nèi)的領(lǐng)導或工作人員出差在外，因工作需要想查找各種資料，目前遠程資料檢索、下載還無法實現(xiàn)。媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)可通過B/S（Browser/Server，瀏覽器/服務(wù)器模式）檢索方式來實現(xiàn)。
(6)傳統(tǒng)磁帶管理媒體資料成本高以上的困難，都通過建立媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)來解決。
衛(wèi)生系統(tǒng)內(nèi)建立媒資系統(tǒng)
鑒于衛(wèi)生系統(tǒng)的實際情況，我們需要建立一款高度集成化的即連即用型媒體資產(chǎn)存儲管理產(chǎn)品，在具有彈性和易用性的B/S（WEB頁面）架構(gòu)基礎(chǔ)上，以最簡化的流程實現(xiàn)視音頻素材和多種其他媒體文件的導入、編目、存儲、檢索、離線歸檔管理、素材下載等媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)的主要業(yè)務(wù)。
1需求分析
1.1網(wǎng)絡(luò)站點需求與現(xiàn)有非編系統(tǒng)及PC機緊密連接的方式，實現(xiàn)采編存一體化的網(wǎng)絡(luò)應用流程，建立完整的在線/近線/離線相結(jié)合的媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)。在局域網(wǎng)內(nèi)任意機器都可作為編目檢索工作站,無須單獨配置編目檢索工作站.
1.2網(wǎng)絡(luò)管理需求由于在網(wǎng)絡(luò)中的各類使用人員眾多，因此應具備如下要求的網(wǎng)絡(luò)管理功能：①系統(tǒng)必須具有對所有編輯人員進行統(tǒng)一的分類管理和對應的操作權(quán)限管理；②系統(tǒng)必須要具有對網(wǎng)絡(luò)編輯中所有重要信息進行記錄，便于事后通過記錄的事件日志查詢功能；③系統(tǒng)具有對各類編輯設(shè)備的管理功能，在網(wǎng)絡(luò)編輯中，通過中心服務(wù)器自動完成對網(wǎng)絡(luò)中所有編輯站點的使用時間進行記錄，方便事后的各項統(tǒng)計。
1.3存儲需求現(xiàn)有的資料為10TB，因此在媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，應至少包含600小時的高質(zhì)量媒體資料長期存儲，并有年增量100小時素材存儲的實際需求。
2功能要求
提供手動和自動兩種上載方式，手動上載就是在客戶端以C/S或B/S方式上載；另外為了更加便利于衛(wèi)生系統(tǒng)內(nèi)部工作流程，要求操作人員只需要將上載的素材拷貝至設(shè)定的HotFolder共享文件夾，媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)自動掃描HotFolder文件夾并上載該素材。系統(tǒng)具備高低碼流兩種存儲方式，及系統(tǒng)分在線、近線、離線的管理方式。采用可視化的離線帶架管理，根據(jù)自定義策略自動為離線介質(zhì)分配帶架位置，并提供可視化的帶架視圖，直觀、便捷地對離線帶架及介質(zhì)進行管理和維護。
2.1要求具備很強的系統(tǒng)擴展性要求將組件與核心服務(wù)分離，能通過新增組件實現(xiàn)功能擴展；能通過新增存儲設(shè)備來擴展存儲能力支持將組件集中部署和分布部署，從而加大系統(tǒng)處理能力和業(yè)務(wù)吞吐量。
2.2可跨平臺的運作完美運行于windows平臺和MACOS平臺。不同操作系統(tǒng)下的計算機設(shè)備都可以聯(lián)入系統(tǒng)做為媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)的客戶端。
2.3要求媒體資產(chǎn)管理中心系統(tǒng)采用多平臺全程B/S架構(gòu)，應用WEB技術(shù)，可架設(shè)在任意網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，局域辦公網(wǎng)、域環(huán)境和因特網(wǎng)等等，部署簡單，所有客戶端只需輸入服務(wù)端IP地址即可接入媒體管理系統(tǒng)。
2.4安全性要求要求具備完善的密級管理，素材級的加密控制，嚴密的用戶權(quán)限控制，素材對于客戶端完全不透明，全流程只存在元數(shù)據(jù)交互，杜絕病毒滲透，在線素材可另存到光盤介質(zhì)，存儲系統(tǒng)的具備備份容錯機制保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)和素材的安全。
媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)在衛(wèi)生系統(tǒng)的應用
媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)要求既可以在單機模式下應用，也可以在網(wǎng)絡(luò)模式下應用。就重慶市衛(wèi)生系統(tǒng)目前的現(xiàn)狀來看，除市衛(wèi)生局外，其他下屬的區(qū)縣級單位目前的媒體資料很少，還沒必要用媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)，所以現(xiàn)階段建立媒資系統(tǒng)主要用在管理市局現(xiàn)有的媒體資料，滿足與非編系統(tǒng)無縫鏈接調(diào)換資料。但應用功能上必須具備網(wǎng)絡(luò)化的模式，公共網(wǎng)內(nèi)的任意一臺PC機都可作為客戶端進行上傳、下載等操作。
1單機應用模式，即媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)只配合非編系統(tǒng)使用，可在非編單機上安裝B/S客戶端軟件，組成一套帶有上載、編輯、存儲、編目、檢索、素材下載等功能的最簡化媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)。
1前言
與傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案管理相比，電子文件、電子檔案的管理具有技術(shù)含量高、更新快、相關(guān)因素多，關(guān)聯(lián)度高等特點，因此電子檔案對記錄的管理工作提出了更高的要求。檔案信息涉及到企業(yè)的方方面面，與各個不同的專業(yè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都有密切聯(lián)系，例如辦公自動化系統(tǒng)等，檔案管理信息平臺就是利用各個不同專業(yè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)電子文件與電子檔案一體化管理。近年來，寧夏電力公司順利完成了從機關(guān)到地市、縣級供電局3~t-i-I-39家單位聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的部署工作，使企業(yè)內(nèi)部檔案借助信息系統(tǒng)更好地服務(wù)于生產(chǎn)、經(jīng)營、電網(wǎng)建設(shè)等工作，全面提升了檔案現(xiàn)代化、專業(yè)化、規(guī)范化管理水平。
2基本情況
寧夏電力公司從機關(guān)到地區(qū)級供電局、分公司，再到縣級供電企業(yè)共計39家單位。系統(tǒng)部屬前，公司機關(guān)與少數(shù)地區(qū)級供電局檔案信息管理僅有單機版管理軟件，實現(xiàn)條目級管理，其余單位均無軟件，管理模式和服務(wù)手段落后。針對此情況，在國家電網(wǎng)公司建設(shè)統(tǒng)一的檔案管理信息平臺的發(fā)展戰(zhàn)略背景下，公司考慮到系統(tǒng)局域網(wǎng)的可支持性，經(jīng)濟性技術(shù)論證于2007年及時向國家電網(wǎng)公司申報并獲得同意，并作為5家試點單位部署實施。2008年3月至2009年1月完成公司機關(guān)部署并驗收。2009年5月至年底已完成l3家地市級供電局、分公司和25家縣級供電局的部署工作并投^運行。
3系統(tǒng)的建設(shè)日標、部署模式
3．1建設(shè)目標
建立寧夏電力公司檔案信息管理統(tǒng)一平臺，實現(xiàn)全公司上、下級單位檔案系統(tǒng)互聯(lián)互通；實現(xiàn)全公司3級單位統(tǒng)一業(yè)務(wù)規(guī)范；實現(xiàn)電子檔案網(wǎng)上移交和網(wǎng)上互查；實現(xiàn)上級檔案業(yè)務(wù)在線監(jiān)管和查看；將電網(wǎng)建設(shè)參建單位納入管理體系，更好地實現(xiàn)工程項目檔案收集、保管和利用，有效整合各種檔案資源，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案信息資源的最大化共享功能，推動公司信息現(xiàn)代化建設(shè)和檔案資源數(shù)字化建設(shè)。
3．2部署模式
公司采用服務(wù)器組和存儲設(shè)備大集中的集群部署模式，建立檔案數(shù)據(jù)中心，為各所屬單位提供數(shù)據(jù)集中存儲和應用服務(wù)。數(shù)據(jù)庫采用ORACLE10G數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，應用服務(wù)器采用wEBLOGIC9．2。系統(tǒng)硬件部署如圖1所示。
4系統(tǒng)具備主要功能
4．1檔案管理
系統(tǒng)根據(jù)國家檔案局的標準進行建模，并在此模型的基礎(chǔ)集成了寧夏電力公司業(yè)務(wù)標準，允許公司所屬各單位在此業(yè)務(wù)模型上進行全宗的個性化定制，以達到總體統(tǒng)一、兼顧個性的要求。該系統(tǒng)對文件收集、整編、編目、移交、歸檔、利用、鑒定、統(tǒng)計、編研等一系列操作進行全過程管理，可針對不同檔案類型定義不同的整理規(guī)則、管理方式，以達到系統(tǒng)適應業(yè)務(wù)變化的要求。
4．2檔案檢索
可直接檢索目錄也可進行全文檢索，可對檔案目錄、正文、附件進行檢索，并且可對下屬單位進行全宗數(shù)據(jù)檢索，主要有普通檢索、卡片檢索、跨全宗檢索以及全文檢索。
4．3個人待辦
可提醒用戶目前有哪些事情需要處理。主要通過在主頁上顯示和進入相應模塊進行操作。
4．4權(quán)限管理
主要定義各檔案類型的開放權(quán)限以及可使用檔案系統(tǒng)的用戶。定義用戶的角色、權(quán)限以及是否是專兼職檔案員等。權(quán)限管理模塊還細分為永久權(quán)限和臨時權(quán)限，并可對檔案原文的控制進行細化，具體分為瀏覽權(quán)限和下載權(quán)限，以滿足不同的利用。
4．5標準業(yè)務(wù)定制
結(jié)合寧夏電力公司本部以及下屬各單位實際，統(tǒng)一定制了檔案類型、供電企業(yè)標準分類表、各檔案類型的整理規(guī)則以及統(tǒng)一的報表樣式，下屬各單位均依此標準進行全宗檔案管理工作。
4．6業(yè)務(wù)設(shè)置
此模塊主要是在寧夏電力公司設(shè)置的標準業(yè)務(wù)基礎(chǔ)上進行各全宗的個性化定制工作，主要可以進行各全宗的檔案類型定制、分類表定制、代碼表定制，以及各種顯示界面的設(shè)置。以適應各全宗的個性化要求。
5系統(tǒng)在公司的應用
作為寧夏電力公司3級統(tǒng)一檔案管理信息平臺，該系統(tǒng)制定了適合全省業(yè)務(wù)應用的統(tǒng)一檔案管理標準；實現(xiàn)了與寧夏電力公司目錄、門戶、辦公自動化等系統(tǒng)的無縫集成；電子文件實時物理歸檔；網(wǎng)絡(luò)信息采集、信息整合、數(shù)據(jù)處理、及電子文件到電子檔案的全程數(shù)字化管理；各種檔案類型的數(shù)字化管理；檔案全文信息網(wǎng)絡(luò)檢索與共享；數(shù)字檔案光盤存儲的自動打包，脫離系統(tǒng)、跨平臺的目錄檢索及原文調(diào)閱；檔案信息資源共享，各全宗單位可跨全宗移交檔案、網(wǎng)上數(shù)據(jù)報送，使其檔案信息不再存在信息“孤島”。
寧夏電力公司檔案管理信息平臺自實施以來，完成了系統(tǒng)部署、配置、數(shù)據(jù)遷移、培訓、運行等工作。目前系統(tǒng)內(nèi)共有11種檔案類型，文書檔案、科技檔案(生產(chǎn)調(diào)度、科研、基建、設(shè)備)、照片檔案、實物檔案、會計檔案、聲像檔案、人事檔案，能夠滿足寧夏電力公司檔案管理的現(xiàn)代化需求。通過檔案系統(tǒng)平臺進行檔案網(wǎng)上利用的人次數(shù)愈來愈多。文檔通過協(xié)同辦公自動化模塊實現(xiàn)電子文件的及時歸檔、保管、利用；工程檔案通過在線系統(tǒng)、離線客戶端進行了多個項目的收集、編目等工作，目前已應用到750kV銀川東變電站、330kV太陽山變電站、220kV西夏變電站等工程檔案管理中，滿足工程檔案利用現(xiàn)代化工具進行收集、整理、編目、打印、移交、借閱和利用等一整套功能。照片檔案、實物檔案部分數(shù)字化后通過該系統(tǒng)生成了縮略圖供本部用戶進行網(wǎng)上借閱和利用。
6系統(tǒng)投入運行取得的效益
從企業(yè)管理角度看，寧夏電力公司檔案管理系統(tǒng)的建立，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)信息與檔案信息的一體化和檔案管理業(yè)務(wù)自動化，同時為統(tǒng)一管理全公司電力檔案提供了先進的技術(shù)手段，減少了檔案工作人員重復工作量，降低了實現(xiàn)檔案信息化管理的成本，提高了企業(yè)信息管理的水平。
從檔案利用角度看，由于檔案利用者可直接、快速、方便地在網(wǎng)上查找檔案資源，大大提高了查檔效率。如果實現(xiàn)異地查檔，其累積節(jié)約的費用及時間將更為可觀。
7通過系統(tǒng)實施進行的理論研究與實踐
7．1室藏檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)信息一體化管理
通過檔案管理信息平臺的實施，利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對企業(yè)信息和檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，通過設(shè)置網(wǎng)絡(luò)專業(yè)信息檔案屬性，以及網(wǎng)絡(luò)信息采集工作流程和數(shù)據(jù)處理方法使檔案工作超前介入到信息形成階段，實現(xiàn)了電子文件信息與電子檔案信息一體化管理即電子文件與電子檔案全程自動化管理。
7．2對檔案資源的定義與接口實現(xiàn)
在檔案管理信息平臺的實施中論證了通過對XML格式的檔案元數(shù)據(jù)的定制，能夠統(tǒng)一規(guī)范與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口，并且能夠?qū)n案真實性、有效性、完整性進行快速實時地在線校驗提示。
7．3檔案信息利用模式
能夠完成檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享、電子文件的全文檢索、內(nèi)控檔案網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱的電子審批等功能，并通過檔案管理信息平臺進行全公司調(diào)用。
7．4檔案信息的安全管理
面對網(wǎng)絡(luò)信息安全管理的難度越來越大，系統(tǒng)除采用標準的目錄認證、門戶登錄等工程通用的安全防護外，通過公司本部的試用后，在通用安全管理的基礎(chǔ)上對權(quán)限控制進行了進一步的深化與細分，并在寧夏電力公司本部采用按部門、按級別以及特殊控制等多位一體的控制體系增強檔案信息的安全性。
7．5永久、真實保存數(shù)字檔案的研究與實踐
電子檔案信息的保管和維護與傳統(tǒng)的方式截然不同，它的數(shù)字化特性決定了其保管的復雜性和安全維護的難度。電子文件的保管從保護載體(磁性介質(zhì))轉(zhuǎn)為保護其內(nèi)容信息，保證內(nèi)容的真實性、可靠性、完整性和跨平臺的查閱，并通過拷貝與鏡像技術(shù)、遷移技術(shù)，以加強對數(shù)據(jù)的研究與實踐。
7．6解決了寧夏電網(wǎng)建設(shè)項目工程檔案電子化管理的難題
系統(tǒng)針對離線參建單位和在線參建單位兩種模式進行管理，對工程目錄數(shù)據(jù)進行收集整理，并對電子文件和竣工圖實現(xiàn)網(wǎng)上掛接，打印標準模式的案卷目錄、備考表等，還可進行電子檔案跨全宗向運行單位移交，使檔案現(xiàn)代化建設(shè)滿足工程驗收達標創(chuàng)優(yōu)需要。
8幾點建議
寧夏電力公司檔案信息管理平臺實施以來，能夠滿足企業(yè)內(nèi)部檔案管理各項工作的需要。但從長遠發(fā)展看，還需加強幾個方面的工作。
8．1加強檔案信息化建設(shè)工作的宣傳力度
從一定程度講，檔案是可開放的信息資源。但員工對檔案信息系統(tǒng)帶來的服務(wù)沒有分認識到位，還需加強宣傳，擴大檔案信息資源的使用。
8．2加強歸檔接口完善工作
加強檔案系統(tǒng)與186業(yè)務(wù)應用系統(tǒng)的歸檔接口完善工作，按照國網(wǎng)公司要求，保證業(yè)務(wù)應用系統(tǒng)產(chǎn)生的歸檔電子文件能正常歸檔，確保電子文件歸檔的完整性。
8.3加強相關(guān)管理制度建設(shè)
從信息系統(tǒng)角度和電子文件的安全管理方面，根據(jù)國家、行業(yè)有關(guān)標準，結(jié)合電力公司實際，制定相關(guān)管理制度和標準，促進檔案信息系統(tǒng)規(guī)范化建設(shè)。
8．4加強有關(guān)人員的培訓力度
從信息系統(tǒng)的使用和維護講，重點加強專、兼職檔案人員的系統(tǒng)使用和專業(yè)水平培訓；從使用角度講，需加強各單位、各部門的培訓，便于更好地利用系統(tǒng)借閱檔案。
8．5加強檔案數(shù)據(jù)的安全管理
還需完善數(shù)據(jù)安全存儲管理措施，增加數(shù)據(jù)存儲備份，加強設(shè)備運行和維護，保證系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。
8．6加強館藏歷史檔案的數(shù)字化進程
二、創(chuàng)新理念，提升城建檔案管理水平
（一）引入目標管理思想目標管理即基于既定目標，把握以人為本的原則，將成果視為標準，令組織內(nèi)部與個人獲取到優(yōu)秀業(yè)績的方式方法。城建檔案管理階段中，引入目標管理思想，推行目標責任制，可進一步促進城建檔案管理的科學化、規(guī)范化?；诂F(xiàn)代化管理理念，城建檔案館應以目標管理為根本，夯實內(nèi)在基礎(chǔ)，令檔案工作再上新臺階。應加強真實性管理，確保檔案資料的原始性，數(shù)據(jù)信息的系統(tǒng)性，使檔案報送更加快速高效，流程更加科學，實踐管理更為完整。
（二）創(chuàng)新城建檔案管理程序城建檔案管理程序科學性對整體工作質(zhì)量產(chǎn)生至關(guān)重要的影響。為此應積極探討契合當前時代特征的城建檔案工作程序，嚴把人口關(guān)，優(yōu)化質(zhì)量驗收以及報送等處理環(huán)節(jié)。應將簽署的竣工檔案責任材料、終身責任方表格引入之報建流程之中，而后在項目施工前期針對建設(shè)方、施工方以及監(jiān)理方技術(shù)員工、資料管理人員做好檔案技術(shù)交底，細致的闡釋檔案要求。施工階段中則應積極同監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)等機構(gòu)進行橫向合作，體現(xiàn)聯(lián)動性，定期做好業(yè)務(wù)指導。城建檔案工作人員還應參與竣工驗收有關(guān)會議，就項目檔案編訂狀況做進一步講評并細化后續(xù)工作要求，保證按時竣工并進行驗收備案。完成上述環(huán)節(jié)后還應督促建設(shè)方及時報送竣工檔案，快速辦理檔案移交材料與相關(guān)手續(xù)，令城建檔案管理更為科學有序。
（三）創(chuàng)新城建檔案工作模式新時期，城建檔案管理應解放思想，全面創(chuàng)新，摒棄以往傳統(tǒng)工作方式，跟上新時代步伐。應由檔案形成的起初源頭入手，更新傳統(tǒng)工作中在項目竣工收尾后方開始檔案管理的陳舊模式。業(yè)務(wù)上，應從被動接收積極向著主動提供服務(wù)的方向發(fā)展。方式方法上，應從指導管理主體向著積極主動服務(wù)的主體發(fā)展，扭轉(zhuǎn)機械式的傳統(tǒng)管理，真正開創(chuàng)現(xiàn)代化工作系統(tǒng)。城建檔案管理過程中，有關(guān)管理對象單位應加強聯(lián)系與合作，構(gòu)成上級與下屬良好協(xié)調(diào)的關(guān)系，使實踐工作更加順暢，預防城建檔案存在互相交叉以及多頭管理的問題，進而對管理工作效能產(chǎn)生負面影響。另外，應積極應用信息化平臺，推動城建檔案管理工作更加科學有效。可進一步擴充軟硬件設(shè)施的經(jīng)費投入，推動檔案管理由以往的手工作業(yè)向著自動化、數(shù)字化、信息化的方向發(fā)展變革，進而全面提升實踐工作效率，降低工作強度，使有價值的城建檔案信息能夠充分的得到應用。應積極引入現(xiàn)代化、設(shè)計成熟的工具軟件，盡可能的將日常工作均囊括到計算機實踐管理流程之中，實現(xiàn)各項流程的緊密銜接與互相配套，降低重復性勞動。
隨著醫(yī)院改革的進行和深入，醫(yī)療業(yè)務(wù)不斷的擴大，基建檔案也越來越體現(xiàn)出它的重要性。當務(wù)之急是必須高度重視醫(yī)院基建檔案的歸檔率、完整率、準確率。采取一切有效措施，杜絕不利于基建檔案管理的因素，為子孫后代積累寶貴的歷史財富，是我們每個基建檔案工作者義不容辭的責任。
1基建檔案在醫(yī)院管理中的作用
1.1對推動醫(yī)院經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義
醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設(shè)、改建、維修、使用過程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)記錄?；n案管理的關(guān)鍵是及時收集基建項目開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料，由于醫(yī)院基建項目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復雜的特點，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價值高。這些檔案既是醫(yī)院工程建設(shè)的真實記錄，也是整個醫(yī)院檔案的重要組成部分，它既為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理、改擴建服務(wù)，又為醫(yī)院的經(jīng)濟建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)。所以，做好工程項目的檔案管理工作對推動醫(yī)院經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。
1.2為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)
基建檔案涉及工程的規(guī)劃、設(shè)計、施工、監(jiān)理、建設(shè)單位以及建設(shè)單位的主管機關(guān)和其他有關(guān)部門，任何基本建設(shè)缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關(guān)系相互要求的條件；為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟糾紛以及科學研究等提供素材，它不僅服務(wù)于今天，也有利于未來，所以越來越受到各級建設(shè)單位和醫(yī)院管理者的重視。
1.3基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院的財富
隨著醫(yī)院總體規(guī)劃的逐步進行，近年來我院的基本建設(shè)可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進行，這就需要辦理和查閱許多相關(guān)資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院和社會的財富。收集、管理和保護好這種資源是每個職工的義務(wù)和責無旁貸的職責。例如我院基建處的老處長張乃云，他在兒童醫(yī)院辛辛苦苦工作了幾十年，上對醫(yī)院的每項建筑、下對全院地下的每一根管子都了如指掌，可以說閉著眼睛都能說出它們的位置。為了便于工作，張乃云在醫(yī)院總平面圖上仔細、認真地在每個建筑物旁都標注了建筑年代和面積，這張圖紙是非常寶貴的資料，它包含了醫(yī)院自1955年建院至今所有建筑的年代和面積，它減少了我們許多需要到檔案室大量查閱資料的麻煩，節(jié)省了寶貴的時間，大大提高了工作效率。我們將原圖保存起來，平時使用復印件，而且還將上面的數(shù)字以電子表格的形式摘抄整理出來，這就更加便于查找、保存和計算了，特別是每年向衛(wèi)生局做報表時，這一表格是我們最可靠的依據(jù)。
2醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題
2.1基建檔案管理工作缺乏政策性指導
隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步建立，國家重點工程項目在投資、管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變化，我們經(jīng)歷了改擴建、代建、改造裝修、融資、拆遷征地等建設(shè)工程，每一次對于我們來說都是一次新的嘗試、一次學習的過程，但最缺乏的是對工程政策、性質(zhì)的了解和指導。對工程檔案的收集、整理、歸檔、流向提出了新的問題。
2.2檔案知識缺乏
由于歷史的原因，從事檔案工作的人員所學專業(yè)與所從事的工作不一致，對檔案的知識特別是對基建檔案知識了解得不夠，缺乏檔案專業(yè)知識的學習。
2.3全員檔案意識不強
基建檔案資料應該力求完整、正確、真實、嚴謹，在工作中發(fā)現(xiàn)與施工單位和相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議日期有的不明確或沒有寫；工程的名稱前后不相吻合；施工單位來函有的編號較亂，有沒有編號的、有重復編號的；請示報告之類的函件有的沒有標題。這些不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來一定的困難，而且在接收上級審查時也很麻煩。
3對醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題所采取的措施和建議
3.1建立健全基建檔案管理制度是搞好醫(yī)院基建檔案管理工作的保證
基建檔案的科學管理直接影響到工程項目的維修、改造、擴建，健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。醫(yī)院本著“以人為本”的精神和“以病人為中心”的服務(wù)宗旨，進行多項改革，隨著新建、擴建、改建工程的日益增多，邊建設(shè)、邊報批、邊設(shè)計的事情常有發(fā)生。這給檔案資料的收集整理帶來了諸多不便。所以應制定相應的基建檔案工作管理制度，并嚴格執(zhí)行，做好基建檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實，使基建檔案資料具有真實性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準確率。
3.2加強文件形成者、檔案管理者的業(yè)務(wù)培訓
開展宣傳教育，增強全員檔案意識是發(fā)揮檔案價值作用的前提。一套完整、準確、系統(tǒng)的檔案，必須發(fā)揮全體參與人員的檔案意識，一起參與檔案收集，特別是在項目建設(shè)初期，遵循項目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對項目檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃。樹立科學的檔案觀，讓科室內(nèi)每個工作人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項工作，各負其責，大家盡量配合把好自己的關(guān)口。這是做好基建檔案和醫(yī)院檔案工作的有力保證。
3.3提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學知識，不斷提高基建檔案的科學管理水平
隨著基建檔案管理向現(xiàn)代化、科學化、系統(tǒng)化方向邁進，作為檔案管理人員必須注意學習新技術(shù)，努力提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學知識，不斷提高基建檔案的科學管理水平?，F(xiàn)代醫(yī)院管理中基建檔案管理人員應具備熟悉基建專業(yè)知識，掌握電子文檔管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理理論的技能。以業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高為著重點，可以爭取各種機會參加有關(guān)基建政策文件、檔案知識的學習，拓寬知識面，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)。不能光讓馬兒跑，不讓馬兒吃草。
二、促進檔案管理科技建設(shè)創(chuàng)新的策略
1.轉(zhuǎn)變觀念，提高企業(yè)對檔案管理的重視度
企業(yè)管理者及檔案人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的企業(yè)經(jīng)營管理，將提高檔案管理工作的科技建設(shè)和創(chuàng)新發(fā)展納入企業(yè)的工作重點內(nèi)，充分意識到檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要意義。企業(yè)管理者要加大對檔案管理重要性的宣傳和教育，各級領(lǐng)導要發(fā)揮引導作用，要與時俱進，利用現(xiàn)代化的管理手段和科學技術(shù)來技術(shù)調(diào)整和完善企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作。要加大對檔案管理工作的資金投入，加大對檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善管理設(shè)備，建立科學化、創(chuàng)新化、信息化、現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理體系。同時，檔案管理人員要不斷豐富自身的專業(yè)素質(zhì)，加強與其他工作人員的交流和溝通，吸收別人先進的管理經(jīng)驗，增強自身的工作責任感。
2.制度保障，建立健全的企業(yè)檔案管理制度
健全的企業(yè)檔案管理制度是提高企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量，促進企業(yè)檔案管理科學化和創(chuàng)新化發(fā)展的制度保障。企業(yè)在構(gòu)建檔案管理相關(guān)制度時，要遵循《檔案管理整理規(guī)劃》、《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，確保企業(yè)所制定的檔案管理規(guī)章制度符合國家的制度要求，達到國家規(guī)定的標準，做到有法可依。同時，企業(yè)檔案管理制度的制定需要依據(jù)企業(yè)自身的生產(chǎn)服務(wù)要求，通過與企業(yè)各個部門的管理者和檔案管理工作人員召開會議研討，進行全面的討論后，起草初步的檔案管理制度。需要注意的是，制定好的檔案管理制度采用試行的方式，在某部門先試用，發(fā)現(xiàn)不足即可進行針對性的更改，以確保企業(yè)檔案管理制度的科學化和創(chuàng)新化。
3.電子化發(fā)展，重視電子文件管理
網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的普及發(fā)展，促進了企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新，檔案管理模式也從傳統(tǒng)的方式向電子化模式轉(zhuǎn)變，即由傳統(tǒng)的可視記錄識別轉(zhuǎn)換為機器識別代碼型發(fā)展，機器識別代碼型即所謂的電子檔案。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件材料相比，電子檔案管理下的電子文件是由擬稿者直接寫在磁盤上，修改形成后，即可貯存到辦公的信息數(shù)據(jù)中，技術(shù)人員和檔案人員即可實現(xiàn)信息的共享，弱化了檔案和文件的界限。同時，在企業(yè)的各項管理活動中，電子文件憑借其快捷、精確的特點正逐步取代了紙質(zhì)文件，電子圖紙也以巨大的優(yōu)勢被廣泛應用。利用計算機手段和輔助工具設(shè)計的電子圖紙，不僅易于存儲和查詢，還更加形象具體。此外，傳統(tǒng)的文書檔案、聲像檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案和人事檔案等分類被取代，逐漸形成了以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個流程和管理模塊的設(shè)置和發(fā)展。利用電子文件管理，能將分散在各個管理系統(tǒng)中的檔案信息通過利用計算機規(guī)定的指令來隨機調(diào)整和設(shè)置分類方案。因此，新形勢下的檔案管理科技建設(shè)創(chuàng)新工作，必須加強電子檔案和電子文件管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案的數(shù)字化、科技化、信息化、創(chuàng)新化發(fā)展。
學校發(fā)展過程中的基建檔案應當單獨整理立卷，而且各個基建項目的檔案資料也應該是獨立的?；n案的整理對象是單位工程，應當包含工程各個階段的依據(jù)性文件，具體包括準備、設(shè)計、施工以及竣工等各階段，是一套完整的檔案卷宗。
1．2來源廣泛
高效基建檔案的來源廣泛主要是因為基建工程項目規(guī)模較大，且設(shè)計專業(yè)因素較多。工程項目的整個過程包括從工程項目籌劃到竣工驗收等各個階段，檔案材料來源涉及到各項工作的參與，包括設(shè)計部門論證、政府部門審批、材料設(shè)備單位供貨、施工單位施工以及監(jiān)理單位質(zhì)檢等。
1．3實用性
作為高效基礎(chǔ)工程設(shè)施建設(shè)中最為原始的信息，基建檔案所承載的是大量關(guān)于各種基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的真實性信息，因此具有很強的實用性，在學校的擴建、解決土地糾紛、新建以及維修等工作中意義重大。
2高校基建檔案管理工作的問題
2．1缺乏檔案管理意識和規(guī)范的歸檔方法
由于高?；ú块T以及相關(guān)領(lǐng)導缺乏對高?；ü芾砉ぷ鞯恼J識和重視，因此在很多高?；n案部門往往存在著“重建設(shè)、輕歸檔”的問題。高?；n案管理部門往往缺少專業(yè)的管理人員，很多管理人員在基建檔案管理工作中往往存在不負責任等情況，造成許多基建檔案資料不知去向。除此之外，許多高校在基建檔案管理工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)圖文不符、文檔缺失，還有材料缺失導致文檔無法正確分類和歸檔的問題，這些問題嚴重影響了檔案管理工作的正常開展。
2．2檔案管理缺乏準確性和完整性
高?；椖繌淖畛醯娇⒐ど婕暗降念I(lǐng)域較廣泛、資料來源也比較復雜，而且工程周期也較長，不僅需要從高校內(nèi)部獲得基建檔案的內(nèi)容，往往與政府部門也有較深的聯(lián)系。高?；ú块T不主動對基本建設(shè)資料信息進行收集和歸檔，會丟失許多工程建設(shè)過程中形成的重要信息資料。在工程建設(shè)期間，由于相關(guān)檔案管理人員缺乏一定的檔案管理知識、較強的責任心以及專業(yè)的知識，往往會分不清一般資料和重要資料，造成對資料的盲目管理，使得資料的真實性和準確性有所缺失。
2．3缺乏科學的檔案管理技術(shù)
高?；n案管理的日常工作普遍存在被動、單一的特點，管理人員往往對基建檔案進行按部就班地保管、歸檔和查閱，缺乏一定的熱情和積極性，管理工作效率也不高。由于很多高校都將資金重點投放在教學設(shè)備和師資力量，而忽略了對高?；n案管理工作的投入，因此，當前高?；n案管理采用的是較為落后的管理方式，如人工翻閱模式，對現(xiàn)代化信息搜索、查詢工具的應用還不夠充分，直接導致耗時耗力、效率低的后果。
3強化新形勢下高?；n案管理工作的有效措施
3．1完善基建檔案管理制度
確保高?；n案管理規(guī)范化、標準化發(fā)展，就需要將檔案管理工作納入日常管理中，由此可見，做好基建檔案管理工作的關(guān)鍵就是完善各種規(guī)章制度。實際操作過程中，由于基建檔案形成周期較長、專業(yè)性較強、涉及單位較多，因此應當及時指導和約束檔案管理工作的質(zhì)量。承包單位在完成工程項目后，必須嚴格按照規(guī)范要求，同步進行基建檔案管理、工程建設(shè)、竣工驗收等工作。檔案部門應當注重與基建部門的溝通和交流，明確基建檔案管理中的職責，確保重要技術(shù)資料歸位，如項目施工、安裝以及竣工等技術(shù)。
3．2實施規(guī)范化、同步化
對基建檔案進行管理的過程中，應當認真實施同步化和規(guī)范化，保證歸檔文件材料的準確性和真實性滿足歸檔質(zhì)量要求。具體需要注意的情況如下:需要長期保存的文件應當用耐久性較強的材料進行書寫;保證竣工圖紙編制的規(guī)范性和竣工材料的齊全性，重新繪制污染、磨損嚴重的竣工圖;遵循工程文件的自然形成規(guī)律，根據(jù)文件之間的聯(lián)系合理排列卷內(nèi)文件。為確保基建檔案材料的標準化與規(guī)范化，應及時掌握管理工作開展過程中的各準確文件資料。
3．3提升現(xiàn)代化、科學化管理水平
實現(xiàn)檔案管理信息化的必要條件就是建設(shè)好基礎(chǔ)設(shè)施，具體包括:操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、存儲設(shè)備、信息安全系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等等。硬件設(shè)施建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，信息化平臺必須憑借網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備、計算機等硬件支持才能搭建成功。除了重視硬件設(shè)施，軟件管理上也不能懈怠，需要積極開辟檔案存儲的新途徑，做好檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全保衛(wèi)工作。選擇硬件和軟件時，要想充分發(fā)揮檔案信息化管理的整體效率，就不能以僅僅滿足使用目標為標準，而要預留一定的升級空間即具備前瞻性。
1.2監(jiān)管人員素質(zhì)低就目前農(nóng)機檔案管理情況而言，很多基層農(nóng)機安全監(jiān)理機構(gòu)不健全、物質(zhì)裝備不齊全、設(shè)備維修不到位，檔案管理仍停留在人工工作階段。而且檔案管理人員素質(zhì)低下，隊伍穩(wěn)定性差。而在農(nóng)機安全監(jiān)理系統(tǒng)中，具備檔案專業(yè)技術(shù)職稱的少之又少。很多監(jiān)管人員沒有參加過正規(guī)培訓，有的甚至身兼數(shù)職，直接影響檔案管理工作的規(guī)范化、準確性。
2農(nóng)機檔案規(guī)范化管理的建議
2.1認識農(nóng)機監(jiān)理檔案管理工作的重要性農(nóng)機監(jiān)理檔案客觀反映了農(nóng)機監(jiān)理機構(gòu)執(zhí)法規(guī)律，對今后農(nóng)機監(jiān)理工作開展具有重要的指導價值。由此，從這個角度來講，農(nóng)機監(jiān)理檔案具有重要的社會價值，是農(nóng)機監(jiān)理機構(gòu)的寶貴財富。在今后的工作實踐中，必須把農(nóng)機監(jiān)理檔案管理放在應有的位置，各級各部門提高認識，重視農(nóng)機監(jiān)理檔案管理工作的開展。
2.2農(nóng)機檔案管理實現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化隨著計算機網(wǎng)絡(luò)媒體的迅猛發(fā)展，農(nóng)機檔案管理系統(tǒng)日趨信息化、現(xiàn)代化。今后，建立電子檔案將是今后農(nóng)機檔案管理的必然趨勢。所以，要實現(xiàn)具有農(nóng)機監(jiān)理特色的辦公自動化管理與必要的人工管理的有效結(jié)合；要積極參與當?shù)貦n案行政管理部門組織開展的檔案工作達標升級活動，促進農(nóng)機監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案的優(yōu)化管理。
2.3充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性結(jié)合地方工作開展實際情況，通過制定《農(nóng)機方案管理辦法》、《農(nóng)機檔案保密制度》等等規(guī)章制度，加強檔案管理的規(guī)范化，明確工作責任，建立業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理的長效機制。要實行專人管理，嚴禁檔案人員工作時間空崗、串崗，確保有人調(diào)檔必有人接待。要對檔案人員進行工作細化分工，制作《檔案工作人員職責分工表》，明確各自職責，定期考核，獎罰分明，.促進檔案管理人員樹立競爭意識、危機意識，充分調(diào)動檔案管理人員的積極性、創(chuàng)造性。
