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所謂會計電算化,是指計算機(jī)技術(shù)在會計工作中的應(yīng)用,即采用電子計算機(jī)替代人工記賬、算賬、報賬,以及對會計信息進(jìn)行分析和利用的工程。會計電算化后,提高了會計核算與物資管理的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和工作效率,減輕財會人員的勞動強(qiáng)度,使財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務(wù)中擺脫出來,更好地參與單位的經(jīng)營決策,加強(qiáng)財務(wù)管理。加強(qiáng)會計檔案管理信息化是企業(yè)會計電算化改革和發(fā)展的客觀需要,是時展的必然,是會計檔案管理發(fā)展方向。管好用好財務(wù)檔案是企業(yè)財會工作向高水平發(fā)展的重要前提。
一、會計電算化特點
1、數(shù)據(jù)處理方式發(fā)生了變化
在傳統(tǒng)手工會計工作環(huán)境下,科目匯總表、資產(chǎn)負(fù)債表、借貸試算平衡以及相關(guān)的財務(wù)報表分析均需要進(jìn)行人工匯總計算,使得財務(wù)人員的工作量很大,同時也容易造成數(shù)據(jù)上的計算錯誤。在電算化會計環(huán)境下,只需錄入原始數(shù)據(jù)或通過外部系統(tǒng)轉(zhuǎn)入機(jī)制憑證并在計算機(jī)財務(wù)軟件的指導(dǎo)下進(jìn)行會計分錄,通過憑證的審核、修改、確認(rèn)由計算機(jī)自動完成打印輸出,科目匯總、借貸平衡等工作均由計算機(jī)自動完成,同時可以根據(jù)需要生成會計報表,這大大降低了財務(wù)人員的工作量,也避免了計算加總等工作出現(xiàn)的錯誤。
2、數(shù)據(jù)記錄方式和保存介質(zhì)發(fā)生了變化
手工會計方式下,數(shù)據(jù)記錄主要依靠工作人員的手工記錄,出現(xiàn)記錄錯誤的可能性加大,而且同一類數(shù)據(jù)可能會重復(fù)多次記錄。數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“紙”介質(zhì),保存這些介質(zhì)需要占用很大的空間,還需進(jìn)行防火、防水、防潮、防盜等工作。在電算化會計工作環(huán)境下,數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“磁盤”,磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)的采用節(jié)約了數(shù)據(jù)的保存空間,也使數(shù)據(jù)存取方便,同時通過數(shù)據(jù)拷貝、轉(zhuǎn)入等方法避免了手工記錄中出現(xiàn)重復(fù)記錄的現(xiàn)象。磁性介質(zhì)的保存除了需要紙介質(zhì)保存所需的部分工作外,還要進(jìn)行防病毒、防磁化等工作。由于磁盤存在著物理易損性,需要對磁盤進(jìn)行備份工作。
二、會計電算化會計檔案的特點
眾所周知,傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專用材料,它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時序性和嚴(yán)肅性,不得隨意篡改。在企業(yè)信息化建設(shè)的過程中,財務(wù)保障范圍的拓展和管理要求的提高,迫切需要會計檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設(shè)電子財務(wù)檔案,實現(xiàn)財務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理,是搞好企業(yè)財務(wù)檔案管理的必然選擇。各級企事業(yè)單位實行會計電算化以后,由于產(chǎn)生了許多依附于計算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件,財務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調(diào)閱均在計算機(jī)上完成,隨之而使會計檔案賦予了許多新的特點。本文根據(jù)工作的實踐,總結(jié)出會計電算化會計檔案具有以下顯著特點。
第一,較之傳統(tǒng)的財務(wù)檔案,會計電算化檔案存儲的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。
第二,傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性,而存儲在磁性介質(zhì)上的會計檔案必須在特定的計算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可使用。即會計電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。
第三,會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張,更主要的是磁性介質(zhì)或光盤。即會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤。
第四,電子財務(wù)檔案便于計算、分析,快捷獲得所需結(jié)果。如果電子財務(wù)檔案上網(wǎng),通過計算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流,不僅滿足了日常條件查詢、統(tǒng)計分析、制作數(shù)據(jù)報表、開展數(shù)據(jù)交換的需要,達(dá)到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的,節(jié)約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。
第五,電子財務(wù)檔案易于修正、拷貝和重置,便于糾錯、攜帶和傳遞。
正如上面所述,電子財務(wù)檔案或財務(wù)檔案信息化有很多優(yōu)點,但也有不足的一面。如具有系統(tǒng)依賴性,即需要一定的軟硬件環(huán)境支持,只能在特定的條件下才能打開,不具備傳統(tǒng)檔案的直接可視性,還具有易遭毀損、難查痕跡的特點,同時它們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲信息的有效期等條件的影響,即對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。實行電算化的時間越長,會計檔案與財務(wù)軟件的版本數(shù)越多,即會計電算化檔案更需要科學(xué)的管理。因此,即使實現(xiàn)了財務(wù)檔案管理的信息化,在歸檔中也需要實行所謂的“雙套制”,即將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時歸檔。
三、電算化會計檔案工作的內(nèi)容
1、搞好數(shù)據(jù)挖掘和整理,建好數(shù)據(jù)庫,并及時采集動態(tài)數(shù)據(jù)
檔案信息的數(shù)字化是整個檔案管理信息化的基礎(chǔ),其他的一切工作都建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體,實現(xiàn)檔案管理的信息化,必須向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來的財務(wù)檔案室就是財務(wù)檔案的數(shù)據(jù)采集源泉和基地,是數(shù)據(jù)存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地。在財務(wù)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上,必須建立企業(yè)財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫,可以按企業(yè)財務(wù)檔案的內(nèi)容分類建立若干個主要的數(shù)據(jù)庫,如按標(biāo)準(zhǔn)制度、原始憑證、會計賬簿、指標(biāo)文件、工作資料等建立幾個主要基本數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫一經(jīng)建立,立即著手?jǐn)?shù)據(jù)的錄入,將本單位的財務(wù)檔案資料都錄入計算機(jī)。
2、搞好財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè),提高檔案使用效率
檔案的最大價值在于利用,檔案管理信息化的實現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò),一方面可以將業(yè)務(wù)上級的文檔以及本級各單位的相關(guān)文件直接進(jìn)入或轉(zhuǎn)換進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫,減少檔案人員的重復(fù)錄入工作,保證檔案信息的完整性。另一方面也可以實行聯(lián)機(jī)公共目錄查詢、光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù),也可以通過電子郵件或BBS等方式開展財務(wù)檔案信息咨詢。總之,網(wǎng)絡(luò)財務(wù)檔案的在線管理和使用功能,可以大大減少檔案在形成、調(diào)閱上的時空差,實現(xiàn)財務(wù)檔案管理由靜態(tài)管理向動態(tài)管理的跨越,整合財力資源、人力資源,提高財務(wù)檔案管理能力和質(zhì)量。
3、搞好財務(wù)檔案管理輔助決策系統(tǒng)建設(shè),做到定量分析與定性分析相結(jié)合,科學(xué)管理使用檔案
財務(wù)檔案信息通過采集整理和網(wǎng)絡(luò)傳輸,最終要提供給各級領(lǐng)導(dǎo)、決策部門、財務(wù)人員處理和運用。由于信息量大、保障要求高,僅憑有關(guān)人員的經(jīng)驗來處理問題是不行的,必須依賴于先進(jìn)的、智能化程度較高的輔助決策系統(tǒng)。以管理科學(xué)、計算機(jī)科學(xué)、行為科學(xué)和控制論為基礎(chǔ),以計算機(jī)技術(shù)、人工智能技術(shù)、經(jīng)濟(jì)數(shù)學(xué)等為手段,建立決策支持系統(tǒng)。該系統(tǒng)能對一個問題提出多種方案,并對方案進(jìn)行比較、分析和優(yōu)化,最大限度地提高財務(wù)保障的決策水平和決策質(zhì)量。
四、如何做好電算化會計檔案工作
電算化會計檔案是電算化會計活動的產(chǎn)物,又是電算化會計活動的客觀表現(xiàn),在經(jīng)濟(jì)活動中具有史料和查證作用。所以加強(qiáng)電算化會計檔案管理是電算化會計工作連續(xù)進(jìn)行的保證,是電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證,是電算化會計信息系統(tǒng)正常運行的保證。因此,必須做好會計憑證的收集和整理、會計賬簿的收集和整理、會計報表的收集和整理、會計電算化系統(tǒng)開發(fā)文檔資料的收集和整理、磁盤數(shù)據(jù)的收集和整理。
1、加強(qiáng)企業(yè)財務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件,是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ),而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規(guī)劃初期,應(yīng)該由財務(wù)部門和檔案部門人員共同協(xié)商,分別從財務(wù)管理角度和檔案管理角度提出設(shè)計思路,考慮各方面的需要,從而避免在系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)空缺或重疊,提高效率。在財務(wù)軟件方面,應(yīng)采用一定的安全保密措施,實行電子簽單制度,建立和健全財務(wù)檔案管理責(zé)任制、電子文件簽入、簽出制、安全日志制,從而保障財務(wù)檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。此外,為便于財務(wù)軟件升級,保證不同開發(fā)商提供的軟件能夠相互兼容,必須提高財務(wù)數(shù)據(jù)存貯形式的標(biāo)準(zhǔn)性、一致性和可續(xù)性。
2、做好電算化會計檔案的收集
所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(nèi)(如一個會計年度),把計算機(jī)系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝(備份)存儲到磁性介質(zhì)或光盤上,從而形成脫離于原計算機(jī)系統(tǒng)的會計檔案。財務(wù)部門應(yīng)把財務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好,以防計算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的會計電算化系統(tǒng)。除了備份之外,還應(yīng)收集計算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等;計算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng);財務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型;財務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號;財務(wù)軟件的銷售與維護(hù)公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會計電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊。
3、做好電算化會計檔案的管理與保存
由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的,根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時應(yīng)準(zhǔn)備雙份即采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份,并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名,貼上保護(hù)字樣,存放在兩個不同的地點,以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起的整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時應(yīng)遠(yuǎn)離磁場,注意防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案,還應(yīng)定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)的損壞,而使會計檔案丟失,造成無法挽救的損失。
此外,還應(yīng)注意電算化會計檔案與對應(yīng)的財務(wù)軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同,這就有可能產(chǎn)生會計檔案不能被調(diào)閱或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯誤。因此,本文建議會計電算化檔案除保存各版本的備份財務(wù)數(shù)據(jù)外還應(yīng)保存對應(yīng)版本的會計電算化軟件系統(tǒng)版本,二者的一致性是非常必要的。顯然,其收集與管理工作也是比較艱巨的。
4、做好電算化會計檔案的整理和利用
電算化會計檔案通過整理有著與傳統(tǒng)意義上的會計檔案所無法比擬的優(yōu)勢。通過整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對本單位、本部門進(jìn)行歷史會計數(shù)據(jù)的比較與分析,從而為企業(yè)或部門的決策者提供可靠的決策依據(jù)。另外還可以得出本單位、本部門,甚至某一地區(qū)過去、現(xiàn)在與將來的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢,使決策者在遵循市場經(jīng)濟(jì)規(guī)律的前提下,制定出適合自身發(fā)展的行為規(guī)范,改善經(jīng)營管理、提高經(jīng)濟(jì)效益。我們還可以利用會計電算化會計檔案的數(shù)據(jù)設(shè)計出一些有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型,建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng),以實現(xiàn)會計電算化會計檔案的再利用。在長期開展會計電算化的過程中,隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級,我們所調(diào)閱的會計檔案會有下述兩種情況:(1)所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當(dāng)前會計電算化系統(tǒng)版本號一致,此時只需將您所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱(或數(shù)據(jù)恢復(fù))功能進(jìn)行調(diào)閱即可;(2)所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當(dāng)前會計電算化系統(tǒng)版本號不一致,此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應(yīng)版本的電算化系統(tǒng),然后再進(jìn)行調(diào)閱。
5、提高財務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)
財務(wù)檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程,始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的財務(wù)檔案干部隊伍,是財務(wù)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。財務(wù)部門要補(bǔ)充具有計算機(jī)、通信、微電子等學(xué)歷背景的技術(shù)人員,逐步改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員隊伍專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的情況,滿足信息化建設(shè)工作的需要;加強(qiáng)財務(wù)檔案人員的繼續(xù)教育,以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行培訓(xùn)為原則,著重加強(qiáng)財務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn),提高其掌握和運用信息技術(shù)和信息手段的意識和技能。建立合理的財務(wù)檔案管理人員的效績考核評價規(guī)定,對財務(wù)檔案管理信息化能力強(qiáng)、成績好的單位和個人要及時進(jìn)行表彰,激勵大家學(xué)信息化、用信息化。此外,還要對計算機(jī)信息化技術(shù)人員進(jìn)行一定的檔案工作、財務(wù)管理工作知識和技能的介紹,使其了解財務(wù)檔案工作的客觀規(guī)律,更好地為財務(wù)檔案管理信息化提供技術(shù)支持。
五、電算化會計檔案應(yīng)注意的問題
1、實行會計電算化之后,存貯在硬盤上的會計數(shù)據(jù)必須建立軟盤備份
根據(jù)《賬務(wù)系統(tǒng)管理制度》和《報表系統(tǒng)管理制度》的規(guī)定,賬務(wù)數(shù)據(jù)和報表數(shù)據(jù)的備份由數(shù)據(jù)管理員建立。備份次數(shù)每月不得少于一次;備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續(xù);用做備份的軟盤必須妥善保管;備份軟盤應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽并用印章或封條簽封;備份軟盤應(yīng)裝在保護(hù)封條和包裝盒內(nèi),存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所,并定期進(jìn)行轉(zhuǎn)貯;雙備份下的兩套備份軟盤應(yīng)存放在不同的地點保管。
2、會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體和保存介質(zhì)存在安全隱患
會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體是計算機(jī)。計算機(jī)系統(tǒng)由硬件和軟件構(gòu)成。由于硬件系統(tǒng)存在物理易損性,一旦硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障或因停電等其他非人為原因,將導(dǎo)致數(shù)據(jù)不能被處理,會計工作不能進(jìn)行。數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確、高效主要依賴于財務(wù)軟件的質(zhì)量和性能。一旦軟件質(zhì)量出現(xiàn)問題將會影響到數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確和速度。一旦程序中出現(xiàn)嚴(yán)重的病毒,將會嚴(yán)重危害系統(tǒng)的安全,若不能及時排除病毒很有可能擴(kuò)大損失。會計數(shù)據(jù)主要保存在計算機(jī)的磁盤或者外在軟盤、光盤中,一旦磁介質(zhì)由于受熱、受潮、折損等原因出現(xiàn)損壞,保存的會計數(shù)據(jù)將會丟失,如果沒有相關(guān)備份的話,將給會計電算化系統(tǒng)造成嚴(yán)重的損失,嚴(yán)重影響到企業(yè)的會計工作。磁性介質(zhì)以磁信號存儲信息,如果數(shù)據(jù)被人惡意修改不會留下任何痕跡。所以我們還應(yīng)對整個計算機(jī)系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性做一定的工作,如計算機(jī)病毒的防范。
3、電算會計檔案必要有專人管理
會計電算化系統(tǒng)的實施主體是“人”,但無論軟件質(zhì)量如何優(yōu)良,規(guī)章制度如何完善,作為電算化會計系統(tǒng)實施主體的“人”不能發(fā)揮作用,有制度而不去執(zhí)行,甚至惡意地修改軟件程序,修改數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù),非法取得口令,都是不行的。因此,企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)重視對檔案工作人員的選用與培養(yǎng),增強(qiáng)檔案工作人員的職業(yè)道德水準(zhǔn)和業(yè)務(wù)水平,達(dá)到電算會計檔案管理系統(tǒng)的主體誠信。這就要求會計電算化系統(tǒng)在處理業(yè)務(wù)時所產(chǎn)生的各種賬簿、報表、憑證均應(yīng)由專人管理,并制定相應(yīng)的管理制度。
4、加強(qiáng)會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理與維護(hù)
網(wǎng)絡(luò)安全性的指標(biāo)主要包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。采用密碼管理和登陸制度控制網(wǎng)上財務(wù)數(shù)據(jù)的讀取;起用防火墻,隔離會計電算化系統(tǒng)與外部訪問區(qū)之間的聯(lián)系,限制外界透過防火墻對會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行非法訪問;采用數(shù)據(jù)加密、回響檢查等技術(shù)手段進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理以防止由于遮蔭問題、設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失以及不法分子非法攔截盜用財務(wù)數(shù)據(jù)信息等安全隱患,保障會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全運行。
六、結(jié)束語
隨著電子計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展,檔案管理信息化代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工工作是必然趨勢。目前,檔案管理信息系統(tǒng)已經(jīng)在各個企事業(yè)單位、政府部門廣泛應(yīng)用。進(jìn)入WTO后,中國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展將進(jìn)入快車道,中國的企業(yè)要走國際市場,參與國際競爭和國際分工。加強(qiáng)和完善電算化會計檔案管理,將成為各個企業(yè)在財務(wù)工作以及在整個企業(yè)經(jīng)營管理工作中必須考慮的問題,財務(wù)檔案管理的好壞將直接影響到企業(yè)的管理和效益。我們有理由相信隨著會計電算化事業(yè)的蒸蒸日上,會計電算化檔案的管理工作也一定會更出色,我們的工作也將會有條不紊地進(jìn)行下去。
【參考文獻(xiàn)】
在社會發(fā)展及科技進(jìn)步的推動之下，財務(wù)會計核算方法產(chǎn)生了很大的改變，而會計電算化的應(yīng)用愈加廣泛，得到了很多行業(yè)的重視，它主要是借助計算機(jī)對財務(wù)信息進(jìn)行分析、處理以及統(tǒng)計等操作，對信息技術(shù)進(jìn)行了充分的利用，使得財務(wù)管理工作也獲得了現(xiàn)代化的發(fā)展，財務(wù)檔案管理人員需要不斷學(xué)習(xí)提升自身專業(yè)能力，熟練的掌握會計電算化知識，積極提高財務(wù)檔案管理工作水平。
一、會計電算化的特點分析
會計電算化的實現(xiàn)是基于計算機(jī)信息技術(shù)發(fā)展而來的，計算機(jī)技術(shù)與會計核算的結(jié)合產(chǎn)生了會計電算化，計算機(jī)技術(shù)取代了原來的手工記賬、報賬、信息處理等工作，使得財務(wù)工作變得更加簡潔，減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)，而財務(wù)檔案管理工作也變得更加規(guī)范起來，工作效率得到了提升。會計電算化主要具有幾個方面的特點，一個就是它對數(shù)據(jù)信息處理方式進(jìn)行了革新，在會計電算化技術(shù)的應(yīng)用之下，財務(wù)核算實現(xiàn)了人機(jī)交互管理的新模式，具體的使用過程非常簡單，只要將數(shù)據(jù)成功輸入到核算機(jī)制之中，通過財務(wù)軟件作用的發(fā)揮就可以直接對會計分錄進(jìn)行計算與處理了，最后在機(jī)制憑證審核完成之后對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行輸出，這樣會計報表就制作完成了。另外，原有的財務(wù)檔案是由人工管理的，其具有可視性的特點，而電算化檔案只能在相應(yīng)的財務(wù)管理平臺進(jìn)行觀看查閱，如果安全措施不到位，那么財務(wù)信息就容易被別人隨意入侵修改。財務(wù)檔案管理工作人員也需要符合會計電算化的應(yīng)用要求，需要具備豐富的工作經(jīng)驗，熟練掌握會計核算工作內(nèi)容，同時對計算機(jī)的相關(guān)操作也需要學(xué)習(xí)了解，這樣才能確保財務(wù)檔案的安全性，達(dá)到較好的檔案管理效果。
二、基于會計電算化下的財務(wù)檔案管理工作的完善策略
1.完善財務(wù)檔案管理的軟硬件設(shè)施
基于會計電算化下的財務(wù)檔案管理工作的開展，主要選擇具有檔案管理功能的計算機(jī)軟件，確認(rèn)其管理功能是否健全，同時還需要對計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行定期的安全維護(hù)，為電算化檔案管理營造一個更加安全的運行環(huán)境[1]。在計算機(jī)的應(yīng)用過程中，還需要采取定期的殺毒處理，避免財務(wù)檔案信息被隨意篡改。在財務(wù)檔案管理的硬件設(shè)施上，也應(yīng)該配備相關(guān)的先進(jìn)設(shè)備，，比如激光打印機(jī)、噴墨打印機(jī)等，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)財務(wù)信息載體的質(zhì)量的提高，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行存放，需要選擇整潔，溫度濕度都比較合適的地方，延長紙質(zhì)檔案的保存期限，確保檔案的完整性。
2.提高財務(wù)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)
會計電算化下的財務(wù)檔案管理屬于人機(jī)交互的管理模式，人們能夠?qū)τ嬎銠C(jī)的安全性進(jìn)行自主的控制，因此，財務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)在財務(wù)檔案管理工作的開展就顯得尤為重要了[2]。一方面需要根據(jù)具體的職位要求對工作人員的崗位進(jìn)行劃分，對不同崗位的工作職責(zé)進(jìn)行明確的規(guī)定，使得每一位財務(wù)檔案管理人員都能夠?qū)ψ约旱墓ぷ髫?fù)責(zé)。另外，就是需要注重對管理人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，將軟件操作、網(wǎng)絡(luò)財務(wù)安全等知識作為培訓(xùn)的重點內(nèi)容，提高管理人員的電算化核算水平，培養(yǎng)更多的復(fù)合企業(yè)發(fā)展需要的復(fù)合型人才，促進(jìn)財務(wù)檔案管理水平的提升。
3.建立完善的會計電算化財務(wù)檔案管理機(jī)制
基于會計電算化背景下，為了增強(qiáng)財務(wù)檔案管理的規(guī)范性，就需要實現(xiàn)相關(guān)管理機(jī)制的不斷完善，對不同管理環(huán)節(jié)的制度加強(qiáng)重視[3]。一方面，為了實現(xiàn)財務(wù)檔案管理工作效率的提升，需要形成完善的立卷歸檔制度，財務(wù)檔案管理人員需要對產(chǎn)生的財務(wù)報表等數(shù)據(jù)進(jìn)行及時的打印，根據(jù)審計部門提出的具體要求去進(jìn)行賬簿的打印，處理結(jié)束后立卷，形成紙質(zhì)的檔案。另一方面，需要對電子財務(wù)檔案管理制度進(jìn)行確立，在對財務(wù)檔案進(jìn)行備份的時候，最好選擇質(zhì)量合格的磁盤進(jìn)行信息的存儲，對存儲磁盤與備用內(nèi)容進(jìn)行分開存放，對電子檔案的存儲還需要注重后期的保養(yǎng)，要滿足電子檔案防光、防塵的要求。在存放之前還需要對電子財務(wù)檔案進(jìn)行分類，按照不同的類別進(jìn)行編號儲存，將建檔的詳細(xì)日期以及檔案的主要內(nèi)容進(jìn)行明確的標(biāo)注，也可以制作成小卡片的形式，這樣方便后期對檔案的查找，減少不必要的時間上的浪費。對財務(wù)檔案的借用也需要形成完善的管理機(jī)制，財務(wù)檔案中包含的信息內(nèi)容是非常復(fù)雜廣泛的，檔案中記錄的信息非常重要，不能隨意的進(jìn)行借用，否則容易造成信息的無故泄露[4]。所以，在進(jìn)行財務(wù)檔案的借閱的時候，需要根據(jù)一定的借閱步驟去規(guī)范的進(jìn)行操作，企業(yè)內(nèi)部人員如果需要借閱財務(wù)檔案，則需要先去財務(wù)部門進(jìn)行申請，經(jīng)過審批允許之后再進(jìn)行借閱。如果是企業(yè)外部人員需要借閱檔案，則需要持有企業(yè)開具的介紹信或者相關(guān)的審批文件才能成功借閱，通過遵守這樣的借閱制度，能夠大大的提升財務(wù)檔案管理的安全性，有效的避免了信息泄露問題的發(fā)生。基于會計電算化的應(yīng)用，財務(wù)檔案管理工作中還需要注意對檔案進(jìn)行定期的備份，形成比較完善的檔案備份管理制度，財務(wù)檔案管理人員需要對相關(guān)的檔案信息進(jìn)行定期的備份，將所有的備份檔案單獨的儲存在一個專門的數(shù)據(jù)庫之中，對檔案備份的主要內(nèi)容、備份時間等信息進(jìn)行完整的記錄，加強(qiáng)管理，防止出現(xiàn)備份檔案損壞的問題。
三、結(jié)語
在財務(wù)檔案管理工作的開展中需要不斷的適應(yīng)新時代的要求，進(jìn)行工作上的改革創(chuàng)新，會計電算化技術(shù)的應(yīng)用推廣，滿足了財務(wù)檔案管理創(chuàng)新的要求，同時也面臨著很多新的挑戰(zhàn)，新時期，財務(wù)檔案管理工作需要不斷提升自身的安全性，積極培養(yǎng)更多優(yōu)秀的會計電算化管理人才，完善管理制度，使得財務(wù)檔案管理過程中的軟硬件都符合會計電算化的發(fā)展要求，這樣會計電算化就能夠發(fā)揮出更大的效用了。
參考文獻(xiàn)：
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會計電算化，是指計算機(jī)技術(shù)在會計工作中的應(yīng)用，即采用電子計算機(jī)和專門財務(wù)軟件代替人工記賬、算賬、報賬，以及對會計信息進(jìn)行分析和利用的工程。會計電算化后，提高了會計核算與物資管理的準(zhǔn)確性、規(guī)范性，減輕了財會人員的勞動強(qiáng)度，使財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務(wù)中擺脫出來，有效提升了工作效率和財務(wù)分析能力[1]。
一、電算化下財務(wù)檔案管理的新特點
1、載體本身性質(zhì)帶來的新特點。由于不具備傳統(tǒng)會計檔案的直觀可視性，電子財務(wù)檔案必須在特定的計算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才具有可讀性。電子檔案易被修改，其保存受到載體本身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息有效期等多種因素的影響。
2、操作流程和系統(tǒng)維護(hù)要求引起的歸檔范圍的新特點。檔案保存的要求就是要保證可讀性，電子財務(wù)檔案只有在特定的軟硬件系統(tǒng)中才能打開，因此軟件系統(tǒng)要作為財務(wù)檔案的必要組成部分進(jìn)行歸檔，以保證電子財務(wù)檔案的完整性。
3、電子檔案帶來的財務(wù)檔案利用的新特點。傳統(tǒng)的財務(wù)檔案，由于文件多，報表繁多，在實際處理中分類很細(xì)化，查找起來也不方便。而電算化財務(wù)檔案就不同，它可以把歷年的財務(wù)數(shù)據(jù)用數(shù)據(jù)庫進(jìn)行集中處理，并以圖表的形式表示出來。
4、計算機(jī)的作業(yè)程序和計算機(jī)信息系統(tǒng)，以保持會計檔案要求范圍的新功能，所有的會計業(yè)務(wù)是由計算機(jī)完成，計算機(jī)是一個特殊的作業(yè)程序文件，計算機(jī)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)以及各種代碼既是電算化會計信息系統(tǒng)的前提，也是電算化會計信息系統(tǒng)能夠運行的條件，而且要確保會計電算化信息系統(tǒng)的正常運行以及故障維護(hù)查詢數(shù)據(jù)[2]。因此，這些計算機(jī)信息系統(tǒng)雖然不占活動，又沒有具體的數(shù)據(jù)和表，但沒有他們的支持，整個會計過程無法運行，它必須作為一個特殊的會計電算化檔案保存。
5、從事工作人員的素質(zhì)和系統(tǒng)的質(zhì)量安全操作性是會計電算化必須具備的條件，會計電算化要求除了管理人員不僅有專門的經(jīng)驗，對會計核算工作的熟悉，還必須掌握計算機(jī)操作和保養(yǎng)知識，系統(tǒng)的安全性，改善由于網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)本身的原因，對工作中的安全操作與使用作出新的要求。
二、電算化財務(wù)檔案管理目前存在的主要問題
1、對電算化財務(wù)檔案管理認(rèn)識存在偏差，導(dǎo)致檔案管理工作有缺陷。從實際的工作來看，很多企事業(yè)單位的財務(wù)人員對于電算化財務(wù)檔案認(rèn)識不清，很多存有財務(wù)數(shù)據(jù)的介質(zhì)、光盤都沒有及時歸位。
2、打印設(shè)備比較落后導(dǎo)致檔案保存時限達(dá)不到要求。由于激光打印機(jī)的成本比較高，不少單位仍然使用針式打印機(jī)，很多針式打印機(jī)打印出來的紙質(zhì)檔案經(jīng)過一段時間就會褪色，無法識別。這個時候如果沒有對電算化檔案進(jìn)行保管的話，對給企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)帶來不小的麻煩。
不難看出電算化條件下的會計檔案管理工作也存在一些問題和面臨一定的挑戰(zhàn)。首先，依賴性特別強(qiáng)。因為必須借助一定的計算機(jī)硬件設(shè)備和計算機(jī)軟件環(huán)境才能查看和利用。其次，安全性要求高。由于電子檔案容易被人為修改，而且不留痕跡，所以，管理中始終面臨著安全問題的挑戰(zhàn)。再次，管理難度大。傳統(tǒng)檔案只是對紙質(zhì)檔案的分類保管，但電子財務(wù)檔案既要保存紙質(zhì)檔案，還要用“雙套”制備份電子文件，這無疑增加了管理的難度。第四，對管理人員素質(zhì)要求特別高。在電算化條件下，一個合格的財務(wù)檔案管理人員，必須是一個懂檔案學(xué)、會計基本規(guī)則、計算機(jī)等知識為一體的復(fù)合型人才[3]。
三、會計電算化環(huán)境下的財務(wù)檔案管理
電算化會計檔案是電算化會計活動的產(chǎn)物，是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的重要史料和查詢依據(jù)。所以，加強(qiáng)電算化會計檔案管理是適應(yīng)會計電算化環(huán)境的需要，也是為單位發(fā)展提供基礎(chǔ)保障的需要。因此，要深入細(xì)致地做好電算化會計檔案工作，更好地為企業(yè)管理和發(fā)展服務(wù)。
（一）不斷強(qiáng)化與企業(yè)財務(wù)檔案管理相關(guān)的軟硬件建設(shè)
軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)所在。在硬件設(shè)施方面，根據(jù)實際需要購置計算機(jī)、打印機(jī)等硬件設(shè)備，按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，建立專門的會計電算化檔案保護(hù)措施，實行備用盤與存儲盤分離存放，并選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。在財務(wù)軟件方面，在電子文件歸檔保存后，應(yīng)用數(shù)字水印、數(shù)字簽名和數(shù)據(jù)加密軟件技術(shù)對電子原件進(jìn)行保護(hù)。其中，數(shù)字水印技術(shù)使電子文件在利用過程中的版權(quán)受到保護(hù)；數(shù)字簽名技術(shù)鑒別電子文件是否被非法篡改；數(shù)據(jù)加密技術(shù)對電子文件進(jìn)行加密壓縮保護(hù)，防止非法拷貝打開。此外，為便于財務(wù)軟件升級，保證不同開發(fā)商提供的軟件能夠相互使用，必須提高財務(wù)數(shù)據(jù)存貯形式的標(biāo)準(zhǔn)性、兼容性。
（二）全方位做好與電算化會計檔案相關(guān)的信息資料收集工作
所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的周期內(nèi)，把計算機(jī)系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝（備份）存儲到磁性介質(zhì)上，從而形成脫離于原計算機(jī)系統(tǒng)的獨立的會計檔案。財務(wù)部門應(yīng)把財務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好，以防計算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內(nèi)，以最小的損失恢復(fù)原有的會計電算化系統(tǒng)[4]。除了備份之外，還應(yīng)收集計算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等；計算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng)；財務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型；財務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號、銷售公司相關(guān)信息。
（三）認(rèn)真細(xì)致地做好電算化會計檔案的管理與保存
由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質(zhì)上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應(yīng)采取“雙備份”法進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，并且每份上應(yīng)注明形成檔案的時間、操作員姓名和存儲內(nèi)容，貼上保護(hù)字樣，裝入包裝盒內(nèi)，注意防潮、防塵、防火，存放在兩個不同的地點應(yīng)安全潔凈遠(yuǎn)離磁場，以防止地震或火災(zāi)等意外情況，引起整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，導(dǎo)致會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。同時，一旦電子信息遭到計算機(jī)病毒的侵蝕，容易造成資料的丟失或打不開，因此，要不斷升級和更新病毒庫，提高殺毒軟件的清除病毒能力。
（四）提高財務(wù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)
財務(wù)檔案管理是集檔案、財務(wù)、信息技術(shù)為一體的綜合管理服務(wù)工作，管理的主體是“人”，管理人員素質(zhì)的高低直接影響著財務(wù)檔案管理的水平和對企業(yè)的服務(wù)能力。因此，建設(shè)一支高素質(zhì)的財務(wù)檔案干部隊伍，是財務(wù)檔案管理的重要基礎(chǔ)。財務(wù)部門要補(bǔ)充具有計算機(jī)、通信、微電子等學(xué)歷背景的技術(shù)人員，逐步改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員隊伍知識面單一的情況，滿足信息化建設(shè)工作的需要。為適應(yīng)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，要不斷加強(qiáng)財務(wù)檔案人員的繼續(xù)教育，以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行培訓(xùn)為原則，著重加強(qiáng)財務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)及應(yīng)用計算機(jī)軟件新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，提高其掌握和運用信息技術(shù)和信息手段的意識和技能。建立合理的財務(wù)檔案管理人員的效績考核評價規(guī)定，對財務(wù)檔案管理信息化能力強(qiáng)、成績好的單位和個人要及時進(jìn)行表彰獎勵，提高大家學(xué)信息化、用信息化的積極性。
結(jié)論
總之，電算化會計檔案管理是重要的會計基礎(chǔ)工作，需要單位內(nèi)各部門相互協(xié)調(diào)共同完成。相信做好以上幾方面工作，電算化財務(wù)檔案的管理應(yīng)該會更為便利。
參考文獻(xiàn)：
[1] 馬香蘭. 論電算化財務(wù)檔案管理[J]. 中國外資，2013，08：85.
一、引言
2015年12月，國家財政部、國家檔案局令第79號修訂后的《會計檔案管理辦法》，自2016年1月1日起施行，肯定了電子會計檔案的法律效力。大數(shù)據(jù)、云會計時代的到來，推動著企業(yè)的會計檔案管理從以紙質(zhì)為媒介的傳統(tǒng)管理存儲方式到數(shù)據(jù)形態(tài)的數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變。基于財務(wù)共享服務(wù)模式下的會計檔案管理更是將不同國家、不同區(qū)域的會計檔案集中至財務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行統(tǒng)一保管，實現(xiàn)了電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管的電子化管理，大大推動了電子會計檔案的在線傳遞和線上應(yīng)用，為互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供了有力的支持。
會計檔案作為記錄和反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，受到了學(xué)術(shù)界和實務(wù)界的廣泛關(guān)注。劉春萍提出了會計電算化條件下，電算化會計檔案管理存在的問題和改進(jìn)措施。李穎從構(gòu)建原則、管理流程和系統(tǒng)維護(hù)三個方面出發(fā)，構(gòu)建了基于ERP的會計檔案信息資源管理系統(tǒng)。張育強(qiáng)從財務(wù)共享模式下的會計檔案實施環(huán)境入手，剖析了財務(wù)共享模式下會計檔案管理工作的特點和內(nèi)涵，并對其發(fā)展路徑提出了見解。王珂等針對我國會計檔案信息化管理現(xiàn)狀，從信息化會計檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的角度提出傳統(tǒng)檔案電子化、強(qiáng)制引入賬套管理、提交常用報表格式――XBRL等三方面的建議。
縱觀上述文獻(xiàn)的研究，對于電子會計檔案管理的研究大多停留在存在的問題、改進(jìn)措施、系統(tǒng)構(gòu)建與維護(hù)等直觀層面，仍然只是手工會計檔案保管內(nèi)容在電算化階段的延伸。財務(wù)共享服務(wù)模式下的電子會計檔案管理，通過大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)將企業(yè)會計檔案管理與財務(wù)流程、企業(yè)戰(zhàn)略相匹配，能夠顯著降低成本，提高效率。
二、大數(shù)據(jù)時代基于財務(wù)共享模式的電子會計檔案管理框架模型
大數(shù)據(jù)、云會計環(huán)境下，隨著企業(yè)規(guī)模日益擴(kuò)大，業(yè)務(wù)類型不斷增加，企業(yè)的財務(wù)工作需要按照專業(yè)性、成本性、客戶群等進(jìn)行精細(xì)化核算，會計檔案資料也會日益增多。同時，企業(yè)財務(wù)軟件下的各子系統(tǒng)、子模塊業(yè)務(wù)在處理同時自動生成的會計分錄（如營業(yè)計費數(shù)據(jù)、物料出入庫、資金繳撥、人工成本等）數(shù)量巨大，進(jìn)一步加大了憑證打印的數(shù)量和成本。傳統(tǒng)的會計檔案管理模式出現(xiàn)了諸多弊端，大量的會計檔案占用了龐大的空間，而且傳統(tǒng)打印流程也影響了生產(chǎn)系統(tǒng)的高效運作，降低了工作效率。
大數(shù)據(jù)時代基于財務(wù)共享的會計檔案管理利用大數(shù)據(jù)、云計算技術(shù)實現(xiàn)會計檔案從傳統(tǒng)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變，并通過云端實現(xiàn)電子檔案的遠(yuǎn)程訪問和管理，提升檔案信息利用效率，實現(xiàn)檔案信息的隨需訪問。同時，降低企業(yè)能耗支出、減少生產(chǎn)辦公成本、提高企業(yè)會計檔案的管理效率。結(jié)合大數(shù)據(jù)和云會計的技術(shù)特征，本文構(gòu)建了一個大數(shù)據(jù)時代基于財務(wù)共享的電子會計檔案管理框架模型，首先以數(shù)據(jù)采集為主收集存儲會計大數(shù)據(jù)電子檔案，然后以數(shù)據(jù)分析處理為主統(tǒng)計分析會計大數(shù)據(jù)電子檔案，最后進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘?qū)崿F(xiàn)會計大數(shù)據(jù)電子檔案的價值，如下頁圖所示。
（一）電子會計檔案的采集
基于財務(wù)共享的電子會計檔案管理系統(tǒng)以財務(wù)共享云平臺為基礎(chǔ)平臺，整合ERP系統(tǒng)、費用管理控制系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、影像管理系統(tǒng)、會計核算系統(tǒng)、安全管理系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)等，利用MySQL、Oracle、HBase、Redis和MongoDB等多種輕型數(shù)據(jù)庫來接收來自各分子公司端的數(shù)據(jù)，并且可以通過這些數(shù)據(jù)庫進(jìn)行查詢、處理、分析，全方位提供電子會計檔案的相關(guān)信息。
電子會計檔案包括數(shù)據(jù)類檔案和程序類檔案兩大類。數(shù)據(jù)類檔案主要是會計憑證、會計賬簿、會計報表、銀行回單以及各類會計核算資料等。電子會計檔案的采集就是將各類電子會計文件經(jīng)過采集、整理，并確定其文件屬性后，從各分子公司上傳至財務(wù)共享云平臺。建立財務(wù)共享服務(wù)中心的集團(tuán)企業(yè)，可以通過影像識別系統(tǒng)對各類原始憑證影像化，即各分子公司只需對搜集的紙質(zhì)原始憑證進(jìn)行掃描識別，就可以上傳至財務(wù)共享云平臺，為后期會計處理、業(yè)務(wù)審批以及后續(xù)管理提供電子檔案信息支撐。企業(yè)通過Oracle、SAP、用友、金蝶等財務(wù)核算系統(tǒng)對云端的原始數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理，自動生成電子會計憑證。電子會計憑證經(jīng)過相關(guān)會計人員的審批后，就可以登記相應(yīng)的總賬、明細(xì)賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等各類賬簿，隨后通過久其、MyReport等財務(wù)報表系統(tǒng)自動生成企業(yè)的電子財務(wù)報表。銀行回單主要是通過銀企直聯(lián)系統(tǒng)取得經(jīng)過稽核確認(rèn)的完整銀行電子回單支付數(shù)據(jù)，同時完成電子回單與電子記賬憑證之間的信息集成與關(guān)聯(lián)，并支持后續(xù)電子會計檔案的信息利用。利用電子銀行回單匯總表替代傳統(tǒng)銀行對賬單，并據(jù)此形成電子銀行余額調(diào)節(jié)表、多賬戶匯總審批的單位收支報告，可以實現(xiàn)電子對賬結(jié)果與報表數(shù)據(jù)的直接校驗。
（二）會計檔案的分析處理
財務(wù)共享服務(wù)中心是建立在大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)基礎(chǔ)上的一個數(shù)字化平臺，基于財務(wù)共享的電子會計檔案管理也應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)會計檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，使得檔案信息的接收、傳遞、存儲和利用一體化，檔案信息高度共享，檔案管理更加高效快捷。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立適合企業(yè)實際的電子會計檔案管理體系，形成標(biāo)準(zhǔn)化的電子會計檔案管理制度，規(guī)范電子會計檔案的業(yè)務(wù)流程，做好以財務(wù)共享云平臺為載體的電子會計檔案的分析處理工作。
基于財務(wù)共享服務(wù)模式下的電子會計檔案的分析處理工作主要包括維護(hù)電子會計文件之間的有機(jī)聯(lián)系，使采集的電子會計文件形成一個完整、有序的信息資源統(tǒng)一體，發(fā)揮電子會計檔案的價值。傳統(tǒng)電算化條件下的電子會計檔案之間的聯(lián)系可能更多存在于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)之間，而財務(wù)共享環(huán)境下的電子會計檔案，通過大數(shù)據(jù)的海量數(shù)據(jù)分析技術(shù)可能會有跨結(jié)構(gòu)的聯(lián)系，并挖掘出更多數(shù)據(jù)間的歷史聯(lián)系，從而形成更有序、更有效的結(jié)果，也將有利于后續(xù)會計處理的計算分析。在電子會計檔案的分析處理環(huán)節(jié)，主要通過InfoBright、Hadoop、YunTable、SAP Hana和Oracle Exadata等技術(shù)將海量來自各分子公司端的電子會計檔案數(shù)據(jù)快速導(dǎo)入到一個集中的大型分布式數(shù)據(jù)庫和分布式存儲集群，利用分布式技術(shù)來對存儲于其中的海量數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢、分類、匯總等，以此滿足后期電子會計檔案的應(yīng)用。
（三）電子會計檔案的應(yīng)用
電子會計檔案的應(yīng)用是基于大數(shù)據(jù)的挖掘技術(shù)，通過前期分析篩選出的數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，利用R、Hadoop Mahout等數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，進(jìn)行高級別的數(shù)據(jù)分析，從大量數(shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián)中發(fā)掘出與企業(yè)決策有關(guān)的信息，以此滿足更高級別的管理需求，從而實現(xiàn)電子會計檔案的決策應(yīng)用。
電子會計檔案的應(yīng)用主要包括檢索和利用兩個方面。電子會計檔案的檢索主要是以財務(wù)共享云平臺為基礎(chǔ)，利用大數(shù)據(jù)的海量數(shù)據(jù)管理能力進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)挖掘，采用MapReduce等編程模型并行處理大規(guī)模的電子會計檔案數(shù)據(jù)集，同時對存儲在私有云、公有云以及混合云等各類云端的電子檔案信息進(jìn)行查詢，滿足企業(yè)各類用戶的利用需求。相比傳統(tǒng)會計檔案的檢索，財務(wù)共享下的會計檢索方法不僅提高了會計檔案的檢索速度，而且提高了檢索的精確度。電子會計檔案的利用是指用戶通過財務(wù)共享云平臺檢索出所需的電子會計文件信息后，將其轉(zhuǎn)化為實際應(yīng)用價值的過程。傳統(tǒng)會計檔案的檢索利用是較為單調(diào)的，檢索出的數(shù)據(jù)大都是原始數(shù)據(jù)，且最多只能進(jìn)行簡單的數(shù)值統(tǒng)計運算，不能用其他數(shù)據(jù)類型來描述，也不能進(jìn)行人工智能化的運算。此外，隨著檢索數(shù)據(jù)量的增加，檢索速度和處理速度也會隨之減慢。而財務(wù)共享服務(wù)模式下的電子會計檔案管理可以通過MapReduce這一并行處理技術(shù)來提高數(shù)據(jù)的處理速度。此外，數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)下產(chǎn)生的數(shù)據(jù)結(jié)果可能不僅僅是表格，還可能是各種其他格式的輸出方式。通過大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)以及社交互聯(lián)網(wǎng)之間的聯(lián)系，還可以將電子會計檔案與其他檔案聯(lián)系，起到人工智能化數(shù)據(jù)分析的作用，分析產(chǎn)生的結(jié)果不僅僅有利于電子會計檔案的管理，也對企業(yè)管理層利用電子會計檔案做進(jìn)一步的決策有更實際和更廣泛的效果。
三、大數(shù)據(jù)時代基于財務(wù)共享的電子會計檔案管理價值
財務(wù)共享模式下的企業(yè)將分布在不同區(qū)域的各類檔案資源整合集成在一起，實施一體化管理的服務(wù)模式。該模式下的會計檔案模塊主要包括，財務(wù)檔案管理模塊（會計核算、財務(wù)管理）、采購檔案管理模塊（采購計劃、采購管理）、生產(chǎn)控制檔案管理模塊（生產(chǎn)計劃、需求計劃、生產(chǎn)控制、制造標(biāo)準(zhǔn)）、物流檔案管理模塊（分銷管理、物流控制）、銷售檔案管理模塊和人力資源檔案管理模塊（招聘、工資、獎金、費用報銷）。這種統(tǒng)一集成化的會計檔案管理與傳統(tǒng)的流轉(zhuǎn)管理相比，其價值主要體現(xiàn)在四個方面。
（一）采用分類處理，提高電子會計檔案管理的精細(xì)化
傳統(tǒng)的會計檔案管理往往是通過手工方式，對各類原始會計單據(jù)進(jìn)行連續(xù)編號，統(tǒng)一裝訂管理。而財務(wù)共享服務(wù)模式下的會計檔案管理更多的是通過財務(wù)共享云平臺實現(xiàn)電子化的分類管理。各分子公司將原始單據(jù)掃描上傳至財務(wù)共享服務(wù)中心后，系統(tǒng)會自動根據(jù)會計賬目的不同進(jìn)行分類，并自動生成連續(xù)的編號，這樣可以大大提高后期會計賬目的復(fù)核、記賬以及結(jié)賬工作的效率。此外，上傳的會計憑證通過財務(wù)共享云平臺的整合處理，憑證除了包括原始的數(shù)據(jù)信息以外，還包括企業(yè)采購、生產(chǎn)、銷售等各個階段的數(shù)據(jù)集成信息和鏈接信息，建立起了原始憑證和其他會計信息之間的聯(lián)系，在提高會計檔案管理效率的同時使管理更加精細(xì)化。
（二）數(shù)據(jù)實時更新，提高電子會計檔案管理的準(zhǔn)確性和實效性
傳統(tǒng)會計檔案的數(shù)據(jù)大都是靜止的，且數(shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián)度很低。而財務(wù)共享服務(wù)模式下的會計檔案管理，使賬簿和報表數(shù)據(jù)既可以獨立數(shù)據(jù)的形式存在，還可建立與多類會計信息之間的聯(lián)系。各分子公司的會計人員只需通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對原始會計信息進(jìn)行掃描，影像識別系統(tǒng)就會自動讀取原始的數(shù)據(jù)信息，并上傳至云端，云端對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理后形成各類財務(wù)報表，支持企業(yè)的分析決策，同時也支持后續(xù)審計工作的查詢功能。財務(wù)共享云平臺支持?jǐn)?shù)據(jù)的實時更新，從而增強(qiáng)了電子會計檔案信息的準(zhǔn)確性和實效性。
（三）云端存儲數(shù)據(jù)，提高電子會計檔案管理的處理效率
財務(wù)共享服務(wù)模式下的會計檔案管理采用的是紙質(zhì)會計檔案和電子會計檔案的雙重載體形式。通過財務(wù)共享云平臺，各分子公司將各類數(shù)據(jù)信息上傳存儲至云端，不僅減少了紙質(zhì)會計檔案的數(shù)量，更是擴(kuò)大了電子會計檔案的存儲空間。此外，通過大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)和云端處理技術(shù)，可以大大縮短企業(yè)會計報表的編制時間，并根據(jù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的預(yù)期需求情況對會計檔案進(jìn)行分析預(yù)測，做出進(jìn)一步的加工處理，從而節(jié)省更多的人力、物力和時間，提高會計檔案信息資源的處理效率。
（四）降低信息傳輸成本，促進(jìn)生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展
財務(wù)共享服務(wù)模式下的電子會計信息經(jīng)過加工整理， 可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸和共享云平臺等介質(zhì)傳遞方式， 實現(xiàn)會計信息的異地查詢、檢索、分析、計算等，提高企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營效率， 降低信息傳遞運輸成本。通過對歷史會計檔案信息進(jìn)行加工整理、分析比較， 可以對未來的經(jīng)營發(fā)展趨勢加以預(yù)測， 為企業(yè)決策者提供更有效的決策依據(jù)。此外，根據(jù)經(jīng)營管理目標(biāo)的要求， 可以對其中的生產(chǎn)經(jīng)營要素進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整， 保持企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的正確發(fā)展方向， 促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營管理目標(biāo)的實現(xiàn)。
四、結(jié)束語
電子會計檔案管理是一項復(fù)雜而系統(tǒng)性的工作，對企業(yè)具有重大意義。大數(shù)據(jù)、云會計時代，企業(yè)通過財務(wù)共享云平臺能夠更加方便快捷地獲取各類電子會計數(shù)據(jù)，通過對這些數(shù)據(jù)的挖掘、處理、分析與應(yīng)用，可以保證企業(yè)電子會計檔案的管理更加及時、準(zhǔn)確和有效。本文給出了大數(shù)據(jù)時代基于財務(wù)共享的電子會計檔案管理的實施框架，詳細(xì)闡述了具體的電子會計檔案的處理流程，并分析了財務(wù)共享模式下的電子會計檔案管理給企業(yè)帶來的價值，以期幫助企業(yè)進(jìn)一步強(qiáng)化電子會計檔案的管控能力，提升經(jīng)濟(jì)效益。Z
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一、 新時期檔案管理人才，必須樹立創(chuàng)新精神
提到創(chuàng)新，每個時代都賦予著不同的內(nèi)涵，最根本的一條是“吐故納新，標(biāo)新立異”，一部人類文明史，就是一部人類不斷創(chuàng)新，不斷進(jìn)步的歷史，沒有創(chuàng)新就沒有整個社會的發(fā)展和進(jìn)步，只有創(chuàng)新才能給人類帶來活力，只有創(chuàng)新才能使社會繁榮，只有創(chuàng)新才能使檔案管理步入一個暫新的時代，做為一名現(xiàn)代的大慶石油檔案管理人，我們應(yīng)該不斷突破舊觀念的束縛，不斷戰(zhàn)勝自我，肯定自我，以大慶人精神、鐵人精神，以及檔案法和相關(guān)的科學(xué)知識鞭策自己，不斷在檔案管理領(lǐng)域探索嘗試，開拓進(jìn)取，只爭朝夕，一往直前，用進(jìn)取精神、奮斗精神和創(chuàng)造精神的復(fù)合精神，構(gòu)鑄新時期檔案管理的創(chuàng)新精神，充分發(fā)揮新時期檔案管理員的最少保守，最具活力，最有奮斗精神。在檔案管理的實際工作中，求知、求實、奉獻(xiàn)。只有這樣才能成為創(chuàng)新的主體和先鋒；為投身新時期檔案管理做好充分準(zhǔn)備。
二、 新時期檔案管理人才，必須提高創(chuàng)新能力
提高檔案管理能力，是做檔案管理創(chuàng)新人才的重要基礎(chǔ)，“萬仗高樓平地起”，靠的是堅實的基礎(chǔ)，一個人的創(chuàng)新能力不是與生俱來的，而是建立在一定的知識儲備基礎(chǔ)上的，知識積累到一定程度才能達(dá)到，由量變到質(zhì)變的飛躍，這是一種驚奇、是一種沖動、是一種希翼。
日本著名企業(yè)家大橋武夫先生，在二戰(zhàn)后，面對企業(yè)的瀕臨倒閉，而他卻潛心研究中國的《孫子兵法》積累知識，推陳出新，用《孫子兵法》制定企業(yè)重振的用人規(guī)劃，把歷史的檔案歸納起來，去指導(dǎo)企業(yè)的發(fā)展，最后獲得成功。古人云：“書是自有黃金屋”，這就是知識積累豐富了，知識功底扎實了，特別是掌握和學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理科學(xué)技術(shù)知識，對檔案管理的創(chuàng)新，才有了基礎(chǔ)的保證。創(chuàng)新能力的高低，一是取決于知識的積累；二是個性的發(fā)展；創(chuàng)新是體現(xiàn)獨特性而不是普遍性，是突破常規(guī)，而不是墨守成規(guī)。是標(biāo)新立異，而不是因循守舊。所以作為新時期檔案管理人員，要真正成為檔案管理的創(chuàng)新人才，就必須大膽來試驗、探索，敢為人先，發(fā)揮我們的特長潛能，展示個人的特色和風(fēng)格。為爭做檔案管理的創(chuàng)新人才奠定基礎(chǔ)。
1會計電算化會計檔案的特點
眾所周知，傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算專用材料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時序性和嚴(yán)肅性、不得隨意篡改。各級企、事業(yè)單位實行會計電算化以后，由于產(chǎn)生了許多依附于計算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，財務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調(diào)閱均在計算機(jī)上完成，隨之而使會計檔案賦予了許多新的特點。本人根據(jù)工作的實踐，總結(jié)出會計電算化會計檔案具有以下一些特點：（1）會計電算化檔案不僅保留了傳統(tǒng)意義上的會計檔案，而且還包括存儲在計算機(jī)硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)。即會計電算化檔案存儲的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。（2）傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質(zhì)上的會計檔案必須在特定的計算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用，也才具有生命力。即會計電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。（3）會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張，更主要的是磁性介質(zhì)或光盤。即會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張，而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤。（4）會計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲信息的有效期等條件的影響，即對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。
2如何做好電算化會計檔案工作
會計檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作也是財務(wù)管理工作的重要內(nèi)容，是會計檔案形成的前提和基礎(chǔ)。所以，進(jìn)一步加強(qiáng)會計檔案管理勢在必行。為了更有效地做好電算化會計檔案工作，必須根據(jù)電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、管理、保存、利用等方面的工作。會計檔案的收集范圍一般指會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據(jù)，是形成會計檔案的前提和基礎(chǔ)。因此，必須熟悉和掌握會計檔案的收集范圍。（1）會計憑證。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、憑證匯總表、銀行存款對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。（2）會計賬簿。它包括按會計科目設(shè)置的總分類賬、各類明細(xì)分類帳、現(xiàn)金日記賬、應(yīng)行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。對于這些賬簿要分別整理立卷，組成保管單位。（3）會計報表。分月、季度、年度會計報表。每類報表包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、利潤分配表、現(xiàn)金流量表、成本費用表、收入支出表、支出明細(xì)表及各種附表、報表附注和決算說明等。（4）其他會計核算資料。屬于財務(wù)業(yè)務(wù)范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)的數(shù)據(jù)資料。如經(jīng)濟(jì)合同、數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財產(chǎn)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊等。會計電算化存儲在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料均應(yīng)視同會計檔案一并管理。
3財務(wù)管理信息化的必要性
中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
一、醫(yī)院財務(wù)檔案管理內(nèi)容
財務(wù)檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是企業(yè)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動的原始記錄和真實反映，是各單位的重要檔案之一。醫(yī)院財務(wù)檔案與企業(yè)財務(wù)檔案的基本內(nèi)容類似，一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分。會計憑證包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證（收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種）、記賬憑證匯總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等內(nèi)容。會計賬簿包括按會計科目設(shè)置的總分類賬、各類明細(xì)分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。會計報表包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、財務(wù)情況說明書等。其他會計核算資料屬于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)的，由會計部門負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。實行會計電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料均應(yīng)視同會計檔案一并管理。
二、醫(yī)院會計信息化背景下的財務(wù)檔案特點分析
醫(yī)院實行會計信息化以后，數(shù)據(jù)庫的功能彰顯，產(chǎn)生大量依附于計算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，使財務(wù)檔案具有了許多新的特點，具體分析如下：傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案比較直觀，而信息化檔案主要存儲在計算機(jī)系統(tǒng)，需要依靠財務(wù)軟件才能夠使用。傳統(tǒng)檔案只能夠紙質(zhì)存儲，而信息化系統(tǒng)下的財務(wù)檔案可以打印輸出，同時可以從信息系統(tǒng)查詢數(shù)據(jù)，使用更加方便快捷。同時，信息化系統(tǒng)下的檔案易于修改、復(fù)制、查詢和傳遞，內(nèi)審和外審都比較方便。最后，信息系統(tǒng)下財務(wù)檔案能夠達(dá)到無紙化查詢，減少了查詢傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所需時間，極大提高了工作效率和質(zhì)量，有利于檔案資源的整合管理。
三、會計信息化后財務(wù)檔案管理辦法探討
醫(yī)院的財務(wù)檔案既是記錄和反映醫(yī)院經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，又是醫(yī)院檔案的重要組成部分。醫(yī)院的財務(wù)檔案是否真實、齊全、準(zhǔn)確、完整，將直接影響到醫(yī)院財務(wù)檔案管理的質(zhì)量以及醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。結(jié)合會計信息化后財務(wù)檔案的特點，我們進(jìn)一步探討如何更加科學(xué)合理的管理財務(wù)檔案。
（一）加強(qiáng)計算機(jī)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。
會計信息化系統(tǒng)的構(gòu)建和使用依賴于良好的軟件和硬件環(huán)境，相應(yīng)產(chǎn)生的財務(wù)檔案管理也離不開軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施。良好的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，根據(jù)信息化要求組建檔案信息網(wǎng)絡(luò)。
同時，選擇合適的財務(wù)軟件，在使用軟件時要采取保密和授權(quán)措施，避免財務(wù)檔案被篡改，能夠追查軟件使用人的全部活動。隨著業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，軟件開發(fā)商要做好維護(hù)升級工作，確保財務(wù)軟件使用的一貫性，從而提高財務(wù)數(shù)據(jù)存貯形式的標(biāo)準(zhǔn)性、一致性和可持續(xù)性。
（二）做好財務(wù)檔案的備份、整理和利用。
財務(wù)檔案至少每月備份一次，同時月末將會計憑證的打印出紙質(zhì)檔案裝訂儲存，年末將各種報表打印出紙質(zhì)檔案裝訂儲存，以便今后查閱使用。備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續(xù)，用做備份的軟盤必須妥善保管；備份軟盤應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽并用印章或封條簽封，備份軟盤應(yīng)裝在保護(hù)封條和包裝盒內(nèi)，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所，雙備份下的兩套備份軟盤應(yīng)存放在不同的地點保管。
（三）加強(qiáng)會計信息化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。
要加強(qiáng)內(nèi)部控制，簡歷數(shù)據(jù)保密制度，授權(quán)管理制度等。通過密碼管理和登陸制度控制網(wǎng)上財務(wù)數(shù)據(jù)的讀取，不同角色財務(wù)人員設(shè)置不同權(quán)限；建設(shè)內(nèi)網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)隔離，專門用于會計信息系統(tǒng)建設(shè)，防止黑客盜取財務(wù)信息等安全隱患，保障會計信息化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全運行。
（四）提高財務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)。
財務(wù)部門員工要針對信息化系統(tǒng)加強(qiáng)培訓(xùn)，使其具備計算機(jī)基礎(chǔ)知識，適應(yīng)信息化技術(shù)發(fā)展的需要，提高其掌握和運用信息技術(shù)和信息手段的意識和技能。同時，醫(yī)院財務(wù)檔案人員應(yīng)當(dāng)定期參加檔案專業(yè)的培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)能力，運用檔案知識，把醫(yī)院會計檔案資料按法規(guī)要求規(guī)范地移交給醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)，保證財務(wù)檔案的安全完整。
（五）建立健全醫(yī)院財務(wù)檔案管理的規(guī)章制度。
要使醫(yī)院財務(wù)檔案規(guī)范化，必須將檔案管理工作納入醫(yī)院工作的總體，制定檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，并建立健全一套檔案管理制度，如《財務(wù)檔案工作作人員職責(zé)》、《立卷歸檔制度》、《財務(wù)檔案保管制度》、《財務(wù)檔案保密制度》、《財務(wù)檔案移交、銷毀制度》、《財務(wù)檔案查閱制度》等，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序、使財務(wù)檔案管理工作有章可循、規(guī)范運行。
（六）提高領(lǐng)導(dǎo)對財務(wù)檔案管理的重視程度。
財務(wù)轉(zhuǎn)型和財務(wù)共享模式的介紹
改革開放以來，我國確定了市場化經(jīng)濟(jì)為我國主要的經(jīng)濟(jì)模式，經(jīng)濟(jì)迅速增長，實現(xiàn)了跨越式的發(fā)展，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時，也意味著財務(wù)的轉(zhuǎn)型和發(fā)展。我國的財務(wù)工作從多種記賬方法逐漸統(tǒng)一到借貸記賬法，并隨著一系列的政策出臺，為我國的財務(wù)管理工作提出了新的要求和標(biāo)準(zhǔn)，也使會計工作能力和效率有了很大的提高。此外，隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，企業(yè)的財務(wù)管理也有了升級和革新，企業(yè)的財務(wù)組織開始擺脫了原油的狹隘職能，轉(zhuǎn)向以股東價值創(chuàng)造為基礎(chǔ)并參與公司戰(zhàn)略。企業(yè)財務(wù)轉(zhuǎn)型呈現(xiàn)出以決策支持為導(dǎo)向、面向經(jīng)營提供服務(wù)支撐、優(yōu)化財務(wù)組織、降低成本等特征，并逐漸重構(gòu)更加高效精簡的企業(yè)財務(wù)組織。而財務(wù)共享模式正式在財務(wù)轉(zhuǎn)型的指引下，形成的以信息技術(shù)為主要手段，實現(xiàn)財務(wù)信息共享的管理模式。
財務(wù)共享模式對企業(yè)會計檔案管理環(huán)境的影響
會計檔案管理工作是企業(yè)財務(wù)工作中非常重要的一部分，根據(jù)國家規(guī)定，會計檔案是指會計憑證會計賬簿以及財務(wù)報告等專業(yè)材料，記錄并反映了單位的經(jīng)濟(jì)狀況，一般來說，一個企業(yè)的會計檔案都要進(jìn)行正式的立卷、歸檔以及保存的工作，以備以后的使用和查找，同時，要安排專人進(jìn)行負(fù)責(zé)，保證檔案能夠被妥善的管理，防止造成失竊秘的情況。當(dāng)檔案已經(jīng)確定不再使用之后，我們要及時進(jìn)行銷毀。傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理主要是依托于紙質(zhì)版，其管理難度和保存難度都比較大，而隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我們將計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐步運用到了會計檔案的管理當(dāng)中，形成了目前的財務(wù)共享模式，同時，企業(yè)的財務(wù)工作量變得越來越大，很多企業(yè)建立的了財務(wù)共享服務(wù)中心，這樣，大部分的財務(wù)職能就都集中到了一起，使財務(wù)工作效率大大的提高，同時，電子化和集中化的會計檔案管理，也極大彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案管理的不足。
財務(wù)共享模式的建立使企業(yè)的財務(wù)有了更加精細(xì)化的管理模式，為會計檔案管理環(huán)境帶來了很大的變化。首先，是管理體系的變動，財務(wù)管理的集中使以往較為混亂的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榱艘载攧?wù)服務(wù)中心為主體的新型管理模式，同時，傳統(tǒng)的會計檔案管理也由分散變?yōu)榱思泄芾恚⒗秒娮訖n案的形式彌補(bǔ)了紙質(zhì)版檔案的不足。其次，是支撐系統(tǒng)的變遷，目前，我國大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)形成了電子會計檔案的系統(tǒng)，將以往紙質(zhì)版的檔案通過掃描或者是拍照的形式轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮訖n案，其良好的可查找和處理性為會計的工作提供了極大的便捷。第三，就是流程管理變得越來越復(fù)雜。在財務(wù)共享的模式下，會計檔案的產(chǎn)生鏈條變得越來越長，同時，會計答案的形成也從單純在經(jīng)營單位所在地延伸到了財務(wù)共享服務(wù)機(jī)構(gòu)，這就使檔案管理工作的過程變長，環(huán)節(jié)變多。第四，是責(zé)任主體的變更，從原來的單一財務(wù)部門的管理，到目前的財務(wù)共享服務(wù)中心的共同管理，使財務(wù)責(zé)任的主體發(fā)生了變更，也就對監(jiān)理工作提出了更高的要求。
財務(wù)共享模式下會計檔案管理的建議
針對目前的財務(wù)共享模式，我們要采取一些更好的手段，對會計的檔案管理進(jìn)行優(yōu)化。我們要利用當(dāng)前的先進(jìn)技術(shù)手段，對關(guān)鍵的關(guān)節(jié)進(jìn)行控制和管理，并建立一套行之有效的管理系統(tǒng)，不斷提高管理能力和水平，做好會計的檔案工作。
建立統(tǒng)一的會計檔案標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化的處理平臺。財務(wù)的共享模式從根底上將就是要實現(xiàn)財務(wù)信息的統(tǒng)一化管理，并利用數(shù)字化和媒體化的技術(shù)實現(xiàn)更為便捷和快速的管理。這就要求我們要建立統(tǒng)一的會計檔案標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化的處理平臺，建立檔案的接受、傳遞和處理儲存為一體的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。目前，我國的檔案管理工作已經(jīng)逐步轉(zhuǎn)型到電子檔案的管理上，但是由于各類企業(yè)的要求不一，所以，標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化的推進(jìn)并不夠深入。在接下來的工作當(dāng)中，我們要結(jié)合當(dāng)前的會計檔案管理規(guī)定，推動國家或者地區(qū)的檔案統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，并將這一標(biāo)準(zhǔn)與數(shù)字化的管理系統(tǒng)充分的結(jié)合起來，不斷加深會計檔案管理工作水平。
建立系統(tǒng)化的管理制度體系。隨著我國對會計答案管理工作的越來越重視，逐步出臺了一系列的管理規(guī)定，對檔案管理進(jìn)行了統(tǒng)一的要求。但目前數(shù)字化的技術(shù)和手段不斷深入，對會計檔案的管理工作形成了很大的沖擊力，也促進(jìn)了管理制度體系的建立。第一，是要建立會計檔案的歸檔制度，所有的檔案要以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔工作，并進(jìn)行記錄和副本的保存，防止出現(xiàn)丟失的問題。第二，是要建立嚴(yán)格的使用手續(xù)制度，如果需要查看和使用檔案，要嚴(yán)格的落實手續(xù)制度，保證安全。第三，是要對檔案進(jìn)行定期的備份。
1 會計檔案的特點
與文書檔案、科技檔案相比，會計檔案有它自身的特點，主要表現(xiàn)在三個方面：
（一）形成范圍廣泛。凡是具備獨立會計核算的單位，都要形成會計檔案。這些單位有國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位以及按規(guī)定應(yīng)當(dāng)建賬的個體工商戶和其他組織。一方面會計檔案在社會的各領(lǐng)域無處不有，形成普遍；另一方面，會計檔案的實體數(shù)量也相對其他門類的檔案數(shù)量更多一些。
（二）檔案類別穩(wěn)定。社會上會計工作的種類繁多，如有工業(yè)會計、商業(yè)會計、銀行會計、稅收會計、總預(yù)算會計、單位預(yù)算會計等，但是會計核算的方法、工作程序以及所形成的會計核算材料的成分是一致的，即會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等。
（三）外在形式多樣。會計專業(yè)的性質(zhì)決定了會計檔案形式的多樣化。會計的賬簿，有訂本式賬、活頁式賬、卡片式賬之分。會計憑證在不同行業(yè)，外形更是大小各異，長短參差不齊。會計檔案的這個外形多樣的特點，要求在會計檔案的整理和保管方面，不能照搬照抄管理其他門類檔案的方法，而是要從實際出發(fā)，防止“一刀切”。
2 會計檔案管理中會存在的問題
（一）會計檔案立卷不規(guī)范。有些單位會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有些單位的會計憑證、計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方?jīng)]有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會計檔案管理要求。
（二）會計檔案保管不規(guī)范。有些單位的會計檔案未按要求歸入單位檔案部門保管，而是由會計人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設(shè)有專職檔案管理人員，但未接收會計檔案；有些單位由于領(lǐng)導(dǎo)不了解《會計檔案管理辦法》，要求會計人員自行保管會計檔案；還有個別單位由于檔案柜不足，將會計檔案裝入紙箱中，任意堆放。
（三）會計檔案管理及銷毀不規(guī)范。會計檔案管理不科學(xué)，存放沒有順序、查找不方便，借閱登記制度不健全。會計檔案銷毀也不及時，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規(guī)范。
3 解決會計檔案管理中存在的問題和措施
（一）規(guī)范會計檔案立卷。裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內(nèi)目錄”和“會計備考表”。
（二）加強(qiáng)會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。單位的會計檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會計檔案的保管是單位的檔案管理部門，由財務(wù)部門將本單位的會計檔案整理規(guī)范，在財務(wù)部門暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，連同打印的紙質(zhì)會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計檔案，向單位的檔案管理部門移交。
（三）規(guī)范會計檔案保管。財會部門應(yīng)按檔案管理部門的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計檔案移交檔案管理部門保管。未建立檔案管理部門的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負(fù)責(zé)。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施，對已離任的會計人員，其會計檔案應(yīng)交本單位檔案部門或財會部門保管，不得自行存放。
（四）規(guī)范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理。各單位會計檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。各單位按規(guī)定銷毀會計檔案時，應(yīng)由會計檔案保管部門和財會部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)認(rèn)真清點核對，銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告單位領(lǐng)導(dǎo)。
總之，加強(qiáng)會計檔案管理工作是我們當(dāng)前財務(wù)管理中急待改進(jìn)和加強(qiáng)的重要工作，各單位都要高度重視、積極行動，從基礎(chǔ)工作做起，切實提高財務(wù)管理工作水平，更好地為社會主義市場經(jīng)濟(jì)服務(wù)。
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關(guān)鍵詞：
財會檔案；專業(yè)；檢索工具；編制
中圖分類號：
F23
文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
文章編號：1672-3198（2014）18-0126-01
財會檔案記錄了企業(yè)、機(jī)關(guān)等單位的一系列經(jīng)濟(jì)活動。若要實現(xiàn)財會檔案的有效應(yīng)用，必須能夠及時按照要求獲取相應(yīng)檔案信息。目前，我國大部分單位都存在檔案檢索困難問題，造成這種局面的原因就是在制定財會檔案檢索工具體系時，沒有采取合理的分類標(biāo)準(zhǔn)。要做好信息檢索工作，必須根據(jù)管理人員的實際工作需要，科學(xué)規(guī)劃利用多種檢索工具，提高檢索成功率和檢索效率。
1 檔案檢索工具的基本功能和作用
在財會檔案管理中，我們經(jīng)常用的檔案檢索工具主要應(yīng)用于查找、報道檔案資料。根據(jù)財會檔案自身信息的特點，以及人們對財會檔案的常規(guī)需求，可以制定不同的檢索工具。
1.1 功能
（1）存儲信息。檔案檢索工具可以記錄案卷和文件的內(nèi)容特征與外形，并采用一定的歸檔方法把這些信息進(jìn)行合理的劃分、排列。
（2）查找信息。當(dāng)有人需要調(diào)用檔案信息時，根據(jù)查找條件，在已經(jīng)歸類的檔案信息中查詢相關(guān)信息，通過逐級細(xì)化，最后確定要找的檔案。存儲檔案信息就是為了方便以后的查找，查找信息是對已存檔信息的有效利用。
1.2 作用
（1）橋梁。
財會檔案館存儲的檔案信息數(shù)量多，復(fù)雜度高，而人們對檔案信息的需求也越來越多，這兩方面問題都加劇了供求矛盾。要解決這一矛盾，就需要一條紐帶連接供與求，使用戶需求快速得到滿足，從而使財會檔案的利用率得到提高。
（2）查找。
身處信息時代，各單位都注意對信息的采集，目前，財會檔案信息在數(shù)量上來說遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過以前，要在繁雜的檔案信息中快速提取用戶需要的信息，必須借助檢索工具，檢索工具為用戶提供一條直接通往檔案信息的捷徑。
（3）管理。
要開展財務(wù)檔案業(yè)務(wù)工作，就必須使用檢索工具。使用檔案檢索工具，方可使員工快速了解檔案性質(zhì)和檔案主要內(nèi)容，對提高工作效率，方便非會計、檔案管理專業(yè)工作人員工作有重要意義。
2 財會檔案檢索工具種類和編制方法
2.1 常見檢索工具
要科學(xué)合理的管理好財會檔案，可能要應(yīng)用到多種檢索工具。選擇合適的檢索工具，必須考慮到財會檔案性質(zhì)，用戶需求特征，以及長期的檔案管理經(jīng)驗。以下就是幾種常見的檢索工具：
（1）按照編制方法劃分檢索工具類型。
第一，目錄。規(guī)劃檔案時，把擁有相同性質(zhì)的檔案劃分為一類，并按一定次序排列，生成檢索工具。
第二，索引。記錄財會檔案的檔號、存儲位置和主要內(nèi)容，并把這些信息按相應(yīng)的規(guī)則進(jìn)行排列。
第三，指南。指南其實是介紹檔案信息的書面資料，或者查詢檔案的工具書。它是對檔案信息的綜合概括。
（2）按照檢索范圍劃分檢索工具類型。
第一，一個全宗。介紹與檢索對象是全宗的某一部分檔案或全宗檔案。
第二，若干全宗。介紹與檢索對象是某一個檔案室或多個檔案室的檔案信息。
第三，專題。介紹與檢索對象為與某一專題有關(guān)的檔案信息。
（3）按照載體類型劃分檢索工具類型。
第一，計算機(jī)檢索。把檔案信息存儲在計算機(jī)磁盤中，運用計算機(jī)根據(jù)用戶提供的關(guān)鍵詞對檔案信息進(jìn)行檢索。這種檢索工具檢索方式多樣，檔案信息存儲量大，檢索效率高。是目前和今后檔案檢索工具的發(fā)展方向。
第二，書本式檢索。將檔案信息分類，制定目錄，將目錄記錄在紙張中，并制成活頁式書籍，便于檔案信息的更新維護(hù)。
第三，卡片式檢索。顧名思義，這種檢索工具就是一張記錄了檔案信息的卡片，卡片上記錄的是內(nèi)容相關(guān)的條目。
2.2 分析目前財會檔案檢索工具編制方法
在實際工作中，我們經(jīng)常需要調(diào)用財會檔案中的信息。而由于目前我國大多數(shù)單位編制財會檔案的依據(jù)只是財會檔案實體分類，它本質(zhì)上只是按檔號制定的館藏目錄，并不一定適合實際工作需要。從檢索的角度講，檔號屬于層次較低的檢索語言，只能解決財會檔案分類和排架問題，并不支持實際的信息檢索。
例如，當(dāng)有客戶向檔案館求助，請求檔案館查找押金收據(jù)。查找流程應(yīng)該是：首先查找負(fù)債類，然后查找應(yīng)付賬款，最后查找押金收據(jù)。但在實際操作時，由于編制不合理，導(dǎo)致工作人員需要花費很長的時間才能確定財會檔案保存在哪里，或者根本就無法找到，這樣就嚴(yán)重影響了工作效率。
此外，很多時候工作人員不能準(zhǔn)確的為用戶查找到檔案資料，主要因為不了解專業(yè)術(shù)語。因此，檔案管理人員除了學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識，還要對財會檔案中常見的專業(yè)術(shù)語有一定了解。
因此，我們必須深刻理解管理好財會檔案的重要意義。在實際工作中，學(xué)習(xí)更先進(jìn)的財會檔案管理經(jīng)驗，編制科學(xué)的財會檔案檢索工具體系，提高財會檔案的利用率。
3 制定財會檔案檢索工具體系的原則
3.1 分類法
要縮短檢索信息的時間，就必須做好對信息的分類，分類是認(rèn)識、區(qū)分事物的開始。通過學(xué)習(xí)會計專業(yè)知識可知，會計科目與情報檢索系統(tǒng)具有相同的分類方式，采用等級隸屬的原則對各科目的關(guān)系進(jìn)行描述。體系分類法被廣泛應(yīng)用于情報檢索系統(tǒng)，它能把等級概念在知識分類中直接體現(xiàn)出來。
體系分類是以學(xué)科與專業(yè)集中文獻(xiàn)為參考依據(jù)的分類方式。類是指具有同樣特性事物的集合，類可以進(jìn)行多級劃分。例如，數(shù)學(xué)可以劃分為高數(shù)、線性代數(shù)、幾何等；線性代數(shù)可以劃分為直線、曲線、極限等。通過多級劃分，子類隸屬于母類，形成嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)的隸屬制度。
財會檔案主要記錄了資金的流動情況，通過分析會計對象，了解經(jīng)濟(jì)管理需求，把具有相同性質(zhì)的會計對象劃分成一類。通過分類，可以把資金分為五類：支出、收入、凈資產(chǎn)、負(fù)債與資產(chǎn)。按照層層隸屬的原則將會計科目進(jìn)行劃分：上級科目統(tǒng)領(lǐng)下級科目，是對下級科目內(nèi)容的總括；下級科目是對上級科目某一具體內(nèi)容的詳細(xì)分析。
3.2 主題法
主題檢索語言通過詞語對概念進(jìn)行描述，這種檢索語言不區(qū)分概念間關(guān)系，按照語、詞、字的順序進(jìn)行排列，采用主題法檢索工具，能使用戶的特性檢索需求得到滿足。主題目錄的優(yōu)勢是不會受到分類體系的影響，不論主題詞概念是大是小，都享有平等的排列次序。使用主題檢索語言可以避免分類法中大目錄覆蓋小目錄的問題，檢索的準(zhǔn)確性更高。但是，應(yīng)用主題檢索語言，仍有很多苦難。比如說，編制主題目錄的一個難點就是標(biāo)引，標(biāo)引需要選用較規(guī)范的詞語。
3.3 兩種方法的綜合運用
分類法具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性，而主題法具有較強(qiáng)的專指性。若要設(shè)計一個優(yōu)秀的財會檔案檢索工具必須綜合利用分類法和主題法，綜合兩種方法的優(yōu)勢，掩蓋彼此弊端。目前應(yīng)用到財會檔案檢索工具是對檢索法和主題法的綜合運用。
3.4 做好與財務(wù)部門的溝通
要真正做好財會管理工具，編制工作效率高的財會檔案檢索工具，檔案管理工作者必須密切聯(lián)系單位財務(wù)部門，了解財務(wù)部門的最新型動態(tài)，及時調(diào)整檔案檢索工具，適應(yīng)用戶對財會檔案的新需求，保障服務(wù)質(zhì)量。
4 結(jié)語
信息的價值在于信息的傳播與利用，財會檔案是一個單位的財富，要讓這筆財富增值，就必須提高財會檔案的利用率。財會檔案管理工作者，必須不斷學(xué)習(xí)，提高自身業(yè)務(wù)水平，在實踐中探索，不斷改進(jìn)檔案檢索工具，為用戶提供便捷高效的服務(wù)。此外，我們必須以發(fā)展的眼光的看待財會檔案檢索工具編制問題。結(jié)合當(dāng)代信息技術(shù)，把智能化技術(shù)應(yīng)用到財會檔案檢索中來，不斷提高財會檔案的檢索效率。
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會計檔案是指機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織的財會部門或會計人員在經(jīng)濟(jì)活動中直接形成的并按照統(tǒng)一規(guī)律保存起來備查考的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算材料，還包括實行會計電算化后的存儲軟件、會計數(shù)據(jù)磁盤、磁帶、光盤和計算機(jī)打印出來的記賬憑證、會計賬簿、會計報表等。會計檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一，它在會計工作和經(jīng)濟(jì)管理工作中具有多方面的重要的利用價值，《會計法》和《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》以及《會計檔案管理辦法》等都對會計檔案管理做出了規(guī)定。會計檔案管理是會計工作的重要組成部分，是會計的基礎(chǔ)工作。規(guī)范會計檔案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行為的發(fā)生。因此，會計檔案管理是會計工作的一項重要內(nèi)容，必須充分重視和加強(qiáng)會計檔案的管理，進(jìn)一步提高會計檔案的管理水平，充分發(fā)揮會計檔案在各項事業(yè)中的重要作用。
1會計檔案的特點及作用
1.1會計檔案的特點
會計檔案是國家全部檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性，但由于它反映的對象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了它具有自己獨有的特點，會計檔案的特點主要表現(xiàn)如下：
（1）來源的廣泛性。會計檔案來源于具有獨立會計核算的單位。因此，凡是實行獨立經(jīng)濟(jì)核算、財務(wù)收支的單位都會形成會計檔案。
（2）內(nèi)容的專業(yè)性。會計檔案是通過會計核算的方法形成的，而這種方法是會計特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會計檔案是與經(jīng)濟(jì)活動和財務(wù)收支緊密相關(guān)的，其內(nèi)容是直接反映機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位所有各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)收支情況，表現(xiàn)出會計檔案的專業(yè)性。
（3）形成過程的嚴(yán)密性。會計核算是利用設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產(chǎn)清查和會計報表等一系列專門方法，對會計對象進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會計核算的嚴(yán)密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴(yán)密性。
1.2會計檔案的作用
會計檔案作為一種經(jīng)濟(jì)檔案，有著不可替代的作用。首先，上市公司需要對外披露真實準(zhǔn)確的財務(wù)信息，其合法經(jīng)營的全部經(jīng)濟(jì)活動和經(jīng)營成果都儲存在會計檔案中。其次，企事業(yè)單位對外融、投資，都需要向協(xié)作單位提供幾年的有關(guān)會計數(shù)據(jù)，而會計數(shù)據(jù)也都來源于會計檔案。第三，司法部門查處違法亂紀(jì)、貪污受賄問題更需要財務(wù)方面的確鑿證據(jù)。第四，國家統(tǒng)計部門的統(tǒng)計數(shù)據(jù)中也有相當(dāng)一部分來源于財務(wù)數(shù)據(jù)。不僅這些離不開會計檔案，而且隨著經(jīng)濟(jì)、社會的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)活動更加多樣化和復(fù)雜化，會計檔案則保留了全部經(jīng)濟(jì)活動的痕跡，為日后分析經(jīng)濟(jì)情況、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)提供依據(jù)。只有加強(qiáng)會計檔案的科學(xué)管理，才能充分發(fā)揮會計檔案的重要作用，保證為國家、社會、各種機(jī)構(gòu)和企事業(yè)單位及時、準(zhǔn)確、全面地提供高質(zhì)量的會計信息。
2會計檔案科學(xué)管理工作中存在的問題
2.1對會計檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠
有的單位領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)人員對財務(wù)檔案工作缺乏充分的認(rèn)識，只注重內(nèi)部財務(wù)項目的實施，認(rèn)為只要出具了財務(wù)報告，提出了財務(wù)意見，作出了財務(wù)決定，該財務(wù)項目就結(jié)束了。相對忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認(rèn)為財務(wù)工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費時間和精力的事情，根本不把財務(wù)資料的整理歸檔工作列入議事日程。形成會計人員對會計業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會計業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對檔案知識，特別是對會計檔案規(guī)范化贅理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少。也沒有參加過會計檔案管理知識的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。不少單位重會計業(yè)務(wù)，輕會計檔案管理，存在會計業(yè)務(wù)與會計檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象。會計檔案管理制度也不完善，沒有配備專人管理會計檔案。有的單位甚至由出納會計兼管會計檔案，這是不符合規(guī)定的。
2.2會計檔案管理制度不夠健全
有些單位的財務(wù)部門，領(lǐng)導(dǎo)對資金的管理比較重視，而對會計檔案的管理不夠重視，沒有建立一整套會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理工作無章可循。當(dāng)今社會，企業(yè)經(jīng)營機(jī)制不斷轉(zhuǎn)換，經(jīng)營方式不斷更新，新情況、新問題不斷出現(xiàn)，而與之配套的包括會計檔案管理在內(nèi)的機(jī)制并未有效建立和健全，缺乏相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)制和監(jiān)管辦法。目前，我國在企業(yè)會計檔案管理方面的相關(guān)法律、法規(guī)主要有《會計法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容以及不具備法律競爭力的《會計檔案管理辦法》，而且一些規(guī)定與建立現(xiàn)代企業(yè)制度的實際不相吻合，沒有專門的適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度需要的會計檔案法律規(guī)范。在以法制經(jīng)濟(jì)為基本特征的市場經(jīng)濟(jì)體制改革日益深化的大環(huán)境下，這顯然不能滿足推進(jìn)體制改革和實現(xiàn)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。
2.3會計檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范
會計檔案不規(guī)范主要有以下四個方面：第一，有些單位不能及時裝訂會計憑證，而是將會計憑證隨意放置在辦公桌上，或長時間放在一個紙盒里；第二，裝訂會計憑證不是按照規(guī)范的要求進(jìn)行裝訂而是用訂書釘裝訂，或用一根繩子穿起來；第三，活頁賬簿裝訂時無封面，也不按規(guī)定編好頁碼裝訂成冊，會計報表各月份分散存放，未按要求按月裝訂；第四，會計檔案立卷時不按保管期限分別立卷歸檔，而是統(tǒng)統(tǒng)裝在一個檔案盒里；第五，會計檔案銷毀難，會計檔案越堆越多。
2.4會計檔案管理人員綜合素質(zhì)有待進(jìn)一步提高
就目前一些部門和單位的實際情況看，存在一些財會檔案人員不堅持原則，甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本，想方設(shè)法偷稅。這不僅給國家稅收征管設(shè)置人為障礙，而且造成會計信息失真，進(jìn)而影響了國家宏觀決策、危害極大。
3完善會計檔案管理工作的對策
3.1統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識
各單位要加強(qiáng)對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，要提高對加強(qiáng)會計檔案管理的重要性的認(rèn)識，設(shè)立檔案管理部門的一定要把會計檔案同其他檔案同等重視，規(guī)范管理，不能厚此薄彼。不具備設(shè)立檔案管理部門的，應(yīng)在會計機(jī)構(gòu)中指定專人負(fù)責(zé)會計檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作，但出納人員不得兼管會計檔案的保管工作?！稌嫏n案管理辦法》第3條規(guī)定，國家機(jī)關(guān)，社會團(tuán)體，企業(yè)、事業(yè)單位，按規(guī)定應(yīng)建賬的個體工商戶和其他組織。應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會計檔案。第4條規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)……”有關(guān)法律法規(guī)明確規(guī)定，各單位都必須加強(qiáng)會計檔案的管理，如果不加強(qiáng)這方面的管理就是一種違法行為。因此，各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強(qiáng)管理，使會計檔案管理走上法制化的軌道。
3.2制定規(guī)范，健全會計檔案管理各項規(guī)章制度
要做好財務(wù)檔案管理工作，必須根據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實際，建立和健全一整套相關(guān)的制度。首先，建立財務(wù)檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對財務(wù)檔案管理工作的檢查，對做得好的要給予表揚獎勵，充分發(fā)揮其工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性。反之，對于工作做得差的要提出批評，責(zé)令他們及時糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財產(chǎn)劃分、固定資產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)、經(jīng)濟(jì)積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長久保管，方便查找利用。3.3規(guī)范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作
規(guī)范會計檔案管理工作，需要做好以下三個方面：第一，訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案(憑證)盒中，必須認(rèn)真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。第二，綜合檔案室的單位，財會部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負(fù)責(zé)保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。第三，各單位的會計檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務(wù)會計部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止。
3.4加強(qiáng)會計檔案人員知識培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)
會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)既包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)。又包括職業(yè)道德。作為會計檔案管理人員，首先必須做到嚴(yán)格自律、廉潔奉公，保持獨立公正的立場正確運用自己的職能和權(quán)力；其次，會計檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性、嚴(yán)密性的特點。作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應(yīng)按照專門檔案進(jìn)行專業(yè)化管理。會計檔案的專業(yè)化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學(xué)知識，還應(yīng)具備財會方面的基本知識，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運用現(xiàn)代化管理軟件。因此，除要搞好關(guān)于會計和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育。主要是通過每年的輪訓(xùn)學(xué)習(xí)更新知識，一方面，提高會計檔案法制意識和依法歸檔觀念；另一方面，提高業(yè)務(wù)水平，使企業(yè)會計檔案的管理和監(jiān)督職能更加有效、更加科學(xué)、更加適應(yīng)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。
4結(jié)語
在財務(wù)檔案管理的過程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，從而使得財務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到較大提高，進(jìn)而對企事業(yè)增強(qiáng)活力、競爭力，適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。
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