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時(shí)間：2023-05-15 09:51:04
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇財(cái)會(huì)檔案管理范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識(shí)！
所謂會(huì)計(jì)電算化,是指計(jì)算機(jī)技術(shù)在會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用,即采用電子計(jì)算機(jī)替代人工記賬、算賬、報(bào)賬,以及對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行分析和利用的工程。會(huì)計(jì)電算化后,提高了會(huì)計(jì)核算與物資管理的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和工作效率,減輕財(cái)會(huì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,使財(cái)會(huì)人員從繁重的手工勞動(dòng)和繁瑣的核算事務(wù)中擺脫出來(lái),更好地參與單位的經(jīng)營(yíng)決策,加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理。加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理信息化是企業(yè)會(huì)計(jì)電算化改革和發(fā)展的客觀需要,是時(shí)展的必然,是會(huì)計(jì)檔案管理發(fā)展方向。管好用好財(cái)務(wù)檔案是企業(yè)財(cái)會(huì)工作向高水平發(fā)展的重要前提。
一、會(huì)計(jì)電算化特點(diǎn)
1、數(shù)據(jù)處理方式發(fā)生了變化
在傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)工作環(huán)境下,科目匯總表、資產(chǎn)負(fù)債表、借貸試算平衡以及相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)表分析均需要進(jìn)行人工匯總計(jì)算,使得財(cái)務(wù)人員的工作量很大,同時(shí)也容易造成數(shù)據(jù)上的計(jì)算錯(cuò)誤。在電算化會(huì)計(jì)環(huán)境下,只需錄入原始數(shù)據(jù)或通過(guò)外部系統(tǒng)轉(zhuǎn)入機(jī)制憑證并在計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件的指導(dǎo)下進(jìn)行會(huì)計(jì)分錄,通過(guò)憑證的審核、修改、確認(rèn)由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成打印輸出,科目匯總、借貸平衡等工作均由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成,同時(shí)可以根據(jù)需要生成會(huì)計(jì)報(bào)表,這大大降低了財(cái)務(wù)人員的工作量,也避免了計(jì)算加總等工作出現(xiàn)的錯(cuò)誤。
2、數(shù)據(jù)記錄方式和保存介質(zhì)發(fā)生了變化
手工會(huì)計(jì)方式下,數(shù)據(jù)記錄主要依靠工作人員的手工記錄,出現(xiàn)記錄錯(cuò)誤的可能性加大,而且同一類數(shù)據(jù)可能會(huì)重復(fù)多次記錄。數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“紙”介質(zhì),保存這些介質(zhì)需要占用很大的空間,還需進(jìn)行防火、防水、防潮、防盜等工作。在電算化會(huì)計(jì)工作環(huán)境下,數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“磁盤(pán)”,磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)的采用節(jié)約了數(shù)據(jù)的保存空間,也使數(shù)據(jù)存取方便,同時(shí)通過(guò)數(shù)據(jù)拷貝、轉(zhuǎn)入等方法避免了手工記錄中出現(xiàn)重復(fù)記錄的現(xiàn)象。磁性介質(zhì)的保存除了需要紙介質(zhì)保存所需的部分工作外,還要進(jìn)行防病毒、防磁化等工作。由于磁盤(pán)存在著物理易損性,需要對(duì)磁盤(pán)進(jìn)行備份工作。
二、會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)
眾所周知,傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專用材料,它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時(shí)序性和嚴(yán)肅性,不得隨意篡改。在企業(yè)信息化建設(shè)的過(guò)程中,財(cái)務(wù)保障范圍的拓展和管理要求的提高,迫切需要會(huì)計(jì)檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設(shè)電子財(cái)務(wù)檔案,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理,是搞好企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的必然選擇。各級(jí)企事業(yè)單位實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后,由于產(chǎn)生了許多依附于計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件,財(cái)務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會(huì)計(jì)資料的調(diào)閱均在計(jì)算機(jī)上完成,隨之而使會(huì)計(jì)檔案賦予了許多新的特點(diǎn)。本文根據(jù)工作的實(shí)踐,總結(jié)出會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案具有以下顯著特點(diǎn)。
第一,較之傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案,會(huì)計(jì)電算化檔案存儲(chǔ)的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。
第二,傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性,而存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可使用。即會(huì)計(jì)電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。
第三,會(huì)計(jì)電算化檔案的載體不僅是通過(guò)打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張,更主要的是磁性介質(zhì)或光盤(pán)。即會(huì)計(jì)電算化檔案的保管不僅是作為會(huì)計(jì)資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤(pán)。
第四,電子財(cái)務(wù)檔案便于計(jì)算、分析,快捷獲得所需結(jié)果。如果電子財(cái)務(wù)檔案上網(wǎng),通過(guò)計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流,不僅滿足了日常條件查詢、統(tǒng)計(jì)分析、制作數(shù)據(jù)報(bào)表、開(kāi)展數(shù)據(jù)交換的需要,達(dá)到檔案信息資源共享、無(wú)紙化查閱和方便快捷的目的,節(jié)約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來(lái)的磨損,還有利于專業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。
第五,電子財(cái)務(wù)檔案易于修正、拷貝和重置,便于糾錯(cuò)、攜帶和傳遞。
正如上面所述,電子財(cái)務(wù)檔案或財(cái)務(wù)檔案信息化有很多優(yōu)點(diǎn),但也有不足的一面。如具有系統(tǒng)依賴性,即需要一定的軟硬件環(huán)境支持,只能在特定的條件下才能打開(kāi),不具備傳統(tǒng)檔案的直接可視性,還具有易遭毀損、難查痕跡的特點(diǎn),同時(shí)它們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲(chǔ)信息的有效期等條件的影響,即對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的安全性、完整性要求更高。實(shí)行電算化的時(shí)間越長(zhǎng),會(huì)計(jì)檔案與財(cái)務(wù)軟件的版本數(shù)越多,即會(huì)計(jì)電算化檔案更需要科學(xué)的管理。因此,即使實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)檔案管理的信息化,在歸檔中也需要實(shí)行所謂的“雙套制”,即將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時(shí)歸檔。
三、電算化會(huì)計(jì)檔案工作的內(nèi)容
1、搞好數(shù)據(jù)挖掘和整理,建好數(shù)據(jù)庫(kù),并及時(shí)采集動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)
檔案信息的數(shù)字化是整個(gè)檔案管理信息化的基礎(chǔ),其他的一切工作都建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體,實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化,必須向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來(lái)的財(cái)務(wù)檔案室就是財(cái)務(wù)檔案的數(shù)據(jù)采集源泉和基地,是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地。在財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上,必須建立企業(yè)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù),可以按企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容分類建立若干個(gè)主要的數(shù)據(jù)庫(kù),如按標(biāo)準(zhǔn)制度、原始憑證、會(huì)計(jì)賬簿、指標(biāo)文件、工作資料等建立幾個(gè)主要基本數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)一經(jīng)建立,立即著手?jǐn)?shù)據(jù)的錄入,將本單位的財(cái)務(wù)檔案資料都錄入計(jì)算機(jī)。
2、搞好財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè),提高檔案使用效率
檔案的最大價(jià)值在于利用,檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò),一方面可以將業(yè)務(wù)上級(jí)的文檔以及本級(jí)各單位的相關(guān)文件直接進(jìn)入或轉(zhuǎn)換進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù),減少檔案人員的重復(fù)錄入工作,保證檔案信息的完整性。另一方面也可以實(shí)行聯(lián)機(jī)公共目錄查詢、光盤(pán)遠(yuǎn)程檢索服務(wù),也可以通過(guò)電子郵件或BBS等方式開(kāi)展財(cái)務(wù)檔案信息咨詢?？傊?網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)檔案的在線管理和使用功能,可以大大減少檔案在形成、調(diào)閱上的時(shí)空差,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理由靜態(tài)管理向動(dòng)態(tài)管理的跨越,整合財(cái)力資源、人力資源,提高財(cái)務(wù)檔案管理能力和質(zhì)量。
3、搞好財(cái)務(wù)檔案管理輔助決策系統(tǒng)建設(shè),做到定量分析與定性分析相結(jié)合,科學(xué)管理使用檔案
財(cái)務(wù)檔案信息通過(guò)采集整理和網(wǎng)絡(luò)傳輸,最終要提供給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、決策部門(mén)、財(cái)務(wù)人員處理和運(yùn)用。由于信息量大、保障要求高,僅憑有關(guān)人員的經(jīng)驗(yàn)來(lái)處理問(wèn)題是不行的,必須依賴于先進(jìn)的、智能化程度較高的輔助決策系統(tǒng)。以管理科學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、行為科學(xué)和控制論為基礎(chǔ),以計(jì)算機(jī)技術(shù)、人工智能技術(shù)、經(jīng)濟(jì)數(shù)學(xué)等為手段,建立決策支持系統(tǒng)。該系統(tǒng)能對(duì)一個(gè)問(wèn)題提出多種方案,并對(duì)方案進(jìn)行比較、分析和優(yōu)化,最大限度地提高財(cái)務(wù)保障的決策水平和決策質(zhì)量。
四、如何做好電算化會(huì)計(jì)檔案工作
電算化會(huì)計(jì)檔案是電算化會(huì)計(jì)活動(dòng)的產(chǎn)物,又是電算化會(huì)計(jì)活動(dòng)的客觀表現(xiàn),在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中具有史料和查證作用。所以加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理是電算化會(huì)計(jì)工作連續(xù)進(jìn)行的保證,是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證,是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的保證。因此,必須做好會(huì)計(jì)憑證的收集和整理、會(huì)計(jì)賬簿的收集和整理、會(huì)計(jì)報(bào)表的收集和整理、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)文檔資料的收集和整理、磁盤(pán)數(shù)據(jù)的收集和整理。
1、加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件,是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ),而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規(guī)劃初期,應(yīng)該由財(cái)務(wù)部門(mén)和檔案部門(mén)人員共同協(xié)商,分別從財(cái)務(wù)管理角度和檔案管理角度提出設(shè)計(jì)思路,考慮各方面的需要,從而避免在系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)空缺或重疊,提高效率。在財(cái)務(wù)軟件方面,應(yīng)采用一定的安全保密措施,實(shí)行電子簽單制度,建立和健全財(cái)務(wù)檔案管理責(zé)任制、電子文件簽入、簽出制、安全日志制,從而保障財(cái)務(wù)檔案不被篡改或便于追溯使用過(guò)文件的人員。此外,為便于財(cái)務(wù)軟件升級(jí),保證不同開(kāi)發(fā)商提供的軟件能夠相互兼容,必須提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)存貯形式的標(biāo)準(zhǔn)性、一致性和可續(xù)性。
2、做好電算化會(huì)計(jì)檔案的收集
所謂電算化會(huì)計(jì)檔案的收集是指在一定的時(shí)間間隔內(nèi)(如一個(gè)會(huì)計(jì)年度),把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)拷貝(備份)存儲(chǔ)到磁性介質(zhì)或光盤(pán)上,從而形成脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好,以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時(shí)間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。除了備份之外,還應(yīng)收集計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號(hào)、存儲(chǔ)空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等;計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng);財(cái)務(wù)軟件的編程語(yǔ)言、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)類型;財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號(hào);財(cái)務(wù)軟件的銷(xiāo)售與維護(hù)公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說(shuō)明書(shū)及使用手冊(cè)。
3、做好電算化會(huì)計(jì)檔案的管理與保存
由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤(pán)上的,根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時(shí)應(yīng)準(zhǔn)備雙份即采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份,并且每份上要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名,貼上保護(hù)字樣,存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn),以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起的整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng),注意防潮、防塵等。對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案,還應(yīng)定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)的損壞,而使會(huì)計(jì)檔案丟失,造成無(wú)法挽救的損失。
此外,還應(yīng)注意電算化會(huì)計(jì)檔案與對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本的一致性。因?yàn)樵诓煌姹拒浖滦纬傻臅?huì)計(jì)檔案其會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同,這就有可能產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案不能被調(diào)閱或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯(cuò)誤。因此,本文建議會(huì)計(jì)電算化檔案除保存各版本的備份財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)外還應(yīng)保存對(duì)應(yīng)版本的會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)版本,二者的一致性是非常必要的。顯然,其收集與管理工作也是比較艱巨的。
4、做好電算化會(huì)計(jì)檔案的整理和利用
電算化會(huì)計(jì)檔案通過(guò)整理有著與傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案所無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。通過(guò)整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對(duì)本單位、本部門(mén)進(jìn)行歷史會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的比較與分析,從而為企業(yè)或部門(mén)的決策者提供可靠的決策依據(jù)。另外還可以得出本單位、本部門(mén),甚至某一地區(qū)過(guò)去、現(xiàn)在與將來(lái)的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢(shì),使決策者在遵循市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)規(guī)律的前提下,制定出適合自身發(fā)展的行為規(guī)范,改善經(jīng)營(yíng)管理、提高經(jīng)濟(jì)效益。我們還可以利用會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)出一些有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型,建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng),以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的再利用。在長(zhǎng)期開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化的過(guò)程中,隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級(jí),我們所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案會(huì)有下述兩種情況:(1)所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)一致,此時(shí)只需將您所需調(diào)閱的檔案通過(guò)電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱(或數(shù)據(jù)恢復(fù))功能進(jìn)行調(diào)閱即可;(2)所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)不一致,此時(shí)您只需在另外一臺(tái)電腦上安裝與此檔案相對(duì)應(yīng)版本的電算化系統(tǒng),然后再進(jìn)行調(diào)閱。
5、提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)
財(cái)務(wù)檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過(guò)程,始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案干部隊(duì)伍,是財(cái)務(wù)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。財(cái)務(wù)部門(mén)要補(bǔ)充具有計(jì)算機(jī)、通信、微電子等學(xué)歷背景的技術(shù)人員,逐步改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員隊(duì)伍專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的情況,滿足信息化建設(shè)工作的需要;加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案人員的繼續(xù)教育,以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行培訓(xùn)為原則,著重加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn),提高其掌握和運(yùn)用信息技術(shù)和信息手段的意識(shí)和技能。建立合理的財(cái)務(wù)檔案管理人員的效績(jī)考核評(píng)價(jià)規(guī)定,對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理信息化能力強(qiáng)、成績(jī)好的單位和個(gè)人要及時(shí)進(jìn)行表彰,激勵(lì)大家學(xué)信息化、用信息化。此外,還要對(duì)計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)人員進(jìn)行一定的檔案工作、財(cái)務(wù)管理工作知識(shí)和技能的介紹,使其了解財(cái)務(wù)檔案工作的客觀規(guī)律,更好地為財(cái)務(wù)檔案管理信息化提供技術(shù)支持。
五、電算化會(huì)計(jì)檔案應(yīng)注意的問(wèn)題
1、實(shí)行會(huì)計(jì)電算化之后,存貯在硬盤(pán)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)必須建立軟盤(pán)備份
根據(jù)《賬務(wù)系統(tǒng)管理制度》和《報(bào)表系統(tǒng)管理制度》的規(guī)定,賬務(wù)數(shù)據(jù)和報(bào)表數(shù)據(jù)的備份由數(shù)據(jù)管理員建立。備份次數(shù)每月不得少于一次;備份的軟盤(pán)與檔案管理員辦理存檔手續(xù);用做備份的軟盤(pán)必須妥善保管;備份軟盤(pán)應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽并用印章或封條簽封;備份軟盤(pán)應(yīng)裝在保護(hù)封條和包裝盒內(nèi),存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場(chǎng)所,并定期進(jìn)行轉(zhuǎn)貯;雙備份下的兩套備份軟盤(pán)應(yīng)存放在不同的地點(diǎn)保管。
2、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體和保存介質(zhì)存在安全隱患
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體是計(jì)算機(jī)。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)由硬件和軟件構(gòu)成。由于硬件系統(tǒng)存在物理易損性,一旦硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障或因停電等其他非人為原因,將導(dǎo)致數(shù)據(jù)不能被處理,會(huì)計(jì)工作不能進(jìn)行。數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確、高效主要依賴于財(cái)務(wù)軟件的質(zhì)量和性能。一旦軟件質(zhì)量出現(xiàn)問(wèn)題將會(huì)影響到數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確和速度。一旦程序中出現(xiàn)嚴(yán)重的病毒,將會(huì)嚴(yán)重危害系統(tǒng)的安全,若不能及時(shí)排除病毒很有可能擴(kuò)大損失。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)主要保存在計(jì)算機(jī)的磁盤(pán)或者外在軟盤(pán)、光盤(pán)中,一旦磁介質(zhì)由于受熱、受潮、折損等原因出現(xiàn)損壞,保存的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)將會(huì)丟失,如果沒(méi)有相關(guān)備份的話,將給會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)造成嚴(yán)重的損失,嚴(yán)重影響到企業(yè)的會(huì)計(jì)工作。磁性介質(zhì)以磁信號(hào)存儲(chǔ)信息,如果數(shù)據(jù)被人惡意修改不會(huì)留下任何痕跡。所以我們還應(yīng)對(duì)整個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性做一定的工作,如計(jì)算機(jī)病毒的防范。
3、電算會(huì)計(jì)檔案必要有專人管理
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的實(shí)施主體是“人”,但無(wú)論軟件質(zhì)量如何優(yōu)良,規(guī)章制度如何完善,作為電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)實(shí)施主體的“人”不能發(fā)揮作用,有制度而不去執(zhí)行,甚至惡意地修改軟件程序,修改數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù),非法取得口令,都是不行的。因此,企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)重視對(duì)檔案工作人員的選用與培養(yǎng),增強(qiáng)檔案工作人員的職業(yè)道德水準(zhǔn)和業(yè)務(wù)水平,達(dá)到電算會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的主體誠(chéng)信。這就要求會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)在處理業(yè)務(wù)時(shí)所產(chǎn)生的各種賬簿、報(bào)表、憑證均應(yīng)由專人管理,并制定相應(yīng)的管理制度。
4、加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理與維護(hù)
網(wǎng)絡(luò)安全性的指標(biāo)主要包括數(shù)據(jù)保密、訪問(wèn)控制、身份識(shí)別等。采用密碼管理和登陸制度控制網(wǎng)上財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的讀取;起用防火墻,隔離會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)與外部訪問(wèn)區(qū)之間的聯(lián)系,限制外界透過(guò)防火墻對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行非法訪問(wèn);采用數(shù)據(jù)加密、回響檢查等技術(shù)手段進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理以防止由于遮蔭問(wèn)題、設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失以及不法分子非法攔截盜用財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息等安全隱患,保障會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全運(yùn)行。
六、結(jié)束語(yǔ)
隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展,檔案管理信息化代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工工作是必然趨勢(shì)。目前,檔案管理信息系統(tǒng)已經(jīng)在各個(gè)企事業(yè)單位、政府部門(mén)廣泛應(yīng)用。進(jìn)入WTO后,中國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展將進(jìn)入快車(chē)道,中國(guó)的企業(yè)要走國(guó)際市場(chǎng),參與國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)和國(guó)際分工。加強(qiáng)和完善電算化會(huì)計(jì)檔案管理,將成為各個(gè)企業(yè)在財(cái)務(wù)工作以及在整個(gè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作中必須考慮的問(wèn)題,財(cái)務(wù)檔案管理的好壞將直接影響到企業(yè)的管理和效益。我們有理由相信隨著會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的蒸蒸日上,會(huì)計(jì)電算化檔案的管理工作也一定會(huì)更出色,我們的工作也將會(huì)有條不紊地進(jìn)行下去。
【參考文獻(xiàn)】
在社會(huì)發(fā)展及科技進(jìn)步的推動(dòng)之下，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算方法產(chǎn)生了很大的改變，而會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用愈加廣泛，得到了很多行業(yè)的重視，它主要是借助計(jì)算機(jī)對(duì)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行分析、處理以及統(tǒng)計(jì)等操作，對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行了充分的利用，使得財(cái)務(wù)管理工作也獲得了現(xiàn)代化的發(fā)展，財(cái)務(wù)檔案管理人員需要不斷學(xué)習(xí)提升自身專業(yè)能力，熟練的掌握會(huì)計(jì)電算化知識(shí)，積極提高財(cái)務(wù)檔案管理工作水平。
一、會(huì)計(jì)電算化的特點(diǎn)分析
會(huì)計(jì)電算化的實(shí)現(xiàn)是基于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)發(fā)展而來(lái)的，計(jì)算機(jī)技術(shù)與會(huì)計(jì)核算的結(jié)合產(chǎn)生了會(huì)計(jì)電算化，計(jì)算機(jī)技術(shù)取代了原來(lái)的手工記賬、報(bào)賬、信息處理等工作，使得財(cái)務(wù)工作變得更加簡(jiǎn)潔，減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)，而財(cái)務(wù)檔案管理工作也變得更加規(guī)范起來(lái)，工作效率得到了提升。會(huì)計(jì)電算化主要具有幾個(gè)方面的特點(diǎn)，一個(gè)就是它對(duì)數(shù)據(jù)信息處理方式進(jìn)行了革新，在會(huì)計(jì)電算化技術(shù)的應(yīng)用之下，財(cái)務(wù)核算實(shí)現(xiàn)了人機(jī)交互管理的新模式，具體的使用過(guò)程非常簡(jiǎn)單，只要將數(shù)據(jù)成功輸入到核算機(jī)制之中，通過(guò)財(cái)務(wù)軟件作用的發(fā)揮就可以直接對(duì)會(huì)計(jì)分錄進(jìn)行計(jì)算與處理了，最后在機(jī)制憑證審核完成之后對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行輸出，這樣會(huì)計(jì)報(bào)表就制作完成了。另外，原有的財(cái)務(wù)檔案是由人工管理的，其具有可視性的特點(diǎn)，而電算化檔案只能在相應(yīng)的財(cái)務(wù)管理平臺(tái)進(jìn)行觀看查閱，如果安全措施不到位，那么財(cái)務(wù)信息就容易被別人隨意入侵修改。財(cái)務(wù)檔案管理工作人員也需要符合會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用要求，需要具備豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，熟練掌握會(huì)計(jì)核算工作內(nèi)容，同時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)的相關(guān)操作也需要學(xué)習(xí)了解，這樣才能確保財(cái)務(wù)檔案的安全性，達(dá)到較好的檔案管理效果。
二、基于會(huì)計(jì)電算化下的財(cái)務(wù)檔案管理工作的完善策略
1.完善財(cái)務(wù)檔案管理的軟硬件設(shè)施
基于會(huì)計(jì)電算化下的財(cái)務(wù)檔案管理工作的開(kāi)展，主要選擇具有檔案管理功能的計(jì)算機(jī)軟件，確認(rèn)其管理功能是否健全，同時(shí)還需要對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行定期的安全維護(hù)，為電算化檔案管理營(yíng)造一個(gè)更加安全的運(yùn)行環(huán)境[1]。在計(jì)算機(jī)的應(yīng)用過(guò)程中，還需要采取定期的殺毒處理，避免財(cái)務(wù)檔案信息被隨意篡改。在財(cái)務(wù)檔案管理的硬件設(shè)施上，也應(yīng)該配備相關(guān)的先進(jìn)設(shè)備，，比如激光打印機(jī)、噴墨打印機(jī)等，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)信息載體的質(zhì)量的提高，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行存放，需要選擇整潔，溫度濕度都比較合適的地方，延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的保存期限，確保檔案的完整性。
2.提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)
會(huì)計(jì)電算化下的財(cái)務(wù)檔案管理屬于人機(jī)交互的管理模式，人們能夠?qū)τ?jì)算機(jī)的安全性進(jìn)行自主的控制，因此，財(cái)務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)在財(cái)務(wù)檔案管理工作的開(kāi)展就顯得尤為重要了[2]。一方面需要根據(jù)具體的職位要求對(duì)工作人員的崗位進(jìn)行劃分，對(duì)不同崗位的工作職責(zé)進(jìn)行明確的規(guī)定，使得每一位財(cái)務(wù)檔案管理人員都能夠?qū)ψ约旱墓ぷ髫?fù)責(zé)。另外，就是需要注重對(duì)管理人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，將軟件操作、網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)安全等知識(shí)作為培訓(xùn)的重點(diǎn)內(nèi)容，提高管理人員的電算化核算水平，培養(yǎng)更多的復(fù)合企業(yè)發(fā)展需要的復(fù)合型人才，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理水平的提升。
3.建立完善的會(huì)計(jì)電算化財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制
基于會(huì)計(jì)電算化背景下，為了增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)范性，就需要實(shí)現(xiàn)相關(guān)管理機(jī)制的不斷完善，對(duì)不同管理環(huán)節(jié)的制度加強(qiáng)重視[3]。一方面，為了實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理工作效率的提升，需要形成完善的立卷歸檔制度，財(cái)務(wù)檔案管理人員需要對(duì)產(chǎn)生的財(cái)務(wù)報(bào)表等數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的打印，根據(jù)審計(jì)部門(mén)提出的具體要求去進(jìn)行賬簿的打印，處理結(jié)束后立卷，形成紙質(zhì)的檔案。另一方面，需要對(duì)電子財(cái)務(wù)檔案管理制度進(jìn)行確立，在對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行備份的時(shí)候，最好選擇質(zhì)量合格的磁盤(pán)進(jìn)行信息的存儲(chǔ)，對(duì)存儲(chǔ)磁盤(pán)與備用內(nèi)容進(jìn)行分開(kāi)存放，對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)還需要注重后期的保養(yǎng)，要滿足電子檔案防光、防塵的要求。在存放之前還需要對(duì)電子財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行分類，按照不同的類別進(jìn)行編號(hào)儲(chǔ)存，將建檔的詳細(xì)日期以及檔案的主要內(nèi)容進(jìn)行明確的標(biāo)注，也可以制作成小卡片的形式，這樣方便后期對(duì)檔案的查找，減少不必要的時(shí)間上的浪費(fèi)。對(duì)財(cái)務(wù)檔案的借用也需要形成完善的管理機(jī)制，財(cái)務(wù)檔案中包含的信息內(nèi)容是非常復(fù)雜廣泛的，檔案中記錄的信息非常重要，不能隨意的進(jìn)行借用，否則容易造成信息的無(wú)故泄露[4]。所以，在進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案的借閱的時(shí)候，需要根據(jù)一定的借閱步驟去規(guī)范的進(jìn)行操作，企業(yè)內(nèi)部人員如果需要借閱財(cái)務(wù)檔案，則需要先去財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)審批允許之后再進(jìn)行借閱。如果是企業(yè)外部人員需要借閱檔案，則需要持有企業(yè)開(kāi)具的介紹信或者相關(guān)的審批文件才能成功借閱，通過(guò)遵守這樣的借閱制度，能夠大大的提升財(cái)務(wù)檔案管理的安全性，有效的避免了信息泄露問(wèn)題的發(fā)生。基于會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用，財(cái)務(wù)檔案管理工作中還需要注意對(duì)檔案進(jìn)行定期的備份，形成比較完善的檔案?jìng)浞莨芾碇贫?，?cái)務(wù)檔案管理人員需要對(duì)相關(guān)的檔案信息進(jìn)行定期的備份，將所有的備份檔案單獨(dú)的儲(chǔ)存在一個(gè)專門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)之中，對(duì)檔案?jìng)浞莸闹饕獌?nèi)容、備份時(shí)間等信息進(jìn)行完整的記錄，加強(qiáng)管理，防止出現(xiàn)備份檔案損壞的問(wèn)題。
三、結(jié)語(yǔ)
在財(cái)務(wù)檔案管理工作的開(kāi)展中需要不斷的適應(yīng)新時(shí)代的要求，進(jìn)行工作上的改革創(chuàng)新，會(huì)計(jì)電算化技術(shù)的應(yīng)用推廣，滿足了財(cái)務(wù)檔案管理創(chuàng)新的要求，同時(shí)也面臨著很多新的挑戰(zhàn)，新時(shí)期，財(cái)務(wù)檔案管理工作需要不斷提升自身的安全性，積極培養(yǎng)更多優(yōu)秀的會(huì)計(jì)電算化管理人才，完善管理制度，使得財(cái)務(wù)檔案管理過(guò)程中的軟硬件都符合會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展要求，這樣會(huì)計(jì)電算化就能夠發(fā)揮出更大的效用了。
參考文獻(xiàn)：
[1]梁艷.淺析實(shí)行會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的財(cái)務(wù)檔案管理[J].群文天地,2012,12:117.
[2]張惠霞.探析會(huì)計(jì)電算化條件下的企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理[J].財(cái)會(huì)研究,2012,21:51-53.
會(huì)計(jì)電算化，是指計(jì)算機(jī)技術(shù)在會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用，即采用電子計(jì)算機(jī)和專門(mén)財(cái)務(wù)軟件代替人工記賬、算賬、報(bào)賬，以及對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行分析和利用的工程。會(huì)計(jì)電算化后，提高了會(huì)計(jì)核算與物資管理的準(zhǔn)確性、規(guī)范性，減輕了財(cái)會(huì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，使財(cái)會(huì)人員從繁重的手工勞動(dòng)和繁瑣的核算事務(wù)中擺脫出來(lái)，有效提升了工作效率和財(cái)務(wù)分析能力[1]。
一、電算化下財(cái)務(wù)檔案管理的新特點(diǎn)
1、載體本身性質(zhì)帶來(lái)的新特點(diǎn)。由于不具備傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的直觀可視性，電子財(cái)務(wù)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才具有可讀性。電子檔案易被修改，其保存受到載體本身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲(chǔ)信息有效期等多種因素的影響。
2、操作流程和系統(tǒng)維護(hù)要求引起的歸檔范圍的新特點(diǎn)。檔案保存的要求就是要保證可讀性，電子財(cái)務(wù)檔案只有在特定的軟硬件系統(tǒng)中才能打開(kāi)，因此軟件系統(tǒng)要作為財(cái)務(wù)檔案的必要組成部分進(jìn)行歸檔，以保證電子財(cái)務(wù)檔案的完整性。
3、電子檔案帶來(lái)的財(cái)務(wù)檔案利用的新特點(diǎn)。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案，由于文件多，報(bào)表繁多，在實(shí)際處理中分類很細(xì)化，查找起來(lái)也不方便。而電算化財(cái)務(wù)檔案就不同，它可以把歷年的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)用數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行集中處理，并以圖表的形式表示出來(lái)。
4、計(jì)算機(jī)的作業(yè)程序和計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，以保持會(huì)計(jì)檔案要求范圍的新功能，所有的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)是由計(jì)算機(jī)完成，計(jì)算機(jī)是一個(gè)特殊的作業(yè)程序文件，計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)以及各種代碼既是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的前提，也是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)能夠運(yùn)行的條件，而且要確保會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行以及故障維護(hù)查詢數(shù)據(jù)[2]。因此，這些計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)雖然不占活動(dòng)，又沒(méi)有具體的數(shù)據(jù)和表，但沒(méi)有他們的支持，整個(gè)會(huì)計(jì)過(guò)程無(wú)法運(yùn)行，它必須作為一個(gè)特殊的會(huì)計(jì)電算化檔案保存。
5、從事工作人員的素質(zhì)和系統(tǒng)的質(zhì)量安全操作性是會(huì)計(jì)電算化必須具備的條件，會(huì)計(jì)電算化要求除了管理人員不僅有專門(mén)的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)會(huì)計(jì)核算工作的熟悉，還必須掌握計(jì)算機(jī)操作和保養(yǎng)知識(shí)，系統(tǒng)的安全性，改善由于網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)本身的原因，對(duì)工作中的安全操作與使用作出新的要求。
二、電算化財(cái)務(wù)檔案管理目前存在的主要問(wèn)題
1、對(duì)電算化財(cái)務(wù)檔案管理認(rèn)識(shí)存在偏差，導(dǎo)致檔案管理工作有缺陷。從實(shí)際的工作來(lái)看，很多企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)人員對(duì)于電算化財(cái)務(wù)檔案認(rèn)識(shí)不清，很多存有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的介質(zhì)、光盤(pán)都沒(méi)有及時(shí)歸位。
2、打印設(shè)備比較落后導(dǎo)致檔案保存時(shí)限達(dá)不到要求。由于激光打印機(jī)的成本比較高，不少單位仍然使用針式打印機(jī)，很多針式打印機(jī)打印出來(lái)的紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)一段時(shí)間就會(huì)褪色，無(wú)法識(shí)別。這個(gè)時(shí)候如果沒(méi)有對(duì)電算化檔案進(jìn)行保管的話，對(duì)給企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)帶來(lái)不小的麻煩。
不難看出電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案管理工作也存在一些問(wèn)題和面臨一定的挑戰(zhàn)。首先，依賴性特別強(qiáng)。因?yàn)楸仨毥柚欢ǖ挠?jì)算機(jī)硬件設(shè)備和計(jì)算機(jī)軟件環(huán)境才能查看和利用。其次，安全性要求高。由于電子檔案容易被人為修改，而且不留痕跡，所以，管理中始終面臨著安全問(wèn)題的挑戰(zhàn)。再次，管理難度大。傳統(tǒng)檔案只是對(duì)紙質(zhì)檔案的分類保管，但電子財(cái)務(wù)檔案既要保存紙質(zhì)檔案，還要用“雙套”制備份電子文件，這無(wú)疑增加了管理的難度。第四，對(duì)管理人員素質(zhì)要求特別高。在電算化條件下，一個(gè)合格的財(cái)務(wù)檔案管理人員，必須是一個(gè)懂檔案學(xué)、會(huì)計(jì)基本規(guī)則、計(jì)算機(jī)等知識(shí)為一體的復(fù)合型人才[3]。
三、會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的財(cái)務(wù)檔案管理
電算化會(huì)計(jì)檔案是電算化會(huì)計(jì)活動(dòng)的產(chǎn)物，是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要史料和查詢依據(jù)。所以，加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理是適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化環(huán)境的需要，也是為單位發(fā)展提供基礎(chǔ)保障的需要。因此，要深入細(xì)致地做好電算化會(huì)計(jì)檔案工作，更好地為企業(yè)管理和發(fā)展服務(wù)。
（一）不斷強(qiáng)化與企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理相關(guān)的軟硬件建設(shè)
軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)所在。在硬件設(shè)施方面，根據(jù)實(shí)際需要購(gòu)置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等硬件設(shè)備，按照國(guó)家檔案局規(guī)定的庫(kù)房管理規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，建立專門(mén)的會(huì)計(jì)電算化檔案保護(hù)措施，實(shí)行備用盤(pán)與存儲(chǔ)盤(pán)分離存放，并選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的磁盤(pán)介質(zhì)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。在財(cái)務(wù)軟件方面，在電子文件歸檔保存后，應(yīng)用數(shù)字水印、數(shù)字簽名和數(shù)據(jù)加密軟件技術(shù)對(duì)電子原件進(jìn)行保護(hù)。其中，數(shù)字水印技術(shù)使電子文件在利用過(guò)程中的版權(quán)受到保護(hù)；數(shù)字簽名技術(shù)鑒別電子文件是否被非法篡改；數(shù)據(jù)加密技術(shù)對(duì)電子文件進(jìn)行加密壓縮保護(hù)，防止非法拷貝打開(kāi)。此外，為便于財(cái)務(wù)軟件升級(jí)，保證不同開(kāi)發(fā)商提供的軟件能夠相互使用，必須提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)存貯形式的標(biāo)準(zhǔn)性、兼容性。
（二）全方位做好與電算化會(huì)計(jì)檔案相關(guān)的信息資料收集工作
所謂電算化會(huì)計(jì)檔案的收集是指在一定的周期內(nèi)，把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)拷貝（備份）存儲(chǔ)到磁性介質(zhì)上，從而形成脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的獨(dú)立的會(huì)計(jì)檔案。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好，以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時(shí)間內(nèi)，以最小的損失恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)[4]。除了備份之外，還應(yīng)收集計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號(hào)、存儲(chǔ)空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等；計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng)；財(cái)務(wù)軟件的編程語(yǔ)言、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)類型；財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號(hào)、銷(xiāo)售公司相關(guān)信息。
（三）認(rèn)真細(xì)致地做好電算化會(huì)計(jì)檔案的管理與保存
由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時(shí)應(yīng)采取“雙備份”法進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，并且每份上應(yīng)注明形成檔案的時(shí)間、操作員姓名和存儲(chǔ)內(nèi)容，貼上保護(hù)字樣，裝入包裝盒內(nèi)，注意防潮、防塵、防火，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)應(yīng)安全潔凈遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，以防止地震或火災(zāi)等意外情況，引起整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案丟失，造成無(wú)法挽救的損失。同時(shí)，一旦電子信息遭到計(jì)算機(jī)病毒的侵蝕，容易造成資料的丟失或打不開(kāi)，因此，要不斷升級(jí)和更新病毒庫(kù)，提高殺毒軟件的清除病毒能力。
（四）提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)
財(cái)務(wù)檔案管理是集檔案、財(cái)務(wù)、信息技術(shù)為一體的綜合管理服務(wù)工作，管理的主體是“人”，管理人員素質(zhì)的高低直接影響著財(cái)務(wù)檔案管理的水平和對(duì)企業(yè)的服務(wù)能力。因此，建設(shè)一支高素質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案干部隊(duì)伍，是財(cái)務(wù)檔案管理的重要基礎(chǔ)。財(cái)務(wù)部門(mén)要補(bǔ)充具有計(jì)算機(jī)、通信、微電子等學(xué)歷背景的技術(shù)人員，逐步改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員隊(duì)伍知識(shí)面單一的情況，滿足信息化建設(shè)工作的需要。為適應(yīng)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，要不斷加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案人員的繼續(xù)教育，以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行培訓(xùn)為原則，著重加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)及應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，提高其掌握和運(yùn)用信息技術(shù)和信息手段的意識(shí)和技能。建立合理的財(cái)務(wù)檔案管理人員的效績(jī)考核評(píng)價(jià)規(guī)定，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理信息化能力強(qiáng)、成績(jī)好的單位和個(gè)人要及時(shí)進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，提高大家學(xué)信息化、用信息化的積極性。
結(jié)論
總之，電算化會(huì)計(jì)檔案管理是重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，需要單位內(nèi)各部門(mén)相互協(xié)調(diào)共同完成。相信做好以上幾方面工作，電算化財(cái)務(wù)檔案的管理應(yīng)該會(huì)更為便利。
參考文獻(xiàn)：
[1] 馬香蘭. 論電算化財(cái)務(wù)檔案管理[J]. 中國(guó)外資，2013，08：85.
一、引言
2015年12月，國(guó)家財(cái)政部、國(guó)家檔案局令第79號(hào)修訂后的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，自2016年1月1日起施行，肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的法律效力。大數(shù)據(jù)、云會(huì)計(jì)時(shí)代的到來(lái)，推動(dòng)著企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理從以紙質(zhì)為媒介的傳統(tǒng)管理存儲(chǔ)方式到數(shù)據(jù)形態(tài)的數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變。基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的會(huì)計(jì)檔案管理更是將不同國(guó)家、不同區(qū)域的會(huì)計(jì)檔案集中至財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行統(tǒng)一保管，實(shí)現(xiàn)了電子會(huì)計(jì)憑證的獲取、報(bào)銷(xiāo)、入賬、歸檔、保管的電子化管理，大大推動(dòng)了電子會(huì)計(jì)檔案的在線傳遞和線上應(yīng)用，為互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供了有力的支持。
會(huì)計(jì)檔案作為記錄和反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，受到了學(xué)術(shù)界和實(shí)務(wù)界的廣泛關(guān)注。劉春萍提出了會(huì)計(jì)電算化條件下，電算化會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題和改進(jìn)措施。李穎從構(gòu)建原則、管理流程和系統(tǒng)維護(hù)三個(gè)方面出發(fā)，構(gòu)建了基于ERP的會(huì)計(jì)檔案信息資源管理系統(tǒng)。張育強(qiáng)從財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案實(shí)施環(huán)境入手，剖析了財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)檔案管理工作的特點(diǎn)和內(nèi)涵，并對(duì)其發(fā)展路徑提出了見(jiàn)解。王珂等針對(duì)我國(guó)會(huì)計(jì)檔案信息化管理現(xiàn)狀，從信息化會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的角度提出傳統(tǒng)檔案電子化、強(qiáng)制引入賬套管理、提交常用報(bào)表格式――XBRL等三方面的建議。
縱觀上述文獻(xiàn)的研究，對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案管理的研究大多停留在存在的問(wèn)題、改進(jìn)措施、系統(tǒng)構(gòu)建與維護(hù)等直觀層面，仍然只是手工會(huì)計(jì)檔案保管內(nèi)容在電算化階段的延伸。財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的電子會(huì)計(jì)檔案管理，通過(guò)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)將企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理與財(cái)務(wù)流程、企業(yè)戰(zhàn)略相匹配，能夠顯著降低成本，提高效率。
二、大數(shù)據(jù)時(shí)代基于財(cái)務(wù)共享模式的電子會(huì)計(jì)檔案管理框架模型
大數(shù)據(jù)、云會(huì)計(jì)環(huán)境下，隨著企業(yè)規(guī)模日益擴(kuò)大，業(yè)務(wù)類型不斷增加，企業(yè)的財(cái)務(wù)工作需要按照專業(yè)性、成本性、客戶群等進(jìn)行精細(xì)化核算，會(huì)計(jì)檔案資料也會(huì)日益增多。同時(shí)，企業(yè)財(cái)務(wù)軟件下的各子系統(tǒng)、子模塊業(yè)務(wù)在處理同時(shí)自動(dòng)生成的會(huì)計(jì)分錄（如營(yíng)業(yè)計(jì)費(fèi)數(shù)據(jù)、物料出入庫(kù)、資金繳撥、人工成本等）數(shù)量巨大，進(jìn)一步加大了憑證打印的數(shù)量和成本。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式出現(xiàn)了諸多弊端，大量的會(huì)計(jì)檔案占用了龐大的空間，而且傳統(tǒng)打印流程也影響了生產(chǎn)系統(tǒng)的高效運(yùn)作，降低了工作效率。
大數(shù)據(jù)時(shí)代基于財(cái)務(wù)共享的會(huì)計(jì)檔案管理利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案從傳統(tǒng)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變，并通過(guò)云端實(shí)現(xiàn)電子檔案的遠(yuǎn)程訪問(wèn)和管理，提升檔案信息利用效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息的隨需訪問(wèn)。同時(shí)，降低企業(yè)能耗支出、減少生產(chǎn)辦公成本、提高企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的管理效率。結(jié)合大數(shù)據(jù)和云會(huì)計(jì)的技術(shù)特征，本文構(gòu)建了一個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代基于財(cái)務(wù)共享的電子會(huì)計(jì)檔案管理框架模型，首先以數(shù)據(jù)采集為主收集存儲(chǔ)會(huì)計(jì)大數(shù)據(jù)電子檔案，然后以數(shù)據(jù)分析處理為主統(tǒng)計(jì)分析會(huì)計(jì)大數(shù)據(jù)電子檔案，最后進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘?qū)崿F(xiàn)會(huì)計(jì)大數(shù)據(jù)電子檔案的價(jià)值，如下頁(yè)圖所示。
（一）電子會(huì)計(jì)檔案的采集
基于財(cái)務(wù)共享的電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)以財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)為基礎(chǔ)平臺(tái)，整合ERP系統(tǒng)、費(fèi)用管理控制系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、影像管理系統(tǒng)、會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、安全管理系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)等，利用MySQL、Oracle、HBase、Redis和MongoDB等多種輕型數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)接收來(lái)自各分子公司端的數(shù)據(jù)，并且可以通過(guò)這些數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行查詢、處理、分析，全方位提供電子會(huì)計(jì)檔案的相關(guān)信息。
電子會(huì)計(jì)檔案包括數(shù)據(jù)類檔案和程序類檔案兩大類。數(shù)據(jù)類檔案主要是會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、銀行回單以及各類會(huì)計(jì)核算資料等。電子會(huì)計(jì)檔案的采集就是將各類電子會(huì)計(jì)文件經(jīng)過(guò)采集、整理，并確定其文件屬性后，從各分子公司上傳至財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)。建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的集團(tuán)企業(yè)，可以通過(guò)影像識(shí)別系統(tǒng)對(duì)各類原始憑證影像化，即各分子公司只需對(duì)搜集的紙質(zhì)原始憑證進(jìn)行掃描識(shí)別，就可以上傳至財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)，為后期會(huì)計(jì)處理、業(yè)務(wù)審批以及后續(xù)管理提供電子檔案信息支撐。企業(yè)通過(guò)Oracle、SAP、用友、金蝶等財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)對(duì)云端的原始數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理，自動(dòng)生成電子會(huì)計(jì)憑證。電子會(huì)計(jì)憑證經(jīng)過(guò)相關(guān)會(huì)計(jì)人員的審批后，就可以登記相應(yīng)的總賬、明細(xì)賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等各類賬簿，隨后通過(guò)久其、MyReport等財(cái)務(wù)報(bào)表系統(tǒng)自動(dòng)生成企業(yè)的電子財(cái)務(wù)報(bào)表。銀行回單主要是通過(guò)銀企直聯(lián)系統(tǒng)取得經(jīng)過(guò)稽核確認(rèn)的完整銀行電子回單支付數(shù)據(jù)，同時(shí)完成電子回單與電子記賬憑證之間的信息集成與關(guān)聯(lián)，并支持后續(xù)電子會(huì)計(jì)檔案的信息利用。利用電子銀行回單匯總表替代傳統(tǒng)銀行對(duì)賬單，并據(jù)此形成電子銀行余額調(diào)節(jié)表、多賬戶匯總審批的單位收支報(bào)告，可以實(shí)現(xiàn)電子對(duì)賬結(jié)果與報(bào)表數(shù)據(jù)的直接校驗(yàn)。
（二）會(huì)計(jì)檔案的分析處理
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是建立在大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)基礎(chǔ)上的一個(gè)數(shù)字化平臺(tái)，基于財(cái)務(wù)共享的電子會(huì)計(jì)檔案管理也應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，使得檔案信息的接收、傳遞、存儲(chǔ)和利用一體化，檔案信息高度共享，檔案管理更加高效快捷。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立適合企業(yè)實(shí)際的電子會(huì)計(jì)檔案管理體系，形成標(biāo)準(zhǔn)化的電子會(huì)計(jì)檔案管理制度，規(guī)范電子會(huì)計(jì)檔案的業(yè)務(wù)流程，做好以財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)為載體的電子會(huì)計(jì)檔案的分析處理工作。
基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的電子會(huì)計(jì)檔案的分析處理工作主要包括維護(hù)電子會(huì)計(jì)文件之間的有機(jī)聯(lián)系，使采集的電子會(huì)計(jì)文件形成一個(gè)完整、有序的信息資源統(tǒng)一體，發(fā)揮電子會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值。傳統(tǒng)電算化條件下的電子會(huì)計(jì)檔案之間的聯(lián)系可能更多存在于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)之間，而財(cái)務(wù)共享環(huán)境下的電子會(huì)計(jì)檔案，通過(guò)大數(shù)據(jù)的海量數(shù)據(jù)分析技術(shù)可能會(huì)有跨結(jié)構(gòu)的聯(lián)系，并挖掘出更多數(shù)據(jù)間的歷史聯(lián)系，從而形成更有序、更有效的結(jié)果，也將有利于后續(xù)會(huì)計(jì)處理的計(jì)算分析。在電子會(huì)計(jì)檔案的分析處理環(huán)節(jié)，主要通過(guò)InfoBright、Hadoop、YunTable、SAP Hana和Oracle Exadata等技術(shù)將海量來(lái)自各分子公司端的電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)快速導(dǎo)入到一個(gè)集中的大型分布式數(shù)據(jù)庫(kù)和分布式存儲(chǔ)集群，利用分布式技術(shù)來(lái)對(duì)存儲(chǔ)于其中的海量數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢、分類、匯總等，以此滿足后期電子會(huì)計(jì)檔案的應(yīng)用。
（三）電子會(huì)計(jì)檔案的應(yīng)用
電子會(huì)計(jì)檔案的應(yīng)用是基于大數(shù)據(jù)的挖掘技術(shù)，通過(guò)前期分析篩選出的數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，利用R、Hadoop Mahout等數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，進(jìn)行高級(jí)別的數(shù)據(jù)分析，從大量數(shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián)中發(fā)掘出與企業(yè)決策有關(guān)的信息，以此滿足更高級(jí)別的管理需求，從而實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案的決策應(yīng)用。
電子會(huì)計(jì)檔案的應(yīng)用主要包括檢索和利用兩個(gè)方面。電子會(huì)計(jì)檔案的檢索主要是以財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)為基礎(chǔ)，利用大數(shù)據(jù)的海量數(shù)據(jù)管理能力進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)挖掘，采用MapReduce等編程模型并行處理大規(guī)模的電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)集，同時(shí)對(duì)存儲(chǔ)在私有云、公有云以及混合云等各類云端的電子檔案信息進(jìn)行查詢，滿足企業(yè)各類用戶的利用需求。相比傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的檢索，財(cái)務(wù)共享下的會(huì)計(jì)檢索方法不僅提高了會(huì)計(jì)檔案的檢索速度，而且提高了檢索的精確度。電子會(huì)計(jì)檔案的利用是指用戶通過(guò)財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)檢索出所需的電子會(huì)計(jì)文件信息后，將其轉(zhuǎn)化為實(shí)際應(yīng)用價(jià)值的過(guò)程。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的檢索利用是較為單調(diào)的，檢索出的數(shù)據(jù)大都是原始數(shù)據(jù)，且最多只能進(jìn)行簡(jiǎn)單的數(shù)值統(tǒng)計(jì)運(yùn)算，不能用其他數(shù)據(jù)類型來(lái)描述，也不能進(jìn)行人工智能化的運(yùn)算。此外，隨著檢索數(shù)據(jù)量的增加，檢索速度和處理速度也會(huì)隨之減慢。而財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的電子會(huì)計(jì)檔案管理可以通過(guò)MapReduce這一并行處理技術(shù)來(lái)提高數(shù)據(jù)的處理速度。此外，數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)下產(chǎn)生的數(shù)據(jù)結(jié)果可能不僅僅是表格，還可能是各種其他格式的輸出方式。通過(guò)大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)以及社交互聯(lián)網(wǎng)之間的聯(lián)系，還可以將電子會(huì)計(jì)檔案與其他檔案聯(lián)系，起到人工智能化數(shù)據(jù)分析的作用，分析產(chǎn)生的結(jié)果不僅僅有利于電子會(huì)計(jì)檔案的管理，也對(duì)企業(yè)管理層利用電子會(huì)計(jì)檔案做進(jìn)一步的決策有更實(shí)際和更廣泛的效果。
三、大數(shù)據(jù)時(shí)代基于財(cái)務(wù)共享的電子會(huì)計(jì)檔案管理價(jià)值
財(cái)務(wù)共享模式下的企業(yè)將分布在不同區(qū)域的各類檔案資源整合集成在一起，實(shí)施一體化管理的服務(wù)模式。該模式下的會(huì)計(jì)檔案模塊主要包括，財(cái)務(wù)檔案管理模塊（會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理）、采購(gòu)檔案管理模塊（采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)管理）、生產(chǎn)控制檔案管理模塊（生產(chǎn)計(jì)劃、需求計(jì)劃、生產(chǎn)控制、制造標(biāo)準(zhǔn)）、物流檔案管理模塊（分銷(xiāo)管理、物流控制）、銷(xiāo)售檔案管理模塊和人力資源檔案管理模塊（招聘、工資、獎(jiǎng)金、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)）。這種統(tǒng)一集成化的會(huì)計(jì)檔案管理與傳統(tǒng)的流轉(zhuǎn)管理相比，其價(jià)值主要體現(xiàn)在四個(gè)方面。
（一）采用分類處理，提高電子會(huì)計(jì)檔案管理的精細(xì)化
傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理往往是通過(guò)手工方式，對(duì)各類原始會(huì)計(jì)單據(jù)進(jìn)行連續(xù)編號(hào)，統(tǒng)一裝訂管理。而財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的會(huì)計(jì)檔案管理更多的是通過(guò)財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)實(shí)現(xiàn)電子化的分類管理。各分子公司將原始單據(jù)掃描上傳至財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)會(huì)計(jì)賬目的不同進(jìn)行分類，并自動(dòng)生成連續(xù)的編號(hào)，這樣可以大大提高后期會(huì)計(jì)賬目的復(fù)核、記賬以及結(jié)賬工作的效率。此外，上傳的會(huì)計(jì)憑證通過(guò)財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)的整合處理，憑證除了包括原始的數(shù)據(jù)信息以外，還包括企業(yè)采購(gòu)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售等各個(gè)階段的數(shù)據(jù)集成信息和鏈接信息，建立起了原始憑證和其他會(huì)計(jì)信息之間的聯(lián)系，在提高會(huì)計(jì)檔案管理效率的同時(shí)使管理更加精細(xì)化。
（二）數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新，提高電子會(huì)計(jì)檔案管理的準(zhǔn)確性和實(shí)效性
傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)大都是靜止的，且數(shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián)度很低。而財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的會(huì)計(jì)檔案管理，使賬簿和報(bào)表數(shù)據(jù)既可以獨(dú)立數(shù)據(jù)的形式存在，還可建立與多類會(huì)計(jì)信息之間的聯(lián)系。各分子公司的會(huì)計(jì)人員只需通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)原始會(huì)計(jì)信息進(jìn)行掃描，影像識(shí)別系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)讀取原始的數(shù)據(jù)信息，并上傳至云端，云端對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理后形成各類財(cái)務(wù)報(bào)表，支持企業(yè)的分析決策，同時(shí)也支持后續(xù)審計(jì)工作的查詢功能。財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)支持?jǐn)?shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新，從而增強(qiáng)了電子會(huì)計(jì)檔案信息的準(zhǔn)確性和實(shí)效性。
（三）云端存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，提高電子會(huì)計(jì)檔案管理的處理效率
財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的會(huì)計(jì)檔案管理采用的是紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和電子會(huì)計(jì)檔案的雙重載體形式。通過(guò)財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)，各分子公司將各類數(shù)據(jù)信息上傳存儲(chǔ)至云端，不僅減少了紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量，更是擴(kuò)大了電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)空間。此外，通過(guò)大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)和云端處理技術(shù)，可以大大縮短企業(yè)會(huì)計(jì)報(bào)表的編制時(shí)間，并根據(jù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的預(yù)期需求情況對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分析預(yù)測(cè)，做出進(jìn)一步的加工處理，從而節(jié)省更多的人力、物力和時(shí)間，提高會(huì)計(jì)檔案信息資源的處理效率。
（四）降低信息傳輸成本，促進(jìn)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展
財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的電子會(huì)計(jì)信息經(jīng)過(guò)加工整理， 可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸和共享云平臺(tái)等介質(zhì)傳遞方式， 實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息的異地查詢、檢索、分析、計(jì)算等，提高企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效率， 降低信息傳遞運(yùn)輸成本。通過(guò)對(duì)歷史會(huì)計(jì)檔案信息進(jìn)行加工整理、分析比較， 可以對(duì)未來(lái)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展趨勢(shì)加以預(yù)測(cè)， 為企業(yè)決策者提供更有效的決策依據(jù)。此外，根據(jù)經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)的要求， 可以對(duì)其中的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)要素進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整， 保持企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的正確發(fā)展方向， 促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
四、結(jié)束語(yǔ)
電子會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜而系統(tǒng)性的工作，對(duì)企業(yè)具有重大意義。大數(shù)據(jù)、云會(huì)計(jì)時(shí)代，企業(yè)通過(guò)財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)能夠更加方便快捷地獲取各類電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，通過(guò)對(duì)這些數(shù)據(jù)的挖掘、處理、分析與應(yīng)用，可以保證企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案的管理更加及時(shí)、準(zhǔn)確和有效。本文給出了大數(shù)據(jù)時(shí)代基于財(cái)務(wù)共享的電子會(huì)計(jì)檔案管理的實(shí)施框架，詳細(xì)闡述了具體的電子會(huì)計(jì)檔案的處理流程，并分析了財(cái)務(wù)共享模式下的電子會(huì)計(jì)檔案管理給企業(yè)帶來(lái)的價(jià)值，以期幫助企業(yè)進(jìn)一步強(qiáng)化電子會(huì)計(jì)檔案的管控能力，提升經(jīng)濟(jì)效益。Z
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一、 新時(shí)期檔案管理人才，必須樹(shù)立創(chuàng)新精神
提到創(chuàng)新，每個(gè)時(shí)代都賦予著不同的內(nèi)涵，最根本的一條是“吐故納新，標(biāo)新立異”，一部人類文明史，就是一部人類不斷創(chuàng)新，不斷進(jìn)步的歷史，沒(méi)有創(chuàng)新就沒(méi)有整個(gè)社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，只有創(chuàng)新才能給人類帶來(lái)活力，只有創(chuàng)新才能使社會(huì)繁榮，只有創(chuàng)新才能使檔案管理步入一個(gè)暫新的時(shí)代，做為一名現(xiàn)代的大慶石油檔案管理人，我們應(yīng)該不斷突破舊觀念的束縛，不斷戰(zhàn)勝自我，肯定自我，以大慶人精神、鐵人精神，以及檔案法和相關(guān)的科學(xué)知識(shí)鞭策自己，不斷在檔案管理領(lǐng)域探索嘗試，開(kāi)拓進(jìn)取，只爭(zhēng)朝夕，一往直前，用進(jìn)取精神、奮斗精神和創(chuàng)造精神的復(fù)合精神，構(gòu)鑄新時(shí)期檔案管理的創(chuàng)新精神，充分發(fā)揮新時(shí)期檔案管理員的最少保守，最具活力，最有奮斗精神。在檔案管理的實(shí)際工作中，求知、求實(shí)、奉獻(xiàn)。只有這樣才能成為創(chuàng)新的主體和先鋒；為投身新時(shí)期檔案管理做好充分準(zhǔn)備。
二、 新時(shí)期檔案管理人才，必須提高創(chuàng)新能力
提高檔案管理能力，是做檔案管理創(chuàng)新人才的重要基礎(chǔ)，“萬(wàn)仗高樓平地起”，靠的是堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，一個(gè)人的創(chuàng)新能力不是與生俱來(lái)的，而是建立在一定的知識(shí)儲(chǔ)備基礎(chǔ)上的，知識(shí)積累到一定程度才能達(dá)到，由量變到質(zhì)變的飛躍，這是一種驚奇、是一種沖動(dòng)、是一種希翼。
日本著名企業(yè)家大橋武夫先生，在二戰(zhàn)后，面對(duì)企業(yè)的瀕臨倒閉，而他卻潛心研究中國(guó)的《孫子兵法》積累知識(shí)，推陳出新，用《孫子兵法》制定企業(yè)重振的用人規(guī)劃，把歷史的檔案歸納起來(lái)，去指導(dǎo)企業(yè)的發(fā)展，最后獲得成功。古人云：“書(shū)是自有黃金屋”，這就是知識(shí)積累豐富了，知識(shí)功底扎實(shí)了，特別是掌握和學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理科學(xué)技術(shù)知識(shí)，對(duì)檔案管理的創(chuàng)新，才有了基礎(chǔ)的保證。創(chuàng)新能力的高低，一是取決于知識(shí)的積累；二是個(gè)性的發(fā)展；創(chuàng)新是體現(xiàn)獨(dú)特性而不是普遍性，是突破常規(guī)，而不是墨守成規(guī)。是標(biāo)新立異，而不是因循守舊。所以作為新時(shí)期檔案管理人員，要真正成為檔案管理的創(chuàng)新人才，就必須大膽來(lái)試驗(yàn)、探索，敢為人先，發(fā)揮我們的特長(zhǎng)潛能，展示個(gè)人的特色和風(fēng)格。為爭(zhēng)做檔案管理的創(chuàng)新人才奠定基礎(chǔ)。
1會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)
眾所周知，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專用材料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時(shí)序性和嚴(yán)肅性、不得隨意篡改。各級(jí)企、事業(yè)單位實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，由于產(chǎn)生了許多依附于計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，財(cái)務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會(huì)計(jì)資料的調(diào)閱均在計(jì)算機(jī)上完成，隨之而使會(huì)計(jì)檔案賦予了許多新的特點(diǎn)。本人根據(jù)工作的實(shí)踐，總結(jié)出會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案具有以下一些特點(diǎn)：（1）會(huì)計(jì)電算化檔案不僅保留了傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案，而且還包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。即會(huì)計(jì)電算化檔案存儲(chǔ)的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。（2）傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性，而存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用，也才具有生命力。即會(huì)計(jì)電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。（3）會(huì)計(jì)電算化檔案的載體不僅是通過(guò)打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張，更主要的是磁性介質(zhì)或光盤(pán)。即會(huì)計(jì)電算化檔案的保管不僅是作為會(huì)計(jì)資料信息載體的紙張，而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤(pán)。（4）會(huì)計(jì)電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點(diǎn)，同時(shí)受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲(chǔ)信息的有效期等條件的影響，即對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的安全性、完整性要求更高。
2如何做好電算化會(huì)計(jì)檔案工作
會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作也是財(cái)務(wù)管理工作的重要內(nèi)容，是會(huì)計(jì)檔案形成的前提和基礎(chǔ)。所以，進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理勢(shì)在必行。為了更有效地做好電算化會(huì)計(jì)檔案工作，必須根據(jù)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，分別做好會(huì)計(jì)檔案的收集、管理、保存、利用等方面的工作。會(huì)計(jì)檔案的收集范圍一般指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算資料等四個(gè)部分，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)，是形成會(huì)計(jì)檔案的前提和基礎(chǔ)。因此，必須熟悉和掌握會(huì)計(jì)檔案的收集范圍。（1）會(huì)計(jì)憑證。它包括自制原始憑證、外來(lái)原始憑證、憑證匯總表、銀行存款對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。（2）會(huì)計(jì)賬簿。它包括按會(huì)計(jì)科目設(shè)置的總分類賬、各類明細(xì)分類帳、現(xiàn)金日記賬、應(yīng)行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。對(duì)于這些賬簿要分別整理立卷，組成保管單位。（3）會(huì)計(jì)報(bào)表。分月、季度、年度會(huì)計(jì)報(bào)表。每類報(bào)表包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、利潤(rùn)分配表、現(xiàn)金流量表、成本費(fèi)用表、收入支出表、支出明細(xì)表及各種附表、報(bào)表附注和決算說(shuō)明等。（4）其他會(huì)計(jì)核算資料。屬于財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)范疇，與會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)的數(shù)據(jù)資料。如經(jīng)濟(jì)合同、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)產(chǎn)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)等。會(huì)計(jì)電算化存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)核算資料均應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案一并管理。
3財(cái)務(wù)管理信息化的必要性
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
一、醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理內(nèi)容
財(cái)務(wù)檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是企業(yè)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的原始記錄和真實(shí)反映，是各單位的重要檔案之一。醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案與企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的基本內(nèi)容類似，一般包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算資料等四個(gè)部分。會(huì)計(jì)憑證包括自制原始憑證、外來(lái)原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證（收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種）、記賬憑證匯總表、銀行存款（借款）對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等內(nèi)容。會(huì)計(jì)賬簿包括按會(huì)計(jì)科目設(shè)置的總分類賬、各類明細(xì)分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。會(huì)計(jì)報(bào)表包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)等。其他會(huì)計(jì)核算資料屬于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)范疇，與會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)的，由會(huì)計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)核算資料均應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案一并管理。
二、醫(yī)院會(huì)計(jì)信息化背景下的財(cái)務(wù)檔案特點(diǎn)分析
醫(yī)院實(shí)行會(huì)計(jì)信息化以后，數(shù)據(jù)庫(kù)的功能彰顯，產(chǎn)生大量依附于計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，使財(cái)務(wù)檔案具有了許多新的特點(diǎn)，具體分析如下：傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案比較直觀，而信息化檔案主要存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，需要依靠財(cái)務(wù)軟件才能夠使用。傳統(tǒng)檔案只能夠紙質(zhì)存儲(chǔ)，而信息化系統(tǒng)下的財(cái)務(wù)檔案可以打印輸出，同時(shí)可以從信息系統(tǒng)查詢數(shù)據(jù)，使用更加方便快捷。同時(shí)，信息化系統(tǒng)下的檔案易于修改、復(fù)制、查詢和傳遞，內(nèi)審和外審都比較方便。最后，信息系統(tǒng)下財(cái)務(wù)檔案能夠達(dá)到無(wú)紙化查詢，減少了查詢傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所需時(shí)間，極大提高了工作效率和質(zhì)量，有利于檔案資源的整合管理。
三、會(huì)計(jì)信息化后財(cái)務(wù)檔案管理辦法探討
醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案既是記錄和反映醫(yī)院經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，又是醫(yī)院檔案的重要組成部分。醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案是否真實(shí)、齊全、準(zhǔn)確、完整，將直接影響到醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的質(zhì)量以及醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。結(jié)合會(huì)計(jì)信息化后財(cái)務(wù)檔案的特點(diǎn)，我們進(jìn)一步探討如何更加科學(xué)合理的管理財(cái)務(wù)檔案。
（一）加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。
會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)的構(gòu)建和使用依賴于良好的軟件和硬件環(huán)境，相應(yīng)產(chǎn)生的財(cái)務(wù)檔案管理也離不開(kāi)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施。良好的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，根據(jù)信息化要求組建檔案信息網(wǎng)絡(luò)。
同時(shí)，選擇合適的財(cái)務(wù)軟件，在使用軟件時(shí)要采取保密和授權(quán)措施，避免財(cái)務(wù)檔案被篡改，能夠追查軟件使用人的全部活動(dòng)。隨著業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，軟件開(kāi)發(fā)商要做好維護(hù)升級(jí)工作，確保財(cái)務(wù)軟件使用的一貫性，從而提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)存貯形式的標(biāo)準(zhǔn)性、一致性和可持續(xù)性。
（二）做好財(cái)務(wù)檔案的備份、整理和利用。
財(cái)務(wù)檔案至少每月備份一次，同時(shí)月末將會(huì)計(jì)憑證的打印出紙質(zhì)檔案裝訂儲(chǔ)存，年末將各種報(bào)表打印出紙質(zhì)檔案裝訂儲(chǔ)存，以便今后查閱使用。備份的軟盤(pán)與檔案管理員辦理存檔手續(xù)，用做備份的軟盤(pán)必須妥善保管；備份軟盤(pán)應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽并用印章或封條簽封，備份軟盤(pán)應(yīng)裝在保護(hù)封條和包裝盒內(nèi)，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場(chǎng)所，雙備份下的兩套備份軟盤(pán)應(yīng)存放在不同的地點(diǎn)保管。
（三）加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。
要加強(qiáng)內(nèi)部控制，簡(jiǎn)歷數(shù)據(jù)保密制度，授權(quán)管理制度等。通過(guò)密碼管理和登陸制度控制網(wǎng)上財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的讀取，不同角色財(cái)務(wù)人員設(shè)置不同權(quán)限；建設(shè)內(nèi)網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)隔離，專門(mén)用于會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)建設(shè)，防止黑客盜取財(cái)務(wù)信息等安全隱患，保障會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全運(yùn)行。
（四）提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)。
財(cái)務(wù)部門(mén)員工要針對(duì)信息化系統(tǒng)加強(qiáng)培訓(xùn)，使其具備計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)，適應(yīng)信息化技術(shù)發(fā)展的需要，提高其掌握和運(yùn)用信息技術(shù)和信息手段的意識(shí)和技能。同時(shí)，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案人員應(yīng)當(dāng)定期參加檔案專業(yè)的培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)能力，運(yùn)用檔案知識(shí)，把醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案資料按法規(guī)要求規(guī)范地移交給醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)，保證財(cái)務(wù)檔案的安全完整。
（五）建立健全醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)章制度。
要使醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化，必須將檔案管理工作納入醫(yī)院工作的總體，制定檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，并建立健全一套檔案管理制度，如《財(cái)務(wù)檔案工作作人員職責(zé)》、《立卷歸檔制度》、《財(cái)務(wù)檔案保管制度》、《財(cái)務(wù)檔案保密制度》、《財(cái)務(wù)檔案移交、銷(xiāo)毀制度》、《財(cái)務(wù)檔案查閱制度》等，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項(xiàng)工作程序、使財(cái)務(wù)檔案管理工作有章可循、規(guī)范運(yùn)行。
（六）提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的重視程度。
財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型和財(cái)務(wù)共享模式的介紹
改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)確定了市場(chǎng)化經(jīng)濟(jì)為我國(guó)主要的經(jīng)濟(jì)模式，經(jīng)濟(jì)迅速增長(zhǎng)，實(shí)現(xiàn)了跨越式的發(fā)展，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時(shí)，也意味著財(cái)務(wù)的轉(zhuǎn)型和發(fā)展。我國(guó)的財(cái)務(wù)工作從多種記賬方法逐漸統(tǒng)一到借貸記賬法，并隨著一系列的政策出臺(tái)，為我國(guó)的財(cái)務(wù)管理工作提出了新的要求和標(biāo)準(zhǔn)，也使會(huì)計(jì)工作能力和效率有了很大的提高。此外，隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，企業(yè)的財(cái)務(wù)管理也有了升級(jí)和革新，企業(yè)的財(cái)務(wù)組織開(kāi)始擺脫了原油的狹隘職能，轉(zhuǎn)向以股東價(jià)值創(chuàng)造為基礎(chǔ)并參與公司戰(zhàn)略。企業(yè)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型呈現(xiàn)出以決策支持為導(dǎo)向、面向經(jīng)營(yíng)提供服務(wù)支撐、優(yōu)化財(cái)務(wù)組織、降低成本等特征，并逐漸重構(gòu)更加高效精簡(jiǎn)的企業(yè)財(cái)務(wù)組織。而財(cái)務(wù)共享模式正式在財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型的指引下，形成的以信息技術(shù)為主要手段，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息共享的管理模式。
財(cái)務(wù)共享模式對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理環(huán)境的影響
會(huì)計(jì)檔案管理工作是企業(yè)財(cái)務(wù)工作中非常重要的一部分，根據(jù)國(guó)家規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證會(huì)計(jì)賬簿以及財(cái)務(wù)報(bào)告等專業(yè)材料，記錄并反映了單位的經(jīng)濟(jì)狀況，一般來(lái)說(shuō)，一個(gè)企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案都要進(jìn)行正式的立卷、歸檔以及保存的工作，以備以后的使用和查找，同時(shí)，要安排專人進(jìn)行負(fù)責(zé)，保證檔案能夠被妥善的管理，防止造成失竊秘的情況。當(dāng)檔案已經(jīng)確定不再使用之后，我們要及時(shí)進(jìn)行銷(xiāo)毀。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理主要是依托于紙質(zhì)版，其管理難度和保存難度都比較大，而隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我們將計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐步運(yùn)用到了會(huì)計(jì)檔案的管理當(dāng)中，形成了目前的財(cái)務(wù)共享模式，同時(shí)，企業(yè)的財(cái)務(wù)工作量變得越來(lái)越大，很多企業(yè)建立的了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，這樣，大部分的財(cái)務(wù)職能就都集中到了一起，使財(cái)務(wù)工作效率大大的提高，同時(shí)，電子化和集中化的會(huì)計(jì)檔案管理，也極大彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案管理的不足。
財(cái)務(wù)共享模式的建立使企業(yè)的財(cái)務(wù)有了更加精細(xì)化的管理模式，為會(huì)計(jì)檔案管理環(huán)境帶來(lái)了很大的變化。首先，是管理體系的變動(dòng)，財(cái)務(wù)管理的集中使以往較為混亂的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榱艘载?cái)務(wù)服務(wù)中心為主體的新型管理模式，同時(shí)，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理也由分散變?yōu)榱思泄芾?，并利用電子檔案的形式彌補(bǔ)了紙質(zhì)版檔案的不足。其次，是支撐系統(tǒng)的變遷，目前，我國(guó)大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)形成了電子會(huì)計(jì)檔案的系統(tǒng)，將以往紙質(zhì)版的檔案通過(guò)掃描或者是拍照的形式轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮訖n案，其良好的可查找和處理性為會(huì)計(jì)的工作提供了極大的便捷。第三，就是流程管理變得越來(lái)越復(fù)雜。在財(cái)務(wù)共享的模式下，會(huì)計(jì)檔案的產(chǎn)生鏈條變得越來(lái)越長(zhǎng)，同時(shí)，會(huì)計(jì)答案的形成也從單純?cè)诮?jīng)營(yíng)單位所在地延伸到了財(cái)務(wù)共享服務(wù)機(jī)構(gòu)，這就使檔案管理工作的過(guò)程變長(zhǎng)，環(huán)節(jié)變多。第四，是責(zé)任主體的變更，從原來(lái)的單一財(cái)務(wù)部門(mén)的管理，到目前的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的共同管理，使財(cái)務(wù)責(zé)任的主體發(fā)生了變更，也就對(duì)監(jiān)理工作提出了更高的要求。
財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)檔案管理的建議
針對(duì)目前的財(cái)務(wù)共享模式，我們要采取一些更好的手段，對(duì)會(huì)計(jì)的檔案管理進(jìn)行優(yōu)化。我們要利用當(dāng)前的先進(jìn)技術(shù)手段，對(duì)關(guān)鍵的關(guān)節(jié)進(jìn)行控制和管理，并建立一套行之有效的管理系統(tǒng)，不斷提高管理能力和水平，做好會(huì)計(jì)的檔案工作。
建立統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化的處理平臺(tái)。財(cái)務(wù)的共享模式從根底上將就是要實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息的統(tǒng)一化管理，并利用數(shù)字化和媒體化的技術(shù)實(shí)現(xiàn)更為便捷和快速的管理。這就要求我們要建立統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化的處理平臺(tái)，建立檔案的接受、傳遞和處理儲(chǔ)存為一體的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。目前，我國(guó)的檔案管理工作已經(jīng)逐步轉(zhuǎn)型到電子檔案的管理上，但是由于各類企業(yè)的要求不一，所以，標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化的推進(jìn)并不夠深入。在接下來(lái)的工作當(dāng)中，我們要結(jié)合當(dāng)前的會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定，推動(dòng)國(guó)家或者地區(qū)的檔案統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，并將這一標(biāo)準(zhǔn)與數(shù)字化的管理系統(tǒng)充分的結(jié)合起來(lái)，不斷加深會(huì)計(jì)檔案管理工作水平。
建立系統(tǒng)化的管理制度體系。隨著我國(guó)對(duì)會(huì)計(jì)答案管理工作的越來(lái)越重視，逐步出臺(tái)了一系列的管理規(guī)定，對(duì)檔案管理進(jìn)行了統(tǒng)一的要求。但目前數(shù)字化的技術(shù)和手段不斷深入，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理工作形成了很大的沖擊力，也促進(jìn)了管理制度體系的建立。第一，是要建立會(huì)計(jì)檔案的歸檔制度，所有的檔案要以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔工作，并進(jìn)行記錄和副本的保存，防止出現(xiàn)丟失的問(wèn)題。第二，是要建立嚴(yán)格的使用手續(xù)制度，如果需要查看和使用檔案，要嚴(yán)格的落實(shí)手續(xù)制度，保證安全。第三，是要對(duì)檔案進(jìn)行定期的備份。
1 會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)
與文書(shū)檔案、科技檔案相比，會(huì)計(jì)檔案有它自身的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：
（一）形成范圍廣泛。凡是具備獨(dú)立會(huì)計(jì)核算的單位，都要形成會(huì)計(jì)檔案。這些單位有國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位以及按規(guī)定應(yīng)當(dāng)建賬的個(gè)體工商戶和其他組織。一方面會(huì)計(jì)檔案在社會(huì)的各領(lǐng)域無(wú)處不有，形成普遍；另一方面，會(huì)計(jì)檔案的實(shí)體數(shù)量也相對(duì)其他門(mén)類的檔案數(shù)量更多一些。
（二）檔案類別穩(wěn)定。社會(huì)上會(huì)計(jì)工作的種類繁多，如有工業(yè)會(huì)計(jì)、商業(yè)會(huì)計(jì)、銀行會(huì)計(jì)、稅收會(huì)計(jì)、總預(yù)算會(huì)計(jì)、單位預(yù)算會(huì)計(jì)等，但是會(huì)計(jì)核算的方法、工作程序以及所形成的會(huì)計(jì)核算材料的成分是一致的，即會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等。
（三）外在形式多樣。會(huì)計(jì)專業(yè)的性質(zhì)決定了會(huì)計(jì)檔案形式的多樣化。會(huì)計(jì)的賬簿，有訂本式賬、活頁(yè)式賬、卡片式賬之分。會(huì)計(jì)憑證在不同行業(yè)，外形更是大小各異，長(zhǎng)短參差不齊。會(huì)計(jì)檔案的這個(gè)外形多樣的特點(diǎn)，要求在會(huì)計(jì)檔案的整理和保管方面，不能照搬照抄管理其他門(mén)類檔案的方法，而是要從實(shí)際出發(fā)，防止“一刀切”。
2 會(huì)計(jì)檔案管理中會(huì)存在的問(wèn)題
（一）會(huì)計(jì)檔案立卷不規(guī)范。有些單位會(huì)計(jì)憑證裝訂后沒(méi)有封粘，或者已封粘但在封粘處沒(méi)有會(huì)計(jì)人員簽章，會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮項(xiàng)目填寫(xiě)不全；有些單位的會(huì)計(jì)憑證、計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及會(huì)計(jì)文件資料混亂放置，活頁(yè)賬簿沒(méi)按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫(xiě)封面，會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放。會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)雙方?jīng)]有按冊(cè)清點(diǎn)，沒(méi)有移交清單，沒(méi)有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會(huì)計(jì)檔案管理要求。
（二）會(huì)計(jì)檔案保管不規(guī)范。有些單位的會(huì)計(jì)檔案未按要求歸入單位檔案部門(mén)保管，而是由會(huì)計(jì)人員自行保管；有些單位沒(méi)有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設(shè)有專職檔案管理人員，但未接收會(huì)計(jì)檔案；有些單位由于領(lǐng)導(dǎo)不了解《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，要求會(huì)計(jì)人員自行保管會(huì)計(jì)檔案；還有個(gè)別單位由于檔案柜不足，將會(huì)計(jì)檔案裝入紙箱中，任意堆放。
（三）會(huì)計(jì)檔案管理及銷(xiāo)毀不規(guī)范。會(huì)計(jì)檔案管理不科學(xué)，存放沒(méi)有順序、查找不方便，借閱登記制度不健全。會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀也不及時(shí)，到期該銷(xiāo)毀的不銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀過(guò)程有的也不規(guī)范。
3 解決會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題和措施
（一）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案立卷。裝訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫(xiě)檔案盒面上的內(nèi)容。裝訂后要將裝訂線封粘，由會(huì)計(jì)人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會(huì)計(jì)報(bào)表逐頁(yè)編制序號(hào)，分別填寫(xiě)“會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄”和“會(huì)計(jì)備考表”。
（二）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制。單位的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案的保管是單位的檔案管理部門(mén)，由財(cái)務(wù)部門(mén)將本單位的會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在財(cái)務(wù)部門(mén)暫保管1年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄，連同打印的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，向單位的檔案管理部門(mén)移交。
（三）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管。財(cái)會(huì)部門(mén)應(yīng)按檔案管理部門(mén)的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交檔案管理部門(mén)保管。未建立檔案管理部門(mén)的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門(mén)妥善保管，但要由專人負(fù)責(zé)。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施，對(duì)已離任的會(huì)計(jì)人員，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)交本單位檔案部門(mén)或財(cái)會(huì)部門(mén)保管，不得自行存放。
（四）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管的期限管理和銷(xiāo)毀管理。各單位會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案保管期滿需銷(xiāo)毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)會(huì)部門(mén)共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。各單位按規(guī)定銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由會(huì)計(jì)檔案保管部門(mén)和財(cái)會(huì)部門(mén)共同派人監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)，銷(xiāo)毀后，應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告單位領(lǐng)導(dǎo)。
總之，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作是我們當(dāng)前財(cái)務(wù)管理中急待改進(jìn)和加強(qiáng)的重要工作，各單位都要高度重視、積極行動(dòng)，從基礎(chǔ)工作做起，切實(shí)提高財(cái)務(wù)管理工作水平，更好地為社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)服務(wù)。
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關(guān)鍵詞：
財(cái)會(huì)檔案；專業(yè)；檢索工具；編制
中圖分類號(hào)：
F23
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
文章編號(hào)：1672-3198（2014）18-0126-01
財(cái)會(huì)檔案記錄了企業(yè)、機(jī)關(guān)等單位的一系列經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。若要實(shí)現(xiàn)財(cái)會(huì)檔案的有效應(yīng)用，必須能夠及時(shí)按照要求獲取相應(yīng)檔案信息。目前，我國(guó)大部分單位都存在檔案檢索困難問(wèn)題，造成這種局面的原因就是在制定財(cái)會(huì)檔案檢索工具體系時(shí)，沒(méi)有采取合理的分類標(biāo)準(zhǔn)。要做好信息檢索工作，必須根據(jù)管理人員的實(shí)際工作需要，科學(xué)規(guī)劃利用多種檢索工具，提高檢索成功率和檢索效率。
1 檔案檢索工具的基本功能和作用
在財(cái)會(huì)檔案管理中，我們經(jīng)常用的檔案檢索工具主要應(yīng)用于查找、報(bào)道檔案資料。根據(jù)財(cái)會(huì)檔案自身信息的特點(diǎn)，以及人們對(duì)財(cái)會(huì)檔案的常規(guī)需求，可以制定不同的檢索工具。
1.1 功能
（1）存儲(chǔ)信息。檔案檢索工具可以記錄案卷和文件的內(nèi)容特征與外形，并采用一定的歸檔方法把這些信息進(jìn)行合理的劃分、排列。
（2）查找信息。當(dāng)有人需要調(diào)用檔案信息時(shí)，根據(jù)查找條件，在已經(jīng)歸類的檔案信息中查詢相關(guān)信息，通過(guò)逐級(jí)細(xì)化，最后確定要找的檔案。存儲(chǔ)檔案信息就是為了方便以后的查找，查找信息是對(duì)已存檔信息的有效利用。
1.2 作用
（1）橋梁。
財(cái)會(huì)檔案館存儲(chǔ)的檔案信息數(shù)量多，復(fù)雜度高，而人們對(duì)檔案信息的需求也越來(lái)越多，這兩方面問(wèn)題都加劇了供求矛盾。要解決這一矛盾，就需要一條紐帶連接供與求，使用戶需求快速得到滿足，從而使財(cái)會(huì)檔案的利用率得到提高。
（2）查找。
身處信息時(shí)代，各單位都注意對(duì)信息的采集，目前，財(cái)會(huì)檔案信息在數(shù)量上來(lái)說(shuō)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)以前，要在繁雜的檔案信息中快速提取用戶需要的信息，必須借助檢索工具，檢索工具為用戶提供一條直接通往檔案信息的捷徑。
（3）管理。
要開(kāi)展財(cái)務(wù)檔案業(yè)務(wù)工作，就必須使用檢索工具。使用檔案檢索工具，方可使員工快速了解檔案性質(zhì)和檔案主要內(nèi)容，對(duì)提高工作效率，方便非會(huì)計(jì)、檔案管理專業(yè)工作人員工作有重要意義。
2 財(cái)會(huì)檔案檢索工具種類和編制方法
2.1 常見(jiàn)檢索工具
要科學(xué)合理的管理好財(cái)會(huì)檔案，可能要應(yīng)用到多種檢索工具。選擇合適的檢索工具，必須考慮到財(cái)會(huì)檔案性質(zhì)，用戶需求特征，以及長(zhǎng)期的檔案管理經(jīng)驗(yàn)。以下就是幾種常見(jiàn)的檢索工具：
（1）按照編制方法劃分檢索工具類型。
第一，目錄。規(guī)劃?rùn)n案時(shí)，把擁有相同性質(zhì)的檔案劃分為一類，并按一定次序排列，生成檢索工具。
第二，索引。記錄財(cái)會(huì)檔案的檔號(hào)、存儲(chǔ)位置和主要內(nèi)容，并把這些信息按相應(yīng)的規(guī)則進(jìn)行排列。
第三，指南。指南其實(shí)是介紹檔案信息的書(shū)面資料，或者查詢檔案的工具書(shū)。它是對(duì)檔案信息的綜合概括。
（2）按照檢索范圍劃分檢索工具類型。
第一，一個(gè)全宗。介紹與檢索對(duì)象是全宗的某一部分檔案或全宗檔案。
第二，若干全宗。介紹與檢索對(duì)象是某一個(gè)檔案室或多個(gè)檔案室的檔案信息。
第三，專題。介紹與檢索對(duì)象為與某一專題有關(guān)的檔案信息。
（3）按照載體類型劃分檢索工具類型。
第一，計(jì)算機(jī)檢索。把檔案信息存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)磁盤(pán)中，運(yùn)用計(jì)算機(jī)根據(jù)用戶提供的關(guān)鍵詞對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索。這種檢索工具檢索方式多樣，檔案信息存儲(chǔ)量大，檢索效率高。是目前和今后檔案檢索工具的發(fā)展方向。
第二，書(shū)本式檢索。將檔案信息分類，制定目錄，將目錄記錄在紙張中，并制成活頁(yè)式書(shū)籍，便于檔案信息的更新維護(hù)。
第三，卡片式檢索。顧名思義，這種檢索工具就是一張記錄了檔案信息的卡片，卡片上記錄的是內(nèi)容相關(guān)的條目。
2.2 分析目前財(cái)會(huì)檔案檢索工具編制方法
在實(shí)際工作中，我們經(jīng)常需要調(diào)用財(cái)會(huì)檔案中的信息。而由于目前我國(guó)大多數(shù)單位編制財(cái)會(huì)檔案的依據(jù)只是財(cái)會(huì)檔案實(shí)體分類，它本質(zhì)上只是按檔號(hào)制定的館藏目錄，并不一定適合實(shí)際工作需要。從檢索的角度講，檔號(hào)屬于層次較低的檢索語(yǔ)言，只能解決財(cái)會(huì)檔案分類和排架問(wèn)題，并不支持實(shí)際的信息檢索。
例如，當(dāng)有客戶向檔案館求助，請(qǐng)求檔案館查找押金收據(jù)。查找流程應(yīng)該是：首先查找負(fù)債類，然后查找應(yīng)付賬款，最后查找押金收據(jù)。但在實(shí)際操作時(shí)，由于編制不合理，導(dǎo)致工作人員需要花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間才能確定財(cái)會(huì)檔案保存在哪里，或者根本就無(wú)法找到，這樣就嚴(yán)重影響了工作效率。
此外，很多時(shí)候工作人員不能準(zhǔn)確的為用戶查找到檔案資料，主要因?yàn)椴涣私鈱I(yè)術(shù)語(yǔ)。因此，檔案管理人員除了學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識(shí)，還要對(duì)財(cái)會(huì)檔案中常見(jiàn)的專業(yè)術(shù)語(yǔ)有一定了解。
因此，我們必須深刻理解管理好財(cái)會(huì)檔案的重要意義。在實(shí)際工作中，學(xué)習(xí)更先進(jìn)的財(cái)會(huì)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，編制科學(xué)的財(cái)會(huì)檔案檢索工具體系，提高財(cái)會(huì)檔案的利用率。
3 制定財(cái)會(huì)檔案檢索工具體系的原則
3.1 分類法
要縮短檢索信息的時(shí)間，就必須做好對(duì)信息的分類，分類是認(rèn)識(shí)、區(qū)分事物的開(kāi)始。通過(guò)學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)可知，會(huì)計(jì)科目與情報(bào)檢索系統(tǒng)具有相同的分類方式，采用等級(jí)隸屬的原則對(duì)各科目的關(guān)系進(jìn)行描述。體系分類法被廣泛應(yīng)用于情報(bào)檢索系統(tǒng)，它能把等級(jí)概念在知識(shí)分類中直接體現(xiàn)出來(lái)。
體系分類是以學(xué)科與專業(yè)集中文獻(xiàn)為參考依據(jù)的分類方式。類是指具有同樣特性事物的集合，類可以進(jìn)行多級(jí)劃分。例如，數(shù)學(xué)可以劃分為高數(shù)、線性代數(shù)、幾何等；線性代數(shù)可以劃分為直線、曲線、極限等。通過(guò)多級(jí)劃分，子類隸屬于母類，形成嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)的隸屬制度。
財(cái)會(huì)檔案主要記錄了資金的流動(dòng)情況，通過(guò)分析會(huì)計(jì)對(duì)象，了解經(jīng)濟(jì)管理需求，把具有相同性質(zhì)的會(huì)計(jì)對(duì)象劃分成一類。通過(guò)分類，可以把資金分為五類：支出、收入、凈資產(chǎn)、負(fù)債與資產(chǎn)。按照層層隸屬的原則將會(huì)計(jì)科目進(jìn)行劃分：上級(jí)科目統(tǒng)領(lǐng)下級(jí)科目，是對(duì)下級(jí)科目?jī)?nèi)容的總括；下級(jí)科目是對(duì)上級(jí)科目某一具體內(nèi)容的詳細(xì)分析。
3.2 主題法
主題檢索語(yǔ)言通過(guò)詞語(yǔ)對(duì)概念進(jìn)行描述，這種檢索語(yǔ)言不區(qū)分概念間關(guān)系，按照語(yǔ)、詞、字的順序進(jìn)行排列，采用主題法檢索工具，能使用戶的特性檢索需求得到滿足。主題目錄的優(yōu)勢(shì)是不會(huì)受到分類體系的影響，不論主題詞概念是大是小，都享有平等的排列次序。使用主題檢索語(yǔ)言可以避免分類法中大目錄覆蓋小目錄的問(wèn)題，檢索的準(zhǔn)確性更高。但是，應(yīng)用主題檢索語(yǔ)言，仍有很多苦難。比如說(shuō)，編制主題目錄的一個(gè)難點(diǎn)就是標(biāo)引，標(biāo)引需要選用較規(guī)范的詞語(yǔ)。
3.3 兩種方法的綜合運(yùn)用
分類法具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性，而主題法具有較強(qiáng)的專指性。若要設(shè)計(jì)一個(gè)優(yōu)秀的財(cái)會(huì)檔案檢索工具必須綜合利用分類法和主題法，綜合兩種方法的優(yōu)勢(shì)，掩蓋彼此弊端。目前應(yīng)用到財(cái)會(huì)檔案檢索工具是對(duì)檢索法和主題法的綜合運(yùn)用。
3.4 做好與財(cái)務(wù)部門(mén)的溝通
要真正做好財(cái)會(huì)管理工具，編制工作效率高的財(cái)會(huì)檔案檢索工具，檔案管理工作者必須密切聯(lián)系單位財(cái)務(wù)部門(mén)，了解財(cái)務(wù)部門(mén)的最新型動(dòng)態(tài)，及時(shí)調(diào)整檔案檢索工具，適應(yīng)用戶對(duì)財(cái)會(huì)檔案的新需求，保障服務(wù)質(zhì)量。
4 結(jié)語(yǔ)
信息的價(jià)值在于信息的傳播與利用，財(cái)會(huì)檔案是一個(gè)單位的財(cái)富，要讓這筆財(cái)富增值，就必須提高財(cái)會(huì)檔案的利用率。財(cái)會(huì)檔案管理工作者，必須不斷學(xué)習(xí)，提高自身業(yè)務(wù)水平，在實(shí)踐中探索，不斷改進(jìn)檔案檢索工具，為用戶提供便捷高效的服務(wù)。此外，我們必須以發(fā)展的眼光的看待財(cái)會(huì)檔案檢索工具編制問(wèn)題。結(jié)合當(dāng)代信息技術(shù)，把智能化技術(shù)應(yīng)用到財(cái)會(huì)檔案檢索中來(lái)，不斷提高財(cái)會(huì)檔案的檢索效率。
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會(huì)計(jì)檔案是指機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織的財(cái)會(huì)部門(mén)或會(huì)計(jì)人員在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中直接形成的并按照統(tǒng)一規(guī)律保存起來(lái)備查考的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算材料，還包括實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后的存儲(chǔ)軟件、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等。會(huì)計(jì)檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，是國(guó)家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一，它在會(huì)計(jì)工作和經(jīng)濟(jì)管理工作中具有多方面的重要的利用價(jià)值，《會(huì)計(jì)法》和《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》以及《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等都對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理做出了規(guī)定。會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分，是會(huì)計(jì)的基礎(chǔ)工作。規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行為的發(fā)生。因此，會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，必須充分重視和加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理，進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案的管理水平，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在各項(xiàng)事業(yè)中的重要作用。
1會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)及作用
1.1會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)
會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家全部檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識(shí)性和價(jià)值性，但由于它反映的對(duì)象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了它具有自己獨(dú)有的特點(diǎn)，會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)主要表現(xiàn)如下：
（1）來(lái)源的廣泛性。會(huì)計(jì)檔案來(lái)源于具有獨(dú)立會(huì)計(jì)核算的單位。因此，凡是實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算、財(cái)務(wù)收支的單位都會(huì)形成會(huì)計(jì)檔案。
（2）內(nèi)容的專業(yè)性。會(huì)計(jì)檔案是通過(guò)會(huì)計(jì)核算的方法形成的，而這種方法是會(huì)計(jì)特有的專門(mén)手段。通過(guò)這種專門(mén)手段形成的會(huì)計(jì)檔案是與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支緊密相關(guān)的，其內(nèi)容是直接反映機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位所有各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)收支情況，表現(xiàn)出會(huì)計(jì)檔案的專業(yè)性。
（3）形成過(guò)程的嚴(yán)密性。會(huì)計(jì)核算是利用設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財(cái)產(chǎn)清查和會(huì)計(jì)報(bào)表等一系列專門(mén)方法，對(duì)會(huì)計(jì)對(duì)象進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會(huì)計(jì)核算的嚴(yán)密性也就決定了會(huì)計(jì)檔案形成過(guò)程的嚴(yán)密性。
1.2會(huì)計(jì)檔案的作用
會(huì)計(jì)檔案作為一種經(jīng)濟(jì)檔案，有著不可替代的作用。首先，上市公司需要對(duì)外披露真實(shí)準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息，其合法經(jīng)營(yíng)的全部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)成果都儲(chǔ)存在會(huì)計(jì)檔案中。其次，企事業(yè)單位對(duì)外融、投資，都需要向協(xié)作單位提供幾年的有關(guān)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，而會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)也都來(lái)源于會(huì)計(jì)檔案。第三，司法部門(mén)查處違法亂紀(jì)、貪污受賄問(wèn)題更需要財(cái)務(wù)方面的確鑿證據(jù)。第四，國(guó)家統(tǒng)計(jì)部門(mén)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)中也有相當(dāng)一部分來(lái)源于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。不僅這些離不開(kāi)會(huì)計(jì)檔案，而且隨著經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)更加多樣化和復(fù)雜化，會(huì)計(jì)檔案則保留了全部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的痕跡，為日后分析經(jīng)濟(jì)情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)提供依據(jù)。只有加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理，才能充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的重要作用，保證為國(guó)家、社會(huì)、各種機(jī)構(gòu)和企事業(yè)單位及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地提供高質(zhì)量的會(huì)計(jì)信息。
2會(huì)計(jì)檔案科學(xué)管理工作中存在的問(wèn)題
2.1對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠
有的單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案工作缺乏充分的認(rèn)識(shí)，只注重內(nèi)部財(cái)務(wù)項(xiàng)目的實(shí)施，認(rèn)為只要出具了財(cái)務(wù)報(bào)告，提出了財(cái)務(wù)意見(jiàn)，作出了財(cái)務(wù)決定，該財(cái)務(wù)項(xiàng)目就結(jié)束了。相對(duì)忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認(rèn)為財(cái)務(wù)工作過(guò)程中大量原始憑證的整理是一件浪費(fèi)時(shí)間和精力的事情，根本不把財(cái)務(wù)資料的整理歸檔工作列入議事日程。形成會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對(duì)檔案知識(shí)，特別是對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化贅理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少。也沒(méi)有參加過(guò)會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。不少單位重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理，存在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象。會(huì)計(jì)檔案管理制度也不完善，沒(méi)有配備專人管理會(huì)計(jì)檔案。有的單位甚至由出納會(huì)計(jì)兼管會(huì)計(jì)檔案，這是不符合規(guī)定的。
2.2會(huì)計(jì)檔案管理制度不夠健全
有些單位的財(cái)務(wù)部門(mén)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)資金的管理比較重視，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理不夠重視，沒(méi)有建立一整套會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷(xiāo)毀等管理制度，會(huì)計(jì)檔案管理工作無(wú)章可循。當(dāng)今社會(huì)，企業(yè)經(jīng)營(yíng)機(jī)制不斷轉(zhuǎn)換，經(jīng)營(yíng)方式不斷更新，新情況、新問(wèn)題不斷出現(xiàn)，而與之配套的包括會(huì)計(jì)檔案管理在內(nèi)的機(jī)制并未有效建立和健全，缺乏相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)制和監(jiān)管辦法。目前，我國(guó)在企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理方面的相關(guān)法律、法規(guī)主要有《會(huì)計(jì)法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容以及不具備法律競(jìng)爭(zhēng)力的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，而且一些規(guī)定與建立現(xiàn)代企業(yè)制度的實(shí)際不相吻合，沒(méi)有專門(mén)的適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度需要的會(huì)計(jì)檔案法律規(guī)范。在以法制經(jīng)濟(jì)為基本特征的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革日益深化的大環(huán)境下，這顯然不能滿足推進(jìn)體制改革和實(shí)現(xiàn)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。
2.3會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范
會(huì)計(jì)檔案不規(guī)范主要有以下四個(gè)方面：第一，有些單位不能及時(shí)裝訂會(huì)計(jì)憑證，而是將會(huì)計(jì)憑證隨意放置在辦公桌上，或長(zhǎng)時(shí)間放在一個(gè)紙盒里；第二，裝訂會(huì)計(jì)憑證不是按照規(guī)范的要求進(jìn)行裝訂而是用訂書(shū)釘裝訂，或用一根繩子穿起來(lái)；第三，活頁(yè)賬簿裝訂時(shí)無(wú)封面，也不按規(guī)定編好頁(yè)碼裝訂成冊(cè)，會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放，未按要求按月裝訂；第四，會(huì)計(jì)檔案立卷時(shí)不按保管期限分別立卷歸檔，而是統(tǒng)統(tǒng)裝在一個(gè)檔案盒里；第五，會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀難，會(huì)計(jì)檔案越堆越多。
2.4會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待進(jìn)一步提高
就目前一些部門(mén)和單位的實(shí)際情況看，存在一些財(cái)會(huì)檔案人員不堅(jiān)持原則，甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證；開(kāi)假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本，想方設(shè)法偷稅。這不僅給國(guó)家稅收征管設(shè)置人為障礙，而且造成會(huì)計(jì)信息失真，進(jìn)而影響了國(guó)家宏觀決策、危害極大。
3完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策
3.1統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)
各單位要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，要提高對(duì)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)，設(shè)立檔案管理部門(mén)的一定要把會(huì)計(jì)檔案同其他檔案同等重視，規(guī)范管理，不能厚此薄彼。不具備設(shè)立檔案管理部門(mén)的，應(yīng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)中指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作，但出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案的保管工作?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第3條規(guī)定，國(guó)家機(jī)關(guān)，社會(huì)團(tuán)體，企業(yè)、事業(yè)單位，按規(guī)定應(yīng)建賬的個(gè)體工商戶和其他組織。應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會(huì)計(jì)檔案。第4條規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)……”有關(guān)法律法規(guī)明確規(guī)定，各單位都必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理，如果不加強(qiáng)這方面的管理就是一種違法行為。因此，各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)，從法律的高度來(lái)依法加強(qiáng)管理，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。
3.2制定規(guī)范，健全會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度
要做好財(cái)務(wù)檔案管理工作，必須根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實(shí)際，建立和健全一整套相關(guān)的制度。首先，建立財(cái)務(wù)檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的檢查，對(duì)做得好的要給予表?yè)P(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)，充分發(fā)揮其工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。反之，對(duì)于工作做得差的要提出批評(píng)，責(zé)令他們及時(shí)糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門(mén)房屋買(mǎi)賣(mài)、土地使用、財(cái)產(chǎn)劃分、固定資產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)、經(jīng)濟(jì)積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長(zhǎng)久保管，方便查找利用。3.3規(guī)范會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔和銷(xiāo)毀工作
規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作，需要做好以下三個(gè)方面：第一，訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫(xiě)齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案(憑證)盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫(xiě)檔案盒面上的內(nèi)容。第二，綜合檔案室的單位，財(cái)會(huì)部門(mén)應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門(mén)妥善保管，要明確專人負(fù)責(zé)保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。第三，各單位的會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷(xiāo)毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門(mén)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由會(huì)計(jì)檔案保管部門(mén)保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。
3.4加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案人員知識(shí)培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)
會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)既包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)。又包括職業(yè)道德。作為會(huì)計(jì)檔案管理人員，首先必須做到嚴(yán)格自律、廉潔奉公，保持獨(dú)立公正的立場(chǎng)正確運(yùn)用自己的職能和權(quán)力；其次，會(huì)計(jì)檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性、嚴(yán)密性的特點(diǎn)。作為一種專門(mén)檔案，不能視同一般檔案，應(yīng)按照專門(mén)檔案進(jìn)行專業(yè)化管理。會(huì)計(jì)檔案的專業(yè)化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學(xué)知識(shí)，還應(yīng)具備財(cái)會(huì)方面的基本知識(shí)，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運(yùn)用現(xiàn)代化管理軟件。因此，除要搞好關(guān)于會(huì)計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育。主要是通過(guò)每年的輪訓(xùn)學(xué)習(xí)更新知識(shí)，一方面，提高會(huì)計(jì)檔案法制意識(shí)和依法歸檔觀念；另一方面，提高業(yè)務(wù)水平，使企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的管理和監(jiān)督職能更加有效、更加科學(xué)、更加適應(yīng)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。
4結(jié)語(yǔ)
在財(cái)務(wù)檔案管理的過(guò)程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅(jiān)持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問(wèn)題，從而使得財(cái)務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到較大提高，進(jìn)而對(duì)企事業(yè)增強(qiáng)活力、競(jìng)爭(zhēng)力，適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。
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