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（二）以人為本理念始終貫穿于人事檔案信息化管理與服務的整個過程。人事檔案管理與服務是針對組織或個體獨立的信息化服務工作，堅持以人為本的理念，提高人事檔案的信息化管理與服務水平有利于充分利用現(xiàn)有資源，服務更多的人群，進而真正做到以人為本。
（三）信息化服務是傳統(tǒng)人事檔案管理體制機制的有益補充。傳統(tǒng)的人事檔案管理與服務工作中存在的諸如棄檔、篡改檔、保管不嚴及管理與服務水平不高等弊端日益凸顯，這嚴重影響了人事檔案管理的整體質量及檔案信息參考價值的有效發(fā)揮等。因此，通過對人事檔案信息化管理與服務工作的探討，有利于完善我國傳統(tǒng)的人事檔案管理工作體制機制，更好地為我國經濟發(fā)展服務。
二、我國人事檔案信息化管理與服務的現(xiàn)況
（一）人事檔案信息化管理與服務體系基本形成。按照人事檔案管理相關規(guī)定，我國的人事檔案是由各級組織人社部門實行集中統(tǒng)一和分級負責的管理體制。伴隨著人事檔案管理體系的形成，我國由各級檔案管理部門組成的人事檔案信息化管理與服務體系框架初成，他為各級各部門在人力資源管理與開發(fā)中提供了重要的信息依據，對人力資源的合理配置奠定了基礎性作用。
（二）人事檔案正在由傳統(tǒng)的管理服務模式向信息化管理服務模式發(fā)展。人事檔案的信息化管理與服務，就是通過先進科學技術的有效利用，達到提高檔案的管理水平、服務效率及質量和充分發(fā)揮人事檔案開發(fā)與利用價值的目的。具體的說就是利用計算機及互聯(lián)網等技術對人員檔案信息進行記錄及跟蹤，并進行綜合分析，正是由于這項技術的廣泛應用,大大提高了人事檔案的信息化管理與服務水平，有效摒棄了傳統(tǒng)人事檔案管理薄弱、內容陳舊、信息不準確、服務效率低等弊端。
三、我國人事檔案信息化管理與服務中存在的問題
（一）工作人員綜合素質不高。從我國各級人事檔案管理部門人事檔案管理工作的實際來看，部分單位存在著招聘檔案管理工作人員隨意、專業(yè)化程度低、管理混亂等現(xiàn)象，這影響了檔案管理整體水平的提高及人事檔案價值作用的有效發(fā)揮。
（二）管理與服務體制不健全，服務意識不強。當前許多部門（機構）尤其是一些企事業(yè)單位對人事檔案管理工作不夠重視，管理體制不健全，檔案管理設施、場地等不符合規(guī)定，服務意識不強，信息化服務水平低，而人事檔案管理與服務工作是人事工作的重要組成部分，檔案管理服務水平低下的現(xiàn)狀，已不能適應當今社會快節(jié)奏的人事工作和國家發(fā)展的新要求，影響著檔案管理人與記載人整體工作進展與個人的事業(yè)發(fā)展。
（三）信息化管理與服務水平低，檔案價值功能弱化。人事檔案管理與服務的信息化，需要一套完整的工作制度、設施設備、信息技術等與之相匹配，而許多單位這些都不健全，導致了材料收集歸檔不全、不能及時更新、信息可靠性降低、管理與服務水平不高等現(xiàn)象的發(fā)生。服務模式在很大程度上還停留在過去的那種紙質信息記錄，現(xiàn)代信息技術利用水平低，即使部分利用了也只是滯留在低水平運轉，缺乏先進的信息技術管理系統(tǒng)，不能充分發(fā)揮人事檔案的應有功能。
四、以人文本，加強人事檔案信息化管理與服務的幾點思考
（一）大力優(yōu)化工作人員綜合素質，廣泛宣傳人事檔案工作重要性的社會知曉度。一是要強化工作人員的檔案意識。各級人事檔案管理部門既要強化對人事檔案管理工作的領導及重要性的認識，更要注重培養(yǎng)提高檔案管理工作人員自身的政治素養(yǎng)與業(yè)務素質，使工作人員充分認識到人事檔案在工作中的重要作用。二是要建立嚴格的工作人員錄（聘）用制度，選拔具有一定專業(yè)素質的人員從事檔案管理工作，以提高檔案管理工作水平。三是要通過采取多種舉措廣泛宣傳人事檔案管理工作的重要性，營造社會認知檔案工作的濃厚氛圍。
計算機技術、數字技術和網絡技術的發(fā)展，標志著人類記錄信息、傳達信息及留存信息的方式發(fā)生了變革，從紙質文本時代進入電子文本時代，時代的變化催生了近代檔案學理論的誕生，直接影響著檔案工作模式和管理觀念發(fā)生了變化。我國人事檔案信息化管理就是這一時代變革所引發(fā)的產物，。目前我國人事檔案信息化管理已經取得了一定的經驗，但仍有必要從理論和實踐兩個方面予以更深入的探討，畢竟計算機技術、數字技術和網絡技術發(fā)展態(tài)勢依然迅猛，人事檔案管理中的新情況和新問題也在不斷出現(xiàn)，充分認識人事檔案信息化管理的理論和實踐的目的，就是為與時俱進地、高質量高效率第做好這項工作打下良好的基礎。
一、人事檔案信息化建設的內涵與作用
1.人事檔案信息化建設的內涵
“檔案信息化建設”的第一次正式提出是在2000年全國檔案工作會議上， 隨后檔案信息化建設便在全國蓬勃開展起來。《檔案信息化建設導論》一書將“檔案信息化”定義為： 在國家檔案行為管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下， 在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代化信息技術， 對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。也就是說，各高校要在各級領導及相關部門的高度重視下， 統(tǒng)一組織和規(guī)劃，采取一切有效措施和途徑，充分應用計算機技術、現(xiàn)代通信技術和網絡技術等信息技術，對潛在于高校人事檔案中的信息資源（ 非保密性的人事檔案信息） 進行整理、開發(fā)、管理并提供利用服務， 實現(xiàn)高校人事檔案信息資源向社會效益和人才效益的轉化，它具有整體性、動態(tài)性、條件性等基本特征。人事檔案信息化建設涉及的內容很多， 而且會隨著時代的發(fā)展而不斷豐富和變化。
2002年國家檔案局中央檔案館頒布的《全國檔案信息化建設實施綱要》中指出檔案信息化建設一般包括檔案信息化基礎設施建設、檔案信息資源建設、檔案管理應用系統(tǒng)建設、檔案信息化標準規(guī)范建設、檔案信息化建設人才隊伍建設和檔案信息安全保障體系建設六個部分，這對全國檔案信息化建設提出了具體的要求，人事檔案信息化建設是檔案信息化建設中的重要組成部分，人事檔案信息化建設自此被指明了方向，全國人事檔案信息化管理實踐全面開展。
2014年人事檔案管理新規(guī)范及加強干部選拔任用工作監(jiān)督等規(guī)定出臺。為當前人事制度改革以及檔案信息化建設打下了更加堅實的基礎。
2.人事檔案信息化建設的作用
人事檔案是記錄個人從事各種社會活動的文件，是單位人事部門對個人管理的重要憑證和開展各種工作的基礎，對單位考察和識別干部選拔優(yōu)秀人才，加強機關單位干部隊伍建設，促進工作、監(jiān)察、黨政管理的開展具有重大作用。在檔案信息計算機檢索系統(tǒng)中采用現(xiàn)代計算機網絡通信技術，可以將檔案信息檢索方式由脫機檢索、聯(lián)機檢索，發(fā)展為智能檢索及網絡檢索，實現(xiàn)檔案信息傳遞網絡化。另外，人事檔案通過計算機的管理，對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工，可以直接提高檔案工作的效率。并且，與傳統(tǒng)檔案資料相比，數字檔案更易于保存、查詢、修改，并且可以通過網絡快速傳遞，提高檔案的利用率，降低檔案管理的成本。
隨著信息技術迅猛發(fā)展和廣泛應用，人事檔案信息化的重要性日益凸現(xiàn)出來。人事檔案事業(yè)的發(fā)展只有朝著信息化的發(fā)展目標邁進，才能改變人事檔案利用的種種局限，使人事檔案管理從封閉走向開放，實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理，也只有實現(xiàn)人事檔案信息化，才能不斷發(fā)揮人事檔案的價值，提高人事檔案工作的社會地位，實現(xiàn)人事檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。
二、在加強文檔一體化建設的基礎上加強人事檔案信息化管理
1.完善文檔一體化管理業(yè)務規(guī)范人事檔案管理信息系統(tǒng)的建設需要投入相當大的人力、物力、財力。鑒于系統(tǒng)建設是一項技術密集、資金密集、勞動密集的工作， 檔案管理部門要建立信息系統(tǒng)并非易事， 因此在系統(tǒng)設計過程中，要確保字段設定嚴格執(zhí)行標準化和規(guī)范化，這是文檔一體化和資源共享的基礎，也是今后在網絡上進行數據交換的根本保證。從文書處理用紙、文件傳閱單，到立卷的卷皮、卷盒及各種裝具， 一律采用國家統(tǒng)一規(guī)格產品，同時要統(tǒng)一編號。
2.加強文檔一體化軟件的統(tǒng)籌規(guī)劃
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 14. 055
［中圖分類號］ G275 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）14- 0092- 02
1 引 言
醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院人事工作中的重要組成部分，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)單位的人事制度改革和醫(yī)療體制改革的深入，醫(yī)院管理更趨向科學化和規(guī)范化。醫(yī)院規(guī)模不斷擴大，醫(yī)護人員和其他輔助人員不斷增加，大量的、復雜的人員構成醫(yī)院管理工作，尤其對人事檔案管理工作形成了巨大的壓力。醫(yī)院信息化建設逐步提速，醫(yī)療部門、財價、設備管理等主干網絡也相繼實現(xiàn)信息化管理，醫(yī)院人事檔案信息管理更顯得尤為重要。醫(yī)院人事檔案管理也必須由傳統(tǒng)的管理手段向信息化管理轉變，這是醫(yī)院人事檔案管理走向現(xiàn)代化的必然趨勢。
2 目前醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀
目前大多數醫(yī)院人事檔案管理仍然基本上沿用傳統(tǒng)的人事檔案基本模式，其偏重靜態(tài)性資料描述、注重歷史性和過去時的記錄、不具公共性和共享性、不能動態(tài)反映個人信息狀況。在信息技術高度發(fā)達的今天，其局限性日益明顯。
2．1 檔案管理意識淡薄
長期以來由于檔案工作不能直接創(chuàng)造經濟效益，因而在實際工作中出現(xiàn)檔案管理可有可無的模糊認識，意識不到檔案在人事管理工作中的重要性和必要性，只見直接，不看間接。
2．2 人工操作歸檔，費時費力，準確性難以保證
醫(yī)院人事檔案主要記載著工作人員的經歷、學歷、工資變動、職稱晉升及獎罰等方面的原始記錄。我院現(xiàn)有工作人員2 000余人，由于檔案資料的增加或更新（如晉升工資、年度考核、學習進修等），許多材料需要同時歸檔，出現(xiàn)此類問題，不可避免地會發(fā)生歸檔錯誤。這樣就需要將上千卷檔案重新整理，牽涉大量的人力、物力。
當前的人事檔案所涉及的許多材料如果未能及時歸檔，遇到檔案信息查詢時，則檔案信息的準確性不高。同時在個人考查、核定工資、家庭調查等情況時需調閱個人檔案對原始資料進行查閱，多次查閱原件，難免發(fā)生檔案損毀的情況，致使出現(xiàn)檔案的準確性難以保證的情形。
2．3 檔案資料管理困難，利用率低下
目前的檔案管理，因為還沒有完全實行信息化管理，大量的紙制文檔，只能手工建立索引數據和登記，缺乏對檔案出、入庫記錄和檔案變更的管理。遇到檔案的查找、編輯、分析等工作時，要用人工方式完成，致使人事檔案在使用過程中不能以最快、最簡捷的方式查找相關人事資料，極大地影響了工作效率。
2．4 檔案管理人員自身素質較低
人員配備不齊，在有些領導眼里，認為檔案管理工作是照顧老弱病殘的地方，什么人都能干，文化水平高低都可以，只是收藏一些資料，據了解我省從事醫(yī)院檔案管理工作的專職管理人員有70多人，但沒有一人是專業(yè)研究生畢業(yè)的，本科生專業(yè)畢業(yè)的也僅有幾人，大部分都是半路出家，知識結構及其不合理，兼職人員多，變動頻繁等現(xiàn)象在各單位普遍存在，這樣勢必影響檔案管理工作的質量和利用。
3 醫(yī)院人事檔案信息化管理的特點
3．1 檔案信息化管理的優(yōu)點
（1） 提高檔案管理工作的效率。由于計算機的運算速度快，存儲信息量大、計算精度高，可以及時給決策人員提供準確、全面、快速的人事資料和有關數據，使用計算機管理醫(yī)院的人事檔案，在查詢、統(tǒng)計時既可避免手工抄寫出現(xiàn)的失誤，又可減輕人事管理人員的勞動量，節(jié)省時間，提高工作效率，數據查詢又快又準。
（2） 提高檔案信息的利用率。醫(yī)院是人才密集型產業(yè)，其人事檔案在醫(yī)院領導者知人、認人、用人過程中有著重要作用。使用信息化管理醫(yī)院的人事檔案，其速度快、精確度高、貯存量大、功能多、通用性強的特點，可以及時給醫(yī)院領導決策提供準確、全面的人事信息，為醫(yī)院的人員編制、人員調整、人才的中長期規(guī)劃等諸多方面提供可靠、詳細的資料，極大地提高人事檔案的利用效率。
（3） 延長檔案原始材料的壽命。人事檔案材料實現(xiàn)信息化管理后，檔案信息的查詢，以計算機查詢?yōu)橹?，減少了因重復調檔、閱檔、摘抄等工作所造成原件磨損，有利于原始材料的完整保存，有效地延長了人事檔案的壽命。
3．2 檔案信息化管理的不足
醫(yī)院檔案信息化管理能為人事部門提供優(yōu)質的服務，使檔案信息資源得到更充分的利用，但是在認識檔案信息電子化好處的同時，我們也認識到檔案管理信息化也有一些不足：① 檔案信息的原始性及真實性問題。由于原始信息是經管理人員錄入系統(tǒng)，所以形成的電子文件可能因為錄入過程中的手誤而出錯，也可以被他人改動后而不留痕跡。② 檔案信息資源的安全保密性問題。檔案信息有很強的機密性，所以信息資源共享必須嚴格執(zhí)行安全保密的規(guī)定，必須賦予權限，只有檔案管理人員和主管領導能夠查閱個人檔案材料。增強人事檔案管理人員網絡信息安全防護意識，提高安全防護的技術水平，防止失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。③ 憑證價值問題。電子文件本身固有的原始信息的可變性和不穩(wěn)定性及人們對其可靠程度的不信任和矛盾心理，目前難以成為合法的證據。
4 健全與完善醫(yī)院人事檔案信息化管理體系
人事檔案管理是將企業(yè)所有職員的信息歸類、整理的過程，它是一項精確度相對較高的工作，且需要專業(yè)水平較高的人員從事相關管理工作。為了保證工作的效率和準確性，通常采用信息化管理，而傳統(tǒng)的管理方式由于管理水平低下、失誤率高等特點逐漸被時代淘汰。隨著科技的進步和社會的飛速發(fā)展，人們已經步入信息時代。信息時代主要以計算機為主要工具，通過互聯(lián)網進行連接。作為企業(yè)管理的組成部分，人事檔案管理也在逐漸向信息化管理過渡。在這一過程中，不免會出現(xiàn)各種各樣的困難和挑戰(zhàn)，但企業(yè)人事檔案管理者應該采取積極的應對措施，以促進企業(yè)人事檔案信息化的全面、深化管理。
1 企業(yè)人事檔案信息化管理的重要意義
企業(yè)人事檔案信息化管理對于企業(yè)人事管理行業(yè)來說至關重要。它不僅是時展的必然趨勢，符合時展的潮流，也是企業(yè)人事檔案管理的一個創(chuàng)造性的飛躍，對企業(yè)、社會以及自身都意義重大。它具有很多獨特的優(yōu)點，既能保證工作效率，又可以化繁為簡。在企業(yè)人事檔案管理中推行信息化管理，大大提高了管理的工作質量和效率，它主要是減少了傳統(tǒng)人事檔案管理的工作量。由于以電子版信息代替打印版信息，工作內容也發(fā)生了相應的變化。人事檔案信息化管理的重復使用率較高，傳統(tǒng)的管理雖然建立檔案相對容易，但不利于了解后期的人才情況。而信息化管理合理的解決了這一問題，它雖然錄入信息的工作量大，但便于重復利用，可以對人才的綜合信息進行掌握，這有利于合理配置人才資源，以使得人盡其用。信息化的檔案管理是由互聯(lián)網進行連接的，這擴大了人才的信息資源，使其在全國范圍內進行交流和溝通，這一方面可以使得人才資源共享，另一方面，有利于增加就業(yè)率，實現(xiàn)企業(yè)的個性化和多元化發(fā)展。人事制度對于企業(yè)管理來說也是至關重要的部分，信息化檔案管理可以在某種程度上完善人事制度，使企業(yè)更加合理化、人性化。人事檔案的信息化管理可以長期進行保存，還可以進行備份防止丟失。相對于紙質版的檔案，在某些特殊的情況下，不容易損壞。信息化管理給企業(yè)人事檔案管理行業(yè)帶來了福音，這有利于推動人事檔案管理的發(fā)展、進步和完善。
2 企業(yè)人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)
2.1 工作量大，效率低
人事檔案管理是一項特殊的工作，長期以來，企業(yè)人事檔案管理的管理模式和方法相對滯后，一般以單一的管理方式進行信息庫的建立和管理，這種落后的方式使得人力勞動增加、工作效率低下，且由于工作量較大和工作內容繁瑣，經常存在或多或少的誤差，這嚴重制約了企業(yè)人事檔案管理的發(fā)展。在實際的管理過程中，也存在很多缺陷：人事檔案一般需要進行封存，這制約了企業(yè)人事檔案的流轉和共享，且查閱起來相對困難，耗時耗力；另外，傳統(tǒng)的檔案管理使得人才的流失嚴重，不利于企業(yè)對于人才的配置，對于企業(yè)來說，人才得不到合理的利用，將會造成極大的損失。
2.2 管理人員的業(yè)務水平不足
管理人員的業(yè)務水平不足也限制了人事檔案信息化管理。傳統(tǒng)的人事檔案管理者的業(yè)務水平都是由傳統(tǒng)管理培訓所得，對于他們來說，人事檔案信息化管理是一個新的領域。由于信息技術水平有限，管理人員對于人事檔案信息化管理的操作不熟練，這使得人事檔案管理信息化進程面臨著較大的挑戰(zhàn)。管理人員是企業(yè)人事檔案管理的核心，直接決定著信息化管理是否能夠實行。
2.3 信息化落后
人事檔案管理信息化是充分利用信息化的一種管理模式，在實際運行中，需要足夠的信息化設備作為支撐。信息化設備主要包括軟件設備和硬件設施，這是推行人事檔案信息化管理的核心要素，也是實施人事檔案信息化管理的基礎。但是，企業(yè)大多缺乏管理軟件和平臺，設施設備不足，不能滿足現(xiàn)代化管理的需求，也在一定程度上限制了信息化管理的實行。信息化設備是實現(xiàn)人事檔案信息化管理的物質基礎，缺乏了物質條件，人事檔案管理信息化的推進更加艱難。
2.4 人事管理與計算機操作不兼容
人事檔案管理改變了傳統(tǒng)的管理紙質版檔案的方法，它主要以網絡為載體，利用計算機將人事檔案儲存在網絡數據庫中。人事檔案以信息文件的方式進行儲存，可以提高它的重復利用率，也可以起到一定的保護作用。但它仍存在很多不足，傳統(tǒng)的人事管理技術和工作內容與信息化管理相差甚遠，且利用計算機進行操作以實現(xiàn)轉變的難度系數較大，需要相當長的時間來實現(xiàn)。由于技術層面的問題，使得人事檔案信息化管理的形式嚴峻。
2.5 缺乏規(guī)范
處于信息化時代，很多企業(yè)已經認識到了轉變人事檔案管理模式的重要性，也深知人事檔案信息化管理的價值和意義，并進行了初步的嘗試。在對人事檔案管理進行改革的過程中，這些企業(yè)仍存在諸多問題。企業(yè)管理者并沒有完全貫徹改革，也未制定相應的標準和規(guī)范，在推進人事檔案信息化管理的過程中，落實力度不夠，各種問題便隨之出現(xiàn)。檔案信息不完整、錄入錯誤、信息的及時性、精準性等都存在問題，嚴重阻礙了企業(yè)的信息化建設。
3 應對企業(yè)人事檔案信息化管理的策略
3.1 增強管理人員的技術水平
管理人員是推行人事檔案信息化管理的關鍵。對于管理人員來說，首先必須具備較高的信息技術水平和業(yè)務管理水平，另外，還應該熟悉國家規(guī)定和相關法律。只有這樣，才能達到較高的管理水平。對于只接受過傳統(tǒng)管理培訓的老員工來說，應該注重他們業(yè)務水平的提高，可以對他們進行信息化操作技術的培訓，以使他們熟練掌握并操作現(xiàn)代化設備。此外，還應提高管理人員的素質，培養(yǎng)他們的責任意識和大局意識，以提高工作效率。
3.2 完善設施設備
現(xiàn)代化設施設備是實現(xiàn)人事檔案管理信息化的先驅。對于一些落后的管理軟件和平臺，應視其情況進行更新、升級和淘汰，對于一些缺少的現(xiàn)代化設備，企業(yè)應該加大資金的投入，購入相應的硬件和軟件設備，為人事檔案信息化管理提供物質基礎，并滿足人事檔案管理信息化的相關需求。
3.3 使管理體制趨于完善
企業(yè)從傳統(tǒng)管理向信息化管理過渡的過程中，應該根據企業(yè)自身的發(fā)展特點制定獨特的管理體制。在進行人事檔案管理信息化的過程中，應該根據企業(yè)制定的規(guī)范嚴格執(zhí)行，以確保人事檔案信息的及時性、準確性。
3.4 規(guī)范管理技術標準和管理工序
在推行人事檔案信息化管理的過程中，應該熟悉掌握其管理流程和要點，以原有技術標準為基點，進一步規(guī)范管理技術標準，完善管理工序，使人事檔案信息化管理更加高效。在實際管理過程中，管理人員應根據相關標準嚴格落實，以確保管理工作的順利實施。
4 總結
社會的現(xiàn)代化程度愈高，信息化的發(fā)展程度也就愈高，目前，我國各個領域的發(fā)展都離不開信息技術，信息技術一方面提高了工作效率、節(jié)省時間，另一方面也給人們帶來了便利。由于人事檔案管理是一項相對傳統(tǒng)的行業(yè)，因此，在向信息化、現(xiàn)代化過渡的過程中，會存在各種各樣的挑戰(zhàn)。但挑戰(zhàn)是一個不斷完善、進步的過程，只要抓住問題的根本，對癥下藥，便能早日實現(xiàn)跨越。
參考文獻
檔案資源的管理是每一個機關事業(yè)單位不可缺少的，重視人事檔案電子信息化管理，可以為單位提供有效的信息資源。隨著數字化的產生，檔案管理打破傳統(tǒng)的人工管理，開始向電子信息化的管理模式上轉變，但是目前階段，人事檔案電子信息化管理呈現(xiàn)不同的問題，這就需要我們有效解決，使人事檔案電子信息化管理進行不斷的完善，這有利于人事單位的工作管理，進而提升了人事檔案資源的利用率。
一、人事檔案電子信息化管理呈現(xiàn)的現(xiàn)狀
（一）現(xiàn)代化辦公設備欠缺。現(xiàn)階段，大多數的機關事業(yè)單位數字化檔案管理欠缺相應的硬件設備，這就導致檔案管理的不規(guī)范，甚至有些機關人事單位檔案室存在堆積物的現(xiàn)象，也沒有對應的防潮、防盜等管理對策，這與人事檔案電子信息化管理狀況嚴重的脫節(jié)。由于檔案的調閱和查訪沒有很好的信息化手段的使用，從而影響了人事檔案電子信息化管理的完整和安全。此外，辦公設備的欠缺沒有讓人事檔案電子信息資源進行有效的利用，只是處于管理的階段，這不利于對檔案資源進行有效的利用。
（二）檔案檢索效率低?，F(xiàn)在的人事檔案電子信息化管理，對檔案的檢索大部分還處于手工檢索的階段，還沒有完全實現(xiàn)計算機的檢索，這在一定程度上影響了人事檔案信息檢索的準確率與速度，增加了檔案查閱的工作量，給檔案借用人員增添了麻煩。再加上人力手工檢索具有局限性，從而大大降低了機關人事單位的檔案管理工作的效率。比如，一些人事信息，由于各個機關單位保存的信息不一樣，這給檔案工作人員帶來不必要的困擾和麻煩。
（三）檔案管理人員綜合素質問題。人事檔案電子信息化管理的實施，需要檔案管理者了解信息化方面的專業(yè)知識和技能，這樣可以有效地利用數字化檔案管理設備。但目前階段的老員工，對網絡化信息接觸比較少，對信息化的知識學習起來比較困難，即使機關事業(yè)單位擁有了自己的信息化數字檔案管理設備，由于工作人員的技能問題，從而對信息化檔案管理無法順利進行。因此，機關人事單位的檔案管理員，要迅速建立屬于電子信息化的管理信息知識體系，提升自己的工作效率，達到電子信息化的檔案管理水準。
二、人事檔案電子信息化管理的對策
（一）創(chuàng)建電子信息化的數字檔案管理系統(tǒng)。網絡信息技術的發(fā)展，給電子信息化的檔案管理提供了便利，方便了人們的日常工作，是未來檔案管理的發(fā)展趨勢。對于人事檔案電子信息化的管理，這是一個綜合性的管理，牽涉的內容比較多，因此，就需要人事單位建立一個高校的電子信息化管理系統(tǒng)。我們可以根據人事單位的實際情況，結合自身的優(yōu)勢，創(chuàng)建電子信息化的數字檔案管理，把檔案、系統(tǒng)、光盤備份等進行相關的處理，嚴格控制檔案信息儲存質量與安全，避免相關的硬件隱患，為人事檔案電子信息化管理創(chuàng)建一個有利的環(huán)境，這有利于人事單位工作的順利進展。
（二）提高電子信息化的管理效率。1.檔案管理能力提升。對于網絡控制的電子信息化的檔案管理系統(tǒng)，我們要充分發(fā)揮其優(yōu)勢，從而提高人事單位電子信息化檔案管理的質量和效率。因而我們可以憑借光纖與磁盤的連接陣列，對信息信息化的檔案管理進行系統(tǒng)性上的提升，還可以通過增加系統(tǒng)內部的儲存量，從而為人事資源的信息補充創(chuàng)造空間。2.強化檔案管理的可靠性。對檔案管理的可靠性進行強化，這就需要嚴格要求磁盤陣列產品的結構和硬件的組成要依據嚴格的標準，這對電子信息化的人事檔案管理的系統(tǒng)的功能奠定了更新的基礎。加上磁盤陣列需要多元化的保護級別，這有利于人事檔案電子信息化管理，而系統(tǒng)功能得到了保障，使人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)的數據有了一定的安全性。3.檔案管理使用性能提升。人事檔案電子信息化管理需要選擇的是光纖磁盤的陣列產品，這對系統(tǒng)的維護性能具有相當的優(yōu)勢，對人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)的重視，實現(xiàn)其在線升級的功能，可以使系統(tǒng)網絡具有開放性，保證了相關人員對檔案資源的調取和查閱，這樣人事檔案電子信息化的管理系統(tǒng)有了更強大的發(fā)揮空間，這有利于人事資源的高效利用。
（三）提升人事檔案管理人員的素質。檔案管理人員是人事檔案電子信息化管理的執(zhí)行者和操作者，這對檔案管理工作的質量具有一定的影響，這就需要人事檔案管理單位采用多元化的方式，提升檔案管理人員的素質。例如，對老員工進行現(xiàn)代化設備的學習，針對電子信息化的檔案管理進行相關的培訓工作，提升他們的工作技能，定期考核他們對現(xiàn)代化設備知識的學習和操作水平，進而了解其工作現(xiàn)狀。此外，還可以建立相關的激勵機制，鼓勵檔案管理人員對自身素質進行提升，以保證工作的開展需求，從而實現(xiàn)人事檔案電子信息化管理從管理型向服務型邁進。
三、結束語
綜上所述，信息技術的發(fā)展，對人事單位電子信息化的檔案管理提供了技術支持，這使人事檔案的管理打破了傳統(tǒng)的手工管理，讓檔案管理向信息化的趨勢發(fā)展，這種管理方式順應了時代的趨勢，有利于提高人事單位檔案管理的效率和質量，我們要不斷優(yōu)化與創(chuàng)新電子信息化的人事檔案管理系統(tǒng)，提高檔案的利用效率和安全性，從而促使信息化的檔案管理更好地服務于我們。
【參考文獻】
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.12.161
[中圖分類號]G275.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）12-0-01
近年來，我國的干部人才流動越來越頻繁，干部人事檔案關系的流轉也隨之頻繁起來。知識經濟時代的來臨與信息技術的發(fā)展，讓干部人事檔案信息化管理成為檔案管理的必然。建立一個共享性的干部人事檔案管理信息化平臺，有效地收集與整理人事檔案信息，才能促進人事檔案的有效利用，從而做好干部人才的配置工作。
1 干部人事檔案信息化管理的意義
1.1 有利于干部人事檔案管理的高效化
在我國干部隊伍不斷壯大的今天，人才流動性也有所提高。在這樣的社會背景下，檔案管理部門傳統(tǒng)的手工型人事檔案管理方式已經不能滿足相關單位的管理需求。信息技術的飛躍式發(fā)展，使計算機、互聯(lián)網與人事檔案管理工作的聯(lián)系逐漸密切。結合科學技術做好干部人事檔案信息化改革工作，讓人事檔案管理系統(tǒng)更加全面，促進干部人事檔案相關信息與數據的完善。
1.2 有利于干部人事檔案信息的有效保存
在傳統(tǒng)的干部人事檔案管理工作中，所有人事檔案都以紙質形式進行保存。每一次檔案的檢索與翻閱，都會損害紙質檔案的質量。從某種程度上來講，紙質檔案不利于長期保存與使用。在干部人才隊伍流動性快速提高的今天，檔案的檢索與查閱次數明顯提高，遷移資料也不斷增多，紙質檔案很容易在遷移過程中遺失。信息化的干部人事檔案管理工作可極大地避免這些問題，將紙制檔案轉化為數據存儲在計算機內，不僅有利于檢索與使用，還能長期保存。
2 干部人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀
2.1 人事檔案管理理念與方法落后
人事檔案管理工作具有較強的專業(yè)性，在科學技術不能提供高效的人事檔案管理方法之前，檔案管理者的工作量很大，不僅要做好檔案信息的收集與編制工作，還要定期更新檔案。每一份檔案都要進行手工書寫與裝訂，極大地考驗檔案管理者的耐心與業(yè)務能力。在科學技術服務于檔案管理工作的當今社會，許多單位的管理者沒有意識到信息化管理的重要性與便利性，不愿更新工作方法，安于現(xiàn)狀，影響人事檔案管理工作的信息化。
2.2 檔案的利用效率過低
目前，許多單位已實現(xiàn)了互聯(lián)網的全面覆蓋，也引進了足夠數量的計算機。但是，有關于檔案管理工作的配套設計以及計算機軟件仍然沒有得到有效應用。一些單位的檔案信息化管理工作還停留在初級階段，也就是目錄的存儲和檢索階段。沒有統(tǒng)一的檔案管理標準的約束，部分單位內部的各個部門之間沒有建立干部人事檔案共享平臺，使得檔案信息管理工作各自為政，限制了檔案信息使用功能的發(fā)揮。
3 干部人事檔案信息化管理的提升
3.1 加強干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)的建設
相關單位要更新人事檔案管理的硬件設備，開發(fā)符合單位干部人事檔案管理工作需求的軟件，并根據人事檔案管理軟件建立一個符合單位實際的數據管理系統(tǒng)。健全的人事檔案管理系統(tǒng)，應當同時具備信息的接收與傳遞、存儲、利用功能。人事檔案信息數據庫的建立，是干部人事檔案管理工作的關鍵要素。將每一個部門的人事檔案管理數據集合在一起，提升信息的使用效率，確保檔案信息可以被反復檢索、查閱與使用，推動干部人事檔案信息化管理的發(fā)展。
3.2 做好部門協(xié)調，促進檔案資源共享
對于單位來說，干部人事檔案信息的收集、整理與核實會涉及到多個部門的人事管理工作。因此，單位管理者要做好部門之間的協(xié)調工作，通過各部門間互通有無，實現(xiàn)人事檔案資料的規(guī)范化。要促進人事檔案管理體系的建立，就需要每個部門提供真實的有關人事檔案管理對象本身的人力、財力情況，整合多方面的信息做好人事檔案管理工作。檔案管理者要重視網絡的作用，以信息為中心，與信息需求者共享信息，讓人事檔案管理工作真正實現(xiàn)其價值。
3.3 做好人事檔案信息化管理的安全保護措施
在計算機中利用軟件存儲人事檔案信息以及利用網絡傳遞人事檔案信息，要確保人事檔案信息的安全性。在人事檔案的信息化管理工作中，管理者要做好禁止非法用戶竊聽信息的工作，杜絕人事檔案信息外流，加強人事檔案信息系統(tǒng)的用戶管理工作。例如認證身份和設置密碼等措施，都可提高人事檔案軟件管理的安全性。在人事檔案的信息化管理中，也要做好備份與隔離處理，提高信息資源的安全性。一旦發(fā)現(xiàn)有用戶越權操作或非法操作，要在第一時間用制止。
主要參考文獻
[1]卜禹華.加強干部人事檔案信息化管理全面促進人事管理創(chuàng)新[J].改革與開放，2011（18）：102.
在高校的整體管理環(huán)節(jié)中，人事檔案管理工作是非常重要的一項工作，它負責整個高校教職員工的晉升、晉級、職稱評定與考核評定的檔案管理;這些繁雜的甄別、整理工作目前仍然由人工進行操作。隨著高校的快速發(fā)展及規(guī)模的擴大，高校人事檔案管理的工作量也大大加重;隨著計算機應用的發(fā)展，高校人事檔案管理工作者迫切希望能夠將大部分煩瑣的工作交給計算機去處理，實現(xiàn)信息化，以減輕人工操作的壓力并提高工作效率 。高校人事檔案管理的主要任務是為實現(xiàn)高校的整體戰(zhàn)略目標提供合適可用的人才，為學院的發(fā)展選拔賢能創(chuàng)造一個良好的工作環(huán)境，使教職員工人盡其才、用其所長;也使教職員工無后顧之憂，充分發(fā)揮自己的潛能，提高工作激情，積極地、創(chuàng)造性地開展工作。
一、高校人事檔案信息化管理的含義
高校人事檔案的信息化管理就是在人事檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對人事檔案信息資源進行處理、管理和提供利用服務。人事檔案信息化建設的目標是通過對人事檔案信息化建設所需的計算機、網絡等硬件設施和相關軟件的合理配置，達到人事檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化，實現(xiàn)人事檔案接收、傳輸、利用一體化，達到人事檔案資源共享，促進人事檔案管理事業(yè)持續(xù)健康快速發(fā)展。
信息社會人才流動越來越頻繁，人事檔案管理工作也變得越來越復雜，因此，人事檔案信息資源管理就更顯得尤為重要。如果能夠實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，無疑將會給高校檔案管理部門帶來很大的便利。這就需要把教職員工的人事信息實行統(tǒng)一、集中、規(guī)范的收集管理，建立分類編號管理、電腦存儲查詢等現(xiàn)代化、專業(yè)化的管理系統(tǒng)。高校人事信息管理為高校人事檔案管理和個人提供信息輸入、信息修改、信息查詢、工資調整、依據信息出具個人的基本檔案等服務;為學院和個人提供檔案信息的收集、整理、保管服務。
二、高校人事檔案信息化管理的基礎及要求
高校人事檔案源于高校一切人事管理活動。追溯自有官吏選拔制度實施開始，人事檔案就已經同步開始發(fā)展，經過日積月累，其數量和種類逐步擴展，同時，高校人事檔案也在參照公務員檔案管理的基礎上，在領導的重視下，高校人事檔案管理也得到了較快的發(fā)展。
針對目前高校人事檔案數量大、內容更新快、查詢頻率高、材料來源散、使用范圍廣、傳輸距離遠等一系列新情況新問題，進一步加速高校人事檔案管理工作向信息化、數字化方向轉變，利用計算機網絡存儲容量大、檢索速度快、傳遞方便、查詢快捷的特點，實現(xiàn)高校人事檔案管理工作的新跨越，是當前信息化社會的必然選擇。
1.人事檔案管理信息化
目前，伴隨著計算機以及網絡技術的迅猛發(fā)展，過去傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經無法適應新形勢的需要，加速高校人事檔案管理信息化進程已經成為共識。在高校人事檔案信息化管理中正確輸入教職員工人事檔案的相關信息是最關鍵也是最基礎的部分;將原有的紙質型檔案實現(xiàn)電子型檔案的轉化，把人事檔案更多相關信息輸入到計算機中，依托電子手段構建個人信息體系。并以此為基礎，建立更加準確和完備的人事信息數據庫，快捷準確地為相關部門提供人員基本情況及綜合信息服務，實現(xiàn)無紙檔案與原始檔案的相互協(xié)同配合，從而解決當前人事檔案中存在的現(xiàn)實難題。
2.人事檔案管理信息網絡化
整合人才信息資源是人事檔案社會化管理的目標之一，人事檔案信息化整合的手段在于依托系統(tǒng)軟件支持，快捷方便地實現(xiàn)查詢、篩選和統(tǒng)計功能，以達到共享整合信息資源的目的。
人事檔案網絡化是指人事檔案電子化的基礎上，在遵循檔案保密規(guī)定的前提下，更好地利用網絡的優(yōu)勢，全面實施人事檔案信息資源的異地共享。要有側重地加強專業(yè)人員的培訓，使其成為既精通檔案業(yè)務，又能熟練運用相應軟件的優(yōu)秀人才，進一步樹立創(chuàng)新觀念，不斷開拓創(chuàng)新，加速數字檔案的建立進程，加強技術處理，確保檔案保密，依托現(xiàn)代化手段為人事檔案提供更加高效的管理。
三、加強高校人事檔案信息化管理的對策
高校人事檔案信息化管理是組織系統(tǒng)信息化工作的重要組成部分，應按照統(tǒng)籌規(guī)劃、資源共享、安全高效、分步實施、重點突破的原則，從以下幾方面入手，不斷提升信息化水平，完善信息系統(tǒng)，更好地為高校人事檔案管理工作服務。
1.完善平臺，實現(xiàn)資源共享
應將高校人事檔案信息管理與干部選拔任用工作緊密結合，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術在人事檔案管理方面的優(yōu)勢。加強網絡建設，充分發(fā)揮網絡優(yōu)勢，構建信息平臺。以信息中心為樞紐，實現(xiàn)網絡化管理;對領導和相關處室進行授權開放、資源共享，實現(xiàn)信息服務的良性循環(huán)。充分利用現(xiàn)有資源推進人事管理信息化、網絡化的進程。注重完善硬件設施，在信息收集和利用等方面加大投入，將信息技術應用到干部選拔任用管理的全過程，以人事檔案信息化促進干部工作的民主化、科學化和規(guī)范化。
2.安全固本，加強人事檔案信息化建設
高校人事檔案信息的安全主要是檔案信息存儲安全和利用安全。要采取有效措施和技術手段，建立檔案數據備份和恢復機制。在技術安全管理方面，做到檔案內部局域網不連外網，以保證安全;要制定信息錄入、信息維護、設備管理、網絡維護等系列管理辦法和規(guī)定，確保系統(tǒng)的安全性、可靠性和可控性，以科學、規(guī)范、嚴密的制度來保證系統(tǒng)的可靠運行。
隨著時代的發(fā)展和進步，我國人事制度有了很大的變化，人事檔案的管理也不斷的革新。互聯(lián)網和信息技術的發(fā)展和進步，改變了我國檔案管理的模式和方法，紙質版的管理模式已經不能滿足時代進步的要求，各種電子版的文件促進了人事檔案信息化管理的發(fā)展。
二、人事檔案信息化管理現(xiàn)狀
隨著數字化、網絡一體化的發(fā)展，檔案管理也逐漸步入了數字化管理時代。為了促進檔案信息化管理的發(fā)展，我國檔案局制定了《電子文件歸檔與歸檔電子文件管理規(guī)范》，并制定了電子文件研究項目。上海市的檔案多媒體全文數據庫管理系統(tǒng)和深圳市的數字檔案館系統(tǒng)工程的研究與開發(fā)項目都是我國發(fā)展檔案數字化建設的里程碑。
由于我國信息資源數字化的技術不高，在人事檔案的信息化建設過程中沒有統(tǒng)一的標準進行規(guī)范，使得我國不能很好的開展檔案數字化建設。鍵盤錄入和光學字符識別掃描輸入是當下我國信息化建設的兩個重要的方式，但是鍵盤錄入存在低速度、低效率、高成本等缺點，而光學字符識別掃描輸入則是受干擾性較強、圖像質量偏低等缺點。我國的人事檔案信息化管理仍然不夠成熟，多為理論缺乏實踐推廣。
為了學習國外先進的經驗，更好的建設屬于我國的檔案數據化，我國積極舉辦了例如“國際檔案數字化研究與發(fā)展”的學術報告，推動我國檔案信息化、數據化建設。目前我國數據檔案館的研究比較多，而對于檔案數字化建設的原則問題等研究較少，無法形成系統(tǒng)性的研究。
我國在上海、深圳、北京等一線城市進行了檔案管理數字化的試點工作，鼓勵企業(yè)和科研機構積極開發(fā)數字化檔案管理的工具，將文書檔案轉為文檔，并以數字形式進行歸檔和存儲，其中世紀科怡的檔案管理系統(tǒng)、索易文檔影像管理系統(tǒng)等都是較為成功的數字化檔案管理工具。鑒于目前的數字化檔案管理技術水平，檔案管理數字化系統(tǒng)一般通過圖像的方式將檔案進行存儲和歸檔，既可以利用現(xiàn)有檔案，又可以為今后技?g提高時的檔案文本轉換提供了基礎。目前國內在信息資料的數據化處理和圖像利用上都比較豐富，例如中國知網、萬方數據、建筑圖紙庫、史志圖片庫等。
三、人事檔案信息化管理中存在的問題
1.人事檔案信息化建設缺乏總體規(guī)劃
人事檔案信息化建設宏觀規(guī)劃一般是指由國家、省、市等完成的有關人事檔案信息化建設的規(guī)劃，人事檔案信息化建設微觀規(guī)劃則指的是有企業(yè)、機關等進行的人事檔案信息化建設規(guī)劃，兩者共同組成了人事檔案信息化建設的總體規(guī)劃。目前國家以及一些地方遇到資金限制和人力不足等問題，人事檔案信息化管理只能停留在理論的探討階段，不能很好的落實到實踐中。例如我國公務員系統(tǒng)的人事信息化管理有著信息量不足等局限，信息化不能很好的開展到檔案管理中去，總體規(guī)劃的不足使得人事檔案處于自流狀態(tài)。
2.標準化、規(guī)范化工作有待提高
我國目前執(zhí)行的人事檔案管理條例仍然是國家檔案局20多年前頒布的《干部檔案工作條例》，隨著時代的發(fā)展和進步，舊的條例以及無法滿足我國檔案管理信息化的建設，雖然很多的省市也對人事檔案信息化進行了管理，但是由于沒有統(tǒng)一的標準和規(guī)范，只能著眼于某一個單位或是專業(yè)心態(tài)，嚴重制約了我國人事檔案信息化管理的發(fā)展。
3.信息化程度不高，資源共享程度不夠
我國目前人事管理部門大多采用的檢索方式仍是人工檢索，檔案管理人員的計算機技術水平偏低，只能進行一些簡單的操作，不能應對復雜的技術操作，更不要說進行人事檔案信息化管理的研發(fā)和創(chuàng)新了。我國傳統(tǒng)的人事檔案管理一般以業(yè)務進行劃分科室的職能，每個科室負責單獨的部分，這種方式可以明確責任的分工卻造成了人事部門內的信息分散，不能夠實現(xiàn)信息的及時共享，限制了信息的流通，造成了時間和資源的浪費。
4.人事檔案保密和安全受到挑戰(zhàn)
人事檔案信息化管理是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢，是檔案管理發(fā)展和進步的關鍵。隨著信息化的滲入，我國人事檔案信息化建設取得了初步的成效，比如辦公局域網、業(yè)務運行網等各種計算機應用系統(tǒng)的建立，將人事檔案的錄入、整理等工作都可以借助計算機完成。信息化雖然為人事檔案管理帶來便利，但是對人事檔案的安全性也產生了極大的威脅，網絡安全問題一直是網絡發(fā)展和壯大的阻礙，檔案涉及到人的隱私，一旦泄漏后被有心人利用，就很容易造成人員的損失和網絡的癱瘓。人事檔案信息化的網絡安全問題一般包含內部網絡物理安全問題、內部網絡結構的安全問題、內部網絡系統(tǒng)應用安全問題三種。
5.信息化人才隊伍建設滯后
隨著人事檔案信息化管理的發(fā)展，檔案管理對管理人員提出了新的要求。檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識，還要具備極高的信息化技術。由于我國檔案管理人員的整體素質偏低，雖然檔案部做了人才引進，但是計算機高技術人才仍然十分欠缺。檔案信息化人才建設問題主要包含以下三個主要問題：缺乏真正懂行的決策者、檔案信息化專業(yè)人才嚴重欠缺、全員信息化素質有待提高。如果檔案信息化人才隊伍建設的問題不能夠很好的解決將嚴重阻礙我國人事檔案信息化的發(fā)展和進步。
四、促進人事檔案管理信息化的方法和對策
1.建立社會化開放式管理新模式
檔案隨著人的變動而變動是目前我國人事檔案的管理制度，每個人的檔案都是唯一的，且會伴隨人的一生。雖然這傳統(tǒng)的人事檔案管理有其優(yōu)點，但是隨著時代的發(fā)展和進步，這種檔案管理制度已經不能適應我國人事檔案的管理需求。當今社會上，人才不再是屬于某一個地區(qū)或是單位，而是屬于全社會的，人才的流動以及是大勢所趨。新的人事檔案制度將以個人的流動和自由為基礎，實現(xiàn)檔案關系和勞動關系的分離、人事檔案的社會化管理、人力資源的最優(yōu)組合。開放式人事檔案管理的發(fā)展，使得人事檔案信息化管理更加完善。
2.建立人事檔案信息數據庫
鑒于人事檔案信息化管理的復雜性，人事檔案管理系統(tǒng)需要更加的科學、高效和先進。首先，需要加強基礎設施建設現(xiàn)代化，基礎設施是建立人事檔案信息數據庫的前提，先進設備的引進可以提高檔案系統(tǒng)數據的傳輸速度、有利于文字圖片的錄入等。其次，我們還要建立和完善人事檔案信息數據庫，數據庫的建立需要有統(tǒng)一的標準來實現(xiàn)不同區(qū)域和專業(yè)的人力資源工程，數據庫內容包括編號、身份證號、姓名、性別、民族、出生年月、單位代碼、入何組織、加入時間、工作時間、從教時間、畢業(yè)院校、等信息。數據庫的建立不僅提高了數據的利用效率，?可以減少重復性操作，使得結構更加合理和完善。再次，我們需要去建立安全保密法規(guī)，安全保密問題是建立人事檔案信息數據庫的重中之重，建立相應的法律法規(guī)可以使安全管理有法可依，保障人事檔案信息化管理中的安全性。
3.形成全網絡化管理
隨著國家《檔案法》實施和醫(yī)院管理科學化、規(guī)范化的進程和需要，各級醫(yī)院對人事檔案管理工作越發(fā)重視。如何提高人事檔案信息的管理與利用水平，更好地發(fā)揮檔案信息資源作用，把人事檔案信息的管理與利用從傳統(tǒng)的手工方式轉移到現(xiàn)代化的層面上來，盡快提高工作質量，其最有效的途徑就是實現(xiàn)人事檔案信息數字化和網絡化。
只有堅持人事檔案信息化管理，服從和服務于組織人事工作大局，才能為宏觀管理決策和組織業(yè)務處理提供及時、有效、準確的信息服務；才能為各級組織人事管理部門提高管理水平與辦公效率、推進辦公自動化、實現(xiàn)信息共享和知識管理，提供先進的技術、手段和方法。
1、醫(yī)院人事檔案信息化建設的優(yōu)點
（1）傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理模式，往往會在檔案利用中出現(xiàn)“死檔案”的現(xiàn)象，也就是我們在利用檔案的時候，明明知道檔案室（柜）保存著自己所需的檔案資料，但是查找時卻因為檢索工具不全，或者其他方面的原因，而要浪費大量的時間與人力去找文件甚至無從查找。使用計算機管理醫(yī)院的人事檔案就不同了，由于計算機的運算速度快，存儲信息量大、計算精度高，可以及時給決策人員提供準確、全面、快速人的人事資料和有關數據。既可避免手工抄寫出現(xiàn)的失誤，又可使檔案人員從繁重的勞動中解放出來，節(jié)省時間，提高工作效益，對數據查詢又快又準。
（2）利用計算機管理醫(yī)院人事檔案，有利于材料的完整保存，除了在信息輸入時需要用檔案原件外，很少再接觸原件，延長了檔案的壽命。
（3）利用計算機管理醫(yī)院人事檔案，可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優(yōu)盤、光存儲介質及硬盤上，大大節(jié)省了資源。按傳統(tǒng)的和理模式，要全面完整地保存好檔案資料，仍需要改建的庫房，增添大量的設備，這樣不僅要投入大量的資金并增加人力，而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。
2、醫(yī)院人事檔案信息數據化
人事檔案信息化建設包括系統(tǒng)設置、數據維護、信息查詢、統(tǒng)計報表等組成。而其中系統(tǒng)設置和數據維護是關鍵。因此，首先要選用一套設置合理、管理科學的信息化系統(tǒng)，利用計算機管理醫(yī)院人事檔案?？梢詫崿F(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的微機化、網絡化。通過計算機網絡實現(xiàn)各項統(tǒng)計和計算機處理方式，由磁介質交換轉變?yōu)榫W上傳輸，逐步實現(xiàn)人事信息和公務公文的電子郵件交換和遠程數據交換，實現(xiàn)資源共享。在此我們要以檔案的原始材料為依據，運用信息維護系統(tǒng)，將人事檔案的信息錄入微機，建立完整、準確的全國醫(yī)院人事檔案信息通用數據庫。我們知道檔案數據庫是個動態(tài)變化的過程，要求檔案管理人員要不斷及時更新檔案中的變化數據，確保信息的準確、真實。為了查詢的便捷，可以將信息數據庫進行分類，盡力爭取人事檔案的數據化。我們不定式可以按信息數據庫的不同分類，制成不同的表格，提供所需的數據。通過數據庫建設進行人員信息的查詢、統(tǒng)計、整理、分析等，改變了過去傳統(tǒng)的手工和理，向信息現(xiàn)代化管理方式轉變，大大的提高了醫(yī)院人事檔案利用工作的效率和質量，為利用者提供信息服務。檔案信息化建設是醫(yī)療事業(yè)管理及辦公標準化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、自動化得以實現(xiàn)的基礎。實現(xiàn)檔案信息化管理，可以大大減輕檔案工作人員的重復勞動，節(jié)省大量人力和時間，以進行企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)工作，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平。加強醫(yī)院人事檔案信息化建設，推進人事檔案現(xiàn)代化管理水平管理，是我國社會主義現(xiàn)代化的需要，是信息化時代的需要，因此，檔案信息化建設是基療事業(yè)發(fā)展的必由之路。
3、健全與完善醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)
信息化是當今經濟和社會發(fā)展的大趨勢，醫(yī)院人事檔案部門也要積極創(chuàng)造條件，利用檔案信息資源，為醫(yī)院各項工作理好地服務。建立健全人事檔案管理系統(tǒng)主要從以下幾個方面去思考：
3.1 建立一個高標準的人事檔案信息管理系統(tǒng)，必需選用一套科學的、合理的軟件系統(tǒng)
現(xiàn)在研究系統(tǒng)開發(fā)的單位眾多，水平良莠不齊，如何選用一套正確的信息軟件對今后檔案信息化管理起很大的作用。中有選用一套科學合理的人事檔案信息系統(tǒng)，才能提高整體工作效率，加快人事檔案信息化管理，提高人事檔案信息資源的利用率。
3.2 強化領導的現(xiàn)代化意識，加大對檔案管理工作的投入實現(xiàn)人事檔案信息化管理，是一項非常繁重的工作
各級領導一定要提高認識，加強對此項工作的領導和大力支持，充分認識建立人事檔案信息系統(tǒng)建設的目的就在于不斷促進管理的科學化和現(xiàn)代化，并且對此項工作高度重視，千方百計為人事檔案信息化管理工作的加強提供和創(chuàng)造有利條件，保證人事檔案信息現(xiàn)代化建設工作健康順利的發(fā)展。
3.3 加強學習，建立一支高素質人事檔案管理隊伍
要全面實行人事檔案信息化管理。就必須要有一批高素質檔案管理人員作保證。因此，加強對檔案管理人員政治素質和業(yè)務素質的培訓，提高管理水平有工作能力，認真學習《檔案法》和人事檔案管理知識，掌握現(xiàn)代信息管理技術，努力使自己成為既熟悉檔案業(yè)務知識，又懂得計算機管理技術的具有雙重知識結構的復合型人才。熟悉醫(yī)院基本情況、干部人員概況，以利于人事檔案工作的順利開展。檔案人員要加強自身素質的培養(yǎng)，要努力學理論、學業(yè)務、學技術，以適應醫(yī)院建設和發(fā)展的需要。
3.4 重視人事檔案信息系統(tǒng)的維護
人事檔案信息系統(tǒng)是一個動態(tài)的系統(tǒng)，需要檔案人員不斷進行更新和維護，要使人事檔案信息系統(tǒng)發(fā)揮最大作用，那么對其核心部分的數據庫建設必須做到：
人事檔案是對個人經歷、出生、學歷、職稱、工資、考試及工作表現(xiàn)等諸多情況進行的記錄，是國家、組織、企事業(yè)單位必不可少的重要工具。這些歷史記錄以文字資料、表格及其他各種形式進行保存，與每一職工的切身利益息息相關，不僅可以作為人事管理的重要憑證，同時也是開展各項工作的基礎，在人事工作中具有不可或缺的重要意義。通過人事檔案可以實現(xiàn)對干部的識別和選拔，有利用加強干部隊伍建設。近年來，隨著社會和經濟的發(fā)展，人事檔案使用效率不斷增加，在這種情況下，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已越來越無法適應當前人事檔案發(fā)展的需要，所以加強人事檔案管理信息化建設具有十分重要的意義。
(二)有利于工作效率的提高
在傳統(tǒng)人事檔案管理工作中，其保存介質以紙質材料為主，材料收集、整理和利用都是管理人員通過手工操作來完成，不僅工作強度較大，而且效率較低。人事檔案管理信息化實現(xiàn)后，通過計算機來對每個人的信息進行管理，錄入電腦的信息進行可以反復的查閱和利用，信息檢索方便快捷。而且利用計算機來對人事檔案進行管理，可以直接利用計算來實現(xiàn)對信息的分類、提取、分析和加工。同時數字檔案更易于保存、查詢，不僅有效的提高檔案管理工作的效率，而且對檔案利用率的提高也具有非常重要的意義。
(三)人事檔案管理信息化是必然趨勢
在檔案行業(yè)發(fā)展過程中不難看出，信息化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢和方向。通過對信息化技術的應用，從而確保人事檔案的信息更加準確、詳盡，可以更方便的實現(xiàn)對各類信息的編輯和管理，給存儲和檢索帶來了較大的便利，加快了資源共享的實現(xiàn)，有利于人事檔案管理工作效率及服務質量的提升。
二、人事檔案管理的信息化建設的策略
(一)加強對人事檔案管理的信息化意識
長期以來人事檔案工作都具有較強的封閉性，在信息化技術快速發(fā)展下，應加快檔案人員思想觀念的轉變，強化檔案管理的信息化意識，從而加快推動人事檔案信息化管理的實現(xiàn)。利用計算機來實現(xiàn)對人事檔案信息進行收集、整理、存儲和利用，確保檔案信息共享的實現(xiàn)。在人事檔案信息化建設過程中，電子檔案作為檔案信息化建設的重點內容，通過檔案信息化，可以更好的實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用，可以更好的為人事部門提供更優(yōu)質的服務。通過建設全面、便捷的人事檔案信息化管理模式，能夠更好的滿足當前人們對檔案的服務性需求。提高了檔案檢索的速度，而且檔案所包含的內容也進一步擴展，實現(xiàn)了無紙化閱檔。
(二)增強人事檔案信息化管理的安全保密工作
信息技術為檔案的管理提供了高效快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來了安全隱患，我們要正確運用好計算機的加密功能，對通過數據庫的數據根據使用權限進行系統(tǒng)的分類加密。要正確處理好檔案資料的保密與利用的關系。認真搞好電子檔案的備份與維護工作，及時更新。要確保個人信息的真實、完整，不被竊取、泄露、隨意傳播和滅失，就要重視信息安全的技術保障。切實加強檔案工作的安全性研究，要正確處理好電子檔案與紙質檔案的關系，確保檔案資料的安全完整。而且由于人事檔案具有高度保密性的特點，在設計管理信息系統(tǒng)時，要充分考慮其安全性與保密性。
(三)重視人事檔案管理信息化人才培養(yǎng)
隨著信息時代的到來，對每位檔案工作者在業(yè)務素質上提出了更高的要求，管理人員要加強專業(yè)的學習，注重業(yè)務能力的培養(yǎng)，不斷拓寬自己的知識面，加強計算機及人事檔案管理軟件的學習，定期舉辦各類崗位培訓班，邀請專家、學者講學座談，及時了解現(xiàn)代科學和檔案學領域發(fā)展的新成果、新動態(tài)，更新檔案人員的知識結構，提高檔案工作人員的工作技能，促進檔案人員服務意識的增強。掌握現(xiàn)代信息管理技術，努力成為既熟悉檔案業(yè)務知識，又懂得計算機管理技術的雙重型人才。用科學的思想、組織、方法和手段，對檔案工作進行有效的管理，使之獲得最佳的工作效益。
(四)不斷健全人事檔案信息化的管理制度
首先，以管理者、人事部門負責人和人事檔案信息化專家組成檔案信息化管理制度制定小組，結合國家相關規(guī)定和單位經營特點，制定出符合單位發(fā)展的檔案管理規(guī)章制度;其次，以崗位責任制確定檔案信息化管理工作的權責，一旦發(fā)現(xiàn)檔案信息出現(xiàn)失真，難以發(fā)揮其作用的時候，應該積極去實現(xiàn)問責，責任落實到人，保證相關規(guī)章制度切實的執(zhí)行到工作中去;最后，將人事檔案管理信息化納入到人力資源管理體系中去，不斷夯實檔案管理工作，保證其符合人化的實際情況。
近幾年，我國的計算機技術以及信息技術得到了飛速的發(fā)展，計算機已經廣泛的應用社會中的各行各業(yè)，使用很多行業(yè)的業(yè)務水平得到了快速的提升。將計算機應用在檔案行業(yè)中，就能在很大程度上改善傳統(tǒng)檔案存在的弊端，并能夠在很大程度上讓企業(yè)人事檔案的管理效率以提升的狀態(tài)所存在，這對于企業(yè)人事部門工作的順利推進極為重要。因此相關企業(yè)必須加強重視，積極的采取措施對信息化檔案管理措施進行推進，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造條件。
二、傳統(tǒng)人事檔案管理概述
1.基礎工作管理淺述
通過調查我們能夠發(fā)現(xiàn)，大部分企業(yè)人事部門在進行傳統(tǒng)檔案的基礎工作時，主要存在三個問題，一個是：“偏”，這里所說的“偏”是指人事檔案中涉及到領導者組織能力以及實際的業(yè)績比較少，反而更多的側重干部的歷史狀況。第二個問題是：“老”，也就是說檔案中歷史問題反應的比較多，但是對實際的情況的分析比較少。另外一些干部在最近一段時間的思想動態(tài)、學術水平等涉及的比較少，這就會導致相關的工作人員不能充分的了解干部的發(fā)展情況，不具有時效性。還有一個問題是“假”，就是說一些工作人員在記錄檔案的時候，隨意的捏造事件，這些事件沒有經驗認證，造成檔案的真實性受到很大影響。
2.傳統(tǒng)人事檔案分類工作淺述
盡管在1990年我國的政府就已經對檔案進行了明確的分類，但是部分企業(yè)在對檔案進行分類的時候并沒有嚴格的按照這個分類進行，這就造成相關的工作人員對檔案進行整理或者是使用的時候不是十分便捷。另外，在過去的一段時間中，相關工作人員受到陳舊觀念以及人力、物力、財力的制約，對人事檔案進行管理的時候主要使用的方式就是記錄紙版檔案信息，由于這個工作是完全由人力完成的，因此如果有人要想使用檔案，在尋找和翻閱的時候都要親力親為，不僅耗費的時間和人力比較多，具有的效率也不高，最重要的是查詢檔案的準確度得不到保證，所以說改善傳統(tǒng)的人事檔案管理已經成為當前社會的發(fā)展趨勢。
三、人事檔案信息化管理存在的優(yōu)勢
1.對信息進行輸入的時候更加便捷
使用信息化技術對人事檔案進行管理的時候，能夠在很大程度上減少人們的勞動。在這種情況下如果委員會中出現(xiàn)人事調動，相關的人事檔案記錄人員使用計算機就能實現(xiàn)人員的登記管理。這種方式不僅記錄的比較及時，還能使檔案的準確性得到充分的保證，在很大程度上避免了傳統(tǒng)檔案管理中缺檔斷檔的現(xiàn)象。
2.使用信息化對人事檔案進行管理能夠實現(xiàn)搜索功能
使用信息化的方式對人事檔案進行管理便于工作人員對其進行搜索，員工對其進行管理的時候就會更加便捷。另外，如果委員會中的干部要對委員會成員進行人事處理，就能通過計算機對每一個成員的能力進行了解，進而制定出適合員工發(fā)展的培訓計劃以及工作內容，讓委員會中的人員配置更加的合理。其工作效率也能得到充分的保?C。
3.信息化管理具有一定的保密功能
