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中圖分類(lèi)號(hào)：D9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-2851（2012）-03-0201-01
一、檔案法規(guī)的立法本意
《檔案法》明確指出“檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)制，社會(huì)組織的及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字，圖聲像等不同形式的歷史記錄”。并且具體規(guī)定了“一切國(guó)家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位都有保護(hù)檔案的法定義務(wù)”，同時(shí)規(guī)定：“各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)的建設(shè)列入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃”，具體表明了檔案事業(yè)應(yīng)當(dāng)在各級(jí)人民政府的直接領(lǐng)導(dǎo)下展開(kāi)檔案收集，整理工作的重要意義和作用，同時(shí)規(guī)定了“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整和安全，便于社會(huì)各方面的利用”的工作體制和崇高的工作目標(biāo)。
二、檔案管理的法律界定
《檔案法》第十條：“對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據(jù)為己有，國(guó)家規(guī)定的不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔”。這一規(guī)定不僅對(duì)檔案機(jī)構(gòu)和檔案工作人員對(duì)應(yīng)當(dāng)歸檔或者不得歸檔的材料做出嚴(yán)格的規(guī)定，也對(duì)立卷歸檔的材料如何定期歸檔，集中管理做出了明確的時(shí)間限制。本法的第十一條，第十二條規(guī)定了“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國(guó)家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案”，“博物館、圖書(shū)館、紀(jì)念館等單位保存的文物、圖書(shū)資料同時(shí)是檔案的可以按照法律和行政法規(guī)的規(guī)定，有上述單位自行管理”，上項(xiàng)規(guī)定明確了持有須歸檔由檔案管理機(jī)構(gòu)保存的檔案，各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)負(fù)有定期移交檔案的法定義務(wù)，同時(shí)對(duì)現(xiàn)存于檔案機(jī)構(gòu)之外的具有檔案屬性的文物、圖書(shū)資料由各單位執(zhí)行管理的具體方法以及與檔案管理機(jī)構(gòu)必須在利用上形成有效地互相協(xié)作，以保證文獻(xiàn)資料的公益性利用?！稒n案法》的第十五條至第十八條具體規(guī)定了“檔案保存價(jià)值，保存期限的標(biāo)準(zhǔn)以及檔案銷(xiāo)毀的程序和辦法，由行政管理部門(mén)制定”，禁止擅自銷(xiāo)毀檔案的規(guī)定，確保了檔案的保存價(jià)值和有價(jià)值檔案的安全。對(duì)檔案的安全保管和檔案的有序轉(zhuǎn)移、轉(zhuǎn)讓、出賣(mài)、復(fù)制、保管都做出了相關(guān)規(guī)定。對(duì)于立卷歸檔的材料和屬于國(guó)家所有的檔案《檔案法》以第十八條做出了“禁止攜運(yùn)出境”的禁止性規(guī)定。
三、對(duì)《檔案法實(shí)施辦法》的解讀
《檔案法實(shí)施辦法》的頒布施行，加強(qiáng)了人們對(duì)《檔案法》各條規(guī)定的理解，國(guó)家行政機(jī)關(guān)依據(jù)國(guó)家立法機(jī)構(gòu)依法公布實(shí)施的《檔案法》，在充分尊重立法本意和保留各條原意的相對(duì)獨(dú)立性和連貫性的前提下，以實(shí)施辦法或?qū)嵤┘?xì)則的方式對(duì)《檔案法》的施行進(jìn)行了有權(quán)解釋。從而使《檔案法》的執(zhí)行更具可行性和操作性。對(duì)《實(shí)施辦法》的理解，貴在工作的實(shí)施和踐行，《檔案法》和《實(shí)施辦法》是內(nèi)涵與外延之間的緊密邏輯關(guān)系，各條款之間絕不可能出現(xiàn)和發(fā)生原則上的沖突和語(yǔ)義上的重復(fù)，它們之間的區(qū)分僅在于前者是法律，后者是法規(guī)，都是必須切實(shí)貫徹一體遵照?qǐng)?zhí)行的規(guī)則，任何人不得隨意解釋和曲解，更不允許對(duì)嚴(yán)肅的法律法規(guī)產(chǎn)生不應(yīng)有的歧義。
1.1 我國(guó)現(xiàn)有檔案法規(guī)中有關(guān)少數(shù)民族檔案的條文過(guò)少且不同地區(qū)發(fā)展不均衡。涉及少數(shù)民族檔案僅占到所有檔案法規(guī)的29%，而且關(guān)于少數(shù)民族檔案的條文也是少之又少;有些地區(qū)的檔案條例的發(fā)展相對(duì)成熟且具有較強(qiáng)的針對(duì)性和自身獨(dú)立性，例如，《新疆維吾爾自治區(qū)實(shí)施〈中華人民共和國(guó)檔案法〉辦法》，其中有些條款對(duì)少數(shù)民族檔案管理人員及少數(shù)民族檔案管理工作等做出了具體規(guī)定，而有些地區(qū)則相對(duì)較少，例如山東、貴州等地，甚至有一些地區(qū)根本沒(méi)有提及關(guān)于少數(shù)民族檔案的管理。
1.2 現(xiàn)行的法規(guī)一味強(qiáng)調(diào)保護(hù)而輕視對(duì)少數(shù)民族檔案的利用。對(duì)少數(shù)民族檔案利用價(jià)值沒(méi)有足夠重視，法規(guī)建設(shè)與社會(huì)的客觀需求差距較大。在11部提到少數(shù)民族檔案的檔案法規(guī)中，僅有5部提到了少數(shù)民族檔案的利用，分別是《新疆維吾爾自治區(qū)實(shí)施〈中華人民共和國(guó)檔案法〉辦法》以及《廣西壯族自治區(qū)檔案管理?xiàng)l例》等，且多數(shù)只是籠統(tǒng)提及要做好少數(shù)民族檔案的開(kāi)放利用工作，缺少實(shí)踐指導(dǎo)價(jià)值。
1.3 關(guān)于少數(shù)民族檔案的法規(guī)不完善且可操作性不強(qiáng)。多數(shù)法規(guī)條文偏重于原則性，有些法規(guī)則過(guò)于模糊，很容易造成執(zhí)法的隨意和偏差。有些條例則不符合當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況，在執(zhí)行方面容易出現(xiàn)矛盾。例如《廣西壯族自治區(qū)檔案管理?xiàng)l例》第八條中規(guī)定 “各級(jí)國(guó)家檔案館應(yīng)當(dāng)重視對(duì)反映少數(shù)民族政治、經(jīng)濟(jì)、文化等內(nèi)容的檔案進(jìn)行收集、征集、整理、保護(hù)和開(kāi)發(fā)利用”。而廣西屬于少數(shù)民族地區(qū)，有關(guān)少數(shù)民族文化檔案的收集、保護(hù)尤為重要，但檔案的收集與開(kāi)發(fā)利用對(duì)于經(jīng)濟(jì)落后經(jīng)費(fèi)不足的檔案機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)缺乏足夠的資金支持，操作性不強(qiáng)。應(yīng)在法規(guī)中增加“設(shè)置專(zhuān)項(xiàng)資金對(duì)涉及少數(shù)民族的重要檔案和瀕危檔案，進(jìn)行搶救性挖掘和保護(hù)”。
1.4 多地關(guān)于少數(shù)民族檔案的法規(guī)條文有著明顯的重疊。經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國(guó)出臺(tái)的地方性檔案法規(guī)中涉及少數(shù)民族檔案的條例中多有重復(fù)情況出現(xiàn)，不利于當(dāng)?shù)靥厣耐伙@和少數(shù)民族檔案的保護(hù)與開(kāi)發(fā)。如在北京與河南、貴州與山東等地區(qū)檔案法規(guī)中對(duì)于少數(shù)民族檔案管理?xiàng)l例存在相互“克隆”狀況，缺少地方特色。
2 我國(guó)少數(shù)民族檔案法律管理不完善的原因
2.1 民族特色檔案的數(shù)量相對(duì)較少且比較分散。我國(guó)是一個(gè)多民族的國(guó)家，“大雜居，小聚居”，直接導(dǎo)致了我國(guó)少數(shù)民族檔案會(huì)分散到各個(gè)省份，造成管理和立法困難。目前，除了云南、廣西、寧夏等一些少數(shù)民族聚居地區(qū)有專(zhuān)門(mén)針對(duì)少數(shù)民族檔案的整理編研，其他地區(qū)鮮有出現(xiàn)。我國(guó)少數(shù)民族人口僅占總?cè)丝诘?0%左右，產(chǎn)生的檔案數(shù)量也有限，且如今大多數(shù)少數(shù)民族人都愿意接受漢族文化以期獲得更多機(jī)會(huì)，使得少數(shù)民族檔案立法處在一個(gè)尷尬境地。
2.2 立法目的不明確。就目前我國(guó)中央及地方已有的關(guān)于少數(shù)民族檔案的法律規(guī)章來(lái)看，均對(duì)其保管方面的規(guī)定更為詳細(xì)，而對(duì)于這些檔案資源的利用則較為模糊籠統(tǒng)，只有新疆和內(nèi)蒙古等地區(qū)的檔案法規(guī)中有所提及。這是由于在檔案工作中對(duì)少數(shù)民族檔案的作用以及發(fā)展規(guī)律的認(rèn)識(shí)不夠深刻。少數(shù)民族檔案的收集與保護(hù)最終目的是為了滿足人們對(duì)少數(shù)民族檔案信息的需求，而各地少數(shù)民族檔案法規(guī)卻將重點(diǎn)放在了前者，直接影響了法規(guī)內(nèi)容和實(shí)施的效果。
2.3 檔案管理體制有待規(guī)范。我國(guó)少數(shù)民族檔案管理相較于其他類(lèi)型檔案一直處于較為混亂狀態(tài)，其工作方法本身就存在一定爭(zhēng)議，導(dǎo)致檔案立法人員無(wú)法找到實(shí)踐依據(jù)來(lái)切實(shí)地制定政策法規(guī)規(guī)范整個(gè)流程。例如部分少數(shù)民族檔案不僅隸屬于檔案范疇，也兼有文物、古籍多種性質(zhì)，甚至多種不同的物質(zhì)形態(tài)共存，其管理和保護(hù)需要多方協(xié)作配合，保護(hù)責(zé)任與歸屬權(quán)劃分存在困難，檔案管理就無(wú)法建立一套規(guī)范方案。
【關(guān)鍵詞】
行政執(zhí)法檔案；法律功能；管理責(zé)任；管理制度
行政法的產(chǎn)生主要是在斗爭(zhēng)過(guò)程和革命中妥協(xié)的產(chǎn)物，它存在于社會(huì)的最主要的目的在于限制公權(quán)力。所有的權(quán)力自從出現(xiàn)開(kāi)始就具備著天生的擴(kuò)張性。就行政權(quán)力而言，如果沒(méi)有受到法律的制約，就一定會(huì)使公民具有的合法權(quán)益受到侵犯。所謂行政執(zhí)法，指的就是實(shí)施行政權(quán)力，所以就行政執(zhí)法而言，執(zhí)法主體一定要嚴(yán)格的根據(jù)行政法律程序執(zhí)行，切實(shí)做到合理行政、依法行政，力求用最小的成本獲取行政目的。行政執(zhí)法檔案是指行政機(jī)關(guān)在行使權(quán)力時(shí)所積累的檔案材料，它記錄著整個(gè)行政執(zhí)法的過(guò)程。
一、行政執(zhí)法檔案以及具備的法律功能
行政執(zhí)法檔案指的主要是具備行政權(quán)力的行政機(jī)關(guān)在行使行政職能時(shí)積累的法律文書(shū)資料，它是對(duì)行政執(zhí)法過(guò)程進(jìn)行記錄以及真實(shí)反映的，是在行政訴訟案以及行政復(fù)議中對(duì)行政行為具有的合法性進(jìn)行判斷的依據(jù)。總而言之，行政執(zhí)法檔案指的主要是在對(duì)行政許可、行政強(qiáng)制、行政處罰以及行政檢查進(jìn)行實(shí)施的活動(dòng)中所形成的文字、聲像、圖表以及電子載體等多種形式的記錄。就功能而言，行政執(zhí)法檔案主要對(duì)行政執(zhí)法的過(guò)程進(jìn)行真實(shí)的記錄，它是行政案件中對(duì)行政行為具有的合法性進(jìn)行判斷的依據(jù)，還是行政行為受到社會(huì)監(jiān)督以及法律監(jiān)督的反映以及依據(jù)，是執(zhí)行實(shí)踐行政問(wèn)責(zé)制并對(duì)行政責(zé)任進(jìn)行確切追究的法律依據(jù)。
二、行政執(zhí)法檔案的管理責(zé)任及其管理制度
行政執(zhí)法檔案管理的責(zé)任指的主要是對(duì)執(zhí)法檔案進(jìn)行管理時(shí)必須要承擔(dān)的責(zé)任。近幾年，電子數(shù)據(jù)檔案不斷的增多，對(duì)行政執(zhí)法檔案進(jìn)行管理的過(guò)程也變得越來(lái)越復(fù)雜，還會(huì)不斷的出現(xiàn)違法和違規(guī)的行為。追究具體原因，最關(guān)鍵的為沒(méi)有健全和完善的行政執(zhí)法檔案管理制度，缺失健全的管理責(zé)任機(jī)制。
（一）缺失健全的檔案管理制度
在現(xiàn)階段，盡管有很多地方（大連、哈爾濱）相繼的出臺(tái)了相關(guān)的法律法規(guī)，但都是地方級(jí)別的，不僅在檔案管理的手段以及管理目的上存在著很大的片面性，關(guān)鍵的是作為具有地方性的法律法規(guī)和政府規(guī)章，在對(duì)檔案管理制度進(jìn)行制定過(guò)程中的權(quán)限方面具有一定的局限性，例如，地方性法律法規(guī)以及政府規(guī)章不能實(shí)施大部分嚴(yán)厲的刑事處罰以及行政處罰。根據(jù)我國(guó)的《行政處罰法》、《立法法》以及《憲法》等的規(guī)定，地方性的法律法規(guī)只能進(jìn)行不被限制人生自由的處罰和一定數(shù)額罰款，而地方政府規(guī)章也只可以進(jìn)行警告以及數(shù)額較小的罰款，由此可見(jiàn)它們所具有的處罰力度較弱。這也是導(dǎo)致檔案管理制度在實(shí)行過(guò)程中通不能有效發(fā)揮自身職能的關(guān)鍵。所以，具有全國(guó)性意義的法律層面上的管理責(zé)任機(jī)制以及管理制度的構(gòu)建是非常有必要的。
（二）缺乏健全的管理責(zé)任機(jī)制
行政執(zhí)法檔案在進(jìn)行管理過(guò)程中的責(zé)任機(jī)制，主要指在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中出現(xiàn)的違反機(jī)關(guān)制度的違規(guī)行為以及違法犯罪行為，應(yīng)該如何認(rèn)定和應(yīng)該承擔(dān)哪種法律責(zé)任的相關(guān)管理機(jī)制。政執(zhí)法檔案在進(jìn)行管理過(guò)程中的責(zé)任機(jī)制，在我國(guó)法律體系里還沒(méi)有被建立，現(xiàn)階段所追究的和檔案管理相關(guān)的責(zé)任一般都是按照《檔案法》中的規(guī)定。而行政執(zhí)法的檔案的內(nèi)容和其他檔案進(jìn)行比較，具備著很大的差異，它既可以使檔案自身的作用得到充分的發(fā)揮，還可以代表著政府的公信力，如果根據(jù)普通的檔案管理責(zé)任對(duì)其進(jìn)行追究就顯得處罰力度很弱，不能使對(duì)行政執(zhí)法檔案在進(jìn)行管理的過(guò)程中的目的順利的實(shí)現(xiàn)。缺失行政執(zhí)法檔案在進(jìn)行管理過(guò)程中的責(zé)任機(jī)制，還導(dǎo)致所有行政機(jī)關(guān)在管理行政執(zhí)法檔案時(shí)不能進(jìn)行足夠的重視，并缺失強(qiáng)有力的制度保證，一旦出現(xiàn)問(wèn)題就采取內(nèi)部解決的措施，有時(shí)還由于部門(mén)的利益而掩蓋，并幫助違法者撒謊，從而導(dǎo)致檔案管理將要面臨著非常嚴(yán)重的信任危機(jī)。例如前幾年在浙江杭州發(fā)生“70碼”時(shí)間以后，公安機(jī)關(guān)在人們心中的信賴度大大的降低。后來(lái)在很多地方的交通執(zhí)法過(guò)程中，人人往往會(huì)質(zhì)疑執(zhí)法行為，從而使政府形象受到嚴(yán)重的損害，還對(duì)全國(guó)范圍內(nèi)進(jìn)行行政執(zhí)法產(chǎn)生了重大的影響。
行政執(zhí)法作為行政訴訟以及行政復(fù)議的裁決依據(jù)，是對(duì)行政機(jī)關(guān)行使自身行政執(zhí)法職能進(jìn)行科學(xué)合理的法制監(jiān)督以及社會(huì)監(jiān)督的重要前提，還是對(duì)行政責(zé)任實(shí)施追究的重要法律依據(jù)。
三、結(jié)語(yǔ)
行政執(zhí)法檔案對(duì)行政機(jī)關(guān)在行使行政權(quán)力以及執(zhí)行行政執(zhí)法的控制等方面具有著至關(guān)重要的作用，它也是實(shí)施依法行政的關(guān)鍵。但目前我國(guó)還沒(méi)有構(gòu)建具有全國(guó)性意義的法律層面上的更加權(quán)威的檔案管理制度，也缺失健全的管理責(zé)任機(jī)制，所以導(dǎo)致在進(jìn)行檔案管理行政執(zhí)法的過(guò)程中出現(xiàn)了許多違法違規(guī)現(xiàn)象，對(duì)政府形象以及公信力造成了嚴(yán)重的損害?；谶@種情況，一定要構(gòu)建健全的管理責(zé)任機(jī)制和檔案管理制度。
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水利工程涉及廣泛，不僅有水庫(kù)、河道、電站、農(nóng)田水利、農(nóng)村安全飲水等工程，更主要的由于水利施工單位所具備的資質(zhì)可以承攬農(nóng)業(yè)、農(nóng)辦、土地、發(fā)改等部門(mén)發(fā)包的涉農(nóng)工程，它和千家萬(wàn)戶和不同行業(yè)有著不可分割的關(guān)系。水利施工又是個(gè)高危行業(yè)，多年來(lái)，因水利工程涉及的民事法律訴訟也在不斷增多，機(jī)械傷害、物體打擊、溺水等人身傷害事故及工程欠款時(shí)有發(fā)生，涉案標(biāo)的大，訴訟時(shí)間長(zhǎng)，也影響水利事業(yè)的發(fā)展。如何運(yùn)用水利科技檔案作為證據(jù)支撐，維護(hù)自身合法權(quán)益是水利科技檔案工作者重視的一個(gè)問(wèn)題。
近年來(lái)，筆者所在的駐馬店市水利工程局在工程項(xiàng)目上涉及的民事訴訟糾紛達(dá)十余起。其中遂平縣橡膠壩工程、舞鋼市灌渠節(jié)水改造工程兩起溺水死亡案件，涉案標(biāo)的幾十萬(wàn)。在案件審理中，我局檔案人員充分利用歸檔的竣工驗(yàn)收資料和工程移交表作為有力證據(jù)，證明了兩起事故的發(fā)生均不在我方施工期間，而是在我方竣工驗(yàn)收及移交后，由管理方管理中出現(xiàn)的事故，法庭采信了我局提交的檔案資料，進(jìn)而免除了我方的責(zé)任。近幾年來(lái)，業(yè)主拖欠水利工程款的事件時(shí)有發(fā)生。我方積極利用工程合同、工程量清單、撥款單為證據(jù)，討要欠款，獲得了法院支持。通過(guò)多起案件，我們積極利用所存檔案資料（照片、視頻、施工日志、施工合同、工程量清單、撥款單等）作為案件證據(jù)，維護(hù)了自身權(quán)益，顯示了所存檔案的利用價(jià)值，發(fā)揮了檔案的證據(jù)作用。
筆者就多年的工作實(shí)踐談?wù)剬?duì)水利科技檔案在民事法律關(guān)系中的證據(jù)作用的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。
1 提高法律意識(shí)
認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)民事訴訟法》以及其他法律法規(guī)，深刻理解檔案的憑證作用，特別是《中華人民共和國(guó)民事訴訟法》中關(guān)于證據(jù)的內(nèi)容。《中華人民共和國(guó)民事訴訟法》第63條證據(jù)包括：（1）當(dāng)事人陳述；（2）書(shū)證；（3）物證；（4）視聽(tīng)資料；（5）電子數(shù)據(jù)；（6）證人證言；（7）鑒定意見(jiàn)；（8）勘察筆錄。
證據(jù)必須查證屬實(shí)，才能作為認(rèn)定事實(shí)的根據(jù)；同時(shí)，書(shū)證應(yīng)當(dāng)提供原件，物證應(yīng)當(dāng)提交原物，提交原件原物確有困難，可以提交復(fù)制品、照片、副本、節(jié)錄本。筆者認(rèn)為，涉及水利工程事務(wù)中的“書(shū)證”“視聽(tīng)資料”“電子數(shù)據(jù)”證據(jù)等均應(yīng)予以重視，應(yīng)把這些證據(jù)保存完好、齊全。注重在民事糾紛中的應(yīng)用，而不能忽視了這些證據(jù)，讓這些證據(jù)在檔案柜里睡大覺(jué)。
2 轉(zhuǎn)變觀念，及早收集水利工程項(xiàng)目檔案
2.1 根據(jù)水利工程復(fù)雜性的特點(diǎn)，拓展檔案收集渠道。水利工程建設(shè)的過(guò)程是比較復(fù)雜的，從項(xiàng)目可研、申報(bào)到工程竣工，歷時(shí)長(zhǎng)，工作跨度大，形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，稍有疏忽，就可能會(huì)漏存或丟失，而小型水利工程則大多施工要求急，建設(shè)周期短，形成的文件數(shù)量不多，不易引起建設(shè)單位及檔案人員的重視。以往習(xí)慣于等建設(shè)單位移交檔案的被動(dòng)做法已經(jīng)行不通，檔案人員應(yīng)當(dāng)提前主動(dòng)了解水利工程建設(shè)易涉及作為證據(jù)的安全合同、工程重要安全警示標(biāo)志照片、工程質(zhì)量鑒定、工程合同、工程量清單、撥款單、工程竣工資料、工程移交資料的收集以及水利工程的具體操作程序和工作流程及分階段的工作安排，及時(shí)切入，掌握第一個(gè)階段工作中所形成的材料，對(duì)每種資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。具體分為兩方面：一是追蹤收集。對(duì)工期短的，檔案人員到現(xiàn)場(chǎng)了解進(jìn)程，及時(shí)掌握工程信息，并指導(dǎo)督促技術(shù)部門(mén)做好收集檔案資料工作，及時(shí)介入收集檔案，這樣質(zhì)量會(huì)比較高，效果會(huì)比較好。二是分階段收集。對(duì)工期長(zhǎng)的工程，跨度比較長(zhǎng)，采取分階段進(jìn)行收集，始終堅(jiān)持檔案員到施工現(xiàn)場(chǎng)督促收集，及時(shí)與建設(shè)、施工、監(jiān)理、檔案部門(mén)取得聯(lián)系，獲取工程進(jìn)度信息，盡力避免檔案原始材料散失，這樣才能保證工程檔案的連續(xù)性、完整性、準(zhǔn)確性。
2.2 制定規(guī)范，及時(shí)組卷
水利檔案數(shù)量繁多，通過(guò)制定規(guī)范，明確哪些應(yīng)該收集，應(yīng)該怎樣收集，對(duì)這些列入收集范圍的應(yīng)及時(shí)收集、組卷。按水利工程建設(shè)的實(shí)際情況，我們制定了相應(yīng)的制度，建立工程檔案分類(lèi)大綱、保管期限、檔案分類(lèi)方法等，將水利工程檔案分為13大類(lèi)：（1）綜合類(lèi)檔案；（2）農(nóng)田水利類(lèi)檔案；（3）水力發(fā)電類(lèi)檔案；（4）輸變電線路類(lèi)檔案；（5）機(jī)電排灌類(lèi)檔案；（6）防潮防洪類(lèi)檔案；（7）供排水、農(nóng)村飲水類(lèi)檔案；（8）房建類(lèi)檔案；（9）其它類(lèi)檔案；（10）設(shè)備、儀器類(lèi)檔案；（11）會(huì)計(jì)類(lèi)檔案；（12）水利水文資料類(lèi)；（13）聲像類(lèi)檔案等，及時(shí)將收集好的文件材料?M行對(duì)應(yīng)、分類(lèi)、排列，組卷整理，按規(guī)范裝訂成冊(cè)，使檔案管理有序，逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化。
2.3 采用科學(xué)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)把檔案歸檔關(guān)
歸檔的工程檔案首先從內(nèi)容及深度上符合國(guó)家有關(guān)勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。檔案資料的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)；其次，檔案文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的載體材料，保證文字清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。
3 強(qiáng)化檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高水利科技檔案的管理水平
[爭(zhēng)議]
1.1定義及作用：面粉增白劑，有效成分為過(guò)氧化苯甲酰(BPO)，學(xué)名叫稀釋過(guò)氧化苯甲酰。它是我國(guó)八十年代末從國(guó)外引進(jìn)并開(kāi)始在面粉中普遍使用的食品添加劑。它主要是用來(lái)漂白面粉，同時(shí)加快面粉的后熟。國(guó)家《食品添加劑使用衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)》(GB2760―1996)明確將過(guò)氧化苯甲酰歸為面粉處理劑類(lèi)，規(guī)定其使用范圍是小麥粉，最大使用量是0.06g／kg。
1.2歷史及現(xiàn)狀：1986年，商業(yè)部在新頒布的小麥粉標(biāo)準(zhǔn)里允許添加過(guò)氧化苯甲酰，沿用至今。衛(wèi)生部同步將過(guò)氧化苯甲酰列入了《食品添加劑使用衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)》。2003年后，國(guó)家糧食局開(kāi)始組織下屬研究機(jī)構(gòu)修訂小麥粉國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的草案，明確要求禁用過(guò)氧化苯甲酰。2006年，國(guó)家糧食局在其網(wǎng)站上進(jìn)行消費(fèi)者調(diào)查，87％的被調(diào)查者不愿意接受添加化學(xué)增白劑的小麥粉。2007年10月底，衛(wèi)生部向WTO(世界衛(wèi)生組織)通報(bào)，計(jì)劃撤銷(xiāo)《食品添加劑使用衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)》中對(duì)過(guò)氧化苯甲酰在小麥粉中的使用許可。2008年4月，國(guó)家工商總局抽查99個(gè)面粉樣品，12個(gè)超標(biāo)。一些面粉企業(yè)片面為強(qiáng)調(diào)面粉白度過(guò)量添加過(guò)氧化苯甲酰，而且使用量大都在100mg／kg。
1.3危害后果：國(guó)內(nèi)面粉龍頭企業(yè)、中國(guó)糧食行業(yè)協(xié)會(huì)、國(guó)家糧食局等一致認(rèn)為，過(guò)氧化苯甲酰有“致癌作用”，不僅破壞了面粉中葉酸等微量營(yíng)養(yǎng)素，還能增加人的肝臟負(fù)擔(dān)。深圳海川食品研究所所長(zhǎng)劉梅生博士說(shuō)，由過(guò)氧化苯甲酰在面粉中分解的苯甲酰、苯甲酸、苯酚等，對(duì)于肝功能衰弱的人和肝功能損傷者，因其生物轉(zhuǎn)化機(jī)能減弱，食用含有超量增白劑的面粉顯然不適宜。即使對(duì)于肝功能健全的人，長(zhǎng)期食用含有超量增白劑的面粉，也會(huì)造成苯慢性中毒，引起神經(jīng)衰弱、頭暈乏力等。2003年，山東省青島市疾控中心和衛(wèi)生局衛(wèi)生監(jiān)督所楊新美等人做的實(shí)驗(yàn)證明，過(guò)氧化苯甲酰確實(shí)破壞面粉中的葉酸。2004年WTO和衛(wèi)生部聯(lián)合的報(bào)告認(rèn)為，因?yàn)槿狈θ~酸，全國(guó)每年有近4000名缺陷兒出生，高危人群在北方。中國(guó)北方，正是面食的主要地區(qū)。
2 食品安全
2.1食品安全現(xiàn)狀：農(nóng)產(chǎn)品、禽類(lèi)產(chǎn)品的安全狀況堪憂。食品加工過(guò)程中使用劣質(zhì)原料，添加有毒有害物質(zhì)的情況屢屢發(fā)生。病原微生物控制不當(dāng)。生物技術(shù)產(chǎn)品的出現(xiàn)、轉(zhuǎn)基因食品的潛在危險(xiǎn)，同樣帶來(lái)了安全性問(wèn)題。
2.2食品安全監(jiān)管體系現(xiàn)狀：在《食品安全法》未出臺(tái)之前，是由國(guó)家質(zhì)檢總局的食品質(zhì)量安全市場(chǎng)準(zhǔn)入制度、《食品衛(wèi)生法》為主導(dǎo)，數(shù)部單行的有關(guān)食品安全的法律及諸如《消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)法》、《傳染病防治法》、《產(chǎn)品質(zhì)量法》等法律中有關(guān)食品安全的相關(guān)規(guī)定構(gòu)成的集合法群形態(tài)，是我國(guó)食品安全法律體系框架的現(xiàn)實(shí)。1995年正式出臺(tái)的《食品衛(wèi)生法》應(yīng)是我國(guó)現(xiàn)階段最全面地對(duì)食品衛(wèi)生、安全作出規(guī)定的法律。但是現(xiàn)在的《食品衛(wèi)生法》還存在著很多的問(wèn)題。如《食品衛(wèi)生法》僅對(duì)104種農(nóng)藥在糧食、水果、蔬菜肉等45種食品中規(guī)定了允許的殘留量，總含291個(gè)指標(biāo)；而國(guó)際食品法典則對(duì)176種農(nóng)藥在375種食品中規(guī)定了2439條農(nóng)藥殘留標(biāo)準(zhǔn)。這樣相關(guān)人員在執(zhí)法過(guò)程中，就會(huì)使許多有害物資蒙混過(guò)關(guān)。我國(guó)的《食品衛(wèi)生法》從試行到正式頒布已有10多年，有必要根據(jù)新出現(xiàn)的問(wèn)題加以完善和強(qiáng)化，以有效制止和打擊食品生產(chǎn)和流通過(guò)程中的有損食品安全的行為，保障人民的生命和健康不受侵害。
3 完善食品安全方面的立法及司法
隨著我國(guó)信息化進(jìn)程的高速發(fā)展，檔案管理的信息化進(jìn)程也加快了腳步，對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理也成為現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案工作的新要求。檔案信息化是指檔案管理要使用信息化技術(shù)，以此來(lái)提高檔案管理的歸類(lèi)、收納、開(kāi)發(fā)工作的效率，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效利用與網(wǎng)絡(luò)共享。信息化的主要目標(biāo)是：用數(shù)字化方式來(lái)存儲(chǔ)資料，用標(biāo)準(zhǔn)化手段管理檔案，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)對(duì)信息資源進(jìn)行共享，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查閱檔案信息。
但檔案信息化的發(fā)展也存在一定利弊，在其提高檔案使用效率、檢索速度等諸多優(yōu)勢(shì)的背后，檔案信息化也帶來(lái)了一些潛在的安全隱患。安全隱患存在于檔案資料查詢過(guò)程中的安全性問(wèn)題，比如電子個(gè)人信息被篡改、密碼丟失，造成用戶的信息泄露與遺失；檔案信息化也會(huì)受到外界因素的制約，例如服務(wù)器的存儲(chǔ)空間與安全性，一旦服務(wù)器出現(xiàn)問(wèn)題會(huì)導(dǎo)致信息無(wú)法提取，影響檔案工作的開(kāi)展。
所以，我們?cè)诜e極促進(jìn)檔案信息化進(jìn)程的同時(shí)，也需要建設(shè)檔案資源的安全與保密工作，以此來(lái)保障檔案信息化的可靠性與保密性，各級(jí)檔案管理工作人員都應(yīng)該考慮檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的安全性問(wèn)題。
一、檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的安全性問(wèn)題
1.關(guān)于檔案管理員的整體素質(zhì)有待提升
隨著科技的進(jìn)步，使用現(xiàn)代化科技對(duì)檔案進(jìn)行管理的方法與傳統(tǒng)檔案管理法相去甚遠(yuǎn)，傳統(tǒng)檔案管理工作中所采用的檔案保密技術(shù)已經(jīng)不能運(yùn)用于現(xiàn)代化的檔案管理，管理人員的保密知識(shí)已經(jīng)不能夠適應(yīng)現(xiàn)代化檔案技術(shù)的安全管理工作。因此這就要求檔案管理人員需要具備一定檔案安全觀念、及時(shí)掌握新的信息安全理念、及時(shí)更新信息安全管理技術(shù)。目前我國(guó)的檔案管理人員隊(duì)伍更新?lián)Q代慢，檔案管理人員的信息安全保密意識(shí)不高，安全知識(shí)更新的速度也趕不上信息化建設(shè)的步伐。因此如果未及時(shí)增加相應(yīng)的檔案信息安全管理技術(shù)人員，檔案管理的信息安全性很難得到有效實(shí)現(xiàn)和發(fā)展，更無(wú)法滿足檔案信息管理的現(xiàn)代化建設(shè)。
2.檔案信息的防火墻技術(shù)更新?lián)Q代慢
檔案信息的防火墻保護(hù)是以保護(hù)信息不泄露的防守為主技術(shù)，但隨者破壞信息安全性技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，防火墻保護(hù)技術(shù)也需要隨之不斷進(jìn)行更新，雖然信息安全保護(hù)技術(shù)以防守為主，但仍然能滿足大部分檔案管理工作的安全性需要。目前檔案管理面臨的主要問(wèn)題有如何承受黑客對(duì)檔案系統(tǒng)的非法攻擊。黑客通過(guò)網(wǎng)絡(luò)非法進(jìn)入檔案系統(tǒng)以獲取所需的檔案資料是檔案信息化的重要安全威脅，因此我們所使用的檔案系統(tǒng)與防火墻要能夠經(jīng)受一定的非法網(wǎng)絡(luò)攻擊強(qiáng)度，對(duì)于重要的檔案信息要如何加密保存也是值得考量的問(wèn)題。
3.檔案信息化法律法規(guī)不夠完善
我國(guó)法律建設(shè)的起步較晚、發(fā)展較慢，在部分領(lǐng)域法律建設(shè)還存在空缺。檔案管理領(lǐng)域也是我國(guó)法律法規(guī)的盲點(diǎn)之一，我國(guó)目前只頒布了《檔案法》，其他法律法規(guī)亟待完善?！稒n案法》的立法早于我國(guó)檔案信息化工作的開(kāi)展，因此不能對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行規(guī)范化管理，檔案信息化建設(shè)也缺乏有效的法律保障，導(dǎo)致無(wú)法可依的現(xiàn)象出現(xiàn)。一旦檔案信息出現(xiàn)泄漏，一方面無(wú)法追究信息竊取黑客的法律責(zé)任，一方面也無(wú)法追究檔案管理人員的工作疏忽。因此，檔案信息化管理必須要有相應(yīng)的法律法規(guī)給予約束，相關(guān)部門(mén)需要馬上建立健全檔案管理法律法規(guī)，以加強(qiáng)檔案管理人員的檔案安全意識(shí)與檔案竊取者的法律責(zé)任。
二、保護(hù)檔案信息化發(fā)展的安全措施
1.建立健全檔案法律法規(guī)
檔案管理安全法律法規(guī)的基本要求是要符合我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)發(fā)展條件下，依照社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)規(guī)范檔案管理工作，保障檔案信息管理的安全性、保密性、有序性等。同時(shí)也需要進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理的行政部門(mén)執(zhí)法建設(shè)，加強(qiáng)行政部門(mén)對(duì)于檔案的行政執(zhí)法水平。也需要進(jìn)一步普及檔案信息化建設(shè)的安全知識(shí)，在社區(qū)生活區(qū)普及信息化安全知識(shí)，宣傳我國(guó)的檔案管理法律法規(guī)，增強(qiáng)社會(huì)各個(gè)階層、檔案管理人員與有關(guān)行政部門(mén)的安全保密意識(shí)。
2.建設(shè)檔案資源的信息安全技術(shù)
檔案信息的信息安全技術(shù)不包含傳統(tǒng)的防守技術(shù)，并且已經(jīng)涉及到密碼技術(shù)、訪問(wèn)控制技術(shù)、標(biāo)記與鑒別技術(shù)、防火墻技術(shù)、系統(tǒng)漏洞修復(fù)技術(shù)等多種現(xiàn)代化安全保密技術(shù)。檔案資源的信息安全技術(shù)在不斷進(jìn)行更新?lián)Q代，我國(guó)需加快檔案信息的安全技術(shù)研發(fā)、應(yīng)用與推廣進(jìn)程，在不斷吸收科研領(lǐng)域最新的安全保護(hù)技術(shù)的同時(shí)，要堅(jiān)持自主創(chuàng)新，開(kāi)發(fā)具有核心知識(shí)產(chǎn)權(quán)的信息安全技術(shù)與使用設(shè)備。建立檔案安全技術(shù)的科研專(zhuān)項(xiàng)基金，鼓勵(lì)對(duì)信息安全技術(shù)的開(kāi)發(fā)與創(chuàng)新，激發(fā)廣大檔案管理技術(shù)人員的工作積極性與創(chuàng)造性。
3.建立檔案技術(shù)人員保障
檔案部門(mén)要具有現(xiàn)代化的人才理念，堅(jiān)持有規(guī)劃、有策略、有層次、有方法、有途徑地展開(kāi)檔案管理信息技術(shù)人員的職前培訓(xùn)與職后教育。增強(qiáng)檔案管理人員的信息安全意識(shí)是有效預(yù)防與保護(hù)檔案資源安全的重要方法。通過(guò)社區(qū)宣傳、職位培訓(xùn)、廣告?zhèn)鞑ヅc法律法規(guī)等方法，宣傳與提倡對(duì)檔案資源進(jìn)行保護(hù)。此外，通過(guò)以上分析，還需要重視職位培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)在職檔案管理人員的安全意識(shí)培養(yǎng)與安全技術(shù)實(shí)操，頒發(fā)執(zhí)業(yè)證書(shū)與職位教育活動(dòng)，大力吸收引進(jìn)檔案管理技術(shù)開(kāi)發(fā)人員，重視專(zhuān)門(mén)人才引進(jìn)。
三、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，在檔案信息化過(guò)程中的安全問(wèn)題是檔案管理工作的所需關(guān)注的主要問(wèn)題主義，檔案部門(mén)必須成立有關(guān)的安全工作機(jī)構(gòu)與組織人員，建設(shè)處良好的信息安全保障體系，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的安全有序發(fā)展。因此，本文在分析檔案信息化建設(shè)安全性問(wèn)題的同時(shí)，提出了對(duì)于信息化建設(shè)的安全措施，以供后者參考。
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檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄，或組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。公墓檔案指的就是公墓在建設(shè)和管理的過(guò)程中形成的，能夠記錄和反映公墓的基建情況、財(cái)務(wù)收支情況、墓穴信息等重要資料。
1 加強(qiáng)公墓檔案管理是檔案自身屬性的本質(zhì)要求
檔案是歷史的真賃實(shí)據(jù)，具有一定的法律效用，這一點(diǎn)它不同于其他文獻(xiàn)。檔案之所以具有憑證作用，是由檔案形成的特點(diǎn)和檔案本身的特點(diǎn)所決定的。因?yàn)?，檔案是自然形成的，這種形成的自然性，決定了檔案記錄歷史情況的客觀性，檔案是令人信服的歷史證據(jù)。從檔案自身的物質(zhì)體態(tài)上看，它保留了當(dāng)事人的歷史真跡，如親筆手稿、印信等。有些文件還保留了當(dāng)事人的聲音、形象等等，這些都反映了檔案是確鑿的真憑實(shí)據(jù)。
檔案管理的最大意義在于檔案的憑據(jù)作用。檔案與一般的文獻(xiàn)資料不同之處在于，檔案是歷史的真實(shí)記錄，是法律意義上的重要依據(jù)。檔案的重要憑證作用，是檔案形成的過(guò)程所決定的，是檔案自身所具有的特點(diǎn)，因?yàn)闄n案的形成是自然的，這種自然性，決定了它在記錄事件和事實(shí)的客觀性、真實(shí)性。從檔案的形態(tài)上看，不管是紙質(zhì)的檔案，如親筆信、重要合同原件、電報(bào)等，還是電子或者影像的檔案，都保留和真實(shí)反映了當(dāng)時(shí)的情況，這種不以時(shí)間的推移而改變的本質(zhì)屬性，決定了檔案管理的重要意義。
檔案具有很高的參考價(jià)值。因?yàn)?，檔案記錄了不同時(shí)期的當(dāng)時(shí)的真實(shí)情況，從歷史的變遷中可以尋找到事件的痕跡和軌跡，為人們的社會(huì)實(shí)踐提供重要參考，也就是所謂增長(zhǎng)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)。
公墓檔案記錄了逝者的重要信息，記錄了逝者相關(guān)聯(lián)親屬的重要信息，記載了墓穴的位置、價(jià)格、編號(hào)、建筑時(shí)間等重要信息，這些信息是自然信息，也是公墓檔案的組成部分。妥善保管公墓檔案，是處理和應(yīng)對(duì)墓穴糾紛，保障和維護(hù)利益的法律依據(jù)。反之，公墓檔案管理不當(dāng)，出現(xiàn)檔案丟失等情況，不但造成公墓管理的混亂，而且容易產(chǎn)生墓穴糾紛。
公墓檔案反映了殯葬改革與發(fā)展的軌跡，是我國(guó)歷史文明進(jìn)程的真實(shí)記錄，對(duì)我國(guó)的歷史科考和研究都具有很高的價(jià)值，因此，做好公墓檔案管理不僅是對(duì)現(xiàn)實(shí)負(fù)責(zé)，也是對(duì)歷史的貢獻(xiàn)。
2 加強(qiáng)公墓檔案管理是貫徹落實(shí)國(guó)家法律法規(guī)的基本要求
《中華人民共和國(guó)檔案法》是我國(guó)檔案管理工作最重要的一部法律法規(guī)，對(duì)檔案管理職責(zé)劃分、檔案的保管存放、檔案的保密與銷(xiāo)毀等都做出了明確的具體的規(guī)定，是依法加強(qiáng)公墓檔案管理的重要依據(jù)。加強(qiáng)公墓檔案管理是貫徹落實(shí)國(guó)家檔案管理法律法規(guī)的具體體現(xiàn)， 也是建設(shè)法治國(guó)家的基本要求。
圍繞國(guó)家檔案管理的規(guī)定，民政部、各級(jí)民政管理部門(mén)，各省、市、縣人民政府都結(jié)合本部門(mén)、本地區(qū)實(shí)際情況，出臺(tái)了公墓檔案管理的具體規(guī)范。這些具體的管理規(guī)范，是我國(guó)檔案管理的法律體系的重要組成部分，也是各公墓實(shí)施檔案管理的制度依據(jù)。
為規(guī)范公墓的管理工作，提高公墓管理水平，切實(shí)保障殯葬服務(wù)秩序，依據(jù)政府的法律法規(guī)加強(qiáng)公墓檔案管理，不僅體現(xiàn)了國(guó)家法制化的本質(zhì)要求，也符合公墓管理工作的基本規(guī)律。
公墓檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)政府的法規(guī)法規(guī)，真正做到依法建檔、依法存檔、依法用檔。
公墓檔案管理機(jī)構(gòu)要結(jié)合本地區(qū)本部門(mén)的實(shí)際情況，建立健全公墓檔案管理的制度，使檔案管理有法可依，有據(jù)可依。針對(duì)檔案管理的權(quán)責(zé)劃分，檔案的保存銷(xiāo)毀、檔案的建立與登記，檔案的借閱與使用等事項(xiàng)作出明確規(guī)定。
加強(qiáng)對(duì)公墓檔案管理的檢查和監(jiān)督工作。既要檢查公墓檔案保存的場(chǎng)所基建情況，保存條件和硬件建設(shè)是否合規(guī)，又要檢查檔案信息的記錄、分類(lèi)等情況，確保檔案管理“軟硬”都達(dá)標(biāo)。
3 加強(qiáng)公墓檔案管理是做好公墓基礎(chǔ)管理工作的需要
加強(qiáng)公墓檔案管理，是做好以墓穴管理為抓手，以服務(wù)管理為中心，全面做好公墓管理工作的需要。
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展變化，人文社會(huì)理念的更新，公墓管理由基本的職能管理逐步轉(zhuǎn)向提供服務(wù)為重點(diǎn)。隨著這一趨勢(shì)在實(shí)踐中的強(qiáng)化，必然會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，檔案管理的數(shù)量急劇增加，只有提升公墓檔案管理的硬件設(shè)施，加強(qiáng)公墓制度化管理，才能為喪戶提供便捷、快速、全面、準(zhǔn)確的服務(wù)。
首先，建立檔案管理的崗位責(zé)任制。明確檔案管理的組織架構(gòu)，指定檔案管理的專(zhuān)門(mén)人員，明確相關(guān)崗位的工作職責(zé)及承擔(dān)的義務(wù)責(zé)任，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)和管理意識(shí)。
其次，實(shí)行績(jī)效考核，將公墓檔案管理與經(jīng)濟(jì)收入掛鉤。實(shí)行績(jī)效考核，不僅能夠增強(qiáng)公墓檔案管理人員的工作責(zé)任心和責(zé)任感，確保本職工作保質(zhì)保量完成，而且能夠調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，創(chuàng)新檔案管理的方式和方法，使檔案管理與公墓管理更好的銜接，建立起一個(gè)完善的管理體系。
此外，要及時(shí)更新公墓檔案管理硬件和軟件設(shè)施。定期對(duì)公墓檔案存放場(chǎng)所的硬件設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查，實(shí)現(xiàn)對(duì)存放環(huán)境的實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，確保檔案存放地點(diǎn)的消防安全；升級(jí)公墓管理系統(tǒng)軟件，方便管理人員及時(shí)、快速處理大量數(shù)據(jù)，優(yōu)化工作要素，提高工作效率。
4 加強(qiáng)公墓檔案管理是提升殯葬服務(wù)的重要措施
公墓檔案管理是殯葬服務(wù)的重要組成部分，也是目前公墓管理普遍存在的薄弱環(huán)節(jié)。加強(qiáng)公墓管理，提升殯葬服務(wù)水平，不僅僅是加強(qiáng)墓區(qū)的硬件建設(shè)，更重要的是為喪戶提供安全、可靠的信息服務(wù)。
做好公墓檔案管理，首先要抓好檔案管理人員的管理。建立檔案管理工作規(guī)范，做到制度上墻，公開(kāi)透明，規(guī)范服務(wù)；嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定和工作流程進(jìn)行存檔、借檔，做好檔案查閱、借閱的登記工作。
做好公墓檔案管理，就要具有保密意識(shí)。喪戶的基本信息，逝者相關(guān)聯(lián)親屬的基本信息，都是公墓檔案的內(nèi)容。因此，檔案管理人員要有責(zé)任意識(shí)和保密意識(shí)，嚴(yán)守秘密，不得隨意向他人透漏檔案
（一）在檔案管理實(shí)際工作中，沒(méi)有一個(gè)完整的體系。往往是各個(gè)部門(mén)各自檔案信息，建設(shè)各自的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)渠道，造成網(wǎng)絡(luò)的層次不一，檔案信息和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)都不能有機(jī)結(jié)合，缺乏通用性，因此，檔案管理工作需要進(jìn)一步加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化流程和規(guī)范化操作。計(jì)算機(jī)操作要想引入檔案管理工作中，必須要有一個(gè)統(tǒng)一的工作規(guī)范和操作標(biāo)準(zhǔn)，在傳統(tǒng)管理模式下，檔案管理工作存在著記錄檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一和檔案文件質(zhì)量良莠不齊的狀況，這嚴(yán)重阻礙著檔案管理工作信息化進(jìn)程。
（二）電子檔案信息存在著安全隱患。在全球化和網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展時(shí)代，因特網(wǎng)具有共享性和開(kāi)放性等特征，進(jìn)而任何人都可以自由進(jìn)出入因特網(wǎng)，這樣提供便利的同時(shí)，也增加了電子檔案信息的安全隱患。目前，很多政府部門(mén)在政府電子政務(wù)系統(tǒng)上直接和流轉(zhuǎn)公文，這些信息在傳輸過(guò)程中很容易被竊聽(tīng)、篡改。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行檔案管理工作，需要面臨復(fù)雜多變的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，即使是一個(gè)小小的疏忽都有可能造成嚴(yán)重的不可挽回的損失。每天都有大量的互聯(lián)網(wǎng)非法訪問(wèn)數(shù)量，而我國(guó)現(xiàn)有的防火墻技術(shù)遇到高技術(shù)的黑客根本沒(méi)有反抗能力，電子檔案資料在這樣的情況下，安全遭受?chē)?yán)重的威脅。
二、計(jì)算機(jī)在檔案管理工作的運(yùn)用對(duì)策
（一）在檔案管理中普及計(jì)算機(jī)技術(shù)。檔案管理要想實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，促使人們檢索更加方便，檔案信息資源利用更加便捷，就需要將檔案信息管理工作最大限度信息化，就需要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)。在檔案管理工作中運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，有利于檔案編目和檢索的自動(dòng)化，有利于檔案自動(dòng)存儲(chǔ)，有利于電子文檔管理操作等。因此，各檔案部門(mén)需要重視在檔案工作中運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)。
（二）提高檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。在信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，檔案是社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要信息資源，人們已經(jīng)越來(lái)越明白檔案的重要性，因此，各單位的檔案管理工作人員需要緊跟時(shí)代的步伐，不斷提高自身道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和整體工作能力，檔案管理工作運(yùn)用計(jì)算機(jī)之后，檔案工作人員需要更新檔案管理設(shè)備，掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)運(yùn)行技術(shù)，比如，多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等，以便在工作中能夠很好地運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，完成對(duì)檔案資料的搜集、管理以及保存等。此外，檔案工作人員需要具有開(kāi)發(fā)檔案信息資源的意識(shí)，才能順應(yīng)社會(huì)各界對(duì)檔案資源的需求增長(zhǎng)趨勢(shì)。
（三）建立和完善相應(yīng)的法律法規(guī)。建立和完善相應(yīng)的法律法規(guī)，讓電子版檔案受到法律的保護(hù)，同時(shí)賦予法律效力，和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案一樣，具有相應(yīng)的證明功能，在現(xiàn)有的法律基礎(chǔ)之上，進(jìn)一步明確電子檔案的法律效力和法律地位，同時(shí)頒布更加符合電子檔案管理的法律法規(guī)，制定詳細(xì)的操作細(xì)則，保證電子版檔案具有真實(shí)性、互聯(lián)性，起到憑證作用。
（四）加大科技投入。因?yàn)橛?jì)算機(jī)的復(fù)雜環(huán)境，為了加強(qiáng)檔案信息在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中的安全性，就需要加大科技投入，運(yùn)用最先進(jìn)的信息安全技術(shù)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全建設(shè)，采用并且多研發(fā)和完善有效的計(jì)算機(jī)軟件。這些軟件必須能滿足不同檔案管理部門(mén)和單位進(jìn)行檔案管理的具體要求，因此，這些軟件必須功能齊全，操作方便，具有高度兼容性，具有較高的安全性。
檔案管理在工作實(shí)踐之中不僅具有當(dāng)前的、現(xiàn)實(shí)的重要意義，同時(shí)也兼具著長(zhǎng)遠(yuǎn)的歷史內(nèi)涵。具體檔案管理重要作用分析如下。
其一，促進(jìn)工作效率的提高。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化處理的轉(zhuǎn)變后，將過(guò)去的集中立卷改變?yōu)殡S時(shí)整理文件歸檔，將集中的工作量化為分散的工作量，同時(shí)隨時(shí)拾遺補(bǔ)漏，確保檔案資料不會(huì)形成存積，不僅能完成檔案管理工作及時(shí)歸檔，還極大提升了信息檢索的便利。此外，信息網(wǎng)絡(luò)管理的推廣與應(yīng)用讓新增文檔資料的插入設(shè)置十分方便，檔案管理員只需簡(jiǎn)單幾步鍵盤(pán)操作，輔以修改檔案目錄即可完成項(xiàng)目增設(shè)。
其二，確保檔案的原始性。用掃描儀和數(shù)碼相機(jī)等電子設(shè)備將原資料文件直接掃描，檔案完整進(jìn)駐管理系統(tǒng)，便可以直接查看檔案的電子格式文檔，又能夠直觀地將原文無(wú)損呈現(xiàn)。
其三，提升檔案整理與使用率。采取模糊檢索、高級(jí)檢索等細(xì)化輔助功能，能讓檔案管理與利用頻率在保持高質(zhì)量、高精度的基礎(chǔ)上得到極大地提高。此外，借助網(wǎng)絡(luò)設(shè)置專(zhuān)用VPN通道，還能夠?qū)Ξ惖貦n案進(jìn)行遠(yuǎn)程管理與查閱，將檔案管理功用覆蓋直徑無(wú)限擴(kuò)大。
其四，增加信息保密等級(jí)。通過(guò)對(duì)檔案管理將檔案按照內(nèi)容涉獵面的敏感程度、機(jī)密程度等進(jìn)行明確的等級(jí)劃定，將檔案有針對(duì)性地建立防護(hù)墻，能夠讓保密檔案得到一一相對(duì)的有效保護(hù)。同時(shí)，對(duì)每一查閱涉密檔案的情況記錄在案亦有利于事后跟蹤追查責(zé)任歸屬。
2 新形勢(shì)下行政事業(yè)單位檔案管理的工作優(yōu)化路徑
（1）加大檔案管理業(yè)務(wù)建設(shè)力度。檔案管理工作的存在對(duì)于問(wèn)題決策至關(guān)重要，在每一個(gè)事業(yè)單位中都應(yīng)有舉足輕重的地位。檔案作為記錄事業(yè)單位中珍貴歷史的載體，加大對(duì)檔案管理工作的建設(shè)力度，不僅可以記錄下事業(yè)單位在不同時(shí)期所發(fā)生的變化，還可以為今后事業(yè)單位的建設(shè)提供前車(chē)之鑒。為了不斷提高檔案管理的水平，事業(yè)單位首先應(yīng)要求相關(guān)管理人員在選擇歸檔文件材料上，慎重辨識(shí)來(lái)源的可靠性，盡可能收集可靠且全面的資源信息。其次，管理人員自身必須嚴(yán)守管理制度，嚴(yán)格按照檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理歸檔，確保檔案類(lèi)別清晰規(guī)范，符合調(diào)閱習(xí)慣。最后，管理人員載明檔案的具體情況應(yīng)該做到記錄完整，字跡規(guī)范。
（2）增強(qiáng)管理層人員自身認(rèn)知能力。新時(shí)期優(yōu)化我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作，首先需要強(qiáng)化管理層從業(yè)人員對(duì)本職工作的認(rèn)知能力及業(yè)務(wù)能力。其次，檔案管理需要健全管理制度，即應(yīng)加大法律法規(guī)的宣傳力度，適時(shí)舉辦專(zhuān)業(yè)知識(shí)以及相關(guān)法規(guī)的培訓(xùn)活動(dòng)，使得管理人員清晰明確各自職責(zé)，強(qiáng)化工作責(zé)任感以及管理意識(shí)。需要注意的是，在管理層人員的培訓(xùn)指導(dǎo)活動(dòng)中可以適當(dāng)穿插檔案管理的發(fā)展歷史，向其強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的重要性，使其意識(shí)到檔案作為其他部門(mén)工作得以順利開(kāi)展的基礎(chǔ)，是單位可持續(xù)發(fā)展的根基所在，從而調(diào)動(dòng)檔案管理層人員的工作積極性以及自豪感，繼而推動(dòng)管理工作取得實(shí)質(zhì)進(jìn)步。
（3）提高工作人員全面素質(zhì)技能。素質(zhì)技能是對(duì)從業(yè)人員具備多方面綜合條件的能力體現(xiàn)，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理人員來(lái)說(shuō)，素質(zhì)技能的優(yōu)劣常常會(huì)對(duì)檔案管理工作的效率和水平產(chǎn)生影響。由此，為了更好地提高管理人員的工作進(jìn)度，事業(yè)單位可以適時(shí)舉辦一些相關(guān)的進(jìn)修活動(dòng)以及宣傳講座，以達(dá)到不斷提高工作人員素質(zhì)技能的目的。該研究者者建議可以將檔案管理人員的學(xué)習(xí)拆分為以下四個(gè)方面作為培訓(xùn)重點(diǎn)。
第一，事業(yè)單位應(yīng)全面推廣普及檔案管理法律、法規(guī)宣傳。比如通過(guò)講座以及小組會(huì)議的模式，對(duì)與此相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行正面宣傳，加深事業(yè)單位中檔案管理人員的法律意識(shí)，防止檔案管理人員作風(fēng)不當(dāng)，觸犯法律底線，同時(shí)也鞭策管理人員努力做好自身工作。
第二，事業(yè)單位應(yīng)積極做好觀念糾正工作，讓廣大員工領(lǐng)導(dǎo)體會(huì)檔案在單位各部組成中的重要地位，以提高檔案管理人員檔案意識(shí)，也使其認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性及其可能產(chǎn)生的巨大價(jià)值，確保檔案管理工作能夠依時(shí)、依事高效完成。
第三，事業(yè)單位應(yīng)注重培養(yǎng)檔案管理人員的現(xiàn)代技術(shù)操作能力，使得工作人員可以使用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)準(zhǔn)確快速地處理檔案管理工作中遇到的問(wèn)題，節(jié)省檔案管理工作的時(shí)間。
社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作是社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的重要組成部分和基礎(chǔ)。在推進(jìn)和諧社會(huì)建設(shè)和社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)加快發(fā)展的新形勢(shì)下，檔案管理工作也面臨一些突出矛盾、困難和問(wèn)題，直接影響這項(xiàng)工作的有效推進(jìn)，不能發(fā)揮社會(huì)保險(xiǎn)檔案及其管理部門(mén)的服務(wù)作用，不利于社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展和人民群眾基本權(quán)益的保障，應(yīng)深入研究，推進(jìn)工作創(chuàng)新，盡快解決問(wèn)題。
1社保檔案管理存在的主要問(wèn)題
應(yīng)依法實(shí)施社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理，依法管好用好社保檔案，讓社會(huì)保險(xiǎn)檔案發(fā)揮積極作用，為人民提供更好的社會(huì)檔案服務(wù)。但當(dāng)前社保檔案管理還存在著一些問(wèn)題［1］。
1.1依法管理社保檔案意識(shí)不強(qiáng)
一些單位缺乏依法管理社保檔案意識(shí)，存在造假現(xiàn)象，嚴(yán)重違法違紀(jì)，加重了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的不規(guī)范，影響社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展。辦理退休時(shí)，有很多人想蒙混過(guò)關(guān)，用假檔案或假材料辦理退休，給社保檔案的管理帶來(lái)了很多問(wèn)題。社保檔案管理法治意識(shí)薄弱，導(dǎo)致檔案管理工作惡性循環(huán)，不利于維護(hù)相關(guān)法律的嚴(yán)肅性，不利于構(gòu)建法治社會(huì)［2］。
1.2社保檔案管理體制不順
社保涉及的范圍廣，流程復(fù)雜，包括社會(huì)保險(xiǎn)、社會(huì)福利、社會(huì)救助等，從程序方面包括申報(bào)、審查、繳納費(fèi)用、保費(fèi)發(fā)放以及權(quán)益維護(hù)等，這些不同的內(nèi)容和程序，構(gòu)成了大量的檔案管理工作。不同社保檔案由于歸屬不同、體制不順，在管理過(guò)程中會(huì)遇到很大的問(wèn)題。雖然我們引進(jìn)了先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)，但是由于社保檔案管理方面的電子軟件開(kāi)發(fā)不成熟，實(shí)際工作中存在電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理兩種形式，導(dǎo)致電子檔案管理不能得到充分的利用。在電子檔案管理過(guò)程中，由于信息網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性特點(diǎn)，可能會(huì)出現(xiàn)泄密、更改信息等不良現(xiàn)象。
1.3一些社保檔案管理人員不適應(yīng)工作需要
雖然我國(guó)頒布了相關(guān)的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)規(guī)范，在很大程度上對(duì)社保檔案管理進(jìn)行了規(guī)范，但是對(duì)于檔案管理的具體工作流程，沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范，社保檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)整體上不高，只會(huì)對(duì)社保檔案進(jìn)行基本的收納，并不能做好必要的管理［3］。尤其是引入電子檔案管理，很多檔案管理人員缺乏計(jì)算機(jī)管理技能，不適應(yīng)工作需要。一些社保檔案管理人員基本素質(zhì)低，法律意識(shí)淡薄，在工作中出現(xiàn)社保檔案分類(lèi)不明、劃分保管期限不當(dāng)?shù)葐?wèn)題，個(gè)別人員甚至受金錢(qián)等誘惑，進(jìn)行檔案造假。
2社保檔案的價(jià)值和作用
2.1是維護(hù)參保人員權(quán)益的基本依據(jù)
社會(huì)保險(xiǎn)檔案是參保人員維系自身利益的法律憑據(jù)。當(dāng)自身的利益受到損害時(shí)，憑借社會(huì)保險(xiǎn)檔案可以維護(hù)自身利益，也是決定參保對(duì)象能否有資格享受社會(huì)各種補(bǔ)助等權(quán)益的憑據(jù)。社保檔案管理部門(mén)應(yīng)創(chuàng)新服務(wù)方式，管好用好社保檔案，為社保業(yè)務(wù)和社保對(duì)象提供更好的服務(wù)，充分發(fā)揮社保檔案和社保檔案管理部門(mén)的重要職能作用。
2.2有助于維護(hù)社會(huì)和諧穩(wěn)定
社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理有利于社會(huì)的穩(wěn)定和諧，社會(huì)保險(xiǎn)檔案是整個(gè)民生檔案的關(guān)鍵組成部分［4］。社會(huì)保障體系建設(shè)是現(xiàn)階段構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)的重要內(nèi)容，管好社保檔案，可以有效推動(dòng)社保事業(yè)的穩(wěn)定健康發(fā)展，促進(jìn)民生問(wèn)題的解決。如果在管理過(guò)程中出現(xiàn)了差錯(cuò)，嚴(yán)重的會(huì)危害到參保群體的基本利益，引起社會(huì)波動(dòng)。對(duì)社保檔案進(jìn)行有效管理，可以讓參保人得到必要的保障，促進(jìn)社會(huì)穩(wěn)定。
3社保檔案管理的創(chuàng)新途徑
3.1大力宣傳社保檔案作用
要在廣大干部群眾中組織多種多樣的檔案法律法規(guī)宣傳教育活動(dòng)，大力宣傳檔案管理工作的重要性以及檔案利用的價(jià)值，提高全社會(huì)對(duì)社保檔案管理重要性的了解和認(rèn)識(shí)。在宣傳過(guò)程中應(yīng)對(duì)管理人員和公眾進(jìn)行《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)的宣傳，例如社保電子檔案可以作為證據(jù)在刑事訴訟中發(fā)揮作用，為人民提供相關(guān)的保障［5］?！稒n案法》規(guī)定，一切國(guó)家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會(huì)團(tuán)體、社會(huì)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)，各單位都應(yīng)將檔案工作納入重要議事日程，定期聽(tīng)取檔案工作匯報(bào)，及時(shí)解決檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。
3.2推進(jìn)社保檔案管理信息化
針對(duì)當(dāng)前檔案管理實(shí)際工作中存在電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種管理方式的問(wèn)題，結(jié)合社會(huì)信息化的發(fā)展，應(yīng)進(jìn)一步提升檔案管理水平，讓社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理更為便捷高效；應(yīng)利用信息技術(shù)條件，社會(huì)社保檔案管理部門(mén)可以對(duì)社保檔案的信息進(jìn)行利用和共享，讓社保管理信息發(fā)揮更大的作用。對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案進(jìn)行電子化或者數(shù)字化管理，有利于節(jié)省空間，提升管理效率。應(yīng)加大人力物力財(cái)力投入，加快推進(jìn)社保檔案管理信息化，提升檔案管理信息化水平。
3.3完善社保檔案管理制度
