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[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2014）02-0064-01
王麗（1982-），吉林德惠人，德惠市人力資源和社會保障局初級助理管員。
首先，檔案數(shù)字化是時展的必然。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和多媒體技術(shù)的發(fā)展，使分散于不同載體、不同地點的信息得以實現(xiàn)數(shù)字化存儲。通過網(wǎng)絡(luò)互通，實現(xiàn)共享利用，方便快捷，因此形成了大量的數(shù)字化檔案。同時，數(shù)字化檔案也有很多傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所不能代替的優(yōu)勢，如數(shù)字化檔案節(jié)省占地空間，查閱方便，節(jié)約了保管費用，避免了人力浪費。數(shù)字化檔案傳遞快速，利用及時，大大提高了工作效率。因此，檔案數(shù)字化將是未來時展的必然趨勢。隨著數(shù)字化檔案的興起，檔案管理數(shù)字化必然應運而生。檔案管理數(shù)字化是發(fā)展的必然要求，也是因為其有不可替代的作用。首先，數(shù)字化管理更有利于保護檔案。因為在將傳統(tǒng)檔案資源數(shù)字化的過程中，必將能夠發(fā)現(xiàn)檔案中不完整和欠缺部分，便于及時補齊，同時檔案的數(shù)字化存儲還可以彌補紙張字跡模糊、污損的問題。檔案數(shù)字化后成為原紙質(zhì)檔案的副本，相當于一個備份，極大限度地保護了原件資料的完整性。其次，檔案管理數(shù)字化也有利于改進檔案管理工作質(zhì)量，提高歸檔、立卷、查詢效率。
二、檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容
數(shù)字化管理主要內(nèi)容包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)、應用系統(tǒng)建設(shè)、標準規(guī)范建設(shè)和人才隊伍建設(shè)以及安全保障體系建設(shè)等內(nèi)容。標準規(guī)范建設(shè)是指是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源各方面制定標準、規(guī)范，并指導實施的過程，對于確保數(shù)字化檔案管理的安全、暢通具有十分重大的意義。
基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)指網(wǎng)絡(luò)和設(shè)備的建設(shè)，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件。應用系統(tǒng)建設(shè)主要包括檔案信息的收集、管理、利用、安全等方面，關(guān)系到檔案數(shù)字化管理的速度與質(zhì)量。檔案信息化資源建設(shè)包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要指數(shù)據(jù)庫建設(shè)。人才建設(shè)指專業(yè)人才，特別是既懂檔案業(yè)務，又熟悉信息技術(shù)的復合型人才，是當前數(shù)字化檔案管理工作所需要的。
最后是檔案數(shù)字化管理所需的安全保障體系建設(shè)，檔案數(shù)字化管理過程需要有強大的安全保障體系支撐，這是一項復雜而龐大的系統(tǒng)工程，主要應該由以下五個要素組成：法制標準保障、基礎(chǔ)設(shè)施保障、組織管理保障、安全技術(shù)保障和災難恢復機制。積極促進檔案整體信息化應用水平的全面提高，為信息化建設(shè)保駕護航。
三、檔案管理數(shù)字化要把握的環(huán)節(jié)
我國的檔案管理數(shù)字化建設(shè)剛剛發(fā)展，其中有需要改善的環(huán)節(jié)，也有需要注意避免的問題。
（一）避免資源的浪費
電子文件與紙質(zhì)文件的雙重保管容易造成資源的浪費，有些檔案已經(jīng)形成了廣泛傳播的電子文件，就沒有必要轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)文檔再保存一次。因此，除了對已有珍貴檔案進行數(shù)字化再傳播和保存外，后續(xù)檔案的管理就要注意避免資源浪費的問題。
（二）提高數(shù)字化檔案利用率
數(shù)字化檔案具有非常方便快捷的優(yōu)勢，這是紙質(zhì)檔案無法比擬的。其傳播快捷、查閱快捷、使用快捷，因此，完全有理由提高數(shù)字化檔案的利用率，使之充分發(fā)揮作用。但現(xiàn)實往往不盡如人意，人們對于浩瀚的網(wǎng)絡(luò)資源往往只利用了其20%的功能。因此，要提高數(shù)字化檔案的利用率，首先應該建立起檔案電子化的系統(tǒng)工程，做好系統(tǒng)的總體設(shè)計，配套設(shè)備選型，檔案管理軟件的開發(fā)和采用，檔案整理和錄入，備份和安全措施也要做好。面對大量的查詢和共享，檔案管理系統(tǒng)的設(shè)備首先要選用雙服務器的設(shè)備，并進行雙備份，同時設(shè)置查詢系統(tǒng)，為資源共享提供方便。
（三）提高檔案管理人員隊伍水平
檔案管理要轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理，檔案管理工作也由原來的勞動密集型工作轉(zhuǎn)變?yōu)橹R技能型工作。這就要求檔案管理人員的知識技能水平也要有相應的提高，這一方面包括檔案整理者的宏觀分析能力，準確識別有效檔案進行歸檔；另一方面，根據(jù)眾多使用者的要求提供準確的檔案。這都要求檔案管理者具有一定的知識技能水平，需要高素質(zhì)技能的信息化人才。因此，管理部門要加強檔案管理人員這方面的培訓，提高電子文件管理意識，加快工作轉(zhuǎn)型，提高檔案管理水平。
四、檔案管理數(shù)字化中對電子檔案的管理
（一）電子檔案的鑒定
在歸檔管理前，首先要對檔案進行鑒定。鑒別檔案的價值以確定管理期限，對無保存價值的電子文件進行刪除和銷毀。對電子檔案的有效鑒別是保證檔案管理工作準確、完整、系統(tǒng)的前提。
（二）電子檔案的著錄歸檔
認清數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案管理環(huán)節(jié)的差異性，有利于科學地開展數(shù)字化檔案的管理工作。數(shù)字化檔案的管理除了需要開展傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作外，還應注重以下四項工作的開展。一是介入電子文件的形成過程，使電子文件在設(shè)計、形成階段就體現(xiàn)出電子檔案管理功能；二是建立數(shù)字化檔案管理數(shù)據(jù)庫，各立檔單位應歸檔的電子文件，可采用多種途徑進入檔案館的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)；三是實施數(shù)字化檔案長期保存和有效可讀；四是做好數(shù)字化檔案的備份與恢復工作。紙質(zhì)檔案各管理環(huán)節(jié)絕大部分都是人工操作，科技含量較低。數(shù)字化檔案各個管理環(huán)節(jié)都離不開信息技術(shù)、計算機設(shè)備和管理信息系統(tǒng)，技術(shù)含量比較高。
一、數(shù)字化檔案管理概述
根據(jù)檔案所有權(quán)形式可分為國家所有檔案、集體所有檔案和個人所有檔案。在外國通常分為公共檔案和私人檔案。對不同所有權(quán)的檔案，要按照檔案法規(guī)的規(guī)定，分別采取不同的收集和管理辦法。屬于國家所有的檔案，要按規(guī)定向國家檔案館移交。屬于集體或個人所有的檔案，其所有權(quán)的轉(zhuǎn)讓，一般要在自愿、 合法基礎(chǔ)上進行， 檔案所有者可向國家檔案館捐贈、出售或寄存。
在數(shù)字化檔案的管理中，檔案信息的安全無疑是非常重要的。傳統(tǒng)檔案的保管工作著重強調(diào)的是如何使檔案載體延長壽命，因為載體與所記錄的信息是“從一而終”，不可分離的，有了載體就有了可用的信息。對于電子檔案管理來說，載體的保管和信息的保護同樣重要。電子檔案的安全不僅僅是技術(shù)的問題，電子檔案的安全至少包含三類措施：技術(shù)方面的安全措施、管理方面的安全措施和相應的政策法規(guī)。電子檔案的安全首先取決于電子環(huán)境的安全，主要從網(wǎng)絡(luò)、計算機、存儲器、應用系統(tǒng)和病毒等方面實施安全部署。在實際應用過程中，保障電子檔案安全的內(nèi)容主要包括四個方面：
（1）實體安全，是指保護網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、計算機、存儲設(shè)備以及其他媒體免遭地震、水災、火災、有害氣體和其他環(huán)境事故（如電磁污染等）的破壞。一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁、光介質(zhì)上，所以要建立一個適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，諸如溫濕度的控制，存放載體的柜、架及庫房應達到的有關(guān)標準的要求，載體應直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠離強磁場和有害氣體等。
（2）運行安全，指為保障系統(tǒng)功能的安全實現(xiàn)提供一套安全措施（如風險分析、審計跟蹤、備份與恢復、應急措施），建立系統(tǒng)的安全防范體系，以保障檔案信息被處理、存儲和訪問過程中的安全。
（3）信息安全。指防止信息資源被故意或偶然的非授權(quán)泄露、更改、破壞或使信息被非法系統(tǒng)辨識、控制和否認，以確保信息的完整性、保密性、可用性和可控性。
（4）管理安全。指采取有關(guān)的法律法令和規(guī)章制度以及安全管理手段，加強管理人員的安全意識和操作規(guī)范，確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)的安全。另外，要對電子檔案載體進行有效的檢測與維護。電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環(huán)境的影響。因此，對所保存的數(shù)字化載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可讀性。對于電子檔案的檢測與維護，必須進行嚴格管理，因為任何一次誤操作都可能使保存的電子檔案遭到人為損害，甚至造成難以彌補的損失。必須建立相應的維護管理檔案，對電子檔案的檢測、維護、拷貝和遷移等操作過程進行記錄，避免發(fā)生人為的誤操作或不必要的重復勞動。
數(shù)字化檔案的有效保存與維護是一項極其重要而復雜的工作。因而，在數(shù)字化檔案的保存與維護過程中，應充分考慮環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)、人員及數(shù)字化檔案的特點等綜合條件，制定技術(shù)方案和工作模式，并采取有效措施，以確保數(shù)字化檔案的安全可靠，使數(shù)字化檔案能夠永久地處于可準確提供利用的狀態(tài)，使其在社會生活中發(fā)揮更大的作用。
二、數(shù)字化檔案管理的特點
數(shù)字化檔案的管理思路已遠遠超出了傳統(tǒng)檔案的管理思路，其管理范圍已擴展到電子文件的形成之初，電子信息的網(wǎng)絡(luò)化歸檔、數(shù)字檔案的存儲、鑒定、開放、編研、利用甚至是刪除（即檔案的銷毀）等電子信息整個生命周期的全過程。其管理手段將是把嚴格的人工管理制度與現(xiàn)代化的信息技術(shù)有效地結(jié)合起來，形成聯(lián)系造成的、具有即時校驗、碎石糾錯和及時 反饋的網(wǎng)絡(luò)化高效工作模式。
數(shù)字化檔案的存儲介質(zhì)也不再局限于紙、縮微、磁帶等，而是更多地采用數(shù)字化存儲手段，如光盤、磁盤、網(wǎng)絡(luò)化存儲設(shè)備，并根據(jù)需要將模擬與數(shù)字的存儲方式合理地結(jié)合起來，保證檔案信息的原始性、憑證性、有效性和完整性。數(shù)字化檔案的利用也不再拘泥于“到檔案館查閱檔案”的機械模式，網(wǎng)絡(luò)化檔案目錄及全文資料的檢索方式將成為利用者足不出戶地全面認識檔案、了解檔案和利用檔案的基本方式。
數(shù)字化檔案的管理是對傳統(tǒng)檔案管理理論的發(fā)展、完善和擴充。數(shù)字化檔案的管理可采用“目錄全文一體化管理”方式?！澳夸浫囊惑w化管理”是將數(shù)字化檔案分門別類，整理成方便檢索的目錄信息，并通過電子原文關(guān)聯(lián)掛接、存取訪問的現(xiàn)代技術(shù)手段，實現(xiàn)數(shù)字化檔案目錄信息與檔案內(nèi)容信息的一體化管理。
這種方案的提出是一個逆向思維的形成過程，即立足于檔案利用者的需求，結(jié)合并反嘎巴檔案管理者的工作需要，對數(shù)字化檔案的形成者提出合理要求，將“目錄全文一體化管理”思想貫穿與數(shù)字化檔案形成的全過程。
檔案工作者要充分利用現(xiàn)代化的管理手段，通過網(wǎng)絡(luò)開展檔案的指導、鑒定、歸檔與管理工作，將工作重點投入到分析檔案利用者的需求、檔案資源的挖掘與編研、提前介入電子信息的形成過程中，將工作模式由“被動接受”轉(zhuǎn)為“主動挑選”，將真正有價值的電子信息轉(zhuǎn)化為社會需要的檔案資源。
傳統(tǒng)筆紙化醫(yī)療辦公已經(jīng)難以符合現(xiàn)代辦公的需求。我國醫(yī)療網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)迅速發(fā)展，以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的醫(yī)院運營管理技術(shù)，受到了醫(yī)學界學者的肯定和醫(yī)院的喜愛，醫(yī)院工作形式漸漸變成了無紙化辦公，運用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛搜集和妥善儲存醫(yī)院檔案信息，這一改變也為醫(yī)院實現(xiàn)數(shù)字化管理創(chuàng)造了條件。先進的網(wǎng)絡(luò)檔案管理方式完全替代了傳統(tǒng)的紙張式檔案管理，這不僅降低了醫(yī)院檔案管理費用支出，還節(jié)省了大量空間，而且能夠隨時隨地對檔案信息進行查閱與儲存，操作方便，并且還能解決紙張打印清晰度較低和浪費等棘手問題。檔案數(shù)字化管理，不僅節(jié)約了人力，而且提高了醫(yī)院檔案管理工作效率。
二、醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理的主要問題
（一）紙張存儲和信息儲存同時存在。在各種醫(yī)療研究和醫(yī)療活動中，都是采用電子文件的方式記錄研究結(jié)果和會議記錄，同時在整個醫(yī)院進行傳閱，從而有力地增加了醫(yī)院各科室的工作效率。然而，往往在電子文件閱讀完成和工作完成后，都需要進行紙張歸檔保存。在這一過程中便出現(xiàn)了紙張文件與電子文件同時存在的情況，不僅增加了醫(yī)院成本，而且制約了醫(yī)院數(shù)字化管理的發(fā)展進程。
（二）對數(shù)字化檔案管理認識不深。目前，大多數(shù)醫(yī)院大力推廣檔案信息數(shù)字化管理，然而醫(yī)院工作人員依然慣于采用紙張進行辦公，將檔案數(shù)字化管理當作軟任務，并未引起高度重視，傳遞文檔和借閱文檔信息依然采取人力的方式，這不僅影響了數(shù)字化管理作用的發(fā)揮，而且增加了人力資源，使得數(shù)字化管理流于形式。
（三）電腦網(wǎng)絡(luò)的安全問題。電腦網(wǎng)絡(luò)存儲檔案具有傳閱方便、速度快、空間小等特征，然而隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，威脅網(wǎng)絡(luò)的因素也漸漸出現(xiàn)，例如數(shù)字檔案信息不穩(wěn)定性、能夠隨意修改、對硬件要求較高等問題。
三、實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化的策略
（一）建立健全醫(yī)院數(shù)字化信息檔案管理平臺。為了實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，醫(yī)院必須制定一套符合醫(yī)院實際情況的檔案管理軟件系統(tǒng)，配齊相關(guān)硬件設(shè)施。檔案管理系統(tǒng)具有雙服務器、光盤等雙備份和高速掃描儀集中掃描等作用，確保檔案資料能夠真實、準確、及時歸檔，提高檔案管理的安全性。
（二）加強檔案資料管理相關(guān)領(lǐng)域的信息交流。一是在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)之間建立橋梁。醫(yī)院需要在信息查詢接口程序中添加檔案資料查詢功能，將醫(yī)院財務管理系統(tǒng)、認識管理系統(tǒng)、教研管理系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)同檔案資料管理系統(tǒng)密切結(jié)合起來。這一做法有助于對各部門的電子文件進行全面收集，進一步完善檔案資料庫，使得數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)同辦公自動化系統(tǒng)之間形成密切的關(guān)聯(lián)。二是在紙質(zhì)文件和電子文件之間構(gòu)建紐帶。對于紙質(zhì)文件和電子文件雙重保存的問題，能夠把電子文件和紙質(zhì)文件以影像、文本的方式共存，同時基于檔案的特征，制定相關(guān)的檔案管理機制。為了保證檔案資料的安全，電子文檔和紙質(zhì)文檔之間必須確保其可共享性和非重疊性。
檔案信息的管理關(guān)系到整個部門、單位、行業(yè)甚至國家的信息安全問題。目前，檔案信息的數(shù)字化管理模式已經(jīng)廣泛應用于各行各業(yè)之中，這時，數(shù)字化管理對檔案信息的安全保障系統(tǒng)是否完善成為數(shù)字化管理模式發(fā)展和完善自我的關(guān)鍵點。
一、采用數(shù)字化模式對檔案信息進行安全管理的重要作用
隨著計算機管理技術(shù)、數(shù)字化管理技術(shù)的飛速發(fā)展和不斷革新，其功能不斷增強，涉及領(lǐng)域不斷拓寬，計算機數(shù)字化管理技術(shù)逐漸融入人們生產(chǎn)生活以及各行各業(yè)之中，為行業(yè)內(nèi)的發(fā)展與創(chuàng)新創(chuàng)造了更多的可能性，為行業(yè)的整體發(fā)展鋪設(shè)了良好的平臺；同時，計算機數(shù)字化管理技術(shù)也為行業(yè)間的交流與鏈接提供了可能性。檔案信息是一個單位或企業(yè)非常重要的信息，是商業(yè)機密，其安全性必須得到保證，否則，企業(yè)的發(fā)展甚至生存都將受到嚴重影響。將數(shù)字化管理應用于保障檔案信息安全中去，企業(yè)或單位的檔案信息安全將得到更加強有力的保證，而且，檔案信息的數(shù)字化管理模式是一種科學有效的管理體系，可以提升全體員工的積極性和參與程度。這樣，企業(yè)或單位的凝聚力將得以提升，工作效率也將隨之得到提高，企業(yè)或單位的發(fā)展與進步將得到保證。
二、檔案信息存在的相關(guān)安全問題
檔案信息的安全性受到多個方面的影響，例如自然環(huán)境方面的影響、技術(shù)方面的影響、管理方面的影響、國家政策方面的影響和社會形勢方面的影響等。
（一）計算機網(wǎng)絡(luò)引發(fā)的安全問題
如今，大部分企業(yè)的數(shù)字化檔案信息管理都運用計算機進行運行和維護，企業(yè)所采用的計算機網(wǎng)絡(luò)一般為互聯(lián)網(wǎng)與局域網(wǎng)聯(lián)合使用，內(nèi)外聯(lián)系卻又相互分離和獨立。局域網(wǎng)系統(tǒng)之間、局域網(wǎng)相對于互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)雖然屬于相互隔離狀態(tài)且設(shè)置了防衛(wèi)措施和相關(guān)系統(tǒng)，但仍然不可避免會出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全問題。
（二）外來產(chǎn)品和技術(shù)所具有的安全問題
我國的檔案信息管理系統(tǒng)相關(guān)技術(shù)、產(chǎn)品、系統(tǒng)等的發(fā)展較西方發(fā)達國家比較落后。因此，我國的檔案信息管理系統(tǒng)多為國外引進產(chǎn)品，從軟硬件、應用軟件、操作系統(tǒng)到數(shù)據(jù)庫大都是進口產(chǎn)品。引入的產(chǎn)品未根據(jù)企業(yè)自身的實際情況進行一定的改動和調(diào)整，這將阻礙檔案信息管理系統(tǒng)發(fā)揮其正常作用，也將導致出現(xiàn)一些安全問題。
（三）安全保障措施和系統(tǒng)不完善
隨著計算機在中國的普及，計算機安全技術(shù)也日益成熟和完善，各種防病毒、殺病毒、防黑客入侵；安全漏洞掃描、檢測和訪問權(quán)限設(shè)置等技術(shù)正為計算機及網(wǎng)絡(luò)安全保駕護航。但是，這些產(chǎn)品的完善程度和規(guī)范程度還有待加強，對于保障整個企業(yè)的檔案信息安全的重任來說，還有很大的發(fā)展進取空間。不安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境加之未完善的網(wǎng)絡(luò)安全保障系統(tǒng)的組合，使得數(shù)字化管理檔案信息的安全問題頻出。
三、使數(shù)字化管理檔案信息趨向安全化的有效措施
（一）全面規(guī)劃檔案信息數(shù)字化安全管理
為提升數(shù)字化管理檔案信息的安全性，對數(shù)字化管理檔案信息活動進行全面規(guī)劃具有舉足輕重的作用。全面規(guī)劃就是在對數(shù)字化檔案信息安全性能進行評估后，預測安全風險，并綜合考慮自然因素和社會因素等盡快制定出規(guī)避或解決該風險的策劃和方案。這是一種有效的檔案信息安全保障方式，能夠使企業(yè)事先做好防范措施，做好應對風險的準備，以致在風險來臨時能夠快速應對、從容不迫。企業(yè)所遭受的創(chuàng)傷也將因此減小到最輕。同時，全面規(guī)劃檔案信息數(shù)字化安全管理，也能夠協(xié)調(diào)各部門，加強部門之間的協(xié)作與交流，從而提升了企業(yè)的凝聚力，這對企業(yè)來說彌足珍貴。
（二）實行信息訪問及操作安全控制機制
對檔案信息系統(tǒng)的訪問權(quán)限進行控制是數(shù)字化檔案信息管理中常見的一種安全控制方法。它可以起到防止數(shù)字化管理中檔案信息被非法訪問和利用的作用。訪問控制機制由幾部分組成，各部分之間相互協(xié)調(diào)、共同作用。
1.檔案信息數(shù)字化系統(tǒng)的訪問權(quán)限控制。通常，數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)都設(shè)置有登錄界面，登陸者需輸入賬號、密碼和驗證碼等信息進行系統(tǒng)識別過程，其中若有任何一項不符合條件，該登陸者將無法進入檔案管理系統(tǒng)。訪問權(quán)限控制機制將能夠進入系統(tǒng)與無訪問權(quán)限的用戶進行分類，這是信息安全系統(tǒng)控制機制的第一道防線。
2.檔案信息數(shù)字化系統(tǒng)的操作權(quán)限控制。檔案信息數(shù)字化系統(tǒng)的操作權(quán)限控制就是對不同用戶所能夠觀看的系統(tǒng)內(nèi)信息、所能操作執(zhí)行的系統(tǒng)內(nèi)文件、設(shè)備進行分類設(shè)置。例如：校園教務管理系統(tǒng)就對學生和管理員進行了分類設(shè)置，學生只擁有閱讀與復制檔案中某一個文件的權(quán)限，而管理員具有更改所有文件信息和限制學生登錄系統(tǒng)的權(quán)限。3.信息分類和信息安全控制。在對檔案信息進行數(shù)字化管理時，管理人員應將信息整合成不同文件、目錄，并為其設(shè)定訪問屬性。不同用戶在對檔案信息進行訪問時對應不同的訪問信息控制表，用以在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)內(nèi)部根據(jù)此控制程序進行運行。屬性可以控制用戶訪問、復制、剪切、刪除該文件信息的權(quán)限，以保證檔案信息不被隨意篡改，防止用戶誤刪文件或信息導致系統(tǒng)出現(xiàn)問題，影響檔案信息的真實準確性，同時也對數(shù)字化檔案系統(tǒng)的安全性能造成負面影響。
（三）實行信息傳輸安全控制機制
1.進行實施網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測。數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)的管理員應對網(wǎng)絡(luò)進行實時監(jiān)測，對服務器進行設(shè)置，使之記錄下用戶訪問檔案信息系統(tǒng)的情況。對不正常訪問情況，服務器應及時進行報警，使管理員能夠收到消息盡早做出維護工作和防范措施。如果有不法用戶試圖強行進入系統(tǒng)，服務器應自動記錄其嘗試次數(shù)，當?shù)竭_一定次數(shù)時將該賬戶鎖定。
2.對網(wǎng)絡(luò)節(jié)點和端口進行控制。為強化數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的安全性能，可以在網(wǎng)絡(luò)服務器端口應用自動回呼設(shè)備，加之靜默型調(diào)制解調(diào)器進行保護，且可以采用節(jié)點加密形式進行身份識別。用戶在登錄系統(tǒng)時需要出示將能夠證實其身份的驗證產(chǎn)品，例如：U盾、磁卡。安全秘鑰等，待系統(tǒng)對登錄信息和驗證物進行搭配與核實后方可進入。這提升了安全指數(shù)，增加了一些非法用戶破解用戶信息登入檔案管理系統(tǒng)的難度。
3.對檔案信息進行加密處理。數(shù)字化檔案信息具有不完全公開性的特點，為了維護系統(tǒng)的這一特性，可以輔之以信息加密技術(shù)對檔案信息安全性能加分。對信息加密的方法多種多樣，信息加密后的嚴密程度取決于安全密鑰的長度。對信息加密的方法使通過各種各樣的加密算法組合起來形成的，對信息加密的方法能夠滿足以小成本低代價提供高效用的安全保護功能的需求和目標。
（四）數(shù)字化檔案信息管理員自身的信息安全控制
數(shù)字化檔案信息管理員是接觸檔案信息最全面的人員，也是具有更改、刪除、添加檔案信息權(quán)利的人員，是檔案信息的管理者、守護者，是檔案系統(tǒng)的運行者，同時也是數(shù)字化檔案信息安全問題的制造者。管理員自身的檔案信息安全意識和安全問題處理能力都將對檔案信息以及系統(tǒng)造成直接影響。若管理員自身對相關(guān)法律法規(guī)概念不熟悉，對檔案信息管理的規(guī)范和標準等定義不清晰，將直接增加數(shù)字化檔案信息管理的安全風險系數(shù)。因此，應定期對管理人員進行專業(yè)技能培訓和安全意識塑造，監(jiān)督管理員熟練掌握數(shù)字化檔案信息安全管理的相關(guān)內(nèi)容、要求和方法。綜上所述，在對檔案信息進行數(shù)字化管理時，保證檔案信息的安全是重中之重。因此，應從多個方面進行控制和預防，對出現(xiàn)的安全問題進行及時徹底且科學合理的解決。
參考文獻
房地產(chǎn)檔案轉(zhuǎn)型不動產(chǎn)檔案數(shù)字化，就是通過一些信息技術(shù)手段，比如計算機、掃描設(shè)備、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體儲存技術(shù)等具有鮮明的信息化特征的先進、科學、發(fā)達的技術(shù)，有效實現(xiàn)將各類不動產(chǎn)檔案轉(zhuǎn)化為明確的數(shù)字信息，并且講這些信息儲存在數(shù)據(jù)庫里，借助網(wǎng)絡(luò)將全國的不動產(chǎn)檔案信息統(tǒng)合起來，并且通過計算機、大數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)進行統(tǒng)一管理，目標就是要建立一個系統(tǒng)、前面、科學、完備、安全的不動產(chǎn)信息數(shù)據(jù)庫，供社會各界人士在國家機關(guān)的允許之下使用。這種方式極大方便了房產(chǎn)檔案的集中管理與高效傳輸，在很大程度上實現(xiàn)了數(shù)字資源在全社會的共享。
2 實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案轉(zhuǎn)型不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的重要性
在經(jīng)濟快速發(fā)展的今天，房地產(chǎn)已經(jīng)成為了我國經(jīng)濟的支柱性產(chǎn)業(yè)，房產(chǎn)交易數(shù)量自2002年以來一直保持在高位，同時還在不斷擴大，同時房地產(chǎn)交易的方式也發(fā)生的重大改變，傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理模式已經(jīng)無法適應新形勢下房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展形勢。不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理可以很好的克服傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案的很多缺陷，信息取得方面、信息傳輸、信息分析的處理速度大幅度提升。同時不動產(chǎn)檔案登記時可以采用數(shù)字化的方式，記錄更多的信息，比如圖像甚至是視頻資料。在檔案保存方面，由于是數(shù)字化的檔案，只需要建設(shè)完備的數(shù)據(jù)儲存設(shè)備既可。完全不需要像傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案那般，需要保存大量的紙質(zhì)檔案，同時還要注意檔案的分類、整理、儲存，傳統(tǒng)的管理方式查詢檔案也是一件非常繁瑣的工作。而數(shù)字化的檔案管理工作，只需要設(shè)置好管理邏輯，就可以自動進行不動產(chǎn)檔案的分類、整理、儲存，檔案調(diào)取也極為方便。這些優(yōu)勢能夠不斷推動不動產(chǎn)檔案的管理水平提升，推動不動產(chǎn)檔案管理的發(fā)展，更好的為國家掌握詳實數(shù)據(jù)、為房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)展提供正確、科學的信息提供幫助，為我國房地產(chǎn)事業(yè)發(fā)展提供最專業(yè)、最規(guī)范、最方便的數(shù)據(jù)服務。
3 提高不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理水平的有效策略
3.1 加強不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的認知
近年來，雖然不動產(chǎn)檔案管理方式方法在不斷改進和完善，但是進度不快，效果并不是很明顯，一個很主要的原因就是不動產(chǎn)檔案管理人員以及各地地稅房地產(chǎn)管理部門沒有對不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的認識不足，重視程度不夠。很多的相關(guān)人員及部門，將不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理僅僅視為簡單的文案處理工作，忽視了這項工作成果對于國家和房地產(chǎn)行業(yè)的重要作用。因此，在實際的管理實施過程中，沒有對信息采集和分類工作抱有足夠嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，使得信息收集過程形式化過重，嚴重破壞了信息的完整與準確，從而降低了使用價值，也耽誤了工作時間，影響效率。
3.2 提升管理人員的業(yè)務能力和專業(yè)水平
應當正確認識的是，不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理已經(jīng)早已超越了傳統(tǒng)的手工勞動范疇，而發(fā)展到了知識型技能型的工作。我國缺乏不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的相關(guān)專業(yè)人才，管理人員只要具有相當?shù)募墑e才會有相應的檔案管理專業(yè)的人員，其余人員也沒有經(jīng)過嚴格的識別與培訓，有的是其他人員富余的崗位補充過來的人員，這些人對于不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的重要性認識不足，也沒有相關(guān)工作經(jīng)驗及技能，無法有效開展相關(guān)工作。
數(shù)字化管理不動產(chǎn)檔案，是一項復雜的工作，涉及到的工?N多、專業(yè)多，對于專業(yè)能力和技術(shù)能力有著很高的要求。數(shù)字化管理不動產(chǎn)檔案的相關(guān)人才，必須要有全面系統(tǒng)的知識框架、強大的觀察能力與數(shù)據(jù)處理能力，同時還要有縝密的思維以及細致的工作作風。管理部門必須要培養(yǎng)一支專業(yè)素質(zhì)高、思想觀念好、文化水平高的卓越的不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理人才。這些人才還要熟練掌握各種自動化辦公設(shè)備的應用。相關(guān)單位和企業(yè)應當重視培養(yǎng)專業(yè)的不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理人才，目的就是要培養(yǎng)一支專業(yè)、敬業(yè)、精業(yè)的團隊。
3.3 其他措施
檔案數(shù)字化管理是現(xiàn)代的一種新型管理模式，通過各種渠道來將檔案資源進行轉(zhuǎn)換，變成數(shù)字檔案信息，用數(shù)字化的形式來進行保存，借助計算機和網(wǎng)絡(luò)的便捷來進行傳遞和應用，建立一個龐大的檔案信息庫，提高檔案的利用率，達到資源共享的目的?，F(xiàn)階段，我國的信息化程度比較高，電子商務等新型的商務模式相應出現(xiàn)，這是我國檔案事業(yè)發(fā)展的最佳時代，檔案數(shù)字化工作目前已經(jīng)正式啟動，在不斷的深化當中。
1、數(shù)字化檔案概述
自二十一世紀以來，電子技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)的發(fā)展就越來越快，高科技時代已經(jīng)到來。檔案數(shù)字化是計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等新型技術(shù)的應用擴展。資源轉(zhuǎn)化市檔案管理的重要方面，在資料的管理當中需要將紙質(zhì)的資料轉(zhuǎn)換為網(wǎng)絡(luò)的文檔形式，或者在資料整理的時候就以文檔的形式進行板寸。檔案數(shù)字化需要對其規(guī)范性進行統(tǒng)一，使用標準的檔案數(shù)字化標準來實現(xiàn)管理和應用；檔案數(shù)字化需要以實際為立足點，通過組織來確保工作的正常開展，抓好文件的質(zhì)量問題；檔案數(shù)字化建設(shè)要以完善的系統(tǒng)為基礎(chǔ)進行發(fā)展，需要將目前的系統(tǒng)進行完善化；檔案數(shù)字化建設(shè)重點工作是數(shù)據(jù)庫的建立和維護。
目前的信息化程度越來越高，如何快速的對信息服務進行利用，減少工作中的失誤，讓工作變得規(guī)范化、系統(tǒng)化、程序化，讓我們的工作目標能夠快速實現(xiàn)，降低工作成本，提升效益，這些是目前的檔案管理部門所需要去思考的問題。檔案信息過去是以紙質(zhì)的形式來進行存儲，使用和查閱都非常的不便，浪費人力和無力。因此，需要使用數(shù)字化檔案信息管理來實現(xiàn)更加高效的應用，滿足社會快速發(fā)展的需求。
2、目前檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的問題
我國的數(shù)字化檔案管理發(fā)展的比較晚，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)還不健全，處于發(fā)展初級階段。因此，存在很多問題：第一，沒有有效的領(lǐng)導。科技的發(fā)展如此的快速，數(shù)字化檔案管理體現(xiàn)的重要性已經(jīng)得到大家的認可，但是領(lǐng)導對于數(shù)字化管理仍然有著太多的不足之處。因此，管理上要是摸索階段，這樣就缺乏一個系統(tǒng)的領(lǐng)導，來以科學和規(guī)范的檔案管理制度和模式來對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進行管理；第二，沒有完善的保障。數(shù)字化檔案管理體系是以大量的檔案管理人才和數(shù)字化檔案管理人才組成的，目前的數(shù)字化檔案管理工作中，人才比較缺乏。因此，人才的總量和結(jié)構(gòu)存在一定的不合理。因此，高層次、高技術(shù)的人才缺口比較大，而數(shù)字化檔案管理工作還不完善，沒有足夠的培養(yǎng)人才的能力，導致了發(fā)展緩慢。而且硬件跟不上時代，軟件落后，兼容性差；第三，網(wǎng)絡(luò)安全性低。網(wǎng)絡(luò)是數(shù)字化檔案利用的重要渠道，其安全性存在不足就容易導致信息的丟失，對于信息的應用是非常大的損失。
3、數(shù)字化檔案管理的基本行為準則
數(shù)字化檔案管理的工作原理主要是通過先進的計算機技術(shù)將檔案資料儲備在計算機內(nèi)部進行檔案資料的分類和管理。只有通過對這些檔案資料的信息分類才能夠促使數(shù)字化管理的有效性和合理性?？傮w而言，對數(shù)字化檔案管理的基本行為準則的內(nèi)容需要進行全面掌握，主要從以下幾個關(guān)鍵點進行規(guī)范：第一、需要對計算機技術(shù)進行不斷提高，對檔案管理的人員進行計算機技術(shù)的培訓，同時，不斷更新檔案管理方面的計算機設(shè)備，加強計算機方面的基礎(chǔ)設(shè)施。第二、在檔案管理方面需要不斷加強管理，只有系統(tǒng)的管理才能夠?qū)n案資料管理的有條理和有步驟。在現(xiàn)代企業(yè)里數(shù)字化的檔案管理方法成為了企業(yè)的重要的內(nèi)容，這種資料管理的方法在各行各業(yè)都收到了青睞，更得益于這種資料的管理方法便于管理，有利于檔案資料的管理。第三、數(shù)字化檔案管理的管理方法可以提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，增強企業(yè)對于資料管理的能力，提高管理資料的效率，促進資料管理的高效完成。提高辦事效率是這項資料管理的有效的方法，可以促進檔案管理方法的深入貫徹和持續(xù)進行。
4、數(shù)字化檔案管理的重要意義
隨著數(shù)字化管理方式的深入落實很多的企業(yè)開始對檔案管理的工作效率進行關(guān)注。只有充分改善數(shù)字化檔案管理的工作水平才能夠促進工作效率的提高。數(shù)字化檔案管理具有重要的意義。具體表現(xiàn)在三個方面：第一、可以提高資料管理的工作效率，促進工作的積極完成。通過計算機等高科技設(shè)備的引進提高了企業(yè)的工作效率，減輕了工作者的工作的繁瑣程度，在很大程度上減輕了工作人員的工作負擔?，F(xiàn)代社會是信息化時代，只有充分將這些信息進行整理和保存才能夠?qū)⒐ぷ鬟M行整體的規(guī)劃，促進信息的暢通無阻。第二、計算機的辦公設(shè)備給工作人員帶來了很大的幫助，很多的資料通過計算機就可以傳遞，工作人員通過計算機就可以進行信息的交換。同時，應用計算機設(shè)備可以快速查閱各種管理資料有助于資料的管理和保存。第三、計算機技術(shù)的普及對于檔案資料的保存也具有重要的意義。通過計算機備份系統(tǒng)可以講大量的信息同構(gòu)文檔的形式儲備起來，促進工作的完成。關(guān)于信息的保存在充分利用計算機技術(shù)的前提下不斷改善技術(shù)改善措施，增強工作人員的管理水平?？傊?，數(shù)字化檔案管理的技術(shù)對于信息和資料的高效管理做出了很大的貢獻，值得進行普遍推廣。
5、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)越性分析
數(shù)字化檔案管理在各個方面都有很多需要注意的問題，其優(yōu)越性白哦現(xiàn)在很多的地方，主要是為提高工作效率，儲備信息的可靠性以及節(jié)省工作人員的工作量等多個方面，具體而言，首先，數(shù)字化檔案管理的工作方法對檔案管理的人員進行計算機技術(shù)的訓練有助于不斷更新檔案管理方面的計算機設(shè)備，加強計算機方面的基礎(chǔ)設(shè)施。其次，在檔案管理方面需要不斷加強管理，只有系統(tǒng)的管理才能夠?qū)n案資料管理的有條理和有步驟。綜合服務的管理體系是現(xiàn)代化企業(yè)管理發(fā)展的最終方向和追求目標。在現(xiàn)代企業(yè)里數(shù)字化的檔案管理方法成為了企業(yè)的重要的內(nèi)容，這種資料管理的方法在各行各業(yè)都收到了青睞，更得益于這種資料的管理方法便于管理，有利于檔案資料的管理。最后，數(shù)字化檔案管理的管理方法可以提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，增強企業(yè)對于資料管理的能力，提高管理資料的效率，促進資料管理的高效完成。提高辦事效率是這項資料管理的有效的方法，可以促進檔案管理方法的深入貫徹和持續(xù)進行。只有綜合將數(shù)字化管理的方方面面進行整合才能夠配合管理效率的提高，促進數(shù)字化檔案管理的管理模式的改善。
6、總結(jié)分析
由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的轉(zhuǎn)化和發(fā)展是數(shù)字化檔案管理的目前發(fā)展現(xiàn)狀，對于這個轉(zhuǎn)變的完成非常需要建立數(shù)據(jù)庫，建立數(shù)據(jù)庫是進行資料保存和整理的關(guān)鍵，數(shù)字化檔案管理的工作方法結(jié)合了計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及現(xiàn)代的管理方法。只有綜合在各個方面進行提高才能夠?qū)?shù)字化檔案管理的水平真正提高上去。我們應該知道，由于應用計算機設(shè)備可以快速查閱各種管理資料有助于資料的管理和保存，在很多方面都存在很多的優(yōu)勢，因此需要在各個領(lǐng)域進行推廣。
參考文獻
醫(yī)院檔案醫(yī)院的一筆寶貴財富，對于醫(yī)院各項管理經(jīng)營、科研創(chuàng)新、文化建設(shè)都有著舉足輕重的意義。檔案是醫(yī)院開展日常經(jīng)營活動的重要基礎(chǔ)。譬如，病歷檔案是醫(yī)院開展醫(yī)療服務的有效憑據(jù)，具有法律效力，當發(fā)生醫(yī)療糾紛時，舉證倒置原則下，醫(yī)院可以依據(jù)患者的病歷檔案進行維權(quán)，保護醫(yī)院和患者的正當權(quán)益。而人事檔案記錄了醫(yī)院所有人員的各項資料，是現(xiàn)代醫(yī)院隊伍建設(shè)、人力資源優(yōu)化、崗位結(jié)構(gòu)調(diào)整等的重要依據(jù)。數(shù)字化檔案管理是醫(yī)院信息化建設(shè)的內(nèi)容之一，也是當前我國醫(yī)療行業(yè)轉(zhuǎn)型的必然要求。
1 檔案數(shù)字化管理中存在的問題
1.1 人才制約
專業(yè)人才的缺乏是當前檔案數(shù)字化管理的最大障礙。由于缺乏專業(yè)人才，醫(yī)院在開展檔案數(shù)字化建設(shè)時不能有效地開展整體規(guī)劃和具體細節(jié)的制定。即使數(shù)字平臺搭建好后，也會由于檔案工作缺乏必須的網(wǎng)絡(luò)操作技術(shù)，而導致平臺的利用名不副實。此外，部分醫(yī)院甚至是由其他員工兼職檔案管理，其工作能力不但有待考量，甚至其工作熱情和日常工作量都難以保證。
1.2 制度有待完善
醫(yī)院檔案是醫(yī)院人在長期社會實踐活動中留存下來的歷史真跡[1]。它記錄了醫(yī)院在不同發(fā)展階段包括前身、建設(shè)規(guī)劃、基礎(chǔ)建設(shè)、財務活動、設(shè)備科研、黨建工作等在內(nèi)等的各項事務，保存好醫(yī)院檔案能夠使我們?nèi)娴卣J識醫(yī)院的發(fā)展軌跡以及歷史沿襲。不同性質(zhì)的檔案管理有著不同的要求。但目前醫(yī)院的檔案工作由于多種限制而存在粗放式管理，制度籠統(tǒng)松懈，針對性不強。因此造成了檔案出現(xiàn)遺漏遺失、損壞甚至是偷盜篡改。這樣不僅不利于檔案的長期有序管理，而且還可能使醫(yī)院的內(nèi)部信息、保密成果受到破壞與泄露。
1.3 檔案管理意識落后
開始醫(yī)療改革后，醫(yī)院公益性質(zhì)和事業(yè)單位性質(zhì)逐漸削弱，醫(yī)療服務和經(jīng)濟利益成為了其發(fā)展的主要方向，像檔案管理這類后勤保障類的工作逐漸受到冷落。致使在醫(yī)院領(lǐng)導層以及檔案人員都逐漸放松了對檔案工作的管理。這樣下來，致使檔案工作的物理環(huán)境、經(jīng)費投入、人員制度保障等都難以滿足檔案管理的正常需求，更談不上檔案的數(shù)字化管理。
2 提升醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的對策建議
2.1 樹立醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化觀念
數(shù)字化是現(xiàn)代檔案管理的基本發(fā)展思路。醫(yī)院開展檔案數(shù)字化工作，必須首先轉(zhuǎn)變觀念，摒棄傳統(tǒng)的人工操作。醫(yī)院管理層應積極樹立現(xiàn)代化的檔案管理觀念，深刻認識檔案數(shù)字化發(fā)展對于提升檔案管理成效，構(gòu)建醫(yī)院信息化體系的重要意義。檔案部門應當深刻到當前形勢下檔案工作肩負著提升醫(yī)療水平，創(chuàng)新工作局面的承前啟后職能。檔案人員應當盡早樹立數(shù)字化意識，同時積極開展學習。只有首先樹立了現(xiàn)代檔案管理意識，才能確保數(shù)字化工作的有序開展。
2.2 推進檔案數(shù)字平臺建設(shè)
數(shù)字化檔案管理應當充分依托醫(yī)院的信息化平臺。一是積極在醫(yī)院局域網(wǎng)內(nèi)積極構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)，重點建立檔案的電子資源庫。從而逐步實現(xiàn)手工作業(yè)向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)型。二是重點開發(fā)檔案網(wǎng)絡(luò)與醫(yī)院信息化平臺的有效對接和信息共享。實現(xiàn)平臺對接和信息共享后，檔案的采集與篩選工作就可以直接通過信息平成，而不必再經(jīng)過紙質(zhì)資料這一過程。三是開展重點項目的檔案管理。對于醫(yī)院的科研立項、管理試點等重大項目應當建立獨立檔案，并與其所屬檔案分類項目的管理并行。同時積極協(xié)助課題組完成項目立項、資料整理、建檔歸檔及組卷等工作。此外還應當適當開放醫(yī)院檔案，為醫(yī)院的醫(yī)療科研、經(jīng)營管理、文化建設(shè)等工作提供資料與參考。
2.3 加快傳統(tǒng)作業(yè)與數(shù)字化融合
從目前來看，醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化仍然處于降低水平。僅僅是人工的手寫記錄操作轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮有问?，而遠沒有實現(xiàn)依托計算機技術(shù)的信息處理平臺。筆者認為，今后醫(yī)院開展數(shù)字化檔案管理工作應當著重將檔案管理從傳統(tǒng)人工向數(shù)字自動轉(zhuǎn)變。實際上，傳統(tǒng)檔案管理是其數(shù)字化的前提和基礎(chǔ)，也是其過渡階段的重要輔助工具。這兩者之間既有形式上的區(qū)別，又有著內(nèi)在聯(lián)系。因此醫(yī)院在推進數(shù)字化檔案工作時，應當充分依托傳統(tǒng)檔案管理，積極開展數(shù)字化的檔案業(yè)務再造，分階段分步驟地開展數(shù)字化改造。
2.4 開展軟件硬件建設(shè)
在醫(yī)院科技檔案數(shù)字化建設(shè)過程，要以計算機分布和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施為基礎(chǔ)的硬件建設(shè)[2]。數(shù)字檔案管理的建設(shè)不可一蹴而就，需要全院上下全員參與。它涉及廣泛，包括了網(wǎng)絡(luò)工程、軟件系統(tǒng)、硬件支撐、信息的采集處理及存儲規(guī)則、網(wǎng)絡(luò)安全等諸多技術(shù)問題。筆者認為醫(yī)院當前的檔案數(shù)字化工作應當從以下方面入手：一是積極開展軟硬件建設(shè)[3]。硬件建設(shè)，包括基礎(chǔ)的機房、計算機、辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)通信等。醫(yī)院前期應積極投入資金，加強硬件環(huán)境建設(shè)，開發(fā)引進軟件平臺。在構(gòu)建信息平臺的過程中，重視平臺的移植性和實用性。二是積極統(tǒng)籌檔案資源。由于醫(yī)院檔案管理工作覆蓋面廣，包括了醫(yī)院建設(shè)沿襲、人事檔案、病例資料、科研成果等等。這些檔案由于長期采用封閉式的人工管理，其中本身就存在著一些歸檔錯誤、填寫不規(guī)范、資料破損遺失等問題。因此在開展檔案數(shù)字化建設(shè)時，應當對現(xiàn)有檔案工作進行全面的梳理與校驗。同時醫(yī)院內(nèi)部深入調(diào)研檔案資料采集、篩選、審核以及保管過程存在的問題，也為今后的數(shù)字化發(fā)展提供參考。
2.5 加強數(shù)字化檔案隊伍建設(shè)
數(shù)字化檔案管理工作除了在軟硬件環(huán)境上需要醫(yī)院積極投入資金，購買基礎(chǔ)設(shè)備，引進信息平臺?，F(xiàn)代檔案工作應盡早從傳統(tǒng)的手工作業(yè)步入自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理階段[4]。醫(yī)院應將人員培訓納入數(shù)字化檔案管理的實施路徑中。檔案人員應當盡快轉(zhuǎn)變心態(tài)，樹立現(xiàn)代化的檔案管理觀念。盡早圍繞數(shù)字化工作成立專業(yè)小組，積極開展檔案調(diào)研，引進其他醫(yī)院成功的數(shù)字化檔案建設(shè)模式與經(jīng)驗。同時聯(lián)合醫(yī)院信息中心積極制定數(shù)字化檔案工作的實施路徑、步驟等問題，邀請專業(yè)數(shù)字化檔案人員來院開展工作指導和業(yè)務培訓。從而加速數(shù)字檔案工作的進程，并提高人員數(shù)字化業(yè)務操作水平。
3 結(jié)語
隨著社會現(xiàn)代化進程的持續(xù)推進，醫(yī)院檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為了趨勢。然而數(shù)字化并非可一蹴而就的。醫(yī)院應當積極樹立檔案管理的數(shù)字化觀念，推進檔案數(shù)字平臺建設(shè)，加快傳統(tǒng)作業(yè)與數(shù)字化融合，同時開展軟件硬件建設(shè)以及加強數(shù)字化檔案隊伍建設(shè)。只有始終圍繞檔案數(shù)字化管理，多管齊下，結(jié)合醫(yī)院工作實際采取多種舉措，才能有效提升醫(yī)院的檔案管理成效，建設(shè)一條特色數(shù)字化檔案管理路子。
參考文獻
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根據(jù)2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》，高等學校檔案是指“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案主要記載著學校重要的教育歷史，具有很重要的價值，因此必須加大對檔案管理的重視。根據(jù)目前的情況來看，主要對其總結(jié)了以下這幾個方面特點:第一，學校每年都會“迎來送往”，送走很多畢業(yè)生。同時會招來很多新生，這對高校檔案的管理需要很大的工作量，既要對新入學學生的檔案數(shù)據(jù)進行錄入，也要對畢業(yè)生的數(shù)據(jù)進行遷出或改動，此時檔案的變化呈現(xiàn)數(shù)量巨大、變動較為頻繁等一系列特點，再加上要對學生其他檔案的維護和保存，都需要耗費大量的人力物力。第二，檔案管理操作的標準化程度不高，各個高校結(jié)合自身具體情況所設(shè)定的制度、規(guī)范存在各種差異性，導致各高校之間對于檔案管理操作的步調(diào)不夠一致，甚至存在極少數(shù)相互抵觸的情況，這給提高檔案管理工作的效率帶來了障礙。第三，檔案數(shù)字化管理處理手段有待提高，由于目前的高校檔案主要還是以紙質(zhì)檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到了檢索、交換、備份等輔助功能。以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點，也是制約檔案管理工作效率提高的瓶頸所在，后文將繼續(xù)就以上特點結(jié)合電子化檔案管理進行應用分析。
二、檔案數(shù)字化管理的特點
過去傳統(tǒng)的檔案管理模式是在每個部門分出一個檔案管理科室，此種管理模式是十分封閉的，雖然在過去的高校檔案管理工作中發(fā)揮了重要的作用，但是就目前社會的管理模式來看，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然是無法滿足現(xiàn)狀的，因此必須在過去傳統(tǒng)的管理模式中，創(chuàng)建一種新的管理模式，那就是應運而生的電子信息化管理模式，這是一種更具開放性的管理體系，是對傳統(tǒng)檔案管理的一種補充及升華，使得檔案管理的質(zhì)量和效率得到進一步的提高。隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案數(shù)字化已成為高校檔案管理的一種發(fā)展趨勢，各種新型產(chǎn)品正不斷被研發(fā)出來并得到廣泛性地應用，也使得檔案管理在模式上發(fā)生了巨大的變化，作為檔案管理的一種有效手段，檔案數(shù)字化在高校中的管理功能也變得越來越強大。如今，不管是檔案的生成、歸檔還是檢索都是與計算機緊密相連的，電子檔案的存在方式主要是以機讀的形式，就這一點來說是和傳統(tǒng)的檔案管理存在很大的區(qū)別的。在信息的使用中，需要將有價值的信息在檔案信息這一系統(tǒng)中檢索出來，對此就必然要求檔案管理系統(tǒng)的精確性，如此才能保障高校檔案信息的真實性以及價值性。
三、電子檔案使用的途徑
電子檔案所具備的很多特點都是傳統(tǒng)檔案所不具備的，像查準率以及查全率等等，這些都是傳統(tǒng)檔案對于現(xiàn)代化的電子檔案管理所不能比擬的，對此為了提高工作效率，應充分利用電子檔案的優(yōu)勢，使其優(yōu)越性得到展現(xiàn)。當前電子檔案的使用途徑主要包括以下幾點：
（一）提供拷貝
在對電子檔案進行使用的過程中，主要的一個途徑就是拷貝，這是最初的提供檔案的一種方式，為了使得整個檔案部門可以充分利用拷貝向檔案人員提供材料，可以將文件直接轉(zhuǎn)換為一種通用的格式，然后再讓使用者對檔案進行處理，然而使用人員不一定具有軟硬件設(shè)施條件，對此可以直接要求檔案管理部門將檔案打印出來。
（二）通信傳輸
通信傳輸主要是指不同的檔案管理部門通過計算機將所使用的檔案進行相互傳輸，這是當前比較常用的一種電子檔案管理方式，這顯示了檔案在提取的過程中沒有地域限制的特點，不需要檔案人員再為提取檔案專門跑一趟，有效節(jié)省了大量的人力以及財力。
（三）直接利用
所謂直接性地利用，是指利用檔案部門的計算機對電子檔案進行查詢，這樣一來可以使得眾多的檔案使用人員能夠在統(tǒng)一時間得到相同的電子檔案，并為使用電子檔案的人員提供相關(guān)的技術(shù)支持。
四、檔案數(shù)字化管理的重要作用
檔案數(shù)字化管理是一種現(xiàn)代化的信息管理模式，該模式是將原來紙質(zhì)記載的信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的信息進行保存，這樣方便存儲和查閱，而且電子智能化的記載儲存有利于管理。數(shù)字智能化的管理模式能把相關(guān)的檔案按照不同的類別進行數(shù)字化儲存，還可以儲存音頻資料，對于及時的信息反饋還能做出詳細的記載。因此電子智能化的管理模式有很多的好處：首先，檔案數(shù)字化的管理模式可以方便管理，在工作的過程當中可以進行電子傳遞閱覽，可以節(jié)約時間，提高工作效率。利用數(shù)字化的管理模式搜集的數(shù)據(jù)，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快開展。其次，在電子化的智能管理中，把相關(guān)的資料儲存在文檔的資料庫當中，高校的工作人員只需要輸入所要查詢的資料的信息點就可以快速地找到需要的資料，更加地方便、快捷，而且所找到的資料具有一定的準確性，不容易產(chǎn)生誤差，從而方便了辦公，為工作人員節(jié)約了時間，提高了工作效率，這便是現(xiàn)代數(shù)字智能化管理模式的優(yōu)點。再次，數(shù)字智能化的管理模式可以隨時進行數(shù)據(jù)更新，保證資料的時效性，能方便員工的查閱和使用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)記載信息需要大量的人工進行統(tǒng)計和整理，現(xiàn)在的數(shù)字智能化的管理可以利用高科技的電子產(chǎn)品快速地完成工作，只要輕輕地點擊鼠標就能夠完成整個的統(tǒng)計整理到儲存的過程，從而減輕管理人員工作的壓力。最后，數(shù)字化的管理模式可以使整個的辦公流程順暢無阻，節(jié)省了很多的人力和時間，使材料的管理更加的科學化、系統(tǒng)化。所以，在社會快速發(fā)展的今天，高校檔案管理采用數(shù)字化的管理模式是符合時代需求的。然而目前，我國在運用數(shù)字化的管理過程當中，還存在很多的困難沒有克服，還沒有熟練地掌握數(shù)字化的管理模式，需要進一步的學習與實踐。數(shù)字化的管理模式分為以下幾個工作步驟：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的難度，在現(xiàn)在的數(shù)字化管理模式當中，利用科技化的電子產(chǎn)品可以幫助你更好更方便地搜集資料，而且保證資料更加的完整。2、信息整理。在進行數(shù)字化的管理過程當中，對相關(guān)的信息進行數(shù)字化的編碼，使相關(guān)的檔案資料歸檔整齊有序，而且使整個資料信息一目了然。3、檢查信息。在眾多的信息當中進行相關(guān)的檢查，去掉一些沒有用的或者多余的資料，這一步要取其精華，去其糟粕，對于資料文件的管理至關(guān)重要，所以需要工作人員能夠集中精力，認真對待。4、管理資料。對于傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的保管有很多嚴格的要求，要保證紙質(zhì)資料環(huán)境的干燥、清潔等，要防止火災的發(fā)生，防止被水淹沒，而數(shù)字化管理則不用擔心這些問題?，F(xiàn)如今，數(shù)字化的檔案管理相對過去簡單多了，在對資料進行統(tǒng)計這個環(huán)節(jié)當中，主要依靠高科技產(chǎn)品進行自動化的統(tǒng)計，可以節(jié)約時間，減少人力，提高工作效率；在使用資料中，利用數(shù)字化的管理模式可以使數(shù)字化的信息更加方便閱讀，便于管理，為工作人員查找資料節(jié)省很多的時間、精力；在編排資料中，利用計算機的操作系統(tǒng)把相似的檔案編排在一起，可以更加方便地查閱與尋找所需的資料，同時還可以進行資料共享，促進高校之間的合作。然而在數(shù)字化的管理中，為保證資料不流失，就要對每一道操作程序進行加密處理，防止相關(guān)的資料泄露，造成不必要的損失。由于計算機系統(tǒng)比較復雜，在相關(guān)的操作過程當中有可能被別人盜取信息，所以要保管好自己的資料。在信息傳輸?shù)倪^程當中，要進行多次加密，而且不外泄自己的密碼，還要進行正當?shù)牟僮?，這樣才能保證信息的安全。
五、如何規(guī)范檔案數(shù)字化管理
在檔案數(shù)字化管理模式當中存在著很多的問題，涉及到電子科技產(chǎn)品的使用，電子科技產(chǎn)品是一個很復雜的產(chǎn)物，如果操作不當就會對學?；蛘邔W生造成很大的損失，所以在進行數(shù)字化的信息管理的時候，要嚴格規(guī)范管理模式，制定一定的管理制度。
（一）加強檔案數(shù)字化管理，保障資料的安全
要想安全地管理學校內(nèi)部資料，就必須完善相關(guān)的管理體系，加強高校檔案的內(nèi)部管理，對學校內(nèi)部工作人員進行定期的培訓，提高內(nèi)部人員的操作能力。在進行數(shù)字化的儲存模式當中存在著很多的問題，在復雜的網(wǎng)絡(luò)世界，安全隨時受到威脅，如果操作不當或者沒有做好保密防范工作，隨時都有可能為學校帶來相當大的損失。所以要定期對電腦系統(tǒng)進行升級管理，請專業(yè)的維修人員進行專業(yè)的維修工作，對于電腦要進行加密處理，而且密碼不可外泄，這樣才能保障數(shù)字化的管理順利地進行。
（二）規(guī)范操作，減少損失
以往在信息的管理過程當中，由于疏忽泄露了資料或者丟失一些信息，都會帶來相應的損失，為了能夠避免這些事情重蹈覆轍，應該對于信息進行嚴格的加密處理，不要把密碼告訴無關(guān)的人，應該避免密碼被更多的人知道，所以應該建立一個完整的管理體系，每個人都要認真地對待工作，對于信息要加強管理，對于資料的管理更加的嚴謹，在使用資料的過程當中，要時刻注意網(wǎng)絡(luò)的安全，加強防范意識。
數(shù)字化管理首先沖擊的是我們的思想觀念。通過實現(xiàn)觀念的轉(zhuǎn)變，適應新形勢下的城建檔案管理方式，才能在工作中抓住機遇，走出城建檔案管理新路子。我們經(jīng)歷了城建檔案工作從依靠經(jīng)濟行政手段向依法管理的轉(zhuǎn)變，檔案實體管理向信息管理的轉(zhuǎn)變，檔案管理手段由手工向技術(shù)的轉(zhuǎn)變，檔案服務由單一向綜合型服務轉(zhuǎn)變。思想觀念轉(zhuǎn)變了，就能推進檔案管理和服務工作的順利開展。
轉(zhuǎn)變工作內(nèi)容和工作目標
在新的管理形式下，工作中心從過去單一的建設(shè)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案館，轉(zhuǎn)變?yōu)榻⒁粋€多元化的、適應發(fā)展需求的數(shù)字城建檔案館，建立一個城建檔案信息集散中心。建立一個具備數(shù)字化檔案的管理能力，具備數(shù)字化信息的處理能力，具備數(shù)字化信息的傳輸能力的數(shù)字城建檔案館成為當前城建檔案館的工作目標。
保障技術(shù)人員的需求
【關(guān)鍵詞】數(shù)字化 檔案管理 信息安全管理 策略
檔案管理是社會發(fā)展中的一項重要工作，對各領(lǐng)域發(fā)展起著不容忽視的作用。隨著網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化程度不斷加深，檔案管理工作要取得發(fā)展也必須對管理方法進行創(chuàng)新，采用數(shù)字化檔案管理方法，來全面提高了檔案管理的效率。但與此同時，信息安全是其中的一個關(guān)鍵點，必須加以重視，并開展有效研究和改善，才能保證我國數(shù)字化檔案管理得到更好的發(fā)展。
一、數(shù)字化檔案
隨著科技的發(fā)展，計算機逐漸進入到各行各業(yè)的工作中，可以說現(xiàn)在人們的工作與生活離不開計算機。有了計算機的幫助，現(xiàn)今人們的工作更加的方便，就管理檔案而言，原有的紙質(zhì)版的檔案雖可以完好的保存信息，但是，其存在難以保存，難以查找，占用空間等等問題，所以為了改善這種狀況，現(xiàn)今的檔案管理多向數(shù)字化轉(zhuǎn)變。數(shù)字化檔案的管理方式可以說是在現(xiàn)有技術(shù)的基礎(chǔ)上發(fā)展而來的，應用計算機網(wǎng)絡(luò)將原有的紙質(zhì)版的檔案進行保存，不可否認數(shù)字化檔案是存在一定的優(yōu)勢的，因為現(xiàn)在的數(shù)字化檔案更加容易保存，更加節(jié)省空間，也更加容易保管。數(shù)字化檔案是一種新型的檔案信息形態(tài)，它運用諸多技術(shù)，如計算機技術(shù)，掃描技術(shù)，數(shù)據(jù)庫技術(shù)等等，將檔案信息進行存檔處理與保存。但是數(shù)字化檔案技術(shù)雖然方便，仍然存在著一定的安全問題，尚需改善這些問題。
二、實施數(shù)字化檔案信息安全管理的意義
在我國現(xiàn)代社會科技技術(shù)手段不斷發(fā)展的過程中，對檔案信息管理也不再拘泥于傳統(tǒng)的管理模式，而是隨著社會需求對檔案信息管理做出了合理的更新。目前數(shù)字化檔案管理在我國社會上也取得非常廣泛的應用，其自身不僅僅能夠為檔案管理人員帶硨艽蟊憷，而且對檔案數(shù)據(jù)準確性提升也起到非常重要的作用。但是在數(shù)字化檔案管理模式發(fā)展過程中還存在一定信息安全問題，針對于此就需要對整個檔案信息管理的安全性進行深入研究，對其中存在的問題提出有效的解決策略，從根本的角度上促使數(shù)字化檔案管理得到更好的發(fā)展。
在對數(shù)字化檔案實施信息安全管理的過程中，不僅僅需要對管理手段起到高度重視，還需要對在管理過程中涉及的技術(shù)手段有一個全面的了解，只有這樣才能更好的實現(xiàn)信息檔案安全管理。在實施管理之前還需要制定合理的保障體系，這樣對有效提升檔案管理各個環(huán)節(jié)的合理性起到不可忽視的作用。在信息保障體制實施的時候還需要對各個環(huán)節(jié)涉及的安全信息有一個全面的了解，更好的實現(xiàn)信息安全運行。在進行數(shù)字化檔案信息安全管理的過程中，需要技術(shù)人員的參與，因此還需要對整個過程中技術(shù)人員自身職業(yè)素養(yǎng)做出合理提升，從而提升技術(shù)人員自身工作效率，有效促使數(shù)字化檔案信息安全管理得到更好的發(fā)展。
三、數(shù)字化檔案的信息安全管理策略
（一）構(gòu)建完善的管理制度
想要解決數(shù)字化檔案管理中存在的信息安全問題，首先要做的就是構(gòu)建完善的管理制度，在構(gòu)建制度過程中，應該綜合考慮所有的因素，并建立相應的崗位安全考核制度以及培訓制度等；其次，應該對已經(jīng)保存的數(shù)字信息進行加密處理，將一些重要的信息進行加密處理，并通過脫機的方式進行保存。這樣可以提高數(shù)字信息的安全等級，防止數(shù)字信息被不法分子竊?。辉俅?，應該從系統(tǒng)運行方面入手，對機房的出入人員進行控制，對機房環(huán)境進行有效的管理，同時還應該做好電磁波防護等相應工作；最后，應該設(shè)置管理權(quán)限、操作權(quán)限等相關(guān)的權(quán)限管理系統(tǒng)，這樣只能是由規(guī)定的人員進行管理工作，同時還可以從中查看到進行管理的人員，這樣一方面可以降低數(shù)字信息被竊取的危險，另一方面若是出現(xiàn)問題可以在第一時間內(nèi)找到負責人員，從而降低工作人員篡改數(shù)據(jù)信息這一情況出現(xiàn)的概率。
（二）加強數(shù)字化檔案宏觀管理
想要提高數(shù)字化檔案管理的信息安全，就應該加強宏觀管理。宏觀管理是一項對技術(shù)以及專業(yè)等要求比較高的工作，在開展此工作的過程中，領(lǐng)導的思想應該是統(tǒng)一的，而且還應該針對宏觀調(diào)控工作設(shè)置相應的組織機構(gòu)，通過明確的分工來有效開展宏觀管理，進而發(fā)揮管理工作的作用，提高數(shù)字化檔案信息安全性。
（三）計算機安全管理
數(shù)字化檔案信息管理存在不安全因素和計算機出現(xiàn)故障有著密切的聯(lián)系，所以相關(guān)人員必須保證計算機的正常運行，盡可能減少計算機出現(xiàn)故障的概率。工作人員應該針對工作需求來選擇合適的計算機硬件以及軟件，在使用過程中需要按照規(guī)定流程使用，同時還應該對硬件的兼容性進行審核，從而避免數(shù)據(jù)信息丟失。與此同時，還應該定期地更新軟件，保持軟件與時俱進，這樣才能有效地保證信息安全，進而發(fā)揮數(shù)字化檔案信息管理的優(yōu)勢，為相關(guān)部門的發(fā)展提供有力依據(jù)。
（四）提高數(shù)字化檔案管理人員的素質(zhì)
檔案管理的工作人員是檔案管理的執(zhí)行者，員工的工作水平對于數(shù)字化檔案管理的管理效率有著直接的影響，因此，提高數(shù)字化檔案管理人員的素質(zhì)是非常有必要的。想要促使管理人員做好管理工作，應該讓管理人員具備以下幾點素質(zhì)：第一，要了解管理方面的專業(yè)知識，對于數(shù)字化檔案管理有一定的認知，在工作中能夠具備較強的安全管理意識，這樣將安全管理工作落到實處；第二，管理人員要掌握計算機技術(shù)，能夠熟練地使用計算機，在利用計算機開展數(shù)字化檔案管理的過程中能夠做到得心應手，這樣才能用計算機有效的開展安全管理。員工想要更好地開展數(shù)字化檔案信息安全管理工作，就要具有這二方面的能力，只有這樣才能做好安全管理工作，進而發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的作用。
四、結(jié)語
總之，檔案數(shù)字化是檔案管理的必然趨勢，要充分發(fā)揮檔案管理的作用就要將維護檔案信息安全作為一個重點工作來抓，結(jié)合數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的實際運行特點，通過制度的完善、人員素質(zhì)提升及宏觀管理和計算機安全管理等措施實施，來促進我國檔案數(shù)字化安全性的提升，促進檔案管理工作整體發(fā)展。
中圖分類號：TP309 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2014）02-0196-02
隨著信息時代的快速發(fā)展，各種電子技術(shù)以及信息技術(shù)的不斷應用，使得我們的工作以及生活方式都發(fā)生了很大的改變。各種工作的發(fā)展都逐漸傾向于智能化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。檔案管理也是這場變革中的一部分。企業(yè)的檔案管理逐漸轉(zhuǎn)變成為數(shù)字化的檔案管理。傳統(tǒng)的檔案大多數(shù)都是紙質(zhì)的資料和信息，管理方式也大多是人工管理，工作效率比較低，而且也容易出錯。隨著數(shù)字化檔案在企業(yè)管理過程中的逐漸普及，數(shù)字化檔案的應用和管理也成為企業(yè)管理中的一個重要組成部分。在數(shù)字化檔案的歸檔、管理以及應用中，其安全性是一個十分關(guān)鍵的問題。本文淺述企業(yè)的數(shù)字化檔案在安全應用方面存在的問題以及相應的應對措施。
1 企業(yè)數(shù)字化檔案在應用管理中存在的安全問題
數(shù)字化檔案指的是以計算機等電子設(shè)備作為管理的手段，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行改進，形成的一種電子檔案，基于網(wǎng)絡(luò)對各種檔案進行收集、整理、儲存、共享。在企業(yè)數(shù)字檔案的應用中存在的安全問題主要有以下幾個方面。
（1）網(wǎng)絡(luò)安全問題。網(wǎng)絡(luò)安全問題指的是數(shù)字檔案的各種網(wǎng)絡(luò)載體，即物理設(shè)備在運行過程中的安全問題，這種安全問題包括很多方面，比如網(wǎng)絡(luò)布線、連接、局域網(wǎng)的構(gòu)建、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的選擇等都有可能會帶來網(wǎng)絡(luò)安全問題。這種網(wǎng)絡(luò)安全問題是企業(yè)數(shù)字化檔案管理中比較常見的問題，一般是通過設(shè)置防火墻以及權(quán)限、采用可靠的硬件設(shè)備等措施來對數(shù)字檔案管理和應用過程中潛在的危險進行控制。網(wǎng)絡(luò)安全是整個數(shù)字檔案系統(tǒng)能夠安全運行的一個關(guān)鍵，也是重要的基礎(chǔ)，在數(shù)字檔案的應用管理中占有十分重要的地位。
（2）數(shù)據(jù)安全問題。數(shù)據(jù)安全問題指的是各種數(shù)字檔案中包含的信息數(shù)據(jù)的安全。包括很多方面，比如數(shù)字檔案的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)備份、格式的轉(zhuǎn)換、電子文件的保管等，各種數(shù)字檔案的收集、整理、應用以及管理的過程中，為了防止數(shù)據(jù)在這些環(huán)節(jié)中出現(xiàn)問題，防止存儲介質(zhì)老化失效從而導致數(shù)據(jù)的丟失，應該要加強數(shù)據(jù)安全的管理。數(shù)字化檔案面臨的一個十分重要的問題就是數(shù)據(jù)丟失，對于這個問題也是企業(yè)數(shù)字檔案管理中應該要加強的一個方面。在數(shù)字檔案應用管理中，操作系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫的安全管理主要是取決于各種軟件的穩(wěn)定性以及安全性，但是在建立網(wǎng)絡(luò)化檔案管理信息系統(tǒng)的過程中也要考慮上述兩個方面的安全性，首先要考慮到操作系統(tǒng)的種類，當前數(shù)字檔案的應用和管理中常用的系統(tǒng)一般有Unix、Windows、Linix，這三種系統(tǒng)各有優(yōu)缺點，在實際的選擇過程中應該要根據(jù)企業(yè)的需求進行實際的選擇，為數(shù)字檔案的安全應用提供基礎(chǔ)的保障。
（3）在數(shù)字檔案應用方面的安全問題。數(shù)字檔案應用方面的安全主要是在檔案應用過程中潛在的一些安全問題，是在實際操作中應該考慮的重要問題之一。這方面是否安全主要是取決于企業(yè)的檔案管理部門所采用的具體的應用系統(tǒng)中對于用戶模型的定義規(guī)則。數(shù)字檔案的管理信息系統(tǒng)中的用戶一般有很多層次、多種功能、也有很多角色。信息管理系統(tǒng)一般會將用戶分成幾類，不同種類的用戶對于數(shù)字檔案信息的查詢應用等有一定的權(quán)限，為了控制數(shù)字檔案的應用安全問題，需要對信息系統(tǒng)中的各個功能模塊都要進行一定的權(quán)限設(shè)置操作，也要對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行分層管理。以保證數(shù)字檔案在應用過程中的安全性。
2 企業(yè)數(shù)字化檔案安全應用管理措施
（1）加強網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境的安全控制。網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境的安全控制是保障企業(yè)數(shù)字檔案安全應用管理的一個重要措施，加強數(shù)字檔案系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境的安全建設(shè)，對于系統(tǒng)外部的各種不安全的因素可以進行有效的防范，在構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)安全環(huán)境的過程中，一般采用的方法有幾種，如物理隔離、防火墻設(shè)置、身份權(quán)限設(shè)置等。
1）加強防火墻的設(shè)置。防火墻設(shè)置是安全管理的重要措施。防火墻本身對于外界的各種不安全的攻擊具有一定的抵御能力，在數(shù)字檔案的應用管理中加強防火墻的設(shè)置，可以限制一些沒有被授權(quán)的未知用戶的進入，防止外部的侵害者對檔案信息系統(tǒng)的入侵，為監(jiān)視網(wǎng)絡(luò)完全提供更加便捷的服務。防火墻設(shè)置也是當前企業(yè)數(shù)字檔案應用安全管理中常用的措施，如果有的企業(yè)數(shù)字化檔案室需要服務器來指定用戶，則可以利用防火墻的用戶認證來進行限制，除去那些已經(jīng)通過驗證的用戶，外來的用戶想要進入系統(tǒng)中時都要經(jīng)過防火墻的過濾，可以對一些可以的數(shù)據(jù)包、外來的用戶等進行抵制，保護數(shù)字檔案系統(tǒng)的安全。
