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時(shí)間：2023-05-16 10:10:58
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全員參與，過程管理是檔案規(guī)范化管理中的一個(gè)重要方面。檔案工作涉及到企業(yè)的方方面面，文件在形成、流轉(zhuǎn)、辦理、整理、歸檔的過程中也會(huì)涉及到企業(yè)的各個(gè)環(huán)節(jié)。比如，企業(yè)一個(gè)項(xiàng)目的文件，它的形成從項(xiàng)目的立項(xiàng)、調(diào)研到預(yù)算、招標(biāo)再到最后的實(shí)施，可以說涉及到了這個(gè)項(xiàng)目的全部階段。因此，要把檔案意識(shí)貫徹落實(shí)到每一個(gè)環(huán)節(jié)中去，實(shí)行部門立卷責(zé)任制，堅(jiān)持“誰(shuí)立檔誰(shuí)整理”的原則，各司其職。全員參與，這樣才能使企業(yè)的檔案工作進(jìn)一步規(guī)范化。
二、完善制度，健全機(jī)制是企業(yè)檔案規(guī)范化管理工作的根本
企業(yè)應(yīng)該及時(shí)成立相關(guān)的檔案管理評(píng)估工作領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)檔案的管理情況進(jìn)行有效的監(jiān)管和評(píng)估。要根據(jù)本單位的具體情況實(shí)施并修訂符合本單位實(shí)際的檔案管理規(guī)范機(jī)制，如要健全《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和保管期限》、《檔案管理應(yīng)急預(yù)案》等方面的制度。此外，企業(yè)每年還應(yīng)將檔案工作列入到本年度的發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃中去，不斷完善并健全檔案工作的管理體系，確保檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)、管理職責(zé)和工作職責(zé)都能分級(jí)分層落實(shí)到位，這將會(huì)對(duì)檔案工作的規(guī)范化管理提供切實(shí)的保障。
三、常態(tài)化管理，規(guī)范化實(shí)施是企業(yè)檔案管理工作的基礎(chǔ)
檔案工作是一個(gè)企業(yè)開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)和活動(dòng)的有機(jī)組成部分，有著不可或缺的意義，應(yīng)該采取常態(tài)化的方式開展。
1、對(duì)各種檔案要及時(shí)歸檔，確保檔案的完整性。各種類別和載體的檔案都要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)歸檔，要按照《歸檔文件整理規(guī)則》做好檔案的系統(tǒng)化管理，確保歸檔文件的準(zhǔn)確和完整。對(duì)到期的檔案要及時(shí)進(jìn)行鑒定，確保檔案利用的有效性。對(duì)已到保管期限的檔案要專人進(jìn)行鑒定，經(jīng)鑒定后，仍需要保存的檔案要對(duì)其重新劃定保管期限，對(duì)那些到保管期限也沒有保存價(jià)值的檔案，要進(jìn)行登記造冊(cè)，填寫銷毀清冊(cè)。對(duì)檔案的借閱，要完備手續(xù)。借閱檔案要按照規(guī)定辦理借閱登記手續(xù)，要按時(shí)催促歸還。企業(yè)要根據(jù)每年的檔案借閱情況，編寫好檔案利用效果的登記。此外，檔案的收進(jìn)、轉(zhuǎn)出都要進(jìn)行登記，雙方當(dāng)面清點(diǎn)，辦理簽字手續(xù)。檔案室要保持干凈整潔，沒有雜物，室內(nèi)面積要能夠滿足檔案工作發(fā)展的需要，要留有足夠的存儲(chǔ)空間。檔案柜、檔案架的擺放要做到整齊有序，要擺放文件資料存放的示意圖，以方便查閱。應(yīng)在每年的年中和年末對(duì)所存放的檔案進(jìn)行全面的清查并及時(shí)建立清查記錄。
2、用“關(guān)鍵詞”的方式檢索檔案資料，以提高使用效率。
使用“關(guān)鍵詞”來(lái)代替“主題詞”，可以簡(jiǎn)化查找檔案的時(shí)間，提高使用效率，也就是說通過從題名或文件主題中歸納出一些體現(xiàn)主題內(nèi)容的關(guān)鍵詞，對(duì)其進(jìn)行標(biāo)識(shí)，等錄入計(jì)算機(jī)后就可以通過計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行檢索處理。比如，有關(guān)廠房基礎(chǔ)建設(shè)的文件，有人將它的關(guān)鍵詞寫為“基本建設(shè)”，有人寫為“基建”，還有人寫成“廠房建設(shè)”，在通過計(jì)算機(jī)調(diào)控后可以把關(guān)鍵詞統(tǒng)一規(guī)范為“基建?！贝送?，計(jì)算機(jī)還有一項(xiàng)“活動(dòng)增加”的功能，可以利用這項(xiàng)功能將那些不規(guī)范的詞語(yǔ)和主題詞中詞義相近的進(jìn)行合并，這樣就解決了用手工標(biāo)識(shí)速度較慢的問題，同時(shí)還解決了主題詞中的詞義含量的問題。
3、實(shí)施“以我為主”的歸檔原則
“以我為主”的歸檔原則，就是說那些歸檔的文件應(yīng)該要以本單位形成的文件為主，這是推進(jìn)檔案規(guī)范化管理中的重要一環(huán)。這里需要注意三個(gè)問題：一是對(duì)文件歸檔的時(shí)間要把握準(zhǔn)確，進(jìn)行歸檔的文件必須是完成了現(xiàn)階段任務(wù)的，沒有完成的則不能立卷或歸檔，否則會(huì)造成檔案管理的混亂和無(wú)序。二是要明確文件歸檔的重點(diǎn)，對(duì)歸檔文件進(jìn)行合理的分工，也就是說要在實(shí)際工作中將文件和資料區(qū)分開來(lái)，尤其是要注意那些在內(nèi)容、形式和作用方面相似的文件資料，要堅(jiān)持具體問題具體分析，從而減少檔案管理中的重復(fù)和冗余，提高檔案使用的效率。三是要有效地保證全宗檔案的完整性。在歸檔工作中要把握好重點(diǎn)，分清主次，保證不該歸檔的文件不要混入其中，該歸檔的文件要及時(shí)歸檔而不能散失。這就要求在歸檔立卷中，要將那些具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料放在一個(gè)卷中，以確保其對(duì)于同一問題處理的全部來(lái)龍去脈過程的反映，保證同一問題的完整性，這樣文件歸檔后既完整又有序，可以為檔案管理的規(guī)范化奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
四、網(wǎng)絡(luò)化和信息化技術(shù)是實(shí)施企業(yè)檔案管理工作的有效手段
現(xiàn)在，計(jì)算機(jī)技術(shù)已普遍應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，檔案管理中也需要把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到日常的每個(gè)環(huán)節(jié)中，這樣才能夠更好的提高效率，使得工作的開展越來(lái)越便捷。例如，檔案管理中在進(jìn)行打印文件時(shí)，計(jì)算機(jī)可以自動(dòng)生成一個(gè)序列，按照這個(gè)自動(dòng)生成的序列進(jìn)行打印就會(huì)大大的減少文件歸檔的工作量，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，能夠有效減少人員的工作量，大幅度提升工作效率。
為了做好此次調(diào)查，我們擬定了一張“知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理現(xiàn)狀調(diào)查表”，其中列舉了以下幾個(gè)問題：
1．本單位檔案部門是否有對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)知識(shí)比較了解的人員。
2．目前是否建立了以下知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案：
A.專利 B．商標(biāo) C．企業(yè)形象 D．著作權(quán)或版權(quán)
3．是否制定了知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理制度。
4．近年來(lái)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理是否提出了利用要求。
5．談一下對(duì)完善知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理的建議與看法。
從會(huì)議上及會(huì)議后寄回給我們的調(diào)查表中可以看出：
第一，在企業(yè)檔案部門較少有對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)知識(shí)比較了解的人員，大多數(shù)檔案人員對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的一般知識(shí)知之甚少，其中對(duì)“專利法”、“商標(biāo)法”、“著作權(quán)法”、“計(jì)算機(jī)軟件著作權(quán)登記辦法”等對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)具有直接影響的知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律法規(guī)做到比較系統(tǒng)了解的人員則更為鮮見。此次調(diào)查中的對(duì)象包括了來(lái)自國(guó)有大中型企業(yè)的檔案業(yè)務(wù)骨干，因此調(diào)研結(jié)果雖然說不能全面反映出我國(guó)企業(yè)檔案管理人員對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)知識(shí)了解的全部狀態(tài)，但這次調(diào)查結(jié)果至少在一定程度上也是具有代表性的。由此我們認(rèn)為，在企業(yè)檔案管理人員中缺乏對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)知識(shí)全面、系統(tǒng)了解應(yīng)當(dāng)是一個(gè)比較普遍的現(xiàn)象，而這種情況是不利于企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理工作的全面開展和順利進(jìn)行的。
第二，隨著我國(guó)企業(yè)市場(chǎng)化經(jīng)營(yíng)程度的提高，在不少企業(yè)的檔案管理內(nèi)容中已經(jīng)出現(xiàn)了知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案，如中船重工集團(tuán)公司的714所、715所、725所、718所、山西平陽(yáng)重工、青島北海重工等單位，就已經(jīng)建立了專利、商標(biāo)等檔案，制訂了相應(yīng)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理制度。但是應(yīng)當(dāng)指出，我們通過調(diào)查所得出的印象是這些單位在知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理方面仍然處于初始化階段，企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的內(nèi)容、館藏?cái)?shù)量、管理方式等方面有待于加強(qiáng)提高，有關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的管理制度還有必要進(jìn)一步全面完善。
第三，接受調(diào)查的人員普遍提出，知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理中已經(jīng)開始顯現(xiàn)效應(yīng)，但是苦于不知道該如何著手具體開展有關(guān)活動(dòng)。因此在調(diào)研過程中許多人建議有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)按照企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)的特點(diǎn)來(lái)編寫適用于企業(yè)需要的培訓(xùn)教材，指導(dǎo)企業(yè)檔案工作人員盡快熟悉有關(guān)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)知識(shí)，通過各種形式對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以利于盡快提高企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理水平，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，而不希望在企業(yè)快速發(fā)展過程中由于缺乏必要的工作能力被“甩下車”。
二、實(shí)現(xiàn)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的規(guī)范化管理是開展企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理的重要內(nèi)容
國(guó)家檔案局、國(guó)家經(jīng)貿(mào)委、國(guó)家計(jì)委于2002年9月1日聯(lián)合印發(fā)的《企業(yè)檔案管理規(guī)定》中第10條明確要求：“企業(yè)采取有效措施對(duì)檔案進(jìn)行安全保管，并切實(shí)加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理”，充分說明加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的管理已經(jīng)成為新的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下企業(yè)檔案工作的新內(nèi)容。
如果從檔案專業(yè)的角度看，企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理屬于企業(yè)檔案管理的范疇，檔案管理的基本原則、工作方法、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)等都可以在企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理中得以應(yīng)用。但是同時(shí)應(yīng)當(dāng)看到，知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理不僅需要體現(xiàn)檔案專業(yè)的特點(diǎn)，而且需要體現(xiàn)出知識(shí)產(chǎn)權(quán)的專業(yè)性特點(diǎn)來(lái)，這就需要把企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案規(guī)范化管理放在首先位置，這樣就能使企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理從一開始就在比較高的層面上運(yùn)行，也有利于企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案從建立伊始就能夠在企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理中發(fā)揮效用。
所謂企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案規(guī)范化管理，是指按照企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)的特點(diǎn)，在企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理中實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、程序化的管理，以保證整個(gè)管理活動(dòng)能夠得到有效控制和有序運(yùn)行。
1．標(biāo)準(zhǔn)化管理。知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)是一項(xiàng)需要嚴(yán)格按照法律法規(guī)進(jìn)行的專業(yè)性活動(dòng)，具有十分明顯的“共同使用和重復(fù)使用”的特征，因此采用制定企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案標(biāo)準(zhǔn)的方式來(lái)規(guī)范企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理就顯得尤為必要。
但是，正如我們?cè)谶@次進(jìn)行知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理現(xiàn)狀調(diào)查時(shí)所發(fā)現(xiàn)的那樣，目前絕大多數(shù)企業(yè)在企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理方面仍然處于起步階段或者尚未起步，大多數(shù)企業(yè)都尚未制定出相應(yīng)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，這對(duì)于規(guī)范知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理無(wú)疑是十分不利的。而且我們認(rèn)為不能等到由于各個(gè)企業(yè)在知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理工作中“各行其是”然后再來(lái)“收拾殘局”、企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理工作已經(jīng)全面展開之后再來(lái)制定標(biāo)準(zhǔn)，那將導(dǎo)致許多本來(lái)可以避免的混亂與返工現(xiàn)象發(fā)生。我們認(rèn)為根據(jù)多年來(lái)所積累的企業(yè)檔案工作經(jīng)驗(yàn)完全可以制定出比較適用的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案規(guī)范化管理的第一要?jiǎng)?wù)就是按照企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)的特點(diǎn)來(lái)制定企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。
2．制度化管理。企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)是一項(xiàng)涉及企業(yè)內(nèi)外許多部門參與的專業(yè)活動(dòng)，只有把對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案文件的收集、積累、歸檔、利用等活動(dòng)納入這些相關(guān)部門的管理制度中，并且落實(shí)到相關(guān)人員的日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中，才能保證企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案做到收集齊全，管理有序，才能讓企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案在必要時(shí)發(fā)揮應(yīng)有的作用。因此，按照國(guó)家檔案局和有關(guān)部門的相關(guān)文件精神，在知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理活動(dòng)中落實(shí)有關(guān)檔案工作“三納入”、“四同步”、“四參加”規(guī)定，就顯得更加必要。
但是，目前的現(xiàn)實(shí)情況是，雖然我國(guó)國(guó)有企業(yè)的有關(guān)主管部門已經(jīng)采取多種措施著手推進(jìn)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理工作，但是對(duì)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案在知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理中的重要作用認(rèn)識(shí)依然不足，因此在制定相應(yīng)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理制度的時(shí)候，往往“漏掉”子對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的管理內(nèi)容，企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理制度建設(shè)處于“缺失”現(xiàn)象比較嚴(yán)重的方面。如某些企業(yè)在制定“知識(shí)產(chǎn)權(quán)推進(jìn)工程”的有關(guān)文件時(shí)，就沒有明確規(guī)定對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理的要求，形成了企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理制度上的一個(gè)不應(yīng)存在的“缺口”，這不僅對(duì)全面貫徹知識(shí)產(chǎn)權(quán)推進(jìn)工程有影響，對(duì)開展企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案規(guī)范化管理也有不利影響。俗話說：“沒有規(guī)矩，何以方圓”。如果不能把對(duì)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理的具體要求體現(xiàn)在各部門的知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理制度中的話，企業(yè)檔案部門即使是制定了詳細(xì)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，真正貫徹執(zhí)行起來(lái)其實(shí)際效果也是會(huì)受到制約的。
3．程序化管理。在知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)中其重復(fù)性特征也是十分明顯的，如專利的申請(qǐng)、審核、授權(quán)、維持或者商標(biāo)的注冊(cè)申請(qǐng)、授權(quán)、續(xù)展等活動(dòng)都需要按照一定的法定程序進(jìn)行，如果拋開這些活動(dòng)的具體內(nèi)容不看，則可以看到此類活動(dòng)的進(jìn)行過程是基本相同的。因此，開展企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理，就應(yīng)當(dāng)按照知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)特點(diǎn)，編制相應(yīng)的企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案業(yè)務(wù)管理程序化，這也是企業(yè)適應(yīng)產(chǎn)權(quán)檔案規(guī)范化管理的一個(gè)重要組成內(nèi)容。
由此可見，企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和程序化，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)適應(yīng)產(chǎn)權(quán)檔案規(guī)范化管理互相支持、互相配合、互相依賴的有機(jī)組成部分。
1.科技檔案的概念?？萍紮n案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料,是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理、科研管理的重要組成部分。[2]
2.科技檔案與文書檔案的區(qū)別。區(qū)分科技檔案與文書檔案，是管理科技檔案的基礎(chǔ)，是發(fā)揮科技檔案主體作用的重要條件?？萍紮n案與文書檔案都是人們社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的歷史記錄，都是人類知識(shí)儲(chǔ)備的一種形式?？萍紮n案是從人們認(rèn)識(shí)自然和改造自然的活動(dòng)領(lǐng)域產(chǎn)生的，記述反映的是人們進(jìn)行自然科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)的活動(dòng)。[3]文書檔案是從人們認(rèn)識(shí)社會(huì)和管理社會(huì)的活動(dòng)領(lǐng)域中產(chǎn)生的，記述和反映的是人們管理社會(huì)的活動(dòng)，包括行政管理和企業(yè)管理等。
二、科技檔案的利用對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性
進(jìn)入信息社會(huì)以來(lái)，信息尤其是科技信息的生產(chǎn)、收集、整理、利用、開發(fā)能力，已成為一個(gè)經(jīng)濟(jì)實(shí)體、一個(gè)國(guó)家強(qiáng)盛的標(biāo)志。企業(yè)科技檔案是企業(yè)信息力的重要組成部分。我們對(duì)企業(yè)科技檔案的利用主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：(1)有效利用企業(yè)科技檔案，可節(jié)省人力成本，促進(jìn)全社會(huì)生產(chǎn)力的提高。科技檔案作為一種潛在的生產(chǎn)力，只能通過利用才可發(fā)揮作用。當(dāng)科技檔案被利用起來(lái)后，能夠產(chǎn)生難以估量和替代的作用。因此，以戰(zhàn)略眼光來(lái)看待科技檔案，最大限度地發(fā)揮科技檔案的作用，就能變潛在生產(chǎn)力為直接生產(chǎn)力。(2)從戰(zhàn)術(shù)的角度利用企業(yè)科技檔案，可增加科技檔案存量，形成科技檔案價(jià)值的開發(fā)利用的良性循環(huán)。科技檔案的價(jià)值可以通過對(duì)其開發(fā)利用對(duì)其進(jìn)行保值、增值，一方面提高全社會(huì)的生產(chǎn)力和勞動(dòng)效率，另一方面，也體現(xiàn)在為新的科技檔案的產(chǎn)生和科技檔案存量的總體增長(zhǎng)，因此開發(fā)利用科技檔案價(jià)值的過程也就是一個(gè)使科技檔案存量增長(zhǎng)的過程。[4]
三、科技檔案管理有效服務(wù)于企業(yè)的對(duì)策分析
DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2017.04.202
0 引言
企業(yè)在處理日常工作管理事務(wù)中需要將檔案資料合理歸檔和保管，這也是一項(xiàng)重要的文書處理工作。實(shí)現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，是促進(jìn)企業(yè)信息管理水平提高和企業(yè)基本制度完善的必要條件，因此需要結(jié)合當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展特點(diǎn)，積極創(chuàng)新方法，利用先進(jìn)管理手段和技術(shù)，提高企業(yè)檔案管理效率[1]。
1 企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀
企業(yè)檔案管理需要在日常行政工作中結(jié)合經(jīng)驗(yàn)和規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)管理模式和管理理念上的轉(zhuǎn)變，進(jìn)行檔案資料管理升級(jí)，綜合提高檔案管理人員的素質(zhì)。如果企業(yè)對(duì)文書管理工作不夠重視，就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部資料保管不到位、檔案分類混亂等現(xiàn)象的出現(xiàn)，影響檔案的有效利用。企業(yè)檔案管理是基礎(chǔ)性的管理工作，如果檔案人員沒有深刻認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，就會(huì)導(dǎo)致對(duì)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、管理知識(shí)缺乏等情況。同時(shí)企業(yè)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能培訓(xùn)安排不潁難以提高企業(yè)檔案管理水平。由于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)模式不同，因而檔案管理的內(nèi)容性質(zhì)也不同，這就導(dǎo)致單一化的企業(yè)檔案管理模式難以適應(yīng)所有企業(yè)檔案管理工作，并且由于缺少專門的管理理論研究難以達(dá)到系統(tǒng)化要求。企業(yè)檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和基礎(chǔ)性工作是否到位。在企業(yè)傳統(tǒng)的檔案資料管理中，缺少專業(yè)的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪費(fèi)[2]。
2 實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方法
2.1 轉(zhuǎn)變觀念，不斷學(xué)習(xí)
在企業(yè)檔案管理工作中，需要相關(guān)人員不斷地進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，對(duì)于檔案資料管理的基礎(chǔ)性理論知識(shí)熟練掌握。另外對(duì)于企業(yè)檔案管理工作觀念需要及時(shí)轉(zhuǎn)變，認(rèn)識(shí)到文書處理工作是企業(yè)檔案信息保管中的重要內(nèi)容，也是企業(yè)內(nèi)部管理工作的關(guān)鍵部分，對(duì)于檔案管理要結(jié)合實(shí)際、更新觀念、創(chuàng)新方法，追求檔案管理技術(shù)水平的專業(yè)化和規(guī)范化。另外在企業(yè)檔案管理過程中，不能一味的收納所有資料，需要對(duì)其進(jìn)行合理篩選，根據(jù)企業(yè)發(fā)展和管理的特點(diǎn)，保存具有利用和參考價(jià)值的檔案，在改進(jìn)信息檢索方法的基礎(chǔ)上，提高管理能力和管理質(zhì)量。企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展下，需要與時(shí)俱進(jìn)，在現(xiàn)代技術(shù)水平的進(jìn)步中，及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，促進(jìn)企業(yè)檔案資料管理水平的提高。
2.2 一體化管理模式
在企業(yè)檔案管理中，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對(duì)搜集和整理后的檔案信息內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行區(qū)分處理，例如對(duì)于不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統(tǒng)進(jìn)行保管，可直接銷毀；對(duì)于具有重要的文書保管意義，像企業(yè)發(fā)展年鑒、投資規(guī)劃和企業(yè)資產(chǎn)清算以及賬務(wù)處理等資料則需要重點(diǎn)保管，實(shí)行長(zhǎng)期或永久性保存。企業(yè)生產(chǎn)、管理內(nèi)容復(fù)雜，對(duì)于不同性質(zhì)的檔案資料都要區(qū)別分類管理、保存，提高管理質(zhì)量。集成管理是指在實(shí)際操作中，要遵循規(guī)范的管理制度，強(qiáng)化工作嚴(yán)謹(jǐn)性，減少疏漏，同時(shí)需要將檔案管理形式和觀念進(jìn)行延伸，減少重復(fù)性工作，提高管理效率。全程管理原則是企業(yè)檔案管理一體化模式的核心內(nèi)容，主要是指企業(yè)檔案管理不能視作單一性的資料管理工作，需要加強(qiáng)與各部門之間的聯(lián)系，促進(jìn)合作與交流，提高信息的共享率[3]。
2.3 完善制度規(guī)范
企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理離不開具體規(guī)章制度的約束。在實(shí)踐工作中，要將檔案管理的原則性內(nèi)容進(jìn)行制度化規(guī)定，對(duì)于不同類別和用途的資料需要進(jìn)行人員區(qū)分管理和專項(xiàng)管理，提高檔案管理質(zhì)量。文書管理工作主要就是資料的收集、分類和歸檔保存，對(duì)于資料的收集歸檔過程需要嚴(yán)格按照步驟進(jìn)行。例如在企業(yè)的文書管理中，需要根據(jù)文件內(nèi)容和問題進(jìn)行分類。主要檔案類型分為請(qǐng)示、通知、批復(fù)、信函、決定、會(huì)議記錄等。可以對(duì)資料的保管期限進(jìn)行劃分，可分為永久、長(zhǎng)期、短期等，保管期限到了再分析決定是長(zhǎng)期保管還是永久銷毀，便于今后在企業(yè)生產(chǎn)過程中對(duì)資料進(jìn)行查找利用。對(duì)于紙質(zhì)材料和電子版材料，都需要進(jìn)行不同的管理形式歸檔，將企業(yè)檔案管理進(jìn)行制度化規(guī)范，有利于進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化和專業(yè)化發(fā)展[4]。
2.4 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施
企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)性工作是加強(qiáng)軟件設(shè)施和硬件設(shè)施的建設(shè)。軟件設(shè)施主要是指企業(yè)需要及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理模式，加強(qiáng)企業(yè)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和專業(yè)技能提升，制定人才培養(yǎng)技術(shù)；硬件設(shè)施方面，企業(yè)需要對(duì)檔案信息管理、檢索系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和更新，提高管理專業(yè)化、技術(shù)化。同時(shí)在檔案管理工作中，企業(yè)需要積極鼓勵(lì)各部門加強(qiáng)溝通和交流，實(shí)現(xiàn)信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見。企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作還需要建立起工作行為規(guī)范體系，強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督，提高管理人員的工作責(zé)任意識(shí)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。企業(yè)檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建立旨在通過規(guī)章制度和管理體系的完善，創(chuàng)建科學(xué)化檔案管理機(jī)制，提高企業(yè)管理水平和管理效率[5]。
3 結(jié)語(yǔ)
企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的重要內(nèi)容，在新時(shí)期企業(yè)發(fā)展模式和發(fā)展理念下，需要不斷發(fā)揮創(chuàng)新精神，善于利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，提高網(wǎng)絡(luò)信息使用水平，提高企業(yè)檔案管理水平和質(zhì)量。檔案資料保管是一項(xiàng)專業(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砉ぷ?，需要通過不斷的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和技能培訓(xùn)提高企業(yè)檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化程度。
參考文獻(xiàn)：
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青煙的檔案工作之所以做得有聲有色、成績(jī)斐然，與企業(yè)檔案的規(guī)范化管理是分不開的。下面談一下青煙是如何利用規(guī)范化的檔案管理促進(jìn)企業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展的。
1 提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，為檔案工作規(guī)范管理提供支持
多年來(lái)，青島卷煙廠始終把檔案工作作為企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性工作列入重要議事日程，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。檔案工作一直由廠長(zhǎng)分管，并建立了三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)：一是以檔案室主任為主體，對(duì)企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行決策，研究并制定方案，對(duì)全廠檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo);二是以專職檔案管理人員為具體經(jīng)辦人，負(fù)責(zé)全廠各部門形成檔案的收集和管理，并指導(dǎo)各處室兼職檔案員的工作;三是做好檔案的日常管理工作，堅(jiān)持以兼職檔案員為骨干，負(fù)責(zé)收集、整理、移交本部門在日常工作中形成的檔案材料，從而確保檔案的齊全、完整。
2 加大投入，夯實(shí)基礎(chǔ)，為檔案工作規(guī)范管理和數(shù)字化檔案室的建立提供保障
為確保企業(yè)檔案管理質(zhì)量，企業(yè)加大對(duì)檔案工作的投入。目前，檔案室設(shè)有辦公室2間、閱覽室1間、整理室1間、復(fù)印室1間、檔案庫(kù)房2間，庫(kù)房?jī)?nèi)配有目前國(guó)內(nèi)最先進(jìn)的全自動(dòng)密集架。另外，還配有空調(diào)、除濕機(jī)、照相機(jī)、錄放機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、大型復(fù)印機(jī)、電腦、殺菌機(jī)、電腦等一整套現(xiàn)代化辦公設(shè)備，檔案管理工作具備了很好的硬件設(shè)施。建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，并有方便實(shí)用的檔案管理軟件，為檔案工作的規(guī)范化管理提供了足夠的保障。
3 建章立制，確保檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化
檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)肅認(rèn)真而細(xì)致的工作，做好這項(xiàng)工作必須有嚴(yán)格的制度作保證。為使檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化，我們陸續(xù)編寫了《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《企業(yè)檔案考核管理規(guī)定》、《檔案庫(kù)房安全管理規(guī)定》、《保密工作管理規(guī)定》等文件，對(duì)檔案資料的安全管理及從產(chǎn)生到永久保存（銷毀）的過程進(jìn)行全方位控制。檔案工作做到了有法可依，有章可循。使檔案管理工作切實(shí)落到實(shí)處，如檔案工作的“三參加”、“四納入”。企業(yè)新購(gòu)設(shè)備的開箱及移交生產(chǎn)竣工驗(yàn)收、基建技改項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收、科研成果鑒定等必須有檔案人員參加，使檔案在形成過程中質(zhì)量得到了保障，為檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，確保檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。
4 著力創(chuàng)新，注重利用，發(fā)揮檔案在企業(yè)日常管理中的重要價(jià)值
檔案利用是整個(gè)檔案管理過程中的重要一環(huán)，是推動(dòng)企業(yè)檔案工作不斷向前發(fā)展的最有力因素。因此，檔案管理人員要樹立服務(wù)意識(shí)，使檔案為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)應(yīng)有的價(jià)值，為企業(yè)創(chuàng)造效益。一是集中整理基建項(xiàng)目檔案，為企業(yè)收回檔案資料保證金。青島市政府規(guī)定自1990年開始，凡新開工的基建項(xiàng)目，根據(jù)工程總造價(jià)，必須向城建檔案館交納一定數(shù)額的檔案保證金，以確保該項(xiàng)目的城建檔案及時(shí)、完整的歸入檔案館。檔案室利用室存的檔案資料及時(shí)完成了移交，收回了企業(yè)所有基建項(xiàng)目的檔案保證金。二是利用會(huì)計(jì)檔案，為企業(yè)追回欠款，解決三角債拖欠問題。三是利用檔案維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。1994年青煙新研制開發(fā)的“老刀”牌香煙投入市場(chǎng)后，受到消費(fèi)者的歡迎，給企業(yè)帶來(lái)了客觀的經(jīng)濟(jì)效益。但在全國(guó)市場(chǎng)上，我們發(fā)現(xiàn)了##煙廠盜用我廠的“老刀”牌香煙商標(biāo)，其外包裝的圖案與色彩與我廠“老刀”極其相似，構(gòu)成侵權(quán)行為。我們依據(jù)原始檔案，證明我廠早在二十年代就開始生產(chǎn)“老刀”香煙，1994年7月7日重新注冊(cè)，取得商標(biāo)專用權(quán)。從而維護(hù)了企業(yè)合法權(quán)益和經(jīng)濟(jì)效益。
隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，社會(huì)信息技術(shù)飛速發(fā)展，為檔案信息資源的管理和傳播提供了很大的便利，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔、音像等運(yùn)作過程以“數(shù)字化”形式在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以“電子文件”為載體的檔案。由此看來(lái)，檔案信息化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。
因此，在石油化工行業(yè)中不管是產(chǎn)品開發(fā)還是管理手段必然面對(duì)檔案信息化管理科學(xué)化和現(xiàn)代化的變革，從而為企業(yè)發(fā)展決策服務(wù)。
一、當(dāng)前石油化工企業(yè)檔案信息化管理存在的主要問題
（一）檔案信息化管理人才不足。大多數(shù)檔案管理人員并非專業(yè)管理人才，或者在單位兼職此項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，缺乏現(xiàn)代信息資源管理的系統(tǒng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，在思想上和技術(shù)上還是停留在過去傳統(tǒng)的檔案管理模式上，檔案工作者必須認(rèn)清形勢(shì)的變化，轉(zhuǎn)變觀念，開拓創(chuàng)新，勇于實(shí)踐，用檔案事業(yè)的加快發(fā)展，在檔案信息化發(fā)展的基礎(chǔ)上更好地為企業(yè)的利益服務(wù)，服務(wù)各項(xiàng)事務(wù)管理。
（二）硬件設(shè)施還有待加強(qiáng)。企業(yè)信息化檔案管理是一項(xiàng)細(xì)致具體的工程，需要投入許多人力物力。在石油企業(yè)向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型期間，領(lǐng)導(dǎo)的創(chuàng)新管理意識(shí)不夠，對(duì)檔案管理投入的資金和設(shè)備少，很多石油企業(yè)并沒有購(gòu)置檔案管理的必要設(shè)備，并沒有實(shí)現(xiàn)有效的信息一體化管理，對(duì)檔案管理的長(zhǎng)期發(fā)展帶來(lái)了極大的影響。
（三）目前，檔案信息化管理安全問題仍不容樂觀。由于規(guī)范企業(yè)檔案信息化管理正在發(fā)展的過程中，紙質(zhì)材料與電子文件并存的情況將在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)并存，檔案管理人員對(duì)信息化檔案的管理情況還不太熟悉，易引發(fā)許多問題。例如，電子文件、電子檔案容易受到計(jì)算機(jī)病毒攻擊而造成文件被偷盜、被修改，甚至造成系統(tǒng)崩潰的情況，現(xiàn)階段難以保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)的絕對(duì)安全。
二、加強(qiáng)石油化工企業(yè)檔案信息化管理的途徑
（一）針對(duì)石油化工企業(yè)檔案信息化管理存在的問題，要組織好電子文件的歸檔工作，明確電子文件歸檔的工作程序、內(nèi)容和要求。從電子文件的形成到歸檔，跨越了多個(gè)部門。這些部門往往通過電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)成一個(gè)有機(jī)的整體，有時(shí)工作互有交錯(cuò)，職責(zé)界界限難以區(qū)分清楚。所以，必須加強(qiáng)組織管理，明確電子文件歸檔工作的流程和相關(guān)部門的職責(zé)。由于電子文件的形成、收集、積累貫穿于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、基本建設(shè)、科研管理等各項(xiàng)工作的始終，只有電子文件的形成者或承辦者最熟悉電子文件內(nèi)容和電子文件之間的關(guān)系，所以，應(yīng)由電子文件的形成者或承辦者收集并整理電子文件后向檔案部門移交，如此，才能保證電子檔案的質(zhì)量。但同時(shí)，鑒于收集歸檔是檔案工作的基礎(chǔ)和首要環(huán)節(jié)，所以，檔案部門又必須對(duì)電子文件歸檔進(jìn)行指導(dǎo)和參與管理。
（二）強(qiáng)化電子檔案原始性、真實(shí)性的管理。電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，都有信息更改、丟失的可能性，因此，必須建立并執(zhí)行一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，從每一個(gè)環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，以維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性。其管理不僅要注重每個(gè)階段的結(jié)果，也要重視每項(xiàng)工作的具體過程，并把這些過程一一記錄下來(lái)。其中維護(hù)其信息安全方面的主要要求是：電子檔案的制作過程要責(zé)任分明；電子文件形成后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息損失和變動(dòng)；建立和執(zhí)行科學(xué)的歸檔和保管制度。
（三）加強(qiáng)電子檔案收集、整理、保管、利用的管理。
歸檔工作是文件管理轉(zhuǎn)為檔案管理的基礎(chǔ)，它的質(zhì)量關(guān)系到整個(gè)檔案管理的水平，因此必須加強(qiáng)電子檔案收集、整理、保管、利用的管理。使電子文件管理和電子檔案管理形成一個(gè)有機(jī)的整體，避免相互推諉扯皮，使歸檔工作列入相關(guān)部門的計(jì)劃和有關(guān)人員的工作職責(zé)，以保證電子文件的形成與歸檔工作不脫節(jié)。
1.要注意電子文件收集積累方法。電子文件的特性和表現(xiàn)功能不同于紙質(zhì)文件，因此其收集積累的方法和要求也不同于紙質(zhì)文件。如對(duì)于文件的原稿，由于其不具備正式文件的功能，一般情況下可以不保留，但從保留電子文件的重要修改考慮，則應(yīng)對(duì)其進(jìn)行收集。電子文件必須與相應(yīng)的紙質(zhì)文件建立標(biāo)識(shí)關(guān)系。對(duì)“無(wú)紙化”系統(tǒng)生成的電子文件，在收集積累過程中，應(yīng)刻錄成光盤一式兩套，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)文件丟失。
2.要根據(jù)實(shí)際情況選用載體。無(wú)論是辦公自動(dòng)化（OA）過程中還是輔助設(shè)計(jì)（CAD）中產(chǎn)生的電子文件，以及網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)碾娮游募谄浯鎯?chǔ)和下載時(shí)都是保存在載體上。在歸檔前的一段時(shí)期可存在計(jì)算機(jī)硬盤上，或存在大容量的可擦除光盤上，這樣做比較經(jīng)濟(jì)。電子文件一旦作為電子檔案長(zhǎng)期保存，就應(yīng)選擇標(biāo)準(zhǔn)化程度高、性能穩(wěn)定、有發(fā)展前途、價(jià)格便宜、容易檢測(cè)、顯示還原方便、能長(zhǎng)期保存的載體。對(duì)于大量的CAD設(shè)計(jì)圖紙，可用一次寫式光盤，對(duì)于永久保存的特別珍貴的電子檔案，一定要同時(shí)保存紙質(zhì)檔案。
3.要保證電子檔案的安全。電子檔案的特性不同于紙質(zhì)檔案，其保存與維護(hù)都比較復(fù)雜。如何保存、維護(hù)電子檔案，使之安全、可靠并永久處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，是檔案工作者急需解決的問題。對(duì)電子檔案的有效保存與維護(hù)，是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。因而，在對(duì)電子檔案的保存與維護(hù)過程中，應(yīng)充分考慮環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)、人員及電子檔案的特點(diǎn)等綜合條件，制定合理的技術(shù)方案和工作模式，采取有效措施，確保電子檔案安全可靠，能夠永久處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在石油企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中發(fā)揮更大的作用。
所謂檔案管理，是指把分散、雜亂、量大、孤立的檔案進(jìn)行整理和管理，以滿足集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、廣泛的社會(huì)檔案利用需求。企業(yè)作為我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，越來(lái)越意識(shí)到檔案管理規(guī)范化在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、安全、穩(wěn)定和維權(quán)各項(xiàng)活動(dòng)中的作用，而部分企業(yè)在檔案管理工作規(guī)范化方面已經(jīng)取得了領(lǐng)先的經(jīng)驗(yàn)和成果。
1 企業(yè)檔案管理工作中存在的不規(guī)范現(xiàn)象
1.1 信息技術(shù)的崛起給企業(yè)檔案管理帶來(lái)的沖擊
信息技術(shù)作為新時(shí)代的產(chǎn)物，其運(yùn)用于企業(yè)檔案管理工作具有無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)：一是檔案保管和接收上的改變，它能夠記錄加工和設(shè)計(jì)過程中的原始資料和相應(yīng)更改信息，確保最終歸檔使用的是完整和確鑿版本的圖紙或圖形。二是可實(shí)現(xiàn)檔案的集中統(tǒng)一管理，以利于保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。所謂集中統(tǒng)一，是指在統(tǒng)一的制度和領(lǐng)導(dǎo)下，分庫(kù)保存檔案實(shí)體，分級(jí)負(fù)責(zé)，從而便于利用和保管。第三是企業(yè)檔案載體的轉(zhuǎn)變，即在實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)全程管理的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的處理和共享。但是信息技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮優(yōu)勢(shì)需要具備一定的前提條件：一是需要從業(yè)人員具備現(xiàn)代化的觀念，許多企業(yè)只是簡(jiǎn)單地將計(jì)算機(jī)代替手工勞動(dòng)；二是需要先進(jìn)的設(shè)備和人才，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備需要資金和觀念做基礎(chǔ)，而充分利用設(shè)備資源則需要先進(jìn)的人才；三是需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式；四是需要制定檔案管理計(jì)劃，增強(qiáng)檔案工作的前瞻性和主動(dòng)性。
1.2 企業(yè)的深化改革給檔案管理工作帶來(lái)的新問題
在企業(yè)的深化改革過程中，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式受到了很大的沖擊，產(chǎn)生了不少的新問題、新情況。一是現(xiàn)代企業(yè)檔案規(guī)章制度有待形成。許多企業(yè)的管理人員還停留在管檔治檔的觀念上，忽視對(duì)檔案的開發(fā)和利用，而企業(yè)內(nèi)部缺乏一套完整的檔案規(guī)章制度則是普遍存在的情況。二是企業(yè)檔案的管理水平和利用效率低下。例如：有的企業(yè)在實(shí)行一體化管理以后，對(duì)情報(bào)收集和信息的開發(fā)利用投入了大量精力，也取得立竿見影的效果，但企業(yè)的檔案基礎(chǔ)建設(shè)則一直被忽視。隨著企業(yè)機(jī)構(gòu)的改制，有些企業(yè)的下屬機(jī)構(gòu)逐漸獨(dú)立出去，變成具有獨(dú)立法人資格的獨(dú)立實(shí)體，迫使文件材料變成多層次管理，而部分應(yīng)該歸總部歸檔的文件材料則分散在各下屬單位和人員手中，極易造成文件材料的流失。三是檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。隨著我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展，人們開始對(duì)檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)提出質(zhì)疑。因?yàn)殚L(zhǎng)期以來(lái)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)一直將企業(yè)檔案工作視為事務(wù)性工作，對(duì)檔案管理人員不要求專業(yè)知識(shí)和技能。
2 提高企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化程度的措施
2.1 加快形成現(xiàn)代化檔案管理模式
檔案工作要取得長(zhǎng)足發(fā)展，必須增強(qiáng)檔案工作的前瞻性和主動(dòng)性。通過制定先進(jìn)的檔案管理目標(biāo)，圍繞檔案工作的方針、目標(biāo)和管理模式，從理論研究方向探究如何利用檔案工作推進(jìn)企業(yè)的現(xiàn)代化過程、探討企業(yè)檔案管理工作的特色和機(jī)制以及構(gòu)建企業(yè)檔案管理工作的完整理論體系，從理論上廓清檔案工作如何更好地服務(wù)于企業(yè)的問題。在這個(gè)過程中，建立合理的檔案管理模式是關(guān)鍵，它可以明確企業(yè)歸檔制度，豐富歸檔內(nèi)容，提高檔案利用效率。企業(yè)的檔案管理人員要嚴(yán)格遵守檔案管理的流程，包括文件的收集、整理、分類、編制檔號(hào)、歸檔、編目和管理等。企業(yè)的檔案管理人員必須清醒地意識(shí)到，企業(yè)的檔案歸企業(yè)所有，工作人員不得私自截留檔案，而是要積極建立和保護(hù)檔案。檔案員要及時(shí)跟蹤督辦制度的執(zhí)行情況，防止違規(guī)行為的發(fā)生，其他的相關(guān)部門及人員則要積極配合檔案員的工作。現(xiàn)代化檔案管理模式的建立有賴于設(shè)備和人才的引進(jìn)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，一方面意識(shí)到檔案資源的利用價(jià)值，加大改善檔案部門相關(guān)硬件設(shè)施的資金投入。另一方面引進(jìn)檔案管理方面的專業(yè)人才，提升檔案管理軟實(shí)力，推動(dòng)企業(yè)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和檢索自動(dòng)化。此外，還需要制定一套行之有效的規(guī)章制度，讓企業(yè)檔案管理工作有依據(jù)可循，從而保障企業(yè)檔案管理工作的健康運(yùn)行。
2.2 統(tǒng)一規(guī)范，建立檔案管理現(xiàn)代技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)
統(tǒng)一規(guī)范，建立檔案管理現(xiàn)代技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，一方面要加快相關(guān)法規(guī)的完善，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，一方面又要提高信息的可獲取性，簡(jiǎn)言之，就是要正確協(xié)調(diào)檔案保密和利用的關(guān)系。對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說，保護(hù)企業(yè)的內(nèi)部機(jī)密是工作人員應(yīng)有的道德素質(zhì)，更是應(yīng)盡職責(zé)。在管理工作中，工作人員應(yīng)當(dāng)十分注重檔案的保密，在此基礎(chǔ)上，盡心盡責(zé)，完善其工作職能，并一定程度上輔助領(lǐng)導(dǎo)決策。機(jī)密檔案應(yīng)當(dāng)保密，但保密的目的之一就是利用，我國(guó)企業(yè)長(zhǎng)期以來(lái)只重視保密而不重視利用，造成了資源的浪費(fèi)。
3 結(jié)語(yǔ)
隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的逐步完善，企業(yè)的檔案管理越來(lái)越受到重視。面臨著信息技術(shù)和企業(yè)深化改革的雙重沖擊，檔案管理工作要走向規(guī)范化，必須實(shí)現(xiàn)從理念到制度的更新，而不僅僅是將傳統(tǒng)管理模式直接搬到網(wǎng)絡(luò)上，必須重視檔案管理的保密和利用的雙重性質(zhì)，實(shí)現(xiàn)資源利用最大化。
[參考文獻(xiàn)]
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一、提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。檔案工作規(guī)范化管理是繼檔案工作升級(jí)、目標(biāo)管理后的又一重大舉措，是檔案工作堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的體現(xiàn)，是檔案工作由部門管理向政府明確要求的重大轉(zhuǎn)變，是政府機(jī)關(guān)貫徹檔案法的基本要求，是推動(dòng)全市檔案工作邁上新臺(tái)階，更好地為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)的重要舉措。各級(jí)檔案行政管理部門要充分認(rèn)識(shí)開展檔案工作規(guī)范化管理的重大意義，深刻理解和把握規(guī)范化管理的標(biāo)準(zhǔn)和操作辦法，加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃和業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)，確保工作的有序開展和質(zhì)量。
二、明確任務(wù)，統(tǒng)一要求。省檔案局關(guān)于檔案工作規(guī)范化管理的總體要求是：從2005年起，三年內(nèi)，檔案館全部實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，三分之二達(dá)到省二級(jí)以上；機(jī)關(guān)、科技事業(yè)單位全部實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理；五年內(nèi)，有條件的非國(guó)有企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理。
為了積極穩(wěn)妥地推進(jìn)全市檔案工作規(guī)范化管理，保證工作質(zhì)量，我市由市檔案局統(tǒng)一組織對(duì)縣（區(qū)）機(jī)關(guān)、企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理省二級(jí)以上的考評(píng)，縣（區(qū)）檔案局組織省三級(jí)的考評(píng)。
復(fù)查是確保檔案工作等級(jí)水平的有效手段。我市將從2005年至2007年期間，對(duì)按照《四川省機(jī)關(guān)檔案工作等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行考評(píng)的單位進(jìn)行全面復(fù)查，按照《四川省檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》重新確定檔案管理等級(jí)，并進(jìn)行重新頒證和換牌，復(fù)查工作采取分級(jí)負(fù)責(zé)的辦法進(jìn)行，市檔案局對(duì)市級(jí)單位進(jìn)行復(fù)查，各縣（區(qū)）檔案局對(duì)縣（區(qū)）所屬單位進(jìn)行復(fù)查。對(duì)已實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理的單位要通過定期或不定期復(fù)查，確保檔案工作不滑坡，市檔案局將對(duì)各縣（區(qū)）復(fù)查情況進(jìn)行抽查。
《四川省檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》中檔案館標(biāo)準(zhǔn)適用于本行政區(qū)域內(nèi)的國(guó)家綜合檔案館、專門檔案館，機(jī)關(guān)標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、商業(yè)金融流通企業(yè)、中小學(xué)校、文化事業(yè)單位，企業(yè)、科技事業(yè)單位標(biāo)準(zhǔn)適用于工業(yè)企業(yè)、大專院校、職教、衛(wèi)生、科研、設(shè)計(jì)等單位。
各級(jí)檔案行政管理部門要按照省政府的要求，緊緊依靠當(dāng)?shù)卣?，充分運(yùn)用政府行政職能，明確開展檔案工作規(guī)范化管理的措施，積極加以落實(shí)。要加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，三年內(nèi)按照40%、30%、30%的機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的進(jìn)度，確保各地檔案工作規(guī)范化管理步伐與省檔案局的總體要求相適應(yīng)。
三、堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)，把握內(nèi)涵?！端拇ㄊn案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》是開展檔案工作規(guī)范化管理的有效載體，各級(jí)各單位必須不折不扣地貫徹執(zhí)行。各級(jí)檔案行政管理部門要對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)已達(dá)標(biāo)升級(jí)單位進(jìn)行新標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)，使各單位充分把握標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)涵，嚴(yán)格按照要求開展工作。
一、工作目標(biāo)
在“十二五”期間，全縣各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位應(yīng)全面完成
檔案工作規(guī)范化管理的認(rèn)定和復(fù)查工作。
（一）機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理
對(duì)尚未進(jìn)行規(guī)范化考評(píng)驗(yàn)收的機(jī)關(guān)完成初始評(píng)定；2012—2013年對(duì)在2002年《省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理辦法》（晉檔字〔2002〕23號(hào)）前已達(dá)標(biāo)升級(jí)的機(jī)關(guān)，結(jié)合實(shí)際情況，按新的評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行相應(yīng)等級(jí)的重新認(rèn)定；2014年后，對(duì)2002年后等級(jí)認(rèn)定連續(xù)滿5年的機(jī)關(guān)進(jìn)行復(fù)查評(píng)定，二級(jí)部門復(fù)查評(píng)定時(shí)間和主管部門大體一致，已評(píng)定等級(jí)的單位創(chuàng)造條件上檔升級(jí)，以確保檔案工作規(guī)范化管理常態(tài)化。
（二）企事業(yè)單位檔案室規(guī)范化管理
對(duì)已評(píng)定等級(jí)的單位，結(jié)合實(shí)際情況，按2005年《省企業(yè)科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理等級(jí)評(píng)定辦法（試行）》（2005年4月6日省檔案局印發(fā)）評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行相應(yīng)等級(jí)的重新認(rèn)定；對(duì)未申報(bào)等級(jí)評(píng)定的企事業(yè)單位應(yīng)對(duì)照評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)做好檔案工作，管理水平最低應(yīng)達(dá)到A級(jí)標(biāo)準(zhǔn)（企業(yè)科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理等級(jí)分為“AAA級(jí)”、“AA級(jí)”、“A級(jí)”三個(gè)等級(jí)，其中“AAA級(jí)”為最高級(jí)）。
二、工作要求
全縣各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位要嚴(yán)格按照相關(guān)檔案工作規(guī)范要求扎實(shí)做好各項(xiàng)工作，重點(diǎn)從以下幾方面加強(qiáng)：
（一）加強(qiáng)組織管理，確保人員、經(jīng)費(fèi)、場(chǎng)所、制度“四落實(shí)”
1、各單位要加強(qiáng)對(duì)檔案規(guī)范化管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，將此項(xiàng)工作列入重要議事日程，并落實(shí)必要的人員、資金、設(shè)備。
2、要建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)和各項(xiàng)規(guī)章制度，確保各種門類和載體檔案集中統(tǒng)一管理。
3、強(qiáng)化主管部門的檔案監(jiān)督指導(dǎo)職能，確保檔案的安全和有效利用。
（二）加強(qiáng)收集整理，確保檔案資料的齊全完整
根據(jù)國(guó)家檔案局8號(hào)令的要求，縣直機(jī)關(guān)年內(nèi)要完成本機(jī)關(guān)《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的編制和審批工作。在做好紙質(zhì)文書檔案收集整理的同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)電子、聲像、實(shí)物、重大活動(dòng)、專業(yè)檔案的管理。
（三）加強(qiáng)規(guī)范移交，確保檔案應(yīng)交盡交
中圖分類號(hào)：F293.3；G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2014）07-0369-01
一、房產(chǎn)檔案的范圍與特殊性
1.房地產(chǎn)企業(yè)檔案的范圍
房地產(chǎn)檔案一般是指房地產(chǎn)權(quán)屬檔案，包括權(quán)屬登記、調(diào)查、測(cè)繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理活動(dòng)中直接形成的，保存?zhèn)洳榈母鞣N文字、圖表以及聲像、電子文件等歷史記錄。對(duì)于房地產(chǎn)企業(yè)而言，房地產(chǎn)權(quán)屬登記檔案只是一小部分，房地產(chǎn)企業(yè)檔案還涉及建設(shè)項(xiàng)目檔案、文書檔案、合同檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案等企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過程中形成的檔案，可能是房地產(chǎn)開發(fā)建設(shè)過程中形成的，也可能是房地產(chǎn)管理、使用過程中形成的。
2.房地產(chǎn)企業(yè)檔案的特殊性
首先，房地產(chǎn)企業(yè)檔案具有很強(qiáng)的專業(yè)性。房地產(chǎn)企業(yè)檔案是房地產(chǎn)企業(yè)在生產(chǎn)、管理活動(dòng)中形成的權(quán)證、合同、文件、圖紙、照片、光盤等不同形式和載體的歷史記錄。它記載了房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的歸屬和沿革，反映了房地產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展?fàn)顩r，是在特殊的專業(yè)背景下按照專業(yè)要求形成的，有相對(duì)統(tǒng)一的格式和行文規(guī)范，并且專業(yè)術(shù)語(yǔ)較多，如土地界限認(rèn)定、房地產(chǎn)面積丈量、房地產(chǎn)平面圖測(cè)繪等，專業(yè)性十分明顯。
其次，房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案的構(gòu)成以合同為主體。從土地開發(fā)到經(jīng)營(yíng)、管理、服務(wù)，每一項(xiàng)活動(dòng)的開展基本上都要簽訂合同。房地產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)運(yùn)作離開各種合同就不可能得以完成和推進(jìn)。通過這一系列的合同，將各個(gè)相關(guān)的部門和單位聯(lián)系起來(lái)，共同推進(jìn)和完成一個(gè)項(xiàng)目。據(jù)統(tǒng)計(jì)，合同在房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案中所占的比例高達(dá)百分之五十以上。因此，在進(jìn)行房地產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范管理時(shí)，必須要認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)。
最后，房地產(chǎn)企業(yè)檔案具有綜合性。以上分析可以看出，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案與專門的房管機(jī)構(gòu)不同，不僅有房地產(chǎn)權(quán)屬登記檔案，更多的是專業(yè)的項(xiàng)目檔案、合同檔案，以及企業(yè)內(nèi)部行政、經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的檔案。涉及內(nèi)容龐雜，領(lǐng)域?qū)挿?，種類繁多。這就要求在檔案規(guī)范管理的過程中，要通盤考慮，全面系統(tǒng)地進(jìn)行分析，以防出現(xiàn)規(guī)范沒有涉及到的空白區(qū)。
二、地產(chǎn)檔案規(guī)范化管理的必然性
加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，是提高企業(yè)檔案管理工作的重要手段，也是衡量一個(gè)企業(yè)檔案整體管理水平的重要指標(biāo)。加強(qiáng)房地產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理，是企業(yè)發(fā)展的必然選擇。
加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理是時(shí)展的必然要求。隨著改革開放和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息時(shí)代的深入，標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)的標(biāo)志和企業(yè)發(fā)展的必然選擇。檔案工作也不例外，必須要適應(yīng)現(xiàn)代化和辦公自動(dòng)化的時(shí)代需要。推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是其必由之路。
加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理是房地產(chǎn)企業(yè)提升管理效率的必然要求。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的檔案管理是房地產(chǎn)行業(yè)單位諸多管理工作的重要組成部分。房地產(chǎn)企業(yè)的開發(fā)項(xiàng)目由于其規(guī)模大、工期長(zhǎng)，在執(zhí)行過程中形成的材料多。特別是由于其關(guān)聯(lián)和涉及的部門和單位環(huán)節(jié)眾多，因此需要在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的過程中做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅僅依靠傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)是難以實(shí)現(xiàn)對(duì)其進(jìn)行有效的管理了。
三、房地產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理
1.完善管理制度，規(guī)范房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理行為
加強(qiáng)檔案制度建設(shè)，做到依法管理檔案，這是我們做好檔案工作的依據(jù)和保障。首先，我們應(yīng)該以《檔案法》、《城市房地產(chǎn)管理法》、《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》等法律規(guī)范，結(jié)合房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)展對(duì)檔案工作的要求，制定企業(yè)自己的檔案管理規(guī)范，明確檔案工作原則和管理方式，界定文件形成、積累與歸檔職責(zé)，規(guī)定檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用要求等檔案管理的基本要求。其次，要制定管理制度，構(gòu)建包括立卷歸檔制度、保管制度、鑒定銷毀制度、提供利用制度、統(tǒng)計(jì)制度、保密制度、崗位責(zé)任制等的企業(yè)檔案管理制度體系，并編印成冊(cè)加以落實(shí)執(zhí)行。同時(shí)，要隨著時(shí)間、環(huán)境、事物的發(fā)展變化要適時(shí)修改、補(bǔ)充和完善，以適應(yīng)企業(yè)和檔案事業(yè)的發(fā)展要求。
2.梳理業(yè)務(wù)流程，明確需求，規(guī)范檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)
流程梳理是指圍繞企業(yè)的內(nèi)、外部要素，對(duì)整個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)運(yùn)行情況展開深入、全面的分析、整理、提煉，明確管理或業(yè)務(wù)活動(dòng)的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、信息化管理要解決的重點(diǎn)問題、可能的解決方式、完成程度、實(shí)現(xiàn)深度等。對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行調(diào)研，明確各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)所要形成的檔案，這是制定歸檔范圍的首要步驟。規(guī)范、合理的流程是應(yīng)用系統(tǒng)的基礎(chǔ)條件，也是提高辦公效率的必然選擇。尤其是信息化、網(wǎng)絡(luò)化的辦公環(huán)境下，流程梳理更為重要。按照形成、整理、鑒定、歸檔、再整理、保管、利用、銷毀等工作環(huán)節(jié)，建立科學(xué)規(guī)范的房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作程序，保障每個(gè)環(huán)節(jié)之間能夠互相檢查、校對(duì)、制約，發(fā)現(xiàn)問題并且能夠及時(shí)糾正。
3.明確職責(zé)和分工，保證工作質(zhì)量
所謂崗位職責(zé)是指一個(gè)崗位所要求的需要去完成的工作內(nèi)容以及應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任范圍。明確崗位職責(zé)可以最大限度地實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)用工的科學(xué)配置，有效地防止因職務(wù)重疊而發(fā)生的工作扯皮現(xiàn)象，提高內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)活力，更好地發(fā)現(xiàn)和使用人才，提高工作效率和質(zhì)量，規(guī)范操作行為。房地產(chǎn)企業(yè)的崗位職責(zé)可以分為三個(gè)層次：一是企業(yè)層，企業(yè)應(yīng)將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，并對(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)、部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員職責(zé)履行情況進(jìn)行考核；二是部門層，各職能或承辦部門及項(xiàng)目文件形成者應(yīng)負(fù)責(zé)積累文件，并對(duì)歸檔文件的齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)；三是檔案人員層，專兼職檔案人員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔的文件，對(duì)歸檔文件的整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。
4.加強(qiáng)宣傳教育培訓(xùn)，優(yōu)化檔案工作環(huán)境，提高隊(duì)伍素質(zhì)
加強(qiáng)房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作，需要一支既懂檔案管理，又精通房地產(chǎn)管理和熟悉計(jì)算機(jī)知識(shí)的檔案專業(yè)隊(duì)伍，同時(shí)還需要企業(yè)全員的支持和參與。因此，房地產(chǎn)企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)專兼職檔案員的培訓(xùn)，既要培訓(xùn)現(xiàn)代化檔案管理的專業(yè)知識(shí)，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技能的培訓(xùn)，還要使其了解企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作及其形成的文件，熟悉房地產(chǎn)管理活動(dòng)。同時(shí)，加強(qiáng)檔案宣傳，使企業(yè)全員樹立檔案意識(shí)。因?yàn)闊o(wú)論是哪個(gè)部門或個(gè)人，在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中，都會(huì)形成一定的活動(dòng)記錄，而這些記錄的一部分會(huì)對(duì)以后的活動(dòng)具有查考價(jià)值，需要?dú)w檔保存。為了保證檔案收集的及時(shí)、規(guī)范、完整，必須需要全員的參與和支持。
5.不斷評(píng)估、優(yōu)化檔案管理，提升規(guī)范水平
質(zhì)量管理體系當(dāng)中有一個(gè)重要循環(huán)，那就是“計(jì)劃”、“執(zhí)行”、“檢查”、“行動(dòng)”，它代表了全面質(zhì)量管理的全部過程，是一個(gè)螺旋上升的過程。將這一循環(huán)應(yīng)用到檔案的規(guī)范管理之中，才可以保障管理的可持續(xù)發(fā)展。而要實(shí)現(xiàn)這一循環(huán)發(fā)展離不開對(duì)管理的評(píng)估和檢查，離不開對(duì)檢查反饋結(jié)果的修正和改善。這就要求檔案部門要定期聽取業(yè)務(wù)部門對(duì)檔案工作的意見反饋，及時(shí)進(jìn)行改正，進(jìn)而有效推動(dòng)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。
總之，房地產(chǎn)企業(yè)檔案工作的規(guī)范化管理不是一朝一夕的事情，需要統(tǒng)籌規(guī)劃和全面落實(shí)。不僅需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，還需要企業(yè)全員的參與、支持，更需要檔案人員的不懈努力和付出。
隨著當(dāng)前我國(guó)經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)也隨之快速普及。當(dāng)前事業(yè)單位的辦公對(duì)計(jì)算機(jī)的依賴越來(lái)越大，文件生產(chǎn)與文件傳輸基本上都可以在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，無(wú)紙化的辦公方式給事業(yè)單位的檔案管理工作帶來(lái)了新的要求。因此，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作帶來(lái)的新要求，需要加快推動(dòng)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理。
1 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理中出現(xiàn)的問題
1.1 對(duì)檔案規(guī)范化管理的重視度不夠
通過檔案規(guī)范化管理，可以有效的推動(dòng)事業(yè)單位的科學(xué)化與規(guī)范化發(fā)展，并且對(duì)提高事業(yè)單位的工作效率還具有非常重要的作用。目前，許多的事業(yè)單位都對(duì)檔案規(guī)范化管理有了足夠的重視，但是仍然有許多事業(yè)單位沒有注意到檔案規(guī)范化管理的重要性[1]。一些事業(yè)單位認(rèn)為檔案管理的規(guī)范化不會(huì)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，并且單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的工作不會(huì)關(guān)注。還有一些事業(yè)單位在人力財(cái)力等方面存在不足，造成檔案規(guī)范化管理工作無(wú)法得到有效地貫徹。
1.2 檔案管理制度的規(guī)范化不足
檔案管理制度是事業(yè)單位制度建設(shè)的重要部分，當(dāng)前我國(guó)大部分的事業(yè)單位都建立了檔案管理制度。然而，在我國(guó)還是存在一些事業(yè)單位沒有建立完整的檔案管理制度，不注重對(duì)檔案管理制度的建設(shè)。一些事業(yè)單位制定的檔案管理制度較多的是對(duì)檔案人員的管理，沒有將檔案管理制度應(yīng)用到事業(yè)單位全體人員的工作中，因此使得檔案管理工作缺乏配合，難以進(jìn)行。還有一些事業(yè)單位建立了完善的檔案管理工作制度，但是沒有執(zhí)行力，無(wú)法使檔案管理工作制度得到深入的貫徹實(shí)施，從而導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理工作出現(xiàn)較大的問題，使檔案管理制度形同虛設(shè)[2]。
1.3 檔案管理模式缺乏規(guī)范化
在當(dāng)前統(tǒng)計(jì)的事業(yè)單位的檔案管理規(guī)范化的情況來(lái)看，一些事業(yè)單位并不重視檔案管理的規(guī)范化與制度化，在檔案管理工作中，還存在著人工管理的情況。一些事業(yè)單位對(duì)檔案管理信息化建設(shè)也不到位，沒有為檔案管理工作提供相應(yīng)的檔案管理軟件，沒有配備相應(yīng)的現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，使得許多檔案管理工作只能依靠人工進(jìn)行[3]。還有一些事業(yè)單位的檔案管理工作封閉性較強(qiáng)，不具備足夠的開放性，導(dǎo)致檔案管理在開放與利用方面存在較大的不足，使得檔案規(guī)范化管理的建設(shè)受到嚴(yán)重的制約。
2 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的對(duì)策
2.1 提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)建設(shè)力度
加大對(duì)檔案規(guī)范化管理的宣傳力度，提高事業(yè)單位人員對(duì)檔案規(guī)范化管理重要性的認(rèn)識(shí)。通過學(xué)習(xí)與宣傳的途徑，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)以及相關(guān)規(guī)定的宣傳，提高各事業(yè)單位人員的檔案意識(shí)，讓各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與干部職工認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)國(guó)家的重要性，對(duì)社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的重要性，做好檔案工作是所有工作人員肩負(fù)的責(zé)任。增強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高檔案工作人員的專業(yè)水平。還需要穩(wěn)定檔案工作人員，確保檔案管理人員的穩(wěn)定是檔案管理工作的保障。檔案管理工作作為一份專業(yè)性較強(qiáng)的工作，需要工作人員具備較強(qiáng)的實(shí)踐性與操作性，這就要求工作人員要有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，才能達(dá)到檔案管理、收集工作的規(guī)范。因此，需要加強(qiáng)檔案工作人員自身綜合素質(zhì)與專業(yè)技能的培養(yǎng)，樹立為社會(huì)服務(wù)的觀念，養(yǎng)成良好的職業(yè)道德，不斷加強(qiáng)自身的專業(yè)技能，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)。
2.2 強(qiáng)化職責(zé)范圍，健全檔案管理制度
要落實(shí)檔案管理工作，首先要有制度上的堅(jiān)實(shí)依靠。因此，首先需要建立完善的檔案管理制度，保證檔案管理制度的正常運(yùn)行，同時(shí)在各個(gè)檔案小組建立綜合檔案室，確定相關(guān)人員的職權(quán)以及職責(zé)范圍，并根據(jù)檔案室工作的實(shí)際，對(duì)相關(guān)機(jī)構(gòu)配置一定數(shù)量的兼職檔案人員，從而形成完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，保證檔案管理工作機(jī)制的運(yùn)行。還要根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)，建立健全檔案管理工作制度，保證檔案管理工作的有序規(guī)范運(yùn)行，因此，需要用制度來(lái)規(guī)范以及保證檔案管理工作。
2.3 擴(kuò)大經(jīng)費(fèi)投入，改善檔案管理?xiàng)l件
我國(guó)各地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展差異巨大，不同地區(qū)事業(yè)單位的發(fā)展建設(shè)的程度也存在較大的差異。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)貧困地區(qū)，一些事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)條件較差，對(duì)單位檔案的管理也比較落后，受經(jīng)濟(jì)條件的制約，事業(yè)單位在短時(shí)間內(nèi)還無(wú)法籌集資金以加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案管理部門的主管需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門的監(jiān)督，積極向政府部門請(qǐng)示，給予經(jīng)濟(jì)支持，從而促進(jìn)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。對(duì)于具備相關(guān)條件的事業(yè)單位，需要投入資金改善檔案工作所需的設(shè)備，提高檔案管理設(shè)備的水平，從而提高檔案管理工作的水平。
2.4 開發(fā)檔案信息資源，強(qiáng)化檔案管理體系
要推進(jìn)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理，需要打破傳統(tǒng)的檔案管理觀念，以及管理模式，并樹立正確的檔案管理意識(shí)，充分利用檔案的資源信息。事業(yè)單位可以開展檔案的應(yīng)用研究，可以根據(jù)本事業(yè)單位的檔案，編寫單位相關(guān)的發(fā)展史、編年史，擴(kuò)大單位的知名度，從而促進(jìn)單位的發(fā)展，并通過檔案資料的匯編，可以為各個(gè)部門提供所需的檔案資源。同時(shí)，爭(zhēng)取將現(xiàn)代科技融入到檔案管理工作中，從而最大限度的為事業(yè)單位與社會(huì)提供全面的服務(wù)。在利用檔案信息資源的同時(shí)，還需要強(qiáng)化檔案管理體系，確保與檔案規(guī)范化管理形成合力。建立完整的檔案管理體系，將檔案管理精確到事業(yè)單位工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)健全與完善檔案管理的運(yùn)行機(jī)制，推動(dòng)檔案信息資源的開發(fā)利用，從而推動(dòng)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理。
3 結(jié)語(yǔ)
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的工作也要與時(shí)俱進(jìn)，事業(yè)單位的檔案管理工作也需要不斷規(guī)范化、系統(tǒng)化。當(dāng)前檔案管理工作還存在一些問題，比如：事業(yè)單位對(duì)檔案規(guī)范化管理的重視度不夠、檔案管理制度的規(guī)范化不足、檔案管理模式缺乏規(guī)范化等。這些問題嚴(yán)重的制約了事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理。因此，要加強(qiáng)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理，就需要加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理的宣傳，提高對(duì)檔案規(guī)范化管理重要性的認(rèn)識(shí)，同時(shí)，還需要建立完善的檔案管理制度，保證檔案管理制度的正常運(yùn)行，確定工作人員的職責(zé)范圍，根據(jù)檔案室工作的實(shí)際，給相關(guān)機(jī)構(gòu)配置兼職檔案人員，以建立完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。工作人員要樹立正確的檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)自身綜合素質(zhì)與專業(yè)技能的培養(yǎng)，不斷提高自身的專業(yè)技能，并樹立為社會(huì)服務(wù)的觀念，養(yǎng)成良好的職業(yè)道德，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)。要加強(qiáng)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理，還需要健全檔案管理的運(yùn)行機(jī)制，促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)利用，從而達(dá)到強(qiáng)化事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的目標(biāo)。
參考文獻(xiàn)
