時間：2023-05-17 10:07:03
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗，特別為您篩選了11篇個人檔案法范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識！
二是檔案材料缺失嚴重，管理體制不健全，歷史遺留問題較多。加強事業(yè)單位法人檔案管理，是順應(yīng)時代和社會發(fā)展要求而進行的正規(guī)化、系統(tǒng)化建設(shè)。但在實施過程中，部分事業(yè)單位存在檔案材料嚴重缺失情況，甚至法人身份證、印記印模、財務(wù)報表等重要材料也有缺失。此外，由于年限久、人員調(diào)動、檔案室搬遷等原因，造成了嚴重的歷史遺留問題，在一定程度上加大了事業(yè)單位監(jiān)管的難度。
三是專業(yè)人員缺乏，能力素質(zhì)參差不齊。登記監(jiān)管部門缺乏相應(yīng)的專業(yè)檔案管理人員，且大部分檔案管理人員都是本單位工作人員兼職檔案工作，這些人員往往身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入明顯不足。有的單位采用從其他單位借調(diào)方式突擊整理檔案。有的檔案管理人員從未經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)或?qū)W習(xí)，對檔案整理規(guī)范不夠了解，在這種情況下進行檔案整理歸檔，造成了檔案整理標(biāo)準不一，順序混亂，嚴重影響了檔案管理的質(zhì)量水平。
針對以上問題，建議采取如下措施：
一、重點提高“三種人員的意識”。一是強化領(lǐng)導(dǎo)干部責(zé)任意識。加大檔案管理工作宣傳力度，進一步增強領(lǐng)導(dǎo)干部的責(zé)任感，讓領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常過問、檢查、督促檔案工作，想方設(shè)法創(chuàng)造檔案管理的物質(zhì)保障條件。二是強化事業(yè)單位一線檔案管理人員檔案管理的意識，健全登記檔案管理制度。建立檔案查閱制度，明確專人負責(zé)管理，對檔案的查閱、借閱程序、時限等作出明確規(guī)定。制定檔案員職責(zé)、檔案整理歸檔制度，強化“一戶一檔、分類歸檔、專柜儲存、專人負責(zé)”制度。三是強化事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部檔案管理意識。只有領(lǐng)導(dǎo)干部、一線檔案管理人員和事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)三方都提高檔案意識，做到責(zé)任整理，才能真正實現(xiàn)事業(yè)單位檔案規(guī)范化。要強化措施辦法，通過推進績效考核、開展專項監(jiān)督檢查、建立投訴舉報處理制度、探索建立事業(yè)單位信用體系等措施，進一步完善監(jiān)管機制，切實加強對事業(yè)單位的事中事后監(jiān)管。
二、加強基礎(chǔ)建設(shè)。一是規(guī)范登記檔案管理內(nèi)容，進一步明確事業(yè)單位登記管理檔案應(yīng)包括設(shè)立登記、變更登記、注銷登記等環(huán)節(jié)中具有保存價值并必須存檔的資料。二是加大對登記檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施投入力度，購置專門的檔案柜、檔案盒、裝訂機等設(shè)備，指定專門電腦保存電子檔案，確保足夠的人力、物力、資源的配備；要實行專用檔案室、檔案柜，一個登記單位一個檔案盒，按舉辦單位建立索引登記序號編排，統(tǒng)一編號、統(tǒng)一格式，對每份檔案材料進行分類整理以滿足檔案管理需要。三是健全完善事業(yè)單位登記檔案保管制度。健全完善《事業(yè)單位登記管理檔案管理人員職責(zé)》和《保管保密制度》，嚴格按照“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫）要求保管事業(yè)單位登記管理檔案，并做好事業(yè)單位登記管理檔案保密工作。
隨著計算機的廣泛應(yīng)用和辦公自動化的實現(xiàn)，電子文件大量產(chǎn)生。電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募1].電子文件的誕生標(biāo)志著檔案開始發(fā)展到一個新的階段——電子檔案階段。信息技術(shù)融入檔案工作，使得檔案管理更加高效、迅捷、低成本化，加上檔案電子化和網(wǎng)絡(luò)化后，最大限度的利用了檔案資料，產(chǎn)生了巨大效益。然而，電子檔案和許多新生的信息技術(shù)產(chǎn)物一樣，從出生時起就面臨著許多法律上的尷尬，如電子檔案的法律地位問題[2]、原始性問題[3]、保密性問題[4]等等。隨著國際社會對個人資料的保護，電子檔案所涉及的個人的權(quán)利問題成為一個十分敏感的法律問題，這個問題在我國的檔案管理中更是突出。
一、電子檔案與個人資料
電子檔案是傳統(tǒng)紙面檔案的電子化與網(wǎng)絡(luò)化產(chǎn)物，與紙質(zhì)檔案有相同的本質(zhì)，都是文件存在的一種方式。但是，電子檔案與紙質(zhì)檔案也有明顯的特點[5]：首先，電子檔案中信息與載體可以分離（信息數(shù)據(jù)化、載體虛擬化）；其次，可復(fù)制性強，復(fù)制件和原件不易區(qū)分；第三，信息的穩(wěn)定性較弱，比如說修改相對容易，并不留痕跡，信息容易丟失等。電子檔案的這些特點使得電子檔案中的個人資料容易處理，也容易遭受侵害。電子檔案中記載的公民的基本特征和情況的資料，構(gòu)成個人資料。所謂個人資料，也稱個人數(shù)據(jù)（personal data）是指自然人的姓名、性別、年齡、民族、籍貫、住址、學(xué)歷、職業(yè)、婚姻、家庭、健康、病歷、特征等單獨或與其他信息共同形成的，足以識別該個人的資料。這種資料以一定的媒介作為載體，在計算機和計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，通常以網(wǎng)絡(luò)、光纖、硬盤和其它硬件設(shè)施為載體，采用豐富的表達方式，如符號、聲音、動畫、電影、錄像等等。
個人資料有如下特征：
1、個人資料的主體限于自然人，而不包括法人。自然人是基于出生而取得民事主體資格的人。自然人是個人資料的信息源，個人資料負載了自然人的人格利益，個人資料應(yīng)得到法律保護，這是當(dāng)代保護自然人一般人格權(quán)的必然選擇。民事主體的外延十分廣泛，除自然人外，還包括法人和非法人組織。法人和其他非法人組織雖然擁有它們在經(jīng)營活動中形成的各種資料，但這些資料并不構(gòu)成本文所研究、討論的個人資料。即純粹關(guān)于法人及其它非法人組織的資料不是個人資料。當(dāng)然在法人及其它非法人組織營業(yè)活動中收集的關(guān)于其客戶、員工的資料中，有一部分或全部可能會構(gòu)成個人資料。
2、個人資料是可以單獨或與其他信息結(jié)合共同識別特定自然人的資料。在紙張、證件、文件、硬盤、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器等媒體上儲存的個人信息是很豐富的，它們涉及個人的方方面面，包括姓名、性別、愛好、興趣、社會保險號碼、身份證號碼、個人習(xí)慣、肖像、漫畫、獎勵、職業(yè)、收入、學(xué)歷、婚姻狀況、病歷等等。其中，有些能直接指向某人，有些則不能直接指向而必須與其它資料一起才能用于識別某人。能直接指向的，筆者稱之為直接個人資料，如肖像、姓名、身份證號碼、社會保險號碼，即為此類。與其它信息結(jié)合才能指向的，稱之為間接個人資料，如性別、愛好、興趣、習(xí)慣、職業(yè)、收入、學(xué)歷等等，無法僅通過它們之一就能判斷出這是何人的資料。由此可見，間接個人資料并不是嚴格意義上的個人資料，它只是一種可能意義上的個人資料。需要指出的是，不論是直接或是間接個人資料，它們的要件在于足資識別某人。
3、個人資料并不必然為個人資料本人[6]所知。如個人上網(wǎng)時被網(wǎng)絡(luò)服務(wù)提供商非法收集的個人資料，醫(yī)生掌握的絕癥患者未知的個人現(xiàn)實疾病情況的資料，父母知道的而子女不知道的關(guān)于子女出生地、出生日期的資料等等。個人資料的這一重要特征，不論在理論和實踐中都有重要意義： A、個人資料不僅指個人知道的資料，其還包括本人不知而足以識別自己的資料； B、個人資料保護法保護的不僅是本人知道的個人資料，而且也保護本人不知道的關(guān)于本人的資料，這就提供了在本人不知情的情況下，對個人資料的保護。
4、個人資料是關(guān)于特定或得特定自然人屬人或?qū)偈轮Y料。屬人的個人資料反映的是個人資料本人的自然屬性和自然關(guān)系，它主要包括本人的生物信息。屬事的個人資料反映的是本人的社會屬性和社會關(guān)系，它反映出資料本人在社會中所處的地位和扮演的角色。所謂“特定”是指“若某一個別資料得自于某人，而且只有該某人始可能產(chǎn)生此種結(jié)果者，該某人即為特定之人。至于以何種方式來辨識關(guān)系人和呈現(xiàn)其間之關(guān)系，則非所問?！彼^“得特定”是指“當(dāng)某特定人雖然無法單獨以資料來確認，但藉由其他相關(guān)資訊之綜合研判，仍可得出系某特定人時，此時既可謂該資料系”得特定“為某當(dāng)事人所有。例如，從大學(xué)考試所公布之成績統(tǒng)計表中，可以相當(dāng)簡單地查知參加某一學(xué)科考試之唯一考生。”[7]
二、電子檔案中個人資料引發(fā)的法律問題
（一）問題的提出
在現(xiàn)代社會中，對個人資料的計算機處理和網(wǎng)絡(luò)傳輸經(jīng)常引發(fā)各種問題，概括起來有如下幾種：
1、大量的個人資料在不知不覺中被收集、處理、傳播、利用，加上計算機資料比對，使個人資料本人成為無任何隱私可言的“透明人”，讓人們普遍感到不安；
2、非法收集、處理、保存和利用個人資料，使個人資料不能與人格保持同一性并帶來其他人格利益的損害等問題；
3、隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，個人資料經(jīng)由計算機和網(wǎng)絡(luò)被非法或不當(dāng)收集、處理、利用的可能性大大增強，人們的人格利益以外的合法權(quán)益受到個人資料泄漏的影響而處于極大的危險之中。這些問題使個人資料保護獲得越來越多的支持，引起各主要發(fā)達國家的關(guān)注。
就電子檔案而言，國內(nèi)目前出現(xiàn)的一些情況和現(xiàn)象急需法律來調(diào)整和規(guī)范。例如，未經(jīng)檔案所涉及的個人的同意以營利為目的向各有關(guān)組織出售其檔案記錄，檔案管理機關(guān)未對電子檔案采取足夠的安全措施致使個人資料泄露，檔案管理機關(guān)不允許檔案所涉及的個人查閱檔案中的個人資料，通過網(wǎng)絡(luò)可以查知電子檔案中的個人資料等等。
（二）保護的法律基礎(chǔ)
個人資料保護的法律基礎(chǔ)究竟為何，是個值得研究的問題。國內(nèi)學(xué)者的著述和論文多認為，保護個人資料就是為了保護個人資料本人的隱私，個人資料本人享有的各種權(quán)利淵源于個人對其隱私信息的支配。筆者認為，這種觀點，值得商榷。舉一個例子，就能否定這種認識。交友網(wǎng)站上公開給網(wǎng)民閱覽的個人資料不構(gòu)成隱私，沒有承載隱私利益，這時有人非法修改、刪除這些資料，如果援用隱私權(quán)的規(guī)定，個人資料本人將得不到任何救濟。
既然不是隱私權(quán)，個人資料的民法基礎(chǔ)究竟為何？筆者認為，個人資料的法律基礎(chǔ)在于保護個人資料所承載的民事主體精神性人格利益。個人資料不但是個人自然屬性、生物屬性的表現(xiàn)形式，而且是個人的社會屬性和各種社會關(guān)系的表現(xiàn)形式，其上承載了個人資料本人的各種精神性人格利益，侵犯個人資料必然造成本人的某種精神利益的損害，甚至帶來精神痛苦。為此，個人資料本人可以如姓名權(quán)人支配其姓名、肖像權(quán)人支配其肖像那樣，依法支配和控制其個人資料，保護其精神性人格利益，任何人不得非法干涉，否則構(gòu)成侵權(quán)。
個人的精神性人格利益是難以列舉窮盡的，它的具體內(nèi)容只能在個案中予以確定。對自然人精神性人格利益的保護，多采取保護精神性人格利益載體的方法來實現(xiàn)。對姓名權(quán)、肖像權(quán)的保護就屬于這種情況。因此，我們只能說個人資料承載了精神性人格利益，而不能抽象的確定究竟承載了那些精神性人格利益。應(yīng)注意的是，個人資料保護的精神性人格利益也包括隱私利益，當(dāng)某種個人資料構(gòu)成隱私信息時，這種個人資料獲得隱私權(quán)和個人資料保護法的同時調(diào)整，發(fā)生競合。
那么，個人資料承載的利益可否是財產(chǎn)利益呢？筆者認為個人資料保護的核心意義在于精神性人格利益，而不是財產(chǎn)利益。有學(xué)者認為“個人資料是一種具有潛在價值的信息，個人對該資料享有無可爭議的所有權(quán)?！辈⒄J為“……所有權(quán)人均享有對個人資料的占有、使用、收益、處分權(quán)。”[8]這種認識顯然不妥。個人資料是個人人格的外化，它本身體現(xiàn)的是人格利益而非財產(chǎn)利益，它不具有直接的財產(chǎn)內(nèi)容。而且所有權(quán)的客體必須是獨立物和特定物，個人資料也無法滿足這一要求。把本人對個人資料的權(quán)利理解為所有權(quán)，會導(dǎo)致邏輯上的混亂。
個人資料體現(xiàn)的主要是人格利益而非財產(chǎn)利益，并不是說個人資料毫無價值。相反，同其它人格權(quán)客體一樣，個人資料可以間接表現(xiàn)出它的財產(chǎn)價值。[9]如名人的個人資料可以被利用于電影，名人可以從中獲得收益；個人資料被侵權(quán)后，本人可以要求精神損害賠償?shù)鹊?。正是個人資料的這種財產(chǎn)價值，使得個人資料被廣泛的非法收集、處理、保存和利用，使得個人資料保護問題更顯緊迫。
由于個人資料直接關(guān)涉?zhèn)€人的精神性人格利益，在社會各界的呼吁下，個人資料保護在發(fā)達國家很快得到了立法支持。美歐等發(fā)達國家先后出臺各自的個人資料保護法和相關(guān)法律、法規(guī)，如德國1977年《聯(lián)邦個人資料保護法》、英國1984年《自動化處理個人資料之利用與將其提供于公務(wù)規(guī)范法》、法國1978年《資料保護法》、日本1988年《有關(guān)行政機關(guān)電子計算機自動化處理個人資料保護法》；國際組織也制定了個人資料保護的相關(guān)規(guī)則，如經(jīng)濟合作與發(fā)展組織1980年《隱私權(quán)保護及個人資料跨國流通準則》、歐洲理事會1981年《個人資料自動化處理時個人保護公約》、聯(lián)合國1990年《自動化資料檔案中個人資料處理的有關(guān)準則》。不僅如此，我國臺灣和香港地區(qū)也出臺了相關(guān)立法。
三、個人資料保護的原則
個人資料保護得到立法的支持后，很快形成了一些原則：
1、限制收集原則。這一原則的內(nèi)涵主要是，對個人資料的收集原則上應(yīng)加以限制；資料的收集應(yīng)有法律上的依據(jù)或當(dāng)事人的同意。
2、資料完整正確原則。這一原則的內(nèi)涵主要是，收集、處理、保存和利用的個人資料應(yīng)是關(guān)于個人的某一方面的完整的信息，資料的內(nèi)容反映資料本人當(dāng)前的而不是過去的實際狀況，資料不但是完整的而且是正確的。
3、目的明確原則。收集個人資料應(yīng)基于特定目的，目的應(yīng)當(dāng)是合法的；利用個人資料原則上應(yīng)與收集時的目的相一致；只有在為維護自身重要利益、社會公益或經(jīng)資料本人同意的情況下，才可用于不同與收集時的目的。
4、利用限制原則。個人資料的利用除法律規(guī)定和經(jīng)當(dāng)事人同意外，不得為收集時目的以外的利用。
5、安全原則。收集、處理、保存和利用個人資料的主體應(yīng)當(dāng)盡謹慎小心之注意義務(wù)，采取各種可能的措施保證個人資料不被非法收集、處理、刪除、更改、利用并免于其它潛在的危險。
6、本人參與原則。本原則是指個人資料本人對其個人資料得依法進行支配和控制的權(quán)利，與個人資料相關(guān)的其他主體負有不干預(yù)權(quán)利人實現(xiàn)其權(quán)利的義務(wù)。
7、公開原則。這一原則是指收集個人資料應(yīng)當(dāng)公開，不應(yīng)秘密進行。收集方式、方法、程序、個人資料目錄等內(nèi)容應(yīng)當(dāng)公之于眾。這里需要指出的是，公開的信息不應(yīng)包括個人資料的內(nèi)容，這里的公開主要是為了使個人資料本人知道何人于何時在何地以何種方式收集、處理、保存和利用其個人資料。
上述這些原則的主要任務(wù)在于保障資料本人對其個人資料依法進行支配和控制，從而保護資料本人的存在于個人資料上的人格利益。
四、電子檔案中的個人權(quán)利與檔案管理者的義務(wù)
法律主要是通過規(guī)定當(dāng)事人之間的權(quán)利義務(wù)來調(diào)整各種社會關(guān)系的，個人資料保護法同樣通過規(guī)定個人資料當(dāng)事人之間的權(quán)利義務(wù)來調(diào)整他們之間的關(guān)系。
（一）本人所享有的權(quán)利
世界各國個人資料保護法均有當(dāng)事人權(quán)利的明文規(guī)定，且各有不同。[10]在這里不能一一闡述，只能擇其要者和普遍規(guī)定者并根據(jù)學(xué)理予以介紹。本人依個人資料保護法和個人資料保護理論可以享有如下主要權(quán)利：
1、公開權(quán)。除法律另有規(guī)定外，本人可以決定，何時何地向何人公開其個人資料。
2、請求告知權(quán)。查詢權(quán)的基本內(nèi)涵是本人可以要求檔案管理者告知是否保存了他的個人資料、保存了他的何種個人資料、保存了多少他的個人資料、個人資料的收集方式等有關(guān)其個人資料的信息。
3、保持個人資料正確完整的權(quán)利。本人有權(quán)要求檔案管理者就其保存的個人資料與本人的實際狀況一致。在不一致時可以要求更改、刪除錯誤的內(nèi)容或補充不完整的內(nèi)容，以確保檔案管理者收集的關(guān)于本人的某方面的信息的真實性。
4、閱覽及制給復(fù)制本權(quán)。本人可以依法查閱檔案管理者保存的個人資料，并請求檔案管理者制給復(fù)制本。
5、刪除權(quán)。依學(xué)說的一般觀點，資料收集、處理或利用后，原則上不應(yīng)保存，除非法律有特別規(guī)定須要保存，始得保存。因而，在檔案管理者沒有法律規(guī)定和合同約定時，非法儲存本人的資料、超過范圍儲存資料、逾期儲存資料，本人均得要求予以刪除。
6、報酬請求權(quán)。報酬請求權(quán)，簡稱報酬請求權(quán)，是指本人因其個人資料被收集、處理與利用而得以向資料處理主體請求支付對價的權(quán)利。未經(jīng)本人同意檔案管理者不得將其個人資料用于營利目的，檔案管理者將個人資料應(yīng)用于營利目的應(yīng)支付報酬。對檔案管理者非法將本人檔案資料用于營利目的所得收入，本人可以以不當(dāng)?shù)美蠓颠€。[11]
7、損害賠償請求權(quán)。檔案管理者違反個人資料保護法致本人權(quán)益受損的，本人可以要求檔案管理者承擔(dān)損害賠償責(zé)任，但檔案管理者可以證明自己無過錯的不在此限，即在歸責(zé)原則上適用過錯推定原則。
本人享有上述權(quán)利，是為了本人能以積極的行為支配其個人資料，同時在個人資料受侵犯時又可以得到法律的救濟。從積極權(quán)利和消極權(quán)利兩方面入手保護本人基于其個人資料而享有的人格利益。
（二）檔案管理者負有的義務(wù)
檔案管理者的義務(wù)是與本人的權(quán)利相對的，檔案管理者作為本人檔案的建立者和使用者，對本人檔案中的個人資料負有如下幾項重要義務(wù)：
1、告知義務(wù)。檔案管理者應(yīng)以適當(dāng)?shù)姆绞较騻€人資料本人告知其收集個人資料的方式、程序、范圍、目的、使用期限等信息，方便本人知悉有關(guān)其個人資料檔案的收集、處理、保存、利用狀況。
2、保護本人電子檔案資料同一性的義務(wù)。電子檔案資料同一性是指收集、處理、保存和利用的個人資料與本人的實際情況相一致。建立電子檔案時，應(yīng)如實收集、處理、保存和利用本人的個人資料。不得收集不真實的資料，也不得斷章取義地收集個人資料。處理后的資料要與收集時的資料相一致，處理后的資料與收集時的資料不一致的，要以收集時的資料進行校對。保存的資料要如實的反映本人信用的實際狀況。利用過程中的信用資料也應(yīng)與本人的實際狀況相符。從這四個環(huán)節(jié)把握，才能保證本人信用資料的真實性、全面性，才不致于發(fā)生侵權(quán)。
3、維護本人電子檔案庫安全的義務(wù)。維護安全的義務(wù)，是為了防止本人檔案信息被非法收集、處理、保存和利用。據(jù)此，檔案管理者在人員、技術(shù)設(shè)施、管理制度上都應(yīng)加強對本人電子檔案庫的保護。特別是那些將檔案網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理者，更應(yīng)注意預(yù)防黑客和計算機病毒的攻擊。
4、在本人行使查閱、復(fù)制、更改、刪除等權(quán)利時提供必要條件和方便的義務(wù)，如提供網(wǎng)絡(luò)的接入服務(wù)、告知檔案密碼、設(shè)置專人提供檢索服務(wù)等。
5、未經(jīng)本人同意不得將本人電子檔案資料用于營利目的或其它目的。未經(jīng)本人同意，將本人電子檔案資料用于收集個人資料時的目的以外的用途，要承擔(dān)相應(yīng)的侵權(quán)責(zé)任，據(jù)此獲利的，要承擔(dān)不當(dāng)?shù)美颠€責(zé)任。
6、承擔(dān)侵權(quán)責(zé)任。
檔案管理者承擔(dān)上述義務(wù)主要是為了協(xié)助本人權(quán)利的實現(xiàn)，在利用本人電子檔案的同時，對本人的個人資料提供最大限度的保護，以維護本人的合法權(quán)益。
要指出的是，以上介紹的權(quán)利和義務(wù)，在有個人資料保護的國家都得到普遍的承認，同時也適用于其它因個人資料保護而形成的其它關(guān)系。個人資料本人享有以上本人享有的權(quán)利、個人資料的其它當(dāng)事人也負有以上檔案管理者負有的各項義務(wù)。
為捍衛(wèi)本人的精神性人格利益，檔案管理者收集、處理、保存和利用本人個人資料急需相關(guān)立法的調(diào)整。雖然現(xiàn)在還沒有個人資料的全國性立法，但可喜的是，我國地方性立法已開始保護特定領(lǐng)域的個人資料。[12]相信在不久的將來，我國將建立起個人資料的保護制度，對個人資料提供充分的保護。
--------------------------------------------------------------------------------
[1] 韓捷：《淺析電子文件與電子檔案》，《黃河科技大學(xué)學(xué)報》，2003年第1期。
[2] 徐富榮：《論電子檔案的法律憑據(jù)》，《檔案學(xué)研究》，2002年第2期。
[3] 何玲：《電子檔案原始性的認定》，《中國檔案》，2001年第2期。
[4] 康燕玲：《淺析電子檔案的安全保密及法律認可》，《河南社會科學(xué)》，2002年第4期。
[5] 韓捷：《淺析電子文件與電子檔案》，《黃河科技大學(xué)學(xué)報》，2003年第1期。
[6] 個人資料本人是指以個人資料識別的特定的自然人。
[7]羅明通等著：《電腦法（下）》，[臺]群彥圖書股份有限公司，1994年版，第525頁。
[8] 湯擎：《試論個人資料與相關(guān)的法律關(guān)系》，《法學(xué)論壇》，2000年第5期。
[9] 參見王澤鑒：《民法總則》，中國政法大學(xué)出版社，2001年7月第1版，第134頁。
[10] 例如，美國1974年隱私權(quán)法第d、h條；德國聯(lián)邦個人資料保護法第19條至21條，第33條至35條；瑞典修正咨詢法第8、10條。
隨著計算機的廣泛應(yīng)用和辦公自動化的實現(xiàn)，電子文件大量產(chǎn)生。電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募1].電子文件的誕生標(biāo)志著檔案開始發(fā)展到一個新的階段——電子檔案階段。信息技術(shù)融入檔案工作，使得檔案管理更加高效、迅捷、低成本化，加上檔案電子化和網(wǎng)絡(luò)化后，最大限度的利用了檔案資料，產(chǎn)生了巨大效益。然而，電子檔案和許多新生的信息技術(shù)產(chǎn)物一樣，從出生時起就面臨著許多法律上的尷尬，如電子檔案的法律地位問題[2]、原始性問題[3]、保密性問題[4]等等。隨著國際社會對個人資料的保護，電子檔案所涉及的個人的權(quán)利問題成為一個十分敏感的法律問題，這個問題在我國的檔案管理中更是突出。
一、電子檔案與個人資料
電子檔案是傳統(tǒng)紙面檔案的電子化與網(wǎng)絡(luò)化產(chǎn)物，與紙質(zhì)檔案有相同的本質(zhì)，都是文件存在的一種方式。但是，電子檔案與紙質(zhì)檔案也有明顯的特點[5]：首先，電子檔案中信息與載體可以分離（信息數(shù)據(jù)化、載體虛擬化）；其次，可復(fù)制性強，復(fù)制件和原件不易區(qū)分；第三，信息的穩(wěn)定性較弱，比如說修改相對容易，并不留痕跡，信息容易丟失等。電子檔案的這些特點使得電子檔案中的個人資料容易處理，也容易遭受侵害。電子檔案中記載的公民的基本特征和情況的資料，構(gòu)成個人資料。所謂個人資料，也稱個人數(shù)據(jù)（personaldata）是指自然人的姓名、性別、年齡、民族、籍貫、住址、學(xué)歷、職業(yè)、婚姻、家庭、健康、病歷、特征等單獨或與其他信息共同形成的，足以識別該個人的資料。這種資料以一定的媒介作為載體，在計算機和計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，通常以網(wǎng)絡(luò)、光纖、硬盤和其它硬件設(shè)施為載體，采用豐富的表達方式，如符號、聲音、動畫、電影、錄像等等。
個人資料有如下特征：
1、個人資料的主體限于自然人，而不包括法人。自然人是基于出生而取得民事主體資格的人。自然人是個人資料的信息源，個人資料負載了自然人的人格利益，個人資料應(yīng)得到法律保護，這是當(dāng)代保護自然人一般人格權(quán)的必然選擇。民事主體的外延十分廣泛，除自然人外，還包括法人和非法人組織。法人和其他非法人組織雖然擁有它們在經(jīng)營活動中形成的各種資料，但這些資料并不構(gòu)成本文所研究、討論的個人資料。即純粹關(guān)于法人及其它非法人組織的資料不是個人資料。當(dāng)然在法人及其它非法人組織營業(yè)活動中收集的關(guān)于其客戶、員工的資料中，有一部分或全部可能會構(gòu)成個人資料。
2、個人資料是可以單獨或與其他信息結(jié)合共同識別特定自然人的資料。在紙張、證件、文件、硬盤、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器等媒體上儲存的個人信息是很豐富的，它們涉及個人的方方面面，包括姓名、性別、愛好、興趣、社會保險號碼、身份證號碼、個人習(xí)慣、肖像、漫畫、獎勵、職業(yè)、收入、學(xué)歷、婚姻狀況、病歷等等。其中，有些能直接指向某人，有些則不能直接指向而必須與其它資料一起才能用于識別某人。能直接指向的，筆者稱之為直接個人資料，如肖像、姓名、身份證號碼、社會保險號碼，即為此類。與其它信息結(jié)合才能指向的，稱之為間接個人資料，如性別、愛好、興趣、習(xí)慣、職業(yè)、收入、學(xué)歷等等，無法僅通過它們之一就能判斷出這是何人的資料。由此可見，間接個人資料并不是嚴格意義上的個人資料，它只是一種可能意義上的個人資料。需要指出的是，不論是直接或是間接個人資料，它們的要件在于足資識別某人。
3、個人資料并不必然為個人資料本人[6]所知。如個人上網(wǎng)時被網(wǎng)絡(luò)服務(wù)提供商非法收集的個人資料，醫(yī)生掌握的絕癥患者未知的個人現(xiàn)實疾病情況的資料，父母知道的而子女不知道的關(guān)于子女出生地、出生日期的資料等等。個人資料的這一重要特征，不論在理論和實踐中都有重要意義：A、個人資料不僅指個人知道的資料，其還包括本人不知而足以識別自己的資料；B、個人資料保護法保護的不僅是本人知道的個人資料，而且也保護本人不知道的關(guān)于本人的資料，這就提供了在本人不知情的情況下，對個人資料的保護。
4、個人資料是關(guān)于特定或得特定自然人屬人或?qū)偈轮Y料。屬人的個人資料反映的是個人資料本人的自然屬性和自然關(guān)系，它主要包括本人的生物信息。屬事的個人資料反映的是本人的社會屬性和社會關(guān)系，它反映出資料本人在社會中所處的地位和扮演的角色。所謂“特定”是指“若某一個別資料得自于某人，而且只有該某人始可能產(chǎn)生此種結(jié)果者，該某人即為特定之人。至于以何種方式來辨識關(guān)系人和呈現(xiàn)其間之關(guān)系，則非所問。”所謂“得特定”是指“當(dāng)某特定人雖然無法單獨以資料來確認，但藉由其他相關(guān)資訊之綜合研判，仍可得出系某特定人時，此時既可謂該資料系”得特定“為某當(dāng)事人所有。例如，從大學(xué)考試所公布之成績統(tǒng)計表中，可以相當(dāng)簡單地查知參加某一學(xué)科考試之唯一考生?！盵7]
二、電子檔案中個人資料引發(fā)的法律問題
（一）問題的提出
在現(xiàn)代社會中，對個人資料的計算機處理和網(wǎng)絡(luò)傳輸經(jīng)常引發(fā)各種問題，概括起來有如下幾種：
1、大量的個人資料在不知不覺中被收集、處理、傳播、利用，加上計算機資料比對，使個人資料本人成為無任何隱私可言的“透明人”，讓人們普遍感到不安；
2、非法收集、處理、保存和利用個人資料，使個人資料不能與人格保持同一性并帶來其他人格利益的損害等問題；
3、隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，個人資料經(jīng)由計算機和網(wǎng)絡(luò)被非法或不當(dāng)收集、處理、利用的可能性大大增強，人們的人格利益以外的合法權(quán)益受到個人資料泄漏的影響而處于極大的危險之中。這些問題使個人資料保護獲得越來越多的支持，引起各主要發(fā)達國家的關(guān)注。
就電子檔案而言，國內(nèi)目前出現(xiàn)的一些情況和現(xiàn)象急需法律來調(diào)整和規(guī)范。例如，未經(jīng)檔案所涉及的個人的同意以營利為目的向各有關(guān)組織出售其檔案記錄，檔案管理機關(guān)未對電子檔案采取足夠的安全措施致使個人資料泄露，檔案管理機關(guān)不允許檔案所涉及的個人查閱檔案中的個人資料，通過網(wǎng)絡(luò)可以查知電子檔案中的個人資料等等。
（二）保護的法律基礎(chǔ)
個人資料保護的法律基礎(chǔ)究竟為何，是個值得研究的問題。國內(nèi)學(xué)者的著述和論文多認為，保護個人資料就是為了保護個人資料本人的隱私，個人資料本人享有的各種權(quán)利淵源于個人對其隱私信息的支配。筆者認為，這種觀點，值得商榷。舉一個例子，就能否定這種認識。交友網(wǎng)站上公開給網(wǎng)民閱覽的個人資料不構(gòu)成隱私，沒有承載隱私利益，這時有人非法修改、刪除這些資料，如果援用隱私權(quán)的規(guī)定，個人資料本人將得不到任何救濟。
既然不是隱私權(quán)，個人資料的民法基礎(chǔ)究竟為何？筆者認為，個人資料的法律基礎(chǔ)在于保護個人資料所承載的民事主體精神性人格利益。個人資料不但是個人自然屬性、生物屬性的表現(xiàn)形式，而且是個人的社會屬性和各種社會關(guān)系的表現(xiàn)形式，其上承載了個人資料本人的各種精神性人格利益，侵犯個人資料必然造成本人的某種精神利益的損害，甚至帶來精神痛苦。為此，個人資料本人可以如姓名權(quán)人支配其姓名、肖像權(quán)人支配其肖像那樣，依法支配和控制其個人資料，保護其精神性人格利益，任何人不得非法干涉，否則構(gòu)成侵權(quán)。
個人的精神性人格利益是難以列舉窮盡的，它的具體內(nèi)容只能在個案中予以確定。對自然人精神性人格利益的保護，多采取保護精神性人格利益載體的方法來實現(xiàn)。對姓名權(quán)、肖像權(quán)的保護就屬于這種情況。因此，我們只能說個人資料承載了精神性人格利益，而不能抽象的確定究竟承載了那些精神性人格利益。應(yīng)注意的是，個人資料保護的精神性人格利益也包括隱私利益，當(dāng)某種個人資料構(gòu)成隱私信息時，這種個人資料獲得隱私權(quán)和個人資料保護法的同時調(diào)整，發(fā)生競合。
那么，個人資料承載的利益可否是財產(chǎn)利益呢？筆者認為個人資料保護的核心意義在于精神性人格利益，而不是財產(chǎn)利益。有學(xué)者認為“個人資料是一種具有潛在價值的信息，個人對該資料享有無可爭議的所有權(quán)?！辈⒄J為“……所有權(quán)人均享有對個人資料的占有、使用、收益、處分權(quán)?！盵8]這種認識顯然不妥。個人資料是個人人格的外化，它本身體現(xiàn)的是人格利益而非財產(chǎn)利益，它不具有直接的財產(chǎn)內(nèi)容。而且所有權(quán)的客體必須是獨立物和特定物，個人資料也無法滿足這一要求。把本人對個人資料的權(quán)利理解為所有權(quán)，會導(dǎo)致邏輯上的混亂。
個人資料體現(xiàn)的主要是人格利益而非財產(chǎn)利益，并不是說個人資料毫無價值。相反，同其它人格權(quán)客體一樣，個人資料可以間接表現(xiàn)出它的財產(chǎn)價值。[9]如名人的個人資料可以被利用于電影，名人可以從中獲得收益；個人資料被侵權(quán)后，本人可以要求精神損害賠償?shù)鹊取Ｕ莻€人資料的這種財產(chǎn)價值，使得個人資料被廣泛的非法收集、處理、保存和利用，使得個人資料保護問題更顯緊迫。
由于個人資料直接關(guān)涉?zhèn)€人的精神性人格利益，在社會各界的呼吁下，個人資料保護在發(fā)達國家很快得到了立法支持。美歐等發(fā)達國家先后出臺各自的個人資料保護法和相關(guān)法律、法規(guī)，如德國1977年《聯(lián)邦個人資料保護法》、英國1984年《自動化處理個人資料之利用與將其提供于公務(wù)規(guī)范法》、法國1978年《資料保護法》、日本1988年《有關(guān)行政機關(guān)電子計算機自動化處理個人資料保護法》；國際組織也制定了個人資料保護的相關(guān)規(guī)則，如經(jīng)濟合作與發(fā)展組織1980年《隱私權(quán)保護及個人資料跨國流通準則》、歐洲理事會1981年《個人資料自動化處理時個人保護公約》、聯(lián)合國1990年《自動化資料檔案中個人資料處理的有關(guān)準則》。不僅如此，我國臺灣和香港地區(qū)也出臺了相關(guān)立法。
三、個人資料保護的原則
個人資料保護得到立法的支持后，很快形成了一些原則：
1、限制收集原則。這一原則的內(nèi)涵主要是，對個人資料的收集原則上應(yīng)加以限制；資料的收集應(yīng)有法律上的依據(jù)或當(dāng)事人的同意。
2、資料完整正確原則。這一原則的內(nèi)涵主要是，收集、處理、保存和利用的個人資料應(yīng)是關(guān)于個人的某一方面的完整的信息，資料的內(nèi)容反映資料本人當(dāng)前的而不是過去的實際狀況，資料不但是完整的而且是正確的。
3、目的明確原則。收集個人資料應(yīng)基于特定目的，目的應(yīng)當(dāng)是合法的；利用個人資料原則上應(yīng)與收集時的目的相一致；只有在為維護自身重要利益、社會公益或經(jīng)資料本人同意的情況下，才可用于不同與收集時的目的。
4、利用限制原則。個人資料的利用除法律規(guī)定和經(jīng)當(dāng)事人同意外，不得為收集時目的以外的利用。
5、安全原則。收集、處理、保存和利用個人資料的主體應(yīng)當(dāng)盡謹慎小心之注意義務(wù)，采取各種可能的措施保證個人資料不被非法收集、處理、刪除、更改、利用并免于其它潛在的危險。
6、本人參與原則。本原則是指個人資料本人對其個人資料得依法進行支配和控制的權(quán)利，與個人資料相關(guān)的其他主體負有不干預(yù)權(quán)利人實現(xiàn)其權(quán)利的義務(wù)。
7、公開原則。這一原則是指收集個人資料應(yīng)當(dāng)公開，不應(yīng)秘密進行。收集方式、方法、程序、個人資料目錄等內(nèi)容應(yīng)當(dāng)公之于眾。這里需要指出的是，公開的信息不應(yīng)包括個人資料的內(nèi)容，這里的公開主要是為了使個人資料本人知道何人于何時在何地以何種方式收集、處理、保存和利用其個人資料。
上述這些原則的主要任務(wù)在于保障資料本人對其個人資料依法進行支配和控制，從而保護資料本人的存在于個人資料上的人格利益。
四、電子檔案中的個人權(quán)利與檔案管理者的義務(wù)
法律主要是通過規(guī)定當(dāng)事人之間的權(quán)利義務(wù)來調(diào)整各種社會關(guān)系的，個人資料保護法同樣通過規(guī)定個人資料當(dāng)事人之間的權(quán)利義務(wù)來調(diào)整他們之間的關(guān)系。
（一）本人所享有的權(quán)利
世界各國個人資料保護法均有當(dāng)事人權(quán)利的明文規(guī)定，且各有不同。[10]在這里不能一一闡述，只能擇其要者和普遍規(guī)定者并根據(jù)學(xué)理予以介紹。本人依個人資料保護法和個人資料保護理論可以享有如下主要權(quán)利：
1、公開權(quán)。除法律另有規(guī)定外，本人可以決定，何時何地向何人公開其個人資料。
2、請求告知權(quán)。查詢權(quán)的基本內(nèi)涵是本人可以要求檔案管理者告知是否保存了他的個人資料、保存了他的何種個人資料、保存了多少他的個人資料、個人資料的收集方式等有關(guān)其個人資料的信息。
3、保持個人資料正確完整的權(quán)利。本人有權(quán)要求檔案管理者就其保存的個人資料與本人的實際狀況一致。在不一致時可以要求更改、刪除錯誤的內(nèi)容或補充不完整的內(nèi)容，以確保檔案管理者收集的關(guān)于本人的某方面的信息的真實性。
4、閱覽及制給復(fù)制本權(quán)。本人可以依法查閱檔案管理者保存的個人資料，并請求檔案管理者制給復(fù)制本。
5、刪除權(quán)。依學(xué)說的一般觀點，資料收集、處理或利用后，原則上不應(yīng)保存，除非法律有特別規(guī)定須要保存，始得保存。因而，在檔案管理者沒有法律規(guī)定和合同約定時，非法儲存本人的資料、超過范圍儲存資料、逾期儲存資料，本人均得要求予以刪除。
6、報酬請求權(quán)。報酬請求權(quán)，簡稱報酬請求權(quán)，是指本人因其個人資料被收集、處理與利用而得以向資料處理主體請求支付對價的權(quán)利。未經(jīng)本人同意檔案管理者不得將其個人資料用于營利目的，檔案管理者將個人資料應(yīng)用于營利目的應(yīng)支付報酬。對檔案管理者非法將本人檔案資料用于營利目的所得收入，本人可以以不當(dāng)?shù)美蠓颠€。[11]
7、損害賠償請求權(quán)。檔案管理者違反個人資料保護法致本人權(quán)益受損的，本人可以要求檔案管理者承擔(dān)損害賠償責(zé)任，但檔案管理者可以證明自己無過錯的不在此限，即在歸責(zé)原則上適用過錯推定原則。
本人享有上述權(quán)利，是為了本人能以積極的行為支配其個人資料，同時在個人資料受侵犯時又可以得到法律的救濟。從積極權(quán)利和消極權(quán)利兩方面入手保護本人基于其個人資料而享有的人格利益。
（二）檔案管理者負有的義務(wù)
檔案管理者的義務(wù)是與本人的權(quán)利相對的，檔案管理者作為本人檔案的建立者和使用者，對本人檔案中的個人資料負有如下幾項重要義務(wù)：
1、告知義務(wù)。檔案管理者應(yīng)以適當(dāng)?shù)姆绞较騻€人資料本人告知其收集個人資料的方式、程序、范圍、目的、使用期限等信息，方便本人知悉有關(guān)其個人資料檔案的收集、處理、保存、利用狀況。
2、保護本人電子檔案資料同一性的義務(wù)。電子檔案資料同一性是指收集、處理、保存和利用的個人資料與本人的實際情況相一致。建立電子檔案時，應(yīng)如實收集、處理、保存和利用本人的個人資料。不得收集不真實的資料，也不得斷章取義地收集個人資料。處理后的資料要與收集時的資料相一致，處理后的資料與收集時的資料不一致的，要以收集時的資料進行校對。保存的資料要如實的反映本人信用的實際狀況。利用過程中的信用資料也應(yīng)與本人的實際狀況相符。從這四個環(huán)節(jié)把握，才能保證本人信用資料的真實性、全面性，才不致于發(fā)生侵權(quán)。
3、維護本人電子檔案庫安全的義務(wù)。維護安全的義務(wù)，是為了防止本人檔案信息被非法收集、處理、保存和利用。據(jù)此，檔案管理者在人員、技術(shù)設(shè)施、管理制度上都應(yīng)加強對本人電子檔案庫的保護。特別是那些將檔案網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理者，更應(yīng)注意預(yù)防黑客和計算機病毒的攻擊。
4、在本人行使查閱、復(fù)制、更改、刪除等權(quán)利時提供必要條件和方便的義務(wù)，如提供網(wǎng)絡(luò)的接入服務(wù)、告知檔案密碼、設(shè)置專人提供檢索服務(wù)等。
5、未經(jīng)本人同意不得將本人電子檔案資料用于營利目的或其它目的。未經(jīng)本人同意，將本人電子檔案資料用于收集個人資料時的目的以外的用途，要承擔(dān)相應(yīng)的侵權(quán)責(zé)任，據(jù)此獲利的，要承擔(dān)不當(dāng)?shù)美颠€責(zé)任。
6、承擔(dān)侵權(quán)責(zé)任。
檔案管理者承擔(dān)上述義務(wù)主要是為了協(xié)助本人權(quán)利的實現(xiàn)，在利用本人電子檔案的同時，對本人的個人資料提供最大限度的保護，以維護本人的合法權(quán)益。
要指出的是，以上介紹的權(quán)利和義務(wù)，在有個人資料保護的國家都得到普遍的承認，同時也適用于其它因個人資料保護而形成的其它關(guān)系。個人資料本人享有以上本人享有的權(quán)利、個人資料的其它當(dāng)事人也負有以上檔案管理者負有的各項義務(wù)。
為捍衛(wèi)本人的精神性人格利益，檔案管理者收集、處理、保存和利用本人個人資料急需相關(guān)立法的調(diào)整。雖然現(xiàn)在還沒有個人資料的全國性立法，但可喜的是，我國地方性立法已開始保護特定領(lǐng)域的個人資料。[12]相信在不久的將來，我國將建立起個人資料的保護制度，對個人資料提供充分的保護。
--------------------------------------------------------------------------------
[1]韓捷：《淺析電子文件與電子檔案》，《黃河科技大學(xué)學(xué)報》，2003年第1期。
[2]徐富榮：《論電子檔案的法律憑據(jù)》，《檔案學(xué)研究》，2002年第2期。
[3]何玲：《電子檔案原始性的認定》，《中國檔案》，2001年第2期。
[4]康燕玲：《淺析電子檔案的安全保密及法律認可》，《河南社會科學(xué)》，2002年第4期。
[5]韓捷：《淺析電子文件與電子檔案》，《黃河科技大學(xué)學(xué)報》，2003年第1期。
[6]個人資料本人是指以個人資料識別的特定的自然人。
[7]羅明通等著：《電腦法（下）》，[臺]群彥圖書股份有限公司，1994年版，第525頁。
[8]湯擎：《試論個人資料與相關(guān)的法律關(guān)系》，《法學(xué)論壇》，2000年第5期。
[9]參見王澤鑒：《民法總則》，中國政法大學(xué)出版社，2001年7月第1版，第134頁。
[10]例如，美國1974年隱私權(quán)法第d、h條；德國聯(lián)邦個人資料保護法第19條至21條，第33條至35條；瑞典修正咨詢法第8、10條。
1 私人檔案與個人檔案
關(guān)于私人檔案，國內(nèi)外有多種解釋，我國《檔案法》沒有提及這一概念，但是有對“個人所有的檔案”，其原文解釋為：“私營企業(yè)事業(yè)單位以及公民個人在私人事務(wù)活動中所形成的和通過合法繼承、贈送或者在檔案法公布實施前向社會收集和有償征購等方式所獲得的檔案，或是指一個家庭（不多于三代人）或一個家族（不少于四代人）的全體成員，在各類社會活動中形成的檔案?！惫P者認為，私人檔案簡單來說，就是指私人或者私人組織在社會活動中形成的為私人所有的檔案資料。這里的私人組織包括私有企業(yè)、家族、社會上符合相關(guān)規(guī)定的各種團體。
關(guān)于個人檔案，國內(nèi)有研究者認為可以將之規(guī)劃到私人檔案的定義中，也有人容易在概念上產(chǎn)生混淆，誤認為個人檔案就是私人檔案。實則不然，兩者還是存在有差異的，一方面，個人檔案的形成僅僅是公民個人的所有檔案，而私人檔案除了個人的所有檔案外，還包括其他私人組織所有檔案。另一方面，概念上的部分包含，個人檔案是指個人在私物活或公務(wù)活動中形成的為私人所有的檔案，或者個人通過合法途徑取得的檔案。上述定義中，前半句的定義才是私人檔案的范疇，后半句則屬于公共檔案。由此可見，不能簡單地將個人檔案歸化為私人檔案。
2 我國私人檔案管理的欠缺
2.1 存在的缺陷
2.1.1 對私人檔案的征集工作不夠重視
捐贈、收購、征購以及寄存是我國對私人檔案采取的主要征集方式。同時，我國政府鼓勵私人將擁有的具有重要歷史價值的私人檔案捐給國家檔案館予以保存，對捐贈者給以一定的獎勵；為保護珍貴的檔案，在必要情況下，國家檔案管理的行政部門采取收購或征購的方式對重要檔案進行收集保護；再就是，私人擁有的珍貴檔案如果害怕自己保管不善可將私人檔案寄存在國家檔案館。
上述政策對于保護珍貴檔案的完整性較為全面，私人所擁有的檔案處理選擇也較為多樣，但是凸顯的是我國政府對珍貴檔案的征集工作不夠重視，對于私人將所擁有的珍貴檔案存放到國家檔案館沒有吸引力。這會使得有些極具價值的檔案資料永遠掌握在極少數(shù)人的手中，其價值得不到研究與開發(fā)。
2.1.2 保管標(biāo)準模糊
雖然我國針對私人檔案的保管制定了相應(yīng)的法規(guī)，但是保管的標(biāo)準不夠清晰，對于造成私人檔案一定損害但是損害又不是特別重大的行為缺乏相應(yīng)的處理措施，致使有部分私人檔案缺乏清晰的保管標(biāo)準而出現(xiàn)細微的破損，這不僅打擊了個人對持有的私人檔案寄存、捐贈國家檔案館的積極性，也是對私人重要檔案不負責(zé)任的具體體現(xiàn)。
2.1.3 對個人檔案的利用機制無詳細規(guī)定
我國《檔案法》規(guī)定，對于個人捐贈或者寄存至國家檔案館的私人檔案享有優(yōu)先利用權(quán)，同時，對于私人檔案內(nèi)容中涉及隱私而不愿予以公開或不方便公開的內(nèi)容部分，檔案館應(yīng)該尊重其選擇，維護捐贈者的合法權(quán)益。但是，我國對個人檔案的利用機制無詳細規(guī)定，只是籠統(tǒng)地規(guī)定了捐贈者及檔案館利用的權(quán)益與保護的義務(wù)，沒有對私人擁有的沒有捐贈或寄存的私人檔案的用途加以規(guī)定，也沒有對捐贈的私人檔案的利用費用分配明確規(guī)定。這些利用規(guī)定上的細節(jié)缺失制約了我國對私人檔案的開發(fā)利用。
2.2 我國私人檔案立法的不健全
2.2.1 有關(guān)私人檔案的法律偏少
目前我國的檔案法規(guī)中，與私人檔案規(guī)定相關(guān)的規(guī)定數(shù)量較少，使得許多細節(jié)方面的條文規(guī)定不夠清楚，相應(yīng)的懲處措施也不清晰。處理在檔案法中的規(guī)定較少之外，在其他法律法規(guī)中與私人檔案管理的規(guī)定更是屈指可數(shù)。
2.2.2 法律追責(zé)規(guī)定模糊
我國對于違反《檔案法》規(guī)定的私人檔案惡意利用者沒有明確的懲處措施，使得鉆法律漏洞利用私人檔案謀取利益的行為屢禁不止，同時追責(zé)處罰措施的缺失也給執(zhí)法帶去障礙。另外，對于檔案管理者的追責(zé)機制也不夠具體，對于保管私人檔案不力的檔案工作人員缺乏明確的追責(zé)規(guī)定。
2.2.3 缺乏對私人檔案的價值評估尺度
我國對私人檔案的價值評估缺乏相應(yīng)的尺度，首先是缺乏專業(yè)的鑒定組織機構(gòu)對私人檔案的價值進行有效的評估；其次是缺乏系統(tǒng)而專業(yè)的鑒定機制。
2.3 我國檔案管理體制滯后
2.3.1 保管機制的失位
我國檔案管理的主體是國有檔案，對私人檔案的管理不太注重。對于捐贈或者寄存的私人檔案，缺乏與之相應(yīng)的保管機制，責(zé)任不明、保管力度輕、忽略對私人檔案的保管等都是我國在私人檔案管理中保管機制失位的體現(xiàn)。
2.3.2 征集力度的缺乏
一方面，我國雖然出臺了對私人檔案的征集規(guī)定，但是另一方面，我國對私人檔案的征集工作缺乏有效的獎勵政策，還存在缺乏有效的評估標(biāo)準的問題，對私人檔案的得到、流動缺乏必要的了解，在征集過程中，容易按照自身檔案館缺乏的資料進行征集，對于不缺失的資料檔案，則積極性不高。
2.3.3 對私人檔案的開放利用缺乏監(jiān)督
對于捐贈或寄存的私人檔案，在對其進行利用研究時的具體情況是怎樣的，對開放展覽利用時的費用收取又是怎樣的，對于在利用過程中出現(xiàn)的意外丟失、毀壞等情況時該追究的責(zé)任人是誰等問題都缺乏相應(yīng)的監(jiān)督管理機制。
3 私人檔案管理的完善
我國的私人檔案管理還存在諸多的漏洞，相關(guān)的法律法規(guī)也還有待進一步的完善。因此，我們應(yīng)該在現(xiàn)有檔案管理體制的基礎(chǔ)上，查漏補缺，從各方面去完善我國私人檔案的管理體制。
3.1 健全私人檔案管理的法律法規(guī)
對于私人檔案管理中沒有涉及到的細節(jié)漏洞問題，應(yīng)該予以充分重視，通過改進、修補等一系列措施強化私人檔案管理的法律法規(guī)。尤其是追責(zé)機制與懲罰機制，要細化相關(guān)的規(guī)定，加大對私人檔案的違法懲處力度，完善對私人檔案保管不力行為的懲罰措施，讓鉆法律漏洞的違法行為得到應(yīng)有的制裁，警示對私人檔案缺乏保管意識的行為。
3.2 普及私人檔案管理的知識，增強人們的關(guān)注意識
通過廣泛地普及私人檔案管理的知識，引起人們對檔案管理的重視。運用各種方式、手段宣傳私人檔案的法律法規(guī)，讓人們對私人檔案的法律知識有必要的了解，強化人們的私人檔案管理意識，使人們認識到對私人檔案的保管不僅是對個人隱私保護的體現(xiàn)，同時也是人們作為公民對應(yīng)盡社會義務(wù)的具體體現(xiàn)。
3.3 完善對私人檔案的捐贈、收購、征購、寄存一系列政策
改進制度，細化措施，完善政策，高度重視對私人檔案的征集工作，積極鼓勵群眾將極具歷史研究價值的私人檔案給予國家檔案館保管，可效仿國外的先進政策，采取“以捐代稅”的模式實現(xiàn)稅收優(yōu)惠政策，或者與重要私人檔案的持有者建立合作關(guān)系，簽訂長期合作的協(xié)議，進而使寶貴的私人檔案得到有效的保護。
4 結(jié)束語
私人檔案屬于公民私有財產(chǎn)，同時也是國家文化與歷史記憶的延續(xù)。我國對私人檔案的管理雖然出臺了一些相應(yīng)的政策管理措施，但是很多方面還存在欠缺，需要更進一步地細化與完善。同時，私人檔案管理的復(fù)雜性也決定了我國檔案管理工作任重而道遠，需要廣大人民群眾的積極參與、檔案管理研究者的認真探索以及檔案管理工作者的負責(zé)管理，以此統(tǒng)籌兼顧，不斷完善對私人檔案的管理工作。
參考文獻
[1]路君蘭.欠缺與完善――關(guān)于我國私人檔案管理的思考[D].安徽大學(xué)，2010.
[2]蘇洲.我國私人檔案館的建設(shè)思考――以屈干臣私人檔案館為例[J].山東檔案，2010（01）.
我國《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》明確規(guī)定：企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料，是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)，是國家檔案的組成部分。關(guān)于職工檔案的轉(zhuǎn)遞，也有這樣的要求：企業(yè)職工調(diào)動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應(yīng)由職工所在單位在一個月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動 (組織人事 )部門。我國《檔案法》第三條指出：“一切國家機關(guān)、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務(wù)。 ”
同時，《勞動合同法》第五十條規(guī)定：“用人單位應(yīng)當(dāng)在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明，并在十五日內(nèi)為勞動者辦理檔案和社會保險關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)。 ”
依法治檔，必須依法行政，而依法行政，首先要有法可依。哈爾濱市檔案局于1998年下半年開始醞釀制定《哈爾濱市檔案管理條例》(以下簡稱《條例》)。在市委、市人大和市政府的關(guān)心和重視下，經(jīng)過大量的調(diào)查研究，廣泛聽取各方意見，歷經(jīng)數(shù)十次修改，于2003年經(jīng)市人大常委會審議通過，經(jīng)省人大常委會審議批準，自2003年9月1日起施行?！稐l例》共34條，是哈爾濱市第一部規(guī)范全市檔案和檔案工作的地方性法規(guī)?！稐l例》的出臺著重解決了檔案登記、監(jiān)管，檔案丟失、損毀補救等問題。
2004年，為依法規(guī)范全市召開的國際性、全國性和地方性重要會議，舉辦和承辦有重大影響活動(包括重大突發(fā)事件)形成的檔案，起草制定了《哈爾濱市重大事項檔案管理辦法》。這部政府規(guī)章的出臺，將全市重大事項檔案管理納入依法治檔的軌道，有效保護了國家檔案資源。市檔案局以此辦法為依據(jù)，先后對“韓國周”、“松花江水污染事件”、“中俄峰會”、“冰雪節(jié)”等重大事項檔案管理工作進行了全程監(jiān)管和重點指導(dǎo)。
2005年，為了解決企業(yè)職工因檔案丟失、損毀無法辦理養(yǎng)老保險、社會低保、相關(guān)福利待遇等社會生活實際問題，與市勞動局共同起草制定了《哈爾濱市企業(yè)職工檔案丟失損毀補辦認定辦法》。這部政府規(guī)章的出臺，維護了企業(yè)職工的合法權(quán)益，受到廣大市民的高度贊揚。僅2006年一年，有關(guān)部門依據(jù)此辦法共為企業(yè)職工補辦認定檔案近6000件，維護了社會穩(wěn)定，促進了和諧社會建設(shè)。
2006年，為依法有效整合檔案資源，改變?nèi)懈骷壘C合檔案館館藏內(nèi)容單一、結(jié)構(gòu)設(shè)置不合理等問題，起草制定了《哈爾濱市檔案征集辦法》。這部政府規(guī)章的出臺，對強化全市檔案資源的有效管理，為經(jīng)濟、社會和文化事業(yè)發(fā)展服務(wù)具有重要意義。僅方正縣檔案館2006年接收征集專業(yè)檔案4400余卷，館藏專業(yè)檔案達到1萬余卷，由原來占館藏量的17.33％，上升到26.2％，為強化檔案館公共服務(wù)能力奠定了基礎(chǔ)。
2007年，為進一步明確職工檔案管理范圍、內(nèi)容、方式、標(biāo)準等，適應(yīng)經(jīng)濟發(fā)展和新型勞動力市場發(fā)展的需要，起草并提請市政府出臺《哈爾濱市職工檔案管理辦法》。該辦法已列入2007年市政府立法工作計劃。這對實施民生民計工程，促進和諧社會建設(shè)將起到促進作用。
近年來，哈爾濱市檔案局還先后制發(fā)了《電子公文歸檔管理實施細則》、《哈爾濱市村級檔案管理辦法》、《加強社會醫(yī)療保險檔案工作意見》等一系列規(guī)范性文件。區(qū)、縣(市)檔案行政管理部門也相繼制定了《平房區(qū)村黨支部書記離任檔案管理規(guī)定》、《方正縣外出農(nóng)民工檔案管理暫行辦法》等有地方特色的規(guī)范性文件，有力地促進了地方法規(guī)體系建設(shè)，取得了良好的社會效應(yīng)。
二、地方檔案法規(guī)建設(shè)的原則和工作思路
實踐中，我們遵循“實踐需要、條件成熟、特色鮮明、重點突出、切實管用”的立法原則，并以此確定了工作思路。
一是體現(xiàn)立法的可操作性。地方法規(guī)的精髓在于根據(jù)國家和有關(guān)上位法律、法規(guī)的精神對其進行補充和細化，條文盡量做到明確具體、簡明扼要、備而不繁、切合實際。如《檔案法》對檔案管理登記工作沒有做出規(guī)定，省條例第二十五條雖有登記的規(guī)定，但只是原則規(guī)定。我們在制定《條例》時，提出了具體辦理檔案登記、變更或者撤銷手續(xù)時限的規(guī)定。地方立法不是“宜粗不宜細”而是“宜細不宜粗”，盡可能對規(guī)范的事項做出明確、具體的規(guī)定，確保地方檔案法規(guī)有較強的可操作性。
二是力求立法的創(chuàng)制性。對沒有規(guī)定而實踐中急需做出規(guī)定的事項做出規(guī)定，是體現(xiàn)地方立法創(chuàng)制功能的一項重要內(nèi)容。在制定地方法規(guī)時，要著重解決本地區(qū)實際存在的需要要由法律來調(diào)整的，而不是對國家和有關(guān)上位法規(guī)的簡單翻版，要考慮現(xiàn)實需要。如檔案信息化建設(shè)，《檔案法》和省條例對此沒有做出規(guī)定。我們在制定《條例》時，對各級檔案館應(yīng)當(dāng)建立檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，簡化查閱手續(xù)，向社會提供公開查詢服務(wù)進行了規(guī)定。隨著政務(wù)公開工作全面開展，各級檔案館依據(jù)這一條款，在工作中發(fā)揮了獨特的作用，體現(xiàn)了地方立法的創(chuàng)制性。
三是立足立法的前瞻性。在社會轉(zhuǎn)型、體制轉(zhuǎn)軌的特殊歷史階段，地方立法要正確處理公共利益和公民的合法權(quán)益關(guān)系，維護最大多數(shù)人的最大利益；要正確處理強制與引導(dǎo)的關(guān)系，注意發(fā)揮法律規(guī)范的引導(dǎo)功能；要正確處理立足現(xiàn)實和改革創(chuàng)新的關(guān)系，力求不斷有所創(chuàng)新。如職工個人檔案的保護，《檔案法》和省條例對這一問題沒有規(guī)定。我們制定《條例》時，對職工個人檔案發(fā)生丟失、損毀的，要求有關(guān)單位必須采取補救措施。這一條款與《憲法》中強調(diào)“公民的合法權(quán)益不受侵犯”精神是一致的，彰顯了以人為本的思想，體現(xiàn)了地方立法的前瞻性。
四是突出立法的針對性。法律的生命力在于其針對性。地方立法確定立法內(nèi)容時，必須是客觀存在的，不能是主觀想像的；必須是反復(fù)出現(xiàn)的，不能是偶然發(fā)生的；必須是普遍的，不能是個別的。如檔案征集經(jīng)費問題，《檔案法》和省條例對這一問題沒有規(guī)定，國家檔案預(yù)算項目雖有此科目，但地方將其列入預(yù)算的寥寥無幾。我們在制定《哈爾濱市檔案征集辦法》時，強調(diào)了“市及區(qū)、縣(市)人民政府應(yīng)當(dāng)加強對檔案征集工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案征集所需經(jīng)費列入同級財政預(yù)算”，這種條文，相對于其他法規(guī)、規(guī)章保持了自身獨特性，體現(xiàn)了地方立法的針對性。
三、進一步加強地方檔案法規(guī)建設(shè)的幾點思考
經(jīng)過近幾年地方檔案法規(guī)建設(shè)的實踐和探索，我們雖然對檔案立法工作規(guī)律有了一定的了解和掌握，但立法所涉及的事項和所選擇的角度仍需要引起我們更深層次的理性思考。
一是要充分借助新聞媒體，加強宣傳。任何一部法律、法規(guī)的出臺，如果得不到新聞媒體強有力支持，是很難得到社會普遍認可和貫徹執(zhí)行的。在檔案工作至今尚未得到充分重視的情況下，行政相對人能夠真正意義達到讀法、懂法、用法、守法的程度還不夠。只有不斷加大社會宣傳力度，營造一定的輿論氛圍，才能收到良好的效果。
二是拓寬立法項目的來源渠道和起草渠道。為避免立法帶有過重的部門色彩，應(yīng)當(dāng)在實踐中努力拓寬立法建議項目的來源和起草渠道，面向社會公開征集立法建議項目，然后按照條件成熟、突出重點、統(tǒng)籌兼顧原則，科學(xué)合理選擇立法項目，制定計劃，設(shè)計立法形式和內(nèi)容。
檔案信息是一種重要的原始信息，也是記錄隱私的重要載體，同時，作為歷史的記錄，檔案中的許多內(nèi)容涉及個人隱私，因此，檔案工作和隱私權(quán)保護有著必然的聯(lián)系。蓬勃發(fā)展起來的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境在改變檔案信息收集、整理、貯存、傳遞、利用的傳統(tǒng)模式的同時，也使隱私權(quán)保護呈現(xiàn)出新的特點。網(wǎng)絡(luò)本身的安全性并不十分可靠，這是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)進程中一個極為重要的問題，由于技術(shù)的不完善，第三方（如“黑客”等）對當(dāng)事人隱私權(quán)的侵犯既可以發(fā)生在檔案館與用戶通過網(wǎng)絡(luò)傳送個人資料或不同的檔案網(wǎng)站之間共享個人資料的某個環(huán)節(jié)，也可以發(fā)生在檔案網(wǎng)站貯存?zhèn)€人資料的過程。這也從客觀上推動了我們對檔案信息（網(wǎng)絡(luò)化）服務(wù)中的隱私權(quán)保護問題的探討。
1 檔案信息服務(wù)中涉及的隱私權(quán)問題分析
在檔案信息服務(wù)中保護隱私權(quán)的意義不僅僅在于維護當(dāng)事人的合法權(quán)益，而且在于為檔案事業(yè)的發(fā)展?fàn)I造良好的社會氛圍，推動檔案信息化進程，促進檔案社會價值的發(fā)揮。
（一）個人資料收集中的隱私權(quán)問題
檔案是一種重要的原始信息，且具有保密性。其中包括公民的一些重要的個人信息，大多數(shù)鮮為人知。雖然檔案法對保密檔案的管理和利用、密級的變更和解密都作了嚴格的規(guī)定，同時制定了檔案的開放期限，但其法律相對方主要是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位，對于個人重要檔案信息沒有給予明確的說明。事實上，在檔案所有人向檔案館移交、捐贈、寄存或檔案館自行收集關(guān)于公民的檔案之初，就應(yīng)妥善處理好隱私權(quán)問題。
隱私權(quán)保護問題在傳統(tǒng)的個人資料收集過程中并不太引人注目，但在網(wǎng)絡(luò)化的今天，檔案館通過網(wǎng)絡(luò)收集個人資料變得快捷化、自動化、詳細化，隱私權(quán)問題相對也就更加突出。比如，檔案網(wǎng)站在接受訪問時往往要求用戶提供若干個人資料，包括年齡、性別、身份證號、職業(yè)、收入、工作單位、研究方向、聯(lián)系電話、傳真、電子信箱等；檔案網(wǎng)站可以利用一些追蹤軟件來持續(xù)掌握用戶的網(wǎng)上行為，判斷他們的檔案信息消費特點。
（二）個人資料傳輸和貯存中的隱私權(quán)問題
檔案信息傳輸和貯存過程中所涉及的隱私權(quán)問題，主要出現(xiàn)在檔案信息網(wǎng)絡(luò)化過程中。
網(wǎng)絡(luò)本身的安全性并不十分可靠，這是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)中可能產(chǎn)生隱私權(quán)問題的又一個原因。由于技術(shù)的不完善，第三方（如“黑客”等）對當(dāng)事人隱私權(quán)的侵犯既可以發(fā)生在檔案館與用戶通過網(wǎng)絡(luò)傳送個人資料或不同的檔案網(wǎng)站之間共享個人資料的某個環(huán)節(jié)，也可以發(fā)生在檔案網(wǎng)站貯存?zhèn)€人資料的過程中。比如，第三方可以直接侵入檔案網(wǎng)站的用戶數(shù)據(jù)庫，觀看、篡改、傳播個人資料，如果這種行為是出于惡意，那么當(dāng)事人的隱私權(quán)無疑將受到極大的威脅。
2 檔案信息服務(wù)中保護隱私權(quán)的對策
要使得公民的隱私權(quán)在檔案信息服務(wù)過程中得到保護，必須走依法治檔的道路，進行相關(guān)方面的檔案法律建設(shè)。目前我國《檔案法》中沒有明確規(guī)定檔案信息所涉及的隱私權(quán)問題，僅在部分條款中作有類似說明。
在檔案信息服務(wù)過程中，檔案利用是涉及隱私權(quán)的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在利用時應(yīng)區(qū)別對待，通過控制使用這些涉及私人利益的檔案，限制其利用范圍，使隱私權(quán)受到必要的保護，做到合法利用。
做好檔案信息服務(wù)中的隱私權(quán)保護，檔案界和檔案館還應(yīng)采取以下對策：
（一）制定檔案行業(yè)的隱私權(quán)保護政策
1997年9月27日，國家檔案局、國家保密局聯(lián)合頒發(fā)了《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》。該文件對于有效預(yù)防在檔案開放利用工作中發(fā)生對個人隱私的侵權(quán)，起到非常重要的作用。各級各類檔案部門以此項規(guī)定作為政策指導(dǎo)和保障，結(jié)合各自實際館藏狀況，制定了相關(guān)的規(guī)章制度，收效顯著。不僅如此，檔案學(xué)會和檔案館也應(yīng)制定本行業(yè)的網(wǎng)絡(luò)隱私權(quán)保護政策，并在網(wǎng)站主頁的顯著位置予以明示，內(nèi)容包括：告知網(wǎng)站收集個人資料的目的、方式、范圍；對個人資料提供保密和安全措施的承諾；告知用戶的請求閱覽權(quán)、補充修正權(quán)、刪除權(quán)、訴訟權(quán)等以及相關(guān)免責(zé)條款。
檔案法律在以后的完善健全過程中，要著重注意解決一個問題，即檔案信息開放服務(wù)過程中公民隱私權(quán)與知情權(quán)的關(guān)系。在檔案利用實踐中，我們有時不得不在保護公民隱私權(quán)和維護公民知情權(quán)之間做出選擇。檔案部門所作出的選擇要符合法律利益最大化原則。如當(dāng)檔案中的隱私涉及共同利益、公共需求、政治利益時，檔案部門就要偏向于后者，因為它符合大多數(shù)人的需要，從長遠來看，根本上也符合隱私權(quán)主體的利益。
（二）加強對個人檔案隱私權(quán)的管理與技術(shù)保護
1.在檔案管理中采取措施
這是合法利用檔案信息的前提條件，要求對涉及公民隱私權(quán)的檔案進行鑒定與區(qū)分，使之與一般檔案區(qū)別對待，分開保管，做到有關(guān)檔案的完整、安全和保密。目前，檔案法規(guī)對涉及公民隱私權(quán)檔案的劃分并不十分明確，在實際工作中不易操作，這種狀況亟待改善。
利用者在利用涉及隱私的檔案時，只限于達到既定目的，當(dāng)按規(guī)定獲得了對檔案的利用權(quán)后，可對這些檔案進行閱覽、復(fù)制和摘錄，但不得將其以現(xiàn)行檔案法規(guī)中明令禁止的形式對外公布，不得擅自傳閱、散布、發(fā)表這些涉及他人隱私的檔案內(nèi)容。檔案工作者有必要在提供檔案信息服務(wù)過程中向利用者說明有關(guān)注意事項。
地方性檔案法規(guī)建設(shè)基本情況
1995年6月，《上海市檔案條例》公布實施，此后各地地方性檔案法規(guī)陸續(xù)頒布施行。(各地地方性檔案法規(guī)一覽表見文后附錄)通過分析，可以看出地方檔案法規(guī)建設(shè)的基本情況：
1．立法迅速而集中。據(jù)不完全統(tǒng)計，1995～2002年，僅7年多時間，我國各省、自治區(qū)和直轄市的地方檔案法規(guī)相繼問世，在31個省級建制中，已出臺的地方檔案法規(guī)達30個，全國97％的省、自治區(qū)、直轄市的檔案法規(guī)都在此間制定頒布。而且93％的地方檔案法規(guī)頒行于1996年《中華人民共和國檔案法》修正后，短期內(nèi)就把地方檔案法規(guī)建設(shè)工作迅速推向。
2．修訂適時。我國現(xiàn)行地方檔案法規(guī)中的70％(21部)都已進行了修正，這些法規(guī)中，從頒行至第一次修訂最短僅1年有余(《河北省檔案工作條例》)，最長不過9年(《天津市檔案管理條例》)。個別地區(qū)(河北省、上海市、浙江省1已進行了兩次修訂，兩次修訂間隔2～7年不等。以這樣的頻度對法規(guī)修訂，一方面是對檔案事業(yè)發(fā)展過程中新形勢、新問題層出不窮所做出的必然反映，另一方面也是法規(guī)自身不斷完善的必然結(jié)果。
3．法規(guī)名稱多元而規(guī)范。各地方檔案法規(guī)基本上以“檔案管理條例”(11部)、“檔案條例”(10部)及“實施《檔案法》辦法”(6部)這三種名稱來命名，約占總數(shù)的90％。其中河北省、廣東省、海南省分別以“檔案工作條例”、“檔案管理規(guī)定”、“檔案管理辦法”命名，雖然法規(guī)名稱不盡相同。卻都完全符合有關(guān)法律的規(guī)定。
4．文本結(jié)構(gòu)的雙重模式。21部地方檔案法規(guī)都與《檔案法》的基本結(jié)構(gòu)保持一致，由總則、分則、附則三部分組成，并分章進行闡述。9部地方檔案法規(guī)選擇不分章。法規(guī)條文按流水號順序排列，但條文表述的次序、形式及相應(yīng)的內(nèi)容與分章的檔案法規(guī)并無二致。
地方性檔案法規(guī)的特色
1．可操作性更強。地方性檔案法規(guī)的精髓在于根據(jù)法律和行政法規(guī)的精神對其進行補充和細化。一部檔案地方性法規(guī)在檔案專業(yè)的某一領(lǐng)域?qū)Ψ珊托姓ㄒ?guī)補充了什么、細化了什么，應(yīng)當(dāng)讓社會公眾一目了然。如《北京市實施(中華人民共和國檔案法)辦法》第十七條對《檔案法實施辦法》的第十三條關(guān)于檔案移交的問題給予明確和細化，起到了拾遺補缺的作用。該法條共三款，第一款的三四兩項對專門檔案和重大活動形成的檔案的移交做出了規(guī)定。第二款對特殊情況下的檔案移交的批準程序作了細化規(guī)定。第三款對檔案移交的異議、裁決、裁決結(jié)果的送達做出了細化的規(guī)定。
再如《檔案法》第四條：“各級人民政府應(yīng)當(dāng)加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)的建設(shè)列入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃?！边@一條規(guī)定了各級人民政府對事業(yè)建設(shè)應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的法定義務(wù)，但比較原則，不便操作。如果僅僅是照抄該條的規(guī)定，反而會降低法律規(guī)定的層級。福建省在制定檔案地方性法規(guī)時就把《檔案法》的這條規(guī)定落到了實處。當(dāng)時福建全省近40％的市、縣(區(qū))國家綜合檔案館庫面積嚴重不足，有的只有幾十平方米。有的甚至是危房險庫。有68個國家綜合檔案館庫建設(shè)不符合《國家檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》的要求。因此為解決這一困擾各級檔案部門的難題。福建抓住進行檔案地方立法的契機，在《福建省檔案條例》的第四條第二款做出了這樣的規(guī)定：“地方國家綜合檔案館庫應(yīng)當(dāng)符合國家規(guī)范要求，未達到要求的，本級人民政府應(yīng)當(dāng)制定建設(shè)規(guī)劃，限期達到要求?！?/p>
上述規(guī)定給我們啟示，即我們在檔案地方立法過程中要破除檔案地方立法的“宜粗不宜細”觀念，樹立“宜細不宜粗”思想，盡可能對規(guī)范的事項做出明確、具體的規(guī)定，確保地方性法規(guī)有較強操作性。
2．現(xiàn)實性得到增強。對《檔案法》和《檔案法實施辦法》沒有規(guī)定而實踐中又亟須做出規(guī)定的事項進行規(guī)定，是檔案地方立法的一個重要的內(nèi)容。具體在制定檔案地方性法規(guī)時，要著重解決本行政區(qū)域?qū)嶋H存在的需要由法律來調(diào)整的，而法律、行政法規(guī)的規(guī)定原則或不便于操作或沒有規(guī)定的問題．而不是對法律、行政法規(guī)的簡單翻版。在制定創(chuàng)制性條款時，要注意選擇那些本地區(qū)確有必要、亟須規(guī)范的事項，考慮現(xiàn)實性和可行性。
以通過信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)檔案館(室)藏數(shù)字化、管理自動化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)在線化和信息共享化為主要內(nèi)容的檔案信息化建設(shè)，是檔案管理面臨的一個全新課題，《檔案法》和《檔案法實施辦法》對此沒有做出規(guī)定。能否抓住檔案信息化建設(shè)的機遇．是實現(xiàn)檔案事業(yè)跨越式發(fā)展的關(guān)鍵。福建省在制定檔案地方性法規(guī)之際，正值該省投入20億巨資建設(shè)“數(shù)字福建”之時。他們抓住這一難得的歷史機遇，搭上了“數(shù)字福建”的快車，在《福建省檔案條例》中用了三條法條共359個字符，對各級檔案館和國家機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織應(yīng)當(dāng)加強檔案信息化建設(shè)、省綜合檔案館逐步建立全省性的檔案資料目錄中心、實現(xiàn)檔案社會化服務(wù)等方面作了比較詳細的規(guī)定。因為有了法規(guī)的依據(jù)，該省的檔案信息化建設(shè)工作走在了全國前列。
2005年12月至2006年3月，原湖北省沙市（現(xiàn)為荊州市沙市區(qū)）第二針織廠職工趙某多次到荊州市檔案局反映，其本人檔案中的入伍政審表丟失，出生時間被單位涂改，致使其在2003年未能辦理提前退休手續(xù)，個人利益受到損害。趙先是多次向所在地沙市區(qū)檔案局提出要求，未能得到滿意答復(fù)。于是要求市檔案局依照《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》及《湖北省檔案管理條例》等相關(guān)規(guī)定，依法查處該廠有關(guān)責(zé)任人，并賠償其經(jīng)濟損失10萬元。
為穩(wěn)妥慎重、客觀公正處理此事，2006年3月21日荊州市檔案局分管法制工作的領(lǐng)導(dǎo)帶法規(guī)科的同志到沙市區(qū)檔案局調(diào)查了解情況（沙市區(qū)檔案局已經(jīng)為其出生時間做出明確界定，即應(yīng)以其檔案中最早填報的日期為準）。4月至6月，市局法規(guī)科多次約見該廠書記、辦公室主任、原勞資科長和趙某本人，并調(diào)閱了趙的個人檔案認真分析、核實。
經(jīng)過調(diào)查核實，市檔案局確認趙的真實出生時間應(yīng)該為1949年而不是1945年。造成其檔案出現(xiàn)錯誤的主要原因：一是該廠檔案沒有實行集中統(tǒng)一管理，而是勞資檔案與人事檔案由勞資科、人事科分別保管使用；二是勞資科工作人員責(zé)任心不強，1983年調(diào)整工資時將趙的退伍軍人登記表中出生年月用中文書寫的“一九四九年”后面的“九”誤看成“五”，并且延續(xù)使用至今；三是該廠與趙某鉆政策空子，為其實現(xiàn)提前退休，共同實施的錯誤行為；四是趙某戶口轄區(qū)派出所錯以工資呈報表為依據(jù)更改了其戶口和身份證。沙市區(qū)勞動和社會保障局在審核趙的檔案材料時發(fā)現(xiàn)其出生年月不真實，依據(jù)政策未予辦理，趙某提前退休的目的沒有得逞。
趙某明知道自己是1949年出生，為了達到提前辦理退休的目的，故意利用檔案中的錯誤，于2000年7月親自到轄區(qū)派出所將正確的戶籍檔案出生時間更改為錯誤的1945年，當(dāng)自己的目的沒有達到時，又想借助檔案管理部門行政處罰權(quán)獲取經(jīng)濟賠償。
為了維護檔案法律法規(guī)的嚴肅性，制止和杜絕今后利用檔案在招生、招干、入伍、提干和退休等方面為己謀私利的類似事件再次發(fā)生，市檔案局黨組討論決定，將此事通報到市直各單位和所屬縣市區(qū)檔案行政管理部門，6月20日，市檔案局發(fā)文，對該廠和趙某的違法錯誤行為進行了通報批評。
檔案行政訴訟案主要過程
趙某對行政通報不服，以市檔案局行政不作為和侵犯其名譽權(quán)為由，于9月7日向荊州區(qū)法院提起行政訴訟。市檔案局積極應(yīng)訴。11月3日，此案在荊州區(qū)法院開庭審理。在法庭辯論、舉證、質(zhì)證階段，檔案局依據(jù)《檔案法》所賦予的法定職責(zé)和相關(guān)法律法規(guī)及調(diào)查取證所取得的大量證據(jù)，有理、有力、有節(jié)地對趙某的錯誤訴求逐一駁斥。12月4日，法院做出判決和裁定。判決：駁回趙某訴市檔案局違法的訴求；駁回其要求市檔案局賠償侵權(quán)損失6萬元的訴求；駁回趙某的其他訴訟請求。由原告負擔(dān)本案訴訟費100元。 裁定：駁回趙某對損毀、涂改、偽造檔案行為人追究民事侵權(quán)責(zé)任的；由原告承擔(dān)訴訟費50元。
12月22日，趙某不服，向市中級法院提起上訴。2007年2月，市中院二審開庭審理，以原審判決遺漏了必須參加的訴訟當(dāng)事人為由，做出行政裁定：撤銷荊州區(qū)法院行政判決；發(fā)回荊州區(qū)人民法院重審。
2007年5月16日，荊州區(qū)法院再次對該案進行審理。在一審（第二次）判決書下達之前，市檔案局曾多次與荊州區(qū)法院交流溝通審判意見，特別是堅持行政通報的正確性。7月16日，荊州區(qū)法院以被通報批評的主體（原沙市第二針織廠）于2003年在法律上已經(jīng)破產(chǎn)消亡，對其通報批評不當(dāng)為由，做出一審（第二次）行政判決：撤銷通報；駁回趙某要求檔案局賠償侵權(quán)損失6萬元訴求；駁回原告其他訴求。
趙某仍然不服，7月25日，向市中級法院提出上訴。9月17日市中級法院開庭審理此案。8月15日市檔案局將二審答辯狀送交荊州區(qū)人民法院。9月12日、14日市檔案局分管法制工作的副局長率法規(guī)科同志到市中級法院行政庭交換對該案的審理意見，并遞交了《關(guān)于一審判決撤銷通報的意見書》。9月17日市中級法院開庭審理此案。在法庭辯論、質(zhì)證時，市檔案局再次依據(jù)調(diào)查取證階段獲得的各種證據(jù)，指出趙某的錯誤事實，被法庭全部采信。20日荊州市中級人民法院作出終審判決：駁回原告的上訴，維持原判。二審案件受理費100元，由上訴人趙某負擔(dān)。此次判決為終審判決。
幾點啟示
1.檔案法律法規(guī)的具體操作性不強，亟待修改完善。我們知道，檔案法律法規(guī)賦予了縣級以上檔案行政管理部門負責(zé)本轄區(qū)內(nèi)檔案事業(yè)發(fā)展和檔案行政管理的重要職責(zé)。特別是近幾年來，隨著檔案行政執(zhí)法力度的不斷加大，對檔案管理中出現(xiàn)的越來越多違法現(xiàn)象和問題，很難給予界定查處。如對檔案部門開展檔案行政執(zhí)法檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，一般都要給予檢查情況通報。結(jié)合到本案的事例，發(fā)出的通報，則于法無據(jù)。再如對涂改檔案等行為，《檔案法》第二十五條針對的是利用檔案館的檔案時有涂改檔案現(xiàn)象才屬于違法，而像在本案中涂改戶籍檔案、身份證等檔案資料，明知其行為違法，卻很難依法查處，又不能不視為一種違法現(xiàn)象，若比照涂改檔案館檔案處理辦法，又于法無據(jù)。再如對本案中協(xié)助涂改檔案的有關(guān)單位如何處理，只能依法責(zé)令限期改正，若給予當(dāng)事人行政處分，則要交由其主管部門處分，而主管部門一般不愿處理此類事情，檔案部門對此違法現(xiàn)象處理，也于法無據(jù)，有時也只能不了了之，等等。
教師業(yè)務(wù)檔案的建立與管理是指教師個人自進校以來，在教學(xué)過程中參加各類教學(xué)比試活動所形成的歷史記錄，是教學(xué)水平及工作能力的主要憑證。教師業(yè)務(wù)檔案工作是學(xué)校檔案工作中的重要的組成部分，也是學(xué)校尊重知識、尊重人才的體現(xiàn)。
教師業(yè)務(wù)檔案工作是教師在教學(xué)工作、科研工作和學(xué)術(shù)工作中形成的一項能夠反映教師專業(yè)教學(xué)水平、業(yè)務(wù)熟練程度以及教學(xué)科研工作能力等教育教學(xué)方面的重要的歷史材料。教師業(yè)務(wù)檔案能夠真實地記錄一名教師的學(xué)歷、職稱、工作量以及教育教學(xué)的效果、科研水平、進修以及獎懲等細節(jié)的基本情況，比較全面地反映出教師的專業(yè)業(yè)務(wù)水平，是教學(xué)管理檔案的重要補充工作。多名或者全部教師業(yè)務(wù)檔案就自然地形成了一項重要的信息源，如人才配置的合理使用工作、科研優(yōu)勢以及社會效益、傳統(tǒng)的專業(yè)前景以及新興學(xué)科的不足、學(xué)歷層次以及師資力量等，是學(xué)校教學(xué)管理工作的重要的文字依據(jù)之一，從客觀上反映出一個學(xué)校的教育管理水平，也是教育教學(xué)質(zhì)量的一個重要的標(biāo)志。
一、原始教師業(yè)務(wù)資料及材料的收集工作
進校時的個人檔案，包括畢業(yè)學(xué)校、參加工作時間、所教課程名程、所教年級；在教學(xué)過程中參加各類教學(xué)比試，如優(yōu)秀教案材料、優(yōu)質(zhì)課評比材料及獲得各類各級的榮譽證書；個人或者幾位教師一起共同參加的課題立項申請書、結(jié)題報告、成果鑒定證書等復(fù)印件；學(xué)校教學(xué)刊物上發(fā)表的文章，正式發(fā)表在刊物上的論文、論著。
對這些材料一定要實事求是地鑒定、精選、整理、打印，使之分門別類而又自成系統(tǒng)。尤其要注意打印、留存環(huán)節(jié)，做到登記及時，并且不遺漏、不錯登、不重復(fù)，整理有序，編號規(guī)范，確保萬無一失。
二、整理及歸檔工作
1.學(xué)校檔案員平時要及時收集各種教學(xué)業(yè)務(wù)檔案
檔案收集要及時整理、歸類，電子檔案及時復(fù)制到電腦中進行保管，有價值的檔案做到不漏收。
2.要進行定期的檔案整理工作
學(xué)期結(jié)束時，對收集到的資料要分門別類，因為有些教師在教學(xué)比試中獲得獎項較多，另外還要加上各種榮譽證書等許多檔案，如不及時收集、整理、歸檔，就有可能遺失，給個人或?qū)W校造成一定損失。所以，在學(xué)校有教師參加重大活動之后，要主動問詢有關(guān)教師并索取有保存價值的檔案材料。
三、加強《檔案法》宣傳工作，增強教師的檔案管理意識
提高教師的檔案意識和法制觀念，會給檔案工作以有力支持。《中華人民共和國檔案法》自從1988年初施行至今已有14年，而將《檔案法》原則性規(guī)定進一步具體化、便于實施的《中華人民共和國檔案法實施辦法》也已實施多年。對學(xué)校的教師業(yè)務(wù)檔案工作而言，首先是加強領(lǐng)導(dǎo)的檔案工作意識，在主管領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)支持之下，積極地向有關(guān)部門教務(wù)科、學(xué)生科、教研室以及行政各部門宣傳《檔案法》的重要性，并且把落實抓好檔案工作提到議事日程上來。檔案工作者也要結(jié)合單位的特點，開展形式多樣的宣傳活動。
四、教師業(yè)務(wù)檔案管理工作
在教師業(yè)務(wù)檔案管理工作上，嚴格執(zhí)行借閱規(guī)章制度，要確保檔案的安全性。借閱檔案最好在檔案室并有檔案管理人員在場，特殊情況需要外借的，要經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準同意，然后以復(fù)印件外借，并在檔案借閱簿上登記借閱時間和歸還時間。如有學(xué)校教師本人需要查閱檔案資料的，只需學(xué)校檔案員在場就可以查找。多年來，教師在評職稱、考核方面，需要查閱大量的業(yè)績材料，因為這些都是硬條件，如教學(xué)比試優(yōu)秀成果獎、優(yōu)質(zhì)課等級、教壇新秀、獲獎?wù)撐摹嘀魅文晗?、各類榮譽證書都是學(xué)校評比先進工作者或職稱評定的首要條件，這對教師個人來說是非常重要的資源。
教師業(yè)務(wù)檔案管理工作日趨完善是新時期教育發(fā)展的必然趨勢。為了適應(yīng)新時期下的教師評價制度，教師業(yè)務(wù)檔案也隨之發(fā)生了一定的變化，除了反映量化的第一手資料外，也開始注重評價材料的收集。教師業(yè)務(wù)檔案的建立與管理能夠促進教師評價系統(tǒng)的完善，對教師在教學(xué)中起到激勵作用，對提高教師素質(zhì)和教學(xué)質(zhì)量都有促進作用。
參考文獻：
[1]李焰.加強教師業(yè)務(wù)檔案管理完善學(xué)校檔案管理體系[J].龍巖師專學(xué)報，2002，（04）.
存在的問題
1、提高全民檔案管理意識。改善社保檔案管理首先要解放管理人員的思想,這就要求各級檔案管理部門要加強宣傳,增強全社會的社保檔案管理意識和法制意識。讓社會和管理人員深刻理解社保檔案管理的重要性和必要性,從而才能在思想上重視社保檔案管理,在工作中端正態(tài)度。在日常工作中,各級管理部門要協(xié)調(diào)共進,定期做好業(yè)務(wù)知識和經(jīng)驗的交流,共同致力于探索高效科學(xué)的管理機制。此外,政府和人民的宣傳工作也要提上日程,在取得政府和人民的大力支持下,社會保險檔案管理事業(yè)才能蒸蒸日上。
2、建立健全管理制度。建立健全社會保險管理制度是管理工作有效開展的保障。針對多頭管理的現(xiàn)狀,社保部門要嚴格遵循《檔案法》和《社會保險法》的規(guī)定,設(shè)置統(tǒng)一的管理機構(gòu),實現(xiàn)管理工作的集中化。檔案行政管理和社會保險主管部門,盡快制定《社會保險檔案管理辦法》和《社會保險檔案分類大綱》及有關(guān)各門類社保檔案的《保管期限表》,以便各地社保部門科學(xué)管理檔案。構(gòu)建完善的社保檔案管理體系,還需各基層管理部門做出努力,完善社保檔案鑒定、銷毀以及借閱和查詢等制度,在健全的管理制度保障下,確保各門類檔案的科學(xué)管理,提高社保檔案管理水平。
