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時(shí)間：2023-05-17 10:07:12
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中圖分類號(hào)： G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
緊緊圍繞“強(qiáng)化安全基礎(chǔ)、推動(dòng)安全發(fā)展”宣傳活動(dòng)主題，全面貫徹落實(shí)公司安全生產(chǎn)工作要求和管理提升活動(dòng)部署，以深化“安全生產(chǎn)年”活動(dòng)，對(duì)檔案安全職責(zé)進(jìn)行了明確，對(duì)檔案實(shí)體安全、電子檔案安全和檔案庫(kù)房安全進(jìn)行了徹底排查，推動(dòng)實(shí)施安全發(fā)展戰(zhàn)略為主線，普及安全知識(shí)，宣傳安全文化，切實(shí)提高檔案室全員風(fēng)險(xiǎn)管控能力和崗位本質(zhì)安全水平。
強(qiáng)化管理措施，始終做好檔案安全和保密工作
（1）根據(jù)公司對(duì)安全工作的要求，對(duì)設(shè)備設(shè)施、電源線路、檔案保管等庫(kù)房管理情況進(jìn)行了全面檢查，同時(shí)要求自查自改，確保了庫(kù)藏檔案的安全保管，強(qiáng)化了全員安全防范意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，構(gòu)筑了嚴(yán)密有效的安全保障體系，切實(shí)保證了檔案的安全。重視強(qiáng)化基礎(chǔ)建設(shè)，認(rèn)真落實(shí)檔案庫(kù)房管理各項(xiàng)安全措施，有效解決檔案庫(kù)房存在的各項(xiàng)問題，最大限度的保障檔案保管安全，確保庫(kù)房安全萬無一失。
（2）嚴(yán)格落實(shí)安全保密管理規(guī)定，履行檔案借閱利用審核審批手續(xù)。堅(jiān)持出入庫(kù)房登記和每日巡查制度，及時(shí)消除各種不安全隱患，已經(jīng)成為崗位管理人員日常的工作習(xí)慣。同時(shí)，隨著庫(kù)房責(zé)任人制度的實(shí)施，安全意識(shí)得到進(jìn)一步加強(qiáng)，責(zé)任更加明晰，管理各項(xiàng)事務(wù)處理更加及時(shí)有效。嚴(yán)格資料借閱程序，既確保了保密安全，又有利于生產(chǎn)建設(shè)和信息資源的合理利用。
（3）完善檔案管理措施，加強(qiáng)檔案人員的崗位職責(zé)建設(shè)，貫徹執(zhí)行《檔案法》以及國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針政策，定期做好檔案工作的法規(guī)、制度、規(guī)定的學(xué)習(xí)工作，增強(qiáng)工作人員的檔案安全意識(shí)。
（4）加強(qiáng)對(duì)歸檔文件材料及電子文件的保管以及保密力度，由檔案人員統(tǒng)一集中管理，任何個(gè)人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件資料，認(rèn)真做好借閱和保存工作。嚴(yán)格規(guī)范檔案密級(jí)標(biāo)定、借閱流程和審批制度，做好檔案管理各環(huán)節(jié)的保密工作。
（5）加強(qiáng)檔案庫(kù)房管理，堅(jiān)持貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，切實(shí)做好“八防”工作和檔案保管狀況方面工作；定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行防塵清潔和安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理、消除安全隱患，并嚴(yán)禁閑雜人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確保了檔案的安全存放；認(rèn)真做好溫、濕度記錄。
（6）增強(qiáng)人員保密意識(shí)，檔案保密工作扎實(shí)有效。組織人員學(xué)習(xí)《中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司保密管理規(guī)定》，增強(qiáng)保密意識(shí)，加強(qiáng)保密責(zé)任，明晰保密范圍，掌握保密技巧，養(yǎng)成保密習(xí)慣。保密工作按照“積極防范、突出重點(diǎn)、技防結(jié)合”的原則，不斷提高了保密教育培訓(xùn)能力、技術(shù)防范能力和服務(wù)保障能力。完善制度，努力增強(qiáng)保密意識(shí)和防范能力；加強(qiáng)保密宣傳教育，增強(qiáng)保密責(zé)任感和緊迫感；堅(jiān)持檔案數(shù)據(jù)處理“不上網(wǎng)、上網(wǎng)不”原則，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)使用進(jìn)行登記；落實(shí)庫(kù)房“八防”措施，確保檔案的安全保管和保護(hù)。做好檔案的保密，嚴(yán)格保密制度，嚴(yán)把借閱查閱審批關(guān)，防止檔案管理中失泄密事件的發(fā)生。
二、精心策劃?rùn)n案宣傳活動(dòng)，提升企業(yè)員工檔案意識(shí)
通過宣傳活動(dòng)，增強(qiáng)了企業(yè)員工的檔案意識(shí)，使員工認(rèn)識(shí)到檔案工作的內(nèi)容環(huán)節(jié)和重要作用，引導(dǎo)大家充分利用檔案資源服務(wù)個(gè)人、服務(wù)工作、服務(wù)企業(yè)，進(jìn)一步拓展檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域，提升檔案部門的形象。加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、指導(dǎo)，全面提高檔案人員業(yè)務(wù)水平。
（1）統(tǒng)一思想，明確工作目標(biāo)。要求檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)基建檔案工作重要性、必要性，以高度的責(zé)任感全面推進(jìn)檔案管理工作，在堅(jiān)持落實(shí)好已經(jīng)建立健全的各種規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，完善工作標(biāo)準(zhǔn)，理順工作流程，確保檔案工作規(guī)范化運(yùn)行。
強(qiáng)化監(jiān)管職能，扎實(shí)抓好基建檔案的歸檔工作。采取有效措施，加強(qiáng)資料過程管理，強(qiáng)化責(zé)任，落實(shí)措施，在保證各項(xiàng)資料的質(zhì)量的前提下，及時(shí)上交各類資料檔案。
（2）結(jié)合實(shí)際需求，協(xié)助舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班。選派人員參加公司舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，進(jìn)行了參觀學(xué)習(xí)，進(jìn)一步豐富了檔案專業(yè)領(lǐng)域文化知識(shí)，拓寬了視野、增長(zhǎng)了見識(shí)，有利于進(jìn)一步提高檔案管理水平和改進(jìn)服務(wù)方式。
（3）加強(qiáng)內(nèi)部業(yè)務(wù)交流，提升檔案人員專業(yè)化水平。始終把抓基礎(chǔ)工作作為一項(xiàng)首要任務(wù)來抓，要求崗位人員熟練掌握本崗位工作流程，從而達(dá)到人人懂業(yè)務(wù)、人人精業(yè)務(wù)的目的，以滿足當(dāng)前檔案管理工作和油田可持續(xù)發(fā)展的需求。今后，檔案業(yè)務(wù)交流活動(dòng)將作為一項(xiàng)常態(tài)性的工作來開展。堅(jiān)持開展“每周一課，人人上講臺(tái)”活動(dòng)，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)交流，提升崗位員工的工作能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)。通過培訓(xùn)，使基層檔案人員對(duì)項(xiàng)目資料歸檔的基礎(chǔ)知識(shí)有了系統(tǒng)的掌握，切實(shí)提高了資料歸檔的水平和能力，規(guī)范了歸檔工作流程，提高了檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。明確了檔案的收集整理中的各項(xiàng)規(guī)范要求、工作流程等，進(jìn)一步加深了對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，提升了檔案管理人員業(yè)務(wù)技能，為提高檔案管理水平奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
（4）要嚴(yán)格落實(shí)好各項(xiàng)管理要求和規(guī)范，確保工程資料和生產(chǎn)數(shù)據(jù)齊全、完整、準(zhǔn)確歸檔。必須要認(rèn)真學(xué)習(xí)，掌握檔案管理工作的新要求，確保保質(zhì)保量的完成項(xiàng)目檔案的整理工作。同時(shí)要增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)和保密意識(shí)，嚴(yán)格落實(shí)保密管理制度，認(rèn)真履行保密協(xié)議，確保檔案資料保密安全，為基建項(xiàng)目順利完成提供保障。
三、加大檔案管理力度，狠抓檔案業(yè)務(wù)建設(shè)
（1）加大檔案保管及保密力度。始終堅(jiān)持把檔案安全管理放在首要位置，嚴(yán)格落實(shí)檔案安全管理制度。每月主管領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)安全部門人員檢查一次，按時(shí)填寫各項(xiàng)記錄，做到定期進(jìn)行安全檢查，及時(shí)處理安全隱患，切實(shí)做好“八防”工作，把檔案安全管理工作落到實(shí)處，確保檔案安全。檔案文件統(tǒng)一集中管理，任何人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件材料，均嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真做好傳閱和保存工作，確保無缺失不泄密。
（2）做好檔案統(tǒng)計(jì)服務(wù)工作。積極做好檔案資源信息開發(fā)利用，根據(jù)基建檔案工作特色，對(duì)各類檔案的庫(kù)存、接收、銷毀、利用等進(jìn)行全面統(tǒng)計(jì)。按照管理流程，以親切的服務(wù)態(tài)度和快速的工作效率為大家提供優(yōu)良服務(wù)。
（3）增強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力。積極對(duì)相關(guān)部門、基層單位檔案收集、文件整理等方面進(jìn)行指導(dǎo)服務(wù)，組織相關(guān)人員進(jìn)行檔案專業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，以《集團(tuán)公司檔案工作規(guī)定》及《油田公司檔案工作實(shí)施辦法》等規(guī)章制度的為主要學(xué)習(xí)內(nèi)容，學(xué)習(xí)檔案管理基本知識(shí)和各類檔案管理技能融會(huì)貫通，做到統(tǒng)一制度、統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。
（4）提高檔案精細(xì)化管理水平。把學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》和落實(shí)油田公司檔案工作會(huì)議精神相結(jié)合，把檔案管理納入到整體工作之中，使檔案管理各項(xiàng)工作得到有效落實(shí)。規(guī)范檔案管理工作程序，建立完善檔案的接收、整理、修改補(bǔ)充、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、保密、鑒定、銷毀制度。進(jìn)一步加強(qiáng)文件材料收集和鑒定銷毀工作的監(jiān)督、查和管理，使檔案工作更趨合理化、規(guī)范化、科學(xué)化。
信貸檔案管理是一項(xiàng)相當(dāng)基礎(chǔ)的工作，它貫穿了借貸的整個(gè)過程，如果信貸檔案管理進(jìn)行得好，那么就能夠有效地起到風(fēng)險(xiǎn)防控的作用，因此信貸檔案管理工作是一項(xiàng)不容忽視的重要工作。有了健全的信貸檔案之后，金融機(jī)構(gòu)就能夠通過信貸檔案中所收集到的關(guān)于貸款客戶經(jīng)營(yíng)情況、盈利能力等的相關(guān)資料來進(jìn)行分析，掌握信貸風(fēng)險(xiǎn)的情況，能夠起到一定的預(yù)警作用。如果根據(jù)貸款人的資料顯示其信譽(yù)和資產(chǎn)方面存在問題，那么就能夠更快速地做出反應(yīng)，做好風(fēng)險(xiǎn)防控。健全的信貸檔案也有助于依法收貸，有助于幫助金融機(jī)構(gòu)及時(shí)發(fā)現(xiàn)不良貸款，并且在依法進(jìn)行訴訟的時(shí)候能提供具體而詳盡的資料數(shù)據(jù)。
一、信貸檔案管理的現(xiàn)狀
信貸檔案對(duì)于金融機(jī)構(gòu)來說可以說是不可缺少的，但是信貸檔案管理工作的現(xiàn)狀卻令人擔(dān)憂，雖然說各金融機(jī)構(gòu)對(duì)于信貸檔案重要性的認(rèn)識(shí)逐年提高，對(duì)于信貸檔案管理辦法的貫徹也越來越好，但是不容否認(rèn)的是在其中還是存在一些認(rèn)識(shí)不夠或者管理不到位的問題。
（一）相關(guān)人員認(rèn)識(shí)不夠。一些金融機(jī)構(gòu)的信貸檔案管理人員對(duì)于信貸檔案重要性的認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為只要貸款能夠發(fā)得出去，收得回來，那就已經(jīng)足夠了，信貸檔案管理工作并不是那么重要的。更有些金融機(jī)構(gòu)對(duì)于信貸業(yè)務(wù)的發(fā)展十分看重，但是對(duì)于信貸檔案管理就相對(duì)比較輕視了。在實(shí)際工作中，一些相關(guān)人員沒有做到妥善管理，不講究工作效率，造成工作拖沓甚至是錯(cuò)漏的現(xiàn)象，在面對(duì)檢查工作的時(shí)候抱著一種得過且過的態(tài)度。由于他們對(duì)信貸檔案重要性的認(rèn)識(shí)不夠，缺乏風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)，因此導(dǎo)致信貸檔案的資料收集不夠完整，不夠嚴(yán)謹(jǐn)，同時(shí)在移交、歸檔等方面的手續(xù)不夠齊全，大大地影響了信貸檔案管理工作、
（二）資料搜集不夠完整。信貸檔案對(duì)于分析貸款人資料，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防控預(yù)警相當(dāng)重要，但是要讓它起到更有效的作用，還必須建立在信貸檔案資料收集完整、齊全，文本資料嚴(yán)謹(jǐn)?shù)幕A(chǔ)上。但是有的金融機(jī)構(gòu)對(duì)信貸檔案資料的搜集往往不夠重視，并出現(xiàn)了很多的問題。一部分問題體現(xiàn)在材料的多收、漏收和重收上，有些工作人員由于自己業(yè)務(wù)不夠精通，所以不知道哪些資料是必須要收集的，所以就導(dǎo)致了遺漏一些重要的資料，但是卻將一些不必要的資料收集了起來。比如說在土地類貸款項(xiàng)目中，環(huán)保評(píng)測(cè)是一份很重要的資料，有必要搜集，但是有的工作人員缺乏相關(guān)的認(rèn)識(shí)，所以就導(dǎo)致這方面資料的缺收。又例如在房貸等貸款中，由于貸款時(shí)間很長(zhǎng)，所以導(dǎo)致這方面的日常工作沒有能夠很好地完成，缺少了諸如貸款催收通知書等內(nèi)容，殊不知這些資料是相當(dāng)重要的，當(dāng)貸款發(fā)生問題需要進(jìn)行訴訟的時(shí)候，就會(huì)因?yàn)闆]有貸款催收通知書而在訴訟時(shí)效等方面產(chǎn)生不必要的麻煩。也有一部分問題體現(xiàn)在資料搜集不夠嚴(yán)謹(jǐn)上，有的工作人員由于工作態(tài)度不夠認(rèn)真或者是缺乏相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，所以雖然搜集了某些資料，但是卻沒有進(jìn)行認(rèn)真地檢查，有的時(shí)候沒有給資料進(jìn)行編碼，有的時(shí)候甚至連還沒有簽字蓋章的資料都搜集了起來。由于缺乏信貸檔案資料的嚴(yán)謹(jǐn)搜集，很容易導(dǎo)致信貸檔案缺乏連續(xù)性，也會(huì)給日后的信貸檔案調(diào)用產(chǎn)生不利的影響，當(dāng)發(fā)生貸款風(fēng)險(xiǎn)的時(shí)候，在訴訟的時(shí)候就會(huì)導(dǎo)致處于相對(duì)不利的境況，產(chǎn)生不必要的損失。
（三）管理移交不夠規(guī)范。除了信貸檔案資料的搜集，信貸檔案的管理和維護(hù)也是相當(dāng)重要的，若是信貸檔案的移交不夠及時(shí)，就會(huì)導(dǎo)致檔案的目錄和它實(shí)際的內(nèi)容之間對(duì)不上號(hào)，以后需要查找信貸檔案的時(shí)候就會(huì)因此而受到影響。如果情況嚴(yán)重的話，還很有可能會(huì)因?yàn)樾刨J檔案移交不夠及時(shí)而造成重要的資料被非法篡改等現(xiàn)象，還可能會(huì)產(chǎn)生資產(chǎn)不良的情況，后果相當(dāng)嚴(yán)重。除了移交方面外，信貸檔案還有其他管理方面的工作也是需要不斷規(guī)范化的，例如檔案的保存，這就十分重要。信貸檔案檔案有一定的保存期限，在這個(gè)期限中要確保檔案得到很好的保存。有些檔案室的環(huán)境相對(duì)比較差，出現(xiàn)潮濕，多蟲患等情況，這就會(huì)導(dǎo)致一些重要的信貸檔案遭到破壞，當(dāng)需要調(diào)用這些資料的時(shí)候就會(huì)發(fā)現(xiàn)因?yàn)樾刨J檔案的保管不當(dāng)而造成了不必要的風(fēng)險(xiǎn)損失。
二、加強(qiáng)信貸檔案管理的途徑
要完善信貸檔案管理，樹立風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)，必須采取一些必要的手段，要強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，通過培訓(xùn)和必要的考評(píng)機(jī)制來幫助所有相關(guān)的工作人員提高綜合素質(zhì)，明確責(zé)任，同時(shí)還要規(guī)范信貸檔案管理工作的每一個(gè)步驟，讓信貸檔案資料的搜集更加完整有效。
（一）明確責(zé)任，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。由于信貸檔案的主要責(zé)任人是信貸員，所以要規(guī)范每一個(gè)相關(guān)工作人員的行為，明確責(zé)任，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，對(duì)所有的信貸員加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。信貸檔案相關(guān)工作領(lǐng)導(dǎo)要注意敦促每一個(gè)工作人員及時(shí)移交重要的信貸檔案，要加強(qiáng)他們對(duì)信貸檔案重要性的認(rèn)識(shí)，杜絕遺漏、拖延、泄密等違規(guī)行為的出現(xiàn)，只有在思想上統(tǒng)一了認(rèn)識(shí)，樹立了風(fēng)險(xiǎn)防范的意識(shí)，才能夠更好地做好信貸檔案管理工作。
（二）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高素質(zhì)。對(duì)于工作人員來說，有了工作的責(zé)任感還不夠，還必須提高業(yè)務(wù)水平，所以金融機(jī)構(gòu)要做好對(duì)工作人員的培訓(xùn)工作，培養(yǎng)出一個(gè)高素質(zhì)的信貸檔案隊(duì)伍。相關(guān)工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》等相關(guān)法令法規(guī)，并必須熟悉信貸檔案管理中的各項(xiàng)規(guī)章制度。為了促進(jìn)工作人員樹立更高的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，并不斷提高業(yè)務(wù)水平，可以對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行日常業(yè)務(wù)考核，并設(shè)立適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲措施，對(duì)于一些工作態(tài)度差，業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)的員工要提出警示和教育，并采取“傳幫帶”等方式，讓他們更快地提高業(yè)務(wù)水平。
（三）嚴(yán)格管理，規(guī)范步驟。各金融機(jī)構(gòu)要規(guī)范每一個(gè)工作步驟，及時(shí)收集和登記相關(guān)數(shù)據(jù)，尤其是在核實(shí)客戶真實(shí)身份等方面，更要嚴(yán)格按照規(guī)定的步驟執(zhí)行，只有這樣才能夠更有效地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防控。由于傳統(tǒng)的信貸檔案管理模式存在各種問題，所以金融機(jī)構(gòu)可以逐步改變傳統(tǒng)的信貸檔案管理模式，采用信息聯(lián)網(wǎng)等高科技的手段，建立更加完善的信貸檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行電子化管理可以有效地提高工作效率，同時(shí)也能通過設(shè)置各種權(quán)限，建立多重保密措施等方法，讓檔案資料更具有安全性。
三、結(jié)論
加強(qiáng)信貸檔案管理，樹立員工的風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)，這對(duì)于金融機(jī)構(gòu)來說是十分重要的，相關(guān)工作人員應(yīng)該端正自己的工作態(tài)度，明確責(zé)任，并通過不斷地學(xué)習(xí)和技能評(píng)測(cè)來不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平。同時(shí)信貸檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，可以采用電子化管理等手段提高工作效率，并更好地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防控，維護(hù)金融穩(wěn)定，促進(jìn)可持續(xù)的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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中圖分類號(hào)：G648文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-2374（2009）09-0075-02
檔案是歷史的見證,是人類智慧的結(jié)晶,是黨和國(guó)家寶貴的文化財(cái)富。我院是一所高等醫(yī)學(xué)院校，以其學(xué)制長(zhǎng)、專業(yè)門類多、學(xué)科分類細(xì)、檔案資料學(xué)術(shù)價(jià)值高等諸多因素而顯示出其特色，所以搞好檔案資料的收集、整理、管理和利用等系列服務(wù)工作是十分重要的。從黨的以來，隨著黨的工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移，檔案管理部門逐步由封閉型向半開放型和開放型轉(zhuǎn)化，為四化建設(shè)服務(wù)方面做了大量工作，取得了顯著成績(jī)。特別是檔案法的頒布實(shí)施，使檔案工作走上了依法治檔的軌道，為檔案工作創(chuàng)造了良好的條件，檔案工作應(yīng)該有一個(gè)更加良好的局面。如何開創(chuàng)檔案工作新局面呢？我認(rèn)為當(dāng)前應(yīng)該把注意力放在深化檔案管理和強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)意識(shí)上來。
一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案的群體意識(shí)
增強(qiáng)檔案意識(shí)，是做好檔案工作的前提條件。為了切實(shí)增強(qiáng)全院各處、系、部的檔案員意識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)和全員檔案意識(shí)，從三個(gè)方面開展宣傳工作：（1）檔案管理在機(jī)關(guān)工作中的重要地位和作用使大家認(rèn)識(shí)到檔案工作不是可有可無，而是作用重大的一項(xiàng)工作，是傳遞、貯存信息的重要工具和手段；（2）檔案管理與機(jī)關(guān)職能部門工作的關(guān)系，使大家認(rèn)識(shí)到檔案工作與機(jī)關(guān)職能部門工作之間是一種相互服務(wù)，相互促進(jìn)的統(tǒng)一關(guān)系；（3）檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)。辦公室積極采取學(xué)習(xí)文件，業(yè)務(wù)輔導(dǎo)、參加培訓(xùn)等形式，特別是對(duì)兼職檔案員講解檔案工作業(yè)務(wù)知識(shí)，使大家對(duì)檔案管理比較熟悉。通過一系列的工作，全院各處、系、部的檔案工作有了明顯的提高，主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面：
1．在管理領(lǐng)導(dǎo)上，由過去只是分管領(lǐng)導(dǎo)重視變?yōu)轭I(lǐng)導(dǎo)群體重視，做到了書記親自抓，分管院長(zhǎng)、主任具體抓，其他領(lǐng)導(dǎo)積極主動(dòng)配合抓。學(xué)院成立了以主管檔案院長(zhǎng)為組長(zhǎng)的各處、系、部檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，有效地保證了檔案工作的日常管理和達(dá)標(biāo)升級(jí)的順利開展。
2．在管理力量上，由過去只是辦公室專門管理轉(zhuǎn)變?yōu)橐栽洪L(zhǎng)辦公室為主體，有關(guān)職能部門配合的網(wǎng)絡(luò)管理體系。各職能處、系、部室配備了兼職檔案員，形成了檔案管理為處、系、部提供服務(wù)，各處、系、部主動(dòng)支持搞好檔案管理的局面。
3．在管理內(nèi)容上，由過去只重視文書檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橛腥耸?、?cái)務(wù)、基建、科技、教學(xué)、臨床教學(xué)等全面管理綜合檔案，做到了全院檔案資料按標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一收集、整理，按規(guī)定要求統(tǒng)一管理。我院從1965年至2007年綜合檔案室存有各類檔案、資料共 8267卷（冊(cè)），其中文書檔案5436卷，會(huì)計(jì)113，教學(xué)1671卷，科研186卷，基建794卷，外事、聲像、照片67卷。
4．在管理設(shè)置上，由過去比較簡(jiǎn)陋的條件轉(zhuǎn)變?yōu)榛痉蠂?guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)要求。各處、系、部都根據(jù)院里的實(shí)際，按照有關(guān)規(guī)定和要求，積極支持和配置了檔案管理設(shè)施，使學(xué)院綜合檔案室都已形成了一定的模式，做到專人專室和專柜。為了使檔案有較好的管理?xiàng)l件，對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行了更新；由過去簡(jiǎn)單的木質(zhì)檔案柜、架一律改為按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)要求的檔案柜、檔案裝具、檢索工具柜等，除此之外還配有溫濕計(jì)，照相機(jī)、復(fù)印機(jī)、滅火器、電腦、掃描儀、去濕機(jī)等等設(shè)備及安全報(bào)警裝置。并在1994年我院就實(shí)現(xiàn)了檔案微機(jī)管理。2007年全院又更新為網(wǎng)絡(luò)版管理系統(tǒng)。
5．在管理利用上，強(qiáng)化服務(wù)功能。檔案管理的目的在于應(yīng)用，在于為教學(xué)中心工作搞好服務(wù)。近年來，根據(jù)國(guó)家教育、湖北省高等教育發(fā)展規(guī)劃精神，結(jié)合學(xué)校辦學(xué)實(shí)際和醫(yī)學(xué)教育發(fā)展趨勢(shì)，科學(xué)制定了“十一五”發(fā)展規(guī)劃，明確辦學(xué)指導(dǎo)思想和辦學(xué)定位：力爭(zhēng)經(jīng)過15年的努力，到2020年把學(xué)校建設(shè)成為省內(nèi)一流、國(guó)內(nèi)知名、國(guó)際知曉，2～3個(gè)專業(yè)進(jìn)入國(guó)內(nèi)同類醫(yī)科院校領(lǐng)先行列的教學(xué)型醫(yī)科大學(xué)。那么，學(xué)校的基本建設(shè)、教學(xué)評(píng)估、審報(bào)碩士授予權(quán)等等的檔案管理工作也大有作為。近年來隨著我院招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，基本建設(shè)也在不斷加速，諸多項(xiàng)目工作都涉及到檔案作為查找依據(jù)。鑒于此情況，綜合檔案室及時(shí)調(diào)整思路，主動(dòng)為重點(diǎn)項(xiàng)目搞好服務(wù)，保證了各重點(diǎn)項(xiàng)目工作的順利進(jìn)行。如在勤政樓、老圖書館的舊房改造時(shí)，就是依據(jù)基建檔案資料才得以找準(zhǔn)各個(gè)持撐基礎(chǔ)點(diǎn)的，更是工程質(zhì)量和進(jìn)度大大提高、提前。目前，基建檔案的利用率越來越高，為我院重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)的服務(wù)功能也越來越強(qiáng)，更進(jìn)一步為我院基本建設(shè)又好又快地發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
二、抓管理，健全制度，努力提高檔案管理水平
檔案管理是一門融技術(shù)和政策性于一體的學(xué)科。因此，我們?cè)趫?jiān)持標(biāo)準(zhǔn)上下功夫，在規(guī)范管理上花力氣，積極創(chuàng)造條件向檔案管理規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化方向邁進(jìn)。（1）建立健全各種檔案管理制度和登記簿。檔案管理制度是實(shí)施檔案有效管理的保證，為了使檔案管理真正落到實(shí)處，學(xué)院建立健全了檔案的管理制度、保密制度、利用制度、安全保衛(wèi)制度等。為了杜絕檔案資料在收集、整理和開展利用中的差錯(cuò)發(fā)生，我們還建立了檔案借閱登記簿、收發(fā)文登記簿、三密文件登記等；（2）按照升級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)行檔案管理“四統(tǒng)一”。根據(jù)《湖北省機(jī)關(guān)檔案管理升級(jí)標(biāo)準(zhǔn)》的要求，按章行事，毫不含糊。如在檔案分類整理中，嚴(yán)格按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行認(rèn)真整理。學(xué)院檔案管理實(shí)現(xiàn)了管理制度、檔案裝具、案卷排列、封面書寫“四統(tǒng)一”；（3）規(guī)范了管理程序。為了更好地深化檔案管理工作，規(guī)范管理及操作程序，我們堅(jiān)持平時(shí)立卷，按照有關(guān)要求和規(guī)定，實(shí)行分類歸檔；（4）文件資料的傳遞上，一律按文件的輕重緩急，區(qū)別對(duì)待，分類處理。為了查找方便，還設(shè)立了案卷分類一覽表，基本做到了收發(fā)傳遞快，資料收集全，整理裝訂美觀，查找文件準(zhǔn)。
三、擺正檔案工作位置，解決自身認(rèn)識(shí)問題，以實(shí)際行動(dòng)提高自身社會(huì)地位
檔案工作屬于上層建筑的范疇，它是為教學(xué)基礎(chǔ)服務(wù)的。但是在實(shí)際工作中，時(shí)常聽到人們對(duì)領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作和社會(huì)對(duì)之不公的埋怨聲。這固然不排除上述問題存在，但是也確有我們自身的認(rèn)識(shí)問題。
我認(rèn)為有三個(gè)認(rèn)識(shí)問題亟待解決。首先是要擺正檔案工作的位置。檔案工作重點(diǎn)應(yīng)轉(zhuǎn)變到服從并服務(wù)于四化建設(shè)上。不論過去還是現(xiàn)在，檔案工作都處于“服務(wù)”的位置上，那就不能把它強(qiáng)調(diào)到不適當(dāng)?shù)某潭?，過分要求領(lǐng)導(dǎo)像重視教學(xué)工作那樣去重視它，從而不恰當(dāng)?shù)厝ヘ?zé)怪領(lǐng)導(dǎo)。特別不應(yīng)忽視自身認(rèn)識(shí)上片面性的一面，應(yīng)自覺擺正自己的位置。只有體諒領(lǐng)導(dǎo)的難處，才不至于產(chǎn)生對(duì)立情緒，產(chǎn)生負(fù)效應(yīng)。其次是應(yīng)從自身認(rèn)識(shí)上去解決，有些分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)并不十分了解檔案工作，要靠我們?nèi)ザ嗾?qǐng)示、多匯報(bào)、多做宣傳工作，讓領(lǐng)導(dǎo)盡快地熟悉檔案工作，認(rèn)識(shí)其重要性，從而重視它，絕非埋怨所能解決問題的。第三點(diǎn)，也是最重要的一點(diǎn)，就是檔案作用發(fā)揮的如何決定著檔案工作社會(huì)地位的高低。如果你每天把主要精力花在嘴上埋怨領(lǐng)導(dǎo)不重視，埋怨社會(huì)對(duì)待不公，而不以實(shí)際行動(dòng)主動(dòng)為社會(huì)服務(wù)，為四化建設(shè)做出貢獻(xiàn)，也就沒有理由對(duì)社會(huì)提出種種要求。我們的著眼點(diǎn)應(yīng)是主動(dòng)服務(wù)多做貢獻(xiàn)去贏得重視，從而提高自身的社會(huì)地位。
四、為學(xué)院發(fā)展和社會(huì)需求服務(wù)做出更大的貢獻(xiàn)，必須強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)意識(shí)
檔案工作在服務(wù)方式上客觀存在著被動(dòng)服務(wù)和主動(dòng)服務(wù)兩種并存的方式。所謂被動(dòng)服務(wù)，就是通常所說的“等客上門”，被動(dòng)地為利用者提供服務(wù)。這種方式有待于進(jìn)一步深化，我們要在提高服務(wù)水平，在查準(zhǔn)率、查全率和方便利用等方面下功夫。所謂主動(dòng)服務(wù)，就是積極主動(dòng)地為領(lǐng)導(dǎo)決策和社會(huì)各方面的利用者著想，積極努力創(chuàng)造各種服務(wù)的條件，主動(dòng)提供多種服務(wù)。這種服務(wù)方式，正是我們現(xiàn)在工作的目標(biāo)，也是當(dāng)前必須強(qiáng)化的一種服務(wù)方式。為此，必須強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)的觀念、強(qiáng)化信息觀念和效益觀念，做主動(dòng)為學(xué)院發(fā)展和社會(huì)需求服務(wù)的熱心人。要用積極創(chuàng)造開發(fā)利用的物質(zhì)條件，提高管理水平，主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)決策和教學(xué)各方面的利用提供多種服務(wù)，才能使之轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
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2高校檔案管理工作在服務(wù)方面存在的問題不足
2.1服務(wù)意識(shí)不夠
服務(wù)意識(shí)不夠是當(dāng)前高校檔案管理工作在服務(wù)方面存在的主要問題，就目前大部分高校而言，它們?nèi)蕴幱诒粍?dòng)服務(wù)狀態(tài)，浪費(fèi)服務(wù)對(duì)象們的時(shí)間、精力.沒有做到“以服務(wù)對(duì)象為主”的原則，無法體現(xiàn)自己的工作職責(zé)和價(jià)值.這類問題的成因包括以下三個(gè)方面：
（1）工作人員缺乏基本工作素養(yǎng)，工作意識(shí)不足，導(dǎo)致其態(tài)度馬虎，行為懶散；服務(wù)意識(shí)不夠，無法遵守服務(wù)原則，缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)；責(zé)任意識(shí)不足，對(duì)工作不負(fù)責(zé)任，對(duì)自己不負(fù)責(zé)任，沒有體現(xiàn)自身的工作價(jià)值
（2）高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)高校檔案管理工作的服務(wù)需求不清晰，造成工作人員無法順利開展服務(wù)工作
（3）高校師生不及時(shí)給予有效建議，助長(zhǎng)工作人員懶散的氣焰.
2.2服務(wù)管理不夠完善
服務(wù)管理，即對(duì)高校檔案管理工作人員服務(wù)對(duì)象提供的服務(wù)進(jìn)行管理，其中包括對(duì)服務(wù)態(tài)度、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)效率等的管理.由于檔案管理工作不被重視，造成檔案管理工作的服務(wù)管理不到位、不完善，具體體現(xiàn)在：
（1）缺乏一套完整的服務(wù)管理體系.原本的服務(wù)管理體系無法支撐目前的管理，缺乏針對(duì)性，導(dǎo)致整個(gè)管理流程不夠規(guī)范，影響在服務(wù)過程中，對(duì)工作人員的管理
（2）服務(wù)管理缺乏具體化.目前大多數(shù)高校對(duì)檔案管理工作的服務(wù)管理太過形式化，缺乏具體的管理模式，平常太過簡(jiǎn)單化，抱著草草了事的心態(tài)，僅僅為了應(yīng)付上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督檢查，而稍稍重視，之后又維持現(xiàn)狀
（3）服務(wù)思路不清晰.高校檔案管理工作人員自身服務(wù)思路不清晰，影響工作的正常落實(shí)，缺乏主動(dòng)意識(shí)性，無法給予服務(wù)工作有效性建議.使得服務(wù)管理工作無法進(jìn)行具體落實(shí)，缺乏具體化.
2.3服務(wù)方法不全面，太過單一
就目前現(xiàn)狀而言，高校檔案管理工作的服務(wù)方法，以人工服務(wù)為主，以信息搜索、查詢?yōu)檩o，但這僅僅針對(duì)于網(wǎng)絡(luò)設(shè)備完善、基本網(wǎng)絡(luò)服務(wù)已啟動(dòng)、高校檔案資料已完整入庫(kù)的高校，少數(shù)無法適應(yīng)社會(huì)變化、沒有及時(shí)進(jìn)行資料更新的高校就只能依靠單一的服務(wù)方法進(jìn)行服務(wù)管理工作的開展.然而，由于紙質(zhì)檔案種類數(shù)量繁多且信息量過大，而檔案管理工作人員的人數(shù)和能力都存在一定的局限性，導(dǎo)致無法給予服務(wù)對(duì)象優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，無法確保服務(wù)質(zhì)量，達(dá)不到服務(wù)對(duì)象的目的，無法滿足其需求，造成服務(wù)管理工作的失職.
2.4未開展服務(wù)研究
服務(wù)工作本身就需要不斷進(jìn)行研究，使之不斷優(yōu)化和進(jìn)步，然而部分高校檔案管理工作，仍然沒有為其開展服務(wù)研究，這在一定程度上，無法提升其服務(wù)管理水平，無法促進(jìn)高校檔案管理工作的發(fā)展.造成這種情形出現(xiàn)的原因如下：
（1）對(duì)高校檔案管理工作不夠重視
（2）服務(wù)管理不到位
（3）工作人員工作意識(shí)不夠.因此，高校檔案管理工作的服務(wù)研究需要高校的每一個(gè)人相互配合、共同努力，在完善服務(wù)方式的同時(shí)，還需進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)工作人員服務(wù)意識(shí)的培養(yǎng)，同時(shí)，也要對(duì)服務(wù)管理進(jìn)行更深層次地研究，為促進(jìn)高校檔案管理工作的發(fā)展作貢獻(xiàn).
3高校檔案管理工作中服務(wù)方面的有效措施
3.1提高工作人員的服務(wù)意識(shí)
為了讓高校檔案管理工作更好地進(jìn)行，第一個(gè)需要強(qiáng)化提升的就是檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，其中包括責(zé)任認(rèn)知意識(shí)和工作意識(shí).首先工作人員應(yīng)明白自身所肩負(fù)的職責(zé)所在，明白檔案管理工作的必要性和重要性，改變?cè)緫猩⒌墓ぷ鞫?，提高主?dòng)積極的服務(wù)意識(shí)，然后用最大工作熱忱去創(chuàng)造自我價(jià)值，為服務(wù)對(duì)象提供最全面的服務(wù).最終達(dá)到促進(jìn)高校檔案管理工作發(fā)展的目的.
3.2建立健全的服務(wù)管理制度
為了方便高效管理工作中服務(wù)管理的有效進(jìn)行，應(yīng)建立一套完整的服務(wù)管理制度，方便檔案管理人員在有效開展服務(wù)工作的同時(shí)，進(jìn)一步強(qiáng)化自己的服務(wù)意識(shí)，以達(dá)到促進(jìn)高校檔案管理工作發(fā)展的目的.通過服務(wù)管理制度，對(duì)工作人員進(jìn)行監(jiān)督，同時(shí)也可設(shè)立合理的獎(jiǎng)懲制度，提高工作人員的工作熱情.方便服務(wù)管理的有效進(jìn)行.
3.3創(chuàng)新服務(wù)思路，采用多種服務(wù)方式
為了迎合社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，高校檔案管理工作的服務(wù)管理也應(yīng)該不斷地發(fā)展和完善，這樣才能創(chuàng)新服務(wù)思路，運(yùn)用不同的服務(wù)方式進(jìn)行工作
（1）提高工作人員對(duì)服務(wù)管理的相關(guān)認(rèn)知
（2）引進(jìn)外校先進(jìn)的服務(wù)方式
（3）強(qiáng)化、完善工作人員的服務(wù)思路
（4）利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，進(jìn)行服務(wù)創(chuàng)新.
3.4引進(jìn)國(guó)外高校先進(jìn)的服務(wù)管理方式，時(shí)常進(jìn)行人才交流
國(guó)內(nèi)高校的檔案管理工作遠(yuǎn)不如國(guó)外的先進(jìn)，導(dǎo)致這種情況的最主要因素是國(guó)外對(duì)檔案管理工作的重視程度比國(guó)內(nèi)高，他們將高校檔案管理作為學(xué)校的榮譽(yù)體現(xiàn)和辦學(xué)成果體現(xiàn)，為學(xué)校營(yíng)造了良好的檔案管理氛圍.且國(guó)外的檔案管理人才充足，他們?cè)谝欢ǔ潭壬希苿?dòng)了檔案管理工作的發(fā)展.因此，時(shí)常與國(guó)外盡心個(gè)人才交流必不可少，在交流的過程中，不斷取長(zhǎng)補(bǔ)短，引進(jìn)他們的先進(jìn)技術(shù)和管理方式，完善我國(guó)高校檔案管理工作的服務(wù)管理制度，同時(shí)，促進(jìn)我國(guó)高校檔案管理工作的發(fā)展.3.5增加基礎(chǔ)設(shè)備方面的資金投入結(jié)合高校檔案管理工作的實(shí)際情況，提升自身的基礎(chǔ)設(shè)備水平，不斷進(jìn)行更新.用最全面的基礎(chǔ)設(shè)備結(jié)合理論知識(shí)，將高校檔案管理中的服務(wù)管理做到最好，提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量.
4高校檔案管理服務(wù)方面的創(chuàng)新
4.1高校檔案管理服務(wù)意識(shí)的創(chuàng)新
隨著社會(huì)、科技的發(fā)展與進(jìn)步，高校檔案管理工作也在不斷完善和發(fā)展，為了與時(shí)俱進(jìn)，迎合現(xiàn)代化的教育潮流，就必須對(duì)高校檔案管理進(jìn)行不斷創(chuàng)新，而意識(shí)創(chuàng)新作為管理創(chuàng)新的基礎(chǔ)，因此只有通過對(duì)高校檔案管理服務(wù)意識(shí)進(jìn)行創(chuàng)新，才能實(shí)現(xiàn)高校檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新.為此，應(yīng)將創(chuàng)新精神貫穿在高校檔案管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)，加強(qiáng)工作的創(chuàng)新性和主動(dòng)性，從行為認(rèn)知上改變?nèi)藗儗?duì)檔案工作的了解，將原本被動(dòng)的服務(wù)意識(shí)變成主動(dòng)，對(duì)檔案信息資料進(jìn)行不斷完善和更新，不斷強(qiáng)化創(chuàng)新能力，提高創(chuàng)新意識(shí)，促進(jìn)高校檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展.
4.2高校檔案管理服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新
在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，必須跟上時(shí)代變化的腳步，不斷地進(jìn)行檔案資料和信息的更新，并加入全新的檔案內(nèi)容和信息，保證檔案的完整性和全面性，有計(jì)劃地對(duì)檔案資源進(jìn)行實(shí)時(shí)收集和更新，使其更實(shí)時(shí)、高效地為服務(wù)對(duì)象提供需求和服務(wù).
4.3高校檔案管理服務(wù)方式的創(chuàng)新
改變?cè)葌鹘y(tǒng)的服務(wù)形式，進(jìn)行改革創(chuàng)新，充分發(fā)掘高校自身的潛能，結(jié)合自身所有的技術(shù)設(shè)備和管理理論，不斷進(jìn)行完善、創(chuàng)新，采用多種多樣的服務(wù)方式去滿足用戶的需求，將服務(wù)內(nèi)容提升等級(jí)，以達(dá)到促進(jìn)高校檔案管理工作快速發(fā)展的目標(biāo).
4.4高校檔案管理服務(wù)手段的創(chuàng)新
Abstract: The urban construction archives only good from the inside to outside, from software to hardware construction, in order to rapidly advancing urbanization in the current era of rapid development of information technology to bear the historical responsibility, reflecting their status and value.Key words: services; strengthened; software; hardware
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，城市化進(jìn)程的加快，城建檔案管理工作也面臨著新的形勢(shì)，承擔(dān)著新的任務(wù)。客觀環(huán)境要求城建檔案管理工作必須發(fā)揮自身積極性、主動(dòng)性，由封閉型向開放型發(fā)展，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。突出服務(wù)意識(shí)，既是城建檔案管理工作其服務(wù)部門性質(zhì)決定，更是其自身的發(fā)展要求所決定。服務(wù)意識(shí)的體現(xiàn)，關(guān)鍵是落實(shí)，需要從不斷提高檔案管理的軟件和硬件配置兩個(gè)方面著手。
1、提高檔案管理工作的軟件配置，就是抓檔案管理工作的管理機(jī)制建設(shè)、人員隊(duì)伍建設(shè)。
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷進(jìn)步，城市建設(shè)不斷發(fā)展，新事物、新情況不斷涌現(xiàn)，我們的城建檔案管理所處的社會(huì)背景大環(huán)境，以及社會(huì)的服務(wù)要求也發(fā)生了較大變化。要想在變化發(fā)展中充分發(fā)揮城建檔案管理工作服務(wù)社會(huì)發(fā)展的功能，承擔(dān)推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的歷史重任，城建檔案管理工作自身就需要與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)展的步伐，使自身提供的服務(wù)始終符合發(fā)展變化中的社會(huì)需求。
1.1檔案管理工作管理機(jī)制建設(shè)。
首先，城建檔案管理部門要不斷加強(qiáng)自身體制建設(shè)。體制順，好比脈絡(luò)通。體制建設(shè)，對(duì)于部門理順內(nèi)部關(guān)系，發(fā)揮對(duì)外服務(wù)職能具有重要作用。這就需要檔案管理部門根據(jù)新時(shí)期檔案管理工作變化發(fā)展的新情況，適時(shí)調(diào)整管理部門的科室和人員配置，消減不符合客觀現(xiàn)實(shí)需要的科室，科學(xué)合理的增設(shè)具有新職能的新科室，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有的機(jī)構(gòu)編制和人員編制更好的服務(wù)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。
其次，要不斷加強(qiáng)城建檔案部門規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。完善制度，結(jié)合本地實(shí)際，對(duì)本地區(qū)的城建檔案地方性規(guī)章及時(shí)進(jìn)行修訂和完善，建立健全配套完善的城建檔案法律法規(guī)體系，確保城建檔案管理工作有法可依，健康發(fā)展。嚴(yán)格管理，有法必依，有章必循，這是確保檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的根本前提。城建檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，都要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度辦理，確保檔案管理不出疏漏，不出差錯(cuò)。同時(shí)，相應(yīng)簡(jiǎn)化檔案使用的相關(guān)手續(xù)，提高城建檔案的利用率，增強(qiáng)城建檔案的社會(huì)服務(wù)功能。
1.2檔案管理工作人員隊(duì)伍建設(shè)。
人員隊(duì)伍建設(shè)，是指不斷提高城建檔案管理工作人員的思想政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。任何工作的開展都離不開人，能否做好城建檔案管理工作，城建檔案管理工作能否為城市建設(shè)保好駕、護(hù)好航，很重要的一個(gè)方面取決于是否擁有一支高素質(zhì)的人員隊(duì)伍。
首先要提高工作人員的思想政治素質(zhì)。就是要不斷學(xué)習(xí)黨在新時(shí)期的理論思想和路線方針政策，深刻領(lǐng)會(huì)新時(shí)期社會(huì)發(fā)展“以人為本”理念的內(nèi)涵，牢固樹立以人為本的服務(wù)理念。
其次要提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。就是要求城建檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，鉆研業(yè)務(wù)技能，在熟練掌握自身工作所需要基本知識(shí)技能之外，還要掌握城建檔案管理新知識(shí)、新技術(shù)，借鑒發(fā)達(dá)國(guó)家城建檔案管理工作好的經(jīng)驗(yàn)。
總之，城建檔案管理部門工作人員管理上要抓思想作風(fēng)，強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)，圍繞當(dāng)前城市建設(shè)工作的中心，緊貼社會(huì)、服務(wù)大局，激發(fā)干事創(chuàng)業(yè)的工作熱情，為我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供全面、及時(shí)、高效的服務(wù)。
2、提高城建檔案管理工作硬件配置，就是指加強(qiáng)檔案管理部門的場(chǎng)館配置和設(shè)備配置。
當(dāng)代城建檔案管理逐步向業(yè)務(wù)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，技術(shù)現(xiàn)代化、信息化，服務(wù)社會(huì)化、多元化方向發(fā)展。城建檔案管理工作今后必然也要強(qiáng)化其對(duì)社會(huì)服務(wù)的功能，提高社會(huì)服務(wù)的服務(wù)水平，拓寬社會(huì)服務(wù)的服務(wù)層面。對(duì)比我國(guó)城建檔案管理工作的現(xiàn)狀，要實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，需要做的工作還有很多。
2.1加強(qiáng)檔案管理部門的場(chǎng)館配置。
檔案管理部門的場(chǎng)館配置，包括檔案保存場(chǎng)館和對(duì)外服務(wù)場(chǎng)館。我國(guó)城建檔案保存場(chǎng)館基本滿足我國(guó)的城市建設(shè)發(fā)展要求，但是要真正做到城建檔案服務(wù)的社會(huì)化、多元化，僅僅做到這一點(diǎn)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。在具備了檔案保存場(chǎng)館條件的同時(shí)，我們還必須具有齊備的服務(wù)場(chǎng)館。齊備的服務(wù)場(chǎng)館，可以使城建檔案管理部門的行使對(duì)外服務(wù)職能時(shí)，挖掘服務(wù)資源，拓展服務(wù)層面。我們可以建設(shè)像城市發(fā)展展示館等類似社會(huì)公益場(chǎng)館，利用展館向社會(huì)展示城市發(fā)展各個(gè)時(shí)期的資料以及遠(yuǎn)景規(guī)劃資料，讓市民詳實(shí)了解城市的發(fā)展歷程，歷史文化、人文風(fēng)情以及美好的發(fā)展前景。同時(shí)，通過展示展館的建設(shè)，還可以起到對(duì)外展示城市良好形象的作用。
2.2加強(qiáng)檔案管理工作的設(shè)備的配置。
當(dāng)前，我國(guó)城市建設(shè)發(fā)展已經(jīng)駛?cè)肟燔嚨溃墙n案資料日益繁雜，資料應(yīng)用范圍逐漸增廣，利用頻率逐漸增強(qiáng)，真正保存好、管理好、利用好這些檔案，做到對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，服務(wù)的社會(huì)化、多元化是必不可少的，但是這一切離不開技術(shù)的現(xiàn)代化、信息化，更離不開現(xiàn)代化的管理設(shè)備。城建檔案管理部門應(yīng)緊跟檔案管理發(fā)展潮流，增加檔案管理的技術(shù)含量，引入當(dāng)前檔案管理的新技術(shù)、新設(shè)備、加快檔案信息化建設(shè)。信息化已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理工作的發(fā)展潮流，它的建立，必然使城建檔案管理更科學(xué)、對(duì)外服務(wù)更便捷、更高效。我國(guó)城建檔案管理部門舊有的管理、辦公設(shè)備大部分已經(jīng)不具備這些新功能，更新設(shè)備已經(jīng)成為城建檔案工作發(fā)展的當(dāng)務(wù)之急。
嚴(yán)謹(jǐn)而科學(xué)的管理機(jī)制，作風(fēng)與技術(shù)同樣過硬的人員隊(duì)伍，現(xiàn)代化的硬件設(shè)施，必將更好的發(fā)揮城建檔案管理部門的服務(wù)職能，更好的為我國(guó)城市建設(shè)及經(jīng)濟(jì)社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展保駕護(hù)航。同時(shí)，我們也堅(jiān)信，城建檔案管理部門只要時(shí)刻突出服務(wù)意識(shí)，圍繞服務(wù)社會(huì)這個(gè)主題開展工作，也必將推動(dòng)自身各方面的發(fā)展，開創(chuàng)城建檔案管理事業(yè)發(fā)展的美好未來。
【參考文獻(xiàn)】：
中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1002-2589（2012）23-0156-02
檔案一方面發(fā)揮具有通常意義上的文獻(xiàn)引介功用，另一方面也潛在的具有“公正”歷史的能力，檔案作為信息資源，在開發(fā)利用中實(shí)現(xiàn)了它應(yīng)有的價(jià)值。作為檔案管理工作者，要想保持并發(fā)揮檔案應(yīng)有價(jià)值功用，應(yīng)該樹立最基本的檔案意識(shí)、檔案保密意識(shí)、檔案法律意識(shí)、檔案責(zé)任意識(shí)和檔案服務(wù)意識(shí)，為整個(gè)社會(huì)的發(fā)展盡自己應(yīng)有之力。
一、檔案意識(shí)
檔案客觀且生動(dòng)地印記了人類社會(huì)各方面的實(shí)踐活動(dòng)，比如政治活動(dòng)、經(jīng)濟(jì)商業(yè)活動(dòng)、軍事行動(dòng)、文化發(fā)展、教育改革、科學(xué)研究成果等。在日常生活中，我們很容易地把機(jī)關(guān)的公文檔案、人事檔案以及涉及國(guó)家和企業(yè)的商業(yè)秘密的成文文獻(xiàn)作為我們意識(shí)中的檔案，雖然沒有錯(cuò)誤，但是亦非全部的正確，因?yàn)檎嬲臋n案涉及面十分的廣泛。舉個(gè)學(xué)校的檔案例子，在學(xué)校里，學(xué)校的檔案涉及行政人員、教學(xué)（這是比較大的一塊兒）、學(xué)校的調(diào)查研究、基礎(chǔ)設(shè)施規(guī)劃與建設(shè)、財(cái)政預(yù)算、學(xué)生學(xué)籍、圖書資料、學(xué)校外向交流及其學(xué)報(bào)編輯與出版等等。
毫無疑問，增強(qiáng)檔案意識(shí)，有利于搞好檔案工作，較強(qiáng)的檔案意識(shí)，不僅能夠樹立相關(guān)人員的歷史擔(dān)當(dāng)意識(shí)，而且對(duì)于我們的日常生活、工作都產(chǎn)生很大的推動(dòng)作用。我們的教師會(huì)在編寫教案（講義）時(shí)不自覺地就會(huì)頭腦清醒，認(rèn)真負(fù)責(zé)；我們的學(xué)生在寫畢業(yè)論文時(shí)就會(huì)嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致地搞好文獻(xiàn)搜集、開題報(bào)告及論文的創(chuàng)作；我們的圖書管理人員就會(huì)認(rèn)真歸類整理圖書、報(bào)刊資料，不致使其破損或丟失；我們的會(huì)計(jì)工作人員就會(huì)認(rèn)真地做好賬目報(bào)表，保證不會(huì)有什么紕漏；我們的工程規(guī)劃人員就會(huì)精益求精，多方驗(yàn)證，而使規(guī)劃圖紙科學(xué)、完整；我們的公職人員在執(zhí)行公務(wù)的活動(dòng)中就會(huì)秉公辦事，不，不貪贓枉法，本著對(duì)人民負(fù)責(zé)，對(duì)歷史負(fù)責(zé)的決心，認(rèn)真、廉明地做好本職工作。社會(huì)各階層檔案人員在工作中認(rèn)真履行自己的任務(wù)，就會(huì)做到保質(zhì)、保量、保時(shí)，不唯上、不唯親，只為歷史的純潔、客觀。在工作中，認(rèn)真地對(duì)待各種矛盾和困難，集思廣益；在執(zhí)行過程中，認(rèn)真組織和開展各項(xiàng)工作，科學(xué)發(fā)展；在檢查考核時(shí)，堅(jiān)持依法、依規(guī)考對(duì)，進(jìn)而保證相關(guān)人員堅(jiān)強(qiáng)的檔案意識(shí)。
二、檔案保密意識(shí)
檔案中還有一些是涉及國(guó)家、企業(yè)及個(gè)人的秘密檔案，它對(duì)維護(hù)各方的切身利益承擔(dān)著重大的政治責(zé)任及歷史責(zé)任。當(dāng)下處于全球化的背景下，世界各個(gè)國(guó)家都在為自身的發(fā)展而奮勇直追，如果一個(gè)國(guó)家文檔保密工作很到位，那么這個(gè)國(guó)家就能在全球化過程中占領(lǐng)先機(jī)，反之，如果一個(gè)國(guó)家的檔案機(jī)密保護(hù)得不到位，那么這個(gè)國(guó)家就會(huì)在發(fā)展的過程中步步受制于他國(guó)，很難在世界之林立穩(wěn)腳跟。在相對(duì)和平發(fā)展的年代與國(guó)度，檔案的保密實(shí)質(zhì)上就是保一國(guó)之安寧、之團(tuán)結(jié)、之興旺、之和諧。作為接觸秘密檔案最集中的檔案管理部門的工作人員，其肩負(fù)的社會(huì)責(zé)任和重?fù)?dān)，與其自身及國(guó)家來說都是不言而喻的，他們肩負(fù)著不同于一般的工作人員所擔(dān)負(fù)的責(zé)任。在一定程度上，檔案管理工作人員的保密意識(shí)強(qiáng)弱直接影響著檔案管理工作質(zhì)量的優(yōu)與劣，因此我們的檔案管理人員不僅要認(rèn)真地工作，而且還要增強(qiáng)自己的檔案責(zé)任心、檔案事業(yè)心，以此來增強(qiáng)檔案的保密意識(shí)。同時(shí)，在業(yè)余之外的閑暇活動(dòng)中，還時(shí)刻對(duì)自己知道的檔案秘密提高警惕，對(duì)套話者做到緘口不提。所以，不管檔案人員身居何處，對(duì)于機(jī)密的文檔都要做到守口如瓶，以防紕漏橫生，進(jìn)而避免意外泄密事件發(fā)生到自身。檔案管理人員的保密意識(shí)對(duì)于維護(hù)檔案的完整與安全有著重要的作用，故而他們必須要有較強(qiáng)的保密意識(shí)，檔案保密意識(shí)的強(qiáng)與弱直接影響了檔案保密工作質(zhì)量的好與差。
鑒于上述，筆者認(rèn)為應(yīng)該從以下幾方面工作中做好檔案的保密工作。首先，從檔案的承載設(shè)施來看，國(guó)家需要根據(jù)既有規(guī)定加大檔案庫(kù)房設(shè)施的新建工作，合理使用檔案的庫(kù)房。當(dāng)然，庫(kù)房設(shè)施應(yīng)當(dāng)居于相對(duì)合適的場(chǎng)域，另外要加固庫(kù)房門窗，提升防腐、防盜等水平。應(yīng)該將檔案存儲(chǔ)庫(kù)房與其他類似場(chǎng)所區(qū)別開來，要指派專業(yè)、合格的人員進(jìn)行嚴(yán)格的管理與規(guī)范的保存。絕密檔案作為特殊的文件，涉及了一個(gè)黨派、一個(gè)國(guó)家、一個(gè)企業(yè)及個(gè)人的核心利益，它決定著黨派、國(guó)家、企業(yè)及個(gè)人的全方位的利益，直接關(guān)系著其生死存亡，所以嚴(yán)格加強(qiáng)對(duì)秘密檔案的保存意義甚大。有鑒于此，筆者以為，相關(guān)管理人員在管理過程中，應(yīng)該把絕密的檔案作為特級(jí)重點(diǎn)保存對(duì)象，進(jìn)行全面的保管；同時(shí)，科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臍w類不同時(shí)期的歷史檔案，依據(jù)相關(guān)管理原則，做到弄清管理期限、管理方法及其他各方面的原則，它不僅是一個(gè)國(guó)家的豐富文化，我們還能吸取其寶貴的經(jīng)驗(yàn)，以鑒后人。另外，還要采取制度化的保密意識(shí)。工作中做到實(shí)事求是，依據(jù)檔案自身的不同特點(diǎn)，采用不同的保密制度與管理措施，進(jìn)而達(dá)到檔案管理保密意識(shí)工作的制度化目的。
三、檔案法律意識(shí)
《中華人民共和國(guó)檔案法》是我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的根本性指導(dǎo)法律，是社會(huì)各級(jí)檔案管理人員加強(qiáng)檔案管理事業(yè)的根本依據(jù)，它為廣大的檔案管理部門進(jìn)行具體的檔案管理工作指明了方向，提供了法律的基礎(chǔ)。
社會(huì)的急劇發(fā)展和變化要求檔案管理事業(yè)也應(yīng)適應(yīng)時(shí)代的需要進(jìn)行改革。筆者以為，檔案管理人員首先應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念。必須意識(shí)到檔案管理要實(shí)現(xiàn)法制化的歷史性改革和轉(zhuǎn)變，所以必須在觀念上進(jìn)行改變。其次，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)努力學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》，做到用法律指導(dǎo)我們的思想與行動(dòng)，實(shí)際中真正做到依法辦事，對(duì)于無視法律的人員進(jìn)行依法處理。當(dāng)然，依據(jù)法律管理檔案重點(diǎn)在人，檔案管理人員素質(zhì)的高低直接決定了檔案管理工作質(zhì)量與水平。所以，培養(yǎng)并提升檔案管理人員的法律意識(shí)是非常重要的。另外，學(xué)會(huì)運(yùn)用檔案法律。檔案行政管理機(jī)關(guān)是國(guó)家行政執(zhí)法部門，它的主要職能是依法管理檔案工作。若要發(fā)揮好這一職能，必須做到執(zhí)法必嚴(yán)。所以，檔案行政管理工作部門首先要增強(qiáng)法律意識(shí)，為其他部門正常的、有序的開展檔案管理工作樹立一個(gè)典型，發(fā)揮示范榜樣作用。
筆者認(rèn)為，培養(yǎng)并加強(qiáng)檔案管理人員的法律意識(shí)，必須集中地組織檔案從業(yè)者認(rèn)真地學(xué)習(xí)《檔案法》及相關(guān)法規(guī)。唯此，才能夠做到以法律法規(guī)來指導(dǎo)檔案的具體管理工作，當(dāng)然，這也是為了適應(yīng)國(guó)際經(jīng)濟(jì)、文化的全球化的新挑戰(zhàn)。檔案從業(yè)人員應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)法律知識(shí)，并且運(yùn)用新法規(guī)調(diào)整檔案管理工作，這樣才能使檔案管理工作為社會(huì)各方面發(fā)展服務(wù)貢獻(xiàn)自己的力量。
四、檔案責(zé)任意識(shí)
信息化的發(fā)展為檔案管理發(fā)展提供了新的思維要求，因?yàn)闄n案信息化是一個(gè)綜合性極強(qiáng)的復(fù)雜且系統(tǒng)的工程，它不僅需要上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)的特別重視。作為檔案管理人員也需要不斷更新理念，認(rèn)真研究并探索檔案管理的基本規(guī)律。合理運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，整合各方面的智慧與力量，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)向更廣領(lǐng)域進(jìn)發(fā)。
我們要想具備很強(qiáng)的檔案責(zé)任意識(shí)，就應(yīng)加強(qiáng)基本的理論知識(shí)研究，提升專業(yè)理論水平和素養(yǎng)。檔案從業(yè)人員必須不斷提升專業(yè)素養(yǎng)，開拓創(chuàng)新，提前進(jìn)入管理程序，做到全方位參與到信息化建設(shè)之中，并將自身有機(jī)地融入到其中，使檔案管理工作與各工作流程有序、合理的銜接起來，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)各類型文件信息正常運(yùn)行的適時(shí)監(jiān)控。檔案從業(yè)人員業(yè)要積極地參與到國(guó)際質(zhì)量認(rèn)證體系的貫標(biāo)活動(dòng)中去，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，積極主動(dòng)地配合操作人員，建立并完善檔案信息化系統(tǒng)。同時(shí)還應(yīng)該積極主動(dòng)地掌握各類相關(guān)的信息，及時(shí)地設(shè)計(jì)出合理化的、高水平的分析報(bào)告，供決策管理者分析和借鑒。
另外，要堅(jiān)持以市場(chǎng)為導(dǎo)向，深入挖掘各種新的檔案信息點(diǎn)，轉(zhuǎn)變觀念，多渠道開辟檔案信息資源渠道。所以，必須對(duì)新出現(xiàn)的檔案信息要特別予以重視，適當(dāng)?shù)財(cái)U(kuò)大檔案信息的搜索領(lǐng)域，只要是與檔案關(guān)系密切的各種信息資料，都應(yīng)當(dāng)及時(shí)的注意收集整理。同時(shí)，檔案的收集整理也要充分地利用現(xiàn)代科技信息手段，進(jìn)而拓展收集信息的深度和廣度，檔案管理核心也要轉(zhuǎn)向自身形成的材料及其有直接關(guān)系的信息資料。
五、檔案服務(wù)意識(shí)
隨著現(xiàn)代科技的深入發(fā)展，信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也日趨完善，這必將改變傳統(tǒng)的檔案服務(wù)工作的方式，進(jìn)而帶來服務(wù)領(lǐng)域的技術(shù)性革命，最終實(shí)現(xiàn)了檔案價(jià)值利用服務(wù)內(nèi)涵的升華，檔案作為信息資源的價(jià)值得以切實(shí)且充分的體現(xiàn)。如何使檔案服務(wù)工作做到與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)而充分發(fā)揮檔案信息資源在社會(huì)各領(lǐng)域應(yīng)有的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案從業(yè)人員自身的價(jià)值，確實(shí)是一項(xiàng)迫在眉睫的問題。
檔案從業(yè)人員要徹底轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)方式，拓展服務(wù)價(jià)值的意向范圍，深入發(fā)掘檔案信息中所蘊(yùn)藏的社會(huì)多方位的價(jià)值，并能夠及時(shí)地、主動(dòng)地提供給所需者，進(jìn)而發(fā)揮其應(yīng)有的作用。這就要求檔案從業(yè)人員改進(jìn)既有的服務(wù)模式，積極主動(dòng)地參與社會(huì)活動(dòng)中去，為社會(huì)各界提供滿意的服務(wù)。
檔案部門擁有著豐富的信息資源，這是其一大優(yōu)勢(shì)，而相關(guān)檔案管理部門不僅是資源的管理者，更是檔案信息資源的整理者、研究者和傳揚(yáng)者。檔案從業(yè)人員要開發(fā)這些資源為社會(huì)服務(wù)，這是其做好本職工作的最有成果性的證明和見證。對(duì)檔案進(jìn)行編輯和研究是高效地開發(fā)檔案信息資源的重要手段，能夠?qū)谜叩男枨筇峁┻m時(shí)且足量的服務(wù)，那是編研者的價(jià)值的自我實(shí)現(xiàn)的最佳途徑。另外，檔案從業(yè)人員也要在服務(wù)的質(zhì)量、層次、水平上加以提升，借助現(xiàn)代化的技術(shù)手段，對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行高效的搜集、整理和創(chuàng)新研究。特別是能夠主動(dòng)地參與到社會(huì)各單位、各部門、各階段的工作中去，利用既有的檔案信息資源，為社會(huì)各界提供準(zhǔn)確的、豐富的檔案資料及文件匯編，貢獻(xiàn)力量。
當(dāng)然，僅僅加強(qiáng)在檔案從業(yè)人員、檔案管理人員方面的管理工作還是不全面的，作為相關(guān)檔案領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該增強(qiáng)其自身的檔案意識(shí)，深化對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，也能夠把檔案工作作為一項(xiàng)重要的工作來抓，并且真正從思想觀念上重視檔案管理工作，要在管理經(jīng)費(fèi)、培訓(xùn)人員方面給予大力的支持。對(duì)檔案管理的工作要有長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃方案，要肯借助于新興的科學(xué)技術(shù)，切實(shí)解決現(xiàn)實(shí)中存在的矛盾和問題。相信，在領(lǐng)導(dǎo)的重視下，檔案管理工作在新的歷史時(shí)期一定會(huì)有一個(gè)質(zhì)的突破性的發(fā)展。
關(guān)鍵詞 人事檔案 信息化 管理
一、企業(yè)人事檔案管理應(yīng)具備的“四種意識(shí)”
（一）使命責(zé)任意識(shí)
使命責(zé)任意識(shí)是指檔案管理人員從事企業(yè)人事檔案管理應(yīng)具有的責(zé)任心和使命感這是做好人事檔案工作的前提。人事檔案管理的特殊性和重要性決定了檔案管理人員必須以高度的責(zé)任心和強(qiáng)烈的使命感完成日常工作一是深刻理解人事檔案對(duì)企業(yè)員工的重要性，強(qiáng)化檔案管理人員的使命感。
（二）主動(dòng)服務(wù)意識(shí)
要甘于奉獻(xiàn)、甘于寂寞。能夠從事干部人事檔案管理工作是組織的信任，是組織對(duì)個(gè)人能力的肯定，一定要沉下心來、靜下心去，認(rèn)真細(xì)致地做好每一項(xiàng)材料的收集整理鑒別工作，確保經(jīng)手的檔案材料真實(shí)完整。
（三）創(chuàng)新發(fā)展意識(shí)
人事檔案管理要想滿足企業(yè)提出的不同需求，必須保持創(chuàng)新和發(fā)展。檔案管理人員應(yīng)積極適應(yīng)時(shí)代的要求，樹立創(chuàng)新發(fā)展意識(shí)，學(xué)習(xí)新知識(shí)，充實(shí)新內(nèi)容，使用新手段，從而促進(jìn)人事檔案事業(yè)的進(jìn)步。
（四）動(dòng)態(tài)管理意識(shí)
在現(xiàn)代企業(yè)管理中，由于人力資源配置和使用的流動(dòng)性更強(qiáng)，員工調(diào)進(jìn)調(diào)出的頻率更高，職務(wù)調(diào)整節(jié)奏更快，這需要人事檔案管理人員必須樹立動(dòng)態(tài)管理意識(shí)，了解檔案收集規(guī)律，及時(shí)對(duì)人事檔案進(jìn)行更新和維護(hù)，有力保障企業(yè)對(duì)人力資源的適時(shí)需求。
二、企業(yè)人事檔案管理中存在的問題
（一）管理制度不完善
人事檔案管理不嚴(yán)格，標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范，缺乏起碼的檔案管理制度，如交接手續(xù)不嚴(yán)密，重視程度不夠等，這樣就造成了檔案管理工作的責(zé)任不明確和管理的混亂等。
（二）效率低
基于各種舊觀念的束縛，以往傳統(tǒng)的人事檔案管理還停留在紙質(zhì)的檔案素材上，依靠手工操作，在檔案建立檢索時(shí)，嚴(yán)重阻礙了操作效率，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。
（三）未合理達(dá)到資源共享
一般來說，大部分人事檔案管理部門還是沿用的手工檢索查閱，再加上目前檔案管理人員自計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)處在薄弱環(huán)節(jié)，相對(duì)的信息化程度較低.只停留在一些較簡(jiǎn)單的操作上，而面對(duì)信息化的繁雜技術(shù)就顯得有些力不從心了，研究與開發(fā)就更不值得―提了。同時(shí)，人事檔案信息管理未設(shè)有明確的標(biāo)準(zhǔn)加以規(guī)制，導(dǎo)致了各科室數(shù)據(jù)通用性能只低不高，加劇了重復(fù)勞動(dòng)的現(xiàn)象。
三、完善人事檔案管理的對(duì)策
（一）完善人事檔案管理制度是信息化的基礎(chǔ)
人事檔案信息化管理中，要不斷更新原有制度，尤其是那些不能緊跟形勢(shì)、不能適應(yīng)新任務(wù)的制度，要推陳出新，及時(shí)建立相對(duì)科學(xué)合理的人事檔案信心管理制度，確保人事檔案管理工作更加規(guī)范化。另外，在檔案信息的的收集方面，要注意完整性與及時(shí)性，并要保證檔案信息的查準(zhǔn)率，同時(shí)，要科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶?duì)檔案進(jìn)行整理歸檔，在各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施過程中，嚴(yán)謹(jǐn)防范檔案的安全問題，尤其是對(duì)檔案新天界的內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充、更新。
（二）實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化
沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行信息存貯、查找，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。
（三）實(shí)現(xiàn)信息資源共享
高等學(xué)校的檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、管理、科研等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、教職工、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄，主要以紙質(zhì)稿及電子稿形式為主。檔案工作是高校依法治校的基礎(chǔ)性工作，是高校管理的重要組成部分之一。利用好學(xué)校檔案，可以總結(jié)過去，指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)，服務(wù)未來，更好地為學(xué)校全面發(fā)展服務(wù)。
隨著我國(guó)高等教育改革的不斷深入，高等教育事業(yè)得到了不斷的發(fā)展，民辦高校在辦學(xué)規(guī)模和辦學(xué)質(zhì)量上也都取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步，但在檔案建設(shè)、管理工作方面還處于一個(gè)學(xué)習(xí)、逐步完善的階段，與公辦高校在檔案管理方面相比，還有一定的差距。
1 民辦高校檔案管理主要存在的問題
1.1 領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案建設(shè)及管理的意識(shí)不強(qiáng) 有些民辦高校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，沒有認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹檔案法律、法規(guī)，片面地認(rèn)為高校的中心任務(wù)是教書育人及科研教研工作，很少過問學(xué)校的檔案工作，從根本上忽視了檔案的重要性。從筆者了解的幾個(gè)民辦高校來看，翻看其黨政會(huì)議紀(jì)要，從頭到尾沒有提到過檔案建設(shè)工作只字片語(yǔ)，更不用說有什么檔案建設(shè)的規(guī)劃、計(jì)劃與總結(jié)了，在機(jī)構(gòu)建制上，無專職檔案員，工作保障上無相關(guān)的檔案管理制度和經(jīng)費(fèi)投入保障等。
1.2 檔案收集、歸檔意識(shí)薄弱 民辦高校在建校初期
由于經(jīng)費(fèi)、人員的緊張，往往忽視對(duì)檔案的建設(shè)管理工作，一些重要的文件材料遺留在個(gè)人手里，覺得放在自己手邊，要用起來的時(shí)候方便查找。另外由于檔案管理不規(guī)范，偶爾出現(xiàn)幾起檔案丟失的事件后，就會(huì)有教職工不愿將教學(xué)成果移交歸檔等現(xiàn)象。也有員工認(rèn)為檔案工作是檔案管理部門的事，與學(xué)校其他工作沒有多大關(guān)系，與自己更是無關(guān)，因而拒絕配合檔案部門搞好檔案的收集工作，種種困難，很可能使這些重要的檔案材料殘缺不全或丟失。
1.3 兼職檔案員隊(duì)伍不穩(wěn)定 民辦高校的兼職檔案員一般由院系秘書或處室秘書等兼任，他們不僅有日常教學(xué)行政事務(wù)性工作，又要兼職做好院系或處室的檔案收集工作。一般來講，行政人員工作繁忙、工作量大，雖是日常瑣事，卻件件都是需急辦之事，而檔案工作由于關(guān)心的人少，缺少制度上的操作規(guī)范，對(duì)檔案工作往往會(huì)虎頭蛇尾，常常顧及不到及時(shí)的收集、整理、歸檔、保存等。另外，民辦高校由于種種原因，兼職檔案員調(diào)動(dòng)頻繁，這樣就致使檔案管理工作缺乏連續(xù)性，造成管理混亂無序。
2 民辦高校如何加強(qiáng)建檔意識(shí)
鑒于以上種種問題，新建民辦院校務(wù)必從實(shí)際出發(fā)，積極宣傳檔案建設(shè)的作用、意義，促進(jìn)檔案建設(shè)工作。筆者認(rèn)為可以從以下四點(diǎn)檔案的服務(wù)功能來加強(qiáng)建檔意識(shí)。
2.1 服務(wù)于學(xué)校整體發(fā)展的需要 民辦高校檔案來自于學(xué)校形成、發(fā)展、變化的全過程，貫穿著學(xué)校教育教學(xué)工作及其組織、管理的各個(gè)方面，是學(xué)校重要的信息資源所在，記錄了學(xué)校發(fā)展的歷史，匯集了學(xué)?，F(xiàn)有的知識(shí)成果。學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)議記要、領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)工作的講話等，都可為學(xué)校的整體發(fā)展、建設(shè)提供各種歷史依據(jù)和線索。通過學(xué)校檔案資料，可以更深刻地理解本校的特點(diǎn)及發(fā)展的規(guī)律，全面、系統(tǒng)地掌握學(xué)校教育教學(xué)工作等方面的沿革和演變情況，以方便后人總結(jié)學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)的得失、成敗，為后續(xù)領(lǐng)導(dǎo)制定合理的學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)的整體方案提供依據(jù)。
民辦高校的發(fā)展、壯大，必將走過光輝而曲折的歷程，然而最能體現(xiàn)這歷程的學(xué)校檔案，如果所存無幾（例如看不到第一任校長(zhǎng)的介紹資料，找不到第一批學(xué)生的花名冊(cè)，缺失歷屆畢業(yè)生的學(xué)籍檔案、缺失全體教職工的教研科研成果資料等等）。那么我們教育工作的后幾輩想極力宣揚(yáng)百年老校底蘊(yùn)豐厚的時(shí)候，時(shí)過境遷，有何為據(jù)呢？
所以，民辦高校的檔案建設(shè)工作在服務(wù)于學(xué)校整體發(fā)展的方面有著深刻重要的意義。
2.2 服務(wù)于專業(yè)建設(shè)發(fā)展的需要 根據(jù)我國(guó)目前的辦學(xué)體制，無論哪一個(gè)專業(yè)的建設(shè)、發(fā)展都離不開各類辦學(xué)評(píng)估，如新專業(yè)檢查、合格評(píng)估等，評(píng)估工作是專業(yè)建設(shè)的重要指導(dǎo)方向，而各種評(píng)估工作都離不開對(duì)專業(yè)建設(shè)、發(fā)展中的檔案梳理工作。完整規(guī)范的檔案正是充分展示專業(yè)辦學(xué)成果，讓評(píng)估專家全面深入地感受專業(yè)辦學(xué)成效的有力證據(jù)。
隨著專業(yè)評(píng)估工作的改進(jìn)、完善，各類評(píng)估工作越來越重視專業(yè)建設(shè)原始資料的規(guī)范性、真實(shí)性等，所以從新專業(yè)申報(bào)、籌建，到專業(yè)的開設(shè)、建設(shè)、壯大及最后專業(yè)建設(shè)的成果，務(wù)必要有完整的檔案記錄，確保專業(yè)辦學(xué)的延續(xù)。各類紙質(zhì)材料、電子文稿均應(yīng)有規(guī)范的建檔、存檔意識(shí)，杜絕因人動(dòng)導(dǎo)致專業(yè)辦學(xué)中的突變現(xiàn)象。
專業(yè)建設(shè)工作既有正向的水到渠成，即按專業(yè)建設(shè)的目標(biāo)、計(jì)劃，逐步進(jìn)行，最終得以成功，獲得成果。也需要逆向構(gòu)建，即通過對(duì)專業(yè)建設(shè)檔案的梳理，總結(jié)專業(yè)建設(shè)如果要有特色、亮點(diǎn)，還需要什么支撐，從而去彌補(bǔ)或改進(jìn)原有的一些專業(yè)建設(shè)工作，從而充實(shí)專業(yè)建設(shè)成果。由此可見在專業(yè)建設(shè)工作中檔案建設(shè)、管理工作的重要性。
2.3 服務(wù)于教職工自身發(fā)展的需要 教職工檔案是教職工個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)識(shí)、業(yè)務(wù)能力、德才表現(xiàn)、業(yè)績(jī)情況等方面的記載，但有些民辦高校的現(xiàn)實(shí)情況來看，有的職工檔案僅僅保存著教職工應(yīng)聘時(shí)的一般材料（諸如基本情況、學(xué)歷職稱證書等復(fù)印件），缺少其業(yè)務(wù)能力、決策能力、運(yùn)用能力、創(chuàng)新能力（尤其是教學(xué)科研的創(chuàng)新）等綜合素質(zhì)的“活材料”，沒有對(duì)其現(xiàn)有的資料進(jìn)行收集、整理、規(guī)范，看不出教職工新的動(dòng)態(tài)性發(fā)展情況。
教職工個(gè)人檔案資料的缺失將對(duì)教職工的職稱評(píng)審、工資晉級(jí)等產(chǎn)生不良影響。如有些職稱（高級(jí)工程師、高級(jí)經(jīng)濟(jì)師等）評(píng)審中，要求凡是校級(jí)以上的所有項(xiàng)目、榮譽(yù)都需要提供原件方可認(rèn)可，一些集體項(xiàng)目，特別是作為主要參與的項(xiàng)目，申報(bào)職稱的教職工可能發(fā)揮了相當(dāng)主要的作用，但如果申報(bào)材料、批復(fù)材料等資料均在項(xiàng)目主持人手里，而項(xiàng)目主持人有可能調(diào)離或?qū)⒉牧线z失，那么給參與人員的資料查找將帶來相當(dāng)大的困難。
某高校檔案管理員曾深有感嘆地說：“只有每年職稱評(píng)審的時(shí)候，她的檔案室才是最熱鬧的時(shí)候，查閱、復(fù)印、借閱等人員門庭若市?！庇纱丝梢姍n案完整對(duì)教職工自身發(fā)展的重要性。
2.4 服務(wù)于學(xué)生個(gè)人發(fā)展的需要 大學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活、學(xué)生工作及各種社會(huì)實(shí)踐的記錄，是大學(xué)生就業(yè)及今后各級(jí)組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)，它能完整地反映出一個(gè)學(xué)生在校期間的德、智、體、美、勞等各個(gè)方面的表現(xiàn)狀況。學(xué)生檔案管理旨在對(duì)學(xué)生在校期間所有材料進(jìn)行整理、歸檔，提供學(xué)生檔案的查、借閱服務(wù)、轉(zhuǎn)遞等工作。
長(zhǎng)期以來，由于諸多原因，高校畢業(yè)生檔案工作存在重視不夠、管理技術(shù)落后、致使檔案管理出現(xiàn)“棄檔”、“死檔”等問題，給大學(xué)生就業(yè)及今后各級(jí)組織選拔、任用、考核造成了一定的影響。部分學(xué)生的檔案、畢業(yè)證書等重要資料失落在個(gè)別班主任或輔導(dǎo)員手上，而學(xué)生一開始又不夠重視，等需要用時(shí)，由于時(shí)間久遠(yuǎn)或人員調(diào)動(dòng)等，這部分學(xué)生的檔案資料往往發(fā)生遺失或查無結(jié)果現(xiàn)象，造成對(duì)學(xué)生利益的極大損害，同時(shí)也使師生關(guān)系緊張，進(jìn)而影響學(xué)校聲譽(yù)。
隨著高校學(xué)生人數(shù)的不斷擴(kuò)張，加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，確保學(xué)生檔案的完整性、規(guī)范性，確保學(xué)生檔案轉(zhuǎn)移有據(jù)可查，改進(jìn)學(xué)生檔案對(duì)學(xué)生的服務(wù)功能迫在眉睫。
總之，通過宣傳檔案的服務(wù)功能，可以提高民辦高校建檔意識(shí)，促進(jìn)高校檔案建設(shè)工作。高校檔案的規(guī)范建設(shè)是高校重要工作之一，既能促進(jìn)社會(huì)和諧又有利于學(xué)校健康發(fā)展、有利于教師自身發(fā)展、有利于學(xué)生個(gè)人成長(zhǎng)。
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隨著社會(huì)信息化時(shí)代的發(fā)展，高校招生規(guī)模的擴(kuò)大，畢業(yè)人數(shù)的增多，目前的高校學(xué)籍管理工作的運(yùn)行方式已無法滿足時(shí)展的需求。在傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理中，對(duì)檔案資源共享、信息資源傳輸?shù)确矫嬉延泻芏嗖蛔愕牡胤?，與信息化的時(shí)代需求之間還存在諸多的矛盾，所以，改善高校學(xué)籍檔案信息的管理工作，是目前高校首要解決的問題。
一、我國(guó)高校學(xué)籍檔案信息管理的現(xiàn)狀
目前，我國(guó)高校學(xué)籍檔案信息管理大多都使用的是教務(wù)管理系統(tǒng)，主要以紙質(zhì)材料保存為基礎(chǔ)，再通過網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)存、傳輸?shù)男问浇㈦娮訖n案，但是其中的操作過程還是需要靠人員來實(shí)現(xiàn)，所以在檔案的信息建設(shè)與管理方面還存在著很多問題。首先，在歸檔方面，歸檔的方法較不統(tǒng)一，而歸檔的形式也是多種多樣，在院系之間，存在著按年度歸檔、學(xué)期歸檔、班級(jí)歸檔的不同歸檔方式；其次，在保存方面，檔案信息的保存必須有紙質(zhì)的書面材料，但由于高校的學(xué)生較多，很難做到細(xì)致保管，從而導(dǎo)致這些紙質(zhì)的材料會(huì)出現(xiàn)不齊全、不完整或有破損的情況；此外，在檔案的利用方面，學(xué)生如果想查找檔案必須要親自到學(xué)校，通過工作人員進(jìn)行手動(dòng)查找，從而花費(fèi)了大量的時(shí)間，顯得不便利?？傊?，在高校目前的學(xué)籍檔案信息管理上還是缺乏相關(guān)的指導(dǎo)、檢查等工作，而院系之間的檔案管理又是互相封閉，缺少借鑒與交流。
二、高校學(xué)籍檔案信息管理者在信息化建設(shè)中的意識(shí)構(gòu)成
高校學(xué)籍檔案信息管理工作主體意識(shí)提高是檔案信息管理工作能否順利開展的重要前提。這種主體意識(shí)主要包括以下幾個(gè)方面：
（一）檔案數(shù)字化信息利用的意識(shí)
檔案資源的數(shù)字化信息意識(shí)是檔案信息資源與檔案數(shù)字化管理的有機(jī)統(tǒng)一。檔案作為一種信息記錄的形式，主要是將信息源保存在一個(gè)載體上。當(dāng)檔案被儲(chǔ)存、保管以后，它便會(huì)成為一種信息，只有通過信息搜查、檢索的方式來獲取。在高校的學(xué)籍檔案管理中，檔案工作者作為操作主體，在管理的過程中要有“檔案的最終意義不是保存，而是利用”的意識(shí)。所以在管理中，要以利用為主要原則，改變以往“重藏輕用”的觀念，要充分利用好現(xiàn)代的信息技術(shù)手段，提高對(duì)學(xué)籍檔案信息的開發(fā)利用。只有有效運(yùn)用好檔案信息，才會(huì)使其在社會(huì)中發(fā)揮出真正的價(jià)值，而不再是像以往那樣，僅成為一種“儲(chǔ)藏”形式的存在。
（二）信息網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)意識(shí)
有效的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)讓利用者更充分的利用好檔案的信息資源，可隨時(shí)隨地的進(jìn)行查詢與搜索。在信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)中，首先，要建立高校的學(xué)籍檔案網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)傳遞與網(wǎng)絡(luò)檢索功能，為高校學(xué)籍檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)打下基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)信息化管理功能，讓利用者隨時(shí)調(diào)閱高校學(xué)籍檔案信息，滿足相關(guān)需求，從而讓學(xué)籍檔案信息發(fā)揮出真是的社會(huì)價(jià)值。其次，檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)可讓學(xué)籍檔案工作者更及時(shí)的更新檔案信息，從而避免了網(wǎng)絡(luò)檔案內(nèi)容陳舊，信息的單一的情況，加強(qiáng)了高校學(xué)籍檔案信息的利用。最后，由于學(xué)籍檔案信息的利用者對(duì)信息技術(shù)的掌握水平不一，所以需增加檔案信息網(wǎng)絡(luò)的咨詢功能；高校的學(xué)籍檔案工作者應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)咨詢系統(tǒng)，可通過在網(wǎng)站上設(shè)置留言板、電子郵箱等方式，讓檔案利用者與檔案管理者之間形成交流，從而更加了解檔案利用者的需求，并總結(jié)其提出的相關(guān)問題，優(yōu)化檔案信息的管理系統(tǒng)，提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)質(zhì)量。此外，在檔案的網(wǎng)絡(luò)信息化管理中，必須加強(qiáng)安全管理意識(shí)，在采取系統(tǒng)的帳號(hào)密碼管理方式的同時(shí)，還要加強(qiáng)閱讀防火墻的等安全設(shè)施的建立，以避免黑客的侵入，對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行更改或胡亂調(diào)閱的情況。
（三）樹立檔案工作者的規(guī)范意識(shí)
在當(dāng)前信息化時(shí)代中，規(guī)范檔案工作者的標(biāo)準(zhǔn)化管理意識(shí)尤為重要，而這些標(biāo)準(zhǔn)管理不僅要在檔案形成之后，在學(xué)籍檔案信息形成的整個(gè)過程都要隨時(shí)進(jìn)行規(guī)劃。首先，在學(xué)籍檔案形成階段，由于紙質(zhì)檔案與電子檔案是并存的，所以檔案信息管理者要充分考慮兩者之間差異性。在紙質(zhì)檔案的管理上，檔案的原始資料內(nèi)容都是由之前的院校進(jìn)行遞送，在由當(dāng)前高校根據(jù)學(xué)生的基本情況與日常表現(xiàn)進(jìn)行補(bǔ)充，這個(gè)工作基本上是由檔案工作人員完成的，而電子檔案卻不同，電子檔案的形成往往是在學(xué)校各相關(guān)部門的具體工作過程中形成的。由招生部門在招生時(shí)就初步的形成了學(xué)生的學(xué)籍檔案，包括其中的學(xué)號(hào)、姓名、班級(jí)、院系、學(xué)籍卡等信息，在日后的工作中，由系部對(duì)檔案進(jìn)行補(bǔ)充完善，包括了學(xué)生的課程科目、考試成績(jī)、總體評(píng)分等。而為了實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范管理，檔案管理人員在這些電子文件形成的過程中就要實(shí)施具體的標(biāo)準(zhǔn)管理方法，并將其中的管理意識(shí)傳遞給電子文件的形成者，從而實(shí)現(xiàn)電子文檔一體化管理，為檔案信息管理工作提供了更加有利的保障。
（四）標(biāo)準(zhǔn)法律法規(guī)意識(shí)
由于檔案的公布受諸多法律和校規(guī)的限制，所以，將這些限制制定成檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)，是目前檔案信息管理的最好方法。在檔案信息管理者的工作中，在檔案信息的公布上要把好關(guān)，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化管理意識(shí)。標(biāo)準(zhǔn)化管理不僅可保護(hù)院校及學(xué)生的切身利益，還可使檔案信息在利用上等得到更好的發(fā)展，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)價(jià)值。
三、結(jié)語(yǔ)
在高校學(xué)籍檔案的信息化建設(shè)中，加強(qiáng)院校硬件軟件設(shè)施與提高學(xué)籍檔案管理者的信息意識(shí)是不可或缺的兩項(xiàng)重要因素，只有二者兼顧，才能真正讓高校學(xué)籍檔案管理工作得到實(shí)質(zhì)的發(fā)展，發(fā)揮其有效的管理價(jià)值，讓學(xué)籍檔案工作得到真正的價(jià)值體現(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
二、檔案的信息安全管理
檔案的類型越來越多，紙質(zhì)化的、電子化的、數(shù)字化的等等，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)在檔案管理的中的使用，這一定程度上給檔案資料的信息安全埋下了隱患，所以新形勢(shì)下，信息安全已經(jīng)成為檔案安全管理工作的重心。為了確保檔案信息的安全，應(yīng)該依據(jù)我國(guó)的《檔案法》，劃分檔案的秘密級(jí)別，實(shí)施檔案保密制度，從制度上確保檔案信息的安全。對(duì)于檔案，還要做好價(jià)值的評(píng)估和鑒定，科學(xué)、準(zhǔn)確的區(qū)分、判定檔案開放與控制使用范圍。檔案從業(yè)人員還要有責(zé)任意識(shí)和法律意識(shí)，對(duì)于檔案的查閱和使用必須遵循一定的審批手續(xù)和相關(guān)制度。在檔案資料的開發(fā)利用中，較高的檔案要匯編的話，應(yīng)當(dāng)經(jīng)原制發(fā)機(jī)關(guān)、單位批準(zhǔn)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得匯編入冊(cè)。檔案管理結(jié)構(gòu)和從業(yè)人員，還要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，樹立安全意識(shí)，規(guī)范操作行為，規(guī)避計(jì)算機(jī)病毒、黑客等襲擊，嚴(yán)禁用處理國(guó)家秘密信息的計(jì)算機(jī)上互聯(lián)網(wǎng)。應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，依據(jù)分區(qū)域、按等級(jí)、多層次的防護(hù)思想進(jìn)行了安全規(guī)劃、安全評(píng)估、安全加固與安全維護(hù)，并且對(duì)過去已有的安全技術(shù)實(shí)施進(jìn)行改進(jìn)與增強(qiáng)。建立操作權(quán)限管理制度，明確權(quán)限和操作范圍；建立操作人員密碼管理制度，定期修改管理密碼；建立計(jì)算機(jī)病毒防治制度，定期進(jìn)行病毒檢查等。
1電子檔案的特點(diǎn)優(yōu)勢(shì)分析
電子檔案的特點(diǎn)及優(yōu)勢(shì)是相對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言的。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理工作中所存在的問題包括：其一，檔案整理工作量大，需投入較大的人力物力，管理效率低下；其二，紙質(zhì)檔案在保存時(shí)間和備份上都存在明顯弊端；其三，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)量巨大且龐雜，在查閱、修改、填寫時(shí)存在諸多不便；其四，紙質(zhì)檔案在保存上相對(duì)繁瑣，易造成資源浪費(fèi)。針對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的劣勢(shì)，電子檔案明顯具有諸多優(yōu)勢(shì)，具體包括：其一，電子檔案不受存儲(chǔ)空間的限制，受自然條件的影響也相對(duì)較小；其二，電子檔案管理工作中可以發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，大量節(jié)約了人力物力；其三，電子檔案?jìng)浞莺?jiǎn)便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明顯優(yōu)勢(shì)；其四，電子檔案依托互聯(lián)網(wǎng)的便捷，可以實(shí)現(xiàn)信息資源共享，具有方便快捷，提升管理效率等優(yōu)勢(shì)。當(dāng)前電子檔案是檔案業(yè)發(fā)展的主要趨勢(shì)，雖然電子檔案相比紙質(zhì)檔案有很多優(yōu)勢(shì)，但在檔案原始性、真實(shí)性、以及法律憑證效益等方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案仍更占據(jù)優(yōu)勢(shì)。
2電子檔案在管理中可能遇到的問題
2.1對(duì)電子檔案管理的認(rèn)識(shí)不足雖然電子檔案在近些年發(fā)展勢(shì)頭迅猛，但總體而言它還是屬于一種新鮮事物，相關(guān)配套制度發(fā)展并沒有完全成熟，加之一些單位對(duì)電子檔案管理的重視程度不足，沒有對(duì)檔案室進(jìn)行足夠多的配套投入，導(dǎo)致檔案室電子檔案管理工作的發(fā)展一直較為緩慢，缺乏有實(shí)質(zhì)性的管理突破。
2.2電子檔案自身的管理問題
電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在非常明顯的差異，這也給檔案管理工作帶來了很多新問題，例如，檔案信息的安全性問題、電子檔案的存儲(chǔ)和保管問題、網(wǎng)絡(luò)自身的安全性問題、電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的處理問題、電子檔案的軟硬件問題等等。其中很多是新出現(xiàn)的問題，與傳統(tǒng)的檔案管理存在差異，因此在問題解決方法上也不能一概而論。
2.3檔案管理人員的管理水平問題
新時(shí)期的檔案管理特點(diǎn)給檔案管理人員提出了新的要求，然而結(jié)合實(shí)際情況來看，很多檔案室的檔案管理人員水平參差不齊，能否滿足電子檔案的管理要求存在很大疑問。一些檔案管理人員對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)不夠，或不具備信息化管理的能力，沒有及時(shí)更新自身的業(yè)務(wù)知識(shí)儲(chǔ)備，導(dǎo)致電子檔案的優(yōu)勢(shì)得不到有效發(fā)揮。
3加強(qiáng)檔案室電子檔案管理的措施建議
3.1加強(qiáng)制度建設(shè)，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度
檔案在每個(gè)單位都占非常重要的地位，因此想加強(qiáng)檔案室電子檔案管理工作，首先，要提高對(duì)電子檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，特別對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部的重視，通過加大投入形成由上至下的管理合力，提高檔案管理工作的嚴(yán)肅性及部門的權(quán)威性；其次，要建立科學(xué)全面的電子檔案管理制度，檔案室的電子檔案管理主要是對(duì)電子文件進(jìn)行分類、編目并制作備份，便于使用查詢，因此結(jié)合電子檔案的管理特點(diǎn)，必須要完善電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案管理部門的權(quán)利、義務(wù)、職責(zé)，對(duì)檔案操作程序流程進(jìn)行規(guī)范，建立一定的檔案管理責(zé)任制度和監(jiān)督制度，提高工作人員的責(zé)任意識(shí)，為實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理打好基礎(chǔ)；最后，考慮到檔案室的服務(wù)性質(zhì)，還應(yīng)該積極協(xié)調(diào)好檔案室與領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門及檔案使用者等相關(guān)各方的關(guān)系，為提高檔案室電子檔案管理水平打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
