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中圖分類號： G271文獻標識碼：A 文章編號：
緊緊圍繞“強化安全基礎(chǔ)、推動安全發(fā)展”宣傳活動主題，全面貫徹落實公司安全生產(chǎn)工作要求和管理提升活動部署，以深化“安全生產(chǎn)年”活動，對檔案安全職責(zé)進行了明確，對檔案實體安全、電子檔案安全和檔案庫房安全進行了徹底排查，推動實施安全發(fā)展戰(zhàn)略為主線，普及安全知識，宣傳安全文化，切實提高檔案室全員風(fēng)險管控能力和崗位本質(zhì)安全水平。
強化管理措施，始終做好檔案安全和保密工作
（1）根據(jù)公司對安全工作的要求，對設(shè)備設(shè)施、電源線路、檔案保管等庫房管理情況進行了全面檢查，同時要求自查自改，確保了庫藏檔案的安全保管，強化了全員安全防范意識和責(zé)任意識，構(gòu)筑了嚴密有效的安全保障體系，切實保證了檔案的安全。重視強化基礎(chǔ)建設(shè)，認真落實檔案庫房管理各項安全措施，有效解決檔案庫房存在的各項問題，最大限度的保障檔案保管安全，確保庫房安全萬無一失。
（2）嚴格落實安全保密管理規(guī)定，履行檔案借閱利用審核審批手續(xù)。堅持出入庫房登記和每日巡查制度，及時消除各種不安全隱患，已經(jīng)成為崗位管理人員日常的工作習(xí)慣。同時，隨著庫房責(zé)任人制度的實施，安全意識得到進一步加強，責(zé)任更加明晰，管理各項事務(wù)處理更加及時有效。嚴格資料借閱程序，既確保了保密安全，又有利于生產(chǎn)建設(shè)和信息資源的合理利用。
（3）完善檔案管理措施，加強檔案人員的崗位職責(zé)建設(shè)，貫徹執(zhí)行《檔案法》以及國家有關(guān)檔案工作的方針政策，定期做好檔案工作的法規(guī)、制度、規(guī)定的學(xué)習(xí)工作，增強工作人員的檔案安全意識。
（4）加強對歸檔文件材料及電子文件的保管以及保密力度，由檔案人員統(tǒng)一集中管理，任何個人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件資料，認真做好借閱和保存工作。嚴格規(guī)范檔案密級標定、借閱流程和審批制度，做好檔案管理各環(huán)節(jié)的保密工作。
（5）加強檔案庫房管理，堅持貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，切實做好“八防”工作和檔案保管狀況方面工作；定期對檔案庫房進行防塵清潔和安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、消除安全隱患，并嚴禁閑雜人員進入檔案庫房，確保了檔案的安全存放；認真做好溫、濕度記錄。
（6）增強人員保密意識，檔案保密工作扎實有效。組織人員學(xué)習(xí)《中國石油天然氣集團公司保密管理規(guī)定》，增強保密意識，加強保密責(zé)任，明晰保密范圍，掌握保密技巧，養(yǎng)成保密習(xí)慣。保密工作按照“積極防范、突出重點、技防結(jié)合”的原則，不斷提高了保密教育培訓(xùn)能力、技術(shù)防范能力和服務(wù)保障能力。完善制度，努力增強保密意識和防范能力；加強保密宣傳教育，增強保密責(zé)任感和緊迫感；堅持檔案數(shù)據(jù)處理“不上網(wǎng)、上網(wǎng)不”原則，數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)使用進行登記；落實庫房“八防”措施，確保檔案的安全保管和保護。做好檔案的保密，嚴格保密制度，嚴把借閱查閱審批關(guān)，防止檔案管理中失泄密事件的發(fā)生。
二、精心策劃檔案宣傳活動，提升企業(yè)員工檔案意識
通過宣傳活動，增強了企業(yè)員工的檔案意識，使員工認識到檔案工作的內(nèi)容環(huán)節(jié)和重要作用，引導(dǎo)大家充分利用檔案資源服務(wù)個人、服務(wù)工作、服務(wù)企業(yè)，進一步拓展檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域，提升檔案部門的形象。加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)、指導(dǎo)，全面提高檔案人員業(yè)務(wù)水平。
（1）統(tǒng)一思想，明確工作目標。要求檔案管理人員要充分認識基建檔案工作重要性、必要性，以高度的責(zé)任感全面推進檔案管理工作，在堅持落實好已經(jīng)建立健全的各種規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，完善工作標準，理順工作流程，確保檔案工作規(guī)范化運行。
強化監(jiān)管職能，扎實抓好基建檔案的歸檔工作。采取有效措施，加強資料過程管理，強化責(zé)任，落實措施，在保證各項資料的質(zhì)量的前提下，及時上交各類資料檔案。
（2）結(jié)合實際需求，協(xié)助舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班。選派人員參加公司舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，進行了參觀學(xué)習(xí)，進一步豐富了檔案專業(yè)領(lǐng)域文化知識，拓寬了視野、增長了見識，有利于進一步提高檔案管理水平和改進服務(wù)方式。
（3）加強內(nèi)部業(yè)務(wù)交流，提升檔案人員專業(yè)化水平。始終把抓基礎(chǔ)工作作為一項首要任務(wù)來抓，要求崗位人員熟練掌握本崗位工作流程，從而達到人人懂業(yè)務(wù)、人人精業(yè)務(wù)的目的，以滿足當前檔案管理工作和油田可持續(xù)發(fā)展的需求。今后，檔案業(yè)務(wù)交流活動將作為一項常態(tài)性的工作來開展。堅持開展“每周一課，人人上講臺”活動，加強檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)交流，提升崗位員工的工作能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)。通過培訓(xùn)，使基層檔案人員對項目資料歸檔的基礎(chǔ)知識有了系統(tǒng)的掌握，切實提高了資料歸檔的水平和能力，規(guī)范了歸檔工作流程，提高了檔案管理工作標準化、規(guī)范化水平。明確了檔案的收集整理中的各項規(guī)范要求、工作流程等，進一步加深了對檔案管理工作的認識，提升了檔案管理人員業(yè)務(wù)技能，為提高檔案管理水平奠定了堅實基礎(chǔ)。
（4）要嚴格落實好各項管理要求和規(guī)范，確保工程資料和生產(chǎn)數(shù)據(jù)齊全、完整、準確歸檔。必須要認真學(xué)習(xí)，掌握檔案管理工作的新要求，確保保質(zhì)保量的完成項目檔案的整理工作。同時要增強責(zé)任意識和保密意識，嚴格落實保密管理制度，認真履行保密協(xié)議，確保檔案資料保密安全，為基建項目順利完成提供保障。
三、加大檔案管理力度，狠抓檔案業(yè)務(wù)建設(shè)
（1）加大檔案保管及保密力度。始終堅持把檔案安全管理放在首要位置，嚴格落實檔案安全管理制度。每月主管領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)安全部門人員檢查一次，按時填寫各項記錄，做到定期進行安全檢查，及時處理安全隱患，切實做好“八防”工作，把檔案安全管理工作落到實處，確保檔案安全。檔案文件統(tǒng)一集中管理，任何人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件材料，均嚴格把關(guān)，認真做好傳閱和保存工作，確保無缺失不泄密。
（2）做好檔案統(tǒng)計服務(wù)工作。積極做好檔案資源信息開發(fā)利用，根據(jù)基建檔案工作特色，對各類檔案的庫存、接收、銷毀、利用等進行全面統(tǒng)計。按照管理流程，以親切的服務(wù)態(tài)度和快速的工作效率為大家提供優(yōu)良服務(wù)。
（3）增強檔案管理人員業(yè)務(wù)能力。積極對相關(guān)部門、基層單位檔案收集、文件整理等方面進行指導(dǎo)服務(wù)，組織相關(guān)人員進行檔案專業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，以《集團公司檔案工作規(guī)定》及《油田公司檔案工作實施辦法》等規(guī)章制度的為主要學(xué)習(xí)內(nèi)容，學(xué)習(xí)檔案管理基本知識和各類檔案管理技能融會貫通，做到統(tǒng)一制度、統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一標準。
（4）提高檔案精細化管理水平。把學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》、《檔案法實施辦法》和落實油田公司檔案工作會議精神相結(jié)合，把檔案管理納入到整體工作之中，使檔案管理各項工作得到有效落實。規(guī)范檔案管理工作程序，建立完善檔案的接收、整理、修改補充、保管、借閱、統(tǒng)計、保密、鑒定、銷毀制度。進一步加強文件材料收集和鑒定銷毀工作的監(jiān)督、查和管理，使檔案工作更趨合理化、規(guī)范化、科學(xué)化。
信貸檔案管理是一項相當基礎(chǔ)的工作，它貫穿了借貸的整個過程，如果信貸檔案管理進行得好，那么就能夠有效地起到風(fēng)險防控的作用，因此信貸檔案管理工作是一項不容忽視的重要工作。有了健全的信貸檔案之后，金融機構(gòu)就能夠通過信貸檔案中所收集到的關(guān)于貸款客戶經(jīng)營情況、盈利能力等的相關(guān)資料來進行分析，掌握信貸風(fēng)險的情況，能夠起到一定的預(yù)警作用。如果根據(jù)貸款人的資料顯示其信譽和資產(chǎn)方面存在問題，那么就能夠更快速地做出反應(yīng)，做好風(fēng)險防控。健全的信貸檔案也有助于依法收貸，有助于幫助金融機構(gòu)及時發(fā)現(xiàn)不良貸款，并且在依法進行訴訟的時候能提供具體而詳盡的資料數(shù)據(jù)。
一、信貸檔案管理的現(xiàn)狀
信貸檔案對于金融機構(gòu)來說可以說是不可缺少的，但是信貸檔案管理工作的現(xiàn)狀卻令人擔(dān)憂，雖然說各金融機構(gòu)對于信貸檔案重要性的認識逐年提高，對于信貸檔案管理辦法的貫徹也越來越好，但是不容否認的是在其中還是存在一些認識不夠或者管理不到位的問題。
（一）相關(guān)人員認識不夠。一些金融機構(gòu)的信貸檔案管理人員對于信貸檔案重要性的認識不夠，認為只要貸款能夠發(fā)得出去，收得回來，那就已經(jīng)足夠了，信貸檔案管理工作并不是那么重要的。更有些金融機構(gòu)對于信貸業(yè)務(wù)的發(fā)展十分看重，但是對于信貸檔案管理就相對比較輕視了。在實際工作中，一些相關(guān)人員沒有做到妥善管理，不講究工作效率，造成工作拖沓甚至是錯漏的現(xiàn)象，在面對檢查工作的時候抱著一種得過且過的態(tài)度。由于他們對信貸檔案重要性的認識不夠，缺乏風(fēng)險防控意識，因此導(dǎo)致信貸檔案的資料收集不夠完整，不夠嚴謹，同時在移交、歸檔等方面的手續(xù)不夠齊全，大大地影響了信貸檔案管理工作、
（二）資料搜集不夠完整。信貸檔案對于分析貸款人資料，進行風(fēng)險防控預(yù)警相當重要，但是要讓它起到更有效的作用，還必須建立在信貸檔案資料收集完整、齊全，文本資料嚴謹?shù)幕A(chǔ)上。但是有的金融機構(gòu)對信貸檔案資料的搜集往往不夠重視，并出現(xiàn)了很多的問題。一部分問題體現(xiàn)在材料的多收、漏收和重收上，有些工作人員由于自己業(yè)務(wù)不夠精通，所以不知道哪些資料是必須要收集的，所以就導(dǎo)致了遺漏一些重要的資料，但是卻將一些不必要的資料收集了起來。比如說在土地類貸款項目中，環(huán)保評測是一份很重要的資料，有必要搜集，但是有的工作人員缺乏相關(guān)的認識，所以就導(dǎo)致這方面資料的缺收。又例如在房貸等貸款中，由于貸款時間很長，所以導(dǎo)致這方面的日常工作沒有能夠很好地完成，缺少了諸如貸款催收通知書等內(nèi)容，殊不知這些資料是相當重要的，當貸款發(fā)生問題需要進行訴訟的時候，就會因為沒有貸款催收通知書而在訴訟時效等方面產(chǎn)生不必要的麻煩。也有一部分問題體現(xiàn)在資料搜集不夠嚴謹上，有的工作人員由于工作態(tài)度不夠認真或者是缺乏相關(guān)經(jīng)驗，所以雖然搜集了某些資料，但是卻沒有進行認真地檢查，有的時候沒有給資料進行編碼，有的時候甚至連還沒有簽字蓋章的資料都搜集了起來。由于缺乏信貸檔案資料的嚴謹搜集，很容易導(dǎo)致信貸檔案缺乏連續(xù)性，也會給日后的信貸檔案調(diào)用產(chǎn)生不利的影響，當發(fā)生貸款風(fēng)險的時候，在訴訟的時候就會導(dǎo)致處于相對不利的境況，產(chǎn)生不必要的損失。
（三）管理移交不夠規(guī)范。除了信貸檔案資料的搜集，信貸檔案的管理和維護也是相當重要的，若是信貸檔案的移交不夠及時，就會導(dǎo)致檔案的目錄和它實際的內(nèi)容之間對不上號，以后需要查找信貸檔案的時候就會因此而受到影響。如果情況嚴重的話，還很有可能會因為信貸檔案移交不夠及時而造成重要的資料被非法篡改等現(xiàn)象，還可能會產(chǎn)生資產(chǎn)不良的情況，后果相當嚴重。除了移交方面外，信貸檔案還有其他管理方面的工作也是需要不斷規(guī)范化的，例如檔案的保存，這就十分重要。信貸檔案檔案有一定的保存期限，在這個期限中要確保檔案得到很好的保存。有些檔案室的環(huán)境相對比較差，出現(xiàn)潮濕，多蟲患等情況，這就會導(dǎo)致一些重要的信貸檔案遭到破壞，當需要調(diào)用這些資料的時候就會發(fā)現(xiàn)因為信貸檔案的保管不當而造成了不必要的風(fēng)險損失。
二、加強信貸檔案管理的途徑
要完善信貸檔案管理，樹立風(fēng)險防控意識，必須采取一些必要的手段，要強化隊伍建設(shè)，通過培訓(xùn)和必要的考評機制來幫助所有相關(guān)的工作人員提高綜合素質(zhì)，明確責(zé)任，同時還要規(guī)范信貸檔案管理工作的每一個步驟，讓信貸檔案資料的搜集更加完整有效。
（一）明確責(zé)任，統(tǒng)一認識。由于信貸檔案的主要責(zé)任人是信貸員，所以要規(guī)范每一個相關(guān)工作人員的行為，明確責(zé)任，統(tǒng)一認識，對所有的信貸員加強組織領(lǐng)導(dǎo)。信貸檔案相關(guān)工作領(lǐng)導(dǎo)要注意敦促每一個工作人員及時移交重要的信貸檔案，要加強他們對信貸檔案重要性的認識，杜絕遺漏、拖延、泄密等違規(guī)行為的出現(xiàn)，只有在思想上統(tǒng)一了認識，樹立了風(fēng)險防范的意識，才能夠更好地做好信貸檔案管理工作。
（二）加強培訓(xùn)，提高素質(zhì)。對于工作人員來說，有了工作的責(zé)任感還不夠，還必須提高業(yè)務(wù)水平，所以金融機構(gòu)要做好對工作人員的培訓(xùn)工作，培養(yǎng)出一個高素質(zhì)的信貸檔案隊伍。相關(guān)工作人員要認真學(xué)習(xí)《檔案法》等相關(guān)法令法規(guī)，并必須熟悉信貸檔案管理中的各項規(guī)章制度。為了促進工作人員樹立更高的風(fēng)險防范意識，并不斷提高業(yè)務(wù)水平，可以對相關(guān)工作人員進行日常業(yè)務(wù)考核，并設(shè)立適當?shù)莫剳痛胧?，對于一些工作態(tài)度差，業(yè)務(wù)能力不強的員工要提出警示和教育，并采取“傳幫帶”等方式，讓他們更快地提高業(yè)務(wù)水平。
（三）嚴格管理，規(guī)范步驟。各金融機構(gòu)要規(guī)范每一個工作步驟，及時收集和登記相關(guān)數(shù)據(jù)，尤其是在核實客戶真實身份等方面，更要嚴格按照規(guī)定的步驟執(zhí)行，只有這樣才能夠更有效地進行風(fēng)險防控。由于傳統(tǒng)的信貸檔案管理模式存在各種問題，所以金融機構(gòu)可以逐步改變傳統(tǒng)的信貸檔案管理模式，采用信息聯(lián)網(wǎng)等高科技的手段，建立更加完善的信貸檔案管理系統(tǒng)，進行電子化管理可以有效地提高工作效率，同時也能通過設(shè)置各種權(quán)限，建立多重保密措施等方法，讓檔案資料更具有安全性。
三、結(jié)論
加強信貸檔案管理，樹立員工的風(fēng)險防控意識，這對于金融機構(gòu)來說是十分重要的，相關(guān)工作人員應(yīng)該端正自己的工作態(tài)度，明確責(zé)任，并通過不斷地學(xué)習(xí)和技能評測來不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平。同時信貸檔案管理工作也應(yīng)該與時俱進，可以采用電子化管理等手段提高工作效率，并更好地進行風(fēng)險防控，維護金融穩(wěn)定，促進可持續(xù)的發(fā)展。
參考文獻：
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[2]翁陸平.談市場經(jīng)濟時期的信貸檔案管理[J].浙江檔案，2000（4）：24～25.
中圖分類號：G648文獻標識碼：A文章編號：1009-2374（2009）09-0075-02
檔案是歷史的見證,是人類智慧的結(jié)晶,是黨和國家寶貴的文化財富。我院是一所高等醫(yī)學(xué)院校，以其學(xué)制長、專業(yè)門類多、學(xué)科分類細、檔案資料學(xué)術(shù)價值高等諸多因素而顯示出其特色，所以搞好檔案資料的收集、整理、管理和利用等系列服務(wù)工作是十分重要的。從黨的以來，隨著黨的工作重點轉(zhuǎn)移，檔案管理部門逐步由封閉型向半開放型和開放型轉(zhuǎn)化，為四化建設(shè)服務(wù)方面做了大量工作，取得了顯著成績。特別是檔案法的頒布實施，使檔案工作走上了依法治檔的軌道，為檔案工作創(chuàng)造了良好的條件，檔案工作應(yīng)該有一個更加良好的局面。如何開創(chuàng)檔案工作新局面呢？我認為當前應(yīng)該把注意力放在深化檔案管理和強化主動服務(wù)意識上來。
一、加強領(lǐng)導(dǎo)，增強檔案的群體意識
增強檔案意識，是做好檔案工作的前提條件。為了切實增強全院各處、系、部的檔案員意識，領(lǐng)導(dǎo)意識和全員檔案意識，從三個方面開展宣傳工作：（1）檔案管理在機關(guān)工作中的重要地位和作用使大家認識到檔案工作不是可有可無，而是作用重大的一項工作，是傳遞、貯存信息的重要工具和手段；（2）檔案管理與機關(guān)職能部門工作的關(guān)系，使大家認識到檔案工作與機關(guān)職能部門工作之間是一種相互服務(wù)，相互促進的統(tǒng)一關(guān)系；（3）檔案管理的基礎(chǔ)知識。辦公室積極采取學(xué)習(xí)文件，業(yè)務(wù)輔導(dǎo)、參加培訓(xùn)等形式，特別是對兼職檔案員講解檔案工作業(yè)務(wù)知識，使大家對檔案管理比較熟悉。通過一系列的工作，全院各處、系、部的檔案工作有了明顯的提高，主要表現(xiàn)在以下四個方面：
1．在管理領(lǐng)導(dǎo)上，由過去只是分管領(lǐng)導(dǎo)重視變?yōu)轭I(lǐng)導(dǎo)群體重視，做到了書記親自抓，分管院長、主任具體抓，其他領(lǐng)導(dǎo)積極主動配合抓。學(xué)院成立了以主管檔案院長為組長的各處、系、部檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，有效地保證了檔案工作的日常管理和達標升級的順利開展。
2．在管理力量上，由過去只是辦公室專門管理轉(zhuǎn)變?yōu)橐栽洪L辦公室為主體，有關(guān)職能部門配合的網(wǎng)絡(luò)管理體系。各職能處、系、部室配備了兼職檔案員，形成了檔案管理為處、系、部提供服務(wù)，各處、系、部主動支持搞好檔案管理的局面。
3．在管理內(nèi)容上，由過去只重視文書檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橛腥耸隆⒇攧?wù)、基建、科技、教學(xué)、臨床教學(xué)等全面管理綜合檔案，做到了全院檔案資料按標準統(tǒng)一收集、整理，按規(guī)定要求統(tǒng)一管理。我院從1965年至2007年綜合檔案室存有各類檔案、資料共 8267卷（冊），其中文書檔案5436卷，會計113，教學(xué)1671卷，科研186卷，基建794卷，外事、聲像、照片67卷。
4．在管理設(shè)置上，由過去比較簡陋的條件轉(zhuǎn)變?yōu)榛痉蠂乙?guī)定標準要求。各處、系、部都根據(jù)院里的實際，按照有關(guān)規(guī)定和要求，積極支持和配置了檔案管理設(shè)施，使學(xué)院綜合檔案室都已形成了一定的模式，做到專人專室和專柜。為了使檔案有較好的管理條件，對檔案庫房進行了更新；由過去簡單的木質(zhì)檔案柜、架一律改為按國家標準要求的檔案柜、檔案裝具、檢索工具柜等，除此之外還配有溫濕計，照相機、復(fù)印機、滅火器、電腦、掃描儀、去濕機等等設(shè)備及安全報警裝置。并在1994年我院就實現(xiàn)了檔案微機管理。2007年全院又更新為網(wǎng)絡(luò)版管理系統(tǒng)。
5．在管理利用上，強化服務(wù)功能。檔案管理的目的在于應(yīng)用，在于為教學(xué)中心工作搞好服務(wù)。近年來，根據(jù)國家教育、湖北省高等教育發(fā)展規(guī)劃精神，結(jié)合學(xué)校辦學(xué)實際和醫(yī)學(xué)教育發(fā)展趨勢，科學(xué)制定了“十一五”發(fā)展規(guī)劃，明確辦學(xué)指導(dǎo)思想和辦學(xué)定位：力爭經(jīng)過15年的努力，到2020年把學(xué)校建設(shè)成為省內(nèi)一流、國內(nèi)知名、國際知曉，2～3個專業(yè)進入國內(nèi)同類醫(yī)科院校領(lǐng)先行列的教學(xué)型醫(yī)科大學(xué)。那么，學(xué)校的基本建設(shè)、教學(xué)評估、審報碩士授予權(quán)等等的檔案管理工作也大有作為。近年來隨著我院招生規(guī)模的不斷擴大，基本建設(shè)也在不斷加速，諸多項目工作都涉及到檔案作為查找依據(jù)。鑒于此情況，綜合檔案室及時調(diào)整思路，主動為重點項目搞好服務(wù)，保證了各重點項目工作的順利進行。如在勤政樓、老圖書館的舊房改造時，就是依據(jù)基建檔案資料才得以找準各個持撐基礎(chǔ)點的，更是工程質(zhì)量和進度大大提高、提前。目前，基建檔案的利用率越來越高，為我院重點項目建設(shè)的服務(wù)功能也越來越強，更進一步為我院基本建設(shè)又好又快地發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
二、抓管理，健全制度，努力提高檔案管理水平
檔案管理是一門融技術(shù)和政策性于一體的學(xué)科。因此，我們在堅持標準上下功夫，在規(guī)范管理上花力氣，積極創(chuàng)造條件向檔案管理規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化方向邁進。（1）建立健全各種檔案管理制度和登記簿。檔案管理制度是實施檔案有效管理的保證，為了使檔案管理真正落到實處，學(xué)院建立健全了檔案的管理制度、保密制度、利用制度、安全保衛(wèi)制度等。為了杜絕檔案資料在收集、整理和開展利用中的差錯發(fā)生，我們還建立了檔案借閱登記簿、收發(fā)文登記簿、三密文件登記等；（2）按照升級標準，實行檔案管理“四統(tǒng)一”。根據(jù)《湖北省機關(guān)檔案管理升級標準》的要求，按章行事，毫不含糊。如在檔案分類整理中，嚴格按照規(guī)定標準進行認真整理。學(xué)院檔案管理實現(xiàn)了管理制度、檔案裝具、案卷排列、封面書寫“四統(tǒng)一”；（3）規(guī)范了管理程序。為了更好地深化檔案管理工作，規(guī)范管理及操作程序，我們堅持平時立卷，按照有關(guān)要求和規(guī)定，實行分類歸檔；（4）文件資料的傳遞上，一律按文件的輕重緩急，區(qū)別對待，分類處理。為了查找方便，還設(shè)立了案卷分類一覽表，基本做到了收發(fā)傳遞快，資料收集全，整理裝訂美觀，查找文件準。
三、擺正檔案工作位置，解決自身認識問題，以實際行動提高自身社會地位
檔案工作屬于上層建筑的范疇，它是為教學(xué)基礎(chǔ)服務(wù)的。但是在實際工作中，時常聽到人們對領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作和社會對之不公的埋怨聲。這固然不排除上述問題存在，但是也確有我們自身的認識問題。
我認為有三個認識問題亟待解決。首先是要擺正檔案工作的位置。檔案工作重點應(yīng)轉(zhuǎn)變到服從并服務(wù)于四化建設(shè)上。不論過去還是現(xiàn)在，檔案工作都處于“服務(wù)”的位置上，那就不能把它強調(diào)到不適當?shù)某潭?，過分要求領(lǐng)導(dǎo)像重視教學(xué)工作那樣去重視它，從而不恰當?shù)厝ヘ?zé)怪領(lǐng)導(dǎo)。特別不應(yīng)忽視自身認識上片面性的一面，應(yīng)自覺擺正自己的位置。只有體諒領(lǐng)導(dǎo)的難處，才不至于產(chǎn)生對立情緒，產(chǎn)生負效應(yīng)。其次是應(yīng)從自身認識上去解決，有些分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)并不十分了解檔案工作，要靠我們?nèi)ザ嗾埵?、多匯報、多做宣傳工作，讓領(lǐng)導(dǎo)盡快地熟悉檔案工作，認識其重要性，從而重視它，絕非埋怨所能解決問題的。第三點，也是最重要的一點，就是檔案作用發(fā)揮的如何決定著檔案工作社會地位的高低。如果你每天把主要精力花在嘴上埋怨領(lǐng)導(dǎo)不重視，埋怨社會對待不公，而不以實際行動主動為社會服務(wù)，為四化建設(shè)做出貢獻，也就沒有理由對社會提出種種要求。我們的著眼點應(yīng)是主動服務(wù)多做貢獻去贏得重視，從而提高自身的社會地位。
四、為學(xué)院發(fā)展和社會需求服務(wù)做出更大的貢獻，必須強化主動服務(wù)意識
檔案工作在服務(wù)方式上客觀存在著被動服務(wù)和主動服務(wù)兩種并存的方式。所謂被動服務(wù)，就是通常所說的“等客上門”，被動地為利用者提供服務(wù)。這種方式有待于進一步深化，我們要在提高服務(wù)水平，在查準率、查全率和方便利用等方面下功夫。所謂主動服務(wù)，就是積極主動地為領(lǐng)導(dǎo)決策和社會各方面的利用者著想，積極努力創(chuàng)造各種服務(wù)的條件，主動提供多種服務(wù)。這種服務(wù)方式，正是我們現(xiàn)在工作的目標，也是當前必須強化的一種服務(wù)方式。為此，必須強化主動服務(wù)的觀念、強化信息觀念和效益觀念，做主動為學(xué)院發(fā)展和社會需求服務(wù)的熱心人。要用積極創(chuàng)造開發(fā)利用的物質(zhì)條件，提高管理水平，主動為領(lǐng)導(dǎo)決策和教學(xué)各方面的利用提供多種服務(wù)，才能使之轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟效益和社會效益。
參考文獻
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2高校檔案管理工作在服務(wù)方面存在的問題不足
2.1服務(wù)意識不夠
服務(wù)意識不夠是當前高校檔案管理工作在服務(wù)方面存在的主要問題，就目前大部分高校而言，它們?nèi)蕴幱诒粍臃?wù)狀態(tài)，浪費服務(wù)對象們的時間、精力.沒有做到“以服務(wù)對象為主”的原則，無法體現(xiàn)自己的工作職責(zé)和價值.這類問題的成因包括以下三個方面：
（1）工作人員缺乏基本工作素養(yǎng)，工作意識不足，導(dǎo)致其態(tài)度馬虎，行為懶散；服務(wù)意識不夠，無法遵守服務(wù)原則，缺乏主動服務(wù)意識；責(zé)任意識不足，對工作不負責(zé)任，對自己不負責(zé)任，沒有體現(xiàn)自身的工作價值
（2）高校領(lǐng)導(dǎo)對高校檔案管理工作的服務(wù)需求不清晰，造成工作人員無法順利開展服務(wù)工作
（3）高校師生不及時給予有效建議，助長工作人員懶散的氣焰.
2.2服務(wù)管理不夠完善
服務(wù)管理，即對高校檔案管理工作人員服務(wù)對象提供的服務(wù)進行管理，其中包括對服務(wù)態(tài)度、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)效率等的管理.由于檔案管理工作不被重視，造成檔案管理工作的服務(wù)管理不到位、不完善，具體體現(xiàn)在：
（1）缺乏一套完整的服務(wù)管理體系.原本的服務(wù)管理體系無法支撐目前的管理，缺乏針對性，導(dǎo)致整個管理流程不夠規(guī)范，影響在服務(wù)過程中，對工作人員的管理
（2）服務(wù)管理缺乏具體化.目前大多數(shù)高校對檔案管理工作的服務(wù)管理太過形式化，缺乏具體的管理模式，平常太過簡單化，抱著草草了事的心態(tài)，僅僅為了應(yīng)付上級領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督檢查，而稍稍重視，之后又維持現(xiàn)狀
（3）服務(wù)思路不清晰.高校檔案管理工作人員自身服務(wù)思路不清晰，影響工作的正常落實，缺乏主動意識性，無法給予服務(wù)工作有效性建議.使得服務(wù)管理工作無法進行具體落實，缺乏具體化.
2.3服務(wù)方法不全面，太過單一
就目前現(xiàn)狀而言，高校檔案管理工作的服務(wù)方法，以人工服務(wù)為主，以信息搜索、查詢?yōu)檩o，但這僅僅針對于網(wǎng)絡(luò)設(shè)備完善、基本網(wǎng)絡(luò)服務(wù)已啟動、高校檔案資料已完整入庫的高校，少數(shù)無法適應(yīng)社會變化、沒有及時進行資料更新的高校就只能依靠單一的服務(wù)方法進行服務(wù)管理工作的開展.然而，由于紙質(zhì)檔案種類數(shù)量繁多且信息量過大，而檔案管理工作人員的人數(shù)和能力都存在一定的局限性，導(dǎo)致無法給予服務(wù)對象優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，無法確保服務(wù)質(zhì)量，達不到服務(wù)對象的目的，無法滿足其需求，造成服務(wù)管理工作的失職.
2.4未開展服務(wù)研究
服務(wù)工作本身就需要不斷進行研究，使之不斷優(yōu)化和進步，然而部分高校檔案管理工作，仍然沒有為其開展服務(wù)研究，這在一定程度上，無法提升其服務(wù)管理水平，無法促進高校檔案管理工作的發(fā)展.造成這種情形出現(xiàn)的原因如下：
（1）對高校檔案管理工作不夠重視
（2）服務(wù)管理不到位
（3）工作人員工作意識不夠.因此，高校檔案管理工作的服務(wù)研究需要高校的每一個人相互配合、共同努力，在完善服務(wù)方式的同時，還需進一步加強對工作人員服務(wù)意識的培養(yǎng)，同時，也要對服務(wù)管理進行更深層次地研究，為促進高校檔案管理工作的發(fā)展作貢獻.
3高校檔案管理工作中服務(wù)方面的有效措施
3.1提高工作人員的服務(wù)意識
為了讓高校檔案管理工作更好地進行，第一個需要強化提升的就是檔案管理人員的服務(wù)意識，其中包括責(zé)任認知意識和工作意識.首先工作人員應(yīng)明白自身所肩負的職責(zé)所在，明白檔案管理工作的必要性和重要性，改變原本懶散的工作度，提高主動積極的服務(wù)意識，然后用最大工作熱忱去創(chuàng)造自我價值，為服務(wù)對象提供最全面的服務(wù).最終達到促進高校檔案管理工作發(fā)展的目的.
3.2建立健全的服務(wù)管理制度
為了方便高效管理工作中服務(wù)管理的有效進行，應(yīng)建立一套完整的服務(wù)管理制度，方便檔案管理人員在有效開展服務(wù)工作的同時，進一步強化自己的服務(wù)意識，以達到促進高校檔案管理工作發(fā)展的目的.通過服務(wù)管理制度，對工作人員進行監(jiān)督，同時也可設(shè)立合理的獎懲制度，提高工作人員的工作熱情.方便服務(wù)管理的有效進行.
3.3創(chuàng)新服務(wù)思路，采用多種服務(wù)方式
為了迎合社會的發(fā)展和科技的進步，高校檔案管理工作的服務(wù)管理也應(yīng)該不斷地發(fā)展和完善，這樣才能創(chuàng)新服務(wù)思路，運用不同的服務(wù)方式進行工作
（1）提高工作人員對服務(wù)管理的相關(guān)認知
（2）引進外校先進的服務(wù)方式
（3）強化、完善工作人員的服務(wù)思路
（4）利用計算機網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，進行服務(wù)創(chuàng)新.
3.4引進國外高校先進的服務(wù)管理方式，時常進行人才交流
國內(nèi)高校的檔案管理工作遠不如國外的先進，導(dǎo)致這種情況的最主要因素是國外對檔案管理工作的重視程度比國內(nèi)高，他們將高校檔案管理作為學(xué)校的榮譽體現(xiàn)和辦學(xué)成果體現(xiàn)，為學(xué)校營造了良好的檔案管理氛圍.且國外的檔案管理人才充足，他們在一定程度上，推動了檔案管理工作的發(fā)展.因此，時常與國外盡心個人才交流必不可少，在交流的過程中，不斷取長補短，引進他們的先進技術(shù)和管理方式，完善我國高校檔案管理工作的服務(wù)管理制度，同時，促進我國高校檔案管理工作的發(fā)展.3.5增加基礎(chǔ)設(shè)備方面的資金投入結(jié)合高校檔案管理工作的實際情況，提升自身的基礎(chǔ)設(shè)備水平，不斷進行更新.用最全面的基礎(chǔ)設(shè)備結(jié)合理論知識，將高校檔案管理中的服務(wù)管理做到最好，提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量.
4高校檔案管理服務(wù)方面的創(chuàng)新
4.1高校檔案管理服務(wù)意識的創(chuàng)新
隨著社會、科技的發(fā)展與進步，高校檔案管理工作也在不斷完善和發(fā)展，為了與時俱進，迎合現(xiàn)代化的教育潮流，就必須對高校檔案管理進行不斷創(chuàng)新，而意識創(chuàng)新作為管理創(chuàng)新的基礎(chǔ)，因此只有通過對高校檔案管理服務(wù)意識進行創(chuàng)新，才能實現(xiàn)高校檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新.為此，應(yīng)將創(chuàng)新精神貫穿在高校檔案管理工作的每個環(huán)節(jié)，加強工作的創(chuàng)新性和主動性，從行為認知上改變?nèi)藗儗n案工作的了解，將原本被動的服務(wù)意識變成主動，對檔案信息資料進行不斷完善和更新，不斷強化創(chuàng)新能力，提高創(chuàng)新意識，促進高校檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展.
4.2高校檔案管理服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新
在進行檔案管理工作的過程中，必須跟上時代變化的腳步，不斷地進行檔案資料和信息的更新，并加入全新的檔案內(nèi)容和信息，保證檔案的完整性和全面性，有計劃地對檔案資源進行實時收集和更新，使其更實時、高效地為服務(wù)對象提供需求和服務(wù).
4.3高校檔案管理服務(wù)方式的創(chuàng)新
改變原先傳統(tǒng)的服務(wù)形式，進行改革創(chuàng)新，充分發(fā)掘高校自身的潛能，結(jié)合自身所有的技術(shù)設(shè)備和管理理論，不斷進行完善、創(chuàng)新，采用多種多樣的服務(wù)方式去滿足用戶的需求，將服務(wù)內(nèi)容提升等級，以達到促進高校檔案管理工作快速發(fā)展的目標.
4.4高校檔案管理服務(wù)手段的創(chuàng)新
Abstract: The urban construction archives only good from the inside to outside, from software to hardware construction, in order to rapidly advancing urbanization in the current era of rapid development of information technology to bear the historical responsibility, reflecting their status and value.Key words: services; strengthened; software; hardware
中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：
隨著我國經(jīng)濟社會的發(fā)展，城市化進程的加快，城建檔案管理工作也面臨著新的形勢，承擔(dān)著新的任務(wù)。客觀環(huán)境要求城建檔案管理工作必須發(fā)揮自身積極性、主動性，由封閉型向開放型發(fā)展，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。突出服務(wù)意識，既是城建檔案管理工作其服務(wù)部門性質(zhì)決定，更是其自身的發(fā)展要求所決定。服務(wù)意識的體現(xiàn)，關(guān)鍵是落實，需要從不斷提高檔案管理的軟件和硬件配置兩個方面著手。
1、提高檔案管理工作的軟件配置，就是抓檔案管理工作的管理機制建設(shè)、人員隊伍建設(shè)。
隨著我國經(jīng)濟社會不斷進步，城市建設(shè)不斷發(fā)展，新事物、新情況不斷涌現(xiàn)，我們的城建檔案管理所處的社會背景大環(huán)境，以及社會的服務(wù)要求也發(fā)生了較大變化。要想在變化發(fā)展中充分發(fā)揮城建檔案管理工作服務(wù)社會發(fā)展的功能，承擔(dān)推動社會發(fā)展的歷史重任，城建檔案管理工作自身就需要與時俱進，跟上時展的步伐，使自身提供的服務(wù)始終符合發(fā)展變化中的社會需求。
1.1檔案管理工作管理機制建設(shè)。
首先，城建檔案管理部門要不斷加強自身體制建設(shè)。體制順，好比脈絡(luò)通。體制建設(shè)，對于部門理順內(nèi)部關(guān)系，發(fā)揮對外服務(wù)職能具有重要作用。這就需要檔案管理部門根據(jù)新時期檔案管理工作變化發(fā)展的新情況，適時調(diào)整管理部門的科室和人員配置，消減不符合客觀現(xiàn)實需要的科室，科學(xué)合理的增設(shè)具有新職能的新科室，實現(xiàn)現(xiàn)有的機構(gòu)編制和人員編制更好的服務(wù)當前經(jīng)濟社會發(fā)展。
其次，要不斷加強城建檔案部門規(guī)范化、標準化建設(shè)。完善制度，結(jié)合本地實際，對本地區(qū)的城建檔案地方性規(guī)章及時進行修訂和完善，建立健全配套完善的城建檔案法律法規(guī)體系，確保城建檔案管理工作有法可依，健康發(fā)展。嚴格管理，有法必依，有章必循，這是確保檔案管理規(guī)范化、標準化建設(shè)的根本前提。城建檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，都要嚴格按照相關(guān)規(guī)章制度辦理，確保檔案管理不出疏漏，不出差錯。同時，相應(yīng)簡化檔案使用的相關(guān)手續(xù)，提高城建檔案的利用率，增強城建檔案的社會服務(wù)功能。
1.2檔案管理工作人員隊伍建設(shè)。
人員隊伍建設(shè)，是指不斷提高城建檔案管理工作人員的思想政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。任何工作的開展都離不開人，能否做好城建檔案管理工作，城建檔案管理工作能否為城市建設(shè)保好駕、護好航，很重要的一個方面取決于是否擁有一支高素質(zhì)的人員隊伍。
首先要提高工作人員的思想政治素質(zhì)。就是要不斷學(xué)習(xí)黨在新時期的理論思想和路線方針政策，深刻領(lǐng)會新時期社會發(fā)展“以人為本”理念的內(nèi)涵，牢固樹立以人為本的服務(wù)理念。
其次要提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。就是要求城建檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，鉆研業(yè)務(wù)技能，在熟練掌握自身工作所需要基本知識技能之外，還要掌握城建檔案管理新知識、新技術(shù)，借鑒發(fā)達國家城建檔案管理工作好的經(jīng)驗。
總之，城建檔案管理部門工作人員管理上要抓思想作風(fēng)，強業(yè)務(wù)素質(zhì)，圍繞當前城市建設(shè)工作的中心，緊貼社會、服務(wù)大局，激發(fā)干事創(chuàng)業(yè)的工作熱情，為我國經(jīng)濟社會發(fā)展提供全面、及時、高效的服務(wù)。
2、提高城建檔案管理工作硬件配置，就是指加強檔案管理部門的場館配置和設(shè)備配置。
當代城建檔案管理逐步向業(yè)務(wù)規(guī)范化、標準化，技術(shù)現(xiàn)代化、信息化，服務(wù)社會化、多元化方向發(fā)展。城建檔案管理工作今后必然也要強化其對社會服務(wù)的功能，提高社會服務(wù)的服務(wù)水平，拓寬社會服務(wù)的服務(wù)層面。對比我國城建檔案管理工作的現(xiàn)狀，要實現(xiàn)上述目標，需要做的工作還有很多。
2.1加強檔案管理部門的場館配置。
檔案管理部門的場館配置，包括檔案保存場館和對外服務(wù)場館。我國城建檔案保存場館基本滿足我國的城市建設(shè)發(fā)展要求，但是要真正做到城建檔案服務(wù)的社會化、多元化，僅僅做到這一點是遠遠不夠的。在具備了檔案保存場館條件的同時，我們還必須具有齊備的服務(wù)場館。齊備的服務(wù)場館，可以使城建檔案管理部門的行使對外服務(wù)職能時，挖掘服務(wù)資源，拓展服務(wù)層面。我們可以建設(shè)像城市發(fā)展展示館等類似社會公益場館，利用展館向社會展示城市發(fā)展各個時期的資料以及遠景規(guī)劃資料，讓市民詳實了解城市的發(fā)展歷程，歷史文化、人文風(fēng)情以及美好的發(fā)展前景。同時，通過展示展館的建設(shè)，還可以起到對外展示城市良好形象的作用。
2.2加強檔案管理工作的設(shè)備的配置。
當前，我國城市建設(shè)發(fā)展已經(jīng)駛?cè)肟燔嚨溃墙n案資料日益繁雜，資料應(yīng)用范圍逐漸增廣，利用頻率逐漸增強，真正保存好、管理好、利用好這些檔案，做到對歷史負責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，加強檔案管理業(yè)務(wù)的規(guī)范化、標準化，服務(wù)的社會化、多元化是必不可少的，但是這一切離不開技術(shù)的現(xiàn)代化、信息化，更離不開現(xiàn)代化的管理設(shè)備。城建檔案管理部門應(yīng)緊跟檔案管理發(fā)展潮流，增加檔案管理的技術(shù)含量，引入當前檔案管理的新技術(shù)、新設(shè)備、加快檔案信息化建設(shè)。信息化已經(jīng)成為當前檔案管理工作的發(fā)展潮流，它的建立，必然使城建檔案管理更科學(xué)、對外服務(wù)更便捷、更高效。我國城建檔案管理部門舊有的管理、辦公設(shè)備大部分已經(jīng)不具備這些新功能，更新設(shè)備已經(jīng)成為城建檔案工作發(fā)展的當務(wù)之急。
嚴謹而科學(xué)的管理機制，作風(fēng)與技術(shù)同樣過硬的人員隊伍，現(xiàn)代化的硬件設(shè)施，必將更好的發(fā)揮城建檔案管理部門的服務(wù)職能，更好的為我國城市建設(shè)及經(jīng)濟社會各項事業(yè)發(fā)展保駕護航。同時，我們也堅信，城建檔案管理部門只要時刻突出服務(wù)意識，圍繞服務(wù)社會這個主題開展工作，也必將推動自身各方面的發(fā)展，開創(chuàng)城建檔案管理事業(yè)發(fā)展的美好未來。
【參考文獻】：
中圖分類號：G27 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）23-0156-02
檔案一方面發(fā)揮具有通常意義上的文獻引介功用，另一方面也潛在的具有“公正”歷史的能力，檔案作為信息資源，在開發(fā)利用中實現(xiàn)了它應(yīng)有的價值。作為檔案管理工作者，要想保持并發(fā)揮檔案應(yīng)有價值功用，應(yīng)該樹立最基本的檔案意識、檔案保密意識、檔案法律意識、檔案責(zé)任意識和檔案服務(wù)意識，為整個社會的發(fā)展盡自己應(yīng)有之力。
一、檔案意識
檔案客觀且生動地印記了人類社會各方面的實踐活動，比如政治活動、經(jīng)濟商業(yè)活動、軍事行動、文化發(fā)展、教育改革、科學(xué)研究成果等。在日常生活中，我們很容易地把機關(guān)的公文檔案、人事檔案以及涉及國家和企業(yè)的商業(yè)秘密的成文文獻作為我們意識中的檔案，雖然沒有錯誤，但是亦非全部的正確，因為真正的檔案涉及面十分的廣泛。舉個學(xué)校的檔案例子，在學(xué)校里，學(xué)校的檔案涉及行政人員、教學(xué)（這是比較大的一塊兒）、學(xué)校的調(diào)查研究、基礎(chǔ)設(shè)施規(guī)劃與建設(shè)、財政預(yù)算、學(xué)生學(xué)籍、圖書資料、學(xué)校外向交流及其學(xué)報編輯與出版等等。
毫無疑問，增強檔案意識，有利于搞好檔案工作，較強的檔案意識，不僅能夠樹立相關(guān)人員的歷史擔(dān)當意識，而且對于我們的日常生活、工作都產(chǎn)生很大的推動作用。我們的教師會在編寫教案（講義）時不自覺地就會頭腦清醒，認真負責(zé)；我們的學(xué)生在寫畢業(yè)論文時就會嚴謹、細致地搞好文獻搜集、開題報告及論文的創(chuàng)作；我們的圖書管理人員就會認真歸類整理圖書、報刊資料，不致使其破損或丟失；我們的會計工作人員就會認真地做好賬目報表，保證不會有什么紕漏；我們的工程規(guī)劃人員就會精益求精，多方驗證，而使規(guī)劃圖紙科學(xué)、完整；我們的公職人員在執(zhí)行公務(wù)的活動中就會秉公辦事，不，不貪贓枉法，本著對人民負責(zé)，對歷史負責(zé)的決心，認真、廉明地做好本職工作。社會各階層檔案人員在工作中認真履行自己的任務(wù)，就會做到保質(zhì)、保量、保時，不唯上、不唯親，只為歷史的純潔、客觀。在工作中，認真地對待各種矛盾和困難，集思廣益；在執(zhí)行過程中，認真組織和開展各項工作，科學(xué)發(fā)展；在檢查考核時，堅持依法、依規(guī)考對，進而保證相關(guān)人員堅強的檔案意識。
二、檔案保密意識
檔案中還有一些是涉及國家、企業(yè)及個人的秘密檔案，它對維護各方的切身利益承擔(dān)著重大的政治責(zé)任及歷史責(zé)任。當下處于全球化的背景下，世界各個國家都在為自身的發(fā)展而奮勇直追，如果一個國家文檔保密工作很到位，那么這個國家就能在全球化過程中占領(lǐng)先機，反之，如果一個國家的檔案機密保護得不到位，那么這個國家就會在發(fā)展的過程中步步受制于他國，很難在世界之林立穩(wěn)腳跟。在相對和平發(fā)展的年代與國度，檔案的保密實質(zhì)上就是保一國之安寧、之團結(jié)、之興旺、之和諧。作為接觸秘密檔案最集中的檔案管理部門的工作人員，其肩負的社會責(zé)任和重擔(dān)，與其自身及國家來說都是不言而喻的，他們肩負著不同于一般的工作人員所擔(dān)負的責(zé)任。在一定程度上，檔案管理工作人員的保密意識強弱直接影響著檔案管理工作質(zhì)量的優(yōu)與劣，因此我們的檔案管理人員不僅要認真地工作，而且還要增強自己的檔案責(zé)任心、檔案事業(yè)心，以此來增強檔案的保密意識。同時，在業(yè)余之外的閑暇活動中，還時刻對自己知道的檔案秘密提高警惕，對套話者做到緘口不提。所以，不管檔案人員身居何處，對于機密的文檔都要做到守口如瓶，以防紕漏橫生，進而避免意外泄密事件發(fā)生到自身。檔案管理人員的保密意識對于維護檔案的完整與安全有著重要的作用，故而他們必須要有較強的保密意識，檔案保密意識的強與弱直接影響了檔案保密工作質(zhì)量的好與差。
鑒于上述，筆者認為應(yīng)該從以下幾方面工作中做好檔案的保密工作。首先，從檔案的承載設(shè)施來看，國家需要根據(jù)既有規(guī)定加大檔案庫房設(shè)施的新建工作，合理使用檔案的庫房。當然，庫房設(shè)施應(yīng)當居于相對合適的場域，另外要加固庫房門窗，提升防腐、防盜等水平。應(yīng)該將檔案存儲庫房與其他類似場所區(qū)別開來，要指派專業(yè)、合格的人員進行嚴格的管理與規(guī)范的保存。絕密檔案作為特殊的文件，涉及了一個黨派、一個國家、一個企業(yè)及個人的核心利益，它決定著黨派、國家、企業(yè)及個人的全方位的利益，直接關(guān)系著其生死存亡，所以嚴格加強對秘密檔案的保存意義甚大。有鑒于此，筆者以為，相關(guān)管理人員在管理過程中，應(yīng)該把絕密的檔案作為特級重點保存對象，進行全面的保管；同時，科學(xué)嚴謹?shù)臍w類不同時期的歷史檔案，依據(jù)相關(guān)管理原則，做到弄清管理期限、管理方法及其他各方面的原則，它不僅是一個國家的豐富文化，我們還能吸取其寶貴的經(jīng)驗，以鑒后人。另外，還要采取制度化的保密意識。工作中做到實事求是，依據(jù)檔案自身的不同特點，采用不同的保密制度與管理措施，進而達到檔案管理保密意識工作的制度化目的。
三、檔案法律意識
《中華人民共和國檔案法》是我國檔案事業(yè)發(fā)展的根本性指導(dǎo)法律，是社會各級檔案管理人員加強檔案管理事業(yè)的根本依據(jù)，它為廣大的檔案管理部門進行具體的檔案管理工作指明了方向，提供了法律的基礎(chǔ)。
社會的急劇發(fā)展和變化要求檔案管理事業(yè)也應(yīng)適應(yīng)時代的需要進行改革。筆者以為，檔案管理人員首先應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念。必須意識到檔案管理要實現(xiàn)法制化的歷史性改革和轉(zhuǎn)變，所以必須在觀念上進行改變。其次，檔案管理人員應(yīng)當努力學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》，做到用法律指導(dǎo)我們的思想與行動，實際中真正做到依法辦事，對于無視法律的人員進行依法處理。當然，依據(jù)法律管理檔案重點在人，檔案管理人員素質(zhì)的高低直接決定了檔案管理工作質(zhì)量與水平。所以，培養(yǎng)并提升檔案管理人員的法律意識是非常重要的。另外，學(xué)會運用檔案法律。檔案行政管理機關(guān)是國家行政執(zhí)法部門，它的主要職能是依法管理檔案工作。若要發(fā)揮好這一職能，必須做到執(zhí)法必嚴。所以，檔案行政管理工作部門首先要增強法律意識，為其他部門正常的、有序的開展檔案管理工作樹立一個典型，發(fā)揮示范榜樣作用。
筆者認為，培養(yǎng)并加強檔案管理人員的法律意識，必須集中地組織檔案從業(yè)者認真地學(xué)習(xí)《檔案法》及相關(guān)法規(guī)。唯此，才能夠做到以法律法規(guī)來指導(dǎo)檔案的具體管理工作，當然，這也是為了適應(yīng)國際經(jīng)濟、文化的全球化的新挑戰(zhàn)。檔案從業(yè)人員應(yīng)該認真學(xué)習(xí)有關(guān)法律知識，并且運用新法規(guī)調(diào)整檔案管理工作，這樣才能使檔案管理工作為社會各方面發(fā)展服務(wù)貢獻自己的力量。
四、檔案責(zé)任意識
信息化的發(fā)展為檔案管理發(fā)展提供了新的思維要求，因為檔案信息化是一個綜合性極強的復(fù)雜且系統(tǒng)的工程，它不僅需要上級主管領(lǐng)導(dǎo)的特別重視。作為檔案管理人員也需要不斷更新理念，認真研究并探索檔案管理的基本規(guī)律。合理運用現(xiàn)代信息技術(shù)，發(fā)揮自身優(yōu)勢，整合各方面的智慧與力量，實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)向更廣領(lǐng)域進發(fā)。
我們要想具備很強的檔案責(zé)任意識，就應(yīng)加強基本的理論知識研究，提升專業(yè)理論水平和素養(yǎng)。檔案從業(yè)人員必須不斷提升專業(yè)素養(yǎng)，開拓創(chuàng)新，提前進入管理程序，做到全方位參與到信息化建設(shè)之中，并將自身有機地融入到其中，使檔案管理工作與各工作流程有序、合理的銜接起來，進而實現(xiàn)對各類型文件信息正常運行的適時監(jiān)控。檔案從業(yè)人員業(yè)要積極地參與到國際質(zhì)量認證體系的貫標活動中去，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，積極主動地配合操作人員，建立并完善檔案信息化系統(tǒng)。同時還應(yīng)該積極主動地掌握各類相關(guān)的信息，及時地設(shè)計出合理化的、高水平的分析報告，供決策管理者分析和借鑒。
另外，要堅持以市場為導(dǎo)向，深入挖掘各種新的檔案信息點，轉(zhuǎn)變觀念，多渠道開辟檔案信息資源渠道。所以，必須對新出現(xiàn)的檔案信息要特別予以重視，適當?shù)財U大檔案信息的搜索領(lǐng)域，只要是與檔案關(guān)系密切的各種信息資料，都應(yīng)當及時的注意收集整理。同時，檔案的收集整理也要充分地利用現(xiàn)代科技信息手段，進而拓展收集信息的深度和廣度，檔案管理核心也要轉(zhuǎn)向自身形成的材料及其有直接關(guān)系的信息資料。
五、檔案服務(wù)意識
隨著現(xiàn)代科技的深入發(fā)展，信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也日趨完善，這必將改變傳統(tǒng)的檔案服務(wù)工作的方式，進而帶來服務(wù)領(lǐng)域的技術(shù)性革命，最終實現(xiàn)了檔案價值利用服務(wù)內(nèi)涵的升華，檔案作為信息資源的價值得以切實且充分的體現(xiàn)。如何使檔案服務(wù)工作做到與時俱進，進而充分發(fā)揮檔案信息資源在社會各領(lǐng)域應(yīng)有的價值，實現(xiàn)檔案從業(yè)人員自身的價值，確實是一項迫在眉睫的問題。
檔案從業(yè)人員要徹底轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)方式，拓展服務(wù)價值的意向范圍，深入發(fā)掘檔案信息中所蘊藏的社會多方位的價值，并能夠及時地、主動地提供給所需者，進而發(fā)揮其應(yīng)有的作用。這就要求檔案從業(yè)人員改進既有的服務(wù)模式，積極主動地參與社會活動中去，為社會各界提供滿意的服務(wù)。
檔案部門擁有著豐富的信息資源，這是其一大優(yōu)勢，而相關(guān)檔案管理部門不僅是資源的管理者，更是檔案信息資源的整理者、研究者和傳揚者。檔案從業(yè)人員要開發(fā)這些資源為社會服務(wù)，這是其做好本職工作的最有成果性的證明和見證。對檔案進行編輯和研究是高效地開發(fā)檔案信息資源的重要手段，能夠?qū)谜叩男枨筇峁┻m時且足量的服務(wù)，那是編研者的價值的自我實現(xiàn)的最佳途徑。另外，檔案從業(yè)人員也要在服務(wù)的質(zhì)量、層次、水平上加以提升，借助現(xiàn)代化的技術(shù)手段，對相關(guān)檔案信息進行高效的搜集、整理和創(chuàng)新研究。特別是能夠主動地參與到社會各單位、各部門、各階段的工作中去，利用既有的檔案信息資源，為社會各界提供準確的、豐富的檔案資料及文件匯編，貢獻力量。
當然，僅僅加強在檔案從業(yè)人員、檔案管理人員方面的管理工作還是不全面的，作為相關(guān)檔案領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該增強其自身的檔案意識，深化對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，也能夠把檔案工作作為一項重要的工作來抓，并且真正從思想觀念上重視檔案管理工作，要在管理經(jīng)費、培訓(xùn)人員方面給予大力的支持。對檔案管理的工作要有長遠的發(fā)展規(guī)劃方案，要肯借助于新興的科學(xué)技術(shù)，切實解決現(xiàn)實中存在的矛盾和問題。相信，在領(lǐng)導(dǎo)的重視下，檔案管理工作在新的歷史時期一定會有一個質(zhì)的突破性的發(fā)展。
關(guān)鍵詞 人事檔案 信息化 管理
一、企業(yè)人事檔案管理應(yīng)具備的“四種意識”
（一）使命責(zé)任意識
使命責(zé)任意識是指檔案管理人員從事企業(yè)人事檔案管理應(yīng)具有的責(zé)任心和使命感這是做好人事檔案工作的前提。人事檔案管理的特殊性和重要性決定了檔案管理人員必須以高度的責(zé)任心和強烈的使命感完成日常工作一是深刻理解人事檔案對企業(yè)員工的重要性，強化檔案管理人員的使命感。
（二）主動服務(wù)意識
要甘于奉獻、甘于寂寞。能夠從事干部人事檔案管理工作是組織的信任，是組織對個人能力的肯定，一定要沉下心來、靜下心去，認真細致地做好每一項材料的收集整理鑒別工作，確保經(jīng)手的檔案材料真實完整。
（三）創(chuàng)新發(fā)展意識
人事檔案管理要想滿足企業(yè)提出的不同需求，必須保持創(chuàng)新和發(fā)展。檔案管理人員應(yīng)積極適應(yīng)時代的要求，樹立創(chuàng)新發(fā)展意識，學(xué)習(xí)新知識，充實新內(nèi)容，使用新手段，從而促進人事檔案事業(yè)的進步。
（四）動態(tài)管理意識
在現(xiàn)代企業(yè)管理中，由于人力資源配置和使用的流動性更強，員工調(diào)進調(diào)出的頻率更高，職務(wù)調(diào)整節(jié)奏更快，這需要人事檔案管理人員必須樹立動態(tài)管理意識，了解檔案收集規(guī)律，及時對人事檔案進行更新和維護，有力保障企業(yè)對人力資源的適時需求。
二、企業(yè)人事檔案管理中存在的問題
（一）管理制度不完善
人事檔案管理不嚴格，標準不規(guī)范，缺乏起碼的檔案管理制度，如交接手續(xù)不嚴密，重視程度不夠等，這樣就造成了檔案管理工作的責(zé)任不明確和管理的混亂等。
（二）效率低
基于各種舊觀念的束縛，以往傳統(tǒng)的人事檔案管理還停留在紙質(zhì)的檔案素材上，依靠手工操作，在檔案建立檢索時，嚴重阻礙了操作效率，既費時又費力。
（三）未合理達到資源共享
一般來說，大部分人事檔案管理部門還是沿用的手工檢索查閱，再加上目前檔案管理人員自計算機與互聯(lián)網(wǎng)知識處在薄弱環(huán)節(jié)，相對的信息化程度較低.只停留在一些較簡單的操作上，而面對信息化的繁雜技術(shù)就顯得有些力不從心了，研究與開發(fā)就更不值得―提了。同時，人事檔案信息管理未設(shè)有明確的標準加以規(guī)制，導(dǎo)致了各科室數(shù)據(jù)通用性能只低不高，加劇了重復(fù)勞動的現(xiàn)象。
三、完善人事檔案管理的對策
（一）完善人事檔案管理制度是信息化的基礎(chǔ)
人事檔案信息化管理中，要不斷更新原有制度，尤其是那些不能緊跟形勢、不能適應(yīng)新任務(wù)的制度，要推陳出新，及時建立相對科學(xué)合理的人事檔案信心管理制度，確保人事檔案管理工作更加規(guī)范化。另外，在檔案信息的的收集方面，要注意完整性與及時性，并要保證檔案信息的查準率，同時，要科學(xué)、嚴謹?shù)膶n案進行整理歸檔，在各個環(huán)節(jié)實施過程中，嚴謹防范檔案的安全問題，尤其是對檔案新天界的內(nèi)容進行及時、主動的補充、更新。
（二）實現(xiàn)檔案數(shù)字化
沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。利用計算機技術(shù)對人事檔案進行信息存貯、查找，進而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。
（三）實現(xiàn)信息資源共享
高等學(xué)校的檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、管理、科研等活動直接形成的對學(xué)生、教職工、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄，主要以紙質(zhì)稿及電子稿形式為主。檔案工作是高校依法治校的基礎(chǔ)性工作，是高校管理的重要組成部分之一。利用好學(xué)校檔案，可以總結(jié)過去，指導(dǎo)現(xiàn)實，服務(wù)未來，更好地為學(xué)校全面發(fā)展服務(wù)。
隨著我國高等教育改革的不斷深入，高等教育事業(yè)得到了不斷的發(fā)展，民辦高校在辦學(xué)規(guī)模和辦學(xué)質(zhì)量上也都取得了長足的進步，但在檔案建設(shè)、管理工作方面還處于一個學(xué)習(xí)、逐步完善的階段，與公辦高校在檔案管理方面相比，還有一定的差距。
1 民辦高校檔案管理主要存在的問題
1.1 領(lǐng)導(dǎo)對檔案建設(shè)及管理的意識不強 有些民辦高校的領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重要性認識不足，沒有認真學(xué)習(xí)和貫徹檔案法律、法規(guī)，片面地認為高校的中心任務(wù)是教書育人及科研教研工作，很少過問學(xué)校的檔案工作，從根本上忽視了檔案的重要性。從筆者了解的幾個民辦高校來看，翻看其黨政會議紀要，從頭到尾沒有提到過檔案建設(shè)工作只字片語，更不用說有什么檔案建設(shè)的規(guī)劃、計劃與總結(jié)了，在機構(gòu)建制上，無專職檔案員，工作保障上無相關(guān)的檔案管理制度和經(jīng)費投入保障等。
1.2 檔案收集、歸檔意識薄弱 民辦高校在建校初期
由于經(jīng)費、人員的緊張，往往忽視對檔案的建設(shè)管理工作，一些重要的文件材料遺留在個人手里，覺得放在自己手邊，要用起來的時候方便查找。另外由于檔案管理不規(guī)范，偶爾出現(xiàn)幾起檔案丟失的事件后，就會有教職工不愿將教學(xué)成果移交歸檔等現(xiàn)象。也有員工認為檔案工作是檔案管理部門的事，與學(xué)校其他工作沒有多大關(guān)系，與自己更是無關(guān)，因而拒絕配合檔案部門搞好檔案的收集工作，種種困難，很可能使這些重要的檔案材料殘缺不全或丟失。
1.3 兼職檔案員隊伍不穩(wěn)定 民辦高校的兼職檔案員一般由院系秘書或處室秘書等兼任，他們不僅有日常教學(xué)行政事務(wù)性工作，又要兼職做好院系或處室的檔案收集工作。一般來講，行政人員工作繁忙、工作量大，雖是日?，嵤?，卻件件都是需急辦之事，而檔案工作由于關(guān)心的人少，缺少制度上的操作規(guī)范，對檔案工作往往會虎頭蛇尾，常常顧及不到及時的收集、整理、歸檔、保存等。另外，民辦高校由于種種原因，兼職檔案員調(diào)動頻繁，這樣就致使檔案管理工作缺乏連續(xù)性，造成管理混亂無序。
2 民辦高校如何加強建檔意識
鑒于以上種種問題，新建民辦院校務(wù)必從實際出發(fā)，積極宣傳檔案建設(shè)的作用、意義，促進檔案建設(shè)工作。筆者認為可以從以下四點檔案的服務(wù)功能來加強建檔意識。
2.1 服務(wù)于學(xué)校整體發(fā)展的需要 民辦高校檔案來自于學(xué)校形成、發(fā)展、變化的全過程，貫穿著學(xué)校教育教學(xué)工作及其組織、管理的各個方面，是學(xué)校重要的信息資源所在，記錄了學(xué)校發(fā)展的歷史，匯集了學(xué)?，F(xiàn)有的知識成果。學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)的會議記要、領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場指導(dǎo)工作的講話等，都可為學(xué)校的整體發(fā)展、建設(shè)提供各種歷史依據(jù)和線索。通過學(xué)校檔案資料，可以更深刻地理解本校的特點及發(fā)展的規(guī)律，全面、系統(tǒng)地掌握學(xué)校教育教學(xué)工作等方面的沿革和演變情況，以方便后人總結(jié)學(xué)校自身形象和價值觀建設(shè)的得失、成敗，為后續(xù)領(lǐng)導(dǎo)制定合理的學(xué)校自身形象和價值觀建設(shè)的整體方案提供依據(jù)。
民辦高校的發(fā)展、壯大，必將走過光輝而曲折的歷程，然而最能體現(xiàn)這歷程的學(xué)校檔案，如果所存無幾（例如看不到第一任校長的介紹資料，找不到第一批學(xué)生的花名冊，缺失歷屆畢業(yè)生的學(xué)籍檔案、缺失全體教職工的教研科研成果資料等等）。那么我們教育工作的后幾輩想極力宣揚百年老校底蘊豐厚的時候，時過境遷，有何為據(jù)呢？
所以，民辦高校的檔案建設(shè)工作在服務(wù)于學(xué)校整體發(fā)展的方面有著深刻重要的意義。
2.2 服務(wù)于專業(yè)建設(shè)發(fā)展的需要 根據(jù)我國目前的辦學(xué)體制，無論哪一個專業(yè)的建設(shè)、發(fā)展都離不開各類辦學(xué)評估，如新專業(yè)檢查、合格評估等，評估工作是專業(yè)建設(shè)的重要指導(dǎo)方向，而各種評估工作都離不開對專業(yè)建設(shè)、發(fā)展中的檔案梳理工作。完整規(guī)范的檔案正是充分展示專業(yè)辦學(xué)成果，讓評估專家全面深入地感受專業(yè)辦學(xué)成效的有力證據(jù)。
隨著專業(yè)評估工作的改進、完善，各類評估工作越來越重視專業(yè)建設(shè)原始資料的規(guī)范性、真實性等，所以從新專業(yè)申報、籌建，到專業(yè)的開設(shè)、建設(shè)、壯大及最后專業(yè)建設(shè)的成果，務(wù)必要有完整的檔案記錄，確保專業(yè)辦學(xué)的延續(xù)。各類紙質(zhì)材料、電子文稿均應(yīng)有規(guī)范的建檔、存檔意識，杜絕因人動導(dǎo)致專業(yè)辦學(xué)中的突變現(xiàn)象。
專業(yè)建設(shè)工作既有正向的水到渠成，即按專業(yè)建設(shè)的目標、計劃，逐步進行，最終得以成功，獲得成果。也需要逆向構(gòu)建，即通過對專業(yè)建設(shè)檔案的梳理，總結(jié)專業(yè)建設(shè)如果要有特色、亮點，還需要什么支撐，從而去彌補或改進原有的一些專業(yè)建設(shè)工作，從而充實專業(yè)建設(shè)成果。由此可見在專業(yè)建設(shè)工作中檔案建設(shè)、管理工作的重要性。
2.3 服務(wù)于教職工自身發(fā)展的需要 教職工檔案是教職工個人經(jīng)歷、學(xué)識、業(yè)務(wù)能力、德才表現(xiàn)、業(yè)績情況等方面的記載，但有些民辦高校的現(xiàn)實情況來看，有的職工檔案僅僅保存著教職工應(yīng)聘時的一般材料（諸如基本情況、學(xué)歷職稱證書等復(fù)印件），缺少其業(yè)務(wù)能力、決策能力、運用能力、創(chuàng)新能力（尤其是教學(xué)科研的創(chuàng)新）等綜合素質(zhì)的“活材料”，沒有對其現(xiàn)有的資料進行收集、整理、規(guī)范，看不出教職工新的動態(tài)性發(fā)展情況。
教職工個人檔案資料的缺失將對教職工的職稱評審、工資晉級等產(chǎn)生不良影響。如有些職稱（高級工程師、高級經(jīng)濟師等）評審中，要求凡是校級以上的所有項目、榮譽都需要提供原件方可認可，一些集體項目，特別是作為主要參與的項目，申報職稱的教職工可能發(fā)揮了相當主要的作用，但如果申報材料、批復(fù)材料等資料均在項目主持人手里，而項目主持人有可能調(diào)離或?qū)⒉牧线z失，那么給參與人員的資料查找將帶來相當大的困難。
某高校檔案管理員曾深有感嘆地說：“只有每年職稱評審的時候，她的檔案室才是最熱鬧的時候，查閱、復(fù)印、借閱等人員門庭若市?！庇纱丝梢姍n案完整對教職工自身發(fā)展的重要性。
2.4 服務(wù)于學(xué)生個人發(fā)展的需要 大學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活、學(xué)生工作及各種社會實踐的記錄，是大學(xué)生就業(yè)及今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)，它能完整地反映出一個學(xué)生在校期間的德、智、體、美、勞等各個方面的表現(xiàn)狀況。學(xué)生檔案管理旨在對學(xué)生在校期間所有材料進行整理、歸檔，提供學(xué)生檔案的查、借閱服務(wù)、轉(zhuǎn)遞等工作。
長期以來，由于諸多原因，高校畢業(yè)生檔案工作存在重視不夠、管理技術(shù)落后、致使檔案管理出現(xiàn)“棄檔”、“死檔”等問題，給大學(xué)生就業(yè)及今后各級組織選拔、任用、考核造成了一定的影響。部分學(xué)生的檔案、畢業(yè)證書等重要資料失落在個別班主任或輔導(dǎo)員手上，而學(xué)生一開始又不夠重視，等需要用時，由于時間久遠或人員調(diào)動等，這部分學(xué)生的檔案資料往往發(fā)生遺失或查無結(jié)果現(xiàn)象，造成對學(xué)生利益的極大損害，同時也使師生關(guān)系緊張，進而影響學(xué)校聲譽。
隨著高校學(xué)生人數(shù)的不斷擴張，加強學(xué)生檔案管理，確保學(xué)生檔案的完整性、規(guī)范性，確保學(xué)生檔案轉(zhuǎn)移有據(jù)可查，改進學(xué)生檔案對學(xué)生的服務(wù)功能迫在眉睫。
總之，通過宣傳檔案的服務(wù)功能，可以提高民辦高校建檔意識，促進高校檔案建設(shè)工作。高校檔案的規(guī)范建設(shè)是高校重要工作之一，既能促進社會和諧又有利于學(xué)校健康發(fā)展、有利于教師自身發(fā)展、有利于學(xué)生個人成長。
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隨著社會信息化時代的發(fā)展，高校招生規(guī)模的擴大，畢業(yè)人數(shù)的增多，目前的高校學(xué)籍管理工作的運行方式已無法滿足時展的需求。在傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理中，對檔案資源共享、信息資源傳輸?shù)确矫嬉延泻芏嗖蛔愕牡胤?，與信息化的時代需求之間還存在諸多的矛盾，所以，改善高校學(xué)籍檔案信息的管理工作，是目前高校首要解決的問題。
一、我國高校學(xué)籍檔案信息管理的現(xiàn)狀
目前，我國高校學(xué)籍檔案信息管理大多都使用的是教務(wù)管理系統(tǒng)，主要以紙質(zhì)材料保存為基礎(chǔ)，再通過網(wǎng)絡(luò)儲存、傳輸?shù)男问浇㈦娮訖n案，但是其中的操作過程還是需要靠人員來實現(xiàn)，所以在檔案的信息建設(shè)與管理方面還存在著很多問題。首先，在歸檔方面，歸檔的方法較不統(tǒng)一，而歸檔的形式也是多種多樣，在院系之間，存在著按年度歸檔、學(xué)期歸檔、班級歸檔的不同歸檔方式；其次，在保存方面，檔案信息的保存必須有紙質(zhì)的書面材料，但由于高校的學(xué)生較多，很難做到細致保管，從而導(dǎo)致這些紙質(zhì)的材料會出現(xiàn)不齊全、不完整或有破損的情況；此外，在檔案的利用方面，學(xué)生如果想查找檔案必須要親自到學(xué)校，通過工作人員進行手動查找，從而花費了大量的時間，顯得不便利?？傊诟咝Ｄ壳暗膶W(xué)籍檔案信息管理上還是缺乏相關(guān)的指導(dǎo)、檢查等工作，而院系之間的檔案管理又是互相封閉，缺少借鑒與交流。
二、高校學(xué)籍檔案信息管理者在信息化建設(shè)中的意識構(gòu)成
高校學(xué)籍檔案信息管理工作主體意識提高是檔案信息管理工作能否順利開展的重要前提。這種主體意識主要包括以下幾個方面：
（一）檔案數(shù)字化信息利用的意識
檔案資源的數(shù)字化信息意識是檔案信息資源與檔案數(shù)字化管理的有機統(tǒng)一。檔案作為一種信息記錄的形式，主要是將信息源保存在一個載體上。當檔案被儲存、保管以后，它便會成為一種信息，只有通過信息搜查、檢索的方式來獲取。在高校的學(xué)籍檔案管理中，檔案工作者作為操作主體，在管理的過程中要有“檔案的最終意義不是保存，而是利用”的意識。所以在管理中，要以利用為主要原則，改變以往“重藏輕用”的觀念，要充分利用好現(xiàn)代的信息技術(shù)手段，提高對學(xué)籍檔案信息的開發(fā)利用。只有有效運用好檔案信息，才會使其在社會中發(fā)揮出真正的價值，而不再是像以往那樣，僅成為一種“儲藏”形式的存在。
（二）信息網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)意識
有效的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)讓利用者更充分的利用好檔案的信息資源，可隨時隨地的進行查詢與搜索。在信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)中，首先，要建立高校的學(xué)籍檔案網(wǎng)站，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)傳遞與網(wǎng)絡(luò)檢索功能，為高校學(xué)籍檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)打下基礎(chǔ)，實現(xiàn)信息化管理功能，讓利用者隨時調(diào)閱高校學(xué)籍檔案信息，滿足相關(guān)需求，從而讓學(xué)籍檔案信息發(fā)揮出真是的社會價值。其次，檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)可讓學(xué)籍檔案工作者更及時的更新檔案信息，從而避免了網(wǎng)絡(luò)檔案內(nèi)容陳舊，信息的單一的情況，加強了高校學(xué)籍檔案信息的利用。最后，由于學(xué)籍檔案信息的利用者對信息技術(shù)的掌握水平不一，所以需增加檔案信息網(wǎng)絡(luò)的咨詢功能；高校的學(xué)籍檔案工作者應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)咨詢系統(tǒng)，可通過在網(wǎng)站上設(shè)置留言板、電子郵箱等方式，讓檔案利用者與檔案管理者之間形成交流，從而更加了解檔案利用者的需求，并總結(jié)其提出的相關(guān)問題，優(yōu)化檔案信息的管理系統(tǒng)，提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)質(zhì)量。此外，在檔案的網(wǎng)絡(luò)信息化管理中，必須加強安全管理意識，在采取系統(tǒng)的帳號密碼管理方式的同時，還要加強閱讀防火墻的等安全設(shè)施的建立，以避免黑客的侵入，對學(xué)生檔案進行更改或胡亂調(diào)閱的情況。
（三）樹立檔案工作者的規(guī)范意識
在當前信息化時代中，規(guī)范檔案工作者的標準化管理意識尤為重要，而這些標準管理不僅要在檔案形成之后，在學(xué)籍檔案信息形成的整個過程都要隨時進行規(guī)劃。首先，在學(xué)籍檔案形成階段，由于紙質(zhì)檔案與電子檔案是并存的，所以檔案信息管理者要充分考慮兩者之間差異性。在紙質(zhì)檔案的管理上，檔案的原始資料內(nèi)容都是由之前的院校進行遞送，在由當前高校根據(jù)學(xué)生的基本情況與日常表現(xiàn)進行補充，這個工作基本上是由檔案工作人員完成的，而電子檔案卻不同，電子檔案的形成往往是在學(xué)校各相關(guān)部門的具體工作過程中形成的。由招生部門在招生時就初步的形成了學(xué)生的學(xué)籍檔案，包括其中的學(xué)號、姓名、班級、院系、學(xué)籍卡等信息，在日后的工作中，由系部對檔案進行補充完善，包括了學(xué)生的課程科目、考試成績、總體評分等。而為了實現(xiàn)檔案的規(guī)范管理，檔案管理人員在這些電子文件形成的過程中就要實施具體的標準管理方法，并將其中的管理意識傳遞給電子文件的形成者，從而實現(xiàn)電子文檔一體化管理，為檔案信息管理工作提供了更加有利的保障。
（四）標準法律法規(guī)意識
由于檔案的公布受諸多法律和校規(guī)的限制，所以，將這些限制制定成檔案信息管理的標準，是目前檔案信息管理的最好方法。在檔案信息管理者的工作中，在檔案信息的公布上要把好關(guān)，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，強化標準化管理意識。標準化管理不僅可保護院校及學(xué)生的切身利益，還可使檔案信息在利用上等得到更好的發(fā)展，最終實現(xiàn)檔案信息的社會價值。
三、結(jié)語
在高校學(xué)籍檔案的信息化建設(shè)中，加強院校硬件軟件設(shè)施與提高學(xué)籍檔案管理者的信息意識是不可或缺的兩項重要因素，只有二者兼顧，才能真正讓高校學(xué)籍檔案管理工作得到實質(zhì)的發(fā)展，發(fā)揮其有效的管理價值，讓學(xué)籍檔案工作得到真正的價值體現(xiàn)。
參考文獻：
二、檔案的信息安全管理
檔案的類型越來越多，紙質(zhì)化的、電子化的、數(shù)字化的等等，隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)在檔案管理的中的使用，這一定程度上給檔案資料的信息安全埋下了隱患，所以新形勢下，信息安全已經(jīng)成為檔案安全管理工作的重心。為了確保檔案信息的安全，應(yīng)該依據(jù)我國的《檔案法》，劃分檔案的秘密級別，實施檔案保密制度，從制度上確保檔案信息的安全。對于檔案，還要做好價值的評估和鑒定，科學(xué)、準確的區(qū)分、判定檔案開放與控制使用范圍。檔案從業(yè)人員還要有責(zé)任意識和法律意識，對于檔案的查閱和使用必須遵循一定的審批手續(xù)和相關(guān)制度。在檔案資料的開發(fā)利用中，較高的檔案要匯編的話，應(yīng)當經(jīng)原制發(fā)機關(guān)、單位批準，未經(jīng)批準不得匯編入冊。檔案管理結(jié)構(gòu)和從業(yè)人員，還要學(xué)習(xí)計算機技術(shù)，樹立安全意識，規(guī)范操作行為，規(guī)避計算機病毒、黑客等襲擊，嚴禁用處理國家秘密信息的計算機上互聯(lián)網(wǎng)。應(yīng)加強網(wǎng)絡(luò)安全防護，依據(jù)分區(qū)域、按等級、多層次的防護思想進行了安全規(guī)劃、安全評估、安全加固與安全維護，并且對過去已有的安全技術(shù)實施進行改進與增強。建立操作權(quán)限管理制度，明確權(quán)限和操作范圍；建立操作人員密碼管理制度，定期修改管理密碼；建立計算機病毒防治制度，定期進行病毒檢查等。
1電子檔案的特點優(yōu)勢分析
電子檔案的特點及優(yōu)勢是相對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言的。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理工作中所存在的問題包括：其一，檔案整理工作量大，需投入較大的人力物力，管理效率低下；其二，紙質(zhì)檔案在保存時間和備份上都存在明顯弊端；其三，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)量巨大且龐雜，在查閱、修改、填寫時存在諸多不便；其四，紙質(zhì)檔案在保存上相對繁瑣，易造成資源浪費。針對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的劣勢，電子檔案明顯具有諸多優(yōu)勢，具體包括：其一，電子檔案不受存儲空間的限制，受自然條件的影響也相對較小；其二，電子檔案管理工作中可以發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，大量節(jié)約了人力物力；其三，電子檔案備份簡便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明顯優(yōu)勢；其四，電子檔案依托互聯(lián)網(wǎng)的便捷，可以實現(xiàn)信息資源共享，具有方便快捷，提升管理效率等優(yōu)勢。當前電子檔案是檔案業(yè)發(fā)展的主要趨勢，雖然電子檔案相比紙質(zhì)檔案有很多優(yōu)勢，但在檔案原始性、真實性、以及法律憑證效益等方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案仍更占據(jù)優(yōu)勢。
2電子檔案在管理中可能遇到的問題
2.1對電子檔案管理的認識不足雖然電子檔案在近些年發(fā)展勢頭迅猛，但總體而言它還是屬于一種新鮮事物，相關(guān)配套制度發(fā)展并沒有完全成熟，加之一些單位對電子檔案管理的重視程度不足，沒有對檔案室進行足夠多的配套投入，導(dǎo)致檔案室電子檔案管理工作的發(fā)展一直較為緩慢，缺乏有實質(zhì)性的管理突破。
2.2電子檔案自身的管理問題
電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在非常明顯的差異，這也給檔案管理工作帶來了很多新問題，例如，檔案信息的安全性問題、電子檔案的存儲和保管問題、網(wǎng)絡(luò)自身的安全性問題、電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的處理問題、電子檔案的軟硬件問題等等。其中很多是新出現(xiàn)的問題，與傳統(tǒng)的檔案管理存在差異，因此在問題解決方法上也不能一概而論。
2.3檔案管理人員的管理水平問題
新時期的檔案管理特點給檔案管理人員提出了新的要求，然而結(jié)合實際情況來看，很多檔案室的檔案管理人員水平參差不齊，能否滿足電子檔案的管理要求存在很大疑問。一些檔案管理人員對電子檔案的認識不夠，或不具備信息化管理的能力，沒有及時更新自身的業(yè)務(wù)知識儲備，導(dǎo)致電子檔案的優(yōu)勢得不到有效發(fā)揮。
3加強檔案室電子檔案管理的措施建議
3.1加強制度建設(shè)，提高對檔案管理工作的重視程度
檔案在每個單位都占非常重要的地位，因此想加強檔案室電子檔案管理工作，首先，要提高對電子檔案管理工作的認識，特別對領(lǐng)導(dǎo)干部的重視，通過加大投入形成由上至下的管理合力，提高檔案管理工作的嚴肅性及部門的權(quán)威性；其次，要建立科學(xué)全面的電子檔案管理制度，檔案室的電子檔案管理主要是對電子文件進行分類、編目并制作備份，便于使用查詢，因此結(jié)合電子檔案的管理特點，必須要完善電子檔案的管理標準，明確檔案管理部門的權(quán)利、義務(wù)、職責(zé)，對檔案操作程序流程進行規(guī)范，建立一定的檔案管理責(zé)任制度和監(jiān)督制度，提高工作人員的責(zé)任意識，為實現(xiàn)動態(tài)化管理打好基礎(chǔ)；最后，考慮到檔案室的服務(wù)性質(zhì)，還應(yīng)該積極協(xié)調(diào)好檔案室與領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門及檔案使用者等相關(guān)各方的關(guān)系，為提高檔案室電子檔案管理水平打好堅實的基礎(chǔ)。
