時(shí)間：2023-05-17 10:07:17
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近年來，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案部門的大力普及與發(fā)展，檔案信息資源服務(wù)的基礎(chǔ)和手段正逐漸向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方向轉(zhuǎn)變?；诰W(wǎng)絡(luò)的檔案信息服務(wù)作為一種趨勢，不僅是服務(wù)手段的拓展，更成為眾多檔案部門探索與實(shí)踐的重點(diǎn)。與工作開展和利用者多樣化、綜合化、便捷化的需求相比，還存在著不小差距。
一、更新服務(wù)思想觀念
檔案工作服務(wù)機(jī)制是創(chuàng)新的前提，創(chuàng)新的前提是觀念的更新。創(chuàng)新檔案工作服務(wù)機(jī)制，要求我們解放思想、轉(zhuǎn)變觀念、統(tǒng)一思想，樹立正確的、全新的檔案服務(wù)意識，樹立檔案工作為社會(huì)服務(wù)、為政治服務(wù)、為經(jīng)濟(jì)服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為人民群眾服務(wù)的觀點(diǎn)。根據(jù)我國現(xiàn)狀，現(xiàn)代的社會(huì)化大生產(chǎn)逐步由過去的勞動(dòng)密集型走向自動(dòng)化、程序化。計(jì)算機(jī)管理廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)管理活動(dòng)的方方面面。因此，檔案工作者的重要使命就是開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，積極主動(dòng)地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場服務(wù)，為全面建成小康社會(huì)服務(wù)。要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為經(jīng)濟(jì)社會(huì)提供服務(wù)，就必須加強(qiáng)各項(xiàng)事務(wù)管理，促使檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化。
二、創(chuàng)新服務(wù)手段
（一）建立檔案網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。檔案部門要充分利用單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為各部門提供更好的服務(wù)。目前，國內(nèi)許多單位檔案室利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上檔案查閱服務(wù)，已成為為社會(huì)和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源化、數(shù)據(jù)庫化、檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理工作自動(dòng)化、檔案信息管理法制化，建立“大檔案”。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案室與各部門密切配合，可以將本單位重大活動(dòng)中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時(shí)歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫，以便于宣傳和利用。
（二）建立電子文件檔案數(shù)據(jù)管理中心。加強(qiáng)與本信息管理部門的密切配合，建立電子文件檔案數(shù)據(jù)管理中心。該中心設(shè)在本單位綜合檔案室，是單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件檔案數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。
（三）電子文件的自動(dòng)上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在第一時(shí)間將其收集到，并在綜合檔案室的服務(wù)器上歸檔。例如：為了方便下級或管理部門、互聯(lián)網(wǎng)上本單位的各部門通過網(wǎng)站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案室自行開發(fā)了“電子文件全文自動(dòng)上傳歸檔系統(tǒng)”該軟件可以利用身邊聯(lián)入網(wǎng)站的計(jì)算機(jī)，足不出戶就可將電子文件全文自動(dòng)上傳到綜合檔案服務(wù)器歸檔，而不需跑到檔案室，也不必交任何光盤或軟盤。
三、開展多種服務(wù)
（一）開展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時(shí)代必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望能通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的手工式的檔案提供利用方式必將逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。
（二）提供查詢和咨詢服務(wù)。檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案室通過電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通信，進(jìn)行信息交流，回答服務(wù)對象對檔案材料真實(shí)性與保存價(jià)值的咨詢，提供查詢和咨詢服務(wù)。
（三）開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。隨著改革開放的不斷深入，到檔案室查閱有關(guān)部門制定文件的人員逐年增多。為適應(yīng)新形勢的發(fā)展，必須進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率。目前檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對資料進(jìn)行科學(xué)管理和使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過試點(diǎn)，從數(shù)據(jù)庫中得出最主要的經(jīng)驗(yàn)有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和本單位檔案目錄庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高。
四、拓展服務(wù)領(lǐng)域
（一）信息服務(wù)的社會(huì)化、多主體。由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會(huì)全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識。這是因?yàn)闄n案部門既要面對黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會(huì)活動(dòng)中利用或可能利用檔案信息的組織和個(gè)人，又要有針對性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。在信息化社會(huì)中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動(dòng)變得越來越復(fù)雜，越來越離不開信息服務(wù)。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替。
（二）興辦服務(wù)實(shí)體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。在信息化社會(huì)的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者；檔案室也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案室的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實(shí)體。
對于檔案信息的開放和開發(fā)，檔案工作者應(yīng)當(dāng)樹立服務(wù)意識和產(chǎn)業(yè)意識，面向經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場主動(dòng)出擊。如在匯編專題信息方面：開發(fā)科技信息，幫助引進(jìn)開發(fā)先進(jìn)技術(shù)產(chǎn)品；開發(fā)經(jīng)濟(jì)信息，為結(jié)構(gòu)調(diào)整服務(wù)；開發(fā)市場信息，為保護(hù)合法權(quán)益服務(wù)；開發(fā)房地產(chǎn)信息，為城市改造和建設(shè)服務(wù)等。
（三）檔案管理將進(jìn)入社會(huì)信息網(wǎng)絡(luò)的新天地。伴隨著電子商務(wù)時(shí)代的到來，檔案管理也伴隨著信息資源的交流和互換進(jìn)入到社會(huì)信息網(wǎng)絡(luò)的新天地。
檔案工作者對電子檔案的來源與形成的關(guān)注由原來的內(nèi)部網(wǎng)而擴(kuò)展到地區(qū)、國內(nèi)及至國際范圍內(nèi)的整個(gè)網(wǎng)絡(luò)。檔案人員除了要繼續(xù)做好檔信息資源的收集和保管，更多地了解需求，擴(kuò)大服務(wù)內(nèi)容外，一方面要配合現(xiàn)代的營銷手段，同領(lǐng)導(dǎo)及專業(yè)人員一道，建立信息資料庫，選取最能體現(xiàn)優(yōu)勢、樹立良好形象的信息資源上網(wǎng)，宣傳自己和展示自己，吸引客戶和占領(lǐng)市場；另一方面要從網(wǎng)上獲取有效信息為領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)營決策、為生產(chǎn)建設(shè)發(fā)展提供服務(wù)，主動(dòng)地、全過程地提、供、銷、科技、質(zhì)量、資金、政策等多層次的信息，建立起一套科學(xué)的、多功能的、高效的、靈活的緊密聯(lián)系市場的檔案信息管理體系。這的確給檔案工作者提出了又一次挑戰(zhàn)。
【參考文獻(xiàn)】
[1]蔡哲.論樹立新時(shí)期的檔案意識[J].機(jī)電兵船檔案，2008.
[2]馮寧.淺談如何加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新工作[J].福建檔案，2013.
以用戶為核心的前提是了解用戶，否則檔案館傾力推出的各種服務(wù)也會(huì)收效甚微。這就需要對用戶的情況進(jìn)行調(diào)研，然后實(shí)施有針對性地服務(wù)。
(一)調(diào)研的內(nèi)容
首先，調(diào)研本館的主要用戶群體構(gòu)成及變化趨勢。一般而言，一個(gè)檔案館的檔案用戶都具有相對的穩(wěn)定性，即有一個(gè)或幾個(gè)核心用戶群，這些核心用戶群也是檔案館的主要服務(wù)對象，滿足了他們的信息需求即滿足了大部分的信息需求。另一方面，檔案用戶的構(gòu)成不是一成不變的，由于某項(xiàng)國家政策的出臺(tái)，或是檔案用戶本身生存狀況的變化等原因都會(huì)影響檔案用戶的構(gòu)成。對于檔案館而言，應(yīng)及時(shí)了解和跟蹤檔案用戶的變化，預(yù)測變化趨勢，并據(jù)此調(diào)整檔案服務(wù)中某些不相適應(yīng)的環(huán)節(jié)，將有利于開展優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。[1]
其次，調(diào)研檔案用戶的需求特點(diǎn)。不同的檔案用戶類型有不同的需求特點(diǎn)，檔案館應(yīng)根據(jù)不同的需求，提供有針對性的服務(wù)。目前，檔案界對各類型用戶需求以及對需求的調(diào)查分析已經(jīng)有了一定的研究成果，[2]檔案館可以借鑒這些研究成果并與自身的核心用戶群“對號入座”，提供相應(yīng)的服務(wù)。但做到這些還不夠，在網(wǎng)絡(luò)迅猛發(fā)展的今天，人們對信息要求更高、方式也日新月異，檔案館如果不與時(shí)俱進(jìn)、突出自己的優(yōu)勢，就很難被選擇。
再次，調(diào)研檔案用戶的心理特征。檔案利用行為是檔案用戶內(nèi)在心理和外部環(huán)境共同作用的結(jié)果，因此檔案館研究分析檔案用戶的利用心理，將對檔案工作起到積極的作用。比如檔案用戶在利用過程中存在維護(hù)自我形象的心理，檔案工作人員就要隨時(shí)觀察、研究不同用戶的特點(diǎn)，有針對性地采取適當(dāng)服務(wù)態(tài)度和服務(wù)方式。
(二)調(diào)研的方式
調(diào)研的方式有館內(nèi)、館外兩種。館內(nèi)調(diào)研主要是做好登記記錄，也就是要利用好檔案登記表，這就要求檔案登記表要足夠詳細(xì)。不僅包括查檔人的姓名、單位、檔案名稱等基本項(xiàng)目，還要增加查檔人的具體聯(lián)系方式、查檔原因以及用后效果等項(xiàng)目，同時(shí)保證填寫做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。
館外調(diào)研絕不可少。在實(shí)際中，有不少人存在檔案需求，卻由于種種原因沒有來館查詢，也沒有通過其他方式利用檔案。對于這一部分人，我們稱之為檔案的潛在用戶。館外調(diào)研的主要目的就是挖掘潛在用戶，通過定期的問卷、訪談等調(diào)研方式可以幫助檔案館掌握社會(huì)中的潛在檔案需求，然后據(jù)此有目的的推出檔案信息，從而使?jié)撛谟脩粝颥F(xiàn)實(shí)用戶轉(zhuǎn)化。調(diào)研的結(jié)果用于建立用戶聯(lián)系表或數(shù)據(jù)庫，這些聯(lián)系人可作為檔案館推出自我服務(wù)的主要對象。
二、檔案服務(wù)工作的改進(jìn)
用戶調(diào)研不是目的，檔案館真正要做的是根據(jù)調(diào)研結(jié)果，有針對性地調(diào)整服務(wù)工作中不適合的環(huán)節(jié)。
(一)檔案資源的整合方面
在檔案資源的整合上，首先要在原有館藏的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對已開放檔案的集成化管理和開發(fā)。這里所說的“檔案集成化管理和開發(fā)”是指將聯(lián)系緊密或檔案用戶普遍需求的檔案以某種方式歸納、整合和組合，以整體的形式集中展現(xiàn)，并在必要的情況下對這些檔案信息進(jìn)行深層次的編研和開發(fā)。這是因?yàn)楝F(xiàn)代檔案用戶對檔案的需求不再局限于檔案原件，而對經(jīng)過編研、序化和深加工的檔案信息顯得更有興趣。[3]比如，對于政府信息、城市記憶和百姓證明等共享性的檔案信息資源就要進(jìn)行有序的整合，實(shí)行集成化的管理。其次要建立館際互借系統(tǒng)。對于特定的檔案館而言，收集的范圍有限，收集到的檔案也不可能面面俱到。與其他的檔案館建立館際互借系統(tǒng)，能夠拓寬檔案館的服務(wù)范圍，也為用戶提供了便利條件。當(dāng)然，對于用戶廣泛需求而本館又欠缺的檔案，在今后的收集過程中，要加強(qiáng)對相應(yīng)檔案的收集。再次要突出特色，發(fā)揮自身優(yōu)勢。檔案館在長期收集檔案過程中，一定在某一方面有自己突出的優(yōu)勢。其實(shí)，一般的地方檔案館也都匯集著反映當(dāng)?shù)匾欢ū尘跋绿囟ㄊ挛锱d衰變遷的一些特色檔案。這些都應(yīng)該成為檔案館吸引用戶的“招牌”，檔案館應(yīng)積極發(fā)揮這些特色優(yōu)勢使自身得到增值。
(二)檔案資源的配套服務(wù)方面
在配套服務(wù)上，首先要提供多樣化的查詢和利用方式，在以館內(nèi)查詢?yōu)橹黧w的情況下，開通網(wǎng)絡(luò)利用服務(wù)，提供代查、郵寄、傳真等服務(wù)，甚至在用戶不方便的情況下主動(dòng)送檔上門。其次要提供多樣化的檢索系統(tǒng)，并盡量簡化檢索方式。當(dāng)前全國各級檔案館的檢索方式都存在過于專業(yè)化、多樣化欠缺等問題，這些都難以滿足現(xiàn)代人查找信息的心理，因此，檔案館開發(fā)出一種適合于普通民眾的簡易化檢索系統(tǒng)顯得很有必要。再次要營造一個(gè)干凈、舒適、方便地利用環(huán)境。最后要提供細(xì)心、耐心以及專業(yè)化的咨詢服務(wù)，加強(qiáng)對用戶引導(dǎo)，努力消除在檔案利用過程中的障礙。
三、檔案信息的宣傳與“推送”
李揚(yáng)新認(rèn)為：“檔案利用者需求分為客觀需求、認(rèn)識需求、表達(dá)需求三個(gè)層次。最佳的狀態(tài)是三者完全一致，而實(shí)際上這只是一種無法達(dá)到的完美極致。”[4]因此，檔案館不該僅僅坐等檔案用戶上門查檔，還應(yīng)采取積極的措施“刺激”人們這種潛在的利用需求，使上面所說的三種需求盡可能地達(dá)到統(tǒng)一，即客觀需求能夠被認(rèn)識并表達(dá)。而滿足這個(gè)目標(biāo)的重要條件就是檔案館要對館藏檔案進(jìn)行積極的宣傳甚至直接推送給用戶。
宣傳是檔案開放的窗戶，檔案館不必拘泥于形式，可利用多種媒介向公眾宣傳已開放的檔案或目錄，尤其要重點(diǎn)宣傳根據(jù)調(diào)研的用戶需求整合出來的目錄，也可以舉辦檔案展覽等。為了貼近人們生活，檔案館可以積極配合重要紀(jì)念日、重大歷史事件和活動(dòng)等，利用檔案信息資源廣泛開展教育。[5]或者，將各種檔案的內(nèi)容進(jìn)行提取，并利用計(jì)算機(jī)技術(shù)開發(fā)出一種類似于知識尋寶的小游戲，這樣，公眾在娛樂 之中就學(xué)到了知識，檔案館也達(dá)到了傳播檔案信息的目的。
信息推送是一種信息管理技術(shù)，是通過一定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)或協(xié)議，在互聯(lián)網(wǎng)上通過定期傳送用戶需要的信息來減少信息過載的一項(xiàng)技術(shù)。推送技術(shù)根據(jù)用戶的興趣來搜索、過濾信息，并將其定期推給用戶，幫助用戶高效率地發(fā)掘有價(jià)值的信息。檔案館可以借鑒推送技術(shù)及時(shí)將用戶可能感興趣的檔案信息傳送給用戶。不過，在當(dāng)前情況下，由于我國檔案的數(shù)字化程度還不高，不能完全依賴互聯(lián)網(wǎng)。這就要求檔案館一方面加緊推進(jìn)檔案的數(shù)字化，另一方面積極探索多樣化的方式將檔案信息推送給用戶。比如利用第一環(huán)節(jié)建立起的用戶聯(lián)系表，采用郵件或短信的方式將用戶可能感興趣的信息發(fā)給用戶，從而讓用戶及時(shí)了解并利用檔案。
四、檔案利用后的信息反饋
檔案利用后的信息反饋是檔案館提高和改善服務(wù)、提高檔案利用效果的保障。具體而言，包含以下幾個(gè)方面。
反饋信息的收集。收集內(nèi)容主要包括兩方面：一是檔案用戶對檔案館提供的各項(xiàng)服務(wù)的評價(jià)。如檔案工作人員的態(tài)度如何，規(guī)章制度是否合理恰當(dāng)以及提供的檢索工具是否方便易用等方面。二是檔案用戶利用檔案信息的效果評價(jià)，如是否解決了實(shí)際問題，是否產(chǎn)生了經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益等。[6]收集的方式可通過建立檔案利用效果登記簿主要了解用戶利用時(shí)對各項(xiàng)服務(wù)的要求、評價(jià)和建議；利用檔案用戶聯(lián)系表定期調(diào)查利用后的效果；也可以建立利用信箱制度隨時(shí)接收檔案用戶的反饋。反饋信息的收集要盡量做到準(zhǔn)確全面，爭取收集到每一個(gè)檔案用戶的反饋意見。
反饋信息的整理和分析。在實(shí)際的工作中，檔案用戶反饋回來的信息數(shù)量是龐大的，而且涉及的問題種類繁多。因此，檔案部門要對這些信息進(jìn)行分門別類的整理、去粗取精獲得有用的反饋信息。然后對這些信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析和歸納，最終得到反映各方面問題的總結(jié)性的結(jié)論。
反饋信息的應(yīng)用。對于用戶反饋回來的具有普遍性的問題，檔案館要真正落到檔案服務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)，并加以改進(jìn)和提高以滿足用戶的要求。對于那些取得較大現(xiàn)實(shí)效用的檔案實(shí)例加以匯編，從而為今后的檔案宣傳工作服務(wù)。而對于那些沒有達(dá)到現(xiàn)實(shí)效用的檔案利用行為，要積極找出原因，進(jìn)行補(bǔ)救。
二、遵守紀(jì)律，嚴(yán)守秘密
文書檔案工作人員處理、管理的公文，許多是涉及黨和國家以及單位政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、科學(xué)文化等重要秘密，或重大的機(jī)密科研成果。如果我們不嚴(yán)加防范，失去警惕，就有可能使黨和國家在政治上、經(jīng)濟(jì)上遭到不可彌補(bǔ)的重大損失。文書檔案工作人員接觸和掌握了大量重要的核心機(jī)密，因此，文書檔案工作人員不僅要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，而且應(yīng)該具有高度自覺的保密觀念和良好的保密習(xí)慣;不該說的，絕對不說，守口如瓶，不該看的，絕對不看;不該記錄的，絕對不記錄。不在私人通信上或公共場所、家屬子女面前談?wù)摍C(jī)密信息，與親戚朋友的交往要適度，要談吐有止;遵寧紀(jì)律，同時(shí)也要嚴(yán)格按照工作的職責(zé)行事，不以工作之便謀取私利。文書檔案工作人員是機(jī)關(guān)中經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)同志身邊工作的人員，同領(lǐng)導(dǎo)同志接觸機(jī)會(huì)比較多，了解的機(jī)密也比較多，因此，他們在為機(jī)關(guān)、為領(lǐng)導(dǎo)同志服務(wù)的同時(shí)，又有假借領(lǐng)導(dǎo)同志名義謀取私利的機(jī)會(huì)和可能，也有失密、泄密的可能。因此文書檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守紀(jì)律，清正廉潔，嚴(yán)守黨和國家的機(jī)密，以自己的言行確保一切秘密的安全。文書檔案工作人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守黨和國家制定的一系列有關(guān)保密工作的方針、原則和條例，確保國家秘密。
三、精明干練、主動(dòng)負(fù)責(zé)
文書檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，要嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志的意圖辦事，同時(shí)還要處理許多事務(wù)性的工作。因此，文書檔案工作人員應(yīng)當(dāng)頭腦靈活，思路敏捷，辦事利落、迅速而有條理，大事小事，案前百事，能分清輕重緩急，大事不誤，小事不漏。文書檔案工作的服務(wù)性和事務(wù)性，決定了文書、檔案工作人員要有勤奮工作，主動(dòng)負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。文書檔案工作人員應(yīng)當(dāng)腿勤、手勤、腦勤。在一些規(guī)模較小的單位，文書檔案工作人員同時(shí)兼任秘書工作，工作任務(wù)里，因此更需要勤奮并且要有積極主動(dòng)的負(fù)責(zé)精神。
四、埋頭苦干、嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)
埋頭苦干和嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)，是文書、檔案工作人員應(yīng)有的工作態(tài)度和工作精神，也是職業(yè)的行為準(zhǔn)則。文書檔案工作是屬于事務(wù)性、服務(wù)性的工作，這些工作往往都很具體、繁雜，每一樁，每一件，不干不行，干好義不容辭，要做好這一工作，就必須具有兢兢業(yè)業(yè)、勤勤懇懇、積極奉獻(xiàn)的精神。文書、檔案工作又是十分細(xì)致的工作，有許多相當(dāng)細(xì)小、零碎的環(huán)節(jié)，稍一馬虎，就會(huì)出現(xiàn)這樣或那樣的紕漏和差錯(cuò)，只有具備嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)的工作精神，才能做到周到、圓滿。
中圖分類號：TG333.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）08-0218-01
檔案管理工作也需要隨著社會(huì)的發(fā)展不斷的改革創(chuàng)新，創(chuàng)新檔案管理的方法，這不僅能夠提高檔案館路的效果，也符合為了檔案管理發(fā)展的需要，當(dāng)前我國信息化技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到了前所未有的發(fā)展，檔案管理工作需要利用現(xiàn)代先進(jìn)的技術(shù)手段，提高檔案管理的范圍及規(guī)范化。
一、檔案管理工作創(chuàng)新的意義
我國的發(fā)展，民族的進(jìn)步都離不開創(chuàng)新，創(chuàng)新對于經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和我國的建設(shè)起到了至關(guān)重要的作用，創(chuàng)新檔案管理首先需要提高管理人員對于創(chuàng)新的認(rèn)識程度，清楚的認(rèn)識到傳統(tǒng)的檔案管理弊端，清醒的認(rèn)識到市場經(jīng)濟(jì)體制下對于檔案管理工作的要求；其次檔案管理人員需要強(qiáng)化自身的創(chuàng)新能力，不斷的專研，大膽實(shí)踐，不斷的創(chuàng)新，提高檔案管理工作的質(zhì)量，同時(shí)國家需要為我國檔案管理工作提供便利俄?xiàng)l件，通過培訓(xùn)的方式來提高人員的政治素養(yǎng)和專業(yè)素養(yǎng)，同時(shí)還要提高我國檔案管理人員的責(zé)任意識，認(rèn)清自身的使命，這樣有利于檔案管理人員素質(zhì)的全面提高，有利于促進(jìn)我國檔案管理工作的全面提高。
二、創(chuàng)新我國檔案管理工作的措施
1、強(qiáng)化檔案的信息化好網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程
傳統(tǒng)的檔案管理主要是進(jìn)行手工管理，這種管理方式管理效率低，已經(jīng)不適應(yīng)我國社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展的需要，因此需要提高檔案管理的效率，提高信息化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)在信息管理中的應(yīng)用，電子信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的信息化進(jìn)程提供了技術(shù)支持，在計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的前提下，電子文件的生成、運(yùn)用以及后期的銷毀工作都可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，提高了檔案管理的效果，形成了檔案管理的新模式，也減輕了管理人員的工作負(fù)擔(dān)，解放了勞動(dòng)力。
我國政府為了能夠盡快提高檔案管理的效果，促進(jìn)檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，已經(jīng)在2012年開始網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng)，借助網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，為用戶提供了更快方便、快捷的服務(wù)，該系統(tǒng)單位建立需要堅(jiān)持集中統(tǒng)一的原則，這樣才能骨偶實(shí)現(xiàn)檢索系統(tǒng)的規(guī)范化和細(xì)化，這樣能夠?yàn)橛脩籼峁└觾?yōu)質(zhì)的服務(wù)，這也是我國檔案管理工作未來發(fā)展的主要方向。
2、創(chuàng)新檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程
新的歷史時(shí)期，我國的檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生了重大的變化，并且已經(jīng)取得了很大的進(jìn)步，但是在檔案管理工作的系統(tǒng)和結(jié)構(gòu)還存在一定的弊端，需要相關(guān)的工作人員結(jié)合當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展?fàn)顩r以及科技發(fā)展水平進(jìn)行適度的檔案管理創(chuàng)新，提高檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程，同時(shí)還需要建立檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化體系，并建立相關(guān)的管理機(jī)制。同時(shí)隨著科技的發(fā)展，還需要豐富檔案管理內(nèi)容，增加檔案中的音頻資料和視頻資料，檔案需要是記錄重大的歷史事件、重點(diǎn)人物的影響力，這樣可以彌補(bǔ)文字檔案中存在的不足，通過圖像資料來完善檔案管理工作，通過創(chuàng)新檔案管理工作提高檔案管理適應(yīng)時(shí)展的能力，為社會(huì)提供更加準(zhǔn)確的資料，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的不足，強(qiáng)化檔案管理的全面性，完善檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。
3、深化檔案管理資源的開發(fā)和利用
我國經(jīng)濟(jì)體制改革的變化，市場經(jīng)濟(jì)已經(jīng)成為了我國經(jīng)濟(jì)的主要形式，想要提高檔案管理工作與市場之間的互動(dòng)，需要強(qiáng)化檔案管理工作的服務(wù)性，一服務(wù)為主，檔案管理的服務(wù)性是檔案管理工作的根本出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，近些年來，我國經(jīng)濟(jì)、教育等各方面都取得了一定程度的進(jìn)步，我國國民的思想道德素質(zhì)和文化素質(zhì)都得到了一定程度的提高，因此人們對于檔案的認(rèn)識程度和理解程度與以前相比也更加的深入，因此人們需要利用檔案所蘊(yùn)含的信息，更進(jìn)一步的研究和開發(fā)，這樣可以提高檔案資料對于社會(huì)的貢獻(xiàn)，提高檔案的文化創(chuàng)新能力，深化檔案滾利的資源的開發(fā)和利用可以為社會(huì)提供更加專業(yè)、更加專業(yè)的檔案信息，滿足社會(huì)公眾的需要，突出檔案管理的服務(wù)。
三、結(jié)束語
經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步，檔案管理工作也需要不斷的創(chuàng)新，提高檔案管理的信息化、規(guī)范化以及服務(wù)性，這樣能夠才能夠符合時(shí)展的需要，為社會(huì)的發(fā)展提供全面的資料，由于國民知識水平的不斷提高，為檔案管理工作的創(chuàng)新提供例如思想基礎(chǔ)，同時(shí)我國科技的發(fā)展，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化技術(shù)的進(jìn)步，為檔案管理工作提供了技術(shù)支持。創(chuàng)新檔案管理工作，提供檔案的服務(wù)性能，提高檔案的價(jià)值，因此新的時(shí)期，需要強(qiáng)化檔案管理工作的創(chuàng)新性，為社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步提供有價(jià)值的資源支撐。
參考文獻(xiàn)
[論文關(guān)鍵詞]文秘工作檔案管理
一、提高對文秘工作重要性的認(rèn)識
文秘工作是以領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作有效運(yùn)轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨的，輔助于文件、會(huì)議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作既區(qū)別于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會(huì)改造活動(dòng)一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有以下幾方面：
一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的。它的活動(dòng)內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實(shí)際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準(zhǔn)備工作等；需要及時(shí)抓住市場信息，如客戶來電話咨詢工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)或客戶前來咨詢工民建或城市規(guī)劃設(shè)計(jì)等相關(guān)問題，及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應(yīng)，抓住商機(jī)，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作運(yùn)轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供輔工作。
二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動(dòng)，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務(wù)或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協(xié)調(diào)上下級事務(wù)，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要?jiǎng)幽X筋，想辦法，凡事超前儲(chǔ)備經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行預(yù)測，有多種準(zhǔn)備和處理方案，就有望把被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)了。
三是文秘工作的服務(wù)性。文秘工作的服務(wù)性也是事務(wù)性，服務(wù)性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點(diǎn)
二、加強(qiáng)檔案管理勢在必行
文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強(qiáng)檔案管理勢在必行，極為關(guān)鍵。
首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實(shí)踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時(shí)遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會(huì)直接影響整個(gè)企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實(shí)好上級領(lǐng)導(dǎo)部門的精神；為設(shè)計(jì)人員提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的信息，使設(shè)計(jì)人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益?？梢哉f，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對墾區(qū)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)建設(shè)都在起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點(diǎn)，規(guī)范運(yùn)作方法才能夠有效地推動(dòng)文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。
其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動(dòng)重要的信息來源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準(zhǔn)確性增強(qiáng)，全面性、可選性擴(kuò)增，是文秘工作科學(xué)、準(zhǔn)確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。
三、文檔工作要更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)
文秘部門要加強(qiáng)檔案管理，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：
一要建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)的職能建設(shè)，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的研究制定工作，保證為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息的方向性和準(zhǔn)確性。
二要加快檔案信息化建設(shè)步伐，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，努力做好檔案“三網(wǎng)”（局域網(wǎng)、黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)）“一庫”（數(shù)據(jù)庫）建設(shè)，保證為領(lǐng)導(dǎo)提供決策信息、決策方案的及時(shí)性和全面性。
三要及時(shí)做好電子歸檔及規(guī)范管理工作。主動(dòng)介入本單位辦公自動(dòng)化、電子政務(wù)建設(shè)，通過技術(shù)支持與制度建設(shè)，建立完善的電子文件歸檔機(jī)制，加快實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領(lǐng)導(dǎo)工作和決策服務(wù)的科學(xué)性和安全性。轉(zhuǎn)貼
四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報(bào)專題研究制度，編輯、指導(dǎo)、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。
五要嚴(yán)把工程檔案歸檔質(zhì)量關(guān)。這是做好竣工檔案管理的關(guān)鍵。高質(zhì)量的工程檔案來源于領(lǐng)導(dǎo)的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領(lǐng)導(dǎo)重視的良好基礎(chǔ)上，檔案員參加工程竣工驗(yàn)收，參加科研成果鑒定，參加新設(shè)備購進(jìn)開箱是“三參加”的重要內(nèi)容，也是加強(qiáng)重點(diǎn)工程檔案管理的關(guān)鍵。因?yàn)橐龊弥攸c(diǎn)工程檔案管理，首要的任務(wù)就是明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，把住重點(diǎn)工程竣工檔案的歸檔質(zhì)量。黑龍江省農(nóng)墾建筑設(shè)計(jì)院建筑設(shè)計(jì)具備國家甲級資質(zhì)、城市規(guī)劃具備省乙級資質(zhì)、公路行業(yè)具備省丙級資質(zhì)。該院領(lǐng)導(dǎo)十分重視設(shè)計(jì)工程竣工檔案歸檔工作，每項(xiàng)工程從初設(shè)到竣工驗(yàn)收都層層嚴(yán)格把關(guān)。
其主要內(nèi)容是按合同要求，在合同任務(wù)書、地質(zhì)報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、報(bào)批圖、施工圖、效果圖、質(zhì)檢、檔案、設(shè)計(jì)資質(zhì)等方面，要求建筑設(shè)計(jì)師、結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)師、水暖電氣設(shè)計(jì)師、城市規(guī)劃設(shè)計(jì)師都必須肩負(fù)起責(zé)任。
四、結(jié)束語
作為一名文檔工作人員必須嚴(yán)把設(shè)計(jì)竣工檔案的歸檔質(zhì)量，歸檔的設(shè)計(jì)竣工檔案必須達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求。完整的標(biāo)志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內(nèi)容的歸檔資料從建設(shè)項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)審批、勘察設(shè)計(jì)、到竣工驗(yàn)收全過程形成的應(yīng)歸檔的文件都要收集齊全；準(zhǔn)確的標(biāo)志是指檔案的內(nèi)容需真實(shí)地反映工程竣工時(shí)的實(shí)際情況和建設(shè)過程，歸檔的竣工資料與實(shí)物一致，圖物相符，賬圖相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，施工中的設(shè)計(jì)變更按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行個(gè)性補(bǔ)充或重新繪制，不允許有任何差錯(cuò);系統(tǒng)的標(biāo)志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規(guī)律和成套性的特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類和系統(tǒng)排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領(lǐng)導(dǎo)和部門有效的服務(wù)，更好地優(yōu)化檔案管理，做好文秘工作。
參考文獻(xiàn)：
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隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，檔案已經(jīng)成為社會(huì)和人們生活中的一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容。如何加強(qiáng)檔案的管理工作，適應(yīng)社會(huì)和人們需要，主要體現(xiàn)在檔案的利用工作上。檔案利用工作，是指檔案部門為了滿足利用需要，向利用者提供檔案材料，為利用者服務(wù)的工作，也就是如何使利用者利用檔案更好地為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。利用是檔案工作的根本目的，是檔案工作賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，它在檔案工作中處于中心環(huán)節(jié)，占有突出地位，充分認(rèn)識檔案利用工作的重要意義，將有利于我們更加努力地做好檔案利用工作。
一、 檔案利用工作在社會(huì)實(shí)踐中的作用
檔案利用工作是以利用者為服務(wù)對象，以提供館室儲(chǔ)藏檔案為手段采取多種形式和方法，開發(fā)和提供檔案是為黨和國家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。檔案利用工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，它通過多種方式為利用者實(shí)際提供檔案資料，進(jìn)行咨詢服務(wù)。它的特點(diǎn)是直接傳遞檔案信息為各項(xiàng)工作服務(wù)，促進(jìn)社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)。所以這項(xiàng)工作常常被人們稱為“檔案的利用服務(wù)工作”。社會(huì)團(tuán)體各企事業(yè)單位都花費(fèi)大量的人力物力來保存檔案，其目的都是為了提供“利用”。檔案部門只有做好了檔案的利用工作，才能充分發(fā)揮其作用。
一個(gè)檔案部門工作成績的大小，衡量它的標(biāo)準(zhǔn)，首先要看它利用工作的開展情況，為各部門提供了多少檔案，這些檔案的提供究竟取得了多少社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，從中體現(xiàn)出檔案部門工作成績的大小。檔案的利用工作不僅推動(dòng)了基礎(chǔ)工作的發(fā)展，也對檔案工作起到了有效的宣傳。
二、 如何做好檔案利用工作
檔案來源于人們的社會(huì)活動(dòng)，具體說就是在各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位工作中，以及個(gè)人在私人活動(dòng)中產(chǎn)生出來的。每個(gè)人都有可能形成檔案和利用檔案，經(jīng)過長期的實(shí)踐，人們對檔案的認(rèn)識不斷加強(qiáng)，檔案利用工作也在不斷提高。
（一）做好檔案的前期工作。檔案的前期工作是檔案利用工作的基礎(chǔ)，前期工作的好壞直接影響著利用工作的效果。其所進(jìn)行的收集、整理、鑒定、保管等一系列準(zhǔn)備活動(dòng)都為檔案的利用工作打下了基礎(chǔ)，檔案利用工作是建立在基礎(chǔ)工作之上的，沒有基礎(chǔ)工作就沒有利用工作，基礎(chǔ)工作薄弱，利用工作則不能展開，這兩項(xiàng)工作相輔相成，相互制約，相互促進(jìn)，不可分割，兩者構(gòu)成檔案工作的全部內(nèi)容。做好基礎(chǔ)工作最終目的是為了查找利用，所以利用工作在整個(gè)檔案過程中占主導(dǎo)地位，但它是建立在基礎(chǔ)工作之上，不能離開基礎(chǔ)工作而存在和發(fā)展。就一項(xiàng)基本建設(shè)項(xiàng)目來說，前期文件和后期文件不能分離，就一個(gè)規(guī)劃方案來說，依據(jù)性材料、方案性材料等不能分家。更不允許雜亂無章，或任意割裂分散。這一切工作的收集整理都為竣工檔案的立卷歸檔打下了基礎(chǔ)，只有這些基礎(chǔ)工作做好了，檔案的利用工作才能發(fā)揮它重大的作用。
在檔案工作中既要搞好基礎(chǔ)工作注意做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢查等工作的建設(shè)，又要提高檔案的利用價(jià)值。提高檔案利用工作的能力，為社會(huì)建設(shè)各方面服務(wù)，這也是檔案工作的最終目的。要實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用，必須下大力量做好檔案的一切基礎(chǔ)工作，只有基礎(chǔ)工作做好了，才能充分發(fā)揮檔案的作用，才能及時(shí)準(zhǔn)確地提供高質(zhì)量的檔案信息，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及黨和國家各項(xiàng)工作的長遠(yuǎn)需要服務(wù)。
（二）全面提高檔案工作人員的素質(zhì)，更好地為檔案利用工作服務(wù)。檔案工作人員對檔案工作要認(rèn)真負(fù)責(zé)、扎實(shí)、細(xì)致，要做到一絲不茍，來不得半點(diǎn)馬虎，在長期的工作實(shí)踐中養(yǎng)成一種自覺的工作作風(fēng)，必須具備為利用者服務(wù)的思想，既要積極熱情又能任勞任怨。在業(yè)務(wù)上指導(dǎo)利用者，幫助選擇所需要的檔案資料。嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案制度，耐心解答利用者提出的問題并認(rèn)真聽取利用者對檔案工作的意見和建議。在實(shí)踐中不斷提高工作效率和個(gè)人素質(zhì)。要做好利用工作還必須進(jìn)一步明確服務(wù)思想，端正服務(wù)態(tài)度，必須具備高度的重任感和群眾觀點(diǎn)，千方百計(jì)為利用者服務(wù)，處處為利用者著想。同時(shí)還要解放思想，開動(dòng)腦筋，及時(shí)解決工作中的難題，不斷改革，以適應(yīng)社會(huì)各方面的需要。檔案工作屬于服務(wù)性的工作，通過各種形式的服務(wù)來實(shí)現(xiàn)管理，寓管理于服務(wù)之中，這也是檔案工作的目的。但它只是一項(xiàng)輔的工作而不是主體工作，對檔案工作的地位和作用既要充分認(rèn)識，又不能強(qiáng)調(diào)過分。明確服務(wù)性，就要擺正位置，搞好服務(wù)，甘當(dāng)配角，從而要求檔案人員學(xué)習(xí)專業(yè)，熟悉掌握專業(yè)技術(shù)，了解需要，更好地為社會(huì)各方面服務(wù)，在服務(wù)中求發(fā)展。
總之，在新的形勢下，隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案工作要服從于經(jīng)濟(jì)建設(shè)。各檔案管理工作人員，要根據(jù)各自單位的特點(diǎn)和實(shí)際情況，不斷提高管理水平，加強(qiáng)調(diào)查研究，加強(qiáng)綜合分析能力，提出加強(qiáng)改進(jìn)檔案工作的建議，使檔案事業(yè)健康地向前發(fā)展，為社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)發(fā)揮更大作用。
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近年來，醫(yī)療體制改革的不斷深入，醫(yī)院在經(jīng)營管理工作中所面臨的內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境發(fā)生了較大的變化，這就對醫(yī)院的管理工作提出了更高的要求。醫(yī)院公文檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的基礎(chǔ)性工作，醫(yī)院文書檔案是對醫(yī)院發(fā)展歷史的重要記載，是確保醫(yī)院能夠良性發(fā)展的重要信息依據(jù)，這就對文書檔案的完整性提出了更高的要求。因此，需要強(qiáng)化醫(yī)院文書檔案的管理工作，使其為醫(yī)院的健康、持續(xù)發(fā)展起到重要的保障作用。
一、醫(yī)院文書檔案管理的特點(diǎn)
醫(yī)院文書檔案不僅記載著醫(yī)院的發(fā)展史，更是醫(yī)院重要事件與公文活動(dòng)資料的匯總，因此在醫(yī)院發(fā)展和管理工作中發(fā)揮著非常重要的作用。新時(shí)期醫(yī)院文書檔案管理工作具有以下特點(diǎn)：
（一）規(guī)范性。文書檔案多以領(lǐng)導(dǎo)部門的公文為主，因此在管理工作中需要嚴(yán)格對公文的類型、檢查和傳遞等方面進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，確保實(shí)現(xiàn)對公文的規(guī)范性管理。
（二）服務(wù)性。醫(yī)院文書檔案作為醫(yī)院及部門各項(xiàng)決策的重要依據(jù)和參考，其具有較強(qiáng)的服務(wù)性，因此需要在文書檔案管理工作中更好的對其服務(wù)性進(jìn)行重視，進(jìn)一步對文書檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，提供工作效率，從而更好的為患者提供便利的查詢服務(wù)。
（三）保密性。文書檔案是對醫(yī)院重要事件的真實(shí)記錄，同時(shí)也是各項(xiàng)公文活動(dòng)資料的匯總，可以說醫(yī)院內(nèi)部的許多重要信息都會(huì)由文書檔案記錄下來，這些信息作為醫(yī)院的內(nèi)部信息資料，具有一定的保密性，一旦發(fā)生信息的泄露，則會(huì)對醫(yī)院帶來不良的影響，不利于醫(yī)院的健康、持續(xù)發(fā)展。
二、當(dāng)前醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)狀
（一）文書檔案管理基礎(chǔ)較差
長期以來醫(yī)院文書檔案管理都處于封閉的狀態(tài)，更重視于保管工作。而且不同時(shí)期對文書檔案管理質(zhì)量要求也不同，檔案缺乏統(tǒng)一的整理規(guī)則，再加在醫(yī)院發(fā)展過程中，對檔案工作缺乏重視，經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足，檔案管理人員整體素質(zhì)較低，這就導(dǎo)致醫(yī)院文書檔案管理基礎(chǔ)較差，不利于各項(xiàng)檔案工作的順利開展。
（二）文書工作與文書檔案工作脫節(jié)
在醫(yī)院管理工作中，文書和檔案處于分塊管理的狀態(tài)，這就導(dǎo)致文書工作與檔案工作存在許多脫節(jié)的情況，無法實(shí)現(xiàn)有效的銜接。同時(shí)醫(yī)院文書人員由于自身檔案意識淡薄，在日常工作中，往往存在著不能及時(shí)進(jìn)行收集，收集范圍不明確等問題，同時(shí)還存在著用紙、裝訂、附件、辦理程序及編號不規(guī)范等情況，文書處理的質(zhì)量不高，這就文書檔案收集工作的質(zhì)量帶來了較大的影響，不利于文書檔案利用工作的開展，同時(shí)還會(huì)對文件價(jià)值鑒定及文件之間的有機(jī)聯(lián)系帶來較大的影響。
（三）文書檔案管理意識不強(qiáng)
文書檔案管理工作需要由文書人員和檔案管理人員共同完成，但在實(shí)際工作中，文書人員自身檔案意識淡薄，檔案人員也沒有履行對文書人員的指導(dǎo)和監(jiān)管職責(zé)，這就導(dǎo)致文書檔案存在許多不規(guī)范的地方，不利于文書檔案管理工作的開展。
（四）文書檔案管理不規(guī)范
醫(yī)院發(fā)展過程中，對于文書檔案的歸檔一直沒有明確其范圍，這就導(dǎo)致工作人員對于文書檔案歸檔界限在認(rèn)識上較為模糊，在實(shí)際工作中，檔案不能及時(shí)歸檔的現(xiàn)象較為常見，檔案極易發(fā)生毀損和丟失。同時(shí)在當(dāng)前文書檔案管理工作中信息化技術(shù)應(yīng)用水平不高，管理手段較為落后，這就導(dǎo)致醫(yī)院文書檔案在檢索、查閱過程中受到諸多的制約，對檔案的服務(wù)性帶來不利影響。
二、新時(shí)期提高醫(yī)院文書檔案管理水平的策略
（一）提高醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理意識
醫(yī)院應(yīng)該具有文書檔案的現(xiàn)代化管理意識。從醫(yī)院管理角度來講，重視文書檔案管理需要從領(lǐng)導(dǎo)做起，只有領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理的重要作用有了深刻的認(rèn)識，才能讓檔案人員對文書檔案的管理形成科學(xué)管理意識。在現(xiàn)代化科技信息發(fā)展過程中，醫(yī)院文書檔案管理者必須通過職業(yè)素養(yǎng)提升來熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)強(qiáng)化醫(yī)院文書檔案的現(xiàn)代化管理，既為醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)提供資料查詢幫助，又能讓醫(yī)院文書檔案管理水平更一層樓。所以，作為文書檔案管理者，應(yīng)該具有高度服務(wù)意識，認(rèn)真收集、整理、管理醫(yī)院文書檔案，加強(qiáng)檔案的匯編與分類工作，讓醫(yī)院在醫(yī)療服務(wù)中有據(jù)可依、有章可循。
（二）優(yōu)化文書檔案管理工作
在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展影響下，醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生體系的改革正在持續(xù)進(jìn)行，在目前形勢下，醫(yī)院的文書檔案管理需要通過現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備更新來提高工作效率，以促進(jìn)文書檔案管理科學(xué)化。醫(yī)院應(yīng)該完善文書檔案信息管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)、微縮、光盤之類的多介質(zhì)兼容，對文書檔案的全文進(jìn)行掃描存入，對文書檔案的案卷級以及文件級等多方面信息進(jìn)行存儲(chǔ)和檢索，以節(jié)省醫(yī)院文書檔案管理資源，節(jié)省檢索時(shí)間，將檢索中的認(rèn)為失誤率降低，保證檢索準(zhǔn)確率，優(yōu)化醫(yī)院文書檔案管理效率。
（三）以制度保證醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量
規(guī)范、完善的文書檔案管理制度是確保醫(yī)院文書檔案管理工作制度化、規(guī)范化的重要保證。醫(yī)院需要認(rèn)真執(zhí)行國家檔案局的管理政策，從自身的實(shí)際情況出發(fā)，對文書檔案材料的規(guī)范范圍、保管時(shí)間進(jìn)行明確規(guī)定，通過正確界定范圍、準(zhǔn)確劃分管理期限，使醫(yī)院文書檔案可以準(zhǔn)確地反映醫(yī)院情況。加強(qiáng)文書檔案管理的工作執(zhí)行力，使文書檔案管理切實(shí)為醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展服好務(wù)。將文書檔案管理制度落到實(shí)處，院長牽頭、分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、檔案管理部門逐級負(fù)責(zé)，加強(qiáng)文書檔案管理的監(jiān)督考核，以便于使文書檔案管理制度真正得以落實(shí)。
（四）提高醫(yī)院文書檔案管理者的素質(zhì)
醫(yī)院需要全面加強(qiáng)檔案管理者的職業(yè)素質(zhì)，通過講座宣傳、考察交流、培訓(xùn)等方式來提高檔案管理者的專業(yè)能力以及管理素質(zhì)。引導(dǎo)他們通過現(xiàn)代化的新管理方法來落實(shí)文書檔案管理，同時(shí)可以利用現(xiàn)代電子技術(shù)管理方式來優(yōu)化文書檔案管理效率，使文書檔案管理和醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展同步進(jìn)行。
三、結(jié)束語
加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案的管理，不僅需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要對此項(xiàng)工作給予高度重視，加大資金投入，同時(shí)，檔案部門要加大對專業(yè)檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，全方位提升文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)；另一方面，要加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部各部門間的管理與溝通，充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，改進(jìn)服務(wù)方式和手段，真正實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的飛躍。
參考文獻(xiàn)
一、學(xué)校檔案管理的重要意義
學(xué)校的一項(xiàng)重要管理工作就是檔案管理，檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，關(guān)系到學(xué)校的整體管理效率。對檔案分類歸納和保管，體現(xiàn)了一個(gè)學(xué)校的整體管理水平。學(xué)校是一個(gè)教學(xué)機(jī)構(gòu)，需要保管的檔案種類很多，具體為：一、一般類管理檔案，包括辦學(xué)條件檔案、學(xué)校管理檔案、教育教學(xué)檔案、學(xué)生檔案。二、教師業(yè)務(wù)檔案，三、基礎(chǔ)建設(shè)檔案，四、會(huì)計(jì)檔案，五、特殊載體檔案，包括實(shí)物檔案、照片檔案、多媒體檔案等。由于種類多項(xiàng)目雜，對檔案管理的要求就會(huì)提高。那么如何有效提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量，就成為了每個(gè)學(xué)校檔案管理者面對的課題。由于學(xué)校檔案的特殊性和重要性，學(xué)校檔案管理要引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)足夠的重視。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視程度和投入程度，直接決定了學(xué)校檔案管理的質(zhì)量。學(xué)校檔案包含學(xué)生、教師和學(xué)校本身的大量有價(jià)值的信息，保管好檔案對學(xué)校來講是十分必要的。因此，提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。學(xué)校檔案管理所搜集整理的檔案都是關(guān)系學(xué)生的基本信息、教學(xué)工作記錄、教育教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和日常工作記錄，對歸納學(xué)校教學(xué)成果和掌握教學(xué)規(guī)律、開展教學(xué)科研工作都具有促進(jìn)作用。
但僅僅對檔案管理重視還是不夠的，還需要在檔案管理上采取多種措施，多渠道多層面開闊思路，引進(jìn)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，強(qiáng)化學(xué)校檔案管理，使學(xué)校檔案管理質(zhì)量和水平有一個(gè)整體的提高，更好的為學(xué)校管理服務(wù)。下面結(jié)合我多年的學(xué)校檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，對如何提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量提一點(diǎn)我自己的看法。
二、提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量的具體措施
學(xué)校檔案管理工作是為了搜集學(xué)校日常管理的原始資料，記錄學(xué)校的發(fā)展歷史，記錄教師的教育教學(xué)成果，為學(xué)校今后的發(fā)展提供資料支持和幫助。學(xué)校應(yīng)該認(rèn)識到檔案的價(jià)值，并學(xué)會(huì)合理的利用檔案，開發(fā)檔案資源，使檔案為學(xué)校的管理工作服好務(wù)。所以，學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量急需提升。結(jié)合我多年的學(xué)校檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，我覺得要想提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量，要從以下兩個(gè)方面入手：
1、體現(xiàn)出學(xué)校檔案管理的服務(wù)性，創(chuàng)新檔案服務(wù)理念
學(xué)校檔案管理工作搜集匯總了學(xué)校發(fā)展歷史的資料，是學(xué)校各種信息的一個(gè)集合。現(xiàn)階段，不但要發(fā)揮檔案管理的信息平臺(tái)作用，還要讓檔案為我們服務(wù)。
（1）讓學(xué)校檔案管理為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)
學(xué)校的檔案信息匯集了學(xué)校每個(gè)發(fā)展階段的不同材料，包括國家政策、上級精神、學(xué)生信息和教學(xué)科研成果等，所有這些第一手的材料，都給學(xué)校未來發(fā)展提供了方向，使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以從過去的管理方法中汲取養(yǎng)分，搞好當(dāng)今的學(xué)校管理工作。所以，要體現(xiàn)出學(xué)校檔案管理的服務(wù)性質(zhì)，利用好學(xué)校檔案，為學(xué)校發(fā)展服務(wù)，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。
（2）讓學(xué)校檔案管理為學(xué)校教學(xué)科研工作提供理論支持
學(xué)校的檔案記錄了學(xué)校各個(gè)階段的教學(xué)成績和教學(xué)科研成果，是一個(gè)公用的教學(xué)科研信息庫。那么要想搞好教學(xué)科研工作，就要利用好學(xué)校檔案，從學(xué)校檔案中提取所需的教學(xué)科研成果信息，進(jìn)行合理轉(zhuǎn)化并應(yīng)用在當(dāng)今的教學(xué)實(shí)踐中。所以，學(xué)校檔案管理要做好信息共享工作，使廣大教師能夠從檔案中獲取足夠的教育教學(xué)知識，從而推動(dòng)教研工作有序進(jìn)行。學(xué)校檔案管理也要轉(zhuǎn)變管理方式，變被動(dòng)查找為主動(dòng)提供，為學(xué)校的教學(xué)科研工作提供理論支持。
（3）讓學(xué)校檔案管理為資料查詢工作提供支持和服務(wù)
學(xué)校檔案收錄了學(xué)校、學(xué)生和老師基礎(chǔ)資料、個(gè)人信息和教育教學(xué)信息，這些信息都是常用信息，有些時(shí)候在學(xué)校管理和老師工作及學(xué)生學(xué)習(xí)中，需要查詢這些信息。例如學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資料、教師的履歷、教師業(yè)務(wù)素質(zhì)考核、學(xué)生學(xué)籍和畢業(yè)生報(bào)考及錄取信息等。因此，學(xué)校檔案管理應(yīng)該方便老師、學(xué)生及家長對這些信息的查詢，要為資料查詢工作提供支持和服務(wù)。
學(xué)校檔案管理現(xiàn)階段應(yīng)該從被動(dòng)管理向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，多層次多角度創(chuàng)新管理方式，樹立服務(wù)理念，用優(yōu)質(zhì)的服務(wù)為學(xué)校管理工作作出貢獻(xiàn)。學(xué)校檔案管理的服務(wù)性要根據(jù)服務(wù)對象和服務(wù)內(nèi)容的不同進(jìn)行延伸，總之把握一個(gè)原則，就是要讓學(xué)校教師員工利用好檔案，發(fā)揮檔案的服務(wù)優(yōu)勢，讓檔案服務(wù)變得更有針對性、更有實(shí)效性。
2、開闊檔案管理思路，提升檔案管理人員素質(zhì)
（1）創(chuàng)新檔案管理思想
由于檔案的特殊性，在相當(dāng)長的時(shí)間內(nèi)，檔案都給人以神秘的感覺，讓大家覺得檔案是高深莫測的，是不能輕易觸碰的。這種神秘感給人們帶來了畏懼心理，使人們不會(huì)也不敢有效使用檔案。使得檔案管理工作只進(jìn)行了保存，卻忽視了檔案的服務(wù)性，沒有對檔案進(jìn)行充分的利用。其實(shí)這是一種誤區(qū)。人們的畏懼心里源于不清楚檔案的分類，將普通檔案也視為機(jī)密檔案，認(rèn)為利用檔案會(huì)泄漏機(jī)密。而實(shí)際上，檔案中蘊(yùn)藏的知識量是相當(dāng)豐富的。只要人們好好加以利用，定會(huì)對工作產(chǎn)生積極作用。正是源于這種誤區(qū)，所以學(xué)校檔案管理要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理思想，變保存為有效利用，使檔案管理適應(yīng)目前教育形勢的發(fā)展，有效開發(fā)檔案的服務(wù)性，讓學(xué)校檔案為學(xué)校建設(shè)和發(fā)展提供支持和服務(wù)，讓普通師生都能學(xué)會(huì)運(yùn)用檔案，讓學(xué)校檔案管理從觀念上進(jìn)行一個(gè)創(chuàng)新。
（2）轉(zhuǎn)變學(xué)校檔案管理模式
因?yàn)閷W(xué)校檔案具有服務(wù)性，所以在運(yùn)用檔案服務(wù)的時(shí)候，就要轉(zhuǎn)變學(xué)校檔案管理模式，建立起完整的檔案使用制度，規(guī)范檔案的收集、整理、歸檔和使用等程序，對檔案管理實(shí)行科學(xué)化管理，保證使用程序的規(guī)范化和制度化。學(xué)校檔案管理應(yīng)采取先進(jìn)的多媒體管理手段，將電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代傳媒有效融入學(xué)校檔案管理中來，提升學(xué)校檔案管理水平。在學(xué)校檔案管理中，加大學(xué)校信息化建設(shè)力度，將傳統(tǒng)的文本信息轉(zhuǎn)化成電子文本，節(jié)省了檔案的保管空間和保管難度。建立電子文本后，可以配套建設(shè)電子檔案查詢系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案查詢，減輕檔案管理的難度。由于學(xué)校部門多，各部門的信息量很大，教師的教學(xué)科研資料都很重要，都需要及時(shí)進(jìn)行歸檔，基于這種形勢，就要對學(xué)校的各類信息，轉(zhuǎn)變過去的管理模式，由等待存檔變成主動(dòng)搜集信息，并對信息進(jìn)行分類整理，使之達(dá)到存檔要求，簡而言之就是變被動(dòng)為主動(dòng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。
（3）提高檔案管理人員素質(zhì)
檔案管理工作歸根到底是由人來進(jìn)行管理和控制的，所以人是第一要素。檔案管理工作的好壞，主要在于檔案管理人員的素質(zhì)高低。學(xué)校的檔案與其他單位的檔案不同，必須具備實(shí)用性和服務(wù)性，必須為廣大師生提供可靠的服務(wù)，所以，學(xué)校檔案管理人員必須具備很強(qiáng)的責(zé)任心和專業(yè)素質(zhì)。提高檔案管理人員的素質(zhì)可以從以下兩個(gè)當(dāng)面入手：一是職業(yè)道德素質(zhì)，二是專業(yè)技能素質(zhì)。檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)可以通過學(xué)校的思想政治教育來實(shí)現(xiàn)，通過對檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，使其認(rèn)識到檔案管理的重要性，能主動(dòng)提升自己的職業(yè)道德素質(zhì)。檔案人員的專業(yè)技能素質(zhì)，就要依靠專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)了。要定期對檔案管理人員進(jìn)行拓展訓(xùn)練和專業(yè)技能培訓(xùn)，使其具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，能夠獨(dú)立完成檔案管理工作，真正做到將檔案管理事業(yè)當(dāng)作自己一生的事業(yè)來做。此外，還要在學(xué)校建立起檔案管理和查詢網(wǎng)絡(luò)，提高檔案管理的科技含量，減輕檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，通過使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提升檔案管理品質(zhì)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的計(jì)算機(jī)化和網(wǎng)絡(luò)化，更好的為學(xué)校管理和教學(xué)科研服務(wù)。
（4）增加學(xué)校檔案搜集和整理信息的功能
原有的學(xué)校檔案管理工作只是被動(dòng)式的等待將需要存檔的資料進(jìn)行歸檔處理，現(xiàn)階段的學(xué)校檔案管理工作，由于要突出其服務(wù)性，就要增加檔案的搜集信息和整理信息的功能。學(xué)校檔案管理人員要根據(jù)學(xué)校整體形勢和教學(xué)動(dòng)態(tài)，主動(dòng)搜集各方面信息，并對信息進(jìn)行歸納整理，將信息納入到檔案管理系統(tǒng)中來，更好的實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的服務(wù)功能，為廣大師生服好務(wù)。
（5）對學(xué)校檔案管理工作作出合理規(guī)劃
學(xué)校檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)而繁雜的工作，涉及的信息面廣，搜集和整理信息的工作量很大。想要為廣大師生提供有效且實(shí)用的信息，并提高學(xué)校檔案管理的服務(wù)性，就要對學(xué)校檔案管理工作作出合理的規(guī)劃。規(guī)劃要包括：重點(diǎn)整理哪些實(shí)用信息、需要建立和完善哪些檔案管理制度、需要學(xué)校制定哪些具體政策來保障檔案管理等等。所以，要想搞好學(xué)校檔案管理工作，就要提前謀劃，具有一定的前瞻性，從制度上使檔案管理的服務(wù)渠道暢通，使廣大師生能夠多渠道、全方位的利用學(xué)校的檔案資源，搞好教研和學(xué)習(xí)。
三、總結(jié)
學(xué)校的檔案管理工作之所以重要，是因?yàn)檫@是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，最能體現(xiàn)學(xué)校的信息管理水平。學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量，也能反映出一個(gè)學(xué)校的整體管理效率。一個(gè)學(xué)校的檔案管理井井有條，也就反映出了學(xué)校管理水平很上檔次。此外，通過上面的分析我們可以知道，學(xué)校檔案不但是學(xué)校管理效率的綜合體現(xiàn)，還具有很強(qiáng)的服務(wù)性，能夠?yàn)閺V大師生提供可靠的信息查詢，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)制定決策提供依據(jù)。所以，學(xué)校檔案管理工作意義重大。由于學(xué)校信息種類多項(xiàng)目雜，對檔案管理的要求就會(huì)提高。如何有效提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量，成了每個(gè)學(xué)校檔案管理者面對的課題。通過上面的分析我們可以知道，要想提高學(xué)校檔案管理的質(zhì)量，就要從兩大方面入手，一是體現(xiàn)出學(xué)校檔案管理的服務(wù)性，創(chuàng)新檔案服務(wù)理念，二是開闊檔案管理思路，提升檔案管理人員素質(zhì)。只有做到了這些，才能夠有效提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量，才能發(fā)揮學(xué)校檔案管理的作用。
本文結(jié)合了我多年的學(xué)校檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，對如何提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量提出了具體改進(jìn)措施。希望對廣大學(xué)校檔案工作者提供有益的幫助。
1.正確認(rèn)識文秘人員檔案工作的重要作用
一個(gè)單位的文秘檔案工作，看起來很普通，人們往往在認(rèn)識上忽視它的存在。該項(xiàng)工作主要是以為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)和追溯以往記錄為宗旨的工作，輔助于文件、會(huì)議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有以下幾方面：
一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的。它的活動(dòng)內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實(shí)際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準(zhǔn)備工作等；需要及時(shí)抓住市場信息，如客戶來電話咨詢工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)或客戶前來咨詢工民建或城市規(guī)劃設(shè)計(jì)等相關(guān)問題，及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應(yīng)，抓住商機(jī)，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作運(yùn)轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供輔工作。 二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動(dòng)，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務(wù)或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協(xié)調(diào)上下級事務(wù)，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要?jiǎng)幽X筋，想辦法，凡事超前儲(chǔ)備經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行預(yù)測，有多種準(zhǔn)備和處理方案，就有望把被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)了。 三是文秘工作的服務(wù)性。文秘工作的服務(wù)性也是事務(wù)性，服務(wù)性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點(diǎn).
2.加強(qiáng)文秘檔案管理工作是現(xiàn)代企業(yè)建設(shè)的基本要求
文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實(shí)踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時(shí)遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會(huì)直接影響整個(gè)企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實(shí)好上級領(lǐng)導(dǎo)部門的精神；為設(shè)計(jì)人員提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的信息，使設(shè)計(jì)人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益?？梢哉f，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對墾區(qū)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)建設(shè)都在起著不可估量的作用。因此，現(xiàn)代企業(yè)需要以基礎(chǔ)文秘檔案管理為起點(diǎn)，不斷規(guī)范運(yùn)作方法，有效地推動(dòng)文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。 因此,一個(gè)企業(yè)的文秘檔案工作也就凸顯出其重要的作用，必須全面規(guī)范管理企業(yè)文秘檔案的全過程。
首先，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動(dòng)重要的信息來源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準(zhǔn)確性增強(qiáng)，全面性、可選性擴(kuò)增，是文秘工作科學(xué)、準(zhǔn)確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全文秘檔案管體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。
其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動(dòng)重要的信息來源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準(zhǔn)確性增強(qiáng)，全面性、可選性擴(kuò)增，是文秘工作科學(xué)、準(zhǔn)確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。
3.文秘檔案工作要更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)文秘部門要加強(qiáng)檔案管理，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：
（一）要建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)的職能建設(shè)，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的研究制定工作，保證為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息的方向性和準(zhǔn)確性。
（二）要加快檔案信息化建設(shè)步伐，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，努力做好檔案“三網(wǎng)”（局域網(wǎng)、黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)）“一庫”（數(shù)據(jù)庫）建設(shè)，保證為領(lǐng)導(dǎo)提供決策信息、決策方案的及時(shí)性和全面性。 （三）要及時(shí)做好電子歸檔及規(guī)范管理工作。主動(dòng)介入本單位辦公自動(dòng)化、電子政務(wù)建設(shè)，通過技術(shù)支持與制度建設(shè)，建立完善的電子文件歸檔機(jī)制，加快實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領(lǐng)導(dǎo)工作和決策服務(wù)的科學(xué)性和安全性。
（四）要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報(bào)專題研究制度，編輯、指導(dǎo)、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。 （五）要嚴(yán)把工程檔案歸檔質(zhì)量關(guān)。這是做好竣工檔案管理的關(guān)鍵。高質(zhì)量的亠秘檔案來源于領(lǐng)導(dǎo)的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。
結(jié)束語：
作為一名文檔工作人員必須嚴(yán)把設(shè)計(jì)竣工檔案的歸檔質(zhì)量，歸檔的設(shè)計(jì)竣工檔案必須達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求。完整的標(biāo)志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內(nèi)容的歸檔資料從建設(shè)項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)審批、勘察設(shè)計(jì)、到竣工驗(yàn)收全過程形成的應(yīng)歸檔的文件都要收集齊全；準(zhǔn)確的標(biāo)志是指檔案的內(nèi)容需真實(shí)地反映工程竣工時(shí)的實(shí)際情況和建設(shè)過程，歸檔的竣工資料與實(shí)物一致，圖物相符，賬圖相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，施工中的設(shè)計(jì)變更按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行個(gè)性補(bǔ)充或重新繪制，不允許有任何差錯(cuò)；系統(tǒng)的標(biāo)志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規(guī)律和成套性的特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類和系統(tǒng)排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領(lǐng)導(dǎo)和部門有效的服務(wù)，才能真正體現(xiàn)文秘工作在一個(gè)企業(yè)中的重要作用。
參考文獻(xiàn)：
[1]高德武，周愛東，李文. 檔案工作創(chuàng)新思路[J]. 科學(xué)與管理，2005，(02).
檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)具備的素質(zhì)是由檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)、目的和內(nèi)容所決定的。檔案工作的質(zhì)量高低。直接取決于檔案人員的素質(zhì)高低?！稒n案法》第九條明確規(guī)定：“檔案管理人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識。”這是從法律的高度對檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)提出的要求。隨著社會(huì)的進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案業(yè)務(wù)也在不斷地更新和拓展，特別是信息時(shí)代的到來，給檔案工作提出了更高的要求，這就對檔案管理人員在素質(zhì)上提出了新的要求、新的標(biāo)準(zhǔn)。為了加強(qiáng)公路檔案工作更好地為公路建設(shè)服務(wù)。因此，公路檔案工作者應(yīng)具備以下素質(zhì)：
一、政治素質(zhì)
一個(gè)公路檔案工作者首先必須具備默默無聞的奉獻(xiàn)精神和忠于職守、實(shí)事求是的職業(yè)道德，這是做好公路檔案工作的前提和基礎(chǔ)。公路檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，又是一項(xiàng)瑣碎的具體的服務(wù)性工作，是為了滿足公路工程改建、大修、養(yǎng)護(hù)管理等需要的服務(wù)性工作。它不直接產(chǎn)生社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益，是通過利用檔案而產(chǎn)生社會(huì)和經(jīng)濟(jì) 效益。因此，它的作用從形式上看不十分明顯，所以，很多人不了解公路檔案，不理解公路檔案工作者。事實(shí)證明，檔案和檔案工作人員在公路建設(shè)、養(yǎng)護(hù)、路政管理等方面起到了重要作用，管好、用好公檔案是公路事業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)重要工作。公路檔案工作者不被人理解，這就要求從事公路檔案的工作者有做無名英雄的精神，不為名、不為利、甘當(dāng)人梯，無私奉獻(xiàn)。
二、業(yè)務(wù)素質(zhì)
公路檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)、涉及面廣的工作。做好它不僅涉及到檔案方面的專業(yè)性知識，也涉及到公路建設(shè)、地質(zhì)勘探、規(guī)劃、維權(quán)、路政、養(yǎng)護(hù)等工程技術(shù)方面的知識，要有“一專多能”的本領(lǐng)，這是業(yè)務(wù)素質(zhì)方面的要求。這就需要我們有各種相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)人員來從事這項(xiàng)專、兼職工作，而檔案工作的收集、整理、保管、鑒定、利用等各環(huán)節(jié)又要求相應(yīng)的檔案專業(yè)人員去做，公路檔案工作者的數(shù)量是有限制的。因此，公路檔案人員只能通過“一專多能”的本領(lǐng)來解決。在自己原有專業(yè)知識的基礎(chǔ)上廣泛學(xué)習(xí)其它學(xué)科的相應(yīng)知識，擴(kuò)大自己的知識面十分必要，因此，應(yīng)鼓勵(lì)專、兼職檔案工作者有專才向通才方面發(fā)展。
公路檔案管理工作又是一項(xiàng)管理性的工作，因此，要求公路檔案工作者具有一定的管理知識，其中重要抓檔案資料的收集、整理、加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)等基礎(chǔ)牲工作，保證檔案完整、準(zhǔn)確地進(jìn)室，還要加強(qiáng)法規(guī)、制度建設(shè)，使工作逐步走向標(biāo)準(zhǔn)化的軌道。這樣才能科學(xué)的管理好公路檔案，更好地為公路建設(shè)服務(wù)，“四率”越高，我們的成績就越大。再者，時(shí)代的發(fā)展、新技術(shù)大量涌現(xiàn)，我局現(xiàn)已用計(jì)算機(jī)管理檔案代替了過去的手工管理。同時(shí)，要求我們的專、兼職檔案管理人員掌握計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理技術(shù)及相關(guān)的業(yè)務(wù)知識。
三、職業(yè)道德
檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性勞動(dòng)，是檔案與利用者之間的媒介與紐帶。默默無聞、無私奉獻(xiàn)，是檔案工作的突出特點(diǎn)。所以，企業(yè)檔案管理人員應(yīng)該樹立正確的人生觀、價(jià)值觀，樹立全心全意為企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展服務(wù)的思想，愛崗敬業(yè)，勤勤懇懇，不計(jì)名利，在平凡中創(chuàng)造不平凡。公路檔案室是一個(gè)清水衙門，手中無權(quán)、無名利可言，許多人因此看不起檔案工作，一些從事檔案工作的同志因此而調(diào)換崗位。所以，我們面對市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大潮，要求我們的檔案工作者摒棄名利思想、兢兢業(yè)業(yè)、默默無聞、甘做無名英雄。要有良好的心理素質(zhì)，不為名利所動(dòng)，這是公路檔案人員隊(duì)伍穩(wěn)定的保證。
當(dāng)前，面對公路建設(shè)的發(fā)展，我們檔案工作者應(yīng)穩(wěn)下心來求進(jìn)步、求發(fā)展，只有這樣才能使公路檔案工作更好的為公路建設(shè)事業(yè)服務(wù)，也只有這樣才能進(jìn)一步提高我們公路檔案地位，公路檔案工作才能引起各方面的關(guān)注和重視，只有有“為”，才能有“位”。
四、創(chuàng)新精神
檔案工作要在為企業(yè)建設(shè)服務(wù)中取得更大的生存空間，得到最大的發(fā)展，檔案管理人員必須要解放思想、開拓創(chuàng)新，克服看門守?cái)?、墨守陳?guī)、自我封閉的舊思想，樹立信息產(chǎn)品是商品，信息創(chuàng)造價(jià)值的新觀念，善于用豐富的專業(yè)知識指導(dǎo)實(shí)踐，分析新情況，解決新問題。
五、工作作風(fēng)
嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)是企業(yè)檔案管理人員必不可少的素質(zhì)之一。在實(shí)際工作中，必須始終保持政治、學(xué)術(shù)上的嚴(yán)肅負(fù)責(zé)態(tài)度，對每卷檔案，從整體到細(xì)微，都要尊重科學(xué)，尊重客觀，做到精益求精，嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)，一絲不茍。
六、服務(wù)意識
一、提高對文秘工作重要性的認(rèn)識
文秘工作是以領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作有效運(yùn)轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨的，輔助于文件、會(huì)議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作既區(qū)別于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會(huì)改造活動(dòng)一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有以下幾方面：
一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的。它的活動(dòng)內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實(shí)際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準(zhǔn)備工作等；需要及時(shí)抓住市場信息，如客戶來電話咨詢工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)或客戶前來咨詢工民建或城市規(guī)劃設(shè)計(jì)等相關(guān)問題，及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應(yīng)，抓住商機(jī)，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作運(yùn)轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供輔工作。
二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動(dòng)，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務(wù)或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協(xié)調(diào)上下級事務(wù)，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要?jiǎng)幽X筋，想辦法，凡事超前儲(chǔ)備經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行預(yù)測，有多種準(zhǔn)備和處理方案，就有望把被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)了。
三是文秘工作的服務(wù)性。文秘工作的服務(wù)性也是事務(wù)性，服務(wù)性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點(diǎn)
二、加強(qiáng)檔案管理勢在必行
文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強(qiáng)檔案管理勢在必行，極為關(guān)鍵。
首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實(shí)踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時(shí)遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會(huì)直接影響整個(gè)企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實(shí)好上級領(lǐng)導(dǎo)部門的精神；為設(shè)計(jì)人員提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的信息，使設(shè)計(jì)人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益?？梢哉f，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對墾區(qū)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)建設(shè)都在起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點(diǎn)，規(guī)范運(yùn)作方法才能夠有效地推動(dòng)文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。
其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動(dòng)重要的信息來源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準(zhǔn)確性增強(qiáng)，全面性、可選性擴(kuò)增，是文秘工作科學(xué)、準(zhǔn)確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。
三、文檔工作要更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)
文秘部門要加強(qiáng)檔案管理，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：
一要建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)的職能建設(shè)，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的研究制定工作，保證為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息的方向性和準(zhǔn)確性。
二要加快檔案信息化建設(shè)步伐，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，努力做好檔案“三網(wǎng)”（局域網(wǎng)、黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)）“一庫”（數(shù)據(jù)庫）建設(shè)，保證為領(lǐng)導(dǎo)提供決策信息、決策方案的及時(shí)性和全面性。
三要及時(shí)做好電子歸檔及規(guī)范管理工作。主動(dòng)介入本單位辦公自動(dòng)化、電子政務(wù)建設(shè)，通過技術(shù)支持與制度建設(shè)，建立完善的電子文件歸檔機(jī)制，加快實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領(lǐng)導(dǎo)工作和決策服務(wù)的科學(xué)性和安全性。
四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報(bào)專題研究制度，編輯、指導(dǎo)、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。
五要嚴(yán)把工程檔案歸檔質(zhì)量關(guān)。這是做好竣工檔案管理的關(guān)鍵。高質(zhì)量的工程檔案來源于領(lǐng)導(dǎo)的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領(lǐng)導(dǎo)重視的良好基礎(chǔ)上，檔案員參加工程竣工驗(yàn)收，參加科研成果鑒定，參加新設(shè)備購進(jìn)開箱是“三參加”的重要內(nèi)容，也是加強(qiáng)重點(diǎn)工程檔案管理的關(guān)鍵。因?yàn)橐龊弥攸c(diǎn)工程檔案管理，首要的任務(wù)就是明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，把住重點(diǎn)工程竣工檔案的歸檔質(zhì)量。黑龍江省農(nóng)墾建筑設(shè)計(jì)院建筑設(shè)計(jì)具備國家甲級資質(zhì)、城市規(guī)劃具備省乙級資質(zhì)、公路行業(yè)具備省丙級資質(zhì)。該院領(lǐng)導(dǎo)十分重視設(shè)計(jì)工程竣工檔案歸檔工作，每項(xiàng)工程從初設(shè)到竣工驗(yàn)收都層層嚴(yán)格把關(guān)。
其主要內(nèi)容是按合同要求，在合同任務(wù)書、地質(zhì)報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、報(bào)批圖、施工圖、效果圖、質(zhì)檢、檔案、設(shè)計(jì)資質(zhì)等方面，要求建筑設(shè)計(jì)師、結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)師、水暖電氣設(shè)計(jì)師、城市規(guī)劃設(shè)計(jì)師都必須肩負(fù)起責(zé)任。
四、結(jié)束語
作為一名文檔工作人員必須嚴(yán)把設(shè)計(jì)竣工檔案的歸檔質(zhì)量，歸檔的設(shè)計(jì)竣工檔案必須達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求。完整的標(biāo)志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內(nèi)容的歸檔資料從建設(shè)項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)審批、勘察設(shè)計(jì)、到竣工驗(yàn)收全過程形成的應(yīng)歸檔的文件都要收集齊全；準(zhǔn)確的標(biāo)志是指檔案的內(nèi)容需真實(shí)地反映工程竣工時(shí)的實(shí)際情況和建設(shè)過程，歸檔的竣工資料與實(shí)物一致，圖物相符，賬圖相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，施工中的設(shè)計(jì)變更按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行個(gè)性補(bǔ)充或重新繪制，不允許有任何差錯(cuò);系統(tǒng)的標(biāo)志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規(guī)律和成套性的特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類和系統(tǒng)排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領(lǐng)導(dǎo)和部門有效的服務(wù)，更好地優(yōu)化檔案管理，做好文秘工作。
參考文獻(xiàn)：
[1]徐艷. 試論檔案工作創(chuàng)新[j]. 赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)，2005，(02).
[2]高德武，周愛東，李文. 檔案工作創(chuàng)新思路[j]. 科學(xué)與管理，2005，(02).
