時(shí)間：2023-05-24 08:58:14
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加快檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)化，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。我國(guó)檔案部門(mén)應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)可追溯到70年代，但真正有計(jì)劃地建立自己的系統(tǒng)是1985年。經(jīng)過(guò)艱苦創(chuàng)業(yè)，初步建成了文書(shū)檔案處理系統(tǒng)，使系統(tǒng)不斷向信息管理的目標(biāo)推進(jìn)，其裝備水平和應(yīng)用水平逐步提高。“九五”規(guī)劃之“金信工程”，為全面實(shí)現(xiàn)檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化做了準(zhǔn)備。
計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計(jì)、檢索、查詢、刪除等功能，同時(shí)計(jì)算機(jī)還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進(jìn)行檔案的鑒定工作。運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快等特點(diǎn)，能及時(shí)、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域，以磁性材料和光學(xué)材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體，在檔案領(lǐng)域占主導(dǎo)地位，給檔案工作注入生機(jī)和活力。
一、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題
首先，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案事業(yè)的內(nèi)涵和外延將進(jìn)一步擴(kuò)大。以為檔案是經(jīng)濟(jì)形態(tài)存在和發(fā)展的必然產(chǎn)物，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性這一點(diǎn)永遠(yuǎn)都不會(huì)改變。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識(shí)與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內(nèi)在生命力。所以，信息屬性已成為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代反映檔案本質(zhì)的重要特征，檔案的信息含量已成為評(píng)估檔案駕駛的主要參數(shù)，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機(jī)讀、光盤(pán)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，新的載體形式將會(huì)不斷涌現(xiàn)，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內(nèi)用屬性劃分檔案的外延，將不會(huì)使檔案種類混雜，分類關(guān)系不清，這樣建立起來(lái)的檔案分類體系將日趨完善、科學(xué)、合理。
第二，依托先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，知識(shí)經(jīng)濟(jì)將推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)程。知識(shí)經(jīng)濟(jì)是現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)智能化、信息化、高級(jí)化的結(jié)果。先進(jìn)和技術(shù)設(shè)備是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)手段。沒(méi)有先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，任何思想和技術(shù)方法都無(wú)法落于實(shí)處。當(dāng)今社會(huì)，先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備已運(yùn)用于社會(huì)生產(chǎn)、生活的各個(gè)領(lǐng)域。檔案工作也是如此。計(jì)算機(jī)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于檔案管理、統(tǒng)計(jì)和檢索；微縮技術(shù)在檔案的保管方面具有十分重要的意義……總之，計(jì)算機(jī)、光盤(pán)、多媒體、現(xiàn)代通信技術(shù)、微縮復(fù)制技術(shù)的普遍應(yīng)用將大大加快檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，使之進(jìn)入現(xiàn)代化管理的先進(jìn)行列。
第三，知識(shí)經(jīng)濟(jì)將為檔案事業(yè)提供現(xiàn)代化的管理思想和管理方法。知識(shí)經(jīng)濟(jì)不僅意味著知識(shí)的不斷創(chuàng)新和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，它更代表著先進(jìn)的、科學(xué)的管理思想和管理方法。在管理方法上知識(shí)經(jīng)濟(jì)更需要增強(qiáng)開(kāi)放檔案意識(shí)，樹(shù)立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創(chuàng)新精神和學(xué)術(shù)自由精神。更需要引進(jìn)圖書(shū)館學(xué)，情報(bào)學(xué)的相關(guān)理論，加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，調(diào)整供求關(guān)系，加強(qiáng)定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門(mén)的職能與改善檔案管理相結(jié)合。
第四，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，對(duì)檔案工作者的素質(zhì)將提出更高的要求。選拔德才兼?zhèn)涞娜瞬攀侵R(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的核心內(nèi)容。實(shí)質(zhì)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案人員要具備較高的專業(yè)知識(shí)、自然科學(xué)知識(shí)和相關(guān)應(yīng)用知識(shí)。這樣，才能使先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、管理方法和優(yōu)秀人才結(jié)合起來(lái)，發(fā)揮出最大的效能泥腿動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展。
二、加快檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來(lái)講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1、分清輕重緩急，循序漸進(jìn)。
檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用。而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。
2、分級(jí)次著錄，省時(shí)省力。
在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄,對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄,而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。
3、分門(mén)別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)。
對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引。而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門(mén)別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
4、要加強(qiáng)檔案信息素質(zhì)教育。
加快建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)。要注意加強(qiáng)檔案主體意識(shí)和獲取意識(shí)教育，利用檔案信息守法意識(shí)，加強(qiáng)檔案工作者的檔案信息保密意識(shí)，傳播意識(shí)和更新轉(zhuǎn)換意識(shí)。提高運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，獲取檔案信息技術(shù)和設(shè)施武裝檔案信息網(wǎng)絡(luò)，不斷提高檔案信息的效益功能。
5、要科學(xué)地制定、貫徹和修訂各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。
計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心，而電子計(jì)算機(jī)的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的。以為對(duì)于雜亂無(wú)章沒(méi)有系統(tǒng)整理的檔案，計(jì)算機(jī)是無(wú)法進(jìn)行管理的，即使可以管理也會(huì)因運(yùn)算程序的復(fù)雜化而使其效率大大降低。因此，要適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。
6、要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域。
要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來(lái)，變“封閉型”為“開(kāi)放型”，主動(dòng)面向知識(shí)經(jīng)濟(jì)主戰(zhàn)場(chǎng)，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識(shí)經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來(lái)。做到知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機(jī)關(guān)檔案工作整體水平的同時(shí)，要向企業(yè)和科技事業(yè)單位傾斜，在注重國(guó)有經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域檔案工作的同時(shí)，把非公有制經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域檔案工作納入服務(wù)范疇。
7、培養(yǎng)一批高層次的檔案信息專業(yè)人才和新型化高層次管理人才。
要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識(shí)，有懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)做好充分的準(zhǔn)備。
總之，知識(shí)經(jīng)濟(jì)的興起給檔案界提供了一個(gè)挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存的契機(jī)；趕上這次浪潮，我們就會(huì)縮短與先進(jìn)國(guó)家的差距，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中大顯身手。相信經(jīng)過(guò)全體檔案界同仁的共同努力，我們定會(huì)在新世紀(jì)這張白紙上寫(xiě)出最新、最美的文章，畫(huà)出最新、最美的圖畫(huà)。
一、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題
首先，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案事業(yè)的內(nèi)涵和外延將進(jìn)一步擴(kuò)大。以為檔案是經(jīng)濟(jì)形態(tài)存在和發(fā)展的必然產(chǎn)物，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性這一點(diǎn)永遠(yuǎn)都不會(huì)改變。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識(shí)與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內(nèi)在生命力。所以，信息屬性已成為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代反映檔案本質(zhì)的重要特征，檔案的信息含量已成為評(píng)估檔案駕駛的主要參數(shù)，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機(jī)讀、光盤(pán)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，新的載體形式將會(huì)不斷涌現(xiàn)，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內(nèi)用屬性劃分檔案的外延，將不會(huì)使檔案種類混雜，分類關(guān)系不清，這樣建立起來(lái)的檔案分類體系將日趨完善、科學(xué)、合理。
第二，依托先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，知識(shí)經(jīng)濟(jì)將推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)程。知識(shí)經(jīng)濟(jì)是現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)智能化、信息化、高級(jí)化的結(jié)果。先進(jìn)和技術(shù)設(shè)備是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)手段。沒(méi)有先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，任何思想和技術(shù)方法都無(wú)法落于實(shí)處。當(dāng)今社會(huì)，先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備已運(yùn)用于社會(huì)生產(chǎn)、生活的各個(gè)領(lǐng)域。檔案工作也是如此。計(jì)算機(jī)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于檔案管理、統(tǒng)計(jì)和檢索；微縮技術(shù)在檔案的保管方面具有十分重要的意義……總之，計(jì)算機(jī)、光盤(pán)、多媒體、現(xiàn)代通信技術(shù)、微縮復(fù)制技術(shù)的普遍應(yīng)用將大大加快檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，使之進(jìn)入現(xiàn)代化管理的先進(jìn)行列。
第三，知識(shí)經(jīng)濟(jì)將為檔案事業(yè)提供現(xiàn)代化的管理思想和管理方法。知識(shí)經(jīng)濟(jì)不僅意味著知識(shí)的不斷創(chuàng)新和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，它更代表著先進(jìn)的、科學(xué)的管理思想和管理方法。在管理方法上知識(shí)經(jīng)濟(jì)更需要增強(qiáng)開(kāi)放檔案意識(shí)，樹(shù)立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創(chuàng)新精神和學(xué)術(shù)自由精神。更需要引進(jìn)圖書(shū)館學(xué)，情報(bào)學(xué)的相關(guān)理論，加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，調(diào)整供求關(guān)系，加強(qiáng)定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門(mén)的職能與改善檔案管理相結(jié)合。
第四，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，對(duì)檔案工作者的素質(zhì)將提出更高的要求。選拔德才兼?zhèn)涞娜瞬攀侵R(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的核心內(nèi)容。實(shí)質(zhì)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案人員要具備較高的專業(yè)知識(shí)、自然科學(xué)知識(shí)和相關(guān)應(yīng)用知識(shí)。這樣，才能使先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、管理方法和優(yōu)秀人才結(jié)合起來(lái)，發(fā)揮出最大的效能泥腿動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展。
二、加快檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來(lái)講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。1、分清輕重緩急，循序漸進(jìn)。
檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用。而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。
2、分級(jí)次著錄，省時(shí)省力。
在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄,對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄,而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。
3、分門(mén)別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)。
對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引。而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時(shí)間用案卷目錄直接錄入然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門(mén)別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
4、要加強(qiáng)檔案信息素質(zhì)教育。
加快建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)。要注意加強(qiáng)檔案主體意識(shí)和獲取意識(shí)教育，利用檔案信息守法意識(shí)，加強(qiáng)檔案工作者的檔案信息保密意識(shí)，傳播意識(shí)和更新轉(zhuǎn)換意識(shí)。提高運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，獲取檔案信息技術(shù)和設(shè)施武裝檔案信息網(wǎng)絡(luò)，不斷提高檔案信息的效益功能。
5、要科學(xué)地制定、貫徹和修訂各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。
計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心，而電子計(jì)算機(jī)的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的。以為對(duì)于雜亂無(wú)章沒(méi)有系統(tǒng)整理的檔案，計(jì)算機(jī)是無(wú)法進(jìn)行管理的，即使可以管理也會(huì)因運(yùn)算程序的復(fù)雜化而使其效率大大降低。因此，要適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。
6、要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域。
要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來(lái)，變“封閉型”為“開(kāi)放型”，主動(dòng)面向知識(shí)經(jīng)濟(jì)主戰(zhàn)場(chǎng)，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識(shí)經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來(lái)。做到知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機(jī)關(guān)檔案工作整體水平的同時(shí)，要向企業(yè)和科技事業(yè)單位傾斜，在注重國(guó)有經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域檔案工作的同時(shí)，把非公有制經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域檔案工作納入服務(wù)范疇。
檔案之有用，源于之其特有的、強(qiáng)大的憑證價(jià)值和參考（情報(bào)）價(jià)值。曾經(jīng)指出：經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，離不開(kāi)檔案與檔案工作。檔案管理作為國(guó)家利益的捍衛(wèi)力，經(jīng)濟(jì)發(fā)發(fā)展的拉動(dòng)力，社會(huì)進(jìn)步的保障力，科技創(chuàng)新和文化繁榮的促進(jìn)力，其管理具有重要意義。在信息化浪潮中必須確保先進(jìn)科學(xué)技術(shù)手段和科學(xué)管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的有機(jī)結(jié)合，提高檔案工作整體水平。隨著信息時(shí)代的發(fā)展。檔案管理方式已發(fā)展到以電子檔案為中心，業(yè)務(wù)處理過(guò)程檔案化以應(yīng)用為中心的新模式。本文將對(duì)檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)行分析，提出幾點(diǎn)意見(jiàn)［1］。
1 檔案工作的概述
廣義上的檔案工作是指檔案事業(yè)，所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育、檔案科學(xué)研究、檔案的宣傳及出版等工作。狹義上的檔案工作是指檔案管理工作，具體業(yè)務(wù)工作內(nèi)容包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和提供利用八個(gè)環(huán)節(jié)，前六個(gè)環(huán)節(jié)稱為基礎(chǔ)工作，后兩個(gè)環(huán)節(jié)稱為編研利用工作。檔案工作具有管理性,服務(wù)性和政治性［2］。
隨著時(shí)代進(jìn)步，現(xiàn)代檔案工作發(fā)生了以下四點(diǎn)轉(zhuǎn)變：
1.1 在工作定性、定位方面，從附屬性、機(jī)要性轉(zhuǎn)為服務(wù)性、職能性；
1.2 在工作格局方面，從封閉轉(zhuǎn)為開(kāi)放，從以保管為主導(dǎo)，轉(zhuǎn)為以開(kāi)發(fā)利用為主導(dǎo)；
1.3 在服務(wù)對(duì)象方面，從單純?yōu)轭I(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為本單位內(nèi)部服務(wù)，轉(zhuǎn)為同時(shí)面向全員和社會(huì)服務(wù)；
1.4 在服務(wù)方式方法上，從被動(dòng)的、手工的、內(nèi)向型的服務(wù)，轉(zhuǎn)為主動(dòng)的、開(kāi)發(fā)性的、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)
當(dāng)前檔案管理主要存在的問(wèn)題為檔案總量偏少，載體形式單一，并且載體結(jié)構(gòu)具有缺陷。
其相應(yīng)的解決措施為：
(1)密切關(guān)注經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和各項(xiàng)工作的新領(lǐng)域、新業(yè)務(wù)、新事物，拓展建檔范圍，加強(qiáng)收集工作；
(2)健全檔案管理制度，保障檔案收集完整；
(3)在檔案結(jié)構(gòu)的多元化上下功夫，重視各種門(mén)類、各種載體特別是電子文件的歸檔和收集。
2 檔案的現(xiàn)代化管理
2.1 構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理新理念。
構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理新理念，需要明確的檔案管理任務(wù)和發(fā)展目標(biāo)：以妥善保存檔案，便捷應(yīng)用為發(fā)展目標(biāo)。
2.2 解決適用、配套的管理設(shè)施。
不少檔案管理設(shè)施仍停留在50、60年代的木制柜，由于條件有限落實(shí)困難，溫濕度控制乏術(shù)。檔案資料堆積混雜，
檔案基本管理設(shè)備缺乏［3］。
因此，在檔案管理中需要注重場(chǎng)所，裝具以及信息化設(shè)施使用情況，確保檔案的妥善管理。
2.3 實(shí)行制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。
制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化三者之間有密不可分的關(guān)系。制度是對(duì)各方關(guān)系、行為準(zhǔn)則、辦事程序作出統(tǒng)一規(guī)定。規(guī)范是對(duì)工作的數(shù)量、質(zhì)量、方式、方法等作出統(tǒng)一規(guī)定。標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)普遍性的業(yè)務(wù)技術(shù)作出統(tǒng)一規(guī)定。制度根據(jù)法律、法規(guī)、政策制定，偏重宏觀，以調(diào)整關(guān)系、規(guī)范秩序?yàn)橹饕康?，有?qiáng)制性。規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)以科學(xué)、技術(shù)以及普遍性的經(jīng)驗(yàn)的綜合成果為基礎(chǔ)制定，偏重微觀業(yè)務(wù)，側(cè)重業(yè)務(wù)性、技術(shù)性和操作性，一般屬非強(qiáng)制性。其中，檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化為重中之重。
檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化是一個(gè)過(guò)程，即標(biāo)準(zhǔn)的制訂和實(shí)施的實(shí)踐過(guò)程。其實(shí)質(zhì)為簡(jiǎn)單化，統(tǒng)一化，系列化，通用化，典型化，格式化［4］。
檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化體系的構(gòu)成包括檔案工作基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，檔案工作業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及與檔案工作標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)。
——檔案工作基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)。包括檔案專業(yè)基本術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、檔案館代碼編制標(biāo)準(zhǔn)，檔案種類劃分標(biāo)準(zhǔn)，檔案計(jì)量單位標(biāo)準(zhǔn)，檔案統(tǒng)計(jì)工作標(biāo)準(zhǔn)，等等。
——檔案工作業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。包括檔案收集標(biāo)準(zhǔn)、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、檔案編目與檢索標(biāo)準(zhǔn)、檔案統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，檔案保管與保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，等等。
——與檔案工作標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)。如：文件制成材料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，底圖、藍(lán)圖制作規(guī)范，竣工圖編制標(biāo)準(zhǔn)，技術(shù)文件格式，國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式，CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)與歸檔標(biāo)準(zhǔn)，等等。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系，就其橫向結(jié)構(gòu)而言，一般分為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)際區(qū)域性標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)或?qū)I(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。
因此，在檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施過(guò)程需要增強(qiáng)貫徹標(biāo)準(zhǔn)化的意識(shí)；認(rèn)真學(xué)習(xí)、掌握標(biāo)準(zhǔn)文本的內(nèi)容、要求；要有推行標(biāo)準(zhǔn)的保障措施，運(yùn)用法律、經(jīng)濟(jì)、行政手段保證標(biāo)準(zhǔn)的貫徹執(zhí)行。
2.4 大力推進(jìn)檔案信息化。
檔案信息化既是整個(gè)檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)，也是體現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化水平的主要標(biāo)志。檔案信息化的三大任務(wù)，分別為文檔一體化管理，電子文件歸檔管理和檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。
2.5 著力進(jìn)行檔案信息資源的有效開(kāi)發(fā)。
檔案信息資源開(kāi)發(fā)具有很大的潛在價(jià)值，但其目前有以下問(wèn)題：1、檔案資源匱乏；2、數(shù)字化程度低；3、可檢索性差。因此應(yīng)該大力開(kāi)展檔案信息資源的有效開(kāi)發(fā)。
3 結(jié)語(yǔ)
檔案的現(xiàn)代化管理是檔案事業(yè)不斷進(jìn)步的重要?jiǎng)恿驮慈?，做好檔案管理，思想上要高度重視，要根據(jù)自身的情況來(lái)確定工作思路，加強(qiáng)檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，重視檔案收集完整和齊全，重視檔案編研工作，重視檔案信息化建設(shè)和實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的查閱和檢索，積極爭(zhēng)取職能部門(mén)的支持，存進(jìn)檔案管理與信息化的結(jié)合，推動(dòng)其不斷發(fā)展。只有現(xiàn)代化管理，才有使檔案管理具有更廣闊的發(fā)展空間。
參考文獻(xiàn)
［1］ 王麗梅. 簡(jiǎn)談新時(shí)期檔案管理工作的重要性［J］. 青年文學(xué)家, 2011, (10)
加強(qiáng)對(duì)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理的目的在于開(kāi)發(fā)應(yīng)用，離開(kāi)推進(jìn)應(yīng)用水平的提高，就脫離了實(shí)際。加強(qiáng)管理的指導(dǎo)思想，一是要積極進(jìn)取，開(kāi)拓創(chuàng)新，爭(zhēng)取條件采用先進(jìn)技術(shù)；二是要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性、統(tǒng)一性，統(tǒng)籌兼顧，全面安排，調(diào)動(dòng)各方面的積極性；三是要從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，循序漸進(jìn)。如何提高應(yīng)用水平，需要深入考察與自動(dòng)化系統(tǒng)相關(guān)的諸多方面的情況及變化趨勢(shì)，分析存在的問(wèn)題，尋求解決的途徑。本文試從經(jīng)常遇到的幾個(gè)問(wèn)題，闡述個(gè)人的一些看法。
一、推進(jìn)自動(dòng)化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平
目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒(méi)有充分發(fā)揮。筆者認(rèn)為對(duì)這一問(wèn)題取得共識(shí)是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。這一認(rèn)識(shí)上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案自動(dòng)化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。
二、自動(dòng)化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值得推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)應(yīng)是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。
三、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
目前檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。開(kāi)發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過(guò)程。經(jīng)過(guò)試點(diǎn)，數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫(kù)”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫(kù)的完善提高和各單位檔案目錄庫(kù)建立起來(lái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開(kāi)放的分步式數(shù)據(jù)庫(kù)群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。
四、慎重選定技術(shù)路線
信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當(dāng)代技術(shù)革命的主要特征。目前，對(duì)我國(guó)檔案信息自動(dòng)化工程影響最大的技術(shù)是微機(jī)工作站、服務(wù)器性能的提高，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)工具的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設(shè)和開(kāi)通。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的，應(yīng)當(dāng)推行適應(yīng)的先進(jìn)技術(shù)，使經(jīng)濟(jì)效益的合理性和技術(shù)的先進(jìn)性相統(tǒng)一，技術(shù)路線的選擇要符合我們的實(shí)際。檔案部門(mén)對(duì)先進(jìn)技術(shù)的潛在需求很大，但現(xiàn)實(shí)的需求又往往跟不上，宏觀監(jiān)測(cè)需要的信息量和使用頻率同微觀經(jīng)濟(jì)需求有很大差別，因此不斷發(fā)生買(mǎi)了設(shè)備不能充分利用，建了網(wǎng)絡(luò)而傳輸量很少的情況。要實(shí)事求是地分析現(xiàn)狀，充分考慮先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展，再進(jìn)行每一項(xiàng)具體的決策。
五、實(shí)事求是地改進(jìn)管理體制
集中統(tǒng)一是管理任何社會(huì)化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動(dòng)化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機(jī)結(jié)合是自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)方針，其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機(jī)開(kāi)展工作，這亦是研究自動(dòng)化系統(tǒng)管理時(shí)必須考慮的原則之一。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前我國(guó)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，同時(shí)存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問(wèn)題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國(guó)檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的和系統(tǒng)建設(shè)從“微機(jī)起步”有關(guān)。應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，硬軟件的選用，上下各個(gè)層次和各專業(yè)辦公自動(dòng)化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理之中，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費(fèi)。也要下決心解決方便使用的問(wèn)題，如長(zhǎng)期將檔案部門(mén)的“硬任務(wù)”集中于一個(gè)部門(mén)，在檔案部門(mén)這一信息系統(tǒng)之內(nèi)再組建一個(gè)“檔案信息系統(tǒng)”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的模式，但這種高技術(shù)結(jié)構(gòu)，必須有較強(qiáng)的管理能力和技術(shù)能力，不具備這些條件，從集中向分散過(guò)渡，反倒有可能退回到分散式。六、充分發(fā)揮系統(tǒng)建設(shè)資金的使用效益
檔案自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)是檔案部門(mén)投資最大的項(xiàng)目，在資金籌集和管理使用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實(shí)行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭(zhēng)取外援相結(jié)合，資金使用上做到按項(xiàng)目管理，進(jìn)行項(xiàng)目論證并跟蹤考核。目前存在的主要問(wèn)題之一是沒(méi)有在國(guó)家和地方財(cái)政長(zhǎng)期建設(shè)發(fā)展計(jì)劃中立項(xiàng)，檔案信息自動(dòng)化項(xiàng)目資金大多通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)特批解決，為此耗費(fèi)了各級(jí)檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)很大精力?！熬盼濉苯ㄔO(shè)規(guī)劃被國(guó)家經(jīng)濟(jì)信息化聯(lián)席會(huì)議作為國(guó)家經(jīng)濟(jì)信息化優(yōu)先發(fā)展的重要工作之一，定名為“金信工程”，為檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)列入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃打下了良好基礎(chǔ)，但要落到實(shí)處，還有許多工作要做，各地也應(yīng)及早積極爭(zhēng)取。存在的問(wèn)題之二是在資金管理上不夠科學(xué)合理，有分散和浪費(fèi)現(xiàn)象。如有的項(xiàng)目因各種原因不能充分發(fā)揮應(yīng)有作用，這都有待于今后注意改進(jìn)。
七、重視人才管理
系統(tǒng)管理是檔案管理諸多原理的理論基礎(chǔ)，其主要含義是指在檔案管理過(guò)程中將所有檔案管理的工作內(nèi)容科學(xué)地匯聚成一個(gè)整體，通過(guò)對(duì)整體工作內(nèi)容的劃分和整合來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作內(nèi)容的有效規(guī)劃，充分地發(fā)揮檔案管理過(guò)程中每一個(gè)工作環(huán)節(jié)的作用，清除掉檔案管理工作中重復(fù)和不必要的內(nèi)容，從而有效地提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，更進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的有序進(jìn)行和健康發(fā)展。
2.整合分原理和反饋原理
整合分原理和反饋原理是檔案管理原則中重要的兩項(xiàng)內(nèi)容。其中整合分原理是指在檔案管理的過(guò)程中在系統(tǒng)管理理論的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案管理整體的工作內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行有序規(guī)范地工作劃分，安排檔案管理工作中各項(xiàng)工作內(nèi)容的負(fù)責(zé)人，針對(duì)他們不同的職責(zé)義務(wù)分派不同的資源和權(quán)利，制定不同的任務(wù)目標(biāo)，根據(jù)這些分項(xiàng)任務(wù)的完成來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作整體任務(wù)目標(biāo)的達(dá)成；而檔案管理中的反饋原理則是指在檔案管理工作進(jìn)行的過(guò)程中，各個(gè)部門(mén)對(duì)檔案管理共同完成目標(biāo)以及完成的過(guò)程進(jìn)行綜合的工作反饋，通過(guò)反饋的信息來(lái)顯示檔案管理工作中的優(yōu)缺點(diǎn)，來(lái)制定相應(yīng)的改善措施，進(jìn)一步完善檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量上和效率上的進(jìn)步。
二、現(xiàn)代化檔案管理中檔案管理措施
1.加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的專業(yè)培訓(xùn)
現(xiàn)代化檔案管理的工作內(nèi)容與計(jì)算機(jī)科技和其它科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用密不可分，檔案工作人員必須加強(qiáng)對(duì)相關(guān)科學(xué)技術(shù)以及先進(jìn)設(shè)備的掌握和應(yīng)用能力，達(dá)到能夠熟練運(yùn)用各種科技設(shè)備和技術(shù)完成檔案管理工作的各項(xiàng)內(nèi)容和目標(biāo)。對(duì)此，檔案管理單位和部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，提升檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)以及職業(yè)素養(yǎng)，矯正檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作重要性以及檔案管理工作嚴(yán)肅性的認(rèn)識(shí)，使其能夠以對(duì)檔案管理工作高度負(fù)責(zé)的態(tài)度為基礎(chǔ)，以熟練掌握科學(xué)技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備為介質(zhì)，以檔案管理單位和部門(mén)分派的任務(wù)目標(biāo)為目標(biāo)，使用各種檔案管理技術(shù)完成檔案管理工作的內(nèi)容，對(duì)自身在檔案管理工作中存在的問(wèn)題能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)和改進(jìn)，保證檔案管理工作的順利實(shí)施，為檔案管理工作的質(zhì)量提升貢獻(xiàn)自身的力量。
2.加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)資料的保護(hù)
現(xiàn)代化檔案管理的主要主體包含電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種，紙質(zhì)檔案相比電子檔案來(lái)說(shuō)保存的難度更大，但保存的價(jià)值也更高，更具有歷史意義。因此，檔案管理單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)資料的保護(hù)，首先檔案管理單位應(yīng)該做好紙質(zhì)資料的數(shù)字化錄入工作，對(duì)紙質(zhì)資料記載的檔案信息實(shí)現(xiàn)與電子內(nèi)容一樣的共同保護(hù)和管理；其次，檔案管理單位應(yīng)該建立紙質(zhì)資料的管理?xiàng)l例和保護(hù)原則，對(duì)紙質(zhì)資料管理工作的規(guī)范性、安全性、效益性和價(jià)值性作出相關(guān)的約束和責(zé)任，對(duì)紙質(zhì)資料管理過(guò)程中的諸多環(huán)節(jié)做好相應(yīng)的監(jiān)控與保護(hù)工作，保證紙質(zhì)資料的任何管理內(nèi)容都能夠有清晰的記錄；最后，檔案管理單位應(yīng)該加強(qiáng)紙質(zhì)資料的保護(hù)工作，對(duì)能夠影響到紙質(zhì)資料存放過(guò)程中的諸多影響因素采取針對(duì)性的防治措施，保證紙質(zhì)資料存放的安全性。
3.加強(qiáng)電子檔案資料的保護(hù)
對(duì)電子檔案資料的保護(hù)工作首先應(yīng)該做好電子檔案資料的整理工作，對(duì)電子檔案的諸多內(nèi)容進(jìn)行規(guī)劃整理，清晰明確的做好電子檔案的歸檔記錄；其次應(yīng)該為電子檔案的保存磁盤(pán)和光盤(pán)做好保護(hù)工作，保證其清潔性和實(shí)用性，對(duì)磁盤(pán)和光盤(pán)的存放位置應(yīng)該保證磁盤(pán)和光盤(pán)各自存放空間的潔凈，保證其不會(huì)在存取或者使用的過(guò)程中發(fā)生摩擦和劃痕損傷。同時(shí)對(duì)存放在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)空間上的電子檔案資料應(yīng)該設(shè)置好相應(yīng)的控制密碼，擁有更加先進(jìn)設(shè)備的檔案管理單位可以采用指紋識(shí)別或者眼膜識(shí)別的方式來(lái)做好電子檔案資料的保護(hù)工作；最后，檔案管理單位應(yīng)該定期對(duì)磁盤(pán)和光盤(pán)內(nèi)的電子檔案內(nèi)容進(jìn)行檢查和對(duì)照，在保證磁盤(pán)光盤(pán)儲(chǔ)存安全的同時(shí)對(duì)電子檔案的內(nèi)容進(jìn)行檢查，保證電子檔案資料不會(huì)在保存的過(guò)程中出現(xiàn)質(zhì)量上的問(wèn)題。
現(xiàn)代化的管理理念，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的重中之重，正確的現(xiàn)代化管理理念能夠?qū)︶t(yī)院信息化建設(shè)及檔案資源的有效利用起指導(dǎo)作用。首先，應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，不斷樹(shù)立先進(jìn)的管理思想，并堅(jiān)持學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理論，然后采用與之相適應(yīng)的管理方式和方法，以此來(lái)達(dá)到預(yù)定目標(biāo)；其次，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)緊跟我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的新形勢(shì)與時(shí)俱進(jìn)，改變與現(xiàn)代化檔案管理不相適應(yīng)的思想和管理理念，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橐揽肯冗M(jìn)的科學(xué)技術(shù)和科學(xué)管理的觀念；再次，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)建立與當(dāng)前信息化時(shí)代相適應(yīng)的檔案意識(shí)，轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)的重管理輕利用、墨守陳規(guī)的守舊觀念，變被動(dòng)地檔案服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，變封閉式為開(kāi)放式，這樣不僅有利于適應(yīng)現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展的要求，同時(shí)也能滿足知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的需要。
二、加強(qiáng)醫(yī)院硬件設(shè)施建設(shè)，推進(jìn)管理方式現(xiàn)代化
當(dāng)前，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方式已經(jīng)很難適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的要求。為此，必須加大基礎(chǔ)設(shè)施及辦公設(shè)備的投入力度，借此來(lái)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、電子化及規(guī)范化的檔案管理，充分發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的優(yōu)越性，進(jìn)而提高工作效率和工作質(zhì)量。醫(yī)院應(yīng)按照檔案室的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，為其配置獨(dú)立的辦公室、庫(kù)房和檔案閱覽室等，并購(gòu)置相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、檔案密集架以及復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備，給檔案管理提供必要的基礎(chǔ)保障。同時(shí)，應(yīng)結(jié)合醫(yī)院的特點(diǎn)，優(yōu)選最為合適的檔案管理軟件，并組織有關(guān)管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，以此來(lái)促進(jìn)其現(xiàn)代化管理水平的提高。此外，在營(yíng)造良好檔案管理環(huán)境的同時(shí)，還應(yīng)建立并完善規(guī)范的檔案管理體系，充分發(fā)揮出現(xiàn)代化設(shè)備的優(yōu)越性，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)改革現(xiàn)有的管理體系，達(dá)到檔案管理方式現(xiàn)代化的要求。
三、建立健全現(xiàn)代化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及各項(xiàng)規(guī)章制度
就醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化而言，并不僅僅是由設(shè)施配置網(wǎng)絡(luò)化、信息化決定的，管理方式也同樣有著不容忽視的作用。首先，應(yīng)做到檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，使管理工作有標(biāo)準(zhǔn)可循、有制度可依，工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)做到目標(biāo)明確、條理清晰，以此來(lái)確保檔案的完整性，防止檔案中最要內(nèi)容遺失的情況的發(fā)生，正確系統(tǒng)地進(jìn)行記錄、存檔。想要做好以上工作，各相關(guān)部門(mén)必須統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)；其次，可以說(shuō)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要前提條件，所以，在軟件的開(kāi)發(fā)上必須具有較強(qiáng)的實(shí)用性和權(quán)威性。但由于各個(gè)部門(mén)采用的軟件系統(tǒng)均有所不同，從而形成了諸多新的載體檔案，若不制定一個(gè)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，則有可能會(huì)造成這類檔案平白無(wú)故的流失。而現(xiàn)代化的檔案管理在管理方式及方法上均與常規(guī)管理有所不同，如果仍舊以常規(guī)的管理制度來(lái)規(guī)范新的運(yùn)行機(jī)制，效果勢(shì)必會(huì)大打折扣。因此，必須建立并完善新的管理制度；輸入密碼及信息目錄的編制；檔案存儲(chǔ)信息的利用等。只有這樣才能確保醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的順利開(kāi)展。
四、提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平
1.提高辦公效率
在以往的檔案管理工作中，工作人員過(guò)多地依賴于手工操作，要求資料收集完整、齊全，避免漏寫(xiě)、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無(wú)誤，結(jié)果費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行檔案管理之后，文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無(wú)論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行，有效的提高了辦公效率。
2.方便資源共享
在原始的手工操作管理中，由于不能做到信息共享，致使大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率。并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，可以了解其他檔案工作部門(mén)概況、工作的重點(diǎn)和檔案管理信息動(dòng)態(tài)，真正做到資源共享。
3.保存具有穩(wěn)定性
與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過(guò)程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)發(fā)展日新月異，儲(chǔ)存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤(pán)，大容量的移動(dòng)硬盤(pán)等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲(chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。
4.提高傳遞的速度和安全性
在日常公文辦理過(guò)程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)，傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，可直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，有效提高了文件傳遞的安全性和及時(shí)性。
二、推進(jìn)檔案信息化的策略
1.建立規(guī)范體系
檔案信息化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差。檔案信息化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)專業(yè)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，檔案信息化使越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤(pán)、光盤(pán)，現(xiàn)行的檔案整理、分類、著錄及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。所以需要制定統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系，切實(shí)推動(dòng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化、科學(xué)化。
2.完善安全措施
檔案信息化建設(shè)最終落實(shí)都要靠人來(lái)執(zhí)行，所以人是檔案信息化安全的第一道保護(hù)屏障。電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)酢榇?，要提高檔案人員的警惕性，從根本上鏟除黑客對(duì)信息系統(tǒng)的威脅。采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施。
3.健全管理制度
傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是手工管理，因此容易受到人為因素的影響，常常出現(xiàn)漏寫(xiě)或者漏抄的現(xiàn)象發(fā)生，影響了檔案的全面性和準(zhǔn)確性，同時(shí)由于檔案管理工作對(duì)于用筆以及筆跡有著嚴(yán)格的要求，因此對(duì)于人員的要求比較高，不利于檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展；因此檔案管理工作的信息化進(jìn)程，可以有效的提高檔案管理工作資料搜集的、瀏覽、分類以及查閱的快捷性和簡(jiǎn)單性，也提高了檔案資源傳遞的效率，提高了檔案管理人員的辦公效率。
2.方便資源的共享
傳統(tǒng)的資源管理，檔案資源的傳遞以及共享的困難較大，因此多數(shù)價(jià)值較高的資源都處于閑置狀態(tài)，造成了資源的浪費(fèi)，也造成了我國(guó)資金的浪費(fèi)，提高檔案管理工作的信息化進(jìn)程可以提高資源的利用效率，人們運(yùn)用資料和查找資料也更加的方便，檔案管理部門(mén)將現(xiàn)有的檔案進(jìn)行系統(tǒng)的管理，并且不斷提高刮泥洗頭膏的完善性，同時(shí)將檔案管理系統(tǒng)利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源的共享，提高了檔案資源的利用率，同時(shí)可以通過(guò)共享平臺(tái)來(lái)完善目前自己現(xiàn)有的檔案資源，提高?Y源的完善性，提高了資源的共享的效果。
3.保存具有穩(wěn)定性
傳統(tǒng)的檔案管理主要是紙質(zhì)檔案，紙張保存的受到外界環(huán)境的影響比較大，纖維素決定了紙張的耐久性，但是纖維素容易受到高溫、潮濕、氧化等因素的影響，很容易受到破壞，因此如果保存不當(dāng)會(huì)影響檔案的完整性，造成難以挽回的損失，但是檔案管理的信息化可以有效的避免傳統(tǒng)的檔案管理中存在的弊端，提高了檔案存儲(chǔ)的穩(wěn)定性，不容易受到外界環(huán)境的影響，同時(shí)也可以提高信息傳遞的方便性和快捷性。
4.提高了信息傳遞的速度和安全性
傳統(tǒng)的文件傳遞方式，文件在傳遞的過(guò)程中受到人為因素的影響，造成文件的丟失，同時(shí)用郵寄的方式來(lái)來(lái)傳輸文件，也會(huì)影響傳輸?shù)募皶r(shí)性，這就給檔案管理工作帶來(lái)了困難，但是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行文件的傳輸，可以有效的縮短傳輸?shù)臅r(shí)間，保障了檔案資源的安全性，提高；俄檔案管理工作的效果。
二、提高檔案管理工作信息化進(jìn)程的措施
檔案管理管理工作的信息化進(jìn)程對(duì)于管理人員是觀念、技術(shù)水平都有了新的要求，要求檔案管理人員不斷的轉(zhuǎn)變思想，強(qiáng)化管理的效果，但是這并不是一朝一夕的事情，而是需要循序漸進(jìn)，這樣才能夠提高檔案管理工作的進(jìn)程。
1.建立規(guī)范的檔案管理體系
我國(guó)檔案管理的時(shí)間相對(duì)較晚，因此檔案管理的基礎(chǔ)差、管理質(zhì)量不高，檔案管理工作的分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，因此需要解決當(dāng)前檔案管理中的存在的問(wèn)題，需要建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)化檔案的分類，順應(yīng)時(shí)展是需要，因此需要建立和完善檔案管理體系，推動(dòng)檔案管理的信息化進(jìn)程。
2.強(qiáng)化檔案管理工作的安全措施
檔案管理工作主要是依靠人來(lái)執(zhí)行一切工作，無(wú)論是傳統(tǒng)的檔案管理還是信息化的檔案管理，安全性也主要是依靠人的主動(dòng)性，這就會(huì)增加檔案管理工作的安全性，檔案管理工作的信息化也會(huì)增加影響檔案的保密性，因此為了能夠促進(jìn)檔案管理的信息化進(jìn)程，需要提高檔案管理工作的安全性，避免黑客的對(duì)于系統(tǒng)的威脅，提高數(shù)據(jù)資源的安全性。
3.建立檔案管理制度
在建立檔案管理制度的過(guò)程中，需要重點(diǎn)強(qiáng)化檔案管理的科學(xué)性和合理性，隨著社會(huì)的發(fā)展逐步的完善，同時(shí)還要根據(jù)不同檔案的不同特點(diǎn)，制定針對(duì)性的措施，提高制度的約束性和可操作性；同時(shí)檔案管理制度還需要對(duì)工作人員的行為進(jìn)行約束，強(qiáng)化制度的執(zhí)行力度，提高制度的約束性。
4.提供技術(shù)的支持
經(jīng)過(guò)閱讀大量的文獻(xiàn)，對(duì)科研檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分類并標(biāo)明比重，從表1中，可以明顯看出科研檔案管理存在的最大問(wèn)題便是“軟硬件設(shè)施”，其次是檔案的收集和整理，對(duì)檔案的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)及保密工作，下面，將一一解釋下面問(wèn)題。
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對(duì)科研檔案工作的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)在科研單位，具體從事研究項(xiàng)目的科研人員對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)模糊，將科技檔案的收集和提交排除在科研工作之外，甚至不了解需要?dú)w檔的范疇、要求和重要性。在科研工作中，注重課題申報(bào)、立項(xiàng)、實(shí)施，但不能同時(shí)積極進(jìn)行科技檔案的整理，經(jīng)常推遲檔案提交，即便提交也不完整[1]。
1.2科研檔案收集和整理中的問(wèn)題在科研檔案提交時(shí)，特別容易走入兩個(gè)誤區(qū)。一種是粗略收集，缺漏現(xiàn)象較明顯，在名義上提交的檔案名都有，但實(shí)際上質(zhì)量較差或缺少重要原始記錄；另一種是收集廣而全，將歸檔范圍之外的資料也放進(jìn)科研檔案中，從而主次不分，查閱和利用困難。由于信息時(shí)代的到來(lái)，科研檔案的形式和存儲(chǔ)介質(zhì)越來(lái)越趨于多樣化，在收集的過(guò)程中，會(huì)無(wú)意識(shí)地忽視錄音、錄像、照片、磁盤(pán)、光盤(pán)等。最后是指實(shí)體檔案的收集和管理容易被忽略。主要表現(xiàn)在隨意堆放實(shí)體檔案，不注意管理和維護(hù)。
1.3檔案設(shè)施建設(shè)中的問(wèn)題在一些科研機(jī)構(gòu)中，由于一些限制如人員和場(chǎng)地等，檔案數(shù)量也較少，因此在設(shè)施配置配置方面很多都采取將就的態(tài)度。在有些單位甚至都沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理庫(kù)房，僅使用數(shù)間辦公室代用；不能按檔案標(biāo)準(zhǔn)來(lái)實(shí)現(xiàn)辦公、閱覽、庫(kù)房三分開(kāi)；對(duì)于專門(mén)檔案柜和密集架，也僅使用普通兩節(jié)柜來(lái)代替存放；在有些單位，甚至連“八防”設(shè)施也不全；對(duì)于檔案設(shè)施必要的辦公設(shè)備、監(jiān)控設(shè)施等也不能達(dá)到要求。
1.4在檔案信息化建設(shè)中，易出現(xiàn)的問(wèn)題在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，存在以下幾個(gè)誤區(qū)。一是對(duì)于檔案信息化的理解較片面。在科研單位中，科研檔案管理人員將檔案信息化僅僅理解為紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描和網(wǎng)絡(luò)化。二是認(rèn)為一切都以“信息化”為重。在有些科研單位中，科研檔案管理人員認(rèn)為只有“信息化”了，就可以疏于檔案的收集、整理、鑒定、保管等基礎(chǔ)工作，造成首末倒置。三是認(rèn)為檔案信息化建設(shè)勞民傷財(cái)?shù)挠^念。對(duì)于檔案信息化必要的設(shè)施則采取能拖就拖的態(tài)度，不愿意投資。
2.科研院所檔案信息化管理的措施和建議
2.1完善安全措施有網(wǎng)絡(luò)的地方，就會(huì)存在很多不安全因素，再加上電子檔案容易被盜，所以要建立一個(gè)安全防范措施設(shè)置文件保密措施即采用身份認(rèn)證、權(quán)限認(rèn)證的方式控制檔案登陸系統(tǒng)，安裝殺毒軟件定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒并且對(duì)檔案和數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的備份防止黑客或者其他人員侵入系統(tǒng)。
2.2健全檔案管理體系科研院所要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)、檢查與監(jiān)督：落實(shí)專門(mén)機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一規(guī)劃，主管部門(mén)在對(duì)科研院所進(jìn)行評(píng)估的時(shí)候，要將檔案工作作為重要的評(píng)估內(nèi)容，以督促其做好檔案信息化工作[2]。
（一）檔案數(shù)字化
檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)等數(shù)字技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它具有科學(xué)計(jì)算、數(shù)據(jù)處理、實(shí)時(shí)控制，輔助設(shè)計(jì)、智能模擬、文字處理等功能。檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過(guò)局域網(wǎng)、政府網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高效率，提升檔案業(yè)務(wù)部門(mén)的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)?？傊瑱n案數(shù)字化是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來(lái)。逐步依托信息技術(shù)，使檔案工作更為有效地為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)，已成為今后一個(gè)時(shí)期檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。
（二）數(shù)字化檔案
數(shù)字化檔案管理是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案和檔案材料收集、鑒定、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過(guò)組織系統(tǒng)專網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查閱查借閱功能。數(shù)字化檔案的特點(diǎn)主要有以下幾個(gè)方面。
1.數(shù)字化檔案依賴于數(shù)字化設(shè)備而存在。數(shù)字化檔案依賴于計(jì)算機(jī)的軟硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。離開(kāi)了計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的軟件，數(shù)字化檔案就無(wú)法生存、傳遞、識(shí)別。
2.數(shù)字化檔案的不穩(wěn)定性。數(shù)字化文件的不穩(wěn)定性決定了數(shù)字化檔案的不穩(wěn)定性。
3.文字、圖形、聲音、影像多媒體信息均可以單獨(dú)或相互搭配構(gòu)成數(shù)字化文件的內(nèi)容，使得數(shù)字化檔案的組成和結(jié)構(gòu)要比紙質(zhì)文件復(fù)雜得多。
二、檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)及要求
（一）檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)
檔案數(shù)字化的實(shí)質(zhì)是信息記錄方式和載體形式的變換，為其共享網(wǎng)上資源打下了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)，其優(yōu)勢(shì)包括以下幾個(gè)方面：
1.擴(kuò)大經(jīng)濟(jì)效益。數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來(lái)極為方便快捷，從而避免了反復(fù)印制資料造成的紙張和人力的浪費(fèi)。
2.提高辦公效率。數(shù)字化檔案管理使資料及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓辦公人員做到足不出戶便知曉天下大事。
總之，檔案數(shù)字化是大勢(shì)所趨。檔案數(shù)字化從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它具有便于修改、便于復(fù)制的特性。這種特性使檔案具有了開(kāi)放性、檢索性，可以使檔案更好地為社會(huì)各個(gè)階層提供服務(wù)。
（二）檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的要求
檔案數(shù)字化所要實(shí)現(xiàn)的就是為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，其主要目標(biāo)：一是解決傳統(tǒng)檔案的存儲(chǔ)問(wèn)題；二是檔案館創(chuàng)建自身網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，使有效意義的動(dòng)態(tài)鏈接成為可能；三是加快信息傳遞速度，以使檔案在更大范圍內(nèi)提供最大的利用價(jià)值。其主要要求是：
1.科學(xué)性。檔案信息資源數(shù)字化應(yīng)具有科學(xué)性。從實(shí)際出發(fā)，通過(guò)對(duì)檔案的分析、篩選，確定數(shù)字化范圍。對(duì)檔案分輕重緩急、分階段、分層次有步驟地進(jìn)行。優(yōu)先對(duì)具有專業(yè)特色、地方特色的檔案，用戶利用率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化。
2.系統(tǒng)性。在進(jìn)行檔案信息資源數(shù)字化時(shí)，只有系統(tǒng)地、連續(xù)地將檔案信息資源數(shù)字化，才能充分發(fā)揮檔案信息資源的效用。無(wú)論對(duì)檔案的來(lái)源，還是對(duì)檔案內(nèi)容的內(nèi)在邏輯，都應(yīng)保持檔案外在的連貫、完整與內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系。
三、推進(jìn)檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的對(duì)策
數(shù)字化檔案管理在具體設(shè)施過(guò)程中，必須依托高新技術(shù)的支持。數(shù)字化檔案不是在傳統(tǒng)檔案系統(tǒng)內(nèi)部產(chǎn)生的，它的顯著特點(diǎn)是完全依賴現(xiàn)代化通訊網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)而進(jìn)行的管理和工作。筆者認(rèn)為，在推進(jìn)數(shù)字檔案化與數(shù)字化檔案管理方面，可以從以下幾個(gè)方面入手。
（一）予以科學(xué)規(guī)劃
檔案數(shù)字化是一個(gè)系統(tǒng)工程，必須立足于長(zhǎng)遠(yuǎn)的科學(xué)規(guī)劃，為此要抽調(diào)檔案、信息等部門(mén)的人員組成規(guī)劃小組，研究制定檔案數(shù)字化的近遠(yuǎn)期目標(biāo)，要明確哪些檔案需要數(shù)字化，哪些檔案需要優(yōu)先數(shù)字化，哪些檔案又需要長(zhǎng)時(shí)間實(shí)行數(shù)字化，然后按照輕重緩急分步驟實(shí)施。
（二）進(jìn)行成本核算
目前，將傳統(tǒng)的載體進(jìn)行數(shù)字化費(fèi)用較高，并且傳統(tǒng)檔案數(shù)字化后，必須支付一定的費(fèi)用，如對(duì)大量的數(shù)字文件進(jìn)行管理和維護(hù)，數(shù)字化后電子文件的保存需要持續(xù)的管理，都需一定的經(jīng)濟(jì)投入，所以必須思考投入產(chǎn)出績(jī)效。如果不加強(qiáng)核算，則有可能導(dǎo)致數(shù)字化成果在若干年以后完全無(wú)法使用，造成不必要的浪費(fèi)。
（三）建立雙套制管理機(jī)制
由于目前傳統(tǒng)載體的檔案管理基礎(chǔ)相對(duì)薄弱，數(shù)字化過(guò)程中有很多問(wèn)題待解決，因此在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)企業(yè)的檔案保存還要堅(jiān)持雙套制管理機(jī)制。在保存電子檔案的同時(shí)也保存相對(duì)應(yīng)的傳統(tǒng)載體檔案，以確保檔案信息內(nèi)容的安全、完整和真實(shí)，并最大限度地發(fā)揮檔案信息的支撐作用。
Doi：10.3969/j.issn.1671-8801.2014.03.598
【中圖分類號(hào)】R-1 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B 【文章編號(hào)】1671-8801（2014）03-0385-02
隨著科學(xué)的飛速發(fā)展，信息化管理登陸了各行各業(yè)。信息化管理以其極高的管理效率以及人力資源利用率逐漸取代了以人力為主的管理方式，成為了新型管理方法中普及最為廣泛的一種[1]。醫(yī)院檔案信息化管理也是在信息化管理方式基礎(chǔ)上研究開(kāi)發(fā)的。醫(yī)院檔案信息化管理是以計(jì)算機(jī)硬軟件為管理主體，少量人力資源作為引導(dǎo)，大容量資料庫(kù)作為支持而建設(shè)的，可以為院內(nèi)日常工作提供大量的便利。本文對(duì)醫(yī)院檔案信息化與檔案管理細(xì)則進(jìn)行探討如下。
1 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要性
醫(yī)院具有人員流動(dòng)性大的特點(diǎn)，每天收治以及出院的病患以及家屬很多，如使用大量人力資源進(jìn)行檔案管理，不僅浪費(fèi)了人力資源，還容易因?yàn)楣ぷ髁看蠖斐扇藶殄e(cuò)誤，利用計(jì)算機(jī)以及相關(guān)檔案管理軟件，對(duì)資源進(jìn)行錄入、儲(chǔ)存、并提供搜索、管理等功能可以節(jié)省大量有限的人力資源，并且檔案管理工作信息化整個(gè)流程井然有序的，可很大程度上避免人為失誤[2]。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是跟隨時(shí)代腳步的必要進(jìn)程，是具有時(shí)代特色的一種先進(jìn)管理辦法，其建設(shè)并投入使用具有重要性以及必要性。
2 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的優(yōu)越性
2.1 適應(yīng)大量檔案信息形成的當(dāng)代醫(yī)院。當(dāng)代醫(yī)院檔案信息日產(chǎn)生量十分驚人，筆者分析，其主要來(lái)源與兩種途徑[3]：①醫(yī)院日常、行政事務(wù)。醫(yī)院屬于單位，每日內(nèi)部產(chǎn)生的檔案量很多，來(lái)自上級(jí)傳達(dá)的文件、通知、報(bào)表等。各科室考勤、評(píng)優(yōu)指標(biāo)統(tǒng)計(jì)，甚至各講座、研究出席情況、會(huì)議文件等都?xì)w屬于醫(yī)院日產(chǎn)生的檔案之中。②醫(yī)療業(yè)務(wù)流程。每一名患者從入院掛號(hào)開(kāi)始直到病愈出院都會(huì)產(chǎn)生形形的檔案信息，醫(yī)院人流量巨大，每日因患者產(chǎn)生的檔案信息也非常多。上述兩種途徑產(chǎn)生的大量檔案信息單純采用傳統(tǒng)檔案管理方法很難完成，而醫(yī)院信息化檔案管理方法則可以輕松通過(guò)計(jì)算機(jī)將每日復(fù)雜繁多的檔案信息進(jìn)行管理，相較于傳統(tǒng)檔案管理方案具有明顯優(yōu)勢(shì)。
2.2 醫(yī)護(hù)人員以及患者對(duì)信息化管理的需求。信息化檔案管理模式的建立不僅方便患者就診，給院內(nèi)各部門(mén)工作人員也帶來(lái)了福音，第一方面免去了紙筆檔案錄入的過(guò)程，防止紙質(zhì)檔案容易損壞等問(wèn)題；第二方面節(jié)省檔案室空間，大量的書(shū)面檔案的儲(chǔ)存勢(shì)必占用有限的院內(nèi)空間，在條件限制之下，必然一些重要性不高的檔案會(huì)缺失，而檔案信息化管理僅需一張硬盤(pán)，節(jié)省了有限的空間，并取締了檔案留存的限制性。第三方面信息檔案隨時(shí)可以調(diào)用，并且檢索過(guò)程簡(jiǎn)單易行，界面干凈明了，省去了檔案人員翻閱大量書(shū)面檔案的時(shí)間，減輕了工作量。醫(yī)院信息化檔案管理不僅是病人就診所需，也是院內(nèi)工作人員所需，屬于公眾需求，相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理，更是具有顯著優(yōu)越性，所以其建設(shè)勢(shì)在必行。
3 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)以及檔案管理內(nèi)容
3.1 辦公自動(dòng)化以及檔案信息化。日常院內(nèi)信息流通采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化，并采用信息化辦公方式，即日常工作中按照基本規(guī)劃化流程，采用辦公軟件進(jìn)行自動(dòng)化檔案流轉(zhuǎn)、儲(chǔ)存、歸檔等操作，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化。并在每日工作結(jié)束后，檔案人員進(jìn)行日常檔案整理維護(hù)，可保證檔案庫(kù)的正常運(yùn)作，雖然每日需要進(jìn)行整理，但工作量與以往全年檔案整理相比，明顯更小，同時(shí)也提升了辦公效率，節(jié)省了人力資源。
3.2 臨床病歷檔案信息化。徹底免去紙張記錄患者就診信息的原始方法，病人進(jìn)入院內(nèi)就診開(kāi)始，便將該患者納入院內(nèi)信息網(wǎng)絡(luò)，使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將病人資料送達(dá)院內(nèi)有需求的各處，在病人就診結(jié)束后，將病人資料自動(dòng)化歸入檔案庫(kù)，將之儲(chǔ)存以便利用。
3.3 人事檔案管理信息化。日常工作中的各項(xiàng)人事檔案都經(jīng)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，方便進(jìn)行迅速、準(zhǔn)確的查閱，并且可將日常工作分門(mén)別類，使用查閱統(tǒng)計(jì)、處理報(bào)表、變更檔案、維護(hù)系統(tǒng)等多種功能使工作效率得到提升，并且避免人為錯(cuò)誤的產(chǎn)生。
3.4 建立具有醫(yī)院特色的資料庫(kù)以及信息交互平臺(tái)。醫(yī)院特色的資料庫(kù)是指結(jié)合當(dāng)?shù)厍樾我约搬t(yī)院情況建立完善的資料儲(chǔ)存系統(tǒng)，例如地方醫(yī)院及小型衛(wèi)生單位可將片區(qū)居民信息以及工作日常等進(jìn)行納入，方便地區(qū)工作的開(kāi)展；綜合醫(yī)院則全面納入各患者就診記錄、醫(yī)院研究科室成果、院內(nèi)知識(shí)、工作經(jīng)驗(yàn)等，方便醫(yī)院發(fā)展。而信息交互平臺(tái)則是利用多媒體技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，解除地域的束縛，吸收更多的當(dāng)代新技術(shù)項(xiàng)目，與多方進(jìn)行資源共享以及交流，贏得共同發(fā)展。提升全院醫(yī)療服務(wù)水平以及醫(yī)療技術(shù)水準(zhǔn)，為院內(nèi)工作人員提供豐富的學(xué)習(xí)資料。
3.5 檔案庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)安保措施。隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化在管理系統(tǒng)中的深入運(yùn)用，網(wǎng)絡(luò)以及信息化檔案的脆弱性被逐漸暴露，網(wǎng)絡(luò)潛在威脅多種多樣，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全措施以及資料庫(kù)保全措施勢(shì)在必行，需求不斷的技術(shù)研發(fā)，不斷升級(jí)安保措施，充分保障信息檔案資源的安全。隨著醫(yī)院檔案管理信息化的進(jìn)程加快，未來(lái)勢(shì)必實(shí)現(xiàn)信息高度共享，采取必要的隱私保護(hù)措施、應(yīng)用安全措施，訪問(wèn)控制措施以及數(shù)據(jù)加密措施是必要的。
4 小結(jié)
醫(yī)院檔案信息化建設(shè)與檔案管理是受大勢(shì)所趨所必須完成的進(jìn)展性任務(wù)，其可大量節(jié)省人力資源，提高工作效率，并促進(jìn)交互[4]。盡管其有諸多優(yōu)勢(shì)，但是醫(yī)院檔案信息化管理是一柄雙刃劍，在運(yùn)用時(shí)如不采用先進(jìn)安保措施進(jìn)行輔助，必將導(dǎo)致嚴(yán)重后果。所以筆者認(rèn)為，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是必要的，但是在建立、完善、使用過(guò)程中的安全性問(wèn)題需要格外謹(jǐn)慎。
參考文獻(xiàn)
[1] 厲紅霞，張景華.關(guān)于醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].西部中醫(yī)藥，2012，25（05）：43-44
