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一、加強(qiáng)社會保險的檔案管理，是深化社會保險改革的需要。
隨著社會保險改革的逐步深化，“社會人”將是必然發(fā)展趨勢。社會保險部門不但要履行社會保障的責(zé)任，同時還要承擔(dān)起對離退休人員的社會化服務(wù)與管理職能，如此龐大的社會系統(tǒng)工程，若無完整準(zhǔn)確的個人資料記載，即安全有序的社會保險檔案管理，社會保險部門的工作就會陷入困境，甚至?xí)绊懙缴鐣ｋU改革的進(jìn)程。
二、加強(qiáng)社會保險的檔案管理，是社會保險業(yè)務(wù)本身的必然要求。
一個參保人從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會保險的各項待遇，要經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)。在辦理參保手續(xù)時，首先要填寫保險卡及個人詳細(xì)情況表等，作為最原始的資料存入個人檔案，其后要不斷繳納社會保險費、劃撥個人帳戶、計算利息，有時還要對繳費比例、繳費基數(shù)及養(yǎng)老金發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行調(diào)整。伴隨人才的合理流動，還要辦理保險關(guān)系轉(zhuǎn)移和基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出手續(xù)等，這些詳細(xì)的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據(jù)。社會保險檔案管理的好壞，將直接關(guān)系到參保人的切身利益。
三、加強(qiáng)社會保險檔案管理，有利于社保部門提高業(yè)務(wù)質(zhì)量和辦事效率。
檔案資料的收集、整理實際上是對業(yè)務(wù)工作進(jìn)行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行回顧整理、總結(jié)，從中找出經(jīng)驗教訓(xùn)，將對正在進(jìn)行或進(jìn)一步開展的工作提供良好的借鑒和推動。
其次，理性審視社保檔案管理的現(xiàn)狀
一、對社會保險檔案重視不夠。由于社會保險檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，加之有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，對社會保險檔案的管理缺少相應(yīng)的軟硬件投入，人員配備、經(jīng)費不到位的情況普遍存在，甚至對相關(guān)信息管理混亂，隨意性較強(qiáng)。
二、社會保險檔案多頭管理。管理不統(tǒng)一，其結(jié)果就是責(zé)任缺位。社會保險檔案由于涉及的面比較廣泛，在我國不一樣的類別社會保險檔案分別歸屬不一樣的部門管理，形成了多頭管理問題，造成不一樣的檔案分屬不一樣的部門，各部門之間資訊溝通困難，一個人的保險資料分別保存在不一樣的機(jī)構(gòu)，不少社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)不遵循檔案集中統(tǒng)一管理的原則，綜合檔案室只保管文書檔案，其余業(yè)務(wù)材料都存放在業(yè)務(wù)科室。且管理辦法各異，沒有一個完整的檔案資訊中心能夠查詢到一個人的全部社會保障檔案資訊。
三、缺乏專業(yè)社會保險檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。社會保險檔案管理缺乏國家標(biāo)準(zhǔn)，造成社會保險檔案的各地管理辦法不統(tǒng)一。在社會保障檔案的不一樣專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。哪些資料需要整理歸檔，如何進(jìn)行整理歸檔；哪些資料不需要歸檔，如何銷毀；哪些資料需要分類、分級管理；哪些資料需要集中統(tǒng)一管理，如何管理；客觀上沒有形成良好的運行機(jī)制和工作秩序。主觀上也需要建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理制度和管理程序。
四、社保檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)少，業(yè)務(wù)水平亟待提高。社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)較少，開展經(jīng)驗交流的機(jī)會也不多；雖然一些社保機(jī)構(gòu)有較多高學(xué)歷的兼職檔案工作者，但檔案專業(yè)人才很少，未經(jīng)檔案專業(yè)培訓(xùn)的兼職檔案工作者往往業(yè)務(wù)水平偏低，影響了檔案管理工作。
此外，努力創(chuàng)新社保檔案管理工作
檔案管理是醫(yī)院整體管理工作中不可或缺的一個部分，可以體現(xiàn)這個醫(yī)療機(jī)構(gòu)的管理水平，因為檔案不僅是對該醫(yī)療機(jī)構(gòu)發(fā)展成長的記錄，還是未來發(fā)展進(jìn)步的啟迪。對于醫(yī)療事業(yè)來說，實踐是非常重要的，而在長期的實踐中積攢的病患檔案更是醫(yī)院的寶貴財富，多家研究可以幫助醫(yī)院提升醫(yī)療水平、積攢寶貴的經(jīng)驗。所以相比起引進(jìn)更先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備和技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)更具有價值和意義。
一、醫(yī)院檔案管理中檔案信息化建設(shè)的必然性和意義
1.檔案信息化建設(shè)是醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的必然結(jié)果
如今醫(yī)療事業(yè)和信息技術(shù)都在快速發(fā)展，想要讓醫(yī)院的管理工作更上一層樓，醫(yī)療檔案的信息化管理是必不可少的。計算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)具有超強(qiáng)的交互能力，這是醫(yī)院全面信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，人機(jī)交互可以代替?zhèn)鹘y(tǒng)的所有需要人工操作的流程，只有掛號和繳費時需要有人工操作，其他的所有環(huán)節(jié)病患都可以通過醫(yī)療卡和條形碼來實現(xiàn)，這張醫(yī)療卡里存儲有病患的所有信息，不管是檢查、化驗還是就診哪個環(huán)節(jié)，都可以自動流轉(zhuǎn)病患的檔案信息。同時病患還可以更快的完成查詢和取單，提高了病患體驗的同時醫(yī)院的工作效率也得到了成倍的提升，可謂事半功倍。
2.檔案信息化建設(shè)的水平可以反映醫(yī)院管理水平的高低
醫(yī)院的管理水平從一定程度上代表著醫(yī)院的整體素質(zhì)，醫(yī)療事業(yè)如今也提出了更高的要求給醫(yī)院的管理者們。隨著信息化的到來，我國的醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案也在擴(kuò)大自身的規(guī)模，因此在檔案管理方面的要求也更高，進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)不僅僅是可行，而是必行，醫(yī)療檔案管理工作需要抓住這個機(jī)遇重組醫(yī)院的業(yè)務(wù)，讓醫(yī)療工作的各個方面都能實現(xiàn)檔案管理的信息化，用良好的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)來幫助醫(yī)院大幅度的提升自身醫(yī)療水平。
3.檔案信息化建設(shè)讓檔案管理者的素質(zhì)也得到了提高
在醫(yī)院檔案管理工作實現(xiàn)了信息化建設(shè)以后，檔案管理著的工作效率自然也得到了提升，管理層次更上一層樓，因此可以更好的改善檔案管理者的素質(zhì)。醫(yī)院的檔案管理者至少要基本以下幾種素質(zhì)才能算是合格：檔案管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)都必須到位；檔案管理人員應(yīng)該保持著良好的意識，不斷提升自己的服務(wù)技能和意識；檔案管理人員要積極學(xué)習(xí)計算機(jī)應(yīng)用技能以及相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技能，識別更好的操作信息化的管理系統(tǒng)；檔案管理人員對于細(xì)節(jié)部分要更加的重視；從事檔案管理工作需要具備足夠的工作熱情和精力。
4.檔案信息化建設(shè)對于醫(yī)院核心競爭力的提升有很大幫助
醫(yī)院的核心競爭力不是從醫(yī)院房屋的規(guī)模以及醫(yī)療器械的數(shù)量上體現(xiàn)出來的，真正能反映醫(yī)院核心競爭力的，是醫(yī)院的醫(yī)療水平以及和醫(yī)療水平相符合的醫(yī)療檔案管理水平。某些醫(yī)療機(jī)構(gòu)雖然具有不俗的醫(yī)療水平，但是在醫(yī)療檔案管理上有很多不足，信息化建設(shè)水平較差，那么未來其醫(yī)療水平的提升力就非常有限了。有的醫(yī)院則能做到穩(wěn)扎穩(wěn)打，將檔案管理以及信息化建設(shè)落到實處，醫(yī)院人員有非常詳盡的資料信息可以用來參考，有了這個堅實的基礎(chǔ)自然可以推動整體醫(yī)療水平的提升。完善的信息化檔案管理服務(wù)為全體醫(yī)護(hù)工作者們提供了條件，去提高自身的整體素質(zhì)，而醫(yī)療工作者整體素質(zhì)的提高最終則會體現(xiàn)在醫(yī)院的核心競爭力上。5.檔案信息化建設(shè)可以為上級提供有效的決策依據(jù)病患的所有資料在檔案管理信息化建設(shè)完成后，都可以采用數(shù)字化的形式錄入計算機(jī)中并永久的進(jìn)行保存，這些數(shù)據(jù)信息是非常寶貴的，可以用來讓決策層進(jìn)行參考。上級部門可以使用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的虛擬通道，登錄進(jìn)下級醫(yī)院的數(shù)據(jù)庫中并監(jiān)事和查詢其醫(yī)療數(shù)據(jù)，在制定醫(yī)療事業(yè)的相關(guān)政策和制度的時候，有了這些數(shù)據(jù)資料的參考價值，可以更好的保證政策的有效性和針對性。
二、做好醫(yī)院檔案管理信息化的措施
如今我們的社會已經(jīng)進(jìn)入了信息時代，全面的信息化也早已悄然來臨，醫(yī)院實現(xiàn)檔案管理信息化也是必然的，是醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理工作中的重要內(nèi)容。但是信息化建設(shè)帶來的不僅有給予，還有很多挑戰(zhàn)，所以醫(yī)院在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的時候也要遵循一定的原則，首先要遵循規(guī)范進(jìn)行、保證安全可靠，其次要保證效益、具有一定的前瞻性，再次是建設(shè)過程中要注意交互協(xié)作、實現(xiàn)歸檔雙軌制，最后是要保證其實用性，長期進(jìn)行儲備。
三、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重點內(nèi)容所在
想要做好醫(yī)院的檔案管理工作并對其實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理，有以下幾點是需要注意的：其一是做好紙質(zhì)記錄工作，只有打好這個基礎(chǔ)才能完成后續(xù)的信息檔案工作；其二是做好信息網(wǎng)絡(luò)化工作以便進(jìn)行檔案的監(jiān)測和化驗；其三是實現(xiàn)醫(yī)院工作各個方面的信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，具體來說包括設(shè)備與后勤管理方面的檔案、檢測和化驗檔案、病歷和醫(yī)生開具的處方的檔案、基礎(chǔ)建設(shè)和人才信息檔案以及反饋信息的檔案等。
四、結(jié)束語
醫(yī)院的檔案管理工作要做好信息化建設(shè)，它既是現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理的要求，也是不斷發(fā)展的醫(yī)療事業(yè)對醫(yī)療機(jī)構(gòu)提出的要求，還是醫(yī)療機(jī)構(gòu)提升自身管理科學(xué)和規(guī)范程度的要求。醫(yī)院檔案管理信息化，會在未來的醫(yī)療現(xiàn)代化發(fā)展上發(fā)揮出越來越重要的意義和價值，為醫(yī)療事業(yè)貢獻(xiàn)出自己力量。
參考文獻(xiàn)
[1] 覃曈.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的作用研究[J].財經(jīng)界（學(xué)術(shù)版），2015（，6）：271.
首先，觀念要做到“全面”，就是要將所有具備保存價值的文字、圖片、視頻等資料都看作檔案，利用信息系統(tǒng)將文件予以電子化，然后形成電子檔案。
其次，載體要做到“全面”，毋庸置疑，紙質(zhì)文件管理已經(jīng)被時代所淘汰，而且隨著文件數(shù)量的不斷增加，庫房資源也會影響檔案管理的質(zhì)量。所以只有保存電子文件，才有可能準(zhǔn)確無誤地將檔案資料全部保存下來。
其次，檔案管理技術(shù)要做到“全面”，目前，傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)難以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，檔案管理部門要主動運用云計算技術(shù)和大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，對檔案資料進(jìn)行分布式存儲，實現(xiàn)最大程度的查準(zhǔn)率和查全率。
第四，檔案信息服務(wù)要做到“全面”，在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案服務(wù)將沿著開放式、多元化的軌道發(fā)展，檔案服務(wù)要滿足多元主體的需求，為群眾提供智慧型和網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)，在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案資料將會泛濫，群眾需要從海量的檔案資料中找到自己所需要的信息，這就要求檔案管理部門要為群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，滿足其快速查找檔案信息的需求。
2 在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理必須實現(xiàn)“共享”
如今，我國的檔案管理還存在“條塊分割”的問題，一些檔案館由于擔(dān)心資料外泄、社會責(zé)任等問題，不太愿意共享自己的資源。這就導(dǎo)致檔案資料難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。從數(shù)據(jù)的價值體現(xiàn)來看，檔案信息應(yīng)該聚合在一起，才能發(fā)揮更大的作用，如果各行其是、各自為政、分散管理，不僅難以實現(xiàn)社會共享，也會導(dǎo)致檔案信息面臨安全風(fēng)險，造成檔案管理部門提升管理成本。目前，國家檔案局正在全力建設(shè)“全國開放檔案共享平臺”，統(tǒng)一集中地將各個檔案館公布的資源放在國家檔案局建立的一個公共平臺上，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托，使檔案資源在更大的范圍內(nèi)予以開放，逐漸實現(xiàn)全國檔案社會共享的良好格局。
同時，我國各級檔案管理部門要按照自己的具體職責(zé)，以整合各類公共數(shù)據(jù)資源為切入點，在保證商業(yè)機(jī)密、國家安全、知識產(chǎn)權(quán)和個人隱私的基礎(chǔ)上，綜合利用各種數(shù)字信息資源，最大程度地滿足社會利用檔案信息資源的需求。
另外，我國檔案館還要肩負(fù)起國家數(shù)據(jù)中心的職責(zé)，主動集中管理國家企事業(yè)單位和黨政機(jī)關(guān)的各種數(shù)據(jù)信息，及時收集其他單位形成的，具有一定保存價值的數(shù)據(jù)，為各個相關(guān)體提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
第二，有助于為企業(yè)決策提供有用信息。檔案在企業(yè)內(nèi)部是一種非常重要的資源，它是企業(yè)發(fā)展歷史和經(jīng)營決策信息的重要記錄載體，能夠讓管理者及時地了解到運營信息和決策產(chǎn)生的結(jié)果。企業(yè)在進(jìn)行決策之前，一方面需要分析當(dāng)前的狀況，另一方面還要綜合研究企業(yè)以前單位做出相似決策的信息，這樣可以避免在決策過程中出現(xiàn)一些不必要的錯誤，并保障?Q策具有時代感和新鮮感。在制定決策的過程中，企業(yè)以前的決策可以起到對比的作用，這樣可以在提出的價格方案中擇優(yōu)選擇，使得決策根據(jù)科學(xué)性和合理性。對于一個企業(yè)來說，科學(xué)合理的決策是其實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)利益和長遠(yuǎn)持久發(fā)展的重要途徑，信息化檔案管理在很大程度上減少了紙質(zhì)檔案管理的工作量，節(jié)約了檔案查閱時間，減少了檔案出錯的可能性，信息化檔案管理能夠為企業(yè)決策提供更多有用的信息，使得企業(yè)的決策更加合理，便于其持續(xù)發(fā)展和長遠(yuǎn)發(fā)展。
二、大數(shù)據(jù)時代下檔案管理價值提升策略研究
（一）在企業(yè)信息化建設(shè)中加入檔案信息化建設(shè)因素
企業(yè)應(yīng)該意識到任何一個信息的建立都不可能靠一個部門一力促成，同樣的道理檔案部門也不能依靠一己之力完成信息化建設(shè)全過程。檔案管理信息化建設(shè)需要企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的組織和協(xié)調(diào)，也需要企業(yè)內(nèi)部每一個部門的配合和參與。所以筆者認(rèn)為在信息化建設(shè)中加入檔案信息化建設(shè)因素是必須的，這樣檔案信息化建設(shè)就融入到了企業(yè)總體規(guī)劃之中來了，企業(yè)上下能夠從思想意識到檔案信息化建設(shè)的重要性，檔案信息和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營信息聯(lián)系得將愈加緊密。企業(yè)生產(chǎn)管理中領(lǐng)導(dǎo)者和員工都要善于挖掘和利用檔案資源信息，使之能夠有效地促進(jìn)產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、售后服務(wù)等活動的順利進(jìn)行，為企業(yè)實現(xiàn)更多的利益而服務(wù)。從具體的操作層面來看，企業(yè)可以對信息化建設(shè)的資金進(jìn)行統(tǒng)一的調(diào)動和安排，在企業(yè)上下選取統(tǒng)一型號的計算機(jī)設(shè)備和其他微型設(shè)備，統(tǒng)一開發(fā)和共享企業(yè)內(nèi)部使用的軟件，在企業(yè)進(jìn)行重要項目決策的時候合力通關(guān)，加強(qiáng)對現(xiàn)代化檔案人才的培養(yǎng)和管理等等。
（二）做好檔案信息化的前提工作――進(jìn)行檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)
檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的優(yōu)劣直接影響到檔案管理水平的高低不一，而基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)好壞受到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度、企業(yè)本身的經(jīng)濟(jì)效益和檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)等多種因素影響。一些企業(yè)的檔案管理一直處于封閉式狀態(tài)，很少能夠接受到檔案行政部門的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，也很少能夠和同行業(yè)企業(yè)進(jìn)行檔案建設(shè)的交流，這些因素使得檔案管理工作一直停留在保存和儲存的層面，難以有效挖掘檔案的真正價值并加以利用。企業(yè)檔案管理中還存在著制度不健全、檔案工作流程不合理等諸多問題，使得檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)更加一塌糊涂。所以，各個企業(yè)應(yīng)當(dāng)客觀地認(rèn)識到當(dāng)前檔案管理工作的開展現(xiàn)實狀況，如果存在問題就要加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，完善檔案管理體制，引導(dǎo)檔案管理工作具體方法和流程的規(guī)范化、科學(xué)化，為檔案管理信息化建設(shè)奠定堅實的基礎(chǔ)。
（三）盡快出臺檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范
檔案管理信息化建設(shè)需要標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的支持。但是一些企業(yè)的檔案信息化管理存在著明顯的標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范問題，甚至在一些具體的管理方面沒有規(guī)范可以遵循。所以檔案管理行政部門應(yīng)當(dāng)盡快地針對企業(yè)制定檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，為企業(yè)建立檔案信息化管理的工作制度。所以企業(yè)信息化管理必須堅持規(guī)范化原則，從電子文檔歸檔開始就進(jìn)入規(guī)范化程序，數(shù)字化檔案的工作程序和工作規(guī)范都需要詳盡的規(guī)定，以便于檔案管理人員在工作中有法可依、有規(guī)所循，為檔案信息化建設(shè)高校運行提供良好的制度環(huán)境。
1.公園檔案管理工作現(xiàn)狀
1.1園區(qū)檔案缺乏相應(yīng)的管理人才
公園檔案管理工作不僅具有針對性，而且其的涉及范圍十分的廣泛。公園園區(qū)的檔案管理工作不僅僅是需要有相關(guān)硬件的支持，還需要相關(guān)的具有專業(yè)技能的管理人員進(jìn)行管理，這樣才能保障公園檔案管理工作的安全高效進(jìn)行。除此之外，在一些的公園檔案管理工作中，因為一些原因需要具有一定的保密性，這就要求管理者不僅要有較高的專業(yè)管理水平，而且還要具有很強(qiáng)的責(zé)任感。此外，在目前的中國高校園區(qū)檔案管理還沒有相關(guān)的教育內(nèi)容，因此公園檔案管理領(lǐng)域嚴(yán)重缺乏專業(yè)的管理人員。
1.2公園檔案管理缺乏社會支持
在有關(guān)的公園管理工作中，人們往往會因為公園的觀賞價值而將么光聚焦在具有娛樂性的公園設(shè)施中，往往會忽視公園檔案的管理工作。公園的檔案管理作為一個無形的項目，不依附于人們的關(guān)注，無法得到人們的有效支持，也沒有足夠的資源和動力。因此，目前我國的公園檔案管理工作相對來說是十分滯后的。
1.3公園檔案管理缺乏相關(guān)的理論依據(jù)
公園可以說一項民生工程，因為其建設(shè)的主要目的就是為人們提供休閑娛樂的場所，因此其自身的經(jīng)濟(jì)效益是不太明顯的，也是因為這些沒有引發(fā)人們對此的重視，所以在高校中也沒有設(shè)立相關(guān)的教育內(nèi)容。另外，公園檔案管理工作的專業(yè)性要求是十分強(qiáng)的，在原則上應(yīng)該得到相關(guān)理論基礎(chǔ)的支持，但由于缺乏關(guān)注度，它是根據(jù)檔案管理系統(tǒng)和其他行業(yè)的思想進(jìn)行管理，從而導(dǎo)致了在公園的檔案管理中出現(xiàn)一系列的問題。
2.電子檔案在園區(qū)檔案管理中的價值
2.1電子檔案有利于公園檔案的保密
公園園區(qū)檔案在一定程度上具有一定的保密性，所以必須要做好安全工作，而電子檔案可以有效的加強(qiáng)公園園區(qū)檔案管理工作的保密性。在利用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件進(jìn)行公園檔案管理時，當(dāng)人們尋找文檔時，需要讀取整個的文件，同時也需要其他人的幫助，因此在這一過程必然會導(dǎo)致一些機(jī)密文件的信息披露。但是電子文件于此是大不相同的。如果公園管理員或其他信息用戶想要使用文件信息，他們必須進(jìn)入電子檔案管理系統(tǒng)，登陸系統(tǒng)需要輸入相關(guān)的用戶名和密碼，并且在信息查詢過程中，不需要其他人來幫助，這樣就使園區(qū)檔案得到有效保障，案件信息的保密性能夠加強(qiáng)。
2.2電子檔案可以有效地提高園區(qū)檔案管理的效率
在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件時，無論是在信息查詢還是信息錄入上，兩者都是耗時的，尤其是在信息錄入中，很多信息的輸入主要依賴于管理人員的個人理解。但是電子檔案在信息的統(tǒng)計、整理和分類方面具有統(tǒng)一、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，能夠有效地提高檔案信息的客觀性、準(zhǔn)確性和科學(xué)性，因此電子檔案可以有效地提高工作效率。園區(qū)檔案管理員還可以借助計算機(jī)上的檔案管理軟件對檔案進(jìn)行管理，這樣一來有效地節(jié)省了人力物力，提高了檔案管理的效率。此外，文件中輸入的信息經(jīng)常面臨修改的問題。隨著公園的發(fā)展，資源的信息也發(fā)生了變化。它可能需要添加新的信息，并且可能需要修改原始信息。過去的過程需要大量的人力物力，而電子文件是不同的，無論是修改原始信件或者在原有信息的基礎(chǔ)上添加新信息，操作極其方便，電子文件也可以在?ふ沂ё僬咧釁鸕接行У淖饔謾?
2.3電子檔案可以有效地提高園區(qū)檔案管理服務(wù)質(zhì)量
Abstract: the geological archives is the embodiment of geological work, is the precious wealth of the country, it is necessary to carry out the production and construction basis and conditions. The author connecting with the work practice, talk about how well the geological file management.
Keywords: geological exploration units, geological material, the archives management
中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：
地質(zhì)檔案是地質(zhì)工作者在地質(zhì)勘測和勘探即區(qū)域測量、普查勘探、物理勘探、化學(xué)勘探等活動中形成的具有利用價值的資料，包括成果資料、水文資料、樣品分析資料、鉆探資料、測量資料、設(shè)計和科研資料等一系列地質(zhì)工作必備的科學(xué)依據(jù)性資料。在激烈的市場競爭中要立于不敗之地，關(guān)鍵是能否抓住地質(zhì)信息這一重要的戰(zhàn)略資源，地質(zhì)信息的及時獲取是取得事業(yè)成功的關(guān)鍵?，F(xiàn)就地勘單位如何更好地加強(qiáng)地質(zhì)檔案資料管理工作提出幾點思考。
一、嚴(yán)把地質(zhì)資料歸檔質(zhì)量關(guān)
地質(zhì)資料的形成，貫穿于質(zhì)勘查工作的全過程，有立項、設(shè)計、野外勘測、綜合整理、成果報告編寫、審查驗收等六個階段。為確保形成的地質(zhì)文件材料的完整性、準(zhǔn)確性，筆者認(rèn)為應(yīng)做到以下四個同步：
（1）計劃任務(wù)的下達(dá)與文件材料的歸檔要求同步。一個項目的計劃任務(wù)書一經(jīng)下達(dá)，就標(biāo)志這個項目的工作已經(jīng)開始啟動。為使地質(zhì)技術(shù)人員在項目實施過程中保證形成的科技文件材料符合歸檔質(zhì)量，應(yīng)依據(jù)國家相關(guān)法規(guī)及《地質(zhì)資料管理條例》、《地質(zhì)檔案的立卷分類標(biāo)準(zhǔn)》制定地質(zhì)資料歸檔要求及地質(zhì)資料立卷分類標(biāo)準(zhǔn)，并下發(fā)給各項目組。各項目負(fù)責(zé)人指派一位地質(zhì)專業(yè)技術(shù)人員為兼職項目資料管理員，負(fù)責(zé)收集本項目科技文件資料，建立好六個階段的科技文件材料積累袋，先把立項建議書、計劃任務(wù)書、設(shè)計書等收集起來，收集率要達(dá)到100%，分類存放到資料袋中。
（2）項目野外工作過程與科技文件材料形成情況同步。這個同步是全面收集科技文件材料的關(guān)鍵，因為大量的地質(zhì)資料在這一階段產(chǎn)生，所以，地質(zhì)技術(shù)人員要依據(jù)地質(zhì)檔案的立卷分類標(biāo)準(zhǔn)積累材料。工程編錄過程中，每個工程記錄表要分開，做到每個工程都有一個素描圖和工程記錄表相對應(yīng)。在工作過程中，以立卷分類為標(biāo)準(zhǔn)，把積累的技術(shù)文件材料分類裝入資料袋中，以便后一階段的立卷、分類、歸檔。
（3）室內(nèi)綜合整理與科技文件材料歸檔要求同步。室內(nèi)綜合整理包括原始資料的整理、綜合圖件編制、報告編寫等。對野外形成的地質(zhì)資料，要從地質(zhì)工作項目各階段形成的科技文件材料是否齊全，每一件科技文件材料反映的內(nèi)容是否完整，原始數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，責(zé)任簽署是否完備，科技文件材料的內(nèi)容是否與審批文件一致，歸檔范圍、立卷類別劃分是否準(zhǔn)確合理等諸多方面考慮。然后將地質(zhì)科技文件材料進(jìn)行分類、整理、立卷，由項目負(fù)責(zé)人正式填寫“原本地質(zhì)檔案明細(xì)卡”并進(jìn)行歸檔。這樣就保證了地質(zhì)檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。
（4）質(zhì)量管理體系控制及成果報告驗收與檔案驗收同步。按照IS09001《質(zhì)量管理體系一要求》標(biāo)準(zhǔn)的要求建立質(zhì)量管理體系，對立項、設(shè)計、實施作業(yè)、綜合整理及綜合研究、成果報告編制、資料歸檔等六大過程進(jìn)行嚴(yán)格控制。按照“誰形成的地質(zhì)科技文件材料，誰立卷歸檔”的原則，利用質(zhì)量管理體系的要求，明確項目負(fù)責(zé)人就是地質(zhì)科技文件材料形成積累的第一責(zé)任人，使文件材料的形成積累、立卷歸檔工作得到有效保證?？梢?，質(zhì)量體系與地質(zhì)檔案密切相關(guān)，質(zhì)量管理體系的有效運行對地質(zhì)檔案管理工作起到推動作用。另外，在成果報告提交驗收之前，應(yīng)對原始地質(zhì)資料的立卷、歸檔進(jìn)行驗收，加快項目進(jìn)程。
二、運用現(xiàn)代化的管理方法，改變傳統(tǒng)的地質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀
傳統(tǒng)的地質(zhì)檔案管理工作，其主要任務(wù)在于收集資料以及保存、保管資料，檔案利用工作只是被動等用戶上門查詢，地質(zhì)檔案保存方式則為傳統(tǒng)的紙介質(zhì)檔案排架式管理，存在諸多弊端：一是紙介質(zhì)存儲方式占用空間大；二是對存放環(huán)境要求高；三是紙介質(zhì)易老化、易磨損，造成原始數(shù)據(jù)的大量丟失；四是科技檔案管理方式落后，技術(shù)上不能實現(xiàn)信息共享，給用戶查詢造成諸多不便。
以計算機(jī)多媒體技術(shù)為標(biāo)志的現(xiàn)代化信息處理技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，正在改變檔案管理的傳統(tǒng)方式和手段，首先是信息的采集更為簡便、快捷；網(wǎng)絡(luò)傳遞電子掃描和各種輸入方法使信息的采集產(chǎn)生了質(zhì)的飛躍，存貯在計算機(jī)的信息類型與信息量大大增加。其次，這些信息可以運用計算機(jī)技術(shù)高效、高質(zhì)量地加以整理、編碼、標(biāo)引成為有序的可供檢索和輸出的信息。計算機(jī)技術(shù)為地質(zhì)檔案現(xiàn)代化建設(shè)提供了堅實基礎(chǔ)，快速方便的服務(wù)方式，也提高了地質(zhì)檔案的服務(wù)質(zhì)量，所以利用計算機(jī)技術(shù)管理地質(zhì)檔案是現(xiàn)代化的必要手段。地質(zhì)檔案現(xiàn)代化建設(shè)是實現(xiàn)地質(zhì)檔案管理跨越性發(fā)展的表現(xiàn)形式，是地質(zhì)事業(yè)發(fā)展的迫切需要。
三、實現(xiàn)地質(zhì)檔案現(xiàn)代化管理的技術(shù)措施
（一）建立原本地質(zhì)檔案目錄檢索數(shù)據(jù)庫，提高地質(zhì)檔案檢索效率
地勘單位可根據(jù)國土資源部《地質(zhì)資料檔案著錄細(xì)則》，參照成果地質(zhì)資料目錄數(shù)據(jù)庫著錄要求，結(jié)合原本地質(zhì)檔案的具體構(gòu)成，對原本地質(zhì)檔案進(jìn)行著錄，建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫，開發(fā)適合本單位原本地質(zhì)檔案目錄檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)原本地質(zhì)檔案的計算機(jī)管理。地勘單位地質(zhì)檔案管理人員，可以利用該檢索系統(tǒng)，根據(jù)使用者的要求，只要輸入任意一項關(guān)鍵詞，如資料名稱、類別、礦種、勘查程度、編著或幾項關(guān)鍵詞的組合等，均可從數(shù)據(jù)庫中，檢索出有關(guān)的地質(zhì)檔案信息，為利用者提供方便快捷地服務(wù)。
（2）逐步施行館（室）藏檔案數(shù)字化，有效保護(hù)重要地質(zhì)檔案
在現(xiàn)代化管理條件下，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案利用方式，就必須實現(xiàn)傳統(tǒng)館藏檔案的數(shù)字化。館（室）藏檔案數(shù)字化就是把館（室）藏的各種紙質(zhì)、照片、聲像、膠片等傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案信息通過計算機(jī)技術(shù)轉(zhuǎn)換成能被計算機(jī)系統(tǒng)識別、處理的檔案信息，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送。檔案數(shù)字化主要目的就是最大限度地延長檔案壽命；充分發(fā)揮檔案的作用，迅速、準(zhǔn)確地提供檔案信息。檔案數(shù)字化的第一步就是首先把館藏檔案目錄數(shù)字化，第二步就是將現(xiàn)有館藏紙質(zhì)檔案根據(jù)其特點和利用情況逐步進(jìn)行數(shù)字化處理。對于重要的、利用率高的并且紙張出現(xiàn)破損和文字漸變模糊不清的檔案逐步進(jìn)行電子掃描與文字錄入，并刻錄成光盤作為永久保存，逐步達(dá)到了完善保護(hù)紙質(zhì)檔案原件的目的。
四、加強(qiáng)地質(zhì)檔案保密與利用工作
（1）地質(zhì)檔案管理人員的職責(zé)
地質(zhì)檔案管理人員的職責(zé)是要維護(hù)檔案資料的完整與安全。貫徹落實《保密法》和《關(guān)于開展地質(zhì)資料清理工作的通知》的精神，這既是地質(zhì)檔案管理人員基本要求,也是地質(zhì)檔案工作當(dāng)前主要任務(wù)。對于地質(zhì)科技資料不僅要做到不壞、不丟、不散、不亂,還要保證地質(zhì)資料實體安全和地質(zhì)檔案資料的安全。
（2）正確處理的地質(zhì)檔案保密與利用的關(guān)系
日常工作中，地質(zhì)檔案管理人員十分重視地質(zhì)檔案保密,工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，地質(zhì)檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象，由此產(chǎn)生一些弊端:大批地質(zhì)檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的地質(zhì)檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙,造成地質(zhì)檔案浪費；不能有效地利用地質(zhì)檔案，失去地質(zhì)檔案的價值。
五、加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)
地質(zhì)資料規(guī)范化管理對人員素質(zhì)提出了更高的要求，除了具有廣博的專業(yè)知識外，還必須有計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及開發(fā)地質(zhì)檔案信息的能力。一要廣開門路吸引人才，建立高素質(zhì)、高質(zhì)量的專業(yè)隊伍。二要實施素質(zhì)教育。以創(chuàng)新精神與實踐能力為重點，對地質(zhì)檔案管理人員進(jìn)行素質(zhì)教育。這些都是實現(xiàn)地質(zhì)資料信息化的重要保證。
結(jié)語
地質(zhì)檔案的現(xiàn)代化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，是知識經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)時代對地質(zhì)檔案工作的要求，為此，我們要不斷加強(qiáng)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，積極探索新的管理模式和管理方法，以新思維、新技術(shù)、新舉措對待地質(zhì)檔案的現(xiàn)代化建設(shè)工作。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞 網(wǎng)絡(luò)輿情 檔案管理 檔案價值
一、網(wǎng)絡(luò)輿情檔案的形成
縱觀我國各個區(qū)域的網(wǎng)絡(luò)輿情監(jiān)管現(xiàn)狀來看，網(wǎng)絡(luò)輿情檔案大致是通過政府督查室、網(wǎng)絡(luò)辦公室、民生服務(wù)熱線辦公室以及各個歸口部門的工作中所獲得的。其中，網(wǎng)絡(luò)辦公室的主要職責(zé)是對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境展開全天候的監(jiān)管，按照事件的重要程度來劃分檔案內(nèi)容，針對內(nèi)含重要信息的資料需要將其送至政府督查室，再經(jīng)由主要領(lǐng)導(dǎo)批示后，根據(jù)批示內(nèi)容來形成督查通報，責(zé)令相關(guān)單位按照通報內(nèi)容來進(jìn)行落實。針對普通問題而言，在處理完成后要形成輿情專報，待領(lǐng)導(dǎo)單位查閱完畢后，將專報收歸為檔案。對于民生建議類的輿情，則要轉(zhuǎn)交給有關(guān)部門來由專人進(jìn)行網(wǎng)上答復(fù)。
除此之外，民生服務(wù)熱線要針對公開電話、網(wǎng)絡(luò)信箱、政府信箱、網(wǎng)絡(luò)在線問政等多條訴求區(qū)渠道中所反映上來的意見與建議來進(jìn)行處理，連同地方上的協(xié)調(diào)部門來共同督辦，同時根據(jù)事件的重要登記來形成輿情專報檔案。
二、網(wǎng)絡(luò)輿情檔案的重要價值
網(wǎng)絡(luò)輿情作為一種新生事物來說，在發(fā)展的過程中難以避免的會出現(xiàn)各種各樣的問題，為了將其控制在合理的范圍內(nèi)，我們需要將管理重點鎖定在網(wǎng)絡(luò)輿情的公關(guān)處理上，從根本上加大對解決網(wǎng)絡(luò)輿情問題的重視程度，杜絕在網(wǎng)絡(luò)輿情檔案管理工作中所出現(xiàn)的隨意性與不規(guī)范性，進(jìn)而將網(wǎng)絡(luò)輿情檔案的真正價值發(fā)揮出來。
（一）為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)
輿情檔案是機(jī)關(guān)檔案中的一項重要組成部分，同時也是領(lǐng)導(dǎo)決策制定的主要參考依據(jù)。檔案管理人員要將得到領(lǐng)導(dǎo)批示的輿情檔案進(jìn)行歸檔處理，并根據(jù)檔案內(nèi)容來做好分類裝訂，以便在日后有重要經(jīng)營決策制定時可以在第一時間拿出一手資料，大幅提高決策結(jié)果的科學(xué)性與可行性。
（二）為矛盾化解提供支持力量
在信息時代中，互聯(lián)網(wǎng)成為了反映社會熱點的重要渠道，尤其是對于一些生活水平相對落后的區(qū)域而言，網(wǎng)絡(luò)媒體經(jīng)常會曝光一些諸如拆遷補(bǔ)償不合理、區(qū)域干部私收賄賂、環(huán)境污染以及交通不暢通等民生問題。這些現(xiàn)象雖然很多都經(jīng)過了多次的報道與解決，但仍然無法達(dá)到群眾滿意，如果沒有之前的處理意見作為參考，很容易在制定新決策時出現(xiàn)重復(fù)處理現(xiàn)象，這不僅無法幫助社會民眾解決實際問題，反而還會造成不必要的資源浪費，形成更大的社會安全隱患。為此，通過加大對網(wǎng)絡(luò)輿情檔案的價值管理，則能夠妥善的化解這一矛盾。
三、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)輿情檔案管理的相關(guān)措施
（一）進(jìn)一步提高對網(wǎng)絡(luò)輿情檔案管理的重視度
各個地方上的管理部門要盡快建立起統(tǒng)一化的協(xié)調(diào)機(jī)制來專門處理網(wǎng)絡(luò)輿情，同時還要指定牽頭單位來對相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)輿情檔案來進(jìn)行歸檔處理。各個單位管理者也要結(jié)合自身的經(jīng)營與發(fā)展現(xiàn)狀來構(gòu)建出完善的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，從崗位中選拔1-2名優(yōu)秀員工來作為小組組長，將網(wǎng)絡(luò)輿情檔案的搜集與整理工作交給管理小組來全權(quán)處理，確保網(wǎng)絡(luò)輿情檔案的規(guī)定時間與移交時間。
（二）進(jìn)一步完善網(wǎng)絡(luò)輿情檔案的管理制度
為了能夠?qū)⒕W(wǎng)絡(luò)輿情檔案的真正價值發(fā)揮出來，讓檔案管理人員真正做到有法可依、有法必依，各個地方上的相關(guān)單位要嚴(yán)格按照《檔案法》中的相關(guān)制度來著手改進(jìn)，一方面要加大對硬件建設(shè)的投入力度，確保單位內(nèi)的庫房達(dá)到“九防”標(biāo)準(zhǔn)，同時還要配備好檔案保管室、檔案櫥柜、防火設(shè)備以及除濕設(shè)備等，另一方面則要進(jìn)一步完善各項檔案管理工作的措施制度，將檔案移交手續(xù)落實到位，結(jié)合檔案管理工作中所存在的問題來設(shè)計網(wǎng)絡(luò)輿情檔案的借閱手續(xù)，避免檔案亂借亂發(fā)現(xiàn)象的出現(xiàn)，杜絕檔案信息的分散與流失。
（三）進(jìn)一步加大對網(wǎng)絡(luò)輿情檔案建設(shè)管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度
單位管理者要加大對網(wǎng)絡(luò)輿情檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，傳授給他們最新的檔案歸檔整理規(guī)則與系統(tǒng)錄入方法，同時還要加強(qiáng)檔案管理人員的安全操作意識。除此之外，管理者還要有針對性的開展有關(guān)于網(wǎng)絡(luò)輿情的知識培訓(xùn)，著重培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任意識，讓他們具備獨自處理檔案收集、檔案歸檔等工作，并且可以在第一時間將威脅到檔案信息的安全隱患排除在外。
（四）進(jìn)一步完善網(wǎng)絡(luò)輿情檔案管理的考核體系
為了能夠更好的適應(yīng)信息化的發(fā)展要求，各個地方上的相關(guān)單位要將網(wǎng)絡(luò)輿情檔案納入到自身年度文書檔案系統(tǒng)的錄入范疇之中，同時還要將網(wǎng)絡(luò)輿情檔案的收集與歸檔情況作為內(nèi)部員工的年度考核重點，在現(xiàn)有的基礎(chǔ)之上加大考核與監(jiān)管力度。針對那些表現(xiàn)優(yōu)秀且工作完成到位的部門予以獎勵，針對那些工作出現(xiàn)紕漏且積極性不高的單位或個人則要下發(fā)整改責(zé)任書，責(zé)令其在規(guī)定的時間內(nèi)完成整改工作。
參考文獻(xiàn)：
一、人事檔案的價值思考
（一）人事檔案對單位的價值
人事檔案是對于人員的詳盡而可靠的描述，是對人員歷史最忠實的記錄，為單位提供了最基本、最權(quán)威借鑒的作用。通過檔案，單位可以更為準(zhǔn)確地了解到個人的真實履歷，以及其它有關(guān)部門對于該人員的評價等相關(guān)信息，這對于更為精準(zhǔn)的啟用相關(guān)人員有著極大的推動作用，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和科學(xué)管理提供重要的參考和依據(jù)。同時對于檔案的重視還將極大有助于提升個人對單位的忠誠度，更利于長期穩(wěn)定的發(fā)展。
隨著相關(guān)政策和法規(guī)的形成和完善，對于聘用人員社會保險金的相關(guān)政策將日益明朗，作為目前經(jīng)濟(jì)發(fā)展的生力軍，各個單位有必要充分正視檔案的有關(guān)問題。這不僅僅是對于單位用人的利益保障，更是對自身的一種保障。
（二）人事檔案對個人的價值
毋庸置疑，人事檔案對于個人而言具有舉足輕重的地位。對于個人而言，必須明確認(rèn)識到人事檔案的現(xiàn)實意義。它不僅僅是對于個人足跡的忠實記錄，更是社會對個人的一種認(rèn)可。
個人應(yīng)當(dāng)將檔案與自身利益相聯(lián)系，從更長遠(yuǎn)的角度看待檔案。同時，應(yīng)當(dāng)以更為積極的態(tài)度對待檔案。如對檔案沒有妥善存放，就無法實現(xiàn)社會對個人的可視性，嚴(yán)重影響對于工齡或職齡的累積，各種社會保險更是無從談起。因此，積極地對待檔案，對于個人的發(fā)展而言十分重要。
二、改進(jìn)人事檔案管理的方法
（一）增加人事檔案的利用價值是檔案管理工作的源源動力
人事檔案的價值是潛在的，只有大力開發(fā)人事檔案信息資源，提供多方位、多層次服務(wù)，其價值才能得以實現(xiàn)。運用人事檔案信息資源，是發(fā)現(xiàn)人才的重要渠道之一。在人事檔案開發(fā)利用中，一方面要對已掌握的檔案材料歸檔整理，編輯有關(guān)人事資料，為準(zhǔn)確選人用、人才合理流動提供重要依據(jù)；同時又可以利用互聯(lián)網(wǎng)做好檔案工作信息的綜合分析，全面提供可靠的人事整體狀況資料，發(fā)揮人事檔案在員工績效考核、人力資源管理方面的能動作用。
（二）轉(zhuǎn)變檔案管理人員觀念，提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)是檔案管理工作的重要基礎(chǔ)
人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員，不斷提高自身的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)在此時就顯得尤為重要。提高自身的政治素質(zhì)，加強(qiáng)責(zé)任感，把人事檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性，能堅持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密。檔案管理人員還要樹立服務(wù)意識，主動開發(fā)人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，要努力學(xué)習(xí)、掌握檔案管理工作的新知識、新技術(shù)，學(xué)會使用科學(xué)的管理方法。只有建立起一支專業(yè)的高素質(zhì)檔案管理人才隊伍，才能確保檔案管理工作長久良好的運行。
（三）采用現(xiàn)代化和信息化管理手段是檔案管理工作的重要手段
現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實現(xiàn)檔（下轉(zhuǎn)第30頁）（上接第26頁）案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)。一方面要提高檔案保護(hù)設(shè)備和技術(shù)現(xiàn)代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調(diào)設(shè)備、高效滅蟲、滅火設(shè)備，這些設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用是檔案現(xiàn)代化管理的措施；另一方面信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的一大趨勢，它對人事檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，引進(jìn)計算機(jī)管理，用計算機(jī)儲存檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力，還能大大提高工作效率和水平，以盡快實現(xiàn)人事檔案信息化管理。
美國的一位相關(guān)工作者曾經(jīng)闡述過這樣一個觀點，即在關(guān)于檔案的所有工作中，檔案鑒定是很重要的一點，它決定了之后的工作。鑒定是檔案工作整個系列中第一關(guān)鍵性決定，在其后的所有檔案管理工作都是建立在它的基礎(chǔ)上。從這里就已經(jīng)可以看出在整個檔案管理的過程中檔案價值鑒定有著舉足輕重的作用。
從整體上來講，檔案是對各種信息的原始記錄，是人類寶貴的文化財富。不過實際上并不是每一份檔案都具有重要的價值，每一份文件的價值都是不盡相同的，文件的價值也不是一成不變的，可能會隨著時間的推移而改變其所包含的價值。檔案價值鑒定的工作就是對每一份檔案所具有的價值進(jìn)行甄別。
檔案價值的鑒定將會直接決定檔案的存亡。當(dāng)檔案價值鑒定判定檔案已經(jīng)沒有保存價值的時候，檔案就會被銷毀。所以在進(jìn)行檔案價值鑒定的時候需要慎重。通過檔案鑒定可以讓所保存的檔案在整體的價值上面有質(zhì)的提升，是提高檔案質(zhì)量的重要途徑。
當(dāng)今檔案不僅有紙質(zhì)的，還有電子的。對于紙質(zhì)檔案，檔案數(shù)量的急劇增加，會導(dǎo)致庫房的緊張，設(shè)備短缺，經(jīng)費不足等一系列的問題。通過對檔案價值的鑒定，有利于檔案庫房、設(shè)備人員的合理和有效利用，提高檔案人員的整體業(yè)務(wù)水平，實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
二、檔案價值鑒定存在的問題
雖然從客觀上講，我國的檔案鑒定工作受到國家的重視，也有所發(fā)展，但是由于政策理論和法規(guī)等多方面的原因，使得我國檔案管理工作中檔案價值鑒定存在著許多的問題。
（一）檔案價值鑒定理論研究混亂
在我國幾乎是沒有對檔案價值鑒定進(jìn)行一個準(zhǔn)確的定義。在某些相關(guān)教材里對于鑒定有一些相關(guān)的描述，但是并沒有明確的定義，只是對于文件的部分相關(guān)鑒定提出了粗淺的方法。這樣通常就會導(dǎo)致文件的鑒定出現(xiàn)問題和一些失誤，最終文件的價值鑒定出現(xiàn)混亂的局面。比較明顯的表現(xiàn)就是有的將“文件”與“檔案”兩個概念相混淆；有的弄不清檔案價值鑒定的起始點和終止點；也有的將檔案價值與檔案價值鑒定混為一談。
（二）檔案價值鑒定隊伍建設(shè)急需改善
我國的檔案工作隊伍存在著不穩(wěn)定，缺少檔案價值鑒定人才的現(xiàn)象。檔案價值鑒定人才的缺少導(dǎo)致了檔案價值得不到有效的判定，從而對檔案管理的后期工作形成障礙。此外對于現(xiàn)有的檔案價值鑒定人員也存在著各種各樣的問題。其主要的表現(xiàn)有以下幾點：（1）檔案價值鑒定在檔案管理工作中有著很強(qiáng)的“困惑性”和“疑難性”，有部分檔案管理人員存在著畏難情緒、怕?lián)?zé)任的心理，使得檔案價值鑒定工作無法有效的開展；（2）檔案價值的相關(guān)鑒定標(biāo)準(zhǔn)難以達(dá)到，不具備可操作性，這也帶來了很多的弊端；（3）相關(guān)鑒定人員不具備專業(yè)的理論知識，對相關(guān)的鑒定工作缺乏足夠的認(rèn)識。
（三）檔案價值鑒定質(zhì)量不能夠令人滿意
隨著時間的推移與社會的變化，檔案的價值也會進(jìn)行改變。在這一系列的變化中，檔案價值鑒定的重點也會進(jìn)行變化。但是由于多種原因，很難準(zhǔn)確的對檔案價值鑒定的重點進(jìn)行準(zhǔn)確的把握。檔案價值鑒定工作缺乏重點，導(dǎo)致工作的質(zhì)量不能夠讓人滿意。在現(xiàn)在的檔案管理工作中還存在著有些已經(jīng)失去保存價值的檔案仍被繼續(xù)保存，原有檔案保管期限劃分不清的現(xiàn)象。形成這些現(xiàn)象的主要原因就是檔案價值鑒定工作不到位。
三、加強(qiáng)檔案價值鑒定的措施
有問題不可怕，可怕的是知道問題卻不知道進(jìn)行改正。對于檔案價值鑒定工作也是如此。為此，針對上述問題，個人提出以下幾個改善當(dāng)前檔案價值鑒定工作的意見。
（一）加強(qiáng)理論研究
做任何事想要成功都必須要靠理論來進(jìn)行支持。對于檔案鑒定工作首先要做的就是加強(qiáng)理論研究工作。對于檔案價值鑒定工作，應(yīng)該將其作為一個完整的、系統(tǒng)的工作，并組織專人進(jìn)行攻關(guān)。既然我們國內(nèi)的檔案價值鑒定還沒有形成一個完整的理論體系，那么我們可以先借鑒、吸收國外在檔案鑒定方面的先進(jìn)思想與優(yōu)秀成果，并在此基礎(chǔ)上形成具有中國特色的檔案鑒定的理論體系，從而更好地指導(dǎo)我們的檔案鑒定實踐。此外我們還必須做好兩方面的工作。一方面是利用現(xiàn)有理論，積極開展檔案價值鑒定工作，創(chuàng)造經(jīng)驗，為檔案價值鑒定理論的研究提供豐富的實踐材料；此外，相關(guān)的研究人員不應(yīng)該脫離實際，應(yīng)從實際入手，多多調(diào)查研究、收集材料，做好理論上的研究，再將理論與實際相結(jié)合，最終得到一個比較完整的體系。
（二）完善檔案價值鑒定隊伍
首先我們應(yīng)該培養(yǎng)出專門的檔案價值鑒定人才，然后是各級檔案局、館根據(jù)實際情況建立起專門的檔案價值鑒定機(jī)構(gòu)。檔案價值鑒定機(jī)構(gòu)的主要任務(wù)有以下內(nèi)容：提出職能范圍內(nèi)檔案價值鑒定工作的總的規(guī)劃和“永久”檔案進(jìn)入檔案館的比例，協(xié)助檔案行政主管部門制定檔案價值鑒定工作的指導(dǎo)性文件及標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督檢查和指導(dǎo)所轄各類檔案的價值鑒定，并負(fù)責(zé)鑒定業(yè)務(wù)咨詢。
隨著計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案已成為高職院校發(fā)展運行中檔案內(nèi)容的一部分。電子檔案在高職院校檔案運行管理中已經(jīng)是客觀存在，但電子檔案在高職院校中的管理還比較混亂?，F(xiàn)結(jié)合我校電子檔案管理實際，闡述高職院校電子檔案管理的必要性和重要性，分析電子檔案與紙質(zhì)檔案保存管理的區(qū)別，探討了加強(qiáng)高職院校電子檔案管理的措施，為高職院校電子檔案管理提供思考。
1．高職院校電子檔案管理的必要性和重要性
1.1必要性
隨著信息技術(shù)和通信技術(shù)的飛速發(fā)展以及各種信息處理新技術(shù)、新設(shè)備大量在檔案管理中的應(yīng)用，使得高職院?，F(xiàn)階段的檔案工作發(fā)生了深刻變化。自動化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展方向。我國“信息高速公路”的實現(xiàn)以及新的辦公方式的利用，以電子文件和電子數(shù)據(jù)為重要形態(tài)的檔案生成過程將在信息網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，因此，電子檔案的出現(xiàn)和存在，也就成為現(xiàn)代化社會發(fā)展的必然。作為現(xiàn)代社會中的高職院校，當(dāng)然要適應(yīng)新時期檔案管理的要求，有必要加強(qiáng)電子檔案管理，發(fā)揮電子檔案的憑證參考作用及提高其綜合利用。
1.2重要性
電子檔案的出現(xiàn)，將引起檔案工作內(nèi)容的變革。以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)、大型數(shù)據(jù)庫技術(shù)為熱點的計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，已經(jīng)或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。從長遠(yuǎn)的發(fā)展的角度審視電子檔案管理的重要性，將歷史地落在我們檔案管理者肩上。電子檔案，作為人類記憶的一部分是否能夠得到合理安排，是否能夠使之最大限度地發(fā)揮作用，將考驗著新時期的每一位檔案管理工作者。檔案工作者將從全社會角度，認(rèn)識和鑒別電子檔案的價值。實現(xiàn)電子檔案管理流程的科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化、以及檔案信息資源開發(fā)一體化，是電子檔案管理重要性的體現(xiàn)。因此高職院校要結(jié)合自身實際，充分認(rèn)識電子檔案管理的重要性，努力開展好電子檔案管理工作。
2．電子檔案與紙質(zhì)檔案保存管理中的區(qū)別
2.1載體壽命不同
電子檔案的載體材料主要是磁盤、磁帶和光盤。紙質(zhì)檔案的載體是各種紙張。碩士論文，措施。磁盤和磁帶的粘和劑易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等，直接影響電子信息再現(xiàn)。同時磁盤、磁帶由于其聚酯底基易產(chǎn)生靜電作用，導(dǎo)致磁盤磁帶卷曲、與磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)、吸引塵埃從而影響電子檔案的保存。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，其常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物等材料，由于光盤材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿液發(fā)生反應(yīng)，因此，電子檔案的載體壽命一般僅為5—15年。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子檔案載體材料的壽命要短得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案保護(hù)過程中，只要排除纖維素發(fā)生水解和氧化反應(yīng)所需的條件，紙質(zhì)檔案的壽命就可達(dá)到數(shù)百年甚至上千年。
2.2環(huán)境條件影響的差異
2.2.1 溫、濕度條件對電子檔案與紙質(zhì)檔案保存管理影響的區(qū)別
溫、濕度條件對電子檔案和紙質(zhì)檔案保存均有影響，但由于二者載體材料的不同，因此影響方式迥異。高溫高濕，可促進(jìn)紙張發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，加速紙張內(nèi)部不利化學(xué)成分對紙張的影響，還可使字跡材料發(fā)生擴(kuò)散、洇化現(xiàn)象，同時高濕環(huán)境，紙質(zhì)材料易發(fā)生霉變和形成紙磚。碩士論文，措施。電子檔案磁性載體材料在溫度不適宜的條件下，其聚酯底基易變形，影響信息再現(xiàn)，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料易彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫。實驗和經(jīng)驗證明，保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14℃—24℃，相對濕度為45％—60％，而保存電子檔案的理想溫度為16℃—20℃，相對濕度為35％—45％。
2.2.2 灰塵對電子檔案與紙質(zhì)檔案保存管理影響的區(qū)別
灰塵中含有霉菌的孢子，霉菌是紙質(zhì)檔案霉變的主要生物因素。霉菌在生長代謝過程中分泌的酶以及有機(jī)酸是引起紙張和電子檔案載體材料生物損壞的主要原因。灰塵對紙張的危害主要是機(jī)械磨損紙張、使紙張發(fā)生粘結(jié)而形成“檔案磚”、引起紙張霉變等?；覊m對電子檔案載體的損壞主要有物理損壞、化學(xué)損壞和生物損壞。物理損壞是指污染、劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，造成記錄信息的損毀；化學(xué)損壞是指灰塵中所含的化學(xué)成分會不同程度地引起磁盤、磁帶、光盤載體腐蝕、降解等化學(xué)作用造成記錄信息消失；生物損壞是指灰塵中霉菌孢子在其生長代謝過程中分泌的酶和有機(jī)酸會損壞磁性載體和光盤，使數(shù)據(jù)丟失?？傊夯覊m對電子檔案與紙質(zhì)檔案載體材料都有損壞作用，二者的區(qū)別主要在于對損壞的修復(fù)上。對紙張而言，即使灰塵已經(jīng)對其產(chǎn)生實質(zhì)性的損害，也可通過修復(fù)手段在很大程度上恢復(fù)其所記錄信息；而灰塵一旦對電子檔載體造成危害，載體上所記錄的信息就可能會局部丟失，很難甚至無法讀出原始信息，使電子檔案失去保存價值。因此，采取嚴(yán)密的防灰塵措施，防止灰塵對電子檔案載體的危害在電子檔案形成和使用過程中有特別重要的意義。
2.2.3 外磁場和機(jī)械震動對電子檔案與紙質(zhì)檔案保存管理影響的區(qū)別
磁場和機(jī)械震動對紙質(zhì)檔案無任何影響，而對電子檔案的載體—磁性物質(zhì)，則是最重要的影響因素。碩士論文，措施。外來磁場作用于電子檔案的磁性載體，易發(fā)生消磁或磁化，造成信號失落或失真，破壞記錄信息，影響讀出效果。同時強(qiáng)烈的機(jī)械震動，影響電子檔案磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號，此外，強(qiáng)烈的機(jī)械震動，易引起光盤的機(jī)械破壞。碩士論文，措施。因而電子檔案在保存管理中要防止外磁場的影響，避免強(qiáng)烈的機(jī)械震動。
2.2.4 光和有害氣體對電子檔案與紙質(zhì)檔案保存管理影響的區(qū)別
光和有害氣體對紙張的危害主要是促進(jìn)紙張發(fā)生水解氧化反應(yīng)，導(dǎo)致紙張強(qiáng)度降低。對電子檔案載體材料而言，光線能使電子檔案載體材料發(fā)生光氧化反應(yīng)，使盤基、帶基老化，強(qiáng)度下降。碩士論文，措施。同時，紫外線的能量足以破壞電子檔案磁性載體剩磁的穩(wěn)定性，導(dǎo)致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。有害氣體主要是指具有酸性和氧化性的二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等，這些氣體在一定條件下，腐蝕、破壞電子檔案磁性載體和光盤，使電子檔案信息失真或丟失。
2.3 技術(shù)壽命的區(qū)別
紙質(zhì)檔案一旦形成，它的壽命與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)。電子檔案的壽命不僅與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)，還與技術(shù)革新有關(guān)。因為電子檔案是通過計算機(jī)將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，必須通過計算機(jī)才能識讀。一旦技術(shù)過時，則載體上的信息就無法讀出。技術(shù)過時主要體現(xiàn)在兩個方面：一是技術(shù)革新，使舊的存貯技術(shù)消失。二是由于生產(chǎn)廠商的原因，使得生產(chǎn)或銷售的電子檔案設(shè)備由于廠家的破產(chǎn)或產(chǎn)品升級換代而難找到配套產(chǎn)品。大多數(shù)電子檔案載體的預(yù)期壽命都超過了識讀它的硬件和軟件的技術(shù)期限，因此，技術(shù)革新對電子檔案壽命的影響顯得更為重要。因此，電子檔案的壽命還與技術(shù)革新有關(guān)。在電子檔案保存中，要針對技術(shù)過時，采取合理的解決措施，保證電子檔案的安全性。
2.4信息保護(hù)的差異
紙質(zhì)檔案因為其載體和記錄的信息是結(jié)為一體的，保住了紙質(zhì)檔案形體，其記錄的信息就得以保存。電子檔案因其信息與載體是可分離的，電子檔案信息與載體的可分離性使其文件信息隨時面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險。同時，電子檔案信息保護(hù)方面還面臨感染電腦病毒的危險。因此，如何保護(hù)電子檔案信息不受損害是電子檔案保護(hù)的重要課題。
3．加強(qiáng)高職院校電子檔案管理的措施
3.1強(qiáng)化檔案管理人員的計算機(jī)專業(yè)知識
培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)又精通計算機(jī)專業(yè)知識的檔案管理專業(yè)人才已是檔案部門的當(dāng)務(wù)之急。檔案管理人員要更新檔案管理觀念，緊跟時代步伐，加緊學(xué)習(xí)計算機(jī)技術(shù)，學(xué)習(xí)電子檔案形成和管理知識，在加強(qiáng)全員計算機(jī)知識培訓(xùn)的同時，通過招考、繼續(xù)深造等多渠道選拔、培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才，使他們不僅精通計算機(jī)技術(shù)而且熟悉檔案業(yè)務(wù)，熱愛檔案事業(yè)，能夠正確履行現(xiàn)代檔案管理人員的基本職能和歷史使命，在檔案管理工作中維護(hù)好文件、檔案的原始性，最大限度地延長檔案的壽命，并在在電子檔案的生成、傳輸、保管、利用等各個環(huán)節(jié)中切實保障電子檔案的安全和便于社會各方面利用。
3.2把握好電子檔案的特性
電子檔案，首先，它是文件、檔案，具有文件、檔案的一般特征和性能。管理文件、檔案的一些帶規(guī)律性的工作、原則、完整系統(tǒng)性要求等一般都是適用的。碩士論文，措施。絕不能把原來一些行之有效的辦法簡單取消。其次，電子檔案與紙質(zhì)檔案不同，它依賴于機(jī)器，按數(shù)字編碼，在機(jī)器上形成、傳輸、利用，在機(jī)器上可以隨意增刪改動等等。電子檔案的特性，使文件的生成、積累、整理、保管、歸檔以及今后向檔案館移交等工作與紙制檔案大不相同，因此在管理中必須按照電子檔案的特性，結(jié)合檔案工作基本要求來考慮和尋求電子檔案的管理辦法。
3.3 建立健全制度規(guī)范，維護(hù)電子檔案的真實和安全
電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡，在使用計算機(jī)形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，即使有人出于自己的目的將電腦或盤中存的內(nèi)容進(jìn)行了刪改，也難以發(fā)現(xiàn)和確定。因此日后難以確定該份材料是否具有真實性和權(quán)威性。加之電腦病毒的存在和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使得電子檔案在形成、處理、歸檔，保管、利用等各個環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應(yīng)的管理措施來保證其得以實施。因此，建立健全相關(guān)法規(guī)和管理制度，對于維護(hù)電子檔案的原始性、真實性，保證其安全具有重要的意義。
3.4實行紙質(zhì)文檔與電子檔案長期并存，雙軌運行
在具體的電子檔案管理工作中，為了方便電子檔案的利用、永久保存和維護(hù)其原始性，可以實行紙質(zhì)文檔與電子檔案長期并存，雙軌運行。結(jié)合我校實際，一些需要長期、永久保存和維護(hù)其原始性的電子檔案，需要及時轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件，并脫機(jī)保存。電子檔案與紙質(zhì)文件的互相轉(zhuǎn)化，長期并存，雙軌運行，在我校電子檔案管理中將在一定時期內(nèi)長期存在。
總之，加強(qiáng)高職院校電子檔案管理，是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的必然結(jié)果，是電子信息規(guī)范管理的客觀要求，分析電子檔案與紙質(zhì)檔案保存管理的區(qū)別，探討加強(qiáng)高職院校電子檔案管理的措施有利于電子檔案的檢索、利用和共享，有利于電子檔案管理的統(tǒng)籌安排規(guī)劃，有利于高職院校檔案工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。
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對于每個單位和部門來說，檔案材料是其活動的真實紀(jì)錄，具有重要的參考價值。在實際檔案管理過程中，它的保存形式比較多。在檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行日常工作時，首先要關(guān)注檔案的收集工作和整理工作，這是開展檔案管理工作、發(fā)揮檔案管理作用的前提。各個檔案管理人員要和檔案的有關(guān)內(nèi)容和形式相結(jié)合，把檔案進(jìn)行科學(xué)的分類，整理好檔案信息，降低檔案管理過程中的失誤。另外，有關(guān)單位和部門要進(jìn)一步降低檔案管理人員的工作量，推動檔案機(jī)構(gòu)的工作高效開展。
1 檔案收集整理概述
和其他的文件形式不一樣的是檔案收集管理工作要復(fù)雜的多。對于檔案收集來說，其最終目標(biāo)是指導(dǎo)多種工作的開展，進(jìn)一步查考?xì)v史事件。要想推動檔案收集整理工作有效開展，必須保障檔案材料的真實性、完整性。檔案收集工作就是把各個部門的有參考價值的檔案材料歸檔，檔案整理工作就是把歸檔的檔案材料分門別類。檔案部門通過對檔案的形式和日期的把握，把檔案材料進(jìn)一步分類、整理、歸檔，使其在以后的工作中發(fā)揮查考作用，有利于各個部門順利開展工作。
2 檔案收集整理在檔案管理中的前提保障價值分析
2.1 提高檔案意識
我國現(xiàn)在的很多檔案管理人員缺乏足夠的檔案意識，在收集檔案時會出現(xiàn)檔案丟失現(xiàn)象和檔案不完整的現(xiàn)象，這樣一來，有關(guān)部門的工作開展缺乏完整的檔案信息，不利于順利開展工作。在管理檔案時，管理人員的檔案管理意識不足主要有以下幾個體現(xiàn)：第一，檔案管理人員在收集檔案和整理檔案時不夠完整，很多單位領(lǐng)導(dǎo)外出參加的會議紀(jì)錄和文件資料沒有及時收集，導(dǎo)致檔案材料的不完整性；第二，在日常工作時，很多部門重要的交流內(nèi)容沒有及時歸檔，導(dǎo)致檔案信息不完整性；第三，在有關(guān)部門開展工作時，很多資料和證件收集不完整，導(dǎo)致出現(xiàn)了檔案管理的多種問題。綜合來看，檔案管理人員必須樹立正確的檔案管理理念，提高個人檔案意識，通過共同努力，推動檔案管理工作有效開展。
2.2 完善檔案管理制度
檔案的收集和整理工作難度比較高，工作量大，有關(guān)部門和機(jī)構(gòu)要加大重視力度，向檔案管理人員宣傳檔案收集工作和檔案管理工作，進(jìn)一步提高檔案管理人員的檔案意識。另外，在日常檔案管理工作中，通過加大對檔案和文件的重視力度，了解其對單位和部門各項工作開展的重要意義。而對于相關(guān)機(jī)構(gòu)來說，充分和自身發(fā)展?fàn)顩r相結(jié)合，進(jìn)一步完善檔案管理制度，使檔案管理人員可以按照檔案具體內(nèi)容和形式合理整理檔案。對于相關(guān)機(jī)構(gòu)來說，必須加大制度建設(shè)力度，進(jìn)一步完善相關(guān)的檔案管理制度，從制度的角度加強(qiáng)管理，使檔案管理人員可以按照制度來對相關(guān)資料進(jìn)行區(qū)分，進(jìn)一步提高其質(zhì)量和效率，另外，通過完善檔案管理考核制度，進(jìn)一步把工作落實到個人，提高檔案收集整理的效率。
2.3 提高檔案收集效率
現(xiàn)階段的檔案形式和內(nèi)容比較復(fù)雜，呈現(xiàn)出多樣化趨勢，檔案的收集和整理工作也存在一定的難度，所以導(dǎo)致檔案管理工作難度增加。在這一背景下，各個領(lǐng)導(dǎo)要充分重視檔案收集管理工作，督促各個部門進(jìn)行溝通，加強(qiáng)交流，以此推動檔案收集和管理工作的順利開展。因為缺乏合理的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，加上缺乏統(tǒng)一的管理模式，所以導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)混亂的局面。由于缺乏合理的管理機(jī)制約束檔案管理工作，導(dǎo)致檔案整合工作難以和標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合。對于檔案管理人員來說，要充分了解自身工作義務(wù)，通過多種途徑收集檔案信息，加強(qiáng)和各個部門的溝通和交流，及時上交需要歸檔的材料，對于一些配合不積極的部門要及時催促其上交檔案材料，保障檔案的完整性，為后續(xù)相關(guān)部門工作開展提供參考依據(jù)。
2.4 優(yōu)化傳統(tǒng)服務(wù)模式
檔案管理人員要有一定的服務(wù)意識，通過多種途徑實現(xiàn)和檔案需要者的溝通交流。通過計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)線上和線下兩種服務(wù)方式的有機(jī)結(jié)合，而對于檔案人員來說，要樹立真誠的服務(wù)態(tài)度，掌握互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，為檔案信息需求者提供服務(wù)，提高資源共享率。通過不同檔案的狀況分析，整理檔案和篩選檔案內(nèi)容，意識到檔案的作用，發(fā)揮其重要價值。除此之外要按照檔案的整理保存狀況，編印相關(guān)的檔案參考資料，使人們的日常檔案查詢具有一定依據(jù)。總之，只有加大對檔案收集和整理工作的重視力度，才可以提供優(yōu)質(zhì)的環(huán)境，提高檔案服務(wù)水平。
2.5 提高檔案管理人員的從業(yè)水平
在我國的檔案管理人員中，高素質(zhì)的人員比重較少，這必然會導(dǎo)致檔案管理過程出現(xiàn)問題。具體來看，有以下幾個方面的措施：第一，相關(guān)的檔案機(jī)構(gòu)要和檔案管理工作實際相結(jié)合，進(jìn)一步制定合理的規(guī)章秩序；第二，要及時約束檔案管理人員的不合理行為，培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德，提高個人專業(yè)技能；第三，通過加大培訓(xùn)力度，開展相關(guān)的培訓(xùn)活動，使檔案管理者樹立檔案管理理念，切實提高檔案管理工作效果；第四，通過和檔案管理過程相結(jié)合，制定檔案管理工作懲罰機(jī)制，鼓勵在n案管理工作中表現(xiàn)突出的檔案管理者，提高其工作積極性。
2.6 制定檔案職業(yè)道德規(guī)范，提高從業(yè)者的道德水準(zhǔn)
現(xiàn)代化的理性發(fā)展導(dǎo)致檔案從業(yè)人員必須提高自身水平，實現(xiàn)職業(yè)行為的規(guī)范化，所以必須建立行業(yè)的職業(yè)道德體系，對于檔案部門來說，要通過制定規(guī)章制度和守則不斷落實從業(yè)者的職業(yè)道德，一方面要考慮檔案職業(yè)道德規(guī)范強(qiáng)制性的應(yīng)用，還要關(guān)注各個檔案管理人員的內(nèi)心世界，在他們的內(nèi)心深處并不希望過辦公室和檔案室兩點一線的生活，他們迫切希望和社會生活接軌，通過和社會各界的交流，充分實現(xiàn)個人價值，增強(qiáng)個人的責(zé)任感和社會滿足感。另外，通過和社會生活的接軌，檔案管理人員可以意識到檔案管理行業(yè)的意義所在，有利于更好的搏一搏規(guī)章制度辦事，不斷落實檔案職業(yè)道德規(guī)范。
2.7 健全管理體制，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)價值的作用
通過和各個單位各個部門的管理體系相結(jié)合，設(shè)置合理的組織機(jī)構(gòu)。要想建成完整的檔案材料，首先要具備完整的管理體系，使各個層次都有人負(fù)責(zé)，實現(xiàn)從上到下結(jié)構(gòu)和同層次結(jié)構(gòu)的有機(jī)結(jié)合，有利于開展檔案收集工作。另外，對于專職檔案管理者來說，要加大和不同部門之間的溝通交流力度，使各個部門有專門的負(fù)責(zé)人控制檔案材料收集和上交工作，一方面可以拓寬檔案收集的范圍，另一方面也有利于檔案收集工作順利進(jìn)行。通過和自身單位的實際狀況相結(jié)合，建立完善的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)從上到下的完整的檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)，為檔案收集工作奠定基礎(chǔ)。通過網(wǎng)絡(luò)價值的作用，利用合理的網(wǎng)絡(luò)檔案的移交行為，為檔案收集管理工作奠定基礎(chǔ)。
3造詞 結(jié)語
由于我國社會水平不斷提高，管理理念不斷發(fā)展，政府和關(guān)部門要加大對檔案管理工作的重視力度才可以實現(xiàn)更好的發(fā)展。檔案管理人員要努力做好檔案收集工作，按照檔案的時間和類型整理好檔案。通過和檔案管理實際狀況相結(jié)合，制定出有效的檔案管理方案，保障檔案管理的有效性，進(jìn)一步提高有關(guān)部門和單位的檔案管理水平，提高檔案信息利用率和共享率。
