時間：2023-05-30 08:37:26
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精細化管理是以組織戰(zhàn)略清晰化、內(nèi)部管理規(guī)范化、資源效益最大化為前提的,與辦公室參謀、抓協(xié)調(diào)、督落實、辦實事的工作職能和圍繞中心、多點多面的工作特點相一致。實施精細化管理,有利于提升辦公室服務(wù)水平,提升工作成效,提升隊伍素質(zhì)。精細化管理是源于發(fā)達國家的全新管理理念,它是社會分工精細化以及服務(wù)質(zhì)量精細化對現(xiàn)代管理的必然要求,是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上,并將常規(guī)管理引向深入的管理模式,其主要目標是最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本。作為一種管理理念和管理技術(shù),精細化管理通過規(guī)則的系統(tǒng)化和細化,運用程序化、標準化和數(shù)據(jù)化的手段,使組織管理各單元精確、高效、協(xié)同和持續(xù)運行。精細化管理最基本的特征就是重細節(jié)、重過程、重具體、重落實、重質(zhì)量、重效果,講究專注地做好每一件事,在每一個細節(jié)上精益求精、力爭最佳。
二、運用精細化管理推進辦公室工作整體水平的全面提升
辦公室工作千頭萬緒,紛繁復(fù)雜。細節(jié)決定成敗,細節(jié)決定結(jié)果,辦公室精細化管理有利于充分發(fā)揮辦公室職能,推動辦公室管理創(chuàng)新,促進辦公室工作整體水平的全面提升。
(一)強化精細管理意識,提升專業(yè)隊伍素質(zhì)
思想是行動的先導(dǎo)。培養(yǎng)精細化管理意識,是精細化管理中不可缺少的一部分,能促使工作人員在工作中采用縝密思維,提高工作效率,確保工作成效。精細化管理是一項關(guān)系到辦公室目標任務(wù)能否快捷、高效完成的大事,每位辦公室成員都要形成精細做事、精細管理的意識和嚴謹細致的工作作風(fēng),把重視細節(jié)作為一種素質(zhì)、一種修養(yǎng)、一種工作態(tài)度,從小事做起,把小事做好,從細微之處見精神、見水平。在辦公室工作中,要善于發(fā)現(xiàn)細節(jié),把注意力集中到關(guān)鍵點、銜接點、隱藏點和創(chuàng)新點上。要堅持從基礎(chǔ)抓起,從“細”上著眼,在“精”上下工夫,在“實”上做文章,真正使每位員工懂得并看到精細化管理所帶來的良好效果,確確實實樹立起精益求精、嚴密細致的工作態(tài)度,將精細化管理的理念積極融入到各自的日常管理、工作、學(xué)習(xí)之中。精細化管理最終的解決方案只能通過組織成員的整體素質(zhì)提升的方式實現(xiàn),提升辦公室專業(yè)隊伍綜合素質(zhì)是精細化管理得到順利實施的基礎(chǔ)和保障。高素質(zhì)、高效率的辦公室人員要求必須具備全面的辦公室專業(yè)知識和豐富的辦公室工作經(jīng)驗、政治素質(zhì)過硬、責任感強、辦事效率高,同時還必須具有任勞任怨、吃苦耐勞、無私奉獻的精神。
(二)狠抓規(guī)章制度建設(shè),完善考核評議機制
推行辦公室精細化管理,要求辦公室工作走專業(yè)化、流程化、標準化之路。要按照精確、細致、深入的要求,明確崗位職責,優(yōu)化工作流程,完善崗責體系,加強溝通協(xié)調(diào)。要抓住辦公室管理的薄弱環(huán)節(jié),有針對性地采取措施,抓緊、抓細、抓實,不斷提高管理效能。要通過完善規(guī)章制度建設(shè),努力營造高效有序的工作氛圍,減少人為因素的介入和工作部署的隨意性。狠抓管理制度落實,建立健全和認真執(zhí)行辦公室的各項管理制度、崗位責任制度和工作程序,堅持按制度辦事,規(guī)范辦公室管理和服務(wù)行為。要根據(jù)崗責體系的要求,積極推進辦公室績效考核,完善考核評議機制。借鑒企業(yè)績效管理的方法,科學(xué)設(shè)定績效考核指標體系,堅持定量考核與定性考核相結(jié)合、綜合考核和分類考核相結(jié)合、內(nèi)部考核與外部評議相結(jié)合的形式,以增強考核的科學(xué)性、公正性和可操作性。堅持將考核結(jié)果與獎優(yōu)評先、職務(wù)晉升等有機結(jié)合起來,完善考核評議機制,推動辦公室各項工作水平的提高。
(三)培育精細管理文化,不斷提升辦公室軟實力
辦公室要努力將精細化管理上升為一種文化,使之成為打造和提升辦公室軟實力的重要途徑。美國管理學(xué)家、行為科學(xué)管理理論代表人物梅奧通過著名的“霍桑實驗”表明,工人不僅僅是由金錢驅(qū)使的“經(jīng)濟人”,而且是“社會人”,精神的力量、社會關(guān)系的影響對工人的行為方式起著特殊的決定作用。推行辦公室精細化管理,同樣必須高度重視精神和文化因素在辦公室工作中的獨特作用。通過加強隊伍政治素質(zhì)教育,積極營造出昂揚向上的文化氛圍,形成每個辦公室成員都自覺認同并努力為之奮斗的核心價值觀。辦公室人員要自覺實踐服務(wù)育人、樂于奉獻的核心價值觀,努力做到圍繞中心、服務(wù)大局,愛崗敬業(yè)、甘于奉獻,雷厲風(fēng)行、嚴謹細致。要把精細化管理當做一種工作要求：一種精神境界和一種文化素養(yǎng),真正融入工作、生活當中,陶冶情操,提高能力,投身辦公室工作實踐,創(chuàng)造一流工作業(yè)績。
總之,精細化管理是精在事前,細在過程,意在結(jié)果的管理理念。精心是態(tài)度,精細是過程,精品是成績。精細化也是一種意識、一種觀念、一種認真的態(tài)度、一種精益求精的文化。推行精細化管理是一個長期的過程,要有目標、有組織、有步驟,踏踏實實地向前推進。辦公室要建立適合自身工作需要的精細化管理長效機制,把準行精細化管理與各階段工作任務(wù)、目標、發(fā)展計劃結(jié)合起來,切實提高辦公室工作管理水平。
參考文獻
摘 要：精細化管理是企業(yè)為適應(yīng)集約化和規(guī)?；a(chǎn)方式，建立目標細分、任務(wù)細分、流程細分，實施精確計劃、精確決策、精確考核的一種科學(xué)管理模式。將精細化管理運用到煤炭企業(yè)辦公室接待工作中來，是接待工作適應(yīng)企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展新形勢、新任務(wù)、新要求做出的有益嘗試，也是全面提高辦公室整體服務(wù)效能和綜合管理水平的必由之路。
關(guān)鍵詞 ：精細化管理；煤炭企業(yè)；接待工作
中圖分類號：C931.4
文獻標志碼：A
文章編號：1000-8772（2015）08-0147-01
收稿日期：2015-02-03
作者簡介：張濤（1982-），男，河北唐山人，本科，助理工程師，開灤（集團）有限責任公司辦公室公共關(guān)系科。研究方向：公務(wù)接待、公共關(guān)系管理。
精細化管理是企業(yè)為適應(yīng)集約化和規(guī)?；a(chǎn)方式，建立目標細分、任務(wù)細分、流程細分，實施精確計劃、精確決策、精確考核的一種科學(xué)管理模式。開灤集團作為資源開采行業(yè)的大型國有煤炭企業(yè)，已經(jīng)走過了漫長的130 多年。通過提升接待工作精細化意識、整合流程制度、完善接待設(shè)施、加強服務(wù)培訓(xùn)等手段實現(xiàn)接待和會議的規(guī)范化、標準化、數(shù)據(jù)化，使每次接待環(huán)環(huán)相扣，責任明確，力求精益求精，從而樹立單位的良好對外形象。
一、精細化管理是做好辦公室接待工作的必然要求
目前來看，國有煤炭企業(yè)普遍還處于崗位責任制管理階段，有的雖然取得了一定的成績，但主要還是依靠市場機會取得的，遠沒有達到精細化管理的要求。煤炭企業(yè)往往習(xí)慣于粗放式管理和定性管理，精細化管理程度比較低，浪費了很多原本可以創(chuàng)造更多價值的時間與資本。特別是在辦公室日常接待工作中，經(jīng)常要處理各項臨時性緊急任務(wù)，工作量變化大，時間不確定性強，人員協(xié)調(diào)難度高，經(jīng)常處于忙亂的狀態(tài)，很大程度上制約了辦公室服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)全局、綜合協(xié)調(diào)功能的發(fā)揮。一是疏于管理、忙于事務(wù)。辦公室接待人員的主要精力被一些瑣碎的事務(wù)所牽扯，而真正利用制度管理、流程作業(yè)比較有限，大部分靠人在協(xié)調(diào)管理。二是疏于精細、責任淡化。接待工作環(huán)節(jié)流程不夠精細，崗位職責不夠健全，管理制度不夠完善，不同程度地存在著責任不落實、工作效率不高的問題。三是忙于應(yīng)付、疏于服務(wù)。主要是工作作風(fēng)粗放，主動性、創(chuàng)造性差，忙于應(yīng)付突發(fā)性工作，在接待、會議中的服務(wù)意識不強, 專業(yè)化程度不夠。這就亟待在辦公室接待工作中引入精細化管理理念。
辦公室接待工作的精細化管理，必然以提高服務(wù)質(zhì)量與效率為目的，運用現(xiàn)代管理模式，落實管理責任，將管理責任具體化、明確化，對管理對象實施精細、準確、快捷的規(guī)范與控制。辦公室接待工作的精細化管理，要求結(jié)合工作實際，以各項工作細化、量化、標準化、精益化為突破口，研究探索精細化管理的可行之路，在接待中用心服務(wù)、精心服務(wù),全面提高接待工作效能和提升企業(yè)形象。
二、精細化管理在接特工作中的具體應(yīng)用
接待工作沒有統(tǒng)一固定的模式, 只能因時制宜。要做好接待的精細化管理，就必須分析接待中遇到的各種情況，根據(jù)分析的結(jié)果采取不同的接待模式，全面提升工作水平。
（一）意識精細化
“天下大事, 必做于細?！笨梢哉f，接待工作是整個辦公室工作中最需要細心的工作。從人員調(diào)配、參觀路線的確定到車輛調(diào)度、會議室安排、宴請等所有的環(huán)節(jié)無一不要求精細。這就要求接待工作人員具有精細化的意識和服務(wù)意識，并將這種意識和理念貫穿到整個接待工作中去。
1. 大局意識精細化
接待工作是企業(yè)的形象工程，體現(xiàn)的是執(zhí)行力和工作效率。
接待中工作人員的言語、行動和表現(xiàn)都會對企業(yè)造成很大的影響，所以接待工作人員必須培養(yǎng)大局意識，善于站在全局的高度，以單位的榮辱為己任來處理接待工作中的各種事項。
2. 創(chuàng)新意識精細化
接待工作進人常態(tài)化之后，工作人員就會按部就班地操作。但由于客戶不同，相應(yīng)的要求不同，所以接待服務(wù)也必須有所改變。這就要求隨時修正接待方案中不足的地方，對接待的細節(jié)不斷進行創(chuàng)新?？梢哉f，保持對細節(jié)的創(chuàng)新意識是搞好辦公室接待工作的秘訣之一。
3. 管理意識精細化
管理者和具體操作人員都必須依靠流程制度安排各項任務(wù)，只有人人都嚴格遵守制度規(guī)定，事事一絲不茍地按照流程作業(yè)，疲于應(yīng)付的局面才能轉(zhuǎn)為緊張有序。
4. 服務(wù)意識精細化
接待工作的宗旨是“為客人負責，使客人滿意”。一個微笑，一句禮貌用語，都會體現(xiàn)出個人的素養(yǎng)和單位的文化背景。辦公室作為一個單位的窗口，更應(yīng)該樹立良好的、細致入微的服務(wù)意識。
（二）流程精細化
[摘要]企業(yè)辦公室工作管理,就好比整個企業(yè)管理的劑,適量的可以使企業(yè)這部運轉(zhuǎn)的車輪轉(zhuǎn)得更輕、更穩(wěn)、更快。在這樣的背景下，企業(yè)辦公室工作務(wù)必實施精細化管理。本文從辦公室精細化管理工作的重要性和現(xiàn)狀著手，提出了辦公室工作精細化管理的有效措施。
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關(guān)鍵詞 ]企業(yè)；辦公室工作；精細化管理
引言
精細化管理是以精細操作的管理為基本特征,通過提高職工素質(zhì),克服惰性,強化鏈接,協(xié)作管理,從而提高一個企業(yè)、一個部門整體效益的管理方法。通俗地講,精細化管理體制就是由過去的粗放型管理向集約型管理的轉(zhuǎn)變,是一種意識,一種觀念,一種認真的態(tài)度,一種精益求精的文化,也是我們在做好各項工作中需不斷追求并持之以恒堅持不懈的理念。企業(yè)的每一位職工都是企業(yè)精細化管理的對象、載體和參與者,都是企業(yè)精細化管理的主體和實施者,只有每個人都參與到此項管理中來,企業(yè)的管理工作才能高效開展,高質(zhì)量完成。
1、企業(yè)辦公室工作精細化管理的必要性
辦公室工作之所以要進行精細化管理,是由辦公室工作的幾個主要特點所決定的。
1.1繁瑣性決定了辦公室工作必須進行精細化管理
辦公室工作綜合性強,往往無規(guī)律可循,大部分工作沒有計劃性,更多的是突發(fā)和臨時性的。在這種情況下,如果辦公室管理者或辦公室人員不進行精細化管理,往往容易丟三落四,讓千頭萬緒的事務(wù)工作亂作一團麻。只有加強了精細化管理,才能有的放矢,急緩有序,把辦公室工作安排得井井有條。
1.2參謀性決定了辦公室工作必須進行精細化管理
企業(yè)決策層在進行決策前有大量基礎(chǔ)性工作是需要辦公室人員去完成的,在一定程度上辦公室管理人員還起著參謀的作用。所以辦公室人員所做準備性工作或是給出的參謀意見必須全面而且要準確無誤,這樣才有利于領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策。要做到參謀意見全面而又準確無誤,那就必須從精細處入手。
1.3服務(wù)性決定了辦公室工作必須進行精細化管理
辦公室工作歸根到底就是服務(wù),為決策層服務(wù),為企業(yè)內(nèi)各部門服務(wù),為整個企業(yè)內(nèi)的員工服務(wù)。為決策層服務(wù)就是為決策者提供良好的決策依據(jù),做好各項基礎(chǔ)性工作,把領(lǐng)導(dǎo)者從繁雜的事務(wù)性工作中解脫出來,同時做好上傳下達。在企業(yè)內(nèi)辦公室的橫向服務(wù)主要為溝通與協(xié)調(diào)工作。辦公室在企業(yè)內(nèi)應(yīng)該是與各個部門打交道最多的部門,一方面是因為上傳下達的需要；另一方面,當一項工作涉及到幾個部門共同完成時,辦公室就要在中間充當聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)的角色。并且,在完成領(lǐng)導(dǎo)行政命令督辦時,辦公室又承擔著檢查反饋的職責。辦公室在企業(yè)內(nèi)一般還擔負著后勤管理、治安保衛(wèi)、車輛管理等等,這些都是涉及到員工切身利益的服務(wù)性工作,如何解除員工的生活后顧之憂,讓員工專心地從事企業(yè)的生產(chǎn)、建設(shè)等主導(dǎo)性工作,也是辦公室人員的工作重點之一。
2、企業(yè)辦公室精細化管理的現(xiàn)狀
個別企業(yè)將精細化管理流于形式，形同虛設(shè)。目前市場經(jīng)濟不斷的發(fā)展，在以“經(jīng)濟建設(shè)為中心”的背景下，各企業(yè)面臨很大的經(jīng)濟壓力，另外精細化已經(jīng)成為了企業(yè)辦公室管理的重要標準之一，因此個別企業(yè)將精細化片面的理解為著眼于小事，更有甚者將精細化錯誤的解釋為“繁文縟節(jié)”，增加許多不必要過程和手續(xù)，不僅使得精細化流于形式，更阻礙了企業(yè)的發(fā)展，降低了辦事效率。當然，企業(yè)辦公室工作管理的精細化需要一個不斷完善的過程，也沒有什么固有的模式可以效仿，這就要求我們要從管理的實際經(jīng)驗中不斷的歸納和總結(jié)，只有不斷的發(fā)展創(chuàng)新，具體問題具體分析，才能保證精細化為企業(yè)辦公室工作的管理發(fā)揮最大的作用。
3、企業(yè)辦公室精細化管理的有效措施
為了杜絕表面化、形式化的現(xiàn)象發(fā)生，使得精細化管理深入人心，為企業(yè)更好的服務(wù)，需要做到以下幾點：
3.1培養(yǎng)一支高素質(zhì)、高效率的辦公室人員隊伍
提高辦公室工作質(zhì)量的前提,就是要培養(yǎng)一支高素質(zhì)、高效率的辦公室人員隊伍。高素質(zhì)、高效率的辦公室人員要求必須是具備全面的辦公室專業(yè)知識和豐富的辦公室工作經(jīng)驗、政治素質(zhì)過硬、責任感強、辦事效率高,同時還必須具有任勞任怨、吃苦耐勞、無私奉獻、甘當幕后英雄的精神。辦公室工作除了對專業(yè)理論水平的要求外,更多的需要經(jīng)驗的積累和高度的責任感,對崗位工作和領(lǐng)導(dǎo)交待的事項必須要一件不落地按時高質(zhì)量完成。辦公室工作中最忌諱懶懶散散、辦事拖拖拉拉,因為辦公室工作基本都是時限性比較強的工作,辦事效率太低就會誤事。有時為了搶時間經(jīng)常會在業(yè)余時間加班加點,而白天辦公室人員一般都是陷于繁瑣的事務(wù)性工作之中,很少能靜下心來寫材料,特別是辦公室主任和秘書人員起草報告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿以及宣傳稿等通常都是在晚上夜深人靜時完成。在接待工作中,常常需要起早貪黑,跑前跑后,把客人的吃、住、行都必須安排得細致周到；對后勤服務(wù)工作,更是需要足夠的耐心和熱情地服務(wù)態(tài)度。曾經(jīng)有人把辦公室人員比作是“勤勞的牛、奔跑的馬、溫馴的羊、受氣的豬”,我覺得很是貼切,其實辦公室人員就是一個綜合性角色,即需要能文能武,能屈能伸,能說能跑,能迎來能送往,還要特別能吃苦特別能受氣。
3.2制定合理的制度，嚴格加強考核
精細化管理要求每一位職工的工作都要精細化、規(guī)范化、標準化。如果我們在工作中,只是一味地要求大家這個精細化、那個精細化,而沒有嚴格的獎懲、考核辦法、規(guī)定做保證,沒有好與差的區(qū)別,沒有量化的標準來衡量,必然導(dǎo)致精細化管理工作落不到實處,甚至流于形式?！盁o威不足以立規(guī),不懲無人守規(guī)”。因此,在實際工作中,我們應(yīng)分別結(jié)合辦公室各類工作制定相應(yīng)的工作標準與職責要求,把它作為對每一個職工做好本職工作的考核依據(jù),將其工作業(yè)績與效益工資掛鉤,把工作業(yè)績作為標尺來衡量辦公室工作人員的工作成效、貢獻大小。堅持用事實和數(shù)據(jù)說話,而不是單純憑主觀印象來評價,使辦公室每個成員都能各司其職、優(yōu)質(zhì)高效地完成各自承擔的工作任務(wù),實現(xiàn)人人有事做、事事有人管的管理目的。在此基礎(chǔ)上,再付之于嚴格的監(jiān)督考核,既激發(fā)了職工的工作熱情與工作積極性,也大大推動了部門的精細化管理工作。
3.3加大宣傳力度，培養(yǎng)和堅持精細化理念
“精細化”管理想要真正的深入人心，有效開展，就必須加大宣傳力度，加強思想建設(shè)，在辦公室人員中建立和培養(yǎng)起精細化的理念，制度只能約束人們的行為，將生硬的制度變?yōu)槿藗兊臐撘颇?，才能更好的實現(xiàn)這樣一種管理。在企業(yè)不斷的發(fā)展壯大中，應(yīng)當把這種“精細化”的制度變成一種“精品文化”，只有以“精品”來要求自己，才能在工作中不斷的自我超越，提升精細化的含金量，更長久的保持其活力，促使辦公室人員將精細化的管理制度轉(zhuǎn)化為精細化的工作習(xí)慣，才是“精細化”的本質(zhì)所在，只有這樣，“精細化”才能在企業(yè)辦公室的管理中發(fā)揮最大的效用。
結(jié)語
當前中國保險業(yè)正處于加快發(fā)展的重要戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型期，同時也處于保險主體的迅速增加和保險市場競爭加劇的矛盾期，面對公司經(jīng)營環(huán)境的多變性和決策環(huán)境復(fù)雜性以及員工思想的不確定性，辦公室的工作效能和精細化管理水平對于公司的穩(wěn)健發(fā)展尤為重要，必須通過創(chuàng)新的思維、精細化的管理和注重細節(jié)的敬業(yè)精神來達到公司發(fā)展對辦公室工作的新要求。
一、辦公室的地位和作用
辦公室是公司的信息中心、服務(wù)中心、參謀中心、運轉(zhuǎn)中心和指揮中心，具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、把關(guān)、督辦等主要職能，這就要求辦公室工作人員具有較高的政治敏銳性、較準確的工作超前性、較精準的細節(jié)掌控性以及較高超的協(xié)調(diào)能力和較深的文字功底。辦公室在公司經(jīng)營管理中主要發(fā)揮如下作用：一是要做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手作用，不但要善于調(diào)研，更要善于謀劃，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供服務(wù)。二是要起到橋梁和紐帶作用，通過組織和協(xié)調(diào)以及督辦來確保公司各項目標和任務(wù)的順利完成。三是要協(xié)調(diào)好與各新聞媒體的關(guān)系，重點做好公司品牌和產(chǎn)品的宣傳策劃，放大宣傳效應(yīng)，提高公司社會影響力。四是要協(xié)調(diào)好與政府等外部單位的關(guān)系，要通過經(jīng)常協(xié)調(diào)聯(lián)系，溝通情況，努力建立與地方政府主管部門的融洽關(guān)系，以準確傳導(dǎo)好公司領(lǐng)導(dǎo)意圖，爭取得到地方政府主管部門的重視和支持。五是要做好公司的后勤和安全保障工作，確保公司各項工作有序推進。
二、精細化管理的理念和效能
精細化管理是以精細操作和注重細節(jié)管理為基本特征，通過制定和貫徹標準、提高員工素質(zhì)和強化執(zhí)行力，達到提高企業(yè)和部門整體效益的管理方法。企業(yè)的每位員工都是企業(yè)精細化管理的對象、載體和參與者， 也是企業(yè)精細化管理的主體和實施者， 只有員工都參與到精細化管理中去， 精細化管理工作才能高效開展和高質(zhì)量完成， 才有可能落到實處并取得實效。
辦公室的工作性質(zhì)特別適合和非常需要精細化管理，通過對辦公室實施服務(wù)專業(yè)化和管理精細化能夠使辦公室的各項工作規(guī)則更加系統(tǒng)化，使得辦公室服務(wù)的水平更加程序化、規(guī)范化、數(shù)據(jù)化，讓辦公室內(nèi)部管理的各個單元能夠同時精確、高效、協(xié)同運轉(zhuǎn)。精細化管理的本質(zhì)特征就是重細節(jié)，強調(diào)過程管理；重具體，強調(diào)措施落地；重質(zhì)量，強調(diào)服務(wù)水準。精細化管理強調(diào)做好辦公室工作中的小事，在細節(jié)上追求精益求精，以求達到最佳效果。保險公司辦公室作為促進公司高效運轉(zhuǎn)的“推進器”和輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的“參謀部”，在公司全局工作中有著舉足輕重的作用，強化公司辦公室的精細化管理對促進公司管理水平的提升至關(guān)重要。
三、辦公室精細化管理的建議和思考
1.全力推進責任文化
一是建設(shè)責任文化不但可以提高辦公室整體的凝聚力和向心力，還可以形成一種無形的競爭力，有利于促使辦公室員工自主提高自身綜合素質(zhì)，不斷改進工作作風(fēng)，努力成為崗位專家。二是倡導(dǎo)責任文化是提升辦公室整體管理水平的有效途徑，讓辦公室工作人員全面樹立起精細化管理的理念和精細化工作的習(xí)慣，再結(jié)合辦公室管理中的制度化和程序化，則能更為有效扎實地推進辦公室精細化管理工作的全面推進。三是作為公司企業(yè)文化建設(shè)職能部門，辦公室要研究制定提升文化力的辦法措施，要組織開展文化力提升項目，用先進的文化管理工具，梳理文化要素，明確文化定位，推動文化執(zhí)行。
2.牢固樹立精細化的服務(wù)意識
（1）辦公室工作的核心是服務(wù)，辦公室要寓管理于服務(wù)中，樹立服務(wù)意識、明確服務(wù)目標、規(guī)范服務(wù)行為，把服務(wù)貫穿于工作的始終。
（2）辦公室工作千頭萬緒，要在紛繁復(fù)雜的工作中，做到游刃有余，就需要不斷加強系統(tǒng)性建設(shè)和專項性工作，通過系統(tǒng)思考、統(tǒng)籌兼顧、提升專業(yè)技能和精細化管理水平，實現(xiàn)辦公室工作的有序和高效。
（3）辦公室人員要提高三種能力，即專業(yè)力、執(zhí)行力和文化力。專業(yè)力就是體現(xiàn)辦公的質(zhì)量效率，執(zhí)行力體現(xiàn)應(yīng)急響應(yīng)能力，文化力是軟實力的核心，更具可持續(xù)影響力，與硬實力如車之兩輪，鳥之兩翼，協(xié)同前進。
（4）辦公室工作要搭建“三個平臺”，即綜合管理平臺、品牌宣傳平臺和網(wǎng)站信息平臺。通過系統(tǒng)管理平臺建設(shè)，不斷提高綜合服務(wù)保障能力，大力提升公司品牌和產(chǎn)品的宣傳實力，使得公司品牌價值與業(yè)務(wù)發(fā)展同步增長，文化力與執(zhí)行力有效提升，努力將辦公室建設(shè)成為創(chuàng)新、高效、勤儉、務(wù)實的學(xué)習(xí)型和服務(wù)型團隊，從而為公司內(nèi)外提供更好的服務(wù)與支持。
（5）要政務(wù)服務(wù)重于事務(wù)服務(wù)。政務(wù)服務(wù)優(yōu)劣直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)決策貫徹落實的好壞。政務(wù)服務(wù)貫穿于整個中心工作，滲透到工作的每一個層面。在決策前，辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的外腦和助手，提出有價值的參考意見。在決策后，要善于迅速制定出落實方案，在縝密中體現(xiàn)果敢，在細致中突出效率，協(xié)調(diào)和督促各單位和部門原原本本地貫徹落實。
3.著力培養(yǎng)精細化的敬業(yè)精神
（1）辦公室人員的綜合素質(zhì)、工作能力和敬業(yè)精神，對內(nèi)代表著辦公室整體的管理素養(yǎng)，而對外則代表著公司的形象與作風(fēng)，因此辦公室工作人員要在日常工作中加強自身修養(yǎng)，提高自身的綜合素質(zhì)，關(guān)注工作中的細節(jié)，并把注重細節(jié)逐漸固定化到辦公室人員的日常工作行為習(xí)慣之中。
（2）辦公室人員要善于在繁雜中沉著冷靜地理出工作思路，突出重點服務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的熱點就是重點，推進工作的難點就是重點。當然，重點也往往因時因地而異，一個階段有一個階段的重點，一項工作又有一項工作的重點環(huán)節(jié)，在具體操作中，學(xué)會準確捕捉，冷靜思索，科學(xué)把握。在重大決策前，掌握實情，大膽諫言就是重點；在貫徹落實中，積極協(xié)調(diào)，真督實查就是重點；在落實后，認真總結(jié)，掌握規(guī)律，及時反饋就是重點。抓不住重點就沒有工作效率，服務(wù)也就難以到位。
（3）要小中見大，突出要事服務(wù)，僅僅做到這些也還是不夠的，還要在仔細、周密和嚴謹上下功夫，在重點服務(wù)中突出要事服務(wù)。在辦公室服務(wù)的全過程中，貌似小事未必是小事，要增強工作的敏感性，善于發(fā)現(xiàn)和抓住“一滴水見太陽”的閃光點，舉一反三，做好大局文章。
（4）不要以事雜而亂為。辦公室工作頭緒很多，任務(wù)瑣碎繁雜。辦公室人員要知重知輕，避免重要工作沒抓住，次要工作用過了勁，使過了頭。還要知上知下，吃透了上情，辦事才有方向，才有主心骨。摸透了下情，辦事才有的放矢和真抓實干。
（5）不要以事急而盲為。辦公室固定式和程序化的工作多，但意料外和突發(fā)性的事情也會隨時出現(xiàn)。在這種情況下，辦公室人員必須政治敏感、頭腦冷靜、沉著應(yīng)付，切忌自亂陣腳。不管事情多么突然，多么緊急，首先要冷靜地進行分析，及時做出解決方案并按領(lǐng)導(dǎo)要求協(xié)調(diào)相關(guān)單位，組織力量進行處理。
（6）不要以事難而怕為。在應(yīng)付處置事務(wù)中，不乏一些超出預(yù)見，超出職責，難以預(yù)料的事情，且這種事對于辦公室而言又常常是沒有退路的。對這些難事，辦公室人員要不怕攬矛盾，不怕受委屈，不怕得罪人，不怕找麻煩，遇到的事情不管多難也要群策群力和想方設(shè)法加以解決。
4.制定和落實精細化的管理制度
（1）精細化管理的核心就是創(chuàng)造和固化出一種精細和可行的標準和制度，而這種標準和制度，完全是以有效、可行、合理的信息作為基礎(chǔ)，即使管理者真正的離開或是不再對員工行使管理權(quán)力的時候，這種管理標準和制度還是存在的，對員工的管理動力還會在無形之中繼續(xù)下去的，這才是真正的和有效的管理。因此辦公室人員要善于將自己捕捉和積累的細節(jié)與經(jīng)驗固化到管理標準和制度中去，并發(fā)揮它真正和持久的作用。
（2）辦公室是公司與外部溝通和聯(lián)系的重要渠道，同時也是保持內(nèi)部各項信息交流、溝通以及協(xié)調(diào)各部門間統(tǒng)一、協(xié)作關(guān)系的樞紐。隨著社會的發(fā)展與進步，辦公室工作也需向科學(xué)化、精細化和規(guī)范化的方向發(fā)展。
（3）精細化管理，歸根結(jié)底是細節(jié)管理。而精細化管理觀念的拓展，正是基于細節(jié)管理之上。辦公室在日常的管理過程中要善于發(fā)現(xiàn)和捕捉有效的細節(jié)，并需具有創(chuàng)新管理的思想意識，這樣才可以真正地把精細化管理的思想進一步拓展開來并運用到辦公室工作的方方面面。
在機關(guān)單位中，辦公室是一個綜合性很強的職能部門，其工作所涉及到的事務(wù)瑣碎、繁多，任何一個工作細節(jié)沒有處理好都可能引起連鎖反應(yīng)。而且辦公室事務(wù)工作具有很強的服務(wù)性，在機關(guān)單位中，辦公室與機關(guān)單位里的各個部門都有聯(lián)系，既要上傳下達，又要溝通協(xié)調(diào)，通過做好各項基本事務(wù)工作，為機關(guān)單位內(nèi)部的部門及其成員服務(wù)。同時，辦公室還要為領(lǐng)導(dǎo)層做好參謀的工作，通過對各項基本事務(wù)的處理，為領(lǐng)導(dǎo)層的決策提供全面、詳細、準確的參考依據(jù)。因此，對于機關(guān)單位來說，其辦公室事務(wù)工作管理水平不僅關(guān)乎其機制的正常運行，也關(guān)系到其未來的發(fā)展，必須加以重視，全面提高工作水平。
一、精細化管理的內(nèi)在涵義
1、精細化管理的概念及特點
精細化管理從日本興起，是在常規(guī)的管理模式基礎(chǔ)上，隨著社會分工及服務(wù)質(zhì)量不斷精細化而發(fā)展起來的一種企業(yè)管理的理念和文化，其主要的目標是要將管理過程中所使用的資源盡可能地減少，管理的成本盡量降低。在精細化管理中，企業(yè)要清晰組織的戰(zhàn)略目標，明確、細化管理的責任，規(guī)范企業(yè)的內(nèi)部管理，促使企業(yè)中的資源能夠產(chǎn)生最大效益。
在現(xiàn)代社會，細節(jié)決定著成敗，精細化管理是一種集約型、高效型的管理方式，具有以人為本；注重精準性、數(shù)據(jù)化、高效化；優(yōu)化管理流程；不斷創(chuàng)新與完善等特點，是社會發(fā)展的必然趨勢。
2、精細化管理的基本原則
在精細化管理的過程中，需要遵循一定的基本原則。首先是數(shù)據(jù)化的原則，這要求管理過程中需要用數(shù)據(jù)來明確各項工作的要求、標準、目標、計劃及執(zhí)行情況等；其次，操作性的原則，就是要制定一定的規(guī)則，并且要將規(guī)則明確化、細化，使其可操作性增強；再次，以人為本，積極調(diào)動員工的工作熱情、主動性及創(chuàng)造性，提高其工作效率；第四，追求精益求精，注重細節(jié)，不斷改進和提升管理工作水平；第五，控制好工作過程，明確工作流程，保證管理工作的整體都能實現(xiàn)精細化；第六，便于考核，就是要將工作進行具體化、量化，制定明確的考核標準和條件，使考核可以更準確、合理。
二、精細化管理在機關(guān)辦公室事務(wù)工作中推行的必要性
1、符合機關(guān)辦公室事務(wù)工作的特點
機關(guān)辦公室事務(wù)工作具有繁瑣性、綜合性、服務(wù)性、參謀性、突發(fā)性、政策性等特點，其工作的開展不僅牽涉到眾多的事務(wù)，同時也涉及多個部門，不僅面向機關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)層及廣大員工，為他們做好服務(wù)和保障，同時也要負責一部分的對外服務(wù)事務(wù)工作。因此，機關(guān)辦公室事務(wù)工作必須注重細節(jié)，盡最大的可能保證其工作的全面性、準確性、高效性。精細化管理符合機關(guān)辦公室事務(wù)工作的特點，對其工作水平及效率的提高具有重要的作用。
2、是機關(guān)辦公室事務(wù)工作職能所提出來的內(nèi)在要求
機關(guān)的辦公室事務(wù)工作具有非常關(guān)鍵的地位，其主要的工作職能就是要服務(wù)好機關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)的決策及其各項工作，其工作職能發(fā)揮的成效，直接影響了機關(guān)整體工作的成效。這使得機關(guān)的辦公室事務(wù)工作具有一定的特殊性，其事務(wù)工作繁雜，而且任務(wù)繁重；其事務(wù)工作要求一般都比較高，而且難度也比較大；其事務(wù)工作的責任重大，影響面也很廣。因此，精細化管理對機關(guān)辦公室事務(wù)工作具有非常重大的意義，是其工作職能所提出的內(nèi)在要求。
3、有利于提高機關(guān)辦公室事務(wù)工作的成效
隨著管理理念的不斷發(fā)展，近年來機關(guān)辦公室事務(wù)工作的水平也得到了明顯提升，在要求與標準不斷提高的前提下，辦公室的事務(wù)工作也暴露出了一些問題與不足。例如，辦公室事務(wù)工作主要集中于日常事務(wù)的處理，政務(wù)工作疏于管理，參謀性的功能沒有充分發(fā)揮出來；責任意識不強，管理工作不到位，這使得辦公室事務(wù)工作差錯不斷，造成不良的影響；工作的積極主動性不高，缺乏創(chuàng)造性，很多辦公室人員學(xué)習(xí)進步意識不強，往往安于現(xiàn)狀，等等。這些問題的存在使得機關(guān)辦公室事務(wù)工作的成效受到了很大的影響，精細化管理對解決其當前存在的問題有很強的針對性，有利于提高工作成效。
三、精細化管理在機關(guān)辦公室事務(wù)工作中推行的有效措施
1、強化精細化管理的意識，轉(zhuǎn)變辦公室事務(wù)工作理念
在機關(guān)辦公室事務(wù)工作中推行精細化管理，需要做到以人為本，不斷增強精細化管理的意識，積極轉(zhuǎn)變辦公室事務(wù)工作的理念。在實際的工作中，領(lǐng)導(dǎo)層要有精細化管理的意識，并不斷向其機關(guān)成員滲透這一工作理念，使機關(guān)上下都能形成對精細化管理的重視，同時，也要加大對精細化管理的研究，積極引導(dǎo)全體職工的工作向精細化發(fā)展。
2、明確辦公室事務(wù)工作的職責，優(yōu)化工作流程
在精細化管理的過程中，必須對機關(guān)辦公室事務(wù)中的各個崗位及工作進行細分，對相關(guān)的職責進行明確，同時，也要對當前機關(guān)辦公室事務(wù)的工作流程進行詳細的調(diào)查與研究，梳理好相關(guān)工作的環(huán)節(jié)與流程，按照本單位的工作特點，精簡和優(yōu)化工作程序，從而使機關(guān)辦公室事務(wù)工作可以更科學(xué)合理化、精細化、準確化以及高效化。
3、推動辦公室管理體系建設(shè)，完善績效考核
精細化管理的有效推行，需要有健全的制度作為保障，因此，應(yīng)該推動辦公室管理體系的建設(shè)，不斷的建立健全相關(guān)管理制度，例如，辦公室文書的管理制度、檔案管理制度、辦公用品管理制度等，并且要嚴格執(zhí)行制度中的各項規(guī)定，按章辦事，促進辦公室事務(wù)工作可以制度化、規(guī)范化。同時，還要完善績效考核機制，引進先進的企業(yè)績效考核理念與方法，提高機關(guān)辦公室事務(wù)工作考核的科學(xué)合理性、公平公正性。
4、加強辦公室隊伍建設(shè)，注重教育與培養(yǎng)
作者簡介：張凱（1984-），男，山東蓬萊人，華北電力大學(xué)校長辦公室秘書；于喜海（1971-），男，黑龍江綏濱人，華北電力大學(xué)校長辦公室副主任。（北京 102206）
中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0079（2013）01-0214-02
隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展和高等教育改革的不斷深入，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴大，加之高校與社會聯(lián)系的逐漸密切，高校辦公室會務(wù)工作的任務(wù)日漸繁重，內(nèi)容日趨復(fù)雜，要求越來越高。會務(wù)工作繁冗瑣碎，細節(jié)繁多，稍不注意就會出現(xiàn)難以彌補的錯誤，造成不良影響。如果沒有完善的工作機制和行之有效的管理方法就很難適應(yīng)新形勢下的會務(wù)工作要求，將精細化管理引入工作中成為高校辦公室加強會務(wù)工作、提升管理水平的必然選擇。
一、會務(wù)工作引入精細化管理的必要性
在中外文化中，有關(guān)“精細化”的思想源遠流長。老子在《道德經(jīng)》中提到“天下大事作于細”，韓非子的“千里之堤，潰于蟻穴”，四書中的《中庸》也提到“致廣大而盡精微”。[1]意大利的比薩斜塔每增加一厘米的傾斜都可能導(dǎo)致古塔的傾覆，1%的疏忽可能會導(dǎo)致100%的失敗。[2]著名的“海恩法則”指出：每一起嚴重事故的背后，必然有29次輕微事故和300起未遂先兆以及1000起事故隱患。要消除一起嚴重事故，必須提前防控1000起事故隱患。這些言論都從不同方面詮釋了“精細化”的內(nèi)涵及重要性。
隨著現(xiàn)代社會分工越來越細和專業(yè)化程度越來越高，一個要求精細化工作和管理的時代已經(jīng)來臨。精細化管理不僅是一套系統(tǒng)的管理方式，也是一種成熟的管理理念。新形勢下，將企業(yè)精細化管理理念引入高校辦公室會務(wù)工作之中，既是推進會務(wù)工作從粗放型管理逐步向精細化管理轉(zhuǎn)變的必經(jīng)之路，也是全面提升辦公室工作服務(wù)效能，應(yīng)對新形勢、新任務(wù)、新要求的有益嘗試。
會務(wù)工作時間緊、任務(wù)重、頭緒多，引入精細化管理可以使會務(wù)服務(wù)制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。只有通過明確的目標任務(wù)、細化責任，才能確保全覆蓋、無縫隙、不缺位、不漏項。前期的精心謀劃、精打細算最大限度地降低了辦公運行成本，避免了損失和浪費現(xiàn)象的發(fā)生。有利于理順工作機制，調(diào)動各方面的積極性，任何一方在完成本職工作之后，都會將精力投入到更緊迫的工作中去，這不僅克服了傳統(tǒng)流水作業(yè)的弊端，極大地提高了工作效率，還有利于形成和諧的團隊氛圍?？茖W(xué)的管理有利于高校辦公室的長遠發(fā)展，有利于培養(yǎng)工作人員良好的工作習(xí)慣，進而展示辦公室良好的風(fēng)貌、辦公室人員良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
二、會務(wù)工作精細化管理的內(nèi)涵及特點
精細化管理來源于日本的精益生產(chǎn)管理理論。[3]二次世界大戰(zhàn)后，豐田公司創(chuàng)新思維方式，采用適應(yīng)“多品種、小批量”的特點，以徹底杜絕浪費、提高生產(chǎn)效率為核心的精益生產(chǎn)方式，由一個名不見經(jīng)傳的小公司一躍成為汽車業(yè)明星。這種生產(chǎn)方式曾使豐田公司在全球經(jīng)濟普遍不景氣、汽車工業(yè)陷入嚴重的行業(yè)危機中獨樹一幟，創(chuàng)造了世界汽車史上的奇跡。其內(nèi)涵是用精益求精的態(tài)度和認真細致的方法來控制生產(chǎn)中的每道工序和每個環(huán)節(jié)，從而以最小的投入創(chuàng)造出最大的價值。
作為一種管理理念和管理技術(shù)，精細化管理通過規(guī)則的系統(tǒng)化和細化，運用程序化、標準化和數(shù)據(jù)化的手段，使組織管理各單元精確、高效、協(xié)同和持續(xù)運行。[4]精細化管理最基本的特征就是重細節(jié)、重過程、重具體、重落實、重質(zhì)量、重效果，講究專注地做好每一件事，在每一個細節(jié)上精益求精。
高校辦公室會務(wù)工作精細化管理是“精心組織、細心辦會、真心服務(wù)”思想的具體體現(xiàn)。這就要求每一個人都要把本職工作做到位，對工作負責、對崗位負責，人人都管理、處處有管理、事事見管理。
高校辦公室會務(wù)精細化管理的內(nèi)涵應(yīng)包含三層含義：一是“精”，即會務(wù)工作要突出重點，明確主線。各項工作要根據(jù)實際確定每個時期的工作重點（如會前的籌劃、分解，會中的服務(wù)、接待，會后的督辦、總結(jié)），只有這樣才能把握住工作的方向。二是“細”，即覆蓋會務(wù)全過程的環(huán)節(jié)要全，同時應(yīng)具備一套完整而又詳盡的工作機制，才能做到事事有章可循。重點強調(diào)把制度落實到位并內(nèi)化為自覺行動，使辦會人員能夠真心地為每一位與會者服務(wù)?！凹殹钡牧硪环矫婧x是要“小”。從小處著眼，從細節(jié)抓起，只有樹立“辦公室工作無小事，會務(wù)工作無小節(jié)”的工作敏銳性，才能從實處落實精細化管理。三是“省”，即精打細算，一方面是精簡不必要的會議及環(huán)節(jié)，節(jié)省時間、提高效率，另一方面是提前調(diào)動各方面的主觀能動性，做好會議預(yù)算明細，做到隆重而不鋪張、簡潔而不簡單，爭取花小錢辦大事，并將其貫穿于整個會務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)。這樣，繁雜瑣碎的會務(wù)工作便如同豐田生產(chǎn)系統(tǒng)一樣在幾乎完美的環(huán)境中有序進行，達到每一個步驟都精心、每一個環(huán)節(jié)都細心、每一項工作都是精品的近乎完美的內(nèi)化效果。
三、會務(wù)工作中實現(xiàn)精細化管理的建議
作為綜合協(xié)調(diào)部門，高校辦公室是學(xué)校會議的組織者和承辦者。會務(wù)工作既是高校辦公室核心業(yè)務(wù)之一，也是展示辦公室工作水平的窗口。它直接影響著學(xué)校教育方針、政策、路線在全校貫徹落實的程度，也直接決定著高校辦公室在學(xué)校師生及外來嘉賓心中的形象。
1.達成一個共識：會務(wù)工作無小事
精細化管理不是針對某一環(huán)節(jié)，也不是某個人的事情，它要求全體辦會人員必須全員參與。同時要轉(zhuǎn)變思想觀念，會務(wù)工作要從粗放的經(jīng)驗管理轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)的精細化管理。
一方面，高校辦公室要通過辦講座、搞培訓(xùn)、大討論等形式，在日常工作中加強教職工的理論學(xué)習(xí)。只有這樣“精細化管理”的理念才能深入人心，由單純的管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)閺V泛的管理理念。
另一方面，在辦會過程中，從上至下要把精細化管理的作風(fēng)貫穿到辦公室會務(wù)工作中的方方面面，按照精細化管理的要求細化目標、量化任務(wù)、強化責任，確保各個環(huán)節(jié)無縫對接、整體工作運轉(zhuǎn)順暢，做到細微之處見精神、細微之處見水平。[5]“會務(wù)工作無小事，細節(jié)決定成敗”。會務(wù)工作，特別是大型會議活動的組織工作更是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，如辦會伊始要提前謀劃，考慮到整體工作的方方面面及彼此間的關(guān)聯(lián)與影響；會議過程中不要輕易放過任何一個可能影響全局的細節(jié)，對到會人員、座次排位、會議材料等容易發(fā)生問題的地方要細致入微、親力親為。因為會議一旦開始，哪怕是最細小的錯誤都可能釀成無法彌補的后果，造成無法挽回的影響。因此對細節(jié)的重視必須提高到與戰(zhàn)略相同的高度。
2.強化兩種意識：精益求精和精打細算
精益求精即以打造精品會議為目標。辦會作為高校辦公室的核心職能之一，是辦公室展示工作水平最直接的形式。俗話說“求乎其上得乎其中，求乎其中得乎其下”，因此會務(wù)工作要高標準、嚴要求，不能僅僅滿足于跑跑腿、傳傳話的工作狀態(tài)，要樹立“無功就是過”的思想，創(chuàng)造性地開展工作，不斷提高工作質(zhì)量、水平和效率，把小事做細，把每個會議都辦成精品工程。推進會務(wù)工作的精細化管理，要求高校辦公室在立足實際及廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上制訂和形成切實有效的工作機制、制訂規(guī)范嚴格的工作標準、建立明確的獎懲激勵機制。這就如同制造業(yè)中按照設(shè)計產(chǎn)品說明書的要求來制訂工作預(yù)案，按照設(shè)計流水生產(chǎn)線的要求來細化流程，按照管理規(guī)?；a(chǎn)的要求來進行統(tǒng)籌，確保每一個參與的工作人員都了解所有的環(huán)節(jié)和程序，通過規(guī)范化、標準化、精細化作業(yè)，把每一場會議和活動都打造成精品，有效避免了因工作人員經(jīng)驗和能力上的差異導(dǎo)致工作質(zhì)效出現(xiàn)差異的問題。
精打細算即打造高效節(jié)約、求真務(wù)實的新型會議模式，不流于形式，真正達到會議召開的目的。高質(zhì)量的會務(wù)工作不僅要盡可能地節(jié)約能耗和各類物資，更需要精簡會議場次、簡化會議環(huán)節(jié)，騰出更多的時間，切實提高整個學(xué)校的工作效率。因此，會議應(yīng)本著“簡潔”、“高效”的原則，力求時間短、人員精、場地夠用、物品實用、會議效果好。一是要充分利用現(xiàn)代通訊技術(shù)設(shè)備，對于一些地域跨度較大、召集時間比較緊迫、會議服務(wù)成本較高的會議可以通過電視電話會議和網(wǎng)絡(luò)會議等形式，達到節(jié)省會議開支、提高行政效率的效果；二是會議材料質(zhì)量要高，信息量要大，發(fā)言材料要根據(jù)會議內(nèi)容限定字數(shù)，通常以不超過5000字為宜；三是各個環(huán)節(jié)的時間要控制好，如發(fā)言時間盡量不要超過20分鐘，提出問題、闡明觀點、講出思想即可，過程性的內(nèi)容盡量少涉及；四是會議的開支要精打細算，會議用品可以采購或制作一些可以反復(fù)使用的物品，不能為了“擺闊氣”而違背原則；五是取消不必要的環(huán)節(jié)及安排，給會議承辦方和與會人員帶來經(jīng)濟負擔和心理負擔的能免則免。
3.抓好三個環(huán)節(jié)：會前精心謀劃，會中細致服務(wù)，會后督辦總結(jié)
在實際會務(wù)工作中有效推行精細化管理，要求高校辦公室在“精、準、細、嚴”上下工夫，細化目標、量化任務(wù)、強化責任，實現(xiàn)辦會規(guī)范化、科學(xué)化、標準化，力求精益求精、細致入微。在實施過程中，要具體抓好以下三個環(huán)節(jié)：
（1）會前準備是整個會務(wù)工作的重點。準備工作是否充分是會議能否取得成功的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
首先，會議方案要細。一套高質(zhì)量的會務(wù)方案絕不是閉門造車、憑空想象的，它是建立在提早考察、廣泛調(diào)研、主動溝通、全面思考的基礎(chǔ)之上。會務(wù)方案要將分工細則、經(jīng)費預(yù)算、議程安排、準備文件、會場布置、接待服務(wù)、會議編組、后勤保障等方方面面的問題考慮和安排好。最后的成果體現(xiàn)在會議指南的編制上，讓與會人員一冊在手，釋疑解惑，同時策劃者還要做好準備預(yù)案，做到有備無患。
其次，落實要精。方案確定后，應(yīng)根據(jù)會議規(guī)模決定是否召集相關(guān)的部門或人員召開協(xié)調(diào)會和分工會，確保會議任務(wù)在第一時間下達給相關(guān)人員。會務(wù)分工要求組與組之間、人與人之間具有較強的協(xié)調(diào)性，各組的負責人要熟悉本組人員的辦事風(fēng)格和特點，做好成員之間的角色定位，確保不因某一個人的離開而影響全局工作的進行。
最后，檢查要全。會議檢查要求會務(wù)工作者親力親為，保證“嘴到、手到、眼到”，能自己做的事情絕不能找人代勞，交由別人做的工作也要及時地查漏補缺，不能存在僥幸或憑印象的心理。在實踐中，可以堅持會前“三巡”的做法：一是對照會議安排巡查一下會場座次有無疏漏，有無錯排、漏排的現(xiàn)象；二是巡查所分發(fā)的會議材料，特別是發(fā)給參會領(lǐng)導(dǎo)的會議材料是否足夠、順序有無差錯、文件內(nèi)頁有無缺碼等；三是巡查會場的音響視頻設(shè)備是否正常運行、影音資料是否分門別類備好等。[6]
（2）會中服務(wù)決定著辦會的質(zhì)量。會中細致的服務(wù)是精細化管理在會務(wù)工作中最重要的體現(xiàn)。會議期間是辦會的最緊張階段。會議一旦開始，任何錯誤都會被無限地放大，因此，要確保會中各項工作萬無一失。首先是會務(wù)接待，如簽到桌要安放在會場入口處醒目位置，同時在與會人員簽到時要安排會務(wù)人員進行引導(dǎo)，使其在最短時間完成簽到。隨后會務(wù)人員要主動引領(lǐng)與會人員找到自己的座位，使其有序就位。其次，要主動細致地做好會場服務(wù)，主要包括會議記錄、影音多媒體調(diào)試等場內(nèi)服務(wù)，還有安排會間服務(wù)以及食宿、人員接送、醫(yī)療安保等場外服務(wù)。最后，尤其需要關(guān)注的是會議進行中可能發(fā)生一些臨時變動，如調(diào)整議題、增加與會人員以及其他特殊情況。會務(wù)人員要及時向領(lǐng)導(dǎo)請示，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示妥善處理，確保會議按照既定議題進行。
（3）會后督辦是會議成果的保證，會議的總結(jié)和建檔是會務(wù)工作創(chuàng)新的源頭。一次完整的會務(wù)工作并不是隨著會議的結(jié)束而結(jié)束，辦公室作為全校工作的督辦機構(gòu)，會后的跟進和督辦是會議的繼續(xù)和延伸。它不僅可以督促基層抓落實，還可以及時搜集、了解動態(tài)信息，為領(lǐng)導(dǎo)進一步?jīng)Q策提供參考，保證會議達到預(yù)期目的，取得實際的效果。而創(chuàng)新的源頭在于繼承，在于對以往經(jīng)驗的不斷總結(jié)和升華，會后的總結(jié)和交流也顯得尤為重要。因此，在條件允許的情況下，辦公室應(yīng)在會議結(jié)束后的第一時間召開一次會務(wù)工作總結(jié)交流會。大家將本次會議的亮點、不足、遇到的難題以及辦會心得進行簡單梳理，從而促進整體工作的創(chuàng)新；另外，大家應(yīng)在交流中理順工作關(guān)系、互通有無，既統(tǒng)一了認識也提高了整體的工作水平，強化了團隊意識，從而更加有利于精細化管理在辦公室其他領(lǐng)域工作中的全面開展。
參考文獻：
[1]孔子，孟子.四書[M].濟南：時代文藝出版社，2001：65.
[2]張雅君.試論高校的細節(jié)管理及其制度化[J].世紀橋，2006，（9）：90-92.
[3]汪中求.細節(jié)決定成敗[M].北京：新華出版社，2004.
“精細”就是細致精密之意。在我國傳統(tǒng)的思想文化當中，關(guān)于精細的思想可謂源遠流長。古人曾講：天下的難事，必須做到簡易；天下的大事，必須做到精細。其它如“千里之堤，潰于蟻穴”的觀點，也從另一層面展現(xiàn)了韓非子的精細化觀念。就當前而言，精細化管理模式來源于一些發(fā)達國家，這種全新的管理是服務(wù)質(zhì)量精細化及社會分工精細化對當代企業(yè)管理的必然趨勢，它基于常規(guī)管理這個基礎(chǔ)，且將這個基礎(chǔ)引向一種更為深層次的管理模式，它的主要目標就在于將管理所占用的成本及資源進行最大限度的降低。作為一類管理技術(shù)與管理理念，精細化的管理強調(diào)的是通過規(guī)則的細化及系統(tǒng)化，運用數(shù)據(jù)化、標準化及程序化的手段，確保組織管理不同的單元保持協(xié)同、可持續(xù)、高效、精確運行。就當前而言，精細化管理模式其最主要的特征就是重效果、重質(zhì)量、重具體、重過程與細節(jié)，追求專注做好一件事情，并在細節(jié)上力求最佳、精益求精[1]。
二、加強辦公室精細化管理的措施（幾點體會或思考）
第一，精細化管理要加強辦公室細節(jié)落實、增強職工意識（注重細節(jié)，增強意識）。
就當前而言，作為一種新型管理模式，精細化管理不僅可以提高各部門管理水平，而且還可以將員工的工作效率、積極性和主動性進行提高。尤其對于復(fù)雜的企業(yè)辦公室來講，其各類工作具有突發(fā)性強、受被動性、事務(wù)紛繁復(fù)雜等特點，不論是對上接待還是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，不論上傳下達還是督辦、督查等工作，稍有大意或者疏忽，就極有可能鑄成大錯，造成企業(yè)或者個人損失。在實際的企業(yè)工作當中，各企業(yè)要適當通過組織全體成員一起探討、學(xué)習(xí)精細化的管理工作，認識到實行精細化管理的意義所在，引導(dǎo)和教育廣大員工腳踏實地、立足本職，從細節(jié)上養(yǎng)成嚴謹細致、精益求精的工作習(xí)慣，確保精細化管理思想深入人心，貫穿每個流程、每個工作環(huán)節(jié)的始終。如果要想做到這些，那么辦公室職工就在增強以下三方面的意識水平：一是增強企業(yè)意識。這也是落實辦公室工作的重要保證。由于辦公室每項工作都極具重要性且頭緒很多，特別是對于可以影響全局的工作，更是要做到服務(wù)在先、思考在前，將企業(yè)責任意識落實到工作當中來，講效率的同時也要保證質(zhì)量水平，堅持誰工作、誰負責的責任原則，將各項工作切實落到實處，力爭各項工作穩(wěn)步推進，做到零缺陷、零失誤，為企業(yè)正常運營提供保障；二是增強辦公室職工的精品意識。從辦公室工作的情況來看，這是落實工作的根本。企業(yè)辦公室不論是辦事還是辦文，都要做到有序、保證條理性、遵守程序，要盡可能將每一個細節(jié)、每項工作做到盡善盡美 。簡單地說就是辦事要達到無可挑剔、會議要舉辦得圓滿、寫文要力求達到準確、精練、高效表達辦文意圖；三是增強辦公室工作人員的創(chuàng)新意識。這也是辦公室工作最終得以做好的動力所在。辦公室工作的全局性決定了廣大工作者要從企業(yè)大局出發(fā)，認真思考每一項工作，不斷在工作當中探索靈活多樣、行之有效的工作手段及方法，積極適應(yīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的不同的工作作風(fēng)、思路以及理念，將這種服務(wù)內(nèi)化為一種藝術(shù)，真正發(fā)揮出領(lǐng)導(dǎo)的助手功能。就企業(yè)辦公室工作者而言，辦公室的工作大多是日常事務(wù)性的工作，平凡、簡單而單調(diào)，許多具體工作都有固定的程序和模式，容易在工作中產(chǎn)生因循守舊的慣性思維，特別在擬寫重要材料時，由于平時不注重資料的收集整理，對周圍環(huán)境變化的觀察和思考不夠，上級和領(lǐng)導(dǎo)新的思路未能及時準確把握等原因，最終將導(dǎo)致擬寫的文章既不能迅速融入企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境，也無法有效傳遞管理層的經(jīng)營理念和思路，也就難以真實反映企業(yè)經(jīng)營管理過程中存在的問題，最終提出的管理措施和手段將失之偏頗乃至謬之千里。為此，在企業(yè)的辦公室工作中創(chuàng)新意識的樹立對工作質(zhì)量的提升同樣發(fā)揮著極其重要的作用。只有真正理解本職工作的實質(zhì)，深入研究工作中遇到的問題和困難，積極主動思考解決的方法，才能充分發(fā)揮員工的主觀能動性，才能在具體工作中創(chuàng)新思路、創(chuàng)新流程、創(chuàng)新方法，行動的中樞就是思想行動，只有在思想上進行重視，在行動中也才能給予重視，才能通過行動反映思想。提高工作者本身的責任意識，也是當代企業(yè)精細化管理當中不可或缺的重要因素，它能確保廣大工作者在工作的過程當中思維縝密，不斷提高工作效率，保證工作成效。因此，辦公室工作人員在工作過程當中，要從基礎(chǔ)抓起，關(guān)注瑣事、小事，從這些鎖事、小事做起并做好。從細節(jié)上入手，從小處著眼，從精細化上苦下功夫，真正使每個辦公室職員認識到精細化管理所帶來的良好成效，將精細化的管理方式融入到日常的學(xué)習(xí)與管理當中，樹立起科學(xué)的、精細的工作態(tài)度，切實落實辦公室各項工作有序、穩(wěn)定、扎實地推進。有些同志難免會覺得自己工作崗位和未能及時因而從思想上忽略了工作的重要性，導(dǎo)致行動過程當中疏忽大意。然而許多人始終沒能明白，無論工作者從事什么工作，在哪個工作崗位，都是企業(yè)辦公室工作當中的一部分。所謂千里之堤，潰于蟻穴正是這個道理，也正說明了小環(huán)節(jié)其獨特的重要性質(zhì)。（建議刪除灰色部分）
第二，將精細化管理模式運用到企業(yè)辦公室規(guī)章制度的制訂以及績效考核當中（規(guī)范管理，加強考核）。
中圖分類號：F272 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2015）011-0000-01
精細化管理最早由日本企業(yè)在20世紀50年代提出，出現(xiàn)在汽車、家用電器等大規(guī)模工業(yè)制造業(yè)中。企業(yè)通過精細化管理優(yōu)化生產(chǎn)流程和管理流程。精細化管理方式可提高企業(yè)的效率、降低運作成本，已經(jīng)成為當前企業(yè)發(fā)展壯大的必要條件和必然趨勢。國外的索尼、豐田、戴爾，國內(nèi)的海爾、邯鋼、大慶油田等知名企業(yè)廣泛應(yīng)用了精細化管理，取得了很好的效果。目前，行政事業(yè)管理組織和企業(yè)的非生產(chǎn)性管理也在逐漸應(yīng)用精細化管理。
一、精細化管理在企業(yè)管理中發(fā)揮的作用
1.有利于規(guī)范各項工作
通過對工作流程的控制、對工作的正確評價，對工作人員的整體考量，使企業(yè)各部門和每個崗位的的職責更加明確，工作任務(wù)及工作情況更加清晰。
2.是有利于調(diào)動企業(yè)員工的積極性
對具體崗位和廣大職工的工作有了實在、具體、科學(xué)的評價體系，評價標準統(tǒng)一、公開透明。
3.有利于提高管理效能
工作流程的優(yōu)化和對工作銜接的統(tǒng)籌考慮，提高了工作效率，避免了工作在獨立崗位的拖延和因溝通協(xié)調(diào)不到位而造成崗位間的無謂內(nèi)耗。
4.有利于促進隊伍建設(shè)
因崗位職責的明確和考核標準的統(tǒng)一，促使企業(yè)員工必須加強自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和知識更新，才能適應(yīng)崗位的要求。
5.有利于降低成本
在企業(yè)管理的各個層面開展精細化管理，一方面有利于直接成本的降低，另一方面減少了工作環(huán)節(jié)間的資源浪費，相當于用較低的成本獲得較高的利潤
二、對企業(yè)全面推進精細化管理的思考
在企業(yè)全面推進精細化管理工作是企業(yè)長遠發(fā)展的需要，是針對日常管理中存在問題的積極應(yīng)對。首先要抓的是全體干部職工的觀念問題。要通過積極宣貫在企業(yè)員工中樹立“圍繞實現(xiàn)工作目標進行精細化管理”的觀念，使大家充分認識到精細化管理工作是關(guān)乎自身、關(guān)乎企業(yè)利益的要事、大事。其次，要建立起目標明確、制度完善、程序完備、分工細致、責任落實、協(xié)調(diào)配合、考評科學(xué)的管理體系。第三是鼓勵和監(jiān)督企業(yè)員工立足本崗位、本部門，深入貫徹精細化管理的各項措施。
要著重做好以下工作：科學(xué)擬定規(guī)劃和管理指標；完善管理制度和工作流程；明確崗位職責；強化監(jiān)督考核手段和持續(xù)調(diào)整改進。通過全面推進精細化管理工作，使管理工作由隨意化到規(guī)范化轉(zhuǎn)變、由經(jīng)驗型到科學(xué)型轉(zhuǎn)變、由外延式增長向內(nèi)涵式增長轉(zhuǎn)變、由機會型向戰(zhàn)略型轉(zhuǎn)變，從粗放式向精細化轉(zhuǎn)變，從而提高企業(yè)管理水平和綜合競爭力。
三、辦公室在精細化管理中應(yīng)發(fā)揮的作用
辦公室的工作特點決定了在企業(yè)開展精細化管理中應(yīng)發(fā)揮的
作用。
1.把握原則，充分發(fā)揮溝通協(xié)調(diào)作用
在精細化管理工作中，辦公室起著溝通上下、協(xié)調(diào)左右、連結(jié)內(nèi)外的作用。無論是執(zhí)行上級政策還是處理內(nèi)部事務(wù)，無論對內(nèi)溝通，還是對外協(xié)調(diào)，每項工作都具有極強的政策性和原則性。一定要按照工作任務(wù)和精細化管理要求，把握原則，統(tǒng)籌考慮，做好溝通協(xié)調(diào)工作，促進各項工作的順利推進。
2.腳踏實地，充分發(fā)揮服務(wù)作用
辦公室所有工作都是圍繞企業(yè)中心工作展開的，服務(wù)于工作大局，在精細化管理工作中亦是如此。要腳踏實地、認真做好各項基礎(chǔ)性工作，注意在精細化管理推進過程中的信息收集工作、加強分析，找準阻礙精細化管理推進的全局性和根本性問題，努力擴展服務(wù)的深度和廣度；要強化服務(wù)意識，不斷創(chuàng)新工作方式、方法，突出工作的針對性；對工作早考慮、早研究、早動手；要從細節(jié)入手，把工作做細、做深、為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實、客觀、條理性強的決策依據(jù)。
3.狠抓落實，充分發(fā)揮督查辦作用
督查辦工作歷來是辦公室的一項重要工作，在各項工作的推進和落實起到了重要作用。在全面推進精細化管理中，各辦公室更要重視督查辦工作，要將督查辦工作做細、做實，除要關(guān)注工作的整個流程、工作進度外，還要重點關(guān)注關(guān)鍵環(huán)節(jié)和結(jié)點的進度和質(zhì)量，通過對關(guān)鍵環(huán)節(jié)的督查辦，實現(xiàn)工作流程的順利推進。在工作中要杜絕老好人思想和粗枝大葉、不深入了解、調(diào)查，人云亦云的粗放式管理作風(fēng)。
4.優(yōu)化流程，充分發(fā)揮樞紐作用
辦公室處于全局工作的樞紐地位，工作涉及面廣，內(nèi)容繁雜。各項工作聯(lián)系緊密，環(huán)環(huán)相扣，無論哪個環(huán)節(jié)出問題都會影響全局工作的進展。在推進精細化管理過程中，要深刻把握辦公室工作的內(nèi)在規(guī)律，優(yōu)化流程，充分發(fā)揮工作樞紐的作用。各辦公室要依據(jù)各自職能逐項建立、優(yōu)化具體工作流程；建立內(nèi)部規(guī)章制度，明確獎懲措施，將辦公室各項工作及辦公室人員的行為納入管理規(guī)范之中，使辦公室工作規(guī)范化、精細化運行。
5.內(nèi)強素質(zhì)，為全面推進精細化管理提供助力
中圖分類號：G631 文獻標識碼：A 文章編號：1009-5349（2017）14-0162-01
德育教育和精細化管理是學(xué)校和班級管理不可或缺的一個重要組成部分，作為班主任，力圖從下面幾個方面取得一定的創(chuàng)新性和突破性進展，以期探究出一些德育教育和班級管理工作的新思路，不斷豐富德育教育和班級管理的內(nèi)容，使得學(xué)?！靶１镜掠ぷ黧w系”能夠發(fā)揮應(yīng)有的作用，最終指導(dǎo)具體的教育教學(xué)實踐，從而促進班級管理工作高效開展，達到提高學(xué)校德育工作實效性的目的。
一、創(chuàng)辦班刊搭建平臺、凝聚力量
班刊作為校園（班級）“硬文化”和“軟文化”的一個重要組成部分，采用16k、64頁印刷設(shè)計，是凝聚全班同學(xué)智慧和力量的中心園地與精神舞臺，是學(xué)校、班級、教師、學(xué)生、家長相互聯(lián)系交流的平臺，也是班級重要的宣傳和交流窗口。班刊具體設(shè)置有卷首寄語、人生導(dǎo)航、一中驕子、青青雨露、校園人物、高考之聲、烏龍校園、醉美一中、德育天地、班級建設(shè)、歲月珍藏、學(xué)子風(fēng)采等欄目。
二、六封家書傳承感恩情懷
對于大多數(shù)中學(xué)生來說，感恩意識絕不是簡單回報父母的養(yǎng)育之恩，它更是一種責任意識、自立意識、自尊意識和健全人格的體現(xiàn)。班主任需要在“家庭、社會、學(xué)校、班級”四位一體的教育背景下將感恩教育深入人心。具體做法是以主題班會結(jié)合學(xué)生給家長寫一封家書的方式開展，此項活動每學(xué)期至少開展一次，持續(xù)開展六次，將感恩教育貫穿于整個高中三年的學(xué)習(xí)生活中。同學(xué)們擁有了感恩之心，就會更加熱愛班級、學(xué)校、家鄉(xiāng)、祖國、世界，就會對他人充滿了愛心，可以促使同學(xué)們在三年的學(xué)習(xí)生活中不斷完善自身，奮發(fā)圖強，不斷超越。
三、一首“班歌”助推夢想成長
班歌是一個班級對內(nèi)的號召和激勵，對外的形象展示和宣言，是班級精神風(fēng)貌的重要標志，是引領(lǐng)班級發(fā)展方向的精神宣言。它反映的既有教師的理想、要求、愿望，又有同學(xué)們的感受、追求和成長心聲；它在激勵學(xué)生成長、凝聚班級精神、推動班級管理和班級德育文化建設(shè)等方面發(fā)揮著重要作用。班歌猶如班級的精神圖騰，與班規(guī)、班訓(xùn)等相得益彰。在班歌的創(chuàng)作過程中，對班歌的理解和創(chuàng)新如下：
（1）班歌同時擁有屬于明責、抒情、勵志和奮進的散文詩歌性質(zhì)?？梢约w演唱和集體朗誦，也可以單獨演唱和單獨朗誦，班歌不僅可以發(fā)揮其在學(xué)校、班級大型校園文化活動中的靈活性和創(chuàng)新性作用，還可以調(diào)動全班同學(xué)的參與熱情，又可以發(fā)揮班歌的魅力，體現(xiàn)出本班對外宣傳和對內(nèi)凝聚人心的雙重效果。
（2）要求同W們?nèi)巳藭?，在成功和榮譽面前會唱，在失敗和生活學(xué)習(xí)壓力下也會唱……與其說班歌是班級管理和班級德育文化建設(shè)的內(nèi)涵式力量，還不如說班歌是助推夢想成長，貫穿同學(xué)們?nèi)陮W(xué)習(xí)和成長的精神支柱。
四、人人有事做，事事有人管，時時有事做，事事有時做
“人人都是班干部”的核心是以學(xué)生為本，科學(xué)地管理班級，大膽放手學(xué)生們“自治”。這種班級管理制度可以增強自信心，培養(yǎng)學(xué)生的責任意識和自尊心。這樣便于讓他們在班干部崗位的參與過程中找到自己的位置，調(diào)動其積極性，讓班級的每一項工作都能在學(xué)生的努力下順利完成。
（1）設(shè)置相應(yīng)的語文組、數(shù)學(xué)組等學(xué)科組別。每個組設(shè)置組長一名，副組長兩到三名，根據(jù)階段性綜合表現(xiàn)將本學(xué)科表現(xiàn)突出和存在學(xué)習(xí)困難的同學(xué)自動加入相應(yīng)的學(xué)科組，建立相應(yīng)的學(xué)科幫扶團隊，以此鼓勵同學(xué)們無偏科，全面發(fā)展，同步發(fā)展，樹立團隊合作的重要性。
（2）除了設(shè)置常規(guī)的班長、學(xué)習(xí)委員等班干部的職責、競選要求和管理模式外，還需要從以下兩個方面進行創(chuàng)新：設(shè)置值周班長制；嘗試班干部每人一天負責制。
這樣一來，每位同學(xué)一學(xué)期都能當上三至四周的班干部，使每位同學(xué)的聰明才智和能力都得以體現(xiàn)，同時也讓每位同學(xué)體會到了當班干部的艱辛、困難，更重要的是讓每位同學(xué)都為班級管理和班級德育文化建設(shè)出力獻策，培養(yǎng)和深化了同學(xué)們的班級榮譽感和團隊合作精神。
五、結(jié)語
學(xué)校德育和班級管理是一項艱巨、復(fù)雜的教育工作，當前中學(xué)德育和班級管理機制還不夠健全，我們要努力踐行“以情育德，以德樹人”的思想，不斷探索并解決中學(xué)的德育和班級管理問題，進一步加強德育建設(shè)和班級精細化管理，增強廣大師生凝聚力，使學(xué)校德育和班級管理工作再上新臺階。
參考文獻：
【關(guān)鍵詞】辦公室；管理；精細化；策略
引文
人力資源管理的重要組成部分就是精細化管理，精細化管理在辦公室的行政管理中，將是其今后發(fā)展的趨勢和重點。針對辦公室行政管理，對精細化實施，可以降低辦公室行程管理的成本，找到行政管理中存在的問題，并針對這些問題制定有效的策略，實現(xiàn)對辦公室行程管理工作的精化。為了使辦公室行政管理的精細化更好的實現(xiàn)，本文分析研究了當前辦公室行政管理存在的問題、實現(xiàn)精細化管理的要求，以及優(yōu)化辦公室行政管理精細化的策略等內(nèi)容。
1.辦公室行政管理精細化工作存在的問題
1.1精細化管理目標缺乏
在辦公室行政管理中，想要對精細化管理實施，首先精細化管理目標要完善、明確。在辦公室行政管理中，沒有明確的精細化管理目標，沒有績效考核體系等，在遇到管理上的問題后，就會有相互的推諉等問題出現(xiàn)。在行政管理精細化實施中，如果管理目的不夠明確，那么就會影響和制約精細化管理的實施。在辦公室行政管理中，明確的考核制度、管理目標等沒有形成，就會對管理職能的發(fā)揮造成影響，同時也會影響到員工工作、歸屬感、責任感等。當前在辦公室的行政管理中，精細化管理目標的缺乏，將影響著精細化管理工作的正常順利開展。
1.2有效的量化管理手段缺乏
在辦公室行政管理的精細化實施中，缺乏有效的量化管理手段是影響管理效率的主要因素。在辦公室的日常行政管理中，沒有具體化、量化等，沒有有效的分配行政管理中的各項工作，進而對管理造成影響。其次員工的工作考核內(nèi)容與其工作的內(nèi)容在日常的行政管理中有一定的出入，為此會造成工作脫節(jié)。因為沒有量化和細化行政管理中的各項工作，在一些指標的制定中，也沒有從實際的操作性上入手進行制定，為此使一些指標在工作中的實施受到影響。因為在管理中缺乏科學(xué)有效的量化管理手段，為此造成精細化管理工作效率不高，無法有效的提高辦公室行政管理效率。
1.3其他管理上的問題
除了以上的問題之外，在辦公室行政管理中，在精細化管理制度和精細化管理項目等方面也有一定的問題存在著，從而對精細化管理的實施造成影響。目前想要使辦公室行政管理的精細化得以實現(xiàn)，就要解決在管理制度和管理項目等方面的問題，由于管理制度過于的籠統(tǒng)，會使的各種問題的出現(xiàn)，并對行政工作人員在職能上受到很大的限制等造成一定的影響，目前辦公室的行政管理一整體辦事為主，行政人員的分工不明確，為此影響著工作人員辦事的積極性等。因為在辦公室行政管理的精細化管理中存在著這些問題，所以造成精細化管理在辦公室行政管理中無法有效的實現(xiàn)和實施。
2.辦公室行政管理精細化的策略
2.1企業(yè)文化、管理理念強化建設(shè)
企業(yè)文化在企業(yè)發(fā)展的過程中，對企業(yè)的發(fā)展有重大的影響，企業(yè)文化是員工責任感、歸屬感的重要源泉，所以使企業(yè)文化建設(shè)強化，對企業(yè)實施精細化管理有重要的推動作用。在企業(yè)辦公室行政管理工作中，可以對放大抓小的管理理念實施，從細節(jié)上使精細化管理實現(xiàn)，進一步促進管理效率和效益的提升。辦公室行政管理的負責人，可以放開其負責的下屬的所有的工作范圍內(nèi)的事情，讓有專業(yè)的工作人員負責，放手讓員工去做，自己進行監(jiān)督，使工作效率有效的提高。在企業(yè)文化建設(shè)中，從員工的歸屬感、責任感，辦公室文化環(huán)境等，進行建設(shè)和強化，從企業(yè)辦公室精神、文化、管理、人文等方面，進行強化建設(shè)，將企業(yè)文化精神提升，強化企業(yè)文化建設(shè)，推動精細化管理的實施。
2.2提升員工素質(zhì)
員工的素質(zhì)在企業(yè)發(fā)展的過程中也是企業(yè)文化的一部分，而員工素質(zhì)對員工的工作狀態(tài)和工作能力有著影響，為了進一步促進辦公室行政管理的精細化實施，需要提升員工的素質(zhì)。員工的工作心態(tài)、能力、知識等在辦公室的行政管理精細化中，都對精細化的有效實施造成影響，所以要培訓(xùn)和教育員工的職業(yè)素質(zhì)、技能等，使員工的素質(zhì)提升，實現(xiàn)精細化管理在行政管理中的實施，為企業(yè)培訓(xùn)高素質(zhì)、高技能的員工。通過對員工的職業(yè)化、精細化的管理，將精細化管理應(yīng)用到辦公室行政管理中，并有效、規(guī)范的實施，保證各項工作可以一目了然、順利的實施，提高管理效率。
2.3制度化管理的實施
為了使辦公室行政管理的精細化實現(xiàn)，需要為其有效的推行，從而提供一個制度保障，所以實施精細化行政管理，需要保障其制度化。針對辦公室行政管理中的相關(guān)工作，例如財務(wù)、薪酬、服務(wù)等等，將所有的工作制定一個完整的流程，保證各項說明都詳盡，為了更好的推動精細化，需要為其提供一個系統(tǒng)、細致、完整的制度，為精細化管理提供保障和依據(jù)。辦公室行政工作的員工，按照工作制度和工作流程，進行相關(guān)的工作，保證各項工作可以有序的進行，為精細化管理的實施提供一個規(guī)范的制度化保障。
2.4強化精細化的運用和養(yǎng)成
在辦公室行政管理中，將精細化管理推行并實現(xiàn)，需要員工認識和了解精細化，辦公室行政管理的領(lǐng)導(dǎo)和員工，都需要認識和了解精細化，并將精細化在實際的工作中落實到，使精細化的重要性和優(yōu)勢充分的認識到，并在實際的工作中，可以利用精細化，對工作進行有效的分工，從思想和管理上推行精細化，并加上日常精細化的宣傳和教育，進行辦公室精細化的推動和養(yǎng)成。
2.5加強員工經(jīng)濟化意識的培養(yǎng)
在辦公室行政管理中，推行精細化管理，需要辦公室所有員工的支持和協(xié)助，所有員工的配合和支持，是精細化管理在辦公室行政管理中推行的又一保障。加強辦公室行政工作人員的協(xié)作、經(jīng)濟化意識的培養(yǎng)，行政工作的推行，離不開辦公室各個員工的協(xié)調(diào)、協(xié)助，所以需要對員工的協(xié)作意識和精神進行培養(yǎng)。同時對員工進行經(jīng)濟化意識的培養(yǎng)，在日常的工作中，盡量的減少工作中的支出，創(chuàng)造更多的效益，為辦公室行政工作作出榜樣，讓所有的員工都有經(jīng)濟化意識，可以在實際的工作中推行經(jīng)濟化。
3.總結(jié)
現(xiàn)代化管理的重要組成就是精細化管理，對精細化管理實施，可以促進各項工作的順利進行，提升工作效率，并創(chuàng)作更多的經(jīng)濟效益，所有在辦公室的行政管理中，非常必要實施精細化管理，可以將精細化管理策略在實際的管理中進行實施，促進精細化的實施。
一、辦公室行政精細化管理存在的問題
1.管理者的管理意識較低
管理者具備一定的精細化管理意識，這是確保精細化管理實現(xiàn)的基本條件。只有管理者具備了這種意識，才能夠更加細致、客觀地來制定相關(guān)的規(guī)章制度，以便對存在問題的地方進行合理的調(diào)整，這樣一來，制定的制度才會更加科學(xué)。但是，相關(guān)調(diào)查結(jié)果發(fā)現(xiàn)，當前我國很多辦公室管理人員嚴重缺乏精細化管理意識，致使管理工作產(chǎn)生很多問題，管理水平也受到了很大的影響。
2.管理項目的問題
（1）傳統(tǒng)的辦公室行政管理辦法中，有些管理內(nèi)容已經(jīng)不能包含全部的工作，存在很多的管理盲點，所以就算是付出了努力去開展管理工作，但是其效果卻不是很理想。精細化管理模式能夠很好地解決這一問題，增添新管理項目，進而促進量化管理的實現(xiàn)；（2）一旦在辦公室行政工作中實行精細化管理，就會很難考慮的各個方面，因此，應(yīng)當提高辦公室行政管理工作的科學(xué)性，促進業(yè)務(wù)、行政管理兩者間的有機結(jié)合，重新劃分監(jiān)督、考勤、作風(fēng)以及紀律等工作，并明確這些工作的管理標準。3.管理制度的問題管理制度既是公司對辦公室工作的基本要求，也是辦公室工作的基本職責。提高管理制度的合理性，才能夠促進辦公室工作的順利開展。然而，我國當前的公司企業(yè)的管理制度中存在著很多問題：（1）管理制度不夠精細：沒有根據(jù)辦公室的不同制定相應(yīng)的規(guī)章制度，這就使得不同辦公部門的管理、工作內(nèi)容極其相似，進而影響了工作的效果；（2）很多公司企業(yè)并沒有將辦公室工作進行明確的分工，所以很難落實責任，很難激發(fā)辦公室工作人員的積極性；（3）獎懲制度得不到落實：管理上的模式使得辦公室行政管理工作無序混亂，盡管制定了績效考核制度，但是并沒有貫徹落實獎罰制度。為了促進工作更加條理有序、責任分工更加清晰，實行精細化行政管理是必須的[1]。
二、辦公室行政管理精細化的思路
1.提高經(jīng)濟化、協(xié)同化意識在很多企業(yè)中，實現(xiàn)辦公室行政管理的精細化需要很多部門、工作人員的配合、協(xié)調(diào)才能完成。比如簽收文件，從接手、辦理到最后的存檔，每一環(huán)節(jié)均需要經(jīng)過相關(guān)部門、人員的配合協(xié)調(diào)才能完成。因此，在企業(yè)中應(yīng)當樹立良好的協(xié)同化意識。此外，各個部門、工作人員還應(yīng)當具備經(jīng)濟化意識，以便實現(xiàn)經(jīng)濟效益的最大化。
2.實現(xiàn)管理的標準化、流程化在我國當前的辦公室行政管理中，流程化管理模式已經(jīng)被普遍應(yīng)用，促進了管理效率的提高。相關(guān)實踐表明，在辦公室行政管理中實行流程化管理，能夠顯著提高辦公管理的效益。實行流程化管理，首先應(yīng)當分解辦公室工作的任務(wù)，然后參照實際完成狀況將相關(guān)工作內(nèi)容銜接起來。在基礎(chǔ)上，還應(yīng)當將管理工作進行標準化，科學(xué)、合理地安排辦公室工作的內(nèi)容。此外，還應(yīng)當制定合理的績效考核制度，促進工作的規(guī)范化，提高工作的質(zhì)量與效率。根據(jù)工作人員工作的實際情況，對其進行考核，為提高辦公效率提供有力的保障。
3.對管理科目進行量化、細化辦公室的管理工作比較模糊，通常是根據(jù)以往經(jīng)驗與管理人員自己的發(fā)揮開展管理工作，保障不了管理的實效性與延續(xù)性。要想提高辦公室管理的有效性，應(yīng)當對這種模糊管理進行改進，對管理科目進行量化、細化，促進辦公室行政管理的精細化。細化指的是根據(jù)某種邏輯將某項任務(wù)或工作細分為若干部分，便于領(lǐng)導(dǎo)從整體上考慮工作，還能夠更全面地把握各個細節(jié)與局部。量化指的是通過測量每一個環(huán)節(jié)的工作量，將分配工作的方式從任務(wù)安排改為量化安排，進而提高工作效率[2]。
三、辦公室行政管理精細化的對策
1.深化精細化管理
創(chuàng)新的關(guān)鍵在于細節(jié)，細節(jié)的價值體現(xiàn)在精細管理的實施中，同時也要具備將創(chuàng)新性、規(guī)范性意識。規(guī)范是不能缺少的要求與條件，而創(chuàng)新是在規(guī)范性基礎(chǔ)上的要求。規(guī)范是精細化管理的外在表現(xiàn)，進行創(chuàng)新的動力來自于精細。精細化管理能夠?qū)⒁?guī)范性、創(chuàng)新性結(jié)合在一起，促進企業(yè)的成功發(fā)展。很多公司企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在尋求管理、技術(shù)等的創(chuàng)新時，總是貪大求全，缺乏耐心與細心。成功企業(yè)家張瑞敏曾說過“創(chuàng)新存在于企業(yè)發(fā)展中的每個細節(jié)中”。
2.以制度化推進精細化
通過精細化管理能夠促進企業(yè)發(fā)展水平的提高。在建立精細化文化時，怎樣將精細化這一理念融入到員工的思想上，以便員工對自己的工作行為做出相應(yīng)的改變，這是目前迫切需要解決的問題。對于辦公室管理來說，要想實現(xiàn)精細化管理，應(yīng)當具備相對應(yīng)的管理制度，以便規(guī)范工作人員的工作行為。所以，企業(yè)要想建立精細化管理文化，并不是一蹴而就的。應(yīng)當行管理制度上著手，總結(jié)工作中的經(jīng)驗，促進辦公室工作人員辦公精細化能力的提高。
3.提升員工專業(yè)水平與綜合素質(zhì)水平
在企業(yè)內(nèi)部建設(shè)過程中，應(yīng)當高度重視員工專業(yè)水平與綜合能力的培養(yǎng)。辦公室行政管理的精細化的主要目的就是充分發(fā)揮員工的潛力，融入實際工作中。所以，要想促進精細化管理的實現(xiàn)，應(yīng)到高度重視高專業(yè)水平、高素質(zhì)人才的培養(yǎng)，加強員工的職業(yè)培訓(xùn)，進而提高管理工作的標準化、精細化，促進行政工作質(zhì)量、效率的提高。就企業(yè)而言，應(yīng)當做好細節(jié)管理工作，并將工作任務(wù)進行量化，合理評估員工業(yè)績，并將各項工作落實到具體的員工身上。所以，提高企業(yè)員工的專業(yè)水平、職業(yè)素養(yǎng)、綜合能力十分重要[3]。
四、結(jié)語
辦公室工作不僅種類繁多，工作量也非常大，如果日常工作沒有做好，就會導(dǎo)致工作量增大，對企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)產(chǎn)生一定的影響。實現(xiàn)管理的精細化能夠提高辦公室行政管理工作的效率與質(zhì)量，還可以降低企業(yè)的管理成本。因此，企業(yè)要想健康、可持續(xù)地發(fā)展，應(yīng)當對辦公室行政管理實施精細化。
作者:陳亞娥 單位:浙江運達風(fēng)電股份有限公司
參考文獻:
