時間：2023-06-02 09:03:31
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檔案是相關(guān)人類文化成果的積淀，是連接古往今來的紐帶。而工程項目的檔案不僅是工程項目的智慧結(jié)晶，也是項目施工企業(yè)的歷史記錄。在未來出現(xiàn)問題時，檔案管理能通過提供相關(guān)證據(jù)和憑證，準(zhǔn)確判斷出癥狀所在。工程項目檔案真實準(zhǔn)確地反映了施工過程中的詳細(xì)流程，并在一定程度上保證了工程的質(zhì)量安全和人員安全，對于工程事故分析、責(zé)任認(rèn)定以及管理辦法等都有十分重要的意義。工程項目的檔案管理還能為日后研究提供借鑒和經(jīng)驗，增強(qiáng)工程項目人員的自身素質(zhì)，實現(xiàn)對檔案規(guī)范化管理。通過對檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，可將檔案中所涉及的工程、科技成果轉(zhuǎn)化成推動工程設(shè)計行業(yè)的實際生產(chǎn)力。
2.檔案管理規(guī)范化辦法
（1）加強(qiáng)管理人員專業(yè)水平。工程項目往往工期較長，工程人員較多，涉及專業(yè)范圍較廣，形成的檔案材料內(nèi)容不可避免地紛繁復(fù)雜，稍有疏漏，就對檔案管理工作造成較大損失。為保證檔案資料覆蓋全面、資料內(nèi)容準(zhǔn)確規(guī)范，首先需要加強(qiáng)檔案管理人員的相關(guān)能力。因而，在日常檔案管理工作中，檔案工作人員必須具備相關(guān)專業(yè)技術(shù)水平，經(jīng)常補(bǔ)充學(xué)習(xí)檔案管理工作的新知識新方法，并能應(yīng)用現(xiàn)代化信息手段，對檔案實行高效率的整理工作。其次是檔案工作人員需要經(jīng)常與各部門保持溝通聯(lián)系，對各個部門需要收集的材料了然于胸，并熟悉各個部門的主要工作流程，了解不同部門檔案管理要求，確保檔案在歸檔時分類正確，并對各部門人員進(jìn)行檔案管理的培訓(xùn)工作，增強(qiáng)其對檔案法律法規(guī)的了解和檔案管理的責(zé)任意識。對施工過程中的各種圖紙、文字等材料進(jìn)行規(guī)范化操作培訓(xùn)，明確各部門檔案收集、整理責(zé)任，優(yōu)化檔案管理模式，形成自上而下，從整體到局部的檔案管理工作流程，確保檔案管理的規(guī)范性，加快檔案管理效率，提高檔案準(zhǔn)確性與真實性。
（2）建立健全檔案管理規(guī)范化制度。工程項目檔案的特點決定了檔案管理的難度，首先是工程項目檔案反映的是工程施工過程中形成的工程詳細(xì)數(shù)據(jù)的匯總，是在日后進(jìn)行維護(hù)管理、改建拆除等所必須具有的參照標(biāo)準(zhǔn)，收集數(shù)據(jù)的詳實程度與豐富程度都是海量的，并且在數(shù)據(jù)圖紙等的規(guī)范性和準(zhǔn)確性要求都較高。其次是工程項目檔案的形成過程與工程施工密切相關(guān)，在不同階段檔案管理方式又有不同，工程項目的施工由眾多不同專業(yè)構(gòu)成，如水電、機(jī)電、建筑、勘探、設(shè)計、施工等，這使得檔案類別具有復(fù)雜多樣性，檔案管理需要各個階段不同部門分工完成，這就要求各部門間的溝通協(xié)作能力有較高要求。因而必須形成一套符合工程項目自身特色的檔案管理辦法和制度，依照相關(guān)法律規(guī)范對檔案實行規(guī)范化管理，并遵照國家檔案收集要求，建立合理歸檔制度，明確各部門檔案歸檔要求，實行全面交叉覆蓋制，各部門檔案歸各部門分別收集，然后進(jìn)行匯總，從而降低檔案管理難度。
3.檔案管理規(guī)范化措施
首先應(yīng)明確檔案管理人員的職責(zé)，由單位主管領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)檔案管理工作，逐級向下實現(xiàn)檔案管理責(zé)任制，把檔案管理制度的建設(shè)和辦法的實行落實到個人。通過成立檔案工作委員會的方式，指導(dǎo)、檢查檔案管理部門的工作情況，制定檔案工作規(guī)劃，確保檔案管理工作與其他工作同步進(jìn)行，為工程設(shè)計單位的檔案管理日常運行提供質(zhì)量保證。并設(shè)立專門檔案室，由專業(yè)人員負(fù)責(zé)對整個單位的檔案管理工作，從檔案歸檔、整理、鑒定工作到統(tǒng)計和保管利用方面全程進(jìn)行管控，從實際出發(fā)，對檔案的保管期限和使用類別等詳細(xì)檔案數(shù)據(jù)，編制索引工具。并充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和先進(jìn)軟件技術(shù)對檔案信息實現(xiàn)信息化、規(guī)范化管理，有目的、有計劃地加強(qiáng)對檔案工作人員的規(guī)范化管理培訓(xùn)工作，使其能系統(tǒng)性地掌握專業(yè)技術(shù)和先進(jìn)理念。構(gòu)建一個利于檔案管理工作發(fā)展的平臺，注重對檔案人員工作積極性的調(diào)動，通過組織交流溝通活動，建立起激勵表彰機(jī)制，促進(jìn)檔案人員的積極性。按績效對其進(jìn)行考核，實行有競爭力和吸引力的晉升競爭機(jī)制，保證檔案管理隊伍的穩(wěn)定和專業(yè)，使檔案人員的工作更具成就感，以跟上單位檔案管理規(guī)范化建設(shè)。
中圖分類號：G647文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1992-7711（2015）01-091-2
《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部27號令）第三章第十四條明確提出：“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識，提高學(xué)校檔案管理水平?！贬槍覍Ω咝n案工作提出的新要求，有些高校已經(jīng)開始嘗試將檔案工作納入年終績效考核或?qū)n案工作進(jìn)行校內(nèi)考核。但目前還沒有健全的考核機(jī)制和成熟的典型案例，大家都在摸索一條既科學(xué)合理又具有實際可操作性的檔案工作校內(nèi)考核之路。本文將以安徽師范大學(xué)檔案管理工作考核實踐為樣本，對高校檔案管理工作考核機(jī)制進(jìn)行一番梳理和探索。
一、安徽師范大學(xué)實施檔案管理工作校內(nèi)考核的實例分析
為進(jìn)一步貫徹《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《安徽省高等學(xué)校檔案管理實施辦法》，推動部門立卷、歸檔工作的制度化，規(guī)范化建設(shè)，全面提高檔案管理水平，更好地為學(xué)校教學(xué)、科研、管理工作服務(wù)，2012年筆者所在的安徽師范大學(xué)進(jìn)行了第一次檔案管理工作校內(nèi)考核。
考核緊密結(jié)合2011～2012年度全校各部門檔案工作開展情況，嚴(yán)格依照《安徽師范大學(xué)檔案管理工作考核辦法》、《安徽師范大學(xué)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》、《安徽師范大學(xué)立卷部門檔案工作檢查評比標(biāo)準(zhǔn)》，從各部門領(lǐng)導(dǎo)重視程度、歸檔時間、歸檔數(shù)量、歸檔質(zhì)量、歸檔齊全完整度、系統(tǒng)著錄、兼職檔案員業(yè)務(wù)能力等方面進(jìn)行全面考核，考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、及格、不及格四個等次。通過此次考核實踐，對全校的檔案管理工作進(jìn)行了一次完整細(xì)致的梳理，暴露出有些部門在保證檔案收集的齊全完整方面、電子文件和聲像檔案的整理歸檔方面、基建檔案和儀器設(shè)備檔案的整理歸檔方面存在著或大或小的問題，亟需整改。
雖然在考核過程中發(fā)現(xiàn)評分標(biāo)準(zhǔn)里有些條款有待討論和調(diào)整，有些評分因素需要整合或修改，但基本上如實反映了全校檔案工作的總體情況，對今后全校檔案管理工作的重心和“疑難雜癥”的對癥處理具有積極的指導(dǎo)作用。
二、高校檔案管理工作考核機(jī)制探索
“定期對基層單位進(jìn)行檔案管理的考核、評比，不但可以提高基層各單位對檔案工作的重視程度，也可以加強(qiáng)監(jiān)督機(jī)制，檢查各單位每年的檔案工作開展情況，推進(jìn)檔案管理工作的健康發(fā)展，進(jìn)一步提高基層檔案工作的整體水平?！盵1]如何保證高校檔案管理考核工作的順利進(jìn)行，關(guān)鍵在于建立一套科學(xué)、合理的檔案管理工作考核評價機(jī)制。在任何系統(tǒng)中，機(jī)制都起著基礎(chǔ)性的、根本的作用。機(jī)制的建立，一靠體制，二靠制度。檔案管理工作的考核機(jī)制應(yīng)與其它機(jī)制一樣，著眼于體制和制度的建立，明確崗位職責(zé)，出臺規(guī)章制度，并從考核方法、考核標(biāo)準(zhǔn)、考核程序、考核結(jié)果的有效運用四個方面進(jìn)行科學(xué)合理的制度設(shè)計或目標(biāo)管理。
1.出臺考核辦法等規(guī)章制度，保障考核工作的順利進(jìn)行
俗話說：“不以規(guī)矩?zé)o以成方圓”。制約機(jī)制是保證管理活動。有序化、規(guī)范化的一種機(jī)制，而形成這種制約機(jī)制就要靠規(guī)章制度來指導(dǎo)和約束相關(guān)工作人員。在進(jìn)行檔案管理工作考核之前，必須先出臺考核辦法等規(guī)章制度，從制度上確立考核目的、考核范圍、考核內(nèi)容、考核方式以及獎懲措施等。從而實現(xiàn)考核工作的規(guī)范化，考核方法的科學(xué)化，考核結(jié)果的公正性，以期通過考核來激勵全校各部門檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)及兼職檔案員努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，提高檔案工作水平。此項工作中需要注意，制度的制定必須以有關(guān)政策、法律、法規(guī)為依據(jù)。制度本身也要有程序性和可操作性，避免模糊不清或歧義的條款出現(xiàn)，為檔案管理工作校內(nèi)考核提供可供遵循的有力依據(jù)。
2.制定科學(xué)合理的考核標(biāo)準(zhǔn)，保證考核工作的公正公平
考核標(biāo)準(zhǔn)的制定作為檔案管理工作考核的核心內(nèi)容，為考核提供技術(shù)保障的同時，也對檔案管理工作提出了具體的可量化的詳細(xì)要求，使考核具有實際可操作性，有利于保證考核結(jié)果的公平公正。
制定一份科學(xué)合理的考核標(biāo)準(zhǔn)需要分三步走：第一步：確定評分因素。即首先要確定哪些因素作為評分的內(nèi)容。通過對高校涉及檔案管理工作的各部門進(jìn)行調(diào)研，考察、走訪、咨詢專家等，結(jié)合檔案工作實際，筆者認(rèn)為把“組織領(lǐng)導(dǎo)、兼職檔案員業(yè)務(wù)能力、案卷質(zhì)量”三個因素作為評分內(nèi)容較為合理。第二步：分配因素比重。即將評分總比重分配到各個評分因素上。案卷質(zhì)量作為檔案工作考核的主要內(nèi)容，其分配的比重應(yīng)該高些，組織領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員業(yè)務(wù)能力作為次要評分因素，應(yīng)減少得分比重。第三步：制定評分細(xì)則。即制定各個評分因素具體分值的評定辦法和評定標(biāo)準(zhǔn)。以《安徽師范大學(xué)立卷部門檔案工作檢查評比標(biāo)準(zhǔn)》為例，三大評分因素比重為“組織領(lǐng)導(dǎo)”占20分，“兼職檔案員業(yè)務(wù)能力”占30分，“案卷質(zhì)量”占50分。又將三大評分因素細(xì)化為30個評分細(xì)則，每個細(xì)則分值1～5分不等。主要考查分管領(lǐng)導(dǎo)是否履行了崗位職責(zé)，及時學(xué)習(xí)、布置、檢查檔案工作;兼職檔案員是否熟悉本部門的歸檔范圍，獨立做好本部門文件材料的整理立卷工作，及時、齊全、完整地向高校檔案館移交檔案;各部門移交的檔案案卷是否齊全完整，是否符合檔案整理的要求，組卷是否合理，案卷標(biāo)題和保管期限是否正確，裝訂是否規(guī)范等等。
3.確定檔案工作考核程序，保證考核工作的公開透明
（1）成立檔案工作考核領(lǐng)導(dǎo)組。在檔案管理工作校內(nèi)考核啟動之時，為保證考核工作的公開透明，應(yīng)成立由校長、分管副校長、紀(jì)委、檔案館等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，檔案工作委員會的專家組成的檔案工作考核領(lǐng)導(dǎo)組。領(lǐng)導(dǎo)組可下設(shè)辦公室負(fù)責(zé)考核的具體工作。
（2）部門自查。各立卷歸檔部門對照考核標(biāo)準(zhǔn)，對本部門檔案管理工作進(jìn)行自查評分后連同本部門考核時間段內(nèi)的檔案工作總結(jié)和支撐材料一并報送檔案工作考核辦公室。
（3）學(xué)校復(fù)查。檔案工作考核辦公室組織有關(guān)人員采取看材料、聽匯報、抽查移交檔案、集體評議等方式，對各立卷歸檔部門的檔案管理工作進(jìn)行復(fù)查，綜合評出各部門總評分，并按照分?jǐn)?shù)評定出優(yōu)秀、良好、合格、不合格等級。
（4）專家審定。考核結(jié)果報送高校檔案工作委員會的專家進(jìn)行評審。審定后給出最終意見并形成書面材料或報告。
（5）結(jié)果公示。將考核結(jié)果公示在學(xué)校受眾面較廣的校園網(wǎng)站或自動化辦公系統(tǒng)等平臺上，公示期一般為一周左右。
（6）獎優(yōu)罰劣。公示無異議后對優(yōu)秀等級的部門進(jìn)行表彰，對不合格等級的部門予以通報批評，并限期整改。
4.及時反饋檔案工作考核結(jié)果，提高全校檔案工作水平
考核不是目的，是為了促進(jìn)各部門檔案管理工作的整改。在考核工作結(jié)束后應(yīng)將考核中暴露出的問題及時準(zhǔn)確地反饋給各部門分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員，使他們在今后的檔案管理工作中有針對性的彌補(bǔ)不足。高校檔案館也應(yīng)利用考核結(jié)果，有針對性地開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。對各部門在考核中暴露出的分管領(lǐng)導(dǎo)不夠重視、兼職檔案員隊伍不穩(wěn)定、兼職檔案員業(yè)務(wù)能力不足、案卷質(zhì)量參差不齊等等問題進(jìn)行對癥解決，或加強(qiáng)檔案相關(guān)法規(guī)和制度的宣傳與學(xué)習(xí)，或就文件材料歸檔工作進(jìn)行培訓(xùn)，或增強(qiáng)兼職檔案員的積極性，提高其檔案工作理論水平和實際操作技能。或經(jīng)常性地派員上門指導(dǎo)，從源頭上保證各部門的檔案能統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，各類檔案收集的齊全、完整、準(zhǔn)確，最終達(dá)到提高全校檔案管理工作水平的目的。
規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項基礎(chǔ)性工作，也是成為一流企業(yè)的一項重要保障。當(dāng)今世界已進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)和信息時代，檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄和一項基礎(chǔ)性工作，同時作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。
隨著經(jīng)濟(jì)的快速增長。農(nóng)場的制度和管理水平也在改革中不斷完善提高，這就對檔案管理工作的發(fā)展提出了新的要求。在企業(yè)發(fā)展的同時檔案工作不被削弱，建立一套適應(yīng)本單位業(yè)務(wù)特點、體現(xiàn)企業(yè)規(guī)范化、科學(xué)管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不置后于企業(yè)發(fā)展速度，全面地記錄和反映企業(yè)建立、建設(shè)和發(fā)展的歷史過程，是辦公室行政管理的重要組成部分和必須做好的一項基礎(chǔ)性工作，成為一項緊迫的任務(wù)。它將為農(nóng)場各項綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，對規(guī)避和抵御各種風(fēng)險，提高企業(yè)的市場競爭力、推動企業(yè)持續(xù)發(fā)展起重要作用，也成為衡量企業(yè)經(jīng)營管理水平的重要標(biāo)志。
二、進(jìn)一步增強(qiáng)做好檔案管理工作的自覺性
盡快突破辦公室當(dāng)前檔案初級保管管理，行政、人事檔案保管單一的階段，在規(guī)范檔案的管理的前提下，積極拓展檔案信息資源。
首先，要熟悉、掌握企業(yè)的業(yè)務(wù)情況和專業(yè)知識，針對企業(yè)的業(yè)務(wù)性質(zhì)以及內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)重新調(diào)整檔案的類目：其次，還要系統(tǒng)地整理歷史檔案，積極開發(fā)檔案信息資源。目前，農(nóng)場檔案管理工作存在的問題：各業(yè)務(wù)部門檔案工作開展并未形成制度，這一問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是業(yè)務(wù)部門沒有把檔案工作納人部門職責(zé)范圍，導(dǎo)致部分檔案信息的流失。二是在日常活動中形成的大量檔案均分散保存，檔案散失情況嚴(yán)重。企業(yè)檔案信息的流失問題主要表現(xiàn)在：業(yè)務(wù)部門研究人員對企業(yè)的調(diào)查論證、申報立項、洽談協(xié)議、審批登記等檔案大多掌管在相應(yīng)的當(dāng)事人手中，不能及時歸檔。有的即便歸檔也不注意歸原件，經(jīng)常歸復(fù)印件。這些問題直接隨著人員的流動導(dǎo)致檔案信息資源的部分流失。
上述檔案信息資源流失部分，正是亟須拓展、開發(fā)的檔案資源。
再比如，建立并完備科研、聲像載體、實物、設(shè)備、外事、會議及公關(guān)活動檔案等文書、科技、專門檔案的工作，此項內(nèi)容也是整體檔案管理工作順利進(jìn)行的前提。只有將檔案有條理地進(jìn)行分門別類，才能保證檔案準(zhǔn)確、有效地收集和利用。為檔案的收集、整理、立卷、歸檔、鑒定與統(tǒng)計等管理工作提供基礎(chǔ)，體現(xiàn)檔案的價值所在。
三、檔案管理模式上集中統(tǒng)一，實體分部門保管利用是檔案管理工作的發(fā)展方向
檔案工作許多傳統(tǒng)的做法和管理模式對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用，但結(jié)合企業(yè)具體實際情況來看，有一些傳統(tǒng)做法似乎不能適應(yīng)當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的需要，必須進(jìn)行重視和創(chuàng)新。其中包括檔案工作收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用六個環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段的革新。遵照國家有關(guān)部門對企業(yè)的管理規(guī)定，財務(wù)部門和綜合業(yè)務(wù)部門是極為特殊的部門，其有關(guān)的文件、報表、合同管理是絕對機(jī)密的。所以這部分檔案以分散保存的形式保管。在結(jié)合農(nóng)場檔案管理工作精神的前提下，從組卷的形式到裝訂的手段。盡量簡化檔案部門長期推行的一些煩瑣的操作步驟和不必要的過程、環(huán)節(jié)。在模式上集中統(tǒng)一，盡快完成歸檔程序，盡量縮短立卷歸檔周期。在模式上集中統(tǒng)一，即要求公司各部門所保管的檔案要相對集中到一人，這樣不致因各部門檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。同時各部門都要復(fù)制一套目錄歸辦公室檔案部門備份保存，也就是我們常說的目錄交流，這樣會更清楚地整體記錄企業(yè)發(fā)展和業(yè)務(wù)管理的軌跡，檔案管理工作做到有條不紊，整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。這種企業(yè)檔案的價值是無形資產(chǎn)的，同時也能為日后檔案綜合利用提供便利條件。但怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又便于推行各部門在繁忙業(yè)務(wù)之余立卷，而不視其為額外負(fù)擔(dān)，值得進(jìn)一步探討。因為無論是檔案的業(yè)務(wù)工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，其最終的目的都是幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理環(huán)節(jié)。
四、努力提高檔案管理人員的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力
檔案工作既是一項業(yè)務(wù)性工作。又是一項管理服務(wù)性工作。這要求從事檔案工作的檔案人員，既要有扎扎實實的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識。知識經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案管理人員提出了更高的要求。
提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和工作技能，我認(rèn)為主要體現(xiàn)在三個方面：一是要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理知識，提高認(rèn)識檔案知識的水平。不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實理論基礎(chǔ)。二是對檔案工作自身的要求，要全面了解、掌握公企業(yè)的業(yè)務(wù)，要不斷提高檔案管理方面的業(yè)務(wù)水平和工作技能。三是要勤總結(jié)，勤改進(jìn)，不斷創(chuàng)新。
五、要認(rèn)真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題。完善檔案管理制度加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，健全各項檔案制度，制定相關(guān)管理制度
（一）檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制依法建立。各單位都明確了分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，落實了主管部門，明確了責(zé)任主體，配備了專職或兼職檔案員，構(gòu)建了檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。
（二）檔案管理機(jī)制業(yè)已形成。各單位均設(shè)立了綜合檔案室，并建立了各項檔案管理制度和業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)；能夠集中統(tǒng)一管理本單位、本部門的檔案，并按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對當(dāng)年形成的各門類檔案進(jìn)行了收集、整理、編目，基本符合要求。市環(huán)保局科技檔案管理尤為規(guī)范；市公安局和市總工會堅持開展檔案工作系統(tǒng)內(nèi)檢查評比，做到了經(jīng)?；鸵?guī)范化；市教育局和市檢察院系統(tǒng)通過年檢的形式，對所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，市教育局還堅持每年一個專題，收效明顯。
（三）檔案保管條件得到進(jìn)一步改善。各部門、單位檔案工作投入逐年增加，檔案工作基礎(chǔ)條件得到進(jìn)一步改善，滿足了檔案工作開展的需要。市勞動局在搬遷到新辦公場所后，投入30余萬元，對檔案庫房進(jìn)行了改造；市交警支隊新建辦公樓時，專門建設(shè)了符合規(guī)范的檔案用房。市區(qū)兩級檢察院以此次檢查為契機(jī)，把檔案用房的配套建設(shè)納入重要工作計劃，狠抓組織落實，并且基本完成了各門類檔案目錄的計算機(jī)錄入，實現(xiàn)了微機(jī)檢索。市農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行大力推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，電子檔案管理初現(xiàn)成效。還有不少單位安裝了檔案密集架，解決了多年來檔案庫房狹小，檔案存放擁擠的難題。
（四）檔案利用服務(wù)收效明顯。不少單位的檔案部門在做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的同時，積極開展檔案利用工作，產(chǎn)生了良好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。
二、存在的問題
在這次檢查中，也發(fā)現(xiàn)了一些問題，主要表現(xiàn)在四個方面：
一是部分單位沒有按照要求積極開展自查活動，有的單位領(lǐng)導(dǎo)對自查工作重視不夠，有的檔案室自查自糾的工作主動性不強(qiáng)，不少單位沒有按時上報自查材料。截止11月底，市直機(jī)關(guān)中按照要求上報自查材料的只有44家單位，占總數(shù)的69%。
二是個別單位文書檔案歸檔不夠齊全、完整，專門檔案及時歸檔的意識還不強(qiáng)；少數(shù)單位存在專門檔案如音像檔案、科技檔案等歸檔不及時，甚至幾年沒有照片歸檔的現(xiàn)象。有的單位檔案人員兼職較多，檔案的日常管理難以顧及，有的單位檔案人員變動頻繁，隊伍不夠穩(wěn)定，對檔案工作的順利開展造成了影響。
三是檔案管理現(xiàn)代化工作普及面比較小。市直63個單位的檔案室僅有17家購置了檔案管理軟件，占總數(shù)的27%，直接影響了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
四是個別行業(yè)主管機(jī)關(guān)沒有很好履行對所屬單位的檔案工作所負(fù)有的監(jiān)督和指導(dǎo)職能，以致檔案工作出現(xiàn)一定程度的滑坡。
三、幾點要求
針對存在的問題，希望各部門、單位引起高度重視，及時加以整改。同時，為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作，更好地服務(wù)于我市兩個文明建設(shè)，提出如下要求：
（一）要加速檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化是檔案信息資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)。目前，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案工作的新熱點。根據(jù)國家有關(guān)檔案工作的規(guī)定，今后各有關(guān)單位向檔案館移交檔案，必須同時報送符合《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則》規(guī)定的電子目錄。這是對檔案室工作新的規(guī)范要求，也是建設(shè)數(shù)字檔案館、實現(xiàn)檔案信息資源共享的迫切需要。希望各單位要高度重視檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)，適當(dāng)安排一些經(jīng)費購置檔案管理軟件，切實提高檔案管理水平。
（二）要加強(qiáng)新型載體檔案的管理。隨著辦公自動化的深入推進(jìn)和辦公條件的改善，電子文件、數(shù)碼照片等在各單位大量出現(xiàn)，相應(yīng)的磁盤、光盤等新的存貯載體被廣泛使用，檔案實體和檔案管理模式也有了相應(yīng)的變化，對檔案管理提出了新的要求。各單位要加強(qiáng)新型載體檔案的管理，做好對這些檔案的積累、收集和整理工作，保證檔案的齊全完整。
（三）要今年9月市檔案局下發(fā)《關(guān)于開展全市檔案工作執(zhí)法檢查的通知》后，各部門、單位認(rèn)真對照檢查內(nèi)容開展了自查，針對存在問題，制定整改措施，如期上報了自查材料。在各部門、單位自查的基礎(chǔ)上，市檔案局于12月份抽查了市環(huán)保局、經(jīng)委、公安、檢察系統(tǒng)等14個單位的檔案工作。從自查和抽查的情況看，近年來我市學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》、《安徽省檔案條例》和推動檔案管理工作的總體形勢較好，但也存在一些問題。
一、主要成效
（一）檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制依法建立。各單位都明確了分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，落實了主管部門，明確了責(zé)任主體，配備了專職或兼職檔案員，構(gòu)建了檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。
（二）檔案管理機(jī)制業(yè)已形成。各單位均設(shè)立了綜合檔案室，并建立了各項檔案管理制度和業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)；能夠集中統(tǒng)一管理本單位、本部門的檔案，并按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對當(dāng)年形成的各門類檔案進(jìn)行了收集、整理、編目，基本符合要求。市環(huán)保局科技檔案管理尤為規(guī)范；市公安局和市總工會堅持開展檔案工作系統(tǒng)內(nèi)檢查評比，做到了經(jīng)常化和規(guī)范化；市教育局和市檢察院系統(tǒng)通過年檢的形式，對所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，市教育局還堅持每年一個專題，收效明顯。
（三）檔案保管條件得到進(jìn)一步改善。各部門、單位檔案工作投入逐年增加，檔案工作基礎(chǔ)條件得到進(jìn)一步改善，滿足了檔案工作開展的需要。市勞動局在搬遷到新辦公場所后，投入30余萬元，對檔案庫房進(jìn)行了改造；市交警支隊新建辦公樓時，專門建設(shè)了符合規(guī)范的檔案用房。市區(qū)兩級檢察院以此次檢查為契機(jī)，把檔案用房的配套建設(shè)納入重要工作計劃，狠抓組織落實，并且基本完成了各門類檔案目錄的計算機(jī)錄入，實現(xiàn)了微機(jī)檢索。市農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行大力推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，電子檔案管理初現(xiàn)成效。還有不少單位安裝了檔案密集架，解決了多年來檔案庫房狹小，檔案存放擁擠的難題。
（四）檔案利用服務(wù)收效明顯。不少單位的檔案部門在做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的同時，積極開展檔案利用工作，產(chǎn)生了良好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。
二、存在的問題
在這次檢查中，也發(fā)現(xiàn)了一些問題，主要表現(xiàn)在四個方面：
一是部分單位沒有按照要求積極開展自查活動，有的單位領(lǐng)導(dǎo)對自查工作重視不夠，有的檔案室自查自糾的工作主動性不強(qiáng)，不少單位沒有按時上報自查材料。截止11月底，市直機(jī)關(guān)中按照要求上報自查材料的只有44家單位，占總數(shù)的69%。
二是個別單位文書檔案歸檔不夠齊全、完整，專門檔案及時歸檔的意識還不強(qiáng)；少數(shù)單位存在專門檔案如音像檔案、科技檔案等歸檔不及時，甚至幾年沒有照片歸檔的現(xiàn)象。有的單位檔案人員兼職較多，檔案的日常管理難以顧及，有的單位檔案人員變動頻繁，隊伍不夠穩(wěn)定，對檔案工作的順利開展造成了影響。
三是檔案管理現(xiàn)代化工作普及面比較小。市直63個單位的檔案室僅有17家購置了檔案管理軟件，占總數(shù)的27%，直接影響了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
四是個別行業(yè)主管機(jī)關(guān)沒有很好履行對所屬單位的檔案工作所負(fù)有的監(jiān)督和指導(dǎo)職能，以致檔案工作出現(xiàn)一定程度的滑坡。
三、幾點要求
針對存在的問題，希望各部門、單位引起高度重視，及時加以整改。同時，為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作，更好地服務(wù)于我市兩個文明建設(shè)，提出如下要求：
（一）要加速檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
（一）檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制依法建立。各單位都明確了分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，落實了主管部門，明確了責(zé)任主體，配備了專職或兼職檔案員，構(gòu)建了檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。
（二）檔案管理機(jī)制業(yè)已形成。各單位均設(shè)立了綜合檔案室，并建立了各項檔案管理制度和業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)；能夠集中統(tǒng)一管理本單位、本部門的檔案，并按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對當(dāng)年形成的各門類檔案進(jìn)行了收集、整理、編目，基本符合要求。市環(huán)保局科技檔案管理尤為規(guī)范；市公安局和市總工會堅持開展檔案工作系統(tǒng)內(nèi)檢查評比，做到了經(jīng)?；鸵?guī)范化；市教育局和市檢察院系統(tǒng)通過年檢的形式，對所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，市教育局還堅持每年一個專題，收效明顯。
（三）檔案保管條件得到進(jìn)一步改善。各部門、單位檔案工作投入逐年增加，檔案工作基礎(chǔ)條件得到進(jìn)一步改善，滿足了檔案工作開展的需要。市勞動局在搬遷到新辦公場所后，投入30余萬元，對檔案庫房進(jìn)行了改造；市交警支隊新建辦公樓時，專門建設(shè)了符合規(guī)范的檔案用房。市區(qū)兩級檢察院以此次檢查為契機(jī)，把檔案用房的配套建設(shè)納入重要工作計劃，狠抓組織落實，并且基本完成了各門類檔案目錄的計算機(jī)錄入，實現(xiàn)了微機(jī)檢索。市農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行大力推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，電子檔案管理初現(xiàn)成效。還有不少單位安裝了檔案密集架，解決了多年來檔案庫房狹小，檔案存放擁擠的難題。
（四）檔案利用服務(wù)收效明顯。不少單位的檔案部門在做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的同時，積極開展檔案利用工作，產(chǎn)生了良好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。
二、存在的問題
在這次檢查中，也發(fā)現(xiàn)了一些問題，主要表現(xiàn)在四個方面：
一是部分單位沒有按照要求積極開展自查活動，有的單位領(lǐng)導(dǎo)對自查工作重視不夠，有的檔案室自查自糾的工作主動性不強(qiáng)，不少單位沒有按時上報自查材料。截止11月底，市直機(jī)關(guān)中按照要求上報自查材料的只有44家單位，占總數(shù)的69%。
二是個別單位文書檔案歸檔不夠齊全、完整，專門檔案及時歸檔的意識還不強(qiáng)；少數(shù)單位存在專門檔案如音像檔案、科技檔案等歸檔不及時，甚至幾年沒有照片歸檔的現(xiàn)象。有的單位檔案人員兼職較多，檔案的日常管理難以顧及，有的單位檔案人員變動頻繁，隊伍不夠穩(wěn)定，對檔案工作的順利開展造成了影響。
三是檔案管理現(xiàn)代化工作普及面比較小。市直63個單位的檔案室僅有17家購置了檔案管理軟件，占總數(shù)的27%，直接影響了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
四是個別行業(yè)主管機(jī)關(guān)沒有很好履行對所屬單位的檔案工作所負(fù)有的監(jiān)督和指導(dǎo)職能，以致檔案工作出現(xiàn)一定程度的滑坡。
三、幾點要求
針對存在的問題，希望各部門、單位引起高度重視，及時加以整改。同時，為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作，更好地服務(wù)于我市兩個文明建設(shè)，提出如下要求：
（一）要加速檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化是檔案信息資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)。目前，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案工作的新熱點。根據(jù)國家有關(guān)檔案工作的規(guī)定，今后各有關(guān)單位向檔案館移交檔案，必須同時報送符合《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則》規(guī)定的電子目錄。這是對檔案室工作新的規(guī)范要求，也是建設(shè)數(shù)字檔案館、實現(xiàn)檔案信息資源共享的迫切需要。希望各單位要高度重視檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)，適當(dāng)安排一些經(jīng)費購置檔案管理軟件，切實提高檔案管理水平。
（二）要加強(qiáng)新型載體檔案的管理。隨著辦公自動化的深入推進(jìn)和辦公條件的改善，電子文件、數(shù)碼照片等在各單位大量出現(xiàn)，相應(yīng)的磁盤、光盤等新的存貯載體被廣泛使用，檔案實體和檔案管理模式也有了相應(yīng)的變化，對檔案管理提出了新的要求。各單位要加強(qiáng)新型載體檔案的管理，做好對這些檔案的積累、收集和整理工作，保證檔案的齊全完整。
（三）要今年9月市檔案局下發(fā)《關(guān)于開展全市檔案工作執(zhí)法檢查的通知》后，各部門、單位認(rèn)真對照檢查內(nèi)容開展了自查，針對存在問題，制定整改措施，如期上報了自查材料。在各部門、單位自查的基礎(chǔ)上，市檔案局于12月份抽查了市環(huán)保局、經(jīng)委、公安、檢察系統(tǒng)等14個單位的檔案工作。從自查和抽查的情況看，近年來我市學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》、《安徽省檔案條例》和推動檔案管理工作的總體形勢較好，但也存在一些問題。
一、主要成效
（一）檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制依法建立。各單位都明確了分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，落實了主管部門，明確了責(zé)任主體，配備了專職或兼職檔案員，構(gòu)建了檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。
（二）檔案管理機(jī)制業(yè)已形成。各單位均設(shè)立了綜合檔案室，并建立了各項檔案管理制度和業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)；能夠集中統(tǒng)一管理本單位、本部門的檔案，并按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對當(dāng)年形成的各門類檔案進(jìn)行了收集、整理、編目，基本符合要求。市環(huán)保局科技檔案管理尤為規(guī)范；市公安局和市總工會堅持開展檔案工作系統(tǒng)內(nèi)檢查評比，做到了經(jīng)?；鸵?guī)范化；市教育局和市檢察院系統(tǒng)通過年檢的形式，對所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，市教育局還堅持每年一個專題，收效明顯。
（三）檔案保管條件得到進(jìn)一步改善。各部門、單位檔案工作投入逐年增加，檔案工作基礎(chǔ)條件得到進(jìn)一步改善，滿足了檔案工作開展的需要。市勞動局在搬遷到新辦公場所后，投入30余萬元，對檔案庫房進(jìn)行了改造；市交警支隊新建辦公樓時，專門建設(shè)了符合規(guī)范的檔案用房。市區(qū)兩級檢察院以此次檢查為契機(jī)，把檔案用房的配套建設(shè)納入重要工作計劃，狠抓組織落實，并且基本完成了各門類檔案目錄的計算機(jī)錄入，實現(xiàn)了微機(jī)檢索。市農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行大力推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，電子檔案管理初現(xiàn)成效。還有不少單位安裝了檔案密集架，解決了多年來檔案庫房狹小，檔案存放擁擠的難題。
（四）檔案利用服務(wù)收效明顯。不少單位的檔案部門在做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的同時，積極開展檔案利用工作，產(chǎn)生了良好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。
二、存在的問題
在這次檢查中，也發(fā)現(xiàn)了一些問題，主要表現(xiàn)在四個方面：
一是部分單位沒有按照要求積極開展自查活動，有的單位領(lǐng)導(dǎo)對自查工作重視不夠，有的檔案室自查自糾的工作主動性不強(qiáng)，不少單位沒有按時上報自查材料。截止11月底，市直機(jī)關(guān)中按照要求上報自查材料的只有44家單位，占總數(shù)的69%。
二是個別單位文書檔案歸檔不夠齊全、完整，專門檔案及時歸檔的意識還不強(qiáng)；少數(shù)單位存在專門檔案如音像檔案、科技檔案等歸檔不及時，甚至幾年沒有照片歸檔的現(xiàn)象。有的單位檔案人員兼職較多，檔案的日常管理難以顧及，有的單位檔案人員變動頻繁，隊伍不夠穩(wěn)定，對檔案工作的順利開展造成了影響。
三是檔案管理現(xiàn)代化工作普及面比較小。市直63個單位的檔案室僅有17家購置了檔案管理軟件，占總數(shù)的27%，直接影響了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
四是個別行業(yè)主管機(jī)關(guān)沒有很好履行對所屬單位的檔案工作所負(fù)有的監(jiān)督和指導(dǎo)職能，以致檔案工作出現(xiàn)一定程度的滑坡。
三、幾點要求
針對存在的問題，希望各部門、單位引起高度重視，及時加以整改。同時，為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作，更好地服務(wù)于我市兩個文明建設(shè)，提出如下要求：
（一）要加速檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
（一）檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制依法建立。各單位都明確了分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，落實了主管部門，明確了責(zé)任主體，配備了專職或兼職檔案員，構(gòu)建了檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。
（二）檔案管理機(jī)制業(yè)已形成。各單位均設(shè)立了綜合檔案室，并建立了各項檔案管理制度和業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)；能夠集中統(tǒng)一管理本單位、本部門的檔案，并按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對當(dāng)年形成的各門類檔案進(jìn)行了收集、整理、編目，基本符合要求。市環(huán)保局科技檔案管理尤為規(guī)范；市公安局和市總工會堅持開展檔案工作系統(tǒng)內(nèi)檢查評比，做到了經(jīng)?；鸵?guī)范化；市教育局和市檢察院系統(tǒng)通過年檢的形式，對所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，市教育局還堅持每年一個專題，收效明顯。
（三）檔案保管條件得到進(jìn)一步改善。各部門、單位檔案工作投入逐年增加，檔案工作基礎(chǔ)條件得到進(jìn)一步改善，滿足了檔案工作開展的需要。市勞動局在搬遷到新辦公場所后，投入30余萬元，對檔案庫房進(jìn)行了改造；市交警支隊新建辦公樓時，專門建設(shè)了符合規(guī)范的檔案用房。市區(qū)兩級檢察院以此次檢查為契機(jī)，把檔案用房的配套建設(shè)納入重要工作計劃，狠抓組織落實，并且基本完成了各門類檔案目錄的計算機(jī)錄入，實現(xiàn)了微機(jī)檢索。市農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行大力推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，電子檔案管理初現(xiàn)成效。還有不少單位安裝了檔案密集架，解決了多年來檔案庫房狹小，檔案存放擁擠的難題。
（四）檔案利用服務(wù)收效明顯。不少單位的檔案部門在做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的同時，積極開展檔案利用工作，產(chǎn)生了良好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。
二、存在的問題
在這次檢查中，也發(fā)現(xiàn)了一些問題，主要表現(xiàn)在四個方面：
一是部分單位沒有按照要求積極開展自查活動，有的單位領(lǐng)導(dǎo)對自查工作重視不夠，有的檔案室自查自糾的工作主動性不強(qiáng)，不少單位沒有按時上報自查材料。截止11月底，市直機(jī)關(guān)中按照要求上報自查材料的只有44家單位，占總數(shù)的69%。
二是個別單位文書檔案歸檔不夠齊全、完整，專門檔案及時歸檔的意識還不強(qiáng)；少數(shù)單位存在專門檔案如音像檔案、科技檔案等歸檔不及時，甚至幾年沒有照片歸檔的現(xiàn)象。有的單位檔案人員兼職較多，檔案的日常管理難以顧及，有的單位檔案人員變動頻繁，隊伍不夠穩(wěn)定，對檔案工作的順利開展造成了影響。
三是檔案管理現(xiàn)代化工作普及面比較小。市直63個單位的檔案室僅有17家購置了檔案管理軟件，占總數(shù)的27%，直接影響了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
四是個別行業(yè)主管機(jī)關(guān)沒有很好履行對所屬單位的檔案工作所負(fù)有的監(jiān)督和指導(dǎo)職能，以致檔案工作出現(xiàn)一定程度的滑坡。
三、幾點要求
針對存在的問題，希望各部門、單位引起高度重視，及時加以整改。同時，為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作，更好地服務(wù)于我市兩個文明建設(shè)，提出如下要求：
（一） 要加速檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
第一，建立開放性檔案管理的現(xiàn)代化管理模式。
開放性檔案管理是指在礦山內(nèi)部開通的相關(guān)人員都可以瀏覽相關(guān)檔案資料的檔案管理模式，同時這種開放性是在一定的局限性的范圍內(nèi)，相關(guān)的工作人員在調(diào)閱檔案資料的時候需要密碼才能進(jìn)入內(nèi)部檔案管理。另外，檔案管理中，要設(shè)置只讀以及修改兩方面的文件內(nèi)容，對于不同的文件要進(jìn)行分檔歸類，確保資料的完好無損。同時，建立開放性檔案管理的現(xiàn)代化管理模式，必須建立完備的索引，做好信息化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，提高網(wǎng)絡(luò)資源的傳輸效率，拓展信息資源的傳輸渠道，實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)管理的規(guī)范化，建立規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，從而全面推進(jìn)開放性檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。
第二，建立計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)維護(hù)制度。
礦山檔案管理室電腦中的數(shù)據(jù)庫、硬件設(shè)備以及各種網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的系統(tǒng)必須有專人管理，有問題可以及時解決。同時，還要確保計算機(jī)各種設(shè)備的工作環(huán)境和工作性能都能得到有效的保護(hù)，確保計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的實時高效準(zhǔn)確的運行。另外，要確保檔案管理網(wǎng)絡(luò)資源傳輸具有易操作、速度快、效率高的特點。只有加強(qiáng)開放性檔案管理中整個網(wǎng)絡(luò)群體的連接，相關(guān)專業(yè)人員才能從檔案管理的館藏中獲得更更豐富、更生動、更新穎的動態(tài)信息。
第三，建立和完善開放性圖書館網(wǎng)絡(luò)集成管理系統(tǒng)。
現(xiàn)代化礦山檔案管理模式可以采用檔案網(wǎng)絡(luò)集成管理系統(tǒng)需要，如可以采用windowsNT操作系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，并設(shè)立若干子工作站。通過建立信息查詢、資料瀏覽、編制書目、訪問等各個模塊，使得檔案管理的各項業(yè)務(wù)程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。不僅便于相關(guān)專業(yè)人員快速準(zhǔn)確的獲取所需要的各類信息，而且也便于檔案管理人員開展工作，提高礦山檔案管理的綜合服務(wù)能力。
二、礦山企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理意識，提高檔案管理人員現(xiàn)代化檔案管理能力
第一，礦山企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理意識。
礦山企業(yè)要想建立現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，首先要加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理模式。而模式的建立首先需要的是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)要具有現(xiàn)代化檔案管理意識，不論是從硬件還是從軟件的配備上都要用心用力。領(lǐng)導(dǎo)首先要距離現(xiàn)代化檔案管理知識，帶頭將相關(guān)資料及時歸檔，使礦山檔案管理的各項資料都能及時、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)地保存，確保檔案管理工作更好地為礦山其他工作進(jìn)行服務(wù)。
第二，提高檔案管理人員的素質(zhì)。
在礦山檔案管理中，管理人員的素質(zhì)直接影響到現(xiàn)代化檔案管理的進(jìn)程。因此領(lǐng)導(dǎo)要創(chuàng)造各種條件提升檔案管理人員的素質(zhì)，使檔案管理人員能夠適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的進(jìn)程。
三、加強(qiáng)礦山檔案現(xiàn)代化管理，實現(xiàn)各部門檔案聯(lián)網(wǎng)管理。
第一，促使檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接。
在檔案管理工作中，要努力使檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理。各部門提交的檔案數(shù)據(jù)可以通過內(nèi)部局域網(wǎng)進(jìn)行傳輸，要將核心檔案管理網(wǎng)絡(luò)融入到眾多的網(wǎng)絡(luò)群之中。首先實現(xiàn)核心檔案管理網(wǎng)絡(luò)與各部門檔案管理網(wǎng)絡(luò)的內(nèi)部聯(lián)結(jié)。這樣不但能夠確保檔案管理在信息查詢方面的優(yōu)勢更加突出，用戶只要登錄內(nèi)部檔案管理網(wǎng)，就可以查詢礦山檔案的聯(lián)機(jī)目錄以及目錄下豐富的檔案內(nèi)容。而且在檔案管理工作中，可以采用OPAC系統(tǒng)還增加了文獻(xiàn)索引等檢索工具，可以實時查閱各種文獻(xiàn)資料。
第二，促使工作場地和檔案管理室之間的互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)接。
國際互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展壯大為檔案工作的現(xiàn)代化管理提供了豐富的信息資源，檔案管理可以通過簡單的電子郵件和文件傳輸，就能夠?qū)崿F(xiàn)館際和工作場地之間的資源互借互補(bǔ)以及實時傳輸，礦山一些工作者能夠通過內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)獲得詳盡的礦山信息資源，享受到方便迅捷以及富有開放性檔案管理所提供的特色的服務(wù)，為進(jìn)一步完成礦山各項工作打下堅實的基礎(chǔ)。
第三，運用遠(yuǎn)程檢索技術(shù)。
自《檔案法》頒布實施以來，各級檔案行政管理部門及人民銀行上級行下發(fā)了多項檔案管理收集方面的規(guī)章制度及措施，解決檔案工作中收集不全的問題，取得了重大成果。但目前就基層行而言，由于檔案人員兼職工作過多，檔案管理不專業(yè)，辦公室事務(wù)又繁雜，且檔案的作用又不十分明顯，檔案人員沒有精力、時間收集到本單位產(chǎn)生的各類檔案資料，各級、各部門檔案意識薄弱，致使檔案人員及相關(guān)人員忽視了收集各類檔案這一最基本的檔案基礎(chǔ)工作，收集不全仍是整個檔案工作存在的一個突出問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
（一）歸檔門類不全
檔案收集只注重文書檔案、會計檔案的收集，科技檔案和專門檔案、實物檔案、各類磁介質(zhì)、信息公開檔案等相對較少。
（二）歸檔文件不齊全、不完整
表現(xiàn)在各部門在日常工作中形成的沒有紅頭文件的各類材料，如各部門編發(fā)的簡報、調(diào)查報告、典型（先進(jìn)）材料、各專業(yè)會議材料、電話（會議）記錄、各類合同、協(xié)議書、公證書、責(zé)任書、電子郵件、網(wǎng)絡(luò)新聞宣傳報道、網(wǎng)絡(luò)輿情監(jiān)測、綜合信息網(wǎng)站的信息、各類匯報、交流材料、各部門各類統(tǒng)計報表、集中采購資料、車輛管理、固定資產(chǎn)管理相關(guān)材料等等。這些本單位、本部門形成的文字材料、臺賬、圖片、音像等對今后的金融工作查考中有著不可替代的獨特作用，保存及使用價值極高，也應(yīng)有所選擇地進(jìn)行收集、整理、歸檔。
（三）科技檔案收集不全
在2005年中國人民銀行印發(fā)了《中國人民銀行信息化建設(shè)檔案管理辦法（試行）》、《中國人民銀行基建檔案管理辦法》等，但在實際工作中，多數(shù)科技檔案因建設(shè)工期長、人員更換頻繁、多部門管理、檔案意識薄弱、有的因日常查找、使用方便為由不愿意把技術(shù)資料移交檔案部門等原因，沒有形成按期移交的制度，造成科技檔案資料的流失、不齊。
（四）檔案收集范圍窄
隨著時代的變化，新業(yè)務(wù)、新技術(shù)不斷運用到金融工作中，各項金融創(chuàng)新業(yè)務(wù)、服務(wù)功能不斷推出，對以下檔案缺乏有效收集：突出事件檔案的收集，如抗震救災(zāi)、應(yīng)急演練等；實物檔案收集，如獎?wù)?、獎杯、題詞、字畫、詞曲、有價值的各種設(shè)備等；口述檔案、傳記檔案、家庭檔案等；重要紀(jì)念活動、匯編材料、學(xué)術(shù)交流、各類報刊、雜志等。
二、影響檔案收集的因素
（一）檔案意識不強(qiáng)，檔案執(zhí)法不嚴(yán)
由于檔案意識淡薄，檔案收集重要性仍不被一些人認(rèn)識，檔案材料在人們手中不知不覺丟失。有些部門和個人為自己使用方便，特別是聲像、圖片和與業(yè)務(wù)相關(guān)的資料不愿意交到檔案室，人員變動也沒有做好檔案資料交接工作，致使單位檔案收集不全。該歸檔不歸檔，私自保管或任其丟失，制度不健全，檔案部門依法行政、執(zhí)法力度不夠。
（二）人員綜合素質(zhì)不高是影響檔案收集工作的主觀因素
一是檔案人員學(xué)習(xí)專業(yè)知識不夠，工作沒有活力，存在“等、靠、要”的思想觀念，二是各部門之間協(xié)調(diào)、配合、溝通少，檔案人員沒有機(jī)會事前參與收集各類檔案資料，造成收集工作處于被動局面。
三、加強(qiáng)檔案收集工作的措施
（一）強(qiáng)化檔案收集工作宣傳力度，增強(qiáng)檔案意識
檔案部門及檔案人員要通過多種渠道宣傳檔案收集的目的、意義及重要性，引起相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視。從“等、靠、要”的狀態(tài)中走出去，使檔案收集工作關(guān)口前移，與檔案資料生成部門進(jìn)行溝通、交流，得到各個部門及領(lǐng)導(dǎo)的理解、支持，從而使檔案收集工作常態(tài)化、制度化，增強(qiáng)檔案意識。
（二）堅持做好檔案的主動服務(wù)工作，獲得領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持
檔案的收集、整理、歸檔，最終目的是在實際工作中發(fā)揮作用，利用檔案為領(lǐng)導(dǎo)決策和金融工作提供服務(wù)。檔案作為一種信息資源，在機(jī)關(guān)工作中，領(lǐng)導(dǎo)重視程度高，對檔案投入多，包括人力、物力、財力，單位的收效就高。因此，基層檔案人員一方面要積極主動為利用者以及領(lǐng)導(dǎo)決策參考提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，主動宣傳黨和國家有關(guān)檔案工作的方針政策，抓住重點以書面或口頭形式向領(lǐng)導(dǎo)反映，另一方面用檔案的價值說話，讓檔案在反映機(jī)關(guān)歷史真實面貌和維護(hù)機(jī)關(guān)合法權(quán)益等發(fā)揮其不可替代的原始憑證作用，提高檔案工作在機(jī)關(guān)各項工作中的威信，獲得領(lǐng)導(dǎo)支持，從而促進(jìn)檔案的收集工作。
2000年底，她參與了國家檔案局“區(qū)縣政府機(jī)關(guān)文件中心的規(guī)劃與研究”課題研究。作為課題組主要成員，在科研實踐中，她提出簡化檔案整理等建設(shè)性意見，并獨立完成了課題工作報告和研究報告初稿的撰寫。該課題突破了傳統(tǒng)的檔案管理模式，使機(jī)關(guān)文檔一體化和電子文件的全程管理成為現(xiàn)實，為優(yōu)化國家綜合檔案館館藏奠定了良好的基礎(chǔ) 。
2006年，她又參與了宣武區(qū)檔案館《文檔管理中心檔案數(shù)字化對象篩選研究》的課題。她組織課題組成員數(shù)十次對43個部門文檔的掃描范圍進(jìn)行逐條篩選確認(rèn)，最終完成了機(jī)關(guān)各部門檔案數(shù)字化掃描范圍的修訂，在全市各區(qū)縣率先制定了《機(jī)關(guān)各部門檔案數(shù)字化掃描范圍》。檔案數(shù)字化對象篩選的研究，減少了資源的浪費，為優(yōu)化檔案數(shù)字化工作模式進(jìn)行了有益的嘗試，具有增效節(jié)能的現(xiàn)實意義。
在業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中，她提出了著錄與文件同步形成等工作方法，簡化了文件著錄的環(huán)節(jié)，提高了檔案管理效率。在政府“OA”辦公系統(tǒng)制作過程中，她從實際出發(fā)，提出了功能需求，保證了電子文件的生成和管理質(zhì)量。
愛崗敬業(yè)，身先士卒 已接近退休年齡的李福君身體并不好，患有冠心病、風(fēng)濕性關(guān)節(jié)炎、頸椎病等多種病癥，在科室里年紀(jì)最大，資格最老，卻依然堅持工作在最前線。2011年5月至8月，西城區(qū)迎接全國文明城區(qū)復(fù)檢工作到了攻堅階段，文明辦創(chuàng)建文明城區(qū)材料組急需檔案專業(yè)人員幫忙，李福君主動請纓借調(diào)到材料組工作。面對時間緊、任務(wù)重的迎檢工作，她依然克服個人困難，加班加點。在頸椎病復(fù)發(fā)后，她打完點滴堅持到崗帶病工作，發(fā)揮專業(yè)特長，保質(zhì)保量地完成了檔案材料的收集、審核、整理、編目及綜合材料的擬寫工作。
全區(qū)88個部門，檔案室56個，現(xiàn)仍有32個部門無專門檔案室。近年來，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、各部門依法治檔工作開展基本正常，主要表現(xiàn)在：建立健全了檔案管理各項規(guī)章制度；落實了專（兼）職檔案人員；開展了檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)活動；各門類檔案資料按照要求基本上實現(xiàn)了歸檔立卷保管；未發(fā)生檔案資料據(jù)為已有、被盜、火災(zāi)現(xiàn)象；部分部門實現(xiàn)了密集柜裝載和數(shù)字化管理。隨著檔案行政執(zhí)法工作的不斷加強(qiáng)，檔案管理水平得到了進(jìn)一步提高，有力地推動了特區(qū)經(jīng)濟(jì)社會健康發(fā)展。
二、存在的問題
盡管我區(qū)檔案行政執(zhí)法工作開展多年,但未取得令人滿意的成效,有的部門的檔案工作依然存在著一些問題:一是有相當(dāng)部分單位檔案工作經(jīng)費投入不足，沒有安排獨立的檔案室，沒有配備專門的檔案文柜、沒有購置必要的防火、防盜、防蟲、防霉變等設(shè)施設(shè)備，檔案保管存在安全隱患。二是有部分單位檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)差，法律意識談薄。對依法治檔工作缺乏足夠認(rèn)識，只滿足于不丟失，裝進(jìn)袋子，鎖進(jìn)柜子，沒有按照檔案法的有關(guān)規(guī)定，將應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料收集整理、立卷保管。三是絕大部分單位對檔案數(shù)字化管理工作重視不夠，檔案室未配備微機(jī)，文件材料目錄錄入工作未正常開展，檔案信息化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫沒有真正建立，檔案信息化建設(shè)非常滯后。四是有部分單位對檔案到期應(yīng)移交進(jìn)館工作認(rèn)識不夠，以查閱利用方便為由，拖延移交期限，把多年的檔案留存在本單位檔案室，不但缺乏安全管理，而且還影響了接收進(jìn)館工作的正常開展。五是檔案行政執(zhí)法查處力度不夠。由于特區(qū)檔案行政主管部門無內(nèi)設(shè)行政執(zhí)法管理機(jī)構(gòu)，無專職執(zhí)法人員，加又無獨立追究行政責(zé)任的權(quán)限，在開展行政執(zhí)法檢查時，必須依靠有關(guān)執(zhí)法部門協(xié)助，才能完成行政處罰工作，這不利于執(zhí)法檢查工作經(jīng)常性開展，在一定程度上削弱了檔案部門行政執(zhí)法檢查力度，影響了檔案事業(yè)健康發(fā)展。
三、啟示及建議
二、現(xiàn)代企業(yè)當(dāng)前檔案管理模式形式
現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式主要包括：檔案分散管理模式、檔案集中管理模式和信息―體化管理模式三種模式[1]。檔案分散管理模式是指企業(yè)的檔案管理分散下在企業(yè)的各個部門手中，企業(yè)的檔案管理沒有明確的固定管理模式，企業(yè)的信息資源和檔案管理以部門為劃分原則，例如：財務(wù)檔案管理在會計部門，人員檔案管理在企業(yè)的人力資源部等等。這種管理模式能夠保障企業(yè)檔案管理按照不同的部門進(jìn)行分化管理，檔案信息明確，但由于企業(yè)檔案管理分布在企業(yè)的不同不同，因此企業(yè)對內(nèi)部檔案的總體管理性不明確，檔案應(yīng)用時程序繁雜，需要多個部門同事配合才能完成，降低了企業(yè)的運行效率；檔案集中管理模式是指企業(yè)將所有檔案進(jìn)行企業(yè)集中管理，這種管理模式實現(xiàn)企業(yè)整體檔案的運行和管理，但由于企業(yè)各個部門之間的內(nèi)容發(fā)雜，信息種類多樣，經(jīng)常出現(xiàn)企業(yè)信息檔案管理資料混雜，各部門檔案管理無頭緒，也為卻也的檔案管理造成了麻煩；信息―體化管理模式，這種企業(yè)檔案信息管理模式中將互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)檔案管理的手段相融合，形成企業(yè)內(nèi)部人力資源信息，數(shù)據(jù)信息以及財務(wù)信息管理的綜合掌控，即實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部各部部門資料管理合理有序，依據(jù)各部門的特點進(jìn)行劃分，又能夠使企業(yè)內(nèi)部信息資源掌控的整體需求，信息―體化管理模式是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的主要模式。
三、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新思維
（一）注重把握企業(yè)檔案管理傳統(tǒng)模式與創(chuàng)新思維的結(jié)合
培養(yǎng)現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理模式的創(chuàng)新應(yīng)當(dāng)追中傳統(tǒng)檔案管理模式與創(chuàng)新思維能力的結(jié)合，一方面依據(jù)企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理模式經(jīng)行檔案管理，注重對傳統(tǒng)檔案管理中的將檔案分門別類進(jìn)行管理，依據(jù)企業(yè)內(nèi)部各部門檔案分散化管理中企業(yè)管理中的優(yōu)勢，如企業(yè)內(nèi)部各個部門對資源管理依據(jù)部門的內(nèi)部職責(zé)細(xì)致劃分，促進(jìn)部門企業(yè)檔案管理，保障了檔案管理的邏輯性要求；另一方面，應(yīng)當(dāng)結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新模式，將先進(jìn)的技術(shù)手段作為企業(yè)信息資源管理的重要保存手段，實現(xiàn)企業(yè)資源管理“雙重性”[2]，一份保存在企業(yè)的總體檔案管理中，另一份保存在企業(yè)的各個部門手中，形成檔案資源信息的雙重保險，這種檔案管理辦法能夠確保企業(yè)檔案管理信息的真實性，盡量降低企業(yè)檔案信息失真帶來企業(yè)信息丟失，造成企業(yè)產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)損失。
（二）形成企業(yè)整體檔案管理思維模式
企業(yè)的檔案管理其企業(yè)信息資源管理的重要組成部分，注重把握企業(yè)檔案管理中的整體性是促進(jìn)企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新的重要手段。從企業(yè)的整體發(fā)展?fàn)顩r出發(fā)，實現(xiàn)企業(yè)資源管理整體劃分，使企業(yè)的檔案管理擁有明確的整體性，在總體上把握了企業(yè)檔案的管理方向，最后實現(xiàn)企業(yè)檔案分部管理，形成整體把握，部分運行的檔案管理形式，實現(xiàn)了企業(yè)各個部門之間檔案的綜合管理與信息資源的暢通發(fā)展，為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展提供了有力的檔案管理保障。
（三）企業(yè)檔案管理立足于當(dāng)今社會發(fā)展趨勢
我國經(jīng)濟(jì)逐步發(fā)展，綜合國力的逐步提升促使我國企業(yè)的發(fā)展逐步向著國際化水平邁進(jìn)。對于企業(yè)檔案管理應(yīng)當(dāng)立足于當(dāng)今社會發(fā)展趨勢，注重把握社會的發(fā)展動向也是促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和企業(yè)檔案創(chuàng)新管理的重要趨勢，企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)體制下運行，應(yīng)當(dāng)時刻將企業(yè)信息資源管理與市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展好協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展模式與企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式相協(xié)調(diào)，逐步實現(xiàn)企業(yè)的檔案管理模式創(chuàng)新發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部深化改革的深入進(jìn)行，為企業(yè)綜合發(fā)展提供良好的內(nèi)部資源保障。
（四）用發(fā)展的眼光看待企業(yè)檔案管理工作
企業(yè)的發(fā)展是不斷向前發(fā)展的，因此，注重對企業(yè)的檔案管理采用發(fā)展的眼光對企業(yè)對方案進(jìn)行管理。進(jìn)行企業(yè)檔案整理時，注重把握企業(yè)的總體發(fā)展方向和企業(yè)的潛在發(fā)展方向，依據(jù)企業(yè)規(guī)劃，將企業(yè)的、檔案進(jìn)行綜合分部整理，一方面促進(jìn)企業(yè)的管理合理有序，保障企業(yè)當(dāng)前的運行發(fā)展順利進(jìn)行；另一方面也促進(jìn)企業(yè)未來發(fā)展的檔案管理有可調(diào)控性，為企業(yè)的未來發(fā)展方向能夠有充足的理論信息作為企業(yè)項目發(fā)展和產(chǎn)品生產(chǎn)的理論保障[3]，用發(fā)展的眼光看待企業(yè)檔案管理是企業(yè)實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展的重要理論途徑。
（五）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)
提升企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)是保障企業(yè)檔案管理模式追不更新的重要基礎(chǔ)，一方面，檔案管理人員通過自身的經(jīng)驗積累，不斷地豐富自身專業(yè)知識，依據(jù)企業(yè)實際發(fā)展?fàn)顩r，制定合理的檔案管理模式，逐步實現(xiàn)企業(yè)檔案管理與企業(yè)實際發(fā)展協(xié)調(diào)發(fā)展；另一方面，企業(yè)也應(yīng)當(dāng)加大對員工專業(yè)能力的培訓(xùn)，通過定期的企業(yè)管理能力培訓(xùn)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)視野逐步提升，管飯吸收各個檔案管理手段中的優(yōu)勢，形成一套適合本企業(yè)發(fā)展的企業(yè)檔案管理模式，保障企業(yè)管理模式創(chuàng)新發(fā)展。
（六）形成完備的企業(yè)檔案管理機(jī)制
不斷完善企業(yè)檔案管理機(jī)制，促進(jìn)企業(yè)檔案管理體制能夠有明確的制度保障，形成完備的制度管理理念作為企業(yè)檔案管理的重要約束力，形成完備的企業(yè)管理機(jī)制有助于保障企業(yè)檔案管理的真實性，促進(jìn)企業(yè)管理的信息資源的安全管理，形成完備的企業(yè)管理模式也是實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源管理的重要理論支持，擁有明確的檔案管理機(jī)制是保障企業(yè)檔案管理與企業(yè)運行發(fā)展軌道相融合的重要規(guī)范性保障。
（七）提升企業(yè)檔案管理服務(wù)水平
注重企業(yè)檔案管理向著多元化，服務(wù)化方向發(fā)展是實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的重要模式的轉(zhuǎn)變[4]。提升企業(yè)檔案的服務(wù)機(jī)構(gòu)，提升企業(yè)檔案管理熱辦公效率，實現(xiàn)服務(wù)領(lǐng)域，服務(wù)模式，服務(wù)態(tài)度，服務(wù)環(huán)境以及服務(wù)時間的多重性發(fā)展，實現(xiàn)企業(yè)的檔案管理與企業(yè)運行發(fā)展提供多重服務(wù)的模式，真正實現(xiàn)了企業(yè)檔案管理的實際價值，促進(jìn)企業(yè)檔案管理創(chuàng)新推動企業(yè)的發(fā)展模式與經(jīng)營模式的創(chuàng)新[5]。
