時(shí)間：2023-06-07 09:02:39
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草稿和定稿。在電子文件中，對(duì)“草稿”修改后直接生成的新的稿本，如果不采用特別的措施，“正本”之前的所有稿本都可能被覆蓋起來(lái)：因此，必須事先決定哪些文件需要保存草稿、定稿，在修改時(shí)通過(guò)拷貝保留原文，加稿本號(hào)后積累，將需要的草稿、定稿與正本一并歸檔。
各種數(shù)據(jù)文件。如數(shù)據(jù)庫(kù)、圖形庫(kù)、方法庫(kù)等等。大型數(shù)據(jù)文件大多是動(dòng)態(tài)的，其中的數(shù)據(jù)在不斷地發(fā)生更新變化，新加進(jìn)來(lái)的數(shù)據(jù)代替、覆蓋了以前的數(shù)據(jù)。對(duì)于這種數(shù)據(jù)文件應(yīng)定期拷貝作為一個(gè)數(shù)據(jù)集另行歸檔，不再更改?？截愰g隔可根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容而定，如一個(gè)星期、一個(gè)月等?？截惪梢匀斯さ姆绞竭M(jìn)行，也可由計(jì)算機(jī)程序自動(dòng)實(shí)施。
電子郵件（E―mail）。
會(huì)議文件。電子時(shí)代很多會(huì)議將采用網(wǎng)絡(luò)會(huì)議方式，與會(huì)者身處異地，通過(guò)電腦屏幕“見(jiàn)面”、做主題發(fā)言、討論問(wèn)題、做出決議。
與歸檔文件相關(guān)的“支持性文件”。所謂支持性文件是指能夠生成、運(yùn)行文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件等文件的各種命令文件和設(shè)備運(yùn)行所需要的操作系統(tǒng)。電子文件在相應(yīng)的命令文件和操作系統(tǒng)中可以順利讀出，必要時(shí)應(yīng)把它們與文件同時(shí)歸檔，檔案室已有的命令文件和操作系統(tǒng)不必重復(fù)歸檔。
與電子文件有關(guān)的各種紙質(zhì)文件。在沒(méi)有達(dá)到完全“無(wú)紙化”的時(shí)候，必要的與電子文件相關(guān)的紙質(zhì)文件也應(yīng)納入電子文件的歸檔范圍。
二、電子文件的歸檔時(shí)間與歸檔前的檢測(cè)、鑒定
（一）歸檔時(shí)間
總的說(shuō)來(lái)，邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)定期完成。在歸檔時(shí)，應(yīng)根據(jù)具體情況加以靈活處理。在實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件二套制的機(jī)關(guān)，有必要與紙質(zhì)的文件的歸檔加以協(xié)調(diào)，以便于兩種文件的對(duì)應(yīng)處置和對(duì)應(yīng)查找；管理性文件可按照內(nèi)容特點(diǎn)確定一個(gè)歸檔期限；技術(shù)文件、科研項(xiàng)目文件等可在項(xiàng)目完成后歸檔。由于電子文件易于復(fù)制，歸檔后并不影響形成部門的日常工作查考，所以一般不必延遲歸檔時(shí)間，在系統(tǒng)允許的條件下可以提前進(jìn)行。電子文件的流動(dòng)性很強(qiáng)，及時(shí)加以控制是十分必要的。在完全辦公自動(dòng)化的文檔一體化時(shí)代，文件將實(shí)行完全的邏輯實(shí)時(shí)歸檔，即文件的形成之時(shí)就是文件的歸檔之日。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在正式批準(zhǔn)簽署文件時(shí)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將自動(dòng)將文件歸檔。
（二）歸檔前的檢測(cè)
在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢查。其內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式等。
（三）歸檔前的鑒定
電子文件的歸檔鑒定工作，參照現(xiàn)行國(guó)家關(guān)于文件鑒定的有關(guān)規(guī)定并結(jié)合電子文件的特點(diǎn)進(jìn)行。鑒定結(jié)果，在電子文件的機(jī)讀目錄上制作相應(yīng)的標(biāo)識(shí)。具體鑒定內(nèi)容及方法如下：
1、有效性和完整性鑒定。
歸檔前應(yīng)由文件形成單位對(duì)電子文件的有效性和完整性進(jìn)行審核，并由負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)。如果說(shuō)文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件有效性和完整性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。
2、保管期限的劃分。
電子文件保管期限的劃分，參照國(guó)家關(guān)于文件保管期限的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定實(shí)行。即與現(xiàn)行紙質(zhì)文件基本一致。考慮到其保存的密集性與長(zhǎng)期性，可適當(dāng)延長(zhǎng)其保管期限。
三、電子文件的歸檔要求
（一）把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時(shí)，復(fù)制第三套，異地保存。
電子載體的存量較大，電子文件歸檔時(shí)應(yīng)適當(dāng)集中，即制成歸檔數(shù)據(jù)集。這種歸檔數(shù)據(jù)集，在載體上一般使用單一載體，一張光盤即可將某一單位全年的文件集中保存在一起。這種優(yōu)越條件確保了歸檔的電子文件集中統(tǒng)一、完整齊全，從技術(shù)上進(jìn)一步體現(xiàn)了檔案工作的基本原則。
（二）推薦采用以下載體：只讀光盤、一寫多讀光盤、磁帶等。一般禁止使用軟磁盤作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。
（三）存儲(chǔ)電子文件的載體和包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填上編號(hào)、名稱、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等。
（四）將電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等一同歸檔，并附歸檔電子文件登記表。
（五）需要長(zhǎng)期保存的電子文件，應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)機(jī)讀目錄存在同一載體上。如果是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件，也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。
（六）原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后，保留時(shí)間至少一年。
（七）在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件，應(yīng)按上述歸檔過(guò)程完成物理歸檔。
四、電子文件的移交
（一）介質(zhì)移交
電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定移交至檔案保管部門，作為電子檔案進(jìn)行管理。
當(dāng)今對(duì)于普通的紙質(zhì)檔案，已經(jīng)有了非常成熟的管理制度和技術(shù)，一般能夠配備專門的檔案室以及專門的管理人員，對(duì)于文件特別是保密文件的調(diào)閱也有著嚴(yán)格的審批制度，在選址、防火、防盜方面也有相應(yīng)的措施來(lái)保障文件檔案的安全。但對(duì)于電子檔案，卻還沒(méi)有詳細(xì)的操作性強(qiáng)的安全管理制度，電子檔案管理人員往往在不經(jīng)意間造成了電子檔案的管理漏洞，形成安全隱患。另外，計(jì)算機(jī)技術(shù)迅速發(fā)展，各種攻擊以及破壞手段層出不窮，在電子檔案管理的很多環(huán)節(jié)都有可能出現(xiàn)問(wèn)題。
電子檔案安全可靠的運(yùn)行，不僅僅關(guān)系到數(shù)據(jù)本身的正常運(yùn)行，更重要的是關(guān)系到所有與電子檔案管理業(yè)務(wù)和服務(wù)有關(guān)的正常業(yè)務(wù)開展，因此電子檔案管理的網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、系統(tǒng)軟件等都應(yīng)具有很高的安全保證、安全管理及安全防范措施。
一、防火墻訪問(wèn)防范措施
防火墻是內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部公共網(wǎng)絡(luò)之間的第一道屏障,是最受人們重視的網(wǎng)絡(luò)安全產(chǎn)品。從理論上看,防火墻位于網(wǎng)絡(luò)安全的最底層,負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)間的安全認(rèn)證與傳輸,防火墻不僅要完成傳統(tǒng)的過(guò)濾任務(wù),還要為各種網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用提供相應(yīng)的安全服務(wù)。當(dāng)今的防火墻產(chǎn)品正朝著數(shù)據(jù)安全與用戶認(rèn)證、防止病毒與黑客侵入等方向發(fā)展。在電子檔案管理系統(tǒng)和外部網(wǎng)絡(luò)的連接處安裝防火墻設(shè)備，能夠根據(jù)會(huì)話信息、應(yīng)用協(xié)議、訪問(wèn)用戶、被訪問(wèn)者資源等進(jìn)行訪問(wèn)控制規(guī)則設(shè)置，保證通過(guò)網(wǎng)絡(luò)邊界的會(huì)話層得到一定的控制，同時(shí)，為了保證整體安全性，防火墻設(shè)備自身具備高度的安全性。
另外，在電子檔案管理系統(tǒng)和各個(gè)地區(qū)服務(wù)點(diǎn)（pointof service,pos）之間，以及存在不同安全等級(jí)的系統(tǒng)之間的互聯(lián)邊界處也應(yīng)采用防火墻和虛擬局域網(wǎng)（virtual local arca network,vlan）劃分等安全訪問(wèn)控制措施。
二、網(wǎng)絡(luò)入侵檢測(cè)防御
網(wǎng)絡(luò)入侵防御設(shè)備（intrusion prevention system,ips）在網(wǎng)絡(luò)入侵行為進(jìn)入被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)之前通過(guò)報(bào)警、阻斷等措施為電子檔案管理系統(tǒng)提供保護(hù)，目的是對(duì)網(wǎng)絡(luò)侵入行為進(jìn)行阻截，同時(shí)，在電子檔案管理中的某些網(wǎng)段也需要采用網(wǎng)絡(luò)侵入檢測(cè)系統(tǒng)（intrusion detetection system,ids），即針對(duì)網(wǎng)絡(luò)侵入進(jìn)行監(jiān)測(cè)，它可以自動(dòng)識(shí)別種種侵入模式，在對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析時(shí)與這種模式進(jìn)行匹配，一旦發(fā)現(xiàn)黑客有侵入的企圖，就會(huì)自動(dòng)報(bào)警，目的是通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)侵入者的檢測(cè)，彌補(bǔ)防火墻等邊界安全軟件的不足，及時(shí)發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)中違反使命策略的行為和受到黑客攻擊的跡象。網(wǎng)絡(luò)侵入防御設(shè)備也對(duì)蠕蟲木馬病毒攻擊進(jìn)行識(shí)別，并進(jìn)行有效的攔截，在電子檔案管理系統(tǒng)和internet、pos（pointof service,pos）的邊界布置網(wǎng)絡(luò)侵入防御設(shè)備,也能夠?qū)M(jìn)入電子檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)請(qǐng)求進(jìn)行預(yù)警防御，避免病毒或黑客入侵內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。
在電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)中心前布置網(wǎng)絡(luò)侵入防御設(shè)備，保證了不論攻擊來(lái)源于哪里，包括內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)，都能夠?qū)π畔?shù)據(jù)資源進(jìn)行有效的防御。在電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)資料中心區(qū)域，為了確保對(duì)關(guān)鍵業(yè)務(wù)的訪問(wèn)不造成影響，網(wǎng)絡(luò)侵入防御設(shè)備應(yīng)使用專業(yè)硬件芯片架構(gòu)，確保具有高度處理能力。此外，網(wǎng)絡(luò)侵入防范設(shè)備還需要對(duì)進(jìn)出被保護(hù)區(qū)域的大量數(shù)據(jù)信息進(jìn)行檢測(cè)，做到雙向防御的目的。
為了簡(jiǎn)化布置，節(jié)約資金，本人建議電子檔案管理采用高端口密度的侵入防范設(shè)備，同時(shí)實(shí)現(xiàn)侵入防范和入侵檢測(cè)的功能，即對(duì)關(guān)鍵鏈路實(shí)現(xiàn)了串行接入，也對(duì)病毒或黑客的侵入實(shí)施防范和阻截，同時(shí)采用同一臺(tái)設(shè)備的別處端口對(duì)其他網(wǎng)絡(luò)采用端口鏡像方式接入，進(jìn)行實(shí)時(shí)入侵檢測(cè)。
三、網(wǎng)關(guān)病毒防御
傳統(tǒng)的病毒防御措施大多數(shù)都靠計(jì)算機(jī)終端殺毒軟件進(jìn)行防御，病毒已經(jīng)感染到終端后才進(jìn)行查找殺除，是一種亡羊補(bǔ)牢的方法，而且在查找殺除病毒時(shí)將會(huì)占用大量的系統(tǒng)資源，當(dāng)今病毒傳播主要依賴于internet網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行廣泛傳播，因此我們需要將病毒防御體前移，建立網(wǎng)關(guān)病毒防御體系。對(duì)出入網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行查找殺毒，阻截來(lái)自internet的文件病毒入侵網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部，同時(shí)阻截來(lái)自internet的黑客對(duì)應(yīng)用服務(wù)器群的入侵和破壞；阻截來(lái)自internet的病毒對(duì)終端操作系統(tǒng)的侵入；阻截病毒的互相傳播，徹底將病毒阻隔在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)之外。
四、提高電子檔案管理人員的安全意識(shí)
在電子檔案的安全管理中，威脅最大的不是計(jì)算機(jī)軟硬件方面的漏洞，而是計(jì)算機(jī)使用人員的安全意識(shí)。很多病毒的運(yùn)行或者非法訪問(wèn)都是人為原因造成的，為此，最好注意以下幾點(diǎn)：
第一，絕對(duì)禁止使用電子檔案管理專用電腦訪問(wèn)外網(wǎng)。網(wǎng)絡(luò)上潛在著很多的威脅，每時(shí)每刻都有網(wǎng)絡(luò)探測(cè)工具在掃描，一旦被網(wǎng)絡(luò)攻擊者鎖定，就很有可能被非法訪問(wèn)，輕者數(shù)據(jù)被非法訪問(wèn)，嚴(yán)重的會(huì)造成數(shù)據(jù)丟失或者修改破壞。
第二，不在電子檔案管理專用電腦上隨意安裝軟件。在電子檔案管理專用電腦上最好安裝正版軟件，正版軟件都是經(jīng)過(guò)廠商檢驗(yàn)的，不含有任何病毒和木馬軟件，可以防止病毒隨著普通應(yīng)用軟件一起被安裝，也可以獲得良好的技術(shù)服務(wù)。另外，不要在電腦上安裝任何與檔案管理工作無(wú)關(guān)的軟件，以免造成系統(tǒng)緩慢或者沖突，降低系統(tǒng)的可靠性。
第三，輕易不要使用u盤移交電子檔案。u盤是一種usb接口的移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備，可以被隨機(jī)讀寫，是病毒最理想的傳播工具。由于u盤經(jīng)常在各個(gè)電腦之間插拔，傳染病毒的幾率很大，是病毒傳播最大的途徑之一。在電子檔案的移交過(guò)程中，應(yīng)該盡量減少u盤的使用。
第四，對(duì)于不清楚的文件，不要輕易打開運(yùn)行。很多病毒會(huì)將自己偽裝成普通文件的樣子，或者具有誘惑性、欺騙性的文件或者文件夾。檔案管理人員應(yīng)該提高警惕，對(duì)于不清楚的文件打開時(shí)一定要慎重。
此外，為了保證電子檔案管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行，還必須遵照國(guó)際、國(guó)內(nèi)的防范標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，通過(guò)系統(tǒng)的技術(shù)防御措施和非技術(shù)防御措施，建立安全保障體系，為電子檔案管理系統(tǒng)提供一個(gè)安全環(huán)境。網(wǎng)絡(luò)安全是一個(gè)系統(tǒng)的、全局的問(wèn)題，網(wǎng)絡(luò)上的任何一個(gè)漏洞，都會(huì)導(dǎo)致全網(wǎng)的安全問(wèn)題。我們應(yīng)該用系統(tǒng)工程的觀點(diǎn)、方法來(lái)分析電子檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全及具體措施。一個(gè)較好的安全措施往往是多種方法適當(dāng)綜合的應(yīng)用結(jié)果。這些環(huán)節(jié)在網(wǎng)絡(luò)中的地位和影響作用，也只有從系統(tǒng)綜合整體的角度去看待分析，才能取得有效可行的措施。即計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)遵循整體安全性原則，根據(jù)規(guī)定的安全策略制定出合理的網(wǎng)絡(luò)安全體系結(jié)構(gòu)，這樣才能做到整個(gè)系統(tǒng)的安全。
參考文獻(xiàn)：
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中圖分類號(hào)：G278 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2015）14-0193-01
一、電子檔案特點(diǎn)分析
電子檔案所采用的數(shù)字代碼需要借助計(jì)算機(jī)解碼，才能轉(zhuǎn)換成可讀的信息。另外紙質(zhì)檔案及載體是不可分割的整體，而電子檔案的信息轉(zhuǎn)變成以二進(jìn)制碼存在的電子形式儲(chǔ)存的，電子檔案的信息載體間是可以轉(zhuǎn)換的，可以在不同的計(jì)算機(jī)間傳遞，也可以在不同的載體間進(jìn)行復(fù)制。以二進(jìn)制碼存在的電子形式儲(chǔ)存的電子檔案需要依賴特定的系統(tǒng)，電子檔案具有共享性，也就是說(shuō)同一時(shí)間多人不受空間的限制，同時(shí)共享同一信息等特點(diǎn)。
二、電子檔案管理存在的問(wèn)題
（一）電子檔案的安全性問(wèn)題
隨著全球化，信息化和網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來(lái)，因特網(wǎng)的共享性，開放性，全球性的發(fā)展，使得任何人都可以介入到網(wǎng)絡(luò)中來(lái)，電子檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳送時(shí)，為不法分子的非法操作提供了便利，通過(guò)“黑客”攻擊網(wǎng)絡(luò)來(lái)竊聽，篡改、偽造信息，直接危害電子檔案的安全性。
（二）電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題
電子檔案非常容易失去真實(shí)性。計(jì)算機(jī)內(nèi)存儲(chǔ)的電子檔案沒(méi)有個(gè)人的筆跡特征，沒(méi)有新舊書寫墨跡的區(qū)別，一旦電子檔案被刪改，刪改后的電子檔案不會(huì)留下任何的痕跡。如果有人出于自身的利益進(jìn)行刪改很難被發(fā)現(xiàn)，即使發(fā)現(xiàn)了，也不會(huì)有任何可靠的證據(jù)。同時(shí)電子檔案在輸入的過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了紙質(zhì)的檔案，而且輸入者沒(méi)有留下自己的筆跡，日后難以對(duì)材料的真實(shí)性進(jìn)行確定，同時(shí)也不能追究到操作者的責(zé)任。
（三）電子檔案的保密性問(wèn)題
使用互聯(lián)網(wǎng)任何終端的設(shè)備都能夠儲(chǔ)存和索取互聯(lián)網(wǎng)某一設(shè)備的電子文件。從另外一個(gè)方面來(lái)講，一個(gè)終端上的電子文件也能夠發(fā)給若干個(gè)互聯(lián)網(wǎng)的終端。這對(duì)于一些需要限制提供內(nèi)容的安全保密問(wèn)題或者在一定時(shí)間內(nèi)需要保密的內(nèi)容，帶來(lái)了很大的威脅。
（四）電子檔案的完整性問(wèn)題
電子檔案結(jié)構(gòu)復(fù)雜多樣，存儲(chǔ)的方式多種多樣，而且經(jīng)常處在流動(dòng)的狀態(tài)，信息被復(fù)制，剪切，很容易造成信息的缺失，很難保證電子檔案的完整性。
（五）電子檔案的法律性問(wèn)題
紙質(zhì)檔案由于有固定的載體，字跡不易篡改，法律效力是社會(huì)所公認(rèn)的。電子檔案由于其自身的因素，沒(méi)有固定的載體，制定相應(yīng)的法律效力條文就非常的困難，電子檔案的法律效力就很難得到認(rèn)可。電子檔案的真實(shí)性和安全性就受到了質(zhì)疑。
（六）電子檔案的統(tǒng)一性問(wèn)題
計(jì)算機(jī)硬件的發(fā)展遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)軟件的研制，軟件研制的遲緩遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能夠適應(yīng)各個(gè)方面存儲(chǔ)的需要，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能夠適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展。由于檔案系統(tǒng)各地區(qū)、各單位之間都沒(méi)有使用統(tǒng)一的軟件，必然會(huì)影響到電子檔案相互之間的利用和全國(guó)的聯(lián)網(wǎng)。
三、電子檔案管理存在問(wèn)題的有效措施
（一）提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)
檔案管理人員要有保護(hù)檔案安全的高度的責(zé)任感和強(qiáng)烈的意識(shí)。按照崗位要求，認(rèn)真履行自己的職責(zé)，遵守職業(yè)道德規(guī)范；通過(guò)扎實(shí)的工作，高度負(fù)責(zé)的態(tài)度和切實(shí)有效的措施，維護(hù)電子檔案的安全性、真實(shí)性和保密性。不利用軟件、計(jì)算機(jī)等設(shè)備為己謀利。嚴(yán)格杜絕利用計(jì)算機(jī)私自篡改、刪除電子檔案的信息進(jìn)行違法犯罪活動(dòng)，保證電子檔案信息的真實(shí)性和完整性。為用戶提供最可靠的原始資料。
（二）加強(qiáng)檔案管理人員計(jì)算機(jī)技術(shù)的培養(yǎng)
面對(duì)信息時(shí)代對(duì)檔案管理人員提出的挑戰(zhàn)，當(dāng)務(wù)之急是樹立檔案現(xiàn)代化管理的意識(shí)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行電子檔案的管理。更新傳統(tǒng)的管理理念，把電子檔案作為檔案中不可缺少的組成部分。定期舉辦提高檔案管理人員計(jì)算機(jī)能力的培訓(xùn)班，使得檔案管理人員不僅具有扎實(shí)的檔案管理知識(shí)，同時(shí)還具有運(yùn)用計(jì)算機(jī)知識(shí)在檔案管理中應(yīng)用的能力。培養(yǎng)電子檔案管理的復(fù)合型人才，順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展，提高電子檔案管理人員的工作效率。
（三）建立健全的維護(hù)電子檔案安全的法規(guī)
目前，對(duì)電子檔案的法律效力問(wèn)題還沒(méi)有明確的規(guī)定。但是，隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，電子檔案已經(jīng)大量使用。電子檔案的形成、積累、歸檔、保管以及利用等各個(gè)環(huán)節(jié)中，都有被修改和丟失的可能。即使信息安全技術(shù)完善，也需要相應(yīng)的檔案安全管理措施來(lái)進(jìn)行保障實(shí)施。因此，必須要建立完善、健全、科學(xué)合理的相關(guān)法律法規(guī)，用法律的形式明確電子檔案的法律效力，維護(hù)電子檔案的安全性和真實(shí)性。
（四）做好電子檔案的安全性管理
在電子檔案的管理過(guò)程中，確保電子檔案管理的安全性。結(jié)合電子檔案管理的實(shí)際，我們要從以下幾個(gè)方面來(lái)闡述。一、做好電子檔案信息的安全性管理。在電子檔案安全性管理中，只有做好檔案信息的管理工作，才能確保檔案信息的安全性滿足實(shí)際的需要，達(dá)到提高電子檔案管理水平和電子檔案安全管理效果的目的。二、做好電子檔案?jìng)浞莸陌踩怨芾?。?jì)算機(jī)在受到病毒侵入或是人為操作不當(dāng)導(dǎo)致電子檔案的丟失，為確保電子檔案的安全性、完整性，根據(jù)實(shí)際的需要進(jìn)行電子檔案的備份。通過(guò)明確備份使用職責(zé)，建立備份的使用制度，就要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的備份管理，保證電子檔案?jìng)浞莨芾磉_(dá)到預(yù)期效果。三、做好電子檔案共享的安全性管理。由于電子檔案具有共享性的特點(diǎn)，因此要規(guī)范電子檔案使用流程，做好電子檔案共享性管理，提高電子檔案的管理效率。
（五）保證電子檔案的網(wǎng)絡(luò)安全
在電子檔案材料形成、歸檔、保管和利用的過(guò)程中，要及時(shí)登記網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和設(shè)備的相關(guān)數(shù)據(jù)情況，保證電子檔案歸檔的質(zhì)量。一旦安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境遭到破壞，電子檔案的信息就會(huì)遭到竊取、篡改或刪除，為了確保電子檔案的安全性、真實(shí)性和完整性，就必須通過(guò)技術(shù)手段保證網(wǎng)絡(luò)的安全。
（六）制定科學(xué)合理的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)
伴隨著電子檔案的大量產(chǎn)生，迫切需要一套科學(xué)合理的電子檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)。用標(biāo)準(zhǔn)來(lái)明確電子檔案的形成、鑒定、積累、整理、歸檔、分類和保存等工作。通過(guò)科學(xué)合理的管理系統(tǒng)來(lái)確保電子檔案在誕生之時(shí)就是科學(xué)、合理、規(guī)范、有序的管理。這是電子檔案管理中迫切需要解決的基礎(chǔ)性工作。
（七）研制電子檔案統(tǒng)一格式的管理軟件
此項(xiàng)工作建議由國(guó)家檔案局牽頭，對(duì)電子檔案現(xiàn)代化的管理進(jìn)行研發(fā)，制定統(tǒng)一的格式；例如：統(tǒng)一的模塊，統(tǒng)一的文件格式，統(tǒng)一的文件類型，統(tǒng)一的字號(hào)，統(tǒng)一的顏色等向全國(guó)推廣，提高全國(guó)檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化水平。
四、結(jié)束語(yǔ)
伴隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，辦公自動(dòng)化的廣泛實(shí)現(xiàn)，電子檔案管理的社會(huì)服務(wù)功能不斷強(qiáng)大。為了提高電子檔案管理的整體效果，針對(duì)電子檔案管理工作存在的問(wèn)題，檔案部門要與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)現(xiàn)代化時(shí)代的發(fā)展，盡快采取有力的措施，確保電子檔案管理工作得到有效的開展。
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檔案記錄了事業(yè)單位日常工作的方方面面，在提高事業(yè)單位工作效率上有著不容忽視的作用。檔案如此重要，其管理也是相當(dāng)重要的。因此，如果能夠進(jìn)一步提高檔案管理水平，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化和電子化進(jìn)程，意味著檔案管理的水平會(huì)有突飛猛進(jìn)的發(fā)展。檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理水平提升的基礎(chǔ)。檔案管理不再是以前的單純的紙質(zhì)媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應(yīng)用。檔案管理的現(xiàn)代化是加強(qiáng)檔案管理綜合管理水平的重要方面。在收集、檢索和應(yīng)用等檔案功能發(fā)揮作用的時(shí)候，檔案管理的現(xiàn)代化也就體現(xiàn)出了對(duì)比傳統(tǒng)的檔案管理方式的優(yōu)勢(shì)。檔案管理的電子化，即計(jì)算機(jī)和多媒體化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案肯定不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的需要，因?yàn)榧堎|(zhì)媒體不適宜攜帶，不容易綜合處理數(shù)據(jù)，而且容易損壞，電子檔案就發(fā)揮出了它的重要作用。電子檔案對(duì)比傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在很多方面。一是在收集方面。電子檔案更容易接收和存儲(chǔ)檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲(chǔ)在電子設(shè)備就行，不會(huì)造成空間的浪費(fèi)。各種檔案都可以統(tǒng)一進(jìn)入到電子檔案進(jìn)行管理，這比傳統(tǒng)的檔案管理方式在時(shí)間和空間上有明顯的優(yōu)勢(shì)。二是在處理和選擇檔案方面。電子化了的檔案比傳統(tǒng)檔案更加方便和快捷。電子化檔案隨時(shí)可以從電子設(shè)備上抽調(diào)出來(lái)供工作使用，而且在選擇信息的時(shí)候只需要點(diǎn)擊相應(yīng)的功能鍵就能處理大批量的數(shù)據(jù)，而且準(zhǔn)確無(wú)誤，這是傳統(tǒng)的檔案管理方式無(wú)法比擬的。三是在加工方面。如果電子檔案需要綜合處理或者修改數(shù)據(jù)，隨時(shí)隨地都可以進(jìn)行，而紙質(zhì)檔案則沒(méi)有這么方便的功能。遇到特殊或緊急情況，傳統(tǒng)檔案不能滿足迅速發(fā)展的社會(huì)需要。
2 我國(guó)目前檔案管理的現(xiàn)狀及不足
雖然目前我國(guó)的現(xiàn)代化和電子化檔案管理方法比傳統(tǒng)的檔案管理方式具有不可比擬的優(yōu)勢(shì)，但是這種檔案管理方式還是存在著諸多問(wèn)題。首要面臨的問(wèn)題是規(guī)范化問(wèn)題。我國(guó)目前的現(xiàn)代化和電子化檔案管理方式不具有規(guī)范性。具體表現(xiàn)在工作人員處理電子化檔案的方式上面。大家知道電子化檔案容量小，方便攜帶，但是某些工作人員大手大腳，不重視電子檔案的安全性和機(jī)密性，隨意處置檔案，這就容易造成檔案的遺失和泄露。某些工作人員只知道上傳電子檔案，但不知道如何規(guī)范有效地存儲(chǔ)電子檔案，重要數(shù)據(jù)沒(méi)有備份，這就容易造成一旦電子設(shè)備出現(xiàn)故障，那么電子檔案就會(huì)出現(xiàn)遺失的情況。而且，一旦電子存儲(chǔ)有電子檔案的設(shè)備遺失，就會(huì)造成檔案泄露，給事業(yè)單位和國(guó)家造成不必要的損失。因此，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)極其迫切和重要，要加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，確保他們意識(shí)到檔案管理的重要性，要時(shí)刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，改變他們傳統(tǒng)的檔案保存理念，使工作人員能夠跟進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化進(jìn)程。在這一方面，事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，讓他們學(xué)習(xí)新的檔案管理方法和思路，讓他們認(rèn)識(shí)到檔案管理不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的保存檔案的工作，而是具有極高的科學(xué)性和管理性的工作，只有改變檔案管理人員的工作態(tài)度，提高檔案管理人員的管理水平，才能跟上現(xiàn)代化和電子化檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，才能提高事業(yè)單位工作的效率。
上面的論述已經(jīng)提到電子化檔案的安全性問(wèn)題，一是檔案管理人員的問(wèn)題，二是電子技術(shù)本身存在的一些問(wèn)題和漏洞。一些事業(yè)單位沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)的思想理念，沒(méi)有及時(shí)更換老舊的電子存儲(chǔ)設(shè)備，這就容易導(dǎo)致一旦電子設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題和故障，那么存儲(chǔ)在里面的電子檔案必然受到損壞和遺失。一些事業(yè)單位電腦落后，處理速度慢，這必然影響到檔案數(shù)據(jù)管理的處理效率。另外，計(jì)算機(jī)的軟件沒(méi)有更新，導(dǎo)致一些檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，給檔案管理帶來(lái)了不必要的麻煩。這就要求相關(guān)的事業(yè)單位能加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，及時(shí)更新電子存儲(chǔ)設(shè)備，及時(shí)維護(hù)檔案數(shù)據(jù)，做好必要的備份，保證正常的檔案處理管理工作有序穩(wěn)定進(jìn)行。
3 提高檔案管理水平的途徑
首先，我們必須明確即便是再現(xiàn)代化和電子化的檔案管理方法，也需要檔案管理人員的處理和數(shù)據(jù)分析。因此，事業(yè)單位要把提高檔案管理人員的管理水平作為檔案管理工作的首要工作來(lái)抓。當(dāng)今社會(huì)是信息化和電子化的時(shí)代，檔案管理也必須加強(qiáng)信息化和電子化。如果檔案管理人員沒(méi)有相應(yīng)的理念，是不可能適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理模式的。因此，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的檔案管理水平，轉(zhuǎn)變他們傳統(tǒng)的檔案管理思想和理念，讓他們學(xué)會(huì)如何應(yīng)用好電子設(shè)備來(lái)處理龐大的檔案數(shù)據(jù)，而不是簡(jiǎn)單地存儲(chǔ)檔案信息。提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數(shù)據(jù)的能力，是事業(yè)單位提高工作效率的首要任務(wù)。
我國(guó)普通高中對(duì)于檔案管理所采用的傳統(tǒng)方法是在專門的環(huán)境中對(duì)檔案采取保管措施和手段，來(lái)加強(qiáng)對(duì)于檔案的監(jiān)督管理工作。而隨著社會(huì)不斷發(fā)展，社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平不斷提高，科技飛速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的普及為我國(guó)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理帶去了一種嶄新的檔案管理方式。在科學(xué)技術(shù)的推動(dòng)之下，我國(guó)檔案從紙質(zhì)朝著電子化和數(shù)字化的方向發(fā)展。這樣不僅提高了電子檔案的共享性，同時(shí)還能減少檔案在收集和整理過(guò)程中所浪費(fèi)的大量時(shí)間以及做的許多無(wú)用功，這對(duì)于整個(gè)檔案管理和發(fā)展來(lái)說(shuō)起著十分積極的作用。它不僅對(duì)于保存場(chǎng)地要求少，更是對(duì)于整個(gè)環(huán)境的干凈與否要求低，但是卻強(qiáng)調(diào)整個(gè)環(huán)境之中對(duì)于電磁的要求卻極高，因?yàn)殡姶拍軌蛴绊懻麄€(gè)計(jì)算機(jī)的具體網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，容易產(chǎn)生波動(dòng)。
即便是電子檔案呈現(xiàn)出極高的優(yōu)越性，但在一段時(shí)間內(nèi)電子檔案無(wú)法完全取代我國(guó)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。因此以紙質(zhì)檔案與電子檔案的特點(diǎn)為基礎(chǔ)出發(fā)，要求我們要采取專門的手段和措施來(lái)做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和電子檔案工作的管理，在這一要求之下，出現(xiàn)了“雙套制”的檔案管理方式。
所謂的雙套制檔案管理指的是將電子信息檔案和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案共同歸檔，隨之形成了兩種不同介質(zhì)的檔案的管理方式。這種管理方式采取了一種融合的態(tài)度，將紙質(zhì)檔案所具有的優(yōu)勢(shì)和電子檔案所具有的優(yōu)勢(shì)結(jié)合起來(lái)，即可以在管理過(guò)程中使用高效的專用搜索系統(tǒng)，又可以發(fā)揮紙質(zhì)檔案作為憑證的一種價(jià)值。這在整個(gè)檔案文件的管理過(guò)程中，介質(zhì)變化蘇采取的一種主要管理方式。
二、普通高中學(xué)籍檔案雙套制管理方式的具體使用
現(xiàn)階段我國(guó)許多省市自治區(qū)已經(jīng)開始建立了普通中小學(xué)學(xué)生學(xué)習(xí)檔案電子信息化管理的專用系統(tǒng)，并且出臺(tái)了多種規(guī)定，表明電子檔案成為學(xué)生升學(xué)和就業(yè)等具體工作的主要依據(jù)，并且改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的遞交方式，逐步的實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案退出歷史舞臺(tái)。正是這些標(biāo)準(zhǔn)，使得學(xué)校不得不將檔案一式兩份，采用雙套制的管理方式來(lái)滿足各方面的具體要求。學(xué)生在入學(xué)期間，建立紙質(zhì)檔案，并且要建立兩份，一份學(xué)校留底，一份要學(xué)生在學(xué)習(xí)畢業(yè)之后帶走，無(wú)論是去參加工作還是到大學(xué)中去學(xué)習(xí)。而面對(duì)這樣的管理方式，只有雙套制的檔案管理方式才能滿足現(xiàn)階段的社會(huì)要求，才能更好地展開檔案管理的具體工作。
學(xué)校在使用雙套制的檔案管理方式時(shí)，需要做好這樣幾個(gè)方面的工作：
（一）提高學(xué)籍內(nèi)容的完整性
根據(jù)筆者的走訪發(fā)現(xiàn)，有些學(xué)校根據(jù)具體社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況以及學(xué)籍檔案實(shí)際要求，不斷的補(bǔ)充完善整個(gè)學(xué)籍檔案內(nèi)容的完整性。許多學(xué)校充分發(fā)揮班主任和任課教師的主觀能動(dòng)性，不定期地請(qǐng)他們結(jié)合實(shí)際對(duì)完善學(xué)籍檔案的保管內(nèi)容提出合理化建議。
以前的學(xué)校紙質(zhì)學(xué)籍檔案內(nèi)容包括學(xué)籍卡、思想品德考核表、；高中畢業(yè)證書存根；高考成績(jī)單等。隨著時(shí)間的推移增加了畢業(yè)生鑒定表和綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)基本信息表。而又根據(jù)社會(huì)發(fā)展的具體要求，將學(xué)籍檔案內(nèi)容調(diào)整為學(xué)籍卡、畢業(yè)生鑒定表、綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)基本信息表、高中畢業(yè)證書存根、考生報(bào)名登記表、體檢表、高考加分登記表。與此同時(shí)，電子學(xué)籍檔案的保存內(nèi)容也根據(jù)上級(jí)有關(guān)部門的規(guī)定不斷調(diào)整與完善。
（二）明確工作流程，提升工作質(zhì)量
紙質(zhì)材料由原先定時(shí)歸檔轉(zhuǎn)變?yōu)榻Y(jié)合電子文件即時(shí)歸檔。學(xué)校檔案室同步整理紙質(zhì)檔案與電子檔案，賦予同一內(nèi)容的兩套檔案統(tǒng)一的檔號(hào)，編制相同的著錄信息，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)有機(jī)對(duì)應(yīng)。慈溪中學(xué)教務(wù)處學(xué)籍管理人員把同樣內(nèi)容的紙質(zhì)檔案和電子檔案按時(shí)匯總上交學(xué)校檔案室，由檔案工作人員按檔案整理要求把紙質(zhì)學(xué)籍檔案匯入學(xué)校文書檔案中，把電子學(xué)籍檔案匯入學(xué)校多媒體檔案中，這一做法可以充分發(fā)揮紙質(zhì)檔案與電子檔案的各自優(yōu)勢(shì)，有利于檔案查閱利用。
（三）提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，確保工作成效
現(xiàn)在計(jì)算機(jī)普及，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用也滲透到各個(gè)領(lǐng)域，計(jì)算機(jī)是從什么時(shí)候開始走進(jìn)人們生活中的？從國(guó)際的角度上看，從第三次科技革命后，計(jì)算機(jī)開始發(fā)展，但我國(guó)是在改革開放以后計(jì)算機(jī)行業(yè)才開始走進(jìn)大眾視線，在科技高速發(fā)展的今天，各行各業(yè)都進(jìn)入電子管理時(shí)代，檔案管理工作如此。而在信息時(shí)代下的紙本檔案如何管理也需要得到重視。
1 電子檔案管理是必然趨勢(shì)
傳統(tǒng)的檔案管理方式是用紙本方法進(jìn)行管理，記載檔案信息也是通過(guò)紙和筆，檔案上的資料都是人一筆一劃寫上去的，也體現(xiàn)了檔案的價(jià)值，在那個(gè)時(shí)代，沒(méi)有先進(jìn)的技術(shù)，一切都要靠人力物力來(lái)解決，紙本檔案也和當(dāng)時(shí)社會(huì)相適應(yīng)。但是，在電子信息飛速發(fā)展的今天，紙本檔案就不能適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展節(jié)奏，檔案管理創(chuàng)新管理模式采用電子檔案管理方式，電子檔案管理方式和傳統(tǒng)的紙本管理方式相比，電子檔案具有優(yōu)越性。電子檔案管理方式有很多優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)也給用戶帶來(lái)了極大的方便，在紙本檔案的時(shí)代，查閱檔案信息需要大量的時(shí)間，消耗人力物力，而現(xiàn)在，查閱檔案信息一般在電腦上操作，只需要幾秒鐘的時(shí)間，電子檔案管理和紙本檔案管理相比提高了工作效率，也促進(jìn)了社會(huì)的發(fā)展，是人類發(fā)展歷史的變革，同時(shí)也是時(shí)代的進(jìn)步。雖有有了方便快捷的電腦檔案管理，但是傳統(tǒng)的紙本檔案管理也不能放棄，而且還要管理的更好。
2 電子檔案的管理措施
2.1 優(yōu)化電子文件管理流程
每一件事情在發(fā)展過(guò)程中都是按照順序進(jìn)行，檔案管理的相關(guān)活動(dòng)也要按照相關(guān)順序完成，電子文件的管理流程和傳統(tǒng)的手工管理文件流程不一致，不是對(duì)手工流程的模仿復(fù)制粘貼，要有電子文件的特點(diǎn)，善于利用計(jì)算機(jī)的處理系統(tǒng)，高效的處理數(shù)據(jù)文件，要積極構(gòu)建科學(xué)合理的高效管理流程。
2.2 建立文件處理系統(tǒng)
文件管理是文件處理系統(tǒng)的核心，文件處理系統(tǒng)直接決定著電子文件的技術(shù)特點(diǎn)和管理問(wèn)題，而最后解決方法也要回歸于文件處理系統(tǒng)上。在完整的電子文件處理系統(tǒng)中，處于核心位置的是文件管理，文件處理對(duì)于管理電子文件起到重要的作用。嚴(yán)格來(lái)說(shuō)，電子文件管理系統(tǒng)是一個(gè)制度，在這個(gè)制度下，進(jìn)行文件處理與管理工作。文件管理系統(tǒng)也是電子文件管理活動(dòng)整體的承擔(dān)者，能保證文件管理順利進(jìn)行。同時(shí)在進(jìn)行電子文件管理時(shí)要建立一套科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的管理制度。
3 電子檔案管理和紙本檔案共同發(fā)展
電子檔案符合當(dāng)今信息時(shí)代的發(fā)展，和紙本檔案相比，有著獨(dú)一無(wú)二的優(yōu)越性，但是紙本檔案也有獨(dú)特價(jià)值，并且這種價(jià)值是電子檔案無(wú)法替代的。要想了解紙本檔案的價(jià)值，首先要了解檔案的價(jià)值。檔案具有歷史價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，檔案是在社會(huì)歷史發(fā)展變化下而產(chǎn)生的，檔案通過(guò)多種的形式記錄歷史的發(fā)展，為學(xué)者研究歷史提供有效的資料；檔案也是當(dāng)代社會(huì)真實(shí)的反映，記載社會(huì)的發(fā)展節(jié)奏和發(fā)展規(guī)模，記錄檔案的工具有很多，并隨著社會(huì)變化而變化，檔案是一種記錄工具，因此具有記錄屬性，同時(shí)檔案也具有原始性，記錄的原始信息是無(wú)法替代的，在信息時(shí)代下紙本檔案的作用減弱并逐漸被電子檔案取代，但是，紙本檔案的價(jià)值仍存在，紙本檔案的價(jià)值不會(huì)因?yàn)榧埍咀饔玫臏p弱而消失，具有原始價(jià)值還具有法律效力。紙本檔案的存在意義重大，我們要學(xué)會(huì)保護(hù)和管理。
4 對(duì)紙本檔案的保護(hù)和管理
從紙本檔案資料管理開始，檔案管理系統(tǒng)是一種全世界通用的系統(tǒng)，即使現(xiàn)在己經(jīng)被電腦給取代了，但是對(duì)紙本資料的管理還是需要加強(qiáng)，對(duì)它的管理和保護(hù)仍然十分重要。基本上，傳統(tǒng)紙本檔案的管理有十三個(gè)步驟：點(diǎn)收～整理～登記～分類～立案～歸件～編目～裝訂～調(diào)卷～清點(diǎn)～防護(hù)～轉(zhuǎn)移～銷毀。不過(guò)隨著時(shí)間的推移，現(xiàn)在已經(jīng)把上面的十三個(gè)步驟縮減成六個(gè)步驟，即：收集、分類、歸檔、裝訂、調(diào)閱、銷毀。即便縮減成六個(gè)步驟，也完全可以把紙本檔案管理好，只要我們按著這六個(gè)步驟實(shí)施下去，就基本上能保證該檔案的完整性，剩下的便是物理保護(hù)。人們知道紙本檔案是由紙張、紙材料、字跡三者結(jié)合在一起的。它的壽命與內(nèi)外部諸多因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)，就其內(nèi)部因素來(lái)講取決于形成檔案的材料、保存條件和工作人員的責(zé)任心，外部保存環(huán)境條件，包括借閱人員的愛(ài)護(hù)和對(duì)各種突發(fā)事件的防范措施。也就是說(shuō)外部保護(hù)環(huán)境，例如檔案儲(chǔ)存的溫度、濕度、陽(yáng)光等都很重要。檔案庫(kù)房的管理一定要嚴(yán)格按照檔案庫(kù)房管理的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。工作人員不能只注重庫(kù)房溫濕度，而忽略了室外溫濕度，室內(nèi)室外溫度濕度要每日對(duì)比，認(rèn)真做好記錄，最好是將每日溫濕度記錄做成趨勢(shì)圖，以便分析和掌握最適合檔案保管的溫度，從而延長(zhǎng)檔案存放壽命。另外陽(yáng)光每日照射時(shí)間也要很好地把握，光線不能直射檔案紙本，否則會(huì)加速檔案老化。檔案需要陽(yáng)光但不需要強(qiáng)烈的直射陽(yáng)光，光線強(qiáng)烈時(shí)一定要加防護(hù)窗簾遮擋光線。庫(kù)房一定要通風(fēng)良好，通風(fēng)良好也是保證檔案不發(fā)霉退色的前提之一，紙本檔案的保護(hù)與管理重要的一條就是責(zé)任心。作為一名良好合格的檔案管理人員，高度的責(zé)任心很重要。在檔案保管過(guò)程中，如果檔案保管的外部環(huán)境良好，而缺乏責(zé)任心也是不行的，工作也不會(huì)做到位。要知道一旦這項(xiàng)工作有所閃失，損失是無(wú)法彌補(bǔ)的，后果不堪設(shè)想，因?yàn)闄n案具有原始性和唯一性。檔案工作人員要具備處置突發(fā)事故的能力，對(duì)于火災(zāi)、洪水等災(zāi)害要防患于未然；對(duì)于四防安全工作（即防火、防電、防盜、防自然災(zāi)害）要做到深入細(xì)致，把事故消滅在萌芽，一旦發(fā)現(xiàn)，也要有處理事故的能力，這才是一個(gè)合格的檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)。
結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，在信息化條件下，檔案部門應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，改革傳統(tǒng)的檔案管理模式，建立電子檔案系統(tǒng)，更加全面科學(xué)的管理檔案。在如今，電子檔案在檔案管理工作中占據(jù)重要的位置，電子檔案創(chuàng)造的價(jià)值引起人們關(guān)注，為了使檔案管理工作更好地適應(yīng)現(xiàn)代信息時(shí)代的發(fā)展要求，就要建立更有效的檔案管理信息系統(tǒng)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。但是在發(fā)展電子檔案的同時(shí)也不能忽視傳統(tǒng)的檔案管理，傳統(tǒng)的紙本檔案管理也具有社會(huì)意義，在我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的情況下，電子檔案管理和紙本檔案管理要統(tǒng)一發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
一、房地產(chǎn)電子檔案管理的羈絆性因素分析
傳統(tǒng)房地產(chǎn)檔案管理，采用兩級(jí)管理的方式，隨著信息化社會(huì)的發(fā)展，檔案管理的外部環(huán)境產(chǎn)生了巨大的變化，給檔案管理工作帶來(lái)以下幾方面的羈絆性因素：
（一）傳統(tǒng)檔案管理對(duì)象是紙質(zhì)的檔案，以手工檢索為主要的管理方式，而隨著檔案數(shù)量和類型的增加，需要管理的檔案信息量急劇上升，尤其是在計(jì)算機(jī)普遍應(yīng)用之后，檔案信息內(nèi)容中出現(xiàn)了各種無(wú)紙化資料、CAD制圖等，手工方式基本無(wú)法進(jìn)行有效管理。
（二）檔案管理人員長(zhǎng)期以來(lái)習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理方式，思想、理念、業(yè)務(wù)水平等方面，都停留在傳統(tǒng)管理的階段。在應(yīng)用信息化管理技術(shù)之后，要求檔案管理人員采用全新的管理理念和管理方法，很多人基本還沒(méi)有做好管理方式轉(zhuǎn)變的思想準(zhǔn)備，就被迫接受新的管理理念，并要求在短時(shí)間內(nèi)提升業(yè)務(wù)管理水平，由此產(chǎn)生的諸多不適應(yīng)性，形成檔案管理工作的瓶頸因素。
（三）檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，對(duì)檔案的形成提出了新的要求，傳統(tǒng)檔案的形成是“先文后檔”，這種模型的檔案形成，很難進(jìn)行超前管理和跟蹤管理，尤其是在檔案機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)之后，會(huì)出現(xiàn)檔案人員身兼數(shù)職，不利于工作的開展，因此傳統(tǒng)檔案管理的形成方式亟需進(jìn)行改變，以提高歸檔和利用的效率。
二、房地產(chǎn)電子檔案管理創(chuàng)新突破口的尋求
綜合以上幾方面的房地產(chǎn)電子檔案管理羈絆性因素，我們不難看出新形勢(shì)下房地產(chǎn)檔案信息化管理的必要性和必然性，而電子檔案管理的創(chuàng)新，必須以下面幾個(gè)方面作為突破口：
（一）一體化信息資源平臺(tái)的建立
根據(jù)房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的基本要求，檔案信息化資源平臺(tái)的建立，需要開發(fā)資源計(jì)劃、數(shù)據(jù)管理、辦公自動(dòng)化、項(xiàng)目管理、數(shù)據(jù)采集等系統(tǒng)，作為前端控制平臺(tái)規(guī)范化的條件。其中一體化信息資源平臺(tái)的建立，必須在開發(fā)檔案管理軟件的基礎(chǔ)上，根據(jù)電子文件整理標(biāo)準(zhǔn)，再行信息資源的整合，該平臺(tái)的建立必須開發(fā)以下三種數(shù)據(jù)庫(kù)：首先是文件級(jí)和案卷級(jí)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)公文管理網(wǎng)站，將館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)公布；其次是重要檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)，主要包括文書檔案和科技檔案，通過(guò)掃描的方式，轉(zhuǎn)換成為數(shù)字化的檔案資料，需要通過(guò)檢索獲??；再次是多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，根據(jù)檔案歸檔制度的基本要求，收集和整理檔案的電子光盤資料。通過(guò)以上數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，以統(tǒng)一的電子檔案儲(chǔ)存格式、流程等，形成電子檔案的統(tǒng)一化管理，便于電子檔案的歸檔、鑒定等管理工作，同時(shí)能夠有效確保檔案信息的及時(shí)性和完整性。
（二）便捷查詢利用手段的開發(fā)
房地產(chǎn)電子檔案的歸集以數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)作為“基地”，而歸集之后的電子檔案，需要通過(guò)便捷查詢利用手段的開發(fā)，對(duì)檔案的利用管理流程進(jìn)行優(yōu)化。在這里，我們同樣需要基于數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類編號(hào)，建立規(guī)則的歸檔程序，在檢查和比對(duì)之后，生成檔案文件的目錄清單，我們通過(guò)條件檢索的方式，迅速在目錄清單當(dāng)中找到目標(biāo)檔案，然后快速鎖定紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)位置，或者可以直接調(diào)用紙質(zhì)檔案的掃描件，以此提高檔案查詢利用的效率水平。在這里，我們必須進(jìn)一步明確檔案的檢索功能，即與檔案目錄相關(guān)的文字、字母等信息，通常以檔案名稱每個(gè)字的字母作為檢索條件，或者可以直接輸入檔案名稱中的某個(gè)關(guān)鍵詞，系統(tǒng)自動(dòng)過(guò)濾之后，彈出所需相關(guān)檔案的目錄。這種便捷的查詢和利用方式，改變了以往紙質(zhì)檔案查找的繁瑣程序，是目前房地產(chǎn)電子檔案管理創(chuàng)新的重要手段之一。
（三）軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
硬件方面配置：HP DL580（G2）服務(wù)器1臺(tái)，序列號(hào)347904-AA1；HP MSA500磁盤陣列1臺(tái)，支持14硬盤接口；HP原裝SCSI硬盤7塊，每塊容量36G；ADAPTEC29160適配器卡1個(gè)；Evolution Pro工程掃描儀2臺(tái)；虹光AV6000高速文檔掃描儀1臺(tái)；HP Colorlaserjet 3700激光打印機(jī)1臺(tái)；聯(lián)想開天M400PC機(jī)4臺(tái)；筆記本電腦4臺(tái)；不間斷電源1個(gè)；數(shù)碼攝像機(jī)1臺(tái)；數(shù)碼相機(jī)1臺(tái)，加1G內(nèi)存。軟件方面配置：Windows2000 Server標(biāo)準(zhǔn)版10用戶操作系統(tǒng)；Oracle 9i標(biāo)準(zhǔn)版10用戶數(shù)據(jù)庫(kù)軟件；清華紫光軟件，用于網(wǎng)站建設(shè)、全文檢索、OCR應(yīng)用軟件升級(jí)。
（四）應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)
首先是信息的采集，該系統(tǒng)功能是通過(guò)對(duì)檔案信息的在線整理和編目，分類建立電子文檔，并錄入到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中。其次是日常管理，根據(jù)檔案管理在鑒定、編制、移交等方面的基本工作內(nèi)容，通過(guò)軟件的功能，為用戶提供便捷的日常管理模式，譬如檔案的統(tǒng)計(jì)、利用、借閱等。再次是系統(tǒng)設(shè)置，根據(jù)檔案管理的需求，以及結(jié)合檔案管理的工作結(jié)構(gòu)，為適應(yīng)用戶的需求而不斷完善的系統(tǒng)功能，這也是檔案事業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展的舉措。最后是數(shù)據(jù)的安全，檔案應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)字化，在為檔案提供更加方便管理環(huán)境的同時(shí)，面臨越來(lái)越多的檔案信息威脅性因素，譬如病毒的侵入、黑客的攻擊等，在此要求檔案在數(shù)字化加工的時(shí)候，提高數(shù)據(jù)的安全系數(shù)水平，而檔案管理人員本身也需要按照相關(guān)的管理要求，在日常管理當(dāng)中保證數(shù)據(jù)環(huán)境的安全。
三、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，由于傳統(tǒng)檔案管理方式習(xí)慣于傳統(tǒng)的思想和理念，在數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的背景下，房地產(chǎn)檔案管理信息量不斷增多，很多人基本還沒(méi)有做好管理方式轉(zhuǎn)變的思想準(zhǔn)備，因此很難進(jìn)行超前管理和跟蹤管理，由此產(chǎn)生的諸多不適應(yīng)性，影響檔案管理工作的有效開展。為此，筆者認(rèn)為房地產(chǎn)檔案管理工作應(yīng)該通過(guò)開發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng)，并通過(guò)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)，方可為檔案管理工作的開展，創(chuàng)造有利的條件。
參考文獻(xiàn)：
在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的管理方法多運(yùn)用手工操作的方式進(jìn)行檔案材料的收集、整理、歸檔以及借閱等操作，這一檔案管理方式不僅造成了在檔案管理中，因檔案材料收集與整理不及時(shí)，無(wú)法提供全面的檔案材料信息，使檔案的作用與價(jià)值不能充分地發(fā)揮。同時(shí)，在檔案借閱利用過(guò)程中，容易出現(xiàn)檔案材料丟失的問(wèn)題，給檔案的管理工作帶來(lái)了困難。傳統(tǒng)檔案管理方法主要存在著三方面的問(wèn)題：第一，檔案資料的完整性易遭到破壞。由于當(dāng)前的檔案資料多為紙質(zhì)檔案材料，在傳統(tǒng)檔案管理方法下，由于歸檔的不及時(shí)，檔案在傳送與借閱的過(guò)程中，未進(jìn)行有效管理，容易造成檔案資料的破壞或遺失，損壞了檔案資料的完整性，使檔案資料的使用價(jià)值降低。第二，檔案管理程序較為復(fù)雜。在傳統(tǒng)的檔案管理方法中，檔案資料的查閱或借閱均需進(jìn)行事先的登記與身份認(rèn)證，并在進(jìn)行集體匯集之后，再對(duì)其進(jìn)行分門別類的整理與存放等，在該檔案管理方法下，無(wú)論是借閱檔案的程序，還是檔案歸還程序，都比較繁瑣、復(fù)雜。第三，檔案資料利用受時(shí)間與空間限制，實(shí)效性不高。傳統(tǒng)檔案管理方法是一種紙質(zhì)化的檔案管理方式，檔案主要保存于檔案室中，若身處異地須利用檔案時(shí)，還需親赴檔案室查閱，從而造成檔案資料在使用過(guò)程中，存在著一定的滯后性，影響相關(guān)工作的正常開展。
二、檔案管理方法現(xiàn)代化解析
在信息時(shí)代的今天，要注重運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案管理方法，充分發(fā)揮檔案信息的作用，發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值，促進(jìn)各項(xiàng)工作的有序開展?？茖W(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，為實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化以及智能化的現(xiàn)代檔案管理方法提供了技術(shù)條件，現(xiàn)代化檔案管理方法必將沿著這一趨勢(shì)發(fā)展，使檔案管理工作有效開展：
（一）虛擬化檔案管理方法，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享
虛擬化檔案管理方法主要是指將傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理方式轉(zhuǎn)變成無(wú)紙化檔案管理方式，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用，并建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的管理。并運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，通過(guò)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)，進(jìn)行檔案信息的查詢與利用?，F(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及與發(fā)展，為虛擬化的檔案管理方法的實(shí)現(xiàn)提供了保障。虛擬化檔案管理方法，可通過(guò)館際互借與網(wǎng)絡(luò)互連等方式，增加檔案的館藏，使檔案信息資源得以豐富。同時(shí)，將檔案信息通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行管理，利于檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)，這一管理方法具有投入少、容量大、查閱方便等優(yōu)勢(shì)，在檔案管理中，可結(jié)合實(shí)際加以推廣運(yùn)用。
（二）強(qiáng)化計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化
現(xiàn)階段，信息技術(shù)快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)得到廣泛的應(yīng)用。在檔案管理中，為了提升檔案信息的保密性，多數(shù)檔案管理部門在檔案管理中拒絕互聯(lián)網(wǎng)的接入，從而使檔案管理出現(xiàn)了檔案文件與網(wǎng)絡(luò)隔離的現(xiàn)象。但在當(dāng)前時(shí)代下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，指紋與語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)的廣泛應(yīng)用，密碼技術(shù)的深化發(fā)展，使檔案文件安全性得到有效的保障。同時(shí)，隨著電子文件簽署技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，可對(duì)檔案電子文件資料信息的真?zhèn)芜M(jìn)行認(rèn)定與識(shí)別，為保障檔案管理中電子檔案文件的真實(shí)可靠性提供了保障。同時(shí)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理方法，可實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸，而且傳輸?shù)某杀镜?、速度快，網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臋n案信息不走樣。網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理方法是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的必經(jīng)途徑。
（三）運(yùn)用數(shù)字化檔案管理方法，保障檔案資料完整性
數(shù)字化的檔案管理方法主要是指通過(guò)現(xiàn)代電子技術(shù)（如掃描儀以及計(jì)算機(jī)等）的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)檔案資料從紙質(zhì)化到電子文檔的轉(zhuǎn)變檔案管理方式?，F(xiàn)代數(shù)碼影像技術(shù)以及縮微攝影技術(shù)（在縮微品上將紙質(zhì)文件制作成電子文件）的全面發(fā)展，從而為實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化提供了技術(shù)支撐。運(yùn)用數(shù)字化的檔案管理方法，可將館藏檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件進(jìn)行管理，在使用檔案資料時(shí)，可通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行快速地、大范圍地檢索，打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的時(shí)空限制，可有效提高檔案資料利用的實(shí)效性，同時(shí)還利于緩解檔案保存中產(chǎn)生的庫(kù)容壓力。尤其是將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)碼影像技術(shù)與縮微技術(shù)進(jìn)行結(jié)合運(yùn)用，有效處理檔案中的圖片的消褪、滲化等問(wèn)題，復(fù)原照片全貌，利于圖像檔案信息的長(zhǎng)期保存與查閱，這種聲像俱全以及圖文并茂的檔案管理方式不僅使檔案資料的完整性得到有效地保證，還利于檔案管理工作順利開展。
（四）實(shí)現(xiàn)智能化的管理方法，提升其信息服務(wù)功能
隨著科學(xué)技術(shù)的更新，檔案信息資源的載體實(shí)現(xiàn)了多元化發(fā)展，除了膠卷、圖片以及紙質(zhì)等傳統(tǒng)檔案資源載體之外，光盤以及磁盤等電子檔案資源載體也相繼出現(xiàn)，從而使多種檔案資源載體并存，為順利開展檔案管理提供了保障。尤其是隨著將來(lái)的語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)的開發(fā)，有助于智能化的檔案管理方式的形成。這一檔案管理方法的運(yùn)用，能夠使計(jì)算機(jī)自動(dòng)接收所有檔案信息，并根據(jù)計(jì)算機(jī)設(shè)定與編制的程序?qū)n案信息進(jìn)行自動(dòng)分類與歸檔，克服傳統(tǒng)手工檔案信息收集、整理與歸檔的缺陷，利于檔案資料的價(jià)值的展現(xiàn)，從而全面提升檔案信息的服務(wù)功能。
綜上所述，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不能滿足信息時(shí)代下檔案信息利用的要求，運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案管理方法，實(shí)現(xiàn)檔案管理的虛擬化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化以及智能化已成為檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)。作為檔案管理人員而言，要不斷提升自身的科學(xué)知識(shí)，實(shí)現(xiàn)從保管員到知識(shí)提供者的角色轉(zhuǎn)變，全面提升檔案管理水平，為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
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1.1 領(lǐng)導(dǎo)班子尚未意識(shí)到檔案管理的重要性
在以往的檔案管理中，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)尚未意識(shí)到學(xué)校檔案管理的重要性，還單純的認(rèn)為只要把學(xué)生的成績(jī)搞上去、把學(xué)校的教學(xué)目標(biāo)達(dá)成，這就算管理好學(xué)校了，認(rèn)為學(xué)校的檔案管理應(yīng)由檔案管理部門來(lái)負(fù)責(zé)，然，并不知學(xué)校教學(xué)部門的教學(xué)資料等重要文件不能及時(shí)入檔，造成文件的積壓或丟失，對(duì)檔案的完整性和安全性有多么大的影響。
1.2 檔案的管理方式過(guò)于傳統(tǒng)
就拿“圖書館找書這一例子來(lái)說(shuō)”我們?nèi)フ視?，并不知道這本書有沒(méi)有被借走，或是圖書館是否收藏了這本書，我們只能在歸類好的書架上一層一層的找，找到最后，才發(fā)現(xiàn)，圖書館沒(méi)有這本書，或是這本書已經(jīng)被借走了。如果圖書館實(shí)現(xiàn)了信息化，我們找書時(shí)就有了針對(duì)性，我們可以檢索書名，得知有沒(méi)有被借走，得知該館有沒(méi)有收藏這本書籍，當(dāng)我們的檢索結(jié)果有我們要找的這本書籍，我們就可以根據(jù)這個(gè)索書號(hào)，去對(duì)應(yīng)的樓層，對(duì)應(yīng)的書架去尋找，這樣既節(jié)省了閱讀者的時(shí)間，又提高了圖書的利用率。僅僅這樣，仍不能算是實(shí)現(xiàn)了信息化，如果沒(méi)有建立無(wú)紙化電子檔案和圖像、聲音、文字三位一體的立體化檔案管理方式，還是無(wú)法從根本上解決檔案管理的利用率低，檔案管理困難等問(wèn)題。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子文檔這一新產(chǎn)物的出現(xiàn)，無(wú)形之中加大了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，當(dāng)在不實(shí)現(xiàn)信息化的前提下。所以檔案管理的信息化需要盡快得到解決。
1.3 檔案管理人員的管理水平不夠高
學(xué)校的檔案管理部門大多是由兼職人員或是文化水平不高的叔叔阿姨來(lái)管理，缺乏具有全日制檔案管理專業(yè)畢業(yè)的高素質(zhì)人才，缺乏既具備檔案管理專業(yè)和通曉計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的綜合性人才。因此，在日常的檔案管理中需要不斷提高管理人員的管理水平，不斷完善檔案管理中的不足，要與現(xiàn)代化檔案管理接軌，不斷提高檔案管理水平。
2 中小學(xué)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的優(yōu)勢(shì)
2.1 改變檔案管理方式，提高工作效率
檔案管理進(jìn)入信息化和數(shù)字化后，改變了檔案管理人員的工作方式，使其從繁雜的管理方式中解脫出來(lái)，將以往檔案資料的收集、整理、立卷，歸檔等復(fù)雜手續(xù)逐漸改變，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化、自動(dòng)化，在一定基礎(chǔ)上極大的提高了工作效率。
2.2 改變檔案管理方式，提高檔案使用壽命
檔案管理由一開始的紙質(zhì)資料逐漸轉(zhuǎn)換為電子資料，紙質(zhì)資料對(duì)保存條件有較高的要求，藏儲(chǔ)地點(diǎn)過(guò)于潮濕，過(guò)于干燥都不符合紙質(zhì)資料的藏儲(chǔ)條件，加上紙質(zhì)資料有個(gè)最大的缺點(diǎn)就是它的存儲(chǔ)壽命要遠(yuǎn)遠(yuǎn)的低于電子資料。
檔案管理存儲(chǔ)方式的轉(zhuǎn)變，并不代表數(shù)字文?n完全替代了紙質(zhì)文檔，而是，現(xiàn)在的檔案管理方式由單一的紙質(zhì)方式逐漸演變?yōu)榧堎|(zhì)和數(shù)字相結(jié)合的多形式并存的存儲(chǔ)方式。數(shù)字檔案的出現(xiàn)，使歷史久遠(yuǎn)、具有極高保存價(jià)值的資料得到了有效保護(hù)，延長(zhǎng)了檔案的使用壽命。檔案管理方式的改變不僅節(jié)省了空間，還為保護(hù)大自然做了貢獻(xiàn)?？梢?jiàn)，檔案管理方式的多形式化有助于提高資料的使用壽命和減少環(huán)境的污染。
2.3 檔案管理方式的改變，有助于實(shí)現(xiàn)資源共享
中小學(xué)檔案信息不僅記錄了學(xué)校的發(fā)展過(guò)程，最主要的是學(xué)校檔案的信息能夠服務(wù)于學(xué)校。信息化在中小學(xué)檔案的應(yīng)用，加上網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)靈活多樣的查詢手段，使查閱者能在短時(shí)間內(nèi)從大量的文件資料中找到完整的檔案資料，能夠使查詢結(jié)果更準(zhǔn)確，查詢速度更快速，從而實(shí)現(xiàn)了資源的共享。網(wǎng)絡(luò)這么發(fā)達(dá)，學(xué)校都想通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)更好地宣傳自己，因此，每個(gè)學(xué)校都有自己的網(wǎng)站，檔案信息通過(guò)學(xué)校的網(wǎng)站得到更好地展示，使更多的人了解學(xué)校的發(fā)展歷程，了解學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量等一些重要信息，使檔案資料得到更好的共享。
3 中小學(xué)檔案管理如何實(shí)現(xiàn)信息化
3.1 對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理
學(xué)校的規(guī)模大小不能決定對(duì)檔案資料的重視程度，也就是說(shuō)，不管學(xué)校規(guī)模的大小，都應(yīng)該重視檔案管理。因此，有條件的學(xué)校應(yīng)選擇檔案管理專業(yè)，思想素質(zhì)高，責(zé)任心強(qiáng)，有較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的人員來(lái)管理檔案，沒(méi)有條件的學(xué)校，也應(yīng)該找責(zé)任心強(qiáng)，熟悉學(xué)校工作，思想道德方面有較高素養(yǎng)的人員來(lái)負(fù)責(zé)學(xué)校的檔案管理工作，逐漸實(shí)現(xiàn)中小學(xué)檔案管理的專業(yè)化和科學(xué)化。
3.2 建立相應(yīng)的規(guī)章制度
檔案管理的信息化不僅是社會(huì)發(fā)展的需要，也是學(xué)校實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的需要。因此，使檔案管理能夠更好地實(shí)施，應(yīng)該建立相應(yīng)的規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案管理的力度。規(guī)章制度的制定要多參考相關(guān)法規(guī)和密級(jí)要求，制定合理的規(guī)章制度。還要做好相關(guān)人員的保密工作，使其能按照規(guī)章制度來(lái)科學(xué)的管理檔案。
3.3 做好安全工作，保護(hù)數(shù)據(jù)安全
在信息化迅速發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，越來(lái)越多的電子文件格式被廣泛應(yīng)用，檔案管理的對(duì)象也由最初的傳統(tǒng)紙質(zhì)版資料和文獻(xiàn)變得越來(lái)越電子化和現(xiàn)代化，目前我國(guó)在檔案管理的工作方面運(yùn)用是的相對(duì)保守的傳統(tǒng)管理方式，由于長(zhǎng)期的管理制度不完善導(dǎo)致了檔案管理中的管理缺失，無(wú)法在管理工作中適應(yīng)現(xiàn)代化檔案形式的管理需求。
【關(guān)鍵詞】
現(xiàn)代化檔案；管理水平；管理方法
為針對(duì)現(xiàn)代化的檔案資料形式的不斷向高科技含量和高信息含量的發(fā)展方向，只有通過(guò)對(duì)檔案管理水平和管理方法進(jìn)行提高、發(fā)展和完善，利用先進(jìn)的管理制度，保證在工作方式上對(duì)新型檔案資料形式的有效管理。因此，在檔案管理方法的提高上，要通過(guò)科學(xué)管理理論和先進(jìn)管理制度的運(yùn)用，將對(duì)新型的電子資料的管理工作進(jìn)行合理的分類，利用科學(xué)的管理制度提出能夠適應(yīng)當(dāng)前檔案資料形式的現(xiàn)代化檔案管理新方法，不斷提高檔案的利用率。
1 檔案管理現(xiàn)代化的含義
我國(guó)的檔案發(fā)展形式在世界信息化發(fā)展的步伐上，不斷更新檔案形式，發(fā)展成越來(lái)越多樣化和現(xiàn)代化的新型電子化檔案形式，因此需要同時(shí)改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理制度，才能保證檔案利用的有效性。隨著當(dāng)今社會(huì)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和更新，對(duì)資料的保存方式也越來(lái)越多的由傳統(tǒng)的紙質(zhì)格式不斷向電子化、多媒體化的方向發(fā)展，而對(duì)這些現(xiàn)代化的檔案信息進(jìn)行的管理工作，若還是以傳統(tǒng)的針對(duì)紙質(zhì)文獻(xiàn)資料進(jìn)行的管理方法進(jìn)行管理，無(wú)法將檔案資料的系統(tǒng)性和多樣性有效整合，只有針對(duì)現(xiàn)代化檔案的形式特點(diǎn)和性質(zhì)，利用科學(xué)檔案管理理論，成立針對(duì)現(xiàn)代化檔案管理的新型管理模式，才能將目前的檔案管理工作做到能夠適應(yīng)科技化的信息發(fā)展水平。
2 進(jìn)程中存在的問(wèn)題
2.1檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低
隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)在檔案管理工作方面的管理力度顯得相對(duì)不高，在實(shí)際的管理工作中沒(méi)有受到相應(yīng)的重視和影響，因此對(duì)檔案管理的要求也越來(lái)越缺少能夠考核管理水平是否正確的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。在我國(guó)的檔案管理中，人員管理普遍比較松散，對(duì)檔案應(yīng)有的重視程度得不到保障，在管理方法上存在著許多不符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的工作方式和管理機(jī)制，而且在對(duì)檔案資料進(jìn)行編排和利用的過(guò)程中，存在著大量的分類處理不當(dāng)和管理方法不完善的方面，如果不進(jìn)行合理的、科學(xué)的改進(jìn)和完善，在工作中仍然用傳統(tǒng)的檔案管理方式，必定無(wú)法完成現(xiàn)代化檔案資料的管理工作。
2.2缺乏檔案管理專業(yè)人才
檔案管理是一項(xiàng)需要重點(diǎn)研究、系統(tǒng)分析的極富專業(yè)性要求的管理工作，因此在對(duì)管理人員的安排上，需要合理計(jì)劃、科學(xué)分工，首先將檔案管理的人員設(shè)置做到能夠保證檔案管理工作正確有效進(jìn)行，了解新型的電子資料的特點(diǎn)，有針對(duì)性的進(jìn)行不同形式檔案的管理。但在我國(guó)目前的檔案管理工作中，對(duì)檔案管理人員的設(shè)置具有很大的非專業(yè)性，對(duì)檔案管理工作的有效性受到很大的影響，如果要求用現(xiàn)在的檔案管理團(tuán)隊(duì)的管理水平和管理方式去對(duì)科技化、電子化、多媒體化的新型檔案資料去進(jìn)行管理工作，那么在對(duì)檔案的科學(xué)化、專業(yè)化管理方面將很難達(dá)到應(yīng)有的管理水平和管理目的。
2.3管理投入不足
保證了檔案管理人員的專業(yè)水平可以一定程度上提高檔案管理在目前管理模式上的傳統(tǒng)和不完善，但對(duì)于管理資源的投入需要有相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)支持和資金支持才能夠?qū)崿F(xiàn)，只有足夠的專業(yè)檔案管理資源才能保證管理工作在技術(shù)上和專業(yè)程度上能夠適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案形式。目前我國(guó)的檔案管理工作普遍存在著管理缺失的現(xiàn)狀，除了工作人員數(shù)量不足，管理水平不專業(yè)之外，更重要還是由于檔案管理的工作沒(méi)有得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和管理費(fèi)用的支持，想要改變傳統(tǒng)的檔案管理體制，還需要從加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)介入，提高對(duì)工作的支持和資金支持做起，將檔案管理工作更加完善的進(jìn)行。
3 提高檔案管理現(xiàn)代化水平
傳統(tǒng)的檔案管理模式專業(yè)水平低，沒(méi)有足夠的技術(shù)和資金支持，要想改變這樣的檔案管理現(xiàn)狀，為適應(yīng)科技化、電子化的檔案形式提供有效支持，就需要通過(guò)科學(xué)管理理論的學(xué)習(xí)和管理方式的參考提出新型的管理機(jī)制。首先針對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度低的傳統(tǒng)管理方法和管理現(xiàn)狀，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行正確的科學(xué)管理理論和先進(jìn)管理方法的學(xué)習(xí)和提高。其次在檔案管理工作人員專業(yè)性水平低的管理缺陷上，應(yīng)當(dāng)通過(guò)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化和現(xiàn)代化管理理論的培訓(xùn)，根本上提高檔案管理的專業(yè)水平。再次，還應(yīng)改變對(duì)檔案管理工作的態(tài)度，將專業(yè)人員和資金投入結(jié)合，使檔案管理在現(xiàn)代化發(fā)展方面有足夠的物資保證。
4 結(jié)束語(yǔ)
經(jīng)過(guò)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式的分析，只有通過(guò)先進(jìn)的科學(xué)管理理論和管理方式的運(yùn)用，將目前的管理機(jī)制進(jìn)行革新，才能夠適應(yīng)當(dāng)今的電子化、信息化檔案發(fā)展形勢(shì)。針對(duì)新型的檔案形式需求和傳統(tǒng)文獻(xiàn)資料科學(xué)管理相結(jié)合，用新的管理方法對(duì)新的檔案形式進(jìn)行科學(xué)管理。
參考文獻(xiàn)：
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檔案資料是文獻(xiàn)信息資源寶庫(kù)中一個(gè)很重要的組成部分。隨著社會(huì)信息化程度的深入，對(duì)檔案的科學(xué)規(guī)范化管理可以提升一個(gè)單位的管理水平。社會(huì)對(duì)檔案信息的需求日益增長(zhǎng)，依賴程度也越來(lái)越高。把檔案信息由靜態(tài)轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)提供給別人，更體現(xiàn)了檔案的價(jià)值，發(fā)揮了檔案的作用。所以，檔案工作者必須運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段，打破常規(guī)，利用互聯(lián)網(wǎng)自動(dòng)平臺(tái)，借助信息化這個(gè)機(jī)遇，推動(dòng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。
一、當(dāng)前檔案信息化建設(shè)工作所面臨的新形勢(shì)
隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，先進(jìn)的科學(xué)信息化建設(shè)在人們的日常工作和生活中發(fā)揮了非常重要的作用?，F(xiàn)在，我們正處在通過(guò)科學(xué)信息化推動(dòng)工業(yè)化的現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程當(dāng)中。在這個(gè)過(guò)程中，社會(huì)對(duì)很多包括檔案在內(nèi)的科學(xué)信息化工作提出了新的要求。檔案信息資源的公開的必然要求，這就要求檔案專業(yè)技術(shù)人員必須從傳統(tǒng)的管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化管理和信息化管理方式中來(lái)，將信息化工作方法納入到檔案管理信息化工作中來(lái)，這是檔案信息化資源引用開發(fā)工作的重要內(nèi)容，通過(guò)利用高新的信息技術(shù)手段，使檔案廣泛利用和交流。原來(lái)的傳統(tǒng)檔案管理模式早已經(jīng)跟不上時(shí)代的腳步，隨著電子文件等載體的大量出現(xiàn)和檔案信息數(shù)量的增加，我們要想快速獲得所需要的檔案信息，就要用現(xiàn)代化管理手段來(lái)工作，需要用最先進(jìn)的技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代科技化管理方式，使檔案信息化存儲(chǔ)方式發(fā)生深刻變革。產(chǎn)生管理對(duì)象的信息化，推廣計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引進(jìn)，即由傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體的檔案管理信息為對(duì)象，轉(zhuǎn)變?yōu)榧瘓D、文、聲于一體的多媒體信息化的機(jī)讀檔案為對(duì)象以存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)內(nèi)，賦予檔案管理工作的內(nèi)容以信息技術(shù)化。
二、要加強(qiáng)信息技術(shù)人才的培養(yǎng)工作
由于檔案管理方式的變化，為了適應(yīng)新形勢(shì)下的需要，要想實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，一方面，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)的培養(yǎng)。作為檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)者，非常有必要了解、接觸最先進(jìn)的管理方式、方法?？梢酝ㄟ^(guò)多種形式的交流會(huì)、技術(shù)培訓(xùn)、定期的學(xué)習(xí)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案領(lǐng)導(dǎo)者的改變。另外一方面，認(rèn)真做好現(xiàn)職人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)工作，分期分批地安排檔案工作人員參加有關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代化管理技術(shù)和信息化管理技術(shù)等知識(shí)的專業(yè)培訓(xùn)。經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，可以讓一線的檔案管理人員擁有現(xiàn)代化的管理技術(shù)，有助于實(shí)現(xiàn)檔案信息化。第三，要積極引進(jìn)人才，并為他們創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，建立良性機(jī)制，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。聘用高素質(zhì)的檔案管理人員，可以在最短的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案信息化。四要大膽啟用現(xiàn)有的專業(yè)技術(shù)骨干，給他們新任務(wù)、壓擔(dān)子，讓他們?cè)诠ぷ髦羞M(jìn)步，實(shí)踐中成長(zhǎng)。
三、要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)就必須提高檔案信息化管理水平
要建立起一套合理、科學(xué)、嚴(yán)密的信息化管理制度，就要明確職責(zé)，權(quán)限設(shè)置也必須明確到具體工作人員（或崗位）。實(shí)現(xiàn)檔案信息化之后，由原來(lái)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理。電子檔案管理較紙質(zhì)檔案有其自身的優(yōu)勢(shì)，例如：方便、快捷。但是，電子檔案也有其自身的缺陷。如果不做好權(quán)限設(shè)置，很容易引起泄密。因此，檔案信息化建設(shè)，在提高技術(shù)要求的同時(shí)，也要做好權(quán)限設(shè)置。
在提高管理水平的過(guò)程中，對(duì)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)提出了新的要求。要求檔案管理人員盡職盡責(zé)。一方面為相關(guān)部門提供檔案服務(wù)，另外一方面，做好檔案的管理工作。例如：電子檔案在封存過(guò)程中，對(duì)封存的環(huán)境有要求，要提供封存電子檔案的環(huán)境，做好存檔工作，不能懈怠。整理檔案的電子文件時(shí)要防止信息在轉(zhuǎn)換過(guò)程中的失真，歸檔時(shí)要進(jìn)行認(rèn)真、全面的檢查。使用時(shí)也要健全檔案的電子文件的管理和使用記錄。電子檔案形成以后，必須定期做好必要的格式和載體轉(zhuǎn)換，還應(yīng)做好備份工作，使電子文件盡可能地處在保密安全的狀態(tài)。
【參考文獻(xiàn)】
