首頁(yè) > 優(yōu)秀范文 > 檔案管理的基本要求
時(shí)間：2023-06-09 10:03:34
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在現(xiàn)代信息社會(huì)的背景下，事業(yè)單位檔案是社會(huì)公益事業(yè)的寶貴資源，發(fā)揮出事業(yè)單位檔案的實(shí)用價(jià)值對(duì)促進(jìn)社會(huì)事業(yè)發(fā)展有重要的意義。但是事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理方式還存在著問(wèn)題，需要采用有效措施予以解決。本文在分析事業(yè)單位檔案管理問(wèn)題的基礎(chǔ)上，探討檔案管理現(xiàn)代化的路徑。
一、事業(yè)單位檔案管理的主要問(wèn)題
（一）缺乏科學(xué)的檔案管理制度。當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的主要問(wèn)題就是沒(méi)能建立起適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作需要的制度。這不僅影響檔案使用效率，而且影響事業(yè)單位檔案質(zhì)量。首先，沒(méi)能建立起符合現(xiàn)代信息化社會(huì)需要的檔案管理模式，檔案管理工作制作標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范、不統(tǒng)一，事業(yè)單位檔案管理方式方法隨意，浪費(fèi)查詢時(shí)間且工作成本較高。其次，檔案管理在收集、保護(hù)、借閱方面缺乏嚴(yán)格的管理制度，制約了檔案作用的發(fā)揮，沒(méi)能為事業(yè)單位和公益事業(yè)的開(kāi)展起到有效的助推作用。第三，檔案管理制度執(zhí)行的較為松散，制度執(zhí)行普遍停留在表面，嚴(yán)重降低了檔案管理工作的可靠性。（二）檔案利用率相對(duì)較低。事業(yè)單位檔案利用率相對(duì)較低，目前還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案的向社會(huì)免費(fèi)開(kāi)放，檔案管理、查閱、使用和指導(dǎo)作用沒(méi)能有效地發(fā)揮出來(lái)，嚴(yán)重地浪費(fèi)了檔案資源。首先，事業(yè)單位檔案的查閱程序較為煩瑣，需要大量的申請(qǐng)和長(zhǎng)時(shí)間等待才能查閱到相關(guān)檔案，沒(méi)能體現(xiàn)出信息傳遞的有效性和時(shí)效性。其次，檔案檢索工作較為落后，事業(yè)單位檔案管理仍以紙制檔案為主，沒(méi)能體現(xiàn)出信息技術(shù)在檔案查閱中的實(shí)際作用，缺乏科學(xué)現(xiàn)代化的信息檢索工具，影響了事業(yè)單位檔案的作用效率。第三，事業(yè)單位檔案沒(méi)能在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展建設(shè)中貢獻(xiàn)力量，大量珍貴的社會(huì)信息被淹沒(méi)在檔案當(dāng)中，事業(yè)單位沒(méi)能有效地對(duì)檔案信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用。
二、檔案管理現(xiàn)代化的基本要求
（一）無(wú)紙化管理?，F(xiàn)代化的檔案管理具有鮮明的時(shí)代特點(diǎn)，充分反映了現(xiàn)代信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展趨勢(shì)，要求檔案管理工作與現(xiàn)代社會(huì)接軌，與現(xiàn)代信息傳遞方式接軌。首先，檔案管理要求有效運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的多媒介形式保存，可以提供文字、圖處、視頻等多種形式的檔案信息資源。其次，現(xiàn)代檔案管理與保存更依賴互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，紙制檔案慢慢退出歷史舞臺(tái)，文字存儲(chǔ)無(wú)紙化是檔案管理的主要發(fā)展方向，力求發(fā)揮出無(wú)紙信息的快捷性優(yōu)勢(shì)。第三，把檔案資源以鏈接形式融入互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中，形成虛擬化的檔案管理，這將成為未來(lái)檔案管理發(fā)展的主流趨勢(shì)。（二）數(shù)字化管理?，F(xiàn)代數(shù)字化的數(shù)據(jù)處理方式意味著信息質(zhì)量的大幅提升。提高檔案管理工作的質(zhì)量同樣需要引進(jìn)數(shù)字化的概念。首先，要求檔案管理借助標(biāo)準(zhǔn)化的管理方式對(duì)基礎(chǔ)檔案進(jìn)行加工制作，使原始檔案符合數(shù)字化傳輸?shù)幕疽?。其次，?qiáng)調(diào)運(yùn)用現(xiàn)代攝影技術(shù)把檔案制作成可以高效傳播的數(shù)碼資料，微縮技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)、電子檔案技術(shù)成為時(shí)代對(duì)檔案管理的主流方式。第三，現(xiàn)代檔案管理工作追求的數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)將最終取代傳統(tǒng)的檔案管理方式，同時(shí)有效避免了檔案被蛀蝕等傳統(tǒng)管理時(shí)代的問(wèn)題。三、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代路徑（一）創(chuàng)新檔案管理理念。事業(yè)單位受到技術(shù)、資源和經(jīng)費(fèi)等種種條件的制約，使事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的步伐發(fā)展的較為緩慢。為了能夠加快事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化步伐，需要事業(yè)單位圍繞實(shí)際情況制訂科學(xué)的檔案管理工作發(fā)展規(guī)劃。首先，明確事業(yè)單位檔案管理的近期與遠(yuǎn)期發(fā)展規(guī)劃目標(biāo)和工作步驟，在全面審視現(xiàn)實(shí)水平的基礎(chǔ)上，制訂出科學(xué)且符合實(shí)際的發(fā)展規(guī)劃。其次，根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況，圍繞檔案管理工作法律法規(guī)，制訂本單位的檔案管理工作制度，在工作制度中要體現(xiàn)出現(xiàn)代化的管理方式方法。（二）使用現(xiàn)代化管理方法。實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化目標(biāo)，就必須長(zhǎng)期堅(jiān)持貫徹使用現(xiàn)代化的管理方法，力求日常管理操作上全面實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化目標(biāo)。首先，建立符合現(xiàn)代檔案管理工作需要的事業(yè)單位檔案管理工作操作標(biāo)準(zhǔn)，提升事業(yè)單位基礎(chǔ)檔案的制作質(zhì)量，使事業(yè)單位檔案更符合現(xiàn)代化的要求，為迎接信息時(shí)代的到來(lái)，做好基礎(chǔ)性的準(zhǔn)備工作。其次，利用信息技術(shù)手段全面提高事業(yè)單位檔案管理服務(wù)工作的效率，同時(shí)加強(qiáng)檔案管理的安全性、可靠性和真實(shí)性，加強(qiáng)電子檔案的糾錯(cuò)能力，提高對(duì)事業(yè)單位檔案的保護(hù)力度，為發(fā)揮事業(yè)檔案單位作用做好準(zhǔn)備。（三）提升檔案服務(wù)工作水平。以開(kāi)放促進(jìn)服務(wù)水平的提高，以開(kāi)放促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化工作的不斷前進(jìn)，只有實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案向公眾免費(fèi)開(kāi)放，才能加快事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化步伐。首先，提出事業(yè)單位檔案向社會(huì)開(kāi)放的基本要求，在上級(jí)主管部門的主持下，加快推進(jìn)事業(yè)單位的開(kāi)放力度和開(kāi)放水平，完善事業(yè)單位檔案免費(fèi)開(kāi)放的具體措施。其次，普及提高事業(yè)單位信息化水平，全面提高事業(yè)單位檔案電子化的應(yīng)用，力求發(fā)揮出電子檔案的優(yōu)勢(shì)，在配齊基礎(chǔ)設(shè)備的基礎(chǔ)上，由地方檔案部門主持通用的基礎(chǔ)性事業(yè)單位檔案管理軟件系統(tǒng)，不斷促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化。
三、結(jié)束語(yǔ)
檔案管理現(xiàn)代化是時(shí)代對(duì)事業(yè)單位提出的新要求，也是事業(yè)單位應(yīng)對(duì)未來(lái)工作的重要使命。只有不斷的改進(jìn)檔案管理的方法和手段，逐步引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和人才，加強(qiáng)對(duì)檔案管理操作辦法的全面改革，才能發(fā)揮出基層事業(yè)單位檔案的作用，使事業(yè)單位檔案管理跟上時(shí)代步伐。
作者:周霞 單位:山東省泰安市供銷培訓(xùn)中心
檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄，或組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。公墓檔案指的就是公墓在建設(shè)和管理的過(guò)程中形成的，能夠記錄和反映公墓的基建情況、財(cái)務(wù)收支情況、墓穴信息等重要資料。
1 加強(qiáng)公墓檔案管理是檔案自身屬性的本質(zhì)要求
檔案是歷史的真賃實(shí)據(jù)，具有一定的法律效用，這一點(diǎn)它不同于其他文獻(xiàn)。檔案之所以具有憑證作用，是由檔案形成的特點(diǎn)和檔案本身的特點(diǎn)所決定的。因?yàn)椋瑱n案是自然形成的，這種形成的自然性，決定了檔案記錄歷史情況的客觀性，檔案是令人信服的歷史證據(jù)。從檔案自身的物質(zhì)體態(tài)上看，它保留了當(dāng)事人的歷史真跡，如親筆手稿、印信等。有些文件還保留了當(dāng)事人的聲音、形象等等，這些都反映了檔案是確鑿的真憑實(shí)據(jù)。
檔案管理的最大意義在于檔案的憑據(jù)作用。檔案與一般的文獻(xiàn)資料不同之處在于，檔案是歷史的真實(shí)記錄，是法律意義上的重要依據(jù)。檔案的重要憑證作用，是檔案形成的過(guò)程所決定的，是檔案自身所具有的特點(diǎn)，因?yàn)闄n案的形成是自然的，這種自然性，決定了它在記錄事件和事實(shí)的客觀性、真實(shí)性。從檔案的形態(tài)上看，不管是紙質(zhì)的檔案，如親筆信、重要合同原件、電報(bào)等，還是電子或者影像的檔案，都保留和真實(shí)反映了當(dāng)時(shí)的情況，這種不以時(shí)間的推移而改變的本質(zhì)屬性，決定了檔案管理的重要意義。
檔案具有很高的參考價(jià)值。因?yàn)?，檔案記錄了不同時(shí)期的當(dāng)時(shí)的真實(shí)情況，從歷史的變遷中可以尋找到事件的痕跡和軌跡，為人們的社會(huì)實(shí)踐提供重要參考，也就是所謂增長(zhǎng)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)。
公墓檔案記錄了逝者的重要信息，記錄了逝者相關(guān)聯(lián)親屬的重要信息，記載了墓穴的位置、價(jià)格、編號(hào)、建筑時(shí)間等重要信息，這些信息是自然信息，也是公墓檔案的組成部分。妥善保管公墓檔案，是處理和應(yīng)對(duì)墓穴糾紛，保障和維護(hù)利益的法律依據(jù)。反之，公墓檔案管理不當(dāng)，出現(xiàn)檔案丟失等情況，不但造成公墓管理的混亂，而且容易產(chǎn)生墓穴糾紛。
公墓檔案反映了殯葬改革與發(fā)展的軌跡，是我國(guó)歷史文明進(jìn)程的真實(shí)記錄，對(duì)我國(guó)的歷史科考和研究都具有很高的價(jià)值，因此，做好公墓檔案管理不僅是對(duì)現(xiàn)實(shí)負(fù)責(zé)，也是對(duì)歷史的貢獻(xiàn)。
2 加強(qiáng)公墓檔案管理是貫徹落實(shí)國(guó)家法律法規(guī)的基本要求
《中華人民共和國(guó)檔案法》是我國(guó)檔案管理工作最重要的一部法律法規(guī)，對(duì)檔案管理職責(zé)劃分、檔案的保管存放、檔案的保密與銷毀等都做出了明確的具體的規(guī)定，是依法加強(qiáng)公墓檔案管理的重要依據(jù)。加強(qiáng)公墓檔案管理是貫徹落實(shí)國(guó)家檔案管理法律法規(guī)的具體體現(xiàn)， 也是建設(shè)法治國(guó)家的基本要求。
圍繞國(guó)家檔案管理的規(guī)定，民政部、各級(jí)民政管理部門，各省、市、縣人民政府都結(jié)合本部門、本地區(qū)實(shí)際情況，出臺(tái)了公墓檔案管理的具體規(guī)范。這些具體的管理規(guī)范，是我國(guó)檔案管理的法律體系的重要組成部分，也是各公墓實(shí)施檔案管理的制度依據(jù)。
為規(guī)范公墓的管理工作，提高公墓管理水平，切實(shí)保障殯葬服務(wù)秩序，依據(jù)政府的法律法規(guī)加強(qiáng)公墓檔案管理，不僅體現(xiàn)了國(guó)家法制化的本質(zhì)要求，也符合公墓管理工作的基本規(guī)律。
公墓檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)政府的法規(guī)法規(guī)，真正做到依法建檔、依法存檔、依法用檔。
公墓檔案管理機(jī)構(gòu)要結(jié)合本地區(qū)本部門的實(shí)際情況，建立健全公墓檔案管理的制度，使檔案管理有法可依，有據(jù)可依。針對(duì)檔案管理的權(quán)責(zé)劃分，檔案的保存銷毀、檔案的建立與登記，檔案的借閱與使用等事項(xiàng)作出明確規(guī)定。
加強(qiáng)對(duì)公墓檔案管理的檢查和監(jiān)督工作。既要檢查公墓檔案保存的場(chǎng)所基建情況，保存條件和硬件建設(shè)是否合規(guī)，又要檢查檔案信息的記錄、分類等情況，確保檔案管理“軟硬”都達(dá)標(biāo)。
3 加強(qiáng)公墓檔案管理是做好公墓基礎(chǔ)管理工作的需要
加強(qiáng)公墓檔案管理，是做好以墓穴管理為抓手，以服務(wù)管理為中心，全面做好公墓管理工作的需要。
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展變化，人文社會(huì)理念的更新，公墓管理由基本的職能管理逐步轉(zhuǎn)向提供服務(wù)為重點(diǎn)。隨著這一趨勢(shì)在實(shí)踐中的強(qiáng)化，必然會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，檔案管理的數(shù)量急劇增加，只有提升公墓檔案管理的硬件設(shè)施，加強(qiáng)公墓制度化管理，才能為喪戶提供便捷、快速、全面、準(zhǔn)確的服務(wù)。
首先，建立檔案管理的崗位責(zé)任制。明確檔案管理的組織架構(gòu)，指定檔案管理的專門人員，明確相關(guān)崗位的工作職責(zé)及承擔(dān)的義務(wù)責(zé)任，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)和管理意識(shí)。
其次，實(shí)行績(jī)效考核，將公墓檔案管理與經(jīng)濟(jì)收入掛鉤。實(shí)行績(jī)效考核，不僅能夠增強(qiáng)公墓檔案管理人員的工作責(zé)任心和責(zé)任感，確保本職工作保質(zhì)保量完成，而且能夠調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，創(chuàng)新檔案管理的方式和方法，使檔案管理與公墓管理更好的銜接，建立起一個(gè)完善的管理體系。
此外，要及時(shí)更新公墓檔案管理硬件和軟件設(shè)施。定期對(duì)公墓檔案存放場(chǎng)所的硬件設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查，實(shí)現(xiàn)對(duì)存放環(huán)境的實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，確保檔案存放地點(diǎn)的消防安全；升級(jí)公墓管理系統(tǒng)軟件，方便管理人員及時(shí)、快速處理大量數(shù)據(jù)，優(yōu)化工作要素，提高工作效率。
4 加強(qiáng)公墓檔案管理是提升殯葬服務(wù)的重要措施
公墓檔案管理是殯葬服務(wù)的重要組成部分，也是目前公墓管理普遍存在的薄弱環(huán)節(jié)。加強(qiáng)公墓管理，提升殯葬服務(wù)水平，不僅僅是加強(qiáng)墓區(qū)的硬件建設(shè)，更重要的是為喪戶提供安全、可靠的信息服務(wù)。
做好公墓檔案管理，首先要抓好檔案管理人員的管理。建立檔案管理工作規(guī)范，做到制度上墻，公開(kāi)透明，規(guī)范服務(wù)；嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定和工作流程進(jìn)行存檔、借檔，做好檔案查閱、借閱的登記工作。
做好公墓檔案管理，就要具有保密意識(shí)。喪戶的基本信息，逝者相關(guān)聯(lián)親屬的基本信息，都是公墓檔案的內(nèi)容。因此，檔案管理人員要有責(zé)任意識(shí)和保密意識(shí)，嚴(yán)守秘密，不得隨意向他人透漏檔案
一、房地產(chǎn)電子檔案管理的羈絆性因素分析
傳統(tǒng)房地產(chǎn)檔案管理，采用兩級(jí)管理的方式，隨著信息化社會(huì)的發(fā)展，檔案管理的外部環(huán)境產(chǎn)生了巨大的變化，給檔案管理工作帶來(lái)以下幾方面的羈絆性因素：
（一）傳統(tǒng)檔案管理對(duì)象是紙質(zhì)的檔案，以手工檢索為主要的管理方式，而隨著檔案數(shù)量和類型的增加，需要管理的檔案信息量急劇上升，尤其是在計(jì)算機(jī)普遍應(yīng)用之后，檔案信息內(nèi)容中出現(xiàn)了各種無(wú)紙化資料、CAD制圖等，手工方式基本無(wú)法進(jìn)行有效管理。
（二）檔案管理人員長(zhǎng)期以來(lái)習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理方式，思想、理念、業(yè)務(wù)水平等方面，都停留在傳統(tǒng)管理的階段。在應(yīng)用信息化管理技術(shù)之后，要求檔案管理人員采用全新的管理理念和管理方法，很多人基本還沒(méi)有做好管理方式轉(zhuǎn)變的思想準(zhǔn)備，就被迫接受新的管理理念，并要求在短時(shí)間內(nèi)提升業(yè)務(wù)管理水平，由此產(chǎn)生的諸多不適應(yīng)性，形成檔案管理工作的瓶頸因素。
（三）檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，對(duì)檔案的形成提出了新的要求，傳統(tǒng)檔案的形成是“先文后檔”，這種模型的檔案形成，很難進(jìn)行超前管理和跟蹤管理，尤其是在檔案機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)之后，會(huì)出現(xiàn)檔案人員身兼數(shù)職，不利于工作的開(kāi)展，因此傳統(tǒng)檔案管理的形成方式亟需進(jìn)行改變，以提高歸檔和利用的效率。
二、房地產(chǎn)電子檔案管理創(chuàng)新突破口的尋求
綜合以上幾方面的房地產(chǎn)電子檔案管理羈絆性因素，我們不難看出新形勢(shì)下房地產(chǎn)檔案信息化管理的必要性和必然性，而電子檔案管理的創(chuàng)新，必須以下面幾個(gè)方面作為突破口：
（一）一體化信息資源平臺(tái)的建立
根據(jù)房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的基本要求，檔案信息化資源平臺(tái)的建立，需要開(kāi)發(fā)資源計(jì)劃、數(shù)據(jù)管理、辦公自動(dòng)化、項(xiàng)目管理、數(shù)據(jù)采集等系統(tǒng)，作為前端控制平臺(tái)規(guī)范化的條件。其中一體化信息資源平臺(tái)的建立，必須在開(kāi)發(fā)檔案管理軟件的基礎(chǔ)上，根據(jù)電子文件整理標(biāo)準(zhǔn)，再行信息資源的整合，該平臺(tái)的建立必須開(kāi)發(fā)以下三種數(shù)據(jù)庫(kù)：首先是文件級(jí)和案卷級(jí)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)公文管理網(wǎng)站，將館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)公布；其次是重要檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)，主要包括文書檔案和科技檔案，通過(guò)掃描的方式，轉(zhuǎn)換成為數(shù)字化的檔案資料，需要通過(guò)檢索獲??；再次是多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，根據(jù)檔案歸檔制度的基本要求，收集和整理檔案的電子光盤資料。通過(guò)以上數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，以統(tǒng)一的電子檔案儲(chǔ)存格式、流程等，形成電子檔案的統(tǒng)一化管理，便于電子檔案的歸檔、鑒定等管理工作，同時(shí)能夠有效確保檔案信息的及時(shí)性和完整性。
（二）便捷查詢利用手段的開(kāi)發(fā)
房地產(chǎn)電子檔案的歸集以數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)作為“基地”，而歸集之后的電子檔案，需要通過(guò)便捷查詢利用手段的開(kāi)發(fā)，對(duì)檔案的利用管理流程進(jìn)行優(yōu)化。在這里，我們同樣需要基于數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類編號(hào)，建立規(guī)則的歸檔程序，在檢查和比對(duì)之后，生成檔案文件的目錄清單，我們通過(guò)條件檢索的方式，迅速在目錄清單當(dāng)中找到目標(biāo)檔案，然后快速鎖定紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)位置，或者可以直接調(diào)用紙質(zhì)檔案的掃描件，以此提高檔案查詢利用的效率水平。在這里，我們必須進(jìn)一步明確檔案的檢索功能，即與檔案目錄相關(guān)的文字、字母等信息，通常以檔案名稱每個(gè)字的字母作為檢索條件，或者可以直接輸入檔案名稱中的某個(gè)關(guān)鍵詞，系統(tǒng)自動(dòng)過(guò)濾之后，彈出所需相關(guān)檔案的目錄。這種便捷的查詢和利用方式，改變了以往紙質(zhì)檔案查找的繁瑣程序，是目前房地產(chǎn)電子檔案管理創(chuàng)新的重要手段之一。
（三）軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
硬件方面配置：HP DL580（G2）服務(wù)器1臺(tái)，序列號(hào)347904-AA1；HP MSA500磁盤陣列1臺(tái)，支持14硬盤接口；HP原裝SCSI硬盤7塊，每塊容量36G；ADAPTEC29160適配器卡1個(gè)；Evolution Pro工程掃描儀2臺(tái)；虹光AV6000高速文檔掃描儀1臺(tái)；HP Colorlaserjet 3700激光打印機(jī)1臺(tái)；聯(lián)想開(kāi)天M400PC機(jī)4臺(tái)；筆記本電腦4臺(tái)；不間斷電源1個(gè)；數(shù)碼攝像機(jī)1臺(tái)；數(shù)碼相機(jī)1臺(tái)，加1G內(nèi)存。軟件方面配置：Windows2000 Server標(biāo)準(zhǔn)版10用戶操作系統(tǒng)；Oracle 9i標(biāo)準(zhǔn)版10用戶數(shù)據(jù)庫(kù)軟件；清華紫光軟件，用于網(wǎng)站建設(shè)、全文檢索、OCR應(yīng)用軟件升級(jí)。
（四）應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)
首先是信息的采集，該系統(tǒng)功能是通過(guò)對(duì)檔案信息的在線整理和編目，分類建立電子文檔，并錄入到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中。其次是日常管理，根據(jù)檔案管理在鑒定、編制、移交等方面的基本工作內(nèi)容，通過(guò)軟件的功能，為用戶提供便捷的日常管理模式，譬如檔案的統(tǒng)計(jì)、利用、借閱等。再次是系統(tǒng)設(shè)置，根據(jù)檔案管理的需求，以及結(jié)合檔案管理的工作結(jié)構(gòu)，為適應(yīng)用戶的需求而不斷完善的系統(tǒng)功能，這也是檔案事業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展的舉措。最后是數(shù)據(jù)的安全，檔案應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)字化，在為檔案提供更加方便管理環(huán)境的同時(shí)，面臨越來(lái)越多的檔案信息威脅性因素，譬如病毒的侵入、黑客的攻擊等，在此要求檔案在數(shù)字化加工的時(shí)候，提高數(shù)據(jù)的安全系數(shù)水平，而檔案管理人員本身也需要按照相關(guān)的管理要求，在日常管理當(dāng)中保證數(shù)據(jù)環(huán)境的安全。
三、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，由于傳統(tǒng)檔案管理方式習(xí)慣于傳統(tǒng)的思想和理念，在數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的背景下，房地產(chǎn)檔案管理信息量不斷增多，很多人基本還沒(méi)有做好管理方式轉(zhuǎn)變的思想準(zhǔn)備，因此很難進(jìn)行超前管理和跟蹤管理，由此產(chǎn)生的諸多不適應(yīng)性，影響檔案管理工作的有效開(kāi)展。為此，筆者認(rèn)為房地產(chǎn)檔案管理工作應(yīng)該通過(guò)開(kāi)發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng)，并通過(guò)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，方可為檔案管理工作的開(kāi)展，創(chuàng)造有利的條件。
參考文獻(xiàn)：
二、提升檔案科學(xué)化管理水平的路徑
（一）轉(zhuǎn)變管理理念
想要采用科學(xué)化的管理手段，就需要改變傳統(tǒng)的管理思想，充分的認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)管理的不足，了解科學(xué)化管理的重要性，從而樹(shù)立起科學(xué)化檔案管理的觀念。只有管理理念轉(zhuǎn)變，才能從根本上進(jìn)行科學(xué)的檔案管理。采用科學(xué)化的管理，首先需要進(jìn)行一定的資金投入，進(jìn)行檔案室和管理設(shè)備的重建，并且開(kāi)發(fā)使用軟件設(shè)備管理。加大檔案管理使用的設(shè)備和軟件投入，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，從而保證檔案管理的高效性。積極的開(kāi)發(fā)檔案管理的信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化管理，從而節(jié)約檔案管理的時(shí)間。
（二）轉(zhuǎn)變管理方式
傳統(tǒng)的檔案管理屬于館藏式管理，在管理中僅僅發(fā)揮了保存的作用，檔案的保密性非常好，只有在人動(dòng)時(shí)才會(huì)進(jìn)行檔案的轉(zhuǎn)移，這種管理方式不使用于現(xiàn)代化的方案管理。在開(kāi)展科學(xué)化的檔案管理時(shí)，需要加大對(duì)檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，提供用戶的查詢服務(wù)。檔案的管理不單單要進(jìn)行數(shù)量的管理，還要在質(zhì)量上有所見(jiàn)效，從而提升科學(xué)化檔案管理的水平。政府要加大力度支持科學(xué)化管理模式的運(yùn)用，在企業(yè)單位中加強(qiáng)計(jì)算機(jī)建設(shè)，發(fā)揮科學(xué)化管理的作用，充分的發(fā)揮檔案的存儲(chǔ)空間。
（三）提升管理人員素質(zhì)
提升科學(xué)化檔案管理水平的重要任務(wù)之一，就是提升管理人員的素質(zhì)。管理人員的素質(zhì)直接決定了管理的效果?，F(xiàn)代化的檔案管理任務(wù)重，管理程序復(fù)雜，需要檔案管理的人員具有優(yōu)秀的管理能力和基本的操作技能，并且要掌握科學(xué)化管理的技術(shù)等，比如利用計(jì)算機(jī)來(lái)整理檔案，對(duì)檔案進(jìn)行準(zhǔn)確的分類和歸檔等。對(duì)于計(jì)算機(jī)的使用，管理人員也要熟練的掌握，比如軟件的終端使用、數(shù)據(jù)庫(kù)的錄入、數(shù)據(jù)庫(kù)的管理等，在進(jìn)行檔案管理時(shí)需要對(duì)管理人員進(jìn)行素質(zhì)培訓(xùn)，提升其管理能力，從而促進(jìn)檔案科學(xué)化管理的發(fā)展。
（四）健全科學(xué)化檔案管理制度
每個(gè)單位的內(nèi)部都要建立適合本單位的管理制度，不斷的總結(jié)和完善制度，使得檔案管理制度健全。采用責(zé)任化制度，符合科學(xué)化檔案管理的基本要求。在管理中要明確管理人員的管理責(zé)任和任務(wù)，并且實(shí)行互相監(jiān)督，多方面的進(jìn)行檔案管理。在建立制度時(shí)需要以國(guó)家法律、政府要求作為基本的規(guī)范指導(dǎo)，嚴(yán)格的執(zhí)行管理制度，使得科學(xué)化的檔案管理順利發(fā)展。
引言
人事檔案是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的重要證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。人事檔案管理是高職院校檔案管理工作的重要組成部分。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，高職院校檔案管理工作也發(fā)生了深刻的變化，人事檔案從紙質(zhì)向電子化的轉(zhuǎn)變不僅形成了新的檔案管理形式，也對(duì)高職院校人事檔案管理職能提出了新的要求。當(dāng)前信息化背景下，高職院校人事檔案管理面臨著嚴(yán)峻的轉(zhuǎn)型，職業(yè)人才培養(yǎng)與社會(huì)發(fā)展需求的雙重作用促使學(xué)校積極調(diào)整檔案管理理念，以形成完善、健全的信息服務(wù)體系。
1更新管理理念，適應(yīng)信息化檔案管理變革
隨著高職院校人事檔案管理信息化模式的建立與完善，傳統(tǒng)檔案管理理念與現(xiàn)代化管理工作之間的沖突也逐漸顯現(xiàn)。當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)高職院校的人事檔案管理提出了新的要求，因此，打破保守封閉的管理理念束縛，構(gòu)建開(kāi)放管理模式也成為高職院校檔案管理工作適應(yīng)信息化時(shí)代要求的基本前提。在信息化檔案管理背景下，高職院校需要樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)的理念，打破學(xué)校的邊界，擴(kuò)大檔案服務(wù)范圍，利用檔案資源優(yōu)勢(shì)建立動(dòng)態(tài)化的人事檔案資料，將人員的各類信息納入系統(tǒng)管理中來(lái)，并實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化管理，以供相關(guān)部門的參考與使用。
2建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)信息資源共享
在信息時(shí)代，信息資源的共享是提高資源利用率的重要體現(xiàn)，也是高職院校提高信息化服務(wù)能力的基本要求。信息共享需要建立規(guī)范統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，高職院校在優(yōu)化人事檔案管理模式的過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)電子檔案進(jìn)行調(diào)整與完善，為人事檔案資源共享做好準(zhǔn)備。高職院校建立標(biāo)準(zhǔn)化人事檔案管理體系應(yīng)從以下幾點(diǎn)入手：（1）建立管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。安全高校的檔案管理是確保檔案資源利用的前提，對(duì)于人事檔案而言，形成管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范也是保護(hù)個(gè)人隱私的需要。目前我國(guó)針對(duì)信息安全管理需要建立了相關(guān)管理?xiàng)l例，例如《中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》《中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國(guó)際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法》等，高職院校應(yīng)基于相關(guān)規(guī)定建立信息管理標(biāo)準(zhǔn)化體系，加強(qiáng)信息系統(tǒng)安全防護(hù)，以提高檔案管理效率。（2）建立業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是基于業(yè)務(wù)處理要求形成的基本規(guī)范，包括電子文件、檔案的術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)范，以及檔案在信息化建設(shè)中形成的術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、資源標(biāo)識(shí)、描述數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)格式等，高職院校在人事檔案優(yōu)化的過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行提煉與完善，并形成符合檔案信息系統(tǒng)的資源，為人事檔案的整合與存儲(chǔ)提供依據(jù)。（3）建立技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。在信息化技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，高職院校人事檔案管理風(fēng)險(xiǎn)也不斷增加，技術(shù)人員需要從安全管理的角度出發(fā)，對(duì)電子文件的存儲(chǔ)、壓縮格式進(jìn)行規(guī)范化處理，并通過(guò)加密處理，形成規(guī)范化的安全管理體系，以確保人事檔案資源共享的安全性與有效性［1］。
3引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，完善檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)
以單機(jī)和局域網(wǎng)組成的檔案信息管理平臺(tái)通常只能滿足高職院校自身對(duì)人事檔案的應(yīng)用需求，難以從社會(huì)化服務(wù)的角度體現(xiàn)檔案資源的價(jià)值。因此，高職院校在信息化背景下，應(yīng)積極引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，打造開(kāi)放性的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，為高職院校的人才供給與市場(chǎng)人才需求建立聯(lián)系，推進(jìn)人力資源優(yōu)化配置。高職院校在檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)中，應(yīng)依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，制定完善的發(fā)展規(guī)劃：（1）明確網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的使用范圍。技術(shù)人員應(yīng)根據(jù)高職院校人事檔案管理特點(diǎn)，明確網(wǎng)絡(luò)站點(diǎn)的目的以及用戶的類型；利用關(guān)鍵信息，如學(xué)生的基本資料、學(xué)科成績(jī)、職業(yè)資格等建立邏輯結(jié)構(gòu)，并形成網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的基本框架，提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的精準(zhǔn)性［2］。（2）確定服務(wù)對(duì)象的基本需求。技術(shù)人員不僅要從高職院校內(nèi)部需求確定教師、學(xué)生以及其他管理人員對(duì)人事檔案查詢提出的要求，還需結(jié)合市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)以及企業(yè)人力資源管理，對(duì)人事檔案提出的要求，通過(guò)技術(shù)手段確定檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的整體風(fēng)格，兼顧不同服務(wù)對(duì)象的信息查詢與應(yīng)用的需要，體現(xiàn)個(gè)性化服務(wù)特點(diǎn)。（3）完善服務(wù)平臺(tái)的功能模塊，包括用戶注冊(cè)，即高職院校師生以及非校內(nèi)用戶通過(guò)界面指導(dǎo)實(shí)現(xiàn)身份錄入，進(jìn)而啟動(dòng)人事檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的在線利用；信息查詢，即根據(jù)用戶身份，提供不同類型信息，根據(jù)開(kāi)放與非開(kāi)放的區(qū)別，提高信息管理的安全性，保護(hù)相關(guān)人員隱私；用戶服務(wù)，即系統(tǒng)根據(jù)用戶需求提供注銷用戶、刪除資料、修改資料、接收信息、刊登資料等服務(wù)，確保用戶能夠?qū)崿F(xiàn)信息處理，同時(shí)呈現(xiàn)更加完善、可靠的人事檔案信息資源［3］。
4建立數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)
在信息化檔案管理過(guò)程中，依托“互聯(lián)網(wǎng)+”模式，搭建信息管理平臺(tái)，并利用數(shù)據(jù)處理技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)大數(shù)據(jù)資源的挖掘與利用，成為高職院校人事檔案管理工作的基本方向。高職院校具備明顯的檔案資源優(yōu)勢(shì)，但是在傳統(tǒng)管理模式中，這一資源優(yōu)勢(shì)難以轉(zhuǎn)化為實(shí)際的應(yīng)用價(jià)值。在大數(shù)據(jù)背景下，學(xué)?？梢岳镁W(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)，將檔案轉(zhuǎn)化為開(kāi)發(fā)的數(shù)據(jù)資源，而數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)的分析，建立可視的數(shù)據(jù)模型，從而更加直觀立體地反映個(gè)人的基本信息，凸顯其優(yōu)勢(shì)，并預(yù)測(cè)發(fā)展方向。這無(wú)論是對(duì)于高職院校的人才培養(yǎng)，還是企業(yè)的人才選擇都是十分重要的。高職院校在建立數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的過(guò)程中，需從以下幾點(diǎn)入手：（1）建立數(shù)據(jù)庫(kù)。從人事檔案到大數(shù)據(jù)資源，需要利用技術(shù)手段對(duì)檔案信息進(jìn)行轉(zhuǎn)化。隨著信息化檔案管理的推進(jìn)，電子檔案已經(jīng)成為高職院校人事檔案存儲(chǔ)的主要方式?；诖?，學(xué)?？梢詫㈦娮有畔浫刖W(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，并根據(jù)相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)建立數(shù)據(jù)庫(kù)，形成內(nèi)容完善，邏輯清晰的大數(shù)據(jù)庫(kù)，以供信息開(kāi)發(fā)與利用。（2）建立網(wǎng)絡(luò)安全管理體系。在數(shù)據(jù)資源利用過(guò)程中，高職院校應(yīng)注重信息質(zhì)量，利用技術(shù)手段建立安全防護(hù)機(jī)制，彌補(bǔ)信息系統(tǒng)漏洞，提高數(shù)據(jù)庫(kù)安全性，確保相關(guān)模型分析的真實(shí)可靠。（3）引入信息化管理流程。在數(shù)據(jù)庫(kù)的管理與維護(hù)中，高職院校應(yīng)引入信息化流程，通過(guò)檢索、收集、整理、統(tǒng)計(jì)、編研等功能，打造自動(dòng)化數(shù)據(jù)處理平臺(tái)，以挖掘大數(shù)據(jù)資源，提高大數(shù)據(jù)分析與利用效率。（4）完善數(shù)據(jù)處理與開(kāi)發(fā)體系。立足高職院校以及社會(huì)發(fā)展需求，對(duì)人事檔案信息進(jìn)行大數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)，形成具有指導(dǎo)意義的信息模型，為相關(guān)發(fā)展決策提供依據(jù)，提高人事檔案的信息化管理水平［4］。
5加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提高檔案信息化管理水平
城市規(guī)劃?rùn)n案的數(shù)量相對(duì)比較大，同時(shí)在管理的過(guò)程中也存在著很多的難題，檢索需求也相對(duì)比較大，在現(xiàn)代城市規(guī)劃?rùn)n案管理的過(guò)程中，一定要積極的去利用數(shù)字化檔案管理技術(shù)的合理應(yīng)用，采用數(shù)字化檔案管理在技術(shù)上的優(yōu)勢(shì)，從而更好的提升管理的質(zhì)量，滿足更高層次的要求。
1 數(shù)字化檔案管理技術(shù)應(yīng)用分析
數(shù)字花檔案管理通常就是將紙質(zhì)的文件用掃描或者是錄入的方式直接將相關(guān)的內(nèi)容存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)當(dāng)中。數(shù)字化檔案管理技術(shù)在應(yīng)用的過(guò)程中，檔案信息檢索和備份十分的便捷，同時(shí)，它也減少了對(duì)空間的占用，提高了空間的利用效率。對(duì)我國(guó)城市建設(shè)過(guò)程中城市規(guī)劃?rùn)n案管理的要求一定要有所了解，在當(dāng)今的城市規(guī)劃當(dāng)中，應(yīng)該積極的引進(jìn)數(shù)字化的檔案管理技術(shù)，同時(shí)還要采取有效的措施加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)，這樣才能更好的滿足現(xiàn)代的城市規(guī)劃?rùn)n案管理的基本要求。同時(shí)還要在工作中建設(shè)一個(gè)數(shù)字信息化水平相對(duì)比較高的管理中心，針對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的具體要求對(duì)系統(tǒng)中的硬件和軟件設(shè)施進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，這樣才能更好的確保管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
2 城市規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化管理的分析
2.1 注重硬件設(shè)施的選型與配置，滿足城市規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化管理需求
城市規(guī)劃?rùn)n案在應(yīng)用的過(guò)程中，其數(shù)量非常大，同時(shí)檢索的要求也比較嚴(yán)格，所以就必須要有先進(jìn)穩(wěn)定的硬件設(shè)施作為支撐，計(jì)算機(jī)硬件方面要不斷的提高配置，這樣才能更好的保證計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)的速度和能力，滿足城市規(guī)劃?rùn)n案的要求，所以在數(shù)字化建設(shè)額過(guò)程中，一定要充分的考慮到檔案數(shù)據(jù)處理的具體要求，同時(shí)還要選擇恰當(dāng)?shù)挠布O(shè)施。防止硬件設(shè)施自身能力不足而產(chǎn)生的負(fù)面影響。在重視硬件設(shè)施選擇的同時(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)備份工作的數(shù)字化建設(shè)，只有這樣，才能更好的提升檔案內(nèi)容的可靠性和安全性。
2.2 科學(xué)選擇數(shù)字化檔案管理軟件系統(tǒng)
為了更好的實(shí)現(xiàn)城市規(guī)劃?rùn)n案管理的基本要求，城市規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化當(dāng)中一定要科學(xué)的選擇管理軟件，充分的考慮到城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作的實(shí)際情況，在圖紙數(shù)據(jù)的檢索和應(yīng)用方面，數(shù)字化管理當(dāng)中一定要對(duì)軟件進(jìn)行嚴(yán)格的測(cè)評(píng)，同時(shí)還要以此為基礎(chǔ)做好后續(xù)的工作，只有這樣，才能保證科學(xué)目標(biāo)的確立和實(shí)現(xiàn)。在選擇和測(cè)試軟件的時(shí)候，一定要選擇合適的方法，此外還要保證軟件自身的安全性和穩(wěn)定性，只有這樣才能更好的保證系統(tǒng)的積極作用得以充分的體現(xiàn)。
2.3 建立城市規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化管理體系，保障管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)
為了更好的保證城市規(guī)劃?rùn)n案管理的質(zhì)量和水平，在城市規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化管理中，一定要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)完備的工作機(jī)制。對(duì)于數(shù)字化檔案管理工作的需求和數(shù)傳統(tǒng)工作的差異，去建立和完善一個(gè)比較科學(xué)的檔案管理體制，在工作中還應(yīng)該以數(shù)字化檔案工作的基本要求為前提，保證城市規(guī)劃?rùn)n案工作的順利進(jìn)行。此外，還要建立一個(gè)細(xì)致的管理體制，按照工作的實(shí)際需要去設(shè)置工作崗位，明確不同崗位人員應(yīng)該承擔(dān)的職責(zé)，只有這樣，才能更好的保證城市規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化管理工作的正常進(jìn)行。
2.4 引入績(jī)效考核機(jī)制，保障城市規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化管理質(zhì)量
在現(xiàn)代城市規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化管理需求的層面上來(lái)說(shuō)，城市規(guī)劃管理部門應(yīng)該在工作中積極的引入績(jī)效考核機(jī)制，這種機(jī)制的應(yīng)用可以對(duì)城市規(guī)劃?rùn)n案管理部門的工作質(zhì)量和工作水平進(jìn)行考察和評(píng)價(jià)，再以考核的結(jié)果為基礎(chǔ)，減少工作中出現(xiàn)其他問(wèn)題的可能性，此外還要將績(jī)效考核制度當(dāng)做是重要的核心，對(duì)數(shù)字化檔案管理額人員的工作水平和工作效果進(jìn)行客觀的科學(xué)的評(píng)價(jià)。在這一過(guò)程中還要以崗位職責(zé)的要求當(dāng)做一個(gè)基本的標(biāo)準(zhǔn)和原則，對(duì)你崗位人員的工作水平進(jìn)行全面的考評(píng)。對(duì)工作中的問(wèn)題應(yīng)該及時(shí)的發(fā)現(xiàn)和改進(jìn)，測(cè)評(píng)機(jī)制的應(yīng)用使得檔案管理工作人員的工作積極性更高，工作的質(zhì)量也有了非常顯著的提升。
2.5 強(qiáng)化數(shù)字化檔案管理軟硬件系統(tǒng)的維護(hù)，保障檔案管理工作質(zhì)量
針對(duì)城市規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化管理需求、針對(duì)檔案管理工作中信息系統(tǒng)安全需求，城市規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化管理工作中應(yīng)加強(qiáng)軟硬件系統(tǒng)的維護(hù)管理。針對(duì)現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下病毒、木馬等危險(xiǎn)因素，城市規(guī)劃?rùn)n案管理部門應(yīng)加強(qiáng)軟硬件系統(tǒng)的維護(hù)管理。通過(guò)軟硬件防火墻、殺毒軟件的安裝，提高城市規(guī)劃?rùn)n案信息安全。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案錄入、管理人員計(jì)算機(jī)安全信息知識(shí)的培訓(xùn)。由計(jì)算機(jī)操作人員為基本單位，定期升級(jí)防病毒軟件數(shù)據(jù)庫(kù)，減少危險(xiǎn)網(wǎng)站登錄對(duì)系統(tǒng)安全的影響。通過(guò)軟硬件系統(tǒng)的維護(hù)、管理，提高城市規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化系統(tǒng)安全水平，保障城市規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字信息安全。
3 注重人才培養(yǎng)與引進(jìn)，促進(jìn)城市規(guī)劃?rùn)n案管理水平的提高
我國(guó)傳統(tǒng)城市規(guī)劃?rùn)n案管理中，多采用紙質(zhì)文件檔案進(jìn)行存儲(chǔ)管理?，F(xiàn)代數(shù)字化檔案管理技術(shù)對(duì)檔案管理人員提出了新的要求。因此，現(xiàn)代城市規(guī)劃?rùn)n案管理部門應(yīng)加強(qiáng)人才的培養(yǎng)與引進(jìn)。針對(duì)數(shù)字化檔案管理技術(shù)需求，對(duì)檔案管理人員開(kāi)展培訓(xùn)工作。從計(jì)算機(jī)硬件應(yīng)用環(huán)境保護(hù)、計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用技巧的培訓(xùn)入手，強(qiáng)化數(shù)字化檔案管理人員基礎(chǔ)操作能力。在此基礎(chǔ)上，強(qiáng)化檔案管理人員的計(jì)算機(jī)安全知識(shí)，以此為基礎(chǔ)提高城市規(guī)劃?rùn)n案信息安全。針對(duì)數(shù)字化檔案管理工作需求，城市規(guī)劃?rùn)n案管理部門還需要加快相關(guān)人才的引進(jìn)，以軟硬件維護(hù)人才引進(jìn)為基礎(chǔ)、以檔案管理崗位人才引進(jìn)為重點(diǎn)，促進(jìn)現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理工作的開(kāi)展。在我國(guó)現(xiàn)代化城鎮(zhèn)建設(shè)中，城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作重要性日益凸顯。為了滿足現(xiàn)代城市建設(shè)中規(guī)劃?rùn)n案管理工作需求，城市規(guī)劃部門應(yīng)加快數(shù)字化檔案管理技術(shù)的運(yùn)用。以數(shù)字化檔案管理技術(shù)優(yōu)勢(shì)，滿足城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作需求。同時(shí)，針對(duì)數(shù)字化檔案管理工作對(duì)管理體系、人員素質(zhì)等因素影響，加快管理體系的建立與完善。同時(shí)，針對(duì)數(shù)字化檔案管理對(duì)軟硬件系統(tǒng)的需求，引進(jìn)高新技術(shù)人才。針對(duì)城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作內(nèi)容，科學(xué)設(shè)計(jì)軟硬件系統(tǒng)，以此為基礎(chǔ)，保障城市規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化管理工作質(zhì)量，促進(jìn)我國(guó)城鎮(zhèn)化建設(shè)工作的開(kāi)展。
結(jié)束語(yǔ)
當(dāng)前，我國(guó)的城市化發(fā)展水平有了非常顯著的提升，在城市規(guī)劃和建設(shè)的過(guò)程中也出現(xiàn)了越來(lái)越多的檔案，以往的紙質(zhì)檔案不僅查找困難，同時(shí)在很多的方面也需要改進(jìn)，在這樣的情況下，我們必須要采取有效的措施來(lái)提高城市規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化管理的質(zhì)量和水平，從而也為我國(guó)的城建工作提供良好的條件。
中圖分類號(hào)：R197 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-0432（2012）-12-0012-1
1 新農(nóng)合現(xiàn)狀
檔案管理工作是新型農(nóng)村合作醫(yī)療管理的基礎(chǔ)工作，工作的好與差直接關(guān)系到新型農(nóng)村合作醫(yī)療事業(yè)的健康發(fā)展。作為新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理人員如何根據(jù)新農(nóng)合改革發(fā)展的新形勢(shì)和新特點(diǎn)，做好檔案管理工作等一系列基礎(chǔ)工作是我們的首要任務(wù)。
據(jù)有關(guān)部門統(tǒng)計(jì)分，析2011年全國(guó)共有2637個(gè)縣（市、區(qū)）開(kāi)展了新農(nóng)合工作。其中，東部地區(qū)有556個(gè)，中部地區(qū)有1039個(gè)，西部地區(qū)有1042個(gè)。2004～2011年，全國(guó)新農(nóng)合參合人數(shù)由0.80億人增加到8.32億人，參合率由75.20%增加到97.48%。2011年，民政部門資助參加新農(nóng)合的農(nóng)村醫(yī)療救助對(duì)象人數(shù)4705.66萬(wàn)，占當(dāng)年農(nóng)村醫(yī)療救助對(duì)象總?cè)藬?shù)的92.05%，比2010年增加了約5個(gè)百分點(diǎn)。2011年，全國(guó)新農(nóng)合當(dāng)年籌資總額已達(dá)到2047.57億元，其中，中央財(cái)政補(bǔ)助金額為771.97億元，地方財(cái)政補(bǔ)助金額為955.79億元，參合農(nóng)民個(gè)人繳費(fèi)301.62億元。2011年，參合農(nóng)民個(gè)人繳費(fèi)中，由民政部門代繳的資金為13.42億元。
新農(nóng)合檔案，是指各級(jí)新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)和定點(diǎn)醫(yī)療單位在開(kāi)展新農(nóng)合工作中形成的具有保存利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物、電子文件等不同門類和載體的歷史記錄。上級(jí)要求新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)和定點(diǎn)醫(yī)療單位應(yīng)將新農(nóng)合檔案工作納入本單位檔案綜合管理體系，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保新農(nóng)合檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確和安全，并積極提供利用，為新農(nóng)合工作服務(wù)。
2 參保檔案管理基本要求
（1）參保人員的個(gè)人信息，不能僅僅采用姓名作為參合的依據(jù)，這樣做存在同音錯(cuò)名等各類情況，給部分參合人員就診和報(bào)銷帶來(lái)很大麻煩，需要現(xiàn)在建立電子檔案，進(jìn)一步完善參合人員的信息，做到一人一賬，實(shí)現(xiàn)了參合對(duì)象的參合信息與身份信息的全面對(duì)接。
（2）為統(tǒng)籌做好這項(xiàng)工作，身份核對(duì)要做到一個(gè)不漏、信息登記要做到一個(gè)不錯(cuò)，要采取上門登記、短信登記和個(gè)別身份信息調(diào)閱等多種形式收集參合人員的基本信息。所有參合對(duì)象對(duì)自己的門診報(bào)銷、住院補(bǔ)償?shù)刃畔⒘巳缰刚啤?/p>
3 基金支付檔案涉及的內(nèi)容
（1）定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)、經(jīng)辦機(jī)構(gòu)必須按照補(bǔ)償范圍、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行支付。
（2）經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)督促定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)實(shí)行患者就醫(yī)實(shí)名制，患者就醫(yī)診療記錄、費(fèi)用清單醫(yī)生護(hù)士簽字確認(rèn)制。
（3）參合農(nóng)民補(bǔ)償信息，必須經(jīng)過(guò)定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)初審、鄉(xiāng)級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)首次復(fù)核、縣級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)二次抽樣復(fù)核三個(gè)環(huán)節(jié)，方可為定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)進(jìn)行結(jié)算；對(duì)在縣外就醫(yī)的參合農(nóng)民補(bǔ)償信息，至少應(yīng)在公示、入戶復(fù)核后，方可給與補(bǔ)償。
（4）縣級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)每月及時(shí)將審核、補(bǔ)償業(yè)務(wù)開(kāi)展情況、支出戶基金使用情況報(bào)送財(cái)政部門。
4 新型農(nóng)村合作醫(yī)療改革的基本要求
衛(wèi)生部黨組書記、國(guó)務(wù)院醫(yī)改領(lǐng)導(dǎo)小組副組長(zhǎng)張茅說(shuō)：推進(jìn)基本藥物制度和基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)綜合改革是各地今年必須完成的硬任務(wù)。各地要根據(jù)地方實(shí)際，開(kāi)展適合本地基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)實(shí)際情況和基本藥物實(shí)施條件的綜合改革工作。他還要求有關(guān)地區(qū)創(chuàng)新思維，勇于探索適宜的改革路徑方法等；采取針對(duì)性的策略和措施，加快建立基本藥物規(guī)范采購(gòu)機(jī)制，切實(shí)落實(shí)補(bǔ)償政策，推行人事制度和收入分配制度改革，建立基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)考核和激勵(lì)機(jī)制，加強(qiáng)基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)人才培養(yǎng)力度。衛(wèi)生部、財(cái)政部、人力資源和社會(huì)保障部要求要根據(jù)工作數(shù)量、質(zhì)量和服務(wù)對(duì)象滿意度、居民健康狀況改善等指標(biāo)，對(duì)基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)及醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行綜合量化考核，考核結(jié)果與基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)補(bǔ)助和醫(yī)務(wù)人員收入水平掛鉤。
5 切實(shí)加強(qiáng)管理和督查，促進(jìn)合作醫(yī)療工作規(guī)范運(yùn)行
（1）規(guī)范全新型農(nóng)村合作醫(yī)療的管理，管好用好農(nóng)民的保命錢，建立新型農(nóng)村合作醫(yī)療管理組織，設(shè)立辦事機(jī)構(gòu)，落實(shí)專職管理人員和專項(xiàng)工作經(jīng)費(fèi)，并統(tǒng)一規(guī)范了合作醫(yī)療相關(guān)規(guī)章制度和各類表格，明確從參保農(nóng)民醫(yī)藥費(fèi)票據(jù)的收集、登記、審核、測(cè)算、審批到補(bǔ)償各個(gè)環(huán)節(jié)具體工作要求。按照新型合作醫(yī)療保險(xiǎn)的要求，不斷完善各項(xiàng)管理制度，重新修訂或補(bǔ)充規(guī)定新型農(nóng)村合作醫(yī)療制度實(shí)施細(xì)則或管理辦法，提高合作醫(yī)療保險(xiǎn)的抗風(fēng)險(xiǎn)能力和管理水平。
在當(dāng)今社會(huì)，電子檔案文件數(shù)量急劇增加，因此利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案文件進(jìn)行處理是人們簡(jiǎn)化程序的重要手段，檔案部門應(yīng)該在網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化等方面多做文章，在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，如何改進(jìn)檔案管理工作是檔案部門要考慮的問(wèn)題，根據(jù)許多檔案專家的建議和多年的經(jīng)驗(yàn)得知，檔案工作主要遵循：檔案信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的基本要求，將檔案信息化納入國(guó)家信息化建設(shè)的總方針中，以檔案建設(shè)作為基礎(chǔ)，以建設(shè)檔案資源建設(shè)為核心任務(wù)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化，在一定程度上促進(jìn)檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。
1 加強(qiáng)檔案工作建設(shè)的基本方針
1.1 加快對(duì)檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)前，檔案部門內(nèi)部要建設(shè)數(shù)字化檔案館，主要包括有檢索工具的建設(shè)、相關(guān)制度的建設(shè)、檔案館庫(kù)房建設(shè)、檔案館館藏建設(shè)、以及專兼職檔案干部的隊(duì)伍建設(shè)等等。利用網(wǎng)絡(luò)化資源，推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理檔案，提高檔案部門的信息化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，提高檔案部門信息化建設(shè)的程度。
1.2 促進(jìn)檔案信息資源建設(shè)
要建設(shè)數(shù)字化檔案館，利用信息化技術(shù)對(duì)之前檔案館的主要資料進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，這些內(nèi)容主要包括紙質(zhì)檔案、錄音、錄像、照片底片檔案等等，要及時(shí)將這些內(nèi)容進(jìn)行分類并進(jìn)行整理，將這些資料錄入數(shù)字化館藏建設(shè)當(dāng)中。
1.3 加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
加強(qiáng)檔案館的數(shù)字建設(shè)最重要的任務(wù)就是加強(qiáng)對(duì)信息資源庫(kù)的數(shù)據(jù)資源庫(kù)建設(shè)，數(shù)據(jù)資源庫(kù)是整個(gè)檔案部門存儲(chǔ)中心和資料匯總的處理中心，因此，如何有效的利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加快對(duì)數(shù)字館目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，提高檔案管理中檢索服務(wù)質(zhì)量，是檔案部門進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的重要任務(wù)。
1.4 加強(qiáng)對(duì)電子文件的歸納管理
檔案部門要根據(jù)檔案管理的基本要求，加強(qiáng)對(duì)本單位電子文件的收入、分類、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督，保證各種電子文件的有效性和完整性，探尋電子文件的保管方法，利用有效的技術(shù)方法，制定電子文件的管理方法，實(shí)現(xiàn)電子文件處理計(jì)算機(jī)化、信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化。
1.5 加強(qiáng)對(duì)電子文件檔案化管理
電子文件是利用計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等為載體的磁性材料，它是在人們的社會(huì)生活中形成的，它的內(nèi)容涉及很廣泛，主要的幾大類包括：電子文書、電子文件、電子圖紙等等，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，它主要有以下幾個(gè)特點(diǎn)：電子文件的閱讀必須要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才可以使用；電子文件具有共享性，不受到時(shí)間和空間的限制。
2 加強(qiáng)電子文件檔案化管理的基本措施
電子文件檔案化的管理與傳統(tǒng)的檔案管理有著本質(zhì)上的不同，電子文件檔案化是基于傳統(tǒng)文件檔案化之上的，因此結(jié)合電子文件的本身特點(diǎn)，利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，及時(shí)的做好對(duì)電子文件的歸檔工作是十分重要的。
2.1 電子文件檔案化管理需要專門的技術(shù)型人才
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是將已經(jīng)處理好的文件，在獲取這些文件中有價(jià)值的部分，然后對(duì)其進(jìn)行收集，按照文件產(chǎn)生的時(shí)間和內(nèi)容形式等方面對(duì)其進(jìn)行分類管理，待處理完畢之后進(jìn)行組卷保存，而電子文件檔案的管理則是直接利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)其分類、組合，因此這就需要檔案部門內(nèi)部有專門的計(jì)算機(jī)人才對(duì)其進(jìn)行專門的方案歸類，并且要保證相關(guān)技術(shù)達(dá)到一定的水平[1]。
2.2 加強(qiáng)對(duì)原有檔案工作人員的管理
在檔案部門內(nèi)部，首先對(duì)一些學(xué)歷較低的工作人員需要進(jìn)行知識(shí)的補(bǔ)充，以此來(lái)提高相應(yīng)的管理水平，再者，要及時(shí)很據(jù)知識(shí)的更新，來(lái)增強(qiáng)其對(duì)應(yīng)的工作能力，在具體的工作中要結(jié)合實(shí)際情況和未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，與實(shí)際工作相結(jié)合，確保檔案工作的有效性，因此，檔案部門要提高檔案部門內(nèi)部相關(guān)管理人員的業(yè)務(wù)能力、提高其綜合素養(yǎng)，保證檔案工作的高效運(yùn)行[2]。
3 以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)思想，推動(dòng)檔案管理工作的建設(shè)與發(fā)展
3.1 電子文件檔案管理工作是檔案部門改革的重要工作
首先，對(duì)于大多數(shù)檔案部門來(lái)說(shuō)，檔案內(nèi)部中的有價(jià)值的資料只有齊全完整的進(jìn)行歸檔和存檔，這項(xiàng)工作才算真正的完成，如果沒(méi)有對(duì)這些有價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔和存檔，這就說(shuō)明這些文件中的相關(guān)事項(xiàng)還沒(méi)有完成，是檔案工作的不完善性，這對(duì)于檔案部門來(lái)說(shuō)是非常危險(xiǎn)的，再者，檔案具有存史和憑證等主要的功能，是任何工作不可以替代的[3]，例如在一個(gè)高校中，需要對(duì)學(xué)校的一個(gè)活動(dòng)或重大事件進(jìn)行記錄，就必須要利用檔案工作，一旦缺失了檔案的記錄，則會(huì)導(dǎo)致此所高校失去相關(guān)的歷史。
3.2 充分利用檔案工作的功能
例如對(duì)一個(gè)相關(guān)部門的中心任務(wù)進(jìn)行檔案工作的服務(wù)，就必須要講究效益，盡可能將檔案功能和作用中隱性狀態(tài)轉(zhuǎn)化為顯性狀態(tài)，圍繞高校的中心任務(wù)做好服務(wù)[4]。
3.3 加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)
以人為本是新時(shí)期下科學(xué)發(fā)展觀的基本要求，對(duì)于檔案部門來(lái)說(shuō)也是一樣，對(duì)于檔案工作的改革質(zhì)量的好壞，主要取決于檔案部門專業(yè)隊(duì)伍的狀況，因此要加強(qiáng)對(duì)檔案部門內(nèi)部專業(yè)人才的建設(shè)，為之后的檔案工作的提高奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)[5]。
3.4 推進(jìn)檔案化信息建設(shè)是檔案部門的必要措施
檔案部門要利用當(dāng)前信息化技術(shù)，在一定程度上提高信息化管理檔案文件的水平，推動(dòng)檔案工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階。
4 結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)可以推動(dòng)檔案工作的建設(shè)，他們之間的關(guān)系是相輔相成，檔案部門在新時(shí)期下如何利用便捷高效的工作方式來(lái)簡(jiǎn)化工作量，以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展是檔案部門不容忽視的問(wèn)題，完善和推動(dòng)信息化建設(shè)是檔案部門保證工作高效的重要途徑。
參考文獻(xiàn)
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中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-8937（2013）03-0068-02
油田企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理的重要組成部分，也是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，在油田勘探開(kāi)發(fā)工作中，起著重要的作用，油田企業(yè)檔案是促進(jìn)油田發(fā)展的助推器，為了更好地發(fā)揮油田企業(yè)檔案管理在油田建設(shè)發(fā)展中的作用，最大限度地實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)檔案的價(jià)值，為油田企業(yè)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和各項(xiàng)工作服務(wù)，本文聯(lián)系油田企業(yè)檔案管理工作的實(shí)際，粗談一點(diǎn)見(jiàn)解和認(rèn)識(shí)。
1 油田企業(yè)檔案管理工作的重要性和必要性
油田企業(yè)檔案管理主要是油田生產(chǎn)開(kāi)發(fā)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的原始記錄和重要憑證以及行政文書和人事檔案管理，縱連油田發(fā)展諸多重要?dú)v史階段，記述了油田生產(chǎn)開(kāi)發(fā)的全過(guò)程，具有不可替代的憑證和史料參考作用，是油田發(fā)展極其重要的無(wú)形資產(chǎn)，是油田勘探開(kāi)發(fā)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的基礎(chǔ)，是油田發(fā)展做強(qiáng)做大、承前啟后的保證。因此，為了更好地發(fā)揮油田檔案管理工作的作用，使檔案管理工作更加規(guī)范科學(xué)，我們必須對(duì)油田檔案管理工作的現(xiàn)狀有一個(gè)清醒的了解，充分認(rèn)識(shí)其重要性和必要性。目前，在油田企業(yè)檔案管理工作中，或多或少對(duì)其重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，其主要表現(xiàn)如下幾個(gè)方面。
一是領(lǐng)導(dǎo)層面對(duì)檔案管理工作抓得并不十分緊。有的認(rèn)為檔案管理工作無(wú)關(guān)緊要，只是一般的后勤輔工作。在日常工作中，其主要精力都放在了勘探開(kāi)發(fā)上，很少過(guò)問(wèn)檔案管理工作，更談不上提上議事日程，上儲(chǔ)量、上產(chǎn)量是頭等大事，有了產(chǎn)量，有了儲(chǔ)量，領(lǐng)導(dǎo)層就有了功績(jī)。因此，檔案管理工作被忽視，已至于在企業(yè)管理檢查考核工作中，檔案管理工作形同虛設(shè)，走走過(guò)場(chǎng)，對(duì)出現(xiàn)的諸多問(wèn)題也是說(shuō)說(shuō)完事，談不上檢查考核落實(shí)，致使檔案管理工作被冷落。
二是檔案管理工作者在檔案管理工作中，缺乏高度的責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、認(rèn)真細(xì)心的工作態(tài)度，不能充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在油田生產(chǎn)建設(shè)中的具大作用。因此，工作中按部就班，工作模式常態(tài)化、老式化，缺乏創(chuàng)新精神，當(dāng)一天和尚撞一天鐘，結(jié)果導(dǎo)致檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)失位現(xiàn)象，不是資料漏失，就是目條與實(shí)際內(nèi)容不相符，如此等等，只能說(shuō)明一個(gè)問(wèn)題，那就是我們檔案管理工作者本身對(duì)自己從事的職業(yè)缺乏應(yīng)有的認(rèn)識(shí)。
三是油田企業(yè)內(nèi)部對(duì)檔案管理工作支持力度不夠，缺乏主動(dòng)配合，齊抓共管。檔案管理工作是一個(gè)集體大項(xiàng)目，不能只依靠幾個(gè)檔案管理工作者就能做好檔案管理，在油田勘探開(kāi)發(fā)生產(chǎn)建設(shè)中，隨著油田的發(fā)展，大量的原始資料、憑證記錄需要登記管理成卷，工作量大，內(nèi)容之多，離開(kāi)了油田各部門的支持配合，原始檔案就容易發(fā)生漏失現(xiàn)象，原始的資料不完整，有欠缺，勢(shì)必為今后查閱歷史資料留下空白和遺憾，這樣談何為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確的歷史依據(jù)。
以上種種現(xiàn)象不一而舉，至少能說(shuō)明這樣一個(gè)問(wèn)題，從領(lǐng)導(dǎo)到職工，從油田各部門到檔案管理工作者，對(duì)檔案管理工作的重要性和必要性還缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。
2 目前油田檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題
隨著油田生產(chǎn)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，油田檔案管理工作水平有了一定的提高，檔案管理工作在一定程度上逐步向科學(xué)化、規(guī)范化、程序化邁進(jìn)，油田各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的支持力度較之過(guò)去有了一定的提升。但是，恕筆者直言，目前在油田檔案管理工作中，相對(duì)于管理科學(xué)、規(guī)范程序的要求還有一定的距離，其主要問(wèn)題有如下幾個(gè)方面。
一是檔案管理工作制度化的管理程序還比較欠缺，相關(guān)要求執(zhí)行不到位。油田檔案管理工作表面上都制定了一定的相關(guān)制度，但是制度覆蓋面并不全面，在制度落實(shí)中也形同虛設(shè)，結(jié)果導(dǎo)致從源頭上檔案收集就不規(guī)范，少數(shù)部門和單位對(duì)于需要?dú)w檔的資料想交就交，檔案管理人員在收集資料過(guò)程中，上跑下竄，其結(jié)果導(dǎo)致有的重要資料檔案都不能及時(shí)歸檔，時(shí)間一長(zhǎng)必然造成資料丟失現(xiàn)象。
二是檔案整理不規(guī)范。在檔案整理過(guò)程中存在著類別不清，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理不相符等問(wèn)題，查找一個(gè)資料不能準(zhǔn)確及時(shí)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，影響了檔案利用的價(jià)值。
三是檔案管理模式上缺乏綜合性。目前，在油田以廠處單位為例，檔案管理層面多，沒(méi)有綜合管理。廠處級(jí)單位的檔案室由廠處辦公室下設(shè)的一人或兩人專業(yè)管理。同時(shí)，組織科、勞資科的人事檔案分別由他們自己的科室直接管理，這樣，檔案管理工作在一個(gè)單位內(nèi)部劃分多個(gè)層次，結(jié)果導(dǎo)致檔案管理不能統(tǒng)一要求，難以實(shí)現(xiàn)規(guī)范科學(xué)化管理。
四是檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊，直接影響檔案管理工作水平。近來(lái)來(lái)，隨著企業(yè)的深化改革，油田內(nèi)部進(jìn)行了一系列重組，檔案管理人員內(nèi)部涌進(jìn)了不少新人，這些新人上崗后，從思想上對(duì)檔案管理工作缺乏應(yīng)有的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作是一個(gè)輕松的活，領(lǐng)導(dǎo)部門對(duì)新加入檔案管理隊(duì)伍的員工也沒(méi)有進(jìn)行系列的培訓(xùn)教育，即使有的單位組織了培訓(xùn)學(xué)習(xí)，也是流于形式。這種狀況勢(shì)必影響了檔案管理工作水平的提高。
五是檔案借閱程序上存有欠缺和漏洞，極容易造成檔案資料丟失或泄密。在單位內(nèi)部，有的部門或領(lǐng)導(dǎo)為了查閱檔案，并沒(méi)有履行相關(guān)手續(xù)，因?yàn)槭鞘烊?，是上下?jí)，是同部門，所以借閱時(shí)打個(gè)招呼就完事。這樣下去，使檔案借閱制度如同虛設(shè)，給檔案管理工作帶來(lái)較大隱患。因此，必須要引起我們的關(guān)注。
六是檔案管理人員缺乏經(jīng)常性的保密教育，保密的原則性有待進(jìn)一步加強(qiáng)。有的檔案管理工作人員茶余飯后，總是愛(ài)交談檔案資料的相關(guān)內(nèi)容，這樣容易造成泄密，給企業(yè)發(fā)展帶來(lái)負(fù)面影響。
3 做好檔案管理工作的措施和建議
檔案管理工作在油田建設(shè)發(fā)展中起著極其重要的作用，為了加強(qiáng)和提高油田檔案工作水平，服務(wù)油田生產(chǎn)發(fā)展，適應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì)，使油田檔案工作再上一個(gè)新臺(tái)階，筆者認(rèn)為，當(dāng)前在油田企業(yè)檔案管理工作中，應(yīng)做好如下幾項(xiàng)工作。
一是油田企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要重視和支持檔案管理工作。檔案管理工作是企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一定要重視和支持企業(yè)檔案管理工作，要以對(duì)歷史高度負(fù)責(zé)、對(duì)職工高度負(fù)責(zé)、對(duì)企業(yè)發(fā)展負(fù)責(zé)的責(zé)任感，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，做到對(duì)檔案管理工作重視到位，投入到位，要定期聽(tīng)取檔案管理工作的匯報(bào)，及時(shí)研究解決檔案管理工作中的相關(guān)問(wèn)題，為檔案管理工作的順利開(kāi)展創(chuàng)造良好環(huán)境。同時(shí)，要舍得對(duì)檔案管理工作經(jīng)費(fèi)的投入，改善檔案管理工作的硬件設(shè)施，為檔案管理工作提供良好的物質(zhì)條件。
二是改革現(xiàn)有的檔案管理體制，實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)一管理的工作模式。油田各單位、各層次、各門類形成的全部檔案，要實(shí)行集中統(tǒng)一管理。這是企業(yè)檔案管理工作的基本原則，是檔案法律法規(guī)對(duì)油田企業(yè)檔案管理的基本要求，也是我們做好檔案工作的前提和重要基礎(chǔ)。因此，我們必須改革現(xiàn)有的檔案管理模式，將企業(yè)內(nèi)部各個(gè)門類形成的檔案，實(shí)行統(tǒng)一管理，定崗定人，明確職責(zé)，強(qiáng)化管理，使油田企業(yè)檔案管理工作達(dá)到和符合檔案法律法規(guī)對(duì)檔案管理工作的基本要求。
三是加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。隨著油田企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)的不斷發(fā)展，為企業(yè)檔案管理工作提出了新的更高要求，要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，在全油田范圍內(nèi)必須要建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。因此，油田領(lǐng)導(dǎo)要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們精通檔案管理工作，為全油田檔案管理工作開(kāi)創(chuàng)新局面打好基礎(chǔ)。同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的保密教育，提高他們的政治素質(zhì)。
四是加強(qiáng)檔案的收集和整理，確保檔案資料準(zhǔn)確完整。做好檔案資料的收集和整理，是檔案管理工作對(duì)檔案管理人員的基本要求，檔案管理人員必須熟悉和掌握檔案資料收集的渠道和方法，對(duì)檔案形成的全過(guò)程進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)督與檢查，確保從源頭上收全收準(zhǔn)檔案資料。只有這樣，檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率才能達(dá)到一個(gè)較好的標(biāo)準(zhǔn)。
五是檔案資料要統(tǒng)一規(guī)范，達(dá)到和符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。公文制作是提高檔案管理水平的基礎(chǔ)和前提，在制作檔案資料時(shí)，首先是公文用紙要好，幅度尺寸規(guī)格要統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。其次，排版形式要統(tǒng)一，字跡要清楚，引用文字要合理，用字要規(guī)范。只有這樣，才能符合國(guó)家規(guī)定和總公司要求。
關(guān)鍵詞:醫(yī)院；檔案管理；綜述；發(fā)展思路Abstract：file management refers to the state organs, social organizations and individuals to form in the social activities in the original data, text, image, sound, save for future reference and other forms of. The hospital archives management mainly has two aspects: first is the entity management of hospital archives resources; second is the information management of hospital archives. Based on the management of hospital archives basic requirements, characteristics, work content comprehensive narrative aspect, finally put forward new ideas for the development of hospital archives management, for the industry reference.
Key words：hospital; File management; Review; The development ideas
中圖分類號(hào):R276文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1004-4949(2013)05-0150-03 醫(yī)院檔案管理工作是集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防保健、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄資料的管理。它們既是醫(yī)院寶貴的精神物質(zhì)財(cái)富, 也是醫(yī)生進(jìn)行診療工作的可靠依據(jù)和參考資料。
1對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作的基本要求
1.1醫(yī)院檔案的整體管理
醫(yī)院檔案管理的基本原則就是要保證檔案的完整。保證檔案集中保存、不致遺漏，前后關(guān)聯(lián)的檔案也要?dú)w類整理。
1.2醫(yī)院檔案的安全管理
保證醫(yī)院檔案不因?yàn)槟甏眠h(yuǎn)而損壞，延長(zhǎng)醫(yī)院檔案的使用、保管壽命，避免因管理不善而泄露機(jī)密。
1.3醫(yī)院檔案的科學(xué)化管理
醫(yī)院檔案管理應(yīng)遵循科學(xué)的理論和方法進(jìn)行工作指導(dǎo)，建立系統(tǒng)的體系管理來(lái)促使醫(yī)院檔案管理工作逐步提高水平。
1.4醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理
醫(yī)院應(yīng)通過(guò)制定相關(guān)各項(xiàng)管理技術(shù)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，來(lái)促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的規(guī)劃統(tǒng)一，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，資源共享統(tǒng)一。建立檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部、系統(tǒng)之間的標(biāo)準(zhǔn)化，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作向規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)資源共享化的前提和基礎(chǔ)。
1.5醫(yī)院檔案的經(jīng)濟(jì)性質(zhì)管理
在醫(yī)院的檔案管理工作中，也要考慮到相關(guān)的經(jīng)費(fèi)對(duì)工作的影響作用。這就要求我們?cè)诠ぷ髦斜M可能的做到低成本高效率，用盡可能少的投資達(dá)到效益最大化。
1.6醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理
隨著網(wǎng)絡(luò)的普及應(yīng)用，電算化技術(shù)、復(fù)制粘貼技術(shù)、可視技術(shù)等各種現(xiàn)代化技術(shù)越來(lái)越多的應(yīng)用于現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理之中。在提高醫(yī)院檔案管理工作效率的同時(shí)，也大大提高了檔案管理的水平。
2對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)分析
醫(yī)院檔案管理工作與其它管理工作一樣，是一種綜合系統(tǒng)的信息控制，主要有以下四個(gè)方面的表現(xiàn):
2.1醫(yī)院檔案管理的相對(duì)封閉性
醫(yī)院檔案從形成之日起，對(duì)于社會(huì)公眾有一段時(shí)間的封閉期，這種封閉期有其形成的各種因素，也造成了檔案管理和檔案使用之間的矛盾。
2.2醫(yī)院檔案管理的階段性
醫(yī)院檔案管理工作的階段性可以分為檔案的檔案室管理和檔案館管理兩個(gè)階段。不同階段的檔案具有不同的服務(wù)對(duì)象、服務(wù)價(jià)值和服務(wù)作用、服務(wù)方式。檔案處于檔案室保管階段時(shí)，主要是供檔案的形成單位使用，需要經(jīng)常性的調(diào)閱使用，具有過(guò)渡的屬性；在檔案館的階段時(shí)，檔案的屬性轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂醒芯績(jī)r(jià)值，不僅僅為檔案的形成單位服務(wù)，還要對(duì)整個(gè)系統(tǒng)形成資源共享。
2.3醫(yī)院檔案管理的依附性
醫(yī)院的檔案是由其形成者根據(jù)相關(guān)的數(shù)據(jù)，綜合實(shí)際情況產(chǎn)生的。既包含客觀實(shí)際，也包含了形成者的主觀觀點(diǎn)。因此醫(yī)院的檔案牢牢的依附于形成者的思想和價(jià)值觀。
3醫(yī)院檔案管理工作的內(nèi)容
3.1醫(yī)院檔案管理工作的負(fù)責(zé)部門
院級(jí)文件檔案的管理工作由醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)。并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查下屬各科室的檔案管理情況。部門科室的檔案管理由各個(gè)科室指派專人負(fù)責(zé)管理科室普通檔案的借閱由本部門領(lǐng)導(dǎo)審批，院級(jí)檔案的借閱由院長(zhǎng)審批。由總經(jīng)理（院長(zhǎng)）負(fù)責(zé)審批機(jī)密文件的借閱、檔案的復(fù)制及銷毀工作。
3.2檔案收集、歸檔
院辦統(tǒng)一歸檔以醫(yī)院名義收發(fā)的公文，涉及到部門的，由相關(guān)部門歸檔復(fù)印件。各部門的檔案整理歸檔由部門檔案管理員統(tǒng)一進(jìn)行。涉及到幾個(gè)部門科室的檔案，由主要負(fù)責(zé)的部門收集整理，最終由院辦歸檔。本部門負(fù)責(zé)收集歸檔本部門的會(huì)議紀(jì)要等文件。院辦負(fù)責(zé)收集整理院級(jí)的會(huì)議紀(jì)要等文件檔案。醫(yī)院工作人員以單位名義的學(xué)習(xí)、考察調(diào)研、上級(jí)單位的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)等，需要?dú)w檔檔案的，由院辦負(fù)責(zé)。
3.3檔案立卷
統(tǒng)一存放于檔案柜的檔案，應(yīng)由管理員分別根據(jù)類型進(jìn)行立卷。檔案立卷應(yīng)明確條目，便于查找。案卷明細(xì)分類名稱用標(biāo)黑一號(hào)字體打印，粘貼于檔案盒（或文件夾）左側(cè)距頂部3厘米處。
歸檔的檔案按年度立卷，立卷時(shí)核對(duì)歸檔檔案的完整性、準(zhǔn)確度。
歸檔檔案應(yīng)符合國(guó)家檔案管理制度的要求，目錄清楚、字跡工整。
3.4檔案目錄編制
檔案文件的編號(hào)應(yīng)遵循國(guó)家關(guān)于檔案管理的統(tǒng)一規(guī)定編制目錄。管理人員應(yīng)在檔案盒（或文件夾）首頁(yè)位置設(shè)立《檔案目錄》。
歸檔檔案必須在首頁(yè)面右側(cè)用口取紙標(biāo)記文件編號(hào)，以便查閱?！稒n案目錄》內(nèi)容包括目錄序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、經(jīng)辦人、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目。
3.5檔案保管權(quán)限、期限與類型
全面提高全行人員對(duì)信貸檔案管理工作的重要性的認(rèn)識(shí)，更新觀念，加強(qiáng)對(duì)信貸人員規(guī)范化操作、法律意識(shí)和法律知識(shí)的培訓(xùn)，化被動(dòng)為主動(dòng)，要求每個(gè)基層行處必須明確一名信貸專管員，專門負(fù)責(zé)信貸檔案的日常收集、整理、歸檔、裝訂、維護(hù)等；同時(shí)落實(shí)崗位責(zé)任制度，按實(shí)際信貸工作與客戶分工，根據(jù)信貸業(yè)務(wù)與單位的不同確定相應(yīng)的信貸檔案責(zé)任人，加強(qiáng)貸后管理的同時(shí)，建立獨(dú)立的信貸檔案，隨時(shí)監(jiān)測(cè)信貸風(fēng)險(xiǎn)，確保信貸檔案的完整，并且統(tǒng)一安排定期與不定期的信貸檔案人員培訓(xùn)。
二、強(qiáng)化考核，獎(jiǎng)罰分明，確保信貸檔案管理有效開(kāi)展
