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時(shí)間：2023-06-11 08:23:57
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中圖分類號(hào): D630文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1672-3791(2011)03(a)-0000-00
1要加大宣傳工作的力度
要結(jié)合普法教育、結(jié)合人才資源開發(fā)工作、結(jié)合本地區(qū)、本單位人事檔案管理的實(shí)際，充分利用報(bào)刊、廣播電視和網(wǎng)絡(luò)等多種輿論工具，廣泛宣傳人事檔案管理在人才資源開發(fā)中的重要地位和作用。通過宣傳教育，使大家都認(rèn)識(shí)到，在市場經(jīng)濟(jì)條件下，無論是企業(yè)的競爭，還是一個(gè)地區(qū)經(jīng)濟(jì)實(shí)力的競爭，最終就是人才的競爭。一個(gè)不重視人事檔案管理的部門和單位，一個(gè)對(duì)人事檔案所蘊(yùn)藏的豐富的人才信息資源沒有充分認(rèn)識(shí)的領(lǐng)導(dǎo)，就不可能更多地發(fā)現(xiàn)人才、更好地使用人才，更不可能在激烈的競爭中立于不敗之地。要使干部職工自覺增強(qiáng)檔案意識(shí)，牢固樹立價(jià)值觀念、信息觀念、法制觀念和服務(wù)觀念，真正把人事檔案管理工作列入議事日程，擺上重要位置，切實(shí)抓好。
2要加大體制創(chuàng)新的力度
人事檔案應(yīng)逐步從“單位檔案”向“社會(huì)檔案”轉(zhuǎn)變。實(shí)行人事檔案的社會(huì)化管理。長期以來，由于受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的長期禁錮，“人是國家的、地區(qū)的、部門的、單位的”的傳統(tǒng)觀念根深蒂固，從上學(xué)直至畢業(yè)分配，個(gè)人選擇的余地相當(dāng)小，人事檔案也隨之成為地區(qū)所有、單位所有，人事檔案變成“單位檔案”。隨著計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)變，人的屬性己經(jīng)發(fā)生了根本性變化:人是屬于全社會(huì)而不僅僅屬于某個(gè)地區(qū)、部門或者單位。只是在某個(gè)時(shí)段區(qū)間里，人與單位訂有勞動(dòng)合同，存在勞動(dòng)關(guān)系，而一旦勞動(dòng)關(guān)系解除，人自然而然又回歸社會(huì)。人的屬性己經(jīng)從“單位人”轉(zhuǎn)變成為“社會(huì)人”，人才‘流動(dòng)已經(jīng)成為個(gè)人與社會(huì)發(fā)展的必然。所以，人事檔案管理也應(yīng)順應(yīng)這一變革，實(shí)行社會(huì)化管理，變“單位檔案”為“社會(huì)檔案”。只有這樣，才能與人的社會(huì)化屬性相一致，也只有這樣，才能適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展規(guī)律。我們可以看到，人事檔案制度的人本化必然以承諾個(gè)人的自由與流動(dòng)、發(fā)展的權(quán)利為前提，只有實(shí)現(xiàn)檔案關(guān)系與勞動(dòng)關(guān)系的分離，實(shí)現(xiàn)人事檔案的社會(huì)化管理，才能實(shí)現(xiàn)人力資源的最優(yōu)組合。至于社會(huì)化管理的具體模式，可以借鑒美國、加拿大等國的經(jīng)驗(yàn)，先建立地區(qū)性的人事檔案管理中心，由政府賦予專門的職能，集中管理一個(gè)地區(qū)的人事檔案，在條件相對(duì)成熟后，再建立全國性的管理機(jī)構(gòu)。這樣，既可解決目前人事檔案多頭管理的問題，也可以擺脫“死檔”、“棄檔”現(xiàn)象大量存在的困境。
3要加大政策創(chuàng)新的力度
社會(huì)化是人事檔案管理的方向，但它的實(shí)施涉及改革的深層次矛盾和高層次決策問題，而且需要其他社會(huì)改革配套進(jìn)行，不可能一墩而就，因此，在大力推進(jìn)人事檔案管理社會(huì)化進(jìn)程的同時(shí)，必須抓緊進(jìn)行政策創(chuàng)新。就當(dāng)前來說，當(dāng)務(wù)之急就是各地方黨委組織和政府人事等有關(guān)部門要負(fù)責(zé)牽頭相關(guān)組織對(duì)各級(jí)各單位是否具有人事檔案管理權(quán)限進(jìn)行資格認(rèn)定，并實(shí)行年審制度，符合條件的發(fā)給資格證書，年審不合格的，限期整改合格，否則取消其檔案管理資格。其次是要規(guī)范人事檔案的內(nèi)容，盡量減少陳舊、不合時(shí)宜的信息。第三是要貫徹公開、公平、公正原則，揭開多年來籠罩在人事檔案頭上的神秘面紗，尊重和維護(hù)公民個(gè)人的知情權(quán)，將人事檔案作為社會(huì)信息源之一，有條件地向社會(huì)開放，特別向本人開放，讓公民有依法維護(hù)個(gè)人檔案的權(quán)利，對(duì)違反有關(guān)規(guī)定的行為，要有責(zé)任追究制度。只有令人事檔案成為一個(gè)透明、適度開放的個(gè)人社會(huì)公信平臺(tái)，才能充分保障人事檔案當(dāng)事人的合法權(quán)利得到保障，也才能使現(xiàn)有制度的既得利益者在公共平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)共贏。第四是要把人事檔案管理納入行政執(zhí)法責(zé)任制考核的內(nèi)容，加大考核力度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、處理問題，確保各項(xiàng)政策法規(guī)的落實(shí)。對(duì)違反有關(guān)規(guī)定的行為，嚴(yán)格責(zé)任追究制度。
4要加大個(gè)性化管理的力度
真實(shí)性是人事檔案的本質(zhì)要求。人事檔案的真實(shí)性有兩個(gè)層面。第一個(gè)層面是人事檔案的客觀性、完整性、合法性，這是真實(shí)性的基礎(chǔ)層面，維護(hù)人事檔案的真實(shí)有效，來滿足對(duì)人事檔案主體的管理和一般了解；第二個(gè)層面是人事檔案的個(gè)性，是人事檔案的縱深面，體現(xiàn)人事檔案的價(jià)值，來滿足對(duì)人事檔案主體的篩選和使用。真實(shí)性的第一個(gè)層面是前提和基礎(chǔ)，而第二個(gè)層面則是對(duì)前者的補(bǔ)充和深化。人事檔案失去第一層面的真實(shí)，人事檔案就失去了存在的基礎(chǔ)，失去基礎(chǔ)則個(gè)性和權(quán)威都無從談起；而人事檔案失去真實(shí)的個(gè)性，則意味著失去了重要的內(nèi)容特質(zhì)和價(jià)值要素。兩個(gè)層面相互依存，有機(jī)結(jié)合，共同作用于人事檔案主體，彰顯人事檔案鮮活的生命力。但在現(xiàn)實(shí)生活中，人們對(duì)人事檔案真實(shí)性的認(rèn)識(shí)大多停留在第一個(gè)層面上。不可否認(rèn)，第一層面確系首要的，也是必須的，但對(duì)真實(shí)性的理解如果僅僅停留在第一個(gè)層面上，也顯而易見是不妥的，人事檔案的個(gè)性化同樣不容忽視。缺乏個(gè)性的人事檔案盡管客觀真實(shí)，但因它缺乏實(shí)用的信息，其價(jià)值、作用便大打折扣。真實(shí)的人事檔案需要由個(gè)性的內(nèi)容來支持，個(gè)性鮮明的人事檔案才是完整意義上的真實(shí)。人事檔案個(gè)性化管理正是要求人事檔案形成部門和形成者需要兼?zhèn)湔哂^念、責(zé)任觀念和創(chuàng)新觀念，在客觀公正、實(shí)事求是的基礎(chǔ)上，，去體現(xiàn)出不同人事檔案主體的特點(diǎn)和個(gè)性，檔案內(nèi)容要與主體多元化、社會(huì)職能多樣化相適應(yīng)，根據(jù)不同類型人員，可采用不同的歸檔標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容，尤其是需要增加反映個(gè)人綜合能力、專業(yè)素質(zhì)、科研水平等實(shí)際材料；處于社會(huì)轉(zhuǎn)型期，人事檔案內(nèi)容更應(yīng)與建立市場經(jīng)濟(jì)條件下的個(gè)人信用體系相聯(lián)系，增添諸如個(gè)人身份證明、履約情況、銀行信用記錄、涉案情況等信用記錄材料。更通俗而言，也就是對(duì)不同類型的人才提供不同的檔案服務(wù)。檔案信息數(shù)字化是一種新型的檔案信息形態(tài)，是信息時(shí)代檔案管理領(lǐng)域的一場革命，它能夠把分散于不同地區(qū)、不同單位、不同載體的人事檔案資源，以數(shù)字化的形式貯存起來，以網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)接起來，是提高檔案利用率，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源社會(huì)共享的最有效途徑。
結(jié)語
人事檔案管理制度作為一項(xiàng)公共政策，在社會(huì)轉(zhuǎn)型的大背景下，面對(duì)傳統(tǒng)人事檔案政策老化失效這一現(xiàn)實(shí)情況，必須做出積極回應(yīng):探索良性的政策替代方案，選擇科學(xué)的最佳路徑，本著“以人為本”和“以民為本”的基本理念進(jìn)行合理而有效的改革與創(chuàng)新?？梢韵胍?，人事檔案管理制度只有走更科學(xué)、更富實(shí)效的創(chuàng)新改革之路，才能最大限度地發(fā)揮人力資源的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，使我國人口資源的潛在優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的人才優(yōu)勢，促進(jìn)人力資源的有效、優(yōu)化配置。
參考文獻(xiàn)
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一、豐富檔案內(nèi)容，提高檔案使用價(jià)值
流動(dòng)人員人事檔案主要內(nèi)容記錄著其以往的社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的經(jīng)歷。傳統(tǒng)的人事檔案中主要記錄一些較為固定的內(nèi)容，如流動(dòng)人員的基本政治面貌、家庭背景、職稱、學(xué)歷等，而在社會(huì)發(fā)展中比較重要的信息卻鮮有記錄，如流動(dòng)人員的創(chuàng)新能力、技術(shù)才能、交際能力等。除此之外，流動(dòng)人員人事檔案中也幾乎缺失綜合素質(zhì)的鑒定及評(píng)價(jià)?？梢杂纱藬喽?，現(xiàn)有的流動(dòng)人員人事檔案內(nèi)容存在陳舊、過時(shí)、無法體現(xiàn)變動(dòng)等問題，其使用價(jià)值不高，“棄檔”現(xiàn)象的發(fā)生與此不無關(guān)系。鑒于此，檔案部門有必要隨階段性、遵從事實(shí)，豐富拓展流動(dòng)人員的人事檔案內(nèi)容，使檔案的使用價(jià)值有效提升。當(dāng)今社會(huì)，越來越注重一個(gè)人的綜合能力。檔案部門可以以此為出發(fā)點(diǎn)增加流動(dòng)人員能力、業(yè)績、成就等個(gè)性化方面的內(nèi)容；同時(shí)，也要注重補(bǔ)充流動(dòng)人員誠信方面的內(nèi)容?？傊?，流動(dòng)人員的人事檔案內(nèi)容既要完整真實(shí)，又要豐富實(shí)際，要能夠真正適應(yīng)現(xiàn)代化的職業(yè)發(fā)展和現(xiàn)實(shí)高效的職場需要。
二、規(guī)范管理環(huán)節(jié)，提高檔案管理水平
流動(dòng)人員人事檔案管理的一般性工作主要包含：收集與整理、保管、利用與服務(wù)、移交等。這些工作內(nèi)容相互聯(lián)系，各個(gè)管理環(huán)節(jié)都非常關(guān)鍵。但就目前而言，流動(dòng)人員在流動(dòng)過程中其人事檔案并未表現(xiàn)出有效流轉(zhuǎn)?；诖耍瑱n案管理部門要重視系統(tǒng)性工作程序，應(yīng)主動(dòng)規(guī)范檔案管理各步驟環(huán)節(jié)，自上而下提高檔案管理水平，總體可從以下幾點(diǎn)展開：一是強(qiáng)化完善流動(dòng)人員人事檔案的收集。流動(dòng)性、分散性、復(fù)雜性等特點(diǎn)增加了流動(dòng)人員檔案管理的難度，是需要重點(diǎn)切入的改革方向。管理部門和人員需要?jiǎng)?chuàng)新性地完成材料的收集工作，如改變收集和保存方式、規(guī)范材料收集環(huán)節(jié)等。二是檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)的老問題，必須要嚴(yán)格化，動(dòng)態(tài)化進(jìn)行管理。三是全面優(yōu)化人事檔案內(nèi)容構(gòu)成。可以增設(shè)三類檔案，即業(yè)績檔案、能力檔案和誠信檔案。四是要處理好個(gè)人隱私保護(hù)和檔案利用的關(guān)系。流動(dòng)人員的人事檔案內(nèi)容中包含個(gè)人隱私，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，檔案管理部門要注重采取安全防范措施，保證信息的安全性，以免受不必要的攻擊。
三、完善檔案法規(guī)，減少違規(guī)現(xiàn)象發(fā)生
目前，“重新建檔”現(xiàn)象非常普遍?！爸匦陆n”行為對(duì)人事檔案的原始記錄性無疑造成了難以修復(fù)的破壞，更嚴(yán)重的是還降低了信息的可靠性，導(dǎo)致虛假檔案產(chǎn)生。而正是由于“重新建檔”，讓更多的人選擇加入“棄檔”隊(duì)伍。檔案管理部門必須意識(shí)到，“重新建檔”有著嚴(yán)重的危害，如無法保證流動(dòng)人員檔案信息的真實(shí)性、“一人多檔”現(xiàn)象隨著發(fā)生等。在此驅(qū)動(dòng)下，國家層面必須有意識(shí)地完善人事檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)。目前，在我國的檔案法中并未找到關(guān)于“重新建檔”條件的規(guī)定，更沒有相對(duì)應(yīng)的限制和處罰。因此，很多人利用法律漏洞，“重新建檔”，留下隱患。為此，國家應(yīng)該逐漸完善檔案法。在法律完善之前，人事檔案管理部門也應(yīng)積極尋找對(duì)應(yīng)之策，如加大“重新建檔”危害的宣傳。如此一來，可以提高流動(dòng)人員的人事檔案意識(shí)。
1.2 檔案管理規(guī)范缺乏。由于對(duì)人事檔案重視意識(shí)的淡薄，就存在著檔案內(nèi)容不完整，信息材料不全面的不良現(xiàn)象，甚至員工與檔案難以“對(duì)號(hào)入座”，嚴(yán)重影響企業(yè)人事部門管理工作的開展。在目前的人事檔案中，大多只有以往形成的姓名、性別、年齡、民族、參加工作時(shí)間、入黨入團(tuán)時(shí)間、文化程度、工作經(jīng)歷等簡單材料，而對(duì)反映本人業(yè)績、動(dòng)態(tài)的材料收集歸檔不全，致使檔案內(nèi)容不完整，不能客觀地反映一個(gè)人的工作全貌。保密意識(shí)不強(qiáng)。人事檔案的保密性較其他檔案而言，保密性要求更高，不僅包含著每個(gè)企業(yè)員工的個(gè)人隱私和自然材料，還從一個(gè)側(cè)面反映了我們黨和國家及各級(jí)組織、各個(gè)單位的各項(xiàng)工作的活動(dòng)情況。這些情況許多是需要保密的，只能由檔案管理單位掌握，不能擴(kuò)散出去。
1.3 檔案管理隊(duì)伍不健全。由于受傳統(tǒng)觀念的影響，對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案管理人員更換頻繁，不能保證企業(yè)人事檔案工作的高效開展。
1.4 檔案利用價(jià)值不高。一方面，由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價(jià)值相對(duì)降低。不重視企業(yè)內(nèi)部的實(shí)績考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離。另一方面，人事檔案工作是動(dòng)態(tài)性的管理工作，要不斷充實(shí)新的內(nèi)容，增加新的材料。在實(shí)際工作中，學(xué)歷進(jìn)修、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等方面的材料收集不全，難以客觀、全面地反映企業(yè)員工的真實(shí)情況。這些原因都不同程度地造成了企業(yè)人事檔案利用率的降低。
2、改進(jìn)企業(yè)人事檔案管理的具體對(duì)策
2.1 提高檔案管理意識(shí)。無論是企業(yè)還是員工個(gè)人，都應(yīng)該自覺更新觀念，提高對(duì)檔案的重視程度。首先，企業(yè)應(yīng)該提高對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)依法管檔的意識(shí)，建立健全規(guī)章制度，配備專業(yè)的人員和設(shè)備，把人事檔案管理作為企業(yè)管理重要的基礎(chǔ)工作抓緊抓好，做到材料收集齊全、歸檔及時(shí)準(zhǔn)確、管理規(guī)范有序。其次，檔案管理人員要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，強(qiáng)化市場意識(shí)，淡化行政意識(shí)和行政手段。
2.2 增強(qiáng)硬件建設(shè)。加強(qiáng)人事檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化改革，實(shí)行個(gè)人信息的有條件融合。目前對(duì)個(gè)人信息的管理存在多種方式，戶籍管理信息、文憑學(xué)歷管理、個(gè)人單位表現(xiàn)記錄等在一定程度上都和人事檔案信息存在著重復(fù)交叉。有必要對(duì)其中一些信息管理進(jìn)行融合，這樣既可以優(yōu)化人事檔案信息也有利于國家人力和財(cái)物的節(jié)約。數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化也為人事檔案信息的綜合提供了物質(zhì)實(shí)現(xiàn)條件基礎(chǔ)。數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化也是未來信息化利用發(fā)展的方向，有利于人事檔案的綜合性開發(fā)。
2.3 改革僵化的管理方式。隨著人員流動(dòng)的加快，不少人認(rèn)為“檔隨人走”的管理方式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)人事管理的特點(diǎn)和要求了，認(rèn)為“檔隨人走”必須淘汰。所以對(duì)人事檔案社會(huì)化服務(wù)改革的強(qiáng)化和管理才是根本手段。建立社會(huì)化集中人事檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)政府服務(wù)公職人員、流動(dòng)服務(wù)人員和離退休人員的人事檔案。
2.4 加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。人事檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性、保密性很強(qiáng)的工作，要促進(jìn)企業(yè)人事檔案工作的發(fā)展，就必須提高檔案管理工作人員的素質(zhì)。
2.4.1 增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)。熱愛檔案事業(yè)，具有強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任感和使命感，是做好人事檔案管理工作最基本的政治素質(zhì)要求。
2.4.2 增強(qiáng)法治意識(shí)。檔案工作者必須學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》及其他相關(guān)的法律法規(guī)，具備“依法管理”、“依法用檔”意識(shí)，有效維護(hù)檔案的完整與安全。建立健全人事檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案工作者有章可循，有法可依，使檔案工作沿著法制化的軌道發(fā)展。
2.4.3 增強(qiáng)奉獻(xiàn)意識(shí)。奉獻(xiàn)源于對(duì)祖國人民的無限忠誠，源于對(duì)事業(yè)的執(zhí)著追求，它體現(xiàn)了檔案工作者埋頭苦干、不求索取的價(jià)值觀。
3、企業(yè)人事檔案管理改革的基本措施
上述分析表明，當(dāng)前人事檔案管理，在體制上是割裂開來的，在方式上是封閉起來的，在觀念上是陳舊保守的。人事檔案管理改革迫在眉睫。我認(rèn)為應(yīng)先從思想認(rèn)識(shí)、管理體制和收集渠道四方面入手：
3.1 重新認(rèn)識(shí)人事檔案的功能與作用。人事檔案保管之目的與其他檔案一樣是為了利用。而且不僅是為政治運(yùn)動(dòng)服務(wù)，還要為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。人才選拔、人才管理是經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要工作之一。因此，要樹立視記載人才成長的人事檔案為識(shí)才、選材、用才重要依據(jù)的觀念。人事檔案在收集、整理、提供利用各環(huán)節(jié)，都要適應(yīng)這個(gè)轉(zhuǎn)變。
一切有保存價(jià)值的學(xué)習(xí)、生活、社會(huì)實(shí)踐等資料，均可作為學(xué)生個(gè)人成長檔案。大體包含如下幾方面：
（1）家庭生活方面：包括病歷、診斷書、化驗(yàn)單、體檢表、血型報(bào)告、心電圖、CT報(bào)告、X光照片、就診記錄、住院記錄、防疫記錄、醫(yī)生處方、營養(yǎng)知識(shí)、身份證等。
（2）學(xué)習(xí)生活方面：包括錄取通知書、學(xué)生證、畢業(yè)證、黨團(tuán)員證、榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、學(xué)習(xí)成績單、考試試卷、培訓(xùn)記錄、習(xí)作、訂閱的報(bào)刊雜志、教材、輔導(dǎo)書、日記、筆記、作文等。
（3）社會(huì)實(shí)踐方面：包括親戚、朋友、同學(xué)等之間的通訊錄，名片、名錄以及重要往來信件，電話記錄、賀卡、電子郵箱、博客、網(wǎng)站、網(wǎng)頁、QQ號(hào)碼、景點(diǎn)門票、機(jī)票、火車票、長途汽車票、導(dǎo)游圖、旅行線路圖、入住賓館介紹、旅行日記等。
二、學(xué)生個(gè)人成長檔案的收集和管理
（1）檔案意識(shí)是建立學(xué)生個(gè)人成長檔案的根本。很多人在平時(shí)隨意丟棄或者堆放個(gè)人的有關(guān)材料，沒有養(yǎng)成分類整理的習(xí)慣，也沒有檔案保管的意識(shí)。如果平時(shí)不注意收藏保管自己的成長檔案，當(dāng)自己需要查閱或者利用自己過去的檔案資料時(shí)，甚至要作為法律憑證時(shí)，只能是“踏破鐵鞋無覓處”似的絕望；而有良好的檔案意識(shí)和習(xí)慣，將自己的檔案管理得非常合理，會(huì)是“得來全不費(fèi)工夫”的輕松。要讓檔案意識(shí)成為一種習(xí)慣，才會(huì)在生活中管理好個(gè)人檔案。
（2）檔案資料累積是學(xué)生個(gè)人成長檔案建檔的基礎(chǔ)。生活中有很多值得我們?nèi)w納、去感受、去品味、去收藏的東西，如詩如畫的春夏秋冬，酸甜苦辣的人生百味，幸福生活的點(diǎn)點(diǎn)滴滴。許多珍貴材料被我們隨手丟棄，或者隨手鎖進(jìn)抽屜柜子，就像一顆顆散落的珠子，無線無序，到需要它時(shí)才知它的珍貴。如果我們平時(shí)注意收集和積累，再用科學(xué)的方法管理起來，學(xué)生個(gè)人成長檔案便會(huì)成為一條五光十色的珍貴項(xiàng)鏈。
（3）科學(xué)合理的分類是管理好檔案資料的關(guān)鍵。從長遠(yuǎn)的眼光來看，學(xué)生個(gè)人成長檔案伴隨著年齡的成長不斷增加，只有進(jìn)行合理的分類，才能揭示出它們之間的內(nèi)在聯(lián)系，使檔案成為一個(gè)有機(jī)整體，便于系統(tǒng)地提供利用。很多人覺得資料少，不分類也能查找得到，但實(shí)際上，日復(fù)一日，年復(fù)一年，積累的資料如果不進(jìn)行分類，那便是一堆雜亂無章的東西，查找起來非常困難。因此，在檔案資料積累的基礎(chǔ)上進(jìn)行分類是關(guān)鍵。每個(gè)人可根據(jù)自己的習(xí)慣找出較合理的分類方案，一般的有根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)來進(jìn)行分類的，比如衛(wèi)生保健類、證件憑據(jù)類、個(gè)人學(xué)習(xí)類、親朋聯(lián)絡(luò)類、旅游觀光類等；有根據(jù)形成時(shí)期來分類的，比如嬰幼兒時(shí)期、少年兒童時(shí)期、青年時(shí)期、壯年時(shí)期等；也有根據(jù)載體形態(tài)來劃分的，如照片、錄音錄像、光盤等。
（4）編號(hào)編目裝盒是管理好檔案的保障。在對(duì)積累的檔案資料進(jìn)行分類的基礎(chǔ)上，再對(duì)檔案進(jìn)行編制目錄、編號(hào)，然后裝到檔案盒中，使雜亂無章的個(gè)人成長檔案排列有序，這也是建檔的最后環(huán)節(jié)。不同介質(zhì)的檔案材料，可以用不同的檔案盒，有紙質(zhì)材料檔案盒，照片檔案盒，音像檔案盒，光盤盒等等。編目工作包括手工目錄和電子目錄，還可以使用小型的檔案管理軟件對(duì)目錄和檔案全文進(jìn)行管理。
三、學(xué)生個(gè)人成長檔案的作用和意義
（1）激勵(lì)人生，陶冶身心，完善自我。學(xué)生個(gè)人成長檔案記錄著學(xué)生成長的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，有成功有失敗、有回顧有反思、有光鮮亮麗的時(shí)期也有灰暗低迷的時(shí)候，這些都是生活的經(jīng)驗(yàn)，是自我激勵(lì)和教育的極好素材，比老師和家長的說教更有說服力。這些檔案伴隨自己的時(shí)間也是激勵(lì)自己奮發(fā)向上的時(shí)候。
（2）提高生活質(zhì)量，提升家庭文化素養(yǎng)。學(xué)生在現(xiàn)代家庭里是核心，學(xué)生的一舉一動(dòng)牽動(dòng)著全家人的眼球和神經(jīng)，學(xué)生的生活記錄是全家人最愿意最樂于閱讀的書籍，每一份學(xué)生個(gè)人成長檔案，都有一個(gè)有趣的故事，通過瀏覽昔日照片、榮譽(yù)、成績等，回顧成長足跡，增添生活樂趣。建設(shè)學(xué)生成長檔案的過程也是家庭成員精神文化生活升華的過程，過程中的快樂、親和力和凝聚力感染著每一位家庭成員。
（3）提高青少年綜合素質(zhì)，提升社會(huì)文明。學(xué)生在家長老師的指導(dǎo)下建立個(gè)人成長檔案的過程也是明辨是非，崇尚真、善、美的過程，學(xué)生通過建立自己的個(gè)人成長檔案影響并帶動(dòng)身邊更多的同學(xué)來參與，使這個(gè)建檔過程成為一種潛移默化的自我教育途徑。教育主體覺醒了，效果則事半功倍，“少年強(qiáng)，則中國強(qiáng)”，學(xué)生素質(zhì)提高了，整個(gè)社會(huì)的文明程度相應(yīng)也得到提高。
建立學(xué)生個(gè)人成長檔案，不需要花太多精力，也不需要花太多金錢，只要有檔案意識(shí)，便是大家都可以做到的事，它會(huì)使每一個(gè)瞬間都定格為永恒，使紙張、照片、磁盤、光盤等都成為幸福生活、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的載體?！巴晔欠?、少年是個(gè)夢、青年是首詩、中年是篇散文、老年是部哲學(xué)”，做好學(xué)生個(gè)人成長檔案，記錄下美好的畫、夢、詩，就會(huì)有優(yōu)美的散文和閃耀的哲學(xué)。
參考文獻(xiàn)：
[1]賀志軍等. 文化生產(chǎn)力發(fā)展視角下檔案工作理念創(chuàng)新. 現(xiàn)代大學(xué)教育2012（5）.
隨著人才流動(dòng)的頻繁，傳統(tǒng)意義上的流動(dòng)人員在迅速增長，人事檔案數(shù)量大幅攀升，人才中介機(jī)構(gòu)也由政府人事部門單家獨(dú)辦變?yōu)槠渌块T、民營、外資共同參與的多元結(jié)構(gòu)。這對(duì)如何管好用好人事檔案提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。
一、人事及人才流動(dòng)檔案管理的內(nèi)容
人事檔案是在人事管理活動(dòng)中形成的記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及所受獎(jiǎng)勵(lì)、處罰等方面情況并以個(gè)人為單位歸檔保存的原始記錄。流動(dòng)人員人事檔案管理的范圍主要包括行業(yè)的大中專畢業(yè)生、自費(fèi)出國留學(xué)人員；辭職或被辭退的機(jī)關(guān)人員、企事業(yè)人員；外商投資、鄉(xiāng)鎮(zhèn)以及各類民營企業(yè)等；與用人單位解除勞動(dòng)合同的人員；駐華外國企業(yè)機(jī)構(gòu)中方雇員等。
流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)為縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)。檔案管理的具體工作包括檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等；流動(dòng)人員身份認(rèn)定、檔案工資記載、出國（出境）政審工作；經(jīng)授權(quán)的職稱資格考評(píng)、合同簽證、社會(huì)保險(xiǎn)等社會(huì)化服務(wù)工作。
二、人事和人才流動(dòng)檔案管理的主要問題
1.“檔案商品化”和“檔案管理盈利化”問題日益突出。目前從每年大量的大學(xué)畢業(yè)生，到從國有單位流向其他所有制單位的專業(yè)技術(shù)人員，從高科技的私營企業(yè)，到國有性的事業(yè)單位，涵蓋了我國幾乎所有行業(yè)和人群。但是由于我國發(fā)展條件的制約，流動(dòng)人員人事檔案管理還沒有實(shí)現(xiàn)完全的公益化，人事檔案管理的經(jīng)費(fèi)來源還要依靠收取檔案管理費(fèi)，這一定程度上為某些部門提供了尋利空間，輕服務(wù)而重盈利的趨勢開始出現(xiàn)?！皺n案商品化”和“檔案管理盈利化”的問題日益突出，最終導(dǎo)致檔案多頭管理，檔案的公益性程度不高，面臨失信危險(xiǎn)。流動(dòng)人員人事檔案管理中的盈利化傾向造成的一個(gè)直接危害就是人事檔案面臨失去信譽(yù)的危險(xiǎn)，同時(shí)刺激多頭管理現(xiàn)象產(chǎn)生。造成檔案管理混亂，嚴(yán)肅性、公信力不足。一些中介機(jī)構(gòu)受利益驅(qū)使，“搶奪”、騙取、截留、扣壓檔案以及涂改、抽取、銷毀、偽造等違規(guī)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。嚴(yán)重?cái)_亂了正常的人事檔案管理工作有序開展，阻礙了人才流動(dòng)。此外中介機(jī)構(gòu)舍本逐末，惡性競爭的情況時(shí)有發(fā)生，影響了中介機(jī)構(gòu)自我發(fā)展和人才市場健康有序運(yùn)行。
2.檔案管理效能低下，嚴(yán)重影響檔案管理發(fā)揮應(yīng)有作用?，F(xiàn)行人事檔案在內(nèi)容上仍然保持著計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期的特點(diǎn)，偏重靜態(tài)性資料描述，不能動(dòng)態(tài)反映個(gè)人信用。市場經(jīng)濟(jì)條件下檔案的主要功能是對(duì)個(gè)人的工作能力和道德信用進(jìn)行綜合的動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)，為人才的高效流動(dòng)提供參考，但現(xiàn)行人事檔案顯然無法滿足這一點(diǎn)。同時(shí)，隨著流動(dòng)人員群體的逐漸壯大，“人檔分離”正在成為趨勢，以往檔案收集方法和程序無法施行，尤其是在一些私營企業(yè)，人事管理非常不規(guī)范，很少對(duì)員工進(jìn)行規(guī)范化的考核，個(gè)人的業(yè)績資料進(jìn)入檔案信息非常困難，很多人才中心存放的檔案很長時(shí)間沒有信息補(bǔ)充。較為普遍地存在重收檔（收費(fèi)）、輕管理的現(xiàn)象。一些單位檔案管理力量薄弱，缺乏熟悉檔案管理政策和業(yè)務(wù)的專業(yè)人員，檔案不能及時(shí)收集、整理、分類、補(bǔ)充和更新，“死檔”較多，檔案信息應(yīng)用也就少之又少了。
三、人事檔案及人才流動(dòng)檔案管理改革思考
1.借助計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)社會(huì)化檔案管理。在同一的管理制度指導(dǎo)下，實(shí)行人事檔案與人在特定條件下的適度分離，借助于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)有關(guān)于人員的全面了解。具體說，就是利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等，把以往分管與不同處所的人事檔案，在信息的查詢與利用上實(shí)現(xiàn)社會(huì)化服務(wù)。社會(huì)化、開放式管理模式預(yù)示著更大范圍內(nèi)人事檔案管理的一種方向和發(fā)展趨勢。我們所處的這個(gè)新世紀(jì)，是一個(gè)更加開放的時(shí)代。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人力資源的競爭將會(huì)越來越激烈，人才流動(dòng)的數(shù)量和質(zhì)量會(huì)逐步加強(qiáng)，這種社會(huì)發(fā)展趨勢，也為在更大范圍內(nèi)實(shí)行社會(huì)化、開放式人事檔案管理提供了可能性。
2.改革人事檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)機(jī)制變破。今后我國政府機(jī)構(gòu)改革的幅度和力度將進(jìn)一步加大，機(jī)構(gòu)龐雜臃腫、人浮于事的現(xiàn)狀將得到整治，精簡機(jī)構(gòu)、聯(lián)合辦公的大口徑管理方式將被采用。人事檔案管理制度的改革總之不僅應(yīng)有利于管理，更應(yīng)著眼于保護(hù)跟人的權(quán)利，特別是知情權(quán)、再調(diào)查的請(qǐng)求權(quán)、錯(cuò)誤的改正請(qǐng)求權(quán)、提出異議的權(quán)利、檔案資料傳播和使用目的的控制權(quán)等。另外，對(duì)人事檔案管理部門也應(yīng)強(qiáng)調(diào)一下義務(wù)和責(zé)任：確保人事檔案質(zhì)量的義務(wù)、負(fù)有保護(hù)人事檔案信息安全的義務(wù)、以及保證人事檔案被正當(dāng)使用的義務(wù)等。
參考文獻(xiàn)
1.1 人事檔案管理的模式比較封閉
由于現(xiàn)代社會(huì)的開放性，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)無法與時(shí)俱進(jìn)，與時(shí)代處于同一頻率。傳統(tǒng)的比較封閉的人事檔案管理模式存在很多不足之處，比如說其功能比較程序化、內(nèi)容老舊、結(jié)構(gòu)不合理、人才的流動(dòng)不平衡，這些問題都讓人事檔案管理工作受到了不同程度的制約，對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到了嚴(yán)重的影響作用。
1.2 人事檔案管理的制度不完善
人事檔案管理的制度不完善，對(duì)于每一個(gè)員工的工作內(nèi)容和職責(zé)分配的不明確，是人事檔案管理的一個(gè)重要問題，這就導(dǎo)致一定程度上出現(xiàn)了很多人管理一件事情，或者是沒有人處理的情況。由于這種不完善的制度，使得很多的部門都在私下里進(jìn)行人事檔案的管理，這種問題出現(xiàn)在勞動(dòng)部門、社會(huì)保障部門、事業(yè)企業(yè)部門、私營企業(yè)、國營企業(yè)。甚至就連民辦中介也在進(jìn)行管理，這就是多頭管理。多頭管理造成了人事檔案管理的混亂性，使得人事檔案管理工作無法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，減少了工作效率，提高了管理的而成本，對(duì)人事檔案管理的健康發(fā)展造成了影響。還有一個(gè)問題是，大家都不管的問題，我國的很多個(gè)部門機(jī)構(gòu)都沒有一個(gè)完善的管理制度，大部分都是為了方便流轉(zhuǎn)才設(shè)立的人事檔案管理，在平常的工作中，一般只是進(jìn)行簡單的收發(fā)手續(xù)，并沒有從本質(zhì)上去進(jìn)行管理。所以人事檔案管理的信息老舊，不能夠與時(shí)俱進(jìn)，清楚的應(yīng)付最新的人動(dòng)，制約了人事檔案管理的發(fā)展。
1.3 人事檔案管理對(duì)于人權(quán)的忽視
人事檔案管理對(duì)于人權(quán)較為忽視，使得人權(quán)得不到有效的保障，主要表現(xiàn)在人事檔案管理工作中有對(duì)人權(quán)造成傷害的現(xiàn)象，比如：工作人員對(duì)于人事檔案管理不能夠及時(shí)的進(jìn)行跟進(jìn)，不能夠及時(shí)更新和記錄新的個(gè)人信息；人事檔案中一些人的個(gè)人信息存在虛假性。這些現(xiàn)象存在于人事檔案的管理工作中，忽視了人權(quán)的保障，一些人對(duì)于自己的檔案信息得不到正確的了解，容易打擊個(gè)人的工作積極性。
圖一和圖二人事檔案管理的兩種最常見的形式：
（圖一）
（圖二）
2 針對(duì)人事檔案管理改革若干問題的探索
2.1 對(duì)人事檔案管理模式進(jìn)行改革
人事檔案管理模式在進(jìn)行改革的時(shí)候，首先，要符合我國的人才政策，要確保對(duì)我國的人才流動(dòng)的方向和合理性有幫助，并且能夠促進(jìn)我國的誠信體系的建立和健全以及發(fā)展，為我國的人事檔案管理服務(wù)質(zhì)量的提高做出貢獻(xiàn)。其次，要確定我國公民的地位和權(quán)益，要確保不傷害公民的利益。另外，改革人事檔案管理模式的時(shí)候，要適當(dāng)?shù)脑黾用裰餍院凸嫘?，讓公民能夠以更為?shí)惠的價(jià)格看到自己的檔案，體現(xiàn)了公民的知情權(quán)。
2.2 人事檔案管理制度需要健全
人事檔案管理制度在進(jìn)行改革的時(shí)候，一定要注意明確分工，職責(zé)分明這一主要內(nèi)容。其次，要制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，讓各級(jí)員工按照制度來辦事，優(yōu)秀的獎(jiǎng)勵(lì)，懶惰的懲罰，這樣能夠有效的提高工作效率和工作質(zhì)量。另外，還要強(qiáng)化我國的流動(dòng)人員和死亡人員的檔案信息，對(duì)他們的信息做到及時(shí)的更新和記錄，這樣才能夠及時(shí)的為單位的人事檔案管理工作提供一定的參考意見。最后，借助信息技術(shù)，將人事檔案管理數(shù)字化，在網(wǎng)絡(luò)上建立咨詢平臺(tái)，讓公民能夠進(jìn)行參與，這有利于服務(wù)質(zhì)量的提高。
1.人事檔案管理制度相對(duì)落后
隨著人事制度不斷改革發(fā)展，人才流動(dòng)，單位選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡化。前幾年，筆者學(xué)院引進(jìn)了數(shù)位高級(jí)專業(yè)技術(shù)人才，在整理人事檔案時(shí)，發(fā)現(xiàn)有兩名同志因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調(diào)動(dòng)、派遣手續(xù)。他們的原始檔案至今沒有轉(zhuǎn)到學(xué)院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位的人事審核、工資審批工作帶來不便。
2.人事檔案管理方式和手段相對(duì)落后
人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨(dú)存放。如學(xué)院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數(shù)多，資料復(fù)雜，但多年來檔案室一直是庫房，比較狹小。由于單位人事管理人員不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業(yè)人員管理。在檔案管理手段上，因?yàn)闆]有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時(shí)歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。
二、 高校人事檔案管理的設(shè)想
隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，人事制度改革和人員模式改變，給高校帶來了管理多元化的特點(diǎn)，這也對(duì)人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的高校人力資源管理系統(tǒng)就體現(xiàn)了高校人事管理(含檔案)的整體管理水平。
1.加強(qiáng)和完善人事檔案管理制度
實(shí)行人事檔案的社會(huì)化管理制度，制定《人事檔案管理?xiàng)l例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。
2.加強(qiáng)干部人事檔案管理，有效利用人才資源
干部人事檔案真實(shí)地記載和反映著一個(gè)人的經(jīng)歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、教學(xué)部門結(jié)構(gòu)調(diào)配方面都將發(fā)揮重要作用。所以只有加強(qiáng)干部人事檔案管理，實(shí)行干部人事檔案的社會(huì)化、開放式管理模式，才能更有效地利用人才資源。
（1）建立專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案。建立專業(yè)技術(shù)人員檔案，對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。專業(yè)技術(shù)人員檔案包括:①基礎(chǔ)材料:個(gè)人基本情況，學(xué)歷、學(xué)位證明，繼續(xù)教育及專業(yè)技術(shù)進(jìn)修證明、證書，專業(yè)技術(shù)工作總結(jié)等工作。②專業(yè)技術(shù)資格任職材料:專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格呈報(bào)表、申請(qǐng)表、考核表和審批表，專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證書、聘任證書和聘任合同。③專業(yè)技術(shù)成果材料:著作專題研究報(bào)告，學(xué)術(shù)論文(分級(jí))，專業(yè)技術(shù)成果鑒定書，優(yōu)質(zhì)課件、研究立項(xiàng)等。專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案的建立，為專業(yè)技術(shù)人員提供了有效的服務(wù)，為高校管理提供了準(zhǔn)確及時(shí)的信息。
（2）實(shí)行人事，促進(jìn)人事檔案的社會(huì)化開放式管理。人事是在我國市場經(jīng)濟(jì)體制建立過程中出現(xiàn)的新事物，是在社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)條件下誕生的一種新型的人事管理方式，是與我國市場經(jīng)濟(jì)體系完善相適應(yīng)、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事有利于促進(jìn)單位人事管理的社會(huì)化、專業(yè)化、規(guī)范化。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢將越來越明顯，人才的流動(dòng)數(shù)量和質(zhì)量會(huì)逐步增強(qiáng)。而隨著政治體制改革的深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產(chǎn)業(yè)，人事檔案社會(huì)化開發(fā)式管理模式將成為一種通用的管理模式。
3.提高檔案管理人員的素質(zhì)
在新形勢下，要提高檔案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)“創(chuàng)造、復(fù)合、協(xié)作”等多類型人才。
4.強(qiáng)化人事檔案管理現(xiàn)代化手段
（二）人事檔案工作。人事檔案是國家機(jī)構(gòu)和社會(huì)組織的一項(xiàng)事務(wù)，主要目的在于將個(gè)人經(jīng)歷和工作表現(xiàn)等數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄，從而為今后的使用提供重要的資料。人事檔案的內(nèi)容包括個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)績、性格、工作狀態(tài)等，且具有高度的機(jī)密性和精確性，是企業(yè)對(duì)于人才培養(yǎng)和人才考察的重要內(nèi)容，也是企業(yè)日常管理工作中不可或缺的部分之一。
二、企業(yè)變革期人力資源實(shí)踐的匹配觀點(diǎn)
業(yè)內(nèi)學(xué)者的觀點(diǎn)是企業(yè)在不同的發(fā)展環(huán)節(jié)上其所面臨的問題也不同，因此會(huì)對(duì)人力資源管理提出不同的標(biāo)準(zhǔn)，所以必須有符合實(shí)際生產(chǎn)的人力資源管理實(shí)踐活動(dòng)與之相適應(yīng)，將不同生產(chǎn)階段的實(shí)踐互相搭配，對(duì)比其效果，引出所需的材料，有利于將不同的實(shí)踐組合有可能會(huì)產(chǎn)生的效果進(jìn)行對(duì)比，找出最佳的方案。但因?yàn)樯a(chǎn)條件不一樣、策略方針各異，所以人力資源管理的具體需要也會(huì)發(fā)生變化，因此人力資源管理具有較強(qiáng)的場景依附性，對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的理論研究力度也會(huì)大幅度增加，現(xiàn)存的研究成果并不多，而且大多數(shù)是具體的案例分析。人事檔案管理是人力資源管理體系中重要的組成部分，是檔案管理的重要工作內(nèi)容，也是企業(yè)員工業(yè)務(wù)審計(jì)、績效考評(píng)的首選資料。并且，人事檔案資料能夠協(xié)助企業(yè)人力資源管理部門真正以人本思想為指導(dǎo)方針，應(yīng)用科學(xué)有效的手段對(duì)人力、物力進(jìn)行組織與調(diào)配，促使其長期處于最佳比的狀態(tài)中。總之，其兩者是密不可分、唇齒相依的，彼此發(fā)展的情況對(duì)對(duì)方均會(huì)產(chǎn)生一定的效應(yīng)。
三、基于現(xiàn)代人力資源管理視角的人事檔案管理變革分析
（一）人事檔案的信息收集機(jī)制變革。從現(xiàn)代人力資源管理視角出發(fā)，人力資源檔案不能只包括員工基本信息資料，同時(shí)還需要能夠通過人事檔案反映出人員所具備的隱形知識(shí)，如職業(yè)技能、職業(yè)素質(zhì)、職業(yè)道德等狀況，這些有關(guān)信息就需要經(jīng)過人事檔案管理人員活躍搜集，不斷開掘。為深度開掘這些隱形信息，檔案管理人員可對(duì)人員進(jìn)行定時(shí)考評(píng)，考評(píng)內(nèi)容應(yīng)包括職業(yè)技能水平、工作完成狀況、職業(yè)道德等方面，并將查核成果歸納到各人員的人事檔案中。在人力檔案管理的工作中，不但要全部搜集人員的基本資料，還應(yīng)在此基礎(chǔ)上，搜集使用人員關(guān)于事業(yè)單位具有積極意義的信息及意見，從而為管理層管理決策的擬定提供重要參閱，促進(jìn)事業(yè)單位形成一種不斷優(yōu)化的良性循環(huán)機(jī)制。這就需要人事檔案人員加強(qiáng)和各級(jí)人員的溝通，積極聽取人員的工作意見，并加以收集、整理、匯總、保存。
（二）提升服務(wù)意識(shí)。人員的服務(wù)意識(shí)是人事檔案管理工作質(zhì)量提升的關(guān)鍵。在未來，人才必將成為各大企業(yè)競爭的主要因素，所以人事檔案的管理人員也要從自身的觀念入手，從態(tài)度上做到端正，從而改變一直以來的被動(dòng)服務(wù)模式，提升服務(wù)意識(shí)。這樣以來可以使人事檔案工作更好地為人力資源管理服務(wù)，促進(jìn)人力資源管理水平的提升。
（三）具備競爭意識(shí)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，知識(shí)的作用性被進(jìn)一步放大，換而言之，知識(shí)成為了一項(xiàng)非常重要的資源。而檔案管理工作也需要體現(xiàn)出企業(yè)的工作效率。這就要求人事檔案管理部門首先要將信息準(zhǔn)確、及時(shí)地提供，并加強(qiáng)與其它部門的密切合作。在這一過程中，管理人員要具備競爭意識(shí)，將人力資源管理的理念深入人心，在競爭中加強(qiáng)目標(biāo)的管理。
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 21. 100
[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2016）21- 0192- 01
醫(yī)院人事檔案的主要功能是對(duì)個(gè)人進(jìn)行全面的、多角度的、歷史性的考察資料匯總，是對(duì)個(gè)人重要事件、資料的記錄和保存，是人們生活和工作不可或缺的重要記錄憑證，是醫(yī)院進(jìn)行績效工資改革、人才培養(yǎng)、工作調(diào)整的重要依據(jù)和參考。隨著我國新型醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的實(shí)施以及我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院的數(shù)量和規(guī)模均在不斷擴(kuò)大，這也給醫(yī)院人事管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。醫(yī)院人事檔案管理利用信息化技術(shù)進(jìn)行人事管理工作的改革和創(chuàng)新，可以減少人力資源的消耗，大幅度降低工作難度，提高工作效率。
1 利用信息技術(shù)加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化管理的意義
1.1 有利于提高醫(yī)院管理水平
醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，利用信息化技術(shù)加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理有利于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)快捷的了解醫(yī)院、科室的發(fā)展情況，從而快速有效的做出科學(xué)決策。
1.2 有利于發(fā)現(xiàn)人才
利用信息化技術(shù)能夠詳細(xì)記錄醫(yī)院各級(jí)工作人員的學(xué)習(xí)情況、工作業(yè)績情況、學(xué)術(shù)科研情況，能夠快速比對(duì)、查詢，有利于全方位的進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，獲取醫(yī)院各級(jí)人員的準(zhǔn)確資料，為醫(yī)院人才的培養(yǎng)和發(fā)掘提供有力支撐。
1.3 有利于提高醫(yī)院人事管理人員的業(yè)務(wù)效率
隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大和人事管理的內(nèi)容越來越廣泛，醫(yī)院人事管理工作者的勞動(dòng)量大且瑣碎，利用信息化技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)快速更新補(bǔ)充數(shù)據(jù)，快速查詢，顯著提高了工作效率。
2 新時(shí)期醫(yī)院人事檔案管理遇到的問題
人事檔案管理在醫(yī)院里屬于非業(yè)務(wù)部門，并不能直接對(duì)院外提供服務(wù)，故在長期的醫(yī)院人事檔案管理過程中，主要存在以下問題：①重視程度不夠。一些醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為醫(yī)院的主要業(yè)務(wù)是對(duì)外開展醫(yī)療服務(wù)，而人事管理屬于輔的工作，只要在醫(yī)院的日常工作中兼顧就可以了；②資料陳舊不完善。由于信息化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理的時(shí)間還不長，一些早期反應(yīng)醫(yī)院工作人員業(yè)務(wù)能力、工作績效等材料仍舊是紙質(zhì)版的材料，尚未完成電子化處理；③醫(yī)院員工對(duì)人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足。各科室或個(gè)人不能主動(dòng)積極上報(bào)各種學(xué)習(xí)、進(jìn)修、培訓(xùn)等材料，認(rèn)為和人事管理工作沒關(guān)系；④人事檔案管理方式和手段落后。由于醫(yī)院人事檔案管理工作相對(duì)缺乏專業(yè)的技術(shù)人才進(jìn)行科研創(chuàng)新，造成人事檔案管理的方式和手段落后，不能隨著信息化技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展；⑤人事檔案管理工作者缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。很多醫(yī)院尤其是基層醫(yī)院常常將人事檔案管理作為行政管理的一個(gè)內(nèi)容，而不能充分利用人事檔案管理的資料進(jìn)行人才的培養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平的提高。
3 改革創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理的重要性
隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展以及信息化技術(shù)的迅猛進(jìn)步，改革創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理是社會(huì)發(fā)展的必然要求，也是檔案管理工作發(fā)展規(guī)律的內(nèi)在要求。新時(shí)期，如何充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，利用人事檔案管理的政策，制定有效的辦法引導(dǎo)和鼓勵(lì)人才進(jìn)行業(yè)務(wù)創(chuàng)新，提高工作績效是新時(shí)期重要的研究課題。從一定程度上講，規(guī)范和有效的人事檔案管理可以促進(jìn)醫(yī)院整體管理水平的提高，可以促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療水平的提高和服務(wù)能力的提高。
4 信息技術(shù)在醫(yī)院人事管理中的改革與創(chuàng)新策略
4.1 提高認(rèn)識(shí)、統(tǒng)籌規(guī)劃，創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理理念
加強(qiáng)人事檔案工作的知識(shí)宣傳，使醫(yī)院全體職工從思想上充分人事醫(yī)院人事檔案管理的重要性，從檔案管理理念著手，加強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理的重視，積極學(xué)習(xí)和應(yīng)用信息化人事檔案管理工作的內(nèi)在知識(shí)和要求，做好醫(yī)院人事檔案管理的基礎(chǔ)性資料收集、匯總、分析工作，充分發(fā)揮人事檔案在人力資源配置、科技檔案在推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展方面的作用。對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作給予配套資金，對(duì)檔案管理科室、儲(chǔ)藏室陳舊的設(shè)備進(jìn)行更新，保證檔案管理改革工作能夠順利推進(jìn)。同時(shí)，醫(yī)院要改善員工的工資待遇，改善員工的工作環(huán)境，充分調(diào)動(dòng)醫(yī)院檔案管理人員的工作積極性，加快促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的信息化。
4.2 健全檔案信息化管理系統(tǒng)，有所側(cè)重，重點(diǎn)突出
(一)學(xué)校檔案管理人員的信息化識(shí)薄弱，對(duì)信息化管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。
長期以來，許多檔案人員對(duì)信息化檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，意識(shí)中的檔案管理工作仍然局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，認(rèn)為檔案管理就是人員手工裁剪、裝訂、保管等事務(wù)工作，只要紙質(zhì)材料不丟失、不泄密，能存檔，可以應(yīng)付日常的查檔工作就行。沒有意識(shí)到信息化的重要性。
（二）學(xué)校檔案管理人員的信息化、現(xiàn)代化水平不高。
目前檔案管理主要仍保持實(shí)體管理，沒有隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步而實(shí)現(xiàn)高校檔案的電子化管理。檔案管理人員也往往沒有接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)和技術(shù)培訓(xùn)，部分檔案管理者自身的電子系統(tǒng)操作水平也十分有限。這些都導(dǎo)致高校檔案管理只能在低水平層面上進(jìn)行。
（三）學(xué)校檔案管理系統(tǒng)硬件條件的缺失。
檔案的信息化管理離不開整套完整、有效的信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，而放眼目前高校的情況，基本的硬件及系統(tǒng)都處于缺失狀態(tài)。檔案室所配備的電腦也大多只限于打印檔案目錄，無法進(jìn)行信息的查詢和檢索，更無法實(shí)現(xiàn)信息篩選、排序、分類、匯總等操作，因此導(dǎo)致很多檔案管理工作只能靠低現(xiàn)代化的手工操作來完成。
二、學(xué)校檔案人員在信息管理新時(shí)期中工作改革的幾點(diǎn)建議
（一）建立完善的檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。
當(dāng)今社會(huì)，信息、網(wǎng)絡(luò)和通訊技術(shù)對(duì)檔案工作者的角色既提出了挑戰(zhàn)，又帶來了相應(yīng)的解決方案，依靠現(xiàn)代化科技手段實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。利用目前的網(wǎng)絡(luò)條件及數(shù)據(jù)庫處理技術(shù)，選用適合本校檔案管理工作的管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。檔案人員應(yīng)該積極接受并鼓勵(lì)信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立，同時(shí)更應(yīng)該意識(shí)到不應(yīng)局限于已經(jīng)使用的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及信息操作平臺(tái)。隨著技術(shù)發(fā)展日新月異，會(huì)不斷產(chǎn)生新的文件處理和信息傳遞的方法，檔案人員應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)和適應(yīng)新的系統(tǒng)規(guī)則和操作方式。
（二）健全檔案管理信息化的各項(xiàng)規(guī)章制度。
不斷健全并認(rèn)真貫徹落實(shí)檔案管理方面的各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案管理信息化的工作制度化、規(guī)范化。在信息化轉(zhuǎn)變的過程中，結(jié)合學(xué)校檔案管理工作的實(shí)際，進(jìn)一步完善各項(xiàng)相關(guān)制度，對(duì)檔案信息的接收、傳遞、審核、整理、保管、查閱等的收集、審核、整理等環(huán)節(jié)做出明確而嚴(yán)格的規(guī)定。檔案工作者必須嚴(yán)格遵守相關(guān)制度，不斷規(guī)范現(xiàn)代化信息管理的過程。
（三）提高檔案人員的文化知識(shí)和素養(yǎng)。
作為一個(gè)能夠適應(yīng)信息管理轉(zhuǎn)變的新時(shí)期檔案管理工作者，積極介入信息流程的意識(shí)，其知識(shí)水平和文化素養(yǎng)都需要有相應(yīng)的提高。檔案工作者不僅應(yīng)具有較高的檔案專業(yè)知識(shí)水平，還要熟悉與檔案工作相關(guān)的文化與科學(xué)技術(shù)知識(shí)。在新時(shí)期中，科技的發(fā)展決定了計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)必將成為今后信息傳播的主要途徑，經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展也勢必將學(xué)校推向多種語言檔案管理的先鋒行列。學(xué)校的檔案工作者做為多語言信息的收集者和傳播者，必須掌握一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)和外語知識(shí)。
（四）提升檔案人員的信息處理技能。
首先檔案工作者在從事檔案工作實(shí)踐活動(dòng)中需要對(duì)信息進(jìn)行搜集、理解、分析、處理等操作，才能對(duì)檔案進(jìn)行一系列處理，使其形成檔案信息資源為人所用。因此，檔案工作者需要具備信息收集、選擇、信息加工的能力。其次，在學(xué)校檔案管理的過程中，不同群體對(duì)檔案信息有不同的要求，不同科目有著不同的教研成功檔案，師生的需求也就更有不同。對(duì)不同類型受眾的需求進(jìn)行分析，分類整合、系統(tǒng)梳理和操作，將有利于提高檔案信息的管理和使用的效率。第三，學(xué)校作為新一代人才孕育和成長的地方，檔案工作者也必須時(shí)刻關(guān)注外界信息，并學(xué)校的實(shí)際工作相聯(lián)系，將一手的信息存檔，作為有價(jià)值的資料提供給全校師生參考。
高校人事檔案管理已經(jīng)成為當(dāng)前高校管理及發(fā)展過程中十分重要的一個(gè)部分，并且也是實(shí)現(xiàn)高校人力資源優(yōu)化配置的重要依據(jù)。隨著現(xiàn)代高校不斷發(fā)展，高校人事檔案管理工作也取得一定進(jìn)步，然而在實(shí)際工作過程中也出現(xiàn)一些新問題，對(duì)高校人事檔案管理工作開展產(chǎn)生影響，作為高校人事檔案管理工作人員，應(yīng)當(dāng)清楚認(rèn)識(shí)高校人事檔案管理中新問題，并且采取有效途徑進(jìn)行改革，從而促進(jìn)其進(jìn)一步發(fā)展。
1 高校人事檔案管理中的新問題分析
首先，高校人事檔案管理缺乏完善制度體系。對(duì)于當(dāng)前高校而言，其在實(shí)際發(fā)展過程中大多數(shù)精力均在教學(xué)以及教研活動(dòng)等相關(guān)方面；在人事檔案管理方面，國家政府雖然出臺(tái)相關(guān)一些法律法規(guī)，然而對(duì)于高校人事檔案管理并且進(jìn)行明確規(guī)定。在這種大形勢下，大部分高校均未能夠依據(jù)自身檔案管理工作將相關(guān)規(guī)章制度體系進(jìn)行建立及完善，對(duì)于相關(guān)職責(zé)未能夠落實(shí)到位，并且還存在監(jiān)管失效等情況，這些情況的存在均導(dǎo)致高校檔案管理未能夠?qū)崿F(xiàn)高效化及規(guī)范化。
其次，對(duì)人事檔案管理重要性未能夠充分認(rèn)識(shí)。在對(duì)高校整體工作水平進(jìn)行評(píng)價(jià)方面，人事檔案管理工作屬于十分重要的一項(xiàng)內(nèi)容，對(duì)高校發(fā)展有著十分重要的作用及意義，然而從當(dāng)前實(shí)際情況來看，高校領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員并未能夠?qū)θ耸聶n案管理重要性充分認(rèn)識(shí)，只有在涉及調(diào)動(dòng)崗位等相關(guān)問題時(shí)才會(huì)將檔案資料調(diào)出，這種一來，人事檔案在日常工作中根本無法得到較好管理。
第三，人事檔案管理模式比較落后。人事檔案管理模式在當(dāng)前高校人事檔案管理方面屬于十分重要的一項(xiàng)內(nèi)容，可對(duì)人事管理工作進(jìn)行規(guī)范，并且其也屬于一種規(guī)章制度。通過實(shí)行有效管理模式能夠保證人事檔案管理得以有序進(jìn)行。但是從當(dāng)前實(shí)際情況而來說，很多高校在人事檔案管理工作過程中對(duì)管理模式缺乏重視，導(dǎo)致在高校不斷發(fā)展過程中未能夠及時(shí)更新管理模式，而傳統(tǒng)管理模式中存在很多缺陷，甚至?xí)?duì)高校市場競爭力產(chǎn)生眼只能嚴(yán)重影響，無法使高校長期發(fā)展需求的得到滿足，可能給會(huì)導(dǎo)致無法即時(shí)更新，在采集人事管理相關(guān)資料時(shí)還可能會(huì)初選漏項(xiàng)及丟項(xiàng)情況，從而對(duì)實(shí)際工作效率產(chǎn)生影響[1-2]。
2 高校人事檔案管理改革有效途徑
2.1 建立健全有關(guān)管理制度體系
在現(xiàn)代高校人事檔案管理工作過程中，為能夠使其得到進(jìn)一步強(qiáng)化，一項(xiàng)必要任務(wù)就是應(yīng)當(dāng)對(duì)當(dāng)前管理制度體系進(jìn)一步進(jìn)行完善，為能夠使這一目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，高校應(yīng)當(dāng)在當(dāng)前相關(guān)法律法規(guī)條例的基礎(chǔ)上，與自身實(shí)際人事檔案管理需求相結(jié)合，從而使相關(guān)管理制度體系得到進(jìn)一步完善，其內(nèi)容主要包括檔案收集裝訂、借閱及保管等相關(guān)內(nèi)容，從而使高校人事檔案依法管理能夠得到真正實(shí)現(xiàn)。
2.2 充分認(rèn)識(shí)高校人事檔案管理重要性
為能夠使高校人事檔案管理中存在的問題得到有效解決，從而使人事檔案充分發(fā)揮其信息資源價(jià)值及作用，從而使高校整體管理水平得到有效提高，一項(xiàng)首要任務(wù)就是高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)對(duì)高校人事檔案管理工作重要性充分認(rèn)識(shí)，并且隨著當(dāng)前社會(huì)不斷發(fā)展，應(yīng)當(dāng)將管理思想管理不斷進(jìn)行更新，在高校整體管理工作中應(yīng)當(dāng)積極納入人事檔案管理，在人力、財(cái)力以及物力方面應(yīng)當(dāng)給予人事檔案管理工作全面支持，從而為人事檔案管理工作的進(jìn)一步奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
2.3 積極轉(zhuǎn)變高校人事檔案管理模式
首先，應(yīng)當(dāng)充分分析當(dāng)前高校自身發(fā)展實(shí)際情況及人事檔案管理情況，從而找出其中不足之處，并且不斷改進(jìn)以及完善管理模式，從而使管理模式運(yùn)行能夠保證可靠性，另外，應(yīng)當(dāng)對(duì)人事檔案管理工作人員綜合素質(zhì)進(jìn)行培養(yǎng)，從而使人事檔案管理工作效率能夠得到有效提高；其次，對(duì)于新型管理理念及管理方法應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)引進(jìn)，但是應(yīng)當(dāng)注意引進(jìn)過程中包括與自身實(shí)際情況相適應(yīng)，適當(dāng)進(jìn)行借鑒，不可完全照搬，應(yīng)當(dāng)與自身學(xué)校實(shí)際情況進(jìn)行有效結(jié)合，在引進(jìn)管理模式時(shí)應(yīng)當(dāng)適當(dāng)改進(jìn)，使其更加完善，從而保證能夠得到更好應(yīng)用。
2.4 積極提升相關(guān)工作人員素質(zhì)
在高校人事檔案管理工作中，相關(guān)工作人員專業(yè)能力及素質(zhì)使十分重要的一個(gè)因素，提高相關(guān)工作人員專業(yè)素質(zhì)對(duì)高校人事檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展有著十分重要的作用。在實(shí)際工作過程中，高校應(yīng)當(dāng)與工作崗位實(shí)際需求相結(jié)合，對(duì)工作人員數(shù)量進(jìn)行合理分配，另外，對(duì)于相關(guān)工作人員還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)培訓(xùn)力度，從而使工作人員具備較強(qiáng)專業(yè)能力，并且使其能夠提高職業(yè)道德素養(yǎng)，使人事檔案管理工作人員不但能夠滿足實(shí)際工作專業(yè)需求，并且能夠?qū)⒈韭毠ぷ髡J(rèn)真做好。此外，對(duì)于專業(yè)能力較強(qiáng)及素質(zhì)較高專業(yè)型人才應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)，從而創(chuàng)建高素質(zhì)專業(yè)人事檔案管理隊(duì)伍，使人事檔案管理水平得到進(jìn)一步提高，進(jìn)而更好服務(wù)于高校整體發(fā)展，使高校發(fā)展過程中人事檔案管理的作用能夠得到充分發(fā)揮[2-3]。
3 結(jié)語
高校人事檔案管理工作在當(dāng)前高校發(fā)展過程中有著越來越重要的作用，因此促進(jìn)高校人事檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展有著十分重要的作用。高校人檔案管理相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)積極分析當(dāng)前新問題，并且要通過有效途徑改革人事檔案管理，使其管理水平及質(zhì)量得到提高，促進(jìn)其得以更好發(fā)展。
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