時(shí)間：2023-06-12 09:09:48
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1電子檔案的特點(diǎn)優(yōu)勢(shì)分析
電子檔案的特點(diǎn)及優(yōu)勢(shì)是相對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言的。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理工作中所存在的問(wèn)題包括：其一，檔案整理工作量大，需投入較大的人力物力，管理效率低下；其二，紙質(zhì)檔案在保存時(shí)間和備份上都存在明顯弊端；其三，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)量巨大且龐雜，在查閱、修改、填寫時(shí)存在諸多不便；其四，紙質(zhì)檔案在保存上相對(duì)繁瑣，易造成資源浪費(fèi)。針對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的劣勢(shì)，電子檔案明顯具有諸多優(yōu)勢(shì)，具體包括：其一，電子檔案不受存儲(chǔ)空間的限制，受自然條件的影響也相對(duì)較??；其二，電子檔案管理工作中可以發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，大量節(jié)約了人力物力；其三，電子檔案?jìng)浞莺?jiǎn)便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明顯優(yōu)勢(shì)；其四，電子檔案依托互聯(lián)網(wǎng)的便捷，可以實(shí)現(xiàn)信息資源共享，具有方便快捷，提升管理效率等優(yōu)勢(shì)。當(dāng)前電子檔案是檔案業(yè)發(fā)展的主要趨勢(shì)，雖然電子檔案相比紙質(zhì)檔案有很多優(yōu)勢(shì)，但在檔案原始性、真實(shí)性、以及法律憑證效益等方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案仍更占據(jù)優(yōu)勢(shì)。
2電子檔案在管理中可能遇到的問(wèn)題
2.1對(duì)電子檔案管理的認(rèn)識(shí)不足雖然電子檔案在近些年發(fā)展勢(shì)頭迅猛，但總體而言它還是屬于一種新鮮事物，相關(guān)配套制度發(fā)展并沒有完全成熟，加之一些單位對(duì)電子檔案管理的重視程度不足，沒有對(duì)檔案室進(jìn)行足夠多的配套投入，導(dǎo)致檔案室電子檔案管理工作的發(fā)展一直較為緩慢，缺乏有實(shí)質(zhì)性的管理突破。
2.2電子檔案自身的管理問(wèn)題
電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在非常明顯的差異，這也給檔案管理工作帶來(lái)了很多新問(wèn)題，例如，檔案信息的安全性問(wèn)題、電子檔案的存儲(chǔ)和保管問(wèn)題、網(wǎng)絡(luò)自身的安全性問(wèn)題、電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的處理問(wèn)題、電子檔案的軟硬件問(wèn)題等等。其中很多是新出現(xiàn)的問(wèn)題，與傳統(tǒng)的檔案管理存在差異，因此在問(wèn)題解決方法上也不能一概而論。
2.3檔案管理人員的管理水平問(wèn)題
新時(shí)期的檔案管理特點(diǎn)給檔案管理人員提出了新的要求，然而結(jié)合實(shí)際情況來(lái)看，很多檔案室的檔案管理人員水平參差不齊，能否滿足電子檔案的管理要求存在很大疑問(wèn)。一些檔案管理人員對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)不夠，或不具備信息化管理的能力，沒有及時(shí)更新自身的業(yè)務(wù)知識(shí)儲(chǔ)備，導(dǎo)致電子檔案的優(yōu)勢(shì)得不到有效發(fā)揮。
3加強(qiáng)檔案室電子檔案管理的措施建議
3.1加強(qiáng)制度建設(shè)，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度
檔案在每個(gè)單位都占非常重要的地位，因此想加強(qiáng)檔案室電子檔案管理工作，首先，要提高對(duì)電子檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，特別對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部的重視，通過(guò)加大投入形成由上至下的管理合力，提高檔案管理工作的嚴(yán)肅性及部門的權(quán)威性；其次，要建立科學(xué)全面的電子檔案管理制度，檔案室的電子檔案管理主要是對(duì)電子文件進(jìn)行分類、編目并制作備份，便于使用查詢，因此結(jié)合電子檔案的管理特點(diǎn)，必須要完善電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案管理部門的權(quán)利、義務(wù)、職責(zé)，對(duì)檔案操作程序流程進(jìn)行規(guī)范，建立一定的檔案管理責(zé)任制度和監(jiān)督制度，提高工作人員的責(zé)任意識(shí)，為實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理打好基礎(chǔ)；最后，考慮到檔案室的服務(wù)性質(zhì)，還應(yīng)該積極協(xié)調(diào)好檔案室與領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門及檔案使用者等相關(guān)各方的關(guān)系，為提高檔案室電子檔案管理水平打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
我們牢固樹立“對(duì)干部負(fù)責(zé)、對(duì)組織負(fù)責(zé)、對(duì)歷史負(fù)責(zé)”的意識(shí)，把干部檔案工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作來(lái)抓，成立了以檔案分管局長(zhǎng)為組長(zhǎng)、科室負(fù)責(zé)人為成員的干部檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，人員變動(dòng)時(shí)及時(shí)調(diào)整，做到領(lǐng)導(dǎo)力量不減、班子不撤、工作不松，為檔案管理工作的順利開展提供了強(qiáng)有力的組織保證。同時(shí)，配備兼職檔案管理員，形成局機(jī)關(guān)、股室、管理員“三位一體”的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。并會(huì)定期研究干部檔案工作，制定干部檔案工作規(guī)劃和目標(biāo)，做到月月有安排，并經(jīng)常督促檢查落實(shí)。同時(shí)加強(qiáng)檔案員隊(duì)伍建設(shè)，從而使我單位干部檔案基礎(chǔ)工作邁上新臺(tái)階。
一是基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)一步夯實(shí)。近年來(lái)，按照省檔案管理要求，在檔案硬件設(shè)施上投入資金4萬(wàn)余元，及時(shí)添置更新了空調(diào)、打印機(jī)、臺(tái)式電腦等檔案室部分設(shè)備，實(shí)現(xiàn)了檔案管理木柜換鐵柜，人工檢索換微機(jī)檢索。對(duì)加快檔案工作現(xiàn)代化步伐，實(shí)現(xiàn)文書檔案基礎(chǔ)信息計(jì)算機(jī)存貯，方便檔案查閱提供了有力保障。
二是檔案管理制度進(jìn)一步規(guī)范。建立和完善了干部檔案材料收集、歸檔、整理、干部檔案查（借）閱、轉(zhuǎn)遞、安全、保密等制度，并相應(yīng)建立了“查閱、借閱干部檔案登記本”、“干部檔案轉(zhuǎn)出登記本”、“干部檔案材料接收登記本”等，做到查閱、借閱檔案有登記，檔案、零散材料收支有記載，來(lái)龍去脈清楚，查找方便準(zhǔn)確。
三是檔案員隊(duì)伍建設(shè)進(jìn)一步加強(qiáng)。首先，配齊配強(qiáng)了干部檔案工作人員。先后選調(diào)了2名30歲以下、政治素質(zhì)高、工作能力強(qiáng)的同志從事干部檔案工作，干部檔案隊(duì)伍得到充實(shí)。其次，干部檔案人員業(yè)務(wù)能力逐漸增強(qiáng)。采取參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、外出學(xué)習(xí)考察、到上級(jí)檔案工作部門學(xué)習(xí)等方式，不斷提高檔案人員業(yè)務(wù)能力。再次，干部檔案隊(duì)伍工作積極性逐步提高。我們注意從政治上關(guān)懷、生活上關(guān)心、學(xué)習(xí)上關(guān)注檔案工作人員，經(jīng)常和他們交心談心，切實(shí)解決他們的后顧之憂，極大地調(diào)動(dòng)了他們的工作積極性。
二、突出重點(diǎn)，檔案管理上水平
一是鑒別檔案材料力求細(xì)致。在檔案整理前，我們對(duì)收集的每份材料進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，發(fā)現(xiàn)缺漏，責(zé)成材料形成單位予以補(bǔ)辦，將沒有保存價(jià)值的材料清出。尤其是對(duì)干部的出生年月、參加革命工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷、職務(wù)等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)糾正。
三是檔案整理力求規(guī)范。堅(jiān)持集中整理和隨時(shí)整理相結(jié)合。每隔幾年年對(duì)照《干部檔案整理工作細(xì)則》的要求，進(jìn)行一次集中整理。通過(guò)整理，做到檔案材料真實(shí)，鑒別、分類準(zhǔn)確，目錄明了，整齊劃一，清晰美觀。
四是驗(yàn)收檔案力求嚴(yán)格。制定了“六看三對(duì)照”的質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。即看材料的鑒別是否正確，看檔案材料歸類是否準(zhǔn)確，看目錄與材料是否一致，看各種表格是否齊全，看材料手續(xù)是否完備，看目錄書寫是否工整清晰。對(duì)照任免文件查干部任免審批表，對(duì)照紀(jì)檢監(jiān)察文件查處分材料，對(duì)照近期《干部履歷表》、《鑒定表》查學(xué)歷、工資、職稱及黨團(tuán)材料是否歸檔。
三、立足服務(wù)，檔案利用出效益
中圖分類號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2014）45-0208-01
檔案指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化等社會(huì)活動(dòng)直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案是歷史的真實(shí)記錄和全面反映，是積累和傳播知識(shí)的重要載體，是開展科學(xué)研究和工作的可靠依據(jù)，是規(guī)范管理的基礎(chǔ)，是建立信用的工具，是維護(hù)團(tuán)體和個(gè)人權(quán)益的重要保障，更是推動(dòng)科學(xué)文化發(fā)展的根基。檔案的安全有效管理工作是充分發(fā)揮檔案重要作用的關(guān)鍵。只有完整、真實(shí)、準(zhǔn)確的收集有價(jià)值的檔案，規(guī)范、合理的保管和保存原始檔案，科學(xué)的分類并做好登記工作，才能最大限度的發(fā)掘利用檔案的價(jià)值。
1.實(shí)體檔案
1.1 實(shí)體檔案的特點(diǎn)
實(shí)體檔案專業(yè)性強(qiáng)。實(shí)體檔案記錄著具有不同專業(yè)性質(zhì)的內(nèi)容，要保證實(shí)體檔案完整，檔案管理人員必須具有全面的業(yè)務(wù)知識(shí)，科學(xué)管理檔案；實(shí)體檔案具有成套性。實(shí)體檔案涵蓋了記錄社會(huì)活動(dòng)的全部?jī)?nèi)容，不僅僅是某段文字記錄、某張照片、某段音像資料，必須按照檔案工作程序成套管理、成套利用；實(shí)體檔案形式多樣，有文字檔案（紙質(zhì)、簡(jiǎn)帛、簡(jiǎn)牘、石刻、甲骨、陶文等）、照片檔案、膠片式檔案、標(biāo)本實(shí)物等等，這是實(shí)體檔案最顯著特點(diǎn)。
1.2 實(shí)體檔案的安全管理
1.2.1 檔案室管理
根據(jù)檔案的性質(zhì)，合理采取流水排架、分類排架或綜合排架，對(duì)檔案進(jìn)行存放。檔案館（室）除了最基本的“八防”措施：防盜、防火、防水、防蟲、防潮、防霉、防光、防塵，還要根據(jù)材質(zhì)不同，有針對(duì)性的分類進(jìn)行溫度、濕度的監(jiān)控，減少環(huán)境因素對(duì)檔案的侵蝕。定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行全面檢查，對(duì)老化、破損、褪色、霉變等受損檔案載體，必須采取搶救措施，使用安全、科學(xué)的檔案保護(hù)技術(shù)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。檔案工作人員須對(duì)珍貴、重要的檔案應(yīng)進(jìn)行復(fù)制，并用復(fù)制件代替原件提供利用。
1.2.2 檔案借閱制度
檔案存在的實(shí)際意義在于它的利用。在做好全面、系統(tǒng)、安全的保存檔案資料的前提下，編制各種檢索工具、參考工具，積極為檔案的查閱提供便利，及時(shí)做好登記和統(tǒng)計(jì)工作。建立健全檔案調(diào)歸卷制度，規(guī)范檔案提供利用過(guò)程中借閱登記、利用效果登記和及時(shí)歸卷的程序；檔案一般只限于檔案閱覽室內(nèi)使用，確需借出者，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，并自覺遵守借閱時(shí)間，按期歸還。完善檔案、人員出入庫(kù)登記制度，定期清點(diǎn)核對(duì)，做到出入庫(kù)登記與檔案實(shí)體相符，確保檔案去留有跡可循。
1.2.3 檔案安全管理
維護(hù)真實(shí)、完整是檔案安全管理的前提，要從數(shù)量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；從質(zhì)量上要保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，確保檔案內(nèi)容來(lái)源合法，不能人為割裂分散或零亂堆砌。這就要求工作人員在檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等每個(gè)環(huán)節(jié)都要認(rèn)真、細(xì)致，維護(hù)好檔案的完整。維護(hù)安全不僅力求檔案本身不受損壞，盡量延長(zhǎng)檔案的壽命，還要保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊。檔案管理人員不只是對(duì)檔案進(jìn)行收集、登記的簡(jiǎn)單工作，要掌握大量的檔案保存、修復(fù)知識(shí)，會(huì)利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)使檔案在安全的前提下發(fā)揮最大的社會(huì)價(jià)值。
2.電子檔案
隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的電子化已成為必然趨勢(shì)。檔案的以電子文件形式歸檔、保存、管理、應(yīng)用正成為檔案工作的重要組成部分。
2.1 電子檔案的特點(diǎn)
第一，操作方便。在形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁(yè)面的整潔。與文件處理系統(tǒng)結(jié)合可使檔案目錄信息自動(dòng)生成，極大降低了檔案管理人員的工作量，提高工作效率。并且電子檔案具有高度的標(biāo)準(zhǔn)性，使之對(duì)電子檔案的檢索更加簡(jiǎn)單、方便。其次，傳遞快捷、實(shí)現(xiàn)資源共享。電子檔案由于其處理環(huán)境是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此可以不受時(shí)間和空間限制。一個(gè)終端上的電子文件也可以同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端，電子檔案這種不受存儲(chǔ)載體限制的特點(diǎn)，使利用者產(chǎn)生一種共享的感覺，從而擺脫時(shí)間和空間的制約。第三，存儲(chǔ)空間小。電子檔案占據(jù)的極少量空間，如果不移動(dòng)存儲(chǔ)載體，只處理信息，那么電子檔案幾乎無(wú)重量和體積可言。第四，具有多種表現(xiàn)形式。隨著多媒體電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，電子檔案的形態(tài)也隨之多樣化了。文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息都可以單獨(dú)或相互搭配成電子檔案的內(nèi)容，使電子檔案更加全面、形象、生動(dòng)。而且，電子檔案復(fù)制時(shí)不容易丟失信息。紙質(zhì)文件復(fù)制或縮微品拷貝經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)清晰度下降、畸變、信息丟失等問(wèn)題，而電子檔案的復(fù)制，由于是數(shù)字化的信息處理，幾乎不存在這些問(wèn)題。完全可以做到復(fù)制后得到的電子檔案與原來(lái)的電子檔案無(wú)任何區(qū)別。
2.2 電子檔案的安全管理
電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳播和存儲(chǔ)的過(guò)程中，每個(gè)步驟都可能存在安全漏洞，極易受到黑客攻擊，造成檔案泄密、信息被竊、被改寫或被刪除等嚴(yán)重后果，從而在很大程度上限制了檔案信息的公開推廣。因此，在電子檔案安全系統(tǒng)中，應(yīng)該準(zhǔn)備好預(yù)防方案和緊急應(yīng)對(duì)的方式，以確保檔案信息公開的安全性。
電子檔案安全管理同實(shí)體檔案一樣，其關(guān)鍵首先在于人員的管理。必須提高檔案管理人員的責(zé)任心和思想覺悟，加強(qiáng)其對(duì)檔案安全的重要性教育。在檔案信息公開前，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為疏失。有人員變動(dòng)時(shí)，必須使其在有效的管控范圍，避免檔案信息意外流出。對(duì)于利用檔案信息者，先要確認(rèn)其身份，并確定其已獲得一定范圍電子檔案的使用權(quán)，在工作人員的管控下進(jìn)行電子檔案的瀏覽、使用和復(fù)制。為了確保電子檔案的唯一性和公信力，電子檔案的內(nèi)容必須預(yù)先進(jìn)行加密處理。配合完善的存取控制下，避免在電子檔案的借閱和利用過(guò)程中造成檔案信息丟失。信息設(shè)備安全亦是電子檔案安全管理的基本要件，電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備必須存放在加密管理的機(jī)房?jī)?nèi)，只允許指定負(fù)責(zé)人員進(jìn)入。
3 結(jié)論
檔案工作是很重要的專業(yè)事業(yè)，是實(shí)現(xiàn)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)，開展歷史研究，進(jìn)行各項(xiàng)工作的必要條件，而且是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的重大事業(yè)。隨著科技的發(fā)展，檔案的形式和管理方法都在不斷的發(fā)生著變化。電子檔案只是在檔案的發(fā)展變化中出現(xiàn)的新的形勢(shì)，也存在著它的有限性和安全問(wèn)題。如何科學(xué)、合理的將實(shí)體檔案與電子檔案的管理相結(jié)合，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，是值得檔案管理人員時(shí)刻思考的問(wèn)題。檔案工作者肩負(fù)著“為黨管檔、為國(guó)守史”的歷史重任，應(yīng)始終把保障檔案安全放在十分重要的位置，隨著時(shí)代的進(jìn)步不斷解放思想，不斷提升檔案安全保障的能力，及時(shí)采取更加有效的安防措施，切實(shí)保障檔案實(shí)體安全和信息安全。
參考文獻(xiàn)
[1] 王碧英.論電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別[J].管理與財(cái)富，2008（9）.
[關(guān)鍵詞]GLP；檔案；標(biāo)本；電子檔案
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.113
[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）10-0-02
在GLP試驗(yàn)室中對(duì)檔案室的建立及管理是有準(zhǔn)則要求的，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)被應(yīng)用到了各個(gè)領(lǐng)域，包括在試驗(yàn)中形成的大量電子文件，也是檔案的重要組成部分；另外，標(biāo)本檔案的管理也不同于紙質(zhì)檔案的管理。因此，本文將著重講述在GLP實(shí)驗(yàn)室中關(guān)于電子檔案及干濕標(biāo)本檔案的管理。
1 檔案管理中在GLP準(zhǔn)則下，檔案管理應(yīng)具備的基本要求
1.1 操作規(guī)程
結(jié)合本機(jī)構(gòu)的實(shí)際工作特點(diǎn)制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程，并參考行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與檔案管理國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，再加上符合各類GLP準(zhǔn)則的要求，本實(shí)驗(yàn)室制定了從資料接收至歸還的程序、人員檔案管理的程序、人員出入檔案室的程序、事故損失恢復(fù)的程序、檔案銷毀的程序以及事故損失恢復(fù)程序等。
1.2 檔案管理中對(duì)人員方面的基本要求
試驗(yàn)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人需要準(zhǔn)備一名檔案管理員和候補(bǔ)檔案管理員，以在前者無(wú)法履行崗位職責(zé)時(shí)，需要候補(bǔ)管理員代其履行相應(yīng)職責(zé)。檔案管理人員在上崗前需要嚴(yán)格遵守系統(tǒng)的GLP準(zhǔn)則進(jìn)行培訓(xùn)，考核通過(guò)后方可正式上崗。
2 電子檔案的管理
2.1 電子數(shù)據(jù)的來(lái)源
在GLP試驗(yàn)室中，電子數(shù)據(jù)主要來(lái)源于軟件在使用過(guò)程中采集到的動(dòng)物體重、給藥信息、癥狀觀察、死亡動(dòng)物傳遞、電子稱的校準(zhǔn)、臟器重量、解剖所見以及組織學(xué)所見等數(shù)據(jù)，另外，如生化儀、血液分析儀、尿液分析儀，色譜、質(zhì)譜等產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。
2.2 電子數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)介質(zhì)
電子數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)介質(zhì)包括移動(dòng)硬盤、U盤、刻錄光盤、電腦其他盤。
2.3 電子檔案的檢驗(yàn)與接收
送檔人填寫歸檔清單，在移交電子檔案之前，檔案員應(yīng)對(duì)歸檔的每套介質(zhì)及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，完全合格方可進(jìn)行接收。檢驗(yàn)的項(xiàng)目如下：①介質(zhì)有沒有劃痕，并清潔；②有無(wú)病毒；③核實(shí)歸檔電子文件的完整性、真實(shí)性、有效性，并形成原始記錄；④核實(shí)歸檔清單是否齊全；⑤對(duì)特殊格式的電子文件，應(yīng)核實(shí)其相關(guān)軟件、版本、操作手冊(cè)等是否完整。檢驗(yàn)完成后，送檔人及檔案員依據(jù)SOP的要求，在歸檔清單上共同簽字確認(rèn)接收。
2.4 電子數(shù)據(jù)的保管要求
（1）歸檔介質(zhì)應(yīng)作防寫處理。避免觸摸、劃、擦記錄涂層。
（2）單片介質(zhì)應(yīng)裝進(jìn)盒子，豎立存放，避免擠壓導(dǎo)致介質(zhì)損壞。
（3）存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)熱源、強(qiáng)磁場(chǎng)、并與有害氣體隔離。本中心檔案室采用防磁柜進(jìn)行存儲(chǔ)。
（4）環(huán)境溫度應(yīng)控制在17℃～20℃。相對(duì)濕度應(yīng)控制在35%～45%。
2.5 有效性保證
（1）檔案員每年均應(yīng)對(duì)電子檔案進(jìn)行一次檢查并登記。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展非常迅速，應(yīng)用目前的設(shè)備，相關(guān)人員是可以讀取存儲(chǔ)器中的數(shù)據(jù)，但隨著信息化進(jìn)程的不斷深入，信息設(shè)備的不斷更新，用新的設(shè)備有可能無(wú)法再次讀取數(shù)據(jù)，因此電子記錄的保存應(yīng)確保在存檔期限內(nèi)是可以有效讀取的。當(dāng)設(shè)備環(huán)境更新時(shí)，應(yīng)先確認(rèn)檔案室內(nèi)的介質(zhì)與新設(shè)備的兼容性；如果不兼容，應(yīng)進(jìn)行歸檔電子檔案的介質(zhì)轉(zhuǎn)換工作，原介質(zhì)仍需保留，且保留時(shí)間不少于3年。保留期滿后可擦寫介質(zhì)，清除后重復(fù)使用，不可清除內(nèi)容的介質(zhì)應(yīng)按保密的要求進(jìn)行處置。
（2）對(duì)磁性介質(zhì)每滿2年的、光盤每滿4年的，應(yīng)進(jìn)行一次抽樣讀取檢驗(yàn)，抽樣應(yīng)不低于電子檔案總體的20%，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)按照SOP采取恢復(fù)措施，并形成原始記錄。
（3）對(duì)磁性介質(zhì)上的電子檔案，應(yīng)每4年進(jìn)行一次轉(zhuǎn)存。原介質(zhì)同時(shí)保留時(shí)間應(yīng)不少于4年。其轉(zhuǎn)移過(guò)程應(yīng)形成原始記錄，并驗(yàn)證記錄轉(zhuǎn)移的完整性及其準(zhǔn)確性。如果無(wú)法將記錄轉(zhuǎn)移至另一電子存儲(chǔ)介質(zhì)中，可將其打印成為紙質(zhì)記錄。電子檔案的紙質(zhì)拷貝是檔案保存的方法之一。
2.6 電子檔案的使用
電子檔案封存后不應(yīng)外借，未經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)不允許擅自復(fù)制電子檔案。需使用時(shí)，應(yīng)使用拷貝件并遵守中心的保密規(guī)定。使用者對(duì)電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定的范圍內(nèi)。
作為檔案員應(yīng)不斷提升自我的學(xué)習(xí)能力，時(shí)代在不斷進(jìn)步，也將會(huì)產(chǎn)生更多的電子檔案，如果沒有相應(yīng)的保護(hù)措施，電子記錄的未來(lái)可獲得性將存在風(fēng)險(xiǎn)。保護(hù)措施的實(shí)施應(yīng)能確保電子記錄在存檔期限內(nèi)的完整性以及可獲得性。
3 干濕標(biāo)本的管理
3.1 干濕標(biāo)本的來(lái)源
干癖甌鏡睦叢次蠟塊、切片、顯微鏡涂片、濕組織。
3.2 干濕標(biāo)本的接收
檔案員根據(jù)歸檔清單逐項(xiàng)核對(duì)內(nèi)容并確認(rèn)，無(wú)誤后簽字存入檔案室，并填寫相應(yīng)的記錄。
3.3 干濕標(biāo)本的儲(chǔ)存
儲(chǔ)存條件應(yīng)確保質(zhì)量、完整性不受損害，因此，應(yīng)對(duì)干標(biāo)本和濕標(biāo)本進(jìn)行專門存儲(chǔ)，本中心是分別放置在兩個(gè)房間中。應(yīng)定期檢查歸入檔案室的濕標(biāo)本，防止有漏液現(xiàn)象的發(fā)生，如有漏液現(xiàn)象的發(fā)生應(yīng)依據(jù)機(jī)構(gòu)內(nèi)的相應(yīng)SOP進(jìn)行操作，并形成記錄。依據(jù)OECD GLP準(zhǔn)則，標(biāo)本應(yīng)保存到無(wú)法進(jìn)行質(zhì)量評(píng)價(jià)。
3.4 干濕標(biāo)本的借閱
干濕標(biāo)本的借閱不同于紙質(zhì)檔案的借閱，借用人應(yīng)填寫借用記錄，說(shuō)明借用原因，經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，檔案員方可提供相應(yīng)標(biāo)本，在檔案員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱，因?yàn)楦蓾駱?biāo)本較為特殊，因此不許帶出檔案室。如果需要接受檢查或由于某種原因短時(shí)間內(nèi)必須要借出檔案室，經(jīng)過(guò)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，檔案員方可提供，同時(shí)應(yīng)由檔案管理員或檔案員陪同，用完后立即歸還。如果借出的檔案為易碎的顯微鏡涂片，應(yīng)萬(wàn)分小心，嚴(yán)防損壞；歸還時(shí)，檔案員或檔案管理員和借用人雙方應(yīng)進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后雙方簽字并放回原處。
3.5 防蟲害管理
檔案室應(yīng)放置樟腦球用于檔案的防蟲、防霉，并定期更換樟腦球；每月都應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行抽樣檢查，檢查是否有發(fā)霉、蟲蛀等現(xiàn)象。
3.6 干濕標(biāo)本的處理
如果干濕標(biāo)本未達(dá)到保管期限，委托方要求移交給委托方自己保管時(shí)，經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，委托方必須簽字確認(rèn)。如果干濕標(biāo)本超過(guò)保管期限后，經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，應(yīng)返還給委托方，經(jīng)過(guò)溝通，如果委托方不想保留時(shí)，由機(jī)構(gòu)統(tǒng)一處理。銷毀時(shí)應(yīng)委托專業(yè)公司進(jìn)行處理，防止造成環(huán)境污染。
4 結(jié) 語(yǔ)
檔案對(duì)GLP實(shí)驗(yàn)室是不可或缺的重要資產(chǎn)和溯源的關(guān)鍵。作為檔案員應(yīng)嚴(yán)按照GLP準(zhǔn)則進(jìn)行電子檔案及標(biāo)本檔案的管理。
主要參考文獻(xiàn)
(一)檔案資源來(lái)源的固定性。全市各級(jí)國(guó)家綜合檔案館館藏檔案的來(lái)源，主要是靠按國(guó)家檔案館接受檔案進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)要求，把機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位形成的檔案收集進(jìn)館來(lái)實(shí)現(xiàn)的。目前，基本形成了以各級(jí)各類檔案室為基礎(chǔ)，各級(jí)國(guó)家檔案館為主體，其他檔案所有者為補(bǔ)充的建設(shè)格局和構(gòu)造體系。根據(jù)接收進(jìn)館時(shí)間，截至2004年共有428家單位檔案被接收進(jìn)館。
(二)檔案資源、館藏內(nèi)容的擴(kuò)展性。全市各級(jí)國(guó)家綜合檔案館已著眼于在社會(huì)需求上下功夫，擴(kuò)大檔案收征集范圍，改善檔案收藏結(jié)構(gòu)，增加了社會(huì)活動(dòng)等方面的鮮活內(nèi)容，及時(shí)開辟檔案資源采集渠道，及時(shí)收集一些重大活動(dòng)檔案材料，開展現(xiàn)行文件收集和服務(wù)，大力加強(qiáng)社區(qū)和“三農(nóng)”檔案工作等，這些工作的有效開展，使檔案資源建設(shè)觸角由歷史向現(xiàn)實(shí)延伸，由管理機(jī)關(guān)向社會(huì)基層組織延伸，由單一的機(jī)關(guān)紙質(zhì)文書向多種類型多種載體文件材料延伸。為國(guó)家檔案資源注入了新成分、新要素。
(三)檔案資源的共享性。全市各級(jí)檔案館積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的探索與實(shí)踐，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)手段與網(wǎng)絡(luò)工具提高開發(fā)檔案資源的能力與水平，積極利用現(xiàn)有的檔案資源，營(yíng)建檔案資源共享的政策與環(huán)境，逐步搭建網(wǎng)上檔案館檢索平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置，并為檔案資源的社會(huì)共享提供了有效的技術(shù)保障和實(shí)現(xiàn)手段。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，目前全市14個(gè)綜合檔案館保存889641卷又133533件檔案，各級(jí)各類檔案室還保存1061287卷又748743件檔案。市檔案館每年利用檔案達(dá)2000余人次，11000多卷次，各城區(qū)檔案館利用檔案基本每年為600多人次，利用檔案3000余卷次，各級(jí)國(guó)家綜合檔案館都有自己的網(wǎng)站，這些都為今后建立城市檔案資源中心打下了基礎(chǔ)。
二．在檔案資源管理機(jī)制上杭州市與外市的比較
雖然全市各級(jí)國(guó)家綜合檔案館在豐富官藏、改善館藏結(jié)構(gòu)上取得了一定的成效，但這僅僅局限在館藏體系固定構(gòu)成以及補(bǔ)充檔案資源工作上，長(zhǎng)期以來(lái)檔案館對(duì)機(jī)關(guān)單位形成的專業(yè)、專門檔案一概沒有接收，這就造成了全宗檔案的割裂，檔案館收集進(jìn)館的館藏檔案很難做到能夠反映出一定時(shí)期一定地區(qū)社會(huì)歷史發(fā)展的基本面貌。尤其是傳統(tǒng)的檔案管理體制，使一個(gè)地區(qū)的檔案資源，包括城建檔案、房地產(chǎn)檔案、國(guó)土資源檔案、規(guī)劃信息檔案及其他專門檔案分散在多個(gè)部門、多處地方存放保管，這種情況也使一個(gè)城市的檔案資源很難得到有效共享，所擁有的館庫(kù)及保管設(shè)施很難得到充分利用。特別是很難擔(dān)負(fù)起為黨和政府決策，為社會(huì)各界和廣大群眾對(duì)檔案資料需求提供快捷、準(zhǔn)確、方便的全方位服務(wù)。由于管理機(jī)制問(wèn)題，全市的行政執(zhí)法也受到不同程度的影響，重復(fù)履行監(jiān)督指導(dǎo)職能。通過(guò)調(diào)研，我們認(rèn)為，深圳、順德實(shí)行“三檔合一”的新體制，有獨(dú)特的三大優(yōu)勢(shì)：
第一，統(tǒng)一了管理，減少了重復(fù)，避免了扯皮。尤其是重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案實(shí)行統(tǒng)一管理后，各建設(shè)單位就只須對(duì)國(guó)家綜合檔案館一家，減少了以往各自存放同一檔案的重復(fù)管理。同時(shí)，由于綜合檔案館和城建檔案館合為一家，也避免了過(guò)去兩家相互扯皮，爭(zhēng)收檔案之弊。
第二，整合了資源，豐富了綜合檔案館館藏。實(shí)行“三檔合一”管理體制后，綜合檔案館所保管的檔案除了黨政機(jī)關(guān)產(chǎn)生的文書檔案和少數(shù)專門檔案外，還包括全市、區(qū)的城建檔案和房地產(chǎn)檔案，檔案門類得到極大的豐富，數(shù)量也得到增長(zhǎng)。至2003年底，該館館藏檔案達(dá)如余萬(wàn)卷，形成了頗具規(guī)模的檔案資料庫(kù)，方便了檔案資源共享。
第三，檔案工作進(jìn)一步融入社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域。城建、房地產(chǎn)檔案并人綜合檔案館后，到市區(qū)檔案館查閱利用檔案、移交檔案、咨詢檔案工作及有關(guān)政策、法規(guī)事宜等的辦事人員比以前大為增多，檔案部門與建設(shè)、規(guī)劃國(guó)土部門及其他經(jīng)濟(jì)、司法部門的業(yè)務(wù)往來(lái)也隨之增多，檔案部門進(jìn)一步打破封閉，加強(qiáng)了與各機(jī)關(guān)、團(tuán)體和社會(huì)各界的相互了解，更加緊密地融人當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，給檔案館工作和本地區(qū)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展注入了新的活力。
三、構(gòu)建多元化的檔案資源結(jié)構(gòu)，樹立“大檔案”意識(shí)
浙江省委、省政府，杭州市委、市政府近年相繼出臺(tái)了《關(guān)于加強(qiáng)新時(shí)期檔案工作的意見》，對(duì)新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展和檔案工作提出了新的要求?！拔覀兏鶕?jù)國(guó)家檔案局制定的《全國(guó)檔案館網(wǎng)設(shè)置原則和布局方案》，合理確定國(guó)家檔案資源的歸屬和流向。區(qū)、縣(市)一般只設(shè)一個(gè)綜合檔案館，不設(shè)部門(專業(yè))檔案館……”并提出了要建立城市檔案中心，構(gòu)建多元化檔案資源結(jié)構(gòu)，科學(xué)整合檔案資源。這無(wú)疑為我們?cè)谛聲r(shí)期加強(qiáng)檔案事業(yè)發(fā)展提供了條件，創(chuàng)造了良好的政策環(huán)境。
(一)更新檔案管理理念。全面建設(shè)小康社會(huì)的實(shí)踐活動(dòng)對(duì)檔案工作提出了越來(lái)越廣泛的需求，檔案部門要滿足這種日益增長(zhǎng)的需求，必須不斷解放思想，逐步確立資源優(yōu)勢(shì)和公共文化理念，到更廣闊的領(lǐng)域和行業(yè)中開辟新的檔案資源采集渠道，千方百計(jì)地為國(guó)家檔案資源注入新成分、新要素。檔案館作為永久保管檔案的基地，其館藏檔案應(yīng)反映出一定時(shí)期本地區(qū)社會(huì)發(fā)展的基本歷史面貌。依據(jù)檔案法分級(jí)負(fù)責(zé)收集保管一定行政區(qū)域內(nèi)形成的檔案，要改變綜合檔案館以接收黨政檔案為主的現(xiàn)象。要增強(qiáng)綜合檔案館在檔案資源建設(shè)中的核心地位，與各級(jí)專業(yè)檔案館聯(lián)手統(tǒng)一管理。將檔案資源建設(shè)納入到整個(gè)社會(huì)的文化事業(yè)框架中。
(二)整合檔案資源，增強(qiáng)大檔案整體意識(shí)。全市的檔案資料是一個(gè)整體，所以全市檔案系統(tǒng)要打破“圍墻”，整合資源，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，上下聯(lián)動(dòng)，充分挖掘和利用全市的館藏資源，使檔案資源的運(yùn)用活起來(lái)。加強(qiáng)國(guó)家檔案資源的整體建設(shè)，要清楚界定各類檔案館的收集范圍和檔案流向。‘在“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的檔案工作體制下，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有國(guó)家檔案資源的有效配置，以適應(yīng)檔案資源社會(huì)共享的需要。逐步實(shí)現(xiàn)檔案物理資源、數(shù)據(jù)資源、應(yīng)用系統(tǒng)整合，體現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)性、有效性與共享性。
(三)創(chuàng)新“大檔案”管理模式。要推進(jìn)體制創(chuàng)新，發(fā)揮檔案集合效應(yīng)，方便社會(huì)公眾利用。根據(jù)精簡(jiǎn)、統(tǒng)一、高效的原則，推進(jìn)檔案管理體制改革，積極探索建立城市檔案中心和機(jī)關(guān)檔案中心的新模式。從檔案管理體制、服務(wù)方式等環(huán)節(jié)人手，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新。
作為檔案事業(yè)這一整體，在機(jī)構(gòu)設(shè)置上應(yīng)有一套合理的層級(jí)體系和管理規(guī)范，處理好專業(yè)(專門)檔案館與同級(jí)綜合檔案館的關(guān)系，遏制住綜合檔案館功能“弱化”的勢(shì)頭，增強(qiáng)其在檔案資源社會(huì)共享中的核心地位。要在優(yōu)化檔案工作制度與創(chuàng)新檔案工作理念的前提下明確檔案部門和人員的合理分工與協(xié)作關(guān)系，不斷提高工作效率，理順與其他部門的關(guān)系，尋求工作上相互支持配合。
四、促進(jìn)檔案資源管理標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化
檔案服務(wù)內(nèi)涵要有新改進(jìn)，要加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，通過(guò)法定途徑把新形成的檔案資源源源不斷地補(bǔ)充到國(guó)家檔案資源庫(kù)中，并搞好鑒定工作，把更多應(yīng)開放檔案向社會(huì)開放。要加大檔案資源管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)力度。目前各級(jí)國(guó)家檔案行政管理部門在業(yè)務(wù)上履行指導(dǎo)職能，對(duì)國(guó)家專業(yè)專門檔案館、部門檔案館、企事業(yè)檔案館，應(yīng)按綜合檔案館的管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理。有條件的甚至可以在體制上實(shí)行統(tǒng)一管理的前提下，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，統(tǒng)一接收重大事件檔案以及專業(yè)專門檔案，通過(guò)各種形式的征收集，把檔案館檔案資源建設(shè)提高到一個(gè)新水平，這樣才能更好地面向社會(huì)，服務(wù)大眾。
總之，國(guó)家綜合檔案館幾十年發(fā)展之路，其經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)證明，在縣級(jí)甚至市(地)級(jí)，實(shí)行由一館多種檔案的實(shí)體合一統(tǒng)管，既可解決綜合檔案館與各專業(yè)檔案館(室)之間的有形無(wú)形矛盾，又可從根本上解決一些主要專業(yè)檔案的流向問(wèn)題，使這些重要的專業(yè)檔案歸到國(guó)家綜合檔案館中統(tǒng)管。
《**壯族自治區(qū)特級(jí)檔案室等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)》適用于中央駐桂單位和**區(qū)內(nèi)縣直以上機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位的檔案室。
二、考評(píng)內(nèi)容及測(cè)評(píng)方法
特級(jí)檔案室設(shè)檔案室機(jī)構(gòu)與人員、基本設(shè)備與裝具、業(yè)務(wù)建設(shè)三個(gè)大項(xiàng)考評(píng)內(nèi)容。
特級(jí)檔案室考核以百分制進(jìn)行測(cè)評(píng)。測(cè)評(píng)的方法是將一百分分解到各項(xiàng)內(nèi)容中，逐項(xiàng)測(cè)評(píng)，然后累計(jì)算分；各單項(xiàng)分?jǐn)?shù)的得分均占本項(xiàng)分?jǐn)?shù)的百分之九十以上，總分達(dá)九十五分者即為達(dá)標(biāo)。
三、定級(jí)程序
（一）各單位檔案室達(dá)到一級(jí)滿二年的，根據(jù)特級(jí)檔案室等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)自檢評(píng)分，評(píng)分達(dá)到特級(jí)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，向上級(jí)主管部門或當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門提交書面申請(qǐng)報(bào)告，并附自檢評(píng)分表。
（二）申請(qǐng)單位的上級(jí)主管部門或當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門根據(jù)其申請(qǐng)報(bào)告組成考評(píng)組，按標(biāo)準(zhǔn)逐項(xiàng)進(jìn)行考核測(cè)評(píng)。自治區(qū)級(jí)（或相當(dāng)該級(jí)）機(jī)構(gòu)的檔案室由自治區(qū)檔案行政管理部門組織考核評(píng)定；市級(jí)（或相當(dāng)該級(jí)）機(jī)構(gòu)的檔案室由自治區(qū)、市檔案行政管理部門聯(lián)合組織考核評(píng)定，二層以下機(jī)構(gòu)的檔案室由其上級(jí)主管部門會(huì)同自治區(qū)或市檔案行政管理部門考核評(píng)定；縣級(jí)（或相當(dāng)該級(jí)）機(jī)構(gòu)的檔案室由市、縣檔案行政管理部門會(huì)同其上級(jí)主管部門組織考核評(píng)定。
四、等級(jí)證書的頒發(fā)、效力和獎(jiǎng)勵(lì)
單位檔案室通過(guò)測(cè)評(píng)后，報(bào)經(jīng)自治區(qū)檔案局批準(zhǔn)后，統(tǒng)一由自治區(qū)檔案局頒發(fā)《**壯族自治區(qū)特級(jí)檔案室》證書。等級(jí)證書是單位檔案工作綜合管理水平的標(biāo)志，是評(píng)價(jià)檔案室工作的主要依據(jù)。
對(duì)獲得特級(jí)的檔案室，本單位應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《**壯族自治區(qū)檔案管理?xiàng)l例》的有關(guān)規(guī)定，給予一定的精神和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，同級(jí)檔案行政管理部門或上級(jí)主管部門應(yīng)按分級(jí)負(fù)責(zé)的原則給予獎(jiǎng)勵(lì)。
五、考評(píng)組的組織
（一）考評(píng)組由5人組成，考評(píng)組成員必須具備中級(jí)以上專業(yè)技術(shù)職稱，其中3人必須具備高級(jí)專業(yè)技術(shù)職稱。
（二）評(píng)審員的條件
1、能夠正確理解并執(zhí)行國(guó)家及自治區(qū)關(guān)于檔案工作的方針、政策、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)。
2、能夠熟練掌握特級(jí)檔案室標(biāo)準(zhǔn)，精通檔案業(yè)務(wù)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，秉公辦事。
3、應(yīng)具有大專以上學(xué)歷并有五年以上檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)或機(jī)關(guān)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)。
（三）評(píng)審員的聘任
特級(jí)檔案室定級(jí)評(píng)審員由縣以上檔案行政管理部門推薦，報(bào)自治區(qū)檔案局審批發(fā)證，持證上崗。
六、監(jiān)督檢查要求
開展創(chuàng)建特級(jí)檔案室工作，是我區(qū)機(jī)關(guān)檔案事業(yè)管理與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新的一項(xiàng)重要舉措。目的在于鼓勵(lì)引導(dǎo)我區(qū)的各級(jí)檔案室在新形勢(shì)下向檔案管理現(xiàn)代化和信息化的標(biāo)準(zhǔn)邁進(jìn)。這項(xiàng)工作涉及面廣、持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)，各級(jí)檔案行政管理部門和各專業(yè)主管機(jī)關(guān)應(yīng)密切合作，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求搞好分類指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。特級(jí)檔案室每三年復(fù)查一次，發(fā)現(xiàn)實(shí)際水平達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)責(zé)成其限期整改；到期仍不達(dá)標(biāo)者，吊銷其證書。
自治區(qū)檔案局每年公布一次授予特級(jí)檔案室等級(jí)證書的檔案室名單。
七、附則
abstract in the unit and the authorities now, relevant archives management model has gradually can not meet the demand of times development, urgent need through the reform to strengthen and improve the work. this paper will discuss in this part, a detailed analysis of the entity model system in archives management of the problems and shortcomings, and put forward the construction and concrete suggestions for the reform of related work, and strive to promote the development of archives management and related business.
keyword records management; management mode; reform; analysis
中圖分類號(hào)：g27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：a 文章編碼
引言
機(jī)關(guān)檔案管理室，是開展相關(guān)的單位部門檔案管理的基本模式。在現(xiàn)今的檔案管理模式當(dāng)中，針對(duì)于單位而言，主要的形式有三種，即檔案室形式、檔案庫(kù)房形式以及專業(yè)的檔案室形式，這三種工作的形式自從上個(gè)世紀(jì)五十年代開始，就一直沿用至今，其中，檔案管理室的形式應(yīng)用最為廣泛和普遍。但是，隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，現(xiàn)有的檔案管理形式和基本的模式，已經(jīng)逐漸的不能夠滿足時(shí)展的需求，由于其自身存在有一定的局限性，也面臨著來(lái)自政府、社會(huì)、機(jī)關(guān)單位以及檔案管理部門等當(dāng)面的壓力，相關(guān)的改革可以說(shuō)是勢(shì)在必行。文章將針對(duì)現(xiàn)有體制當(dāng)中存在的主要問(wèn)題以及改革的基本策略進(jìn)行研究，力求為相關(guān)工作的開展提供一定的參考。
檔案管理模式的三種形式以及存在的困境
從我國(guó)的檔案管理工作展開至今，主要的管理模式，可以大致上分為三種類型，第一種是在相關(guān)的單位內(nèi)部設(shè)定檔案管理室，有著專門的檔案管理人員，并且有專用的辦公室以及檔案庫(kù)等，負(fù)責(zé)進(jìn)行相關(guān)的行政管理以及檔案的保管等工作；第二種，則是在相關(guān)單位的內(nèi)部，設(shè)立檔案庫(kù)房，沒有與之相對(duì)應(yīng)的行政管理辦公室，但是設(shè)立有專職的或者是兼職的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的行政管理工作；第三種，則是由專業(yè)檔案管理職能的專業(yè)的管理機(jī)關(guān)組織形式，設(shè)立有檔案的保管機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)進(jìn)行單位內(nèi)部以及行業(yè)系統(tǒng)當(dāng)中的檔案管理工作。上述的管理模式自從上個(gè)世紀(jì)五十年代開始，就一直沿用至今，現(xiàn)今，隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，上述的管理模式也在操作和實(shí)踐當(dāng)中遇到了許多問(wèn)題和困境，首先，對(duì)于相關(guān)的檔案，有本能的限制，甚至是排斥外部提供利用，僅僅強(qiáng)調(diào)了檔案的保密，而忽略了檔案的開放；其次，檔案的管理水平以及內(nèi)部的動(dòng)力依然不足，進(jìn)而造成相關(guān)的檔案管理工作積極性不強(qiáng)，影響著整個(gè)檔案管理事業(yè)水平的提升和進(jìn)步，并且相關(guān)的投入力度也不夠大，經(jīng)費(fèi)缺乏，也是造成檔案管理水平動(dòng)力不足的主要原因之一；第三，作為相關(guān)的幕后服務(wù)工作，還是需要領(lǐng)導(dǎo)的重視，因?yàn)橹挥邢嚓P(guān)的單位和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作引起了高度的重視，相關(guān)的工作才能夠有序的展開，才能夠全面的提升工作的效率和質(zhì)量，但是，在這一個(gè)方面現(xiàn)今還是存在有一定的困境。
檔案管理模式分析探索
根據(jù)上文的詳細(xì)闡述和分析，可以對(duì)現(xiàn)今檔案管理工作當(dāng)中存在的困難和不足之處有著詳細(xì)的了解和掌握，接下來(lái)，將有針對(duì)性的對(duì)改革內(nèi)容提出意見和建議，力求全面的促進(jìn)改革的推進(jìn)。
（1）聯(lián)合檔案室。聯(lián)合檔案室是在相關(guān)的單位和部門的整體合作情況之下，以一種全新的面貌產(chǎn)生的檔案管理形式，為各級(jí)單位和機(jī)關(guān)等，提供檔案管理的服務(wù)。和傳統(tǒng)的方式進(jìn)行比較，其有著多方面的優(yōu)勢(shì)，一個(gè)方面，聯(lián)合檔案室更加有利于展開相關(guān)的工作，為檔案的管理提供良好的保障性和安全性，并且還便于檔案部門針對(duì)相關(guān)單位的工作進(jìn)行指導(dǎo)，另外一個(gè)方面，聯(lián)合檔案室的展開，有利于檔案信息資源的整合以及開發(fā)利用，可以將檔案管理工作的效果發(fā)揮至最大。
（2）單位文檔管理模式。
采用此種方式對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行改革，可以更加集中式的針對(duì)單位文件檔案進(jìn)行管理，進(jìn)而達(dá)到了精簡(jiǎn)和高效的目的，同時(shí)，還有利于緩解檔案館接收檔案的壓力，提升了接收檔案的質(zhì)量，并且更加有利于針對(duì)相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行全面的分析和判斷，使鑒定的工作更進(jìn)一步，改變了以往較為粗糙的局面。另外一個(gè)方面，在相關(guān)文檔管理中心成立之后，可以更加注重針對(duì)社會(huì)檔案的利用需求，面向社會(huì)和企業(yè)單位等，展開相關(guān)的檔案、檔案加工和代管等技術(shù)服務(wù)，面向個(gè)人展開相關(guān)的咨詢服務(wù)，提升工作的質(zhì)量，并且為相關(guān)事業(yè)的發(fā)展起到了推動(dòng)的作用。
（3）針對(duì)體制的不足需要進(jìn)行創(chuàng)新。合理的體制是改革的關(guān)鍵和根本。在現(xiàn)今科學(xué)立法的時(shí)代當(dāng)中，檔案管理工作需要建立在合適的體制之上，需要保證期科學(xué)性和民主性，針對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的改進(jìn)和調(diào)整，打破舊有的管理模式，并且力求將相關(guān)的檔案管理中心和政府信息的公開融合在一起，全方位的提升檔案管理工作的質(zhì)量。
結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，根據(jù)對(duì)檔案管理模式的改革進(jìn)行詳細(xì)分析和研究，闡述了現(xiàn)今體制當(dāng)中存在的問(wèn)題和不足，并且為相關(guān)的改革工作開展提供了一些建議，以求為檔案管理事業(yè)的發(fā)展進(jìn)步做出推動(dòng)貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
中圖分類號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
近年來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展和科技的進(jìn)步，數(shù)碼相機(jī)陸續(xù)進(jìn)入了各個(gè)單位和尋常百姓家，數(shù)碼相機(jī)的出現(xiàn)和使用給照片檔案的利用和征集工作帶來(lái)了更多的方便，但也對(duì)照片檔案的管理提出了更高的要求，數(shù)碼照片一旦丟失就會(huì)造成不可挽救的損失，所以如何科學(xué)有效地管理數(shù)碼照片檔案成為檔案工作者關(guān)心的話題。
1 數(shù)碼照片的特性
數(shù)碼照片是一種靜態(tài)圖像文件，用掃描儀，數(shù)碼照相機(jī)等設(shè)備獲得；以數(shù)碼形式存儲(chǔ)，以磁帶，磁盤或光盤等為載體；依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀，處理；并且可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送。數(shù)碼照片檔案一般由數(shù)碼照片，文字說(shuō)明兩部分組成。
數(shù)碼照片與傳統(tǒng)照片相比，具有許多的優(yōu)勢(shì)——成像快、處理快、傳輸快、編輯快、查閱快、歸檔快等，除此之外還有存儲(chǔ)久、應(yīng)用廣泛等特點(diǎn)。
更重要的是，數(shù)碼照片有很大的應(yīng)用范圍，既可以在自己的相機(jī)和計(jì)算機(jī)上顯示、瀏覽、處理，還可以與打印機(jī)、刻錄機(jī)、幻燈機(jī)、電視機(jī)等多種外連設(shè)備連接傳輸，更能與局域網(wǎng)中多臺(tái)電腦或各個(gè)網(wǎng)站互相聯(lián)體工作，通過(guò)網(wǎng)上。但由于數(shù)碼產(chǎn)品的特性，數(shù)碼照片往往也存在一些缺點(diǎn)，譬如對(duì)軟、硬件的依賴、信息的易改、數(shù)據(jù)不能兼容共享、真?zhèn)坞y辨等。
2 數(shù)碼照片檔案的現(xiàn)狀
2.1 數(shù)碼照片檔案的收集范圍廣
就基層單位而言，聲像檔案的采集一般是由本單位的綜合管理科或者是宣傳部門來(lái)負(fù)責(zé)的，因而收集點(diǎn)相對(duì)集中，但是數(shù)碼相機(jī)的普及和智能電子設(shè)備的廣泛應(yīng)用，使基層單位的很多部門都擁有采集聲像資料的設(shè)備，但是基層單位的大部分拍攝人員和管理者并沒有歸檔意識(shí)，造成了每個(gè)科室都保存著很多數(shù)碼照片資料，如果檔案管理人員不及時(shí)溝通協(xié)調(diào)保存這些資料，很可能造成檔案的遺失。
2.2 數(shù)碼照片檔案的整理難度大
首先，數(shù)碼照片的收集歸檔比較繁瑣。很多基層單位的工作人員拍攝完只是簡(jiǎn)單地將照片存儲(chǔ)在電腦上，由于沒有進(jìn)行過(guò)檔案管理的基礎(chǔ)培訓(xùn)，所以很難對(duì)數(shù)碼照片資料進(jìn)行基礎(chǔ)篩選、分類、編寫圖片說(shuō)明等初步整理工作。另外，在檔案管理人員收交照片時(shí)，只是簡(jiǎn)單地把照片復(fù)制給檔案管理人員，照片內(nèi)容重復(fù)，質(zhì)量也參差不齊，所以檔案管理人員不得不把這些資料再重新進(jìn)行篩選編排，刻錄及編入歸檔等大量繁瑣工作。
其次，對(duì)數(shù)碼照片的整理方法不規(guī)范。大部分照片拍攝人員缺乏檔案歸檔的基本知識(shí)，造成了對(duì)照片的整理方法不一致，在歸檔過(guò)程中給檔案管理人員制造了大量的繁瑣工作。
2.3 數(shù)碼照片檔案的保管安全隱患多
一是數(shù)碼照片容易損壞。就保存和使用而言，數(shù)碼照片是完全基于電腦硬件、操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件的。在網(wǎng)絡(luò)傳輸過(guò)程中，電腦病毒的侵入、硬件的故障和軟件升級(jí)等的出錯(cuò)都有可能造成數(shù)據(jù)文件丟失或被嚴(yán)重破壞。另外，一些操作人員的錯(cuò)誤操作，刪除認(rèn)為“無(wú)用”的照片，而這些照片又未作備份，都會(huì)導(dǎo)致這些數(shù)碼照片檔案的流失。二是數(shù)碼照片容易篡改。目前，很多圖像編輯軟件非常容易就可以對(duì)其圖像內(nèi)容進(jìn)行修改，并可以把圖片改得面目全非，而不露痕跡。三是存儲(chǔ)設(shè)備并不可靠。電腦病毒、隨時(shí)有可能發(fā)生的硬件故障及參差不一的光盤質(zhì)量等都可造成數(shù)碼照片檔案的丟失。
2.4 數(shù)碼照片檔案檢索利用復(fù)雜
目前，許多基層單位的辦公系統(tǒng)大多忽略數(shù)碼照片檔案的管理，除了在檔案室的電腦上檢索和查找數(shù)碼照片外，并沒有較好的檢索途徑，因而出現(xiàn)數(shù)碼照片的檢索查閱難的現(xiàn)象，致使數(shù)碼照片檔案資源難以得到有效的利用。
3 做好照片檔案收集的基本途徑
（1）加大宣傳力度，提高對(duì)照片檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。大力宣傳《中華人民共和國(guó)檔案法》、《照片檔案管理規(guī)范》等法律法規(guī)，使更多領(lǐng)導(dǎo)、照片拍攝者和檔案工作人員拋棄陳舊的思想觀念，不能只重視文書檔案而忽視照片檔案，從思想上切實(shí)把照片檔案管理作為一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容來(lái)抓。
（2）建立健全歸檔制度，規(guī)范照片檔案管理工作。建立健全照片檔案歸檔制度是做好照片檔案工作的前提和保證。根據(jù)各部門的工作特點(diǎn)，制訂切實(shí)可行的照片檔案歸檔制度，明確各單位照片檔案的收集范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求。
（3）加強(qiáng)重要展覽、重要活動(dòng)、重大事件等圖片的征集力度。在重要活動(dòng)、重大事件中及時(shí)通過(guò)采取舉辦展覽、有獎(jiǎng)?wù)鞲宓榷喾N方式將大量有價(jià)值的圖片征集進(jìn)檔案室，這必定會(huì)對(duì)豐富檔案室和提供利用等具有重要意義。
（4）加強(qiáng)檔案工作人員的專業(yè)技能培訓(xùn)。不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，熟練掌握專業(yè)基本技能，最大限度地將照片檔案拍攝好、整理好，發(fā)揮照片檔案的作用。
4 嚴(yán)把照片檔案收集標(biāo)準(zhǔn)
（1）對(duì)于歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)按規(guī)范要求編寫相應(yīng)的文字說(shuō)明來(lái)辦理移交手續(xù)，文字說(shuō)明二者應(yīng)齊全。（2）數(shù)碼照片收集時(shí)應(yīng)轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一格式，并對(duì)最低像素及掃描線數(shù)做出要求。（3）重要的數(shù)碼照片應(yīng)同時(shí)沖洗紙質(zhì)照片歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)標(biāo)明互見號(hào)。
5 照片檔案的整理
照片檔案來(lái)源于社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，其真實(shí)、形象、生動(dòng)的特點(diǎn)是一般文字材料所不能代替的。納入檔案室的照片檔案，由于不可能來(lái)自同一個(gè)部門或個(gè)人，所以在整理規(guī)范上有著很大的差異，因此必須在整理上下功夫。
5.1 整理原則
照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。
5.2 照片檔案保管期限的劃分
保管期限是按照片的價(jià)值劃定的存留年限，分為永久和定期兩種。
5.3 照片檔案密級(jí)的劃分
密級(jí)是指照片、底片保密程度的等級(jí)。密級(jí)的劃定按照《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》、《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法實(shí)施辦法》 等有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5.4 數(shù)碼照片光盤的編目
（1）數(shù)碼照片光盤的封面。在光盤的包裝盒上貼上符合相應(yīng)的檔案書寫要求的封面，包括全宗名稱，題名，全宗號(hào)，目錄號(hào)，光盤號(hào)以及形成的時(shí)間，照片的張數(shù)，套別，制作人，審核人還有制作時(shí)間等。（2）數(shù)碼照片光盤案卷目錄的格式。與常規(guī)照片檔案目錄的編制格式基本相同，區(qū)別是張數(shù)改為盤數(shù)。案卷號(hào)（即盤號(hào)）在檔案室編一欄中填寫，案卷號(hào)（即盤號(hào)）與文書檔案一樣，排大流水號(hào)，題名應(yīng)概括案卷內(nèi)全部照片的基本主題，年度要準(zhǔn)確，張數(shù)要填寫盤內(nèi)照片的實(shí)際數(shù)。保管期限要?jiǎng)澐譁?zhǔn)確。
6 關(guān)于數(shù)碼照片檔案的妥善保管
（1）數(shù)碼照片的保存最重要的是要保護(hù)其安全性。比如光盤是有壽命的，而自刻的光盤更容易被損壞；信息管理系統(tǒng)的軟硬件可能被損壞，也可能受病毒侵害。因此，要定期檢查歸檔后數(shù)碼照片的保存情況，并對(duì)其進(jìn)行定期轉(zhuǎn)存遷移，而且要做好《數(shù)碼照片檔案遷移登記表》的記錄，把它作為數(shù)碼照片的檔案管理材料進(jìn)行保存。將重要的照片制作成相應(yīng)的底片或?qū)?shù)碼照片進(jìn)行加工制作成縮微品，會(huì)大大提高其保存的安全性，并且也會(huì)大大延長(zhǎng)其保存的周期。
（2）進(jìn)行關(guān)于數(shù)碼照片檔案的信息管理系統(tǒng)的建立。建立信息管理系統(tǒng)會(huì)使數(shù)碼照片保存的時(shí)間更長(zhǎng)，安全系數(shù)更高；容易規(guī)范和保存原數(shù)據(jù)的信息；系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)碼照片檔案可以方便于檢索以及共享利用。
（3）數(shù)碼照片同紙質(zhì)照片的有機(jī)銜接。對(duì)需要永久或長(zhǎng)期保管的重要的數(shù)碼照片應(yīng)在整理數(shù)碼照片的同時(shí)，還要對(duì)沖洗出的紙質(zhì)照片進(jìn)行同步整理，并且按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn) 《照片檔案管理規(guī)范》對(duì)紙質(zhì)照片與數(shù)碼照片一起進(jìn)行歸檔并保存。將所有照片數(shù)據(jù)錄在同一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中，建成內(nèi)容完整、系統(tǒng)、一致的照片檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，從而實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理、檢索查找方便的目的。
（4）多重備份和適時(shí)遷移。對(duì)于數(shù)據(jù)備份， 數(shù)碼照片光盤應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。適時(shí)遷移是為了保證能夠在發(fā)展的環(huán)境中識(shí)別、使用和檢索數(shù)字資源，根據(jù)軟件、硬件的發(fā)展把數(shù)字資源遷移到不同的軟件或硬件環(huán)境下。因此，在數(shù)碼照片的檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該根據(jù)不同的情況，采取相應(yīng)的措施，從而保證數(shù)碼照片檔案保存的安全性。
（5）對(duì)于光盤的存放應(yīng)注意，必須放在用塑料包裝的堅(jiān)硬的盒內(nèi)豎立存放，以防擠壓。注意不得彎折，也不得堆疊存放。
7 采取多種形式，充分利用照片檔案的優(yōu)勢(shì)，做好提供利用工作
保存照片檔案的目的是為了提供利用。提供利用的方式應(yīng)根據(jù)收藏照片檔案的具體情況和主要服務(wù)對(duì)象確定。
（1）查閱服務(wù)是利用者直接來(lái)檔案室查找照片檔案或來(lái)涵要求代查有關(guān)照片，利用者所需要的照片可通過(guò)復(fù)制的方式提供 。（2）利用照片舉辦各種類型的展覽，既可擴(kuò)大照片檔案工作的影響，提高檔案工作的地位。（3）圍繞本單位重點(diǎn)工作，編輯綜合性、專題性的畫冊(cè)、畫頁(yè)，開展積極有效的宣傳，也是能夠得到領(lǐng)導(dǎo)和群眾歡迎的有效途徑。
總之，基層檔案室數(shù)碼照片檔案的有效管理，不僅可以提高檔案利用的效率，提高辦事效能，也是社會(huì)發(fā)展的必經(jīng)過(guò)程。我們要加強(qiáng)基層檔案室管理工作，為促進(jìn)中國(guó)社會(huì)健康發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
[1] 李麗萍.數(shù)碼新聞?wù)掌臋n案管理[J].新聞采編，2008（2）.
二、實(shí)驗(yàn)室資料歸檔的幾個(gè)要素
（一）原始性
原始性是實(shí)驗(yàn)室資料最關(guān)鍵的因素，實(shí)驗(yàn)室在檢驗(yàn)檢測(cè)活動(dòng)中形成的資料主要有樣品收留樣記錄，樣品處理記錄，突發(fā)事件應(yīng)急檢測(cè)原始記錄、實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量控制計(jì)劃及實(shí)施材料、各類試劑的領(lǐng)用記錄、標(biāo)準(zhǔn)溶液配制稀釋記錄、培養(yǎng)基配制和驗(yàn)收記錄、實(shí)驗(yàn)室環(huán)境檢測(cè)記錄等過(guò)程資料；實(shí)驗(yàn)室兩級(jí)管理中形成的資料主要有各類計(jì)劃、總結(jié)、績(jī)效考評(píng)資料、業(yè)務(wù)督導(dǎo)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)資料、質(zhì)量監(jiān)督等環(huán)節(jié)管理資料等，這些原始記錄能真實(shí)地反映檢驗(yàn)檢測(cè)過(guò)程的某個(gè)環(huán)節(jié)，也體現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理實(shí)施情況，對(duì)了解某個(gè)階段的檢驗(yàn)檢測(cè)情況起著重要的見證作用。
（二）有效性
資料的歸檔原則上按年度進(jìn)行，年度形成的資料是本年度現(xiàn)行有效的，所有的原始數(shù)據(jù)、表格都受到有效質(zhì)量體系控制，符合實(shí)驗(yàn)過(guò)程要求和質(zhì)量體系管理要求，也是國(guó)家實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可、實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定的重要依據(jù)之一。
（三）溯源性
疾控中心出具的每一份檢測(cè)報(bào)告都有原始數(shù)據(jù)，所用的儀器設(shè)備、引用的標(biāo)準(zhǔn)、檢測(cè)方法、檢測(cè)過(guò)程產(chǎn)生的記錄，如標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)稀釋和配制、培養(yǎng)基和關(guān)鍵試劑的驗(yàn)收、玻璃器具的校準(zhǔn)記錄、菌毒株管理過(guò)程記錄等都需要具有可溯源性，確保檢測(cè)過(guò)程有據(jù)可溯，從數(shù)據(jù)資料收集歸檔的系統(tǒng)性、完整性也體現(xiàn)出實(shí)驗(yàn)室對(duì)質(zhì)量管理工作的重視程度。
（四）利用性
建立檔案是為了有效的利用檔案資料，因此，資料的歸檔要有可利用的價(jià)值，便于搜索、查閱和驗(yàn)證。在檔案資料管理中，原始的紙質(zhì)檔案有其優(yōu)點(diǎn)，特別是對(duì)于實(shí)驗(yàn)室檢驗(yàn)檢測(cè)過(guò)程的原始記錄，要求信息量多、記錄清晰真實(shí)，如質(zhì)量控制活動(dòng)實(shí)施資料、樣品受理和處置資料、試劑耗材管理資料、實(shí)驗(yàn)室安全管理資料等，能反映整個(gè)實(shí)驗(yàn)過(guò)程的每個(gè)細(xì)節(jié)。行政管理資料也同樣能反映出某個(gè)時(shí)段的管理要求、業(yè)務(wù)重點(diǎn)和督查考核情況，如會(huì)議記錄、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)記錄、對(duì)新員工的技術(shù)培訓(xùn)、考核及監(jiān)督、各類計(jì)劃、總結(jié)、績(jī)效考評(píng)、工作督導(dǎo)資料等。做好實(shí)驗(yàn)室資料歸檔將有利于形成工作的持續(xù)性和有效性，反映歷年來(lái)業(yè)務(wù)工作的發(fā)展?fàn)顩r，具有較高的利用價(jià)值。
（五）共享性
自無(wú)錫疾控開發(fā)了“無(wú)錫市疾控檔案信息管理系統(tǒng)”以來(lái)，所有歸檔資料都通過(guò)信息系統(tǒng)按年度分類錄入文件名，上傳附件，當(dāng)專業(yè)人員工作需要時(shí)，根據(jù)授權(quán)權(quán)限，通過(guò)打開系統(tǒng)，點(diǎn)擊檔案-疾控業(yè)務(wù)-實(shí)驗(yàn)室檔案，就可以查詢實(shí)驗(yàn)室行政管理和實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理中收集歸檔的資料，通過(guò)紙質(zhì)資料和系統(tǒng)查詢相結(jié)合的方式，一目了然，有效實(shí)現(xiàn)了資料的共享。
三、實(shí)驗(yàn)室檔案管理的特點(diǎn)
（一）注重業(yè)務(wù)活動(dòng)資料的收集歸檔
實(shí)驗(yàn)室是疾控中心的一個(gè)重要技術(shù)核心部門，在日常工作中，除了開展實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)、突發(fā)事件應(yīng)急檢測(cè)、科研課題、質(zhì)量控制考核等實(shí)驗(yàn)室活動(dòng)以外，還有很多配合中心開展的日常管理工作。而實(shí)驗(yàn)室有其工作的特殊性，實(shí)驗(yàn)環(huán)節(jié)多，要求高，工作精細(xì)而嚴(yán)謹(jǐn)，數(shù)據(jù)處理復(fù)雜，因此，檔案管理更應(yīng)注重實(shí)驗(yàn)活動(dòng)的資料收集，按照國(guó)家實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可和實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定要求做好各類資料的整理歸檔工作。
（二）發(fā)揮質(zhì)量監(jiān)督員的作用
實(shí)驗(yàn)室的質(zhì)量管理貫穿于檢驗(yàn)檢測(cè)過(guò)程的全部，質(zhì)量監(jiān)督員承擔(dān)著實(shí)時(shí)監(jiān)督關(guān)鍵環(huán)節(jié)原始記錄和實(shí)驗(yàn)操作是否符合質(zhì)量體系要求的職能，通過(guò)日常監(jiān)督便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，確保檢測(cè)數(shù)據(jù)的科學(xué)性、準(zhǔn)確性，使檢驗(yàn)檢測(cè)過(guò)程和最終結(jié)果符合質(zhì)量體系要求。因此，發(fā)揮好質(zhì)量監(jiān)督員的作用，也是保證實(shí)驗(yàn)室規(guī)范運(yùn)行的有效措施之一。
人事檔案是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在干部選拔、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)等工作中，都需要使用人事檔案。
一、學(xué)院人事檔案管理中存在的問(wèn)題
第一，人事檔案管理是學(xué)院人事處工作內(nèi)容之一，由于學(xué)院人事處工作繁重，人員緊張，長(zhǎng)期以來(lái)，沒有設(shè)專職人事檔案管理人員，而是作為人事干事的一項(xiàng)崗位職責(zé)，業(yè)務(wù)內(nèi)容之一。2016年，學(xué)院新一輪聘任中，人事處設(shè)了人事檔案管理干事崗，但，檔案管理干事崗位職責(zé)中還有一條：做好教職工社會(huì)保險(xiǎn)轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、醫(yī)療機(jī)構(gòu)變更、生育津貼申報(bào)等工作?？此坪?jiǎn)單的一條，一年中，又有機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)改革，實(shí)際工作下來(lái)，社會(huì)保險(xiǎn)工作占了三分之二的時(shí)間。
第二，學(xué)院是由三個(gè)學(xué)校合并發(fā)展起來(lái)的，三校區(qū)的人事檔案分別存放在各校區(qū)的檔案室，但，三校區(qū)都沒有獨(dú)立的人事檔案室，學(xué)院本部人事檔案與財(cái)務(wù)檔案存在一室；學(xué)院東區(qū)和學(xué)院南區(qū)人事檔案與自己校區(qū)的其它檔案存在一起。如此，人事檔案管理存在不安全因素。
第三，學(xué)院沒有人事檔案管理規(guī)程，修訂有《文檔管理工作規(guī)程》?！段臋n管理工作規(guī)程》中涉及人事檔案的內(nèi)容不多，只是提到：學(xué)校教職工的人事檔案由人事干事根據(jù)人事管理工作的相關(guān)規(guī)定對(duì)每一位員工的必要資料進(jìn)行收集、整理規(guī)范、存放到位；人事管理干事在收集、整理、存放員工個(gè)^檔案資料過(guò)程中，負(fù)責(zé)對(duì)資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性審核把關(guān)，并按照各項(xiàng)資料應(yīng)歸檔的時(shí)間節(jié)點(diǎn)按時(shí)完成工作。
第四，歸檔材料不完整，檔案管理不夠規(guī)范。隨著近年來(lái)學(xué)院的快速發(fā)展，對(duì)人才的關(guān)注、引進(jìn)成為學(xué)院生存與發(fā)展的重心。于是，招聘一些高學(xué)歷、高職稱的人才，招聘進(jìn)來(lái)的這些高層次人才大多數(shù)檔案材料漏缺，不僅缺少學(xué)歷學(xué)位材料，年度考核材料，還有專業(yè)職稱變動(dòng)材料、工資變動(dòng)材料等都有缺漏。傳統(tǒng)的人事檔案管理是以被動(dòng)的方式進(jìn)行收集，如果制度不完善或移送不到位，執(zhí)行不嚴(yán)格，就會(huì)造成人事檔案材料收集的不完整。
二、解決學(xué)院人事檔案管理中問(wèn)題的對(duì)策
第一，設(shè)專職人事檔案管理干事。人事管理干事的崗位職責(zé)中不應(yīng)有做好教職工社會(huì)保險(xiǎn)轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、醫(yī)療機(jī)構(gòu)變更、生育津貼申報(bào)等工作這一條。社會(huì)保險(xiǎn)工作政策性強(qiáng)，人員情況復(fù)雜，計(jì)算機(jī)操作中又時(shí)常發(fā)生問(wèn)題，業(yè)務(wù)辦理的時(shí)間點(diǎn)控制的也很嚴(yán)等等，需要有社保經(jīng)驗(yàn)的，計(jì)算機(jī)操作水平高的人員勝任。人事檔案管理干事應(yīng)專注于，專心于檔案管理，社會(huì)保險(xiǎn)工作中有查個(gè)人檔案的地方，人事檔案管理干事應(yīng)該積極配合，而不應(yīng)該學(xué)院的社會(huì)保險(xiǎn)工作由人事檔案管理干事―人承擔(dān)，否則就喧賓奪主了。
第二，設(shè)三室分開的人事檔案管理辦公室。按規(guī)定，學(xué)院應(yīng)安排出人事檔案庫(kù)房、查閱室和人事檔案管理干事辦公室，三室分開。但，由于學(xué)院辦公用房緊張，一次到位，不現(xiàn)實(shí)，但，應(yīng)該盡力做到兩室分開，安排出人事檔案室、查閱室和人事檔案管理干事辦公室。學(xué)院本部、東區(qū)和南區(qū)的人事檔案集中存放在同一校區(qū)同一檔案室，沒有條件把庫(kù)房、整理和查閱分兩室，起碼應(yīng)做到隔開，并要做到防火、防潮、防蛀、防盜等。
隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展的日新月異，信息化技術(shù)被運(yùn)用到越來(lái)越廣泛的領(lǐng)域中去，檔案管理人員也應(yīng)順應(yīng)高科技時(shí)代的需求，更新檔案管理理念，盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，以適應(yīng)新時(shí)期的工作需要。
一、當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀
當(dāng)前的檔案管理仍存在著“為保管而保管,重保管輕利用” 的思想,存在著“等、靠、要”、“安于現(xiàn)狀”、“ 不講求社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益”的舊觀念,還存在著“閉架借閱”、 “你查我調(diào)”的做法?，F(xiàn)代信息社會(huì)日新月異,新技術(shù)及相關(guān)學(xué)科理論的不斷滲透,使得檔案管理領(lǐng)域不斷出現(xiàn)新情況、新問(wèn)題,特別是思想觀念落后、思想認(rèn)識(shí)跟不上時(shí)代步伐,缺乏開放和創(chuàng)新意識(shí),成為制約檔案信息化建設(shè)的重要因素。其次，以前紙張是主要的存儲(chǔ)介質(zhì)，輔助的有照片、磁帶等，而紙質(zhì)文件的缺點(diǎn)是難于永久保存，容易受到外界環(huán)境的影響而損壞，而且占用大量的空間，不言而喻，管理成本也比較大。要從紙質(zhì)管理改變成電子化、無(wú)紙化，越來(lái)越多的歸檔文件資料是光盤、磁盤等介質(zhì)，更需要相對(duì)專業(yè)的管理人才。專業(yè)管理人才的缺乏，將是制約檔案管理信息化的一個(gè)最大障礙。檔案管理信息化的前提是規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，館室檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，共享性差，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),這也制約了檔案管理工作的信息化。
二、檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)
檔案管理信息化，是指在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理，以便在運(yùn)用時(shí)顯示出其社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)效益。它與傳統(tǒng)檔案管理相比較，其優(yōu)勢(shì)主要表現(xiàn)在以下三點(diǎn)：一是傳統(tǒng)檔案管理是對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行分類、整理、篩選、歸檔，若數(shù)量龐大，需要較大的檔案室進(jìn)行存放。檔案信息化主要借助于硬盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)來(lái)實(shí)現(xiàn)，這些存儲(chǔ)介質(zhì)體積小、容量大，僅需要少量的消磁柜等專用設(shè)備進(jìn)行存放即可。檔案信息化在空間上的優(yōu)勢(shì)是顯而易見的；二是在傳統(tǒng)檔案管理方式下，每年都需要對(duì)年度內(nèi)檔案材料進(jìn)行分類、整理和歸檔,費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而檔案信息化管理是將紙質(zhì)材料形成電子文檔后定期或隨時(shí)歸檔，并按事由進(jìn)行分類，便于查找利用，既可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，也更加方便、快速、及時(shí)提高了檔案管理的維護(hù)性；三是在傳統(tǒng)檔案管理方式下，檔案的檢索、查詢都要靠手工來(lái)完成，手續(xù)繁瑣，程序復(fù)雜，給檔案管理和利用帶來(lái)很多不便。而檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理后可在電子文件歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引，還可以編制多角度、全方位的檢索工具，檢索、查詢信息更加方便迅捷。
三、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的主要措施
1、提高對(duì)檔案管理信息化重大意義的認(rèn)識(shí)
人事檔案工作向來(lái)以默默無(wú)聞，無(wú)私奉獻(xiàn)著稱，檔案和管理人員都處于一種相對(duì)封閉的狀態(tài)。要改變這種局面，就要不斷地更新觀念，勇于進(jìn)取，努力學(xué)習(xí)建設(shè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義理論，關(guān)注改革開放的新形勢(shì)、新問(wèn)題，把檔案管理工作與社會(huì)活動(dòng)結(jié)合起來(lái)，使檔案工作由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變；在信息化不斷深入的新時(shí)代，要不斷強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化、科技化意識(shí)，不斷強(qiáng)化計(jì)算機(jī)管理檔案的意識(shí)，這在加快檔案由手工管理向計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變過(guò)程中是至關(guān)重要的。
2、提高檔案管理人員的信息化素質(zhì)
檔案工作人員素質(zhì)的提高和電子環(huán)境下工作意識(shí)的培養(yǎng)是檔案信息化的關(guān)鍵所在，這就需要培養(yǎng)出一支專業(yè)化的管理干部隊(duì)伍。隨著信息朝代不斷發(fā)展，對(duì)每位檔案管理工作者在業(yè)務(wù)素質(zhì)上都提出了更高的要求，管理人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，不斷拓寬自己的知識(shí)面，提高文字能力和綜合分析能力，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，管理技術(shù)，努力使自己成為既精通檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又熟悉計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的具有雙重知識(shí)結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。
檔案管理者除了有較強(qiáng)的事業(yè)心之外，還需要掌握文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史等檔案專業(yè)知識(shí)，涉獵一定的歷史知識(shí)、古漢語(yǔ)知識(shí)和與檔案管理有關(guān)的其他專業(yè)知識(shí)和管理科學(xué)，熟悉上級(jí)檔案行政管理部門的各種業(yè)務(wù)規(guī)定，熟悉自己所從事的業(yè)務(wù)。目前的電子檔案，各種數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)被開發(fā)并被應(yīng)用，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立完整的信息資料檔案，可以便捷地實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)、查詢、檢索等各類信息，能實(shí)時(shí)的對(duì)工作計(jì)劃、措施進(jìn)行適度的調(diào)控，檔案信息化把檔案工作從過(guò)去的手工操作中解放出來(lái)、增強(qiáng)了管理工作的科學(xué)性和時(shí)效性。
3、強(qiáng)化檔案管理的安全意識(shí)
