時(shí)間：2023-06-12 09:09:50
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Abstract:In view of the records management in the marginalization tendency， proposed that enhances the cognition. The establishment organizes the leader system. Perfect institutional framework and viewpoints and so on construction characteristic management system.
Key words:records management; marginalization ;scientific system
1 加強(qiáng)針對(duì)性，提高檔案管理認(rèn)知
目前，學(xué)校檔案管理工作存在著邊緣化的傾向。很多人對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)。一些檔案管理工作人員自身就對(duì)檔案管理工作沒(méi)有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度和樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又沒(méi)有積累扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，因而不能充分認(rèn)識(shí)到檔案事業(yè)在社會(huì)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義。工作中存在失位現(xiàn)象，工作責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，不利于形成學(xué)校管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍。整個(gè)學(xué)校的檔案意識(shí)進(jìn)一步弱化，平時(shí)不注意收集整理，到真正需要的時(shí)候，再去收集、補(bǔ)救，甚至造假，從而導(dǎo)致檔案管理工作在整個(gè)學(xué)校發(fā)展進(jìn)程中有邊緣化危險(xiǎn)。
學(xué)校檔案是廣大教職工在長(zhǎng)期教育教學(xué)工作、學(xué)校管理和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。檔案不僅記載著學(xué)校的辦學(xué)歷史，而且記載著全校師生員工的德、能、勤、績(jī)。這對(duì)于我們?nèi)尕瀼攸h的教育方針，深化學(xué)校內(nèi)部體制改革，優(yōu)化教師隊(duì)伍，提高辦學(xué)水平都具有重要的參考價(jià)值。學(xué)校檔案還是學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，它全面反映了學(xué)校最基本的職能活動(dòng)，是評(píng)價(jià)學(xué)校綜合辦學(xué)水平的“窗口”，是從事教育教學(xué)活動(dòng)、學(xué)校管理、教學(xué)科研工作和教育督導(dǎo)評(píng)估必不可少的資料。因此，檔案管理是學(xué)校管理工作的一個(gè)重要組成部分。一個(gè)學(xué)校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色，常?？梢詮臋n案中反映出來(lái)。
做好檔案管理工作是每一個(gè)檔案管理工作人員必須解決的問(wèn)題。因?yàn)闄n案管理工作是學(xué)校管理工作的一部分，做好檔案管理工作是一個(gè)學(xué)校健康發(fā)展的需要，是提高學(xué)校工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)學(xué)校業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。學(xué)校檔案記載著這個(gè)學(xué)校發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)研究本學(xué)校的辦學(xué)業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定發(fā)展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為學(xué)校高層管理人員及時(shí)了解學(xué)校整體辦學(xué)狀況，適時(shí)調(diào)整辦學(xué)策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為辦學(xué)決策提供支持性證據(jù);另一方面有利于社會(huì)各方準(zhǔn)確認(rèn)定學(xué)校辦學(xué)成果，為學(xué)校與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇于探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實(shí)地反映學(xué)校整體發(fā)展?fàn)顩r和辦學(xué)成果。
2 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立管理組織體系
檔案工作首先要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，把檔案工作列入學(xué)校工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》學(xué)習(xí)與宣傳活動(dòng)。結(jié)合實(shí)際，領(lǐng)導(dǎo)要帶頭學(xué)，做貫徹落實(shí)《檔案法》的帶頭人;通過(guò)學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使教職工能增強(qiáng)檔案意識(shí)，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺(jué)地維護(hù)學(xué)校檔案工作。要建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)和管理網(wǎng)絡(luò)，成立以校長(zhǎng)為組長(zhǎng)、各科室負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備專職檔案員，學(xué)校各科(處)室都設(shè)有兼職檔案員，建立綜合檔案室，從組織上保證檔案工作的順利開(kāi)展。
3 完善制度，健全管理制度體系
建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。各科(處)室做到職責(zé)明確，使歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫(kù)房管理有措施，開(kāi)發(fā)利用有目標(biāo)，這就在細(xì)節(jié)上保證了檔案管理的順利開(kāi)展。要制定《綜合檔案室工作職責(zé)》、《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案庫(kù)房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷(xiāo)毀制度》、《檔案室管理制度》等規(guī)章制度，給檔案管理工作提供法律依據(jù)。
4 立足實(shí)際，構(gòu)建特色管理體系
各檔案管理科室除按照檔案管理的要求和規(guī)章制度進(jìn)行管理外，還要根據(jù)自身工作特點(diǎn)，制定有自身特色的檔案管理制度。如本校電教中心是集電化教學(xué)和電教服務(wù)為一體的綜合處室，檔案資料管理體現(xiàn)為內(nèi)容多、資料多、載體形式多等特點(diǎn)，在管理和建檔中難度很大。這就需要從實(shí)際出發(fā)，在不違反檔案管理原則和要求的基礎(chǔ)上，構(gòu)建有本校電教中心自己特色的檔案管理體系。
根據(jù)本校電教中心的檔案來(lái)源特點(diǎn)，大致把電教中心檔案分為教學(xué)資料檔案、活動(dòng)資料檔案和其他資料檔案三大類(lèi)。教學(xué)檔案資料主要以聲像資料檔案為主。筆者又根據(jù)制作材料的特點(diǎn)，細(xì)分為音帶類(lèi)、像帶類(lèi)、碟片類(lèi)等類(lèi)型。音帶類(lèi)又按專業(yè)分為中文類(lèi)、外語(yǔ)類(lèi)、藝術(shù)類(lèi)等。像帶類(lèi)主要是與教學(xué)有關(guān)的錄像帶等，按其用途分為示范觀摩類(lèi)、改革研討類(lèi)、教學(xué)常規(guī)類(lèi)等。碟片類(lèi)主要指與教學(xué)相關(guān)的光盤(pán)影碟等，根據(jù)專業(yè)分為中外名著類(lèi)、政治歷史類(lèi)、文化藝術(shù)類(lèi)、體育活動(dòng)類(lèi)等。
活動(dòng)資料主要指記錄和反映學(xué)校各級(jí)各類(lèi)活動(dòng)內(nèi)容的不同載體形式的資料，包括圖片、照片、錄像帶、自己制作的光盤(pán)或碟片等。筆者根據(jù)活動(dòng)級(jí)別的不同，分為學(xué)校類(lèi)活動(dòng)資料、系科類(lèi)活動(dòng)資料、班級(jí)類(lèi)活動(dòng)資料、社團(tuán)類(lèi)活動(dòng)資料等。如學(xué)校舉辦的學(xué)術(shù)活動(dòng)、紀(jì)念活動(dòng)、文化活動(dòng)、體育活動(dòng)、對(duì)外活動(dòng)以及系科舉辦的教學(xué)活動(dòng)、班級(jí)舉辦的主題活動(dòng)、學(xué)生社團(tuán)舉辦的活動(dòng)等等都屬于活動(dòng)資料范疇。
1 高校二級(jí)學(xué)院建立檔案管理存在的重要問(wèn)題
高校實(shí)行兩級(jí)管理這一有效的管理模還沒(méi)有較多的經(jīng)驗(yàn)，發(fā)展的時(shí)間比較短，二級(jí)學(xué)院內(nèi)部具體的管理工作仍然存在很多的問(wèn)題需要不斷的改善，其中包括檔案管理相關(guān)的工作，以下主要講述了二級(jí)學(xué)院內(nèi)部檔案管理存在的幾點(diǎn)重要問(wèn)題。
1.1 不重視檔案管理的相關(guān)工作，缺乏檔案意識(shí)
一般情況下，二級(jí)院校普遍都是在原有學(xué)校的基礎(chǔ)之上進(jìn)行建設(shè)，并處于教學(xué)重要的第一線，管理水平比較高，但是對(duì)于檔案管理相關(guān)的工作并沒(méi)有得到足夠的重視。無(wú)論是學(xué)校的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)還是一些從事日常教學(xué)的普通教職工來(lái)說(shuō)，都非常重視教學(xué)以及學(xué)科科研工作具有的重要作用，但是卻忽視了對(duì)一些工作中經(jīng)常使用的檔案資料具體的管理工作，并且，平時(shí)不會(huì)特意的收集各種教學(xué)的檔案資料，只是簡(jiǎn)單的認(rèn)為對(duì)教學(xué)材料進(jìn)行的檔案管理工作只不過(guò)是進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼砘蛘呤菍?duì)資料進(jìn)行裝訂，將所有檔案管理相關(guān)的工作內(nèi)容看成是自己沒(méi)有必要承擔(dān)的額外工作，只是遇到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行定期檢查的時(shí)候，組織臨時(shí)突擊，簡(jiǎn)單的應(yīng)付各種檢查，實(shí)際的管理工作存在較大的漏洞。另一方面，存在部分教師對(duì)于檔案收集整體以及歸檔等工作存在非常嚴(yán)重的抵觸心理。部分教師認(rèn)為一些非常重要的教學(xué)成果都屬于自己的勞動(dòng)成果，只能自己進(jìn)行保管，不愿意上交到院校內(nèi)部的檔案部門(mén)，還存在部分教師為了能夠更加方便的進(jìn)行查閱，將一些資料據(jù)為己有，這些教師的行為都為如今的檔案管理工作添加了更大的困難。
1.2 缺乏準(zhǔn)確的規(guī)章制度
二級(jí)學(xué)院內(nèi)部的檔案管理起步比較晚，在工作的過(guò)程中經(jīng)常忽視程序化以及規(guī)范化具有的重要作用，只是非常習(xí)慣的進(jìn)行一些個(gè)案的處理工作，按照自身?yè)碛械墓ぷ鹘?jīng)驗(yàn)完成管理工作，并沒(méi)有比較準(zhǔn)確的規(guī)章制度或者是規(guī)范檔案管理的實(shí)施細(xì)則。第一，沒(méi)有明確的界限。部分二級(jí)學(xué)校內(nèi)部的文件資源逐漸開(kāi)始被列入到檔案室中，依然存在大量的檔案資料仍然沒(méi)有被列入到檔案室中，這就導(dǎo)致大量有價(jià)值的資源沒(méi)有得到及時(shí)的收集與整體，只是非常隨意的亂放，無(wú)法實(shí)現(xiàn)集中管理。第二，管理工作不夠細(xì)致。一些已經(jīng)收集的檔案資料仍然沒(méi)有得到有效的保管，管理工作非常的混亂，所有的檔案資料都混亂的存放在一起，無(wú)法實(shí)現(xiàn)即時(shí)的查找，同時(shí)很可能會(huì)導(dǎo)致重要的檔案資料丟失。第三，沒(méi)有明確具體的職責(zé)分配。部分二級(jí)學(xué)校內(nèi)部雖然配備了相應(yīng)的管理工作人員，同時(shí)由相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)管理，但是具體的管理職責(zé)還沒(méi)有進(jìn)行明確的分工。
1.3 檔案管理相關(guān)的工作人員自身的綜合素質(zhì)并不高
二級(jí)學(xué)院內(nèi)部受到編制等問(wèn)題的影響，大部分都沒(méi)有設(shè)立非常專業(yè)的檔案管理工作人員，一般情況下都是由學(xué)校內(nèi)部的教學(xué)秘書(shū)負(fù)責(zé)。二級(jí)學(xué)校重要的信息中心就是教學(xué)秘書(shū)，起到了對(duì)信息進(jìn)行上傳下達(dá)的重要作用，成為了交流的重要橋梁。由學(xué)校內(nèi)部的教學(xué)秘書(shū)擔(dān)任具體的檔案管理工作，雖然有利于學(xué)校內(nèi)部檔案管理相關(guān)的工作，但是，教學(xué)秘書(shū)只是將檔案管理相關(guān)工作作為自己的兼職，自身缺乏較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)同時(shí)沒(méi)有經(jīng)過(guò)比較專業(yè)集中的業(yè)務(wù)訓(xùn)練，對(duì)于檔案管理需要掌握的一些歸檔范圍、歸檔的基本元素以及相關(guān)的規(guī)程序都沒(méi)有準(zhǔn)確的了解，并且，學(xué)校缺乏對(duì)兼職檔案管理進(jìn)行的專業(yè)培訓(xùn)以及專業(yè)指導(dǎo)，這些現(xiàn)象都會(huì)導(dǎo)致最后的檔案管理相關(guān)工作非常的混亂，沒(méi)有準(zhǔn)確的工作原則。另一方面，二級(jí)院校內(nèi)部的管理工作涉及到了學(xué)校內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)的整個(gè)過(guò)程，包含的內(nèi)容非常的復(fù)雜，擁有較大的工作量，這就必然需要教學(xué)秘書(shū)在完成了自己的本職工作以后，繼續(xù)承擔(dān)一些檔案的管理工作，工作量非常大，整理的內(nèi)容非常的復(fù)雜，這就會(huì)導(dǎo)致檔案管理的相關(guān)工作會(huì)出現(xiàn)較多的失誤，教學(xué)秘書(shū)繁重的工作任務(wù)，也可能會(huì)導(dǎo)致一些非常重要的材料得不到及時(shí)的收集與管理，甚至?xí)霈F(xiàn)流失的情況，檔案管理工作的質(zhì)量非常差，并且沒(méi)有比較規(guī)范的管理準(zhǔn)則，使檔案管理工作并不完整。
1.4 特色得不到有效的突出
目前，大部分二級(jí)院校內(nèi)部的檔案管理工作大多都是一些學(xué)校制定的各種文件，或者是學(xué)生上交的畢業(yè)論文，檔案收集的內(nèi)容都是相同的，并且，沒(méi)有太大的使用價(jià)值，這將會(huì)直接影響二級(jí)學(xué)院內(nèi)部開(kāi)展具體的檔案管理工作。二級(jí)院校內(nèi)部的檔案管理工作與學(xué)校內(nèi)部的檔案管理存在一定的差異，二級(jí)學(xué)院比較注重的是本學(xué)院學(xué)生具有的特色，并突出學(xué)科專業(yè)具有的特色以及優(yōu)勢(shì)，具體的檔案資料需要充分的反映院校內(nèi)進(jìn)行建設(shè)的最大成就。這就需要建立一些對(duì)學(xué)生進(jìn)行人才培養(yǎng)過(guò)程中保留的具有較高價(jià)值的檔案，以及一些重點(diǎn)學(xué)科建立的各種檔案資料，突出研究成果具有的重要意義。但是目前二級(jí)院校內(nèi)部的檔案管理相關(guān)工作仍然沒(méi)有自身的特色進(jìn)行突出，沒(méi)有比較完善的收集工作。
2 建立二級(jí)學(xué)院內(nèi)部檔案管理模式的有效措施
想要解決二級(jí)學(xué)院內(nèi)部存在的各種檔案管理的問(wèn)題，需要及時(shí)建立比較完善的管理模式，結(jié)合目前大部分二級(jí)學(xué)院具體的檔案管理現(xiàn)狀，對(duì)完善檔案管理模式提出了幾點(diǎn)有效的措施。
2.1 加強(qiáng)檔案意識(shí)，對(duì)管理工作進(jìn)行有效的規(guī)范
加強(qiáng)對(duì)各種檔案管理工作以及相關(guān)法律內(nèi)容的宣傳以及推廣，對(duì)于一些從事兼職檔案管理的相關(guān)工作人員組織進(jìn)行定期的培訓(xùn)或者是專業(yè)的指導(dǎo)，有效的提升檔案管理相關(guān)工作人員自身的綜合素質(zhì)。開(kāi)辦一些檔案管理的講座活動(dòng)，提升二級(jí)院校上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及普通教職工自身具有的檔案意識(shí)，將檔案管理具體的思想內(nèi)容逐漸貫穿到所有工作細(xì)節(jié)中。檔案主要是根據(jù)文件資料逐漸演化而成，如果沒(méi)有一些重要的有價(jià)值的文件資料也不會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的檔案管理工作。只有建立科學(xué)有效的管理體制，培養(yǎng)工作人員擁有較強(qiáng)的檔案意識(shí)，才能完成比較完善的檔案工作。這就需要對(duì)二級(jí)學(xué)院內(nèi)部的檔案管理工作進(jìn)行一定的規(guī)范，并將檔案與管理相互結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理。
2.2 進(jìn)行統(tǒng)一指導(dǎo)，并逐漸完善各種規(guī)章制度
二級(jí)院校內(nèi)部具體的檔案管理工作具有較強(qiáng)的雙重性，其中，一方面，二級(jí)學(xué)院屬于學(xué)校內(nèi)部的下屬部門(mén)，具體的檔案工作也只是整個(gè)學(xué)校檔案管理工作中非常重要的一部分，一些重要的檔案資料需要被列入到學(xué)校內(nèi)部的檔案資料中，需要二級(jí)學(xué)校具體的管理工作人員做好編制工作并將重要的內(nèi)容進(jìn)行移交。另一方面，所有的二級(jí)學(xué)院都屬于比較獨(dú)立的教學(xué)單位，具體的檔案管理工作人員將會(huì)受到二級(jí)學(xué)校內(nèi)部的直接管理，但是，具體的工作業(yè)務(wù)仍然會(huì)受到高校檔案部門(mén)及時(shí)的監(jiān)督以及管理。如今，頒布的一些憲法以及規(guī)范都為高校內(nèi)部的檔案工作進(jìn)行了恰當(dāng)?shù)姆诸?lèi)，并為管理工作提供了一定的法律依據(jù)，因此，二級(jí)學(xué)院具體的檔案管理工作需要結(jié)合高校內(nèi)部制定的檔案管理相關(guān)規(guī)定，并充分結(jié)合自身具有的特點(diǎn)，制定屬于自己的特色的檔案管理制度。對(duì)檔案管理中具體的收集、整理以及移交等工作進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)范。具有制度化的管理是所有二級(jí)學(xué)院檔案管理相關(guān)工作的關(guān)鍵內(nèi)容，只有擁有比較完善的制度以及規(guī)范才能有效的避免檔案管理出現(xiàn)混亂，保證檔案管理有條不紊的順利完成。
2.3 發(fā)揮自身具有的特色
在檔案管理具體的工作中，二級(jí)學(xué)院需要充分突出自身具有的特點(diǎn)，并發(fā)揮最大的價(jià)值。首先，反應(yīng)二級(jí)院校具體發(fā)展情況的相關(guān)資料都是通過(guò)二級(jí)學(xué)院本身完成管理工作，材料的具體內(nèi)容并沒(méi)有對(duì)高校進(jìn)行檔案歸檔發(fā)揮一定的價(jià)值，但是卻充分的體現(xiàn)了二級(jí)學(xué)院資深具體的發(fā)展情況以及工作的具體進(jìn)度等，彰顯了二級(jí)學(xué)院發(fā)展壯大的整個(gè)變化過(guò)程，這些檔案資料對(duì)于二級(jí)學(xué)院來(lái)說(shuō)具有非常重要的價(jià)值。其次，二級(jí)學(xué)校內(nèi)部的學(xué)科或者是專業(yè)存在較大的差異，這也直接決定了檔案管理工作上存在較大的差異。因此，檔案管理相關(guān)的工作需要突出特色。
2.4 實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的管理
一、高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理的意義
檔案對(duì)學(xué)院發(fā)展有著記錄歷史、指導(dǎo)現(xiàn)在、啟發(fā)未來(lái)的重要作用。學(xué)院的發(fā)展離不開(kāi)對(duì)過(guò)往經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，對(duì)過(guò)往經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)離不開(kāi)對(duì)學(xué)院歷史的研究，而檔案就是記錄學(xué)院歷史的重要載體。
檔案為學(xué)院對(duì)外宣傳提供重要素材。學(xué)院在發(fā)展過(guò)程中積累了大量記錄著有學(xué)院特色的歷史，重大事件、教學(xué)成果等多方面信息的檔案，這些檔案展示了學(xué)校文化，傳遞了學(xué)校理念，代表了學(xué)校特色。對(duì)這些檔案資料進(jìn)行整理和展示，不僅可以豐富師生的校園生活，還可以起到展示學(xué)校特色的作用。
“昔人所為而得，我可以奉為模范；如其失策，便當(dāng)設(shè)法避免”，檔案管理的重要意義就是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，避免失策，指導(dǎo)現(xiàn)在，促進(jìn)未來(lái)。只有這樣才能讓學(xué)院不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，取其精華而用之，對(duì)其糟粕而避之，為教學(xué)評(píng)估和教育改革提供依據(jù)，真正實(shí)現(xiàn)學(xué)院的可持續(xù)發(fā)展。
二、高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作現(xiàn)狀
（一）檔案管理意識(shí)淡薄，重視程度不足
檔案管理跟其它工作有本質(zhì)上的區(qū)別，檔案管理是服務(wù)性、保障性工作。這就導(dǎo)致檔案管理工作人員在檔案管理中可能缺乏積極性和成就感。高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院由于本身規(guī)模和教職工數(shù)量的限制，往往沒(méi)有檔案管理專職人員。教職人員往往身兼數(shù)職，除了檔案管理工作以外還有其他工作，這就導(dǎo)致教職人員很有可能將更多精力用到其他工作上，進(jìn)而忽視檔案管理工作。
（二）檔案管理人員素質(zhì)有待提高
高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院往往沒(méi)有設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)和相關(guān)人員，而是由其他職位的教職工兼任。他們沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的檔案管理方法、標(biāo)準(zhǔn)、流程等的培訓(xùn)，檔案管理工作主要根據(jù)經(jīng)驗(yàn)開(kāi)展。這就導(dǎo)致檔案管理缺乏規(guī)范性，檔案資料缺乏完整性，檔案資料的收集、分類(lèi)、歸檔等可能存在不合理的地方。長(zhǎng)此以往，將造成檔案管理混亂，檔案查閱困難，檔案檢索效率低等問(wèn)題。
（三）資料重保管，輕利用
高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理不僅僅是檔案資料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔，還包括檔案的開(kāi)發(fā)利用，而后者，才是檔案管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)?，F(xiàn)階段大多數(shù)高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作還停留在檔案資料的收集整理和檔案的歸檔保管，而檔案管理更重要的作用――檔案的開(kāi)發(fā)利用往往被忽略。導(dǎo)致檔案資源的浪費(fèi)和檔案資源的不合理利用，未能充分發(fā)揮檔案促進(jìn)學(xué)院發(fā)展、輔助學(xué)院決策、促進(jìn)教育事業(yè)發(fā)展的重要作用。
（四）檔案管理水平有待提高
有的學(xué)院沒(méi)有設(shè)立專門(mén)的檔案管理室，檔案資料與其他資料混在一起，不利于檔案的分類(lèi)管理。有的學(xué)院沒(méi)有引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，如數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)等，檔案管理還停留在紙質(zhì)檔案的階段。紙質(zhì)檔案占據(jù)大量空間，而且管理、查詢和調(diào)用效率低，速度慢。?而言之，檔案管理軟硬件設(shè)施不健全，直接制約了學(xué)院檔案管理水平，影響了檔案資源的合理利用。
三、高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作改進(jìn)建議
（一）加強(qiáng)檔案管理意識(shí)
針對(duì)高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院普遍存在的檔案管理意識(shí)薄弱，重視程度低等情況，學(xué)院應(yīng)通過(guò)一系列手段加強(qiáng)教職工的檔案意識(shí)。只有從意識(shí)層面重視檔案管理，才能在實(shí)踐中真正做到重視檔案管理，科學(xué)管理檔案。有條件的學(xué)院可以聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員，或者設(shè)置專門(mén)的檔案管理職位。其次，學(xué)校可以開(kāi)展一系列的講座、活動(dòng)等，讓廣大教職工、學(xué)生了解檔案的作用，樹(shù)立檔案意識(shí)，積極參與和配合檔案管理。從而形成一個(gè)檔案管理人員重視檔案管理，檔案資料提供者主動(dòng)配合檔案管理人員的良性循環(huán)系統(tǒng)。
（二）完善檔案管理制度、規(guī)范和流程
任何一項(xiàng)工作的完善都離不開(kāi)相應(yīng)制度的建立、規(guī)范的制定和流程的設(shè)計(jì)。要加強(qiáng)和完善高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作，首先要建立健全檔案管理相關(guān)制度，從管理層面上規(guī)范檔案管理參與者的行為，強(qiáng)化檔案管理參與者的意識(shí)。系統(tǒng)、全面的檔案管理流程，有助于每個(gè)檔案管理參與者各司其職，明確自己在檔案管理過(guò)程中的角色。資料提供者，主動(dòng)建立、留存相關(guān)資料，并整理和上交；檔案收集人員，收集、整理并檢查資料的完整性；檔案歸檔人員將檔案分類(lèi)、歸檔。在實(shí)施過(guò)程中，收集檔案管理參與者的意見(jiàn)和建議，不斷改進(jìn)和完善檔案管理制度、規(guī)范和流程。
（三）提高檔案管理人員素質(zhì)
高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作的完善除了管理制度、規(guī)范和流程的完善，還離不開(kāi)檔案管理人員素質(zhì)的提高。任何工作都離不開(kāi)人的參與，參與人員素質(zhì)的高低直接影響檔案管理工作的效率和效果。沒(méi)有有效的實(shí)施，再完善的制度，再合理的流程都是一紙空談，因此提高檔案管理人員的素質(zhì)是高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作的重中之重。學(xué)院應(yīng)該挑選具有檔案管理專業(yè)知識(shí)和能力的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，在實(shí)際工作中盡可能提供相應(yīng)的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，提升檔案管理人員的檔案管理能力。檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)，多途徑、多渠道學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識(shí)，了解檔案管理相關(guān)理論和工具，不斷更新檔案管理知識(shí)和技能，學(xué)習(xí)和使用新興的檔案管理工具。只有這樣才能提高檔案管理的效率，促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)和可持續(xù)發(fā)展。
（四）檔案管理信息化、數(shù)字化
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，學(xué)院的各項(xiàng)管理工作都不斷向信息化、數(shù)字化發(fā)展，檔案管理工作也不例外。紙質(zhì)資料具有占用空間大，查閱困難，檢索速度慢等特點(diǎn)，不利于檔案的查閱和利用。隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的普及，檔案管理逐漸向數(shù)字化發(fā)展。電子檔案更有利于信息和資料的保存和整理，將人們從厚厚的紙質(zhì)檔案中解脫出來(lái)，避免紙質(zhì)檔案占用大量空間，有效減少紙資源的浪費(fèi)。使用和查詢方面，電子檔案具有查閱方便，檢索速度快等優(yōu)勢(shì)，可以有效提高檔案查詢的效率。學(xué)院應(yīng)為檔案管理的信息化、數(shù)字化提供資金、設(shè)備、技術(shù)等方面的支持；檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)和了解檔案數(shù)字化管理的方法和技術(shù)。從而全方位促進(jìn)高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作的科學(xué)開(kāi)展和可持續(xù)發(fā)展。
隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，人類(lèi)進(jìn)入了信息化時(shí)代，高校的檔案管理方式也發(fā)生了很大改變，已經(jīng)由傳統(tǒng)的管理方式向信息化方向發(fā)展。信息化技術(shù)給高校檔案管理帶來(lái)了極大的便利，同時(shí)能夠促進(jìn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。高校檔案管理員面臨的最大問(wèn)題是，如何將信息化建設(shè)更好地應(yīng)用到檔案管理中，這也是當(dāng)前他們的重要任務(wù)。將信息化建設(shè)應(yīng)用到檔案管理中，不僅能提高工作效率，還能減輕工作人員的工作負(fù)擔(dān)。當(dāng)前，高校進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)受到很多問(wèn)題的阻礙，積極對(duì)高校檔案管理中的信息化建設(shè)進(jìn)行分析，便于更好地促進(jìn)高校的可持續(xù)發(fā)展。
1.關(guān)于高校檔案管理的概念和內(nèi)涵
1.1在高校的管理中，檔案管理是其中的一個(gè)重要方法，對(duì)高校的建設(shè)意義重大。高校檔案管理包括的內(nèi)容有很多包括招生工作、科研管理檔案及教學(xué)檔案等，它將一些具體的事物用文字和圖表的方式進(jìn)行表示，方式簡(jiǎn)單，便于保存，是以后高校教育和教學(xué)的重要參考和歷史記錄依據(jù)。它能為高校日后的發(fā)展積累豐富的經(jīng)驗(yàn)，從而奠定了高校可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，對(duì)高校的未來(lái)發(fā)展影響深遠(yuǎn)。實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化指的是利用網(wǎng)絡(luò)和多媒體等先進(jìn)技術(shù)對(duì)高校檔案進(jìn)行信息化管理，對(duì)一些高校的檔案資料進(jìn)行合理的開(kāi)發(fā)和利用，以達(dá)到實(shí)現(xiàn)其進(jìn)行社會(huì)共享的目的，從而提高其社會(huì)利用價(jià)值。
1.2高校檔案管理信息化通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的手段將高校中的各類(lèi)檔案資料進(jìn)行收集，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)等技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)將高校檔案進(jìn)行自動(dòng)化和一體化管理的目的。還能通過(guò)技術(shù)手段進(jìn)行資源的共享，實(shí)現(xiàn)高校檔案的共享價(jià)值。高校檔案管理信息化是進(jìn)行推廣和應(yīng)用信息技術(shù)的過(guò)程，也是進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)和利用高校檔案資源和信息的過(guò)程，是一個(gè)將信息服務(wù)達(dá)到最大化價(jià)值開(kāi)發(fā)的過(guò)程。
2.信息化建設(shè)在高校檔案管理中存在的一些問(wèn)題
當(dāng)前高校的檔案管理工作已經(jīng)成為了各校管理工作的重點(diǎn)，在當(dāng)今信息化時(shí)代的大背景下，為了促進(jìn)學(xué)校管理建設(shè)，各高校都采用了很多的方法，但是受到一些客觀和主觀問(wèn)題的影響，仍然存在著很多的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在如下方面：
2.1檔案管理人員整體素質(zhì)不高，能力和水平有限。很多高校的檔案管理人員都是臨時(shí)聘用的，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專門(mén)的知識(shí)和技能的培訓(xùn)，對(duì)于檔案管理工作中的具體流程和注意事項(xiàng)沒(méi)有明確的概念，在工作中按照自己的思維進(jìn)行管理，這樣在工作中容易出現(xiàn)信息流失和信息不全的問(wèn)題。高校也沒(méi)有對(duì)學(xué)校管理中檔案管理人員起到的重要作用有著清晰的認(rèn)識(shí)，在資金和經(jīng)費(fèi)的投入上明顯不足，沒(méi)有對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，使得他們的技能始終得不到提高。
2.2落后的檔案管理設(shè)施和技術(shù)服務(wù)水平。在檔案管理工作中，我國(guó)各高校存在著明顯的南北方差異，總體而言，南方的高校管理水平要高于北方的高校管理水平。存在著差異的重要原因就是資金投入水平不同，一些一流的高校其資金來(lái)源較廣，學(xué)校能利用的資金相對(duì)較多，對(duì)學(xué)校檔案管理工作投入的資金就多；而一些普通的高校相對(duì)而言缺少資金來(lái)源渠道，對(duì)學(xué)校的檔案管理工作投入的資金就少，從而使得學(xué)校的檔案管理工作發(fā)展受到了限制。
3.如何有效進(jìn)行高校檔案管理工作的信息化建設(shè)
現(xiàn)代高校檔案管理工作的重要目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)信息化和數(shù)字化的管理模式，從而實(shí)行促進(jìn)高校建設(shè)的目的。如何將各高校的檔案管理水平進(jìn)一步的提高，以保證檔案管理的效力，可以從下面的幾個(gè)方面進(jìn)行考慮：
3.1將檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行強(qiáng)化建設(shè)，檔案管理人員的素質(zhì)必須進(jìn)行提高和培養(yǎng)。高校檔案管理人員的素質(zhì)對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展具有很大影響，當(dāng)前檔案管理工作滯后的一個(gè)重要原因就是管理人員的素質(zhì)偏低。所以加強(qiáng)管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)和專業(yè)技能培養(yǎng)成為了當(dāng)前的首要任務(wù)，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能，同時(shí)要提高他們對(duì)工作重要性的認(rèn)識(shí)，及時(shí)對(duì)他們進(jìn)行一些應(yīng)用到檔案管理中的先進(jìn)技術(shù)培訓(xùn)，讓他們能在工作中學(xué)會(huì)操作，從而有效提高高校檔案管理工作的能力。
3.2加大對(duì)檔案管理工作的資金投入，充分提高檔案管理的信息化技術(shù)水平。當(dāng)前高校檔案管理工作中的一個(gè)重要問(wèn)題就是檔案管理設(shè)施落后、嚴(yán)重缺乏資金投入。沒(méi)有雄厚的資金作為后盾，檔案管理工作就不能得到切實(shí)的落實(shí)。各高校應(yīng)積極加大社會(huì)各界對(duì)學(xué)校的資金投入，擴(kuò)大資金來(lái)源，從而能夠引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)施，提高檔案管理的整體水平。
3.3創(chuàng)新管理方式，進(jìn)行特色檔案管理體系的建立。大多高校在當(dāng)前的檔案管理工作中，都是簡(jiǎn)單的對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)劃分。這種簡(jiǎn)單的劃分模式存在著較大的缺點(diǎn)，容易造成以后在查找檔案中存在困難或是流失了一些重要的檔案信息，同時(shí)也不利用進(jìn)行特色校園的建設(shè)。為了將高校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行有效提高，就需要在日常工作中對(duì)技術(shù)創(chuàng)新進(jìn)行不斷加強(qiáng)，實(shí)現(xiàn)管理手段的不斷信息化發(fā)展，建立起具有自己校園特色的個(gè)性檔案管理體系。小結(jié)高校檔案管理的主要方式已經(jīng)逐步改變?yōu)檫M(jìn)行信息化的管理，為了將檔案管理人員的工作效率進(jìn)行提高，促進(jìn)高校的可持續(xù)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)最大價(jià)值化的高校管理，就需要不斷完善和改進(jìn)高校的檔案信息化管理，找到發(fā)展中存在的問(wèn)題并提出相關(guān)的解決策略，從而保證能有效進(jìn)行高校檔案的信息化管理，以此促進(jìn)高校建設(shè)的順利進(jìn)行。
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1 亮化工程檔案管理的重要性
城市路燈亮化工程檔案管理能夠很直觀的反映出一個(gè)工程項(xiàng)目各項(xiàng)工程建設(shè)情況以及項(xiàng)目使用情況，這不僅是項(xiàng)目建設(shè)管理中的第一手資料，這也是項(xiàng)目資產(chǎn)的重要組成部分，更是項(xiàng)目展開(kāi)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。良好的檔案管理，有助于增強(qiáng)項(xiàng)目的技術(shù)和知識(shí)儲(chǔ)備，保護(hù)好知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，為亮化工程項(xiàng)目的可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。并在關(guān)鍵時(shí)刻發(fā)揮檔案的依據(jù)和憑證作用，維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益和合法權(quán)益。檔案管理工作對(duì)于工程項(xiàng)目的前期建設(shè)與后期投入使用都非常重要。這不僅能夠成為建設(shè)過(guò)程的許多參照，更是能夠?yàn)轫?xiàng)目的投入使用與經(jīng)營(yíng)管理抵御潛在風(fēng)險(xiǎn)。這不僅能夠保障項(xiàng)目的長(zhǎng)期穩(wěn)定運(yùn)行，更是對(duì)于項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益的一種有力維護(hù)。城市亮化工程是一項(xiàng)工程量大、涵蓋主體面廣且建設(shè)工期較長(zhǎng)的大型項(xiàng)目。這不僅會(huì)影響一個(gè)城市的風(fēng)貌與發(fā)展，好的項(xiàng)目更是能夠在美化城市環(huán)境的前提下也確保資源的合理利用。這對(duì)于一個(gè)城市的可持續(xù)發(fā)展是非常重要的。想要很好的實(shí)現(xiàn)這些建設(shè)目標(biāo)，項(xiàng)目建設(shè)展開(kāi)過(guò)程中涉及的信息資源將會(huì)非常重要，而這些資源的搜集、整理與利用過(guò)程正是檔案管理工作的重要組成。由此可見(jiàn)，一個(gè)好的亮化工程管理將會(huì)有助于拓展工程項(xiàng)目信息資源，從而讓項(xiàng)目更好的展開(kāi)建設(shè)。
2 當(dāng)前亮化工程檔案管理中存在的問(wèn)題
檔案管理理論基礎(chǔ)薄弱，檔案管理是一套較為復(fù)雜、涵蓋的方面非常廣泛的管理活動(dòng)，無(wú)論是對(duì)于工程建設(shè)實(shí)況的了解，還是對(duì)于工程項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)利用，這些都是檔案管理的理論基礎(chǔ)所在，也是檔案管理過(guò)程中需要嚴(yán)格參照的基礎(chǔ)知識(shí)。亮化工程檔案對(duì)于許多檔案管理人員來(lái)說(shuō)都是一個(gè)十分新鮮的事物，更不用說(shuō)在執(zhí)行相關(guān)項(xiàng)目時(shí)應(yīng)當(dāng)如何借助有效的程序、方法、模式與評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等來(lái)讓管理過(guò)程很好的完成。理論基礎(chǔ)的薄弱是當(dāng)下亮化工程檔案管理面臨的首要問(wèn)題。如果這個(gè)問(wèn)題不能夠得到很好的解決與完善，檔案管理工作將會(huì)很難高效的得以展開(kāi)。
檔案管理缺乏完善的規(guī)章制度，迄今為止還沒(méi)有一部成文的針對(duì)亮化工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章體系或者是法律法規(guī)，制度的缺乏極大的增加了檔案管理工作展開(kāi)時(shí)的難度與障礙，這是城市亮化工程檔案管理中的一個(gè)重大缺失，也是當(dāng)下亮化工程檔案管理中一個(gè)非常顯著的問(wèn)題。
3 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低
檔案管理專業(yè)人才的缺乏是亮化工程檔案管理工作難以展開(kāi)的一個(gè)重要制約因素，它不僅需要從業(yè)人員必要的文字、統(tǒng)計(jì)、法律等知識(shí)，對(duì)于亮化工程檔案管理工作而言它還需要人員具備足夠的環(huán)保意識(shí)以及可持續(xù)發(fā)展觀念。還要求檔案管理人員要對(duì)整個(gè)亮化工程非常熟悉，這對(duì)于管理人員的知識(shí)層面與專業(yè)素養(yǎng)要求是比較高的，大部分現(xiàn)有的檔案管理人員都難以達(dá)到這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，這也進(jìn)一步造成了亮化工程檔案管理專業(yè)人才缺乏的現(xiàn)狀。
4 解決對(duì)策
從目前來(lái)看，由于檔案管理制度不健全，歸檔意識(shí)和建檔意識(shí)不高，管理部門(mén)對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，檔案管理人員的素質(zhì)較低，大量兼職管理人員的存在，造成檔案管理工作的混亂。以某基層醫(yī)院為例，檔案管理總共有5人，但僅有1人是檔案管理專業(yè)畢業(yè)，且受過(guò)專門(mén)的醫(yī)院檔案管理培訓(xùn)，有2人是其他科室的醫(yī)生，有1人是兼職人員，對(duì)檔案管理工作并不十分熟悉。
二、檔案資料落后，沒(méi)能及時(shí)更新
檔案管理工作是對(duì)使用部門(mén)的經(jīng)營(yíng)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理的過(guò)程。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及體制改革進(jìn)程的加快，社會(huì)生產(chǎn)生活的內(nèi)容也相應(yīng)地發(fā)生變化，檔案資料的內(nèi)容也會(huì)隨之變化。這就要求更新檔案資料的數(shù)據(jù)。從檔案資料的實(shí)際情況來(lái)看，由于檔案管理經(jīng)費(fèi)有限，加之管理人員素質(zhì)不高，影響了檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。
三、利用率比較低
從檔案利用情況來(lái)看，由于缺乏科學(xué)有效的信息檢索系統(tǒng)，加之用戶不熟悉檔案信息利用方式，影響了檔案資料的利用率。同時(shí)，由于檔案資料的開(kāi)放程度較低，保管的成分居多，檔案用戶能查閱的檔案資料有限。根據(jù)我市2010年度對(duì)轄區(qū)內(nèi)各基層醫(yī)院的調(diào)查研究資料來(lái)看，醫(yī)院檔案資料的利用率一般僅在20%，且85%以上的是傳統(tǒng)的文書(shū)資料利用，對(duì)電子檔案的利用效率還比較低。
四、基層醫(yī)院檔案管理的措施分析
（一）管理理念與管理制度的創(chuàng)新
目前，基層醫(yī)院檔案管理還存在著“重管輕用”的現(xiàn)象，管理的被動(dòng)性和封閉性較強(qiáng)，檔案管理仍然存在著“等、靠、要”的管理模式，影響了檔案管理的工作效率。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作的挑戰(zhàn)也日益嚴(yán)峻。檔案管理中的電子光盤(pán)和縮微膠片的應(yīng)用也不斷增加，這些都需要改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，以多層次、多角度的工作方法來(lái)指導(dǎo)檔案管理工作。例如，我市某鎮(zhèn)街醫(yī)院就通過(guò)將數(shù)字化管理理念引入檔案管理工作的方式，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案管理立卷制度及操作流程的簡(jiǎn)單化。通過(guò)此種方式，在數(shù)字化檔案管理立卷制度實(shí)踐1年之后，該醫(yī)院的檔案管理利用效率實(shí)現(xiàn)了20％比例的提升，效果顯著。
（二）突出檔案管理的服務(wù)特色
檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，檔案管理工作是為醫(yī)院的中心工作服務(wù)的，因此，在檔案管理工作中，應(yīng)突出其服務(wù)的性質(zhì)和特色。檔案管理是對(duì)醫(yī)院經(jīng)營(yíng)情況的全面而真實(shí)的記載，需要醫(yī)院各個(gè)部門(mén)的相互配合和相互聯(lián)系。因此，檔案管理工作不能閉門(mén)造車(chē)，而應(yīng)該積極主動(dòng)的與各個(gè)部門(mén)進(jìn)行聯(lián)系與交流，在信息服務(wù)上應(yīng)努力改變被動(dòng)服務(wù)的現(xiàn)象，充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息的共享。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息的傳播更加快速，檔案管理工作應(yīng)適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的信息需求，建立檔案機(jī)構(gòu)的聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，拓展服務(wù)的范圍和層次。如我市的基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)，可以按照社區(qū)衛(wèi)生站衛(wèi)生服務(wù)中心鎮(zhèn)街醫(yī)院三級(jí)層次的方式，構(gòu)建基于檔案管理機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)連接系統(tǒng)，在整個(gè)網(wǎng)絡(luò)連接系統(tǒng)當(dāng)中，不單單能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)各層級(jí)醫(yī)療單位檔案的編研工作，同時(shí)還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)上述醫(yī)療單位檔案管理工作成果的交流共享，以及相關(guān)問(wèn)題的咨詢與解決。借助于上述方式，使得基層醫(yī)院檔案管理工作的社會(huì)影響力得到了極為顯著的發(fā)展與提升，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息的共享。
（三）檔案管理人員應(yīng)樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員的綜合素質(zhì)對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量和效率都有重要影響。目前，檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)，專職檔案管理人員數(shù)量有限，管理人員對(duì)檔案管理工作并不熟悉。管理人員素質(zhì)參差不齊，在業(yè)務(wù)水平、理論水平、文化程度等方面也有很大差異，加之管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)貧乏、專業(yè)知識(shí)老化，檔案管理工作不能適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)的變化。因此，在檔案管理工作中，應(yīng)重視檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)和教育，提高管理人員的專業(yè)水平。檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性的業(yè)務(wù)工作和管理工作，需要綜合素質(zhì)高的管理人員才能勝任。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理信息化不斷增強(qiáng)，檔案管理人員應(yīng)改變過(guò)去的工作方法和工作理念，學(xué)習(xí)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，拓寬工作思路，積極創(chuàng)新，以適應(yīng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息共享成為全球經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新形勢(shì)和新特點(diǎn)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)復(fù)合型人才的需求不斷增加，檔案管理工作的服務(wù)范圍和服務(wù)水平也有了新的拓展，檔案管理人員不僅應(yīng)具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，還應(yīng)該不斷充電，拓展自己的視野，把握社會(huì)變化的現(xiàn)狀和未來(lái)的發(fā)展情況，充分利用檔案學(xué)科的新理論和新技術(shù)來(lái)創(chuàng)新檔案管理工作，提高檔案管理工作的利用效率。
（四）推進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)
現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，不僅能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息共享，還能極大提高檔案管理工作的效率，保證檔案管理的質(zhì)量。目前，醫(yī)院的信息化建設(shè)為檔案管理工作提供了便利，檔案管理工作能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)更新和維護(hù)。在檔案管理工作中，以檔案管理軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)文件的形成、報(bào)送、編目、整理、利用等，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以掃描錄入的方法將醫(yī)院的檔案和文件進(jìn)行統(tǒng)一管理，為全體醫(yī)務(wù)人員的查找提供便利。同時(shí)，將醫(yī)院的圖書(shū)、文檔、聲音、圖片等信息資源錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，以醫(yī)院局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的共享。
中圖分類(lèi)號(hào)：TM58 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）01-0330-01
高校檔案管理工作要適應(yīng)新的發(fā)展格局，就必須保持檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，選擇性使用現(xiàn)代文明成果。規(guī)范化和科學(xué)化是檔案管理工作改革與創(chuàng)新的重要方法[1]。在我國(guó)高校的發(fā)展進(jìn)程中，檔案管理工作有其重要的作用。對(duì)我國(guó)高校檔案管理的狀況進(jìn)行分析，參照國(guó)內(nèi)外檔案管理成功的經(jīng)驗(yàn)和成果，更新觀念，創(chuàng)新工作方法，逐步提升檔案管理水平，向著檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化邁進(jìn)，并使該工作步入法制化的進(jìn)程。
1 檔案管理工作的重要意義
高校管理工作應(yīng)包括檔案管理，因?yàn)闄n案管理工作是提升效率和質(zhì)量的必要保證。做好檔案管理工作是高校管理工作健康發(fā)展的需要，是保持和還原歷史真實(shí)性的重要舉措。評(píng)判一個(gè)高校的工作實(shí)績(jī)與管理能力的重要依據(jù)之一就是檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化。高校檔案是高校發(fā)展進(jìn)程中優(yōu)秀成果和重大事件的記錄，是探討和分析發(fā)展進(jìn)程中教學(xué)與科研情形的原始文獻(xiàn)，對(duì)其分析與整理，有助于總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，制定合適的發(fā)展方向和管理策略。做好檔案管理工作能為高校高層管理人員及時(shí)了解整體狀況，適時(shí)調(diào)整管理策略提供依據(jù)，有利于社會(huì)各方準(zhǔn)確認(rèn)定高校的管理水平及教學(xué)和科研成果，為高校橫向合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。高校管理層認(rèn)真研究和分析檔案管理工作的成果，有助力于制定合理的管理策略，選擇合適的發(fā)展模式并合理配置該高校資源，這對(duì)于該高校立足長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，不斷提升管理效率和水平有著極其重要的意義。
2 檔案管理工作的邊緣化危險(xiǎn)
迅猛發(fā)展的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)沒(méi)有使高校的檔案管理工作得到進(jìn)一步提升，反而淡化了其重要性。檔案管理工作在高校發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義，很多高校檔案管理人員對(duì)此也是一知半解，且不具備過(guò)硬的檔案管理專業(yè)知識(shí)和廣博的其他知識(shí)，因而在檔案管理工作中缺乏良好的職業(yè)道德，更談不上任勞任怨、樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神，檔案管理工作沒(méi)有取得顯著成績(jī)，不能夠引起高校領(lǐng)導(dǎo)重視。再加上，檔案管理工作人員不注重宣傳檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致一些高校普遍認(rèn)為檔案管理無(wú)用。高校管理層不重視、不關(guān)心檔案管理，檔案管理意識(shí)弱化，無(wú)法形成重視檔案管理的良好環(huán)境，檔案管理工作被邊緣化，與高校其他管理工作的發(fā)展不協(xié)調(diào)。
3 法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)
3.1 依法建立和完善管理制度
檔案管理工作需要法制化，因?yàn)榉ㄖ苹亲龊脵n案管理工作的根本保證。要做好檔案管理工作，須要依法制檔。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，檔案管理的措施和方法也需要不斷的改革和創(chuàng)新。針對(duì)檔案種類(lèi)和載體的特點(diǎn)，應(yīng)用新的管理技術(shù)提升檔案管理能力。檔案管理人員要適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，就必須不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)和管理技能。檔案管理應(yīng)以法為本，向著法制化方向發(fā)展。要為高校其他管理工作服務(wù)，使檔案管理工作發(fā)揮相應(yīng)的作用，必須走檔案管理的法制化之路。20多年前《中華人民共和國(guó)檔案法》制定并實(shí)施，為加強(qiáng)檔案的收集、匯編、整理，以及管理提供了法律依據(jù)，為檔案管理工作順利發(fā)展奠定了重要基礎(chǔ)，有效地促進(jìn)了檔案管理工作的進(jìn)展。但社會(huì)總是不斷進(jìn)步和發(fā)展，有必要在《中華人民共和國(guó)檔案法》的框架下，因地制宜地根據(jù)自己的實(shí)際情況，在自己的權(quán)限范圍內(nèi)制定一套具有區(qū)域特色的檔案管理法規(guī)，使檔案管理依法操作。與此同時(shí)，各高校也應(yīng)健全和完善相應(yīng)的檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理，提升檔案管理工作效益，充分發(fā)揮檔案管理的重要作用，為高校的建設(shè)和發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
3.2 檔案管理應(yīng)與現(xiàn)代技術(shù)相結(jié)合
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展為檔案管理工作提供了機(jī)遇與挑戰(zhàn)。檔案管理與先進(jìn)的管理技術(shù)相結(jié)合，能實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，使檔案管理水平得到有效地提升。檔案的收集、匯編、整理、歸檔等工作，工作強(qiáng)度大，應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理技術(shù)有利于提升工作效率。電子化檔案管理便于查詢和打印，可有效減少對(duì)原始文檔的損壞，又可減少手工勞動(dòng)，提高檔案管理能力。檔案管理的電子化，提高了檔案管理的系統(tǒng)性和組織化，便于按照不同要求和目的進(jìn)行檢索，快速得到相關(guān)的文檔信息，有利于館藏檔案的充分利用[2-4]。為維護(hù)檔案信息安全，須要制定較為嚴(yán)密的電子檔案管理措施，健全和完善電子檔案的登錄權(quán)限及管理與維護(hù)規(guī)章制度，合理配置管理人員，明確各自的職責(zé)范圍。管理軟件開(kāi)發(fā)和利用應(yīng)注意精心設(shè)計(jì)功能和模式，并利用先進(jìn)的信息安全管理技術(shù)，有效合理地識(shí)別管理人員身份和權(quán)限。嚴(yán)格管理登錄口令，設(shè)置電子檔案使用管理的自啟操作日志，以便進(jìn)行安全性或真實(shí)性核定追蹤。
3.3 檔案管理的目的在于應(yīng)用
高校檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，其目的在于檔案的合理有效的應(yīng)用，更好地為社會(huì)經(jīng)濟(jì)和政治服務(wù)，更好地為高校的生存和發(fā)展效力。檔案的合理應(yīng)用，便于總結(jié)過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，有利于把握高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的運(yùn)行規(guī)律和高校發(fā)展的方向。強(qiáng)化高校檔案管理工作的重點(diǎn)是充分合理有效利用檔案，充分發(fā)揮檔案的重要作用，為建設(shè)具有區(qū)域特色的高水平的高校服務(wù)。高校檔案是高校生存和發(fā)展的重要的信息資源，高校檔案的合理應(yīng)用是檔案實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的重要途徑。要充分開(kāi)發(fā)和利用檔案，須要強(qiáng)化檔案的管理工作。檔案工作人員的日常工作通常是檔案的收集、去偽存真、整理和保管，還應(yīng)注重及時(shí)編目，編制合理和快速的檢索方法和途徑。應(yīng)用合理的管理系統(tǒng)，建立有效的檢索體系，提供有效的檢索工具，并適時(shí)匯編檔案文件等，以便完整、系統(tǒng)、快速提供各種檔案信息，滿足不同用戶的需要。另外，還要注重對(duì)珍貴、重要的檔案文件的管理，用現(xiàn)代管理技術(shù)對(duì)珍貴和重要的檔案資料及時(shí)備份，替代原件使用。當(dāng)然，也應(yīng)爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)層的支持，合理建設(shè)和使用檔案管理庫(kù)房，強(qiáng)化檔案管理的安全措施，盡量降低環(huán)境等自然因素及人為因素對(duì)檔案文件的損害。檔案管理工作也要更新管理思路，創(chuàng)新工作方法，以適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治發(fā)展的需求，以滿足高校自身的生存和發(fā)展的需要，更好地使檔案管理工作在為社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治及高校自身發(fā)展服務(wù)的同時(shí)，促進(jìn)檔案管理工作本身的發(fā)展。因而高校檔案管理工作一定要以檔案應(yīng)用促發(fā)展，以發(fā)展更好帶動(dòng)和強(qiáng)化檔案管理工作。
總之，高校檔案管理工作要適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，滿足高校自身生存和發(fā)展的需求，須要堅(jiān)持科學(xué)而規(guī)范的檔案管理發(fā)展之路。要提升高校管理水平，建設(shè)具有區(qū)域特色、高水平的高校，就要使檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化和法制化，并努力做好檔案的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，為高校的建設(shè)和發(fā)展提供必要的決策信息，充分發(fā)揮高校檔案管理工作的重要作用。
參考文獻(xiàn)
[1] 胡金鳳. 高校檔案管理中的可持續(xù)發(fā)展[J]. 內(nèi)蒙古師范大學(xué)學(xué)報(bào)：哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版， 2014， 43（1）：134-136.
為順應(yīng)時(shí)展，促進(jìn)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展，需對(duì)我國(guó)當(dāng)前的檔案管理工作進(jìn)行有效的改革創(chuàng)新，在進(jìn)行創(chuàng)新的過(guò)程中需要對(duì)當(dāng)前檔案管理中的幾個(gè)重點(diǎn)當(dāng)面進(jìn)行分析，確定具體的改革思路。
1.1檔案管理需要同我國(guó)政府角色與職能轉(zhuǎn)變相適應(yīng)
當(dāng)前我國(guó)的經(jīng)濟(jì)體制主要為計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下特色市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，我國(guó)政府在經(jīng)濟(jì)的宏觀調(diào)控中扮演的角色進(jìn)一步被削弱。在傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)體制下的檔案管理職能逐漸與社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制相脫離，為促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作的有效運(yùn)行，政府部門(mén)需逐漸放手檔案管理工作，提高檔案管理工作的靈活性。
1.2同現(xiàn)代化公共行政運(yùn)作形式的轉(zhuǎn)變相適應(yīng)
建立在傳統(tǒng)制度下的行政管理工作能夠在其基礎(chǔ)上不斷進(jìn)行行政功能的拓展，實(shí)際運(yùn)行中能夠借助與系統(tǒng)的管理職能發(fā)揮其功效。傳統(tǒng)行政運(yùn)作形式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展需求，對(duì)于當(dāng)前公共行政而言缺少的是分權(quán)和間接運(yùn)作。
1.3同政府觀念轉(zhuǎn)變相適應(yīng)
中國(guó)特色市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制能夠有效促進(jìn)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的流通，有利于激發(fā)納稅人的積極性，政府部門(mén)通過(guò)納稅人的稅收進(jìn)行國(guó)家的管理及調(diào)控。當(dāng)前我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展變化多端，因此必須提高國(guó)家宏觀調(diào)控及管理的效率及服務(wù)理念等。
2.檔案管理體制改革的難點(diǎn)分析
2.1實(shí)現(xiàn)黨政合一
當(dāng)前我國(guó)對(duì)于檔案管理工作由各個(gè)管理部門(mén)共同執(zhí)行，從大的方面來(lái)說(shuō)就是黨和國(guó)家。黨和國(guó)家對(duì)于檔案的管理因?yàn)楸舜寺毮艿牟煌瑢?dǎo)致管理目標(biāo)存在一定差異。大多數(shù)人都認(rèn)為當(dāng)合國(guó)家在檔案管理過(guò)程中直接對(duì)檔案管理工作負(fù)責(zé)，這只是表面上的，很多人其實(shí)不理解這二者在職能上存在的差異，因此在很多人眼中檔案管理看似是一件比較神秘的事情，即一般人難以捉摸。因此導(dǎo)致企業(yè)及社會(huì)相關(guān)部門(mén)難以通過(guò)檔案管理中心獲得有效信息，檔案管理工作的職能無(wú)法得到發(fā)揮。
2.2轉(zhuǎn)變后的滯后性
隨著社會(huì)人才資源總量的不斷提升，檔案管理機(jī)制需要與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。從某種意義上來(lái)說(shuō)，檔案管理工作體制的科學(xué)轉(zhuǎn)變有利于我國(guó)檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展，但這種促進(jìn)作用并非立竿見(jiàn)影，而是需要一個(gè)漫長(zhǎng)的持續(xù)性過(guò)程。因此檔案管理體制革新后其作用相對(duì)滯后，導(dǎo)致很多創(chuàng)新工作難以展開(kāi)，這也是造成我國(guó)檔案管理工作比較混亂的原因之一。
2.3實(shí)現(xiàn)政、事分開(kāi)
當(dāng)前各項(xiàng)系統(tǒng)為提高其效率及功效，首先提高系統(tǒng)的功能性，通過(guò)系統(tǒng)的多功能性推動(dòng)系統(tǒng)的全面發(fā)展，因此在我國(guó)檔案管理過(guò)程中常常會(huì)出現(xiàn)對(duì)管理系統(tǒng)具有政、事部分的情況，管理系統(tǒng)能夠在多方面展開(kāi)管理。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及人才總量的不斷提升，政、事部分的管理系統(tǒng)已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)今的檔案管理模式，甚至?xí)斐晌覈?guó)檔案管理工作創(chuàng)新的停滯、檔案管理服務(wù)質(zhì)量下降以及人才資源的浪費(fèi)等。
2.4防止集權(quán)過(guò)度
在現(xiàn)有的經(jīng)濟(jì)體制模式下，當(dāng)今企業(yè)經(jīng)營(yíng)模式分工都十分明確，對(duì)各項(xiàng)工作都會(huì)進(jìn)行有效的統(tǒng)籌規(guī)劃，檔案管理工作也會(huì)有比較科學(xué)的方案。這種管理模式在根本上提高了企業(yè)管理效率，但該種管理模式比較落后，管理方法過(guò)于單調(diào)，嚴(yán)重束縛了管理人員的工作行為，更加不利于檔案管理工作的創(chuàng)新，阻礙了管理人員的創(chuàng)新思想，不利于管理工作的發(fā)展。
3.我國(guó)檔案管理體制改革重點(diǎn)及建議
3.1加強(qiáng)檔案資源的整合統(tǒng)一管理
我國(guó)檔案管理的主要指導(dǎo)思想為建立集中化管理體制，對(duì)我國(guó)的檔案實(shí)行統(tǒng)一管理。實(shí)踐已經(jīng)證明通過(guò)加強(qiáng)檔案資源的整合統(tǒng)一管理能夠有效解決我國(guó)檔案管理工作過(guò)程中出現(xiàn)的各自為政、管理混亂的狀況。在檔案管理過(guò)程中必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的思想教育，使其在管理過(guò)程中能夠堅(jiān)持統(tǒng)一管理的基本思想，確保檔案管理過(guò)程中的完整性，提高檔案管理的安全性。在檔案管理過(guò)程中加強(qiáng)對(duì)我國(guó)檔案資源的開(kāi)發(fā)管理，并對(duì)各檔案資源進(jìn)行有效整合，構(gòu)建成大檔案，逐步優(yōu)化檔案資源管理配置，使得檔案資源能夠被社會(huì)有效共享。
3.2推動(dòng)檔案管理體制的多元化發(fā)展
一、加強(qiáng)檔案管理工作者的自身修養(yǎng)
要提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量，加強(qiáng)檔案管理工作者思想、道德等方面的修養(yǎng)必不可少。（一）政治思想修養(yǎng)。不同歷史時(shí)期，對(duì)檔案管理工作者的政治思想修養(yǎng)要求各有不同。在當(dāng)今建設(shè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義、構(gòu)建和諧社會(huì)的歷史時(shí)期，牢固樹(shù)立建設(shè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義意識(shí)，構(gòu)造和諧社會(huì)的共同理想，牢固樹(shù)立堅(jiān)持以人為本，科學(xué)發(fā)展觀的堅(jiān)定信念。遇事講政治、講黨性、講原則，大力改造客觀世界的同時(shí)，積極改造主觀世界。愛(ài)黨、愛(ài)國(guó)、愛(ài)人民、自覺(jué)維護(hù)黨和國(guó)家的根本利益，積極為發(fā)展國(guó)家檔案事業(yè)做貢獻(xiàn)。（二）職業(yè)道德修養(yǎng)。檔案管理工作者應(yīng)具備良好的職業(yè)道德修養(yǎng)，對(duì)神圣的檔案事業(yè)要有執(zhí)著的追求。要充滿信心，要熱愛(ài)檔案管理工作，自覺(jué)樹(shù)立檔案行業(yè)新風(fēng)，展示文明形象，進(jìn)一步密切檔案工作者與社會(huì)各界的聯(lián)系。從而促進(jìn)檔案管理工作更好地服務(wù)于人民群眾與現(xiàn)代化建設(shè)。1.敬業(yè)愛(ài)崗。作為身?yè)?dān)重任的檔案管理工作者，要認(rèn)清本行業(yè)所處的地位，要安心定志，兢兢業(yè)業(yè)地履行自己的職責(zé)。充分利用檔案管理工作，有效地實(shí)現(xiàn)檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。使檔案部門(mén)充分發(fā)揮其“檔案保管基地，檔案利用中心，學(xué)術(shù)研究場(chǎng)所，文明服務(wù)窗口”的四大基本功能，從而達(dá)到檔案取之于民，用之于民的效果。2.淡泊名利，勇于奉獻(xiàn)。因?yàn)闄n案管理工作面廣量大，繁雜辛苦，付出的是默默無(wú)聞的勞動(dòng)。因此，檔案管理工作者要具有為事業(yè)獻(xiàn)身的精神，要甘于吃苦，勇挑重?fù)?dān)。防止將檔案管理工作商品化。3.遵紀(jì)守法，嚴(yán)守機(jī)密。檔案管理工作是一項(xiàng)帶有一定機(jī)密性的工作，在建設(shè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大潮中，檔案管理工作者必須帶頭遵守黨紀(jì)國(guó)法。具有嚴(yán)格的保密觀念和良好的保密習(xí)慣，在提供利用檔案時(shí)，要按規(guī)定把好關(guān)口，該提供的積極提供，熱情服務(wù)，不該提供的堅(jiān)決不提供，并講明原則。4.存真求實(shí)。檔案是人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，據(jù)實(shí)立檔，據(jù)實(shí)用檔是檔案管理工作者的行為準(zhǔn)則。在任何情況下，檔案管理工作者都必須忠于職守，不卑不亢，不畏權(quán)勢(shì)，維護(hù)黨和人民群眾歷史的真實(shí)面貌，勇于抵制篡改和偽造檔案的一切錯(cuò)誤行為。（三）知識(shí)技能修養(yǎng)。檔案管理工作的實(shí)施和實(shí)現(xiàn)，必須通過(guò)檔案管理工作者的努力才能完成。因此，檔案管理工作者知識(shí)的多少，技能的高低程度，對(duì)整個(gè)國(guó)家檔案事業(yè)有著直接影響。只有人的素質(zhì)提高了，才能使檔案系統(tǒng)的精神文明建設(shè)落到實(shí)處，才能保證檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。1.理論知識(shí)的修養(yǎng)。我認(rèn)為它包括三層內(nèi)容：一是檔案管理工作者要認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的路線、方針和政策；學(xué)習(xí)哲學(xué)，切實(shí)以科學(xué)的理論武裝自己，以便在任何復(fù)雜的情況下，不迷失政治方向。二是檔案管理工作者要有計(jì)劃地、系統(tǒng)地刻苦鉆研業(yè)務(wù)，根據(jù)實(shí)際工作需要，研讀一些檔案事業(yè)理論和相關(guān)理論書(shū)籍，便于用專業(yè)理論來(lái)科學(xué)指導(dǎo)自己的工作實(shí)踐。三是檔案管理工作者還應(yīng)該在相關(guān)應(yīng)用理論知識(shí)方面多下些功夫，以求在實(shí)際工作中充實(shí)拓寬自己的知識(shí)面，提高分析問(wèn)題和解決問(wèn)題的能力。2.檔案管理工作者要學(xué)習(xí)和掌握履行職責(zé)所必需的法律基本知識(shí)。努力提高檔案法律意識(shí)，嚴(yán)格守法，嚴(yán)格執(zhí)法，切實(shí)提高運(yùn)用法律手段處理檔案事務(wù)的能力，提高依法辦事的能力。3.檔案管理工作者要按《檔案專業(yè)人員職務(wù)試行條例》所分的高、中、初三級(jí)，五個(gè)檔次，具備相應(yīng)檔次所需的口頭表達(dá)能力和文字表達(dá)能力。4.電子計(jì)算機(jī)、縮微照相、靜電復(fù)印、現(xiàn)代保護(hù)技術(shù)、聲像技術(shù)以及檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化的應(yīng)用和推行。檔案管理科學(xué)化的實(shí)現(xiàn)，需要一批具有一定科學(xué)技術(shù)水平的檔案管理工作者才能勝任。所以，檔案管理工作者要努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，特別是要提高自然科學(xué)知識(shí)和技術(shù)方面的修養(yǎng)。現(xiàn)在正在逐漸興起的電子檔案，客戶可以在網(wǎng)上直接辦理交費(fèi)等手續(xù)，可以遠(yuǎn)程閱檔，從而為雙方節(jié)約時(shí)間，提供方便。另外還有規(guī)范原電子檔案業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房管理電子化、規(guī)范化，從而取得高效的工作成果。所以我們要在這方面抓緊、抓好，落到實(shí)處，服務(wù)過(guò)程中要確保個(gè)人信息調(diào)出的準(zhǔn)確性，真實(shí)性，以及規(guī)范性。5.一定的社交能力也是檔案管理工作者必須具備的修養(yǎng)。檔案界同社會(huì)各方面的合作與交流需要一定的社交能力，即便從事收集到統(tǒng)計(jì)等工作，提供利用等純業(yè)務(wù)性的檔案管理工作也少不了必要的交往活動(dòng)。因此，檔案管理工作者要注意培養(yǎng)和鍛煉自己的社交能力。6.檔案管理要求工作者有很好的精神面貌和充沛的精力。因?yàn)楹玫木衩婷埠统渑娴木κ菣n案管理工作者發(fā)揮才能，做出貢獻(xiàn)的重要條件，更是提高檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量，做好檔案管理工作的資本。
二、重視檔案理論的研究及對(duì)研究成果的應(yīng)用
檔案管理工作要提高服務(wù)質(zhì)量而得以不斷地發(fā)展，理論研究必須先行。一種新型的檔案工作模式的確定，往往是一定的檔案理論研究結(jié)出的果實(shí)。檔案管理工作要提高服務(wù)質(zhì)量，改革發(fā)展要取得成功，必須要有理論研究作為先導(dǎo)，這是檔案管理工作者必須樹(shù)立的觀點(diǎn)。任何一種改革方案在付諸實(shí)施前，都首先要在理論上進(jìn)行可行性研究，充分論證其合理性、科學(xué)性。要善于運(yùn)用檔案理論研究成果來(lái)指導(dǎo)工作實(shí)踐，提高其服務(wù)質(zhì)量，從而促進(jìn)其檔案事業(yè)的發(fā)展。（一）評(píng)論和爭(zhēng)鳴。評(píng)論和爭(zhēng)鳴是開(kāi)展活躍學(xué)術(shù)思想的一個(gè)重要手段，是推動(dòng)檔案管理工作發(fā)展的重要因素。評(píng)論的各方更加深入地進(jìn)行科學(xué)研究，進(jìn)而達(dá)到提高檔案服務(wù)質(zhì)量之目的。因?yàn)橐环N新的學(xué)術(shù)觀點(diǎn)和一項(xiàng)新的研究成果，只有在廣泛的科學(xué)的實(shí)事求是的爭(zhēng)鳴和評(píng)論中，才能弄清哪些成果學(xué)術(shù)價(jià)值高，應(yīng)用價(jià)值大，值得推廣和應(yīng)用；哪些成果質(zhì)量低，沒(méi)有推廣應(yīng)用價(jià)值。從而有針對(duì)性的推廣和應(yīng)用，以達(dá)到提高檔案服務(wù)質(zhì)量，推進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目的。（二）推廣研究。加強(qiáng)對(duì)檔案理論成果的推廣研究，是將檔案理論研究的優(yōu)秀成果進(jìn)一步擴(kuò)大，使其真正能在檔案改革和建設(shè)中得到推廣和應(yīng)用。檔案管理理論研究在于指導(dǎo)實(shí)踐，指導(dǎo)實(shí)踐的目的是為了提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，要提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量需要加強(qiáng)推廣應(yīng)用研究成果，而應(yīng)用的成果則來(lái)源于廣泛深入的、客觀穩(wěn)妥的推廣研究。（三）健全和強(qiáng)化檔案科研機(jī)構(gòu)的工作職能。一是要有組織和領(lǐng)導(dǎo)抓檔案理論研究工作；二是要有檔案理論研究的機(jī)構(gòu)和遠(yuǎn)景規(guī)劃；三是要組織檔案管理工作者對(duì)檔案理論研究成果進(jìn)行評(píng)價(jià)、評(píng)論、推廣和應(yīng)用；四是要堅(jiān)持不懈的收集、整理和編輯、出版檔案理研究資料。如果健全了檔案科研機(jī)構(gòu)，強(qiáng)化了有關(guān)機(jī)構(gòu)的工作職能，那么檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量也會(huì)提高。
三、不忽視檔案的利用監(jiān)督工作
要提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量，一定不能忽視檔案的利用監(jiān)督工作。（一）健全和完善檔案利用的各項(xiàng)規(guī)章制度，使工作有章可循。針對(duì)檔案利用過(guò)程，應(yīng)制定查檔要求，諸如：查閱檔案時(shí)不準(zhǔn)抽煙、喝水；不準(zhǔn)蟲(chóng)蛀、鼠咬檔案文件；不準(zhǔn)用唾液翻閱檔案文件；不準(zhǔn)偷摘偷拍檔案文件；不準(zhǔn)查閱與自己利用內(nèi)容無(wú)關(guān)的檔案文件等等。如果檔案管理工作者都能按章操作，提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量也就有了保證。（二）正確處理檔案利用中服務(wù)與監(jiān)督的關(guān)系，融監(jiān)督于服務(wù)之中。1.在利用前，要耐心地向每一位利用者宣傳利用檔案的規(guī)定和守則。2.在利用中，要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握利用的目的與動(dòng)機(jī)；二是眼勤，勤觀察動(dòng)態(tài)，置每個(gè)利用者于你的視野中；三是腦勤，勤做好利用登記工作，勤分析利用者的情況和利用效果。3.在利用后，要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過(guò)的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查處，并在利用登記簿上備注說(shuō)明，對(duì)損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)，以便查處，挽回?fù)p失。（三）建立利用管理隊(duì)伍。選擇具有較高政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、文化素質(zhì)的利用管理人員，組成素質(zhì)較高的利用管理隊(duì)伍。以善于做利用者的工作，處理好利用中出現(xiàn)的問(wèn)題。
四、結(jié)束語(yǔ)
流動(dòng)人才人事檔案的管理工作是一個(gè)長(zhǎng)期性的工作，其效果不像科研攻關(guān)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)那樣容易浮出水面，但人事檔案管理的作用是十分巨大的，因?yàn)槠渲苯臃?wù)于人，而人才是一切社會(huì)活動(dòng)的主宰，因?yàn)楸仨毟叨戎匾暼耸聶n案管理的建設(shè)，才有可能搞好社會(huì)人才的一系列管理工作，才能為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。
檔案已經(jīng)成為一種重要的社會(huì)信息資源，逐步得到人們的關(guān)注。學(xué)校將各種資料整理、歸檔、立卷，使得這些資料既可以為大眾服務(wù)，也可以使檔案得到科學(xué)合理的利用。根據(jù)這些資料，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以制定出科學(xué)合理的決策，促進(jìn)學(xué)校的更好發(fā)展。因此，在學(xué)校教育管理工作中，做好檔案的安全性保管工作十分重要。
一、定期對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升檔案管理工作者素質(zhì)和安全管理意識(shí)
（一）加大法制宣傳力度，提高全體師生的安全應(yīng)用檔案觀念。在我國(guó)《檔案法》和《保密法》已修訂得相當(dāng)完善，學(xué)校應(yīng)該加大安全應(yīng)用檔案的宣傳，強(qiáng)化師生檔案管理工作的意識(shí)。學(xué)?？梢钥衫眯０鍒?bào)、校園文化走等大力宣傳相關(guān)的檔案知識(shí)?；ヂ?lián)網(wǎng)普及的今天，學(xué)校也可以利用QQ、微信等宣傳手段，使全體師生都能充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。
（二）定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)其的職業(yè)教育。檔案管理及其安全性保管工作的順利開(kāi)展需要一只專業(yè)化的檔案管理人員隊(duì)伍。為了加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，學(xué)校應(yīng)該進(jìn)行崗前知識(shí)培訓(xùn)，然后進(jìn)行考核，只有通過(guò)崗前考核的人員方可持資格證上崗，還要定期地對(duì)上崗人員的業(yè)務(wù)知識(shí)、技能和職業(yè)道德進(jìn)行培訓(xùn)。進(jìn)而提高檔案管理工作的規(guī)范化，使得學(xué)校檔案管理工作健康的發(fā)展。
（三）學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)檔案安全性保管工作的意識(shí)，建立領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，是學(xué)校整體工作的一部分，但是在我國(guó)很多學(xué)校這部分工作是被學(xué)校忽視的，這樣使得我國(guó)檔案工作存在很多問(wèn)題，例如部分案卷保管不完善，在查閱時(shí)資料不全面，甚至需要的資料找不到、丟失等。為了避免這些情況，校方應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，建立領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任小組，由校長(zhǎng)或者副校長(zhǎng)擔(dān)任該小組的組長(zhǎng)，其他成員必須選用素質(zhì)能力和業(yè)務(wù)能力較高的檔案管理人員擔(dān)任，建立完善的檔案管理《綜合檔案室工作職責(zé)》《檔案利用制度》等工作制度，建立起完善的檔案管理機(jī)制，使得學(xué)校檔案管理工作更加健康有序的發(fā)展。
（四）實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，拓寬服務(wù)領(lǐng)域。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展也日益成熟。利用現(xiàn)代化高科技手段完善檔案管理安全工作的現(xiàn)代化，檔案的作用在于為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)，這是就需要檔案管理者通過(guò)一定的手段將檔案資源及時(shí)提交學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)。利用現(xiàn)代科技實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化不斷提高了資料利用率，更使得校方通過(guò)檔案資料的使用過(guò)程，使得他們更加重視檔案管理工作。
（五）緊跟時(shí)展，將檔案管理工作與校園文化建設(shè)相結(jié)合。學(xué)校檔案工作應(yīng)該以廣闊的社會(huì)文化為背景，結(jié)合自身學(xué)校的發(fā)展特色，不斷地改革創(chuàng)新，緊跟時(shí)代潮流，建立獨(dú)具本校特色的文化氛圍，再通過(guò)學(xué)校文化走廊、校報(bào)等進(jìn)行校園文化的宣傳。
二、我國(guó)檔案管理工作的安全管理措施
檔案管理工作中安全管理工作尤為重要，但是由于我國(guó)學(xué)校檔案管理意識(shí)淡薄，造成檔案管理工作中存在“重保密輕利用”的現(xiàn)象。怎樣將檔案管理工作的安全管理措施與利用做到良好的結(jié)合？
（一）檔案管理人員要做到“兩勤一查”。檔案管理工作人員要做好定期的宣傳工作，利用校報(bào)、宣傳走廊、QQ群等，向全體師生宣傳《檔案法》《保密法》及查閱檔案資料的規(guī)章制度，使檔案使用者可以科學(xué)合理的使用檔案資源。在平常的工作中做好觀察，實(shí)時(shí)對(duì)監(jiān)控錄像進(jìn)行監(jiān)看，防止出現(xiàn)檔案被閱讀者偷撕、涂改甚至損壞。在閱讀者歸還檔案資料時(shí)，管理人員也要做好檔案是否完好的檢查，如若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，管理人員應(yīng)該及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行匯報(bào)，在問(wèn)題出現(xiàn)的第一時(shí)間做到問(wèn)題的檢查。
（二）做好檔案開(kāi)放前的基礎(chǔ)工作。學(xué)校在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，要做好檔案開(kāi)放前的基礎(chǔ)工作，提高開(kāi)放案卷的內(nèi)在質(zhì)量。要根據(jù)檔案的原有存放規(guī)律，將檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、組卷、編目、排列。在做好這一系列工作后，要對(duì)珍貴、重要的檔案進(jìn)行復(fù)印、掃描進(jìn)行復(fù)制，做好檔案副本，進(jìn)而延長(zhǎng)檔案的使用壽命。
（三）做好檔案的解密工作。部分檔案還是屬于“保密”檔案，而檔案保密是有時(shí)效性的，根據(jù)《保密法》的規(guī)定，保密檔案劃分為“絕密”“機(jī)密”“秘密”三個(gè)等級(jí)。這就要求檔案管理者應(yīng)該及時(shí)對(duì)保密期慢的檔案進(jìn)行清理和劃分，將這些文件進(jìn)行公開(kāi)，使得師生可以借閱。
三、總結(jié)
綜上所述，檔案安全管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的艱巨的工作，也是尤為重要的工作。學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案安全管理工作的重視程度，結(jié)合學(xué)校的工作實(shí)際，不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，轉(zhuǎn)變檔案管理工作思路，創(chuàng)新檔案管理方法，定期對(duì)檔案管理者進(jìn)行職業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力等方面的培訓(xùn)，加強(qiáng)管理人員檔案保密安全管理的培訓(xùn)，這樣可以促進(jìn)檔案管理工作健康、有序的發(fā)展。
【參考文獻(xiàn)】
強(qiáng)化學(xué)校綜合檔案管理是滿足學(xué)校德育教育的重要依據(jù)。其中，學(xué)校在進(jìn)行德育教學(xué)的過(guò)程中可以將學(xué)校綜合檔案管理的內(nèi)容作為資料和依據(jù)，充分激發(fā)學(xué)生的求學(xué)熱情。同時(shí)，提升學(xué)校綜合檔案管理水平是促進(jìn)教學(xué)管理活動(dòng)正常開(kāi)展的條件。因此，不?嗵嶸?學(xué)校綜合檔案管理水平具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。
二、學(xué)校綜合檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題
（一）學(xué)校綜合檔案管理制度缺乏規(guī)范性。目前，部分學(xué)校在發(fā)展過(guò)程中雖然按照《檔案法》和《實(shí)施辦法》等制定了各項(xiàng)規(guī)章制度，但是并沒(méi)有結(jié)合學(xué)校綜合檔案管理的現(xiàn)狀，脫離學(xué)校綜合檔案管理的實(shí)際情況，如尚未制定師生的檔案管理規(guī)定、缺乏單獨(dú)的學(xué)校管理法規(guī)，從而讓學(xué)校綜合檔案管理制度流于形式。同時(shí)，由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者忽略了學(xué)校綜合檔案管理制度的重要性，制度執(zhí)行力度較弱，缺乏強(qiáng)有力的行政力量，常常出現(xiàn)檔案材料收集不全面的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了學(xué)校綜合檔案資料的完整性。
（二）檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)偏低。當(dāng)前一些從事學(xué)校綜合檔案管理工作的人員以兼職為主，或者是全職的非專業(yè)人士，工作管理人員變動(dòng)非常頻繁，對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)了解較少，常常在學(xué)校綜合檔案管理的劃分、整理和編研過(guò)程中出現(xiàn)不規(guī)范的行為，嚴(yán)重影響了學(xué)校綜合檔案管理的水平。
（三）檔案使用效率較低。學(xué)校檔案室是收藏資料和檔案非常重要的地方，但是大部分學(xué)校的檔案室缺乏特色，尚未突出自己的建設(shè)特色。同時(shí)，還有一部分學(xué)校在檔案資料的綜合利用和開(kāi)發(fā)中缺乏動(dòng)力，從而導(dǎo)致學(xué)校檔案資料的使用效率低下。
（四）檔案管理手段落后。雖然現(xiàn)代信息化技術(shù)水平得到了較大的提升，但是一些學(xué)校在檔案管理過(guò)程中所采用的管理手段依然非常低下，信息化程度較低，導(dǎo)致學(xué)校綜合檔案管理無(wú)法跟上信息化發(fā)展的步伐。甚至還有一些學(xué)校在綜合檔案管理過(guò)程中以人工為主，工作效率低下，所以一些資料在管理過(guò)程中常常會(huì)因?yàn)槭芴鞖饣蛘咂渌蛴绊懚艿侥p，從而導(dǎo)致學(xué)校檔案資料失去應(yīng)用的價(jià)值。
三、解決學(xué)校綜合檔案管理存在問(wèn)題的策略
（一）制定規(guī)范化的檔案管理制度，突出學(xué)校發(fā)展特色。在學(xué)校不斷發(fā)展的過(guò)程中，校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分發(fā)揮帶頭作用，有效結(jié)合本學(xué)校的發(fā)展特色和規(guī)模，制定科學(xué)合理的學(xué)校綜合檔案管理辦法、細(xì)則和規(guī)定，明確劃分學(xué)校各類(lèi)檔案的歸檔范圍，并嚴(yán)格按照學(xué)校綜合檔案的歸檔制度進(jìn)行保管、保密、統(tǒng)計(jì)和利用，以便能夠更好地實(shí)現(xiàn)學(xué)校綜合檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。同時(shí)，學(xué)校管理者還應(yīng)該積極將檔案管理工作全面納入學(xué)校發(fā)展的工作計(jì)劃中，明確劃分學(xué)校檔案管理各個(gè)部門(mén)的職責(zé)范圍和責(zé)任，有效提升學(xué)校檔案管理工作在學(xué)校發(fā)展過(guò)程中的重要性。
（二）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在學(xué)校綜合檔案管理過(guò)程中，為了從根本上提升檔案管理水平，需要建設(shè)一支專業(yè)能力強(qiáng)、理論知識(shí)水平高和政治素養(yǎng)高的檔案管理隊(duì)伍。首先，每一所學(xué)校都應(yīng)該盡量安排兩三名專職檔案管理人員，減少兼職文件資料收集員的數(shù)量，讓學(xué)校綜合檔案管理室指導(dǎo)員督促各處室的檔案收集工作，從而保障學(xué)校檔案管理資料的完整性和規(guī)范性。其次，不斷加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓檔案管理人員能夠及時(shí)掌握最新的業(yè)務(wù)技能，為提升學(xué)校綜合檔案管理水平奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
由于學(xué)校檔案管理工作非常復(fù)雜且具有較強(qiáng)的專業(yè)性，所以要求學(xué)校綜合檔案管理人員應(yīng)該具備較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)和豐富的管理經(jīng)驗(yàn)。因此，只有這樣才能夠全面提升學(xué)校綜合檔案管理的水平，全面記錄學(xué)校在不斷發(fā)展過(guò)程中所發(fā)生的每個(gè)事件，以及取得的重要成果，為學(xué)校今后穩(wěn)定健康發(fā)展提供重要的依據(jù)。此外，學(xué)校在綜合檔案管理過(guò)程中還應(yīng)該進(jìn)行合理分類(lèi)，為相關(guān)人員進(jìn)行查找和翻閱提供方便，允許學(xué)生進(jìn)行閱覽，從而促使學(xué)生能夠更加全面、更加深入地了解學(xué)校的發(fā)展歷史，提升學(xué)校在學(xué)生心中的整體形象，為學(xué)校穩(wěn)定健康發(fā)展提供重要的條件。
