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時(shí)間：2023-06-16 09:26:31
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識(shí)！
一、高職院?；n案的類型
根據(jù)《四川省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》、《四川省高等學(xué)校檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，高職院校的基建檔案歸檔類型有：
1.綜合類檔案
這類檔案包含：上級(jí)批示的基建工作的文件、各種規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、基建工作總體規(guī)劃以及各種季度性財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算決算及其批示文件、工程設(shè)計(jì)總圖（總體規(guī)劃、總平面圖）、電氣水利管道設(shè)計(jì)總圖、地質(zhì)勘探報(bào)告等。
2.可行性報(bào)告檔案
該類基建檔案包含：基建項(xiàng)目可行性報(bào)告及上級(jí)審批回函、環(huán)境監(jiān)測(cè)、調(diào)查報(bào)告、計(jì)劃任務(wù)書等。
3.設(shè)計(jì)類檔案
該類檔案主要包括各種設(shè)計(jì)方案以及工程勘測(cè)報(bào)告等，比如：設(shè)計(jì)的一稿到終稿的原稿、設(shè)計(jì)變更說(shuō)明、技術(shù)參數(shù)、施工圖紙、技術(shù)專利文件、技術(shù)實(shí)驗(yàn)報(bào)告、設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)、鑒定及審批等材料。還有工程的地質(zhì)、水文、環(huán)境勘查設(shè)計(jì)報(bào)告、土地征用說(shuō)明、地形地貌報(bào)告、水文氣象報(bào)告等。
4.工程管理檔案
該類檔案是基建項(xiàng)目的主要管理文件，包括：征用土地批文、土地使用協(xié)議（包含拆遷補(bǔ)償協(xié)議等）、施工管理文件、產(chǎn)權(quán)證書、竣工使用說(shuō)明書等。
5.施工檔案
該類檔案包括：土地施工文件、開工竣工報(bào)告、設(shè)備及管線安裝報(bào)告、電氣儀表施工安裝報(bào)告等。
二、當(dāng)前高職院?；n案管理中的主要問題
1.忽視基建檔案管理的重要性
首先，基建檔案管理人員在思想上缺乏對(duì)檔案管理的正確認(rèn)識(shí)。在平常工作中工作沒有盡心盡責(zé)，延遲資料歸檔，造成日期、資料管理混亂等問題。二是高職院校對(duì)于基建檔案的管理沒有專門的部門和人員，通常是臨時(shí)抽調(diào)別的部門人員來(lái)整理檔案資料。這些人員由于缺乏專業(yè)的資料、檔案管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，也缺少必要的集體榮譽(yù)感，基建檔案的收集、整理十分混亂，從而導(dǎo)致利用基建檔案十分不便。
2.缺乏完善的基建檔案管理制度
當(dāng)前，許多高職院校沒有完善的基建檔案管理規(guī)章制度，檔案管理處于“誰(shuí)辦誰(shuí)管理”的狀態(tài)，這又進(jìn)一步加大了檔案管理、查閱、審核的難度。并且這種管理方式容易造成檔案的遺失、損毀，會(huì)給高職院?；n案的利用帶來(lái)不可估量的損失。
3.基建檔案的存儲(chǔ)、管理紙質(zhì)化
目前，高職院?；n案的存儲(chǔ)、管理，大多數(shù)學(xué)校仍然以紙質(zhì)版為主，且沒有備份資料，一經(jīng)損毀，無(wú)處可查。
4.基建檔案的利用沒有實(shí)現(xiàn)資源共享
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，資源共享已經(jīng)成為了各行各業(yè)發(fā)展的主要趨勢(shì)。但是在我省高職院校的基建檔案管理中，尚未實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)。各兄弟院校之間的交流與合作尚未完全展開。這限制了高職院校綜合實(shí)力的提升。
三、高職院?；n案的管理措施
1.提高認(rèn)識(shí)，完善制度
加強(qiáng)高職院校的基建檔案管理工作，必須要完善基建檔案管理制度?！皼]有規(guī)矩，不成方圓”，當(dāng)前我省的高職院校應(yīng)當(dāng)本著實(shí)事求是的態(tài)度，從實(shí)際情況出發(fā)，建立各種規(guī)章制度，在實(shí)踐中探索適合本校的基建檔案管理模式，制定出一整套科學(xué)、高效的管理制度[2]。比如：《基建檔案收集和歸檔管理制度》、《基建檔案利用制度》和《基建檔案管理人員工作職責(zé)》等。
除此之外，學(xué)校的人事和行政部門要加強(qiáng)績(jī)效考核力度，將工作成果與薪酬、獎(jiǎng)金掛鉤，通過制訂相關(guān)的考核制度，實(shí)行定期的基建檔案管理工作評(píng)價(jià)，貫徹獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰措施，提高管理人員的工作積極性。
2.引入信息技術(shù)，構(gòu)建高職院?；n案網(wǎng)絡(luò)
近年來(lái)，隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化辦公體系逐漸被引入到辦公管理領(lǐng)域。在基建工程中，建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工單位電子化辦公成為主流趨勢(shì)，而且我省大部分高職院校均配有大分辨率掃描設(shè)備，對(duì)于基建檔案、圖紙等資料的掃描要求可以滿足。所以，為了符合今后基建檔案收集和管理的需要，高職院校必須建立數(shù)字化的檔案管理體系，以方便電子文檔的查詢，降低工作成本和工作量[3]。同時(shí)，增加電子文檔還可以提高學(xué)校設(shè)備的利用效率，減少資源、設(shè)備的空置和浪費(fèi)。
3.資源共享，充分發(fā)揮基建檔案在高?；窘ㄔO(shè)中的作用
中圖分類號(hào)：TM412 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2017）12-0315-01
隨著物聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，作為關(guān)鍵技術(shù)的RFID技術(shù)已經(jīng)以極快的速度滲透到許多領(lǐng)域如二代身份證、物流管理、高速公路監(jiān)管等。醫(yī)療行業(yè)作為保障民生和社會(huì)穩(wěn)定的重要行業(yè)，其管理水平的高低直接影響著我國(guó)居民的生命安全和幸福指數(shù)。目前，國(guó)外已經(jīng)開始將RFID技術(shù)應(yīng)用于病歷檔案管理領(lǐng)域，并且取得了很好的效果。隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷改革，私立醫(yī)院的蓬勃興起，各醫(yī)院之間的競(jìng)爭(zhēng)越發(fā)激烈。在這嚴(yán)峻的形勢(shì)下，醫(yī)院病歷檔案的管理需要與時(shí)俱進(jìn)，在變革中謀求新的出路。
一、病歷檔案及其雙軌制管理模式
病歷檔案是醫(yī)院工作人員對(duì)患者進(jìn)行治療過程中直接形成的，客觀真實(shí)地反映每個(gè)患者病情變化以及就診全過程的以備查詢的原始記錄。
隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院管理工作開始逐漸引入計(jì)算機(jī)設(shè)備，電子病歷檔案也應(yīng)運(yùn)而生。但是由于電子病歷檔案沒有得到我國(guó)法律的認(rèn)可以及安全、技術(shù)等其他原因，所以即使現(xiàn)在醫(yī)院管理工作使用電子病歷，但仍然會(huì)將電子病歷打印成紙質(zhì)病歷檔案進(jìn)行保存。這種管理方法即雙軌制管理模式，具體表現(xiàn)為臨床醫(yī)務(wù)人員通過電子病歷系統(tǒng)錄入病歷的各項(xiàng)內(nèi)容，然后打印成紙質(zhì)病歷檔案，人工簽名后由病案室回收歸檔保存，同時(shí)電子病歷通過HIS傳輸至病案室歸檔。[1]但是上述雙軌制管理模式存在兩個(gè)弊端：一是沒有解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管的問題，比如庫(kù)房壓力、檔案由于環(huán)境或人為原因遭受損壞等。二是醫(yī)院的電子病歷管理系統(tǒng)只存有在醫(yī)院引入計(jì)算機(jī)設(shè)備以后患者就醫(yī)形成的病歷檔案，也就是說(shuō)醫(yī)院的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)里不存在某位患者在此醫(yī)院就診的全部電子病歷檔案。
二、RFID技術(shù)及其在病歷檔案管理中的適用性分析
（一）RFID概念及其工作原理
RFID是Radio Frequency Identification的縮寫，中文名稱是無(wú)線射頻身份識(shí)別。RFID技術(shù)是利用無(wú)線射頻信號(hào)空間耦合（交變磁場(chǎng)或者電磁場(chǎng)），實(shí)現(xiàn)無(wú)接觸式的對(duì)標(biāo)簽信息進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別和傳輸?shù)募夹g(shù)。工業(yè)界經(jīng)常將RFID系統(tǒng)分為：RFID標(biāo)簽、閱讀器reader、天線三大組件。
RFID技術(shù)的工作原理：閱讀器發(fā)出射頻信號(hào)，當(dāng)RFID標(biāo)簽進(jìn)入閱讀器的掃描場(chǎng)以后，會(huì)產(chǎn)生感應(yīng)電流進(jìn)而獲得能量發(fā)送出存儲(chǔ)在芯片中的電子編碼（被動(dòng)式標(biāo)簽）或者RFID標(biāo)簽主動(dòng)發(fā)送某一頻率的信號(hào)（主動(dòng)式標(biāo)簽），閱讀器對(duì)接收到的信息進(jìn)行讀取和解碼，最后送到中央信息系統(tǒng)進(jìn)行下一步的數(shù)據(jù)處理。
（二）RFID技術(shù)在病歷檔案管理中的適用性分析
傳統(tǒng)紙質(zhì)病歷檔案管理存在以下幾個(gè)問題：（1）病案室所存儲(chǔ)的病歷檔案數(shù)量龐大，查找某一病歷檔案費(fèi)時(shí)費(fèi)力。（2）檔案管理人員在將病歷檔案歸還放置時(shí)，很容易因?yàn)槟承┎淮_定的人為原因?qū)е虏v檔案錯(cuò)放的情況。遇到這類情況，檔案管理人員只能憑借工作經(jīng)驗(yàn)去判斷可能錯(cuò)放的位置。（3）傳統(tǒng)紙質(zhì)病歷檔案的統(tǒng)計(jì)工作通常只能根據(jù)檔案借閱登記表進(jìn)行分析。但是由于檔案借閱登記表可能存在好幾本，所以統(tǒng)計(jì)起來(lái)很繁瑣。這種統(tǒng)計(jì)方式不利于開展病歷檔案利用的統(tǒng)計(jì)工作，進(jìn)而也不利于醫(yī)學(xué)研究的順利開展。
RFID技術(shù)的使用可以有效解決以上所有問題。將病歷檔案首頁(yè)的基本信息錄入到RFID標(biāo)簽內(nèi)部，并將RFID標(biāo)簽貼于病歷檔案的固定位置。當(dāng)查詢某一編號(hào)的檔案信息時(shí)，系統(tǒng)查詢到該病歷檔案的位置，檔案管理人員可以通過檔案架上的指示燈的提示迅速找到所需檔案。歸還檔案時(shí)，置于檔案架上的閱讀器會(huì)對(duì)所歸還的檔案的RFID標(biāo)簽進(jìn)行掃描，從而確定此檔案是否于此處保存。若不是，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示，從而避免了檔案錯(cuò)放的產(chǎn)生。由于閱讀器在讀取病歷檔案標(biāo)簽的同時(shí)也會(huì)將信息傳送到后臺(tái)應(yīng)用軟件，因此可以通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析當(dāng)前病歷檔案的利用情況，比如病歷檔案借出數(shù)量，借閱次數(shù)最多的病歷檔案等，幫助檔案管理人員及時(shí)了解病歷檔案的使用情況，并為下一步病歷檔案的調(diào)整提供支持。
三、RFID技術(shù)應(yīng)用于病歷檔案管理的可行性
（一）從成本角度分析
RFID標(biāo)簽相對(duì)于普通二維碼標(biāo)簽來(lái)說(shuō)，價(jià)格稍顯昂貴。但是隨著科技的發(fā)展，RFID標(biāo)簽的價(jià)格呈下降趨勢(shì)。2000年，每個(gè)RFID標(biāo)簽價(jià)格為1美元。2005年每個(gè)RFID標(biāo)簽的價(jià)格為12美分左右，超高頻率的RFID標(biāo)簽價(jià)格為10美分左右。2016年，淘寶網(wǎng)上出售的RFID標(biāo)簽按照銷量從高到低排序，排名第一的RFID標(biāo)簽價(jià)格為0.8元。若醫(yī)院想對(duì)全部紙質(zhì)病歷檔案貼上RFID標(biāo)簽，可以專門聯(lián)系RFID標(biāo)簽的生產(chǎn)商，進(jìn)行直接訂貨。這樣大批量的購(gòu)買，使得RFID標(biāo)簽的價(jià)格會(huì)更低，這樣一來(lái)，成本也就更低。
（二）從管理效率角度分析
RFID技術(shù)應(yīng)用到病歷檔案管理當(dāng)中可以明顯提高醫(yī)院工作效率，比如：美國(guó)食品藥品監(jiān)督管理局利用RFID標(biāo)簽快速調(diào)出患者信息，估計(jì)降低50%的醫(yī)療事故。新加坡國(guó)立癌癥中心化療科自2011年使用有源高頻RIFD標(biāo)簽及讀寫器以來(lái)，醫(yī)院比以前多治療20%病人，等待時(shí)間減少8%，56%的病人等待時(shí)間少于30分鐘。[2]
（三）從其他領(lǐng)域的應(yīng)用效果分析
RFID技術(shù)在圖書管理領(lǐng)域取得突破性進(jìn)展。目前我國(guó)很多圖書館都已經(jīng)開始引入此技術(shù)，比如：深圳圖書館、中國(guó)國(guó)家圖書館、陜西省圖書館等。這種高科技手段解決了圖書館資源的合理分配、提高了圖書館的業(yè)務(wù)效率、同時(shí)滿足了讀者的服務(wù)需求。眾所周知的是圖書和檔案作為當(dāng)今時(shí)代的重要的信息資源在一定程度上有很大的相似性，RFID技術(shù)在圖書管理領(lǐng)域的成功應(yīng)用可以為此技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用帶來(lái)很多啟示和鋪墊。同時(shí)RFID技術(shù)在醫(yī)院的某些業(yè)務(wù)工作領(lǐng)域已經(jīng)得到利用，比如新生兒管理領(lǐng)域、精神病患者管理領(lǐng)域、某些設(shè)備的清領(lǐng)域等。
結(jié)語(yǔ)
醫(yī)院每年都要投入大量的人力、物力、財(cái)力來(lái)管理數(shù)量浩大的紙質(zhì)病歷檔案，所以將傳統(tǒng)紙質(zhì)病歷檔案數(shù)字化必將成為日后病歷檔案管理的趨勢(shì)。紙質(zhì)病歷檔案數(shù)字化可以采用多種技術(shù)，本文只是論述的其中一種：RFID技術(shù)。雖然電子病歷的法律效力在我國(guó)還未得到認(rèn)可，但是我們不能坐等到法律承認(rèn)的那天。從現(xiàn)在開始，我們就應(yīng)該大膽嘗試開展電子病歷檔案的研究工作，特別是注重電子病歷管理系統(tǒng)的開發(fā)，以迎接電子病歷檔案的時(shí)代的到來(lái)。結(jié)合以上的分析，本人相信RFID技術(shù)在醫(yī)院病歷檔案管理方面有很大的應(yīng)用前景。
參考文獻(xiàn)
[1] 農(nóng)永英.雙軌制管理模式在醫(yī)院病歷檔案管理中的應(yīng)用分析[J].人才資源開發(fā)，2016（12）：176-177.
高校事業(yè)發(fā)展的重要組成包括檔案管理工作，它是高校履行人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)功能和開展各項(xiàng)活動(dòng)的直接記錄。檔案管理工作的重要要素包括檔案的收集、管理及創(chuàng)新。不斷發(fā)展創(chuàng)新才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、持續(xù)化。檔案工作中需要終身學(xué)習(xí)，全面提高自身素質(zhì)，才能跟上時(shí)代的步伐。
一、高校檔案管理工作中存在的問題
（一）思想陳舊，意識(shí)薄弱。許多高校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)校的教育教學(xué)、科研、學(xué)生管理等非常重視，而對(duì)檔案管理工作關(guān)注意識(shí)薄弱。對(duì)檔案管理工作投入極少的經(jīng)費(fèi)，而對(duì)于檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入更是少之又少，對(duì)于一些硬件，不能及時(shí)更新；而檔案管理的工作人員缺少利用檔案資源服務(wù)社會(huì)的意識(shí)，認(rèn)為收集全檔案、保管好檔案就已經(jīng)完成本職工作了。
（二）管理落后，方法繁瑣。資料的收集、整理、分類、組卷、編制目錄、保管和提供利用等一系列工作是傳統(tǒng)檔案管理的工作內(nèi)容。因?yàn)闄n案管理工作量大、任務(wù)重的特點(diǎn)，大多數(shù)高校的操作是以手工為主，對(duì)歸檔材料不能及時(shí)整理、分類；電腦管理的操作也只是運(yùn)用基本信息及簡(jiǎn)單檢索查詢事務(wù)，無(wú)紙化電子檔案和圖像、聲音、文字三位一體的立體化檔案不能及時(shí)有效地建立，檔案利用率低、信息涵蓋不全的問題不能從根本上得到改變。
（三）體制滯后，制度缺失。缺乏創(chuàng)新，沒有活力，是現(xiàn)在大多數(shù)高校檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，沒有建立完善的機(jī)構(gòu)設(shè)置、用人制度、分配制度、獎(jiǎng)勵(lì)制度等，與勞動(dòng)報(bào)酬、晉職沒有掛鉤，沒有工作創(chuàng)新的氛圍，這些都是導(dǎo)致檔案管理工作沒有朝著良性發(fā)展的主要原因。
（四）人才缺乏，素質(zhì)偏低。據(jù)調(diào)查，高校檔案管理的工作人員大多數(shù)都是兼職或者是半路出家，沒有培訓(xùn)和學(xué)習(xí)系統(tǒng)的專業(yè)技能知識(shí)。對(duì)于不但懂得信息化技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才的缺失，是高校檔案工作信息化建設(shè)受到制約的根源。
二、更新觀念實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化
知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，知識(shí)量成倍增加，致使全社會(huì)自覺參與學(xué)習(xí)的動(dòng)力來(lái)自知識(shí)經(jīng)濟(jì)所帶來(lái)的危機(jī)感、緊迫感和責(zé)任感。終身學(xué)習(xí)已經(jīng)成為檔案工作者的學(xué)習(xí)原則，最新的檔案專業(yè)知識(shí)及相關(guān)知識(shí)需要不斷地學(xué)習(xí)和熟練地掌握，只有全面提高自身素質(zhì)，才能跟上時(shí)代的腳步。
（一）優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，做一專多能的復(fù)合型人才。檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性、知識(shí)性、科學(xué)性和學(xué)術(shù)性的工作。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展時(shí)代，檔案工作者通過優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，來(lái)適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，是現(xiàn)在的當(dāng)務(wù)之急。近幾年來(lái)，凸型知識(shí)結(jié)構(gòu)是比較流行的知識(shí)結(jié)構(gòu)，也可以叫“金字塔”模式。這個(gè)模式將人的知識(shí)結(jié)構(gòu)分為三個(gè)層次，基礎(chǔ)知識(shí)在最低層，相關(guān)知識(shí)占據(jù)中間的位置，專業(yè)知識(shí)占領(lǐng)最高層。身為現(xiàn)代的檔案工作人員，應(yīng)該讓自己處在知識(shí)的“金字塔”的最底層，也就是基礎(chǔ)知識(shí)，盡可能地廣博、深厚、牢固；塔尖，也就是專業(yè)知識(shí)，盡可能地高聳、精深，達(dá)到最優(yōu)化，使其功能能夠得到最大限度的發(fā)揮。如果只是文化基礎(chǔ)知識(shí)豐厚，精深的專業(yè)知識(shí)非常匱乏，就會(huì)出現(xiàn)“鉆勁”缺乏的現(xiàn)象，專業(yè)不可能出現(xiàn)優(yōu)秀的成績(jī)；另外，如果只是對(duì)專業(yè)知識(shí)非常精通，對(duì)相關(guān)知識(shí)缺乏，創(chuàng)造潛力就不會(huì)得到充分的發(fā)揮，對(duì)專業(yè)工作本身的發(fā)展造成影響。所以只有對(duì)兩者同時(shí)注重，才能達(dá)到專業(yè)上獲得佳績(jī)的成就。
（二）善于運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段。作為現(xiàn)代化檔案管理工作者，對(duì)現(xiàn)代化的科學(xué)知識(shí)不僅要學(xué)習(xí)和掌握，最主要的任務(wù)是將其運(yùn)用到檔案管理的工作當(dāng)中去，使其成為現(xiàn)代化管理的重要手段，使檔案工作適應(yīng)時(shí)展特點(diǎn)。
（三）選拔人才，加強(qiáng)隊(duì)伍。較強(qiáng)的政治性、專業(yè)性和技術(shù)性是高校檔案管理工作具備的特點(diǎn)，簡(jiǎn)單的歸檔和保存已經(jīng)不能滿足對(duì)其的概述和理解。管理人員需要同時(shí)具備優(yōu)秀的思想政治素質(zhì)和良好的專業(yè)技術(shù)水平。所以，創(chuàng)新檔案管理工作的重中之重是建立一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。第一，不斷提高自身的思想政治素養(yǎng)是合格的檔案管理工作者必須具備的素質(zhì)，對(duì)政治理論和政策法規(guī)要定期學(xué)習(xí)，保密意識(shí)得到強(qiáng)化，在整個(gè)的檔案管理過程中要涵蓋政治觀念、政策法規(guī)意識(shí)。第二，掌握精湛的專業(yè)技能是優(yōu)秀的檔案管理工作者需要具備的，建立一支業(yè)務(wù)水平過硬、工作熱情高亢的專業(yè)隊(duì)伍，需要長(zhǎng)期堅(jiān)持學(xué)習(xí)和培訓(xùn)專業(yè)科學(xué)技術(shù)，一定會(huì)為高校檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展提供源源不斷的人才。
三、結(jié)語(yǔ)
高?；A(chǔ)工作的重要組成部分包括高校檔案管理工作，需要將檔案的收集、整理等方面的工作不斷創(chuàng)新，最終提高綜合管理能力。而且，我們?cè)谧龊脵n案的收集、整理、歸檔工作的同時(shí)，需要做到主動(dòng)提供服務(wù)，充分體現(xiàn)檔案的價(jià)值，完成高校綜合檔案館現(xiàn)代化管理水平和整體服務(wù)能力全面提升的目標(biāo)。
【參考文獻(xiàn)】
電子文件歸檔后形成電子檔案的保存和開發(fā)利用，都要靠電子文件、電子檔案的形成者及其管理人員實(shí)施。沒有形成者及其管理人員，一切都無(wú)從談起。因此，培養(yǎng)一支合格的電子文件、電子檔案管理隊(duì)伍就顯得特別重要。
（一）電子檔案管理的特殊性
電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理，有著截然不同的區(qū)別，這就造成電子文件及電子檔案管理的特殊性。
⒈信息內(nèi)容數(shù)碼化
電子文件、電子檔案是將文字、圖形、圖像、聲音等信息，按照一定的格式轉(zhuǎn)換為數(shù)碼或符號(hào)，進(jìn)行存儲(chǔ)、傳輸。紙質(zhì)檔案是由文字、圖形、圖像等直接顯示其信息。這樣，管理人員對(duì)電子文件、電子檔案所記錄的信息不能直接閱讀，要靠通過相應(yīng)的軟硬技術(shù)還原后才能知曉。管理人員如不懂相應(yīng)的軟硬件技術(shù)和相關(guān)設(shè)備，就無(wú)法管理電子文件、電子檔案。
⒉文檔處理一體化
電子文件、電子檔案和電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)及相關(guān)設(shè)備，有著密不可分的關(guān)系。離開了電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)及相關(guān)設(shè)備，就沒了電子文件、電子檔案可言。紙質(zhì)檔案在歸檔前的文件階段，檔案人員無(wú)須過問或參于管理，無(wú)須知道文件產(chǎn)生背景及其印刷等有關(guān)技術(shù)。待到文件階段的后期，對(duì)那些具有保存價(jià)值的文件，由文書人員進(jìn)行收集、整理、歸檔。而電子文件歸檔必須要了解形成電子文件的相應(yīng)軟件和設(shè)備。在電子文件設(shè)計(jì)形成階段，檔案人員就要進(jìn)行指導(dǎo)，使生產(chǎn)的電子文件能按歸檔要求歸檔，并能進(jìn)行統(tǒng)一管理和長(zhǎng)期保存;同時(shí)還要了解具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件產(chǎn)生背景、數(shù)據(jù)格式、以及相應(yīng)的電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)等。電子文件形成后，在使用過程中，檔案人員要參于對(duì)其管理，熟知在使用過程中發(fā)生的各種情況，并進(jìn)行積累。要及時(shí)按檔案整理、鑒定的有關(guān)要求，對(duì)電子文件進(jìn)行收集、整理、鑒定、歸檔。否則長(zhǎng)時(shí)期不過問，相關(guān)技術(shù)發(fā)生了變化，設(shè)備陳舊或更新，原來(lái)的電子文件，在新的條件下必然讀不出來(lái)，真實(shí)記錄就可能遭受損失。從管理方面看，電子文件、電子檔案之間很難劃分出明顯的界限。電子文件的形成者，電子檔案的管理者，要通力協(xié)作，才能保證電子文件、電子檔案的可存取性、可用性、可理解性。因此，在電子文件時(shí)代，文檔一體化管理，勢(shì)在必行。
⒊保管保存技術(shù)化
電子檔案的保存要比紙質(zhì)檔案保存復(fù)雜的多，紙質(zhì)檔案只要符合保管、保護(hù)條件，就能達(dá)到長(zhǎng)期保存的目的。而電子檔案長(zhǎng)期保存就不那么簡(jiǎn)單。首先要考慮電子檔案可存取性、可用性、可理解性等，這就要求不僅保存電子檔案所表述的信息，而且還要保存相應(yīng)的軟硬件技術(shù)及背景信息等。電子檔案所依賴的電子計(jì)算機(jī)發(fā)展很快，設(shè)備不斷更新，軟件技術(shù)日新月異，其存儲(chǔ)載體性能也不甚耐久，磁性存儲(chǔ)載體常有退磁、粘連等現(xiàn)象，光盤也有矯變和保護(hù)膜遭受劃傷等現(xiàn)象。這些都是影響電子檔案長(zhǎng)期保存的不利因素，需要電子檔案的管理人員認(rèn)真對(duì)待，并且要有一套整的對(duì)策、技術(shù)和措施。
⒋利用形式多樣化
檔案的開發(fā)利用，是檔案工作者重要任務(wù)之一。我們保存檔案的目的，就是為了更好地發(fā)揮檔案的作用，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。對(duì)于紙質(zhì)檔案的開發(fā)利用，我國(guó)已有一整套的方針政策和方法。對(duì)于電子檔案的開發(fā)利用，將會(huì)出現(xiàn)一系列新問題，如怎樣保證電子檔案的可存取性、可用性、可理解性？又如電子檔案利用場(chǎng)所，是允許上網(wǎng)利用？還是只限于在檔案館（室）的借閱系統(tǒng)？還有電子檔案的保密問題等等。這些都要根據(jù)電子檔案的特性，制定相應(yīng)的政策和方法，不能照搬紙質(zhì)檔案開發(fā)利用的政策和方法，而且還要有足夠的軟硬件技術(shù)保證才能開發(fā)利用好電子檔案。
（二）電子檔案管理的困難性
電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，是一項(xiàng)極其困難而艱巨的任務(wù)。這絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案一套管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。前者不懂電子文件形成、存儲(chǔ)、傳輸、檢索、利用等技術(shù)，就無(wú)法對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案進(jìn)行管理，更無(wú)法達(dá)到長(zhǎng)期保存和開發(fā)利用電子檔案的目的。后者不懂檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)、管理原則和管理環(huán)節(jié)，無(wú)法理解電子檔案長(zhǎng)期保存的必要性和嚴(yán)重性，無(wú)法實(shí)施電子文件的收集、積累、整理、鑒定、歸檔，也就不可能采取一切必要的技術(shù)和措施，長(zhǎng)期保存電子檔案。所以，我們不能盲目地認(rèn)為凡是從事紙質(zhì)檔案管理的人員，都能管理電子檔案室；也不能機(jī)械地認(rèn)為凡是懂得電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)的人員，都可以管理電子檔案。電子檔案的管理是由于電子文件的出現(xiàn)而出現(xiàn)的新的事物。我們必須認(rèn)識(shí)到：在電子時(shí)代，電子檔案的實(shí)質(zhì)是技術(shù)工程；電子檔案管理，實(shí)質(zhì)是一項(xiàng)檔案技術(shù)工程的管理，是一門新型的檔案管理學(xué)科。電子檔案的管理，要求管理人員既具備檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，熟練地掌握檔案工作的基本原則和方法；又要熟練掌握電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)等。它必須將這兩門學(xué)科溶于一休，否則就無(wú)法對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案進(jìn)行有效管理，這就大大地增加了管理的難度。
二、電子檔案管理人員必備的知識(shí)技能
電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理人員，必須具備以下的知識(shí)的技能，才能適應(yīng)其崗位職責(zé)的要求。
（一）檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)
⒈了解檔案的產(chǎn)生與發(fā)展的歷史過程，明確檔案的基本含義、本質(zhì)屬性和檔案種類的劃分。
⒉掌握檔案利用的需求和提供利用的原則、方式和方法，掌握檔案管理和利用中有關(guān)信息反饋技術(shù)和方法。
⒊掌握影響字跡材料耐久的因素；掌握一般聲像檔案制成材料的耐久性和保護(hù)條件；掌握檔案庫(kù)房?jī)?nèi)外溫濕度變化的一般規(guī)律; 掌握微生物、鼠類危害檔案的防治措施、技術(shù)和方法。
⒋了解文件的概念，明確文件及公務(wù)文件特點(diǎn)、功能及其表現(xiàn)，劃分公文立卷范圍和編制立卷類目等。
（二）電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)
⒈電子計(jì)算機(jī)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)是一種能自動(dòng)完成信息處理的機(jī)器。認(rèn)真學(xué)習(xí)電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，目的是了解電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展過程及發(fā)展趨勢(shì)。懂得電子計(jì)算機(jī)的運(yùn)算器、控制器、內(nèi)存儲(chǔ)器及外部設(shè)備等，牢固地掌握電子計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)知識(shí)和工作原理。
⒉電子計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)軟件是指為了完成電子計(jì)算機(jī)本身的管理或針對(duì)不同的信息處理任務(wù)而編制的程序及文檔。電子計(jì)算機(jī)是靠人們把事先編好的程序裝進(jìn)機(jī)內(nèi)之后才能工作，而程序是由程序人員編寫和調(diào)試。程序人員根據(jù)實(shí)際需要提出問題，然后確定計(jì)算方法，構(gòu)造數(shù)據(jù)模型，寫出流程圖，選擇適用的語(yǔ)言，編寫出程序并上機(jī)反復(fù)調(diào)試，直到滿足實(shí)際需要為止。認(rèn)真學(xué)習(xí)電子計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)，就是要了解熟悉電子計(jì)算機(jī)使用的二進(jìn)制和其它數(shù)制的轉(zhuǎn)換關(guān)系、機(jī)器語(yǔ)言、匯編語(yǔ)言等，掌握程序編制的基本原則和方法。
⒊現(xiàn)代通信及電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)格技術(shù)。在現(xiàn)代社會(huì)中，人類活動(dòng)所需的各種信息都是依靠以現(xiàn)代通信技術(shù)為基礎(chǔ)的通信設(shè)備來(lái)處理、存儲(chǔ)和傳輸?shù)摹ＵJ(rèn)真學(xué)習(xí)現(xiàn)代通信技術(shù)，就是要了解現(xiàn)代通信的工作原理及所需設(shè)備的作用、性能及發(fā)展趨勢(shì)，掌握信息存儲(chǔ)、傳輸?shù)姆椒ê图夹g(shù)，為管理電子文件、電子檔案打好技術(shù)基礎(chǔ)。
⒋辦公自動(dòng)化（OA）及電子計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（CAD）技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)在國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體等部門的應(yīng)用，主要體現(xiàn)在辦公自動(dòng)化和電子計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)等方面，并產(chǎn)生著大量的電子文件。我們掌握了辦公自動(dòng)化、電子計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)等基本知識(shí)，就掌握了電子文件從產(chǎn)生到動(dòng)作的過程及規(guī)律，便于從電子檔案管理角度提出電子文件形成和歸檔的技術(shù)要求。
⒌電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案部門應(yīng)用知識(shí)。電子計(jì)算機(jī)在檔案部門的應(yīng)用，正在兩個(gè)方面迅速地展開：一是為提高紙質(zhì)等載體檔案的管理效率，開發(fā)檔案信息資源為社會(huì)服務(wù)，而大量使用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)；二是電子文件歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理，也離不開電子計(jì)算機(jī)。學(xué)習(xí)電子計(jì)算機(jī)在檔案部門應(yīng)用知識(shí)，就是要了解電子計(jì)算機(jī)在檔案部門的應(yīng)用情況及發(fā)展趨勢(shì)，掌握各種應(yīng)用的典型范例，熟悉其相應(yīng)的應(yīng)用程序等。更深入地拓寬電子計(jì)算機(jī)在檔案部門的應(yīng)用范圍。
⒍設(shè)備維護(hù)知識(shí)。電子文件、電子檔案的管理，涉及很多設(shè)備，如電子計(jì)算機(jī)及外部設(shè)備、數(shù)字通信的一系列設(shè)備、電源設(shè)備、調(diào)控設(shè)備等。了解這些設(shè)備的工作原理并對(duì)這些設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)、維修是極其重要的。這涉及到很多的專業(yè)知識(shí)。我們對(duì)這些知識(shí)必須有一定的了解，而且要掌握一些保養(yǎng)、維修設(shè)備的實(shí)際操作技能。
⒎標(biāo)準(zhǔn)化知識(shí)。電子文件、電子檔案管理離不開標(biāo)準(zhǔn)化。它涉及到標(biāo)準(zhǔn)制定、貫徹、修訂等知識(shí)和方法；涉及到電子計(jì)算機(jī)信息處理、信息技術(shù)管理、電子文件生成到電子檔案管理的工藝流程、保存條件等多方面的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容。了解并制定、完善這些標(biāo)準(zhǔn)，才可能做好電子文件、電子檔案的管理工作。
1 當(dāng)下我國(guó)辦公室檔案管理的現(xiàn)狀分析
1.1 辦公室檔案管理工作的重視度不足
就目前而言，我國(guó)很多的現(xiàn)代企業(yè)都沒有重視起自身企業(yè)的辦公室檔案管理工作，只是片面的將其當(dāng)成與合同文件管理相似的管理工作，使得企辦公室檔案管理只是工作人員的附屬工作[1]。其中除了管理合同文件和人事檔案等之外，卻沒有有效的管理和重視起其余相關(guān)資料信息。此外，由于很多企業(yè)的檔案管理制度還不是很完善，致使很多客戶信息和業(yè)務(wù)資料大都是交由普通工作人員管理，而一旦出現(xiàn)人員流動(dòng)現(xiàn)象的時(shí)候，就會(huì)極易流失一些重要資料信息，從而讓企業(yè)生產(chǎn)業(yè)務(wù)遭受到嚴(yán)重?fù)p失。
1.2 辦公室檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高
當(dāng)下我國(guó)雖然已經(jīng)有一部分的企業(yè)開始重視起檔案管理工作，但是卻依舊沒能讓辦公室檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有價(jià)值，而造成這種現(xiàn)象的主要原因就是因?yàn)橄嚓P(guān)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平不高[2]。這在檔案不合理的分類結(jié)構(gòu)和檔案管理素質(zhì)存在嚴(yán)重缺失上有著顯著體現(xiàn)。一方面，檔案如果發(fā)生不合理的分類結(jié)構(gòu)，就會(huì)直接造成無(wú)法有效的利用到檔案信息，促使資料信息獲取時(shí)間被嚴(yán)重浪費(fèi)，從而讓檔案管理的在現(xiàn)代企業(yè)中的真正價(jià)值很難得以體現(xiàn)。另一方面，很多辦公室檔案管理人員都缺乏相應(yīng)的檔案管理基礎(chǔ)理論知識(shí)，因此也就致使相關(guān)管理人員沒能正確的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，從而也就其工作態(tài)度存在嚴(yán)重問題，對(duì)檔案管理動(dòng)作造成了直接影響。
1.3 辦公室檔案管理缺少安全保障
由于當(dāng)下很到現(xiàn)代企業(yè)都沒有有效的重視起辦公室檔案管理工作，這也就造成辦公室檔案管理中各個(gè)數(shù)據(jù)信息的安全性無(wú)法得到有效保障。一方面，由于相關(guān)檔案管理人員沒能重視起辦公室檔案管理工作的重要性，致使在存儲(chǔ)檔案的過程中，很有可能造成信息丟失和檔案損壞現(xiàn)象的發(fā)生。而另一方面，企業(yè)沒有重視檔案管理工作，對(duì)檔案的保密性工作就更加存在嚴(yán)重忽視，此外又因?yàn)橄嚓P(guān)檔案管理工作人員素質(zhì)較低，這就非常容易造成檔案中信息流失現(xiàn)象的發(fā)生，從而也就造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)遭受到嚴(yán)重?fù)p失[3]。另外，很多企業(yè)由于缺乏相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，這就造成計(jì)算機(jī)檔案管理中，存在非常嚴(yán)重的安全隱患問題。
1.4 辦公室檔案管理缺乏相應(yīng)的信息化辦公手段
雖然當(dāng)下很多企業(yè)管理制度都開始對(duì)傳統(tǒng)的紙張辦公方法進(jìn)行了轉(zhuǎn)變，信息化辦公手段逐漸的得到了廣泛運(yùn)用，但是企業(yè)在辦公室檔案管理工作上，卻依舊還處在以往陳舊的紙張辦公形式上，這就造成很多企業(yè)檔案都沒有實(shí)現(xiàn)信息化，對(duì)企業(yè)中各個(gè)部門的運(yùn)用和查詢?cè)斐闪朔浅４蟮睦_，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的發(fā)展，同時(shí)也在很大程度上促使企業(yè)的工作效率被降低了很多。
2 提升辦公室檔案管理工作效率相應(yīng)對(duì)策
2.1 加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案管理的重視程度
如果想要讓辦公室檔案管理的作用得到充分發(fā)揮，就需要對(duì)辦公室檔案管理機(jī)制進(jìn)行及時(shí)建立和完善。不過在對(duì)辦公室檔案管理機(jī)制建立和完善之前，最為重要的還是應(yīng)該讓企業(yè)內(nèi)部人員對(duì)辦公室檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度得到提升[4]。首先，要讓辦公室檔案管理人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)程度得到加強(qiáng)，定期組織培訓(xùn)，向相關(guān)檔案管理人員傳輸相應(yīng)的檔案管理知識(shí)的同時(shí)，重點(diǎn)講解檔案管理的重要性。其次，要將獎(jiǎng)懲制度及時(shí)的建立起來(lái)，通過這種制度來(lái)約束相關(guān)大管理人員，使其能夠積極的投入到工作中，認(rèn)真的認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。只有這樣才能夠讓企業(yè)從上至下逐漸形成一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理認(rèn)識(shí)，從而促使辦公室檔案管理工作能夠更加的完善。
2.2 對(duì)檔案管理人員的專業(yè)性進(jìn)行提升
首先，企業(yè)應(yīng)該重視起對(duì)相關(guān)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，定期的舉行相關(guān)的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)工作，針對(duì)不同程度的人員要有針對(duì)性的實(shí)施培訓(xùn)，對(duì)在職的老員工，應(yīng)該以轉(zhuǎn)化其傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)為主，來(lái)對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，如：教導(dǎo)這些管理人員如何使用電腦來(lái)進(jìn)行信息化管理等[5]。其次，針對(duì)一些較年輕的或剛剛?cè)肼毜臋n案管理人員，則應(yīng)該以檔案管理基礎(chǔ)理論知識(shí)為主，重點(diǎn)傳授他們專業(yè)性的知識(shí)，可以實(shí)施老帶新的政策，以師傅帶徒弟的形式，實(shí)施一對(duì)一的培訓(xùn)，促使他們能夠在最短的時(shí)間內(nèi)掌握相應(yīng)的管理知識(shí)。只有這樣才能讓企業(yè)中所有的檔案管理人員都能夠提升自身的專業(yè)水平，始終迎合當(dāng)下市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)化需求，為企業(yè)發(fā)展帶來(lái)有效推動(dòng)作用。
2.3 增強(qiáng)辦公室檔案管理的安全性
辦公室檔案管理對(duì)現(xiàn)代企業(yè)來(lái)說(shuō)有著非常重要的作用，而只有保證了辦公室檔案管理的安全性，才能讓其價(jià)值得到真正體現(xiàn)。首先將相應(yīng)的保密制度建立起來(lái)，以此來(lái)對(duì)相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行約束，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)泄密者，要嚴(yán)格查辦，促使辦公室檔案管理能夠得到有效管理，保障檔案信息的安全性[6]。其次，企業(yè)應(yīng)該積極額普及計(jì)算機(jī)知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)，讓每一個(gè)工作人員都能夠認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)安全隱患帶來(lái)的后果，增強(qiáng)IT部門對(duì)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全工作的安全管理力度。
2.4 運(yùn)用集成化信息管理體系
政治素質(zhì)是檔案管理人員應(yīng)該具備的基本素質(zhì)之一，政治素質(zhì)主要包括政治理論知識(shí)、政治心理、政治價(jià)值觀、政治信仰、政治能力等。政治素質(zhì)指檔案管理人員堅(jiān)持用正確的理念、政治信念、政治態(tài)度和政治立場(chǎng)在檔案管理中通過行動(dòng)表現(xiàn)出來(lái)的內(nèi)在品質(zhì)，它是個(gè)人的政治方向、政治立場(chǎng)、政治觀念、政治態(tài)度、政治信仰、政治技能在檔案管理過程中的綜合表現(xiàn)。檔案管理人員政治素質(zhì)的高低是檔案管理發(fā)展水平的重要標(biāo)志，這就要求檔案管理人員要不斷的學(xué)習(xí)黨的理論知識(shí)，保持先進(jìn)的黨性，培養(yǎng)理論水平和政治修養(yǎng)，為檔案管理工作做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
二、高尚的職業(yè)道德素質(zhì)
職業(yè)道德是指檔案管理人員在檔案管理活動(dòng)中應(yīng)該遵循的行為準(zhǔn)則，是檔案管理內(nèi)的特殊道德要求，即整個(gè)社會(huì)對(duì)檔案管理人員的職業(yè)觀念、職業(yè)態(tài)度、職業(yè)技能、職業(yè)紀(jì)律和職業(yè)作風(fēng)等方面的行為標(biāo)準(zhǔn)和要求。良好的職業(yè)道德素質(zhì)是檔案工作者應(yīng)具備的最基本的素質(zhì)，是做好人事檔案工作的基本條件。
檔案管理人員如何看待自己所從事的職業(yè)，是否認(rèn)同和追求自己所在崗位所帶來(lái)的社會(huì)價(jià)值，是職業(yè)道德觀念的核心內(nèi)容。如果一個(gè)檔案管理人員對(duì)自己所從事的職業(yè)沒有任何認(rèn)同感，不珍惜自己的崗位，就不會(huì)有熱愛和忠實(shí)于檔案管理工作的敬業(yè)精神，而認(rèn)同的方面不同，也會(huì)產(chǎn)生不同的敬業(yè)態(tài)度。當(dāng)檔案管理人員從自己的實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)它的偉大歷史作用，產(chǎn)生工作的自豪感、光榮感、責(zé)任感的時(shí)候，他才能以其忘我的敬業(yè)與奉獻(xiàn)精神，盡善盡美地完成自己的工作。
檔案管理人員對(duì)檔案職業(yè)規(guī)則的信奉和檔案職業(yè)規(guī)范的遵守是檔案管理人員具有良好職業(yè)道德態(tài)度的具體表現(xiàn)。職業(yè)道德規(guī)則包括政治的，經(jīng)濟(jì)的、行政管理的、枝術(shù)的，也包括道德等方面的行為規(guī)定，通常表現(xiàn)為必要的規(guī)章制度和必需遵行的道德規(guī)范。檔案管理人員能否充分的理解，正確執(zhí)行這些規(guī)則，不僅表明他是否具備基本的職業(yè)道德素質(zhì)，也直接反映出他的職業(yè)道德水平。一個(gè)具備著積極職業(yè)道德態(tài)度的檔案管理人員，應(yīng)表現(xiàn)出對(duì)檔案管理工作的積極熱愛，對(duì)檔案管理中的應(yīng)該遵守各項(xiàng)規(guī)章制度的充分理解和認(rèn)真遵守，才是具有積極職業(yè)道德態(tài)度的表現(xiàn)。
良好的職業(yè)道德行為就是全心全意為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，提代高質(zhì)量，高效率的人事工作服務(wù)，所以，在日常工作中，要注意工作服務(wù)態(tài)度和工作作風(fēng)，工作要積極主動(dòng)、態(tài)度要誠(chéng)懇熱情、言談舉止文明，要以最佳的精神狀態(tài)、飽滿的工作熱情，踏踏實(shí)實(shí)、勤勤懇懇的做好檔案管理工作。
三、過硬的專業(yè)素質(zhì)
檔案管理人員要具備豐富的檔案專業(yè)知識(shí)。檔案管理人員學(xué)習(xí)《檔案法》及其《實(shí)施辦法》、《企業(yè)檔案管理的規(guī)定》、《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》和各種門類、載體檔案相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。將工作中所遇到的實(shí)際問題與學(xué)習(xí)并重，增強(qiáng)檔案意識(shí)、法制意識(shí)，加深對(duì)檔案工作、檔案的了解，明確檔案工作的職責(zé)、任務(wù)，突出歸檔協(xié)調(diào)配合的重要性；要掌握文件材料收集齊全的要領(lǐng)，制成材料的注意事項(xiàng)，歸檔的范圍、時(shí)間、要求等等。只有具備了豐富的檔案專業(yè)知識(shí)，才能把檔案工作做好，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化發(fā)展。
檔案管理人員要具有與檔案相關(guān)學(xué)科的專業(yè)知識(shí)。檔案管理人員除了掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)之外.還要掌握與檔案管理工作相近的其他專業(yè)知識(shí)，例如：檔案管理人員應(yīng)該掌握一定的歷史知識(shí)、古漢語(yǔ)知識(shí)和與檔案內(nèi)容有關(guān)的其他專業(yè)知識(shí)或與業(yè)務(wù)工作有關(guān)的科學(xué)技術(shù)知識(shí)，尤其應(yīng)該具有基本的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)，基本的辦公軟件操作知識(shí)，才能適應(yīng)現(xiàn)代科技發(fā)展的需要：檔案管理人員應(yīng)該掌握一定的領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、管理學(xué)、圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)等知識(shí)，只有掌握具備了相關(guān)的專業(yè)知識(shí)。才能更好地從事檔案管理工作。
四、培養(yǎng)和提高檔案管理工作者素質(zhì)的途徑
高職院校以培養(yǎng)技術(shù)性人才為主要目標(biāo)，擔(dān)負(fù)著培養(yǎng)面向生產(chǎn)、建設(shè)、服務(wù)、管理第一線需要的高技能、應(yīng)用型專門人才的使命。檔案管理是一門實(shí)踐性、應(yīng)用性較強(qiáng)的課程，旨在培養(yǎng)學(xué)生的檔案管理能力，為檔案用戶提供有效服務(wù)。但是從目前的實(shí)際來(lái)看，高職院校檔案管理課程的教學(xué)效果不甚理想，本文對(duì)其中的原因進(jìn)行深入剖析，并就其改進(jìn)方向提出了建議。
一、當(dāng)前高職院校檔案管理課程教學(xué)存在的問題
1.教學(xué)目的偏離，無(wú)法實(shí)現(xiàn)學(xué)生的培養(yǎng)目標(biāo)。雖然按照教學(xué)大綱的安排，將檔案管理課程的教學(xué)目標(biāo)定位為“促使學(xué)生熟悉、掌握檔案管理基本理論，并提升其勝任檔案管理工作的能力”，但實(shí)際教學(xué)工作的開展卻多是為了完成教學(xué)任務(wù)而進(jìn)行教學(xué)，忽略了對(duì)學(xué)生實(shí)踐能力的培養(yǎng)。
2.教學(xué)方法單一，無(wú)法調(diào)動(dòng)學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣。當(dāng)前，高職院校檔案管理課程的教學(xué)主要依靠理論教學(xué)，即純粹的課堂講授，這是一種“填鴨”式的教學(xué)方法。根據(jù)心理學(xué)的研究，乏味的事務(wù)會(huì)導(dǎo)致厭煩感，長(zhǎng)久累積下去，會(huì)造成學(xué)生的心理疲勞，甚至激生惡劣情緒，不僅會(huì)降低學(xué)生的學(xué)習(xí)效率，還會(huì)導(dǎo)致對(duì)此門課程的強(qiáng)烈抵觸感。
3.教學(xué)條件落后，無(wú)法培養(yǎng)學(xué)生的動(dòng)手能力。檔案管理課程的實(shí)踐性較強(qiáng)，如果沒有實(shí)際的操作經(jīng)驗(yàn)，當(dāng)畢業(yè)生走上工作崗位初次面對(duì)成堆需要整理的文件時(shí)，會(huì)備感茫然，無(wú)從下手。
4.師資素質(zhì)欠缺，無(wú)法滿足學(xué)校的教學(xué)要求。當(dāng)前，從事檔案管理教學(xué)工作的教師主要有兩個(gè)來(lái)源：一是高校檔案專業(yè)畢業(yè)生，二是從事檔案管理工作的人員。前者一般經(jīng)歷過碩士或者博士研究生階段的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，已經(jīng)全面掌握了檔案學(xué)專業(yè)課程知識(shí)，理論基礎(chǔ)較為扎實(shí)，卻缺少檔案管理的實(shí)踐能力；與之相反，從事檔案管理的工作人員，少有檔案專業(yè)出身的，他們較少接受過系統(tǒng)的檔案知識(shí)學(xué)習(xí)，雖然具有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，但是又缺少對(duì)檔案基本理論知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)闡述的能力。因此，這兩種人員均無(wú)法滿足教學(xué)的需要。
5.考核方式死板，無(wú)法形成學(xué)生的檔案知識(shí)。目前，檔案管理課程考核方式多為書面的閉卷方式，題目80%為書本上的知識(shí)點(diǎn)，在這種情況下，學(xué)生只要將檔案理論熟背于心即可。這種考核方式使得學(xué)生從心理上卸下了心防，大大放松了對(duì)本門課程的重視，從而導(dǎo)致整門課程結(jié)束，學(xué)生的檔案知識(shí)并沒有明顯提升的不良后果。
二、高職院校檔案管理課程教學(xué)改進(jìn)的方向
1.理順教學(xué)目標(biāo)，把握人才培養(yǎng)方向。高職院校培養(yǎng)的不是理論研究型的人才，檔案管理課程的教學(xué)目標(biāo)在于使學(xué)生除了掌握必要的檔案理論基礎(chǔ)知識(shí)，應(yīng)該更注重檔案知識(shí)的實(shí)際應(yīng)用。因此，在教學(xué)過程中，一定要牢牢把握這一主線，著眼于學(xué)生未來(lái)的發(fā)展，在使學(xué)生掌握檔案管理基礎(chǔ)理論知識(shí)的同時(shí)，側(cè)重加強(qiáng)學(xué)生職業(yè)技能的訓(xùn)練，力爭(zhēng)合格地培養(yǎng)出“厚基礎(chǔ)、寬口徑、高素質(zhì)、強(qiáng)能力”的創(chuàng)造性人才。
2.改變教學(xué)方法，增強(qiáng)學(xué)生檔案素養(yǎng)。改變傳統(tǒng)教師“重教”的課堂教學(xué)觀念，轉(zhuǎn)移到學(xué)生“重學(xué)”的軌道上來(lái)，按照“理論――參觀――模擬――實(shí)踐”的“四步教學(xué)法”，逐步加深學(xué)生對(duì)檔案知識(shí)的吸收與消化能力，才能加強(qiáng)人才培養(yǎng)的效果。
第一步，課堂教學(xué)法?；A(chǔ)知識(shí)的講授是前提，這是學(xué)生了解檔案知識(shí)的入門課。教師應(yīng)該深入淺出地為學(xué)生講解什么是檔案、檔案的發(fā)展史、檔案的類型、檔案的整理原則等內(nèi)容，輔以身邊的真實(shí)案例，將扎實(shí)的理論寓教于樂，變成學(xué)生樂于接受且感覺趣味無(wú)窮的新知識(shí)。
第二步，參觀教學(xué)法。任何一所高校都有自己的檔案室（館），為了加強(qiáng)學(xué)生對(duì)檔案的直觀性認(rèn)識(shí)，教學(xué)系部或任課教師可以與學(xué)校檔案室（館）聯(lián)系，在條件允許的范圍內(nèi)，將學(xué)生引領(lǐng)到檔案（室）館進(jìn)行實(shí)地參觀，使學(xué)生根據(jù)所學(xué)理論知識(shí)，對(duì)應(yīng)了解什么是檔案，什么是檔案盒、檔案柜、保密柜、消毒柜、溫濕度計(jì)，讓學(xué)生觀看檔案借閱登記表、移交登記表、館藏統(tǒng)計(jì)表等直觀性較強(qiáng)的實(shí)體。這樣，經(jīng)過“眼見為實(shí)”，學(xué)生自然加深了對(duì)檔案與檔案工作的了解，對(duì)于檔案知識(shí)的消化吸收具有較強(qiáng)的促進(jìn)作用。
第三步，模擬教學(xué)法。僅有參觀的經(jīng)驗(yàn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，因?yàn)闊o(wú)法滿足學(xué)生動(dòng)手的需求。鑒于此，模擬教學(xué)法顯得極為重要?？蛇x擇檔案管理的某些工作環(huán)節(jié)，如檔案的查找過程，事先準(zhǔn)備一些文件材料，借助學(xué)校的計(jì)算機(jī)機(jī)房，讓學(xué)生現(xiàn)場(chǎng)模擬根據(jù)規(guī)定的著錄條目對(duì)這些檔案進(jìn)行著錄，然后根據(jù)多種檢索途徑演練查找檔案的方法。學(xué)生有了切身體會(huì)，不僅深化了對(duì)檔案基礎(chǔ)知識(shí)的了解，而且初步具備了整理檔案的能力。
第四步，實(shí)踐教學(xué)法。在學(xué)生經(jīng)過模擬階段的操作后，可通過對(duì)其工作質(zhì)量進(jìn)行評(píng)判，針對(duì)其不合格的地方進(jìn)行修正，使學(xué)生真正掌握檔案管理的扎實(shí)本領(lǐng)。此時(shí)，要讓其真正走上檔案管理工作的舞臺(tái)，在權(quán)限允許范圍內(nèi)，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)到檔案的提供利用，全程參與檔案室（館）的工作，為其以后走上工作崗位奠定扎實(shí)的實(shí)踐基礎(chǔ)。
3.改善教學(xué)條件，強(qiáng)化課程教學(xué)效果。高職院校要為檔案實(shí)訓(xùn)實(shí)踐環(huán)節(jié)的開展搭建良好的平臺(tái)，如建立檔案實(shí)訓(xùn)室，購(gòu)置必要的物品如打孔裝訂機(jī)、裝訂錐子，制作修裱檔案漿糊所用的面粉等等，供學(xué)生模擬操作使用；安排學(xué)校機(jī)房讓學(xué)生練習(xí)檔案的計(jì)算機(jī)化管理；協(xié)調(diào)學(xué)校檔案室（館）安排學(xué)生參觀學(xué)習(xí)；通過校企合作建立校外實(shí)訓(xùn)基地，為學(xué)生創(chuàng)造頂崗實(shí)習(xí)的機(jī)會(huì)等等。
4.注重師資配備，提升教師專業(yè)水平。高職院校要注重檔案管理課程教師的引進(jìn)和培養(yǎng)工作。檔案管理是一門專業(yè)性極強(qiáng)的課程，必須對(duì)任課教師的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)進(jìn)行考量。對(duì)于新引進(jìn)的教師，應(yīng)要求是檔案專業(yè)出身，且最好親自參加過檔案管理工作的人員。這些人員具有扎實(shí)的理論功底，并具有一定的業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)和動(dòng)手能力，能夠在教學(xué)過程中把抽象的理論知識(shí)與實(shí)際銜接起來(lái)并傳遞給學(xué)生。同時(shí)，要實(shí)施繼續(xù)教育制度，不定期地邀請(qǐng)檔案理論水平較高的校外專家或檔案工作能力較強(qiáng)的高級(jí)人員來(lái)校對(duì)教師在教學(xué)、實(shí)踐等方面給予針對(duì)性的指導(dǎo)與培訓(xùn)，并形成長(zhǎng)效機(jī)制，不斷提升教師的專業(yè)水平。
5.調(diào)整考核方式，實(shí)現(xiàn)預(yù)期教學(xué)目標(biāo)。要改變以往僵硬的理論知識(shí)閉卷考試方式，采取“理論+實(shí)踐”的靈活考查方法，既注重對(duì)學(xué)生基本理論知識(shí)掌握水平的考核，也要對(duì)其實(shí)際的動(dòng)手能力進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試。最可行的辦法是在實(shí)際操作的過程中進(jìn)行結(jié)構(gòu)化提問，對(duì)操作中所涉及的知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行多面考核，這樣就可以將理論與實(shí)踐融會(huì)貫通，達(dá)到理實(shí)一體化的效果，最終實(shí)現(xiàn)預(yù)期的教學(xué)目標(biāo)。
綜上所述，為滿足社會(huì)對(duì)檔案管理人才的要求，高職院校檔案管理課程的教學(xué)改革已經(jīng)勢(shì)在必行。這是一個(gè)逐步探索的過程，需要不斷的創(chuàng)新，高職院校應(yīng)引起足夠重視，銳意進(jìn)取， 突破傳統(tǒng)理念與方法的束縛，以期實(shí)現(xiàn)檔案管理課程的深入發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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一、建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理的特點(diǎn)
檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。也可簡(jiǎn)單表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。檔案種類繁多，如文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、人事檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、印章檔案等。而對(duì)于一些專業(yè)性、業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的還可建立專門檔案，如：稅務(wù)檔案、工商檔案、訴訟檔案、公證檔案、海關(guān)檔案等等。
建筑設(shè)計(jì)單位是典型的智力、知識(shí)密集型單位，其檔案管理具有較強(qiáng)的專業(yè)性和業(yè)務(wù)性，除日常的文書檔案、人事檔案外，圖紙檔案、合同檔案也是其檔案管理的重要內(nèi)容。而且，不同的檔案類型一般分屬不同的部門管理，如文書檔案一般由辦公室管理，負(fù)責(zé)各類行政文書、行業(yè)文件、內(nèi)部普發(fā)文件等的收集和歸檔；人事檔案則歸人事處或人力資源部管理，包括人事信息、勞動(dòng)合同等；生產(chǎn)合同檔案一般由生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)處負(fù)責(zé)，是記錄建筑設(shè)計(jì)單位項(xiàng)目承攬數(shù)量、合同額、設(shè)計(jì)面積等的重要信息來(lái)源，是確保生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有序運(yùn)行的保障；圖紙檔案則由技術(shù)處下屬的圖檔室管理，是直接體現(xiàn)建筑設(shè)計(jì)單位技術(shù)水平和業(yè)績(jī)的重要資料。
二、檔案管理人員的素質(zhì)要求
對(duì)于建筑設(shè)計(jì)單位的檔案管理人員來(lái)說(shuō)，做好檔案管理工作，不僅要將檔案歸類整理好，不出差錯(cuò)，更重要的是必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷地更新檔案管理觀念，以提高檔案管理工作的質(zhì)量與水平。檔案管理人員的素質(zhì)是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識(shí)、技能及各種基本素養(yǎng)等的總稱。檔案管理水平與質(zhì)量的高低，根本上取決于檔案管理人員素質(zhì)的高低?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》明確規(guī)定：“檔案管理人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)。”這是從法律的高度對(duì)檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)提出的要求。
（一）良好的政治素質(zhì)。
檔案管理人員應(yīng)該具備各類專業(yè)工作人員必須具備的基本政治素質(zhì)，堅(jiān)持社會(huì)主義道路，遵紀(jì)守法。由于檔案管理工作的特殊性，要求檔案管理人員應(yīng)具備更強(qiáng)的政治素質(zhì)。無(wú)論何時(shí)何地，都應(yīng)堅(jiān)持正確的政治方向，立場(chǎng)堅(jiān)定，嚴(yán)守機(jī)密。
（二）精湛的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
業(yè)務(wù)素質(zhì)是指檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)的技能和素質(zhì)。具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
（1）掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)。從檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)到提供利用、進(jìn)行編研等各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都有一整套的理論和工作方法，檔案管理人員只有學(xué)習(xí)和掌握這些理論和方法，才能保證檔案工作質(zhì)量，提高工作效率。
（2）熟悉檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)。檔案管理人員要熟悉黨和國(guó)家有關(guān)檔案管理的各項(xiàng)法律法規(guī)和方針政策，熟悉針對(duì)本行業(yè)制定的各種規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)定，按照這些規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)定進(jìn)行檔案管理。
（3）全面、扎實(shí)的實(shí)踐能力。檔案管理人員必須將檔案的專業(yè)知識(shí)、法律法規(guī)和各項(xiàng)規(guī)章制度的要求都靈活地應(yīng)用于日常的檔案管理工作實(shí)際中，從而高效率地完成好本職工作。
（4）檔案管理人員還需要及時(shí)掌握和熟練應(yīng)用現(xiàn)代化的辦公手段。建筑設(shè)計(jì)行業(yè)是信息化和辦公自動(dòng)化較早的行業(yè)，目前，在全國(guó)很多地方開始推行“白圖替代藍(lán)圖”“電子歸檔”等，隨著檔案管理的現(xiàn)代化，要求檔案工作者還必須具有熟練的計(jì)算機(jī)操作能力，掌握檔案現(xiàn)代化設(shè)備的使用。
（三）愛崗敬業(yè)，遵守職業(yè)道德。
檔案管理人員應(yīng)具有良好的職業(yè)道德，無(wú)論在什么情況下，都要實(shí)事求是，堅(jiān)持據(jù)實(shí)立檔，據(jù)實(shí)用檔，尊重歷史，忠于職守。遵守職業(yè)道德主要表現(xiàn)為：一要熱愛檔案事業(yè)；二要有珍檔敬業(yè)、無(wú)私奉獻(xiàn)的精神；三要有甘于寂寞、甘于清貧的品質(zhì)。
（四）與時(shí)俱進(jìn)，勇于創(chuàng)新。
隨著社會(huì)生產(chǎn)力和經(jīng)濟(jì)的整體發(fā)展，尤其是科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和提高，檔案管理人員在思想和業(yè)務(wù)上必須順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，與時(shí)俱進(jìn)。同時(shí)檔案管理人員要更新觀念，打破常規(guī)，勇于探索新的檔案管理手段和方法，不斷提高工作質(zhì)量和檔案管理水平。
此外，檔案管理人員還應(yīng)具備高度的責(zé)任心，具備較強(qiáng)的表達(dá)和溝通能力，具備高度的安全意識(shí)，具備一定的專業(yè)管理知識(shí)。
三、提高檔案管理人員綜合素質(zhì)的途徑
（1）端正工作態(tài)度。通過強(qiáng)化檔案管理人員的工作態(tài)度來(lái)端正職業(yè)道德素質(zhì)，首先要讓工作人員認(rèn)識(shí)到做好檔案工作是管理工作的重要內(nèi)容，其次鼓勵(lì)工作人員具有奉獻(xiàn)精神，能夠在平凡崗位上做出卓越成績(jī)；最后增強(qiáng)責(zé)任心，培養(yǎng)檔案管理人員認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度。
（2）加強(qiáng)崗位培訓(xùn)。崗位培訓(xùn)通過對(duì)進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)集中學(xué)習(xí)來(lái)提高檔案管理人員素質(zhì)，不僅能補(bǔ)充工作人員的業(yè)務(wù)知識(shí)還要對(duì)各種檔案及其基礎(chǔ)理論、工作任務(wù)、要求、程序、方法進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)。同時(shí)在崗位培訓(xùn)過程中需要在時(shí)間和內(nèi)容上進(jìn)行科學(xué)的設(shè)置，將培訓(xùn)內(nèi)容通過理論聯(lián)系實(shí)際、突出重點(diǎn)達(dá)到學(xué)以致用的目的，最后采用實(shí)際操作與理論考核并行的考核方式，對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行檢驗(yàn)。
（3）鼓勵(lì)開展業(yè)務(wù)自學(xué)。作為已在職的工作人員，培訓(xùn)學(xué)習(xí)畢竟只能作為學(xué)習(xí)的輔助手段，還需工作人員針對(duì)工作中的不足之處進(jìn)行自學(xué)，以提高工作能力，在單位中可以鼓勵(lì)檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、外語(yǔ)能力以及檔案管理方面的課程學(xué)習(xí)，通過不影響工作的情況下，鼓勵(lì)檔案管理人員考取技能等級(jí)，進(jìn)行鼓勵(lì)之余，將知識(shí)轉(zhuǎn)化為能力，運(yùn)用到實(shí)際的檔案管理之中。首先，檔案管理人員應(yīng)積極參加培訓(xùn)，不斷地增強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，熟練掌握檔案的管理理論和方法，其次，檔案人員需具備豐富的文字知識(shí)、寫作知識(shí)等與檔案相關(guān)的基礎(chǔ)知識(shí)，以備開展檔案記編工作。
四、小結(jié)
1 當(dāng)前檔案管理工作的問題
（1）缺乏檔案管理意識(shí)。首先，檔案管理認(rèn)識(shí)不深。一些企業(yè)并沒有將檔案管理作為企業(yè)的基礎(chǔ)工作進(jìn)行對(duì)待，也沒有將其上升到企業(yè)的戰(zhàn)略層面，對(duì)檔案和業(yè)務(wù)進(jìn)行了分離，兩者沒有聯(lián)系，對(duì)其聯(lián)系認(rèn)識(shí)不清，不知道開展檔案管理工作的目的和方法。其次，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作比較忽略。部分企業(yè)因?yàn)闊o(wú)法認(rèn)識(shí)到檔案管理在信息化時(shí)代下的重要作用，對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)停留于材料文件的收集整理，認(rèn)為投入后得不到產(chǎn)出，無(wú)法提高業(yè)績(jī)，是一項(xiàng)沒有報(bào)酬的活動(dòng)，因此對(duì)其忽略。最后，缺乏主觀能動(dòng)性。對(duì)檔案管理只停留于形式上，應(yīng)付上級(jí)的檢查考核，并沒有對(duì)檔案給予重視，沒有對(duì)檔案管理工作負(fù)責(zé)。
（2）檔案管理力量薄弱。首先，檔案管理隊(duì)伍水平不高，基層企業(yè)中，檔案管理人員一般都是兼職，來(lái)自于勤雜人員，變動(dòng)比較大，缺乏專業(yè)性，一般都是現(xiàn)學(xué)現(xiàn)做，因此檔案管理比較散亂，沒有規(guī)范。其次，檔案管理質(zhì)量低下。檔案管理人員缺乏基礎(chǔ)知識(shí)，也只能夠做一些簡(jiǎn)單的工作，歸檔規(guī)程中屢屢出錯(cuò)，導(dǎo)致檔案的類別、案卷號(hào)等混亂，使用的時(shí)候，很難根據(jù)索引來(lái)進(jìn)行檔案查找，特別是年代久遠(yuǎn)的檔案，無(wú)法滿足企業(yè)需求。最后，認(rèn)識(shí)不深刻。缺乏對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，無(wú)法提升檔案管理質(zhì)量。
（3）檔案管理觀念陳舊。第一，檔案管理模式比較老。目前的檔案管理工作停留于手工的進(jìn)行檔案收集、整理、編目、檢索等工作，現(xiàn)代化管理模式缺乏，因此檔案管理速度不快，質(zhì)量不高，利用率差。第二，資金投入不足。部分基層企業(yè)因?yàn)榻?jīng)費(fèi)緊張，就減少檔案管理的投入，導(dǎo)致檔案管理工作得不到有效的開展。
（4）管理和服務(wù)聯(lián)系不緊密。第一，檔案門類簡(jiǎn)單。部分企業(yè)對(duì)檔案文書和戶籍進(jìn)行收集，卻沒有對(duì)聲像、事物相關(guān)資料進(jìn)行收集，檔案缺乏完整性。第二，檔案資料流失。因?yàn)楦黝愐蛩貙?dǎo)致檔案的斷層，某個(gè)年代的檔案丟失，部分檔案管理人員將檔案自己保管，認(rèn)為工作起來(lái)可以方便一些，導(dǎo)致檔案損壞和丟失。第三，重管理輕利用?；鶎悠髽I(yè)將檔案收集起來(lái)進(jìn)行管理，卻沒有對(duì)其進(jìn)行使用，僅停留于保存層面上，檔案得不到利用，無(wú)法發(fā)揮價(jià)值，不能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供幫助，導(dǎo)致檔案信息資源的浪費(fèi)。
2 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的對(duì)策
（1）深化認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化責(zé)任感。第一，提升對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，將檔案工作作為基礎(chǔ)工作、日常工作來(lái)開展，定期進(jìn)行研究討論，加強(qiáng)檢查。第二，增加責(zé)任感。檔案管理部門要積極進(jìn)行工作匯報(bào)，對(duì)工作中的難題進(jìn)行上報(bào)，上級(jí)對(duì)檔案管理工作給予重視，增加投入，解決難題，給檔案管理工作提供便利性。
（2）強(qiáng)化培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。一要選準(zhǔn)用好檔案管理人員。將較細(xì)心勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位，企業(yè)及上級(jí)部門要從政治上愛護(hù)他們、生活上關(guān)心他們，鼓勵(lì)他們要干一行、愛一行、專一行，充分激發(fā)他們的潛能和熱情。在崗位調(diào)整時(shí)，要考慮到保持檔案管理員隊(duì)伍穩(wěn)定的重要性，盡量少調(diào)整檔案管理人員，確保該隊(duì)伍的專業(yè)性。二要強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。積極選送檔案干部參加檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵(lì)他們自學(xué)檔案管理知識(shí)，并從時(shí)間和經(jīng)費(fèi)上給予保障，提高檔案干部的實(shí)際操作技能和業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力。要根據(jù)企業(yè)檔案工作發(fā)展的需要，適時(shí)舉辦企業(yè)檔案基礎(chǔ)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，培養(yǎng)適應(yīng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展要求的人才。
【中圖分類號(hào)】G2 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A
【文章編號(hào)】1007-4309（2012）07-0100-1.5
為了增強(qiáng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)能力，方便科研人員查閱、借閱有關(guān)地質(zhì)和科研成果資料，我單位引進(jìn)了侏羅紀(jì)公司研發(fā)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。為管理人員提供了掌握地質(zhì)及勘探開發(fā)成果情況的瀏覽平臺(tái)，使大批量的資料信息一次入庫(kù)成為現(xiàn)實(shí)，對(duì)科學(xué)決策和快速指揮，解決科研和生產(chǎn)上的問題，降低檔案人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率起到了積極作用。如在30萬(wàn)份資料中找到自己需要的1份資料，以前需1個(gè)多小時(shí)才能找到，而今自己用鼠標(biāo)點(diǎn)擊幾下就可輕松完成；之前必須到庫(kù)房現(xiàn)場(chǎng)的借閱工作現(xiàn)在轉(zhuǎn)變?yōu)樵谵k公室的一臺(tái)電腦前操作幾步即可完成。
一、檔案信息管理系統(tǒng)概述
檔案信息管理系統(tǒng)是一個(gè)以人為主導(dǎo)，利用計(jì)算機(jī)硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)、通訊設(shè)備等，對(duì)地質(zhì)成果數(shù)據(jù)勘探開發(fā)科研報(bào)告進(jìn)行全面的收集、傳輸、加工、存儲(chǔ)、更新和維護(hù)，產(chǎn)生有利于科研開發(fā)的資料檔案信息，支持企業(yè)高層決策，中層控制，基層運(yùn)作的集成化人機(jī)系統(tǒng)。
二、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀
在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步將檔案資料電子文檔保存作為工作的重點(diǎn)，收集大量的科研成果和單機(jī)數(shù)據(jù)光盤，并對(duì)電子檔案進(jìn)行處理轉(zhuǎn)輸上傳服務(wù)器，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的目的，其基本功能如下：1.網(wǎng)上應(yīng)用板塊：在研究院主頁(yè)信息管理欄“數(shù)字檔案管理系統(tǒng)”進(jìn)行登陸，可查詢研究院已歸檔資料目錄；在線填寫檔案資料借閱申請(qǐng)；下載檔案資料專用瀏覽器在線閱讀；實(shí)現(xiàn)了在線查詢、借閱和瀏覽的功能，達(dá)到資源共享。2.數(shù)據(jù)管理板塊：對(duì)各類檔案進(jìn)行著錄、轉(zhuǎn)輸、形成電子歸檔章和電子卷脊，打印之后貼在檔案上即可。同時(shí)還可以對(duì)所著資料目錄進(jìn)行維護(hù)，提高資料錄入的適時(shí)性、準(zhǔn)確性。3.數(shù)據(jù)上傳板塊：在著錄完成的第一時(shí)間將電子數(shù)據(jù)上傳，使數(shù)據(jù)可以及時(shí)存入服務(wù)器，既避免了單機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)過多、電子光盤損壞等現(xiàn)象的發(fā)生，又方便了科研人員及時(shí)查閱資料的需求。4.借閱辦理板塊：在線辦理借閱審批手續(xù)，查看登記的在借用戶、待借用戶和催還用戶的信息，及時(shí)了解資料借閱和出庫(kù)情況。5.查詢統(tǒng)計(jì)板塊：可以進(jìn)行檔案庫(kù)統(tǒng)計(jì)、借閱庫(kù)統(tǒng)計(jì)、銷毀庫(kù)統(tǒng)計(jì)的工作，具體細(xì)化為工作量、館藏量、借閱量、歸還量及銷毀記錄的統(tǒng)計(jì)功能。6.系統(tǒng)管理板塊：包括檔案管理系統(tǒng)維護(hù)、用戶管理、角色管理、數(shù)據(jù)訪問規(guī)則管理、主題詞管理、模版庫(kù)管理。各板塊的應(yīng)用使資料保密安全工作有了保障。
三、檔案管理系統(tǒng)存在的問題
我單位的檔案管理系統(tǒng)雖然取得了一定的成績(jī)，但是仍然存在一些問題，下面就現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行分析。
檔案管理軟件缺乏通用性。沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的管理軟件系統(tǒng)，制約了檔案信息電子化管理的進(jìn)程，不能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)有效共享，從而重復(fù)歸檔，浪費(fèi)人力物力；還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，電子檔案的準(zhǔn)確性、可靠性有多少？不確定；標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，我單位檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；電子檔案信息化管理工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息化建設(shè)。越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)；統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能還不能完全滿足檔案工作的要求；檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中熟悉檔案和計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才就更奇缺。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
四、解決檔案管理的對(duì)策方法
制訂統(tǒng)一的地質(zhì)成果、科研成果等電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)有效地維護(hù)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性，保證電子檔案內(nèi)容齊全、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)一致，確保電子檔案得到科學(xué)保管和高效利用。要保證電子檔案的順利采集、整理和保管，還必須制定電子檔案整理的歸檔范圍、保管期限、文件處置表等規(guī)范；檔案部門必須制訂歸檔原數(shù)據(jù)、移交原數(shù)據(jù)、日志文件數(shù)據(jù)、內(nèi)容留痕數(shù)據(jù)、留真信息數(shù)據(jù)、存儲(chǔ)和利用格式等多項(xiàng)細(xì)致的標(biāo)準(zhǔn)。這些標(biāo)準(zhǔn)的研究和制定必須體現(xiàn)技術(shù)的前瞻性、包容性和可操作性，立足當(dāng)前，著眼未來(lái)，充分考慮檔案信息化的應(yīng)用水平。
確立有效的電子檔案管理運(yùn)行機(jī)制，必須實(shí)現(xiàn)檔案管理的流程再造，形成新的檔案信息管理運(yùn)行機(jī)制。在新機(jī)制中，電子檔案的管理不僅僅是檔案資料部門的事情，更需要整個(gè)企業(yè)明確相關(guān)責(zé)任者的職責(zé)。
檔案管理工作是一項(xiàng)政治性及保密性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的十和十八屆三中、是中華全會(huì)精神，深刻領(lǐng)會(huì)科學(xué)發(fā)展觀重要思想，政治方向必須堅(jiān)定，政治思想素質(zhì)必須過硬。自覺用立場(chǎng)、觀點(diǎn)和方法觀察分析問題，解決檔案管理工作中的實(shí)際問題;自覺學(xué)習(xí)黨的路線方針和政策，學(xué)習(xí)檔案管理工作理論;必須樹立正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀，不斷提高政治覺悟和黨性修養(yǎng)。只有這樣，才能明辨是非、實(shí)事求是、堅(jiān)持真理，不斷改正檔案管理工作中存在的不足，才能通過卓有成效的工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作者的人生價(jià)值。
二、專業(yè)知識(shí)要豐富
要適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的要求，檔案管理人員必須徹底改變以往知識(shí)面窄、理解深度不夠的弊端;必須具有一定的歷史知識(shí)、古漢語(yǔ)知識(shí)以及與檔案管理有關(guān)的專業(yè)知識(shí);熟悉和掌握檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、科技檔案管理學(xué)等方面的知識(shí)，同時(shí)，必須大量吸收和掌握其他學(xué)科的知識(shí);進(jìn)一步優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高檔案管理理論素養(yǎng)，形成精、細(xì)、廣、深的知識(shí)結(jié)構(gòu)，努力使自己成為一名專業(yè)知識(shí)與理論素養(yǎng)相互融合、相貫通的“復(fù)合”型人才。要重點(diǎn)熟悉和掌握檔案材料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等環(huán)節(jié)，熟練每個(gè)環(huán)節(jié)工作流程，培養(yǎng)自己的檔案管理信息編研、開發(fā)利用能力，努力使自己成為一名檔案管理、信息開發(fā)工作的多面手。
三、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)要熟練
數(shù)字化管理已成為當(dāng)今檔案管理工作的發(fā)展目標(biāo)。要提高檔案管理制度化、規(guī)范化和科學(xué)化管理水平，檔案管理人員必須熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，充分利用計(jì)算機(jī)手段，開展電子文件和電子檔案管理，奠定檔案管理信息化基礎(chǔ)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息收集、整理、編目檢索、存儲(chǔ)保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作，逐步向自動(dòng)化發(fā)展，這對(duì)檔案管理工作者提出了新的、更高的要求。目前，許多單位正在強(qiáng)力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，這就要求檔案管理人員必須熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，熟練利用掃描儀、攝像機(jī)等設(shè)備，對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化處理、加工、壓縮成JPG、TIF、PDF等格式，進(jìn)行信息化管理。檔案管理人員只有具備計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)和操作方法，才能適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的需要。
