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[摘要] 本文探討了有關物流條碼技術特點和物流條碼標識的內(nèi)容，并通過對臨床檢驗試劑在物流管理中使用二維碼降低了物流成本，縮短了送貨時間等優(yōu)點的分析，突出了在現(xiàn)代臨床檢驗試劑管理中采用二維碼技術的必要性，二維碼技術的運用對體外診斷試劑從準入、出庫、運輸、驗貨、入庫使用以及結算的各個流程進行了有效的管理，完成了物流、資金流、信息流的協(xié)調、組織和控制，使體外檢驗試劑的管理上升到一個新的高度。
[
關鍵詞 ] 體外診斷試劑；物流；二維碼；數(shù)據(jù)庫管理；成本控制
[中圖分類號] R426.72
[文獻標識碼] A
[文章編號] 1672-5654（2014）11（a）-0053-02
1 實現(xiàn)二維碼物流管理的必要性
①二維碼的應用，似乎在一夜之間滲透進人們生活的各個方面，廣告、報章雜志、火車票、快餐店、電影院以及各類商品的外包裝上都可見到二維碼的身影。作為互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)鏈中的一個環(huán)節(jié)，二維碼的應用如此收到關注與其自身的優(yōu)勢是密不可分的。而在醫(yī)療機構體外診斷試劑的管理領域也將迎來這樣一場二維碼革命的浪潮。在2007年6月國家食品藥品監(jiān)督管理局頒布的關于體外診斷試劑的注冊管理辦法以來，各大醫(yī)療機構對于體外診斷試劑的管理日益規(guī)范化和完善化。但體外診斷試劑種類繁多、專業(yè)性強、大部分產(chǎn)品對運輸及存放條件有嚴格要求的特點使得實現(xiàn)體外診斷試劑的二維碼物流管理工作事在必行。
②二維碼技術是目前為止世界上實用性最強，經(jīng)濟性最優(yōu)的一種自動識別技術，二維碼技術具有采集信息量大、可靠性高、輸入速度快、實用靈活等特點。二維碼技術在如今人們的工作和生活領域的應用是非常廣泛的，且現(xiàn)代人們所使用的移動終端設備大部分也自帶二維碼識別功能。因此二維碼技術作為數(shù)據(jù)自動輸入和標識的一種手段，在現(xiàn)代倉儲管理、商業(yè)自動化管理，文件分類管理方面都有很突出的表現(xiàn)。
③二維碼是一種由特定的幾何圖形按照一定的規(guī)律在平面（二維方向）上分布的黑白相間的圖形，是所有信息數(shù)據(jù)的一把鑰匙。它具有編碼范圍廣、譯碼可靠性高、糾錯能力強、信息容量大、防偽能力強等優(yōu)點。
④二維碼依靠它強大的信息儲存量能夠把儲存于數(shù)據(jù)庫后臺中的信息包含在二維碼中，且二維碼擁有防偽功能和錯誤糾正功能增加了數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。二維碼的眾多優(yōu)勢決定了它在醫(yī)療機構體外診斷試劑管理中所取得的重要地位。
2 二維碼的特點
2.1信息容量大
二維碼符號是一個多行、連續(xù)性、可變長、包含大量數(shù)據(jù)的符號標識，每個條碼有3~90行，每一行分為三個部分分別是起始部分、數(shù)據(jù)部分和終止部分。它的字符集包含所有字符，最大數(shù)據(jù)含量是1850個字符。
2.2容錯能力強
與一維碼只具有校驗功能相比，二維碼不僅能防止錯誤，還能糾正錯誤，即使某部分出現(xiàn)損壞，也能將正確的信息還原出來。
2.3成本低，易制作
二維碼可以印制在各種常見的條碼載體上，可以用各種標準的印制或打印技術印制。如：噴墨打印、激光打印、熱敏/熱轉印條碼打印機打印等。普通打印設備均能打印且傳真件也能閱讀，二維碼的尺寸也可調節(jié)以適應不同的打印空間。
2.4可靠性高
在數(shù)據(jù)庫的管理測試中，二維碼也表現(xiàn)了其極高的可靠性。在閱讀2300萬個條碼符號中，沒有一例譯碼錯誤。而且可引入加密措施，提高其防偽性和保密性。
3二維碼服務于試劑流通的整個過程
3.1體外診斷試劑的準入
醫(yī)療機構在更換或增補體外診斷試劑時須向有關管理部門提交各項信息包括公司資質、產(chǎn)品注冊證等信息，試劑管理部門再會同有關部門組織招標或詢價議價確定產(chǎn)品后價格方能準入。
3.2體外診斷試劑數(shù)據(jù)庫的建立
每個品種的試劑在準入后都要進入數(shù)據(jù)庫錄入基本數(shù)據(jù)其中包含產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品規(guī)格、產(chǎn)品編碼、配送商、產(chǎn)品品牌、產(chǎn)品原產(chǎn)地、進貨單位、產(chǎn)品有效期限、藥品注冊證期限或產(chǎn)品醫(yī)療器械、產(chǎn)品注冊證號、產(chǎn)品合格證號等一系列有關數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)都是生成二維碼的基本要素。試劑管理部門將產(chǎn)品的有效信息錄入到二維碼中并打印帶有二維碼的標簽。試劑管理部門的工作人員將各種體外診斷試劑的二維碼標簽分發(fā)給各供應商，要求各供應商在產(chǎn)品出庫時將二維碼標簽粘貼在產(chǎn)品包裝箱上。
3.3體外診斷試劑的訂購
每個體外診斷試劑的使用科室都確立一名試劑訂購責任人，由該責任人在該醫(yī)療機構的內(nèi)部辦公平臺上提出領用試劑的申請，再由相關工作人員進行審批。試劑使用科室在取得申購確認后，再由試劑管理部門工作人員負責聯(lián)系相應的供貨商送貨。貨物到達科室后，由科室試劑訂購責任人、試劑管理部門工作人員及供貨商三方共同驗貨。在產(chǎn)品的包裝箱上粘貼有二維碼標簽，碼中產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品規(guī)格、產(chǎn)品編碼、配送商、產(chǎn)品品牌、產(chǎn)品原產(chǎn)地、進貨單位、產(chǎn)品有效期限、藥品注冊證期限或產(chǎn)品醫(yī)療器械、產(chǎn)品注冊證號、產(chǎn)品合格證號等一系列有關數(shù)據(jù)，將這些數(shù)據(jù)與實際貨物逐一核對無誤后，試劑管理部門工作人員使用數(shù)據(jù)采集器讀取二維碼，并錄入數(shù)據(jù)庫。然后由科室試劑訂購責任人將試劑入庫。
3.4體外診斷試劑的報銷與結算
試劑管理部門工作人員在每月月底將每家供貨商入庫試劑總量進行匯總并通知供貨商攜帶相關送貨憑證進行核對，核對無誤后通知供貨商開具相關金額的發(fā)票到試劑管理部門辦理結算手續(xù)。最終將已審核確認的票據(jù)信息交由財務管理部門進行最終的審核和報賬工作。使用數(shù)據(jù)采集器錄入省去了以往的手工錄入，將數(shù)據(jù)采集器上的有關數(shù)據(jù)上傳到電腦數(shù)據(jù)庫中，擺脫了以往的紙張管理辦法，節(jié)省了人力及物流成本，使無紙化辦公成為可能。二維碼的運用滲透到體外診斷試劑管理的各個環(huán)節(jié)，醫(yī)療機構相關部門的工作人員都可以通過登入院內(nèi)辦公平臺查詢各批次的體外診斷試劑的相關信息，還可通過各自移動終端上的掃碼功能在產(chǎn)品的外包裝上查詢到產(chǎn)品的相關信息，追溯產(chǎn)品的來源，使得體外診斷試劑的管理工作更加規(guī)范化和透明化。
4對實現(xiàn)體外診斷試劑二維碼管理的幾點思考
①實現(xiàn)體外診斷試劑的二維碼管理可以有效的控制檢驗成本，醫(yī)療機構的所有體外診斷試劑的采購都由試劑管理部門進行統(tǒng)一管理,在試劑的準入環(huán)節(jié)由試劑管理部門負責收集、匯總及審核資料。并會同財務、審計、監(jiān)察、紀委、試劑使用科室等相關管理部門及供貨商共同詢價、議價、定價?？梢詮娜矫姘盐赵噭﹥r格、控制試劑成本。并將準入產(chǎn)品的一系列信息錄入數(shù)據(jù)庫生成二維碼，一種試劑就對應一個編碼。使產(chǎn)品所有的信息都固定化、完整化。有效的控制了檢驗成本。
②二維碼技術的實現(xiàn)提高了醫(yī)療機構的工作效率，以往在體外診斷試劑管理的各個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生大量的票據(jù)，需要各個部門安排專人進行錄入、核對以及保管，而二維碼技術的介入實現(xiàn)了無紙化辦公，并使體外診斷試劑從準入、出庫、運輸、到貨、驗貨、結算等各個環(huán)節(jié)都做到了與電子數(shù)據(jù)庫的無縫對接，使體外診斷試劑的各個環(huán)節(jié)的重要信息都可以方便快捷的傳入計算機數(shù)據(jù)庫中，大大提高了體外診斷試劑的工作效率，并且能使體外診斷試劑管理工作的準確性和可靠性大大的提高。
③通過二維碼技術將所有產(chǎn)品都建立了相應的電子檔案，將試劑管理工作由紙質管理過渡到電子化檔案管理，提高了試劑檔案管理的效率、提高了試劑檔案管理的準確性，節(jié)省了人力資源，優(yōu)化了管理模式。并在體外診斷試劑的準入、訂購、驗貨及結算實現(xiàn)了全方位監(jiān)管。滿足了國家食品藥品監(jiān)督管理局對醫(yī)療機構試劑管理的相關要求，使體外診斷試劑管理工作更加合法化、合規(guī)化。
④二維碼技術將體外診斷試劑準入、體外診斷試劑的配送、體外診斷試劑的數(shù)據(jù)庫檔案管理、體外診斷試劑的訂購、體外診斷試劑的入庫、體外診斷試劑的使用及體外診斷試劑的最終結算工作有效的銜接起來。使得體外診斷試劑管理的各個環(huán)節(jié)更加透明化，有效的避免和預防了試劑管理部門工作人員和試劑使用科室工作人員利用職權犯罪的風險，保護了工作人員的權益和醫(yī)療機構的利益。
⑤二維碼技術具有信息量大、糾錯能力強、識讀速度快、全方位識讀等特點，這些優(yōu)點使得它在體外診斷試劑的管理中表現(xiàn)出了突出性能和優(yōu)勢。二維碼技術在體外診斷試劑管理領域中的運用，使得整個管理系統(tǒng)達到了一個全新的高度，它將體外診斷試劑的各種信息的流動進行了有效的管理，完成了其中物流、信息流、資金流及業(yè)務流的組織、計劃、控制和協(xié)調。二維碼技術在體外診斷試劑管理的整個環(huán)節(jié)中起到了及其重要的作用。
[
參考文獻]
[1] 徐丹，謝小杰，吳俊.基于二維碼技術的自動化倉庫管理系統(tǒng)的設計[J].計算機與數(shù)字工程，2013（120）：150-155.
[2] 姜美蓮，周知宇，鄭晗.手機二維碼應用模式研究[J].價值工程，2012（5）：181-181.
[3] 黃進，朱美才，高和.醫(yī)院試劑管理中的難點和策略[J].中華醫(yī)院管理雜志，2001，20（9）：466.
[4] 陳家貴，李楊.2012年中國經(jīng)濟形勢分析與預測[M].北京：社會科學文獻出版社，2011.
1.2二維碼是一種由特定的幾何圖形按照一定的規(guī)律在平面（二維方向）上分布的黑白相間的圖形，是所有信息數(shù)據(jù)的一把鑰匙。它具有編碼范圍廣、譯碼可靠性高、糾錯能力強、信息容量大、防偽能力強等優(yōu)點。
1.3二維碼依靠它強大的信息儲存量能夠把儲存于數(shù)據(jù)庫后臺中的信息包含在二維碼中，且二維碼擁有防偽功能和錯誤糾正功能增加了數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。二維碼的眾多優(yōu)勢決定了它在醫(yī)療機構體外診斷試劑管理中所取得的重要地位。
2二維碼的特點
2.1信息容量大
二維碼符號是一個多行、連續(xù)性、可變長、包含大量數(shù)據(jù)的符號標識，每個條碼有3~90行，每一行分為三個部分分別是起始部分、數(shù)據(jù)部分和終止部分。它的字符集包含所有字符，最大數(shù)據(jù)含量是1850個字符。
2.2容錯能力強
與一維碼只具有校驗功能相比，二維碼不僅能防止錯誤，還能糾正錯誤，即使某部分出現(xiàn)損壞，也能將正確的信息還原出來。
2.3成本低，易制作
二維碼可以印制在各種常見的條碼載體上，可以用各種標準的印制或打印技術印制。如：噴墨打印、激光打印、熱敏/熱轉印條碼打印機打印等。普通打印設備均能打印且傳真件也能閱讀，二維碼的尺寸也可調節(jié)以適應不同的打印空間。
2.4可靠性高
在數(shù)據(jù)庫的管理測試中，二維碼也表現(xiàn)了其極高的可靠性。在閱讀2300萬個條碼符號中，沒有一例譯碼錯誤。而且可引入加密措施，提高其防偽性和保密性。
3二維碼服務于試劑流通的整個過程
3.1體外診斷試劑的準入
醫(yī)療機構在更換或增補體外診斷試劑時須向有關管理部門提交各項信息包括公司資質、產(chǎn)品注冊證等信息，試劑管理部門再會同有關部門組織招標或詢價議價確定產(chǎn)品后價格方能準入。
3.2體外診斷試劑數(shù)據(jù)庫的建立
每個品種的試劑在準入后都要進入數(shù)據(jù)庫錄入基本數(shù)據(jù)其中包含產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品規(guī)格、產(chǎn)品編碼、配送商、產(chǎn)品品牌、產(chǎn)品原產(chǎn)地、進貨單位、產(chǎn)品有效期限、藥品注冊證期限或產(chǎn)品醫(yī)療器械、產(chǎn)品注冊證號、產(chǎn)品合格證號等一系列有關數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)都是生成二維碼的基本要素。試劑管理部門將產(chǎn)品的有效信息錄入到二維碼中并打印帶有二維碼的標簽。試劑管理部門的工作人員將各種體外診斷試劑的二維碼標簽分發(fā)給各供應商，要求各供應商在產(chǎn)品出庫時將二維碼標簽粘貼在產(chǎn)品包裝箱上。
3.3體外診斷試劑的訂購
每個體外診斷試劑的使用科室都確立一名試劑訂購責任人，由該責任人在該醫(yī)療機構的內(nèi)部辦公平臺上提出領用試劑的申請，再由相關工作人員進行審批。試劑使用科室在取得申購確認后，再由試劑管理部門工作人員負責聯(lián)系相應的供貨商送貨。貨物到達科室后，由科室試劑訂購責任人、試劑管理部門工作人員及供貨商三方共同驗貨。在產(chǎn)品的包裝箱上粘貼有二維碼標簽，碼中產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品規(guī)格、產(chǎn)品編碼、配送商、產(chǎn)品品牌、產(chǎn)品原產(chǎn)地、進貨單位、產(chǎn)品有效期限、藥品注冊證期限或產(chǎn)品醫(yī)療器械、產(chǎn)品注冊證號、產(chǎn)品合格證號等一系列有關數(shù)據(jù)，將這些數(shù)據(jù)與實際貨物逐一核對無誤后，試劑管理部門工作人員使用數(shù)據(jù)采集器讀取二維碼，并錄入數(shù)據(jù)庫。然后由科室試劑訂購責任人將試劑入庫。
3.4體外診斷試劑的報銷與結算
試劑管理部門工作人員在每月月底將每家供貨商入庫試劑總量進行匯總并通知供貨商攜帶相關送貨憑證進行核對，核對無誤后通知供貨商開具相關金額的發(fā)票到試劑管理部門辦理結算手續(xù)。最終將已審核確認的票據(jù)信息交由財務管理部門進行最終的審核和報賬工作。使用數(shù)據(jù)采集器錄入省去了以往的手工錄入，將數(shù)據(jù)采集器上的有關數(shù)據(jù)上傳到電腦數(shù)據(jù)庫中，擺脫了以往的紙張管理辦法，節(jié)省了人力及物流成本，使無紙化辦公成為可能。二維碼的運用滲透到體外診斷試劑管理的各個環(huán)節(jié)，醫(yī)療機構相關部門的工作人員都可以通過登入院內(nèi)辦公平臺查詢各批次的體外診斷試劑的相關信息，還可通過各自移動終端上的掃碼功能在產(chǎn)品的外包裝上查詢到產(chǎn)品的相關信息，追溯產(chǎn)品的來源，使得體外診斷試劑的管理工作更加規(guī)范化和透明化。
4對實現(xiàn)體外診斷試劑二維碼管理的幾點思考
①實現(xiàn)體外診斷試劑的二維碼管理可以有效的控制檢驗成本，醫(yī)療機構的所有體外診斷試劑的采購都由試劑管理部門進行統(tǒng)一管理,在試劑的準入環(huán)節(jié)由試劑管理部門負責收集、匯總及審核資料。并會同財務、審計、監(jiān)察、紀委、試劑使用科室等相關管理部門及供貨商共同詢價、議價、定價?？梢詮娜矫姘盐赵噭﹥r格、控制試劑成本。并將準入產(chǎn)品的一系列信息錄入數(shù)據(jù)庫生成二維碼，一種試劑就對應一個編碼。使產(chǎn)品所有的信息都固定化、完整化。有效的控制了檢驗成本。
②二維碼技術的實現(xiàn)提高了醫(yī)療機構的工作效率，以往在體外診斷試劑管理的各個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生大量的票據(jù)，需要各個部門安排專人進行錄入、核對以及保管，而二維碼技術的介入實現(xiàn)了無紙化辦公，并使體外診斷試劑從準入、出庫、運輸、到貨、驗貨、結算等各個環(huán)節(jié)都做到了與電子數(shù)據(jù)庫的無縫對接，使體外診斷試劑的各個環(huán)節(jié)的重要信息都可以方便快捷的傳入計算機數(shù)據(jù)庫中，大大提高了體外診斷試劑的工作效率，并且能使體外診斷試劑管理工作的準確性和可靠性大大的提高。
③通過二維碼技術將所有產(chǎn)品都建立了相應的電子檔案，將試劑管理工作由紙質管理過渡到電子化檔案管理，提高了試劑檔案管理的效率、提高了試劑檔案管理的準確性，節(jié)省了人力資源，優(yōu)化了管理模式。并在體外診斷試劑的準入、訂購、驗貨及結算實現(xiàn)了全方位監(jiān)管。滿足了國家食品藥品監(jiān)督管理局對醫(yī)療機構試劑管理的相關要求，使體外診斷試劑管理工作更加合法化、合規(guī)化。
物資采購是煤炭企業(yè)進行經(jīng)營管理的重要內(nèi)容之一，也是確保煤炭企業(yè)正常運行的保障性工作?，F(xiàn)在的物價普遍較高，價格波動較大，這對于做好物資采購具有十分重要的意義。筆者結合煤炭企業(yè)的采購工作，就煤炭企業(yè)降低采購成本的方法進行探討。
1.影響采購成本的主要因素
物資采購成本是影響煤炭企業(yè)最大化利潤目標實現(xiàn)的重要因素。因此，要想降低每天企業(yè)物資采購成本，就必須對影響采購成本的因素進行分析，主要有以下幾個方面的因素：一是采購的價格。采購價格越過，則采購成本就越高，反之亦然。二是采購的數(shù)量。不論是進行批量采購，還是進行單件采購，都會對采購成本產(chǎn)生直接的影響；三是物流信息對采購成本的影響。現(xiàn)在是信息時代，物流信息直接影響著采購，如果信息不暢通，就會使采購成本受嚴重的影響。四是運輸方式對采購成本的影響：里程、費用、時間等都會影響物資采購成本；除此以外，儲備方式、采購策略、員工素質等都會對采購成本產(chǎn)生直接的影響。
2.煤炭企業(yè)降低采購成本的有效方法
2.1完善采購制度，夯實管理基礎
一是不斷完善采購制度。通過構建完善的采購制度，來規(guī)范管理，減少部門之間的推諉扯皮，提高工作效率，嚴防出現(xiàn)各種漏洞。在進行物資采購時，必須抓好計劃、審批、詢價、等各個環(huán)節(jié)及各項內(nèi)容。尤其應該狠抓招投標、合同簽訂與履行及質量驗收這幾個關鍵點。二是狠抓供貨商檔案管理。充分利用計算機信息技術。將供應商的信息建立專門的檔案進行保存，這樣可以對供應商的履約實行后續(xù)跟蹤動態(tài)評價，給后續(xù)采購提高重要的參考依據(jù)。檔案信息應該統(tǒng)一編號，標注好每個供應商的聯(lián)系方式、支付方式、期限、品質評價、供貨情況等全方位信息。在建立檔案時，必須經(jīng)過嚴格地審核，只有通過審核的供應商資料才能存檔，在后續(xù)的采購中，必須從已經(jīng)通過信息審核的商家中選擇。
2.2注重商家考核，嚴控采購價格
凡是重要物質的供貨商家，必須通過有關部門的聯(lián)合考核后才能夠列入被選供貨商家的行列。在對供應商進行考核，可以從以下幾個方面入手：第一，注重品牌及信譽考核。對于供應商的品牌、信譽等信息進行全面摸底調查，根據(jù)調查情況，再進行初步的論證和分析，初步考核通過后可以先采購少量的物質。可以根據(jù)合作情況及實際需要，慢慢提高采購量，將合作效果好的商家作為來年合作的主要備選對象。第二，建好采購材料價格檔案。采購最核心的就是因素就是價格。在采購信息庫中，不僅要包括計劃價格、報價、合同價，還要收集好不同時期、市場的各種價格信息，確保價格信息的真實、可靠和科學，為達到質優(yōu)價廉的目的打下堅實的基礎。在采購時，將采購將去上一年度的同期采購價格進行對比，原則不能夠超過這一價格。
2.3遵循采購規(guī)律，增加管理實效
市場價格規(guī)一般會隨著季節(jié)及供求情況而不斷變化，因此，在物資采購管理上，只有摸清這種規(guī)律，并嚴格遵循這種規(guī)律，方能夠掌握好最佳的采購時機，從而達到降低采購成本的根本目的。一是根據(jù)季節(jié)變化進行采購。以采購木材為例，2月份是采伐期。如果在這個時期能夠根據(jù)全年的木材需求量實行一次采購到位，能夠節(jié)約大量的采購成本。再以采購金屬材料為例，沒到冬季，是鋼材的淡季，容易出現(xiàn)大幅度的價格波動。作為采購人員，必須充分摸清價格變化規(guī)律，瞄準時間，迅速出擊，在價格低迷是大批量地采購鋼材，也能夠節(jié)約大量的采購成本。二是競爭招標。通過競爭招標，將采購價格降到最低?？梢远噙x幾個的供應商，通過不同商家的相互比較及牽制，從而確保煤炭企業(yè)在談判獲得有利的地位。三是做好應急采購。對采購量大、成本高的物資，可以直接與生產(chǎn)制造廠家聯(lián)系，實行直接采購，免去中間環(huán)節(jié)，這樣不但可以大大減少采購成本，而且能夠獲得更好的售后服務。
2.4做好采購物資的儲備和管理
一是加強物資的使用管理。包括科學準確地編制采購計劃，避免過多采購物資而導致擠壓和浪費。特別是應該加強物資使用過程管理，實行材料儲備、收發(fā)的登記，誰出問題，誰負責，堅決遏制人為地破壞煤炭企業(yè)采購的物資，想方設法減少物資的消耗。二是盡可能地采購性價比高、經(jīng)濟實惠的材料，以達到節(jié)約降耗的根本目的，這也是降低采購的一個重要途徑。
結語
綜上所述，降低采購成本是實現(xiàn)煤炭企業(yè)經(jīng)濟目標的重要途徑。作為采購部門，必須充分了解影響到采購成本的諸多因素，不斷完善采購管理制度，建立供應商的檔案信息庫，注重商家的考核，嚴格遵循采購規(guī)律，嚴控采購價格，并注重物資的使用管理，只有做好這一系列的工作，才能夠從根本上達到降低采購成本的目的。
參考文獻：
[1]李金華，于麗靜.關于企業(yè)降低采購成本方法的探討[J].華章，2011（6）
一般地說,基建項目建設都是招投標后由專業(yè)建設單位實施的,因工程參建單位往往首先考慮經(jīng)濟效益,把控制工程投資、進度和質量作為工作中心任務,對工程檔案資料的收集、整編等重視不夠,輕項目文件及檔案資料的現(xiàn)象較普遍,檔案資料收集混亂,質量不高,無法做到檔案工作與工程進度同步,即使有檔案管理方面的制度也形同虛設,缺乏約束力,起不到應有的作用,不能確保工程檔案收集的完整、準確、系統(tǒng)。
要解決工程檔案資料收集的這一困窘,筆者認為,利用合同控制來強化參建單位、供貨單位的檔案資料歸集、移交,是行之有效的方法之一。建設項目的資料大多產(chǎn)生于建設合同的執(zhí)行過程中。項目檔案資料的收集就應該從合同抓起。企業(yè)要在與施工方、監(jiān)理方、設備供貨商簽訂合同時就將檔案資料的歸集、移交提出具體細致的要求,設立專門條款,明確規(guī)定設計單位、監(jiān)理單位、施工單位對項目文件的收集、整理、移交責任和違約責任等;規(guī)定施工單位、供貨商的資料移交手續(xù)與“質量保證金”、“工程結算”、“工程尾款”等掛鉤,通過將項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理的措施,強化各參建單位的責任,以及相關經(jīng)濟處罰措施,與其經(jīng)濟利益掛鉤。同時,在合同執(zhí)行過程中,要認真進行檢查督導,并以合同內(nèi)容為依據(jù),對施工方加以考核,督促,定期召集有關參建單位檔案管理人員參加檔案資料收集工作協(xié)調會議,通報各項工程項目進度和該項目檔案資料收集工作進度,促進施工方、供貨方及時做好資料整理、歸檔和移交,避免完工后再補資料。這樣,利用合同控制,輔以經(jīng)濟手段,從源頭抓檔案資料的收集工作,可以達到較好的效果。
二、投資方與建設方雙方擔責,共同負責檔案資料的收集
基建項目的檔案資料的收集工作是一件十分復雜的工作,投資方與建設方必須協(xié)作作戰(zhàn),共同全程負責檔案資料的收集。一般地說,因為項目建成后為投資方長期使用,投資方比較重視檔案資料的收集;筆者認為,建設單位同樣應該十分重視工程檔案資料收集工作,須明確一位主要領導分管,配備檔案資料管理人員,統(tǒng)一管理工程檔案資料。項目檔案資料的收集工作,建設方不能馬虎從事,投資方不能被動地接收,因此,最好的方法是雙方明確項目檔案員全程跟蹤收集。這里,雙方領導的重視無疑是非常重要的,可以設立一個有雙方領導參加的工程檔案收集領導小組,項目雙方各自明確一名或數(shù)名專(兼)基建項目檔案員,作為項目檔案資料收集小組成員,全程負責工程項目資料的跟蹤收集工作。基建項目工程涉及的專業(yè)知識多,雙方檔案資料管理人員要互相配合。一方面,投資方的檔案人員應親臨施工現(xiàn)場,收集資料。根據(jù)工程進度,與項目經(jīng)理、施工員甚至領班密切聯(lián)系,針對性地列出需收集的資料名目,主動出擊;另一方面,建設方的檔案人員要做到邊施工、邊收集資料,積極配合,做到資料真實完備、記錄準確符合規(guī)范要求,及時整理移交。這樣,投資方與建設方共同擔責,可以確保資料收集工作有序進行。
三、注重項目電子檔案資料的收集
1. 要第一時間收集電子檔案資料。在基建項目中,傳統(tǒng)的紙質文件、圖紙等檔案資料人們比較看重,而計算機中的各種電子文件往往不會引起人們的重視,有時會忽視它的檔案資料價值,沒有及時的收集存儲。而沒有及時收集存儲的電子資料很容易因為主觀或客觀的原因而消失,如病毒的入侵、人員的誤操作、存儲介質容量不夠等等。因此,我們要十分注重電子檔案資料形成后第一時間的收集、備份,并存儲于能夠脫機保存的載體上。
2. 要盡量運用通用軟件、采用標準格式存儲。隨著技術的進步,計算機的各種軟件版本升級頻繁。要保證信息的長期保存和便捷利用,我們應該盡量采用使用廣泛的通用軟件,同時盡量采用標準格式的儲存方式。專用軟件產(chǎn)生的電子文件,應盡量轉換成為通用格式;通用軟件產(chǎn)生的電子資料,收集時應注意收集其軟件版本型號和相關參數(shù),并注意相關軟件的版本適用性。專用軟件產(chǎn)生的電子文件如不能轉換為通用格式,應注明專業(yè)軟件的名稱和版本,或者在收集時連同專用軟件一并收集,為今后檔案的檢索和查詢提供必要條件。
3. 要切實做好電子檔案資料的安全管理。電子檔案資料收集的安全管理萬萬不可忽視,它是后期資料整理的前提。目前,網(wǎng)絡使用日益廣泛,項目管理中又存在經(jīng)常大量的與相關方進行數(shù)據(jù)交換和傳遞。要防止病毒傳播,必須做好項目電子檔案資料的安全管理。首先是該加密的要及時加密,以限制無授權權限相關方進行編輯、復制等;其次,保存項目電子檔案的計算機應專人使用和管理,經(jīng)常修改登錄密碼。再次是安裝并及時更新殺毒軟件,及時進行備份等。
四、工程項目檔案資料收集應“不分巨細”忌“抓大放小”
基建項目檔案資料門類多、來源廣、周期長、內(nèi)容雜,收集工作十分繁復。整個建設項目應該收集的檔案資料數(shù)量龐雜,有“大”(如勘測設計圖紙)有“小”(如一項檢測記錄),我們進行資料收集時應該“不分巨細” 悉數(shù)保存。同時,我們在資料收集時切忌“抓大放小”。在收集資料時,重要的會議記錄、圖紙等“大資料”我們往往會及時收集,而建筑材料單據(jù)等“小資料”卻常常被忽視。這種情況必須引起我們足夠的重視。在收集過程中,凡是具有保存價值的各種形式的歷史記錄,必須應收盡收。尤其要做好項目建成后行將消失或將被隱藏的部分的資料,行將消失的部分如在拆遷過程中形成的材料,包括拆遷前的實景照片、錄像、前期測量圖紙、拆遷協(xié)議等;項目建成后將被隱藏的部分如地基資料、地下管線資料等。原始的東西往往是最寶貴的東西,在大量的收集留存的基礎上“去粗取精”,才能夠確?；椖繖n案整理工作的高質量。
參考文獻:
[1]國家安全生產(chǎn)監(jiān)督管理總局:基本建設項目檔案管理辦法.
在企業(yè)經(jīng)濟活動的過程中，采購是不可缺少的重要環(huán)節(jié)，同時采購更是企業(yè)產(chǎn)品成本控制的重中之重，控制企業(yè)的采購成本對于不斷提升企業(yè)的綜合競爭實力來說具有高度的戰(zhàn)略意義。特別是在全球經(jīng)濟一體化背景下，企業(yè)要想在這樣激烈的市場競爭中立于不敗之地，就必須要做好企業(yè)采購的成本控制，采取積極的應對措施，通過控制采購成本來規(guī)避潛在的經(jīng)濟風險，從而有效地促進企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。
一、 影響企業(yè)采購成本的相關因素
企業(yè)的經(jīng)營和管理的目的始終是為了實現(xiàn)利潤的最大化，收入與成本的差就是企業(yè)所追逐的最終利潤，因此，成本因素直接影響著企業(yè)最終回收利潤的高低。采購成本具有兩大特征，分別是多樣性和動態(tài)性，對企業(yè)采購成本造成影響的主要因素首先是物資采購的價格。采購價格是組成企業(yè)費用和成本的重要組成部分，其決定著采購成本的高低；第二是采購數(shù)量。采購數(shù)量首先必須要以批量生產(chǎn)物品核算定額與儲備定額為基本前提，可以說采購的數(shù)量越大，那么單位成本的價格就會越低；第三是物流信息。物流信息簡而言之就是物資性能、價格以及質量等綜合信息；第四是物資的配送方式。采購物品的運輸里程數(shù)越少那么耗費的時間就越短，相應的費用也就越少，因此采購成本就更低；第五是物品的儲備方式。物品的儲備方式主要體現(xiàn)在運費、人力以及資金的占用率方面；第六是采購的策略。采購策略必須要具有一定的靈活性和預見性，才會充分地降低成本的浪費，還能夠在一定程度上節(jié)約成本；最后是采購人員的綜合素質。采購人員的素質是企業(yè)控制采購成本的關鍵因素，因此，采購人員的專業(yè)素質與工作態(tài)度也深刻地影響著企業(yè)采購的成本控制。
二、加強企業(yè)采購成本控制的具體措施
（一）建立健全采購制度
要想提高企業(yè)采購成本控制的有效性就必須首先建立完善、嚴格的采購制度。在相關制度中務必要清晰明確地規(guī)定采購計劃的提出、審批、相關責任的落實、供應商準入以及采購方式等；其次，進一步完善供應商準入制度與檔案管理。對于那些正式合作的供應商，企業(yè)必須要相應地建立檔案與考核評價機制，采用動態(tài)調整模式，加強供應商的競爭，并從中取優(yōu)；最后，建立價格評價體系和價格檔案。從而為采購物資的報價與其歸檔的價格比較提供更好地服務，并根據(jù)價格的不同，分析研究其形成的原因，并定期收集好相關的供應價格信息，最后在全部準備工作做好后，對當前價格水平進行詳細的分析與評價。
（二）對物資商情要定期分析，時刻把握最佳采購時機
全面到來的信息時代，使得信息成為了企業(yè)生存和發(fā)展的關鍵，在當前激烈的市場競爭中，誰掌握的最新的信息，誰就獲得了把握商機的主動權。企業(yè)務必要充分地利用市場信息平臺，積極建立采購資源的信息庫，結合對外部市場的把握以及企業(yè)內(nèi)部的有效管理，充分地收集市場信息，側重分析信息的特點，全面把握市場的價格走向，讓采購工作時刻保持敏感態(tài)度，準確把握最佳的采購機會，從而最大程度地節(jié)約采購資金。
（三）堅持不懈地針對采購人員的職業(yè)道德進行系統(tǒng)的培訓
企業(yè)在聘任采購人員時，要善于挑選那些精明能干、誠實守信，并且具有較高業(yè)務水平和采購經(jīng)驗的人員。一旦出現(xiàn)突況，采購人員能夠從容應對，并能夠對科學的采購提出合理化的建議。可以說一旦在采購人員身上出了問題，那么企業(yè)的經(jīng)濟損失是不可估量的。因此，企業(yè)必須要加強采購人員的職業(yè)培訓，要求采購人員必須要掌握較高的購銷談判知識，能夠清楚地分辨出供應商提供信息的真?zhèn)?，從而最大程度為企業(yè)的采購節(jié)約成本。
（四）不斷開發(fā)新的供貨商，促進競爭的新局面
要動態(tài)的管理和開發(fā)供貨商。最佳手段是刺激競爭，不斷開發(fā)新的、更有競爭力的供貨商，在供貨商之間營造一種相互競爭的氛圍，從而促進供貨商服務的提升以及價格的合理性，給企業(yè)帶來更好的供貨環(huán)境。
（五）通過密切關系，加強對供應商的管理
供需雙方必須要相互信任，構建誠信合作的良好關系，才能實現(xiàn)采購過程中的雙贏局面。如果這種互利互惠的誠信關系無法樹立，勢必會導致到企業(yè)成本的的居高不下。因此，必須要加強供應商的有效管理，改善供購交易關系，重新整合供應商群體，吸納行業(yè)中具有一定競爭實力的供應商進入采購的目標范圍中，加快供應商市場的開發(fā)和培育。
結論：綜上所述，加強對企業(yè)采購的成本控制對于企業(yè)的生存和發(fā)展來說是至關重要的。采購成本控制工作的質量直接影響到企業(yè)的綜合管理水平。因此，在新時期的新形勢下，我們必須要立足當下，因地制宜地從企業(yè)與市場的實際情況出發(fā)，加強對于企業(yè)采購成本控制措施的深入研究，積極借鑒國際國內(nèi)先進的管理經(jīng)驗，不斷加強相關人員的崗位培訓，靈活的采取適合本企業(yè)實際情況的采購成本控制策略，從而促進企業(yè)物資采購成本的有效控制。
參考文獻：
2．生產(chǎn)耗材采購的管理過程與控制對策。
制定相應的管理制度。進行物資采購前，首先為生產(chǎn)耗材制定相關的采購管理制度，建立采購流程，并將責任以及各個工作任務落實到各個負責人中，及時給予對材料相關崗位進行業(yè)務培訓工作。
計劃管理生產(chǎn)耗材。工程部門結合公路項目制定材料計劃時要明確標注所需材料的相關信息，例如名稱、性能、用途、數(shù)量、規(guī)格以及型號等，材料部門在根據(jù)該技術確定采購計劃后，上報審核。在施工過程中可根據(jù)實際情況適當調整。
生產(chǎn)耗材的價格、品質調查。對材料進行采購前首先對價格、品質進行調查：①分析材料計劃所需材料的詳細信息，例如對材料規(guī)格、性能、型號、價格限制、進貨批量、使用時間、以及收貨地點等；②根據(jù)上述信息，通過不同方式調查供貨商以及材料價格等信息；③調查供貨商的各方面情況，例如營業(yè)執(zhí)照、供應能力、企業(yè)資質、售后服務等；④在價格調查過程中大致判斷材料的質量，例如水泥、鋼絞線、瀝青、鋼材、錨具等材料。對于批量較大的材料，例如石灰、石屑、砂、碎石等材料，需抽樣試驗。
生產(chǎn)耗材采購應注意事項。在明確材料供貨商后，要注意明確所購材料的各方面信息：①材料的品種、名稱、型號、規(guī)格、交貨狀態(tài)、包裝方式等；②材料的購買數(shù)量、價格、其他費用、結算方式等；③材料的品質以及驗收方法；④材料的收貨時間、地點以及方式等；⑤材料所采用的運輸工具、方式以及費用等；⑥其他。
制定生產(chǎn)耗材驗收要求。根據(jù)所購材料制定相關的驗收標準：①首先對材料的合格證、檢驗證書以及相關的技術指標等文件進行檢查，要求所有材料均需要具有相關文字資料。其次，材料需通過目測合格后才可送進場，對于不合格的材料上報領導，由上級決定不合格材料的處置；②材料需要在入庫當天辦理手續(xù)，同時建立相應的統(tǒng)計報表與臺賬，入庫時要求對材料的相關信息進行標注，例如入庫日期、數(shù)量、規(guī)格、型號、供貨商等，同時請送貨負責人與驗貨負責人同時簽字確認；③檢驗主要材料時實行雙人檢查制，確保檢驗結果的正確性。
3．生產(chǎn)耗材采購中的常見問題。生產(chǎn)耗材采購中的常見問題：①采購材料的過程簡單，導致采購管理工作出現(xiàn)獨斷的情況；②采購中重成本而輕質量；③采購合同存在漏洞，因合同糾紛引起經(jīng)濟損失；④生產(chǎn)耗材的價格、品質調查方式過于單調，成本控制意識不足。
4．生產(chǎn)耗材的成本控制對策。
生產(chǎn)耗材消耗量控制。材料消耗量控制措施：①優(yōu)化施工技術，在公路工程的施工中推廣節(jié)約用料的新型工藝；②實施材料限額領取制度，以防止材料領取數(shù)量過大造成的浪費現(xiàn)象，對于虧料現(xiàn)象要進行原因分析，同時采取相應的改善措施；③施工現(xiàn)場加強對材料的管理，科學合理堆放材料，預防因二次搬運材料所造成的倉儲、堆放耗損；④實施余料回收制度，將材料耗損情況最小化。
生產(chǎn)耗材成本的核算。在核算生產(chǎn)耗材的成本時，一是要計算材料原計劃消耗量以及實際消耗量的差異，二是要計算材料價格間的差異，從而核算生產(chǎn)耗材的成本。其中，計算價格差價分兩個方面：①計算施工單位材料采購的實際價格與建設單位材料預算價格的差異；②計算分包式施工中，合作施工隊伍材料價格以及施工單位材料采購的實際價格的差異。
機械設備與機械耗材采購的管理過程與控制對策
1．機械設備與機械耗材的采購方式。當采購的機械或機械耗材具備規(guī)模大、數(shù)量多等特點時，則必須采用邀請招標或公開招標的采購方式，在保證品質的前提下，選取價格較優(yōu)惠的投標方。對于需求量較小的機械耗材則進行實地考察，從中選取適合的產(chǎn)品。結合工程部所需機械物資的相關信息制定采購計劃，例如使用時間、規(guī)格以及所需數(shù)量等。
2．機械設備與機械耗材的成本控制。
租賃機械設備的成本控制。租賃發(fā)電機、吊車、壓路機以及攤鋪機等機械設備時，結合設管部門所要求的設備能力、工程質量以及進度，采用合適的租賃形式租用機械。抽查機械油料的消耗定額，并對租用機械的進場時間以及退場時間合理安排，以提高租用機械設備的利用率。
機械燃油耗材的成本控制。對機械燃油耗材實施單機式成本核算，通過單機登記機械的燃油、修理費以及油等費用，掌握費用高的環(huán)節(jié)以及原因，并隨時掌握機械設備的各項開支情況。每月對登記的各項支出進行總結，同時分析評價使用效果。完善機械耗材的管理制度以及計量工具，以避免因管理工作不完善而導致設備分類混亂的情況。
3．日常辦公、生活物資等材料的采購與成本控制。
物資的采購流程。①各部門根據(jù)物資需求做計劃并提交申請表；②行政部視庫存詳情做采購計劃，并上交給領導審批；③成立采購負責小組；④對采購物資進行市場調查后進貨；⑤物資送到時仔細驗貨，并辦理入庫手續(xù)。
2儀器設備的量值溯源
2.1儀器設備的檢定校準
儀器管理科室根據(jù)國家有關計量檢定部門對計量器具檢定/校準管理的規(guī)定，制定本站儀器設備的年度檢定/校準計劃，并負責與相關的計量檢定機構（如省、市計量所）聯(lián)系，采用集中送檢和來單位檢定的方法進行，以此來保證監(jiān)測儀器設備的準確性和量值可溯源性。年度檢定/校準計劃應包含以下內(nèi)容：儀器設備名稱、管理編號、型號、生產(chǎn)廠家、檢定/校準日期、下次送檢日期、檢定/校準單位、檢定周期等。儀器設備經(jīng)安裝調試驗收后或維修后在投入使用前都要進行檢定/校準，而對輔助設備（如冷藏箱、純水機）等非強制檢定儀器設備，應編寫自檢校準程序并按程序步驟隨時校準，儀器設備責任人應積極配合做好儀器設備的檢定/校準，認真規(guī)范填寫儀器設備內(nèi)部校準記錄表，以確保儀器設備校準狀態(tài)的可信度。在無法溯源到國家計量基準的情況下，即儀器設備既無法送檢也不能自校準時，可通過參加實驗室比對或能力驗證來證明檢測結果的準確有效，也可采用不同儀器比對的方法來確認儀器能否滿足監(jiān)測要求。所有通過計量檢定或校準的儀器設備在獲取檢定/校準證書后，儀器設備管理負責人應對檢定/校準的結果（技術參數(shù)）進行確認，看是否滿足檢測相應標準或規(guī)范，是否滿足環(huán)境監(jiān)測工作使用要求，并根據(jù)確認結果，按狀態(tài)貼上三色管理標識，即：a)合格標志（綠色），經(jīng)計量檢定或校準、驗證合格，確認其符合使用要求的；b)準用標志（黃色），儀器設備某些功能喪失，但檢測所需要的功能正常，且檢定校準合格的；c)停用標志（紅色），儀器設備經(jīng)檢定校準不合格或儀器設備目前狀態(tài)不能使用，但經(jīng)檢定校準或修復后可以使用的。
2.2儀器設備的期間核查
儀器管理科室根據(jù)儀器設備的性能狀況、使用頻率、使用的環(huán)境條件等要求制定儀器設備年度期間核查計劃，儀器使用人依據(jù)實驗室制定的設備期間核查作業(yè)指導書，按年度計劃要求進行期間核查，并把核查的內(nèi)容結果填寫到期間核查記錄表上，儀器管理科室及技術負責人要對期間核查記錄的內(nèi)容結果進行分析、評價、確認，確保達到期間核查的目的。儀器設備期間核查的主要對象有以下幾種：a)大型或使用頻率較高的儀器設備；b)儀器設備易發(fā)生故障時期或排除故障后，不需進行校準時；c)經(jīng)常搬運、攜帶到采樣現(xiàn)場進行檢測/校準的儀器設備；d)外部的環(huán)境條件無法滿足儀器設備的使用條件，可能導致了儀器設備的性能指標發(fā)生改變等。儀器設備使用人員主要依據(jù)儀器設備使用說明書、期間核查作業(yè)指導書、儀器設備檢定規(guī)程等對儀器設備進行靈敏度、準確度、精確度的核查，以確定儀器設備的性能指標是否發(fā)生變化，確保監(jiān)測數(shù)據(jù)的真實有效。
3儀器設備的使用與維護
儀器設備管理部門應加強對儀器設備使用人員的學習交流與培訓，強化他們的責任意識和質量意識，使儀器設備使用人員通過實踐操作和工作交流，深入了解掌握儀器設備的結構、原理、性能指標，不僅要會使用也要懂得維護。所有儀器設備特別是精密、貴重，對使用環(huán)境條件要求高的儀器設備（如ICP等離子發(fā)射光譜儀），使用者必須認真填寫儀器設備使用登記表（如儀器設備的工作時間、內(nèi)容、工作的環(huán)境條件、運行情況等）并定期對儀器設備進行必要的維護、保養(yǎng)。
4儀器設備的檔案管理
環(huán)境監(jiān)測儀器設備檔案的管理是實驗室計量認證重要組成部分。為了提高儀器設備的綜合利用率，保證監(jiān)測結果的準確、可靠，環(huán)境監(jiān)測站就要做到規(guī)范、科學管理儀器設備檔案。環(huán)境監(jiān)測站的儀器設備檔案包括電子檔案和技術檔案等。儀器設備技術檔案實行一機一檔管理，檔案材料應包括儀器設備申請采購到設備報廢/報停過程的所有材料（如儀器設備采購申請表、相關采購合同資料、驗收報告、檢定/校準證書、作業(yè)指導書、日常使用記錄等）。環(huán)境監(jiān)測實驗室儀器設備的電子檔案即通過計算機建立儀器管理動態(tài)信息庫，及進行儀器日常報修維修、報（送）檢和編制采購計劃等工作的數(shù)據(jù)庫，實行專人系統(tǒng)管理，為儀器設備的日常管理提供高效實用的途徑。（本文來自于《能源與節(jié)能》雜志。《能源與節(jié)能》雜志簡介詳見。）
第二條專項遵循農(nóng)戶自愿申請、共同出資的原則，采取中央補助投資、地方配套和農(nóng)戶自籌相結合的投資方式。
第三條專項在國家發(fā)展改革委領導下，由國家糧食局負責組織實施，各級發(fā)展改革委予以積極配合。省級糧食行政管理部門負責研究提出本省的項目建設規(guī)劃和年度實施方案，負責本?。▍^(qū)、市）項目的組織實施。
第四條省級人民政府應與國家糧食局簽訂專項建設責任書，承諾按規(guī)劃目標完成本省農(nóng)戶科學儲糧專項，落實地方配套資金，組織實施專項建設，保證裝具質量，保證建設資金安全合理使用。
第二章建設內(nèi)容與補助標準
第五條專項的建設內(nèi)容包括：為符合項目選點要求的農(nóng)戶建設標準化小型糧倉、配置新型儲糧裝具（圓筒倉、鋼網(wǎng)倉等）（以下簡稱“糧倉”），對農(nóng)戶進行科學儲糧技術指導。
第六條專項采取中央補助投資、地方配套和農(nóng)戶自籌相結合的投資方式，中央補助投資比例為30%，其余70%由地方財政配套和農(nóng)戶自籌資金解決。
第三章實施條件
第七條專項原則上應安排在前期工作較扎實、積極性較高的商品糧基地縣。項目縣的選擇要根據(jù)本省建設規(guī)劃，分片集中安排。安排項目的鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府和行政村的黨支部或村委會應具有較好的組織協(xié)調能力。
第八條東北地區(qū)（含內(nèi)蒙古東部）參與項目的農(nóng)戶，其儲糧數(shù)量應在1萬斤以上，其他地區(qū)應在2500斤以上。參加項目的農(nóng)戶要自愿提出申請，與縣級糧食行政管理部門簽訂協(xié)議，并承諾所購糧倉5年內(nèi)不得轉讓或者變賣。
第九條省級政府應提出組織實施本省（區(qū)、市）項目、安排專項資金的承諾，地方配套資金應在國家糧食局批準該省年度實施方案后一個月內(nèi)撥付至省級糧食行政管理部門專賬。地方配套資金無正當理由未能按時到位，取消該省項目實施資格。
第四章管理程序
第十條國家糧食局負責研究提出全國總體建設規(guī)劃和年度投資計劃，報國家發(fā)展改革委審批；負責審查批準各省報送的年度實施方案；負責項目進度、質量和資金使用的監(jiān)督檢查和項目實施后效果評價。
第十一條省級糧食行政管理部門負責制定全省項目建設規(guī)劃和年度實施方案，落實地方配套資金；制定選擇糧倉施工企業(yè)或供貨商的辦法；負責項目的組織實施、監(jiān)督檢查和竣工驗收；組織建立農(nóng)村儲糧技術服務體系。地市級糧食行政管理部門受省級糧食行政管理部門委托，協(xié)助做好項目的進度、質量檢查和驗收工作。
第十二條縣級糧食行政管理部門負責確定參與項目農(nóng)戶的糧倉需求類型；與農(nóng)戶簽訂項目補助協(xié)議，落實農(nóng)戶的配套資金；負責糧倉建設進度和質量監(jiān)督工作；負責對農(nóng)戶科學儲糧技術培訓；負責建立受益農(nóng)戶檔案資料等。
第十三條省級糧食行政管理部門將全省年度實施方案連同地方配套資金承諾以正式文件報國家糧食局審批。
第十四條各省應通過由省級糧食行政管理部門統(tǒng)一組織的公開招投標方式選定糧倉供貨商或施工企業(yè)。供貨商或施工企業(yè)的選擇要滿足本省項目布點和實施的實際需要，盡量方便運輸，方便農(nóng)民提貨，節(jié)省成本費用。已中標企業(yè)在專項實施期內(nèi)如無違約行為應續(xù)標連續(xù)承擔供貨或施工任務。
第五章設計與施工
第十五條專項擬建糧倉要符合《農(nóng)戶小型糧倉建設標準》的各項要求，要采用經(jīng)國家糧食局專家組審查鑒定的標準化設計圖紙。專項所建糧倉要按照國家糧食局的要求進行統(tǒng)一標識。
第十六條國家糧食局組建農(nóng)戶科學儲糧專項專家組，負責審查確定各省倉型、核定概算，對專項建設進行技術指導、進度檢查和驗收抽查。各?。▍^(qū)、市）應選定一家糧食科研設計單位作為本?。▍^(qū)、市）專項建設技術支持單位，負責本省（區(qū)、市）專項的設計、技術服務、糧倉制造質量和安裝監(jiān)理等工作。
第十七條各?。▍^(qū)、市）需要對已通過專家鑒定的標準化倉型進行修改、完善的，要向國家糧食局提出申請，由國家糧食局專家組對修改后的倉型進行審查鑒定。擬采用糧倉的倉型確定后，省級糧食行政管理部門將有關規(guī)格型號、性能指標和核定造價（概算）等報國家糧食局備案。各省必須按照確定的標準圖紙組織招標、生產(chǎn)和供貨。
第十八條各?。▍^(qū)、市）要依托有關糧食科研機構、糧食倉儲企業(yè)等建立省、地市、縣三級農(nóng)戶儲糧技術服務體系。
第十九條供貨或施工單位應嚴格按照簽訂的施工或供貨合同和標準化設計圖紙組織施工、生產(chǎn)和供貨，并配合做好售后服務和技術指導。供貨或施工單位應對所供糧倉統(tǒng)一編號，按農(nóng)戶登記，以備檢查。同時要按照專項統(tǒng)一標識要求對所供糧倉刷涂（張貼）永久性統(tǒng)一標識。
第六章資金管理
第二十條中央補助資金和地方配套資金應設專賬統(tǒng)一管理，按進度直接撥付給供貨或施工企業(yè)。農(nóng)戶自籌資金的管理由省級糧食行政管理部門根據(jù)本省實際情況自行確定。中央補助資金應全部用于項目建設內(nèi)容，不得用于管理費等其他費用。
第二十一條以省為單位按照項目總投資的1.2％安排資金作為建設單位管理費用（各級糧食行政管理部門履行監(jiān)督檢查、驗收職責）；安排2%作為技術支持、制造和安裝監(jiān)理等費用（支付給設計單位或技術支持單位）；安排0.8%作為國家糧食局專家組費用。上述費用列入單倉造價測算，并全部從地方配套資金中安排，由省級糧食行政管理部門統(tǒng)一管理，按照工作進度支付給服務單位。
第二十二條各省糧食行政管理部門應嚴格按照財政資金管理的有關規(guī)定使用財政資金，專賬管理、專款專用，并及時撥付給供貨方。對于截留、挪用項目資金的省份，除按國家有關規(guī)定追究責任外，國家將不再安排農(nóng)戶科學儲糧專項。
第七章監(jiān)督檢查
第二十三條農(nóng)戶科學儲糧專項是擴內(nèi)需、保增長、重民生、促和諧的一項重要舉措，是加強農(nóng)村基礎設施和農(nóng)村民生工程建設、促進農(nóng)民持續(xù)增收、保障國家糧食安全的有效途徑，各級糧食行政管理部門要切實加強對項目的管理工作。各?。▍^(qū)、市）糧食系統(tǒng)紀檢監(jiān)察部門要及時了解項目實施情況，配合做好監(jiān)管工作。國家糧食局將會同紀檢監(jiān)察部門對項目的實施情況進行監(jiān)督檢查。
第二十四條專項實行受益公示制。項目縣應對受益農(nóng)戶和補助金額等在鄉(xiāng)鎮(zhèn)或村范圍內(nèi)張榜公示，接受群眾監(jiān)督。
第二十五條各縣應對糧倉進行登記、編號，建立農(nóng)戶儲糧新建糧倉檔案。檔案使用國家糧食局編制的統(tǒng)一軟件填寫、匯總、上報。檔案內(nèi)容包括：農(nóng)戶姓名、身份證號碼、地址、聯(lián)系方式、糧倉型號、購置數(shù)量、補貼金額、合同編號等。
第二十六條縣級糧食行政管理部門應做到逐戶現(xiàn)場檢查，監(jiān)督工程建設質量和技術服務工作，省級糧食行政管理部門應組織地市糧食行政管理部門進行抽查。
第二十七條項目進度實行定期報送制度。各省級糧食行政管理部門應于每月25日前將項目執(zhí)行和完成情況報送國家糧食局。主要內(nèi)容包括：資金到位和撥付情況、糧倉供貨或施工單位招標情況、制造和安裝進度、技術服務單位等。國家糧食局根據(jù)項目進展情況組織專家組進行現(xiàn)場檢查。
第二十八條項目的設計、施工、設備購置、技術服務等都要依法訂立合同。各類合同需明確質量要求、履約擔保和違約處罰條款，以及雙方的權利和義務。
第二十九條對于沒有正當理由未按期完成施工、供貨任務，或施工、設備質量存在較大問題的施工或供貨企業(yè)，除按合同依法追究責任外，今后不允許再參與農(nóng)戶科學儲糧專項及糧食倉儲物流設施建設任務。
第八章專項驗收
第三十條專項具備驗收的基本條件為：糧倉全部逐戶到位、質量合格并投入使用，能夠滿足農(nóng)戶安全儲糧要求，糧倉性能指標符合《農(nóng)戶小型糧倉建設標準》各項要求，所有工程款或貨款全部支付給施工企業(yè)或供貨商，建立完整的農(nóng)戶儲糧新建糧倉電子檔案并報省級糧食行政管理部門匯總。
第三十一條專項的驗收分為年度驗收和總體驗收兩個階段。年度驗收一般先由縣級糧食行政管理部門組織初步驗收，必須做到逐戶現(xiàn)場驗收。初步驗收后，由省級糧食行政管理部門組織年度驗收。竣工驗收以縣為一個子項進行，由省級糧食行政管理部門組織，國家糧食局組織抽驗。
每年的項目原則上應在7月底前完成，8月底完成本年度項目的年度驗收工作形成年度工作總結。年度工作總結主要包括項目實施情況、驗收結果、資金使用情況等。
國際工程總承包項目的文件資料指從項目投標、合同簽訂、工程勘測、設計、采辦、施工安裝、試運投產(chǎn)、竣工驗收、質保期服務，以及工程變更索賠、結算付款等工程項目實施全過程中形成的不同載體形式的文件資料的總和，具體內(nèi)容包括招投標文件、會議紀要、總包合同、分包合同、施工圖紙、采購詢價訂單文件、承包單位與業(yè)主、國內(nèi)外分包單位之間往來的各類文件、供貨商提供的產(chǎn)品設備文件資料、動態(tài)反映項目實施進度的日報周報月報、施工技術程序文件、質量檢查文件、項目管理文件、交工驗收文件、變更索賠談判文件等等。此外，值得一提的是，項目經(jīng)理部為參與項目投標、開拓市場，收集并整理的工程所在國有關法律、法規(guī)，當?shù)厥袌鲂畔ⅲ匀坏乩硇畔?，工程實體概況，場地與環(huán)境條件，參與建設的國內(nèi)外各單位概況等，雖然不屬于某一具體工程項目，但也是項目經(jīng)理部文件信息構成中極為重要的組成部分，應作為文件資料一個類別，單獨整理保存。
國際工程總承包項目文件資料的特點
形成渠道多，來源地理范圍廣。由于國際工程總承包項目往往涉及一國或多國的業(yè)主、監(jiān)理、合作伙伴、國內(nèi)外供貨商、分包商等等，比如中國石油工程建設（集團）公司在蘇丹承建的各油田建設項目，業(yè)主是由中國、馬來西亞、加拿大、蘇丹四國組成的大尼羅河石油作業(yè)公司（GNPOC），監(jiān)理是馬來西亞OGP公司，還有英國PB Power公司（Unity電站項目），合作伙伴有芬蘭Wartsila公司（Unity電站、2＃4＃泵站等項目），設計分包商則是加拿大與中國設計單位組成的聯(lián)合體，供貨商更是遍布及亞洲、歐洲、北美三大洲十幾個國家和地區(qū)。相應地，工程項目文件資料形成于項目經(jīng)理部與上述各方的工作業(yè)務往來過程中，同時還形成于項目經(jīng)理部內(nèi)部部門之間、項目經(jīng)理部與所屬公司各職能部門之間。
國際工程總承包項目文件以國際通用語言英語為主。英語是國際工程總承包項目的工作語言，如招投標、合同文件、與業(yè)主、監(jiān)理、國外分包商、供貨商往來信函等都使用英語。同一文件不同版本之間如果出現(xiàn)異議和沖突，則以英文版本為準，英文版具有最終的法律效力。
國際工程總承包項目文件資料的管理
國際工程總承包項目文件管理，簡言之就是貫穿于工程實施全過程的文件、圖紙等各類資料的接收、發(fā)放、登記、保管、利用及存檔工作，目的和作用是為工程實施和變更索賠提供有說服力的文件支持，為實現(xiàn)工程項目經(jīng)濟效益和社會效益最大化提供切實有效的信息服務。項目文件資料管理應適應項目管理的需要，為預測未來和正確決策提供依據(jù)，提高管理水平，為此應建立項目文件資料管理系統(tǒng)，優(yōu)化信息結構，實現(xiàn)項目管理信息化。
中國石油工程建設（集團）公司蘇丹油田工程項目經(jīng)理部設立了文件控制部，其主要職責是在項目投標報價和設計、施工、安裝階段，負責項目各類文件資料的收發(fā)傳遞、分類匯總、保管查詢。在項目竣工驗收階段，配合項目施工管理部、質量管理部、采辦部等部門，按照合同規(guī)定和業(yè)主要求，將各類竣工文件收集匯總，整理組卷，并遞交業(yè)主。在工程變更索賠階段，則配合合同管理部、計劃控制部等部門，收集整理變更索賠支持文件。在工程項目結束以后，負責收集項目檔案，整理組卷，向項目經(jīng)理部所屬上級公司檔案室移交。
1． 計算機、通訊網(wǎng)絡等技術手段的應用，為做好文件資料管理，建立暢通、高效的項目信息流程供了必要的硬件基礎。蘇丹油田工程項目經(jīng)理部分成三國（中國、阿聯(lián)酋、蘇丹、）四地（北京、阿布扎比、喀土穆、蘇丹南部黑格里油田現(xiàn)場）辦公，主要物資采購在北京，設計主要在阿布扎比，項目管理協(xié)調、投標報價主要在喀土穆，施工安裝現(xiàn)場則在蘇丹中南部黑格里。隨著不斷承接新的工程項目，施工地點分布范圍不斷擴大，現(xiàn)在同時在蘇丹中南部黑格里、富拉、以及蘇丹紅海之濱港口城市蘇丹港拉開戰(zhàn)線，各施工現(xiàn)場與項目管理指揮中心喀土穆距離都在700公里以上。2003年年初公司專門投資在喀土穆、黑格里、富拉三地與北京之間建立了衛(wèi)星通訊網(wǎng)絡，電話、傳真更加暢通，電子郵件互聯(lián)網(wǎng)通訊系統(tǒng)也建立起來，三地之間和三地與北京之間信息傳遞狀況有了極大的改善，項目文件資料管理隨著工程的進展而進行，各類文件資料按照項目管理的要求及時整理，經(jīng)有關負責人審核簽字以保證文件內(nèi)容準確、真實、有效，文件的傳遞處理做到迅速及時，保證項目管理和施工安裝得到所需要的文件、圖紙、數(shù)據(jù)。
二、外資模式下文件工作的特色
傳統(tǒng)內(nèi)資項目上，僅規(guī)定了竣工資料范疇的質量保證體系資料的體例，包括用表及文件的排列、組卷，對于工程建設生命周期內(nèi)的管理類文件，特別是工程有關參與方(業(yè)主、工程管理公司、施工單位、供貨商等)之間的溝通協(xié)調類文件，缺乏明確的規(guī)定。從歐美等西方發(fā)達國家引入的外資文件模式，比我國的傳統(tǒng)文件工作方法嚴謹、科學很多，下面進行一些闡述和介紹。
1 文體(FiIe Type)和分類
外資模式下的各單位間的用于溝通協(xié)調的管理性文件，英文總稱為Correspondence，該詞直譯是信件、函件、通信的意思，中文可意譯為“文書類文件”。這些文書類文件按文體(FileType)的不同，主要分為以WL種：
(1)信函(Letter)
信函是最主要的文書文件。項目的各參與方――業(yè)主(建設單位)、工程管理公司、施工單位(及供貨商)――等單位之間，都可使用(但限于有合同關系。無直接合同關系的承包商之間，或承包商與業(yè)主或管理公司管理的供貨商之間等，不可以發(fā)生直接聯(lián)系。本項也適用于其他文體)，平等地闡述各自的意見。其內(nèi)容涉及通報、通知、通牒、意見等，是外資項目上最常用、最重要的一種文體。
(2)文件傳遞單(Transmittal)
文件傳遞單(Transmittal)主要用于如下類型文件：圖紙等施工類設計文件，地質勘察報告、水文勘察報告等勘測類的設計文件，設備圖紙等供貨商設計技術文件，合同、協(xié)議等重要文件，前期文件，不易歸類的非常規(guī)零星文件，其他的發(fā)文單位認為重要的、應采用文件傳遞單形式的文件。
與收文登記簿相比，文件傳遞單具有信息容量大、有格式、有編號、有審批程序等特點。
(3)會議紀要(Minute of Meeting)與傳統(tǒng)的會議紀要基本相同。
(4)報告(Report)
從報告周期來分，可分為日報、周報、月報等，從內(nèi)容上來分，分為施工報告、采購報告、質量報告、綜合報告等等。內(nèi)資項目的報告，主要有“事故調查報告”或“年度總結報告”等。而“事故調查報告”，在外資項目上不屬于“報告”這種文體，適用的是Letter(信函)格式，內(nèi)資項目的“年度總結報告”，相當于外資項目模式的“年度報告”(但是，外資項目上很少出現(xiàn)年度報告，長周期的報告一般為月報，年度報告有時用每年最終一期的月報來反映全年情況)。它要求有關承包商按照一定的格式和內(nèi)容深度的要求，周期性的將報告期內(nèi)的工程人力動員情況、天氣狀況、施工進度狀況、質量狀況、安全文明生產(chǎn)狀況、材料設備采購和運輸?shù)截洜顩r、設計進度情況、試車試生產(chǎn)準備狀況等工程的方方面面進展情況，匯報給工程管理公司(或業(yè)主)?？梢哉f，Report這種文體，相對于內(nèi)資項目的“報告”，可謂是一種強化。
(5)指令單(Instruction)(或現(xiàn)場指令單，Site Instruction)業(yè)主／管理公司等工程管理方發(fā)給承包商／供貨商的明確要求做(或不做)什么、如何做(或不做)的指令(或命令)，是一種下行文。
現(xiàn)在，一些外資模式的工程項目上，業(yè)主或工程管理公司對承包商的要求、指令，也用信函形式。個人認為，雖然此舉“簡化”了文體，但是，因為信函是一種特別正式的文書文件形式，許多工程管理具體事務的管理，使用信函形式顯得太過莊重，不適用采用信函文體。而“指令單”這一文體的缺失，導致許多工程管理的具體業(yè)務要求、通知等事項，采用了口頭指示、口頭意見的形式表達，這是不利于工程管理正規(guī)化、可追溯性的基本要求。
此外，在一些外資模式項目上，存在Instruction這種文體，但僅適用于業(yè)主或管理公司要求施工單位從事一些合同外工作的通知，是合同中工作量的增補文件，可被看成合同的補充附件。這種意義上的Instruction文件，實際上限制了Instruction文體的應用，上述的弊端仍然存在。
按文體分類，是外資項目上文件工作的一大特點。每種文體的文件，又按來文單位進行存放。如信函類文件，又劃分為A單位來函(Lettersfrom Organization A)，B單位來函(Letters from OrganizationB)，發(fā)給A單位的信函(Letter s t0 Organization A)，發(fā)給B單位的信函(Letters t0 Organization B)，等等。確切地說，外資項目上的文件，采用的是文體+單位的分類辦法，其實質是問題+單位的分類法。
2 編號
外資模式下，信函、文件傳遞單、指令單這幾個文書類文件，通常采用如下編號方式：
其中，-AAAA：項目代號，通常為四位英文或英文+數(shù)字的形式。
以上編號的重要特征，也是外資文件工作模式的又一大特點，是分類法和編號的統(tǒng)一。具體的說，就是“文體+單位”的分類法和文件編號的統(tǒng)一。這種分類方法，具有簡單、直觀、易懂、易于操作的特性，還可以被直接當成檔案號。因為這種編號方式比較科學，自成系統(tǒng)和體例，文件也可直接成為檔案，文號也可以直接作為檔案號，文書工作可方便地轉化為檔案工作，大大減輕了檔案人員的整理工作難度和工作量。
文件分主送和抄送。一封管理公司的信函(或指令單)要發(fā)給多個承包商，這些承包商不分主次，即有多個主送單位的情況下，該如何進行編號呢?筆者在實踐中，創(chuàng)造了用“ALL”來代表多個收文單位的方法，避免了相同內(nèi)容的文件分別編號、重復審批的情況。
3 格式
外資文件模式下，不允許出現(xiàn)在白紙上寫幾句話就成為正式文件的情況。通常，文件都有一定的格式。文件的格式設計，通常要求遵循如下原則：
(1)文件要素齊全的原則。文件應具備如下基本要素：發(fā)文單位的信息(發(fā)文單位名稱、Logo、項目負責人、電話號碼、傳真號碼、公共郵箱等)、收文單位的信息(收文單位的名稱、Logo、項目負責人、電話等常用聯(lián)系方式等)、文件編號、擬稿人、文件編號、簽發(fā)人等。有時還有審核人、文體標識等。對于信函和指令單，還必須有文件題名(即主題、
文件名)。
(2)簡潔、美觀、大方的原則。建設項目有了格式的要求，一份文件，即使不看內(nèi)容，僅掃視一眼，也能大體判斷出文件屬于何種文體，是哪個單位產(chǎn)生的文件，客觀上便于文件的管理和利用。筆者在工作中，鼓勵有關的承包商設計出有自己單位特色、風格的文件格式，只要符合以上兩項要求就行了。
4 標識
標識也是外資模式文件工作的一個特色，具體的講，標識有以下幾個層次的含義：
(1)對文件的標識
通常用文件的首頁上部加蓋特定的印章。這些印章可分為三類：收發(fā)狀態(tài)的標識章，文件性質的標識章和文件內(nèi)部處理過程控制用的印章。收發(fā)狀態(tài)的標識包括：發(fā)文章、收文章、急件章(Emergent)、已傳真(Faxed)等I文件性質的標識有機密章(Confidential)、復制件(copy)、注釋章(蓋在要注釋、評論處的手形指示符號印章)等，文件內(nèi)部處理過程控制類印章有傳閱章等。這些印章很多是通用印章，可從印章公司或文具商場購買(建議購買原子印章)，還有一些是有發(fā)文單位自己設計的、有自己單位名稱或Logo的訂制印章。前兩類印章使用較普遍。
(2)對文件夾的標識
外資模式下，文件通常用文件夾存放(特別是打孔文件夾)。這些文件央的卷脊上，通常都標識著項目名稱、文件類別等。文件夾內(nèi)也用分頁紙將不同的細分小類隔開。
(3)對文件柜的標識
通常，在文件柜上也打上標簽，標識柜中文件的類型。對文件夾和文件柜的標識，相當于檔案管理中的對檔案盒和檔案柜的標識。對文件的標識，是文控領域特有的。它與工程文件時效性強、可追溯的要求相適應。文件上的標識，提供了文件登記表、文控軟件等工具之外的查閱文件特定信息的新的、簡捷的途徑，并且因它是第一時間產(chǎn)生的，所以標識的可信性應高于文件登記表等其他工具。
從上面的介紹中，我們可以看到，外資模式下，文件不單純是它本身，它還被賦予了分類方法、檢索工具等多種功能。
5 文件統(tǒng)一收發(fā)制度和文件審批制度
這是外資模式文件工作的兩項基本制度。
文件審批制度指項目所有外發(fā)的文件，在有關人員起草完成后，須經(jīng)項目主要負責人(如項目經(jīng)理、現(xiàn)場經(jīng)理等)簽發(fā)后才能生效，發(fā)給相關單位。(如項目主要負責人不在現(xiàn)場，則由其指定人員簽發(fā)。)該制度保證了項目主要負責人對項目的領導，保證了一個單位“用一個聲音說話”。
文件統(tǒng)一收發(fā)制度要求項目各參與單位，都設立專職的文控人員，文件應由專職的文控人員進行收發(fā)傳遞和登記、處理，保證了項目文件工作始終處于文控人員的控制范圍之下。文件統(tǒng)一收發(fā)制度下，文控人員對外發(fā)文件應履行形式審查和部分程度上內(nèi)容審查的義務，凸顯了文控人員在項目運作中的重要作用。文件統(tǒng)一收發(fā)制度是文件審批制度的重要保障。
需要特別說明的是，“文件統(tǒng)一收發(fā)制度”所指的文件，不是泛指項目所有文件，主要指文書類文件(Correspondence)如信函，會議紀要、各種Report(報告)、指令單、文件傳送單等。設計文件。如圖紙、勘測報告、設計變更、工程設計問題聯(lián)絡單等。質量保證報驗資料等。
以上三類的文件，指的是正式版本的、生效的或有效的文件。非正式的文件，如供業(yè)主或管理公司審核的而非正式用于施工的圖紙，通常不應由文控人員傳遞，而是由設計院直接發(fā)給業(yè)主工程管理方的相關技術人員，業(yè)主方人員審核后，將意見或修改后的圖紙直接返回設計院。否則的話，頻繁修改的中間階段的圖紙如也經(jīng)文控人員處理的話，難免不引起混亂，有關的登記工作、版本標識工作也很難進行。
6 文控工作在國際工程管理總承包工程中的作用
外資模式下的文件工作人員，英文稱之為Document Controller，直譯稱為文控人員或文控工程師。文控人員的主要職責，有如下幾個方面：
一是管理與文件有關的各種事務，如文件的收發(fā)、登記、存檔、查找、提供利用、編研等，二是對于使用文控軟件的項目，負責將各種文件的特征數(shù)據(jù)及文件的電子版錄入軟件中；三是檢查指導承包商的文件工作，保證項目各種信息得到迅速的傳遞和反饋，保證項目的順利進行；四是對本單位內(nèi)部的文件處理過程進行管理和控制，從文件工作的角度保證項目的運作。
國際工程管理總承包模式相較之前出現(xiàn)的其他模式，最大的不同是專業(yè)工程管理公司的引進并在工程管理中發(fā)揮主導地位。工程管理公司異常重視管理技術和管理手段，可以說，管理是管理公司的生命和存在的意義。管理技術要求管理行為有良好的可追溯性，要盡量書面化，對這些書面文件的管理就是國際工程管理總承包模式下的文件工作。
可以說，工程有兩個驅動力，一個是進度／計劃驅動，一個就是事件／文件驅動。進度和計劃是工程中相對不變的因素，而文件代表的是不確定的事件，工程管理就是在解決工程中存在的各類技術與非技術的問題，化解各種管理上的矛盾的過程中進行前進的，直至工程結束。在這個過程中，文件是事件的重要的載體和外在形式。對文件的控制和管理，對于工程的重要性不言而喻。
工程文件通常都具有時效性強、針對性強、直接影響工程進度、質量、造價，意義重大的特點。特別是現(xiàn)在工程多采用系統(tǒng)化的管理手段，設計、施工同步配合進行(俗稱的“邊設計、邊施工、邊修改…三邊工程”)，加之現(xiàn)代大工程、特大工程層出不窮，項目參預單位眾多，造成文件信息工作量巨大，文控工作的重要性得到了空前加強。
并且，國際工程管理總承包模式下的文件工作，文控人員的對象不僅是文件，而且是國際工程管理總承包模式下的文件工作，也符合Is09001質量管理體系的要求。Is09001質量管理體系的本質，就是用文件工作和文件的可追溯性來保證和證明質量工作。用文件工作來保證和證明工程管理工作，就是國際工程管理總承包模式下的文件工作的實質，它也特別重視文件的可追溯性。
目前，工程總承包項目管理公司還沒有工程監(jiān)理公司一樣，有專門的國家法律法規(guī)進行規(guī)范。如國家出臺了GB50319-2000《工程建設監(jiān)理規(guī)范》。對總承包項目管理模式下的文件工作也還處于摸索階段，有關的立法工作也要盡快提上議事日程。
三、工程文控工作和檔案工作的關系
許多人將工程文件工作和檔案工作不加區(qū)分，混為一談。實際上，這是兩個既有聯(lián)系又有區(qū)別的概念。兩者的區(qū)別主要有：
a 文控工作是對正在發(fā)生的、現(xiàn)行的文件(歸檔前的文件)進行管理和控制，而檔案工作是對歸檔后的文件進行管理。
b 檔案是重要的、有保存意義的文件，而文控工作處理的文件，其價值有高有低，有些是在檔案保管期限表的歸檔范圍里的，有些僅是一些記錄，不在檔案保管期限表的收集范圍之列。
1 采購成本對企業(yè)利潤的影響
企業(yè)經(jīng)營主要目標是實現(xiàn)利潤增長，而要獲得利潤首先要付出一定的經(jīng)營成本。工業(yè)生產(chǎn)型的企業(yè)生產(chǎn)成本中，占比最大的是材料費用。為了更清晰的表述，這里舉例說明：某企業(yè)用其經(jīng)營總收益的50%來采購原材料，其稅前純收益率為10%，也就是每銷售10萬元產(chǎn)品，其獲得1萬元的利潤，但是原材料成本為50萬元，其他開銷為40萬元。如果成本會隨著銷量的變化而變化，那么這家企業(yè)要想多賺10元錢，就要實現(xiàn)利潤率增長10%，而企業(yè)的銷售量和原材料成本又要怎樣變化呢？從下面表1數(shù)據(jù)對比分析可以發(fā)現(xiàn)其中的變化規(guī)律。
從上表中可以發(fā)現(xiàn)：企業(yè)要實現(xiàn)利潤收入增加10元，就業(yè)增加10%的銷量，也就是要將銷售收入增加到1100元，而相應的其采購成本和其他費用也要增加到550元和440元；如果采購成本縮減2%，就可以將成本降低到490元，而這樣也可以實現(xiàn)利潤增長10%，同樣可以增加相同數(shù)量的企業(yè)的稅前收益。但是，同降低采購成本相比，增加銷售額的付出五倍的努力，采購成本占比越大，二者之間的差異也會越大。因此，企業(yè)要向增加利潤收入，可以優(yōu)先考慮采用降低采購成本的做法，因為其比提高銷售額見效更快。換言之，企業(yè)要將提升經(jīng)營效益的重點放在控制采購成本上面。
2 企業(yè)采購現(xiàn)狀及分析
隨著世界經(jīng)濟一體化進程的不斷加劇，現(xiàn)代企業(yè)面臨著更加激烈的市場競爭，市場需求和競爭正朝著多樣化和個性化的方向發(fā)展。采購作為企業(yè)重要的經(jīng)營活動之一，其地位和作用日益重要起來。許多企業(yè)的采購成本是其進行成本的70%以上，因此存在巨大的改進空間。
2.1 企業(yè)在采購物流中存在的問題
經(jīng)本文調研發(fā)現(xiàn)，企業(yè)在采購物流方面主要存在以下三個方面的問題：
2.1.1 采購人員的綜合素質低
在傳統(tǒng)企業(yè)管理觀念中，采購工作是沒有任何技術含量的崗位，這是過去我國長期存在的買方市場所形成的認識。隨著市場體制的不斷完善，影響市場價格的變化因素不斷增多， 采購人員必須要綜合分析市場各因素的變化才能夠制定最佳采購方案。而這其中就需要運用到各種分析方法和知識技能，對采購人員提出了更高的素質要求。
2.1.2 采購績效評估制度不健全
這是企業(yè)內(nèi)部管理體制建設方面的工作，采購人員在結束一個采購項目之后，要及時開展項目完成情況總結工作，分析不足與缺陷，制定相應的改進方案和措施，并形成工作經(jīng)驗推廣，只有這樣才能夠不斷提高總體采購工作效率。
2.1.3 供應商不穩(wěn)定
企業(yè)應對物資供應意外情況的能力不足，沒有制定完善的應急方案和制度。當原材料供應緊張時，市場價格會上漲，會直接增加企業(yè)的采購成本，降低企業(yè)的綜合經(jīng)營效益。因此，企業(yè)采購部門要制定穩(wěn)定的物資供給保障機制，發(fā)展長期固定的物資供應商，以有效應對原材料市場價格的波動。
2.2 企業(yè)在采購成本中存在的問題
在企業(yè)采購活動中，主要涉及到價格、質量、批量問題。本文接下來重點分析這幾方面存在的主要問題：
2.2.1 采購成本中存在的價格問題
（1）企業(yè)采購過于偏重價格談判
傳統(tǒng)的采購模式下，采購人員將大部分精力放在與原材料供應企業(yè)的價格談判工作上，力求更低的采購價格來控制采購成本。但是在爭取價格折扣的時候，卻又忽視了對產(chǎn)品質量、交貨期限等方面的管理和要求， 這種將價格談判與材料品質、交貨期限想脫離的采購模式，大大影響了后期采購的管理效率，降低了采購產(chǎn)品的供給質量。這種采購方法顯然難以為企業(yè)真正降低采購成本，是一種低效的工作方法。
（2）價格信息獲取渠道單一，反饋不及時
許多企業(yè)采購人員主要依賴網(wǎng)絡、報刊以及調研報告等渠道來獲取采購價格信息，而這種渠道信息往往都具有一定的滯后性，降低了采購決策的正確性。從某種程度上來看，會大大影響企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略的實施，尤其是在準備推出新產(chǎn)品、開辟新市場時，信息的滯后性會降低企業(yè)應對新形勢變化的能力，失去更多的市場與客戶。因此，企業(yè)要努力拓展價格信息來源渠道，不斷提高一手信息的質量，為企業(yè)開展決策提供全面、及時和客觀的信息依據(jù)。
2.2.2 采購質量問題
采購方與供應方?jīng)]有建立有效的合作溝通機制，企業(yè)采購部門很少有機會直接參與供應方的生產(chǎn)質量管理活動，而是借助后期質量檢測標準來控制采購產(chǎn)品質量。而供應商為了贏得訂單，會在采購招標會上盡可能的壓低產(chǎn)品價格，以低價策略來提升競爭力，這種結果往往就是導致企業(yè)產(chǎn)品品質不斷下降，因為供應商為了保證在低價水平上盈利，只能采取削減原材料投入的方法來實現(xiàn)，而這必然會降低產(chǎn)品質量水平。因此，采購方與供應方要建立長期合作機制，以防止上述情況的發(fā)生。
3 降低企業(yè)成本的戰(zhàn)略采購策略
根據(jù)上述分析，針對企業(yè)采購物流及成本存在的問題，可以采取以下對策：
3.1 建立健全采購過程中的各項制度
3.1.1 建立嚴格的采購制度
建立一套科學、嚴密的采購管理制度，不僅可以規(guī)范企業(yè)采購人員的行為，提高工作效率，還能夠杜絕弄虛作假危害企業(yè)利益的風險發(fā)生。采購管理制度要從操作細則著手，對實際工作流程進行明確規(guī)定，為開展各項采購工作提供有效的指導意見。
3.1.2 建立供應商檔案和準入制度
企業(yè)要建立完善的供應商檔案管理制度，將所有供應商資料信息納入到檔案資料當中，要將供應商產(chǎn)地、信譽、結算方式、產(chǎn)品品質、生產(chǎn)資質等信息記錄到檔案當中，并制定專人管理，并保持定期更新信息內(nèi)容。企業(yè)的采購招標對象必須從檔案庫中挑選，以保證供應商資質符合企業(yè)采購要求。同時要建立供應商供應審查機制，要聯(lián)合工商、質檢等部門的業(yè)務工作來提高供應商的資質評審水平，確保審查工作的科學合理性。
3.1.3 建立價格檔案和價格評價體系
企業(yè)采購部門要針對全部采購材料品種建立價格檔案庫，在制定采購方案之前，要與價格檔案資料進行對比分析，確定一個科學合理的采購實施價格。在不出現(xiàn)意外情況下，采購實施價格必須要不高于價格檔案中的水平，否則要給出詳細的解釋原因。對于采購數(shù)量較多的材料品種，要建立完善的價格評價體系，有公司各部門負責人組成評估小組，要定期更新原材料市場價格信息，并調整相關價格分析策略和采購價格決策。這種調整工作可以每月或者每季度開展。
3.2 降低采購成的途徑和方法
3.2.1 把握價格變動的時機
市場經(jīng)濟環(huán)境下，產(chǎn)品價格是不斷波動變化的，因此，企業(yè)采購部門要時刻關注市場供求變化，制定合理的采購方案，把握好最佳采購時機。實踐證明，這種做法能夠為企業(yè)創(chuàng)造巨大的經(jīng)濟效益。
3.2.2 以競爭招標的方式來牽制供應商
要提高大宗材料采購工作效率，最可行的辦法就是通過招投標，通過對比不同供應商的價格，挑選最合適的供應貨源。此外，對同種材料，應多找?guī)讉€供應商，通過對不同供應商的選擇和比較使其互相牽制，從而使公司在談判中處于有利地位。
3.2.3 不斷開發(fā)供貨商，營造競爭局面
供貨商要及時更新供應商名冊，要將具有競爭力的供應商納入到合作范圍內(nèi)。要不斷提高供應商之間的競爭水平，以為企業(yè)采購創(chuàng)造更好的機遇?？梢灾贫ㄒ惶淄晟频墓淘u價系統(tǒng)，將技術、規(guī)模、創(chuàng)新、信譽等指標納入到評估體系當中，綜合評估供應商的合作潛力，將低于平均得分的供應商剔除合作范圍。在每次的招標中都要有新的供貨商出現(xiàn)。企業(yè)主要原輔材料的供貨商應有3家以上，而且每年應根據(jù)企業(yè)經(jīng)營實際狀況至少再發(fā)展一家。
3.2.4 加強采購人員的管理，提高采購人員的素質
優(yōu)秀的采購人員要具備多種素質，擁有豐富的工作經(jīng)驗，高度的責任感，具有敏感的市場信息嗅覺，能夠勝任多種采購工作任務。為了避免采購人員作出損公肥私行為，企業(yè)要制定完善的工作紀律制度，并加強監(jiān)督，不斷提高采購人員違紀成本。同時，要充分調動采購人員自主學習積極性，不斷提高采購隊伍總體工作素質水平。
4 結語
采購是企業(yè)經(jīng)營活動的重要環(huán)節(jié)，是企業(yè)進行降本增效的重要途徑，尤其在市場經(jīng)濟高速發(fā)展的今天，企業(yè)要想實現(xiàn)利益最大化，不用置疑，一定要重視采購，只有在企業(yè)成本逐漸降低，同時采購來的材料合格的前提下，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動才能展開，企業(yè)才能得到發(fā)展壯大才有希望。
參考文獻
[1] 朱芳陽，章秀芝.基于戰(zhàn)略采購的供應商選擇指標體系研究[J].企業(yè)經(jīng)濟，2010（07）.
