時(shí)間：2023-06-27 09:38:13
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作者簡(jiǎn)介：趙文輝（1969-），女，遼寧大連人，國(guó)網(wǎng)遼寧省電力有限公司大連培訓(xùn)中心辦公室，館員。（遼寧 大連 116023）
中圖分類(lèi)號(hào)：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-0079（2013）27-0176-02
文書(shū)檔案，即作為原始記錄保存起來(lái)以備查考的公文。它具有三個(gè)特征：一是它的形成者是黨和國(guó)家的各級(jí)機(jī)關(guān)及社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位，也包括以個(gè)人名義出現(xiàn)而代表一定組織的負(fù)責(zé)人；二是它產(chǎn)生于公務(wù)活動(dòng)，是公務(wù)活動(dòng)實(shí)踐的結(jié)晶，具有參考性、憑證性、信息存儲(chǔ)性；三是它是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)，這種轉(zhuǎn)化是有條件的，必須是辦理完畢的文件，對(duì)日后工作有一定的參考價(jià)值，按一定規(guī)律集中存放而形成文件的組合。
文書(shū)檔案管理是企業(yè)管理這條生命線中的重要組成部分。電力企業(yè)中的文書(shū)檔案一般歸屬于企業(yè)黨政“兩辦”（黨委辦公室、行政辦公室，或稱(chēng)綜合辦公室）管理。本文圍繞電力企業(yè)文書(shū)檔案管理必須堅(jiān)持的原則進(jìn)行了闡述。
一、堅(jiān)持文書(shū)檔案管理的保密化原則
文書(shū)檔案如同科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案，其中的一部分具有秘密的屬性。根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，文書(shū)的秘密程度可分為：絕密文件——是指內(nèi)容涉及國(guó)家核心機(jī)密，一旦泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受重大損害的公文；機(jī)密文件——是指內(nèi)容涉及國(guó)家重要秘密，一旦泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受?chē)?yán)重?fù)p害的公文；秘密文件——是指內(nèi)容涉及國(guó)家一般秘密，一旦泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受一定損害的公文；內(nèi)部文件——是指內(nèi)容雖不涉及秘密，但不宜公開(kāi)或不必對(duì)社會(huì)公開(kāi)，只限在國(guó)內(nèi)某系統(tǒng)、某單位內(nèi)部使用的公文。
電力企業(yè)文書(shū)檔案的秘密級(jí)別也可依據(jù)以上規(guī)定劃分，但絕密文件、機(jī)密文件極少，只是秘密文件或大量的內(nèi)部文件。電力企業(yè)把自身的安全穩(wěn)定當(dāng)做生存發(fā)展的前提，所以電力企業(yè)文書(shū)檔案管理必須從維護(hù)企業(yè)的根本利益出發(fā)，從維護(hù)職工隊(duì)伍的穩(wěn)定局面出發(fā)，堅(jiān)持保密化原則。由于現(xiàn)代科技的發(fā)展，現(xiàn)代通信、辦公自動(dòng)化設(shè)備的普及，使泄密渠道增多，高新技術(shù)被廣泛運(yùn)用于竊密活動(dòng)，保密及防范工作無(wú)論從形式到內(nèi)容都面臨著許多挑戰(zhàn)。為此，文書(shū)檔案不能停留在“看好文件管好嘴”上，必須以現(xiàn)代意識(shí)和創(chuàng)新姿態(tài)，把更多的精力用在防范工作上，也就是追蹤科技發(fā)展的步伐，不斷更新保密手段，增強(qiáng)技術(shù)防范能力和檢查能力。
堅(jiān)持文書(shū)檔案管理保密化原則，要采取被實(shí)踐證明行之有效的保密管理措施，將保密責(zé)任制落實(shí)到人。機(jī)要秘書(shū)和文書(shū)檔案管理人員是最主要的人員，黨政“兩辦”或綜合辦公室作為保密工作的主要負(fù)責(zé)部門(mén)，這些人員和部門(mén)要進(jìn)一步增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)、大局意識(shí)，以促進(jìn)企業(yè)發(fā)展為己任，力爭(zhēng)做到保密工作不出現(xiàn)任何紕漏。
但是在堅(jiān)持文書(shū)檔案管理保密化原則的同時(shí)，也要正確處理好保密工作與企業(yè)中心工作的關(guān)系。文書(shū)檔案的保管只是手段，而使用才是目的。所以文書(shū)檔案管理保密化絕不等同于封閉化。在嚴(yán)格劃分保密等級(jí)，做好保密工作的同時(shí)，要盡量公開(kāi)文書(shū)檔案的范圍，該放開(kāi)的一定放開(kāi)，堅(jiān)決破除文書(shū)檔案管理的神秘化色彩。
二、堅(jiān)持文書(shū)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化原則
文書(shū)檔案固然是文書(shū)，但是并不是所有的文書(shū)都是文書(shū)檔案，只能說(shuō)文書(shū)是文書(shū)檔案的基礎(chǔ)和來(lái)源。文書(shū)檔案管理是檔案管理的分支，必須采用一整套的科學(xué)管理方法。文書(shū)檔案管理要堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化原則，或者說(shuō)文書(shū)檔案工作要實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理方式。電力企業(yè)盡管有其獨(dú)特性，但是在文書(shū)檔案管理上卻不能獨(dú)出心裁，另搞一套。既要遵循《中華人民共和國(guó)檔案法》，又要遵循上級(jí)主管部門(mén)指定的各種文書(shū)檔案管理制度，或大或小，都要不折不扣地嚴(yán)格執(zhí)行。即在文書(shū)檔案管理的實(shí)際工作中，對(duì)文書(shū)檔案的管理原則、方法、質(zhì)量、概念、設(shè)施等，都要實(shí)施統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，以求得協(xié)調(diào)統(tǒng)一的最佳的程序與效益。
文書(shū)檔案標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容很多，可以說(shuō)包羅萬(wàn)象，其中主要內(nèi)容包括：專(zhuān)業(yè)名詞術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、代號(hào)代碼標(biāo)準(zhǔn)、著錄標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)引語(yǔ)言標(biāo)準(zhǔn)、庫(kù)房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、制成材料標(biāo)準(zhǔn)以及文書(shū)檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)等標(biāo)準(zhǔn)。如：文書(shū)來(lái)源的標(biāo)準(zhǔn)名稱(chēng)，可分為對(duì)外文件（簡(jiǎn)稱(chēng)發(fā)文，是指本單位向外單位包括上級(jí)部門(mén)發(fā)出的文件）、收來(lái)文件（簡(jiǎn)稱(chēng)收文，是指外單位包括上級(jí)部門(mén)送至的文件）、內(nèi)部文件（是指限于本單位內(nèi)部制定、運(yùn)行和使用的文件）。按文書(shū)的行文關(guān)系和行文方向的標(biāo)準(zhǔn)名稱(chēng)，可分為上行文（是指下級(jí)單位向隸屬的上級(jí)單位報(bào)送的行文）、平行文（是指同級(jí)或者不相隸屬的單位之間的行文）、下行文（是指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)單位對(duì)所屬的下級(jí)單位的行文）。再如：文書(shū)歸檔的標(biāo)準(zhǔn)是在企業(yè)工作活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文件材料（包括文件、圖表、照片、錄音、錄像光盤(pán)等）必須立卷歸檔，歸檔的文書(shū)必須準(zhǔn)確反映企業(yè)工作的真實(shí)歷史面貌，歸檔文書(shū)必須進(jìn)行立卷管理，符合立卷的原則和要求。具體而言，供電企業(yè)職代會(huì)工作報(bào)告、黨委工作總結(jié)、黨委及總經(jīng)理辦公會(huì)議紀(jì)要、企業(yè)的重要命令、決定、通報(bào)等，均符合歸檔要求，理所當(dāng)然地列為文書(shū)檔案。
文書(shū)檔案管理堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化原則，便于應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提高管理質(zhì)量和利用價(jià)值。
三、堅(jiān)持文書(shū)檔案管理的信息化原則
文書(shū)按物質(zhì)載體大致可分為紙質(zhì)文件、感光介質(zhì)文件、磁介質(zhì)文件、電子文件四種。其中，紙質(zhì)文件是指用紙張印刷、書(shū)寫(xiě)的文件。感光介質(zhì)文件是指以感光膠片、相紙等感光材料為物質(zhì)載體的文件。如照片文件、影片文件、微縮膠片文件、顯微膠片文件等。磁介質(zhì)文件是指以磁帶、磁盤(pán)等磁性材料為物質(zhì)載體的文件。如錄音文件、錄像文件、計(jì)算機(jī)磁帶文件和磁盤(pán)文件、磁光盤(pán)文件等。電子文件是指借助于電子計(jì)算機(jī)生成、傳輸和處理的文件。
在一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的歷史階段，文書(shū)檔案中幾乎全是紙質(zhì)文件，充其量有少許感光介質(zhì)文件。而當(dāng)今是一個(gè)信息化高度發(fā)達(dá)的時(shí)代，信息網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)鋪天蓋地。由于信息網(wǎng)絡(luò)具有信息量大、覆蓋面廣、傳播速度快、使用方便、相對(duì)獨(dú)立等優(yōu)勢(shì)，綜合了報(bào)刊、廣播、電視、圖書(shū)、錄音錄像等媒介的所有優(yōu)點(diǎn)，而文書(shū)檔案中的四種物質(zhì)載體都可以運(yùn)行于信息化網(wǎng)絡(luò)中，如其中的紙質(zhì)文件經(jīng)過(guò)掃描，就可以形成用之不衰的電子文件。特別是在電力企業(yè)中盛行無(wú)紙化辦公，大量公文可以通過(guò)上網(wǎng)公布、審閱、批復(fù)等。文書(shū)檔案的信息化潮流勢(shì)不可擋，越來(lái)越廣泛地運(yùn)用于文書(shū)檔案管理中。
檔案信息化管理減輕了檔案管理人員的負(fù)擔(dān)，而且可以在網(wǎng)絡(luò)上完成檢索查詢，也給使用者提供了方便。但是也應(yīng)該清醒地認(rèn)識(shí)到，由于紙質(zhì)文件具有保存壽命長(zhǎng)的優(yōu)點(diǎn)，具有原始性、真實(shí)性、權(quán)威性以及法律地位不可替代性的特點(diǎn)，它在文書(shū)檔案中的主導(dǎo)地位是不可動(dòng)搖的。
為此，堅(jiān)持文書(shū)檔案信息化的出發(fā)點(diǎn)是要堅(jiān)持管理現(xiàn)代化，也就是文書(shū)檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化，其主要標(biāo)志是文書(shū)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，具體應(yīng)用于檔案的接收、編目、借閱、統(tǒng)計(jì)等工作。另外，可采用信息化網(wǎng)絡(luò)，增強(qiáng)與現(xiàn)代化技術(shù)相配套的文書(shū)檔案科學(xué)管理方法和組織手段。如紙質(zhì)文件易磨損，當(dāng)前許多電力企業(yè)將紙質(zhì)文件全部拷貝后建成電子文件，不僅滿足了使用者的需要，而且使紙質(zhì)文件得以有效保護(hù)。
四、堅(jiān)持文書(shū)檔案管理的最大化利用原則
具體而言，企業(yè)文書(shū)有五個(gè)作用：一是指導(dǎo)作用。文書(shū)是上級(jí)單位對(duì)下級(jí)單位進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)的一種工具。上級(jí)單位通過(guò)指示、決定、通知、會(huì)議紀(jì)要等公文，對(duì)下級(jí)單位的工作進(jìn)行具體的指導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)。這些公文一經(jīng)發(fā)出，下級(jí)單位必須執(zhí)行。離開(kāi)了公文的這一作用，各方面的管理工作很可能陷入混亂狀態(tài)。即使公文辦理完畢，仍有借鑒作用。二是規(guī)范作用。企業(yè)通過(guò)公文的法律、法令、法規(guī)、規(guī)章制度一經(jīng)制定和生效，必須堅(jiān)決執(zhí)行。它們不僅是企業(yè)員工的行為準(zhǔn)則，也是企業(yè)員工進(jìn)行各項(xiàng)工作、開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)的具體依據(jù)。三是溝通作用。上下級(jí)或平級(jí)單位是通過(guò)公文進(jìn)行聯(lián)系、協(xié)調(diào)的。通過(guò)公文能及時(shí)處理具體問(wèn)題，獲得相關(guān)信息。因此，公文在保證各單位正常而又有秩序地開(kāi)展工作方面起著不容低估的作用。四是宣傳、教育作用。公文在傳達(dá)某一方針政策，或針對(duì)現(xiàn)實(shí)生活中普遍存在的問(wèn)題或認(rèn)識(shí)偏差，通過(guò)啟發(fā)誘導(dǎo)，使員工明白確立什么立場(chǎng)，堅(jiān)持什么原則，應(yīng)該怎么做的同時(shí)，還要說(shuō)明為什么要這樣做。五是憑證和依據(jù)作用。各種公文反映了制發(fā)單位的意圖，同時(shí)也是證實(shí)這一意圖的最好憑證，具有法定的效力。受文單位則以此作為處理工作、解決問(wèn)題的依據(jù)。
從當(dāng)前企業(yè)科技檔案管理的實(shí)際情況來(lái)看，科技檔案管理現(xiàn)狀不佳，存在諸多問(wèn)題，這與管理者秉持傳統(tǒng)思想觀念、管理人員綜合素質(zhì)不高、管理制度不健全等因素有很大關(guān)系。為了盡可能地杜絕此類(lèi)問(wèn)題再次發(fā)生，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化企業(yè)科技檔案管理工作，也就是做好企業(yè)科技檔案管理工作的思路規(guī)劃，加強(qiáng)科技原始資料、科技檔案分類(lèi)、科技檔案整理、科技檔案歸檔等方面的監(jiān)管，盡可能保證科技檔案的應(yīng)用價(jià)值，為企業(yè)提供科技信息，便于企業(yè)更好地進(jìn)行科技項(xiàng)目的研究或?yàn)榭萍紤?yīng)用提供數(shù)據(jù)支持，從而使企業(yè)更好發(fā)展。由此看來(lái)，合理規(guī)劃企業(yè)科技檔案管理工作思路，有序、合理、規(guī)范地實(shí)施科技檔案管理工作是非常有意義的。
一、企業(yè)科技檔案管理的原則
參考相關(guān)文獻(xiàn)及筆者工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，確定企業(yè)之中科技檔案管理的有效實(shí)施，需要遵循以下原則：
其一，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。出于充分發(fā)揮科技檔案管理作用的目的，遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分析管理的原則，合理地實(shí)施科技檔案管理，可以對(duì)企業(yè)的全部檔案實(shí)施綜合管理，如根據(jù)科研項(xiàng)目檔案的內(nèi)容及其作用，合理分類(lèi)科研準(zhǔn)備方面、研究實(shí)驗(yàn)方面的、總結(jié)鑒定驗(yàn)收方面的檔案，并進(jìn)行有針對(duì)性的控制，以此來(lái)提高科研檔案管理效果。
其二，維護(hù)檔案的完整與安全。因科研檔案資料收集、整理、分類(lèi)等工作實(shí)施的過(guò)程中容易出現(xiàn)資料丟失、資料破損等現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案的使用價(jià)值大大降低。為了避免此種情況出現(xiàn)，在實(shí)施科技檔案管理的過(guò)程中，還要注意遵循維護(hù)檔案的完整與安全的原則，對(duì)涵蓋企業(yè)全部活動(dòng)所產(chǎn)生的各種檔案文書(shū)進(jìn)行監(jiān)管，并且嚴(yán)格監(jiān)督檔案整理、分類(lèi)等工作，避免檔案被破壞。
二、做好企業(yè)科技檔案管理工作的思路
相關(guān)調(diào)查顯示，國(guó)內(nèi)企業(yè)科技檔案管理存在一些問(wèn)題，如科技檔案收集不齊全、科技檔案制度不健全、科技檔案人員素質(zhì)不高等，導(dǎo)致科技檔案管理現(xiàn)狀不佳。針對(duì)此種情況，應(yīng)當(dāng)結(jié)合科技檔案實(shí)際情況及其管理情況，合理規(guī)劃企業(yè)科技檔案管理工作思路，有計(jì)劃、有目的地實(shí)施各項(xiàng)檔案管理工作，必然能夠提高檔案管理效果。對(duì)此，筆者的建議是：
首先，建立科學(xué)檔案管理制度，理順科技檔案管理歸檔程序?？萍紮n案是科研課題科技成果研究的全過(guò)程的反映，但又不僅僅局限于某一項(xiàng)科研課題、某一項(xiàng)成果。它是課題及成果之間、學(xué)科之間的綜合反映，因而就形成了科技檔案的四個(gè)特點(diǎn)：專(zhuān)業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性和階段性。基于此，應(yīng)當(dāng)結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)合理規(guī)劃制定科技檔案管理制度，進(jìn)而統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范合理實(shí)施科技檔案管理。另外，還要注意理順檔案歸檔程序，以便檔案歸檔工作的能夠有序進(jìn)行，避免出現(xiàn)檔案遺漏或檔案丟失的現(xiàn)象。
其次，加大重大科研項(xiàng)目的檔案管理。重大科研項(xiàng)目檔案中明確了科技的成果及研究過(guò)程，對(duì)于有效應(yīng)用科技及深入研究科技有很大幫助。為了保證重點(diǎn)科研項(xiàng)目檔案的使用價(jià)值，科技檔案管理實(shí)施中應(yīng)當(dāng)將重大科研項(xiàng)目檔案管理作為重點(diǎn)任務(wù)或內(nèi)容來(lái)對(duì)待，將此項(xiàng)工作的責(zé)任具體落實(shí)到管理人員的頭上，以便管理人員能夠認(rèn)真對(duì)待，規(guī)范化、合理化地監(jiān)督控制重大科研項(xiàng)目檔案。
最后，加大科技檔案的開(kāi)發(fā)利用。目前一些企業(yè)之中科技檔案查閱依舊采用手工方式，導(dǎo)致檔案查閱既浪費(fèi)時(shí)間，又浪費(fèi)人力。對(duì)此，應(yīng)當(dāng)有效利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等，構(gòu)建科研檔案信息化平臺(tái)，以便更好地開(kāi)發(fā)利用科技檔案。
三、結(jié)束語(yǔ)
因管理者秉持傳統(tǒng)思想觀念、管理人員綜合素質(zhì)不高、管理制度不健全等因素影響，導(dǎo)致目前我國(guó)一些企業(yè)科技檔案管理不佳，未能有效保障科技檔案的使用價(jià)值，致使科技檔案在企業(yè)部門(mén)之中的應(yīng)用效果不佳，未能促進(jìn)企業(yè)更好發(fā)展。對(duì)此，筆者建議遵循企業(yè)科技檔案管理的原則，合理規(guī)劃科技檔案管理工作思路，如理順科技檔案歸檔程序、加大重大科研項(xiàng)目的檔案管理、加強(qiáng)科技檔案的開(kāi)發(fā)利用等，可以大大提高科技檔案管理水平，更好地保障科技檔案的使用價(jià)值。
【參考文獻(xiàn)】
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（一）缺乏對(duì)綜合檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)
人們對(duì)事物的認(rèn)知直接影響事物的發(fā)展方向，正確的認(rèn)知有利于促進(jìn)事物的發(fā)展壯大，而錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)勢(shì)必會(huì)成為事物發(fā)展的重大阻力。目前來(lái)說(shuō)，我國(guó)部分醫(yī)院對(duì)綜合檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，特別是在建設(shè)電子檔案的過(guò)程中，不少醫(yī)院存在諸多誤區(qū)。例如，有的醫(yī)院管理者認(rèn)為檔案信息化發(fā)展是勞民傷財(cái)，是盲目追新的項(xiàng)目，有的醫(yī)院管理者認(rèn)為數(shù)字化開(kāi)發(fā)只是技術(shù)人員的任務(wù)，等等。上述誤區(qū)的存在成為醫(yī)院綜合檔案發(fā)展的絆腳石。之所以會(huì)出現(xiàn)上述誤區(qū)，一是由于檔案管理人員尚未全面認(rèn)識(shí)到自己在綜合檔案管理中的社會(huì)職責(zé)，尚未意識(shí)到這一工程的復(fù)雜性、系統(tǒng)性。二是由于檔案管理人員對(duì)綜合檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不到位，缺乏主動(dòng)管理意識(shí)，再加之缺乏具體經(jīng)驗(yàn)，從而導(dǎo)致多種管理行為問(wèn)題的出現(xiàn)。
（二）檔案管理制度不完善
目前來(lái)說(shuō)，我國(guó)部分醫(yī)院的綜合檔案信息均由不同部門(mén)分別保管，醫(yī)院缺乏明確的檔案管理手段與方案，容易導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)混亂。再加上醫(yī)院缺乏細(xì)化、可操作性的管理制度，不同部門(mén)對(duì)自身的檔案管理職能認(rèn)識(shí)不到位，缺乏標(biāo)準(zhǔn)的檔案收集范圍，導(dǎo)致多種重要數(shù)據(jù)、信息的流失。此外，醫(yī)院綜合檔案管理需要復(fù)合型人才的支持，但目前來(lái)說(shuō)，我國(guó)檔案管理人員的平均素質(zhì)還有待提升，部分檔案人員缺乏檔案管理基本知識(shí)與技能，一部分檔案人員不了解檔案管理的重要性且缺乏檔案信息化建設(shè)的科學(xué)技術(shù)，嚴(yán)重阻礙了檔案綜合管理的健康發(fā)展。
（三）電子檔案不完善
現(xiàn)階段，我國(guó)部分醫(yī)院電子檔案建設(shè)力度比較薄弱，尚未充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)。例如，缺乏完善的電子檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致視頻、聲音、文字等檔案的格式轉(zhuǎn)化均不合理，某些紙質(zhì)文件在轉(zhuǎn)化過(guò)程中也會(huì)出現(xiàn)部分信息無(wú)法被讀取等多種問(wèn)題。部分單位尚未對(duì)電子檔案進(jìn)行檢索，沒(méi)有按照要求對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號(hào)，兩者之間無(wú)法做到一一對(duì)應(yīng)，這勢(shì)必會(huì)影響到對(duì)醫(yī)院檔案的利用。
二、醫(yī)院綜合檔案管理問(wèn)題的解決策略
（一）提高檔案管理意識(shí)
提高檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)支持，是做好醫(yī)院綜合檔案管理的基礎(chǔ)。在新形勢(shì)下，醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視，加大檔案建設(shè)力度，在提高認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，加快標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)力度，并積極與國(guó)際社會(huì)接軌。與此同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)通過(guò)會(huì)議、宣傳、活動(dòng)等方式，全面提升醫(yī)務(wù)人員對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到自己的任務(wù)與職責(zé)，更好地促進(jìn)綜合檔案管理工作的開(kāi)展。另外，還應(yīng)完善檔案管理獎(jiǎng)懲機(jī)制，將檔案管理效果與質(zhì)量直接與醫(yī)務(wù)人員的考核結(jié)果相掛鉤，全面提升相關(guān)人員的檔案管理主動(dòng)性與積極性。
（二）加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)
加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，完善檔案管理機(jī)制是醫(yī)院發(fā)展的重要保證。醫(yī)院管理人員需結(jié)合醫(yī)院發(fā)展實(shí)際以及先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，建立健全檔案管理體制，明確醫(yī)院綜合檔案管理的具體工作辦法與方案計(jì)劃，進(jìn)一步明確不同職能部門(mén)的權(quán)限、職責(zé)以及檔案管理流程，進(jìn)而使得各項(xiàng)檔案管理工作的開(kāi)展有章可循。與此同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案工作手冊(cè)的編制，針對(duì)性細(xì)分不同檔案的目錄標(biāo)準(zhǔn)、收集單位以及保管權(quán)限，在保障檔案資料完整性與真實(shí)性的基礎(chǔ)上，方便對(duì)檔案的查閱、使用。
其次，在檔案管理制度建設(shè)過(guò)程中，必須遵循一定原則。具體來(lái)說(shuō)：第一，安全性原則。只有保證檔案資料的安全性，才能充分發(fā)揮綜合檔案管理的重要作用。第二，實(shí)事求是原則。在法律標(biāo)準(zhǔn)制定過(guò)程中，不同部門(mén)必須結(jié)合自身實(shí)際情況制定符合自身醫(yī)院發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)策略，切忌一刀切。第三，利益平衡原則。必須堅(jiān)持利益平衡原則，對(duì)不同檔案的信息權(quán)利進(jìn)行確認(rèn)，按照權(quán)利義務(wù)相平衡原則，尋找電子、紙質(zhì)檔案的平衡點(diǎn)，進(jìn)而促使兩者利益最大化。第四，透明性原則。在具體管理法規(guī)建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)遵循公開(kāi)、民主、科學(xué)的原則，積極征詢社會(huì)各界意見(jiàn)，增強(qiáng)信息立法的公開(kāi)性與透明度。
（三）加強(qiáng)電子檔案建設(shè)力度
對(duì)于綜合檔案管理發(fā)展來(lái)說(shuō)，電子文件信息管理平臺(tái)是非常重要的組成環(huán)節(jié)，相關(guān)部門(mén)必須加強(qiáng)電子文件的保存以及前端控制，從而為系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)提供強(qiáng)有力的支撐。各級(jí)檔案部門(mén)必須積極參與到管理平臺(tái)建設(shè)過(guò)程中來(lái)，積極提出自己的意見(jiàn)，加強(qiáng)與技術(shù)開(kāi)發(fā)人員的聯(lián)系，進(jìn)一步提升平臺(tái)功能的合理性與效率。
二、輸電工程檔案管理的機(jī)遇與挑戰(zhàn)
信息技術(shù)為電力檔案管理的規(guī)范化、電子化提供技術(shù)支持，如何將信息技術(shù)應(yīng)用到電力企業(yè)的檔案管理中，已成為重要的科研課題[6]39。計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用對(duì)工程項(xiàng)目檔案資料的科學(xué)利用及步入數(shù)字信息化管理起到了重要作用。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部數(shù)據(jù)共享的系統(tǒng)工程，是系統(tǒng)建立數(shù)字檔案的契機(jī)，是輸電工程檔案管理系統(tǒng)性提高的前提，是完善電力工程檔案的有利條件。信息資源的系統(tǒng)化管理納入檔案管理，擴(kuò)大檔案管理范圍與功能。電力企業(yè)信息化水平和電力企業(yè)正努力實(shí)施的以信息化帶動(dòng)管理，以管理促進(jìn)信息化的管理模式，是提升輸電工程檔案管理功能的機(jī)遇，是保障檔案信息的準(zhǔn)確性與真實(shí)性，提高利用率的必要條件。輸電工程檔案具有一定的專(zhuān)業(yè)性，源于輸電工程檔案的構(gòu)建體系，不同行業(yè)、部門(mén)、專(zhuān)業(yè)建立工程檔案的出發(fā)點(diǎn)及標(biāo)準(zhǔn)存在一定的差異，使得接收工作復(fù)雜，極易造成資料的散失，資料難免有遺漏，準(zhǔn)確性、真實(shí)性、完整性不易達(dá)到規(guī)范要求[7]78。輸電工程檔案管理的規(guī)范化、電子化、數(shù)字化是未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)[8]27，輸電工程施工企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，給企業(yè)與社會(huì)帶來(lái)諸多便利的同時(shí)，檔案信息保密問(wèn)題所存在的安全隱患[9]147，也是我們必須面對(duì)的挑戰(zhàn)，云計(jì)算服務(wù)平臺(tái)在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全方面具有無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)，可有效地解決數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)等問(wèn)題[10]76。
三、輸電工程檔案管理的組卷原則
案卷是具有“關(guān)聯(lián)”的文件組合而成的檔案保管單位。來(lái)源原則是檔案的分類(lèi)單元，來(lái)源原則在檔案檢索中具有重要作用，來(lái)源原則是檔案整理的基本原則。來(lái)源原則可以有效地恢復(fù)已被破壞和被分散在不同卷宗中檔案的順序。尊重全宗原則是來(lái)源原則產(chǎn)生的標(biāo)志。檔案管理原則在實(shí)踐中不斷演繹與發(fā)展，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用使單一來(lái)源原則再次受到?jīng)_擊，突破了實(shí)體機(jī)關(guān)與案卷唯一對(duì)應(yīng)的傳統(tǒng)模式，現(xiàn)代機(jī)構(gòu)的頻繁變動(dòng)也使按照機(jī)構(gòu)來(lái)源劃分全宗面臨新的挑戰(zhàn)，新來(lái)源觀應(yīng)運(yùn)而生，受到業(yè)界的關(guān)注。自由來(lái)源為來(lái)源共同性基礎(chǔ)上的事由共同性，對(duì)專(zhuān)門(mén)檔案整理具有指導(dǎo)意義。來(lái)源原則的實(shí)質(zhì)是事由原則，事由原則是專(zhuān)門(mén)檔案的整理原則[11]25。事由聯(lián)系沒(méi)有客觀的界限，是檔案形成過(guò)程中事由類(lèi)同性所具有的聯(lián)系。廣義來(lái)源聯(lián)系與狹義事由聯(lián)系從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)統(tǒng)一于“有機(jī)聯(lián)系”[12]84，廣義來(lái)源聯(lián)系是電子文件時(shí)代“新來(lái)源觀”的產(chǎn)物。檔案整理的本質(zhì)是為了保持檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于更好地保管與利用。有機(jī)聯(lián)系并不只有來(lái)源聯(lián)系，最緊密的聯(lián)系也并不只是來(lái)源聯(lián)系，在尊重檔案形成規(guī)律的前提下，任何有機(jī)聯(lián)系都可成為檔案的分類(lèi)原則。來(lái)源原則與事由原則都有各自獨(dú)立的適用范圍，踐行來(lái)源聯(lián)系進(jìn)行組卷，割裂了輸電建設(shè)項(xiàng)目檔案與其建設(shè)過(guò)程之間的聯(lián)系，應(yīng)以有機(jī)聯(lián)系在整個(gè)檔案集合中最為明顯的原則為依據(jù)。輸電建設(shè)項(xiàng)目按照項(xiàng)目來(lái)組成一個(gè)案卷，是最簡(jiǎn)便也是最理想的，當(dāng)某一項(xiàng)目形成的科技文件超過(guò)案卷組合度時(shí)，如何將同一項(xiàng)目的檔案材料整理成多個(gè)案卷，需要參考建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)。輸電建設(shè)項(xiàng)目按階段組卷形成的檔案有更深層的聯(lián)系，但它不是項(xiàng)目檔案案卷組織的統(tǒng)一模式，最緊密的有機(jī)聯(lián)系是指導(dǎo)組卷方式的正確理念。借鑒檔案管理原則，不糾結(jié)、不拘泥于各種原則的紛爭(zhēng)之中，結(jié)合輸電檔案的特點(diǎn)組卷、建檔，充分運(yùn)用來(lái)源聯(lián)系和事由聯(lián)系，編制多維聯(lián)系的實(shí)用性、安全性輸電檔案是最科學(xué)的。明確了組卷原則，建檔過(guò)程要注意區(qū)分不同的工程項(xiàng)目及項(xiàng)目階段，工程檔案收集和整理要與建設(shè)進(jìn)程同步，統(tǒng)一歸檔要求，明確歸檔文件材料內(nèi)容，在工程竣工階段，建設(shè)單位要對(duì)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位移交的文件材料進(jìn)行鑒定，提出移交的時(shí)限和質(zhì)量要求。在施工過(guò)程中，定期檢查施工現(xiàn)場(chǎng)，收集施工照片記錄，列為電子版資料歸檔。
四、輸電工程檔案管理的正確思路與具體措施
面對(duì)輸電工程檔案管理的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，如何更好地解決其存在的問(wèn)題？尊重和維護(hù)檔案的本質(zhì)特性，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系是檔案整理工作的根本性原則，觀念的改變是當(dāng)代輸電工程檔案管理的核心前提，建立完善的管理體系，保持各建設(shè)單位與運(yùn)營(yíng)、維護(hù)單位的有效溝通是輸電工程檔案管理的保障，健全的檔案管理制度是檔案安全與充分發(fā)揮其作用的必要條件，而強(qiáng)化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，強(qiáng)調(diào)檔案管理的及時(shí)性是加快檔案建設(shè)步伐的正確思路，利用現(xiàn)代化的管理工具，不斷踐行檔案管理的電子化、數(shù)字化，向前看，把握未來(lái)每一個(gè)輸電工程項(xiàng)目文件資料的完整性是行之有效的方法。什么樣的指導(dǎo)思想能更好發(fā)揮輸電工程檔案管理的功能?踐行輸電工程檔案管理，樹(shù)立檔案管理為利用服務(wù)的效益理念，向管理要效益；樹(shù)立技術(shù)為需求服務(wù)的科技理念，加強(qiáng)信息軟件系統(tǒng)升級(jí)及管理創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)工程檔案管理模式與管理思想與時(shí)俱進(jìn)；樹(shù)立系統(tǒng)工程的整體理念，把系統(tǒng)工程的整體理念和綜合性技術(shù)人才培養(yǎng)貫穿于檔案建設(shè)的全過(guò)程；夯實(shí)輸電工程檔案管理的根基，輸電工程檔案的功能將彰顯廣達(dá)。有了正確的理念，有了開(kāi)啟輸電工程檔案建設(shè)和運(yùn)行之門(mén)的人才，如何正確使用檔案管理工具，加快檔案建設(shè)步伐？在符合國(guó)家相關(guān)法規(guī)和企業(yè)檔案管理要求的前提下，強(qiáng)化檔案管理制度的嚴(yán)肅性、權(quán)威性及公正性，制定適應(yīng)輸電工程施工企業(yè)特點(diǎn)的具有較強(qiáng)可操作性的規(guī)章制度，在規(guī)章制度允許的范圍內(nèi)，不斷完善檔案的規(guī)范化管理；加強(qiáng)檔案的收集、整理工作；強(qiáng)化教育和培訓(xùn)；推進(jìn)電子文檔的積累、保管與利用，遵循“利用為本、常用為上”的思路，同步建設(shè)檔案目錄和全文數(shù)據(jù)庫(kù)，適應(yīng)電子文件歸檔的發(fā)展趨勢(shì)。電子文件帶來(lái)的挑戰(zhàn)要求檔案管理工作進(jìn)行根本性的質(zhì)變，我國(guó)當(dāng)前實(shí)行的雙套制歸檔策略時(shí)間越長(zhǎng)，越不利于電子文件管理工作的與時(shí)俱進(jìn)[13]41。實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的檔案管理一步到規(guī)范化、電子化的跳躍，必將面臨一定的險(xiǎn)灘與溝壑，然而跳躍的結(jié)果，會(huì)使我們的電力企業(yè)實(shí)現(xiàn)立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、維護(hù)、運(yùn)營(yíng)、管理的一體化，電力檔案管理的功能有質(zhì)的突破，成為企業(yè)的樞紐、企業(yè)的技術(shù)與成本信息與控制平臺(tái)。有了平臺(tái)，有了機(jī)遇，輸電工程項(xiàng)目檔案管理如何能舞出精彩篇章？歷史是鏡子，實(shí)踐是真理，適應(yīng)變革，完善標(biāo)準(zhǔn)，與時(shí)俱進(jìn)是必由之路。綜觀歷史，傳統(tǒng)的檔案管理原理面對(duì)專(zhuān)門(mén)檔案與文書(shū)檔案整理原則的巨大差異，在不斷適應(yīng)變革的環(huán)境中得以完善和發(fā)展，“主體全宗”、“客體全宗”的提出，就是對(duì)“來(lái)源聯(lián)系”和“事由聯(lián)系”的充分運(yùn)用。文件連續(xù)體理論在認(rèn)識(shí)文件運(yùn)動(dòng)的線性、階段性、整體性的基礎(chǔ)上，研究了文件運(yùn)動(dòng)的非線性、橫向性、回流性、跳躍性等異常現(xiàn)象，盡管文件運(yùn)動(dòng)理論在實(shí)踐的指導(dǎo)性方面有一定的局限性，但這些理論的發(fā)展對(duì)增強(qiáng)我們的信念，把握踐行工作的方向有著重要意義。應(yīng)對(duì)變革，我們正積極行動(dòng)，多維聯(lián)系體系的建立，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的不斷出臺(tái)，使我們能夠感知領(lǐng)導(dǎo)的決心與魄力。要克服由于時(shí)間跨度造成的信息的缺失及不準(zhǔn)確等問(wèn)題，提高檔案管理工作者的技能勢(shì)在必行，掌握相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，同時(shí)還需具備檔案管技理能，熟悉檔案管理知識(shí)的同時(shí)，還要熟悉國(guó)家及行業(yè)的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)定。與此同時(shí)，電網(wǎng)專(zhuān)業(yè)的檔案員培訓(xùn)應(yīng)常抓不懈，常年實(shí)施培訓(xùn)以適應(yīng)檔案管理發(fā)展的需求，提高檔案管理水平。踐行輸電工程管理，必須重視現(xiàn)場(chǎng)施工檢查與指導(dǎo)工作的時(shí)效性，確保歸檔的輸電電網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案正確地記錄工程施工過(guò)程與結(jié)果，確保歸檔的輸電電網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案的全面性與準(zhǔn)確性、及時(shí)性。踐行輸電工程檔案管理，管理者要熟悉項(xiàng)目施工文檔所包含內(nèi)容，為確保施工材料的齊全和真實(shí)性，應(yīng)堅(jiān)持時(shí)實(shí)構(gòu)成的原則，堅(jiān)持事前控制、事中控制、事后把關(guān)驗(yàn)收的程序。具體文件收集按施工資料的形成順序分類(lèi)，可行性研究階段的文檔、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文檔、物資供應(yīng)文檔、項(xiàng)目施工文檔、項(xiàng)目監(jiān)理文檔等，由相關(guān)機(jī)構(gòu)分別構(gòu)成與匯聚，施工資料的組卷應(yīng)嚴(yán)格按國(guó)家電網(wǎng)公司編制的輸變電工程檔案管理實(shí)施細(xì)則進(jìn)行。踐行輸電工程的檔案管理，在保密的前提下發(fā)揮檔案信息作用是永恒主題。眾所周知，檔案利用給科研人員帶來(lái)方便的同時(shí)，也給那些想方設(shè)法竊取技術(shù)機(jī)密的不法分子帶來(lái)可乘之機(jī)，稍有疏忽就會(huì)給國(guó)家的安全和利益帶來(lái)危害，這就是檔案的“雙重性”。檔案的“雙重性”為輸電科技檔案開(kāi)發(fā)利用帶來(lái)挑戰(zhàn)，使得其在信息交流與保密之間的界限尺度難以把握。如何解決充分利用與技術(shù)安全保密的矛盾？提高檔案管理人員保密意識(shí)及綜合素質(zhì)是關(guān)鍵；當(dāng)然沒(méi)有保密意識(shí)不能勝任，只具有保密意識(shí)也是不夠的，綜合素質(zhì)是解決問(wèn)題的保障。主觀條件具備是一方面，客觀條件制約必不可少，建立健全保密制度是做好輸電檔案保密工作的基礎(chǔ)和前提，是實(shí)現(xiàn)法制化、規(guī)范化管理的必要條件。加強(qiáng)信息化建設(shè)中保密安全應(yīng)對(duì)措施，嚴(yán)格確保單位內(nèi)部局域網(wǎng)與外部互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)徹底的物理隔離，嚴(yán)禁計(jì)算機(jī)通過(guò)各種形式連接互聯(lián)網(wǎng)和其他公共信息網(wǎng)；并應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)各級(jí)人員責(zé)任制，定期進(jìn)行網(wǎng)上信息檢查，做好網(wǎng)絡(luò)的動(dòng)態(tài)管理。具備較強(qiáng)的保密意識(shí)，不斷更新的專(zhuān)業(yè)技能，檔案管理者才能做到保密工作與檔案管理的有機(jī)結(jié)合，正確解決電力檔案保密與充分利用電力檔案的矛盾。踐行輸電工程的檔案管理，合理測(cè)評(píng)體系的構(gòu)建與完善，是電力檔案發(fā)展和電力工程項(xiàng)目建設(shè)與維護(hù)的質(zhì)量保障[14]57。通過(guò)合同管理強(qiáng)化項(xiàng)目檔案管理，建立健全檔案管理測(cè)評(píng)體系，利用云計(jì)算實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程檔案的全過(guò)程監(jiān)管，輸電工程檔案管理才會(huì)按設(shè)計(jì)的軌道前行。
一、辦公室檔案管理原則及要求
檔案管理工作必須遵循服從、嚴(yán)謹(jǐn)、高效以及合作的相關(guān)原則，才能夠準(zhǔn)確客觀和及時(shí)地完成相關(guān)工作，更好地發(fā)揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業(yè)務(wù)及管理打好基礎(chǔ)。
（一）準(zhǔn)確，客觀地記錄辦公室相關(guān)內(nèi)容。檔案管理工作是辦公室經(jīng)營(yíng)管理作業(yè)鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準(zhǔn)確地收集、整理辦公室關(guān)鍵信息，也就無(wú)法為單位領(lǐng)導(dǎo)等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發(fā)揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責(zé)任心并正確地理解辦公室的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略與發(fā)展策略，不偏不倚地對(duì)資料進(jìn)行整理、對(duì)會(huì)議內(nèi)容等進(jìn)行記錄，確保信息真實(shí)有效，才能夠合理地協(xié)調(diào)下級(jí)部門(mén)及人員工作，進(jìn)而促進(jìn)辦公室管理的更好實(shí)現(xiàn)。
（二）嚴(yán)謹(jǐn)，一絲不茍精準(zhǔn)服務(wù)?，F(xiàn)代辦公室管理強(qiáng)調(diào)效率，檔案管理工作需要對(duì)多元化的信息進(jìn)行記錄、傳達(dá)，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)及人員完成相關(guān)工作。在這個(gè)過(guò)程中，檔案管理工作必須嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，遵循嚴(yán)謹(jǐn)性原則，一絲不茍地完成相關(guān)工作，才能夠更好地服務(wù)辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性原則，就必須關(guān)注細(xì)節(jié)。辦公室管理關(guān)注精細(xì)化或精準(zhǔn)化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關(guān)注細(xì)節(jié)，并且及時(shí)準(zhǔn)確地根據(jù)管理層要求對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行輔助、協(xié)調(diào)，以確保檔案管理工作職能得到合理發(fā)揮。現(xiàn)代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對(duì)工作中的細(xì)節(jié)進(jìn)行充分地記錄與分析，見(jiàn)微知著，并在動(dòng)態(tài)環(huán)境中尋找規(guī)律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅(jiān)持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t，對(duì)辦公室的內(nèi)部信息及資料等進(jìn)行妥善保管，對(duì)文件進(jìn)行保密管理，不對(duì)任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內(nèi)嚴(yán)格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關(guān)工作，不可以越權(quán)行事，也不可以利用職務(wù)便利謀求不正當(dāng)利益。
（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業(yè)務(wù)的需求。由此可見(jiàn)，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現(xiàn)代檔案管理工作的基本技巧，靈活運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)及其他管理工具，進(jìn)而提升檔案管理工作的效率，更好地促進(jìn)其職能的發(fā)揮。這就需要檔案管理工作人員持續(xù)保持學(xué)習(xí)意識(shí)，對(duì)檔案管理工作相關(guān)的知識(shí)與技能進(jìn)行不斷地積累與運(yùn)用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用相關(guān)技術(shù)，更高效的完成檔案管理崗位工作。
（四）合作，正確傳遞合理協(xié)調(diào)。檔案管理不是被動(dòng)地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進(jìn)行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個(gè)過(guò)程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進(jìn)行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內(nèi)外部信息，并協(xié)調(diào)相關(guān)工作順利地進(jìn)行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識(shí)，并加強(qiáng)人際交往與溝通能力，以客觀的立場(chǎng)和態(tài)度，對(duì)檔案管理相關(guān)工作進(jìn)行處理。
二、 辦公室檔案管理存在的共性問(wèn)題
（一）歸檔不及時(shí)。辦公室檔案歸檔不及時(shí)，與辦公室及其他科室的相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)度等脫節(jié)比較嚴(yán)重。甚至在部分業(yè)務(wù)完全結(jié)束后，辦公室（檔案室）才會(huì)收錄全部的醫(yī)療服務(wù)信息，而沒(méi)有在進(jìn)行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續(xù)也很難補(bǔ)齊，則出現(xiàn)醫(yī)療糾紛等很難提供完整、準(zhǔn)確的有效文檔。在這個(gè)階段已經(jīng)無(wú)法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會(huì)影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎(chǔ)上的一些辦公室研究、分析等也就會(huì)因此出現(xiàn)一定問(wèn)題。
（二）檔案管理不規(guī)范。辦公室檔案管理質(zhì)量不高，包括資料不全、資料內(nèi)容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡(jiǎn)單地對(duì)文檔進(jìn)行整理、編號(hào)后保存，而不具備對(duì)資料進(jìn)行分類(lèi)的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進(jìn)入。這就使得檔案混亂不堪，并且經(jīng)常出現(xiàn)編號(hào)錯(cuò)亂、丟失等情況，嚴(yán)重影響檔案管理效果。
（三）權(quán)責(zé)不明。辦公室檔案管理中，權(quán)責(zé)不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調(diào)辦公室相關(guān)文檔，其后的歸還等也并不及時(shí)，這就影響了辦公室檔案完整性，同時(shí)也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴(yán)重的問(wèn)題。甚至出現(xiàn)檔案中機(jī)密信息泄露的情況，然而部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部并不具備調(diào)用檔案的醫(yī)護(hù)人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴(yán)重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責(zé)任不明確，責(zé)任的追究與處罰就會(huì)出現(xiàn)新的問(wèn)題。
三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議
（一）改善檔案管理組織設(shè)置。辦公室檔案管理應(yīng)該設(shè)置專(zhuān)門(mén)的辦公室檔案管理部門(mén)與崗位，分別由不同的人員進(jìn)行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對(duì)、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時(shí)性。同時(shí)，還需要對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善，對(duì)于借調(diào)檔案資料等具體情況，進(jìn)行授權(quán)約束，避免檔案管理中的機(jī)密信息外流等。
督促建立一個(gè)上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)體系，明確主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員的職責(zé)范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責(zé)任人崗位職責(zé)、工作計(jì)劃和工作程序中，讓負(fù)責(zé)人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準(zhǔn)時(shí)地移交檔案部門(mén)。
（二）不斷提高檔案管理者業(yè)務(wù)素養(yǎng)。檔案管理者可以通過(guò)職業(yè)培訓(xùn)班參加專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，提升對(duì)檔案管理工作原則性與靈活性認(rèn)知的同時(shí)，為更好地做到兩者統(tǒng)一創(chuàng)造內(nèi)在條件。檔案管理者需要不斷提升個(gè)人素質(zhì)和職業(yè)勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認(rèn)識(shí)崗位工作及職業(yè)要求，針對(duì)自身素質(zhì)存在的不足進(jìn)行及時(shí)的改進(jìn)，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎(chǔ)上從事本職工作。同時(shí)，檔案管理者需要因時(shí)而動(dòng)，靈活應(yīng)變，在動(dòng)態(tài)環(huán)境下，更好地尊重職業(yè)道德，運(yùn)用工作技巧，恰當(dāng)?shù)靥幚硐嚓P(guān)工作，發(fā)揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養(yǎng)，還應(yīng)該兼顧檔案管理職業(yè)道德與檔案管理業(yè)務(wù)處理、人際關(guān)系、協(xié)調(diào)能力等綜合素質(zhì)建設(shè)。
（三）增加現(xiàn)代化技術(shù)手段的運(yùn)用。針對(duì)當(dāng)前辦公室建設(shè)的檔案管理效率差并且有效性不突出的問(wèn)題，本文認(rèn)為符合辦公室立體化、動(dòng)態(tài)化的特點(diǎn)，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術(shù)手段進(jìn)行改進(jìn)。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎(chǔ)上，進(jìn)一步建立數(shù)字檔案編號(hào)制度，將檔案關(guān)鍵信息或者關(guān)鍵詞錄入其中，方便后續(xù)管理。在檔案歸檔中，如果發(fā)現(xiàn)手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時(shí)核查，在檔案庫(kù)中對(duì)信息進(jìn)行補(bǔ)充登記，確保信息完整。
【參考文獻(xiàn)】
醫(yī)院在開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作的過(guò)程中必須嚴(yán)格遵循以下原則:首先，標(biāo)準(zhǔn)化原則。多數(shù)文書(shū)檔案均是由公文轉(zhuǎn)化過(guò)來(lái)，因此在文書(shū)檔案管理中必須先要做好公文管理，通過(guò)制定具有統(tǒng)一性的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)公文進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。其次，規(guī)范化原則。在醫(yī)院文書(shū)檔案管理中，必須對(duì)立卷進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一歸檔，規(guī)范管理工作流程，規(guī)范相關(guān)管理技術(shù)操作。最后，保密性原則。在醫(yī)院文書(shū)檔案管理中必須保證文書(shū)檔案的原始性，提高電子檔案的加密性，保證所有文書(shū)檔案的安全性。
2醫(yī)院文書(shū)檔案管理創(chuàng)新措施
2．1加強(qiáng)信息化建設(shè)
二十一世紀(jì)最典型的特征就是高度的信息化，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用給各行各業(yè)都帶來(lái)了巨大的變革。在當(dāng)前環(huán)境下，所有的醫(yī)院都配備了計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行辦公操作。因此，在條件允許的情況下，應(yīng)該把計(jì)算機(jī)計(jì)算應(yīng)用到對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案管理過(guò)程中去，這樣不但能夠有效地提高文書(shū)檔案管理工作的效率，還能夠在很大程度上保證文書(shū)檔案管理工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。在后信息化時(shí)期，醫(yī)院在發(fā)展的過(guò)程中一定要針對(duì)自身的發(fā)展特點(diǎn)，在工作的過(guò)程中提高信息化建設(shè)的水平，在醫(yī)院系統(tǒng)內(nèi)部建立、完善信息化管理系統(tǒng)，對(duì)醫(yī)院的文書(shū)檔案管理方式做出根本性的變革，從而保障文書(shū)檔案管理工作能夠同世界接軌［2］。利用信息化管理主要可以實(shí)施三方面的工作:(1)對(duì)以前普遍擠壓的文書(shū)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，組織專(zhuān)門(mén)的人員將這些文書(shū)檔案掃描成數(shù)字化數(shù)據(jù)，這樣可以有效地實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案的收集和備案工作，有利于保存，提高了文書(shū)檔案查閱、使用的高效性，促使文書(shū)檔案的價(jià)值獲得了提升;(2)實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的數(shù)據(jù)化管理后，每一個(gè)醫(yī)院都有一個(gè)專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)，醫(yī)院可以根據(jù)自己的情況同其他醫(yī)院建立聯(lián)合數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣可以實(shí)現(xiàn)跨庫(kù)資源的檢索，提高了資源利用的效率，也促進(jìn)了信息的傳遞，有利于促進(jìn)整個(gè)行業(yè)水平的提升。
2．2對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行歸口管理
在醫(yī)院的文書(shū)管理工作中，主要涉及財(cái)務(wù)、人事、醫(yī)務(wù)、設(shè)備等眾多科室。管理工作內(nèi)容較為復(fù)雜，有效管理的難度較大。因此，醫(yī)院可將辦公室設(shè)置為一個(gè)重要部門(mén)，主要復(fù)雜對(duì)醫(yī)院相關(guān)文件進(jìn)行收集和運(yùn)轉(zhuǎn)。將醫(yī)院的文書(shū)檔案歸口于醫(yī)院辦公室管理工作中，將傳統(tǒng)的多頭管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?zhuān)一管理，并派專(zhuān)人對(duì)各科室文件資料的上交情況進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督和管理，避免文件堆積、文件散亂等現(xiàn)象發(fā)生。該種管理模式可實(shí)現(xiàn)從源頭上確保醫(yī)院文件資料的安全性、完整性和保密性，為醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量及工作效率的提高奠定良好的基礎(chǔ)，同時(shí)也可促進(jìn)醫(yī)院文書(shū)檔案的價(jià)值得到更加充分的利用。
2．3完善信息保障體系
隨著信息化檔案管理的不斷深入，檔案信息管理的安全性面臨更多的問(wèn)題。安全性目前已經(jīng)成為制約信息技術(shù)的主要發(fā)展瓶頸，越來(lái)越多的人開(kāi)始關(guān)注信息的安全性。在當(dāng)前情形下，很多醫(yī)院根據(jù)時(shí)代的發(fā)展需求都先后建立起屬于自己的文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并且也體驗(yàn)到了文書(shū)檔案數(shù)字化管理的便捷性，但是在管理和應(yīng)用的過(guò)程中必須保證文書(shū)檔案的安全性［3］。所以，醫(yī)院應(yīng)該組織專(zhuān)門(mén)的技術(shù)人員完善信息保證體系，促使文書(shū)檔案管理向著安全的方向發(fā)展。首先，醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)自己的發(fā)展情況建立屬于自己的電子檔案管理規(guī)章制度，使用電子檔案的過(guò)程中必須嚴(yán)格的要求，建立使用登記制度;其次，必須頂起對(duì)文書(shū)檔案的載體進(jìn)行硬件安全性掃描;最后，強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其管理水平和職業(yè)道德。增強(qiáng)其工作責(zé)任心，提高其文書(shū)檔案保密意識(shí)。
作為以社會(huì)公益為主要目的的重要組織，如今事業(yè)單位的管理工作越來(lái)越受到人們的重視。然而，就目前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，其已經(jīng)嚴(yán)重落后于時(shí)代，無(wú)法滿足工作開(kāi)展的具體要求。因此進(jìn)一步規(guī)范事業(yè)單位的檔案管理工作，并在其基礎(chǔ)上進(jìn)行改革與創(chuàng)新，對(duì)其發(fā)展而言顯得尤為迫切。
一、新時(shí)期檔案管理創(chuàng)新與改革的意義
首先，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的系統(tǒng)教育和培訓(xùn)，能強(qiáng)化其檔案管理技巧掌握與方法應(yīng)用，這有利于提升檔案管理的效率。
其次，引入與利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)檔案管理工具，能夠使檔案管理工作能夠獲得更為精細(xì)的數(shù)據(jù)，這不僅有利于提升事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)化及網(wǎng)絡(luò)化水平，也能夠間接提升其科學(xué)化水平。
最后，優(yōu)化檔案管理人員及工具配置，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理過(guò)程中所存在的問(wèn)題，并以科學(xué)方法高效解決。這樣既能實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理體制在理論和實(shí)踐上的不斷完善，也有利于推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作走向更為現(xiàn)代化的道路。
二、新時(shí)期檔案管理存在的問(wèn)題
首先，事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)較為薄弱。該問(wèn)題產(chǎn)生的原因在于部分事業(yè)單位其本身對(duì)檔案管理工作缺乏系統(tǒng)且科學(xué)的認(rèn)識(shí)，加之國(guó)家相關(guān)政策以及法律貫徹力度較低，致使檔案管理得不到應(yīng)有的重視，間接導(dǎo)致了管理混亂、流程模糊、機(jī)制殘缺等問(wèn)題。另一方面，部分事業(yè)單位空有檔案管理制度卻不予以貫徹和落實(shí)，不僅沒(méi)有特定人員負(fù)責(zé)，單位領(lǐng)導(dǎo)也沒(méi)有真正發(fā)揮過(guò)自身的監(jiān)督落實(shí)的職能，使得檔案管理的處境異常尷尬。
其次，方法陳舊，缺乏創(chuàng)新。隨著社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，事業(yè)單位的日常檔案信息管理工作愈發(fā)繁瑣，但面對(duì)如此局面仍舊沿用單一的管理方法，則必然導(dǎo)致管理效率的低下以及工作質(zhì)量的落后。同時(shí)由于缺乏對(duì)現(xiàn)代設(shè)備的引入與運(yùn)用，缺乏對(duì)管理方法和管理機(jī)制的創(chuàng)新，甚至導(dǎo)致信息更新落伍，大量資源丟失的不利結(jié)果。
第三，檔案資源開(kāi)發(fā)利用率低?？萍及l(fā)展的日新月異，促使各行各業(yè)都在不斷引入最為先進(jìn)的信息技術(shù)，并將其作用于自身的產(chǎn)業(yè)發(fā)展及企業(yè)管理過(guò)程之中?？墒怯捎谖覈?guó)事業(yè)單位的檔案管理工作并未能被充分的重視，所以現(xiàn)代化設(shè)備的引入和利用率亦非常低。部分事業(yè)單位檔案管理設(shè)備不齊全、環(huán)境條件較差，直接造成了檔案資源利用率低的局面。
第四，檔案管理人員隊(duì)伍業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍不高。就事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)對(duì)其所從事的工作具有非常重要的作用。但從目前的現(xiàn)狀來(lái)看，真正專(zhuān)職從事檔案管理的專(zhuān)業(yè)人員少之又少，多數(shù)事業(yè)單位所采取的都是其它崗位人員兼職這一方式。專(zhuān)業(yè)知識(shí)以及業(yè)務(wù)素質(zhì)的匱乏，導(dǎo)致其對(duì)檔案管理工作力不從心，久而久之消磨掉自身的工作責(zé)任心，從而在頻繁的工作變動(dòng)中，影響了檔案管理工作的穩(wěn)定性。
三、新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新原則
事業(yè)單位作為國(guó)家機(jī)構(gòu)的重要組成部分，其檔案是其所有信息的匯集中心，重要性不言而喻。故而新時(shí)期在對(duì)事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新的過(guò)程中，還必須堅(jiān)守以下原則。
第一，規(guī)范、靈活原則。這意味著對(duì)事業(yè)單位檔案管理方法的創(chuàng)新必須堅(jiān)持靈活性與規(guī)范性的統(tǒng)一，即在堅(jiān)守事業(yè)單位總體相關(guān)規(guī)章制度的前提下，根據(jù)自身發(fā)展特點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行靈活管理。
第二，職責(zé)、權(quán)益原則。它是指在創(chuàng)新檔案管理制度的過(guò)程中，對(duì)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部以及工作人員的權(quán)利指責(zé)做到明確劃分、清晰定位，這樣做的目的在于，當(dāng)檔案管理工作出現(xiàn)細(xì)節(jié)問(wèn)題或紕漏時(shí)，能夠快速責(zé)任到人、得到公平處理。
第三，制定、執(zhí)行原則。它是指檔案制度的創(chuàng)新既要基于科學(xué)的前提，保證其合理性與系統(tǒng)性，還要保證其具備可執(zhí)行性。任何制度的設(shè)立，只有在具體落實(shí)的過(guò)程中才能得到進(jìn)一步穩(wěn)定和不斷晚上。
第四，動(dòng)態(tài)、靜態(tài)原則。指的是事業(yè)單位的檔案管理，需要在保證其穩(wěn)定發(fā)展的同時(shí)進(jìn)行科學(xué)創(chuàng)新，通過(guò)與國(guó)際接軌的方式，吸納和引入最為先進(jìn)的管理方法，提高其科學(xué)化水平。
四、新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革路徑
首先，強(qiáng)化檔案管理人員業(yè)務(wù)能力，創(chuàng)新培訓(xùn)機(jī)制。
隨著信息化、數(shù)字化時(shí)代的紛至沓來(lái)，事業(yè)單位的檔案管理人員更需要不斷強(qiáng)化自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提升業(yè)務(wù)能力。這就需要建立全新的檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，同時(shí)結(jié)合單位以往對(duì)于檔案管理制度的落實(shí)、實(shí)施情況，打造一套集網(wǎng)絡(luò)和實(shí)體培訓(xùn)于一身的新型培訓(xùn)機(jī)制。依靠加強(qiáng)對(duì)其技術(shù)、知識(shí)的培訓(xùn)，以提高有關(guān)理論的檔案管理實(shí)踐能力。
其次，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。
現(xiàn)代化信息技術(shù)的高速發(fā)展，促使越來(lái)越多的事業(yè)單位想要將信息手段作用于檔案管理過(guò)程中，以實(shí)現(xiàn)便捷、高效的管理過(guò)程。鑒于此，事業(yè)單位需要集合自身的實(shí)際發(fā)展現(xiàn)實(shí)，引入適于本單位的檔案管理的軟硬件施設(shè)；在能夠確保檔案信息準(zhǔn)確傳遞、及時(shí)傳遞的前提下，使用掃描儀、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代科技技術(shù)對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行電子文檔和圖片格式類(lèi)的數(shù)據(jù)保存，使檔案收集集紙質(zhì)與電子數(shù)據(jù)于一體。同時(shí)，事業(yè)單位在確保企業(yè)信息安全的條件下，可以利用網(wǎng)絡(luò)向社會(huì)提供或汲取可用的信息資源，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)勢(shì)共享。
第三，加強(qiáng)檔案管理服務(wù)，提升利用率。
據(jù)社會(huì)調(diào)查顯示，目前我國(guó)各產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域、事業(yè)機(jī)關(guān)當(dāng)中，檔案利用率低是一種極為普遍的不利現(xiàn)象，事業(yè)單位也是如此。事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的習(xí)慣性放逐，促使其得不到足夠的重視，進(jìn)而導(dǎo)致利用率低下；另一方面，檔案利用率低，又會(huì)反作用于檔案管理事業(yè)，促使其得不到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及單位整體的重視，長(zhǎng)此以往形成難以突破的惡性循環(huán)。鑒于此，事業(yè)單位應(yīng)該創(chuàng)新管理服務(wù)職能，比如利用內(nèi)部局域網(wǎng)，加強(qiáng)檔案的信息檢索功能；開(kāi)發(fā)和建立高效的在線服務(wù)功能系統(tǒng)，提供優(yōu)質(zhì)的在線服務(wù)，借以提高檔案的利用率。
最后，從根本上創(chuàng)新檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理能力。
完善的檔案管理制度是保證事業(yè)單位各項(xiàng)工作質(zhì)量以及的基本，根據(jù)我國(guó)當(dāng)前事業(yè)單位在檔案管理工作過(guò)程中所呈現(xiàn)出的現(xiàn)狀和問(wèn)題，創(chuàng)新檔案管理制度，建立并不斷完善一套適于單位發(fā)展的全新的管理制度就顯得尤為必要。具體說(shuō)來(lái)需要：①結(jié)合單位檔案管理工作的自身特點(diǎn)，建立與之相適應(yīng)且科學(xué)化的管理體系。明確檔案管理機(jī)制創(chuàng)新的方向和內(nèi)容，尤其是對(duì)檔案管理過(guò)程中的機(jī)構(gòu)和崗位設(shè)置要進(jìn)行明確規(guī)定；②創(chuàng)新檔案管理制度，需要堅(jiān)持“約束的地位平等”，即既要約束檔案管理人員，也要約束事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)，以此來(lái)保證檔案管理的規(guī)范性和獨(dú)立性。③明確過(guò)失、賞罰分明，獎(jiǎng)勵(lì)檔案管理工作過(guò)程中高度負(fù)責(zé)的員工，懲罰那些趨于自身利益對(duì)于檔案信息進(jìn)行非法行為的人員，培養(yǎng)管理人員的工作積極性和責(zé)任感，以促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。
綜上所述，新時(shí)期事業(yè)單位要想從根本上改變目前檔案管理過(guò)程中所呈現(xiàn)的各種不利因素、加強(qiáng)檔案管理工作，最需要的步驟就是創(chuàng)新。唯有從管理機(jī)制、人才培養(yǎng)、服務(wù)體系以及現(xiàn)代化技術(shù)運(yùn)用等角度加大創(chuàng)新力度，才有可能保證事業(yè)單位檔案管理建設(shè)工作走向平穩(wěn)、高效的發(fā)展道路，才能更好的服務(wù)于事業(yè)單位自身和整個(gè)社會(huì)的人民大眾。
參考文獻(xiàn)
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一、辦公室檔案管理原則及要求
檔案管理工作必須遵循服從、嚴(yán)謹(jǐn)、高效以及合作的相關(guān)原則，才能夠準(zhǔn)確客觀和及時(shí)地完成相關(guān)工作，更好地發(fā)揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業(yè)務(wù)及管理打好基礎(chǔ)。
（一）準(zhǔn)確，客觀地記錄辦公室相關(guān)內(nèi)容。檔案管理工作是辦公室經(jīng)營(yíng)管理作業(yè)鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準(zhǔn)確地收集、整理辦公室關(guān)鍵信息，也就無(wú)法為單位領(lǐng)導(dǎo)等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發(fā)揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責(zé)任心并正確地理解辦公室的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略與發(fā)展策略，不偏不倚地對(duì)資料進(jìn)行整理、對(duì)會(huì)議內(nèi)容等進(jìn)行記錄，確保信息真實(shí)有效，才能夠合理地協(xié)調(diào)下級(jí)部門(mén)及人員工作，進(jìn)而促進(jìn)辦公室管理的更好實(shí)現(xiàn)。
（二）嚴(yán)謹(jǐn)，一絲不茍精準(zhǔn)服務(wù)?，F(xiàn)代辦公室管理強(qiáng)調(diào)效率，檔案管理工作需要對(duì)多元化的信息進(jìn)行記錄、傳達(dá)，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)及人員完成相關(guān)工作。在這個(gè)過(guò)程中，檔案管理工作必須嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，遵循嚴(yán)謹(jǐn)性原則，一絲不茍地完成相關(guān)工作，才能夠更好地服務(wù)辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性原則，就必須關(guān)注細(xì)節(jié)。辦公室管理關(guān)注精細(xì)化或精準(zhǔn)化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關(guān)注細(xì)節(jié)，并且及時(shí)準(zhǔn)確地根據(jù)管理層要求對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行輔助、協(xié)調(diào)，以確保檔案管理工作職能得到合理發(fā)揮。現(xiàn)代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對(duì)工作中的細(xì)節(jié)進(jìn)行充分地記錄與分析，見(jiàn)微知著，并在動(dòng)態(tài)環(huán)境中尋找規(guī)律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅(jiān)持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t，對(duì)辦公室的內(nèi)部信息及資料等進(jìn)行妥善保管，對(duì)文件進(jìn)行保密管理，不對(duì)任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內(nèi)嚴(yán)格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關(guān)工作，不可以越權(quán)行事，也不可以利用職務(wù)便利謀求不正當(dāng)利益。
（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業(yè)務(wù)的需求。由此可見(jiàn)，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現(xiàn)代檔案管理工作的基本技巧，靈活運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)及其他管理工具，進(jìn)而提升檔案管理工作的效率，更好地促進(jìn)其職能的發(fā)揮。這就需要檔案管理工作人員持續(xù)保持學(xué)習(xí)意識(shí)，對(duì)檔案管理工作相關(guān)的知識(shí)與技能進(jìn)行不斷地積累與運(yùn)用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用相關(guān)技術(shù)，更高效的完成檔案管理崗位工作。
（四）合作，正確傳遞合理協(xié)調(diào)。檔案管理不是被動(dòng)地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進(jìn)行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個(gè)過(guò)程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進(jìn)行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內(nèi)外部信息，并協(xié)調(diào)相關(guān)工作順利地進(jìn)行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識(shí)，并加強(qiáng)人際交往與溝通能力，以客觀的立場(chǎng)和態(tài)度，對(duì)檔案管理相關(guān)工作進(jìn)行處理。
二、辦公室檔案管理存在的共性問(wèn)題
（一）歸檔不及時(shí)。辦公室檔案歸檔不及時(shí)，與辦公室及其他科室的相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)度等脫節(jié)比較嚴(yán)重。甚至在部分業(yè)務(wù)完全結(jié)束后，辦公室（檔案室）才會(huì)收錄全部的醫(yī)療服務(wù)信息，而沒(méi)有在進(jìn)行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續(xù)也很難補(bǔ)齊，則出現(xiàn)醫(yī)療糾紛等很難提供完整、準(zhǔn)確的有效文檔。在這個(gè)階段已經(jīng)無(wú)法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會(huì)影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎(chǔ)上的一些辦公室研究、分析等也就會(huì)因此出現(xiàn)一定問(wèn)題。
（二）檔案管理不規(guī)范。辦公室檔案管理質(zhì)量不高，包括資料不全、資料內(nèi)容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡(jiǎn)單地對(duì)文檔進(jìn)行整理、編號(hào)后保存，而不具備對(duì)資料進(jìn)行分類(lèi)的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進(jìn)入。這就使得檔案混亂不堪，并且經(jīng)常出現(xiàn)編號(hào)錯(cuò)亂、丟失等情況，嚴(yán)重影響檔案管理效果。
（三）權(quán)責(zé)不明。辦公室檔案管理中，權(quán)責(zé)不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調(diào)辦公室相關(guān)文檔，其后的歸還等也并不及時(shí)，這就影響了辦公室檔案完整性，同時(shí)也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴(yán)重的問(wèn)題。甚至出現(xiàn)檔案中機(jī)密信息泄露的情況，然而部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部并不具備調(diào)用檔案的醫(yī)護(hù)人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴(yán)重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責(zé)任不明確，責(zé)任的追究與處罰就會(huì)出現(xiàn)新的問(wèn)題。
三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議
（一）改善檔案管理組織設(shè)置。辦公室檔案管理應(yīng)該設(shè)置專(zhuān)門(mén)的辦公室檔案管理部門(mén)與崗位，分別由不同的人員進(jìn)行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對(duì)、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時(shí)性。同時(shí)，還需要對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善，對(duì)于借調(diào)檔案資料等具體情況，進(jìn)行授權(quán)約束，避免檔案管理中的機(jī)密信息外流等。督促建立一個(gè)上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)體系，明確主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員的職責(zé)范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責(zé)任人崗位職責(zé)、工作計(jì)劃和工作程序中，讓負(fù)責(zé)人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準(zhǔn)時(shí)地移交檔案部門(mén)。
（二）不斷提高檔案管理者業(yè)務(wù)素養(yǎng)。檔案管理者可以通過(guò)職業(yè)培訓(xùn)班參加專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，提升對(duì)檔案管理工作原則性與靈活性認(rèn)知的同時(shí)，為更好地做到兩者統(tǒng)一創(chuàng)造內(nèi)在條件。檔案管理者需要不斷提升個(gè)人素質(zhì)和職業(yè)勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認(rèn)識(shí)崗位工作及職業(yè)要求，針對(duì)自身素質(zhì)存在的不足進(jìn)行及時(shí)的改進(jìn)，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎(chǔ)上從事本職工作。同時(shí)，檔案管理者需要因時(shí)而動(dòng)，靈活應(yīng)變，在動(dòng)態(tài)環(huán)境下，更好地尊重職業(yè)道德，運(yùn)用工作技巧，恰當(dāng)?shù)靥幚硐嚓P(guān)工作，發(fā)揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養(yǎng)，還應(yīng)該兼顧檔案管理職業(yè)道德與檔案管理業(yè)務(wù)處理、人際關(guān)系、協(xié)調(diào)能力等綜合素質(zhì)建設(shè)。
（三）增加現(xiàn)代化技術(shù)手段的運(yùn)用。針對(duì)當(dāng)前辦公室建設(shè)的檔案管理效率差并且有效性不突出的問(wèn)題，本文認(rèn)為符合辦公室立體化、動(dòng)態(tài)化的特點(diǎn)，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術(shù)手段進(jìn)行改進(jìn)。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎(chǔ)上，進(jìn)一步建立數(shù)字檔案編號(hào)制度，將檔案關(guān)鍵信息或者關(guān)鍵詞錄入其中，方便后續(xù)管理。在檔案歸檔中，如果發(fā)現(xiàn)手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時(shí)核查，在檔案庫(kù)中對(duì)信息進(jìn)行補(bǔ)充登記，確保信息完整。
【參考文獻(xiàn)】
[1]劉淑仙.關(guān)于如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].人力資源開(kāi)發(fā)，2015（12）.
由于對(duì)動(dòng)物疫病的防控具有延續(xù)性，在防控工作中進(jìn)行動(dòng)物疫病監(jiān)測(cè)或者科研時(shí)，經(jīng)常會(huì)用到之前的動(dòng)物疫病檔案來(lái)進(jìn)行對(duì)比和分析，為科學(xué)地判斷和解決當(dāng)下的動(dòng)物疫病工作中出現(xiàn)的問(wèn)題提供依據(jù)。因此，對(duì)動(dòng)物疫病防控檔案進(jìn)行科學(xué)完善的管理是動(dòng)物疫病防控工作能夠順利進(jìn)行的重要保障。
（二）有利于改善動(dòng)物疫病防控檔案繁雜無(wú)序的現(xiàn)狀
動(dòng)物疫病防控工作需要不斷地進(jìn)行監(jiān)督檢測(cè)和分析，因此每年都會(huì)產(chǎn)生數(shù)量很多的檔案資料，如果不對(duì)其進(jìn)行歸類(lèi)整理，只是簡(jiǎn)單地存放在檔案室，長(zhǎng)此以往，檔案的數(shù)量將會(huì)越來(lái)越多，對(duì)檔案的查詢和使用也帶來(lái)了很多不便。對(duì)動(dòng)物疫病防控檔案進(jìn)行管理，對(duì)其進(jìn)行歸類(lèi)和整理，對(duì)無(wú)效的檔案資料進(jìn)行注銷(xiāo)或舍棄，從而進(jìn)一步改善當(dāng)下動(dòng)物疫病防控檔案管理的現(xiàn)狀。
（三）能夠促進(jìn)動(dòng)物疫病防控工作整體水平的提高
第一，進(jìn)行動(dòng)物疫病防控檔案的管理可以及時(shí)有效地反映歷史和現(xiàn)實(shí)工作情況，對(duì)動(dòng)物疫病防控工作全局的掌握和做出正確的決斷提供強(qiáng)有力的后盾。
第二，在對(duì)檔案管理的過(guò)程中對(duì)監(jiān)督檢測(cè)材料的整理和加工，形成科學(xué)的分析報(bào)告，可以為以后的查閱和運(yùn)用帶來(lái)很大便利。另外，通過(guò)檔案室人員對(duì)檔案材料的整理和加工，可以更好地為當(dāng)?shù)貏?dòng)物疫病的防控工作服務(wù)，推動(dòng)動(dòng)物疫病防控科研工作的進(jìn)展和防控工作水平的提高。最后，完善有效的動(dòng)物疫病防控檔案管理還為當(dāng)?shù)厣踔潦侨珖?guó)的防疫信息交流提供便利。
二、動(dòng)物疫病防控檔案管理的原則
（一）完整性
檔案管理的重要原則之一就是保證檔案材料的完整性。由于在動(dòng)物疫病防控的過(guò)程中產(chǎn)生了很多的疾病防治、監(jiān)督監(jiān)測(cè)檔案材料，繁多復(fù)雜，因此對(duì)這些檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔從而保證檔案材料的完整性就很有必要。完整的動(dòng)物疫病防控檔案資料可以為以后疑難問(wèn)題的查閱和解決提供參考，也可以為以后動(dòng)物疫病規(guī)律的總結(jié)和分析提供資料。
（二）有序性
做好檔案管理工作不僅僅是要保證檔案資料的完整性，還要根據(jù)動(dòng)物疫病的方向以及工作的科室進(jìn)行分類(lèi)，并本著分析性和學(xué)術(shù)性的原則對(duì)檔案進(jìn)行劃分和區(qū)別保存保管，為工作人員的查閱帶來(lái)方便。
（三）科學(xué)性
動(dòng)物疫病防控的檔案管理工作必須具備科學(xué)性。由于動(dòng)物疫病防控的檔案是在工作實(shí)踐中日積月累形成的，集中體現(xiàn)了動(dòng)物疫病防控的監(jiān)督檢測(cè)結(jié)果，不但是日常記錄的體現(xiàn)，還為以后的檢測(cè)和監(jiān)督做為參考標(biāo)準(zhǔn)。而且可以通過(guò)幾年來(lái)對(duì)檔案材料的總結(jié)對(duì)動(dòng)物疫病的特點(diǎn)、其疾病流行和防治方案進(jìn)行探索，發(fā)現(xiàn)和分析得出其中的規(guī)律，促進(jìn)動(dòng)物疫病防控工作的科學(xué)健康發(fā)展。
三、動(dòng)物疫病防控檔案管理方式的探索和研究
（一）建立和完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也越來(lái)越廣泛得應(yīng)用到人們的工作和生活中，在動(dòng)物疫病防控的檔案管理工作中，可以采用與時(shí)俱進(jìn)的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，檔案人員對(duì)檔案材料進(jìn)行整理和編列，需要查閱的工作人員可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)快速查詢到，提高工作效率。另外，還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上傳和分享檔案資料，讓工作人員更加便利地瀏覽和分析檔案材料。
（二）建立科學(xué)的檔案管理制度
只有建立完善的動(dòng)物疫病檔案管理制度，科學(xué)地指導(dǎo)和規(guī)范對(duì)數(shù)量繁多、種類(lèi)多樣的動(dòng)物疫病檔案管理工作，才能有效地將檔案管理的科學(xué)性落到實(shí)處。第一，了解在深入和詳細(xì)了解動(dòng)物疫病防控檔案的材料范圍之后，根據(jù)實(shí)際情況和歸檔范圍建立和完善動(dòng)物疫病防控的檔案管理制度。第二，對(duì)于不同科室和不同范圍的檔案要實(shí)行統(tǒng)一管理，但是可以使用標(biāo)識(shí)進(jìn)行區(qū)別，便于查閱。最后，嚴(yán)格執(zhí)行動(dòng)物疫病防控的檔案管理工作，切實(shí)將檔案材料保管和利用好，嚴(yán)禁任何損害動(dòng)物疫病防控檔案管理工作的行為出現(xiàn)。
（三）加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)和提升
檔案管理人員一般都是在檔案整理和歸檔的實(shí)踐中有積累了豐厚的經(jīng)驗(yàn)，而傳統(tǒng)的檔案管理工作也主要是依靠經(jīng)驗(yàn)的重復(fù)使用。而由于動(dòng)物疫病防控的特殊性，有必要對(duì)相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行再教育和培訓(xùn)，增加他們對(duì)動(dòng)物疫病防控專(zhuān)業(yè)知識(shí)的了解和認(rèn)識(shí)，全面提高工作能力，也為推動(dòng)動(dòng)物疫病防控工作的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
（四）以考核做監(jiān)督，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)
中圖分類(lèi)號(hào)：F24
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
文章編號(hào)：16723198（2015）1309802
1人事檔案管理問(wèn)題分析
1.1錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)
長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部人對(duì)人事檔案管理認(rèn)識(shí)模糊：有人認(rèn)為檔案是人的一份經(jīng)歷明細(xì)報(bào)告單，記錄著人生的瑣瑣碎碎；有人認(rèn)為檔案管理指向是唯上級(jí)論，只對(duì)上級(jí)負(fù)責(zé)，不對(duì)下級(jí)負(fù)責(zé)，對(duì)下級(jí)只能守口如瓶，檔案顯出不可彈指的神秘色彩；有人認(rèn)為檔案管理是通過(guò)自已勞動(dòng)打造，裝飾了別人，自已血本無(wú)歸，充當(dāng)了無(wú)價(jià)值的獻(xiàn)身福，太不平等了；還有人認(rèn)為只要檔案不丟失、不泄秘，查檔、調(diào)檔、增補(bǔ)不出差錯(cuò)就是責(zé)任到位，工作好，在這里檔管責(zé)任成了遮人耳目的招牌；更有少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理不研究發(fā)展創(chuàng)新，有關(guān)檔案場(chǎng)所、管理、設(shè)施、保養(yǎng)等經(jīng)費(fèi)不按計(jì)劃撥付、慢拖久拖，久而久之，到了非解決的火口上也是蜻蜓點(diǎn)水，在他們那里的從業(yè)人員，對(duì)檔案重地的確有一種空曠感。
1.2手段落后
改革開(kāi)放，我國(guó)發(fā)展對(duì)人才需求考核的材料取之兩條道，一條是由人才資源管理部門(mén)通過(guò)面試、筆試過(guò)關(guān)后提供的陽(yáng)光化硬性材；一條是經(jīng)人事部門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)提供的歷史的、原形態(tài)的隱形材。但是，目前有的檔案提供的材料與人才考核要求很不相符，反應(yīng)不了人才的全貌，主要是檔案管理手段落后，檔材破碎，殘缺不齊頻現(xiàn)。如存在檔案室潮顯、不通風(fēng)，材發(fā)黃、霉?fàn)€的問(wèn)題；存在檔材登記、歸檔錯(cuò)位越位，錯(cuò)人的檔案，錯(cuò)檔案的材料張冠李戴；存在檔材轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出不規(guī)范，漏缺、空擋、遺失等隱患。手段落后的檔案管理，影響人才資源儲(chǔ)藏，制約人才資源開(kāi)發(fā)，阻礙市場(chǎng)人才交流，顯然，檔案重地形同虛設(shè)。
1.3改革不力
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，人才頻繁流動(dòng)的趨勢(shì)日益突出，凸顯人才資源溢出效應(yīng)。然而，人才資源溢流，引發(fā)的高效配置需求，成為人事檔案管理的一種當(dāng)然選擇。高效配置人才資源，檔案管理市場(chǎng)化改革最關(guān)緊要。但是，由于檔案管理市場(chǎng)化改革不力，檔案管理沒(méi)有市場(chǎng)化角逐力，成為人才資源市場(chǎng)化配置的短板。尤其是在人力資源配置的檔案審核中，調(diào)檔走人的檔案人，人檔不走的單位人、隱性記錄的檔案神秘人難以化分定性，三人一體化不分的局面繼續(xù)存在，進(jìn)一步制約了檔案管理對(duì)人才資源的市場(chǎng)化配置。所以，把檔案管理納入人才資源配置的市場(chǎng)化改革是一種必然趨勢(shì)。
1.4登記失范
當(dāng)前，人事檔案登記約束性差、真實(shí)性少、不規(guī)范性多。像優(yōu)點(diǎn)和表?xiàng)疃鄬?xiě)的放大記載，缺點(diǎn)和批評(píng)少寫(xiě)的縮水登錄；像工作時(shí)間往前寫(xiě)，出生時(shí)間向后寫(xiě)的畸型記錄；像培訓(xùn)、調(diào)研多目填寫(xiě)，檢討、處分少項(xiàng)登記；像優(yōu)異經(jīng)歷多登錄、不良經(jīng)歷少填寫(xiě)的閱歷斷檔；像近親少填、遠(yuǎn)親多記的親屬斷層；像用放大鏡填成績(jī)、一生一世紅到底，用望遠(yuǎn)鏡寫(xiě)差錯(cuò)、一生一世\到根。檔案填寫(xiě)不把關(guān)，多目、少項(xiàng)、畸型、縮水，遏制人才資源開(kāi)發(fā)，關(guān)鍵問(wèn)題是登記制度失范。
2人事檔案管理對(duì)策研究
2.1強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)和認(rèn)識(shí)
人事檔案管理工作發(fā)展，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)是要義。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，檔案管理部門(mén)的主要負(fù)責(zé)人，親臨工作現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)檢查，調(diào)查研究，著力解決檔案管理中的實(shí)際問(wèn)題。其工作是：擬訂檔案管理發(fā)展目標(biāo)，規(guī)劃設(shè)施的添置、維修和保養(yǎng)；啟動(dòng)投資計(jì)劃，安排費(fèi)用預(yù)算：有關(guān)計(jì)算機(jī)、掃描儀、監(jiān)視器硬件更新?lián)Q代要走到位；對(duì)電子檔案、紙質(zhì)實(shí)物檔案等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)軟件開(kāi)發(fā)，要加大投入。
提高認(rèn)識(shí)，以“四個(gè)全面”新常態(tài)為契機(jī)，開(kāi)展思想政治教育和業(yè)務(wù)素質(zhì)集訓(xùn)等活動(dòng)，使檔案管理工作人員光明正大的工作，不泄密、不失密；不改檔、不失檔，保持檔案管理的高度原則性。引導(dǎo)他們學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，進(jìn)行檔案法律思想研究、理論探索、方法創(chuàng)新，把檔案管理提升到一個(gè)新臺(tái)階。
2.2建立科學(xué)的管理制度
一個(gè)優(yōu)質(zhì)、真實(shí)、陽(yáng)光的人事檔案，需要完備的管理制度作支撐。作為制度，檔案管理須制定噴藥、殺蟲(chóng)的定期維護(hù)保養(yǎng)制度，避勉檔案材料蟲(chóng)蛀、缺損發(fā)生；制定打開(kāi)門(mén)窗通風(fēng)、采光的定期陽(yáng)光化制度，避勉檔案材料枯黃、退色變腐；制定日曬、電溫的定期脫水制度，避勉檔案材料潮濕、霉?fàn)€發(fā)生；制定材料收集、整理、歸檔的嚴(yán)格填報(bào)制度，避勉檔案材料疏漏、空缺登記。只有完備的管理制度，才有陽(yáng)光的檔案管理。
2.3打造高效的人才配置機(jī)制
檔案管理機(jī)制卓有成效，旨在人才資源有效轉(zhuǎn)化、合理配置。根據(jù)目前人才市場(chǎng)釋放的信息流，人才高效配置，關(guān)鍵在操作檔案運(yùn)作，鎖定人才資源，界定人才需求。所以，營(yíng)造檔案管理配置人才機(jī)制：一是分析人檔不流，棄檔不用，用人不調(diào)檔的深層次原因，找準(zhǔn)有人無(wú)檔，有檔無(wú)人的病癥，以此鎖定人才源和需求量，看到配置空穴，制定彌補(bǔ)配制。二是人才配置要用好人檔合流，用人調(diào)檔，不用存檔的原則，堵住檔案人、單位人向社會(huì)人轉(zhuǎn)化的誤區(qū)。三是從檔案填寫(xiě)、內(nèi)容審查、存放要求、傳送程序上，為人才配置提供條件和基礎(chǔ)。
一、高校檔案管理工作的重要性
檔案是信息的重要載體，是主要信息源。高校檔案涵蓋了高校的基礎(chǔ)建設(shè)、師資隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)、科研、行政、財(cái)務(wù)等方方面面，是反映高校發(fā)展過(guò)程的重要材料和依據(jù)，也是高校健康有序、高效運(yùn)行的有效保證。對(duì)于高校而言，檔案真實(shí)反映出高校教學(xué)研究與依法民主治理學(xué)校的進(jìn)程，具有權(quán)威性、真實(shí)性，為高?；A(chǔ)建設(shè)、教學(xué)評(píng)估、師生管理、科學(xué)研究等各個(gè)管理項(xiàng)目的開(kāi)展提供了參考數(shù)據(jù)，為高校領(lǐng)導(dǎo)層的科學(xué)決策提供了原生態(tài)的信息資料和參考依據(jù)。高校檔案管理的成效，不僅僅是檔案管理人員自身專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)與能力的體現(xiàn)，更是高校推進(jìn)現(xiàn)代教育改革和發(fā)展總體成效的一面折射鏡和記錄儀，因此，高校檔案工作對(duì)于高校的現(xiàn)行管理和未來(lái)發(fā)展都具有重要意義。
人才培養(yǎng)始終是高校的第一使命和根本任務(wù)。就教學(xué)和科研等人才培養(yǎng)活動(dòng)而言，檔案管理也同樣發(fā)揮著重要的作用?？偟膩?lái)說(shuō)，高校的人才培養(yǎng)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)最終還是要落實(shí)到各項(xiàng)教學(xué)與科研活動(dòng)上。良好的學(xué)術(shù)風(fēng)氣、完備的教學(xué)能力是學(xué)校永續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，完善的管理制度則是高校順利運(yùn)行的保證。然而這一切的有效落實(shí)，離不開(kāi)高校檔案的支持，通過(guò)梳理歷史檔案，從中發(fā)現(xiàn)學(xué)校在處理教學(xué)、科研等制度上的態(tài)度、結(jié)果等，為現(xiàn)行和未來(lái)的教學(xué)、科研等活動(dòng)服務(wù)。在制定相關(guān)的教學(xué)管理制度和教學(xué)文件材料時(shí)，通過(guò)查閱相關(guān)的檔案資料，承上啟下、承前啟后，可以做到更加有效的銜接。此外，高校的檔案信息還是教師成長(zhǎng)發(fā)展過(guò)程的重要存儲(chǔ)器，可以?榻淌υ謚俺粕甌?、评侠@烙派咸峁┍匾?依據(jù)。
二、當(dāng)前應(yīng)用型本科院校檔案管理的現(xiàn)狀
近年來(lái)，隨著高等教育的不斷發(fā)展，高校的規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，這對(duì)高校檔案管理來(lái)說(shuō)是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。高校檔案管理屬于一項(xiàng)系統(tǒng)化的工程，并且與諸多具體工作項(xiàng)目緊密相連，存在協(xié)同發(fā)展的關(guān)系。對(duì)于應(yīng)用型本科院校而言，檔案管理工作受到諸多因素的影響，存在著多方面的問(wèn)題和不足，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
（一）對(duì)檔案管理工作重視程度不夠。當(dāng)下我國(guó)高等教育走到了戰(zhàn)略性結(jié)構(gòu)調(diào)整時(shí)代的關(guān)口，特別是地方普通高校，面臨著向應(yīng)用技術(shù)型高校轉(zhuǎn)型發(fā)展的巨大壓力和戰(zhàn)略機(jī)遇期。在此背景下，因各高校辦學(xué)歷程、辦學(xué)目標(biāo)和辦學(xué)條件等不盡相同，導(dǎo)致高校檔案管理尚未形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，部分高校對(duì)于檔案管理工作沒(méi)有引起足夠重視，甚至持有輕視的錯(cuò)誤理念，從而導(dǎo)致檔案管理工作不能步入正常軌道。
（二）檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。由于應(yīng)用型本科院校普遍成立時(shí)間較短、辦學(xué)條件相對(duì)薄弱，在學(xué)校檔案工作上的經(jīng)費(fèi)投入和管理方式存在許多先天不足。在人員的素質(zhì)上，檔案管理編制不足，檔案管理從業(yè)人員并不都是專(zhuān)門(mén)崗位，人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力參差不齊，對(duì)于檔案管理的重要性缺乏應(yīng)有認(rèn)識(shí)，工作方式依然局限在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單的檔案資料的收檔、歸納和整理工作，往往采取得過(guò)且過(guò)、敷衍了事的心態(tài)，缺乏責(zé)任意識(shí)和進(jìn)取精神，工作的積極性與主動(dòng)性需要進(jìn)一步加強(qiáng)。
（三）崗位待遇反差較大。相對(duì)于高校的教學(xué)、科研、財(cái)務(wù)等主體崗位而言，檔案管理機(jī)構(gòu)偏于一角，地位不高，檔案從業(yè)人員在進(jìn)修、培訓(xùn)與個(gè)人發(fā)展等方而的機(jī)會(huì)不多，崗位待遇較低。另一方面，在應(yīng)用型高校全面推進(jìn)轉(zhuǎn)型發(fā)展、不斷深化校企合作和加強(qiáng)對(duì)外交流的新形勢(shì)下，檔案管理工作的內(nèi)容和資料收集范圍必將進(jìn)一步擴(kuò)大，這給高校檔案管理人員帶來(lái)了極大的工作壓力。長(zhǎng)此以往，造成很多檔案從業(yè)人員的個(gè)人成就感降低，表現(xiàn)出一定的職業(yè)倦怠傾向。
（四）機(jī)構(gòu)設(shè)置不健全。現(xiàn)實(shí)中依然存在部分高校沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案結(jié)構(gòu)和管理工作人員，或者專(zhuān)職的檔案管理人員隊(duì)伍還沒(méi)有形成，片面地將檔案管理工作和一般的辦公室業(yè)務(wù)行為混為一談，部分高校的檔案管理工作甚至是由其他相關(guān)辦公室人員兼職完成，從而導(dǎo)致檔案管理制度不完善，管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，檔案質(zhì)量良蕎不齊。
（五）經(jīng)費(fèi)投入不足。由于應(yīng)用型高校正處于轉(zhuǎn)型發(fā)展和上升期，各項(xiàng)建設(shè)都需要經(jīng)費(fèi)支撐，對(duì)檔案管理的經(jīng)費(fèi)預(yù)算相對(duì)不足，導(dǎo)致很多檔案管理的硬件設(shè)施和辦公條件停留在早期水平上，甚至沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案管理的信息化建設(shè)更是無(wú)從談起，嚴(yán)重制約了高校檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。
（六）管理方式相對(duì)落后。近年來(lái)，現(xiàn)代科技與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)飛速發(fā)展，給各行各業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了積極推動(dòng)作用。然而，就高校的檔案管理工作看，管理方法與手段大部分還處于落后的境況，有些高校在檔案管理上依然只有“紙上談兵”，（下轉(zhuǎn)第172頁(yè)）（上接第170頁(yè)）電子化和數(shù)字化的檔案管理模式?jīng)]有提上建設(shè)議程，檔案形式過(guò)于單一，檔案管理工作中的方法與技術(shù)缺乏多元化手段，檔案的利用效率低下。
三、未來(lái)應(yīng)用型本科院校檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)
雖然高校檔案管的工作還存在著諸多不足和問(wèn)題，但隨著信息化時(shí)代和科技時(shí)代的到來(lái)，各高校會(huì)做出更多的努力，以改變現(xiàn)在的不良工作現(xiàn)狀。隨著我國(guó)高等教育改革的日益深化，結(jié)合社會(huì)實(shí)踐對(duì)檔案管理工作的客觀要求和現(xiàn)代科技與信息化手段在檔案管理工作的應(yīng)用，高校檔案管理工作也在積極適應(yīng)新形勢(shì)，跟上時(shí)展的步伐，總體上高校檔案管理工作未來(lái)呈現(xiàn)以下幾方面的發(fā)展趨勢(shì)。
（一）檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。建立檔案管理評(píng)估體系，健全完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，是提升應(yīng)用型本科院校檔案管理工作水平的重要保障。要把檔案人員的經(jīng)驗(yàn)式管理變?yōu)闃?biāo)準(zhǔn)化和制度化的管理，做到依照規(guī)程，有章可循。同時(shí)，建立良好的評(píng)估監(jiān)督體系，形成監(jiān)督機(jī)制，能夠及時(shí)糾正工作偏差，促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化。
（二）檔案管理的專(zhuān)業(yè)化。檔案管理專(zhuān)業(yè)化程度在一定程度上決定著高校的整體管理水平，只有建立了自己的專(zhuān)業(yè)化檔案管理體制，建設(shè)和發(fā)展專(zhuān)業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍，才能確保高校在其他建設(shè)方面更穩(wěn)定地發(fā)展。高校檔案管理人員要提高對(duì)檔案管理專(zhuān)業(yè)化的認(rèn)識(shí)，要用專(zhuān)業(yè)的知識(shí)和技術(shù)開(kāi)展工作，創(chuàng)建專(zhuān)業(yè)化管理模式，充分發(fā)揮檔案管理在高校發(fā)展中的重要服務(wù)功能。
（三）檔案信息的開(kāi)放化。高校的檔案資料涉及國(guó)家和商業(yè)機(jī)密及個(gè)人利益，受到《保密法》《著作權(quán)法》等相關(guān)法律的約束。檔案信息的開(kāi)放，遵循著檔案自由利用原則、檔案安全原則、保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)和個(gè)人隱私權(quán)原則。檔案自由利用原則的目標(biāo)是檔案開(kāi)放的范圍應(yīng)最大化、檔案保密的范圍應(yīng)最小化。從這個(gè)角度看，高校檔案應(yīng)在維護(hù)保密和安全的原則下，盡量加大開(kāi)放力度，發(fā)揮其在人才培養(yǎng)和高校整體發(fā)展過(guò)程中的積極作用。
