時間：2023-12-20 10:41:34
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇圖書檔案管理范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識！
1.1用戶、終端、網(wǎng)絡(luò)的研究
為了研究用戶模型，首先研究用戶如何使用云平臺下的圖書檔案管理系統(tǒng)，用戶接入到圖書檔案管理系統(tǒng)，必須使用終端，通過網(wǎng)絡(luò)接入。在這個過程中，終端呈現(xiàn)異構(gòu)化、復(fù)雜化、多樣化的特征，①終端目前可能使用電視網(wǎng)、電信網(wǎng)和計算機(jī)網(wǎng)中的任何一網(wǎng)，可以通過WLAN、WWAN、Internet、PLMN、HFC、傳統(tǒng)CATV、Ethernet和OAN中任何一網(wǎng)，隨著時代和科技的發(fā)展也可能使用其他網(wǎng)絡(luò)，其網(wǎng)絡(luò)方面的特征呈現(xiàn)異構(gòu)化、多樣化；②終端類型和型號都很多，其功能、用途等明顯不同，造成構(gòu)造的不同和復(fù)雜化；終端和網(wǎng)絡(luò)的異構(gòu)化、復(fù)雜化、多樣化，造成了其效果差異化很大，主要體現(xiàn)在：①顯示效果方面；②音效效果方面；③網(wǎng)絡(luò)方面；④計算復(fù)雜度方面；⑤可用空間方面。從顯示效果的角度來看，需要注意以下幾點(diǎn)：①終端不同，其顯示屏幕的大小不同，從這個角度來說，手機(jī)和電視的差距是最為顯著的之一，筆記本、PC等終端設(shè)備屏幕往往適中，顯示屏幕大小的不同一方面和用戶持有終端是否便利有關(guān)，另一方面關(guān)系著用戶瀏覽信息資源時屏幕的尺寸和效果。②終端不同，其顯示所使用的分辨率不同，體現(xiàn)為顯示時的效果明顯不同，如顯示時的清晰細(xì)膩程度、拍照取景和視頻播放的效果等等，而且部分終端的分辨率是固定不變的，無法進(jìn)行調(diào)節(jié)。③文件的格式不同，其顯示效果可能不同，例如常見的視頻格式有AVI、MPEG、DIVX、MOV、ASF、WMV、RM等，不同的格式記錄相同的視頻信息，其顯示效果也可能完全不同。④顯示效果的程度決定了用戶視覺角度質(zhì)量的高低，其對于文本、圖片、圖像、單一的視頻是有決定性作用的，同時對多媒體信息資源的效果也是有一定影響的。⑤顯示效果的程度所帶來的影響，對于不同的用戶是不同的，其高度影響高度依賴視覺的用戶，但當(dāng)用戶不依賴于視覺的時候影響則不大。從音效效果方面來看，需要注意以下幾點(diǎn)：①終端硬件不同，其發(fā)聲所用的效果不同，即使終端硬件相同其發(fā)聲的效果也可能不同，例如一臺筆記本電腦，如果其聲卡是集成的則往往沒有獨(dú)立的聲卡效果好，同樣不同廠商所生產(chǎn)的聲卡效果往往也有一定的差別，不同時間、不同技術(shù)所生產(chǎn)的聲卡效果也往往不同，但音效效果在設(shè)備、設(shè)置、播放內(nèi)容等完全相同的前提下是一致的。②不同的音頻文件，其效果可能不同，首先數(shù)字音頻技術(shù)指標(biāo)采樣率、壓縮率、比特率、量化級，分別控制單位時間內(nèi)波形采樣的數(shù)據(jù)數(shù)量、音樂文件壓縮前后大小的比值、記錄每記錄音頻數(shù)據(jù)一秒鐘所消耗的比特值的平均值、用多少位二進(jìn)制的數(shù)據(jù)描述的聲音波形；其次，不同的音頻文件格式不同，其音效的效果也可能不同，常見的音頻文件格式有WAV、MP3、WMA、OGG、APE等。③對于部分終端來說，音效效果是可以調(diào)節(jié)的，但依然存在音效無法調(diào)節(jié)的終端。④音頻效果的程度所帶來的影響，對于不同的用戶是不同的，其高度影響高度依賴聽覺的用戶，但當(dāng)用戶不依賴于聽覺的時候影響則不大。從網(wǎng)絡(luò)的角度來看，①目前大部分的電視網(wǎng)依然是單向的，也就是說存在單向和雙向的問題，雖然隨著時代的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，單向和雙向的問題最終會被解決，但是目前一段來說其依然是問題的一部分。②網(wǎng)絡(luò)不同登陸方式可能不同，例如如果用戶借助電信網(wǎng)登陸和使用服務(wù)有兩種模式，其一是通過以點(diǎn)播為基礎(chǔ)的短信息服務(wù)，需要利用短信服務(wù)的平臺來傳輸信息，由于其平臺經(jīng)常是第三方提供的，因而實(shí)時性往往較差；第二種方式則是通過GPRS網(wǎng)絡(luò)，這種方案的缺點(diǎn)是覆蓋率較差、傳輸速度低、費(fèi)用高，但可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時。從計算復(fù)雜度方面來看，終端之間的差異很大，以電視網(wǎng)的機(jī)頂盒和電視機(jī)來說，即使運(yùn)行一個非常簡單的動畫也會非常困難，而相同的困擾在計算機(jī)上往往不存在，換句話說計算復(fù)雜度高的資源無法在部分終端上運(yùn)行，但同時部分終端上如果使用計算復(fù)雜度低的文件則也會浪費(fèi)資源。從某種程度上來說，不同的終端適合使用的信息資源在內(nèi)容、格式等方面是完全不同的。從可用空間的角度看，如果可用空間的大小無法支持對應(yīng)的操作，則后續(xù)的操作無法進(jìn)行，同時可用空間較小也會在一定程度上降低運(yùn)算速度。對于可用空間的大小，不同的用戶可能會有不同的定義，部分用戶可能對終端的最小可用空間有自己的要求；還有一部分人對最小可用空間沒有要求，但是最小可用空間不夠用的時候會有自己期望的行為和操作。
1.2用戶行為研究
用戶的行為，①指用戶使用云平臺下圖書檔案管理系統(tǒng)的行為，其根據(jù)用戶的身份、目的、習(xí)慣、興趣等不同而不同，用戶可能是進(jìn)行檢索、獲得、修改、保存信息資源，也可能是對圖書檔案管理系統(tǒng)的管理，如計費(fèi)等；既包括其行為的種類、參數(shù)，同時還應(yīng)該包括其行為所導(dǎo)致的結(jié)果。②用戶的行為受到其本身的制約，既要受到其身份影響，又受到其興趣和目的影響，但最終通過行為表現(xiàn)出來，可以通過用戶的行為獲得用戶的信息，并做出調(diào)整，以便更精確地認(rèn)識和了解用戶。
1.3用戶偏好研究
用戶偏好，指用戶在考慮服務(wù)或者商品的時候按照其自身意愿所做出的帶有傾向性的符合理性的選擇，是用戶理性、認(rèn)知和心理感受權(quán)衡后的綜合結(jié)論，是用戶個性化的體現(xiàn)。在云計算平臺下的圖書檔案管理系統(tǒng)中，其可以作為個性化服務(wù)推薦的基礎(chǔ)，主要包括以下幾個方面的內(nèi)容，①由終端、網(wǎng)絡(luò)等帶來的與視頻、音頻、可用空間等有關(guān)的偏好信息，此偏好信息用于確認(rèn)用戶偏好的信息資源的模態(tài)類信息，在此類偏好中用戶往往偏愛一種或者幾種終端，同時對于不同終端參數(shù)設(shè)置有不同的偏好；②用戶偏好的信息資源內(nèi)容方面的信息，包括學(xué)科、方向、難度等，這種偏好主要來源于用戶原有的背景如職業(yè)、專業(yè)、知識層次等，并隨著用戶的發(fā)展而改變；③其他偏好，主要包括終端、所途經(jīng)的網(wǎng)絡(luò)、所在的位置等；④用戶ID,用以唯一地標(biāo)識和區(qū)別用戶。
2用戶模型研究
2.1用戶基本信息模型
根據(jù)對用戶、終端、網(wǎng)絡(luò)的研究，建立用戶基本信息模型，包括三類信息，分別是用戶信息、終端信息和網(wǎng)絡(luò)信息（詳見圖1）。其一是用戶信息如用戶ID、姓名、身份、年齡、知識層次、密碼、密碼提示問題、組別，其中①用戶ID、密碼是不可以省略的，其需要在用戶登陸的時候確定用戶的基礎(chǔ)信息，同時用戶ID對于整個系統(tǒng)來說是唯一的，也就是說所有用戶的ID是沒有重復(fù)的，是“獨(dú)一無二”的；②身份、年齡、知識層次三項(xiàng)可以用于輔助確定用戶的身份，以便在后續(xù)用戶偏好模型未獲得具體信息之前初步判斷和獲得用戶的偏好信息，但鑒于部分用戶的特殊性某些情況下是允許被省略的；③用戶信息可以通過組別確定用戶的權(quán)限的確認(rèn)。其二是終端信息包括終端ID、終端參數(shù)等，其中①終端ID用于確定接入和登陸到圖書檔案系統(tǒng)的終端的身份，通過檢索對應(yīng)于終端的數(shù)據(jù)表可以獲得包括其使用者、終端的類型、終端的基本參數(shù)及范圍、終端的可能配置等的信息，可以初步確定終端的信息；②終端參數(shù)包括的是顯示參數(shù)、音效參數(shù)、計算復(fù)雜度參數(shù)、可用空間參數(shù)，顯示參數(shù)和音效參數(shù)分別是用戶提供的其習(xí)慣使用的顯示、音效參數(shù)的設(shè)置，而計算復(fù)雜度參數(shù)需要通過終端ID判斷用戶終端的具體計算復(fù)雜度獲得，可用空間則需要在圖書檔案系統(tǒng)運(yùn)行的時候通過其與終端之間的通訊獲得；③終端信息中終端ID是不可以缺省的，但終端參數(shù)是可以缺省的，在缺省的狀態(tài)下，系統(tǒng)依然可以通過終端ID獲得終端的類型及基礎(chǔ)的參數(shù)范圍，再根據(jù)參數(shù)范圍進(jìn)行其他的判斷，同時由于計算復(fù)雜度參數(shù)和可用空間參數(shù)不需要用戶提供，因而也可以在缺省的情況下獲得。其三則是網(wǎng)絡(luò)信息如網(wǎng)絡(luò)類型、常見位置等，其中①電視網(wǎng)的單雙向問題可能會帶來新的問題需要給予重點(diǎn)關(guān)注；②常見位置，是用戶通常使用終端接入和使用圖書檔案管理系統(tǒng)服務(wù)的位置；③網(wǎng)絡(luò)ID，用以唯一地標(biāo)識和區(qū)別網(wǎng)絡(luò)。關(guān)于用戶基本信息模型，需要注意的有：①用戶基本信息模型雖然是由三個部分組成的，但是其是一個整體，可以通過數(shù)據(jù)庫表示出來，其中的每一條記錄都只說明的是在某一種情況下用戶使用某種終端通過某種網(wǎng)絡(luò)接入和使用圖書檔案管理系統(tǒng)的具體設(shè)置以及由此而來的各種參數(shù)，每個用戶的具體信息可以不只一條而是若干條記錄的組合。②用戶基本信息模型的三個子模型，可以通過一個數(shù)據(jù)表體現(xiàn)，也可以分成用戶信息表、終端信息表、網(wǎng)絡(luò)信息表三個數(shù)據(jù)表的組合來實(shí)現(xiàn)。
2.2用戶行為模型
用戶行為模型，主要用于記錄用戶的行為、狀態(tài)等信息，其由用戶ID、用戶行為、行為參數(shù)、狀態(tài)參數(shù)三個部分組成，其中①用戶的行為用于記錄用戶狀態(tài)變化的原因，同時可以從中獲得用戶基本信息模型的部分信息，同時也可以完善用戶偏好模型；②用戶行為參數(shù)用于說明用戶行為的細(xì)節(jié)，是用戶行為有機(jī)的補(bǔ)充；③狀態(tài)參數(shù)，用于表明經(jīng)過用戶的行為之后用戶的變化。
2.3用戶偏好模型
用戶偏好模型是用戶服務(wù)推薦的基礎(chǔ)，其主要包括3個方向，其一是對所獲取資源的模態(tài)傾向性，是與終端相關(guān)的，其中包括格式、顯示性能、音效性能等,其大多數(shù)屬性是范圍；其二則是對信息資源內(nèi)容的傾向性，主要包括用戶的身份、年齡、知識層次、專業(yè)等；其三則是用戶通常所在的位置區(qū)域，可以用于以就近原則對其提供服務(wù)。
3關(guān)鍵技術(shù)分析
3.1用戶模型應(yīng)用研究
從用戶登陸并使用系統(tǒng)服務(wù)的角度看用戶模型，用戶通過終端接入計算機(jī)網(wǎng)、電信網(wǎng)和電視網(wǎng)三網(wǎng)中的一網(wǎng)，可以利用一體化標(biāo)識網(wǎng)絡(luò)技術(shù)連接到系統(tǒng)，通過終端ID確定終端的身份（終端信息模型），通過終端所在的位置、IP等可以獲得對應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)信息（網(wǎng)絡(luò)信息模型），通過用戶ID和密碼登陸系統(tǒng)進(jìn)而系統(tǒng)可以確定登陸的用戶（用戶信息模型），如果需要調(diào)用用戶偏好模型可以根據(jù)用戶ID在用戶偏好模型中檢索相應(yīng)的記錄則找到對應(yīng)用戶偏好的信息（用戶偏好模型），用戶使用過程中會有所操作記錄下用戶ID、相關(guān)操作及對應(yīng)參數(shù)則可以將信息添加到用戶行為模型，根據(jù)用戶ID可以從用戶行為模型獲取相關(guān)的參數(shù)則可以獲得對應(yīng)信息據(jù)此可以修改和完善其他模型。對于用戶模型的應(yīng)用，本文認(rèn)為：①對于信息資源的檢索和使用，既涉及到用戶對信息資源模態(tài)的偏好，又要涉及到用戶對信息資源內(nèi)容的偏好，同時還涉及到用戶所使用的終端；在檢索的時候首先要根據(jù)終端信息模型和網(wǎng)絡(luò)信息模型判斷終端和網(wǎng)絡(luò)的特性，獲得支持的模態(tài)的信息，獲得顯示、音效、網(wǎng)絡(luò)、計算復(fù)雜度、可用空間等信息，再根據(jù)這些信息和模態(tài)結(jié)合結(jié)合用戶的偏好以集合的形式進(jìn)行交的運(yùn)算進(jìn)而縮小可以接受的信息資源的模態(tài)范圍并將其作為用戶即時信息資源模態(tài)的偏好，再通過用戶偏好模型內(nèi)容傾向類偏好可以獲得用戶對信息資源內(nèi)容的偏好。②顯示、音效、網(wǎng)絡(luò)、計算復(fù)雜度、可用空間等的變化會帶來很多不同的情況，需要形成對應(yīng)的策略，該策略既要符合用戶的意愿，又要符合運(yùn)營商等商家的利益，同時必須符合法律法規(guī)并受到相關(guān)部門的監(jiān)管。在實(shí)踐的過程中，可以設(shè)置相應(yīng)的閾值來劃分對應(yīng)的范圍，根據(jù)閾值與當(dāng)前值差別的組合來判斷當(dāng)前所處的情況，當(dāng)差距過大或者達(dá)到閾值的時候可以按照對應(yīng)的既定策略采取行動，如在許可的情況下重新生成對應(yīng)的信息資源、只發(fā)送部分信息資源、壓縮等。③用戶基本信息模型中用戶信息模型、終端信息模型和網(wǎng)絡(luò)信息模型需要相互結(jié)合，是一個有機(jī)的整體，在使用的時候相互輔助；同時用戶基本信息模型、用戶行為模型和用戶偏好模型也是一個有機(jī)整體，其通過用戶ID彼此關(guān)聯(lián)。用戶ID在整個模型中是唯一的，其作用是唯一地標(biāo)識一個用戶，以便與其他用戶區(qū)別。
3.2用戶模型的初始化與完善
本文認(rèn)為用戶模型的初始化信息可以從以下幾個方面獲得：①用戶注冊的信息②利用調(diào)查研究等方式從側(cè)面獲得的用戶信息；③利用公眾的大眾化特征獲得，其實(shí)質(zhì)是首先獲得用戶基礎(chǔ)信息模型，然后再從用戶基礎(chǔ)信息模型獲取數(shù)據(jù)，以基礎(chǔ)信息模型數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)結(jié)合概率歸類和整理，去生成用戶偏好模型和用戶行為模型的初始數(shù)據(jù)。本文認(rèn)為用戶模型的信息完善與補(bǔ)充，是一個不斷學(xué)習(xí)和修正的動態(tài)反饋過程，通過機(jī)器學(xué)習(xí)對參數(shù)的重新估計和修正提高了預(yù)測的精度，進(jìn)而提高服務(wù)的質(zhì)量，可以為個性化服務(wù)推薦打下基礎(chǔ)。其實(shí)質(zhì)是通過訓(xùn)練來逐漸完善用戶行為模型，再根據(jù)用戶行為模型逐步完善用戶基礎(chǔ)信息模型和用戶偏好模型。具體的實(shí)現(xiàn)上，本文認(rèn)為①用戶行為模型可以作為執(zhí)行單元，學(xué)習(xí)單元通過用戶行為模型提供的信息根據(jù)用戶基本信息模型和用戶偏好模型建立并改進(jìn)知識庫，執(zhí)行單元格局知識庫中的知識執(zhí)行任務(wù)，再將執(zhí)行后的信息反饋到用戶行為模型作為下一步學(xué)習(xí)的資源。②可以用命令序列作為最小單元描述用戶行為，通過定義兩個序列、兩個狀態(tài)之間的相似度來代表和判斷行為模式之間、狀態(tài)之間的相似程度；模型工作的時候，計算序列相似度來判斷行為和狀態(tài)的變化。
隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、圖書改革的深入，圖書檔案管理工作面臨著越來越多的問題。圖書檔案工作對新形式下人才隊(duì)伍的培養(yǎng)以及建設(shè)有著非常重要的作用，同時它也是了解信息的重要來源。目前，圖書檔案管理工作呈現(xiàn)出許多弊端，舊的管理方式已經(jīng)不能適用于新形勢下圖書檔案的發(fā)展需要。
一、我國圖書檔案管理的現(xiàn)狀
我國的檔案管理起源于革命時期，我黨和我軍為了選拔人才，根據(jù)個人的經(jīng)歷和事跡作為選拔干部的條件，逐步建立了以德才智為基礎(chǔ)的干部檔案管理制度。建國以后，這套制度逐漸完善。圖書檔案管理包括職工檔案管理和圖書檔案管理。主要的內(nèi)容包括檔案的收集、歸檔、保管、傳遞等方面的工作。到了改革開放的初期，我國的檔案管理工作已經(jīng)有了一定的規(guī)模，制度體系基本建立，但是手工操作還處于主要階段。
到了21世紀(jì)，圖書檔案面臨著兩個極端：第一個就是人們對于檔案資料有種神秘的認(rèn)識，把它看得非常的重要，比如里面的信息材料就對個人檔案起著很關(guān)鍵的作用，其中有一點(diǎn)偏差，就會對個人的發(fā)展有一定的影響。第二個極端就是很多圖書管理人員對圖書檔案不關(guān)心不重視，處理資料也帶有一定的隨意性，“棄檔族”也大有人在。隨著時間的推進(jìn)，圖書原有的一些檔案管理模式已經(jīng)不能適用于新形式下的發(fā)展，嚴(yán)重地影響到了我國圖書檔案管理工作的進(jìn)程。
二、我國圖書檔案管理存在的問題
（一）理解性差，認(rèn)識達(dá)不到一定的高度。目前，許多人認(rèn)為圖書檔案管理工作沒有實(shí)質(zhì)上的意義，它只是保管一類的工作，沒有多大的技術(shù)含量，認(rèn)為只要保管好資料即可，只要需要的時候可以查詢得到圖書資料就可以了。對圖書檔案管理工作覺悟性差，忽視了它在圖書管理中的重要作用，導(dǎo)致人員、經(jīng)費(fèi)等情況沒有足夠的保障。
（二）檔案管理工作方式單一落后。在檔案管理工作中，并不是所有的圖書都有一套完整而獨(dú)立的圖書檔案管理軟件，很多中小型單位還是依靠手工編輯和檢索來管理的，這種情況就很容易造成檔案歸檔的不及時以及資料遺漏，造成資料收集的不完整。
（三）多頭管理影響圖書檔案的完整性。由于圖書在多個單位流動，致使圖書檔案的多頭管理跟不上圖書移動的節(jié)奏，這樣就容易造成記錄收集的不完整，圖書檔案管理的信息未隨著圖書的流動而跟進(jìn)記錄，影響圖書檔案管理工作的進(jìn)程。造成了管理工作的遺漏，比如“丟檔”“斷檔”等問題的出現(xiàn)，影響了圖書檔案管理的完整性。
（四）管理檔案工作的人員緊張。我國圖書檔案管理工作有著專業(yè)性、機(jī)密性等特點(diǎn)。需要專人去保管，但是在實(shí)際的操作中，圖書管理人員編制不夠充足，對這方面的管理工作也不是太重視，很少培養(yǎng)專業(yè)人員去從事檔案管理工作，認(rèn)為沒有必要大費(fèi)周章地培養(yǎng)專業(yè)人才，只需要利用兼職人員去看管這些資料就可以了，大多數(shù)的圖書檔案管理工作還停留在原始、粗放的工作層面、即“你送我裝”“你借我調(diào)”，毫無一絲技術(shù)含量可言。即使購買了圖書檔案管理軟件，但是由于缺乏專業(yè)的技術(shù)人才，沒有充分地發(fā)揮大數(shù)據(jù)知識的應(yīng)用，致使檔案管理工作仍處于初始階段。
（五）檔案管理傳遞方式不規(guī)范。目前我國圖書檔案管理還存在著許多不規(guī)范的問題，比如傳遞問題尤為嚴(yán)重。圖書在傳遞的時候，圖書檔案資料并沒有隨著流入新的圖書或工作單位。調(diào)動圖書檔案，不填轉(zhuǎn)遞單、不經(jīng)過密封就讓人自己拿走，就很容易造成資料的丟失、篡改。而且跟進(jìn)記錄工作存在缺失，常常出現(xiàn)“檔在人不在”“人在檔不在”等現(xiàn)象，嚴(yán)重地影響了我國圖書檔案管理工作的規(guī)范性。
三、我國圖書檔案管理的建設(shè)與對策
（一）健全圖書檔案管理制度，規(guī)范化統(tǒng)一管理。圖書檔案是圖書真實(shí)信息的主要來源。關(guān)乎圖書的信息的完整性，目前我國圖書檔案管理還存在著很多的弊端，比如檔案遺失、篡改等問題，這就要求我們?nèi)ネ晟茩n案管理制度，進(jìn)行統(tǒng)一的管理。嚴(yán)格把關(guān)材料的歸檔、保管、傳遞，并制定明確的原則、基本的程序和注意事項(xiàng)。
（二）加強(qiáng)人員隊(duì)伍建設(shè)，實(shí)行專業(yè)化管理。培養(yǎng)專業(yè)高效的技術(shù)人才，提高檔案人員的工作素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)等等。及時更新傳統(tǒng)觀念，做好材料的歸檔、保存、傳遞等工作，確定基本的工作流程、工作原則和注意事項(xiàng)，實(shí)行高效、專業(yè)化的管理
（三）加強(qiáng)圖書檔案的信息化建設(shè)。目前我國大多數(shù)圖書仍舊實(shí)行的是手工操作和檢索作業(yè)，沒有充分地利用大數(shù)據(jù)給我們帶來的便捷。所以檔案的信息化管理是目前檔案管理工作的重要任務(wù)。檔案管理人員要及時錄入圖書的基本信息，做到實(shí)時更新。并對檔案信息進(jìn)行維護(hù)和更新。不斷地提高圖書檔案的信息化水平和服務(wù)質(zhì)量，提高檔案管理的快捷性。
（四）積極調(diào)研、獻(xiàn)計獻(xiàn)策、合作共享。 圖書檔案工作者要深入一線進(jìn)行調(diào)研，了解人們對檔案信息的要求，有目的地從檔案材料中挖掘有價值的信息，開展編研工作，編制多種檢索工具，為科研、領(lǐng)導(dǎo)決策提供主動服務(wù)。同時，了解和研究檔案利用的各種反饋信息，加強(qiáng)管理，提高檔案利用率。打破單位與單位之間的界限，加強(qiáng)與各級圖書館的信息聯(lián)系，互通檔案信息，以滿足教學(xué)、科研需要，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。
【參考文獻(xiàn)】
[1]趙小蘭.淺析圖書檔案管理存在的問題及解決的措施[J].管理學(xué)研究，2011.
知識經(jīng)濟(jì)時代下，知識管理成為當(dāng)今社會一種新的管理形式，其與知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求相符，能夠在實(shí)際管理中發(fā)揮作用，對于檔案、資料以及文獻(xiàn)等實(shí)行知識管理，不僅能夠提高檔案資料的使用率，同時也能夠保證檔案資料的完整度，對整個人類社會的存在和發(fā)展十分重要。而知識管理的完善，能夠?yàn)橐孕畔橹鞯闹R經(jīng)濟(jì)發(fā)展奠定基礎(chǔ)，符合時展潮流，是圖書檔案管理實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展的途徑之一。
一、知識管理在圖書檔案管理中的功能
1.知識管理概述
（1）內(nèi)涵。隨著知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，知識已經(jīng)成為當(dāng)今社會具有一定價值性的資源，其也成為一種管理方式。知識社會發(fā)展中，知識本身具有價值性，對企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生一定作用，現(xiàn)階段，很多知識都決定著企業(yè)的生存發(fā)展。隨著社會競爭的加大，企業(yè)為了能夠占據(jù)一定的競爭地位，就需要擁有更多知識資源，并對其及時更新，對此，企業(yè)需要做好知識管理工作，圍繞知識，通過對知識資源的整合利用建立完善的知識競爭體系，獲取競爭優(yōu)勢，推動企業(yè)實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展?？傊?，知識管理符合社會發(fā)展趨勢，新形勢下，企業(yè)需要有效利用知識管理，提高競爭。（2）特征。知識具有流動性以及共享性，重視這兩個特性，充分利用集體智慧，進(jìn)而提高組織創(chuàng)新和應(yīng)變能力，促使組織能夠在激烈的市場競爭中占據(jù)一定地位，并鼓勵組織員工，使組織員工能夠提高自覺性與能動性，組織要重視組織及人才，在內(nèi)部營造學(xué)習(xí)氛圍。（3）核心。知識管理的重點(diǎn)就是收集分析各種信息以及知識，并將其共享出來，實(shí)現(xiàn)知識創(chuàng)新，同時能夠提高知識的附加值，進(jìn)而提高組織創(chuàng)新能力。知識管理核心就是建設(shè)能夠運(yùn)用并創(chuàng)造知識的組織，作為組織重要資源，知識能夠?yàn)榻M織提高競爭力，組織通過對知識資源進(jìn)行嚴(yán)格管理，并通過知識共享使知識的價值充分發(fā)揮出來，豐富組織知識資源，進(jìn)而建立知識共享新機(jī)制。組織利用知識管理創(chuàng)新經(jīng)營管理，提高管理效率和質(zhì)量。
2.知識管理功能
現(xiàn)階段，我國圖書檔案管理部門在檔案管理工作中引入了知識管理方法，以實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新管理，進(jìn)而對我國圖書檔案管理事業(yè)的發(fā)展起到推動作用。知識管理功能主要表現(xiàn)在以下兩方面：（1）有利于顯現(xiàn)個人知識圖書檔案管理受到市場競爭的影響，其已經(jīng)不存在固定性，檔案管理人員較高的流動性使得組織無法實(shí)現(xiàn)平衡發(fā)展，因此，需要注意組織內(nèi)部資源保存和信息分享工作，這是圖書檔案管理的基礎(chǔ)工作。知識管理的典型特點(diǎn)就是能夠顯現(xiàn)知識，建立科學(xué)規(guī)范的知識制度需要管理人員密切配合，共同協(xié)作，而這就需要管理人員具備豐富的知識，營造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，管理人員需要提高自身素養(yǎng)，積極參與培訓(xùn)學(xué)習(xí)，將發(fā)展目標(biāo)集中到圖書檔案管理工作中，管理時，要注意總結(jié)和歸納經(jīng)驗(yàn)，并與其他管理人員展開交流溝通，及時找到問題解決方法，建立統(tǒng)一的檔案管理組織，提高競爭力。（2）有利于挖掘潛在資源在實(shí)際操作時，知識管理的主要對象不是知識本身，其還涉及了知識管理中建立的管理體制，其在實(shí)際進(jìn)行時，最終目的是能夠使用知識，提高知識利用率。也就是說，知識管理中，管理工作者需要提高知識利用率，對此，需要在實(shí)際管理時挖掘檔案中的潛在資源，將知識擴(kuò)展開來，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新應(yīng)用，挖掘新知識，而這就需要管理人員憑借知識管理知識來管理檔案資源，擴(kuò)大檔案容量，進(jìn)而在現(xiàn)有檔案中將潛在知識挖掘出來，提高相關(guān)知識利用率。
二、檔案管理現(xiàn)狀分析
信息時代下，檔案管理實(shí)現(xiàn)了電子化發(fā)展，原有的紙質(zhì)檔案存儲轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒋鎯?，其不僅能夠使檔案信息實(shí)現(xiàn)真正共享，同時也能夠確保信息真實(shí)，便于檔案閱讀和提取。電子化管理檔案可以為社會大眾提供更加便利的服務(wù)，建立信息化檔案管理系統(tǒng)可以提高管理效率，將管理科學(xué)性發(fā)揮出來，被人們所采用，真正實(shí)現(xiàn)為社會服務(wù)的目的。但是，當(dāng)前檔案管理也存在一些問題，管理人員本身素質(zhì)不高，對電子信息技術(shù)不夠了解，一般檔案管理人員年齡普遍偏大，這類人本身缺乏專業(yè)訓(xùn)練和專業(yè)知識，對電子系統(tǒng)相對陌生，在檔案存儲和管理上相對困難。同時，實(shí)際管理中，檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施不完善，沒有及時更新，設(shè)備老舊，導(dǎo)致工作效率和管理質(zhì)量較低。
三、圖書檔案管理中知識管理的具體應(yīng)用
1.檔案信息管理應(yīng)用
檔案信息管理應(yīng)用主要體現(xiàn)在顯性知識和隱性知識應(yīng)用。（1）顯性知識應(yīng)用。檔案中涉及的思想、史實(shí)就是顯性知識，這些知識能夠被用戶直接接受，將其作用發(fā)揮出現(xiàn)需要進(jìn)行組織管理。首先，檔案管理者需要利用專業(yè)知識將檔案信息分類，并根據(jù)類別為用戶提供，讓用戶全面了解相關(guān)的知識信息。檔案信息涉及面廣，包含的知識比較多，用戶在了解這些顯性信息后會自行加工創(chuàng)新，將圖書檔案價值充分發(fā)揮出來。其次，拓展圖書檔案傳播渠道，知識管理中，不僅需要收藏保管相關(guān)信息，還需要重視檔案價值，并利用其價值，實(shí)現(xiàn)知識創(chuàng)新，這就需要加強(qiáng)圖書檔案的傳播共享，利用互聯(lián)網(wǎng)、沙龍等渠道加大傳播流動。（2）隱性知識應(yīng)用。隱性知識是在個人經(jīng)驗(yàn)和個人思想、信念等基礎(chǔ)上形成的一種知識，圖書檔案中所包含的隱性知識無法單純用語言傳播，因此，需要對其進(jìn)行組織管理，將其轉(zhuǎn)換成顯性知識，實(shí)現(xiàn)知識的交流和共享。
2.檔案實(shí)體管理應(yīng)用
知識管理能夠促使人們對圖書檔案價值重新認(rèn)識，作為知識載體，圖書檔案屬于戰(zhàn)略資源，其不僅記錄了歷史信息，和各種資源憑證，同時也需要開發(fā)利用。圖書檔案管理需要注意將實(shí)體管理轉(zhuǎn)移到信息和知識管理上，改變傳統(tǒng)的人工管理方式，采用先進(jìn)的新技術(shù)進(jìn)行管理，進(jìn)而在其中應(yīng)用知識管理，有效開發(fā)利用圖書檔案信息，完善檔案實(shí)體管理。（1）流程知識管理。首先，拓展檔案信息收集范圍，豐富的館藏對于圖書檔案管理十分重要，當(dāng)前館藏中，主要為文書檔案，但是隨著電子技術(shù)的發(fā)展，電子文件也需要予以重視，此外，還需要主義收集口述、實(shí)物等檔案及其資料。其次，對檔案進(jìn)行合法鑒定，加強(qiáng)檔案的鑒定工作，對各種檔案進(jìn)行分類鑒定，普通檔案可以采用宏觀鑒定法，特殊檔案采用直接鑒定法，便于圖書檔案的管理和開發(fā)應(yīng)用。再次，圍繞知識單元整理檔案，知識管理中，圖書檔案管理重點(diǎn)在于知識和信息，對其分類整理，在知識單元基礎(chǔ)上篩選檔案，用計算機(jī)存儲分類，通過數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)檢索功能為用戶提供使用服務(wù)。最后，合理配置資源，在檔案管理中應(yīng)用知識管理，要平衡好價值檔案和檔案效益關(guān)系，通過現(xiàn)有經(jīng)驗(yàn)和分配理論對圖書資源進(jìn)行合理分配，提高檔案管理效益。此外，圍繞用戶提供知識服務(wù)，將用戶作為核心進(jìn)行檔案實(shí)體管理，提供知識服務(wù)，將圖書檔案中的知識深入挖掘出來，并提供檢索渠道，便于用戶獲取知識，同時為用戶提供知識創(chuàng)新服務(wù)。（2）知識管理技術(shù)應(yīng)用。知識管理中，現(xiàn)代信息技術(shù)為其提供了保障，知識管理技術(shù)也就是計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，其能夠使紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理，在信息技術(shù)基礎(chǔ)上對檔案進(jìn)行管理，運(yùn)用數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)、人工智能等技術(shù)管理檔案知識，提高檔案管理效率。
3.檔案機(jī)構(gòu)管理應(yīng)用
（1）知識服務(wù)與組織文化結(jié)合。組織文化在一定程度上能夠激勵、約束組織成員，其會在成員活動中外化出來，在組織文化中融入知識服務(wù)，能夠使檔案部門形成新的知識服務(wù)理念，提高員工服務(wù)素質(zhì)，強(qiáng)化員工專業(yè)素養(yǎng)，并推動知識共享。（2）開展知識共享合作活動。圖書檔案管理部門通過與其他部門的溝通合作能夠提高彼此的合作意識，并在合作中將彼此的知識管理經(jīng)營分享出來，提高知識管理服務(wù)質(zhì)量，同時，能夠滿足內(nèi)部人員的檔案信息需求，確保組織運(yùn)行正常。（3）實(shí)現(xiàn)技術(shù)管理模式。信息技術(shù)在檔案機(jī)構(gòu)管理中的作用也十分突出，其能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化的檔案管理，利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立網(wǎng)絡(luò)聯(lián)盟，實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)的信息化管理。例如建立辦公自動化系統(tǒng)、檔案信息管理系統(tǒng)等，不僅能夠提高管理效率，同時也能夠減少資源浪費(fèi)現(xiàn)象。知識管理系統(tǒng)通過存儲利用大量數(shù)據(jù)，為知識共享目標(biāo)奠定了技術(shù)支持，同時也提高了檔案機(jī)構(gòu)的創(chuàng)新水平。
四、圖書館檔案管理知識管理應(yīng)用優(yōu)化措施
1.加大力度投入人才和技術(shù)
信息時代下，要想提高圖書檔案管理水平，就需要提高檔案管理人員素質(zhì)，豐富管理人員知識，更好的應(yīng)用知識管理方法，提高檔案管理水平。在進(jìn)行檔案管理時，相關(guān)部門需要為管理人員提供學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會，積極參與繼續(xù)教育活動，并建立文化氛圍，為人員提供情景演練機(jī)會，使管理人員能夠在后續(xù)工作中將知識管理模式主動加入到管理工作中，通過信息技術(shù)使知識管理和檔案管理實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合。同時，管理人員利用培訓(xùn)學(xué)習(xí)能夠提高專業(yè)水平，使其能夠靈活運(yùn)用知識管理內(nèi)容，完善檔案管理工作。同時，檔案管理人員需要提高服務(wù)意識，轉(zhuǎn)變工作觀念，建立社會服務(wù)理念，多學(xué)習(xí)他人長處，彌補(bǔ)自身不足，努力提升自己。此外，相關(guān)部門需要重視對圖書檔案管理設(shè)備的更新維修、管理保養(yǎng)，引進(jìn)先進(jìn)的管理系統(tǒng)和電子設(shè)備，加大技術(shù)投入，建立檔案信息管理系統(tǒng)，為檔案管理工作提供堅(jiān)實(shí)的技術(shù)保障和基礎(chǔ)設(shè)施保障，進(jìn)而使圖書檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展。
2.建立知識學(xué)習(xí)空間
知識社區(qū)運(yùn)行時，其可以被看作是人才庫，該社區(qū)內(nèi)人才流動快，庫內(nèi)人才基本是在動態(tài)飽和狀態(tài)中，同時，網(wǎng)絡(luò)社區(qū)建設(shè)導(dǎo)致管理人員能夠使各種人才聚集，為該社區(qū)的運(yùn)行收集更多具有專長的人才。通過建立網(wǎng)絡(luò)人才社區(qū)，為各種專業(yè)人才的隱性和顯性知識傳播奠定了基礎(chǔ)。而在網(wǎng)絡(luò)社區(qū)平臺中，專業(yè)人才也可以按照本身觀點(diǎn)探討相關(guān)知識信息，使各種知識能夠在社區(qū)中實(shí)現(xiàn)傳輸共享，進(jìn)而構(gòu)成知識傳輸鏈。總之，隨著各種知識社區(qū)的建立，各個社區(qū)通過相互交流溝通擴(kuò)大了知識的傳播范圍，使知識社區(qū)范圍哭到，為管理人員實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展起到積極的作用，同時也為知識傳輸交流起到了推動作用。3.創(chuàng)新檔案管理模式在圖書檔案管理中引入知識管理理念和方法，管理人員可以憑借先進(jìn)的技術(shù)和管理方法來管理圖書檔案，在管理時，管理人員需要處理圖書館業(yè)務(wù)信息和系統(tǒng)作業(yè)。知識管理模式的應(yīng)用能夠?qū)D書檔案使用者情況直接顯示出來，進(jìn)而建立智能化圖書館，并在此基礎(chǔ)上對市場動態(tài)情況以及方向有所掌握。總之，相較于傳統(tǒng)圖書檔案管理方式而言，知識管理理念和技術(shù)應(yīng)用在最大程度上能夠創(chuàng)新管理模式，推動管理服務(wù)的開展，為管理者了解并掌握使用者信息需求提供幫助，進(jìn)而使檔案管理能夠市場新動向充分挖掘出來，提高圖書檔案管理服務(wù)質(zhì)量。
4.建立知識信息庫
隨著社會經(jīng)濟(jì)的全球化發(fā)展，我國教育與科技不僅得到了量的飛躍，也得到了質(zhì)的飛躍，科技化與數(shù)字化的生活方式與工作模式開始在社會上流行起來，因此，高校圖書檔案管理也得到了科技化與數(shù)字化的發(fā)展，形成一體化管理模式。新時期的到來不僅使得人們對于信息量掌握的欲望愈發(fā)強(qiáng)烈，使得人們改變了其信息需求方式，還創(chuàng)新了信息存儲工作的模式與內(nèi)容。因此，我國高校圖書檔案管理工作在這一新時期發(fā)展的背景下，應(yīng)該對其傳統(tǒng)圖書檔案管理工作模式進(jìn)行創(chuàng)新改革，建立不受時間與空間限制的一體化管理工作模式，為高校學(xué)生提供更為全面、更為多樣的信息服務(wù)，豐富并滿足高校學(xué)生的現(xiàn)代化信息需求。高校圖書檔案管理是收集信息、處理信息的主要工作場所，是高校學(xué)生和教師在校園內(nèi)獲得知識與信息的重要渠道，更是滿足新時期社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求，因此，促進(jìn)高校圖書檔案管理一體化是高校提高其整體管理工作效率與水平的一大重點(diǎn)。
一、新時期高校圖書檔案管理一體化的意義
新時期發(fā)展背景下，社會對于圖書檔案管理工作的要求越來越高，我國高校傳統(tǒng)圖書檔案管理工作逐漸不能夠適應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求，進(jìn)而延緩了學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，因此，高校圖書檔案管理一體化不僅是適應(yīng)我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求，更是推動我國及整體教育事業(yè)向前發(fā)展的重要動力之一。
（一）新時期高校圖書檔案管理
1.高校圖書管理定義
高校圖書管理是指高校對學(xué)校所具有的文獻(xiàn)信息、人力資源、資金儲備以及其他資源進(jìn)行有計劃、有組織的協(xié)調(diào)控制行為來達(dá)到理想管理目標(biāo)的工作過程。高校圖書管理工作能夠?yàn)槿熒峁┦钟行У奈墨I(xiàn)書籍、資料期刊等信息資源，有利于教師提供自身教學(xué)素質(zhì)，優(yōu)化其教學(xué)模式；輔助學(xué)生進(jìn)行論文寫作、豐富學(xué)識視野以及提升學(xué)術(shù)涵養(yǎng)等一系列素質(zhì)培養(yǎng)工作。
2.高校檔案管理定義
高校檔案管理是指高校檔案管理部門對學(xué)校檔案信息進(jìn)行收集與整理，為高校將檔案信息科學(xué)、合理應(yīng)用于其他各項(xiàng)管理工作中提供有效、堅(jiān)實(shí)的保障。高校檔案管理是高校完善整體檔案工作的重要基礎(chǔ)，是服務(wù)于學(xué)生、教師以及社會的工作。
（二）圖書檔案管理一體化
一體化指的是企業(yè)或是單位對某一項(xiàng)工作實(shí)施綜合模式的管理，而高校圖書檔案管理一體化則是指高校將圖書管理與檔案管理之間進(jìn)行相互融合，對其圖書檔案管理進(jìn)行綜合統(tǒng)一的管理，促進(jìn)高校圖書管理和檔案管理的共同繁榮與發(fā)展。
（三）新時期高校圖書檔案管理一體化的意義
1.一體化的圖書檔案管理有助于高校減少人力與資金成本
我國高校對圖書與檔案的分散管理模式雖然在一定程度上形成了小范圍管理方面的有效性，但這種小范圍內(nèi)的有效性管理對于高校整體圖書檔案管理系統(tǒng)所需的管理要求卻是微乎其微。分散管理模式下的圖書管理與檔案管理在收集、整理信息過程中會產(chǎn)生人力勞動資源、資金成本、時間成本以及其他資源的浪費(fèi)現(xiàn)象，使高校損失人力勞動資源與財政投入等管理成本。而高校圖書檔案管理一體化則是將圖書管理與檔案管理進(jìn)行融合、統(tǒng)一的管理，相較于圖書與檔案的分散管理模式來說，一體化的圖書檔案管理模式在收集文獻(xiàn)、資料信息過程中僅用二分之一的人力資源就可以收集相應(yīng)信息，實(shí)現(xiàn)人才資源共同使用，有助于高?？s減人力資源的使用成本，并在處理信息過程中達(dá)到事半功倍的效果；高校圖書與檔案管理的一體化有利于高校規(guī)范其圖書與檔案工作制度，統(tǒng)一圖書信息與檔案信息的檢索模式等工作，促進(jìn)有效信息的共同開發(fā)與使用，為高校節(jié)約管理過程所需要的時間成本與資金成本；網(wǎng)絡(luò)信息化促進(jìn)管理一體化的主要動力，而網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)打破了信息傳遞的時間與空間限制，因此，高校圖書檔案管理一體化利于其減少圖書檔案管理的空間管理成本。
2.高校圖書檔案管理一體化實(shí)現(xiàn)了信息資源的科學(xué)、有效整合
高校的圖書管理與檔案管理工作雖然有著不同的工作概念與工作要求，但是這兩項(xiàng)管理工作模式都是為了對高?，F(xiàn)有信息資源進(jìn)行科學(xué)、合理、有效的整合與開發(fā)，為全校師生與社會提供信息服務(wù)工作。高校圖書管理與檔案管理工作都有著共同的工作環(huán)節(jié)——信息資源的收集、整理、保管以及可供利用四個環(huán)節(jié)，而我國高校圖書管理與檔案管理工作的展開離不開信息資源的收集與整理，即信息資源的收集與整理是保障高校圖書管理工作與檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，所以，高校圖書檔案管理的一體化可以提高信息資源收集與整理的工作效率，進(jìn)而提高圖書檔案管理工作效率。除此之外，高校圖書管理與檔案管理工作在工作目的、工作內(nèi)容與工作形式上還有許多相似的點(diǎn)，這些相似點(diǎn)在高校執(zhí)行信息資源整合過程中發(fā)揮重要作用，因此，高校圖書檔案管理一體化幫助高校實(shí)現(xiàn)了科學(xué)合理、有效的信息資源整合。
3.高校圖書檔案管理一體化有利于信息資源的流通
新時期背景下，發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)使全世界的信息傳遞速度變快，因?yàn)楦咝Ｋ哂械男畔①Y源十分有限，所以多方合作已經(jīng)成為信息資源共享、增加信息資源的主要方式，高校以檔案管理亦是如此。高校圖書檔案管理的一體化將分散式管理的圖書工作與檔案工作進(jìn)行了有機(jī)融合，形成統(tǒng)一管理系統(tǒng)，將分散的圖書、檔案信息資源都聚集在一起，以便于開發(fā)出新型信息資源，實(shí)現(xiàn)資源共享的同時還加深了信息資源的流通性，因此，高校圖書檔案管理一體化有利于信息資源的流通。
二、新時期高校圖書檔案管理一體化所存在問題
新時期發(fā)展背景下，我國高校傳統(tǒng)的圖書檔案管理工作模式逐漸滿足不了現(xiàn)代化社會的發(fā)展需求。隨著社會發(fā)展的日新月異，高科技電子產(chǎn)品開始出現(xiàn)在人們的日常生活與工作當(dāng)中，如計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的出現(xiàn)為高校圖書檔案管理工作提供了數(shù)字化、智能化的功能與作用，可以及時將圖書檔案信息反饋于全校師生，但高校在發(fā)展圖書檔案管理一體化期間還是存在一些問題，致使管理一體化發(fā)展進(jìn)程緩慢：首先，高校圖書檔案管理工作人員對于一體化管理沒有一個正確的認(rèn)識。正確認(rèn)識管理一體化的工作概念與工作機(jī)制是有效執(zhí)行圖書檔案管理一體化的重要基礎(chǔ)，而我國高校圖書檔案管理工作還在實(shí)行的是傳統(tǒng)管理工作模式，相關(guān)工作人員仍然持有傳統(tǒng)管理思維，對現(xiàn)代社會發(fā)展的管理一體化工作模式認(rèn)識不夠透徹，只考慮當(dāng)下情況，缺乏資源整合、綜合執(zhí)行管理工作的意識；其次，高校圖書檔案管理工作人員欠缺熟練操作計算機(jī)技術(shù)的技能。隨著社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)也得到了快速發(fā)展，新時期圖書檔案管理一體化要求圖書檔案管理工作人員具備操作計算機(jī)技術(shù)的能力，而我國高校圖書檔案管理人員雖然具有一定的相關(guān)管理知識理論，但對于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)這一新興技術(shù)掌握力度尚未熟練，就目前情況來看，我國高校同時具備專業(yè)圖書檔案管理知識與熟練掌握計算機(jī)技術(shù)能力的工作人員屈指可數(shù)，所以我國高校圖書檔案管理工作水平較低；最后，高校不重視圖書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新。我國多數(shù)高校在發(fā)展過程中很少將注意力放在圖書檔案管理工作創(chuàng)新改革這一方面，更不用說為圖書檔案管理一體化發(fā)展置辦相應(yīng)硬件設(shè)施，因此，圖書檔案管理工作的創(chuàng)新改革意識在高校發(fā)展中的極低存在感影響了我國高校圖書檔案管理一體化的發(fā)展。
三、新時期高校有效實(shí)施圖書檔案管理一體化的途徑
傳統(tǒng)圖書檔案管理工作模式已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)代社會對于高校圖書檔案管理的發(fā)展需求，只有對傳統(tǒng)圖書檔案管理進(jìn)行相應(yīng)創(chuàng)新改革，建立健全管理一體化的工作機(jī)制，才能使我國高校圖書檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展需求，共同促進(jìn)新時期的可持續(xù)發(fā)展。
（一）正確認(rèn)識管理一體化概念，加強(qiáng)工作人員創(chuàng)新意識。
正確認(rèn)識管理一體化概念、改變傳統(tǒng)管理思想是高校將圖書管理與檔案管理有機(jī)結(jié)合在一起的關(guān)鍵所在，是建設(shè)管理一體化機(jī)制的基礎(chǔ)，因此，高校需充分理解圖書管理與檔案管理的優(yōu)勢所在，主動反思傳統(tǒng)管理工作中的不足之處，積極開發(fā)出有利于圖書管理與檔案管理進(jìn)行有機(jī)結(jié)合的創(chuàng)新思維，為高校圖書檔案管理提供思想依據(jù)以及創(chuàng)新方案，并將這些思想依據(jù)與創(chuàng)新方案觀察落實(shí)到高校實(shí)際圖書檔案管理工作中去，以此來保證圖書檔案管理一體化的長遠(yuǎn)性發(fā)展。此外，高校還應(yīng)促進(jìn)圖書管理部門與檔案管理部門之間的相互交流與合作，進(jìn)而共同推動圖書檔案管理一體化發(fā)展。
（二）加強(qiáng)圖書檔案管理一體化的硬件設(shè)施建設(shè)。
新時期發(fā)展所帶來的新型電子技術(shù)與信息網(wǎng)絡(luò)為高校圖書檔案管理一體化發(fā)展提供了技術(shù)方面的支持，推動著管理一體化的發(fā)展。因此，高校應(yīng)積極引進(jìn)有利于圖書檔案管理一體化發(fā)展的硬件設(shè)施與互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，建設(shè)多個管理平臺，健全網(wǎng)絡(luò)平臺管理機(jī)制，增加圖書檔案管理工作渠道的同時統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制，保障圖書檔案管理的一體化發(fā)展。
（三）加強(qiáng)圖書檔案管理工作人員綜合管理素質(zhì)與計算機(jī)操作能力。
我國高校傳統(tǒng)圖書檔案管理工作人員只需具備專業(yè)管理知識就可勝任圖書檔案管理這一工作，而現(xiàn)代化的社會發(fā)展則要求圖書檔案管理人員既要具備高水平的綜合管理素質(zhì)，又要具有熟練的計算機(jī)操作能力。因此，高校要加強(qiáng)對管理工作人員的管理水平培訓(xùn)與計算機(jī)操作培訓(xùn)，建設(shè)一支符合現(xiàn)代化社會發(fā)展的圖書檔案管理隊(duì)伍，做好實(shí)施圖書檔案管理一體化的執(zhí)行者，極力推動圖書檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。此外，高校在整合圖書檔案信息資源過程中需注重其配置的科學(xué)合理性，在不受任何因素影響前提下提高圖書檔案資源的可利用效率。新時期的發(fā)展要求高校必須對傳統(tǒng)圖書檔案管理工作模式進(jìn)行創(chuàng)新改革，建立健全圖書檔案管理一體化模式，但由于我國大多數(shù)高校在創(chuàng)新圖書檔案管理模式方面的發(fā)展尚未成熟，所以高校圖書檔案管理一體化是一項(xiàng)長久而艱難的任務(wù)，因此，我國高校應(yīng)不畏挑戰(zhàn)，積極解決圖書檔案管理一體化發(fā)展中遇到的難題，提高現(xiàn)代化圖書檔案管理的水平與效率，為全校師生提供更加全面、及時的圖書文獻(xiàn)資源與檔案信息。
參考文獻(xiàn)
[1]金娟.信息時代高校檔案、圖書、情報一體化管理構(gòu)想[J].鄭州大學(xué)學(xué)報（哲學(xué)社會科學(xué)版），2011，（5）.
電子圖書檔案主要具有操作方便、東西不易丟失、傳遞快捷以及表現(xiàn)形式多樣化等特點(diǎn)，詳細(xì)特點(diǎn)介紹如下：
1.1 操作方便
電子圖書檔案管理主要具備操作方便的特點(diǎn)。一方面，管理電子圖書時，無論增加內(nèi)容或者刪除內(nèi)容，都比較容易，且將信息刪除后不會留下痕跡;另一方面，電子信息具有較高的準(zhǔn)確性，因此，電子圖書檔案管理的檢索、操作較簡單。
1.2 東西不易丟失
和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案管理復(fù)制后，不僅能夠保持較高的清晰度，而且還不會發(fā)生信息丟失的情況，通過應(yīng)用數(shù)字化信息處理，對文件進(jìn)行復(fù)制后，依然能夠有效保持其原本特性。
1.3 傳遞快捷
電子圖書檔案管理通過運(yùn)用各種先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，傳遞速度不受到地域、時間限制，僅僅通過網(wǎng)絡(luò)傳播就能夠快速將所需要的信息傳輸?shù)叫枨笕藛T手中。另外，電子圖書檔案管理還能夠?qū)崿F(xiàn)由一個終端傳輸?shù)蕉鄠€終端的傳播，最后實(shí)現(xiàn)資源共享。
1.4 表現(xiàn)形式多樣化
和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案管理形式具有多樣化的特點(diǎn)。文字、圖形、影像以及聲音等形式，均可成為電子檔案管理內(nèi)容，且無論這些信息是單獨(dú)存在的方式還是互相搭配的方式，均能夠發(fā)展為檔案管理模式。
2 電子圖書檔案載體的特點(diǎn)
電子圖書檔案載體主要將電子技術(shù)作為生產(chǎn)手段，主要以電子形式存在，通過應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)準(zhǔn)確記錄代碼信息，并通過電子計算機(jī)，隨機(jī)檢索，將其顯示出來。電子圖書檔案載體主要具備以下幾個特點(diǎn)：
2.1 運(yùn)用機(jī)讀數(shù)據(jù)形式表示
機(jī)讀形式數(shù)據(jù)，能夠被計算機(jī)進(jìn)行識別、理解以及處理;其主要應(yīng)用二進(jìn)制碼（也就是數(shù)字代碼）進(jìn)行表示。電影片、錄音帶以及錄像帶等能夠?qū)⒙曨l視、頻模擬信息進(jìn)行記錄，主要將磁帶、膠片作為載體。
2.2 信息載體為光學(xué)或者磁性信息存儲介質(zhì)
載體不同，物體所存貯信息的密度也不同。隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷進(jìn)步，載體信息自身的存貯密度也在不斷增大。
2.3 信息具有結(jié)構(gòu)性
信息具有結(jié)構(gòu)性，需要經(jīng)過一系列的格式化處理后最終形成信息集合。換個角度分析，電子圖書檔案載體需要具備數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，否則，如信息較凌亂，則不會被計算機(jī)程序有效處理。
2.4 需要借助應(yīng)用電子計算機(jī)設(shè)備
對信息進(jìn)行檢索或者瀏覽時，要應(yīng)用電子計算機(jī)設(shè)備。電子出版物離不開計算機(jī)，一方面由于文本為機(jī)讀數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)只能通過計算機(jī)進(jìn)行識別;另一方面需要借助軟件進(jìn)行瀏覽和檢索，運(yùn)行軟件需要應(yīng)用到計算機(jī)。
3 加強(qiáng)電子圖書檔案管理的有效策略
目前，我國電子圖書檔案管理工作已經(jīng)取得了較大進(jìn)步，但在實(shí)際的應(yīng)用、操作過程中還存在著較多問題，如隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，電子圖書檔案對存儲要求也在不斷提高;受到各種因素影響，電子檔案的可靠性較低;隨著社會的不斷發(fā)展，電子檔案的安全性、工作人員的能力也在不斷提高。為有效促進(jìn)電子圖書檔案管理越來越快地發(fā)展，需要針對其管理過程中存在的問題進(jìn)行分析，并根據(jù)問題制定有效的管理措施。具體措施如下：
3.1 加強(qiáng)環(huán)境保護(hù)，提高存放空間的安全性
為保障電子圖書檔案信息的安全性和可靠性，要建立一個較好的電子圖書檔案存放環(huán)境。加強(qiáng)電子圖書檔案管理，首先要注重保護(hù)電子圖書檔案管理環(huán)境。電子圖書檔案環(huán)境主要指的是工作人員的辦公場所、存儲工具等，工作人員的辦公環(huán)境在保持溫度適中、衛(wèi)生清潔的同時，還要安裝抗電擊、抗雷、抗磁場力等設(shè)備。另外，為提高存放空間的安全可靠性，要備份電子圖書檔案，在多個位置放置儲存。此外，對存儲工具定時檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問題，及時采取應(yīng)對措施處理。
3.2 完善管理制度
為提高數(shù)據(jù)儲藏的安全性，要嚴(yán)格根據(jù)電子圖書管理的實(shí)際情況，完善管理制度，加強(qiáng)制度設(shè)計。對電子圖書檔案進(jìn)行編制時，要安排業(yè)務(wù)能力水平較高的工作人員，這樣能夠有效保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。另外，工作人員要定時整理電子檔案，對檔案進(jìn)行分類管理;在對電子檔案進(jìn)行歸類管理時，可將檔案級別作為主要?dú)w檔依據(jù)，保證各個級別信息準(zhǔn)確無誤后，對其進(jìn)行歸檔處理;編制好電子檔案后，上交領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)檢查核實(shí)，保證信息準(zhǔn)確無誤后存儲。
3.3 加強(qiáng)系統(tǒng)管理
為保障數(shù)據(jù)信息讀取的安全性，要加強(qiáng)系統(tǒng)管理設(shè)計。大多數(shù)情況下，電子圖書檔案信息的安全性較低，主要存在著系統(tǒng)管理體系不健全、管理系統(tǒng)被破壞的情況。為有效增強(qiáng)管理系統(tǒng)的安全性，完善系統(tǒng)管理體系，可對電子圖書資料加密設(shè)計，注意設(shè)置的密碼不能過于簡單，要定期更換密碼。另外，可根據(jù)需求，設(shè)置電子信息的訪問權(quán)限，有效防止發(fā)生其他人獲取信息的情況;網(wǎng)站可能受到多種因素影響出現(xiàn)系統(tǒng)漏洞，因此，要加強(qiáng)防火墻設(shè)置，加強(qiáng)系統(tǒng)的維修、保護(hù)，有效增強(qiáng)信息安全性。
3.4 避免外來磁場入侵
軟磁盤、磁帶以及硬磁盤等均屬于磁性載體，對磁場具有較高的敏感性。如磁性載體受到外來磁場干擾，那么將會導(dǎo)致出現(xiàn)丟失信息、破壞信息的情況。因此，保存、使用磁性載體時，要遠(yuǎn)離磁場，保證磁場不會給載體帶來損壞。也可應(yīng)用特殊材料，如應(yīng)用軟磁物質(zhì)，如鎳鐵合金、軟鐵，將其制成存放磁性載體的柜子，能夠有效屏蔽磁場;對于較重要的檔案、電子圖書存放區(qū)，通過設(shè)置測磁設(shè)備，能夠有效監(jiān)測隱蔽磁場，確保萬無一失。此外，有效保證磁性載體質(zhì)量，盡量避開磁場，準(zhǔn)備好測磁、防磁設(shè)備，確保儲存、使用的磁性載體不會受到磁場干擾影響。
3.5 提高工作人員自身的工作能力
圖書檔案管理專業(yè)開設(shè)課程：《圖書館學(xué)基礎(chǔ)》、《檔案學(xué)基礎(chǔ)》、《文獻(xiàn)資源建設(shè)》、《圖書館目錄》、《信息管理概論》、《信息法學(xué)》、《文書學(xué)》、《檔案文獻(xiàn)復(fù)制技術(shù)》、《圖書分類學(xué)》、《檔案文獻(xiàn)編纂》、《圖書館自動化系統(tǒng)》、《檔案保護(hù)技術(shù)》、《企業(yè)檔案管理》、《科技檔案管理》、《檔案文獻(xiàn)檢索》、《數(shù)字圖書館的原理與技術(shù)》
圖書檔案管理專業(yè)就業(yè)方向
該專業(yè)就業(yè)主要面向圖書館、檔案館、圖書檔案公司等企事業(yè)單位，從事文獻(xiàn)信息的收集、整理、開發(fā)與利用等工作。畢業(yè)生不僅能夠勝任圖書館和檔案局專門機(jī)構(gòu)的管理工作，更能勝任企事業(yè)單位和廠礦私營企業(yè)的文檔管理、文秘等專業(yè)性工作，就業(yè)面廣。還可參加專升本考試，進(jìn)入本科院校進(jìn)一步深造。就業(yè)去向：國家機(jī)關(guān)和各類企事業(yè)單位，從事圖書情報與檔案管理等工作。
圖書檔案管理專業(yè)主要職業(yè)能力
1.具備對新知識、新技能的學(xué)習(xí)能力和創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)能力;
2.具備文獻(xiàn)信息的采集能力;
3.具備文獻(xiàn)信息的組織能力;
4.具備文獻(xiàn)流通管理與服務(wù)能力;
一、前言
圖書檔案管理需要花費(fèi)大量的人力物力，所以為了成本問題，會將檔案管理全部轉(zhuǎn)向?qū)ｉT提供檔案管理的公司還負(fù)責(zé)完成。
二、圖書檔案管理人員素質(zhì)存在的問題
1.管理理念落后
現(xiàn)在很多的圖書檔案管理人員的管理理念落后，在我國目前的教育、閱讀等方面的不斷發(fā)展來看管理政策和管理者的管理理念思想都并不是非常的與時俱進(jìn)，而且管理者的管理制度也不是很完善但卻在圖書檔案管理的管理模式涉及較多方向，同時在一些地區(qū)的政府對地區(qū)的圖書檔案管理也沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)來指導(dǎo)工作，所造成圖書管理人員在圖書檔案管理方面沒有很好的依托和指導(dǎo)，導(dǎo)致一些圖書檔案管理人員的工作效率不高且質(zhì)量不好。
2.內(nèi)部問題
對于圖書檔案管理來說，它的內(nèi)部的控制檔案管理還是存在缺陷和不足，面對現(xiàn)在的國情發(fā)展，圖書檔案和資料是很多變的，所以我們就需要內(nèi)部進(jìn)行靈活的控制檔案管理。但是根據(jù)我們的調(diào)查顯示：大多數(shù)的圖書檔案管理人員對這一方面的知識和靈活應(yīng)用性十分的缺乏，如果對自己的管理水平和知識都控制不好的話就很難做好檔案管理更不要說發(fā)展起來，這樣會造成一些圖書資源的短缺等情況。我們現(xiàn)在應(yīng)該做的就是根據(jù)實(shí)際情況來適當(dāng)?shù)母淖儓D書檔案的管理，使得他們能夠有效的控制圖書資源。
三、如何提高管理人員的素質(zhì)
1.根據(jù)市場需求來管理人員的知識和素質(zhì)
根據(jù)我們的調(diào)查發(fā)現(xiàn)中國的市場圖書供應(yīng)從短缺狀態(tài)變成了過剩狀態(tài)，市場對圖書的需求和要求越來越多樣化，這樣同時也造成了圖書檔案管理的困難度加大，要想有好的管理制度首先就要對圖書檔案管理人員進(jìn)行好的管理理念培訓(xùn)，才能提高圖書檔案管理人員的素質(zhì)。并且通過圖書管理策略來取得的好的成績并得到持久的效果，所以有一個好的圖書檔案管理策略是要與時俱進(jìn)的是要跟著市場需求走的，從這些市場對圖書需求的趨勢和實(shí)踐中使得更多的認(rèn)識，更加明白到了提高圖書檔案管理人員素質(zhì)的重要性。
2.提高管理者的管理理念是提高素質(zhì)的重要部分
完善相關(guān)圖書檔案管理制度和改變圖書檔案管理人員的管理理念，好的管理制度是保證圖書檔案的發(fā)展的關(guān)鍵，是圖書管理的發(fā)展和管理遵循的行為準(zhǔn)則。所以要不斷的提高管理人員的管理理念要與時俱進(jìn)，同時可以通過加強(qiáng)內(nèi)部檔案監(jiān)督控制，在如今市場圖書的不斷發(fā)展中，各色圖書的不斷擴(kuò)大中，圖書的市場競爭也在悄然發(fā)生著變化，這樣的變化使得圖書檔案管理受到了很大的刺激或沖擊。圖書管理要求全面實(shí)施教育政策，促進(jìn)素質(zhì)教育，時代的要求，為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，圖書檔案管理人員必須樹立高德。應(yīng)立足于法律，奉獻(xiàn)，熱愛工作，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶W(xué)術(shù)，團(tuán)結(jié)協(xié)作，誠實(shí)的工作，良好的道德品質(zhì)。圖書檔案管理人員要不斷提高自身的意識和能力，提高自己的職業(yè)道德，與時俱進(jìn)，言行，提高自身的職業(yè)道德，促進(jìn)圖書檔案管理質(zhì)量的提高。
3.對圖書檔案管理人員進(jìn)行有效的素質(zhì)和能力培養(yǎng)
對圖書檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)文件培訓(xùn)，學(xué)習(xí)圖書檔案管理基礎(chǔ)知識和圖書信息管理，基礎(chǔ)知識是管理者必須具備的質(zhì)量和文化素質(zhì)，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的基本技能，圖書信息管理和信息服務(wù)的實(shí)用人才。數(shù)字時代檔案學(xué)的基本理論和方法是對檔案學(xué)的補(bǔ)充。此外，檔案管理與電子政務(wù)建設(shè)密切相關(guān)。通過利用信息管理來完成資源優(yōu)勢，要求通過圖書檔案管理、圖書信息管理和現(xiàn)代信息技術(shù)系統(tǒng)的教育和培訓(xùn)，掌握基本理論、基本知識和方法，掌握一定的現(xiàn)代信息技術(shù)技能，并可用于實(shí)踐檔案管理、信息化管理、網(wǎng)站建設(shè)和數(shù)字檔案館建設(shè)；掌握一定的現(xiàn)代信息技術(shù)技能，并能熟練應(yīng)用于檔案管理、政府信息管理、政務(wù)網(wǎng)絡(luò)工作站開發(fā)和數(shù)字檔案建設(shè)。
4.提高政治素質(zhì)
[中圖分類號]G251.6 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1009-5349（2014）11-0093-01
進(jìn)入21世紀(jì)，人類社會已經(jīng)邁入信息時代，知識總量呈幾何級增長，作為知識傳播主要載體的圖書也浩如煙海。各學(xué)校尤其是高校圖書館的藏書往往數(shù)以百萬計，面對如此駭人的數(shù)量，讀者想要僅憑個人來查找所需的圖書無疑是很困難的。這樣的情況下，往往需要圖書檔案管理人員的輔助。這就要求圖書檔案管理人員具有相應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)，對圖書檔案管理領(lǐng)域知識掌握非常扎實(shí)，明確自身職責(zé)，對如何立卷、整理上架圖書等專業(yè)知識了然于心，才能更好地完成自己的工作，更好地服務(wù)于讀者。那么，在信息時代，圖書檔案管理人員應(yīng)該具備哪些素質(zhì)呢？根據(jù)筆者從事圖書檔案管理工作多年經(jīng)驗(yàn)，接下來就論述一下自己的觀點(diǎn)。
一、思想素質(zhì)
（一）敬業(yè)精神
無論是哪一級的圖書檔案管理員，都要有愛崗敬業(yè)的精神和對工作的責(zé)任感。首先，這需要認(rèn)識到圖書管理工作的重要性，對工作有著清醒全面的認(rèn)識，并抱有一定的熱忱。圖書館作為知識的寶庫，為人類社會的發(fā)展與進(jìn)步做出了不可磨滅的貢獻(xiàn)。時至今日，圖書館是人類學(xué)習(xí)知識最重要的場所之一，因此，圖書管理員的工作看似微小，實(shí)則重大，因?yàn)檫@份工作擔(dān)負(fù)著向讀者傳播知識、為讀者在書山引路的任務(wù)。認(rèn)識到工作的重要性，有利于工作人員提高對圖書管理工作的重視程度，進(jìn)而激發(fā)起工作的熱忱。在實(shí)際的工作中，往往會遇到一些瑣碎的問題。來館學(xué)習(xí)讀書的人，文化水平和年齡大小都是參差不齊的，會有文化程度較高的人來此充電，也必然會有知識儲量很低的讀者，這對圖書館里人員的耐心和服務(wù)熱情是一種考驗(yàn)。擁有愛崗敬業(yè)的精神，以飽滿的熱情和溫和的態(tài)度來為讀者答疑解惑，指點(diǎn)迷津，才是一個新世紀(jì)圖書管理人員應(yīng)有的精神狀態(tài)。
（二）奉獻(xiàn)精神
圖書管理的工作注定了其休息時間與其他工作的不同。在節(jié)假日的時候，圖書管理員往往正是忙得不可開交的時候。因此，在節(jié)假日的時候難免與家人聚少離多，這就需要從事圖書管理的人員具有一定的奉獻(xiàn)精神。只有具有了奉獻(xiàn)精神，才能克服工作帶來的種種困難，為讀者奉上優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
（三）進(jìn)取精神
信息時代，知識的數(shù)量呈現(xiàn)幾何級的增長，更新速度極快。圖書管理人員只有擁有進(jìn)取精神，不斷學(xué)習(xí)吸收新的科學(xué)文化知識，才會在時展的浪潮中始終“屹立不倒”。
二、業(yè)務(wù)素質(zhì)
身為圖書管理人員，如果沒有一定的業(yè)務(wù)素質(zhì)，怎么可能做好工作，為讀者服務(wù)呢？業(yè)務(wù)素質(zhì)不僅僅是指書籍的閱讀量，它主要包括以下幾個方面：
（一）專業(yè)素質(zhì)
即對圖書管理學(xué)科的知識和技能有熟練的掌握。具體包括豐富的圖書專業(yè)知識，對圖書館的工作規(guī)律和構(gòu)造熟知，對自己工作崗位的要求有清晰的認(rèn)知，對圖書、期刊、報紙的采訪、訂購、驗(yàn)收、登記、分類、編目、入藏、借閱、查詢、讀者管理、統(tǒng)計等的計算機(jī)圖書管理集成系統(tǒng)的操作及科學(xué)排架、規(guī)范上架、保管、裝訂、維護(hù)等人工勞動都能熟練掌握。
（二）文化素質(zhì)
圖書館藏書數(shù)量巨大，各時代、各學(xué)科的材料都很詳盡。作為圖書管理人員，如果沒有深厚的文化底蘊(yùn)，在工作的時候一定會心有余而力不足。此外，對文獻(xiàn)和書籍進(jìn)行整理、歸納，也是圖書館的日常工作之一，圖書管理人員因此必須具有一定的文化知識水平，才能勝任這項(xiàng)工作。
（三）信息技術(shù)
隨著人類社會進(jìn)入信息時代，圖書館也告別了過去人工管理的模式，各種圖書管理系統(tǒng)相繼走入了學(xué)校和社會上的圖書館。這就要求圖書管理人員具有一定的信息技術(shù)能力，以便對現(xiàn)代化、數(shù)字化的圖書管理系統(tǒng)進(jìn)行操控，必要的時候甚至還要有維護(hù)的能力。
基金項(xiàng)目：本文為貴州省人文社會科學(xué)研究基地紅色文化研究中心課題：“當(dāng)代大學(xué)生革命經(jīng)典著作閱讀與革命傳統(tǒng)教育研究”（立項(xiàng)編號：JD2013186）階段成果之一
中圖分類號：G25 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
收錄日期：2016年5月17日
圖書館檔案是在圖書館工作過程中形成的、具有一定保存價值的原始記錄，和圖書資料一樣，是一種寶貴的信息資源，其所蘊(yùn)藏的許多信息對圖書館今后的工作有著重要的借鑒價值。尤其是圖書館的業(yè)務(wù)檔案，它客觀真實(shí)地記錄各部門不同時期工作的情況、工作成果、工作經(jīng)驗(yàn)和工作教訓(xùn)，是管理者第一手的參考資料，為圖書館的發(fā)展和完善提供重要的參考依據(jù)，對加強(qiáng)圖書館管理和提高圖書館工作效率、提升圖書館服務(wù)質(zhì)量有著重要意義。本文結(jié)合筆者此次對本校圖書館檔案整理過程中發(fā)現(xiàn)的諸多問題以及造成這些問題的原因進(jìn)行分析，從而提出解決這些問題的措施，希望能對今后的圖書館檔案管理有所借鑒和幫助。
一、圖書館檔案存在的問題及其原因分析
（一）圖書館檔案存在的問題。上級有關(guān)部門根據(jù)《關(guān)于開展2014年度檔案工作行政執(zhí)法檢查的通知》（黔檔（志）通[2014]4號）要求，于2014年4月至11月對貴州省各高校檔案建設(shè)情況進(jìn)行了執(zhí)法檢查。為了迎接這次檢查，筆者所在的遵義師范學(xué)院圖書館從2013年11月起對本館所有檔案作了一次徹底的清查和整理。在清查整理過程中發(fā)現(xiàn)圖書館檔案存在著許多問題，概括起來主要包括以下幾個方面：（1）沒有明確的檔案管理制度；（2）圖書館檔案以紙質(zhì)為主，沒有電子目錄電子文檔，唯一電子形式存在的則是金盤系統(tǒng)中存儲的一些數(shù)據(jù)；（3）檔案存放混亂、沒有統(tǒng)一管理；（4）檔案材料沒有經(jīng)過整理、篩選和剔除；（5）歸檔不及時，2006年之后的材料只是放入文件盒中、沒有分類、標(biāo)引、缺乏系統(tǒng)性和完整性；（6）檔案里的一些數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確；（7）檔案的安全性薄弱，尤其是金盤系統(tǒng)一些數(shù)據(jù)原始記錄性、安全性存在很大的隱患。
（二）造成圖書館檔案問題的原因分析。長期以來，由于檔案管理意識不夠，圖書館檔案管理工作沒能當(dāng)作一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作來抓，故在管理過程中存在許多問題。就其原因概括起來主要有以下幾個方面：
1、沒有規(guī)范化的檔案管理制度，科學(xué)管理力度低。由于檔案管理意識薄弱，本校圖書館至今都沒有建立一套適合自己發(fā)展的檔案管理制度，圖書館檔案的工作職責(zé)、文件材料歸檔制度、檔案鑒定與銷毀制度、檔案保管與保密制度、檔案借閱制度、安全制度等檔案管理制度不健全，圖書館檔案的收進(jìn)、移出、鑒定、整理、保管、利用情況等沒有記載，致使許多信息資料不能及時搜集、整理、完善、入檔、甚至丟失，致使檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)不盡完整、合理，甚至出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)前后不一致的現(xiàn)象。比如圖書館年鑒里的一些內(nèi)容、數(shù)據(jù)自相矛盾、相去甚遠(yuǎn)：如表1、表2兩表中同一表格不同的年限所統(tǒng)計的內(nèi)容也不一樣，表1中1987年、2007年的藏書利用率的計算不準(zhǔn)確，表2中館藏文獻(xiàn)總量一欄中顯示的圖書總量與表1中顯示的館藏圖書總量數(shù)值相差非常大。（表1、表2）正因沒有嚴(yán)格的管理制度、致使管理不到位、不科學(xué)，致使這些珍貴的數(shù)據(jù)出入較大、無法借鑒，嚴(yán)重影響檔案的利用價值。
2、缺乏系統(tǒng)化的管理模式，安全隱患突出。由于圖書館檔案管理制度不健全，缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)與管理模式，加上管理上的混亂以及工作人員的疏忽，致使圖書館檔案不能完好地收集、完整地保存，及時地分類編目、標(biāo)注等。即使是已收集和保存的檔案也全都是紙質(zhì)檔案。諸如各類文件；年鑒、工作計劃、總結(jié)、各種申請報告；圖書、期刊及電子資源的采購合同、服務(wù)合同、驗(yàn)收清單等；考勤、物品購買領(lǐng)取登記、勤工助學(xué)等材料；評優(yōu)評先及考核材料；學(xué)術(shù)講座、讀者調(diào)查、讀者意見、讀書征文、“世界讀書日”等活動材料；論著發(fā)表、課題結(jié)項(xiàng)、繼續(xù)教育培訓(xùn)等科研學(xué)術(shù)材料等等都是以紙質(zhì)形式存在，甚至這些檔案材料的目錄也只有紙質(zhì)的而沒有保存電子版，即使有少量的電子版也是存放在各類統(tǒng)計人員的手中，沒有發(fā)給檔案管理人員統(tǒng)一保管或編制電子目錄，給查找和利用帶來極大的不便（直到2013年為應(yīng)對2014年檔案工作行政執(zhí)法檢查才起建電子目錄），而這些檔案中文書檔案居多，保存較完整；業(yè)務(wù)檔案相對較少；比如每年的讀者咨詢、閱讀推廣、圖書漂流等工作是做了不少，然而卻沒有記載、總結(jié)和存檔；唯一以電子形式存在的“檔案”為金盤系統(tǒng)里的一些有關(guān)典藏、流通等數(shù)據(jù)，且這些關(guān)于圖書及讀者的相關(guān)數(shù)據(jù)的保留也極不科學(xué)、出入較大，安全隱患嚴(yán)重。如金盤系統(tǒng)中的休眠讀者只有累加數(shù)據(jù)，如2007年休眠讀者姓名可查到2008～2015年的讀者，換句話說金盤系統(tǒng)中的休眠是混雜的、數(shù)據(jù)極不準(zhǔn)確，就2014年正常休眠讀者賬戶統(tǒng)計數(shù)據(jù)為17，116個，2015年休眠讀者賬戶統(tǒng)計數(shù)據(jù)來說有18，305個，而2015年底全校所有正常持證讀者也只有145，517個?？傊?，本校圖書館檔案結(jié)構(gòu)不合理、管理不到位給圖書館檔案建設(shè)造成一定的安全隱患，部分檔案數(shù)據(jù)的不可靠性給圖書館檔案的查找和利用帶來極大的不便。
3、沒有專業(yè)化的專職管理人員，管理水平不高。本校圖書館檔案大部分存放在圖書館辦公室內(nèi)，無專業(yè)化專職人員管理。所有的紙質(zhì)檔案材料都是由辦公室搜集、整理、存放，而辦公室工作人員從來沒有經(jīng)過任何“檔案管理”的相關(guān)培訓(xùn)，不具備專業(yè)的檔案管理知識，只是簡單地針對學(xué)校的各種檢查來做好搜集、登記、保管等一般性的工作，對這些檔案材料的核對、價值鑒定、期限保管、標(biāo)引、組卷、編排頁號和件號、填寫卷內(nèi)目錄、裝訂入檔等工作做得很不到位，檔案的存放也很混亂；也正因如此，許多存檔材料不經(jīng)過科學(xué)的鑒定和篩選，沒有剔除重復(fù)內(nèi)容、內(nèi)容十分雜亂、不管有無保存價值都一律放進(jìn)檔案盒中，比如存放十幾年的請假條、考勤簿；再如讀者調(diào)查：每年的上百份問卷統(tǒng)統(tǒng)存入檔案之中，而對問卷調(diào)查結(jié)果未作任何統(tǒng)計、對存在的問題未看到有任何整改措施。這樣的存檔不僅使檔案本身失去了它的憑證價值和參考價值，還徙增了后期資料的查找和管理難度。
二、規(guī)范圖書館檔案管理、提升圖書館服務(wù)質(zhì)量的措施
（一）建立健全管理制度，規(guī)范檔案管理工作。正如瓦洛說：“檔案就是人類記憶、文化和文明的金子?！睓n案這種“金子”是人類社會連續(xù)性發(fā)展的橋梁，是人類社會歷史的濃縮，透過檔案我們能夠觸摸到人類社會綿延不斷的“脈搏”。圖書館檔案濃縮了圖書館發(fā)展歷史，透過圖書館檔案我們能夠看到圖書館發(fā)展軌跡。為使高校圖書館發(fā)展軌跡得到真實(shí)有效的記錄，使圖書館工作人員從事的服務(wù)工作及圖書館組織的各項(xiàng)活動中形成的各種珍貴材料得到保存，圖書館有必要嚴(yán)格按照國家《圖書館檔案處理辦法》并結(jié)合本館的實(shí)際情況建立健全圖書館檔案的管理制度，比如檔案管理人員的崗位職責(zé)、檔案收集制度、鑒定制度、保管制度、保密制度、借閱制度、銷毀制度等等一系列的檔案管理制度；明確歸檔范圍，比如業(yè)務(wù)檔案的收集范圍、收集內(nèi)容、鑒別和加工、分類依據(jù)、標(biāo)引規(guī)則等；明確歸檔時間、檔案編目標(biāo)準(zhǔn)、保管期限、檔案交接程序等等。要搞好圖書館檔案工作，須嚴(yán)格遵守檔案統(tǒng)計制度，認(rèn)真抓好每個環(huán)節(jié)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的制度化、規(guī)范化。促進(jìn)圖書館檔案工作得以規(guī)范且有序進(jìn)行、確保有保存價值的文件以及其他有關(guān)材料不被遺失，使得圖書館檔案在圖書館今后的工作中充分發(fā)揮作用，為圖書館的建設(shè)和管理提供重要的參考價值，為日后圖書館進(jìn)一步提升讀者服務(wù)質(zhì)量提供可靠的保障。
（二）構(gòu)建紙質(zhì)檔案與電子檔案共存互補(bǔ)的檔案管理體系。隨著信息技術(shù)飛速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的實(shí)體檔案已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的需求，要做好圖書館檔案的管理工作，必須構(gòu)建一個全面的規(guī)范化的檔案管理體系。嚴(yán)格按照《普通高等學(xué)校圖書館評估體系》的要求并結(jié)合本校圖書館的實(shí)際，設(shè)計一套較為符合本館實(shí)際的電子檔案與紙質(zhì)檔案、文書檔案與業(yè)務(wù)檔案結(jié)構(gòu)合理的檔案管理分類體系。比如一些比較重要的業(yè)務(wù)檔案資料，可以建立一套與之對應(yīng)的電子檔案，而電子系統(tǒng)中的一些重要數(shù)據(jù)經(jīng)過整理后都存一份紙質(zhì)檔案確保數(shù)據(jù)的萬無一失，做到紙質(zhì)檔案與電子檔案雙重備份，并在檔案目錄的“備注”欄中標(biāo)明相應(yīng)的電子檔案存址，同樣在電子檔案目錄“備注”欄中標(biāo)明紙質(zhì)檔案的檔案號。而對于一些一般性材料只需保留紙質(zhì)的就無需保留電子版，只需保留電子版的就無需保留紙質(zhì)版；逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案共存互補(bǔ)，適應(yīng)檔案管理多元化方式的要求，同時建立一個完整的電子目錄數(shù)據(jù)庫，這樣既有利于圖書館檔案內(nèi)容信息的保護(hù)，也方便檔案的查詢與利用。
（三）提高圖書館檔案管理人員的素質(zhì)，提升檔案管理水平。圖書館檔案管理的好壞與圖書館檔案管理人員的素質(zhì)水平有很大的關(guān)系，本校圖書館沒有專業(yè)的專職的管理人員，所有檔案都是交由辦公室工作人員搜集、整理和保管，由于缺乏管理意識和管理知識，一些珍貴的業(yè)務(wù)資料直到工作中需要時才發(fā)現(xiàn)隨著領(lǐng)導(dǎo)班子或工作人員的更換已經(jīng)遺失，這時只好要求各部門再次上報材料，給工作帶來極大的不便，影響了圖書館檔案所應(yīng)有的價值。要提高圖書館檔案的管理水平，必須加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，或引進(jìn)高素質(zhì)的檔案專業(yè)管理人才，以達(dá)到提高圖書館檔案管理人員的管理意識、知識水平和管理能力，從而達(dá)到提高圖書館檔案管理水平的目的。
（四）部門搜集與集中管理相結(jié)合，提高檔案管理質(zhì)量。由于圖書館檔案沒有專業(yè)化專職人員管理，很多檔案材料都未經(jīng)過鑒定和整理，辦公室工作人員為應(yīng)付各種檢查，今天從這個科室把材料拿過來放入文件盒A中，完事之后還回去，或者就放在辦公室里文件盒B里以應(yīng)付另一項(xiàng)檢查，也就是說圖書館檔案是根據(jù)各種檢查需要將它們臨時保存起來，資料這樣沒有整理和裝訂，長期積壓，亦或是在頻繁的轉(zhuǎn)移過程中，造成檔案材料的遺失、造成檔案資料不齊全、不完整。長此下去，非常不利于開發(fā)文獻(xiàn)資料，檔案工作就不能保證質(zhì)量。
要提高圖書館檔案管理質(zhì)量，僅靠一個人獨(dú)立完成檔案的收集、整理、入檔是有困難的，需要各部門的通力協(xié)作，圖書館各部門應(yīng)將本部門檔案相關(guān)材料認(rèn)真搜集整理，并確保各種材料、各種數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無誤，然后交由檔案專職管理人員進(jìn)行科學(xué)鑒定、篩選、歸類、編目、最后歸檔，繼而做好檔案的保管、檔案的統(tǒng)計、檔案的檢索等工作，即“化零散為系統(tǒng)”，這樣使得檔案由無序狀態(tài)轉(zhuǎn)化為有序狀態(tài)，更便于保管和利用。
主要參考文獻(xiàn)：
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[3]朱玉媛.檔案學(xué)基礎(chǔ)[M].武漢：武漢大學(xué)出版社，2008.16.
二、加強(qiáng)高校圖書館檔案管理工作的必要性
1、有利于民族文化的發(fā)展
圖書館作為高校文化傳播的重要窗口，更是知識與信息的集散地。高校檔案是民族文化建設(shè)非常重要的組成部分，完善高校檔案管理可為民族文化的發(fā)展提供巨大支持。
2、有助于領(lǐng)導(dǎo)決策
圖書館領(lǐng)導(dǎo)通過參考圖書館所保存的檔案材料，從而可以不斷健全各項(xiàng)規(guī)章制度，有助于圖書館領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策和制定計劃。
3、有益于圖書館深化服務(wù)改革
圖書館檔案是在為讀者服務(wù)的過程中所形成的文件資料，這些文件資料能夠?yàn)閳D書館進(jìn)一步深化服務(wù)提供可靠的信息價值。
三、高校圖書館檔案管理中存在的問題
1、檔案管理意識淡薄
受傳統(tǒng)觀念影響，許多人并沒有充分認(rèn)識到圖書館檔案管理工作的重要性，認(rèn)為檔案工作是各個學(xué)院檔案室的事情，與自己的工作關(guān)系不大，所以，主動搜集檔案的積極性不高。
2、管理模式相對落后
很多高校圖書館缺乏統(tǒng)一管理檔案的檔案室，同時圖書館人力資源配備中缺乏專職的檔案干部，某些高校圖書館把文書檔案劃歸至其他各部門，過于分散的管理模式致使圖書館檔案管理工作不力，致使眾多富有價值的檔案丟失，難以得到有效利用。
3、缺乏相對完善的檔案結(jié)構(gòu)
檔案的收集與整理對于高校圖書館管理工作至關(guān)重要，為了實(shí)現(xiàn)高校圖書館檔案管理工作的高效有序進(jìn)行，需建立一套相對完善的檔案結(jié)構(gòu)，然而，目前大部分檔案分散、零碎，收集及整理工作難以控制，音像及電子檔案等形式檔案的歸檔更加復(fù)雜，直接阻礙優(yōu)質(zhì)檔案結(jié)構(gòu)的形成。
4、檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平普遍不高
各高校圖書館普遍缺乏專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，該工作通常由其他人員兼任，也僅僅應(yīng)付登記、收藏及保管等常規(guī)性管理工作，而難以實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化管理，越來越不能適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理要求，再加上檔案管理人員經(jīng)常更換，缺乏專門培訓(xùn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍不高，致使檔案管理工作疲于應(yīng)付。
5、對檔案價值缺乏必要的鑒定
圖書館檔案管理人員不夠重視檔案的真?zhèn)渭皟r值大小，通常將所有檔案文獻(xiàn)存放在一起，沒有通過價值鑒定來確定現(xiàn)有檔案資源的準(zhǔn)確性，致使圖書館檔案文獻(xiàn)日益膨脹，這給管理工作帶來極大不便。
6、檔案管理工作重藏輕用
各高校圖書館檔案的管理工作普遍存在注重管理、輕視利用的現(xiàn)象，這直接影響到檔案的有效利用，不利于圖書館服務(wù)功能的有效發(fā)揮，容易造成圖書館檔案的閑置與浪費(fèi)。此外，檔案管理人員對檔案資料缺乏深入開發(fā)，尚未實(shí)現(xiàn)圖書資料與檔案的一體化管理，不利于圖書館檔案資源的有效利用。
四、加強(qiáng)高校圖書館檔案管理工作的有效途徑
1、提高圖書館檔案管理人員的服務(wù)理念與水平
隨著網(wǎng)絡(luò)信息時代的沖擊，眾多新型載體檔案及現(xiàn)代化管理手段的出現(xiàn)，給圖書館檔案管理人員提出更高的要求，在此情況下，作為圖書館檔案管理人員要敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，敢于提出新思路，解決新問題，突破傳統(tǒng)管理模式，不僅要熟悉檔案管理工作的各個步驟，還應(yīng)該認(rèn)真掌握各門類檔案的管理方法，努力成為一專多能的檔案管理工作人員，切實(shí)提升服務(wù)質(zhì)量，從而自如應(yīng)對高校改革對檔案管理工作所提出的新要求。
2、努力實(shí)現(xiàn)圖書館檔案資料的開發(fā)與利用
檔案資料的開發(fā)利用是檔案管理工作的最終目的，只有開發(fā)利用各種信息資源，檔案才富有生機(jī)與活力。首先，切實(shí)加快圖書館檔案的信息化建設(shè)，隨著用戶對信息需求的更加快捷與準(zhǔn)確，檔案管理人員需充分利用現(xiàn)代技術(shù)對檔案資料實(shí)施深層次的開發(fā);其次，在圖書館日常管理過程中，檔案管理人員需準(zhǔn)確地提供檔案資料，為圖書館各項(xiàng)工作提供服務(wù);第三，切實(shí)做好宣傳工作，提高資料利用率，使大學(xué)生及教師真正認(rèn)識圖書館檔案資料的價值。
3、圖書館檔案管理工作始終要以服務(wù)教學(xué)與科研為目的
圖書館檔案在高校教學(xué)與科研工作中具有不可替代的作用，特別是目前以知識經(jīng)濟(jì)作為基礎(chǔ)的信息時代，檔案管理工作更要積極、主動地為教學(xué)與科研提供服務(wù)，這就需要高校圖書館檔案管理人員需經(jīng)常關(guān)注教育教學(xué)改革新成就、科研新成果，并根據(jù)教學(xué)及科研發(fā)展實(shí)際需求，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，進(jìn)一步創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，從而為教學(xué)及科研工作提供必要的檔案資料，充分體現(xiàn)圖書館檔案管理工作的價值，促使檔案管理工作獲得高校各部門的認(rèn)同與支持。
4、完善高校圖書館檔案管理模式，提高管理能力
學(xué)校圖書館大多沒有實(shí)現(xiàn)設(shè)施、設(shè)備的現(xiàn)代化，圖書檔案的分類、編目、存檔、歸類、整理以及讀者對文獻(xiàn)的檢索等等工作還是原始的傳統(tǒng)的手工操作，不論是圖書檔案管理員、還是讀者，要完成一項(xiàng)任務(wù)都需要花費(fèi)很長的時間，耗費(fèi)很大的精力。
(二)制度不健全
高職高專院校在管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的教育和教學(xué)等方面的管理制度和各級各類人員工作職責(zé)，但涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少，沒有建立一套科學(xué)的檔案管理制度，沒有統(tǒng)一錄用標(biāo)準(zhǔn)，缺乏統(tǒng)一管理，很多文件材料沒有進(jìn)行系統(tǒng)整理歸檔，管理混亂。
(三)管理不到位
在高職高專院校，圖書館檔案管理工作并沒有受到應(yīng)有的重視，主要表現(xiàn)在幾個方面:一是缺乏專職檔案員負(fù)責(zé)圖書館檔案的收集、整理工作;二是檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求以及檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄;三是少數(shù)中職學(xué)校沒有專用檔案室，檔案無法集中管理，缺乏保護(hù)措施，不利于檔案的管理。
二、改進(jìn)高職高專院校圖書館檔案管理工作的措施
(一)領(lǐng)導(dǎo)重視
領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好高職高專院校圖書檔案管理工作的重要條件。一個學(xué)校檔案工作管理得怎么樣，與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視程度有很大的關(guān)系。要做好圖書館檔案工作，首先要積極爭取領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的支持。
(二)指定專職檔案管理人員并提高其素質(zhì)
學(xué)校一方面要指定有責(zé)任心、能吃苦的同志專職負(fù)責(zé)檔案管理工作;另一方面也要加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。
(三)配備先進(jìn)的軟硬件設(shè)施設(shè)備
硬件是提高高職高專院校檔案水平的基礎(chǔ)，也是檔案管理質(zhì)量的重要保障。把檔案設(shè)施建設(shè)列入學(xué)?；窘ㄔO(shè)的總體規(guī)劃，配置足夠的檔案庫房，庫房內(nèi)可適當(dāng)配備空調(diào)、去濕機(jī)以及防蟲、防火、防盜等基本設(shè)備;按需配置計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備以提高工作效率。在軟件方面，應(yīng)安裝檔案管理軟件，把檔案錄入計算機(jī)，建立電子檔案，極大地提高圖書館檔案管理中存儲、處理、開發(fā)利用檔案信息的能力，以實(shí)現(xiàn)圖書館檔案管理的現(xiàn)代化。
(四)建立健全檔案管理制度
建立健全檔案管理制度必須遵循以下要求:第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性;第二，簡明實(shí)用;第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性，既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工;第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。
(五)科學(xué)分類
科學(xué)分類就是按照檔案部門的要求，根據(jù)圖書館的實(shí)際情況，按部門、內(nèi)容等分成不同類別。一是黨群類：包括上級文件、校內(nèi)文件、計劃、總結(jié)、規(guī)章制度等。二是業(yè)務(wù)類：包括各業(yè)務(wù)部門的報表、工作日志、各類活動等。三是人事類：包括職稱晉升、考勤、考核、職工培訓(xùn)及進(jìn)修情況等。圖書館的檔案收集通過科學(xué)分類，便于系統(tǒng)地查找和利用。
(六)電子歸檔
在高職高專院校圖書檔案管理中，要逐步實(shí)現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，采用計算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。
