時間：2024-04-02 14:40:43
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［中圖分類號］G21 ［文獻標識碼］A
傳統(tǒng)出版向數字化出版轉型，是當今出版業(yè)積極探尋的發(fā)展之路。在數字化出版事業(yè)的進程中，編輯工作轉型的重要性和迫切性日益凸顯。編輯的“角色”也悄然發(fā)生著變化，即從內容的加工者，逐步升級為內容與信息服務的提供者。
從傳統(tǒng)出版模式向數字化服務業(yè)態(tài)轉型過程中的重要一步，是搭建符合出版要求的內容管理平臺?；谶@一平臺，數字化內容資源分類入庫，集成使用，傳統(tǒng)紙質書變?yōu)槠湫问街?。高等教育出版社第一本全過程數字化線上編輯加工的試驗教材《環(huán)境工程微生物學》（第三版），由筆者擔任責任編輯，全書共50萬字，完全在內容管理系統(tǒng)中進行編輯加工，歷時半年的試驗和改進，達到出版要求，內容、編校質量均檢驗合格，得到該教材編寫者的認可。以下簡要介紹此書的數字化編輯加工流程、特點及改進建議。
采用一種新的編輯形態(tài)，就意味著要出現(xiàn)運作方式的相應變更。在內容管理系統(tǒng)中，編輯工作的一個重要轉變是從傳統(tǒng)的紙介質辦公轉變?yōu)樵诰W絡平臺進行數字化辦公。傳統(tǒng)的編輯、出版和發(fā)行的配套運作已相對成熟，因而整個流通程序比較固定和規(guī)范。傳統(tǒng)工作模式一旦發(fā)生變革，可能在最初會遇到一些困難。由于反復試驗和不斷調試系統(tǒng)、改進流程，往往會耗費更多的時間，但從長遠的角度來講，內容管理系統(tǒng)中的數字化編輯加工一旦試驗成功，會逐步成熟并走向規(guī)?；?，屆時，將具有很強的先進性和便利性。
1.工作模式的先進性
根據數字化內容管理和編輯加工要求重建圖書生產流程，建設新的內容引擎，使其直接與有關信息化平臺接口，搭建一個作者和編輯協(xié)同工作的網絡平臺，就成為必然。在平臺的虛擬工作區(qū)中，作者、編輯、審稿、設計和校對人員等可以進行各自的工作并互相溝通，這意味著將基于信息化技術來重組、優(yōu)化生產流程。各項工作基于同一平臺開展，也便于實現(xiàn)全流程各環(huán)節(jié)的質量統(tǒng)一管理和實時控制。
在一部書稿到印刷環(huán)節(jié)時，它也同時到網絡課程、電子讀物等立體化教材呈現(xiàn)環(huán)節(jié)，即紙質書只是內容管理平臺上數字化產品的形式之一，而不再像以往那樣，紙質書的完成是進行內容數字化的前提條件。如果在之后要進行修改，則只需修改它的內容源頭，即可實現(xiàn)各個產品相關內容的修改，增強了內容的一致性和精確性，便于做到實時同步更新?；跀底只瘍热莨芾砥脚_的新型出版流程，將會顯著減少內容創(chuàng)建和內容維護的時間和成本。
2.加工操作的便利性
在數字化內容管理系統(tǒng)中，編輯通過系統(tǒng)提供的編輯器和流程管理系統(tǒng)，對稿件進行編輯處理。這包括對原稿的編輯加工，也包括對排好版式的清樣文件進行通讀和修改。每一流程執(zhí)行完畢，自動進入下一流程。每位編輯均可直接在稿件上進行修改，系統(tǒng)會通過不同顏色的設置來標識不同的審稿級別，并自動記錄稿件加工痕跡與操作者信息。系統(tǒng)為各環(huán)節(jié)操作人員設置了具體的級別權限，如一審、二審、三審等。編輯終審完畢后，可進入到發(fā)排、數據庫生成、網上等程序。
加工書稿時，為了保證稿件內容的科學規(guī)范，編輯可利用內容管理平臺的巨大信息資源庫，對文稿中的資料數據等關鍵性內容進行查詢和確認。此外，數字化操作所特有的格式自動檢查、統(tǒng)查、統(tǒng)改、編號順改、跟蹤操作等功能，將使加工工作的效率和準確性大大提高。
數字化加工后的書稿可以按照傳統(tǒng)的模式做成紙介質出版物；與此同時，它的內容可以被重新拆分、集成和再創(chuàng)造，從而實現(xiàn)資源的多次利用和多種媒體形式。
3.避免批改錯漏
在傳統(tǒng)書稿加工時，原稿摻雜各審次的加工痕跡，也存在一些批改錯漏，編輯往往到清樣環(huán)節(jié)還要從檔案室調出原稿，進行對比、糾正和修改。用計算機進行線上操作即可免除這樣的麻煩。每個環(huán)節(jié)的編輯、設計人員，隱藏批改標記后，即可隨時檢驗編輯、設計的效果，如果發(fā)現(xiàn)批改不妥，立即改正。
根據我們在線上加工試驗教材書稿方面的經驗，下面簡要介紹其編輯加工流程與傳統(tǒng)紙質書稿加工流程的區(qū)別，如圖1所示。
由圖1可以看出，基于內容管理系統(tǒng)的編輯加工，與傳統(tǒng)的紙質書稿的加工，在流程及操作方法上均存在多方面的不同。首先，作者交來的稿件要先經多媒體部門完成初步的格式、體例的規(guī)范，然后轉成可以在內容管理系統(tǒng)上加工的XML文稿，直接在線上對其進行版式設計。設計好的XML文稿，發(fā)至編輯加工環(huán)節(jié)，由責任編輯及二審、三審進行逐級加工。編輯要在線上審讀書稿內容的基礎上，運用標簽進行內容和格式的修改。在完成一個審讀段落后，對有價值的內容進行內容拆分和標注，存入媒體素材庫中，為其他載體的組合做準備。展開標簽后的XML編輯器工作界面如圖2所示：
系統(tǒng)會清晰地記錄各審次的加工時間及加工痕跡，每完成一個環(huán)節(jié)，文稿對上一環(huán)節(jié)操作者自動鎖定，由“寫入權”改為“只讀權”；而處于當前工作環(huán)節(jié)中的操作者獲得“寫入權”；各審次編輯可隨時調出文稿，檢查加工進度。
當稿件三審加工完成，已達到發(fā)稿要求時，即可從編輯加工環(huán)節(jié)至排版環(huán)節(jié)。XML文稿利用新型多媒體技術進行排版（如3B2等）。排版后為PDF版電子校樣，作者閱讀清樣、校對人員逐字校核、編輯謄紅及通讀工作樣等，都在電子校樣上完成。其中校對人員的工作變化較大，由原來的以折校為主，改為現(xiàn)在的PDF文件（校樣）對照XML文件（原稿）校對。
經過數字化的編輯加工后，作者交來的Word原稿就變成了一套立體化教學資源。印刷出版只是它的整體形式之一，通過素材拆分、整合變換等，同步生產出的還有跨媒體、多載體產品。
三、常用標簽和使用方法介紹
當作者交來的Word文稿經過多媒體技術人員的XML轉化，并進行了初步的版式設計后，就形成了XML格式的動態(tài)文件，即編輯加工前的“原稿”。原稿由內容和標簽組成，分別對應數據及元數據。元數據定義數據的屬性，限定數據的使用環(huán)境，實現(xiàn)數據的呈現(xiàn)方式。隱去XML語言的標簽，編輯可以像閱讀Word文檔一樣審讀內容，增刪、修改一般內容。如涉及內容屬性的改變，則需要修改XML語言標簽。這是線上編輯加工的基本操作原則。編輯可查找XML語言語法規(guī)則文件，即DTD（Document Type Definition），來選擇合適的標簽，并隨時用該語法規(guī)則檢驗語句的完整和邏輯的閉合。本試驗使用的是高等教育出版社推出的HEPDTD V1.0版，包括DTD詞匯二百余個，主要分為結構類、內容類、版式類及重用類。各類別標簽舉例如表1所示：
在編輯加工書稿前，技術人員根據對Word原稿的初步判斷，已經將各類標簽加入XML原稿中。一般來說，編輯對結構類標簽的改動并不大，而經常涉及的是內容類、版式類的修改和增刪。舉例如下：
1．內容標簽
提取段落的小標題，是編輯加工中經常要做的工作。在傳統(tǒng)加工模式中，采用“插入”的校對符號；在數字化加工時，我們用更為嚴格的“標題”標簽實現(xiàn)：
隱去標簽后的上述內容顯示如下：
2．版式標簽
版式標簽中最重要的是強調樣式（Emphasis）標簽。通過Emphasis Font調整字體，通過Emphasis Type調整格式。例如：
四、對于內容管理系統(tǒng)的改進建議
由于線上加工書稿屬于首次嘗試，系統(tǒng)和流程隨編輯加工的推進而不斷調整，編輯亦需邊學邊用，在技術人員的幫助下，探索、熟悉和改進加工操作技術。通過全流程線上加工及征求各環(huán)節(jié)的意見，內容管理系統(tǒng)尚需進一步修改。修改建議如下：
1.必須檢入并脫機保存關鍵環(huán)節(jié)的文件版本
在內容管理系統(tǒng)的網絡中每檢入一次文件，就會生成一個版本的文件，記錄當前的所有更改信息；而脫機保存就是將當前文件保存到本地計算機硬盤中，防止網絡故障等其他偶然情況的發(fā)生。
根據系統(tǒng)規(guī)定，在流程過渡中，每次設置狀態(tài)前必須檢入當前文件的版本。此外，建議責任編輯還要檢入并脫機保存的文件是三審意見確認后準備內容集成并發(fā)稿的文件。此時先不要接受所有修訂，而應帶修訂痕跡脫機保存到本地硬盤上，然后再帶修訂痕跡檢入到網絡系統(tǒng)中，這樣，就會在本地機和網絡系統(tǒng)中生成一個加工完成的帶有一、二、三審修訂意見標記的文件，此文件可作為傳統(tǒng)編輯流程的“發(fā)稿”環(huán)節(jié)的稿件，即生產環(huán)節(jié)所依據的“原稿”。
有了最終加工完成的帶標記的“原稿”，校對人員可依此對排版文件或校樣進行校對。
除了“發(fā)稿”后的校對外，在XML文檔錄入后、編輯加工開始前，也應增加校對人員對XML文檔根據作者提供的Word稿件進行毛校，以降低差錯率。
當前，計算機的廣泛使用，形成了大量的數字檔案信息。檔案信息數字化隨著計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的發(fā)展，產生的一種新型的檔案信息形態(tài)。采用數字化檔案管理，把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存儲，以網絡化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現(xiàn)資源共享。國土資源管理系統(tǒng)通過引入數字化管理后，相關管理內容能通過軟件進行歸類管理，將大量的紙質文件變換成數據和數字形式的計算機管理，不僅有利于文件的長期保存，還有利于科學管理的實施。當前國家的經濟正在不斷的發(fā)展，國土資源的利用不斷的發(fā)生變化，國土資源檔案的調用使用的比較頻繁，通過數字化檔案管理，相關人員通過計算機的資源共享，能夠迅速的查閱了相關的軟件，減少了以往紙質文件的調用時間，在檔案的更新和歸檔中也能夠通過計算機的錄入及時的實現(xiàn)，為國家的國土資源管理和國家的革新經濟建設提供了方便，高效利用時間的同時也間接的促進了國家經濟效益的提升。
二、數字化檔案管理在國土資源管理中的適應性分析
1、數字化檔案管理符合國土資源多樣化管理要求。
國土資源檔案種類極多，包括了綜合類檔案、地籍管理檔案、建設用地檔案以及礦產資源檔案，還有國土資源監(jiān)察檔案、測繪管理檔案、會計、聲像、科研、基建設備、實物和電子檔案等等。而且僅就地籍檔案來說，又分成集體土地地籍檔案和國有土地地籍檔案兩類。這充分體現(xiàn)了國土資源檔案的多樣化特征。根據數字化檔案管理特征來看，可以針對不同的檔案資料進行數字化轉換，從而將這些資源統(tǒng)一納入到數據庫中，并利用智能化分析技術，實現(xiàn)對檔案的高效管理，從國土資源檔案多樣化特點上來看充分顯示了數字化檔案管理的高度適用性。
2、數字化管理能夠解決國土資源檔案復雜性特點
國土資源檔案管理的相關內容比較復雜，其主要是對國土使用歷史的記錄，長期積累了較多的文件，在長時間的國家城市建設和規(guī)劃中，同一地點經歷了不同的建設規(guī)劃，其用房的性質，產權所有人等都發(fā)生了變動。因此，在同一地點，國土資源的使用情況不同，其檔案也就有多個文件記錄，檔案之間也存在著相互的聯(lián)系。面對我國眾多的地區(qū)和建設工程，可知國土資源檔案的復雜性。而數字化管理能夠通過智能軟件對復雜的工作內容簡化記錄和保存，當然并不是對內容簡化，而是將其管理模式進行簡化，通過數字化模型的建立，將龐大的檔案文件相互間的關系進行智能的整理，相關人員在錄入和查找中只要輸入相關信息就可以實現(xiàn)檔案的綜合利用，實現(xiàn)了管理流程的數字化和科學化。
3、數字化管理能夠適用國土資源易變更性特點。國土資源種類繁多，其中地籍方面檔案資源就非常容易出現(xiàn)信息變化。特別是當前我國經濟快速發(fā)展，城鎮(zhèn)化建設速度不斷加快，地籍信息經常會出現(xiàn)改變。在數字化管理模式下，利用智能化的信息系統(tǒng)，將相關的信息統(tǒng)一搜索出來，并統(tǒng)一進行修改，從而極大地提升管理效率。因此，數字化管理能夠輕松應對國土資源信息容易變更的問題。
4、數字化管理能夠適用國土資源完整性特點。國土資源檔案是一個系統(tǒng)性的資源集合，很多資源并不是獨立信息個體，而是將多種信息資源綜合在一起形成一個完整性資源，因此如果某一個資源信息出現(xiàn)缺失就容易造成國土資源信息的不完整，從而影響資源的檢查和監(jiān)督作用。在數字化管理模式下，這種相關性的建立已經通過數據庫完成，因此很容易輕松調用并進行修改，極大地提升了國土資源檔案管理的效率。
三、推進國土資源檔案數字化管理的應用
數字化檔案管理的具體含義，即通過多媒體等信息技術手段，將傳統(tǒng)的紙質資料或是相應的錄音或視頻資料通過數據的轉換，使其成為統(tǒng)一整體的多媒體信息內容，并將其依據相應一致的數據格式儲存于數據庫當中。進而利用強大的數據庫資源對國土資源信息進行統(tǒng)一的處理和管理，從而高效的提高對國土資源信息的利用及處理能力。
1、改變觀念充分認識數字化管理的重要作用
在推進國土資源檔案管理的數字化過程中，必須要有相關的領導進行推動才能夠實施，因為國土資源本身的復雜性會涉及到諸多部門的通力合作，如果這些部門的信息沒有納入到數據庫系統(tǒng)中，就難以轉化成知識庫，從而實現(xiàn)高效的系統(tǒng)化管理。所以只有所有領導摒棄門戶之見，轉變觀念，將國土資源檔案信息統(tǒng)一收集被納入到數據庫系統(tǒng)中，并在日常的工作中使用數字化管理系統(tǒng)，才能夠有效提升國土資源管理效率。
2、制定實施計劃分步實施
首先要明白國土資源檔案數字化管理的難度，這是一個系統(tǒng)性的綜合工程，涉及到諸多部門的支持，同時還需要相關人才的支持。所以不可能一步完成，所以在實施過程中要通過制定完善的實施計劃著手。然后再進一步落實資金、實施單位和基礎設施構建、人才培訓和意識培養(yǎng)等一系列工作。接著當數字化管理系統(tǒng)搭建完成之后，就需要組織相關的人員對傳統(tǒng)的國土信息資源，如紙質檔案、錄像帶資料等進行手工錄入和數字化前期的標準化、規(guī)范化工作推進，并且在錄入數據庫系統(tǒng)時，需要對數據內容進行嚴格審核，確保在數字化轉換過程中，信息資源沒有失真，只有如此才能夠有效提升國土資源檔案的使用效果。
3、搞好安全性建設
通常定義下的數字化檔案，指的是隨著計算機技術的發(fā)展和多媒體技術的應用，產生的一種信息化的檔案管理模式。具體是指應用現(xiàn)代化的科學技術和計算機技術等手段,將紙質文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質的文件和已歸檔保存的電子檔案,系統(tǒng)組織成的一種檔案信息資源，用數字代替檔案中的文字記錄、圖像記錄、聲音記錄、視頻記錄等檔案記錄方式，對檔案資料進行傳輸，使檔案資源能夠得到快捷的利用，實現(xiàn)檔案資源在一定區(qū)域內的共享。高校檔案主要記載的是高校的教學、科研及重大事項等實踐活動內容，其中也包括各種形式的記載內容，內容比較繁雜，高校檔案使用數字化管理模式之后，大大提高了高校檔案的管理效率，為高校檔案數字化管理發(fā)展提供技術基礎，進一步促進高校整體的發(fā)展。
二、當前我國高校在檔案數字化管理中出現(xiàn)的問題
雖然高校檔案管理使用數字化管理模式，但是由于數字化系統(tǒng)建設和檔案管理人員的數字化技術能力比較薄弱，高校檔案數字化處理技術的水平偏低等原因，高校檔案數字化管理工作仍然存在諸多問題。接下來就對高校檔案的數字化管理過程中出現(xiàn)的問題，進行具體分析，主要從以下幾個方面進行闡述：
1.高校內部機構數據庫不兼容。
我國大多數高校目前都使用了數字化檔案管理系統(tǒng)，建立了各類檔案數據庫，基本上實現(xiàn)了檔案數字化管理。但是由于高校各管理部門的內部機構比較復雜，使用數字化管理系統(tǒng)時沒進行溝通，各自為政，所以導致高校部門使用的管理系統(tǒng)和檔案管理部門的檔案系統(tǒng)不匹配，致使數據庫連接時出現(xiàn)了諸多問題。主要表現(xiàn)在：檔案數據庫建立缺乏整體性和系統(tǒng)性，檔案部門和學校其他部門分別建立自己使用的數據庫，這類數據庫的標準化程度相對比較低，而且信息記錄的也不全面，并且各部門之間可能會出現(xiàn)數據庫重復建設的問題，對數據庫的使用和資源優(yōu)化產生了不利影響，而且數據庫里的數據信息也不規(guī)范，數據庫的信息資源的利用只有在自己部門的管理系統(tǒng)中所使用，高校的各部門之則不能共享檔案信息，無法滿足其他用戶的需求。
2.高校檔案數字化管理的存在安全性問題。
由于數字化檔案管理是建立在計算機技術和多媒體技術的基礎上的，因此，檔案信息、數據傳送是依賴互聯(lián)網和校園網來完成的，它的優(yōu)點是傳遞速度快捷、便利，但容易泄密和丟失數據。所以，檔案信息的安全性就得不到保障。雖然高校檔案的數字化管理評價指標是檔案數字化管理的過程中必不可少的一項內容，能夠對高校檔案數字化管理中出現(xiàn)的問題進行及時把握分析，但是對于數據泄露和丟失等問題卻難以發(fā)現(xiàn)，對高校檔案的安全保護問題造成困難。
三、解決高校檔案運用數字化管理出現(xiàn)問題的措施
由于高校檔案數字化管理過程中，存在著諸多問題，針對高校檔案數字化管理的問題，要提出解決措施。解決高校檔案運用數字化管理出現(xiàn)問題的措施，主要從以下幾個方面進行論述：
1.檔案數字化建設的核心是檔案數據庫的建設。
在高校檔案館數字化建設中,數據庫的結構標準化的規(guī)范化體系的確立，是高質量建設檔案數字化的堅實基礎，也是數字化檔案能否實現(xiàn)最大范圍共享的前提。各高校的檔案管理部門在開發(fā)應用檔案管理軟件的同時，要匯同學校其他主要管理部門進行協(xié)商，開發(fā)使用兼容性比較強的檔案管理系統(tǒng)，要緊密聯(lián)系學校各部門的實際，建立實用性、可靠性強的數據庫，要有更新和控制功能。對有關檔案數字化管理的系統(tǒng)進行完善，建立檔案目錄數據庫和檔案全文數據庫，對檔案自動檢索系統(tǒng)以及對檔案全文信息的鏈接起到決定性作用,并能實現(xiàn)網絡共享。
2.加大對專業(yè)人才的培養(yǎng)，確保檔案信息利用安全。
檔案數字化建設是一個對技術要求比較高的工作，所以高校在檔案數字化建設的過程中要加大對專業(yè)人才的培養(yǎng)，使他們能夠對一些問題作出正確的判斷和決策，并指導檔案管理的工作人員進行工作，使管理人員在高校檔案管理過程中發(fā)揮最大的作用。強化高校檔案數字化管理人員的工作能力，增強他們對高校檔案數據安全保護意識，確保高校的檔案數據安全，防止信息泄露，給高校的教育教學工作帶來麻煩。增強高校檔案數據管理人員的數據安全意識，是高校檔案管理過程中非常重要的環(huán)節(jié)，也是高校檔案數字化管理人員的職責所在。要加強高校檔案數字化管理的數據安全性，強化基礎設施建設。高校的檔案中包含著高校長期以來重要文件資料等內容，一旦泄露，就會對高校的發(fā)展產生不利影響，所以要建立數字化的評價體系，對檔案數字化管理進行評價，防止數據泄露和丟失。另外，要保證高校檔案數據的安全性，要加強對基礎設施的建設，信息化基礎設施是高校檔案數字化管理的基礎保障。高校檔案實現(xiàn)數字化管理，是檔案管理模式發(fā)展的必然趨勢。高校檔案是對學校的教學、科研管理及學校重大活動等各方面的真實記錄，對高校的發(fā)展有著十分重要的作用。高校檔案的數字化管理，雖然給檔案管理工作帶了很多便利，但同時也為高校的檔案信息安全埋下了隱患。因此，要加強對高校檔案數字化管理的安全管理，促進高校檔案管理工作的順利進行，促進高校的健康發(fā)展。
作者：樊麗君 單位：沈陽建筑大學檔案館
現(xiàn)階段，基于數字化技術的房地產檔案管理技術以其巨大的存儲量，智能化以及可以實現(xiàn)信息共享等優(yōu)點已經逐步取代傳統(tǒng)的以手工操作為主的房地產檔案管理技術?；跀底只姆康禺a檔案管理在房地產行業(yè)的廣泛應用，大大提高了房地產檔案管理的速度，促進了資源共享，滿足了當今房地產行業(yè)信息化的需求，提升了房地產檔案管理的質量，推動了房地產行業(yè)的發(fā)展。
1 房地產檔案數字化管理的內涵
1.1 房地產檔案數字化管理的含義
房地產檔案數字化管理是基于數字化技術的檔案管理，具體是將傳統(tǒng)的房地產檔案資源通過先進的數字化信息技術處理轉化為數字化的信息并將其進行保存，主要的數字化信息技術有數字攝影技術、數據庫技術、計算機技術、掃描技術等。然后將保存的數字化信息通過網絡信息技術實現(xiàn)資源的共享，形成一個檔案信息化的數據庫，再由計算機系統(tǒng)將檔案信息化的數據庫實現(xiàn)房地產檔案數字化管理。通過房地產檔案數字化管理，大大提高了房地產檔案管理的效率與質量，促進了房地產實現(xiàn)信息化與數字化。
1.2 房地產檔案數字化管理的原則
1.真實性
房地產檔案數字化管理具有真實性。真實性是檔案管理的首要原則，房地產檔案在數字化管理的過程中及時糾正錯誤的檔案信息，數字化技術的應用也將房地產檔案信息透明化，提高了房地產檔案管理的準確性與真實性。
2.快捷性
房地產檔案數字化管理具有快捷性。房地產檔案管理通過數字化技術，將傳統(tǒng)以手工為主的檔案管理轉化成以信息技術為媒介的檔案管理，實現(xiàn)信息的數字化，提高了房地產檔案管理的速度，對于檔案管理的工作人員來說，也提高查閱檔案資料，修改檔案信息等工作的速度，實現(xiàn)了檔案信息快捷的瀏覽。
3.安全性
房地產檔案數字化管理具有安全性。數字化技術的應用，保障房地產檔案管理實現(xiàn)了信息的安全，使得檔案信息不再受人為因素危害，避免了房地產信息的泄露與流失，以信息化的方式保存提高了房地產檔案信息在存儲過程中的安全性。
2 房地產檔案數字化管理的現(xiàn)狀
我國房地產檔案數字化管理從上個世紀九十年代開始的，雖然時間不是很長，但也取得了很大的突破。房地產檔案管理從傳統(tǒng)以手工為主逐步過渡到了信息化檔案管理，對我國房地產行業(yè)起到了極大地推動作用。然而在房地產檔案數字化管理的發(fā)展過程中仍然存在一些問題。這些問題的出現(xiàn)，阻礙了房地產檔案數字化管理的發(fā)展，具體歸納為以下幾點：
（1）收集存儲檔案信息的過程中存在問題
數字化信息技術的應用的確使得房地產檔案管理實現(xiàn)了快捷與便利，但是與此同時，發(fā)達的互聯(lián)網信息每天的更新速度也是相當迅速，這就使得房地產檔案管理的信息在整理與搜集的過程中存在一定的難度，這就可能使得檔案信息出現(xiàn)缺失。事物的好壞都是相對的，在信息便利的同時，仍會出現(xiàn)各種不可避免的難題，阻礙房地產檔案信息管理的發(fā)展。
（2）缺乏創(chuàng)新的服務理念
傳統(tǒng)的房地產檔案管理以服務消費者的理念為主，一直延續(xù)到現(xiàn)代基于信息化的房地產檔案信息管理。長時間以來，房地產檔案管理只是提供消費者便于查詢或者證明檔案信息等表面上的工作，而檔案管理人員忽略了對檔案信息深入的挖掘與創(chuàng)新，只停留在表面，沒有對檔案信息進行深入的開發(fā)。因此檔案管理人員應變被動為主動，提高自身創(chuàng)新的服務理念，深入開展房地產檔案管理工作。
3 房地產檔案數字化管理的改進措施
3.1 建立健全房地產檔案數字化管理制度
建立健全管理制度是房地產檔案管理改進的重中之重。只有建立健全管理制度，房地產檔案管理才能夠有章可循，嚴格根據管理制度來實現(xiàn)房地產檔案管理工作。檔案管理制度的內容如下：一是嚴格管控機密檔案，對房地產檔案進行機密性分級，對機密指數高的檔案內容進行加密處理，或者將其與其他檔案資料分離開單獨脫機儲存，避免檔案內容的更新與修改。二是加強房地產檔案管理的環(huán)境保護工作。對房地產檔案管理的機房人員的出入進行嚴格的管理，并且對檔案管理的環(huán)境條件給予充分地保障，防護自然災害的發(fā)生。三是對房地產檔案管理應用系統(tǒng)實行安全保障措施。對檔案管理應用系統(tǒng)的操作權限，監(jiān)督管理，數據恢復管理，檔案備份管理以及計算機軟件的防護管理工作嚴格落實到具體個人，并通過相關的互聯(lián)網技術預防對房地產檔案進行人為的隨意更改。嚴格按照房地產檔案數字化管理制度，加強房地產檔案管理的防護工作。
3.2 加強創(chuàng)新型檔案管理人才的培養(yǎng)
培養(yǎng)創(chuàng)新型的檔案管理人才對改進房地產檔案數字化管理起到十分重要的作用。要調整檔案管理人才的知識結構，培養(yǎng)高水平，具有創(chuàng)新意識的人才隊伍。使其對檔案管理的維護，存儲與整理工作可以深入細致的開展，使其能夠熟練掌握數字化信息技術，提高管理人員的業(yè)務水平，促進數字信息化對房地產檔案管理的建設。
3.3 建立健全電子檔案信息系統(tǒng)
傳統(tǒng)的房地產檔案管理是通過人工錄入檔案信息，而基于數學化的檔案管理通過先進的數字化信息技術，例如掃描技術，將房地產檔案錄入房地產信息數據庫，保證了檔案的準確性與完整性。要保證電子檔案數據系統(tǒng)的完整性才能使得房地產數據信息準確無誤。同時，還要建立檔案目錄數據庫，這樣有利于檔案管理人員方便整理，查詢檔案信息，使得檔案管理工作井然有序。因此，建立健全電子檔案數據系統(tǒng)極大地改進房地產檔案數字化管理。
4 房地產檔案數字化管理的意義
房地產檔案數字化管理對房地產檔案管理具有重要的意義。數字化的檔案管理將房地產檔案信息轉變成方便快捷的電子檔案，使房地產檔案信息實現(xiàn)了共享，提高了房地產檔案管理的效率與質量，改變了傳統(tǒng)的房地產檔案管理模式。通過基于數字化技術的房地產檔案管理模式的運用，使房地產行業(yè)實現(xiàn)了互聯(lián)網時代的變革。隨著改革開放和數字信息化的深入建設，房地產行業(yè)也將不斷發(fā)展壯大。
5 結語
基于數字化技術的房地產檔案管理是房地產檔案管理發(fā)展的必然趨勢。運用數字化技術也將成為房地產行業(yè)未來發(fā)展的重要目標。數字信息化將房地產檔案信息通過電子檔案信息系統(tǒng)存儲與互聯(lián)網中，實現(xiàn)了信息的共享，使房地產檔案信息由有形變?yōu)闊o形，方便整理與查詢，促進了房地產檔案管理的數字化發(fā)展，實現(xiàn)了房地產行業(yè)在互聯(lián)網時代的變革。
參考文獻
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二、企業(yè)檔案數字化管理的必要性
企業(yè)檔案的數字化管理就是在企業(yè)的檔案管理過程中使用先進的計算機技術把傳統(tǒng)使用文字、數字和圖片等紙質方式的存貯轉變成數字信息儲存。比如，指紋錄制、照片記錄以及檔案管理系統(tǒng)等。對企業(yè)各類紙質檔案進行數字化處理，為其建立集中數字檔案館勢在必行，檔案數字化管理，在優(yōu)化管理者知識結構、隊伍結構、提高管理者素質、促進現(xiàn)代管理技術應用、保護原紙質檔案和改善其利用方式等方面有著特殊意義。
三、企業(yè)檔案數字化管理的應用分析
在信息社會中的檔案數字化管理已經不再陌生。比如企業(yè)的人事管理，企業(yè)的財務管理企業(yè)自動化辦公等等。數字化的企業(yè)檔案管理模式不單單克服了傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理中的人工查找困難以及查找方式局限性大的問題，還使得企業(yè)的檔案管理更加的精細化。數字化的企業(yè)檔案管理順應社會發(fā)展的需要，但同時不能完全否定企業(yè)的紙質檔案管理，比如企業(yè)的合同管理、文書檔案管理，底圖管理、工程檔案等也需要保持傳統(tǒng)的紙質管理作備份。因此，我們需要對企業(yè)檔案中如何進行數字化管理以及數字化管理的具體內容進行確定。
四、企業(yè)檔案數字化管理的優(yōu)勢分析
首先，企業(yè)檔案的數字化管理大大地提高了企業(yè)的辦公效率。數字化檔案管理中使用的數據庫比如EXCEL以及OA等，使得檔案管理的工作更加的便捷。其次，數字化的檔案管理對檔案存儲的原件保護措施得到了完善和增強。只要數字化系統(tǒng)中的硬盤設施不被破壞，數字化的檔案將不受到影響。傳統(tǒng)的新聞類檔案、產品類檔案的紙質保管也可以借鑒數字化檔案管理的方法，做出數字化的信息，進而使得合同、新聞、產品檔案管理更加的高效，同時提高檔案的保護措施強度。
五、如何開展企業(yè)檔案的數字化管理
（一）規(guī)范企業(yè)的檔案管理流程，使得管理效率得到提高。在逐步加強企業(yè)檔案數字化管理過程中，需要逐漸使其規(guī)范化。所以，我們需要借助計算機等技術辦法，使得人力資源以及數字化加工設備（掃描設備）的能力得到提升，并根據檔案管理的內容和方式進行不斷的探索，最終使得工作流程規(guī)范化。這是保障企業(yè)數字化檔案管理的關鍵。以我單位的工程檔案為例。使用的是雙套雙備的管理開發(fā)模式。在具體的實施中，把紙質的工程檔案轉化成電子檔案進行存儲，同時將電子檔案上傳到自動化系統(tǒng)數據庫中。這樣可以使得檔案更加的安全可靠，利用也更方便。把需要備份的電子檔案和紙質檔案進行雙套備份，然后在紙質轉化成電子的過程中還需要保持數字化的效果。使得數字化的檔案管理工作更加的高效。例如大部分企業(yè)現(xiàn)在都利用內部局域網進行辦公，文書檔案已是在線歸檔，在線利用。再如：企業(yè)檔案數字化一條龍服務模式。所謂數字化“一條龍”服務模式就是對企業(yè)各個部門整理或掃描的檔案材料按順序完成收集、整理、掃描（數字化）、消毒殺蟲、數據備份等系列程序后，將紙質檔案歸檔整編進入檔案庫，備份檔案數據導入數字化檔案服務器中，方便查閱利用。
（二）更新傳統(tǒng)的檔案管理思路，轉變檔案管理的理念。為了使得企業(yè)的數字化檔案管理更加的具有高效率，需要培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理團隊進行企業(yè)的數字化檔案管理。如何進行檔案管理人員的培養(yǎng)，并使得其管理水平得到提高是我們需要關注的重點問題。首先，要將企業(yè)的檔案管理理念更新，并使得企業(yè)管理者的視野得到開闊。只有管理者充分重視企業(yè)的數字化檔案管理，才能使得企業(yè)內部可以推行數字化的檔案管理。數字化的檔案管理技術也在大數據的促進下變得日新月異，因此檔案管理者需要加快自身的步伐，使得自己的數字化檔案管理水平跟上時代的步伐，進而提高企業(yè)的檔案管理水平。數字化與傳統(tǒng)檔案各有利弊，除去一些特殊情況如打官司等要傳統(tǒng)紙質檔案之外，數字化在利用的方便高效，是企業(yè)發(fā)展的趨勢。
（三）充分地利用先進的計算機技術。計算機改變生活，網絡使得人與人之間的距離逐漸縮短，查閱文件已經不需要去圖書館或者檔案室中進行查詢，只需要連上網絡在檔案數據庫中進行檢索。所以，企業(yè)檔案的數字化管理要充分的利用計算機的便捷性，進而使得檔案的查詢和管理的流程逐漸變得高效率。但是，在此過程中，也需要注重企業(yè)檔案數據庫的安全保密工作。例如當前會計檔案中的紙質發(fā)票在逐步轉變成電子發(fā)票，這樣使得發(fā)票報銷程序更加的快捷。公司的工程檔案與企業(yè)網絡辦公相融合，進行數字化的全程跟蹤管理，使公司對工程的進展可以全面了解管控。
六、結語
綜上所述，本文對企業(yè)檔案的數字化管理進行分析，首先介紹了企業(yè)檔案的數字化管理，接著對企業(yè)檔案數字化管理的應用進行分析，然后提出如何開展企業(yè)檔案的數字化管理。再具體執(zhí)行過程中，需要規(guī)范企業(yè)的檔案管理流程、更新傳統(tǒng)的檔案管理思路，轉變檔案管理的理念以及充分地利用先進的計算機技術。企業(yè)引進檔案數字化管理時，需要跟進時展的步伐，提高企業(yè)數字化管理的水平，進而使得企業(yè)的檔案管理的效率更高。
檔案數字化管理是現(xiàn)代的一種新型管理模式，通過各種渠道來將檔案資源進行轉換，變成數字檔案信息，用數字化的形式來進行保存，借助計算機和網絡的便捷來進行傳遞和應用，建立一個龐大的檔案信息庫，提高檔案的利用率，達到資源共享的目的?，F(xiàn)階段，我國的信息化程度比較高，電子商務等新型的商務模式相應出現(xiàn)，這是我國檔案事業(yè)發(fā)展的最佳時代，檔案數字化工作目前已經正式啟動，在不斷的深化當中。
1、數字化檔案概述
自二十一世紀以來，電子技術、網絡技術、通信技術的發(fā)展就越來越快，高科技時代已經到來。檔案數字化是計算機技術、數據庫技術等新型技術的應用擴展。資源轉化市檔案管理的重要方面，在資料的管理當中需要將紙質的資料轉換為網絡的文檔形式，或者在資料整理的時候就以文檔的形式進行板寸。檔案數字化需要對其規(guī)范性進行統(tǒng)一，使用標準的檔案數字化標準來實現(xiàn)管理和應用；檔案數字化需要以實際為立足點，通過組織來確保工作的正常開展，抓好文件的質量問題；檔案數字化建設要以完善的系統(tǒng)為基礎進行發(fā)展，需要將目前的系統(tǒng)進行完善化；檔案數字化建設重點工作是數據庫的建立和維護。
目前的信息化程度越來越高，如何快速的對信息服務進行利用，減少工作中的失誤，讓工作變得規(guī)范化、系統(tǒng)化、程序化，讓我們的工作目標能夠快速實現(xiàn)，降低工作成本，提升效益，這些是目前的檔案管理部門所需要去思考的問題。檔案信息過去是以紙質的形式來進行存儲，使用和查閱都非常的不便，浪費人力和無力。因此，需要使用數字化檔案信息管理來實現(xiàn)更加高效的應用，滿足社會快速發(fā)展的需求。
2、目前檔案管理數字化建設存在的問題
我國的數字化檔案管理發(fā)展的比較晚，數字化檔案管理系統(tǒng)還不健全，處于發(fā)展初級階段。因此，存在很多問題：第一，沒有有效的領導?？萍嫉陌l(fā)展如此的快速，數字化檔案管理體現(xiàn)的重要性已經得到大家的認可，但是領導對于數字化管理仍然有著太多的不足之處。因此，管理上要是摸索階段，這樣就缺乏一個系統(tǒng)的領導，來以科學和規(guī)范的檔案管理制度和模式來對數字化檔案管理系統(tǒng)進行管理；第二，沒有完善的保障。數字化檔案管理體系是以大量的檔案管理人才和數字化檔案管理人才組成的，目前的數字化檔案管理工作中，人才比較缺乏。因此，人才的總量和結構存在一定的不合理。因此，高層次、高技術的人才缺口比較大，而數字化檔案管理工作還不完善，沒有足夠的培養(yǎng)人才的能力，導致了發(fā)展緩慢。而且硬件跟不上時代，軟件落后，兼容性差；第三，網絡安全性低。網絡是數字化檔案利用的重要渠道，其安全性存在不足就容易導致信息的丟失，對于信息的應用是非常大的損失。
3、數字化檔案管理的基本行為準則
數字化檔案管理的工作原理主要是通過先進的計算機技術將檔案資料儲備在計算機內部進行檔案資料的分類和管理。只有通過對這些檔案資料的信息分類才能夠促使數字化管理的有效性和合理性?？傮w而言，對數字化檔案管理的基本行為準則的內容需要進行全面掌握，主要從以下幾個關鍵點進行規(guī)范：第一、需要對計算機技術進行不斷提高，對檔案管理的人員進行計算機技術的培訓，同時，不斷更新檔案管理方面的計算機設備，加強計算機方面的基礎設施。第二、在檔案管理方面需要不斷加強管理，只有系統(tǒng)的管理才能夠將檔案資料管理的有條理和有步驟。在現(xiàn)代企業(yè)里數字化的檔案管理方法成為了企業(yè)的重要的內容，這種資料管理的方法在各行各業(yè)都收到了青睞，更得益于這種資料的管理方法便于管理，有利于檔案資料的管理。第三、數字化檔案管理的管理方法可以提高企業(yè)的經濟效益，增強企業(yè)對于資料管理的能力，提高管理資料的效率，促進資料管理的高效完成。提高辦事效率是這項資料管理的有效的方法，可以促進檔案管理方法的深入貫徹和持續(xù)進行。
4、數字化檔案管理的重要意義
隨著數字化管理方式的深入落實很多的企業(yè)開始對檔案管理的工作效率進行關注。只有充分改善數字化檔案管理的工作水平才能夠促進工作效率的提高。數字化檔案管理具有重要的意義。具體表現(xiàn)在三個方面：第一、可以提高資料管理的工作效率，促進工作的積極完成。通過計算機等高科技設備的引進提高了企業(yè)的工作效率，減輕了工作者的工作的繁瑣程度，在很大程度上減輕了工作人員的工作負擔?，F(xiàn)代社會是信息化時代，只有充分將這些信息進行整理和保存才能夠將工作進行整體的規(guī)劃，促進信息的暢通無阻。第二、計算機的辦公設備給工作人員帶來了很大的幫助，很多的資料通過計算機就可以傳遞，工作人員通過計算機就可以進行信息的交換。同時，應用計算機設備可以快速查閱各種管理資料有助于資料的管理和保存。第三、計算機技術的普及對于檔案資料的保存也具有重要的意義。通過計算機備份系統(tǒng)可以講大量的信息同構文檔的形式儲備起來，促進工作的完成。關于信息的保存在充分利用計算機技術的前提下不斷改善技術改善措施，增強工作人員的管理水平?？傊?，數字化檔案管理的技術對于信息和資料的高效管理做出了很大的貢獻，值得進行普遍推廣。
5、數字化檔案管理的優(yōu)越性分析
數字化檔案管理在各個方面都有很多需要注意的問題，其優(yōu)越性白哦現(xiàn)在很多的地方，主要是為提高工作效率，儲備信息的可靠性以及節(jié)省工作人員的工作量等多個方面，具體而言，首先，數字化檔案管理的工作方法對檔案管理的人員進行計算機技術的訓練有助于不斷更新檔案管理方面的計算機設備，加強計算機方面的基礎設施。其次，在檔案管理方面需要不斷加強管理，只有系統(tǒng)的管理才能夠將檔案資料管理的有條理和有步驟。綜合服務的管理體系是現(xiàn)代化企業(yè)管理發(fā)展的最終方向和追求目標。在現(xiàn)代企業(yè)里數字化的檔案管理方法成為了企業(yè)的重要的內容，這種資料管理的方法在各行各業(yè)都收到了青睞，更得益于這種資料的管理方法便于管理，有利于檔案資料的管理。最后，數字化檔案管理的管理方法可以提高企業(yè)的經濟效益，增強企業(yè)對于資料管理的能力，提高管理資料的效率，促進資料管理的高效完成。提高辦事效率是這項資料管理的有效的方法，可以促進檔案管理方法的深入貫徹和持續(xù)進行。只有綜合將數字化管理的方方面面進行整合才能夠配合管理效率的提高，促進數字化檔案管理的管理模式的改善。
6、總結分析
由文件處理向數字管理系統(tǒng)的轉化和發(fā)展是數字化檔案管理的目前發(fā)展現(xiàn)狀，對于這個轉變的完成非常需要建立數據庫，建立數據庫是進行資料保存和整理的關鍵，數字化檔案管理的工作方法結合了計算機技術、網絡技術以及現(xiàn)代的管理方法。只有綜合在各個方面進行提高才能夠將數字化檔案管理的水平真正提高上去。我們應該知道，由于應用計算機設備可以快速查閱各種管理資料有助于資料的管理和保存，在很多方面都存在很多的優(yōu)勢，因此需要在各個領域進行推廣。
參考文獻
中圖分類號：N9211 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）13-0314-01
一、檔案數字化的概念
數字化本質就是將人們感受到的信息抽象為可以度量的用符號表達的數字、數據，再將這些數字、數據按照一定的數字化模型轉換為一系列計算機可以識別的二進制代碼，從而可以通過計算機對這些數據進行高效的處理、儲存、傳輸，這就是數字化的基本過程。檔案數字化無疑就是將存儲于傳統(tǒng)載體上的檔案信息進行數字化，在信息化技術日益發(fā)展的今天，檔案數字化也隨之迅速發(fā)展起來。事實上，各種原始的檔案資料數字化具有技術的可行性，在我們描述信息的二進制序列過程中，無論采樣的頻率有多高，總是存在于實際事物的差別。
檔案是人們處理事務過程中遺留下來的副產品，它使人們進行社會實踐活動附帶的產物，或者它是自然形成的，而不是純粹人為的結果。盡管不能機械地理解原始性的含義，但是毫無疑問檔案的歷史性、真實性是其本質屬性。
檔案信息數字化的工程不能成為一種時尚，而要在保證檔案基本屬性的情況下借助于現(xiàn)代信息技術擴展其作用范圍，提高其效率。因此需要從檔案的特點、成本、效益等方面綜合考慮，確定出數字化與非數字化的界限，按照科學合理的方案進行數字化建設。
二、檔案管理數字化的目標
檔案有兩種基本價值，一種是歷史憑證價值，從檔案的基本屬性和檔案的內容、形式、特征看，檔案是真實可靠的，具有法律效力；另一種是情報信息價值，從檔案的信息存儲和所反映的內容來看，檔案信息可供各項工作借鑒、參考。由此可見檔案管理的主要價值體現(xiàn)在真實的憑證作用方面，而對效率要求相對處于較次要的地位。
對現(xiàn)實中的信息完全數字化的優(yōu)勢，在于其強大的計算機處理能力、高效的查詢功能及信息管理與共享能力，在效率優(yōu)先的前提下數字化是必須的工作。而對檔案的數字化處理必須結合其檔案利用的特點與數字化的優(yōu)勢，找出一個最好的結合點。
因此，我個人認為檔案管理信息化的目標是在保證檔案原始憑證性、真實性、安全性的前提下，利用數字化的優(yōu)勢，提高其管理、查詢與傳輸效率，擴展其服務功能特別是數據挖掘功能。
三、檔案管理的數字化現(xiàn)狀與問題研究
現(xiàn)有的數字化檔案管理系統(tǒng)大部分基于關系數據庫系統(tǒng)，基本實現(xiàn)了檔案的編目、檢索、統(tǒng)計、出借等日常管理，其本質是在原有的檔案管理體系上附加了計算機軟件，這在一定程度上提高了檔案管理工作的效率。但就當前現(xiàn)狀而言，檔案管理數字化工作面臨著一些問題。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
1.檔案管理數字化的界限問題
檔案中哪些內容數字化、哪些內容以原始的內容保存或者二者都進行，都不能十分明確，極端的做法是盡其所能通過鍵盤、采集卡及掃描設備將其內容全部數字化。
2、檔案管理數字化的標準問題
檔案信息數字化無相關電子數據標準，不同檔案部門數據結構格式不統(tǒng)一，盡管可以通過大量元數據來克服這樣不一致的問題，但不利于網絡條件下的檔案信息的高效率共享。
3、檔案數字化信息的管理問題
工作不協(xié)調，數字化過程與對數字化信息的管理不能同步進行，所有原始材料的數字化雖然技術上容易實現(xiàn)，但是對于較大型的檔案管理部門數字化將是漫長的工作，即使完全數字化了，將會涉及大量異構數據的檢索、轉存及管理。如果相應的檢索和驗證管理軟件跟不上的話會使問題復雜化，許多前期工作將會前功盡棄。
4.檔案數字化信息的安全性問題
數字化后的電子信息安全性與可靠性問題十分突出，如何保證數字化后的信息不被隨意訪問、篡改、復制是一個十分復雜的問題。要解決這樣的安全問題，需要利用計算機數據安全技術，單從技術特征來說要解決的問題是數據的完整性、保密性和可用性，涉及的技術包括數據加密與數字水印。檔案信息是需要長期保存的，這將導致加密密鑰的管理變的十分困難，因為密鑰安全性不僅在于計算的復雜性，而且還在于不斷更新，而數字水印技術在一定程度上必然導致原始數字信息的失真，從而進一步破壞檔案的原始憑證。
以上數字化過程中，如何平衡各個影響因素，需要我們仔細分析，事實上，以上所有問題都是由界限不清晰帶來的，即所有檔案材料中，哪些部分數字化、哪些內容不數字化不是十分明確。
四、檔案管理的數字化界限劃分
如果從檔案管理的主要作用來分析，既然是用來作為憑證的，其效率要求相對來說較低。對所要求的憑證信息在一日內一般都能查詢確定，就目前的管理體系來說完全能夠達到其所要求的效率。因此，數字化的作用在于提高利用效率的同時，擴展原有檔案信息的利用價值，即除了其憑證功能外擴展其分析價值，通過對以前檔案資料的統(tǒng)計分析及信息挖掘為決策未來提供必要的支持
在實現(xiàn)了對檔案的目錄、案卷、出借、查詢、統(tǒng)計等基本外延信息計算機管理的基礎上，我們可以將進一步的檔案內容數字化按照需求分為兩種，一種是以方便管理應用為主要需求的數字化工程，一種是以分析應用為主要需求的數字化工程。對于大部分單位的檔案管理來說，前者不具有普遍性，因此通過分析我們知道，從應用的角度分析其所帶來的好處只是檢索速度的提高與信息共享的方便，但是，以上均不是檔案管理信息主要利用價值的體現(xiàn)，因為其存儲、檢索與安全維護的代價是巨大的，況且對大量異構數據的管理與應用會增加檔案利用的復雜性，從成本利益及安全角度考慮也是不科學的。
所以，以分析應用為主的數字化實現(xiàn)才是最佳的選擇，它可以在保證檔案管理最基本特征及利用價值的基礎上，利用現(xiàn)代信息技術擴展其利用價值，通過對其以前的信息進行數據挖掘，從而為決策分析提供服務。在此前提下應該建立檔案管理信息系統(tǒng)、數據倉庫、原始檔案材料三級管理與應用模式。
1.檔案管理信息系統(tǒng)
檔案管理信息系統(tǒng)是對檔案材料存在與利用信息的數字化及管理系統(tǒng)，具體數字化及管理的內容主要包括：檔案的實物存儲位置信息、屬性信息、審核信息、出借利用信息、統(tǒng)計信息等。
2、數據倉庫
與事務處理數據庫系統(tǒng)不同，數據倉庫是從多個數據源中收集的一個信息倉儲，是整合的、主題導向的、長期積累的且內容不頻繁更換的數據集合。采用數據倉庫的技術，將來源于不同檔案部門管理信息的信息資源復制集中到一個數據庫中，形成一個資源信息中心。
由于數據倉庫不常被修改，也不用于通常的事務處理，只是用于查詢、數據挖掘、分析，因此其一定程度的數據冗余是允許的。另外，數據倉庫的特性也是符合檔案管理的基本應用要求的。
基于數據倉庫的數據的單向流動保證了數據的安全性，分布于各個檔案部門的數據單向地轉儲到數據倉庫中可以在兩方面保證數據的安全性，即使從數據共享的角度來看，作為數據倉庫的用戶來說，本質上只有只讀權限，堵塞了數據的安全漏洞。
中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2011）03-0210-02
21世紀是人類全面進入信息時代的世紀，網絡信息技術的高速發(fā)展，高效率、高質量的現(xiàn)代化管理已經成為管理部門的迫切要求和目標。高校學生公寓既是學生學習、生活、休息的地方，又是學生交流思想、培養(yǎng)綜合素質的重要場所。公寓成為大學生的“第一社會、第二家庭、第三課堂?！绷己玫乃奚岘h(huán)境能給帶來潛移默化的影響，使生活在其中的人不知不覺地接受并形成良好的生活習慣和高尚的道德情操。高校學生公寓管理應以高效、優(yōu)質的管理和服務面向社會、面向學生。本文將企業(yè)數字化管理模式引入高校學生公寓管理，將科學與管理相融合，給學生創(chuàng)造一個平安、和諧的生活環(huán)境。
一、高校公寓數字化管理的概念、本質和內涵
1.數字化及數字化管理的概念
在了解“數字化管理”之前，首先應了解何謂“數字化”。所謂“數字化”是指將許多復雜多變的信息轉變?yōu)榭梢远攘康臄底?、數據，再以這些數字、數據建立起適當的數字化模型，把它們轉變?yōu)橐幌盗卸M制代碼，引入計算機內部，進行統(tǒng)一處理，這就是數字化?！皵底只芾怼笔侵敢詳底只畔⒑途W絡為基礎，在計算機和網絡技術上建立起來的對教學、科研、管理、技術服務等學生公寓信息的收集、處理、整合、傳輸和運用，使學生公寓資源得到充分優(yōu)化利用的一種管理模式。
2.高校公寓數字化管理的本質
高校學生公寓數字化管理是一種現(xiàn)代化的管理模式，與傳統(tǒng)管理模式相比較，克服了指標化與物本主義化，改變了傳統(tǒng)管理的價值取向，使用現(xiàn)代信息技術，實現(xiàn)以人為本的管理思想。高校學生公寓數字化管理在管理方法、內容、模式等方面不僅體現(xiàn)出管理的科學化、民主化,更體現(xiàn)了高校公寓管理的人本思想和文化底蘊。
3.高校公寓數字化管理的精髓與內涵
數字化管理的最優(yōu)點是在管理和跟蹤人流、物流和信息流方面的高效性。在高校公寓管理過程中存在兩類運動過程，一類是人流和物流，另一類是信息流。其中，人流是指學生、教師和管理者的活動情況。物流是指各種生活、教學、管理器材的輸入到輔助合格人才輸出的變化過程。伴隨著人流與物流，在高校公寓管理中要執(zhí)行決策、計劃指揮和調節(jié)等職能，而這些職能的實現(xiàn)都是借助固定信息與流動信息來實現(xiàn)的。這些信息在各個環(huán)節(jié)間的傳遞過程形成了高校學生公寓數字化管理的信息流。
傳統(tǒng)的高校學生公寓管理主要是管理部門和管理者，通過自身所擁有的對資源的支配權行使管理職能，突出的是權利和管理，輕視了人性與效率。數字化管理則強調的是以人為本思想，強調管理部門和管理者對資源的高效管理和合理利用，更好地為廣大學生服務，重點突出的是效率和服務。沒有效率和服務理念，就沒有數字化管理，這就是數字化管理的精髓和內涵。
二、高校學生公寓數字化管理的內容和構建
1.高校學生公寓數字化管理構建
（1）高校公寓數字化管理首先涉及的是數字化網絡辦公系統(tǒng)，即以基于校園網絡載體上的網站作為管理服務的平臺。
（2）數字化監(jiān)控與核算系統(tǒng)。主要涉及水電用量、材料消耗、工作崗位編制、應聘人員競聘上崗等方面的監(jiān)控，涉及工作人員的上下班考勤、工作業(yè)績考評、勞動薪資管理、月薪上報、月薪考核與發(fā)放、書寫工作日志等重復性計算的核算、統(tǒng)計與歸檔。
2.高校學生公寓數字化管理的內容
利用網絡攝像機視頻系統(tǒng)監(jiān)督公寓樓道安全情況，及時提供學生所需的信息查詢和管理，包括房屋分配、住宿管理、統(tǒng)計報表等學生的基本信息查詢和管理，形成公寓信息共享、床位分配自動化、門禁管理智能化、管理報表系列化的實時管理機制。
（1）公寓信息共享。通過數字化管理系統(tǒng)對學生公寓實施網絡化管理。使得管理者根據不同的權限實現(xiàn)公寓信息資源的共享。只要得到系統(tǒng)管理者的授權，管理者可以通過網絡系統(tǒng)查詢房間數量、床位數量、用水用電情況、風扇門窗破損情況。只需輕松點擊鼠標便可查知每位學生的具體在校情況。
（2）床位分配自動化。數字化管理可按照預先輸入的指令計算機網絡系統(tǒng)便可科學、快速地將學生自動分配到相應的公寓和床位 ，可達到高效、優(yōu)質的效果。
（3）門禁管理智能化。數字化管理系統(tǒng)具備刷卡門禁功能，所以學生出入公寓需使用視頻卡刷卡，值班人員可根據計算機屏幕隨時顯示刷卡人照片、姓名、院系、年級等相關信息。亦可防止不法分子入室偷盜等違法行為的發(fā)生。
（4）管理報表系列化。數字化管理系統(tǒng)具有強大的統(tǒng)計報表功能。如：學生信息報表、公寓信息報表、公寓人員出入表、個人出入公寓統(tǒng)計表、外來訪客出入報表、夜不歸宿學生報表、退房報表、各院系違禁情況評比表、寢室環(huán)境評比表、畢業(yè)生信息查詢表等。數字化管理系統(tǒng)對于解決長期以來學生公寓管理中最棘手的問題有較好的作用。
三、高校學生公寓數字化管理的必要性
1.有利于建立預警機制
學生公寓是學生生活、學習、休息的重要場所，公寓服務包括飲食、住宿、消費、水、電、暖等各種服務，任何一項服務出現(xiàn)問題都關系萬千學生的生命、財產安全，都會對學生造成不同程度的影響。為避免事態(tài)的發(fā)生，采用數字化管理，可起到及時調控、合理監(jiān)督、防微杜漸的效果。
2.有利于提高管理水平和管理效率
學生公寓管理麻雀雖小，五臟俱全。大的管理有水電、房屋等基本建設，小的管理有日常生活必須。數字化管理不僅提供管理部門的辦公自動化和校園網絡化服務，更使得管理工作比傳統(tǒng)管理模式更為方便、快捷、準確。各個情況數據匯總統(tǒng)計均由計算機自動完成，大的提高上報時間和準確率，避免了人工失誤，不僅提高了工作效率還節(jié)約了管理成本。
3.有利于實現(xiàn)人性化管理
大學是培養(yǎng)人才的搖籃，而有資料顯示學生大部分時間都是在學生公寓度過，因此，學生公寓管理能力和水平直接影響著大學生的成長和成才。他們既是管理的對象也是服務的對象。實現(xiàn)學生公寓數字化管理不僅可以向學生提供快捷、透明的服務，而且還可以培養(yǎng)學生自主管理能力，實現(xiàn)管理的雙向互動，改變了傳統(tǒng)的單一的單向管理模式，體現(xiàn)了以人為本的育人思想。
4.有利于提升學校的辦學層次
好的學生公寓會給人的視覺留下美好的印象，但如果管理跟不上，就會使學生逐漸淡忘這些美好的印象，甚至懷疑學校的辦學水平，然而，如果學校公寓實現(xiàn)了數字化的管理，不僅能說明學校走在了社會發(fā)展的前頭，也能充分體現(xiàn)大學的先進文化和育人本質，當然也是學校綜合實力的顯現(xiàn)。同時，學校公寓的數字化也會大大促進學校教學、科研等環(huán)節(jié)的數字化管理，進而使學校的整體管理水平得到提升。
四、高校學生公寓實施數字化管理的現(xiàn)實與困境
1.高校學生公寓管理體制需要改革，數字化管理的配套政策尚未出臺
學生公寓數字化管理是一項廣泛而又復雜的工作，涉及的相關因素很多，影響的范圍很大。公寓數字化管理的開展需要相關學校部門的協(xié)調配合。目前，高校存在單一行政化的管理需求與多元管理主體的矛盾。在協(xié)調各個部門時存在很大的難處。在實踐中由于利益和服務上的多重矛盾，各執(zhí)行主體參與意識不夠，出現(xiàn)相互推諉的現(xiàn)象，嚴重阻礙公寓數字化管理的執(zhí)行。由于公寓數字化管理建設在我國剛剛起步，法制建設還沒有跟上，許多相關政策和法規(guī)還沒有出臺，缺乏法制的保障和約束，投資上容易造成盲目，管理執(zhí)行也將嚴重受阻。
2.資金的短缺和設施落后限制了公寓數字化管理的發(fā)展
數字化管理需要的投入很大。架設專門的通信線路、購置網絡管理的硬件、軟件和紅外線報警設備等都需要大量的資金投入。由于學校財政主要用于購置教學設備和教學相關事務，在國家尚無很大財政補貼情況下，普通高校很難有雄厚的資金對公寓進行數字化管理進行物質保障。因此，資金和設備的落后決定了高校數字化管理將是一個長期的過程。
3.高校公寓數字化管理人員的整體素質有待提高
高校原本沒有數字化管理專業(yè)，而數字化管理有屬于新生事物，這使得學生公寓數字化管理的專業(yè)人才缺乏。近年來，雖計算機技術知識普及較快，某些學校公寓管理員略懂計算機和網絡技術，但離數字化管理人才的要求畢竟太遠。絕大部分傳統(tǒng)公寓管理員計算機操作比較生疏，根本無法解決學生在數字化設備使用過程中所遇到的問題。因此，高校公寓實施數字化管理還需大力培養(yǎng)一批專業(yè)知識篤實、綜合素質過硬的公寓管理員。加之長期以來形成的習慣，高校公寓管理中存在管理不夠精細、隨意性強的特點，而數字化管理必須建立在管理標準明確，業(yè)務流程清晰的基礎上。如果在基礎建設和相關管理遠見尚未成熟時盲目實施數字化管理，就會遇到強大的阻力而走彎路，造成管理不力甚至導致管理完全失敗的結果。
五、結語
盡管高校學生公寓數字化管理的實施尚不完全具備條件，但“以人為本、高效優(yōu)質”的管理理念卻指明了今后學生公寓管理模式的發(fā)展方向。實施高校學生公寓數字化管理的具體措施是以成熟和先進的信息技術為工具，以現(xiàn)代管理思想為指導，對傳統(tǒng)管理的各項內容與活動進行重新整合。推行公寓數字化管理是高校適應信息社會化社會發(fā)展的迫切需要，是高校進行管理體制改革的需求，是一流大學進行現(xiàn)代化社會建設的必經之路，也是歷史發(fā)展是必然。政府相關職能部門、高等院校應本著“以人為本、高效優(yōu)質”的管理理念，盡快掃清阻礙實施高校公寓數字化管理實施的障礙，為學校和學生的穩(wěn)定發(fā)展營造一個和諧、健康的公寓環(huán)境。
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在經濟快速發(fā)展的當下，房地產行業(yè)增長迅速，在增長過程中帶來的大量檔案也成為相關企業(yè)所面臨的一大難題。但是隨著相關數字化技術的發(fā)展相關檔案管理工作得到了一個滿意的解決方案，現(xiàn)代化的數字化技術大量使用漸漸取代了傳統(tǒng)的手工處理方式，并且數字化技術同傳統(tǒng)的手工處理方式相比便捷程度較高。除此之外數字化技術還具有一定的智能化特點，可以以較高的效率處理相關數據文檔，基于網絡還可以在一定程度上實現(xiàn)資源共享，加強有關方面的信息交流，進一步提升管理效率，提升房地產行業(yè)檔案管理工作的水平，滿足企業(yè)以及社會發(fā)展的需求。
1房地產檔案管理數字化的內涵及數字化運
用所注意的事項目前房地產檔案管理數字化主要通過大量的運用現(xiàn)代電子計算機技術以及現(xiàn)代化的攝影掃描技術完成，在此過程中將大量的紙質數據轉化為數字化信息通過電子計算機的形式加以保存，建立相應的電子信息庫，進一步方便相關數據的整理加強數據的管理，提升相關檔案的使用效率，增強在檔案管理方面的安全性能。在當下的房地產檔案數字化管理中，檔案一般被劃分為三類，通常以檔案原件、掃描件和數據檔案的形式表現(xiàn)出來，數據檔案是檔案數字化的最終結果。在數據化檔案的管理當中必須按照一定的原則對相關數據檔案開展管理，這些原則中最為重要的就是安全性。雖然現(xiàn)代化網絡技術給我們帶來了很多的便捷，但是在網絡環(huán)境中倘若沒有較好的保護措施相關信息的安全性很難得到保障。為了總分保證相關信息的安全性，房地產企業(yè)應當做好充分的準備，從細節(jié)入手認真仔細的做好每個環(huán)節(jié)的安全工作，安裝相應的防木馬軟件，聘請專業(yè)的技術人才充當顧問，進一步保證檔案的安全，使檔案的安全性得到充分的保障。除了安全性以外相關檔案的真實性也是檔案管理的重要組成部分，對于檔案而言其本身最基本的特征就是真實性。在房地產檔案管理數字化的過程中這一基本特征必須要得到保留加強，防止有關人員借檔案管理數字化之便，對相關信息進行更改，進一步減少日后糾紛帶來的不變，在公司管理上加強在該方面的監(jiān)管力度要堅決杜止此類行為。檔案數字化管理的根本目的在于提升數據管理的便捷程度，在檔案數據化管理的過程中相關管理者要注意不斷提升數據使用的便捷程度，不僅是要滿足房地產行業(yè)相關管理者的使用需求，還要進一步滿足普通用戶的使用需求。數據的處理不能局限于管理，還要不斷提升數據內容的可讀性，不斷滿足用戶的需求，增強用戶的體驗感。
2房地產檔案數字化管理目前所面臨的問題
當前我國有關檔案數字化管理發(fā)展速度迅猛，這一進步推動了檔案管理智能化，增強了相關檔案管理的安全性和便捷度。但是一個事物的發(fā)展是長期的，在房地產檔案數字化管理的過程中漸漸的也出現(xiàn)了很多問題需要我們解決。首先在檔案數字化管理的過程中相關檔案的搜集存儲還存在不少問題，在相關信息搜集上還有不少難度，在搜集中的不確定性也有可能導致相關資料的錯誤性，這會讓信息的真實性降低，進一步降低數字化管理的可信賴程度。此外相關的檔案管理的數字化應用缺乏足夠的創(chuàng)新意識，服務單一，很難滿足消費者漸漸增長的需求，這讓房地產檔案管理數字化僅僅停留在表面，這不但限制了相關管理工作的進行，還將令相關房地產企業(yè)的業(yè)務受損導致很多服務的開展能力低，進一步限制相關房地產企業(yè)的發(fā)展。在房地產檔案管理數字化開展的同時企業(yè)的相關人才結構很難滿足企業(yè)數字化發(fā)展的需要，相關技術能力還有待提升。相關房地產企業(yè)應當依據企業(yè)發(fā)展實際，積極培養(yǎng)相關人才，增強管理者的管理能力和技術水平，進一步促使相關管理人員能夠更好的進行數字化檔案管理工作。檔案管理數字化發(fā)展的過程中還將面臨如何處理傳統(tǒng)的信息錄入同現(xiàn)代化數字技術檔案處理的關系問題。電子檔案的信息錄入通過一些電子媒介，只有在一定條件的情況下才可以進行檔案錄入和信息化處理。而傳統(tǒng)的信息管理模式較現(xiàn)代化的數字管理模式而言所受的約束條件相對較少，但是錄入方式相對較為繁瑣，查找不夠便捷。在檔案管理數字化過程中受某些客觀因素影響容易造成相關數據的丟失，而面對房地產之一信息量和數據量都很巨大的行業(yè)而言一些存在的錯誤很難被找到。在電子檔案的傳播過程中，受全環(huán)境的影響這些內容的真實性極有可能得不到保證。所以相關管理者在進行相關數字化管理的過程中還應當注意保留相關的原始文件，以便于相關管理人員更好的進行檔案管理工作。
3房地產檔案管理數字化應用策略和方法
在房地產管理數字化日漸興起的當下，做好管理工作不應僅僅停留在房地產數據的管理上，還要不斷拓展到公司管理上。相關公司應當借助檔案管理數字化的契機，進一步改革公司管理制度。培養(yǎng)大量的數字化、信息化人才，積極吸收相關專業(yè)人才滿足企業(yè)在信息化時展的需求。在檔案管理方面，相關部門要依據信息的內容作出合理的劃分，依據信息內容提供相應的檔案信息保存處理方案，進一步保證相關信息的安全程度，防止相關信息遭到不法分子的更改、竊取和破壞。企業(yè)還應當營造良好的信息安全環(huán)境，建立相應的安全保護制度和應急處理方案，防止信息安全遭到破壞，同時在企業(yè)信息遭到破壞時可以將損失降到最低。對于檔案管理數字化的管理制度體系不能僅僅局限于某些方面，對于公司的全局包括人員、設備、以及硬件的運用都應當作出具體的規(guī)定。建立行之有效的檔案管理制度，同時還應當建立相應的系統(tǒng)運行環(huán)境的安全管理制度。系統(tǒng)運行環(huán)境安全管理主要是指基于信息保護外部環(huán)境的安全的保護，包括相關人員對數字化檔案管理的影響，以及信息庫外部自然條件如電磁波、自然災害、防護措施的管理等方面。應用系統(tǒng)運行安全管理是一項很大的工程，包括操作安全管理、操作權限管理、操作規(guī)范管理、操作責任管理、操作監(jiān)督管理、操作恢復管理、應用系統(tǒng)備份管理、應用軟件維護安全管理等。進一步從技術上防止相關數字化信息遭到竊取和破壞。在檔案數據化管理的同時，相關管理者還應當注意對相關信息原件的保護，建立相應的檔案室，配備專門人員保護這些信息。嚴格限制有關人員對檔案的獲取，防止相關檔案被篡改，進一步保證相關檔案的真實性。與此同時，建立相應的檔案室保護相應的檔案原件也是防止數字化檔案出錯的有效方法，方便在有關數字化數據出錯時可以找到相關原件進行更改和查詢。
4結束語
總而言之，建立一個完善并且安全程度高的檔案管理數字化系統(tǒng)是一個漫長的過程，在這個過程當中會遇到各式各樣的問題，還將會有越來越多的挑戰(zhàn)，相關企業(yè)的經營管理者要做好充分的打算面對這一過程中的困難。要不斷積累自身經驗同時加強與同行業(yè)企業(yè)的相關合作，積極探索同相關計算機網絡企業(yè)的合作，不斷壯大發(fā)展。要積極面對在房地產檔案管理數字化的挑戰(zhàn)，積極采取相應的措施，加強對房地產檔案管理數字化的風險調控，最大限度的降低存在的風險和危機，保障企業(yè)及用戶的信息安全?？茖W技術的進步帶給了房地產業(yè)管理現(xiàn)代化的機會，相關部門要利用好這一機會加快內部系統(tǒng)檔案管理的升級，加快檔案管理系統(tǒng)的內部升級，加強房地產行業(yè)的內部監(jiān)管制度和外部環(huán)境監(jiān)管制度，建立健全相關制度設施，建立有利于房地產行業(yè)發(fā)展的長效機制，將數字化的有效成果充分運用在房地產管理上來，將科技成果真正運用社會發(fā)展中。
作者:劉熙華 單位:南平市建陽區(qū)不動產登記中心
參考文獻
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【中圖分類號】R197.3【文獻標識碼】B【文章編號】1008-6455（2011）04-0285-01
醫(yī)院檔案信息數字化是一種新型檔案信息形態(tài)，是計算機大量應用于醫(yī)院管理的必然結果。它把分散于不同載體的信息資源以數字化的形式存儲，在現(xiàn)代信息技術普遍應用的基礎上,利用數字化手段,以綜合檔案信息資源為處理核心,對數字檔案信息資源進行收集、管理，通過高速寬帶通信網絡設施相連接和提供利用，實現(xiàn)資源共享的超大規(guī)模、分布式數字信息系統(tǒng)。
1 醫(yī)院檔案數字化的必然性
1.1 隨著信息技術的進步，尤其是醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）的投入使用，組織管理已經開始轉變?yōu)槊嫦蛄鞒痰墓芾恚貏e是在醫(yī)院，檔案的范圍由當初的文書檔案、病歷檔案、人事檔案等發(fā)展到今天的科技檔案、病理切片檔案、計算機數據檔案等。由于對納入檔案管理的內容沒有明確的要求，各醫(yī)院根據自己的理解和實踐在進行管理；而引入信息技術對傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理進行流程再造，加快檔案信息化建設，采用現(xiàn)代科學技術，對醫(yī)院檔案資源進行數字化管理，實現(xiàn)信息資源有效地整合和共享，已經成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢，這也使得人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續(xù)，是實現(xiàn)醫(yī)院檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的一項重要內容。[1]
1.2 改善檔案管理工作，提高檔案工作社會地位的需要。數字化檔案管理的落實將促使與之相關的計算機技術、通訊技術、網絡技術和多媒體技術等高新技術在檔案領域中的廣泛應用，從而促進檔案管理理論、檔案管理技術和方法的變革，最大程度地實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用，從而實現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，進一步發(fā)揮和提升檔案工作在信息化社會中的地位和作用。
2（HIS）的普遍應用對數字化管理提供了有利條件
醫(yī)院檔案主要涉及病案和行政檔案兩大內容，因此應當把檔案管理劃歸管理信息系統(tǒng)；一般的HIS將管理信息系統(tǒng)細分為門診管理系統(tǒng)、住院管理、藥房管理、病案管理、醫(yī)療統(tǒng)計、人事工資管理、財務管理與醫(yī)院經濟核算、醫(yī)院后勤物資供應、固定資產醫(yī)療設備管理、院長辦公綜合查詢與輔助決策支持等若干子系統(tǒng)。HIS軟件當中大都為病案和文檔管理設計了相應的軟件，初步解決了檔案數字化的技術問題；另外，隨著各類內部辦公網絡平臺的建立，以及“電子病歷”法律地位問題的逐步解決，逐步實現(xiàn)文檔、病歷的電子化只是時間問題。
3 醫(yī)院檔案數字化管理存在的問題和發(fā)展建議
3.1 基礎建設的問題？ 數字化檔案系統(tǒng)作為網上信息資源新的管理模式，具有高投入、跨學科、資源共享等特點，建設速度較為緩慢；技術力量、技術基礎、數據庫建設和人才儲備等方面相對較為薄弱，這給推進檔案數字化建設添加了難度。
3.2 紙質文件和電子文件并存問題:數字化檔案室只是一個“信息空間”，要靠傳統(tǒng)檔案的信息資源相互聯(lián)接才可以構成，它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。因此實行紙質文件和電子文件“雙套制”,是紙制文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。
3.3 電子檔案的安全保護問題:由于電子文件、電子檔案有時可能會受到計算機病毒、黑客的攻擊而造成文件被偷盜、被修改，甚至造成系統(tǒng)崩潰的情況，現(xiàn)階段難以保證計算機系統(tǒng)的絕對安全，這就要求我們的檔案管理員不但了解檔案信息管理的有關知識，還要對計算機系統(tǒng)的維護、保密和反黑客任務有充分的認識。
4 對醫(yī)院檔案數字化建設的幾點思考
4.1 改善硬件是醫(yī)院檔案數字化建設的基礎：數字化發(fā)展硬件先行，硬件建設要有前瞻性,要建立一套先進的計算機網絡系統(tǒng)和靈活的結構化布線系統(tǒng)，這樣,才能為以后醫(yī)院數字化建設留足發(fā)展空間。
4.2 要為數字化檔案管理工作提供資金保障、資源保障和人力保障:加強數字化硬件建設和軟件開發(fā)；加強環(huán)境改造提供相應的技術支持，如購置、開發(fā)一定數量的應用軟件，保證可傳輸數字信息的數量，并不斷補充、更新和完善滿足社會各界廣大用戶的需求，使數字檔案正常運轉，保持旺盛生命力。
4.3 醫(yī)院數字化資源建設是發(fā)展檔案管理數字化的前提條件:醫(yī)院數字化資源建設要立足于做好醫(yī)院館藏資源數字化、社會資源醫(yī)院館藏化兩個方面的工作；醫(yī)院館藏資源數字化就是根據醫(yī)院的學科特點、科研方向和以后的發(fā)展規(guī)模，建立個性化的數據庫，社會資源醫(yī)院館藏化就是對社會上已數字化的醫(yī)療信息資源進行收集、整合和利用,大力拓展網上資源[2]。
4.4 要培養(yǎng)和造就一大批具有檔案、圖書、經濟信息、科技信息、信息技術開發(fā)與服務等多方面才能的數字化檔案管理人才，這要求我們調整檔案管理人員結構和知識結構,培養(yǎng)一批具有相關專業(yè)知識的技術人員進行日常維護、維修,從而保障各種專業(yè)設施的正常運行；同時加快各級檔案管理人員的知識結構，加強現(xiàn)代知識的學習，掌握基本的計算機知識、網絡知識、數據庫管理知識及電子文件的管理知識，具備一定的適應數字化建設發(fā)展需要的基本技能。
4.5 要正確處理傳統(tǒng)與現(xiàn)代化的關系，正確解決數字化進程中錄入與檢索、保密與開放、資源共享與資源權屬關系等問題，正確處理紙質檔案與電子檔案的關系，紙質檔案的信息內容附在紙質載體上，與紙質載體密不可分，因此真實性和原始性容易鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強；但受載體形式限制，紙質檔案信息密度比較小，所需存儲空間比較大。電子檔案的信息內容通過光、電信號的相互轉換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過計算機等專用設備的再轉換，雖然存儲量大、節(jié)省了貯存空間，但在信號轉換過程中，由于受載體的轉換條件、存貯介質的穩(wěn)定性和技術操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺，因此對電子檔案真實性的鑒別有一定的難度；我們應該積極實行“雙套制”保存電子檔案，既在保存電子檔案的同時也保存對應的紙質檔案。
總之，醫(yī)院檔案數字化管理與信息化建設是相鋪相承的，計算機網絡技術不僅可以大幅度提高辦公效率，而且也使工作準確性大為提高，在高度信息化環(huán)境中，文件信息傳輸速度快、信息量極大，傳統(tǒng)的文件和檔案分開式管理模式已經遠遠不能適應，采用醫(yī)院檔案數字化管理將是我們檔案管理的必由之路。
（一）資金投入力度有待加大
由于數字化建設需要計算機技術和相應的技術設備支持，與傳統(tǒng)紙質檔案管理方式不同，因此建設成本比傳統(tǒng)的檔案管理成本要高，但在數字化建設時，技術設備的采購工作中存在嚴重的資金缺乏現(xiàn)象，從而導致服務器或計算機等硬件設備短缺，不能滿足資料存儲的需求，因此檔案管理的數字化建設進程發(fā)展緩慢，數字化建設工作難以有效開展。
（二）檔案管理制度有待健全
檔案信息化管理和運用比較混亂，主要表現(xiàn)在內部檔案信息難以保持協(xié)調穩(wěn)定狀態(tài)。現(xiàn)在我國大部分組織單位沒有明確的檔案管理制度，只是將重點放在檔案建設的表面工作上，真正能夠用于研究應用的檔案信息少之又少，所以導致現(xiàn)在很多檔案失去了其本身的意義和價值。
（三）管理人員建設有待加強
檔案管理工作是系統(tǒng)性和復雜性的工作，對檔案管理工作人員的要求較高，不僅需要有豐富的專業(yè)知識，還需要對城市建設及相關內容有所了解，在檔案錄入時要求具備有較高的計算機水平，從而滿足檔案的錄入、存儲及管理需要。就目前來看，在檔案管理工作中，大部分管理工作人員的專業(yè)知識儲備不足，技術水平及計算機操作水平較低，難以滿足城市檔案管理數字化建設的需要，存在嚴重的人才短缺現(xiàn)象。
（四）安全管理工作有待落實
對檔案進行數字化管理雖能有效提高管理水平和工作效率，但在管理的同時也存在較大的安全隱患，由于紙質檔案具有真實性和準確性強的特點，易于長時間保存。但數字化管理工作是在計算機基礎上操作的，將檔案錄入到計算機中，并進行網絡共享。在檔案管理工作中需要有先進的計算機技術和設備支持，存在較強的依賴性，當數字檔案受到外界環(huán)境影響時，就會發(fā)生系統(tǒng)故障或受到外界黑客攻擊，從而引發(fā)檔案數據丟失或損壞，恢復工作十分困難，對城市建設工作來說較為不利，不利于促進城市的發(fā)展。
二、檔案數字化工作中的優(yōu)化策略
（一）加大投入，完善軟硬件設施建設
軟硬件設施建設是開展檔案數字化的基礎和前提，因此，要加大資金投入，購置先進的微機、掃描儀、備份磁盤、檔案系統(tǒng)管理軟件等設施；要加強檔案數字化管理軟件的研發(fā)利用工作，不斷改進和完善與檔案數字化建設相匹配的檔案基礎設施建設，以適應檔案數字化建設的要求。
（二）加強管理，建立健全管理制度
1.檔案數字化制度制定的時候，要對單位內部的實際發(fā)展情況進行分析，對國家的相關檔案管理法規(guī)進行仔細的研究，保證制定的檔案管理制度既能符合單位具體發(fā)展的需求，也能規(guī)范于國家的檔案管理法規(guī)。
2.數字化管理制度。即是針對檔案資源的收錄和信息管理，對信息查詢與信息利用提供方便，在檔案資源錄入時應采用同種方式錄入，并對同種類型的檔案資源放入同一個數據庫存儲，數據庫的資源要進行及時更新，確保檔案的時效性。
3.信息化標準。在信息收集和信息格式、信息網站建立中都需要有嚴格的標準支持，對檔案信息管理工作進行統(tǒng)一的設計與規(guī)劃，從而加強檔案網站的規(guī)范化管理。
（三）重視人才，加強管理人才建設
首先，要引進不同知識結構的熟練掌握計算機、網絡應用技術的特殊人才，進行檔案數據管理和系統(tǒng)維護，確保檔案數據的開發(fā)利用和安全。其次，要合理配備和使用現(xiàn)有檔案工作人員，利用他們己有的檔案管理經驗開展數字化工作，以提高工作效率，少走彎路。最后，要定期對檔案數字化工作人員進行業(yè)務和軟件應用技能培訓，不斷提高其業(yè)務素養(yǎng)，以更好地勝任所承擔的檔案數字化工作。
（四）強調安全，強化安全管理體系建設
隨著計算機網絡技術的迅速發(fā)展，檔案信息安全問題日益凸顯，檔案數據安全問題應引起高度重視，在檔案館（室）開展數字化工作時，要嚴格按照國家的規(guī)范標準，制定相應的安全保障制度和措施，通過各種手段和技術，提高抗風險能力，建立起完整配套的檔案實體安全與數據安全體系，從而排除檔案數字化建設中各種安全隱患。
