時間：2022-10-13 20:25:09
序論：速發(fā)表網結合其深厚的文秘經驗，特別為您篩選了11篇電子文檔論文范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識！
近年來，高校繼續(xù)教育培訓進入了一個快速發(fā)展期，隨著其規(guī)模的不斷擴大，在其內部產生了大量的公文和檔案。由于教育培訓領域自身所獨有的特點，使得管理者對公文、檔案的存取、調用要求更高。如何高效地處理這些公文以及有效、及時地使用這些檔案，是目前高校教育培訓工作中面臨的一個重要問題。由此，文檔的電子化成為迫切的需要。而隨著信息技術、網絡技術的發(fā)展，電子文檔以其操作方便、傳遞快捷、存儲空間小、信息容量大等特點，具有傳統(tǒng)文件無法比擬的優(yōu)勢。在電子文檔大量產生的同時，如何保障電子文檔的有效利用，已經成為人們所關注的重要問題。
一、概念及特性
文檔，即公文和檔案，公文是檔案的前身，檔案是公文的終結。電子文檔即電子公文和電子檔案，電子公文是由辦公自動化系統(tǒng)生成，電子公文流轉結束后就進入了歸檔環(huán)節(jié)，形成電子檔案。電子文檔就是單位在日常運作中創(chuàng)建、流轉和最終生成的能為計算機識別和處理，并可在網絡上傳遞的代碼序列，包括文字、圖表和圖像等電子化文件。電子文檔存儲密度高、容量大、體積小，通過互聯(lián)網技術可以在極短的時間里從任意地點進行查閱、調用，管理方便。但電子文檔必須以計算機為媒介，對設備依存度較高，而且易于修改、復制、傳播。
二、教育培訓文檔電子化的意義
(一)高校教育培訓公文電子化的意義
高校教育培訓的公文包括請示、資產請示、收文、報文、大型活動審批、合同審批及管理、信息審核及、通知、各類函件等，要求時效性強，需要準確、快速地完成。如果使用傳統(tǒng)的手工方式完成，則費時費力，且易出差錯。依靠網絡信息技術對文檔進行高效有序的電子化處理，通過電子公文傳輸、交換、共享，加快了公文流轉速度，提高了辦公效率和資源利用率，實現(xiàn)了跨平臺的數(shù)據(jù)信息交換和信息共享，使各個層面的工作有機地聯(lián)系起來。
1．辦公效率大幅提高
電子公文與紙質公文的種類、要素、工作流程、歸檔等基本相同。高校教育培訓工作的日常內部公文處理流程包括擬稿、審稿、定稿、簽發(fā)、分發(fā)、催辦、歸檔等，上級來文則有收文、登記、傳閱、催辦、督辦、歸檔等，原來依靠傳統(tǒng)的流轉程序時，就擬稿、審稿、定稿程序就會反復幾次修改，若是碰到領導出差的情況，只能等到領導出差回來才能簽批，出差幾天等幾天，再呈報到下一位領導時，可能又因為別的原因而延誤了批閱。這些嚴重地影響了公文流轉的進程和速度，制約了教育培訓工作的開展。而電子公文相比紙質公文來說方便、快捷、智能，依靠計算機強大的信息處理能力以及網絡，不受時間和地點的限制，只要有互聯(lián)網，隨時隨地就可簽批。即使領導在大洋彼岸出差，也可以使用互聯(lián)網絡及時登錄辦公自動化系統(tǒng)簽批公文。而且辦公自動化系統(tǒng)具備了提醒和催辦功能，從而極大地提高了辦公效率。
2．加快了文件傳遞的速度和提高了安全性
傳統(tǒng)的公文流轉方式在向上報文或向下級部門發(fā)送紙質公文時，中間要經過很多人工操作環(huán)節(jié)，才能到達相關部門。因受時間、空間限制，阻礙了公文信息的效用。而且靠人工在傳遞過程中，遺失的情況時有發(fā)生。而電子公文通過辦公自動化平臺，利用計算機網絡技術功能，無論是在制發(fā)上傳文件還是向下級信息，都會在短時間內以點帶面的形式信息，減少了中間環(huán)節(jié)，大大縮短了公文流轉的時間，及時地傳遞了信息，其時效性能高的優(yōu)勢是紙質公文不可比擬的。而且杜絕了文件在傳遞過程中丟失的情況，大大提高了文件傳遞的安全性和時效性。
3．響應低碳、環(huán)保、節(jié)約的號召
采用無紙化辦公的方式進行電子公文的流轉，除了讓大家“省力”，極大提高工作效率之外，還大大減少了紙張的使用。除此之外，還大大減少其他如印刷、筆墨等辦公費用。這無疑是對倡導低碳環(huán)保生活的響應，為建設環(huán)保型、節(jié)約型社會貢獻了一份力量。
(二)高校教育培訓檔案電子化的意義
1．提高檔案管理工作的質量和水平
傳統(tǒng)型檔案以手工管理為主，這種管理會因人的水平、能力、責任心等諸多因素使檔案管理工作質量和水平產生很大差異。而電子公文轉化為電子檔案后，其管理雖然也依靠人的作用，但這種管理是以計算機為工具，按檔案管理規(guī)范的要求進行編制開發(fā)的專用數(shù)據(jù)庫，任何人進行操作和管理，其差異都很小，從而提高了檔案管理工作的質量和水平。
2．文件信息得到充分交流與共享
多年來，高校檔案一直采用柜架式保存和目錄式管理，不僅占用了大量庫房空間，而且查閱、利用非常不便。其管理、查詢與利用需要在庫房中進行，無法做到信息共享，更談不上交流。這使得大量信息閑置于文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，而且原件容易損毀，還造成文件和信息查找困難。同時，由于傳統(tǒng)意識的影響，國人對檔案的重視程度不夠，大部分人忽略了它的意義，而高校教育培訓的檔案管理有其獨特的特點，即查詢調用的需求非常頻繁。檔案電子化后，檔案管理由案卷級可以深入到文件級甚至內容級，可以多用戶共享檔案信息，通過辦公自動化平臺，根據(jù)用戶的不同職責設置不同的權限，分級共享信息。而且足不出戶便可查閱有關的目錄、索引和全文，既方便又快捷，使信息得以充分交流和共享。
3．便利的檢索功能提高了檔案文件的利用效率
在查閱紙質公文時要根據(jù)時間和空間順序在公文檔案中進行查找，如果年代久遠則十分麻煩和費力。而高校教育培訓檔案電子化后，通過計算機網絡技術功能，鍵入相關內容的關鍵字、詞或類目、時間、地域等進行模糊或精確檢索，就可以在幾分鐘內搜索到相關檔案信息，并且可以保證很高的查全率和查準率。
三、存在的問題及當前應對方法
電子文檔的普及為我們的工作帶來了極大的方便，為高校的持續(xù)發(fā)展做出了貢獻，但是在應用中還存在諸多問題尚需解決。以清華大學繼續(xù)教育學院為例，在向上級報文時，還是只能使用傳統(tǒng)的手工流轉程序，整個高校在整體上并沒有實行電子公文，也沒有統(tǒng)一規(guī)范，二級院系只是各自為戰(zhàn)，電子公文僅僅在院系內部使用，出了院系的文件流轉還是只能依靠傳統(tǒng)的紙質公文流轉方式完成。在財務方面，報銷憑證還是需要紙質文檔且需領導簽字才可生效完成報銷，電子文檔不具效力。另外，由于印章和簽署是文件生效的主要標志，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。
鑒于以上原因，文檔實行“兩套制”是有必要的，即紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。對于只能是紙質文件流轉的工作，事后再利用掃描儀等設備轉化為電子文件進行存儲。這也是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。從歷史和現(xiàn)實兩個角度看，以紙張為主要載體的傳統(tǒng)型檔案和以電子文件為代表的新形式檔案，都會同時并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。
四、結語
總之，文檔電子化是信息時展的必由之路，是高校教育培訓發(fā)展的需要，是高校檔案向信息化管理的必然趨勢，也是提高高校管理水平和管理質量的重要手段。它革命性地改變了延續(xù)幾千年的傳統(tǒng)公文傳遞方式，其應用亦必然會越來越深入和普及，必能大力促進高校教育培訓工作信息化的快速發(fā)展。而其完全電子化不可能一步到位，在工作中要力求分步實施，突出重點，講求實效，持續(xù)發(fā)展和實現(xiàn)。
參考文獻
[1]楊中元.電子公文在高職院校辦公室工作中的應用[j]. 職業(yè), 2009,(15).
[2] 徐東升.信息化中電子文檔的管理[j]. 成功(教育), 2007,(10) .
OA是指以現(xiàn)代信息技術為核心，結合各種現(xiàn)代辦公技術與設備形成的系統(tǒng)，目的是迅速、準確地處理各種信息。隨著互聯(lián)網的發(fā)展，OA為搜集、存貯、使用與日俱增的大量信息也采取了互聯(lián)網的手段，這給文件與檔案歸檔管理帶來更高的效率，使歸檔管理的費用也大幅度降低，但是互聯(lián)網的自身的一些缺陷也給OA電子文件歸檔帶來了巨大的挑戰(zhàn)。為此需要開展相關研究，尋找網絡環(huán)境下OA電子文件歸檔的恰當策略。
一、互聯(lián)網環(huán)境下OA電子文件歸檔面臨的主要問題：
1歸檔信息來源無邊界：隨著互聯(lián)網的發(fā)展與普及,企業(yè)內外的'邊界'正在消失，員工在辦公室或家里處理的文件是同樣的效力。由于'網絡邊界'的消失，OA系統(tǒng)所依托的的互聯(lián)網安全隨時隨地都會受到威脅。從某種意義上講論文范文，方便快捷傳遞的檔案信息都會隨時受到挑戰(zhàn)。黑客們可以輕而易舉地攔截網絡上傳遞的信息，進行各種工業(yè)間諜和其他破壞活動。這種全新的挑戰(zhàn)，是檔案歸檔管理前所未有的問題。
2歸檔信息的脆弱：整個信息系統(tǒng)是由資源子網和通信了網構成的,無論是傳輸網絡還是保存檔案信息的磁盤都安全性。在信息化社會,整個企業(yè)猶如一部由計算機網絡連接起來的巨大機器。數(shù)字化機器具有的絕好的精密性與連通性，使得部分零件失靈而殃及全局的現(xiàn)象屢見不鮮。對計算機網絡的惡意破壞往往是在沒有任何先兆的情況下突然發(fā)生，而且會迅速蔓延到其他部分。
3歸檔信息丟失的隱蔽：在互聯(lián)網環(huán)境下歸檔信息通常由計算機自動完成，黑客可以植入病毒，在不留任何'痕跡'的情況下竊取歸檔信息，隱蔽性極強。
二、互聯(lián)網環(huán)境下OA電子文件歸檔面臨的策略：
1、歸檔管理應該配備獨立的服務器和防火墻等安全措施
檔案的最終目的是利用檔案中的信息。電子文件形式的檔案可以通過計算機能進行全文檢索，使用比較方便。但是檔案信息一般屬于正式文件，有些甚至屬于機密文件?？梢?，檔案信息的查詢利用必須有一定的限度，不同的人員查詢使用檔案信息應該有不同的權限，并且防止黑客竊取檔案文件。因此，檔案部門應該單獨設立服務器，并且配置防火墻等安全措施。
上述方法是電子文件的歸檔管理為工作對象，其目的是為了利用互聯(lián)網提高工作效率，同時防范互聯(lián)網的負面效應，便于檔案的保管和利用。電子文件不僅需要歸檔，而且還需要進行必要的整理，以便更好地保管和利用論文范文，進一步快速有效地發(fā)揮檔案的作用。
2、電子文檔應以生效時間為歸檔時間
由于電子文件在利用上的優(yōu)越性，使歸檔工作發(fā)生了根本性變化，而互聯(lián)網環(huán)境使得OA電子文件歸檔發(fā)生了一系列的變化：①由原來事后歸檔，可以變?yōu)殡娮游臋n生產的同時進行歸檔。電子文件要快速方便得多，除非有特殊需求一般不需要再查看原件。在歸檔文件由單一紙質的形式改變?yōu)橥粴w檔文件既有紙質又有電子的形式。電子文件歸檔應當與實物上的歸檔。電子文件的歸檔，這是檔案保管過程中必不可少的環(huán)節(jié)。文件歸檔的條件是：①必須是已經生效的文件；②必須有完整、齊全的電子簽章；③必須具有一定的保存價值，并嚴格按照不同的保管期限分別立卷，在存儲其中排列，分存儲器保管。文件立卷的標志是：必須經過相應的歸檔程序，履行必要的歸檔手續(xù)，由原來文書部門或業(yè)務部門負責管理的文件，按照檔案室的整理要求和技術規(guī)范，編目，移交給檔案室集中保存。這種管理權限的移交，也是文件與檔案材料在形式上的區(qū)別。就載體而言，文件與檔案是同一體的兩個不同階段，因而沒有任何差別，從本質上講，文件材料經過人的整理之后．有意識、有目的的集中保管，這就是檔案了。這樣一來論文范文，歸檔的標志應該是電子文檔是否進入專門的檔案管理系統(tǒng)，進入檔案管理系統(tǒng)，那么就已經歸檔，否則就沒有歸檔，
3、電子文件立卷方式為保存在獨立存儲器中
電子文件能夠從不同角度同時展示文件的相關內容，任意組合成各種文檔檔案的查找和利用。立卷是從保管的角度來看檔案信息的。OA系統(tǒng)形成的電子文檔一般屬于正式文件，雖然需要借助專門的設備讀取，但是為了保證電子文檔的保管安全，一般要求電子文檔以不依賴OA系統(tǒng)軟件的、不參與日常辦公事物的獨立存儲器中。電子文檔的立卷直接以獨立存儲器為保管單位，集中保存在各個檔案庫，并且每個存儲器最好做1個以上的備份，備份存儲器放置于另一獨立地點。
因此，電子文件的整理就可以由保管和利用為目的轉向單純以保管為主要目的進行整理。件在形成過程中有著一種自然聯(lián)系，突出表現(xiàn)在來源上，產生于某個機關和機關內部機構。在時間上，產生于某個特定的年月日。因此，在整理的線索上，立卷是為了便于保管和利用而要盡可能地保持文件之間的自然聯(lián)系，最好以來源時間聯(lián)系為主要方式。這種變化可以看成是立卷的一種簡化，變多種交叉聯(lián)系為一種簡單的、自然的但卻十分清楚的聯(lián)系論文范文，以適應電子文件的管理。在整理的對象上，徹底改變了原來的案卷級方法代之以文件級為基本保管單位，檔案以獨立電子文件為單位進行整理編號，裝盒排架，使檔案盒僅僅成為一種裝具。
我國是一個發(fā)展中國家，各方面技術都處于發(fā)展階辦公自動化新技術也正日益發(fā)展。隨著網絡、檢索、閱讀、復印、復制、端微等新技術的發(fā)展，電子文件檔案將會越來越多，這變化又會促使檔案工作的理論和實踐發(fā)生變化。由于科學技術的迅猛發(fā)展，對于在檔案工作中已經引起和將會引起的變化，必然是一個歷史發(fā)展的過程。隨著科學技術的發(fā)展和檔案工作者科學技術知識素養(yǎng)的提高，認識過程中的缺陷，是完全能夠克服的。
參考文獻
1、電子文件檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。
3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
5、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。
二、法院電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析
從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題：
1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計算機上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經常被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。
2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過計算機對處理完畢的有價值的文件進行收集、篩選、分類并使之轉化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項工作。但是，目前有相當一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動化系統(tǒng)在設計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術性，把應歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。
3、歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e.電子文件的鑒定，是對其價值的斷定和對其真假進行鑒定的一項工作。對于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現(xiàn)在有些單位對歸檔電子文件的真假與價值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。
4、人員素質低，專業(yè)人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當一部分素質偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術人才，尤其是具備檔案管理和計算機信息處理的復合型人才。有些單位檔案部門雖然引進了現(xiàn)代先進的計算機設備，但因專業(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用。
造成上述問題的原因主要有兩個方面
1、思想認識問題。傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質文件材料為主要工作對象，自從計算機應用于檔案管理后，電子文件以其自身獨特的優(yōu)勢正在逐步地取代以往的紙質文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應去認識它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對檔案信息化建設的意義認識不足，這些人觀念陳舊、意識淡薄，認為檔案還是紙質的妥當，對電子文件的優(yōu)點視而不見，不接受新生事物，不參加學習培訓，不懂得計算機操作，總是按老的一套來對待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。
2、管理工作滯后問題。目前，計算機軟件的開發(fā)很快，五花八門，日新月異。然而，國家對電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規(guī)，許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計算機的特點，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴重滯后于計算機應用軟件的發(fā)展，這是影響電子文件歸檔的原因之
三、提高單位電子文件管理水平的對策
把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長期保存，使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應盡的職責。如何提高單位電子檔案管理水平，應該從以下幾個方面入手：
1、從電子文件的收集、積累基礎工作入手
在紙質檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，檔案收集工作如何，對后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因為，如果應該收集歸檔的文件而沒有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發(fā)利用?！皩τ陔娮訖n案來說，電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質檔案。如對草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對正式的紙質文件有進行全文信息自動檢索要求時，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應對其進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，則應及時收集和整理，并與其相應的紙質文件之間建立標識關系，尤其是對無紙化系統(tǒng)生成的電子文件，應當有更嚴格的措施。必要時，應在收集積累過程中制作成紙質拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時電子文件信息丟失?！?/p>
2、嚴格電子文件的歸檔管理
電子文件歸檔，是將應當歸檔的電子文件，經過整理確定檔案屬性后，從電子計算機的存儲器或其網絡存儲器上，拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上，以便長期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計算機網絡系統(tǒng)，按要求轉數(shù)據(jù)庫或記錄有歸檔的標識即可完成歸檔任務。但以存儲載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認證工作，要與相關的紙質文件結合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應符合下列要求，首先從歸檔時間上看，文書檔案一般應以一個年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上，以利于今后的反復查閱和利用。對網絡環(huán)境下生成的大量的業(yè)務電子文件，宜采用備份的方法，在網上進行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務器上。其次，從歸檔電子文件的數(shù)量看，為確保電子文件的真實性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關業(yè)務部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應為通用標準，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數(shù)據(jù)文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對電子文件進行歸檔的同時，應注意對電子文件的運行環(huán)境、使用的操作平臺、設備要求等進行說明，必要時運行電子文件的原程序應一并歸檔保管。
3、健全電子文件管理的檢查審核制度
2001年10月16日，國務院辦公廳下發(fā)的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內容的紙質公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強化，就必須建立相應的核查制度，定期對文書、檔案部門進行管理檢查，重點檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網上傳輸?shù)囊蟮鹊取?/p>
4、規(guī)范公文制作和控制程序
對形成的新的公文檔案要指定一個終端（專人或部門），各方面的公文檔案經終端審核后統(tǒng)一在網絡上發(fā)送，確保各種來源的檔案實現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結構，便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進、實用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴格各環(huán)節(jié)的管理權限，對文件處理過程中的各類修改信息應予以保留，不可任意進行刪除處理。
5、加強電子文件軟、硬件設施管理
要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環(huán)境，溫度保持在17-20℃之間，相對濕度保持在35-40%之間，同時強化防磁設施的完善和維護，有條件的應及時升級服務器主機和數(shù)據(jù)庫的硬件設施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。
6、重視和加快電子文件管理人員的培養(yǎng)
電子檔案管理是一個新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎知識和計算機信息技術等多方面的技術技能。因此，培養(yǎng)和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當務之急。就目前各機關單位來說，一是要重視吸納專業(yè)型的人才充實到干部隊伍中來，如電子計算機軟硬件技術或數(shù)字通信技術、接受過大學教育的檔案管理專業(yè)人才，對此類人才可以經過短期專業(yè)培訓就基本能夠達到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調一批學歷達到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對他們系統(tǒng)的進行檔案管理基礎知識、電子計算機知識、數(shù)字通信技術進行強化培訓，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。
一、檔案管理的轉化與電子檔案的優(yōu)越
（一）檔案管理的轉變。
隨著信息數(shù)字化的飛速發(fā)展，檔案管理從舊有傳統(tǒng)的分類如會計檔案、人事檔案、產品檔案、科技檔案等漸變?yōu)殡娮有问较到y(tǒng)模式管理，且這種管理相較紙質檔案管理顯然更為詳細、規(guī)范和科學。不同企業(yè)、行業(yè)、領域對于電子檔案管理都有各自不同的管理系統(tǒng)與管理條例。雖然單位對電子檔案的管理各有千秋，但可以肯定的是電子檔案管理已被最廣泛的使用。
（二）電子檔案的優(yōu)越性。
電子檔案是指利用計算機技術形成的，以代碼形式存儲于特定介質上的檔案。電子檔案接收信息快捷方便，整理歸檔起來費時少又齊全，信息存儲空間容量大、密度高，載體多元化，方便統(tǒng)一管理和實現(xiàn)信息共享等。
二、電子檔案管理存在的問題
（一）電子檔案保存的長久性問題。
計算機網絡的普遍運用為我們的生活提供了很多的便利，大大提高了我們的工作效率，方便了我們的生活和工作。其中檔案的管理尤為明顯，在現(xiàn)代社會工作生活的中，電子檔案的使用非常普遍，但是它的存儲時間在相對程度上卻是很難得以保證的，在電子檔案帶給我們方便、快捷、有效的查閱的同時，其中的數(shù)據(jù)、文字、影像也很容易被不正當操作更改；文檔材料也容易因為病毒而被歲月篡改信息；或者磁盤、硬盤、U盤等存儲設備不小心出現(xiàn)問題，直接導致電子檔案中的數(shù)據(jù)信息丟失而無法打開等一系列安全問題[1]。再者作為新生事物，領導對其重視度不夠，而基層工作人員誤以為有了電子存儲版本，紙質檔案保存便已經失去意義，便對原始紙質做徹底銷毀。然而一旦電腦遭遇“黑客”、“病毒”侵襲致使網絡癱瘓，或者移動硬盤、U盤、云盤等載體在高溫、潮濕一些不可預測的情況下出現(xiàn)故障而無法讀取數(shù)據(jù)時，電子文件也將會隨之消失殆盡，更可怕的是此時的紙質檔案也被銷毀，由此為企業(yè)造成的損失將是無法預計的。
（二）電子檔案原件的真實可靠性。
隨著各式制圖軟件被廣泛熟知，想要修改圖片、文件、文檔上的任何一個地方都是很簡單的一件事情，且電子文件被刪改后不留一點痕跡，讓人難辨真假；在運用計算機存儲文檔文件、圖片的過程中，擬稿者無法留下自己的親筆簽字；企業(yè)負責人若想在已形成的文件備案磁盤上做簽發(fā)也是件很難做到的事情；這樣對所存儲的電子檔案材料的真實性和權威性將很難得到確認。而文件材料的失真勢必讓人們對該份文件持有的價值性加以疑問。雖然企業(yè)對文件的真實可靠一再保證絕對不會也不允許有任何人來隨意篡改材料，但是在形成電子檔案的過程中，使用的軟件、方法、格式不同，信息的“被篡改”的概率卻要比傳統(tǒng)的紙質檔案高。這些“錯誤”也極易使人們對該文件的信任度降低。
（三）電子檔案內容的保密性。
電子檔案在傳輸過程中，難保網絡終端設備不被其他設備所干擾。隨著網絡科技的不斷進步，想要得到存儲在網絡某一個設備上的電子文件，只需用專門的網絡終端設備便可，并且此終端上的文件也會被傳輸?shù)狡渌煌W絡終端。長此以往，電子文件的內容難免不被泄漏出去，對企業(yè)內部信息的保密度產生很大的威脅。
（四）電子檔案軟件的統(tǒng)一性。
電子檔案的存儲在不同地區(qū)、不同領域所使用的軟件有所不同。然而計算機軟件的研發(fā)設計遠遠不及硬件，因此使用軟件的不同性多少會對檔案互相之間的利用以及全國的聯(lián)網產生影響。
三、電子檔案管理的相關措施
（一）加強電子檔案的科目管理，制定合理健全的檔案管理方案。
在將紙質檔案合成電子檔案的同時便對其進行分類整理。不同領域、不同科目、不同類型的文件分開做電子歸檔，然后將歸檔電子文件轉存到不同光盤上，并對這些光盤進行分類編目、備份以便以后查找和使用。企業(yè)單位要在各方面加強對光盤保護措施。光盤相對于磁盤，其抗干擾能力良好且結構比較穩(wěn)定。作為新型的存貯載體，光盤可在脫機下完好保存，且歸檔電子文件保存時間久、易攜帶。做完電子檔案歸檔整理，制定相關管理規(guī)章制度必不可少，單位應根據(jù)本部門實際情況，建立健全的管理方法，從制度上約束電子檔案的使用、歸檔、鑒定等一系列流程。
（二）對電子檔案存儲電腦的保護。
對專門存儲電子檔案的計算機應安裝有效、強硬的殺毒軟件，以免黑客、病毒入侵對文件造成不必要的損失。
（三）電子檔案的利用。
傳統(tǒng)文件的利用方式因電子信息技術的發(fā)展和運用而被改變，檔案信息的利用的時間和空間也不再受到限制[5]。因此單位可利用這些優(yōu)點將電子文件通過網絡開放形式展現(xiàn)給外界。企業(yè)單位還可以利用計算機的全文數(shù)字化這一特點對電子檔案進行多種形式的信息處理和分析，方便利用者隨時進行原件閱讀并對其分類、匯總、統(tǒng)計、復制、打印和編輯等。但也存在一個問題――電子檔案對外界分享原件閱讀的同時，極有可能被篡改、復制或被盜取，所以，檔案的所屬者需運用計算機的限讀功能對文件進行更好的保護。
科技在不斷進步，電子檔案管理在各個行業(yè)的優(yōu)越性越來越突出，其優(yōu)越性隨著計算機技術的發(fā)展而發(fā)展。電子檔案對任何企業(yè)、單位都有著至關重要的作用。不僅檔案所屬企業(yè)或單位對電子檔案要高度重視，社會各層級也應將電子檔案跟自身聯(lián)系起來，并從不同領域提取各自檔案管理的好的、有效的措施并做一匯總，使電子檔案管理更加完善。
參考文獻：
電子檔案的每一個環(huán)節(jié)：建立、處理、歸檔、利用、保管、更新等，都存在信息的丟失或更改的隱患，為提高電子檔案管理質量，促進電子文件管理的科學性，應該制定相關的法律法規(guī)和管理規(guī)范，對單位、檔案員進行約束，還要制定相關網絡系統(tǒng)保密驗收的規(guī)范、計算機和軟件兼容性要求、密級電子文件的特殊管理規(guī)定等，更好地保障電子文件的原始性和真實度。
2.統(tǒng)一電子檔案管理
軟件建立規(guī)范的電子檔案接收數(shù)據(jù)格式，將檔案整理軟件進行推廣和統(tǒng)一。首先由地方的檔案管理部門規(guī)定統(tǒng)一的電子文件模板，對電子文件和信息類型、格式進行規(guī)范化處理，然后發(fā)放到各單位進行參照。定期開展電子檔案培訓工作，對檔案管理工作人員進行業(yè)務和技術的繼續(xù)性教育，幫助他們進行軟件更新，格式統(tǒng)一，使其熟練操作和管理。檔案管理部門也可以定期對各單位檔案管理工作進行指導，委派專業(yè)技術人員幫助檔案管理人員發(fā)現(xiàn)工作的不足，找出解決措施，促進統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案體系形成。
3.提高電子檔案的保存質量
電子文件的生命包括“物理生命”和“信息生命”。電子檔案的存貯內容具有不穩(wěn)定性,存儲介質易受磁場、溫度、濕度、細菌等因素影響,對電子文件“物理生命”的保護一是防磁,二是控制調節(jié)環(huán)境的溫濕度,三是防止機械損傷,四是注意環(huán)境衛(wèi)生。電子文件本身還易受到計算機病毒、電腦黑客的破壞,必須建造專用庫房、檔案柜存放電子檔案,配備專業(yè)電子檔案機房和較高的安全性的電腦設備,及時更新電子檔案的文件結構,加強電子檔案的保管,確保電子檔案的長期可讀性應用。對電子文件“信息生命”的保護主要有防電腦病毒,控制網絡中電子文件系統(tǒng)的安全,備份處理,異處保存,及時更新檔案支持軟件,并在不改變電子檔案完整性、真實性、有效性的前提下,更新電子檔案的文件結構,以適用新的“生存環(huán)境”。
4.加強我國電子檔案的安全
（1）建立數(shù)據(jù)備份和恢復系統(tǒng)。備份技術是針對電子檔案管理安全患的重要技術手段，是必不可少的安全性措施。面對網絡系統(tǒng)的安全隱患，應完善數(shù)據(jù)備份和恢復系統(tǒng)，使計算機或者網絡發(fā)生安全性事故時，關鍵、重要的信息數(shù)據(jù)能有效恢復。（2）要加強網絡的安全管理。通過驗證用戶信息、輸入調閱口令和限制訪問、權限,安裝先進的防毒殺毒軟件、建立防火墻來防止病毒和黑客對電子檔案的惡意破壞和篡改。（3）對重要文件采用。“雙重“歸檔法。由于文件生效的主要標志是簽署和印章,在現(xiàn)代技術條件下,對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩(wěn)定性及易修改性,也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔,以確保數(shù)據(jù)的安全。
5.提高我國檔案工作人員素質信息化進程
推進了檔案管理的現(xiàn)代化，為檔案管理人員提出新的課題。工作人員必須提高自己的計算機技術水平，增強現(xiàn)代檔案管理專業(yè)修養(yǎng)，熟練操作多媒體文件，掌握電子文件歸檔方法。能有效識別網絡電子文件操作者，對其進行權限控制。單位應引進高端檔案管理人才，讓他們兼具檔案管理業(yè)務和計算機技術。
隨著信息數(shù)字化的快速發(fā)展，檔案工作已逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案成了檔案管理重要形式，做好電子論文檔案的管理工作，也已成為目前檔案管理工作的重要內容。要做好電子檔案的管理工作，首先必須解決好電子檔案在接收管理上的幾個關鍵問題。
(一)電子檔案的接收格式問題2007年9月5日住房和城鄉(xiāng)建設部的《建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范》中規(guī)定“列入城建檔案館(室接收范圍的建設工程，建設單位向城建檔案館(室)移交工程紙質檔案時，應當同時移交一套工程電子檔案?！边@就要求在紙質檔案形成的同時，就必須形成電子檔案。但由于檔案形成單位的不同習慣，所采用的應用軟件不同，同一項目所形成的電子檔案格式不同。
(二)電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性問題對于紙質文件來說，內容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可內容真?zhèn)我子谂袆e，人們可以借助形式的原始性來證實和確認內容的原始性。紙質文件的原始性體現(xiàn)為內容和形式的統(tǒng)一，對于任何一項形式上
一、電子檔案管理上的幾個關鍵問題的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內容與形式是相對獨立的，不僅內容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。
1、原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認。傳統(tǒng)紙質檔案的原始性不僅其內容而且還通過載體、形式表現(xiàn)出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。
2、真實性問題。電子檔案極易失真。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統(tǒng)檔案；電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后可不留痕跡。
3、完整性問題。電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件經常處于流動狀態(tài)，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失；電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。
4、安全性問題。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據(jù)利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。
(三)電子檔案的存儲載體的保護技術問題電子檔案的載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產物化性質變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應。電子檔案的載體材料的這些特點，決定了電子檔案容易受外部環(huán)境的影響。
1、高溫。有利于有害生物的繁殖，各種微生物在最適宜生長溫度范圍內,溫每升高10℃,其生長速度可加快1-2倍，霉菌生長的最適溫度一般為20-35℃。案害蟲生長的最適溫度為22℃-32℃。高溫還可加速各種有害化學雜質對電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在10℃以上，每升高10℃，各種化學反應會加快1－2倍。
2、高濕。潮濕有利于檔案有害生物的生長和繁殖。霉菌的生長濕度一般在75%以上，檔案害蟲體內正常含水量大約占體重的44%－67%，這些水分的獲得和保持都和環(huán)境空氣濕度有關。庫房潮濕還會促進空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對電子文件保存載體的破壞作用。
3、光。光向外輻射時會產生熱量，這種光輻射熱就會影響電子文件保存載體的耐久性。
4、空氣污染。有害氣體常見的有，二氧化（SO2）、化氫（H2S）、二氧化氮（NO2）、氯氣（CL2）。在種種因素的作用下會生成氧化性極強的原子氧，進而產生臭氧等，導致電子檔案保存載體耐久性削弱。
5、灰塵?；覊m會給電子文件保存載體帶來機械損傷?；覊m多是固體，多帶有棱角，在整理、保存、利用過程中，會引起灰塵對電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵會增加酸、堿度?；覊m能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性，有些灰塵本身就帶有酸、堿性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會帶來酸、堿性，對電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵是傳播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰塵上，隨空氣的流動而四處擴散。由于灰塵同時還具有酼酼吸濕性，所以也是微生物寄生與繁殖的良好場所?；覊m落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來霉變。
6、有害生物。危害檔案的微生物主要是細菌和霉菌，尤其是霉菌。在檔案庫房中常見的霉菌約有50余種。霉菌可使電子文件保存載體變質，生成霉斑，還會分解出有機酸，從而使物酸性急劇增加。
7、磁場和電場。電磁場的干擾，會使磁性物質退磁和消磁，損壞載體上記錄的信息。
8、機械應力。電子檔案保存載體容易受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響。
(四)電子檔案的長期可讀性問題電子檔案的內容是以數(shù)碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計算機軟硬件平臺將電子檔案的內容還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。但隨著科技的進步，電子計算機軟硬件技術的不斷更新?lián)Q代，電子檔案在現(xiàn)在形成時所依賴的技術，在未來往往是已經過時的技術。針對以上存在問題，借鑒其他地區(qū)檔案工作的一些經驗，提出以下一些對策建議：
(一)建立電子檔案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式，推廣相關的城建檔案整理著錄軟件推廣城建檔案整理著錄軟件，由城建檔案館建立統(tǒng)一的電子檔案模板，同一文件類型統(tǒng)一一種文件格式，并把電子檔案模板發(fā)放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓班，對建設單位、施工單位、設計單位、監(jiān)理單位等檔案形成單位的相關人員進行
二、對策建議培訓，使他們能夠熟練運用模板和著錄軟件。城建檔案館也應定期派專業(yè)技術人員對電子檔案的形成進行指導，形成統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案，以方便城建檔案館的接收和管理。
(二)采用有關技術措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性
1、采集背景信息和元數(shù)據(jù)。在形成電子檔案的同時，采取相應的技術措施采集描述電子文件背景、內容、結構及其整個管理過程的元數(shù)據(jù)，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據(jù)。
2、簽署技術。在電子文件上進行簽署的技術主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數(shù)字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”。
3、消息認證。電子文件的使用者，非常關心他所使用的信息在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認證技術可以消除使用者這個疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進行消息認證。先把電子文件信息分成一定的長度。
4、身份驗證。為了防止無關人員進入系統(tǒng)對電子文件或數(shù)據(jù)進行訪問修改，在進入檔案管理系統(tǒng)時需要對用戶進行身份驗證，身份驗證可使用管理員代碼驗證等。最常見的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號組成，只有用戶本人和計算機系統(tǒng)知道。當合法用戶要求進入系統(tǒng)訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機自動將這個通行字與存儲在機器內的有關該用戶的資料進行相關的5、防火墻。這是一種訪問控制技術。在某個機構的網絡和其它系統(tǒng)網絡之間設置障礙，防止其它系統(tǒng)的網上用戶對該機構信息資源的非法訪問，也可以阻止該機構的機要信息、專利信息從機構的網絡上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網絡邊界，它是通過在網絡邊界上建立起來的相應的網絡通信監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)測所有通過防火墻的數(shù)據(jù)流，凡是符合事先制定的網絡安全規(guī)定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外。從而使被保護網絡的信息、結構不受侵犯，實現(xiàn)網絡的安全，保護網上電子文件的原始性、真實性。實現(xiàn)防火墻功能所用的技術主要有：數(shù)據(jù)包過濾、應用網關和服務等。
6、防寫措施。目前在許多軟件中可將電子文件設置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。在電子計算機外存儲器中，只讀式光盤（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實性。
(三)建立適合磁光介質保存環(huán)境，保證電子檔案載體的安全
1、調節(jié)庫內溫濕度。采用去濕機，去濕劑氯化鈣和硅膠、空調調節(jié)系統(tǒng)等措施調節(jié)庫內溫濕度。使環(huán)境溫度保持在17℃～20℃；相對濕度保持在35%～45%。
2、防光。(1)改善檔案庫房建筑，設法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫內，庫房盡量使用無紫外線燈光照明；(2)將電子檔案避光保存，在利用時，最大限度地減少曝光時間和曝光強度；（3）定期凈化空氣。
3、防灰塵。電子檔案要采用密封保存，以防灰塵落在載體上，如果發(fā)現(xiàn)載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質布輕輕擦拭。
4、防治有害生物。(1)通過控制溫濕度、搞好庫內衛(wèi)生、杜絕霉菌進入庫房的渠道、防氧封存等措施進行環(huán)境控制；(2)采用防霉劑進行化學預防；（3）采用物理或化學方法定期對電子檔案進行消毒：化學方法有：熏蒸或擦拭，常用化學藥劑有甲、鄰－苯酚、環(huán)氧乙烷；物理方法有：真空消毒、遠紅外消毒、微波消毒、鈷60－γ射線輻射消毒。
5、避開磁場和電場。（1）電子檔案在整理、保管、利用時應避開電動機、發(fā)電機、變壓器、電視機、揚聲器、耳機、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等具體退磁或消磁的設備；（2）可設置專用庫房，或選用專門的防磁金屬柜作為裝具，但不能選用鐵盒。
6、防機械應力。電子檔案載體存放時應設法保持電子文件保存載體的平直度，防止電子檔案保存載體受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響，以保證信息再現(xiàn)的準確性。
7、定期檢測和拷貝。對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應每年一次，采用等距抽樣或隨機抽樣和方式進行，樣品數(shù)量以不少于10%為宜，以一個邏輯卷為單位，先對外觀進行檢查，確認載體表面是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現(xiàn)等，然后酫進行邏輯檢測，采用專用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗，發(fā)現(xiàn)有問題的載體，及時進行有效的修復。定期拷貝是當前延長電子檔案載體壽命的有效措施，磁盤每2年應拷貝一次，光盤每5年應拷貝一次，拷貝后的載體與原載體同樣編號保存。
8、將電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發(fā)性事件如火災、地震、洪水、盜竊，甚至戰(zhàn)爭人為或自然因素的破壞。
(四)采用通用、統(tǒng)一的文件格式，確保電子檔案與計算機操作系統(tǒng)及應用軟件的長期兼容在保存電子檔案時，把電子檔案格式保存為通用、統(tǒng)一的格式，為使現(xiàn)在的電子檔案能夠更好被未來的計算機操作系統(tǒng)和應用軟件所兼容，把電子檔案的格式保存為與計算機操作系統(tǒng)同一公司的應用軟件能讀取的格式。
(五)及時更新電子檔案的文件結構，確保電子檔案的長期可讀性當操作系統(tǒng)更新時，及時更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結構，以適用新的“生存環(huán)境”，保證電子檔案的長期可讀。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進行還原顯示的，可在保存電子檔案的同時，保存相應的檔案支持軟件和整個操作系統(tǒng)，并與電子檔案存儲在一起，恢復時，連同操作系統(tǒng)一同恢復，使之按本來的面目進行顯示。
參考文獻：
[1]譚浩娟.中外圖書館學科館員制度的比較[J].科技情報開發(fā)與經濟,2006（1）.
[2]韓翠峰“.學科館員”制度的管理模式探析[J].甘肅科技,2005（11）.
1、文書電子檔案整理
一是內部文件。以年度、組織機構、保管期限進行組盤。第一按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤；第二將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結構和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內文件目錄，便于計算機對盤內文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入網絡，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢，則可通過各個網絡終端在其權限范圍內進行查詢。
2、科技電子文件歸檔
科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設備、科研、房地產、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。
A．基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。
B．設備檔案。企業(yè)引進技術和購置各種設備時，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，國內設計院設計的產品也逐步實行了CAD設計，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件內容說明和注意事項。
3會計電子文件整理
A．工資單。工資以光盤形式歸檔時，應附有紙質的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細工資等，同時還應附移交清單，作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。
B．賬簿。企業(yè)會計賬簿內容已進入計算機管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統(tǒng)-，其內容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期，負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。
二、電子檔案的保護
由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結構穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉儲到光盤上。但是，刻錄儀一時還難以普及，所以，軟磁盤和光盤的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點，必須制定保護措施。
1、軟磁盤的保護
A、統(tǒng)一軟盤的規(guī)格，使用3．5寸高密盤保存。
B、把住軟磁盤質量關。軟磁盤的質量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質量軟磁盤往往不到-年，就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場上存在不少質量低劣產品，所以在選購軟磁盤時要認真把好質量關。
C、規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對濕度控制在40％一50％，溫度控制在14-24℃。
D、加強病毒防范。要求各業(yè)務部門加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經常置于保護狀態(tài)。
F、對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。
G、在條件允許時，及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。
2、光盤的保護
1、電子文件檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。
3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
5、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。
二、法院電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析
從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題：
1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計算機上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經常被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。
2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過計算機對處理完畢的有價值的文件進行收集、篩選、分類并使之轉化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項工作。但是，目前有相當一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動化系統(tǒng)在設計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術性，把應歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。
3、歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e.電子文件的鑒定，是對其價值的斷定和對其真假進行鑒定的一項工作。對于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現(xiàn)在有些單位對歸檔電子文件的真假與價值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。
4、人員素質低，專業(yè)人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當一部分素質偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術人才，尤其是具備檔案管理和計算機信息處理的復合型人才。有些單位檔案部門雖然引進了現(xiàn)代先進的計算機設備，但因專業(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用。
造成上述問題的原因主要有兩個方面
1、思想認識問題。傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質文件材料為主要工作對象，自從計算機應用于檔案管理后，電子文件以其自身獨特的優(yōu)勢正在逐步地取代以往的紙質文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應去認識它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對檔案信息化建設的意義認識不足，這些人觀念陳舊、意識淡薄，認為檔案還是紙質的妥當，對電子文件的優(yōu)點視而不見，不接受新生事物，不參加學習培訓，不懂得計算機操作，總是按老的一套來對待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。
2、管理工作滯后問題。目前，計算機軟件的開發(fā)很快，五花八門，日新月異。然而，國家對電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規(guī)，許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計算機的特點，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴重滯后于計算機應用軟件的發(fā)展，這是影響電子文件歸檔的原因之
三、提高單位電子文件管理水平的對策
把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長期保存，使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應盡的職責。如何提高單位電子檔案管理水平，應該從以下幾個方面入手：
1、從電子文件的收集、積累基礎工作入手
在紙質檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，檔案收集工作如何，對后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因為，如果應該收集歸檔的文件而沒有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發(fā)利用?！皩τ陔娮訖n案來說，電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質檔案。如對草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對正式的紙質文件有進行全文信息自動檢索要求時，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應對其進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，則應及時收集和整理，并與其相應的紙質文件之間建立標識關系，尤其是對無紙化系統(tǒng)生成的電子文件，應當有更嚴格的措施。必要時，應在收集積累過程中制作成紙質拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時電子文件信息丟失。”
2、嚴格電子文件的歸檔管理
電子文件歸檔，是將應當歸檔的電子文件，經過整理確定檔案屬性后，從電子計算機的存儲器或其網絡存儲器上，拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上，以便長期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計算機網絡系統(tǒng)，按要求轉數(shù)據(jù)庫或記錄有歸檔的標識即可完成歸檔任務。但以存儲載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認證工作，要與相關的紙質文件結合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應符合下列要求，首先從歸檔時間上看，文書檔案一般應以一個年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上，以利于今后的反復查閱和利用。對網絡環(huán)境下生成的大量的業(yè)務電子文件，宜采用備份的方法，在網上進行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務器上。其次，從歸檔電子文件的數(shù)量看，為確保電子文件的真實性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關業(yè)務部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應為通用標準，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數(shù)據(jù)文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對電子文件進行歸檔的同時，應注意對電子文件的運行環(huán)境、使用的操作平臺、設備要求等進行說明，必要時運行電子文件的原程序應一并歸檔保管。
3、健全電子文件管理的檢查審核制度
2001年10月16日，國務院辦公廳下發(fā)的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內容的紙質公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強化，就必須建立相應的核查制度，定期對文書、檔案部門進行管理檢查，重點檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網上傳輸?shù)囊蟮鹊取?/p>
4、規(guī)范公文制作和控制程序
對形成的新的公文檔案要指定一個終端（專人或部門），各方面的公文檔案經終端審核后統(tǒng)一在網絡上發(fā)送，確保各種來源的檔案實現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結構，便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進、實用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴格各環(huán)節(jié)的管理權限，對文件處理過程中的各類修改信息應予以保留，不可任意進行刪除處理。
5、加強電子文件軟、硬件設施管理
要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環(huán)境，溫度保持在17-20℃之間，相對濕度保持在35-40%之間，同時強化防磁設施的完善和維護，有條件的應及時升級服務器主機和數(shù)據(jù)庫的硬件設施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。
6、重視和加快電子文件管理人員的培養(yǎng)
電子檔案管理是一個新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎知識和計算機信息技術等多方面的技術技能。因此，培養(yǎng)和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當務之急。就目前各機關單位來說，一是要重視吸納專業(yè)型的人才充實到干部隊伍中來，如電子計算機軟硬件技術或數(shù)字通信技術、接受過大學教育的檔案管理專業(yè)人才，對此類人才可以經過短期專業(yè)培訓就基本能夠達到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調一批學歷達到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對他們系統(tǒng)的進行檔案管理基礎知識、電子計算機知識、數(shù)字通信技術進行強化培訓，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。
1、文書電子檔案整理
一是內部文件。以年度、組織機構、保管期限進行組盤。第一按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤；第二將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結構和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內文件目錄，便于計算機對盤內文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入網絡，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢，則可通過各個網絡終端在其權限范圍內進行查詢。
2、科技電子文件歸檔
科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設備、科研、房地產、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。
A．基建檔案?；n案的形成一般是利用計算機打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。
B．設備檔案。企業(yè)引進技術和購置各種設備時，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，國內設計院設計的產品也逐步實行了CAD設計，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件內容說明和注意事項。
3會計電子文件整理
A．工資單。工資以光盤形式歸檔時，應附有紙質的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細工資等，同時還應附移交清單，作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。
B．賬簿。企業(yè)會計賬簿內容已進入計算機管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統(tǒng)-，其內容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期，負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。二、電子檔案的保護
由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結構穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉儲到光盤上。但是，刻錄儀一時還難以普及，所以，軟磁盤和光盤的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點，必須制定保護措施。
1、軟磁盤的保護
A、統(tǒng)一軟盤的規(guī)格，使用3．5寸高密盤保存。
B、把住軟磁盤質量關。軟磁盤的質量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質量軟磁盤往往不到-年，就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場上存在不少質量低劣產品，所以在選購軟磁盤時要認真把好質量關。
C、規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對濕度控制在40％一50％，溫度控制在14-24℃。
D、加強病毒防范。要求各業(yè)務部門加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經常置于保護狀態(tài)。
F、對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。
G、在條件允許時，及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。
2、光盤的保護
（二）管理標準和規(guī)范欠缺。由于目前各個高校所使用的電子檔案管理軟件不同，而不同的軟件所設計的功能模塊或分類方式也就不同，這樣，勢必會導致將來網絡化對接時存在困難。
（三）安全上存在不足。電子檔案的安全主要是指檔案信息的存儲安全和利用安全。在網絡環(huán)境下，電子檔案的安全受到威脅，其內容可能被遠程下載、修改甚至是惡意刪除等，而且其安全防范措施也無法抵御眾多黑客高手的攻擊。
（四）缺少必要的簽名及確認信息。由于高校電子檔案的建立者、管理者與使用者是相互獨立的不同個體，所以在制定、借閱和歸還過程中都需要相關的簽名及認證信息，這樣既可以確保信息的原始性、真實性，也能在出現(xiàn)問題的時候，第一時間內找出責任人。
（五）缺少風險評估體系。我國部分高校即使有安全保障體系，也沒有明確檔案信息的安全目標。即明確告知電子信息是否到達安全標準，是否存在漏洞，可能危害程度以及采取的措施等等。
二、加強高校電子檔案管理工作的策略
（一）建立全國高校電子檔案管理中心，打破各大高校各自為政的現(xiàn)狀。以國家教育部為龍頭，打破地域界限，將反映同一職能活動的電子檔案從不同的高校檔案館集中起來，形成全國高校電子檔案集中管理和服務體系，實現(xiàn)資源共享。所有用戶都可以在線查閱或直接下載開放檔案；服務用戶還可以通過電子郵件、在線問答等服務方式對所需內容進行生動、快捷地咨詢。
（二）出臺標準化軟件模塊，統(tǒng)一高校電子檔案管理的標準和規(guī)范。出臺標準化軟件模塊，建議從以下兩個方面著手：一是成立專門負責建立檔案著錄標準的課題組，使我國的檔案著錄規(guī)則系統(tǒng)化；二是加強對檔案信息化發(fā)展的理論研究，只有更深入的理論研究，才能有更完整的電子檔案著錄標準。
（三）加大資金投入，加強電子檔案軟、硬件設施建設。在軟件管理上，各大高校要采用通用格式的光盤對歸檔的電子文件進行存儲，并積極探索電子檔案存儲的新途徑。在硬件管理上，各大高校要增加經費投入，將電子檔案建設的經費列入年度財務預算中；配置高性能的電子計算機、激光打印機、掃描儀、刻錄機、多角高倍數(shù)碼相機等現(xiàn)代化的檔案管理設施，以進一步完善電子檔案的硬件設施建設。
目前我國醫(yī)院在制度建設上更傾向于醫(yī)療管理方面，而對檔案管理缺乏一定的投入，使其缺少相關的管理制度與規(guī)范。在我國醫(yī)院的現(xiàn)代化進程中，這一問題仍有待解決。醫(yī)院檔案管理制度的缺失，使得醫(yī)院檔案管理人員責任不分明，影響了其工作的進度，容易在日常的醫(yī)療工作中引發(fā)相關問題。
2人員素質的問題
目前我國醫(yī)院的檔案管理人員普遍缺乏檔案管理的專業(yè)知識，通常是由臨床或者護理崗轉崗的老員工擔任。其對于醫(yī)療管理流程、檔案管理知識、電子信息技術等方面的知識掌握程度較低。
3硬件設施的問題
目前我國應用于醫(yī)院電子檔案管理的基礎設施還比較落后，無法滿足電子信息化檔案管理的要求。醫(yī)院普遍缺乏對先進電子檔案管理設施的重視。硬件設施的不完善，使得醫(yī)院電子檔案管理工作發(fā)展緩慢。
二完善醫(yī)院電子檔案管理的措施
1建立健全的管理制度
對于管理制度缺失的問題，醫(yī)院應建立一套科學的、規(guī)范的、合理的電子檔案管理制度。只有實行科學規(guī)范的制度化檔案管理工作，才能實現(xiàn)醫(yī)院管理工作的現(xiàn)代化與信息化發(fā)展。醫(yī)院應根據(jù)國家的相關法律法規(guī)，結合本院工作情況，建立一套嚴格的檔案查閱制度，并逐步建立相關的檔案采集、檔案傳送、檔案保存、檔案歸檔、檔案鑒定、檔案清理等制度。電子檔案管理制度必須明確各檔案管理人員的責任，分工明確，并針對實際檔案管理工作中可能出現(xiàn)的各類問題的處理規(guī)定進行詳細的闡述，以保證該類問題發(fā)生后，可以采取相應的處理措施，為今后的管理工作提供參考依據(jù)。制度在制定之后，醫(yī)院應切實執(zhí)行，并要求檔案管理人員嚴格遵守。醫(yī)院應制定對應的獎懲機制，通過激勵的方式充分調動人員的積極性，以推動醫(yī)院電子檔案管理工作的進行。
2加強管理人員的培訓醫(yī)院應加強
電子檔案管理人員的培訓工作。培訓內容應包含：信息技術的應用、網絡安全知識、醫(yī)學管理知識等。醫(yī)院應定期的組織檔案管理人員進行培訓，提高人員的管理水平與專業(yè)技能。在培訓過程中，應將實際工作中遇到的障礙與難題進行分享，共同探討解決方案。電子檔案管理人員應充分了解醫(yī)療活動的規(guī)律，醫(yī)院的工作流程，學習各類數(shù)字化技術的應用知識，包括數(shù)字化醫(yī)療信息、數(shù)字化設備、網絡安全等技術的應用。同時還應學習檔案管理相關的法律法規(guī)與本院的相關規(guī)定。在實際的工作中，電子檔案管理人員應及時更新自身的知識庫，不斷學習先進的檔案管理相關知識。為了對電子檔案管理人員起到一定的激勵作用，應為其提供各類晉升機會，使其更加投入到工作中，以提升醫(yī)院檔案管理工作的整體水平。
3加大軟件與硬件設施的投入
電子檔案的安全關系著醫(yī)院的醫(yī)療安全與醫(yī)療信息的安全。醫(yī)院應加大基礎設施的投入，以推動電子檔案管理工作的進行。醫(yī)院應重視軟件與硬件設施的作用，應配置性能優(yōu)越的計算機、刻錄儀、軟件等，并采用科學的方式存儲檔案信息，同時應配置高性能的網絡安全軟件，包括防火墻軟件、數(shù)據(jù)加密軟件等，以保障電子檔案信息的正常使用與安全。先進的軟件與硬件設施是醫(yī)院實現(xiàn)檔案管理電子信息化的重要保障。完善的軟件與硬件設施能夠提升電子檔案管理工作的準確性與高效性。醫(yī)院應建立一套電子信息管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)的應用能在很大程度上提升醫(yī)院電子檔案的管理效率。在實際管理工作中，檔案管理人員應及時更新軟件，并隨時關注電子信息技術的發(fā)展動態(tài)，保持與世界先進技術接軌。只有不斷提高醫(yī)院的信息化水平，才能有效的推動醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。
4建立信息化的管理
網絡醫(yī)院檔案的信息量較大，類別也較多，應采用高科技手段，建立信息化的管理網絡，為無紙化數(shù)據(jù)庫奠定良好的基礎。醫(yī)院應建立科室、檔案室、醫(yī)院的三級管理網絡，通過網絡的創(chuàng)建明確醫(yī)院電子檔案管理的各條線，更有利于電子檔案的統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管。通過管理網絡的實時監(jiān)督模式，使各科室明確各自的責任，更有利于電子信息檔案的安全管理。通過管理網絡實現(xiàn)了醫(yī)院多元化信息資訊的共享。醫(yī)院電子檔案的管理工作可實行檔案信息與其他信息的分離管理。由信息科與綜合檔案科組織管理工作。信息科主要負責醫(yī)院病例的統(tǒng)計管理、醫(yī)療圖書的管理、計算機的管理，而綜合檔案科則主要負責對各門類、載體檔案的統(tǒng)一管理，同時監(jiān)督醫(yī)院的檔案管理工作。通過這兩個部門的共同合作，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的協(xié)同性。
