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時(shí)間：2022-05-17 13:28:36
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇檔案數(shù)字化工作計(jì)劃范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識(shí)！
錄音檔案數(shù)字化的基本原理是指通過(guò)ADC芯片，即Analog（模擬）to Digital（數(shù)字）Converter（轉(zhuǎn)換器），簡(jiǎn)稱(chēng)模數(shù)轉(zhuǎn)換器，將模擬聲音檔案信號(hào)轉(zhuǎn)換為用“0”和“1”表示的數(shù)字聲音信號(hào)并加以存儲(chǔ)的過(guò)程。這個(gè)轉(zhuǎn)換過(guò)程中的各個(gè)不同的參數(shù)直接決定了轉(zhuǎn)換后的聲音數(shù)字信號(hào)質(zhì)量的好壞。從檔案和聲音兩個(gè)方面的因素考慮，錄音檔案的數(shù)字化過(guò)程要遵循以下兩個(gè)基本原則：一是錄音檔案數(shù)字化必須保證檔案的真實(shí)性、完整性、有效性；二是在使用時(shí)必須保證數(shù)字化數(shù)據(jù)從存儲(chǔ)介質(zhì)中正確讀取，并能還原成模擬聲音信號(hào)輸出。為了達(dá)到這兩個(gè)基本原則，這就要求我們?cè)谵D(zhuǎn)換后的數(shù)字聲音信息還原成模擬聲音后，聲音的質(zhì)量要盡量接近原聲帶，至少要在可接受的范圍之內(nèi)。目前錄音檔案數(shù)字化通常采用“錄音檔案經(jīng)采集后，通常不再壓縮，數(shù)據(jù)類(lèi)型采用PCM編碼的WAV格式。采樣率不低于44.1kHz，采樣精度在16Bit以上”作為參考依據(jù)。
采樣頻率和采樣精度就是決定數(shù)字聲音信號(hào)質(zhì)量好壞的兩個(gè)主要的技術(shù)指標(biāo)。自然界的聲音都有其不同的聲波。如下圖所示：
模數(shù)轉(zhuǎn)換器以每秒上萬(wàn)次的速率對(duì)聲波進(jìn)行采樣，每次取樣之間的頻率，就是 “采樣率”。單位時(shí)間內(nèi)采樣次數(shù)越多，即采樣頻率越高，數(shù)字信號(hào)就越接近原聲。根據(jù)采樣定理，采樣頻率只要達(dá)到信號(hào)最高頻率的兩倍，就能精確描述被采樣的信號(hào)。一般而言采樣頻率要高過(guò)原音源的最高頻率才行, 其單位是以赫茲(Hz)來(lái)表示, 1Hz就代表每秒采樣一次,人耳的聽(tīng)力范圍在20Hz~20kHz之間，因此，只要采樣頻率達(dá)到20kHz×2=40kHz時(shí)，就可以滿(mǎn)足人們的要求。如下圖所示：
采樣精度是指什么呢？我們知道聲音有輕有響，影響輕響的物理要素是振幅，作為數(shù)字錄音，必須也要能精確表示錄音的輕重，所以一定要對(duì)波形的振幅有一個(gè)精確的描述。經(jīng)過(guò)采樣之后，對(duì)振幅進(jìn)行了切割，采樣點(diǎn)之間就形成了階梯狀，這個(gè)類(lèi)似階梯的度量單位就是分辨率，用來(lái)表示采樣精度。“比特”就是表示的采樣精度的一個(gè)單位，16Bit就是指把波形的振幅劃為 216即65536個(gè)等級(jí)，根據(jù)模擬信號(hào)的輕重把它劃分到某個(gè)等級(jí)中去，就可以用數(shù)字來(lái)表示了。所以采樣精度越高，轉(zhuǎn)化的數(shù)字錄音就越飽滿(mǎn)，越有層次感，音質(zhì)也就越好。
選擇好錄音檔案數(shù)字化中必備的硬件設(shè)備
錄音檔案數(shù)字化前期的工作歸根結(jié)底是配置好一套硬件設(shè)備，既不過(guò)量，也不可缺少，能夠按照預(yù)定技術(shù)指標(biāo)完成錄音檔案的模數(shù)轉(zhuǎn)換工作。在硬件設(shè)備配置上主要有四點(diǎn)考慮：一是把模擬音頻信息的內(nèi)容轉(zhuǎn)換成數(shù)字音頻信息，并刻錄到光盤(pán)，便于音頻檔案的長(zhǎng)期保存；二是對(duì)實(shí)時(shí)的音頻信息進(jìn)行采集和簡(jiǎn)單的編輯；三是根據(jù)利用工作需要，可對(duì)數(shù)字化的錄音檔案信息的格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換；四是兼容性要高，可以兼容開(kāi)盤(pán)式放音機(jī)（大開(kāi)盤(pán)、小開(kāi)盤(pán)）、鋼絲帶放音機(jī)等放音設(shè)備輸出的模擬信號(hào)。
錄音檔案數(shù)字化加工過(guò)程中必備的硬件設(shè)備有：放音設(shè)備、計(jì)算機(jī)、模數(shù)轉(zhuǎn)換設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、監(jiān)聽(tīng)設(shè)備、制作設(shè)備等。
1. 播音設(shè)備：播音設(shè)備必須能正確地將聲音源輸出。播音設(shè)備應(yīng)根據(jù)錄音檔案規(guī)格型號(hào)進(jìn)行選擇。
2. 計(jì)算機(jī)配置：選擇高性能、大容量、高可靠性，超靜音設(shè)計(jì)的臺(tái)式計(jì)算機(jī)。
3. 模數(shù)轉(zhuǎn)換設(shè)備：模數(shù)轉(zhuǎn)換設(shè)備是錄音檔案數(shù)字化加工中的核心部件。好的模數(shù)轉(zhuǎn)換設(shè)備有低失真、高信噪比等特點(diǎn)，在后面還要詳細(xì)描述。
4. 監(jiān)聽(tīng)設(shè)備：音頻信息的監(jiān)聽(tīng)設(shè)備。如監(jiān)聽(tīng)音箱、監(jiān)聽(tīng)耳機(jī)。
5. 制作設(shè)備：光盤(pán)制作設(shè)備。如刻錄機(jī)、打印機(jī)等。
6. 話(huà)筒：實(shí)時(shí)聲音的輸入設(shè)備。
制定氣象記錄檔案數(shù)字化方案
為順利完成氣象記錄檔案數(shù)字化，氣象檔案館在項(xiàng)目啟動(dòng)前制定了完整的方案，對(duì)氣象記錄檔案數(shù)字化的內(nèi)涵、范圍、建設(shè)原則和組織實(shí)施方案等方面作出了明確的定義與說(shuō)明，對(duì)什么是氣象記錄檔案數(shù)字化、如何開(kāi)展氣象記錄檔案數(shù)字化等問(wèn)題給出了詳細(xì)的闡釋。
參考現(xiàn)有氣象記錄電子文件格式，我館決定將TXT格式作為本次電子文本形態(tài)氣象記錄檔案的標(biāo)準(zhǔn)格式。
一、 對(duì)數(shù)字形態(tài)檔案信息進(jìn)行科學(xué)管理
數(shù)字化氣象記錄檔案信息的編目是以傳統(tǒng)形態(tài)氣象記錄檔案目錄為基礎(chǔ)，結(jié)合新生成數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案信息的組成形式及內(nèi)容特點(diǎn)，以條目的形式對(duì)數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案信息的內(nèi)容種類(lèi)、信息組織形式、記錄責(zé)任者、觀測(cè)要素、時(shí)空范圍等信息內(nèi)容與形式屬性進(jìn)行概括的工作。為規(guī)范該項(xiàng)工作，我館制定了《數(shù)字化氣象檔案案卷級(jí)和文件級(jí)目錄著錄格式》，對(duì)著錄內(nèi)容與格式作出明確規(guī)定。
數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案的整理是指按照相關(guān)檔案管理規(guī)定對(duì)新生成數(shù)字化氣象記錄檔案進(jìn)行完整性檢查、質(zhì)量和格式檢查及邏輯分類(lèi)與排序的工作，它是數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息生成的基本環(huán)節(jié)，其工作質(zhì)量直接影響到檔案歸檔后的管理與利用。氣象檔案館制定了《歷史氣象檔案掃描電子文件檢查方案》等技術(shù)規(guī)范來(lái)對(duì)數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案的整理提供技術(shù)支撐。
數(shù)字化氣象記錄檔案的存儲(chǔ)是將整理完成的數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案存儲(chǔ)在特定的磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)上的工作。根據(jù)現(xiàn)有電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備及檔案管理和利用的需求，我館要求數(shù)字化氣象記錄檔案使用磁帶、光盤(pán)各存儲(chǔ)一套。歸檔存儲(chǔ)的各種技術(shù)指標(biāo)，按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T 18894―2002）》等相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
二、 對(duì)數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息進(jìn)行有效利用
對(duì)數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息進(jìn)行有效利用是本次檔案數(shù)字化的最終目的，需要解決的主要問(wèn)題是確定提供利用的范圍、對(duì)象及方式。根據(jù)中國(guó)氣象局《氣象資料共享管理辦法》規(guī)定，本次檔案數(shù)字化形成的所有數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息都應(yīng)提供利用，提供利用的對(duì)象及其利用權(quán)限參照該辦法中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，提供利用的時(shí)間順序由數(shù)字化形態(tài)信息歸檔的先后順序決定。
檔案利用的方式可根據(jù)是否使用網(wǎng)絡(luò)分為在線(xiàn)與離線(xiàn)兩種。離線(xiàn)服務(wù)與傳統(tǒng)氣象記錄檔案的服務(wù)相同，按同一規(guī)章制度及程序執(zhí)行。在線(xiàn)服務(wù)是通過(guò)建立網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)滿(mǎn)足用戶(hù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)調(diào)用檔案的需求。與離線(xiàn)服務(wù)相比，在線(xiàn)服務(wù)工作相對(duì)復(fù)雜，其主要任務(wù)是滿(mǎn)足檔案管理與利用需求的系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)。為建設(shè)系統(tǒng)平臺(tái)，我們制定了《歷史氣象檔案電子文件應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)功能需求》，委托數(shù)字化加工企業(yè)據(jù)此開(kāi)發(fā)。
三、 氣象記錄檔案數(shù)字化實(shí)施原則
氣象記錄檔案數(shù)字化實(shí)施原則是數(shù)字化工作必須遵循的強(qiáng)制性規(guī)則，是達(dá)到數(shù)字化總體目標(biāo)的重要保證。根據(jù)檔案管理需求與數(shù)字化工作總體目標(biāo)，氣象檔案館確定了四條原則：保證檔案的安全性：氣象記錄檔案的安全包括實(shí)體安全與內(nèi)容信息安全兩方面；保證檔案的有序性：氣象記錄檔案的有序性包括紙質(zhì)或縮微膠片氣象記錄檔案的有序性和數(shù)字化形態(tài)檔案信息的有序性；保證檔案信息的真實(shí)性：在檔案數(shù)字化實(shí)施過(guò)程中保證原始?xì)庀笥涗洐n案內(nèi)容信息的真實(shí)性，避免信息被篡改；便于管理和利用：利用需求不同對(duì)氣象記錄檔案信息組織形式要求也不同，檔案數(shù)字化產(chǎn)品的特點(diǎn)與形式必須兼顧檔案的管理需求與用戶(hù)的利用需求。
氣象記錄檔案數(shù)字化的經(jīng)驗(yàn)與不足
通過(guò)對(duì)氣象記錄檔案數(shù)字化方案的貫徹執(zhí)行，氣象檔案館實(shí)現(xiàn)了館藏194萬(wàn)頁(yè)氣象記錄檔案的掃描數(shù)字化，完成了數(shù)字化檔案應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)建設(shè)。在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化既定目標(biāo)的同時(shí)，取得了寶貴的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，為館藏其他檔案數(shù)字化及全國(guó)氣象記錄檔案數(shù)字化奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
通過(guò)對(duì)氣象記錄檔案數(shù)字化工作實(shí)施情況的分析，總結(jié)出以下經(jīng)驗(yàn)：即只有對(duì)氣象記錄檔案數(shù)字化流程進(jìn)行全程管理、規(guī)范管理、安全管理才能較好地完成數(shù)字化工作。
1.全程管理是氣象記錄檔案數(shù)字化成功的基本保證。根據(jù)氣象記錄檔案數(shù)字化方案的有關(guān)規(guī)定，本次檔案數(shù)字化工作實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化流程的全程介入管理和全面細(xì)節(jié)管理，有效保證了傳統(tǒng)形態(tài)信息的安全、有序，較好地保證了數(shù)字化產(chǎn)品的質(zhì)量與應(yīng)用效果。
2. 規(guī)范管理是氣象記錄檔案數(shù)字化成功的關(guān)鍵。由于本次數(shù)字化的氣象記錄檔案數(shù)量巨大、種類(lèi)眾多、格式復(fù)雜，使得數(shù)字化工作任務(wù)繁重、技術(shù)問(wèn)題繁雜、工作流程復(fù)雜、產(chǎn)品質(zhì)量控制困難。為此，必須制定詳盡的數(shù)字化操作流程及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范具體的檔案數(shù)字化工作。
3. 安全管理是氣象記錄檔案數(shù)字化的基本要求。為做好數(shù)字化過(guò)程中的檔案安全保障工作，氣象檔案館采取了諸多措施，如提供專(zhuān)用的數(shù)字化加工場(chǎng)地、制定規(guī)范檔案移交與歸還的《歷史氣象檔案交接管理辦法》、制定響應(yīng)突發(fā)安全事件的《氣象檔案館防火應(yīng)急預(yù)案》、在數(shù)字化加工合同中明確規(guī)定檔案保密與保護(hù)條款等。
4. 檔案修復(fù)與數(shù)字化工作同步進(jìn)行。由于檔案修復(fù)工作需翻閱全部檔案并進(jìn)行破損情況鑒定，為節(jié)約時(shí)間和減少檔案原件調(diào)用次數(shù)，氣象檔案館將破損檔案鑒選與檔案整理編頁(yè)同時(shí)進(jìn)行。
根據(jù)檔案數(shù)字化的具體情況，結(jié)合工作實(shí)踐，總結(jié)了以下三點(diǎn)不足：
1. 前期傳統(tǒng)載體檔案整理工作不足。由于歷史原因，在數(shù)字化工作開(kāi)展初期許多需要數(shù)字化的氣象記錄檔案沒(méi)有編頁(yè)，氣象檔案館與數(shù)字化加工企業(yè)的檔案交接以?xún)?cè)而不是以頁(yè)為單位進(jìn)行，一方面給檔案完整性檢查帶來(lái)不便，另一方面也給數(shù)字形態(tài)檔案信息文件排序造成了障礙。為解決該問(wèn)題，氣象檔案館不得不對(duì)這些檔案以原檔案實(shí)體狀態(tài)及檔案內(nèi)容的內(nèi)在邏輯聯(lián)系作為數(shù)字化文件完整性檢查與文件排序的依據(jù)。
2.數(shù)字化加工進(jìn)度控制不足。本次氣象記錄檔案數(shù)字化在進(jìn)度控制方面有所欠缺，未按預(yù)定計(jì)劃完成數(shù)字化任務(wù)。原因主要在于氣象記錄檔案數(shù)字化是一項(xiàng)任務(wù)繁重、流程復(fù)雜的工作，在實(shí)際工作中存在很多無(wú)法預(yù)見(jiàn)的問(wèn)題。
（一）高效便捷，易于管理。檔案管理數(shù)字化是將檔案管理與現(xiàn)代電子技術(shù)相結(jié)合，將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，在電腦中進(jìn)行存放。由于數(shù)字檔案其存放于電腦之中，以電子數(shù)據(jù)信息的形式存在，因此數(shù)字檔案僅占有虛擬空間，而不占據(jù)實(shí)體空間，這就有效的減小了工作人員在進(jìn)行檔案查詢(xún)與整理過(guò)程中的困難，降低了工作人員的工作量。又由于電腦系統(tǒng)在查詢(xún)，搜索等方面具有一定的優(yōu)勢(shì)，因此在進(jìn)行檔案查找與編輯的過(guò)程中，可以有效的減少檔案管理人員的工作時(shí)間，提高了檔案管理的工作效率。
（二）系統(tǒng)嚴(yán)密，安全性高。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案由于數(shù)量巨大，占地面廣，因此在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中經(jīng)常會(huì)由于管理過(guò)程中的疏漏造成檔案信息的外泄或者檔案的丟失與損毀，使得檔案管理的質(zhì)量下降，并對(duì)事業(yè)單位中工作人員的個(gè)人隱私造成影響。對(duì)檔案管理進(jìn)行數(shù)字化管理后，工作人員可以通過(guò)電腦技術(shù)的應(yīng)用，建立起有效的電子檔案管理系統(tǒng)，并針對(duì)檔案的重要性設(shè)立不同層級(jí)的安全保護(hù)措施。同時(shí)，針對(duì)檔案的查閱進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定，可以通過(guò)設(shè)立密碼，指紋識(shí)別等方式，提高檔案的管理的安全性。
（三）網(wǎng)絡(luò)管理，調(diào)取方便。我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位內(nèi)部都建立起了適宜企業(yè)內(nèi)部工作展開(kāi)的局域網(wǎng)絡(luò)，企業(yè)各部門(mén)之間可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用加強(qiáng)部門(mén)間聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)各部門(mén)間資源的共享。檔案管理工作人員將檔案信息錄入電腦系統(tǒng)后，企業(yè)中的各部門(mén)可以通過(guò)單位內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)密碼驗(yàn)證的方式進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行檔案的調(diào)取與查閱，這樣不僅可以減少檔案調(diào)取過(guò)程中的時(shí)間，同時(shí)也減輕了工作人員的工作負(fù)擔(dān)，使得工作人員的檔案資料可以在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行快速的流通，提高企業(yè)各部門(mén)間的辦公效率。
二、檔案管理數(shù)字化的工作重點(diǎn)
（一）建立管理體系，完善管理制度。檔案管理數(shù)字化在我國(guó)剛剛開(kāi)始普及，我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位在進(jìn)行應(yīng)用的過(guò)程中，在管理制度與管理方法等方面仍存在著不足。因此有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加大對(duì)數(shù)字化檔案管理的了解，在原有檔案管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行新制度的建立，通過(guò)建立管理體系，完善管理制度的方式，促進(jìn)數(shù)字化檔案管理的進(jìn)一步完善。值得注意的是，在進(jìn)行管理體系以及管理制度的建設(shè)過(guò)程中，有關(guān)人員應(yīng)對(duì)數(shù)字化檔案管理的科學(xué)性，合理性進(jìn)行有效的引導(dǎo)，確保數(shù)字化檔案管理可以保有旺盛的生命力，不斷的向前推進(jìn)。
（二）培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人才，保障錄入質(zhì)量。由于數(shù)字化檔案管理需要借助計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持，因此傳統(tǒng)的檔案管理人員在進(jìn)行工作的過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一定的局限性，難以有效的對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，無(wú)法完成正常的信息錄入與管理工作。鑒于此，有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)對(duì)單位內(nèi)部檔案管理人員的素質(zhì)進(jìn)行提升，保障管理人員的工作質(zhì)量。首先，事業(yè)單位應(yīng)有針對(duì)性的進(jìn)行專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)。針對(duì)數(shù)字化檔案管理對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的需要，組織檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，并在學(xué)習(xí)一段時(shí)間后進(jìn)行技術(shù)的考核，以便驗(yàn)收培訓(xùn)的成果。其次，要保障信息錄入的質(zhì)量。檔案信息是事業(yè)單位員工的基本信息，其對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部員工未來(lái)的發(fā)展，以及事業(yè)單位對(duì)員工的了解等都有著一定的影響。因此，有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息錄入的監(jiān)督，確保信息錄入的準(zhǔn)確性。
（三）關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全，提高技術(shù)應(yīng)用。就目前我國(guó)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境而言，其在很多方面存在不穩(wěn)定性。尤其網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題更是現(xiàn)在社會(huì)大眾普遍關(guān)注的問(wèn)題。檔案管理數(shù)字化需要將檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)。因此提高網(wǎng)絡(luò)安全是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理數(shù)字化的重要條件之一。檔案管理部門(mén)在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全管理的過(guò)程中，首先，應(yīng)注意對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展給予關(guān)注，積極引進(jìn)最新的病毒查殺軟件，提高網(wǎng)絡(luò)的安全系數(shù)。其次，工作人員在進(jìn)行電腦操作的過(guò)程中，應(yīng)保持小心謹(jǐn)慎的態(tài)度，避免進(jìn)入不安全的網(wǎng)站，點(diǎn)擊不可靠的郵件。最后，工作人員應(yīng)做好電子檔案信息的備份，避免因病毒襲擊造成電子檔案的丟失，影響檔案管理工作的進(jìn)行。
隨著信息技術(shù)的普及，對(duì)檔案的傳統(tǒng)管理模式和利用方式提出了挑戰(zhàn)，轉(zhuǎn)變水利檔案?jìng)鹘y(tǒng)工作理念和管理模式勢(shì)在必行，桐鄉(xiāng)市水利局檔案室緊跟數(shù)字化建設(shè)步伐，已完成室藏檔案數(shù)字化案卷級(jí)、文件級(jí)全文掃描并掛接圖像。現(xiàn)結(jié)合檔案工作實(shí)際，談?wù)勊麢n案數(shù)字化建設(shè)工作的實(shí)施。
一、實(shí)施水利檔案數(shù)字化工作的前期工作
1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，規(guī)范管理是實(shí)施水利檔案數(shù)字化工作的保障
任何工作的開(kāi)展都離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，水利檔案數(shù)字化也一樣，局領(lǐng)導(dǎo)具備良好檔案意識(shí)，建立檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)，完善檔案數(shù)字化管理制度和工作流程規(guī)范，使檔案數(shù)字化工作有章可循；在日常工作中，促進(jìn)檔案數(shù)字化工作與其他業(yè)務(wù)科室工作同計(jì)劃、同布置、同落實(shí)、同考核，把檔案數(shù)字化工作納入全局工作計(jì)劃，作為年度工作考核內(nèi)容，列入相關(guān)人員的崗位職責(zé)。
2.因地制宜，制定實(shí)施方案是實(shí)施水利檔案數(shù)字化工作的前提
水利檔案數(shù)字化建設(shè)是為了更好地管理和利用檔案信息，發(fā)揮檔案信息的快捷傳遞、方便利用等優(yōu)勢(shì)，由于水利工程檔案數(shù)量大、形式多，只有推行檔案數(shù)字化建設(shè)，才能有效地保護(hù)傳統(tǒng)載體檔案原件。我們對(duì)室藏存量保管期限在永久、長(zhǎng)期的檔案摸底統(tǒng)計(jì)，約有19多萬(wàn)頁(yè)需要數(shù)字化，如此巨大的工作量?jī)H靠本局檔案員是難以完成的。我們制定“自建與外包相結(jié)合”的方案：（1）目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和新增檔案全文數(shù)字化由局檔案室負(fù)責(zé)；（2）存量檔案數(shù)字化全文掃描采用外包方式；（3）目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)兩方面同步建設(shè)；（4）為加強(qiáng)檔案數(shù)字化外包安全管理，要求外包方在數(shù)字化過(guò)程中嚴(yán)格遵守《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》。
3.加強(qiáng)投入，完善設(shè)施是實(shí)施水利檔案數(shù)字化工作的后盾
水利檔案數(shù)字化需要一個(gè)比較長(zhǎng)的過(guò)程，我們根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)立了檔案數(shù)字化專(zhuān)項(xiàng)資金；引進(jìn)了“龍宇”網(wǎng)絡(luò)版數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，搭建了科室之間的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平臺(tái)，在檔案信息輸入、處理和輸出、登記備份過(guò)程中實(shí)現(xiàn)同步數(shù)字化，在獲得許可權(quán)限下還可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查閱檔案，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享；硬件方面：建成了符合安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的微機(jī)房，配置了檔案專(zhuān)用服務(wù)器、更新了計(jì)算機(jī)、高性能雙面打印機(jī)、高速掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、防磁柜等現(xiàn)代化檔案辦公設(shè)備，確保檔案數(shù)字化建設(shè)順利進(jìn)行。
二、水利檔案數(shù)字化工作的實(shí)施
1.建立統(tǒng)一規(guī)范體系
將室藏檔案數(shù)字化工作質(zhì)量落實(shí)到每個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)六大門(mén)類(lèi)檔案數(shù)字化的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)范實(shí)行統(tǒng)一，按照《桐鄉(xiāng)市紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)范（試行）的通知》、《桐鄉(xiāng)市綜合檔案室電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與交換格式（試行）》的要求，確定工作流程：各業(yè)務(wù)科室形成的數(shù)字檔案由各科室按分類(lèi)號(hào)在龍宇軟件中錄入案卷目錄及卷內(nèi)目錄，以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)為依據(jù)，將每一份圖像文件命名為檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)；設(shè)定掃描技術(shù)要求：永久或長(zhǎng)期保存的采用彩色模式掃描、普通文件采用黑白二色，分辨率選擇200dpi；一般紙質(zhì)過(guò)薄或超厚的采用平板掃描，紙張狀況好的采用高速掃描方式以提高工作效率；圖像先掃成JPG格式，經(jīng)過(guò)圖像處理之后，采用多頁(yè)tiff格式存儲(chǔ)；用于批量掛接代替原件保存、利用及移交綜合檔案室。保證水利檔案數(shù)字化工作質(zhì)量。
2.建立高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫(kù)
加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，建立準(zhǔn)確完整的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)。一是按照局檔案分類(lèi)方案，按目錄進(jìn)行規(guī)范條目錄入，共錄入電子目錄 2.6萬(wàn)條，基本實(shí)現(xiàn)室藏檔案目錄機(jī)檢，滿(mǎn)足快速檢索利用的需要；二是對(duì)2001年以來(lái)室藏的永久、長(zhǎng)期（30年）檔案利用外包方式進(jìn)行掃描和掛接，共完成全文掃描掃描19.7萬(wàn)幅，并全部在桐鄉(xiāng)市檔案局進(jìn)行了登記備份；三是加強(qiáng)數(shù)字化工作質(zhì)量控制，在檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)校對(duì)、數(shù)據(jù)掛接、整理還原、案卷入庫(kù)時(shí)層層把關(guān)，確保掃描件符合桐鄉(xiāng)市紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)范的要求，目錄數(shù)據(jù)與全文數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確無(wú)誤，使檔案查詢(xún)效率高、使用方便快捷，提升檔案信息資源服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的水平。
一、引言
航空科技檔案是航空科學(xué)家智慧和心血的結(jié)晶，對(duì)于我國(guó)航空科技的發(fā)展，新型飛行器的研制都有著重要的價(jià)值。中國(guó)空氣動(dòng)力研究與發(fā)展中心作為國(guó)家空氣動(dòng)力學(xué)的最高研究機(jī)構(gòu)，每年都要進(jìn)行大量的空氣動(dòng)力學(xué)實(shí)驗(yàn)、計(jì)算和設(shè)計(jì)研究，其工作基本設(shè)計(jì)了我國(guó)所有現(xiàn)役和在研的飛行器，保存了大量原始、珍貴的航空科技檔案。為了更好的保持這些珍貴資料，更有效的利用它們，需要使用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)，對(duì)這些重要航空科技檔案進(jìn)行數(shù)字化。實(shí)行高效、高質(zhì)的數(shù)字化管理，確保檔案處理的質(zhì)量以及保存檔案。本文根據(jù)航空科技檔案數(shù)字化的需要，設(shè)計(jì)了數(shù)字化的總體技術(shù)方案，制定了數(shù)字化技術(shù)方案的組織實(shí)施方案，然后按照技術(shù)方案圓滿(mǎn)完成了航空科技檔案的數(shù)字化工作。數(shù)字化結(jié)果滿(mǎn)足了技術(shù)要求，并在科研工作中得到了應(yīng)用，受到了國(guó)家有關(guān)部門(mén)和相關(guān)科技工作者的好評(píng)。
（一）總體技術(shù)方案
1.文件掃描方案
（1）確定合適的設(shè)備。對(duì)設(shè)備的要求除了要充分考慮它的經(jīng)濟(jì)性和效率性，同時(shí)也要根據(jù)實(shí)際的材料進(jìn)行選擇。通過(guò)滿(mǎn)足條件組合配置的有1臺(tái)漢王掃描儀、1臺(tái)中晶A3幅面平板掃描儀、一臺(tái)Sharp363復(fù)印機(jī)、一套專(zhuān)業(yè)書(shū)刊掃描系統(tǒng)Book Drive mini。由于科技檔案的品種多樣性，可以根據(jù)具體的實(shí)際操作，選擇以復(fù)印機(jī)這樣的高速掃描儀為主，Book Drive mini這樣的數(shù)字照相設(shè)備和其它平板掃描儀為輔的設(shè)備配置方案，結(jié)合起來(lái)完成整個(gè)航空科技檔案的數(shù)字化工作。
（2）選擇合適的掃描處理軟件。對(duì)于航空檔案數(shù)字化的處理，根據(jù)實(shí)驗(yàn)比較后，我們選用了清華研制的TI-Scan軟件，該軟件操作簡(jiǎn)單，運(yùn)行速度較快，功能比較切合數(shù)字化工作需求，能夠批量導(dǎo)入、黑白二值化和存儲(chǔ)掃描后的圖片，功能配合后在一定程度上可以批量地完成去黑邊、去污、傾斜校正、旋轉(zhuǎn)等處理工作任務(wù)，尤其是結(jié)合利用反色與圖像增強(qiáng)功能對(duì)鉛筆、鋼筆、手寫(xiě)、字跡模糊不清的檔案處理效果較好。
（3）數(shù)字化掃描參數(shù)的設(shè)定?？萍紮n案數(shù)字化的原則是數(shù)字化后的電子檔案清晰可讀，并且滿(mǎn)足網(wǎng)絡(luò)檢閱快速的要求，因此，我們采用了以下規(guī)范：
掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。然后根據(jù)實(shí)際情況確定掃描分辨率調(diào)整清晰度，使兩者之間平衡。
最后為了網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的需要，我們將各種圖片通過(guò)專(zhuān)業(yè)軟件處理成連續(xù)的PDF格式，這樣既能盡量的提高檔案掃描效果，還能盡可能的減少存儲(chǔ)空間。
（二）文件保存方案
1.掃描文件的處理格式：黑白圖片存為tif格式，彩色圖片存為jpg格式。2.文件存儲(chǔ)路徑：確定保存格式、路徑。3.文件格式的轉(zhuǎn)換：運(yùn)用相關(guān)軟件對(duì)格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換。4.數(shù)字檔案的的檢索和使用：目前我們將處理好的PDF文件上傳至本單位的內(nèi)部局域網(wǎng)中的“情報(bào)信息網(wǎng)站”中，實(shí)現(xiàn)在一定范圍內(nèi)的檔案信息資源的共享化。在網(wǎng)站定用戶(hù)可以通過(guò)目錄搜索功能，查詢(xún)到自己所需要的檔案，并可以直接為用戶(hù)提供全文pdf閱讀。由于保密的原因，文件只限一定權(quán)限的用戶(hù)在內(nèi)部局域網(wǎng)上閱讀利用。
（三）組織實(shí)施方案
數(shù)字化工作流程
工作流程具體包括：明確工作內(nèi)容與周期、明確工作標(biāo)準(zhǔn)、確定工作流程、配置工作人員、確定質(zhì)量管控指標(biāo)、確定實(shí)施技術(shù)途徑、工作環(huán)境搭建、制定數(shù)字化工作計(jì)劃、人員培訓(xùn)、待數(shù)字化科技檔案的整理分類(lèi)、紙質(zhì)檔案掃描、掃描文件的處理、處理文件的檢查驗(yàn)收。
（四）數(shù)字化工作中的質(zhì)量管理與控制方法
科技檔案數(shù)字化工作中為了確保檔案的完整性，確定檔案的使用價(jià)值，提高管理工作的效率和質(zhì)量，有根據(jù)、有規(guī)劃的進(jìn)行檔案管理。
1.將檔案鑒定后的結(jié)果，以檔案號(hào)、檔案名稱(chēng)、檔案密級(jí)、張數(shù)等關(guān)鍵要數(shù)為主題準(zhǔn)確制定出數(shù)字化科技檔案工作總表或者詳細(xì)清單，以此為基礎(chǔ)制定出檔案整理工作的管理分表。2.將檔案的領(lǐng)取人、領(lǐng)取時(shí)間、收回、整理頁(yè)碼數(shù)量等作為管理控制參數(shù)，防止檔案的丟失并及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案號(hào)、檔案張數(shù)是否錯(cuò)誤，一方面為統(tǒng)計(jì)工作量，確定工作進(jìn)度提供了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，也為后期掃描與處理環(huán)節(jié)的控制管理提供了基礎(chǔ)參數(shù)。3.在掃描過(guò)程中要遵循“五查三記錄”原則，并且在該環(huán)節(jié)的管理控制分表中填寫(xiě)掃描人、掃描數(shù)量、交貨時(shí)間；4.結(jié)合這些管理分表，科技檔案數(shù)字化工作管理者有效地掌握了工作的進(jìn)度、掌握了每天工作的數(shù)量和質(zhì)量，及時(shí)了解工作存在的困難，并分析找出了問(wèn)題的對(duì)策，最終確保了數(shù)字化工作的高質(zhì)高效。
二、應(yīng)用與驗(yàn)證
通過(guò)實(shí)踐應(yīng)用證明，此次我們的航空科技檔案數(shù)字化工作是高質(zhì)量、高效益的。在三個(gè)月時(shí)間內(nèi)共數(shù)字化處理了1210個(gè)案卷，2945份，共計(jì)20余萬(wàn)張航空科技檔案。并且數(shù)字化成果已成功應(yīng)用在了內(nèi)部局域網(wǎng)上，受到了單位科技研究人員的一致好評(píng)。
三、結(jié)論
本文提出的技術(shù)方案是可行的，對(duì)于航空科技檔案的數(shù)字化處理，該技術(shù)可否推廣使用，有什么需要改進(jìn)的地方，有什么好的經(jīng)驗(yàn)或者差的教訓(xùn)。
四、結(jié)束語(yǔ)
實(shí)踐證明，要確?？萍紮n案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量，不僅需要有效的組織管理和技術(shù)手段，還需要不斷完善補(bǔ)充包括科技檔案電子文檔信息管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、檔案信息化處理與數(shù)據(jù)存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。科技檔案數(shù)字化信息資源的重要價(jià)值還體現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的應(yīng)用，為科技人員提供快速、高效的科技檔案信息資源服務(wù)。
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二、數(shù)字化進(jìn)程中高校檔案信息安全現(xiàn)狀
檔案數(shù)字化給高校檔案工作帶來(lái)了新的生機(jī)，數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸和查詢(xún)?cè)跒樯鐣?huì)提供廣泛信息服務(wù)的同時(shí)，也給高校檔案的信息安全帶來(lái)了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。例如：在數(shù)字化加工過(guò)程中，有的高校利用勤工助學(xué)學(xué)生或通過(guò)外包實(shí)現(xiàn)檔案全文數(shù)字化，存在對(duì)學(xué)生培訓(xùn)不夠和對(duì)數(shù)字化加工服務(wù)機(jī)構(gòu)、加工場(chǎng)地、加工人員和加工成果等方面監(jiān)管不到位，管理不規(guī)范的問(wèn)題；有的高校檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)正規(guī)的機(jī)要保密培訓(xùn)，在工作實(shí)踐中，對(duì)已觸“紅線(xiàn)”的檔案信息資料繼續(xù)以常規(guī)方法掛網(wǎng)；有的政府信息安全部門(mén)對(duì)進(jìn)行檔案數(shù)字化工作的單位指導(dǎo)不到位等等。
1.高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中沒(méi)有完整的法律法規(guī)制度保護(hù)信息安全。
目前，各高校全文數(shù)字化工作主要依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法規(guī)。法規(guī)制度分散零亂，缺乏系統(tǒng)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，對(duì)于高校檔案信息安全保障法規(guī)不成體系，缺少專(zhuān)門(mén)的法規(guī)。
2.高校檔案數(shù)字化沒(méi)有統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。
目前，沒(méi)有一套具體全面、系統(tǒng)規(guī)范、科學(xué)合理、可操作性強(qiáng)的檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范，來(lái)保證高校檔案數(shù)字化工作能夠安全、科學(xué)、規(guī)范、有序地進(jìn)行。
3.高校檔案數(shù)字化評(píng)估、防范少，檔案信息安全缺乏預(yù)警能力。
高校檔案信息安全保障體系的各部分建設(shè)仍處于相對(duì)獨(dú)立的狀態(tài)，常將檔案信息安全保障與檔案信息安全保護(hù)混為一談。人員崗位職責(zé)不明確，業(yè)務(wù)操作不規(guī)范，有越崗代崗現(xiàn)象，有的操作人員在相關(guān)計(jì)算機(jī)上使用與檔案數(shù)字化無(wú)關(guān)的軟件，難免帶來(lái)病毒侵襲等隱患，造成數(shù)字化系統(tǒng)癱瘓，使得安全保障階段的能力僅僅停留在保護(hù)的水平上，不能主動(dòng)防御和動(dòng)態(tài)保護(hù)檔案信息安全。
4.高校檔案專(zhuān)業(yè)人才短缺，檔案信息安全保障缺乏發(fā)展能力。
在檔案信息開(kāi)發(fā)和利用過(guò)程中，人始終參與其中，是檔案信息安全的制造者，也是檔案信息安全的護(hù)衛(wèi)者。隨著檔案信息化的推進(jìn)和檔案事業(yè)的發(fā)展，對(duì)檔案工作者的要求也越來(lái)越高。在檔案信息安全保障體系建設(shè)中，專(zhuān)業(yè)的信息安全人才是不可或缺的部分。
三、數(shù)字化進(jìn)程中高校檔案信息安全策略
1.遵循法律制度是高校檔案信息安全的基礎(chǔ)。
法律制度是高校檔案數(shù)字化工作生成、管理、存儲(chǔ)、利用各環(huán)節(jié)的參與人員共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則的統(tǒng)稱(chēng)，包括政策、法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)部規(guī)定等多種形式。連續(xù)、有效、健全的制度是科學(xué)應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)程安全風(fēng)險(xiǎn)的保障。通過(guò)科學(xué)的制度建設(shè)，約束威脅數(shù)字檔案安全的人為因素，調(diào)動(dòng)各方面人員應(yīng)對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)的積極性才是根本。在數(shù)字化進(jìn)程中，要保證高校檔案信息安全，必須加強(qiáng)法制管理，充分運(yùn)用法律手段，規(guī)范檔案管理人員對(duì)數(shù)字化檔案信息的安全保障。把保障檔案信息安全的各項(xiàng)工作納入法制化、規(guī)范化的軌道，進(jìn)而提高檔案管理部門(mén)對(duì)檔案信息安全工作的管理水平。目前，高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中應(yīng)遵循的相關(guān)法律法規(guī)包括：《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理辦法》等等。這就要求高校有關(guān)部門(mén)一方面要依據(jù)現(xiàn)有法律法規(guī)，加大執(zhí)法力度，嚴(yán)格執(zhí)法，切實(shí)起到保障高校數(shù)字化檔案信息安全的作用，另一方面針對(duì)高校檔案信息安全面臨的復(fù)雜問(wèn)題，上級(jí)有關(guān)部門(mén)要進(jìn)一步完善高校檔案信息安全的法律法規(guī)，盡早出臺(tái)有效的專(zhuān)門(mén)的法律依據(jù)。同時(shí)，高校也要根據(jù)自身的實(shí)際情況，修訂數(shù)字化檔案信息安全管理辦法。
2.制定檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)是高校檔案信息安全的前提。
檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)是一種多學(xué)科、綜合性、規(guī)范性的標(biāo)準(zhǔn)，其目的在于保證檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行，保證利用者和設(shè)備操作者的人身安全。面對(duì)數(shù)字化檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，制定數(shù)字化檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)對(duì)保證高校數(shù)字化檔案信息安全與保密起著重要的作用。高校要根據(jù)國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，制定一套具體全面、系統(tǒng)規(guī)范、科學(xué)合理、可操作性強(qiáng)的檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)，保證高校檔案數(shù)字化工作科學(xué)、規(guī)范、有序地進(jìn)行。檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：一是網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及基礎(chǔ)通信工程建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通技術(shù)等方面；二是應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，基于部分高校檔案數(shù)字化信息也會(huì)面向公眾，為社會(huì)提供必要的服務(wù)，所以要制定字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)等；三是應(yīng)用支撐標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及信息交換平臺(tái)、電子記錄管理和數(shù)據(jù)庫(kù)方面的標(biāo)準(zhǔn)，能給高校檔案數(shù)字化提供各種支撐和服務(wù)；四是信息安全標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及安全級(jí)別管理、身份認(rèn)證、訪(fǎng)問(wèn)控制、加密算法和數(shù)字簽名方面的標(biāo)準(zhǔn)；五是管理標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及人員管理、制度管理和檔案信息管理等方面的內(nèi)容。
3.安全技術(shù)保障是高校數(shù)字化檔案信息安全的核心。
數(shù)字化檔案信息是高科技產(chǎn)物，因此也需要高科技技術(shù)來(lái)保障檔案數(shù)字化信息服務(wù)、編研工作和檔案信息安全工作。高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中面臨的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)多種多樣，歸納起來(lái)主要有：軟硬件配置不當(dāng)、數(shù)字化技術(shù)不成熟等等，這些都會(huì)對(duì)信息安全構(gòu)成隱患，但只要有防范意識(shí)，絕大部分風(fēng)險(xiǎn)都可以規(guī)避。目前，高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中涉及到的信息安全技術(shù)主要有以下幾種：一是防火墻技術(shù)。它是設(shè)置在被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)之間的一道屏障，在外部網(wǎng)與內(nèi)部網(wǎng)之間建立起一個(gè)安全網(wǎng)關(guān)，從而防止發(fā)生不可預(yù)測(cè)的、潛在破壞性的侵入。它可以通過(guò)監(jiān)測(cè)、限制、更改跨越防火墻的數(shù)據(jù)流，盡可能地對(duì)外部屏敝網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部的信息、結(jié)構(gòu)和運(yùn)行狀況，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全保護(hù)。二是數(shù)據(jù)加密技術(shù)。數(shù)據(jù)加密技術(shù)一般與防火墻技術(shù)配合使用，它是為提高信息系統(tǒng)及數(shù)字檔案信息的安全性和保密性，防止機(jī)密信息被外部破析所采用的主要技術(shù)手段之一。三是反病毒技術(shù)。反病毒技術(shù)包括預(yù)防病毒、檢測(cè)病毒和消除病毒三種技術(shù)。四是訪(fǎng)問(wèn)控制技術(shù)。在操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中規(guī)定了訪(fǎng)問(wèn)控制的權(quán)限，如規(guī)定文件建立者具有可讀、寫(xiě)、修改或執(zhí)行的權(quán)限。強(qiáng)制性訪(fǎng)問(wèn)控制引入了安全管理員的機(jī)制，增加了安全保護(hù)，可防止用戶(hù)無(wú)意或有意地使用自主訪(fǎng)問(wèn)的權(quán)利。五是安全審計(jì)技術(shù)。通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)發(fā)生的各種訪(fǎng)問(wèn)情況記錄日志，并對(duì)日志進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，進(jìn)而對(duì)資源使用情況進(jìn)行事后分析，它也是發(fā)現(xiàn)和追蹤事件的常用措施。
4.有效的安全管理是高校數(shù)字化檔案信息安全的關(guān)鍵。
數(shù)字檔案信息安全管理是以數(shù)字檔案信息及其載體為對(duì)象的安全管理，它的任務(wù)是保證高校數(shù)字檔案信息的使用安全和信息載體的運(yùn)行安全。數(shù)字檔案信息安全保障的管理體系是指以系統(tǒng)全面科學(xué)的安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估為基礎(chǔ)的、體現(xiàn)“防患于未然”為核心的、動(dòng)態(tài)的數(shù)字檔案信息安全管理。數(shù)字檔案信息安全管理活動(dòng)包括建立機(jī)構(gòu)、制定計(jì)劃、開(kāi)展培訓(xùn)、落實(shí)措施、檢查效果和實(shí)施改進(jìn)等過(guò)程。學(xué)校檔案部門(mén)必須成立一個(gè)安全管理工作組，負(fù)責(zé)實(shí)施和監(jiān)控整個(gè)檔案數(shù)字化信息安全管理活動(dòng)，對(duì)檔案數(shù)字化信息及信息處理設(shè)施的威脅、影響、脆弱性及三者發(fā)生的可能性進(jìn)行評(píng)估；不定期對(duì)人員進(jìn)行安全策略及安全技術(shù)的培訓(xùn)，有效地遏制來(lái)自外部和內(nèi)部的攻擊，增強(qiáng)安全防護(hù)能力和隱患發(fā)現(xiàn)能力，確保高校數(shù)字檔案信息資源內(nèi)容和信息載體的安全。
5.高素質(zhì)的人才是高校數(shù)字化檔案信息安全的保證。人員管理是高校數(shù)字化檔案信息安全工作中最關(guān)鍵的部分，也是最難的部分。應(yīng)對(duì)各個(gè)時(shí)期的安全風(fēng)險(xiǎn)，有效管理參與人員應(yīng)建立在以下兩個(gè)假設(shè)之上：一是人人都可能帶來(lái)不確定的安全風(fēng)險(xiǎn)因素，人人都肩負(fù)著保證信息安全的職責(zé)。在對(duì)外部非授權(quán)用戶(hù)制定防護(hù)措施時(shí)，也要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部人員的管理、培訓(xùn)、監(jiān)督和審計(jì)工作。二是參與人員分工不同，每類(lèi)人員參與檔案信息安全的工作分工也不同。在保證檔案信息安全工作計(jì)劃中，應(yīng)明確主管領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員、管理人員、數(shù)字檔案形成者和利用者的權(quán)利、責(zé)任和義務(wù)。
一、要從檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的高度認(rèn)識(shí)和定位檔案信息化，以檔案信息化建設(shè)為龍頭帶動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展
以檔案信息化建設(shè)為龍頭，就是要把檔案資源的信息化擺在優(yōu)先發(fā)展的戰(zhàn)略高度，將檔案信息化納入各地區(qū)社會(huì)信息化的重要內(nèi)容，通過(guò)信息化建設(shè)帶動(dòng)和促進(jìn)檔案資源建設(shè)和檔案信息開(kāi)發(fā)服務(wù)工作。在國(guó)家信息化的大環(huán)境下，把檔案信息化作為檔案事業(yè)發(fā)展的優(yōu)先戰(zhàn)略選擇，是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的內(nèi)在要求和根本動(dòng)力，是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的跨躍式發(fā)展的主要抓手。
作為國(guó)家基礎(chǔ)性的戰(zhàn)略信息資源，檔案資源只有通過(guò)信息化技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化改造、管理和資源整合，建立起規(guī)范化、可共享的分布式檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)體系，依托國(guó)家政務(wù)信息網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)面向各級(jí)機(jī)關(guān)、面向大眾的社會(huì)化服務(wù)，才能充分發(fā)揮檔案信息的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，更好地為改革開(kāi)放和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
檔案資源只有通過(guò)信息化，建立起國(guó)家檔案信息資源災(zāi)難備份體系，才能確保在任何條件、任何環(huán)境下檔案信息的安全，確保在各種災(zāi)難發(fā)生時(shí)提供檔案信息的及時(shí)恢復(fù)與應(yīng)用服務(wù)，充分體現(xiàn)檔案信息資源的戰(zhàn)略貯備作用。
檔案事業(yè)的發(fā)展只有朝著信息化的發(fā)展目標(biāo)邁進(jìn)，科學(xué)規(guī)劃?rùn)n案信息化工作，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以網(wǎng)絡(luò)化管理為基礎(chǔ)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享為目標(biāo)，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息化，實(shí)現(xiàn)檔案工作的地位和價(jià)值。
二、檔案信息化建設(shè)要統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)調(diào)發(fā)展
檔案信息化是一項(xiàng)全局性、長(zhǎng)期性的系統(tǒng)工程，在檔案信息化建設(shè)中，必須牢固樹(shù)立和認(rèn)真落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)發(fā)展，才能全面推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。
1、統(tǒng)籌規(guī)劃是做好檔案信息化工作的關(guān)鍵。檔案信息化涉及館際合作、資源配置、協(xié)作開(kāi)發(fā)、信息共享、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等問(wèn)題，要結(jié)合國(guó)民經(jīng)濟(jì)信息化計(jì)劃，進(jìn)行充分的可行性研究，制定檔案信息化的總體發(fā)展規(guī)劃，協(xié)調(diào)配合，共同發(fā)展，穩(wěn)步推進(jìn)檔案信息化的進(jìn)程。要結(jié)合國(guó)家和地方國(guó)民經(jīng)濟(jì)信息化發(fā)展戰(zhàn)略，按照檔案信息化中長(zhǎng)期發(fā)展的要求，確定檔案信息化的目標(biāo)、措施、步驟與要求，分項(xiàng)制定以檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)為重點(diǎn)的工程項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃，并且積極爭(zhēng)取將計(jì)劃納入政府發(fā)展規(guī)劃和信息化項(xiàng)目建設(shè)具體工作計(jì)劃，以項(xiàng)目建設(shè)帶動(dòng)事業(yè)發(fā)展，扎扎實(shí)實(shí)地推進(jìn)信息化計(jì)劃的實(shí)施。
2、質(zhì)量是檔案信息化建設(shè)的核心。要嚴(yán)格執(zhí)行統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)，包括檔案數(shù)據(jù)的著錄、交換、檔案的數(shù)字化和信息共享等。要繼續(xù)貫徹執(zhí)行《*市機(jī)讀檔案目錄數(shù)據(jù)著錄格式》、《*市紙質(zhì)檔案資料數(shù)字化技術(shù)操作辦法》和《*市檔案館檔案數(shù)字化處理操作規(guī)程（試行）》、《*市電子文件移交格式暫行規(guī)定》等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，做到“一市五區(qū)”檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
3、技術(shù)保障是提高檔案信息化工作效率的依托。要從數(shù)量上和質(zhì)量上提高信息化技術(shù)技術(shù)力量，積極組織和參加信息化技術(shù)培訓(xùn)。要推行“兩個(gè)一體化”（即文檔一體化和館室一體化），在區(qū)域內(nèi)統(tǒng)一規(guī)范軟件。
三、檔案信息化建設(shè)要以檔案信息資源建設(shè)和共享為核心
檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化的核心，檔案信息資源建設(shè)水平直接決定檔案信息化的內(nèi)在質(zhì)量，關(guān)系到檔案資源的有效開(kāi)發(fā)與利用程度。只有通過(guò)檔案數(shù)字化手段，建立起各級(jí)各類(lèi)、分布式、規(guī)范化、可共享的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，構(gòu)筑全市檔案信息資源體系與共享體系，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效開(kāi)發(fā)與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息化目標(biāo)。
當(dāng)前著重建設(shè)四個(gè)檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)：（1）檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。“*”期間我市要全面完成市、區(qū)兩級(jí)綜合檔案館目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的系統(tǒng)建設(shè)和資源建設(shè)，逐步完善檔案館的計(jì)算機(jī)檢索體系，提高各級(jí)國(guó)家綜合檔案館的現(xiàn)代化管理水平。（2）以開(kāi)放現(xiàn)行文件和服務(wù)黨政部門(mén)為核心的電子政務(wù)文件數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)電子文件的集中管理。（3）重要檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)。（4）多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，包括照片檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、錄音、錄像檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。
四、檔案信息化建設(shè)要以人為本，服務(wù)社會(huì)為目的
在現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展迅猛的形勢(shì)下，數(shù)字檔案室作為政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在履行職能過(guò)程中，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行采集、整理、存儲(chǔ)和管理，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提供利用服務(wù)的檔案信息集成管理平臺(tái)，發(fā)揮著不容忽視的作用。對(duì)于電力企業(yè)來(lái)說(shuō)，在企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和管理過(guò)程中，形成了大量的電子文件，成為數(shù)字檔案室重要的工作對(duì)象和建設(shè)內(nèi)容。筆者結(jié)合所在的企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理情況，對(duì)兩者的關(guān)系進(jìn)行探討。
一、積極建設(shè)數(shù)字化平臺(tái)，作為數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理的基礎(chǔ)
一方面，搭建數(shù)字信息平臺(tái)是數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件檔案管理的工作起點(diǎn)。圍繞電子政務(wù)、電子商務(wù)建設(shè)的要求，我公司緊跟信息技術(shù)和電力工作的新發(fā)展，加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)研發(fā)，將數(shù)字檔案室建設(shè)作為企業(yè)信息化建設(shè)的有機(jī)組成部分，以“檔案管理系統(tǒng)”納入“信息化應(yīng)用系統(tǒng)”統(tǒng)一籌劃開(kāi)發(fā)，多次配合省公司工作調(diào)試模塊設(shè)計(jì)，使系統(tǒng)最大限度地貼合檔案工作需求，逐步實(shí)現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)和電力企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，基本形成了較為完整規(guī)范的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和圖像數(shù)據(jù)庫(kù)。在數(shù)字化檔案室的建設(shè)中，檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展豐富了檔案管理方式，為各門(mén)類(lèi)檔案數(shù)字資源提供了“充分考慮需求、直觀面向用戶(hù)、集中統(tǒng)一便捷”的信息展示平臺(tái)。
另一方面，搭建數(shù)字信息平臺(tái)是數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理的落腳點(diǎn)。我公司的檔案信息平臺(tái)雖然是由國(guó)網(wǎng)公司統(tǒng)一建立和維護(hù)的，但在在實(shí)際工作中，檔案工作人員結(jié)合檔案管理工作特點(diǎn)，圍繞“檔案管理”模塊功能和加強(qiáng)電子文件管理等重點(diǎn)工作，認(rèn)真驗(yàn)證現(xiàn)有系統(tǒng)，同時(shí)圍繞信息的前端控制和全程維護(hù)，完善文件處理、檢索瀏覽、信息上傳和集中歸檔等多環(huán)節(jié)應(yīng)用提出功能需求，便于國(guó)家電網(wǎng)公司進(jìn)行系統(tǒng)的完善。同時(shí)，對(duì)已有的電子文件和數(shù)字化后的檔案，開(kāi)發(fā)檔案掛接、統(tǒng)計(jì)分析、查找利用等功能，實(shí)施了電子數(shù)據(jù)與信息系統(tǒng)的整體掛接和查閱利用，充分發(fā)揮案卷級(jí)、文件級(jí)電子目錄和電子圖像數(shù)據(jù)庫(kù)的作用，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的集中管理。根據(jù)信息系統(tǒng)的程度、安全風(fēng)險(xiǎn)等因素，落實(shí)信息管理安全保密措施，保障應(yīng)用系統(tǒng)的安全運(yùn)行，提升了我公司檔案信息化管理的層次與水平。
二、積極構(gòu)建保障體系，推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理的有序展開(kāi)
首先，領(lǐng)導(dǎo)重視為各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展創(chuàng)造條件。我公司始終由主要領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，將檔案工作納入到全年工作計(jì)劃當(dāng)中，使檔案工作與企業(yè)各項(xiàng)工作同布置、同落實(shí)；每年印發(fā)《檔案工作要點(diǎn)》，召開(kāi)檔案工作會(huì)議，明確檔案工作目標(biāo)和內(nèi)容；積極推行責(zé)任考核制度，將文件材料歸檔工作列入各部門(mén)考核內(nèi)容，形成了檔案工作發(fā)展的有效機(jī)制。在數(shù)字檔案室建設(shè)初期，我公司檔案工作人員專(zhuān)程赴省公司、市檔案局學(xué)習(xí)咨詢(xún)，了解紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的內(nèi)容、程序與方式，學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化工作的有效經(jīng)驗(yàn)與成果利用，確保檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目實(shí)施的科學(xué)高效。在數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中，還專(zhuān)門(mén)組織召開(kāi)了檔案數(shù)字化建設(shè)工作研討會(huì)，邀請(qǐng)上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)、市檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處等單位的領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)家參加，充分聽(tīng)取各方意見(jiàn)，全力優(yōu)化檔案數(shù)字化工作。公司還組織專(zhuān)人以數(shù)字化檔案室建設(shè)為主題開(kāi)展課題研究，通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)檔案的管理現(xiàn)狀、檔案信息系統(tǒng)建設(shè)以及檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐等情況進(jìn)行分析探討，研究思考數(shù)字化檔案室建設(shè)的目標(biāo)、原則和方法等內(nèi)容，力求檔案管理的理論研究與檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展相結(jié)合，為數(shù)字化檔案室建設(shè)奠定了理論基礎(chǔ)。
其次，強(qiáng)化指導(dǎo)監(jiān)督。數(shù)字檔案室建設(shè)涉及企業(yè)多個(gè)部門(mén)，形成工作合力至關(guān)重要。一方面，明確各部門(mén)的工作職責(zé)，由辦公室總體牽頭負(fù)責(zé)實(shí)施檔案數(shù)字化全過(guò)程的進(jìn)度與質(zhì)量控制；由信息管理部門(mén)給予數(shù)字化數(shù)據(jù)的系統(tǒng)存儲(chǔ)與數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的技術(shù)保障，配合做好數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)和運(yùn)行管理。另一方面，作為垂直管理的大型國(guó)有企業(yè)，在做好市公司機(jī)關(guān)本部數(shù)字檔案室和電子文件管理工作的同時(shí)，積極開(kāi)展對(duì)所屬單位檔案工作的指導(dǎo)，與檔案數(shù)字化項(xiàng)目服務(wù)單位簽訂《檔案數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目安全保密協(xié)議》和《保密承諾書(shū)》，明確保密范圍與保密責(zé)任、工作制度和工作流程等要求，并對(duì)各工作環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控，確保檔案信息全過(guò)程安全，對(duì)所有檔案進(jìn)行密級(jí)篩查，全面梳理和統(tǒng)計(jì)標(biāo)識(shí)密級(jí)文件，從源頭上區(qū)分檔案數(shù)據(jù)的安全保密層次。
再次，健全制度是完成各項(xiàng)工作的保障。在數(shù)字檔案室建設(shè)之初，企業(yè)就以國(guó)家檔案局、市檔案局有關(guān)電子文件管理的規(guī)定以及全市“十二五”檔案事業(yè)發(fā)展目標(biāo)中關(guān)于國(guó)有企業(yè)全面推進(jìn)電子文件歸檔管理的要求為指導(dǎo)，嚴(yán)格參照國(guó)家檔案局技術(shù)規(guī)范和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案信息資源數(shù)字化工作；在數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中，按照國(guó)家檔案局和市檔案局的規(guī)定，統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)，明確發(fā)展方向，確保高效有序地開(kāi)展數(shù)字檔案室建設(shè)的各項(xiàng)工作。此外，進(jìn)一步維護(hù)數(shù)字檔案室建設(shè)的成果，規(guī)范電子文件管理的制度；形成“信息系統(tǒng)內(nèi)查閱電子檔案的方式”，對(duì)信息系統(tǒng)內(nèi)查閱電子檔案數(shù)據(jù)提出要求，嚴(yán)格規(guī)定查閱范圍，科學(xué)設(shè)定利用權(quán)限，規(guī)范電子檔案的管理。
三、不斷提升效能，確保數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理持續(xù)發(fā)展
一是強(qiáng)化統(tǒng)籌規(guī)劃。數(shù)字化檔案室因?yàn)樾畔⒂涗浄绞脚c傳遞方式的改變，其工作模式與傳統(tǒng)相比發(fā)生了根本變化。要加強(qiáng)以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和信息數(shù)據(jù)庫(kù)為主要內(nèi)容的檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)，根據(jù)電子文件管理與數(shù)字檔案室建設(shè)的功能要求，進(jìn)一步完善電子文件歸檔管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)；要實(shí)施紙質(zhì)檔案與電子文件的配套管理，將新型檔案數(shù)據(jù)科學(xué)納入檔案管理范疇，實(shí)現(xiàn)檔案鑒定與數(shù)字化同步、檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案利用同步，提高信息管理的層次和水平，拓展檔案利用共享渠道。
二是強(qiáng)化技術(shù)保障。要適應(yīng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和多媒體技術(shù)等的發(fā)展，配置滿(mǎn)足數(shù)字檔案海量存儲(chǔ)、查詢(xún)、管理要求的服務(wù)器和光盤(pán)、硬盤(pán)等存儲(chǔ)備份設(shè)備，并實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案工作從文件收發(fā)、歸檔整理到電子存儲(chǔ)等多環(huán)節(jié)檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的功能，為建設(shè)數(shù)字化檔案室提供良好的運(yùn)行環(huán)境；要遵循統(tǒng)籌開(kāi)發(fā)的建設(shè)原則，將檔案管理與本單位信息化建設(shè)總體格局相結(jié)合，并關(guān)注數(shù)據(jù)系統(tǒng)的特殊性和專(zhuān)業(yè)性，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)分析，對(duì)不同類(lèi)型數(shù)據(jù)進(jìn)行分層保管，努力建設(shè)資源配置合理、使用科學(xué)便捷的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)文檔的實(shí)體生成、管理運(yùn)轉(zhuǎn)、信息利用的一體化。
三是強(qiáng)化學(xué)習(xí)培訓(xùn)。數(shù)字檔案室因檔案信息的記錄方式和傳遞方式發(fā)生改變，其工作模式與傳統(tǒng)工作相比也發(fā)生了顯著變化，對(duì)于檔案工作人員來(lái)說(shuō)也需要積極確立全新的管理觀和服務(wù)觀。要根據(jù)新時(shí)期檔案業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，提升檔案工作人員對(duì)數(shù)字檔案室的認(rèn)識(shí)，根據(jù)檔案工作的客觀規(guī)律和檔案特點(diǎn)進(jìn)行合理組織、計(jì)劃與控制，研究檔案信息化發(fā)展的趨勢(shì)，思考完善檔案信息管理的方法；要主動(dòng)緊跟信息發(fā)展步伐，熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技能，具備更專(zhuān)業(yè)的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和更豐富的信息技術(shù)知識(shí)，為科學(xué)開(kāi)展檔案管理提供強(qiáng)有力的智力支撐，不斷提升檔案工作效率。
（作者單位為國(guó)網(wǎng)湖北省電力公司黃岡供電公司）
參考文獻(xiàn)
二、農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容
2 市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案接收工作中存在的主要問(wèn)題
2.1 工程檔案前期文件的數(shù)字化工作成為歷史遺留的問(wèn)題。完整的工程檔案是從工程的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、開(kāi)工、施工過(guò)程到最后竣工驗(yàn)收的全部文字資料和圖紙。而實(shí)際工作中，對(duì)工程檔案的歸檔往往是從工程的開(kāi)工開(kāi)始，特別是對(duì)于那些施工時(shí)間長(zhǎng)、牽涉單位或部門(mén)多、年代久遠(yuǎn)的項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，缺少前期文件或原件資料丟失。因此前期資料的收集成為工程資料歸檔的一個(gè)“瓶頸”，工程檔案前期文件的數(shù)字化工作也就成為一個(gè)歷史遺留的問(wèn)題。
2.2 缺乏對(duì)工程施工過(guò)程資料的前端控制。對(duì)工程檔案的管理工作并不是在工程竣工驗(yàn)收后才開(kāi)始收集、歸檔，而是在工程建設(shè)前期，就應(yīng)將檔案編制工作一齊納入到工程建設(shè)之中，與工程施工同步進(jìn)行，監(jiān)督施工單位按照相關(guān)工程檔案編制要求真實(shí)地記錄施工情況，準(zhǔn)確地填寫(xiě)數(shù)據(jù)，避免施工資料滯后性。
2.3 對(duì)聲像檔案的管理上存在薄弱環(huán)節(jié)。工程檔案的載體形式應(yīng)該是多樣化的，不僅有紙質(zhì)材料，影像、錄音、電子圖片、電子文檔等記錄工程建設(shè)活動(dòng)的方式越來(lái)越重要。但實(shí)際的工作中，管理人未對(duì)聲像檔案進(jìn)行科學(xué)而合理的存檔、保管、利用。因此，主要資料存在了個(gè)人手中，導(dǎo)致資料的最后遺失。
3 防范市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案接收工作問(wèn)題的對(duì)策
3.1 加強(qiáng)對(duì)市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。檔案是人類(lèi)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄。充分開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，對(duì)實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值和推動(dòng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)程有著重大意義。領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵。要讓單位的領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識(shí)到檔案是“單位知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分”，要將檔案工作納入單位的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的工作計(jì)劃中，擺上領(lǐng)導(dǎo)的重要議事日程，納入職工崗位責(zé)任考核的制度中，
對(duì)檔案工作做到有領(lǐng)導(dǎo)分管，有部署、有檢查、有總結(jié)、有獎(jiǎng)懲，使這項(xiàng)工作得到持續(xù)健康發(fā)展。
3.2 做好市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案接收工作的前期策劃。首先，確定工程項(xiàng)目檔案歸檔前期策劃思路：檔案管理部門(mén)根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍，結(jié)合項(xiàng)目具體情況，提前制定項(xiàng)目歸檔前期策劃，明確工程建設(shè)各階段、各類(lèi)文件收集整理的責(zé)任人員、歸檔時(shí)間及整理標(biāo)準(zhǔn)，作為項(xiàng)目各參建單位項(xiàng)目檔案工作的依據(jù)和指導(dǎo)。其次，確定歸檔范圍。項(xiàng)目檔案是指電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、采購(gòu)（含招投標(biāo)）、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收及試運(yùn)行全過(guò)程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等不同形式和紙質(zhì)、光盤(pán)等不同載體的全部文件材料。最后，明確檔案形成進(jìn)度及要求。項(xiàng)目檔案管理工作要與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，即開(kāi)始項(xiàng)目文件的形成、積累和整理工作，要明確合同相關(guān)方提交項(xiàng)目檔案的套數(shù)、案卷質(zhì)量、移交范圍、移交時(shí)間及電子文件等具體責(zé)任要求。
3.3 嚴(yán)格按照檔案要求，做好接收工作。紙質(zhì)文件字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備，并且歸檔的文件材料應(yīng)為原件。錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。歸檔文件應(yīng)編卷、冊(cè)、分冊(cè)，每卷應(yīng)有總目錄及分目錄。冊(cè)下可分為分冊(cè)，由立卷單位根據(jù)內(nèi)容多少劃分;卷內(nèi)材料尺寸應(yīng)統(tǒng)一;裝訂的案卷四邊應(yīng)齊整，裝訂要用棉線(xiàn)，不允許有金屬物。
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.167
[中圖分類(lèi)號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2015）08-0217-01
1 檔案信息化建設(shè)基本內(nèi)容
1.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
在檔案信息化建設(shè)中，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是基礎(chǔ)條件，只有具備了這些條件，才可以更好地開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源。而軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，核心內(nèi)容就是檔案信息網(wǎng)絡(luò)，它可以有效傳輸檔案信息、交換和共享資源等。因此，需要提高計(jì)算機(jī)管理檔案的普及率，大力建設(shè)檔案管理局域網(wǎng)。
1.2 檔案信息資源建設(shè)
要對(duì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)科學(xué)建設(shè)，涵蓋館藏案卷級(jí)目錄和其他一些重要目錄；建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，按照規(guī)范方法歸檔管理電子文件，數(shù)字化管理傳統(tǒng)檔案，促使檔案信息資源類(lèi)型得到豐富，提高檔案信息資源利用效率。
1.3 應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)
要積極、大力開(kāi)發(fā)檔案信息管理軟件，大力推廣通用性和適用性較強(qiáng)的軟件系統(tǒng)，保證軟件系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)的檔案網(wǎng)站建設(shè)需求得到滿(mǎn)足。
1.4 標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
要構(gòu)建檔案信息化法制體系和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，明確規(guī)定檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)，如資源描述、存儲(chǔ)、查詢(xún)、使用等，對(duì)電子文件歸檔和電子檔案管理等進(jìn)行規(guī)范，促使檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化得到實(shí)現(xiàn)。
1.5 安全保障體系建設(shè)
檔案中會(huì)存在一些比較重要的信息內(nèi)容，這些信息如果泄露，就會(huì)出現(xiàn)較為嚴(yán)重的后果，因此，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，安全保障體系建設(shè)是非常重要的組成部分，需要構(gòu)建檔案信息安全保障體系框架、完善安全管理機(jī)制，提高人們的檔案信息安全意識(shí)。
1.6 人才隊(duì)伍建設(shè)
在檔案信息化建設(shè)中，還有非常重要的一個(gè)方面是人才隊(duì)伍，那么就需要采取科學(xué)的措施，建設(shè)一支具有較高水平的專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍，，具體包括這些內(nèi)容：大力培訓(xùn)檔案業(yè)務(wù)人員，促使其能夠?qū)π录夹g(shù)和新設(shè)備等積極掌握；普及信息技術(shù)知識(shí)等。
2 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的措施分析
2.1 完善檔案信息化工作體系
只有構(gòu)建了相應(yīng)的工作體系，才可以更加順利地建設(shè)檔案信息化。具體來(lái)講，要明確管理體制，完善運(yùn)行機(jī)制，貫徹執(zhí)行電子文件管理等相關(guān)規(guī)定，同時(shí)，構(gòu)建電子文件管理機(jī)制，以便全程管理電子文件。要結(jié)合檔案法，賦予檔案局相應(yīng)管理職能，在信息化建設(shè)中，檔案部門(mén)積極協(xié)調(diào)，對(duì)工作體系進(jìn)行統(tǒng)一建設(shè)。另外，在電子政務(wù)建設(shè)中，也需要適當(dāng)提升檔案信息化工作的比重，以便同步進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。要對(duì)法規(guī)制度等進(jìn)行完善，規(guī)范工作行為，編制檔案信息化建設(shè)專(zhuān)項(xiàng)規(guī)劃和工作任務(wù)分解表等，明確目標(biāo)任務(wù)、完成時(shí)限以及責(zé)任單位等；在此基礎(chǔ)上，完善現(xiàn)有法律法規(guī)，強(qiáng)化監(jiān)督檢查和執(zhí)法。
2.2 推進(jìn)檔案數(shù)字化和資源共享
資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，要結(jié)合這個(gè)中心開(kāi)展其他工作，要將檔案數(shù)字化和資源共享作為工作重點(diǎn)。首先，逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，按照相應(yīng)原則，科學(xué)編制工作計(jì)劃，強(qiáng)化監(jiān)督檢查工作，以便順利開(kāi)展檔案數(shù)字化工作；同時(shí)，在用戶(hù)使用需求得到滿(mǎn)足的基礎(chǔ)上，還要構(gòu)建檔案數(shù)字化目錄，投入相應(yīng)人力、物力和財(cái)力資源，各部門(mén)協(xié)同工作。此外，實(shí)行紙質(zhì)和電子文件雙歸檔制度，并關(guān)聯(lián)并存規(guī)定范圍內(nèi)的文本和圖形文件，實(shí)現(xiàn)檔案全文檢索。其次，要逐步推進(jìn)檔案信息資源共享，結(jié)合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)，有機(jī)融合本系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)，在網(wǎng)上操作信息的生成、整理和歸檔全過(guò)程。
2.3 創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段
檔案信息化建設(shè)主要目的是提高檔案的利用效率，需要采取一系列的措施，不斷創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段；可以提高檔案信息遠(yuǎn)程查閱利用服務(wù)能力，結(jié)合我國(guó)相關(guān)規(guī)定，科學(xué)設(shè)定檔案公開(kāi)級(jí)別，并構(gòu)建檔案信息資源網(wǎng)上公開(kāi)評(píng)估體系，主管部門(mén)以固定形式向指定網(wǎng)站上需要公開(kāi)的信息，各級(jí)檔案部門(mén)借助鏈接方式整合相關(guān)資源，逐步完善檔案信息資源網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上查詢(xún)。對(duì)于部分無(wú)法公開(kāi)于網(wǎng)絡(luò)上的檔案，可以應(yīng)用政府信息申請(qǐng)公開(kāi)程序，對(duì)使用者身份信息確認(rèn)之后，提供遠(yuǎn)程查閱服務(wù)，借助于網(wǎng)絡(luò)檢索，相關(guān)人員可以更加便捷地查閱檔案。
安全建設(shè)也需要引起重視，要及時(shí)升級(jí)各種殺毒軟件，應(yīng)用先進(jìn)的身份認(rèn)證和網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)，同時(shí)強(qiáng)化訪(fǎng)問(wèn)控制，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行構(gòu)建，明確規(guī)定備份機(jī)房和技術(shù)條件，保證檔案信息安全。
3 結(jié) 語(yǔ)
