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（一）組成的成套性
勘察單位以一個獨(dú)立的工程項目作為勘察工作對象，按照嚴(yán)格的、科學(xué)的勘察程序，一個環(huán)節(jié)緊扣一個環(huán)節(jié)有規(guī)律地開展勘察工作。一項工程勘察全部勘察技術(shù)資料，按照一個獨(dú)立的工程項目把它們組成一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。工程勘察檔案收集、整理、保管和利用等管理工作，都為這種成套性的特點(diǎn)所制約。
（二）形成的階段性
根據(jù)勘察工作的基本程序，一項工程一般都要經(jīng)過勘察準(zhǔn)備（即前期）、初步勘察、勘察采樣等幾個階段。前一階段勘察工作沒有完成，不得開展下一階段的勘察工作。前后不同階段的勘察活動之間，既有密不可分的有機(jī)聯(lián)系，又有明顯的嚴(yán)格的階段區(qū)分，因此，每個勘察階段各個專業(yè)的勘察活動分別組成各自互相聯(lián)系的有機(jī)整體，并決定勘察技術(shù)資料形成的階段性。
（三）內(nèi)容的專業(yè)性
一項工程勘察是由多種專業(yè)技術(shù)人員按不同專業(yè)分別開展具體勘察作業(yè)，又相互配合共同完成，一項工程的勘察技術(shù)資料其形成過程是多學(xué)科、多專業(yè)的協(xié)同過程。因此，工程勘察檔案在分類、編號、編制檢索工作時，都要考慮勘察技術(shù)資料專業(yè)性，以及專業(yè)間的聯(lián)系特點(diǎn)。不同專業(yè)的技術(shù)文件材料一般不能混淆在一起，在確定分類、標(biāo)號結(jié)構(gòu)層次時，要考慮圖紙文件所屬專業(yè)與工程勘察之間的隸屬關(guān)系。此外檔案管理人員應(yīng)學(xué)習(xí)勘察各專業(yè)的基礎(chǔ)知識，了解各專業(yè)的業(yè)務(wù)范圍，能識別和看懂各專業(yè)的圖紙文件，不斷提高管理業(yè)務(wù)水平。
（四）貯存的空間需求性
工程勘察具有唯一性的特點(diǎn)，每一個項目的勘察資料都是一個獨(dú)立檔案項目。因此，在勘察技術(shù)活動中形成圖紙文件必然具有數(shù)量大、遞增快的特點(diǎn)。所以，在管理上需要考慮有較大、較多的庫房，要有足夠的櫥、柜、架、盒、夾等裝具及設(shè)備；現(xiàn)在的自動檢索及光盤技術(shù)現(xiàn)代管理手段，提高了貯存密度和檢索效率。
（五）使用的效益性
工程勘察檔案是從事工程勘察技術(shù)活動的成果和產(chǎn)品。首先它是為某具體工程項目提供勘察圖紙文件，作為工程設(shè)計和施工必要條件，其次，它是可供利用的勘察技術(shù)資源，對內(nèi)可參考借鑒，對外可供技術(shù)交流。在檔案管理工作中必須克服技術(shù)封鎖、保護(hù)主義，變封閉性為開放性，面向第一線的勘察技術(shù)人員，及時、準(zhǔn)確、方便有效地提供檔案資料，讓工程勘察檔案最大限度地發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益。
（六）使用價值的時效性
工程勘察檔案用于工程項目第一次實(shí)現(xiàn)使用價值以后，還會多次利用并發(fā)揮作用。按照技術(shù)文件生命周期理論，工程勘察檔案按其使用價值有它的活躍期和衰減的規(guī)律，在近期內(nèi)的查閱率較高，時間越長其查閱率就越低?？梢?，工程勘察檔案的使用價值具有一定的時效性。此外，還要根據(jù)保管、利用和庫房、設(shè)備的狀況，經(jīng)常定期進(jìn)行檔案資料的清理鑒定，將使用價值不大，不常查用的檔案置于“冷庫”或適當(dāng)減少庫存份數(shù)。工程勘察檔案的特點(diǎn)是由勘察活動的規(guī)律所決定的，認(rèn)識并掌握這些特點(diǎn)，有利于不斷改進(jìn)檔案管理，以便最大限度地發(fā)揮工程勘察檔案的作用。
二、當(dāng)前的勘察工程檔案管理
當(dāng)前，如何做好工程勘察檔案管理工作，成為工程勘察的堅實(shí)后盾，是工程勘察檔案管理工作人員所應(yīng)深刻思考的問題和不可推卸的責(zé)任。
（一）標(biāo)準(zhǔn)化管理是工程勘察檔案管理的首要基礎(chǔ)
當(dāng)前，對工程勘察檔案管理提出標(biāo)準(zhǔn)化要求，有利于提高工程勘察檔案的質(zhì)量，有利于工程勘察檔案的歸檔利用。同時，為工程監(jiān)督管理人員對各設(shè)計、施工單位進(jìn)行監(jiān)督管理提供資料，提高工程建設(shè)的質(zhì)量和效率。
（二）收集檔案的內(nèi)容要齊全
勘察檔案管理人員要與工程勘察技術(shù)人員相配合，對已收集的檔案資料進(jìn)行鑒定、補(bǔ)充。工程勘察檔案管理人員還要經(jīng)常去施工現(xiàn)場，了解工程概況，配合勘察技術(shù)人員做好圖紙資料的收集整理工作。在施工過程中形成的資料要做到心中有數(shù)，同時根據(jù)資料的形成規(guī)律，定期檢查施工單位收集的資料是否齊全，與現(xiàn)場技術(shù)人員核對是否同施工現(xiàn)場相符，不相符的及時查明原因。如資料缺失不全，確實(shí)需要增補(bǔ)，應(yīng)及時通知勘察技術(shù)人員。這樣才能更好地保證工程檔案資料在收集、整理上做到準(zhǔn)確、完整。
（三）圖紙、資料的標(biāo)準(zhǔn)化歸檔
當(dāng)前，對工程勘察檔案資料的歸檔，要摒棄舊有的過時的觀念，要以高效、準(zhǔn)確為前提，提高勘察工程檔案管理水平，必須抓緊做好以下幾個方面工作：
一是建立起以辦公自動化為載體的檔案管理系統(tǒng)。工程勘察檔案管理單位必須開發(fā)完善工程勘察檔案管理軟件。檔案管理人員必須熟練使用計算機(jī)，以便準(zhǔn)確、迅速的錄入與使用工程檔案管理軟件。
二是要對現(xiàn)有檔案認(rèn)真進(jìn)行整理、完善。要結(jié)合工程勘察的特點(diǎn)，更加嚴(yán)格、科學(xué)地做好檔案的分類和著錄，在此基礎(chǔ)上，對歷史檔案進(jìn)行清理，對號入座。清理的同時要盡可能地進(jìn)行完善，填補(bǔ)相關(guān)資料。
三是要不斷豐富補(bǔ)充檔案的存貯的內(nèi)容。要結(jié)合工程特點(diǎn)，有意識地豐富檔案的形式和內(nèi)容，加大圖片、聲像檔案歸檔的比重，逐步使呆板、單調(diào)的勘察工程檔案生動化、形象化。
1.1工程項目檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，對工程項目的開展及公司的生產(chǎn)經(jīng)營有著重要作用;為加強(qiáng)工程項目檔案的管理職責(zé)，規(guī)范檔案管理，結(jié)合施工企業(yè)的實(shí)際情況，制定本規(guī)定。
1.2本制度適用公司及各分子公司工程建設(shè)項目的新建、擴(kuò)建、改建、技術(shù)改造及安裝等項目的從立項至竣工驗收過程中的文件編制、檔案、收集、管理。
1.3項目工程檔案按照集中統(tǒng)一管理的原則，由項目部統(tǒng)一管理，重要及常用的文件移交檔案室保管，以確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確和安全，并便于使用。
1.4項目部根據(jù)工程項目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。
第二章 工程檔案管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)
2.1項目部是公司項目工程相關(guān)檔案的統(tǒng)一管理者，負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門和人員收集、整理項目從立項到最終驗收交付的所有相關(guān)文件;并對工程項目進(jìn)行統(tǒng)一整理造冊。
2.2現(xiàn)場工作組是項目部的下屬部門，受項目部的直接領(lǐng)導(dǎo)，在項目部的領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)收集現(xiàn)場施工、工程預(yù)算、工程更改、支付、結(jié)算、決算、驗收等環(huán)節(jié)的相關(guān)資料的收集、整理;接收、審核施工、監(jiān)理等相關(guān)方移交的資料，并對收到的資料進(jìn)行統(tǒng)一整理。
2.3檔案室接收項目部移交的項目檔案，并加以分類、整理、管理，并負(fù)責(zé)工程資料的收發(fā)、借閱等工作。
第三章 項目工程檔案管理流程
3.1工程項目檔案是指導(dǎo)工程項目及日后的生產(chǎn)、建設(shè)活動的重要依據(jù)，是繼承工程項目知識的重要手段，因此工程項目檔案管理先明確責(zé)任;項目部根據(jù)工程特點(diǎn)，明確項目從立項到最終驗收交付的過程中檔案管理的相關(guān)人員及職責(zé)。
3.2從項目開始立項，項目部制定工程項目檔案負(fù)責(zé)人，工程項目施工前由項目部指定人員收集立項、選定工程合作單位、設(shè)計、預(yù)算等相關(guān)資料，從項目施工至竣工驗收階段由現(xiàn)場工作組負(fù)責(zé)檔案的收集。
3.3資料收集人在工程資料收集后根據(jù)項目工程的邏輯性，對工程項目資料進(jìn)行分類整理，對缺少的資料應(yīng)及時收集，使工程資料完整、邏輯條理清晰。
3.4根據(jù)工程項目特性，現(xiàn)場工作人員在適當(dāng)時候?qū)⒐こ藤Y料移交項目部，由項目部，由項目統(tǒng)一整理、登記、編號、組卷。根據(jù)其邏輯順序，分類保存，保存的資料應(yīng)做好標(biāo)識，方便管理查詢。
3.5項目部對移交的資料統(tǒng)一整理后，重要的、日常使用的資料，項目部應(yīng)及時歸檔，方便資料需要人的使用，項目部歸檔的工程資料應(yīng)為原件，項目部自留復(fù)印件。
檔案室應(yīng)做好項目部移交資料的登記，并對移交工程資料單獨(dú)歸類存放。
3.6檔案室管理人員應(yīng)做好借閱管理，原件資料一般不允許借閱，借閱復(fù)印件供借閱人使用，因特殊原因需要向外遞交的檔案應(yīng)做好說明，備注原因。
工程項目檔案借閱后，檔案管理人應(yīng)及時通知借閱人，按期歸還。
第四章 項目工程檔案管理
4.1工程項目文件是在項目工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件等。
4.2工程項目檔案從立項到驗收交付過程中，施工、監(jiān)理等相關(guān)方應(yīng)主動將相關(guān)資料移交現(xiàn)場工作人員;同時檔案收集人應(yīng)及時收集及催促資料移交人移交資料，工程資料一律先收集、整理、歸類，再移交項目部，由項目部統(tǒng)一整理、分類，在項目工程每環(huán)節(jié)完成后，根據(jù)項目特點(diǎn)，由項目部將需要?dú)w檔的檔案移交公司檔案室。
4.3檔案收集工作的要求
(1)認(rèn)真貫徹集中統(tǒng)一管理項目檔案的原則;
(2)遵循檔案的自然形成規(guī)律;
(3)保證項目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確;
(4)認(rèn)真審核，未經(jīng)相關(guān)機(jī)構(gòu)審批簽字的要求相關(guān)人及時補(bǔ)齊;
(5)資料移交方和接受方均須做好資料備份。
4.4工程項目資料的收集管理
4.4.1項目部負(fù)責(zé)收集、積累和整理項目前期文件(施工前)以及設(shè)備，工藝和涉外文件;勘察、設(shè)計單位負(fù)責(zé)收集、積累勘察、設(shè)計文件，并按規(guī)定向項目部移交有關(guān)設(shè)計基礎(chǔ)資料和設(shè)計文件(見)。
4.4.2項目施工階段，由承包單位負(fù)責(zé)其項目全部文件的收集、積累、整理，并移交現(xiàn)場工作組;項目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集，積累項目監(jiān)理文件，并提交現(xiàn)場工作組。
4.4.3項目竣工驗收階段，承包單位負(fù)責(zé)項目完工資料的收集、整理，提交現(xiàn)場工作組;現(xiàn)場工作組負(fù)責(zé)竣工驗收階段所有資料的收集、整理。
4.4.4反映與項目有關(guān)的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應(yīng)收集齊全，歸入建設(shè)工程項目檔案。
收集范圍包括立項文件、設(shè)計基礎(chǔ)文件、設(shè)計文件、項目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、工藝設(shè)備文件、涉外文件、竣工驗收文件等。
4.4.5各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集。
4.5工程項目資料以收集人收集和檔案資料產(chǎn)生部門或單位主動移交相結(jié)合，在資料收集整理過程中，對形成的項目工程文件進(jìn)行鑒別，包括完整性、準(zhǔn)確性鑒別以及審批情況。
4.6項目工程檔案的分類要求
(1)檔案的分類，要符合形成檔案的專業(yè)和形成單位的項目活動的性質(zhì)和特點(diǎn);
(2)在公司各類工程項目中，同一類工程檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該一致;
(3)分類層次，類目要簡明，不宜過多過繁;
(4)分類應(yīng)力求按照專業(yè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。
4.7檔案整理工作遵循項目檔案的自然形成規(guī)律，保持項目檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，充分利用檔案原有的整理基礎(chǔ)，對項目檔案進(jìn)行分門別類的整理，便于保管和利用。
4.7.1工程項目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運(yùn)行文件及驗收文件，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)，內(nèi)容分別按年度、工程整理。
4.7.2勘察、設(shè)計單位形成的基礎(chǔ)材料和項目設(shè)計文件，應(yīng)按工程項目整理。
4.7.3施工技術(shù)文件應(yīng)按項目工程的專業(yè)，階段整理;檢查驗收記錄、質(zhì)量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理。
4.7.4設(shè)備、技術(shù)、工藝、竣工圖、設(shè)計變更、試運(yùn)行及維護(hù)中形成的文件按工程項目整理。
4.8項目檔案案卷管理
4.8.1組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)、組卷合理;法律性文件手續(xù)齊備。符合檔案管理要求。
4.8.2基建類案卷按項目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(含初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計)工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等排列。
4.8.3設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料，外購設(shè)備開箱驗收(自制設(shè)備設(shè)計、制造、驗收)、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)等排列。
4.8.4項目檔案號，要反映項目檔案系統(tǒng)整理后的客觀秩序，同項目檔案的分類方法和分類方案的結(jié)構(gòu)層次相一致;項目檔案號應(yīng)力求簡明，不要過于復(fù)雜繁瑣。
項目檔案號=分類號+案卷順序號。
4.9工程項目檔案的編目包括登記號、登記日期、檔案號、案卷題名、編制單位、數(shù)量、保管期限、變更記載、備注等內(nèi)容。
4.10工程項目資料的更改
4.10.1當(dāng)工程項目文件需要更改時，文件更改人或更改部門通知收集管理人，并說明更改的理由依據(jù)和更改內(nèi)容。
4.10.2文件更改原則上應(yīng)由原審批人審批或依據(jù)項目管理制度要求進(jìn)行審批，經(jīng)更改審批的文件應(yīng)及時交予檔案收集管理人，收集人交上級管理部門或檔案室，并做好更改備注。
4.11工程項目檔案的借閱
需要臨時借閱文件的人員應(yīng)填寫《工程項目檔案借閱申請表》(見附件)，經(jīng)檔案室相關(guān)人員同意后方可借閱，檔案室借閱文件一般為復(fù)印件，借閱后必須及時歸還，《工程借閱記錄》(見附件)，如果原件一般情況下不外借，如確需外借，說明原因。
4.12項目工程檔案的保管期限由項目部根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定而制定，在項目部將資料歸檔移交檔案室時明確提出，由檔案室人員在保管期滿后，提出銷毀申請，項目部決定其銷毀與否。
4.13 工程項目合同管理
工程項目合同是工程項目的重要資料，作為項目實(shí)施及工程價款支付的依據(jù)，現(xiàn)場工作組、項目部及檔案管理人員應(yīng)作為工程項目管理的重點(diǎn)。
工程項目合同一經(jīng)審批簽訂后，項目部組織相關(guān)人員收集，并移交檔案室，通知做好留底工作。
工程項目發(fā)生變更后，修要更改合同或補(bǔ)充的，項目部應(yīng)在合同修改或補(bǔ)充審批后，通知檔案室，并將新的合同或協(xié)議歸檔。
第五章 附則
5.1 本制度由項目部負(fù)責(zé)解釋。
5.2 本制度由項目部制定、修改，自總裁批準(zhǔn)之日?生效實(shí)施。
第一章 總則
1.1工程項目檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，對工程項目的開展及公司的生產(chǎn)經(jīng)營有著重要作用;為加強(qiáng)工程項目檔案的管理職責(zé)，規(guī)范檔案管理，結(jié)合施工企業(yè)的實(shí)際情況，制定本規(guī)定。
1.2本制度適用公司及各分子公司工程建設(shè)項目的新建、擴(kuò)建、改建、技術(shù)改造及安裝等項目的從立項至竣工驗收過程中的文件編制、檔案、收集、管理。
1.3項目工程檔案按照集中統(tǒng)一管理的原則，由項目部統(tǒng)一管理，重要及常用的文件移交檔案室保管，以確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確和安全，并便于使用。
1.4項目部根據(jù)工程項目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。
第二章 工程檔案管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)
2.1項目部是公司項目工程相關(guān)檔案的統(tǒng)一管理者，負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門和人員收集、整理項目從立項到最終驗收交付的所有相關(guān)文件;并對工程項目進(jìn)行統(tǒng)一整理造冊。
2.2現(xiàn)場工作組是項目部的下屬部門，受項目部的直接領(lǐng)導(dǎo)，在項目部的領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)收集現(xiàn)場施工、工程預(yù)算、工程更改、支付、結(jié)算、決算、驗收等環(huán)節(jié)的相關(guān)資料的收集、整理;接收、審核施工、監(jiān)理等相關(guān)方移交的資料，并對收到的資料進(jìn)行統(tǒng)一整理。
2.3檔案室接收項目部移交的項目檔案，并加以分類、整理、管理，并負(fù)責(zé)工程資料的收發(fā)、借閱等工作。
第三章 項目工程檔案管理流程
3.1工程項目檔案是指導(dǎo)工程項目及日后的生產(chǎn)、建設(shè)活動的重要依據(jù)，是繼承工程項目知識的重要手段，因此工程項目檔案管理先明確責(zé)任;項目部根據(jù)工程特點(diǎn)，明確項目從立項到最終驗收交付的過程中檔案管理的相關(guān)人員及職責(zé)。
3.2從項目開始立項，項目部制定工程項目檔案負(fù)責(zé)人，工程項目施工前由項目部指定人員收集立項、選定工程合作單位、設(shè)計、預(yù)算等相關(guān)資料，從項目施工至竣工驗收階段由現(xiàn)場工作組負(fù)責(zé)檔案的收集。
3.3資料收集人在工程資料收集后根據(jù)項目工程的邏輯性，對工程項目資料進(jìn)行分類整理，對缺少的資料應(yīng)及時收集，使工程資料完整、邏輯條理清晰。
3.4根據(jù)工程項目特性，現(xiàn)場工作人員在適當(dāng)時候?qū)⒐こ藤Y料移交項目部，由項目部，由項目統(tǒng)一整理、登記、編號、組卷。根據(jù)其邏輯順序，分類保存，保存的資料應(yīng)做好標(biāo)識，方便管理查詢。
3.5項目部對移交的資料統(tǒng)一整理后，重要的、日常使用的資料，項目部應(yīng)及時歸檔，方便資料需要人的使用，項目部歸檔的工程資料應(yīng)為原件，項目部自留復(fù)印件。
檔案室應(yīng)做好項目部移交資料的登記，并對移交工程資料單獨(dú)歸類存放。
3.6檔案室管理人員應(yīng)做好借閱管理，原件資料一般不允許借閱，借閱復(fù)印件供借閱人使用，因特殊原因需要向外遞交的檔案應(yīng)做好說明，備注原因。
工程項目檔案借閱后，檔案管理人應(yīng)及時通知借閱人，按期歸還。
第四章 項目工程檔案管理
4.1工程項目文件是在項目工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件等。
4.2工程項目檔案從立項到驗收交付過程中，施工、監(jiān)理等相關(guān)方應(yīng)主動將相關(guān)資料移交現(xiàn)場工作人員;同時檔案收集人應(yīng)及時收集及催促資料移交人移交資料，工程資料一律先收集、整理、歸類，再移交項目部，由項目部統(tǒng)一整理、分類，在項目工程每環(huán)節(jié)完成后，根據(jù)項目特點(diǎn)，由項目部將需要?dú)w檔的檔案移交公司檔案室。
4.3檔案收集工作的要求
(1)認(rèn)真貫徹集中統(tǒng)一管理項目檔案的原則;
(2)遵循檔案的自然形成規(guī)律;
(3)保證項目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確;
(4)認(rèn)真審核，未經(jīng)相關(guān)機(jī)構(gòu)審批簽字的要求相關(guān)人及時補(bǔ)齊;
(5)資料移交方和接受方均須做好資料備份。
4.4工程項目資料的收集管理
4.4.1項目部負(fù)責(zé)收集、積累和整理項目前期文件(施工前)以及設(shè)備，工藝和涉外文件;勘察、設(shè)計單位負(fù)責(zé)收集、積累勘察、設(shè)計文件，并按規(guī)定向項目部移交有關(guān)設(shè)計基礎(chǔ)資料和設(shè)計文件(見)。
4.4.2項目施工階段，由承包單位負(fù)責(zé)其項目全部文件的收集、積累、整理，并移交現(xiàn)場工作組;項目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集，積累項目監(jiān)理文件，并提交現(xiàn)場工作組。
4.4.3項目竣工驗收階段，承包單位負(fù)責(zé)項目完工資料的收集、整理，提交現(xiàn)場工作組;現(xiàn)場工作組負(fù)責(zé)竣工驗收階段所有資料的收集、整理。
4.4.4反映與項目有關(guān)的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應(yīng)收集齊全，歸入建設(shè)工程項目檔案。
收集范圍包括立項文件、設(shè)計基礎(chǔ)文件、設(shè)計文件、項目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、工藝設(shè)備文件、涉外文件、竣工驗收文件等。
4.4.5各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集。
4.5工程項目資料以收集人收集和檔案資料產(chǎn)生部門或單位主動移交相結(jié)合，在資料收集整理過程中，對形成的項目工程文件進(jìn)行鑒別，包括完整性、準(zhǔn)確性鑒別以及審批情況。
4.6項目工程檔案的分類要求
(1)檔案的分類，要符合形成檔案的專業(yè)和形成單位的項目活動的性質(zhì)和特點(diǎn);
(2)在公司各類工程項目中，同一類工程檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該一致;
(3)分類層次，類目要簡明，不宜過多過繁;
(4)分類應(yīng)力求按照專業(yè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。
4.7檔案整理工作遵循項目檔案的自然形成規(guī)律，保持項目檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，充分利用檔案原有的整理基礎(chǔ)，對項目檔案進(jìn)行分門別類的整理，便于保管和利用。
4.7.1工程項目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運(yùn)行文件及驗收文件，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)，內(nèi)容分別按年度、工程整理。
4.7.2勘察、設(shè)計單位形成的基礎(chǔ)材料和項目設(shè)計文件，應(yīng)按工程項目整理。
4.7.3施工技術(shù)文件應(yīng)按項目工程的專業(yè)，階段整理;檢查驗收記錄、質(zhì)量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理。
4.7.4設(shè)備、技術(shù)、工藝、竣工圖、設(shè)計變更、試運(yùn)行及維護(hù)中形成的文件按工程項目整理。
4.8項目檔案案卷管理
4.8.1組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)、組卷合理;法律性文件手續(xù)齊備。符合檔案管理要求。
4.8.2基建類案卷按項目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(含初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計)工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等排列。
4.8.3設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料，外購設(shè)備開箱驗收(自制設(shè)備設(shè)計、制造、驗收)、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)等排列。
4.8.4項目檔案號，要反映項目檔案系統(tǒng)整理后的客觀秩序，同項目檔案的分類方法和分類方案的結(jié)構(gòu)層次相一致;項目檔案號應(yīng)力求簡明，不要過于復(fù)雜繁瑣。
項目檔案號=分類號+案卷順序號。
4.9工程項目檔案的編目包括登記號、登記日期、檔案號、案卷題名、編制單位、數(shù)量、保管期限、變更記載、備注等內(nèi)容。
4.10工程項目資料的更改
4.10.1當(dāng)工程項目文件需要更改時，文件更改人或更改部門通知收集管理人，并說明更改的理由依據(jù)和更改內(nèi)容。
4.10.2文件更改原則上應(yīng)由原審批人審批或依據(jù)項目管理制度要求進(jìn)行審批，經(jīng)更改審批的文件應(yīng)及時交予檔案收集管理人，收集人交上級管理部門或檔案室，并做好更改備注。
4.11工程項目檔案的借閱
需要臨時借閱文件的人員應(yīng)填寫《工程項目檔案借閱申請表》(見附件)，經(jīng)檔案室相關(guān)人員同意后方可借閱，檔案室借閱文件一般為復(fù)印件，借閱后必須及時歸還，《工程借閱記錄》(見附件)，如果原件一般情況下不外借，如確需外借，說明原因。
4.12項目工程檔案的保管期限由項目部根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定而制定，在項目部將資料歸檔移交檔案室時明確提出，由檔案室人員在保管期滿后，提出銷毀申請，項目部決定其銷毀與否。
4.13 工程項目合同管理
工程項目合同是工程項目的重要資料，作為項目實(shí)施及工程價款支付的依據(jù)，現(xiàn)場工作組、項目部及檔案管理人員應(yīng)作為工程項目管理的重點(diǎn)。
工程項目合同一經(jīng)審批簽訂后，項目部組織相關(guān)人員收集，并移交檔案室，通知做好留底工作。
工程項目發(fā)生變更后，修要更改合同或補(bǔ)充的，項目部應(yīng)在合同修改或補(bǔ)充審批后，通知檔案室，并將新的合同或協(xié)議歸檔。
中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
前言在我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)中，建筑工程一直是改革的重點(diǎn)所在，隨著近年來經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷深入，我國的建筑工程也在不斷的進(jìn)步，檔案管理作為建筑工程管理中的重要環(huán)節(jié)，對建筑工程的影響巨大。本文從檔案管理對建筑工程的正反方面的意義出發(fā)，總結(jié)存在的問題，揭示檔案管理對建筑工程的影響。
一、 檔案管理對建筑工程的積極意義
1、 做好檔案管理能夠為建筑工程提供重要的參考
在建筑工程中，一些重要的文件例如設(shè)計圖紙、開工報告、竣工報告、隱蔽工程施工資料都是檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容，在檔案管理中能夠按照時間日期、工程量的大小程度將建筑工程的重要資料科學(xué)性的進(jìn)行有效保管，對接下來建筑工程的開展有著重要意義，是建筑工程重要的參考。一方面良好的檔案管理是經(jīng)驗的積累，與其他行業(yè)不同的是，建筑工程中經(jīng)驗的積累極為重要，成功經(jīng)驗的積累能夠觸類旁通，在接手新工程時往往能夠量變引起質(zhì)變，在以往的基礎(chǔ)上做的更加科學(xué)合理，甚至導(dǎo)致創(chuàng)新，而失敗的教訓(xùn)更能夠在今后的建筑工程管理中避免錯誤的發(fā)生，因此在進(jìn)行建筑工程的施工前，通過查找檔案，以經(jīng)驗為基礎(chǔ)對新工程的開展具有正向的幫助，是較為合理的做法；另一方面，在建筑工程中和結(jié)束后都會將施工中的資料進(jìn)行細(xì)致的歸納和存檔，便于在施工工程中一旦發(fā)現(xiàn)問題或者有好的措施，能夠及時通過檔案找到前期施工的各項資料進(jìn)行解決，在施工結(jié)束后的驗收階段或者完工后建筑的使用期間，一旦發(fā)現(xiàn)問題，通過詳實(shí)的檔案管理也便于及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。因此，檔案管理能夠為建筑工程開展提供重要的參考。
2、 做好檔案管理是建筑工程不斷創(chuàng)新的基礎(chǔ)。
創(chuàng)新是事物能夠長期穩(wěn)定發(fā)展的必經(jīng)之路，在事物發(fā)展的各個階段進(jìn)行有效的創(chuàng)新能夠打破瓶頸，開創(chuàng)新的局面，這是一個量變引起質(zhì)變的過程。建筑工程也是一樣，由于當(dāng)前社會發(fā)展速度不斷加快，經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷深化開展，因此對建筑工程的要求也越來越高，這既是機(jī)遇，又是挑戰(zhàn)，因此，建筑工程若想要在社會發(fā)展的大潮中占據(jù)先機(jī)，就需要不斷的進(jìn)行創(chuàng)新，而做好檔案管理正是建筑工程創(chuàng)新的基礎(chǔ)。首先，檔案管理的有序性，使建筑工程在開展中能夠有條不紊的利用檔案管理的成果查找資料，提高了工作效率，便于建筑工程在較短的時間內(nèi)，達(dá)成目標(biāo)；其次檔案管理的階段性總結(jié)特征，便于建筑工程能夠適時的不斷進(jìn)行總結(jié)和方案微調(diào)，沒有積累就沒有突破，而檔案管理恰恰是積累的重要一環(huán)，在各個階段進(jìn)行檔案管理的資料總結(jié)能夠使建筑工程形成寶貴經(jīng)驗，通過總結(jié)歸納，為最終的創(chuàng)新打造先決條件；最后，在建筑工程完成創(chuàng)新后，檔案管理也是檢驗創(chuàng)新成果科學(xué)性的工具，在創(chuàng)新成果的推進(jìn)過程中，由于欠缺實(shí)際運(yùn)行經(jīng)驗，因此過程中的各個環(huán)節(jié)必然要依托于檔案管理，從而通過分析總結(jié)，制定出合理有效的推進(jìn)策略，保證創(chuàng)新成功在實(shí)際運(yùn)用中能夠有的放矢，貼合實(shí)際。
3、 檔案管理是建筑工程重要的無形資產(chǎn)
建筑工程是市場化特征較為明顯的學(xué)科之一，在建筑工程的各個環(huán)節(jié)中都與市場緊密結(jié)合，而科學(xué)合理的檔案管理，是建筑工程成熟的標(biāo)志，也是建筑工程產(chǎn)生市場競爭力的重要環(huán)節(jié)，因此檔案管理是建筑工程的悟性資產(chǎn)。一方面，通過良好的檔案管理，建筑工程能夠形成較為清晰的業(yè)務(wù)開展思路，保證建筑工程有科學(xué)合理、有經(jīng)驗的技術(shù)保障；另一方面，檔案管理對建筑工程的市場競爭也存在促進(jìn)作用，好的檔案管理是建筑工程的標(biāo)簽，是管理較為成熟的表現(xiàn)，能夠使市場的客戶更加的放心合作，加強(qiáng)了建筑工程甲方的信譽(yù)度，為市場的合作奠定保障。
二、 檔案管理不善對建筑工程的消極影響
1、 檔案管理不善會造成建筑工程管理的混亂
檔案管理是建筑工程管理的重點(diǎn)之一，但是建筑工程管理的混亂往往是來源于檔案管理不善。一方面檔案管理失序會造成建筑工程的進(jìn)程出現(xiàn)不必要的繁瑣環(huán)節(jié)，在建筑工程的開展過程中，往往需要對之前的進(jìn)度資料進(jìn)行查找翻閱，以便對接下來工作的開展發(fā)揮必要的指導(dǎo)作用，沒有以往的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行參考，會使建筑工程的開展欠缺堅實(shí)的依據(jù)，因此一旦檔案管理出現(xiàn)失序，會造成查閱資料進(jìn)程異常繁瑣，短時間內(nèi)無法找到對應(yīng)的資料會造成施工延誤，甚至?xí)?dǎo)致建筑工程的中止；另一方面檔案管理的不全面性會導(dǎo)致建筑工程的階段性總結(jié)“失據(jù)”，檔案管理要求能夠把握重點(diǎn)，并且注重存檔的細(xì)致性，保證信息保存的全面性，一旦檔案管理出現(xiàn)不全面，往往使得在進(jìn)行建筑工程的階段性總結(jié)時，不能夠全面反映此階段進(jìn)程的詳實(shí)情況，對建筑工程的總結(jié)與繼續(xù)發(fā)展不利，長此以往，會造成建筑工程進(jìn)程陷入混亂的情況，甚至逐漸被經(jīng)濟(jì)大潮所淘汰。
2、 檔案管理不善會導(dǎo)致建筑工程陷入瓶頸
隨著改革的不斷深入，經(jīng)濟(jì)建設(shè)的深化開展，因此建筑工程作為經(jīng)濟(jì)建設(shè)的主體也應(yīng)與時俱進(jìn)，建筑工程質(zhì)量、工藝的不斷進(jìn)步與經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展相輔相成，因此在建筑工程的開展中應(yīng)不斷總結(jié)更新業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)水平，并且不斷打破瓶頸，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，才能滿足經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要，否則將會逐漸被時代大潮所淘汰，對于實(shí)現(xiàn)建筑工程的創(chuàng)新而言，檔案管理具有重要意義。檔案管理是創(chuàng)新的基礎(chǔ)，創(chuàng)新不是一蹴而就的過程，是量變到質(zhì)變的積累，只有做好檔案管理工作，適時進(jìn)行總結(jié)提升，對過往的經(jīng)驗教訓(xùn)不斷梳理，才能形成真正實(shí)用的寶貴經(jīng)驗，這才是創(chuàng)新的真正基礎(chǔ)，只有當(dāng)經(jīng)驗積累到一定的程度，才會為實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新取得先機(jī)。
3、 檔案管理不善會導(dǎo)致建筑工程喪失品牌形象
建筑工程是一門市場化的工程，對于建筑工程而言，建筑工程的客戶是政府，是廣大人民群眾，因此建筑工程必須具備足夠的公信力支持，才能夠獲取政府和人民群眾的支持與信任。然而，一旦建筑工程的檔案管理不善，就會直接顯示出建筑工程單位的管理亂象，即使建筑工程單位在其他方面的管理更加出色，例如質(zhì)量過程管理、人力資源管理等，也不會重新獲得客戶的信任，因為建筑工程的檔案管理如果陷入混亂，將直接建筑工程在施工過程中進(jìn)退失據(jù)，出現(xiàn)問題。
三、 當(dāng)前建筑工程檔案管理存在的不足和未來發(fā)展趨勢展望
誠然，當(dāng)前的建筑工程檔案管理也存在一定的不足，并且對建筑工程的開展造成一定的影響，只有逐步加強(qiáng)和完善檔案管理，提高檔案管理的質(zhì)量，才能對建筑工程的良性發(fā)展貢獻(xiàn)力量，目前檔案管理的問題主要體現(xiàn)在以下幾方面：一是部分檔案材料填寫存在虛假。在施工后期的竣工驗收環(huán)節(jié)中，由于甲方對施工環(huán)節(jié)的不甚了解，施工單位會出現(xiàn)急于交工，在竣工資料上進(jìn)行虛假填寫，填寫數(shù)據(jù)與實(shí)際情況不符的情況存在，這些都對建筑工程的質(zhì)量埋下隱患；二是檔案交接不及時。在施工的后期，往往工程量較少，作為施工單位的主體往往到其他項目繼續(xù)進(jìn)行施工，造成施工人員的分散，而施工后期正是檔案管理的重要時期，需要對檔案資料進(jìn)行整理，人員的分散會導(dǎo)致檔案交接不及時的情況出現(xiàn)。
在以后檔案管理中，應(yīng)該針對現(xiàn)階段存在的問題進(jìn)行管理的強(qiáng)化，一是逐漸加強(qiáng)監(jiān)督和審核力度，尤其對施工的后期嚴(yán)格把關(guān)，對于虛假填寫的情況從重處罰；二是保證檔案管理的完整性，設(shè)置專人負(fù)責(zé)施工后期的檔案管理，并且在施工合同上對檔案交接時間進(jìn)行明確規(guī)定；三是加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)，保證檔案管理穩(wěn)步良性推進(jìn)。
結(jié)束語檔案管理對建筑工程的影響不言而喻，做好檔案管理工作會對建筑工程產(chǎn)生積極正向的推進(jìn)作用，反之將會對建筑工程的穩(wěn)定發(fā)展形成阻礙，因此，在今后的檔案管理工作中中，應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)對于檔案管理的重視程度，逐步加強(qiáng)檔案管理質(zhì)量，這樣才能夠促使建筑工程不斷良性發(fā)展，在經(jīng)濟(jì)建設(shè)的大潮中占據(jù)先機(jī)。
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Abstract: the construction project files management work is a part of construction project management, engineering archives management, good or bad, directly affects the quality of construction projects, or even affect the enterprise economic benefits. This paper focuses on the construction of the content files as well as the problems and analysis of the archives management of the specific measures, hoping to file management of construction projects to help.
Keywords: file management; Building engineering; analysis
中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：
建筑工程一般分為項目規(guī)劃、征地拆遷、勘測設(shè)計、土木施工、管線施工、設(shè)備安裝、內(nèi)外裝修、竣工驗收等工程項目。這些工程項目的檔案材料就是建筑工程檔案，它記載著建筑物、構(gòu)筑物地下管線敷設(shè)等建設(shè)活動，是建設(shè)項目管理如投資計劃、設(shè)計、施工、使用、維修及改建擴(kuò)建等活動中形成的檔案文件，需要長期妥善地保存。在工程建設(shè)中，檔案管理工作起著非常重要的作用，它是加快城市現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程、構(gòu)建和諧社會的重要手段之一，認(rèn)真做好建筑工程檔案管理工作非常必要。應(yīng)制定一些具體的措施，嚴(yán)格落實(shí)有關(guān)的法律規(guī)章制度，確保建筑工程檔案管理步入良性循環(huán)的軌道。
一、建筑工程檔案的內(nèi)容
1.1工程準(zhǔn)備階段文件
主要包括：立項文件；計劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；建設(shè)用地、征地、拆遷文件；勘察、測繪、設(shè)計文件；招投標(biāo)文件；開工審批文件；建設(shè)、施工監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人；
1.2工程施工階段文件
1.2.1樁基工程資料。主要包括樁基工程施工、技術(shù)管理資料；樁基工程質(zhì)量控制資料；樁基子分部工程質(zhì)量驗收資料。
1.3土建（建筑與結(jié)構(gòu)）工程資料
1.3.1施工、技術(shù)管理資料。工程概況；開、竣工報告。
1.3.2工程質(zhì)量控制資料。圖紙會審、設(shè)計變更、洽商記錄；工程定位測量、放線驗收記錄；原材料出廠合格證及進(jìn)場檢（試）驗報告（鋼材；水泥；磚；外加劑、粉煤灰、砂、石；防水、隔熱保溫材料；其它建筑材料等）；施工試驗報告及見證檢測報告（配合比通知單；混凝土強(qiáng)度評定及試塊試驗報告、砂漿強(qiáng)度評定及試塊試驗報告；鋼筋連接試驗報告；土壤試驗報告；外墻飾面磚樣板件黏結(jié)強(qiáng)度檢測報告）；預(yù)制構(gòu)件、預(yù)拌混凝土合格證；隱蔽工程驗收記錄（統(tǒng)表）；現(xiàn)場施工預(yù)應(yīng)力記錄、地基驗槽和地基處理記錄；地基基礎(chǔ)、主體、結(jié)構(gòu)檢驗及抽樣檢測資料；工程質(zhì)量事故及調(diào)查處理資料；新材料廠、新工藝施工記錄。
1.4地建工程安全和功能檢驗資料。屋面淋水、蓄水試驗記錄；地下室防水效果檢查記錄；有防水要求的地面蓄水試驗記錄；建筑物垂直度、標(biāo)高、全高測量記錄；煙氣（風(fēng)）道工程檢查驗收記錄；幕墻及外窗氣密性、水密性耐風(fēng)壓檢測報告；建筑物沉降觀測記錄；節(jié)能、保溫檢測報告；室內(nèi)環(huán)境檢測報告。
1.5工程質(zhì)量驗收記錄。質(zhì)量驗收總表部分；地基基礎(chǔ)分部分項驗收記錄；主體結(jié)構(gòu)分項驗收記錄；裝飾分部分項驗收記錄；屋面分部分項驗收記錄；建筑給排水及采暖、消防工程資料；建筑電氣工程資料；幕墻與型材工程資料；鋼結(jié)構(gòu)工程資料；通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)?、建筑智能化、電梯工程資料；室外工程。
2竣工驗收文件
主要包括：工程竣工總結(jié)；建設(shè)工程抗震設(shè)防、消防等驗收意見；竣工驗收報告；工程竣工驗收證明書；工程竣工驗收備案表（包括各專項驗收認(rèn)可文件）；工程質(zhì)量保修書；工程竣工決算及審核結(jié)論；聲像電子檔案。
3竣工圖等
3.1綜合竣工圖
3.1.1綜合圖?？偲矫娌贾脠D（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、綠化等）；豎向布置圖；室外給水、排水、熱力、燃?xì)獾裙芫W(wǎng)綜合圖；電氣（包括電力、電訊、電視系統(tǒng)等）綜合圖；設(shè)計總說明書。
3.1.2外專業(yè)圖（室外給水、雨水、污水、熱力、燃?xì)狻㈦娪?、電力、電視、建筑小品、消防、照明、水景、道路、綠化）。
3.2專業(yè)竣工圖。建筑竣工圖；結(jié)構(gòu)竣工圖；裝修（裝飾）工程竣工圖；電氣工程（智能化工程）竣工圖；給排水工程（消防工程）竣工圖；采暖通風(fēng)空調(diào)工程竣工圖；燃?xì)夤こ炭⒐D；電梯工程竣工圖；幕墻工程竣工圖；鋼結(jié)構(gòu)工程竣工圖。
二、建筑工程檔案管理存在的問題
建筑工程檔案管理具有單一獨(dú)立性、真實(shí)性以及實(shí)用性的特點(diǎn)，在具體的操作過程中，存在以下問題：
1缺乏專業(yè)型檔案管理人員。在許多建筑項目中，對檔案管理的重視不夠，隨便招來一些沒有專業(yè)檔案管理背景的人員，既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，很多詳細(xì)的工作做不到位。
2檔案材料不完整。目前，在建筑檔案管理中，資料的不完全是建筑工程檔案存在的主要問題。相對來說，重視得好的工程項目，歸檔率能達(dá)到80%左右，較差的單位情況就不同了。很多工程項目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案。
三、建筑工程檔案管理的措施
1重視工程檔案管理工作。在建筑工程中，很多管理者把重點(diǎn)放在具體的施工上，對于檔案資料的管理不重視，只有在驗收的時候才應(yīng)付了事，相關(guān)管理部分應(yīng)該建立相關(guān)法律制度，進(jìn)一步加強(qiáng)對建筑行業(yè)的檔案管理的法制教育工作，也能便于在驗收的時候省時省力。
2嚴(yán)格把控好竣工驗收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設(shè)單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)《建設(shè)工程檔案合格證》。
3加強(qiáng)對工程檔案管理人員培訓(xùn)的力度。檔案管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識，認(rèn)清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，要運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法，更好地服務(wù)于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認(rèn)識，變被動為主動，認(rèn)真領(lǐng)會和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運(yùn)用；要有較強(qiáng)的責(zé)任心，嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)。
4及時做好傳遞和變更記錄。在建筑施工過程中，有些施工程序會有變更，這就要求檔案管理人員及時跟進(jìn)傳遞和變更相關(guān)資料，這樣才能保證檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關(guān)記錄，才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。
1.1綜合性文件資料
主要包括上級批準(zhǔn)文件；計劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設(shè)計文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計報告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。
1.2土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料
主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設(shè)計變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設(shè)計；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報及工程例會紀(jì)要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質(zhì)量檢驗及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。
1.3竣工圖等
主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強(qiáng)電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。
2.建筑工程檔案的特點(diǎn)
2.1單一獨(dú)立性
即一個單項工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點(diǎn)。
2.2真實(shí)性
工程檔案是該項工程實(shí)體的一面鏡子似的真實(shí)寫照。因為工程檔案材料是與該工程建設(shè)同步形成的，是該工程報批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實(shí)體完全一致，單從檔案材料就可以求和工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，是建筑工程質(zhì)量監(jiān)督部門進(jìn)行竣工驗收的重要依據(jù)。
2.3實(shí)用性
工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價值，即實(shí)際性。通過檔案，可以全面考核工程建設(shè)工作，檢查工程是否符合設(shè)計要求。
3.建筑工程檔案管理需要解決的問題
3.1檔案材料不完整
檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目歸檔率較好的單位能達(dá)到80%左右，較差的單位情況就不同了。很多工程項目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案，鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料寥寥無幾。
3.2缺乏統(tǒng)一的管理模式
從檔案管理機(jī)構(gòu)上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。
3.3缺乏復(fù)合型檔案管理人員
基層單位的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，難以適應(yīng)工作需要。
4.建筑工程檔案有效管理的措施
4.1思想上要重視工程檔案管理工作
工程建設(shè)中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應(yīng)付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設(shè)管理過程中，企業(yè)對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，施工過程中現(xiàn)場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應(yīng)付。如果不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到最后內(nèi)業(yè)很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以內(nèi)業(yè)資料應(yīng)定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強(qiáng)制措施與計量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業(yè)管理部門、檔案管理部門應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)對建筑行業(yè)的檔案管理的法制教育工作。
4.2建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)
為了加強(qiáng)對工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項目建設(shè)初期（從工程立項開始）就應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護(hù)建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。
4.3嚴(yán)格把好竣工驗收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗收檔案充分發(fā)揮其憑證作用
工程竣工驗收時，建設(shè)單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗收關(guān)，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，建設(shè)單位不結(jié)清尾款，以確保下程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
4.4加強(qiáng)對工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的力度
隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑檔案管理工作的特點(diǎn)也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業(yè)務(wù)索質(zhì)包括服務(wù)意識、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。檔案管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識，認(rèn)清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，要運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法，更好地服務(wù)于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認(rèn)識，變被動為主動，認(rèn)真領(lǐng)會和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運(yùn)用；要有較強(qiáng)的責(zé)任心，嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)。
4.5加強(qiáng)施工管理，強(qiáng)化檔案材料編制工作
按照標(biāo)準(zhǔn)編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件。一個施工隊不會編制工程內(nèi)業(yè)材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制形成過程。施工單位應(yīng)明確自己的責(zé)任，加強(qiáng)對施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓(xùn)練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。開發(fā)公司要加強(qiáng)對施工的監(jiān)督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標(biāo)準(zhǔn)形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。
4.6充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開發(fā)建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統(tǒng)計工作
大力推行對縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程檔案中運(yùn)用。當(dāng)前，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用C A D光盤技術(shù)。我們可以借鑒先進(jìn)管理方法，采用先進(jìn)技術(shù)，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術(shù)已相當(dāng)普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設(shè)檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進(jìn)行檔案管理成為可能，也就成為項目檔案管理的一個發(fā)展方向。
4.7及時做好傳遞和變更記錄
在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。■
【參考文獻(xiàn)】
沒有形成完整體系工程建設(shè)過程中，必須重視檔案的收集整理，及時形成完整體系，確保工程檔案的收集整理效果。建筑企業(yè)在實(shí)際的檔案管理工作中，還存在對施工檔案沒有及時進(jìn)行收集整理的問題，影響了檔案的系統(tǒng)性，使施工檔案難以發(fā)揮其作用。施工檔案的收集整理受到建筑企業(yè)多方面影響，一些建筑企業(yè)在工程建設(shè)中以經(jīng)濟(jì)效益為最終目標(biāo)，對建筑工程施工檔案資料收集整理的重要性認(rèn)識不夠，影響檔案收集整理工作在企業(yè)建筑施工過程中的具體實(shí)施。建筑工程在建設(shè)后期，工程建設(shè)技術(shù)人員陸續(xù)撤離施工現(xiàn)場，帶走部分專業(yè)施工技術(shù)檔案，導(dǎo)致建筑工程后期施工檔案的分散，給建筑工程施工檔案的收集整理工作帶來困難。檔案整理人員對施工技術(shù)檔案等專業(yè)性高的文獻(xiàn)資料把控度不夠，整理過程中難以形成具有完整體系的施工檔案，給建筑工程施工項目的檔案管理工作帶來巨大影響。
2建筑工程施工難度提高
施工檔案數(shù)量增多隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，對建筑工程的要求越來越高，在一定程度上提高了建筑工程的施工難度，增加了工程項目的施工檔案數(shù)量。如果建筑企業(yè)沒有做好工程項目施工檔案管理準(zhǔn)備工作，依然采用原有施工檔案的收集整理辦法，必然降低建筑工程施工檔案管理質(zhì)量。建筑工程的施工檔案包括施工過程中形成的所有文檔資料，隨著工程建設(shè)難度的不斷增加，施工檔案的數(shù)量也在不斷增多，需要建筑企業(yè)根據(jù)具體施工檔案的收集整理要求，采取相應(yīng)措施，保證建筑工程檔案收集質(zhì)量。建筑工程的檔案管理，因為檔案數(shù)量的增多，造成檔案管理難度加大，一些沒有保存價值的建設(shè)資料，也被保存在施工檔案中，而工程總結(jié)、竣工驗收等重要資料卻沒有被完整保存在施工檔案中。
3施工檔案資料的有效性缺乏
保證施工檔案的收集、整理和保存是一項周期性長的工作，在實(shí)際的工程建設(shè)中，建筑工程的檔案資料因為復(fù)印份數(shù)少或保管措施不到位，施工檔案資料沒有真正受到保護(hù)監(jiān)管，難以保證其有效性。建設(shè)施工過程中，因為某些項目的負(fù)責(zé)人并不是時時都在施工一線，一些重要的現(xiàn)場資料填寫，會出現(xiàn)代簽現(xiàn)象，難以保證施工檔案的有效性。因為施工檔案管理人員的檔案意識薄弱，沒有及時將施工檔案轉(zhuǎn)交給業(yè)主，或在完成施工檔案的轉(zhuǎn)交之后，并不及時對施工檔案重新進(jìn)行收集整理，錯過了施工檔案交付后的最佳整理期，給建筑施工檔案的最終價值成型造成無法挽回的損失。在檔案的利用過程中，一些建筑單位并沒有真正意識到施工檔案的重要性，對施工檔案的利用也僅限于工程驗收證書、工程最終預(yù)算等方面的查驗，其他價值性更高的技術(shù)文檔并沒有真正利用，給施工人員造成施工檔案實(shí)效價值并不大的錯覺。
二建筑施工檔案管理主要問題的成因
1施工檔案管理制度落實(shí)效果不夠
目前，在建筑工程中，施工檔案管理工作的具體落實(shí)，還缺乏相關(guān)管理制度，實(shí)際工作中，各建設(shè)單位根據(jù)自身的實(shí)際需求，對施工檔案管理的方式方法存在差異，影響了施工檔案的統(tǒng)一管理。由于沒有健全的施工檔案管理制度，導(dǎo)致建設(shè)施工過程中，施工檔案的管理隨意性大，難以保證檔案管理工作質(zhì)量。隨著建筑工程建設(shè)難度的提升，檔案資料數(shù)量越來越多，沒有科學(xué)、有效的檔案管理制度為檔案管理工作做支撐，導(dǎo)致檔案管理效果難以落到實(shí)處。
2建筑建設(shè)單位和建設(shè)人員重視程度不夠
一些建筑建設(shè)單位對檔案管理工作的認(rèn)識程度不夠，僅僅把工程施工檔案管理工作當(dāng)做建筑工程中的一般臨時性工作，沒有制定企業(yè)內(nèi)部的施工檔案管理工作制度，缺乏專職施工檔案管理人員，難以保證施工檔案管理質(zhì)量。施工檔案的收集和管理，在一些建設(shè)人員看來是一項苦差事，導(dǎo)致檔案管理積極性不高，施工檔案的收集整理中，沒有做好鑒定驗收工作，材料歸檔范圍沒有明確，影響了施工檔案管理工作效果。
三加強(qiáng)建筑施工檔案管理工作的措施
1明確建筑工程施工檔案的收集整理范圍
要加強(qiáng)建筑工程施工檔案管理工作的質(zhì)量，首先要保證建筑工程現(xiàn)場施工檔案的收集整理范圍，在明確了施工檔案的收集整理范圍之后，才能保證建筑工程施工檔案的整理效果。目前，建筑工程施工檔案的收集內(nèi)容主要包括施工前期的準(zhǔn)備資料、施工過程中產(chǎn)生的文件材料和項目竣工驗收過程中的所有文檔資料。項目施工前的準(zhǔn)備資料主要包括工程建設(shè)規(guī)劃許可證、開工審批表、設(shè)計圖紙等；施工過程中產(chǎn)生的文件資料主要包括設(shè)計變更、工程質(zhì)量檢測報告、工程定位測量等資料；竣工驗收過程中產(chǎn)生的文檔資料包括項目竣工圖、工程竣工驗收報告等。在明確了項目施工檔案的收集整理范圍后，嚴(yán)格按照范圍要求完成檔案收集整理。
2加強(qiáng)建筑企業(yè)的制度建設(shè)
提高檔案管理人員的認(rèn)識程度企業(yè)根據(jù)我國對現(xiàn)場施工檔案的具體法規(guī)要求，并結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，制定與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理制度，保證建筑企業(yè)在具體的檔案管理工作效果落實(shí)過程中有章可循。建筑企業(yè)要積極通過開辦培訓(xùn)班等形式，提高建筑工程人員對施工檔案的重視程度。建筑企業(yè)在施工檔案管理工作中，要克服傳統(tǒng)管理經(jīng)驗，對施工檔案管理人員進(jìn)行明確，保證建筑工程施工檔案的質(zhì)量。
3保證施工檔案的真實(shí)有效
對于建筑工程的施工檔案，必須保證施工檔案的真實(shí)有效，從檔案形成的源頭開始，把建筑檔案的形成融入到工程建設(shè)過程中。在具體的實(shí)施過程中，建筑企業(yè)必須根據(jù)檔案管理制度要求，對檔案形成進(jìn)行有效跟蹤，保證施工檔案的真實(shí)有效。
中圖分類號： F253.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號：
一．引言
建筑工程的質(zhì)量問題是整個施工的核心要點(diǎn)，所以建筑工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理也成為整個工程項目中的重要的一個環(huán)節(jié)，因此，為了確保工程按期保質(zhì)的完成，我們必須要完善好施工過程中的質(zhì)量水平，加大監(jiān)督力度，提高檔案管理能力。力爭在施工過程中保證好的質(zhì)量。只有這樣才能在激烈的競爭中站穩(wěn)腳
二．工程質(zhì)量監(jiān)督“檔案化”管理的必要性
工程檔案是各項工作的依據(jù)，為了不斷總結(jié)工程質(zhì)量監(jiān)督經(jīng)驗,改進(jìn)質(zhì)量監(jiān)督工作,促進(jìn)工程質(zhì)量監(jiān)督工作向縱深發(fā)展,各級監(jiān)督站應(yīng)建立建筑工程質(zhì)量監(jiān)督檔案,并加強(qiáng)管理,上級監(jiān)督站又可依此檔案為依據(jù)作定期檢查,作為考核、指導(dǎo)各級監(jiān)督站的工作,從而能引深到全局,作到宏觀控制工程質(zhì)量的目的和作好決策的需要.本文將全面地闡述建筑工程監(jiān)督檔案內(nèi)容、監(jiān)督工作程序、組織分工、施工前的監(jiān)督檔案資料、施工過程的監(jiān)督檔案資料、竣工后的監(jiān)督檔案資料、資料移交與檔案管理.雖然在實(shí)際施工中，建筑檔案的管理十分的重要，但是仍然不可避免的存在著很多的問題。1、質(zhì)量監(jiān)督文件定義建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督文件是工程質(zhì)量監(jiān)督人員在對建設(shè)工程實(shí)施安全和環(huán)境質(zhì)量監(jiān)督檢查過程中形成的，它們是質(zhì)量監(jiān)督事業(yè)發(fā)展的歷史記錄，是一種不可再生的資源，也是質(zhì)量終身責(zé)任制中極其重要的全過程真實(shí)記錄，是工程質(zhì)量優(yōu)劣與建設(shè)、施工、監(jiān)理單位在建設(shè)、施工、監(jiān)理過程和質(zhì)量監(jiān)督中間檢查、質(zhì)量評定、工程缺陷責(zé)任期及竣工驗收的重要佐證。2、質(zhì)監(jiān)人員認(rèn)識不足然而由于認(rèn)識不足，尤其是質(zhì)監(jiān)人員自認(rèn)其主要職責(zé)是質(zhì)量監(jiān)督，并沒有意識到與此同時形成相關(guān)的登記或記錄文件也是其重要任務(wù)，導(dǎo)致在監(jiān)督過程中并未同時對監(jiān)督情況進(jìn)行全面登記，沒有及時形成相關(guān)的文字記錄或影像記錄，或者雖
有記錄，但記錄的內(nèi)容在各地區(qū)、各單位不統(tǒng)一，沒有突出重點(diǎn)。在有些單位，其監(jiān)督工作自身就缺乏針對性，往往“眉毛胡子一把抓”，反映在監(jiān)督登記文件和檔案中也就內(nèi)容雜亂無章，未將監(jiān)督工作內(nèi)容突出顯示出來。3、質(zhì)量監(jiān)督記錄文件不規(guī)范嚴(yán)重的問題還在于監(jiān)督記錄文件本身不規(guī)范或文件制作有缺陷、不到位。監(jiān)督抽查記錄未反映工程存在的問題、工程質(zhì)量狀況及各參建責(zé)任主體的行為，書寫時采用易退色耐久性不強(qiáng)的材料、字跡潦草，監(jiān)督抽查記錄和質(zhì)量整改通知書簽發(fā)時也不規(guī)范，甚至互相混用，還有不少單位對工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理沒有設(shè)立專職或兼職的檔案員，工程質(zhì)量監(jiān)督檔案散落在質(zhì)監(jiān)人員手中，以致有的記錄形成后亂放、亂拿，造成人員變動后工程質(zhì)量監(jiān)督檔案未能及時移交，造成檔案的缺失，甚至散落而不知去向。三．工程檔案問題的原因分析究其原因，在施工中各種文件材料僅僅是工程質(zhì)量監(jiān)督人員對工程進(jìn)行監(jiān)督檢查活動的副產(chǎn)品，之所以會形成、處理這些文件，完全是為了完成特定的監(jiān)督檢查任務(wù)。也就是說，他們關(guān)注的重點(diǎn)是工程質(zhì)量監(jiān)督自身，而忽略了相關(guān)文件的制作與管理。在這種情況下，如果沒有嚴(yán)格的規(guī)定，沒有適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，沒有專門的制度和人員來監(jiān)督指導(dǎo)質(zhì)監(jiān)文件材料的形成過程，或者說如果不使此種過程“檔案化”，忽視文件和文件管理質(zhì)量的現(xiàn)象就會時有發(fā)生，就不可能有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案最終得到歸檔。
四．案例分析
鐵嶺縣某安置小區(qū)工程位于鐵嶺縣新臺子鎮(zhèn)東孤家子村，該工程由1～9#樓及一層地下室組成，地上11～18層，建筑高度32.8～54.9m?？偨ㄖ娣e為75625.8㎡，其中地上建筑面積54894.3㎡，地下建筑面積為18875.5㎡。
由于該項目工期要求緊，本站的質(zhì)監(jiān)人員從一開始就改變傳統(tǒng)的思想和傳統(tǒng)模式，對其實(shí)施檔案化管理，嚴(yán)格自覺遵循全程管理和前端控制原則。我們針對每一道工序，每一個重點(diǎn)監(jiān)控點(diǎn)，嚴(yán)格規(guī)劃應(yīng)該產(chǎn)生哪些文件資料并為此作了明確的規(guī)定，更身體力行、一絲不茍。如此一來，在整個建設(shè)項目質(zhì)監(jiān)過程中不僅確保了工程質(zhì)量，而且各種文件資料都能及時、準(zhǔn)確、真實(shí)地得以歸檔。不僅如此，我們還將檔案化的概念及做法引伸入建設(shè)、施工、監(jiān)理各方，使其在工程建設(shè)、施工、監(jiān)理過程中都達(dá)到了預(yù)期的目標(biāo)。目前該工程已接近尾聲，在省市質(zhì)量建筑監(jiān)督站、行業(yè)協(xié)會等各種質(zhì)量檢查中，不論是實(shí)體質(zhì)量，還是質(zhì)監(jiān)、施工、監(jiān)理等文件資料都符合規(guī)范要求。
五．檔案管理措施
為更好地做好今后的工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的管理工作，使之與市場經(jīng)濟(jì)要求的政府質(zhì)量管理體制相結(jié)合，筆者認(rèn)為應(yīng)注意抓好以下幾方面工作：
1、進(jìn)一步提高認(rèn)識，加強(qiáng)質(zhì)量監(jiān)督檔案管理工作
質(zhì)量監(jiān)督人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，培養(yǎng)敬業(yè)愛崗精神，使之認(rèn)識到質(zhì)量監(jiān)督檔案是對工程質(zhì)量監(jiān)督過程的記載，是對工程質(zhì)量及工程質(zhì)量監(jiān)督情況的評價依據(jù)之一。我們要把質(zhì)量監(jiān)督檔案管理工作作為監(jiān)督站的一項重要基礎(chǔ)工作來抓，建立考核制度，開展交流評比活動，使質(zhì)量監(jiān)督檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。
2、加強(qiáng)工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理工作的及時性
建設(shè)工程具有周期長、環(huán)節(jié)多、點(diǎn)多面廣的特點(diǎn)，監(jiān)督員有時監(jiān)督幾十個工程，每天都奔波于工地，總是覺得沒有時間整理資料，其實(shí)這只是一個借口。我們要建立和健全質(zhì)量監(jiān)督員工作手冊制度和技術(shù)責(zé)任制，使監(jiān)督員明確職責(zé)，養(yǎng)成邊監(jiān)督邊整理資料的好習(xí)慣，工程竣工時，應(yīng)將工程檔案及時歸檔。
3、檔案內(nèi)容進(jìn)一步規(guī)范化
根據(jù)質(zhì)量監(jiān)督工作的需要，編制監(jiān)督用表,規(guī)范監(jiān)督內(nèi)容，統(tǒng)一資料標(biāo)準(zhǔn)。目前，我們要進(jìn)一步明確工程監(jiān)督檔案必須包括哪些內(nèi)容，對日常質(zhì)量的抽查、檢查怎樣記錄，記錄什么，如何用規(guī)范的詞語填寫質(zhì)量抽查、檢查和處理意見，做到及時、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、用語規(guī)范、結(jié)論明確，并具有連續(xù)性、有效性?？朔薄⒙?、錯等弊端，力求科學(xué)、公正。
4、進(jìn)一步加強(qiáng)監(jiān)督檔案的深度
工程質(zhì)量監(jiān)督工作是一項專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作。監(jiān)督人員在監(jiān)督每一項工程前，首先要熟悉工程圖紙等有關(guān)文件資料，對文件資料進(jìn)行檢查，制定出監(jiān)督計劃。而且我們要根據(jù)不同的工程制定出不同的監(jiān)督計劃，有所重點(diǎn)。監(jiān)督人員在整理監(jiān)督檔案過程中，各種情況都要一一落實(shí)清楚。如監(jiān)督檔案里只有整改通知書或問題通知單，而沒有整改的結(jié)果，這樣就會大大影響監(jiān)督檔案的深度，必須搜集完備。
5、加強(qiáng)科技興檔意識
大力推進(jìn)科技進(jìn)步，提高質(zhì)量監(jiān)督檔案管理工作。逐步實(shí)現(xiàn)應(yīng)用計算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備代替手工操作，把工作人員從原有繁鎖的手工勞動中解脫出來，實(shí)現(xiàn)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理，提高工作效率。
六．結(jié)束語
建筑工程的質(zhì)量監(jiān)督很重要。因為質(zhì)量問題關(guān)系整個建筑的成敗。因此我們必須要加大質(zhì)量監(jiān)督力度及管理水平。這不僅僅是對企業(yè)管理者的要求，也是對每一位員工的要求。只有大家團(tuán)結(jié)一心，才能把質(zhì)量管理及監(jiān)督落實(shí)到位。才能取得建筑工程的成功。
參考文獻(xiàn)：
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一、建筑工程技術(shù)檔案的特點(diǎn)
建筑工程技術(shù)檔案不同于普通的檔案，屬于科技檔案，它的特點(diǎn)主要有：專業(yè)性、成套性、階段性、更改性、紀(jì)實(shí)性。
專業(yè)性
建筑工程技術(shù)檔案具有很強(qiáng)的專業(yè)性。它是由建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通、燃?xì)獾雀鲗I(yè)的工程設(shè)計人員進(jìn)行合作設(shè)計的產(chǎn)物。因此，建筑工程的技術(shù)檔案在分類、編目等工作時，都要考慮到技術(shù)檔案的專業(yè)性，以及各專業(yè)間相互聯(lián)系的特點(diǎn)。不同專業(yè)的技術(shù)檔案不能混淆在一起，在分類時要考慮檔案所屬專業(yè)。
成套性
由于建筑工程設(shè)計活動的特征決定了它的成套性。建筑工程的技術(shù)檔案按照一個獨(dú)立的工程項目把它們組成一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，其中每一頁文字、每一張圖紙都是該工程檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。建筑工程的技術(shù)檔案收集、整理、保管和利用等管理工作，都為這種成套性的特點(diǎn)所制約。
階段性
建筑工程技術(shù)檔案記錄了建筑工程項目從“醞釀――設(shè)計――施工――建成”，一個復(fù)雜的、從無到有的過程。在這個過程中，會形成具有保存價值的文字、圖紙、圖像等各種載體的工程檔案資料，其中包括建筑工程項目設(shè)計依據(jù)的前期批文、勘察測繪文件、設(shè)計文件（各設(shè)計周期的文件即方案設(shè)計、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、竣工圖的設(shè)計），竣工驗收文件等內(nèi)容。各不同的設(shè)計階段之間，既有密不可分的聯(lián)系，又有明顯的階段之分。因此，每個建筑工程的設(shè)計階段分別組成各自的有機(jī)整體，決定了建筑工程設(shè)計檔案的階段性。 前一階段的設(shè)計工作沒有完成，無法進(jìn)行下一階段的設(shè)計工作。
更改性
在工程的施工過程中，會有設(shè)計初期意想不到的突況，會有甲方的臨時變更要求，會有新的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的要求，會有施工圖審查機(jī)構(gòu)的要求，會有設(shè)計不完善的地方……這些情況需在施工的過程中對原設(shè)計進(jìn)行更改。這些修改是不可避免的。
紀(jì)實(shí)性
檔案資料真實(shí)記錄了建筑工程項目的設(shè)計活動，保存了這些設(shè)計信息資源，并作為設(shè)計成品可追溯的依據(jù)，對于設(shè)計單位具有重要的價值。因此，認(rèn)真做好建筑工程項目的技術(shù)檔案管理工作是非常重要的。
二、建筑工程技術(shù)檔案管理人員要求
檔案工作人員要熟悉、掌握、領(lǐng)會國家及地方性法律，做好建章立制工作、規(guī)范管理。工作中要做好建筑工程技術(shù)檔案各階段的收集、整理、保存過程。保存就是為了利用，也就是它的社會性。
檔案管理人員要忠于職守，遵守檔案紀(jì)律，具備專業(yè)知識，不斷完善建筑工程技術(shù)檔案的歸檔，做好檔案的分類、編目、保管、借閱、利用、鑒定、統(tǒng)計、保密等各項制度。
建筑工程技術(shù)檔案管理工作是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員既要有檔案管理者應(yīng)具備基本的檔案管理能力，還應(yīng)具備一些建筑工程設(shè)計各專業(yè)的基礎(chǔ)知識，了解設(shè)計周期，能識別各專業(yè)的圖紙、文件。檔案管理人員只有不斷提高管理的業(yè)務(wù)水平，這樣管理起來才會更加有條理。
每個建筑工程設(shè)計形成的技術(shù)檔案，都是一個獨(dú)立的檔案，具有唯一性。因此，在建筑工程設(shè)計的過程中形成的圖紙、文件必然具有數(shù)量大、信息量大、不斷遞增的特點(diǎn)。所以，在管理上要求檔案管理人員既要有服務(wù)意識，又要掌握現(xiàn)代化管理技能。這就需要檔案管理人員同計算機(jī)技術(shù)人員協(xié)同配合，運(yùn)用檔案信息化系統(tǒng)，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，發(fā)揮計算機(jī)的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。這也要求檔案管理人員還要具有信息加工處理方面的技術(shù)。因此檔案管理人員必須加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，成為具有多種知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才，以適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的需求。
三、建筑工程技術(shù)檔案管理加入質(zhì)量管理
建筑工程技術(shù)檔案是直接記述和反應(yīng)設(shè)計活動的文件材料，是工程設(shè)計、業(yè)務(wù)建設(shè)成果的真實(shí)記錄，是工程設(shè)計的重要信息資源。為了避免知識產(chǎn)權(quán)的流失，滿足工程設(shè)計文件、資料可追溯性的要求，保證建筑工程技術(shù)檔案的有效性，建筑工程技術(shù)檔案管理應(yīng)加入質(zhì)量管理，使其管理更規(guī)范化、制度化，充分發(fā)揮檔案的技術(shù)效用和經(jīng)濟(jì)效益。
建筑工程項目從設(shè)計開始會出現(xiàn)各種意想不到的情況、問題，要杜絕發(fā)生檔案的丟失、遺漏，保障建筑工程技術(shù)檔案管理工作健康、協(xié)調(diào)、有序地發(fā)展。將建筑工程技術(shù)檔案管理納入質(zhì)量管理范疇，運(yùn)用質(zhì)量管理，保障檔案管理工作的正常開展，采取有力措施，確保建筑工程技術(shù)檔案的絕對安全。
建筑工程技術(shù)檔案工作的性質(zhì)：
第一、它是一項專業(yè)性的工作，既表現(xiàn)在建筑工程技術(shù)檔案本身是一項專業(yè)技術(shù)的記錄和一項技術(shù)活動的產(chǎn)物，同時還表現(xiàn)在建筑工程技術(shù)檔案工作是一項專業(yè)性的工作。
第二、建筑工程技術(shù)檔案管理工作是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理的重要組成部分。我們要充分利用好現(xiàn)代化的工具，科學(xué)地管理檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，做好檔案的利用工作，進(jìn)一步發(fā)揮檔案作用。
全面質(zhì)量管理歸根到底是為了提高科技檔案的質(zhì)量，質(zhì)量、效率是我們在管理科技檔案中不可忽視的問題。因此建筑工程技術(shù)檔案管理工作引進(jìn)全面質(zhì)量管理是十分有必要的。在建筑工程技術(shù)檔案的形成、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、提供利用等環(huán)節(jié)中，必須把科技檔案的質(zhì)量管理要求貫穿于建筑工程技術(shù)檔案管理工作的全過程，同時要研究那些影響檔案質(zhì)量的因素，并探討如何來控制它們，這就要求抓好各個環(huán)節(jié)、各個過程的質(zhì)量管理。
建筑工程項目在建設(shè)過程中形成、積累的建筑工程技術(shù)檔案的質(zhì)量好壞，控制了整個工程項目的質(zhì)量。檔案質(zhì)量是檔案的生命線，檔案質(zhì)量的好壞直接影響其效用。我們每個從事檔案工作的人員必須樹立檔案全面質(zhì)量管理的思想，使檔案質(zhì)量不斷提高。
四、建筑工程檔案的利用
檔案是歷史的原始記錄，它具有客觀真實(shí)性、信息性和知識存儲性 ，是具有保存價值的原始材料。而建筑工程檔案是建設(shè)活動中形成的原始的、在保存價值的真實(shí)記錄和實(shí)際反映，它記載著建筑物、構(gòu)筑物、地下管線等建設(shè)活動，是建設(shè)項目管理如投資計劃、設(shè)計、施工、使用、維修及改建擴(kuò)建等活動中形成的檔案文件。在對建設(shè)工程質(zhì)量、總體造價和建設(shè)工期進(jìn)行管理的同時，建筑工程檔案管理作為建筑工程項目的一部分。它通常也是進(jìn)行建設(shè)的依據(jù)，其包括建筑許可證、稅款記錄文件，甚至還有城市規(guī)劃設(shè)計文件、圖紙等。這些檔案的主要作用有兩個方面，一是憑證作用；二是參考作用。妥善管理好這些檔案不僅是為企業(yè)傳承基本建設(shè)方面的文化財富，為今后企業(yè)工程建設(shè)后續(xù)工作提供重要的基礎(chǔ)，更為將來作為歷史考證提供有利證據(jù)。隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的迅猛發(fā)展，建筑市場日益繁榮，但據(jù)我多方考察了解，目前有許多中小建筑企業(yè)工程不少，效益也很可觀，但對工程的檔案管理卻極不重視，有的單位根本沒有專業(yè)的檔案管理人員，以至于工程竣工時連一套完整的竣工檔案都提供不了。所以，加強(qiáng)建筑工程檔案管理對規(guī)范建筑市場，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)及今后的各項事業(yè)發(fā)展更顯重要。規(guī)范建筑工程檔案管理勢在必行。就目前情況來年，規(guī)范工程檔案管理要注意以下幾點(diǎn)。
一、規(guī)范建筑工程檔案內(nèi)容分類。
建筑工程檔案材料比較復(fù)雜，它涉及到各級文件、各類圖紙以及工程施工過程中的各種形式記錄，所以，科學(xué)系統(tǒng)地管理好建筑工程檔案首先要明確分類情況。建筑工程檔案大體分為綜合防治性文件、土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程文件資料和竣工圖三大類：
1、綜合防治性文件：主要包括上級批準(zhǔn)文件，如計劃任務(wù)書、工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設(shè)計文件資料；規(guī)劃、消防、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議；工程竣工驗收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程其審計報告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。
2、土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程文件資料。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設(shè)計變更、技術(shù)交底記錄及材料待用單等文件材料；項目的施工組織設(shè)計；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報及工程例會紀(jì)要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比例及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質(zhì)量檢驗及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。
3、竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖，其中有室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強(qiáng)電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。
二、建筑檔案材料要及時歸檔。
工程竣工驗收時，建設(shè)單位檔案管理人員一定要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題，及時補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、及時。建筑工程的所有資料一定要在竣工后及時整理歸檔。歸檔文件要認(rèn)真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》和《工程竣工驗收備案制度》的有關(guān)文，把好竣工驗收關(guān)，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)內(nèi)容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。不按規(guī)定多次檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案全格證》，建設(shè)單位不結(jié)清尾款，以確保工程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
三、建立嚴(yán)格的檔案管理制度
建立健全嚴(yán)格的檔案管理制度，要有接收文件登記制度、借閱文件制度、利用文件登記制度。檔案管理員要做到對文件檔案的來龍去脈、運(yùn)轉(zhuǎn)流向胸中有數(shù)。
四、全面提高檔案管理人員素質(zhì)
為了規(guī)范建筑工程檔案，建筑企業(yè)單位要重視對檔案人員的培養(yǎng)，學(xué)習(xí)和借鑒國外先進(jìn)建筑工程檔案管理經(jīng)驗，充分發(fā)揮發(fā)揚(yáng)我們已有的優(yōu)勢，全面提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，其中包括服務(wù)意識、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。檔案管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識，更新觀念，認(rèn)清檔案工作的單方和重要性。變被動為主動，認(rèn)真領(lǐng)會和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，要工作中靈活運(yùn)用，要有較強(qiáng)的責(zé)任心嚴(yán)把檔案質(zhì)量關(guān)。切實(shí)有效地發(fā)揮建筑工程檔案在各項事業(yè)的重要作用。
總之，建筑工程檔案管理是一項系統(tǒng)的工程，它不但是要靠檔案管理人員的認(rèn)真努力，還要有工程建設(shè)部門、工程建設(shè)人員以及相關(guān)部門及人員的積極配合才能有效完成。因此，各級各部門一定要提高對工程檔案管理工作的認(rèn)識，重視檔案管理人才的培養(yǎng)，完善工程檔案管理機(jī)制，為我們經(jīng)濟(jì)建設(shè)和服好務(wù)，為后人留下真實(shí)可靠的已建工程建筑信息資料，最大限度地實(shí)現(xiàn)它們的當(dāng)代價值和歷史價值。
參考文獻(xiàn)
地質(zhì)勘察是建筑工程的基礎(chǔ)工作，其勘察檔案記錄了現(xiàn)場地質(zhì)勘察數(shù)據(jù)、土工試驗數(shù)據(jù)統(tǒng)計、技術(shù)人員的數(shù)據(jù)分析圖表和結(jié)論性文字報告，除具有科技檔案的一般共性外，還有其自身的特點(diǎn)。充分認(rèn)識這些特點(diǎn)，對加強(qiáng)工程勘察檔案管理工作并充分發(fā)揮其作用十分重要。
一、工程勘察檔案的特點(diǎn)
（一）組成的成套性
勘察單位以一個獨(dú)立的工程項目作為勘察工作對象，按照嚴(yán)格的、科學(xué)的勘察程序，一個環(huán)節(jié)緊扣一個環(huán)節(jié)有規(guī)律地開展勘察工作。一項工程勘察全部勘察技術(shù)資料，按照一個獨(dú)立的工程項目把它們組成一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。工程勘察檔案收集、整理、保管和利用等管理工作，都為這種成套性的特點(diǎn)所制約。
（二）形成的階段性
根據(jù)勘察工作的基本程序，一項工程一般都要經(jīng)過勘察準(zhǔn)備（即前期）、初步勘察、勘察采樣等幾個階段。前一階段勘察工作沒有完成，不得開展下一階段的勘察工作。前后不同階段的勘察活動之間，既有密不可分的有機(jī)聯(lián)系，又有明顯的嚴(yán)格的階段區(qū)分，因此，每個勘察階段各個專業(yè)的勘察活動分別組成各自互相聯(lián)系的有機(jī)整體，并決定勘察技術(shù)資料形成的階段性。
（三）內(nèi)容的專業(yè)性
一項工程勘察是由多種專業(yè)技術(shù)人員按不同專業(yè)分別開展具體勘察作業(yè)，又相互配合共同完成，一項工程的勘察技術(shù)資料其形成過程是多學(xué)科、多專業(yè)的協(xié)同過程。因此，工程勘察檔案在分類、編號、編制檢索工作時，都要考慮勘察技術(shù)資料專業(yè)性，以及專業(yè)間的聯(lián)系特點(diǎn)。不同專業(yè)的技術(shù)文件材料一般不能混淆在一起，在確定分類、標(biāo)號結(jié)構(gòu)層次時，要考慮圖紙文件所屬專業(yè)與工程勘察之間的隸屬關(guān)系。此外檔案管理人員應(yīng)學(xué)習(xí)勘察各專業(yè)的基礎(chǔ)知識，了解各專業(yè)的業(yè)務(wù)范圍，能識別和看懂各專業(yè)的圖紙文件，不斷提高管理業(yè)務(wù)水平。
（四）貯存的空間需求性
工程勘察具有唯一性的特點(diǎn)，每一個項目的勘察資料都是一個獨(dú)立檔案項目。因此，在勘察技術(shù)活動中形成圖紙文件必然具有數(shù)量大、遞增快的特點(diǎn)。所以，在管理上需要考慮有較大、較多的庫房，要有足夠的櫥、柜、架、盒、夾等裝具及設(shè)備；現(xiàn)在的自動檢索及光盤技術(shù)現(xiàn)代管理手段，提高了貯存密度和檢索效率。
（五）使用的效益性
工程勘察檔案是從事工程勘察技術(shù)活動的成果和產(chǎn)品。首先它是為某具體工程項目提供勘察圖紙文件，作為工程設(shè)計和施工必要條件，其次，它是可供利用的勘察技術(shù)資源，對內(nèi)可參考借鑒，對外可供技術(shù)交流。在檔案管理工作中必須克服技術(shù)封鎖、保護(hù)主義，變封閉性為開放性，面向第一線的勘察技術(shù)人員，及時、準(zhǔn)確、方便有效地提供檔案資料，讓工程勘察檔案最大限度地發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益。
（六）使用價值的時效性
工程勘察檔案用于工程項目第一次實(shí)現(xiàn)使用價值以后，還會多次利用并發(fā)揮作用。按照技術(shù)文件生命周期理論，工程勘察檔案按其使用價值有它的活躍期和衰減的規(guī)律，在近期內(nèi)的查閱率較高，時間越長其查閱率就越低?？梢姡こ炭辈鞕n案的使用價值具有一定的時效性。此外，還要根據(jù)保管、利用和庫房、設(shè)備的狀況，經(jīng)常定期進(jìn)行檔案資料的清理鑒定，將使用價值不大，不常查用的檔案置于“冷庫”或適當(dāng)減少庫存份數(shù)。工程勘察檔案的特點(diǎn)是由勘察活動的規(guī)律所決定的，認(rèn)識并掌握這些特點(diǎn)，有利于不斷改進(jìn)檔案管理，以便最大限度地發(fā)揮工程勘察檔案的作用。二、當(dāng)前的勘察工程檔案管理
當(dāng)前，如何做好工程勘察檔案管理工作，成為工程勘察的堅實(shí)后盾，是工程勘察檔案管理工作人員所應(yīng)深刻思考的問題和不可推卸的責(zé)任。
（一）標(biāo)準(zhǔn)化管理是工程勘察檔案管理的首要基礎(chǔ)
當(dāng)前，對工程勘察檔案管理提出標(biāo)準(zhǔn)化要求，有利于提高工程勘察檔案的質(zhì)量，有利于工程勘察檔案的歸檔利用。同時，為工程監(jiān)督管理人員對各設(shè)計、施工單位進(jìn)行監(jiān)督管理提供資料，提高工程建設(shè)的質(zhì)量和效率。
（二）收集檔案的內(nèi)容要齊全
勘察檔案管理人員要與工程勘察技術(shù)人員相配合，對已收集的檔案資料進(jìn)行鑒定、補(bǔ)充。工程勘察檔案管理人員還要經(jīng)常去施工現(xiàn)場，了解工程概況，配合勘察技術(shù)人員做好圖紙資料的收集整理工作。在施工過程中形成的資料要做到心中有數(shù)，同時根據(jù)資料的形成規(guī)律，定期檢查施工單位收集的資料是否齊全，與現(xiàn)場技術(shù)人員核對是否同施工現(xiàn)場相符，不相符的及時查明原因。如資料缺失不全，確實(shí)需要增補(bǔ)，應(yīng)及時通知勘察技術(shù)人員。這樣才能更好地保證工程檔案資料在收集、整理上做到準(zhǔn)確、完整。
（三）圖紙、資料的標(biāo)準(zhǔn)化歸檔
當(dāng)前，對工程勘察檔案資料的歸檔，要摒棄舊有的過時的觀念，要以高效、準(zhǔn)確為前提，提高勘察工程檔案管理水平，必須抓緊做好以下幾個方面工作：
一是建立起以辦公自動化為載體的檔案管理系統(tǒng)。工程勘察檔案管理單位必須開發(fā)完善工程勘察檔案管理軟件。檔案管理人員必須熟練使用計算機(jī)，以便準(zhǔn)確、迅速的錄入與使用工程檔案管理軟件。
二是要對現(xiàn)有檔案認(rèn)真進(jìn)行整理、完善。要結(jié)合工程勘察的特點(diǎn)，更加嚴(yán)格、科學(xué)地做好檔案的分類和著錄，在此基礎(chǔ)上，對歷史檔案進(jìn)行清理，對號入座。清理的同時要盡可能地進(jìn)行完善，填補(bǔ)相關(guān)資料。
三是要不斷豐富補(bǔ)充檔案的存貯的內(nèi)容。要結(jié)合工程特點(diǎn)，有意識地豐富檔案的形式和內(nèi)容，加大圖片、聲像檔案歸檔的比重，逐步使呆板、單調(diào)的勘察工程檔案生動化、形象化。
（四）建立勘察工程檔案員崗位責(zé)任制
一名合格的工程勘察檔案管理員：一是負(fù)責(zé)檔案的集中統(tǒng)一管理；二是及時做好檔案的收集、鑒定、立卷、歸檔工作；三是經(jīng)常督促工程圖紙、資料的歸還；四是負(fù)責(zé)編制工程檔案工作計劃和組織改革等編研資料；五是做好工程檔案工作的日常保管。
總之，工程勘察檔案管理人員要不斷的提高自身素質(zhì)，熟練掌握業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)技巧，在歸檔時，做到既“清晰”又“全面”，在取檔時，做到既“準(zhǔn)確”又“迅速”，做好工程勘察檔案管理工作。
［中圖分類號］TU717?。畚墨I(xiàn)標(biāo)識碼］C?。畚恼戮幪枺?727-5123(2011)03-136-02
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，建筑工程檔案管理現(xiàn)代化已提上議事日程。建筑工程檔案屬于專業(yè)檔案之一，是建筑工程管理部門在建筑工程管理活動中直接形成的具有保存價值的原始記錄，是反映一定時期的政治、經(jīng)濟(jì)文化藝術(shù)、建筑水平的歷史資料，是進(jìn)行建筑工程產(chǎn)權(quán)權(quán)屬登記、產(chǎn)權(quán)交易、建筑工程抵押、處理建筑工程糾紛、城市拆遷規(guī)劃的主要依據(jù)。建筑工程檔案管理是一項十分重要的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，是建筑工程管理部門重要任務(wù)之一，是進(jìn)行建筑工程行政管理和發(fā)展建筑工程業(yè)的必備基礎(chǔ)資料，也是研究建筑工程業(yè)的過去、現(xiàn)在和將來都是不可缺少的依據(jù)。本文分析了新形勢下建筑工程檔案管理的特點(diǎn)，闡述了建筑工程檔案管理現(xiàn)代化的含義，并提出建筑工程檔案信息處理技術(shù)現(xiàn)代化的近期目標(biāo)以及為保證這些目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，必須提高工作人員素質(zhì)等問題。
在建筑工程管理領(lǐng)域中，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用打破了多年建筑工程檔案手工記錄的傳統(tǒng)模式。建筑工程檔案信息和數(shù)據(jù)處理速度，以前所未有的快捷方式為內(nèi)部行政管理和外部社會監(jiān)督所接受。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，特別是住房制度改革的深化和建筑工程交易市場的活躍，建筑工程檔案的利用頻率日益加快，對建筑工程檔案管理提出了更高的要求。先進(jìn)的技術(shù)手段如何與現(xiàn)代管理理念相結(jié)合，將政策業(yè)務(wù)與信息技術(shù)相結(jié)合，提高建筑工程檔案的利用價值，成為目前需要迫切解決的問題。
1 新形勢下建筑工程檔案的特點(diǎn)
1.1 法律憑據(jù)性。房產(chǎn)檔案是政府職能部門依照法律規(guī)定，代表國家對建筑工程所有權(quán)及相關(guān)權(quán)利進(jìn)行登記、確認(rèn)和規(guī)范的管理活動中所形成的，是建筑工程行政管理法定職責(zé)的體現(xiàn)物，能夠合法地證明權(quán)利人與房屋土地之間權(quán)利關(guān)系的原始憑證，為實(shí)施產(chǎn)權(quán)管理和產(chǎn)權(quán)保障提供可靠的法律依據(jù)。 1.2 動態(tài)性。建筑工程檔案與其它門類檔案相比，其鮮明的特點(diǎn)在于它的動態(tài)性。主要有兩方面的原因：一方面是建筑工程本身發(fā)生了變化，例如舊城改造、城市規(guī)劃、房屋拆除產(chǎn)權(quán)滅失等；另一方面是房屋外部條件的變化引起建筑工程的變化，包括建筑工程買賣、交換、贈與、繼承、劃撥、轉(zhuǎn)讓、分割、合并、裁決等原因致使權(quán)屬轉(zhuǎn)移變更。建筑工程檔案的動態(tài)性決定了必須對建筑工程檔案實(shí)行動態(tài)管理，以保證建筑工程權(quán)利現(xiàn)狀的一致性和現(xiàn)勢性。
1.3 區(qū)域性。法律明確規(guī)定一個行政區(qū)劃的建筑工程發(fā)證機(jī)關(guān)只能有一家。建筑工程檔案管理的基本原則是屬地管理。而每一宗建筑工程權(quán)屬狀況的記錄和管理都是唯一的，在一個地區(qū)中的建筑工程檔案處于獨(dú)占和壟斷地位，建筑工程檔案管理是否科學(xué)合理，將直將影響到該地區(qū)建筑工程市場的管理秩序和發(fā)展進(jìn)程。
2 建筑工程檔案管理現(xiàn)代化的含義和優(yōu)點(diǎn)
建筑工程檔案管理現(xiàn)代化的含義：建筑工程檔案管理運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段和方法，達(dá)到優(yōu)化的過程。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，以計算機(jī)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息處理技術(shù)正在深入到建筑工程檔案管理之中，檔案管理以手工管理為主的傳統(tǒng)手段正在發(fā)生變化，逐漸向采用現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)手段過渡。通過網(wǎng)絡(luò)為支撐的計算機(jī)技術(shù)，極大地促進(jìn)建筑工程檔案管理模式的重大改變，實(shí)現(xiàn)建筑工程檔案信息收集、整理、查詢、利用管理的現(xiàn)代化，提高檔案的管理水平和利用質(zhì)量，為建筑工程經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。隨著計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的不斷深入，建筑工程檔案管理無紙化將成為可能，這就是電子檔案的面世。電子檔案有其特性：數(shù)字化的信息形態(tài)，對設(shè)備的依賴性、信息與載體的相分離性、信息的易更改性、信息的共享性等。這些特性又決定了電子檔案長期保存的困難性；在整理和開發(fā)利用中的嚴(yán)重不安全性。因此必須同時借助于新型介質(zhì)和現(xiàn)代信息處理而形成的檔案如機(jī)讀檔案、音像檔案等，并對它們的歸檔、整理、編目、保管和利用，也須采用相應(yīng)的現(xiàn)代化技術(shù)。
3 建筑工程檔案信息處理技術(shù)現(xiàn)代化的近期目標(biāo)
建筑工程檔案信息處理技術(shù)現(xiàn)代化實(shí)際上是一項系統(tǒng)工程，它不可能一蹴而就，必須分階段有步驟的實(shí)施。目前的主要任務(wù)是：編制完善的檢索工具和提高系統(tǒng)的安全防范。計算機(jī)檢索途徑應(yīng)有盡有，數(shù)據(jù)中的每一個產(chǎn)權(quán)要素都可以作為檢索點(diǎn)，包括產(chǎn)權(quán)人新信息、房地坐落自然信息、產(chǎn)權(quán)證管理信息以及模糊條件檢索等等，為提權(quán)檔案的查詢、利用帶來極大的方便。利用計算機(jī)處理信息的功能，編制各種檢索工具，形成計算機(jī)檢索與手工檢索互補(bǔ)的檔案信息檢索體系，以提供高效、便捷的查詢服務(wù)。計算機(jī)的應(yīng)用保護(hù)了檔案原件，又高效地滿足利用者的需要。同時要提高系統(tǒng)的安全性。系統(tǒng)的安全性指的是保護(hù)系統(tǒng)硬件和軟件免受自然災(zāi)害和人為的破壞，做好防病毒工作，抓好用戶權(quán)限管理。只有保證系統(tǒng)的安全順利運(yùn)行，建筑工程檔案管理現(xiàn)代化的目標(biāo)才能得以實(shí)現(xiàn)；否則一切都無從談起，因此做好系統(tǒng)的安全防范工作是重中之重。另一方面由于電子檔案隨著時間的推移，原始信息的長期保存有待深入研究和探討，對電子檔案要定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)信息損失。
建立有效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，強(qiáng)化建筑工程檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。建筑工程開發(fā)企業(yè)應(yīng)根據(jù)《檔案法》對檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則，使之適應(yīng)經(jīng)營管理的據(jù)要，在直管公房檔案管理上實(shí)行三級管理制。具體應(yīng)采取集中和分級管理相結(jié)合的方法，建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由其負(fù)資統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織和管理檔案工作，中層科室應(yīng)有分管檔案工作負(fù)責(zé)人，并配備專(兼)職檔案員，由其負(fù)責(zé)所在科室的檔案收集、整理、編目、立卷、移文等工作。同時，要建立綜合檔案室，作為本企業(yè)檔案工作的專業(yè)管理部門，以實(shí)現(xiàn)其輸入(收集、接交)和輸出(利用)的雙重功能，把檔案管理工作與全面的整體管理工作結(jié)合起來，提高檔案的利用率及其利用價值。要結(jié)合各地建筑工程檔案管理工作的實(shí)際，采取多種方式：一是要建立建筑工程檔案信息檢索體系。對于不發(fā)達(dá)地區(qū)，要建立手工形式的檔案信息檢索體系，既要建立案卷級的，又要建立文件級的，以提高檢索效率對于發(fā)達(dá)地區(qū)，要建立電子計算機(jī)檔案信息檢索體系，以滿足利用者的計算機(jī)檢索和網(wǎng)絡(luò)檢索，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。二是要開發(fā)建筑工程檔案信息資源，深化建筑工程檔案信息的編撰研究工作，為城市建設(shè)決策、活躍建筑工程市場、服務(wù)廣大群眾提供系統(tǒng)的檔案史料。
4 調(diào)整知識結(jié)構(gòu)，提高工作人員的素質(zhì)
建筑工程檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善優(yōu)化的過程，始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。建設(shè)一支精通建筑工程管理且熟悉計算機(jī)基礎(chǔ)知識的專業(yè)隊伍，是實(shí)現(xiàn)建筑工程檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵。因此，檔案工作人員要相應(yīng)地調(diào)整自身的知識結(jié)構(gòu)，要求具有理論、文化、專業(yè)和科學(xué)技術(shù)等多種知識。其中尤為重要的是要全面系統(tǒng)地掌握檔案專業(yè)知識，包括掌握檔案應(yīng)用理論知識、檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識和檔案保護(hù)技術(shù)知識等，以便相應(yīng)地做好檔案收集、管理和開發(fā)利用工作。從事由手工操作向機(jī)械操作過渡做準(zhǔn)備的人員，即前處理工作人員，也是檔案管理現(xiàn)代化這個鏈條中不可或缺的，同樣必須要求他們學(xué)習(xí)好前述各種知識，努力掌握好各自的技能，以勝任工作。調(diào)整檔案管理隊伍知識結(jié)構(gòu)，必須從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)需要和可能分步實(shí)施。有條件的，也應(yīng)通過注入新鮮血液，調(diào)入相應(yīng)的科技人員?？傊?，要立足于開發(fā)工作人員的智力，充分調(diào)動他們的主動性、能動性和創(chuàng)造性。
參考文獻(xiàn)
