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時(shí)間：2023-03-01 16:32:08
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制定氣象記錄檔案數(shù)字化方案
為順利完成氣象記錄檔案數(shù)字化，氣象檔案館在項(xiàng)目啟動(dòng)前制定了完整的方案，對(duì)氣象記錄檔案數(shù)字化的內(nèi)涵、范圍、建設(shè)原則和組織實(shí)施方案等方面作出了明確的定義與說明，對(duì)什么是氣象記錄檔案數(shù)字化、如何開展氣象記錄檔案數(shù)字化等問題給出了詳細(xì)的闡釋。
參考現(xiàn)有氣象記錄電子文件格式，我館決定將TXT格式作為本次電子文本形態(tài)氣象記錄檔案的標(biāo)準(zhǔn)格式。
一、 對(duì)數(shù)字形態(tài)檔案信息進(jìn)行科學(xué)管理
數(shù)字化氣象記錄檔案信息的編目是以傳統(tǒng)形態(tài)氣象記錄檔案目錄為基礎(chǔ)，結(jié)合新生成數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案信息的組成形式及內(nèi)容特點(diǎn)，以條目的形式對(duì)數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案信息的內(nèi)容種類、信息組織形式、記錄責(zé)任者、觀測(cè)要素、時(shí)空范圍等信息內(nèi)容與形式屬性進(jìn)行概括的工作。為規(guī)范該項(xiàng)工作，我館制定了《數(shù)字化氣象檔案案卷級(jí)和文件級(jí)目錄著錄格式》，對(duì)著錄內(nèi)容與格式作出明確規(guī)定。
數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案的整理是指按照相關(guān)檔案管理規(guī)定對(duì)新生成數(shù)字化氣象記錄檔案進(jìn)行完整性檢查、質(zhì)量和格式檢查及邏輯分類與排序的工作，它是數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息生成的基本環(huán)節(jié)，其工作質(zhì)量直接影響到檔案歸檔后的管理與利用。氣象檔案館制定了《歷史氣象檔案掃描電子文件檢查方案》等技術(shù)規(guī)范來對(duì)數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案的整理提供技術(shù)支撐。
數(shù)字化氣象記錄檔案的存儲(chǔ)是將整理完成的數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案存儲(chǔ)在特定的磁帶、磁盤或光盤上的工作。根據(jù)現(xiàn)有電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備及檔案管理和利用的需求，我館要求數(shù)字化氣象記錄檔案使用磁帶、光盤各存儲(chǔ)一套。歸檔存儲(chǔ)的各種技術(shù)指標(biāo)，按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T 18894―2002）》等相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
二、 對(duì)數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息進(jìn)行有效利用
對(duì)數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息進(jìn)行有效利用是本次檔案數(shù)字化的最終目的，需要解決的主要問題是確定提供利用的范圍、對(duì)象及方式。根據(jù)中國(guó)氣象局《氣象資料共享管理辦法》規(guī)定，本次檔案數(shù)字化形成的所有數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息都應(yīng)提供利用，提供利用的對(duì)象及其利用權(quán)限參照該辦法中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，提供利用的時(shí)間順序由數(shù)字化形態(tài)信息歸檔的先后順序決定。
檔案利用的方式可根據(jù)是否使用網(wǎng)絡(luò)分為在線與離線兩種。離線服務(wù)與傳統(tǒng)氣象記錄檔案的服務(wù)相同，按同一規(guī)章制度及程序執(zhí)行。在線服務(wù)是通過建立網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來滿足用戶通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)用檔案的需求。與離線服務(wù)相比，在線服務(wù)工作相對(duì)復(fù)雜，其主要任務(wù)是滿足檔案管理與利用需求的系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)。為建設(shè)系統(tǒng)平臺(tái)，我們制定了《歷史氣象檔案電子文件應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)功能需求》，委托數(shù)字化加工企業(yè)據(jù)此開發(fā)。
三、 氣象記錄檔案數(shù)字化實(shí)施原則
氣象記錄檔案數(shù)字化實(shí)施原則是數(shù)字化工作必須遵循的強(qiáng)制性規(guī)則，是達(dá)到數(shù)字化總體目標(biāo)的重要保證。根據(jù)檔案管理需求與數(shù)字化工作總體目標(biāo)，氣象檔案館確定了四條原則：保證檔案的安全性：氣象記錄檔案的安全包括實(shí)體安全與內(nèi)容信息安全兩方面；保證檔案的有序性：氣象記錄檔案的有序性包括紙質(zhì)或縮微膠片氣象記錄檔案的有序性和數(shù)字化形態(tài)檔案信息的有序性；保證檔案信息的真實(shí)性：在檔案數(shù)字化實(shí)施過程中保證原始?xì)庀笥涗洐n案內(nèi)容信息的真實(shí)性，避免信息被篡改；便于管理和利用：利用需求不同對(duì)氣象記錄檔案信息組織形式要求也不同，檔案數(shù)字化產(chǎn)品的特點(diǎn)與形式必須兼顧檔案的管理需求與用戶的利用需求。
氣象記錄檔案數(shù)字化的經(jīng)驗(yàn)與不足
通過對(duì)氣象記錄檔案數(shù)字化方案的貫徹執(zhí)行，氣象檔案館實(shí)現(xiàn)了館藏194萬頁氣象記錄檔案的掃描數(shù)字化，完成了數(shù)字化檔案應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)。在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化既定目標(biāo)的同時(shí)，取得了寶貴的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，為館藏其他檔案數(shù)字化及全國(guó)氣象記錄檔案數(shù)字化奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
通過對(duì)氣象記錄檔案數(shù)字化工作實(shí)施情況的分析，總結(jié)出以下經(jīng)驗(yàn)：即只有對(duì)氣象記錄檔案數(shù)字化流程進(jìn)行全程管理、規(guī)范管理、安全管理才能較好地完成數(shù)字化工作。
1.全程管理是氣象記錄檔案數(shù)字化成功的基本保證。根據(jù)氣象記錄檔案數(shù)字化方案的有關(guān)規(guī)定，本次檔案數(shù)字化工作實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化流程的全程介入管理和全面細(xì)節(jié)管理，有效保證了傳統(tǒng)形態(tài)信息的安全、有序，較好地保證了數(shù)字化產(chǎn)品的質(zhì)量與應(yīng)用效果。
2. 規(guī)范管理是氣象記錄檔案數(shù)字化成功的關(guān)鍵。由于本次數(shù)字化的氣象記錄檔案數(shù)量巨大、種類眾多、格式復(fù)雜，使得數(shù)字化工作任務(wù)繁重、技術(shù)問題繁雜、工作流程復(fù)雜、產(chǎn)品質(zhì)量控制困難。為此，必須制定詳盡的數(shù)字化操作流程及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范具體的檔案數(shù)字化工作。
3. 安全管理是氣象記錄檔案數(shù)字化的基本要求。為做好數(shù)字化過程中的檔案安全保障工作，氣象檔案館采取了諸多措施，如提供專用的數(shù)字化加工場(chǎng)地、制定規(guī)范檔案移交與歸還的《歷史氣象檔案交接管理辦法》、制定響應(yīng)突發(fā)安全事件的《氣象檔案館防火應(yīng)急預(yù)案》、在數(shù)字化加工合同中明確規(guī)定檔案保密與保護(hù)條款等。
4. 檔案修復(fù)與數(shù)字化工作同步進(jìn)行。由于檔案修復(fù)工作需翻閱全部檔案并進(jìn)行破損情況鑒定，為節(jié)約時(shí)間和減少檔案原件調(diào)用次數(shù)，氣象檔案館將破損檔案鑒選與檔案整理編頁同時(shí)進(jìn)行。
根據(jù)檔案數(shù)字化的具體情況，結(jié)合工作實(shí)踐，總結(jié)了以下三點(diǎn)不足：
1. 前期傳統(tǒng)載體檔案整理工作不足。由于歷史原因，在數(shù)字化工作開展初期許多需要數(shù)字化的氣象記錄檔案沒有編頁，氣象檔案館與數(shù)字化加工企業(yè)的檔案交接以冊(cè)而不是以頁為單位進(jìn)行，一方面給檔案完整性檢查帶來不便，另一方面也給數(shù)字形態(tài)檔案信息文件排序造成了障礙。為解決該問題，氣象檔案館不得不對(duì)這些檔案以原檔案實(shí)體狀態(tài)及檔案內(nèi)容的內(nèi)在邏輯聯(lián)系作為數(shù)字化文件完整性檢查與文件排序的依據(jù)。
2.數(shù)字化加工進(jìn)度控制不足。本次氣象記錄檔案數(shù)字化在進(jìn)度控制方面有所欠缺，未按預(yù)定計(jì)劃完成數(shù)字化任務(wù)。原因主要在于氣象記錄檔案數(shù)字化是一項(xiàng)任務(wù)繁重、流程復(fù)雜的工作，在實(shí)際工作中存在很多無法預(yù)見的問題。
一、船舶檔案數(shù)字化工作的發(fā)展現(xiàn)狀
鑒于紙質(zhì)存儲(chǔ)檔案對(duì)于外部環(huán)境的要求較高以及檔案工作量的不斷加大，各方面對(duì)于船舶檔案管理工作都提出了更高的要求，在這樣的環(huán)境背景下進(jìn)行船舶檔案的數(shù)字化建設(shè)顯得勢(shì)在必行。檔案數(shù)字化工作主要就是指通過對(duì)智能信息處理技術(shù)的利用，將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶以及錄像帶等為儲(chǔ)存介質(zhì)的原始檔案材料借助于現(xiàn)代化的掃描、壓縮手段將其轉(zhuǎn)化為圖片文件以及聲音文件和錄像文件的格式，并且在運(yùn)用儲(chǔ)存管理技術(shù)將其儲(chǔ)存到各類介質(zhì)上，便于在需要的時(shí)候能夠通過快速檢索手段將其查找出來予以利用。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上，逐步建立小范圍內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，逐漸向全國(guó)范圍擴(kuò)展，以便為需要者提供查詢、搜索之需。船舶檔案數(shù)字化的最大優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)在于資源數(shù)字化、管理網(wǎng)絡(luò)化、智能化以及使用方便化。
從發(fā)展的趨勢(shì)上來看，船舶檔案數(shù)字化發(fā)展是檔案管理工作整體發(fā)展趨勢(shì)的方向，檔案自起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，將會(huì)有利于檔案的修改和復(fù)制，在數(shù)字化狀態(tài)下的的檔案能夠提供更加高效的利用效率和質(zhì)量，能夠更好地滿足船舶行業(yè)乃至全社會(huì)的需要。但是就我國(guó)目前的發(fā)展情況上來看，限于種種客觀原因的限制使得計(jì)算機(jī)技術(shù)在船舶檔案的管理工作中始終沒有發(fā)揮出應(yīng)有的作用和價(jià)值，檔案的保密性和社會(huì)公眾的需求兩者之間的矛盾成為了影響船舶檔案數(shù)字化工作的最大掣肘之一，造成了檔案數(shù)字化的發(fā)展速度相對(duì)于社會(huì)數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展來說存在著很大的滯后性，不能有效地滿足各方需要。
二、船舶檔案數(shù)字化的利與弊
（一）船舶檔案數(shù)字化的積極影響
從發(fā)展的角度上來說，檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，資源建設(shè)主要包含兩部分，一是對(duì)現(xiàn)有館藏檔案的數(shù)字化，二是對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔和電子檔案管理。借助于這種數(shù)字化形式可以對(duì)檔案原件起到很好地保護(hù)作用，使電子文件形式的檔案替代原件的使用，進(jìn)而避免原件檔案的過度使用而損壞，并且在數(shù)字化副本異地保存的條件下，輸出縮微膠片還能夠做到永久保存和使用，通過這種手段即使檔案資料出現(xiàn)了重大災(zāi)難和意外情況也不至于使檔案資料產(chǎn)生毀滅性的破壞。船舶檔案數(shù)字化還能夠有效地改善檔案利用方式，一方面數(shù)字化后的檔案能夠做到共享使用，這樣就能夠提供檔案的利用效率，擺脫孤本的限制;并且當(dāng)需要對(duì)檔案進(jìn)行利用時(shí)，利用者將會(huì)打破時(shí)間的限制，能夠隨時(shí)使用需要的文件。最為重要的是船舶檔案數(shù)字化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的主流趨勢(shì)，社會(huì)的發(fā)展要求船舶檔案必須進(jìn)行改變和創(chuàng)新，以適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)需要。
（二）船舶檔案數(shù)字化所帶來的隱患
船舶檔案數(shù)字化在為檔案管理工作帶來便利的同時(shí)也帶來的相應(yīng)問題，其中最為突出的就是檔案信息的安全問題。鑒于船舶檔案數(shù)字化工作后，其接觸的范圍和廣度也將會(huì)變得，因此面臨安全風(fēng)險(xiǎn)的幾率也隨之增大。檔案數(shù)字化主要的安全問題來自于四方面，分別是網(wǎng)絡(luò)安全問題、系統(tǒng)安全問題、應(yīng)用安全和病毒防范問題以及檔案數(shù)據(jù)安全問題。網(wǎng)絡(luò)安全問題是指基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施不可能保證一直正常運(yùn)行，在其運(yùn)行過程中很有可能出現(xiàn)各類故障，進(jìn)而影響到檔案管理;二系統(tǒng)安全則是指檔案數(shù)字化的相關(guān)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可能存在系統(tǒng)漏洞，在這樣的環(huán)境下檔案信息很有可能被竊取和利用;應(yīng)用安全及病毒的防范則是由于網(wǎng)絡(luò)病毒是伴隨著網(wǎng)絡(luò)的存在而存在的，如果不能進(jìn)行有效地處理很有可能使檔案信息面臨病毒的威脅;而檔案信息數(shù)據(jù)的安全則是指應(yīng)當(dāng)對(duì)船舶檔案信息進(jìn)行一定的加密處理，否則很有可能加大檔案信息數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)，一般情況下用戶在訪問檔案信息和數(shù)據(jù)時(shí)，檔案信息都是真實(shí)和完整的，如果不對(duì)用戶的權(quán)限進(jìn)行設(shè)置變更，而任由他人進(jìn)入系統(tǒng)，將會(huì)使檔案信息處于無保護(hù)狀態(tài)，隨時(shí)都存在被更改和利用的風(fēng)險(xiǎn)，這也是檔案數(shù)字化所帶來的主要問題。為此，在船舶檔案數(shù)字化的不斷發(fā)展過程中還應(yīng)當(dāng)對(duì)安全管理技術(shù)進(jìn)行不斷地研究，為檔案信息的安全提供更加可靠地保障。
三、紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案工作的思考
從形式上的變化來看，船舶檔案數(shù)字化工作的最大變化在于儲(chǔ)存介質(zhì)發(fā)生了變化，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)儲(chǔ)存轉(zhuǎn)變成了電子文件形式的儲(chǔ)存。從某種程度上來講，數(shù)字檔案的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通需要一系列的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范來使其得以實(shí)現(xiàn)，例如各類檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞以及檔案資源的共享和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的鏈接等等。無論是對(duì)于儲(chǔ)存的老檔案來說，還是對(duì)現(xiàn)在的電子文件形式的新檔案來說都應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化的原則去進(jìn)行，確保紙質(zhì)檔案能夠被完整的轉(zhuǎn)換為數(shù)字化，電子文件能夠歸檔，數(shù)字化檔案能夠被有序的保管、傳遞和利用，盡量避免各自為政、互不兼容現(xiàn)象的發(fā)生。對(duì)于船舶檔案數(shù)字化工作來講，建立一套標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是必不可少的工作，在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案的過程中一定要發(fā)揮出標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的引導(dǎo)性作用，保證技術(shù)上能夠?qū)崿F(xiàn)協(xié)調(diào)性和整體性的統(tǒng)一。而在現(xiàn)實(shí)的工作中，還應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家檔案局所頒布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，對(duì)電子文件的歸檔和管理要進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，對(duì)于文字型電子文件、掃描型電子文件、視頻和多媒體電子文件以及音頻電子文件等各類檔案都應(yīng)當(dāng)采取通用的格式予以儲(chǔ)存和管理。
（一）高效便捷，易于管理。檔案管理數(shù)字化是將檔案管理與現(xiàn)代電子技術(shù)相結(jié)合，將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，在電腦中進(jìn)行存放。由于數(shù)字檔案其存放于電腦之中，以電子數(shù)據(jù)信息的形式存在，因此數(shù)字檔案僅占有虛擬空間，而不占據(jù)實(shí)體空間，這就有效的減小了工作人員在進(jìn)行檔案查詢與整理過程中的困難，降低了工作人員的工作量。又由于電腦系統(tǒng)在查詢，搜索等方面具有一定的優(yōu)勢(shì)，因此在進(jìn)行檔案查找與編輯的過程中，可以有效的減少檔案管理人員的工作時(shí)間，提高了檔案管理的工作效率。
（二）系統(tǒng)嚴(yán)密，安全性高。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案由于數(shù)量巨大，占地面廣，因此在進(jìn)行檔案管理的過程中經(jīng)常會(huì)由于管理過程中的疏漏造成檔案信息的外泄或者檔案的丟失與損毀，使得檔案管理的質(zhì)量下降，并對(duì)事業(yè)單位中工作人員的個(gè)人隱私造成影響。對(duì)檔案管理進(jìn)行數(shù)字化管理后，工作人員可以通過電腦技術(shù)的應(yīng)用，建立起有效的電子檔案管理系統(tǒng)，并針對(duì)檔案的重要性設(shè)立不同層級(jí)的安全保護(hù)措施。同時(shí)，針對(duì)檔案的查閱進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定，可以通過設(shè)立密碼，指紋識(shí)別等方式，提高檔案的管理的安全性。
（三）網(wǎng)絡(luò)管理，調(diào)取方便。我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位內(nèi)部都建立起了適宜企業(yè)內(nèi)部工作展開的局域網(wǎng)絡(luò)，企業(yè)各部門之間可以通過網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用加強(qiáng)部門間聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)各部門間資源的共享。檔案管理工作人員將檔案信息錄入電腦系統(tǒng)后，企業(yè)中的各部門可以通過單位內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，通過密碼驗(yàn)證的方式進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行檔案的調(diào)取與查閱，這樣不僅可以減少檔案調(diào)取過程中的時(shí)間，同時(shí)也減輕了工作人員的工作負(fù)擔(dān)，使得工作人員的檔案資料可以在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行快速的流通，提高企業(yè)各部門間的辦公效率。
二、檔案管理數(shù)字化的工作重點(diǎn)
（一）建立管理體系，完善管理制度。檔案管理數(shù)字化在我國(guó)剛剛開始普及，我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位在進(jìn)行應(yīng)用的過程中，在管理制度與管理方法等方面仍存在著不足。因此有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加大對(duì)數(shù)字化檔案管理的了解，在原有檔案管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行新制度的建立，通過建立管理體系，完善管理制度的方式，促進(jìn)數(shù)字化檔案管理的進(jìn)一步完善。值得注意的是，在進(jìn)行管理體系以及管理制度的建設(shè)過程中，有關(guān)人員應(yīng)對(duì)數(shù)字化檔案管理的科學(xué)性，合理性進(jìn)行有效的引導(dǎo)，確保數(shù)字化檔案管理可以保有旺盛的生命力，不斷的向前推進(jìn)。
（二）培養(yǎng)專業(yè)人才，保障錄入質(zhì)量。由于數(shù)字化檔案管理需要借助計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持，因此傳統(tǒng)的檔案管理人員在進(jìn)行工作的過程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一定的局限性，難以有效的對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，無法完成正常的信息錄入與管理工作。鑒于此，有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)對(duì)單位內(nèi)部檔案管理人員的素質(zhì)進(jìn)行提升，保障管理人員的工作質(zhì)量。首先，事業(yè)單位應(yīng)有針對(duì)性的進(jìn)行專業(yè)人才的培養(yǎng)。針對(duì)數(shù)字化檔案管理對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的需要，組織檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，并在學(xué)習(xí)一段時(shí)間后進(jìn)行技術(shù)的考核，以便驗(yàn)收培訓(xùn)的成果。其次，要保障信息錄入的質(zhì)量。檔案信息是事業(yè)單位員工的基本信息，其對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部員工未來的發(fā)展，以及事業(yè)單位對(duì)員工的了解等都有著一定的影響。因此，有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息錄入的監(jiān)督，確保信息錄入的準(zhǔn)確性。
（三）關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全，提高技術(shù)應(yīng)用。就目前我國(guó)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境而言，其在很多方面存在不穩(wěn)定性。尤其網(wǎng)絡(luò)安全問題更是現(xiàn)在社會(huì)大眾普遍關(guān)注的問題。檔案管理數(shù)字化需要將檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)。因此提高網(wǎng)絡(luò)安全是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理數(shù)字化的重要條件之一。檔案管理部門在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全管理的過程中，首先，應(yīng)注意對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展給予關(guān)注，積極引進(jìn)最新的病毒查殺軟件，提高網(wǎng)絡(luò)的安全系數(shù)。其次，工作人員在進(jìn)行電腦操作的過程中，應(yīng)保持小心謹(jǐn)慎的態(tài)度，避免進(jìn)入不安全的網(wǎng)站，點(diǎn)擊不可靠的郵件。最后，工作人員應(yīng)做好電子檔案信息的備份，避免因病毒襲擊造成電子檔案的丟失，影響檔案管理工作的進(jìn)行。
1.1 項(xiàng)目設(shè)計(jì)。“十一五”期間，省人口計(jì)生委全面推進(jìn)人口信息化管理，啟動(dòng)建設(shè)國(guó)家中部人口信息中心和河南全員人口統(tǒng)籌管理信息系統(tǒng)（“金人”工程）。以省級(jí)集中方式實(shí)現(xiàn)全員戶籍人口和流動(dòng)人口信息管理，個(gè)案信息納入省庫管理，人口計(jì)生信息化網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)覆蓋省、市、縣、鄉(xiāng)和30%以上的行政村。信息工作全面推開，數(shù)字檔案信息安全管理出現(xiàn)了許多亟待解決的問題。項(xiàng)目目的是為摸清數(shù)字檔案信息安全現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)信息安全管理工作中存在的問題及困難，提出合理化建議，以便采取有針對(duì)性的措施。
1.2 調(diào)研范圍與方式。此次調(diào)研從2011年3月起至2013年3月30日止，在全省隨機(jī)選取4個(gè)省級(jí)計(jì)生部門（省計(jì)生科研院、省藥具管理站和省計(jì)生協(xié)會(huì)、省計(jì)生干部學(xué)院）、26個(gè)市級(jí)計(jì)生部門（包括市計(jì)生委、市藥具站、市協(xié)會(huì)、市技術(shù)指導(dǎo)站）、63個(gè)縣區(qū)級(jí)計(jì)生部門（包括縣計(jì)生委、縣計(jì)生指導(dǎo)站、縣藥具站）單位和個(gè)人，發(fā)放調(diào)查表200份，收回問卷196份，有效率98%。
主要運(yùn)用問卷調(diào)查、電話采訪與實(shí)地調(diào)研相結(jié)合的方法，把影響數(shù)字檔案信息安全的管理、硬件設(shè)施和人員素質(zhì)三個(gè)方面作為問卷設(shè)計(jì)和訪談內(nèi)容。根據(jù)國(guó)家有關(guān)的電子文件歸檔管理文件和計(jì)生系統(tǒng)的實(shí)際，針對(duì)單位和個(gè)人設(shè)計(jì)了兩張問卷，單位問卷設(shè)置了21道題目，個(gè)人問卷設(shè)置了2大類題，16道小題。
2 數(shù)字檔案信息安全現(xiàn)狀與調(diào)查分析
2.1 數(shù)字檔案業(yè)務(wù)概況。在省級(jí)機(jī)構(gòu)，2個(gè)單位有綜合檔案室，其他單位檔案按照業(yè)務(wù)劃分科室管理，都有專兼職固定的檔案員，單位檔案管理狀況較好，數(shù)字檔案占全部檔案資料的7%；受編制限制和工作業(yè)務(wù)限制，市縣區(qū)級(jí)計(jì)生檔案部門紙質(zhì)檔案文件來源少，最少的內(nèi)部發(fā)文只有10件，數(shù)字檔案數(shù)量更少，沒有實(shí)現(xiàn)集中管理；全系統(tǒng)的檔案管理工作大多停留在傳統(tǒng)的保管紙質(zhì)檔案文件的工作模式上，電子文件不能有效歸檔，從而無法實(shí)現(xiàn)妥善保管。
2.2 管理體制情況。參與調(diào)研的單位中，數(shù)字檔案信息安全工作均實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的模式，包括業(yè)務(wù)督導(dǎo)和組織培訓(xùn)。省市級(jí)單位按要求全部參加全省人口計(jì)生系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全培訓(xùn)班，對(duì)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)知識(shí)、交換原理、路由技術(shù)與路由器、信息安全有一定了解。對(duì)本單位檔案部門或下屬單位檔案工作主要通過組織人員參加基本業(yè)務(wù)或?qū)ｎ}培訓(xùn)班（如安裝統(tǒng)一的管理軟件）以及個(gè)別指導(dǎo)的方式進(jìn)行。市縣級(jí)計(jì)生部門的數(shù)字檔案信息安全工作以接受上級(jí)監(jiān)督指導(dǎo)為主，95%單位把數(shù)字檔案信息安全工作納入了年度工作計(jì)劃或“十二五”檔案數(shù)字加工與信息安全發(fā)展規(guī)劃；用于數(shù)字檔案信息安全工作所需經(jīng)費(fèi)全部來自財(cái)政撥款，投入比例信息大都不愿透露，無法了解到；參與調(diào)研單位全部配備信息員和專、兼職人員管理數(shù)字檔案信息工作。
2.3 制度建設(shè)情況。在省人口計(jì)生委突發(fā)公共事件應(yīng)急處理工作領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)下，出臺(tái)了《河南省人口計(jì)生委突發(fā)公共事件應(yīng)急預(yù)案》，其中包含了數(shù)字檔案信息安全內(nèi)容。70%以上的單位有信息安全緊急預(yù)案，但是數(shù)字檔案信息安全專項(xiàng)制度缺失。
2.4 硬件配備情況。安全基礎(chǔ)設(shè)施是數(shù)字檔案信息安全管理的保障。對(duì)安全基礎(chǔ)設(shè)施包括設(shè)備配置、網(wǎng)站建設(shè)、是否安裝防病毒設(shè)施等方面進(jìn)行了調(diào)研。在被調(diào)研的單位中，98.89%市縣人口計(jì)生委單機(jī)配備數(shù)量和機(jī)關(guān)公務(wù)員編制人數(shù)（不含機(jī)房設(shè)備和筆記本計(jì)算機(jī)）持平，市縣藥具站單機(jī)配備數(shù)量達(dá)到每個(gè)業(yè)務(wù)科室至少1臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)，95.37%以上單位計(jì)算機(jī)安裝有防火墻，但在入侵檢測(cè)、信息加密方面設(shè)施不足；大多應(yīng)用office辦公軟件對(duì)檔案進(jìn)行目錄級(jí)管理，數(shù)字化管理檔案水平普遍偏低；省級(jí)、市級(jí)計(jì)生部門全部建有網(wǎng)站和局域網(wǎng)，26個(gè)市級(jí)調(diào)研單位中安裝數(shù)字化檔案采集轉(zhuǎn)化系統(tǒng)的有6個(gè)，占23.08%；安裝在線檔案存儲(chǔ)管理與安全系統(tǒng)的有4個(gè)，占15.38%，縣區(qū)級(jí)計(jì)生部門安全設(shè)施建設(shè)在經(jīng)費(fèi)緊張的情況下，投入較少。
2.5 人員數(shù)字檔案信息安全素質(zhì)情況。從參加調(diào)研的196名工作人員中了解到，工作上大量使用計(jì)算機(jī)，每天使用電腦工作2小時(shí)～5小時(shí)的有83人，占總數(shù)的42.34%，使用5小時(shí)～8小時(shí)的有54人，占總數(shù)的27.55%。使用電腦的主要目的，選工作的有164人，占總數(shù)的83.67%；查閱資料的有129人，占總數(shù)的65.82%。人員學(xué)歷水平，中專學(xué)歷的有31人，占總數(shù)的15.81%；大專以上學(xué)歷的有94人，占總數(shù)的47.95%；本科以上學(xué)歷的有67人，占總數(shù)的34.18%；碩士學(xué)位的有1人，占總數(shù)的0.05%。
平常工作中，使用殺毒軟件的有193人，占總數(shù)的98.47%；能夠自行處理病毒（求助他人或者找專業(yè)人士）的有161人，占總數(shù)的82.14%。在“您了解哪類信息安全技術(shù)和產(chǎn)品”問題的備選答案“防火墻、反病毒軟件、反垃圾郵件、動(dòng)態(tài)密碼令牌”中，選擇最多的是防火墻，占總數(shù)的83.81%。認(rèn)為當(dāng)前數(shù)字檔案信息安全障礙主要有：選擇信息安全人才不夠的有66人，占總數(shù)的33.67%；選擇技術(shù)不過關(guān)的有60人，占總數(shù)的30.61%；選擇普遍缺乏信息安全意識(shí)的有44人，占總數(shù)的22.45%。參加了計(jì)算機(jī)安全知識(shí)培訓(xùn)的有158人，占總數(shù)的80.61%，其中，參加本單位檔案信息安全培訓(xùn)的有77人，占總數(shù)的39.29%，參加計(jì)生委培訓(xùn)的有85人，占總數(shù)的43.37%，86.53%的人員只接受過一次培訓(xùn)。
3 關(guān)于我省計(jì)生系統(tǒng)數(shù)字檔案安全的建議
通過定量和定性的分析，得出當(dāng)前計(jì)生系統(tǒng)的數(shù)字檔案信息安全存在以下問題：檔案的數(shù)字化水平偏低，多數(shù)人員對(duì)數(shù)字檔案信息安全管理的重要性、緊迫性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為保障信息安全就是保障數(shù)字檔案信息安全；對(duì)數(shù)字檔案信息安全知識(shí)了解甚少，認(rèn)為保障數(shù)字檔案信息安全就是安裝殺毒軟件、設(shè)置防火墻；接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和數(shù)字檔案信息安全教育頻次偏低；行業(yè)性的數(shù)字檔案信息安全制度缺失；缺乏專業(yè)數(shù)字檔案安全管理人才和硬件設(shè)備等問題，與當(dāng)前數(shù)字檔案信息安全工作發(fā)展有相當(dāng)大差距，與大量應(yīng)用計(jì)算機(jī)工作實(shí)際情況極不協(xié)調(diào)。針對(duì)以上問題，提出如下建議：
一是加強(qiáng)數(shù)字檔案信息安全意識(shí)教育和宣傳。建議在已有的人口數(shù)據(jù)信息平臺(tái)的基礎(chǔ)上，利用全員、流動(dòng)人口、利導(dǎo)、人事、財(cái)務(wù)等人口信息系統(tǒng)服務(wù)基層，同時(shí)宣傳檔案和數(shù)字檔案信息安全知識(shí)，以期達(dá)到良好效果。在實(shí)際工作中，加強(qiáng)宣傳和管理力度，將數(shù)字檔案信息安全工作實(shí)行工作考核制，納入年度考核和目標(biāo)考評(píng)。
二是培養(yǎng)復(fù)合型人才。專業(yè)信息安全管理人才是保障信息安全的最有效措施。對(duì)計(jì)生部門全體人員根據(jù)對(duì)象的業(yè)務(wù)需求分層級(jí)、有重點(diǎn)、有周期地組織數(shù)字檔案信息安全知識(shí)培訓(xùn)，提高數(shù)字檔案安全意識(shí)水平，并保證各層級(jí)檔案人員接受培訓(xùn)的頻次。如通過上級(jí)對(duì)下級(jí)的業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)或參加相關(guān)的數(shù)字檔案信息安全培訓(xùn)、組建QQ業(yè)務(wù)群、制作數(shù)字檔案整理流程教學(xué)光盤、電子版制度匯編及業(yè)務(wù)手冊(cè)等手段，實(shí)行多渠道、多層次、多類型的方法培養(yǎng)人才，提高隊(duì)伍的整體數(shù)字檔案信息安全業(yè)務(wù)素質(zhì)。
三是建立健全數(shù)字檔案信息安全規(guī)章制度。針對(duì)調(diào)研中發(fā)現(xiàn)的缺乏人口計(jì)生數(shù)字檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系問題，今后，應(yīng)著重建立管理制度：首先是實(shí)行數(shù)字檔案信息安全管理崗位責(zé)任制，做到分工明確、層層負(fù)責(zé)，確保網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全，讓參與數(shù)字檔案信息安全保障的所有人員都能夠按照確定的要求去行動(dòng)。其次是建立符合實(shí)際的數(shù)字檔案信息安全管理制度。根據(jù)數(shù)字檔案業(yè)務(wù)實(shí)際，對(duì)數(shù)字檔案信息化管理的軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的維護(hù)、防災(zāi)和恢復(fù)建立相關(guān)制度，制定應(yīng)急處置預(yù)案。定期開展應(yīng)急演練，提高整體數(shù)字檔案信息安全防范水平。最后是業(yè)務(wù)工作制度化，對(duì)新發(fā)現(xiàn)的問題，如人口科技檔案、免費(fèi)計(jì)生項(xiàng)目電子檔案的歸檔范圍及整理方式等制定相應(yīng)的管理規(guī)范，及時(shí)統(tǒng)一歸檔，為科技業(yè)務(wù)工作提供高質(zhì)量的數(shù)據(jù)支持。
四是項(xiàng)目帶動(dòng)，加快數(shù)字檔案信息硬件設(shè)施的建設(shè)。數(shù)字檔案信息安全工作包括人財(cái)物投入、軟硬件的集成，需要資金、技術(shù)、政策等各方面的支持，通過計(jì)劃生育科技服務(wù)項(xiàng)目帶動(dòng)數(shù)字檔案信息安全工作是很好的一個(gè)途徑，爭(zhēng)取把數(shù)字檔案信息安全建設(shè)納入信息化建設(shè)總體規(guī)劃中，從項(xiàng)目獲取數(shù)字檔案信息安全建設(shè)的專項(xiàng)資金支持。例如，我院的孕前優(yōu)生項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，不僅為項(xiàng)目提供了所需的軟硬件設(shè)施，也推動(dòng)了單位的數(shù)字檔案信息安全網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
1數(shù)字檔案安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急響應(yīng)
數(shù)字檔案安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急和安全評(píng)估是一個(gè)有機(jī)的整體，一個(gè)完整的安全評(píng)估工作也包括對(duì)組織的安全突發(fā)事件及時(shí)響應(yīng)能力的評(píng)估。安全評(píng)估側(cè)重對(duì)組織日常信息安全的測(cè)評(píng)工作，應(yīng)是常態(tài)化，經(jīng)常性的組織行為，而安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急措施是在組織安全突發(fā)事件發(fā)生時(shí)的一種突發(fā)性、臨時(shí)的組織行為，但對(duì)安全事件的應(yīng)急準(zhǔn)備工作則應(yīng)和安全評(píng)估一樣，是一種有計(jì)劃、經(jīng)常性的組織行為。安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急實(shí)施人員通過對(duì)各種不確定因素的分析，在突發(fā)、重大數(shù)字檔案信息安全事件的發(fā)生，及時(shí)采取有效措施，彌補(bǔ)損失并阻止惡性事件的擴(kuò)大，使數(shù)字檔案信息的損失降至最小。
在數(shù)字檔案信息安全應(yīng)急響應(yīng)中主要有計(jì)劃的準(zhǔn)備、計(jì)劃的編制和計(jì)劃的實(shí)踐三個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)使整個(gè)組織形成了一個(gè)信息反饋、控制、管理、決策的良性循環(huán)。在應(yīng)急響應(yīng)三個(gè)環(huán)節(jié)中，計(jì)劃準(zhǔn)備是基礎(chǔ)，計(jì)劃編制是依據(jù)，計(jì)劃的實(shí)施是應(yīng)急響應(yīng)的核心。
計(jì)劃準(zhǔn)備階段是在安全評(píng)估的基礎(chǔ)上，全面掌握數(shù)字檔案管理系統(tǒng)及組織存在的不確定風(fēng)險(xiǎn)因素，明確組織及應(yīng)急目標(biāo)，制定應(yīng)急策略。
計(jì)劃編制是在明確應(yīng)急響應(yīng)需求和響應(yīng)策略基礎(chǔ)上，將各項(xiàng)需求和措施進(jìn)行細(xì)化、分工，以明確不同職能部門及人員的工作內(nèi)容。
計(jì)劃的實(shí)施是組織內(nèi)相關(guān)職能部門對(duì)應(yīng)急計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)，通過計(jì)劃的實(shí)施，在原有安全措施的基礎(chǔ)上，對(duì)存在的可能造成威脅數(shù)字檔案安全的因素進(jìn)行排查與補(bǔ)救，使其達(dá)到安全管理級(jí)別。
2數(shù)字檔案安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)層次
影響數(shù)字檔案安全的因素多種多樣，環(huán)節(jié)涉及數(shù)字檔案從生成、收集、保管直到提供用戶利用，關(guān)系到其形成機(jī)構(gòu)、管理機(jī)構(gòu)、流通機(jī)構(gòu)、檔案管理信息系統(tǒng)、人員、管理規(guī)范等多個(gè)方面，按照應(yīng)對(duì)措施涉及范圍，將對(duì)數(shù)字檔案安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)劃分為三個(gè)層次：社會(huì)層面、區(qū)域?qū)用?、機(jī)構(gòu)層面。
1)社會(huì)層面
社會(huì)層面的數(shù)字檔案安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)主要在國(guó)家層面動(dòng)作，安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)主體包括兩類：一是主管全國(guó)信息化建設(shè)部門，包括國(guó)家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組、國(guó)家檔案局以及各個(gè)部委的信息化部門、檔案機(jī)構(gòu)等；二是國(guó)家檔案館。前者負(fù)責(zé)管理社會(huì)環(huán)境安全風(fēng)險(xiǎn)因素，營(yíng)造一個(gè)相對(duì)安全的社會(huì)信息環(huán)境，使社會(huì)整體有較強(qiáng)的數(shù)字檔案安全意識(shí)，逐步健全數(shù)字檔案管理規(guī)范體系，完善數(shù)字檔案信息服務(wù)體系。后者則對(duì)數(shù)字檔案信息的收集實(shí)現(xiàn)安全管理。
2)區(qū)域?qū)用?/p>
區(qū)域?qū)用鏀?shù)字檔案安全應(yīng)對(duì)主要體現(xiàn)在一個(gè)特定行政區(qū)的范圍內(nèi)，其應(yīng)對(duì)主體包括該區(qū)內(nèi)主管數(shù)字檔案的行政管理部門，如信息化指導(dǎo)辦公室、檔案局，其次是該轄區(qū)內(nèi)的綜合性檔案信息中心、文件中心、聯(lián)合檔案室等。前者主要負(fù)責(zé)保障本區(qū)域檔案信息化建設(shè)的社會(huì)環(huán)境，后者主要任務(wù)是保障委托單位數(shù)字檔案信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、可用。
3)機(jī)構(gòu)層面
機(jī)構(gòu)層次的數(shù)字檔案安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)主要體現(xiàn)在數(shù)字檔案形成機(jī)構(gòu)內(nèi)部，主體包括形成、管理、利用數(shù)字檔案的參與者，主要任務(wù)是提供高質(zhì)量的數(shù)字檔案信息。
3數(shù)字檔案安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)手段
無論是社會(huì)層面、區(qū)域?qū)用孢€是機(jī)構(gòu)層面，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案安全管理策略的具體應(yīng)對(duì)手段主要有：系統(tǒng)、管理、制度、人員及資金。
1)系統(tǒng)
生成、管理和保存數(shù)字檔案的環(huán)境和管理信息系統(tǒng)的安全是保證數(shù)字檔案安全的基礎(chǔ)，"系統(tǒng)"類的數(shù)字檔案安全應(yīng)對(duì)手段，既要應(yīng)對(duì)信息技術(shù)的先天缺陷，又要盡量減少管理信息系統(tǒng)及信息傳輸通道設(shè)計(jì)中考慮的不周，這主要涉及計(jì)算機(jī)硬件、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等物理設(shè)施與應(yīng)用軟件、協(xié)議等軟件平臺(tái)等多個(gè)方面。
2)管理
主要指數(shù)字檔案的生成、保存、傳輸?shù)裙芾硇怨ぷ?。?shù)字檔案和組織業(yè)務(wù)活動(dòng)相伴而生，因此組織的管理活動(dòng)每個(gè)環(huán)節(jié)都承擔(dān)應(yīng)對(duì)數(shù)字檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的任務(wù)。數(shù)字檔案信息生成環(huán)節(jié)的優(yōu)化與管理方法的改進(jìn)，可以有效防范和控制數(shù)字檔案在管理與流通服務(wù)中面臨的各種威脅。
3)制度
制度是要求數(shù)字檔案生成、管理、存儲(chǔ)、利用各環(huán)節(jié)的參與人員共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則的統(tǒng)稱，包括政策、法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)部規(guī)定等多種形式。
連續(xù)、有效、健全的制度是科學(xué)應(yīng)對(duì)數(shù)字檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的保障。通過科學(xué)的制度建設(shè)，約束威脅數(shù)字檔案安全的人為因素，調(diào)動(dòng)各種人員應(yīng)對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)的積極性才是根本。
4)人員
人員是數(shù)字檔案安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)中最關(guān)鍵的部分，也是最難的部分。應(yīng)對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)，有效管理參與人員是建立在以下兩個(gè)假設(shè)之上：
一是人人都可能帶來不確定的安全風(fēng)險(xiǎn)因素，人人都肩負(fù)應(yīng)對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)的職責(zé)。在對(duì)外部非授權(quán)用戶制定防護(hù)措施時(shí)，也要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部人員的管理、培訓(xùn)、監(jiān)督和審計(jì)工作。
二是參與人員分工不同，每類人員參與應(yīng)對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)的工作分工不同。在應(yīng)對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)工作計(jì)劃中，應(yīng)明確主管領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員、管理人員、數(shù)字檔案形成者、利用者的權(quán)利、責(zé)任和義務(wù)。
5)資金
資金是應(yīng)對(duì)數(shù)字檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的基本保證。在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估及應(yīng)對(duì)中，盡管資金不是充分條件，但是不可或缺的必要條件。組織管理、制度建設(shè)、人員激勵(lì)等都離不開財(cái)力的支持。資金的參與，使安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)工作在保障數(shù)字檔案安全工作中發(fā)揮更有效的作用。
4數(shù)字檔案安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略
根據(jù)數(shù)字檔案安全評(píng)估結(jié)果，全面分析數(shù)字檔案生成、保存、管理、流通等各環(huán)節(jié)存在的影響其長(zhǎng)期保存及安全利用的不確定因素，明確現(xiàn)有安全規(guī)則水平，在盡可能減少組織成本情況下，對(duì)威脅數(shù)字檔案安全的不良因素進(jìn)行有針對(duì)性的保護(hù)措施，使數(shù)字檔案安全保護(hù)能力達(dá)到更高水平，保障數(shù)字檔案價(jià)值的有效發(fā)揮。
依據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)管理的基本原理，應(yīng)對(duì)數(shù)字檔案安全風(fēng)險(xiǎn)，可以采用預(yù)防、減輕、接受、轉(zhuǎn)移和回避這五種基本策略。
1)預(yù)防
風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防是一種主動(dòng)的應(yīng)對(duì)策略，是一種事前控制，目的在于盡量規(guī)避安全事件的出現(xiàn)，是效果最好的安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略?；痉椒òǎ悍乐共淮_定因素的出現(xiàn)、消除已經(jīng)存在的不確定因素、有效管理不確定因素，防止安全事件的發(fā)生三個(gè)方面。
2)降低風(fēng)險(xiǎn)
降低風(fēng)險(xiǎn)也是一種主動(dòng)的安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，在安全風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生前，能通過計(jì)劃、準(zhǔn)備和控制，削弱不確定因素的威脅力量，降低安全風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性或減緩不確定因素帶來的不良后果。在無法完全預(yù)防不確定因素帶來的不良后果時(shí)，合理規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)也是一種優(yōu)化選擇。根據(jù)二八定律，在不確定因素中，只有很小一部分威脅最大，集中力量控制對(duì)數(shù)字檔案影響最大的一部分不良因素，切斷安全風(fēng)險(xiǎn)的連鎖與耦合作用，降低安全風(fēng)險(xiǎn)的整體水平。因此，在數(shù)字檔案安全管理過程中，對(duì)造成安全事件的源風(fēng)險(xiǎn)及低層風(fēng)險(xiǎn)因素的評(píng)估與預(yù)防應(yīng)更加重視^。綜合運(yùn)用預(yù)防與降低風(fēng)險(xiǎn)兩種策略，能有效阻止影響組織目標(biāo)的重大安全事件的發(fā)生。
3)轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)
轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)又叫合伙分擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，雖然它不能降低安全風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生的概率或減輕不良后果，但借助法律規(guī)定的相關(guān)有效協(xié)議或合同，組織在安全事故中的部分損失按協(xié)議規(guī)定，由合作伙伴承擔(dān)相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)后果，相對(duì)降低不良因素對(duì)組織的影響。
4)接受風(fēng)險(xiǎn)
接受風(fēng)險(xiǎn)是有意識(shí)地選擇承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)后果的一種策略，它不采取措施預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)事故的發(fā)生，而是在事故發(fā)生后再進(jìn)行處理。這種策略通常適用于應(yīng)對(duì)發(fā)生概率低、不良后果輕的風(fēng)險(xiǎn)因素。它是一種較為"經(jīng)濟(jì)"的、應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)活動(dòng)成本相對(duì)較低的方法。如果風(fēng)險(xiǎn)事故中損失較小，遠(yuǎn)低于風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)活動(dòng)的費(fèi)用，可以考慮接受風(fēng)險(xiǎn)的方法。接受風(fēng)險(xiǎn)策略分為主動(dòng)和被動(dòng)兩種形式。主動(dòng)接受風(fēng)險(xiǎn)活動(dòng)與風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急響應(yīng)相似，有事先計(jì)劃，一旦風(fēng)險(xiǎn)事故發(fā)生，立即實(shí)施計(jì)劃以彌補(bǔ)損失，并防止向更大范圍的擴(kuò)散。而被動(dòng)接受是不采取任務(wù)防護(hù)措施，在安全風(fēng)險(xiǎn)事故發(fā)生后，直接承擔(dān)損失。
5)回避風(fēng)險(xiǎn)
由于不同的組織中，數(shù)字檔案利用價(jià)值量與資源管理能力不同，組織放棄對(duì)數(shù)字檔案的管理，從而避免了潛在威脅發(fā)生的可能性?；乇茱L(fēng)險(xiǎn)是一種消極的應(yīng)對(duì)策略，在檔案數(shù)字化及社會(huì)化進(jìn)程中，嚴(yán)重影響檔案社會(huì)價(jià)值的發(fā)揮，浪費(fèi)有效的社會(huì)資源。
預(yù)防、減輕、接受、轉(zhuǎn)移和回避這五種安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，主動(dòng)性依次降低、實(shí)施難度依次降低，而不良因素造成的損失卻依次增加。在數(shù)字檔案安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)活動(dòng)中，依據(jù)不同地區(qū)、機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)活動(dòng)等特點(diǎn)，綜合考慮多方面因素，根據(jù)組織自身情況的不同選擇不同的應(yīng)對(duì)策略，以提高數(shù)字檔案安全層次。但無論采用何種應(yīng)對(duì)策略，都應(yīng)以主動(dòng)應(yīng)對(duì)為主，被動(dòng)應(yīng)對(duì)為輔的總體策略，盡可能避免或降低安全事故的發(fā)生。
參考文獻(xiàn)：
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(一)加快檔案信息化建設(shè)
根據(jù)國(guó)家檔案局要求，推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)，完善以服務(wù)為主導(dǎo)的檔案信息化體系，進(jìn)一步做好紙質(zhì)檔案和電子檔案雙軌并存的各項(xiàng)工作。
(二)加強(qiáng)檔案宣傳工作
繼續(xù)加強(qiáng)“檔案網(wǎng)頁”宣傳、教育工作，充分利用檔案網(wǎng)頁平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，增強(qiáng)檔案工作服務(wù)能力，做好檔案工作宣傳和檔案業(yè)務(wù)交流，為檔案工作建設(shè)創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境。
(三)開展檔案課題研究
進(jìn)一步建立健全檔案工作管理規(guī)章制度，深入開展檔案工作課題研究，對(duì)檔案工作安全體系建設(shè)、信息化建設(shè)、基礎(chǔ)建設(shè)等各方面提出創(chuàng)新管理理念，提升檔案管理水平。
(四)做好檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)
二、數(shù)字化進(jìn)程中高校檔案信息安全現(xiàn)狀
檔案數(shù)字化給高校檔案工作帶來了新的生機(jī)，數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸和查詢?cè)跒樯鐣?huì)提供廣泛信息服務(wù)的同時(shí)，也給高校檔案的信息安全帶來了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。例如：在數(shù)字化加工過程中，有的高校利用勤工助學(xué)學(xué)生或通過外包實(shí)現(xiàn)檔案全文數(shù)字化，存在對(duì)學(xué)生培訓(xùn)不夠和對(duì)數(shù)字化加工服務(wù)機(jī)構(gòu)、加工場(chǎng)地、加工人員和加工成果等方面監(jiān)管不到位，管理不規(guī)范的問題；有的高校檔案管理人員沒有經(jīng)過正規(guī)的機(jī)要保密培訓(xùn)，在工作實(shí)踐中，對(duì)已觸“紅線”的檔案信息資料繼續(xù)以常規(guī)方法掛網(wǎng)；有的政府信息安全部門對(duì)進(jìn)行檔案數(shù)字化工作的單位指導(dǎo)不到位等等。
1.高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中沒有完整的法律法規(guī)制度保護(hù)信息安全。
目前，各高校全文數(shù)字化工作主要依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法規(guī)。法規(guī)制度分散零亂，缺乏系統(tǒng)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，對(duì)于高校檔案信息安全保障法規(guī)不成體系，缺少專門的法規(guī)。
2.高校檔案數(shù)字化沒有統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。
目前，沒有一套具體全面、系統(tǒng)規(guī)范、科學(xué)合理、可操作性強(qiáng)的檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范，來保證高校檔案數(shù)字化工作能夠安全、科學(xué)、規(guī)范、有序地進(jìn)行。
3.高校檔案數(shù)字化評(píng)估、防范少，檔案信息安全缺乏預(yù)警能力。
高校檔案信息安全保障體系的各部分建設(shè)仍處于相對(duì)獨(dú)立的狀態(tài)，常將檔案信息安全保障與檔案信息安全保護(hù)混為一談。人員崗位職責(zé)不明確，業(yè)務(wù)操作不規(guī)范，有越崗代崗現(xiàn)象，有的操作人員在相關(guān)計(jì)算機(jī)上使用與檔案數(shù)字化無關(guān)的軟件，難免帶來病毒侵襲等隱患，造成數(shù)字化系統(tǒng)癱瘓，使得安全保障階段的能力僅僅停留在保護(hù)的水平上，不能主動(dòng)防御和動(dòng)態(tài)保護(hù)檔案信息安全。
4.高校檔案專業(yè)人才短缺，檔案信息安全保障缺乏發(fā)展能力。
在檔案信息開發(fā)和利用過程中，人始終參與其中，是檔案信息安全的制造者，也是檔案信息安全的護(hù)衛(wèi)者。隨著檔案信息化的推進(jìn)和檔案事業(yè)的發(fā)展，對(duì)檔案工作者的要求也越來越高。在檔案信息安全保障體系建設(shè)中，專業(yè)的信息安全人才是不可或缺的部分。
三、數(shù)字化進(jìn)程中高校檔案信息安全策略
1.遵循法律制度是高校檔案信息安全的基礎(chǔ)。
法律制度是高校檔案數(shù)字化工作生成、管理、存儲(chǔ)、利用各環(huán)節(jié)的參與人員共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則的統(tǒng)稱，包括政策、法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)部規(guī)定等多種形式。連續(xù)、有效、健全的制度是科學(xué)應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)程安全風(fēng)險(xiǎn)的保障。通過科學(xué)的制度建設(shè)，約束威脅數(shù)字檔案安全的人為因素，調(diào)動(dòng)各方面人員應(yīng)對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)的積極性才是根本。在數(shù)字化進(jìn)程中，要保證高校檔案信息安全，必須加強(qiáng)法制管理，充分運(yùn)用法律手段，規(guī)范檔案管理人員對(duì)數(shù)字化檔案信息的安全保障。把保障檔案信息安全的各項(xiàng)工作納入法制化、規(guī)范化的軌道，進(jìn)而提高檔案管理部門對(duì)檔案信息安全工作的管理水平。目前，高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中應(yīng)遵循的相關(guān)法律法規(guī)包括：《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理辦法》等等。這就要求高校有關(guān)部門一方面要依據(jù)現(xiàn)有法律法規(guī)，加大執(zhí)法力度，嚴(yán)格執(zhí)法，切實(shí)起到保障高校數(shù)字化檔案信息安全的作用，另一方面針對(duì)高校檔案信息安全面臨的復(fù)雜問題，上級(jí)有關(guān)部門要進(jìn)一步完善高校檔案信息安全的法律法規(guī)，盡早出臺(tái)有效的專門的法律依據(jù)。同時(shí)，高校也要根據(jù)自身的實(shí)際情況，修訂數(shù)字化檔案信息安全管理辦法。
2.制定檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)是高校檔案信息安全的前提。
檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)是一種多學(xué)科、綜合性、規(guī)范性的標(biāo)準(zhǔn)，其目的在于保證檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行，保證利用者和設(shè)備操作者的人身安全。面對(duì)數(shù)字化檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，制定數(shù)字化檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)對(duì)保證高校數(shù)字化檔案信息安全與保密起著重要的作用。高校要根據(jù)國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，制定一套具體全面、系統(tǒng)規(guī)范、科學(xué)合理、可操作性強(qiáng)的檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)，保證高校檔案數(shù)字化工作科學(xué)、規(guī)范、有序地進(jìn)行。檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：一是網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及基礎(chǔ)通信工程建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通技術(shù)等方面；二是應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，基于部分高校檔案數(shù)字化信息也會(huì)面向公眾，為社會(huì)提供必要的服務(wù)，所以要制定字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)等；三是應(yīng)用支撐標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及信息交換平臺(tái)、電子記錄管理和數(shù)據(jù)庫方面的標(biāo)準(zhǔn)，能給高校檔案數(shù)字化提供各種支撐和服務(wù)；四是信息安全標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及安全級(jí)別管理、身份認(rèn)證、訪問控制、加密算法和數(shù)字簽名方面的標(biāo)準(zhǔn)；五是管理標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及人員管理、制度管理和檔案信息管理等方面的內(nèi)容。
3.安全技術(shù)保障是高校數(shù)字化檔案信息安全的核心。
數(shù)字化檔案信息是高科技產(chǎn)物，因此也需要高科技技術(shù)來保障檔案數(shù)字化信息服務(wù)、編研工作和檔案信息安全工作。高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中面臨的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)多種多樣，歸納起來主要有：軟硬件配置不當(dāng)、數(shù)字化技術(shù)不成熟等等，這些都會(huì)對(duì)信息安全構(gòu)成隱患，但只要有防范意識(shí)，絕大部分風(fēng)險(xiǎn)都可以規(guī)避。目前，高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中涉及到的信息安全技術(shù)主要有以下幾種：一是防火墻技術(shù)。它是設(shè)置在被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)之間的一道屏障，在外部網(wǎng)與內(nèi)部網(wǎng)之間建立起一個(gè)安全網(wǎng)關(guān)，從而防止發(fā)生不可預(yù)測(cè)的、潛在破壞性的侵入。它可以通過監(jiān)測(cè)、限制、更改跨越防火墻的數(shù)據(jù)流，盡可能地對(duì)外部屏敝網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部的信息、結(jié)構(gòu)和運(yùn)行狀況，以此來實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全保護(hù)。二是數(shù)據(jù)加密技術(shù)。數(shù)據(jù)加密技術(shù)一般與防火墻技術(shù)配合使用，它是為提高信息系統(tǒng)及數(shù)字檔案信息的安全性和保密性，防止機(jī)密信息被外部破析所采用的主要技術(shù)手段之一。三是反病毒技術(shù)。反病毒技術(shù)包括預(yù)防病毒、檢測(cè)病毒和消除病毒三種技術(shù)。四是訪問控制技術(shù)。在操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中規(guī)定了訪問控制的權(quán)限，如規(guī)定文件建立者具有可讀、寫、修改或執(zhí)行的權(quán)限。強(qiáng)制性訪問控制引入了安全管理員的機(jī)制，增加了安全保護(hù)，可防止用戶無意或有意地使用自主訪問的權(quán)利。五是安全審計(jì)技術(shù)。通過對(duì)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)發(fā)生的各種訪問情況記錄日志，并對(duì)日志進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，進(jìn)而對(duì)資源使用情況進(jìn)行事后分析，它也是發(fā)現(xiàn)和追蹤事件的常用措施。
4.有效的安全管理是高校數(shù)字化檔案信息安全的關(guān)鍵。
數(shù)字檔案信息安全管理是以數(shù)字檔案信息及其載體為對(duì)象的安全管理，它的任務(wù)是保證高校數(shù)字檔案信息的使用安全和信息載體的運(yùn)行安全。數(shù)字檔案信息安全保障的管理體系是指以系統(tǒng)全面科學(xué)的安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估為基礎(chǔ)的、體現(xiàn)“防患于未然”為核心的、動(dòng)態(tài)的數(shù)字檔案信息安全管理。數(shù)字檔案信息安全管理活動(dòng)包括建立機(jī)構(gòu)、制定計(jì)劃、開展培訓(xùn)、落實(shí)措施、檢查效果和實(shí)施改進(jìn)等過程。學(xué)校檔案部門必須成立一個(gè)安全管理工作組，負(fù)責(zé)實(shí)施和監(jiān)控整個(gè)檔案數(shù)字化信息安全管理活動(dòng)，對(duì)檔案數(shù)字化信息及信息處理設(shè)施的威脅、影響、脆弱性及三者發(fā)生的可能性進(jìn)行評(píng)估；不定期對(duì)人員進(jìn)行安全策略及安全技術(shù)的培訓(xùn)，有效地遏制來自外部和內(nèi)部的攻擊，增強(qiáng)安全防護(hù)能力和隱患發(fā)現(xiàn)能力，確保高校數(shù)字檔案信息資源內(nèi)容和信息載體的安全。
5.高素質(zhì)的人才是高校數(shù)字化檔案信息安全的保證。
人員管理是高校數(shù)字化檔案信息安全工作中最關(guān)鍵的部分，也是最難的部分。應(yīng)對(duì)各個(gè)時(shí)期的安全風(fēng)險(xiǎn)，有效管理參與人員應(yīng)建立在以下兩個(gè)假設(shè)之上：一是人人都可能帶來不確定的安全風(fēng)險(xiǎn)因素，人人都肩負(fù)著保證信息安全的職責(zé)。在對(duì)外部非授權(quán)用戶制定防護(hù)措施時(shí)，也要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部人員的管理、培訓(xùn)、監(jiān)督和審計(jì)工作。二是參與人員分工不同，每類人員參與檔案信息安全的工作分工也不同。在保證檔案信息安全工作計(jì)劃中，應(yīng)明確主管領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員、管理人員、數(shù)字檔案形成者和利用者的權(quán)利、責(zé)任和義務(wù)。
二、數(shù)字化進(jìn)程中高校檔案信息安全現(xiàn)狀
檔案數(shù)字化給高校檔案工作帶來了新的生機(jī)，數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸和查詢?cè)跒樯鐣?huì)提供廣泛信息服務(wù)的同時(shí)，也給高校檔案的信息安全帶來了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。例如：在數(shù)字化加工過程中，有的高校利用勤工助學(xué)學(xué)生或通過外包實(shí)現(xiàn)檔案全文數(shù)字化，存在對(duì)學(xué)生培訓(xùn)不夠和對(duì)數(shù)字化加工服務(wù)機(jī)構(gòu)、加工場(chǎng)地、加工人員和加工成果等方面監(jiān)管不到位，管理不規(guī)范的問題；有的高校檔案管理人員沒有經(jīng)過正規(guī)的機(jī)要保密培訓(xùn)，在工作實(shí)踐中，對(duì)已觸“紅線”的檔案信息資料繼續(xù)以常規(guī)方法掛網(wǎng)；有的政府信息安全部門對(duì)進(jìn)行檔案數(shù)字化工作的單位指導(dǎo)不到位等等。
1.高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中沒有完整的法律法規(guī)制度保護(hù)信息安全。
目前，各高校全文數(shù)字化工作主要依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法規(guī)。法規(guī)制度分散零亂，缺乏系統(tǒng)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，對(duì)于高校檔案信息安全保障法規(guī)不成體系，缺少專門的法規(guī)。
2.高校檔案數(shù)字化沒有統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。
目前，沒有一套具體全面、系統(tǒng)規(guī)范、科學(xué)合理、可操作性強(qiáng)的檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范，來保證高校檔案數(shù)字化工作能夠安全、科學(xué)、規(guī)范、有序地進(jìn)行。
3.高校檔案數(shù)字化評(píng)估、防范少，檔案信息安全缺乏預(yù)警能力。
高校檔案信息安全保障體系的各部分建設(shè)仍處于相對(duì)獨(dú)立的狀態(tài)，常將檔案信息安全保障與檔案信息安全保護(hù)混為一談。人員崗位職責(zé)不明確，業(yè)務(wù)操作不規(guī)范，有越崗代崗現(xiàn)象，有的操作人員在相關(guān)計(jì)算機(jī)上使用與檔案數(shù)字化無關(guān)的軟件，難免帶來病毒侵襲等隱患，造成數(shù)字化系統(tǒng)癱瘓，使得安全保障階段的能力僅僅停留在保護(hù)的水平上，不能主動(dòng)防御和動(dòng)態(tài)保護(hù)檔案信息安全。
4.高校檔案專業(yè)人才短缺，檔案信息安全保障缺乏發(fā)展能力。
在檔案信息開發(fā)和利用過程中，人始終參與其中，是檔案信息安全的制造者，也是檔案信息安全的護(hù)衛(wèi)者。隨著檔案信息化的推進(jìn)和檔案事業(yè)的發(fā)展，對(duì)檔案工作者的要求也越來越高。在檔案信息安全保障體系建設(shè)中，專業(yè)的信息安全人才是不可或缺的部分。
三、數(shù)字化進(jìn)程中高校檔案信息安全策略
1.遵循法律制度是高校檔案信息安全的基礎(chǔ)。
法律制度是高校檔案數(shù)字化工作生成、管理、存儲(chǔ)、利用各環(huán)節(jié)的參與人員共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則的統(tǒng)稱，包括政策、法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)部規(guī)定等多種形式。連續(xù)、有效、健全的制度是科學(xué)應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)程安全風(fēng)險(xiǎn)的保障。通過科學(xué)的制度建設(shè)，約束威脅數(shù)字檔案安全的人為因素，調(diào)動(dòng)各方面人員應(yīng)對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)的積極性才是根本。在數(shù)字化進(jìn)程中，要保證高校檔案信息安全，必須加強(qiáng)法制管理，充分運(yùn)用法律手段，規(guī)范檔案管理人員對(duì)數(shù)字化檔案信息的安全保障。把保障檔案信息安全的各項(xiàng)工作納入法制化、規(guī)范化的軌道，進(jìn)而提高檔案管理部門對(duì)檔案信息安全工作的管理水平。目前，高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中應(yīng)遵循的相關(guān)法律法規(guī)包括：《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理辦法》等等。這就要求高校有關(guān)部門一方面要依據(jù)現(xiàn)有法律法規(guī)，加大執(zhí)法力度，嚴(yán)格執(zhí)法，切實(shí)起到保障高校數(shù)字化檔案信息安全的作用，另一方面針對(duì)高校檔案信息安全面臨的復(fù)雜問題，上級(jí)有關(guān)部門要進(jìn)一步完善高校檔案信息安全的法律法規(guī)，盡早出臺(tái)有效的專門的法律依據(jù)。同時(shí)，高校也要根據(jù)自身的實(shí)際情況，修訂數(shù)字化檔案信息安全管理辦法。
2.制定檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)是高校檔案信息安全的前提。
檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)是一種多學(xué)科、綜合性、規(guī)范性的標(biāo)準(zhǔn)，其目的在于保證檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行，保證利用者和設(shè)備操作者的人身安全。面對(duì)數(shù)字化檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，制定數(shù)字化檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)對(duì)保證高校數(shù)字化檔案信息安全與保密起著重要的作用。高校要根據(jù)國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，制定一套具體全面、系統(tǒng)規(guī)范、科學(xué)合理、可操作性強(qiáng)的檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)，保證高校檔案數(shù)字化工作科學(xué)、規(guī)范、有序地進(jìn)行。檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：一是網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及基礎(chǔ)通信工程建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通技術(shù)等方面；二是應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，基于部分高校檔案數(shù)字化信息也會(huì)面向公眾，為社會(huì)提供必要的服務(wù)，所以要制定字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)等；三是應(yīng)用支撐標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及信息交換平臺(tái)、電子記錄管理和數(shù)據(jù)庫方面的標(biāo)準(zhǔn)，能給高校檔案數(shù)字化提供各種支撐和服務(wù)；四是信息安全標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及安全級(jí)別管理、身份認(rèn)證、訪問控制、加密算法和數(shù)字簽名方面的標(biāo)準(zhǔn)；五是管理標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及人員管理、制度管理和檔案信息管理等方面的內(nèi)容。
3.安全技術(shù)保障是高校數(shù)字化檔案信息安全的核心。
數(shù)字化檔案信息是高科技產(chǎn)物，因此也需要高科技技術(shù)來保障檔案數(shù)字化信息服務(wù)、編研工作和檔案信息安全工作。高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中面臨的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)多種多樣，歸納起來主要有：軟硬件配置不當(dāng)、數(shù)字化技術(shù)不成熟等等，這些都會(huì)對(duì)信息安全構(gòu)成隱患，但只要有防范意識(shí)，絕大部分風(fēng)險(xiǎn)都可以規(guī)避。目前，高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中涉及到的信息安全技術(shù)主要有以下幾種：一是防火墻技術(shù)。它是設(shè)置在被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)之間的一道屏障，在外部網(wǎng)與內(nèi)部網(wǎng)之間建立起一個(gè)安全網(wǎng)關(guān)，從而防止發(fā)生不可預(yù)測(cè)的、潛在破壞性的侵入。它可以通過監(jiān)測(cè)、限制、更改跨越防火墻的數(shù)據(jù)流，盡可能地對(duì)外部屏敝網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部的信息、結(jié)構(gòu)和運(yùn)行狀況，以此來實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全保護(hù)。二是數(shù)據(jù)加密技術(shù)。數(shù)據(jù)加密技術(shù)一般與防火墻技術(shù)配合使用，它是為提高信息系統(tǒng)及數(shù)字檔案信息的安全性和保密性，防止機(jī)密信息被外部破析所采用的主要技術(shù)手段之一。三是反病毒技術(shù)。反病毒技術(shù)包括預(yù)防病毒、檢測(cè)病毒和消除病毒三種技術(shù)。四是訪問控制技術(shù)。在操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中規(guī)定了訪問控制的權(quán)限，如規(guī)定文件建立者具有可讀、寫、修改或執(zhí)行的權(quán)限。強(qiáng)制性訪問控制引入了安全管理員的機(jī)制，增加了安全保護(hù)，可防止用戶無意或有意地使用自主訪問的權(quán)利。五是安全審計(jì)技術(shù)。通過對(duì)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)發(fā)生的各種訪問情況記錄日志，并對(duì)日志進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，進(jìn)而對(duì)資源使用情況進(jìn)行事后分析，它也是發(fā)現(xiàn)和追蹤事件的常用措施。
4.有效的安全管理是高校數(shù)字化檔案信息安全的關(guān)鍵。
數(shù)字檔案信息安全管理是以數(shù)字檔案信息及其載體為對(duì)象的安全管理，它的任務(wù)是保證高校數(shù)字檔案信息的使用安全和信息載體的運(yùn)行安全。數(shù)字檔案信息安全保障的管理體系是指以系統(tǒng)全面科學(xué)的安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估為基礎(chǔ)的、體現(xiàn)“防患于未然”為核心的、動(dòng)態(tài)的數(shù)字檔案信息安全管理。數(shù)字檔案信息安全管理活動(dòng)包括建立機(jī)構(gòu)、制定計(jì)劃、開展培訓(xùn)、落實(shí)措施、檢查效果和實(shí)施改進(jìn)等過程。學(xué)校檔案部門必須成立一個(gè)安全管理工作組，負(fù)責(zé)實(shí)施和監(jiān)控整個(gè)檔案數(shù)字化信息安全管理活動(dòng)，對(duì)檔案數(shù)字化信息及信息處理設(shè)施的威脅、影響、脆弱性及三者發(fā)生的可能性進(jìn)行評(píng)估；不定期對(duì)人員進(jìn)行安全策略及安全技術(shù)的培訓(xùn)，有效地遏制來自外部和內(nèi)部的攻擊，增強(qiáng)安全防護(hù)能力和隱患發(fā)現(xiàn)能力，確保高校數(shù)字檔案信息資源內(nèi)容和信息載體的安全。
（國(guó)網(wǎng)新疆電力公司電力科學(xué)研究院供電服務(wù)中心 830017）
【摘要】當(dāng)今社會(huì)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為檔案信息資源的管
理和傳播提供了很大的便利，同時(shí)也存在許多的挑戰(zhàn)。文章就如何
做好數(shù)字化背景下的檔案信息資源管理等問題進(jìn)行了探討。
【關(guān)鍵詞】數(shù)字化；檔案信息資源；管理
目前我國(guó)正處于信息時(shí)代，如何提高信息檔案部門信息管理和
使用的自動(dòng)化水平，提高辦公效率，更好地發(fā)揮檔案資料的作用已
成為檔案部門實(shí)現(xiàn)信息現(xiàn)代化管理的主要問題。隨著數(shù)字化技術(shù)的
廣泛應(yīng)用，隨著電腦網(wǎng)絡(luò)及其他數(shù)字平臺(tái)的應(yīng)用，數(shù)字化管理已經(jīng)
成為可能。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出了更新更高的要求，
這就需要檔案管理逐漸完成由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)
變，由傳統(tǒng)的管理理念向現(xiàn)代管理理念的轉(zhuǎn)變，同時(shí)貫穿于管理實(shí)
踐之中。
一、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)點(diǎn)
1. 信息管理數(shù)字化。采用先進(jìn)數(shù)字化存儲(chǔ)技術(shù)方案，具有通用
性強(qiáng)、安全性高、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、可視性強(qiáng)、支持計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)查詢
和實(shí)時(shí)瀏覽等特點(diǎn)。
2. 資源管理虛擬化。通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來建設(shè)虛擬資源，
實(shí)現(xiàn)檔案館館際互借和文檔服務(wù)，從而達(dá)到檔案信息資源共享。
3. 信息資源管理智能化?？梢允估谜哌\(yùn)用超文本及多媒體技
術(shù)進(jìn)行智能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣，同時(shí)還可采用
電子加密技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行機(jī)密處理。四是用戶使用方便化。用戶可
以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)通過計(jì)算機(jī)方便地使用檔案信息，獲取更
為及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的信息，從而節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力資源。
查詢速度快、保存時(shí)間長(zhǎng)、保真性高；內(nèi)容全面完整、真正實(shí)時(shí)在線。
二、數(shù)字化檔案信息資源管理的主要工作
數(shù)字化檔案信息資源管理主要包括以下幾個(gè)方面的工作：一是
現(xiàn)代通信、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、多媒體信息技術(shù)設(shè)備為基礎(chǔ)設(shè)施，在內(nèi)部
建立具備連接各個(gè)部門的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，外部建立調(diào)整信息的寬
帶公共通信網(wǎng)絡(luò)。二是以各個(gè)時(shí)期、各種類別的檔案信息庫及其他
信息庫為基礎(chǔ)資源，包含有傳統(tǒng)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換后獲得的數(shù)據(jù)庫、
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的電子檔案數(shù)據(jù)庫以及來自政府機(jī)構(gòu)和職能部
門的各類信息庫。三是以智能信息處理技術(shù)為主，將原有的數(shù)據(jù)庫
轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)庫，應(yīng)用自然語言進(jìn)行所謂的概念性全網(wǎng)絡(luò)搜索。四是
建立全方位、立體化的應(yīng)用體系，及時(shí)吸納和提供各種各樣的信息
資源，并為信息資源的使用提供良好的維護(hù)和安全保密工作。
三、數(shù)字化檔案信息資源管理發(fā)展中存在的主要問題
1. 信息管理專業(yè)人才不足。真正學(xué)現(xiàn)代信息資源管理專業(yè)的人
非常少，大多數(shù)檔案管理人員缺乏現(xiàn)代信息資源管理的系統(tǒng)培訓(xùn)和
學(xué)習(xí)，在思想上和技術(shù)上還是停留在過去傳統(tǒng)的檔案管理模式上，
這也是影響數(shù)字化檔案管理快速發(fā)展的原因之一。
2. 硬件設(shè)施還有待加強(qiáng)。數(shù)字化檔案管理是一項(xiàng)耗資巨大的工
程，需要投入許多人力物力。目前我們省館的硬件設(shè)備還遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有
達(dá)到國(guó)家數(shù)字化檔案館標(biāo)準(zhǔn)要求，就是與本省發(fā)達(dá)地區(qū)的市級(jí)檔案
館比，也不占有優(yōu)勢(shì)。
3. 對(duì)檔案信息安全不容樂觀。在檔案逐步數(shù)字化的過程中，紙
質(zhì)材料與電子文件并存的情況將在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)并存，而由
于我們對(duì)數(shù)字化檔案的管理情況還不太熟悉，容易引發(fā)許多問題。
例如，電子文件、電子檔案容易受到計(jì)算機(jī)病毒、黑客的攻擊而造
成文件被偷盜、被修改，甚至造成系統(tǒng)崩潰的情況，現(xiàn)階段難以保
證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)的絕對(duì)安全。
四、如何做好數(shù)字化背景下的檔案信息資源管理
1. 要建立健全管理制度體系。從人員的管理到軟件、硬件要求
都作了明確的規(guī)定。如：人員安全管理制度、文檔管理制度、系統(tǒng)
運(yùn)行環(huán)境安全管理制度、應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)安全管理制度、建立數(shù)字檔
案信息管理的記錄系統(tǒng)等。人員安全管理制度強(qiáng)調(diào)安全審查制度、
崗位安全考核制度、安全培訓(xùn)制度；文檔管理制度要求對(duì)已經(jīng)存儲(chǔ)
的數(shù)字檔案信息均應(yīng)進(jìn)行劃控和密級(jí)分類，對(duì)敏感信息與機(jī)密信息
應(yīng)當(dāng)加密并脫機(jī)存儲(chǔ)在安全的環(huán)境中，防止信息被竊聽、變更與毀
壞；系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全管理制度主要是指機(jī)房出入控制、環(huán)境條件
保障管理、自然災(zāi)害防護(hù)、防護(hù)設(shè)施管理、電磁波與磁場(chǎng)防護(hù)等；
應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)安全管理制度包括操作安全管理、操作權(quán)限管理、操
作規(guī)范管理、操作責(zé)任管理、操作監(jiān)督管理、操作恢復(fù)管理、應(yīng)用
系統(tǒng)備份管理、應(yīng)用軟件維護(hù)安全管理等。從技術(shù)上防止數(shù)字檔案
信息被人為地修改，增強(qiáng)數(shù)字檔案信息的可靠性。但在計(jì)算機(jī)技術(shù)
領(lǐng)域中，總是在侵入與反侵入、破解與反破解的斗爭(zhēng)中前進(jìn)，沒有
絕對(duì)安全的概念。因此，無論技術(shù)發(fā)展到哪一步，管理制度始終是
一項(xiàng)重要的保障。要求建立數(shù)字檔案信息管理的記錄系統(tǒng)，是因?yàn)?/p>
數(shù)字檔案信息形成后因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷改變自身的存在
形式，如果沒有相關(guān)信息可以證實(shí)信息的內(nèi)容沒有發(fā)生任何變化，
就無法確認(rèn)它的真實(shí)性。因此，應(yīng)建立和執(zhí)行嚴(yán)格的保管制度，為
每一份數(shù)字檔案信息建立必要的記錄，記載信息的形成、管理和使
用情況，用這些記錄來證實(shí)其內(nèi)容的真實(shí)性。
2. 加強(qiáng)對(duì)檔案工作者的培養(yǎng)與培訓(xùn)。首先，徹底改變傳統(tǒng)的檔
案“重藏輕用”局面，使檔案人員在工作中充分調(diào)動(dòng)和運(yùn)用信息資
源管理理論和信息技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源實(shí)施科學(xué)，有效地開發(fā)
利用。其次，加強(qiáng)檔案工作者對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)。學(xué)習(xí)與
檔案信息化相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代
管理、外語知識(shí)等，提高檔案工作者掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，
以適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展。
3. 正確處理傳統(tǒng)與現(xiàn)代化的關(guān)系。要正確解決數(shù)字化進(jìn)程中錄
入與檢索、保密與開放、資源共享與資源權(quán)屬關(guān)系等問題。正確處
理紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系，紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容附在紙質(zhì)載體
上，與紙質(zhì)載體密不可分，因此真實(shí)性和原始性容易鑒別，憑證作
用和法律效力也就比較強(qiáng)。但受載體形式限制，紙質(zhì)檔案信息密度
比較小，所需存儲(chǔ)空間比較大。電子檔案的信息內(nèi)容通過光電信號(hào)
的相互轉(zhuǎn)換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過
計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備進(jìn)行再轉(zhuǎn)換，雖然存儲(chǔ)量大、節(jié)省了儲(chǔ)存空間，
但在信號(hào)轉(zhuǎn)換過程中，由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存儲(chǔ)介質(zhì)的穩(wěn)定性
和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被
察覺，因此對(duì)電子檔案真實(shí)性的鑒別有一定的難度。我們應(yīng)該積極
實(shí)行“雙套制”保存電子檔案，即在保存電子檔案的同時(shí)也保存對(duì)
應(yīng)的紙質(zhì)檔案。
4. 加大檔案現(xiàn)代化管理的投入。1）應(yīng)投入大量的精力關(guān)心和
支持這一工作，創(chuàng)造條件投入資金、配置先進(jìn)設(shè)備；積極培養(yǎng)、選
拔高素質(zhì)的專業(yè)人才；把檔案現(xiàn)代化管理納入工作計(jì)劃，列入考核
范圍。2）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，每年要定期聽
取檔案工作匯報(bào)，了解檔案工作現(xiàn)況，提出要求、下達(dá)任務(wù)，指導(dǎo)
檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實(shí)際存在的困難和問題。3）
領(lǐng)導(dǎo)要重視和加強(qiáng)本系統(tǒng)內(nèi)的交流與合作，以先進(jìn)帶動(dòng)后進(jìn)，發(fā)揮
優(yōu)勢(shì)，彌補(bǔ)檔案現(xiàn)代化管理上的差異，取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同提高。4）
宏觀上要有總體的指導(dǎo)思路，實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略上的創(chuàng)新，微觀動(dòng)作上
實(shí)現(xiàn)管理內(nèi)涵和技術(shù)手段的創(chuàng)新。
五、結(jié)語
由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的建立，使不同范圍內(nèi)利用者共享檔案資源成
為必然的發(fā)展趨勢(shì)。憑借網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)，數(shù)字化檔案管理將逐步建
立起全國(guó)、全省性的檔案目錄中心和真正意義上的檔案數(shù)字信息中
心，從檔案實(shí)體中分離出來的檔案信息驚人地增加，人們更多地將
從網(wǎng)絡(luò)中獲取檔案信息，而檔案實(shí)體將會(huì)從直接利用中脫身，只充
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案編研是指通過網(wǎng)絡(luò)為主要媒介來實(shí)現(xiàn)檔案信息的選題、查找、加工、提供利用和反饋的檔案編研全過程。與傳統(tǒng)檔案編研工作相比較，網(wǎng)絡(luò)編研不斷呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)和時(shí)代特色。
1.先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)最大程度地滿足了檔案用戶需求
從傳統(tǒng)的紙質(zhì)環(huán)境到網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，從紙質(zhì)資源的實(shí)體庫房到數(shù)字信息資源的數(shù)字檔案館，從進(jìn)館借閱到網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)傳輸，新技術(shù)給檔案用戶提供了極大的便利。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境改變了檔案用戶需求的實(shí)現(xiàn)預(yù)期：一方面利用需求在廣度上要求更高，信息技術(shù)的發(fā)展為滿足檔案用戶需求創(chuàng)造了更加便利的條件，豐富并更新了檔案編研手段，借助數(shù)字檔案館系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行采集、存儲(chǔ)、檢索、傳輸及利用，方便用戶隨時(shí)瀏覽檔案網(wǎng)站、在線查閱下載、遠(yuǎn)程咨詢服務(wù)等。另一方面，利用需求在深度上要求更高，信息技術(shù)的發(fā)展豐富了檔案信息資源開發(fā)的內(nèi)容和形式，運(yùn)用數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，減輕編研難度，提高了編研成果的質(zhì)量，激發(fā)檔案用戶的信息意識(shí)和潛在需求。
2.新技術(shù)環(huán)境對(duì)檔案編研質(zhì)量提出更高要求
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為檔案用戶提供極大便利和滿足需求的同時(shí)，檔案用戶需求也在不斷變化，他們對(duì)信息載體、信息內(nèi)容的集成、服務(wù)形式和手段等提出更高要求。如由單一性向多樣化轉(zhuǎn)變，由查詢性向知識(shí)性轉(zhuǎn)變，由滯后性向及時(shí)性轉(zhuǎn)變等。新技術(shù)為檔案信息多元化的加工提供了可能性，可以縮短檔案編研成果的出版周期，降低成本，擴(kuò)大傳播范圍。然而，如果檔案編研成果的信息不全、加工錯(cuò)漏多、整理編排不當(dāng)、傳遞不及時(shí)，會(huì)被列入劣質(zhì)信息的行列而被篩除。
二、當(dāng)前企業(yè)檔案編研現(xiàn)狀和問題分析
1.現(xiàn)狀分析
從當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的發(fā)展水平來看，檔案用戶需求并未得到很好的滿足，一是因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)檔案信息數(shù)量巨大、分散無序、動(dòng)態(tài)變化和分布不均衡，影響了檔案需求的有效實(shí)現(xiàn)；二是檔案用戶信息利用能力的不均衡性。目前，企業(yè)檔案網(wǎng)站建設(shè)取得了一些成績(jī)，通過設(shè)立專欄開展網(wǎng)絡(luò)檔案編研工作，如建立網(wǎng)上榮譽(yù)資源庫、規(guī)章制度庫、培訓(xùn)資源庫等。應(yīng)用綜合管理信息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的集成管理，通過一站式檢索、跨庫檢索等方式實(shí)現(xiàn)智能化應(yīng)用。在檔案編研類型上有所突破，呈現(xiàn)多元化趨勢(shì)，如將企業(yè)工程項(xiàng)目情況、先進(jìn)事跡、重大創(chuàng)新活動(dòng)等為素材的企業(yè)宣傳視頻檔案?jìng)鞯骄W(wǎng)上，提高了信息傳播的生動(dòng)性和形象性，使編研成果更具有吸引力。
2.存在的問題
首先，網(wǎng)絡(luò)檔案編研的數(shù)量和質(zhì)量還不能完全滿足利用者多層次和多角度的利用需求。其次，編研水平和網(wǎng)絡(luò)編輯技術(shù)有待進(jìn)一步提高，編研形式較單一，不能最大地發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)提供的便利。最后，檔案編研不能充分利用網(wǎng)絡(luò)的互動(dòng)性，檔案用戶的需求未能得到充分實(shí)現(xiàn)。因此，是否滿足利用者的需求是檔案編研工作績(jī)效評(píng)定的重要標(biāo)準(zhǔn)。
三、開展網(wǎng)絡(luò)企業(yè)檔案編研的建議
1.高效的開放式檔案編研
（1）館際聯(lián)合。檔案編研工作應(yīng)當(dāng)最大程度地滿足檔案用戶的利用需求，提高檔案信息的利用價(jià)值，因此要注重編研信息的廣泛性和層次性。檔案編研人員必須轉(zhuǎn)變觀念，通過館際之間的分工和協(xié)作，搭建全方位的檔案信息傳播利用平臺(tái)，建立起互通互補(bǔ)的新型合作關(guān)系，以發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益的最大化。
（2）突破部門間界限，形成以編研部門為主導(dǎo)，組織和協(xié)調(diào)各部門參與的合作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理化組合，增強(qiáng)檔案編研工作的時(shí)效性、動(dòng)態(tài)性和靈活性，以獲得最大的編研效益。
2.采取編研人員與檔案用戶的互動(dòng)模式
（1）推動(dòng)知識(shí)交流共享。充分發(fā)揮專業(yè)用戶的作用，加強(qiáng)企業(yè)員工之間的合作，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部隱性知識(shí)顯性化。通過對(duì)檔案信息資源的收集、分析和挖掘，幫助用戶獲取檔案的知識(shí)價(jià)值，從而減少不必要的重復(fù)勞動(dòng)和資源浪費(fèi)，有效提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率。
（2）網(wǎng)絡(luò)媒介為檔案編研工作提供了全新的互動(dòng)模式。檔案編研人員根據(jù)用戶需求，將編研工作計(jì)劃與編研成果到網(wǎng)上，利用者閱覽了檔案編研成果后，通過網(wǎng)上論壇、電子郵件、留言表單、在線實(shí)時(shí)交流等方式提出意見和要求，據(jù)此決定下一步編研工作的安排，并對(duì)編研成果傳播后的效果進(jìn)行調(diào)研和評(píng)估，跟蹤掌握檔案用戶的反饋意見和新的信息需求，進(jìn)一步改進(jìn)檔案編研工作，從而提升企業(yè)檔案編研成果的傳播效果。
（3）個(gè)性化服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，用戶的信息需求呈多元化個(gè)性特征，表現(xiàn)出對(duì)信息的及時(shí)性和新穎性的關(guān)注。我們針對(duì)用戶訪問和檢索的歷史數(shù)據(jù)分析，最大限度地挖掘并滿足用戶需求。運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)編輯技術(shù)將編研成果圖文并茂的展現(xiàn)在利用者的面前。用戶既可以利用檔案原件，又可以借助編研成果開展利用和研究，保證了利用檔案的可據(jù)性、可視性和可讀性。通過用戶反饋服務(wù)，可以將利用過程中遇到的問題提供給檔案館員，以便結(jié)合用戶需求，提供更具針對(duì)性的編研成果。
3.檔案編研服務(wù)項(xiàng)目
（1）加強(qiáng)數(shù)字化檔案資源建設(shè)，在數(shù)字化之前對(duì)檔案的利用價(jià)值的鑒定是至關(guān)重要的。通過鑒定挖掘篩選出館藏檔案中具有廣泛利用價(jià)值的檔案，進(jìn)行優(yōu)先數(shù)字化，并構(gòu)建數(shù)據(jù)庫來統(tǒng)一管理館藏?cái)?shù)字化檔案，保證數(shù)據(jù)的全面性和準(zhǔn)確性。并建立完善的檔案目錄和索引數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫和專題數(shù)據(jù)庫，主動(dòng)為利用者服務(wù)。
（2）信息導(dǎo)航服務(wù)，是將具有主題關(guān)聯(lián)、專業(yè)關(guān)聯(lián)及其它相關(guān)關(guān)聯(lián)的檔案信息進(jìn)行整合和分類，建立檔案資源指引庫，便于檔案信息的檢索與獲取。
在信息化時(shí)代背景下，檔案載體由傳統(tǒng)紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)橄葦?shù)字后紙質(zhì)的載體產(chǎn)生形式，因此需要科學(xué)的技術(shù)手段進(jìn)行管理應(yīng)用。檔案利用過程中，會(huì)產(chǎn)生具有附加價(jià)值的新檔案，產(chǎn)生“二次歸檔”問題，如何保證數(shù)字檔案的原始性，如何對(duì)檔案“二次歸檔”，如何解決檔案保密與檔案利用的矛盾，是檔案管理領(lǐng)域需要探索的方向。數(shù)字檔案研究有別于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案等偏向保存的研究，重點(diǎn)在于如何確保檔案原始性和如何管理利用檔案。數(shù)字檔案無須過多考慮存放問題，而需考慮分級(jí)保密和存檔價(jià)值問題。在新的時(shí)代潮流面前，針對(duì)高校圖書館檔案管理混亂的現(xiàn)狀，本文提出高校圖書館數(shù)字檔案共享模式，試圖在高校圖書館特定領(lǐng)域挖掘數(shù)字檔案管理的新需求，使數(shù)字檔案的管理和利用能夠保障和推動(dòng)高校圖書館發(fā)展。
1 高校圖書館檔案管理研究現(xiàn)狀
1.1 檔案知識(shí)管理研究薄弱
檔案學(xué)研究已由檔案記錄的保存演進(jìn)至檔案記錄的管理[1]，這與計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字存儲(chǔ)等高科技技術(shù)普及有關(guān)。但檔案學(xué)與圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)在知識(shí)管理研究領(lǐng)域上仍存在著差距。在定量方面主要表現(xiàn)為文獻(xiàn)整體數(shù)量不足，期刊的集中程度不高，沒有形成核心作者群，得到資助的基金比較少；在定性方面，檔案學(xué)知識(shí)管理研究的關(guān)鍵詞和主題不如圖書館學(xué)豐富，沒有將知識(shí)管理的內(nèi)涵和外延進(jìn)行擴(kuò)展[2]。這種差距與檔案工作“重藏輕用”的特點(diǎn)和檔案學(xué)整體發(fā)展落后于圖書館學(xué)有關(guān)，檔案學(xué)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)知識(shí)管理研究的重視。作為圖書館學(xué)與檔案學(xué)的交叉領(lǐng)域的圖書館檔案管理，仍然停留在紙質(zhì)檔案回溯數(shù)字化、圖書檔案管理融合一體化階段。檔案管理要適應(yīng)信息化時(shí)展需求，應(yīng)吸取圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)研究理論和方法，通過知識(shí)管理應(yīng)用技術(shù)，實(shí)現(xiàn)“信息”向“知識(shí)”演變。
1.2 檔案管理手段單一
現(xiàn)有的高校圖書館檔案管理手段以檔案數(shù)字化、圖書檔案管理融合一體化為主，缺少檔案演變?yōu)椤爸R(shí)”的形式及手段。對(duì)檔案“信息”的評(píng)價(jià)、鑒定等行為僅限于檔案管理人員個(gè)人對(duì)制度化管理的理解，而由此造成對(duì)檔案留存價(jià)值評(píng)估處于封閉狀態(tài)下的經(jīng)驗(yàn)行為、制度行為。而制度和個(gè)人經(jīng)驗(yàn)有時(shí)未能及時(shí)跟上科技發(fā)展的變化。當(dāng)單個(gè)檔案的部分缺失，檔案管理人員時(shí)常以檔案不全或該部分未達(dá)到留存價(jià)值等理由推諉，查閱檔案用戶很少就檔案缺失部分提出嚴(yán)謹(jǐn)?shù)漠愖h。
1.3 高校圖書館檔案管理服務(wù)理念缺失
我國(guó)高校圖書館信息化設(shè)施的普及階段已基本結(jié)束，目前正朝著質(zhì)量提升的階段前進(jìn)[3]，然而高校圖書館檔案管理服務(wù)理念局限于被動(dòng)式查閱。高校圖書館側(cè)重于黨務(wù)、人事、設(shè)備、基建、財(cái)務(wù)等方面行文格式公事化的檔案歸檔保存，其目的是有需求時(shí)提供查閱。此類服務(wù)方式屬于檔案學(xué)最原始的基本的查閱功能?，F(xiàn)有高校圖書館檔案管理在讀者檔案、新館建設(shè)檔案、人事檔案、圖書館歷史檔案等方面都有涉及，但都沒有提出“知識(shí)”化的服務(wù)概念。在一體化中進(jìn)程中，圖書、檔案、情報(bào)一體化數(shù)字網(wǎng)站必須能夠快速地接收、分析、處理新的信息，并將處理后的信息及時(shí)地傳遞給需要它的讀者[4]。這類著重網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)形式，忽視了服務(wù)的理念――“知識(shí)管理”主動(dòng)式服務(wù)，此管理狀態(tài)形成的原因是檔案管理服務(wù)理念與信息化環(huán)境脫節(jié)造成服務(wù)理念缺失。
隨著網(wǎng)絡(luò)信息化蓬勃發(fā)展，國(guó)家圖書館“十二五”規(guī)劃綱要中提出加快圖書館現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，開創(chuàng)國(guó)家圖書館事業(yè)發(fā)展新局面，強(qiáng)調(diào)為圖書館界提供主動(dòng)服務(wù)理念。高校圖書館檔案服務(wù)理念應(yīng)著重在主動(dòng)服務(wù)、合作共贏、引領(lǐng)業(yè)務(wù)、開放資源等方面進(jìn)行深化。建立檔案管理主動(dòng)服務(wù)理念，形成有效的共享機(jī)制，能夠加強(qiáng)館內(nèi)各部門粘連性、加強(qiáng)校內(nèi)職能部門之間的粘連性、強(qiáng)化館際之間交流學(xué)習(xí)的粘連性。通過從檔案管理演變成檔案的知識(shí)管理，使得圖書館檔案為圖書館發(fā)展提供有力的知識(shí)儲(chǔ)備及共享平臺(tái)。
2 高校圖書館檔案信息化共享模式策略
檔案學(xué)應(yīng)擴(kuò)大原有的研究領(lǐng)域，借鑒圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)的信息組織研究方式，來滿足新技術(shù)環(huán)境下人們對(duì)檔案利用方式變革的需求[5]。高?？梢岳脵n案信息化共享模式建立檔案共享平臺(tái)，通過平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值評(píng)估，確保檔案的完整性和檔案管理的規(guī)范化。構(gòu)建檔案管理平臺(tái)以館內(nèi)共享為主，可推廣到校內(nèi)學(xué)科研究服務(wù)領(lǐng)域和館際之間交流服務(wù)領(lǐng)域（見圖1）。
2.1 高校圖書館檔案館內(nèi)共享模式
圖書館檔案館內(nèi)共享基于公平公正公開原則，是結(jié)合圖書館績(jī)效管理，推動(dòng)業(yè)務(wù)技術(shù)共享為核心的共享模式。館內(nèi)檔案的共享內(nèi)容包括：館內(nèi)各業(yè)務(wù)部門的年度工作計(jì)劃，年度總結(jié)報(bào)告等量化數(shù)據(jù)，館內(nèi)不同業(yè)務(wù)側(cè)重點(diǎn)的服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)，館員素質(zhì)培訓(xùn)實(shí)踐效果，設(shè)備采購(gòu)選擇參數(shù)等。通過共享模式加強(qiáng)全館館員的參與度，利用共享檔案價(jià)值評(píng)估，進(jìn)行有效的量化工作服務(wù)質(zhì)量評(píng)定，形成完善的服務(wù)檔案群。通過年度檔案的比較分析，使業(yè)務(wù)側(cè)重調(diào)整有據(jù)可依，館員業(yè)務(wù)培訓(xùn)流程有章可循，創(chuàng)新服務(wù)的效果有表可查，館員輪崗交接材料也能以檔案形式保留。
2.2 高校圖書館檔案校內(nèi)共享模式
高校圖書館檔案校內(nèi)共享模式策略是以科學(xué)數(shù)據(jù)服務(wù)[6]、學(xué)科服務(wù)、讀者特殊服務(wù)為指向的引導(dǎo)型共享模式。利用共享平臺(tái)讓校內(nèi)師生讀者充分了解圖書館的特色服務(wù)內(nèi)容及服務(wù)效果，以達(dá)到宣傳、凝聚關(guān)聯(lián)讀者群體的目的。對(duì)高校新開專業(yè)，院系拆分或合并等行為進(jìn)行檔案存檔，根據(jù)相關(guān)教學(xué)需求通過檔案共享模式跟進(jìn)圖書資源配置，使得行政角度自上而下的執(zhí)行轉(zhuǎn)變?yōu)樽韵露系闹鲃?dòng)配合。
2.3 高校圖書館檔案館際共享模式
圖書館檔案館際共享模式策略是以打破高校圖書館間“貧富差距”，構(gòu)建海量分布式檔案資源庫群、統(tǒng)一的檔案知識(shí)型管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)圖書館館際間合作共贏的泛合作型共享模式。檔案館際共享模式能有效地進(jìn)行業(yè)務(wù)部門檔案交流、創(chuàng)新服務(wù)檔案的價(jià)值評(píng)估和圖書館學(xué)術(shù)交流。共享策略的目的是節(jié)約館際合作交流成本，提供館際合作成功案例，使區(qū)域的發(fā)展不平衡具體方面得以量化表現(xiàn)，采取“跟隨戰(zhàn)略”使落后的高校圖書館發(fā)展有所借鑒。特別是針對(duì)高校圖書館的評(píng)估要求可以有依據(jù)地適度調(diào)整，針對(duì)高效益低成本創(chuàng)新特色服務(wù)能迅速推廣，針對(duì)高效價(jià)值的服務(wù)體系由國(guó)家層面的統(tǒng)籌規(guī)劃投入從而縮小地域性差距。
3 高校圖書館檔案實(shí)現(xiàn)信息化共享的措施要求
3.1 檔案信息化共享的硬件設(shè)施要求
檔案共享硬件設(shè)施要求數(shù)據(jù)庫分布式管理存儲(chǔ)、有集中安全的異地備份。檔案雖然提供查閱功能，但并不是所有范疇的檔案都可以完成公開。分布管理存儲(chǔ)使數(shù)字檔案具有地域性的存放地點(diǎn)，可以有效地保護(hù)檔案安全性，有效防范系統(tǒng)維護(hù)人員登錄檔案存儲(chǔ)設(shè)備服務(wù)器，有效地保護(hù)檔案共享范圍。利用異地加密的備份手段，可以規(guī)避突況下檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫遭受災(zāi)難性打擊，加快重建修復(fù)進(jìn)度，確保檔案管理系統(tǒng)可靠運(yùn)行。
3.2 檔案信息化共享的技術(shù)平臺(tái)要求
本著節(jié)約成本，縮短開發(fā)周期出發(fā)，利用開源系統(tǒng)如Dspace等為基礎(chǔ)平臺(tái)，對(duì)檔案管理平臺(tái)進(jìn)行配置和二次開發(fā)。技術(shù)平臺(tái)重點(diǎn)是優(yōu)化檢索方式，簡(jiǎn)化檔案錄入提交的步驟，達(dá)到易錄優(yōu)檢的效果。通過爬蟲技術(shù)提取有效的關(guān)鍵詞，組合檔案錄入時(shí)設(shè)置的主題詞進(jìn)行爬蟲檢索。以明晰的（檔案前期的）需求分析進(jìn)行相關(guān)檢索，使檢索結(jié)果以完整的連續(xù)存檔顯示。當(dāng)存檔部分內(nèi)容有等級(jí)限制時(shí)，可通過用戶級(jí)別進(jìn)行隱性顯示，以方便用戶知曉并提出查考申請(qǐng)，經(jīng)核準(zhǔn)后，單獨(dú)進(jìn)行檔案?jìng)鬟f推送。
3.3 檔案信息化共享的標(biāo)準(zhǔn)化要求
文檔、音頻、圖片的檔案存儲(chǔ)相對(duì)于目前存儲(chǔ)設(shè)備容量不構(gòu)成負(fù)擔(dān)，如何完整記錄保存才是關(guān)鍵之所在，因此，檔案信息化過程中需要執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范。真實(shí)地實(shí)時(shí)記錄檔案，并對(duì)檔案進(jìn)行跟蹤記錄，確保檔案的完整性以方便檔案的查考。引入“標(biāo)準(zhǔn)化”可以通過平臺(tái)設(shè)計(jì)來量化檔案錄入的元數(shù)據(jù)量?！皹?biāo)準(zhǔn)化”過程是通過實(shí)踐讓“標(biāo)準(zhǔn)”不停修正的過程，并通過平臺(tái)管理應(yīng)用強(qiáng)制執(zhí)行的過程。在檔案分類、分級(jí)和鑒定等量化過程需要平臺(tái)以“標(biāo)準(zhǔn)化”的規(guī)范，在界面上設(shè)定簡(jiǎn)單可視符合思維邏輯判定的布局。
3.4 檔案信息化共享對(duì)建檔館員的素質(zhì)要求
館員參與檔案信息化建檔的過程主要是把檔案信息知識(shí)化的過程。規(guī)范培訓(xùn)內(nèi)容及流程，加強(qiáng)歸檔工作的日?；?、分類的規(guī)范化，適度放寬分布式參與程度，使館員在歸檔交流中以常態(tài)化進(jìn)行建檔管理。特別在檔案保密分級(jí)制度和對(duì)檔案完整性的概念理解上，對(duì)完整的檔案進(jìn)行合理拆分提交，并對(duì)拆分各部分進(jìn)行分級(jí)保護(hù)，達(dá)到檔案內(nèi)容分級(jí)保護(hù)的效果。館員參與檔案的建檔、管理及評(píng)價(jià)有利于館員自身業(yè)務(wù)服務(wù)水平的提高，有利于檔案價(jià)值的傳遞推廣。建檔共享過程也是館員相互學(xué)習(xí)促進(jìn)的過程，達(dá)到相互共贏的目的。
3.5 數(shù)字檔案原始性的存儲(chǔ)技術(shù)要求
確保數(shù)字檔案的原始性是檔案管理最為核心的保護(hù)技術(shù)之一。解決的辦法是依賴開放性Linux操作系統(tǒng)的用戶權(quán)限功能，在數(shù)字檔案在歸檔后，讓系統(tǒng)定時(shí)對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行寫權(quán)限的提升，禁止用戶對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行修改增刪操作。通過分布式存儲(chǔ)技術(shù)，使存儲(chǔ)與系統(tǒng)平臺(tái)物理存放分離，并限定存儲(chǔ)服務(wù)器的Root用戶只能在存儲(chǔ)服務(wù)器上登錄，杜絕Root權(quán)限人員通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程操作對(duì)檔案進(jìn)行修改增刪。當(dāng)需要對(duì)檔案進(jìn)行修改增刪操作時(shí)，應(yīng)視為檔案進(jìn)行“二次歸檔”的相關(guān)活動(dòng)，應(yīng)保留記錄體現(xiàn)數(shù)字檔案原始性。
4 通過信息化共享構(gòu)建高校圖書館檔案價(jià)值體系
明確檔案管理的價(jià)值體系是執(zhí)行高校圖書館檔案管理共享理念前提。便利的獲取方式，檔案真實(shí)有效，數(shù)據(jù)原始且具有連續(xù)性，突顯檔案利用價(jià)值，并通過價(jià)值觀來確定服務(wù)觀。在圖書館數(shù)字化建設(shè)階段，傾向追求讀者服務(wù)為主的服務(wù)價(jià)值而忽視自身發(fā)展服務(wù)價(jià)值，目前應(yīng)考慮圖書館自身發(fā)展需要，使館員素質(zhì)及圖書館自身能夠穩(wěn)定均衡發(fā)展，再進(jìn)行下輪創(chuàng)新服務(wù)的發(fā)展。高校圖書館檔案價(jià)值可從權(quán)威、考核及監(jiān)督三個(gè)方面構(gòu)建價(jià)值體系。
4.1 通過網(wǎng)絡(luò)分布式數(shù)據(jù)庫管理構(gòu)建權(quán)威價(jià)值體系
高校圖書館檔案分布式數(shù)據(jù)元收集的完整性體現(xiàn)檔案考查核心價(jià)值。從歸檔的嚴(yán)謹(jǐn)角度，收集元數(shù)據(jù)不可修改只能追加，體現(xiàn)檔案原始性的同時(shí)，也繼承了檔案文件的記錄性，再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)理念。通過豐富原始性數(shù)據(jù)積累為檔案研究利用提供數(shù)據(jù)挖掘的條件。來源正統(tǒng)的權(quán)威性價(jià)值檔案，讓研究分析起點(diǎn)上建立在成功因子之上，使分布式數(shù)據(jù)檔案管理得以進(jìn)入良性發(fā)展。
4.2 通過網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境構(gòu)建考核價(jià)值體系
高校圖書館業(yè)務(wù)檔案有效記錄圖書館服務(wù)質(zhì)量和館員工作成績(jī)并進(jìn)行量化管理，并作為績(jī)效考核、高校教學(xué)評(píng)估圖書館考核的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)來源、新服務(wù)立項(xiàng)和院系專業(yè)改革等跟蹤考核。在網(wǎng)絡(luò)信息化的環(huán)境下，構(gòu)建全面的參與評(píng)價(jià)考核機(jī)制，全面參與有利于考核價(jià)值的合理性和客觀性，讓考核價(jià)值體系在依托檔案管理下公正地產(chǎn)生合理激勵(lì)效果，考核價(jià)值體系也有利于指導(dǎo)檔案歸案細(xì)節(jié)。在檔案管理和考核相互作用下，使檔案管理制度及規(guī)范章程“標(biāo)準(zhǔn)化”，為“標(biāo)準(zhǔn)化”的可復(fù)制性創(chuàng)造條件。
4.3 通過網(wǎng)絡(luò)信息化公開構(gòu)建監(jiān)督價(jià)值體系
