時間：2023-03-08 15:36:29
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二、工作重點(diǎn)
圍繞學(xué)校中心工作、上級常規(guī)督導(dǎo)評估，堅持以服務(wù)為主題，以檔案規(guī)范化為重點(diǎn)，力爭在檔案管理業(yè)務(wù)和服務(wù)質(zhì)量等各個方面都取得比較大的進(jìn)展。
三、具體工作
（一）加強(qiáng)宣傳與學(xué)習(xí)，將檔案法規(guī)范制度落在實(shí)處
1、利用行政會議、教師會議等，宣傳檔案管理法規(guī)及檔案知識，增強(qiáng)管理干部及教師檔案意識；指導(dǎo)處室兼職檔案員的檔案業(yè)務(wù)管理，提高工作自覺性。
2、參加檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，接受檔案專家指導(dǎo)，掌握檔案專業(yè)技能，提高檔案管理員的綜合素質(zhì)，使檔案管理工作不斷推進(jìn)。
（二）積極推進(jìn)檔案管理規(guī)范化管理，提高工作效率
1、按照學(xué)校工作的實(shí)際需要立檔案櫥，即常規(guī)檔案、督導(dǎo)檔案、社會工作檔案、參考檔案、11年度新檔案等組檔櫥。
2、使用好檔案管理軟件，對檔案的收集、整理、編目、檢索、安全保管基礎(chǔ)工作統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行規(guī)范管理。
3、做好來文登記，及時、準(zhǔn)確地傳達(dá)上級文件精神、工作安排等事項(xiàng)。
4、認(rèn)真做好檔案目錄的錄入工作，編制各部門檔案管理檢索工具，建立數(shù)據(jù)庫。
5、利用檔案進(jìn)行登記，使檔案利用規(guī)范用效。
（三）做好檔案實(shí)體基礎(chǔ)工作、利用服務(wù)工作
1、接收XX年年檔案，按要求及時做好整理、歸檔、鑒定、分類、編目、裝盒、入庫做到管理規(guī)范、利用方便。
2、整理XX年度的中小學(xué)辦學(xué)水平評估檔案，分類歸入常規(guī)檔案，裝盒入庫，以便利用。
3、清理積壓檔案，按要求完成鑒定、立卷、歸檔工作。分理出沒有使用價值的資料，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。
4、學(xué)校合并時，他校（原中心小學(xué)和成教中心）移交的檔案進(jìn)行鑒定，按嚴(yán)格的組織程序予以處理。
5、結(jié)合我校實(shí)際，對本學(xué)期新收文件材料進(jìn)行統(tǒng)計。為了便于管理和運(yùn)用分三類：職能處室類、小學(xué)類、中學(xué)類等進(jìn)行統(tǒng)計，即便于迎查又利于查詢服務(wù)。
6、做好檔案的借閱工作。實(shí)行檔案借閱登記制度，按照各部門檔案借閱管理標(biāo)準(zhǔn)辦理借閱手續(xù)。
7、按照“以迎查促工作”的思路，開展內(nèi)部檢查、評估、評比工作，為迎接督導(dǎo)評估做好檔案工作方面的準(zhǔn)備。
8、建立處室（級 部）活動與檔案室通制度，學(xué)校舉辦重大活動，主辦單位事先通知檔案室，將收集的文字、圖表、聲像、電子等文書文件資料，辦理登記備案。
9、開發(fā)利用檔案信息資源，廣開服務(wù)渠道。
10、配合學(xué)校的各項(xiàng)管理工作，以積極主動熱情的服務(wù)態(tài)度做好檔案提供利用工作，樹立良好的窗口服務(wù)形象。
（四）其他工作
1、開展檔案編輯工作。努力編纂好學(xué)校檔案工作中的大事雞、組織機(jī)構(gòu)嚴(yán)格餓、文件匯編等常規(guī)性編演材料的同時，運(yùn)用現(xiàn)代科技手段，使檔案信息輸入、檢索、利用等自動化。
2、向兄弟學(xué)校學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，積極業(yè)務(wù)培訓(xùn)、不斷提高檔案業(yè)務(wù)管理水平。
3、加強(qiáng)對庫房規(guī)范化管理，嚴(yán)格實(shí)現(xiàn)“十防”制度（防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密）工作，為檔案的保管和安全創(chuàng)造良好的環(huán)境。
4、做好保密、安全工作
5、加快檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。實(shí)現(xiàn)檔案管理思想現(xiàn)代化、管理手段現(xiàn)代化、管理人員現(xiàn)代化。
在學(xué)校班子的領(lǐng)導(dǎo)下，為促進(jìn)學(xué)校檔案室事業(yè)的規(guī)范化現(xiàn)代化，本著為學(xué)校發(fā)展服務(wù)和為師生服務(wù)的宗旨，全面提高檔案管理水平，為創(chuàng)建優(yōu)秀檔案室而努力。
二、工作重點(diǎn)
圍繞學(xué)校中心工作、上級常規(guī)督導(dǎo)評估，堅持以服務(wù)為主題，以檔案規(guī)范化為重點(diǎn)，力爭在檔案管理業(yè)務(wù)和服務(wù)質(zhì)量等各個方面都取得比較大的進(jìn)展。
三、具體工作
（一）加強(qiáng)宣傳與學(xué)習(xí)，將檔案法規(guī)范制度落在實(shí)處
1、利用行政會議、教師會議等，宣傳檔案管理法規(guī)及檔案知識，增強(qiáng)管理干部及教師檔案意識；指導(dǎo)處室兼職檔案員的檔案業(yè)務(wù)管理，提高工作自覺性。
2、參加檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，接受檔案專家指導(dǎo)，掌握檔案專業(yè)技能，提高檔案管理員的綜合素質(zhì)，使檔案管理工作不斷推進(jìn)。
（二）積極推進(jìn)檔案管理規(guī)范化管理，提高工作效率
1、按照學(xué)校工作的實(shí)際需要立檔案櫥，即常規(guī)檔案、督導(dǎo)檔案、社會工作檔案、參考檔案、11年度新檔案等組檔櫥。
2、使用好檔案管理軟件，對檔案的收集、整理、編目、檢索、安全保管基礎(chǔ)工作統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行規(guī)范管理。
3、做好來文登記，及時、準(zhǔn)確地傳達(dá)上級文件精神、工作安排等事項(xiàng)。
4、認(rèn)真做好檔案目錄的錄入工作，編制各部門檔案管理檢索工具，建立數(shù)據(jù)庫。
5、利用檔案進(jìn)行登記，使檔案利用規(guī)范用效。
（三）做好檔案實(shí)體基礎(chǔ)工作、利用服務(wù)工作
1、接收XX年年檔案，按要求及時做好整理、歸檔、鑒定、分類、編目、裝盒、入庫做到管理規(guī)范、利用方便。
2、整理XX年度的中小學(xué)辦學(xué)水平評估檔案，分類歸入常規(guī)檔案，裝盒入庫，以便利用。
3、清理積壓檔案，按要求完成鑒定、立卷、歸檔工作。分理出沒有使用價值的資料，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。
4、學(xué)校合并時，他校（原中心小學(xué)和成教中心）移交的檔案進(jìn)行鑒定，按嚴(yán)格的組織程序予以處理。
5、結(jié)合我校實(shí)際，對本學(xué)期新收文件材料進(jìn)行統(tǒng)計。為了便于管理和運(yùn)用分三類：職能處室類、小學(xué)類、中學(xué)類等進(jìn)行統(tǒng)計，即便于迎查又利于查詢服務(wù)。
6、做好檔案的借閱工作。實(shí)行檔案借閱登記制度，按照各部門檔案借閱管理標(biāo)準(zhǔn)辦理借閱手續(xù)。
7、按照“以迎查促工作”的思路，開展內(nèi)部檢查、評估、評比工作，為迎接督導(dǎo)評估做好檔案工作方面的準(zhǔn)備。
8、建立處室（級 部）活動與檔案室通制度，學(xué)校舉辦重大活動，主辦單位事先通知檔案室，將收集的文字、圖表、聲像、電子等文書文件資料，辦理登記備案。
9、開發(fā)利用檔案信息資源，廣開服務(wù)渠道。
10、配合學(xué)校的各項(xiàng)管理工作，以積極主動熱情的服務(wù)態(tài)度做好檔案提供利用工作，樹立良好的窗口服務(wù)形象。
（四）其他工作
1、開展檔案編輯工作。努力編纂好學(xué)校檔案工作中的大事雞、組織機(jī)構(gòu)嚴(yán)格餓、文件匯編等常規(guī)性編演材料的同時，運(yùn)用現(xiàn)代科技手段，使檔案信息輸入、檢索、利用等自動化。
2、向兄弟學(xué)校學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，積極業(yè)務(wù)培訓(xùn)、不斷提高檔案業(yè)務(wù)管理水平。
3、加強(qiáng)對庫房規(guī)范化管理，嚴(yán)格實(shí)現(xiàn)“十防”制度（防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密）工作，為檔案的保管和安全創(chuàng)造良好的環(huán)境。
4、做好保密、安全工作
5、加快檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。實(shí)現(xiàn)檔案管理思想現(xiàn)代化、管理手段現(xiàn)代化、管理人員現(xiàn)代化。
6、建立檔案管理工作崗位制度。學(xué)校分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理員、處室管理員、處室分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、兼職檔案人員等，各司其職，共同搞好學(xué)校的檔案管理工作。
范文二：
一、指導(dǎo)思想：
在學(xué)校計劃的指導(dǎo)下，按照本學(xué)期學(xué)校發(fā)展的思路對后勤工作的要求，完善規(guī)章制度，和運(yùn)行機(jī)制，提高服務(wù)效率，使后勤工作制度嚴(yán)密化，思路創(chuàng)新化，形式多樣化，從而實(shí)現(xiàn)責(zé)任明確，運(yùn)行規(guī)范力求創(chuàng)新，提高效率的工作目標(biāo)。
二、具體目標(biāo)：
1、建立健全財產(chǎn)管理使用制度，使學(xué)校財產(chǎn)物品保管合理，減少損失，及時保證教育教學(xué)工作的需要。
2、加強(qiáng)宿舍管理，注重對學(xué)生的教育。把學(xué)校學(xué)生宿舍建設(shè)成為校園文明的窗口，培養(yǎng)學(xué)生良好行為習(xí)慣的基地。
3、在后勤社會化運(yùn)行的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對伙食管理，在控制飯菜價格上張的基礎(chǔ)上，對飲食衛(wèi)生和質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督，促進(jìn)師生生活水平的提高。
4、加強(qiáng)學(xué)校園林化建設(shè)，在去年已經(jīng)成為我市園林化建設(shè)合格單位的基礎(chǔ)上，今年要繼續(xù)闊的綠化面積，同時要協(xié)同政教處做好學(xué)生的愛校教育，教育學(xué)生愛護(hù)學(xué)校的一草一木。
5、加強(qiáng)教育教學(xué)設(shè)施建設(shè)，在設(shè)施建設(shè)方面:：（1）焊接專業(yè)的設(shè)施建設(shè)和其他新開專業(yè)的設(shè)施建設(shè)。（2）配合熱電聯(lián)產(chǎn)的取暖設(shè)施建設(shè)。
6、充分利用我校的專業(yè)班教室和學(xué)生人才優(yōu)勢，把學(xué)校后勤建設(shè)成為專業(yè)學(xué)生實(shí)習(xí)的基地。從而達(dá)到一方面培養(yǎng)學(xué)生的專業(yè)技能，一方面減少學(xué)校的用工消費(fèi)。
三、措施：
一、強(qiáng)化管理，提高素質(zhì)。隨著本學(xué)期我校學(xué)習(xí)形式的多樣化，學(xué)校本學(xué)期增加了陽煤技工學(xué)校的崗位培訓(xùn)班，和春季新生班。這樣在辦學(xué)形式多樣化和規(guī)模較前擴(kuò)大的同時，學(xué)校后勤工作也增加了新的負(fù)擔(dān)，后勤的壓力也隨之增大。因此，加強(qiáng)隊伍建設(shè)，不斷整動后勤工作作風(fēng)，已經(jīng)成為較前更為迫切和加強(qiáng)的工作。鑒與此，我們要繼續(xù)堅持每周二的例會制度，通過例會總結(jié)成績，揭示問題，統(tǒng)一全體后勤人員的意志和行為。其次總務(wù)負(fù)責(zé)人要堅持不斷的深入班級，食堂，宿舍洞察了解情況，及時解決服務(wù)工作中存在的問題。
二、繼續(xù)完善有關(guān)制度。做好定崗定責(zé)，把后勤工作分解到每一個崗位，和崗位工作人員中。
1、楊世平，李衛(wèi)東做為庶務(wù)管理人員，在及時保證教學(xué)供給需求的同時，要把節(jié)約放在首位，并做好上下協(xié)調(diào)，及時和學(xué)校財務(wù)溝通，做到帳物相符，帳帳相合，按有關(guān)要求履行好出庫和入庫手續(xù)和物品借領(lǐng)手續(xù)。
2、趙萬孩主要負(fù)責(zé)伙食管理，協(xié)助總務(wù)主任對食堂價格和質(zhì)量的管理，配合衛(wèi)生監(jiān)督所協(xié)調(diào)加強(qiáng)食堂衛(wèi)生管理。確保飯食的安全，做好學(xué)?？惋埖牡怯浐徒處熕奚崴M(fèi)的報表上報。
3、蔡建忠，任志文，王拉明，張鳳嵩在蔡建忠統(tǒng)一協(xié)同下，做好宿舍管理，按學(xué)校相關(guān)要求，和政教處配合，加強(qiáng)對住宿學(xué)生的管理和教育。做到按時上班，不得脫崗，勇于負(fù)責(zé)，不得麻痹，循循善導(dǎo)，不得粗暴，講求效果，不得懈怠。
4、王莆書負(fù)責(zé)學(xué)校用電的管理和維修，和教師宿舍電費(fèi)的上報。
5、醫(yī)療室，張愛花，程麗霞等，本學(xué)期主要工作ban證，做好醫(yī)療，藥品，衛(wèi)生等工作。
三、加強(qiáng)設(shè)施建設(shè)，減少臨時用工。
1、隨著價格的上漲，社會用工工資也在不斷上浮，我校的社會用工工資也隨著大氣候的變化不斷變化，隨著我校焊接專業(yè)的開設(shè)，學(xué)?？倓?wù)處計劃把該專業(yè)充分利用起來，建設(shè)一支學(xué)校義務(wù)修建隊伍，節(jié)省電等相關(guān)用工費(fèi)用。
2、同時要帶動焊接專業(yè)的設(shè)施建設(shè)，擴(kuò)大我校學(xué)生技能訓(xùn)練的實(shí)踐性教學(xué)范圍。
3、同時 學(xué)校今年力爭實(shí)現(xiàn)灶房煤氣化和取暖的熱電聯(lián)產(chǎn)，提高師生生活質(zhì)量。
四、建立健全學(xué)生生活委員會，通過生活委員會的形式，收集學(xué)生對后勤工作的意見和建議，把后勤工作的措施和意見傳達(dá)到全體師生中間。
五、設(shè)文明校園，優(yōu)化育人環(huán)境。
2.做好全區(qū)檔案培訓(xùn)工作。檔案工作隊伍是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵因素，為了切實(shí)加強(qiáng)檔案工作隊伍建設(shè)，我局將把開展全區(qū)性的檔案業(yè)務(wù)工作培訓(xùn)當(dāng)做一項(xiàng)常態(tài)工作來抓，每年開展次數(shù)不少于二期，總培訓(xùn)人數(shù)達(dá)到750人以上，以不斷提高全區(qū)檔案工作人員業(yè)務(wù)水平，縮小我區(qū)城鄉(xiāng)檔案管理水平差距，實(shí)現(xiàn)檔案工作均衡化發(fā)展。
3.開展我館檔案數(shù)字化工作。按照檔案現(xiàn)代化的管理要求，我局計劃在“十三五”，逐步開展館藏檔案數(shù)字化管理工作，爭取在2020年實(shí)現(xiàn)館藏檔案80%數(shù)字化，使檔案的查閱利用更方便、更安全、更快捷。
4.繼續(xù)加強(qiáng)對新農(nóng)村檔案工作的指導(dǎo)。針對農(nóng)村檔案工作滯后的現(xiàn)狀，按照我局制定的“下基層、到農(nóng)村、結(jié)對共建檔案整理工作”安排，將繼續(xù)對有需要的基層單位進(jìn)行上門指導(dǎo)，對檔案管理水平較落后的村委會（社區(qū)）開展“一對一”幫扶活動，切實(shí)提高他們的檔案管理水平，使基層檔案工作跟上時展的步伐。
5.加強(qiáng)檔案隊伍建設(shè)。進(jìn)一步加強(qiáng)檔案干部隊伍建設(shè),強(qiáng)化檔案教育培訓(xùn),建立一支學(xué)習(xí)型、實(shí)干型、創(chuàng)新型的檔案專業(yè)隊伍。一是抓好本局檔案人員的繼續(xù)教育和技能培訓(xùn)。“十三五”期間,全局檔案業(yè)務(wù)人員繼續(xù)接受技能培訓(xùn),以提高檔案專業(yè)實(shí)際操作技能,計算機(jī)應(yīng)用技能和現(xiàn)代化科學(xué)知識掌握為重點(diǎn),提高現(xiàn)有檔案隊伍人員的專業(yè)知識水平；二是補(bǔ)充新生血液。針對目前我局檔案人員老化的情況，招錄（或調(diào)入）年輕化、專業(yè)化的人才，不斷優(yōu)化檔案隊伍結(jié)構(gòu)，確保檔案現(xiàn)代化發(fā)展的需要。
二、保障措施
1.服務(wù)大局,突出重點(diǎn)。結(jié)合我區(qū)檔案工作實(shí)際,將檔案工作與區(qū)委、區(qū)政府工作相聯(lián)系,提高檔案服務(wù)的針對性和時效性。牢固樹立服務(wù)是根本的觀念,優(yōu)化服務(wù)、全面服務(wù),以服務(wù)促發(fā)展,在服務(wù)中實(shí)現(xiàn)工作突破和提高,充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。
2.突出主題,改革創(chuàng)新。加速檔案事業(yè)建設(shè)進(jìn)程,加快檔案信息化、現(xiàn)代化步伐,在工作上創(chuàng)新,在創(chuàng)新中發(fā)展。
0 引言
隨著信息技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，社會進(jìn)入了數(shù)字化時代，計算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)也逐漸被引入到住房公積金的檔案管理工作中。檔案管理是住房公積金內(nèi)部管理工作中的重點(diǎn)，檔案的數(shù)字化能夠增強(qiáng)員工工作的連貫性、提高工作效率、促進(jìn)住房公積金的發(fā)展。因此，住房公積金檔案數(shù)字化成為了當(dāng)前住房公積金檔案管理的主流趨勢。基于此，筆者進(jìn)行了相關(guān)介紹。
1 以立項(xiàng)方式積極開展檔案數(shù)字化工作研究
按照國家檔案局規(guī)定向中央檔案館移交檔案后現(xiàn)存館藏檔案二十多萬卷（冊）。要想實(shí)現(xiàn)館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化，必須首先做好前期的準(zhǔn)備工作。利用信息化建設(shè)平臺，通過“數(shù)字化工程項(xiàng)目”立項(xiàng)，組建數(shù)字化工程項(xiàng)目團(tuán)隊，對檔案數(shù)字化工作開展研究。主要研究內(nèi)容：以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，探索和研究檔案數(shù)字化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與制度規(guī)范，設(shè)計數(shù)字化工作流程，依托“基礎(chǔ)條件建設(shè)項(xiàng)目”所配備的各種數(shù)字化加工軟硬件設(shè)施，開展館藏檔案數(shù)字化工作，推進(jìn)檔案工作由傳統(tǒng)檔案管理模式向數(shù)字檔案管理模式轉(zhuǎn)變，為構(gòu)建數(shù)字檔案資源共享平臺，實(shí)現(xiàn)單位檔案信息資源共享提供基礎(chǔ)保障和數(shù)據(jù)支撐。
2 確定檔案數(shù)字化對象
國家檔案局頒布的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005）中明確規(guī)定了數(shù)字化對象的確定原則，即“應(yīng)當(dāng)對所要進(jìn)行數(shù)字化的對象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn)，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化”。在豐富的館藏檔案中，如何確定檔案數(shù)字化對象成為重要的課題。數(shù)字化工程項(xiàng)目團(tuán)隊首先對所有館藏檔案進(jìn)行了認(rèn)真分析，對于永久或長期保存的檔案，本著“急用、常用、重要”的原則進(jìn)行鑒定。具體原則如下：
2.1 利用優(yōu)先原則
館藏檔案數(shù)字化的目的是提供快捷的利用服務(wù)，檔案數(shù)字化工作要圍繞實(shí)現(xiàn)便捷的利用服務(wù)而展開，這樣才能體現(xiàn)檔案的真正價值，發(fā)揮檔案數(shù)字化工作的效益。利用優(yōu)先，即必須把檔案利用者的需求放在首位，在充分考慮利用者需要的前提下對檔案進(jìn)行鑒定，將符合條件的檔案確定為數(shù)字化對象。檔案館根據(jù)日常提供利用所掌握的信息，把提供利用價值高、瀕臨破損的檔案確定為檔案數(shù)字化對象。
2.2 系統(tǒng)完整原則
在確定檔案數(shù)字化對象時，我們還要保證數(shù)字化檔案的系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性。在館藏的文書檔案中，反映同一職能活動的檔案既有請示又有批復(fù)，還有文件底稿、簽字頁等，為了保證文書檔案的系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性，我們決定對每件文書檔案的最終底稿、簽字頁及文件的全部內(nèi)容都進(jìn)行數(shù)字化；科技檔案的數(shù)字化則按照歸檔文件的總目錄，對每個項(xiàng)目的技術(shù)文件與產(chǎn)品圖樣進(jìn)行全部數(shù)字化。
3 設(shè)計檔案數(shù)字化工作流程
《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005）中規(guī)定紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。數(shù)字化工程項(xiàng)目團(tuán)隊根據(jù)館藏檔案確定的檔案數(shù)字化對象，設(shè)計出符合館藏檔案需要的《檔案數(shù)字化加工流程》（由于目錄數(shù)據(jù)庫建庫及數(shù)據(jù)導(dǎo)入等工作已先期完成，流程設(shè)計不涵蓋此內(nèi)容）。
4 制定檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，明確崗位職責(zé)
檔案數(shù)字化工作流程確定后，數(shù)字化工程項(xiàng)目團(tuán)隊開始著手制定適用于我館館藏的《檔案數(shù)字化加工技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》，按照檔案數(shù)字化工作流程中的每個環(huán)節(jié)設(shè)置崗位，制定《檔案數(shù)字化加工崗位職責(zé)》。其崗位職責(zé)有以下內(nèi)容：
4.1 調(diào)檔
調(diào)檔人員按照數(shù)字化掃描工作計劃將檔案從庫房調(diào)出，在《檔案數(shù)字化工作登記表（簿）》登記記錄后分發(fā)給不同的編頁人員進(jìn)行編頁處理。調(diào)檔人員對調(diào)檔案卷數(shù)量負(fù)責(zé)。
4.2 編頁
編頁人員根據(jù)《紙質(zhì)檔案頁碼編制規(guī)則》，對紙質(zhì)檔案逐頁編寫頁碼，并將其標(biāo)注在規(guī)定位置。如果發(fā)現(xiàn)目錄中標(biāo)注的頁數(shù)與實(shí)際檔案頁數(shù)不一致，則按實(shí)際頁數(shù)對其目錄頁數(shù)進(jìn)行修改。編頁人員對編頁檔案數(shù)量和目錄頁數(shù)負(fù)責(zé)。
4.3 拆卷
拆卷人員在不損壞檔案原貌的情況下，對檔案進(jìn)行拆卷，拆除書釘、夾子等金屬物，保證檔案以單頁形式提供給掃描人員進(jìn)行掃描。對一些膠水粘過的檔案以不損壞檔案為準(zhǔn)則，根據(jù)實(shí)際情況由拆卷人員確定是否拆成單頁。拆卷人員對紙質(zhì)檔案安全負(fù)責(zé)。
4.4 修復(fù)
修復(fù)人員要對破損嚴(yán)重?zé)o法直接進(jìn)行掃描的紙質(zhì)檔案進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，因褶皺影響掃描質(zhì)量的原件要先采取壓平或熨平等方式進(jìn)行技術(shù)處理。修復(fù)人員對檔案信息完整性負(fù)責(zé)。
4.5 掃描
掃描人員要根據(jù)紙質(zhì)檔案的情況，選擇相應(yīng)的掃描儀及軟件，確定掃描軟件設(shè)置，完成檔案掃描，保證掃描圖像完整、清晰、美觀，做到在30%縮率的顯示下，深不結(jié)塊，淺不斷線，保證掃描質(zhì)量。掃描人員對檔案掃描質(zhì)量負(fù)責(zé)。
4.6 質(zhì)檢
質(zhì)檢人員對掃描圖像進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，檢查圖像的偏斜度、清晰度以及完整性，發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求的應(yīng)進(jìn)行圖像處理；因操作不當(dāng)造成圖像不完整或無法清晰識別的應(yīng)重新進(jìn)行掃描；掃描圖像的排序與檔案原件不一致的應(yīng)進(jìn)行調(diào)整；發(fā)現(xiàn)文件漏掃的應(yīng)及時補(bǔ)掃并正確插入圖像。對大幅面檔案采用分區(qū)小幅面掃描后形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合成為一個完整的圖像，拼接后應(yīng)與檔案原件核實(shí)確保拼接無誤，保證檔案的整體性。質(zhì)檢人員對掃描圖像質(zhì)量負(fù)責(zé)。
4.7 抽檢
抽檢人員負(fù)責(zé)對質(zhì)檢后的掃描圖像進(jìn)行抽查檢驗(yàn)，原則上抽檢率不低于20%，抽檢不合格退回至質(zhì)檢人員，抽檢合格的傳遞至掛接人員。抽檢人員對掛接圖像質(zhì)量負(fù)責(zé)。
4.8 掛接
掛接人員通過檔號等唯一關(guān)聯(lián)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫進(jìn)行有效掛接，建立起全圖文的檔案數(shù)據(jù)庫。掛接人員對掛接數(shù)據(jù)的完整性負(fù)責(zé)。
4.9 數(shù)據(jù)備份
為保證數(shù)據(jù)的安全，要對掛接后的完整數(shù)據(jù)及時進(jìn)行備份。備份采用在線、離線相結(jié)合的方式進(jìn)行多套備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行檢驗(yàn)，包括檢驗(yàn)備份數(shù)據(jù)能否打開，數(shù)據(jù)信息能否完成恢復(fù)等。數(shù)據(jù)備份人員對備份數(shù)據(jù)質(zhì)量負(fù)責(zé)。
4.10 裝卷
裝卷人員負(fù)責(zé)對已掃描檔案進(jìn)行逐頁、逐卷檢查核對，按卷（件）清點(diǎn)頁數(shù)并與卷內(nèi)目錄頁數(shù)核對無誤后進(jìn)行檔案復(fù)原裝訂，確保檔案恢復(fù)到初始狀態(tài)。復(fù)原裝訂后的檔案要做到不丟頁、不掉頁、不倒頁，裝訂結(jié)實(shí)整齊。裝卷人員對復(fù)原裝訂質(zhì)量負(fù)責(zé)。
4.11 還檔
還檔人員對復(fù)原后的檔案核實(shí)登記后，按照紙質(zhì)檔案原存址返還入庫。還檔人員對入庫紙質(zhì)檔案卷數(shù)和存址正確性負(fù)責(zé)。
5 建議
（1） 由專項(xiàng)團(tuán)隊負(fù)責(zé)項(xiàng)目推進(jìn)與實(shí)施檔案館藏檔案數(shù)字化工作是借助于單位信息化建設(shè)平臺，通過“數(shù)字化工程項(xiàng)目”立項(xiàng)，組建數(shù)字化工程項(xiàng)目團(tuán)隊，按照項(xiàng)目管理方式推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化工作，保證了檔案數(shù)字化工作在規(guī)定的時間節(jié)點(diǎn)內(nèi)完成工作任務(wù)。
（2）制定出一套切實(shí)可行的檔案數(shù)字化相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)。檔案館結(jié)合行業(yè)檔案數(shù)字化工作實(shí)際，以館藏檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)，相繼出臺了《檔案數(shù)字化加工流程》、《紙質(zhì)檔案頁碼編制規(guī)則》、《檔案數(shù)字化加工技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》等一系列檔案數(shù)字化相關(guān)制度與標(biāo)準(zhǔn)，為全系統(tǒng)數(shù)字檔案館建設(shè)奠定了基礎(chǔ)，積累了經(jīng)驗(yàn)，具備了指導(dǎo)全系統(tǒng)開展檔案數(shù)字化的能力。
（3）建立數(shù)字化工程項(xiàng)目協(xié)調(diào)會制度。在項(xiàng)目實(shí)施之初建立了協(xié)調(diào)會制度，及時協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目實(shí)施過程中遇到的各種技術(shù)、操作和管理等問題，為項(xiàng)目的順利推進(jìn)起到了保障作用。
（4）分組管理，建立業(yè)績增長的激勵機(jī)制。按照《檔案數(shù)字化加工流程》和《檔案數(shù)字化加工崗位職責(zé)》，對項(xiàng)目人員進(jìn)行分組管理，確保檔案數(shù)字化各項(xiàng)工作過程可控、可追溯。為了建立健全項(xiàng)目團(tuán)隊工作業(yè)績增長激勵機(jī)制，引入了企業(yè)管理理念，對編頁、掃描、質(zhì)檢、抽檢、掛接等崗位的人員實(shí)行計件獎勵，體現(xiàn)多勞多得原則，促使員工的業(yè)績增長，保證了項(xiàng)目進(jìn)度。
6 結(jié)語
綜上所述，住房公積金檔案中的數(shù)據(jù)資料是單位各項(xiàng)工作開展的重要依據(jù)，對住房公積金的可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的作用，加強(qiáng)住房公積金檔案的數(shù)字化建設(shè)十分必要。在檔案數(shù)字化工作中，住房公積金要結(jié)合相關(guān)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，合理設(shè)計檔案數(shù)字化工作，制定完整的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，同時加強(qiáng)對專業(yè)人才隊伍的培養(yǎng)，從而做好住房公積金檔案數(shù)字化工作，促進(jìn)住房公積金的可持續(xù)發(fā)展。
制定氣象記錄檔案數(shù)字化方案
為順利完成氣象記錄檔案數(shù)字化，氣象檔案館在項(xiàng)目啟動前制定了完整的方案，對氣象記錄檔案數(shù)字化的內(nèi)涵、范圍、建設(shè)原則和組織實(shí)施方案等方面作出了明確的定義與說明，對什么是氣象記錄檔案數(shù)字化、如何開展氣象記錄檔案數(shù)字化等問題給出了詳細(xì)的闡釋。
參考現(xiàn)有氣象記錄電子文件格式，我館決定將TXT格式作為本次電子文本形態(tài)氣象記錄檔案的標(biāo)準(zhǔn)格式。
一、 對數(shù)字形態(tài)檔案信息進(jìn)行科學(xué)管理
數(shù)字化氣象記錄檔案信息的編目是以傳統(tǒng)形態(tài)氣象記錄檔案目錄為基礎(chǔ)，結(jié)合新生成數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案信息的組成形式及內(nèi)容特點(diǎn)，以條目的形式對數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案信息的內(nèi)容種類、信息組織形式、記錄責(zé)任者、觀測要素、時空范圍等信息內(nèi)容與形式屬性進(jìn)行概括的工作。為規(guī)范該項(xiàng)工作，我館制定了《數(shù)字化氣象檔案案卷級和文件級目錄著錄格式》，對著錄內(nèi)容與格式作出明確規(guī)定。
數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案的整理是指按照相關(guān)檔案管理規(guī)定對新生成數(shù)字化氣象記錄檔案進(jìn)行完整性檢查、質(zhì)量和格式檢查及邏輯分類與排序的工作，它是數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息生成的基本環(huán)節(jié)，其工作質(zhì)量直接影響到檔案歸檔后的管理與利用。氣象檔案館制定了《歷史氣象檔案掃描電子文件檢查方案》等技術(shù)規(guī)范來對數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案的整理提供技術(shù)支撐。
數(shù)字化氣象記錄檔案的存儲是將整理完成的數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案存儲在特定的磁帶、磁盤或光盤上的工作。根據(jù)現(xiàn)有電子檔案存儲設(shè)備及檔案管理和利用的需求，我館要求數(shù)字化氣象記錄檔案使用磁帶、光盤各存儲一套。歸檔存儲的各種技術(shù)指標(biāo)，按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T 18894―2002）》等相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
二、 對數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息進(jìn)行有效利用
對數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息進(jìn)行有效利用是本次檔案數(shù)字化的最終目的，需要解決的主要問題是確定提供利用的范圍、對象及方式。根據(jù)中國氣象局《氣象資料共享管理辦法》規(guī)定，本次檔案數(shù)字化形成的所有數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息都應(yīng)提供利用，提供利用的對象及其利用權(quán)限參照該辦法中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，提供利用的時間順序由數(shù)字化形態(tài)信息歸檔的先后順序決定。
檔案利用的方式可根據(jù)是否使用網(wǎng)絡(luò)分為在線與離線兩種。離線服務(wù)與傳統(tǒng)氣象記錄檔案的服務(wù)相同，按同一規(guī)章制度及程序執(zhí)行。在線服務(wù)是通過建立網(wǎng)絡(luò)平臺來滿足用戶通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)用檔案的需求。與離線服務(wù)相比，在線服務(wù)工作相對復(fù)雜，其主要任務(wù)是滿足檔案管理與利用需求的系統(tǒng)平臺建設(shè)。為建設(shè)系統(tǒng)平臺，我們制定了《歷史氣象檔案電子文件應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)功能需求》，委托數(shù)字化加工企業(yè)據(jù)此開發(fā)。
三、 氣象記錄檔案數(shù)字化實(shí)施原則
氣象記錄檔案數(shù)字化實(shí)施原則是數(shù)字化工作必須遵循的強(qiáng)制性規(guī)則，是達(dá)到數(shù)字化總體目標(biāo)的重要保證。根據(jù)檔案管理需求與數(shù)字化工作總體目標(biāo)，氣象檔案館確定了四條原則：保證檔案的安全性：氣象記錄檔案的安全包括實(shí)體安全與內(nèi)容信息安全兩方面；保證檔案的有序性：氣象記錄檔案的有序性包括紙質(zhì)或縮微膠片氣象記錄檔案的有序性和數(shù)字化形態(tài)檔案信息的有序性；保證檔案信息的真實(shí)性：在檔案數(shù)字化實(shí)施過程中保證原始?xì)庀笥涗洐n案內(nèi)容信息的真實(shí)性，避免信息被篡改；便于管理和利用：利用需求不同對氣象記錄檔案信息組織形式要求也不同，檔案數(shù)字化產(chǎn)品的特點(diǎn)與形式必須兼顧檔案的管理需求與用戶的利用需求。
氣象記錄檔案數(shù)字化的經(jīng)驗(yàn)與不足
通過對氣象記錄檔案數(shù)字化方案的貫徹執(zhí)行，氣象檔案館實(shí)現(xiàn)了館藏194萬頁氣象記錄檔案的掃描數(shù)字化，完成了數(shù)字化檔案應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)。在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化既定目標(biāo)的同時，取得了寶貴的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，為館藏其他檔案數(shù)字化及全國氣象記錄檔案數(shù)字化奠定了堅實(shí)基礎(chǔ)。
通過對氣象記錄檔案數(shù)字化工作實(shí)施情況的分析，總結(jié)出以下經(jīng)驗(yàn)：即只有對氣象記錄檔案數(shù)字化流程進(jìn)行全程管理、規(guī)范管理、安全管理才能較好地完成數(shù)字化工作。
1.全程管理是氣象記錄檔案數(shù)字化成功的基本保證。根據(jù)氣象記錄檔案數(shù)字化方案的有關(guān)規(guī)定，本次檔案數(shù)字化工作實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化流程的全程介入管理和全面細(xì)節(jié)管理，有效保證了傳統(tǒng)形態(tài)信息的安全、有序，較好地保證了數(shù)字化產(chǎn)品的質(zhì)量與應(yīng)用效果。
2. 規(guī)范管理是氣象記錄檔案數(shù)字化成功的關(guān)鍵。由于本次數(shù)字化的氣象記錄檔案數(shù)量巨大、種類眾多、格式復(fù)雜，使得數(shù)字化工作任務(wù)繁重、技術(shù)問題繁雜、工作流程復(fù)雜、產(chǎn)品質(zhì)量控制困難。為此，必須制定詳盡的數(shù)字化操作流程及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范具體的檔案數(shù)字化工作。
3. 安全管理是氣象記錄檔案數(shù)字化的基本要求。為做好數(shù)字化過程中的檔案安全保障工作，氣象檔案館采取了諸多措施，如提供專用的數(shù)字化加工場地、制定規(guī)范檔案移交與歸還的《歷史氣象檔案交接管理辦法》、制定響應(yīng)突發(fā)安全事件的《氣象檔案館防火應(yīng)急預(yù)案》、在數(shù)字化加工合同中明確規(guī)定檔案保密與保護(hù)條款等。
4. 檔案修復(fù)與數(shù)字化工作同步進(jìn)行。由于檔案修復(fù)工作需翻閱全部檔案并進(jìn)行破損情況鑒定，為節(jié)約時間和減少檔案原件調(diào)用次數(shù)，氣象檔案館將破損檔案鑒選與檔案整理編頁同時進(jìn)行。
根據(jù)檔案數(shù)字化的具體情況，結(jié)合工作實(shí)踐，總結(jié)了以下三點(diǎn)不足：
1. 前期傳統(tǒng)載體檔案整理工作不足。由于歷史原因，在數(shù)字化工作開展初期許多需要數(shù)字化的氣象記錄檔案沒有編頁，氣象檔案館與數(shù)字化加工企業(yè)的檔案交接以冊而不是以頁為單位進(jìn)行，一方面給檔案完整性檢查帶來不便，另一方面也給數(shù)字形態(tài)檔案信息文件排序造成了障礙。為解決該問題，氣象檔案館不得不對這些檔案以原檔案實(shí)體狀態(tài)及檔案內(nèi)容的內(nèi)在邏輯聯(lián)系作為數(shù)字化文件完整性檢查與文件排序的依據(jù)。
2.數(shù)字化加工進(jìn)度控制不足。本次氣象記錄檔案數(shù)字化在進(jìn)度控制方面有所欠缺，未按預(yù)定計劃完成數(shù)字化任務(wù)。原因主要在于氣象記錄檔案數(shù)字化是一項(xiàng)任務(wù)繁重、流程復(fù)雜的工作，在實(shí)際工作中存在很多無法預(yù)見的問題。
隨著國家社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，國家的綜合國力不斷增強(qiáng)。國家對教育的改革越來越深入，特別是全球信息化時代的來臨，不僅對高校各方面的工作產(chǎn)生很大的影響，也給高校的會計檔案工作帶來了深遠(yuǎn)的影響。隨著網(wǎng)絡(luò)化、信息化在高校財務(wù)系統(tǒng)中的普及，加上高校的會計電算化工作得到了迅速的發(fā)展，如金蝶等會計軟件的應(yīng)用。基本上改變了高校傳統(tǒng)的會計檔案工作內(nèi)容。
主要表現(xiàn)為：（1）會計檔案的記載方式多樣化。從傳統(tǒng)手工制作的會計信息載體發(fā)展為現(xiàn)代的硬盤、軟盤、光盤等在內(nèi)的多種形式的電子會計檔案。（2）會計檔案保管高標(biāo)準(zhǔn)化。由于會計電算化存儲下的檔案具有易遭破壞易受電子干擾等特點(diǎn)，因此會計檔案存儲條件的要求將比傳統(tǒng)的存儲條件更加嚴(yán)格。（3）會計檔案信息查詢與使用更加規(guī)范且更加的保密化。會計電算化的實(shí)施與應(yīng)用，除了以電算化代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工制作、查閱，還能實(shí)現(xiàn)會計工作規(guī)范、保密化外。不僅保證了傳統(tǒng)會計檔案的安全，還對磁性載體的存儲、復(fù)制等工作提出更高的要求。因此高校必須對會計檔案工作進(jìn)行改革，盡快推動高校會計檔案工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，促進(jìn)高校會計檔案工作的信息、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)順應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形式，適應(yīng)信息化時展的新任務(wù)和新要求，為高校檔案的改革與發(fā)展做出巨大的貢獻(xiàn)。因此，對促進(jìn)新時代霞時代高校會計檔案工作的開展，提出以下幾點(diǎn)建議。
一、要改變會計檔案工作人員的傳統(tǒng)思想
高校會計檔案工作人員要改變傳統(tǒng)的模式思維，及時適應(yīng)新時代對會計檔案的新要求，一切從實(shí)際出發(fā)，以創(chuàng)新的思維。在科學(xué)發(fā)展觀和以人為本思想的指導(dǎo)下，研究和解決高校檔案工作中可能出現(xiàn)的新問題，努力實(shí)現(xiàn)高校會計檔案工作觀念的轉(zhuǎn)變。目前，我國許多高校的會計檔案工作仍然停留在人力的水平上，整理、裝訂，是一個很費(fèi)時、費(fèi)力氣的工作，很難產(chǎn)生很好的經(jīng)濟(jì)效益。因此應(yīng)認(rèn)真研究查詢檔案者的心理，力爭使審批程序做到簡單、嚴(yán)謹(jǐn)、且高效率地滿足不同檔案查詢者的需求，實(shí)現(xiàn)會計檔案管理工作的現(xiàn)代化。高校會計檔案工作的創(chuàng)新不僅要求會計檔案管理人員具備良好的專業(yè)、創(chuàng)新意識與創(chuàng)新能力，當(dāng)然還必須懂得會計檔案管理的專業(yè)知識，熟悉會計電算化的操作流程等基礎(chǔ)知識，具備信息化條件下計算機(jī)的實(shí)際應(yīng)用知識。各高校除要為檔案管理人員營造創(chuàng)新的氛圍外，還要制定目標(biāo)激勵考核機(jī)制，加強(qiáng)對會計電算化檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高且更新會計檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和層次，以適應(yīng)新時代下高校會計檔案管理工作不斷發(fā)展的迫切需要。
二、要在會計檔案管理工作的信息化上有所創(chuàng)新
一、檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問題分析
1、檔號不規(guī)范，一卷多冊且沒有目錄號現(xiàn)象較多。
2、案卷標(biāo)題不規(guī)范，不能反映主題內(nèi)容甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象比較普遍。
3、大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以致于部分內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而不能利用。
4、許多案卷未標(biāo)注頁碼，一旦使用中掉頁便很難發(fā)現(xiàn)。
5、案卷組卷混亂無序現(xiàn)象比較嚴(yán)重。
6、案卷厚薄不一，有的幾頁紙一文一卷，有的幾百頁紙一類一卷。
二、提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。
公文是檔案的前身，檔案大部分由公文轉(zhuǎn)化而來?？梢哉f公文制發(fā)的如何，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問題。所以要求檔案管理的各個環(huán)節(jié)都要統(tǒng)一有序和科學(xué)進(jìn)行。
1、全面普查案卷，去糟取精。
實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作就是普查案卷。對于綜合性檔案館來由于說很少進(jìn)行全面的清查，難免存在許多無查考價值的文件，所以首先要將這些文件剔除，才能避免使用計算機(jī)管理時出現(xiàn)重復(fù)與效率低的情況。
2、重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化
對于那些相互存在某種聯(lián)系的文件要盡可能將其組合在一起。同時對那些無頁碼、無案卷標(biāo)題以及無卷內(nèi)目錄的，還要重新加工填寫，以保證全部案卷更加規(guī)范，內(nèi)容完整。重新組卷可以優(yōu)化館藏，同時還可提高計算機(jī)管理檔案的利用效率。案卷要求：一是公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。二是要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限。三是公文字跡要牢固清晰，不要使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，有利于日后長久保管利用。四是要合理使用文種，擬制格式要規(guī)范，以利于實(shí)施應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段。
3、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則
著錄是實(shí)行計算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。應(yīng)從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計算機(jī)管理的技術(shù)要求實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則，這是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。要注意解決好三個問題：
（1）要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時效性，在完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的情況下，才能進(jìn)行立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂
（2）明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。
（3）堅持貫徹“以我為主”歸檔原則，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅實(shí)的工作基礎(chǔ)。
4、統(tǒng)一分類號保證檢索查全率
計算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。首先根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類，再根據(jù)情況制定出一些具體細(xì)則。在分類的過程中還應(yīng)及時校正分類人員的某些錯誤。提高校正人員業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)其責(zé)任心，從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。
5、規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率
檔案的分類號是檢索查全率的保證，而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。要做到即保證查全率又保證查準(zhǔn)率。因此，在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名，防止在檢索時出現(xiàn)文不對題、含混不清的情況發(fā)生。
三、提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證
在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于分類和檢索，促進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。還要注意提高案卷裝訂質(zhì)量，以有利于檔案規(guī)范化管理。
四、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程
1、分清輕重緩急，循序漸進(jìn)
檔案為社會所用是檔案管理的一個重要目。而實(shí)現(xiàn)計算機(jī)管理檔案的目的則是提高檔案的利用率。要加強(qiáng)計算機(jī)的維護(hù)和使用，大力推進(jìn)計算機(jī)管理檔案，并在使用過程中從卷宗的整體出發(fā)，對所有全宗進(jìn)行排隊，分清主次和輕重緩急，對于可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案，予以側(cè)重考慮，進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣有利于加快提高檔案的社會利用率。
2、分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄，對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)
1 工程設(shè)計單位檔案工作的特點(diǎn)
檔案是機(jī)關(guān)、組織和個人在社會活動中形成的歷史記錄，科技檔案是其一個分支，是人們從事自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)管理、基本建設(shè)活動的產(chǎn)物。它在生產(chǎn)活動中形成，又為生產(chǎn)、管理、科研服務(wù)。不同領(lǐng)域形成的科技檔案內(nèi)容、性質(zhì)、記錄手段等都有自己的特性。
中煤科工集團(tuán)沈陽設(shè)計研究院有限公司是一家以煤炭行業(yè)為主，同時擁有建筑、環(huán)保、民爆、路橋等多種行業(yè)甲級設(shè)計資質(zhì)的綜合型工程設(shè)計單位。這樣一個歷史悠久、多學(xué)科、多專業(yè)的知識技術(shù)密集型的科研設(shè)計單位，其科技檔案管理工作是整個社會廣義的檔案工作的一個縮影。科技檔案內(nèi)容涵蓋了建院以來幾十年的生產(chǎn)、設(shè)計等活動形成的所有文件，例如工程設(shè)計文件、圖紙等。這些工程技術(shù)資料直接記錄了設(shè)計人員的設(shè)計思想、設(shè)計理念與方法，是廣大設(shè)計人員智慧的結(jié)晶，真實(shí)地記錄了設(shè)計及生產(chǎn)實(shí)踐活動的整個歷史過程。
科研設(shè)計單位的生產(chǎn)活動具有創(chuàng)新與繼承并存的特點(diǎn)。一項(xiàng)完美的設(shè)計除需要有獨(dú)到的創(chuàng)造性外，更離不開對前人設(shè)計成果的借鑒的繼承，是在繼承的基礎(chǔ)上加以創(chuàng)新。這就決定了工程設(shè)計檔案有別于其他的檔案的特性：即通用性和利用頻繁性。工程設(shè)計的圖紙文件除了用于某一特定的工程建設(shè)項(xiàng)目外，還可用于其他工程項(xiàng)目的設(shè)計工作中，在其他設(shè)計中套用其中一部分甚至全部圖紙文件。而且一套圖紙在較長時間內(nèi)可能被多次的利用。我院檔案閱覽室每天接待借閱查詢少則十幾人，多則幾十人次。
鑒于工程設(shè)計檔案的以上特性，如何提高檔案管理的工作效率，使檔案對工程設(shè)計工作發(fā)揮出更大的作用是我們專門從事檔案工作的管理人員應(yīng)該考慮的問題。
2 做好基礎(chǔ)工作，加快檔案數(shù)字化管理進(jìn)程
在過去的幾十年中，檔案管理以紙質(zhì)載體保管，卡片手工檢索借閱的工作方式為主要管理模式，這種傳統(tǒng)的管理與借閱方式也為我院的歷史發(fā)展做出了不可磨滅的貢獻(xiàn)。但隨著社會的進(jìn)步，科學(xué)的發(fā)展，原始的落后的工作方法已不再適應(yīng)現(xiàn)代化的、快節(jié)奏的工作環(huán)境需要，必將退出歷史舞臺，被新的管理方式所取代。
隨著計算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已深入到社會的各個領(lǐng)域，信息化已成為社會發(fā)展的重要標(biāo)志?？萍紮n案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心也開始向信息化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)移，科技檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)，是新世紀(jì)檔案工作發(fā)展的必然趨勢。有局域網(wǎng)作依托，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化、信息化管理是提高檔案管理工作效率，更好地服務(wù)于設(shè)計、施工、生產(chǎn)、管理工作的有效途徑。
實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、信息化管理，需要做好以下幾項(xiàng)基礎(chǔ)工作。
2.1 制度約束與部門合作
數(shù)字化檔案來自不同部門，頭緒繁多。其收集、歸檔工作需要有相關(guān)制度的約束，使歸檔工作成為一種自覺行動才能保證檔案歸檔的及時、完整。另外，做好數(shù)字檔案歸檔、管理工作不是檔案管理一個部門的事，必須有相關(guān)部門的通力合作。計算機(jī)管理部門是數(shù)字化文件的形成單位，又是設(shè)計和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理數(shù)字化信息的專業(yè)技術(shù)部門，在檔案數(shù)字化管理工作中處于舉足輕重的地位。我院在開始檔案信息化管理工作伊始首先重新調(diào)整組織機(jī)構(gòu)，檔案管理、情報、計算機(jī)中心合并為信息中心，新的組織機(jī)構(gòu)為檔案數(shù)字化及以后的信息化建設(shè)工作的發(fā)展提供了有力條件。
2.2 檢索目錄的數(shù)字化
實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理是個循序漸進(jìn)的過程，需要投入人力、物力和時間做大量的準(zhǔn)備工作。完成檢索目錄的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)微機(jī)檢索是第一步。我院的信息中心利用本部門的計算機(jī)人員優(yōu)勢，自行開發(fā)了《電子檔案管理系統(tǒng)》，建立了檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)了檔案卡片手工檢索向現(xiàn)代化的電子檢索的飛躍。這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，使檔案檢索工作更快捷、更準(zhǔn)確，大大縮短了設(shè)計人員借閱檔案的時間，為我院檔案管理的數(shù)字化、信息化工作奠定了基礎(chǔ)。
2.3 檔案內(nèi)容數(shù)字化及保管
科技檔案內(nèi)容的數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的重要前提。具體包括兩部分：一是，由于辦公自動化的不斷深入，形成大量的電子文件。如我院設(shè)計人員利用計算機(jī)軟件繪制的CAD文件和設(shè)計文件等。二是，對已歸檔保存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描并進(jìn)行文字識別及矢量化處理，使之變成電子版檔案。
紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期的實(shí)踐，已經(jīng)總結(jié)出了一套工作流程及方法、原則，如歸檔制度、借閱制度等。而數(shù)字檔案的歸檔、保管等工作有與之截然不同的具體要求。在使用圖檔軟件的前主要做到以下幾點(diǎn)：一是，各部門指定一名負(fù)責(zé)人對該部門形成的數(shù)字檔案進(jìn)行審核，統(tǒng)一歸檔，并嚴(yán)格履行驗(yàn)收簽名手續(xù)，以確保檔案的完整與真實(shí)。二是，為保證數(shù)字檔案的安全，嚴(yán)防病毒、黑客的入侵，專機(jī)接收電子檔案，并采用防火墻技術(shù)和防入侵檢測技術(shù)。三是，用一次性寫入型光盤作為電子檔案的載體進(jìn)行長期異地保存，并嚴(yán)格保證光盤保存環(huán)境要求。
2.4 加快檔案信息化管理進(jìn)程
為提高計劃生育服務(wù)水平，確保各項(xiàng)工作的制度化和規(guī)范化，采取相應(yīng)措施，提高檔案管理水平，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化是必要的。但目前在管理工作中，一些管理人員的綜合技能偏低，制約檔案管理水平的提升，需要采取措施改進(jìn)和完善。
一、新形勢下計劃生育檔案管理工作規(guī)范化的意義
采取相應(yīng)措施，推動檔案管理規(guī)范化具有重要作用，也是必須重視和關(guān)注的內(nèi)容，其重要意義表現(xiàn)在以下方面：
（一）有利于實(shí)現(xiàn)信息互通。規(guī)范檔案管理，有利于檔案管理人員和利用者進(jìn)行有效交流和溝通，為檔案資料查閱和利用創(chuàng)造便利。通過對檔案信息的記錄、采集和查閱，可以對計劃生育檔案的政策法規(guī)、生育指標(biāo)、生育措施、優(yōu)惠政策等資料進(jìn)行整理和歸納。進(jìn)而有效解答人民群眾遇到的疑惑和困難，促進(jìn)信息有效交流和溝通。
（二）有利于方便管理決策。計劃生育檔案記錄計劃生育檔案政策的執(zhí)行和落實(shí)情況，采取措施促進(jìn)檔案管理規(guī)范化，有利于管理部門在作出相關(guān)決策時，具有可靠的參考資料和依據(jù)。在制定計劃生育決策時，通過查閱各項(xiàng)歷史資料和記錄，進(jìn)行對比和分析，然后結(jié)合當(dāng)前計劃生育工作實(shí)際，有針對性地制定解決方案。不僅提高決策水平，還能推動計劃生育各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。
（三）為流動人口提供服務(wù)。促進(jìn)計劃生育檔案管理規(guī)范化，建立并完善檔案管理制度，能對流動人口的數(shù)量和方向進(jìn)行準(zhǔn)確把握，及時掌握流動人口的婚育情況，了解不同地區(qū)計劃生育執(zhí)行效果和人口流動情況。并且還可以實(shí)現(xiàn)信息交流與互動，構(gòu)建計劃生育信息交流平臺，防止工作疏漏，促進(jìn)計劃生育檔案管理水平的提高。
二、新形勢下計劃生育檔案管理工作的不足
由于相關(guān)制度沒有嚴(yán)格落實(shí)，一些管理人員素質(zhì)偏低，制約檔案管理水平提升，存在的不足表現(xiàn)在以下方面：
（一）制度缺失。一些單位的計劃生育檔案管理制度不完善，相關(guān)人員職責(zé)不明確，制約各項(xiàng)工作有效開展下去。獎懲激勵機(jī)制不健全，難以有效調(diào)動管理人員的積極性。管理人員的培訓(xùn)機(jī)制不完善，難以有效提升管理人員素質(zhì)，對計算機(jī)技術(shù)的掌握程度不夠，制約檔案管理工作水平的提升。
（二）投入不足。相關(guān)單位將工作重心放在其他方面，對檔案管理不夠重視，資金投入不足，難以有效提升檔案管理工作水平。由于資金缺失，計算機(jī)、掃描設(shè)備等投入不夠，忽視設(shè)備更新和完善。管理人員培訓(xùn)的資金投入不足，難以提高他們的素質(zhì)。獎懲激勵機(jī)制不健全，制約管理人員素質(zhì)的提高。
（三）管理不當(dāng)。一些檔案管理人員的責(zé)任意識淡薄，管理臺賬不完善，沒有嚴(yán)格執(zhí)行管理范措施。對檔案資源的開發(fā)和利用存在不足，管理流程不規(guī)范，難以提高計劃生育檔案管理水平。
三、新形勢下計劃生育檔案管理工作規(guī)范化的路徑
為彌補(bǔ)存在的不足，推動檔案管理規(guī)范化，可以采取以下改進(jìn)措施：
（一）健全制度，明確責(zé)任。建立健全完善的檔案管理制度，明確管理人員職責(zé)，推動管理工作制度化和規(guī)范化。建立并嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任制，讓檔案管理人員認(rèn)真履行職責(zé)，嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)制度措施，提高管理工作的規(guī)范化水平。建立完善的管理人員培訓(xùn)制度，落實(shí)獎懲激勵機(jī)制，讓管理人員努力開展工作，提高計劃生育檔案管理水平。
（二）增加投入，強(qiáng)化管理。增加相應(yīng)的資金投入，合理安排檔案管理預(yù)算，滿足各項(xiàng)工作需要。資金投入用于管理人員工資、管理人員培訓(xùn)、計算機(jī)和掃描設(shè)備的購買和更新等。要加大資金投入，滿足檔案管理的資金需要，為各項(xiàng)活動順利開展提供資金支持。重視資金使用的監(jiān)督和管理，確保各項(xiàng)資金落實(shí)到位，使其為計劃生育檔案管理工作的有效開展提供保障。
（三）健全臺賬，規(guī)范管理。根據(jù)計劃生育檔案管理的相關(guān)規(guī)定，制定健全完善的制度措施，有效規(guī)范檔案管理。在建立健全本單位檔案資料管理制度的同時，還要嚴(yán)格管理規(guī)章制度，明確相關(guān)人員的職責(zé)和權(quán)限，推動檔案管理規(guī)范化。另外還要建立并完善本單位的檔案卷宗目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、查詢借閱登記簿、利用登記簿等。建立計劃生育檔案安全檢查、檔案庫存溫度和濕度記錄簿，有效規(guī)范和引導(dǎo)各項(xiàng)工作，努力提高檔案管理水平。
（四）改進(jìn)服務(wù)，注重利用。提高檔案管理人員素質(zhì)，改進(jìn)服務(wù)，為檔案資料使用人員提供熱情、周到的服務(wù)，提高人們的滿意度。構(gòu)建完善的管理服務(wù)系統(tǒng)和信息平臺，方便檔案資料查閱。注重對計劃生育檔案資料的查閱和利用，對檔案資料進(jìn)行整理和匯編。從而為決策者提供便捷服務(wù)，讓利用人員能夠高效、便捷、迅速使用所需要的檔案資源，最大限度挖掘檔案的利用價值，為計劃生育各項(xiàng)工作順利開展提供參考和依據(jù)。
四、結(jié)語
總之，推動計劃生育檔案管理規(guī)范化具有重要意義。作為管理人員，應(yīng)該明確不足，健全并落實(shí)各項(xiàng)制度措施，增加資金投入，注重檔案資源利用和開發(fā)。從而有效規(guī)范檔案管理工作，提高服務(wù)水平，為計劃生育各項(xiàng)工作開展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
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高校人事檔案管理工作是高校人事工作的重要組成部分，是一項(xiàng)集政治性、政策性、專業(yè)性、技術(shù)性為一體的工作，涉及集體和個人雙重利益，在學(xué)校人事管理工作及學(xué)校發(fā)展中起著重要的作用。隨著國家人事制度改革的深化，人才市場的不斷擴(kuò)展，對人事檔案管理規(guī)范化要求更加迫切，人事檔案基礎(chǔ)工作規(guī)范化，是實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理規(guī)范化、信息化的前提，能真正使檔案在組織人事工作中達(dá)到“觀其卷，知其人，用其長”之效果，為高校的人才選拔和人才交流提供祥實(shí)的信息，進(jìn)而有利于高校干部人事管理工作的順利進(jìn)行?；A(chǔ)工作的規(guī)范能提升干部人事檔案的價值，人事檔案作為“人的管理”的基本信息的主要依據(jù)，它既存儲了組織人力資源信息，又是管理的核心，是“人”的歷史和現(xiàn)狀的一個真實(shí)反映，二十一世紀(jì)的競爭是人才的競爭，真實(shí)準(zhǔn)確、完整系統(tǒng)的人事資源信息，有利于進(jìn)一步與社會接軌，加快人才流動頻率，提高人們的就業(yè)自由度。
二、做好高校人事檔案基礎(chǔ)工作的方法
1.健全和完善人事檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度
按照干部人事檔案管理工作的條例、規(guī)定，結(jié)合實(shí)際制訂和完善本校干部人事檔案工作的規(guī)章制度，如《高校干部人事檔案管理工作實(shí)施辦法》、《高校干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》、《高校干部人事檔案整理工作細(xì)則》，制定材料的審核、檔案的保管和保護(hù)、查（借）閱、轉(zhuǎn)遞等工作的規(guī)定、辦法、制度，實(shí)行依法治檔，依法管檔。
2.規(guī)范人事檔案材料的收集工作
人事檔案材料收集要做到完整、齊全。在具體收集工作中要明確人事檔案材料的形成來源，理清收集渠道，這是做好檔案材料收集工作的前提條件。材料形成來源有組織人事部門形成的，有個人形成的；基層單位形成的，上級機(jī)關(guān)形成的；本部門形成的，其他部門形成的。檔案管理人員要根據(jù)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，盡可能將各級層、各部門、社會群團(tuán)組織等形成的材料，如：干部履歷表、年度考核表、晉升工資審批表、干部調(diào)動審批表、干部轉(zhuǎn)正定級審批表、職稱評審呈報表、教師資格審批表、優(yōu)秀教師、教育工作者登記表、（離）退休審批表、教師公開招聘錄用、聘用干部、續(xù)聘解聘、辭職、干部任免、入黨入團(tuán)、政審、公派出國、出境、各類獎勵、處分、學(xué)歷學(xué)位、教育、教學(xué)、科研材料，以及記載干部個人德、能、勤、績、廉等各方面材料。這些方面材料形成量大，有規(guī)律，時間性強(qiáng)，檔案管理人員必須抓住時機(jī)，第一時間收集齊全，成套材料必須保持其完整性，不可缺頭少尾，對于因歷史原因而無法收集完整的材料要按規(guī)定寫出書面說明。要建立人事檔案材料收集工作網(wǎng)，確保檔案材料收集的保障性，各部門在材料形成之日起一個月內(nèi)及時歸檔，做到隨辦、隨收、隨審、隨歸。所收集的材料數(shù)量要精選，內(nèi)容質(zhì)量要好，有一定保存價值。
人事檔案材料收集要真實(shí)準(zhǔn)確。人事檔案材料必須是由法定作者形成，材料文字清楚、所指對象明確，材料內(nèi)容符合檔案人的客觀實(shí)際，材料內(nèi)容沒有涂改造假，沒有模棱兩可的語言。凡頭尾不清、來源不明，又查不清或?qū)ο蟛幻鞔_的材料不能歸檔。
收集的人事檔案材料要規(guī)范，手續(xù)要完備。收集的材料必須是辦理完畢的正式材料，凡規(guī)定需由組織蓋章的必須有組織蓋章，審查結(jié)論、處分決定、組織鑒定、民主評議、年度考核和干部考察中形成的綜合性材料，要求本人簽署意見者，本人必須簽署意見或由組織注明本人已閱知。任免、評審等之類的審批表須注明任免或評審職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、批準(zhǔn)時間及批準(zhǔn)文號。出國出境審批表須注明出去的任務(wù)、目的和往返時間等。
3.做好人事檔案的整理工作
首先，整理人事檔案時要根據(jù)材料形成的歷史條件、主要內(nèi)容、用途，辯證唯物的甄別材料的真?zhèn)魏捅４鎯r值，并確定其是否屬于歸檔范圍。其次，對鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂六個步驟，嚴(yán)格遵循《干部檔案整理工作細(xì)則》，嚴(yán)格把關(guān)，既不能整“欠”也不可整“過”，做到嚴(yán)格審核、準(zhǔn)確分類、排列有序、目錄清楚、裝訂整齊。
檔案材料審核鑒別工作必須以《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定為依據(jù)。
一是審查檔案材料是否齊全、完整。對原已歸檔且歷史上形成的材料可維持原狀，對新歸檔的材料屬于成套的必須齊全，屬于單份的必須完整。凡時間、來源和對象不明確或查不清的材料，一律不得歸檔。
二是審查材料手續(xù)是否完備。凡不符合歸檔要求或手續(xù)不完備的材料不可歸檔，要審核登記后統(tǒng)一到材料形成部門補(bǔ)辦手續(xù)后方可歸檔。
三是要審查鑒定檔案中的材料是否屬于所管人員的材料及應(yīng)歸入人事檔案的內(nèi)容。有同名異人、張冠李戴者，及時糾正調(diào)整。有不屬于歸檔范圍的內(nèi)容和重復(fù)的材料，要清理出去，并在《剔除檔案材料登記表》中登記后，按照銷毀規(guī)定集中銷毀，不得擅自處理。
四是審查人事檔案歸檔材料的載體和記錄材料是否符合檔案保護(hù)要求。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，歸檔材料必須統(tǒng)一使用16開規(guī)格的辦公用紙，字跡材料應(yīng)是耐久或比較耐久的，不得使用圓珠筆、復(fù)寫紙、紅墨水、純藍(lán)墨水及鉛筆書寫，不采用噴墨打印件、傳真件歸檔，應(yīng)選用激光打印件或靜電復(fù)印件歸檔，歸檔材料采用原件，一般不得使用復(fù)印件。對歷史上形成的且已歸檔的有保存價值的材料，可在維持原貌下進(jìn)行必要的裱糊或復(fù)制。
干部人事檔案分為十大類，即：履歷；自傳；考核鑒定材料；學(xué)歷學(xué)位、職稱、職業(yè)資格、個人科研學(xué)術(shù)水平、培訓(xùn)材料；政審、三個時間認(rèn)定；黨、團(tuán)組織材料；獎勵；處分；工資待遇（轉(zhuǎn)正定級、招聘、任免調(diào)動、退（離）休、、辭職、退職、出國（境）、黨代會、人代會、政協(xié)、派、群團(tuán)會議等形成的審批表、登記表）；其他材料。排列順序?yàn)椋焊刹浚▽I(yè)技術(shù)）職務(wù)變動表、目錄、檔案材料、備考表。而每類檔案材料要根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料形成的時間排列順序。一般情況下第一、二、三、四、七、九、十類適用于按時間排序，但特殊情況可特殊處理，如第四、九類中含有不同性質(zhì)的材料，采取二級分類法排序，先將性質(zhì)相同的材料集中后，再按時間順序排列。而第五、六、八類適用于按材料內(nèi)容和材料之間內(nèi)在聯(lián)系排序。分類是檔案整理工作的重要一步，要做到認(rèn)真鑒別，準(zhǔn)確歸類。
技術(shù)加工即對一些字跡材料不符合要求或紙張破損，以及紙張不規(guī)則或卷角、折皺等的檔案材料，在保持其原貌狀態(tài)下采用復(fù)印、掃描、拍攝、拆剪、補(bǔ)粘、折疊的方法進(jìn)行復(fù)制、加工。在技術(shù)加工過程中不得損毀文字、照片，不得涂改、圈劃、污損、撤換。
4.規(guī)范高校人事檔案的日常管理工作
人事檔案的日常管理是檔案基礎(chǔ)工作的環(huán)節(jié)之一。如檔案的傳遞、接收、保管和保護(hù)、查借閱、檔案檢索等，要嚴(yán)格按照干部人事檔案管理八項(xiàng)制度操作，實(shí)行依法管檔，科學(xué)管理。
那么我國檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計算機(jī)管理的要求呢總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面一是檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多二是案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以利用四是許多案卷未標(biāo)頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴(yán)重。 從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實(shí)現(xiàn)計算機(jī)管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。
二、實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平
從科學(xué)與經(jīng)驗(yàn)中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。
1全面普查案卷，去糟取精
這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實(shí)行計算機(jī)管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
2重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計算機(jī)管理檔案后的利用效率。
3結(jié)合本館實(shí)際規(guī)范著錄工作
著錄是實(shí)行計算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細(xì)則》從目前實(shí)施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對我館實(shí)行檔案計算機(jī)管理工作有很大的促進(jìn)。
4統(tǒng)一分類號保證檢索查全率
計算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“j”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。
5規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準(zhǔn)因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫題名項(xiàng)過程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機(jī)識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計算機(jī)檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種必要時加上人名、地點(diǎn)和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。
另外我們還利用計算機(jī)一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項(xiàng)中的人名、地點(diǎn)、時間與機(jī)構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。
三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1分清輕重緩急，循序漸進(jìn)
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實(shí)現(xiàn)計算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進(jìn)行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工這樣就可以加快檔案管理計算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會利用的效率。
2分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進(jìn)行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
3分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)
對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
