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時間：2023-03-13 11:26:24
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Abstract: this article mainly aims at the connotation of the construction project files, the characteristics of the engineering archives, the existing problems and the effective management of the measures are discussed. Construction project file it is part of the construction project management, engineering archives management, good or bad, directly related to the quality of the construction, influence the economic efficiency of enterprises. Construction project files are summed up the experience of the technology, is the enterprise technology assets, is the precious wealth of the enterprise. So, how to strengthen the construction project file management, give play to the role of the file is very important.
Keywords: file; Architecture; solutions
中圖分類號：TU242.3 文獻標識碼：A 文章編號：
1 建筑工程檔案資料的內(nèi)容
1.1 綜合性文件資料
主要包括上級批準文件；計劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設(shè)計文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計報告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤
等。
1.2 土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料
主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設(shè)計變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設(shè)計；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質(zhì)量檢驗及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。
1.3 竣工圖等
主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。
2 建筑工程檔案的特點
2.1 單一獨立性
即一個單項工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點。
2.2 真實性
工程檔案是該項工程實體的一面鏡子似的真實寫照。因為工程檔案材料是與該工程建設(shè)同步形成的，是該工程報批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實體完全一致，單從檔案材料就可以求和工程質(zhì)量標準，是建筑工程質(zhì)量監(jiān)督部門進行竣工驗收的重要依據(jù)。
2.3 實用性
工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價值，即實際性。通過檔案，可以全面考核工程建設(shè)工作，檢查工程是否符合設(shè)計要求。
2.3.1 綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；計劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設(shè)計文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計報告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。
2.3.2 土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設(shè)計變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設(shè)計；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質(zhì)量檢驗及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。
2.3.3 竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。
3 建筑工程檔案管理需要解決的問題
3.1 檔案材料不完整
檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目歸檔率較好的單位能達到 80%左右，較差的單位情況就不同了。
3.2 缺乏統(tǒng)一的管理模式
從檔案管理機構(gòu)上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。
3.3 缺乏復(fù)合型檔案管理人員
基層單位的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，難以適應(yīng)工作需要。
4 如何才能夠不斷完善工程項目檔案管理
4.1 做好項目實施前的準備工作
先期介入控制為主。在工程準備階段，建設(shè)單位首先要貫徹精神，把檔案方面的規(guī)定要求向參與的單位和部門進行宣傳。每一個工程的建設(shè)都會涉及設(shè)計、施工、監(jiān)理等多個單位以及建設(shè)單位不同的部門。不同單位和部門在工程的各個階段又有不同的資料收集任務(wù)，所以必須落實好各單位、各部門的責(zé)任。因此，為了確保每個基建項目的檔案資料能按時、按質(zhì)、按要求收集齊全，建設(shè)單位首先應(yīng)在各種施工合同中明確有關(guān)單位在檔案資料收集方面的要求及違約責(zé)任，做到以預(yù)防為主的重點。
4.2 檔案管理要明確范圍，突出重點
總的來說，每一個工程項目都必須經(jīng)過工程準備、監(jiān)理、施工、竣工驗收等幾個階段，而每個階段必然產(chǎn)生不同的文件資料。例如，在工程準備階段有立項文件、建設(shè)用地審批文件、勘測設(shè)計文件、招投標文件、開工審批文件、預(yù)算文件、工程管理機構(gòu)文件等；在監(jiān)理方面有監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理會議紀要、進度控制、質(zhì)量控制、造價控制和監(jiān)理總結(jié)等；在施工階
段有土建工程資料、安裝工程資料、基礎(chǔ)設(shè)施文件、材料檢測文件和各種施工試驗及施工記錄文件等；竣工驗收階段有綜合竣工圖、專業(yè)竣工圖、工程竣工總結(jié)、竣工驗收記錄、工程決算及交付使用財產(chǎn)文件、聲像及電子檔案文件等。不過，對于不同地區(qū)、不同規(guī)模、不同使用功能的項目在每個階段所產(chǎn)生的文件資料又有所不同。因此，要把握重點，抓住主要環(huán)
節(jié)。
4.3 完善工程項目檔案管理信息系統(tǒng)
檔案管理信息系統(tǒng)用于支持企業(yè)在施工過程中及施工完成后的管理工作，是適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度要求一套好的工程檔案管理系統(tǒng)應(yīng)達到如下幾個方面的要求：(1)以工程項目檔案管理需求為背景，支持企業(yè)實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理；(2)支持檔案人員高效率完成施工檔案管理的日常業(yè)務(wù)，包括新增加的檔案建立，舊的檔案維護等，以提高企業(yè)的檔案管理效率；(3)支持企業(yè)的管理層快速有效地獲取相關(guān)信息，以便做出科學(xué)的決策，推動企業(yè)科學(xué)化、規(guī)范化管理；(4)系統(tǒng)軟件應(yīng)盡可能結(jié)構(gòu)簡單，使用方便；(5)系統(tǒng)軟件要做到修改、添加、刪除檔案記錄準確，查詢檔案快捷、高效。
4.4 進一步提高項目檔案管理人員的素質(zhì)
1.土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設(shè)計變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設(shè)計；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質(zhì)量檢驗及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。
2.竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。
3.綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；計劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設(shè)計文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計報告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。
二、當(dāng)前建設(shè)工程檔案管理中存在的問題
1.近年來，隨著建筑市場的不斷規(guī)范化，國務(wù)院、建設(shè)部分別頒發(fā)《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》、《房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗收備案管理暫行辦法》，旨在增強建設(shè)單位和施工單位對工程竣工檔案管理的重要性，但是由于我圍建筑企業(yè)的水平參差不齊，部分單位的管理人員檔案管理意識比較淡薄，致使工程竣工時不能整理出完整的竣工檔案，造成了工程竣工檔案不能及時的向城建檔案館報送，如一些建設(shè)單位注重工程進度、重資金管理，忽視編制工程竣工檔案管理體系，在工程驗收完成時，工程竣工檔案都無法正常完成，造成建設(shè)工程檔案移交滯后。
2.檔案材料填寫不真實
建設(shè)工程檔案由于其本身的復(fù)雜性、特殊性與多樣性，決定了在收集整理的過程中難度打，容易出現(xiàn)失誤等問題，加上有些建設(shè)單位未建立工程竣工檔案管理體系，很容易造成管理不嚴，或?qū)こ淌┕がF(xiàn)場不了解，根據(jù)建設(shè)單位提供不完整的資料編寫竣工檔案，這樣的檔案只是為了應(yīng)付交檔而做的，不能做到與工程同步進行，所以往往采用虛假數(shù)據(jù)，導(dǎo)致建筑工程竣工檔案與事實不符，竣工圖產(chǎn)生誤差，由于不能與工程進度同步，造成了各種建材的質(zhì)保書和合格證不全，不能全面的反映工程的建設(shè)和質(zhì)量。
3.竣工檔案移交不及時
由于施工到了后期，大多的技術(shù)人員都撤離到了別的地方，加上很多施工單位沒有按照竣工檔案管理的要求在施工中整理必要的資料，造成工程竣工后不能按時完成工程竣工檔案，造成工程竣工檔案移交不及時；有些建設(shè)單位、施工單位及建材供應(yīng)單位之間存在工程款拖欠的情況，致使工期延長，造成檔案歸檔停滯，材料殘缺不全，嚴重影響了工程竣工檔案的編制；有些施工單位在施工期間進行部門重組，檔案管理人員更換，致使材料分散、缺失，在工程驗收后無法收齊，這些原因都會造成了施工檔案移交不及時。
三、建筑工程檔案有效管理的措施
1.建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)。
為了加強對工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項目建設(shè)初期（從工程立項開始）就應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、招投標機構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。
2.嚴格把好竣工驗收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。
工程竣工驗收時，建設(shè)單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設(shè)中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決，補缺補漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗收關(guān)，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。
3.加強建筑工程檔案管理工作，建立完善的檔案管理制度是做好工程檔案工作的重要保證。
4.加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件。一個施工隊不會編制工程內(nèi)業(yè)材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制形成過程。施工單位應(yīng)明確自己的責(zé)任，加強對施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓(xùn)練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。開發(fā)公司要加強對施工的監(jiān)督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標準形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。
5.及時做好傳遞和變更記錄。在管 理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。
2、監(jiān)理實施細則。
3、監(jiān)理月報中的有關(guān)質(zhì)量問題。
4、監(jiān)理會議紀要中的有關(guān)質(zhì)量問題。
5、工程開工/復(fù)工審批表。
6、工程開工/復(fù)工暫停令。
7、不合格項目通知。
8、質(zhì)量事故報告及處理意見。
9、工程竣工決算審核意見書。
10、工程延期報告及審批。
11、合同變更材料。
12、工程竣工總結(jié)。
13、質(zhì)量評價意見報告。
14、工程照片。
中圖分類號：F830.52 文獻標識碼：A
1 引言
眾所周知，不同的工程建設(shè)項目在其建設(shè)過程中總是存在很多不確定因素，因此在建設(shè)過程中也會發(fā)生很多變化，這些變化同時給工程結(jié)算的辦理帶來各種各樣的難度。但是就總結(jié)算編制而言，其表格形式應(yīng)該可以相對固定，編制方法亦可程序化處理。因此截止到2012年8月，南方電網(wǎng)公司先后了2個版本的電力工程造價管理辦法，還同時了工程造價作業(yè)指導(dǎo)書。這些管理辦法和作業(yè)指導(dǎo)書，有力地推進了電力工程造價的規(guī)范化管理。2013年南方電網(wǎng)公司又了南方電網(wǎng)公司基建項目造價信息化規(guī)約（電網(wǎng)工程部分），為進一步推進工程造價系統(tǒng)和規(guī)范管理及信息化管理作出了安排。本文試圖通過珠海供電局十多年來的工程結(jié)算管理及總結(jié)算編制積累的經(jīng)驗，與同行交流學(xué)習(xí)，以便在電力工程造價規(guī)范化管理過程中能夠順利過渡和接軌。對于工程總結(jié)算的數(shù)據(jù)處理，在未來的工程造價系統(tǒng)和規(guī)范管理上仍然具有一定的參考和使用價值。
2 工程結(jié)算管理
2.1 工程結(jié)算的劃分：工程實施過程結(jié)算（又稱階段結(jié)算）、工程竣工結(jié)算、工程竣工總結(jié)算，我們在這里主要談的是工程竣工結(jié)算和工程竣工總結(jié)算。
2.2 工程結(jié)算的條件：
工程竣工結(jié)算的前提條件是工程完工，經(jīng)發(fā)包、監(jiān)理、設(shè)計、施工等單位及工程質(zhì)量監(jiān)管部門共同驗收合格，并簽署了竣工驗收報告。
2.3 工程結(jié)算的作用和意義：
2.3.1 厘清與施工、設(shè)計、監(jiān)理、咨詢等有關(guān)各參建方的經(jīng)濟利益關(guān)系；
2.3.2 編制的竣工總結(jié)算是反映工程項目建設(shè)成果的投資總結(jié)性文件，它反映了工程建設(shè)總的投資效果，是核定新增固定資產(chǎn)和辦理交付使用的依據(jù)，是提供給財務(wù)部門編制財務(wù)決算的依據(jù)和參考；
2.3.3 是項目主管上級單位和監(jiān)督管理部門造價指標考核監(jiān)管的依據(jù)；
2.3.4 作為工程造價的總結(jié)性文件，可以為今后的項目建設(shè)提供造價借鑒與參考。
2.4 工程結(jié)算依據(jù)：
2.4.1 國家有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章制度和相關(guān)的司法解釋；
2.4.2 國務(wù)院建設(shè)行政主管部門以及各省、自治區(qū)、直轄市和有關(guān)部門的工程造價計價標準、計價辦法、有關(guān)規(guī)定及相關(guān)解釋；
2.4.3 施工承包合同、專業(yè)分包合同及補充合同，有關(guān)材料、設(shè)備采購合同；
2.4.4 招投標文件，包括招標答疑文件、投標承諾、中標報價書及其組成內(nèi)容；
2.4.5 工程竣工圖或施工圖、施工圖會審記錄，經(jīng)批準的施工組織設(shè)計和專項施工措施計劃或安全措施計劃，以及設(shè)計變更、工程洽商和相關(guān)會議紀要；
2.4.6 經(jīng)批準的開、竣工報告或停、復(fù)工報告；
2.4.7 建設(shè)工程工程量清單計價規(guī)范或工程預(yù)算定額、費用定額及價格信息、調(diào)價規(guī)定等；
2.4.8 工程概、預(yù)算書及批復(fù)文件；
2.4.9 影響工程造價的相關(guān)資料，如施工記錄、材料進場申請檢驗報告、樁基或基礎(chǔ)檢測報告、監(jiān)理日志、月報等。
一般地，與各參建單位的結(jié)算，由承包方編制結(jié)算書，報送發(fā)包方組織審核。發(fā)包方可以直接審核結(jié)算，也可委托第三方造價咨詢單位審核。發(fā)包方收到結(jié)算資料經(jīng)整理后加蓋資料收訖確認章，雙方經(jīng)辦人要簽名并注明收訖日期，再由發(fā)包方提交給第三方審核。結(jié)算審核過程中，由發(fā)包方傳遞的資料才是有效的結(jié)算資料。一般不受理后補資料，避免過程中的弄虛作假。
結(jié)算審核過程中，一般都有一個四方共同核對數(shù)據(jù)的過程（發(fā)包方、承包方、監(jiān)理和造價咨詢單位），其實這個過程就是“結(jié)算談判”。因為這個過程往往是對結(jié)算中有爭議的部分進行溝通、協(xié)商并確定最后的結(jié)算原則。如果涉及重大問題爭執(zhí)，則發(fā)包方和承包方雙方的領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)參加，才能有助于問題的解決。這個過程中，承包方要進一步舉證。發(fā)包方、監(jiān)理和造價咨詢方要核對新的舉證資料，對新的依據(jù)資料合法性、合規(guī)性進行審核。因此，造價咨詢方應(yīng)根據(jù)會議確定的原則整理“結(jié)算協(xié)調(diào)會議紀要”經(jīng)三方（或四方）簽字確認，作為造價咨詢方進一步審核和調(diào)整結(jié)算的依據(jù)。
經(jīng)第三方審核的結(jié)算書應(yīng)經(jīng)各方簽字、蓋章確認后正式生效，作為支付結(jié)算的依據(jù)。工程審核結(jié)算書由經(jīng)辦各方簽字蓋章的常用表格格式如下：
工程預(yù)（結(jié)）算審批表
項目編號：
工程名稱：
建設(shè)單位：
審核單位： 施工單位： 建設(shè)單位： 審定單位：
負責(zé)人： 負責(zé)人： 負責(zé)人： 負責(zé)人：
復(fù)核人： 經(jīng)辦人： 經(jīng)辦人： 經(jīng)辦人：
資格證號：
認定意見： 認定意見： 認定意見：
審核人：
資格證號：
報審價： 元
審核價： 元
甲供主材： 元
施工費： 元
增減額： 元
審核價大寫 ：
年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日
3 工程竣工總結(jié)算表格設(shè)置與編制流程：
3.1 工程竣工總結(jié)算：表格設(shè)置和總結(jié)算報告
工程總結(jié)算書的編制由發(fā)包方負責(zé)組織，可以自己編制，也可以委托第三方編制。
工程總結(jié)算的表格設(shè)置，以滿足財務(wù)使用和上級主管部門考核需要就可以了，不必要設(shè)置大而全。如果需要，詳細的數(shù)據(jù)有地方查就可以了。如果太細或過全，就會顯得篇幅太大和累贅，徒增重復(fù)工作量而沒有太大用處。所以，對電力工程總結(jié)算而言，使用五類表就可以滿足編制和管理需要了：
第一類表格：總結(jié)算編制依據(jù)清單。編制人可根據(jù)依據(jù)清單先梳理編制結(jié)算的依據(jù)。這類清單可考慮設(shè)置一個 “金額”欄，使用EXCEL電子表編制。編制總結(jié)算過程中，還可以用它很方便地核對單項工程總結(jié)算表內(nèi)的部分數(shù)據(jù)分解后匯總合計是否正確，如建筑安裝工程費等。
第二類表格：總結(jié)算匯總表：可同時用于單項工程總結(jié)算表和總結(jié)算匯總表，只是粗細不同。所有單項工程總結(jié)算表的數(shù)據(jù)最后匯總到總結(jié)算匯總表。
通過總結(jié)算匯總表（類似于總概（預(yù)）算表），可以看出各單項工程的總的實際開支情況，以及與概算對比的情況。它的數(shù)據(jù)從單項工程結(jié)算匯總表匯總鏈接過來。如果發(fā)現(xiàn)有超支或過度結(jié)余情況，就可進入單項工程總結(jié)算表查看，進而還可以進入更詳細的工程結(jié)算書內(nèi)查看，或同時查看相關(guān)結(jié)算依據(jù)資料。
單項工程總結(jié)算表，這張表的表頭與總結(jié)算匯總表一致，但深度類似于概預(yù)算表的建筑或安裝工程費匯總表加其它工程和費用匯總表。它包含了概算和結(jié)算分部分項工程（或單位工程，如線路工程）投資分析數(shù)據(jù)、結(jié)算與概算各分部分項工程的投資對比數(shù)據(jù)。通過這張表，可以很清楚地看出各分部分項工程以及其它工程和費用的實際開支情況，是否超概算等等。如果有超支，就可深入查看該分部分項工程結(jié)算的詳細資料，分析其超支的原因，判斷該超支原因是否合理。如果合理，就可將該項超支原因在總結(jié)算編制說明內(nèi)列出；如果不合理，就要當(dāng)即決定處理辦法：處理還是不處理，視問題大小和是否有違規(guī)、違法以及是否有可能來進行判斷。如果要處理，又怎么處理？這就涉及到工程造價的消缺處理方案了。
第三類表格：工程概算和投標報價分析表。這類表格與后面的第四類、第五類表格都是單項工程總結(jié)算表的附表，所反映的是概算和投標報價的分部分項工程投資分析數(shù)據(jù)，類似于草稿，是單項工程總結(jié)算表的的一部分數(shù)據(jù)，最后是通過公式鏈接形式匯總各分部分項工程投資數(shù)據(jù)到單項工程總結(jié)算表。
第四類表格：設(shè)計變更結(jié)算匯總表，也是單項工程總結(jié)算表的附表，它所反映的內(nèi)容是每個設(shè)計變更的主要內(nèi)容（摘要）及審定的造價情況，以及該變更屬于哪個分部分項工程的數(shù)據(jù)分解。它的數(shù)據(jù)和第三類表格的分部分項工程數(shù)據(jù)一起鏈接匯總到單項工程總結(jié)算表。對于電網(wǎng)輸變電工程，可以根據(jù)單項工程個數(shù)設(shè)分區(qū)，在一張表上搞定。
第五類表格：甲方供應(yīng)設(shè)備材料清單。它也是單項工程總結(jié)算表的附表，它只需要反映設(shè)備材料名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、單價、設(shè)備價合計、材料價合計就可以了。同時應(yīng)根據(jù)分部分項工程（變電站工程）或單位工程（線路工程）分類匯總后，鏈接進入單項工程總結(jié)算表。
以上數(shù)據(jù)處理完成后，可結(jié)合電監(jiān)會或電力規(guī)劃設(shè)計總院每年的數(shù)據(jù)上報要求進行補充或引用其表格，按其要求分析計算填列即可。
最后，就可以根據(jù)總結(jié)算表和各單項工程總結(jié)算表編寫總結(jié)算編制說明（或稱工程總結(jié)算報告）了。
總結(jié)算報告可按如下格式：
a.工程建設(shè)規(guī)模（可參照施工圖設(shè)計說明書相關(guān)內(nèi)容，盡可能完整）；
b.項目開、竣工日期及各參建單位名稱；
c.編制依據(jù)；詳見“工程總結(jié)算依據(jù)清單”。
d.工程概預(yù)算審批情況；
d.1概算情況
d.2預(yù)算情況
e.工程結(jié)算情況
工程總結(jié)算情況：×××工程概算批復(fù)總投資……萬元，結(jié)算總投資……萬元，結(jié)余……萬元，結(jié)余原因如下：……
其中：
e.1×××1單項工程概算批復(fù)投資……萬元，結(jié)算投資……萬元，結(jié)余……萬元，結(jié)余原因如下：……
其中：
建筑工程費：概算批復(fù)投資……萬元，結(jié)算投資……萬元，超概算……萬元，超支原因如下：……
安裝工程費：……概算批復(fù)投資……萬元，結(jié)算投資……萬元，結(jié)余……萬元，結(jié)余原因如下：……
設(shè)備購置費：……概算批復(fù)投資……萬元，結(jié)算投資……萬元，結(jié)余……萬元
其它工程費：……
本單項工程超支與結(jié)余相抵后還須動用預(yù)備費……萬元。建設(shè)期貸款利息實際開支……萬元，結(jié)余……萬元。
e.2×××2單項工程……概算批復(fù)投資……萬元，結(jié)算投資……萬元，超概算……萬元。其中：
建筑工程費：概算批復(fù)投資……萬元，結(jié)算投資……萬元，超概算……萬元，超支原因如下：……
安裝工程費：……概算批復(fù)投資……萬元，結(jié)算投資……萬元，結(jié)余……萬元
設(shè)備購置費：……概算批復(fù)投資……萬元，結(jié)算投資……萬元，節(jié)約……萬元
其它工程費：……
本單項工程超支與結(jié)余相抵后還須動用預(yù)備費……萬元。建設(shè)期貸款利息實際開支……萬元，結(jié)余……萬元。
e.3×××3單項工程……
……，……
f.其它需要特別說明的情況：……
4. 工程竣工總結(jié)算編制流程
Keywords: completion document: preparation: Problems and Countermeasures
中圖分類號：U692.4+2文獻標識碼：A 文章編號：
前言
工程竣工文件是工程竣工驗收的主要技術(shù)依據(jù)和必備條件，是工程建設(shè)的重要技術(shù)性和總結(jié)性文件，為今后工程建設(shè)項目后評價、養(yǎng)護、改建、擴建、科學(xué)研究提供了重要的技術(shù)數(shù)據(jù)。
筆者多年來從事工程項目的結(jié)算審核工作，對竣工文件有一定的深入了解和實際操作經(jīng)驗，根據(jù)自己的分析歸納，得到一些見解，希望拋磚引玉，與同行們交流。
2竣工文件的主要內(nèi)容及要求
由于國內(nèi)建筑市場是分行業(yè)、分地區(qū)的，且工程竣工文件的管理單位（可能是建設(shè)單位、業(yè)主單位、使用單位）、接收單位、使用單位不同，則對竣工文件的內(nèi)容和要求也不同，竣工文件歸檔的單位不同則要求竣工文件包含的內(nèi)容和也會有一定的不同。根據(jù)施工企業(yè)常參與的工程情況，對土建工程工程竣工文件編制時需要包括的主要內(nèi)容和歸檔情況的要求分行業(yè)列出見表1.
竣工文件編制中需要特別注意的幾點
（1）不同的行業(yè)有不同的行業(yè)標準，不同地區(qū)有不同地方的規(guī)定，對此要有足夠的認識。
在各個項目部的工程技術(shù)人員新涉足的行業(yè)和地區(qū)，在工程開工之初應(yīng)按照招標文件和施工圖的要求，全面收集所需的施工規(guī)范、質(zhì)量評定標準、相關(guān)工程用表、工程技術(shù)管理、職業(yè)健康安全管理、環(huán)境保護管理、工程進度管理、計量支付管理等各方面的相關(guān)辦法和規(guī)定以及竣工文件編制細則（有些行業(yè)和地區(qū)有）等，組織相關(guān)人員進行認真的學(xué)習(xí)，牢牢把握所干工程與其他工程在施工技術(shù)文件特別是竣工文件要求上的不同，在工程施工之初就按文件要求，做好資料的收集整理工作。根據(jù)本人的經(jīng)驗教訓(xùn)，幾個行業(yè)間竣工文件的要求有以下幾個不同之處：
①鐵路工程一般要求詳細做好單項工程資料以及新的通信信號竣工圖：電氣化鐵路接觸網(wǎng)和變配電所平面布置圖。
②公路工程對環(huán)保施工要求比較嚴格，要求竣工資料必須有環(huán)保工程驗收文件：并要求詳細報送監(jiān)理資料、監(jiān)理機構(gòu)及人員情況，對工程中的科研項目、新技術(shù)成果非常重視：
③市政工程要求詳細提供單位、部位、工序劃分表，工程照片：錄像資料。隱蔽工程驗收單，結(jié)構(gòu)及隧道內(nèi)的裂縫、滲漏水點線示意圖，防迷流實測數(shù)據(jù)表：地基加固資料等。
④水利工程對水工建筑物觀測記錄、隱蔽工程驗收記錄、反映工程建設(shè)原貌及建設(shè)過程中重要階段或時間的聲像材料。管線清洗、試壓、通水、通氣、消毒等記錄、報告則要求非常嚴格。
（2）開工之前應(yīng)協(xié)相關(guān)單位做好各項表格和資料標準的認定。
在工程開工之前，應(yīng)盡量協(xié)同建設(shè)、監(jiān)理及政府監(jiān)督機構(gòu)等有關(guān)單位做好各項施工用表的格式、內(nèi)容、填寫要求等的認定，以便于盡早確定各方認同格式的資料，避免完工時或過程中的多次返工。對一些新涉足的行業(yè)和地區(qū)，若由于各種原因無法確定各項施工用表，則也應(yīng)參考同行業(yè)的類似工程，隨工程的進展進行施工資料的完善。
（3）施工記錄盡可能齊全，以便在資料不全時補充。
表1不同行業(yè)工程竣工文件所要求的內(nèi)容
有些項目由于竣工文件不齊全，對后期的維護、修繕產(chǎn)生不利因素、不能正確、快速定位。所以施工記錄應(yīng)做到邊施工邊收集——整理———歸檔，工程完成竣工資料也隨之整理歸檔，不靠回憶補做資料。
（4）有相關(guān)軟件時一定要采用相關(guān)軟件進行指導(dǎo)、編制竣工文件。
使用相關(guān)軟件編制竣工資料，可以解決竣工文件制作和使用過程中的諸多困難和不便，同時也減輕、簡化繁雜、枯燥的人工勞動，便于后期資料查詢。
（5）隨著管理水平的日益提高，特別要注意圖像、照片、電子文檔等資料的收集。
4 竣工文件中常見的問題
在竣工文件編制和驗收交接中常見的問題，大體有以下幾種：
4.1 施工綜合管理文件原件不齊全
個別設(shè)計、監(jiān)理、業(yè)主下發(fā)的施工管理重要文件，因下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)時就是復(fù)印件，難以滿足工程質(zhì)量標準中規(guī)定的“竣工資料中不允許出現(xiàn)復(fù)印件”的要求。
4.2 工程質(zhì)量驗收簽證資料不齊全
隨著工程施工進展需要，為了急于滿足施工進度要求，建設(shè)“四方”現(xiàn)場驗收后，沒有按國家行業(yè)標準規(guī)定要求辦理書面簽字儀式。有的施工單位管理不嚴格，造成原始文件丟失。也有施工單位專業(yè)技術(shù)人員工作調(diào)動移交手續(xù)時，又把關(guān)不嚴，造成竣工原始文件遺失。
4.3竣工圖文件編制不夠規(guī)范
一些分部工程都程度不同存在代用圖，而在竣工中又要求竣工圖以分部工程組卷，圖紙缺量較大。
4.4施工驗收原始簽證資料格式不規(guī)范
原始施工驗收簽證資料，并非是開工前統(tǒng)一規(guī)定內(nèi)容和格式，而是在施工過程中，不斷增添內(nèi)容和更換種類，資料格式又不統(tǒng)一，不規(guī)范，有用A4的，有用16開的，有用32開的，文件幅面的左白、右白、天頭、地腳尺寸大小不一，各有不同，差距較大，無法統(tǒng)一規(guī)范裝訂組卷。
4.5施工原始資料書寫不規(guī)范
施工過程中長期的測量手薄記錄、灌漿施工記錄都用鉛筆書寫，一式四聯(lián)混凝土要料單用復(fù)寫紙書寫；施工過程中的原始簽證資料五花八門，有用純藍墨水、藍黑墨水、碳素墨水、圓珠筆、鉛筆等，這些都與竣工資料歸檔要求不符，給后期竣工資料編制工作帶來極大的困難。
4.6施工原始驗收簽證資料填寫不規(guī)范
原始驗收簽證資料，也有樁號、高程、工程量等項目與實際施工情況不相符，驗收項目有空白樣出現(xiàn)，簽字筆跡龍習(xí)鳳舞難以辨認，并存在隨意涂改等現(xiàn)象，降低了竣工資料的使用價值。
5竣工文件中常見問題的原因和解決方法與措施
5.1 竣工文件中常見問題的主要原因
①工程建設(shè)主管部門領(lǐng)導(dǎo)檔案意識薄弱。在我國基本建設(shè)領(lǐng)域中，長期以來存在著重建設(shè)、輕檔案的現(xiàn)象。
②建設(shè)單位與施工單位簽訂合同內(nèi)容對竣工資料的整編責(zé)任、內(nèi)容、深度、要求不明確、不具體、不細化是造成竣工資料質(zhì)量失控的法定原因。
③國家檔案法和各類工程關(guān)于竣工資料編制的質(zhì)量標準規(guī)范宣傳學(xué)習(xí)渠道不暢通，造成工程管理人員、監(jiān)理人員、施工單位相關(guān)人員對檔案意識、檔案知識的缺乏和相關(guān)專業(yè)知識素質(zhì)偏低。
④施工單位作業(yè)層技術(shù)力量薄弱，培訓(xùn)少，管理水平隨意性大，是造成施工過程中產(chǎn)生的竣工原始文件不規(guī)范、質(zhì)量不高的一個不可忽視的重要因素。
⑤監(jiān)理單位人員大多數(shù)來自設(shè)計單位和少數(shù)來自社會招聘人員，正規(guī)參加過國家監(jiān)理工程師培訓(xùn)和持監(jiān)理工程師資質(zhì)證書人員少，特別是施工現(xiàn)場監(jiān)理工程師，有專業(yè)技術(shù)而施工管理水平差，對現(xiàn)場簽證工作作把關(guān)不嚴。
⑥建設(shè)單位和施工單位質(zhì)量管理體系對竣工資料管理重視不夠，缺乏有效控制竣工文件質(zhì)量的具體措施。
5.2 解決問題的方法及措施
（1）要領(lǐng)導(dǎo)重視、組織到位、資源合理配制
工程建設(shè)初期，工程建設(shè)單位應(yīng)建立完善工程竣工資料管理辦法、制定統(tǒng)一的編制要求和細則，規(guī)范竣工資料的管理。工程承包單位應(yīng)建立專職的管理機構(gòu)負責(zé)竣工資料的編制指導(dǎo)工作，建立健全各級責(zé)任制，制定完善的管理制度和獎罰辦法。對竣工資料的收集、整理應(yīng)盡早開始，專人負責(zé)，力爭原始資料齊全、完整、準確?？山Y(jié)合工程進度同步積累與整理，做到“邊施工，邊整理”達到工程完工，竣工文件編制也完成的目的。
（2）從工程項目開工抓起是做好竣工工作的前提
工程項目施工均實行項目法的管理方式，項目紅理不僅要對整個項目負責(zé)，也應(yīng)對整個工程項目竣工資料負責(zé)，項目總工作為項目技術(shù)負責(zé)人，對竣工資料的收集整理編制直接參與。因此，為使項目竣工工作與工程建設(shè)項目同步進行，項目經(jīng)理應(yīng)將竣工工作納入工程建設(shè)的一部分，從工程項目開工就設(shè)立竣工機構(gòu)及人員，負責(zé)工程項目竣工資料的收集、整理和歸檔管理工作，負責(zé)工程項目階段驗收管理工作?？⒐べY料編制應(yīng)實行“三同步”管理制度，即工程立項開工與竣工資料收集同步，工程施工過程與竣工資料形成同步，工程完工驗收與合同竣工資料驗收同步?？⒐すぷ魅藛T要始終直接參與整個工程的建設(shè)和竣工工和驗收全過程。
（3）建立健全資料管理制度是做好竣工檔案工作的基礎(chǔ)
項目建設(shè)單位、監(jiān)理單位來自全國四面八方，他們都各自按長期形成的習(xí)慣對施工單位的文件進行要求和管理。而各類工程則要求工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔文件材料及圖紙的準確、齊全、規(guī)范。因此，項目施工單位，在工程項目建設(shè)初期（不是中后期）就應(yīng)結(jié)合工程項目實際情況，要求建設(shè)單位制定相應(yīng)的工程項目檔案管理規(guī)定，明確施工單位、監(jiān)理單位、工程項目管理單位、檔案管理部門在工程檔案形成過程中各自承擔(dān)的職責(zé)。工程項目管理單位和監(jiān)理單位、工程項目管理單位和監(jiān)理單位，在工程項目開工前應(yīng)結(jié)合實際情況，制定和頒發(fā)規(guī)范標準的一整套原始單元工程憑證文件（不是開工后）。只有工程項目建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準確、齊全、規(guī)范，才能保證施工技術(shù)材料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實可靠，竣工圖與實物相符。
（4）竣工文件整編列入進度計劃是“同步”完成項目檔案的有效措施
前言 建筑工程資料的意義
在城市建設(shè)大跨步進程的推動之下，我國的建筑行業(yè)蓬勃發(fā)展，高樓大廈，遍地開花.然而隨著建筑工程項目管理的日趨科學(xué)系統(tǒng)國際化，國內(nèi)建筑行業(yè)相關(guān)法規(guī)的修正與完善，對資料的整理的要求也日趨規(guī)范嚴格，使建筑工程資料的管理面臨了全新的挑戰(zhàn).建筑工程資料是對建筑工程從準備到交付的完成體現(xiàn)，是對建筑工程查閱的重要依據(jù)，是對后續(xù)工作得以實施的重要保證。
1、建筑工程資料管理的內(nèi)容
1.1在通常情況下，建筑工程資料主要包括建筑工程準備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收備案文件。
1.1.1 建筑工程準備階段的文件有上級批準文件；計劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設(shè)計文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標文件及有關(guān)合同、協(xié)議書。
1.1.2 監(jiān)理文件有監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報及工程例會紀要等；監(jiān)理的規(guī)劃和細節(jié)等質(zhì)量控制文件，工程質(zhì)量評估報告及監(jiān)理工作總結(jié)等竣工驗收文件。
1.1.3 施工過程文件有建筑工程的開工和竣工報告、圖紙會審、設(shè)計變更和技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料。整個工程的施工組織設(shè)計，各種原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗資料，并記錄造冊；關(guān)鍵部位及隱蔽工程的驗收檢查記錄、安全事故記錄以及在工程施工完成后技術(shù)總結(jié)等。工程
1.1.4 竣工后的驗收備案文件有工程竣工驗收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計報告等文件資料，有關(guān)工程施工、組織和竣工等的照片、錄像、光盤等。
1.1.5竣工圖有平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。
1.2 現(xiàn)在為了規(guī)范建筑行業(yè)，工程資料整理收集時也要將企業(yè)單位的人員審查資料收集整理，如相關(guān)證件的收集整理，管理人員的社保信息等。各參建單位包括分包單位的企業(yè)資質(zhì)，合同。
1.3 施工階段所有監(jiān)管部門的整改通知單并要做到及時回執(zhí)。
2、建筑工程施工資料管理中存在的問題
2.1隨著建筑市場的不斷規(guī)范化，國務(wù)院、建設(shè)部分別頒發(fā)《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》、《房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗收備案管理暫行辦法》，旨在增強建設(shè)單位和施工單位對工程竣工檔案管理的重要性，但是由于我國建筑企業(yè)的水平參差不齊，部分單位的管理人員檔案管理意識比較淡薄，致使工程竣工時不能整理出完整的竣工檔案，造成了工程竣工檔案不能及時的向城建檔案館報送。
2.2 資料整理混亂
建筑工程在開發(fā)、施工過程中通常都是建筑群，所以施工單位的資料員在面對工程資料的收集、整理、歸檔過程中須養(yǎng)成分類擺放、整理的好習(xí)慣。這樣便于工程資料的查找與追溯。在此基礎(chǔ)上定期進行自我檢查，減少資料漏項、丟失等，發(fā)現(xiàn)遺漏及時補充完善。而事實上有的項目部一個工程從開工到竣工資料員頻繁更換，在更換的過程中又沒有書面交接資料；于是資料的缺、漏、混亂現(xiàn)象比較常見。
2.3檔案材料填寫不真實
建設(shè)工程檔案由于其本身的復(fù)雜性、特殊性與多樣性，決定了在收集整理的過程中難度大，容易出現(xiàn)失誤等問題，有些施工單位施工技術(shù)人員不做資料，全部由資料員照本宣科，抄襲其他工程的資料內(nèi)容，與圖紙設(shè)計、施工現(xiàn)場完全不符，簽字人員也不檢查，造成張冠李戴。施工現(xiàn)場有許多資料都不能與工程進度同步，事后再編，造成時間不交圈，并采用虛假數(shù)據(jù)，導(dǎo)致建筑工程竣工檔案與事實不符。
2.4 管理人員職責(zé)不到位
現(xiàn)在有的資料員一個人同時管理幾個工程的資料，管理不過來時就顧一些沒有經(jīng)驗且沒有經(jīng)過崗位培訓(xùn)的人員來管理資料，難以勝任當(dāng)前繁瑣復(fù)雜的工程資料管理工作。還有施工現(xiàn)場管理人員掛靠現(xiàn)象比較嚴重，一個管理人員同時在幾個工程任職，在簽寫工程資料時不在現(xiàn)場，而由資料員代簽字，也沒有人審查，造成資料錯誤百出。
3、做好建筑工程資料管理的措施
3.1建立健全檔案整理制度
為了加強對工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項目建設(shè)初期（從工程立項開始）就應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、招投標機構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。
3.2加強建筑工程資料管理工作
3.2.1必須及時做好工程資料記錄和收集
工程資料是施工項目質(zhì)量情況的真實反映，真實記錄。因此要求各種資料必須按照施工的進度同步及時收集、整理。要指定專人負責(zé)管理工程資料，負責(zé)對質(zhì)保資料逐項跟蹤收集，并及時做好分項分部質(zhì)量評定等各種原始記錄，使資料的整理與工程形象進度同步。做到內(nèi)容連貫。
3.2.2確保工程技術(shù)資料的真實性和準確性
真實性是做好工程技術(shù)資料的靈魂。不真實的資料會把我們引入誤區(qū)。必須堅決杜絕對原始記錄采用“后補”造假的做法，否則，一旦工程出了質(zhì)量問題，不僅不能作為技術(shù)資料使用，反而造成工程技術(shù)資料混亂，以致誤判。資料的整理必須實事求是、客觀準確。工程資料必須是由項目上的專業(yè)工程師根據(jù)工程的實際施工進行填寫，不能由資料員代勞。
準確性是做好工程技術(shù)資料的核心。分部分項要劃分準確，數(shù)據(jù)計算要準確，不能隨意的填寫。分項工程的質(zhì)量評定填寫應(yīng)該規(guī)范化，符合質(zhì)量檢驗評定標準的要求。在資料中不能出現(xiàn)涂改現(xiàn)象。我們一定要認真填寫資料，確保資料準確、規(guī)范、合理。
3.2.3確保工程技術(shù)資料的完整性
不完整的技術(shù)內(nèi)業(yè)資料將會導(dǎo)致片面性，不能系統(tǒng)地、全面地了解單位工程的質(zhì)量狀況。不僅資料內(nèi)容要填寫完整，而且所涉及的數(shù)據(jù)要有據(jù)可循，現(xiàn)場原始資料要完整。一份完整的施工資料不僅要有施工技術(shù)資料，還要有相應(yīng)的試驗資料和質(zhì)量證明材料以及施工過程資料，如施工日志、測量放樣資料。
3.2.4職責(zé)分明，簽認齊全
《建筑工程質(zhì)量檢驗評定標準》規(guī)定了“質(zhì)量檢驗評定程序及組織”各級質(zhì)量把關(guān)人員都應(yīng)明確職責(zé)，不可越級評定，馬虎過關(guān)。自檢要通過現(xiàn)場與技術(shù)員、質(zhì)檢員，工長共同檢查，對混凝土、砌磚、鋼筋、水暖、電氣等的施工質(zhì)量進行記錄，做到實際施工質(zhì)量與評定相吻合，并一一簽字確認；對于各種隱蔽、變更及關(guān)鍵部位均要求相關(guān)人員參與見證并一一簽字確認。堅決杜絕代簽或漏簽，使責(zé)任沒有落實到位。及時對各種工程會議如：圖紙會審紀要、基槽驗收、基礎(chǔ)驗收、主體驗收及竣工質(zhì)量驗收等階段驗收資料進行各方責(zé)任主體會簽并簽字蓋章齊全。
3.2.5做好技術(shù)資料的整理保管
由于現(xiàn)場的技術(shù)資料分散在很多人員手中，因此要求有專人把資料收集回來進行統(tǒng)一的分類整理。資料要按單位工程、分部工程和分項工程逐項分類整理。資料管理要建立專門的目錄臺帳，臺帳要求不但能反應(yīng)工程的施工進度和內(nèi)業(yè)資料是否同步，內(nèi)業(yè)資料是否完整，還能方便查閱。還要做好施工過程中各種影像資料的收集歸檔，如施工過程隱蔽驗收電子版、照片，各種驗收會驗收照片，各種性能檢測實測照片等。
4 結(jié)束語
Abstract: The completion data management is a basic work in the project management, it is the touchstone to measure the level of a construction project management, this paper analyzes the composition and function of completion data management, discusses the importance of completion data management in project management, and combining the practical work experience for a preliminary discussion on how to do a good job completion data management.
Key words: water conservancy and hydropower engineering; project management; completion data management; importance
中圖分類號：TV文獻標識碼：A文章編號：
前言
在水利水電工程項目施工管理中，竣工資料管理工作通常得不到管理者的重視，在施工過程中常常會出現(xiàn)竣工資料整編歸檔不及時、不準確、不規(guī)范、甚至丟失等問題，不僅嚴重影響了工程竣工驗收、移交及結(jié)算，也影響工程建成投產(chǎn)后的管理、運行、養(yǎng)護等技術(shù)工作的正常開展。做到竣工資料管理與工程管理同步進行，必將成為水利水電檔案工作未來的發(fā)展方向和必然趨勢。
1竣工資料管理
竣工資料的管理及編制按建設(shè)單位有關(guān)竣工資料整編規(guī)定及SL223—1999《水利水電建設(shè)工程驗收規(guī)程》執(zhí)行。水利水電竣工資料管理是指水利水電工程施工過程中產(chǎn)生的各種管理文件、施工記錄、驗收評定、簽證、竣工圖等內(nèi)容按照檔案歸檔要求進行收集、歸類、管理，以便能完整、準確、系統(tǒng)、齊全、真實地記述和反映施工和竣工驗收的全過程，做到原始資料和實物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)真實而可靠，簽字手續(xù)完備齊全，同時又必須規(guī)范、標準、符合歸檔要求。水利水電竣工資料管理貫穿于施工全過程，主要包括以下內(nèi)容的收集和整編：
開工資料 、綜合資料：第*分部單元工程質(zhì)量評定及報驗回復(fù)、施工日志、質(zhì)量評定資料、分部工程收簽證、工程計量資料、工程結(jié)算資料；施工管理工作報告；聲像材料；竣工圖；移交資料清單等。
2竣工資料管理在水利水電工程項目管理過程中的重要性
2.1竣工資料管理是水利水電工程項目管理過程中的重要組成部分
在水利工程的建設(shè)過程中，工程項目管理除包括外業(yè)施工生產(chǎn)外，施工內(nèi)業(yè)資料是不可或缺的，它是工程驗收的基礎(chǔ)，是工程出現(xiàn)問題時的追溯依據(jù)，因此資料的及時性、完整性、準確性、系統(tǒng)性尤為重要。水利水電工程竣工資料的管理貫穿于項目管理的全過程，為工程竣工驗收和各項指標達到投產(chǎn)奠定堅實的基礎(chǔ)，是項目管理過程中的重要組成部分。一般情況下，目前在建水利水電工程均實行項目管理方式，項目管理不僅要對整個項目施工進度、質(zhì)量、安全等外業(yè)負責(zé)，也要對整個工程項目竣工資料的內(nèi)業(yè)負責(zé)。
水利水電工程竣工資料的形成是在工程施工過程中形成的，竣工資料的關(guān)鍵是及時性、完整性、準確性、系統(tǒng)性，在工程項目管理中，管理者一定要把竣工資料管理工作作為工程施工管理過程中的重要組成部分來給予重視。
2．2竣工資料管理對工程項目管理起反饋監(jiān)督作用
竣工資料的一個重要作用就是對工程的現(xiàn)場施工有反饋監(jiān)督的作用。每一個施工工序都能從竣工資料上反映出它的時間、數(shù)量、人員、規(guī)格等特性，在這里能夠很明顯的看出工程是否含有缺陷。對項目負責(zé)人來說，可以從竣工資料中清楚地知道問題的所在。
2.3竣工資料管理是工程竣工驗收評定基礎(chǔ)
工程竣工驗收評定，首要條件是竣工檔案資料必須同時或提前通過驗收，這是工程竣工驗收評定的基礎(chǔ)。就分部工程驗收評定而言，需要提供的竣工資料有：單元工程質(zhì)量評定資料；工程建設(shè)有關(guān)會議記錄，記載重大事件的聲像資料及文字說明；工程建設(shè)監(jiān)理資料；施工圖紙，設(shè)計變更，施工技術(shù)說明；設(shè)備產(chǎn)品出廠資料，圖紙說明書，測繪驗收、安裝測試、性能鑒定及試運行等資料；各種原材料、構(gòu)件質(zhì)量鑒定、檢查檢測試驗資料等等。有了齊全、準確、清晰施工原始記錄及檢測資料等竣工資料，才能進行竣工驗收，并對其質(zhì)量進行總體評價。
2.4竣工資料管理能為竣工結(jié)算提供可靠的結(jié)算依據(jù)
在竣工結(jié)算工作中，竣工資料起到非常重要的作用，它能為竣工結(jié)算提供可靠的結(jié)算依據(jù)。在竣工結(jié)算中，結(jié)算依據(jù)是很重要的，沒有可靠的結(jié)算依據(jù)，其竣工工程量簽認、單價分析、索賠報告的申報等均無從做起。在竣工結(jié)算中，常會出現(xiàn)因平時對竣工資料管理不夠重視，工程實物雖已經(jīng)完成，卻沒有結(jié)算依據(jù)，工程量得不到業(yè)主單位的認可，最終給施工單位帶來直接的經(jīng)濟損失。
2.5竣工資料管理有利于工程項目經(jīng)驗的積累
管理有序的竣工資料可作為今后工程項目的一種借鑒，對以往工程中采用的技術(shù)、發(fā)生的問題、采取的措施以及反饋的結(jié)果，在以后工程項目的施工中可以吸取經(jīng)驗，少走彎路。在竣工資料所包含的竣工報告、施工總結(jié)、自我總結(jié)等部分文件，對今后工程施工管理將會有很大的促進作用。
3水利水電工程竣工資料管理的幾點體會
竣工資料管理既然在項目管理中有著非常重要的作用，那么又如何才能在項目管理中做好竣工資料管理呢?下面就施工單位在施工過程中如何做好竣工資料管理談?wù)勛约簬c體會。
3.1要做好竣工資料管理，首先要讓項目負責(zé)人及項目管理人員對竣工資料管理在工程項目管理過程中的重要性有足夠的認識，建立健全竣工資料管理制度
有許多施工單位不能按照竣工檔案要求及時完整的提交竣工資料，其最主要的原因是項目施工負責(zé)人及其施工管理人員對竣工資料管理在工程施工管理過程中的重要性認識不夠。施工單位要做好竣工資料管理，必須在工程項目管理過程中加大竣工資料的管理力度，對達不到竣工檔案要求的單元驗收資料給予退回，不進行單元工程驗收，同時利用經(jīng)濟杠桿，定期不定期地對工程竣工資料進行檢查，其檢查的結(jié)果直接與工程款支付掛勾，使得項目負責(zé)人及項目管理人員真正意義上的對竣工資料管理引起重視。
3．2竣工資料管理要從工程項目開工抓起
為使竣工資料管理工作與工程建設(shè)項目同步進行，項目第一責(zé)任人應(yīng)將竣工資料管理工作納入工程建設(shè)的一部分，從工程項目開工就設(shè)立竣工資料管理機構(gòu)及人員，負責(zé)工程項目竣工資料的收集和歸檔管理工作；實行竣工資料編制工作“三同步”制度，即工程立項開工與竣工資料收集同步，工程施工過程與竣工資料形成同步，工程完工驗收與合同竣工資料驗收同步。
3.3竣工資料管理列入到施工進度計劃中
施工單位應(yīng)在制訂工程進度計劃同時，將每個分項工程竣工文件質(zhì)量檢查工作列入到該項工程單位工程進度計劃中，并將其作為重要的網(wǎng)絡(luò)節(jié)點。對在整編資料中發(fā)現(xiàn)的“原件不齊全”“簽證資料不齊全”“不規(guī)范”“不統(tǒng)一”等問題，要及時研究給予解決。所有資料的填寫及簽字都應(yīng)該保證它的真實性、規(guī)范性。相關(guān)責(zé)任人應(yīng)認真檢查所填內(nèi)容的真實性、及時性和規(guī)范性。
3.4利用計算機進行竣工資料管理，加強電子文件歸檔的規(guī)范化
當(dāng)今年社會已進入信息時代，充分利用互聯(lián)網(wǎng)是企業(yè)發(fā)展的迫切需求。在進行竣工資料管理時，充分利用計算機，將一些重要的文件、原始資料通過掃描方式輸入計算機或制作成光盤，延長保管年限；在編制竣工圖時跨越“甩圖版”的歷史過程，在計算機輔助下對設(shè)計圖修改，減少設(shè)計變更，降低人員勞動強度，縮短圖紙修改周期；在對資料管理編制時，運用這一平臺，把工程中的竣工圖紙、技術(shù)文件、原始資料、記錄、質(zhì)量、試驗資料、驗收表格等輸入計算機，建立竣工檔案總目錄，利用超級鏈接對目錄中文件實現(xiàn)即時搜索查找。
根據(jù)紙質(zhì)檔案和電子檔案的特性，采用兩種文件同時并存的管理模式。對紙質(zhì)檔案和電子檔案同步歸檔、同步管理、同步利用。
3.5加強與業(yè)主和監(jiān)理之間的溝通
中圖分類號： G271文獻標識碼：A
一、建筑工程檔案資料的內(nèi)容
1.綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；計劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設(shè)計文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計報告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。
2.土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設(shè)計變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設(shè)計；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降位移、變形等觀測記錄；工程質(zhì)量檢驗及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。
3.竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。
二、建筑工程檔案的特點
1.單一獨立性。即一個單項工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點。
2.真實性。工程檔案是該項工程實體的一面鏡子似的真實寫照。因為工程檔案材料是與該工程建設(shè)同步形成的，是該工程報批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實體完全一致，單從檔案材料就可以求和工程質(zhì)量標準，是建筑工程質(zhì)量監(jiān)督部門進行竣工驗收的重要依據(jù)。
3.實用性。工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價值，即實際性。通過檔案，可以全面考核工程建設(shè)工作，檢查工程是否符合設(shè)計要求。
3.1 綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；計劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設(shè)計文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計報告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。
3.2 土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設(shè)計變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設(shè)計；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質(zhì)量檢驗及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。
3.3 竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。
三、建筑工程檔案管理需要解決的問題
1.檔案材料不完整。檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目歸檔率較好的單位能達到80%左右，較差的單位情況就不同了。很多工程項目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案，鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料寥寥無幾。
2.缺乏統(tǒng)一的管理模式。從檔案管理機構(gòu)上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。
3.缺乏復(fù)合型檔案管理人員?；鶎訂挝坏臋n案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，難以適應(yīng)工作需要。
四、建筑工程檔案有效管理的措施
1.思想上要重視工程檔案管理工作。工程建設(shè)中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應(yīng)付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設(shè)管理過程中，企業(yè)對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟效益，施工過程中現(xiàn)場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應(yīng)付。如果不認真進行督導(dǎo)檢查，到最后內(nèi)業(yè)很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以內(nèi)業(yè)資料應(yīng)定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業(yè)管理部門、檔案管理部門應(yīng)該進一步加強對建筑行業(yè)的檔案管理的法制教育工作。
2.建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強對工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項目建設(shè)初期（從工程立項開始）就應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、招投標機構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。
3.嚴格把好竣工驗收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設(shè)單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設(shè)中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，補缺補漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗收關(guān)，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，建設(shè)單位不結(jié)清尾款，以確保下程建設(shè)檔案的完整、準確、系統(tǒng)。
4.加強對工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進行培訓(xùn)的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業(yè)務(wù)索質(zhì)包括服務(wù)意識、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。檔案管理人員要增強服務(wù)意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，要運用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法，更好地服務(wù)于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領(lǐng)會和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運用；要有較強的責(zé)任心，嚴把工程檔案質(zhì)量關(guān)。
5.加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件。一個施工隊不會編制工程內(nèi)業(yè)材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制形成過程。施工單位應(yīng)明確自己的責(zé)任，加強對施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓(xùn)練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。開發(fā)公司要加強對施工的監(jiān)督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標準形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。
6.充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開發(fā)建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統(tǒng)計工作。大力推行對縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。當(dāng)前，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用C A D光盤技術(shù)。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術(shù)，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術(shù)已相當(dāng)普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設(shè)檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行檔案管理成為可能，也就成為項目檔案管理的一個發(fā)展方向。近幾年，上海水利投資建設(shè)公司也開始對照片檔案、錄像檔案、紙質(zhì)檔案制成多媒體和進行光盤刻錄，對檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化作了有益探索。
各部門還應(yīng)有效利用計算機資源，建立本部門的檔案檢索系統(tǒng)。提高各部門（公司）的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便各部門（單位）對檔案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類型，收集整理的部門的檔案資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質(zhì)不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統(tǒng)規(guī)定了基建文件、監(jiān)理文件、設(shè)計文件的分類方法和編號原則，公司不應(yīng)再另行規(guī)定。公司經(jīng)營管理手冊規(guī)定的公司模板文件的編號也不得變更）。
7.及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。
結(jié) 語
當(dāng)前，我國的建筑市場面臨嚴峻的挑戰(zhàn)和激烈的競爭，管理體制必將漸進改革，建筑工程檔案管理也會涌現(xiàn)新情況，同時也存有較大的發(fā)展機遇和空間。我們應(yīng)以積極學(xué)習(xí)和借鑒國外先進建筑工程檔案管理經(jīng)驗的態(tài)度，充分發(fā)揚我們已有的優(yōu)勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵機制的完善，不斷總結(jié)建筑工程檔案管理的經(jīng)驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經(jīng)濟建設(shè)和構(gòu)建和諧社會服務(wù)。
【參考文獻】
[1]馮惠玲，張輯哲《檔案學(xué)概論》[M]，中國人民大學(xué)出版社，2001年版。
[2]劉家真《電子文件管理理論與實踐》[M]，科學(xué)出版社，2003年版。
水利工程竣工結(jié)算的要求是施工單位必須嚴格依照合同的標準和規(guī)定完成相應(yīng)的工程。在工程結(jié)束之后要經(jīng)過驗收人員檢查，檢查通過后，向相應(yīng)的單位申請工資的結(jié)算。工程的結(jié)算資金在很大程度上影響著建設(shè)工程的造價設(shè)定，以及新增加的固定資產(chǎn)價值的評估工作。水利工程的竣工結(jié)算是建設(shè)單位在向有關(guān)部門提交建設(shè)結(jié)果和資金情況的重要依據(jù)。在總結(jié)工程的建造過程以及檢查項目概算等工作有著重要的作用。因此，工程的結(jié)算工作有著非常重要的意義。目前我市在水利工程竣工結(jié)算工作上還有一定的進步空間。本文通過對我市水利工程竣工結(jié)算工作的調(diào)查，總結(jié)工作中存在的不足，并提出一些改善的措施。
一、水利工程竣工結(jié)算審計工作特點
1.政策多。國家建立了各種相關(guān)的規(guī)范和制度來協(xié)助資金能夠更好的使用。工作人員在執(zhí)行時要嚴格依照制度中的內(nèi)容，規(guī)范自己的行為。將工作落實到位是建設(shè)資金能夠良好運轉(zhuǎn)的保障。也是會計工作者完成竣工結(jié)算審計工作的主要參考依據(jù)。
2.涉及內(nèi)容廣泛。水利工程竣工結(jié)算工作牽扯著很多的工作內(nèi)容。比如資金的使用和往來以及資金的運轉(zhuǎn)等。另外結(jié)算的工作和工程材料的供應(yīng)以及圖紙變更等有很大的聯(lián)系。所以，水利工程竣工結(jié)算工作對審計工作人員的專業(yè)素質(zhì)要求比較高。要有高度的敬業(yè)精神，在工作中具備嚴謹認真的工作態(tài)度。對最后確定的內(nèi)容要確保準確無誤。
3.對技術(shù)要求比較高。水利工程竣工結(jié)算工作要運用到很多水利工作方面的知識。審計工作人員是否能夠熟練的掌握和使用這些專業(yè)知識，對竣工結(jié)算的質(zhì)量有著很大的影響。
二、水利工程竣工結(jié)算審計工作的問題
1.合同的效力不足。合同建立的不規(guī)范，缺乏細節(jié)性的規(guī)定，業(yè)主只和施工單位進行合同的簽訂，導(dǎo)致后期有很多的問題出現(xiàn)。對方使用合同中的漏洞來額外的增加建設(shè)工程的資金。往往在工作結(jié)束后，開始結(jié)算的時候才注意到合同里面并沒有指定相應(yīng)的工程價款以及結(jié)算的要求。對工程中的設(shè)計變更內(nèi)容也沒有明確的規(guī)定。
2.驗收工作不到位。很多的建設(shè)單位在開展工程時并沒有采取全面監(jiān)理方式，大多數(shù)建設(shè)單位會采用形勢監(jiān)理方式。形勢監(jiān)理是指建設(shè)單位和監(jiān)管部門有簽訂監(jiān)理合同，但是并沒有真正的分配檢查人員進行實地的監(jiān)督。隱蔽工程在開展是缺少驗收、簽證以及記錄等。這些問題通常到施工結(jié)束的時候才可以得到解決。
3.缺少對設(shè)計變更的規(guī)范。設(shè)計變更工作很容易遭到建設(shè)單位的忽視，有一部分的建設(shè)單位都不主動完成設(shè)計變更的流程。沒有進行審批，更沒有獲取設(shè)計變更的通知，卻依舊進行著工作，對設(shè)計變更的工作非常的不重視，設(shè)計變更之后沒有進入再次審批流程，也沒有記錄設(shè)計變更之后相應(yīng)的工程量和投資數(shù)量的變化情況。
4.工程計量不按照要求。工程計量沒有嚴格依照國家設(shè)定的計量規(guī)范和竣工圖尺來計算。因此經(jīng)常造成竣工結(jié)算時工程量加多，使工程資金投入加大。
5.結(jié)算單價不按照規(guī)定。施工單位經(jīng)常不依照合同規(guī)定的內(nèi)容結(jié)算。任意的提高工程款，造成建設(shè)工程的投資額度增大。
6.取費計算不規(guī)范，計算誤差時常出現(xiàn)。施工單位在施工時增加規(guī)定中不需要增加的項目，減少規(guī)定工程中不需要減少的項目。對取費的計算造成很大的困難。另外，計算中常常會出現(xiàn)誤差，甚至是虛設(shè)項目來增加建設(shè)工程中的資金投入。
三、做好水利工程竣工結(jié)算審計工作的對策
1.及時檢查，了解工程的進度。開展建設(shè)項目的審計工作之前，首先要對水利工程的基本情況有一個大致的了解，分配人員進行實地檢查。檢查的內(nèi)容要涵蓋建設(shè)單位的工作人員、設(shè)計人員以及檢查人員。也要了解施工單位的基本情況。調(diào)查他們的工作情況，分析會對審計工作造成影響的各種因素。
2.優(yōu)化審計部門的人員結(jié)構(gòu)。在建立一個審計小組要考慮到，審計小組的人員分配要與審計工作任務(wù)的多少以及完成工作任務(wù)的所需用的時間相統(tǒng)一。審計工作人員工作內(nèi)容的分配應(yīng)該與其專業(yè)技能的特點相符。審計組長要有足夠的能力來帶領(lǐng)審計團隊高效的完成任務(wù)。
3.做好檢查工作。在核對工程量時，要做好檢查工作。第一，檢查竣工項目是不是嚴格的按照原來設(shè)定的設(shè)計圖紙進行施工。檢查其在施工中是否有遺漏的項目或者未完成水利工程量。第二，檢查在施工中的變更情況是否和辦理的變更簽證相一致，施工單位辦理的簽證書是否規(guī)范，檢查建設(shè)項目的工程量在計算中有沒有出現(xiàn)錯誤等。第三，檢查建設(shè)項目中的施工方法是否與之前要求的相一致，確保施工單位所使用的材料規(guī)范，禁止偷工減料的行為出現(xiàn)。第四，檢查施工單位的工程量是否有多報或虛報的情況。第五，檢查施工單位在施工中使用材料的規(guī)格、參數(shù)等。
4.審核內(nèi)容結(jié)合企業(yè)實際情況。審核人員在對其余的項目資金進行檢查時，要嚴格的按照《企業(yè)會計準則》和《基本建設(shè)財務(wù)管理財務(wù)若干規(guī)定》等制度。審核過程和方法要結(jié)合建設(shè)單位的實際情況，對必要的工作內(nèi)容進行審核。自行的添加或設(shè)定審核內(nèi)容?；蛘呖梢詫嫷墓ぷ饔涗浕蛘邔ζ浜贤臈l款進行審核等。
引言：工程竣工資料，是工程建筑物的結(jié)構(gòu)、尺寸及施工情況的真實記錄，是對工程進行使用、養(yǎng)護、維修、改建、擴建的基本依據(jù)。建設(shè)工程檔案移交是建設(shè)工程活動的一個重要組成部分,是搞好基本建設(shè)工作的一個重要環(huán)節(jié)。
一、工程竣工后的檔案整理
要想保證竣工檔案的質(zhì)量，實現(xiàn)竣工檔案完整、準確、系統(tǒng)這一基本要求，就必須首先做好竣工文件材料的形成、積累和管理工作。為了保證竣工文件的質(zhì)量必須做好以下4個方面工作。
1、以建設(shè)施工程序和有關(guān)標準、規(guī)范為依據(jù)，實行建設(shè)項目全過程的檢查監(jiān)督
工程建設(shè)項目的建設(shè)施工程序和有關(guān)的標準、規(guī)范，是進行工程項目建設(shè)的各項工作及施工、監(jiān)理必須遵循的，是進行工程項目建設(shè)的依據(jù)。它規(guī)定了工程項目建設(shè)施工的階段、步驟和整個過程，規(guī)定了每個階段、每個步驟的工作任務(wù)和相應(yīng)形成的竣工文件，規(guī)定了各種竣工文件表述和編制方法。因此，工程項目建設(shè)施工程序和有關(guān)標準、規(guī)范，既是項目建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位等進行建設(shè)施工的基本依據(jù)。又是竣工文件材料形成的基本依據(jù)。
2、抓住薄弱環(huán)節(jié)，做好竣工文件形成、積累的管理工作
工程項目建設(shè)的前期準備階段和結(jié)束階段，往往是竣工文件形成和積累的薄弱環(huán)節(jié)。這是因為．工程項目的前期準備階段，如立項選址、工程可行性研究、評估、初步設(shè)計等項工作，往往是由交通行業(yè)主管部門進行的，或因機構(gòu)未建立，或因人員不穩(wěn)定，或因工作缺乏基礎(chǔ)，或因制度不健全等原因，常常不大注意或無暇顧及竣工文件形成積累的管理工作；工程結(jié)束階段，人員流動較大，有的這條路的工作沒有完全結(jié)束，又調(diào)到新的項目去工作，造成竣工文件無人過問或推諉的局面。應(yīng)該明確，工程建設(shè)項目的前期準備階段，是竣工文件形成和積累工作的開始，而且這個階段形成的竣工文件往往是很重要的，如各種依據(jù)性文件、各種基礎(chǔ)性文件等；工程結(jié)束階段，是竣工文件形成和積累的最后階段，這時竣工文件將全部形成、歸總，進行系統(tǒng)整理、歸檔，這個階段是竣工文件形成和積累最關(guān)鍵的階段，是出成果的階段。
3、實行三納入，使竣工文件的形成和積累制度化
對竣工文件的形成和積累實行有效的管理，最根本的措施是實行“三納入”，就是把竣工文件的形成和積累納入建設(shè)計劃、納人工作程序、納入有關(guān)單位和人員的崗位職責(zé)?！叭{入”的實質(zhì)，是從加強管理人手，將竣工文件的形成和積累制度化。
4、科學(xué)管理，細化分工
竣工文件管理與整理歸檔也應(yīng)遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則，項目建設(shè)單位(業(yè)主)及勘察設(shè)計、科研和新技術(shù)應(yīng)用單位、工程施工、工程監(jiān)理、工程質(zhì)量檢驗檢測評定等單位各司其責(zé)，分別負責(zé)本身形成的竣工文件材料的管理與整理。交工驗收和通車后，由項目建設(shè)公司(業(yè)主)收集、接收全部竣工檔案歸檔，工程竣工驗收之后移交管理營運單位?？⒐の募男纬?、管理與整理的分工。
二、工程竣工后的檔案移交
1、重視檔案工作、提高檔案意識是做好檔案工作的根本。
⑴重視工程檔案工作首先應(yīng)從領(lǐng)導(dǎo)做起,由上至下,層層帶動,有制度、有計劃、有責(zé)任。如一些高校領(lǐng)導(dǎo)非常重視建設(shè)工程的檔案管理,由分管基本建設(shè)的校長直接負責(zé)管理,學(xué)校把建設(shè)工程檔案的形成、積累、整理、立卷歸檔工作納入基本建設(shè)規(guī)劃、計劃、管理制度中,在基建工程的目標中,提出對檔案材料的要求,并將其納入基建人員職責(zé)范圍之中,實行集中統(tǒng)一管理,做到專人負責(zé)管理;同時要求基建部門要有一位負責(zé)人分管建設(shè)工程檔案工作,并配備專職檔案管理人員,形成網(wǎng)絡(luò),責(zé)任到人,這樣才能加大依法治檔力度,保證建設(shè)工程檔案工作的提高。
⑵檔案工作人員必須解決好自身的檔案意識,充分理解建設(shè)工程檔案的重要性。有些工作人員對檔案工作的不重視,根本原因是其對檔案的重要性缺乏正確的認識。從宏觀上來說,建設(shè)工程檔案是一個單位歷史發(fā)展的真實寫照,建設(shè)檔案記載著單位總體布局和遠景規(guī)劃;從微觀上來說,建設(shè)工程檔案記載著基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計、施工和使用的基本情況,記載著每棟建筑物、構(gòu)筑物以及地上、地下管線等的布局情況,是對建設(shè)項目進行稽查、審計、監(jiān)督、管理、驗收以及維護、改造的重要依據(jù)。
⑶加強工程檔案工作的宣傳、教育力度,讓所有人感受到檔案的重要性、必要性。檔案部門應(yīng)定期搞一些檔案工作宣傳活動,讓大家了解檔案工作、關(guān)注檔案工作,營造一個重視檔案、愛護檔案的氛圍,從而增強檔案工作人員對自己的工作的責(zé)任感、自豪感。在基本建設(shè)過程中,多數(shù)人對檔案是不太重視的,比如一些變更的施工資料,很多施工人員在竣工圖中并沒有體現(xiàn)出來。其實,檔案在后期使用時是非常重要的,一旦圖紙與現(xiàn)狀有不同情況,很可能利用檔案時會出現(xiàn)重大偏差,很可能造成重大失誤和損失。
⑷制定工程檔案的獎罰制度,調(diào)動工程檔案工作人員的積極性。要使工程竣工檔案達到完整、準確、系統(tǒng),還應(yīng)采取獎罰手段,堅決執(zhí)行歸檔制度,做到有規(guī)可循,將基建工程項目文件材料形成、積累、整理、歸檔納入基建部門工程技術(shù)人員及檔案資料管理人員的職責(zé)范圍,明確作為本職工作的組成部分,并作為業(yè)務(wù)考核的依據(jù),工作好的有關(guān)人員應(yīng)給予表揚或獎勵,工作不負責(zé)任的有關(guān)人員,應(yīng)通過協(xié)調(diào)限期整改,否則應(yīng)給予批評或處罰,從而保證竣工檔案達到完整準確系統(tǒng)。
2、利用各方力量,采取有效措施,保證檔案完整、準確、規(guī)范。
⑴在建設(shè)工程招標時即將施工檔案的移交列入招標文件,作為招標的一個條件,在投標文件中明確歸檔方案,收集整理移交的措施。中標的施工單位須把檔案移交的押金交財務(wù)處,檔案完整歸檔后方可退還押金,從而取得檔案管理的主動權(quán)。
⑵充分利用監(jiān)理的力量來監(jiān)督檔案的移交。建設(shè)工程項目檔案工作是整個建設(shè)項目管理的重要組成部分,也是監(jiān)理工作的一項重要內(nèi)容,監(jiān)理單位要對檔案原始材料的形成、積累、整理進行檢查和監(jiān)控,確保原始材料的真實可靠。
⑶從檔案的形成階段就要抓好原始資料的收集工作?；ú块T從工程的前期工作開始就要一步一個腳印的做好檔案收集,基建部門的工程檔案必須是專人保管,有專門的檔案存放處,有用的檔案資料應(yīng)立即放到存放處并分類登記,資料拿走了應(yīng)記錄去向,同時應(yīng)選擇細心的并經(jīng)過檔案知識培訓(xùn)的人做檔案員,在檔案收集上應(yīng)形成一個信息員網(wǎng)絡(luò),與檔案有關(guān)的人員均應(yīng)承擔(dān)一定的責(zé)任。
⑷為保證工程檔案在移交時能完好無損,在資料收集時應(yīng)采取有效的措施防止圖紙等資料的丟失、污染和破損,如在施工前可留出一至二份完整的圖紙,留作為竣工圖使用。對一些圖形文件可做成光盤供利用者檢索,可以減少原件的損壞程度。
⑸建設(shè)單位可將檔案工作納入建設(shè)工程質(zhì)量驗收體系,在施工過程中,建立建設(shè)工程檔案的質(zhì)量評估體系,并將檔案材料列入質(zhì)量評估中,在工程竣工驗收時,檔案材料的完整情況也作為驗收的標準。
3、健全檔案移交制度,及時整理、移交工程檔案。
⑴建設(shè)單位在項目建設(shè)初期就應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合實際情況,制定相應(yīng)的檔案管理制度,同時明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、招標機構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé),規(guī)范檔案資料的收集、整理,以保證工程檔案的順利移交。
⑵建設(shè)工程的檔案可以分段移交,尤其是周期很長的大型工程,更應(yīng)分期移交,否則時間過長檔案整理歸檔很困難。基建部門可按照工程的分段情況移交檔案,有的項目即使某方面的驗收未通過,也可以先歸檔。建設(shè)部門如需要使用已歸檔的資料,可以利用檔案的形式再拿回來使用,這樣既解決了大型工程檔案保存困難的問題,也保證了工程中對原始資料的查閱利用。
⑶檔案工作重在日常積累,基建部門的檔案工作者要有強烈的檔案意識,時時牢記獲得所有有價值的檔案,應(yīng)以保證不遺失一切有用的資料為宗旨,有了資料就應(yīng)保存,是否有價值可待歸檔時再區(qū)分。一個工程結(jié)束了就應(yīng)抓緊整理成冊,盡快移交,不等待,不拖拉,管理學(xué)有一句名言“:時間允許時工作隨之膨脹”,檔案工作者應(yīng)力求把檔案的保存整理、移交做在前面,很多東西拖到后來可能一切都晚了。
4、加強工程建設(shè)與檔案管理的結(jié)合,實現(xiàn)檔案管理一體化。
⑴堅持檔案部門與基建部門相結(jié)合,齊抓共管做好建設(shè)工程竣工歸檔工作,要抓好“三個到位”即:明確項目檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)到位,指定項目專(兼)職檔案人員到位,落實項目施工、安裝編制竣工技術(shù)資料、圖紙的人員到位。
⑵建設(shè)工程檔案工作人員要對檔案的總體工作心中有數(shù),何時涉及哪些資料,資料如何獲取都要心中有數(shù),到了時間應(yīng)有意識地去獲得,必須堅持工程項目建檔工作與工程建設(shè)、竣工驗收同步。把建設(shè)工程檔案工作與工程建設(shè)計劃、檢查、總結(jié)、驗收各個環(huán)節(jié)的工作相聯(lián)系,做到工程進度到哪個階段,檔案收集和管理工作跟蹤到哪個階段。
1.2要求監(jiān)理對工程質(zhì)量進行評估，并且要求監(jiān)理提出工程質(zhì)量評估報告。并在提交的工程竣工報告及工程竣工報驗單上簽署意見。
1.3參加由建設(shè)單位組織的竣工驗收。
1.4在竣工驗收會議上，匯報合同履約情況及工程質(zhì)量情況。
1.5接受有關(guān)方面對現(xiàn)場所有資料的審查。
1.6在驗收各方人員共同簽署的竣工驗收報告及竣工驗收備案表上簽字。
2、竣工驗收階段協(xié)助建設(shè)單位的工作
2.1就竣工驗收的程序和內(nèi)容向建設(shè)單位提出建議及咨詢，協(xié)助建設(shè)單位制訂竣工驗收方案、確定驗收組成員名單及竣工驗收程序。
2.2協(xié)助取得城鄉(xiāng)規(guī)劃、公安消防、環(huán)保等部門的認可文件或準用文件。
2.3協(xié)助通知當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)。
2.4協(xié)助組織竣工驗收。
2.5記錄、歸納建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等參與各方的工程合同履約情況和執(zhí)行法律、法規(guī)和標準等情況的匯總材料。
2.6協(xié)助審閱上述各參與方的工程檔案資料。
2.7協(xié)助組織實地工程質(zhì)量查驗。
2.8協(xié)助建設(shè)單位對工程勘察、設(shè)計、施工、設(shè)備安裝質(zhì)量和管理環(huán)節(jié)等方面作出全面評價，協(xié)調(diào)各方意見，起草竣工驗收意見。
2.9協(xié)助建設(shè)單位向當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)行政主管部門報送竣工驗收備案文件。
3、竣工驗收程序
3.1竣工預(yù)驗收：（1）當(dāng)單位工程達到竣工驗收條件時，承包單位應(yīng)在自審、自查、自評工作完成后，填寫工程竣工報驗單，并將全部竣工驗收資料(質(zhì)量保證資料、評定資料、施工技術(shù)資料、施工管理資料、竣工圖)報送項目監(jiān)理部，申請竣工驗收；（2）總現(xiàn)場工程師組織各專業(yè)現(xiàn)場工程師對竣工資料及各專業(yè)工程的質(zhì)量情況進行全面檢查，對檢查出來的問題，應(yīng)督促及時整改；（3）驗收合格后，由總現(xiàn)場工程師簽署工程竣工報驗單，并要求監(jiān)理單位向建設(shè)單位提出質(zhì)量評估報告。
3.2竣工驗收
我們施工單位參加，由建設(shè)單位組織的竣工驗收。（1）建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計單位、施工單位、施工單位分別書面匯報工程建設(shè)項目質(zhì)量狀況、工程合同履約情況以及執(zhí)行國家法律、法規(guī)和工程建設(shè)強制性標準情況。（2）檢查工程建設(shè)參與各方提供的竣工資料。（3）檢查工程實體質(zhì)量。根據(jù)工程具體情況，對建筑工程的使用功能進行抽查檢驗。（4）對竣工驗收情況進行匯總討論，形成竣工驗收意見，填寫《建設(shè)工程竣工驗收備案表》、《建設(shè)工程竣工驗收報告》。
3.3竣工驗收備案
建設(shè)工程竣工驗收完畢以后，由建設(shè)單位負責(zé)，在15天范圍內(nèi)向備案部門辦理竣工驗收備案。
4、質(zhì)量評估報告的主要內(nèi)容
工程質(zhì)量評估報告的主要內(nèi)容有：
4.1工程概況：（1）建設(shè)地點。（2）建筑面積。（3）層數(shù)。（4）建筑使用功能。（5）結(jié)構(gòu)形式(地基處理方案，基礎(chǔ)及主體結(jié)構(gòu)形式)，抗震設(shè)防烈度，結(jié)構(gòu)抗震等級。（6）建筑裝飾特色。（7）水、暖、電、通風(fēng)、空調(diào)等設(shè)備安裝工程的特點。（8）建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計單位、施工單位和施工單位名稱。
4.2項目監(jiān)理機構(gòu)組織
項目監(jiān)理機構(gòu)人員組織名單。注冊現(xiàn)場工程師崗位證書編號。
4.3質(zhì)量評估依據(jù)：（1）設(shè)計圖紙；（2）施工承包合同；（3）工程建設(shè)標準強制性條文房屋建筑部分；（4）現(xiàn)行建筑安裝工程質(zhì)量檢驗評定標準；（5）施工驗收規(guī)范；（6）國家、地方有關(guān)建設(shè)工程質(zhì)量管理法規(guī)。
4.4工程質(zhì)量概況：（1）概述工程建設(shè)情況，重點說明地基驗槽、地基與基礎(chǔ)驗收、人工地基或樁基檢測、主體驗收、竣工初步驗收等情況；（2）施工過程中有無質(zhì)量事故及質(zhì)量事故處理情況；（3）建筑沉降觀測情況；（4）建筑主要使用功能情況；（5）設(shè)備調(diào)試、試運轉(zhuǎn)情況。
4.5質(zhì)量等級評定情況
每個分項工程完成后，現(xiàn)場工程師應(yīng)在承包單位自評自核的基礎(chǔ)上，通過討論保證項目、基本項目、允許偏差項目核查，確認分項工程的質(zhì)量等級。（1）單位工程的組成劃分；（2）各分部工程質(zhì)量等級的核定；（3）單位工程的綜合評定。
4.6質(zhì)量評估意見
對于達到竣工驗收要求的工程，質(zhì)量評估意見通常有以下內(nèi)容：（1）完成工程設(shè)計和合同約定的各項內(nèi)容；（2）工程資料完整有效；（3）完成的工程質(zhì)量符合有關(guān)法律、法規(guī)和工程建設(shè)強制性標準，符合設(shè)計要求和合同要求；（4）質(zhì)量等級優(yōu)良或合格；（5）符合竣工驗收備案要求；（6）同意竣工驗收。
4.7項目總現(xiàn)場工程師及施工單位技術(shù)負責(zé)人簽字蓋章。
5、結(jié)束語
