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二、在知識管理下加強企業(yè)安全管理的相關(guān)策略
1.加強對安全知識的運用
企業(yè)要分析在管理過程中出現(xiàn)的各種安全問題，要把相關(guān)的安全知識進行整合分類。企業(yè)可以把生產(chǎn)安全說明書、安全建議、以及在實際生產(chǎn)過程的安全經(jīng)驗等這些安全知識相關(guān)的資料收集起來，并且把這些資料弄成電子資料，放在企業(yè)的安全知識系統(tǒng)中。收集了相關(guān)的安全知識，企業(yè)的員工需要不斷學習這些安全知識，并且把這些安全知識運用到企業(yè)實際的生產(chǎn)經(jīng)營活動中。企業(yè)可以利用先進的計算機網(wǎng)絡(luò)，通過資源共享，加強對安全知識的了解，同時企業(yè)還可以利用電子模擬軟件和數(shù)據(jù)解析軟件，根據(jù)相關(guān)安全知識通過模擬來制定安全有效的實施方案[3]。
2.加強對企業(yè)安全管理的認識
企業(yè)的領(lǐng)導層只有認識到安全管理的重要性，才能夠根據(jù)企業(yè)運行的實際情況，制定科學有效的措施，提高企業(yè)的安全管理水平。有條件的話可以通過新聞、廣播等方式宣傳企業(yè)安全管理的重要性，提高所有員工對安全管理的認識。企業(yè)的領(lǐng)導層要把安全管理的相關(guān)認識傳達給企業(yè)的各個部門，各個部門可以通過交流會、座談會以及開展相關(guān)的活動來加強企業(yè)各部門對安全知識的認識。
3.加強培訓，建立安全獎罰制度
企業(yè)要不斷加強安全管理人員的培訓力度，加深他們對安全知識更進一步的思考，激發(fā)他們的對安全知識的創(chuàng)造力，這樣可以在生產(chǎn)經(jīng)營中為員工提供準確的安全指導，保證員工的生產(chǎn)安全。企業(yè)還要建立安全獎罰制度，對沒有根據(jù)安全知識進行生產(chǎn)經(jīng)營的員工，即使沒有造成安全事故，也要給予一定的懲罰，這樣不僅可以起到警示作用，還加強了企業(yè)員工對安全知識的重視。在企業(yè)的安全管理、安全生產(chǎn)經(jīng)營中有突出貢獻的人要給予一定的獎勵，這樣可以增加企業(yè)員工學習安全知識的積極性。
2煤礦安全管理制度措施
2.1加強人員安全知識學習
主要采用共享式學習、體驗式學習，增強煤礦安全生產(chǎn)意識。共享式學習，是在實景式體驗過程中，使職工在內(nèi)心感到震撼的同時認同企業(yè)安全管理，認同遵守各項操作規(guī)程的重要性和必要性，樹立起“安全就在你我身邊”的意識，從而認真學習安全規(guī)程及制度，實現(xiàn)由“要我安全”到“我要安全”的轉(zhuǎn)變。在共享式學習、體驗式學習過程中和職工形成平等、對話和伙伴的關(guān)系，與員工談形勢、話長遠、說事實、講道理，使職工坦率而真誠地參與到教與學的活動中來，讓職工充分認識到學習的目的及所帶來的效益，從而激發(fā)職工學習興趣，通過一系列關(guān)于安全的故事及游戲，營造輕松和諧氛圍，使職工從中體會到安全的重要性，深刻認識安全規(guī)程與制度對自身的保護作用。把體驗互動作為安全教育的重要手段，通過運用典型案例、安全故事、互動游戲、親情幫教、音樂感化、視頻特效、心理測試等多種形式的思想教育引導，切實增強職工安全生產(chǎn)意識，筑牢礦井安全生產(chǎn)基礎(chǔ)。除此之外，讓職工了解生產(chǎn)中所面臨的形勢，開展安全知識有獎問答活動，同時讓家屬協(xié)管員進行安全親情宣講活動、送親情卡片等形式多樣的教育活動，讓職工在輕松的氛圍中提升安全意識，加大區(qū)隊職工計分和隊務公開檢查力度，促進人員安全知識學習。
2.2加強技術(shù)和設(shè)備的管理
加強技術(shù)和設(shè)備的管理是安全生產(chǎn)的基礎(chǔ)，可以為生產(chǎn)開展提供有力保障?，F(xiàn)代企業(yè)完成生產(chǎn)任務離不開設(shè)備，而在自動化、機械化程度較高的煤礦生產(chǎn)企業(yè)中，從業(yè)人員業(yè)務素質(zhì)低、設(shè)備不規(guī)范管理是引發(fā)煤礦安全事故的重要因素，如：觸電、機械傷害、高空墜落等安全事故[1]。當前中國煤礦生產(chǎn)中，技術(shù)和設(shè)備安全生產(chǎn)基礎(chǔ)不牢固、部分領(lǐng)導安全意識薄弱、安全生產(chǎn)責任不落實、防范和監(jiān)管措施不到位及違法生產(chǎn)經(jīng)營建設(shè)等問題依然存在。加強技術(shù)和設(shè)備的管理要做到：a)要明令禁止使用淘汰的設(shè)備、工藝；b)煤礦應急處置工作要到位；c)礦井通風系統(tǒng)不合理、不完善，不可組織生產(chǎn)；d)礦井防滅火工作要到位；e)礦井運輸提升設(shè)備使用管理要符合規(guī)定；f)煤礦供電系統(tǒng)要可靠，電氣設(shè)備管理要嚴格；g)礦井瓦斯防治工作要到位；h)礦井粉塵防治工作要到位；i)煤礦執(zhí)行防治水規(guī)定要嚴格；j)爆炸材料和爆破管理要嚴格。通過不定期巡視檢查，確保設(shè)備安全生產(chǎn)責任落實，堅持“安全第一，預防為主，綜合治理”的方針，加強機電運輸設(shè)備檢查，確保設(shè)備正?？煽?，嚴防機電設(shè)備失爆和運輸“跑車”事故，開展安全管理提升活動的同時，實現(xiàn)設(shè)備的高效管控，實現(xiàn)全年安全生產(chǎn)中的設(shè)備管理目標[2]。加強煤炭資源地質(zhì)勘查，加大資源整合力度，優(yōu)化設(shè)備配置，提升煤礦安全保障能力，促進煤炭工業(yè)轉(zhuǎn)型升級和可持續(xù)發(fā)展。此外，還應實施獎勵機制，利用典型案例，推廣優(yōu)秀成果。
2.3優(yōu)化生產(chǎn)組織結(jié)構(gòu)
合理的生產(chǎn)組織結(jié)構(gòu)，可以發(fā)揮生產(chǎn)時間間隔的優(yōu)勢，為實現(xiàn)安全生產(chǎn)提供可靠保障。例如，在進行生產(chǎn)時，要注意組織結(jié)構(gòu)中的崗位設(shè)置，要注意簡化，因為繁冗多余的程序不僅降低辦事工作效率，貽誤工作的最好契機，而且還浪費大量時間成本和人力成本。可實施多層次防護：a)第一層。設(shè)備崗位職工按照設(shè)備管理要求，按時、按標準巡檢設(shè)備；b)第二層。班長按照區(qū)域負責制，每天對區(qū)域所有設(shè)備進行巡查，檢查督促崗位點巡檢工作，及時補位；c)第三層。機電隊包機組人員按照專業(yè)分工，每周對所負責設(shè)備進行巡查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題隱患；d)第四層。區(qū)隊機電副隊長按照包機責任制，每周對所屬區(qū)域設(shè)備進行巡查。在管理中，形成質(zhì)量管理無漏洞、巡檢無空白區(qū)的設(shè)備管理網(wǎng)絡(luò)。優(yōu)化生產(chǎn)組織結(jié)構(gòu)，合理分配人員，達到崗位職能化；同時合理調(diào)配設(shè)備資源配置，提高模塊利用率。在科學組織施工的條件下，確保煤礦安全生產(chǎn)，是順利提高生產(chǎn)效率的重要手段。
2.4明確安全生產(chǎn)責任
通過全體干部職工扎實、精細化的安全管理工作，明確各個部門間的職責，并樹立紅線意識，嚴格按照相關(guān)規(guī)定抓好安全監(jiān)管，進一步明確責任，不斷創(chuàng)新監(jiān)管方式，重點抓好復工復產(chǎn)煤礦瓦斯和水害綜合治理工作。同時積極做好隱患排查和裝備升級改造工作，結(jié)合煤礦攻堅戰(zhàn)推進情況，不斷提高煤礦的機械化、信息化和質(zhì)量標準化水平，確保安全生產(chǎn)。要深入開展隱患排查治理行動，按照自查自改、排查、回頭看3個步驟，對井下所有系統(tǒng)、設(shè)備開展好全覆蓋排查，對查出的隱患做好整改；要貫徹落實好新的《安全生產(chǎn)法》，明確安全生產(chǎn)的責任主體、責任劃分等，推進依法治安；要在強基固本上下功夫，完善煤礦安全生產(chǎn)標準化，做到安全、規(guī)范。此外，對于影響到本礦安全的水文、地質(zhì)、危險爆破作業(yè)等情況進行責任劃分，進而預防安全事故的發(fā)生。
2.5安全考核長效制度
由于煤礦安全生產(chǎn)是一項長期艱巨的任務，這就需要建立一套完善的安全考核長效制度。要抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)、要害問題不放，制定了《生產(chǎn)風險規(guī)定》。通過簡單明了、易操作好執(zhí)行的規(guī)定條款，讓企業(yè)員工充分了解企業(yè)安全風險，監(jiān)督、參與企業(yè)安全生產(chǎn)管理，幫助企業(yè)搞好安全生產(chǎn)，最大限度地保障從業(yè)人員及企業(yè)周邊人員的人身安全和財產(chǎn)安全，實現(xiàn)安全發(fā)展。在安全考核長效制度設(shè)立過程中，應提高人員安全生產(chǎn)責任感，因為安全生產(chǎn)是做好各項工作的前提保證。在安全生產(chǎn)帶來經(jīng)濟效益的基礎(chǔ)上，形成一個激勵制度進行安全考核，安全檢查以不定期突擊檢查為主，并實行檢查責任追究制，重獎重罰，注重實效。調(diào)動人員積極性和主動性。在煤礦安全監(jiān)督中建立防控體系，在提升安全生產(chǎn)水平方面進行積極有益的探索和實踐，將有煤礦職工經(jīng)過和工作的地點都列入長效機制覆蓋范圍。
1.2安全性要求醫(yī)院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，而且年代越久遠的檔案，其價值往往越大。但由于社會的和自然的原因，檔案材料不免遭到損毀。因此，盡可能地延長檔案的壽命，保護其安全，避免醫(yī)院檔案中的機密泄露，就成為檔案管的基本任務之一。
1.3科學性要求現(xiàn)代的醫(yī)院檔案管理工作，不再是對醫(yī)院檔案的簡單出納和保管，而要采用科學的理論和方法，遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，把檔案管理活動作為一個復雜的系統(tǒng)來進行科學管理使醫(yī)院檔案管理工作向更高水平邁進。
1.4規(guī)范性要求規(guī)范性要求，也就是醫(yī)院檔案管理的標準化要求。檔案管理系統(tǒng)不是孤立的系統(tǒng)，各個檔案管理系統(tǒng)之間，檔案管理系統(tǒng)和其它文獻管理系統(tǒng)之間有著千絲萬縷的聯(lián)系，并正在向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。這就要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，實行檔案管理工作的標準化、規(guī)范化，使得檔案信息資源得以共享。要達到規(guī)范性要求，除了要制訂各項醫(yī)院檔案管理業(yè)務標準和技術(shù)標準并貫徹實施外，還可通過法規(guī)手段來實現(xiàn)。
1.5經(jīng)濟性要求在醫(yī)院檔案管理過程中應盡可能用最少的投資達到最大的效益，無論采用哪種管理手段，都要考慮它是否經(jīng)濟實用，能否用較少的成本獲得較大的經(jīng)濟效益。由于我國大多數(shù)檔案機構(gòu)經(jīng)濟條件有限，經(jīng)濟因素往往在檔案管理系統(tǒng)運行中起決定作用。
1.6現(xiàn)代化要求醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化已成為一種發(fā)展趨勢，將各種現(xiàn)代化技術(shù)如計算機技術(shù)、縮微技術(shù)、復制技術(shù)、視聽技術(shù)等應用于檔案管理中，可大大提高檔案管理工作的效率，提高醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平。
2醫(yī)院檔案管理工作的特點
醫(yī)院檔案管理活動與其它文獻管理活動一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程，是一種信息控制系統(tǒng)，主要表現(xiàn)在以下四個方面:
2.1醫(yī)院檔案管理工作對社會的相對封閉性醫(yī)院檔案直接關(guān)系到其形成者的切身利益，所以，檔案一般自形成之日起，對外有相當一段時間的封閉期，然而醫(yī)院檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個過程，并由此推動檔案管理工作不斷向前發(fā)展。
2.2醫(yī)院檔案管理過程的階段性就醫(yī)院檔案的流轉(zhuǎn)程序而言醫(yī)院，檔案管理過程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個階段。處于不同階段的檔案所起作用不同，具有不同的價值，服務對象不同，醫(yī)院檔案管理方式也有不少差異。在檔案室階段，檔案具有憑證價值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經(jīng)常查考，具有過渡性;在檔案館階段，檔案對其形成單位的作用降低，具有歷史價值和科學文化價值，進入永久保存時期。這個階段的檔案管理工作不僅僅是為某個單位服務，而是要有意識地開發(fā)檔案信息資源，主動地提供檔案為整個醫(yī)院的各項工作服務。
2.3醫(yī)院檔案管理活動對檔案形成者的依附性醫(yī)院檔案是在其形成者活動過程中產(chǎn)生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點、經(jīng)驗和成果，包含了與其形成者利益密切相關(guān)的事實和數(shù)據(jù)。因此，檔案歷來為形成者所有與控制，其價值與它的形成者有密切關(guān)系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來源聯(lián)系的作法就充分說明了這一點。
3醫(yī)院檔案管理工作的新思路
3.1提高檔案管理人員的素質(zhì),增強人們對檔案管理的意識，檔案資源是一種潛在的生產(chǎn)力醫(yī)院的檔案管理與醫(yī)院的醫(yī)療、教學、科研是緊密相連的。隨著醫(yī)院管理向科學化、現(xiàn)代化和標準化發(fā)展,檔案工作已成為醫(yī)院管理的重要組成部分,醫(yī)院檔案工作人員是醫(yī)院檔案工作的管理者,對醫(yī)院的檔案工作實施全面的管理,在檔案管理中起著領(lǐng)導、決策、指導、監(jiān)督作用。因此,建立一支具有堅定理想信念、掌握現(xiàn)代科技知識和專業(yè)技能、勝任本職工作、富有創(chuàng)新能力的檔案管理隊伍,并使他們充分意識到檔案的價值及檔案帶來的社會效益和經(jīng)濟利益,自覺參與檔案管理工作,已經(jīng)成為我們工作的當務之急。
3.2完善醫(yī)院檔案管理的體制建設(shè)和制度建設(shè)多數(shù)醫(yī)院原來的檔案管理沒有獨立的機構(gòu),造成檔案管理沒有自,工作處于被動狀態(tài)。醫(yī)院應通過認真地調(diào)查研究,制定相應的改革措施,逐步建立醫(yī)院檔案管理的職能機構(gòu),確立檔案室在醫(yī)院中的地位,實現(xiàn)檔案管理從分散模式向集中模式的轉(zhuǎn)變,從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發(fā)。檔案管理是一項長期工作,醫(yī)院各級部門要嚴格把關(guān),責任到人,建立相應的考核制度。醫(yī)院應將檔案管理工作納入科室管理責任書之中,與科室主任工作實績考核獎懲掛鉤,明確科室主任對科室檔案工作的管理責任,抓好歸檔材料的收集、整理,促進檔案管理的規(guī)范化。
3.3實行檔案標準化管理是檔案管理信息化的根本檔案管理現(xiàn)代化不僅是先進設(shè)備的配置，還包括管理方式的標準化。醫(yī)院檔案的標準化是指現(xiàn)代化檔案管理要符合檔案的各項標準化內(nèi)容、分類、編號及案卷目錄，各個項目都要求標準化，符合各標準的規(guī)定。檔案要做到標準化是指現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個環(huán)節(jié)、各個步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的內(nèi)容。
4結(jié)論
檔案從幾千年來的紙質(zhì)載體到21世紀的電子載體，從理論到實踐，從思想意識到管理模式，從工作手段到工作方法，從工作規(guī)范到質(zhì)量標準等都面臨著機遇和挑戰(zhàn)。研究知識經(jīng)濟給檔案管理帶來的機遇和挑戰(zhàn)，針對醫(yī)院檔案管理的特點和要求，探索知識經(jīng)濟時代新形勢下的醫(yī)院檔案管理對策，提出具體的、針對性的措施，對于提高醫(yī)院檔案管理水平，強化醫(yī)院的檔案管理，豐富醫(yī)院檔案管理的理論內(nèi)容，促進醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，具有重要的理論意義和應用價值。
參考文獻
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[4]郭祥麗,嚴曉春.加強醫(yī)院檔案管理工作的對策[J].中國醫(yī)院管理,2006,26(7)三、建設(shè)大檔案管理體制在實踐中亟待解決的問題及對策
海南大學實行大檔案管理后，全校的檔案資源得到有效整合，檔案工作為學校改革與發(fā)展和社會建設(shè)提供服務的功能得到充分保證，同時也為今后學校檔案的現(xiàn)代化建設(shè)提供了廣闊的發(fā)展空間。但是大檔案管理模式在現(xiàn)行高校管理體制下也遇到亟待解決的新問題。
1.機構(gòu)設(shè)置不科學，弱化了檔案部門依法管理行為?！稒n案法》第七條規(guī)定，機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)職責是：“監(jiān)督、指導所屬機構(gòu)的檔案工作?！钡诎藯l第一款規(guī)定：高校檔案機構(gòu)的管理職責是“貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律和方針政策，綜合規(guī)劃學校檔案工作。”目前，全國各高校檔案管理機構(gòu)在設(shè)置上，一是設(shè)立獨立檔案館，一般列為學校直屬業(yè)務單位或與圖書館、學報等單位一并定為教輔單位；二是設(shè)立非獨立檔案館(室)，掛靠校辦或其他相關(guān)部門。兩種設(shè)置的檔案機構(gòu)，都被排除在行政管理系列之外。建立了大檔案的高校檔案管理機構(gòu)，也沒有改變這種現(xiàn)狀。準確地講，檔案館沒有行政管理權(quán)。有關(guān)檔案工作文件要通過校辦轉(zhuǎn)發(fā)，檔案工作會議也需要學校出面組織。由此可見，在現(xiàn)行高校檔案管理體制下，檔案館本應依法承擔的行政管理職能，被不科學的“定位”完全弱化了。
2.職責與權(quán)力相分離所帶來的困惑。實行大檔案管理后，檔案館的業(yè)務職責與任務加大數(shù)倍，但相應的管理職權(quán)卻沒有發(fā)生根本性變化，管理權(quán)限仍僅限于對本單位的內(nèi)部管理。只有職責，沒有職權(quán)的檔案館，在對學校各立卷部門歸檔管理及其他文獻檔案收繳工作中處于一種尷尬境遇。
3.沒有相關(guān)配套政策而引發(fā)出“山寨”收費現(xiàn)象?！掇k法》首次賦予高校檔案服務社會的新功能，同時也明確“用于個人或者商業(yè)目的的，可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費用”；《辦法》還規(guī)定“高等學校對長期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員，可以按照有關(guān)規(guī)定予以補助?！钡牵掇k法》已經(jīng)頒布實施近一年，各地方政府還沒有出臺針對高校檔案管理的相關(guān)收費政策和檔案人員的補助政策。而建立大檔案后，隨著高校檔案的有效整合，極大擴充和豐富了的信息資源，吸引了眾多的利用者。于是，收費問題在沒有一個統(tǒng)一規(guī)定和標準的情況下，各高校根據(jù)各自的政策采取了不同的收費標準。類似現(xiàn)象同樣反映在對檔案人員的工作補助上。
4.檔案重要性被忽視的現(xiàn)象仍較普遍。主要反映在二級學院的一些領(lǐng)導干部身上。由于高校的特殊性，二級學院的主要負責人大多是單位教學、科研骨干，主要精力放在業(yè)務上。檔案法制觀念淡漠，視檔案工作可有可無，對本單位的檔案工作很少關(guān)心過問，檔案工作被邊緣化。
對策1：機構(gòu)職能設(shè)置不科學和職責與權(quán)力相分離的問題，是一個問題的兩個方面，只要賦予檔案管理機構(gòu)依法治檔的職能，管理權(quán)的問題也就落到了實處。建議高校參照地方政府檔案局(館)兩塊牌子一套A-5的做法，在校機關(guān)設(shè)置檔案處(館)。這樣，檔案管理機構(gòu)就能夠承擔起對全校檔案工作的行政管理職責了。
對策2：行業(yè)收費是一個敏感且嚴肅的問題，必須認真對待。建議由省一級教育行政管理部門牽頭，通過調(diào)研提出一個收費與補助標準，報送物價部門審批，從根本上解決檔案利用收費和檔案工作人員補助不統(tǒng)一，不規(guī)范問題。
一、新時期企業(yè)檔案管理體制、模式的建構(gòu)背景
隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉(zhuǎn)變依賴機器識別的代碼型(電子檔案)。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經(jīng)單機數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調(diào)整。20世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉(zhuǎn)化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態(tài)的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務對象、保存場所和管理方式之間具有內(nèi)在的對應關(guān)系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎(chǔ)，檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響，為實現(xiàn)檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據(jù)。
二、新時期企業(yè)檔案管理體制模式——信息一體化管理模式
1.信息一體化管理
信息一體化管理，其實就是指企業(yè)的檔案工作、情報工作、圖書工作的一體化。在企業(yè)，這種綜合性信息管理機構(gòu)一般稱為信息中心。信息中心在為企業(yè)服務的過程中，既要注意提供歷史的信息和現(xiàn)時的信息，又要注重超前性、預測性信息的采集、篩選、提供。一方面可以利用檔案史料中的信息編寫反映企業(yè)發(fā)展歷程、企業(yè)文化、科技成果等編研成果，為展現(xiàn)企業(yè)的輝煌歷史、提高企業(yè)的市場信譽和增強企業(yè)的社會效益提供詳實、可靠、生動的憑證;另一方面，還可以依托現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在網(wǎng)上采集與企業(yè)業(yè)務有關(guān)的信息，并進行篩選、匯編，為企業(yè)的科學決策和管理提供含量較高的有價值的信息。這種圖、情、檔一體化管理模式主要適用于一些信息技術(shù)基礎(chǔ)較好的大型企業(yè)，在原有圖書機構(gòu)、檔案機構(gòu)或情報機構(gòu)的基礎(chǔ)上構(gòu)建統(tǒng)一的信息管理實體機構(gòu)。這種管理模式便于建立計算機管理系統(tǒng)，實行現(xiàn)代化管理，同時也有利于實現(xiàn)對信息資源的聯(lián)合開發(fā)利用。
2.檔案一體化管理
檔案一體化是我國文件和檔案工作發(fā)展的內(nèi)在要求。文件、檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，借助計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從系統(tǒng)論的角度出發(fā)，對文件工作和檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學管理，使之實現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化，從而發(fā)揮各自以及總體的最大效能，確保從企業(yè)現(xiàn)行文件到檔案管理的高效和優(yōu)化。具體來說主要包含以下幾個方面：
(1)檔案一體化的目標
實現(xiàn)從現(xiàn)行文件到檔案整個運動過程的全面控制和科學管理?？茖W的檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，在文件從產(chǎn)生到最終轉(zhuǎn)化為檔案的過程中，既加強企業(yè)內(nèi)部文件、檔案工作的一體化，也注重各個不同文件職能機構(gòu)的業(yè)務銜接，從而使文件到檔案全過程都得到有效控制。
(2)檔案一體化的原則
在實行信息一體化管理的過程中，必須要遵循以下原則：全程管理原則，電子文件環(huán)境中，文件、檔案界限不再顯而易見，文件和檔案工作人員界限也日趨模糊，文件與檔案工作實行全程管理，將可以大大提高信息共享，提高效率；前端控制原則，前端控制原則是以文件生命周期為基礎(chǔ)，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個完整的過程。在這個過程中，文件形成是前端，處理、鑒定等是中端，永久保存或銷毀是末端。前端控制是對整個管理過程的目標、要求和規(guī)則進行系統(tǒng)分析和科學整合；集成管理原則，集成管理是對管理要素的科學重組，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理體系的功能度，因精密組合而減少疏漏，提高可靠性，增加相關(guān)作業(yè)密度，減少重復而降低功耗，提高管理效率。
(3)文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容
文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容包括文件、檔案生成控制的一體化、流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化指在文件最初生成階段、對電子文件就是在系統(tǒng)設(shè)計階段，就應當樹立檔案管理意識，確保生成文件符合檔案管理功能要求;流程管理的一體化指對檔案運動流程實施統(tǒng)籌規(guī)劃、全面控制和綜合管理。信息利用的一體化指對文件、檔案信息進行合理協(xié)調(diào)，使文件、檔案都能發(fā)揮最大的效用。
(4)文件、檔案一體化管理的技術(shù)保障
文件、檔案一體化管理的技術(shù)保障是計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息技術(shù)。檔案一體化管理不只是理論上設(shè)想的一種管理思路和模式，更多是實踐中需要實施的一種管理方法和手段，它需要強大的技術(shù)支持。首先，數(shù)字化技術(shù)的應用和推廣簡化了文件、檔案管理的工作程序、提高了文件、檔案管理的工作效率，并且也改變了文件的生成方式和載體性質(zhì)。其次，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)改變了文件運轉(zhuǎn)的的方式和特點。這些都使得文件、檔案一體化管理有了實現(xiàn)的技術(shù)基礎(chǔ)。
很多檔案從業(yè)人員受傳統(tǒng)檔案模式的束縛，在他們看來，只有紙質(zhì)的檔案才算是真正的檔案，而不接收無紙化的檔案；有些檔案部門只是將無紙化檔案當作是檔案的補充資料或者是副本來管理，也并未將其視為真正的檔案來管理。如果這是認識一直存在，那么等到檔案完全進行無紙化時代時，有些檔案管理部門將不會接收到任何檔案信息。檔案管理人員對無紙化檔案管理存在兩種極端的現(xiàn)象，一是因為無紙化檔案生成速度非?？?，其管理也非常容易，檔案管理人員就過分的依賴計算機等設(shè)備，對一些重要的信息沒有進行復印，如果計算機中毒或者出現(xiàn)其他故障，很可能的所有的檔案信息都會消失，造成嚴重的損失；另一是有些檔案管理部門雖然利用計算機來管理檔案，但是幾乎每份檔案都要復印打印一份，這完全失去了計算機管理檔案的價值，既產(chǎn)生了浪費，又不會給檔案管理人員增加了工作量，尤其是歸檔管理。
1.2無紙化檔案信息無法保證可讀性。
無紙化檔案信息不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息，雖然方便了管理，但是有些因為硬件或者軟件的問題出現(xiàn)不可讀的現(xiàn)象。通常紙質(zhì)檔案如果外表出現(xiàn)問題，檔案信息有時并未受到任何影響，但是無紙化檔案卻不同，裝有檔案信息的磁盤表面完好無損，但是可能因為硬件、軟件或者程序發(fā)生了變化，而出現(xiàn)不可讀的現(xiàn)象。近些年來，信息技術(shù)的發(fā)展有目共睹，相關(guān)人員不斷發(fā)展新編碼來替換傳統(tǒng)的編碼，為檔案多使用編碼相對要滯后一些，再加之，這種更新?lián)Q代的速度也以超高過了檔案所使用的計算機的運行速度，這就產(chǎn)生了很多的矛盾。
1.3難以判斷檔案是否具有原始性。
檔案的價值主要集中在原始性上，也就是說只有檔案是原始的檔案，在法律上才會承認其真實有效，如果在這期間出現(xiàn)了改動的現(xiàn)象，檔案也就失去了法律效率，不具備任何價值。這也正是無紙化檔案面臨的一大挑戰(zhàn)，因為無紙化檔案都是存在計算機中，在使用的過程中極容易將其更改，再加之，無紙化檔案本身信息與載體就相互分離，這種特征使其在生成與傳輸時都會出現(xiàn)更改的現(xiàn)象，對于無紙化檔案來說，我們沒有辦法像紙質(zhì)文件一樣利用一定的標準來保證其原始性。因此如何保證無紙化檔案的原始性是目前有關(guān)人士需要解決的主要問題。
1.4邏輯檔案與實體檔案歸檔存在問題。
無紙化檔案生成之后，對其進行實體歸案還是邏輯歸檔這是需要慎重選擇的，如果是實體檔案歸檔，就是將保存檔案的磁盤或者其他硬件交給有關(guān)部門，這種歸檔方式相對誰來比較麻煩，但是具有一定的安全性；如果選擇邏輯歸檔，就是將保存檔案的告訴相關(guān)部門，這樣就不用改變原來的檔案存放的位置，雖然如果按照這種方式歸檔，檔案、歸檔者以及接受檔案的部門距離相差會非常遠，但是只要通過簡單的操作即可，非常簡單方便，但是卻沒有辦法完全保證無紙化檔案的安全。
2解決無紙化檔案管理挑戰(zhàn)的措施
2.1更新觀念，迎接挑戰(zhàn)。
無紙化檔案的出現(xiàn)也就是近幾年的事情，對大多數(shù)人們來說還是一件新鮮事物，對這樣的新鮮事物只有通過宣傳和開發(fā)利用，才能提高人們的認識。檔案部門要加大宣傳力度，強化依法治檔意識。尤其是提高直接形成電子文件的部門領(lǐng)導及其工作人員的檔案意識。只有各部門、單位通力配合，齊抓共管，才能搞好電子文件的及時歸檔和無紙化檔案的安全管理。
2.2研究無紙化檔案的特性，制定切實可行的措施，保證無紙化檔案的安全與完整。
無紙化檔案具有信息的非人工識別性、對系統(tǒng)設(shè)備的依賴性、信息與載體的可分離性、信息的易改性等特點。信息非人工識別性，是指電子文件是由計算機處理和生成的數(shù)字化的信息形態(tài)，人工無法直接識別，必須由相應的計算機軟硬件設(shè)備將載體上的編碼序列讀取出來，然后轉(zhuǎn)換成人工能識別的形式。所謂對系統(tǒng)設(shè)備的依賴性，是指電子文件的生成、傳輸、存儲都是通過電子計算機實現(xiàn)的。所謂信息與載體的可分離性，是指電子文件內(nèi)容存儲的位置可以從一個載體轉(zhuǎn)換到另一個載體上，其內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化。所謂信息的易改性，是指對電子文件內(nèi)容進行修改非常容易，而且改后不留任何痕跡。
2.3針對電子文件的特點，制定采取保證電子文件“物理生命”與“信息生命”的安全性保護措施。
保護電子文件的“物理生命”主要包括以下幾點：一是防磁，二是控制調(diào)節(jié)環(huán)境的溫濕度，三是防止機械損傷，四是注意環(huán)境衛(wèi)生。對電子文件“信息生命”的保護主要包括以下幾點：一是保證電子文件的持續(xù)可讀性，二是防電腦病毒，三是控制網(wǎng)絡(luò)中電子文件系統(tǒng)的安全，四是備份處理，異處保存。
2.4制定一系列配套的法律法規(guī)、規(guī)章制度、技術(shù)標準。
為了保證無紙化檔案的完整、準確、安全和電子文件管理的高效和科學，必須有相關(guān)的法律法規(guī)和各種標準來支持，其中包括與電子文件和網(wǎng)絡(luò)相關(guān)的法律、制度，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)保密論證和驗收要求，以及各種密級電子文件的計算機著錄、管理、傳輸?shù)囊?guī)定，另外，還包括計算機和應用軟件的兼容性標準等。
二、水利工程檔案管理中控制節(jié)點的限制要求
水利工程檔案中的節(jié)點控制是分段進行的，而不同的控制節(jié)點由于身處的工程建設(shè)的階段不同，其各自的核心要求存在差異，所以要讓控制節(jié)點發(fā)揮最好的工程控制作用，就要為設(shè)置的控制節(jié)點匹配合適的限制要求，保持控制節(jié)點與工程現(xiàn)實狀況可以緊密相連的狀態(tài)，由此促進水利工程檔案管理的優(yōu)化和升級。其各個節(jié)點的限制要求如下：
（一）第一個節(jié)點的限制要求
招標分標的方案獲得批復的時候是在水利工程的建設(shè)管理班子確定并且擴初設(shè)計已經(jīng)完成的時候，這時招投標還沒有開始，工程處于整個建設(shè)的初期階段。這時工程檔案的管理和保存由建設(shè)管理單位負責，而需要進行歸檔的建設(shè)工程的有關(guān)內(nèi)容也已經(jīng)有了初步的分配，所以非常適合在此時建立一個檔案管理的節(jié)點。這個節(jié)點的目的是把整個項目檔案管理的標準確定下來，完善管理的體系，其核心的工作是編制關(guān)于需要進行歸檔的文件類型及其保存期限要求、檔案的管理辦法、檔案管理員的職責等有效文件，并確立檔案管理工作中的領(lǐng)導班子。自檔案管理的最初期開始就對哪些文件需要歸檔、如何歸檔、怎么保管等問題進行限制要求。因為水利工程的檔案管理體系初期建立直接決定了整個工程建設(shè)過程當中檔案管理模式的出發(fā)點，所以初期檔案節(jié)點的設(shè)置非常重要，可以說是施工過程中的“管理地基”。
（二）第二個節(jié)點的限制要求
第二個節(jié)點所指的招投標工作包含了工程監(jiān)理、主體工程的施工以及主要設(shè)備的安裝。工程監(jiān)理是水利工程能否完成質(zhì)量目標不可或缺的一環(huán)，有義務對工程歸檔的情況、尤其是不同標段施工企業(yè)的檔案情況同時進行監(jiān)察和管理。主體工程的施工企業(yè)以及主要設(shè)備的安裝企業(yè)完成了整個建設(shè)工程的核心建造工作，其形成的檔案文件數(shù)量繁多，質(zhì)量要求更是在整個工程中占有無可匹敵的地位，它的好壞直接關(guān)系著建設(shè)工程檔案工作的好壞。所以，在這一工作階段必須設(shè)置控制節(jié)點并指出清晰的限制要求。在這個控制節(jié)點中，要確立檔案收集的邏輯外延、檔案歸類的規(guī)則、檔案保存的方法以及歸檔的質(zhì)量標準。在這一節(jié)點中把工程檔案管理的標準綜合起來，向這三家單位清晰解答他們對于檔案管理的困惑之處，使檔案在初步建立的時候就跟從規(guī)范的指引，以保障檔案最終的準確性、完整性、體系化與安全化。
（三）第三個節(jié)點的限制要求
水利工程建設(shè)通常由多個企業(yè)共同完成，在標段竣工后，施工企業(yè)就會傳遞相關(guān)的檔案文件并離開施工現(xiàn)場。因為并非所有的施工單位都是在工程整體竣工的時候完工的，若沒有在單個單位竣工驗收前放置控制節(jié)點，沒有能夠在適當?shù)臅r間內(nèi)把這些單位的工程檔案歸檔完畢，就無法保障這些檔案不出現(xiàn)缺失或錯漏，這樣勢必影響到整個工程檔案管理的質(zhì)量。等到進行檔案的專項驗收時才看出問題，會因為時間和人員的遷移而無法修正。所以在此處設(shè)立控制節(jié)點是非常重要的。這一節(jié)點的核心限制要求符合關(guān)于歸檔的范圍和保存時間的有效文件中的規(guī)定，對已完工的單項工程進行檔案檢查，包括其內(nèi)容是否完整、分類是否科學、鑒定是否正確、圖紙是否齊備以及文件的可保存性是否已達標。如果在檢查中發(fā)現(xiàn)問題，應當監(jiān)督相關(guān)的施工企業(yè)進行修正。檔案的專項驗收開始前的其他工作也應照這一節(jié)點的限制要求實施。
三、水利工程檔案管理中節(jié)點控制的具體效用
（一）加強檔案管理的有序規(guī)劃
水利工程檔案管理工作不僅具有較強的邏輯性和有序性，同時也是一項系統(tǒng)工程，不容一點馬虎。但凡在任一工作環(huán)節(jié)有所紕漏，都會導致檔案質(zhì)量的不達標。必須在檔案管理的前期設(shè)立專門的控制節(jié)點，并明確統(tǒng)一、規(guī)范化的標準，同時，還必須設(shè)立和完善相應的工作體制機制，使得檔案管理工作的開展有制度依托。不僅如此，還必須訂立詳盡的工作計劃，切實分階段、分層次、有計劃地進行檔案的管理，使得檔案管理工作開展及時并盡在掌握。
（二）加強檔案管理的針對性
無論是檔案管理控制節(jié)點的時機還是內(nèi)容的選定，都具有一定的特殊性和針對性，均為了在特殊時期或特定情況下，就特定的且在當時具有普遍性的檔案管理問題提出一系列解決方案，并切實有效地將這些問題進行解決，以制約那些對檔案的收集、分類等工作開展具有負面作用的因素。所運用的控制手段也具備實際操作的可能性，能夠貼合實際情況，有針對性的提高工程檔案的結(jié)構(gòu)和質(zhì)量。從管理方面來控制水利工程中可預見以及不可預見的不利因素的萌生和發(fā)展。
（三）抓住檔案管理的重點內(nèi)容
依照帕累托法則，在任意一組東西中，往往起決定性作用的只是其中的一小部分內(nèi)容，而剩余部分盡管占有更多空間與數(shù)目，卻無關(guān)緊要。對控制節(jié)點進行設(shè)定，其中一項重要作用也是將起決定性作用的一小部分內(nèi)容緊緊抓牢，從而促使工程檔案管理工作能夠更加安全、全面、精準以及系統(tǒng)化的開展。抓住檔案管理的重點內(nèi)容，也能夠切實提升工作的效能與管理水平，實現(xiàn)人力、財力資源的最大化利用。并且實現(xiàn)水利工程全過程的檔案管理優(yōu)化與升級，既節(jié)約時間，提升工作效率，又能保證施工過程的有章可循。
四、水利工程檔案管理節(jié)點控制的注意事項
目前水利工程檔案管理的節(jié)點控制還有待加強，要切實完成水利工程中檔案管理的節(jié)點控制工作，必須從根本出發(fā)，系統(tǒng)地管理和遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，切實地做到以下三點：
（一）領(lǐng)導加強重視，狠抓落實
任何工作的開展都離不開領(lǐng)導的重視與支持，節(jié)點控制工作的開展亦是如此。水利單位的相關(guān)領(lǐng)導要進一步加強對檔案管理節(jié)點控制方面的重視，并由領(lǐng)導帶頭對水利工程檔案的具體管理方面狠抓落實，從思想上將檔案管理的意識扎根工程系統(tǒng)工作，這樣才能避免節(jié)點控制浮于表面化，杜絕檔案管理敷衍式的開展，確保節(jié)點控制能夠切實地實現(xiàn)，為水利工程建設(shè)提供規(guī)范管理的指導性依據(jù)，從根本上樹立起對水利工程檔案管理的重視態(tài)度。
（二）制定科學、規(guī)范的檔案管理操作流程
一套科學、規(guī)范的檔案管理操作流程是目前節(jié)點控制工作開展的關(guān)鍵所在。規(guī)范化的流程能夠使各項工作的開展有據(jù)可循，避免各自為政、各執(zhí)一詞的現(xiàn)象，讓各個部門之間可以聯(lián)合起來，使管理過程統(tǒng)一、規(guī)范，能夠在問題出現(xiàn)時第一時間找到管理依據(jù)，從而在執(zhí)行的過程中找準方向，使在具體的操作中能夠更加規(guī)范化，也更加科學合理化，為節(jié)點控制的操作提供理論依據(jù)，最終統(tǒng)一整個節(jié)點控制的操作規(guī)范，將其提升一個檔次。
工程質(zhì)量監(jiān)督檔案是指在工程質(zhì)量監(jiān)督實施過程中形成的文字、表格及音像資料，是工程質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)和監(jiān)督人員從事監(jiān)督管理工作的原始記錄和重要憑證，也是上級建設(shè)行政主管部門對監(jiān)督機構(gòu)和人員開展考核的重要依據(jù)。加強工程質(zhì)量監(jiān)督檔案收集、整理、歸檔的規(guī)范化管理，對于促進工程質(zhì)量監(jiān)督管理水平進一步提升，體現(xiàn)質(zhì)量監(jiān)督管理工作的科學性、公正性和權(quán)威性有積極作用。因此，做好工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理工作意義重大。
一、工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理中存在的問題
（一）工程質(zhì)量監(jiān)督檔案標準不明確，材料內(nèi)容參差不齊。住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部第5號令《房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程質(zhì)量監(jiān)督管理規(guī)定》要求質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)需建立工程質(zhì)量監(jiān)督檔案，但未對工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的具體內(nèi)容進行明確。具體到地方，以湖北省為例，《湖北省房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程質(zhì)量監(jiān)督管理暫行辦法》（鄂建[2011]79號）明確了工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的立檔時間要求及保管期限，但也未對監(jiān)督檔案具體內(nèi)容提出意見。內(nèi)容標準的不明確，造成各地質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)在形成監(jiān)督檔案時隨意性較大。有的監(jiān)督檔案資料浩繁，有的卻寥寥數(shù)頁；有的把施工、監(jiān)理等單位的技術(shù)資料甚至工程圖紙均收集存檔，真正反映監(jiān)督工作開展的記錄卻難覓蹤影，材料內(nèi)容不符合要求。（二）囿于實際困難，監(jiān)督檔案資料不同步，不連續(xù)。質(zhì)量監(jiān)督工作主要在現(xiàn)場展開，在現(xiàn)有的條件下，監(jiān)督檢查記錄一般由監(jiān)督人員在檢查結(jié)束后回到辦公室予以補記，監(jiān)督記錄的同步性較差。同時，隨著市政基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)規(guī)模的日益擴大，監(jiān)督人員的監(jiān)管任務屢創(chuàng)新高。在一名監(jiān)督人員同時監(jiān)管數(shù)十項工程的前提下，完全將監(jiān)督抽查與監(jiān)督計劃逐一對應且同步記錄還有一定的實際困難，監(jiān)督檔案資料的連續(xù)性存在差距。（三）重視程度不夠，監(jiān)督檔案資料不規(guī)范、不交圈。部分監(jiān)督人員重實際檢查、輕文字記錄，往往出現(xiàn)監(jiān)督記錄字跡潦草、內(nèi)容簡單、簽證不全等問題。有的監(jiān)督檔案中有針對質(zhì)量問題的整改通知，卻無責任單位的回復報告及現(xiàn)場復查記錄；有的在監(jiān)督記錄中提出了監(jiān)督意見，而后續(xù)的檢查記錄中沒有相關(guān)的落實情況。（四）市政基礎(chǔ)設(shè)施工程特殊性造成工程質(zhì)量監(jiān)督檔案歸檔難。市政基礎(chǔ)設(shè)施工程戰(zhàn)線長、斷面多，有的甚至邊拆邊建，造成大多市政基礎(chǔ)設(shè)施工程履行基本建設(shè)程序不足，無證施工、先施工后辦理注冊登記手續(xù)、未經(jīng)竣工驗收備案即投入使用的情況比較普遍。建設(shè)行為的不規(guī)范給工程質(zhì)量監(jiān)督檔案收集整理造成很大困擾。有的工程介入監(jiān)管時已經(jīng)開始施工，前期相關(guān)資料難以收集；有的工程已經(jīng)投入使用但遲遲不辦理竣工驗收手續(xù)，工程檔案資料長期滯留在監(jiān)督人員手中難以移交，隨著時間推移難免出現(xiàn)遺失、損毀等情況。
目前，很多高職院校認為檔案工作人員可有可無，因此設(shè)置的工作人員往往都是兼職人員，這些兼職人員大部分都為非檔案專業(yè)畢業(yè)，檔案專業(yè)知識和業(yè)務能力不足。由于對檔案管理工作的不重視，沒有定期讓這些工作人員參加檔案專業(yè)知識培訓，因而這些工作人員缺少對檔案管理知識系統(tǒng)的學習，也缺少對檔案管理工作的專業(yè)研究，極大地阻礙了高職院校檔案工作的發(fā)展。
1.2檔案收集和存儲不及時
一些高校的檔案工作存在收集和存儲不及時的問題。一些反映學校發(fā)展變化、教學、科研、人動的檔案材料未能及時收集、補充和更，這就導致無法準確反應學校發(fā)展業(yè)績和人員變動情況，對未來的使用查找也存在諸多不便。
1.3檔案管理制度和程序不規(guī)范
高職院校由于某些歷史原因，檔案管理工作普遍還存在制度規(guī)范不健全，程序混亂，管理手段落后等問題。一些學校檔案利用規(guī)范缺失，檔案管理部門權(quán)責不清，存在脫節(jié)情況。還存在歸檔材料規(guī)格不統(tǒng)一，紙張不統(tǒng)一，分類和裝訂不統(tǒng)一，不便于整理的問題。
1.4檔案管理程度落后
由于大部分高職院校目前都以實現(xiàn)了信息化、網(wǎng)絡(luò)化、自動化辦公，雖然檔案管理部門配備了先進的計算機設(shè)備，但是很多高校仍舊將檔案管理工作停留于紙質(zhì)管理層面，沒有進行電子文檔和網(wǎng)絡(luò)化管理，從檔案收集、整理到儲存仍然采取紙質(zhì)上交模式，既浪費資源，又影響工作進度，現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段沒有被普遍應用于檔案管理工作中，這與現(xiàn)代教育事業(yè)的發(fā)展不同步。
2.高職院校檔案管理制度的系統(tǒng)化建設(shè)內(nèi)容
高職院校檔案管理工作要想形成系統(tǒng)化、制度化管理，必須涵蓋全方面的、科學的、整體性強的制度管理建設(shè)內(nèi)容體系，筆者認為，至少包括以下幾方面：
2.1機構(gòu)設(shè)置
要做好高職院校檔案管理制度的建設(shè)工作，對檔案工作歸屬和管理部門的劃分至少要清晰。目前，較合理的高職院校檔案部門應歸屬于校辦或領(lǐng)導授權(quán)的教務處分管，同時在學校隸屬教育局辦公室的指導、監(jiān)督、檢查下開展綜合工作。而檔案室，作為處理學校檔案工作的綜合部門，要負責收集、整理、分類、統(tǒng)計、保管、催收、存檔學校的各級各類檔案和相關(guān)資料，并及時為需要部門提供檔案服務。
2.2人員配備
檔案室要配備專業(yè)對口、素質(zhì)高、業(yè)務能力強的專職檔案人員，如需人員調(diào)動，要按照先配后調(diào)的原則，做好檔案管理的交接工作。檔案管理人員要按照國家對檔案管理工作的方針政策工作，對工作盡職盡責，學校對檔案管理人員也要按上級要求定期培訓和送出學習，并按國家規(guī)定，實行專業(yè)技術(shù)職務聘任制，不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)和業(yè)務能力。
2.3硬件條件
各高職院校要設(shè)置室內(nèi)寬敞、門類齊全、高效運轉(zhuǎn)的綜合檔案室用來存放和保管檔案。在此基礎(chǔ)上要加大資金投入力度，將檔案工作經(jīng)費列入學校預算，配備必需的計算機、密集架、檔案柜、復印機等管理裝置和設(shè)備并引入檔案管理電子系統(tǒng)。
2.4制度體系
無規(guī)矩不成方圓。在硬件條件配備齊全的基礎(chǔ)上，要加強軟環(huán)境建設(shè)，制定檔案管理制度和使用流程。（1）建立歸檔制度，要求每個部門定期將每項重要活動整理出完整而系統(tǒng)的文件材料。（2）學校檔案室要定期催收各部門具有保存、查考、利用價值的各種門類與載體的文件材料，收集整理后集中存檔。（3）檔案室按照部門分類實行立卷制度，并排列出目錄并編排張?zhí)栆约皞淇急?，裝訂后存檔。存檔后要對所有收集的檔案進行分類，排列并編號，以便檢索時便于查找。每年還要定期編寫統(tǒng)一格式的檔案年鑒。（4）除部門檔案外，個人的教學、科研獲獎等方面的文件材料如需存檔，須按規(guī)定向檔案部門提交，集中管理。（5）檔案室每年要定期進行檔案的檢查和鑒定工作，對檔案資料進行定期檢查，對損壞或字跡不清的檔案，要及時修補，對那些已經(jīng)不具備保存價值的檔案文件要征得領(lǐng)導批準后，及時銷毀。
2.5獎懲措施
要按照十精神要求，建立激勵和約束制度。檔案室及其工作人員也應列入各高校獎勵評優(yōu)范圍之內(nèi)，對工作效率高，表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎勵。對違反《中華人民共和國檔案法》的行為和工作表現(xiàn)不佳的檔案管理人員，要及時予以懲處和更換人員。
3.做好電子檔案管理工作是加強高職院校檔案管理制度建設(shè)的有效效措
3.1提高對檔案工作信息化建設(shè)的重視
檔案工作信息化和現(xiàn)代化發(fā)展是計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應用的必然產(chǎn)物。因此，要加大經(jīng)費投入，配備必需的現(xiàn)代化設(shè)備，加快檔案室的數(shù)字化建設(shè)。各高職院校對除紙質(zhì)版以外的其他形式的檔案如照片、視頻等文件都可采用現(xiàn)代信息處理技術(shù)進行數(shù)字化存儲，建立全文數(shù)字庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，以便未來檔案信息的查詢，不斷提高檔案工作的效率和質(zhì)量。
3.2引進先進的信息技術(shù)
電子檔案要采取辦公系統(tǒng)傳輸歸檔的辦法，要求檔案管理人員必須具備熟練操作辦公OA軟件的能力，并及時關(guān)注和掌握電子文件的傳輸動態(tài)，避免信息存儲不完整等情況和問題的發(fā)生，加強電子文件歸檔管理。
3.3采取將紙質(zhì)檔案與電子檔案一并歸檔的存檔形式
建議目前高職院校將存檔的OA辦公系統(tǒng)生成的電子文件同時轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案存檔，以加強存檔文件的完整性，避免由于目前電子檔案管理措施不健全所引起的歸檔不完善的問題。除此之外，在轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案的過程中，要增加相關(guān)責任人簽署意見的環(huán)節(jié)，保證檔案管理過程規(guī)范，權(quán)責明確，萬無一失。
學校檔案管理工作是衡量學校教育質(zhì)量和管理水平的重要標準，是學校各項評估工作的重要內(nèi)容。目前，中職學校正面臨著重大的變革，作為中職學校工作重要組成部分的檔案工作也面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，那么，如何適應新形勢，加快中職學校檔案工作發(fā)展的步伐呢？筆者根據(jù)《檔案法》的要求，結(jié)合自身的學習和工作體會，就如何做好中職學校的檔案管理工作探討如下。
1.中等專業(yè)學校檔案管理工作現(xiàn)狀分析
1.1領(lǐng)導不夠重視
就目前的學校檔案管理現(xiàn)狀來看，大部分學校的領(lǐng)導對檔案管理的認識較為膚淺，對加強檔案管理的重要性認識不足，沒有意識到檔案對教育事業(yè)的促進作用，認為學校不是什么政府職能部門，檔案管理沒必要也不可能要求得那么嚴格。
1.2檔案管理人員缺乏，素質(zhì)較低
專業(yè)的檔案管理人員缺乏，現(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務水平低下是中等專業(yè)學校普遍存在的問題。有的中專學校的檔案管理人員只有一個人，而且是臨時配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身的或者不經(jīng)過培訓就上崗，不具備最基本的檔案管理業(yè)務知識。檔案管理人員業(yè)務水平不高，專（兼）職檔案員缺乏系統(tǒng)培訓，對檔案工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握，很難使檔案工作走上規(guī)范化。
1.3檔案信息載體結(jié)構(gòu)單一
目前中等專業(yè)學校檔案館（室）的管理方式陳舊落后，有些還是手工作業(yè)，文件立卷歸檔后，檔案工作人員還需對其進行加工，如調(diào)整與編目。這種機械的手工抄寫，不僅重復性勞動工作量大、時間長、速度慢，同時也極大地限制了檔案的處理速度。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價值的檔案資料進行有效地開發(fā)利用，查閱檔案也因管理方式落后，案卷調(diào)動頻繁，而造成磨損嚴重，且檢索速度慢，查找準確率低、查全率低。
1.4收集資料不夠完整
外出參加會議的人員不會主動把會議文件交給檔案人員歸檔，而檔案人員對學校外派人員參加會議的情況不了解造成了會議文件未能及時歸檔。某些教師對教學檔案的歸檔持抵觸態(tài)度，認為教案、自編講義等材料是自己在教學過程中取得的成果，屬于私有財產(chǎn)，若經(jīng)檔案部門歸檔后就會成為公有財產(chǎn)，容易抹殺個人的成績，并且再利用時借用手續(xù)繁瑣，還是自己保管放心、方便。
1.5硬件設(shè)施不達標
有的不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。檔案保管設(shè)備不齊全，大部分學校檔案保管箱是20世紀七八十年代購置的，個別學校仍用木頭箱，很不規(guī)范，影響保管使用效果。
2．加強中等專業(yè)學校檔案管理工作的對策
2.1提高認識，加強領(lǐng)導，強化檔案管理意識，建立和完善科學的檔案管理機制提高和增強學校全體員工對檔案工作重要性的認識，是搞好學校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認真學習《檔案法》，深入進行檔案法律知識的學習和宣傳，使領(lǐng)導干部和全體師生員工都認識到學校檔案工作的重要意義，樹立和增強全民的檔案意識，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為。扎扎實實地搞好學校檔案工作，建立起嚴密并切實可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次要加強對檔案工作的領(lǐng)導，主要領(lǐng)導應親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實際問題，促使學校檔案工作跟上當今新形勢教育教學改革的步伐。要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學、設(shè)備、基建、會計、學籍、團隊等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應確定一名兼職檔案工作人員，負責收集和職能管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學校的各種資料齊全完整。
2.2加強人員配備，搞好檔案實施建設(shè)
為了不使那些奠基性材料缺失，學校教學檔案要實行統(tǒng)一保存和科學管理，首先要配備一名思想好、責任心強、熟悉學校工作、懂得職教辦學規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強業(yè)務能力的同志來負責，健全工作人員崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報關(guān)保密制度，嚴格按規(guī)章辦事。其次，硬件建設(shè)是提高檔案水平的基礎(chǔ)，同時也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門設(shè)立檔案室，教學檔案按文書類、教學類、學籍類、聲類分別設(shè)櫥，配備六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬）實施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。2.3加強檔案信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平
檔案信息化建設(shè)是社會信息化發(fā)展不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。首先觀念現(xiàn)代化，即要正確確立中等專業(yè)學校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次在具體管理上要與時俱進，要正確確立中等專業(yè)學校檔案管理的理念，制訂一整套科學嚴密的與現(xiàn)代化管理相適應的管理體系和運行機制。第三，檔案管理中實現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，即采用計算機、傳真機和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務質(zhì)量。
2.4加強檔案的收集和整理
學校檔案工作應堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，著重收集本單位形成的文件材料，上級針對本單位制發(fā)的文件材料，本單位公務活動形成的重要會議材料、協(xié)議書、勞動工資等方面的材料。文件材料收集齊全后，要根據(jù)不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。
建立健全學校檔案，實行檔案管理，有利于對學校的正確評估，有利于對教師和學生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學校進行科學管理，有利于提高教育教學質(zhì)量，只要努力把學校檔案建好、管好、用好，就一定能把學校辦出成績，辦出特色，辦出水平。
參考文獻：
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建筑業(yè)在成本的管理的思想上比較落后，建筑業(yè)在控制產(chǎn)品的成本上的范圍有所狹窄，它只是將生產(chǎn)消耗的費用算到了成本管理方面，而忽略了企業(yè)內(nèi)部的其他的非生產(chǎn)的部門所花費的成本問題，比如在設(shè)計產(chǎn)品過程中的費用消耗……因此，建筑業(yè)在成本管理上過于局限，認為成本的管理也只是是一些專職人員，但是全員卻沒有參與到其中，因此，導致許多資金都浪費了。這樣的成本管理會大大浪費建筑企業(yè)的成本，對企業(yè)的利益有極大的損害。另外，對于建筑業(yè)的成本信息的管理存在一些問題，雖然我國的建筑業(yè)發(fā)展的很快，但是目前還是處于學習階段，因此，在一些信息管理方面存在很多漏洞。隨著社會的發(fā)展，人們的日常生活也越來越離不開信息技術(shù)。一些企業(yè)也不例外，但是建筑業(yè)對于信息的管理的技術(shù)水平不夠，關(guān)于信息管理的軟件的開發(fā)遠遠跟不上現(xiàn)在企業(yè)發(fā)展的進度，因此，在信息的管理方面會有很大的難度，需要花費大量的時間和精力。
1.2建筑質(zhì)量安全監(jiān)督管理出現(xiàn)的問題
對于人們來說，建筑就是為人們服務的，因此，質(zhì)量安全管理的問題也是關(guān)鍵所在。建筑單位在建設(shè)工程質(zhì)量起的是主要作用，當然在建設(shè)工程的質(zhì)量監(jiān)督管理上就有一定的責任。建筑的原材料的質(zhì)量差也會導致建筑的質(zhì)量問題。由于建設(shè)工程企業(yè)為了保持利益的最大化，它也會對原材料的質(zhì)量監(jiān)督管理方面的要求有所下降，從而導致在施工的時候也會出現(xiàn)一系列問題。相關(guān)部門只是重視最后的成品的質(zhì)量，但是卻忽略了在施工過程中的質(zhì)量問題，從而使建設(shè)工程看不到它本身的缺點，因此，不能進步更快。而且建筑企業(yè)的管理力度不夠，會導致在施工的方面不會達到理想的狀態(tài)，還會影響工作進度，大大降低了工作效率，還拉低了整個工程的質(zhì)量。其實除了施工單位和建筑部門本身存在的問題，政府部門的監(jiān)督管理對建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督的問題上也起著重要作用。在建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督管理上，我國的相關(guān)法律尚不完善，其實現(xiàn)在我國的相關(guān)法律并不是統(tǒng)一完善的，大多是地方政府的一些條例，但是它只是適合局部地區(qū)，還有就是我國建設(shè)工程發(fā)展的極為迅速，工程建設(shè)方面的變化也十分迅速，因此，現(xiàn)在的法律更新的速度很慢，遠遠不足以滿足這樣變化迅速的市場。
2對建筑管理的思考與探究
2.1完善企業(yè)自身的管理機制
現(xiàn)在的建筑管理管理機制跟不上發(fā)展迅速的建筑業(yè)的腳步。因此，建筑業(yè)也需要完善自身的管理機制。企業(yè)要加強成本管理和建筑的質(zhì)量管理，使成本更加全面化，除了生產(chǎn)成本還應該將非生產(chǎn)成本也加入當中，以減少出現(xiàn)成本的浪費的事情發(fā)生。還有就是質(zhì)量問題的管理，要想在建筑的質(zhì)量上他有明顯的提高，企業(yè)自身就應該加強監(jiān)督管理。實行建筑管理責任制，雖然不同的分工的工作重心不同，但是在管理方面的核心其實是一樣的。建筑企業(yè)要明確建筑管理責任人與各施工生產(chǎn)單位的管理責任，規(guī)范建筑管理行為，制定建筑管理考核辦法及獎懲制度，因此來加強責任制的可實行性。除此之外，要建立一個完善的管理制度，在建筑企業(yè)內(nèi)部形成一個有良好的競爭與合作的工作氛圍，從而加快建筑企業(yè)的發(fā)展和完善建筑的內(nèi)部管理。當然在建筑企業(yè)內(nèi)部一定的規(guī)章制度管理是必不可少的，但是也應該遵循“以人為本”的原則，在嚴厲的管理中有不乏人性化的一面，要增強工作人員的安全意識。
2.2對建筑管理人員的綜合素質(zhì)的管理
另外，加強相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)是必不可少的。建設(shè)企業(yè)應該多引進一些技術(shù)人員，多培養(yǎng)一些技術(shù)人員，在工作人員的安全意識的養(yǎng)成的同時，要樹立執(zhí)規(guī)的意識，增強他們的責任感從而進一步提高建設(shè)工程的質(zhì)量。除此之外，企業(yè)可以設(shè)立一些經(jīng)驗交流會，邀請一些建設(shè)工程監(jiān)督管理方面的專家進行演講和培訓，使工作人員對建筑監(jiān)督管理的概念更加清晰，還可以在施工單位的內(nèi)部進行工作人員的經(jīng)驗交流，加強工作人員的聯(lián)系，是他們的工作更加協(xié)調(diào)，增進同事之間的感情，讓他們學習別人的優(yōu)點和長處，改善自己的不足之處，從而解決施工過程中出現(xiàn)的問題，建立高素質(zhì)、高專業(yè)的人才團隊來使建筑工程更加完善。企業(yè)還可以做一些策劃，建立一些制度，來激發(fā)技術(shù)人員的工作的積極性和工作熱情，興趣是最好的老師，所以提高了工作人員的工作熱情也就會間接提高了建設(shè)工程。在監(jiān)督管理的方面，還可以多創(chuàng)新出新的管理技術(shù)，在現(xiàn)在的信息技術(shù)發(fā)達的時代利用計算機技術(shù)來支持建設(shè)工程中的質(zhì)量監(jiān)督。因此，加強對建筑企業(yè)管理人員的綜合素質(zhì)是非常重要的。
臨汾市水利局水利檔案管理走在全省前列。多年來，臨汾市水利局高度重視檔案管理工作，不斷改進工作條件，提高管理水平，被評定為山西省機關(guān)檔案工作目標管理一級單位。在加快法治水利建設(shè)中推進執(zhí)法檔案管理。推進法治水利建設(shè)，探索出“一覆蓋，兩推進，三加強”工作經(jīng)驗，被臨汾市委在全市推廣。實施普法全覆蓋，匯編了包括《檔案法》在內(nèi)的200多萬字的《法律法規(guī)選編》，在全市第一家實現(xiàn)了法規(guī)制度的全覆蓋；強化執(zhí)法基礎(chǔ)能力建設(shè)，增購配備了檔案柜、錄像機等執(zhí)法辦公、記錄設(shè)備；初步建立起水利法治的領(lǐng)導、工作管理體系。這些努力，為水政執(zhí)法檔案管理，奠定了良好的基礎(chǔ)，改進了執(zhí)法檔案管理工作環(huán)境。又啟動了推行執(zhí)法三項制度工作，將為全面推進執(zhí)法檔案管理創(chuàng)造了新的契機。面對新形勢新要求，臨汾水政執(zhí)法檔案管理目前還存在許多不足和問題。一方面，執(zhí)法檔案制度不完善，管理不規(guī)范，管理手段落后，思想觀念跟不上；另一方面是其他執(zhí)法工作的掣肘，如執(zhí)法文書格式不統(tǒng)一，記錄不及時、不全面，歸檔不及時，執(zhí)法體制不順，執(zhí)法分散，市縣執(zhí)法專職編制偏少，過度分散執(zhí)法等。
2加強水利法治檔案管理的對策
2.1加強黨的領(lǐng)導、管理體系和隊伍建設(shè)。黨的領(lǐng)導是執(zhí)法檔案管理的根本保障，機構(gòu)組織是基礎(chǔ)平臺，隊伍是關(guān)鍵，三者都是具有決定意義的重大因素。要以法定形式，在執(zhí)法隊伍中設(shè)立適度比例的專職執(zhí)法檔案管理崗位，同時要加大力度，加強法治和執(zhí)法檔案業(yè)務培訓，全面大幅度提高執(zhí)法檔案隊伍素質(zhì)。2.2完善制度，深化依法治檔。完善制度，實施普法全覆蓋。匯編檔案法律法規(guī)，完善市級水利執(zhí)法檔案管理制度，把執(zhí)法檔案工作全部納入法治軌道。把檔案法規(guī)的普法納入《水利普法規(guī)劃》及《“誰執(zhí)法誰普法”普法責任制》中，全面推進檔案管理普法全覆蓋，進一步增強依法治檔意識，為推進法治檔案筑起強有力的文化支撐。加大制度執(zhí)行力，提高依法治檔水平。把執(zhí)法檔案管理納入法治建設(shè)績效考核內(nèi)容，加大力度推進執(zhí)法檔案管理的法治化管理水平，使之走上良性發(fā)展軌道。2.3改進和創(chuàng)新管理方式，推進檔案管理現(xiàn)代化。加強對執(zhí)法檔案的集中統(tǒng)一管理。按照檔案管理標準，對執(zhí)法檔案實行集中統(tǒng)一管理，達到五個統(tǒng)一，即“統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一機構(gòu)、統(tǒng)一管理制度、統(tǒng)一分類編號和集中統(tǒng)一保管”。積極推進執(zhí)法“文檔一體化”管理。把執(zhí)法文書工作和檔案工作有效地結(jié)合起來，有效實現(xiàn)文書運轉(zhuǎn)高效率和檔案管理高質(zhì)量，從而達到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標準化，使檔案工作擺脫繁瑣的立卷任務。深化和提升執(zhí)法檔案電子信息化管理。檔案電子化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效手段，對于提高檔案利用率，提高檔案信息的時效性，拓寬服務范圍都有不可替代的作用。結(jié)合文檔一體化，積極推行執(zhí)法文書和執(zhí)法卷宗電子化。建立執(zhí)法檔案管理信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，加強系統(tǒng)互聯(lián)互通和資源共享，利用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，結(jié)合辦公自動化和執(zhí)法辦案系統(tǒng)建設(shè)，探索推行即時上傳全過程音像記錄的云存儲模式，實現(xiàn)執(zhí)法全過程同步網(wǎng)絡(luò)管理，提高行政執(zhí)法記錄和檔案管理的信息化水平。
3加快推行執(zhí)法“三項制度”，促進執(zhí)法檔案管理
目前各地積極推行的“行政執(zhí)法公示、全過程記錄、重大執(zhí)法決定法制審核”三項制度，要求對執(zhí)法“六大行為”和全過程進行規(guī)范化記錄和歸檔，實行全過程留痕和可回溯管理，使執(zhí)法的開放度、社會化程度陡增，監(jiān)督空前強化。將使執(zhí)法資料信息井噴式增加，為執(zhí)法檔案管理開辟更廣闊的空間，提供更好的環(huán)境。抓住機遇，認真推行執(zhí)法三項制度，必定會把執(zhí)法檔案管理推上一個更高的臺階。行政執(zhí)法案卷，是在執(zhí)法活動中形成，并經(jīng)依法歸檔的案卷檔案。對行政執(zhí)法案卷進行評查、檢查、評議和監(jiān)督，是提高執(zhí)法檔案管理水平的重要手段和有力杠桿。加大力度認真開展執(zhí)法案卷評查，能不斷地從執(zhí)法案卷中發(fā)現(xiàn)執(zhí)法和檔案工作存在的問題，既提升了執(zhí)法案卷的規(guī)范化管理，也促進了執(zhí)法整體工作的管理水平。
