首頁 > 優(yōu)秀范文 > 財(cái)務(wù)部檔案管理
時(shí)間：2023-05-15 16:08:26
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇財(cái)務(wù)部檔案管理范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識(shí)！
高校會(huì)計(jì)檔案作為高校財(cái)務(wù)管理和財(cái)務(wù)活動(dòng)中的產(chǎn)物，體現(xiàn)了高校財(cái)務(wù)活動(dòng)情況，也體現(xiàn)了高校在一會(huì)計(jì)期間的資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益的狀況，包括某一會(huì)計(jì)期間的經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量狀況，并且反映了高校財(cái)務(wù)核算的具體內(nèi)容、核算方法、核算過程和核算結(jié)果。和其他的檔案對(duì)比，高校會(huì)計(jì)檔案的屬性比較專業(yè)。建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度勢(shì)在必行，為了更好地理解高校會(huì)計(jì)檔案的概念，我們需要明確下面的內(nèi)容:
①高校會(huì)計(jì)檔案是處理完成的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)憑證和財(cái)務(wù)資料，并且核算行為已經(jīng)完成，財(cái)務(wù)資料已經(jīng)整理完畢。并按一定的邏輯規(guī)律整理完畢，具有保存價(jià)值。
②會(huì)計(jì)檔案主要來源于外部接收獲得及內(nèi)部直接形成;外部接收獲得主要從單位外部取得，包括發(fā)票、購(gòu)銷合同、收據(jù)、銀行回單等。內(nèi)部直接形成是指在會(huì)計(jì)核算的過程中所產(chǎn)生的會(huì)計(jì)資料，包括記賬憑證、明細(xì)賬、季度年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等。
③電子會(huì)計(jì)檔案也屬于會(huì)計(jì)檔案的一種，只不過它的存儲(chǔ)形式、傳輸途徑及保存方式與普通檔案不同，是以計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備為載體的。
2高校會(huì)計(jì)檔案管理工作中的問題分析
①高校財(cái)務(wù)部門往往覺得會(huì)計(jì)檔案管理工作是已經(jīng)處理完了的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)憑證和會(huì)計(jì)資料，所以，高校對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的管理沒有做到同會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)一樣重視，管理不到位、不嚴(yán)格，沒有與會(huì)計(jì)工作有機(jī)的結(jié)合起來，導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理成效不夠完整。大部分高校財(cái)務(wù)工作者只注重日常的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的管理，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的工作流于形式。高校會(huì)計(jì)檔案管理工作者有的沒有經(jīng)過正規(guī)的培訓(xùn)，有的并不是科班出身，業(yè)務(wù)水平很低，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理工作沒有得到科學(xué)的管理。更有甚者不安排專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理工作人員。
②高校財(cái)務(wù)部門對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料保存不齊全，不完整。一些高校只注重會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表等財(cái)務(wù)資料的歸檔與整理，而沒有對(duì)文件性的財(cái)務(wù)資料、電子存儲(chǔ)資料進(jìn)行歸檔整理，導(dǎo)致了會(huì)計(jì)檔案管理工作不夠系統(tǒng)、不夠完整。
③高校會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全。高校會(huì)計(jì)檔案管理制度的建立健全有利于會(huì)計(jì)檔案工作人員有法可依，有章可循。往往在一些單位并沒有健全的會(huì)計(jì)檔案管理制度，會(huì)計(jì)檔案管理人員工作起來沒有抓手，沒有依據(jù)，更不能做到規(guī)范、科學(xué)的管理。
④高校會(huì)計(jì)檔案的紙質(zhì)資料沒能有效的和電子存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行同步。一些高校沒能把儲(chǔ)存的電子資料進(jìn)行有效的歸檔管理，導(dǎo)致高校財(cái)務(wù)信息丟失。目前，高校財(cái)務(wù)電算化發(fā)展很快，有的高校沒有與時(shí)俱進(jìn)，財(cái)務(wù)軟件升級(jí)緩慢，嚴(yán)重影響了財(cái)務(wù)電算化檔案的有效調(diào)閱。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視。
3解決高校會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在問題的一些對(duì)策
①加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，科學(xué)管理。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把會(huì)計(jì)檔案管理工作提到日常上來，當(dāng)作日常業(yè)務(wù)來看，視為會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的最后一個(gè)流程。針對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案管理工作組織定期的培訓(xùn)，到兄弟單位進(jìn)行學(xué)習(xí)交流，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理?！稒n案法實(shí)施辦法》第五條則明確地規(guī)定:各單位要高度重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，科學(xué)管理，要建立健全會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)章制度，提高會(huì)計(jì)檔案管理人員工作能力，使會(huì)計(jì)檔案管理工作能夠做到及時(shí)歸檔、方便查閱、安全存儲(chǔ)保管。應(yīng)該督促相關(guān)部門對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理進(jìn)行內(nèi)部控制，定期督察，使高校會(huì)計(jì)檔案管理工作朝著又好又快的方向發(fā)展，高校財(cái)務(wù)管理也更完整有效。
②提高高校會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德修養(yǎng)。高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的提高最終落實(shí)在工作人員，工作人員的能力水平、職業(yè)操守決定會(huì)計(jì)檔案工作是否科學(xué)有效。高校對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理給予高度重視，把檔案管理提到日常上來，把檔案管理與會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)有機(jī)的結(jié)合起來，使其成為了一個(gè)整體，會(huì)計(jì)檔案管理人員就會(huì)主動(dòng)的，自然而然的把會(huì)計(jì)檔案管理工作當(dāng)成會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作一樣重視。高校會(huì)計(jì)檔案管理工作者有義務(wù)有責(zé)任不斷學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)，更新觀念，提高會(huì)計(jì)檔案管理水平。高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)該通過自我學(xué)習(xí)和走出去學(xué)習(xí)相結(jié)合，每周定期組織培訓(xùn)，還可以去兄弟院校去學(xué)習(xí)，彼此交流經(jīng)驗(yàn)，提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的整體水平。另外，還要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的后續(xù)工作，針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的諸多問題做到防患于未然，使得會(huì)計(jì)檔案管理工作從人員素質(zhì)到制度保障都能得到提高，促使高校會(huì)計(jì)檔案管理工作健康有序的開展，提高整個(gè)財(cái)務(wù)管理的水平。
中圖分類號(hào):F230 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
文章編號(hào):1004-4914(2010)07-157-02
會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史記錄和經(jīng)濟(jì)效果的綜合反映,也是開展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、進(jìn)行經(jīng)濟(jì)分析研究的重要依據(jù)和參考資料,規(guī)范、完整的會(huì)計(jì)檔案,可以幫助財(cái)務(wù)人員核查歷史,為工作提供事實(shí)依據(jù),還可以從中學(xué)到相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí),借鑒到先進(jìn)的管理方法,對(duì)會(huì)計(jì)工作起到推動(dòng)作用。筆者根據(jù)多年管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn),談一談企業(yè)全面規(guī)范管理會(huì)計(jì)檔案的一些體會(huì)。本文提出外部會(huì)計(jì)檔案和內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案的管理理念,旨在更有效地利用會(huì)計(jì)檔案,服務(wù)企業(yè),提高財(cái)務(wù)工作效率。
一、會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀和不足
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和會(huì)計(jì)體系的日趨完善,財(cái)務(wù)管理的重要性在企業(yè)管理中日益凸現(xiàn)。理論界和企業(yè)界都提出企業(yè)管理以財(cái)務(wù)管理為中心的理念,而這一理念的核心內(nèi)涵就是實(shí)行財(cái)務(wù)管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。會(huì)計(jì)檔案管理工作是財(cái)務(wù)管理的最后環(huán)節(jié),也是管理的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。
1.會(huì)計(jì)檔案種類不全。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定,提出必須保管的會(huì)計(jì)檔案為四類。這四類主要包括會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類和其他類。筆者根據(jù)檢查掌握的情況來看,第四項(xiàng)其他類的會(huì)計(jì)檔案中所指的“其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料”,多為銀行對(duì)賬單和調(diào)節(jié)表以及各種榮譽(yù)證書,其他諸如會(huì)計(jì)檔案移交清單以及近年來增加的風(fēng)險(xiǎn)管理、內(nèi)部控制評(píng)價(jià)等有利用價(jià)值的財(cái)務(wù)資料均未按會(huì)計(jì)檔案管理要求管理,查找起來非常困難,給工作帶來諸多不利。
2.會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量不高。沒有使用統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案封面,封面書寫不規(guī)范,簽名蓋章不齊全,裝訂不整齊,沒有編寫頁碼等,查詢工作非常困難。
3.會(huì)計(jì)檔案保管條件較差。在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天,財(cái)務(wù)管理工作在企業(yè)發(fā)展中的地位越來越重要,但會(huì)計(jì)檔案管理工作作為財(cái)務(wù)工作的最后環(huán)節(jié),并未引起企業(yè)足夠的重視,會(huì)計(jì)資料保管條件差,有的單位未設(shè)立保管庫(kù)房,隨意堆放,造成丟失。
4.會(huì)計(jì)檔案管理技術(shù)落后。由于空間的限制,很多單位的會(huì)計(jì)檔案在庫(kù)房重疊或零亂放置,查閱困難,沒有采用現(xiàn)代化管理手段,沒有利用信息化技術(shù)管理會(huì)計(jì)檔案。
5.會(huì)計(jì)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。很多單位管理會(huì)計(jì)檔案的人員不懂得會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范管理,從接收開始至銷毀結(jié)束過程中的每一個(gè)環(huán)節(jié),都不能按照規(guī)定建立統(tǒng)一的、規(guī)范的管理,如永久和定期未分別裝訂保存,未按編號(hào)順序由左至右、由上至下排放等等。
二、會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容
按照《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、各企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理具體情況以及財(cái)務(wù)管理特點(diǎn),筆者認(rèn)為將會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分為兩類分別管理,以提高會(huì)計(jì)檔案利用功效、提高財(cái)務(wù)工作效率。
1.會(huì)計(jì)檔案分類。隨著企業(yè)管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、細(xì)致化,財(cái)務(wù)工作內(nèi)容和范圍也不斷延伸和細(xì)化,日后可保存利用的會(huì)計(jì)資料越來越多。
(1)外部會(huì)計(jì)檔案。是指按照《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的、定時(shí)移交檔案管理部門保管的會(huì)計(jì)檔案。這類檔案必須按規(guī)定移送至專設(shè)的檔案管理部門妥善保管。
(2)內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案。是指與財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)、由財(cái)務(wù)人員根據(jù)崗位分工,在辦理業(yè)務(wù)中形成的或搜集的(除外部會(huì)計(jì)檔外)具有連續(xù)利用價(jià)值的有關(guān)文字和數(shù)據(jù)資料,但未包括在國(guó)家規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案管理范圍內(nèi)。內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門內(nèi)部負(fù)責(zé)保管。
2.內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容。外部會(huì)計(jì)檔案可以說人人皆知,本文不再贅述,重點(diǎn)對(duì)電網(wǎng)企業(yè)根據(jù)財(cái)務(wù)部門崗位分工提出內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理的一些想法,供探討。
內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)傳遞及管理要求,明確崗位責(zé)任,細(xì)化崗位歸檔內(nèi)容,主要分類有:
(1)預(yù)算管理類。預(yù)算管理是以企業(yè)戰(zhàn)略為導(dǎo)向,圍繞各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng),采用價(jià)值量和實(shí)物量等形式,通過預(yù)算對(duì)公司業(yè)務(wù)流、資金流、信息流和人力資源流進(jìn)行整合,分配資源,落實(shí)責(zé)任,監(jiān)控執(zhí)行,考核評(píng)價(jià),實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的管理活動(dòng)。
財(cái)務(wù)預(yù)算依據(jù)業(yè)務(wù)預(yù)算編制,業(yè)務(wù)預(yù)算是基礎(chǔ)、財(cái)務(wù)預(yù)算是核心,所以編制財(cái)務(wù)預(yù)算搜集的業(yè)務(wù)預(yù)算,包括年度預(yù)算和中長(zhǎng)期預(yù)算等;上級(jí)單位預(yù)算的批復(fù)、預(yù)算分解方案、預(yù)算執(zhí)行分析報(bào)告、年度業(yè)績(jī)考核、預(yù)算管理的有關(guān)文件以及其他預(yù)算資料。
(2)工程管理類。工程財(cái)務(wù)管理是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的重要方面,項(xiàng)目繁多,涉及的資金量非常大,所以財(cái)務(wù)部門要管好工程的核算工作,必須做好日常資料的收集整理工作,如項(xiàng)目批準(zhǔn)立項(xiàng)的有關(guān)資料、工程概預(yù)算、工程投資計(jì)劃、按項(xiàng)目編制的材料設(shè)備領(lǐng)用計(jì)劃和退庫(kù)匯總清單、工程管理有關(guān)文件、工程管理報(bào)表、工程項(xiàng)目審計(jì)報(bào)告等。
(3)資產(chǎn)管理類。資產(chǎn)盤點(diǎn)報(bào)告、資產(chǎn)調(diào)撥手續(xù)、資產(chǎn)管理有關(guān)文件、資產(chǎn)管理報(bào)表。
(4)稅政管理類。單位納稅申報(bào)表、進(jìn)項(xiàng)稅抵扣表、單位代扣個(gè)人所得稅申報(bào)表、稅務(wù)稽查處理等有關(guān)外部檢查決定或意見書、稅政管理有關(guān)文件、稅政管理報(bào)表。
(5)合同管理類。購(gòu)售電合同、并網(wǎng)調(diào)度協(xié)議、其他與電價(jià)有關(guān)的協(xié)議、其他經(jīng)濟(jì)合同、合同管理臺(tái)賬。
(6)電價(jià)電費(fèi)(包括各種財(cái)政性基金)管理類。營(yíng)銷部門提供的各種報(bào)表(財(cái)務(wù)報(bào)表編制依據(jù))、電價(jià)電費(fèi)分析報(bào)告、電價(jià)電費(fèi)管理文件、電價(jià)電費(fèi)管理報(bào)表、電力交易電量結(jié)算單。
(7)財(cái)務(wù)稽核類。年度稽核計(jì)劃、稽核工作方案、稽核工作底稿、稽核工作報(bào)告、被稽核單位整改報(bào)告、年度稽核工作總結(jié)。
(8)其他類。年度財(cái)務(wù)工作計(jì)劃、年度財(cái)務(wù)工作總結(jié)、財(cái)務(wù)綜合分析報(bào)告、銀行賬戶開戶和銷戶手續(xù)、銀行票據(jù)登記簿(包括作廢票據(jù))、發(fā)票領(lǐng)購(gòu)申請(qǐng)表、發(fā)票存根、年檢登記、變動(dòng)等資料、會(huì)計(jì)工作移交清單、各種債權(quán)債務(wù)訴訟的有關(guān)資料(包括書、判決書等)、往來詢證函、增值稅發(fā)票確認(rèn)單、企業(yè)年度工作報(bào)告、企業(yè)內(nèi)控評(píng)價(jià)報(bào)告、企業(yè)全面風(fēng)險(xiǎn)管理報(bào)告等。
三、內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案規(guī)范管理
1.會(huì)計(jì)檔案歸檔原則。
(1)財(cái)務(wù)部門各專責(zé)根據(jù)崗位職責(zé),在日常工作中形成具有保存利用價(jià)值的資料,必須歸檔管理。
(2)歸檔的會(huì)計(jì)資料,必須遵循其自然形成規(guī)律,保持其有機(jī)聯(lián)系,充分考慮會(huì)計(jì)檔案的業(yè)務(wù)傳遞及崗位類型特點(diǎn)。
(3)會(huì)計(jì)檔案按外部會(huì)計(jì)檔案和內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案分類歸檔,按年度保持其完整性和時(shí)間銜接性。
(4)根據(jù)財(cái)務(wù)部門崗位設(shè)置情況,篩選各崗位有關(guān)具備連續(xù)性、系統(tǒng)性的內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案資料。
(5)內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案具有重點(diǎn)性和適用性。
(6)根據(jù)需要保管的檔案,制定統(tǒng)一格式,實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理,便于查詢利用。
(7)會(huì)計(jì)檔案管理專責(zé)具體負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案接收、整理、存放和移交等工作。
2.建立財(cái)務(wù)部門內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理流程。按照財(cái)務(wù)工作崗位要求、業(yè)務(wù)傳遞順序以及工作特點(diǎn),制定財(cái)務(wù)部門內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和崗位檔案移交程序,確定會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)部門內(nèi)部的歸檔內(nèi)容,從種類、整理、裝訂、保管、移交以及借閱、銷毀等一系列過程進(jìn)行規(guī)范,明確保管內(nèi)容、保管流程和保管期限,保持會(huì)計(jì)工作的連續(xù)性和會(huì)計(jì)檔案的實(shí)用性。
3.會(huì)計(jì)檔案存放規(guī)定。不管是外部或內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案必須科學(xué)管理,要求單設(shè)庫(kù)房或柜架,排列科學(xué)、存放有序;外部會(huì)計(jì)檔案的電子檔案按照國(guó)家規(guī)定,必須一式三份,一份封存保管、一份異地保管、一份提供利用,注明內(nèi)容、時(shí)間和姓名,貼好保護(hù)簽封,裝入特制的盒子。注意保密,防火、防盜、防光、防有害氣體、防熱、防潮、防蟲、防塵、防磁等,嚴(yán)防損毀、散失和泄密。
4.利用信息化平臺(tái),積極采用會(huì)計(jì)檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)化,提升科學(xué)管理會(huì)計(jì)檔案,提高會(huì)計(jì)檔案查閱速度和利用效率。
5.培養(yǎng)和建立一支檔案管理專業(yè)人才。會(huì)計(jì)檔案管理人員是集多種技能于一身的復(fù)合型人才,既要熟悉掌握檔案管理的理論及技能,又要精通財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí),還要具備計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù),因此要加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)和職業(yè)道德教育,解決會(huì)計(jì)檔案制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的根本。
6.內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門內(nèi)部指定專人負(fù)責(zé)管理,根據(jù)利用時(shí)間確定保管期限,內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案屬財(cái)務(wù)部門所有。
四、建立內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義
會(huì)計(jì)檔案具有原始性和不可替代性,管理強(qiáng)調(diào)“及時(shí)收藏、妥善保管、充分利用”。建立內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理制度具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。
1.有利于提升財(cái)務(wù)管理的整體水平。財(cái)務(wù)集約化、精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理,貫穿于財(cái)務(wù)工作始終,會(huì)計(jì)資料保存的越多、越細(xì),借鑒的作用就越大,工作效率越高。但由于專門的檔案管理部門不能也不會(huì)收納規(guī)定以外的會(huì)計(jì)檔案,為了財(cái)務(wù)工作整體水平的提高,財(cái)務(wù)部門必須建立本部門內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定,明確內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理有關(guān)事項(xiàng),確定各個(gè)環(huán)節(jié)規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn),體現(xiàn)財(cái)務(wù)管理專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平。
2.快捷、便利查詢,最大限度地發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。對(duì)于沒有集中保存在檔案管理部門的內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案,由于存放在財(cái)務(wù)部門內(nèi)部,可以隨用隨查,不受時(shí)間、人員限制,查閱起來非常方便,檔案的利用功效得到了有效提高,極大地提高了工作效率。
3.便于財(cái)務(wù)人員更換(包括調(diào)離、輪崗等人員變動(dòng))后即刻開展工作。財(cái)務(wù)工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性、連續(xù)性和系統(tǒng)性,為了防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),崗位設(shè)置必須符合不相容原則,同時(shí)財(cái)務(wù)工作必須定期輪崗制度,財(cái)務(wù)工作所具有的這些特性,決定了會(huì)計(jì)檔案保管的必要性和重要性。為了使輪崗或新老交替后的財(cái)務(wù)人員能盡快地熟悉、接任新工作,則查閱前任留存的工作資料(內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案)是最好最便捷的途徑,這樣就可以避免因人員更換造成工作無法即刻開展的被動(dòng)局面,避免崗位換人后不能借鑒前者的工作長(zhǎng)處,造成工作效率低下,影響整體財(cái)務(wù)工作。
2、會(huì)計(jì)檔案由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理，由主辦會(huì)計(jì)組織有關(guān)人員，嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》要求，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期收集，審查核對(duì)，分類裝訂成冊(cè)或整理成卷、編制目錄及序號(hào)進(jìn)行登記，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。年度的會(huì)計(jì)資料歸檔時(shí)間為次年的2月底以前。
3、會(huì)計(jì)檔案由主辦會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財(cái)務(wù)部定期不定期檢查會(huì)計(jì)檔案保管情況，及時(shí)處理檔案保管中存在的問題。
4、會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)將歸檔的會(huì)計(jì)資料，按年、季、月順序立卷登記存放。
5、財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱檔案時(shí)必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規(guī)定順序及時(shí)歸還原處。
6、公司各部門因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意，由檔案管理人員接待查閱。
7、外單位人員因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細(xì)登記查閱會(huì)計(jì)檔案人的工作單位，查閱日期，會(huì)計(jì)檔案名稱及查閱事由。
8、會(huì)計(jì)檔案，原則上不對(duì)外借，如有特殊情況需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能外借或復(fù)印，并辦理有關(guān)手續(xù)，外借期間不得轉(zhuǎn)借他人，不得拆散原卷冊(cè)，要限期歸還。
9、會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)和使用價(jià)值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。
10、會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，由會(huì)計(jì)檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員共同簽定，嚴(yán)格審查，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)上級(jí)方管部門批準(zhǔn)后執(zhí)行銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)派人監(jiān)毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應(yīng)保存的資料，按上級(jí)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.16.002
[中圖分類號(hào)]F233；G275.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2015）16-000-01
1 會(huì)計(jì)檔案管理要點(diǎn)
1.1 會(huì)計(jì)檔案收集與整理階段
會(huì)計(jì)檔案收集是會(huì)計(jì)檔案工作的基礎(chǔ)性工作，它要求收集會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)核算資料，這些都是記錄經(jīng)濟(jì)發(fā)展和業(yè)務(wù)情況的重要指標(biāo)，是會(huì)計(jì)檔案工作的基礎(chǔ)。因此，在此階段，檔案管理人員要熟悉會(huì)計(jì)檔案的收集范圍，根據(jù)會(huì)計(jì)檔案工作要求，規(guī)整重要檔案，以備后用。
1.2 會(huì)計(jì)檔案形成與保管階段
會(huì)計(jì)檔案形成與保管是會(huì)計(jì)檔案管理的重點(diǎn)。在收集與整理會(huì)計(jì)資料后，要對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理立卷，并按要求裝訂成冊(cè)。把會(huì)計(jì)檔案放在財(cái)務(wù)資產(chǎn)保管部保存1年，期滿后，由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部編制移交清冊(cè)，然后由檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。會(huì)計(jì)檔案要放在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，此外，還要注意防蟲蛀，保持清潔衛(wèi)生。
1.3 會(huì)計(jì)檔案移交階段
《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：“財(cái)務(wù)部門和經(jīng)辦人必須按期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案全部移交檔案管理部門，不得自行封閉保存。”因此，檔案部門要嚴(yán)格遵照國(guó)家法律規(guī)定，按期點(diǎn)收，不得找借口托辭。財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門要將保存滿1年的會(huì)計(jì)檔案即時(shí)移交給檔案管理部門，并做好交接手續(xù)，及時(shí)編制好會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)。
1.4 會(huì)計(jì)檔案借閱階段
《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：“當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由單位的財(cái)務(wù)部門保管1年?！逼髽I(yè)要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，避免出現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案丟失的現(xiàn)象。因此，財(cái)務(wù)部門要建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案借閱制度。
內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)：內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)。填寫會(huì)計(jì)檔案借閱審批表，注明借閱人姓名、時(shí)間和會(huì)計(jì)檔案名稱，經(jīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字，可提供復(fù)印件，并在專設(shè)的登記簿上登記。
外部單位借閱、查詢會(huì)計(jì)檔案時(shí)，除執(zhí)行內(nèi)部借閱條款外，還要借閱單位出據(jù)介紹信，并由負(fù)責(zé)人簽字方可借閱。借閱人歸還會(huì)計(jì)檔案時(shí)，會(huì)計(jì)檔案管理人員要認(rèn)真檢查檔案的完好性，仔細(xì)核實(shí)有無涂改、損壞情況，防止會(huì)計(jì)檔案在流動(dòng)過程中散失、缺損、抽換或任意銷毀，確保會(huì)計(jì)檔案的安全性和完整性，避免秘密文件丟失、泄密。
1.5 會(huì)計(jì)檔案銷毀階段
會(huì)計(jì)檔案銷毀是會(huì)計(jì)檔案管理的最后一個(gè)階段。在該階段，企業(yè)要按照一定原則和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的鑒定和銷毀做出明確要求，對(duì)過期的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行價(jià)值估算，并銷毀沒有價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。檔案管理部門要提出鑒定意見，和財(cái)務(wù)部門共同組成鑒定工作小組，對(duì)檔案逐冊(cè)、逐頁進(jìn)行鑒定，對(duì)確無保管價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案編制銷毀清冊(cè)。銷毀情況形成書面文件和銷毀清冊(cè)一同存入檔案。
2 會(huì)計(jì)檔案的管理策略
第一，結(jié)合財(cái)務(wù)管理實(shí)際需求，建立完善的會(huì)計(jì)管理機(jī)制，以全面規(guī)制會(huì)計(jì)工作內(nèi)容，從而保證會(huì)計(jì)工作流程的規(guī)范性、有效性。
第二，把所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都?xì)w入會(huì)計(jì)監(jiān)督管控的范圍，按照制度要求，保持會(huì)計(jì)檔案工作特色，實(shí)施精細(xì)化、電子化管理模式，嚴(yán)控會(huì)計(jì)檔案歸口，確保會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、有效性、準(zhǔn)確性和時(shí)效性。
第三，企業(yè)要做好教育和專業(yè)培訓(xùn)工作，努力提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)水平，以保證會(huì)計(jì)管理工作有效進(jìn)行。
3 會(huì)計(jì)檔案管理創(chuàng)新實(shí)踐
3.1 會(huì)計(jì)檔案電子化、信息化革新
紙質(zhì)檔案仍然是當(dāng)今會(huì)計(jì)檔案的主要載體，但是，隨著電算化的跨躍，財(cái)務(wù)系統(tǒng)軟件從遠(yuǎn)光到FMIS，再到ERP、財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)等多系統(tǒng)并行，將會(huì)計(jì)電子檔案的推行提上日程。依據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理的最新要求，2014年，財(cái)務(wù)資產(chǎn)部協(xié)同財(cái)務(wù)管控組，將成立以來的全部賬目編制成電子檔案，以電子檔案盒為載體，設(shè)立內(nèi)部局域網(wǎng)管理，對(duì)電子檔案進(jìn)行專項(xiàng)管理，滿足會(huì)計(jì)電子檔案異地、防災(zāi)存儲(chǔ)的要求。在地市沒有服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)的情況下，實(shí)現(xiàn)對(duì)以前年度會(huì)計(jì)信息進(jìn)行電子查詢，為查詢紙質(zhì)檔案起到“衛(wèi)星定位”的作用。
3.2 優(yōu)化人員配置，確保會(huì)計(jì)檔案專業(yè)專職管理
財(cái)務(wù)資產(chǎn)部設(shè)置會(huì)計(jì)檔案管理崗位，配備專業(yè)財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理，在保證會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量的同時(shí)，提升會(huì)計(jì)檔案管理水平。注重會(huì)計(jì)檔案人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，要求會(huì)計(jì)檔案管理人員必須具備會(huì)計(jì)從業(yè)資格證書，大學(xué)?？萍耙陨蠈W(xué)歷，且有5年以上會(huì)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)，政治表現(xiàn)好，具有良好的道德品行。建立會(huì)計(jì)崗位輪換制，采用A、B崗機(jī)制確保會(huì)計(jì)檔案管理有序進(jìn)行，工作銜接流暢，財(cái)務(wù)管理職能進(jìn)一步強(qiáng)化。
3.3 重視業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)培訓(xùn)管理
1范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了xxxxxx會(huì)計(jì)檔案管理管理的管理職責(zé)、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核
。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于xxxxxx會(huì)計(jì)檔案的管理。2引用標(biāo)準(zhǔn)
下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文通過在本標(biāo)準(zhǔn)中引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。
財(cái)政部會(huì)第4號(hào)《企業(yè)財(cái)務(wù)通則》。
財(cái)政部會(huì)第5號(hào)《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》。
財(cái)政部財(cái)工字(92)574號(hào)《工業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)制度》。
華中電力集團(tuán)電力工業(yè)企業(yè)成本管理辦法(試行)
3管理職責(zé)
會(huì)計(jì)檔案管理工作由局長(zhǎng)工作部負(fù)責(zé)，會(huì)計(jì)(文書)檔案管理人員負(fù)責(zé)日常具體管理。
4管理內(nèi)容與要求
4.1基本任務(wù)
4.1.1負(fù)責(zé)接收、編目、保管、查閱、鑒定、銷毀與統(tǒng)計(jì)本局形成的會(huì)計(jì)檔案，做到保
管妥善、存放有序、查閱方便。
4.1.2做好會(huì)計(jì)檔案的查閱、復(fù)制利用工作，為全局經(jīng)營(yíng)管理工作服務(wù)。
4.1.3負(fù)責(zé)對(duì)本局形成的財(cái)務(wù)檔案的歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
4.1.4負(fù)責(zé)對(duì)已超過保管期限的或無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案提出存毀意見，并監(jiān)銷經(jīng)批
準(zhǔn)銷毀的會(huì)計(jì)檔案。
4.2歸檔范圍
4.2.1會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反
映本局經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，具體包括:
1)會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。
2)會(huì)計(jì)帳簿類：總帳，明細(xì)帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡，輔助帳簿，其他會(huì)計(jì)帳簿。
3)財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其
他財(cái)務(wù)報(bào)告。
4)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)
檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)。
4.2.2局財(cái)務(wù)部采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行核算的會(huì)計(jì)材料，除應(yīng)當(dāng)歸檔打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔
案外，還應(yīng)將磁盤、光盤等磁性介質(zhì)移交局檔案館保管。
4.2.3會(huì)計(jì)檔案具體歸檔范圍詳見本局標(biāo)準(zhǔn)：《文件材料歸檔管理規(guī)定》。
4.3歸檔要求和時(shí)間
4.3.1本局每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由局財(cái)務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成
冊(cè)(做到卷內(nèi)無裝訂金屬物，紙張無破損)，并編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。
4.3.2當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，暫由局財(cái)務(wù)部保管一年，期滿之后，
第二年由局財(cái)務(wù)部編制移交清冊(cè)，向局檔案館移交。
4.3.3編制會(huì)計(jì)檔案移清冊(cè)時(shí)，應(yīng)列明移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度等
內(nèi)容。
4.3.4會(huì)計(jì)檔案人員接收會(huì)計(jì)檔案時(shí)，須按照移交清冊(cè)所列容逐項(xiàng)交接，交接完畢后，
交接雙方經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章。
4.3.5已歸檔的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，
檔案人員應(yīng)會(huì)同局財(cái)務(wù)部經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。
4.4會(huì)計(jì)檔案的管理
4.4.1會(huì)計(jì)檔案管理人員對(duì)已歸檔的會(huì)計(jì)檔案，按照《供電企業(yè)檔案分類表》(試行)
、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行編號(hào)、劃分保管期限。
4.4.2根據(jù)計(jì)算機(jī)檔案管理程序的要求，對(duì)已歸檔的會(huì)計(jì)檔案，按會(huì)計(jì)名稱、案卷號(hào)的
順序，逐卷、逐個(gè)字段地輸入微機(jī)。
4.4.3使用標(biāo)準(zhǔn)檔案裝具裝盒，填寫好裝具脊背和盒面各欄項(xiàng)目的內(nèi)容后，按“年度—
—會(huì)計(jì)名稱——案卷號(hào)”的順序排架。
4.5會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀
4.5.1會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、15年、
25年4類。
4.5.2全局職工工資表、年度財(cái)務(wù)報(bào)告(決算)(包括文字分析)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)
、銷毀清冊(cè)等，定為永久保管。
4.5.3現(xiàn)金和銀行存款日記帳、固定資產(chǎn)卡片，其保管期限定為25年。
4.5.4原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、總帳(包括日記總帳)、明細(xì)帳、日記帳、輔
助帳、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)等，其保管期限為15年。
4.5.5銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單、固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后的卡片、月、度會(huì)計(jì)報(bào)表其
保管期限定為5年。
4.5.6主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)(包括文字分析)，其保管期限定為3年。
4.5.7本規(guī)定確保的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
4.5.8保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，由局檔案館會(huì)同局財(cái)務(wù)部提出段意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀
清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期
限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。
4.5.9局分管領(lǐng)導(dǎo)須在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。
4.5.10銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，會(huì)計(jì)檔案人員和局財(cái)務(wù)部派員共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì) 檔案前，按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，須在會(huì)計(jì)檔
案銷毀清冊(cè)上簽字蓋章，并將監(jiān)銷情況向局分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
4.5.11保管期滿后但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得
銷毀，須單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止；單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，需在會(huì)計(jì)檔
案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。
4.6會(huì)計(jì)檔案的利用
4.6.1編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄(含會(huì)計(jì)憑證目錄、會(huì)計(jì)帳簿目錄、會(huì)計(jì)報(bào)表目錄等)檢
索工具，積極主動(dòng)地提供檔案，為全局經(jīng)濟(jì)工作服務(wù)。
4.6.2歸檔保存在會(huì)計(jì)檔案只供本局財(cái)務(wù)人員查閱，不得外借；如有特殊需要，經(jīng)局分
管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以提供查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。
4.6.3查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，不準(zhǔn)在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。
4.6.4本局的會(huì)計(jì)檔案任何人不得攜帶出境。
4.7會(huì)計(jì)檔案的保管
4.7.1會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房須按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14℃～24℃之間
，濕度控制在45%～65%之間。
4.7.2庫(kù)房?jī)?nèi)每層密集架中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對(duì)庫(kù)存檔案的侵蝕
。
關(guān)鍵詞 煤炭企業(yè) 會(huì)計(jì)檔案 管理
隨著我國(guó)煤炭企業(yè)步入轉(zhuǎn)型發(fā)展和資源整合的重大時(shí)期，煤炭企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理迫切需要跟上企業(yè)發(fā)展的步伐。在過去礦務(wù)局的基礎(chǔ)上改制后組建的國(guó)有企業(yè)通過近幾年的跨越式大發(fā)展，走多元化一體化道路逐步形成了具有煤炭開采、煤化工、火力發(fā)電、房地產(chǎn)等多個(gè)產(chǎn)業(yè)的大型煤炭企業(yè)集團(tuán)。由于受傳統(tǒng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制和舊的手工賬下的會(huì)計(jì)檔案管理辦法的雙重影響，煤炭企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理逐步地與財(cái)務(wù)管理信息化的要求不相適應(yīng)。會(huì)計(jì)信息化發(fā)展提高了會(huì)計(jì)核算、資產(chǎn)資金管理的準(zhǔn)確性，進(jìn)一步規(guī)范了操作流程，提升了財(cái)務(wù)人員的工作效率，降低了他們的勞動(dòng)強(qiáng)度，使他們從繁重而繁瑣的核算工作中解脫出來，更好地參與到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理決策中來。加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作既是當(dāng)前企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化發(fā)展的客觀需要，也是時(shí)展的必然訴求。管好用好會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)每一個(gè)財(cái)務(wù)工作者的重要責(zé)任，也是會(huì)計(jì)工作向高水平方向發(fā)展的重要前提。
一、會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問題
1.對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視度不夠。不少企業(yè)重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作，忽視會(huì)計(jì)檔案管理工作，未設(shè)置專職的會(huì)計(jì)檔案管理員，在制度設(shè)計(jì)上缺少檔案保管項(xiàng)目，監(jiān)督管理缺乏。這種作法導(dǎo)致會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作于檔案保管工作差距日益拉大，不利于企業(yè)的管理水平的提升。會(huì)計(jì)檔案的鑒定、銷毀工作遲延拖沓，不少單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，認(rèn)為地將會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作一拖再拖，導(dǎo)致新的憑證檔案不能順利歸檔，會(huì)計(jì)部門暫行保管的憑證超出一年的情況甚至成為普遍現(xiàn)象，這甚至影響到后續(xù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的開展，從而影響了財(cái)務(wù)管理工作的質(zhì)量和效果。
2.會(huì)計(jì)檔案制度缺乏具體操作規(guī)程，責(zé)任不明確。目前國(guó)家會(huì)計(jì)培訓(xùn)教材往往偏重于規(guī)范會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)操作，屬于會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容，主要是規(guī)范了保存年限等內(nèi)容，對(duì)于具體的裝訂等方面沒有做具體要求。具體檔案保管操作規(guī)范需要企業(yè)在本企業(yè)會(huì)計(jì)制度中自行規(guī)范。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)信息的載體，對(duì)于檔案要求不明確，會(huì)計(jì)人員執(zhí)行主觀性偏大造成會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到管理要求。對(duì)于合同類會(huì)計(jì)檔案，財(cái)務(wù)部門往往錯(cuò)誤認(rèn)為合同屬于煤礦企業(yè)管理科管理，自己就無須整理了，這樣不僅導(dǎo)致了會(huì)計(jì)檔案不全，還造成了財(cái)務(wù)付款缺乏依據(jù)，不能按照合同進(jìn)度進(jìn)行付款，甚至出現(xiàn)超付，給企業(yè)帶來了一定的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
3.會(huì)計(jì)檔案整理工作不夠規(guī)范，未能實(shí)行分類別管理。往往在整理歸檔時(shí)側(cè)重于會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表資料的打印、裝訂歸檔，但是與會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料并沒有進(jìn)行整理，如財(cái)務(wù)決算批復(fù)、審計(jì)意見等資料未能及時(shí)附到憑證后面。部分煤礦財(cái)務(wù)由于出料單多裝訂到憑證后面較厚，出于省事而未作為憑證附件單獨(dú)裝訂。對(duì)于資料的輕重緩急區(qū)分不夠，遺漏重要會(huì)計(jì)文件的存檔工作，給未來查閱帶來了不必要的麻煩。會(huì)計(jì)檔案在銷毀時(shí)未能及時(shí)將土地使用權(quán)等涉及資產(chǎn)購(gòu)置的憑證、未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證及時(shí)抽出，導(dǎo)致對(duì)未來會(huì)計(jì)期間會(huì)計(jì)工作產(chǎn)生重大影響。
4.會(huì)計(jì)檔案管理人員職業(yè)道德素質(zhì)不高，責(zé)任心不強(qiáng)。從業(yè)人員由于缺乏檔案管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案的基本操作規(guī)程、財(cái)務(wù)檔案的歸檔范圍等標(biāo)準(zhǔn)不清楚。有的單位甚至存在財(cái)務(wù)人員利用會(huì)計(jì)檔案管理的職權(quán)違反會(huì)計(jì)法規(guī)，私自偽造、篡改、變換原始憑證、記賬憑證，為個(gè)人謀取私利。有的單位為完成虛假收入指標(biāo)，在沒有實(shí)際經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的情況下違反國(guó)家稅收征管和發(fā)票管理規(guī)定，為他人虛開、為自己虛開、讓他人為自己虛開、介紹他人虛開增值稅專用發(fā)票，玩企業(yè)的考核辦法于股掌之間，欺騙上級(jí)監(jiān)管部門。有的則為了完成項(xiàng)目部經(jīng)營(yíng)指標(biāo)而人為調(diào)劑原煤與項(xiàng)目部利潤(rùn)。建假賬、建賬外賬、虛列成本設(shè)置“小金庫(kù)”行為造成會(huì)計(jì)核算工作的很不規(guī)范，會(huì)計(jì)信息失真，進(jìn)而影響了企業(yè)集團(tuán)的戰(zhàn)略決策。
5.財(cái)務(wù)檔案管理重書面資料，輕視電子檔案的保管。隨著計(jì)算機(jī)普及和網(wǎng)絡(luò)信息化的迅猛發(fā)展，企業(yè)逐步地考慮到將紙質(zhì)文檔以電子文本的形式保存下來，但是由于保存措施不當(dāng)，未能進(jìn)行防火、防水、防潮、防盜等工作導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。由于沒有及時(shí)辦理借閱手續(xù)，導(dǎo)致不知所蹤難以找回。由于網(wǎng)絡(luò)傳播的普遍性和及時(shí)性，不經(jīng)意間透露的企業(yè)的某些會(huì)計(jì)檔案信息有可能會(huì)被人利用，泄露企業(yè)的商業(yè)機(jī)密，給企業(yè)造成不必要的損失，加強(qiáng)電子數(shù)據(jù)安全性成為當(dāng)務(wù)之急。
二、完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策
1.提高認(rèn)識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。我國(guó)會(huì)計(jì)法律體系的基本法《會(huì)計(jì)法》第二十三條規(guī)定：“各單位對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)建立檔案，妥善保管。會(huì)計(jì)檔案的保管期限和銷毀辦法，由國(guó)務(wù)院財(cái)政部門會(huì)同有關(guān)部門制定?！眴挝回?fù)責(zé)人負(fù)有依法辦理本單位會(huì)計(jì)工作移交和保管會(huì)計(jì)檔案資料的責(zé)任。單位負(fù)責(zé)人作為會(huì)計(jì)工作的主要責(zé)任人，要進(jìn)一步提高對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，樹立“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想”的理念，從維護(hù)企業(yè)真實(shí)面貌的高度，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作列入議事日程，納入本單位發(fā)展規(guī)劃，及時(shí)解決會(huì)計(jì)檔案管理工作中的實(shí)際困難和問題。本單位的財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人要把會(huì)計(jì)檔案工作列入本部門年度崗位目標(biāo)責(zé)任制考核，落實(shí)會(huì)計(jì)檔案工作人員職責(zé)，有效地開展工作，為會(huì)計(jì)檔案工作創(chuàng)造有利條件，確保會(huì)計(jì)檔案完整有效。
2.加強(qiáng)會(huì)計(jì)從業(yè)人員的檔案管理知識(shí)的考核培訓(xùn)，提高管理人員的知識(shí)技能和職業(yè)道德素養(yǎng)。作為會(huì)計(jì)檔案整理的直接責(zé)任人，專職（或兼管）會(huì)計(jì)檔案管理人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的認(rèn)知和熟練度，直接決定了會(huì)計(jì)檔案工作質(zhì)量。會(huì)計(jì)檔案工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，會(huì)計(jì)檔案管理人員除了具有較強(qiáng)的專業(yè)技能以外還要求具有一定的檔案管理能力，培養(yǎng)知識(shí)技能全面的會(huì)計(jì)檔案管理人員是做好新形勢(shì)下財(cái)務(wù)管理工作的保證。要從政治上、工作上和生活上關(guān)心愛護(hù)會(huì)計(jì)檔案工作人員，為他們排憂解難，選派會(huì)計(jì)人員參加檔案部門舉辦的崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育，充分調(diào)動(dòng)和發(fā)揮好會(huì)計(jì)檔案工作人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，不斷提高企業(yè)財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)檔案管理水平。
3.建立健全本單位會(huì)計(jì)檔案工作機(jī)構(gòu)，明確工作職責(zé)。為落實(shí)會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任制，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案工作，做到管理到位、責(zé)任到人，各單位要建立健全會(huì)計(jì)檔案室，明確財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人和專（兼）職會(huì)計(jì)檔案員，會(huì)計(jì)檔案管理員要保持相對(duì)穩(wěn)定，若要更換則要做好交接手續(xù)。會(huì)計(jì)檔案室主要履行以下職責(zé)：貫徹執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案法律法規(guī)，建立健全會(huì)計(jì)檔案工作規(guī)章制度；對(duì)本部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門會(huì)計(jì)文件材料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；統(tǒng)一保管財(cái)務(wù)部門的各種會(huì)計(jì)檔案，并按規(guī)定向本單位檔案室移交；負(fù)責(zé)所保管會(huì)計(jì)檔案的提供和利用；協(xié)助稅務(wù)、財(cái)政機(jī)關(guān)查閱會(huì)計(jì)檔案；完成領(lǐng)導(dǎo)安排的工作任務(wù)。建立健全會(huì)計(jì)檔案收集整理、立卷歸檔、安全保密、開發(fā)利用、鑒定銷毀、檔案人員崗位責(zé)任制等制度，并嚴(yán)格執(zhí)行。因管理不善或給檔案造成嚴(yán)重?fù)p失的，依法追究有關(guān)負(fù)責(zé)人及直接責(zé)任人的責(zé)任。財(cái)務(wù)工作實(shí)行定期輪崗制度，會(huì)計(jì)檔案管理人員也不例外，通過檔案管理工作定期輪崗有利于提高財(cái)務(wù)檔案管理工作水平。
4.會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法，根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的實(shí)際情況以及事務(wù)特點(diǎn)，將會(huì)計(jì)檔案分類進(jìn)行管理以提高會(huì)計(jì)檔案利用率。會(huì)計(jì)檔案可以按照來源不同分為內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案和外部會(huì)計(jì)檔案。外部會(huì)計(jì)檔案是按照會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定要定期移送到檔案管理部門的資料，如年度財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等，而內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案是財(cái)務(wù)部門自行保存的會(huì)計(jì)檔案，如預(yù)算管理類報(bào)告、工程管理類、稅政管理類、資產(chǎn)資金管理類、合同管理類等等。在整理檔案時(shí)要根據(jù)檔案的連續(xù)性、系統(tǒng)性加以篩選保存，制定統(tǒng)一格式，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，便于查詢利用。
5.建立健全會(huì)計(jì)檔案安全機(jī)制，維護(hù)企業(yè)商業(yè)機(jī)密。安全是會(huì)計(jì)檔案工作的頭等大事，必須高度重視，警鐘長(zhǎng)鳴。信息技術(shù)的發(fā)展給我們的工作帶來巨大的變化，電子文檔在信息存儲(chǔ)上相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔具有空間小而容量大的特點(diǎn)。這給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，但并不意味著紙質(zhì)檔案不重要。我們要在保留一份紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的同時(shí)，保留一份電子檔案，實(shí)現(xiàn)雙備份，雙保險(xiǎn)。在保存上對(duì)電子信息要定期刻制光盤加以保存。要定期檢查檔案保管情況，制定檔案安全應(yīng)急方案，確保檔案絕對(duì)安全。在信息化時(shí)代，會(huì)計(jì)信息作為一種資源在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作中的地位越來越顯得重要，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息資源的安全保障，避免被不法分子所利用。目前有的企業(yè)設(shè)置了財(cái)務(wù)信息專網(wǎng)，要設(shè)置權(quán)限限制非本企業(yè)財(cái)務(wù)人員登錄訪問，及時(shí)修改登錄密碼，防止財(cái)務(wù)信息泄露。對(duì)于財(cái)務(wù)部門以外人員要求提供財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)信息要建立健全責(zé)任追究制度，未經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)不得對(duì)外提供企業(yè)的財(cái)務(wù)信息，否則要承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)法律責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的還要加以辭退。
6.深化ERP系統(tǒng)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)記賬憑證與原始憑證電子檔案聯(lián)查功能。會(huì)計(jì)核算軟件中不能僅僅是賬務(wù)處理系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)深化會(huì)計(jì)檔案功能的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)記賬憑證與相關(guān)原始憑證和支持文件的聯(lián)查功能。目前個(gè)別國(guó)產(chǎn)軟件如用友的NC系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了該功能，即在編制憑證分錄的同時(shí)，能夠在對(duì)應(yīng)的憑證分錄上實(shí)現(xiàn)相關(guān)文件資料的上傳和查閱功能，但不足的是對(duì)于上傳附件的大小不能限定，造成了資源的極大浪費(fèi)。因此應(yīng)當(dāng)在滿足電子查閱功能的同時(shí)，最大限度提升系統(tǒng)空間的使用效率，加強(qiáng)憑證附件上傳的監(jiān)督管理工作，防止無效文件上傳，并定期做好數(shù)據(jù)備份工作。
總之，會(huì)計(jì)檔案工作應(yīng)當(dāng)要緊密聯(lián)系會(huì)計(jì)信息化發(fā)展的時(shí)代要求，在遵守現(xiàn)有的檔案管理法律法規(guī)的基礎(chǔ)上積極采取有效措施，探索創(chuàng)新會(huì)計(jì)檔案管理模式，促進(jìn)煤炭企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作更上一個(gè)新臺(tái)階。
參考文獻(xiàn)：
[1]趙清和.談財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)檔案的管理.沈陽建筑大學(xué)學(xué)報(bào)：社會(huì)科學(xué)版.2005（4）.
[2]張雪珍.會(huì)計(jì)管理體制改革中的會(huì)計(jì)檔案管理.財(cái)會(huì)通訊.2007（7）.
引言
會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算資料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。高校會(huì)計(jì)檔案就是高校建設(shè)、教學(xué)、科研過程中經(jīng)濟(jì)事務(wù)的主要載體。本文就高校會(huì)計(jì)檔案的管理工作談幾點(diǎn)粗淺認(rèn)識(shí)。
1. 高校會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問題
1.1檔案保管不規(guī)范
按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。但是，在實(shí)際工作中，許多高校的財(cái)務(wù)部門，不能按要求將會(huì)計(jì)檔案及時(shí)移交檔案管理部門，原因主要有兩方面：一是財(cái)務(wù)部門人員不足，沒有專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理、立卷、歸檔工作；二是財(cái)務(wù)部門為了自己使用方便，不愿意將會(huì)計(jì)憑證、工資冊(cè)等會(huì)計(jì)檔案資料移交檔案室保管，以致超過了歸檔期仍遲遲不將這些資料歸檔。
1.2管理程序不合理
會(huì)計(jì)檔案管理程序不合理，主要表現(xiàn)在整理立卷程序不合理、移交保管程序和銷毀程序不符合規(guī)范等。整理立卷程序中沒有按照統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理要求、統(tǒng)一檔案形成的“三統(tǒng)一”的辦法執(zhí)行。移交程序不規(guī)范主要是檔案交接前沒有充分的準(zhǔn)備工作；移交點(diǎn)收不規(guī)范；沒有專人監(jiān)督，或監(jiān)督人員身份不稱職，無法履行監(jiān)督人的職責(zé)；交接后的事項(xiàng)辦理不完整等，這些都是檔案交接程序不符合規(guī)范的表現(xiàn)。銷毀程序不規(guī)范主要存在未按照程序?qū)徟粰n案管理部門和財(cái)務(wù)部門未共同派人員監(jiān)銷。銷毀不符合保密要求，直接以廢品變賣形式代替。
1.3檔案資料不齊全
會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)帳薄類、財(cái)務(wù)報(bào)告類和其他類。許多高校在收集會(huì)計(jì)資料時(shí)，往往將財(cái)務(wù)報(bào)表類中的上級(jí)有關(guān)文件、財(cái)務(wù)制度財(cái)務(wù)活動(dòng)分析等仍然沒有歸檔，特別是電算化會(huì)計(jì)下的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等磁介質(zhì)重要資料，沒有按會(huì)計(jì)檔案的要求歸檔保存。高校普及會(huì)計(jì)電算化已有十年的歷史，對(duì)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后產(chǎn)生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會(huì)計(jì)檔案信息載體，目前還沒有制定相應(yīng)的管理辦法，未將其納入會(huì)計(jì)檔案的管理范疇。不少學(xué)校只存放紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，對(duì)會(huì)計(jì)電算化后的電子文件、程序文件、數(shù)據(jù)等沒有及時(shí)備份、拷貝和歸檔。由此導(dǎo)致了電算會(huì)計(jì)檔案歸檔資料不完整，并在很大程度上影響了企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的正常使用，例如，進(jìn)行軟件的變更或升級(jí)時(shí)，如不能及時(shí)將備份數(shù)據(jù)歸檔和保留形成會(huì)計(jì)文件數(shù)據(jù)的背景信息，將導(dǎo)致舊系統(tǒng)中形成文件在新系統(tǒng)中不能讀取。
1.4管理制度不完善
除《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》外，高校自身缺少具體的會(huì)計(jì)檔案管理細(xì)則。這使得高校會(huì)計(jì)檔案工作在本行業(yè)上缺少針對(duì)性。同樣，不同高校內(nèi)部也存在著千差萬別。尤其，在涉及校園一卡通、國(guó)庫(kù)集中支付、預(yù)算外資金收支管理、預(yù)算決算分析、納稅申報(bào)、文書合同等會(huì)計(jì)檔案管理時(shí)缺少統(tǒng)一規(guī)范的措施，無據(jù)可依，無章可循。
2. 提升高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的有效策略
2.1明確會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍
對(duì)會(huì)計(jì)文件資料內(nèi)容進(jìn)行分析，屬于歸檔范圍的會(huì)計(jì)資料，要收集、整理、立卷歸檔。要明確不僅一級(jí)核算單位的會(huì)計(jì)資料屬于會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍，二級(jí)核算單位的會(huì)計(jì)資料、設(shè)備管理部門和房產(chǎn)管理部門建立的固定資產(chǎn)卡片，也屬于會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍，應(yīng)收集、整理、立卷，并按規(guī)定移交檔案管理部門歸檔保管。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的高校，從會(huì)計(jì)檔案管理安全、完整、方便利用的原則出發(fā)，不僅要將打印紙質(zhì)的會(huì)計(jì)憑證會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等立卷歸案，也應(yīng)將電算會(huì)計(jì)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)信息電子數(shù)據(jù)、程序文件等列入歸檔的范圍，定期進(jìn)行備份，用光盤存儲(chǔ)保管，與紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案資料一并歸檔。
2.2嚴(yán)格執(zhí)行管理程序
按照財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的時(shí)間、內(nèi)容、程序要求來推進(jìn)工作的順利進(jìn)展。在整理立卷程序中按照統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理要求、統(tǒng)一檔案形成的“三統(tǒng)一”的辦法執(zhí)行。移交程序中按照移交前、移交時(shí)、移交后的要求規(guī)范執(zhí)行；檔案交接前做好充分的準(zhǔn)備工作；移交時(shí)認(rèn)真點(diǎn)收；專人監(jiān)督，監(jiān)督人員身份符合要求；完整辦理交接后的事項(xiàng)等。銷毀程序按照程序?qū)徟鷪?zhí)行；造冊(cè)登記；未了事項(xiàng)另行立卷；檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門共同派人員監(jiān)銷；銷毀徹底，防止泄密等。
2.3完善檔案管理制度
建立健全高校會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)章制度。同時(shí)，將校園一卡通、國(guó)庫(kù)集中支付、預(yù)算外資金收支管理、預(yù)算決算分析、納稅申報(bào)、文書合同等方面的會(huì)計(jì)檔案管理納入學(xué)校檔案工作的總體。要使高校會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化，必須制定高校會(huì)計(jì)檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，并建立健全一套檔案管理制度，如《立卷歸檔制度》、《高校會(huì)計(jì)檔案保管制度》、《高校會(huì)計(jì)檔案保密制度》、《高校會(huì)計(jì)檔案移交與銷毀制度》、《高校會(huì)計(jì)檔案查閱制度》等，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項(xiàng)工作程序、使會(huì)計(jì)檔案管理工作有章可循。
參考文獻(xiàn)：
會(huì)計(jì)電算化檔案主要指的由存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)和通過計(jì)算機(jī)打印出來的書面文檔形式的財(cái)會(huì)數(shù)據(jù)，包括會(huì)計(jì)文檔、報(bào)表和賬簿等，另外還包括財(cái)會(huì)軟件運(yùn)行編制的各種資料、文檔和表格等。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作主要內(nèi)容有：保存會(huì)計(jì)檔案并保證其安全，按要求生成各種標(biāo)準(zhǔn)文檔和數(shù)據(jù)，保障財(cái)會(huì)數(shù)據(jù)的合理利用等。醫(yī)院的會(huì)計(jì)電算化檔案管理是一項(xiàng)十分重要的管理工作，隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，醫(yī)院的會(huì)計(jì)核算工作從傳統(tǒng)的手工記賬向利用電算軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)記賬轉(zhuǎn)變，因此實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的信息化管理是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院信息化管理的必然趨勢(shì)。
（二）醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案管理的特點(diǎn)
1.現(xiàn)代化信息技術(shù)為載體。醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化檔案不僅包括儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)內(nèi)的電子數(shù)據(jù)，也包括打印出來的紙質(zhì)財(cái)會(huì)檔案，如，藥品盤點(diǎn)表、醫(yī)院收費(fèi)管理系統(tǒng)病人預(yù)交金額、庫(kù)存物資出庫(kù)單等。因此電算化會(huì)計(jì)檔案同時(shí)囊括現(xiàn)代化信息技術(shù)下的電子財(cái)會(huì)檔案和傳統(tǒng)意義上的財(cái)會(huì)紙質(zhì)檔案。2.軟硬件設(shè)施為基礎(chǔ)。和傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案不同的是，電算化會(huì)計(jì)檔案不具有直接可視性，而需要借助計(jì)算機(jī)的硬件和軟件設(shè)施才能查閱、保存和整理。因此電子檔案的管理受到軟件質(zhì)量、機(jī)房物理?xiàng)l件和存儲(chǔ)盤有效期等多種因素的影響。3.工作人員的信息技術(shù)操作水平為前提。電算化會(huì)計(jì)背景下對(duì)相關(guān)財(cái)會(huì)人員的現(xiàn)代信息技術(shù)操作水平提出了更高要求，檔案管理的相關(guān)人員不僅要熟悉財(cái)會(huì)核算的專業(yè)知識(shí)，更要掌握必要的計(jì)算機(jī)和財(cái)會(huì)軟件操作技能。
二、醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化檔案管理的有效建議
（一）提高思想重視程度，創(chuàng)新醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案管理理念
新醫(yī)院的電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作和醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視程度息息相關(guān)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)全醫(yī)院上下對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重視程度，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)嚴(yán)格執(zhí)行電子會(huì)計(jì)信息的生成和保存工作，同時(shí)財(cái)會(huì)工作人員應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新會(huì)計(jì)檔案管理理念，學(xué)習(xí)相關(guān)的會(huì)計(jì)和檔案管理法律法規(guī)以及專業(yè)知識(shí)，如《會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等。醫(yī)院管理層要加強(qiáng)對(duì)檔案和會(huì)計(jì)相關(guān)法規(guī)政策的宣傳力度，讓財(cái)會(huì)人員懂法、知法、守法。最后，要提高對(duì)財(cái)會(huì)檔案的安全和保密意識(shí)，消除過去重保管輕利用的管理理念，重視會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)的保存，更要重視對(duì)電子數(shù)據(jù)和書面文檔的分析、整理和利用工作。財(cái)務(wù)部門和檔案部門要結(jié)合起來對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，一方面強(qiáng)化管理檔案意識(shí)，另一方培養(yǎng)信息化意識(shí)，提高計(jì)算機(jī)和電算會(huì)計(jì)軟件操作水平。
（二）完善財(cái)會(huì)電子化的軟硬件設(shè)施
加大財(cái)會(huì)檔案管理的硬件投入，加強(qiáng)軟件設(shè)施建設(shè)。首先，醫(yī)院可以提供專用于會(huì)計(jì)檔案管理的倉(cāng)庫(kù)，保證溫度、濕度和光照等物理?xiàng)l件滿足檔案管理需求，并定期檢查倉(cāng)庫(kù)條件，做好防塵、防潮管理。另外要為財(cái)會(huì)部門配備高質(zhì)量的噴墨或激光打印機(jī)，選用符合醫(yī)院實(shí)際需求并帶有檔案管理功能的會(huì)計(jì)電算化軟件，通過醫(yī)院專業(yè)的內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)管理員強(qiáng)化醫(yī)院的軟件系統(tǒng)維護(hù)，加強(qiáng)電算會(huì)計(jì)軟件的補(bǔ)丁修補(bǔ)、聯(lián)網(wǎng)和網(wǎng)絡(luò)安全問題，減少計(jì)算機(jī)病毒入侵和網(wǎng)絡(luò)泄密。
（三）健全檔案管理制度
首先，完善檔案借閱制度，電算化財(cái)會(huì)檔案的借閱要按照內(nèi)外有別和嚴(yán)格審批的制度進(jìn)行，任何人不論任何崗位借閱會(huì)計(jì)檔案都要辦理借閱手續(xù)，醫(yī)院內(nèi)部員工如需用到檔案則需要財(cái)務(wù)部門管理人員的審批，醫(yī)院外部人員借閱檔案則需要出具介紹信，并有財(cái)會(huì)部門，主管領(lǐng)導(dǎo)審批。其次，建立保密制度，對(duì)電算化的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分權(quán)限調(diào)用和多用戶管理制度，不同的電算會(huì)計(jì)檔案采用不同的保密等級(jí)，普通會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)可以在醫(yī)院范圍內(nèi)共享；涉及到醫(yī)院機(jī)密的數(shù)據(jù)，則供小范圍內(nèi)專業(yè)人員使用。另外不管是財(cái)務(wù)部門的專業(yè)人員還是其他部門員工借閱會(huì)計(jì)檔案，都不得對(duì)檔案進(jìn)行篡改、偽造、涂抹、拷貝和故意毀壞軟盤等行為，一旦發(fā)現(xiàn)要根據(jù)檔案管理制度采取相應(yīng)的懲罰措施。最后，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的銷毀工作要及時(shí)到位，建立銷毀管理?xiàng)l例，對(duì)超出管理年限的檔案由檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門聯(lián)合鑒定并進(jìn)行定期銷毀，銷毀后要制定銷毀清單由兩個(gè)部門負(fù)責(zé)人簽字或蓋章?？傊?，電算化背景下醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理工作是醫(yī)院財(cái)務(wù)管理中的重要環(huán)節(jié)，對(duì)提高醫(yī)院的財(cái)會(huì)信息化水平、檔案管理水平都有著積極意義。因此醫(yī)院財(cái)會(huì)檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)具備與時(shí)俱進(jìn)的意識(shí)，通過技能培訓(xùn)和制度完善加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量。
關(guān)鍵詞：
高校會(huì)計(jì)檔案；信息化；管理制度
一、前言
會(huì)計(jì)檔案體現(xiàn)了一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，通過會(huì)計(jì)檔案，可以了解每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來龍去脈。高校會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映學(xué)校在管理運(yùn)行中形成的重要財(cái)務(wù)往來資料和原始憑證，是學(xué)校在行政、教學(xué)、科研等一系列往來業(yè)務(wù)中形成的歷史記錄，同時(shí)也是高校檔案的重要組成部分。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，高校財(cái)務(wù)涉及到的事項(xiàng)越來越多越來越復(fù)雜，對(duì)財(cái)務(wù)的各項(xiàng)要求也越來越高，會(huì)計(jì)檔案僅僅通過紙質(zhì)的方式，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)下的各類需求。特別是越來越多的會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表等均已由原來的手工操作轉(zhuǎn)變成以電子形式產(chǎn)生和傳輸，由此形成了大量的電子檔案。自2010年起財(cái)政部、國(guó)家檔案局對(duì)原管理辦法進(jìn)行多方調(diào)研論證，再經(jīng)過科學(xué)的研討和嚴(yán)格的試點(diǎn)，于2015年12月經(jīng)財(cái)政部部務(wù)會(huì)議、國(guó)家檔案局局務(wù)會(huì)議修訂通過，于2016年1月1日起施行新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。
二、高校會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀及分析
（一）對(duì)會(huì)計(jì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，責(zé)任不明確，軟硬件配套設(shè)施落后
高校財(cái)務(wù)的工作重點(diǎn)，普遍在預(yù)、決算的編制、執(zhí)行、報(bào)賬業(yè)務(wù)等會(huì)計(jì)核算工作，而對(duì)于涉及到財(cái)務(wù)的資料檔案管理卻相對(duì)忽視。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先在人員配置上，雖然各高校都有專門的檔案管理部門，但是主要職責(zé)是管理學(xué)校的相關(guān)文件、學(xué)生資料等等，而且也是檔案專業(yè)的人員負(fù)責(zé)。對(duì)于財(cái)務(wù)上交的會(huì)計(jì)資料，僅僅起到代管的作用，若遇到查閱此類資料，只能由會(huì)計(jì)人員前去查閱。而財(cái)務(wù)部門對(duì)于會(huì)計(jì)資料的管理，也沒有專職人員負(fù)責(zé)，都是部門人員兼管，由于缺乏檔案管理的相關(guān)知識(shí)，因此在管理上存在很多問題。其次，會(huì)計(jì)檔案在檔案部門存檔的，所有查閱、借閱此類資料的，都要辦理很多相關(guān)的借閱手續(xù)，非常不便捷。財(cái)務(wù)部門自己管理的，則是存放于辦公室或者庫(kù)房，無法滿足專業(yè)檔案資料的存放要求。最后，很多高校沒有明確的制度規(guī)定哪一類會(huì)計(jì)資料應(yīng)該存放于檔案部門還是存放于財(cái)務(wù)部門。因此，很多資料存放比較混亂，一部分在財(cái)務(wù)部門、一部分在檔案部門，不利于會(huì)計(jì)檔案的歸檔。
（二）管理方式落后、會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量不高，歸檔不齊全
當(dāng)下很多高校，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的保管，還僅僅是處于紙質(zhì)檔案保管階段，僅有少部分的檔案管理用到了excel，word等軟件。經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的檔案管理證明，紙質(zhì)檔案管理存在很大的弊端。打印紙質(zhì)不僅影響工作效率，大量的會(huì)計(jì)檔案資料會(huì)占用大量的空間，增加辦公的成本；在漫長(zhǎng)的保管期限內(nèi)，紙質(zhì)檔案很容易字面污染和頁面損壞，不利于會(huì)計(jì)檔案資料的完整性；有些檔案管理權(quán)責(zé)歸屬不明確，特別是沒有專門檔案管理部門的學(xué)校。這樣就導(dǎo)致資料傳遞不明確，關(guān)聯(lián)部門之間可能產(chǎn)生推諉，相關(guān)聯(lián)資料可能分屬兩個(gè)不同的部門管理，甚至導(dǎo)致資料傳遞過程中的遺失。
（三）核銷不及時(shí)，容易造成資源浪費(fèi)
2016年1月1日起實(shí)施的新會(huì)計(jì)檔案管理辦法，對(duì)各類會(huì)計(jì)檔案資料有了一個(gè)明確的保管期限。但是，很多高校因?yàn)樘厥庠颍荒馨雌阡N毀到期的會(huì)計(jì)檔案。比如很多高校的基建會(huì)計(jì)檔案，因歷史原因，很多在建工程沒有按期轉(zhuǎn)入固定資產(chǎn)。針對(duì)該項(xiàng)目的會(huì)計(jì)檔案，有些的保管年限已經(jīng)超過了保管年限，但是無法進(jìn)行銷毀，要留待以后備查，還需用專門的文件柜進(jìn)行存放，這些資料就占用了大量的空間，而且紙張經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間存放，發(fā)黃變質(zhì)，大大影響閱讀的質(zhì)量。
（四）保密水平較低，存在安全隱患
目前高校對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的保管，多數(shù)采用紙質(zhì)方式，主要體現(xiàn)在各類文件、憑證、原始單據(jù)等這一類；部分涉及到電子檔案的,都是通過word、excel方式，例如各類報(bào)表、申請(qǐng)、回復(fù)等等。很多高校并沒有針對(duì)會(huì)計(jì)檔案，制定專門的保密制度。因此在檔案的保密方面，存在安全隱患。
三、如何利用現(xiàn)代電子信息技術(shù)完善電子會(huì)計(jì)檔案管理
（一）加大會(huì)計(jì)檔案管理的投入，建立設(shè)施完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理
每年在單位預(yù)算經(jīng)費(fèi)中，加入會(huì)計(jì)檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，用于會(huì)計(jì)檔案購(gòu)買設(shè)備等項(xiàng)目使用。建立設(shè)施完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，將財(cái)務(wù)軟件、會(huì)計(jì)檔案軟件、學(xué)校網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)相結(jié)合，便于部門將會(huì)計(jì)核算產(chǎn)生的憑證、上級(jí)部門下達(dá)的相關(guān)文件、單位內(nèi)部文件等需存檔文件，轉(zhuǎn)換為可儲(chǔ)存文件，便于會(huì)計(jì)核算使用、會(huì)計(jì)檔案軟件進(jìn)行保管。將繁瑣的會(huì)計(jì)檔案工作，通過數(shù)字化進(jìn)行科學(xué)的管理。
（二）結(jié)合信息化的要求，制定財(cái)務(wù)檔案管理制度，繪制出完整的流程圖，明確檔案專職管理人員
新會(huì)計(jì)檔案管理制度對(duì)電子檔案管理作出了更為詳細(xì)的要求，除了按照制度規(guī)定以外，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定單位會(huì)計(jì)檔案管理制度，并且據(jù)此繪制完整的會(huì)計(jì)檔案管理流程圖，制度和流程圖都需上墻，并且制定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理。
（三）嚴(yán)格按照檔案管理要求建設(shè)檔案資料、設(shè)備管理場(chǎng)地
對(duì)于會(huì)計(jì)檔案保管，不僅是紙質(zhì)的要求妥善保管，電子信息檔案及設(shè)備也應(yīng)當(dāng)按照要求進(jìn)行保管，因此，保管的場(chǎng)地也必須達(dá)到相應(yīng)的要求。首先，防火門、防盜門、防盜窗、滅火器等相應(yīng)的硬件條件必須達(dá)到。其次、庫(kù)房必須適合紙質(zhì)文件及電子設(shè)備的放置、保持溫度在15-30攝氏度之內(nèi)，避免電子設(shè)備溫度過高；濕度必須在45%-65%之內(nèi)，防止紙質(zhì)文件受潮，防止電子設(shè)備受潮變形。必要時(shí)安裝空調(diào)及除濕機(jī)。
四、發(fā)展前景及展望
電子信息化與會(huì)計(jì)工作相結(jié)合，是時(shí)展必要的過程，特別是對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理具有重大的意義。會(huì)計(jì)檔案是見證高校發(fā)展的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要依據(jù)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重視，體現(xiàn)了高校對(duì)自身經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重視。會(huì)計(jì)檔案通過電子信息化進(jìn)行管理，為檔案的安全性、完整性、便捷性都提供了重要的支持，滿足學(xué)校的發(fā)展需求，推動(dòng)學(xué)校經(jīng)濟(jì)管理工作走可持續(xù)發(fā)展的道路都具有劃時(shí)代的意義。
參考文獻(xiàn):
[1]郭然.信息化環(huán)境下高校會(huì)計(jì)檔案管理設(shè)計(jì)[J].中國(guó)管理信息化.2016（6）.
中圖分類號(hào)：F232 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-2064（2017）06-0244-01
2015年12月，財(cái)政部、檔案局令第79號(hào)新修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，明確提出電子會(huì)計(jì)檔案可以單軌制存檔，肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的合法性，為各單位節(jié)省成本，節(jié)約資源，提高工作效率。
1 高校會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀
高校會(huì)計(jì)結(jié)算以自然年度為周期，主要來源于教學(xué)、科研、日常管理及建設(shè)等項(xiàng)目，由于高校的教學(xué)是以學(xué)年為周期，每到學(xué)期末、科研結(jié)題的時(shí)候財(cái)務(wù)部門最繁忙，財(cái)務(wù)報(bào)賬大廳好像春運(yùn)排隊(duì)購(gòu)買火車票一樣，報(bào)賬人員需要跑幾天才能完成全部簽字并耗費(fèi)大量時(shí)間排隊(duì)報(bào)賬，財(cái)務(wù)人員每天面對(duì)大量報(bào)賬人員連喝水的時(shí)間都沒有，每一個(gè)人都或多或少有些煩躁情緒，報(bào)賬已經(jīng)嚴(yán)重影響教職工的正常工作?？梢娫械臅?huì)計(jì)管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)校園的高速發(fā)展，隨著高校教學(xué)、科研等數(shù)字化的發(fā)展，后勤集團(tuán)產(chǎn)業(yè)化，財(cái)務(wù)電算化軟件的更新，急需實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)管理電子化。
會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)部門保存一年后（特殊情況除外），移交到校檔案館，由于財(cái)務(wù)部門沒有專門的檔案庫(kù)房，不具備檔案保管條件，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案受潮、蟲蛀、損壞、缺失等狀況的發(fā)生；查閱人員在檔案館查閱、借閱檔案時(shí)，基本上是查閱人員自己到庫(kù)房翻找，再自行復(fù)印，在查找、復(fù)印過程中經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失、損壞現(xiàn)象，耗時(shí)幾天甚至幾周時(shí)間才能完成查詢工作，嚴(yán)重影響審計(jì)等各項(xiàng)工作效率，也違反檔案管理工作條例，給檔案造成無法挽回的損失。因此會(huì)計(jì)檔案需實(shí)行電子化管理，進(jìn)行網(wǎng)上查閱，保護(hù)會(huì)計(jì)檔案，提高各部門的工作效率。
2 電子會(huì)計(jì)檔案管理
2.1 電子會(huì)計(jì)檔案管理的必要性及制度完善
電子商務(wù)平臺(tái)推進(jìn)了電子合同、電子發(fā)票的利用，各合作單位利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，信息的網(wǎng)上傳遞交流節(jié)省工作人員的查驗(yàn)時(shí)間，查閱人員通過輸入關(guān)鍵詞就能檢索到相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案信息，提高檔案館的工作效率、服務(wù)水平，檔案人員有更多的時(shí)間用于檔案編研。
通過編研為利用者提煉出有價(jià)值的信息，為學(xué)校管理決策服務(wù)。在校園各辦公區(qū)域內(nèi)設(shè)置會(huì)計(jì)系統(tǒng)的終端設(shè)備，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息的資源共享。
規(guī)范電子會(huì)計(jì)檔案的管理制度，財(cái)務(wù)部門配有專門的兼職檔案管理人員，規(guī)范會(huì)計(jì)資料的立卷歸檔及移交前的日常管理利用，維護(hù)電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全，財(cái)務(wù)部門在電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)制作填寫《電子會(huì)計(jì)檔案移交歸檔登記表》一式三份，一份財(cái)務(wù)備查，一份檔案館存檔，一份檔案館日常利用查找。檔案館制定詳細(xì)的電子檔案歸檔范圍、保管、保密制度，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，查閱、利用、歸還制度。歸檔電子檔案必須有電子簽名，配有專門的防磁柜保管會(huì)計(jì)電子檔案；電子源文件的元數(shù)據(jù)及背景信息存檔。完善電子會(huì)計(jì)檔案查詢系統(tǒng)，提高財(cái)務(wù)、審計(jì)人員查檔效率。
2.2 電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性完整性
歸檔電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的第三方認(rèn)證的電子簽名，特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)聯(lián)同背景信息及元數(shù)據(jù)一同歸檔，保證電子會(huì)計(jì)檔案的完整讀??；所有數(shù)據(jù)均備份并異地保存，確保自然災(zāi)害不影響電子會(huì)計(jì)檔案的利用。電子發(fā)票的歸檔保存要進(jìn)行網(wǎng)上比對(duì)，保證接收電子發(fā)票的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。
2.3 電子會(huì)計(jì)檔案的安全性
電子會(huì)計(jì)檔案通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，大量的會(huì)計(jì)信息在網(wǎng)上公開，如何保護(hù)電子檔案的存儲(chǔ)、利用安全尤為重要。檔案館提供的在線瀏覽查閱的電子檔案應(yīng)為只讀文件，利用者只能看不能修改，與電子會(huì)計(jì)檔案原件分開存儲(chǔ)，管理人員定期檢查電子原件以防篡改；檔案管理人員賦予查閱人員不同的權(quán)限，對(duì)于重要檔案只能到館后查閱；設(shè)置防火墻，保證系統(tǒng)安全運(yùn)行，只有系統(tǒng)安全才能保證電子檔案的真實(shí)完整。
2.4 電子會(huì)計(jì)檔案人員素質(zhì)要求
定期組織會(huì)計(jì)人員參加檔案專業(yè)知R的培訓(xùn)教育，提高會(huì)計(jì)電子檔案的案卷質(zhì)量，會(huì)計(jì)檔案管理人員參加會(huì)計(jì)培訓(xùn)、繼續(xù)教育，熟練掌握會(huì)計(jì)軟件的操作技能，會(huì)計(jì)及檔案人員之間經(jīng)常溝通交流，增強(qiáng)專業(yè)素質(zhì)和水平。
電子會(huì)計(jì)檔案是新生事物，檔案管理者適應(yīng)會(huì)計(jì)檔案電子化的管理過程中，要不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，形成有效的管理方法，創(chuàng)新管理思路；將來的會(huì)計(jì)軟件應(yīng)包含會(huì)計(jì)辦公系統(tǒng)和會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)辦理完畢，系統(tǒng)自動(dòng)生成電子會(huì)計(jì)檔案，并能提供檔案的利用、統(tǒng)計(jì)等工作。
參考文獻(xiàn)
系統(tǒng)建立在制度的基礎(chǔ)上，檔案管理有很強(qiáng)的制度要求。2011年，人大修訂的《檔案法》對(duì)檔案管理有明確的要求。財(cái)務(wù)檔案管理是比較特殊的一種，《會(huì)計(jì)法》規(guī)定：“各單位對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)建立檔案，妥善保管?！必?cái)政部的檔案局也制定了會(huì)計(jì)檔案管理辦法，對(duì)各類財(cái)務(wù)憑證保管期限都有具體的相關(guān)規(guī)定。因此，企業(yè)制定檔案管理制度至少要明確部門職責(zé)、流程、保管期限、銷毀、監(jiān)控、懲罰等內(nèi)容。
檔案管理組織架構(gòu)是系統(tǒng)管理的重要內(nèi)容。一般來講，具體單位都設(shè)有檔案管理機(jī)構(gòu)，有的單位綜合辦公室是檔案管理的職能部門，但也有企業(yè)技術(shù)部門是檔案管理的職能部門，主要是技術(shù)部門的檔案文件較多。檔案管理綜合部門的職責(zé)主要有負(fù)責(zé)安排和協(xié)調(diào)檔案部門工作，配備與任務(wù)相適應(yīng)的專職檔案人員。同時(shí)，有檔案儲(chǔ)存的各有關(guān)部門及企業(yè)分廠設(shè)相應(yīng)的兼職檔案員，業(yè)務(wù)受檔案部門指導(dǎo)，按時(shí)完成檔案部門所交辦的有關(guān)檔案工作。
二、完善檔案管理部門的工作內(nèi)容和責(zé)任
做好檔案管理的系統(tǒng)性工作，要明確相關(guān)部門的工作內(nèi)容和責(zé)任。企業(yè)檔案工作堅(jiān)持實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則。承擔(dān)負(fù)責(zé)檔案管理的職能部門要負(fù)責(zé)本單位及所屬各單位文件材料歸檔工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。企業(yè)要設(shè)置檔案室，檔案室的專職檔案人員負(fù)責(zé)企業(yè)檔案材料的收集、整理、歸檔、立卷工作。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類檔案的管理有其獨(dú)特的地方，會(huì)計(jì)類檔案按會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍進(jìn)行歸檔，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)整理，立卷裝訂成冊(cè)，在年度終了后，一般由財(cái)務(wù)部保管一年后，再編造清冊(cè)，歸集到專門的檔案室。財(cái)務(wù)檔案、資料的貯存基地和利用必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法規(guī)、法令和政策，維護(hù)檔案的完整與安全。
對(duì)于檔案管理人員來講，職責(zé)和責(zé)任很重要，檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的重要組成部分，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。搞好檔案工作是檔案人員的首要任務(wù)，應(yīng)列入檔案工作的職責(zé)范圍，并有相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制作保證。同時(shí)要不斷提高檔案人員的素質(zhì)，積極開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
三、完善檔案歸集的流程
檔案管理的流程非常重要，首先要確定哪些是檔案?w集的范圍，就是說什么樣的文件材料才可以作為檔案歸集。一般說來有本企業(yè)財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表、其他財(cái)務(wù)相關(guān)資料；本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料有利用或保存價(jià)值的；本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等帶來的文件材料；本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料并有保存和使用價(jià)值的；本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件材料并有保存和使用價(jià)值的等。檔案歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。分類是可以設(shè)置二級(jí)分類科目，二級(jí)科目可以按時(shí)間進(jìn)行分類。
對(duì)于檔案歸檔時(shí)間，不同企業(yè)有不同的要求，主要根據(jù)檔案的時(shí)效性來確定歸檔時(shí)間，比如科研技改和課題類的資料可以完成1～2月后歸集；文書類、管理性的文件可以在第二年進(jìn)行歸檔；財(cái)務(wù)類的檔案一般在下一年再進(jìn)行歸檔；有些工藝變更、新品鑒定等時(shí)間性很強(qiáng)的資料可以隨時(shí)歸檔；基建項(xiàng)目文件材料一般在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。檔案歸檔手續(xù)一般要簡(jiǎn)潔并且完備，一般來講，歸檔資料的收集工作由單位內(nèi)部各部門的兼職檔案員負(fù)責(zé)。凡屬應(yīng)歸檔的各類文件材料，材料必須完整、正確、統(tǒng)一。
財(cái)務(wù)類的資料比較特殊，做好財(cái)務(wù)檔案管理工作必須對(duì)財(cái)務(wù)檔案做合理的分類，從財(cái)務(wù)角度來講，可以分為會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表報(bào)告、其他資料等。檔案部門接收保管的會(huì)計(jì)類檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝，如果發(fā)現(xiàn)需要重新裝訂時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)會(huì)同財(cái)務(wù)部和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。
四、細(xì)化檔案的使用、復(fù)制及銷毀管理
資料歸集后，調(diào)取和使用是經(jīng)常發(fā)生的事情，特別是經(jīng)常要復(fù)制一些圖紙和復(fù)制財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和資料，這種情況下，應(yīng)由申請(qǐng)部門填寫申請(qǐng)單，經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核后方能復(fù)制，需出檔案庫(kù)房復(fù)制的文件應(yīng)由責(zé)任檔案管理員負(fù)責(zé)監(jiān)督復(fù)制。
檔案保管期限的確定和銷毀環(huán)節(jié)也很重要。原則上講，對(duì)企業(yè)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存，對(duì)企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案，分別為長(zhǎng)期或短期保存。一般管理類、科技類、人事類、特殊載體類檔案保管期限定為永久、定期兩種，定期實(shí)行標(biāo)時(shí)制，可分3年、5年、10年、20年等期限。各種會(huì)計(jì)檔案的保存期限，分為永久和定期保管，按國(guó)家規(guī)定定期保管可分為3年、5年、10年、15年、25年五種，各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
檔案的銷毀要有專門的流程，必要時(shí)要成立鑒定小組，對(duì)保管期限已滿，并確定無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)過鑒定小組鑒定寫出鑒定報(bào)告，由公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，即可銷毀。
確定銷毀的檔案，要編制銷毀清單，在檔案目錄上注明注銷并報(bào)送檔案部門備案。銷毀工作由檔案管理人員執(zhí)行，銷毀時(shí)應(yīng)指定專人（一般兩人以上）銷毀和監(jiān)督，以防發(fā)生意外。會(huì)計(jì)檔案的銷毀按會(huì)計(jì)檔案管理制度執(zhí)行。
