時間：2023-05-15 16:08:45
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隨著數(shù)字化信息社會的到來,使用電子文件給管理和開發(fā)利用帶來很大方便。一是電子文件的記錄密度極大,存儲空間很小,再大的信息量也不需要很大庫房。二是電子文件的易刪性,將給電子文件管理和開發(fā)利用帶來方便。三是電子文件可共享,利用計算機網(wǎng)絡系統(tǒng),可方便快捷的同時提供給眾多用戶利用。四是各種信息媒體可利用計算機多媒體技術(shù)進行集中統(tǒng)一管理。五是可利用電子文件非實體歸檔特性,利用網(wǎng)絡技術(shù),很快完成電子文件的收集積累、整理歸檔工作。
二、加強電子文件的管理與歸檔
與紙質(zhì)文件相比,電子文件的管理與歸檔是一項艱苦細致且難度較大的工作,主要原因是大多數(shù)電子文件形成者或囿于傳統(tǒng)觀念,誤認為電子文件不是文件而忽視其歸檔,或怕增加工作量而不愿承擔此項工作;或由于電子文件對計算機系統(tǒng)的依賴性,因此需要從以下幾個方面加強電子文件的管理和歸檔工作。
一、電子文件基礎理論概說
隨著辦公自動化和CAD計算機設計的普及，越來越多的社會活動和科技生產(chǎn)活動的記錄將產(chǎn)生于電子工作環(huán)境，人們進行交流的手段也將從紙質(zhì)走向電子媒體，多數(shù)文件的部分生命將以電子形式度過，由此檔案工作人員將不得不關(guān)注并盡早介入電子文件的管理。對我國檔案工作者來說，隨著我國金卡、金橋、金關(guān)、金建工程的發(fā)展，以及國家“十一五”計劃要求到2010年CAD設計在機械、電子、航天、航空、汽車、船舶、紡織、建筑工程設計活動中的普及率及覆蓋率達100%或90%，電子文件和檔案的管理問題將日益突出，從現(xiàn)在開始我們應該充分重視電子文件及檔案的管理問題，否則我們將難以迎接信息技術(shù)給我們帶來的挑戰(zhàn)，難以對付電子文件給我們帶來的難題。電子文件具有如下特征：1.依賴性與不可識別性。電子文件相對于紙質(zhì)文件而言具有信息與載體相分離，不能直觀閱讀的特點，必須依賴于技術(shù)才能識別和利用。2.所用技術(shù)的不穩(wěn)定性。電子文件的有效利用必須依賴于一定的技術(shù)和設備，然而設備和技術(shù)的壽命一般都不超過10年。3.載體形式多樣性且體積小。4.載體不穩(wěn)定性且壽命短。電子文件相對于紙質(zhì)文件而言，對環(huán)境的溫濕度、防磁性、抗破壞、抗病毒等條件要求很高，且壽命一般不超過20年。載體脆弱且不穩(wěn)定。5.信息的易控性、可變性與易丟失性。6.動態(tài)性與虛擬文件特征。電子文件以電子形式存在具有動態(tài)性特點，是一種虛擬文件。
二、電子文件對檔案管理工作的影響
（一）電子文件的出現(xiàn)對檔案管理工作的挑戰(zhàn)
1.電子文件的永久保存和永久利用上面臨的問題。傳統(tǒng)檔案保護工作十分強調(diào)工作的目標是對檔案載體如何“延年益壽”，因為載體與所記錄的信息就是一體，有了載體就有了可用的信息。對電子文件而言，載體的耐久性可以通過再生性保護手段，無限延長其壽命。然而其載體與信息相分離，必須依賴于一定的技術(shù)（軟件和硬件）才能識讀，僅保存載體，離開了電子文件的工作環(huán)境，載體的保存將沒有意義，其上的信息無法進行利用，等于沒有保存。因此傳統(tǒng)的保護觀念必須更新才能適應電子文件的挑戰(zhàn)。眾所周知，任何文件和檔案保存的最終目的都是供人利用。因此電子文件和檔案的保護觀念應該是首先樹立如何保護所存信息能被長久或永遠的安全可用。其保護工作的構(gòu)成要素因而包括以下幾個方面:載體的保護、技術(shù)（軟件和硬件）的保護、工作環(huán)境的保護、保障數(shù)據(jù)安全（數(shù)據(jù)可靠、真實、不丟失、不被篡改）。
2.檔案管理工作者的專業(yè)素質(zhì)面臨嚴峻考驗。在電子文件時代，與傳統(tǒng)的文檔管理不同，檔案工作者應成為高素質(zhì)、復合型的專門人才，除了具有基本的文化科學知識、檔案專業(yè)知識外還應有較高的外語水平、豐富的法律知識和熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡通信技術(shù)，否則就根本無法介入電子文件的形成和保管，也不可能維護電子檔案的完整與安全，與各種危害電子檔案的諸多因素進行有效斗爭。
3.檔案計算機管理系統(tǒng)與辦公網(wǎng)絡系統(tǒng)不兼容。進入21世紀，檔案系統(tǒng)提出文檔一體化的管理模式。電子文件歸檔必須了解電子文件產(chǎn)生的背景、數(shù)據(jù)格式，以及相應的電子計算機軟硬件技術(shù)。但目前的情況是大多數(shù)單位的檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)各自為政，辦公自動化網(wǎng)絡系統(tǒng)上運行的電子文件是為服務，政務工作結(jié)束，電子文件就停留在辦公網(wǎng)絡中。機關(guān)檔案室使用的檔案管理系統(tǒng)是檔案行政部門為使檔案現(xiàn)代化管理標準化、規(guī)范化、實現(xiàn)資源共享推廣的檔案現(xiàn)代化管理軟件。由于辦公網(wǎng)絡系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)設計單位不同，系統(tǒng)環(huán)境不同，因而形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，造成辦公網(wǎng)絡系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容。
（二）電子文件對檔案管理工作帶來的機遇
1.大大降低檔案管理的管理成本。電子文件檔案是通過計算機進行操作、存貯、傳輸?shù)臄?shù)碼序列，其管理主要是在文檔一體化的框架下，通過計算機文檔監(jiān)控系統(tǒng)對文件和檔案在網(wǎng)絡環(huán)境下自動著錄、自動標引、自動檢索、自動統(tǒng)計、自動借閱，最終以磁帶、磁盤、光盤等形式來存貯和保管，這不僅避免了文書部門和檔案部門的大量數(shù)據(jù)重復錄入，文件重復整理歸檔等許多重復的工作，而且檔案管理部門也不必要花費大量的人力、物力、財力來建造庫房、進行裝訂等工作。
2.縮短檔案的檢索速度，實現(xiàn)資源共享。數(shù)字化信息使人們可以在任何時候、任何地點通過網(wǎng)絡傳遞迅速獲得所需要的信息。同一份檔案可以在同一時刻為眾多人利用，人們通過網(wǎng)絡可以利用保存于數(shù)千里、甚至上萬里外的地方的檔案，檔案保存地點的遠近不再成為制約人們利用的因素。
3.提高工作效率，促進檔案管理的現(xiàn)代化。由于電子文件內(nèi)容與載體的可分離性，文件的內(nèi)容將以數(shù)據(jù)單元的形式自由地存貯、分類、編輯、檢索和傳遞，并通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度整序，不再需要像對紙質(zhì)文件那樣的分類整理。可以完成文件的自動著錄、自動標引、自動檢索、自動借閱和自動統(tǒng)計，縮短文件歸檔的運作周期。建立的文件級目錄檢索體系，能極大地提高檔案的檢索速度和查準率、查全率。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。
三、對電子文件管理的若干思考
（一）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
筆者認為，即使在電子時代，也少不了作為主體的人的能動作用的發(fā)揮，畢竟電子產(chǎn)品與電子技術(shù)最終還是要以人為本，為人服務。所以，在信息時代，同樣要求有著高素質(zhì)的人才來操縱信息化、發(fā)展信息技術(shù)。在檔案管理方面，筆者以為應從以下兩方面綜合提高檔案管理人員的素質(zhì)：一方面應當提高電子檔案信息安全意識。由于電子文件具有上述特點，對利用過程中的控制比紙質(zhì)檔案要困難得多，檔案工作人員又缺乏足夠的知識和經(jīng)驗，有時不能及時發(fā)現(xiàn)問題，因此必須具有明確的信息安全意識。目前對提高電子檔案應持謹慎態(tài)度，在無確定把握時可限制利用方式，以防出現(xiàn)泄密、信息失真、損失、病毒入侵等方面的問題。具有保密要求的電子檔案，上網(wǎng)時需要穩(wěn)妥的安全保密措施。其次，應當加強檔案管理人員的信息技術(shù)的學習。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，電子檔案的應用具有廣闊的前景。但是每一種利用方式的應用都要靠人的設計和操作，因此，檔案工作人員應加強電子檔案理論知識學習，努力開發(fā)檔案利用方面的系統(tǒng)功能，逐步創(chuàng)造條件，為利用者提供更多、更方面的服務。
（二）應用“前端控制”理論介入電子文件的運作和管理。
按傳統(tǒng)檔案的管理模式，檔案的管理與文件的管理是相分離進行的。鑒于電子文件的特點，我國檔案學研究人員提出在電子文件的管理中應用“前端控制”理論，使檔案管理工作的要求延伸到文件管理的前端，從文件生成起建立文件檔案，對重要的文件實現(xiàn)全程管理。檔案行政部門積極地應用“前端控制”理論對電子文件實行管理，并提出符合檔案管理的原則要求，包括從電子文件的形成、運行到歸檔管理，指定專人或?qū)ｉT機構(gòu)負責。在電子文件的形成、積累、歸檔、保管過程中，及時備份數(shù)據(jù)和對設備環(huán)境的備份，以保證電子文件歸檔的質(zhì)量，電子文件生成用統(tǒng)一的專用軟件歸檔管理；已歸檔的電子文件的管理，應有嚴格地制度和有效的技術(shù)措施保證其信息的原始性、真實性、完整性。長期保存的電子文件應與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件和拷貝一起歸檔，確保歸檔電子文件的完整性、有效性。在網(wǎng)絡上定期把符合歸檔要求的電子文件信息聯(lián)機傳送，并按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的載體上，脫機保存。具有保密要求的電子文件，必須有安全保密措施，上網(wǎng)時必須符合國家安全保密的有關(guān)規(guī)定，確保電子文件的安全。
（三）加強辦公自動化系統(tǒng)和電子文件的安全防護工作。
做好辦公自動化系統(tǒng)和電子文件的安全防護工作，首先要抓好電子信息存儲載體，特別是磁性載體，定期拷貝是保證磁性載體可靠性的行之有效的方法。嚴把電子文件制成材料質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎。二是要保證計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)運行安全，可設置登錄限制，使用文件權(quán)限的限制，在一定的范圍內(nèi)對服務器文件數(shù)據(jù)提供了保護。三是做好數(shù)據(jù)備份工作，保證信息安全。四是預防病毒，防止網(wǎng)絡系統(tǒng)遭受侵害。在計算機系統(tǒng)安裝防病毒軟件和其它先進的防病毒措施，不允許隨使用外來的磁盤、光盤等，必須使用時嚴格地進行病毒檢測，確認安全方可使用。
參考文獻：
［1］蒙海理.電子文件對檔案工作的影響及紙質(zhì)文件的共存［J］.西昌師范高等?？茖W校學報，2004，（3）.
一、適用范圍
（一）實施范圍
本《辦法》的實施范圍包括：市和區(qū)（縣）所屬黨政機關(guān)、事業(yè)單位、人民團體、國有企業(yè)及國有控股企業(yè)，其他組織參照執(zhí)行。
（二）工作范圍
《辦法》適用的工作范圍包括：電子文件的歸檔，檔案室藏電子檔案的管理、利用與移交，檔案館接收電子檔案及館藏電子檔案的管理、長期保存和利用等。即覆蓋電子文件自形成單位業(yè)務部門歸檔工作起，至電子檔案在檔案館長期保存的各個工作環(huán)節(jié)，及各工作環(huán)節(jié)的主要工作要求。
（三）北京數(shù)字檔案館（北京電子文件中心）的建設
《辦法》明確界定北京數(shù)字檔案館（北京電子文件中心）的建設模式、使用范圍和功能邊界。
1.建設模式
運用集約化的系統(tǒng)建設手段，采取市檔案局（館）統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一建設，各使用單位分步部署、分別管理的模式。即由市檔案局（館）統(tǒng)一建設、部署并運行北京數(shù)字檔案館（北京電子文件中心），各使用單位通過統(tǒng)一的入口使用該平臺并管理本單位的檔案數(shù)字資源。此外，社會公眾也將使用該平臺利用市和區(qū)（縣）檔案館藏的檔案數(shù)字資源，該平臺還將預留與中央檔案館和其他省區(qū)市檔案館及其他機構(gòu)的數(shù)據(jù)接口，在條件成熟后實現(xiàn)與其他系統(tǒng)的檔案數(shù)字資源交換功能。
2.使用范圍
覆蓋本市電子文件形成單位、市和區(qū)（縣）檔案館，并由市檔案局（館）建設完成后負責面向全市統(tǒng)一推廣使用，其中電子文件形成單位主要指市和區(qū)（縣）檔案移交單位，對于市和區(qū)（縣）不向國家綜合檔案館移交檔案的電子文件形成單位，若其網(wǎng)絡環(huán)境符合接入條件，該平臺也可為其提供電子檔案的歸檔、管理和利用等主要功能。
3.功能邊界
起端為各使用單位的電子文件歸檔業(yè)務，終端為市和區(qū)（縣）檔案館的檔案數(shù)字資源長期保存，使用單位、市和區(qū)（縣）檔案館在兩端之間圍繞檔案數(shù)字資源開展的各項業(yè)務均包含在該平臺中。
二、名詞釋疑
本《辦法》重點描述并規(guī)范了電子文件和電子檔案的定義及用法，明確了電子文件歸檔和電子檔案管理工作應遵循的“統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標準、便于利用、安全保密”五項原則。此外，在過去制發(fā)的文件中提到過“邏輯歸檔”和“物理歸檔”的概念，這兩個名詞在本《辦法》中變更為準確的“在線歸檔”和“離線歸檔”。
（一）電子文件
按照本《辦法》給出的定義，在本市檔案管理領(lǐng)域，電子文件特指可以經(jīng)過歸檔成為電子檔案的文件，計算機系統(tǒng)中的系統(tǒng)文件、其他沒有歸檔價值的文件則不可再稱為電子文件。因此，電子文件應當具有原生性且具有歸檔價值，其載體唯一，內(nèi)容原始、真實、完整，是唯一原件。需要注意的是，有兩類數(shù)據(jù)在過去被誤認為是電子文件：一是傳統(tǒng)載體文件的數(shù)字化副本，二是用于紙質(zhì)文件起草工作的電子版。上述兩類數(shù)據(jù)并非電子文件，今后在工作中應注意區(qū)分。
（二）電子檔案
電子文件歸檔后稱電子檔案，即在本市檔案管理領(lǐng)域，電子文件歸檔后至長期保存階段均統(tǒng)一稱為電子檔案。需要注意的是在電子文件定義中給出的兩類容易混淆的數(shù)據(jù)：傳統(tǒng)載體文件的數(shù)字化副本統(tǒng)稱為傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本，應納入檔案數(shù)字資源管理體系，但不可稱為電子檔案；用于紙質(zhì)文件起草工作的電子版不可歸檔為電子檔案，也不可向同級國家綜合檔案館移交。
（三）統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標準、便于利用和安全保密
1.統(tǒng)一管理：對電子文件管理工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一管理制度，對具有保存價值的電子文件實行集中管理。
2.全程管理：對電子文件形成、辦理、傳輸、保存、利用、銷毀等實行全過程管理，確保電子文件始終處于受控狀態(tài)。
3.規(guī)范標準：制定統(tǒng)一標準和規(guī)范，對電子文件實行規(guī)范化管理。
4.便于利用：發(fā)揮電子文件高效、便捷的優(yōu)勢，對有價值的電子文件提供分層次、分類別共享應用。
5.安全保密：按照國家有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)范標準的要求，采取有效技術(shù)手段和管理措施，確保電子文件信息安全。
（四）在線歸檔和離線歸檔
1.在線歸檔：在不脫離計算機運行環(huán)境的情況下，利用互聯(lián)網(wǎng)絡，將電子文件的管理權(quán)限由形成部門向檔案部門移交的過程。
2.離線歸檔：將電子文件拷貝至移動硬盤，由形成部門向檔案部門送達移動硬盤的過程。
三、電子文件歸檔工作要求
限于篇幅，本部分僅對《辦法》第二章的規(guī)定中需要進一步解釋的內(nèi)容進行解讀。
（一）編制電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表
本《辦法》第七條規(guī)定，電子文件形成單位應制訂電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表，并報同級檔案行政管理部門審核。市檔案局近期正在加緊起草《北京市電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表編制指南》（以下簡稱《指南》），用以指導電子文件形成單位編制本單位的電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表。在《指南》印發(fā)前，電子文件形成單位暫時參照國家和我市有關(guān)傳統(tǒng)載體文件的規(guī)定，界定電子文件的歸檔范圍和電子檔案的保管期限。
（二）電子文件的實時歸檔
本《辦法》第八條規(guī)定，已經(jīng)實現(xiàn)信息系統(tǒng)全程管理電子文件的單位應在電子文件辦理完畢后實時歸檔。已經(jīng)實現(xiàn)信息系統(tǒng)全程管理的表述具有以下三層基本含義：
1.信息系統(tǒng)支撐電子文件全部辦理、流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)。這里指的主要是電子公文，對于數(shù)碼照片和聲音、影像類等依托于拍攝、錄音設備形成的文件，或是由其他系統(tǒng)直接產(chǎn)生的無需經(jīng)過公文流轉(zhuǎn)程序的文件，也可實施在線歸檔。
2.信息系統(tǒng)具備電子文件網(wǎng)絡在線歸檔的功能。
3.信息系統(tǒng)具備在線的電子檔案存儲、管理和利用的功能。
（三）電子文件的數(shù)據(jù)類型
本《辦法》第十條規(guī)定了電子文件的數(shù)據(jù)類型和歸檔格式，各數(shù)據(jù)類型所代表的含義如下：
1.文本文件：指采用文字處理軟件生成的，記載字、詞、數(shù)字或符號等字符信息的文件。
2.數(shù)據(jù)文件：指通過各類數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)存儲和管理的，以結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)形式記錄的文件。
3.圖形文件：指采用計算機輔助設計或繪圖軟件制作的圖形檔案，包括位圖文件和矢量圖文件兩種。
4.圖像文件：指采用數(shù)碼照相機、掃描儀等設備拍攝或掃描生成的靜態(tài)圖像文件。
5.影像文件：指采用數(shù)碼攝像機、視頻采集卡等設備拍攝或采集生成的，可同時記錄聲音、動態(tài)影像等信息的文件。
6.聲音文件：指采用數(shù)字錄音設備生成的，記錄語音等聲音信息的文件。
（四）電子文件的形式變化
本《辦法》第十一條要求確保在信息交換、存儲和顯示過程中發(fā)生的形式變化不影響電子文件內(nèi)容的真實、完整。其意義在于電子文件的特性決定其在進行格式轉(zhuǎn)換過程中，可能會產(chǎn)生諸如字體、字號、行間距、文件存儲結(jié)構(gòu)等變化，與傳統(tǒng)載體檔案的管理要求不同，電子文件在歸檔和長期保存過程中是允許形式發(fā)生不可避免的變化的，但是其所載內(nèi)容決不可有任何變化。
（五）電子文件的在線歸檔
按照本《辦法》第十二條的規(guī)定，電子文件可以在線歸檔。但是必須注意，用于電子文件在線歸檔的信息系統(tǒng)必須為信息系統(tǒng)，且該信息系統(tǒng)所能承載的文件密級等級必須與在線歸檔的電子文件的密級相匹配。在信息系統(tǒng)建設方面，國家有相應的標準。
四、電子檔案移交與接收工作要求
限于篇幅，本部分僅對《辦法》第三章的規(guī)定中需要進一步解釋的內(nèi)容進行解讀。
（一）電子檔案的移交時間
與傳統(tǒng)載體檔案形成滿20年向國家綜合檔案館移交的要求不同，電子檔案應在歸檔后4年內(nèi)向市或區(qū)（縣）檔案館移交。4年指的是最長的移交年限，市和區(qū)縣檔案行政管理部門可以根據(jù)本地區(qū)實際，在4年內(nèi)選擇合適的時間間隔設為電子檔案的移交年限。此外，待北京數(shù)字檔案館（北京電子文件中心）運行后，亦可實時移交。
（二）電子檔案移交與接收的主要工作
本《辦法》并未對電子檔案移交和接收過程的各項工作進行詳細規(guī)定，市檔案局目前正在加緊起草《北京市電子檔案移交與接收辦法》，移交與接收相關(guān)工作的具體要求將在該文件中進行規(guī)定。
（三）電子檔案的移交介質(zhì)
本《辦法》明確規(guī)定了電子檔案離線移交使用移動硬盤作為數(shù)據(jù)的存儲介質(zhì)，這與我市過去使用光盤移交電子檔案的要求有所不同。用于離線移交工作的移動硬盤必須為電子檔案移交工作專用，該移動硬盤平時不得用作他處，不能存儲任何與移交工作無關(guān)的數(shù)據(jù)。在線移交的相關(guān)要求將會在《北京市電子檔案移交與接收辦法》中進行規(guī)定。在北京數(shù)字檔案館（北京電子文件中心）運行前，統(tǒng)一使用離線移交的方式開展電子檔案移交工作，暫不執(zhí)行在線移交。
（四）機構(gòu)改革過程中電子檔案的處置工作
按照《北京市電子文件管理暫行辦法》（京辦字[2013]2號）規(guī)定，機構(gòu)撤銷或合并后檔案室所藏的電子檔案應向相應級別和類型的檔案館移交，或向合并后單位的檔案機構(gòu)移交。任何機構(gòu)和個人均不得擅自處置或銷毀電子檔案。
五、電子檔案的保管工作
限于篇幅，本部分僅對《辦法》第四章的規(guī)定中需要進一步解釋的內(nèi)容進行解讀。
（一）電子檔案的異質(zhì)備份工作
本《辦法》規(guī)定市和區(qū)（縣）檔案館應對館藏重要的電子檔案進行異質(zhì)備份，對電子文件形成單位并無異質(zhì)備份的要求。這里存在三個主要問題：異質(zhì)備份的范圍、異質(zhì)備份的方式、異質(zhì)備份的可執(zhí)行性。
1.異質(zhì)備份的范圍：《辦法》中規(guī)定的是“重要的電子檔案”，這就意味著并非所有館藏電子檔案全部需要做異質(zhì)備份，而是要求市和區(qū)縣檔案館根據(jù)自己的館藏結(jié)構(gòu)，甄選部分重要性較高的電子檔案進行異質(zhì)備份。
2.異質(zhì)備份的方式：考慮紙張的成本，市檔案館目前使用縮微膠卷作為電子檔案異質(zhì)備份的載體，區(qū)縣檔案館可以參照執(zhí)行。這里需要強調(diào)的是，異質(zhì)備份指的并非數(shù)字數(shù)據(jù)在不同的數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)中的備份，如在硬盤或磁帶中備份一套電子檔案并非異質(zhì)備份，異質(zhì)備份特指檔案信息在不同的信息承載媒介中的備份，如電子檔案異質(zhì)為縮微膠卷副本或是紙質(zhì)副本。
3.異質(zhì)備份的可執(zhí)行性：由于數(shù)據(jù)文件、圖形文件和圖像文件等多種電子檔案是無法異質(zhì)為縮微膠卷副本或紙質(zhì)副本進行備份的，因此館藏電子檔案中能夠進行異質(zhì)備份的僅僅是一部分，結(jié)合異質(zhì)備份的范圍問題，再次強調(diào)市和區(qū)縣檔案館電子檔案的異質(zhì)備份并非針對全部館藏，而是針對重要的、且能夠進行異質(zhì)備份的部分電子檔案。
（二）電子檔案保管的總體要求
電子文件形成單位和市、區(qū)（縣）檔案館，應當配備電子檔案存儲、檢測、備份、遷移、恢復、安全防護、銷毀、利用等設備設施，完善保管環(huán)境條件，有效實施規(guī)范管理，維護電子檔案的真實、完整、可用和安全。
（三）電子檔案的定期檢查
在電子檔案定期檢查的要求中，有兩個問題需要重點說明：一是抽樣率的計算方法；二是在定期檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題如何采取補救措施。
本《辦法》規(guī)定，人工抽檢存儲在脫機載體中的電子檔案，抽樣率不低于電子檔案總量的10%。這里的電子檔案總量指的是電子檔案總件數(shù)，而非總頁數(shù)。
在定期檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題應當如何采取補救措施呢？對于在線數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題，應使用本地脫機備份數(shù)據(jù)恢復；對于本地脫機備份數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題，應使用異地備份數(shù)據(jù)恢復；對于異地備份數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題，使用本地脫機備份數(shù)據(jù)恢復。簡言之，在線數(shù)據(jù)、本地或異地備份數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時，應使用本地或異地備份數(shù)據(jù)進行恢復，不能夠使用在線數(shù)據(jù)恢復本地或異地的備份數(shù)據(jù)。
（四）電子檔案的異地備份工作
電子文件形成單位的異地備份工作在《辦法》中規(guī)定的較為詳細，這里僅對市和區(qū)（縣）檔案館的異地備份工作進行說明。市和區(qū)（縣）檔案館的異地備份地點分為兩個，一是北京市信息安全容災備份中心，二是陜西省檔案館。市和區(qū)（縣）檔案館在上述兩個地點開展的異地備份工作均由市檔案局（館）統(tǒng)一承擔，各區(qū)（縣）檔案館僅需按照市檔案局（館）的通知要求及時報送需備份的電子檔案即可。
（五）電子檔案的脫機備份載體
本《辦法》對本市電子文件形成單位和市、區(qū)（縣）檔案館選型電子檔案脫機備份載體方面，做出了新的要求。即今后統(tǒng)一使用磁帶或硬磁盤，硬磁盤包括移動硬盤和硬盤。由于不再將光盤列為備份介質(zhì)，各單位應注意及時調(diào)整。至于是使用磁帶，還是使用硬磁盤作為備份介質(zhì)，各電子文件形成單位、市和區(qū)（縣）檔案館應根據(jù)本單位的設施設備情況進行選擇。此外，無論使用磁帶還是硬磁盤作為備份介質(zhì)，均應在滿4年后進行介質(zhì)更新，即將全部備份數(shù)據(jù)遷移至新的磁帶或移動硬盤中。
（六）電子檔案的保管環(huán)境
電子檔案的保管環(huán)境應具備防塵、防磁場干擾、防電磁泄漏、防機械振動、防有害氣體（二氧化碳、二氧化氮、氯氣等）、防光（主要是紫外線）、防霉變、防有害生物、防火、防水、防盜條件，進行必要的溫度、濕度控制。具體要求參照國家相關(guān)標準即可。
（七）電子檔案保管的其他要求
電子檔案的管理措施和保管環(huán)境除了應按照本辦法第二十一條執(zhí)行，還應達到《北京市電子文件管理暫行辦法》（京辦字[2013]2號）第二十五條的要求，具體如下：
1.所有設備、設施、軟件系統(tǒng)及各種載體應性能優(yōu)良、運行穩(wěn)定可靠，有利于保持數(shù)據(jù)的長期可讀性。
2.對發(fā)生數(shù)據(jù)損毀的電子檔案，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)應及時采取有效措施進行數(shù)據(jù)恢復。
3.保存電子檔案的載體，應選擇安全保密的場所，配備必要的保密防護設施。
4.按照國家信息安全等級保護標準和信息系統(tǒng)分級保護管理規(guī)定，保存電子檔案的場所應該封閉，存儲電子檔案的信息系統(tǒng)應與其他信息系統(tǒng)實行物理隔離或采取符合保密標準要求的安全隔離措施，應按照系統(tǒng)保存的密級和安全等級最高的電子檔案執(zhí)行信息安全與保密管理制度。
5.銷毀電子檔案應履行審批手續(xù)。銷毀電子檔案，應進行監(jiān)銷并保證其內(nèi)容不可恢復。
6.電子檔案應根據(jù)技術(shù)與管理的發(fā)展變化，及時進行不同信息系統(tǒng)平臺間、不同信息載體間的遷移。
六、電子檔案的利用工作
限于篇幅，本部分僅對《辦法》第五章的規(guī)定中需要進一步解釋的內(nèi)容進行解讀。
（一）電子檔案的計算機檢索目錄制作標準
由于電子文件的特性，在歸檔時均應以“件”為單位。因此，電子檔案的計算機檢索目錄層級也應達到“文件級”。并且，計算機檢索目錄與電子檔案原文應有效鏈接，在信息系統(tǒng)環(huán)境下，可通過計算機檢索目錄準確定位并提取電子檔案原文。
（二）電子檔案利用的登記和審批流程設計
在利用系統(tǒng)的設計過程中，應按照《辦公自動化系統(tǒng)電子文件管理功能需求指南》（京檔發(fā)[2006]11號）的要求設計利用登記和利用審批流程，確保任何電子檔案不會超授權(quán)范圍利用、復制或公布。
（三）電子檔案的原件封存問題
本《辦法》明確了電子檔案封存保管要求，電子文件形成單位、市和區(qū)（縣）檔案館應將館室藏電子檔案制作一套專門提供利用的版本上傳至利用系統(tǒng)，電子檔案的原始歸檔數(shù)據(jù)不得提供利用。
七、《辦法》的施行時間和文件更新問題
一、電子檔案管理系統(tǒng)研究的背景
信息化技術(shù)的發(fā)展不僅有利于檔案管理工作的有效進行，在另一方面也對檔案管理工作的準確性和有效性提出了更高的要求?，F(xiàn)階段檔案主要類型有兩種：其一是正在產(chǎn)生或者已經(jīng)產(chǎn)生的各種形式的檔案，如紙質(zhì)形式、聲音形式和視頻形式等；其二是在運用計算機進行事物處理時所產(chǎn)生的電子檔案。由于計算機應用技術(shù)的廣泛性，第一種傳統(tǒng)的檔案類型已經(jīng)逐漸向電子檔案形式轉(zhuǎn)變，而現(xiàn)在檔案管理的主要對象就是電子檔案。工作的快節(jié)奏也加速電子檔案的增長，對于電子檔案的有效管理也逐漸困難，形成有效的電子文件檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)是急需解決的問題，也是促進電子檔案管理發(fā)展的關(guān)鍵。而現(xiàn)如今，電子檔案管理工作的信息化逐漸受到社會各界的重視，作為我國信息管理工作中的一部分，國家和政府也加大了對電子檔案管理系統(tǒng)研究工作的支持，也顯示出電子文件檔案管理系統(tǒng)設計和實現(xiàn)的必要性。
二、現(xiàn)階段電子檔案管理軟件中存在的問題
對于電子檔案管理軟件的研發(fā)工作一直在持續(xù)進行著，但是由于傳統(tǒng)檔案管理方法的影響和對電子檔案管理沒有全面的了解，研發(fā)出的軟件在使用過程中仍舊存在一定的問題，無法保證電子檔案管理工作準確性和有效性，在傳統(tǒng)管理方法向新電子檔案管理上的轉(zhuǎn)變還需繼續(xù)進行。該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環(huán)球市場信息導報》雜志http：//總第535期2014年第03期-----轉(zhuǎn)載須注名來源而如今電子檔案管理軟件存在以下幾種問題：
現(xiàn)存的軟件大多還是應用于對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理，和計算機技術(shù)應用進行輔助的管理，對于電子檔案不同于傳統(tǒng)檔案的差異性，沒有創(chuàng)新檔案管理方法，而電子檔案管理系統(tǒng)在工作流程和使用功能上都應該有一定的變化?！?】
很多軟件主要是針對某一種檔案的管理，而電子檔案是多種多樣的，軟件的使用無法滿足多樣化電子檔案的管理。而且軟件在對電子檔案進行歸檔時，忽略了與之相關(guān)的附加文件的歸檔，影響檔案使用的有效性。
諸多軟件在設計過程中更加注重的是電子檔案的歸檔工作，而在歸檔后檔案的安全性設置上面有一定的缺陷。而軟件的使用功能比較單一，軟件的開發(fā)技術(shù)比較落后，無法順應電子檔案內(nèi)容和類型不斷更新的新形勢。
電子檔案的使用的有效性是軟件在設計過程中應該考慮的問題，對電子檔案的管理一方面是對于事情的記錄，而另一方面則是對于檔案的利用，這也是現(xiàn)行軟件中存在的最重要的問題。即使很多軟件對電子檔案的基本管理工作符合要求，但是在電子檔案使用管理上一直找不到突破點。
三、電子文件檔案管理系統(tǒng)
電子文件檔案管理系統(tǒng)的基本要求
檔案按照不同的劃分方法可以對電子檔案有不同歸類，在上述中已經(jīng)說明電子檔案的兩種形式，自動化產(chǎn)生而成和由紙質(zhì)檔案發(fā)展而成，自動化產(chǎn)生而成的電子檔案是檔案管理工作中的重點也是難點，與紙質(zhì)檔案的管理也有一定的區(qū)別。對于電子化檔案的管理主要包括幾個方面的內(nèi)容：首先是檔案的收集，自動化而成的電子檔案是產(chǎn)生于工作中，由于人員的分散性增加了檔案收集的難度，要保證檔案的完整性難度更大，因此在收集過程中也需要運用合理的方法；其次是檔案的整理，電子化檔案整理的首要目標就是保證檔案的準確性，在進行整理時，盡量按照檔案的原件進行整理。而另外一個要求就是電子檔案的有效性，檔案的整理也需要方便后期的使用，保證檔案整理的質(zhì)量，可以在整理時附加對檔案的說明。最后則是對電子檔案歸檔后的保護，由于電子檔案載體的不同，在保護的時候也要謹防檔案信息的流失。電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理上的差異性也說明了傳統(tǒng)檔案管理方法是不可行的，在對電子檔案系統(tǒng)設計上也需要根據(jù)電子化檔案的特點，進行合理的設計?！?】
電子文件檔案管理系統(tǒng)業(yè)務流程設計
收集模塊。電子文件檔案管理系統(tǒng)的首要環(huán)節(jié)就是電子檔案的收集，該模塊的主要流程是：各部門的工作人員在日常工作中產(chǎn)生的文件按照各部門的要求進行歸檔，各部門的工作人員運用系統(tǒng)中的收集器開展收集工作。
關(guān)鍵詞 電子文件 數(shù)字化檔案 安全
隨著企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，企業(yè)檔案數(shù)字化建設也隨即展開，并使電子文件更加廣泛應用普及，這些是企業(yè)經(jīng)營活動、科研生產(chǎn)的原始數(shù)據(jù)，是企業(yè)科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理的重要基礎，能夠為企業(yè)的后續(xù)發(fā)展提供借鑒，尤其在新品的開發(fā)和研制上，因此必須對電子檔案加以很好的保護和充分的利用。
一、電子文件的定義及特點
電子文件是指在數(shù)字設備及環(huán)境下生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。它與紙質(zhì)文件相比，有如下特點：
1.電子文件不具備直觀性，必須依賴特定的計算機設備加以解讀。而且有些電子檔案即使載體保存完好，內(nèi)容亦可能在無形中丟失，非人工識讀性與紙質(zhì)文件有著本質(zhì)的區(qū)別。
2.電子文件可直接在計算機上迅速地處理和傳遞。而且具有易復制、修改、刪除等特點，使檔案“原件”的概念變得難以確認。因此對其真實性，可靠性有更高的要求。
3.電子文件的瀏覽不受時間地點的限制，可實現(xiàn)資源網(wǎng)絡共享，利用更加方便快捷。
4.電子文件對保存環(huán)境的要求更高，如溫濕度，防塵，防磁，防震等。
二、電子文件的利用及保密
電子檔案在利用中的保密與安全是十分重要和必要的，而同紙質(zhì)檔案相比，它更加難以控制。全數(shù)字化的形態(tài)加大了日常維護的難度，在技術(shù)支持方面和人員素質(zhì)方面有較高的要求。
（一）技術(shù)支持方面的問題
電子文件為需求人員提供便利的同時，也導致了一些不容忽視的問題。其具有的共享性、交互性、多樣性、開放性等特點，使其對軟硬件平臺的依賴性更強，對支持其運行的網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全性要求更高。
1. 載體保護
首先要做好電子文件載體的軟件保護。電子文件的格式多種多樣，有文本文件、電子報表、電子郵件、圖形、圖像文件、網(wǎng)頁文件、數(shù)據(jù)庫文件等等。如歸檔時不加以控制，在以后相當長時間內(nèi)，也許能夠讀取它們的軟件不再使用，就不能保證其可讀性。因電子技術(shù)更新很快，對歸檔的電子文件就要規(guī)范幾種常用的少量的文件格式，用幾種通用性較強的軟件讀取，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。另外，要做好電子文件載體的物理保護。要盡可能防止電子文件載體劃擦記錄涂層，避免擠壓，遠離強磁場，與有害氣體隔離等。
2.信息保護
企業(yè)檔案是屬于商業(yè)秘密的范疇，是企業(yè)核心競爭力的保障。為了防止企業(yè)檔案信息被竊取、刪除和修改，通過簽署確認、設置密碼、身份驗證、安裝殺毒軟件、服務器備份等保護措施，對電子文件的真實性，儲存安全性，防范非法訪問和病毒侵害都有很好的保護作用。（1）防止修改。將電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。（2）簽署確認。由于電子文件是計算機文字處理的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件，電子文件的原始記錄性和憑證作用將不再確定，因此需要對歸檔的電子文件進行電子數(shù)碼簽名封簽認證。只要數(shù)據(jù)未發(fā)生改變，則簽名信息依然存在。數(shù)字簽名技術(shù)是被公認可靠的，被法律界所承認的。（3）設置權(quán)限。根據(jù)業(yè)務職能的需求，設置不同操作權(quán)限。有管理級用戶、業(yè)務級用戶和瀏覽級用戶。各級用戶不能超越自己的管轄范圍。用戶在利用時，要特別注意不要泄密。（4）防病毒系統(tǒng)。安裝殺毒軟件，定期進行病毒的檢測和清除。（5）數(shù)據(jù)備份。有條件的話，應實現(xiàn)異地備份。即備份服務器與被備份服務器安裝在不同房間，以防止因火災、水災、高壓電等災難造成同一房間內(nèi)的所有服務器同時損壞。條件允許的情況下，應實現(xiàn)雙機熱備。如果實現(xiàn)雙機熱備存在困難，則必須利用數(shù)據(jù)庫和操作系統(tǒng)的維護計劃功能實現(xiàn)自動備份。
3．復制保護
由于電子環(huán)境日新月異，存貯介質(zhì)會老化，落后，電子數(shù)據(jù)格式要定期升級和更換，即在不同軟、硬件上進行復制，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。
（二）人員素質(zhì)方面的問題
為適應檔案數(shù)字化管理模式，要不斷提高檔案人員素質(zhì)，要有一支具有高素質(zhì)的專業(yè)化知識、并能熟練地運用高科技手段處理企業(yè)電子檔案的人才隊伍。
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2014）02-0052-01
齊秀，女，吉林省鎮(zhèn)賚縣旅游管理服務中心助理館員，從事檔案管理工作。
趙淑華，女，吉林省鎮(zhèn)賚縣旅游管理服務中心助理館員，從事檔案管理工作。
一、電子文件、電子檔案的特點
（一）信息傳遞快
經(jīng)濟全球化把世界上不同國度、不同角落從事經(jīng)濟活動的人聯(lián)系在一起。世界并不陌生，也不顯得遙遠，經(jīng)濟活動個體在短時間內(nèi)就能了解自己的商務活動并作出反應。電子信息通過網(wǎng)絡既可單向傳播，也可多向分散，由電子信息生成的電子文件成為傳播信息的重要渠道且波及面廣，無論是世界經(jīng)濟活動的前沿報道，還是某一項經(jīng)濟法規(guī)的公布都可以通過電子文件公布出來，很短時間內(nèi)世界上便可曉得經(jīng)濟的最新進展。在沒有電子文件、沒有電子信息之前，可以想象讓全世界了解某項重要經(jīng)濟活動的運行、發(fā)展幾乎是不可能的。
（二）一體化趨勢強
電子文件、電子檔案具有記錄范圍廣、傳遞信息快、保存方便的優(yōu)勢，它不僅能縱向形成某項經(jīng)濟活動的紀要，更能從橫向范圍內(nèi)把反映某項經(jīng)濟活動議題影響的價值信息快速記錄下來。電子文件、電子檔案從記錄的完整角色看，更能充分做到“橫不缺項、縱不缺限”，無論是從時間角度還是空間角度都是完整、一體的發(fā)生作用。經(jīng)濟全球化也不是單向的，國家之間、公司之間甚至個人之間進行的經(jīng)濟活動從對話到最后達成協(xié)議并不是孤立的發(fā)生作用，它必然或無形中影響到其他國家或民眾的關(guān)注。特別是關(guān)系國計民生的重要國際會議議題，如改善衛(wèi)生服務、改善居住環(huán)境、加快扶貧等一系列問題都會使其他國家或民眾作出反應并出臺相關(guān)政策應對經(jīng)濟形勢的變化。從這層意義上講經(jīng)濟全球化又是一體化的過程。電子文件、電子檔案記錄內(nèi)容的完整性、一體化與經(jīng)濟全球化相對稱，它對國家根據(jù)國際形勢變化探究經(jīng)濟趨勢、推定經(jīng)濟走向、制定經(jīng)濟法規(guī)能產(chǎn)生重要影響，對國家在經(jīng)濟全球化中開展國際競爭提供了更為寬廣的信息來源。
（三）保存與查詢
經(jīng)濟的發(fā)展帶動了檔案工作的變革，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已不能完全適應經(jīng)濟形勢的變化，電子文件、電子檔案通過網(wǎng)絡變得更加便捷，且保存簡易。一旦紙質(zhì)檔案丟失，便可通過電子文件和保存的電子檔案進行查詢，尤其是當發(fā)生重大自然災害，如暴雨、雷電、地震等災難時，紙質(zhì)檔案一旦完全被毀，如有電子檔案異地備份保存，只要進行原始電子文件恢復，將起到其他方式再現(xiàn)歷史不可替代的作用。特別是國家在經(jīng)濟全球化趨勢中應對經(jīng)濟糾紛，如有電子文件、電子檔案保存，它將會給國家提供法律依據(jù)，打贏國際官司、挽回經(jīng)濟損失功不可沒。
二、電子文件、電子檔案的管理
（一）提高認識，加強領(lǐng)導
檔案作為真實記錄社會政治、經(jīng)濟、科技、文化等各項活動的第一手材料，是人類社會記錄、傳遞、留存信息的重要工具，是一個國家或地區(qū)歷史文化財富的重要載體。伴隨信息技術(shù)的廣泛應用而產(chǎn)生的電子文件和電子檔案，同傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件、檔案一樣，都是首都重要的信息資源和珍貴財富。各地區(qū)、各單位應提高對保存電子文件和電子檔案重要性的認識，加強對電子文件和電子檔案工作的領(lǐng)導，將電子文件和電子檔案的管理納入本地區(qū)、本單位的信息化建設規(guī)劃。健全檔案工作網(wǎng)絡，將對電子文件形成及管理全過程的要求相應納入各級領(lǐng)導、電子文件形成部門和檔案部門或人員的職責范圍，確保電子文件和電子檔案的真實、完整及有效性。
（二）做好辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)設計和應用工作
各地區(qū)、各單位在開發(fā)設計辦公自動化系統(tǒng)時，應統(tǒng)籌考慮電子文件歸檔和電子檔案管理問題。檔案部門或人員應在系統(tǒng)開發(fā)設計人員的技術(shù)指導及對辦公自動化環(huán)境下文件形成全過程充分調(diào)研的基礎上，全面、準確地提出電子文件歸檔和電子檔案管理的功能需求。同時，在辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)與應用的整個過程中，系統(tǒng)開發(fā)設計和維護人員要與檔案部門或人員密切合作，以保證辦公自動化環(huán)境下電子文件和電子檔案的有序形成和安全保存。
（三）及時做好電子文件的歸檔和電子檔案的移交工作
如今電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展和辦公自動化的逐步完善，因而產(chǎn)生了大量的電子文件，這些電子文件以快捷、方便的優(yōu)越性能而大大提高了工作質(zhì)量與效率，從而給工作帶來了極大便利。但是大量的電子文件的產(chǎn)生也為檔案管理者帶來了新的挑戰(zhàn)，如何做好電子文件檔案管理也是擺在檔案管理者面前的一個重要課題，更是完善當前信息化建設與發(fā)展的一項重要內(nèi)容。
1、電子文件檔案管理現(xiàn)狀
（1）對電子文件管理的重要性認識不足。大多數(shù)單位對電子文件的意義和功用，沒有引起充分認識和足夠重視，沒有制定對電子文件檔案整理、鑒定、歸檔的機制。他們只是使用計算機起草文件，一旦打印出紙質(zhì)正式文件，作為草稿性的電子文件絕大多數(shù)不被保留，不采取任何保護措施，而是被新起草的電子文件不斷覆蓋，或者為用于其它信息的存儲而被清洗?；蛘邇H是把電子文件存儲在U盤或硬盤內(nèi)，甚至對所保存的電子文件隨意進行增、刪、改等操作，使具有原始性電子稿件面目全非，而失去了歸檔保存意義。
（2）電子文件與紙質(zhì)文件的“雙套制”保存，造成資源浪費。“雙套制”保存是指將具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件和電子文件一并保存。在一些單位的辦公自動化網(wǎng)絡系統(tǒng)中，各部門在網(wǎng)上傳遞、承辦文件，雖然提高了工作效率，但文件辦完之后，又輔發(fā)紙質(zhì)文件作為歸檔材料。這樣就形成了相同內(nèi)容、兩種類型的文件并發(fā)、保存的局面，造成人力、物力、財力的浪費，勢必影響電子文件的廣泛應用和檔案事業(yè)的進一步發(fā)展。
（3）電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出優(yōu)點，但也帶來一定的不安全因素。諸如電子文件對軟硬件設備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數(shù)據(jù)丟失、病毒侵害等，這些都給電子文件的安全保管和長期保存帶來諸多問題。
（4）電子文件管理工作瑣碎，任務繁重。對于大量的電子文件管理與歸檔需要鑒定真?zhèn)魏蛢r值斷定，這是個浩大繁瑣的工程，因此，對于電子文件收集歸檔及鑒定工作來說難度較大，要達到存真去偽、存精去雜的目的，使珍貴文件不再湮沒在價值不大的檔案材料之中，還需要一個逐步提高工作效率的過程。-
（5）檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)高低不同。電子文件歸檔工作不但要求工作人員必須具備檔案專業(yè)知識而且要有較好計算機操作技能，從目前情況看檔案管理人員中有相當一部分專業(yè)素質(zhì)偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術(shù)人才尤其是具備檔案管理和計算機信息處理復合型人才，使先進的檔案設備無法投入檔案管理中去，無法充分發(fā)揮應有的作用。
在信息技術(shù)高度發(fā)達的當今，如果上述問題得不到徹底解決，電子文件的管理就會停步不前，會因我們檔案人員的束手無策或疏忽遭受損失，嚴重制約信息化進程的進一步發(fā)展和深化。在電子時代，要使人類活動的真實記錄得以繼續(xù)，只有迎接電子文件的挑戰(zhàn)，管好、用好電子文件，使之為經(jīng)濟建設服務。因此，必須找到一種對電子文件進行管理的路子，這是時代賦予的責任，也是歷史發(fā)展的必然趨勢。
2、對電子文件檔案管理的幾點見解
（1）提高電子文件管理意識，把這項工作作為一項迫切的任務來抓。當前，電子文件的不斷產(chǎn)生已經(jīng)成為文件管理的主要問題。它與紙質(zhì)文件一樣，同樣涉及到保密、安全、管理、歸檔、利用等問題，與紙質(zhì)文件具有同等作用。各級領(lǐng)導要把對電子文件的管理擺上議事日程，方可使信息化工程正常運行。再是采取有效手段，利用可借助的宣傳方式，大力宣傳電子文件管理的重要性，提高人們對電子文件管理的意識。
（2）加強法制建設，依法管理電子文件，逐步形成一套完善的電子文件管理法制體系。相應的法律法規(guī)是電子文件管理的一個重要前提，目前電子文件管理不善，與沒有一個電子文件法規(guī)有很大關(guān)系。因此，檔案行政管理部門應會同政府行政部門聯(lián)合制定電子文件管理法規(guī)，確認電子文件的法律地位，明確檔案中的行政行為，依法管理電子文件。檔案行政管理部門應逐步制定和完善電子文件的全過程管理制度，做到有章可循，使電子文件的管理達到標準化、規(guī)范化、制度化。
（3）在紙質(zhì)文件和電子文件之間建立一個“通道”，解決電子文件與紙質(zhì)文件的“雙套制”保存問題。建立“通道”，即是將電子文件和紙質(zhì)文件以文本方式和映像方式共同存儲在一張光盤上，然后利用軟件和數(shù)據(jù)庫索引將二者結(jié)合，實現(xiàn)電子文件自動管理和檢索。對永久保存的文件，應形成一套紙質(zhì)文件保存。要認真收集保護原稿，對文件在處理過程中曾修改的文稿必須做修改標記，各種修改信息應予以保留，以備今后保存時一目了然，對電子文件檔案管理提供便利。
（4）加強辦公系統(tǒng)和電子文件的安全防護工作。做好辦公系統(tǒng)和電子文件的安全防護，首先要抓好信息存儲載體制成材料這個問題。嚴把電子文件制成材料質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎。二是保證計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的實體安全。實體安全主要指環(huán)境和設備的安全。要有專人負責管理應用，有良好的室內(nèi)環(huán)境，保證機器設備和存貯設備不會因溫度波動及火災受到致命的傷害。三是要保證計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的運行安全，可設定登錄限制、使用文件權(quán)限和文件屬性等，這在一定范圍內(nèi)對服務器文件與數(shù)據(jù)提供了保護。四是做好數(shù)據(jù)庫備份工作，保證信息安全。五是預防病毒，防止網(wǎng)絡系統(tǒng)遭受侵害。要在計算機系統(tǒng)上安裝防毒軟件，它可自動殺毒。嚴禁使用外來U盤、光盤等，必須使用時應嚴格進行病毒檢測，確認無病毒后方可使用。六是在不需要讀寫文件的地方使用“無盤工作站”，這種方法行之有效。
（5）加強對電子文件和電子檔案管理知識的培訓，提高檔案工作人員的業(yè)務素質(zhì)。隨著信息化技術(shù)的廣泛應用，電子文件也大量地出現(xiàn)在人們面前。在這種情況下，檔案人員只懂紙質(zhì)檔案管理知識是遠遠不夠的，必須學習電子文件和電子檔案管理知識，才能跟上時代的步伐。檔案行政管理部門應加強這方面的業(yè)務培訓。一是分期分批對檔案人員進行電子和電子檔案管理的培訓；二是組織檔案人員去外地學習電子文件與電子檔案管理的經(jīng)驗；三是召開電子文件與電子檔案管理現(xiàn)場會，推廣這方面的先進經(jīng)驗，迅速提高檔案工作人員的業(yè)務素質(zhì)。
綜上所述電子文件作為新型信息載體，它以其自身獨特記錄形式和與紙質(zhì)文件無可比擬的優(yōu)越性使工作質(zhì)量和效率大大提高，它給傳統(tǒng)檔案工作理念、技術(shù)和方法所得帶來的嚴峻挑戰(zhàn)是檔案管理工作一場新變革，檔案管理者要針對性地采取有效措施不斷改進和完善各項管理工作，我相信電子文件的管理工作一定在不久的將來會更加完善、規(guī)范。
參考文獻：
在現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展迅猛的形勢下，數(shù)字檔案室作為政府機關(guān)、企事業(yè)單位在履行職能過程中，運用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案信息進行采集、整理、存儲和管理，并通過網(wǎng)絡提供利用服務的檔案信息集成管理平臺，發(fā)揮著不容忽視的作用。對于電力企業(yè)來說，在企業(yè)的運營和管理過程中，形成了大量的電子文件，成為數(shù)字檔案室重要的工作對象和建設內(nèi)容。筆者結(jié)合所在的企業(yè)數(shù)字檔案室建設和電子文件管理情況，對兩者的關(guān)系進行探討。
一、積極建設數(shù)字化平臺，作為數(shù)字檔案室建設和電子文件管理的基礎
一方面，搭建數(shù)字信息平臺是數(shù)字檔案室建設和電子文件檔案管理的工作起點。圍繞電子政務、電子商務建設的要求，我公司緊跟信息技術(shù)和電力工作的新發(fā)展，加強檔案信息系統(tǒng)研發(fā)，將數(shù)字檔案室建設作為企業(yè)信息化建設的有機組成部分，以“檔案管理系統(tǒng)”納入“信息化應用系統(tǒng)”統(tǒng)一籌劃開發(fā)，多次配合省公司工作調(diào)試模塊設計，使系統(tǒng)最大限度地貼合檔案工作需求，逐步實現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)和電力企業(yè)業(yè)務系統(tǒng)的集成，基本形成了較為完整規(guī)范的檔案目錄數(shù)據(jù)庫和圖像數(shù)據(jù)庫。在數(shù)字化檔案室的建設中，檔案管理信息化和網(wǎng)絡化的發(fā)展豐富了檔案管理方式，為各門類檔案數(shù)字資源提供了“充分考慮需求、直觀面向用戶、集中統(tǒng)一便捷”的信息展示平臺。
另一方面，搭建數(shù)字信息平臺是數(shù)字檔案室建設和電子文件管理的落腳點。我公司的檔案信息平臺雖然是由國網(wǎng)公司統(tǒng)一建立和維護的，但在在實際工作中，檔案工作人員結(jié)合檔案管理工作特點，圍繞“檔案管理”模塊功能和加強電子文件管理等重點工作，認真驗證現(xiàn)有系統(tǒng)，同時圍繞信息的前端控制和全程維護，完善文件處理、檢索瀏覽、信息上傳和集中歸檔等多環(huán)節(jié)應用提出功能需求，便于國家電網(wǎng)公司進行系統(tǒng)的完善。同時，對已有的電子文件和數(shù)字化后的檔案，開發(fā)檔案掛接、統(tǒng)計分析、查找利用等功能，實施了電子數(shù)據(jù)與信息系統(tǒng)的整體掛接和查閱利用，充分發(fā)揮案卷級、文件級電子目錄和電子圖像數(shù)據(jù)庫的作用，實現(xiàn)了檔案資源的集中管理。根據(jù)信息系統(tǒng)的程度、安全風險等因素，落實信息管理安全保密措施，保障應用系統(tǒng)的安全運行，提升了我公司檔案信息化管理的層次與水平。
二、積極構(gòu)建保障體系，推進數(shù)字檔案室建設和電子文件管理的有序展開
首先，領(lǐng)導重視為各項工作的有序開展創(chuàng)造條件。我公司始終由主要領(lǐng)導分管檔案工作，將檔案工作納入到全年工作計劃當中，使檔案工作與企業(yè)各項工作同布置、同落實；每年印發(fā)《檔案工作要點》，召開檔案工作會議，明確檔案工作目標和內(nèi)容；積極推行責任考核制度，將文件材料歸檔工作列入各部門考核內(nèi)容，形成了檔案工作發(fā)展的有效機制。在數(shù)字檔案室建設初期，我公司檔案工作人員專程赴省公司、市檔案局學習咨詢，了解紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的內(nèi)容、程序與方式，學習檔案數(shù)字化工作的有效經(jīng)驗與成果利用，確保檔案數(shù)字化加工項目實施的科學高效。在數(shù)字檔案室建設過程中，還專門組織召開了檔案數(shù)字化建設工作研討會，邀請上級業(yè)務主管部門、市檔案局業(yè)務指導處等單位的領(lǐng)導和專家參加，充分聽取各方意見，全力優(yōu)化檔案數(shù)字化工作。公司還組織專人以數(shù)字化檔案室建設為主題開展課題研究，通過對傳統(tǒng)檔案的管理現(xiàn)狀、檔案信息系統(tǒng)建設以及檔案數(shù)字化建設實踐等情況進行分析探討，研究思考數(shù)字化檔案室建設的目標、原則和方法等內(nèi)容，力求檔案管理的理論研究與檔案工作的長遠發(fā)展相結(jié)合，為數(shù)字化檔案室建設奠定了理論基礎。
其次，強化指導監(jiān)督。數(shù)字檔案室建設涉及企業(yè)多個部門，形成工作合力至關(guān)重要。一方面，明確各部門的工作職責，由辦公室總體牽頭負責實施檔案數(shù)字化全過程的進度與質(zhì)量控制；由信息管理部門給予數(shù)字化數(shù)據(jù)的系統(tǒng)存儲與數(shù)據(jù)庫建設的技術(shù)保障，配合做好數(shù)據(jù)庫的維護和運行管理。另一方面，作為垂直管理的大型國有企業(yè)，在做好市公司機關(guān)本部數(shù)字檔案室和電子文件管理工作的同時，積極開展對所屬單位檔案工作的指導，與檔案數(shù)字化項目服務單位簽訂《檔案數(shù)字化建設項目安全保密協(xié)議》和《保密承諾書》，明確保密范圍與保密責任、工作制度和工作流程等要求，并對各工作環(huán)節(jié)進行監(jiān)控，確保檔案信息全過程安全，對所有檔案進行密級篩查，全面梳理和統(tǒng)計標識密級文件，從源頭上區(qū)分檔案數(shù)據(jù)的安全保密層次。
再次，健全制度是完成各項工作的保障。在數(shù)字檔案室建設之初，企業(yè)就以國家檔案局、市檔案局有關(guān)電子文件管理的規(guī)定以及全市“十二五”檔案事業(yè)發(fā)展目標中關(guān)于國有企業(yè)全面推進電子文件歸檔管理的要求為指導，嚴格參照國家檔案局技術(shù)規(guī)范和相關(guān)標準，規(guī)范檔案信息資源數(shù)字化工作；在數(shù)字檔案室建設過程中，按照國家檔案局和市檔案局的規(guī)定，統(tǒng)一工作標準，明確發(fā)展方向，確保高效有序地開展數(shù)字檔案室建設的各項工作。此外，進一步維護數(shù)字檔案室建設的成果，規(guī)范電子文件管理的制度；形成“信息系統(tǒng)內(nèi)查閱電子檔案的方式”，對信息系統(tǒng)內(nèi)查閱電子檔案數(shù)據(jù)提出要求，嚴格規(guī)定查閱范圍，科學設定利用權(quán)限，規(guī)范電子檔案的管理。
三、不斷提升效能，確保數(shù)字檔案室建設和電子文件管理持續(xù)發(fā)展
一是強化統(tǒng)籌規(guī)劃。數(shù)字化檔案室因為信息記錄方式與傳遞方式的改變，其工作模式與傳統(tǒng)相比發(fā)生了根本變化。要加強以計算機網(wǎng)絡設備和信息數(shù)據(jù)庫為主要內(nèi)容的檔案信息化基礎建設，根據(jù)電子文件管理與數(shù)字檔案室建設的功能要求，進一步完善電子文件歸檔管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)；要實施紙質(zhì)檔案與電子文件的配套管理，將新型檔案數(shù)據(jù)科學納入檔案管理范疇，實現(xiàn)檔案鑒定與數(shù)字化同步、檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案利用同步，提高信息管理的層次和水平，拓展檔案利用共享渠道。
二是強化技術(shù)保障。要適應辦公自動化系統(tǒng)和多媒體技術(shù)等的發(fā)展，配置滿足數(shù)字檔案海量存儲、查詢、管理要求的服務器和光盤、硬盤等存儲備份設備，并實現(xiàn)機關(guān)檔案工作從文件收發(fā)、歸檔整理到電子存儲等多環(huán)節(jié)檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的功能，為建設數(shù)字化檔案室提供良好的運行環(huán)境；要遵循統(tǒng)籌開發(fā)的建設原則，將檔案管理與本單位信息化建設總體格局相結(jié)合，并關(guān)注數(shù)據(jù)系統(tǒng)的特殊性和專業(yè)性，加強檔案數(shù)據(jù)分析，對不同類型數(shù)據(jù)進行分層保管，努力建設資源配置合理、使用科學便捷的檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)文檔的實體生成、管理運轉(zhuǎn)、信息利用的一體化。
三是強化學習培訓。數(shù)字檔案室因檔案信息的記錄方式和傳遞方式發(fā)生改變，其工作模式與傳統(tǒng)工作相比也發(fā)生了顯著變化，對于檔案工作人員來說也需要積極確立全新的管理觀和服務觀。要根據(jù)新時期檔案業(yè)務的特點，提升檔案工作人員對數(shù)字檔案室的認識，根據(jù)檔案工作的客觀規(guī)律和檔案特點進行合理組織、計劃與控制，研究檔案信息化發(fā)展的趨勢，思考完善檔案信息管理的方法；要主動緊跟信息發(fā)展步伐，熟練掌握計算機操作技能，具備更專業(yè)的檔案業(yè)務知識和更豐富的信息技術(shù)知識，為科學開展檔案管理提供強有力的智力支撐，不斷提升檔案工作效率。
（作者單位為國網(wǎng)湖北省電力公司黃岡供電公司）
參考文獻
中圖分類號：F407.63 文獻標識碼：A 文章編號：
隨著電子計算機和通信技術(shù)的進一步發(fā)展和深化，特別是辦公自動化系統(tǒng)在機關(guān)、企事業(yè)單位日常辦公中的廣泛運用，由此產(chǎn)生的電子公文、電子圖書、電子圖形圖像、電子文獻資料等都是屬于電子文件。電子文件是文件的一種，它具備文件的所有屬性，同時電子文件又以數(shù)字形式進行記錄，并由計算機等設備進行加工和處理。因此電子文件具有一般文件的特點，同時也具有獨特性，表現(xiàn)在以下幾個方面：
（1）整理過程簡單，管理靈活。一般意義上的檔案管理模式是由文書處理部門立卷，檔案業(yè)務部門接收，按年份將文件歸檔。這種檔案管理模式對前期的檔案整理分類要求很高，自然也就需要檔案人員在這一環(huán)節(jié)上傾注更多的時間和精力。然而電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件不同，它可以在產(chǎn)生之初即時歸檔。因為電子文件依賴于計算機管理信息系統(tǒng)，并且一個單位的文書處理人員、業(yè)務人員和檔案管理人員在共同的辦公信息管理系統(tǒng)中辦公。比如文書處理部門可以靈活處理電子文件的定稿，一方面可以將需要歸檔的電子文件根據(jù)需要整理后交給檔案部門直接歸檔，另一方面也可以利用計算機網(wǎng)絡管理系統(tǒng)將平時各個部門所產(chǎn)生的文書匯總后傳送給檔案部門，檔案部門再按照利用者的需求，盡快將有歸檔利用價值的電子文件下載或者刻錄成光盤的形式保存下來，最后作為電子檔案歸檔。
（2）載體信息容量大，易存取。因為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是以實體的形式進行歸檔保存的，當然離不開大型庫房作為存儲空間，而電子文件是依附于各種載體存在的，這些載體的信息容量是前所未有的。并且電子文件不需要依賴于巨大的庫房和裝具，既可以節(jié)省存儲空間，又大大減少了人力、物力和財力。
（3）簡化了利用手續(xù)，便于檢索和利用。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案環(huán)境下，利用者如果要借閱檔案，就必須到檔案室或檔案館辦理手續(xù)，查閱后假如需要檔案復制件，還需進一步申請。在電子文件管理信息系統(tǒng)中，由于檔案管理部門和辦公室業(yè)務部門共同使用一個儲存電子文件信息的數(shù)據(jù)庫，用戶無需親自到檔案館，直接利用辦公室電腦連接檔案部門網(wǎng)站即可查找并利用所需檔案，并可方便快捷地進行復制和存儲。
一、目前電子文件管理中存在的問題
從理論上看，電子文件具有檔案的本質(zhì)屬性和一般屬性，但是由于電子文件的一些特點不同于紙質(zhì)文件，所以我們在管理電子文件時就不能采用和傳統(tǒng)文件一樣的方法。于是，在探索新的管理方法過程中出現(xiàn)了一系列問題。
（1）不能確保電子文件的可靠性和真實性。電子文件離不開計算機系統(tǒng)，這種強烈的依賴性使它的可靠性和真實性受到限制。電子文件是通過計算機將信息以數(shù)字代碼的形式記錄在載體上的，同時就必須依靠計算機系統(tǒng)才能得到識別和利用。計算機可以保存電子文件的完整性，也可以變動或者刪除電子文件，特別是稍有操作不當，就會嚴重影響電子文件的原始性。所以，人們可能就會懷疑電子文件的真實性和可靠性。除此之外，因為電子文件的信息內(nèi)容和載體是不在一起的，電子文件的存儲信息可以任意擴展、濃縮或者改變它的存儲空間，也可以通過操作系統(tǒng)變動在硬盤上的位置，或者將電子文件從原來的存儲硬盤中拷貝到其他的存儲載體，或者通過網(wǎng)絡進行公開。由此可見，電子文件時刻都處于被改動、竊取、甚至消亡的境地，這就更加危害到了電子文件的真實性和可靠性。
（2）不能有效地保管和長期保存電子文件。當今計算機技術(shù)迅猛發(fā)展，更新速度前所未有，特別是計算機設備中的軟硬件更新更快，再加上存儲材料的不長久性，這就對電子文件的
保管和長期保存帶來了挑戰(zhàn)。處于保管層次的電子文件，一般不可能只是在一個計算機系統(tǒng)中形成，然而不同的計算機系統(tǒng)在內(nèi)容格式布局上都不盡相同，于是就會出現(xiàn)電子文件在形成時所依附的計算機技術(shù)不能滿足其保管階段的要求的現(xiàn)象。除此之外，由于存儲電子文件的載體并不是一成不變的，在長期使用過程中，難免就會出現(xiàn)載體材料老化或者磁性自然消除的情況，也就造成了電子文件信息不存在或者識別失真的后果。當然，很多部門和單位針對電子文件的有效保管和長期保存問題，提出了不少有實踐意義的建議和做法，比如說引進拷貝和再生性保護技術(shù)等，可是這些也只是當下計算機發(fā)展情況下的權(quán)宜之策，要從根本上杜絕此類問題，還需要電子文件的管理者認真琢磨和繼續(xù)探索。
（3）不能保證電子文件的法律憑證作用。電子文件作為一種新生事物，因為無法確保其真實性和可靠性，所以其法律憑證作用與紙質(zhì)文件相比，略顯不足。可是，雖然由于技術(shù)上的
缺陷，我們不能確保電子文件的真實性和可靠性，但是這并不表明所有的電子文件的可靠性和真實性就該受到質(zhì)疑。同時，隨著計算機技術(shù)的進一步發(fā)展，電子文件的數(shù)量與日俱增，“證據(jù)”、“證明”的這種作用必然就會慢慢依賴于電子文件。不可否認的是，目前要使電子文件的可靠性和真實性得到有效保障，就只能依靠法律的幫助。也就是說有關(guān)部門要加強電子文件立法，確保嚴格有效的法律支持，借助法律的強制作用來約束人們的行為，對于那些專門靠破壞信息技術(shù)來竊取、修改電子文件信息的不法分子必須要依法進行嚴厲懲罰。尤其是在網(wǎng)絡環(huán)境下，有關(guān)部門需要對電子文件在網(wǎng)絡上的傳播和利用進行規(guī)范，以此來維護電子文件的知識產(chǎn)權(quán)。對于在網(wǎng)絡上隨意不負責任地傳播利用別人研究成果的行為，要進行嚴
厲打擊和懲治。只有將電子文件管理合法化，以法律條文的形式確定下來，才能充分實現(xiàn)電子文件的法律憑證價值?？墒?，事實卻是目前有關(guān)電子文件的法律規(guī)范還很不完善，無法適
應當下電子文件迅猛增加的趨勢，因此，制定適合電子文件管理的法律也是需要解決的問題之一。
（4）網(wǎng)絡的廣泛應用，給電子文件的管理帶來了一系列新問題。計算機網(wǎng)絡化的不斷進步，使得電子文件在各行各業(yè)都不同程度地大量形成，并有日益發(fā)展的趨勢。由于電子文件的獨特性，使得和普通的紙質(zhì)文件有所區(qū)別，帶來了一些新的管理問題?！熬W(wǎng)絡化”引起“文檔一體化”，掃除了傳統(tǒng)時間和空間障礙，更新了傳統(tǒng)檔案室的工作模式。總而言之，網(wǎng)絡化帶來了文件、檔案管理的新變革，與此同時，也對我們的管理工作提出了挑戰(zhàn)。
中圖分類號：TP393 文章編號：1009-2374（2016）33-0147-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2016.33.072
1 概述
信息化時代，很多企業(yè)都開始實行無紙化辦公，用電子文檔資料替代紙質(zhì)資料。建筑施工企業(yè)項目較多，施工方案、工程圖紙等電子文檔資料文件數(shù)量巨大，這些電子文檔是企業(yè)的核心技術(shù)資料，也是企業(yè)的無形資產(chǎn)。如何通過安全有效的存儲來提高電子文檔資料的使用價值，成為建筑施工企業(yè)面臨的一大難題。
2 電子文檔存儲和使用現(xiàn)狀
建筑施工企業(yè)電子文檔資料眾多，包括合同標書、施工組織設計、工程圖紙、施工方案、施工日志、工程報表、工程竣工資料、影像資料、科研資料等，簡而言之，一切與工作相關(guān)的文檔資料都包含在內(nèi)。電子文檔資料數(shù)量不斷增加，面對這些泛濫成災的電子文檔資料，很多企業(yè)手足無措，導致企業(yè)電子文檔資料存儲和使用混亂不堪?，F(xiàn)階段，在電子文檔的存儲和使用方面，建筑施工企業(yè)主要面臨著以下三個方面的問題：
2.1 缺乏管理，存儲混亂
建筑施工企業(yè)缺乏行之有效的電子文檔資料管理制度，導致電子文檔資料全部分散存儲在企業(yè)員工的工作電腦中，有些資料甚至存儲在員工的私人電腦內(nèi)。如果員工的電腦發(fā)生故障無法開機，就會導致電腦內(nèi)資料丟失無法找回；因員工工作調(diào)動或離職，在帶走個人電腦的同時也帶走了電腦中的文檔資料。另外，建筑施工企業(yè)員工流動性較大，員工電腦中可能存儲著若干個項目的文檔資料，資料繁多、存儲混亂。
2.2 版本混亂，不易維護
施工方案、圖紙等文檔資料，需要經(jīng)過多次修改與更新。除了文件最新的版本需要保存以外，文件修改過程中的多個中間版本，該不該保存呢？如果保存中間版本，在員工電腦中，同一個文件就會出現(xiàn)多個版本，這樣就會顯得不清晰，很混亂；如果只保存最新版，不保存中間版本，在修訂最新版需要回滾到以前的版本的時候就無法回滾，另外，每個中間修改版本，都有修改原因及修改記錄，對最新版文件能起到支撐和解釋的作用。
2.3 存儲分散，難于協(xié)同
建筑施工企業(yè)項目遍布全國各地，電子文檔資料也分散存儲在全國各地，這樣就導致了企業(yè)的電子文檔資料成為若干個孤立的小島，信息查找難度大，文件利用效率低。項目上的電子文檔資料很難被公司其他項目所利用或借鑒，公司機關(guān)各部門也只能通過線下溝通聯(lián)系方可獲取相應電子文檔資料，然而線下獲取資料受到諸多因素限制，導致獲取資料不及時、工作效率低下等情況。
3 系統(tǒng)設計與實現(xiàn)
針對上述問題，建筑施工企業(yè)應建設一套企業(yè)級的電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺，一方面可實現(xiàn)企業(yè)電子文檔集中存儲、安全管理；另一方面可實現(xiàn)協(xié)同共享，提高電子文檔使用價值。
電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺不同于以往的企業(yè)網(wǎng)盤或企業(yè)私有云，電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺在做到集中存儲的同時，還提供了文件加密傳輸、系統(tǒng)安全備份、版本清晰明確、便捷協(xié)同共享、嚴謹權(quán)限控制、高效文件搜索、隨時隨地移動辦公等強大的功能。
3.1 系統(tǒng)功能設置
3.1.1 集中安全存儲。電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺為企業(yè)建立企業(yè)級的數(shù)據(jù)存儲中心，通過互聯(lián)網(wǎng)將公司機關(guān)及各項目連接起來。機關(guān)及各項目員工通過系統(tǒng)操作，將電子文檔資料及時上傳至電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺，實現(xiàn)企業(yè)電子文檔資料集中存儲、統(tǒng)一備份，避免存儲過于分散，同時還能避免因誤操作或病毒感染等導致的重要文檔資料丟失、損壞，保障電子文檔資料的安全。
3.1.2 加密安全傳輸。為保證電子文檔資料的安全性，在文件上傳時，系統(tǒng)會對文件進行必要的加密處理，加密后再進行存儲。從服務器取得電子文檔資料后需要通過系統(tǒng)解密處理，還原文件的本來面目，以便用戶查閱。當然，電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺的加密和解密是一個動態(tài)加密和動態(tài)解密的過程，無需用戶干預。
3.1.3 系統(tǒng)安全備份。電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺提供自動備份功能，支持自動備份企業(yè)文檔文件、數(shù)據(jù)庫文件以及程序文件，備份的形式可選完整備份或增量備份。即使因某種原因?qū)е路掌髦形募G失或數(shù)據(jù)損壞，系統(tǒng)也可以第一時間進行恢復，減少企業(yè)損失。
3.1.4 版本清晰明確。電子文檔修改或更新后，系統(tǒng)能清晰地記錄文件的修改與更新版本，全程記錄文件的每一個歷史操作，自動為每個文件版本編號，并保存文件的所有版本。在系統(tǒng)前臺，顯示文件的最新版本，打開文件詳情后，在版本列表內(nèi)會顯示文件的所有版本，以便用戶查閱或回滾至以前版本。
3.1.5 便捷協(xié)同共享。系統(tǒng)建立了企業(yè)內(nèi)部安全、高效的文檔分享平臺，通過文件、推薦、訂閱等功能，取代傳統(tǒng)QQ、郵件等形式，實現(xiàn)電子文件的快速共享，保障信息傳輸?shù)陌踩耘c時效性。分享更加高效，協(xié)作更加便捷。
3.1.6 嚴謹權(quán)限控制。除便捷高效的協(xié)同共享功能外，系統(tǒng)后臺還能夠建立嚴謹完善的權(quán)限體系，不僅可以對員工所在部門或項目、職務、角色等進行多維度授權(quán)，還可以對文件夾進行多層級授權(quán)。通過嚴謹完善的權(quán)限體系，一方面，員工可以查閱自身權(quán)限下的所有文檔資料，解決了跨部門、跨項目借閱困難的問題；另一方面，員工不能查閱自身權(quán)限以外的文檔資料，避免了企業(yè)電子文檔集中存儲可能帶來的隱私和安全問題，保障了企業(yè)電子文檔整體的安全性。
3.1.7 高效文件搜索。系統(tǒng)內(nèi)置強大的搜索引擎，查找文件更加快速。支持根據(jù)時間、類別、標簽、文件位置等多種條件進行查找；支持通過全文搜索和模糊智能搜索功能，快速定位查找所需的文件，減少查找時間，提高工作效率；支持文件名稱、文件內(nèi)容、文件類型、文件格式、擴展屬性以及全部搜索。搜索條件和上一次搜索條件進行組合，支持無限次二次檢索。
3.1.8 隨時隨地移動辦公。電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺采用B/S架構(gòu)（Brower/Server）與C/S架構(gòu)（Client/Server）相結(jié)合的方式，支持瀏覽器和客戶端兩種訪問方式，同時系統(tǒng)還為手機用戶開發(fā)了安卓客戶端和IOS客戶端，不論員工在辦公室還是在工地，均可隨時隨地登入系統(tǒng)查閱電子文檔資料。另外，系統(tǒng)支持200多種文件格式的在線預覽，無論是專業(yè)AutoCAD圖紙，還是各種流媒體文件，都可直接在線預覽，打破了文件必須下載到本地以及需要安裝專業(yè)軟件才能查看的限制，使得電子文檔查閱更加方便、快捷、高效。
3.2 系統(tǒng)建設
系統(tǒng)建設流程如圖1所示：
3.2.1 系統(tǒng)架設。系統(tǒng)初步籌劃后，在市面上選擇合適的軟件合作商，選擇軟件商時要對其提供的軟件產(chǎn)品以及售后服務做綜合考慮。同時購置系統(tǒng)運行所需服務器，要綜合考慮企業(yè)自身的用戶規(guī)模、文件規(guī)模等因素來購置服務器。如1000用戶左右的企業(yè)，可購置一臺2U雙路機架式服務器，采用英特爾至強E5-2600處理器（雙CPU），最大支持8塊3.5寸硬盤或16塊2.5寸硬盤，最大可實現(xiàn)32T存儲容量。
3.2.2 基礎配置。系統(tǒng)安裝部署并初始化后，導入企業(yè)組織機構(gòu)及人員信息，并確定文件夾結(jié)構(gòu)體系，可選擇按項目或職能機構(gòu)來建立文件夾體系，若按項目建立，每個項目文件夾中包含各職能機構(gòu)子文件夾；若按職能機構(gòu)建立，則每個職能機構(gòu)的文件夾中包含各項目子文件夾。建筑施工企業(yè)以項目為重點，為確保各項目電子文檔的完整性，建議建筑施工企業(yè)選擇按項目來建立文件夾體系。研究確定系統(tǒng)的權(quán)限體系，根據(jù)員工的部門及職務不同，設置不同的文檔查閱權(quán)限。
3.2.3 系統(tǒng)試運行。系統(tǒng)經(jīng)調(diào)試后，選定某個項目作為試運行單位，開展試運行培訓。在試運行過程中，發(fā)現(xiàn)問題要及時解決。試運行結(jié)束后需總結(jié)相關(guān)經(jīng)驗，為系統(tǒng)正式推廣應用做好準備。
3.2.4 系統(tǒng)正式上線。企業(yè)需系統(tǒng)正式運行的通知，并逐級開展培訓工作。定期檢查監(jiān)督系統(tǒng)使用情況，定期開展考核，保障系統(tǒng)的正常運行。
3.3 系統(tǒng)運行保障措施
3.3.1 領(lǐng)導的高度重視。企業(yè)的任何一項工作都必須有領(lǐng)導的重視才能更好地開展，否則工作開展起來會困難重重。電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺的推廣應用工作也是這樣，如果領(lǐng)導能高度重視起來，將會起到一個良好的帶動作用，從而調(diào)動起各個部門、各個項目積極配合起來，更好地為電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺積累和充實原始數(shù)據(jù)，為系統(tǒng)的推廣應用工作打下堅實的基礎，創(chuàng)造良好的條件。
3.3.2 完善的管理制度。隨著電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺的推廣和應用，企業(yè)信息化主管部門應下發(fā)相應的管理制度。制度應條理清晰，明確電子文檔上傳的范圍、格式、時間等要求，闡明系統(tǒng)權(quán)限體系、協(xié)同共享等事項，確保管理制度切實可行。
3.3.3 開展定期考核。系統(tǒng)推廣應用后，企業(yè)信息化管理部門及各業(yè)務主管部門應對各項目開展系統(tǒng)應用情況的定期考核，切實監(jiān)督各項目按時、按要求上傳電子文檔資料，確保企業(yè)電子文檔資料的完整性。
4 結(jié)語
通過電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺的建設，一方面，可實現(xiàn)建筑施工企業(yè)電子文檔的集中安全存儲，加強企業(yè)電子文檔的管理效率；另一方面，通過實現(xiàn)電子文檔的協(xié)同共享和再利用，大大提高建筑施工企業(yè)電子文檔的使用價值。
參考文獻
1、電子文件檔案管理系統(tǒng)的主要優(yōu)勢以及特點
1.1提高了辦公效率。傳統(tǒng)的文件檔案管理工作需要復雜的工作手續(xù)，這主要表現(xiàn)在工作人員很難進行文件檔案的編號，而且效率非常低。若要查找相關(guān)的文件檔案也是非常的復雜，需要在文件檔案管理室進行復雜的檢索，查找一份文件檔案需要非常長的時間[2]。而電子文件檔案管理系統(tǒng)可以對文件檔案進行快速的掃描，并將其儲存到硬盤中，調(diào)取相關(guān)文件檔案時只需要簡單的檢索便可以查看相應的文件檔案。1.2便于文件檔案進行補漏增缺。文件檔案并不是一成不變的，在較長時間的發(fā)展過程中文件檔案的信息會發(fā)生一定程度的改變，如果采用傳統(tǒng)的文件檔案管理工作的話就需要將卷宗打開并重新制作，這樣的話會導致分類規(guī)律發(fā)生較大的改變，不利于日后進行相關(guān)文件檔案的檢索。而電子文件檔案管理工作則只需要重新掃描就可以繼續(xù)存檔，檢索時仍然很簡單。1.3有利于保持文件檔案的原始狀態(tài)。傳統(tǒng)的文件檔案管理工作中需要將文件裁剪成統(tǒng)一的模式，這樣做的目的是保證文件檔案的美觀性，為了將文件檔案整齊的存放[3]，在裁剪過程中就容易出現(xiàn)對原始文件檔案的損壞。而電子文件檔案管理工作不需要手工對文件檔案進行裁剪，只需要進行掃描就可以進行存檔。1.4有利于文件檔案的信息保密。傳統(tǒng)的文件檔案管理工作中將全部的信息歸納在卷宗之中，人們?nèi)羰遣檎揖碜谥械哪骋徊糠仲Y料便可以查看到卷宗中的剩余資料，這將泄露文件檔案的信息。而電子文件檔案管理工作是將卷宗中的各個部分隔離的，人們查找相關(guān)文件檔案不會查看到該卷宗中其余的信息，有效避免了信息的泄露。1.5有利于文件檔案的信息交流與共享。傳統(tǒng)的文件檔案管理工作是將卷宗整理之后存放在特定的位置，若其他地區(qū)的人們想要調(diào)取相關(guān)的文件檔案資料是非常麻煩的[4]。而電子文件檔案管理工作是將文件檔案的信息存放在電腦的硬盤之中，1.6有利于文件檔案管理一體化的實現(xiàn)。傳統(tǒng)的文件檔案管理的各個部分的工作是分開的，這樣浪費了大量的工作時間，無法得到較高的工作效率。而電子文件檔案管理工作可以將文件檔案管理的各個工作有效的結(jié)合在一起，使得文件檔案的管理更加快速有效。
2、電子文件檔案管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)
電子文件檔案管理系統(tǒng)能夠較好的保存文件，所以電子文件檔案管理系統(tǒng)在現(xiàn)今得到了較多的應用，下面將詳述電子文件檔案管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)。2.1管理流程設計。電子文件檔案管理系統(tǒng)的管理流程是非常重要的，系統(tǒng)內(nèi)部的工作人員需要進行文件收集、檔案鑒定、檔案整理以及案卷編目等工作。那么電子文件檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)部人員就要嚴格按照檔案管理工作的先后順序，首先就是收集檔案資料，然后鑒定檔案資料的真?zhèn)危倬褪钦砦募n案的內(nèi)容；最后才是對文件檔案進行編目。電子文件檔案管理一定要按照流程進行，如果沒有嚴格按照流程進行就有可能會使得電子文件檔案的準確性降低。為了預防非法用戶進入電子文件檔案管理系統(tǒng)或者保護電子文件檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)安全就要進行防毒及殺毒的操作，這樣不僅可以保證電子文件檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)的安全性，而且還可以保護用戶電腦的安全性。2.2業(yè)務流程設計。電子文件檔案管理系統(tǒng)的業(yè)務流程包括電子文件檔案的收集、電子文件檔案的鑒定以及電子文件檔案的整理，這三個業(yè)務需要內(nèi)部人員的合作才能夠有效的完成。在電子文件檔案的收集階段要利用辦公自動化系統(tǒng)對工作人員的日常工作進行電子文件歸檔，然后按照電子文件檔案的內(nèi)容來統(tǒng)計資料，完成上述任務后就要對電子文件檔案進行歸檔[5]。電子文件檔案的鑒定過程中工作人員要判斷電子文件檔案的價值，對于沒有保存價值的文件檔案予以銷毀以此來節(jié)省電子文件檔案管理系統(tǒng)的存儲空間。電子文件檔案的整理則需要工作人員對有價值的電子文件檔案進行長時間的保管，并定期查看文件檔案是否損壞。電子文件檔案管理系統(tǒng)主要是利用計算機技術(shù)和文件檔案管理技術(shù)來進行的，為了更好的完善電子文件檔案管理系統(tǒng)就要不斷的創(chuàng)新其系統(tǒng)設計，這樣才能夠使得電子文件檔案管理系統(tǒng)更加完善。
作者：陳德紅 單位：遼河農(nóng)墾管理區(qū)安監(jiān)局
