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時(shí)間：2023-05-23 08:56:53
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（一）有利于依法治檔水平的提升。在實(shí)際的工作開展中，行政事業(yè)單位難免會(huì)遇到新問(wèn)題、新情況，在行政事業(yè)單位工作組成中，財(cái)務(wù)檔案管理工作是不可或缺的一項(xiàng)，同時(shí)也是各項(xiàng)活動(dòng)和工作開展的基礎(chǔ)條件。加強(qiáng)行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理，按照法律條例來(lái)調(diào)整并規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理工作，貫徹執(zhí)行《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《會(huì)計(jì)法》《檔案法》等法律法規(guī)，再配上財(cái)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制的完善，對(duì)于行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理有著積極作用。
（二）有利于審計(jì)工作順利開展。行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案能夠提供主管部門必要的依據(jù)來(lái)進(jìn)行財(cái)務(wù)管理以及審核工作。做好行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作，做好相應(yīng)的監(jiān)督監(jiān)控體系的建立健全，就能夠滿足檔案資料的準(zhǔn)確性、真實(shí)性以及完整性的要求，同時(shí)也可以讓審計(jì)人員在財(cái)務(wù)檔案調(diào)閱之后，了解以往單位的財(cái)務(wù)真實(shí)信息，從而避免在審計(jì)工作之中出現(xiàn)斷章取義的情況，這樣也可以及時(shí)地發(fā)現(xiàn)亂用、挪用經(jīng)費(fèi)等行為，為審計(jì)工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。
（三）提供科學(xué)決策依據(jù)。因?yàn)樵谛姓聵I(yè)單位的各種社會(huì)活動(dòng)之中，財(cái)務(wù)檔案詳細(xì)地記錄了收入和開支，它是對(duì)行政事業(yè)單位日常社會(huì)活動(dòng)的客觀反映?，F(xiàn)階段的行政事業(yè)單位正朝著管理水平提高的現(xiàn)代化管理模式前進(jìn)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理，如分類歸檔資料、如實(shí)記錄資料等，就能夠提供第一手的資料，服務(wù)于今后的計(jì)劃制定、預(yù)算編制以及問(wèn)題研究等，從而給決策層提供科學(xué)的判斷依據(jù)。
二、新常態(tài)下行政事業(yè)單位開展財(cái)務(wù)檔案管理的措施
（一）強(qiáng)化意識(shí)，提高重視。在新常態(tài)下，針對(duì)行政事業(yè)單位對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的不重視，首先就應(yīng)該從意識(shí)入手，提高對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的忠實(shí)度。作為行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該明白開展財(cái)務(wù)檔案管理工作對(duì)于其他經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有序地進(jìn)行有著怎樣的重要性和必要性，能夠明確財(cái)務(wù)檔案管理工作的順利開展就是行政事業(yè)單位指導(dǎo)與決策的依據(jù)。同時(shí)，注重財(cái)務(wù)人員財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)的培養(yǎng)，也能夠創(chuàng)設(shè)一個(gè)良好的管理環(huán)境，確保財(cái)務(wù)檔案管理工作能夠持續(xù)、順利地開展下去。另外，作為管理人員，還應(yīng)該明白檔案管理意識(shí)的嚴(yán)格性與嚴(yán)謹(jǐn)性要求，能夠在日常的財(cái)務(wù)檔案管理工作中做好檔案管理工作，同時(shí)還能夠發(fā)揮自身的監(jiān)督管理作用。
（二）信息建設(shè)，提高效率。行政事業(yè)單位做好財(cái)務(wù)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，也能夠提高財(cái)政資金的使用效率，從而完善對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的信息化建設(shè)。在檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)之中，應(yīng)該考慮到在單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)處理之中，財(cái)務(wù)工作人員應(yīng)該做好檔案管理和財(cái)務(wù)管理兩方面的相互協(xié)調(diào)，這樣才能夠在信息化建設(shè)過(guò)程中真實(shí)地記錄并反映出財(cái)務(wù)檔案的管理信息，以便提升行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理效率。另外，行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作應(yīng)該結(jié)合其他的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)開展，推動(dòng)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)順利地開展下去，這樣也有利于財(cái)務(wù)檔案信息化實(shí)踐能力的不斷深入。
（二）高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施的完善
在信息化背景下，高校財(cái)務(wù)檔案管理要實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，就有必要對(duì)與財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施做出完善，這些設(shè)施包括數(shù)據(jù)存儲(chǔ)器、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、安全系統(tǒng)、交換機(jī)、路由器等。只有在財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中具有一些具備較強(qiáng)信息處理能力、較大存儲(chǔ)功能的存儲(chǔ)器與服務(wù)器、配備必要的路由器與交換機(jī)、使用具有較高安全性特點(diǎn)的操作系統(tǒng)、搭建能夠覆蓋高校的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，才能夠讓財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)工作具備硬件平臺(tái)。同時(shí)，高校要重視完善安全管理系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)等軟件平臺(tái)，其中包括財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)處理軟件、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理與操作程序、計(jì)算機(jī)以及數(shù)據(jù)庫(kù)監(jiān)控程序、電子檔案管理程序等。在硬件平臺(tái)以及軟件平臺(tái)的搭建中，高校要重視實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)中軟硬件的匹配，同時(shí)要以高校財(cái)務(wù)檔案管理工作需求為依據(jù)來(lái)對(duì)軟硬件做出不斷調(diào)整以適應(yīng)高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化工作的開展，這是推動(dòng)財(cái)務(wù)檔案管理信息化工作有序開展的基本保障。
（三）高校財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化
高校財(cái)務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，必須要求檔案信息能夠完整準(zhǔn)確，并且在收集與歸檔過(guò)程中做到及時(shí)與規(guī)范。在對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)開展數(shù)字化處理的過(guò)程中，首先要對(duì)電子檔案進(jìn)行歸類整理；其次需要對(duì)具有利用價(jià)值的紙質(zhì)檔案開展數(shù)字化轉(zhuǎn)換。在此階段，需要通過(guò)提高數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作質(zhì)量來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，在做好財(cái)務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)編研工作的基礎(chǔ)上為檔案管理工作的信息化打下良好基礎(chǔ)。在高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，財(cái)務(wù)檔案信息資料的網(wǎng)絡(luò)化是十分關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享的主要渠道。在此階段，建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是實(shí)現(xiàn)檔案信息資料網(wǎng)絡(luò)化第一步驟，這要求財(cái)務(wù)檔案管理工作者將電子檔案以及做好數(shù)字化轉(zhuǎn)換的紙質(zhì)檔案錄入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，并確保其中信息數(shù)據(jù)被檔案數(shù)據(jù)庫(kù)識(shí)別與存儲(chǔ)。同時(shí)有必要對(duì)高校檔案管理網(wǎng)站做出構(gòu)建與完善，發(fā)揮出檔案管理網(wǎng)站在傳遞檔案信息中的重要作用，以便在實(shí)現(xiàn)高校網(wǎng)站與高校財(cái)務(wù)檔案管理工作結(jié)合的基礎(chǔ)上提高高校財(cái)務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)的利用效率。也正因?yàn)槿绱耍诟咝ｉ_發(fā)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)以及其他管理系統(tǒng)的過(guò)程中，需要以高校中各個(gè)單位的財(cái)務(wù)檔案信息需求為依據(jù)，通過(guò)協(xié)調(diào)高校財(cái)務(wù)管理部門、職能部門以及檔案管理部門來(lái)構(gòu)建一種具有暢通的檔案信息收集渠道、協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)、高效服務(wù)且具備合理結(jié)構(gòu)的財(cái)務(wù)檔案管理模式，同時(shí)為財(cái)務(wù)檔案信息需求者提供資料下載以及信息檢索等服務(wù)，并利用現(xiàn)代通訊技術(shù)來(lái)為財(cái)務(wù)檔案信息的需求者提供咨詢服務(wù)，從而確保高校財(cái)務(wù)檔案信息在推動(dòng)高校發(fā)展與建設(shè)中作用的充分發(fā)揮。
隨著改革開放以來(lái)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，各項(xiàng)事業(yè)都蓬勃發(fā)展。尤其是我國(guó)的高等教育得到了國(guó)家各方面大力的支持，無(wú)論是規(guī)模還是內(nèi)涵，都得到長(zhǎng)足的進(jìn)步，在世界上取得令人矚目的成績(jī)，為我國(guó)的改革開放提供了巨大的智力和人才支撐。可以說(shuō)，他們是相互聯(lián)系，相輔相成，共同發(fā)展。尤其是近幾年來(lái)，國(guó)家對(duì)高等教育的投入更是飛速發(fā)展?？梢哉f(shuō)高校從財(cái)務(wù)上說(shuō)，稱得上是巨大的經(jīng)濟(jì)體。因此，國(guó)家為了保證財(cái)政投入的使用效率，預(yù)防侵占國(guó)家教育經(jīng)費(fèi)情況的發(fā)生，頒布了一系列法規(guī)，要求高校嚴(yán)格執(zhí)行。而各個(gè)高校對(duì)財(cái)政資金的使用的反映，就表現(xiàn)在高校財(cái)務(wù)檔案的使用上。高等學(xué)校財(cái)務(wù)檔案是真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的極其重要的歷史資料和詳實(shí)證據(jù)。因此，高校財(cái)務(wù)檔案管理的效率直接影響到我國(guó)高等教育投入的成功與否，其重要性不言而喻。而財(cái)務(wù)檔案管理人員作為直接接觸財(cái)務(wù)檔案的人員，其業(yè)務(wù)能力的高低直接決定著財(cái)務(wù)檔案的使用效率?？梢哉f(shuō)，財(cái)務(wù)檔案管理人員水平的高低，直接影響著高校財(cái)務(wù)健康發(fā)展的重要因素。
以上所述財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性，因此，要對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)提出比較高的要求。根據(jù)我國(guó)國(guó)情和高?，F(xiàn)在的發(fā)展情況，借鑒國(guó)際經(jīng)驗(yàn)，對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)提出幾點(diǎn)要求：
一、具有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)基礎(chǔ)和相應(yīng)的財(cái)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，能熟練掌握財(cái)務(wù)檔案的流程操作，最好能兼有檔案管理、財(cái)務(wù)、法律等相關(guān)專業(yè)知識(shí)，在信息化社會(huì)情形下，最好能具有一定的計(jì)算機(jī)理論基礎(chǔ)。由于國(guó)家對(duì)高等教育投入的加大，各個(gè)高校財(cái)務(wù)檔案的管理基本上都實(shí)現(xiàn)了信息化，告別了過(guò)去繁瑣的手工記錄，但同時(shí)對(duì)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求。如不能熟練掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)，整個(gè)財(cái)務(wù)檔案的流程都很難進(jìn)行下去，也不能確保財(cái)務(wù)檔案的安全性。
二、具有正確的政治立場(chǎng)，熱愛黨的事業(yè)，忠誠(chéng)于黨，有原則性，愛崗敬業(yè)，熱愛財(cái)務(wù)檔案管理事業(yè)，愿意投身于高等教育事業(yè)。要樹立正確的人生觀和價(jià)值觀，加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)能力，加強(qiáng)對(duì)黨的先進(jìn)性理論學(xué)習(xí)，不斷提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
三、具有良好的服務(wù)意識(shí)，財(cái)務(wù)檔案工作繁瑣，經(jīng)常需要查詢，因此，更加要求檔案管理人員具有很強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)。另外，還需要良好的人際溝通能力，做事既有原則性，也不能和別的部門同事產(chǎn)生矛盾，確保財(cái)務(wù)檔案的收集順利。最好具有良好的文字功底，這樣對(duì)檔案的描述清晰明了，使人一目了然，減少查詢工作的困難。
由于高校檔案管理工作的重要性，各高校基本上都意識(shí)到其在財(cái)務(wù)上的地位，近幾年來(lái)，都加大了對(duì)檔案工作的投入，財(cái)務(wù)檔案基礎(chǔ)設(shè)施都進(jìn)步很大，現(xiàn)在困擾財(cái)務(wù)檔案管理的仍然是高素質(zhì)檔案管理人員的缺失，高校里真正有業(yè)務(wù)能力的財(cái)務(wù)檔案管理者還是很緊張。根據(jù)筆者對(duì)所在學(xué)校附近幾個(gè)城市的高校調(diào)查，很多高校財(cái)務(wù)檔案管理人員都是會(huì)計(jì)人員兼任。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員本身業(yè)務(wù)就多，自己業(yè)務(wù)素質(zhì)也需要提高，經(jīng)常也需要參加培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，因此對(duì)檔案這一塊的學(xué)習(xí)可能就有所缺失。鑒于以上現(xiàn)狀，提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)成為高校財(cái)務(wù)發(fā)展的當(dāng)務(wù)之急。筆者根據(jù)自己工作實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，對(duì)提高高校財(cái)務(wù)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力提出以下幾點(diǎn)建議：
一、高?？梢越Y(jié)合自己情況，招聘檔案專業(yè)高校畢業(yè)生充實(shí)到高校財(cái)務(wù)檔案隊(duì)伍中來(lái)。一方面他們本身具有檔案專業(yè)知識(shí)，通過(guò)到高校財(cái)務(wù)的學(xué)習(xí)，提高自身的綜合素質(zhì)。另一方面，對(duì)老的財(cái)務(wù)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，也是一次業(yè)務(wù)的重新學(xué)習(xí)，重新接受?？梢怨餐瑢W(xué)習(xí)，共同促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。
二、高?？梢悦磕臧才艓状螌?duì)檔案管理工作先進(jìn)的高校進(jìn)行學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)他們先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，近距離觀察他們檔案管理工作的流程，迅速提高自身的實(shí)際操作能力。
三、高校定期加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，只有不斷的學(xué)習(xí)，充實(shí)知識(shí)，提高自身的檔案理論基礎(chǔ)，才能促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。高校應(yīng)該把此類培訓(xùn)形成常態(tài)化，每年安排相應(yīng)的預(yù)算，形成長(zhǎng)效機(jī)制，加強(qiáng)培訓(xùn)考核工作，使培訓(xùn)工作得到真正的應(yīng)用，不能流于形式。
財(cái)務(wù)檔案是在財(cái)務(wù)核算活動(dòng)中形成的具有一定保存價(jià)值的財(cái)務(wù)記錄，它真實(shí)的反映了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)濟(jì)情況。財(cái)務(wù)檔案也是研究社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化存在與發(fā)展規(guī)律的重要文獻(xiàn)來(lái)源，是儲(chǔ)備財(cái)務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)、智慧和教訓(xùn)的知識(shí)庫(kù)。財(cái)務(wù)檔案對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行制訂財(cái)務(wù)計(jì)劃，編制預(yù)算決算，進(jìn)行科學(xué)決策起著重要的作用。但是，作為財(cái)務(wù)管理中最后一個(gè)環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)檔案管理往往存著令人忽視的問(wèn)題，成為了財(cái)務(wù)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，直接了影響財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和水平。因此,如何加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理水平的提高，使財(cái)務(wù)檔案管理工作更好的為本單位服務(wù)成為財(cái)務(wù)管理工作中不可缺失的重要環(huán)節(jié)。
1存在問(wèn)題
財(cái)務(wù)檔案是在財(cái)務(wù)核算活動(dòng)中形成的具有一定保存價(jià)值的財(cái)務(wù)記錄，它真實(shí)的反映了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)濟(jì)情況。財(cái)務(wù)檔案也是研究社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化存在與發(fā)展規(guī)律的重要文獻(xiàn)來(lái)源，是儲(chǔ)備財(cái)務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)、智慧和教訓(xùn)的知識(shí)庫(kù)。財(cái)務(wù)檔案對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行制訂財(cái)務(wù)計(jì)劃，科學(xué)決策起著重要的作用。因此,如何加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理水平的提高，使財(cái)務(wù)檔案管理工作更好的為本單位服務(wù)成為財(cái)務(wù)管理工作中不可缺失的重要環(huán)節(jié)。本文就財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了探討，并對(duì)問(wèn)題制定了相應(yīng)的對(duì)策與研究。1.1領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，財(cái)務(wù)檔案管理無(wú)序。對(duì)于一個(gè)單位來(lái)說(shuō)，財(cái)務(wù)檔案管理水平的好壞直接影響到財(cái)務(wù)工作的發(fā)展水平，具有重要意義的工作。但是，一些單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，甚至認(rèn)為財(cái)務(wù)檔案管理是一項(xiàng)可有可無(wú)的工作，對(duì)檔案管理的資金投入、人力物力投入都遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到要求的標(biāo)準(zhǔn)，在檢查的時(shí)候出來(lái)走走過(guò)場(chǎng)。特別是一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)只重視現(xiàn)有的財(cái)務(wù)檔案管理，以及自己在任時(shí)的財(cái)務(wù)檔案管理，對(duì)以往的財(cái)務(wù)檔案重視程度不夠，使得財(cái)務(wù)檔案管理秩序混亂，查閱梳理困難。由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，導(dǎo)致了財(cái)務(wù)檔案管理的投入資金缺乏，經(jīng)費(fèi)不足、設(shè)備陳舊長(zhǎng)期不維護(hù)、專業(yè)人員匱乏，對(duì)本單位的財(cái)務(wù)及經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著極大的制約。1.2專職人員缺乏，財(cái)務(wù)檔案意識(shí)淡薄，思想未到位。由于一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位的編制問(wèn)題，大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位沒(méi)有財(cái)務(wù)檔案編制人員，財(cái)務(wù)檔案工作多由兼職人員兼任。從當(dāng)前的財(cái)務(wù)檔案管理工作來(lái)看，很多財(cái)務(wù)檔案管理人員都是一些年大的人員，或者是其他工作人員兼職。工作人員由于本職工作多，沒(méi)有精力用在檔案管理工作上，加上一些年紀(jì)比較大的人對(duì)高新科技的抵觸心理，使得他們很難利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作研究，一定程度上影響了財(cái)務(wù)檔案工作的開展。1.3財(cái)務(wù)檔案收集不全，遺漏現(xiàn)象頗多。由于財(cái)務(wù)檔案的建立在財(cái)務(wù)部門，與文書財(cái)務(wù)檔案的編撰不同，交接財(cái)務(wù)檔案時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)遺漏現(xiàn)象，如只交接記賬憑證、賬本，而對(duì)表冊(cè)的交接卻經(jīng)常出現(xiàn)遺漏現(xiàn)象保，不能全部收集到財(cái)務(wù)檔案室，造成財(cái)務(wù)檔案收集完整率、歸檔率低。1.4專業(yè)培訓(xùn)缺乏，財(cái)務(wù)檔案人員素質(zhì)低下。財(cái)務(wù)檔案工作，一直以來(lái)不受重視，一些人認(rèn)為財(cái)務(wù)檔案工作是最為簡(jiǎn)單的工作，但隨時(shí)代的進(jìn)步，財(cái)務(wù)檔案工作也在與時(shí)俱進(jìn)，而財(cái)務(wù)檔案工作人員接受培訓(xùn)的機(jī)會(huì)很少，也沒(méi)有機(jī)會(huì)外出學(xué)習(xí)考察，使得財(cái)務(wù)檔案人員的知識(shí)更新速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上大數(shù)據(jù)時(shí)代知識(shí)更新的速度，在工作中往往很難達(dá)到相關(guān)部門的要求，嚴(yán)重阻礙了財(cái)務(wù)檔案事業(yè)的發(fā)展。
1.1 新形勢(shì)的要求
隨著事業(yè)單位與企業(yè)的不斷發(fā)展，其自身的運(yùn)營(yíng)環(huán)境也發(fā)生了相應(yīng)的變化，也對(duì)自身的決策與發(fā)展產(chǎn)生了影響，在面對(duì)復(fù)雜的外部環(huán)境，事業(yè)單位與企業(yè)應(yīng)追求不斷的創(chuàng)新與改革，在發(fā)展的過(guò)程中，財(cái)務(wù)檔案管理工作占據(jù)著重要的地位，具有很重要的參考價(jià)值，事業(yè)單位及企業(yè)加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理，能夠?qū)⒆陨泶嬖诘呢?cái)務(wù)問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)解決。新形勢(shì)要求事業(yè)單位及企業(yè)必須將財(cái)務(wù)檔案管理落實(shí)到位，促進(jìn)自身的穩(wěn)定發(fā)展。
1.2 強(qiáng)化自身管理的要求
無(wú)論是事業(yè)單位還是企業(yè)，財(cái)務(wù)檔案管理都是重要的組成部分，其在單位或企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中都需要以財(cái)務(wù)檔案管理依據(jù)，進(jìn)而不斷的強(qiáng)化自身管理，檔案所記錄的信息比較全面，管理層可以通過(guò)檔案來(lái)了解自身的發(fā)展情況與管理水平，其可以根據(jù)查閱檔案，來(lái)對(duì)自身的發(fā)展做出全面規(guī)劃。事業(yè)單位與企業(yè)要加強(qiáng)自身管理就必須重視財(cái)務(wù)檔案管理工作。
1.3 是決策的重要依據(jù)
財(cái)務(wù)檔案是事業(yè)單位以及企業(yè)高層決策的重要依據(jù)，可以最大程度確保決策的合理性，采取檔案信息記錄展示了事業(yè)單位與企業(yè)發(fā)展歷程中所有的信息，對(duì)財(cái)務(wù)檔案信息進(jìn)行歸納整理，可以全面真實(shí)的反映出經(jīng)營(yíng)狀況，根據(jù)發(fā)展的實(shí)際情況進(jìn)行決策，能夠往適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的方向前進(jìn)，是事業(yè)單位與企業(yè)管理層經(jīng)營(yíng)決策的重要參考依據(jù)，有很大的借鑒價(jià)值[1]。
1.4 促進(jìn)事業(yè)單位與企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展
有效的財(cái)務(wù)檔案管理可以確保事業(yè)單位與企業(yè)活動(dòng)有序進(jìn)展，信息化的不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)檔案管理呈現(xiàn)出的財(cái)務(wù)信息能夠提供重要的參考依據(jù)，其中涵蓋了各種活動(dòng)都與財(cái)務(wù)有著很大的關(guān)聯(lián)性，認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理的重要性，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理可以促進(jìn)事業(yè)單位以及企業(yè)的發(fā)展。
2 財(cái)務(wù)檔案管理工作有效策略
2.1 完善財(cái)務(wù)檔案管理制度
事業(yè)單位與企業(yè)應(yīng)健全檔案管理制度，完善管理模式，相應(yīng)的完善《財(cái)務(wù)檔案保管制度》、《財(cái)務(wù)檔案歸檔制度》以及《財(cái)務(wù)檔案工作人員守則》等等，使得檔案管理工作有據(jù)可依、有章可循，健全檔案保管、檔案期限、檔案監(jiān)督等制度，有效的將這些制度運(yùn)用到財(cái)務(wù)檔案管理評(píng)估體系中，制定相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制與懲罰措施，在管理工作上，定期對(duì)人員進(jìn)行激勵(lì)，比如從薪酬方面，增加員工的薪酬，或者為員工提供節(jié)日福利，以此提高檔案管理工作人員工作的積極性與主動(dòng)性，明確檔案管理工作人員的職責(zé)意識(shí)，集中部門管理，組建檔案管理隊(duì)伍，采用現(xiàn)代化管理技術(shù)，集納各個(gè)部門意見，通過(guò)交流探討，制定出更加有科學(xué)性、合理性、規(guī)范性的檔案管理規(guī)章制度。
2.2 加強(qiáng)大眾監(jiān)督
無(wú)論是事業(yè)單位還是公司企業(yè)都應(yīng)實(shí)行大眾監(jiān)督，提高財(cái)務(wù)檔案管理的透明度，擴(kuò)大監(jiān)督的范圍，還應(yīng)將財(cái)務(wù)具體的收支計(jì)劃、收支明細(xì)以及資產(chǎn)的變動(dòng)等都要對(duì)大眾公開，成立監(jiān)督小組，參與到財(cái)務(wù)檔案管理的工作中，有利于財(cái)務(wù)檔案管理工作的正常運(yùn)行。相關(guān)管理部門要努力配合好監(jiān)督管理工作，做好監(jiān)督管理，對(duì)整個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督，不可忽視每一個(gè)環(huán)節(jié)，使財(cái)務(wù)檔案更加透明化。定期對(duì)檔案監(jiān)督管理，保證大眾的合法權(quán)益，提高財(cái)務(wù)檔案管理的效率，進(jìn)而提升財(cái)務(wù)檔案管理水平[2]。
2.3 加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理人員的培訓(xùn)力度
新時(shí)期對(duì)于財(cái)務(wù)管理人員提出了更高的要求，檔案管理人才決定著檔案管理的水平，制定檔案管理人才培養(yǎng)計(jì)劃，事業(yè)單位與企業(yè)必須加強(qiáng)對(duì)人才的投入力度，培養(yǎng)財(cái)務(wù)管理人員專業(yè)的理論知識(shí)與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，必須在保證人員掌握理論知識(shí)的基礎(chǔ)上提高實(shí)踐能力，保證每個(gè)人員都能夠接受到培訓(xùn)，為人員實(shí)行激勵(lì)機(jī)制與考核機(jī)制，提高人員工作的積極性，根據(jù)考核的結(jié)果為人員發(fā)放證書，確保人員能夠持證上崗。還可引進(jìn)國(guó)內(nèi)外專業(yè)人才，為組建檔案管理高素質(zhì)專業(yè)人才隊(duì)伍做準(zhǔn)備，更好的促進(jìn)檔案管理工作穩(wěn)定運(yùn)行。
2.4 加強(qiáng)檔案管理技術(shù)的應(yīng)用
事業(yè)單位與企業(yè)應(yīng)不斷的引進(jìn)檔案管理技術(shù)，提升檔案管理水平，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，不斷的加強(qiáng)技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)電子文件以及視頻文件等實(shí)行信息化儲(chǔ)存。加強(qiáng)軟件的開發(fā)力度，創(chuàng)建檔案信息管理系統(tǒng)，并將人力資源、財(cái)務(wù)管理、成本預(yù)算、績(jī)效工資以及設(shè)備等檔案信息進(jìn)行有效的整合，實(shí)現(xiàn)資源共享，使數(shù)據(jù)信息能夠合理的使用。加強(qiáng)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，擴(kuò)大檔案管理的存儲(chǔ)空間，使檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理。信息化技術(shù)的應(yīng)用，已經(jīng)逐漸取代了傳統(tǒng)的檔案管理模式，有明顯的成效，只有加強(qiáng)檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，才可促進(jìn)檔案管理工作的有序進(jìn)展。
2.5 創(chuàng)新檔案管理方式
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作提出了更高的要求，因此必須創(chuàng)新檔案管理手段，逐步取代紙質(zhì)檔案，全方位的實(shí)行電子檔案管理，通過(guò)計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存檔案信息并且做好備份，根據(jù)電子分類的方式對(duì)其編碼，方便查閱。信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息資源可以及時(shí)的進(jìn)行共享，實(shí)現(xiàn)信息的價(jià)值，應(yīng)創(chuàng)新檔案管理方式，部門之間的檔案性質(zhì)以及特征都各不相同，統(tǒng)一部門檔案管理難度較大，應(yīng)完善檔案共享機(jī)制，了解各個(gè)不同性質(zhì)的檔案，在對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，有利于統(tǒng)一部門之間檔案管理。及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，并采取有效的理措施加以解決，具備創(chuàng)新理念，不斷的創(chuàng)新檔案管理方式，使檔案管理工作能夠協(xié)調(diào)發(fā)展。
2.6 提高財(cái)務(wù)檔案管理水平
中圖分類號(hào)：F253文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
一、現(xiàn)階段財(cái)務(wù)檔案管理工作的基本狀況
隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)和信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作在我國(guó)各個(gè)行業(yè)也迅速發(fā)展起來(lái)，各個(gè)社會(huì)機(jī)構(gòu)也對(duì)檔案的管理更加重視。諸如檔案室或史志室等檔案保存和管理部門也逐步被加大投入力度。而在傳統(tǒng)保存和管理的基礎(chǔ)上，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)管理等高科技方式在本工作中的逐漸成熟也為單位檔案保存管理和利用效率的提高做出了極大的貢獻(xiàn)。但是在實(shí)際情況中，財(cái)務(wù)檔案的管理始終是一個(gè)受重視不足的工作。除了一些重視文化存留與延續(xù)的大型企業(yè)會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理進(jìn)行專人專地的管理和研究之外，大部分社會(huì)機(jī)構(gòu)對(duì)于財(cái)務(wù)檔案的重視和正確認(rèn)識(shí)都是不足的。這就導(dǎo)致本單位的財(cái)務(wù)管理檔案的歸檔、鑒定和利用不及時(shí)，對(duì)于本單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄來(lái)說(shuō)是一種嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。
二、財(cái)務(wù)檔案管理方存在各方面的問(wèn)題
1、財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)淡薄
財(cái)務(wù)檔案工作是保存歷史、服務(wù)現(xiàn)實(shí)，承上啟下的一項(xiàng)重要工作，但在當(dāng)前各單位財(cái)務(wù)工作人手少、工作繁雜、檔案管理經(jīng)費(fèi)又較為緊張的形勢(shì)下，對(duì)財(cái)務(wù)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足、重視不夠，存在應(yīng)付思想。檔案資料的收集、整理往往被忽視，以致單位形成的一些重要合同及文件等資料散失、霉變；有的甚至將一些資料據(jù)為己有，在工作調(diào)動(dòng)、崗位調(diào)整、離退休時(shí)一并帶走。
2、財(cái)務(wù)檔案沒(méi)有專人負(fù)責(zé)
除一些大型企業(yè)設(shè)有專門的財(cái)務(wù)檔案管理人員外，大部分企業(yè)機(jī)構(gòu)缺乏對(duì)財(cái)務(wù)檔案的重視和正確認(rèn)識(shí)，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案的管理責(zé)任不明晰，該歸檔案部門管理還是財(cái)務(wù)部門管理不明確，出現(xiàn)了亂堆亂放的現(xiàn)象。歸財(cái)務(wù)部門存放的，年久丟失損壞的較多；歸檔案部門存放的，分類不明確，沒(méi)有按會(huì)計(jì)流程編號(hào)，查找費(fèi)時(shí)費(fèi)力。
3、會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容不全、不規(guī)范
應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案不但包括各種憑證、賬簿、報(bào)表，還應(yīng)包括納稅申報(bào)表及稅務(wù)的其他材料，各種票據(jù)的領(lǐng)用使用登記簿，財(cái)務(wù)人員移交清單及交接登記簿，會(huì)計(jì)電算化磁盤拷貝及光盤，各種經(jīng)濟(jì)合同、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告，借款合同及抵押合同，驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告及各種內(nèi)部審計(jì)報(bào)告等。而大部分單位只將憑證賬表等歸檔，對(duì)于一些重要的應(yīng)永久性保存的合同卻不整理，以致多年后查無(wú)實(shí)據(jù)。
4、檔案室的設(shè)施不完善
有的企業(yè)沒(méi)有設(shè)專門的檔案室，有的企業(yè)將財(cái)務(wù)檔案與其他檔案混放同柜，還有一些企業(yè)檔案室條件差，以致有些檔案潮濕、污損，也沒(méi)有配備一些專用設(shè)備，國(guó)家規(guī)定的《檔案法》中的防蟲、防火、防濕、防盜、防塵、防霉、防光的“七防”要求相差甚遠(yuǎn)。
5、管理制度不健全
多數(shù)財(cái)務(wù)檔案管理部門沒(méi)有系統(tǒng)的規(guī)章制度，日常工作無(wú)章可循，基本上憑經(jīng)驗(yàn)辦事，可隨便借閱，有些檔案保管期限不明確。會(huì)計(jì)檔案銷毀也不及時(shí)，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過(guò)程有的也不規(guī)范。
三、提高財(cái)務(wù)檔案管理水平的措施
1、加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理組織建設(shè)
1.1單位應(yīng)高度重視財(cái)務(wù)檔案管理工作，并把財(cái)務(wù)檔案管理納入單位組織架構(gòu)體系，并配備主要領(lǐng)導(dǎo)主抓并負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)工作。
1.2根據(jù)單位的實(shí)際情況，配備專（兼）職人員負(fù)責(zé)處理日常的財(cái)務(wù)檔案文件的接收采集、整理分類、建檔歸檔工作，并做好財(cái)務(wù)檔案的日常管理、調(diào)閱服務(wù)和登記備案工作。
1.3提高檔案管理人員的素質(zhì)，是提高財(cái)務(wù)檔案管理水平和質(zhì)量的組織保證，財(cái)務(wù)檔案管理隊(duì)伍人員的素質(zhì)能力構(gòu)成要與財(cái)務(wù)檔案管理工作的要求相適應(yīng)，并保持人員隊(duì)伍構(gòu)成的相對(duì)穩(wěn)定。
1.4單位應(yīng)適時(shí)的組織相關(guān)工作人員的財(cái)務(wù)檔案管理方面的后續(xù)教育，多途徑、多形式的參加各種專業(yè)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)活動(dòng)，以不斷的更新和提高工作人員專業(yè)素質(zhì)與能力，適應(yīng)和跟上時(shí)展的步伐。
2、強(qiáng)化責(zé)任，大力提高財(cái)務(wù)檔案管理制度的執(zhí)行力
良好的財(cái)務(wù)檔案管理制度只有真正貫徹落實(shí)到企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理具體工作當(dāng)中才能發(fā)揮其作用，才能體現(xiàn)出制度規(guī)范對(duì)財(cái)務(wù)管理工作及企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的價(jià)值。要想真正將財(cái)務(wù)檔案管理制度落到實(shí)處，在工作當(dāng)中應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：第一，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理制度的執(zhí)行監(jiān)督，一方面針對(duì)教育培訓(xùn)的實(shí)施情況，企業(yè)應(yīng)該要求財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人會(huì)同相關(guān)管理部門對(duì)參與培訓(xùn)的相關(guān)管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的考核，另一方面，應(yīng)該在制度中明確監(jiān)督處罰的措施，定期檢查財(cái)務(wù)檔案管理有關(guān)人員的檔案管理工作，要求檔案管理人員必須嚴(yán)格按照法律的規(guī)定做好財(cái)務(wù)檔案的立卷、歸檔、保管工作，所有的查閱、復(fù)制、銷毀應(yīng)該嚴(yán)格遵守企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定。第二，將財(cái)務(wù)檔案管理納入到績(jī)效考核當(dāng)中，企業(yè)在績(jī)效考核當(dāng)中，應(yīng)該將財(cái)務(wù)檔案管理作為績(jī)效考核的重要內(nèi)容，除了對(duì)相關(guān)管理人員的工作作出評(píng)價(jià)和獎(jiǎng)懲之外，將考核的結(jié)果與管理人員的薪資待遇掛鉤。第三，企業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)該帶頭執(zhí)行財(cái)務(wù)檔案管理制度，樹立良好的榜樣，用自身的行為去影響其他的人嚴(yán)格遵守財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定。
3、實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理部門的專業(yè)技術(shù)水平與能力提升
企事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)適時(shí)開展專業(yè)技能與綜合素質(zhì)方面的培訓(xùn)與指導(dǎo)，目的是為了促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的效率提升。在進(jìn)行培訓(xùn)的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)形成獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對(duì)從事該項(xiàng)工作業(yè)務(wù)能力突出和綜合素質(zhì)較高的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)員工的工作熱情。相應(yīng)的監(jiān)督管理的開展能夠提高其檔案管理工作的合理性，盡量減少疏忽，提高財(cái)務(wù)檔案管理水平，提高檔案的可利用價(jià)值。
4、搞好數(shù)據(jù)挖掘和整理，建好數(shù)據(jù)庫(kù)，并及時(shí)采集動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)
檔案信息的數(shù)字化是整檔案管理信息化的基礎(chǔ)，其他的一切工作都建立在此基礎(chǔ)之上。實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，必須向數(shù)字化、信息化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來(lái)的財(cái)務(wù)檔案室就是財(cái)務(wù)檔案的數(shù)據(jù)采集源泉和基地，是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地。必須建立企業(yè)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，可以按企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容分類建立若干個(gè)主要的數(shù)據(jù)庫(kù)，如按標(biāo)準(zhǔn)制度、原始憑證、會(huì)計(jì)賬簿、指標(biāo)文件、工作資料等建立幾個(gè)主要基本數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)一經(jīng)建立，立即著手?jǐn)?shù)據(jù)的錄入，將本單位的財(cái)務(wù)檔資料及時(shí)錄入電腦。
5、加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平
在當(dāng)今，信息化成為推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步、促進(jìn)社會(huì)生產(chǎn)力高速發(fā)展的驅(qū)動(dòng)力之一。以電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)為基礎(chǔ)平臺(tái)的電子商務(wù)、電子政務(wù)、無(wú)紙化辦公等信息化管理建設(shè)在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域迅猛展開，并對(duì)人們的工作、學(xué)習(xí)和生活行為方式日益產(chǎn)生重大的變革與深遠(yuǎn)的影響，并業(yè)已產(chǎn)生出巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
財(cái)務(wù)檔案管理信息化是現(xiàn)代信息管理系統(tǒng)的重要子系統(tǒng)，也是衡量一個(gè)單位管理水平的重要標(biāo)志之一。我們不要把財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)簡(jiǎn)單地看做是經(jīng)濟(jì)資源的投入與負(fù)擔(dān)，財(cái)務(wù)檔案也是經(jīng)濟(jì)主體的重要資源之一，以史為鑒、把握未來(lái)，可以為單位重大的決策提供有價(jià)值參考和依據(jù)，具有很大的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。充分挖掘和合理使用各種檔案資源，同樣能夠產(chǎn)生出可觀的效益。
6、財(cái)務(wù)檔案管理由專人負(fù)責(zé)
對(duì)于一些小型企業(yè)可由一名財(cái)務(wù)人員?；蚣媛氊?cái)務(wù)檔案的管理工作，但出納人員不得兼任此項(xiàng)工作。由財(cái)務(wù)人員做這項(xiàng)工作，能很好的把握財(cái)務(wù)檔案工作中的細(xì)節(jié)，能按會(huì)計(jì)工作流程序時(shí)地將會(huì)計(jì)檔案整理成冊(cè)，不易造成編號(hào)混亂，利于查找。如企業(yè)檔案不是很多，也可由財(cái)務(wù)人員將財(cái)務(wù)檔案整理歸檔后，統(tǒng)一交由檔案室分別歸柜存放。
負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案整理的人員除了熟悉財(cái)務(wù)的處理流程外，還應(yīng)學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，參加上一些檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，這樣才能不斷提高自身水平，將財(cái)務(wù)檔案管理工作做得更好。
7、加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)
不斷加大財(cái)務(wù)檔案管理硬件投入，配備了專門的檔案柜、計(jì)算機(jī)、滅火器、濕度計(jì)、干燥劑、檔案憑證專用裝訂機(jī)、切紙機(jī)等專用設(shè)備，原則上應(yīng)有專門的財(cái)務(wù)檔案室，如企業(yè)規(guī)模小可統(tǒng)一歸入一個(gè)檔案室，檔案室應(yīng)由專人管理，外人不得入內(nèi)，檔案室內(nèi)應(yīng)通風(fēng)好，保持干燥整潔，這樣才能為財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為提高財(cái)務(wù)檔案管理水平的提高提供保障。
結(jié)束語(yǔ)
財(cái)務(wù)管理工作中充分加強(qiáng)檔案管理工作的力度，不斷提升財(cái)務(wù)檔案管理水平是當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中企事業(yè)單位得以發(fā)展的內(nèi)在保障。企事業(yè)單位的發(fā)展離不開相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)支持，資金環(huán)節(jié)的暢通和相關(guān)數(shù)據(jù)會(huì)計(jì)資料真實(shí)、完整對(duì)企事業(yè)單位的管理有效具有重要意義。因此，規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理，能有效提升財(cái)務(wù)管理水平，實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的管理效能，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益提升。
財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是各機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的原始記錄和真實(shí)反映，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是各單位的重要檔案之一。當(dāng)前，在國(guó)家注重優(yōu)撫醫(yī)院發(fā)展總體方針的指導(dǎo)下，優(yōu)撫醫(yī)院在各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)及經(jīng)營(yíng)過(guò)程中積極尋求社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益同步增長(zhǎng)的最佳途徑，因而作為優(yōu)撫醫(yī)院各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)真實(shí)記錄的財(cái)務(wù)檔案就顯得更為重要，財(cái)務(wù)檔案管理工作已成為優(yōu)撫醫(yī)院管理工作的重要組成部分?，F(xiàn)筆者就如何搞好優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理談?wù)勛约旱捏w會(huì)。
一、要明確優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的范圍
優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的范圍從狹義上講包括：醫(yī)院會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)決算等書面形式的會(huì)計(jì)核算資料，上級(jí)部門下發(fā)的會(huì)計(jì)文件、制度、法規(guī)等財(cái)務(wù)管理資料，隨著會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展，很多磁質(zhì)的會(huì)計(jì)資料也成為財(cái)務(wù)檔案的管理范疇；從廣義上講，還包括收費(fèi)票據(jù)存根、作廢單據(jù)等。具體地說(shuō)：一方面，優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理滲透在日常財(cái)務(wù)管理的每一個(gè)方面；另一方面，完備、有序的財(cái)務(wù)檔案管理為醫(yī)院財(cái)務(wù)管理提供了原始、真實(shí)的資料。優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的第一步是按照文件規(guī)定和有關(guān)要求辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，第二步是財(cái)務(wù)檔案管理的具體操作，即日常對(duì)財(cái)務(wù)檔案資料的收集、整理、分類和存檔保管。財(cái)務(wù)檔案管理必須做到明確責(zé)任，嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度。
二、財(cái)務(wù)檔案的收集要及時(shí)、完整
（一）會(huì)計(jì)資料的收集
1.會(huì)計(jì)環(huán)節(jié)：要及時(shí)出齊當(dāng)日預(yù)處理會(huì)計(jì)憑證，憑證內(nèi)容要正確無(wú)誤，能清楚地反映會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，并確保附件完整。每月月底將處理完的會(huì)計(jì)資料和會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂成冊(cè)，年底將每月憑證及賬表等一并送交會(huì)計(jì)檔案人員進(jìn)行整理歸檔。
2.出納環(huán)節(jié)：要以“當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清”為原則，借、貸款完畢的憑證要及時(shí)登記現(xiàn)金、銀行存款日記賬，結(jié)出當(dāng)日余額，與實(shí)有現(xiàn)金庫(kù)存核對(duì)無(wú)誤，并要定期與銀行對(duì)賬單核對(duì)。經(jīng)編制“未達(dá)賬調(diào)節(jié)表”調(diào)節(jié)余額核對(duì)相符后，將借、貸款憑證按月逐日編號(hào)裝訂成冊(cè)。出納、會(huì)計(jì)主管或財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)人簽章后，年終同現(xiàn)金、銀行存款日記賬一起順序歸類，存檔保管。
3.檔案整理環(huán)節(jié)：財(cái)務(wù)檔案整理必須以會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)為主線，明確各崗位會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任，從會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性、及時(shí)性，到歸檔手續(xù)的完備性、有效性，再到保管技術(shù)的先進(jìn)性，環(huán)環(huán)相扣，節(jié)節(jié)相關(guān)，隨會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)過(guò)程一同進(jìn)行?？傊?，財(cái)務(wù)檔案材料應(yīng)具有連續(xù)性、系統(tǒng)性、綜合性、完整性，凡具有保管價(jià)值的會(huì)計(jì)事項(xiàng)記錄、核算資料，都應(yīng)收集齊全，裝訂成冊(cè)，立卷編號(hào)，不能缺少和遺漏。財(cái)務(wù)管理類的財(cái)經(jīng)文件、財(cái)會(huì)制度、經(jīng)濟(jì)合同、審計(jì)資料、竣工決算審計(jì)書等，這些資料在會(huì)計(jì)檔案中缺一不可。整理立卷時(shí)，發(fā)現(xiàn)缺少的資料，檔案管理人員應(yīng)立即向有關(guān)當(dāng)事人追回或采取必要的措施補(bǔ)救。
（二）其他財(cái)務(wù)檔案資料的收集
優(yōu)撫醫(yī)院的其他財(cái)務(wù)檔案資料包括各種收費(fèi)票據(jù)存根、作廢票據(jù)等，由于醫(yī)院的特殊性質(zhì)，這類資料在優(yōu)撫醫(yī)院中大量存在。對(duì)于這類資料，平時(shí)也要進(jìn)行收集、整理，對(duì)于各種文件性的財(cái)務(wù)資料要分門別類，收到后及時(shí)編號(hào)，重要的還要進(jìn)行復(fù)印，及時(shí)送交檔案管理部門，以防止丟失；對(duì)于會(huì)計(jì)人員交接清單和會(huì)計(jì)檔案銷毀清單也必須按會(huì)計(jì)檔案管理要求及時(shí)整理歸檔；對(duì)于各種收費(fèi)票據(jù)，使用完后也要由專職人員記錄好收費(fèi)票據(jù)號(hào)碼，整理后統(tǒng)一保管，這對(duì)于以后錯(cuò)誤查證、分清責(zé)任會(huì)起到不可估量的作用。
三、財(cái)務(wù)檔案管理要設(shè)置專職專人
優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作在明確會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)各崗位檔案處理要求的基礎(chǔ)上，要指定專門會(huì)計(jì)人員全面負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案管理，并保持相對(duì)穩(wěn)定。專職檔案人員要負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案資料的收集、裝訂、保管、存貯、分類編目和銷毀，提供會(huì)計(jì)檔案的借閱和提出有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理的建議。因此，財(cái)務(wù)檔案管理人員必須由具有系統(tǒng)財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)和檔案管理相關(guān)知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)的會(huì)計(jì)人員擔(dān)任，切不可隨意更換。要做好優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作，還必須建立規(guī)范化的財(cái)務(wù)檔案室，由分工負(fù)責(zé)的會(huì)計(jì)人員管理，從日常會(huì)計(jì)資料的收據(jù)、發(fā)票到憑證、賬簿、報(bào)表、會(huì)計(jì)文件進(jìn)行全面管理，都要做好明細(xì)分類，編寫存檔目錄和分類卡片，登記財(cái)務(wù)檔案收和出的詳細(xì)記錄，完善管理各種財(cái)務(wù)檔案。
四、優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理要技術(shù)化、正規(guī)化
在財(cái)務(wù)檔案管理工作中，電算化財(cái)務(wù)檔案是一項(xiàng)龐大而復(fù)雜的社會(huì)工程，隨著社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展，財(cái)務(wù)檔案和財(cái)務(wù)檔案管理也呈現(xiàn)出許多新特點(diǎn)，電算化財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)占據(jù)著重要位置。
一、我國(guó)電算化財(cái)務(wù)檔案現(xiàn)狀
我國(guó)電算化財(cái)務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)起步較晚，在電算財(cái)務(wù)檔案的管理上還存在著諸多問(wèn)題。這表現(xiàn)在思想認(rèn)識(shí)滯后，管理、支持力度不夠，制度不健全，管理手段落后。財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門對(duì)于建立完整的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)及管理系統(tǒng)缺乏強(qiáng)有力的支持力度，沒(méi)有一個(gè)完整的電算化財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)范制度。缺乏業(yè)務(wù)指導(dǎo)，又沒(méi)有很好的管理措施，導(dǎo)致電算化財(cái)務(wù)檔案管理的歸檔工作處于無(wú)序狀態(tài)；財(cái)務(wù)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍不高，計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)管理人才匱乏。電算化財(cái)務(wù)檔案管理有著極為重要的經(jīng)濟(jì)意義與法律意義，電算化財(cái)務(wù)工作人員，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到電算化財(cái)務(wù)管理是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的歷史記錄和重要依據(jù)。
針對(duì)這些問(wèn)題，財(cái)務(wù)部門和檔案部門必須要加強(qiáng)電算化檔案管理。做到加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)和資料的存儲(chǔ)與調(diào)用，完善各種防范措施，適應(yīng)新型財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展，同時(shí)加強(qiáng)保密意識(shí)。使用廣泛的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，建立安全保障機(jī)制等手段，樹立保密意識(shí)。在數(shù)據(jù)庫(kù)強(qiáng)大的安全體系下，提高處理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的數(shù)量和質(zhì)量，并把電算化財(cái)務(wù)檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)放在首要位置，提高財(cái)務(wù)部門和檔案部門的整體水平，推動(dòng)財(cái)務(wù)軟件和更多的領(lǐng)域聯(lián)系起來(lái)，調(diào)整財(cái)務(wù)部門和檔案部門的專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)，使電算化財(cái)務(wù)檔案管理工作開展得更順利通暢。
二、電算化財(cái)務(wù)檔案管理特點(diǎn)
1.電算化財(cái)務(wù)檔案工作的外部特征。
電算化財(cái)務(wù)檔案工作的外部特征包括當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案工作外部的技術(shù)特征和社會(huì)環(huán)境特征，新時(shí)期財(cái)務(wù)檔案工作的外部環(huán)境呈現(xiàn)出信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展態(tài)勢(shì)。信息環(huán)境是社會(huì)環(huán)境的重要組成部分，隨著社會(huì)信息環(huán)境的變遷，現(xiàn)代信息技術(shù)作為現(xiàn)代社會(huì)活動(dòng)的技術(shù)基礎(chǔ)，使檔案作為人類社會(huì)活動(dòng)的產(chǎn)物，必然伴隨著社會(huì)活動(dòng)運(yùn)行方式的轉(zhuǎn)變，在形成、傳遞、存儲(chǔ)和利用等自身運(yùn)動(dòng)規(guī)律上發(fā)生本質(zhì)的變化。檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展為檔案信息化提供了必要的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)基礎(chǔ)，也使財(cái)務(wù)檔案的發(fā)展突飛猛進(jìn)。
數(shù)字技術(shù)就是用二進(jìn)制編碼表達(dá)和傳輸各種信息的技術(shù)，它使財(cái)務(wù)檔案工作所處的技術(shù)環(huán)境更為多變和復(fù)雜。它運(yùn)用數(shù)學(xué)方法進(jìn)行信息壓縮和傳輸，把模擬信號(hào)轉(zhuǎn)變成數(shù)字信號(hào)，改變了我們的生活方式。尤其是在財(cái)務(wù)檔案的生成方式上，將傳統(tǒng)紙質(zhì)形式過(guò)渡到了數(shù)字化形式。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是近年來(lái)異軍突起的新技術(shù)，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)把信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的開放式和互動(dòng)式融合為一個(gè)整體，財(cái)務(wù)檔案工作的開展創(chuàng)造了更為廣闊的社會(huì)環(huán)境空間。
2.電算化財(cái)務(wù)檔案內(nèi)部特征
電算化財(cái)務(wù)檔案內(nèi)部特征，是給檔案工作帶來(lái)了前所未有的新發(fā)展的財(cái)務(wù)檔案工作的自身領(lǐng)域。數(shù)字技術(shù)是一種決定性的力量，使財(cái)務(wù)檔案信息要求數(shù)字化，使檔案發(fā)生質(zhì)的變化，并成為電算化財(cái)務(wù)檔案管理中信息的主要記錄形式。
互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)是計(jì)算機(jī)技術(shù)與通信技術(shù)相互結(jié)合的產(chǎn)物，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，財(cái)務(wù)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是財(cái)務(wù)檔案信息化的重要標(biāo)志之一。財(cái)務(wù)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是社會(huì)信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的一個(gè)組成部分和子網(wǎng)，為財(cái)務(wù)檔案事業(yè)的未來(lái)鋪平道路，為社會(huì)化檔案信息的采集和利用提供服務(wù)，高效、廣泛地實(shí)現(xiàn)價(jià)值，是檔案事業(yè)發(fā)展的大勢(shì)所趨。
三、電算化模式對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的影響
電算化模式,是指計(jì)算機(jī)技術(shù)在財(cái)務(wù)檔案管理工作中的應(yīng)用，要使財(cái)務(wù)檔案工作邁入一個(gè)新的臺(tái)階，就要管好用好電算化財(cái)務(wù)檔案。
電算化模式對(duì)財(cái)務(wù)檔案載體形式的影響。電算化財(cái)務(wù)檔案存儲(chǔ)于硬盤、磁盤、光盤等具有磁性的媒介當(dāng)中，因此不具備直觀可視性，需要軟硬件系統(tǒng)環(huán)境。若要讀取，必須在特定的計(jì)算機(jī)，這種特點(diǎn)會(huì)使電算化財(cái)務(wù)檔案信息容易被篡改，它要求電算化財(cái)務(wù)檔案的存放，需要注意環(huán)境因素，而財(cái)務(wù)部門的信息經(jīng)常涉及到各個(gè)單位的商業(yè)機(jī)密，所以安全的電腦系統(tǒng)是電算化財(cái)務(wù)軟件正常運(yùn)行的基礎(chǔ)，這就要求管理人員加強(qiáng)防范，避免財(cái)務(wù)檔案或機(jī)密文件外泄，采取各種安全防護(hù)手段，建立相應(yīng)的軟硬件系統(tǒng)。
保存受到財(cái)務(wù)檔案本身多因素的影響。電算化管理軟件有著眾多突出的優(yōu)點(diǎn)：電算化財(cái)務(wù)管理軟件的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于磁盤介質(zhì)上，降低了人為的錯(cuò)誤因素，電算化財(cái)務(wù)信息檔案的存儲(chǔ)所需空間更小，節(jié)省了勞動(dòng)力，避免了重復(fù)勞動(dòng)，節(jié)約了資源，減少了浪費(fèi)現(xiàn)象，大大提升了財(cái)務(wù)工作的工作效率。但磁性媒介存儲(chǔ)財(cái)務(wù)檔案信息涉及到信息安全，它要求檔案管理人員做好各種防護(hù)工作，必須對(duì)重要檔案進(jìn)行備份，防止因環(huán)境原因?qū)е碌拇鎯?chǔ)設(shè)備被破壞，使風(fēng)險(xiǎn)降至最低。
會(huì)計(jì)檔案收集是會(huì)計(jì)檔案工作的基礎(chǔ)性工作，它要求收集會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)核算資料，這些都是記錄經(jīng)濟(jì)發(fā)展和業(yè)務(wù)情況的重要指標(biāo)，是會(huì)計(jì)檔案工作的基礎(chǔ)。因此，在此階段，檔案管理人員要熟悉會(huì)計(jì)檔案的收集范圍，根據(jù)會(huì)計(jì)檔案工作要求，規(guī)整重要檔案，以備后用。
1.2會(huì)計(jì)檔案形成與保管階段
會(huì)計(jì)檔案形成與保管是會(huì)計(jì)檔案管理的重點(diǎn)。在收集與整理會(huì)計(jì)資料后，要對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理立卷，并按要求裝訂成冊(cè)。把會(huì)計(jì)檔案放在財(cái)務(wù)資產(chǎn)保管部保存1年，期滿后，由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部編制移交清冊(cè)，然后由檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。會(huì)計(jì)檔案要放在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，此外，還要注意防蟲蛀，保持清潔衛(wèi)生。
1.3會(huì)計(jì)檔案移交階段
《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：“財(cái)務(wù)部門和經(jīng)辦人必須按期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案全部移交檔案管理部門，不得自行封閉保存。”因此，檔案部門要嚴(yán)格遵照國(guó)家法律規(guī)定，按期點(diǎn)收，不得找借口托辭。財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門要將保存滿1年的會(huì)計(jì)檔案即時(shí)移交給檔案管理部門，并做好交接手續(xù)，及時(shí)編制好會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)。
1.4會(huì)計(jì)檔案借閱階段
《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：“當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由單位的財(cái)務(wù)部門保管1年?！逼髽I(yè)要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，避免出現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案丟失的現(xiàn)象。因此，財(cái)務(wù)部門要建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案借閱制度。內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)：內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)。填寫會(huì)計(jì)檔案借閱審批表，注明借閱人姓名、時(shí)間和會(huì)計(jì)檔案名稱，經(jīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字，可提供復(fù)印件，并在專設(shè)的登記簿上登記。外部單位借閱、查詢會(huì)計(jì)檔案時(shí)，除執(zhí)行內(nèi)部借閱條款外，還要借閱單位出據(jù)介紹信，并由負(fù)責(zé)人簽字方可借閱。借閱人歸還會(huì)計(jì)檔案時(shí)，會(huì)計(jì)檔案管理人員要認(rèn)真檢查檔案的完好性，仔細(xì)核實(shí)有無(wú)涂改、損壞情況，防止會(huì)計(jì)檔案在流動(dòng)過(guò)程中散失、缺損、抽換或任意銷毀，確保會(huì)計(jì)檔案的安全性和完整性，避免秘密文件丟失、泄密。
1.5會(huì)計(jì)檔案銷毀階段
會(huì)計(jì)檔案銷毀是會(huì)計(jì)檔案管理的最后一個(gè)階段。在該階段，企業(yè)要按照一定原則和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的鑒定和銷毀做出明確要求，對(duì)過(guò)期的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行價(jià)值估算，并銷毀沒(méi)有價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。檔案管理部門要提出鑒定意見，和財(cái)務(wù)部門共同組成鑒定工作小組，對(duì)檔案逐冊(cè)、逐頁(yè)進(jìn)行鑒定，對(duì)確無(wú)保管價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案編制銷毀清冊(cè)。銷毀情況形成書面文件和銷毀清冊(cè)一同存入檔案。
2會(huì)計(jì)檔案的管理策略
第一，結(jié)合財(cái)務(wù)管理實(shí)際需求，建立完善的會(huì)計(jì)管理機(jī)制，以全面規(guī)制會(huì)計(jì)工作內(nèi)容，從而保證會(huì)計(jì)工作流程的規(guī)范性、有效性。第二，把所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都?xì)w入會(huì)計(jì)監(jiān)督管控的范圍，按照制度要求，保持會(huì)計(jì)檔案工作特色，實(shí)施精細(xì)化、電子化管理模式，嚴(yán)控會(huì)計(jì)檔案歸口，確保會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、有效性、準(zhǔn)確性和時(shí)效性。第三，企業(yè)要做好教育和專業(yè)培訓(xùn)工作，努力提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)水平，以保證會(huì)計(jì)管理工作有效進(jìn)行。
3會(huì)計(jì)檔案管理創(chuàng)新實(shí)踐
3.1會(huì)計(jì)檔案電子化、信息化革新
紙質(zhì)檔案仍然是當(dāng)今會(huì)計(jì)檔案的主要載體，但是，隨著電算化的跨躍，財(cái)務(wù)系統(tǒng)軟件從遠(yuǎn)光到FMIS，再到ERP、財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)等多系統(tǒng)并行，將會(huì)計(jì)電子檔案的推行提上日程。依據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理的最新要求，2014年，財(cái)務(wù)資產(chǎn)部協(xié)同財(cái)務(wù)管控組，將成立以來(lái)的全部賬目編制成電子檔案，以電子檔案盒為載體，設(shè)立內(nèi)部局域網(wǎng)管理，對(duì)電子檔案進(jìn)行專項(xiàng)管理，滿足會(huì)計(jì)電子檔案異地、防災(zāi)存儲(chǔ)的要求。在地市沒(méi)有服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)的情況下，實(shí)現(xiàn)對(duì)以前年度會(huì)計(jì)信息進(jìn)行電子查詢，為查詢紙質(zhì)檔案起到“衛(wèi)星定位”的作用。
3.2優(yōu)化人員配置，確保會(huì)計(jì)檔案專業(yè)專職管理
財(cái)務(wù)資產(chǎn)部設(shè)置會(huì)計(jì)檔案管理崗位，配備專業(yè)財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理，在保證會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量的同時(shí)，提升會(huì)計(jì)檔案管理水平。注重會(huì)計(jì)檔案人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，要求會(huì)計(jì)檔案管理人員必須具備會(huì)計(jì)從業(yè)資格證書，大學(xué)專科及以上學(xué)歷，且有5年以上會(huì)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)，政治表現(xiàn)好，具有良好的道德品行。建立會(huì)計(jì)崗位輪換制，采用A、B崗機(jī)制確保會(huì)計(jì)檔案管理有序進(jìn)行，工作銜接流暢，財(cái)務(wù)管理職能進(jìn)一步強(qiáng)化。
3.3重視業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)培訓(xùn)管理
會(huì)計(jì)檔案管理人員除應(yīng)兼顧財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)專業(yè)和文書檔案專業(yè)知識(shí)外，還要具備計(jì)算機(jī)方面的專業(yè)知識(shí)。因此，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求也相對(duì)高于其他崗位。定期或不定期地對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力和道德素質(zhì)，使其能勝任檔案管理工作。
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.007
[中圖分類號(hào)]G271；F810.6 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）12-00-02
1 財(cái)務(wù)檔案管理的作用及主要內(nèi)容
1.1 財(cái)務(wù)檔案管理的主要內(nèi)容
財(cái)務(wù)檔案管理的主要內(nèi)容有以下幾方面：①作為單位資金流動(dòng)的憑證，如會(huì)計(jì)憑證及記賬憑證等；②可作為單位內(nèi)財(cái)務(wù)總結(jié)報(bào)告，如按時(shí)間劃分的會(huì)計(jì)報(bào)表、季度報(bào)告及年度報(bào)告等；③包含事業(yè)單位的詳細(xì)會(huì)計(jì)賬目，如內(nèi)部的資金流向、相應(yīng)固定資產(chǎn)的記錄等；④包含企事業(yè)單位在銀行方面的存款對(duì)賬、相應(yīng)會(huì)計(jì)檔案的清單及保管項(xiàng)目等；⑤包含企事業(yè)單位的檔案電算化，如U盤及移動(dòng)硬盤等；⑥包含企事業(yè)單位內(nèi)數(shù)據(jù)庫(kù)的存檔備份；⑦包含企事業(yè)單位內(nèi)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)記錄狀況；⑧包含企事業(yè)單位內(nèi)財(cái)務(wù)設(shè)備的軟硬件設(shè)施，如管理系統(tǒng)、軟件、網(wǎng)絡(luò)以及數(shù)據(jù)庫(kù)等；⑨包含經(jīng)審的會(huì)計(jì)材料及單位內(nèi)財(cái)務(wù)記錄的材料及數(shù)據(jù)等。
1.2 財(cái)務(wù)檔案管理的作用
財(cái)務(wù)檔案管理的作用主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。第一，財(cái)務(wù)檔案管理的實(shí)施，能切實(shí)加強(qiáng)企業(yè)單位對(duì)內(nèi)部經(jīng)濟(jì)狀況的掌控。第二，財(cái)務(wù)檔案中包含了企事業(yè)單位和其他企業(yè)經(jīng)濟(jì)互通的賬目，加強(qiáng)企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理，能為合作雙方提供完整的報(bào)表及數(shù)據(jù)，從而有效解決企業(yè)間因資料不完善而引發(fā)的糾紛。第三，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理，可保證企事業(yè)單位的總賬、會(huì)計(jì)報(bào)表等具備較高的科學(xué)性及準(zhǔn)確度，從而促使企事業(yè)單位在開展各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)時(shí)，產(chǎn)生具體的資金投入分配比值，規(guī)范企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。第四，企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案是其發(fā)展歷程及經(jīng)濟(jì)情況的直接反映，政府能根據(jù)財(cái)務(wù)檔案充分了解企事業(yè)單位的發(fā)展趨勢(shì)，并制定出符合單位發(fā)展的政策，使市場(chǎng)運(yùn)營(yíng)更加規(guī)范。第五，財(cái)務(wù)檔案較為詳細(xì)地記錄了經(jīng)濟(jì)活動(dòng)與業(yè)務(wù)往來(lái)，直接給企事業(yè)單位提供了良好的經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)，使企業(yè)有效面對(duì)持續(xù)變化的市場(chǎng)。
2 企事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理常見的問(wèn)題
2.1 財(cái)務(wù)檔案管理人員能力偏低
一般情況下，企事業(yè)單位內(nèi)的財(cái)務(wù)檔案管理大都由會(huì)計(jì)人員兼任，而此類人員普遍對(duì)檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性的認(rèn)識(shí)，更多的是對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行基本的整理，未對(duì)不同類型的檔案進(jìn)行分類整理，直接導(dǎo)致企事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作難以形成有序化管理。在該情況下，員工在查閱相關(guān)檔案時(shí)，通常需要耗費(fèi)較長(zhǎng)時(shí)間，直接降低了檔案的利用率。此外，各企事業(yè)單位在財(cái)務(wù)檔案管理人員的安排上也存在一定的問(wèn)題，并沒(méi)有直接形成規(guī)范化崗位制，檔案管理人員的年齡結(jié)構(gòu)及知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，導(dǎo)致管理效果不佳。
2.2 財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不完善
單位財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)立，是內(nèi)部財(cái)務(wù)檔案管理工作開展的重要保障，同時(shí)也是相關(guān)法律規(guī)章制度的要求。然而，當(dāng)前多數(shù)單位內(nèi)財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不完善，部分單位甚至并未設(shè)置此類機(jī)構(gòu)，內(nèi)部的檔案工作交由其他人員兼職，人員職責(zé)及架構(gòu)方面不夠科學(xué)合理，表現(xiàn)出過(guò)度分散的現(xiàn)象。如，單位內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案交由會(huì)計(jì)人員專門負(fù)責(zé)，而對(duì)檔案的歸檔則交由辦公室人員負(fù)責(zé)，檔案的咨詢、查詢服務(wù)卻由資料形成人員專門負(fù)責(zé)。這種工作分配的形式較為分散，會(huì)極大地影響企事業(yè)單位內(nèi)財(cái)務(wù)檔案管理的質(zhì)量及效果。
2.3 財(cái)務(wù)檔案管理工作的規(guī)范性不足
在現(xiàn)實(shí)的財(cái)務(wù)檔案管理中，缺乏規(guī)范、統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)企事業(yè)單位工作的順利開展造成了巨大影響。此外，多數(shù)企事業(yè)單位在財(cái)務(wù)檔案管理內(nèi)容方面也不夠規(guī)范，其檔案室的設(shè)施設(shè)置也不完善，國(guó)家《檔案法》中所提倡的“七防”并未得到有效落實(shí)。
2.4 單位對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作不夠重視
當(dāng)前，多數(shù)企業(yè)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部、基層員工都對(duì)內(nèi)部財(cái)務(wù)檔案管理工作不重視。多數(shù)人員認(rèn)為，財(cái)務(wù)信息本身屬于保密的資源，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)加保管，將一些賬務(wù)信息進(jìn)行票據(jù)封存，不必專門建立檔案等。此外，一些單位內(nèi)的財(cái)務(wù)管理更多地停留在傳統(tǒng)管理層面，針對(duì)財(cái)務(wù)信息的管理，沒(méi)有切實(shí)做好分類建檔、記錄等；也有一些單位雖然建立了檔案分類，但分類非常模糊，導(dǎo)致整個(gè)工作混亂不堪。
3 解決企事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理問(wèn)題的規(guī)范策略
3.1 大力提升財(cái)務(wù)檔案管理工作團(tuán)隊(duì)能力
企事業(yè)單位必須定期或不定期地開展相應(yīng)培訓(xùn)工作，大力提升財(cái)務(wù)檔案管理工作團(tuán)隊(duì)的綜合能力，并輔以監(jiān)管。在實(shí)際工作培訓(xùn)中，企事業(yè)單位必須對(duì)能力強(qiáng)的人員實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)，以切實(shí)激發(fā)出核心團(tuán)隊(duì)的學(xué)習(xí)能力；而對(duì)能力較差的人員，企事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)其的鼓勵(lì)，激發(fā)其學(xué)習(xí)的信心。通過(guò)這種監(jiān)督管理，減少疏忽，切實(shí)提升檔案管理工作的合理性、科學(xué)性，從而實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的全面提升。
3.2 完善財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置
在具備充足、穩(wěn)定的財(cái)務(wù)檔案管理人員的基礎(chǔ)上，設(shè)置科學(xué)、合理的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)。通過(guò)該機(jī)構(gòu)大力推行目標(biāo)管理責(zé)任制度，并直接將財(cái)務(wù)檔案管理工作納入部門內(nèi)部人員的年度工作目標(biāo)計(jì)劃上，將財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量作為年度評(píng)比的必要條件，通過(guò)這種形式，有效激發(fā)財(cái)務(wù)檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的積極性。同時(shí)，還應(yīng)協(xié)調(diào)好部門內(nèi)部人員的工作，促使財(cái)務(wù)檔案管理工作更加流暢、準(zhǔn)確。這樣才能有效提升財(cái)務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量、水平。
3.3 強(qiáng)化信息化管理力度
近年來(lái)，科技技術(shù)發(fā)展迅速，要求企事業(yè)單位也必須不斷強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案管理中新技術(shù)的運(yùn)用。這就可以通過(guò)完善會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)，據(jù)此有效強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理工作的數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建，并定期維護(hù)好系統(tǒng)的更新升級(jí)，保持技術(shù)的持續(xù)更新，以學(xué)科技術(shù)為主要依托，切實(shí)提升財(cái)務(wù)管理工作的效率水平。而對(duì)于移動(dòng)硬盤等技術(shù)類數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備，則要求企事業(yè)單位必須強(qiáng)化相應(yīng)的技術(shù)管理。此外，強(qiáng)化對(duì)單位內(nèi)庫(kù)房建設(shè)，也是保障財(cái)務(wù)檔案管理的關(guān)鍵所在，因此企事業(yè)單位要充分考慮財(cái)務(wù)檔案存檔時(shí)所必須的基本條件，據(jù)此來(lái)建設(shè)能夠支撐多種不同類型檔案存儲(chǔ)的庫(kù)房。
3.4 提升事業(yè)單位對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的重視度
首先，企事業(yè)單位要定期組織單位內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)檔案的價(jià)值進(jìn)行探討，在實(shí)際探討過(guò)程中，明確檔案本身的利用及再利用方向，促使領(lǐng)導(dǎo)深刻認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的重要促進(jìn)作用。其次，可以根據(jù)企事業(yè)單位的具體情況，構(gòu)建和完善相應(yīng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，充分結(jié)合單位規(guī)模及經(jīng)營(yíng)發(fā)展現(xiàn)狀，配備專職人員負(fù)責(zé)管理，并健全財(cái)務(wù)檔案管理方面的規(guī)章制度，將財(cái)務(wù)檔案管理直接納入整個(gè)單位的整體發(fā)展中，保證權(quán)責(zé)分明，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。
4 結(jié) 語(yǔ)
在當(dāng)今知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，各個(gè)企事業(yè)單位要想獲得更好的發(fā)展，就必須推動(dòng)自身業(yè)務(wù)不斷進(jìn)步，充分挖掘出資源利用最大化的方法。只有這樣，才能切實(shí)有效地控制成本，提升其經(jīng)濟(jì)效益和價(jià)值。財(cái)務(wù)檔案管理工作的完善，對(duì)財(cái)務(wù)管理水平的提升而言，意義重大。
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二、財(cái)務(wù)檔案管理工作效率提升的主要舉措
1.加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理工作的理性認(rèn)知
第一，財(cái)務(wù)檔案管理認(rèn)知水平的提高需要進(jìn)行綜合方面的宣傳與引導(dǎo)，企事業(yè)單位中應(yīng)當(dāng)積極開展針對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作重要性的學(xué)習(xí)與探討，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的有效利用以及再利用問(wèn)題進(jìn)行深入探討和分析，使企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)與管理者充分認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理的重要意義。企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者們也應(yīng)當(dāng)發(fā)揮主觀能動(dòng)性，進(jìn)行積極的學(xué)習(xí)，自覺(jué)接受財(cái)務(wù)檔案管理問(wèn)題方面的學(xué)習(xí)。第二，財(cái)務(wù)檔案管理工作具有重要意義。相關(guān)的企事業(yè)單位管理工作應(yīng)當(dāng)充分分清主次，相關(guān)部門也應(yīng)當(dāng)充分創(chuàng)造條件配合財(cái)務(wù)檔案管理工作的開展，實(shí)現(xiàn)部門之間的資源共享與合作，只有這樣才能真正地提高企事業(yè)單位管理工作效率。
2.實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理部門的專業(yè)技術(shù)水平與能力提升
企事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)適時(shí)開展專業(yè)技能與綜合素質(zhì)方面的培訓(xùn)與指導(dǎo)，目的是為了促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的效率提升。在進(jìn)行培訓(xùn)的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)形成獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對(duì)從事該項(xiàng)工作業(yè)務(wù)能力突出和綜合素質(zhì)較高的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)員工的工作熱情。相應(yīng)的監(jiān)督管理的開展能夠提高其檔案管理工作的合理性，盡量減少疏忽，提高財(cái)務(wù)檔案管理水平，提高檔案的可利用價(jià)值。
3.財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)充分加強(qiáng)
在進(jìn)行企事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)不斷完善財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)。檔案管理工作涉及到的信息量非常大，只有形成合理的工作思路，建立相應(yīng)的機(jī)構(gòu)環(huán)節(jié)才能真正做到管理效能提升。
4.財(cái)務(wù)檔案管理工作的信息化管理
企事業(yè)單位進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)注重檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的電算化系統(tǒng)建設(shè)，只有這樣才能真正做到財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)構(gòu)件信息化，并實(shí)現(xiàn)高效的信息建設(shè)。加強(qiáng)庫(kù)房建設(shè)也是確保財(cái)務(wù)檔案管理的有效性的關(guān)鍵，企事業(yè)單位需要考慮到財(cái)務(wù)檔案存檔所需要的基本條件，建設(shè)其能夠支持不同類型檔案存儲(chǔ)的庫(kù)房，紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案需要管理人員加強(qiáng)對(duì)庫(kù)房干燥度和通風(fēng)工作的重視，而移動(dòng)硬盤等技術(shù)型數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備要求企事業(yè)單位加強(qiáng)對(duì)其的技術(shù)管理。
