時(shí)間：2023-05-23 08:57:13
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領(lǐng)導(dǎo)重視是做好工作的前提，為加強(qiáng)我局檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)人動(dòng)，我局及時(shí)調(diào)整了檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，成立了由局長(zhǎng)任組長(zhǎng)，其他主要領(lǐng)導(dǎo)、分管主任及兼職保密干部（檔案管理員）為成員的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，做到了主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)抓，經(jīng)辦人員具體落實(shí)，在不斷加強(qiáng)對(duì)檔案工作管理的同時(shí)，形成了工作有要求、有布置、有檢查的齊抓共管的良好局面。
二、加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理
為不斷促進(jìn)我局檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)，提高文書檔案管理水平，近年來(lái)，我局先后制定了檔案工作崗位責(zé)任制度、檔案的收集、整理、歸檔、保管等等各項(xiàng)制度。明確了檔案工作職責(zé)和任務(wù)、歸檔范圍及整理要求，使我局文件材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依。同時(shí)，我局按照檔案管理要求，制定了單位檔案分類方案、保管期限，編寫了全宗介紹，編輯了單位發(fā)文匯編，建立了檔案借閱登記薄，并對(duì)歷年歸檔的文件材料編制了檢索目錄，保證了檔案查閱工作的方便快捷，一直以來(lái)也無(wú)檔案丟失、毀損等情況的發(fā)生。
三、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高檔案管理整體意識(shí)
認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹落實(shí)《中華人民共和國(guó)檔案法》，做到依法治檔，單位結(jié)合政治理論學(xué)習(xí)時(shí)間，組織單位干部職工認(rèn)真學(xué)習(xí)了相關(guān)檔案法律法規(guī)，使大家認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性及檔案管理工作并非可有可無(wú)，而是記錄歷史的重要載體。每年月都定期對(duì)前一年的檔案立卷歸檔，、新增文書檔案和業(yè)務(wù)檔27卷，其中：（永久5卷、定期30年5卷，定期17卷）。
四、存在的問(wèn)題
領(lǐng)導(dǎo)重視是做好工作的前提，為加強(qiáng)我局檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)人動(dòng)，我局及時(shí)調(diào)整了檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，成立了由局長(zhǎng)任組長(zhǎng)，其他主要領(lǐng)導(dǎo)、分管主任及兼職保密干部（檔案管理員）為成員的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，做到了主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)抓，經(jīng)辦人員具體落實(shí)，在不斷加強(qiáng)對(duì)檔案工作管理的同時(shí)，形成了工作有要求、有布置、有檢查的齊抓共管的良好局面。
二、加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理
為不斷促進(jìn)我局檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)，提高文書檔案管理水平，近年來(lái)，我局先后制定了檔案工作崗位責(zé)任制度、檔案的收集、整理、歸檔、保管等等各項(xiàng)制度。明確了檔案工作職責(zé)和任務(wù)、歸檔范圍及整理要求，使我局文件材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依。同時(shí)，我局按照檔案管理要求，制定了單位檔案分類方案、保管期限，編寫了全宗介紹，編輯了單位發(fā)文匯編，建立了檔案借閱登記薄，并對(duì)歷年歸檔的文件材料編制了檢索目錄，保證了檔案查閱工作的方便快捷，一直以來(lái)也無(wú)檔案丟失、毀損等情況的發(fā)生。
三、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高檔案管理整體意識(shí)
認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹落實(shí)《中華人民共和國(guó)檔案法》，做到依法治檔，單位結(jié)合政治理論學(xué)習(xí)時(shí)間，組織單位干部職工認(rèn)真學(xué)習(xí)了相關(guān)檔案法律法規(guī)，使大家認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性及檔案管理工作并非可有可無(wú)，而是記錄歷史的重要載體。每年4月都定期對(duì)前一年的檔案立卷歸檔，、新增文書檔案和業(yè)務(wù)檔27卷，其中：（永久5卷、定期30年5卷，定期17卷）。
四、存在的問(wèn)題
一是因單位新建辦公樓，暫時(shí)是臨時(shí)辦公，在檔案保管設(shè)施方面無(wú)法達(dá)到檢查標(biāo)準(zhǔn)。
二是因經(jīng)費(fèi)緊張，檔案室硬件建設(shè)存在較大差距。
根據(jù)市勞動(dòng)保障局統(tǒng)一部署，近期，我局組織有關(guān)人員對(duì)全縣企業(yè)職工檔案管理情況進(jìn)行了全面調(diào)研，現(xiàn)將有關(guān)情況報(bào)告如下。
一、基本情況
1、企業(yè)職工檔案的管理方式
《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》（勞力字[1992]33號(hào)）實(shí)施以來(lái)，我縣企業(yè)職工檔案大多由企業(yè)主管部門的人事部門（政工科）統(tǒng)一管理，少數(shù)由企業(yè)人事部門（政工科）進(jìn)行管理。
2、企業(yè)職工檔案包括的內(nèi)容
企業(yè)職工檔案主要包括學(xué)歷材料（畢業(yè)生登記表、學(xué)歷證明等）、工人錄用材料（包括招工、子女補(bǔ)充、工人轉(zhuǎn)正定級(jí)等）、入黨入團(tuán)材料(包括入黨入團(tuán)的申請(qǐng)書、志愿書、轉(zhuǎn)正材料等）、工資表、獎(jiǎng)勵(lì)呈報(bào)審批表、處分決定及解除決定、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表和評(píng)定技能的審批材料、勞動(dòng)合同、調(diào)動(dòng)轉(zhuǎn)移材料、聘用審批表、復(fù)員退伍審批表、轉(zhuǎn)業(yè)審批表、退休（退職）審批表等。
3、職工流動(dòng)中檔案的移交保管方式
企業(yè)職工流動(dòng)其檔案由縣勞動(dòng)行政部門調(diào)配股密封、蓋章后郵寄或隨轉(zhuǎn)。
4、對(duì)因企業(yè)破產(chǎn)、倒閉而失業(yè)的職工，其檔案移交縣失業(yè)保險(xiǎn)部門統(tǒng)一管理，直至再就業(yè)辦理轉(zhuǎn)移手續(xù)。
二、企業(yè)職工檔案管理工作中存在的問(wèn)題
1、現(xiàn)行企業(yè)職工檔案管理體制與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不相適應(yīng)?，F(xiàn)在企業(yè)職工檔案沒(méi)有統(tǒng)一管理，企業(yè)主管部門管理固定工身份和部分合同制工人檔案，有些企業(yè)也管理合同制工人檔案。這種管理方式，有悖于企業(yè)實(shí)行的全員勞動(dòng)合同制，給企業(yè)的職工基礎(chǔ)管理工作帶來(lái)許多麻煩，也不利于維護(hù)職工個(gè)人利益，促進(jìn)勞動(dòng)力合理有序流動(dòng)，建設(shè)科學(xué)、規(guī)范的勞動(dòng)力市場(chǎng)。部分國(guó)有企業(yè)改制為私有企業(yè)，對(duì)檔案管理的重視程度逐漸減弱，職工檔案無(wú)人問(wèn)津，甚至丟失，職工在調(diào)動(dòng)工作時(shí)找不著檔案或把檔案長(zhǎng)期存放在個(gè)人手里，有的企業(yè)負(fù)責(zé)人為達(dá)到控制職工的目的，扣押檔案不給，使職工辦不成調(diào)動(dòng)手續(xù)。這些問(wèn)題的出現(xiàn)，影響了檔案管理的嚴(yán)肅性，更侵害了職工個(gè)人利益。
2、企業(yè)職工檔案材料的客觀性、準(zhǔn)確性、完整性差。由于部分企業(yè)沒(méi)有嚴(yán)肅、負(fù)責(zé)地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯(cuò)漏百出，甚至隨意更改，給勞動(dòng)保障部門辦理職工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。如檔案年齡前后不一致，出現(xiàn)多個(gè)參加工作時(shí)間，個(gè)人經(jīng)歷前后記錄不完整等。
3、檔案管理的軟硬件不適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要。檔案管理人員素質(zhì)急需提高。檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作，需要工作人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。多數(shù)檔案室設(shè)備陳舊，管理手段落后，防火、防潮、防蛀等達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理只滿足于不丟失，裝進(jìn)袋子，鎖進(jìn)柜子，在充分利用檔案資源，提高隊(duì)伍素質(zhì)，促進(jìn)企業(yè)管理方面下功夫不夠。
三、有關(guān)建議
針對(duì)上述情況,為做好企業(yè)職工檔案管理工作,建議采取以下措施:
一是建立與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)的企業(yè)職工檔案管理體制,以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和新型勞動(dòng)力市場(chǎng)發(fā)展的需要,由現(xiàn)在的多頭分散管理逐步過(guò)渡為集中統(tǒng)一管理。勞動(dòng)保障行政部門與檔案行政管理部門盡快制定企業(yè)職工檔案管理辦法,進(jìn)一步明確企業(yè)職工檔案管理范圍、內(nèi)容、方式、標(biāo)準(zhǔn)等。建議有條件的大中型企業(yè)由勞動(dòng)保障部門指導(dǎo)，獨(dú)立管理職工檔案，小型企業(yè)和私營(yíng)、個(gè)體、外資企業(yè)的職工檔案由勞動(dòng)保障部門的人事檔案部門統(tǒng)一管理。
1.1 調(diào)查方法。此次調(diào)查從2014年11月起至2015年2月止，采用問(wèn)卷調(diào)查與實(shí)地采訪相結(jié)合的方式，利用設(shè)計(jì)的《地下管線檔案管理情況調(diào)查問(wèn)卷》，對(duì)漯河市地下管線及地下管線檔案保管現(xiàn)狀進(jìn)行了全面調(diào)查。在全市有關(guān)單位和企業(yè)發(fā)放調(diào)查問(wèn)卷158份，收回有效問(wèn)卷147份，有效率93%。
1.2 調(diào)查范圍。調(diào)查范圍涉及企業(yè)、公共事業(yè)、行業(yè)行政管理單位、檔案行業(yè)行政管理單位、專業(yè)檔案館、綜合檔案館等，其中企業(yè)有電力公司、網(wǎng)通公司等問(wèn)卷78份，占有效問(wèn)卷的53.06%;公共事業(yè)有市政工程處、市政管理處等問(wèn)卷44份，占有效問(wèn)卷的29.93%;行業(yè)行政管理單位有市城鄉(xiāng)建設(shè)管理局問(wèn)卷1份，占有效問(wèn)卷的0.68%;檔案行業(yè)行政管理單位有市史志檔案局問(wèn)卷5份，占有效問(wèn)卷的3.4%;專業(yè)檔案館有市城建檔案館問(wèn)卷3份，占有效問(wèn)卷的2.04%;綜合檔案館有市檔案館問(wèn)卷13份，占有效問(wèn)卷的8.84%。被調(diào)查者所在單位屬于地下管線設(shè)計(jì)方的有14個(gè)，占10.94%;承建方14個(gè)，占10.94%;施工方56個(gè)，占43.75%;使用方41個(gè)，占32.03%;產(chǎn)權(quán)方23個(gè)，占17.97%;管理方41個(gè)，占32.03%;屬于都不是的有11個(gè)，占8.59%。被調(diào)查者普通員工91人，占61.9%;部門領(lǐng)導(dǎo)或部門經(jīng)理19人，占12.93%;法人或單位領(lǐng)導(dǎo)12人，占8.16%;檔案管理者25人，占17.01%。從問(wèn)卷的有效率及調(diào)查范圍來(lái)看，此次調(diào)查具有一定的普遍性，涵蓋范圍較廣，研究結(jié)果具有一定的科學(xué)性。
2 調(diào)查情況分析
2.1 漯河市地下管線現(xiàn)狀
2.1.1 種類眾多，通訊、電力、排供水等與人民生活密切相關(guān)管線所占比重較大。調(diào)查問(wèn)卷列舉的地下管線涉及有石油、燃?xì)?、電力、供水、排水、供熱、通訊、其他，?jīng)調(diào)查，選擇“通訊”、“電力”、“排水”、“供水”的較多，分別有54個(gè)、50個(gè)、51個(gè)、37個(gè)，分別占42.19%、39.06%、39.84%、28.91%，選擇“石油”、“燃?xì)狻?、“供熱”和“其他”的較少，分別有14個(gè)、27個(gè)、30個(gè)、19個(gè)，分別占10.94%、21.09%、23.44%、14.84%。具體數(shù)據(jù)見(jiàn)下圖。
2.1.2 從始建時(shí)間看，年代跨度大，20世紀(jì)八九十年代居多。調(diào)查結(jié)果顯示，漯河市地下管線最早建于1949年之前的為0個(gè)，回答最早建于1950～1959年間的只有2個(gè)，占1.56%，回答最早建于1980～1989和1990～1999年間的較多，分別有35個(gè)和37個(gè)，占27.34%和28.91%。具體數(shù)據(jù)見(jiàn)下圖。
2.1.3 從損壞情況看，被調(diào)查人員所在單位在施工時(shí)誤損其他單位地下管線和被其他單位損壞情況時(shí)有發(fā)生。地下管線在施工、運(yùn)營(yíng)和維護(hù)過(guò)程中各類事故時(shí)有發(fā)生，為了了解地下管線的損壞狀況，筆者對(duì)被調(diào)查單位在施工時(shí)誤損其他單位和被其他單位損壞情況進(jìn)行了調(diào)查，在第一項(xiàng)調(diào)查中，回答誤損過(guò)的有42個(gè)，占32.81%;回答沒(méi)誤損過(guò)的25個(gè)，占19.53%;回答不清楚的61個(gè)，占47.66%。誤損過(guò)的是沒(méi)誤損過(guò)的近2倍。在第二項(xiàng)調(diào)查中，回答有被損壞過(guò)的65人，占50.78%;回答沒(méi)被損壞過(guò)的20人，占15.62%;回答不清楚的43人，占33.59%。有被損壞過(guò)的是沒(méi)被損壞過(guò)的3倍多。
至于地下管線的安全責(zé)任主體，被調(diào)查者大多傾向于地下管線產(chǎn)權(quán)方和地下管線管理方，地下管線使用方也被大部分被調(diào)查者認(rèn)可。具體數(shù)據(jù)見(jiàn)下表。
2.2 地下管線檔案管理現(xiàn)狀
2.2.1 從數(shù)量上看，被調(diào)查人員所在單位業(yè)務(wù)中涉及地下管線的接近八成，存留檔案的接近七成。從調(diào)查的結(jié)果看，被調(diào)查人員在回答“所在單位業(yè)務(wù)中是否涉及地下管線”問(wèn)題時(shí)，選擇“是”的108個(gè)，占73.47%;選擇“否”的19個(gè)，占12.93%;選擇“不清楚”的20個(gè)，占13.61%。被調(diào)查人員所在單位業(yè)務(wù)中涉及地下管線的接近八成。82人確認(rèn)本單位保存有地下管線檔案，占64.06%，接近八成。7人確認(rèn)
沒(méi)有保存檔案，占5.47%，39人30.47%的被調(diào)查者不清楚本單位是否保存有地下管線檔案。
2.2.2 從完整程度上看，被調(diào)查人員所在單位保存完整與不完整的比例相當(dāng)，不完整的稍稍多于完整的。從調(diào)查結(jié)果看，被調(diào)查人員回答“貴單位保存的地下管線檔案是否完整”問(wèn)題時(shí)，選擇“完整”的44個(gè)，占34.37%;選擇“不完整”的49個(gè)，占38.28%;選擇完整與不完整的比例相當(dāng)，不完整的稍稍多于完整的。仍有35人近1/3的被調(diào)查者對(duì)本單位的地下管線檔案完整情況不知情。
地下管線檔案多份保存成為共識(shí)，大部分被調(diào)查者認(rèn)為同一份地下管線檔案至少應(yīng)當(dāng)保存三份或三份以上，極少數(shù)被調(diào)查者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)保存三份以下。
2.2.3 從信息化情況看，少數(shù)單位實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理，地下管線檔案的載體形式仍以紙質(zhì)為主，紙質(zhì)檔案是電子檔案的3倍。從調(diào)查的結(jié)果看，被調(diào)查人員在回答“貴單位地下管線檔案是否實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理”問(wèn)題時(shí)，選擇“有”的31個(gè)，占24.22%;選擇“沒(méi)有”的41個(gè)，占32.03%;選擇“不清楚”的56個(gè)，占43.75%。大多數(shù)被調(diào)查者不清楚本單位地下管線檔案是否實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理的只占少數(shù)。
地下管線檔案保存的載體形式有紙質(zhì)、電子和其他，從調(diào)查結(jié)果看，漯河市地下管線檔案保存的載體形式以紙質(zhì)為主，選擇紙質(zhì)的有93個(gè)，占72.66%;電子的31個(gè)，占24.22%;其他的31個(gè)，占24.22%;紙質(zhì)檔案是電子檔案的3倍。
2.2.4 從保管機(jī)構(gòu)看，地下管線檔案多數(shù)由本單位的業(yè)務(wù)部門和檔案室保管，半數(shù)被調(diào)查者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)由專業(yè)檔案館保存。關(guān)于相關(guān)單位的地下管線檔案由哪個(gè)部門負(fù)責(zé)保管，調(diào)查問(wèn)卷列舉了6項(xiàng)可供選擇，分別是設(shè)計(jì)部門、業(yè)務(wù)部門、辦公室、檔案室、其他部門、不清楚。從調(diào)查結(jié)果看，地下管線檔案主要由相關(guān)單位業(yè)務(wù)部門或檔案室負(fù)責(zé)保管。具體數(shù)據(jù)見(jiàn)下圖。
關(guān)于地下管線檔案應(yīng)當(dāng)由哪些單位來(lái)保存，經(jīng)調(diào)查，眾說(shuō)紛紜，但有近一半人認(rèn)為應(yīng)由專業(yè)檔案館保存。詳細(xì)調(diào)查數(shù)據(jù)見(jiàn)下圖。
2.2.5 從利用情況看，很多被調(diào)查者對(duì)本單位相關(guān)管線的提供利用服務(wù)以及本單位利用其他單位管線檔案情況不明，但利用以及提供利用的態(tài)度是積極的。調(diào)查結(jié)果顯示，近半數(shù)（56人43.75%）的被調(diào)查者所在單位的地下管線檔案向社會(huì)提供利用服務(wù)，22人17.19%的被調(diào)查者所在單位沒(méi)有向社會(huì)提供利用服務(wù)，仍有50名被調(diào)查者對(duì)本單位的地下管線檔案提供利用服務(wù)工作情況不明，占39.06%。
從調(diào)查的結(jié)果看，被調(diào)查人員在回答“所在單位是否收到過(guò)其他單位管線施工時(shí)提供相關(guān)管線檔案的請(qǐng)求”問(wèn)題時(shí)，選擇“有”的51個(gè)，占39.84%;選擇“沒(méi)有”的15個(gè)，占11.72%;選擇“不清楚”的62個(gè)，占48.44%。近半數(shù)參加調(diào)查人員不清楚本單位是否收到過(guò)其他單位管線施工時(shí)提供相關(guān)管線檔案的請(qǐng)求，超過(guò)2/5參加調(diào)查人員所在單位收到過(guò)其他單位管線施工時(shí)提供相關(guān)管線檔案的請(qǐng)求，沒(méi)有收到過(guò)其他單位管線施工時(shí)提供相關(guān)管線檔案請(qǐng)求的不到1/5。在收到提供相關(guān)管線檔案的請(qǐng)求時(shí)，有64名被調(diào)查者所在單位會(huì)提供利用，占50%，不提供和不理睬的有極少數(shù)，各有4人，均占3.12%。詳細(xì)數(shù)據(jù)見(jiàn)下圖。
從調(diào)查的結(jié)果看，被調(diào)查人員在回答“所在單位在地下管線施工時(shí)是否會(huì)向其他管線單位提出提供相關(guān)管線檔案的請(qǐng)求”問(wèn)題時(shí)，選擇“會(huì)”的62個(gè)，占48.44%;選擇“不會(huì)”的6個(gè)，占4.69%;選擇“不清楚”的60個(gè)，占46.87%?？梢?jiàn)近一半?yún)⒓诱{(diào)查人員所在單位在地下管線施工時(shí)會(huì)向其他管線單位提出提供相關(guān)管線檔案的請(qǐng)求，極少數(shù)單位不向其他管線單位提出提供相關(guān)管線檔案的請(qǐng)求，不知道是否向其他管線單位提出提供相關(guān)管線檔案請(qǐng)求的仍然很多。在向其他管線單位提出提供相關(guān)管線檔案的請(qǐng)求時(shí)，對(duì)方的態(tài)度，回答提供的有50個(gè)，占39.06%，回答不提供和不理睬的共9人，共占7.03%，回答不清楚的69人，占53.91%。
2.2.6 從共享情況看，近七成被調(diào)查者贊成共享，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、沒(méi)有共享平臺(tái)被認(rèn)為是當(dāng)前地下管線檔案信息共享的最大困難。調(diào)查顯示，絕大部分被調(diào)查者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)共享，有94人，占63.95%，極少數(shù)人持相反的觀點(diǎn)，有9人，占6.12%;標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、沒(méi)有共享平臺(tái)是當(dāng)前地下管線檔案信息共享的最大困難，近一半的被調(diào)查者擔(dān)心安全問(wèn)題，少數(shù)被調(diào)查者認(rèn)為是缺少互信。詳細(xì)調(diào)查數(shù)據(jù)見(jiàn)下表。
3 總結(jié)
3.1 地下管線檔案意識(shí)淡薄，需加強(qiáng)認(rèn)識(shí)。筆者在做問(wèn)卷調(diào)查時(shí)選擇的被調(diào)查單位多是與地下管線有關(guān)的單位，被調(diào)查者所在的部門多是地下管線業(yè)務(wù)部門，但從調(diào)查情況看，大部分被調(diào)查者對(duì)本單位的地下管線檔案保管情況家底不清，比如，147份有效問(wèn)卷中，不清楚本單位涉及的地下管線是否有檔案的39人，占30.47%;不清楚本單位的地下管線檔案是否向社會(huì)提供利用服務(wù)的有50人，占39.06%;不清楚本單位是否收到過(guò)其他單位管線施工時(shí)提供相關(guān)管線檔案的請(qǐng)求的有62人，占48.44%;不清楚本單位在地下管線施工時(shí)是否出現(xiàn)過(guò)誤損其他單位地下管線的情況的有61人，占47.66%?？磥?lái)地下管線有關(guān)建設(shè)施工單位的檔案意識(shí)較為淡薄，對(duì)地下管線檔案重視程度不夠，基本情況不清，存在“重建設(shè)、輕檔案”的現(xiàn)象。對(duì)此，我們要結(jié)合本市實(shí)際，利用媒體和宣傳板塊加大宣傳地下管線檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中的重要作用和意義以及與人們生產(chǎn)生活的密切關(guān)系，提高社會(huì)各界對(duì)地下管線檔案重要性的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化檔案利用意識(shí)。
近年來(lái)，我局高度重視機(jī)關(guān)檔案管理工作，將機(jī)關(guān)檔案管理工作納入工作日程，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，真正做到了認(rèn)識(shí)到位，組織到位，措施到位。牢固了樹立“安全第一，預(yù)防為主”的思想，堅(jiān)決防止和克服松懈、僥幸心理，確保檔案安全萬(wàn)無(wú)一失。20__年，根據(jù)工作需要，我們及時(shí)調(diào)整了縣局檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并把檔案工作列入全局的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃及有關(guān)人員的崗位目標(biāo)考核中，把檔案工作作為機(jī)關(guān)管理的一項(xiàng)重要的內(nèi)容納入年度目標(biāo)，與機(jī)關(guān)其它工作同部署、同組織、同考核。同時(shí)，各科室都配備了兼職檔案管理工作人員，建立檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，形成了以分管領(lǐng)導(dǎo)掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負(fù)責(zé)、各職能科室協(xié)助工作的四級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。
為提高檔案管理質(zhì)量，我局在資金緊張的情況下不斷加大檔案設(shè)施投入。20__年局機(jī)關(guān)搬入辦公大樓后，專門設(shè)立了文書檔案室，并撥出專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，購(gòu)置檔案柜15節(jié)，為檔案室配置專用檔案裝具，基本適應(yīng)了檔案管理工作的需求。
二、加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理
為不斷促進(jìn)我局檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)，提高文書檔案管理水平，20__年以來(lái)，我局先后制定了《##縣食品藥品監(jiān)管局檔案管理辦法》及《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等，明確了檔案工作職責(zé)和任務(wù)、歸檔范圍及整理要求，使各有關(guān)科室對(duì)文件材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依。同時(shí)，制定了《檔案人員崗位責(zé)任制》和考核、獎(jiǎng)懲制度，并納入機(jī)關(guān)的崗位責(zé)任制，充分發(fā)揮和調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性。
同時(shí)，我局按照檔案管理要求，一是在歸檔過(guò)程中，將所有文件歸檔目錄、盒內(nèi)文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計(jì)算機(jī)打??；二是文件、材料的歸檔全部使用無(wú)酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質(zhì)，有利于檔案的保存；三是結(jié)合我局實(shí)際情況，認(rèn)真落實(shí)檔案庫(kù)房“八防”標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保檔案安全，目前未發(fā)現(xiàn)霉變、蟲蛀現(xiàn)象，確保了檔案的安全；四是增強(qiáng)檔案利用安全意識(shí)，正確處理好檔案安全保管和方便利用的關(guān)系，既保證檔案不丟失、不損壞，又保證了檔案信息不失密、不泄密。通過(guò)以上措施使我局的檔案管理工作逐步走向了規(guī)范化、科學(xué)化管理軌道。
三、積極參加檔案管理培訓(xùn)，切實(shí)做好歸檔和利用工作。
為不斷提高檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理水平，建局4年來(lái)，每年安排檔案工作人員參加縣檔案局舉辦的檔案培訓(xùn)班，購(gòu)買了《檔案工作法規(guī)文件與業(yè)務(wù)知識(shí)匯編》、《歸檔文件整理規(guī)則匯編》等工具書，對(duì)檔案工作的開(kāi)展，提供了科學(xué)依據(jù)。我局還按照縣檔案局和上級(jí)主管部門的要求，全力做好文書檔案的歸檔和移交工作，截止目前，共歸檔文書檔案600余件。20__、20__年年按照縣檔案局要求完成了現(xiàn)行文件報(bào)送任務(wù)，共報(bào)送現(xiàn)行文件100余件。
四、存在問(wèn)題和今后打算
中圖分類號(hào) S851.33 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1007-5739（2016）20-0248-02
Implement Situation and Countermeasure About Animal Identification Mark and Archives Administration Management Method in Zunyi City
HU Xiao-quan 1 WU Bo-tao 2 ZHANG Ping 1 LI Bo 1
（1 Agriculture Bureau of Honghuagang District in Zunyi City of Guizhou Province，Zunyi Guizhou 563000； 2 Agriculture Commission of Zunyi City）
Abstract The management method about animal identification mark and archives administration in Zunyi City was implemented.It not only promoted working ability of local veterinarian and established trace-ability mechanism about life cycle of animal，but also improved prevention and treatment mode of local animal diseases，in order to ensure food safety.It plays a very important role in people′s health and social stability.But there were some problems in the implementation process.The countermeasures to improve the management method about identification mark and archives administration of animal were also proposed.
Key words animal identification mark；archives administration；countermeasure；Zunyi Guizhou
貴州省遵義市自2007年實(shí)施《畜禽標(biāo)識(shí)和養(yǎng)殖檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）以來(lái)，市、區(qū)（縣）、鎮(zhèn)3級(jí)政府非常重視，相關(guān)業(yè)務(wù)部門、官方獸醫(yī)、動(dòng)物防疫員、動(dòng)物檢疫員、養(yǎng)殖戶等按《辦法》要求認(rèn)真貫徹執(zhí)行，10年來(lái)為全市人民的畜禽產(chǎn)品安全默默保駕護(hù)航，為食品溯源積累了寶貴的經(jīng)驗(yàn)。但隨著現(xiàn)代科技信息的高速發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)一體化，我國(guó)與世界溝通交流越來(lái)越緊密，人民日益增長(zhǎng)的物質(zhì)文化需要同落后的社會(huì)生產(chǎn)之間的矛盾越來(lái)越明顯，遵義市的畜禽標(biāo)識(shí)和養(yǎng)殖檔案管理需與時(shí)俱進(jìn)地改革，筆者通過(guò)走訪市縣鄉(xiāng)的動(dòng)物疫病預(yù)防控制中心、動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督所、中心城區(qū)屠宰場(chǎng)、養(yǎng)殖場(chǎng)、鎮(zhèn)農(nóng)技服務(wù)中心以及市民群眾，對(duì)該項(xiàng)工作的成效進(jìn)行調(diào)研，同時(shí)針對(duì)出現(xiàn)的困難提出相應(yīng)對(duì)策。
1 主要做法
遵義市是貴州省下轄的地級(jí)市，地處中國(guó)西南腹地，位于貴州省北部，曾管轄15個(gè)縣（區(qū)）233個(gè)鎮(zhèn)1 800多個(gè)村，有700余個(gè)規(guī)模養(yǎng)殖場(chǎng)。截至2015年12月31日，共申領(lǐng)動(dòng)物標(biāo)識(shí)5 159.2萬(wàn)套，其中豬耳標(biāo)3 685.9萬(wàn)套，牛耳標(biāo)649.9萬(wàn)套，羊耳標(biāo)823.4萬(wàn)套，移動(dòng)智能識(shí)讀器130多臺(tái)。
1.1 標(biāo)識(shí)管理
對(duì)于標(biāo)識(shí)的申報(bào)、保管、發(fā)放、使用、登記、回收、銷毀管理，市、縣、鄉(xiāng)都明確有專人負(fù)責(zé)管理，有相應(yīng)的臺(tái)帳。年底由鄉(xiāng)鎮(zhèn)根據(jù)標(biāo)識(shí)庫(kù)存數(shù)和動(dòng)物存欄量向縣級(jí)申報(bào)下一年度的標(biāo)識(shí)數(shù)量，縣級(jí)統(tǒng)計(jì)標(biāo)識(shí)數(shù)量后向市申報(bào)，市再向省申報(bào)，省級(jí)統(tǒng)籌后，向中標(biāo)的標(biāo)識(shí)生產(chǎn)企業(yè)下定單。在第2年春季動(dòng)物防疫之前，縣（區(qū)）動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督所會(huì)收到由企業(yè)發(fā)來(lái)預(yù)定的標(biāo)識(shí)和配備的耳標(biāo)鉗，查收無(wú)誤后會(huì)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上簽收，并登記入庫(kù)，然后按需發(fā)放到各鄉(xiāng)鎮(zhèn)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)又按村組實(shí)際情況發(fā)放到包村的動(dòng)物防疫員手中，由動(dòng)物防疫員按《辦法》要求，給動(dòng)物配帶免疫標(biāo)識(shí)或替換已破損的標(biāo)識(shí)，并用移動(dòng)智能識(shí)讀器進(jìn)行數(shù)據(jù)采集后上傳信息。當(dāng)帶標(biāo)動(dòng)物進(jìn)入屠宰場(chǎng)被屠宰后由駐場(chǎng)動(dòng)物檢疫員回收標(biāo)識(shí)，然后集中到一定數(shù)量后，由縣（區(qū)）級(jí)動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督所組織銷毀并上報(bào)市級(jí)部門[1]。
1.2 檔案管理
農(nóng)業(yè)部提供的《養(yǎng)殖檔案》，按省、市、縣逐級(jí)分配下發(fā)到鄉(xiāng)鎮(zhèn)。各鎮(zhèn)將散戶的養(yǎng)殖檔案發(fā)放給包村的動(dòng)物防疫員，由動(dòng)物防疫員負(fù)責(zé)填寫，而對(duì)養(yǎng)殖場(chǎng)（戶），由該場(chǎng)的負(fù)責(zé)人據(jù)實(shí)填寫并保存好養(yǎng)殖檔案，隨時(shí)備查。縣級(jí)動(dòng)物疫病預(yù)防控制中心根據(jù)動(dòng)物防疫實(shí)際要求制作《防疫檔案》，印發(fā)給養(yǎng)殖場(chǎng)（戶），由該場(chǎng)的動(dòng)物防疫技術(shù)人員據(jù)實(shí)填寫備查，散戶由包村動(dòng)物防疫員統(tǒng)一填寫。
1.3 監(jiān)督管理
市動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督所負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、管理全市動(dòng)物標(biāo)識(shí)工作，縣級(jí)具體負(fù)責(zé)本轄區(qū)的動(dòng)物標(biāo)識(shí)的監(jiān)督管理工作，要求動(dòng)物防疫員和養(yǎng)殖場(chǎng)（戶）保證動(dòng)物標(biāo)識(shí)和養(yǎng)殖檔案記載的信息要相互對(duì)應(yīng)，且保證信息的連續(xù)性、完整性和真實(shí)性。如發(fā)現(xiàn)與《辦法》第三十條所提及的6種情形之一吻合，對(duì)動(dòng)物、動(dòng)物產(chǎn)品實(shí)施追溯和對(duì)違法責(zé)任人按照《中華人民共和國(guó)畜牧法》《中華人民共和國(guó)動(dòng)物防疫法》或《中華人民共和國(guó)農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全法》進(jìn)行查處[2]。
2 主要成效
《辦法》實(shí)施10年，全市春秋季動(dòng)物防疫期間，豬、牛、羊掛標(biāo)率達(dá)95%以上，運(yùn)輸環(huán)節(jié)掛標(biāo)率達(dá)100%，成效非常顯著。
2.1 食品安全監(jiān)管從源頭抓
《辦法》的實(shí)施，延伸了監(jiān)管鏈條，并實(shí)現(xiàn)了產(chǎn)品的可追溯體制，使有問(wèn)題的動(dòng)物、動(dòng)物產(chǎn)品可以追溯到動(dòng)物的原產(chǎn)地及其親本，從而對(duì)違法者依法查處。
2.2 動(dòng)物疫病防控有依有據(jù)
建立養(yǎng)殖、防疫檔案管理制度有利于動(dòng)物疫病的檢測(cè)、控制和撲滅，為“早、快、嚴(yán)、小”控制動(dòng)物疫病提供決策依據(jù)。
2.3 動(dòng)物品種改良有史可鑒
準(zhǔn)確的動(dòng)物標(biāo)識(shí)和詳細(xì)的養(yǎng)殖檔案，為保護(hù)地方種畜禽資源、促進(jìn)動(dòng)物遺傳改良增加了遺傳評(píng)估的可靠性記錄，給動(dòng)物后裔測(cè)定提供了良好的信息資料，特別對(duì)遵義市本地白山羊的保種遺傳工作提供了準(zhǔn)確的基因信息。
3 存在的問(wèn)題
《辦法》實(shí)施過(guò)程中，調(diào)研發(fā)現(xiàn)制度有待完善，管理尚存漏洞，技術(shù)有待于升級(jí)等，具體表現(xiàn)在以下幾方面。
3.1 宣傳工作不足，重視不夠
由于宣傳過(guò)于片面、走形式，部分農(nóng)戶不理解掛標(biāo)的含義，拒絕給動(dòng)物進(jìn)行免疫、掛標(biāo)，認(rèn)為掛標(biāo)是多余的事情。動(dòng)物防疫員也認(rèn)識(shí)不到位，沒(méi)有及時(shí)對(duì)動(dòng)物掛標(biāo)，而是在出欄時(shí)補(bǔ)掛，或者直接將耳標(biāo)交給農(nóng)戶，給檔案的建立和追溯增加了不確定因素[3]。
3.2 保障不力，落實(shí)存在差距
市、縣（區(qū)）通過(guò)文件、會(huì)議等要求各鄉(xiāng)鎮(zhèn)加強(qiáng)標(biāo)識(shí)和檔案管理，但部分地方執(zhí)行不夠理想。原因是鄉(xiāng)鎮(zhèn)的中心工作很多，農(nóng)技干部又少，資金投入少，目前停收檢疫費(fèi)，沒(méi)有檢疫返款，利益驅(qū)動(dòng)不足，標(biāo)識(shí)和檔案管理隨意性大，特別是規(guī)模養(yǎng)殖場(chǎng)領(lǐng)取的標(biāo)識(shí)數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于動(dòng)物存欄量，使動(dòng)物經(jīng)紀(jì)人有隙可乘。
3.3 畜禽標(biāo)識(shí)訂購(gòu)計(jì)劃不夠科學(xué)
據(jù)統(tǒng)計(jì)，從2007年開(kāi)始使用畜禽標(biāo)識(shí)以來(lái)，全市共簽收畜禽標(biāo)識(shí)44 712 065枚，發(fā)放32 051 437枚，結(jié)余12 660 628枚，由于標(biāo)識(shí)庫(kù)存量大，有些鄉(xiāng)鎮(zhèn)甚至出現(xiàn)2年用不完的現(xiàn)象。
3.4 硬件設(shè)備技術(shù)質(zhì)量有待提高
耳標(biāo)鉗經(jīng)常出現(xiàn)鉗針折斷、塔簧脫落等而不能使用，標(biāo)識(shí)也經(jīng)常出現(xiàn)輔標(biāo)被打裂、標(biāo)識(shí)上的數(shù)據(jù)信息不耐腐蝕和磨損而不被識(shí)讀器識(shí)別，識(shí)讀器在山區(qū)信號(hào)強(qiáng)度不好，收發(fā)數(shù)據(jù)經(jīng)常出現(xiàn)失敗，故耳標(biāo)鉗和智能識(shí)讀器在基層配備數(shù)量和質(zhì)量上略顯不足。
3.5 耳標(biāo)讀取困難影響檢疫出證
由于耳標(biāo)遺失、污損，識(shí)讀器出現(xiàn)故障，耳標(biāo)數(shù)據(jù)信息讀取困難，給動(dòng)物檢疫出證、檢疫監(jiān)督執(zhí)法工作和養(yǎng)殖戶對(duì)所飼養(yǎng)動(dòng)物的市場(chǎng)銷售帶來(lái)一定程度的障礙和干擾。
4 對(duì)策
4.1 加強(qiáng)宣傳和動(dòng)物防疫信息體系建設(shè)
建議加強(qiáng)宣傳和問(wèn)責(zé)力度，建立完善的動(dòng)物標(biāo)識(shí)和養(yǎng)殖檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系、動(dòng)物及動(dòng)物產(chǎn)品追溯管理體系，將人事檔案、物資、疫情動(dòng)態(tài)、免疫進(jìn)程等信息進(jìn)行共享。
4.2 增加人財(cái)物投入，強(qiáng)化日常監(jiān)督管理
針對(duì)新常態(tài)下鄉(xiāng)鎮(zhèn)中心工作多的情況，建議市、區(qū)政府加強(qiáng)人力、物力和財(cái)力的投入，強(qiáng)化畜禽標(biāo)識(shí)申購(gòu)、發(fā)放、佩戴的監(jiān)管，同時(shí)強(qiáng)化溯源設(shè)備管理和信息上傳。
4.3 修改并完善《辦法》
《辦法》第十九條規(guī)定，縣級(jí)動(dòng)物疫病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立畜禽防疫檔案。但在現(xiàn)實(shí)工作中不具備可操作性，縣級(jí)人員少、任務(wù)多、工作量太大，建議改在鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)，根據(jù)實(shí)際工作量，核實(shí)人財(cái)物配比或以政府購(gòu)買社會(huì)化服務(wù)方式來(lái)實(shí)現(xiàn)。
4.4 建立畜禽標(biāo)識(shí)代碼
畜禽標(biāo)識(shí)代碼與畜主身份證信息相關(guān)聯(lián)，一戶一個(gè)畜禽標(biāo)識(shí)代碼，出欄時(shí)有多少數(shù)量的動(dòng)物就加施多少相同標(biāo)識(shí)代碼的畜禽標(biāo)識(shí)，這樣做一是可以同樣溯源，又可以減少基層的工作量；二是可以避免動(dòng)物標(biāo)識(shí)的脫落，減少無(wú)效數(shù)據(jù)和浪費(fèi)動(dòng)物標(biāo)識(shí)；三是減少了動(dòng)物的應(yīng)激反應(yīng)，有利于動(dòng)物生長(zhǎng)；其四是由于新畜禽標(biāo)識(shí)比較干凈，規(guī)范操作便于準(zhǔn)確識(shí)讀，方便動(dòng)物及動(dòng)物產(chǎn)品電子出證時(shí)的耳標(biāo)號(hào)的填寫。動(dòng)物更換圈舍時(shí)使用檔案記載，出欄時(shí)加施并記入檔案內(nèi)進(jìn)行追溯。
4.5 統(tǒng)一代碼，共享資源
建議養(yǎng)殖代碼和畜禽標(biāo)識(shí)代碼統(tǒng)一，但發(fā)放應(yīng)該有具體、嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的形式要求把養(yǎng)殖戶申請(qǐng)養(yǎng)殖代碼的過(guò)程具體化，使得養(yǎng)殖代碼成為養(yǎng)殖場(chǎng)的“戶口本”，而不僅僅是一個(gè)號(hào)碼，在賦予這個(gè)號(hào)碼的同時(shí)，發(fā)給養(yǎng)殖者由當(dāng)?shù)匦姓块T監(jiān)制的、一個(gè)可記錄的本子，使之持“戶口本”到各級(jí)職能部門免費(fèi)領(lǐng)取疫苗、畜禽標(biāo)識(shí)、補(bǔ)貼、辦理保險(xiǎn)等，領(lǐng)取后并在這個(gè)“戶口本”上作相應(yīng)的記載，該“戶口本”的內(nèi)容必須和養(yǎng)殖檔案相一致。這樣有利于規(guī)范和提高養(yǎng)殖戶的檔案意識(shí)，也有利于對(duì)防檢疫工作的監(jiān)督[4]。
4.6 加大研發(fā)力度，確保技術(shù)與時(shí)代同步
建議各級(jí)財(cái)政加大畜禽標(biāo)識(shí)和養(yǎng)殖檔案工作建設(shè)的研發(fā)投入，加大智能終端的開(kāi)發(fā)應(yīng)用，開(kāi)發(fā)手機(jī)終端養(yǎng)殖檔案及檢疫申報(bào)平臺(tái)，利用云端大數(shù)據(jù)技術(shù)，開(kāi)發(fā)電子養(yǎng)殖檔案，當(dāng)畜禽一出生，由養(yǎng)殖戶根據(jù)畜禽標(biāo)識(shí)代碼在家中利用手機(jī)平臺(tái)輕松建立養(yǎng)殖檔案。
5 研發(fā)方向
在疫苗中加入“免疫標(biāo)識(shí)信息載體”，在動(dòng)物免疫時(shí)一起注射在動(dòng)物體內(nèi)，這種“免疫標(biāo)識(shí)信息載體”在畜禽身體內(nèi)不影響畜禽的生長(zhǎng)繁殖，也不影響人們的飲食安全，同時(shí)又能被智能終端所識(shí)別，加載與電子養(yǎng)殖檔案相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)高科技對(duì)信息數(shù)據(jù)的高效、智能的應(yīng)用。這樣既可減少動(dòng)物防疫員給動(dòng)物加掛動(dòng)物免疫標(biāo)識(shí)的工作量，又可以減少動(dòng)物因加掛動(dòng)物免疫標(biāo)識(shí)受的應(yīng)激反應(yīng)，從而推動(dòng)動(dòng)物福利事業(yè)的健康發(fā)展。
總之，只有嚴(yán)格按照法律的要求，繼續(xù)緊抓畜禽標(biāo)識(shí)和養(yǎng)殖檔案管理，提高科技信息水平和自身管理素質(zhì)，同時(shí)不斷加強(qiáng)宣傳、督查、法治工作，才能發(fā)揮畜禽標(biāo)識(shí)在動(dòng)物防疫和保障畜禽和畜禽產(chǎn)品質(zhì)量安全的作用，以保障遵義市畜牧業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展。
6 參考文獻(xiàn)
[1] 劉燕，黃世娟.淺談畜禽標(biāo)識(shí)及疫病可追朔體系建設(shè)存在問(wèn)題及對(duì)策[J].廣西農(nóng)學(xué)報(bào)，2015，30（3）：47-49.
一、我縣民生檔案管理工作的現(xiàn)狀
（一）民生檔案種類繁多，涉及面廣。我縣的民生檔案種類繁多，涉及面廣，包括：下崗職工檔案、養(yǎng)老保險(xiǎn)和醫(yī)療保險(xiǎn)檔案、再就業(yè)檔案、低保檔案、殘疾人檔案、社會(huì)救助檔案、婚姻檔案、退伍軍人檔案、土地承包（延包）和流轉(zhuǎn)檔案、失地農(nóng)民檔案、新型合作醫(yī)療檔案、城鎮(zhèn)居民醫(yī)保檔案、獨(dú)生子女檔案、公民出生檔案、移民檔案、房產(chǎn)檔案、公證檔案、退休人員社會(huì)化管理檔案、地籍檔案、林權(quán)檔案等近50種。近幾年，我縣的民生檔案種類、數(shù)量呈快速增長(zhǎng)的趨勢(shì)，涉及社會(huì)管理方方面面和諸多行政部門及企事業(yè)單位，這些民生檔案具有重要的原始性、基礎(chǔ)性、憑證性特征，在解決民生問(wèn)題過(guò)程中發(fā)揮著重要的基礎(chǔ)性作用。
（二）部分涉民單位檔案管理較規(guī)范。部分涉民單位建立了專門的檔案室，庫(kù)房配有防火、防盜、防光設(shè)備，配有檔案柜等檔案基本設(shè)施，有的還安裝了檔案密集架等。建立了以單位分管領(lǐng)導(dǎo)為主的檔案工作機(jī)構(gòu)，配備了專（兼）職的檔案管理人員，對(duì)本單位的檔案做到有人專門負(fù)責(zé)收集、管理。
（三）民生檔案查詢率高,社會(huì)效益好。在調(diào)查中了解到，隨著國(guó)家關(guān)注民生的政策不斷推出，人民群眾對(duì)民生檔案的查閱需求越來(lái)越大，民生檔案的查詢率越來(lái)越高，取得了良好社會(huì)效益。據(jù)統(tǒng)計(jì)，全縣涉民部門已為20__多人辦理了《再就業(yè)優(yōu)惠證》、《失業(yè)證》，發(fā)放小額貸款842萬(wàn)元，提供就業(yè)再就業(yè)服務(wù)640人次。特別是縣檔案館為有關(guān)部門和人民群眾查閱移民檔案、集體企業(yè)檔案等工作,為縣里爭(zhēng)取了上級(jí)政策補(bǔ)助資金逾千萬(wàn)元。
二、 我縣民生檔案管理工作存在的主要問(wèn)題
我縣民生檔案工作雖然取得了一定成效，但也存在一些問(wèn)題，有待于今后加以改進(jìn)和加強(qiáng)。
（一）多數(shù)涉民單位的民生檔案管理較為混亂。有的部門檔案管理分工不明確，檔案管理人員崗位職責(zé)不明，流動(dòng)性大，對(duì)下屬單位（股室）的監(jiān)督指導(dǎo)不到位。有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣直單位只注重文書檔案資料的歸檔整理和移交進(jìn)館，而對(duì)專業(yè)檔案（也就是涉民檔案）則很少有進(jìn)行整理歸檔的，造成大多數(shù)涉民單位的民生檔案管理比較混亂。有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣直單位的民生檔案資料不僅沒(méi)有交檔案室集中統(tǒng)一管理，留存在有關(guān)的股室或鄉(xiāng)鎮(zhèn)七所八站保管，而且長(zhǎng)期以來(lái)沒(méi)有進(jìn)行整理歸檔，零零散散地隨處堆放，處于無(wú)序管理或失管狀態(tài)。有的單位隨意借閱，不履行借閱手續(xù)，遺失現(xiàn)象較為嚴(yán)重。如：20__年10月份以前的婚姻檔案由鄉(xiāng)(鎮(zhèn))登記、保管，造成丟失損毀現(xiàn)象；20__年10月份以后縣民政局高度重視，對(duì)全縣婚姻檔案進(jìn)行了集中收集、整理，但是，20__年10月份以前的婚姻檔案資料只是散件。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，全縣70多個(gè)國(guó)有（集體）轉(zhuǎn)制企業(yè)的檔案都還留存在主管部門或是各自企業(yè)，只有原縣化肥廠的檔案整理較好，其余企業(yè)的檔案都沒(méi)有進(jìn)行整理歸檔。有的甚至把檔案資料作為廢紙賣掉或燒掉，有的企業(yè)已經(jīng)找不到一份檔案，全部遺失了。
（二）部分單位不愿移交到期民生檔案，安全保管無(wú)保障。一是個(gè)別涉民單位檔案法治觀念不強(qiáng)，以平時(shí)業(yè)務(wù)工作要經(jīng)常查閱為由，不愿意把到期的民生檔案移交給縣檔案館。二是部分單位、鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案室基礎(chǔ)設(shè)施條件較差。有的甚至還在各自業(yè)務(wù)部門(股、室)保管，很容易造成流失；三是有的單位因受人員、技術(shù)、管理不到位的影響，使檔案無(wú)法得到安全有效的保管。
（三）民生檔案資源管理分散，不利于資源共享。民生檔案屬于公共信息資源，應(yīng)為社會(huì)所用。民生檔案涉及面廣，形成的主體多而復(fù)雜，致使民生檔案資源分散保存于不同的部門，因而形成了多頭管理、各自為政的局面，群眾查閱利用很不方便，民生檔案的資源共享程度不高。如房產(chǎn)地產(chǎn)檔案、公積金檔案、各類社保檔案、婚姻檔案、學(xué)籍檔案、出生檔案、戶口遷移檔案、土地承包檔案等都由各形成部門自我保管，比較分散，而民眾又往往直接到檔案館查閱利用檔案，結(jié)果難以查到所需檔案，這就給廣大民眾查閱民生檔案帶來(lái)了一定的不便，難以使民生檔案資源真正為社會(huì)所用。
三、加強(qiáng)民生檔案管理工作的對(duì)策及建議
（一）加大檔案法規(guī)宣傳力度，全面提高全社會(huì)的民生檔案意識(shí)。一是要進(jìn)一步提升全社會(huì)的民生檔案意識(shí)，充分利用電視、報(bào)刊雜志及檔案信息網(wǎng)等宣傳媒體，宣傳民生檔案的有關(guān)法律法規(guī)和信息，使民生檔案工作的開(kāi)展有一個(gè)良好的思想基礎(chǔ)。二是要依托檔案教育培訓(xùn)平臺(tái)，在對(duì)檔案管理人員的崗位培訓(xùn)中，引入民生檔案的內(nèi)容，大力宣傳民生檔案工作，整體提升檔案管理人員的民生檔案意識(shí)。
（二）抓好民生檔案的源頭管理，建立民生檔案資源體系。民生檔案來(lái)源于不同的行業(yè)和部門，內(nèi)容豐富多樣，而要做好民生檔案工作既是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的基礎(chǔ)工作，又是一項(xiàng)綜合性的系統(tǒng)工程，需要各方的支持與配合。一是建議
縣委、縣政府制定《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案管理工作的意見(jiàn)》，將民生檔案工作列入縣委、縣政府對(duì)各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、縣直及駐縣單位的目標(biāo)考核內(nèi)容之一。二是從源頭上抓好民生檔案的管理。要從產(chǎn)生民生檔案單位的建檔工作抓起，切實(shí)做好相關(guān)文件材料的收集、整理、歸檔等項(xiàng)工作，縣檔案局應(yīng)本著以保障和改善民生為重點(diǎn)的社會(huì)建設(shè)和管理工作開(kāi)展到哪里，民生檔案工作就延伸到哪里的原則，密切關(guān)注民生工作的熱點(diǎn)，提前介入對(duì)民生檔案的指導(dǎo)，及時(shí)幫助各有關(guān)單位建立完善民生檔案，特別要加強(qiáng)對(duì)新領(lǐng)域民生檔案工作的管理，以推進(jìn)民生領(lǐng)域建檔工作進(jìn)一步向深度和廣度發(fā)展，建立健全規(guī)范化的民生檔案資源體系。三是加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)和管理工作。各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、縣直及駐縣單位要配備專（兼）職檔案管理人員，檔案管理人員宜選擇責(zé)任心強(qiáng)，工作細(xì)致，有耐心，服務(wù)意識(shí)較強(qiáng)的人員擔(dān)任，并確保人員相對(duì)穩(wěn)定。要按標(biāo)準(zhǔn)設(shè)立綜合檔案室，添置檔案保管設(shè)備。鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）的民政所、農(nóng)經(jīng)站、國(guó)土所、財(cái)政所、統(tǒng)計(jì)辦、林管站、計(jì)生辦、農(nóng)醫(yī)辦、中小學(xué)、派出所等十個(gè)站所的檔案由主管部門綜合檔案室歸口管理；其它站所及行政村的檔案，根據(jù)檔案屬地管理和分級(jí)負(fù)責(zé)的原則，由鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）綜合檔案室負(fù)責(zé)管理。四是縣檔案局要指導(dǎo)和規(guī)范涉民部門制定民生檔案歸檔范圍、分類大綱和保管期限等相關(guān)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范民生檔案管理的歸屬與流向，健全民生檔案監(jiān)管長(zhǎng)效機(jī)制。（三）整合民生檔案信息資源，形成“大檔案”格局。針對(duì)民生檔案資源分散保存于各部門，給民眾利用帶來(lái)不便的客觀情況，必須整合全縣民生檔案信息資源，通過(guò)接收、寄存、代管等多種形式，把關(guān)系到人民群眾利益的全縣民生檔案集中到縣檔案館收藏保管。一是加大接收、征集力度。各有關(guān)單位形成的民生檔案在本部門保存一定的期限后，應(yīng)依法向縣檔案館移交到期檔案。逐步將全縣范圍內(nèi)婚姻、公證、房產(chǎn)、林權(quán)、地籍、移民、土地承包、教育、就業(yè)、分配、社會(huì)保障、醫(yī)療衛(wèi)生、計(jì)劃生育、公共管理等關(guān)系社會(huì)管理、國(guó)計(jì)民生、公共服務(wù)的民生檔案全面完整地接收進(jìn)縣檔案館，從而形成“大檔案”格局，實(shí)行民生檔案信息資源的社會(huì)共享，實(shí)現(xiàn)民眾利益保障的最大化。二是加強(qiáng)對(duì)瀕危民生檔案的搶救、保護(hù)和整合。全縣國(guó)有（集體）轉(zhuǎn)制企業(yè)檔案瀕臨損毀，轉(zhuǎn)制企業(yè)檔案關(guān)系到職工群眾的切身利益，必須采取措施，加以搶救保護(hù)和妥善處置，如果檔案缺失，將給他們的養(yǎng)老保險(xiǎn)、退休等手續(xù)的辦理帶來(lái)麻煩，將為社會(huì)帶來(lái)不穩(wěn)定因素。婚姻檔案也面臨散失，必須盡快采取措施，加以搶救保護(hù)。
基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)一般包括縣級(jí)醫(yī)院（中醫(yī)院及各類?？漆t(yī)院）、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（場(chǎng)、區(qū)）衛(wèi)生院（中心衛(wèi)生院）和村（居、社區(qū)）衛(wèi)生室。目前，山東省費(fèi)縣的縣鄉(xiāng)村三級(jí)，共有基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)248家，其中，一級(jí)以上醫(yī)院22個(gè)（含民營(yíng)醫(yī)院5個(gè)），門診部、診所、醫(yī)務(wù)室和村衛(wèi)生室等223個(gè)，疾病預(yù)防控制中心、婦幼保健所、衛(wèi)生監(jiān)督所各1個(gè)。近年來(lái)，縣衛(wèi)生局狠抓衛(wèi)生檔案工作，基層檔案管理水平上了一個(gè)新的臺(tái)階。
1.1 檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步加強(qiáng)
縣衛(wèi)生局努力加強(qiáng)全縣衛(wèi)生系統(tǒng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，局成立了檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確檔案主管科室及其檔案管理工作職責(zé)，把做好檔案工作列入年度目標(biāo)管理的考核內(nèi)容，不定期地對(duì)各基層醫(yī)療衛(wèi)生單位的檔案工作進(jìn)行檢查，及時(shí)糾正出現(xiàn)的問(wèn)題。衛(wèi)生局領(lǐng)導(dǎo)十分重視基層醫(yī)療衛(wèi)生單位的檔案管理工作，多次組織觀摩和交流活動(dòng)，互相促進(jìn)，共同提高。
1.2 檔案資料的收集方法不斷更新
傳統(tǒng)的檔案收集方法是次年的第一季度收集整理上一年全院工作中產(chǎn)生的各種檔案信息資料，然后分門別類進(jìn)行立卷歸檔，不僅操作起來(lái)麻煩，而且影響信息資源的合理利用。為了實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，探索新的檔案管理方法和途徑，減少衛(wèi)生信息資源的流失，充實(shí)衛(wèi)生信息的內(nèi)涵，現(xiàn)改為經(jīng)常性收集，局辦公室對(duì)基層檔案管理人員提出了“信息發(fā)生時(shí)即為檔案收集時(shí)”的要求，收到了良好效果。
1.3 檔案設(shè)施的條件有所改善
一方面逐步為基層配置電腦等現(xiàn)代辦公設(shè)備，為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化創(chuàng)造條件，另一方面從基層檔案管理人員的實(shí)際出發(fā)，為基層配置傳統(tǒng)的檔案櫥柜，從兩個(gè)方面作出了努力，即新型的電子化與傳統(tǒng)的紙質(zhì)化并重而不是偏廢，逐步過(guò)渡到現(xiàn)代化管理。目前，縣級(jí)衛(wèi)生機(jī)構(gòu)管理已部分實(shí)現(xiàn)了電子化，而村級(jí)普遍以傳統(tǒng)方法保存檔案。
1.4 檔案管理人員的素質(zhì)逐步提高
培養(yǎng)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理人員必須具有的服務(wù)意識(shí)、全局意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)是檔案管理的至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。檔案管理具有極強(qiáng)的被動(dòng)性，工作是以保管為主。然而，隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值、市場(chǎng)價(jià)值逐漸顯現(xiàn)，檔案管理人員必須樹立超前服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，充分發(fā)揮好檔案信息資源的作用，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。醫(yī)療檔案私密性強(qiáng)，有些檔案涉及到個(gè)人隱私，因此，檔案管理人員必須樹立安全防范意識(shí)，防止檔案泄密事件發(fā)生。醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理人員還必須樹立創(chuàng)新意識(shí)，勇于探索、勇于創(chuàng)新，不斷研究檔案管理規(guī)律，創(chuàng)新管理辦法。
2 基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理存在的主要問(wèn)題
加強(qiáng)基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理，充分發(fā)揮其價(jià)值，對(duì)推進(jìn)醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革具有極為重要的現(xiàn)實(shí)意義?；鶎俞t(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)作為醫(yī)療體系的基礎(chǔ)，方便了患者，緩解了群眾“看病難看病貴”的問(wèn)題，是合理分配醫(yī)療衛(wèi)生資源的一個(gè)具體體現(xiàn)。但是，當(dāng)前基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理工作狀況與醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的要求還不相適應(yīng)，沒(méi)有發(fā)揮檔案工作出應(yīng)有的作用。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
2.1 管理人員素質(zhì)不適應(yīng)要求
檔案管理人員的素質(zhì)直接影響檔案管理水平。長(zhǎng)期以來(lái)，基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)中，檔案管理工作普通存在著知識(shí)陳舊單一、整體素質(zhì)不高、人員配備不合理等現(xiàn)象，從而導(dǎo)致了檔案管理人員整體缺乏內(nèi)在工作動(dòng)力和提高自身素質(zhì)的要求。
目前，大多數(shù)基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)沒(méi)有專業(yè)的檔案管理人員，學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)的人更是寥若晨星，檔案管理人員隊(duì)伍理論水平、專業(yè)素質(zhì)等方面均不能適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)藥衛(wèi)生事業(yè)的需要。調(diào)查顯示，多數(shù)基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理者的學(xué)歷偏低、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、現(xiàn)代檔案管理科學(xué)知識(shí)貧乏，這些情況已不適應(yīng)信息時(shí)代檔案事業(yè)的發(fā)展。在基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的人才培養(yǎng)計(jì)劃中，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高和教育沒(méi)有納入計(jì)劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展，創(chuàng)新活力不夠，服務(wù)的主動(dòng)性也比較缺乏。
2.2 基層管理人員檔案意識(shí)亟待強(qiáng)化
醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)中各類檔案材料的形成與完善，涉及到衛(wèi)生服務(wù)的各個(gè)部門，要求檔案管理者能按要求處理并完成有關(guān)材料的收集、整理。但由于基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，大多缺乏專項(xiàng)管理人員（ 多為兼職管理），檔案意識(shí)不強(qiáng)，往往出現(xiàn)檔案材料缺失、混亂或形成不規(guī)范材料等現(xiàn)象，同時(shí)也容易導(dǎo)致檔案材料遺漏、遺失。另外，在各基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理中，重病歷檔案、輕其他檔案也是普通存在的現(xiàn)象。近年來(lái)，病案作為最基本的醫(yī)療信息，為醫(yī)療機(jī)構(gòu)的診療、科研、教學(xué)、管理，以及處理醫(yī)療糾紛、保險(xiǎn)、傷殘事故、民事及刑事案件等方面發(fā)揮了重要作用，因此醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)此能及時(shí)收集、整理、歸檔和利用，保管得也較好，但往往疏于對(duì)其他文書檔案、設(shè)備檔案、科研檔案等檔案資料的管理和利用。
2.3 檔案管理制度不夠健全
基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的管理中，有醫(yī)療制度，護(hù)理制度，藥品進(jìn)、銷、存制度，財(cái)務(wù)制度等等，但大多沒(méi)有檔案管理制度。因此，造成檔案管理職能不明確，沒(méi)有檔案管理的統(tǒng)一性，沒(méi)有把檔案管理同基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的發(fā)展相聯(lián)系，一些資料收集不完整，使醫(yī)療機(jī)構(gòu)的一些珍貴的歷史資料散失，而且也無(wú)法追究相關(guān)責(zé)任。而這種情況的持續(xù)，致使基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案工作水平長(zhǎng)期無(wú)法提高。
3 改進(jìn)基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理的對(duì)策思考
應(yīng)該承認(rèn)，落后的檔案管理已成為基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)發(fā)展的制約因素之一，特別是面臨深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的今天，必須正視存在問(wèn)題，調(diào)整檔案管理思路，改進(jìn)檔案管理方法，以應(yīng)對(duì)新形勢(shì)對(duì)基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理的要求。筆者認(rèn)為，必須在以下幾個(gè)方面采取
對(duì)策。
3.1 管理意識(shí)必須增強(qiáng)
檔案作為記錄和承載單位的歷史記錄，是基層醫(yī)藥衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展不可或缺的信息資源。增強(qiáng)基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)衛(wèi)生人員的檔案管理意識(shí)，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)，是做好檔案管理工作的重要保證，要把檔案管理同醫(yī)療機(jī)構(gòu)的發(fā)展和業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃，大力宣傳《檔案法》等法律法規(guī)，使基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)干部和廣大醫(yī)務(wù)工作者認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，是基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)發(fā)展的資源，認(rèn)識(shí)到檔案與自己的工作、生活密切相關(guān)。意識(shí)的增強(qiáng)才能保證檔案工作水平的提高。
3.2 人員素質(zhì)必須提高
對(duì)基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，提高檔案管理人員素質(zhì)是一件刻不容緩的事。各醫(yī)療衛(wèi)生單位的領(lǐng)導(dǎo)要把提高檔案管理人員素質(zhì)與醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展同步規(guī)劃?，F(xiàn)有檔案管理人員要注重自身專業(yè)知識(shí)的提高，通過(guò)參加各種形式的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)來(lái)增長(zhǎng)自身的專業(yè)知識(shí)，這樣才能更好地做好檔案工作，才能使檔案更好地為基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的改革和發(fā)展服務(wù)，為群眾健康服務(wù)。
3.3 規(guī)章制度必須完善
健全的規(guī)章制度是檔案管理的關(guān)鍵措施之一?；鶎俞t(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)要結(jié)合自身特點(diǎn)，依據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》的要求，規(guī)范病案記錄、護(hù)理日記及專業(yè)人員業(yè)務(wù)報(bào)告，建立各類臺(tái)賬，完善檔案資料的收集歸檔、整理保管、查閱使用、甄別鑒定、銷毀解密、庫(kù)房管理等各類制度，使檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都能有章可循。
⒉項(xiàng)目檔案管理制度和檔案業(yè)務(wù)規(guī)范逐步健全。11個(gè)省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目單位有3個(gè)成立了重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，有3個(gè)項(xiàng)目由于市場(chǎng)等原因進(jìn)展較慢，還處于籌建階段。但從檢查情況看，這些項(xiàng)目單位在工程建設(shè)剛開(kāi)始時(shí)就成立檔案工作機(jī)構(gòu)或指定負(fù)責(zé)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的人員，并要求各施工、監(jiān)理單位也明確分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)檔案工作的人員，從而形成覆蓋建設(shè)單位各部門，各施工、監(jiān)理單位的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。項(xiàng)目單位還重視業(yè)務(wù)規(guī)范的研究和制定，形成了一批具有較強(qiáng)現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義的業(yè)務(wù)規(guī)范。如甕福紫金建立了《甕福紫金化工股份有限公司建設(shè)工程檔案管理規(guī)定》并下發(fā)各參建單位執(zhí)行，確保了項(xiàng)目檔案的齊全、完整和案卷質(zhì)量的統(tǒng)一。
⒊項(xiàng)目檔案的全過(guò)程管理模式初步形成。為保證各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度的貫徹落實(shí)，推動(dòng)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的順利開(kāi)展，項(xiàng)目單位注意采取必要措施加強(qiáng)對(duì)檔案工作的控制管理，在簽訂設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理和設(shè)備采購(gòu)合同時(shí)，對(duì)檔案資料的形成質(zhì)量與整理移交工作提出明確要求。特別是在監(jiān)理合同中除了要求監(jiān)理單位做好自身形成文件的積累、整理、歸檔工作外，還要負(fù)責(zé)對(duì)施工單位文件材料的形成和管理進(jìn)行監(jiān)督。工程施工過(guò)程中，監(jiān)理單位在進(jìn)行工程質(zhì)量監(jiān)督的同時(shí)，還對(duì)檔案資料的形成質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督控制，對(duì)文件材料形成不完整、不準(zhǔn)確、不符合規(guī)范要求，指出后施工單位又不及時(shí)改正的，監(jiān)理單位制止其進(jìn)入下一道工序的施工。監(jiān)理單位在進(jìn)行單位、分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量評(píng)定時(shí)，同時(shí)評(píng)定文件材料的形成質(zhì)量。項(xiàng)目建設(shè)單位在檢查工程質(zhì)量、進(jìn)度的同時(shí)，也要檢查檔案資料的形成、管理情況。在檔案整理上按照“誰(shuí)形成、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，由建設(shè)單位各部門和施工、監(jiān)理單位立卷整理后向建設(shè)單位檔案部門歸檔。
二、存在的主要問(wèn)題
我縣的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作取得了一定的進(jìn)步，但是發(fā)展仍不平衡，還有相當(dāng)部分的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作處于失控狀態(tài)。
⒈部分項(xiàng)目單位對(duì)檔案工作未給予足夠重視。通過(guò)檢查，我們發(fā)現(xiàn)目前尚有相當(dāng)一部分單位（主要是家族式企業(yè)）的領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，對(duì)檔案工作不重視，不過(guò)問(wèn)，不支持，所在單位未建立相應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu)，沒(méi)有配備必要的檔案人員，使檔案工作處于無(wú)人過(guò)問(wèn)的狀態(tài)，重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案散失在施工、監(jiān)理單位或個(gè)人手中，給項(xiàng)目建成后的使用和維護(hù)留下了隱患。
2.重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)仍有待進(jìn)一步提高。重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)單位多為新建單位，檔案人員一般都是新手，對(duì)檔案業(yè)務(wù)普遍不熟悉。有的檔案人員雖然具備一定的檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)，但往往又對(duì)工程建設(shè)不熟悉，無(wú)法全過(guò)程跟蹤指導(dǎo)檔案工作。從總體上來(lái)看，重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)還不能完全適應(yīng)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的客觀需要。
3.部分重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理滯后于項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度。從執(zhí)法檢查情況看，目前仍有部分重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目未配置檔案用房和必要的檔案管理和保護(hù)設(shè)施，檔案資料未及時(shí)歸檔和案卷質(zhì)量不夠規(guī)范等情況。
三、幾點(diǎn)意見(jiàn)
二是任務(wù)清。會(huì)議提出了20__年的各項(xiàng)任務(wù)，特別是招商引資指標(biāo)，檔案局要完成1000萬(wàn)的招商引資任務(wù)。根據(jù)任務(wù)目標(biāo)，我們進(jìn)一步在全局進(jìn)行了動(dòng)員，樹立全民創(chuàng)業(yè)思想，集全局力量開(kāi)展招商引資，完成各項(xiàng)工作任務(wù)。
三是措施實(shí)。會(huì)議提出了發(fā)展經(jīng)濟(jì)和社會(huì)事業(yè)的各項(xiàng)措施，大家感到符合紅崗實(shí)際，切實(shí)可行。表示要積極結(jié)合本質(zhì)工作，認(rèn)真抓好貫徹落實(shí)。
四是責(zé)任重。兩會(huì)后，我們感到責(zé)任更大了，擔(dān)子更重了。建設(shè)生態(tài)工業(yè)新區(qū)，要舉全區(qū)之力，作為區(qū)直屬部門更是責(zé)無(wú)旁貸，我們要樹立大局思想，創(chuàng)造性的開(kāi)展好工作。
結(jié)合貫徹兩會(huì)精神，我們要重點(diǎn)開(kāi)展以下工作：
(文秘站:) 1、全員參與，開(kāi)展招商引資，努力完成招商引資任務(wù)。幾天來(lái)，我們積極聯(lián)系，宣傳我區(qū)的投資環(huán)境，以獲得一個(gè)500萬(wàn)項(xiàng)目信息，并與慶南園區(qū)進(jìn)行聯(lián)系，今日將請(qǐng)老板到慶南園區(qū)作項(xiàng)目洽談。
2、加強(qiáng)檔案館的管理和建設(shè)。在做好檔案館的常態(tài)管理的基礎(chǔ)上，結(jié)合實(shí)際，進(jìn)行工作培訓(xùn)，提高檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，高質(zhì)量的完成年度歸檔任務(wù)；根據(jù)《重大活動(dòng)檔案管理辦法》及《加強(qiáng)民生檔案的意見(jiàn)》，重點(diǎn)開(kāi)展重大活動(dòng)檔案和民生檔案的征集和管理，動(dòng)員有關(guān)單位和人員，提高認(rèn)識(shí)，抓好工作，檔案局要安排專人抓重大活動(dòng)檔案和民生檔案工作，把工作抓出成效。
1.1婚姻登記檔案利用情況統(tǒng)計(jì)。根據(jù)統(tǒng)計(jì)，濮陽(yáng)縣檔案館2011年至2014年館藏全部檔案利用情況以及婚姻登記檔案利用情況的有關(guān)項(xiàng)目與內(nèi)容，如“表1”所示。
1.2 婚姻登記檔案信息化進(jìn)程統(tǒng)計(jì)。濮陽(yáng)縣檔案館于2011年底建立了1995年至2009年的婚姻登記檔案專題目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。根據(jù)統(tǒng)計(jì)，到目前為止，婚姻登記檔案信息化狀況是：2011年以后每對(duì)登記人一卷的68877卷，全部錄入計(jì)算機(jī)并使用計(jì)算機(jī)檢索利用;2010年以前的多個(gè)登記人一卷的4261卷當(dāng)中，錄入到1995年共3749卷;1995年前的512卷正在錄入，預(yù)計(jì)2015年底完成并達(dá)到使用計(jì)算機(jī)檢索利用水平。
1.3 婚姻登記檔案的利用目的統(tǒng)計(jì)。根據(jù)統(tǒng)計(jì)，濮陽(yáng)縣檔案館2011年至2014年館藏婚姻登記檔案利用目的情況的有關(guān)項(xiàng)目與內(nèi)容，如“表2”所示。
1.3.1 辦理房產(chǎn)交易的需要。房產(chǎn)交易過(guò)程中，有關(guān)部門為規(guī)范房產(chǎn)買賣的程序，要求買方必須出具夫妻雙方的婚姻登記證明（二手房必須是買賣雙方的夫妻婚姻登記證明）。由于早期的結(jié)（離）婚證都只是一張紙，不易保管，加之以前人們對(duì)于結(jié)（離）婚證明的重視程度不夠，許多人已遺失，或者是原辦的結(jié)婚證與現(xiàn)在的身份證名字、身份證號(hào)不符，需要出具原始的結(jié)婚證明補(bǔ)辦新證。
1.3.2 辦理貸款的需要。無(wú)論房貸、車貸，還是商業(yè)等其他貸款，已婚的人都需要出具相關(guān)的婚姻狀況證明，達(dá)到結(jié)婚年齡而未婚的需要開(kāi)具單身證明。
1.3.3 辦理出國(guó)手續(xù)的需要。生活中越來(lái)越多的人走出國(guó)門，或旅游，或出國(guó)勞務(wù)，或做生意，而辦理出國(guó)簽證的一個(gè)重要環(huán)節(jié)就是審查婚姻狀況。在結(jié)婚證不完備的情況下，到檔案館查閱婚姻檔案記錄是唯一的方法。
1.3.4 辦理離婚與二胎證的需要。有些人離婚后因?qū)ω?cái)產(chǎn)分割和子女撫養(yǎng)有爭(zhēng)議，需要到法院重新辦理;有些人離婚后再婚，在符合辦理二胎手續(xù)情況下辦理二胎證手續(xù);有許多女方離婚后的戶口及孩子戶口一直還在男方家;有的是未落戶而成為空掛戶，多年后因需要又想起辦理自己的戶口。以上諸類事情的解決，都需要到檔案館查閱離婚協(xié)議和法院判決書。
1.3.5 辦理財(cái)產(chǎn)繼承手續(xù)的需要。近年來(lái)，財(cái)產(chǎn)繼承糾紛時(shí)有發(fā)生，在眾多家庭財(cái)產(chǎn)繼承糾紛中，有關(guān)部門要求當(dāng)事人出具婚姻方面的相關(guān)證明。
1.3.6 出具無(wú)檔證明。公民在辦理房產(chǎn)交易、貸款、出國(guó)等手續(xù)時(shí)，已經(jīng)達(dá)到并超過(guò)法定結(jié)婚年齡而沒(méi)有結(jié)婚的，有關(guān)部門都需要沒(méi)有辦理結(jié)婚登記的證明（或叫單身證明）。由于2006年以前，縣民政局本身不辦理婚姻登記工作，其婚姻登記都是在各個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的民政所辦理，各個(gè)民政所形成的婚姻登記檔案，都已經(jīng)被縣檔案館接收。2006年后，婚姻登記工作由縣民政局婚姻登記管理處負(fù)責(zé)，其形成的檔案材料，民政部門于2010年全部移交到縣檔案館，以上每年形成的婚姻登記檔案都是按多個(gè)登記人為一卷進(jìn)行整理的，民政部門并沒(méi)有自己的電子檔案目錄。2010年以后民政部門形成的一證一卷婚姻登記檔案，同時(shí)也生成了自己的電子檔案，但仍然是一年一度向縣檔案館移交。到目前為止，民政部門保存有2014年的婚姻登記檔案實(shí)體，2010年以后的電子檔案，因此說(shuō)，民政部門開(kāi)具2010年前到達(dá)結(jié)婚年齡而沒(méi)有結(jié)婚人員的單身證明，沒(méi)有依據(jù)，只能在檔案館出具無(wú)檔證明的基礎(chǔ)上再開(kāi)具單身證明。
1.3.7 民政部門和其他部門的工作查閱。民政部門因?yàn)闆](méi)有完整的婚姻檔案目錄數(shù)據(jù)，在依我館出具的無(wú)婚姻記錄證明辦理相關(guān)手續(xù)時(shí)，個(gè)別情況需要來(lái)檔案館核查個(gè)人信息。公安、司法、法院、律師等單位和個(gè)人因調(diào)解、判決、辯護(hù)等原因也需要出具婚姻狀況的相關(guān)證明和核實(shí)個(gè)人材料。
2 思考
2.1 從濮陽(yáng)縣檔案館2011年至2014年館藏婚姻登記檔案利用目的情況的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可以看出，婚姻登記檔案的利用量呈逐年上升的趨勢(shì)，在整個(gè)館藏檔案中的利用比例也逐年提高。這也間接說(shuō)明，公民個(gè)人利用自己的信息量在逐漸增加，檔案館的公眾化認(rèn)知程度在提高，館藏民生檔案正在逐漸成為館藏檔案利用的主力。因此說(shuō)，為適應(yīng)公眾對(duì)民生檔案利用的需求，加大對(duì)基層民生檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)是今后縣級(jí)檔案工作的重中之重，檔案館的首要任務(wù)是加大對(duì)民生檔案的接收力度，加強(qiáng)對(duì)進(jìn)館后民生檔案的管理。
2.2 從婚姻登記檔案的信息化程度可以看出，目前的信息化狀況已經(jīng)跟不上婚姻登記檔案的高負(fù)荷利用。由于婚姻登記檔案的形成是以地域結(jié)合時(shí)間而組卷的，因此，對(duì)于沒(méi)有錄入計(jì)算機(jī)而只能使用紙質(zhì)檔案查閱的婚姻登記檔案來(lái)說(shuō)，查閱當(dāng)事人如果記不清自己登記詳細(xì)時(shí)間的話，會(huì)給檔案館工作人員帶來(lái)非常大的工作量，由此可以看出，盡快建立完整的婚姻登記檔案數(shù)據(jù)庫(kù)已經(jīng)刻不容緩。民政部于2012年7月初步建立了中央級(jí)婚姻登記數(shù)據(jù)中心，全國(guó)31個(gè)省（自治區(qū)、直轄市）同時(shí)也已建立了省級(jí)婚姻登記工作網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和數(shù)據(jù)中心，實(shí)現(xiàn)了在線婚姻登記和婚姻登記信息全國(guó)聯(lián)網(wǎng)審查，但對(duì)于縣級(jí)民政部門來(lái)說(shuō)，這一步工作推進(jìn)還需要相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間，這就不可避免地會(huì)讓某些不法之人，為謀取個(gè)人利益或?yàn)檫_(dá)到其他目的而異地重復(fù)登記。因此，在確保婚姻登記個(gè)人信息安全的情況下，統(tǒng)一對(duì)婚姻檔案信息進(jìn)行登記歸檔，實(shí)現(xiàn)婚姻檔案全國(guó)聯(lián)網(wǎng)查詢勢(shì)在必行。
2.3 從婚姻登記檔案利用的目的可以看出，婚姻登記檔案利用的目的呈現(xiàn)多樣化趨勢(shì)。具體如下：其一，房地產(chǎn)管理部門為規(guī)范房產(chǎn)買賣程序，要求出具的婚姻登記手續(xù)，使婚姻登記檔案成為房屋買賣者不可缺少的重要信物之一;其二，為貸款而出具的相關(guān)婚姻登記證明，讓許多人都享受到了花明天的錢干今天的事，為落實(shí)好黨的惠民政策提供了有力的證據(jù);其三，為辦理出國(guó)手續(xù)而出具的相關(guān)證明，充分體現(xiàn)了婚姻登記檔案的憑證價(jià)值;其四，為辦理離婚和二胎證出具的相關(guān)手續(xù)，解決了許多人的燃眉之急;其五，為財(cái)產(chǎn)繼承問(wèn)題而出具的相關(guān)證明在很多家庭財(cái)產(chǎn)繼承糾紛中起到了非常關(guān)鍵的憑證作用，從而也引起了公民對(duì)婚姻登記檔案的高度重視;其六，無(wú)檔證明的出具，使婚姻登記檔案的利用得到了綜合提升;其七，民政及其他相關(guān)部門的工作查閱不僅提高了婚姻登記檔案的利用量，也使得檔案部門從“有為”變?yōu)椤坝形弧薄倪@七個(gè)方面的統(tǒng)計(jì)利用數(shù)字可以看出，用于房產(chǎn)交易的人次逐年增加，但百分比始終保持在35%左右，用于貸款的人次也呈逐年增加趨勢(shì)，所占百分比也在逐年增加，用于出國(guó)的人次同樣是逐年增加，但所占百分比在1.5%至2%之間，用于離婚和二胎證的人次呈逐年增加，但所占百分比穩(wěn)定在15%左右，用于財(cái)產(chǎn)繼承的人次逐年不等，所占比例很小，不超過(guò)1%，用于出具無(wú)檔案證明的人次明顯逐年增加，所占比例也逐年加大，職能部門用于工作查閱每年在50人次左右，所占比例在2%左右，可以忽略不計(jì)，由此也可以看出，婚姻登記檔案幾乎都是公民個(gè)人利用。
2.4如何出具婚姻登記檔案證明。隨著婚姻登記檔案利用的不斷增加，如何出具婚姻登記檔案證明，成為一個(gè)亟待解決的問(wèn)題，濮陽(yáng)縣檔案館使用的是在復(fù)印件上加蓋檔案館的公章，再在復(fù)印件的上方空白處標(biāo)明所復(fù)印檔案材料出處和復(fù)印時(shí)間，如：“此件復(fù)印于民政局全宗××××年婚姻登記檔案第××卷第××頁(yè)，2015年3月15日”。很多情況下，相關(guān)單位需要單身證明，檔案館作為保管婚姻登記檔案的單位，是無(wú)法判斷一個(gè)人是否單身的，而民政部門又以婚姻登記檔案已移交到檔案館為由，而把開(kāi)具單身證明的工作轉(zhuǎn)嫁給了檔案部門，后經(jīng)兩部門協(xié)商，由檔案部門出具無(wú)檔證明，民政部門依據(jù)檔案館出具的無(wú)檔案證明，再開(kāi)具單身證明。開(kāi)具無(wú)檔案證明分以下兩類四種情況：
第一類有一種情況，即沒(méi)有結(jié)過(guò)婚，又有戶口簿證明自己沒(méi)有和其他人在一個(gè)戶口簿上的，這類人員開(kāi)具無(wú)檔證明是為下一步開(kāi)具單身證明做準(zhǔn)備。這種情況開(kāi)具婚姻檔案無(wú)檔證明使用如“表3”所示式樣（一）。
