時間：2023-05-26 08:59:54
序論：速發(fā)表網(wǎng)結合其深厚的文秘經(jīng)驗，特別為您篩選了11篇國家檔案管理范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識！
[DOI] 10.13939/ki.zgsc.2015.03.74
隨著科技水平不斷提高，我國逐漸進入建設創(chuàng)新型國家階段，科技計劃項目也成為科學研究和技術開發(fā)活動的載體，有效促進科學技術的進步和社會經(jīng)濟的發(fā)展。其中，科技計劃項目檔案作為項目管理的重要參考依據(jù)，完整客觀地記錄了科學計劃項目實施的整個過程。因此，如何開展對國家科技計劃項目檔案的管理工作，成為國家科技發(fā)展領域最為關注的話題。
1 國家科技計劃項目檔案的簡介
1.1 國家科技計劃項目檔案的相關概念
國家科技計劃項目檔案是指列入國家科技計劃并以中央財政撥款為主的科技項目在立項、實施、結題驗收或成果轉(zhuǎn)化全過程中形成的、應該歸檔保存的各種類型和載體的文件。
1.2 國家科技計劃項目檔案的特點
1.2.1 國家科技計劃項目的重要參考依據(jù)
根據(jù)相關定義可知，科技計劃項目檔案是由科技計劃項目的整個執(zhí)行過程中產(chǎn)生的，是對整個科學計劃項目執(zhí)行過程的完整記錄，也是一切有關項目的信息來源?？萍加媱濏椖吭趫?zhí)行過程中，需要科技計劃檔案來提供準確、清晰的參考信息，有助于科技計劃項目順利完成管理、監(jiān)測、執(zhí)行等任務。
1.2.2 科學技術創(chuàng)新的基礎
科技計劃項目檔案作為科技計劃項目的參考依據(jù)，承載著大量科學技術計劃項目中技術研究者研究開發(fā)出的科學技術和研究經(jīng)驗等寶貴科技信息資源。而科技創(chuàng)新是一種基于原本科技水平的向上突破，所以說科技計劃項目檔案為科技研究人員提供大量他們所需科技信息資源，為科技創(chuàng)新提供源源不斷的動力，成為科學技術創(chuàng)新的基礎。
1.2.3 科技進步的永久性價值
國家科技計劃項目檔案簡單的來講就是國家所擁有的具有知識產(chǎn)權的科技資產(chǎn)，承載了大量核心技術內(nèi)容，從另一層面上來看還是國家科學技術發(fā)展的歷史記錄，保存著對國家科技進步的永久性價值。
2 國家科技計劃項目檔案管理現(xiàn)狀
2.1 關于管理體系
由于我國在對科技計劃項目檔案管理方面還處于發(fā)展階段，因此尚未確立一個專門的管理體系，主要是對科技計劃體系結構的參考。具體表現(xiàn)為一個“三個計劃+兩個建設”體系，其中“三個計劃”指的是“基礎研究計劃”、“高技術研究發(fā)展計劃（簡稱863計劃）”和“科技支撐計劃”；“兩個建設”指的是“研究開發(fā)條件建設”和“科技產(chǎn)業(yè)化環(huán)境建設”。以下是對各個計劃與建設的功能解釋：
（1）基礎研究計劃。其中包含了如自然科學基金、國家重點基礎研究發(fā)展計劃以及攀登計劃等分支計劃內(nèi)容。主要由科技研究人員自由選擇研究問題，另外，開展重點基礎問題研究時要以國家目標為方向。
（2）高技術研究發(fā)展計劃。主要研究如何解決國家中長期發(fā)展和安全的前瞻性、戰(zhàn)略性高科技問題。
（3）科技支撐計劃。從經(jīng)濟角度和社會角度兩大需求角度出發(fā)，以解決社會中公益性技術問題，促進產(chǎn)業(yè)技術升級為主要執(zhí)行方向，有效為產(chǎn)業(yè)結構調(diào)整、優(yōu)化生活質(zhì)量以及社會可持續(xù)發(fā)展提供足夠的科技支撐。
（4）研究開發(fā)條件建設計劃。為國家重點實驗室、重大科學工程、國家工程中心等國家重點科學計劃提供能力和科技基礎工作方面的支持。
（5）科技產(chǎn)業(yè)化環(huán)境建設計劃。該建設計劃以開發(fā)科技型企業(yè)和環(huán)境建設為主，深化國家重點產(chǎn)業(yè)、科技興貿(mào)和科技型企業(yè)創(chuàng)新基金等工作，將發(fā)展重點偏向于科技中介機構建設，打造利于科技成果轉(zhuǎn)化和科技產(chǎn)業(yè)化發(fā)展的建設氛圍。
以上每種計劃都有專屬的檔案管理方法和檔案管理要求。例如高技術研究發(fā)展計劃中，其管理方法就分為分級管理和全過程管理，并且對不同的檔案管理方法都有不同的要求。
2.2 關于管理模式
目前，我國實行橫向分散的科技計劃項目檔案管理模式。其中，各類科技計劃項目取決于不同的管理部門或事業(yè)單位實施單獨或聯(lián)合歸口管理。例如高技術研究發(fā)展計劃分別將管理任務分給科技部系統(tǒng)的三個單位；在歸口管理單位設立負責檔案收集管理的工作崗位。
2.3 檔案管理工作中現(xiàn)存的問題
目前，我國科技計劃項目檔案管理受到項目規(guī)模、性質(zhì)、內(nèi)容、經(jīng)費等因素的影響，普遍存在以下幾種主要問題：
第一，國家對科技計劃項目檔案管理的概念還不夠明確，對項目檔案來源的解釋尚不統(tǒng)一，同時還缺乏具有針對性的科技計劃項目檔案管理體系。所以在管理對象、理論研究和實踐等方面都存在較大爭議。
第二，檔案管理中的歸檔工作不力?？萍加媱濏椖繖n案的收集歸檔問題越來越突出，一大原因在于科技計劃項目承擔單位對項目檔案管理工作的重視程度不夠，缺少負責科技計劃項目檔案管理的專業(yè)工作人員。其次在于科技研究人員只注重科研的成敗，忽視對科技信息資源進行整理和歸納，導致檔案管理員無法將科研成果及時、完整地歸檔。
第三，科技計劃項目檔案管理模式落后。受管理體系不健全、對管理工作重視度不夠等原因，致使項目檔案管理工作局限于傳統(tǒng)模式下對科技計劃項目檔案的收集、整理與保管。對信息化管理意識薄弱，導致大量項目檔案資源沒有實現(xiàn)信息化，逐漸拉大了與時展水平的距離，嚴重減弱了項目檔案管理的發(fā)展勢頭。
3 國家科技計劃項目檔案管理對策
3.1 建立完整的科技計劃項目檔案管理體系
國家與政府應該建立適合科技計劃管理實際狀況的科技計劃項目檔案管理體系，從規(guī)范制度、組織結構和工作體系等方面深入加強管理體系的功能，將其融入科技計劃管理的各項任務中。
3.2 加強科技計劃項目檔案管理工作的系統(tǒng)性
需要針對項目承擔單位以及科研人員進行思想和技術上的培訓，使其明確自身在項目檔案管理工作中肩負的責任與義務，從而加強科研人員的歸檔意識，體現(xiàn)工作的系統(tǒng)性。同時，重點針對項目檔案管理工作人員進行培訓，需要項目承擔單位經(jīng)常開辦對檔案管理人員的專業(yè)性培訓，使檔案管理部門逐漸成為一支具備高業(yè)務水平、檔案管理技術專業(yè)的管理人才隊伍。
3.3 加強科技計劃項目檔案管理工作的科學性
隨著世界逐漸深入信息化技術，尤其是計算機的廣泛使用?？萍加媱濏椖繖n案部門不再只提供紙質(zhì)檔案，取而代之的是大量的電子文檔。使得檔案管理工作逐漸邁向信息化模式，極大加快了檔案管理工作效率。
總之，推進建設創(chuàng)新型社會，離不開科學技術的研究，而只有將科技計劃項目檔案管理工作做好，才能為建設提供充足的動力。深入分析我國科技計劃項目檔案管理工作的現(xiàn)狀，尋找出解決現(xiàn)存問題的有效對策，做好科技計劃項目檔案管理工作，為我國科技進步注入動力，促進國家發(fā)展。
參考文獻：
[1]段小華.我國科技計劃項目檔案管理政策法規(guī)體系研究[C]. 北京：國家科技計劃項目檔案政策法規(guī)與標準規(guī)范體系研究子項目學術研討會，2006（12）.
[2]周杰，國家科技計劃項目檔案管理體系研究[C]. 北京：國家科技計劃項目檔案政策法規(guī)與標準規(guī)范體系研究子項目學術研討會，2006（12）.
[3]毛羽豐.關于進一步做好科技計劃項目檔案管理工作的探討[J].中國集體經(jīng)濟，2012（3）.
[4]張愛霞，沈玉蘭.國家科技計劃項目檔案管理現(xiàn)狀分析及對策研究[J].科技進步與對策，2008（12）.
隨著數(shù)碼時代的到來，數(shù)碼相機得到普及和廣泛應用。數(shù)碼照片特有的成像快、處理快、傳輸快、查閱快和成本低、存儲久等特點，使其大有取代傳統(tǒng)膠片型照片的趨勢，成為照片技術發(fā)展的主流。如何對數(shù)碼照片進行收集、整理、歸檔和保管，是基層檔案工作者面臨的新課題。
目前，國家尚未出臺相關的標準和技術規(guī)范，現(xiàn)行的國家標準《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821－2002）僅是適用于銀鹽感光材料照片檔案，也就是傳統(tǒng)膠片型照片檔案的收集、整理和保管工作。盡管目前數(shù)碼照片檔案管理問題已經(jīng)引起各級檔案管理部門的重視，一些省、市和單位出臺了在本地、本部門試行的數(shù)碼照片管理規(guī)范，但存在標準不統(tǒng)一、內(nèi)容不完整、操作性不強等問題，數(shù)碼照片管理從總體上來說，仍處于一種無“法”可依、無“章”可循的狀況。筆者認為，對《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821－2002）進行修訂迫在眉睫，使該標準既適用于傳統(tǒng)膠片型照片的檔案管理，又適用于數(shù)碼照片的檔案管理，提高檔案管理的標準化、規(guī)范化水平。建議對《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821－2002）從以下幾方面進行修訂：
一、在“1 范圍”條目中，去掉“銀鹽感光材料”這一界定，使得《照片檔案管理規(guī)范》的應用范圍涵蓋數(shù)碼照片。
二、由于數(shù)碼照片是一種電子文件，應符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）要求，建議在“2 規(guī)范性引用文件”條目中，增加“GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范”。
三、在“3 術語和定義”中增加數(shù)碼照片的定義：“數(shù)碼照片electronic photograph 是用數(shù)碼相機、掃描儀等設備獲得的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的靜態(tài)圖像文件?！?/p>
四、由于數(shù)碼照片依賴計算機系統(tǒng)進行閱讀、處理，一方面，其數(shù)據(jù)信息很容易被修改，數(shù)碼照片檔案管理必須保證照片的原始性、真實性。另一方面，必須符合電子文件的規(guī)范要求。建議在“4.2 收集要求”中，增加以下條目內(nèi)容：“對存在真?zhèn)我闪x或修改處理的照片應采取必要措施進行鑒定，確保照片的原始性、真實性”；“數(shù)碼照片以JPEG、TIFF為通用格式，用數(shù)碼相機直接拍攝的數(shù)碼照片，其光學精度至少在300萬像素以上；用掃描儀對紙質(zhì)照片掃描形成的數(shù)碼照片，其掃描光學分辨率一般應在600dpi以上，數(shù)碼照片遷移、格式轉(zhuǎn)換、歸檔過程中，應保持原有精度和不丟失圖像交換信息”。將“4.2.6 對無底片的照片應制作翻拍底片；對無照片的底片應制作照片”修改為“對無底片的照片應按照標準掃描或制作翻拍底片；對無照片的底片應制作照片；對永久或長期保存的照片，歸檔時，應同時制作紙質(zhì)照片，按雙套制要求保存”。
五、為滿足紙質(zhì)照片和數(shù)碼照片編號的需要，在“5.4 照片的整理”中，“照片的編號”應采用以下格式：“全宗號―門類―年度―保管期限代碼―冊號（盤號）―張?zhí)枴?。門類是用來區(qū)分紙質(zhì)照片和數(shù)碼照片的代碼，分別用“ZP”、“SP”表示。冊號（盤號）是在某一全宗某一保管期限內(nèi)紙質(zhì)照片冊或存儲數(shù)碼照片光盤的排列從“1”開始的順序號。需要增加“數(shù)碼照片文件的命名”、“數(shù)碼照片的存儲及說明”條目，內(nèi)容如下：“數(shù)碼照片文件命名規(guī)則為‘門類―年度―保管期限代碼―張?zhí)枴?，張?zhí)栍梦逦话⒗?/p>
數(shù)字表示，位數(shù)不足的在前面補‘0’。如‘SP20091
00003.jpg’，其中，第1～2位表示門類，第3～6位表示歸檔年度，第7位表示保管期限，第8～12位表示張?zhí)??！薄皵?shù)碼照片應采用只讀光盤作為保存載體，一個歸檔年度的數(shù)碼照片應存儲在一張或多張光盤中，幾個歸檔年度的數(shù)碼照片一般不允許存儲在一張光盤中?？讨乒獗P時，應選擇‘一次性寫入’方式，刻制一式三套，套別分別為‘A’、‘B’、‘C’，其中，‘A’表示封存，‘B’表示利用，‘C’表示異地保存。光盤背面應注明全宗號、門類（類目）、年度、盤號，格式為：‘全宗號―門類―年度―保管期限―盤號’。書寫時，應使用光盤專用書寫材料，不得直接在光盤上粘貼任何標記。每張光盤的根目錄下應有說明文件、著錄文件、數(shù)碼照片子目錄。說明文件文件名‘README.TXT’，文件內(nèi)容應包括全宗號、門類、年度、保管期限、盤號、全宗名稱、形成時間、件數(shù)、套別、制作人、審核人、制作時間等信息。著錄文件文件名‘DESCRIPT.XML’，文件內(nèi)容：數(shù)碼照片光盤內(nèi)目錄的電子版本。該文件應使用經(jīng)過檔案行政管理部門認定的計算機檔案管理系統(tǒng)自動生成。文件格式‘XML文件’。數(shù)碼照片子目錄目錄名‘DATA’，目錄內(nèi)容：存放經(jīng)過整理后的數(shù)碼照片。光盤封面正面應打印或使用符合檔案要求的書寫材料填寫上述說明文件的內(nèi)容?！?/p>
六、在“5.5 照片檔案目錄的編制”中的“目錄種類”，增加“文件目錄”內(nèi)容和條目：“數(shù)碼照片文件目錄應逐張照片編制，使用經(jīng)過檔案行政管理部門認定的計算機檔案管理系統(tǒng)進行目錄的編制、管理。數(shù)碼照片文件目錄項目包括全宗號、門類、年度、保管期限、光盤號、張?zhí)?、題名、拍攝者、拍攝時間、備注?！?/p>
主要內(nèi)容
《規(guī)劃》由商務部牽頭，與中央網(wǎng)信辦和國家發(fā)展改革委聯(lián)合印發(fā)。有關電子文件歸檔和電子檔案管理的內(nèi)容在“四、專項行動”的“（一）電子商務信息基礎設施建設工作”中，分別為“1.電子商務綜合管理平臺建設行動”和“3.電子商務商業(yè)信息服務平臺發(fā)展行動”。
其中，“1.電子商務綜合管理平臺建設行動”提出，要“加快企業(yè)電子檔案管理制度及平臺建設。完善電子發(fā)票、電子會計檔案等管理制度和規(guī)范標準，推進電子檔案管理，形成電子發(fā)票信息庫，建設國家及地方電子發(fā)票信息管理與服務平臺。在符合國家法律法規(guī)前提下，實現(xiàn)各級平臺互聯(lián)共享，依托國家電子商務示范城市，面向各類電子商務交易與服務平臺，發(fā)揮電子會計檔案對電子商務的促進和保障作用”。
“3.電子商務商業(yè)信息服務平臺發(fā)展行動”提出，要“支持電子商務交易平臺研發(fā)數(shù)據(jù)產(chǎn)品。支持企業(yè)依托大數(shù)據(jù)及統(tǒng)一編碼技術，創(chuàng)新電子檔案收集和利用方式，盤活電子商務交易平臺海量交易數(shù)據(jù)信息，提供合法合規(guī)的數(shù)據(jù)信息產(chǎn)品，提高電子商務經(jīng)營效率與水平”。
《實施方案》由國家發(fā)展改革委牽頭，與商務部、中央網(wǎng)信辦聯(lián)合印發(fā)。有關電子文件歸檔和電子檔案管理的內(nèi)容在“二、主要任務”的“（一）電子商務基礎設施建設專項行動”中，分別為“4.電子印章管理及電子合同應用工程”和“5.電子發(fā)票推廣工程”。
其中，“4.電子印章管理及電子合同應用工程”提出，要“建立電子合同、電子合同檔案管理相關標準規(guī)范及制度，建設電子合同公共服務平臺，為各類電子商務市場主體提供規(guī)范化電子合同相關服務”。
“5.電子發(fā)票推廣工程”提出，要“完善電子發(fā)票、電子會計檔案等管理制度；推進電子會計檔案管理”。
有關背景
新一輪的科技革命孕育出了電子商務，并已成為當今我國經(jīng)濟下行壓力中逆勢增長的新亮點。隨著經(jīng)濟的發(fā)展以及信息技術深入廣泛的應用，電子商務可謂是如日中天。受到人們熱捧的網(wǎng)上購物，極大地提升了國家信息消費需求的層次。然而，縱觀其流程，從進貨、存儲到配貨、發(fā)貨都已是全流程信息化。這就促使人們開始思考電子檔案的管理應當如何促進國家經(jīng)濟的發(fā)展。
在財務會計領域，以會計憑證、賬本和報表為載體的會計檔案以幾何級數(shù)量增長。特別是不少企業(yè)為應對日益增大的風險而采取了財務共享模式，這導致財務會計工作由分散走向了集中，以前分散的會計檔案全部集中至區(qū)域中心，使財務共享中心紙質(zhì)的會計檔案管理不堪重負。
在此背景下，各企業(yè)強烈要求會計憑證、賬本和報表等會計檔案電子化，以應對《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》出臺帶來的需求，并通過電子文件歸檔，解決電子商務發(fā)展過程中對電子文件管理的需求，這既可以促進電子商務的發(fā)展，又可以拉動居民消費，從而促進國家經(jīng)濟發(fā)展的轉(zhuǎn)型升級。
2012年2月6日，國家發(fā)展改革委聯(lián)合
12個部委共同下發(fā)了《關于進一步促進電子商務健康快速發(fā)展有關工作的通知》，其中第二條專門提出：“推動電子商務企業(yè)會計檔案電子化試點工作。財政部會同有關部門，組織開展會計檔案電子化管理試點工作，修訂完善《會計檔案管理辦法》，研究完善電子會計檔案管理制度，推進電子會計檔案在電子商務領域中的應用，充分發(fā)揮電子會計檔案在電子商務領域會計信息數(shù)據(jù)管理、利用等方面的作用，推動電子商務領域會計信息化，提高會計信息質(zhì)量?！?/p>
2015年5月4日，國務院下發(fā)了《關于大力發(fā)展電子商務加快培育經(jīng)濟新動力的意見》，專門要求財政部、稅務總局、國家檔案局、國家標準委等部門逐步推行電子發(fā)票和電子會計檔案綜合試點工作，完善相關技術標準和規(guī)章制度。
為此，國家檔案局做了大量的工作來落實這兩個文件。2013—2014年，國家檔案局聯(lián)合國家發(fā)展改革委、財政部、審計署、稅務總局批準中國聯(lián)通、中國電信、中國人保開展會計檔案電子化管理和電子發(fā)票及電子會計檔案綜合試點。試點單位不僅可以用電子形式保存記賬憑證、總賬、明細賬、日記賬、銀行回單和內(nèi)部信息系統(tǒng)產(chǎn)生的原始憑證，而且可以接收電子發(fā)票直接入賬歸檔。對此，國務院給予高度關注，第一時間在國務院門戶網(wǎng)上予以報道；與此同時，與財務會計有關的各大網(wǎng)站也紛紛報道了這一消息，鳳凰衛(wèi)視財經(jīng)新聞同樣也予以報道。一項電子文件管理試點政策能夠取得如此反響，是因為電子會計文件的規(guī)范化管理和歸檔有效降低了電子商務企業(yè)經(jīng)營的成本，推進了可信交易的環(huán)境建設，為助推國家電子商務的發(fā)展提供了有力支撐。據(jù)統(tǒng)計，僅一家中央二級企業(yè)，一年就能節(jié)省各種費用600多萬元。
基于國家檔案局卓有成效的工作，各有關部門認識到了電子檔案管理在經(jīng)濟發(fā)展中的重要作用。2016年，國家發(fā)展改革委牽頭成立“促進電子商務發(fā)展部際綜合協(xié)調(diào)工作組”時，國家檔案局也成為其中一個成員單位。在隨后促進電子商務發(fā)展部際綜合協(xié)調(diào)工作組制定《規(guī)劃》和《行動方案》的過程中，國家檔案局充分發(fā)揮了成員單位的作用，廣泛宣傳和展示兩次電子會計檔案試點的成效，強調(diào)電子檔案管理對電子商務發(fā)展的重要作用，得到了有關部門的認可和肯定，遂將電子檔案管理工作納入到了上述兩個文件之中。
落實中長期規(guī)劃有關措施
為落實《規(guī)劃》和《行動方案》，國家檔案局領導高度重視，制定了“十三五”期間落實的具體措施。
一是推進電子商務企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設試點，每年遴選一定數(shù)量的電子商務企業(yè)作為試點單位參與數(shù)字檔案館（室）建設。
二是大力推進企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理試點工作，與國家發(fā)展改革委共同開展企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理試點。“十三五”期間分期推進企業(yè)參與試點，在驗收通過后，選出典型示范企業(yè)并向全國推廣。
三是探索電子商務電子檔案信息開發(fā)利用的新方式，探索采用大數(shù)據(jù)技術開發(fā)電子商務電子檔案資源，建立電子商務電子檔案資源開發(fā)成果轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息產(chǎn)品的機制，會同稅務主管部門推進電子發(fā)票檔案公共利用平臺建設，形成電子發(fā)票檔案查詢利用新機制，探索電子發(fā)票檔案編研成果新形式，探索基于檔案數(shù)據(jù)的電子發(fā)票大數(shù)據(jù)產(chǎn)品推廣利用機制。
四是加強企業(yè)電子檔案管理制度規(guī)范建設，制定電子商務平臺電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范，包括歸檔范圍規(guī)范、接口標準、元數(shù)據(jù)管理規(guī)范、歸檔流程指南、利用規(guī)范等；編制電子發(fā)票入賬歸檔管理指引和電子發(fā)票平臺數(shù)據(jù)歸檔指南。
五是推進新《會計檔案管理辦法》的實施，會同財政部編制電子會計檔案管理案例匯編，每年推出若干家電子會計檔案管理示范企業(yè)，定期組織研討會、培訓班，推進新《會計檔案管理辦法》的宣傳與實施。
六是對電子商務平臺電子文件歸檔與電子檔案管理難點技術進行攻關，開展電子商務企業(yè)電子檔案利用方式創(chuàng)新研究，探索引入大數(shù)據(jù)技術開發(fā)電子商務系統(tǒng)電子檔案的思路，盤活海量交易數(shù)據(jù)信息。
七是鼓勵電子商務企業(yè)加入企業(yè)檔案工作協(xié)作組、組織專家組，為制定政策、規(guī)章、標準規(guī)范等提供咨詢，就工作中的技術難點開展攻關。
有關工作納入《規(guī)劃》的意義
1.有利于通過服務國家經(jīng)濟建設提高檔案工作的地位
近年來，電子商務發(fā)展風起云涌，在經(jīng)濟增長中比重越來越大，將電子文件歸檔和電子檔案管理納入電子商務規(guī)劃，通過電子文件歸檔和電子檔案管理工作促進電子商務的發(fā)展，使檔案工作前所未有地貼近經(jīng)濟建設的主戰(zhàn)場。這是貫徹檔案工作服務中心和服務大局的重要措施，也是檔案工作為經(jīng)濟建設服務的具體體現(xiàn)。
2.有利于加強檔案資源建設
電子商務作為人類社會活動的一部分，與人類其他社會活動一樣，會產(chǎn)生大量的記錄，最終形成大量檔案。但由于電子商務活動高度電子化，較少形成傳統(tǒng)載體的檔案，所以容易導致檔案資源的大量流失。將檔案工作納入國家電子商務規(guī)劃，使檔案工作提前介入電子商務活動，保證電子商務活動形成的檔案資源應收盡收，有利于維護電子商務檔案資源的安全。
3.有利于推進電子文件歸檔和電子檔案管理工作
電子商務活動的一大顯著特點便是交易活動和記錄的電子化，由于形成電子文件的形式多種多樣，導致歸檔難度較大。把電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入國家電子商務規(guī)劃，將促進電子文件歸檔和電子檔案管理技術難點的解決，將促進互聯(lián)網(wǎng)、云計算技術背景下的電子文件歸檔和電子管理工作，從而形成具有中國特色的電子文件歸檔和電子檔案管理體系。通過電子商務企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理工作的典型示范效應，推動全國電子文件歸檔和電子檔案管理工作。
4.有利于將檔案融入國家大數(shù)據(jù)行動
一、重點工程檔案的特點重點工程是指對國家或本行政區(qū)域國民經(jīng)濟和社會發(fā)展有重大影響的骨干工程。重點工程投資大，工期長，要求高，涉及面廣，參與建設的單位多，是一項龐大的系統(tǒng)工程。重點工程檔案是指在重點工程建設全過程中形成的與建設工程各項活動有關的、對國家、社會和單位有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
重點工程檔案具有如下特點：一是時間跨度長。國家重點工程建設時間跨度比一般要長，而重點工程檔案管理的時間跨度比工程建設周期還要長。以河南寶泉抽水蓄能電站為例，建設周期為2003~2010年，而國家重點工程檔案管理周期把地質(zhì)勘探階段包括在內(nèi)是17年（1993~2010年）。
二是所涉及的學科和專業(yè)技術的門類廣。如河南寶泉抽水蓄能電站工程檔案涉及水文、氣象、地質(zhì)、環(huán)保、土建、設備制造、安裝調(diào)試、超高壓電器設備等。三是檔案種類多，數(shù)量大，載體形式多樣。如河南寶泉抽水蓄能電站工程建設檔案包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案等種類，載體形式有紙質(zhì)、磁帶、光盤、硬盤、照片、探傷光片、巖芯等。四是涉及的單位多。一般的重點工程項目，分為若干個合同標段由多個不同的施工單位負責施工，另外還有設計單位、監(jiān)理單位、質(zhì)量監(jiān)督單位的共同參與。如河南寶泉抽水蓄能電站建設的主要參建單位，包括設備供應商和調(diào)試單位就達20多個。
正是因為重點工程檔案具有專業(yè)性、成套性、現(xiàn)實性強的特點，檔案管理工作宏觀歸檔控制和微觀實體管理都有很大難度。
二、重點工程檔案宏觀管理存在的問題重點工程檔案宏觀管理上普遍存在“重建設、輕檔案”的思想，只在工程即將竣工或投產(chǎn)之后，才納入議事日程；完全依靠檔案管理部門，完成整個工程檔案資料的收集、整理、分類、立卷和歸檔等工作，顯然，對數(shù)十個沒有行政隸屬關系的有關單位的檔案管控，僅靠一個不是獨立職能部門的檔案室是不夠的；工程檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，檔案部門成了安排老弱病殘的“消閑部門”；檔案管理手段落后，保護設施不完善，多數(shù)檔案工作還停留在零散、慢速、低效的手工操作階段，不具備系統(tǒng)、快速、高效的信息化管理手段[1]。
三、重點工程檔案實體管理存在問題檔案實體管理是檔案管理工作的重點，普遍存在文件材料散失，收集不全；歸檔滯后，驗收前突擊整理，接收審查把關不嚴；檔案內(nèi)容不準確、缺項，由變更、圖紙版本、數(shù)據(jù)改變引起的圖實不符；存在缺原件、簽字、蓋章手續(xù)不完備等無效文件；檔案載體不符合要求，圖紙污損，字跡不清；忽視錄音、錄像、照片、巖芯、探傷光片等非紙質(zhì)檔案；忽視檔案內(nèi)容，片面追求裝訂形式。
四、解決工程檔案管理不善問題的對策1．建設單位，全面負責，同時充分發(fā)揮監(jiān)理的作用建設單位要建立健全檔案工作體制，決策層要統(tǒng)一領導，統(tǒng)籌安排，執(zhí)行層要建立起檔案工作網(wǎng)絡和協(xié)調(diào)機制，檔案部門要牽頭總抓，負責組織、協(xié)調(diào)、檢查、指導本單位和參建各方檔案收集整理工作。同時充分發(fā)揮監(jiān)理作用，要求監(jiān)理對施工單位文件材料的形成情況進行質(zhì)量檢查把關，統(tǒng)一各施工單位表單，按照監(jiān)理規(guī)程要求，在控制節(jié)點進行審核、簽署，發(fā)現(xiàn)問題及時令其整改。
2．建立健全管理制度
建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案收集、整理、組卷、編目編號、鑒定、審核等各環(huán)節(jié)的程序和標準。明確檔案的收集范圍、保管期限和分類方案，確保檔案工作協(xié)調(diào)及時有力，檔案收集整理有章可循。主要制度、規(guī)范：分類編號方案，歸檔范圍和保管期限，各參建單位、各部門職責與考核制度，文件（圖紙）收發(fā)管理辦法，竣工文件編制與檔案整編要求，檔案檢查審核程序以及驗收移交辦法等。
3．納入合同管理
充分發(fā)揮合同的作用，與設計、施工、監(jiān)理單位簽訂合同、協(xié)議時，都應當設立專門條款，明確規(guī)定各方應承擔的責任，包括套數(shù)、質(zhì)量、費用、完成時間等內(nèi)容，監(jiān)理合同增加對設計、施工單位歸檔文件的審核責任。檔案人員要參與起草招標文件有關條款、合同談判；檔案管理有關條款要求詳盡、明確；罰則中明確工程檔案占質(zhì)量保證金的比例，檔案部門參與合同支付控制。
4．文件檔案一體化管理
強化文件管理，使文件與檔案管理之間形成完整的管理鏈條。建立項目所有文件材料統(tǒng)一的收發(fā)端口，建立所有參建單位統(tǒng)一的文件、檔案編碼體系，統(tǒng)一模版，將文件管理與檔案管理統(tǒng)一起來，對文件材料實施全方位的一體化管理。
5．信息化管理
實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與工程項目管理信息系統(tǒng)對接，或文件與檔案管理融入項目管理系統(tǒng)。利用檔案信息化管理平臺，對工程檔案材料收集的完整、準確、系統(tǒng)、及時性進行有效監(jiān)控，對原生電子文件采集、歸檔、存儲進行有效管理，對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理。
6．前端控制、同步管理
掌握文件材料形成規(guī)律，提前采取措施，提出要求，避免被動。可針對具體工程項目制定專門的檔案實施方案，加強培訓指導，深入現(xiàn)場，掌握工程進展，制定歸檔計劃。將檔案工作納入工程管理流程，與業(yè)務程序捆綁，實行節(jié)點控制。
五、重點工程檔案科學管理思路
1．加強宣傳教育，提高全員檔案意識建設單位要充分認識檔案工作的重要性，定期或不定期的開展檔案知識講座，深入學習《檔案法》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》等法律法規(guī)。通過開展檔案知識答卷、印發(fā)檔案知識手冊等活動，逐步提工程技術人員的檔案意識，使工程技術人員從了解檔案工作的重要性，理解檔案整理規(guī)范要求的緣由，到支持檔案工作并最終發(fā)揮每個工程技術人員的作用，共同做好檔案工作。 2．注重協(xié)調(diào)，強化制約
建立協(xié)調(diào)機制，例如檔案工作例會、協(xié)調(diào)會，對內(nèi)與單位領導、有關部門、人員進行進行溝通，對外與參建單位進行全過程溝通，還要與外部監(jiān)管部門比如地方檔案行政管理機關或者上級檔案業(yè)務管理部門進行溝通。要善于抓住關鍵部門，主動溝通，協(xié)同工作，找準關鍵程序和節(jié)點，爭取權重。
3．采用全過程管理模式
全過程管理模式以項目法人為管理核心，以納入合同為管理依據(jù)，以監(jiān)理控制為重要手段，在檔案行政管理部門、工程主管部門監(jiān)督指導，及工程建設、設計、施工、監(jiān)理單位全方位參與下，實施事前介入、事中控制、事后審核、驗收把關的管理模式。將檔案管理的要求與措施，貫徹于工程建設的全過程，并與之同步實施。
4．整合資源，借助外力
整合本系統(tǒng)的檔案管理專家資源，充分發(fā)揮既有人才的作用。建設單位要想方設法借助一切外力，包括上級單位檔案主管部門、地方檔案局推動工作。另外可合理利用社會中介提供的專業(yè)化服務。
5．宏觀管理要與實體整理齊頭并進宏觀管理上要強化監(jiān)督指導、歸檔控制，不能被動接收、埋頭整理。同時對文件材料和案卷整編上，要減化整理，合理減少工作量。
6．堅持原則，適度靈活
檔案整編工作要遵循檔案管理的基本原則，注重維護原貌，保持文件有機聯(lián)系，便于利用和安全保管，要學習掌握檔案業(yè)務標準的實質(zhì)，結合實際靈活處理，避免教條。務實而不求外在形式。
7．積極探索，善于借鑒
前言：近年來，隨著土地開發(fā)和利用率的提高以及城市化進程的加快，加強國土資源檔案管理工作就顯得非常重要了。在這種背景下，我們更要針對國土資源檔案管理工作中存在的問題，采取相應的對策，促進國土資源檔案管理。
1 國土資源檔案管理的意義
（1）征地和處理糾紛的依據(jù)。對建設用地開展管理活動時，不管是征用土地、個人申請建房、還是土地登記等工作所形成的建房登記，都將這些內(nèi)容詳細記錄到檔案當中，從而確認使用權和所有權。這些資料是使用土地，維護使用者合法權益的憑證，有利于妥善解決糾紛，避免出現(xiàn)違法占地情況，維護社會的和諧與穩(wěn)定。
（2）進行土地科學規(guī)劃利用的基礎。國土檔案也是十分重要的技術資源，新時期在對土地資源進行研究、規(guī)劃、利用的過程中，也離不開以此為依據(jù)。只有這樣，才能對土地資源的規(guī)劃、利用進行綜合全面考慮，促進土地資源利用水平提高。
2 國土資源檔案管理的不足
（1）管理制度不健全。管理規(guī)章制度不完善導致日常管理工作缺乏相應的制度依據(jù)，難以有效規(guī)范檔案管理的日常工作。沒有建立相應的管理責任制，對相關部門和個人的職責和權限不明確，實際工作中存在推諉現(xiàn)象，影響檔案管理工作效率。還有一些單位開展國土檔案管理工作時，存在不規(guī)范現(xiàn)象，對檔案資料沒有及時進行歸檔、編號、分類，檔案存在任意堆放現(xiàn)象，制約管理水平提高。
（2）管理人員素質(zhì)不高。忽視檔案管理隊伍建設工作，一些工作人員年齡大，工作方式陳舊，缺乏創(chuàng)新思維與創(chuàng)新能力。進行國土檔案管理時，仍然沿用傳統(tǒng)管理方式，責任心不強，沒有嚴格遵守規(guī)章制度開展國土檔案管理。另外對管理人員的管理及培訓工作不足，影響他們綜合技能提升，對開展檔案管理也帶來不利影響。
（3）現(xiàn)代信息技術應用不夠。管理人員的信息化和數(shù)字化意識不強，忽視充分利用現(xiàn)代信息技術開展國土檔案管理的重要性。檔案的數(shù)字化、信息化水平不足，影響管理水平提高。
3 國土資源檔案管理的對策
（1）完善國土檔案管理制度。根據(jù)實際工作需要，建立完善的國土檔案管理制度，推動管理工作的制度化和規(guī)范化，促進管理水平提高。建立完善的管理責任制，明確工作人員崗位職責，將具體責任細化至每個工作人員，讓他們嚴格遵守相關規(guī)范要求，有效開展國土檔案日常管理工作。完善獎懲激勵機制，更好發(fā)揮對工作人員的激勵作用，調(diào)動他們工作的積極性，對檔案管理工作做得不足的個人應采取懲罰措施。建立國土檔案管理的安全管理和安全巡視制度，將安全責任落實到每個人，定期對檔案進行安全巡視和檢查。完善應急預案，做好消防設備等各項設施的配置工作，針對可能發(fā)生的火災、地震等地質(zhì)災害，制定完善的應急預案。并做好應急處理工作，以盡量減少甚至避免這些災害所帶來的損失。
（2）提高國土檔案管理人員素質(zhì)。重視管理隊伍建設工作，引進和吸收專業(yè)技能高，責任心強的工作人員參與國土檔案管理工作，為提高檔案管理水平準備高素質(zhì)的人才隊伍。要加強對管理人員的技能培訓工作，通過理論學習、現(xiàn)場授課、講座、進修、交流學習等形式，促進他們綜合技能提升。檔案管理人員也要加強自身學習，能熟練應用計算機開展管理工作，嚴格遵循管理流程和管理制度，處理日常管理各項工作，提高國土檔案管理工作水平。
（3）重視現(xiàn)代信息技術的應用。推動國土檔案管理的信息化、數(shù)字化進程，將檔案資料錄入信息化管理系統(tǒng)當中，將紙質(zhì)的檔案文字、圖片資料，視頻、音頻等轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的新型檔案資料。這樣既能減少存儲空間，還能夠提高檔案存儲年份，保障檔案信息安全。要加快推進國土檔案資料數(shù)字化管理模式，鼓勵管理部門采用電子化檔案存儲形式，對檔案資料進行編號，從而提高檔案存儲和利用效率。
（4）加大相應的資金投入。主要是在基礎設施建設中，加大資金投入。例如購置微機、掃描機、計算機、空調(diào)、除濕機、防盜監(jiān)控設備等。建立優(yōu)質(zhì)的庫房和借閱場所，完善各項基礎設施建設，為更好開展檔案管理創(chuàng)造良好條件。另外還要適當提高檔案管理人員待遇，推動績效考核，完善獎懲制度。以激發(fā)他們的工作熱情，讓他們?yōu)閲翙n案管理做出更大貢獻。
（5）提高開發(fā)利用效率和服務質(zhì)量。在進行檔案管理工作的同時，也要重視對檔案資料的開發(fā)和利用，讓檔案更好為國土管理部門、為公共決策服務。要增強共享意識，提高服務水平和服務質(zhì)量，了解和掌握社會對國土檔案資料的需要，把握市場需求信息，拓展服務范圍，提高服務質(zhì)量。實現(xiàn)國土檔案的標準化管理，完善管理標準體系，提高國土檔案管理的規(guī)范化、標準化水平。管理人員要提高服務意識，增強資料的查閱速度，推動服務質(zhì)量提高。
4 加強國土資源數(shù)字化發(fā)展的管理
開展國土資源的數(shù)字化管理，我們首先考慮到的就是推進國土資源按數(shù)字化管理的硬件設施。比如開展檔案數(shù)字化管理必須用到的電腦，掃面議以及圖像處理技術，我們中國有句古話“大軍未動，糧草先行”，我們所說的電腦，掃面議以及圖像處理技術就是開展國土資源檔案數(shù)字化管理的糧草，只有具備了這些硬件，我們才能真正的開展檔案管理的數(shù)字化。
（1）組建一支具有數(shù)字化管理意識的國土資源檔案管理團隊。剛剛我們說到的購買電腦，掃面議以及圖片處理技術屬于檔案數(shù)字化管理的硬件，那么一支高效的有數(shù)字化管理意識的團隊就是軟件。結合現(xiàn)在國家土地管理資源局的現(xiàn)狀來說，現(xiàn)在就職的人員一般沒有較強的數(shù)字化管理意識，他們一般是建國之后的第二批國企工作人員，他們現(xiàn)在還是比較適應傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，但是如果要開展檔案管理的數(shù)字化就必須將這場變革進行的徹底有效，所以，國家就應該著力培養(yǎng)一批具有數(shù)字化管理意識的高效工作團隊。
組建這支工作團隊應該從幾個方面著手：①對于新招聘的人員要提高門檻，因為我過每年有大批的應屆畢業(yè)生，其中也不乏有很多具有高精尖技術的科技人才，檔案局應該著手引進這樣一批人才，并進行系統(tǒng)的培養(yǎng)，使其能夠很快的適應檔案局的工作；②對原單位的工作人員進行大力的培養(yǎng)，鑒于現(xiàn)單位的工作人員的特殊性，培訓的首要工作就是要轉(zhuǎn)變員工的思想，培養(yǎng)員工的數(shù)字化管理理念，轉(zhuǎn)變工作觀念，普及高新技術的應用。
（2）加速檔案管理的數(shù)字化管理步伐，對現(xiàn)有的檔案進行合理的分類。
開展國土資源的檔案管理首先要做的就是對現(xiàn)有的檔案進行合理的分類，這一項工作是一項長期的工作，是一項持久的工作。然后通過電腦、掃描儀等設施進行檔案數(shù)據(jù)庫的建立。
在對檔案進行分類的時候，要根據(jù)年限，分類號，檔案號進行系統(tǒng)的研究和分類，保證檔案分類的有序性，另外在檔案整理的過程中應該對檔案的可用性進行整理，針對已經(jīng)丟失的檔案要想辦法彌補。從而有效的保證國土資源檔案的完整性。
（3）加快國土資源檔案管理的標準化建設。
國土資源檔案管理既然要進行數(shù)字化管理的更新變革，我們不得不提的就是國土資源檔案數(shù)字化管理的標準化建設，只有將這種工作盡力標準化的流程，我們才能保證檔案的數(shù)字化歸檔的有序性以及完整性。因為國土資源檔案的管理涉及到的不僅僅是單一部門的工作，而是需要多個部門的團結合作，通過國土資源檔案管理的標準化，我們就可以有效的協(xié)調(diào)各個部門之間的工作，保證部門之間工作的協(xié)調(diào)性。另外在檔案數(shù)字化管理的過程中要嚴格要求，因為檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)變是一項非常嚴謹?shù)墓ぷ?，所以操作人員要嚴格的對待每一組數(shù)字。
5 結語
綜上所述，在新時代背景下，國土資源肯定會得到充分利用。國土資源檔案管理工作也會隨著國土資源使用量的增加而有所增加，我們只有很好地完成檔案管理工作，才能為社會的發(fā)展做出應有的貢獻。
中圖分類號：F27文獻標識碼：A文章編號：1672―3198（2015）21008201
隨著當今社會的飛速發(fā)展，我國在城鄉(xiāng)建設方面的投入力度也越來越大，各個地區(qū)都在進行城鄉(xiāng)建設，同時工程檔案管理是城鄉(xiāng)建設中不可缺少的重要組成部分，在城鄉(xiāng)建設中起到重要作用，因此，良好、高效、安全、穩(wěn)定的工程檔案管理便成為了工程建設的關鍵，本文主要闡述的就是現(xiàn)今城鄉(xiāng)建設中工程檔案管理的相關措施和具體實施方案。
1工程檔案的作用
工程檔案是指通過對施工工程從計劃設定、項目確定、圖紙設計、施工前期準備、施工、后期維護這幾方面進行全面、直接的記錄，以文字、聲音、圖片、視頻等多種形式的記錄方式來保證施工全過程的規(guī)范化、標準化、透明化和公開化，確保在施工中的每一時期的相關文件材料都能得到有效的保存，這里所指的文件資料包括工程前期設計文件、施工環(huán)境勘測文件、建筑物設計圖紙、施工技術文件、監(jiān)督人員監(jiān)理文件、施工設備管理文件、工程驗收審計文件等文件，并且工程檔案作為單位檔案的重要組成部分，他是施工建設的真實寫照，就有一定的參考價值和研究價值，故工程檔案的管理應不斷的發(fā)展和加強，力求做到最大程度上的標準化和透明化，工程檔案在收集過程中可按照工程建設規(guī)律進行收集，相關管理人員將工程建設資料按照一定的規(guī)律進行整理并存檔在冊形成一個完整的工程檔案資料體系，這一體系中不僅包含著施工人員的技術結晶，還體現(xiàn)出施工單位的技術水平，就有一定的指導價值，故工程檔案的管理是保障施工建設質(zhì)量水平達到國家規(guī)定標準的直接因素。
工程項目是指有幾個單項工程組成的能夠共同使用同一個計劃任務書或設計方案、并在經(jīng)濟上能夠進行共同核算、但管理資源方面相互獨立的工程建筑，工程項目就有良好的技術含量，能夠?qū)κ┕び涗涀龅饺?、完整、準確、原始的記錄而不受任何因素的干擾，工程檔案在工程建設的各個環(huán)節(jié)中都起到了關鍵性作用，例如工程建設活動的策劃、相關文件的組稿編排、施工竣工等，它不僅可以作為單位維權的關鍵資料，還作為工程建設的寶貴時間資源，工程檔案在管理方面總共可分為五個環(huán)節(jié)，即收集、分類、整理、鑒定和保存這五方面，例如在對工程建設進行前期準備時，需要對工程的可行性發(fā)展進行深入研究，同時還需要針對選址、土地規(guī)劃進行考量，并需要查閱大量的數(shù)據(jù)來作為申報的科學依據(jù)，這一系列的內(nèi)容都直接地反映出上述五個步驟，同時工程檔案管理不僅體現(xiàn)在工程施工的前期準備環(huán)節(jié)，還體現(xiàn)在施工過程中的各個環(huán)節(jié)，例如，在工程建設的收尾工作環(huán)節(jié)，工程檔案變成了檢驗工程建設質(zhì)量好壞的關鍵，因此，為了加強整體施工的質(zhì)量和施工技術水平，就需要保證工程檔案管理能夠達到施工規(guī)定的標準。
工程檔案記錄了整個施工過程，它能夠真實的、直觀地反映出施工工程的真實面貌，同時工程檔案就有較高的使用壽命，健全、全面的工程檔案為日后工程的維護和改建提供了強有力的憑證和依據(jù)，例如某一建筑物在投入使用一段時間后，需要修改工程管線，此時就需要通過工程檔案找到工程管線的具置，這是工程檔案就會在其中起到關鍵作用，同時工程檔案還記錄了在對工程管線進行施工過程中所使用的原材料型號，方面后續(xù)修改能夠準確、標準。同時，工程檔案能夠真實的反映施工的質(zhì)量，且工程施工質(zhì)量的好壞直接關系到人員的生命安全、人民群眾的財產(chǎn)安全，因此，在對工程檔案進行管理時，要十分注重所記錄的文件資料的真實性，同時隨著現(xiàn)今社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，重點工程建設不斷增多，因此，全面提高對工程檔案的認識程度是十分重要的，是當下新時期建設的重要任務之一。
2工程檔案管理工作的相關措施和對策
2.1增加管理人員的檔案管理意識，轉(zhuǎn)變管理人員管理思想，提高科學化管理意識
正確認識工程檔案是提高工程檔案管理自身水平的關鍵，因此，要先從管理人員入手，轉(zhuǎn)變管理人員管理思想，改變管理人員傳統(tǒng)管理思維，提高管理人員科學化管理意識，讓管理人員在管理檔案時都能夠以檔案工作為主，由被動管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃庸芾恚瑫r增加新興管理課程的滲透，讓每一名管理人員都能夠?qū)W習到最新的管理思想，提高自身管理水平，同時還要加強管理人員與管理方面領導的溝通能力，因為管理人員在進行工程檔案管理時，需要和多種工程單位進行交流溝通，例如建設單位、審計單位等，故良好的工作態(tài)度、積極的工作熱情是保證檔案管理水平提高的關鍵，增加管理人員的檔案管理意識，轉(zhuǎn)變管理人員管理思想，提高科學化管理意識，才能確保工程檔案的唯一性和科學性。
2.2良好的工程檔案管理體系和健全的工程檔案管理規(guī)章制度建立
由于工程檔案管理所要進行的項目較多，且接觸的單位較多，良好的工程檔案管理體系能夠保證工程檔案資料的完整性，同時各個地區(qū)的檔案管理體制各不相同，完善和統(tǒng)一工程檔案管理體制能夠促使各地
工程建設都能夠統(tǒng)一，再進行相關工程業(yè)務交流時不會存在障礙，在進行工程相關信息查詢時不會存在不規(guī)范和多樣性的現(xiàn)象出現(xiàn)，同時還需要建立健全的工程檔案管理規(guī)章制度，通過標準化的制度規(guī)定保證管理人員在進行文件資料管理上不會出根本性問題，良好的工程檔案管理體系和健全的工程檔案管理規(guī)章制度建立是保證文件資料完整性、可靠性、真實性及安全性的關鍵。
2.3檔案管理人員的定期培訓
在工程檔案管理上，管理人員在整個管理環(huán)節(jié)中占據(jù)著重要位置，因此，檔案管理人員的自身能力和素養(yǎng)直接影響了文件資料的管理好壞，因此，檔案管理人員定期需要進行相關專業(yè)知識的培訓，以保證在后續(xù)的管理方面不會存在錯誤或漏洞，同時管理人員在學習后，需要進行相關知識的考試，來檢驗管理人員的學習情況，最大限度地保證管理人員自身能力不會存在偏差，提高檔案管理的整體技術水平，保證檔案管理文件資料的真實性和可靠性。
2.4工程建設后期的驗收環(huán)節(jié)要嚴格把關、詳細記錄
工程建設后期需要管理人員與施工建設人員一起對施工建筑物進行驗收，在這一環(huán)節(jié)中，管理人員和施工建設人員要對施工建筑物進行嚴格的把關，同時針對各個環(huán)節(jié)進行詳細的記錄，同時核對相關施工設計圖紙、施工技術報告，檢查工程施工建設的真實性和施工是否存在變更，認真記錄，詳細核對，及時對文件資料進行整理分類，提高整個施工建設的真實性和可靠性，在施工后期，工程建設后期的驗收環(huán)節(jié)要嚴格把關、詳細記錄為工程的質(zhì)量水平提供了數(shù)據(jù)支持。
3結束語
工程檔案是工程建設的真實反映，是城鄉(xiāng)建設中不可缺少的關鍵一環(huán)，現(xiàn)如今最能夠反映出城鄉(xiāng)建設的就是工程檔案，因此工程檔案不僅記錄著整個工程施工建造的全部細節(jié)，還體現(xiàn)出工程建造的技術是否符合國家規(guī)定標準，因此，工程檔案管理的穩(wěn)定性和安全性是城鄉(xiāng)建設中不可缺少的重要組成部分，同時作為工程建設的真實寫照，其自身的完整性是保證施工能否進行前期準備、施工建設、后期維護的關鍵，這涉及到整個施工的各個環(huán)節(jié)，不容一點馬虎，因此，在工程建設過程中，文件資料的管理是工程建設全過程的重要一環(huán)，不容缺失。
參考文獻
[1]趙金玉.對建設工程檔案管理的體會與認識[J].安徽建筑，2002，（S1）：1518.
[2]山西省建設廳要求進一步加強城市建設工程檔案管理[J].城建檔案，2006，（02）：4749.
[3]吳俊芳.淺析工程檔案管理存在的問題及解決方法[J].民營科技，2009，（08）：1314.
[4]王譯.工程檔案管理對水利工程質(zhì)量的保障作用分析[J].吉林農(nóng)業(yè)，2014，（17）.
[5]合晏.論建設工程質(zhì)量與工程檔案管理[J].經(jīng)營管理者，2014，（06）.
[6]溫禾.試論建設工程質(zhì)量與工程檔案管理的關系[J].科技創(chuàng)新與應用，2013，（27）.
美國是世界上最先探索政府績效管理的國家之一，美國國家檔案與文件管理署（以下簡稱NARA）績效管理值得我國檔案部門借鑒。
一、NARA績效管理的主要內(nèi)容
績效（performance）一詞在管理學中被引申為“成績”、“成果”、“效益”，政府績效管理至今并無一個普遍認同的定義，本文采用定義為“運用科學的方法、標準和程序，對政府機關的業(yè)績、成就和實際工作做出盡可能準確的評價，在此基礎上對政府績效進行改善和提高?！雹侔凑彰绹?993年頒布的《政府績效與結果法》要求，NARA通過制定并實施戰(zhàn)略規(guī)劃、年度績效計劃、年度績效與責任報告來實行績效管理。
（一）制定戰(zhàn)略規(guī)劃
戰(zhàn)略規(guī)劃是執(zhí)行績效法案各項規(guī)定的基礎，以結果為導向。NARA最新的戰(zhàn)略規(guī)劃是《2006～2016年戰(zhàn)略規(guī)劃》（以下簡稱《戰(zhàn)略規(guī)劃》），為適應新形勢，該規(guī)劃每3年修訂一次。其主要內(nèi)容包含：NARA的工作職責，6大戰(zhàn)略目標，戰(zhàn)略目標的細化及實施方法等。
1.《戰(zhàn)略規(guī)劃》確定了NARA的工作職責
NARA的工作職責是：用守護和保存政府檔案的方式服務于美國民主，確保人們能夠利用檔案遺產(chǎn)，從中汲取知識。利用檔案不但是美國公民的權利而且也是政府的實際行動。NARA支持民主，為提高城市文明，增加公民對國家歷史的理解而努力。
2.《戰(zhàn)略規(guī)劃》提出了6大戰(zhàn)略目標
戰(zhàn)略目標是《戰(zhàn)略規(guī)劃》的重點。戰(zhàn)略目標之一是管理政府檔案：作為國家檔案保存者，NARA要繼續(xù)提高管理能力和服務水平，有效地管理政府檔案。戰(zhàn)略目標之二是保存和加工檔案：接收、加工、保存、保護檔案，提高檔案管理的效率；高水平和高質(zhì)量地著錄所有檔案；按照《美國國家信息安全法令》執(zhí)行，確保應解密檔案解密、應保密和敏感檔案禁用；確保所有檔案都有充足的庫房；確保公眾及時利用檔案。戰(zhàn)略目標之三是管理電子文檔：應對電子文檔的挑戰(zhàn)，成功地履行NARA在電子時代的責任；滿足聯(lián)邦政府和用戶希望繼續(xù)利用政府電子文檔的需要，開展電子文件的捕獲、著錄、保存工作。
戰(zhàn)略目標之四是提供檔案利用：在任何地點、任何時間，NARA提供便捷、安全的館藏檔案利用；挑選傳統(tǒng)載體檔案制成數(shù)字化副本，推進檔案全文在線利用；提供檔案目錄信息的在線利用；答復查閱檔案的書面請求。戰(zhàn)略目標之五是提高城市文明：通過終身學習項目加深公眾對美國國家歷史的理解；通過舉辦展覽等方式提升檔案館的形象；加強對老師和學生的教育；與其他行業(yè)合作，展示NARA館藏，提高國家文明程度。戰(zhàn)略目標之六是加強各項基礎建設：提高職工素質(zhì)、技能和競爭力以適應不斷變化的外界環(huán)境；招錄不同類型的員工，更好地服務于不同類型的公眾；大力加強信息建設，服務于NARA的用戶。
3.《戰(zhàn)略規(guī)劃》中將戰(zhàn)略目標細化為長期績效目標，并明確了實施辦法
《戰(zhàn)略規(guī)劃》將6大戰(zhàn)略目標分解為25項長期績效目標。戰(zhàn)略目標只是大方向，需要長期績效目標加以細化。例如，在戰(zhàn)略目標之四提供檔案利用部分，細化為4個長期績效目標：截止到2012年，網(wǎng)站達到或者超過聯(lián)邦政府網(wǎng)站標準；截止到2016年，1.4%具有永久保存價值的館藏檔案實現(xiàn)在線利用；截止到2016年，NARA的服務能夠滿足利用者需要；截止到2016年，95%具有永久保存價值的館藏檔案有在線目錄。
每個長期績效目標后都有實施方法。例如，“截止到2016年，國家檔案館服務能夠滿足利用者需要”的長期績效目標，實現(xiàn)它的方法是：增加閱覽室設備和人員，調(diào)整服務時間以使更多的人越來越容易地利用檔案；增加公共計算機終端以提高網(wǎng)絡利用率，增加縮微閱讀空間；對于公眾關注度高的檔案，例如“9·11”委員會檔案、關鍵政府職位任命檔案、高級法院檔案等要及時提供網(wǎng)絡利用；要讓本國和全世界公民都能夠輕松利用NARA檔案。
（二）制定年度績效計劃
NARA每年制定年度績效計劃，年度績效計劃的目標來自于戰(zhàn)略規(guī)劃的六大戰(zhàn)略目標，年度績效計劃是實現(xiàn)戰(zhàn)略規(guī)劃的重要步驟。
年度績效計劃的內(nèi)容包括：闡明本年度績效目標；預測本年度績效指標，績效指標是績效目標的細化；說明為達到本年度績效目標擬采取的方法等。
例如：NARA《2012年績效計劃》中有一項年度績效目標是“2012年1%具有永久保存價值的館藏檔案實現(xiàn)在線利用”。其年度預測績效指標有3項：1%館藏傳統(tǒng)檔案實現(xiàn)在線利用；對公眾公開1940年的統(tǒng)計檔案；為保存和利用檔案改善數(shù)字政策。
提高檔案材料在線利用有3個方法：收集已經(jīng)存在的傳統(tǒng)檔案材料數(shù)字化副本并使它們實現(xiàn)在線利用；與其他組織合作，選擇傳統(tǒng)檔案材料并將其數(shù)字化；制作原生數(shù)字文件，提供網(wǎng)上利用。
（三）制定年度績效與責任報告
在每一個財政年度末向總統(tǒng)和議會提交年度績效與責任報告，包括以下幾方面內(nèi)容：一是對實際取得的績效成績和年度績效計劃中的績效指標進行比對；二是如果沒有達到績效指標，要說明原因，以及將來完成績效目標的時間表和路線圖；三是如果某個績效指標是不實際或不可行的，要予以改進或終止。
例如，在NARA《2012年的績效與責任報告》中，管理政府檔案部分中有一項績效指標沒有完成，該項是：對于請求查閱軍隊人事檔案的，要在10日內(nèi)答復，預期目標是10日內(nèi)回復率達到85%，實際10日內(nèi)回復率只有73%。
由于沒有達到預期績效指標，NARA說明了其中原因：在1973年圣路易斯大火中焚毀了從二戰(zhàn)到朝鮮戰(zhàn)爭時期的檔案，需要利用其他資源重建這些檔案，但是由于時間很緊迫，經(jīng)?；ㄙM幾個月也重建不了一張檔案，而國家人事檔案中心每年有超過100萬份書面利用申請，所以沒有實現(xiàn)預期績效指標。
二、NARA績效管理的特點
在《政府績效與結果法案》的支撐下，NARA績效管理呈現(xiàn)如下特點：
第一，長期規(guī)劃、短期目標實現(xiàn)有機結合，戰(zhàn)略規(guī)劃具有至高無上地位。NARA的績效管理體系包括戰(zhàn)略規(guī)劃、年度績效計劃、年度績效與責任報告三個部分。根據(jù)戰(zhàn)略目標確定長期績效目標，進而設定年度績效目標，再明確預期績效指標，這種確定指標的方式層層遞進、相關性高，具有一定的科學性。《戰(zhàn)略規(guī)劃》中確定了六大戰(zhàn)略目標、25項長期績效目標，《2012年績效計劃》中設定67項預期績效指標。績效結果只需要將實際表現(xiàn)與預期績效指標進行對比即可得出，方法簡便，容易操作。
戰(zhàn)略規(guī)劃具有至高無上地位。《戰(zhàn)略規(guī)劃》制定出來后，各項工作都緊緊圍繞它開展。年度績效計劃緊緊圍繞戰(zhàn)略規(guī)劃制定；年度績效與責任報告緊緊圍繞戰(zhàn)略規(guī)劃總結；美國檔案與文件管理署的一些專項計劃，如《信息資源管理計劃（2012 ～ 2015年）》、《人力資本計劃（2009 ～ 2014年）》也都以戰(zhàn)略規(guī)劃為綱。
第二，績效管理以用戶滿意為導向?？冃Q于用戶滿意度，《戰(zhàn)略規(guī)劃》的6大戰(zhàn)略目標都提出以用戶滿意為導向。NARA提出：在民主社會，政府檔案屬于公民，NARA的重要職責是提供檔案利用；NARA的成功在于要使用戶、聯(lián)邦管理者和政府官員都感到滿意；NARA將會提供符合用戶需要的快捷、有效的服務，使用戶在任何地點、任何時間能夠便捷、安全地利用館藏檔案。
第三，績效評估方式多樣。NARA采用周期性評估、信息系統(tǒng)評估和用戶滿意度評估等多種評估方式，評價結果比較科學。NARA每年制定年度績效與責任報告進行周期性評估。NARA認為周期性評估對于成功完成戰(zhàn)略非常必要，決策制定者需要知道哪些工作做得好，哪些工作做得不好，從而每年進一步改進績效管理。NARA建立了“績效評估和報告系統(tǒng)”，利用網(wǎng)絡設備從超過70個組織單元收集績效數(shù)據(jù)，該系統(tǒng)利用數(shù)據(jù)庫存儲數(shù)據(jù)對數(shù)據(jù)進行分析并生成報告。實行用戶滿意度評估，對用戶進行調(diào)查，實現(xiàn)NARA的工作與用戶需求相一致。2006年，對NARA的保管期限和鑒定服務工作進行調(diào)查并評估；2007年，對NARA的保管期限、鑒定服務、電子檔案管理、檔案管理培訓工作進行調(diào)查并評估。
三、NARA績效管理的啟示
由于法制環(huán)境、文化環(huán)境不同，我國檔案部門不能照搬NARA績效管理的經(jīng)驗，但其管理思路值得我國檔案管理部門借鑒。
（一）實現(xiàn)戰(zhàn)略規(guī)劃、年度計劃、年度總結的有機銜接
2013年上半年，北京市檔案局完成《北京市“十二五”時期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中期評估工作，發(fā)現(xiàn)問題之一是距離《北京市“十二五”時期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中規(guī)定的區(qū)縣檔案館數(shù)字化率達到50%的目標較遠，有九個區(qū)縣檔案館館藏檔案數(shù)字化率未達到25%以上，其中，五個區(qū)縣檔案館館藏檔案數(shù)字化率還未達到10%，極個別區(qū)縣檔案館館藏檔案數(shù)字化率只有0.21%。②
為落實《北京市“十二五”時期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，北京市檔案局將區(qū)縣檔案局（館）和市屬單位的任務分解為53個指標，對內(nèi)部處室的任務分解成83個指標。③此舉只是將任務分解到責任部門，但是沒有將任務分解到每個年度。
今后，要進一步提高戰(zhàn)略規(guī)劃地位，使各項工作都緊緊圍繞《北京市“十二五”時期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》開展。應進一步加強規(guī)劃與年度計劃的銜接，明確每年的進度，加強指導、檢查，保證規(guī)劃實施的連續(xù)性和可控性；年度總結要更加緊密地圍繞戰(zhàn)略規(guī)劃來闡述，并說明沒有完成的理由。
（二）加強用戶導向理念
強化績效管理用戶滿意導向，以讓利用者輕松快樂地利用檔案為目標。一是提升網(wǎng)絡服務質(zhì)量。盡快建成基于“云計算”的區(qū)域性數(shù)字檔案館，實現(xiàn)檔案資源整合、共建共享。改善北京檔案信息網(wǎng)站，把網(wǎng)站打造成高效、便捷的用戶工具。提高檔案全文的在線利用，滿足信息時代檔案利用需求。完善在線檢索系統(tǒng)，為檔案資源目錄信息提供單一簡捷入口，實現(xiàn)一站式檢索，改進用戶與檔案的在線互動。二是提供個性化服務。有針對性地給特定用戶提供服務，建立“決策參考”專題庫，為領導和有關專業(yè)管理部門提供檔案專題目錄及全文閱覽服務，形成“定向服務”和“小眾化服務”的新模式。三是運用社交媒體服務。社交媒體是公眾參與和反饋檔案館各類事務的重要工具，利用博客、微信等公眾參與社會媒體平臺。實施公民檔案員項目，鼓勵公眾接觸檔案文件，給檔案做標簽，制作手稿檔案的打印抄本，加載和分享圖像。
（三）改進績效評估形式
我國檔案部門實行五年規(guī)劃中期和末期評估，評估時間為2.5年一個周期，與美國同行每年評估一次相比間隔時間較長。如果在每年的年度工作報告增加自我評估內(nèi)容，可縮短評估周期，及時發(fā)現(xiàn)問題，保障戰(zhàn)略規(guī)劃的完成。
目前，我國檔案部門的績效評估還以自我評估為主，要實現(xiàn)評估主體的多元化。特別是實行用戶導向視域下的績效評估，即在檔案館的績效評估中堅持以用戶為本，績效評估的重點圍繞服務對象的滿意度展開，在績效評估的過程中提供給服務對象參與檔案館績效評估的機會，增加用戶參與評估的渠道。可以通過設立用戶檔案，其內(nèi)容包括用戶利用檔案的有關情況和滿意度，定期收集評價信息，跟蹤服務，及時了解用戶情況，促進與用戶之間的信息交流；可以根據(jù)用戶層次的不同，開展不同形式的用戶座談會，傾聽各個層次用戶的意見；可以通過交談詢問、信函電話等交流方式讓用戶了解評估信息，參與評估工作。
注釋：
①財政部預算司.《美國政府績效與結果法案的內(nèi)容及實施情況》.http：//.
②北京市檔案局.《北京市“十二五”時期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃中期評估報告》[Z].2013.7.
③北京市檔案局.《北京市檔案局關于印發(fā)北京市“十二五”時期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃任務分解表（區(qū)縣檔案局〈館〉）和市屬單位分表的通知》[Z].2012.5.
參考文獻：
[1]美國國家檔案與文件管理署2006～2016戰(zhàn)略規(guī)劃. THE STRATEGIC PLAN OF THE NATIONAL AR？ CHIVES AND RECORDS ADMINISTRATION.http：// archives.gov.
[2]美國國家檔案與文件管理署2009-2013財政年度績效計劃.FISCAL YEAR 2009 ANNUAL PERFOR？ MANCE PLAN.http：//archives.gov.
[3]美國國家檔案與文件管理署2012年績效和責任報告.2012 Performance and Accountability Report .http：// archives.gov.
[4]美國國家檔案與文件管理署多樣性和包容性戰(zhàn)略計劃.2012年3月制定.Diversity and Inclusion Strategic Plan.http：//archives.gov.
[5]美國國家檔案與文件管理署信息管理計劃（2012-2015年）.trategic IRM Plan FY 2012 - 2015.http：// archives.gov.
[6]陳昊琳，陸曉紅，魏聞瀟.國外圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃制定對我國的啟示-以美國為例[J].圖書館工作研究，2010（12）.
[7]朱立言.從績效評估走向績效管理—美國經(jīng)驗和中國實踐[J].行政論壇，2008（2）.
[8]丁連普.美國聯(lián)邦教育部2007-2012年戰(zhàn)略規(guī)劃述評[J].世界教育信息，2008（6）.
這些新建的綜合檔案館是如何來構建自己的檔案利用服務中心？其中存在哪些經(jīng)驗教訓？即將準備建設的綜合檔案館在檔案利用服務中心的建設上，到底應該遵循什么樣的理念，具體包含哪些內(nèi)容呢？基于這些問題，筆者進行了較為深入的研究。
一、現(xiàn)代檔案館檔案利用服務中心建設的定位和內(nèi)涵
筆者認為，要解決上述問題，首先要從理論上認識清楚，綜合檔案館作為一個文化服務機構，在現(xiàn)有的社會環(huán)境下，其檔案利用服務中心應該如何來設計，才能夠更好的實現(xiàn)該功能。結合文獻研究的結果，筆者認為，作為公共文化機構，綜合檔案館的檔案利用服務中心應該是開放、安全、舒適、多功能和智能化，充分體現(xiàn)了檔案館的文化氣息，徹底改變傳統(tǒng)檔案館在社會公眾心目中嚴肅呆板的形象。具體來說，包括如下三個方面：一是檔案館整體環(huán)境建設。包括檔案館館址選擇、與城市規(guī)劃相適應的布局、整體環(huán)境綠化、內(nèi)部建筑的布局和藝術造型等。二是檔案館檔案利用服務空間的設計。包括根據(jù)社會不同類型用戶（包括潛在和現(xiàn)實用戶）的需要，設置不同用途的功能房間?；谌诵曰枨蠛娃k公、學習需求，配置必要的輔助設施，充分體現(xiàn)檔案利用服務中心的舒適性、休閑性和便利性。三是不能夠簡單地把綜合檔案館檔案利用服務中心的功能局限在建筑和周圍設施上面，還應該包括綜合檔案館提供的資源和服務，以及提供的一些文化活動和娛樂項目。
二、目前我國綜合檔案館檔案利用服務中心建設中存在問題分析
筆者走訪了幾個老式綜合檔案館，也調(diào)研了幾個具有典型意義的新建設的省市和區(qū)縣綜合檔案館。老式綜合檔案館距離檔案利用服務中心建設目標相距比較遠，但新建設的綜合檔案館的檔案利用服務中心也有美中不足之處，綜合來看，這些問題主要表現(xiàn)在以下三個方面：
（一）作為公共檔案館，有的建筑本身的公共性凸顯不足。主要體現(xiàn)在兩個方面：一是交通不夠便利；二是建筑本身沒有檔案文化特色，有的新建檔案館就像一個偌大的空蕩蕩的辦公樓，缺乏公共文化機構的美觀大氣和文化內(nèi)涵。
（二）在檔案利用服務中心的功能設計上，有的新建綜合檔案館只是把查檔窗口和查檔閱覽區(qū)區(qū)分開，分別設在兩個房間，并增大使用面積，而對于檔案利用服務中心的休閑功能和文化交流功能則基本沒有考慮，在配套設施的提供上，也不夠人性化。
（三）部分綜合檔案館把檔案利用服務中心等同于一座豪華的大廳，沒有提供相匹配的不同類型用戶需求的資源和服務。這就是為什么有些省市和區(qū)縣檔案館本身建設的五光十色，但仍然門可羅雀。利用者來到綜合檔案館，不僅僅為了欣賞這座建筑，而是為了來這里查閱信息和享受文化休閑。如果沒有需求的信息和相應的文化服務，利用者很快就會選擇離開。
三、檔案利用服務中心建設解決對策
依據(jù)現(xiàn)代檔案館檔案利用服務中心建設的定位和內(nèi)涵，結合現(xiàn)存的一些問題，筆者提出采用綜合治理的辦法來解決該問題，同時注意建設的實效性，避免人財物的浪費。
（一）利用者在進入檔案利用服務中心之前首先接觸的是檔案館整個建筑，她留給利用者的第一印象如何，也會對利用者的利用需求產(chǎn)生影響。因此，綜合檔案館整體建筑本身是否充分彰顯公共性，就是一個先導條件。
所謂公共性，一是指交通便利，包括停車方便。二是建筑外圍本身就充分折射著一種開放和公共的精神，外圍環(huán)境一定是開闊和養(yǎng)眼的，給人一種放松和舒適的感覺，而不是一種要進入某個辦公機構那種緊張和壓迫的感覺。三是建筑進入通道便利（包括對殘障人士），視覺寬敞美觀，環(huán)境標引清晰準確。
例如國家圖書館新館，建筑本身就像一本厚厚的書，具有典型的文化象征意義；臨近地鐵、公交車站，交通便利，并設有殘障人士入口。圖書館附近種有大片綠植，門口設有存包處，樓下設有停車場，樓旁設有自行車存放處。建筑對面有超市、吉野家、北京銀行等設施。整個外圍環(huán)境非常開闊，步入大廳，映入眼簾的是寬敞明亮的閱覽環(huán)境，能夠讓利用者心情立刻放松和安靜下來，對國圖的親近之感也會油然而生。
（二）既然是作為公共文化服務機構，它的檔案利用服務中心就要充分彰顯安全、舒適和便利的理念，包括對利用者的基本生理需求和辦公、學習需求的充分考慮和實現(xiàn)。國際檔案建筑學者米歇爾?迪香在其著作《檔案館建筑與設備》第八節(jié)“向公眾開放區(qū)”中，指出開放區(qū)的建設包括三個方面內(nèi)容[1]：
一是舒適和安全方面以及照明、取暖、空調(diào)、通訊、防噪音等方面的要求；出于保護檔案實體和信息安全考慮，檔案庫房區(qū)和檔案利用服務區(qū)要分開，利用者一般情況下是不能夠進入到庫房區(qū)的。另一方面，這種分區(qū)的設置還要便于工作人員調(diào)閱檔案。
二是根據(jù)不同類型用戶的不同利用需求，設置相應的功能區(qū)間，包括接待廳和咨詢室、閱覽區(qū)、展覽和文化教育活動區(qū)、開會和討論區(qū)，以及提供閱讀設備等相關設施。例如上海市檔案館新館，五層是檔案文件資料查閱服務中心，設有利用接待處、檔案閱覽大廳、專題閱覽室和咨詢服務室，六層為電子閱覽廳，七層為多媒體視聽室和學生課堂，八層為檔案工作者之家和多功能廳，九層為會議室，十層為報告廳和觀光平臺。例如上海市檔案館新館的對外開放環(huán)境就提供了開展檔案展覽教育、社會課堂、咨詢利用、市場服務、學術交流、文化休閑等工作的基礎。
三是在不同功能區(qū)間和整個開放區(qū)間，提供滿足人的基本生理需求和工作學習休閑需求的相關設施。包括在每個開放樓層設置洗手間、飲水間，至少要在開放區(qū)間內(nèi)設有安靜溫馨、綠化很好的休閑和休息區(qū)、餐飲區(qū)、上網(wǎng)沖浪區(qū)、書店等，配置公共休息室、咖啡廳、電話間和衣帽間等相關設施。例如國家圖書館新館，提供隨處可用的互聯(lián)網(wǎng)，在一層設有咖啡廳、研討室、報告廳、少兒圖書館，在二層設有咨詢臺、辦證處以及多臺自助辦證機、休息大廳、熱水供應處，以及ATM自動取款機。在每個樓層設有衛(wèi)生間、飲水機（包括紙杯）。每個閱覽室里面設有多排書桌和座椅，桌下有插座；每隔10米，有一組休息沙發(fā)；有自動刷卡復印機，有專用檢索計算機和公共計算機。尤其是辦證等待區(qū)，設有舒適沙發(fā)，配以柔和的燈光，外圍是信息檢索區(qū)和數(shù)字瀏覽區(qū)，包括瀏覽政府公開信息、老照片、公益講座信息、電子化書籍、報紙等。那么，是否每個綜合檔案館都要建成像國家圖書館那么大的新館，這也不現(xiàn)實也沒有必要。一方面，取決于檔案館的經(jīng)濟實力和館藏、利用人群數(shù)量，避免建成一味追求豪華的一座開放空城。另一方面，在具體建設上，要高瞻遠矚，避免短期效益，把綜合性檔案館的檔案利用服務中心建成一個大面積的查檔中心，換湯不換藥。
（三）對于利用者來說，公共文化機構的檔案利用服務中心，不僅僅包括建筑本身和相應輔助設備，還包括其提供的資源和服務。建筑只是一個物理存在，只有與先進理念、豐富資源和周到便捷服務結合在一起，才是一個有生命的存在，才能給利用者帶來真正的效益，才能真正走進利用者的心里，最終獲得利用者的認可和接納。
1.能夠提供豐富多樣化的資源
作為面向社會的公共文化服務機構，擁有的檔案信息資源必須是覆蓋和滿足整個社會的需求。因此，國家檔案局長楊冬權提出，建設覆蓋人民群眾的信息資源體系。要達到這個目標，一方面，擴大開放范圍，合理解密降密。另一方面，通過多種途徑包括借助社交媒體調(diào)整和完善館藏結構，使得館藏資源的主體不再僅僅是政府職能機構的文書檔案，還包括反映社會公眾切身利益和提供民族身份感的檔案。例如國家圖書館新館四層的數(shù)字共享空間，科研區(qū)提供涉及各個學科、領域和專題的數(shù)據(jù)庫，包括外文數(shù)據(jù)庫。非科研區(qū)提供包括政府已公開信息、老照片、公益講座信息、電子書籍，以及各種主題的視頻音頻休閑，并且設有為盲人、殘疾人提供上網(wǎng)服務的區(qū)域。
2.主動提供周到便捷的服務
作為公共文化機構，不僅要提供利用者所需要的檔案信息，還要以合適和便利的方式來提供。為了體現(xiàn)綜合檔案館的休閑性，首先，檔案館開放時間要貼近公眾的休閑時間。從我國的國情來看，可以實行節(jié)假日開放制度及“周六服務”日，周末開放閱覽室和展覽廳，逐步改變綜合檔案館呆板的作息制度，還給公眾在節(jié)假日利用檔案的權利。其次，提供交互式網(wǎng)絡查詢系統(tǒng)和即時通訊工具等現(xiàn)代社交媒體，使得用戶能夠順利完成自助式查找服務，同時主動幫助用戶解決利用過程中存在問題。
3.傾力打造文化休閑氛圍
隨著我國國民經(jīng)濟的持續(xù)快速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術的廣泛普及，信息化浪潮席卷社會生活的各個方面，對國土資源檔案管理提出了更高的要求。傳統(tǒng)的國土資源檔案管理模式已經(jīng)難以滿足人們對檔案資源存儲、開發(fā)、利用的社會需要。分析問題是解決問題的前提?？v觀當前國土資源檔案管理的整體狀況，我們認為現(xiàn)有的國土資源檔案管理工作主要存在以下幾方面問題：
（一）國土資源檔案管理制度不健全，安全隱患多。當前國土資源檔案管理人員對國土資源檔案的重要性認識不足，“思想上不適應，沒有從計劃經(jīng)濟的模式中徹底解放出來，思想守舊、工作被動、缺乏新思想、新舉措，難以適應新形勢的需要?！盵2]首先，在日常工作過程中，國土資源管理人員的績效考核往往已完成領導交辦工作的完成程度為標準，因此工作過程中的工作記錄及相關文件，往往因分工模糊，責任不明等制度不健全等在工作結束后，沒有及時收集整理和歸檔，致使一些珍貴的國土資源檔案遺失。其次，一些國土資源檔案館管理極不規(guī)范，已有的國土資源信息沒有及時歸檔、立卷、分類，編目和排列也不夠規(guī)范，部分國土資源檔案隨意堆放，長時間擠壓，造成霉變、蟲蛀、破損等現(xiàn)象。再次，有些國土資源檔案管理單位的檔案存儲基礎設施落后，國土檔案資源存儲區(qū)與辦公區(qū)混在，檔案庫房嚴重不足，仍采用木質(zhì)檔案柜存放，存放設備簡陋，檔案管理人員安全意識差，安全管理制度不健全，安全防范措施形同虛設，落實不力，安全隱患多，國土資源檔案管理的安全形勢堪憂。
（二）國土資源檔案管理模式落后，信息化程度低。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的快速發(fā)展和信息化進程的不斷加快，檔案管理的信息化與數(shù)字化已經(jīng)成為未來發(fā)展的必然趨勢。但是多數(shù)國土資源檔案管理者仍沿用效率低下傳統(tǒng)檔案管理模式，嚴重制約了國土資源檔案管理的有效性。一方面，當前國土資源檔案管理者的信息化意識較低，沒有看清信息化時代檔案管理的發(fā)展趨勢，缺乏國土資源檔案管理的創(chuàng)新意識與改革動力，另一方面，現(xiàn)有國土資源檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)堪憂，檔案管理人員編制少，流動性大，缺少正規(guī)培訓和專業(yè)的檔案管理訓練，有些檔案管理人員連哪些文件需要收集和如何進行檔案的立卷歸檔都不會，仍延續(xù)著“你交我收”的被動式檔案管理模式。此外，部分國土資源檔案管理者的電子檔案管理技能不足，檔案信息化、數(shù)字化管理尚處于數(shù)據(jù)輸入的初級階段，根本談不上電子檔案的整合和共享。
（三）國土資源檔案只“管”不“用”，開放利用率低。當前國土資源檔案管理模式存在著“重管理，輕利用”的傾向，嚴重制約了國土檔案資源的開發(fā)與利用。一是國土資源檔案管理者對國土檔案資源的價值認識程度低，沒有認識到國土檔案資源對經(jīng)濟發(fā)展、政府公共決策以及公民個人需求的重要作用，對現(xiàn)有國土檔案資源的開發(fā)整理不足，導致大量極具價值的國土檔案資源長期積壓在檔案柜里，難以發(fā)揮作用。另一方面，國土檔案管理人員對社會各類組織的國土檔案資源的需求了解不足，服務的主動性較差，仍然采取坐等利用者上門查詢，利用者提出需要什么就查詢什么，很少主動了解利用者的需求類型，此外，國土資源管理者沒有組織人手根據(jù)社會需求類型對檔案資源進行深入挖掘與分析，僅能提供原始的檔案資源服務，資源服務類型單一，服務質(zhì)量不高，主動服務意識差。
二、加強我國國土資源檔案管理工作的路徑選擇
數(shù)字檔案館是信息時代的產(chǎn)物，現(xiàn)階段對數(shù)字檔案館的概念界定尚無統(tǒng)一，但是基本上都認為數(shù)字檔案館有兩個發(fā)展階段：第一階段是單個數(shù)字檔案館，幾乎是傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字化，亦稱為狹義的數(shù)字檔案館。隨著技術的成熟和行業(yè)的發(fā)展趨勢，所有的單個數(shù)字檔案館將連結成一個超級數(shù)字檔案館，這是數(shù)字檔案館建設的第二階段，也稱為廣義的數(shù)字檔案館。受經(jīng)濟發(fā)展水平和技術因素影響，我國現(xiàn)階段的數(shù)字檔案館建設尚處于第一階段。
信息資源必須滿足人的需求，具有可獲知性、可用性。數(shù)字檔案館信息資源的結構復雜，從其來源看，有傳統(tǒng)館藏的數(shù)字化資源，有無紙化辦公背景下接收的電子檔案，也有網(wǎng)絡上采集的具有檔案價值的數(shù)字信息，同時也包括了數(shù)字檔案館自身在運轉(zhuǎn)過程中所產(chǎn)生的各類原始信息。從信息的狀態(tài)來看，有在線信息，這些信息是在網(wǎng)絡中流動的動態(tài)信息；也有離線信息，因其價值或者是密級原因而處于相對靜止狀態(tài)。由于資金和技術的限制，目前國家控制力的實施范圍主要分布在具有重要社會價值的檔案信息資源，如數(shù)字化檔案信息、立檔單位移交的電子檔案以及網(wǎng)絡采集的重要檔案信息，其他如數(shù)字檔案館員工、設備信息等在國家控制過程中暫時居于次要地位。
國家控制力即國家控制能力，是國家將自己的意志、目標轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的能力。現(xiàn)代政府在文化管理中應具有以下職能：保存和發(fā)揚已有民族文化，促進新文化產(chǎn)生以及提高公民創(chuàng)造、獲取文化和信息的能力。為了實現(xiàn)這些職能，政府被賦予權力對相關條件進行控制。數(shù)字檔案館信息資源國家控制力是指政府對數(shù)字檔案館建設、運轉(zhuǎn)過程中的相關變量進行協(xié)調(diào)、組織從而達到政策目的或者與目標相近程度。政府采用的數(shù)字檔案館信息資源政策能夠又好又快實現(xiàn)目的，控制力強，反之則小。
影響數(shù)字檔案館信息資源國家控制力的因素
1 布局結構
數(shù)字檔案信息資源的存儲保管必須有一個空間載體和虛擬載體，國家實現(xiàn)對這些資源的控制也必須通過這些載體來實現(xiàn)。目前我國數(shù)字檔案館分布存在以下不足：建設主體單一，區(qū)域建設不平衡，資源特色欠缺。國內(nèi)較有代表性的數(shù)字檔案館有深圳數(shù)字檔案館、青島數(shù)字檔案館、杭州蕭山區(qū)數(shù)字檔案館、浙江省數(shù)字檔案館、勝利油田數(shù)字檔案館等。這些已建成投入使用的數(shù)字檔案館分布在經(jīng)濟發(fā)達的東部地區(qū)，建設主體以政府牽頭為主，對傳統(tǒng)館藏數(shù)字化、接收立檔單位電子檔案以及有價值的網(wǎng)絡信息采集，主要目標是建立綜合性數(shù)字檔案館。作為科研、教育單位的高校和以效益為目的的企業(yè)在這次數(shù)字檔案館建設中的缺位，西部地區(qū)缺乏可借鑒的符合不發(fā)達地區(qū)實際的數(shù)字檔案館建設經(jīng)驗。雖然實施控制的主體是國家，但是沒有相關部門的合作，談何控制?西部地區(qū)數(shù)字檔案館的建設沒有一個成功實踐的參考，在建設過程中可能出現(xiàn)更多的問題，載體失控，談何資源控制?
2 國家控制手段
國家對數(shù)字檔案館信息資源的控制手段是多種多樣的，控制手段直接影響控制的效果。以國家為主導的數(shù)字檔案館建設就能對其信息資源進行直接有效的控制；如我國第一歷史檔案館和第二歷史檔案館的數(shù)字化建設。檔案事業(yè)管理采取集中分布式制度與我國等第式的行政機構劃分相適應，在數(shù)字檔案館建設中，各級政府發(fā)揮其主導作用，協(xié)調(diào)相關的利益關系，為數(shù)字檔案館建設創(chuàng)造良好的環(huán)境。數(shù)字檔案信息級數(shù)增長，各地的數(shù)字檔案館建設都以國家為主體并不現(xiàn)實，運用法律手段、經(jīng)濟手段、行政手段等宏觀調(diào)控方式將被更多應用于數(shù)字檔案館信息資源控制。從影響范圍和效果來說，這些宏觀調(diào)控手段的滲透力最強，作用持久。在我國的數(shù)字檔案館建設中，政府都或多或少進行了直接參與，但是在法律法規(guī)建設、經(jīng)濟投入方面還有待加強。
3 經(jīng)濟基礎
數(shù)字檔案館建設需要雄厚的資金支持，其信息資源的接收、采集、保管、安全、共享、利用等都必須有技術支撐。近年來，我國經(jīng)濟持續(xù)平穩(wěn)快速發(fā)展，信息技術革命也對檔案事業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了深刻影響，新的技術背景下國家對檔案的控制方式以及力度也隨之變化。傳統(tǒng)檔案的國家控制主要是通過行政機構的劃分對檔案實行分級管理，在信息技術條件下，行政機構在信息獲取上一改以往上下行文的金字塔結構，變?yōu)楸馄交M織，更有利于加強國家對數(shù)字檔案館信息資源的控制。
4 思想基礎
現(xiàn)代復雜的國際競爭中，數(shù)字檔案成為新的競爭情報。維基解密網(wǎng)站公布了美軍的相關機密檔案，引起了國際關系的變動。因此，數(shù)字檔案館信息資源的重要性不言而喻，為控制這些數(shù)字資源，國家制定了相關的法律法規(guī)以及指導政策，《檔案法》第四條規(guī)定各級人民政府應當加強對檔案工作的領導，把檔案事業(yè)的建設列入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃；2010年6月17日，國家檔案局《數(shù)字檔案館建設指南》，提出數(shù)字檔案館的建設目標是逐步實現(xiàn)對數(shù)字檔案信息資源的網(wǎng)絡化管理以及分層次多渠道提供檔案信息資源利用和社會共享服務。此外，數(shù)字檔案館國際學術研討會、《加強電子文件信息資源國家控制力的戰(zhàn)略思考》研討會分別召開。
5 組織基礎
數(shù)字檔案館是動態(tài)、發(fā)展中的事物，不是一朝一夕完成的，需要多個部門持續(xù)協(xié)作才能完成的系統(tǒng)工程。部門之間的利益沖突，必須有一個中間機構予以協(xié)調(diào)，所以在數(shù)字檔案館建設中，必須有一個專門協(xié)調(diào)、指導、負責數(shù)字檔案館的行政機構。市場經(jīng)濟條件下數(shù)字檔案館建設也要遵循市場經(jīng)濟的需求法則，但是市場調(diào)節(jié)不是萬能的，社會對文化的需求有時候并不在當代就能體現(xiàn)出來，如果完全依靠市場調(diào)節(jié)，必定會有大量人類遺產(chǎn)被遺失在當代。為避免這些損失，必須由國家行政機構彌補這些缺陷。國家意志在文化領域的體現(xiàn)，國家職能的實現(xiàn)也不能沒有檔案，尤其是在這個“誰控制了網(wǎng)絡誰就控制了世界的時代”，也需要設立一個統(tǒng)籌全國數(shù)字檔案館事業(yè)的行政機構，充分發(fā)揮數(shù)字檔案館信息資源的影響力和帶動力。
增強數(shù)字檔案館信息資源國家控制力的有效途徑
1 適當調(diào)整數(shù)字檔案館布局結構
經(jīng)濟發(fā)展是數(shù)字檔案館建設的基礎。沿海地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展水平，數(shù)字檔案館的建設走在全國的前列，
成為西部地區(qū)數(shù)字檔案館建設的典范。但是，畢竟經(jīng)濟基礎不同，依靠市場調(diào)節(jié)，東西部地區(qū)的數(shù)字檔案館水平差距會越來越大，西部地區(qū)沒有實踐參考價值的數(shù)字檔案館，依靠各地方摸索，其質(zhì)量良莠不齊，并且缺少足夠的資金投入，在設備、技術的選用上很難實現(xiàn)先進性和適用性的結合，最終是對資源的浪費，這樣的數(shù)字檔案館布局不利于國家控制。在已有的國內(nèi)實踐和世界實踐過程中，經(jīng)驗都表明不能沒有示范館。在我國，繼深圳數(shù)字檔案館建設成功后，各地以其為參考模型，興起一股數(shù)字檔案館建設熱潮。美國的911數(shù)字檔案館、日本關西數(shù)字檔案館建設為世界數(shù)字檔案館功能定位提供了新的思路。但在全國各類數(shù)字檔案館建設中，如企業(yè)數(shù)字檔案館、高校數(shù)字檔案館、專題數(shù)字檔案館、地方數(shù)字檔案館都面臨經(jīng)濟因素、經(jīng)驗教訓的示范問題。因此，國家在繼續(xù)鼓勵東部地區(qū)探索數(shù)字檔案館建設，總結經(jīng)驗教訓的同時，也要適當增加對西部地區(qū)數(shù)字檔案館的投入，啟動國家為核心的示范館建設計劃，為東西部地區(qū)、各種類型的數(shù)字檔案館建設提供科學的管理辦法和系統(tǒng)實施方案，通過示范館的作用，從制度、技術、設備、人才、標準等方面影響各地、各類型數(shù)字檔案館的建設，以影響力實現(xiàn)控制力。
2 綜合運用各種調(diào)控手段
數(shù)字檔案館是新時代背景下國家加強檔案信息資源控制的新工具，主要可以通過經(jīng)濟手段、法律手段和必要的行政手段達到控制目的。
經(jīng)濟手段是指國家通過經(jīng)濟利益的調(diào)整而實現(xiàn)資源的配置。數(shù)字檔案館建設前期需要大量的資金投入，數(shù)字化檔案的輸入輸出設備、數(shù)字檔案的接收、管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡檔案的采集系統(tǒng)以及這些信息資源保管的數(shù)據(jù)庫、數(shù)字檔案信息資源的流通、利用系統(tǒng)等購買和維護都需要不菲的成本，國家通過財政支出方向，調(diào)控數(shù)字檔案館的建設，各館根據(jù)資金狀況對數(shù)字檔案信息資源進行分級保管和利用。
法律手段是指國家通過制定和運用法律配置資源。法律必須明確數(shù)字檔案的所有權、處分權、收益權。生產(chǎn)資料公有制的經(jīng)濟制度，減少我國數(shù)字檔案信息資源的所有權、處分權、收益權爭議，但是，因為模糊的公權，降低了這些權利的效力，容易與個人利益相沖突。因此，數(shù)字檔案館信息資源的控制，不僅要有法律明文要求，更重要的是有法必依，執(zhí)法必嚴。
行政手段，是指國家行政機構通過行政命令、指標、指示等方式來實現(xiàn)調(diào)控目標。數(shù)字檔案館是21世紀檔案館發(fā)展的必然趨勢，但是相對傳統(tǒng)檔案館來說它還是個新事物，數(shù)字檔案館的建設也會遭遇到排斥或敷衍了事，所以，國家必須通過行政命令的方式督促各地方認真完成建設任務，貫徹執(zhí)行、完成國家制定的各項相關的指標、指示。在行政機構的設置上，應該設立一個專門負責數(shù)字檔案館的小組，制定數(shù)字檔案館發(fā)展規(guī)劃，促進數(shù)字檔案館信息資源管理的標準化，實現(xiàn)資源的共享、利用。
3 繼續(xù)完善相關思想體系構建
數(shù)字檔案館信息資源國家控制力的加強必須建立在相關的基礎理論、標準研究、法律體系、政策制定的基礎上。數(shù)字檔案信息資源具有電子文件的特征，電子文件的前端控制、全程管理、風險管理原則為國家控制力實施提供了堅實的理論基礎。都伯林元數(shù)據(jù)標準、檔案信息著錄、標引標準、主題詞表等有利于確保數(shù)字檔案信息資源的真實性、有效性、準確性、統(tǒng)一性。法律是國家控制的另一重要工具。此外，國家在制定發(fā)展規(guī)劃之時必須把數(shù)字檔案館信息資源建設納入預算，從政策方面施加控制。
[3] 賈素娜. 加拿大國家圖書檔案館與加拿大國家圖書檔案館法[J].貴圖學刊，2009（1）：70-71.69.
