時(shí)間：2023-05-29 09:02:42
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干部人事檔案管理，只有領(lǐng)導(dǎo)重視和支持才會爭取到人力、物力、財(cái)力等方面的支持。從長時(shí)間來看，檔案管理工作一直被認(rèn)為是后勤工作，是部門的輔工作，對于檔案管理工作不重視。還有就是過于簡單的理解和處理檔案管理工作的相關(guān)事宜，在日常檔案管理過程中，檔案管理做的比較膚淺，很多屬于檔案管理資料的內(nèi)容做的不完整，有的資料分類不清晰。歸納一下來說主要是存在以下三方面的的誤區(qū)：一是對檔案管理工作不重視，不以為然，認(rèn)為干部的考核評定主要是與其平時(shí)工作業(yè)績相關(guān)，而檔案管理的好壞對干部影響不大。二是不愿意親自動手整理，認(rèn)為干部人事檔案工作就是一般的資料分類裝訂、粘粘貼貼、裝裝訂訂，是檔案員的事，沒必要有專人負(fù)責(zé)管理。三是敷衍對付檔案管理工作，在真正實(shí)際工作過程中對于檔案管理往往不夠用心，甚至還出現(xiàn)為了應(yīng)付上級部門考核而對檔案管理的倉促準(zhǔn)備，總之，存在各種敷衍的現(xiàn)象。鑒于比較落后和陳舊低效的檔案管理，需要有關(guān)部門從思想認(rèn)識上開始抓起，檔案管理人員要不斷地宣傳和推廣，用實(shí)際利用效率得以提高，引起領(lǐng)導(dǎo)部門的重視，加大對檔案管理的人力、物力投入，解決管理人才不足的問題。
2 從檔案實(shí)際管理者入手，切實(shí)加強(qiáng)對管理人員素質(zhì)的要求，培育有責(zé)任心的檔案管理員
檔案管理工作不同于別的工種，相對來說比較枯燥無聊，但正是因?yàn)檫@樣才更需要選擇合適的工作者，對于基層檔案管理人員的要求也要逐漸提高，讓有責(zé)任心的一線工作者盡職盡責(zé)的做好檔案管理工作?？梢詮囊韵聨追矫嫣岢鲆螅?/p>
首先要熱愛人事組織檔案管理工作。熱愛是對工作的一種興趣，持久的熱愛是做好工作的基礎(chǔ)。選擇檔案管理工作的人要做好忍受寂寞、清靜的心里準(zhǔn)備，在平凡的崗位上堅(jiān)持與檔案為伴，細(xì)致耐心的去整理、分揀、分析檔案，做好檔案資料的歸納整理。
二是虛心學(xué)習(xí)技術(shù)。隨著干部人事制度的不斷深化，干部檔案管理的手段也隨之進(jìn)行了相應(yīng)的調(diào)整和變化，這就要求檔案員虛心學(xué)習(xí)，更新觀念、更新知識、與時(shí)俱進(jìn)、開拓進(jìn)取，不斷學(xué)習(xí)干部檔案管理工作方針和政策，提高政治素質(zhì)，學(xué)習(xí)規(guī)范管理方式，提高業(yè)務(wù)水平，學(xué)習(xí)新技術(shù)，掌握計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理技能。同時(shí)不僅要具備檔案管理知識，還要了解干部人事檔案材料形成的相關(guān)情況。
三是細(xì)心鑒定。檔案管理人員在接收到人事檔案材料后，要對所有的材料進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查，看材料是否完整無缺、內(nèi)容是否真實(shí)、手續(xù)是否完備，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)補(bǔ)正，防止錯(cuò)誤的問題引起不必要的錯(cuò)誤，造成一些錯(cuò)誤。所以在從資料分類整理開始就必須要嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真負(fù)責(zé)。
四是耐心收集。干部檔案材料來源于不同地方、不同時(shí)間，這就要求檔案員超前介入，使其材料形成符合規(guī)范要求，對缺少的材料認(rèn)真補(bǔ)齊，使檔案材料完整齊全。
五是持之以恒。檔案管理工作相對單調(diào)、枯燥，干一陣子容易，長期自始至終熱情不減比較困難。這就要求檔案管理人員要有恒心，一絲不茍地對待每一天、每一卷，善始善終，在細(xì)微之處做好資源整理分類，這樣才能按照完整、準(zhǔn)確、真實(shí)的要求，對干部人事檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔、保管、利用，使之系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
3 健全管理制度，規(guī)范檔案管理是做好干部檔案管理工作的有力保證
要搞好干部檔案管理工作，必須有法可依，有章可循。要按照國家檔案局頒布的《檔案法》和《干部檔案管理工作條例》的要求，建立健全干部檔案管理的各項(xiàng)制度，堅(jiān)持做到“四化”，一是收集歸檔程序化；二是鑒別整理規(guī)范化；三是設(shè)施建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化；四是管理工作制度化。
4 開發(fā)檔案資源利用，是干部人事檔案管理走上良性循環(huán)發(fā)展的途徑
檔案資源如果管理得當(dāng)，充分利用對于人事組織安排工作是很重要的。隨著電子信息技術(shù)的快速進(jìn)步，管理檔案和開發(fā)檔案資源越來越便利。對于擴(kuò)充檔案的資料范圍，加大信息密度也變得不那么困難。在干部的日常工作，行為作風(fēng)，業(yè)績評定等方面的資料都需要建立檔案，必要時(shí)要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行技術(shù)加工，保留電子檔案，使得檔案資源使用簡單，查閱方便。為今后人事檔案管理工作提供有益的幫助，也是做好基礎(chǔ)輔工作的必然要求。提高檔案資源的利用效率，發(fā)揮檔案管理的良性發(fā)展機(jī)制。
5 結(jié)束語
新時(shí)期干部的考核錄用、晉升標(biāo)準(zhǔn)正在發(fā)生著日新月異的變化，檔案資料是各級干部的詳細(xì)情況記錄，也是用人單位的鑒定依據(jù)。良好有效的檔案管理工作是系統(tǒng)記錄和分析檔案資源的基礎(chǔ)，因此，各級人事組織部門要改變以往不重視檔案管理的態(tài)度，切實(shí)加強(qiáng)干部檔案資源的管理，發(fā)揮檔案管理應(yīng)有的作用。
參考文獻(xiàn)：
[1]周媛.談新時(shí)期檔案管理的信息化建設(shè)方略[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2011（11）.
（一）認(rèn)識缺位，檔案管理重視程度不夠
雖然干部人事檔案是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有重要的法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。但在衛(wèi)生系統(tǒng)的干部人事檔案管理工作中，仍存在對檔案管理工作重視程度不夠的問題。領(lǐng)導(dǎo)干部不重視檔案管理工作，人事檔案工作不像其他工作那樣容易取得成績，很多人對干部人事檔案管理工作認(rèn)識存在誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理工作就是存放、裝訂、收發(fā)等一些機(jī)械性的、瑣碎的工作，不是單位的主業(yè)，只要保管好、不丟失、不泄密就行。認(rèn)識上的缺位導(dǎo)致一些衛(wèi)生系統(tǒng)的單位領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，沒有真正把人事檔案管理工作擺上重要工作已成，或存在著“說起來重要，做起來次要”等問題，導(dǎo)致檔案工作長期處于被動應(yīng)付的狀態(tài)。
（二）管理混亂，檔案管理制度不完善
一是管理制度不完善。早在1991年我國就出臺了《干部檔案工作條例》，制定了《干部檔案管理工作細(xì)則》等相關(guān)規(guī)章制度，這些制度是干部人事檔案管理的基礎(chǔ)和依據(jù)，但隨著社會的發(fā)展和科技的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的規(guī)章制度已經(jīng)不能滿足和適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要。二是檔案管理混亂。目前我國衛(wèi)生系統(tǒng)對干部檔案管理實(shí)行的是統(tǒng)一、集中管理，干部人事檔案管理的權(quán)限主要集中在干部人事部門，干部檔案管理的集中化與干部檔案的分散化之間的矛盾大大影響了檔案的有效管理。比如，關(guān)系干部的學(xué)歷、學(xué)位等材料由院校出具，支撐評定材料由人事部門出具，表彰等材料由單位出具等等，檔案材料十分分散。需要把不同部門、人員和時(shí)間形成的材料收集歸檔，涉及的部門多、人員雜，工作量很大。而我國實(shí)行的是”檔隨人走“的檔案管理制度，干部檔案隨著干部的調(diào)動在不同單位、部門或地區(qū)之間變動，檔案材料很容易出現(xiàn)斷檔，導(dǎo)致干部檔案中材料出現(xiàn)不齊全、不完整等問題。
（三）技術(shù)落后，檔案管理效率低下
隨著網(wǎng)絡(luò)、電子信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案管理手段不斷進(jìn)步，一些衛(wèi)生系統(tǒng)行政事業(yè)單位都配備了現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，但檔案管理仍存在技術(shù)落后的問題。一方面，電腦設(shè)備、系統(tǒng)更新不及時(shí)，檔案管理人員主要工作是簡單的接收移交檔案、編目立卷、查閱調(diào)卷、存出入庫等，缺少掃描機(jī)、機(jī)讀等先進(jìn)技術(shù)，大部分單位的干部管理檔案都采用手工收集、檢索，檔案管理數(shù)據(jù)庫的建立和現(xiàn)代化信息技術(shù)相距甚遠(yuǎn)，嚴(yán)重影響了人事檔案快速、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的利用。另一方面，檔案管理對硬件有一定的要求，檔案室的建設(shè)不規(guī)范，設(shè)備老舊，保管條件簡陋，存在這潮濕、“六防”不到位等問題，容易引發(fā)檔案的霉變、蟲蛀等問題，不利于檔案的收集和管理。
（四）觀念陳舊，檔案管理人員素質(zhì)不高
干部人事檔案管理人員素質(zhì)的高低直接影響了檔案管理工作的效率。衛(wèi)生系統(tǒng)的干部人事檔案管理隊(duì)伍存在缺乏專業(yè)的檔案管理知識，計(jì)算機(jī)和外語水平不高，文化程度不高，思想觀念和管理水平跟不上社會發(fā)展的需要等問題。這些問題大大限制了檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。
2 完善衛(wèi)生系統(tǒng)干部人事檔案管理工作的對策
（一）提高認(rèn)識，高度重視檔案管理工作
加強(qiáng)衛(wèi)生系統(tǒng)干部人事檔案管理工作，必須首先從思想上提高重視程度，把人事檔案管理放在加強(qiáng)衛(wèi)生系統(tǒng)干部隊(duì)伍建設(shè)的高度來認(rèn)真、正確的對待，要擺在單位工作的重要位置，成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對檔案管理工作進(jìn)行安排部署、檢查指導(dǎo)、督促落實(shí)等，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)解決，將問題消滅在萌芽狀態(tài)。其次，要探索建立衛(wèi)生系統(tǒng)干部人事檔案管理績效考核機(jī)制，對人事檔案工作進(jìn)行定性、定量的考核，采取分類、分級指導(dǎo)，動態(tài)管理，推動人事檔案管理工作的制度化、規(guī)范化建設(shè)。
（二）明確主體，落實(shí)檔案管理相關(guān)責(zé)任
衛(wèi)生系統(tǒng)的檔案管理工作要通過制定目標(biāo)責(zé)任工作機(jī)制，明確主體，強(qiáng)化落實(shí)工作責(zé)任，來提高檔案管理工作主動性和積極性。首先要落實(shí)好衛(wèi)生系統(tǒng)單位領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，為工作的開展提供良好的工作環(huán)境和保障。檔案工作做的好不好，關(guān)鍵在于單位領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識水平和重視程度。其次，要落實(shí)好分管負(fù)責(zé)人的責(zé)任。干部人事檔案工作需要單位全員共同提高檔案意識，養(yǎng)成良好的檔案收集歸納的習(xí)慣。作為分管負(fù)責(zé)人，對檔案管理負(fù)直接指導(dǎo)的責(zé)任，要以身作則，率先垂范。再次，要落實(shí)好檔案管理工作人員責(zé)任。管檔人員對接收的材料，做到認(rèn)真檢查鑒別，發(fā)現(xiàn)材料殘缺不全、內(nèi)容不真實(shí)、手續(xù)不完備等，及時(shí)退還，并要求補(bǔ)辦，經(jīng)認(rèn)真鑒別后再進(jìn)行登記、歸檔。對收集的材料，鑒別后及時(shí)歸檔入卷，不長期積壓。
（三）完善制度，提高檔案管理工作水平
首先，要嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，實(shí)行規(guī)范化運(yùn)作，堅(jiān)決避免人事檔案出現(xiàn)涂改、丟失等現(xiàn)象，嚴(yán)格落實(shí)操作要求，方便查閱。要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定，從嚴(yán)把關(guān)，切實(shí)提高檔案管理的嚴(yán)肅性，強(qiáng)化保密意識，確保對檔案管理工作情況、干部基本信息、數(shù)據(jù)嚴(yán)格保密，未經(jīng)批準(zhǔn)嚴(yán)禁對外公布；對所審核的檔案和信息嚴(yán)格保密，嚴(yán)禁涂改檔案，嚴(yán)禁無關(guān)人員翻看檔案等。其次，要提高檔案管理人員的素質(zhì)。要安排責(zé)任心強(qiáng)、有職業(yè)道德、專業(yè)素質(zhì)過硬的專職人員從事檔案管理工作。要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，重點(diǎn)培訓(xùn)檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)水平。再次，要完善相關(guān)的規(guī)章制度。建立和完善衛(wèi)生系統(tǒng)的《檔案管理制度》、《檔案資料保管制度》、《檔案保密守則》等相關(guān)規(guī)章制度，使檔案管理工作有章可循。
中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
收錄日期：2015年8月28日
一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀
山東省機(jī)關(guān)事業(yè)單位目前仍沿用傳統(tǒng)的干部人事檔案管理辦法，按照干部管理權(quán)限，由主管的組織或人事部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，多數(shù)單位是由負(fù)責(zé)人事或政工工作的人員兼職管理檔案，未配備專業(yè)的檔案管理人員。干部人事檔案的保存仍然是紙質(zhì)檔案為主，檔案的整理仍局限于傳統(tǒng)的手工模式層面，尚未大規(guī)模采用現(xiàn)代化的電子技術(shù)手段建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致檔案管理成本較高，管理效率較低，重復(fù)勞動現(xiàn)象嚴(yán)重。在檔案審核和干部基本信息認(rèn)定方面，很多地方和單位仍沿用舊時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)，未能及時(shí)更新檔案管理人員的知識技能，導(dǎo)致某些干部的基本情況和個(gè)人經(jīng)歷等信息不準(zhǔn)確，甚至不真實(shí)。
2014年底，省委組織部下發(fā)了《全省干部人事檔案專項(xiàng)審核工作實(shí)施方案》，全面部署了針對山東省公務(wù)員、參照公務(wù)員法管理人員、國有企事業(yè)單位人員的檔案專項(xiàng)審核工作，重點(diǎn)審核干部的出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、干部身份、家庭主要成員及社會關(guān)系等重要信息，尤其注重審核檔案材料是否涂改造假，干部基本信息是否真實(shí)準(zhǔn)確，對干部人事檔案的管理提出了更新、更高的要求。
二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理中存在的問題
（一）有關(guān)方面對人事檔案重要性的認(rèn)識程度不夠。一方面檔案管理部門及工作人員對檔案的重要性認(rèn)識不充分。檔案管理工作常常被認(rèn)為僅僅是紙質(zhì)材料的裱糊裝訂整理工作，只要材料不泄露不丟失，做好日常保管工作就算完成任務(wù)。導(dǎo)致檔案工作常常處于被動應(yīng)付狀態(tài)，用哪本查哪本，調(diào)哪本整哪本，大大降低了檔案的信息利用率和人事部門的工作效率；另一方面干部本人對檔案不夠重視。有些干部認(rèn)為自己沒有晉升空間，檔案對自己的作用不大，有的干部不知道哪些材料會入檔，因此填寫時(shí)態(tài)度較隨意，經(jīng)常有誤填漏填現(xiàn)象。殊不知檔案信息與個(gè)人的工資獎(jiǎng)金、福利待遇、勞動保障、組織關(guān)系等密切相關(guān)，更關(guān)系到干部的晉升、調(diào)動、退休等重要環(huán)節(jié)，具有法律效用。
（二）干部人事檔案管理力量薄弱，管理水平較低。人事檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、保密性、政治性很高的工作，看似不起眼，實(shí)則對從業(yè)人員素質(zhì)要求很高。既要具備較高的政治覺悟和責(zé)任心，又要有檔案工作和人事工作的經(jīng)驗(yàn)背景，還需要優(yōu)秀的判斷力和甄別能力。目前，很多單位的檔案管理人員都是兼任甚至是臨時(shí)工作人員，也沒有按照檔案管理要求配備專業(yè)的庫房和硬件設(shè)備，檔案隨意堆放在倉庫，或鎖在人事干部抽屜里。從業(yè)人員年齡兩極分化嚴(yán)重，大多沒有檔案管理的專業(yè)知識，上崗后也未受過系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，管理檔案僅限于整理裝訂編目等基礎(chǔ)性工作，對干部信息的甄別、審核、認(rèn)定等重要環(huán)節(jié)的工作力不從心。
（三）檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性有待提高
1、檔案材料填寫不規(guī)范，內(nèi)容不一致。干部人事檔案中最重要的內(nèi)容包括“三齡、二歷、一身份”，即干部的年齡（出生年月）、工齡（參加工作時(shí)間）、黨齡（入黨時(shí)間），學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷以及干部身份。在《干部履歷表》等需個(gè)人填寫的檔案材料中，經(jīng)常出現(xiàn)以上基本信息不按要求填寫、不同材料填寫的信息不一致的情況。例如：出生年月的填寫，有的材料填寫陽歷生日，有的材料填寫陰歷生日，還要通過萬年歷查詢確定是否能夠換算，給檔案審核和信息認(rèn)定工作增加了不必要的麻煩。
2、檔案中基本信息有涂改造假現(xiàn)象。隨著近些年干部人事檔案造假現(xiàn)象屢屢曝光，干部檔案的真實(shí)性問題成為關(guān)注焦點(diǎn)。有些干部早年因?yàn)槿雸F(tuán)、參軍或招工年齡不夠?qū)⒛挲g改大，工作后又將年齡改小；有些干部為了達(dá)到爭取提拔機(jī)會、延長任期等目的借助職務(wù)之便將年齡改小、學(xué)歷改高，甚至將偽造的“三齡二歷一身份”材料存入檔案；有些人為了取得干部身份，采取“曲線救國”頻繁調(diào)動，從企業(yè)到事業(yè)單位再到機(jī)關(guān)，一步步解決編制問題。檔案造假現(xiàn)象之所以層出不窮，一是因?yàn)檫`規(guī)成本低，發(fā)現(xiàn)造假一般僅是黨紀(jì)處理，甚至只是政治前途暫時(shí)受阻；二是因?yàn)槿狈m錯(cuò)機(jī)制，一旦發(fā)現(xiàn)問題，怎樣啟動調(diào)查程序、由誰調(diào)查、怎樣調(diào)查，整個(gè)過程執(zhí)行起來隨意性較大，缺乏制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的流程。
3、檔案材料收集不完整、不齊全，與干部本人實(shí)際情況有出入。檔案材料內(nèi)容完整齊全，是干部人事檔案管理的基本要求之一，只有不斷充實(shí)完善檔案內(nèi)容，才能客觀地全面反映干部的真實(shí)情況。檔案的常規(guī)材料有干部履歷表、每年度的考核材料、工資材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料等，非常規(guī)材料有干部在職上學(xué)取得的學(xué)歷學(xué)位材料，職務(wù)職稱調(diào)整、調(diào)動形成的材料，加入黨派的材料等。這些材料在制作、審批、收集、歸檔等任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會影響檔案材料的完整性。例如，學(xué)歷材料一般要有入學(xué)、上學(xué)、畢業(yè)三個(gè)環(huán)節(jié)的系列材料才算完備，有的干部檔案中學(xué)歷材料只有畢業(yè)生登記表或者畢業(yè)證書復(fù)印件，材料不完備導(dǎo)致學(xué)歷認(rèn)定工作較為困難。
4、檔案轉(zhuǎn)遞及材料收集過程中審核、把關(guān)不嚴(yán)格。干部人事檔案管理中會出現(xiàn)材料不完備、不真實(shí)的情況，大多由于檔案材料入口沒有嚴(yán)把關(guān)。一方面雖然管檔單位都會制定人事檔案管理制度，但是實(shí)際操作中往往執(zhí)行力度不夠，有些單位或部門在查閱借閱、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出干部檔案時(shí)，不出具介紹信，不辦理查借閱手續(xù)，不按要求填寫檔案轉(zhuǎn)遞單，不及時(shí)回復(fù)回執(zhí)單等，形成檔案管理漏洞，導(dǎo)致涂改、圈劃干部信息，抽取、撤換檔案材料的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生；另一方面由于檔案管理人員業(yè)務(wù)不夠精通、經(jīng)驗(yàn)不夠豐富，在遇到干部提供入檔材料不完備、不準(zhǔn)確、不真實(shí)的情況時(shí)，或沒有能力判斷甄別，或當(dāng)時(shí)發(fā)現(xiàn)卻沒有及時(shí)處理，導(dǎo)致不合格的材料收入檔案，久之形成歷史遺留問題，給后續(xù)的檔案管理工作帶來一系列麻煩。
（四）檔案管理信息化程度不高，信息滯后，利用水平較低。傳統(tǒng)的干部人事檔案以紙張形式存在，由工作人員手工整理、裝訂、保管，在查閱信息、使用信息等方面存在很大弊端，人事檔案的信息服務(wù)也處于被動、滯后的服務(wù)狀態(tài)。有些單位甚至沒有專業(yè)化的檔案庫房，更談不上配備信息化高技術(shù)人才、建立先進(jìn)的電子檔案信息庫。有些單位和部門分別開發(fā)了不同類別的信息庫，如黨員信息庫、工資信息庫、公務(wù)員信息庫、編制信息庫等，但是這些庫與庫之間資源無法共享，甚至由于數(shù)據(jù)更新維護(hù)不及時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)各個(gè)庫的信息互相矛盾的現(xiàn)象。因此，當(dāng)前干部人事檔案信息開發(fā)利用最大的難點(diǎn)在于能否開發(fā)一款可以整合信息、實(shí)現(xiàn)資源共享，方便更新維護(hù)、可操作性強(qiáng)的信息管理系統(tǒng)軟件。
三、解決干部人事檔案管理問題的對策建議
（一）提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，確保干部人事檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性
1、成立檔案管理中心，設(shè)置檔案管理專職崗位。由于干部人事檔案管理工作的高度專業(yè)性和保密性，建議機(jī)關(guān)事業(yè)單位以局為單位，設(shè)立檔案管理中心，將全局檔案統(tǒng)一收集保管，配備專業(yè)的檔案庫房、整檔工具以及實(shí)現(xiàn)電子檔案信息化所需的硬件軟件設(shè)施。設(shè)置管理檔案專職崗位，每千本檔案配備兩名專職人員，從事檔案的日常管理、更新維護(hù)、信息錄入等工作。在人員選擇標(biāo)準(zhǔn)上，必須滿足政治覺悟高、責(zé)任心強(qiáng)、工作作風(fēng)踏實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)條件，且最好具有人事工作或檔案工作背景。聘請專家對檔案管理人員進(jìn)行檔案和計(jì)算機(jī)方面的上崗培訓(xùn)，建立一支專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍。
2、嚴(yán)把檔案材料入口關(guān)，確保檔案材料及時(shí)收集、歸檔。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員入口管理中，對新增的人事檔案及散材料要進(jìn)行嚴(yán)格審核把關(guān)，按照干部人事檔案管理規(guī)范，把需要完備、需要補(bǔ)充的檔案材料及時(shí)通知到單位或個(gè)人，限期補(bǔ)充完整，否則不予歸檔。對于入檔材料的填寫規(guī)范和要求，應(yīng)當(dāng)制定詳細(xì)的填寫說明和模板，讓填表人員作為參考，同時(shí)應(yīng)強(qiáng)調(diào)入檔材料的重要性、與個(gè)人利益的密切聯(lián)系，引起足夠重視。審查合格的檔案材料要及時(shí)歸入個(gè)人檔案，防止散材料積壓過多造成材料遺失或誤放。與此同時(shí)，應(yīng)做好信息錄入工作，為組織和人事部門管理使用干部提供真實(shí)、準(zhǔn)確的個(gè)人信息。
3、建立良好的溝通渠道，確保人事檔案及檔案材料的轉(zhuǎn)遞順暢。檔案管理部門在與干部個(gè)人溝通時(shí)，經(jīng)常會出現(xiàn)干部不愿配合查找原始資料或補(bǔ)充欠缺材料的現(xiàn)象，有的是怕麻煩，有的是認(rèn)為檔案不重要，缺材料也沒關(guān)系。這就需要檔案管理部門建立良好的溝通渠道，做好檔案重要性的宣傳工作，做好檔案保密工作，采取有效的溝通方式避免干部的抵觸情緒，說服其配合組織及時(shí)補(bǔ)充收集檔案材料。此外，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理部門與紀(jì)檢部門、政法部門、教育部門等形成干部人事檔案材料的眾多部門的溝通協(xié)調(diào)，加強(qiáng)本單位內(nèi)部各工作機(jī)構(gòu)在干部人事檔案材料的形成和收集過程中的溝通協(xié)調(diào)，確保人事檔案及檔案材料轉(zhuǎn)遞順暢、收集齊全、歸檔及時(shí)。
（二）提高檔案管理信息化程度，建立電子檔案信息系統(tǒng)
1、做好檔案管理信息化前期準(zhǔn)備，即做好紙質(zhì)檔案的完善工作，這是建立電子檔案數(shù)據(jù)庫的依據(jù)和基礎(chǔ)。目前，山東省對干部人事檔案管理的要求是對檔案進(jìn)行二級分類，即將推行的電子檔案數(shù)據(jù)庫也將在檔案二級分類的基礎(chǔ)上進(jìn)行。
2、著手建設(shè)干部人事檔案數(shù)據(jù)庫。目前，軟件市場有很多新型信息管理軟件，應(yīng)該按照機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部管理的實(shí)際需求，引進(jìn)合適的軟件系統(tǒng)，并對檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，使之熟練掌握數(shù)據(jù)庫的操作、使用和維護(hù)。
3、加強(qiáng)人事檔案信息動態(tài)管理，提高數(shù)據(jù)庫使用價(jià)值。檔案管理部門應(yīng)制定規(guī)范的工作流程，及時(shí)做好新增材料的分類、掃描、錄入，做好干部基本信息的更新，實(shí)現(xiàn)信息整合、資源共享，提高檔案管理工作效率。對于上級部門要求報(bào)送的信息和數(shù)據(jù)，加快統(tǒng)計(jì)上報(bào)時(shí)效性。
4、嚴(yán)格安全保密制度，迎接網(wǎng)絡(luò)環(huán)境挑戰(zhàn)。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守人事檔案管理的相關(guān)政策，對檔案資料的保密級別進(jìn)行細(xì)分界定，運(yùn)用計(jì)算機(jī)的加密功能對不同保密級別的信息進(jìn)行加密，做好防病毒工作，做好電子檔案材料和干部信息的備份與維護(hù)工作，確保檔案資料的安全和完整。
主要參考文獻(xiàn)：
檔案管理工作的一個(gè)重點(diǎn)內(nèi)容就是對干部人事檔案的管理，特別是在當(dāng)前的新時(shí)期下，關(guān)于干部人事檔案的管理工作需要進(jìn)行逐步的創(chuàng)新與發(fā)展。因?yàn)?，?dāng)前的干部人事檔案管理的文件形式已經(jīng)進(jìn)行相應(yīng)的改版了，而對于干部人事檔案材料的整理與收集的方式也發(fā)生了一定的變化。因此針對于此，在新時(shí)期下，改變傳統(tǒng)的干部人事檔案的身份性和體制性的弊端，適當(dāng)引入科學(xué)的人事檔案制度是一項(xiàng)勢在必行的工作。在新時(shí)期下做好干部的人事檔案管理工作，充分發(fā)揮人事檔案管理工作的指導(dǎo)作用，不但能夠促進(jìn)我國干部人事檔案管理工作的順利進(jìn)行，還能夠?yàn)楦刹抗ぷ魈峁┲匾幕A(chǔ)作用。
一、 干部人事檔案管理工作的重要性
人事檔案管理工作是干部人事工作的重要內(nèi)容，是公道正派選人用人的重要基礎(chǔ)，在現(xiàn)代人事管理中具有十分重要的地位。其所涉及的是對干部信息資源管理的工作。其中，干部人事檔案是對干部的各種人事活動的實(shí)際情況進(jìn)行詳盡細(xì)致的記錄，是干部個(gè)人的成長過程及業(yè)務(wù)水平以及各種獎(jiǎng)勵(lì)懲罰等情況詳細(xì)的記錄。人事檔案記錄著每個(gè)人的成長歷程，是每一個(gè)人成長階段最真實(shí)的寫照?？梢院敛豢鋸埖恼f，人事檔案管理早已經(jīng)成為了現(xiàn)如今人力資源管理的重要工作內(nèi)容之一。
干部人事檔案管理工作則是對干部的各種成長資料進(jìn)行整理、收集和統(tǒng)計(jì)保管的一系列工作。所以，干部人事檔案管理的內(nèi)容應(yīng)該包括各個(gè)干部歷年的工作經(jīng)歷以及其職稱等各方面的內(nèi)容。在各個(gè)單位辦理離退休或者保險(xiǎn)事宜的時(shí)候也需要應(yīng)用到干部的人事檔案。因此，在新時(shí)期人力資源管理工作方面，干部的人事管理工作具有十分重要的實(shí)踐意義與現(xiàn)實(shí)意義。
二、新時(shí)期干部人事檔案的問題
（一）對人事檔案改“年齡”
目前干部人事檔案的管理工作中存在著很多的問題，其主要表現(xiàn)為對人事檔案中的“三齡兩厲”進(jìn)行隨意的更改。這里所說的“三齡”具體指的是干部的出生年齡、工齡及黨齡。在干部人事檔案造假的過程中，對這“三齡兩厲”進(jìn)行任意的修改是最為常見的。因?yàn)?，很多干部在面臨提拔任用或者是離退休的時(shí)候，對于這些“年齡“往往都有時(shí)間長短的限制條件。所以，很多干部為了達(dá)到個(gè)人私利，往往對自己人事檔案中的“年齡”進(jìn)行隨意的修改，更有甚者將自己的履歷進(jìn)行美化，經(jīng)不起一點(diǎn)推敲。例如，翻看一些干部的人事檔案資料會發(fā)現(xiàn)有些干部甚至還在讀初中的時(shí)候就已經(jīng)開始參加工作計(jì)算工齡了;有些為了能趕上提拔任職的年齡，利用職務(wù)之便違規(guī)串通管理人員更改干部檔案原始材料;這些令人啼笑皆非的造假都是目前干部人事檔案管理中存在的造假現(xiàn)象。
（二）對人事檔案改“兩歷”
目前，對于干部人事檔案管理工作中存在的問題還包括部分干部對自己的“兩歷”進(jìn)行任意的更改。這里所說的“兩歷”具體指的是干部人員的履歷和學(xué)歷。很多的干部為了達(dá)到個(gè)人目的，往往就會利用其跨地區(qū)調(diào)動的時(shí)機(jī)對自己的學(xué)歷和履歷進(jìn)行造假。因?yàn)橥谶M(jìn)行干部跨地區(qū)選撥和任用的過程中，會對干部的學(xué)歷或者是在基層任職的時(shí)間有著一些特殊的要求。而在此時(shí)，有的學(xué)歷不夠或者是基層時(shí)間工作不夠的干部就會突擊造假，在自己的人事檔案中虛構(gòu)一些基層工作經(jīng)歷或者是捏造一個(gè)假文憑。由于此后干部就將到異地任職，審核人員對于干部之前的履歷也不甚清楚，這樣就導(dǎo)致了很多的異地上任的干部在“神不知鬼不覺”的情況下讓自己的履歷豐富了很多或者是讓自己的學(xué)歷高了不少。
（三）對人事檔案改“身份”
目前，干部人事檔案管理工作中存在的問題還包括改“身份”這一現(xiàn)象。這里所說的“改身份”指的是部分干部為了使自己的親屬或者是子女等能夠進(jìn)入公務(wù)員行列，而采取的一種的造假手法。例如，在過去某干部要讓自己的女兒進(jìn)入某政府部門，其首先讓其女兒冒充成為某倒閉國企的職工，然后憑借其國企人員的身份進(jìn)入事業(yè)單位工作。最后等到時(shí)機(jī)成熟后，在通過借調(diào)、交流等方式使其進(jìn)入政府部門并納入公務(wù)員編制。
三、新時(shí)期干部人事檔案管理的方法
（一）加大檔案管理工作的重視度
新時(shí)期下，要想做好干部人事檔案管理工作就必須對干部人事檔案工作保持高度的重視。首先，要加強(qiáng)對檔案管理的重視程度就必須讓檔案的管理人員在較短時(shí)間內(nèi)對各個(gè)干部的工作履歷等進(jìn)行一個(gè)較為詳細(xì)的了解;其次，還應(yīng)該對干部人事管理工作進(jìn)行相對長期與短期的工作規(guī)劃和專業(yè)學(xué)習(xí)培訓(xùn);最后，對干部人事檔案管理工作中出現(xiàn)的各種問題要進(jìn)行及時(shí)的解決，杜絕問題的嚴(yán)重化、擴(kuò)大化。
（二）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)
新時(shí)期下，要想做好干部人事檔案管理工作就必須全面地提升干部人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。因?yàn)?，干部人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力的高低直接決定著檔案管理工作的成效與否。因此，只有具備扎實(shí)工作能力、強(qiáng)烈責(zé)任心且具有奉獻(xiàn)精神的人才能很好地完成干部人事檔案的管理工作。這種職業(yè)的客觀要求首先使得從事干部人事檔案管理的工作人員必須從主觀上熱愛自己所從事的這項(xiàng)工作，因?yàn)橹挥邢矚g這份工作，才能給予這份工作足夠的重視。
其次，需要人事檔案管理人員不斷地提升自己的能力素養(yǎng)，并在工作中嚴(yán)格遵守各項(xiàng)法律法規(guī)、規(guī)章制度，嚴(yán)防檔案的人為造假或泄密。
再次，干部人事檔案管理人員還必須緊跟時(shí)代的步伐，更新自己的知識架構(gòu)，學(xué)習(xí)和掌握與計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有關(guān)的知識，以適應(yīng)新時(shí)期下數(shù)字化檔案管理的新要求。
最后，人事檔案管理的主管單位還要定期對從事干部人事檔案管理工作人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，使得這些檔案管理人員通過培訓(xùn)增強(qiáng)自身的工作能力，從而使得單位的干部人事檔案管理水平更上一個(gè)臺階。
（三）加快檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程
新時(shí)期下，要想做好干部人事檔案管理工作，加快檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程是一個(gè)必不可少的重要環(huán)節(jié)。首先，各個(gè)單位應(yīng)該根據(jù)自身的情況，加大對于現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備的投入，逐步為單位的干部人事檔案管理建立起相應(yīng)的數(shù)據(jù)系統(tǒng)。
其次，干部人事檔案管理人員可以利用計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)等信息設(shè)備開展一些更高層次的服務(wù)，同時(shí)還可以啟動干部人事管理檔案的電子信息化管理系統(tǒng)，以此來提高單位干部人事檔案管理的現(xiàn)代化水平和信息化水平。
最后，在加快干部人事檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程中，應(yīng)該加大對于檔案管理軟件系統(tǒng)的使用力度，因?yàn)檐浖到y(tǒng)的使用既能夠有效地提高檔案管理的檢索速度和查詢速度，還能夠使得檔案管理人員在不接觸檔案的過程中就能完成相應(yīng)的工作。這樣就能大大地提高了干部人事檔案的安全性和保密性。
（四）加強(qiáng)干部檔案專項(xiàng)審核工作
新時(shí)期下，要想做好干部人事的檔案管理工作還需要加強(qiáng)對干部檔案的專項(xiàng)審核工作的力度。首先，各個(gè)檔案管理單位和管理人員要嚴(yán)格遵守各項(xiàng)管理制度，嚴(yán)格把關(guān)檔案審核的每個(gè)環(huán)節(jié);嚴(yán)格執(zhí)行“三齡兩歷”等方面的審核工作。對于干部人事檔案材料上涂改或者是造假等問題予以一律嚴(yán)查。
結(jié)束語
在新時(shí)期下，干部人事檔案管理對于每個(gè)單位的人事管理工作都有著極其重要的作用。因此，面對如今人事制度改革的新局面就必須要求單位及相應(yīng)的檔案管理人員對干部人事檔案管理中存在的問題進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整，并在檔案管理的過程中盡量多使用信息化的設(shè)施設(shè)備，只有這樣才能使得我國的干部人事檔案管理工作的整體水平得以提升。（作者單位：貴州省貞豐縣人力資源和社會保障局）
中圖分類號：C96 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
文章編號：1009-0118（2012）07-0171-02
一、干部人事檔案管理中依然存在的幾個(gè)問題
（一）在認(rèn)識層面，對干部人事檔案管理重視不足。干部人事檔案管理工作，是一項(xiàng)工作任務(wù)重、工作系統(tǒng)性強(qiáng)，且工作業(yè)績不明顯的基礎(chǔ)性工作。當(dāng)前依然有很多人任務(wù)社干部人事檔案工作僅僅是一些簡單的保管性工作，只要檔案不丟失，能查詢就完全可以了。事實(shí)上，這種對干部檔案管理工作的認(rèn)識存在著極大偏差，不能充分認(rèn)識到干部檔案工作的重要性，受這種認(rèn)識的影響，一些單位在干部檔案人員安排上，往往是檔案管理人員身兼數(shù)職，對干部人事檔案工作認(rèn)識不足、重視不夠，工作處于消極應(yīng)付狀態(tài)。
（二）在管理方面，相關(guān)的檔案管理機(jī)制不夠健全。重保密、輕查詢、不開放的現(xiàn)象在干部人事檔案管理中依然普遍存在。根據(jù)相關(guān)管理規(guī)定，目前只有政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位以及國有企業(yè)才具有干部事檔案的相應(yīng)保管權(quán)，但隨著社會經(jīng)濟(jì)的告訴發(fā)展以及人員交流的增加，一些民營企業(yè)和外資企業(yè)中也開始出現(xiàn)了干部人事檔案管理的需要，而實(shí)際上，這些企業(yè)多存是將干部人事檔案通過人才交流中心寄存并托管。由于干部人事檔案管理的不透明，產(chǎn)生的相應(yīng)管理問題有增加趨勢，一些當(dāng)事人的干部人事檔案被原工作單位填寫了一些不實(shí)情況，但由于個(gè)當(dāng)事人無法查閱個(gè)人檔案，造成檔案丟失和篡改等情況發(fā)生，當(dāng)事人均無從知曉。當(dāng)前人員流動已經(jīng)成為了一種比較普遍的現(xiàn)象，在人員流動過程中，由于干部人事檔案無法做到與人員流動同步，所以人檔分離的情況普遍存在，一些單位為了阻止人才外流，甚至將干部人事檔案作為要挾條件，導(dǎo)致很多“棄檔”現(xiàn)象出現(xiàn)。
（三）在質(zhì)量方面，干部檔案收集力度和材料質(zhì)量均有一定差距。干部人事檔案收集歸檔制度不夠規(guī)范和健全，相關(guān)管理制度執(zhí)行也吃不夠嚴(yán)格，很多單位在管理上多為生搬硬套上級管理部門的相關(guān)規(guī)定，沒有進(jìn)行相應(yīng)的本地化細(xì)化。此為，過去傳統(tǒng)的手工管理對于干部人事檔案的質(zhì)量與效率均存在一定的制約，干部人事檔案信息化進(jìn)程較慢，人事檔案管理效率不高。
二、干部人事檔案管理問題的原因分析
（一）干部人事檔案管理機(jī)制不健全
一是干部人事檔案管理體制不夠健全，一些單位干部人事檔案并未設(shè)立庫房，沒有形成規(guī)范的管理體制。些干部對人事檔案的存放和管理均不知曉，干部人事檔案被放置在人事管理人員的抽屜或柜子中，甚至存在干部人事檔案本人管理的嚴(yán)重問題。二是干部人事檔案相關(guān)制度落實(shí)存在問題。雖然當(dāng)前大部分單位均制定干部人事檔案管理制度，然而在實(shí)際工作中，執(zhí)行的情況不容樂觀，一些單位在查借干部人事檔案時(shí)，既不登記也不出具介紹信的情況大量攢竹，回執(zhí)單落實(shí)和按時(shí)歸檔等方面也存在一定差距。三是現(xiàn)行制度中有滯后和制肘問題。新形勢下，傳統(tǒng)的管理制定應(yīng)不能適應(yīng)干部人事檔案發(fā)展的需求，一些舊的管理制度亟待完善和修訂。
（二）對干部人事檔案認(rèn)識不夠到位
很多單位對待干部人事檔案管理工作，依然存在“用起來重要，管起來次要，做起來不要”的問題，在思想認(rèn)識方面存在一定偏差。一是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不夠重視。一些單位和部門領(lǐng)導(dǎo)對干部檔案管理的認(rèn)識存在誤區(qū)，認(rèn)為干部檔案管理投入物力和人力較多，并且工作不能對業(yè)績有所提升。對干部人事檔案管理工作不關(guān)心、不關(guān)注、不支持，在庫房建設(shè)、機(jī)構(gòu)設(shè)立、人員配置等方面均不能給予充分的支持和保障。二是相關(guān)人員配置不到位。一些單位干部人事檔案管理工作人員多為身兼數(shù)職，工作任務(wù)比較繁雜，管理人員的工作內(nèi)容多，工作壓力大。此為，由于缺少必要的培訓(xùn)，一些管理人員的專業(yè)技能不夠精通，無法確保干部人事檔案的規(guī)范化管理順利實(shí)施。
（三）干部人事檔案管理人員責(zé)任意識不強(qiáng)
做好干部人事檔案管理工作，不僅需要較強(qiáng)的專業(yè)技能，更需要強(qiáng)烈的責(zé)任感和敬業(yè)精神?？梢哉f責(zé)任心是做好干部檔案管理最核心的需求。很多時(shí)候，干部人事檔案管理問題就是管理人員責(zé)任心不強(qiáng)的問題，圖簡省、怕麻煩、走捷徑都是責(zé)任心不強(qiáng)的表現(xiàn)，也是當(dāng)前各項(xiàng)干部檔案管理問題的深層次原因。
三、做好干部人事檔案工作的對策與建議
（一）進(jìn)一步提高對干部人事檔案工作的認(rèn)識
近年來，為了適應(yīng)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展，保證農(nóng)村建檔工作的順利實(shí)施，部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門對“村檔鄉(xiāng)管”進(jìn)行了積極有益的探索和嘗試。隨著“村檔鄉(xiāng)管”工作的逐步深入，一些問題逐漸顯現(xiàn)出來。
1.1 村級干部檔案意識淡薄。部分村級干部檔案意識淡薄，對檔案工作重要性認(rèn)識不足，無法將檔案材料收集充分，結(jié)果部分檔案殘缺不全。有的村級干部對應(yīng)存檔的材料未按照要求及時(shí)存檔，甚至為牟取私利占為己有。部分村級干部更換頻繁，在任期間無暇顧及檔案管理工作，加上新任村級干部未能及時(shí)與往任干部溝通，久而久之檔案管理工作便被拋諸腦后。
1.2 村級檔案管理水平低。村級檔案管理工作通常由村會計(jì)或干部負(fù)責(zé)管理，缺乏專業(yè)的檔案管理知識，整體業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，致使檔案管理工作水平低下；部分行政村工作條件較差，沒有設(shè)立專門的檔案室，有的雖然有檔案室，但是缺乏專門的檔案管理柜等用品，檔案隨處堆放，極易發(fā)生火災(zāi)、霉變或被蟲蛀鼠咬等，釀成不可挽回的損失。
1.3 檔案管理發(fā)展不平衡。不同地區(qū)的農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展存在較大差異，檔案管理工作也有較大差距。例如，一些經(jīng)濟(jì)稍好的行政村，對農(nóng)村檔案管理工作比較重視，能夠按照要求進(jìn)行管理。而對于一些經(jīng)濟(jì)條件較差的行政村，根本沒有經(jīng)費(fèi)支撐檔案管理工作，缺乏必要的檔案管理設(shè)備，一些檔案管理人員也只是臨時(shí)負(fù)責(zé)，嚴(yán)重影響了檔案管理工作質(zhì)量。
2 相應(yīng)對策
2.1 因地制宜，從實(shí)際出發(fā)?！按鍣n鄉(xiāng)管”是落實(shí)社會主義新農(nóng)村建設(shè)的重要工作，為保證“村檔鄉(xiāng)管”工作的順利實(shí)施，要求檔案管理部門因地制宜，制訂有效的檔案管理方案，深入農(nóng)民群眾當(dāng)中，積極聽取意見，為“村檔鄉(xiāng)管”工作有效落實(shí)創(chuàng)造良好條件。檔案管理部門還應(yīng)根據(jù)自身工作特點(diǎn)適當(dāng)擴(kuò)大檔案收集范圍，例如，收集有關(guān)村里重大決策材料信息，以及民與民、民與村形成的協(xié)議合同等材料，并要求有多個(gè)備份由村、鄉(xiāng)鎮(zhèn)共同保存，有效避免因檔案材料丟失造成的損失，便于今后檔案的管理和查找。
2.2 注重宣傳，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。為保證“村檔鄉(xiāng)管”工作的順利實(shí)施，應(yīng)加大《檔案法》宣傳力度，并要求鄉(xiāng)村相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真學(xué)習(xí)，以此提高鄉(xiāng)村各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重要性的認(rèn)識。為此，檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分發(fā)揮管理職能，將村、鄉(xiāng)檔案立卷和管理納入議事日程。同時(shí)加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以此增加檔案管理人員的專業(yè)知識，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。培訓(xùn)時(shí)注重結(jié)合農(nóng)閑、農(nóng)忙時(shí)段，開展長期、短期的培訓(xùn)工作，并注重培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)由淺入深、由粗到細(xì)、以點(diǎn)帶面，使其形成系統(tǒng)的檔案管理知識，逐漸提高其檔案管理能力。
2.3 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，投入管理經(jīng)費(fèi)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)起到積極的帶頭作用，成立“村檔鄉(xiāng)管”領(lǐng)導(dǎo)小組專門負(fù)責(zé)該工作的具體落實(shí)。首先，定期召開“村檔鄉(xiāng)管”領(lǐng)導(dǎo)會議，討論檔案管理過程中遇到的問題、難題，結(jié)合不同行政村發(fā)展特點(diǎn)尋找有效的解決措施。其次，增加對檔案管理工作經(jīng)費(fèi)的投入，尤其應(yīng)及時(shí)購買檔案管理柜和材料夾等，并指派專門的人員負(fù)責(zé)日常的檔案管理，定期打掃檔案室并進(jìn)行消毒處理等，防止檔案發(fā)生霉變、蟲蛀等。
近幾年來，宜昌市住建委認(rèn)真貫徹市委組織部關(guān)于全面推進(jìn)干部人事檔案管理的要求，強(qiáng)化規(guī)范管理，夯實(shí)基礎(chǔ)工作，干部人事檔案工作取得明顯成效。我委屬事業(yè)單位共10個(gè)，其中副縣級事業(yè)單位2個(gè)，公益一類事業(yè)單位4個(gè)、公益二類事業(yè)單位4個(gè)，有2個(gè)單位即將改企?，F(xiàn)有在職人員檔案164冊，退休人員檔案51冊。檔案實(shí)行集中存放，統(tǒng)一管理，責(zé)任到人。2011年順利完成住建系統(tǒng)干部人事檔案改版升級工作；2015年完成住建委機(jī)關(guān)公務(wù)員和委屬事業(yè)單位科級干部人事檔案專項(xiàng)審核工作。目前住建系統(tǒng)11家單位均獲得檔案達(dá)標(biāo)省一級、檔案達(dá)標(biāo)3A、檔案達(dá)標(biāo)2A級單位認(rèn)證。
1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。落實(shí)檔案管理責(zé)任
我委高度重視干部人事檔案管理工作，堅(jiān)持把檔案管理工作作為干部工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，加強(qiáng)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，定期研究、強(qiáng)化監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。將理順管理體制作為檔案目標(biāo)管理的首要任務(wù)，科學(xué)劃定管理范圍，住建委作為主管部門，承擔(dān)了全系統(tǒng)的干部檔案集中保管任務(wù)，負(fù)責(zé)對委屬單位管檔人員進(jìn)行指導(dǎo)，采取集中培訓(xùn)、以會代訓(xùn)、現(xiàn)場指導(dǎo)、以查代訓(xùn)等多種形式，對管檔人員進(jìn)行系統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，為干部人事檔案管理工作提供了人力保障。
2 注重基礎(chǔ)建設(shè)，優(yōu)化檔案管理環(huán)境
我們一方面重視硬件設(shè)施建設(shè)，投入資金用于干部人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，按照規(guī)范做到 “三室”（檔案室、閱檔室、辦公室）分開，“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、放高溫）設(shè)施齊全，庫房防盜設(shè)施（鐵門、鐵柜）到位，提升了檔案管理環(huán)境。
另一方面，加制度建設(shè)，要求管檔單位，嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》，規(guī)范干部檔案日常管理，重點(diǎn)修訂完善了干部人事檔案收集、鑒別、整理、歸檔、查借閱、安全保密、轉(zhuǎn)遞移交、崗位責(zé)任等8項(xiàng)管理制度，健全了《干部檔案查借閱登記薄》、《干部檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記薄》、《干部檔案材料轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記薄》等日常工作制度。做到制度上墻，責(zé)任落實(shí)，規(guī)范檔案的查、借、用、轉(zhuǎn)等管理程序，使干部人事檔案管理工作逐步精細(xì)化。堅(jiān)決做到“五不查”、“四不借”、“三不轉(zhuǎn)”，即：無《干部檔案查借閱呈報(bào)表》不查，非利用單位范圍的不查，費(fèi)正式黨員干部不查，本人及親屬的檔案不查，審批手續(xù)不全不查；未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不借，非特殊需要不借，手續(xù)不全不借，本人及親屬檔案不借；個(gè)人帶擋不轉(zhuǎn)，沒有調(diào)動的通知不轉(zhuǎn)，接收單位不明不轉(zhuǎn)。特別是針對干部流動與檔案轉(zhuǎn)遞不同步現(xiàn)象，嚴(yán)格按照管理權(quán)限，對不在本單位的人員的檔案及時(shí)妥善處理，有效避免“人檔分離”的情況發(fā)生。
3 提升內(nèi)在質(zhì)量，強(qiáng)化檔案管理基礎(chǔ)
始終把干部人事檔案內(nèi)容建設(shè)作為工作重點(diǎn)，確保干部人事檔案能夠準(zhǔn)確全面反映干部的基本信息和主要表現(xiàn)，做到“四個(gè)更加”：即材料更加齊全，手續(xù)更加完備，信息更加準(zhǔn)確、歸檔裝訂更加規(guī)范，提升了干部人事檔案的內(nèi)在質(zhì)量和利用價(jià)值。一是建立了覆蓋干部人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，在普遍性、階段性工作中形成的特殊材料進(jìn)行定期收集，并對所缺失的材料逐個(gè)填寫《缺失材料登記表》，明確按干部屬地管理原則進(jìn)行收集。對已無法收集而必須存檔的原始材料及時(shí)調(diào)查核實(shí)，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行補(bǔ)辦。二是嚴(yán)格按照有關(guān)干部人事政策，對干部人事檔案中履歷材料、任免材料、工資材料、考察材料等手續(xù)不完備的信息項(xiàng)進(jìn)行充實(shí)完善。三是嚴(yán)肅檔案管理工作紀(jì)律，對從事檔案管理的工作人員嚴(yán)格要求、嚴(yán)格管理，實(shí)行誰簽字、誰負(fù)責(zé)，確保檔案材料的完整性和真實(shí)性。四是嚴(yán)格按照政策要求和實(shí)事依據(jù)，對信息不一致的干部的“三齡兩歷”進(jìn)行審核認(rèn)定。將認(rèn)定后的“三齡兩歷”直接反饋給干部本人，如有不同意見繼續(xù)調(diào)查核實(shí)后重新認(rèn)定，確保了認(rèn)定結(jié)果的準(zhǔn)確性。五是按照干部人事檔案分類要求，在抓好干部人事檔案材料完整和信息準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，認(rèn)真對歸檔材料進(jìn)行鑒別歸類，確保分類科學(xué)、裝訂規(guī)范。
在近年來我黨十的召開下，進(jìn)一步加強(qiáng)了干部教育培訓(xùn)工作，并提出一系列對干部素質(zhì)和能力進(jìn)行提升的重要決策，這對我國進(jìn)一步開展干部培訓(xùn)工作也提出了有效的幫助和依據(jù)。隨著干部教育培訓(xùn)工作的進(jìn)一步的落實(shí)，干部教育培訓(xùn)檔案管理工作更是為這一工作的開展提供了有利的物質(zhì)保障，為干部教育的培訓(xùn)內(nèi)容和學(xué)習(xí)奠定了良好基礎(chǔ)。但由于干部教育培訓(xùn)檔案存在明顯的滯后性，因此在一定程度上也給這項(xiàng)工作的開展起到了更大的阻礙和影響，所以怎樣對管理干部教育培訓(xùn)檔案工作進(jìn)行規(guī)范就顯得十分必要。本文將對干部教育培訓(xùn)檔案管理的要點(diǎn)展開研究，以期良好促進(jìn)此項(xiàng)工作的開展，為促進(jìn)社會發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。
一、干部教育培訓(xùn)檔案管理工作存在的主要問題
雖然當(dāng)前我國社會發(fā)展腳步不斷加快，各項(xiàng)工作都得到了更大的發(fā)展和完善，但是在干部教育培訓(xùn)檔案管理工作上仍然存在很大的問題，經(jīng)筆者總結(jié)，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1.教育培訓(xùn)項(xiàng)目多，時(shí)間少，檔案數(shù)量增長幅度明顯
每年我國都有各個(gè)行業(yè)的干部教育培訓(xùn)工作，整體人數(shù)十分龐大，以我市某院的發(fā)展為例，該院為市級市委組織部的培訓(xùn)基地，每年至少開設(shè)專題培訓(xùn)十期，根據(jù)培訓(xùn)工作的實(shí)際情況，時(shí)間最短的專題培訓(xùn)也要幾天，時(shí)間長的更是多達(dá)幾個(gè)月，在人次上，我市目前專業(yè)技術(shù)人員培訓(xùn)5600人次，公務(wù)員培訓(xùn)1700人次，這一數(shù)量更需要我們對工作引起重視。由于該院每年還需要承擔(dān)其他單位的干部教育培訓(xùn)工作，因此如果不加強(qiáng)對這項(xiàng)工作的開展，很容易導(dǎo)致工作受到影響和限制。
2.未對干部培訓(xùn)檔案進(jìn)行規(guī)范管理和規(guī)范性要求
經(jīng)過筆者實(shí)際研究，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前大多數(shù)干部教育培訓(xùn)都沒有設(shè)立專業(yè)的檔案室，因此在對檔案進(jìn)行存放的過程中經(jīng)常會出現(xiàn)不達(dá)標(biāo)的情況，特別是今年來培訓(xùn)干部工作進(jìn)行開展，因此干部教育培訓(xùn)的檔案數(shù)量也開始明顯提升，由于存放檔案的設(shè)備難以得到良好改善，所以很難達(dá)到檔案基本的存放要求，這也很容易使得檔案出現(xiàn)丟失的情況。
3.檔案管理隊(duì)伍沒有得到良好發(fā)展
受到傳統(tǒng)工作的觀念的影響較重，很多領(lǐng)導(dǎo)干部對于這項(xiàng)工作的開展并沒有引起充分的認(rèn)識，或是對這項(xiàng)工作的重視程度不足。并且這項(xiàng)工作也沒有設(shè)立專業(yè)的檔案管理工作人員，存在一崗多職的現(xiàn)象，致使檔案管理工作很難得到兼顧。還有一些檔案管理工作人員存在頻繁調(diào)換崗位的情況難以保證檔案管理工作的高效進(jìn)行。
二、干部教育培訓(xùn)檔案管理工作的要點(diǎn)
經(jīng)過上文的論述，確定當(dāng)前干部教育培訓(xùn)檔案管理工作中還存在很多問題，嚴(yán)重影響了這項(xiàng)工作的有效落實(shí)，因此要想將這項(xiàng)工作得到進(jìn)一步發(fā)展和完善，就需要從以下幾個(gè)環(huán)節(jié)著手：
1.強(qiáng)化制度建設(shè)工作，對檔案管理進(jìn)行規(guī)范
在工作的過程中，要對工作規(guī)程進(jìn)行規(guī)范，根據(jù)我國《檔案法》的實(shí)際要求，嚴(yán)格對檔案進(jìn)行收集、保管和借閱等工作環(huán)節(jié)，進(jìn)行規(guī)范和統(tǒng)一。在這個(gè)過程中還需要對報(bào)結(jié)案審查制度進(jìn)行有效執(zhí)行，從而對歸檔的時(shí)間、要求進(jìn)行進(jìn)一步完善和落實(shí)，對通報(bào)制度進(jìn)行規(guī)范，定期對干部教育培訓(xùn)檔案進(jìn)行全面檢查和監(jiān)督，加強(qiáng)對歸檔數(shù)量，質(zhì)量進(jìn)行分析對于逾期未完成相關(guān)事項(xiàng)的情況進(jìn)行通報(bào)。
2.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視程度，確定檔案材料的隨時(shí)更新和完善
在這項(xiàng)工作的開展過程中對歸檔進(jìn)行程序化管理，并對干部培訓(xùn)檔案歸檔過程中存在的問題展開研究，對這項(xiàng)工作的開展十分重要，所以在工作開展過程中要對歸檔環(huán)節(jié)的沒想工作進(jìn)行細(xì)化分析和處理。從收集檔案開始，再到每種類型收集人員的職責(zé)，最后到收集檔案的實(shí)現(xiàn)等工作都應(yīng)該遵循相關(guān)規(guī)定和工作標(biāo)準(zhǔn)，并由各單位指定人員對工作負(fù)責(zé)，保證在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)開展工作，并對收集材料的真實(shí)性進(jìn)行保障，這對于檔案管理過程中做到及時(shí)收集歸檔，進(jìn)一步對干部檔案材料管理工作進(jìn)行規(guī)范也將起到良好的幫助作用。
3.建立專用檔案室，對信息管理進(jìn)行強(qiáng)化，進(jìn)一步提高檔案管理的硬件設(shè)施
在實(shí)際工作過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)該盡可能的爭取資金，并建立專業(yè)檔案管理庫房，保證其堅(jiān)固性，在檔案適中要配備鐵質(zhì)檔案柜，同時(shí)在檔案管理庫房中還應(yīng)該設(shè)置滅火、防潮、去濕等設(shè)備，進(jìn)一步強(qiáng)化防火、防蛀、防潮燈工作要求，此外還應(yīng)該加強(qiáng)庫房的日常清潔工作，盡可能保證庫房中的環(huán)境干燥、衛(wèi)生。在檔案管理工作中還需要對檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化改革和數(shù)字化改革工作進(jìn)行強(qiáng)化，做到將個(gè)人信息在檔案管理數(shù)據(jù)庫中的有效融合。當(dāng)前我國對個(gè)人信息的管理方式十分多樣，無論是個(gè)人的文憑學(xué)歷、戶籍信息、還是個(gè)人成長的表現(xiàn)記錄等都在很大程度上和我國干部教育培訓(xùn)檔案的信息存在較大的聯(lián)系，所以在實(shí)際工作的開展過程中，就應(yīng)該針對性的對這些信息進(jìn)行管理和融合，這不僅可以將檔案信息進(jìn)行優(yōu)化，同時(shí)也將對我國財(cái)政資源的節(jié)省起到極大的幫助作用。檔案管理工作的信息化和數(shù)字化，是當(dāng)前和未來我國信息工作主要發(fā)展的方向，這對人事檔案管理工作的綜合開發(fā)也將起到一定的幫助。
4.對檔案管理工作隊(duì)伍的建設(shè)進(jìn)行強(qiáng)化
和其他工作相比，檔案管理工作具備十分明顯的保密性、專業(yè)性和政策性，因此要想將這項(xiàng)工作的開展得到更好的落實(shí)和完善，就應(yīng)該促使工作人員建立起熱愛管理工作的信念。這也要求檔案管理工作單位要聘請一些更具事業(yè)心、責(zé)任意識和使命感的專業(yè)檔案管理工作人員，要求其定期進(jìn)行相關(guān)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)工作，熟練的掌握《中華人民共和國檔案法》，并對其他相關(guān)法律進(jìn)行掌握和了解，只有具備了完善的檔案管理意識和必要的專業(yè)工作方式，才能在今后實(shí)際工作中華保證維護(hù)檔案的完整和安全。
結(jié)束語
通過上文的研究，我們應(yīng)該認(rèn)識到傳統(tǒng)的干部教育培訓(xùn)工作模式已經(jīng)不能很好的滿足當(dāng)前社會的實(shí)際需求，因此在這種背景下的科學(xué)的、完善的工作模式也將逐漸占領(lǐng)這項(xiàng)工作的平臺。隨著我黨十的召開，干部教育培訓(xùn)工作也逐漸得到深入，隨著當(dāng)前社會各項(xiàng)工作的進(jìn)步，給干部教育培訓(xùn)檔案管理工作也提出了全新的要求和標(biāo)準(zhǔn)。在當(dāng)前社會發(fā)展中，干部作為社會發(fā)展的主力份子，只有加強(qiáng)對這一部分人的管理，在實(shí)際工作中才能得到更穩(wěn)定的進(jìn)步和發(fā)展。因此在今后的工作中更應(yīng)該做到與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)一步加強(qiáng)對這項(xiàng)工作的有效開展，從而為今后我國社會經(jīng)濟(jì)和建設(shè)的整體發(fā)展提供更有效的幫助和支持。
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1．傳統(tǒng)的人事檔案管理制度與新時(shí)期人事檔案的利用相矛盾的困境
傳統(tǒng)的干部人事檔案管理模式強(qiáng)調(diào)人事檔案高度保密和保護(hù)性，在《干部檔案工作條例》第七章第三十一條第五款中非常明確的提出“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及家屬及其直系親屬的檔案”。將檔案當(dāng)事人拒絕門外，無形中更加強(qiáng)化了干部人事檔案的政治性與神秘性。對于干部人事檔案內(nèi)容的特殊性，對其保密是無可厚非的。而另一方面，高職院校教職員工及社會公眾在對自身的福利待遇、住房公證、社保醫(yī)遼等方面的要求，需要個(gè)人檔案的內(nèi)容作為依據(jù)。那么，如何才能更好地處理高職院校干部人事檔案的保密與利用的關(guān)系，成為了對高職院校干部人事檔案管理工作中遇到的第一個(gè)困境。
2．高職院校干部人事檔案管理體制的困境
從檔案管理學(xué)的分類角度上，把干部人事檔案劃歸為專門檔案類別中，可見它區(qū)別于其它檔案的特殊性。目前，許多高職院校的干部人事檔案管理工作，有的在人事部門，有的在組織部門，還有的在綜合檔案部門，其管理的主體不清晰。按照傳統(tǒng)的管理模式來看，大部分干部人事檔案的實(shí)際利用是組織和人事部門，并且《干部檔案工作條例》中指出干部人事檔案管理在業(yè)務(wù)上受組織人事部門的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)，這樣無形中增加了干部人事檔案材料的往來交接轉(zhuǎn)遞的重復(fù)性工作，造成管理的盲區(qū)。從檔案資料收集、整理的角度看，因?yàn)闄n案管理人員不能真實(shí)地掌握每個(gè)員工的個(gè)人情況，如:參加工作時(shí)間、職稱評審日期、學(xué)歷等重要個(gè)人信息。對于交來的檔案資料不能辨別真?zhèn)危绊憴n案材料的鑒定工作，還有可能導(dǎo)至檔案資料缺乏真實(shí)性和準(zhǔn)確性，這樣會給高職院校組織人事部門了解員工的信息增加難度。從而使得干部人事檔案管理工作的歸屬成為了高職院校干部人事檔案管理工作中遇到的第二個(gè)困境。
3．干部人事檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)有待提高
多數(shù)高職院校干部人事檔案的管理人員沿襲傳統(tǒng)統(tǒng)的檔案管理工作方法，整天被大量的日常事務(wù)性工作所累，而且缺乏專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，在工作中難免會出現(xiàn)誤差。而且，高職院校對于干部人事檔案管理工作缺乏有效的激勵(lì)機(jī)制，使干部人事檔案工作者缺乏應(yīng)有的工作積極性，頻繁更換人員現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，從而使高職院校干部人事檔案工作隊(duì)伍不穩(wěn)定。再一方面，目前的狀況下，各高校專門學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)的人員較少，高職院校不容易招聘到檔案管理專業(yè)人員，在一定程度上影響了檔案管理隊(duì)伍的質(zhì)量和水平。
面對困境的選擇途徑
1．合理開發(fā)和利用干部人事檔案資源，發(fā)揮檔案的社會效益
干部人事檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個(gè)人的現(xiàn)實(shí)活動中產(chǎn)生和形成的文件，那么它必將會在今后的活動中發(fā)揮一定的作用，它是一個(gè)人的工作和生活的真實(shí)的寫照。干部人事檔就像是一個(gè)人昨天、今天、明天的橋梁和紐帶。積累著大量的人才信息，它與個(gè)人生活與切身利益密切相關(guān)。干部人事檔案直接為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)，這也是有別于其它檔案的重要標(biāo)志。隨著社會化大繁榮的不斷發(fā)展，人才的交流互動也更加頻繁，而更為廣闊的市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展則需要人事檔案提供有力的依據(jù)。所以，今后甚至于更長時(shí)期，無論單位或個(gè)人對于干部人事檔案的利用都是必不可少的。美國著名的3M公司、聯(lián)想公司廣州分公司等一些國外和南方一些著名的公司，都將員工的檔案信息公布在互聯(lián)網(wǎng)上，供職工查閱，對人事檔案的管理采用了社會化開放式的管理模式。隨著時(shí)代的不斷前進(jìn)，需要高職院校干部人事檔案管理工作者重新思考。干部人事檔案的管理服務(wù)工作，在法律和道德允許的范圍內(nèi)，強(qiáng)化干部人事檔案工作的制度建設(shè)，拓展干部人事檔案工作的利用范圍。不僅要能滿足組織、人事等部門的需要，同時(shí)還應(yīng)滿足廣大教職員工甚至社會公眾對干部人事檔案信息合理合法利用的需求。我們應(yīng)發(fā)揮傳統(tǒng)與現(xiàn)代管理模式的優(yōu)勢，克服兩者的弊病，創(chuàng)建以人為本的高職院校的干部人事檔案管理模式。
2．改革干部人事檔案工作管理模式
doi：10.3969/j.issn.1004-7484（x）.2013.06.658 文章編號：1004-7484（2013）-06-3399-02
眾所周知，醫(yī)院人才體系建立起來的過程，也是人事檔案形成的過程。醫(yī)院人事檔案非常寶貴，它真實(shí)客觀的記載著醫(yī)院的人才情況，有助于醫(yī)生認(rèn)清自身的實(shí)力。是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)。因此，如何對這些寶貴的材料進(jìn)行儲存和管理非常重要。同時(shí)，在當(dāng)前環(huán)境下，檔案管理已經(jīng)發(fā)展成為一個(gè)新的管理項(xiàng)目，已經(jīng)出現(xiàn)了關(guān)于檔案經(jīng)濟(jì)時(shí)代的說法，為此，醫(yī)院應(yīng)積極采用現(xiàn)代技術(shù)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，從而為醫(yī)院的人才建設(shè)和科學(xué)研究提供切實(shí)有效的檔案信息保障。
1 醫(yī)院干部人事檔案管理中存在的主要問題
1.1 檔案材料問題 由于檔案管理人員缺乏與檔案形成部門和個(gè)人的有效溝聯(lián)系，容易導(dǎo)致人事檔案的丟失和遺漏。主要缺漏以下幾種材料：干部履歷表、工資變動材料、評聘職稱相關(guān)材料黨團(tuán)材料等。同時(shí)，許多檔案材料依舊未能規(guī)范，醫(yī)院干部人事檔案材料并非一人一時(shí)所形成，而是在不同時(shí)期不同渠道匯集到檔案管理部門的，因此材料不規(guī)范現(xiàn)象多有發(fā)生。
1.1.1 使用圓珠筆，或者純藍(lán)水筆填寫表格。
1.1.2 材料中應(yīng)完善的各級組織審簽蓋章等手續(xù)不完備。
1.1.3 須經(jīng)本人見面后簽名確認(rèn)的材料不夠完善。
1.1.4 先后形成的材料所反映該干部參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、出生年月等數(shù)據(jù)前后不一致。
1.2 意識薄弱 醫(yī)院干部人事檔案的形成、完善，涉及到醫(yī)院許多部門和個(gè)人，但由于大家對干部人事檔案意識欠缺，致使一些不按照要求處理和完成干部人事檔案材料現(xiàn)象常有發(fā)生，極易造成材料缺失、混亂、不規(guī)范、不完善。
1.3 自動化程度不高 人事檔案管理包括對人事檔案的生成，保存與利用的全部工作。目前在醫(yī)院人力資源管理中，紙質(zhì)檔案無論在生成方面，還是在保存和檢索利用方面，技術(shù)都十分落后，嚴(yán)重制約了人事管理檔案水平的提高。目前，醫(yī)院人事檔案的管理，大多停留在計(jì)算機(jī)制表、手工填寫、復(fù)印機(jī)復(fù)印和人工立卷的水平，生成過程幾乎都是手工操作，內(nèi)業(yè)人員的工作強(qiáng)度大且效率低。由于手工填寫錯(cuò)誤而返工造成大量人力、物力和時(shí)間的浪費(fèi)。
1.4 人力檔案管理人員素質(zhì)有待提高 目前各醫(yī)院從事干部人事檔案管理工作人員專業(yè)化程度尤顯不足，且大多數(shù)從醫(yī)院臨床、護(hù)理、輔佐科室等工作崗位上改行而來，兼職為主。
2 癥結(jié)所在
2.1 檔案傳遞不規(guī)范 人事檔案隨著個(gè)人的經(jīng)歷逐年形成，一份比較完整的人事檔案形成時(shí)間跨度是相當(dāng)長的，材料的完善和形成涉及多個(gè)單位，如果哪一單位的傳遞中任一環(huán)節(jié)不夠規(guī)范，材料丟失遺漏現(xiàn)象就有可能發(fā)生。
2.2 職工檔案意識淡薄 人事檔案案卷中的材料大多是職工本人所填寫，填寫內(nèi)容是否準(zhǔn)確和規(guī)范直接關(guān)系到本人檔案的質(zhì)量高低。部分員工由于檔案意識淡薄，在填寫干部履歷表時(shí)不夠認(rèn)真嚴(yán)肅，對于一些記憶相對模糊的信息不加思考和證實(shí)的就隨意填寫，這樣給管理工作帶來很大的麻煩。
2.3 檔案管理者疏忽大意 檔案材料張冠李戴和因裁剪材料而損壞文字的現(xiàn)象與檔案工作者疏忽大意有直接的關(guān)系。整理同名同姓或者同音的材料必須特別小心，同時(shí)裁剪多份材料時(shí)，務(wù)必仔細(xì)查看每頁切邊的情況，否則容易把填寫在表格之外的文字剪掉。
3 加強(qiáng)醫(yī)院干部人事檔案管理的建議
3.1 改進(jìn)管理方法 保持干部人事檔案管理工作的高質(zhì)量，必須要有科學(xué)的管理方法，緊跟干部管理的工作要求，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化和信息化。一是改變檔案的常規(guī)管理，歸檔和鑒別的規(guī)范化。二是實(shí)現(xiàn)檔案的動態(tài)管理，實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，提高檔案管理的信息化。三是培訓(xùn)專業(yè)的管理隊(duì)伍，積極主動提供服務(wù)。要在某項(xiàng)工作開始時(shí)、進(jìn)行中和完成后，隨時(shí)關(guān)注服務(wù)對象，及時(shí)準(zhǔn)確的提供服務(wù)。
3.2 檔案的常規(guī)管理 一般在醫(yī)院人事管理中，人力資源檔案的庫房都比較簡陋，在日常檔案保存管理的過程中，要注意庫房環(huán)境和庫內(nèi)衛(wèi)生，注意防火、防潮和防蟲。在遇到洪水和地震等自然災(zāi)害時(shí)，應(yīng)及時(shí)將人事檔案和相關(guān)的計(jì)算機(jī)設(shè)備轉(zhuǎn)移到安全地帶。此外應(yīng)加強(qiáng)人事檔案及相關(guān)計(jì)算機(jī)設(shè)備，存儲介質(zhì)的保衛(wèi)工作，嚴(yán)防任何破壞和盜竊事件發(fā)生。
3.3 檔案的動態(tài)管理 人事檔案的動態(tài)管理是靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)的。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，各級人事檔案管理人員可以隨時(shí)了解人事檔案的收集與整理的情況，也可以瀏覽個(gè)案卷的整理和收集情況，既可以了解人事檔案的收集整理的整體情況，也可以瀏覽各案件的具體組成以及檔案的內(nèi)容。同時(shí)要認(rèn)真做好人事檔案的審核整理工作。要求集中時(shí)間、集中力量、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)格、嚴(yán)格把關(guān)。
3.4 積極培訓(xùn)專業(yè)隊(duì)伍 人事檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜而又繁瑣的工作。在國外人事檔案管理已成為一門專業(yè)學(xué)科，并對人事檔案管理人員進(jìn)行各種層次的教育。世界衛(wèi)生組織對人事檔案管理工作也十分重視，經(jīng)常組織培訓(xùn)活動。我國對未經(jīng)過正規(guī)醫(yī)學(xué)教育和人事檔案專業(yè)系統(tǒng)理論學(xué)習(xí)的人員應(yīng)注意素質(zhì)培養(yǎng)，樹立良好的工作作風(fēng)，積極引進(jìn)現(xiàn)代的管理手段和設(shè)備，以進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案管理的實(shí)踐。醫(yī)院要把人事檔案管理管理列入醫(yī)院的總體發(fā)展目標(biāo)中，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃，同步發(fā)展。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)為醫(yī)院人事檔案管理部門配備足夠的人力，鼓勵(lì)檔案管理者在這特殊而又平凡的工作崗位上踏實(shí)的工作。同時(shí)，人事檔案管理部門也應(yīng)該加強(qiáng)與主管領(lǐng)導(dǎo)的溝通，爭取得到足夠的人力和物力支持。
3.5 加強(qiáng)依法管檔的意識 檔案法是檔案工作的法律依據(jù)和行為規(guī)范，醫(yī)院有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案法的學(xué)習(xí)和宣傳，是工作步入依法管理，有章可循的軌道中。干部人事檔案管理工作需要醫(yī)院各個(gè)部門協(xié)同配合，可利用文件、召開會議培訓(xùn)兼職檔案員等辦法使醫(yī)院各業(yè)務(wù)部門、各類干部增強(qiáng)干部人事檔案意識，了解相關(guān)知識，從源頭上避免人們因意識欠缺引發(fā)的問題。
4 結(jié) 語
干部人事檔案是人才的主要信息來源和重要的載體，準(zhǔn)確完整的干部人事檔案是選好人才、用好人才的重要工具。要以與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新發(fā)展的精神做好干部人事檔案管理的工作，使之適應(yīng)醫(yī)院改革發(fā)展的需要?？傊?，當(dāng)前我過醫(yī)院干部人事檔案管理機(jī)構(gòu)不夠完善，沒有系統(tǒng)的理論支撐和有效的技術(shù)保障。采取上述措施，可形成比較完整的醫(yī)院干部人事檔案管理體系，提高管理水平。
2.檔案管理的現(xiàn)代化推進(jìn)較為遲緩。由于社會文明的進(jìn)步和科技產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，目前人事檔案已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)新的階段，不僅建成了現(xiàn)今的信息管理系統(tǒng)，而且在個(gè)人基本資料方面也逐步取代了紙質(zhì)檔案。但是系統(tǒng)的智能化程度畢竟有限，所以在某些方面還有待開發(fā)，比如說對干部年齡的階段分布、教育程度、所學(xué)專業(yè)等方面，系統(tǒng)只會做簡單檢索和制表。在面對諸如所聘職工篩查、統(tǒng)計(jì)報(bào)告等領(lǐng)域則顯得無能為力，不能夠較為科學(xué)地為人事管理工作服務(wù)。除此之外，在最基本的資料匯集和使用上還存在較大缺陷，容易在資料更新時(shí)造成遺漏，不能保證檔案管理部門接收到第一手信息，給檔案在信息流通領(lǐng)域造成困難。此外，某些重要信息諸如教育程度等內(nèi)容的缺失將會給檔案的內(nèi)容完整性造成缺陷。
3.檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。檔案管理工作對從業(yè)人員的基本素質(zhì)有很高的要求。尤其是在新時(shí)期條件下，官員的任職條件和人員資料管理方法都有了新的內(nèi)容，提高檔案管理從業(yè)人員的總體素質(zhì)和能力顯得尤為重要。但現(xiàn)階段檔案管理部門所聘用的職工業(yè)務(wù)水平還跟不上現(xiàn)代檔案管理的要求，行業(yè)內(nèi)從業(yè)人員也缺少培訓(xùn)和互相交流的機(jī)會。
二、新時(shí)期檔案管理的策略
新時(shí)期條件下，知識和信息不斷交匯，社會的快速發(fā)展致使現(xiàn)階段的檔案管理制度已不能滿足社會需求。因此，我們必須加快檔案管理工作的轉(zhuǎn)型，創(chuàng)新制度、拓展思路，切實(shí)向滿足社會需求方向邁進(jìn)。
1.促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。干部人事檔案的主要作用不僅體現(xiàn)在選拔任用干部方面，還體現(xiàn)在官員的日常調(diào)換、職稱考評、薪資待遇等角度。目前，我國在檔案管理進(jìn)程上還有很長的一段路要走。在推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的道路上，我們要充分運(yùn)用相關(guān)的法律條文和規(guī)范細(xì)則，來提升檔案管理行業(yè)的整體水平和規(guī)范化程度。
